Tiểu Luận Tìm Hiểu Về Phong Cách Đàm Phán Của TN Nhật Bản Và Những Lưu ý Của TN Việt Nam Khi Đàm Phán Thương Mại Với TN Nhật Bản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNGKHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

---------------------------

BÀI TIỂU LUẬN

Đề tài: Tìm hiểu về phong cách đàm phán của

thương nhân Nhật Bản và những lưu ý của

thương nhân Việt Nam khi đàm phán thương mại

với Nhật Bản

DANH SÁCH NHÓM:

STT HỌ VÀ TÊN MSSV1 Nguyễn Thị Lan Anh 12105130212 Nguyễn Hoành Cảnh 1210513087

Quảng Ninh 2015

Lớp: K51-KDQT

Giáo viên hướng dẫn: Ths. Nguyễn Cương

Sinh viên thực hiện: Nhóm 1

3 Lê Thị Linh 12105130424 Lê Thị Phúc Linh 12155130565 Nguyễn Phương Nam 12105130446 Trương Thị Phượng 12105130997 Bùi Văn Thành 12155130598 Bùi Thị Thủy 1210513101

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................1

I. Phong cách đàm phán của thương nhân Nhật Bản...........................2

1. Những nét tính chất chung của người Nhật Bản ảnh hưởng đến đàm phán ……………………………………………………………………..2

2. Phong cách đàm phán của thương nhân Nhật Bản...........................8

II. Các lưu ý của thương nhân Việt Nam khi đàm phán với thương nhân Nhật Bản...........................................................................................10

1. Chuẩn bị..........................................................................................10

2. Mở đầu cuộc đàm phán...................................................................12

3. Trong khi đàm phán........................................................................12

4. Kết thúc đàm phán..........................................................................16

5. Những lưu ý khác...........................................................................17

LỜI KẾT....................................................................................................21

TÀI LIỆU THAM KHẢO........................................................................22

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nhiều năm qua, Nhật Bản là một trong những đối tác lớn của Việt Nam về đầu tư, xuất nhập khẩu…. Sự gia tăng làn sóng đầu tư từ Nhật Bản vào Việt Nam dẫn đến việc ngày càng có nhiều doanh nghiệp Việt Nam tiến hành kinh doanh với các đối tác Nhật Bản. Điều này đặt ra một nhu cầu rất lớn về việc đàm phán của các doanh nghiệp Việt Nam với các thương nhân Nhật Bản.

Tuy vậy, việc hội nhập quốc tế chỉ diễn ra một cách phổ biến trong vài năm gần đây, nên việc thiếu các kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ về đàm phán của doanh nghiệp Việt Nam đối với các thương nhân trên thế giới nói chung và thương nhân Nhật Bản nói riêng là điều không thể tránh khỏi. Do đó, để góp phần bổ sung kiến thức lẫn kinh nghiệm cho doanh nghiệp Việt Nam khi đàm phán với thương nhân Nhật Bản, vận dụng kiến thức môn Đàm phán thương mại quốc tế vào thực tiễn, nhóm 1 xin chọn nghiên cứu đề tài: “Tìm hiểu về phong cách đàm phán của thương nhân Nhật Bản và những lưu ý của thương nhân Việt Nam khi đàm phán thương mại với Nhật Bản”.

Việc đàm phán với thương nhân Nhật Bản có thể được tiến hành bằng nhiều cách như bằng email, điện thoại… Nhưng trong khuôn khổ của bài nghiên cứu này, nhóm 1 chỉ tập trung vào phương thức đàm phán gặp mặt trực tiếp.

Đề tài nghiên cứu được chia thành 2 phần chính:

Phần 1: Phong cách đàm phán của thương nhân Nhật Bản.

Phần 2: Những lưu ý của thương nhân Việt Nam khi đàm phán thương mại với thương nhân Nhật Bản.

Do tính chất phức tạp của đề tài cũng với kiến thức thực tế còn hạn chế nên trong quá trình nghiên cứu nhóm 1 không thể tránh khỏi các thiếu sót, vì vậy nhóm rất mong muốn có được sự góp ý của quý giảng viên và các đồng học để bài nghiên cứu được hoàn thiện hơn.

Xin trân trọng cảm ơn!

Nhóm 1 – GVHD: Th.s Nguyễn CươngTrang: 4

Phong cách đàm phán của TN NB và những lưu ý của TN VN khi đàm phán với TN NB

2015

I. Phong cách đàm phán của thương nhân Nhật Bản1. Những nét tính chất chung của người Nhật Bản ảnh hưởng đến đàm phán

Nhật Bản – Một đất nước vốn dĩ nghèo nàn về tài nguyên, có nhiều thiên tai, kinh tế chủ yếu là nông – ngư nghiệp và sự ảnh hưởng của Tam Giáo Đồng nguyên du nhập nên người Nhật Bản coi trọng: Tinh thần tập thể - Hài hòa thiên nhân địa – Đề cao sự hợp lí – Sự ứng xử theo thứ tự coi trọng lễ, tín, nghĩa, trí, nhân. Xã hội Nhật Bản tự biết mình thiếu rất nhiều các điều kiện nhưng cần phải khẳng định mình, nên có khuynh hướng du nhập và cải hóa những gì du nhập vào để chúng biến thành kiểu Nhật Bản. Bởi vậy Văn hóa Nhật Bản có sự giao thoa đỉnh cao các yếu tố Tây- Đông-Nhật Bản.

Chính vì nền văn hóa đa dạng và phức tạp này mà trong giao tiếp truyền thống của người Nhật có những quy tắc, lễ nghi mà mọi người đều phải tuân theo tùy thuộc vào địa vị xã hội, mối quan hệ xã hội của từng người tham gia giao tiếp.

Những nghi thức ứng xử thường ngày của người Nhật:

Những biểu hiện đầu tiên trong quá trình giao tiếp của người Nhật là thực hiện những nghi thức chào hỏi. Tất cả các lời chào của người Nhật bao giờ cũng phải cúi mình và kiểu cúi chào như thế nào phụ thuộc vào địa vị và mối quan hệ của mỗi người. Một quy tắc bất thành văn là “người dưới” bao giờ cũng phải chào “người trên” trước. Người lớn tuổi là “người trên” của người ít tuổi, nam là “người trên” đối với nữ, thầy là “người trên” (không phân biệt tuổi tác, hoàn cảnh), khách là” người trên”…. Người Nhật sử dụng 3 kiểu cúi chào sau:

Kiểu Saikeirei: cúi xuống từ từ và rất thấp là hình thức cao nhất biểu hiện sự kính trọng sâu sắc. Kiểu này thường được sử dụng trước bàn thờ trong các đền của Thần đạo, trong các chùa của Phật giáo, trước Quốc kỳ và trước Thiên Hoàng.

Kiểu cúi chào bình thường: thân mình cúi xuống 20-30 độ và giữ nguyên 2-3 giây. Nếu đang ngồi trên sàn nhà mà muốn chào thì đặt hai tay xuống sàn, lòng bàn tay úp sấp cách nhau 10 -20 cm, đầu cúi thấp cách sàn nhà 10-15 cm.

Kiểu khẽ cúi chào: thân mình và đầu chỉ hơi cúi khoảng 1 giây, hai tay để bên hông.



2015

Người Nhật thường chào nhau vài lần trong ngày, nhưng chỉ lần đầu thì phải chào thi lễ, những lần sau chỉ khẽ cúi chào. Ngay cả người Nhật cũng thấy những nghi thức cúi chào này hết sức rườm rà nhưng nó vẫn tồn tại trong quá trình giao tiếp từ thế hệ này sang thế hệ khác cho đến tận ngày nay.

Sự thể hiện tính cách của người Nhật trong giao tiếp:

Thường ngày, khi gặp gỡ nhau, sau những cái cúi chào, người Nhật còn có những biểu hiện tính cách phức tạp, chúng ta nên tìm hiểu để tránh làm mất lòng họ. Những tính cách trong giao tiếp được thể hiện như sau:

Gương mặt: Một cái nhìn về bạn, chân mày hơi nhíu lại là dấu hiệu quan tâm hay thích thú. Cặp mắt mơ màng, dính vào một điểm sau lưng người khác hoặc lõng trên các vật, sẽ nói lên sự phiền muộn, bực mình. Nếu bạn nói mà anh ta vẫn nhìn sang một bên để tránh cái nhìn của bạn, anh ta đang che dấu tình cảm của mình. Sự nhăn mặt là dấu hiệu của sự khó chịu và biến động dữ dội của tính khí. Hãy đổi hướng hoặc làm cho khách hàng nói bằng một câu hỏi thích hợp.

Cánh tay: Nếu bạn đang nói mà khách hàng bất chợt khoanh tay lại thì nghĩa là có một sự phật ý nho nhỏ. Nếu cánh tay chắp lại phía sau biểu thị ý muốn chi phối hay một hiện tượng căng thẳng. Ở tư thế ngồi, các cùi chỏ đưa về sau, thân người trong tư thế sẵn sàng lao tới là một sự phản đối thẳng thắn của khách hàng. Bạn cần phải phát hiện sớm.

Bàn tay: Bàn tay xòe ra, thư giãn và thoải mái là điều thuận lợi nhất. Nắm tay siết lại, các bàn tay chéo nhau có thể là phản ứng tiêu cực mà bạn nên lưu ý. Nếu bàn tay để trước miệng khi nói, kéo tai hay để sau tai, ngón tay chạm nhẹ vào mũi là những chỉ dẫn của sự nghi ngờ. Khi tay cào đầu, cầm một vật đưa lên miệng, đưa ra sau gáy thì phần trình bày của bạn không chắc chắn.

Thân người: Nếu ngồi thẳng và hơi nghiêng về phía trước, tất cả đều ổn. Ngược lại, lui về phía sau thì có sự phản đối. Nếu thân nằm gọn trong ghế bành, người khách hàng hoàn toàn chán nản. Bạn sẽ bị xem như là người thương gia thiếu may mắn và thiếu khả năng.

Giao tiếp bằng mắt: Người Nhật thường tránh nhìn trực diện vào người đối thoại, mà họ thường nhìn vào vật trung gian như: caravat, một cuốn sách, đồ nữ trang, lọ hoa…, hoặc họ cúi đầu xuống và nhìn sang bên. Nếu khi nói chuyện mà nhìn thẳng vào người đối



2015

diện (đặc biệt là người mới quen hoặc có chức vụ cao hơn bạn) thì bị xem là thiếu lịch sự, khiếm nhã và không đúng mực.

Sự im lặng: người Nhật có khuynh hướng nghi ngờ lời nói và quan tâm nhiều đến hành động, họ sử dụng sự im lặng như một cách để giao tiếp và họ rằng nói ít thì tốt hơn nói quá nhiều. Trong buổi thương thảo, người có vị trí cao nhất thường ít lời nhất và những gì anh ta nói là quyết định sau cùng. Im lặng cũng là cách không muốn làm mất lòng người khác.

Bất kì lời nói, cử chỉ nào của người Nhật cũng điều lịch thiệp, nhã nhặn. Họ không bao giờ nói “Không” và không cho đối phương biết rằng họ không hiểu. Lời nói “Vâng” (Yes) của họ có thể có nghĩa là “Không” nếu đi kèm với cụm từ: “We will think about it”, “We will see”, hoặc “Perhaps”. Bạn có thể mất ba lần gặp gỡ và có khi một năm để mối quan hệ kinh doanh với họ được trở thành chính thức. Nếu cảm thấy bất đồng hoặc không thể làm theo những yêu cầu của người khác, họ thường nói “Điều này khó”. Người Nhật có ý thức tự trọng cao, họ luôn tránh trở thành kẻ lố bịch, không đúng mực, khiếm nhã khi giao tiếp.

Người Nhật rất chú trọng tạo cảm giác dễ chịu cho người đối thoại. Họ không bao giờ muốn làm phiền người khác bởi những cảm xúc riêng của mình, cho dù họ đang gặp chuyện đau buồn, nhưng họ vẫn mỉm cười với người đang giao tiếp.

Đối với việc tặng quà cho người Nhật, cần phải lưu ý một số vấn đề:

Giống với người Việt, người Nhật rất thích quà vào các dịp lễ - Tết, các dịp có tin vui, thăng quan tiến chức….Với họ, việc tặng tiền bị xem là thô lỗ; tiền mặt là loại quà cáp quy chuẩn trong đám cưới hay cho trẻ em trong năm mới. Người Nhật rất chú trọng đến nghệ thuật gói quà bởi người Nhật rất thích những thứ có hình thức đẹp, trông sạch sẽ và thể hiện được sự tôn trọng của người tặng. Sống trong môi trường có thu nhập cao nên người Nhật Bản có thói quen đòi hỏi cao về chất lượng một món đồ ngay từ vẻ ngoài bắt mắt của nó. Một số vấn đề nên lưu ý khi tặng quà:

Những người có quan hệ làm ăn chặt chẽ với Nhật, chắc hẳn phải biết ở Nhật Bản các loại quà tặng được bán chạy nhất nhì thế giới. Người Nhật thích tặng quà nhưng không thích người được tặng mở quà đó ngay trước mặt mình. Vì họ xem đó là việc mất lịch sự và thiếu tôn trọng. Nếu người Nhật được tặng quà thì họ cũng sẽ không làm thế.



2015

Việc gói quà đối với người Nhật là cả một nghệ thuật, một món quà được gói bọc cận thận sẽ tạo được thiện cảm với người Nhật. Khi tặng quà, bạn không nên tặng quà có số lượng là 4,9. Bạn không nên tặng những vật nhọn, trà uống, những vật có màu tím hoặc xanh lá cây; vì đối với họ những thứ này trượng trưng cho sự đau buồn và không may mắn.

Đặc biệt, một món quà tặng có ý nghĩa nhất đối với người Nhật là một bức ảnh chụp về họ. Khác với người Châu Âu, khi đi du lịch, chỉ thích xách máy ảnh chụp phong cảnh, còn người Nhật chỉ thích chụp ảnh có chính mình trong đó. Bởi vậy khi đi tham quan một nơi nào đó mà lúc về họ được tặng một bức ảnh chụp của họ trong tư thế tự nhiên thì không còn gì bằng. Các thương nhân Nhật thích chụp hình trong các buổi hội đàm, nhất là dưới hình Quốc huy, Quốc kỳ và lãnh tụ các nước sở tại.

Những tính cách đối với công việc của người Nhật:

Trong cuộc sống hằng ngày, người Nhật cực kì cẩn thận. Họ nghiêm túc và cận trọng trong từng việc nhỏ nhất. Làm việc gì thì bao giờ cũng kiểm tra trước khi làm, kiểm tra trong khi làm và kiểm tra sau khi làm xong. Chính vì cẩn thận như vậy mà chất lượng hàng Nhật luôn đứng đầu thế giới. Tính cách cẩn thận đó cũng được người Nhật áp dụng vào công việc của mình. Ngoại trừ những dịp vui chơi là cho người Nhật cười thả sức, những nhân viên Nhật thường không diễn tả cảm xúc vui đùa trên khuôn mặt, thay vào đó là một khuôn mặt nghiêm khắc. Đặc biệt trong các cuộc họp, họ nói nhỏ, giọng nói rất cẩn trọng, và thường nhắm mắt khi chú ý gần tới người nói. Thói quen này với người nước ngoài thể hiện dấu hiệu của sự khó chịu.

Trong công việc trước khi thực hiện làm một việc gì, người Nhật chuẩn bị rất kỹ lưỡng và chu đáo. Công tác chuẩn bị đó được thực hiện sớm, kỹ lưỡng và chu đáo đến mức đáng kinh ngạc.

Người Nhật còn có tính chủ động trong công việc, đây là một trong những khẩu quyết mà người Nhật luôn ghi nhớ. Tính chủ động này có tên gọi là HoRenSo, viết tắt của 3 chữ: Hokoku nghĩa là báo cáo, Renraku nghĩa là trao đổi, Sodan nghĩa là hỏi ý kiến. Thực hiện công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi và bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó.



2015

Một khẩu quyết nữa mà người Nhật áp dụng thành công là 3S. Để có môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và chuyên nghiệp, người Nhật làm 3 việc đơn giản sau: Seiri: Sàng lọc, chỉ giữ thứ mình cần, vứt bỏ vật dụng dư thừa, không cần thiết; Seiton: sắp xếp, sắp xếp mọi thứ sao cho khi cần là có ngay để dùng, không mất thời gian tìm kiếm; Seiso: lau chùi, don dẹp, kiểm tra hỏng hóc thường xuyên. Đối với họ: bàn ghế, máy móc, vật dụng phải gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp mới làm tăng hiệu suất làm việc.

Người Nhật luôn tìm tòi, sáng tạo và liên tục cải tiến, đó là chìa khóa đem lại thành công cho kinh tế Nhật Bản. Liên tục cải tiến, liên tục sáng tạo để nâng cao năng suất, chất lượng và giảm thiểu chi phí. Họ có tư tưởng chống lại những cách nghĩ và làm việc theo lối mòn, trì trệ, kìm hãm sự phát triển.

Vì những tính cách nghiêm túc, làm việc có quy tắc trên nên người Nhật rất trọng chữ “Tín”, các phép xã giao và giữ lời hứa dù là những việc nhỏ nhất, họ coi trọng ấn tượng trong buổi gặp mặt đầu tiên. Nếu vô tình không thực hiện lời đã hứa thì bạn cần xin lỗi ngay dù với lý do gì. Việc giải thích lý do nên được đặt sau và thực hiện hết sức khéo léo và những thời điểm phù hợp.

Tác phong công nghiệp của người Nhật

Yêu cầu về đúng giờ cũng là một vấn đề trong giao tiếp với người Nhật mà người Việt hay mắc phải bởi đúng giờ hẹn là bạn đã thực hiện lời hứa. Người Nhật rất đúng giờ, họ đến trước giờ hẹn tối thiểu 5 phút. Họ sẽ cảm thấy khó chịu khi phải đợi và rất mất cảm tình với người sai hẹn. Nếu là người đi tìm kiếm cơ hội hợp tác kinh doanh thì sẽ khó có cơ hội thứ hai gặp lại. Vì thế, trong mọi cuộc hẹn, hãy sắp xếp để luôn đúng giờ và cần nhớ rằng không lý do nào là thỏa đáng cho việc trễ hẹn.

Người Nhật còn quan trọng trong việc đúng hạn đã định trong kinh doanh. Hạn đã định là không thay đổi với bất cứ lý do gì. Sở dĩ thời gian không thể thay đổi là vì người Nhật đã lập kế hoạch và chuẩn bị mọi việc để thực hiện sau mốc thời gian đó.

Do vậy công tác lập kế hoạch và ước lượng thời gian, nhân lực là quan trọng nhất. Với người Nhật, không chỉ có khái niệm trễ hạn, vì hạn đã định, phải bằng mọi giá hoàn thành công việc đúng tiến độ. Trễ hạn đồng nghĩa với việc không thể hợp tác với nhau được nữa.



2015

Giao thiệp rất quan trọng với người Nhật, nó thường đề cập đến những mối quan hệ mới, đặc điểm chung của những nhà kinh doanh Nhật là khả năng thích ứng cao trong các cuộc đàm phán. Và đặc biệt khả năng diễn thuyết của họ rất tốt nên dễ chiếm thiện cảm của đối tác, thành công dành được hợp đồng cũng chiếm tỷ lệ cao. Làm quen, giao tiếp với những người có thanh thế, địa vị là khía cạnh mà người Nhật rất quan tâm để có thêm nhiều cơ hội làm ăn mới. Do đó mối quan hệ được người Nhật đặt lên hàng đầu.

Người Nhật coi trọng các mối quan hệ làm ăn lâu dài, vì vậy khi làm việc chung với người Nhật, bạn cần biết cách duy trì liên lạc qua lại, gián tiếp hoặc trực tiếp. Gọi điện và hẹn gặp trực tiếp được đánh giá cao hơn rất nhiều so với gửi thư, fax hay email. Người Nhật đưa việc làm quen và tạo dựng các mối quan hệ lên một tầm mới bởi họ hiểu được giá trị của chúng. Nhiều người trong chúng ta thấy khó chịu hoặc tiếc thời gian khi giữ liên lạc với người khác. Chúng ta thường hạn chế việc giữ liên lạc nhưng điều đó thể hiện sự thiếu bền chặt của các mối quan hệ. Hãy noi gương người Nhật bằng cách quan tâm hơn tới việc luôn” giữ ấm” cho mọi mối quan hệ công việc của bạn.

Người Nhật còn nâng cao tinh thần bằng các khẩu hiệu. Rất nhiều doanh nghiệp của Nhật bắt đầu ngày làm việc của họ với một buổi sáng tập hợp nâng cao tinh thần hăng hái làm việc, những công nhân thường xuyên xếp hàng và đồng hô to khẩu hiệu của công ty. Đó là một cách gây cảm hứng hăng hái, tạo động lực và tạo lòng trung thành trong công việc. Và điều này giúp cho mục tiêu của công ty luôn được giữ vững trong tâm trí của mỗi người.

Nhìn chung, tuy vẻ bề ngoài có phần nghiêm khắc nhưng người Nhật rất thân thiện và nhanh chóng kết bạn. Hãy thử tìm và kết bạn với họ, bạn sẽ không khỏi ngạc nhiên khi người bạn Nhật sẵn sàng chi trả tất cả trong ngày đi chơi mà họ rủ, tặng bạn một món quà khi bạn tặng họ, luôn tìm cách để bạn thoải mái và bắt chuyện rất nhanh với một người xa lạ trong đoàn, nhóm. Người Nhật thật sự rất lịch thiệp trong giao tiếp, họ làm việc rất chăm chỉ và có lẽ cũng bởi những đức tính đó nên mới có nước Nhật đứng thứ 3 thế giới về kinh tế cũng như tầm ảnh hưởng văn hóa rộng rãi.

Nhu cầu vui chơi, giải trí của người Nhật



2015

Sau thời gian bận rộn, làm hết mình vì công việc, người Nhật bỏ qua những nguyên tắc cứng nhắc mà trở về với cuộc sống. Để giảm bớt sự căng thẳng và mệt mỏi trong công việc, họ tìm đến những hình thức giải trí, giải tỏa stress sau một ngày làm việc vất vả. Phương châm của người Nhật là “Làm hết mình, chơi hết mình”.

Những nhà kinh doanh của Nhật đều sẵn sàng “xả hơi” cho mình tới các quán bar sau những giờ làm việc. Nếu nơi làm việc của họ quá cứng nhắc và lễ nghi, thì những người kinh doanh Nhật sẽ ghé tới giải thoát tính cách hà khắc mang từ công ty về. Một sở thích được ưa chuộng là tới các quán bar, karaoke, nơi mọi người có thể thả sức hát tới tận nửa đêm, thậm chí tới lúc giọng không còn để mà hát. Bên cách các địa điểm vui chơi giải trí để cân bằng với công việc, các câu lạc bộ khiêu vũ, hộp đêm còn là nơi những người cộng sự, đồng nghiệp chia sẻ thông tin, kí kết giao kèo để tăng cường mối quan hệ gắn bó lẫn nhau.

2. Phong cách đàm phán của thương nhân Nhật Bản

Tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc

Như tìm hiểu ở trên, chúng ta đã biết tính cách chung của người Nhật Bản có ảnh hưởng lớn tới phong cách đàm phán của Nhật Bản trong giao dịch thương mại. Xã hội Nhật Bản là một xã hội chính thống, ý thức đẳng cấp rất cao, nó buộc mọi người phải có lễ nghi và trật tự thứ bậc trong quan hệ. Điều này, cũng được thể hiện trong đàm phán giao dịch ngoại thương, người Nhật luôn tỏ ra lịch lãm, ôn hòa, không làm mất lòng đối phương, nhưng phía sau những biểu hiện đó lại là phong cách đàm phán đúng nghĩa “Tôi thắng anh bại” điển hình của người Nhật.

Sự tôn trọng lễ nghi và trật tự thứ bậc được thể hiện:

Họ luôn tôn trọng cách ứng xử qua điện thoại. Việc đúng giờ, đúng hẹn với đối tác, tuyệt đối không để đối

tác chờ là một nguyên tắc bất di bất dịch. Sự coi trọng hình thức được coi là một nét văn hoá của Nhật

Bản. Coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng bại.

Trong cuộc sống, chúng ta luôn gặp phải các tình huống dẫn đến việc đàm phán, nhất là trong kinh doanh thì càng không thể tránh. Dù các



2015

cuộc đàm phán xảy ra thường xuyên hàng ngày như vậy nhưng để có thể đạt được kết quả tốt thi quả thật không đơn giản. Trên thực tế người ta đã vạch ra rất nhiều chiến lược đàm phán trong giao dịch ngoại thương để nhằm đạt được kết quả như mong muốn nhưng tựu chung lại các chiến lược này cũng được dựa trên ba chiến lược cơ bản mà người Nhật hay áp dụng:

Chiến lược đàm phán kiểu cứng Chiến lược đàm phán kiểu mềm Chiến lược đàm phán có nguyên tắc

Đối với người Nhật thì đàm phán là một cuộc đấu tranh thắng bại, có thể nói là họ theo chiến lược đàm phán kiểu cứng là chủ yếu. Đàm phán kiểu cứng được hiểu là: Những người sử dụng chiến lược này thường coi bất kỳ tình huống nào cũng như một cuộc đọ sức mà ở đó kẻ mạnh sẽ chiến thắng bằng mọi cách. Họ muốn giành phần thắng nhưng điều mà họ thường nhận được cũng lại là một thái độ cứng rắn không kém của đối phương làm cho họ mệt mỏi và quan hệ giữa hai bên bị xấu đi.

Nhưng với Nhật Bản, họ đưa ra yêu cầu vừa phải đảm bảo thắng lợi nhưng cũng phải đảm bảo lễ nghi lịch sự, chính lễ nghi này đã giúp họ thắng lợi. Do đó trong đàm phán, khi đối mặt hoặc công khai đấu tranh với đối phương, họ không tỏ ra phản ứng ngay, họ biết cách sử dụng khéo léo những tài liệu có trong tay để giải quyết những vấn đề đó.

Tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp

Đặc biệt, người Nhật không thích tranh luận chính diện với đối thủ khi đàm phán. Khi họ cho rằng mình đúng mà đối phương tiếp tục tranh luận thì họ nhất định sẽ không phát biểu thêm. Họ tránh xung đột bằng cách thỏa hiệp, co cụm và không áp dụng hành động.

Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán

Thao túng nhật trình của đối tác trước khi bước vào đàm phán, họ luôn có thói quen tìm hiểu tình hình của đối phương. Họ luôn quan niệm “trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lại đàm phán” chứ không phải “ngồi vào bàn đàm phán trước rồi mới làm rõ đó là ai”. Người Nhật Bản rất cẩn thận, tỉ mỉ nên việc tìm hiểu về đối tác là một phần công việc không thể thiếu. Đối với doanh nghiệp Nhật thì tìm hiểu đối phương kinh doanh như thế nào, là ai, lĩnh vực hoạt động kinh



2015

doanh là gì, đối thủ cạnh tranh với họ là ai, tất cả thông tin về họ là rất quan trọng cho mối quan hệ kinh doanh với họ.

Thao túng nhật trình của đối tác

Đối với các doanh nghiệp nước ngoài khi sang Nhật đàm phán thì doanh nghiệp Nhật luôn tìm cách thao túng nhật trình của họ, để kéo dài thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý không muốn về tay không của các doanh nghiệp nước ngoài mà buộc họ vào cuộc trong tình trạng bất lợi.

Người Nhật Bản vốn rất giỏi về đàm phán, và trong đàm phán, họ rất khéo dùng chiến thuật đánh tiêu hao để làm hao mòn tinh lực người khác, khiến cho đối phương đàm phán phải sốt ruột mà trở nên nóng vội, còn họ thì thủng thẳng thả mồi buông câu với tư thế một người chiến thắng. Họ hiểu rất rõ rằng cuộc đàm phán nào cũng có một kỳ hạn cuối cùng. Bất cứ một người đàm phán nào trong lòng nói chung cũng có một sự tính toán là trước thời điểm ấy sẽ đi đến một thỏa thuận về một điều gì đó. Người tham gia đàm phán thường hay đợi đến thời hạn cuối cùng mới chịu nhượng bộ hoặc thỏa hiệp.

Vai trò của những bữa tiệc kinh doanh

Không những người Nhật kí kết hợp đồng trong những nơi vui chơi giải trí, người Nhật còn có nghệ thuật chiêu đãi khách qua các bữa ăn. Ăn uống là thông lệ chung của các doanh nhân, sự tương tác của hai phía trong bữa tiệc còn quan trọng hơn thức ăn. Không nên mang vợ đến những buổi tiệc này, chủ tiệc người Nhật thường là đàn ông và họ không bao giờ mang phu nhân theo. Người Nhật vẫn trọng nam hơn nữ, nên chúng ta ít gặp những đối tác kinh doanh là nữ. Các buổi tiệc chiêu đãi thường vào buổi tối và có rất nhiều thức ăn, rượu uống thoải mái, đây là lúc họ nói lên cảm xúc thật của mình. Việc đổ nước trực tiếp lên cơm bị xem là bất thường. Người ta ít khi tự rót rượu cho mình trong các cuộc giao tiếp. Thông thường, một người sẽ rót rượu cho người đi cùng và ngược lại người bạn sẽ rót rượu cho người đó. Tuy nhiên nếu một trong hai người đang uống rượu từ trong chai và người kia uống từ ly thì bạn có thể tự rót rượu, nếu không sẽ phải chờ rất lâu.

II. Các lưu ý của thương nhân Việt Nam khi đàm phán với thương nhân Nhật Bản

1. Chuẩn bị



2015

Chuẩn bị tài liệu, thông tin về đối tác

Nhà đàm phán Việt nam cần chuẩn bị kỹ những kiến thức về đất nước, con người Nhật Bản, về cộng đồng kinh doanh (các tập đoàn hàng đầu của Nhật Bản), công ty đối tác cùng các nhân vật chủ chốt của công ty, về những kinh nghiệm làm ăn chung…. Các thông tin này có thể tham khảo tại công ty Xúc tiến thương mại Nhật Bản (JETRO) tại Việt Nam

Ban đầu, đối với thương gia nước ngoài đầu tiên làm ăn, người Nhật Bản thường thông qua mạng lưới thông tin của mình tìm hiểu mọi tình hình của đối phương. Trước khi đàm phán chính thức, người Nhật Bản có thể mời đối tác dùng tiệc hoặc tham dự dạ hội, mục đích là để tiếp cận và thăm dò, tìm hiểu cá tính và độ tin cậy của đối tác. Sau đó, họ thông qua người liên lạc yêu cầu công ty nước ngoài qua kiến nghị. Do đó, phía Việt Nam nên thiết lập mối quan hệ tốt với người liên lạc này.

Chuẩn bị về không gian, thời gian

Một số chuyên gia cho rằng, thương nhân Nhật Bản thích tổ chức cuộc gặp gỡ đầu tiên tại các buổi tiệc, buổi dạ hội, hay tại nhà hàng. Nên gọi điện thoại trước một cuộc gặp mặt hay nhờ một người trung gian nếu hai bên chưa từng gặp mặt nhau.

Thương nhân Nhật rất coi trọng sự đúng giờ, định nghĩa đúng giờ của người Nhật là bạn phải có mặt trước giờ hẹn từ 5 đến 15 phút. Vì vậy, lên kế hoạch kỹ lưỡng về thời gian là việc tối cần thiết trong các cuộc hẹn. Khi thu xếp các cuộc hẹn, các doanh nhân cần quan tâm đến các vấn đề làm trễ hẹn như kẹt xe hay các cuộc hẹn bất ngờ. Nếu bạn đến cuộc hẹn muộn, người Nhật Bản sẽ cảm thấy bạn không tôn trọng họ. Trong trường hợp bạn đến trễ mà không có cách nào xoay sở được, hãy thông báo trước cho bên kia để họ chủ động công việc, không phải đợi chờ và lãng phí thời gian.

Giờ làm việc của người Nhật thường từ 9h sáng đến 5h chiều, từ thứ 2 đến thứ 7. Chủ nhật được nghỉ cả ngày. Bên cạnh kỳ nghỉ dịp năm mới, thì kỳ nghỉ lễ của các doanh nhân Nhật là vào tháng 5, họ gọi đây là “Tuần lễ Vàng” – tuần lễ cầu cho quốc thái dân an. Họ được nghỉ từ 4 đến 7 ngày. Ngoài ra còn có kỳ nghỉ vào tháng 8, được gọi là “Tuần lễ Obon” – Lễ Vu Lan, diễn ra trong 3 ngày. Do đó, đối tác Việt Nam cũng lưu ý nên tránh lên lịch hẹn gặp mặt vào thời gian này trong năm.



2015

Chuẩn bị về đội ngũ tham gia đàm phán

Đội ngũ đàm phán phía Việt Nam nên có một chuyên gia am hiểu về tiếng Nhật hay một phiên dịch viên trong trường hợp các cuộc đàm phán diễn ra ở Nhật Bản. Đồng thời, đàm phán nên bao gồm các chuyên gia kỹ thuật và những người hỗ trợ khác để tránh lép vế trước đối tác Nhật Bản.

Xã hội Nhật Bản được biết đến như là một xã hội chính thống, coi trọng người lớn tuổi và ý thức đẳng cấp rất cao, nó buộc mọi người phải có lễ nghi và trật tự thứ bậc trong quan hệ không chỉ trong gia đình mà còn trong các mối quan hệ xã hội. Điều này cũng được thể hiện trong đàm phán giao dịch ngoại thương. Vì vậy, họ có xu hướng đánh giá một người dựa vào tuổi tác, trình độ học vấn, cấp bậc hiện tại trong công ty. Đối tác cần có hiểu biết về văn hóa Nhật Bản để có thể giao tiếp dễ dàng với phái đoàn Nhật Bản cũng như giành được sự tin tưởng và tôn trọng trong từng giai đoạn đàm phán.

2. Mở đầu cuộc đàm phán

Người Nhật luôn quan niệm: “Trước hết tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lại đàm phán” chứ không phải “ngồi vào bàn đàm phán trước, rồi mới làm rõ đó là ai”. Do dó, để thành công, doanh nhận Việt Nam phải phát triển được mối quan hệ tin tưởng với các đối tác của mình. Bên cạnh đó, họ rất coi trọng chuyện gặp mặt trước khi bàn bạc hợp tác và rất chu đáo trong việc chăm sóc khách hàng. Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay (đặc biệt là nếu vào được tận trong máy bay để đón thì sẽ gây được ấn tượng đặc biệt với đối tác). Trong giao dịch thương mại, vấn đề quan hệ cá nhân là vô cùng quan trọng. Người Nhật Bản bỏ thời gian ra để giao tiếp công việc làm ăn và coi đó là một phần của quá trình phát triển mối quan hệ giữa các bên và duy trì các hợp đồng kinh doanh hay mối làm ăn.

Người phương Tây luôn trao đổi quan điểm với nhau ngay buổi gặp gỡ đầu tiên, điều này đối với người Nhật lại là khá nguy hiểm. Khi gặp gỡ như vậy, người Nhật luôn đại điện cho một nhóm người, vì vậy họ không thể thông báo hay trò chuyện bất cứ điều gì nếu như chưa tham khảo ý kiến. Người Nhật tỏ ra khá lo lắng khi gặp gỡ những người mới. Việc trao đổi card visit là việc quen thuộc trong các buổi gặp mặt ở Nhật, nhưng không phải tất cả thông tin đều nằm ở đó nếu không tìm hiểu về họ trước. Ngoài ra, người Nhật rất coi trọng giờ hẹn. Vì vậy,



2015

khi đi làm việc với khách Nhật, cần phải chủ động lựa chọn phương tiện hợp lý và thời gian đảm bảo tránh bị muộn vì lý do tắc đường.

3. Trong khi đàm phán

Cử chỉ điệu bộ

Người Nhật thường cười mỉm. Há miệng quá rộng được xem là thô lỗ, vì vậy họ thường che miệng khi cười, khi biểu thị sự ngạc nhiên hay ngờ vực. Nụ cười hay tiếng cười của người Nhật có thể là do họ cảm thấy bối rối hoặc khó chịu, và có thể không mang nghĩa là họ đang vui. Đối tác người Nhật có thói quen ăn nói nhỏ nhẹ, thái độ chững chạc. Đây không phải là biểu hiện của một cá tính yếu đuối mà vì họ xem đó như là biếu hiện của sự khôn ngoan, kinh nghiệm và tuổi tác. Vì vậy, cần phải có thái độ ôn hòa, mềm mỏng khi làm việc với người Nhật, tránh tỏ thái độ bực dọc, nóng nảy. Điều này có thế mất đi mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên.

Tư thế ngồi cũng là một điều quan trọng trong việc gặp gỡ tiếp xúc. Người trẻ tuổi nên ngồi với tay đặt lên đùi, đầu và vai hơi nghiêng về phía trước một chút đế tỏ ra tôn kính người lớn tuổi.

Cách diễn đạt và ngôn ngữ

Những lời giới thiệu thái quá sẽ không gây được ấn tượng tốt. Ngoài ra, thương nhân Việt Nam trên bàn đàm phán với người Nhật nên tập sử dụng những từ và cụm từ như “chất lượng”, “công việc theo nhóm”, “danh dự”, “sự hài hòa”, “không thành vấn đề”, và “những lựa chọn khác”. Thay thế cho việc sử dụng những từ ngữ nhạy cảm và thiếu lịch sự như “No” (không) một cách thẳng thắn. Thương nhân Việt Nam có thể lựa chọn cách diễn đạt khác: “Chúng ta hãy xem xét lựa chọn khác” hay “Có lẽ đây là cách làm tốt hơn”. Người Nhật ít khi nói thằng là “Không”, tiếng “không” được xem là thô lỗ. Cũng vì vậy người Nhật ít khi nói thẳng ý kiên của mình vì sự bộc trực có thể đem lại sự khó chịu hay thách thức. Có những cách nói “không” như sau: “khó quá”, “Chúng tối rất muốn, nhưng... “Tôi sẽ cố gắng, nhưng...”. Do đó, nên dùng lối gián tiếp khi nói “không” để tránh đối đầu hay xúc phạm đến người đối thoại. Ngược lại, khi thương nhân Nhật Bản nói “Hai” (giống như “Yes” trong tiếng Anh) thì không phải là họ đồng ý hay chấp nhận. Đó chỉ có nghĩa là: tôi đã nghe ông (bà) nói. Nhiều trường hợp thương nhân Việt Nam nhầm lẫn một cách đáng tiếc ở những từ ngữ thông dụng này.



2015

Học cách im lặng và cách chấp nhận sự im lặng trong 30 giây hoặc lâu hơn

Đây là thời điểm then chốt để người Nhật đưa ra quyết định. Người Nhật nghiền ngẫm những gì đối tác nói và đưa ra các câu hỏi. Thương nhân Việt Nam không nên bối rối trước những giây phút im lặng trong đàm thoại hay tìm cách phá tan sự im lặng trong lúc nói chuyện. Cần phải hiểu rằng, khác với chúng ta, sự im lặng có nghĩa là đối tác người Nhật đang suy nghĩ một cách nghiệm chỉnh về vấn đề đang bàn bạc và sẵn sàng đưa ra ý kiến hoặc quan điểm của mình sau khoảng thời gian im lặng đó.

Cách xưng hô với đối tác

Hãy gọi tên chính xác đối tác Nhật Bản được ghi trong danh thiếp. Xuất phát từ truyền thống lịch sử văn hóa lâu đời của mình, người Nhật dựa vào danh thiếp đế gọi chính xác và đúng tên người giao dịch bởi vì họ tên người Nhật rất phức tạp. Có thể nói, Nhật Bản là nước có nhiều họ nhất trên thế giới, có đến 370.000 họ trong khi tiếng Nhật chỉ có 50 âm cơ bản, khiến khi nói chuyện dễ gặp các từ đồng âm khác nghĩa. Ví dụ: Sasaki có thể đại diện cho 9 họ; Goto đại diện cho 11 họ; Koji đại diện 12 họ....

Sự tập trung chú ý vào đối tác

Không nên tập trung tất cả sự chú ý vào người phiên dịch trong nhóm người Nhật, vì thường người này là một người trẻ tuổi và có ít ảnh hưởng. Cách tốt nhất là để ý xem bằng tiếng Nhật, phía họ tỏ thái độ kính nể đối với người nào. Thông thường người có tuổi nhất chính là người quan trọng nhất.

Người Nhật thường tránh nhìn lâu vào mắt của nhau, vì cử chỉ như vậy được coi là tỏ vẻ hăm dọa. Ngoài ra, những người trẻ ít khi dám nhìn thắng vào mắt mà họ thường nhìn cúi xuống dưới, đầu hơi cúi xuống để tỏ ra tôn kính. Do đó không nên tin rằng cử chỉ như vậy là thiếu tin cậy, thiếu trung thực hay không thành thật, đó chỉ là một nét văn hóa của người Nhật và thương nhân Việt Nam nên tập quen với điều này để tránh những suy nghĩ bất đồng văn hóa.

Khi phát biểu trong đàm phán

Nên duy trì thái độ yên lặng, từ tốn và lịch sự. Giữ nét mặt bình thản là điểm quan trọng. Trong văn hóa kinh doanh Nhật Bản, danh tiếng và



2015

vị trí trong xã hội của người Nhật thể hiện ở khái niệm này. Khi một người đánh mất sự bình tĩnh hay lúng túng, điều đó là thảm họa cho cuộc đàm phán.

Ở Nhật, tuổi tác đồng nghĩa với sự khôn ngoan và kinh nghiệm. Do đó người Nhật cảm thấy khó khăn khi đàm phán thương lượng với người nước ngoài có vẻ nhỏ tuổi hơn và thiếu lịch lãm hơn. Nếu bạn gặp phải trường hợp trên, hãy nỗ lực tạo ra một sự tôn trọng và lòng tin cậy lẫn nhau. Bạn chớ tỏ vẻ sắc sảo, khoa trương hay thô lỗ. Phải kiên trì nói năng nhỏ nhẹ, thái độ phải hòa nhã, nghiêm túc trong đàm phán. Hãy tỏ ra tôn trọng người đối thoại vì tuổi tác và cương vị của anh ta trong công ty. Nếu được bạn có thể yêu cầu sự hỗ trợ của đồng sự có tuổi hơn và nếu được nên có một người đứng tuổi đứng ra giới thiệu bạn.

Khi đưa ra các thỏa thuận giao dịch

Người Nhật không mặc cả về giá và các điều khoản khác một cách quá kỹ lưỡng như những người láng giềng châu Á khác. Thế nhưng đừng vì vậy mà đưa ra nhân nhượng quá nhanh bởi vì nếu ta làm vậy họ sẽ tự hỏi về sự trung thực trong lời đề nghị ban đầu của bạn. Nếu có thể hãy để đối tác Nhật đưa ra sự nhân nhượng trước. Người Nhật quen đưa từng vấn đề để bàn bạc chứ không đưa ra một loạt vấn đề để thảo luận.

Với người Nhật chữ tín còn quan trọng hơn một hợp đồng thành văn. Người Nhật rất coi trọng chữ tín, một khi đã nói ra thì coi như vấn đề đó đã được cam kết rồi, nên một vài người Nhật có thể cảm thấy bị xúc phạm khi người nước ngoài cố đòi một bản hợp đồng viết ra hẳn hoi. Nếu đối tác của bạn chần chừ hay để chậm việc thảo bản hợp đồng, bạn hãy giải thích một cách rõ ràng, cụ thể đường lối công ty bạn. Bạn hãy nói rằng chuẩn mực làm việc của công ty bạn là ghi chi tiết các điều khoản cụ thể và điều này là hoàn toàn không phải là không tin tưởng vào công ty Nhật, và chỉ ra rằng một hợp đồng thành văn cũng sẽ bảo vệ quyền lợi của phía công ty Nhật.

Các chiến lược cần cẩn trọng

Ngoài những vấn đề trên, thương nhân Việt Nam cũng nên chú ý một số chiến lược hay được người Nhật sử dụng trong quá trình đàm phán để có thể có những biện pháp phù hợp tránh rơi vào thế bị động hoặc bị ép buộc quá mức. Trong số đó, có hai chiến lược hay được thương nhân



2015

Nhật Bản sử dụng nhất là Chiến lược tiêu hao và Chiến lược lợi dụng điểm yếu của đối thủ.

Chiến lược tiêu hao

Người Nhật Bản vốn rất giỏi về đàm phán, họ khéo dùng chiến thuật đánh tiêu hao để làm hao mòn tinh lực người khác, khiến cho đối thủ đàm phán phải sốt một mà trở nên nóng vội, còn họ thì ung dung thả mồi buông câu với tư thế một người chiến thắng. Họ hiểu rất rõ rằng cuộc đàm phán nào cũng có một kỳ hạn cuối cùng. Bất cứ một người đàm phán nào trong lòng cũng có một sự tính toán là trước thời điểm ấy sẽ đi đến một thỏa thuận về một điều gì đó. Tuy nhiên người tham gia đàm phán thường hay đợi đến thời hạn cuối cùng mới chịu nhượng bộ hoặc thỏa hiệp. Bởi vậy, trong khi đàm phán, các nhà buôn Nhật luôn luôn tỏ ra phớt lờ, có một sự kiên nhẫn rất lớn, để chờ thời cơ chín muồi, cái khéo léo trong trường hợp này được các nhà buôn Nhật áp dụng rộng rãi. Bởi vì thời hạn cuối cùng thường ép buộc người ta đi đến những quyết định qua loa, vội vàng, bất cẩn. Đối với các doanh nghiệp nước ngoài khi sang Nhật đàm phán thì doanh nghiệp Nhật luôn tìm cách thao túng nhật trình của họ, để kéo dài thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý không muốn về tay không của các doanh nghiệp nước ngoài mà buộc họ vào cuộc trong tình trạng bất lợi. Do đó, khi sang nước Nhật để đàm phán, thương nhân Việt Nam nên đặc biệt chú ý, không để lộ giới hạn của mình như ngày vé máy bay về, ngày cần đi đến thỏa thuận, thêm vào đó, phải cực kỳ thận trọng và quyết đoán trong việc yêu cầu thương nhân Nhật ngồi vào bàn đàm phán, đi trực tiếp vào vấn đề chính.

Thuật lợi dụng điểm yếu của đối thủ

Một điểm quan trọng trong chiến lược đàm phán của các doanh nghiệp Nhật là họ luôn lợi dụng điểm yếu của đối thủ. Ngoài mặt họ tỏ ra khiêm nhường kính trọng nhưng trên thực tế thì lại rất nhiều mưu kế toan tính bên trong, rất khó đối phó. Họ luôn mong đợi đối phương đưa ra vấn đề trước. Thái độ của họ rất lịch sự, hiếu khách, đợi cho đối tác nói ra hết đầy đủ vấn đề thì họ mới bắt đầu hỏi liên tiếp. Trong quá trình đàm phán có khi họ im lặng trong thời gian dài, có lúc tưởng họ ngủ gật, nhưng điều đó không có nghĩa là họ không lịch sự, không tập trung vào cuộc đàm phán mà đó là tập quán của người Nhật, họ cảm thấy cần thời gian để suy nghĩ. Thương nhân Việt Nam khi đàm phán



2015

với thương nhân Nhật Bản cũng cần chuẩn bị tâm lý cho tình huống này, không nên cảm thấy bực mình khó chịu, hoặc nói lại lập trường của mình để cuối cùng bị đẩy vào thế bị động và bất lợi mà nên cho họ thời gian, chờ đợi kiên nhẫn hơn.

4. Kết thúc đàm phán

Khi một công ty Nhật đưa ra quyết định, đội đàm phán sẽ rất mong đợi kế hoạch sẽ được thực hiện nhanh chóng, họ sẽ chỉ trích bên đối tác nếu có sự trì hoãn. Chính vì vậy, phía Việt Nam cần phải thực hiện đúng và đủ những công việc đã được thỏa thuận theo kế hoạch đó.

Sau khi đàm phán hay thống nhất vấn đề gì đó dù là không quan trọng lắm cũng cần phải làm bản tóm tắt nội dung đã thống nhất gửi lại cho đối tác.

Để duy trì mối quan hệ sau đàm phán, phía Việt Nam cần chú ý đến một số biểu hiện như tặng quà khách vào một số dịp lễ của Nhật như dịp Ô Bôn (tháng 7), dịp này nên gửi đồ ăn; dịp cuối năm dương lịch nên tặng đồ uống. Hoặc gửi thiếp chúc mừng nhân dịp ngày thành lập công ty; gửi thiếp chúc mừng Giáng sinh và năm mới (lưu ý thiếp chúc mừng phải được gửi tới tay đối tác trước ngày Giáng sinh, tốt nhất là vào khoảng nửa đầu tháng 12).

5. Những lưu ý khác

Tiếp xúc trực tiếp

Trong chào hỏi khi gặp nhau, việc ôm hôn, bắt tay hay vỗ vai không phải là thông lệ, có chăng thì cũng chỉ khi uống với nhau chút đồ uống gì đó. Giữ khoảng cách là điều rất quan trọng đối với người Nhật. Nếu không sẽ bị coi là xô bồ, gây khó chịu. Hành động cúi gập người trước người khác rất được để ý và đầy hàm ý. Cúi gập người thấp hơn và lâu hơn là biểu hiện của sự tôn trọng. Bạn hãy coi đó là một tục lệ thông thường, nhưng không nên bắt chước nếu không hiểu rõ hết các nguyên tắc. Một cái gật đầu vui vẻ là đủ.

Tắm

Sau các cuộc đàm phán, thương thảo, người Nhật thường hay mời đối tác của mình đi tắm để thư giãn. Khi đi tắm cùng thì việc xát xà phòng vào người dứt khoát phải làm sao cho tất cả đều thấy – cho dù trước đó đã tắm táp cẩn thận!



2015

Vợ chồng đi theo

Phu nhân hoặc phu quân không được để liên quan gì đến công chuyện làm ăn. Nhưng người Nhật rất thích đối tác đi chơi buổi tối – nếu có đủ tiền thì đến cả chỗ các Geisha. Người Nhật tách bạch rõ ràng giữa công việc và đời tư, không để hai chuyện này ngang hàng nhau mà trong đó công việc được đặt lên trên.

Quà tặng

Không bao giờ được phép tặng người Nhật các món quà như dao, kéo và cái mở thư vì người Nhật coi những thứ đó là điềm báo hiệu chia tay, phân ly hoặc ly hôn. Không được tặng tranh có hình con cáo hoặc con thằn lằn vì chúng bị coi là không tao nhã. Đối với người Nhật, chúng biểu tượng cho “mắn” trong sinh sôi nảy nở hoặc thủ đoạn. Quà thường được trao với câu nói sau: “Mặc dù nó không có giá trị gì, nhưng xin ông/bà hãy vui lòng nhận cho”. Không được phép mở món quà được tặng ngay trước mặt người tặng vì như thế sẽ bị coi là tham lam.

Trà xanh

Người Nhật có thói quen mời uống trà xanh sau bữa ăn của các cuộc đàm phán. Trà uống nguyên như được mời, không cho thêm sữa hay đường. Trong cốc trà có mảnh lá chè cũng là chuyện bình thường. Nếu cánh lá chè này còn đứng thẳng đứng trong cốc thì đó còn được coi là điềm tốt lành. Nếu thấy như vậy, bạn nên thể hiện cho đối tác người Nhật biết là bạn đã để ý thấy điều đó.

Tiết chế cảm xúc

Xin đừng bao giờ để sa vào tranh cãi với người Nhật. Người Nhật không tranh cãi công khai. Nếu có chuyện gì thì xin bạn hay cố gắng che giấu suy nghĩ và ấn tượng riêng. Nói thẳng ra hoặc để cho người Nhật nhận thấy sẽ bị coi là không tinh tế.

Trả tiền

Nếu bạn muốn trả tiền chứ không để người Nhật trả tiền khi đi ăn sau cuộc đàm phán thì trước đó bạn phải nói với người phục vụ. Không được tính cộng lại, kiểm tra con tính trên hóa đơn thanh toán. Sa đà công khai vào chuyện tiền bạc như vậy bị coi là không tinh tế và tao nhã.



2015

Khi ăn cơm ở Nhật, bạn nên chú ý ăn hết cơm trong bát, nếu không thích thì cũng chỉ được để lại chút ít thôi. Người Nhật rất quý lúa gạo. Những ai biết sử dụng đũa để ăn sẽ nhanh chóng tạo được thiện cảm ở người Nhật. Không được cầm đũa vung vẩy mọi nơi hay khoắng trộn bát ăn.

Thứ tự, cấp bậc

Thể hiện sự tôn trọng và kính trọng đối với người Nhật có ý nghĩa rất to lớn, đến mức nếu chưa làm rõ được trật tự cấp bậc thì chưa thể trao đổi được với nhau. Có thể sử dụng danh thiếp vào việc này, theo nguyên tắc trên danh thiếp ghi càng ít chức danh thì địa vị của người đó càng cao; nếu trên đó chỉ ghi tên không thôi thì có nghĩa là ai cũng phải biết người đó.

Trang phục

Nguyên tắc tối thượng là: sang trọng và hợp mốt. Người Nhật rất để ý và coi trọng chất lượng, đẳng cấp. Ăn vận xuềnh xoàng bị coi là không tôn trọng họ. Bạn còn phải đặc biệt để ý đến đôi tất vì rất nhiều trường hợp không ngồi vào bàn để trao đổi mà ngồi thấp, phải cởi bỏ giày ra.

Karaoke

Không được từ chối lời mời đi hát Karaoke. Nếu bạn hát được một vài bài dân ca của dân tộc mình thì sẽ được người Nhật đánh giá rất cao. Ai không có khả năng này thì có thể thay thế bằng chơi nhạc cụ, biểu diễn ảo thuật…

Lời khen

Nói lời khen với người Nhật cũng nên hết sức cẩn thận. Chẳng hạn như nếu khen - cho dù thật lòng – “Ông/Bà thuyết trình thật tuyệt vời” sẽ khiến người Nhật bối rối và hiểu nhầm là phê phán theo đường vòng. Ai muốn khen ngợi người Nhật thì chỉ nên đề cập đến cái yếu kém của chính mình chứ không tán dương thành tích của người khác. Khen ngợi người Nhật cách tốt nhất, lý tưởng nhất là xin họ một lời khuyên.

Thể diện

Người Nhật coi trọng diện mạo bên ngoài. Khách sạn ở Nhật rất đắt, nhưng nếu bạn ở đó thì bạn được coi là người có nền tảng vững chãi về tài chính. Đi máy bay hay tàu hỏa cũng vậy. Thậm chí nếu bạn thuê ô tô



2015

và thuê luôn cả người lái thì được coi là chuyên nghiệp và đáng nể. Người Nhật thường không để cho người ngoài biết họ tiết kiệm như thế nào.

Đi taxi

Không được tự mở cửa. Cánh cửa sau chiếc taxi sẽ được người lái tự động mở. Lái xe taxi ở Nhật thường không nói đươc tiếng Anh nên tốt nhất muốn đi đâu thì trước đó ghi vào tờ giấy (bằng tiếng Nhật) rồi đưa cho lái xe.

Điện thoại

Khi nói chuyện điện thoại, người Nhật thậm chí còn mỉm cười hoặc cúi người chào người bên kia, như thể đang đứng trước người đó vậy. Vì thế, bạn nên để người Nhật bỏ máy xuống trước, sau đó mới bỏ máy điện thoại, hoặc tắt máy của mình, để tránh bị coi là thiếu lịch sự hay không được chỉ bảo cặn kẽ.

Uống rượu

Không nên đi uống rượu một mình. Không được rót rượu chỉ cho riêng mình mà tôi rót cho bạn, bạn rót cho tôi. Rượu Sake thường được uống cạn. Say rượu được thể tất một cách đặc biệt ở Nhật. Chỉ trong mỗi tình trạng ấy bạn mới có thể thoải mái nói ra quan điểm riêng của mình mà không lo bị trừng phạt.

Trao danh thiếp

Không bao giờ được lấy danh thiếp từ túi quần trước hoặc sau ra để trao cho người Nhật, mà phải có hộp đựng đàng hoàng để trong túi áo khoác. Mác hiệu của hộp đựng danh thiếp được để ý đến ngay từ đầu. Khi trao danh thiếp chú ý không trao như chia bài tú lơ khơ, mà trang trọng bằng tay phải, tốt nhất bằng cả hai tay. Không bắt buộc phải trao đổi về cách đọc tên gọi cho đúng hay lý giải chữ nghĩa, nhưng nếu làm vậy lại được coi là có hiểu biết về các nền văn hóa khác.


LỜI KẾT

Đàm phán với thương nhân Nhật Bản hiện nay là điều không còn là mới mẻ với các doanh nghiệp Việt Nam do quá trình hội nhập mạnh mẻ của Việt Nam. Tuy nhiên, kiến thức và kinh nghiệm đàm phán của doanh nghiệp Việt Nam còn hạn chế, chưa đáp ứng được nhu cầu thực tiễn.

Trên cơ sở tham khảo các tài liệu liên quan, nhóm 1 đã tìm hiểu về những nét chung của người Nhật Bản cũng như phong cách đàm phán của họ, từ đó đề xuất những lưu ý cho thương nhân Việt Nam có thể tham khảo nhằm nhân cao hiệu quả đàm phán với các đối tác là doanh nghiệp Nhật Bản.

Tuy vậy, do trình độ của nhóm còn hạn chế, tiểu luận chỉ mới hệ thống lại những nét chính yếu của phong cách đàm phán doanh nghiệp Nhật Bản. Những đề xuất để góp phần nâng cao hiệu quả đàm phán và đặc biệt là tìm ra phương pháp đàm phán mới, đột phá là những gì mà đề tài này chưa làm được. Nhóm rất mong nhận được sự góp ý của quý giảng viên và các bạn đồng học để đề tài này có hướng phát triển mới và sâu sắc hơn.

Xin trân trọng cảm ơn!


TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Case Studies in Janpanese negotiating behaviour, Michael Blaker and Paul Giarra and Ezra Vogel.

2. Learning to Negotiate with the Japanese, Dr. Bob March.3. Japanese Culture, 4th Edition (Updated and Expanded), H.

Paul Varley.4. The Japanese Mind: Understanding Contemporary

Japanese Culture, Roger J. Davies.5. Japanese Culture Constructed, Discourses: Implications for

Applied Linguistics Research and ELTRYUKO, Ryuko Kubota Assistant Professor.

6. Richard M. Steers, Carlos J. Sanchez-Runde, Luciara Nardon (2010). Management across culture: challenges and strategies. Cambridge University Press.

7. Charlene M. Solomon & Michaels S. Schell. (2009) Managing Across Culture: The seven keys to doing business with a global mindset. McGraw-Hill.

8. Để thành công trong đàm phán (Getting to yes), Second Edition 1991, Roger Fisher, William Ury, Bruce Patton.

9. Thời báo kinh tế Sài Gòn, Bí quyết làm ăn với người Nhật, xem 13.04.2015: http://www.vanphongao.vn/chien-luoc-kinh-doanh/1959-bi-quyet-lam-an-voi-nguoi-nhat.html?hc_location=ufi.

10. Dịch giả Phong Linh dịch theo Business Insider, Những điều nên biết khi đàm phán với đối tác Nhật Bản, xem 13.04.2015: http://cafebiz.vn/quan-tri/nhung-dieu-nen-biet-khi-dam-phan-voi-doi-tac-nhat-ban-2014051215460791314.chn.

11.


http://cafebiz.vn/quan-tri/nhung-dieu-nen-biet-khi-dam-phan-voi-doi-tac-nhat-ban-2014051215460791314.chn

http://cafebiz.vn/quan-tri/nhung-dieu-nen-biet-khi-dam-phan-voi-doi-tac-nhat-ban-2014051215460791314.chn

http://www.vanphongao.vn/chien-luoc-kinh-doanh/1959-bi-quyet-lam-an-voi-nguoi-nhat.html?hc_location=ufi






Documents

Tiểu Luận Tìm Hiểu Về Phong Cách Đàm Phán Của TN Nhật Bản Và Những Lưu ý Của TN Việt Nam Khi Đàm Phán Thương Mại Với TN Nhật Bản