This presentation will provide the recommended process for a successful retirement.

The retirement of a Commissioned Corps Officer is more than just a day, it can be a long drawn out process.

It starts with completing a Retirement Seminar to learn about all of the benefits of a PHS Retirement.

The officer must be knowledgeable of the current active retirement systems that an individual can fall under. Each officer must be fully aware of the retirement plan that they qualify for.

Once the decision to retire is made, there must be a commitment to retire. It can be extremely difficult to stop the retirement process once it is initiated.

Once the retirement date is established, the retirement process is initialized with an official request to retire. As the process progresses, remaining retirement ready is essential until the actual day of retirement.

The retirement seminar was created by the Compensation Team and the Commissioned Corps Training Academy to disseminate all information concerning the retirement process and the benefits and entitlements that are afforded all retirees.

All officers should attend a retirement seminar between their 14th and 18th years of active service. 

Attendance prior to the 15th year for any officer that falls under the Career Status Bonus/REDUX Retirement System will allow those officers to grasp a better understanding of this retirement system. This will ensure the officer has all information concerning the Career Status Bonus prior to having to decide on the acceptance of the $30,000 Bonus. 

Attendance at a retirement seminar should occur every couple of years until retirement. This will ensure that all knowledge concerning retirement policies and procedures is up‐to‐date.

There are currently three retirement systems that Commissioned Corps Officer may qualify to retire under. The Final Pay system, the High 3 or High 36 month system and the Career Status Bonus/REDUX retirement system. The percentages that are shown are for an individual who retires at the 20 year mark. An officer will get an additional 2.5% per year for each year that they remain on active duty past 20 years. Therefore, if an officer was to retire at 30 years, they will receive 75%.

We will discuss each one separately in the following slides.

There can be many different reason for an officer to choose to retire from the service. 

These may include personal reasons, financial reasons, medical conditions or may be mandated by the service. It may be for a single reason or a combination of several different reasons.

The Commissioned Corps has classified retirements into five different categories.

The first category is a voluntary retirement for any officer who has served more than 20 years but less than 30 years of active duty.

The second category is a mandatory retirement for any officer who has reached 30 years of active duty.

The third category is a involuntary retirement for any officer with 20 or more years of active duty.

The forth category is available for any officer who is approved fro retention beyond 30 years.

The fifth category is for any officer approved for a disability retirement with any length of active duty service.

Each category has specific steps that must be taken in order to start the retirement process.

For Category A, a Retirement Request Memorandum must be submitted to the Director, Assignments and Career Management Branch (ACMB) through the Agency Liaison.  It must include the requested date of retirement and the specific reason for retirement. It must also contain the PHS number, pay grade and original signature. The completed retirement application package should be received by the Director, ACMB, no less than 90 days prior to the requested retirement date. This means that the retirement request memorandum must be submitted to the supervisor at least 120 days prior to the retirement date. The PHS 1373 “Separation of the Commissioned Officer” must be submitted to the Agency Liaison in conjunction with the Retirement Request Memorandum.

Because each OPDIV/Agency has a slightly different procedure, the Agency Liaison should be contacted first to obtain the exact retirement request process for the specific agency.

The suggested wording for the Retirement Request Memorandum should read something like:

“Having completed 25 years of active service, I request to be retired effectively on the first day of June 2013. To my knowledge, I am not financially indebted to the Government.”

Once again, each organization may have specific wording that they require to be used, therefore the Agency Liaison should be contacted in order to obtain the recommended wording and format.

The Retirement Request Memorandum is submitted to the immediate supervisor who concurs or non‐concurs. 

It is then routed through programmatic channels via the Agency Liaison. It must contain the signatures of the Head’s of the officer’s program and respective program staff office and/or regional office. 

It is then forwarded to the Director, ACMB for processing.

Each Agency or Operating Division has a unique routing process. Contact the Agency Liaison for specific instructions.

The Supervisor’s memorandum will recommend approval or disapproval of the retirement. If initially disapproved, the supervisor should provide an alternate retirement date. The memorandum should also state if there is a suitable replacement for the retiree or if there are any other assignments that the officer would be needed to fill.

The supervisor can also indicate if the retirement of the officer is in the best interest for national or international health. For example if the officer is retiring to accept a position that would benefit national or international health concerns. Such positions include positions within an academic field, within a State or local health department or international organization. 

The memorandum can also indicate if the retirement of the officer is in the best interest of the Public Health Service. For example, if the officer is experiencing an extreme hardship that affects their performance and it would be detrimental to the Commissioned Corps if they were to remain on active duty.

The Director of ACMB, will review the officer’s service records to verify that the officer is eligible for retirement and has no active duty service obligation(s). The request memorandum will the be forwarded to the Director, DCCPR.

The Director of DCCPR will review the memorandum and either approve or disapprove the retirement request.

If the retirement request is approved , the officer will then be sent a email that will provide further instructions concerning the retirement process.

If an officer falls into Category B, they will receive an email within 6 months of their 30th

year of active duty to initiate the retirement process.

They will then follow the instructions in the email.

Officers may be referred to an involuntary retirement board for many different reasons. The involuntary retirement board will make a recommendation and then will be forwarded to Senior HHS Leadership for concurrence or non‐concurrence. 

Any Agency may request an officer to be retained beyond the 30 year mandatory retirement date.It must be for the good of the Agency and not solely to benefit the individual officer.A Retention Beyond 30 Review Board is convened on an annual basis and provides its recommendations to the Surgeon General who may concur or non‐concur.

Any officer that is considering a Disability Retirement, it is recommended that they contactMedical Affairs for specific instructions to apply for a disability retirement. Each case is handled on a case‐by‐case basis.

All of the steps for effecting retirement will be the same for all officers. There are several forms that are required to be submitted to ensure that all pay and benefits are received upon retirement.

Some are submitted in conjunction with the Retirement Request Memorandum and some submitted upon retirement. We will discuss each and every required form in the following slides.

The process of submitting the PHS‐1373, “Separation of the Commissioned Officer,” is as follows:

The officer completes Part A and then must forward the form to their supervisor.

The immediate supervisor will complete Part B and then forward the form to the Agency, OPDIV or Program’s administrative or fiscal officer.

The administrative or fiscal officer will complete Part C and then will forward the completed form to the Agency Liaison for review who in turn forwards the PHS‐1373 to the Separations Unit in DCCPR for processing.

The original of the completed PHS‐1373 must be submitted in conjunction with the Request for Retirement Memorandum, through the Agency Liaison, so that it is received in DCCPR no later than 90 days prior to the last day the officer will be physically present at their duty station. This deadline ensures that they will have their retirement personnel orders sufficiently in advance of the date they plan on actually stop working, so that terminal leave may be initiated, so that household goods shipments can be arranged and that travel incident to the retirement can be performed. Terminal Leave must be taken into account when planning on submitting the PHS‐1373.

Failure to comply with established deadlines may result in denial of unused annual leave lump‐sum‐leave payment and divestment of travel and transportation allowances otherwise due upon retirement. 

The current preferred form for retired pay selections is the CG 4700, “Coast Guard, PHS & NOAA Retired Pay Account Worksheet and Survivor Benefit Plan election.” This form is currently being distributed in the Retirement Package. This form combines the functionality of several currently employed other forms. It includes Direct Deposit/Electronic Funds Transfer information, designation of beneficiary for unpaid retired pay, Federal income tax withholding election, dependency information and the Survivor Benefit Plan election information.. The DD 2656 and the PHS‐5150 continues to be accepted but in the near future the Separations Unit will no longer be able to accept it.

The Survivor Benefit Plan (SBP) Election must be received by DCCPR prior to the commencement of the retirement. This is completed by filling out the Survivor Benefit Plan Election Certification on the CG 4700.

If there is either a spouse and/or dependent children and the form is not submitted, enrollment into the SBP Plan at the maximum rate of coverage will be completed.

If the retiring officer has a spouse during the retirement process and the choice is to elect less than the full retired pay or to elect no SBP coverage, then the spouse must  concur with a signature on the DD form 2656. This section of the form must also be notarized prior to submission.

The payroll system account for retirees is not the same as for active duty members and the active duty account within the payroll system will be closed upon retirement. Compensation cannot assume that the same home address will be used upon retirement. This is because many retirees relocate immediately upon retirement. To ensure that the retired pay statement of earnings are received at the appropriate address, the PHS‐6363 form or the Request to Establish/Change Mailing Address or the required information must be indicated on the CG 4700 or DD Form 2656

If, at the time of retirement, the Home of Selection was not indicated by checking the appropriate block on the PHS‐1373, selection may be deferred until a later. When the Home of Selection is decided upon, DCCPR is notified by the “Home of Selection Upon Retirement” memorandum, and the retirement personnel orders will be amended to authorize travel and transportation to this selected home. This must be completed within one year of the date of retirement.

The government will pay for the cost of transporting the officer, their dependents, and household goods to the home of selection. 

The Leave Maintenance Clerk (LMC) must be informed of all pending retirements.

First, the LMC will update the leave record by entering any past Annual Leave not already recorded and/or upcoming Terminal Leave in COLTS.  This assures all past Annual Leave & future Terminal Leave is accounted for in COLTS prior to your retirement date. Once all updates and corrections are complete, the LMC will compare the COLTS record and the leave folder. 

The LMC will, no more than 6 days prior to retirement, print out a Detailed Leave Activity Report from the COLTS using 1/1/2000 as the “from” date. The LMC will then create a memo certifying that the Annual Leave Balance is true and correct to the best of their knowledge and will note in the memo any discrepancies found between the COLTS record and the leave folder. The LMC will then secure the officer's supervisor signature. Once the Detailed Leave Report is certified and the memo is signed, it will be forwarded to the COLTS administer at DCCPR.

All retirees should have a complete retirement physical examination within the 6‐month period prior to retirement. The physical examination can be waived by executing the waiver on the form PHS‐1373. 

It is the officer’s responsibility to forward a copy of the physical examination to the Medical Affairs at least 30 days before the retirement date. In any case where an officer may retire with less than 60 days notice, the 60‐day receipt of the physical exam prior to retirement policy is automatically waived. Medical Affairs will review the retirement physical examination and notify the officer if any additional information is required.

The physical exam documents the officer’s health status at the time of retirement. In the event that they apply for VA benefits, entry and exit physical examinations may be necessary in order to document service‐connected medical conditions. VA benefits include disability compensation, health care, and survivor benefits for service‐connected diseases or injuries. It is therefore important that any disease or injury that may have incurred while on active duty be documented in the central Medical Affairs medical file.

The fact that documented medical conditions exist does not necessary qualify the retiree for a disability retirement. To be eligible for a disability retirement, the officer must be found physically or mentally incapable of performing the duties of their grade and office. However, a medical condition that does not qualify for disability retirement from the PHS Commissioned Corps may nonetheless qualify for disability compensation from the VA. We will discuss VA disability compensation later in the seminar.