Time Management (GTD by David Allen, Глеб Архангельский)

Корпоративные технологии, ООО «Сименс»15.09.2011 Яна Реброва, Юрий ЧистяковPage 1

Личная и командная эффективность

Основы

тайм-менеджмента

Яна Реброва

Юрий Чистяков


Основы тайм-менеджментаВведение

Современный мир характеризуется:� Ускорением темпа жизни

� Стремительно растущим количеством

информации

Могут возникать сложности:� с оценкой времени на решение задач

� в адаптировании к динамично

меняющимся условиям


Основы тайм-менеджментаЦели семинара

� Введение в Тайм-менеджмент

� Обзор известных методологий эффективного использования времени

� David Allen: Getting Things Done (GTD)� Глеб Архангельский: Тайм-Драйв (ТД)

� Обмен опытом по организации эффективного управления личным и

командным временем


Основы тайм-менеджментаGetting Things Done + Тайм-Драйв

Почему мы рассматриваем это вместе:

� Getting Things Done – базовая методология, которая легла в основу множества

подходов к организации времени

� Тайм-драйв – подход, дополненныйоригинальными идеями и адаптированный

под российскую специфику


Основы тайм-менеджментаСодержание

1. Тайм-менеджмент

2. Инструменты и приемы повышения личной эффективности

3. Внедрение

4. Заключение


I. Тайм-менеджмент


Основы тайм-менеджментаТайм-менеджмент: определение

Тайм-менеджмент (управление временем):

� Технология, позволяющая использовать невосполнимое время жизни

в соответствии с личными и бизнес- целями и ценностями.

Глеб Архангельский

Искусство успевать главное


Основы тайм-менеджментаЛичная система управления временем

Процессы тайм-менеджмента:� Постановка целей разной срочности

� Организация задач согласно поставленным целям

� Корректировка планов по мере выполнение задач

� Мониторинг выполнения задач и целей

Методы и техники тайм-менеджмента:� Планирование

� Расстановка приоритетов

� Мотивация

� …

Личная система управления временем


Основы тайм-менеджментаGetting Things Done

«Как привести дела в порядок:Искусство продуктивности без стресса»Автор: Дэвид Аллен

Год издания:2010


Основы тайм-менеджментаGTD: Мозг…

Без GTD С GTD


Основы тайм-менеджментаGTD: Как работает голова человека…

Если дела делаются

Если НЕ дела делаются


Основы тайм-менеджментаGTD: рекомендации по управлению обязательствами

� Прояснить голову, освобождая ее! � незавершенное записать в надежной системе вне головы

� регулярно возвращаться

� совершать целенаправленный отбор!

� Прояснить, в чем именно заключается обязательство и определить

действия, которые необходимо совершить, позволив продвинуть

выполнение вперед

� Держать напоминания


Основы тайм-менеджментаGTD: принципы и методы

� 5-ти шаговое управление рабочего процесса

� Пересмотр регулярно

держать действия актуальными и под контролем

� Модель естественного планирования

управлять и планировать проекты рационально

� Список задач проектного плана

записывать все ключевые действия, которые позволяют проектам

пролетать от старта к финишу

� Горизонты фокусировки

использовать вертикальный анализ, чтобы определить и прояснить все от

текущих действий до целей и видения жизни


Основы тайм-менеджментаGTD: 5-ти шаговое управление рабочего процесса

1. Сбор проблем воедино

2. Обработка задач

3. Организация

� Проекты

� Календарь

� Первоочередные действия

� Лист ожидания

4. Пересмотр проблем

5. Действия, где критерии выбора текущих действий:� Контекст

� Запас времени

� Запас энергии

� Приоритетность


Основы тайм-менеджментаGTD: 5-ти шаговое управление рабочего процесса


Основы тайм-менеджментаGTD: Техника естественного планирования

1. Определение целей и основ (зачем?)

2. Видение исхода (что?)

3. Мозговой штурм (как?)

4. Организация

5. Нахождение следующих действий (откуда начнем?)


Основы тайм-менеджментаGTD: Горизонты фокусировки

� Взлетная полоса: текущие действия

� 10 000 футов: На неделю & текущие проекты

� 20 000 футов: На месяц сфера ответственности

� 30 000 футов: Цели на 1-2 года: Ежеквартальный пересмотр

� 40 000 футов: Цели на 3-5 лет: Ежегодный пересмотр

� 50 000 футов и выше: вся жизнь


Основы тайм-менеджментаТайм-драйв

«Тайм-драйв: как успевать жить и работать»Автор: Глеб Архангельский

Год издания: 2007

Рассмотренные вопросы:1. Отдых

2. Мотивация

3. Цели

4. Рабочий день

5. Планирование

6. Приоритеты

7. Информация

8. Поглотители

9. Идеология ТМ


Основы тайм-менеджментаТайм-драйв: мотивация

«Якоря» для включения в работу:� Музыка (определенная для работы)� Кофе/чай (на работе – кофе, дома – чай)� Свой «ритуал» перед началом работы

Выполнение крупных задач:� «Разглобализация», «метод швейцарского сыра»� Небольшие «поощрения» для самого себя при выполнении этапов


Основы тайм-менеджментаТайм-драйв: слоны и лягушки

Слон: большое, долгосрочное дело

Решение: разбить слона на «бифштексы» и «съесть»

Лягушка: небольшое, но неприятное дело

Решение: «съедать» 1-2 лягушки каждое утро


Основы тайм-менеджментаТайм-драйв: планирование

Краткосрочное (План дня)� необходим, в «материальном» виде (бумажном, электронном)� планирование дня (с вечера / с утра)

Долгосрочное («Стратегическая картонка»)� материализация долгосрочных целей


Основы тайм-менеджментаТайм-драйв: планирование «День-Неделя»

Списки «по времени»День

# e-mail: Действие N2# LR_A: Действие Y4# …

Неделя

# e-mail: Действие N2

# ...

Год

# LR_A: Действие Y1 # …

Списки «по контексту»Проект 1

# LR_G: Действие X1# Word: Действие X2# …

Проект 2# LR_A: Действие Y1# e-mail: Действие Y2# …

Коллеги

# Fiddler: Действие Z1# call: Действие Z2…

Служебное

# LR_A: Действие N1# e-mail: Действие N2


Основы тайм-менеджментаТайм-драйв: хронометраж

Хронометраж – «аудит» и «инвентаризация» времени

Пример:

09:00 — сел работать, открыл почту;

09:15 — выпил кофе;

09:35 — приступил к созданию отчета;

09:45 — поговорил с Сидоровым, обсудили футбол;

11:15 — вернулся к отчету и т. д.

…


II. Инструменты и

приемы повышения

эффективности


Основы тайм-менеджментаИнструменты

Выгрузить Синхронизировать

Организовать и категоризировать


Основы тайм-менеджментаПланирование в календаре Outlook

Функции: краткосрочное планирование, хронометраж


Основы тайм-менеджментаПланирование в календаре Outlook

Табличное представление календаря (для хронометража):


Основы тайм-менеджментаИспользование задач в Outlook

Техника планирования

«день-неделя»: � четкие правила перемещения

задач между категориями

� частота просмотра:� День: в течение дня

� Неделя: раз в день

� Месяц: раз в неделю

� Год: раз в 2-4 недели

Контекстное планирование:� категории с соответствующими

контекстами (люди, проекты и др.)



Санкт-Петребург Москва

Юрий Чистяков

Кирилл НетребаЕлена Холодовазадачи



«Стратегическая картонка»: � долгосрочные цели (на финансовый год и более)� Частота просмотра: ежедневно


Основы тайм-менеджментаОрганизация почтовых папок в Outlook







Inbox� @Действия

� @Ожидания


Основы тайм-менеджментаБаза контактов в Outlook


Основы тайм-менеджментаДневник усилий в Outlook (Journal)

Фактическое vs Планируемое => улучшить прогнозирование


Основы тайм-менеджментаИнформация по проекту

Сводная информация по проекту - в одном документе


Основы тайм-менеджментаИнтеллект-карты: xMind, Mindmanager

Для генерации идей, когда происходит

� Естественное планирование проекта (Мозговой штурм)� Вертикальное планирование (6 горизонтов фокусировки)


Основы тайм-менеджментаСистема хранения данных

� Упорядочивать систему справочной информации

по 1ому критерию (Алфавитные папки / Этапы)

� Хранить часто используемый материал

в одной директории


III. Внедрение


Основы тайм-менеджментаВнедрение: с чего начать уже сегодня?

� Хронометраж

� Разобрать почту

� Разобрать вещи

� Записать в виде задач/напоминаний� Подумать, как автоматизировать свою рутинную деятельность: какиетехники подходят Вам, как с помощью них автоматизировать ваши

бизнес-процессы?


Основы тайм-менеджментаЗаключение

Личный тайм-менеджмент:� Для точной оценки эффекта от внедрения личного тайм-менеджментанеобходим хронометраж

� По опыту авторов эффект крайне положительный

«Корпоративный стандарт» тайм-менеджмента позволяет: � Изыскать до 30% дополнительных резервов времени

� Сократить сроки исполнения поручений на 15-20%� Улучшить исполнительскую дисциплину

(Г. Архангельский, компания “Организация времени”)»


Основы тайм-менеджментаИсточники информации

� Zen Habits GTD FAQhttp://zenhabits.net/2007/06/the-getting-things-done-gtd-faq/

� GTD Toolbox: 100+ Resources for Getting Things Donehttp://mashable.com/2009/01/29/getting-things-done/

� Introducing the Hipster PDAhttp://www.43folders.com/2004/09/03/introducing-the-hipster-pda

� Wikisummaries: Getting Things Donehttp://www.wikisummaries.org/Getting_Things_Done:_The_Art_of_Stress-Free_Productivity

� Wikipedia on GTDhttp://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done#GTD_Core_Principles

� Horizon of Focushttp://www.davidco.com/blogs/michael/2008/03/horizons_of_focus_1.html

� David Allen Companyhttp://www.davidco.com/


Основы тайм-менеджментаИсточники информации

� Г. А. Архангелький, «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»� Г. А. Архангельский, «Формула времени на Outlook 2007»� Сайт компании «Организация времени»

http://improvement.ru/� Живой Журнал – Глеб Архангельский

http://glebarhangelsky.livejournal.com/


Основы тайм-менеджментаРезультаты опроса

1. Какой вид планирования и ведения своих рабочих записей Вы

предпочитаете?Только

электронный

7%

Только бумажный

0%

Примерно 50\5043%

Скорее бумажный

29%

Скорее электронный

21%

Проголосовало 14 человек из 31



2. Какими разделами MS Outlook Вы пользуетесь чаще всего?

Mail45%

Tasks10%

Calendar26%

Contacts13%

Notes6%

Проголосовало 14 человек из 31* Calendar отмечался, если используется не только для meeting request** Contacts отмечались, если используется персональная база контактов,

а не только общие списки



3. Какими средствами планирования работ и времени по проектам Вы

пользуетесь?

Никакими

43%

MS Excel36%

MS Project14%

Заметки в телефоне

7%

Проголосовало

14 человек из 31



4. Пользуетесь ли Вы каким-либо специализированным софтом для

организации своего времени, задач, заметок и пр.?

Нет

86%

My life organized7%

Evernote7%




5. Разрешаете ли Вы задать Вам вопрос по указанной информации в

анкете на семинаре?Нет

14%

Да

86%



RELAX

Your Power is proportional

to your ability to relax!

(David Allen)


ГЛАВНОЕ

Тратьте ваше

невосполнимое

время на Главное!

(Глеб Архангельский)


Благодарим за внимание!

Яна Реброва[email protected]

Юрий Чистяков[email protected]

Documents

Time Management (GTD by David Allen, Глеб Архангельский)