TÀI LIỆU

CÁC CÂU HỎI THƢỜNG GẶP KHI TRIỂN KHAI

HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ XÁC THỰC

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Địa chỉ : Số 11, Đặng Thùy Trâm, Cầu Giấy, Hà Nội

Tel : 04 37545222

Fax : 04 37545223

Email : info@thaison.vn

Website : www.einvoice.vn ; www.thaison.vn

Hà Nội, tháng 10/2015

MỤC LỤC

I. CÂU HỎI TỪ DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG PHẦN MỀM ............................................ 4

1. Doanh nghiệp cần phải làm gì để được tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực?4

2. Hóa điện tử xác thực mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?.................................. 5

3. Làm thế nào để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử xác thực? ........................ 6

4. Nếu hóa đơn đã xác thực thành công rồi mới phát hiện ra sai sót thì phải xử lý thế nào? 7

5. Hóa đơn điện tử xác thực áp dụng cho các loại hóa đơn nào ? .......................................... 8

6. Doanh nghiệp (bên bán) có cần phải lưu trữ hóa đơn không? ........................................... 8

7. Nếu khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào? ................................ 8

8. Nếu lập hóa đơn điều chỉnh cho một hóa đơn gốc lập vào tháng trước thì hóa đơn điều

chỉnh sẽ được kê khai thuế vào tháng nào, tháng lập hóa đơn điều chỉnh hay tháng lập hóa

đơn gốc? .................................................................................................................................. 8

9. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì sẽ phải kê khai thuế như thế nào?9

10. Nếu gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để xác thực nhưng kết quả nhận về báo lỗi thì phải

xử lý thế nào? ......................................................................................................................... 9

11. Nếu chữ ký số của doanh nghiệp bị hết hạn thì làm thế nào để có thể xác thực được hóa

đơn tiếp? ............................................................................................................................... 10

12. Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê khá phổ biến vậy việc xuất hóa đơn kèm

bảng kê đối với hóa đơn xác thực thì như thế nào? .............................................................. 10

13. Doanh nghiệp có thể đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in, tự in)

và hóa đơn xác thực hay không? .......................................................................................... 10

14. Phát hành hóa đơn có bị giới hạn về số lượng phát hành hay không? ........................... 10

15. Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định phải xuất hóa đơn đi đường

chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lượng chức năng? ................. 11

16. Doanh nghiệp tôi có nhiều người xuất hóa đơn thì phải làm thế nào? Ngoài ra, muốn

xác thực thì phải ký số vào hóa đơn trước, vậy có thể sử dụng nhiều chữ ký số được

không? .................................................................................................................................. 11

17. Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ thống

hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế được không? .......................................... 12

18. Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế được lập bằng phần mềm, mỗi lần có

thanh tra kiểm tra đến thì kiểm tra bằng cách nào? .............................................................. 12

II. CÂU HỎI TỪ KHÁCH HÀNG NHẬN HÓA ĐƠN ...................................................... 13

1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì? ....................................................................................... 13

2. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử xác thực là gì? ........................................................ 13

3. Hóa đơn điện tử xác thực có liên không? ......................................................................... 13

4. Để xem được hóa đơn xác thực sau khi tải về máy tính thì tôi phải làm gì? ................... 14

5. Cách tra cứu hóa đơn xác thực trên trang tra cứu của Tổng cục Thuế?........................... 14

6. Để xem được hóa đơn điện tử xác thực khách hàng có cần phải cài đặt thêm phần mềm

nào nữa không? ..................................................................................................................... 15

7. Khi phát hiện ra thông tin hóa đơn xác thực bị sai sót (thông tin khách hàng, thông tin

hàng hóa, giá cả,…) khách hàng phải làm gì? ...................................................................... 15

8. Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không? ....................... 15

9. Thông thường hóa đơn giấy có chữ ký và đóng dấu đỏ của nhà cung cấp (bên bán), tuy

nhiên đối với hóa đơn điện tử xác thực thì khách hàng phải truy cập vào email do bên bán

gửi để tải về và tự in ra giấy để lưu vào hồ sơ quyết toán thuế, như vậy thì trong quá trình

quyết toán thuế có gặp trở ngại gì không ? .......................................................................... 16

10. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì bên mua có thể thanh toán với bên

bán bằng phương thức nào? .................................................................................................. 17

I. CÂU HỎI TỪ DOANH NGHIỆP SỬ DỤNG PHẦN MỀM

1. Doanh nghiệp cần phải làm gì để đƣợc tham gia vào hệ thống hóa đơn điện

tử xác thực?

Trả lời:

Để có thể tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần phải

đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Đã được cấp Mã số thuế và đang hoạt động.

- Có chứng thư số (Thiết bị chữ ký số hay còn gọi là Token) theo quy định của

pháp luật, chứng thư số phải có đầy đủ thông tin của doanh nghiệp và đang còn

hiệu lực.

- Hoạt động ở địa bàn có khả năng truy cập và sử dụng mạng Internet.

Sau khi đã đáp ứng đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

- Đăng ký tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử xác thực của Tổng cục Thuế:

Truy cập vào hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) tại địa chỉ

https://www.laphoadon.gdt.gov.vn qua trình duyệt website, sử dụng chứng

thư số để đăng ký tham gia hệ thống tại website này.

Trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp sẽ nhận được email thông báo

kết quả xét duyệt yêu cầu tham gia từ cơ quan thuế vào hộp thư điện tử mà

doanh nghiệp đã cung cấp khi đăng ký tham gia hệ thống.

+ Trường hợp doanh nghiệp được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hệ

thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin tài khoản để đăng nhập và

sử dụng trên hệ thống lập hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN).

+ Trường hợp doanh nghiệp không được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng

hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo của cơ quan thuế nêu rõ

lý do chưa được chấp nhận.

- Doanh nghiệp sử dụng tài khoản đã được cơ quan thuế thông báo để đăng nhập

vào hệ thống và thực hiện các nghiệp vụ quản lý hóa đơn trên hệ thống lập hóa

đơn của Tổng cục Thuế (VAN) như: đăng ký phát hành; lập và gửi hóa đơn đến

Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực và thực hiện các nghiệp vụ về hóa đơn theo

quy định hiện hành.

- Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận tham gia hệ thống hóa đơn điện tử xác

thực, doanh nghiệp phát hành và lập hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp có

thể:

Sử dụng website https://www.laphoadon.gdt.gov.vn để phát hành và lập hóa

đơn.

Sử dụng phần mềm lập hóa đơn do doanh nghiệp tự xây dựng.

Hoặc doanh nghiệp có thể chọn lựa sử dụng phần mềm của bên thứ ba cung

cấp như phần mềm hóa đơn điện tử xác thực E-Invoice của Công ty Thái Sơn

chi tiết tại website http://www.einvoice.vn.

Phần mềm E-Invoice có đầy đủ các chức năng để doanh nghiệp có thể tạo lập hóa

đơn và gửi lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực.

Bên cạnh đó, phần mềm E-Invoice còn bổ sung rất nhiều tính năng tiện ích như gửi

hóa đơn đi xác thực theo lô; gửi thông tin hóa đơn cho khách hàng qua email, tin

nhắn; quản lý gửi hóa đơn cho khách hàng;… giúp cho việc lập hóa đơn và sử dụng

hóa đơn dễ dàng, thuận tiện hơn.

Đồng thời, sử dụng phần mềm E-Invoice doanh nghiệp còn được tư vấn, đào tạo,

hỗ trợ trong suốt quá trình thực hiện xuất hóa đơn và công ty Thái Sơn cam kết

hỗ trợ 24/7 với đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp.

2. Hóa điện tử xác thực mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Trả lời:

Việc áp dụng hóa đơn điện tử xác thực mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

như:

- Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu

quả sản xuất, kinh doanh, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.

- Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn: quy trình

xác thực hóa đơn khép kín với nhiều bước bảo mật giúp cho hóa đơn khó có thể

bị giả mạo.

- Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể

tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và được cơ quan thuế

chấp nhận ngay trong ngày.

- Doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn vì tất cả

thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực.

- Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi nhận

được kết quả xác thực thông qua Internet qua nhiều hình thức như: Gửi hóa đơn

cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm, thông báo cho khách

hàng nhận hóa đơn trên website, qua hình thức tin nhắn SMS hoặc Export ra file

zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường, copy vào USB.

- Được cơ quan thuế phối hợp xử lý các vướng mắc trong quá trình triển khai hóa

đơn điện tử xác thực.

3. Làm thế nào để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử xác thực?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử xác thực đang là hình thức hóa đơn mới, vì vậy đối với nhiều khách

hàng vẫn còn là mới lạ và nhiều bỡ ngỡ. Để có thể thuyết phục được khách hàng

nhận hóa đơn điện tử xác thực, doanh nghiệp cần chỉ ra các điểm sau:

- Sử dụng hóa đơn điện tử xác thực đem lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng:

Giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn.

Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn.

Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính.

Khách hàng có thể nhận được hóa đơn một cách nhanh chóng, ngay trong

ngày.

- Cơ quan thuế đang triển khai thí điểm hóa đơn xác thực trên một vài doanh

nghiệp, nhưng sau khi triển khai thành công, cơ quan thuế sẽ mở rộng quy mô sử

dụng trên toàn quốc, việc sử dụng hóa đơn điện tử xác thực sẽ trở thành xu thế tất

yếu.

- Khách hàng có thể yên tâm khi sử dụng hóa đơn xác thực vì có đầy đủ các căn cứ

pháp lý khi triển khai:

Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11

Nghị định số 51/2010/NĐ-CP; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014

sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu trên.

Nghị định số 12/2015/NĐ-CP

Thông tư 32/2011/TT-BTC

Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC

Quyết định 1445/QĐ-TCT

- Ngoài ra khi bước đầu triển khai sử dụng hóa đơn xác thực, khách hàng nếu chưa

thật sự yên tâm về hóa đơn điện tử xác thực có thể yêu cầu được nhận đồng thời

hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn chuyển đối dưới dạng hóa đơn giấy.

4. Nếu hóa đơn đã xác thực thành công rồi mới phát hiện ra sai sót thì phải xử lý

thế nào?

Trả lời:

Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn và gửi đi xác thực thành công mới

phát hiện ra có sai sót, doanh nghiệp cần đưa ra các biện pháp xử lý thích hợp:

Trƣờng hợp chỉ sai thông tin khách hàng:

Doanh nghiệp có thể xử lý bằng cách lập một biên bản điều chỉnh thông tin có đầy

đủ chữ ký và dấu của cả hai bên bán bên mua, sau đó gửi cho khách hàng để khi

cơ quan thuế kiểm tra khách hàng mang ra kiểm tra, đối chiếu.

Trƣờng hợp sai các thông tin khác:

- Nếu hóa đơn đã được doanh nghiệp đã kê khai thuế: doanh nghiệp cần lập hóa

đơn điều chỉnh để điều chỉnh thông tin.

+ Điều chỉnh tăng/giảm tiền hàng: doanh nghiệp đã lập hóa đơn và gửi đi xác

thực, nhưng phát hiện số tiền hàng trên hóa đơn bị thiếu hoặc thừa thì doanh

nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai.

VD: Hóa đơn cần lập có trị giá 11.000.000 đồng, nhưng hóa đơn đã lập chỉ có giá

trị là 10.000.000 đồng. Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh tăng trị giá

1.000.000 đồng, sau đó gửi đi xác thực.

+ Điều chỉnh thông tin hàng hóa bị nhầm lẫn: Doanh nghiệp đã lập hóa đơn và

gửi đi xác thực, nhưng phát hiện hàng hóa trên hóa đơn bị nhầm lẫn thì DN cần

lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai sót đó.

VD: doanh nghiệp cần lập hóa đơn với mặt hàng A và mặt hàng B, nhưng lại lập

hóa đơn có mặt hàng A và mặt hàng C rồi gửi đi xác thực. Khi phát hiện sai sót,

doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn bị sai, điều chỉnh tăng 1

mặt hàng B và điều chỉnh giảm 1 mặt hàng C rồi gửi đi xác thực.

- Nếu doanh nghiệp chưa kê khai thuế cho hóa đơn: doanh nghiệp cần lập hóa

đơn thay thế cho hóa đơn bị sai sót. khi lập hóa đơn thay thế, hóa đơn sai sót sẽ bị

xóa bỏ, do đó doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế như một hóa đơn mới với thông

tin hóa đơn đúng như hóa đơn cần lập lúc đầu.

VD: doanh nghiệp cần lập hóa đơn có 2 mặt hàng A và B, nhưng lại lập nhầm hóa

đơn cho hai mặt hàng A và C rồi gửi đi xác thực. Khi phát hiện sai sót, doanh

nghiệp cần lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai sót và nhập 2 mặt hàng đúng là A

và B rồi gửi đi xác thực.

5. Hóa đơn điện tử xác thực áp dụng cho các loại hóa đơn nào ?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử có mã xác thực sẽ được áp dụng cho các loại hóa đơn sau:

- Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT

- Hóa đơn bán hàng 02GTTT

- Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) 07KPTQ

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ 03XKNB

- Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL

6. Doanh nghiệp (bên bán) có cần phải lƣu trữ hóa đơn không?

Trả lời:

Theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, doanh nghiệp (bên bán) vẫn cần phải lưu

trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Nhưng doanh

nghiệp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có thể không cần lưu trữ hóa đơn dưới

dạng giấy nữa mà chỉ cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng điện tử là file .xml. Khi sử dụng

phần mềm lập hóa đơn, tất cả thông tin hóa đơn đã được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu

của phần mềm. Khi cần thiết, doanh nghiệp có thể tra cứu lại hóa đơn trong phần

mềm, hoặc doanh nghiệp vẫn muốn lưu trữ hóa đơn để tránh trường hợp máy tính

hỏng hóc, thì doanh nghiệp có thể sau lưu, export file nén hóa đơn dưới dạng .zip từ

phần mềm ra để lưu trữ lại trên máy tính khác hoặc trong ổ cứng lưu trữ.

7. Nếu khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào?

Trả lời:

Trong trường hợp khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy, doanh nghiệp

có thể in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và gửi cho khách hàng.

8. Nếu lập hóa đơn điều chỉnh cho một hóa đơn gốc lập vào tháng trƣớc thì hóa

đơn điều chỉnh sẽ đƣợc kê khai thuế vào tháng nào, tháng lập hóa đơn điều

chỉnh hay tháng lập hóa đơn gốc?

Trả lời:

Hóa đơn điều chỉnh đó sẽ được kê khai vào tháng lập hóa đơn điều chỉnh bởi theo

nghiệp vụ kế toán, hóa đơn được lập vào tháng nào thì sẽ kê khai vào tháng đó.

VD: DN lập một hóa đơn có trị giá 10.000.000 đồng vào tháng 9, nhưng sang tháng

10 doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh tăng 5.000.000 đồng cho hóa đơn gốc. Như

vậy hóa đơn điều chỉnh này được lập vào tháng 10 nên sẽ được kê khai thuế vào

tháng 10.

9. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì sẽ phải kê khai thuế nhƣ

thế nào?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử xác thực là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy

định của pháp luật nên hóa đơn này là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế. Vì

vậy, khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì doanh

nghiệp vẫn kê khai thuế bình thường như khi sử dụng hóa đơn giấy.

Tuy nhiên doanh nghiệp không cần kê khai hoá đơn bán ra, chỉ kế khai hoá đơn mua

vào theo từng loại thuế suất vào tờ khai thuế giá trị gia tăng và nộp cho cơ quan thuế.

Khi phát hiện có sai sót trong bảng kê khai, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp

cung cấp thông tin cho cơ quan thuế về hóa đơn điện tử xác thực để kiểm tra, hoặc cơ

quan thuế sẽ tự động tra cứu thông tin hóa đơn trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.

10. Nếu gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để xác thực nhƣng kết quả nhận về báo lỗi

thì phải xử lý thế nào?

Trả lời:

Trường hợp doanh nghiệp gửi hóa đơn lên Tổng cục Thuế để lấy mã xác thực nhưng

kết quả trả về báo lỗi, dựa vào nội dung thông báo lỗi để có phương án xử lý phù

hợp:

Trường hợp lỗi xảy ra do đường truyền dữ liệu:

Khi lỗi do kết nối đường truyền internet (mã lỗi là 3 chữ số, VD: mã lỗi 560: lỗi kết

nối đến service) thì doanh nghiệp có thể kiểm tra lại kết nốt đường truyền và gửi lại

hóa đơn đi xác thực.

Trường hợp lỗi xảy ra do sai sót khi lập hóa đơn:

Khi các lỗi do nhầm lẫn nhập liệu như: sai mã số thuế, định dạng dữ liệu hoặc lỗi khi

phát hành hóa đơn (thường mã lỗi có 4 chữ số, VD: mã lỗi 1012: số hóa đơn chưa

được đăng ký phát hành) thì DN cần phải:

- Tìm và kiểm tra lỗi ở hóa đơn sau đó thực hiện hủy hóa đơn bị lỗi.

- Lập lại hóa đơn mới với thông tin đúng và gửi đi xác thực

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm E-Invoice của công ty Thái Sơn chương trình đã

tích hợp tra cứu lỗi ngay trong phần mềm nên doanh nghiệp sẽ nhận được thông tin

lỗi rõ ràng và chương trình sẽ tự động hướng dẫn cách xử lỹ khi gặp các lỗi trên.

11. Nếu chữ ký số của doanh nghiệp bị hết hạn thì làm thế nào để có thể xác thực

đƣợc hóa đơn tiếp?

Trả lời:

Trường hợp chữ ký số bị hết hạn, doanh nghiệp cần làm theo các bước sau:

- Tiến hành gia hạn chữ ký số với nhà cung cấp chữ ký số, sau khi gia hạn thành công

thông tin chữ ký số sẽ được cập nhật lên hệ thống của Tổng cục thuế.

- Sau đó, doanh nghiệp lên trang lập hóa đơn VAN www.laphoadon.gdt.gov.vn đăng

nhập vào tài khoản của mình, chọn mục Thông tin doanh nghiệp -> Danh sách

chứng thƣ số -> Thêm mới -> Chọn chứng thư số vừa được gia hạn -> Thêm mới

chứng thƣ số -> Chứng thư số sẽ được thêm vào danh sách -> DN tích chọn vào ô

Sử dụng của chứng thư số vừa thêm -> Cập nhật.

- Cập nhật thành công doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số vừa gia hạn để xác

thực hóa đơn như bình thường.

12. Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê khá phổ biến vậy việc xuất hóa đơn

kèm bảng kê đối với hóa đơn xác thực thì nhƣ thế nào?

Trả lời:

Hóa đơn xác thực là một loại hóa đơn điện tử do vậy không giới hạn số dòng như hóa

đơn giấy đặt in thông thường, do vậy doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn với rất nhiều

dòng mà không cần phải đính kèm bảng kê.

13. Doanh nghiệp có thể đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in,

tự in) và hóa đơn xác thực hay không?

Trả lời:

Hiện nay, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng hai hình thức lập hóa đơn song

song. Tuy nhiên, Doanh nghiệp vẫn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho

loại hình hóa đơn giấy.

14. Phát hành hóa đơn có bị giới hạn về số lƣợng phát hành hay không?

Trả lời:

Hiện nay, chính sách đã bỏ giới hạn về số lượng hóa đơn thông báo phát hành trên

hóa đơn giấy, hóa đơn xác thực cũng tương tự không giới hạn về số lượng phát hành.

Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn là 7 số nên vẫn có tối đa là 9.999.999 hóa đơn.

15. Hóa đơn điện tử không yêu cầu in ra thì đối với quy định phải xuất hóa đơn đi

đƣờng chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lƣợng chức

năng?

Trả lời:

Trường hợp này doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi hóa đơn điện tử có mã xác

thực ra hóa đơn giấy và tuân thủ theo quy định gồm 4 điểm sau:

+ Phải đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

+ Phải có dòng chữ: Hóa đơn chuyển đổi;

+ Phải có đóng dấu Doanh nghiệp;

+ Phải có chữ ký bên bán.

16. Doanh nghiệp tôi có nhiều ngƣời xuất hóa đơn thì phải làm thế nào? Ngoài ra,

muốn xác thực thì phải ký số vào hóa đơn trƣớc, vậy có thể sử dụng nhiều chữ

ký số đƣợc không?

Trả lời:

- Đối với hóa đơn xác thực, doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về số lượng người xuất

hóa đơn tùy thuộc vào phần mềm. Phần mềm E-INVOICE của Công ty Thái Sơn

cung cấp cho quý khách hàng với nhiều tính năng ưu việt, giúp doanh nghiệp có thể

xuất hóa đơn trên nhiều máy tính chỉ với một chữ ký số.

- Còn về chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để thực hiện lập

hóa đơn và xác thực hóa đơn. Nhưng cần đảm bảo những chữ ký số đó là hoàn toàn

hợp lệ (còn thời hạn sử sụng và đăng ký bằng tên của chính doanh nghiệp)

- Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều chữ ký số để ký và xác thực hóa đơn,

doanh nghiệp cần thực hiện thêm danh sách chữ ký số sử dụng như sau:

Truy cập vào trang lập hóa đơn VAN: https://laphoadon.gdt.gov.vn/van-

portal/login và đăng nhập và bằng tài khoản của doanh nghiệp mình.

Chọn mục Thông tin doanh nghiệp và chọn tiếp mục 4.2 Danh sách chứng

thƣ số. Cắm chữ ký số cần thêm vào máy tính và kích chuột vào nút Thêm mới, danh

sách chữ ký số mới cần thêm hiện ra, doanh nghiệp tích chọn chữ ký số cần

thêm và tích thêm vào ô Sử dụng, sau đó nhấn Thêm mới CTS để lưu lại chữ

ký số mới vào danh sách.

- Sau khi đã thêm mới thành công chữ ký số, doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số

đó để ký và xác thực hóa đơn như bình thường.

17. Doanh nghiệp có thể dùng chứng thƣ số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ

thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế đƣợc không?

Trả lời:

- Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để sử dụng cho hệ

thống hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp có

thể đăng ký cùng lúc sử dụng nhiều chứng thư số khác để xác thực hóa đơn. Yêu cầu

chứng thư số đó phải hợp lệ (là chứng thư số có mã số thuế của doanh nghiệp, còn

hạn sử dụng và không thuộc danh sách các chứng thư số bị thu hồi).

18. Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế đƣợc lập bằng phần mềm,

mỗi lần có thanh tra kiểm tra đến thì kiểm tra bằng cách nào?

Trả lời:

- Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng tệp điện tử (file xml đã được ký

điện tử) để cung cấp cho cơ quan thuế khi thanh tra kiểm tra.

II. CÂU HỎI TỪ KHÁCH HÀNG NHẬN HÓA ĐƠN

1. Hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử xác thực hay hóa đơn điện tử có mã xác thực là một loại hóa đơn

được cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực của cơ quan thuế.

Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá, cung cấp bởi hệ thống xác

thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn của doanh nghiệp.

Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có Mã QR là mã vạch

hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có

thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính

bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn. Tuy vậy, những thông tin

về hoá đơn của doanh nghiệp luôn được bảo mật cao.

2. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử xác thực là gì?

Trả lời:

Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử xác thực được xây dựng trên các

căn cứ pháp lý sau:

- Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 được Quốc hội khóa XI thông qua ngày

29/11/2005 tại kỳ họp thứ 8, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/03/2006.

- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa

đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày

17/01/2014 sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu trên.

- Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 về Quy định chi tiết thi hành

Luật sửa đổi bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một

số điều của các nghị định về thuế.

- Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành

và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

- Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài Chính

- Quyết định 1445/QĐ-TCT ngày 06/08/2015 của Tổng cục Thuế

3. Hóa đơn điện tử xác thực có liên không?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử có mã xác thực chỉ có một bản duy nhất nên không có khái niệm

liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan

thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn xác thực duy nhất.

4. Để xem đƣợc hóa đơn xác thực sau khi tải về máy tính thì tôi phải làm gì?

Trả lời:

Sau khi khách hàng đã tải về hóa đơn xác thực dưới dạng file nén (.zip), khách hàng

vui lòng làm theo các bước sau để mở hóa đơn:

- Giải nén file .zip vừa tải về

- Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml

- Bạn có thể dùng các trình duyệt web để xem hóa đơn này như Firefox, Chrome, IE,

với IE bạn làm như sau: chọn Open with và chọn Internet Explorer(IE), trường

hợp IE ko hiển thị, thì khách hàng chọn Browse để tìm IE. Hoặc doanh nghiệp có thể

download phần mềm “Invoice Viewer” do Tổng cục Thuế cung cấp để thể xem và

kiểm tra hóa đơn điện tử xác thực

- Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho khách hàng xem

Ngoài ra khi sử dụng phần mềm E-Invoice của công ty Thái Sơn cung cấp, trong

email mà khách hàng nhận được có đính kèm Hướng dẫn chi tiết cách xem hóa đơn

và các văn bản pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử xác thực giúp khách hàng khi

nhận được hóa đơn điện tử có mã xác thực qua email sẽ yên tâm chấp nhận hóa đơn

điên tử xác thực không còn hoài nghi, thắc mắc. Khách hàng chỉ cần click vào đường

dẫn Xem hướng dẫn chi tiết là file Hướng dẫn sẽ được tải về máy, khách hàng mở

file vừa tải và làm theo các bước như trong hướng dẫn là có thể xem được hóa đơn.

5. Cách tra cứu hóa đơn xác thực trên trang tra cứu của Tổng cục Thuế?

Trả lời:

Sau khi xuất hóa điện tử xác thực doanh nghiệp hoặc khách hàng có thể tra cứu thông

tin hóa đơn tại địa chỉ của cơ quan thuế https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit

Khi áp dụng phần mềm Einvoice của công ty Thái Sơn, khách hàng nhận được email

hóa đơn điện tử xác thực, để tra cứu được hóa đơn điện tử trên trang tra cứu hóa đơn

của Tổng cục Thuế, khách hàng thực hiện theo các bước sau:

- Mở email hóa đơn hóa đơn xác đã nhận được.

- Trong phần CHÚ Ý, kích chọn vào đường dẫn Xem hóa đơn trên hệ thống của cơ

quan thuế

- Trình duyệt sẽ tự động hiện thị trang tra cứu, khách hàng nhập vào ô Mã kiểm tra

chuỗi ký tự capcha ở trên.

- Nhấn nút Tra cứu thông tin hóa đơn sẽ hiển thị để bạn đối chiếu.

Ngoài ra, trong email mà khách hàng nhận được, có đính kèm đường dẫn Hướng dẫn

tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế. Khách hàng kích vào đường dẫn trình duyệt

sẽ mở hướng dẫn cách tra cứu chi tiết và cụ thể cho khách hàng.

6. Để xem đƣợc hóa đơn điện tử xác thực khách hàng có cần phải cài đặt thêm

phần mềm nào nữa không?

Trả lời:

Để xem được hóa đơn điện tử xác thực, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần

cài đặt thêm các chương trình như:

- Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để

giải nén file nén .zip,

- Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa

đơn xác thực chuyển đổi dưới dạng file PDF.

7. Khi phát hiện ra thông tin hóa đơn xác thực bị sai sót (thông tin khách hàng,

thông tin hàng hóa, giá cả,…) khách hàng phải làm gì?

Trả lời:

Trong trường hợp khách hàng phát hiện ra có sai sót trong hóa đơn được nhận, khách

hàng cần:

- Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để xử lý các sai sót của hóa đơn

- Nếu trường hợp bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn để khai báo thuế, bên mua cần

phối hợp với bên bán để đưa ra phương án xử lý phù hợp:

+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ lý và dấu của hai bên

+ Lập hóa đơn điều chỉnh nếu bên bán đã kê khai thuế cho hóa đơn bị sai sót

+ Lập hóa đơn thay thế nếu bên bán chưa kê khai thuế cho hóa đơn bị sai sót

+ Lập hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn bị sai sót rồi lập hóa đơn mới cho bên mua hàng

8. Khách hàng (bên mua) có cần phải lƣu trữ hóa đơn ở dạng giấy không?

Trả lời:

Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử xác thực dưới

dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên

trang của Tổng cục Thuế khi cần. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn

được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ. Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản

giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn

chuyển đổi từ hóa đơn điện tử xác thực và gửi cho khách hàng.

9. Thông thƣờng hóa đơn giấy có chữ ký và đóng dấu đỏ của nhà cung cấp (bên

bán), tuy nhiên đối với hóa đơn điện tử xác thực thì khách hàng phải truy cập

vào email do bên bán gửi để tải về để lƣu vào hồ sơ quyết toán thuế, nhƣ vậy thì

trong quá trình quyết toán thuế có gặp trở ngại gì không ?

Trả lời:

Căn cứ vào các văn bản pháp quy của các cơ quan nhà nước về việc hướng dẫn về

khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử:

- Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 được Quốc hội khóa XI thông qua ngày

29/11/2005 tại kỳ họp thứ 8, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/03/2006.

- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa

đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày

17/01/2014 sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu trên.

- Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 về Quy định chi tiết thi hành Luật

sửa đổi bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều

của các nghị định về thuế.

- Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành

và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Và các Quyết định về việc triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác

thực:

- Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài Chính

- Quyết định 1445/QĐ-TCT ngày 06/08/2015 của Tổng cục Thuế về việc hướng

dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử xác thực.

Hóa đơn điện tử xác thực có đầy đủ các căn cứ pháp lý theo quy định của Nhà nước,

khách hàng được sử dụng hóa đơn này để hạch toán và kê khai thuế mà không gặp

bất cứ trở ngại nào. Khi kê khai thuế, khách hàng (bên mua) thực hiện kê khai và

quyết toán thuế như kê khai với hóa đơn giấy:

- Gửi bảng kê khai Thuế lên cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp

- Cung cấp thông tin cho cơ quan thuế thông tin về hóa đơn điện tử xác thực khi có

sai sót, nhầm lẫn trong bảng kê khai để cơ quan thuế kiểm tra

- Cơ quan Thuế có thể kiểm tra hóa đơn điện tử xác thực trên cơ sở dữ liệu của

Tổng cục Thuế

10. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì bên mua có thể thanh toán

với bên bán bằng phƣơng thức nào?

Trả lời:

Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử xác thực thì bên mua vẫn có thể thanh

toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:

+ Tiền mặt

+ Chuyển khoản

+ Thẻ tín dụng

+ Các hình thức khác

Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có

thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.

Chúc quý doanh nghiệp thực hiện thành công!

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Trụ sở Hà Nội:

Số 11- Đặng Thùy Trâm- Hoàng Quốc Việt - Cầu Giấy-Hà Nội.

Điện thoại: 04.37545222, FAX: 04.37545223

Chi nhánh TP.HCM: 33A - Cửu Long- F.2-Tân Bình, TP.HCM.

Điện thoại: 08.35470355. FAX: 08.35470356

Chi nhánh Bình Dƣơng: B4-08 Cao ốc BICONSI,Yersin ,Thủ Dầu Một, Bình Dương.

Điện thoại: 0650.3848886, Fax: 0650.3848882

Chi nhánh Đồng Nai: 93/75 Đồng Khởi, Tân Phong, TP.Biên Hoà, Đồng Nai.

Điện thoại: 0618.871868, Fax: 0618.871866

Chi nhánh Đà Nẵng:

36 - Đào Duy Từ, Thanh Khê, TP.ĐÀ NẴNG .

Điện thoại: 0511.3868363, Fax: 0511.3868364

Website: www.einvoice.vn

Tổng đài hỗ trợ (hỗ trợ khách hàng 24/7)

Miền Bắc: 19004767 Miền Nam – Miền trung: 19004768