CHANGING    CHURCH:  A  GUIDE  TO  CONGREGATIONAL  

TRANSFORMATION  

 

   

THE  G.E.T.  WITH  IT  TOOLBOX  BROUGHT  TO  YOU  BY  THE  

GOSPEL,  ECUMENISM,  AND  THEOLOGY  COMMITTEE  

OF  HALIFAX  PRESBYTERY  

THE  UNITED  CHURCH  OF  CANADA  

  2  

   

   

COPYRIGHT  NOTICE  

 This  booklet  copyright  ©  2012    

Chris  Binns  and  Halifax  Presbytery  (The  United  Church  of  Canada)  

 

Permission  is  freely  granted  to  duplicate  or  circulate  this  resource  .  

 

     

   

     

 

  3  

INTRODUCTION      

This  toolbox  and  the  accompanying  DVD  entitled  “Church  in  the  Gospel”  can  be  utilized  in  a  variety  of  ways:    

Portions  can  be  used  as  the  basis  of  a  workshop  or  series  of  workshops.      

Together,  or  as  stand-­‐alone  items,  they  could  be  used  to  stimulate  meaningful  conversations  on  transforming  church.      

The  resource  list  at  the  end  of  this  document  provides  a  guide  that  is  related  to  the  transformation  process.      

Or,  follow  the  full  step-­by-­step  sequence  suggested  in  this  booklet.  

 

If  you  are  reading  this,  you  likely  have  come  to  a  realization  that  you  wish  to  make  some  changes  in  the  way  you  “do  church”.    Try  a  Google  search  for  “How  to  do  Church”  and  you  will  get  200  million+  results  in  about  0.18  seconds.      

Where  to  start?  …  Somewhat  daunting  you  say?    Fear  not.      This  booklet  has  been  designed  to  help  you  work  through  the  process  of  making  change.    At  first  this  may  seem  challenging,  but  bear  with  it  .  .  .  the  path  to  creating  a  new  future  for  your  congregation  if  worth  the  effort.    

We  will  not  tell  you  what  your  congregation  should  look  like  or  be  doing.    That  is  for  you  and  God  to  decide.    Rather  we  will  give  you  the  tools  to  get  the  job  done.    

You  will  need  to  bring  others  on  board  to  help  with  the  task.    Ultimately,  the  whole  congregation  will  be  involved  in  the  process.      

In  Getting  to  Maybe:  How  the  World  is  Changed,  Westley,  Zimmerman,  and  Patton  write,  “This  book  is  for  those  who  are  not  happy  with  the  way  things  are  and  would  like  to  make  a  difference.    This  book  is  for  ordinary  people  who  want  to  make  connections  that  will  create  extraordinary  outcomes.    This  is  a  book  about  making  the  impossible  happen.”      

So  now  it’s  time  to  roll  up  our  sleeves  and  get  to  work!                

 

 

                                                                     

  4  

                                                                                                                                                                                                     

 

 

SOME  BASIC  THINGS  YOU  NEED  TO  KNOW    

“When  the  old  way  of  being  in  the  world,  of  interacting  with  each  other  and  with  the  realm  of  nature  doesn’t  work  anymore,  when  survival  is  threatened  by  seemingly  insurmountable  problems,  an  individual  life-­form  –  or  a  species  –  will  either  die  or  become  extinct  or  rise  above  the  limitations  of  its  condition  through  an  evolutionary  leap.”  –  Eckhart  Tolle  

 A  

Change  is  not  something  to  be  afraid  of.    In  fact,  change  is  healthy.    Failure  to  change  is  part  of  why  churches  decline.    A  congregation  is  like  a  living  organism  and  its  failure  to  adapt  to  its  surroundings  can  result  in  death.    Funny  how  we  tend  to  want  to  cling  to  the  old  way  of  doing  things  at  all  costs!      

In  2004,  Lyle  Schaller  wrote,  “There  seems  to  be  a  growing  amount  of  evidence  that  next  year  is  going  to  be  2005.  If  that’s  true,  we’ve  got  problems.  If  it  were  going  to  be  1955,  we  might  know  what  to  do.”      The  lesson?    When  we  run  into  problems  and  need  to  institute  changes,  we  often  rely  on  techniques  that  were  designed  for  a  different  environment.    No  wonder  we  see  the  same  old  results!  We  continue  to  do  things  the  same  old  way.        

Trying  to  anticipate  the  future  and  being  ready  for  it  is  like  trying  to  time  the  stock  market  .  .  .  very  few  are  successful  at  this  game.    Therefore,  don’t  try  to  anticipate  your  future.    Rather,  go  out  and  create  your  own  future!    You  will  have  a  much  better  chance  for  success.  

 

 

 

  5  

B  

There  is  no  magic  “one  way  of  doing  church”  that  will  solve  all  problems.    Each  congregation  is  unique  and  needs  to  find  its  own  solution  to  being  successful  in  the  context  within  which  it  must  operate.    A  very  helpful  book  that  provides  insight  into  the  dynamics  of  leadership  and  programming  within  four  different  sizes  of  congregations  is  Arlin  J.  Rothauge’s  Sizing  Up  A  Congregation  For  New  Member  Ministry.    Take  a  few  minutes  to  read  it.    While  it  may  be  somewhat  dated  it  accurately  describes  the  dynamics  of  many  of  today’s  congregations.    

C  Don’t  be  in  a  rush  to  make  change.    It  has  probably  taken  quite  some  time  to  get  

to  where  you  currently  find  yourself.    So  why  be  in  a  hurry  to  try  to  fix  the  problem?    For  instance,  a  typical  reaction  to  declining  membership  is  to  rush  out  and  hire  a  specialist  minister.    Chances  are  there  will  be  an  expectation  that  this  individual  will  lead  a  youth  program  or  do  some  pastoral  care  and  home  visitations  to  reconnect  people  with  the  church.      

This  is  doomed  from  the  start!  Even  if  you  got  lucky  and  found  the  perfect  individual,  are  the  tasks  expected  of  him/her  appropriate  for  the  context  in  which  the  congregation  is  living?      So  let’s  reinforce  the  point:  “don’t  be  in  a  big  hurry  to  try  and  fix  things  …  take  time  now  to  get  it  right.”    You  can  be  assured  that  this  will  pay  big  dividends  later  on.    Churches  that  have  gone  through  a  transition/transformation  find  that  it  takes  about  2  –  5  years  to  complete  the  process,  and  sometimes  more.    But  they  also  find  it’s  worth  the  investment  of  time  and  energy.  

 

D    

You  are  about  to  enter  into  a  period  of  intensive  planning,  so  it  might  be  helpful  to  get  a  perspective  on  some  different  types  of  planning  processes.    For  our  purposes  three  levels  of  planning  will  suffice.    

First  there  is  simple  Problem  Solving.    This  is  the  kind  of  stuff  you  intuitively  use  on  a  daily  basis.    The  light  bulb  burns  out  so  you  replace  it  with  a  new  one.    Nothing  too  dramatic  here!    You  use  problem  solving  when  you  want  to  keep  going  on  the  same  route  and  need  to  fix  something  so  you  can  carry  on.    

  6  

So  what  if  you  know  the  destination  but  need  to  build  a  bridge  to  get  there?    Well  this  is  what  we  like  to  call  Developmental  Planning.    This  type  of  planning  is  useful  when  you  are  working  on  a  process  of  transition  (see  part  E,  below).    

Finally,  there  are  times  when  you  are  not  sure  of  your  destination.    The  planning  process  that  you  need  to  invoke  now  is  what  is  called  Strategic  Planning.    It  is  very  important  that  you  utilize  a  good  process  for  what  you  wish  to  achieve  or  much  of  your  effort  could  be  wasted.    Gil  Rendle  and  Alice  Mann  have  co-­‐authored  a  fabulous  book,  Holy  Conversations:  Strategic  Planning  as  a  Spiritual  Practice  for  Congregations.    Take  some  time  out  and  read  this  now.  

 

E  There  are  two  terms  that  need  to  be  clearly  understood  as  we  move  forward:  

• Transition.    This  is  a  linear  type  of  process.    We  use  it  to  mean  simply  incremental  change  in  the  congregation,  like  renovating  a  big  storeroom  into  a  youth  group  lounge,  or  using  blue  instead  of  green  paint  on  the  walls.  

• Transformation.    This  is  the  process  of  discerning  what  God  is  asking  us  to  become  and  do.    It  represents  profound  change,  like  a  caterpillar  becoming  a  butterfly.  

A  journey  of  transformation  is  what  we  are  about  to  embark  upon.  

 

**WHAT  YOU  NEED  TO  REMEMBER**   Change  is  healthy.  

Find  your  own  unique  way  of  doing  church.  

Don’t  be  in  a  rush…take  the  time  to  get  it  right.  

Create  your  own  future.  

Make  sure  you  use  an  effective  method  of  planning.  

God  is  calling  us  to  Transformation,  not  Transition.  

   

  7  

 THE  TRANSFORMATION  PROCESS  

 “If  you  don’t  know  where  you’re  going,  

you’ll  probably  end  up  somewhere  else.”  

-­‐ Yogi  Berra  

 

Ok!    Time  to  cut  to  the  quick.      

Here  is  the  process  in  five  easy  to  remember  steps:  

 

1. PRECIPITATING EVENT

2. DISCERN/WAIT/LISTEN

3. EMPOWERMENT

4. LEARNING AND PREPARATION

5. GOING FORTH

  8  

In  Holy  Conversations,  Gil  Rendle  and  Alice  Mann  strongly  recommend  that  as  congregations  move  through  the  transformation  process  they  find  the  Bible  story  that  they  are  currently  living.    This  is  a  very  important  part  of  the  process  and  is  a  powerful  way  of  keeping  the  congregation  and  the  planning  team  inspired.      

So  let’s  start  with  a  Bible  story  that  relates  to  where  we  currently  are.    We  will  help  you  with  this  one.    In  fact  it  is  recommended  that  you  use  this  as  part  of  a  workshop  for  your  leaders  and  any  interested  members  of  the  congregation.    We  will  say  more  about  the  workshop  later,  but  for  now  let’s  look  at  the  Bible  story,  “The  Conversion  of  Saul.”  

Read  Acts  9,  verses  3  –  20.    The  task  is  to  identify  each  of  the  five  transformation  steps,  listed  on  page  7  (above),  in  this  story.    Maybe  look  at  a  few  different  versions  of  the  Bible  when  looking  for  your  story.      

 

**STOP  HERE  AND  READ  ACTS  9:3-­‐20**  

 

 

Were  you  able  to  match  the  appropriate  verses  to  each  of  the  five  steps?  

Here  is  the  solution:  

  Step  1    Precipitating  Event     verses  3  -­‐  6  

  Step  2    Discern/Wait/Listen     verses  8  -­‐  9  

  Step  3    Empowerment     verses  17  -­‐  18  

Step  4    Learning  and  Preparation   verses  18  –  19  

Step  5    Going  Forth       verse  20  

It  is  worth  noting  that  conversion  means  to  go  in  a  completely  new  direction,  just  as  transformation  means  to  make  a  complete  change.  

 

                   NOW  LET’S  LOOK  AT  EACH  STEP  IN  A  LITTLE  MORE  DETAIL  

 

 

  9  

STEP  1  –  PRECIPITATING  EVENT  Pull  together  some  people  in  the  congregation  to  take  time  to  carefully  identify  

the  precipitating  event  that  is  prompting  you  to  seek  change  for  your  congregation.    It  is  often  easy  to  get  this  step  wrong.  The  cause  we  think  we  perceive  us  often  just  a  symptom  of  something  deeper.      

For  example,  declining  attendance  at  worship  is  not  normally  a  precipitating  event.    More  likely,  the  decline  was  caused  by  something  else.    Perhaps  all  the  pews  were  full  for  Sunday  morning  services  for  a  period  of  time.  Then  attendance  started  to  dwindle.    When  80%  of  your  prime  seating  is  full  then  it  is  time  to  consider  expanding  capacity  or  starting  another  service.    Research  has  shown  if  you  do  nothing  when  you  reach  this  level  of  attendance,  there  will  be  a  decline  in  those  attending  worship.    Properly  identifying  the  precipitating  event  will  let  you  tackle  the  cause  and  not  the  symptom.  

Is  there  a  tool  that  can  be  used  to  help  with  this?    One  method  is  to  chart  the  significant  events  in  the  life  of  your  congregation.    To  do  this,  make  a  long  strip  out  of  flip  chart  paper.    12-­‐16  feet  long  and  one  sheet  wide  should  do  it.    Draw  a  line  down  the  middle  of  the  chart.    At  about  the  three-­‐quarter  point,  mark  today’s  date.      

Now  invite  people  to  come  forth  armed  with  a  marker  and  put  in  the  major  events  that  have  impacted  the  congregation,  the  good  and  the  bad,  both  past  and  present  in  the  life  of  the  congregation.    This  will  help  to  identify  key  issues  and  focus  in  on  the  precipitating  event.  

Earlier  we  mentioned  a  workshop.    Now  is  the  time  to  organize  your  first  one.    DON’T  PANIC!  You  will  probably  need  about  2-­‐3  hours  for  this  first  gathering,  so  a  weekend  morning  with  coffee  might  work  nicely.    

Start  by  inviting  your  leaders  and  anyone  in  the  congregation  who  is  interested.    If  you  need  help  with  whom  to  invite,  read  page  63  of  Holy  Conversations  before  proceeding.    Now  extend  your  invitations.    A  nice  way  of  doing  this  is  by  a  written  formal  invitation  followed  up  with  a  phone  call.    Don’t  forget  to  ask  for  an  RSVP  so  you  can  take  care  of  the  administrative  details.  

 

  10  

Here  is  a  recommended  timetable  for  your  workshop:  

  ITEM                 TIME  

  Welcome  and  Introductions.                10  min  

  Worship  or  prayer                      10  min  

  Sharing  –  Part  1                  40  min  

Define  Transition  (Basic  Stuff  E,  above)  

Review  Rothauge’s  “four  levels  of  church”  (see  suggested  readings)  and  have  attendees  identify  which  depicts  your  current  situation  

Review  Congregation  Life  Cycle  (page  26  of  Holy  Conversations)  and  have  attendees  identify  where  you  are  in  the  cycle                

  BREAK                       20  min  

  Sharing  –  Part  2               40  min            

Define  Transformation    (Basic  Stuff  E,  above)  

Introduce  the  Five  Transformational  Steps  

Have  attendees  read  Acts  9:3-­‐20  and  do  the  “Conversion  of  Saul”  exercise  (see  above,  p.8).  Identify  together  where  you  are  in  the  process  

Identify  the  Precipitating  Event  using  the  Significant  Events  Chart  (see  above,  p.9)              

Warp-­‐up                   10-­‐15  min  

• Review  the  key  points  learned  in  the  workshop    

• Ask  for  feedback  about  the  process  

  Closing  Prayer                    5  min    

             

 

 

  11  

 

The  workshop  outline  above  is  “bare  bones.”  You  can  tailor  something  to  meet  your  specific  needs.    If  you  are  feeling  a  bit  overwhelmed  at  this  point,  don’t  be  afraid  to  ask  for  help  from  good  leaders  and  group-­‐process  people  in  your  community,  Presbytery,  or  Conference.      

Following  the  workshop,  remember  to  send  a  quick  note  to  the  attendees  thanking  them  for  their  participation  and  valuable  input.    

 

         

 

        MORE  BASIC  STUFF  

 

 Invariably  as  you  get  further  into  your  journey,  the  topic  of  “governance”  will  

arise.    Right  up  front,  let’s  make  something  very  clear:  

 Any  system  of  governance  will  work.    

That  is  worth  repeating…ANY  SYSTEM  OF  GOVERNANCE  WILL  WORK.    Got  it?      

ANY  SYSTEM…  !      OK,  you  got  it!      

What  really  needs  to  change  is  how  we  do  business,  not  the  operating  structure.    We  are  used  to  systems  that  are  hierarchical  in  nature.    Why  not?    These  structures  have  served  us  well  for  many  years.    A  hierarchical  structure  sees  the  centralization  of  authority  as  an  efficient  means  of  doing  business.    There  is  a  down  side  to  this,  however:  centralized  authority  can  kill  initiative  and  creativity.    It  also  likes  to  rob  individuals  of  the  ownership  of  their  ideas.      

What  you  really  need  is  to  turn  the  power  pyramid  upside  down.    Push  the  authority  “down”  to  make  things  happen  to  the  lowest  level  you  can.    Then  sit  back  and  watch  creativity  blossom.      

Oh,  by  the  way,  don’t  overestimate  your  responsibility.    If  it  doesn’t  work,  or  something  goes  wrong,  don’t  look  to  assign  blame.    Just  try  again.    

  12  

If  you  think  this  is  a  bit  of  an  exaggeration,  take  a  few  minutes  and  turn  to  page  110  of  Tom  Bandy’s  book,  Kicking  Habits:  Welcome  Relief  for  Addicted  Churches.  Follow  the  journey  of  a  creative  idea  in  a  typical  hierarchical  structured  church:    from  YES  to  NO  in  10  weeks,  after  115  lay  people  spend  275  hours  getting  to  a  decision.  

Later  in  your  transformational  trip,  you  may  see  a  need  to  make  some  changes  in  the  governance  structure  of  your  church.    Wait  until  later  in  the  process  to  make  changes  so  that  they  are  well  thought  out,  needed,  and  appropriate.  

 

STEP  2  –  DISCERN/WAIT/LISTEN  “Some  faith  communities  have  traditionally  used  the  term  discernment  to  describe  the  process  by  which  we  notice,  ponder,  and  interpret  our  experience  in  the  light  of  faith.    In  spiritual  discernment,  we  perceive  sacred  significance  in  the  current  moment  and  in  the  winding  path  by  which  we  have  arrived.    We  listen  for  the  still  small  voice  that  beckons  us  onward,  quietly  revealing  what  we  are  here  on  earth  to  do  and  to  become.”      -­‐  Rendle  and  Mann,  Holy  Conversations  

 **  Step  2  is  the  most  important  of  all.  **    

Earlier,  we  advised  you  not  to  be  in  a  rush.    We  cannot  put  it  any  better  than  the  words  of  Gil  Rendle  and  Alice  Mann  (above).    In  a  nutshell,  this  is  the  step  where  we  discern  what  God  is  calling  us  to  become  and  to  do.    

 There  is  a  wonderful  Greek  word  for  transformation:  metanoia.    We  don’t  have  

an  English  equivalent.  The  best  definition  we  have  heard  is  that  metanoia  is  the  profound  change  that  occurs  when  we  come  face  to  face  with  God.  Clarence  Jordan,  in  The  Substance  of  the  Faith  and  Other  Cotton  Patch  Sermons,  states,  “metanoia  is  the  most  joyful  thing  that  you  will  ever  do.”    We  need  to  be  patient  and  listen  for  that  small  voice  within  that  leads  us  to  a  wonderful  new  future  in  which  we  transcend  our  collective  and  individual  desires  and  then  truly  reflect  God’s  desire  for  us.    

  13  

This  doesn’t  mean  that  we  sit  idle  during  this  step  waiting  for  the  sudden  flash  of  inspiration.    There  are  some  things  that  can  be  done  to  help  the  process.    However,  we  should  never  lose  sight  of  the  fact  that  our  transformational  journey  is  not  merely  a  walk  through  secularity.  It  must  follow  a  spiritual  path!    

It  is  strongly  recommended  that  you  now  take  the  time  to  read  Appreciative  Inquiry:  Change  at  the  Speed  of  Imagination  by  Jane  Magruder  Watkins  and  Bernard  J.  Mohr.    While  you  are  at  it,  here  is  a  bit  more  homework:  read  The  World  Café:    Shaping  Our  Futures  Through  Conversations  That  Matter  by  Juanita  Brown  and  David  Isaacs.    Both  books  will  give  you  a  solid  background  to  help  you  through  the  discernment  phase.    

Here  are  some  things  you  might  want  to  try  during  this  phase  of  the  journey.    

1)  Very  early  in  this  part  of  the  journey  we  recommend  that  you  hold  one  or  two  special  worship  services.    In  these  services  you  replace  the  traditional  sermon  with  guest  speakers.    At  the  first  service  invite  your  local  politicians.    One  representative  from  each  level  of  government  will  suffice.    Ask  each  of  them  to  give  a  five  to  seven  minute  presentation  of  what  they  deem  to  be  the  unmet  needs  of  the  community.    This  is  important:  but  do  not  ask  them  what  your  congregation  should  be  doing.    This  is  an  unfair  question,  since  it  is  not  their  job  to  discern  your  tasks.  You  might  then  want  to  try  another  special  service  a  few  weeks  later  with  other  prominent  community  leaders  such  as  the  police  chief,  school  principals,  etc.    Make  sure  that  somebody  takes  notes  about  what  is  said  and  who  said  it,  so  that  you  have  a  record  for  later  use.  

 2)  The  next  two  possible  events  are  nice  to  do  as  part  of  a  special  time  of  the  year  for  your  congregation,  such  as  a  significant  milestone  like  an  anniversary,  or  as  part  of  Advent  or  Lent.    Again  you  will  need  to  plan  two  special  worship  services.    These  services  are  really  unique  in  that  they  blend  worship  with  Appreciative  Inquiry  (Watkins  and  Mohr).    It  is  possible  to  complete  the  whole  process  in  about  one  hour  and  fifteen  minutes.  Experience  has  shown  that  the  members  of  the  congregation  get  highly  involved,  so  people  usually  don’t  complain  about  a  long  service.  

 The  Appreciative  Inquiry  process  covers  four  “D’s”  –  Discover,  Dream,  Design,  and  Deliver.    The  two  worship  services  that  we  are  proposing  cover  the  Discover  and  Dream  parts  of  Appreciative  Inquiry.    You  will  also  want  to  keep  a  record  of  the  conversations,  so  have  a  pre-­‐prepared  note  sheet  for  each  person.    Since  there  will  be  regrouping  of  people  throughout  the  service,  you  might  want  to  consider  holding  worship  in  a  location  other  than  the  sanctuary,  if  movement  is  difficult  or  likely  to  cause  a  problem.  

  14  

 The  mechanics  of  the  first  Appreciative  Inquiry  service  are  as  follows:       a.  Call  to  worship  and  opening  prayer     b.  Singing     c.  Scripture  reading     d.  A  brief  overview  of  the  “four-­‐D”  Appreciative  Inquiry  process     e.  Transition  as  children  leave  for  Sunday  School     f.    Have  people  find  a  partner,  preferably  someone  they  do  not  know.              Each  person  gets  five  minutes  to  tell  the  other  person  about  a  specific                  time  when  they  felt  most  involved  and  excited  about  their  involvement                with  the  church.  One  person  acts  as  interviewer/note  taker.  Then  reverse                  roles.            Next  have  the  existing  pairs  join  two  other  pairs  to  form  groups  of  six.      

There  will  now  be  two  ten-­‐minute  conversations  on  these  questions:        “What  is  it  that  you  most  value  about  our  church?”        “What  is  it  that  makes  our  church  alive?”                 Have  each  group  complete  one  collective  response  sheet    

and  identify  one  or  two  main  themes  emerging  from  their  conversation.    Then  in  a  couple  of  words  put  these  themes  on  large  sticky  notes.  

 g.    While  all  of  the  activity  in  (f)  is  taking  place,  have  the  Sunday  School  teachers                do  a  simplified  version  of  the  above  process  with  the  children.  Have  the              children  tell  stories  about  the  best  times  that  they  have  experienced  in  church.                These  events  should  be  distilled  into  a  couple  of  words  and  put  on  large  sticky            notes.  

    h.    Singing  while  congregation  re-­‐gathers,  including  children.       i.      Have  a  large  sheet  of  paper  on  a  wall  or  on  the  floor.    Now  have  a                          representative  from  each  group  come  forward  one  at  a  time.    Have  them              state  the  theme  and  place  the  sticky  note  on  the  sheet.    Continue  until  all              notes,  including  the  children’s,  are  on  the  sheet.    Where  similar  themes  start                to  appear,  group  the  notes  together.       j.    Have  the  leader  of  the  service  summarize  the  major  themes.       k.    Offering         l.    Final  songs  and  blessing        

  15  

As  soon  as  possible  after  this  service,  make  a  poster  summarizing  the  themes  that  emerged.    If  you  had  someone  take  photos  during  the  service,  these  help  to  make  a  very  effective  poster.    Place  the  poster  in  a  very  prominent  place  in  the  church  where  everyone  can  see  it.        

             

The  next  special  service  will  cover  the  second  “D”  of  the  Appreciative  Inquiry  process  –  Dream.    Allow  about  a  month  to  pass  between  the  Discover  and  the  Dream  services.        

Feel  free  to  use  the  same  outline  as  the  Discover  service.    One  change  to  try  is  to  keep  all  but  the  very  youngest  of  the  Sunday  School  children  involved  in  the  main  service.    

Have  the  congregation  gather  in  groups  of  six  to  eight  people.    One  person  in  each  group  is  designated  as  the  host  and  note  taker.    After  each  question,  the  host  remains  and  the  rest  of  the  people  move  to  new  groups.    The  host  then  takes  a  couple  of  minutes  to  explain  what  the  conversation  is  about  in  that  group,  then  the  discussion  moves  onto  the  next  question.    Allow  15  minutes  for  each  round.        

Here  are  the  questions:    

What  is  the  community/world  calling  this  congregation  to  be?        

What  is  God  calling  us  to  be  in  this  community,  in  the  world?    

What  are  the  most  enlivening  or  exciting  possibilities  for  us?    The  final  round  of  the  conversation  is  a  little  different.    This  time  rather  than  talking,  ask  everyone  to  draw  a  picture.    Each  group  should  have  a  sheet  of  flip  chart  paper  and  markers.    Here  is  the  task:           Create  an  image  of  what  our  church  might  look  like  in  the  future.      

Then  put  a  date  on  when  you  see  this  happening.    Have  the  completed  drawings  put  up  on  the  walls  of  wherever  you  hold  this  service.      

Now  invite  all  to  slowly  do  a  gallery  walk  around  the  room  to  see  the  drawings.      Some  music  is  nice  at  this  time.  

Here’s  the  cool  part:  the  themes  that  you  have  extracted  from  the  congregation  are  in  effect  the  “core  values”  of  the  congregation.    These  are  the  things  that  your  church  family  holds  near  and  dear  and  that  you  should  carry  forward  with  you  on  your  transformational  journey.    

  16  

 After  the  walk  ask  the  members  of  the  congregation  to  identify  the  key  elements  of  the  vision  that  is  emerging.    Track  these  on  a  flip  chart.    Allow  about  ten  minutes  for  this.    

Again,  after  the  service,  create  a  poster  and  place  it  next  to  the  one  you  made  for  the  Discover  service.  

 In  the  next  few  weeks,  your  conversation/reflection  group  from  Step  1  should  review  all  the  information  on  the  note  sheets  and  posters  from  all  the  services  you  decided  to  do  in  Step  2.    A  clear  statement  of  Vision,  Mission,  and  Core  Values  for  your  future  church  should  emerge.      

If  you  want  some  really  good  advice  on  how  to  craft  these  statements  read  Chapter  6  of  Power  Surge:  Six  marks  of  Discipleship  for  a  Changing  Church  (Michael  W.  Foss).        

   

STEP  3  –  EMPOWERMENT  

 Let’s  quickly  re-­‐cap  what  you  now  have  determined.    You  should  have  a  clear  statement  of  your  congregation’s  vision  with  a  time  frame  for  achieving  this.    Also,  a  new  mission  statement  to  accompany  the  vision  has  been  developed.    Finally,  the  core  values  that  you  want  to  carry  into  your  new  future  should  be  clearly  articulated.  

This  process  of  transformation  is  now  the  responsibility  of  the  Council  or  Board.    They  need  to  understand  that  they  are  the  owner  of  the  vision.    Also,  if  it  hasn’t  taken  place  already,  now  would  be  a  good  time  to  have  your  Vision,  Mission,  and  Core  Value  statements  formally  approved  by  Council.  

As  you  move  through  this  phase  of  the  process,  it  is  important  to  stay  connected  and  keep  in  touch  with  the  congregation.      Your  minister  can  play  a  very  important  role  by  making  your  transformational  journey  and  empowerment  a  focus  of  several  sermons.    

 

  17  

It  is  time  to  develop  a  model  of  what  your  future  church  might  look  like.      

Yes  .  .  .  you  can  now  use  the  DVD!      

The  purpose  of  the  DVD  is  to  get  the  creative  juices  flowing.    There  is  not  a  preferred  solution.    It  is  recommended  that  you  show  this  to  people  who  are  really  interested  in  rolling  up  their  sleeves  and  helping  with  the  task  of  designing  your  new  future.    Ensure  that  Council/Board  members  attend.    Once  again  a  formal  invitation  is  recommended.    You  can  also  open  the  meeting  up  to  anyone  who  is  interested,  but  be  a  bit  more  proactive  in  targeting  the  core  group.  

It  is  probably  during  this,  and  any  follow  up  sessions,  that  you  might  consider  making  changes  to  governance  structure,  but  only  if  it’s  really  necessary.  Restructuring  governance  can  zap  the  strength  out  of  everything  you’re  doing  if  people  get  fixated  on  it.      

You  know  where  you  are  and  where  you  want  to  go.  Now,  map  out  the  route  or  build  the  bridge  to  get  there.      

It  is  recommended  that  you  actually  develop  two  plans.    The  first  plan  spells  out  your  new  structure  and  operating  concepts.    The  second  is  an  Implementation  Plan  showing  how  you  do  the  step-­‐by-­‐step  transition  from  the  old  to  the  new.  

                                                                                                                                                 

STEP  4  –  LEARNING  AND  PREPARATION  This  step  requires  bringing  both  the  members  of  the  congregation  and  the  

leadership  up  to  speed  with  the  changes  that  are  being  proposed.    In  other  words  it  is  all  about  communicating.    

In  the  earlier  steps  of  the  journey  ,you  crafted  new  Vision  and  Mission  statements.    Even  though  the  Appreciative  Inquiry  process  drew  the  information  from  the  collective  body  of  the  congregation,  do  not  make  the  error  of  assuming  that  everybody  understands  or  “gets”  it.      

 

  18  

**You  can  never  over-­‐communicate  the  Vision  and  Mission.**      

Only  by  continually  hearing  them  will  people  eventually  come  to  embrace  and  identify  with  these  changes.    Use  all  possible  means  to  achieve  this:  sermons,  workshops,  newsletters,  posters,  e-­‐mail,  blogs,  etc.    In  the  United  Church,  most  of  us  are  familiar  with  “The  Minute  For  Mission.”    Periodically  why  not  have  a  “Minute  for  Our  Church?”    At  this  time,  have  members  of  the  transformation  team  give  short  overviews  of  the  changes  you  are  introducing,  and  progress  reports.    Keep  the  presentations  fun  and  informative,  brief  and  frequent.      

Take  the  time  at  this  stage  to  bring  out  the  spiritual  gifts  that  people  have  and  can  bring  to  your  transformation  process.    There  are  many  different  survey  and  inventory  tools  available,  including  free  ones  on  the  Internet.    Conducting  workshops  that  utilize  these  tools  to  match  the  gifts  of  the  congregation  with  the  roles  and  activities  of  your  new  future  is  essential.  

Remember  to  find  the  Bible  story  that  is  appropriate  to  this  portion  of  your  journey  and  share  it  with  all  members  of  the  congregation.    In  Holy  Conversations  there  is  a  short  section  on  powerful  images  and  discerning  the  “angel”  of  your  church.    It  is  recommended  that  you  turn  to  page  148  of  this  book  and  read  the  advice  of  Rendle  and  Mann.  

While  you’re  at  it,  you  might  as  well  turn  to  page  169  of  Holy  Conversations  and  read  the  bulleted  list  of  the  “how”  of  public  communications.    

 

***The  other  main  area  to  be  targeted  in  this  step  is  “attitude  change.”      

The  attitude  changes  apply  mainly  to  the  leadership.    You  may  need  to  do  some  workshops  on  this  or  even  some  one-­‐on-­‐one  advising.      The  first  attitude  change  is  related  to  the  earlier  suggestion  that  the  power  structure  of  the  church  needs  to  be  turned  on  its  head.    If  the  old  pyramid  of  power  is  well  entrenched,  this  can  be  hard  to  change.    Patience  will  be  required!    Eventually,  it  should  become  commonplace  for  the  Board  or  Council  to  respond  to  a  new  suggestion  by  saying,  “What  a  great  idea!  How  can  we  help?”    In  the  process,  Council  needs  to  get  out  of  the  day-­‐to-­‐day  running  of  the  church.    The  main  focus  of  Council  should  be:  

• Keepers  of  the  vision  • Long  term  strategic  planning  • Provision  and  equitable  distribution  of  resources  (people  and  dollars).  

In  short,  Council  should  leave  the  daily  operation  of  the  church  and  its  programs  to  the  committees  and  small  groups  within  the  congregation.  

 

  19  

This  brings  us  to  the  next  attitude  change.    It  is  time  to  get  out  of  the  committee-­‐and-­‐  endless-­‐meeting-­‐mode  and  into  one  of  action  teams  that  get  things  done.      

To  the  extent  possible,  get  rid  of  committees  and  replace  them  with  small  group  ministries.    These  ministries  exist  to  achieve  a  purpose  and  once  that  purpose  is  fulfilled,  the  ministry  dissolves.    This  will  mean  that  the  operating  structure  of  the  church  is  very  fluid  as  ministries  come  and  go.    Once  this  in  the  ‘new  normal,’  you  will  be  amazed  at  how  willing  people  are  at  stepping  up  to  meet  a  need.    Nobody  these  days  wants  to  attend  countless  committee  meetings  where  nothing  is  achieved.    For  a  good  overview  of  the  difference  between  committees  and  small  group  ministries,  read  pages  143-­‐149  of  Power  Surge.        

STEP  5  –  GOING  FORTH    The  last  part  of  the  transformational  process  focuses  on  the  introduction  of  new  programs  to  bring  your  Vision  to  life.      

Time  for  another  reading  assignment!    The  book  is  Open  Space  Technology:  A  User’s  Guide  by  Harrison  Owen.    This  is  probably  the  most  powerful  tool  in  your  box  when  it  comes  to  implementing  new  ideas  and  having  people  take  ownership  of  them.    Since  this  is  a  bottom-­‐up  rather  than  top-­‐down  approach,  there  will  be  a  lot  of  creativity.    The  energy,  enthusiasm,  and  new  life  that  emerge  from  Open  Space  Technology  meetings  are  truly  amazing.    Be  prepared  for  lots  of  change.      

NOW  IS  THE  TIME  TO  EMBRACE  CHANGE  AND  NOT  SHY  AWAY  FROM  IT.    If  the  leadership  of  your  church  does  not  support  the  new  future  that  is  being  developed,  then  the  transformation  process  will  be  dead  in  the  water.    Remember:  “If  you  keep  on  doing  things  the  same  old  way,  you  will  keep  getting  the  same  old  results.”  

As  new  programs  are  started,  you  will  notice  a  clear  difference  in  the  life  of  your  congregation.    Don’t  be  surprised  when  people  come  up  with  new  ideas.    Once  the  word  gets  out  that  things  are  actually  achieved  without  endless  rounds  of  committee  meetings,  there  will  be  no  limit  to  the  imagination  and  desire  of  the  congregation.      

 

 

  20  

CLOSING  REMARKS  

 

Congratulations  on  getting  through  the  toolbox!  

 

If  you  have  followed  the  five  steps  up  to  this  point,  you  should  be  well  on  your  way  to  a  new  future.      

You  should  also  be  proud  of  the  fact  that  you  have  mastered  cutting  edge  technologies  of  organizational  development  like  Appreciative  Inquiry  and  Open  Space  Technology.    These  tools  and  the  five-­‐step  process  will  always  be  available  to  guide  you  in  future.    From  time  to  time,  don’t  be  afraid  to  reach  into  the  toolbox  and  use  one  of  your  newly-­‐gained  implements  to  keep  you  on  track.  

We  are  also  interested  in  hearing  how  you  are  doing.    Any  feedback  or  suggestions  for  improving  this  document  would  be  truly  appreciated.      

One  more  Bible  quote  to  help  guide  you:  

FORGET THE FORMER THINGS; DO NOT DWELL ON THE PAST.

SEE, I AM NOW DOING A NEW THING! NOW IT SPRINGS UP.

DO YOU NOT PERCEIVE IT? I AM MAKING A WAY IN THE DESERT

AND STREAMS IN THE WASTE LAND. - Isaiah 43:18-19

 Thanks be to God.    

 

 

 

 

 

 

 

  21  

SUGGESTED  READING  TO  KEEP  DIGGING  DEEPER  .  .  .  

 Bandy,  Tom.    Kicking  Habits:  Welcome  Relief  for  Addicted  Churches.  Abingdon  Press,    

2001.    Brown,  Juanita  and  David  Isaacs.    The  World  Café:  Shaping  our  Futures  Through    

Conversations  that  Matter.  Berrett-­‐Koehler  Publishers,  2005.    Craig,  Robert  H.  and  Robert  C.  Worley.  Dry  Bones  Live:  Helping  Congregations    

Discover  New  Life.    Westminster/John  Knox  Press,  1993.    Foss,  Michael  W.  Power  Surge:  Six  Marks  of  Discipleship  for  a  Changing  Church.    

Augsburg  Fortress  Press,  2000.    Hudson,  Jill  M.    When  Better  Isn’t  Enough:  Evaluation  Tools  for  the  21st  Century    

Church.    The  Alban  Institute,  2004.    Jordan,  Clarence.    The  Substance  of  Faith  and  Other  Cotton  Patch  Sermons,  ed.  Dallas    

Lee.    Koinonia  Partners/Wipf  and  Stock,  2005.    Mann,  Alice.    Raising  the  Roof:  The  Pastoral-­to-­Program-­Size  Transition.  The  Alban    

Institute,  2001.    Martin,  Kevin.    The  Myth  of  the  200  Barrier:  How  to  Lead  Through  Transitional    

Growth.    Abingdon  Press,  2005.    Mead,  Loren  B.    More  Than  Numbers:  The  Ways  Churches  Grow.  The  Alban  Institute,    

1993.    Mead,  Loren  B.    Transforming  Congregations  for  the  Future.    The  Alban  Institute,    

1994.    Owen,  Harrison.  Open  Space  Technology:  A  User’s  Guide,  2nd  Edition.  Berrett-­‐Koehler    

Publishers,  1997.    Parsons,  George  and  Speed  Leas.  Understanding  Your  Congregation  as  a  System:  The    

Manual.  The  Alban  Institute,  1994.    Rendle,  Gil  and  Alice  Mann.    Holy  Conversations:  Strategic  Planning  as  a  Spiritual    

Practice  for  Congregations.  The  Alban  Institute,  2003.    Rothauge,  Arlin  J.    Sizing  Up  a  Congregation  for  New  Member  Ministry.  The  Episcopal    

Church  Center,  1986.    

  22  

Schaeffer,  Francis  A.  The  Church  at  the  End  of  the  20th  Century.  Crossway  Books,    1994.  

 Schaller,  Lyle.  44  Steps  Up  Off  The  Plateau.  Abingdon  Press,  1993.    Stoesz,  Edgar.    Doing  Good  Better:  How  to  be  an  Effective  Board  Member  of  a    

Nonprofit  Organization.  Good  Books,  2001.    Watkins,  Jane  Magruder  and  Bernard  J.  Mohr.  Appreciative  Inquiry:  Change  at  the    

Speed  of  Imagination.  Jossey-­‐Bass/Pfeiffer,  2001.    Westley,  Frances,  Brenda  Zimmerman,  and  Michael  Patton.  Getting  to  Maybe:  How    

The  World  is  Changed.    Random  House  Canada,  2006.    Woods,  C.  Jeff.    Congregational  Megatrends.    The  Alban  Institute,  1996.