Time management

Martin Prodaj-INSIGHTwww.koucing.org

INSIGHT1993-2010

Zoznámime sa?

•Čo sa mi podarilo?•Čo ma baví?

•Na čo sa teším?

Čo tu chcem?

S čím chcem odísť

Ciele Time managementu

Byť organizovaný

Urobiť viac vecí za kratší čas

Urobiť svoju prácu kvalitnejšie

Zbaviť sa stresu z toho, že „NESTÍHAM“!

Krátky test Vášho TM• Jediný pohľad na váš stôl vás môže presvedčiť, ci máte svoj čas

pod kontrolou.

• Teraz porozmýšľajte a pokúste sa odpovedať na nasledovné otázky "ÁNO" alebo "NIE".– 1.Dokážete odmietnuť prácu alebo telefonické hovory, ktoré

prichádzajú bez kontrol, kedykoľvek?

– 2. Dokážete odmietnuť ľudí, ktorí prichádzajú do vašej kancelárie pre radu alebo priateľsky si pohovoriť o práci alebo súkromných problémoch?

– 3. Keď odídu ostatní zamestnanci z práce, odpovedáte na odkazy, alebo robíte veci, ktoré by vám v skutočnosti nemali patriť?

– 4. Pociťujete niekedy, že ste v časovej tiesni alebo v strese?

Čo všetko súvisí s TM?

Uvažujte chvíľu nad tým s čím všetkým time management súvisí

4 Generácie Time managementu

• 1 gen. tejto disciplíny zaviedla poriadok v úlohách a činnostiach

• 2 gen. priradila úlohy a činnosti k časovej postupnosti.

• 3 gen. riešila prioritne ako dosiahnuť vytýčené ciele

• 4 gen. začína od sebapoznania človeka

Aká je cena Vašej práce?

• Koľko hodín, podľa Vášho odhadu stratíte neefektívnym využívaním

času týždenne?

• Koľko stojí Váš pracovný deň?

• Koľko stojí Vaša hodina?

• O koľko prídete vďaka svojmu TM?

• Koľko Vás teda stojí Váš Time

Kde strácate najviac času?

Nájdite vo svojom živote svojich žrútov času.

Dajte veci z hlavy von INBOX-y

Základné kamene dobrého TM

• Plánovanie

• Prioritizácia

• Proste to urobte

Plánovanie• Aké sú podľa vás zásady plánovania?

Denné plánovanie

•Úloha

•Priorita

Týždenné plánovvanie

Na konci týždne je vhodné si urobiť krátky čas pre naplánovanie ďalších aktivít a využiť k tomu niektorý z plánovacích systémov

• Dátum

• Úloha

• Priority úloh: A/B/C

Prioritizácia úloh

• A-Musí byť urobené

• B-bude dobre ak bude urobené

• C-ak nebude urobené, nič sa nestane

80/20

• Identifikujte strategické miesta, ktoré majú najväčší dopad na celkový výsledok

• Efekt Motýlích krídel-Teória Chaosu

• Proces1 2 3 4 5 6

80/20

20%

20%

80%

80%Vynaložený

čas

Výsledky

Vynaložený čas

Výsledky

Aká oblasť je najstrategickejšia?

Kroky využitia 80/20

1. Zoradťe si na jedno miesto všetky problémy, ktorým čelíte.

2. Kategorizujte ich tak aby ste dostali priority v tom,čomu sa budete venovať.

3. Získajte čo najstrategickejšie miesto na prácu

Ako sa vyhnúť odkladaniu a váhaniu

• Zamerajte sa predovšetkým na úlohy A priority

• Začnite bez nejakého veľkého rozmýšľania

• Ak sa Vám veľmi nechce, pracujte v malých časových intervaloch

• Svoju odmenu za úlohu si pouňte ďalej

• Dajte si v práci prestávky, (cca každý 90min)

Urgentné Neurgentné

Dôležité

Nedôležité

I. Činnosti: II. Činnosti:

III. Činnosti: IV. Činnosti:

Eisenhowerov princíp

Urgentné Neurgentné

Dôležité

Nedôležité

I. Činnosti:KrízyNeodkladné problémyTermínované úlohy

II. Činnosti:Rozvíjanie vzťahovPoznávanie nových príležitostíPlánovanie, odpočinok

III. Činnosti:Prerušenia, niektoré návštevyNiektorá pošta a hláseniaNiektoré poradyBlížiace sa neodkladné záležitostiObľúbené činnosti

IV. Činnosti:Triviálne bežné záležitostiNiektorá poštaNiektoré telefonické rozhovoryPlytvanie časom na zbytočné záležitostiPríjemné činnosti

Eisenhowerov princíp

Malý test

• Predsavzali ste si že budete pracovať na svojich životných cieľoch, ale tie stále ležia v zásuvke. Dôležité/Urgentné?

• Práve prišli noviny.Je dôležité alebo urgentné si ich prečítať?

• Predsavzali ste si, že pôjdete k zubárovi aspoň raz za rok? A ešte ste tam neboli. Je to dôležité alebo urgentné?

Delegovanie

Porady

Telefonovanie

Efektívny management dokumentov

Organizácia dokumentov

• Koľko času denne stratíte tým, že niečo hľadáte

• Jedna úloha, jeden folder

• Raz to vezmete do ruky a potom to položte tam kde to už ostane

• Každá vec má svoje vlastné miesto

• Využitie desktop vyhľadávače

Zvládanie vyrušení

Vonkajší vyrušitelia

• Ľudia, ktorí nie sú dôležití pre splnenie vašej úlohy („okoloidúci)

• Mobily

• Spam/Email

• Čakanie na ľudí, ktorých potrebujete na dokončenie úlohy

• Neefektívne a dlhé porady

• Re- agovanie na to čo sa deje- riešime len operatívu bez plánovania

• Papierová robota (

PC

Email

• Nastavenie automatickej odpovede

• Nebudťte vždy dostupní

• Nepozerajte na emialy stále, ale len niekoľko krát za den.

• Vypnite automatické upozornenie na emaily

• Nastavte si filtre

• Spustite spamové flitre

Otázky S.Coveyho

• Otázka č. 1: Ktorá vec (ktorú nerobíte) by spôsobila významnú pozitívnu zmenu v osobnom živote, keby ste ju robili pravidelne?

• Otázka č. 2: Ktorá vec by spôsobila podobnú zmenu vo vašom pracovnom živote?

Techniky a nástroje

GTD

what is it?

Zdroj slidov 44-77:Daniel Goldhttp://dangoldesq.com

ProcessCollect DoOrganize

4 things.

Collectyour “stuff”

Process your inboxes to zero

Organize it into lists.

Ask: Is thisactionable?

4 choices.

Do it.If it can be done in less than 2 minutes.

Delegate it.Make a list called “Waiting For.

Defer it.Put it in thecalendar!

Next Action lists.Create lists basedon what or where you need to be to get it done.

@calls

@computer

@errands

Does your task require more than 1 action to complete?

“Buy lawnmower” really has multiple steps!

so, we call that a project!

Create projectfolders!

But where do you put all this organized stuff?

But, whatif it’s notactionable?

3 choices.

Delete it!

Someday/Maybe

Reference

Weekly Review

Review everything.

The result?

Inbox Nirvana

finally …

Freeyourself from distractions!

uncheckall of these!

gooffline

don’t check email 1st thing!

Pomodoro

technika

1. Vyber si úlohu2. Nastav si 25 min.3. Pracuj na úlohe4. Daj si pauzu (5min je ok)5. Každé 4P si dlhšiu pauzu

Pravidlá Pomodoro

•Ak Pomodoro začne, musí zazvoniť

•Pomodoro je nerozdeliteľné

•Jedna úloha, jedno Pomodoro

SebadisciplínaKde čerpáte sebadisciplínu?

Kedy ste sebadisciplinovaný?

Máte svoj životný cieľ?

• O čo mi v živote ide?

• „Ak neviem do akého prístavu sa chcem doplaviť, potom pre mňa nie je žiaden vietor dobrý“

• Aké musia byť ciele?

• SMART