1 | P a g e

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

Kê khai, cập nhật, quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu

Hệ thống ứng dụng CNTT quản lý đội ngũ, tổ chức bộ máy, biên chế

và vị trí việc làm của tỉnh Quảng Trị

Hệ thống ứng dụng CNTT quản lý đội ngũ, tổ chức bộ máy, biên chế và vị

trí việc làm của tỉnh Quảng Trị (sau đây gọi tắt là Hệ thống) là một tập hợp gồm

3 module: Phần quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; phần quản lý vị trí việc làm

và phần Thông tin CBCCVC tỉnh. Trong đó, Hệ thống tin CBCCVC là phần mềm

đã triển khai trên toàn tỉnh từ năm 2014, nay được nâng cấp hoàn toàn trên cơ

sở dữ liệu đã có, ngoài ra còn có thêm phiên bản chạy trên máy điện thoại hoặc

các thiết bị thông minh.

Ở phiên bản mới, nhiều chức năng trước đây do Sở Nội vụ quản lý nay đã

được phân cấp về cho quản trị các đơn vị như tạo người dùng mới, giảm người

dùng … Nhiều công cụ giúp tăng cường giám sát việc kê khai, cập nhật của mỗi

cá nhân như bắt buộc đổi mật khẩu cá nhân sau lần đăng nhập đầu tiên, công

cụ đối soát thông tin để chỉ rõ cá nhân kê khai thiếu (với các trường thông tin

quan trọng, bắt buộc), chưa kê khai …

Thay đổi lớn nhất là tốc độ và giao diện phần mềm. Các biểu mẫu, sơ yếu lí

lịch của cá nhân có thêm phần ảnh chân dung, mẫu in ra bằng bảng mã Unicode

… Bên cạnh đó, hiện đã có phiên bản ứng dụng chạy trên điện thoại di động

hoặc các thiết bị thông minh khác.

I. Đối với tất cả mọi người dùng

Địa chỉ Hệ thống là: thongtinccvc.quangtri.gov.vn

Trên giao diện màn hình chính của Hệ thống, ngoài khung đăng nhập có

hiển thị tổng số đơn vị (các cơ quan, tổ chức trên địa bàn); số cán bộ, công

chức, viên chức và người lao động trong các cơ quan, đơn vị đó. Độ chính xác

của số liệu phụ thuộc vào việc kê khai, quản lý và cập nhật thông tin của từng

người tham gia Hệ thống.

Ngoài ra, trên màn hình còn có 2 biểu tượng chứa đương link để tải Hệ

thống phiên bản chạy trên điện thoại hoặc các thiết bị di động thông minh khác

ứng với 2 hệ Điều hành Android và iOS.

2 | P a g e

(Phần hướng dẫn đã có vide clip đăng tải trên Fanpage Hỗ trợ từ Sở Nội vụ

Quảng Trị trên mạng Facebook tại địa chỉ: www.facebook.com/sonoivuquangtri/)

Để vào Hệ thống, các bạn nhập tên người dùng và mật khẩu.

1. Tên đăng nhập:

Là địa chỉ email công vụ (có dạng ***@quangtri.gov.vn) do Trung tâm Tin

học tỉnh cấp cho mỗi CBCCVC và người lao động.

Có thể có trường hợp người dùng đã được Trung tâm Tin học tỉnh cấp địa

chỉ email công vụ nhưng đăng nhập không thành công. Có 2 lý do dẫn đến tình

trạng này:

- Chưa thông báo địa chỉ email công vụ cho Sở Nội vụ tạo người dùng mới

trên Hệ thống

- Đã tạo người dùng trên Hệ thống nhưng chưa kích hoạt (do từ Hệ thống

cũ đổ qua Hệ thống mới nhưng người kê khai phần địa chỉ email trong phiếu

Thông tin cá nhân khác email công vụ thì những người này có thể chưa được

kích hoạt).

2. Mật khẩu:

Ở tài liệu hướng dẫn trước, quy định mật khẩu mặc định là abc@123. Tuy

nhiên, qua q uá trình triển khai đã có một số vương mắc, bất cập. Do đó, xin

phép được thay đổi lại cách dùng mật khẩu cụ thể như sau:

Người dùng sử dụng mật khẩu đã được Trung tâm Tin học tỉnh cấp và sử

dụng để vào các phần mềm trong Hệ thống thông tin dành riêng cho Cán bộ,

Công chức, Viên chức của tỉnh Quảng Trị.

3 | P a g e

Người dùng quên mật khẩu có thể liên hệ theo số điện thoại, email được

cung cấp trên fanpage Hỗ trợ từ Sở Nội vụ.

Ở lần đăng nhập thành công đầu tiên, bạn phải thay đổi mật

khẩu theo hướng dẫn tại địa chỉ: https://doimatkhau.quangtri.gov.vn/

3. Kê khai, cập nhật các phiếu cá nhân:

Màn hình chính của Hệ thống sẽ bao gồm khối menu chức năng bên trái;

sơ đồ tổ chức của hệ thống Nhà nước tỉnh và một số đặc điểm cơ bản của

thông tin cá nhân. Các bạn có thể đối soát thông tin cá nhân với các só liệu này

để điều chỉnh, bổ sung, cập nhật cho chính xác.

Đối với Quản trị các đơn vị thì phần thông tin cá nhân được thay bằng các

số liệu tổng hợp của đơn vị do mình làm quản trị viên

Tùy theo quyền được gán là người dùng cuối hay quản trị viên mà menu

chức năng có thể có nhiều hay ít mục. Tuy nhiên, đối với toàn thể mọi người thì

đều có 1 điểm chung là đều có phần “Quản lý cán bộ”, trong đó có chức năng

Thông tin cán bộ và Quản lý phiếu.

4 | P a g e

Chức năng Thông tin cán bộ là chức năng để mỗi người dùng kê khai Sơ

yếu lý lịch cá nhân theo 5 tab như ở phần mềm cũ;

Chức năng Quản lý phiếu là theo dõi các phiếu do mình đã tạo, đang chờ

duyệt , đã được duyệt …

Tương tự như ở phần mềm cũ, người dùng phải kê khai đủ, đúng, kịp thời

các thông tin theo 5 tab.

Hiện nay, so với thiết kế ban đầu của phần mềm thì các trường thông tin

và danh mục đã có khác do Bộ Nội vụ đã ban hành các chuẩn Thông tin, chuẩn

kỹ thuật dùng dùng cho phần mềm, cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức

và cán bộ, công chức cấp xã áp dụng trên toàn quốc (Quyết định số 4223/QĐ-

BNV, ngày 30 tháng 11 năm 2016).

Các dữ liệu người dùng đã kê khai ở Hệ thống cũ đã được đẩy toàn bộ

sang Hệ thống này. Các bạn chỉ cần cập nhật các trường thông tin mới nhất và

bổ sung thêm một số trường theo yêu cầu của Bộ Nội vụ tại Quyết định nêu

trên.

Bên cạnh đó, có một số trường thông tin do thay đổi danh mục bên trong

nên chúng ta cũng cần mở vào danh mục đó để xem xét và làm mới nó.

Những trường thông tin quan trọng, cần chú ý kê khai đầy đủ hoặc bấm

vào để làm mới dữ liệu sẽ được liệt kê chi tiết ở phần dưới.

5 | P a g e

Sau khi hoàn thành nhập các thông tin, người dùng di chuyển đến cuối

giao diện (bên dưới) và bấm vào nút “Cập nhật” (lưu y: phai bâm nut Câp nhât

trươc khi gưi phê duyêt thi thông tin đa câp nhât mơi đươc lưu va gưi phê

duyêt)

Bước 5 - Gưi phê duyệt

Sau khi đã cập nhật thành công phiếu thông tin, hệ thống ghi nhận số

phiếu đã tạo 1 phiếu, người dùng bấm “Gửi phê duyệt” để chuyển phiếu đến

quản trị hệ thống của đơn vị phê duyệt.

Sau khi thực hiện gửi phê duyệt phiếu thông tin, nếu phiếu vẫn ở trạng

thái Chưa được phê duyệt thì cán bộ vẫn có thể cập nhật lại nội dung hoặc hủy

gửi phê duyệt phiếu. Thực hiện cập nhật nội dung bằng cách bấm nút “Chỉnh

sửa” sau đó “Cập nhật”

6 | P a g e

Chọn “Hủy phiếu” nếu không thực hiện gửi phê duyệt nữa (xóa thông tin

đã cập nhật, toàn bộ thông tin giữ nguyên như ban đầu).

Ngoài ra, để in phiếu lý lịch (mẫu 2C), người dùng bấm nút “In lý lịch” để

thực hiện.

4. Một số trường thông tin cần chú ý khi kê khai, cập nhật:

Ngoài các trường mà Hệ thống bắt buộc người dùng phải kê khai (mới cho

thao tác tiếp – trường có dấu *)

thì có một số trường các bạn chú ý kê khai đầy đủ, chính xác, kịp thời như sau:

4.1- Phiếu thông tin cá nhân:

- Loại hình cơ quan: Chọn từ danh mục phù hợp với loại hình của cơ quan

nơi đang công tác. Ví dụ người dùng là giáo viên giảng dạy ở các đơn vị giáo dục

thì chọn loại hình là Giáo dục và đào tạo; làm ở các cơ sở y tế thì chọn loại hình

Y tế; làm ở các đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực Văn hóa – thể thao và du lịch thì

chọn loại hình Văn hóa – thể thao và du lịch .v.v.

- Trường nơi sinh: Do dữ liệu ở Hệ thống cũ là người dùng nhập dạng text

nên không thể đổ từ CSDL cũ mà người dùng phải cập nhật lại bằng bách chọn

các danh mục tỉnh – huyện – xã ứng với các địa danh là nơi sinh của mình.

- Ảnh hồ sơ: Người dùng bấm vào hình ảnh đại diện trên trang, chỉ đường

dẫn nơi lưu trữ ảnh chân dung dự định làm ảnh hồ sơ trên máy tính. Bấm nút

Open.

7 | P a g e

Chọn ảnh đại diện được lưu trên thiết bị (máy tính cá nhân)

- Trạng thái: Trước khi thay đổi trạng thái làm việc như nghỉ hưu, nghỉ tinh

giản biên chế, chuyển công tác ra ngoài tỉnh, sang khối Đảng, Đoàn thể … thì

người dùng hoặc Quản trị đơn vị phải cập nhật thông tin này, kèm theo ngày

tháng thay đổi. Quản trị đơn vị phải nhập trạng thái cho những người đã giảm

tài khoản trên Hệ thống nhưng chưa kê khai ở trường thông tin này.

- Đối với các thông tin dạng bảng thì để thêm mới 1 thông tin, người dùng

bấm dấu cộng để làm xuất hiện bảng nhập, chúng ta nhập thông tin vào

đó và bấm cập nhật (bấm đóng nếu không muốn lưu thông tin đã nhập).

4.2- Phiếu Quá trình công tác:

- Vị trí tuyển dụng: Chọn từ danh mục vị trí phù hợp như công chức hay

viên chức; cán bộ hay công chức cấp xã …

- Hình thức tuyển dụng lầ đầu tiên: Chọn từ danh mục hình thức bạn được

tuyển vào làm việc lần đầu tiên như xét tuyển hay thi tuyển, tuyển đặc biệt …

- Loại biên chế hiện tại: Chọn loại biên chế phù hợp từ danh mục. Chú ý

viên chức có sự phân biệt giữa các loại hình cơ quan. Ở trường này, khi mở

8 | P a g e

phiếu thấy đã đúng với vị trí hiện tại, người dùng cũng cần phải bấm vào để làm

mới dữ liệu.

- Vị trí việc làm hiện tại: Phần mềm sẽ lọc danh mục ứng với từng đơn vị.

Tuy nhiên có một số trường hợp thì danh mục ví trí việc làm rất nhiều, người

dùng nhập thôn g tin đại diện vào đó để tìm kiếm nhanh chóng hơn.

Ví dụ để tìm vị trí việc làm công nghệ thông tin thì ta nhập chữ “tin”, tên vị

trí việc làm sẽ được lọc lên danh sách ngắn.

Có một số người làm ở nhiều vị trí việc làm (kiêm nhiệm) thì ngoài việc

chọn vị trí việc làm chính, các bạn phải chọn thêm vị trí việc làm kiêm nhiệm.

- Nếu bạn là người giữ chức vụ thì ở Phiếu này các bạn còn phải kê khai

các trường: Chức vụ, ngày bổ nhiệm chức vụ, Quyết định bổ nhiệm (kể cả chức

vụ chính và chức vụ kiêm nhiệm); thuộc diện quản lý của (Quyết định bổ nhiệm

do cấp nào thì thì chọn cơ quan đó); thuộc nhóm cán bộ (chọn nhóm cán bộ

phù hợp với chức vụ chính đang giữ).

- Nếu người dùng bám chọn vào ô Giáo viên thì sẽ xuất hiện khung để kê

khai môn dạy chính, môn dạy phụ như hình

4.3- Phiếu lương-phụ cấp:

Các trường ngày tháng trong Phiếu này là bắt buộc và rất quan trọng để

tính thời gian nâng lương, thời gian giữ ngạch … người dùng không kê khai, Hệ

thống sẽ không cho thao tác tiếp.

9 | P a g e

Khi kê khai lương, nếu là nâng lương trước hạn thì người dùng cần bấm

vào ô Nâng lương trước hạn.

Các bảng diễn biến, cá nhân tự kê khai, Nếu các bạn kê khai đúng, đủ thì

khi in Sơ yếu lý lịch không cần phải bổ sung, điều chỉnh.

4.4- Phiếu Quá trình đào tạo:

Trong phiếu này, trong danh mục chuyên ngành đào tạo hoặc cơ sở đào

tạo sẽ không chính xác hoặc thiếu: Người dùng tìm kiếm tên ngành học, trường

học mới do thay đổi so với tên trong Hệ thống để chọn cho phù hợp; hoặc có

thể báo để Sở Nội vụ chỉnh sửa, bổ sung.

Tuy nhiên, nhất thiết người dùng phải kê khai ở trường Chuyên ngành đào

tạo vì nó liên quan đến việc quản lý Vị trí việc làm trong hệ thống.

4.5- Phiếu Gia đình: Cá nhân tự kê khai, cập nhật.

5. Chức năng Quản lý phiếu:

DÙng để quản lý, theo dõi tình hình thực hiện việc cập nhật, nộp phiếu

phê duyệt của cá nhân.

Người dùng bấm vào chức năng này và chọn trạng thái tương ứng để tra cứu

Ngoài ra, Hệ thống còn có chức năng lưu trữ và quản lý lịch sử truy cập,

lịch sử đăng nhập vào Hệ thống.

Mọi góp ý, thắc mắc … xin vào Fanpage Hỗ trợ từ Sở Nội vụ trên Facebook.

II. Phiên bản App chạy trên điện thoại hoặc các thiế bị thông minh:

10 | P a g e

1. Tải va cai đặt ưng dung

- Đối với các điện thoại chạy hệ điều hành Android: Các điện thoại chạy hề điều

hành Android thường thuộc các hãng SAMSUNG, LG, XIAOMI, HUAWEI, BPHONE,

VINSMART, ... truy cập kho ứng dụng Google Play (Cửa hàng Google Play)

- Đối với các điện thoại chạy hệ điều hành IOS: Các điện thoại chạy hệ điều

hành IOS thuộc các dòng Iphone truy cập kho ứng dụng APP Store

Tìm kiếm ứng dụng với từ khóa “Nội vu Quảng Trị”; Chọn ứng dụng và bấm biểu tượng cài đặt để tải về và cài đặt trên điện thoại bằng cách bấm vào nút Nhận (hoặc

Install)

Hướng dân sư dung

a. Đăng nhâp

Truy cập vào ứng dụng đã cài

đặt, tiến hành đăng nhập tương

tự trên phiên bản web (với tài

khoản email công vụ của CCVC).

Nhấn nút Đăng nhập để truy

cập vào ứng dụng.

Truy cập thành công ứng dụng

có giao diện như hình bên, gồm:

- Thông tin cá nhân

Các nút chức năng: Thông tin

cá nhân, Quá trình công tác,

Lương – Phụ cấp, Quá trình đào

tạo, Gia đình

Nút chức năng Quản lý phiếu

để theo dõi, tra cứu các phiếu

đăng ký của cá nhân

11 | P a g e

b. Đăng ky phiêu thông tin (câp nhât thông tin)

Tương tự phiên bản web,

người dùng muốn cập nhật

phiếu thông tin nào thì chọn

chức năng tương ứng với phiếu

thông tin đó, ví dụ chọn cập

nhật Thông tin cá nhân

Nhấn nút chức năng Thông

tin cá nhân.

Chọn nhóm thông tin cần

cập nhật

- Thông tin cá nhân

- Khen thưởng

- Ky luật

Bấm nút “Chỉnh sửa” để bắt

đầu cập nhật

Tiến hành cập nhật các

thông tin. Sau khi hoàn thành

nhập thông tin, bấm nút “Cập

nhật” để lưu lại thông tin

Cuối cùng bấm nút “Gửi

phê duyệt” để gửi phiếu thông

tin đến quản trị của đơn vị

Lưu y: phai bâm nut Câp nhât trươc khi bâm Gưi phê duyêt thi thông tin đa nhâp mơi đươc gưi đi

Sau khi cập nhật xong phiếu

thông tin cá nhân, để thực hiện

thao tác với các chức năng khác

người dùng có thể:

- Click biểu tượng ở góc

trái phía trên để về Trang chủ

- Click biểu tượng menu ở

góc phải phía trên để chọn các

chức năng khác

III. Hướng dân đối với nhóm Quản trị:

12 | P a g e

1. Các công việc thuộc trách nhiệm của Quản trị viên:

Thông thường, hàng năm, các đơn vị đều phải thực hiện báo cáo định kỳ

về chất lượng, số lượng, tiền lương, ky luật, đánh giá phân loại, bổ nhiệm, bổ

nhiệm lại, kéo dài thời gian nghỉ hưu theo chế độ … để Sở Nội vụ tổng hợp báo

cáo UBND tỉnh và Bộ Nội vụ.

Trên Hệ thống mới, Sở Nội vụ đã thiết kế thêm Phiếu Thông tin đơn vị để

các đơn vị kê khai theo định kỳ hàng năm. Từ Thông tin phiếu này và phần kê

khai của CBCCVC thì các biểu mẫu báo cáo định kỳ nêu trên các đơn vị không

thực hiện nữa mà đến hạn báo cáo, vào kiểm tra tính chính xác, xác nhận với

Sở Nội vụ để Sở Nội vụ trích xuất báo cáo các cơ quan theo quy định.

Để đạt được mục tiêu trên, Quản trị viên cần thực hiện một số công việc

sau:

- Kiểm tra thông tin về cơ quan, đơn vị để đôn đốc người dùng kê khai, cập

nhật thông tin (thường xuyên)

- Quản lý, phê duyệt các phiếu do người dùng gửi duyệt (thường xuyên)

- Tạo người dùng mới (khi tuyển dụng mới)

- Kích hoạt tài khoản người dùng (bắt đầu triển khai Hệ thống)

- Kê khai phiếu Thông tin đơn vị (hàng năm)

- Cập nhật tình hình đơn vị (giải thể, sáp nhập, …) (khi có biến động)

- Sử dụng công cụ Đối soát thông tin để tổng hợp những điểm còn sai sót

giữa số liệu thông tin thực tế với số liệu, thông tin người dùng kê khai trên Hệ

thống để cập nhật, bổ sung (hàng tháng)

13 | P a g e

- Rà soát danh mục vị trí việc làm, số lượng người làm việc theo vị trí việc

làm, các thông tin liên quan đến vị trí việc làm (thông tin cá nhân đang làm việc

tại vị trí việc làm, khung năng lực, bản mô tả công việc …) (hàng tháng hoặc khi

có biến động)

- Chạy kiểm tra các biểu mẫu thống kê, biểu mẫu báo cáo định kỳ và đối

chiếu với tình hình thực tế của đơn vị.

2. Quy trình cụ thể của từng công việc:

a. Kiểm tra thông tin về cơ quan, đơn vị để đôn đốc người dùng kê khai,

cập nhật thông tin:

Trên màn hình chính sau khi đăng nhập vào Hệ thống có sẵn một số thông

tin cơ bản về đơn vị, Quản trị viên có thể chọn từng bộ phận trong đơn vị để

xem

- Từ màn hình tổng hợp này, Quản trị viên bấm vào các con số để lấy ra

danh sách tương ứng.

- Để lấy danh sách với đầy đủ thông tin cơ bản liên quan và xuất được ra

Excel, Quản trị viên vào chức năng Tra cứu hồ sơ, chọn Nhóm đơn vị, chọn cơ

quan và bộ phận theo mục đích, bấm Tìm kiếm hoặc Xuất Excel.

14 | P a g e

Trong chức năng Tra cứu hồ sơ, Quản trị viên có thể tìm kiếm, tra cứu với

rất nhiều tiêu chí, có thể tìm kiếm theo 1 tiêu chí hoặc với nhiều tiêu chí

Những trường cho phép tìm với 1 điều kiện thì trong khung tìm kiếm có

chữ Tất cả trên nền trắng

Còn những trường cho phép tìm với nhiều điều kiện thì trong khung tìm

kiếm có chữ Tất cả trươc dấu x và trên nền xám. Đối với những trường này, ta

có thể nhiều điều kiện để tra cứu.

Đối với trường độ tuổi, các bạn bấm vào kéo thanh độ tuổi đến trong

khung muốn tra cứu; Ví dụ muốn tra cứu trong độ tuổi từ 30 đến 50 thì bấm

kéo mốc 20 tuổi qua phía phải tới chỗ đạt 30 tuổi; kéo mốc 60 tuổi sang trái tới

chỗ 50 tuổi.

b. Quản lý, phê duyệt các phiếu người dùng gưi:

15 | P a g e

- Khi có người dùng gửi phiếu phê duyệt thì Quản trị viên có thể thấy được

thông báo mới ở phía góc phải trên cùng, bên canh tên người sử dụng. Quản trị

viên có thể vào xem thông báo và mở phiếu phê duyệt.

Bên cạnh đó, Hệ thống có chức năng quản lý các phiếu gồm: Phiếu đã

duyệt, phiếu đang chờ duyệt, phiếu tạo người dùng mới hoặc xem tất cả các

phiếu đó.

Quản trị viên bấm vào Quản lý cán bộ -> Quản lý phiếu, chọn cơ quan, đơn

vị và loại phiếu để xem xét hoặc xử lý.

c. Thêm mới đơn vị

Menu chức năng Quản lý đơn vị / Danh sách đơn vị

Để thêm mới cán bộ CCVC, Quản trị hệ thống bấm nút “Thêm mới”.

Tại giao diện Thông tin đơn vị tiến hành cập nhật các thông tin cơ bản của đơn

vị và bấm nút “Cập nhật” để hoàn tất

d. Tạo người dùng mới

16 | P a g e

Quản trị đơn vị tạo người dùng mới thực hiện qua các bước như sau:

Bước 1: Thêm mới cán bộ

Truy cập chức năng Quản lý cán bộ / Danh sách cán bộ, bấm nút Thêm

mới để tạo mới cán bộ

Bước 2: Cập nhật thông tin

Hệ thống tự động chuyển đến giao diện Thông tin cán bộ, quản trị hệ

thống tiến hành cập nhật các thông tin cá nhân của cán bộ CCVC, người lao

động của đơn vị mình.

Sau khi hoàn thành cập nhật các thông tin bắt buộc (thông tin có dấu *), di

chuyển về phía dưới cùng của giao diện và bấm nút Thêm mới

17 | P a g e

Lưu y: hê thông se tư đông lây email công vu đê khơi tao Tên đăng nhâp

cua ngươi dung sau khi đươc câp Sô hiêu, vi vây quan tri đơn vi cân chu y câp

nhât đung email công vu cua can bô CCVC, ngươi lao đông.

Sau khi thêm mới thành công, thông tin cán bộ sẽ được gửi đến Quản trị

cao nhất của hệ thống để phê duyệt và cấp Mã số CCVC.

Bước 3: Kiểm tra quyền tài khoản

Sau khi thông tin đã được quản trị cao nhất của hệ thống phê duyệt, quản

trị đơn vị truy cập chức năng Quản lý tài khoản để lấy thông tin tài khoản của

người dùng, kiểm tra nhóm quyền của người dùng và thông báo tài khoản để

người dùng truy cập kê khai thông tin.

e. Kích hoạt tai khoản người dùng:

Khi bắt đầu sử dụng Hệ thống, có một số tài khoản sẽ ở tình trang bị khóa

18 | P a g e

Lý do là từ dữ liệu của Hệ thống cũ đổ sang, những người này không có tài

khoản mail công vụ nên chưa kích hoạt dược tài khoản.

Quản trị viên đơn vị xử lý các tình huống này như sau: Từ menu chức năng

phía bên trái màn hình, vào chức năng Quản trị Hệ thống -> Quản lý tài khoản

Trong danh sách tài khoản của đơn vị, ở những người thể hiện trạng thái

bị khóa, bấm vào nút chỉnh sửa để thao tác

Trên bảng hiện ra, các bạn nhập địa chỉ email công vụ vào ô Tài khoản (*),

ở ô Nhóm quyền (*), tùy vào chức danh vị trí hiện tại của người dùng để chọn

Lãnh đạo hay CCVC. Quản trị viên cũng có thể gán thêm hoặc thay đổi người

Quản trị của đơn vị bằng cách chọn nhóm quyền là Quản trị cấp 3.

Ở ô Trạng thái, các bạn chọn Kích hoạt, sau đó bấm cập nhật để hoàn

thành việc kích hoạt tài khoản người dùng trong đơn vị.

g. Kê khai phiếu thông tin đơn vị

Đây là phần công việc quan trọng nhất để đảm bảo tính hiệu quả thiết

thực của Hệ thống, đảm bảo đến chất lượng nguồn số liệu, thông tin trích xuẩ

19 | P a g e

từ Hệ thống. Nó là công cụ để đối soát, tìm đúng người, đúng điểm kê khai

chưa phù hợp để chỉnh sửa, bổ sung kịp thời. Thời hạn kê khai phiếu là tháng

01 hàng năm.

Để vào kê khai phiếu, từ menu chức năng bên phải, các bạn bấm vào Quản

lý tổ chức , bô máy -> chọn dòng Danh sách đơn vị

Ở ô Đơn vị phía trên, các bạn xổ suống, chọn dòng Tất cả, để hiện toàn bộ

cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản trị của mình.

Những đơn vị phải kê khai phiếu thông tin đơn vị là các đơn vị cấp 2, cấp 3

(thường là các phòng, ban, chi cục, trung tâm ... thuộc Sở; các phòng chuyên

môn thuộc UBND huyện, các đơn vị sự nghiệp thuộc huyện, UBND cấp xã ...);

Các bạn bấm vào nút công cụ chỉnh sửa để tiến hành kê khai phiếu.

Phiếu thông tin đơn vị gồm có 08 tab, tại mỗi tab các bạn bấm Cỉnh sửa để

tiến hành kê khai. Nội dung cụ thể của các tab là:

- Tab “Thông tin chung”: Kê khai các thông tin chung về đơn vị. Chú ý phải

chọn đúng cấp hành chính, loại dơn vị, cơ chế tài chính.

20 | P a g e

Mã viết tắt trong tab này là phần chữ số viết tắt trước phần số trong mã

CCVC được Sở Nội vụ cấp. Ví dụ các bạn có mã số CCVC là VL1354, thì mã viết

tắt của đơn vị chính là VL. Các bạn có thể xem nó trong phần thông tin của đơn

vị cấp 1. Trong ví dụ là bấm vào nút Xem của dòng Sở Nội vụ, cột Cấp là số 1.

Mã định danh đơn vị: Các bạn tra cứu trong Quyết định 1358/QĐ-UBND

ngày 19/6/2018 của BND tỉnh Quảng Trị.

- Tab “TT nhân sự (thực tế)”:

Các bạn chọn năm để tiến hành khai báo

Đây là những thông tin, số liệu thực tế đến thời điểm năm báo cáo đã

chọn trên. Tùy vào loại hình cơ quan để các bạn kê khai theo nhóm thông tin

phù hợp.

- Tab “ĐV HC-SN (Chỉ tiêu)”:

Đây là nơi để các bạn nhập số liệu chỉ tiêu được giao trong năm, hoặc đã

giao đến thời điểm báo cáo. Dành riêng cho các đơn vị hành chính hoặc đơn vị

sự nghiệp công lập kê khai.

Thông tin gồm chỉ tiêu được giao về cơ cấu tổ chức – vị trí việc làm và số

lượng người làm việc.

Trong mỗi ô đều có ghi chú để các bạn khai báo. Ví dụ ô “SL Ban lãnh đạo”

ghi chú “Số lượng cán bộ Ban lãnh đạo” – Các bạn nhập vào số lượng Lãnh đạo

theo định biên, quy định của đơn vị mình (1 trưởng, 1 phó, hay 1 trưởng 2 phó

...)

- Tab “ĐV Y tế (Chỉ tiêu)”:

Tương tự như tab trên, nhưng dành cho các đơn vị là đơn vị sự nghiệp Y tế

- Tab “ĐV Giáo dục (Chỉ tiêu)”:

Tương tự như tab trên, nhưng dành cho các đơn vị là đơn vị sự nghiệp

Giáo dục và đào tạo.

21 | P a g e

- Tab “Quá trình hoạt động”:

Các bạn kê khai vào quá trình hình thành, phát triển của cơ quan, đơn vị

từ khi thành lập đến nay. Mục đích là để lưu trữ và tra cứu khi cần đến.

Để kê khai, các bạn bấm chỉnh sửa -> Thêm mới để ra khung nhập liệu

ở đây, các bạn nhập hoặc copy dán vào các thông tin tương ứng.

02 tab Ban Chỉ đạo và Doanh nghiệp nhà nước do các phòng chuyên môn

Sở Nội vụ nhập và quản lý.

h. Cập nhật tình hình của cơ quan, đơn vị (sáp nhập, giải thể ...)

Ở 2 chức năng này, thao tác giống nhau. Từ menu bên phải, các bạn bấm

vào mỗi dòng để cập nhật. Tại mỗi chức năng, để cập nhật các bạn bấm Thêm

mới và nhập thông tin, số liệu vào bảng nhập liệu mới xuất hiện.

22 | P a g e

Nội dung xử lý đối với người dùng trong đơn vị có biến động về tổ chức bộ

máy:

- Nếu tích chọn Tự động chuyển cán bộ -> Tất cả cán bộ của đơn vị sát

nhập sẽ chuyển sang đơn vị nhận;

- Nếu không tích chọn Tự động chuyển cán bộ -> Tất cả cán bộ của đơn vị

sát nhập sẽ chuyển thành trạng thái chờ điều chỉnh (thường áp dụng cho các

trường hợp giải thể).

i. Đối soát thông tin:

Chức năng quan trọng của Hệ thống mới là công cụ đối soát thông tin,

nhằm để nhanh chóng tìm ra những người kê khai sai, thiếu và đến đúng những

điểm kê khai sai, thiếu để bổ sung, chỉnh sửa.

Nhiệm vụ của công cụ này là lấy số liệu của Quản trị các đơn vị nhập vào

phiếu thông tin đơn vị nêu trên (số này là con số chính xác đến thời điểm báo

cáo do Quản trị đơn vị nhập vào), so sánh, đối soát với các thông tin, số liệu do

người dùng kê khai ở Hệ thống Thông tin. Cong cụ sẽ chỉ ra các con số còn

chênh lệch nhau giữa 2 bên, hiển thị danh sách cụ thể ở từng trường thông tin

còn chênh lệch để Quản trị đôn đốc, nhắc nhở người dùng cập nhật.

Để sử dụng chức năng này, từ menu bên phải, các bạn chọn dòng “Đối

soát thông tin”. Ở bảng hiện ra, các bạn chon đơn vị, bộ phận để kiểm tra và

bấm nút Tra cứu.

23 | P a g e

Lần theo từng thông tin (cơ bản, quan trọng) để kiểm tra đã chính xác

chưa. Các số liệu nếu đã chính xác giữa 2 hệ thống thì hiển thị bình thường.

Nếu có chênh lệch thì sẽ hiển thị màu đỏ hoặc xanh (tùy theo số lớn hơn hoặc

bé hơn). Ở các con số trong cột “Số lượng (Hệ thống)” các bạn bấm vào sẽ ra

danh sách của người tương ứng với thông tin đó.

Ví dụ 1: Phần kê khai trình độ tin học, Thanh tra Sở Nội vụ kê khai số liệu

thực tế trên Phiếu thông tin đơn vị là trình độ “Tin học văn phòng”: 03 người.

Nhưng chức năng đối soát báo có sự chênh lệch (màu xanh) là 01 người.

Để xem ai còn thiếu chưa kê khai trong phiếu cá nhân, ta bấm vào số 01 để xem

danh sách.

Ta có thể dễ dàng xác định được, 2 người còn lại trong phòng, chưa kê

khai đúng trình độ tin học trong phiếu Đào tạo của cá nhân.

24 | P a g e

Ví dụ 2: ở phần quản lý vị trí việc làm hiện tại của Thanh tra Sở, Sở Nội vụ.

Cột Hệ thống hiển thị màu đỏ, tức là có sự chênh lệch giữa Thông tin đơn vị do

Thanh tra Sở kê khai và số liệu trên hệ thống. Số liệu sai là ở nhóm vị trí việc

làm Lãnh đạo, quản lý.

Bấm vào con số ta có danh sách sau

Như vậy ta xác định được là, Thanh tra Sở, ở vị trí Phó Chánh Thanh tra

chưa có người làm việc.

Ở chức năng này, các bạn có thể in ra Phiếu thông tin đơn vị bằng cách

bấm, vào nút “In phiếu”

Hoặc có thể in ra bảng chứ số liệu đối chiếu giữa 2 bên bằng cách bấm vào

nút “In phiếu hệ thống”

25 | P a g e

Hội đồng chấm điểm mức độ hoàn thành nhiệm vụ hoặc chỉ số CCHC hàng

năm của tỉnh sẽ căn cứ vào kết quả thể hiện trong công cụ đối soát này làm tài

liệu kiểm chứng.

k. Quản lý vị trí việc lam:

Chức năng quản lý vị trí việc làm của Hệ thống gồm có bảng danh mục

VTVL của từng khối đã được các cơ quan chức năng quyết định ban hành; và

VTVL của từng cơ quan, đơn vị, bộ phận.

Ở chức năng này, Quản trị hoặc Lãnh đạo đơn vị có thể nắm rõ được danh

mục VTVL của đơn vị, của từng bộ phận trong đơn vị, số người làm ở mỗi VTVL

đó, danh sách và thông tin cơ bản đến từng cá nhân cụ thể.

Tại bất kỳ thời điểm nào, Lãnh đạo đều có thể nắm được trong đơn vị

mình, VTVL nào đang có số lượng người làm việc thiếu hoặc thừa so với quy

định, định biên; những con người đó cụ thể là ai; bảng mô tả công việc và

khung năng lực di kèm với VTVL và điều kiện, tiêu chuẩn thực tế của người

đang làm ở VTVL đó.

Các chức năng cụ thể trong Quản lý VTVL là:

- Thêm mới Vị trí việc lam

Menu chức năng Quản lý vị trí việc làm / Danh muc vị trí việc lam

Để thêm mới Vị trí việc làm tại giao diện chức năng, Quản trị hệ thống bấm nút

“Thêm mới”

26 | P a g e

Tiến hành cập nhật thông tin của vị trí việc làm cần thêm mới, gồm:

- Mã vị trí việc làm

- Tên vị trí việc làm

- Thuộc nhóm công việc

- Các thông tin liên quan khác

Bấm nút “Cập nhật” để hoàn tất thêm mới vị trí việc làm, sau khi thêm mới

thành công sẽ có thông báo để quản trị hệ thống biết và hệ thống sẽ tự động cập

nhật lại danh sách vị trí việc làm đang có.

- Tìm kiếm Vị trí việc lam

Menu chức năng Quản lý vị trí việc làm / Danh muc vị trí việc lam

Tại giao diện chức năng, để tìm kiếm quản trị hệ thống chọn Nhóm công việc

hoặc nhập từ khóa tìm kiếm tương ứng, hệ thống sẽ tự động lọc và hiển thị danh sách

các vị trí việc làm ứng với tiêu chí đã chọn

- Cập nhật Vị trí việc lam

Menu chức năng Quản lý vị trí việc làm / Danh muc vị trí việc lam

Để cập nhật thông tin Vị trí việc làm tại giao diện chức năng, Quản trị hệ thống

tìm kiếm vị trí việc làm cần cần nhập, bấm công cụ trên giao diện chức năng tương

ứng với vị trí việc làm.

27 | P a g e

Tiến hành cập nhật thông tin và bấm nút “cập nhật để hoàn tất (tương tự thêm

mới)

Để Xóa vị trí việc làm tại giao diện chức năng, Quản trị hệ thống tìm kiếm vị trí

việc làm cần cần nhập, bấm công cụ trên giao diện chức năng tương ứng với vị trí

việc làm.

- Gán Vị trí việc lam theo đơn vị

Menu chức năng Quản lý vị trí việc làm / Vị trí việc lam theo đơn vị

Chức năng gán vị trí việc làm cho đơn vị.

Để cập nhật Vị trí việc làm cho các đơn vị quản trị hệ thống thực hiện các bước

sau:

Bước 1: Tìm kiếm vị trí việc làm

Căn cứ vào Mã VTVL / Tên VTVL (theo quy định) Quản trị hệ thống tìm kiếm vị trí

việc làm cần cần gán, bấm công cụ trên giao diện chức năng tương ứng với vị trí

việc làm.

Bước 2: Gán vị trí việc làm cho đơn vị

Thực hiện cập nhật các thông tin liên quan gồm:

- Bộ phận chuyên môn

- Tổng số biên chế

Sau khi cập nhật xong thì bấm nút “Cập nhật” để hoàn tất.

28 | P a g e

l. Sư dung các biểu mâu thống kê, báo cáo định kỳ:

Hệ thống có rất nhiều biểu mẫu, báo cáo được chia thành 03 nhóm chính:

- Báo cáo thống kê

- Báo cáo định kỳ

- Báo cáo theo chuyên môn

29 | P a g e

Trong mỗi loại báo cáo có nhiều báo cáo phục vụ cho từng yêu cầu quản lý

khác nhau.

Số liệu thông tin trong các báo cáo một phần lấy từ thông tin do cá nhân

người dùng kê khai, một phần lấy từ Phiếu Thông tin đơn vị các Quản trị viên

cập nhật. Do đó, chất lượng của các báo cáo và mục tiêu trích xuất trực tiếp từ

Hệ thống, bỏ quy định bắt các đơn vị, địa phương báo cáo về Sở Nội vụ có thể

thực hiện được hay không, tất cả đều phụ thuộc vào việc chấp hành quy định

kê khai, cập nhật của các cá nhân, đặc biệt là Quản trị viên các đơn vị trên toàn

tỉnh.

Quy trình sử dụng các báo cáo đều giống nhau: Các bạn truy cập vào các

báo cáo, chọn năm báo cáo (nếu có), chọn nhóm đơn vị (cơ quan chuyên môn

thuộc UBND tỉnh, thuộc UBND các huyện, thành phố, thị xã …); chọn cơ quan,

bộ phận muốn xem, cuối cùng bấm nút “Xem báo cáo”. Để tải các báo cáo, các

bạn bấm nút “Xuất Excel”.

Ở một số báo cáo, danh mục của một số cơ quan, đơn vị có thể rất dài;

nếu các bạn muốn số bản tin xuất hiện trên màn hình bao nhiêu thì bấm vào

nút để chọn

30 | P a g e