TINJAUAN KESIAPAN PENGGUNAAN KERTAS PERMANEN …lontar.ui.ac.id/file?file=digital/20251245-RB00L431tk-Tinjauan kesiapan.pdf · kerusakan kertas yang sering terjadi, diantaranya: kertas

TINJAUAN KESIAPAN PENGGUNAAN KERTAS PERMANEN UNTUK ARSIP BERNILAI GUNA TINGGI

TESIS

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Magister Humaniora Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi

Oleh: Lukman

NPM: 0606013361

PROGRAM PASCASARJANA ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

FAKULTAS ILMU PENGETAHUAN BUDAYA UNIVERSITAS INDONESIA

2007

Tinjauan kesiapan..., Lukman, FIB UI, 2007

fib

Note

Silakan klik bookmarks untuk link ke halaman isi

i

LEMBAR PENGESAHAN

Tesis ini telah diujikan pada hari Senin, tanggal 26 Mei 2008 pukul 14.00 wib, dengan susunan Penguji sebagai berikut :

1. Fuad Gani, MA Ketua Penguji ................................

2. Tamara A.Susetyo-Salim, MA Pembimbing I/Penguji ................................

3. Ir. Anon Mimarni, MIMArc/Rec Pembimbing II/Penguji ................................

4. Ria Victoria SKD, M.Hum Pembaca/ Penguji ................................

5. Y. Soedarmono, MM Pembaca/ Penguji ................................

Disyahkan oleh:

Ketua Program Studi Dekan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Program Pasca Sarjana Universitas Indonesia Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia

Fuad Gani, MA Dr. Bambang Wibawarta NIP.132288240 NIP.13188265


ii

Kata Pengantar

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT sehingga tesis ini

dapat diselesaikan pada waktunya dengan judul sesuai yang direncanakan, yaitu

”Tinjauan Kesiapan Penggunaan Kertas Permanen untuk Arsip Bernilai Guna

Tinggi”.

Selama penulisan tesis ini penulis banyak mendapat bantuan dan arahan

dari berbagai pihak, oleh sebab itu pada kesempatan yang baik ini dengan segala

kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ibu Tamara A. Susetyo-Salim, MA dan Ibu Ir. Anon Mimarni, MIM Arc/Rec

sebagai pembimbing tesis yang telah meluangkan waktu memberikan arahan

dan bimbingan sehingga tesis ini dapat diselesaikan.

2. Segenap pimpinan dan staf PDII-LIPI yang tidak dapat disebutkan satu

persatu, yang telah memberikan kesempatan melanjutkan studi ini sekaligus

membantu memberikan masukan selama penulisan tesis.

3. Bapak Fuad Gani, MA, Ketua Program Studi beserta dosen dan staf

administrasi Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi yang senantiasa

mendorong dan membantu penulis menyelesaikan studi tepat pada waktunya.

4. Orang tua kami, H. Oman Komarudin, Hj. Sukaesih dan H. Mawardi

Sulaiman yang tidak pernah putus memberikan restu dan doa.

5. Akhirnya, istri tercinta, Yana Irawati, SE, SKM dan Praditya Muhammad,

putra yang kusayangi, yang dengan segenap kesabaran dan kasih sayang telah

memberi semangat baik moril dan materil demi terselesaikannya tesis ini.

Harapan penulis, semoga segala pengorbanan, doa restu, bantuan, petunjuk

dan dorongan semangat yang telah diberikan oleh semua pihak akan memperoleh

imbalan yang berlipat ganda di sisi Allah SWT, Amin.

Jakarta, April 2008

Lukman, ST


v

DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan……………………………………………………………. i Kata Pengantar…………………………………………………………………. ii Abstrak …………………………………………………………………………. iii Daftar Isi……………………………………………………………………….. v Daftar Istilah/Singkatan……………………………………………………….. vii Daftar Gambar…………………………………………………………………. viii Daftar Tabel….…………………………………………………………………. ix Bab 1 Pendahuluan……………………………………………………………... 1 1.1 Latar Belakang Masalah………………………………………………… 1 1.2 Perumusan Masalah……………………………………………………… 13 1.3 Pertanyaan Penelitian …………………………………………………… 16 1.4 Tujuan Penelitian………………………………………………………… 17 1.5 Manfaat Penelitian……………………………………………………….. 17 1.6 Kerangka Pikir…………………………………………………………… 19 Bab 2 Tinjauan Pustaka……………………………………………………….. 22 2.1 Kertas ……………………………………………………………………. 23 2.1.1 Teknik Pembuatan Kertas………………………………………………... 25 2.1.2 Jenis Kertas………………………………………………………………. 28 2.2 Kertas Permanen…………………………………………………………. 30 2.2.1 Standar Kertas Permanen………………………………………………… 33 2.2.2 Pembuatan Kertas Permanen…………………………………………….. 35 2.2.3 Promosi Penggunaan Kertas Permanen………………………………….. 38 2.3 Penyusunan Standar Nasional Indonesia untuk Kertas Permanen di

Indonesia……………………………………………………………….... 41

2.4 Arsip Bernilai Guna Tinggi………………………………………………. 43 Bab 3 Metode Penelitian……………………………………………………….. 48 3.1 Jenis Penelitian…………………………………………………………… 48 3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian…………………………………………….. 49 3.3 Sumber Data……………………………………………………………… 51 3.4 Teknik Pengumpulan Data……………………………………………….. 51 3.5 Teknik Analisis Data……………………………………………………... 53 Bab 4 Hasil dan Pembahasan………………………………………………… 55 4.1 Penentu Kebijakan (Arsip Nasional Republik Indonesia) ………………. 55 4.2 Produsen…………………………………………………………………. 65 4.2.1 PT. Kertas Padalarang…………………………………………………… 70 4.2.2 PT. Pindo Deli……………………………………………………………. 82 4.3 Konsumen………………………………………………………………… 88 4.4 Pakar……………………………………………………………………… 95 Bab 5 Kesimpulan dan Saran………………………………………………….. 1095.1 Kesimpulan………………………………………………………………. 109


vi

5.1.1 Penentu Kebijakan……………………………………………………….. 1095.1.2 Produsen………………………………………………………………….. 1105.1.3 Konsumen………………………………………………………………… 1115.1.4 Pakar……………………………………………………………………… 1125.2 Saran…………………………………………………………………….... 113 Daftar Pustaka………………………………………………………………….. 117 Lampiran


vii

DAFTAR ISTILAH/SINGKATAN

ANRI Arsip Nasional Republik Indonesia

BBPK Balai Besar Pulp dan Kertas

BSN Badan Standardisasi Nasional

CIC Capricorn Indonesia Consult Inc

g/m2 gram kertas per meter persegi

HCl Hidrogen Chloride

ISO The International Organization for Standardization

IFLA The International Federation of Library Association and

Institution

LIPI Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia

mN mili Newton

N Normalitas

NAA the National Archives of Australia

PDII Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah

PNPS Program Perumusan Nasional Standar

RSNI Rancangan Standar Nasional Indonesia

SNI Standar Nasional Indonesia


viii

DAFTAR GAMBAR

1.1 Piramida Model Preservasi………………………………........ 1

1.2 Foto arsip yang mengalami kerusakan akibat banjir………….. 8

1.3 Foto sertifikat yang berhasil diselamatkan di Aceh………….. 12

1.4 Kerangka Pikir Kesiapan Penggunaan Kertas Permanen untuk

Arsip Bernilai Guna Tinggi……………………………………

19

2.1 Skema Pembuatan Kertas……………………………………… 24

2.2 Simbol Kesesuaian (compliance) ISO 9706………………………… 33

4.1 Symbol of Compliance ISO 9706……………………………… 85

5.1 Skema Kesiapan Stakeholder dalam Penggunaan Kertas

Permanen………………………………………………………...

113


ix

DAFTAR TABEL

1.1 Hasil Pengamatan Jenis Kerusakan Dokumen setelah Penanganan

menggunakan Vacuum Dry Chamber……………………………..

10

2.1 Standar Kertas Permanen menurut Beberapa ISO………………… 34

4.1 Kesiapan ANRI dalam Menentukan Kebijakan Penggunaan Kertas

Permanen ………………………………………………………….

58

4.2 Kesiapan ANRI dalam Menentukan Kebijakan Penggunaan Kertas

Permanen ………………………………………………………….

62

4.3 Kapasitas Produksi Kertas Tulis dan Cetak, 1997………………… 67

4.4 Kesiapan PT.Kertas Padalarang dalam Memproduksi Kertas

Permanen …………………………………………………………

73

4.5 Kesiapan PT.Pindo Deli dalam Memproduksi Kertas Permanen…. 83

4.6 Kesiapan Konsumen (Arsiparis-LIPI) dalam Penggunaan Kertas

Permanen …………………………………………………………..

91

4.7 Saran Pakar BBPK dalam Perumusan Standar Kertas Permanen..... 97

4.8 Saran Pakar Perpusnas dalam Perumusan Standar Kertas

Permanen...........................................................................................

107

4.9 Saran Pakar ANRI dalam Perumusan Standar Kertas Permanen..... 108

5.1 Bahan Baku Alternatif Pembuatan Kertas...................................... 116


iii

TINJAUAN KESIAPAN PENGGUNAAN KERTAS PERMANEN UNTUK ARSIP BERNILAI GUNA TINGGI

ABSTRAK

Kerusakan fisik bahan pustaka dan arsip, khususnya kertas, saat ini masih menjadi isu utama di kalangan pustakawan dan arsiparis. Kerusakan kertas pada bahan pustaka dan arsip penting diperhatikan sehubungan dengan kandungan informasi dan kaitannya dengan konsep preservasi. Kerusakan dapat dimulai dari hal terkecil seperti hilangnya sebagian kandungan informasi sampai kerusakan besar yang menyebabkan kehilangan keseluruhan kandungan informasi pada bahan pustaka maupun arsip. Jenis kerusakan kertas yang sering terjadi, diantaranya: kertas keriput, rapuh, lengket, robek, hilang sebagian, bernoda, berjamur, berlubang karena gigitan serangga dan perubahan warna kertas menjadi kuning kecoklatan. Isu penggunaan kertas permanen di kalangan Internasional sudah banyak disuarakan sejak tahun 1990-an dimana IFLA, UNESCO dan kalangan pustakawan telah merintis penggunaannya.

Permasalahannya di Indonesia saat ini, masyarakat khususnya instansi pemerintah sebagai pencipta arsip bernilai guna tinggi belum mengenal dan mengetahui tentang kertas permanen, selain itu belum ada standar khusus dalam hal ini Standar Nasional Indonesia (SNI) kertas permanen baik untuk arsip maupun buku rujukan. Oleh karena itu diperlukan SNI kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi. Berdasarkan latar belakang tersebut, yang menjadi tujuan penelitian ini adalah mengetahui bagaimana kesiapan dari stakeholder, antara lain pengguna, produsen dan penentu kebijakan dalam mendukung penggunaan kertas permanen untuk arsip sehingga SNI yang akan dibuat nantinya dapat bermanfaat untuk diterapkan dan digunakan. Selain itu penelitian ini juga bertujuan untuk mengetahui rumusan standar kertas permanen yang menjadi pegangan bagi stakeholder.

Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif kualitatif dengan sumber data sebagai berikut: 1) Regulator, yaitu ANRI yang dalam hal ini diwakili oleh Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan dibantu para staf; 2) Produsen, diwakili Direksi PT. Kertas Padalarang dan R&D PT. Pindo Deli; 3) Konsumen, diwakili oleh arsiparis LIPI dan 4) Pakar, yaitu peneliti Balai Besar Pulp dan Kertas, Kepala Lab ANRI dan Kepala Pusat Preservasi Perpustakaan Nasional. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara dan observasi. Data yang diperoleh dianalisis melalui teknik analisis deskriptif dengan cara mendeskripsikan.

Kesimpulan hasil penelitian adalah sebagai berikut: 1) Industri kertas di Indonesia siap dan sanggup untuk memproduksi kertas permanen, bahkan ada beberapa industri yang sudah memproduksi kertas permanen berdasarkan ISO 9706 tentang kertas permanen untuk dokumen; 2) Konsumen kertas, khususnya instansi pemerintah, saat ini belum mengetahui pentingnya penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi, belum mengetahui adanya kertas permanen di pasaran dan belum mengetahui adanya Keputusan Kepala Arsip Nomor 4 tahun 2000 tentang penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi. Pada prinsipnya konsumen kertas siap menggunakan kertas permanen selama ada regulasi yang jelas ditunjang dengan adanya pedoman pelaksanaannya; 3) Pemerintah, dalam hal ini ANRI siap mengeluarkan keputusan Kepala ANRI berkaitan dengan penerapan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi apabila SNI kertas permanen sudah disahkan dan akan mensosialisasikannya kepada instansi-instansi pemerintah terkait; 4) Pakar menyarankan untuk lebih menekankan persyaratan uji accelerated aging dalam SNI kertas permanen dan sebagai tahap awal penyusunannya dapat mengadopsi ISO 9706 tentang Kertas permanen untuk arsip sebagai rumusan dasar.

Kata kunci: kertas permanen, kerusakan kertas, arsip bernilai guna tinggi


iv

OVERVIEW OF THE PERMANENT PAPER USE PREPARDNESS

FOR HIGH USE VALUE ARCHIVES

ABSTRACT

The physical deterioration of library materials and archives, especially of paper

based, is now recognized as one of the major professional issues of librarianship and archivists. The deterioration of library materials and archives must be considered since it relates to information substance and preservation concepts. The deterioration could be very little, such as the missing of some information substance. The biggest deterioration happen when all the information substance in the library materials and archives are missing. The paper deterioration often occurs, such as wrinkled, vulnerable, sticky, torn, half missing, stained, moldy, or there are some holes because of bug bitten, and color changes. The use of Permanent paper issues in international level has been since 1990, when IFLA, UNESCO and librarians professional had been pioneering conducted in the use of it.

The problem in Indonesia, especially in government institution as the decision maker of high use value archives is that they have not known and acknowledged about permanent paper; and there has not been any special standard in Indonesian National Standard (SNI) of permanent paper for archives or reference books. Because of that, SNI of permanent paper is essential for high use value archives.

Based on the above explanation, the purpose of this research is to know the preparedness of stakeholder, in this case: user, producer and decision maker in supporting the permanent paper using for archives. Issuing SNI will be of some useful requirement to be implemented and used by them; user, especially government institution as permanent paper user and decision maker, especially The Indonesian National Archives (ANRI) that is responsible for establishing guidelines permanent paper for high valued archival use, either for appealing or compulsory. Another purpose of this research is to understand of characteristics permanent paper standard used for stakeholder.

This is a qualitative descriptive research using data sources, such as: Regulator, ANRI, represented by Head of Development and Studies Center with staffs; Producer represented by director of PT Kertas Padalarang and R&D PT Pindo Deli; Consumers represented by LIPI archivists and Experts, researchers in Balai Besar Pulp and Kertas, Head of ANRI laboratory and Head of National Library and Preservation Center. Data collecting technique used is the research are interviews and observation.

The summary of the research: 1). Paper industries in Indonesia are ready and able to produce permanent paper. Some industries have been produce permanent paper, referring to ISO 9706 on permanent paper for documents; 2) Paper consumers, especially government institution has not realize the importance of permanent paper uses for high use value archives. They are not aware of the Archives Decree no 4/2000 on using permanent paper for high use value archives and that permanent paper could be found in the market already. In principe, paper consumers are ready to use permanent paper as long as there is a regulation supported with the implementation guidelines; 3) Government, ANRI is ready to issue Head of ANRI Decree related to the application of permanent paper for high use value archives. If permanent paper SNI has been legalized, it will be socialized to related government institutions. 4) Expert suggest to precise required characteristics on accelerated aging in SNI Permanent Paper, and using ISO 9706 Permanent Paper for Documents as the first step base for arranging SNI Permanent Paper. Key words: permanent paper, paper deterioration, high use value archives


1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Konsep preservasi menurut Harvey (1993: 7) adalah aktivitas memperkecil

kerusakan secara fisik dan kimiawi dan mencegah hilangnya kandungan

informasi. Teygeler (2001: 34) yang dikutip dari Razak (2007: 3) menyatakan

bahwa preservasi terdiri dari empat komponen, yaitu: preventive conservation,

passive conservation, active conservation dan restoration. Uraian singkatnya

dapat dilihat pada Gambar 1.1.

Gambar 1.1 Piramida Model Preservasi

Sumber: Tanap ( 2008: 2)

Preventive conservation merupakan aktivitas dasar preservasi, meliputi

pembuatan kebijakan, termasuk training, pemikiran dan aksi dari professional.

Passive conservation merupakan kegiatan penilaian keadaan kondisi fisik koleksi.

Berkaitan dengan kegiatan ini telah dikembangkan berbagai macam instrumen


2

ilmiah untuk mendapatkan pengaruh yang dapat diandalkan guna menilai berbagai

tingkat kerusakan. Active conservation meliputi kegiatan membungkus ulang (re-

wrapping), menempatkan objek pada kotak (re-boxing), membersihkan,

melakukan mass-deacidification dan membasmi bakteri (disinfecting).

Kebanyakan aktifitas tersebut dapat dilakukan oleh pekerja yang bukan

konservator, namun demikian akan lebih baik bila para pekerja tersebut

mendapatkan pelatihan sebelumnya untuk mendapatkan hasil yang maksimal.

Restorasi menempati bagian puncak piramida dan merupakan bagian konservasi

dengan biaya termahal dan penggunaan waktu yang sangat lama serta

menggunakan tenaga ahli khusus yang dinamakan konservator (Tanap, 2008:2).

Merujuk definisi IFLA, preservasi meliputi segala hal yang berkaitan

dengan pengelolaan, pembiayaan dan ketentuan penyimpanan, jenjang staf,

kebijakan, teknik dan metode yang berhubungan dengan pelestarian bahan

pustaka dan arsip serta informasi yang ada di dalamnya. Konservasi merupakan

kebijakan spesifik dan praktis yang bertujuan melindungi bahan pustaka dan arsip

dari kerusakan, kehancuran serta kehilangan, termasuk di dalamnya metode dan

teknik yang dibuat oleh staf teknis. Sedangkan restorasi merupakan teknik dan

pertimbangan yang pada umumnya digunakan oleh staf teknik dalam membuat

bahan pustaka dan arsip menjadi pulih dari kerusakan yang disebabkan oleh

waktu, penggunaan dan faktor lainnya (Harvey, 1993: 2).

Dari teori-teori yang dikemukakan para pakar di atas dapat disimpulkan

mengenai konsep preservasi dan konservasi bahan pustaka maupun arsip.

Konservasi mengandung pengertian perbaikan atau penanganan sedangkan

preservasi mencakup hal yang berkaitan dengan pencegahan, pemeliharaan,


3

perawatan serta pengamanan bahan pustaka maupun arsip. Pemahaman tersebut

menjadi dasar penelitian ini dimana pendekatan yang digunakan adalah preventive

conservation dan merupakan upaya pencegahan terjadinya kerusakan.

Kerusakan fisik bahan pustaka dan arsip, khususnya kertas, saat ini masih

menjadi isu di kalangan pustakawan dan arsiparis. Kerusakan kertas pada bahan

pustaka dan arsip penting diperhatikan sehubungan dengan kandungan informasi

dan kaitannya dengan konsep preservasi. Kerusakan dapat dimulai dari hal

terkecil seperti hilangnya sebagian kandungan informasi sampai kerusakan besar

yang menyebabkan kehilangan keseluruhan kandungan informasi pada bahan

pustaka maupun arsip. Jenis kerusakan kertas yang sering terjadi, diantaranya:

kertas keriput, rapuh, lengket, robek, hilang sebagian, bernoda, berjamur,

berlubang karena gigitan serangga dan perubahan warna kertas menjadi kuning

kecoklatan. Oleh karena itu diperlukan perencanaan preservasi untuk

meminimalkan penanganan konservasi dan restorasi dan juga pelaksanakan

tindakan preventif yang efektif.

Masalah preservasi berkembang begitu luas dan menjadi perhatian dunia

perpustakaan ketika pada tahun 1959 terbit publikasi William J Barrow's berjudul:

“Deterioration of Book Stock: Causes and Remedie; Two Studies on the

Permanence of Book Paper”. Barrow menggunakan fakta-fakta yang

diperolehnya melalui pengujian 500 buku nonfiksi yang dicetak di Amerika

Serikat antara tahun 1900-1949. Barrow menyatakan kebanyakan buku yang

dicetak pada awal pertengahan abad ke-20 tidak dapat digunakan lagi pada masa

berikutnya (Harvey, 1993: 9).


4

Banyak faktor penyebab kerusakan bahan pustaka dan arsip berbasis

kertas. Ross Harvey (1993: 25) menjelaskan dua kategori kerusakan, yaitu

kerusakan yang disebabkan ketidakstabilan yang melekat di dalam bahan dan

kerusakan yang disebabkan oleh kegiatan di luar bahan. Contoh kerusakan

kategori pertama adalah kerusakan yang disebabkan sifat asam beberapa jenis

kertas dan sifat peka cahaya halida perak yang melekat pada gambar/foto,

sedangkan contoh kerusakan yang termasuk kategori kedua adalah kerusakan

yang dipengaruhi perubahan suhu (panas, lembab), aktifitas mikroorganisme

(jasad renik seperti serangga), aktifitas binatang pengerat, polusi atmosfer dan

polusi yang disebabkan oleh aktifitas manusia. Selain dua kategori kerusakan di

atas, kejadian bencana merupakan faktor lain yang menyebabkan rusaknya bahan

pustaka dan arsip.

Sebelum abad delapan belas proses pembuatan kertas masih dilakukan

secara manual melalui pencampuran bahan selulosa murni dan air bersih yang

menghasilkan kertas dengan serat panjang, disertai penambahan sedikit aditif

untuk memperlambat proses kerusakan. Seiring dengan meningkatnya permintaan

kertas, proses pembuatannya pun mulai dilakukan secara mekanik menggunakan

bahan baku tambahan lebih banyak. Tercatat berbagai metoda bleaching

(pemutihan) yang telah diuji coba dalam proses pembuatan kertas, salah satunya

penggunaan chlorine di Inggris sejak tahun 1790 yang ternyata menghasilkan

residu asam pada kertas. Selain itu ditemukan penggunaan alum dan rosin

menggantikan gelatin sebagai salah satu bahan baku pembuat kertas yang ternyata

memberikan hasil yang lebih ekonomis meskipun dengan konsekuensi jumlah


5

kandungan asam pada kertas yang dihasilkannya juga semakin meningkat (Ross

Harvey 1993: 25).

Sejak tahun 1850, buku-buku dan dokumen dicetak dan ditulis di atas

kertas yang dibuat secara mekanik dari bahan baku pulp kayu yang mengandung

asam. Hal tersebut menjadi penyebab kerusakan ratusan juta buku dan dokumen

perpustakaan karena seperti diketahui sifat asam pada kertas menyebabkan kertas

cepat menguning dan rapuh.

Kajian terakhir Barrow memperlihatkan bahwa koleksi bahan pustaka dan

arsip di Amerika Serikat masih menekankan pada masalah preservasi. Sebagai

contoh, pada tahun 1973, Library Congress memperkirakan 6 jutaan koleksi (34

persen dari total 17 juta koleksi) tidak dapat digunakan dan diperbaiki karena

rusak. Penelitian utama bersama University California Libraries, Stanford

University dan Yale University yang hasilnya dipublikasikan tahun 1985

memperlihatkan hasil pemeriksaan sampel buku sebagai berikut: 29 persen

koleksi terbuat dari kertas yang sangat rapuh sedangkan 37 persen lainnya terbuat

dari kertas yang rapuh; 83 persen koleksi menggunakan kertas asam (pH < 5,4)

dan 13 % diantaranya membutuhkan perawatan segera (Ross Harvey, 1993: 25).

Pada tahun 1987 the National Library of Medicine di Washington

mengkampanyekan penggunaan alkali pada kertas permanen yang dimuat dalam

Biomedical Journal dan diindeks dalam indeks medicus. Sebelum program ini

dikampanyekan, baru 108 jurnal saja yang dicetak di atas kertas bebas asam,

jumlah tersebut meningkat pada tahun 1991 menjadi 1.462 atau 48 persen dari

jumlah total keseluruhan. Pada beberapa negara, persentase tersebut sangat besar.


6

Sebagai tambahan, seperempat dari jumlah jurnal tersebut telah menggunakan

kertas bebas asam (International Preservation News, 1997 (15): 5).

Survei penggunaan kertas permanen yang diadakan European Foundation

for Library Cooperation (EFLC) pada tahun 1993-1994, bekerjasama dengan

perusahaan Belanda, Swets & Zeitlinger yang melibatkan kurang lebih 2000

penerbit Eropa di 18 negara menunjukkan adanya kekhawatiran terhadap masalah

utama kerapuhan buku dalam mempreservasi warisan budaya di negara mereka

masing-masing, selain itu survei juga mencatat adanya kesepakatan penggunaan

kertas permanen untuk mencetak buku baru sebagai cara termudah menghindari

kerusakan bahan pustaka dan arsip di masa yang akan datang. Hasil survei dari 13

negara menunjukkan bahwa hanya 68 penerbit (kebanyakan penerbit ilmiah) dari

jumlah total 142 penerbit yang menggunakan kertas bebas asam. Hasil survei dari

14 negara menunjukkan 74 penerbit tidak menggunakan kertas bebas asam karena

tidak mengetahui keberadaan kertas permanen. Sedangkan 1800 penerbit yang

tidak merespon diasumsikan tidak menggunakan kertas bebas asam atau tidak

mengetahui keberadaan kertas permanen bebas asam (International Preservation

News, 1997 (15): 5).

The International Federation of Library Association and Institution

(IFLA) dalam International Preservation News (1997 (15): 6) menyatakan bahwa

produksi massal dan penggunaan kertas permanen akan membantu menjamin

tersedianya dokumen warisan dunia untuk digunakan dan dinikmati generasi

selanjutnya. Pernyataan ini ditujukan kepada produsen kertas, distributor kertas,

percetakan, penerbitan yang dapat membantu pustakawan dan arsiparis

bekerjasama dalam usaha perlindungan koleksi warisan budaya. IFLA juga


7

mengemukakan enam upaya yang sebaiknya dilakukan dalam rangka melindungi

koleksi warisan budaya melalui penggunaan kertas permanen, yaitu:

1. Menanamkan kesadaran untuk memenuhi standar ISO dalam pembuatan

kertas cetak dan tulis serta memberikan simbol/tanda pada produknya

tersebut.

2. Mengajak bergabung kalangan profesional dan asosiasi perdagangan untuk

mendidik para anggotanya mengenai pentingnya penggunaan kertas

permanen dan mendorong mereka menggunakan kertas sesuai standar

internasional sebagai bahan dengan prioritas tinggi untuk seluruh publikasi

yang bernilai abadi.

3. Menampilkan simbol atau pernyataan tentang penggunaan kertas permanen

atau menampilkan keduanya pada seluruh publikasi yang mengikuti standar

ini. Hal ini mencakup informasi dan iklan, pengepakan, promosi, tinjauan,

penjualan, katalog serta tunduk pada katalogisasi program publikasi

4. Menghimbau pemerintah untuk mengadopsi kebijakan penggunaan kertas

permanen untuk arsip dan dokumen yang bernilai historis dengan cara

mengeluarkan undang-undang atau keputusan.

5. Menyusun statistik produksi alkalin dan kertas permanen, mengumumkan

temuannya dan mendorong peningkatan produksinya untuk melayani

permintaan lokal.

6. Memberikan sumbangan pembiayaan untuk penelitian berkelanjutan pada

kasus dan pemecahan masalah kerusakan kertas sebagai inisiatif lebih lanjut

untuk memelihara koleksi bahan pustaka dan arsip.


8

Hal lain yang mendorong dilakukannya penelitian atas penggunaan kertas

permanen ini adalah kejadian bencana yang kerap terjadi di Indonesia yang turut

membawa dampak kerusakan pada koleksi bahan pustaka dan arsip. Contohnya

bencana banjir, bukan hanya menimpa pemukiman penduduk namun juga gedung

perkantoran serta sarana umum lainnya. Pada kasus di perpustakaan dan arsip,

salah satu kerugian yang dirasakan akibat musibah banjir ini adalah rusaknya

bahkan hilangnya barang berharga seperti dokumen penting, arsip dan koleksi

bahan pustaka perpustakaan.

Banjir besar yang terjadi akan mengakibatkan arsip kertas menjadi basah

dan mengalami perubahan bentuk fisik, diantaranya: keriput, rapuh, lengket,

robek, hilang sebagian, bergelombang, melunak dan luntur akibat tinta dan

pigmen. Selain itu, karena basah, kertas yang dilapisi atau di-coating akan saling

menempel satu sama lain (blocking). Gambar 1.1 menunjukkan beberapa

kerusakan arsip di Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) ketika bencana

banjir besar melanda Jakarta pada 2 Februari 2007.


9

Gambar 1.2 Foto arsip yang mengalami kerusakan akibat banjir

Dalam kasus banjir yang menimpa Jakarta Februari 2007 lalu, LIPI dan

PDII-LIPI mengalami kerusakan arsip yang sangat parah. Banjir merendam

hampir sebagian besar pusat arsip LIPI yang kebetulan terletak di lantai satu,

demikian juga halnya dengan PDII-LIPI yang menyimpan koleksi jurnal dan

buku-buku langkanya di lantai satu, sebagian besar ikut rusak dihantam banjir.

Arsip-arsip dan buku-buku yang berhasil diselamatkan hanya sekitar 40%, sisanya

ada yang sama sekali tidak dapat diselamatkan karena mengalami blocking atau

pengerasan sehingga tidak dapat dibuka kembali, ada juga yang dapat selamat

tetapi tulisannya tidak dapat dibaca lagi.

Dalam Tabel 1.1 dapat dilihat hasil pengamatan jenis kerusakan dokumen

setelah penanganan menggunakan vacuum dry chamber dimana terdapat 242

dokumen yang masih mengalami berbagai jenis kerusakan dan telah teridentifikasi

jenis kerusakannya, antara lain: robek sebanyak 40 buah, lengket 64 buah,

migrasi/berubah warna 45 buah, kertas keriput/kriting 206 buah, terlepasnya


10

jahitan dokumen terjilid 56 buah, dan cover tidak utuh sebanyak 18 buah. Selain

itu terdapat 77 dokumen lainnya yang mengalami lebih dari satu jenis tingkat

kerusakan.

Tabel 1.1 Hasil Pengamatan Jenis Kerusakan Dokumen setelah Penanganan

Menggunakan Vacuum Dry Chamber

Judul Dokumen Jenis Perlakuan Hasil Perlakuan Jenis

Kertas Vegetarisch… Alkohol 70% Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Coating Primarasa… Alkohol 70% Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Coating Thai… Air Hangat Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Coating Prawns… Air Dingin Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Coating Primarasa… Air Hangat Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Coating Chicken… Air Dingin Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Coating Grillit… Alkohol 70% Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Coating Principles of remote… Air Hangat Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Coating Photonik… Air Dingin Dapat dilepas tetapi cacat Coating Modelling and… Air Hangat Tidak dapat dilepas sama sekali/rusak Biasa The Latex… Alkohol 70% Dapat dilepas tetapi cacat Art Paper Non Conformity… Alkohol 70% Dapat dilepas dengan baik Permanen Cell Biology… Air Dingin Dapat dilepas dengan baik Permanen Cell Biology… Air Dingin Dapat dilepas dengan baik Permanen Optical… Air Hangat Dapat dilepas dengan baik Permanen Cell Biology… Air Dingin Dapat dilepas dengan baik Permanen Cell Biology… Alkohol 70% Dapat dilepas dengan baik Permanen Applied Optical… Alkohol 70% Dapat dilepas dengan baik Permanen Applied Optical… Air Hangat Dapat dilepas dengan baik Permanen Applied Optical… Air Hangat Dapat dilepas dengan baik Permanen

(Sumber: PDII-LIPI, 2007: 21)

Hasil penelitian terhadap dokumen dan arsip PDII-LIPI pasca penanganan

banjir yang dipaparkan diatas memperlihatkan fenomena yang menarik. Ternyata

dari sekitar 8 m3 (delapan meter kubik) koleksi Jurnal Ilmiah Inti Internasional

dan blue print ilmiah yang berhasil diselamatkan menggunakan vacuum freeze dry

chamber masih didapati 242 dokumen yang mengalami blocking. Jenis kertas

dokumen yang mengalami blocking tersebut terdiri dari: kertas coating, kertas

biasa, art paper dan kertas permanen. Upaya penyelamatan ulang terhadap


11

dokumen-dokumen tersebut dilakukan melalui perlakuan perendaman

menggunakan air dingin, air hangat dan alkohol 70% (PDII-LIPI, 2007: 21).

Perendaman menggunakan air dingin, air hangat maupun alkohol 70%

terhadap jenis kertas yang dicoating memperlihatkan hampir seluruh dokumennya

tidak dapat dilepas sama sekali/rusak. Hal yang sama berlaku untuk jenis kertas

biasa. Sedangkan untuk jenis kertas art paper, sebagian dokumen yang dapat

dilepas tetapi mengalami cacat hanya dapat diperoleh melalui proses perendaman

menggunakan alkohol 70%. Fenomena menarik terjadi pada jenis kertas permanen

karena melalui ketiga perlakuan yang sama didapat hasil dokumen terselamatkan

dalam jumlah dan kondisi yang lebih baik meskipun dengan tingkat kesulitan

yang berbeda-beda. Perendaman dengan alkohol 70% memberikan hasil terbaik

karena dokumen mudah dilepas, perendaman dengan air dingin agak sulit

dilakukan, demikian juga halnya perendaman dengan air hangat harus dilakukan

ekstra hati-hati (PDII-LIPI, 2007: 21).

Fenomena yang sama terjadi pada kasus tsunami di Aceh. Arsip-arsip

terutama sertifikat-sertifikat tanah yang dimiliki Badan Pertanahan Nasional

(BPN) yang berhasil diselamatkan dari kerusakan yang parah oleh ANRI setelah

diselidiki ternyata menggunakan kertas security khusus dengan standar mirip

kertas permanen. Pernyataan tersebut diungkapkan oleh Yana Suryana, S.Si dalam

Lokakarya Penyelamatan Koleksi Perpustakaan dan Arsip pada tanggal 6 Agustus

2007 di PDII-LIPI. Dalam Gambar 1.2 dapat dilihat foto perbandingan dokumen

yang terkena banjir dan kondisinya setelah berhasil diselamatkan.


12

Setelah

Gambar 1.2Foto sertifikat yang berhasil diselamatkan di Aceh

Berbeda dengan negara lain, saat ini penelitian tentang kertas permanen

untuk arsip maupun buku di Indonesia belum ada sama sekali. Ian Batterham

dalam Archives and Manuscrift (1999: 28 (2)) menjelaskan skema yang dibuat the

National Archives of Australia (NAA) tentang adanya jaminan kualitas bahan

kertas permanen arsip yang ada di pasaran. Dalam skema tersebut digambarkan

alur untuk mendapatkan sertifikasi merek produk yang memproduksi kertas

permanen untuk arsip. Di dalam alur tersebut digambarkan bahwa setiap produk

yang telah diaudit dalam proses pembuatan kertas permanen akan mendapatkan

logo kertas permanen untuk ditempel pada setiap produk yang dijual. Dalam

kajiannya, Ian Batterham juga menjelaskan hubungan antara kualitas kertas arsip

yang dihasilkan dengan sifat fisika dan kimia permanensi kertas arsip.

Ian Batterham menyimpulkan bahwa suatu dokumen dapat dikategorikan

sebagai arsip permanen atau bernilai guna tinggi berdasarkan isi dan informasi


13

yang terkandung di dalamnya. Dokumen-dokumen tersebut dapat bertahan lama

sepanjang kondisi fisiknya memenuhi standar mutu arsip.

NAA telah mengerahkan berbagai upaya dan sumber daya guna menjamin

ketersediaan bahan baku yang memenuhi standar mutu kertas arsip di pasaran.

Untuk menunjang hal tersebut diperlukan suatu kebijakan yang menekankan

penggunaan kertas berdaya tahan lama serta memenuhi standar mutu arsip untuk

dokumen arsip dan penggunaan kertas yang kurang daya tahannya hanya untuk

dokumen yang bersifat sementara.

Apa yang telah dilakukan oleh NAA seperti yang telah disimpulkan Ian

Batterham tesebut dapat dijadikan rujukan bagi Indonesia yang belum

menggunakan kertas permanen untuk arsipnya dan dapat dijadikan dasar untuk

membuat kebijakan, standar dan aturan dalam penerapan kertas permanen untuk

arsip bernilai guna tinggi terutama di instansi pemerintah.

Sebagai langkah awal penggunaan kertas permanen untuk arsip dan buku

di Indonesia, diperlukan suatu standar – dalam hal ini SNI - yang disusun

bersama-sama oleh para stakeholder yang berkepentingan di dalamnya, yaitu:

konsumen (para pengguna kertas permanen untuk arsip, terutama di instansi-

instansi pemerintah); produsen (industri kertas yang akan membuat kertas

permanen); dan pemerintah sebagai pemegang kebijakan yang dalam hal ini

diwakili oleh Kantor Arsip Nasional.

1.2 Perumusan Masalah

Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000 tentang Pedoman

Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi menyebutkan:


14

”Dalam rangka penyelamatan bahan bukti pertanggungjawaban nasional, maka informasi yang terekam dalam arsip dan tercipta secara sistematik mempunyai arti penting, bukan hanya bagi kelangsungan dan penyempurnaan sistem administrasi negara, tetapi juga sebagai bukti pertanggungjawaban organisasi (accountability). Oleh karena itu perlu ditetapkan mutu/ kualitas kertas yang dipakai sehingga dapat menjamin keselamatan dan kelestariannya”

Dari isi pedoman tersebut dapat diketahui lingkup penggunaan kertas

untuk arsip bernilai guna tinggi dengan tujuan utama untuk: 1) mewujudkan

keseragaman kualitas pemakaian dan penggunaan kertas yang bermutu baik sesuai

dengan spesifikasi yang disyaratkan; 2) menghindari kerusakan fisik media

informasi arsip, baik yang disebabkan faktor teknis maupun alamiah; 3) menjamin

mutu kertas sebagai media informasi arsip, khususnya yang berkategori penting

dan vital yang layak disimpan dalam waktu yang cukup lama; 4) menjamin

pelestarian informasi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional.

Penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi dalam pedoman

tersebut tidak menyebutkan secara khusus hal yang berkaitan dengan kertas

permanen untuk arsip melainkan hanya membuat suatu definisi kertas permanen

itu sendiri yaitu:

”Kertas permanen adalah kertas yang memiliki tingkat pH (tingkat kelembaban acid dan alkalin) netral dinyatakan baik oleh Australian Standard AS 4003 Permanen Paper, kertas ini dapat digunakan sebagai kertas copy 80 gram dan juga dapat untuk kertas laser, photocopy dan faksimil.

Dari kutipan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa kertas permanen yang

digunakan adalah kertas yang setara dengan kertas copy 80 gram, sehingga untuk

saat ini pencipta dan pengguna arsip hanya menggunakan kertas 80 gram untuk


15

arsip bernilai guna tinggi, padahal terdapat standar internasional khusus kertas

permanen untuk arsip yang bernilai guna tinggi, antara lain: 1) ISO 9706 tahun

1994 ”Information and documentation - Paper for documents - Requirements for

permanence”; 2) ISO 11108 tahun 1996 ”Information and documentation –

Archival paper – Requirements for permanence and durability”; 3) ISO 11798

tahun 1999 ”Information and documentation - Permanence and durability of

writing, printing and copying on paper – Requirements and test methods”.

Di Indonesia saat ini belum terdapat SNI kertas permanen, baik untuk

arsip maupun buku rujukan, dan juga belum ada kertas permanen khusus di

pasaran untuk arsip. Oleh karena itu diperlukan SNI kertas permanen, khususnya

untuk arsip berdasarkan pada pentingnya penggunaan kertas permanen mengingat

pengalaman bencana banjir dan tsunami yang pernah terjadi. Maka masalah

pertama yang perlu diajukan adalah mengenai tindakan pencegahan (preventif)

terhadap kerusakan kertas di masa yang akan datang dan juga terhadap bencana

khususnya banjir dengan melihat pada kesiapan penggunaan kertas permanen

untuk arsip bernilai guna tinggi di kalangan konsumen, produsen dan regulator.

PDII-LIPI sebagai panitia teknis informasi dan dokumentasi yang ditunjuk

oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN) mempunyai kewajiban untuk

merumuskan standar nasional yang berkaitan dengan informasi dan dokumentasi.

Oleh karena itu PDII-LIPI dalam kegiatan Program Nasional Perumusan Standar

untuk tahun 2008 harus mengusulkan kertas permanen untuk arsip untuk dijadikan

SNI.

Penyusunan SNI kertas permanen saat ini hanya untuk arsip bernilai guna

tinggi. Penelitan pendahuluan yang telah dilakukan menyimpulkan penggunaan


16

kertas permanen untuk bahan pustaka dan arsip yang tidak bernilai guna tinggi

akan menyebabkan peningkatan biaya dalam pembelian kertas tiga kali lipat

daripada menggunakan kertas komersial yang ada. Hal inilah yang menjadi

pertimbangan kenapa kertas pemanen saat ini belum menjadi prioritas dalam

mencetak buku di Indonesia disamping mengingat daya beli masyarakat terhadap

buku yang masih rendah. Pemilihan SNI kertas permanen untuk arsip bernilai

guna tinggi, adalah karena arsip merupakan bahan bukti pertanggungjawaban

nasional. Informasi terekam dalam arsip dan tercipta secara sistematik serta

mempunyai arti penting, bukan hanya bagi kelangsungan dan penyempurnaan

sistem administrasi negara, tetapi juga sebagai bukti pertangungjawaban

organisasi (accountability).

Hal kedua untuk mendukung masalah pertama adalah mengetahui

bagaimana standar kertas permanen yang dapat mendukung penggunaan kertas

permanen untuk arsip sehingga SNI yang akan dibuat nantinya dapat bermanfaat

untuk diterapkan dan digunakan oleh: produsen, untuk membuat kertas permanen

sesuai yang dipersyaratkan; pengguna, khususnya instansi pemerintah untuk dapat

menggunakan kertas permanen; dan penentu kebijakan, khususnya ANRI agar

dapat mengeluarkan suatu kebijakan dalam penggunaan kertas permanen untuk

arsip, baik itu sifatnya himbauan ataupun mewajibkan.

1.3 Pertanyaan Penelitian

Berdasarkan pada masalah penelitian yang dikemukakan di atas maka

pertanyaan penelitian yang diajukan adalah:

1. Bagaimana kesiapan stakeholder:


17

a. para pengguna arsip untuk menggunakan kertas permanen

b. kesiapan industri kertas untuk memproduksi kertas permanen.

c. penentu kebijakan dalam mengeluarkan kebijkan penggunaan kertas

permanen untuk arsip di Indonesia.

d. pakar dalam memberikan masukan dan saran dalam penyusunan standar

kertas permanen

2. Bagaimana standar kertas permanen yang dapat dijadikan pegangan untuk

diterapkan bagi produsen, konsumen dan penentu kebijakan.

1.4 Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk memahami kesiapan pengguna, produsen

penentu kebijakan dan saran para pakar dalam menggunakan kertas permanen

serta memahami rumusan standar kertas permanen yang baik untuk dijadikan

pegangan SNI.

1.5 Manfaat Penelitian

Penelitian ini memiliki beberapa manfaat yang perlu diketahui yaitu

meliputi kesiapan para pihak yang berkepentingan dalam mengaplikasikan

penggunaan kertas permanen untuk arsip, baik keuntungan maupun kendala-

kendala yang mungkin dihadapi dalam pelaksanaannya kelak:

1. Manfaat akademis

Untuk institusi pendidikan, khususnya jurusan Perpustakaan dan Informasi

Universitas Indonesia, hasil penelitian ini akan memberikan suatu


18

pengetahuan baru tentang kertas permanen, mengingat sampai saat ini belum

adanya penelitian mengenai kertas permanen.

2. Manfaat praktis

Untuk institusi PDII-LIPI sebagai perumus SNI, hasil penelitian ini dapat

dijadikan bahan pertimbangan untuk perumusan SNI kertas permanen untuk

arsip bernilai guna tinggi. Hasil penelitian ini akan dijadikan sebagai dasar

pertimbangan untuk menyusun kebijakan dalam penyusunan SNI kertas

permanen untuk arsip yang akan dirumuskan oleh Panitia Teknis Informasi

dan Dokumentasi 01-03, PDII-LIPI pada tahun 2008 dengan mengadopsi

ISO. Selain itu hasil penelitian ini diharapkan dapat dipahami kesiapan

stakeholder, yakni: produsen (industri kertas), konsumen (pengguna kertas

permanen) dan penentu kebijakan (ANRI) dalam penggunaan kertas

permanen.

3. Manfaat sosial budaya

Hasil penelitian ini dapat menggambarkan kebiasaan pengguna dalam

menggunakan kertas permanen, mengingat saat ini masyarakat pengguna

hanya menggunakan kertas komersial yang kualitasnya tidak diketahui,

padahal dengan menggunakan kertas permanen untuk arsip bernilaiguna

tinggi dapat membantu mempertahankan kelestarian informasi yang ada pada

kertas tersebut.

4. Aspek ekonomis

Dengan terlaksananya SNI kertas permanen, masyarakat dapat menghemat

penggunaan kertas, mengingat kertas permanen usianya dapat mencapai 300


19

tahun dan lebih tahan terhadap kerusakan air dibandingkan dengan kertas

yang saat ini beredar di masyarakat.

1.6. Kerangka Pikir

Pengalaman banjir di Jakarta Februari 2007 lalu menyebabkan kerusakan

pada sebagian besar koleksi arsip dan buku-buku LIPI. Hasil kajian awal dan

penelusuran akhir menemukan bahwa sebagian koleksi arsip dan buku-buku yang

telah terendam air masih dapat diselamatkan karena menggunakan bahan kertas

permanen. Berdasarkan temuan tersebut, dikeluarkanlah rekomendasi penggunaan

kertas permanen untuk koleksi arsip dan buku yang dikemukakan dalam

Lokakarya Penyelamatan Koleksi Perpustakaan dan Arsip pada tanggal 6 Agustus

2007 di PDII LIPI.

Sebagai tindak lanjut lokakarya tersebut, Panitia Teknis 01-03 yang

bertugas merumuskan standar nasional di bidang dokumentasi dan informasi - saat

ini sekretariatnya berada di PDII-LIPI - mengusulkan Kertas Permanen untuk

Arsip Bernilai Guna Tinggi sebagai salah satu usulan dalam Program Nasional

Perumusan Standar (PNPS) 2008 yang diajukan kepada BSN.

Dalam penyusunan SNI harus dipertimbangkan kepentingan stakeholder

sehingga SNI yang telah ditetapkan akan bermanfaat dan efektif. Stakeholder

yang dimaksud disini adalah produsen, konsumen, penentu kebijakan dan pakar

yang kompeten di bidangnya.

Penelitian ini akan memfokuskan pada kesiapan antar stakeholder yang

berkepentingan dalam merumuskan standar kertas permanen. Stakeholder yang

pertama, adalah penentu kebijakan (regulator), dalam hal ini ANRI yang


20

berwenang mengeluarkan kebijakan penggunaan kertas permanen untuk arsip

bernilai guna tinggi di instansi pemerintah. Stakeholder yang kedua adalah

produsen kertas permanen, yang harus siap mengimbangi kebutuhan akan kertas

permanen tersebut. Stakeholder yang ketiga adalah konsumen, dalam hal ini

instansi pemerintah yang akan menggunakan kertas permanen untuk arsip bernilai

guna tinggi di instansinya, stakeholder yang keempat adalah pakar yang

berkompeten yang akan memberikan saran dan rekomendasi dalam penentuan

kertas permanen yang terbaik untuk diterapkan di Indonesia.

Tujuan dilakukannya penelitian ini sebagai pedoman untuk memahami

kesiapan stakeholder dalam penggunaan kertas permanen sehingga hasil

penelitian ini akan berupa rekomendasi yang dijadikan dasar pertimbangan dalam

penyusunan SNI kertas permanen oleh Panitia Teknis 01-03 yang berwewenang

merumuskan standar kertas permanen. Alur Kerangka pikir dalam bentuk bagan

dapat dilihat pada Gambar 1.4


21

Gambar 1.4 Kerangka Pikir

Kesiapan Penggunaan Kertas Permanen untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi

Input Kebutuhan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi sebagai usulan Program Nasional Permusan Standar (PNPS)

SNI kertas permanen untuk arsip oleh Panita Teknis Informasi dan Dokumentasi PDII-LIPI

Proses 1. Tinjauan kesiapan penggunaan kertas

permanen untuk arsip 2. Penelitian kesiapan stakeholder

(konsumen, produsen, penentu kebijakan dan pakar) dalam penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi

3. Hasil pengamatan 4. Analisis data

Output Rekomendasi usulan penyusunan SNI

kertas permanen sebagai dasar penyusunan SNI kertas permanen untuk arsip oleh

Panita Teknis Informasi dan Dokumentasi PDII-LIPI


22

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

Kerusakan kertas telah lama menjadi perhatian para pustakawan dan

arsiparis. Masalah utama adalah kualitas yang buruk pada kertas modern. Wessel

dalam Harvey (1993: 25) memberikan survei sejarah singkat dan mencatat temuan

ekspresi jaman purba berkenaan penanggalan tiga ribu tahun yang lalu dan

hubungannya dengan kertas papyrus bangsa Mesir. Keawetan kertas menjadi

bahan pertanyaan ketika pada tahun 1145 Roger dari Sicily menyatakan bahwa

semua perjanjian yang dibuat di atas kertas harus dikopi ulang dan dibagi ke

dalam beberapa bagian. Hal yang aneh ini tidak diindahkan di Itali sampai abad

ke-15. Pernyataan lebih lanjut berkaitan dengan hal tersebut adalah apa yang

disampaikan oleh penerbit John Murray yang pada tahun 1823 membuat tulisan di

Majalah Gentlemen dengan topik bahasan mengenai rendahnya mutu kertas. Pada

tahun 1913 The American Library Association mendirikan suatu komite yang

mengurus hal-hal yang berkaitan dengan kerusakan kertas selama dua abad ke

depan (Harvey, 1993: 25).

Pengetahuan struktur bahan pustaka dan arsip sangat penting bagi

pustakawan dan arsiparis yang mempunyai perhatian terhadap preservasi.

Pengetahuan tersebut berguna untuk mengetahui tingkat kerusakan kertas serta

penyebabnya yang dapat dirinci sampai pada sifat fisik dan kimia bahan kertas

tersebut.

Kerusakan didefinisikan sebagai hilangya kualitas bahan pustaka dan arsip

yang menyebabkan hilangnya informasi yang terkandung dalam arsip tersebut,


23

baik sebagian maupun secara keseluruhan. Kerusakan menurut Harvey (1993: 25)

dapat berasal dari dalam maupun dari luar bahan pustaka atau arsip itu sendiri.

Adapun pokok perhatian dan penekanan dalam penelitian ini adalah bahan

berupa kertas yang digunakan sebagai bahan pustaka dan arsip.

Sebelum sampai pada pokok bahasan tersebut, akan dikemukakan literatur

tentang kertas, sejarah kertas, teknik pembuatan kertas, jenis-jenis kertas serta

pembahasan tentang kertas permanen sebagai bagian dari jenis kertas yang

digunakan untuk arsip. Untuk melengkapi pembahasan penelitian akan dipaparkan

pula standar-standar internasional yang sudah ada dalam kaitannya dengan kertas

permanen yang diharapkan dapat digunakan sebagai dasar untuk menyusun

rumusan SNI kertas permanen.

2.1 Kertas

Kertas adalah bahan tipis dan rata yang dihasilkan melalui kompresi serat

yang berasal dari pulp. Serat yang digunakan biasanya serat alami yang

mengandung selulosa dan hemiselulosa. Kertas dikenal sebagai media utama

untuk menulis, mencetak dan melukis. Kegunaan lain kertas, misalnya sebagai

kertas pembersih yang digunakan untuk hidangan (tissue makan) dan untuk

kebersihan (tissue toilet).

Kertas tulis pertama kali muncul pada 2500-2000 SM. Pada masa itu

kertas dibuat dari bahan sejenis rumput yang banyak ditemukan di sepanjang

Sungai Nil di Mesir yang kemudian dikenal dengan nama papyrus. Pada tahun

105 M, di dataran Cina ditemukan suatu proses pembuatan kertas berbahan baku

bambu dan kapas. Proses tersebut menyebar ke dataran Eropa pada abad ke-14


24

dan memasuki Amerika Serikat pada abad ke-17. Pada awal abad ke-19

pembuatan kertas mulai dilakukan secara besar-besaran di Amerika dan Eropa

melalui penggunaan proses mekanik (mechanical process), termomekanik

(thermomechanical process), dan proses kimiawi (chemical process) (Capricorn

Indonesia Consult Inc, 1999: 4).

Peradaban Mesir Kuno menyumbangkan papyrus sebagai media tulis

menulis. Penggunaan papyrus sebagai media tulis menulis ini digunakan di

peradaban Mesir Kuno pada masa Wangsa Firaun yang kemudian menyebar ke

seluruh Timur Tengah sampai Romawi di Laut Tengah hingga daratan Eropa,

meskipun pada masa itu penggunaan papyrus masih dirasakan sangat mahal.

Bermula dari kata papyrus itulah kemudian istilah kertas mulai digunakan orang -

paper dalam bahasa Inggris, papier dalam bahasa Belanda, Jerman dan Perancis,

atau papel dalam bahasa Spanyol.

Sejarah peradaban Cina mencatat Tsai Lun sebagai orang pertama yang

menemukan kertas berbahan dasar bambu yang mudah di dapat di seantero Cina

pada tahun 101 M. Penemuan ini akhirnya menyebar ke Jepang dan Korea seiring

menyebarnya bangsa-bangsa Cina ke wilayah Timur dan berkembangnya

peradaban di kawasan itu, meskipun pada awalnya cara pembuatan kertas

merupakan hal yang sangat rahasia (Capricorn Indonesia Consult Inc, 1999: 4).

Teknik pembuatan kertas selanjutnya jatuh ke tangan orang-orang Arab

pada masa Abbasiyah, terutama setelah kalahnya pasukan Dinasti Tang dalam

Pertempuran Sungai Talas pada tahun 751 M, dimana para tawanan perangnya

mengajarkan cara pembuatan kertas kepada orang-orang Arab. Karena alasan

inilah, di jaman Abbasiyah kemudian mulai bermunculan pusat-pusat industri


25

kertas, baik di Baghdad maupun Samarkand serta kota-kota industri lainnya.

Selanjutnya pusat-pusat industri kertas tersebut menyebar ke Italia, India lalu

Eropa - khususnya setelah Perang Salib dan jatuhnya Grenada dari bangsa Moor

ke tangan orang-orang Spanyol - sebelum akhirnya menyebar ke seluruh dunia

(Capricorn Indonesia Consult Inc, 1999: 4).

Keberadaan kertas merupakan revolusi baru dalam dunia tulis menulis

yang menyumbangkan arti besar dalam peradaban dunia. Sebelum ditemukan

kertas, bangsa-bangsa dahulu menggunakan tablet dari tanah lempung yang

dibakar. Hal ini dapat dijumpai pada peradaban bangsa Sumeria, prasasti dari

batu, kayu, bambu, kulit atau tulang binatang, sutra, bahkan daun lontar yang

dirangkai seperti dijumpai pada naskah - naskah nusantara beberapa abad lampau.

2.1.1 Teknik pembuatan kertas

Teknik pembuatan kertas diperlukan untuk memberikan pemahaman

mengenai bagaimana kertas dibuat, dari bahan baku apa kertas dihasilkan, dan

seperti apa proses yang dilaluinya sampai kepada berbagai macam produk yang

dihasilkannya dari masa ke masa. Hal tersebut erat kaitannya dengan pembahasan

selanjutnya dimana kita dapat mengetahui proses terbaik yang akan digunakan

untuk pembuatan kertas arsip.

Teknik pembuatan kertas secara massal ditemukan oleh seorang

berkebangsaan Perancis bernama Nicholas Louis Robert pada tahun 1799. Pada

waktu itu kertas diproduksi melalui pembuatan lembaran-lembaran kertas dalam

satu wire screen yang bergerak yang dikenal sebagai mesin Fourdrinier.

Penemuan mesin silinder oleh John Dickinson pada tahun 1809 menyebabkan


26

meningkatnya penggunaan mesin Fourdrinier dalam pembuatan kertas-kertas

tipis. Tahun 1826, steam cylinder untuk pertama kalinya digunakan dalam

pengeringan dan pada tahun 1927 Amerika Serikat mulai menggunakan mesin

Fourdrinier (Capricorn Indonesia Consult Inc, 1999: 4).

Peningkatan produksi oleh mesin Fourdrinier dan mesin silinder telah

menyebabkan kebutuhan bahan baku kertas bekas yang semakin lama semakin

berkurang. Pada tahun 1814 Friedrich Gottlob Keller menemukan proses mekanik

pembuatan pulp dari kayu, namun disayangkan kualitas kertas yang dihasilkannya

masih rendah. Tahun 1853-1854, Charles Watt dan Hugh Burgess

mengembangkan pembuatan kertas menggunakan proses soda. Tahun 1857,

seorang kimiawan berkebangsaan Amerika, Benjamin Chew Tilghman

mendapatkan British Patent untuk proses sulfit. Pulp yang dihasilkan proses sulfit

hasilnya cukup baik dan siap diputihkan. Proses kraft dihasilkan dari eksperimen

dasar yang dilakukan oleh Carl Dahl pada tahun 1884 di Danzig. Proses ini biasa

disebut proses sulfat karena Na2SO4 digunakan sebagai make-up kimia untuk sisa

larutan pemasak (Capricorn Indonesia Consult Inc, 1999: 4).

Secara garis besar, proses pembuatan kertas dibagi menjadi dua bagian

penting, yakni: proses pembuatan pulp dan proses pembuatan kertas. Skema

pembuatan kertas secara umum dapat dilihat pada gambar 2.1 (Departemen

Perindustrian, 1982: 118).

Bahan Kertas baku

Bahan pengisi/ zat warna

Gambar 2.1

Skema Pembuatan Kertas

Proses pembuatan pulp

Proses pembuatan kertas


27

Berdasarkan bahan baku yang digunakan dalam proses pembuatan kertas,

pabrik kertas digolongkan menjadi dua, yaitu: integrated (pabrik terpadu) dan non

integrated (pabrik yang tidak terpadu):

a. Integrated

Pabrik kertas terpadu (integrated) adalah pabrik kertas yang bahan bakunya

(raw materials) harus diproses terlebih dahulu untuk menghasilkan pulp, baru

kemudian digunakan untuk memproduksi kertas. Dengan kata lain, pabrik

tersebut mempunyai unit pembuatan pulp. Gambar 2.1 menunjukkan ilustrasi

pabrik kertas yang integrated.

b. Non Integrated

Pabrik kertas yang tidak terpadu (non integrated) adalah pabrik kertas yang

melakukan proses pembuatan kertas saja, sedangkan bahan baku (pulp) yang

digunakan dianggap sudah melalui tahapan proses.

Proses pembuatan pulp ada tiga macam: mechanical process,

semichemimical process dan chemical process.

a. Mechanical process (proses mekanis) adalah pembuatan pulp yang seluruhnya

menggunakan proses mekanis, misalnya dengan menggunakan grinding atau

milling. Pulp yang dihasilkan melalui proses ini ada dua macam, yaitu pulp

unbleached dan bleached,

b. Chemical process (proses kimia) adalah pembuatan pulp yang selain melalui

tahapan proses tertentu, seperti penyesuaian ukuran bahan baku, pemasakan

bahan baku dalam reaktor bertekanan juga melalui proses pencampuran bahan

kimia tertentu. Seperti halnya proses mekanis, pulp yang dihasilkan melalui


28

proses kimia setelah diputihkan juga menghasilkan dua macam pulp yaitu

chemical pulp unbleached (pulp putih) dan unbleached (pulp coklat).

Proses kimia dapat dilakukan dengan tiga proses alternatif:

- Proses sulfite, yaitu penambahan larutan ammonium sulfite, calcium

sulfite, magnesium dan sodium sulfite,

- Proses sulfate, yaitu penambahan cairan/larutan bahan kimia yang terdiri

dari sodium hidroksida dan sodium sulfate, dan

- Proses soda, yakni penambahan cairan/larutan bahan kimia yang terdiri

dari sodium hidroksida dan sodium sulfite.

c. Semi chemical process adalah proses pembuatan pulp melalui dua tahapan

proses, yaitu proses mekanis dan kimia.

2.1.2 Jenis Kertas

Dalam pembahasan berikut akan diuraikan jenis-jenis kertas yang tersedia

di pasaran dalam kaitannya dengan jenis kertas yang menjadi objek penelitian.

Berdasarkan perkembangan produksi kertas di Indonesia, kertas dibagi menjadi

empat jenis: (Capricorn Indonesia Consult Inc, 1993: 59)

1. Kertas budaya adalah kertas yang digunakan untuk keperluan kebudayaan

secara umum, misalnya surat kabar dan buku-buku yang sebagian besar

digunakan oleh industri percetakan. Kertas budaya terdiri dari:

a. Kertas Koran

Kertas koran adalah kertas yang digunakan untuk penulisan publikasi yang

berisi berita, informasi dan iklan. Umumnya kertas jenis ini harganya lebih

murah namun daya tahannya tidak tahan lama mengingat kertas ini


29

kebanyakan digunakan pada waktu dibaca dan setelah itu biasanya

langsung dibuang.

b. Kertas Tulis dan Cetak

Kertas tulis adalah salah satu jenis kertas yang digunakan untuk menulis

dengan tangan di atas kertas yang biasa disebut note paper. Salah satu

jenis kertas tulis yang paling mahal adalah laid paper. Kertas tulis tidak

dilapis (uncoated), memiliki berbagai macam ukuran, medianya berwarna

atau putih serta tersedia untuk tinta cair dan kering. Kertas tulis dapat

dibuat melalui proses pemutihan kimia pulp kertas, dapat juga dibuat

melalui proses pemutihan pulp mekanis serta dapat pula dibuat melalui

proses pemutihan pulp termomekanis. Campuran bahan pengisi (fillers)

membuat kertas tulis lebih tak tembus cahaya (buram). Adapun kertas

cetak adalah kertas yang digunakan untuk berbagai jenis cetakan, seperti

buku, leaflet, majalah dan jenis cetakan lainnya. Kertas cetak umumnya

dapat dilapis (di-coating) kembali setelah dicetak menggunakan tinta.

2. Kertas Industri ada 4 jenis, yaitu:

a. Kertas kraft adalah jenis kertas yang diproduksi melalui proses kraft dari

pulp kayu. Kertas kraft memiliki tekstur sangat kuat dan relatif kasar.

Umumnya kertas kraft berwarna coklat tapi dapat diputihkan untuk

menghasilkan kertas putih. Kertas kraft umumnya digunakan untuk paper

grocery bags, multiwall sacks, amplop dan kemasan lain.

b. Kertas Board adalah jenis kertas dengan ketebalan lebih dari 10 mili

(0,010 inch atau 0.25 mm) dan digunakan untuk karton yang dapat dilipat,

boks dan kemasan keras lainnya.


30

c. Kertas Corrugating Medium adalah jenis kertas yang digunakan untuk

membuat kertas karton bergelombang. Meskipun sebagian besar wadah

karton yang terbuat dari bahan serat kayu alami yang tidak diputihkan

umumnya berwarna coklat, bagian dalamnya dapat bervariasi tergantung

jenis kayu yang digunakan, kecepatan proses daur ulang dan tingkat

kemurnian bahan. Untuk pembuatan kotak tertentu dibutuhkan pulp

berkualitas baik yang telah diputihkan atau melapisi kembali kotak

tersebut pada permukaannya sehingga tampilannya lebih menarik.

d. Kertas wrapping yang dikenal juga sebagai kertas pembungkus merupakan

jenis kertas yang didesain untuk membungkus hadiah. Hadiah biasanya

diletakan dalam box kemudian dibungkus dengan kertas setelah itu baru

menggunakan pita penghias atau ornamen lainnya.

3. Kertas Tissue

Kertas tissue atau lebih dikenal dengan istilah wrapping tissue adalah jenis

kertas tipis yang digunakan sebagai pembungkus dan alas makanan. Kertas

tissue umumnya ditemukan dalam bentuk lembaran dengan kemasan yang

berjumlah 25, 40 atau 50 lembar. Adakalanya kertas tissue juga dijual secara

khusus dalam kemasan 480 lembar. Biasanya kertas tissue juga digunakan

untuk mengemas barang sebelum dimasukkan ke dalam kotak dengan tujuan

menghindari gesekan. Contoh kertas tissue yang lain, misalnya tisue muka

(facial tissue) yang digunakan untuk membersihkan bekas riasan atau kotoran

yang menempel pada wajah. Selain itu ada pula tissue warna yang dapat

digunakan untuk bermacam-macam tujuan visual artistik, jenis tissue ini jika


31

dibasahi akan mengeluarkan semacam lapisan air berwarna yang akan tetap

tinggal meskipun kertas tissue-nya diangkat.

Kertas tissue juga dapat dibentuk gumpalan untuk membentuk objek tertentu,

seperti bunga yang diletakkan di ujung pensil.

4. Kertas Sigaret

Kertas sigaret atau kertas rokok atau yang umumnya dikenal sebagai

rolling papers merupakan lembaran kecil atau lembaran kertas yang berisi

tembakau dan bahan tambahan lainnya yang dapat diputar dan digunakan

sebagai pembungkus rokok. Kertas sigaret biasanya dibuat menggunakan pulp

kayu, rami, batang lenan, atau padi sebagai bahan dasar.

Dari pembagian kelompok besar tersebut, yang menjadi perhatian pada

penelitian ini adalah kertas budaya dengan jenis yang lebih spesifik, yakni kertas

tulis dan cetak yang didalamnya tercakup kertas untuk arsip.

2.2 Kertas Permanen

Salah satu upaya untuk mempertahankan dan menjaga kelestarian

kandungan informasi suatu dokumen atau arsip dalam jangka waktu panjang

adalah dengan cara memilih jenis kertas yang dapat bertahan dalam waktu yang

lama tanpa mengalami perubahan yang berarti. Untuk itu dibutuhkan jenis kertas

yang mempunyai permanensi dan ketahanan (durability). Permanensi adalah

kemampuan kertas untuk tetap stabil dan tahan terhadap aksi kimia, baik dari

dalam atau lingkungan sekitarnya sedangkan tingkat ketahanan (durability)

merupakan sifat ketahanan kertas terhadap perlakuan fisik yang dapat

menyebabkan rusaknya kertas, contohnya goresan dan lipatan. Permanensi


32

berhubungan dengan stabilitas kimia dari kertas sedangkan ketahanan

berhubungan dengan kekuatan fisik.

Kertas yang bertahan dalam jangka waktu lama di perpustakaan dan pusat

arsip harus cukup kuat dan stabil untuk bertahan terhadap pemakaian dan

sobekan. Untuk itu diperlukan kebijakan pengadaan koleksi yang mensyaratkan

sifat permanen dan ketahanan kertas pada koleksi perpustakaan. Pada masa kini,

kertas permanen dapat dibuat melalui metoda terbaru menggunakan serat panjang

dengan cara memindahkan seluruh residu kimia hasil proses pulping

menggunakan perekat yang sesuai dan memindahkan seluruh pemutih. Sebagai

aturan umum, kertas untuk perpustakaan dan arsip harus dibuat dari chemical

wood pulp.

Ukuran terpenting yang menjadikan kertas bersifat permanen adalah pH,

yakni derajat keasaman atau kebasaan suatu larutan. pH ditetapkan berdasarkan

skala logaritma yang berkisar 0 – 14, pH 0 menandakan larutan bersifat sangat

asam, pH 14 menandakan larutan yang bersifat sangat basa, sedangkan pH 7

merupakan penanda larutan bersifat netral. Kertas bebas asam mempunyai pH > 7

dan tidak mengandung asam pada residualnya. Kertas dapat berubah sifat menjadi

asam bila mendapat kontak dengan polutan yang ada di atmosfer atau mengalami

kontak fisik dengan bahan lain yang bersifat asam. Asam menjadi komponen

utama yang menyebabkan timbulnya kerusakan pada kertas (Harvey: 1993: 32).

Kertas yang mengandung basa mempunyai kadar pH 8,5 – 10 dan disebut

sebagai larutan alkalin (bersifat basa), contohnya kalsium karbonat atau

magnesium karbonat. Untuk mempertahankan keasaman kertas selama 300 – 500

tahun, kertas paling tidak harus memiliki 3% kadar basa dibandingkan dengan


33

sifat bebas asam untuk kertas permanen karena kertas yang bebas asam memiliki

kecenderungan untuk mempertahankan sifatnya dalam jangka waktu yang lama

(Harvey: 1993:32).

Mutu kertas berkurang sejak pertengahan abad ke-19 karena

kecenderungan pemakaian alum-rosin sizing dan mechanical wood pulp yang

berperan besar meningkatkan kadar keasaman. Asam juga dapat masuk ke dalam

kertas melalui buangan (residual) bahan kimia yang digunakan dalam proses

pemutihan, melalui beberapa jenis tinta, polusi udara dan melalui perpindahan

asam.

2.2.1 Standar Kertas Permanen

Standar kertas permanen adalah standar yang disusun sebagai acuan bagi

para produsen kertas untuk memproduksi kertas permanen secara seragam.

Standar kertas permanen menurut “Barrow’s Tentative Specifications for

Durable, Non-Coated, Chemical Wood Book Papers” yang diterbitkan pada tahun

1960 dalam Ross Harvey (1993: 191) adalah kertas yang memenuhi persyaratan

sebagai berikut:

• tidak ada serat yang tidak dikelantang

• tidak ada groundwood

• pH harus tidak kurang dari 6,5 pada saat pembuatan

• kertas tidak menunjukkan beberapa penurunan yang signifikan setelah tes

proses penuaan tertentu dilakukan.

Spesifikasi Barrow’s tersebut akhirnya berperan penting setelah dilakukan

pengujian dan pengembangan lebih lanjut pada publikasi tahun 1984 dari


34

American National Standards for Information Science D Permanence of Paper for

Printed Library Materials, ANSI Z39, 48 - 1948 dengan persyaratan:

• pH minimum harus 7,5

• tidak terdapat groundwood atau unbleached pulp dalam kertas

• memiliki daya tahan yang tinggi terhadap robekan dan lipatan

• memiliki kandungan bahan alkali.

Standar ANSI tersebut telah disetujui sebagian besar penerbit di Amerika Serikat.

Jumlah buku yang menggunakan standar ANSI terus bertambah, hal ini

dapat terlihat pada pernyataan resmi di bagian judul halaman dari sebagian besar

buku yang umumnya bertuliskan: “Kertas yang digunakan dalam terbitan ini telah

memenuhi persyaratan minimum standar ANSI – Kertas permanen untuk bahan

cetakan perpustakaan, ANSI Z39.48 -1984”, atau pernyataan lain yang mengacu

pada standar terkini, diantaranya: ”Buku ini dicetak di atas kertas bebas asam”,

“Kertas buku ini memenuhi persyaratan tentang ketetapan dan daya tahan yang

ditetapkan Committee on Production Guidelines for Book Longevity of the

Council on Library Resources”. Perbaikan draft standar ANSI tahun 1984

dikeluarkan pada tahun 1989. Perbaikan ini telah memperluas cakupannya

sebagaimana judulnya: ”Sifat permanen kertas untuk bahan publikasi dan

dokumen di perpustakaan dan arsip-arsip”.

Kelompok kerja ISO telah memformulasikan tiga standar internasional

tentang kertas permanen, yaitu: ISO 9706, 1994 tentang Standar Internasional

Kertas Permanen untuk Dokumen (paper for documents – requirements for

permanence); ISO 11108, 1996 tentang Standar Internasional Kertas Permanen

untuk Arsip (requirements for permanence and durability); ISO 11798, 1999


35

tentang Standar Internasional Kertas Permanen untuk Kertas Tulis, Cetak dan

Fotokopi (permanence and durability of writing printing and copying on paper –

requirements and test methods). Penjelasan lebih lanjut mengenai ketiga ISO

tentang kertas permanen tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.1.

ISO 11108, 1996 dan ISO 11798, 1999 merupakan pengembangan dari

ISO 9706, 1994 dimana standar ini merupakan standar dasar kertas permanen

yang kemudian dikembangkan berdasarkan cakupan penggunaannya sehingga

setiap produk yang telah memenuhi ketiga persyaratan ISO tersebut harus

diberikan simbol seperti yang tercantum dalam ISO 9706 seperti tertera pada

Gambar 2.1.

ISO 9706

Gambar 2.2 Simbol Kesesuaian (compliance) ISO 9706

2.2.2 Pembuatan Kertas Permanen

Jika kertas permanen dipandang sangat baik, mengapa tidak secara umum

diproduksi dan secara luas digunakan? Mengapa kemudian industri kertas tidak

berupaya membuat perubahan yang diperlukan untuk menghasilkan kertas yang

betul-betul dibutuhkan? Salah satu alasannya adalah bahwa kertas untuk industri

buku bukanlah merupakan hal yang dianggap penting dari keseluruhan proses

produksi, hanya sekitar 1% dan persentase ini belum cukup menjadi alasan kuat

yang dapat mempengaruhi perubahan pada industri buku (Harvey, 1993: 191).


36

Tabel 2.1 Standar Kertas Permanen menurut Beberapa ISO

Karakteristik ISO 9706, 1994 ISO 11108, 1996 ISO 11798, 1999 Cakupan Kertas permanen untuk

dokumen Kertas permanen untuk arsip

Kertas permanen untuk kertas tulis, cetak dan fotokopi

Persyaratan yang harus dipenuhi

1. Umum Contoh uji bebas

cacat ( noda, lobang, keriput)

2. Sifat Kekuatan

Untuk gramatur 70 g/m2 atau lebih , ketahanan sobek (AM maupun SM) minimal 350 mN

Untuk gramatur 25 – 70 g/m2, ketahanan sobek minimal = r miliNewton, dimana r = 6 (g/m2) – 70

3. Cadangan Alkali Setara dengan 20

g CaCO3 per kg kertas

4. Ketahanan terhadap Oksidasi

Bilangan Kappa < 5

pH dingin 7,5 – 10,0

1. Umum Contoh uji bebas cacat

2. Komposisi Serat Kertas terbuat dari serat cotton, cotton linter, hemp, falx atau campurannya

3. Gramatur Min. 70 g/m

4. Ketahanan Sobek Minimal 350 mN

5. Ketahanan Lipat Min. 2,42 (MIT)

6. pH dingin 7,5 – 10,0

7. Cadangan Alkali Setara dengan 20

g CaCO3 per kg kertas

8. Ketahanan Oksidasi Bilangan kappa

<5

1. Densitas optis 2. Penampilan 3. Kelunturan

(lightfastness) 4. Daya tahan air 5. Blocking

(sticking) 6. Daya tahan

gesek (wearing resistance)

7. Daya tahan panas

8. Efek recording terhadap kekuatan mekanis kertas

• Tensile Energy Absorption

• Ketahanan Lipat

Sumber: ISO 9706, 11108 dan 11798

Jawaban pastinya adalah karena alasan ekonomi. Singkatnya, proses

kimiawi yang diperlukan dalam pembuatan kertas membutuhkan biaya yang lebih

mahal, bukan hanya itu limbah produksinya pun akan menghabiskan lebih banyak

uang. Meskipun demikian, trend yang semula lebih banyak menggunakan paper-


37

mills berubah menjadi alkaline paper. Kontradiksi yang terjadi dapat dijelaskan

dari penghematan biaya sebagai hasil kombinasi dari berbagai macam faktor.

Beberapa faktor penghematan biaya dengan penggunaan alkaline paper

diantaranya: lebih kuat dan penghematan dapat dilakukan dengan menghilangkan

beberapa bahan kimiawi yang ditambahkan untuk mempertahankan kekuatan

kertas dalam proses sulphite; limbah dan produk antara alkalin dapat didaur ulang

yang dengan sendirinya dapat menekan biaya pengendalian keluarannya; mesin

pembuat kertas menjadi lebih awet karena proses alkalin lebih rendah sifat

korosifnya dibandingkan proses asam; lebih hemat energi; dan tidak

membutuhkan pengeluaran modal yang besar untuk merubah kerja mesin dari

proses asam menjadi proses alkalin. Alternatif inilah yang mungkin dapat

dijadikan solusi bagi perpustakaan yang mengalami masalah disebabkan

pemakaian kertas asam (Harvey, 1993: 191).

Indikasi perubahan tentang mulai maraknya penggunaan alkaline paper

dapat diperoleh melalui berita-berita yang diterbitkan dalam surat kabar Alkaline

Paper Advocate. ‘Finland is Nearly 100% Alkaline’ menjadi pokok berita dalam

surat kabar tersebut pada tahun 1988, bagian lain dari surat kabar tersebut juga

menyebutkan perubahan penggunaan paper-mills menjadi alkaline paper di

Canada dan Amerika. Pada awal tahun 1988 lebih kurang 25% dari seluruh proses

printing coated maupun uncoated dan kertas tulis yang diproduksi di Amerika

Utara adalah alkalin. Pada tahun 1989 diperkirakan 50-60 % industri kertas di

Eropa menggunakan proses alkalin. (Harvey, 1993:192)


38

2.2.3 Promosi Penggunaan Kertas Permanen

Seperti telah dikemukakan pada bagian awal bahwa faktor utama yang

mempengaruhi perubahan pembuatan kertas asam menjadi kertas alkalin adalah

karena alasan ekonomi dan bahwa para pustakawan hanya berperan kecil atau

bahkan dapat dikatakan tidak ambil bagian di dalam proses perubahan tersebut,

perubahan dapat diupayakan melalui pekerjaan perpustakaan. Untuk penguatan

bisnis ini diperlukan kerjasama dari para pustakawan, penerbit dan para

pengarang.

Untuk pertama kalinya setelah bertahun-tahun terdapat suatu alasan yang

dapat dipercaya bahwa pembuat kertas akan merubah proses mereka dan mau

mulai membuat kertas yang lebih awet dan tahan lama. Ada banyak manfaat yang

dapat diambil dalam proses yang baru tersebut yang akan muncul kemudian.

Untuk mempercepat perubahan proses ke kertas alkalin, semua pengguna kertas,

pelanggan majalah, para pustakawan dan semua agen penjual harus melakukan

sesuatu agar suara mereka didengar.

Pesan tersebut telah disampaikan dengan banyak cara dan pada berbagai

forum pertemuan, beberapa diantaranya sebagaimana yang disampaikan berikut

ini: The American Library Association diterbitkan pada tahun 1988 dengan tajuk

yang berjudul Preparation of Archival Copies of Theses and Dissertations, secara

spesifik menyebutkan bahwa kertas yang digunakan harus terpilih karena sifat

awet dan tahan lamanya, bebas asam dengan minimal 2% kandungan alkalin, dan

kertas yang digunakan untuk fotokopi juga harus merupakan kertas bebas asam

dengan 2% kandungan alkalin. Journal review, Reference and Research Book


39

News (ISSN 0887-3763), saat ini telah dicatat di beberapa reviews dimana buku

reviewed-nya dicetak di atas alkaline-paper (Harvey, 1993:192).

Pemecahan masalah berkaitan dengan kecenderungan pemakaian alkaline-

paper nyaris dilupakan sampai pada waktu diselenggarakannya pertemuan para

pustakawan. Pada tahun 1980, The American Library Association mengeluarkan

suatu resolusi yang menekankan peningkatan mutu produksi buku, bukan lagi

membahas bagaimana cara buku-buku tersebut terbebas dari bahan-bahan yang

sifatnya merusak; pada pembahasan awal secara jelas telah disampaikan bahwa

‘kertas permanen/yang tahan lama merupakan komponen yang penting. The

American Library Association kembali menyerukan penggunaan kertas permanen

pada tahun 1988 dalam resolusinya yang berjudul,”Resolusi Penggunaan Kertas

Permanen untuk Buku dan Bahan Publikasi lainnya”. Resolusi ini melahirkan

resolusi yang ketiga pada tahun 1990 yang mendukung kebijakan nasional

penggunaan kertas permanen dan mendukung undang-undang pemerintah yang

menganjurkan pemakaian jenis kertas permanen (Harvey, 1993:193).

IFLA menyepakati tiga resolusi pada konferensi tahunan di Paris pada

tahun 1989. Resolusi tersebut berisikan hal-hal sebagai berikut: anjuran

penggunaan kertas permanen di instansi pemerintahan dan penerbit, penyusunan

standard internasional pemakaian kertas permanen dan bahwa IFLA, mempelopori

penggunaan kertas permanen untuk seluruh publikasi dan dokumentasi mereka

(Harvey, 1993:193).

Para pengarang dan penerbit bersama-sama dengan para pustakawan terus

berupaya mensosialisasikan penggunaan kertas permanen. Pada tahun 1989 para

pengarang dan penerbit di Amerika Serikat menandatangani sebuah kesepakatan


40

yang berisikan komitmen mereka menggunakan kertas yang bebas asam untuk

semua bahan cetakan mereka yang pertama dalam rangka melindungi kata-kata

yang tercetak dalam buku dan mempertahankan kelestarian budaya yang

merupakan bekal untuk generasi mendatang. Deklarasi tersebut ditandatangani

oleh para pengarang terkemuka seperti: Isaac Asimov, Susan Sontag, Barbara

Goldsmith, Maurice Sendak dan Kurt Vonnegut; para penerbit yang terlibat

diantaranya Columbia University Press, Simon and Schuster, Doubleday, Harper

and Row, and Macmillan. Hal lain yang terkait dengan perdagangan buku adalah

keputusan yang dibuat Kantor Percetakan Pemerintah Amerika Serikat yang

merupakan kantor percetakan terbesar di Amerika Serikat, keputusan yang

dimaksud adalah menggunakan kertas permanen untuk dokumen-dokumen

pilihan. Di Inggris, bagian publikasi dari HMSO (Her Majesty’s Stationery Office)

pada tahun 1990 memproduksi lebih kurang sepertiga dari 9.000 judul buku yang

diterbitkan setiap tahun di atas kertas permanen (Harvey, 1993:193).

Kalangan profesional berkomitmen bahwa bahan-bahan publikasi mereka

tidak akan bertahan sampai anak cucu jika tidak menggunakan kertas permanen

untuk bahan publikasi mereka. Salah satu contoh diantaranya adalah the American

Psychological Association yang sejak tahun 1986 telah mencetak 17 jurnal

mereka di atas kertas yang bebas asam. Beberapa negara bagian di Amerika

Serikat telah mengeluarkan undang-undang yang menganjurkan penggunaan

kertas permanen atau kertas alkaline untuk beberapa bahan publikasi

pemerintahan dan pemerintah federal juga memberlakukan kebijakan yang sama.

Pada bulan Oktober 1990 Presiden Bush menandatangani resolusi bersama Dewan

Perwakilan Rakyat Amerika yang melahirkan kesepakatan mengenai penggunaan


41

kertas permanen untuk catatan- catatan federal yang merupakan kebijakan

nasional (Harvey, 1993:193).

Permasalahan potensial untuk para pustakawan adalah semakin

meningkatnya penggunaan kertas daur ulang. Apabila persentase kertas daur

ulang yang digunakan dalam industri pembuatan kertas permanen terlalu besar,

maka akan dihasilkan kertas rapuh sebagai hasil dari serat-serat pendek yang

mengandung kertas daur ulang. Berbagai macam peraturan yang dikeluarkan di

beberapa negara telah mendorong penggunaan kertas yang mengandung serat-

serat daur ulang untuk instansi pemerintahan, peraturan ini dengan sendirinya

menjadikan kualitas kertas buku-buku koleksi perpustakaan lebih rendah

kekuatannya. Diperlukan perawatan yang ekstra untuk bahan-bahan yang harus

selama mungkin tercetak di atas kertas yang tentunya harus mengandung

perbandingan yang rendah antara serat daur ulang dengan serat aslinya (Harvey,

1993:193).

2.3 Penyusunan Standar Nasional Indonesia untuk Kertas Permanen di

Indonesia

Standardisasi adalah usaha bersama membentuk standar. Standar adalah

sebuah aturan, dalam penerapannya dapat bersifat sukarela dapat juga wajib.

Standar biasanya memberikan batasan spesifikasi dan penggunaan sebuah objek

atau karakteristik sebuah proses dan/atau karakteristik sebuah metode.

Standardisasi dalam bidang ilmu informasi dan penerbitan (Information

Sciences, Publishing) di Indonesia sampai tahun 2006 sudah memiliki 19 SNI

yang ditetapkan oleh BSN dan dirumuskan oleh Panitia Teknis yang ditunjuk


42

oleh BSN. Panitia teknis tersebut berisikan anggota yang terdiri dari pakar,

produsen, konsumen, dan perguruan tinggi yang berkaitan dengan ilmu informasi.

SNI bidang Ilmu Informasi dan Penerbitan yang telah disahkan merupakan

dokumen yang pengesahannya dimulai sejak tahun 1990 sampai yang terakhir

tahun 2003.

Standardisasi bidang ilmu informasi dan penerbitan tidak kalah pentingnya

dengan standardisasi bidang lain, bahkan standardisasi bidang tersebut mutlak

diperlukan karena adanya kerjasama antara unit-unit informasi. Standardisasi

berdampak terhadap perlengkapan, produk dokumenter serta sarana intelektual

unit informasi. Standardisasi juga menyederhanakan, merasionalisasikan metode

dan teknik unit informasi serta mengharmoniskan produk unit informasi.

Keharmonisan produk ini memudahkan operasi dokumenter, mengurangi biaya,

menurunkan waktu tunda, serta memungkinkan pertukaran dokumen antar unit

informasi (BSN, 2000:9).

Menurut ISO (International Organization for Standardization)

standardisasi adalah proses merumuskan dan menyiapkan aturan dengan

pendekatan yang teratur pada suatu kegiatan untuk memperoleh keuntungan

dengan cara bekerja sama dengan semua pihak yang terkait untuk memperoleh

keuntungan ekonomi yang optimal dengan tetap memperhatikan persyaratan

fungsi, kondisi dan keselamatan. Proses ini didasarkan pada hasil-hasil ilmu

pengetahuan, teknologi dan pengalaman yang tidak hanya mempertimbangkan

situasi dan kondisi saat ini tetapi juga perkembangan masa yang akan datang serta

bersifat dinamis (BSN, 2000:9).


43

Pentingnya penggunaan kertas permanen di Indonesia berdasarkan pada

kebutuhan yang mendesak, terutama sekali belajar dari banyaknya kejadian

bencana, khususnya banjir yang menyebabkan banyak arsip dan buku yang rusak

dan salah satu faktor lainnya adalah karena mutu kertas yang kurang baik dan

belum digunakannya kertas permanen. Hal tersebut menjadi perhatian dari Panitia

Teknis 01-03 Dokumentasi dan Informasi PDII-LIPI untuk segera merumuskan

SNI tentang kertas permanen khususnya untuk arsip bernilai guna tinggi sehingga

menjadi Program Nasional Perumusan Standar untuk tahun 2008.

Standar Nasional Indonesia (SNI) merupakan standar yang berlaku di

Indonesia dan dijadikan acuan atau pedoman bagi pelaksanaan kegiatan dalam

memproduksi suatu barang maupun jasa pelayanan. Organisasi pemerintah yang

berwenang menangani masalah standar ini yaitu Badan Standardisasi Nasional

(BSN), yang dalam penyusunannya dibantu oleh Panitia-Panitia Teknis sesuai

dengan bidang perumusannya. Untuk bidang informasi dan penerbitan, Panitia

Teknis dibentuk tahun 1985 dan berada di Pusat Standarisasi Nasional (Pustan)

Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia. Dalam perkembangannya, mulai tahun

2005 Panitia Teknis berpindah dari Pustan-LIPI ke Pusat Dokumentasi dan

Informasi Ilmiah (PDII-LIPI) seiring dengan reorganisasi lembaga. Pada tahun

2006, Panitia Teknis bidang informasi dan penerbitan dipecah menjadi 2 Panitia

Teknis, yaitu: Panitia Teknis 01-03 untuk Informasi dan Dokumentasi dipegang

oleh PDII-LIPI berdasarkan Keputusan Kepala BSN Nomor 91/KEP/BSN/4/2006

dan Panitia Teknis untuk perpustakaan dan kepustakaan dipegang oleh

Perpustakaan Nasional.


44

Dalam menyusun suatu standar nasional diperlukan kerjasama yang baik

antar stakeholder, yaitu: produsen, konsumen, penentu kebijakan dan para pakar,

sehingga SNI yang dihasilkan dapat diterapkan sesuai dengan kebutuhan

konsumen, disesuaikan dengan kemampuan produsen dan diatur oleh penentu

kebijakan ditambah saran dari pakar yang berkaitan. Hal inilah yang menjadi

tanggung jawab dari Panitia Teknis 01-03 Informasi dan Dokumentasi untuk

mengkaji kebutuhan konsumen akan kebutuhan kertas permanen dan merumuskan

suatu standar nasional (SNI) sehingga dapat diterapkan.

2.4 Arsip Bernilai Guna tinggi

Prioritas perumusan SNI kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi

dibandingkan dengan kertas permanen untuk buku ini berkaitan dengan

Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000 dimana arsip bernilai guna tinggi

adalah arsip yang berfungsi sebagai bukti pertanggungjawaban, bahan/alat

perlindungan hukum, memori dan identitas organisasi serta memiliki keunikan

bentuk dan informasi dan terkait dengan alat/bahan sebagai bukti mengenai status

hukum. Arsip vital adalah arsip yang esensinya untuk kelangsungan hidup suatu

instansi/perusahaan dan tidak dapat diganti karena terkait dengan alat/bahan

sebagai bukti mengenai status hukum.

Kertas untuk buku saat ini belum menjadi prioritas untuk menggunakan

kertas permanen mengingat harga yang mahal dan daya beli masyarakat yang

kurang.

Undang-Undang Nomor 07 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan

Pokok Kearsipan Pasal 3 menyatakan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin


45

keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,

pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan

bahan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintahan. Sedangkan

Pasal 6 ayat d mengamanatkan perlunya usaha-usaha pengkajian dan

pengembangan perlengkapan-perlengkapan teknis kearsipan, baik arsip

konvensional maupun arsip media baru.

Pengertian arsip sendiri merujuk pada Undang Undang Kearsipan Nomor

07 tahun 1971 yaitu sebagai berikut:

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan

badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan

pemerintahan;

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau

perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaaan tunggal maupun

berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaaan.

Deskripsi tentang arsip bernilai guna tinggi di atas dapat dikembangkan

sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi. Sebab arsip yang bernilai guna

tinggi bagi suatu organisasi tidak selalu bernilai guna tinggi bagi organisasi

lainnya. Hal ini disebabkan karena nilai guna arsip sangat dipengaruhi oleh fungsi

arsip, konteks arsip dan keunikannya. Oleh karena sifatnya yang relatif tidak

mutlak dan berubah-ubah, maka deskripsi tentang arsip bernilai guna tinggi hanya

dapat dilakukan secara global sebagai ketentuan yang bersifat umum.

Ruang lingkup dalam Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip

bernilaiguna dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000 meliputi:


46

1. Penggunaan kertas untuk arsip sebagai bahan pertanggungjawaban

organisasi (akuntabilitas).

Pertanggungjawaban organisasi selain yang menyangkut masalah keuangan,

juga menyangkut eksistensi dan seluruh aspek pelaksanaan tugas dan fungsi

organisasi. Arsip-arsip yang terkait dengan masalah akuntabilitas ini

misalnya:

• Perencanaan keuangan atau rencana anggaran tahunan, surat tentang

otorisasi, bukti-bukti pertanggungjawaban keuangan, neraca, laporan

keuangan tahunan dan lain-lain.

• Program kerja jangka pendek menengah dan panjang, statistik tentang

prestasti organisasi, press release, hasil-hasil penelitian dan lain-lain.

2. Penggunaan kertas untuk arsip sebagai bahan/alat perlindungan hukum

bagi organisasi individu dan pemerintah.

Arsip sebagai alat perlindungan hukum menyangkut seluruh arsip yang dapat

menjadi bahan bukti di pengadilan, yakni:

• Arsip tentang peraturan-peraturan perundangan, misalnya: arsip tentang

organisasi dan tata kerja, surat perintah/tugas, notulen rapat pimpinan, dan

lain-lain.

• Arsip tentang pengaturan dan pembinaan pegawai, misalnya: penetapan

pegawai, hak-hak pegawai, daftar pegawai, dan lain-lain.

• Arsip yang mengatur tentang hak dan kewajiban organisasi, individu,

pemerintah, misalnya: pajak, kontrak/perjanjian/kerjasama, dan lain-lain.

• Arsip tentang bukti-bukti kepemilikan, seperti: sertifikat, akte, identitas

pribadi, obligasi, saham, dan lain-lain.


47

3. Penggunaan kertas untuk arsip tentang memori dan identitas organisasi.

Arsip tentang memori dan identitas organisasi adalah arsip yang memuat

tentang ciri khas dan informasi khusus tentang organisasi yang bersangkutan,

misalnya:

• Arsip tentang asal-usul berdirinya suatu organisasi

• Arsip tentang keputusan pembentukan, perubahan dan pengaturan

organisasi dan proses pembuatan keputusan tersebut.

• Arsip yang mewakili tentang program-program tetap dan proyek-proyek

monumental yang menggambarkan tugas dan fungsi organisasi.

4. Penggunaan kertas untuk arsip sebagai memori dan identitas bangsa.

Arsip tentang memori kolektif dan identitas bangsa pada dasarnya merupakan

perasaan dari arsip yang tergambar pada uraian 1 sampai dengan 3 yang

memiliki nilai guna sekunder, yaitu: nilai guna kebuktian dan informasional.

5. Penggunaan kertas untuk arsip yang unik.

Keunikan arsip selain karena informasi, juga karena bentuknya.

• Informasi arsip yang disebut unik karena informasinya pada dasarnya

bersifat satu-satunya, tidak terdapat pada arsip yang lain, misalnya arsip-

arsip yang dihasilkan atas pelaksanaan dari suatu kegiatan oleh suatu unit

dari setiap lembaga.

• Bentuk arsip disebut unik karena bentuk informasi dan bentuk fisiknya.

Bentuk informasi yang unik, misalnya: daftar buruh, daftar tahanan politik,

statistik kependudukan, tabel-tabel, dan lain-lain. Bentuk informasi

menyangkut struktur, bahasa, kelengkapan informasi, dan lain-lain.

Bentuk fisik yang unik, misalnya: gambar konstruksi, peta, dan lain-lain.


48

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Jenis Penelitian

Penelitian ini bersifat kualitatif namun bila dilihat dari tingkat

penjelasannya termasuk penelitian deskriptif yang menggambarkan kesiapan para

stakeholder, yakni: produsen, konsumen, penentu kebijakan dan para pakar dalam

menggunakan kertas permanen untuk arsip.

Menurut Merriam yang dikutif oleh John W. Cresswell, ada enam asumsi

dalam pendekatan kualitatif yang perlu diperhatikan oleh peneliti, yaitu: 1)

peneliti kualitatif lebih menekankan perhatian pada proses, bukan pada hasil atau

produk; 2) peneliti kualitatif tertarik pada makna – bagaimana orang membuat

hidup, pengalaman, dan struktur kehidupannya masuk akal; 3) peneliti kualitatif

merupakan instrumen pokok untuk pengumpulan data dan analisis data. Data

didekati melalui instrumen manusia, bukan melalui inventaris, daftar pertanyaan

atau alat lain; 4) peneliti kualitatif melibatkan kerja lapangan. Peneliti secara fisik

berhubungan dengan orang, latar belakang, lokasi atau institusi untuk mengamati

atau mencatat perilaku dalam latar alamiahnya; 5) peneliti kualitatif bersifat

deskriptif dalam arti peneliti tertarik proses, makna, dan pemahaman yang didapat

melalui kata atau gambar; dan 6) proses penelitian kualitatif bersifat induktif,

peneliti membangun abstrak , konsep, proposisi dan teori (Hamid Patilima, 2005:

66).

Pendekatan kualitatif yang digunakan dalam penelitian ini bertujuan untuk

memahami suatu situasi sosial, peristiwa, peran, interaksi dan kelompok, dalam

hal ini memahami kesiapan dari stakeholder (produsen, konsumen, penentu


49

kebijakan dan pakar) dalam penggunaan kertas permanen untuk arsip. Menurut

John W. Cresswell (Hamid Patillima, 2005: 67), metode pendekatan kualitatif

merupakan sebuah proses investigasi. Secara bertahap peneliti berusaha

memahami fenomena sosial dengan membedakan, membandingkan, meniru,

mengkatalogkan, dan mengelompokkan objek studi. Peneliti memasuki dunia

informan dan melakukan interaksi terus menerus dengan informan, dan mencari

sudut pandang informan.

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di beberapa lembaga terkait yaitu:

1. Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), sebagai penentu kebijakan

(regulator) dalam mengeluarkan ketentuan penggunaan kertas permanen

untuk arsip.

2. PT. Kertas Padalarang, sebagai salah satu produsen yang akan memproduksi

kertas permanen. Dipilihnya PT. Kertas Padalarang adalah karena perusahaan

ini berstatus BUMN yang ditunjuk oleh pemerintah dalam memproduksi

kertas-kertas khusus (security), seperti sertifikat tanah, ijazah, dan lain-lain.

Selain dari itu, PT. Kertas Padalarang merupakan pabrik kertas pertama di

Indonesia yang berdiri sejak tahun 1923 sehingga dianggap berpengalaman

dalam memproduksi kertas khusus.

3. PT. Pindo Deli, sebagai salah satu produsen yang memproduksi kertas

permanen. Dipilihnya PT. Pindo Deli karena perusahaan ini merupakan salah

satu dari tiga perusahaan swasta besar yang memproduksi kertas di Indonesia

secara komersial.


50

4. Arsiparis LIPI yang menjabat sebagai sekretaris pimpinan di LIPI, sebagai

salah satu konsumen yang akan menggunakan kertas permanen. Dipilihnya

arsiparis karena mereka yang sehari-harinya bekerja menciptakan arsip LIPI

yang bernilai guna tinggi, seperti surat keputusan pegawai, perjanjian

kerjasama, dan lain-lain - yang pada Februari 2007 lalu sempat menjadi

korban banjir sehingga banyak mengalami kerusakan pada koleksi arsipnya.

5. Pusat Preservasi, Perpustakaan Nasional, dan Laboratorium Arsip Nasional,

sebagai lembaga yang didalamnya menggeluti bidang preservasi bahan

pustaka dan kearsipan.

6. Balai Besar Pulp dan Kertas (BBPK), sebagai lembaga yang mempunyai

banyak pakar dan peneliti yang ahli dalam bidang kertas.

7. PDII-LIPI, sebagai panitia teknis yang akan merumuskan standar kertas

permanen untuk arsip dan Badan Standardisasi Nasional (BSN) yang akan

menetapkan SNI kertas permanen untuk arsip.

Penelitian pendahuluan dilaksanakan pada bulan Juli - Agustus 2007 dalam

rangka pencarian tinjauan literatur dan pendekatan terhadap instansi tempat

penelitian akan dilaksanakan. Pengambilan data dan wawancara dilaksanakan

pada bulan Agustus 2007 - Januari 2007, sedangkan pengolahan data dilaksanakan

pada bulan Desember 2007 - Februari 2008.

3.3 Sumber Data

Sumber data yang dimaksud dalam penelitian ini adalah hasil wawancara

dengan sejumlah informan pada tempat yang dikunjungi di lokasi penelitian


51

seperti yang disebutkan sebelumnya, ditunjang dengan data observasi yang

dilakukan terhadap tempat-tempat yang penulis amati selama penelitian.

Sumber data yang sangat penting dalam penelitian ini adalah hasil

wawancara terencana dan terstruktur berpedoman pada daftar pertanyaan yang

telah disusun sebelumnya. Peneliti menggunakan metode (in-depth interviewing)

atau wawancara secara mendalam dimana penulis berusaha menggali dan

memahami kesiapan stakeholder dalam menggunakan kertas permanen untuk

arsip bernilai guna tinggi.

3.4 Teknik Pengumpulan Data

Menurut Hamid Patilima (2005: 77) dalam pengumpulan data terdapat

beberapa metode yaitu: 1) metode pengamatan, terbagi menjadi metode

pengamatan biasa, terkendali dan terlibat; 2) wawancara semi terstruktur; 3)

menggambar; dan 4) diskusi kelompok terfokus.

Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah

observasi dan wawancara. Observasi digunakan untuk mengamati secara langsung

kesiapan produksi kertas permanen yang dilakukan di Pabrik Kertas PT.

Padalarang dan PT. Pindo Deli di Karawang. Sedangkan wawancara digunakan

untuk memperoleh data tentang kesiapan penggunaan kertas permanen di instansi

pemerintah - dalam hal ini LIPI - kemudian kesiapan dalam mengeluarkan

kebijakan pedoman pelaksanaan SNI kertas permanen - dalam hal ini ANRI - dan

pendapat para pakar yang berkaitan dengan kertas permanen, yaitu: peneliti

kertas, Kepala Laboratorium ANRI dan Kepala Pusat Preservasi Perpustakaan

Nasional.


52

Wawancara mendalam merupakan kegiatan untuk mendapatkan informasi

secara mendalam dengan cara bertanya langsung kepada informan. Penentuan

informan kunci (key person) didasarkan pada syarat-syarat utama bahwa mereka

adalah orang-orang yang bisa memberikan informasi yang bersifat nyata dan

menguasai hal-hal yang ingin peneliti ketahui. Dalam hal ini peneliti telah

menyusun ”tema-tema” pokok yang dipertanyakan kepada para informan,

kemudian dalam wawancara dibiarkan mengalir dalam sebuah pembicaraan,

sehingga dapat dijaring informasi-informasi baru yang dikembangkan dari hasil

pembicaraan dengan para informan.

Pada hakekatnya tujuan utama dalam penelitian kualitatif adalah : 1)

Menangkap makna dan membangun pemahaman-pemahaman yang benar

terhadap sesuatu yang diteliti, 2) Pemahaman terhadap makna atas sesuatu yang

diteliti tersebut. 3) Mengembangkan sesitifitas dari konsep-konsep yang

digunakan dalam penelitian. Wawancara dalam penelitian ini dilakukan secara

terbuka dengan maksud agar subjek tahu bahwa mereka sedang diwawancarai dan

mengetahui pula apa maksud wawancara itu.

Metode penelitian yang dipilih adalah wawancara menggunakan teknik

focus grup discusion (FGD), yakni teknik wawancara melibatkan beberapa orang

informan yang sengaja dipertemukan pada tempat dan waktu yang bersamaan

untuk berdiskusi membahas berbagai topik yang muncul sebagai pertanyaan

dalam penelitian


53

3.5 Teknik Analisis Data

Data yang diperoleh dari hasil penelitian ini akan dianalisis secara

deskriptif, yakni dengan cara mendeskripsikan kesiapan stakeholder dalam

penggunaan kertas permanen untuk arsip terhadap fakta-fakta yang diperoleh dan

disimpulkan dari kategori-kategori yang tersusun dan pertanyaan yang bersifat

kualitatif. Analisis deskriptif yang dimaksudkan adalah jenis analisis data yang

mengungkapkan keadaan atau karakteristik data kesiapan stakeholder dalam

penggunaan kertas permanen untuk arsip ditunjang wawancara dengan para pakar

yang berkaitan dengan kertas permanen dan penyusun kebijakan perumusan SNI

untuk kertas permanen.

Penelitian ini dilakukan melalui berbagai macam cara, diantaranya

merekam, mencatat dan mengetik ulang hasil wawancara (transkripsi) dengan

informan terkait yang dikunjungi, selain itu dilakukan juga diskusi kelompok

terfokus dengan mengundang para pihak yang berkompeten dalam suatu

lokakarya yang membahas tentang kertas permanen. Selain itu dilakukan juga

kunjungan lapangan ke ANRI, Perpusnas dan BBPK untuk mengamati secara

langsung hal-hal yang berkaitan dengan kertas permanen sekaligus berdiskusi dan

melakukan klarifikasi terhadap permasalahan-permasalahan yang timbul pada saat

penelitian.

Seluruh data yang diperoleh dari rangkaian kegiatan di atas selanjutnya

dianalisis menggunakan alat bantu software CDC EZ-Text. Analisis tersebut

dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:

1. Mendengarkan kembali rekaman wawancara mendalam yang telah dilakukan


54

2. Mencatat key word yang terkandung dalam jawaban informan atas pertanyaan

yang diajukan dilengkapi dengan hasil pengamatan lainnya yang terjadi

selama proses wawancara berlangsung.

3. Mengelompokkan key word berdasarkan topik yang dipelajari. Kategori yang

dibuat secara induktif ini akan menjadi struktur untuk analisis interpretatif

akhir nantinya.


55

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini akan disajikan temuan selama penelitan berlangsung berikut

pembahasannya terkait dengan pentingnya penggunaan kertas permanen untuk

arsip dan tentang kesiapan stakeholder dalam penggunaan kertas permanen.

Stakeholder pertama sebagai penentu kebijakan (regulator), yaitu ANRI

berwewenang mengeluarkan kebijakan penggunaan kertas permanen untuk arsip

bernilai guna tinggi di instansi pemerintah. Stakeholder kedua adalah produsen

kertas permanen. Dalam penelitian ini peneliti mencoba menggali kesiapan

produsen dalam memproduksi kertas permanen. Stakeholder ketiga adalah

konsumen, yaitu instansi pemerintah yang akan menggunakan kertas permanen

untuk arsip bernilai guna tinggi di instansinya. Sedangkan stakeholder keempat

adalah pakar yang berkompeten, yang akan memberikan saran dan rekomendasi

dalam menentukan kertas permanen terbaik untuk digunakan di Indonesia.

4.1 Penentu Kebijakan (Arsip Nasional Republik Indonesia)

Penelitian yang dilakukan di Arsip Nasional Republik Indonesia

selanjutnya disebut ANRI melibatkan beberapa unit satuan kerja. Pengambilan

data dilakukan melalui proses wawancara terhadap 7 (tujuh) orang informan

dengan berbagai macam latar belakang keahlian dan kewenangan bidangnya

masing-masing. Hasil penelitian dikategorikan menjadi dua, yaitu penentu

kebijakan dan pakar. Kategori penentu kebijakan adalah unit kerja maupun

informan yang berwewenang dalam mengeluarkan kebijakan-kebijakan, terutama


56

sekali bidang kearsipan secara nasional, yang dalam penelitian ini diwakili oleh

Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan dan Direktur

Profesi dan Akreditasi Kearsipan, sedangkan kategori pakar yaitu informan yang

memberikan pemahaman secara teknis berkaitan dengan pengalaman menangani

kertas, yang dalam hal ini diwakili oleh Kepala Instalasi Laboratorium Arsip dan

Kepala Restorasi Arsip.

Tabel 4.1 dan 4.2 memaparkan hasil penelitian berdasarkan topik yang

dianggap penting dan sesuai dengan tujuan penelitian, yaitu memahami kesiapan

ANRI sebagai penentu kebijakan dalam penggunaan kertas permanen. Persepsi

para informan dalam wawancara tersebut berbeda-beda, ada yang bersikap

’setuju-setuju’ saja dengan pernyataan informan yang lain, ada yang berperan

aktif memberikan komentar tapi ada juga yang tidak memberikan pernyataan

sama sekali.

Berikut ini akan diuraikan pembahasan sesuai topik pertanyaan yang

diajukan:

Atas pertanyaan pertama yang diajukan berkaitan dengan proses

penyusunan Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000 tentang Pedoman

Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi, maka dari hasil wawancara

dengan informan diperoleh pernyataan bahwa keputusan tersebut disusun oleh

Biro Umum ANRI dan ditetapkan Kepala ANRI dalam rangka menyelamatkan

arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional maupun organisasi.

Dengan demikian penyusunan yang dilakukan oleh Biro Umum tersebut tidak

dilakukan berdasarkan suatu penelitian/kajian dan tanpa membentuk tim khusus

yang memfokuskan pada penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi.


57

Keputusan Kepala ANRI tersebut mempersyaratkan mutu/kualitas kertas

yang dipakai sehingga dapat menjamin keselamatan dan kelestariannya. Namun

persyaratan mutu/kualitas kertas yang ditetapkan tersebut hanya berdasarkan pada

kualitas kertas yang ada di pasaran dan bukan berdasarkan hasil penelitian kualitas

kertas yang baik untuk arsip.

Hal ini menjadi titik lemah dari keputusan tersebut, mengingat acuan yang

ada pada keputusan tersebut hanya menyebutkan kualitas dan ukuran kertas

dengan perbedaan berat dan tidak menyebutkan secara rinci kertas dengan

spesifikasi yang lebih jelas, misalnya harus menggunakan kertas yang sudah

menggunakan standar tertentu yang diakui oleh pihak ANRI sebagai kertas arsip

berkualitas.

Dalam keputusan tersebut, diberikan pengertian arsip bernilai guna tinggi

adalah arsip yang berfungsi sebagai bukti pertanggungjawaban, bahan/alat

perlindungan hukum, memori dan identitas organisasi serta memiliki keunikan

bentuk dan informasi dan terkait dengan alat/bahan sebagai bukti mengenai status

hukum.

Pengertian tersebut mempunyai kesamaan dengan NAA dimana Ian

Batterhan menyebutkan bahwa arsip dikatakan bernilai guna tinggi berdasarkan isi

dari informasi yang terkandung di dalamnya (Archives and manuscrift (1999:

28(2)). Hal ini mengindikasikan bahwa penggunaan kertas untuk arsip bernilai

guna tinggi harus bersifat tahan lama. NAA telah membuat skema untuk

mendapatkan sertifikasi merek produk yang memproduksi kertas permanen untuk

arsip, sebaliknya pihak ANRI baru sebatas pada kesamaan definisi tapi belum


58

sampai pada penjabaran lebih rinci tentang skema dari penggunaan kertas

permanen untuk arsip bernilai guna tinggi.

Tabel 4.1 Kesiapan ANRI dalam Menentukan Kebijakan Penggunaan Kertas Permanen

No. Topik Informan (SMH) Keterangan 1 Proses

penyusunan Keputusan Kepala ANRI Nomor 4 tahun 2000

Disusun oleh Biro Umum ANRI dalam rangka menyelamatkan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional maupun organisasi berkaitan dengan syarat kualitas kertas yang dipakai

Penyusunan belum didasarkan hasil penelitian, hanya pada kualitas kertas yang ada di pasaran

2 Pengertian arsip bernilai guna tinggi

Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban, bahan/alat perlindungan hukum, memori, dan identitas organisasi serta memiliki keunikan bentuk dan informasi terkait sebagai alat bukti mengenai status hukum

Sesuai dengan National Archives of Australia (NAA)

3 Penerapan arsip bernilai guna tinggi

Dikembangkan sesuai kondisi dan kebutuhan organisasi

Perlu diberikan batasan lebih jelas untuk instansi pemerintah

4 Pendapat tentang penyusunan SNI kertas permanen

Segera diadopsi dan diadaptasi dari standar internasional (ISO)

Sesuai dengan seruan IFLA ke-1

5 Tindak lanjut setelah adanya SNI kertas permanen

Akan dikeluarkan keputusan Kepala Arsip Nasional tentang penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi

Sesuai dengan seruan IFLA ke-6

6 Sifat surat keputusan

Himbauan Akan mempersulit penerapan kertas permanen untuk konsumen

7 Efektifitas pelaksanaan surat keputusan

Tergantung instansi masing-masing

Harus adanya sanksi yang mengikat

8 Wacana SNI kertas permanen menjadi wajib

Sulit diupayakan Akan membuat kekhawatiran pihak industri

Berkaitan dengan deskripsi mengenai arsip bernilai guna tinggi, informan

mengungkapkan bahwa arsip tersebut dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi

dan kebutuhan organisasi karena arsip yang bernilai guna tinggi bagi suatu


59

organisasi tidak selalu bernilai guna tinggi bagi organisasi lainnya. Hal tersebut

disebabkan karena nilai guna arsip sangat dipengaruhi oleh fungsi arsip, konteks

arsip dan keunikannya. Oleh karena sifatnya yang relatif tidak mutlak dan

berubah-ubah, maka deskripsi tentang arsip bernilai guna tinggi hanya dapat

dilakukan secara global sebagai ketentuan yang bersifat umum.

Pihak ANRI sebagai instansi pembina kearsipan seharusnya dapat

memberikan batasan, kriteria maupun contoh yang lebih jelas tentang arsip

bernilai guna tinggi yang hendak diberlakukan penggunaannya di instansi

pemerintah sehingga akan diperoleh keseragaman arsip di setiap instansi

pemerintah. Namun demikian patut diingat tentang akan selalu adanya nilai

tertentu yang membedakan kriteria arsip bernilai guna tinggi di masing-masing

instansi pemerintah, hal ini mengacu pada pernyataan arsip bernilai guna tinggi di

suatu instansi belum tentu merupakan arsip bernilai guna tinggi di instansi yang

lain. Hal tersebut berbeda dengan instansi swasta dimana mereka menciptakan

arsip yang berbeda sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Saat ini pihak ANRI mengetahui keberadaan ISO yang berkaitan dengan

kertas permanen untuk arsip dan berharap dapat segera mengadopsi serta

mengadaptasinya menjadi SNI yang sesuai kebutuhan di Indonesia.

Apa yang dikemukakan oleh pihak ANRI tersebut sudah sesuai dengan

butir pertama dari enam upaya penggunaan kertas permanen yang dipromosikan

IFLA dimana dari butir tersebut IFLA menyerukan untuk menanamkan kesadaran

memenuhi standar ISO dalam pembuatan kertas cetak dan tulis serta memberikan

simbol/tanda pada produknya tersebut.


60

Sebagai tindak lanjut apabila SNI kertas permanen sudah disahkan, maka

pihak ANRI akan menyusun pedoman yang mengatur penggunaan arsip bernilai

guna tinggi dengan mengeluarkan keputusan kepala arsip yang baru dan akan

merevisi Keputusan Kepala Arsip Nomor 04 tahun 2000.

Hal tersebut sudah sesuai dengan butir ke-enam dari enam upaya

penggunaan kertas permanen yang dipromosikan IFLA dimana dari butir tersebut

IFLA menghimbau pemerintah untuk mengadopsi kebijakan penggunaan kertas

permanen untuk arsip dan dokumen yang bernilai historis dengan cara

mengeluarkan undang-undang atau keputusan.

Keputusan Kepala Arsip Nasional yang akan dikeluarkan nantinya bersifat

himbauan yang diikuti petunjuk teknis, petunjuk pelaksanaan dan sosialisasi

penggunaannya. Adapun mengenai pelaksanaannya dikembalikan kepada instansi

masing-masing.

Hal tersebut akan mempersulit penerapan kertas permanen untuk

konsumen karena penerapannya yang sebatas himbauan sehingga bersifat

sukarela. Saat ini konsumen kertas permanen, khususnya pemerintah agak sulit

menerapkan hal-hal yang bersifat himbauan, sehingga ANRI seharusnya

mengeluarkan suatu keputusan yang lebih mengikat, kalau perlu sebuah undang-

undang seperti apa yang telah dilakukan oleh beberapa negara bagian di Amerika

Serikat yang mengeluarkan undang-undang yang menganjurkan penggunaan

kertas permanen atau kertas alkalin untuk beberapa bahan publikasi

pemerintahan.

Bahkan pada bulan Oktober 1990 Presiden Bush telah menandatangani

resolusi bersama Dewan Perwakilan Rakyat Amerika yang melahirkan


61

kesepakatan mengenai penggunaan kertas permanen untuk catatan-catatan federal

yang merupakan kebijakan nasional. Hal ini yang patut dicontoh oleh Indonesia

melalui ANRI sebagai pihak yang mengeluarkan kebijakan tentang arsip

pemerintah.

Berkaitan dengan efektifitas keputusan kepala arsip yang baru nantinya,

pihak ANRI tidak dapat menjamin, mengingat tidak ada sanksi dan pengawasan

mengenai implementasi keputusan kepala arsip tersebut karena isi surat tersebut

hanya bersifat himbauan.

Tidak adanya sanksi dan pengawasan terhadap pelaksanaan keputusan

tersebut akan mengakibatkan keputusan tersebut diberlakukan hanya sebatas

dokumen formalitas bagi ANRI dalam menjalankan fungsinya dan tidak akan

efektif dari segi pelaksanaan. Oleh karenanya, untuk menunjang efektifitas

pelaksanaan penggunaan kertas permanen di instansi pemerintah diperlukan

sanksi yang mengikat.

Wacana menjadikan SNI kertas permanen menjadi wajib akan sulit

diupayakan oleh ANRI mengingat aspek yang dipersyaratkan untuk menjadi SNI

wajib tidak dapat dipenuhi, seperti: aspek kesehatan, keamanan, keselamatan, dan

lingkungan hidup. Aspek yang dapat digali dari penggunaan kertas permanen

menurut pengertian ANRI hanya pada penekanan bahwa arsip itu bersifat penting

meskipun pada kenyataannya bersifat situasional - tergantung instansi masing-

masing - karena arsip yang sangat berarti bagi suatu institusi belum tentu penting

bagi institusi yang lain.

Di sisi lain, ditemukannya kekhawatiran pihak industri kertas mengenai

ketiadaan regulasi yang mengikat dalam hal penggunaan kertas permanen untuk


62

arsip bernilai guna tinggi tidak menjadikan ANRI sebagai pembuat kebijakan

segera membuat aturan tersebut. Sejauh ini ANRI hanya bersedia mengeluarkan

keputusan kepala arsip yang bersifat himbauan dengan tujuan menghindari

anggapan monopoli dari masyarakat bila ANRI mengeluarkan SNI yang sifatnya

mewajibkan berkaitan dengan penggunaan kertas permanen.

Tabel 4.2 berikut ini masih berkaitan dengan kesiapan ANRI dalam

menentukan kebijakan penggunaan kertas permanen yang akan menyoroti

pandangan informan kedua sebagai penentu kebijakan yang pembahasan per topik

disajikan setelah tabel.

Tabel 4.2 Kesiapan ANRI dalam Menentukan KebijakanPenggunaan Kertas

Permanen No. Topik Informan (TN) Keterangan 1. Arsip bernilai guna

tinggi yang dihasilkan tiap instansi

Dihasilkan 3-7 persen arsip bernilai guna tinggi dari seluruh arsip yang dihasilkan setiap instansi pemerintah.

Angka ini merupakan peluang pasar bagi industri kertas untuk memproduksi kertas permanen

2. Lingkup arsip bernilai guna tinggi

Tercakup dalam Keputusan Kepala Arsip No. 3 tahun 2000

Tidak menyebutkan kaitannya dengan kertas permanen

3. Kertas yang digunakan untuk arsip bernilai guna tinggi saat ini

Kertas 80 gram Harusnya menggunakan kertas permanen

4. Benchmark kertas permanen

Belum ada Akan menjadi kendala dalam penyusunan SNI kertas permanen

Hasil kajian yang dilakukan oleh ANRI menunjukkan bahwa arsip bernilai

guna tinggi yang dikeluarkan setiap instansi pemerintah berkisar antara 3 - 7

persen dari seluruh arsip yang diciptakan.


63

Jumlah arsip bernilai guna tinggi yang dihasilkan setiap instansi

pemerintah yang dikemukakan informan dari ANRI tersebut apabila dikalikan

seluruh instansi yang ada di Indonesia, baik di tingkat pusat, provinsi,

kabupaten/kota sampai tingkat kelurahan akan menghasilkan jumlah arsip yang

besar sehingga tentunya akan membutuhkan kertas permanen yang jumlahnya

banyak untuk memenuhi kebutuhan kertas untuk arsip tersebut. Hal inilah yang

seharusnya menjadi peluang pasar dan ditangkap pihak industri untuk

memproduksi kertas permanen.

Sedangkan bagi ANRI penekanan yang harus dilihat bukan semata

kuantitas kertas yang harus disediakan untuk memenuhi kebutuhan kertas arsip

melainkan lebih kepada nilai kandungan informasi yang melekat pada kertas

permanen untuk arsip bernilai guna tinggi tersebut yang tentunya tidak dapat

diukur secara materi.

Lingkup penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi yang

dikemukakan oleh informan kedua dari ANRI sesuai dengan keputusan Kepala

Arsip No 4 tahun 2000 yang bertujuan untuk: 1) mewujudkan keseragaman

kualitas pemakaian dan penggunaan kertas yang bermutu baik, sesuai dengan

spesifikasi yang disyaratkan; 2) menghindari kerusakan fisik media informasi

arsip, baik yang disebabkan faktor teknis maupun alamiah; 3) menjamin mutu

kertas sebagai media informasi arsip, khususnya yang berkategori penting dan

vital serta layak disimpan dalam waktu yang cukup lama; 4) menjamin pelestarian

informasi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional.

Penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi dalam pedoman

tersebut tidak menyebutkan secara khusus berkaitan dengan kertas permanen


64

untuk arsip dan hanya membuat suatu definisi dari kertas permanen itu sendiri

yaitu: ”Kertas permanen adalah kertas yang memiliki tingkat pH (tingkat

kelembaban asam dan alkalin) netral dinyatakan baik oleh Australian Standard AS

4003 Permanen Paper, kertas ini dapat digunakan sebagai kertas copy 80 gram

dan juga dapat untuk kertas laser, photocopy dan faksimil”. Dari kutipan di atas

dapat ditarik kesimpulan bahwa pengertian kertas permanen yang digunakan

adalah kertas yang setara dengan kertas foto copy 80 gram sehingga untuk saat ini

pencipta dan pengguna arsip hanya menggunakan kertas 80 gram untuk arsip

bernilai guna tinggi.

Kertas yang digunakan untuk arsip bernilai guna tinggi saat ini

berdasarkan wawancara dengan informan hanya menggunakan kertas 80 gram.

Hal inilah yang harus segera diubah oleh pihak ANRI. ANRI harus bisa

mensosialisasikan kepada masyarakat, terutama setidaknya minimal instansi

pemerintah bahwa kertas yang layak digunakan untuk arsip bernilai guna tinggi

bukan hanya memenuhi syarat berat kertas 80 gram tetapi juga harus merupakan

jenis kertas permanen.

Berkaitan dengan promosi penggunaan kertas permanen di tingkat

internasional yang sebelumnya dibahas dalam tinjauan pustaka halaman 36, IFLA

telah mengeluarkan tiga resolusi pada konferensi tahunan di Paris pada tahun

1989, yaitu: anjuran penggunaan kertas permanen di instansi pemerintahan dan

penerbit, penyusunan standar internasional pemakaian kertas permanen serta

mempelopori penggunaan kertas permanen untuk seluruh publikasi dan

dokumentasi mereka. Berdasarkan resolusi IFLA tersebut seharusnya Pemerintah

Indonesia melalui ANRI dapat berperan dalam menganjurkan penggunaan kertas


65

permanen di instansi pemerintahan dan penerbit melalui langkah awal yang

dilakukan, yakni dengan mengeluarkan kebijakan dalam bentuk pedoman

penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi khususnya di

instansi pemerintah.

Selain itu dari hasil wawancara terungkap bahwa pihak ANRI sendiri

ternyata tidak mempunyai suatu benchmark maupun standar kertas permanen

yang sesuai untuk diberlakukan di Indonesia, dan bahwa penggunaan kertas untuk

arsip sesuai dengan Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000 tersebut

dikaji hanya berdasarkan temuan kualitas kertas yang ada di pasaran dan bukan

berdasarkan penelitian pemilihan jenis kertas yang terbaik untuk arsip.

Hal ini dapat menjadi kendala dalam penyusunan SNI kertas permanen

nantinya, mengingat ANRI belum mempunyai acuan kertas permanen seperti apa

yang akan dijadikan standar. Adopsi dari ISO saja tidak cukup menjadi dasar

membuat kertas permanen yang sesuai untuk kondisi Indonesia.

4.2 Produsen

Temuan penelitian berikut akan memaparkan kondisi perusahaan kertas di

Indonesia yang datanya diperoleh dari berbagai sumber, diantaranya laporan

penelitian Capricorn Indonesia Consult tahun 1999, hasil wawancara beberapa

narasumber, dan pengamatan di lapangan. Setelah diketahuinya peta industri

kertas di Indonesia, maka fokus perhatian akan ditujukan hanya pada dua

perusahaan yang memproduksi kertas, yaitu PT. Kertas Padalarang dan PT. Pindo

Deli dengan pertimbangan bahwa PT. Kertas Padalarang merupakan perusahaan

Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang pertama berdiri di Indonesia dan


66

berpengalaman dalam memproduksi kertas khusus, sedangkan PT. Pindo Deli

merupakan salah satu Perusahaan Modal Asing (PMA) yang memproduksi kertas

di Indonesia dan tercatat sebagai produsen terbesar keempat dengan kontribusi

sekitar 13,9 persen dari total produksi nasional selama produksi tahun 1997

berdasarkan hasil survei yang dilakukan Capricorn Indonesia Consult pada tahun

1997. Dalam penelitian ini diupayakan menggali sebanyak mungkin hal-hal yang

berkaitan dengan kesiapan maupun kendala-kendala pada industri kertas tersebut

dalam memproduksi kertas permanen.

Tabel 4.3 menunjukkan kapasitas produksi kertas tulis dan cetak di

Indonesia berikut nama-nama perusahaan yang memproduksi kertas tersebut,

termasuk di dalamnya PT. Pindo Deli dan PT. Kertas Padalarang yang dipilih

sebagai objek penelitian untuk mengetahui kesiapan produsen dalam

memproduksi kertas permanen.

Dari tabel 4.3 dapat dilihat posisi PT. Kertas Padalarang yang menempati

urutan ke-24 sebagai penghasil kertas tulis dan cetak di Indonesia dengan

kapasitas produksi 1,300 ton/tahun. Sedangkan PT. Pindo Deli menempati urutan

ke-4 dengan kapasitas produksi 150,000 ton/tahun. Berdasarkan urutan dan

perbedaan kapasitas produksi kedua perusahaan tersebut diperoleh suatu

gambaran kondisi perusahaan kertas besar dengan penerapan teknologi modern

yang diwakili PT. Pindo Deli dan kondisi perusahaan kecil dengan penerapan

teknologi lama yang diwakili oleh PT. Padalarang. Kedua perusahaan ini diambil

sebagai contoh untuk penelitian agar sesuai dengan tujuan penelitian yang ingin

melihat kesiapan produsen kertas yang diwakili oleh kedua pabrik.


67

Tabel 4.3 Kapasitas Produksi Kertas Tulis dan Cetak, 1997

No. Nama Perusahaan Lokasi Pabrik

Status Prsh

Kapasitas (ton/thn)

1. Tjiwi Kimia, PT Mojokerto PMDN 557,0002. Indah Kiat Pulp & Paper Riau, PT Riau PMA 254,0003. Pakerin, PT Mojokerto PMA 150,0004. Pindo Deli, PT Karawang PMA 150,0005. Indah Kiat Pulp & Paper Serang,

PT Serang PMA 110,000

6. Indah Kiat Pulp & Paper Tangg., PT

Tangerang PMA 90,000

7. Kertas Leces, PT Probolinggo PMDN 62,0008. Java Paperindo Utama Industrie,

PT Mojokerto PMDN 53,000

9. Surya Agung Kertas, PT Gresik PMDN 29,00010. Kertas Gowa, PT Gowa PMDN 24,20011. Parisondo Pratama, PT Bogor PMDN 24,00012. Gunung Jaya Agung, PT Tangerang PMDN 23,00013. Setia Kawan, CV Tulungagung NF 20,00014. Pura Barutama, PT Kudus NF 16,00015. Eureka Aba, PT Mojokerto PMDN 15,00016. Suparma, PT Surabaya PMDN 14,30017. Kertas Basuki Rahmat, PT Banyuwangi PMDN 13,70018. Kertas Blabak, PT Magelang PMDN 12,70019. Jaya Kertas, PT Kertosono PMDN 7,50020. Lontar Papyrus, PT Aceh NF 7,50021. Sarana Kemas Utama, PT Jakarta PMDN 6,00022. UnipaDaya, PT Tangerang PMDN 6,00023. Karya Tulada, PT Tangerang PMDN 3,00024. Kertas Padalarang, PT Padalarang PMDN 1,30025. Gaya Baru, PT Malang PMDN 1,250

Sub Total 1,674,950Sumber: Capricorn Indonesia Consult, 1997

Di Indonesia, produksi kertas baru dimulai pada tahun 1923, ditandai

dengan berdirinya NV Papier Fabriek Padalarang di bawah pengelolaan Belanda.

Pabrik kertas kedua yang dibangun di Indonesia adalah PT. Kertas Leces yang

semula merupakan perluasan unit industri NV Papier Fabriek Padalarang. Pabrik

kertas lainnya dikembangkan setelah kedua pabrik di atas pada masa setelah

kemerdekaan. Berdasarkan survei Capricorn Indonesia Consult tahun 1999


68

produksi kertas nasional mencapai sekitar 4,4 juta ton pulp dan 4,9 juta ton kertas

per tahun.

Produksi kertas tulis dan cetak di Indonesia selama beberapa tahun

belakangan ini didominasi oleh 4 (empat) perusahaan, yaitu: PT. Tjiwi Kimia, PT.

Indah Kiat Pulp and Paper, PT. Pindo Deli dan PT. Kertas Leces. Dilihat dari

produksinya, keempat produsen tersebut memiliki kontribusi sekitar 74,3 persen

dari total produksi nasional selama periode tahun 1996.

Industri pulp dan kertas merupakan salah satu bidang yang sangat

potensial. Saat ini, Indonesia tercatat sebagai produsen pulp terbesar ke-16 dan

industri kertasnya mencapai urutan ke-19 dengan sekitar 18 unit pabrik pulp

berkapasitas produksi sebesar 4,4 juta ton per tahun, sedangkan potensi

permintaan pulp di pasar lokal hanya sekitar 2,5 juta ton.

Namun demikian, kelangkaan bahan baku industri pulp dan kertas masih

menghantui kelangsungan operasional pabrik pulp dan kertas tersebut, bahkan

hingga saat ini harga kertas di Indonesia relatif lebih mahal dibandingkan dengan

produk impor. Dilema ini selalu dihadapi oleh Indonesia karena tidak tertutup

kemungkinan harga kertas dunia akan terus berkurang yang berarti semakin

menyudutkan posisi Indonesia.

Indonesia yang didukung oleh hutan yang luas sebenarnya memiliki

potensi yang cukup besar sebagai sentra produksi pulp dan kertas dunia karena

ketersediaan dan kelangsungan suplai bahan bakunya. Di sisi lain Indonesia juga

memiliki bahan alternatif yang dapat digunakan sebagai bahan baku industri pulp

dan kertas tersebut, diantaranya adalah kayu, bagasse, merang, dan kertas bekas.


69

Namun saat ini bahan alternatif tersebut masih belum dioptimalkan

pemanfaatannya karena Indonesia masih mengandalkan bahan baku pulp.

Seperti yang telah disinggung di muka bahwa perjalanan kertas di

Indonesia mulai dirintis sejak tahun 1923 dengan beroperasinya NV Papier

Fabrick Padalarang, yang kemudian berubah nama menjadi PT. Kertas

Padalarang. Kemudian disusul dengan beroperasinya pabrik kertas di Leces yang

kemudian dikenal sebagai PT. Kertas Leces, yang semula merupakan unit industri

dari NV Papier Fabriek Padalarang tersebut. Namun hingga tahun 1971 hanya

terdapat lima buah perusahaan yang memproduksi kertas dan kelima perusahaan

tersebut merupakan BUMN. Selain PT. Kertas Padalarang dan PT. Kertas Leces,

tiga perusahaan lainnya yang merupakan BUMN adalah PT. Kertas Blabak di

Magelang, Jawa Tengah, PT. Kertas Gowa di Gowa, Sulawesi Selatan dan PT.

Kertas Basuki Rahmat di Banyuwangi, Jawa Timur.

Kelima perusahaan BUMN di atas juga dilengkapi dengan unit industri

pulp dan hingga saat ini masih tercatat sebagai produsen kertas tulis dan cetak.

Namun demikian satu diantaranya, yaitu PT. Kertas Gowa telah menghentikan

produksinya, dan pada tahun 1996 yang lalu telah dilikuidasi oleh Pemerintah,

sebagian asetnya telah diserahkan kepada Pemerintah Daerah. Sedangkan PT.

Kertas Leces, meskipun masih mendapat kesempatan untuk melanjutkan

produksinya ternyata perusahaan ini kabarnya pernah ditawarkan kepada pihak

lain untuk meningkatkan kinerja perusahaan tersebut.

Perkembangan perusahaan milik negara tersebut memang relatif lambat,

bahkan kontribusi keempat perusahaan (kecuali PT. Gowa) tersebut hanya sekitar

6,8 persen dari total kapasitas produksi kertas tulis dan cetak nasional. PT. Kertas


70

Padalarang yang tercatat sebagai produsen kertas tulis dan cetak tertua di

Indonesia hanya memiliki kontribusi kurang 0,1 persen dari total kapasitas

produksi nasional. Kenyataan ini semakin menyudutkan pabrik kertas milik

negara tersebut untuk dapat mempertahankan keberadaannya di tengah persaingan

yang semakin ketat.

4.2.1 PT. Kertas Padalarang

Penelitian di PT. Kertas Padalarang dilakukan secara bertahap. Tahap

pertama, dilakukan penelitian pendahuluan dengan melakukan observasi terhadap

pabrik PT. Kertas Padalarang. Selanjutnya dilakukan wawancara langsung

terhadap Direktur PT. Kertas Padalarang didampingi unsur-unsur pimpinannya

sehingga dapat dipastikan wawancara benar-benar dilakukan dengan penentu

kebijakan yang ada di perusahaan tersebut. Tahap kedua, diadakan suatu

lokakarya dengan Direktur PT. Kertas Padalarang sebagai salah satu narasumber

yang memaparkan kesiapan perusahaan tersebut untuk memproduksi kertas

permanen. Dari lokakarya ini banyak pertanyaan yang berkembang dan muncul di

luar penelitian pendahuluan yang dilakukan peneliti pada tahap pertama sehingga

memperkaya hasil penelitian. Tahap ketiga, dilakukan klarifikasi terhadap

pertanyaan-pertanyaan yang timbul selama melakukan penulisan hasil penelitian,

klarifikasi ini dilakukan melalui e-mail dan telepon.

PT. Kertas Padalarang berlokasi di Jalan Cihaliwung Padalarang, didirikan

pada tahun 1922 dan merupakan sisa peninggalan Belanda dengan nama NV

Papier Fabriek Padalarang dan hingga kini beroperasi dengan nama PT. Kertas

Padalarang. Konon, pabrik ini didirikan akibat terputusnya hubungan antara


71

kerajaan Belanda dan koloni-koloninya sebagai dampak terjadinya Perang Dunia I

tahun 1918. Suplai kebutuhan kertas yang pada waktu itu masih di-impor dari

negeri Belanda terhambat dan tentu saja berpengaruh terhadap penyediaan

pasokan kertas di negeri koloni Belanda ini.

Kebutuhan kertas terus meningkat dari tahun ke tahun. Pada tahun 1939,

NV Papier Fabriek Padalarang membuka cabang di Leces Probolinggo. Sejak

pelebaran sayap usaha itu, embel-embel nama perusahaan pun bertambah menjadi

NV Papier Fabriek Padalarang - Leces. Ketika terjadi nasionalisasi perusahaan-

perusahaan Belanda di Indonesia, NV Papier Fabriek Padalarang - Leces diambil

alih oleh Peperda Jabar yang selanjutnya oleh Board of Management Bappit Pusat

berdasarkan Undang Undang Nomor 19 tahun 1960, PP No. 136 tahun 1961

mengganti perusahaan milik negara ini dari nama NV Papier Fabriek Padalarang

- Leces menjadi Perusahaan Negara (PN) Kertas Padalarang yang kedudukannya

berada di bawah Direktorat Jenderal Industri Kimia Dasar/Departemen

Perindustrian.

Ketika pertama berdiri, kapasitas produksi PN Kertas Padalarang hanya

mengandalkan satu mesin, lengkap dengan mesin pulp untuk proses merang

menjadi pulp dengan kapasitas 3,000 ton pulp. Produksi yang dihasilkan adalah

jenis kertas tebal, yaitu HVS 60/200 gr dan terkenal dengan buku tulisnya. Seiring

dengan berjalannya waktu, jenis produksi pun lebih variatif, seperti pembuatan

kertas berharga (SPR II), kartu tanda penduduk, ijazah, dan kertas lichtdruk.

Bahkan, pada tahun 1960 - 1995 PN Kertas Padalarang pernah memproduksi

kertas uang untuk kebutuhan dalam negeri.


72

Tabel 4.4 memuat hasil wawancara terhadap informan tentang kesiapan

PT. Kertas Padalarang dalam memproduksi kertas permanen. Berikut ini akan

dibahas sesuai topik hasil temuan di lapangan pada tabel tersebut.

Status kepemilikan PT. Kertas Padalarang adalah Badan Usaha Milik

Negara (BUMN) yang merupakan peninggalan Belanda. Oleh karena merupakan

peninggalan Belanda, maka hampir sebagian besar peralatan produksi yang

dimiliki perusahaan tersebut kondisinya sudah tua dan tidak efisien lagi, hal ini

menjadi faktor utama mengapa PT. Kertas Padalarang tidak sanggup bersaing

dengan perusahaan lain yang sudah menggunakan teknologi lebih modern.

Sebagai akibat tidak efisiennya proses produksi ditunjang peralatan yang kurang

memadai maka harga produk yang dihasilkan PT. Kertas Padalarang menjadi

tidak kompetitif dibanding perusahaan lain, terutama swasta asing.

Berkaitan dengan pembuatan kertas, terdapat dua macam proses, yaitu

dengan pH asam (pH 5,8 - 6,5) dan pH alkalin (pH 7 - 8). Saat ini PT. Kertas

Padalarang membuat kertas dengan pH alkalin dan hampir sebagian besar industri

juga menggunakan proses tersebut. Sebagai bahan baku produksi kertasnya, PT.

Kertas Padalarang menggunakan merang. Kelemahannya merang memiliki kadar

silika yang cukup tinggi sehingga kadar abu yang dihasilkannya juga tinggi

sehingga seringkali menyebabkan pisau pemotong menjadi tumpul.

Proses pembuatan kertas yang dilakukan PT. Kertas Padalarang sudah

sesuai dengan tuntutan proses produksi kertas permanen yang mempersyaratkan

penggunaan pH alkalin, sehingga dari sisi proses produksi dapat dikatakan bahwa

PT. Kertas Padalarang siap memproduksi kertas permanen. Namun dari sisi

kelayakan ekonomis, produk yang dihasilkan PT. Kertas Padalarang masih harus


73

ditinjau sehubungan kondisi mesin yang sudah tua serta bahan baku yang dapat

mempengaruhi kualitas produksi karena kadar silikanya yang tinggi.

Tabel 4.4 Kesiapan PT. Kertas Padalarang dalam Memproduksi Kertas Permanen

No. Topik Informan (SH) Keterangan 1. Status kepemilikan

PT. Kertas Padalarang

Badan Usaha Milik Negara (BUMN), peralatan produksi peninggalan Belanda

Alat-alat produksi sudah kuno dan tidak efisien

2. Proses pembuatan kertas yang digunakan

PT. Kertas Padalarang dan hampir sebagian industri kertas di Indonesia membuat kertas dengan pH alkalin

Sesuai tuntutan proses produksi kertas permanen yang mempersyaratkan penggunaan pH alkalin

3. Bahan baku yang digunakan

• Bahan serat, pengisi, sizing, dan bahan aditif

• Bahan serat merang sekarang susah diperoleh

• Pernah digunakan Abaca

Harusnya lebih mengoptimalkan bahan lokal dan bukan kayu

4. Jenis kertas yang diproduksi

Kertas khusus security dan kertas umum untuk kepentingan pemerintah

Lebih tinggi spesifikasi dan prosesnya dibanding kertas permanen

5. Pandangan tentang kertas arsip

Kertas yang lebih tepat digunakan untuk kertas arsip adalah kertas permanen

Sesuai dengan tujuan penelitian

6. Pengetahuan tentang kertas permanen

Kertas permanen adalah kertas yang umum digunakan untuk pembuatan dokumen dan mempunyai ketahanan ratusan tahun bila disimpan dalam kondisi normal. Permanensi tinggi diupayakan sejak awal pemilihan bahan baku serat dan bahan pembantu lainnya

Dapat dikembangkan dengan penambahan saran stakeholder lain terutama dari pakar

7. Kemampuan pabrik kertas di Indonesia untuk memproduksi kertas permanen

Secara umum industri kertas di Indonesia telah memiliki kesiapan

Diperlukan kesepakatan antar pabrik kertas di Indonesia

8. Tanggapan tentang kertas permanen apabila diproduksi secara masal

Adanya kekhawatiran produk tidak diterima masyarakat karena kurangnya kesadaran dalam menggunakan kertas permanen

PT. Kertas Padalarang seharusnya mencoba membuat kertas permanen dalam skala kecil

9. Tanggapan tentang standarisasi (SNI kertas permanen)

SNI kertas permanen yang diadopsi harus memperhatikan ketahanan sobek, berat minimal 70 gram, bahan yang digunakan terdiri dari serat non kayu, sehingga akan mempengaruhi nilai jual

PT. Kertas Padalarang harus berusaha mencari bahan baku murah

10 Kesiapan PT. Padalarang memproduksi kertas permanen

Siap memproduksi, namun meminta regulasi terkait dengan penggunaan jenis kertas tersebut sebagai jaminan pasar.

Diperlukam komitmen bersama antar stakeholder


74

Bahan baku utama yang digunakan PT. Kertas Padalarang dalam

pembuatan kertas adalah merang ditambah beberapa bahan kimia lainnya. Dalam

perkembangannya, NV Papier Fabriek Padalarang sebagai pabrik kertas satu-

satunya pada waktu itu memonopoli persediaan kertas di Hindia Belanda. Dengan

meningkatnya permintaan kebutuhan kertas dari konsumen, otomatis NV Papier

Fabriek Padalarang harus meningkatkan kinerjanya dan sekaligus menambah

pasokan merang yang persediaannya sudah tidak mencukupi apabila hanya

dipasok dari persawahan di sekitar daerah Padalarang. Saat ini PT. Kertas

Padalarang mengalami kesulitan bahan baku karena merang yang digunakan

sudah mulai menyusut dan untuk memperolehnya harus mencari ke daerah yang

jauh seperti Pantura, Banten, dan lain lain. Selain itu mesin-mesin yang ada -

sebanyak tiga unit mesin kertas - sudah sangat tua sehingga kalah bersaing dengan

industri kertas lain yang lebih efisien.

Proses pembuatan kertas di PT. Padalarang menggunakan bahan-bahan

sebagai berikut:

1. Bahan serat:

• Serat Kayu: serat panjang NBKP, serat pendek LBKP

• Serat Bukan Kayu: cotton, abaca knaf , Merang, bagasse

2. Bahan pengisi: kaolin, calcium carbonat, titan dioxide

3. Bahan sizing: tapioka, tapioka termodifikasi, rosin, AKD, ASA, alum

4. Bahan additif dan pewarna: pewarna organik, anti busa, bahan peretensi,

bahan penguat ikatan serat

Salah satu bahan yang pernah digunakan PT. Kertas Padalarang untuk

membuat kertas khusus adalah pulp abaca. Pulp abaca banyak diminati produsen


75

kertas, terutama asal Jepang karena memiliki serat yang sangat kuat. Karena sifat

seratnya yang sangat kuat itulah, permintaan bahan pembuat kertas khusus

tersebut selalu meningkat dari tahun ke tahun. Pulp abaca awalnya banyak

ditemukan di Indonesia. Namun karena adanya kasus kecurangan yang dilakukan

koperasi pengumpul terhadap proses pembelian abaca dari para petani dimana

mereka membeli abaca dengan harga yang sangat murah kemudian menjualnya

kembali ke pasaran dengan harga yang lebih tinggi menimbulkan kekecewaan

para petani yang akhirnya menyebabkan proyek pengadaan bahan baku kertas

abaca menjadi gagal.

Sangat disayangkan bahan baku serat alternatif bukan kayu yang baik,

yaitu abaca tidak digunakan lagi dalam proses produksi kertas permanen dan

ironisnya justru lebih banyak diekspor ke luar negeri. Hal tersebut seharusnya

menjadi bahan pemikiran bagi PT. Kertas Padalarang untuk dapat menata kembali

tata niaga abaca sehingga para petani bergairah kembali untuk memproduksi

abaca secara massal sebagai bahan baku pembuat kertas. Apabila PT. Kertas

Padalarang masih bertahan mengandalkan merang sebagai bahan baku utama

produksi kertasnya, maka dapat diprediksi semakin hari akan semakin sulit bagi

perusahaan tersebut untuk memperoleh bahan bakunya mengingat lahan

persawahan yang sudah semakin langka dan cenderung menyempit disebabkan

perubahan fungsinya yang banyak digunakan sebagai lahan permukiman

penduduk.

Pabrik Kertas Padalarang merupakan pabrik kertas pertama di Indonesia

dan saat ini kontribusinya untuk produksi nasional sangat kecil, yakni 0,06 persen.

Sejak awal berdirinya, sesuai tujuan pendirian pabrik, PT. Kertas Padalarang telah


76

mengkhususkan diri memproduksi kertas khusus security selain kertas umum

untuk kepentingan pemerintah. Saat ini terdapat lebih dari 100 jenis produk pulp

dan kertas security/specialty yang diproduksi oleh PT. Kertas Padalarang, antara

lain kertas banderol, kertas ijazah, kertas buku nikah, kertas cheque, akta PPAT,

akta catatan sipil, kertas visa RI, kertas cover paspor, kertas Kartu Tanda

Penduduk, kertas sertifikat tanah, kertas paspor haji, pulp knaf, pulp abaca, pulp

merang, pulp flax, pulp linum, dan lain lain. Kertas security paper adalah jenis

kertas yang didesain secara khusus untuk pemenuhan kebutuhan benda sekuritas

yang mempunyai nilai jual dan fungsi yang tinggi. Selain sifatnya harus kuat dan

tahan lama, dalam kertas sekuriti juga ditambahkan ciri khusus yang berbeda

dengan kertas umum yang ada di pasaran sehingga diharapkan sulit untuk ditiru.

Ciri khusus ini merupakan pengamanan dokumen sekuriti terhadap pemalsuan.

Mengingat PT. Kertas Padalarang telah memproduksi jenis kertas security

yang lebih tinggi spesifikasi dan prosesnya dibanding kertas permanen, maka

dapat disimpulkan bahwa PT. Kertas Padalarang mampu untuk membuat kertas

permanen.

PT. Kertas Padalarang mengemukakan bahwa para pengelola arsip di luar

negeri menyarankan penggunaan kertas conqueror untuk arsip vital. Kertas

conqueror adalah kertas impor yang harganya cukup mahal karena merupakan

kertas semi HVS yang diberi watermark conqueror. Di Indonesia, tepatnya di

Bogor sudah ada pabrik kertas conqueror yang menggunakan watermark

concorde. Bahkan pabrik kertas Padalarang telah memproduksi kertas victory

yang setara kualitasnya dengan kertas conqueror tersebut. Akan tetapi jenis kertas

tersebut sebetulnya lebih tepat digunakan untuk keperluan seni. Sedangkan jenis


77

kertas yang lebih tepat digunakan untuk arsip dan diproduksi secara massal adalah

kertas permanen. PT. Kertas Padalarang pernah membuat kertas permanen untuk

dokumen dan buku watermark Gerakan Non Blok yang diselenggarakan oleh

pemerintah Indonesia.

Pengalaman PT. Kertas Padalarang yang pernah memproduksi kertas

permanen untuk dokumen dan buku watermark Gerakan Non Blok dapat

dijadikan dasar kesiapan perusahaan tersebut dalam memproduksi kertas

permanen sehingga tujuan penelitian untuk mengetahui kesiapan PT. Kertas

Padalarang untuk memproduksi kertas permanen telah terjawab.

Pemahaman PT Kertas Padalarang mengenai kertas permanensi tinggi

disebutkan sebagai jenis kertas yang umum digunakan untuk pembuatan

dokumen. Kertas jenis ini mempunyai ketahanan ratusan tahun bila disimpan

dalam kondisi normal (suhu ruang). Dalam kondisi banjir, kertas sebagai bahan

yang mudah dipengaruhi air dapat berubah bentuk dan mengalami kerusakan.

Salah satu solusi mengatasi masalah tersebut adalah dengan cara menggunakan

serat tertentu yang dapat memberikan efek ketahanan basah tinggi sehingga

dokumen atau buku-buku yang terendam tersebut dapat diselamatkan. Sebagai

analog kertas yang mempunyai efek ketahanan basah tinggi adalah kertas kantong

teh celup yang tidak mudah rusak karena sifatnya yang tahan air. Sifat

permanensi tinggi dapat diupayakan sejak awal pemilihan bahan baku serat dan

bahan pembantu lainnya. Pemilihan bahan serat didasarkan pada kadar selulosa

alfa yang tinggi. Kadar selulosa yang tinggi didasarkan pada proses pulping

menggunakan proses soda. Selain pemilihan bahan baku, permanensi tinggi pun

dapat diperoleh dengan cara membuat kertas dalam kondisi alkalin. Dalam


78

proses alkalin, filler yang digunakan adalah kalsium karbonat sedangkan sebagai

bahan sizingnya digunakan tapioka dan AKD atau ASA.

Uraian di atas sangat penting sebagai dasar perumusan dalam membuat

SNI kertas permanen selanjutnya. Dasar tersebut selanjutnya dapat dikembangkan

dan diperkaya dengan saran dari stakeholder lain, terutama para pakar dalam

merumuskan standar kertas permanen.

Kesiapan industri kertas di Indonesia dalam memproduksi kertas

permanensi tinggi dimulai dari penyediaan bahan serat dimana dari total produksi

pulp, lebih kurang 7 juta ton mayoritas bahannya diperoleh dari bahan kayu

melalui proses kraft. Penyediaan bahan serat non wood relatif kecil dan belum

digunakan dengan baik. Kesiapan lainnya adalah penyediaan filler, dalam hal ini

ketersediaan kalsium karbonat yang terdapat di pasaran. Kalsium karbonat

terdiri dari 2 jenis, yakni: ground calsium carbonat dan precipitated calsium

carbonat. Penggunaan precipitated calsium carbonat jauh lebih baik

dibandingkan ground calcium carbonat. Kesiapan lain yang tak kalah penting

adalah penyediaan bahan sizing. Sebagai bahan sizing digunakan tapioka dan

tapioka termodifikasi yang jumlahnya cukup memadai sehingga tidak perlu di-

impor, sedangkan penyediaan AKA/ASA sebagai bahan bakunya masih harus di-

impor. Semua bahan - bahan tersebut relatif mudah diperoleh di pasaran sehingga

secara umum industri kertas di Indonesia telah memiliki kesiapan yang

menunjang dalam pembuatan kertas untuk dokumen yang memiliki permanensi

tinggi.

Uraian di atas menjanjikan peluang yang cukup baik untuk mempermudah

kegiatan produksi kertas permanen, namun patut diingat, untuk penggunaan arsip


79

dengan permanensi tinggi membutuhkan kesepakatan antar berbagai pihak,

terutama antar kalangan pabrik kertas itu sendiri. Dengan adanya standar yang

telah disepakati, maka akan diperoleh keseragaman produk kertas permanen yang

dihasilkan tiap industri.

PT. Kertas Padalarang saat ini hanya memproduksi kertas sesuai

permintaan konsumen. Kebanyakan kertas yang dipesan adalah jenis kertas

security yang pangsa pasarnya sempit dan kebanyakan digunakan untuk

kepentingan negara. Di sisi lain, PT. Kertas Padalarang melayani pesanan khusus

(tailor made) dalam pembuatan kertas, contohnya pembuatan kertas ijazah dari

Departemen Pendidikan Nasional yang menggunakan karton bebas asam. Oleh

karena sifat pemesanannya yang khusus dengan minimum order 10 ton maka

harganya terbilang mahal. Tidak hanya itu, PT. Kertas Padalarang juga melayani

pembuatan kertas tipis, seperti kertas saham dan sertifikat deposito bank asalkan

ada contoh untuk dianalisis sebelum proses pembuatannya. Contoh kertas lain

yang diproduksi PT. Kertas Padalarang adalah buku sertifikat tanah. Jenis kertas

ini lebih mahal harganya karena komposisi bahan baku yang digunakannya terdiri

dari dua puluh lima persen cotton. PT. Kertas Padalarang sebenarnya

berkeinginan membuat jenis kertas permanen dengan harga yang murah. Namun

karena adanya kekhawatiran produk mereka tidak diterima masyarakat karena

kurangnya kesadaran dalam menggunakan kertas permanen, maka PT. Kertas

Padalarang sampai saat ini belum berani memproduksi jenis kertas tersebut.

Adanya kekhawatiran produk kertas permanen PT. Kertas Padalarang

tidak diterima masyarakat karena kurangnya kesadaran dalam menggunakan

kertas permanen merupakan hal yang lumrah, mengingat faktor ekonomi dimana


80

perusahaan tersebut tentunya juga mengedepankan keuntungan, dengan kata lain

mereka berharap bahwa produknya harus laku di pasaran. Namun dengan adanya

wacana pemberlakuan regulasi tentang penggunaan kertas permanen, khususnya

di instansi pemerintah, maka seyogyanya pabrik Kertas Padalarang mulai merintis

pembuatan produk kertas permanen dalam skala kecil untuk dilempar ke pasaran.

Hal tersebut memang bukan tanpa resiko, namun komitmen PT. Kertas

Padalarang sangat diperlukan sebagai upaya mensukseskan penggunaan kertas

permanen di Indonesia.

SNI kertas permanen yang mengadopsi aturan ISO harus memperhatikan

ketahanan sobek dan berat minimal 70 gram. Selain itu bahan yang digunakan

harus terdiri dari serat non kayu yang sampai saat ini masih harus diimpor. Ketiga

faktor tersebut akan mempengaruhi nilai jual kertas permanen sehingga menjadi

tiga kali lipat dari harga kertas biasa yang dijual di pasaran. Namun pada

prinsipnya PT. Kertas Padalarang mampu memproduksi kertas permanen sesuai

standar yang dipersyaratkan ISO saat ini, yang selanjutnya akan diadopsi menjadi

SNI.

PT. Kertas Padalarang harus berupaya mencari bahan baku yang murah

sehingga diharapkan dapat menekan ongkos produksi dan secara otomatis dapat

menekan nilai jual kertas permanen di pasaran. Disamping itu diperlukan kegiatan

untuk mempromosikan kertas permanen kepada masyarakat mengingat sebagian

besar masyarakat di Indonesia kurang memahami perbedaan kertas yang

berkualitas sehingga penggunaannya seringkali tidak sesuai kepentingannya,

khususnya untuk arsip. Sebagai contoh ketidaktahuan tersebut, kadang-kadang

masyarakat menggunakan kertas photocopy untuk dokumen dan lebih memilih


81

kertas berwarna putih dibandingkan kertas yang berwarna kekuningan. Padahal di

Jepang, kebanyakan kertas yang dipilih adalah jenis kertas yang berwarna

kekuningan karena terbuki lebih tahan lama dan tidak merusak mata. Alasan

ketidaktahuan masyarakat dalam membedakan jenis kertas yang berkualitas inilah

yang menjadi pertimbangan penting tentang perlunya suatu standardisasi.

Pada prinsipnya PT. Kertas Padalarang siap memproduksi kertas

permanen dengan harga murah, namun kriteria dan spesifikasi jenis kertas tersebut

sampai saat ini belum ada. Di sisi lain kesadaran masyarakat untuk menggunakan

jenis kertas permanen juga masih rendah. Oleh karena itu PT. Kertas Padalarang

mengharapkan pemerintah melalui instansi terkait dapat membantu meningkatkan

kesadaran masyarakat dalam penggunaan kertas permanen sekaligus membuat

regulasi terkait dengan penggunaan jenis kertas tersebut, terutama di instansi

pemerintah. Oleh karena itu sebagai langkah awal untuk menggalakkan

penggunaan kertas permanen di masyarakat diperlukan standar, dalam hal ini SNI

kertas permanen. Dalam kaitannya dengan produksi kertas permanen di masa

yang akan datang setelah adanya SNI kertas permanen, PT. Kertas Padalarang

telah berkomitmen tidak akan memonopoli produksi kertas permanen di

Indonesia. Sebaliknya mengingat kondisi PT. Kertas Padalarang yang kurang

dapat bersaing dibandingkan perusahaan kertas lainnya yang lebih besar dan

modern saat ini, PT. Kertas Padalarang justru berharap dapat terus terlibat dalam

memproduksi jenis kertas permanen di masa yang akan datang.

Komitmen bersama antar stakeholder sangat diperlukan untuk

memecahkan masalah-masalah tersebut. Peran yang paling penting untuk

memecahkan masalah tersebut adalah adanya kebijakan, terutama yang nantinya


82

akan dikeluarkan oleh ANRI sebagai pembina kearsipan untuk dapat

mengeluarkan regulasi tentang penggunaan kertas permanen, sehingga produsen

mendapatkan jaminan pasar dalam memproduksi kertas permanen.

4.2.2 PT. Pindo Deli

Penelitian yang dilakukan di PT. Pindo Deli merupakan rangkaian

penelitian lanjutan yang dilakukan peneliti untuk mengetahui kesiapan

stakeholder, khususnya produsen kertas swasta asing dalam memproduksi kertas

permanen. PT. Pindo Deli adalah perusahaan asing (PMA) yang merupakan salah

satu dari dua puluh lima industri kertas di Indonesia yang memproduksi kertas

tulis dan cetak. PT. Pindo Deli berada di bawah Grup Asia Pulp and Paper dan

mempunyai beberapa perusahaan pulp dan kertas di Asia. Berbeda dengan PT.

Kertas Padalarang yang sebagian besar produksinya merupakan pesanan khusus,

PT. Pindo Deli memproduksi kertas secara komersial dan dijual di pasaran bebas.

Menurut pandangan peneliti perbedaan tersebut seharusnya dapat memicu

kompetisi di antara para pelaku industri kertas sehingga akan memperkecil

kemungkinan terjadinya praktik monopoli oleh pabrik kertas tertentu. Berdasarkan

asumsi tersebut, seharusnya dengan semakin banyaknya industri kertas yang

memproduksi kertas permanen maka semakin murah kertas permanen tersebut

dijual di pasaran.

Tabel 4.5 berikut memaparkan hasil penelitian yang telah dilakukan di PT.

Pindo Deli tentang kesiapan perusahaan tersebut dalam memproduksi kertas

permanen.


83

Berikut ini akan diuraikan pembahasan dari hasil yang ditemukan di

lapangan.

Tabel 4.5 Kesiapan PT. Pindo Deli dalam Memproduksi Kertas Permanen

No. Topik Informan (DH) Keterangan 1. Status

kepemilikan PT. Pindo Deli

Perusahaan asing (PMA) di bawah grup Asia Pulp and Paper. Seluruh manajemen puncaknya dikuasai investor Taiwan sedangkan manajemen perusahaannya diserahkan kepada Grup Sinar Mas dengan teknologi dan sumber daya manusia yang mayoritas berasal dari Taiwan.

Teknologi terbaru dan manajemen asing sehingga efisiensi produksi tinggi

2. Produksi PT. Pindo Deli

Kertas tulis, kertas cetak, tisu, kertas karton, art paper, dan berbagai macam kertas khusus dengan berbagai macam merek.

Mempermudah dalam memproduksi secara komersial

3. Standar yang sudah diterapkan

Standar Internasional ISO 9000, ISO14000 dan SNI lain yang dipersyaratkan untuk pembuatan kertas di Indonesia

Sudah mengikuti aturan internasional

4. Kualitas kertas yang dihasilkan

• Kertas untuk sehari-hari yang didesain sedemikian rupa sehingga bersifat tidak terlalu tahan lama (sekitar 1-3 tahun), hal ini dikarenakan kertas umumnya digunakan hanya untuk sekali pakai langsung buang

• Kertas berkualitas yang rata-rata diproduksi untuk memenuhi kebutuhan ekspor dan sudah memenuhi standar ISO 9706 kertas permanen untuk dokumen

Dapat djadikan dasar penyusunan kertas permanen

5. Pemasaran kertas yang menggunakan logo permanen di Indonesia

Ada, tapi di tempat tertentu dengan harga lebih mahal, tapi perusahaan lain juga ada yang sudah memproduksi kertas sesuai standar ISO 9706

Indonesia harusnya dapat dijadikan prioritas pemasaran kertas berkualitas

6. Penerapan SNI kertas permanen di PT. Pindo Deli

Tidak ada masalah dengan produksi kertas permanen, karena sudah terlebih dahulu mengikuti ISO 9706. Yang menjadi masalah adalah orang-orang di Indonesia yang belum mengetahui keberadaan kertas permanen serta belum mempunyai kesadaran atas penggunaannya. Selain itu mereka belum tentu peduli karena harga kertas permanen yang lebih mahal daripada harga kertas biasa.

Harus ada komitmen bersama


84

Hasil wawancara terungkap bahwa manajemen puncak PT. Pindo Deli

seluruhnya dikuasai para investor Taiwan dimana manajemen perusahaannya

diserahkan kepada Grup Sinar Mas yang hampir sebagian besar menggunakan

teknologi dan sumber daya manusia dari Taiwan. Di sini terlihat bahwa

manajemennya sudah profesional dan diasumsikan efisiensi tinggi dalam

produksi.

PT. Pindo Deli menjadi perusahaan yang lebih efisien karena selain

ditunjang peralatan dan teknologi yang modern, perusahaan tersebut juga secara

berkesinambungan mengembangkan penelitian di kantor pusatnya di Taiwan

sehingga menghasilkan inovasi produk terbaru yang berkualitas dan murah.

PT. Pindo Deli memproduksi kertas tulis, kertas cetak, tisu, kertas karton

(corugating media), art paper dan berbagai macam kertas pesanan khusus dengan

berbagai macam merek. Produk mereka cukup bersaing di pasaran. Salah satu

perusahaan yang menjadi pesaing mereka adalah PT. Riau Andalan Pulp and

Paper.

Adanya keragaman produk yang dihasilkan PT. Pindo Deli, terutama

kertas tulis dan cetak akan mempermudah produksi kertas secara komersial.

Persaingan di antara produsen dapat menguntungkan konsumen untuk

memperoleh barang berkualitas dengan harga yang murah

Dalam kaitannya dengan keharusan mengadopsi standar internasional

supaya dapat bersaing di pasaran dunia, PT. Pindo Deli telah meraih sertifikasi

ISO 9000 dan 14000. Hal ini berarti proses produksi yang dijalankan PT. Pindo

Deli telah sesuai dengan SNI yang ada. Disamping itu karena telah meraih


85

sertifikasi ISO 14000, dengan sendirinya PT. Pindo Deli telah menyatakan

komitmen mereka tentang produk ramah lingkungan yang dihasilkannya.

Oleh karena sudah mengacu kepada aturan standar internasional, maka

dapat dipastikan bahwa proses produksi PT. Pindo Deli telah diawasi secara ketat

mulai dari pencarian bahan baku sampai kepada produk yang dihasilkan, sehingga

secara tidak langsung apabila kita menggunakan produk yang dihasilkan

perusahaan tersebut akan diperoleh keyakinan akan kualitasnya yang terjamin.

Hal ini dapat dijadikan landasan untuk memperkuat produksi kertas permanen.

Hasil wawancara dengan salah satu informan R & D PT. Pindo Deli

didapatkan informasi tentang kualitas kertas cetak dan photocopy yang dihasilkan

perusahaan tersebut yang berumur rata-rata lebih kurang 3 tahun. Kertas akan

mengalami perubahan fisik setelah digunakan, misalnya menjadi rapuh atau

berubah warna (yellowing). Perubahan warna kertas umumnya disebabkan

pengaruh oksidasi karena penyimpanan yang terlalu lama di tempat terbuka.

Sebenarnya kertas memang sengaja didesain sedemikian rupa sehingga bersifat

tidak terlalu tahan lama (sekitar 1 - 3 tahun), hal ini dikarenakan kertas umumnya

digunakan hanya untuk sekali pakai langsung buang. Tindakan ini secara tidak

langsung akan memperbanyak jumlah produksi kertas sehingga menguntungkan

pabrik kertas.

Kertas berkualitas yang dihasilkan PT. Pindo Deli sebagian besar

digunakan untuk memenuhi permintaan luar negeri. Kertas dengan merek dagang

”Mirage” merupakan kertas produksi PT. Pindo Deli yang sudah memenuhi

standar ISO 9706 (Paper for documents – requirements for permanence) dan

mendapat logo permanen seperti yang tertera pada Gambar 4.1.


86

ISO 9706 Gambar 4.1 Symbol of Complliance ISO 9706

Logo permanen dalam gambar 4.1 tersebut mempunyai arti bahwa produk

tersebut telah memenuhi segala persyaratan yang dipersyaratkan ISO tentang

kertas permanen untuk dokumen. Dalam tinjauan pustaka pada halaman 32 telah

dipaparkan mengenai persyaratan yang harus dipenuhi untuk mendapatkan

sertifikasi ISO 9706 yang diakhiri dengan keharusan menggunakan simbol

tersebut dalam setiap produk. Adapun persyaratan yang harus dipenuhi meliputi:

1) persyaratan umum, yakni: harus ada contoh uji bebas cacat, noda, lobang,

keriput; 2) sifat kekuatan, yaitu: untuk gramatur 70 g/m2 atau lebih, ketahanan

sobek (AM maupun SM) minimal 350 mN, untuk gramatur 25 – 70 g/m2,

ketahanan sobek minimal = r miliNewton, dimana r = 6 (g/m2) – 70; 3) cadangan

alkali setara dengan 20 g CaCO3 per kg kertas; dan 4) ketahanan terhadap oksidasi

yang tergambar pada bilangan Kappa < 5 dan pH dingin 7,5 – 10,0.

ISO 9706 tentang kertas untuk dokumen seperti yang telah dipaparkan

dalam halaman 32 merupakan standar dasar kertas permanen yang digunakan juga

untuk standar ISO kertas permanen lainnya, yaitu: ISO 11108, 1996 tentang

standar internasional kertas permanen untuk arsip dan ISO 11798, 1999 tentang

standar internasional kertas permanen untuk kertas tulis cetak dan photocopy.

Sehubungan dengan uraian di atas, mengingat ISO 9706 merupakan dasar

acuan untuk membuat kertas permanen, maka sebagai tahap awal penyusunan SNI


87

kertas permanen, ISO 9706 dapat dijadikan rumusan dasar bahan penyusunan SNI

kertas permanen, baik itu adopsi sebagian maupun keseluruhan, mengingat

perusahaan kertas di Indonesia sudah mulai memproduksi kertas sesuai dengan

ISO 9706 sehingga dalam penggunaan dan penerapannya nanti tidak mempunyai

kendala, khususnya dari sisi produksi kertas permanen.

Berdasarkan hasil wawancara dengan informan, didapatkan informasi

bahwa di Indonesa sudah ada pemasaran kertas yang menggunakan logo

permanen, tapi pemasarannya masih terbatas di beberapa tempat tertentu dan

harganya lebih mahal dibandingkan kertas biasa. Tidak hanya itu, ternyata di

Indonesia sudah ada juga perusahaan yang memproduksi kertas sesuai standar

ISO 9706, namun dengan prioritas utama untuk ekspor.

Kenyataan tersebut menjadi sebuah ironi, bangsa Indonesia membuat

kertas berkualitas tapi produknya malah diekspor ke luar negeri, sebaliknya untuk

pasaran Indonesia hanya tersedia kertas dengan kualitas biasa dan hanya sebatas

sisa ekspor. Sebaiknya pabrik kertas di Indonesia, khususnya PT. Pindo Deli dapat

menjadikan Indonesia sebagai prioritas utama pemasaran kertas berkualitas

dengan jalan mensosialisasikan jenis kertas seperti kertas permanen untuk arsip

bernilai guna tinggi.

Selanjutnya, berkaitan dengan himbauan pemberlakuan SNI kertas

permanen di Indonesia nantinya, berdasarkan hasil wawancara diperoleh suatu

gambaran bahwa PT. Pindo Deli bersikap sangat mendukung karena pada

kenyataannya pabrik mereka sudah berpengalaman dalam pembuatan kertas

permanen sesuai standar internasional.


88

Peta potensi produksi kertas permanen sebanyak tiga sampai tujuh persen

untuk arsip bernilai guna tinggi di setiap instansi pemerintah yang dikeluarkan

oleh pihak ANRI merupakan peluang pasar yang baik bagi industri kertas, tapi hal

tersebut dikhawatirkan oleh PT. Pindo Deli hanya sebatas wacana mengingat

belum tentu setiap instansi pemerintah mau secara langsung mengubah kebiasaan

mereka menggunakan kertas permanen dalam setiap arsip bernilai guna tinggi

yang dimilikinya. Oleh karena alasan tersebut industri kertas menginginkan

adanya kepastian regulasi yang bersifat mengikat konsumen agar mereka mau

membeli kertas permanen sehingga produk kertas permanen yang diproduksi para

pengusaha kertas dapat diserap pasar dan tidak mengalami kerugian.

Untuk memecahkan masalah tersebut diperlukan komitmen bersama

stakeholder untuk duduk bersama merumuskan permasalahan yang timbul dengan

ANRI sebagai motor penggerak, mengingat seluruh kebijakan tentang kertas

permanen semuanya ada pada ANRI sebagai pembina kearsipan di instansi

pemerintah.

4.3 Konsumen

Penelitian yang dilakukan pada stakeholder konsumen mengambil tempat

di kompleks LIPI Gatot Subroto. Penelitian ini dilakukan pada beberapa unit kerja

yang berada di kawasan tersebut mengingat kompleks LIPI merupakan salah satu

instansi pemerintah yang pernah menjadi korban banjir. Akibat luapan Kali

Krukut pada banjir Februari 2007 yang lalu, komplek LIPI Gatot Subroto sempat

terendam air setinggi hampir dua meter. Sebagai dampaknya, empat gedung

perkantoran yang ada di dalam komplek tersebut, yakni Gedung Widya Sarwono


89

(kantor pusat LIPI berlantai 8); Gedung Widya Graha (unit-unit kerja LIPI di

bawah Kedeputian IPSK yang berlantai 11); gedung lama PDII-LIPI yang

berlantai 5 dan gedung baru PDII-LIPI yang berlantai 6, semua tidak luput

diterjang banjir yang mengakibatkan tenggelamnya seluruh lantai dasar gedung-

gedung tersebut. Banjir melumpuhkan kegiatan perkantoran seminggu lamanya.

Kegiatan perkantoran baru berfungsi normal kembali setelah satu bulan kemudian.

Kerugian materi sangat jelas dengan rusaknya sarana prasarana perkantoran,

kendaraan dan fasilitas yang ada di lantai dasar. Namun kerugian lain yang tidak

dapat dinilai dengan uang adalah rusaknya pusat arsip di lantai satu Gedung

Widya Graha dimana seluruh arsip penting LIPI ada di dalamnya, termasuk buku-

buku dan jurnal yang berasal dari dalam maupun luar negeri. Perkantoran

Akademi Ilmu Pengetahuan Indonesia (AIPI) yang kebetulan terletak di lantai

satu Gedung Widya Graha tidak terkecuali mengalami kerusakan yang parah.

Sebagian besar arsip mereka banyak yang rusak bahkan hilang diterjang banjir

Proses penyelamatan arsip, buku dan jurnal yang ada di lingkungan LIPI

yang dimotori oleh PDII-LIPI sedikit banyak telah berhasil menyelamatkan

koleksi penting mereka, meski tentu saja koleksi-koleksi tersebut telah mengalami

perubahan fisik, seperti keriput dan migrasi warna karena pengaruh rendaman air

pada waktu banjir. Berdasarkan pengamatan terhadap arsip yang selamat tersebut

didapatkan fenomena yang menggambarkan bahwa ternyata kualitas kertas, cara

penyimpanan dan penanganannya mempengaruhi jumlah arsip yang berhasil

diselamatkan. Di samping itu hasil temuan dan diskusi dengan para pakar, seperti:

ANRI, Perpustakaan Nasional dan Mr. Sakamoto (seorang konsultan ahli dari

Jepang yang terlibat dalam penyelamatan arsip) menemukan kesimpulan bahwa


90

sebagian besar koleksi yang dapat diselamatkan akibat dampak banjir ternyata

menggunakan kertas permanen sebagai bahan dasar kertasnya.

Atas pertimbangan tersebut maka penelitian stakeholder konsumen

dilakukan peneliti pada beberapa unit kerja LIPI yang terkena banjir di kompleks

perkantoran Gatot Subroto. Dari penelitian ini peneliti ingin menggali lebih dalam

mengenai kesiapan konsumen, khususya instansi pemerintah yang akan

menggunakan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi. Penelitian

dilakukan melalui wawancara terhadap karyawan yang menduduki jabatan

fungsional arsiparis yang sehari-harinya memang bertugas membuat arsip di

lingkungan kerja LIPI Gatot Subroto, yakni: sekretaris Kepala LIPI, sekretaris

PDII-LIPI, dan beberapa arsiparis lain di unit kerja yang ada di LIPI Gatot

Subroto.

Tabel 4.6 memperlihatkan hasil penelitian tentang kesiapan konsumen

yang diwakili oleh arsiparis LIPI dalam penggunaan kertas permanen. Berikut ini

akan dibahas hasil temuan di lapangan.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa hampir sebagian arsiparis di LIPI

mengetahui adanya Pedoman Tata Kearsipan dan Tata Persuratan di lingkungan

LIPI. Pedoman ini yang kemudian dijadikan dasar melaksanakan pekerjaan

mereka sehari-hari. Lingkup pedoman tersebut mengatur proses penciptaan arsip,

pengklasifikasian arsip sampai dengan penggunaan kertas untuk arsip mereka

sehari-hari.

Pemahaman pengelompokan dan perlakuan terhadap arsip oleh arsiparis di

LIPI yang sudah sesuai pedoman merupakan dasar yang baik untuk dapat

membedakan dan memisahkan arsip sampai kepada arsip bernilai guna tinggi,


91

sehingga pelaksanaan penerapan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi

dapat dilaksanakan.

Tabel 4.6 Kesiapan Konsumen (arsiparis LIPI) dalam Penggunaan Kertas Permanen

No. Topik Informan (TA) Keterangan 1. Dasar pengelompokkan

arsip LIPI dan perlakuan terhadap arsip vital/bernilai guna tinggi

• Mengacu pada Pedoman Tata Kearsipan dan Persuratan LIPI.

• Pedoman tersebut mengatur proses penciptaan arsip, pengklasifikasian arsip sampai dengan penggunaan kertas untuk arsip.

Pemahaman pengelompokan dan perlakuan terhadap arsip sudah sesuai pedoman

2. Penggunaan kertas untuk arsip berdasarkan pedoman tata kearsipan LIPI

Berdasarkan kategori berat, yakni 80 dan 70 gram dengan ukuran A4 dan folio. Dalam pelaksanaannya, untuk surat formal dan MOU digunakan kertas 80 gram, sedangkan untuk lampiran dan nota dinas digunakan kertas 70 gram.

Hal ini harus segera dirubah dengan adanya rencana penyusunan SNI kertas permanen

3. Pengetahuan tentang Keputusan Kepala Arsip Nomor 4 tahun 2000

Belum tahu ANRI kurang mensosialisasikan


Belum tahu Menjadi tugas ANRI untuk mensosialisasikan

No. Topik Informan (TN) Keterangan 5. Proses pengadaan kertas Diatur bagian pembelian

dengan prosentase pembelian kertas A4 80 gram lebih besar dibandingkan jenis kertas lainnya

Diperlukan sosialisasi tentang kertas yang baik

6. Kesiapan penggunaan kertas permanen untuk arsip

Siap, asalkan jelas aturan dan pedomannya; masalah harga (mahal atau murah) diserahkan kepada bagian pembelian.

Regulasi dan sosialisasi ANRI sangat diperlukan

Hasil wawancara terungkap bahwa Pedoman Tata Kearsipan dan Tata

Persuratan yang ada di lingkungan LIPI hanya mengatur penggunaan kertas yang

dikategorikan berdasarkan beratnya, yakni 80 dan 70 gram dengan ukuran A4 dan

folio. Dalam pelaksanaan pembuatan arsip mereka menggunakan kertas 80 gram


92

untuk arsip formal (contoh: surat keluar, surat dinas dan surat keputusan). Untuk

pembuatan surat perjanjian kerjasama/MOU digunakan kertas 80 gram berkepala

surat instansi LIPI/berlogo LIPI sedangkan untuk lampiran dan nota dinas

digunakan kertas 70 gram. Jadi pada prinsipnya, untuk arsip penting mereka

menggunakan kertas 80 gram sedangkan untuk arsip biasa digunakan kertas 70

gram.

Hal tersebut harus segera dirubah dengan akan adanya SNI kertas

permanen dan diterbitkannya surat keputusan dan pedoman penggunaan kertas

permanen untuk arsip bernilai guna tinggi. Dengan adanya aturan-aturan tersebut,

penggunaan kertas diharapkan akan sesuai dengan peruntukkannya, terutama

dalam hal penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi yang akan

memberikan dampak tahan lama.

Sebagai tambahan informasi, ternyata para informan belum mengetahui,

bahkan belum pernah mendengar tentang Keputusan Kepala ANRI Nomor 4

tahun 2000 mengenai penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi sehingga

mereka tidak memahami apa itu kertas permanen dan seberapa penting

penggunaannya. Dalam membuat arsip para responden hanya menggunakan kertas

yang disediakan oleh bagian pembelian di unit kerjanya masing-masing, mereka

tidak terlalu peduli akan merek maupun kualitas kertas yang digunakan.

Pengetahuan mereka hanya terbatas pada jenis kertas A4 dan folio dengan berat

70 atau 80 gram.

Ruang lingkup penggunaan kertas yang tercantum dalam Keputusan

Kepala ANRI Nomor 4 tahun 2000 telah diuraikan dalam tinjauan pustaka


93

halaman 42 sedangkan pembagian penggunaan kertas yang mengacu pada

keputusan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Kertas untuk arsip sebagai bahan pertanggungjawaban organisasi.

Bahan kertas dengan spesifikasi tulis1 dan kertas cetak2; ukuran kertas A4

untuk surat ekstern; C5 untuk surat ekstern yang informasinya pendek

(162x229 mm atau 6,38 x9,02 inchi); C4 untuk surat keputusan (229x324

mm atau 9,03 x 12,76 inchi); jenis kertas berwarna putih 60/70 gram.

2. Kertas untuk arsip sebagai alat bukti hukum. Bahan kertas dengan

spesifikasi tulis1 dan kertas cetak2; ukuran kertas C4 (229x324 mm atau 9,03

x 12,76 inchi); jenis kertas berwarna putih 70/80 gram.

3. Kertas untuk arsip sebagai memori dan identitas organisasi. Bahan kertas

dengan spesifikasi tulis1 dan kertas cetak2; ukuran kertas A4 untuk surat

ekstern; C5 untuk surat ekstern yang informasinya pendek (162x229 mm atau

6,38 x9,02 inchi); C4 untuk surat keputusan (229x324 mm atau 9,02 x 12,76

inchi); jenis kertas berwarna putih 70/80 gram.

4. Kertas untuk arsip laporan. Bahan kertas dengan spesifikasi tulis1 dan

kertas cetak2; ukuran kertas A4; jenis kertas berwarna putih 70/80 gram.

5. Kertas untuk arsip yang unik. Bahan kertas dengan spesifikasi tulis1 dan

kertas cetak2; ukuran kertas A4 untuk surat ekstern; C5 untuk surat ekstern

yang informasinya pendek (162x229 mm atau 6,38 x9,02 inchi); C4 untuk

surat keputusan (229x324 mm atau 9,02 x 12,76 inchi); jenis kertas berwarna

putih 70/80 gram. 1 Spesifikasi kertas tulis berdasarkan Kep. Kepala Arsip No. 4: Komposisi mengandung pulp mekanis maks. 15%; kadar air maks 1%; gramatur 45 s/d 100 g/m2; derajat putih min 75% putih tidak disyaratkan warna lain; opasitas cetak min 76%; Cobb 60 max 30 g/m2; pH 7; kelarutan dalam air max 0,3%; sifat tulis baik; ketahanan hapus baik. 2 Spesifikasi kertas cetak berdasarkan Kep. Kepala Arsip No. 4: Komposisi mengandung pulp mekanis maks. 15%; kadar air maks 1%; gramatur 60 s/d 100 g/m2; derajat putih min 75% putih tidak disyaratkan warna lain; opasitas cetak min 80%; Cobb 60 max 30 g/m2; pH 7; penetrasi minyak (IGT) max 30 1000/mm; kecepatan cabut (IGT) min 715 mm/s; ketahanan cabut (IGT) min 300 pm/s.


94

Pelaksanaan penggunaan kertas di instansi pemerintah, khususnya LIPI

belum sepenuhnya menggunakan aturan tersebut. Padahal Keputusan Kepala

ANRI tersebut bersifat himbauan yang seharusnya dilaksanakan secara nasional.

Sehingga peran ANRI dalam mensosialisasikan keputusan tersebut belum

maksimal atau bahkan tidak dilakukan sama sekali.

Hasil wawancara terungkap ternyata hampir sebagian besar arsiparis di

LIPI belum mengetahui tentang kertas permanen.

Sebagai penentu kebijakan dalam pengarsipan seharusnya ANRI berperan

penting dalam hal ini, ANRI bertanggung jawab memberikan pengetahuan tentang

kertas permanen kepada pengguna, khususnya kepada pengguna arsip bernilai

guna tinggi di setiap instansi pemerintah.

Hasil wawancara dengan informan menunjukan bahwa mekanisme

pengadaan kertas untuk unit-unit kerja di lingkungan LIPI seluruhnya diserahkan

pada bagian pembelian yang berada di bawah Sub Bagian Umum. Hasil

penelusuran menunjukkan, dari mekanisme pengadaan kertas yang ada ternyata

inventarisir kebutuhan kertas 80 gram berukuran A4 lebih banyak dibandingkan

dengan 70 gram.

Hal tersebut berkaitan dengan pemahaman setiap instansi bahwa kertas

yang berkualitas ditentukan berdasarkan gramaturnya, hal ini dapat dimaklumi

mengingat pengetahuan mereka tentang kertas permanen belum mereka terima.

Oleh karena itu diperlukan sosialisasi tentang kertas yang baik, khususnya kertas

permanen untuk arsip bernilai guna tinggi. ANRI sebagai lembaga pembina

kearsipan berperan penting dalam hal mengupayakan hal tersebut.


95

Menilik pada masukan mengenai kesiapan penggunaan kertas permanen

untuk arsip di lingkungan LIPI menunjukkan bahwa arsiparis LIPI siap

menerapkannya dengan syarat jelas aturan dan pedomannya. Adapun mengenai

harga tidak menjadi permasalahan karena umumnya ditangani oleh bagian

pembelian. Hal tersebut telah dikonfirmasi ke bagian pembelian dan menyatakan

tidak masalah untuk membeli kertas permanen asalkan sudah ada peraturan yang

mewajibkannya dan disertai dengan penetapan harga jual kertas permanen

tertinggi oleh instansi berwenang, sehingga antara peraturan dan penganggaran

ada sinkronisasi.

Dari pernyataan tersebut dapat disimpulkan bahwa konsumen siap

menggunakan kertas permanen selama ada regulasi yang jelas, oleh karena itu

ANRI harus dapat mengeluarkan regulasi tentang kertas permanen yang disertai

pedoman yang jelas, diikuti dengan proses sosialisasi.

4.4 Pakar

Dalam pemaparan berikut peneliti mencoba menggali pemikiran beberapa

pakar yang dinilai berkompeten dalam hal kertas permanen melalui proses

wawancara. Sebagai informan dipilih para peneliti kertas di Balai Penelitian Pulp

dan Kertas Bandung, Kepala dan staf laboratorium ANRI serta Kepala Pusat dan

staf Preservasi Perpustakaan Nasional RI. Peneliti sengaja memilih para pakar

tersebut karena dinilai sebagai praktisi yang sehari-hari bergelut dengan kertas.

Diharapkan, melalui wawancara langsung tersebut dapat diperoleh masukan-

masukan terbaik yang akan semakin memperkaya hasil pengamatan yang

dilakukan untuk pemilihan dan penyusunan SNI kertas permanen selanjutnya.


96

Balai Besar Pulp dan Kertas (BBPK) merupakan lembaga pemerintah di

bawah Badan Penelitian dan Pengembangan Industri, Departemen Perindustrian.

BBPK berdiri pada tanggal 14 Nopember 1968 dan merupakan badan penelitian

dan pengembangan yang kompeten di bidang pulp dan kertas. BBPK berlokasi di

Jl. Raya Dayeuh Kolot No. 132 Bandung, 40258.

Saat ini BBPK mempunyai beberapa fasilitas sebagai berikut:

1. Laboratorium proses pembuatan pulp dan kertas serta derivat selulosa

2. Laboratorium lingkungan

3. Laboratorium uji: bahan baku, produk dan lingkungan

4. Laboratorium kalibrasi

5. Pilot plant untuk pembuatan pulp dan rayon

6. Training

BBPK banyak melakukan penelitian berdasarkan kasus-kasus yang terjadi

di industri kertas.

Tabel 4.7 memuat ringkasan hasil wawancara yang dilakukan terhadap

informan dari BBPK dengan topik bahasan seputar saran dalam penyusunan

kertas permanen. Berikut ini uraian pembahasan dari tabel tersebut:

Hasil penelitian menunjukkan terdapatnya bahan baku alternatif selain

kayu untuk pembuatan kertas yang sudah diteliti juga oleh BBPK, yakni abaca,

meskipun dari segi ekonomis dan proses penggunaannya, bahan tersebut belum

bisa menyaingi bahan baku kayu.

Dalam kaitan dengan hal tersebut, sudah seharusnya BBPK sebagai satu-

satunya pusat penelitian kertas di Indonesia mencari bahan baku alternatif yang

berasal dari Indonesia, yang mudah dikembangkan juga bernilai ekonomis untuk


97

pembuatan kertas sehingga dapat dihasilkan produk kertas, khususnya kertas

permanen dengan harga yang lebih murah.

Menurut pakar kertas dari BBPK, secara umum pembuatan kertas terbagi

dua, yakni: proses menggunakan soda dan proses menggunakan sulfat (proses

kraft). Namun umumnya pembuatan kertas menggunakan bahan dasar pulp

dengan proses kimia menggunakan sodium sulfat (kraft process). Senyawa sulfur

menimbulkan bau telur busuk pada kebanyakan industri kertas. Kraft pulping

menghasilkan pulp kurang dari lima puluh persen dari bahan baku kayu, sisanya

menjadi sludge yang akhirnya dibakar dan disebar ke tanah atau dibuang dengan

sistem landfill. Kelebihan proses kraft pulping adalah bahan kimia yang

digunakan dapat didaur ulang (recycle) dan dipergunakan kembali untuk proses

berikutnya. Kelebihan lainnya adalah dihasilkannya serat yang kuat (Jerman:

"kraft" berarti kuat). Majalah, kertas grafis dan percetakan, kantong belanja dan

pembungkus (packaging) terbuat dari kraft pulp. Kraft pulp biasanya berwarna

gelap dan umumnya diputihkan dengan senyawa klorin.

Penjelasan tersebut telah sesuai dengan teori yang ada berkaitan dengan

pembuatan kertas dimana arah pembuatan kertas saat ini diutamakan pada proses

basa dibandingkan dengan proses asam yang dapat mencemari lingkungan dan

merusak kertas itu sendiri dalam jangka waktu lama.

Tabel 4.7 Saran Pakar BBPK dalam Perumusan Standar Kertas Permanen

No. Topik Informan (BBPK) Keterangan 1. Bahan baku

alternatif kertas selain kayu

Abaca, namun tidak ekonomis Harusnya BBPPK dapat mencari bahan baku alternatif yang lebih ekonomis

2. Proses pembuatan kertas saat ini

• Proses soda • Proses sulfat (kraft)

Penjelasan sesuai dengan teori yang ada


98


Kertas permanen merupakan kertas yang mampu mempertahankan sifat-sifatnya dalam jangka waktu lama serta memiliki daya tahan simpan (permanensi) dan daya tahan pakai (durabilitas)

Pemahaman sesuai dengan teori dan berguna dalam persamaan persepsi kertas permanen

4. Standar persyaratan kertas permanen

Derajat asam/basa (pH), kandungan alkali, ketahanan sobek, kappa number (daya tahan terhadap oksidasi) serta komposisi serat. Saat ini hampir semua proses pembuatan kertas bersifat alkalin karena persyaratan kertas permanen mengacu pada isu sentral kertas alkalin

Dapat dijadikan dasar penyusunan standar kertas permanen

5. Jenis dan kegunaan kertas permanen

Kertas arsip, kertas dokumen dan perpustakaan, karton arsip, kertas dan karton untuk bungkus bahan fotografi

Perlu dikembangkan standarnya di Indonesia

6. Metode Pengujian kertas permanen

Pendekatan pengujian komponen kertas, sifat fisika dan kimia serta pengujian dan perubahan sifat kertas sebelum dan sesudah accelerated aging, diyakini akan mempengaruhi permanensi

Dijadikan tambahan kriteria dalam standar kertas permanen

7. SNI tentang kertas yang sudah dihasilkan

Cukup banyak Cermin kemampuan industri dalam negeri untuk bersaing.

8. Standar kertas permanen di Indonesia

Belum ada Perlu segera dibuat standarnya

9. Kaitan kertas permanen dengan coating

Coating kertas salut sebenarnya hanya ditempelkan dalam permukaan kertas, tidak ada efek mengikat, sehingga mudah terlepas apabila basah, oleh karena itu diperlukan syarat kertas permanen untuk banjir, yakni tidak boleh kertas bersalut

Dapat dijadikan pertimbangan dalam penyusunan standar kertas permanen

10. Kaitan kertas dengan tinta

Tinta penting karena jenis tertentu mudah pudar/hilang, sehingga harus adanya aplikasi security printing untuk dokumen-dokumen penting


11. Kertas permanen untuk banjir

Belum ditemukan kondisi spesifik sebagai syarat kertas permanen untuk banjir. Rekomendasi umum: kertas yang dapat mempertahankan keadaan 40% basah untuk mengantisipasi bencana banjir


12. Cara Terdapat dua metode: Pengetahuan tersebut


99

menguji keaslian kertas permanen

• Metode pertama dengan meneteskan 0,1 N HCl ke atas kertas, apabila timbul gelembung pada permukaan kertas, maka kertas tersebut kertas permanen.

• Metode kedua dengan merendam robekan kertas uji dalam larutan aquades, diaduk, ditunggu beberapa jam, dapat dibantu dengan pemanasan. Diperiksa dengan bantuan kertas lakmus, apabila mengalami perubahan pH di atas 7 maka kertas tersebut adalah kertas permanen

perlu disosialisasikan kepada masyarakat

Berdasarkan hasil wawancara dengan informan diperoleh pengertian

tentang kertas permanen, yaitu merupakan kertas yang mampu mempertahankan

sifat-sifatnya dalam jangka waktu lama serta memiliki daya tahan simpan

(permanensi) dan daya tahan pakai (durabilitas). Permanensi merupakan cermin

stabilitas kertas secara mekanis, optis dan kimia dalam jangka waktu lama.

Sedangkan durabilitas merupakan cermin kemampuan kertas untuk bertahan

terhadap perlakuan mekanis selama penggunaan.

Permanensi sangat dipengaruhi oleh stabilitas kimia kertas yang dapat

terganggu oleh reaksi kimia. Reaksi kimia antara komponen kertas dengan bahan

reaktif yang berasal dari lingkungannya (udara atau filing enclosures) dalam

waktu lama dapat menyebabkan kerusakan mekanis dan optis pada kertas. Reaksi

kimia utama penyebab kerusakan adalah hidrolisis asam dan oksidasi sedangkan

yellowing timbul sebagai akibat proses termal dan fotokimia. Durabilitas

merupakan kemampuan menahan gesekan (wear) dan sobekan (tear) selama

penggunaan. Sifat mekanis awal kertas sangat menentukan durabilitas. Durabilitas

diukur terhadap retensi sifat awal kertas setelah perlakuan tertentu . Fakta tentang

permanensi sebenarnya hanya dapat diamati dalam jangka waktu yang sangat


100

lama (natural aging). Informasi yang bersifat readable (dokumen, buku, koran,

gambar, dan lain lain) biasanya disimpan untuk jangka waktu lama. Masalah

pelapukan kertas umumnya terjadi pada proses penyimpanan lebih dari lima puluh

tahun yang dikenal dengan istilah natural aging. Contohnya kertas kuno yang

terbuat dari serat non-wood (flax, hemp, ramie, cotton) dan bersifat netral/alkalin

mempunyai permanensi yang sangat baik sehingga pada proses pelapukannya

tidak mengalami masalah mengingat perilaku permanensi sangat berbeda antara

kertas asam dan kertas alkalin.

Pemahaman tersebut sesuai dengan teori dan berguna dalam persamaan

persepsi kertas permanen yang akan dijadikan dasar penyusunan SNI kertas

permanen untuk dapat disepakati oleh para stakeholder yang berkaitan.

Kertas asam dan alkalin masing-masing dibuat melalui proses asam dan

alkalin. Sementara yang menjadi isu sentral saat ini adalah bagaimana

menurunkan keasaman semaksimal mungkin dalam pembuatan kertas dan

meningkatkan alkalinitas serta kandungan alkalinya. Standar persyaratan kertas

permanen meliputi: derajat asam/basa (pH), kandungan alkali, ketahanan sobek,

kappa number (daya tahan terhadap oksidasi) serta komposisi serat. Saat ini

hampir semua proses pembuatan kertas bersifat alkalin karena persyaratan kertas

permanen mengacu pada isu sentral kertas alkalin.

Persyaratan yang diungkapkan oleh pakar BBPK di atas dapat dijadikan

kriteria-kriteria dalam penyusunan standar kertas permanen. Sehingga standar

kertas permanen yang dihasilkan dapat berkualitas.

Kategori kertas permanen berdasarkan wawancara dengan informan dari

BBPK terdiri dari:


101

1. Kertas arsip: standar permanensi tertinggi, digunakan untuk cetak, tulis, dan

fotokopi dengan mengacu persyaratan ISO 11108.

2. Kertas dokumen dan perpustakaan: standar permanensi tinggi, kualitas baik,

digunakan untuk perkantoran dengan persyaratan mengacu ISO 9706, ANSI

NISO Z39. 4824.

3. Karton arsip: untuk amplop atau kotak, digunakan sebagai pembungkus atau

penyela buku, harus inert dan tidak mengandung bahan berbahaya yang bisa

bermigrasi ke kertas yang diproteksinya, persyaratan mengacu pada ISO

(sedang disiapkan).

4. Kertas dan karton untuk bungkus bahan fotografi, bersifat stabil secara kimia

dan bersih, persyaratan mengacu ISO 1021425.

Kategori kertas permanen yang diungkapkan tersebut mengacu pada

standar internasional yang berlaku, oleh karenanya kategori-kategori tersebut

harus pula mulai dikembangkan di Indonesia dengan skala prioritas. Sebagai

prioritas awal, kategori-kategori di atas dapat diterapkan pada standar kertas

permanen untuk dokumen berdasarkan ISO 9706 karena produsen kertas di

Indonesia sudah mulai memproduksinya.

Pendekatan pengujian komponen kertas, sifat fisika dan kimia serta

pengujian laju perubahan sifat kertas sebelum dan sesudah accelerated aging

diyakini akan mempengaruhi permanensi. Akan tetapi standar internasional untuk

kertas permanen tidak ada yang mempersyaratkan uji accelerated aging. Ada dua

metode accelerated aging, yakni dry heat: 105°C dan moist heat: 105°C/65% RH.

Pada kondisi accelerated aging kertas mengalami penuaan (aging) tiga ribu kali


102

lebih cepat. Perlakuan beberapa hari hingga beberapa minggu dari metode

accelerated aging setara dengan waktu 50 – 100 tahun penyimpanan.

Untuk mendapatkan korelasi yang lebih baik antara natural aging dengan

accelerated aging, masih perlu dilakukan pengkajian-pengkajian berikut:

1. Perilaku panas dan kebasahan kertas pada berbagai kondisi suhu dan

kelembaban

2. Efek degradasi pada tumpukan kertas, lembaran kertas dan kertas dalam

kantong tertutup

3. Efek polusi udara

4. Efek cahaya dan panas pada warna dan kekuatan kertas dan

5. Penetapan persamaan Arrhenius pada pelapukan kertas

Bila ingin menguji permanensi arsip, maka segala hal yang tercantum

dalam spesifikasinya harus diuji semua menggunakan cara uji yang sesuai. Salah

satu spesifikasi yang paling berpengaruh dalam permanensi adalah ketahanan lipat

kertas.

Metode pengujian tersebut dapat dijadikan sebagai tambahan kriteria

dalam standar kertas permanen untuk dapat menyempurnakan SNI kertas

permanen yang akan disusun selanjutnya.

Pakar dari BBPK menyebutkan bahwa saat ini sudah cukup banyak SNI

mengenai kertas yang disepakati para stakeholders (produsen, konsumen,

pemerintah, serta pakar), contohnya SNI kertas photocopy dan SNI cara uji kertas.

SNI umumnya disusun berdasarkan hasil penelitian dan adopsi, baik seluruhnya

maupun sebagian dari ISO atau standar nasional negara lainnya.


103

SNI yang disusun merupakan cerminan kemampuan daya saing industri

dalam negeri untuk berkompetensi di pasaran nasional dan internasional. Namun

dalam hal tersebut, perlu lebih ditekankan efektifitas dari penerapan SNI tersebut.

Informan BBPK menegaskan bahwa saat ini belum ada standar kertas

permanen di Indonesia. Oleh karena itu perlu segera disusun standar kertas

permanen. Hal ini sesuai dengan tujuan yang menekankan ANRI untuk

mengharuskan penggunaan kertas permanen.

Selain itu yang patut diperhatikan adalah koleksi arsip bersalut (coating).

Mengingat jenis koleksi tersebut tidak memiliki efek mengikat karena hanya

menempel pada permukaan sehingga mudah terlepas apabila basah, maka arsip

bersalut (coating) tidak direkomendasikan penggunaannya pada kertas permanen

untuk arsip. Kaitan kertas dengan tinta perlu mendapat perhatian penting. Tinta

jenis tertentu mudah pudar/hilang sehingga harus adanya aplikasi security printing

untuk dokumen-dokumen penting. Kedua hal tersebut dapat dijadikan

pertimbangan dalam penyusunan standar kertas permanen.

Belajar dari pengalaman banjir yang menimpa kantor LIPI Gatot Subroto

Februari lalu yang menyebabkan kerusakan pada sebagian besar koleksi arsip dan

bahan pustaka, belum ditemukan jenis kertas permanen yang sesuai guna

mengantisipasi kerusakan yang ditimbulkan. Wawancara dengan pakar kertas dari

BBPPK memberikan solusi alternatif untuk mengatasi hal tersebut, yakni dengan

menggunakan jenis kertas yang dapat mempertahankan kondisi 40 % basah.

Solusi tersebut dapat dijadikan pertimbangan dalam penyusunan standar kertas

permanen


104

Peneliti kertas dari BPPK mengungkapkan dua metode sederhana untuk

menguji kertas permanen. Metode pertama dilakukan dengan cara meneteskan 0,1

N HCl ke atas kertas yang diuji, apabila kemudian timbul gelembung pada

permukaan kertas tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa kertas yang diuji

tersebut adalah kertas permanen. Gelembung-gelembung tersebut merupakan

kalsium karbonat yang digunakan sebagai bahan baku dalam pembuatan kertas

permanen. Metode kedua dilakukan dengan cara merendam robekan kertas uji

dalam larutan aquades yang kemudian diaduk dan ditunggu selama beberapa jam.

Proses pengujian ini dapat dipercepat melalui proses pemanasan. Dengan bantuan

kertas lakmus yang dicelupkan ke dalam larutan tersebut dapat diketahui apakah

kertas uji tersebut adalah kertas permanen atau bukan. Apabila kertas lakmus

mengalami perubahan pH di atas 7 maka dapat dikatakan kertas tersebut adalah

kertas permanen, mengingat kertas permanen bersifat basa dan memiliki pH di

atas 7.

Metode pengujian yang dilakukan di atas berkaitan dengan ciri kertas

permanen yang telah diuraikan dalam tinjauan pustaka halaman 29 mengenai

pernyataan Harvey yang menyebutkan bahwa ukuran terpenting yang menjadikan

kertas bersifat permanen adalah pH, dimana pH untuk kertas permanen diatas 7

dan biasanya mempunyai kadar pH 8,5 - 10. Selain itu ciri kertas permanen yang

lain adalah terdapatnya kandungan kalsium karbonat atau magnesium karbonat

sehingga metode pengujian yang telah diungkapkan oleh pakar kertas dari BPPK

sesuai dengan yang telah diuraikan oleh Harvey.

Namun demikian perlu dijadikan catatan bahwa kedua pengujian

sederhana tersebut hanya dapat digunakan untuk menguji sampel secara acak


105

apabila kita membeli kertas dalam jumlah besar. Metode sederhana tersebut tidak

diyakini seratus persen kebenarannya. Untuk lebih meyakinkannya, kertas uji

harus dibawa ke laboratorium penguji dan diuji dengan standar kertas permanen.

Meskipun demikian pengetahuan tersebut perlu disosialisasikan kepada

masyarakat sehingga masyarakat dapat memastikan bahwa kertas yang dibeli

adalah kertas permanen.

Selanjutnya, hasil wawancara dengan para pakar memberikan gambaran

tentang masih rendahnya kesadaran masyarakat dalam menggunakan kertas sesuai

standar. Hal ini disebabkan karena keterbatasan pengetahuan mereka tentang

keberadaan kertas sesuai standar dan ketidaktahuan mereka akan keuntungan

menggunakan kertas sesuai standar. Masyarakat kurang menyadari bahwa

sebenarnya ada berbagai jenis kertas untuk berbagai keperluan sehingga apabila

menggunakan kertas sesuai standar dan peruntukannya akan diperoleh mutu kertas

yang lebih baik dan tahan lama.

Berkaitan dengan rencana pembuatan SNI kertas permanen untuk arsip

dan buku rujukan, BBPK siap bekerjasama untuk menyusun dan mengkaji RSNI

tersebut menjadi SNI.

Tabel 4.8 merupakan saran pakar dari Perpusnas dalam perumusan standar

kertas permanen. Berikut ini adalah pembahasannya:

Pakar dari Perpusnas mengungkapkan bahwa kertas yang ada di pasaran

umumnya memiliki pH 7 atau netral. Padahal kertas yang baik untuk digunakan

sebagai kertas permanen adalah kertas dengan pH sekitar 8,5.


106

Pernyataan tersebut memiliki persamaan persepsi tentang kertas permanen

dengan stakeholder yang lain sehingga dapat dijadikan sebagai komitmen bersama

untuk merumuskan standar kertas permanen.

Pakar Perpusnas berpendapat bahwa Perpustakaan Nasional RI sampai

saat ini belum memiliki kebijakan untuk pelestarian bahan pustaka menggunakan

kertas permanen, terutama untuk buku-buku referensi yang akan diterbitkan di

Indonesia. Hal ini terjadi mengingat persaingan antara penerbit dan konsumen

yang ingin mendapatkan harga murah sehingga kertas yang digunakan berkualitas

rendah. Meskipun masih bersifat wacana, Perpustakaan Nasional ingin

menerapkan kebijakan Undang Undang Nomor 4 mengenai koleksi deposit yang

wajib diserahkan ke Perpustakaan Nasional dengan ketentuan penggunaan kertas

berkualitas baik, yakni yang memiliki pH 8,5.

Wacana tersebut seharusnya perlu segera diupayakan supaya buku yang

diserahkan ke perpusnas menggunakan kertas permanen sehingga penggunaan

kertas permanen dapat dimulai tidak saja untuk arsip bernilai guna tinggi tapi juga

digunakan dalam buku.

Pakar dari Perpusnas juga menyampaikan bahwa yang dapat

mengeluarkan regulasi tentang penerapan standar kertas permanen adalah ANRI

mengingat kebijakan penggunaan kertas permanen yang akan dikeluarkan oleh

ANRI tersebut adalah untuk dokumen-dokumen yang bersifat penting. Selain itu

untuk mendukung kebijakan penggunaan kertas permanen tersebut diperlukan

standar kualitas kertas yang sesuai dengan penggunaan jenis dokumen. Disamping

itu perlu diperhatikan pula penggunaan tinta standar yang digunakan dalam


107

dokumen atau buku karena sampai saat ini belum ada kebijakan yang mengatur

mengenai masalah tersebut.

Tabel 4.8 Saran Pakar Perpusnas dalam Perumusan Standar Kertas Permanen

No. Topik Informan (Perpusnas) Keterangan 1. Pengetahuan

tentang kertas permanen

Kertas yang ada di pasaran umumnya memiliki pH 7/netral. Padahal kertas yang baik untuk digunakan sebagai kertas permanen adalah kertas dengan pH sekitar 8,5

Memiliki persamaan persepsi tentang kertas permanen

2. Kebijakan pelestarian bahan pustaka menggunakan kertas permanen

• Perpusnas belum memiliki kebijakan untuk pelestarian bahan pustaka menggunakan kertas permanen mengingat persaingan antara penerbit dan konsumen yang ingin mendapatkan harga murah sehingga kertas yang digunakan berkualitas rendah

• Meskipun masih wacana, Perpusnas ingin menerapkan kebijakan UU No. 4 mengenai koleksi deposit yang wajib diserahkan ke Perpusnas dengan ketentuan penggunaan kertas berkualitas baik, yakni yang memiliki pH 8,5

Perlu diupayakan supaya buku yang diserahkan ke perpusnas menggunakan kertas permanen

3. Regulasi kertas permanen di Indonesia

Saat ini yang dapat mengeluarkan regulasi tentang penerapan standar kertas permanen adalah ANRI mengingat kebijakan penggunaan kertas permanen yang akan dikeluarkan oleh ANRI tersebut untuk dokumen-dokumen yang bersifat penting

Persepsi tersebut sesuai dengan kondisi saat ini

Persepsi pakar tersebut sesuai dengan kondisi saat ini dimana prioritas

kertas permanen adalah untuk arsip bernilai guna tinggi. Adapun kaitannya

dengan penggunaan tinta, dapat direkomendasikan kepada Pusat Grafika

Indonesia sebagai instansi yang berkaitan dengan tinta.

Tabel 4.9 merupakan saran pakar dari ANRI dalam perumusan standar

kertas permanen.

Berikut ini akan diuraikan pembahasannya:


108

Pakar dari ANRI mengungkapkan hasil pengamatan terhadap koleksi arsip

kantor LIPI Gatot Subroto yang berhasil diselamatkan dari kerusakan akibat

banjir. Sebagian besar koleksi tersebut didapati menggunakan kertas permanen.

Tabel 4.9 Saran Pakar ANRI dalam Perumusan Standar Kertas Permanen

Topik Informan (ANRI) Keterangan Penanganan arsip pasca banjir

Perlu penekanan untuk pembuatan kertas permanen, berdasarkan pengalaman dalam mengelola kertas sebagai dampak banjir ternyata sebagian koleksi yang berhasil diselamatkan berbahan dasar kertas permanen

Pengalaman tersebut berguna sebagai dasar untuk memperkuat penggunaan kertas permanen untuk arsip.

Hal ini menjadi salah satu alasan betapa pentingnya penggunaan kertas

permanen untuk arsip guna mengantisipasi dan meminimalkan kerusakan yang

mungkin terjadi. Namun dalam kaitannya dengan bencana banjir diperlukan juga

usaha penyelamatan yang cepat dan efektif karena bagaimanapun arsip kertas

yang basah akan mengalami perubahan bentuk fisik, antara lain: bergelombang;

menjadi lunak, tinta dan pigmennya luntur serta kertas yang dilapisi/dicoating

akan saling menempel satu sama lain. Semakin cepat tindakan penyelamatan

dilakukan terhadap koleksi arsip, maka semakin banyak koleksi yang bisa

diselamatkan dan itu berarti biaya penyelamatan koleksi dapat ditekan seminimal

mungkin.


109

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

Berdasarkan hasil pembahasan di atas dapat disimpulkan dan ditafsirkan

bahwa:

5.1 Kesimpulan

5.1.1 Penentu Kebijakan

ANRI saat ini belum mempunyai benchmark maupun standar kertas

permanen sehingga perlu disusun standar kertas permanen, dalam hal ini SNI

yang sesuai dengan kondisi di Indonesia. Penggunaan kertas permanen akan

diarahkan untuk arsip bernilai guna tinggi dimana jumlah di setiap instansi

pemerintah berkisar antara 3 - 7 persen dari arsip yang dihasilkan.

Dengan adanya wacana untuk menyusun SNI kertas permanen di masa

mendatang, ANRI sebagai pembina kearsipan di Indonesia menyatakan siap

mengeluarkan himbauan kepada konsumen, dalam hal ini instansi pemerintah

untuk menggunakan kertas permanen bagi arsip bernilai guna tinggi. Himbauan

tersebut akan dituangkan dalam bentuk Keputusan Kepala Arsip. Keputusan

Kepala Arsip tersebut juga akan dikuti dengan berbagai pedoman, petunjuk teknis

(juknis), petunjuk pelaksanaan (juklak) serta upaya sosialisasi untuk penggunaan

kertas permanen di berbagai instansi pemerintah, baik di tingkat pusat, provinsi

maupun kabupaten/kota.


110

5.1.2 Produsen

Mutu kertas tulis dan cetak yang ada di pasaran saat ini ternyata

diproduksi untuk tidak tahan lama, yakni hanya berkisar 1 - 3 tahun dari

pemakaian serta bergantung pada proses penyimpanan. Setelah itu kertas akan

mengalami oksidasi yang ditandai dengan perubahan warna dari putih lalu

menguning (yellowing) sampai kemudian mulai menjadi rapuh.

Kesiapan industri kertas di Indonesia dalam memproduksi kertas

permanensi tinggi dimulai dari penyediaan bahan serat menggunakan alfa selulosa

tinggi melalui proses soda (alkalin). Penyediaan bahan kayu masih mendominasi,

sebaliknya bahan bukan kayu (abaca) lebih banyak diekspor ke Jepang untuk

keperluan pembuatan uang kertas. Dengan demikian untuk skala nasional,

penyediaan bahan bukan kayu relatif lebih kecil dan belum dimanfaatkan dengan

baik. Penyediaan filler kalsium karbonat yang terdapat di pasaran terdiri dari 2

jenis, yaitu: ground kalsium karbonat dan precipitated kalsium karbonat.

Penggunaan precipitated kalsium karbonat jauh lebih baik dibanding ground

kalsium karbonat. Penyediaan bahan sizing, penyediaan tapioka dan tapioka

termodifikasi sudah cukup memadai sehingga tidak perlu mengimpor, sebaliknya

penyediaan bahan baku AKD/ASA masih harus di-impor. Meskipun harus di-

impor, semua bahan-bahan tersebut relatif mudah diperoleh di pasaran. Secara

umum industri kertas di Indonesia telah memiliki kesiapan dalam menunjang

pembuatan kertas untuk dokumen yang memiliki permanensi yang tinggi.

Hal terpenting untuk produsen dalam memproduksi kertas permanen

adalah adanya jaminan dan kepastian pasar bagi produk kertas permanen yang


111

mereka produksi. Untuk itu produsen meminta jaminan regulasi atau peraturan

yang mendukung konsumen untuk membeli kertas permanen tersebut.

5.1.3 Konsumen

A. Saat ini di Indonesia sudah terdapat produk kertas yang menggunakan

logo ISO 9706 untuk kertas permanen. Namun masyarakat belum banyak

mengetahuinya. Diharapkan dengan adanya SNI kertas permanen masyarakat

dapat lebih terbiasa menggunakan kertas permanen tersebut untuk arsip bernilai

guna tinggi yang dimilikinya.

B. Konsumen, dalam hal ini instansi pemerintah, sebagian besar belum

mengetahui tentang adanya Keputusan Kepala Arsip Nomor 4 tahun 2000 tentang

Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi. Dalam

penggunaan kertas sehari-hari mereka menggunakan kertas 80 gram untuk arsip

penting dan 70 gram untuk arsip yang bersifat biasa atau lampiran-lampiran.

Sebagian besar konsumen tidak mengetahui kualitas kertas yang digunakan karena

mekanisme pengadaan kertas diserahkan pada bagian pengadaan sehingga para

pencipta arsip hanya menggunakan kertas yang telah disediakan.

C. Sebagian besar pencipta arsip di instansi pemerintah, dalam hal ini para

arsiparis tidak mengetahui keberadaan kertas permanen, apalagi pemanfaatannya

untuk arsip bernilai guna tinggi. Kesiapan penggunaan kertas permanen di instansi

pemerintah memerlukan regulasi yang jelas, sosialisasi dan proses edukasi,

mengingat pencipta arsip di instansi pemerintah memerlukan pemahaman

berkaitan dengan arsip bernilai guna tinggi, kertas permanen dan bagaimana

penerapannya.


112

5.1.4 Pakar

A. Fakta tentang permanensi sebenarnya hanya dapat diamati dalam jangka

waktu yang sangat lama (natural aging). Informasi yang bersifat readable

biasanya disimpan untuk jangka waktu lama (dokumen, buku, surat kabar,

gambar, dan lain-lain).

B. Pendekatan pengujian komponen kertas, sifat fisika dan kimia kertas serta

pengujian laju perubahan sifat kertas sebelum dan sesudah accelerated aging

diyakini mempengaruhi permanensi, namun demikian hingga saat ini standar

internasional untuk kertas permanen tidak ada yang mempersyaratkan uji

accelerated aging. Ada dua metoda accelerated aging, yakni: dry heat: 105 °C

dan moist heat: 105 °C/65% RH. Pada kondisi accelerated aging, kertas

mengalami penuaan (aging) 3000 kali lebih cepat. Perlakuan beberapa hari hingga

beberapa minggu ekivalen dengan masa 50 – 100 tahun penyimpanan.

Untuk mendapatkan korelasi yang lebih baik antara natural aging dengan

accelerated aging, masih perlu dilakukan pengkajian-pengkajian sebagai berikut:

• Perilaku panas dan kebasahan kertas pada berbagai kondisi suhu dan

kelembaban.

• Efek degradasi pada tumpukan kertas, lembaran kertas, dan kertas dalam

kantong tertutup.

• Efek polusi udara.

• Efek cahaya dan panas pada warna dan kekuatan kertas.

• Penetapan persamaan Arrhenius pada pelapukan kertas.

C. Masyarakat dapat menguji kertas permanen secara sederhana dengan cara

meneteskan larutan HCl 0,1 N, apabila timbul gelembung pada permukaan kertas


113

uji, maka dapat disimpulkan bahwa kertas tersebut adalah kertas permanen.

Metode lain dapat dilakukan dengan cara merendam robekan kertas uji dalam

larutan aquades selama beberapa jam, diaduk dan dipanaskan bila perlu, kemudian

dicek menggunakan kertas lakmus. Apabila kertas lakmus menunjukkan sifat basa

(pH diatas 7) maka dapat dikatakan kertas tersebut adalah kertas permanen.

D. ISO 9706 tentang kertas permanen untuk dokumen dapat diadopsi guna

perumusan SNI kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi, mengingat

sudah ada pengalaman dari PT. Pindo Deli dan perusahaan kertas lainnya yang

memproduksi kertas permanen sesuai dengan standar ISO 9706 tentang kertas

permanen untuk dokumen. Hasil akhir SNI tersebut berupa SNI kertas permanen

yang identik dengan ISO 9706.

Dari uraian di atas dapat diketahui kesiapan para stakeholder dalam

menggunakan kertas permanen sesuai dengan tujuan penelitian. Sebagai

kesimpulan akhir dari hasil penelitian ini dapat dilihat pada gambar 5.1.

Gambar 5.1 Skema Kesiapan Stakeholder dalam Penggunaan Kertas Permanen

ANRI Siap Mengeluarkan

kebijakan penggunaan kertas permanen

Konsumen Siap

Menggunakan Asal ada kebijakan

Produsen Siap Memproduksi Asal ada Kebijakan

Penggunaan Kertas Permanen

(Membutuhkan Kebijakan)

Pakar Siap Memberikan

saran dalam Penyususnan SNI Kertas Permanen


114

Dari skema pada gambar 5.1 dapat dijelaskan bahwa Penentu kebijakan

siap mengeluarkan kebijakan dalam bentuk pedoman penggunaan kertas

permanen untuk arsip bernilai guna tinggi, khususnya di instansi pemerintah.

Produsen juga siap memproduksi kertas permanen, yang antara lain ditunjukkan

dengan telah dimulainya produksi kertas permanen sesuai standar ISO 9706

tentang kertas permanen untuk dokumen namun untuk pemasaran di Indonesia

memerlukan kebijakan penggunaan kertas permanen sebagai jaminan pasar. Di

sisi lain, konsumen pun menunjukkan kesiapannya dalam menggunakan kertas

permanen selama ada kebijakan dan pedoman yang mengatur penggunaan kertas

permanen tersebut. Kesiapan para stakeholder ini diperkuat pernyataan para pakar

yang memberikan saran bahwa dalam penyusunan kertas permanen perlu

dimasukkan persyaratan yang ketat sehingga kertas permanen yang diproduksi

nantinya akan bersifat tahan lama.

ISO 9706 tentang kertas permanen untuk dokumen dapat digunakan

sebagai rumusan awal penyusunan SNI kertas permanen di Indonesia mengingat

ISO tersebut merupakan standar kertas permanen yang berlaku internasional

sehingga dapat diadopsi sesuai kondisi di Indonesia.

5.2 Saran

Dengan mengetahui dan memahami kesiapan stakeholder dalam

penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi, dapat dipahami

segala kekurangan yang telah diuraikan sebelumnya. Oleh karena itu penelitian

yang telah dilakukan menghasilkan saran-saran sebagai berikut:


115

1. Dalam penyusunan SNI kertas permanen diharapkan panita teknis dapat

mengakomodasi keinginan stakeholder sehingga SNI yang telah ditetapkan dapat

diterapkan secara efektif dan efisien. ISO 9706 Paper for documents -

Requierements for permanence dapat dijadikan sebagai rumusan dasar untuk

penyusunan SNI kertas permanen mengingat perusahaan kertas sudah mulai

memproduksi kertas berdasarkan ISO 9706.

2. Setelah SNI untuk kertas permanen ini disahkan diharapkan produsen mau

memproduksi kertas permanen dan menggunakan simbol internasional dalam

setiap produk yang dihasilkannya seperti yang tertera dalam ISO 9706.

Selanjutnya produk kertas permanen tersebut dapat dipasarkan di Indonesia

dengan terlebih dahulu mengadakan sosialisasi dan promosi yang dilakukan

secara menyeluruh dan berlangsung serentak.

3. Untuk penentu kebijakan, dalam hal ini ANRI, dapat mengeluarkan suatu

pedoman dan penjabaran dalam menindakkanjuti SNI kertas permanen yang telah

terbentuk nantinya. Oleh karena itu diperlukan revisi terhadap Keputusan Kepala

Arsip Nomor 4 tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip

Bernilai Guna Tinggi sehingga SNI kertas permanen yang disusun nanti akan

efektif dan bermanfaat bagi masyarakat. Selain itu diperlukan suatu perundang-

undangan yang lebih mengikat dengan disertai sanksi dalam penggunaan kertas

permanen di instansi pemerintah, untuk model undang-undang tersebut dapat

mencontoh Amerika Serikat yang telah mengeluarkan undang-undang dalam

penggunaan kertas permanen untuk bahan publikasi pemerintahan.

4. Untuk produsen kertas, diharapkan dapat memproduksi kertas permanen

sesuai SNI dan mulai terbiasa mengenakan logo SNI kertas permanen pada setiap


116

hasil produknya. Dengan melakukan hal tersebut, diharapkan konsumen dapat

mengenali dan mengetahui perbedaan antara kertas biasa dengan kertas permanen.

Selain itu, dalam memproduksi kertas permanen, produsen diharapkan dapat

menggunakan proses dan bahan yang lebih efisien sehingga harga jual kertas

permanen dapat ditekan semurah mungkin.

5. Partisipasi konsumen, khususnya instansi pemerintah sangat dibutuhkan

dalam penggunaan kertas permanen untuk arsip yang bernilai guna tinggi. Hal

tersebut dapat menentukan keberhasilan penerapan SNI kertas permanen di

Indonesia. Oleh karena itu diperlukan sosialisasi dan pemasaran kertas permanen

sehingga konsumen dapat mengerti dan memahami keuntungan penggunaan

kertas permanen meskipun harganya lebih mahal.

6. Untuk peneliti kertas, diharapkan dapat melakukan penelitian yang

berhubungan dengan kertas permanen, mengingat sampai saat ini di Indonesia

belum ada penelitian yang khusus membahas mengenai hal tersebut. Selanjutnya,

akan lebih baik lagi jika penelitian yang dilakukan dapat menggunakan bahan

alternatif dengan proses yang lebih efektif sehingga dapat menekan biaya

produksi yang berdampak pada murahnya harga produk yang dihasilkan. Berikut

daftar bahan baku alternatif yang berpotensi sebagai bahan baku kertas dan dapat

dikembangkan di Indonesia:

Tabel 5.1 Bahan Baku Alternatif Pembuatan Kertas No. Bahan alternatif Keunggulan 1. Abaca Mudah dikembangkan 2. Tandan kosong kelapa sawit Diperoleh sebagai limbah sawit 3. Ampas tebu (bagasse) Diperoleh sebagai limbah tebu 4. Kenaf (Hibiscus Canabinus L) Tanaman sejenis pinus dipanen 5-6

bulan sekali 5. Ampas rumput laut (alga merah) Diperoleh sebagai limbah,

dikembangkan di laut 6. Eceng gondok Mudah dikembangkan di perairan


117

DAFTAR PUSTAKA

Agrawal, O.P., 1993. Preservation of art objects and library materials, National Book Trust , India

ANSI/NISO Z39.48-1992(R1997), Permanence of Paper for Publications and

Documents in Libraries and Archives, National Information Standards Organization

Badan Standardisasi Nasional, 2000. Standardisasi dalam persfektif ilmu, industri

dan perdagangan, BSN Jakarta

Bankole, O M; Abioye, Abiola, Evaluation of deterioration of library materials at labisi Onabanjo University Library, Ago-Iwoye, Nigeria, African Journal of Library, Archives and Information Science; 15 (2) Oct 2005, pp.99-108

Batterham, I, The archival quality trademark scheme for paper and board

products, Archives and Manuscripts; 28 (2) Nov 2000, p.110-15 Begin, P; Deschatelets, S; Grattan, D; Gurnagul, N; Iraci, J; Kaminska, E; Woods,

D; Zou, X, The impact of lignin on paper permanence: a comprehensive study of the ageing behaviour of handsheets and commercial paper samples, Restaurator; 19 (3) 1998, p.135-54

Beyer, Carrie , 1993. Proceedings, Preservation Research and Development

Round Table, 1992 Sep. 28-29, Preservation Directorate Library of Congress, Washington, D.C.

Boston, Massachusetts., S.D. bibliog., Paper permanence: preserving the written

word Capricorn Indonesia Consult Inc, 1999. Studi Tentang Industri dan Pemasaran

Pulp dan Kertas di Indonesia, Capricorn Indonesia Consult Inc, Jakarta Chen, Gang; Inaba, Masamitsu; Katsumata, Kyoko Saito, Traditional Chinese

papers, their properties and permanence, Restaurator; 24 (3) 2003, pp.135-144

Clements, D.W.G., 1989. Review of training needs in preservation and

conservation, Unesco , Paris Crespo, CarmenVinas, Vicente, 1985. Preservation and restoration of paper

records and books : a RAMP study with guidelines, Unesco , Paris Cresweel, John W., 1998. Qualitative inquiry and research design : choosing


118

among five traditions, Sage, Thousand Oaks, Calif. de Bogui, Sarah, Le papier permanent en France: etat des lieux en 2004.

Permanent paper in France in 2004: is it necessary to worry? International Preservation News; (33) Sep 2004, pp.20-29

Departemen Perindustrian, 1982. Perkembangan Industri Kertas dan Pulp di

Indonesia dan dunia, Departemen Perindustrian, Jakarta

Ellen McCrady, Librarians and Paper Permanence, IFLA Journal 1(6) 1993 Faisal, Sanapiah, 2005. Format-format penelitian sosial, Raja Grafindo Persada,

Jakarta Frase, R W, Permanent paper: progress report 3: the Unesco Resolution, IFLA

Journal; 24 (2) 1998, p.117-19 Gibb, Ian P., 1988. Newspaper preservation and access : proceedings, K.G. Saur,

Munchen Gulo, W., 2002. Metodologi penelitian, Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta Hanus, J, Tests on Slovak permanent papers, International Preservation News;

(16) Jan 1998, p.9-11 Harvey, Ross, 1993. Preservation in libraries : principles, strategies and ***

practices for librarians, Bowker , London Harvey, Ross, 1993. Preservation in libraries : a reader , Bowker , London Hoel, I A L, Standards for permanent paper, IFLA Journal; 25(4)1999, p.218-22 IFLA, Preserving our documentary Heritage – The Case for Permanent,

Attention: Paper Mnufacturers and Distributors, Printers, Publisher, International Preservation News Auguts 1997

Inga Lisa S, Yiwa Alwarsdotter, A papermaker’s view of the standars for

permanent paper, ISO 9706, 64th IFLA General Confrence August 16 – August 21, 1998

ISO 11798, 1999. Information and Documentation- Permanence and durability of

writing printing and copying on paper – Requirements and test methods, International Standard Organization

ISO 9706, 1994. Paper for documents – Requirements for permanence,

International Standard Organization ISO 11108, 1996. Information and Documentation- Archival paper –


119

Requirements for permanence and durability, International Standard Organization

Jacques, S, A brief survey of paper board and some of the literature describing it

with some definitions of marketing terms for mount boards used in conservation, Paper Conservator; 23 1999, p.1-12

Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 04 tahun 2000,

Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilaiguna Tinggi, Arsip Nasional Republik Indonesia tahun 2001.

Kirk, Jerome, 1986. Reliability and validity in qualitative research, Sage

Pub, Beverly Hills

Kustiyah, 2001. Pedoman praktis penelitian ilmu sosial, Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial , Yogyakarta

Letnar, M C, The influence of unbleached pulp content on the permanence and

durability of archive and library materials on paper, Restaurator; 23 (1) 2002, p.1-14

Letnar, M C; Vodopivec, J, Protection and conservation of materials on paper:

evaluation of permanence and durability on the laminated material on paper, Restaurator; 18 (4) 1997, p.177-90

Mount, Ellis, Preservation and conservation of sci-tech materials, Haworth , New

York , 1987 Moleong, Lexy J., 1996. Metodologi penelitian kualitatif, Remaja Rosdakarya ,

Bandung Nasution, S., 2004. Metode research : penelitian ilmiah , Bumi Aksara, : Jakarta Neuman, W. Lawrence , 1997. Social research methods : qualitative and

quantitative approaches, Allyn and Bacon , Boston Patton, Michael Quinn, 1991. Qualitative evaluation and research methods,

Sage, Newbury Park, Calif. Patilima, Hamid, 2005. Metode penelitian kualitatif, Alfabeta, Bandung PDII-LIPI, 2007. Kajian penangananan dokumen pasca banjir di Lembaga Ilmu

Pengetahuan Indonesia, PDII-LIPI, Jakarta Pendit, Putu Laxman, 2003. Penelitian ilmu perpustakaan dan informasi: suatu

pengantar diskusi epistomologi dan metodologi, JIP-FSUI, Jakarta Putri, C. Elly Kumari Cahya, 2005. Teknik pengumpulan data dalam penelitian


120

sosial terapan, Balai Besar Penelitian dan Pengembangan Pelayanan Kesejahteraan Sosial, Yogyakarta

Powell, Ronald R.Connaway, Lynn Silipigni, 2004 . Basic research methods for

librarians, Libraries Unlimited, Westport, Conn. Ralph W. Maning, “Worlwide Promotion of Permanent Paper, National Library

News, 29(5) 1997 Razak, Muhammadin. 2007. Konservasi dan restorasi bahan pustaka akibat

banjir, Proceeding Lokakarya Penyelamatan Koleksi Perpustakaan dan Arsip, PDII-LIPI, Jakarta

Rolf Dahla, The Rationale of Permanent Paper, 64th IFLA General Conference

August 16- August 21, 1998 Subana, M.Sudrajat, 2005. Dasar-dasar penelitian ilmiah, Pustaka Setia ,

Bandung Sutopo, H.B., 2006. Metodologi Penelitian Kualitatif :dasar teori dan

terapannya dalam penelitian, Universitas Sebelas Maret, Surakarta Swisher, Robert, 1984. Research for decision making : methods for librarians,

ALA , Chicago

Tanap, 2008, Conservation Methods, dalam http://www.tanap.net/content/archives/conservation/conservation.htm

Wikipedia Indonesia, 2007. Kertas, dalam http://id.wikipedia.org/wiki/Kertas

Zyska, B, Permanence of paper in Polish books of the period 1900-1994,

Restaurator; 17 (4) 1996, p.214-28


1

Lampiran 1 Kisi-kisi variabel penelitian Judul: Kajian Kesiapan Penggunaan Kertas Permanen untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi I. Variabel yang diteliti

Konsumen (arsiparis – LIPI)

1. Indikator

a. Klasifikasi arsip di LIPI

b. Dampak banjir terhadap arsip

c. Penggunaan kertas untuk arsip

d. Kesiapan penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi

2. Pedoman wawancara

a. Klasifikasi arsip di LIPI

• Dasar klasifikasi (pengelompokkan) arsip LIPI

• Penyusunan dan penyimpanan arsip

• Perlakuan terhadap arsip vital/arsip bernilai guna tinggi

b. Dampak banjir terhadap arsip

• Pengalaman banjir

• Penyelamatan arsip ketika banjir

• Perlakuan arsip yang terkena banjir

c. Penggunaan kertas untuk arsip

• Jenis kertas yang biasa digunakan dalam pembuatan arsip

• Mekanisme pengadaan kertas untuk arsip

d. Kesiapan penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna

tinggi

• Kesiapan penggunaan kertas permanen untuk arsip apabila tersedia di

pasaran

• Pentingnya regulasi jenis arsip yang menggunakan kertas permanen

3. Informan

a. Tety Adriati (sekretaris Kepala LIPI dan pembina arsiparis di lingkungan

LIPI)

b. Tri Nugrahani (arsiparis LIPI)


2

II. Variabel yang diteliti

Produsen (PT. Kertas Padalarang dan PT. Pindo Deli)

1. Indikator

a. Produksi kertas di Indonesia

b. Faktor ekonomi produksi kertas permanen

c. Tanggapan tentang standardisasi

d. Kesiapan memproduksi kertas permanen


a. Produksi kertas

• Peta industri kertas di Indonesia saat ini dan bagaimana peran

perusahaan dalam industri kertas di Indonesia

• Bahan baku yang sebagian besar digunakan di pabrik ini serta

keuntungan masing-masing bahan

• Macam kertas yang diproduksi di pabrik

• Cara menentukan standar mutu berkaitan dengan derajat asam (pH 0

asam, pH 7 netral, pH 14 alkalin)

• Kekuatan fisik kertas dibanding kertas bebas asam (permanensi dan

durabilitas) terhadap lipatan, ketahanan robek, koyak.

• Pemahaman terhadap kertas permanen

• Dampak bencana banjir dan kebakaran terhadap arsip

b. Faktor ekonomi produksi kertas permanen

• Perbedaan signifikan antara bahan baku kertas permanen dan kertas

komersial

• Kemampuan pabrik secara teknis dalam memproduksi kertas permanen

• Faktor ekonomis produksi kertas massal

c. Tanggapan tentang standarisasi

Saat ini terdapat standar American National Standar for Information

Science: the standard permanence of paper for printed library materials,

ANSI Z 29. 48 1984, kemudian tiga standar ISO mengenai kertas

permanen antara lain: ISO 9706 tahun 1994 Information and

documentation – Paper for documents – Requirements for permanence;

ISO 11108 tahun 1996 Information and documentation – Archival paper –


3

Requirements for permanence and durability; ISO 11798 tahun 1999

Information and documentation- Permanence and durability of writing,

printing and copying on paper – Requirements and test methods.

• Pendapat mengenai standar tersebut

• Kemungkinan penerapannya di Indonesia

• Masalah labeling untuk tingkat pengecer

• Pandangan mengenai keterlibatan produsen dalam penyusunan standar

• Tanggapan tentang produksi kertas sebanyak dan semurah mungkin

d. Kesiapan memproduksi kertas permanen

• Kesiapan memproduksi kertas permanen apabila ada regulasi yang

mendukung

• Regulasi yang dibutuhkan untuk menunjang kelancaran produksi dan

distribusi kertas permanen

3. Informan

a. Syarif Hidayat (Direktur PT. Kertas Padalarang)

b. Dwi Hendro (R&D PT.Pindo Deli)


4

III. Variabel yang diteliti

Penentu Kebijakan (ANRI)

1. Indikator

a. Dasar penyusunan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Nomor 04 tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip

Bernilai Guna Tinggi

b. Tanggapan tentang kertas permanen

c. Pengetahuan tentang standar kertas permanen

d. Kebijakan penyusunan kertas permanen

e. Kebijakan instruksi mewajibkan penggunaan kertas permanen untuk arsip

bernilai guna tinggi di instansi pemerintah


a. Dasar penyusunan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 04 tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas

untuk Arsip Bernilai Guna Tinggi

• Proses penyusunan Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000

• Pengertian kertas permanen dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 04

tahun 2000

• Implementasi Keputusan Kepala ANRI Nomor 04 tahun 2000 di

Indonesia

b. Tanggapan tentang kertas permanen

• Pengetahuan tentang kertas permanen

• Jenis-jenis kertas permanen yang ada

• Pentingnya penggunaan kertas permanen

• Kertas permanen yang sesuai untuk arsip di Indonesia

c. Pengetahuan tentang standar kertas permanen

• Pengetahuan tentang standar kertas permanen yang ada saat ini

• Tanggapan tentang standar internasional kertas permanen

d. Kebijakan penyusunan standar kertas permanen

• Proses penyusunan kebijakan standar kertas permanen

• Kemungkinan mengadopsi secara keseluruhan atau memodifikasi

sebagian standar internasional dalam penyusunan standar kertas


5

permanen yang ada atau membuat standar yang baru yang akan

diterapkan di Indonesia.

e. Kebijakan instruksi mewajibkan penggunaan kertas permanen untuk

arsip bernilai guna tinggi di instansi pemerintah kertas permanen

• Kebijakan yang diperlukan setelah adanya SNI kertas permanen

• Kemungkinan mengeluarkan kebijakan instruksi wajib tentang

penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi, sanksi

dan mekanisme penerapannya

3. Informan

a. Drs. Sumrahyadi, MIMS (Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan

ANRI)

b. Mustari Wirawan (Direktur Profesi dan Akreditasi Kearsipan ANRI)

c. Drs. Tono (Kepala Bidang Pengkajian dan Pengembangan Arsip Statis)

d. Yana Suryana, S.Si (Kasubid Preservasi ANRI)


6

IV. Variabel yang diteliti

Pakar (Pusat Preservasi Perpusnas, Laboratorium ANRI, Peneliti BPPK)

1. Indikator

a. Pengetahuan tentang kertas

b. Pengetahuan tentang kertas permanen

c. Standar kertas permanen yang sesuai untuk arsip bernilai guna tinggi

d. Contoh kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi di instansi

pemerintah


a. Pengetahuan tentang kertas

• Informasi tupoksi dan stakeholder serta tipe penelitian mereka.

misalnya apakah penelitian yang dilakukan memang sudah

direncanakan atau berdasarkan pesanan

• Bagaimana peta industri kertas di Indonesia saat ini

• Bahan baku terbesar yang digunakan di pabrik kertas di Indonesia

• Standar mutu berkaitan dengan derajat asam (pH 0 asam, pH 7

netral, pH 14 alkalin)

• Kekuatan (durability) kertas yang ada saat ini terhadap lipatan,

ketahanan robek, koyak

• Produksi kertas bebas asam di Indonesia (kestabilan kimia dan

kekuatan fisiknya)

• Kertas yang bebas asam lebih bersifat stabil secara kimiawi,

bagaimana dengan kekuatan fisik?

• Perhitungan kekuatan kertas terhadap daya serap cairan atau partikel

polutan, debu, dan lain lain

b. Pengetahuan tentang kertas permanen

• Pengertian tentang kertas permanen dan jenis kertas permanen

• Bahan baku kertas permanen dan proses produksinya

• Sisi ekonomis kertas permanen

c. Standar kertas permanen yang sesuai untuk arsip bernilai guna tinggi

Saat ini terdapat standar American National Standar for Information

Science: the standard permanence of paper for printed library

materials, ANSI Z 29. 48 1984, kemudian tiga standar ISO mengenai


7

kertas permanen antara lain: ISO 9706 tahun 1994 Information and

documentation – Paper for documents – Requirements for

permanence; ISO 11108 tahun 1996 Information and documentation –

Archival paper – Requirements for permanence and durability; ISO

11798 tahun 1999 Information and documentation- Permanence and

durability of writing, printing and copying on paper – Requirements

and test methods.

• Pendapat mengenai standar tersebut

• Kemungkinan penerapannya di Indonesia

• Masalah labeling untuk tingkat pengecer

• Pandangan mengenai keterlibatan produsen dalam penyusunan

standar

• Tanggapan tentang produksi kertas sebanyak dan semurah mungkin

d. Contoh kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi di instansi

Pemerintah

• Macam-macam kertas permanen yang sekarang ada

• Kertas permanen yang sesuai untuk diterapkan di Indonesia

3. Informan

a. Drs. Muhammadin Razak, M. Hum (Kepala Pusat Preservasi

Perpustakaan Nasional Republik Indonesia)

b. Taufan Hidayat (peneliti Balai Penelitian Pulp dan Kertas)

c. Nina Elyani (peneliti Balai Penelitian Pulp dan Kertas)

d. Kamaludin, S. Sos (Kepala Instalasi Laboratorium ANRI)

e. Wiwi Diana Sari, S. Si (staf Laboratorium ANRI)

f. Rabbi, A. Md (Lab ANRI)


8

Transkrip Wawancara

No. Transkrip : 1 Stakeholder : Produsen Nama informan : Syarif Hidayat Jenis kelamin : Laki-laki Alamat : Padalarang Instansi : PT. Kertas Padalarang Jabatan : Direktur Hasil Wawancara : 1. Produksi Kertas : 1.1 Mungkin bapak bisa sedikit cerita sedikit tentang sejarah perusahan ini dan

perkembangan industri kertas di Indonesia. ? PT. Kertas Padalarang berlokasi di Jalan Cihaliwung Padalarang, didirikan

pada tahun 1922 dan merupakan sisa peninggalan Belanda dengan nama NV Papier Fabriek Padalarang dan hingga kini beroperasi dengan nama PT Kertas Padalarang. Konon, pabrik ini didirikan akibat terputusnya hubungan antara kerajaan Belanda dan koloni-koloninya sebagai dampak terjadinya Perang Dunia Pertama tahun 1918. Suplai kebutuhan kertas yang pada waktu itu masih di-impor dari negeri Belanda terhambat dan tentu saja berpengaruh terhadap penyediaan pasokan kertas di negeri koloni Belanda ini.

Bahan baku utama yang digunakan dalam pembuatan kertas di pabrik ini adalah merang ditambah beberapa bahan kimia lainnya. Dalam perkembangannya, NV Papier Fabriek Padalarang sebagai pabrik kertas satu-satunya pada waktu itu tentu saja memonopoli persediaan kertas di Hindia Belanda. Dengan meningkatnya permintaan kebutuhan kertas dari konsumen, otomatis NV Papier Fabriek Padalarang harus meningkatkan kinerjanya dan sekaligus menambah pasokan merang yang persediaannya sudah tidak mencukupi apabila hanya dipasok dari persawahan di seputar Padalarang.

Kebutuhan kertas terus meningkat dari tahun ke tahun. Maka pada tahun 1939, NV Papier Fabriek Padalarang membuka cabang di Leces Probolinggo. Sejak pelebaran sayap usaha itu, embel-embel nama perusahaan pun bertambah menjadi NV Papier Fabriek Padalarang-Leces. Ketika terjadi nasionalisasi perusahaan-perusahaan Belanda di Indonesia, NV Papier Fabriek Padalarang-Leces diambil alih oleh Peperda Jabar yang selanjutnya oleh Board of Management Bappit Pusat berdasarkan UU No. 19 Tahun 1960, PP No. 136 Tahun 1961 mengganti perusahaan milik negara ini dari nama NV Papier Fabriek Padalarang-Leces menjadi Perusahaan Negara (PN) Kertas Padalarang yang kedudukannya berada di bawah Direktorat Jenderal Industri Kimia Dasar/Departemen Perindustrian.

Ketika pertama berdiri, kapasitas produksi PN Kertas Padalarang hanya mengandalkan satu mesin, lengkap dengan mesin pulp untuk proses merang menjadi pulp dengan kapasitas 3.000 ton pulp. Produksi yang dihasilkan adalah jenis kertas tebal, yaitu HVS 60/200 gr dan terkenal dengan buku tulisnya. Seiring dengan berjalannya waktu, jenis produksi pun lebih variatif, seperti pembuatan kertas berharga (SPR II), kartu tanda penduduk, ijazah, dan kertas lichtdruk. Bahkan, pada tahun 1960 - 1995 PN Kertas Padalarang pernah memproduksi kertas uang untuk kebutuhan dalam negeri.

Berkaitan dengan proses pembuatan kertas, ada dua macam proses, yaitu dengan pH asam (pH 5,8-6,5) dan pH alkalin (pH 7-8). Saat ini PT. Kertas Padalarang membuat kertas dengan pH alkalin dan hampir sebagian besar industri juga


9

menggunakan kertas tersebut. Bahan baku pembuatan kertas dari merang saat ini mempunyai kadar silika yang agak tinggi, hal ini sering menyebabkan kadar abu tinggi dan membuat pisau pemotong menjadi tumpul.

1.2 Berkaitan dengan bahan baku yang digunakan, mungkin Bapak bisa

menjelaskan secara rinci berikut keuntungan dari bahan-bahan tersebut?

Proses pembuatan kertas di PT. Padalarang menggunakan bahan-bahan sebagai berikut:

1. Bahan serat: • Serat Kayu: serat panjang NBKP, serat pendek LBKP • Serat Bukan Kayu: Cotton, Abaca Kenaf , Merang, Bagasse 2. Bahan pengisi: Kaolin, Calcium Carbonat, Titan Dioxide 3. Bahan sizing: Tapioka, Tapioka Termodifikasi, Rosin, AKD, ASA, Alum 4. Bahan additif dan pewarna: pewarna organik, anti busa, bahan peretensi,

bahan penguat ikatan serat Salah satu bahan yang pernah digunakan PT. Kertas Padalarang untuk

membuat kertas khusus adalah pulp abaca. Pulp abaca diminati banyak produsen kertas terutama asal Jepang karena memiliki serat yang sangat kuat. Karena sifat seratnya yang sangat kuat itulah, permintaan bahan pembuat kertas khusus tersebut selalu meningkat dari tahun ke tahun. Pulp abaca awalnya banyak ditemukan di Indonesia. Namun karena adanya kasus kecurangan yang dilakukan koperasi pengumpul terhadap proses pembelian abaca dari para petani dimana mereka membeli abaca dengan harga yang sangat murah kemudian menjualnya kembali ke pasaran dengan harga yang lebih tinggi menimbulkan kekecewaan para petani yang akhirnya menyebabkan proyek pengadaan bahan baku kertas abaca menjadi gagal.

Saat ini PT. Kertas Padalarang mengalami kesulitan bahan baku karena

merang yang digunakan sudah mulai menyusut dan sekarang untuk memperolehnya harus ke daerah yang jauh seperti di daerah Pantura, Banten, dll. Selain dari itu mesin-mesin yang ada sebanyak 3 unit mesin kertas sudah sangat tua dan kalah bersaing dengan industri kertas lain yang lebih efisien, oleh karena itu PT. Kertas Padalarang selanjutnya hanya memfokuskan produksinya pada produk kertas berharga seperti KTP, ijazah, kertas segel, buku nikah, paspor haji, security paper, dll.

1.3 Bapak sudah menjelaskan bahan baku dari pembuatan kertas, sekarang

saya ingin tahu kertas apa saja yang bapak produksi di pabrik ini.

Pabrik Kertas Padalarang merupakan pabrik kertas pertama di Indonesia dan saat ini kontribusinya untuk produksi nasional sangat kecil, yakni 0,06 persen. Sejak awal berdirinya, sesuai tujuan pendirian pabrik, PT Kertas Padalarang telah mengkhususkan diri memproduksi kertas khusus sekuriti selain kertas umum untuk kepentingan pemerintah. Saat ini telah lebih dari 100 jenis produk Pulp dan kertas sekuriti/specialty yang diproduksi oleh PT. Kertas Padalarang, antara lain: kertas banderol, kertas ijazah, kertas buku nikah, kertas cheque, akta PPAT, akta catatan sipil, kertas visa RI, kertas cover paspor, kertas Kartu Tanda Penduduk, kertas sertifikat tanah, kertas paspor haji, pulp knaf, pulp abaca, pulp merang, pulp flax, pulp linum, dll. Kertas security paper adalah jenis kertas yang didesain secara khusus untuk pemenuhan kebutuhan benda sekuritas yang mempunyai nilai jual dan fungsi yang


10

tinggi. Selain sifat harus kuat dan tahan lama, dalam kertas sekuriti juga ditambahkan ciri khusus yang berbeda dengan kertas umum yang ada di pasaran sehingga diharapkan sulit untuk ditiru. Ciri khusus ini merupakan pengamanan dokumen sekuriti terhadap pemalsuan.

Tahapan sekuritas dari kertas sekuriti ini antara lain: a. Tidak memendar di bawah sinar ultra violet. b. Memiliki tanda air (watermark). c. Memiliki minutering visible (kasat mata) dan invisible (tidak kasat mata) d. Adanya tanda khusus berupa micro dot colour. e. Sensitif terhadap bahan kimia dan meninggalkan noda warna nyata pada kertas

tersebut. Kalau ingin ada gambajr yang jelas nanti saya kasih powerpoint bekas kemarin presentasi di Deperindag Pak Lukman bisa pelajari lagi mungkin ada gambar yang menarik dan diperlukan. 1.4 Menurut bapak kertas yang baik untuk arsip seperti apa sih ?

Pengelola arsip di luar negeri menyarankan penggunaan kertas conqueror

untuk arsip vital. Kertas conqueror adalah kertas impor yang harganya cukup mahal karena merupakan kertas semi HVS yang diberi watermark conqueror. Di Indonesia, tepatnya di Bogor sudah ada pabrik kertas conqueror yang menggunakan watermark concorde. Bahkan pabrik kertas Padalarang telah memproduksi kertas victory yang setara kualitasnya dengan kertas conqueror tersebut. Akan tetapi, jenis kertas tersebut sebetulnya lebih tepat digunakan untuk keperluan seni. Sedangkan jenis kertas yang lebih tepat digunakan untuk arsip dan diproduksi secara massal adalah kertas permanen. PT. Kertas Padalarang pernah membuat kertas permanen untuk dokumen dan buku watermark Gerakan Non Blok yang diselenggarakan oleh Pemerintah Indonesia.

2. Kertas permanen 2.1 Tadi Bapak sudah menyinggung tentang penggunaan kertas permanen

untuk arsip mungkin Bapak bisa menjelaskan lebih rinci apa kertas permanen itu dan bedanya dengan kertas biasa?

Kertas permanensi tinggi adalah jenis kertas yang umum digunakan untuk

pembuatan dokumen. Kertas jenis ini mempunyai ketahanan ratusan tahun bila disimpan dalam kondisi normal. Dalam kondisi banjir, kertas sebagai bahan yang mudah dipengaruhi air dapat berubah bentuk dan mengalami kerusakan. Salah satu solusi mengatasi masalah tersebut adalah dengan cara menggunakan serat tertentu yang dapat memberikan efek ketahanan basah tinggi sehingga dokumen atau buku-buku yang terendam tersebut dapat diselamatkan. Sebagai contoh analognya adalah jenis kertas kantong teh celup yang tidak mudah rusak karena sifatnya yang tahan air.

Sifat permanensi tinggi dapat diupayakan sejak awal pemilihan bahan baku serat dan bahan pembantu lainnya. Pemilihan bahan serat didasarkan pada kadar selulosa alfa yang tinggi. Kadar selulosa yang tinggi didasarkan pada proses pulping menggunakan proses soda. Selain pemilihan bahan baku, permanensi tinggi pun dapat diperoleh dengan cara membuat kertas dalam kondisi alkalin. Dalam proses alkalin, filler yang digunakan adalah Kalsium Karbonat sedangkan sebagai bahan sizingnya digunakan tapioka dan AKD atau ASA.


11

2.2 Bagaimana kemampuan pabrik kertas di Indonesia secara teknis untuk

memproduksi kertas permanen; Kesiapan industri kertas di Indonesia dalam memproduksi kertas permanensi

tinggi dimulai dari penyediaan bahan serat dimana dari total produksi pulp + 7 Juta ton, mayoritas bahannya diperoleh dari bahan kayu melalui proses kraft. Penyediaan bahan serat non wood relatif kecil dan belum terutilisasi dengan baik. Kesiapan lainnya adalah penyediaan filler, dalam hal ini ketersediaan kalsium karbonat yang terdapat di pasaran. Kalsium karbonat terdiri dari 2 jenis: ground calsium carbonat dan precipitated calsium carbonat. Penggunaan precipitated calsium carbonat jauh lebih baik dibandingkan ground calcium carbonat. Kesiapan lain yang tak kalah penting adalah penyediaan bahan sizing. Sebagai bahan sizing digunakan tapioka dan tapioka termodifikasi yang jumlahnya cukup memadai sehingga tidak perlu diimpor sedangkan penyediaan AKA/ASA sebagai bahan bakunya masih harus diimpor. Semua bahan - bahan tersebut relatif mudah diperoleh di pasaran sehingga secara umum industri kertas di Indonesia telah memiliki kesiapan menunjang pembuatan kertas untuk dokumen yang memiliki permanensi tinggi. Yang patut diingat, untuk penggunaan arsip dengan permanensi yang tinggi perlu diperoleh kesepakatan berbagai pihak. 3 Bagaimana kalau kertas permanen diproduksi secara masal khususnya di

Perusahaan Bapak. PT. Kertas Padalarang saat ini hanya memproduksi kertas sesuai permintaan

konsumen. Kebanyakan kertas yang dipesan adalah jenis kertas security yang pangsa pasarnya sempit dan kebanyakan digunakan untuk kepentingan Negara. Di sisi lain, PT. Kertas Padalarang melayani pesanan khusus (tailor made) dalam pembuatan kertas, contohnya pembuatan kertas ijazah dari Departemen Pendidikan Nasional yang menggunakan karton bebas asam. Karena sifat pemesanannya yang khusus dengan minimum order 10 ton maka harganya terbilang mahal. Tidak hanya itu, PT. Kertas Padalarang juga melayani pembuatan kertas tipis, seperti kertas saham dan sertifikat deposito bank asalkan ada contoh untuk dianalisis sebelum proses pembuatannya. Contoh kertas lain yang diproduksi PT. Kertas Padalarang adalah buku sertifikat tanah. Jenis kertas ini lebih mahal harganya karena komposisi bahan baku yang digunakannya terdiri dari 25 persen cotton.

PT. Kertas Padalarang sebenarnya berkeinginan membuat jenis kertas permanen dengan harga yang murah. Namun karena adanya kekhawatiran produk mereka tidak diterima masyarakat karena kurangnya kesadaran dalam menggunakan kertas permanen, maka PT. Kertas Padalarang sampai saat ini belum berani memproduksi jenis kertas tersebut.

4 Tanggapan tentang standarisasi Saat ini terdapat standar American National Standar for Information Science :

the standard permanence of paper for printed library materials, ANSI Z 29.48 1984, kemudian 3 standar ISO mengenai kertas permanen antara lain : ISO9706 tahun 1994 ”Information and documentation – Paper for documents – Requirements for permanence”. ; ISO11108 tahun 1996 ”Information and documentation – Archival paper – Requirements for permanence and durability”; ISO11798 tahun 1999 ”Information and documentation- Permanence and durability of writing, printing and copying on paper – Requirements and test methods”. Bagaimana pendapat mengenai


12

standar tersebut kalau diadopsi menjadi SNI dan kemungkinan penerapannya di Indonesia;

SNI kertas permanen yang mengadopsi aturan ISO harus memperhatikan ketahanan sobek dan berat minimal 70 gram. Selain itu bahan yang digunakan harus terdiri dari serat non kayu yang sampai saat ini masih harus diimpor. Ketiga faktor tersebut akan mempengaruhi nilai jual kertas permanen sehingga menjadi tiga kali lipat dari harga kertas biasa yang dijual di pasaran. Namun pada prinsipnya PT. Kertas Padalarang mampu memproduksi kertas permanen sesuai standar yang dipersyaratkan ISO saat ini yang selanjutnya akan diadopsi menjadi SNI.

Sebagian besar masyarakat di Indonesia kurang memahami perbedaan kertas yang berkualitas sehingga penggunaannya seringkali tidak sesuai kepentingannya, khususnya untuk arsip. Kadang-kadang, kertas fotokopi dipakai untuk dokumen, kertas yang berwarna putih lebih disukai daripada kertas yang berwarna kekuningan. Padahal di Jepang, kebanyakan kertas yang dipilih adalah jenis kertas yang berwarna kekuningan karena terbuki lebih tahan lama dan tidak merusak mata. Karena ketidaktahuan masyarakat dalam membedakan jenis kertas yang berkualitas inilah maka dipandang perlu adanya standardisasi 5 Lalu bagaimana kesiapan PT. Padalarang untuk memproduksi kertas

permanen? Pada prinsipnya PT. Kertas Padalarang siap memproduksi kertas permanen

dengan harga murah, namun kriteria dan spesifikasi jenis kertas tersebut sampai saat ini belum ada. Di sisi lain kesadaran masyarakat untuk menggunakan jenis kertas permanen juga masih rendah. Oleh karena itu PT. Kertas Padalarang mengharapkan pemerintah melalui instansi terkait dapat membantu meningkatkan kesadaran masyarakat dalam penggunaan kertas permanen sekaligus membuat regulasi terkait dengan penggunaan jenis kertas tersebut, terutama di instansi pemerintah. Oleh karena itu sebagai langkah awal untuk menggalakkan penggunaan kertas permanen di masyarakat diperlukan standar, dalam hal ini SNI kertas permanen.

Dalam kaitannya dengan produksi kertas permanen di masa yang akan datang

setelah adanya SNI kertas permanen, PT. Kertas Padalarang telah berkomitmen tidak akan memonopoli produksi kertas permanen di Indonesia. Sebaliknya mengingat kondisi PT. Kertas Padalarang yang kurang dapat bersaing dibandingkan perusahaan kertas lainnya yang lebih besar dan modern saat ini, PT. Kertas Padalarang justru berharap dapat terus terlibat dalam memproduksi jenis kertas permanen di masa yang akan datang.


13

No. Transkrip : 2 Stakeholder : Produsen Nama informan : Dwi Hendro, ST Jenis kelamin : Laki-laki Alamat : Karawang Instansi : PT.Pindo Deli Jabatan : R&D Hasil Wawancara : 1. Produksi Kertas : Bisa Bapak ceritakan sedikit tentang PT. Pindo Deli ? Pindo Deli adalah perusahaan asing (PMA) di bawah grup Asia Pulp and Paper dan mempunyai beberapa perusahaan pulp dan kertas di Asia. Saat ini manajemen puncak PT. Pindo Deli seluruhnya dikuasai para investor Taiwan dimana manajemen perusahaannya diserahkan kepada Grup Sinar Mas yang hampir sebagian besar teknologi dan sumber daya manusianya berasal dari Taiwan. PT. Pindo Deli memproduksi kertas tulis, kertas cetak, tisu, kertas karton (corugating media), art paper dan berbagai macam kertas pesanan khusus dengan berbagai macam merek. Produk mereka cukup bersaing di pasaran. Salah satu perusahaan yang menjadi pesaing kita ya Riau Andalan Pulp and Paper. Standar apa saja yang sudah di terapakan di PT. Pindo Deli ? Supaya dapat bersaing di pasaran dunia, maka PT. Pindo Deli harus mengadopsi standar internasional. Karenanya PT. Pindo Deli telah meraih sertifikasi ISO 9000 dan 14000. Hal ini berarti proses produksi yang dijalankan PT. Pindo Deli telah sesuai dengan SNI yang ada. Disamping itu karena telah meraih sertifikasi ISO 14000, dengan sendirinya PT. Pindo Deli telah menyatakan komitmen mereka tentang produk ramah lingkungan yang dihasilkannya. Bagaimana kualitas kertas yang dihasilkan Pindo Deli Kertas akan mengalami perubahan fisik setelah digunakan, misalnya menjadi rapuh atau berubah warna (yellowing). Perubahan warna kertas umumnya disebabkan pengaruh oksidasi karena penyimpanan yang terlalu lama di tempat terbuka. Rata-rata orang pake kertas untuk sehari-hari disimpan tidak lebih dari 3 tahun. Jadi sebenarnya kertas yang kita buat memang sengaja didesain sedemikian rupa sehingga bersifat tidak terlalu tahan lama (sekitar 1-3 tahun), hal ini dikarenakan kertas umumnya digunakan hanya untuk sekali pakai langsung buang. Yah kalau kertasnya awetnya lama kitas otomatis produksinya sedikit tapi kalau semakin boros kertas semakin banyak jumlah produksi kertas jadi pabrik kertas lebih untung betul. Tapi kita juga punya kertas berkualitas sebagian besar digunakan untuk memenuhi permintaan luar negeri. Kertas dengan merek dagang ”Mirage” merupakan kertas produksi PT. Pindo Deli yang sudah memenuhi standar ISO 9706 (Paper for documents – requirements for permanence) dan sudah ada logo di bungkusnya, nanti boleh dibawa buat sampel. Di Indonesia apa sudah dijual kertas yang ada logo seperti ini? Ada tapi mungkin di toko tertentu tidak semua toko, perusahaan lain di Indonesia juga sudah ada yang produksi seperti ini cuman mereknya aja yang beda kayak yang udah dibikin sama RAPP di Riau.


14

Sekarang ini kita berencana mau buat SNI Kertas Permanen, bagaimana menurut Bapak apa bisa diterapkan di Pabrik ini? Kita tidak ada masalah dengan produksi kertas permanen, jadi kalau sudah ada persyaratannya kita tinggal ngikut, aja toh kita sudah ada produk kertas permanen standar internasional lagi, tapi yang jadi masalah kan orang-orang di Indonesia yang belum tau kertas permanen dan belum tentu peduli apalagi harganya mahal. Tapi kalau di luar negeri kalau kita tidak pake syarat dari ISO yang nggak bisa diekspor. Jadi saya malah mau balik nanya kalau kita pake tuh SNI kertas permanen di bungkus kertas apa masyarakat ngerti? Kecuali kalo pemerintah bikin aturan yang jelas, baru kita ikuti takutnya kita bikin kagak ada yang beli....


15

No. Transkrip : 3 Stakeholder : Penentu Kebijakan Nama informan : Drs. Sumrahyadi, Mustari Wirawan, Drs. Toto, Jenis kelamin : Laki-laki Alamat : Jl.Ampera Instansi : ANRI Jabatan : Kepala Pusat Pengkajian dan Pengembangan, Direktur

Profesi dan Akreditasi Kearsipan, Kepala Bidang Pengkajian dan Pengembangan Arsip Statis

Hasil wawancara : Saat ini saya sedang mempelajari Keputusan Kepala ANRI Nomor: 04 tahun 2000 tentang Pedoman Penggunaan Kertas untuk Arsip Bernilai guna Tinggi mungkin Bapak bisa cerita bagaimana proses penyusunannya terus maksudnya seperti apa? Keputusan Kepala ANRI Nomor: 04 tahun 2000 tersebut disusun Biro Umum ANRI dan ditetapkan Kepala ANRI disusun dalam rangka penyelamatan arsip sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional maupun organisasi. Isi dari keputusan itu berkaitan dengan syarat dari mutu/kualitas kertas yang dipakai sehingga dapat menjamin keselamatan dan kelestariannya. Bagaimana dengan pengertian arsip bernilai guna tinggi yang ada pada keputusan tersebut? Pengertian tentang arsip bernilai guna tinggi bisa mengandung pengertian arsip yang berfungsi sebagai bukti pertanggungjawaban, bahan/alat perlindungan hukum, memori dan identitas organisasi serta memiliki keunikan bentuk dan informasi dan terkait dengan alat/bahan sebagai bukti mengenai status hukum. Penerapan arsip bernilai guna tinggi di setiap instansi seperti apa? Deskripsi tentang arsip bernilai guna tinggi tersebut dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi karena arsip yang bernilai guna tinggi bagi suatu organisasi tidak selalu bernilai guna tinggi bagi organisasi lainnya. Hal ini disebabkan karena nilai guna arsip sangat dipengaruhi oleh fungsi arsip, konteks arsip dan keunikannya. Oleh karena sifatnya yang relatif tidak mutlak dan berubah-ubah, maka deskripsi tentang arsip bernilai guna tinggi hanya dapat dilakukan secara global sebagai ketentuan yang bersifat umum. Menurut Bapak berapa arsip bernilai guna tinggi yang dihasilkan tiap instansi? Hasil kajian ANRI arsip bernilai guna tinggi di instansi pemerintah rata2 3-7 persen dari seluruh arsip yang diciptakan. Dapat dibayangkan kalau 3 persen arsip bernilai guna tinggi yang dihasilkan setiap instansi pemerintah tersebut dikalikan seluruh instansi yang ada di Indonesia, baik di tingkat pusat, provinsi, kabupaten/kota sampai tingkat kelurahan, maka jumlahnya menjadi tidak sedikit lagi dan bukan hanya dikaitkan dengan seberapa banyak jumlah kertas permanen yang harus disediakan, tapi nilai kandungan informasi yang melekat pada kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi tersebut tentunya juga lebih banyak lagi. Kalau boleh diperjelas lingkup dari arsip bernilai guna tinggi itu apa tujuannya?


16

Sudah sangat jelas bisa dilihat di situ isinya coba Pak tolong dibacakan 1) untuk keseragaman kualitas pemakaian dan penggunaan kertas yang bermutu baik, sesuai dengan spesifikasi yang disyaratkan; 2) Menghindari kerusakan fisik media informasi arsip, baik yang disebabkan faktor teknis maupun alamiah; 3) Menjamin mutu kertas sebagai media informasi arsip khususnya yang berkategori penting dan vital yang layak disimpan dalam waktu yang cukup lama; 4) Menjamin pelestarian informasi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Isi Surat Keputusan tersebut, menyebut masalah kertas permanen, mungkin bapak bisa menjelaskan atau ada contoh dari kertas permanen yang disebut di dalam pedoman tersebut ? Wah sepengetahuan saya kita belum punya benchmark dan standar kertas permanen yang sesuai untuk di Indonesia, kebetulan saya juga pas penyusunannya tidak terlibat tapi sepengetahuan saya penggunaan kertas untuk arsip sesuai Keputusan Kepala ANRI Nomor: 04 tahun 2000 tersebut dikaji hanya berdasarkan temuan kualitas kertas yang ada di pasaran dan bukan berdasarkan penelitian pemilihan jenis kertas yang terbaik untuk arsip. Jadi arsiparis kalau pake kertas untuk arsip bernilai guna tinggi sekarang berdasarkan apa? Sepengetahuan saya mereka pake kertas yang 80 gram yang ada di pasaran masalah di lapangan kita tidak memperhatikan. Berdasar pengalaman kita banjir kemarin ada temuan bahwa kertas yang dapat diselamatkan sebagian besar menggunakan kertas permanen, jadi kita di tahun 2008 ada wacana untuk menyusun kertas permanen, apakah bapak sudah tau ada ISOnya? Terus bagaimana pendapat bapak tentang penyusunan SNI kertas permanen tersebut? Kita tahu ada ISO yang berkaitan dengan kertas permanen untuk arsip dan berharap dapat segera diadopsi serta diadaptasi menjadi SNI yang sesuai kebutuhan di Indonesia. Terus tindak lanjut kalau setelah ada SNI kertas permanen seperti apa? kan penentu kebijakan bidang arsip ada di ANRI? Kalau SNI kertas permanen sudah disahkan kita akan coba menyusun pedoman yang mengatur penggunaan Arsip bernilai guna tinggi dengan mengeluarkan keputusan kepala arsip yang baru mungkin kita juga akan revisi Keputusan Kepala Arsip Nomor: 04 tahun 2000. Surat keputusan tersebut nantinya bersifat himbauan atau wajib? Keputusan kepala arsip yang nanti dikeluarkan sifatnya himbauan diikuti juknis, juklak dan sosialisasi penggunaan biasanya. Efektifitas pelaksanaannya seperti apa? Untuk pelaksanaanya dikembalikan pada instansi masing-masing. Efektifitas keputusan kepala arsip yang baru nantinya, kita tidak dapat menjamin, mengingat tidak ada sanksi dan pengawasan mengenai implementasi dari keputusan kepala arsip tersebut karena isi surat tersebut hanya bersifat himbauan. Terus kalau SNI tersebut diupayakan menjadi wajib bagaimana?


17

Sebelum saya jawab pak Lukman kan lebih ngerti bagaimana penerapan SNI sukarela dan wajib coba pak Lukman perjelas syarat wajib seperti apa? SNI bersifat wajib dikeluarkan berdasarkan surat keputusan menteri teknis terkait. Untuk dapat keluarnya SNI wajib harus berkaitan dengan pertimbangan aspek kesehatan, keamanan, keselamatan, dan lingkungan hidup. Selain pertimbangan tersebut implementasi SNI sifatnya hanya sukarela. Saat ini baru sekitar 216 SNI yang bersifat wajib. Wacana menjadikan SNI kertas permanen menjadi wajib akan sulit diupayakan oleh ANRI mengingat aspek yang dipersyaratkan untuk menjadi SNI wajib tidak dapat dipenuhi. Aspek yang dapat digali dari penggunaan kertas permanen hanya pada kandungan informasi yang penting tapi itu pun bersifat situasional tergantung dari instansi masing-masing karena arsip yang sangat berarti bagi suatu institusi belum tentu penting bagi institusi yang lain. Di sisi lain, ada kekhawatiran pihak industri kertas mengenai ketiadaan regulasi yang mengikat dalam hal penggunaan kertas permanen untuk arsip bernilai guna tinggi jadi apakah ada hal yang lebih mengikat? Sejauh ini kita hanya bersedia mengeluarkan keputusan kepala arsip yang bersifat himbauan dengan tujuan menghindari anggapan monopoli dari masyarakat bila ANRI mengeluarkan SNI yang sifatnya mewajibkan berkaitan dengan penggunaan kertas permanen.


18

No. Transkrip : 4 Stakeholder : Konsumen Nama informan : Tety Adriati, Tri Nugrahani Jenis kelamin : Perempuan Alamat : Jl. Gatot Subroto No. 10 Instansi : LIPI Jabatan : Sekretaris Kepala LIPI dan Pembina Arsiparis di

lingkungan LIPI Saya ingin tau dasar klasifikasi (pengelompokkan) arsip LIPI; bagaimana penyusunan dan penyimpanan arsip; terus perlakuan terhadap arsip vital/arsip bernilai guna tinggi: LIPI saat ini sudah mengeluarkan Pedoman Tata Kearsipan dan Tata Persuratan Pedoman ini yang kita jadikan dasar melaksanakan pekerjaan sehari-hari. Pedoman tersebut sudah mengatur proses penciptaan arsip, pengklasifikasian arsip sampai dengan penggunaan kertas untuk arsip. Biasanya arsip2 yang jadwal retensinya sudah harus dipindahkan kita pindahkan ke tempat arsip, kemarin kan tempat arsipnya kebanjiran. Seperti apa penggunaan kertas untuk arsip tersebut? Pedoman tersebut hanya mengatur penggunaan kertas berdasarkan kategori berat, yakni 80 dan 70 gram dengan ukuran A4 dan folio. Dalam pelaksanaannya untuk arsip formal seperti surat keluar, surat dinas dan surat keputusan digunakan kertas 80 gram. Untuk MOU dipake kertas 80 gram yang pake kop LIPI. Buat lampiran dan nota dinas dipake kertas 70 gram. Jadi pada prinsipnya, untuk arsip penting mereka menggunakan kertas 80 gram sedangkan untuk arsip biasa digunakan kertas 70 gram. Jadi pada prinsipnya, arsip penting pake 80 gram arsip biasa 70 gram? Betul Terus pengadaan kertas tersebut biasanya siapa Mekanisme pengadaan kertas di LIPI biasanya diatur bagian pembelian atau pengadaan yang berada di bawah Subbid. Umum. Biasanya kertas A4 80 gram lebih banyak dibandingkan kertas yang lainnya. Soal banjir kemarin kan arsipnya banyak yang rusak, gimana reaksi mbak? Sedih juga kan banyak tuh arsip-arsip penting yang rusak, dan ada yang tidak bisa diselamatkan lagi, namanya juga musibah? Untung sih kemarin dimotori PDII-LIPI sama ANRI gerak cepet jadi masih banyak arsip yang selamat. Apa mbak kemarin turut andil dalam menyelamatkan arsip tersebut? Kita bukan ahlinya tadi seperti dibilang ya tim dari ANRI dibantu Mr. Sakamoto katanya. Apa Mbak mengetahui adanya keputusan Kepala ANRI No. 4 tahun 2000 mengenai penggunaan kertas untuk arsip bernilai guna tinggi? Tidak tau tuh belum pernah ada sosialisasinya Apa Mbak mengetahui tentang kertas permanen? Belum tau apa kertas permanen kalau arsip permanen sih tau.


19

Kalau nanti diharuskan untuk arsip vitalnya pake kertas permanen bagaimana menurut mbak apa siap? Apalagi mungkin harganya mahal? Kita sih siap aja yang penting asal jelas saja aturannya, masalah mahal atau murah kan itu urusan pembelian, karena kita hanya pembuat arsip saja, jadi kalau ada pedomannya dan disiapkan bahannya kita sih tinggal melaksanakan saja.


20

No. Transkrip : 5 Stakeholder : Pakar Nama informan : Taufan Hidayat, Ninal Elyani Jenis kelamin : Laki-laki/Perempuan Alamat : Jl. Dayeuh Kolot Instansi : Balai Penelitian Pulp dan Kertas Jabatan : Peneliti Hasil Wawancara 1. Pengetahuan tentang kertas: 1.1 Bisa bapak cerita sedikit mengenai BBPK ini kebetulan saya belum

mengenal tentang BBPK terutama lingkun penelitian yang dilakukan oleh BBPK?

Balai Besar Pulp dan Kertas (BBPK) merupakan lembaga pemerintah di bawah Badan Penelitian dan Pengembangan Industri, Departemen Perindustrian. BBPK berdiri pada tanggal 14 Nopember 1968 dan merupakan badan Litbang yang kompeten di bidang pulp dan kertas. BBPK berlokasi di Jl. Raya Dayeuhkolot No. 132 Bandung, 40258.

Saat ini BBPK mempunyai fasilitas: 4. Laboratorium proses pembuatan pulp dan kertas serta derivat selulosa 5. Laboratorium lingkungan 6. Laboratorium uji: bahan baku, produk dan lingkungan 7. Laboratorium kalibrasi 8. Pilot plant untuk pembuatan pulp dan rayon 9. Training

BBPK banyak melakukan penelitian berdasarkan kasus-kasus yang terjadi di industri kertas. Berkaitan dengan penggunaan bahan baku alternatif untuk kertas selain kayu, BBPK sudah banyak melakukan penelitian, salah satunya dari abaca, meskipun dari sisi ekonomis dan proses penggunaan bahan tersebut belum bisa menyaingi bahan baku kayu. 1.2 Berkaitan dengan kertas mungkin Bapak bisa cerita bagaimana proses

pembuatan kertas saat ini Pembuatan kertas secara umum terbagi dua, yakni proses menggunakan soda

dan sulfat (proses kraft). Secara umum pembuatan kertas menggunakan bahan dasar pulp dengan proses kimia menggunakan sodium sulfat (kraft process). Senyawa sulfur menimbulkan bau telur busuk pada kebanyakan industri kertas. Kraft pulping menghasilkan pulp kurang dari 50 % dari bahan baku kayu, sisanya menjadi sludge yang akhirnya dibakar dan disebar ke tanah atau dibuang dengan sistem landfill.

Kelebihan proses kraft pulping adalah bahan kimia yang digunakan dapat didaur ulang (recycle) dan dipergunakan kembali untuk proses berikutnya. Kelebihan lainnya adalah dihasilkannya serat yang kuat (Jerman: "kraft" berarti kuat). Majalah, kertas grafis dan percetakan, kantong belanja dan pembungkus (packaging) terbuat dari kraft pulp. Kraft pulp biasanya berwarna gelap dan umumnya diputihkan dengan senyawa klorin.

2. Pengetahuan tentang kertas permanen: 2.1 Menurut Bapak apa sih yang dimaksud dengan kertas permanen mungkin

Bapak bisa menjelaskan secara detail.


21

Kertas permanen merupakan kertas yang mampu mempertahankan sifat-sifatnya dalam jangka waktu lama serta memiliki daya tahan simpan (permanensi) dan daya tahan pakai (durabilitas). Permanensi merupakan cermin stabilitas kertas secara mekanis, optis dan kimia dalam jangka waktu lama. Sedangkan durabilitas merupakan cermin kemampuan kertas untuk bertahan terhadap perlakuan mekanis selama penggunaan.

Permanensi sangat dipengaruhi oleh stabilitas kimia kertas yang dapat terganggu oleh reaksi kimia. Reaksi kimia antara komponen kertas dengan bahan reaktif yang berasal dari lingkungannya (udara atau filing enclosures) dalam waktu lama dapat menyebabkan kerusakan mekanis dan optis pada kertas. Reaksi kimia utama penyebab kerusakan adalah hidrolisis asam dan oksidasi sedangkan yellowing timbul sebagai akibat proses termal dan fotokimia.

Durabilitas merupakan kemampuan menahan gesekan (wear) dan sobekan (tear) selama penggunaan. Sifat mekanis awal kertas sangat menentukan durabilitas. Durabilitas diukur terhadap retensi sifat awal kertas setelah perlakuan tertentu . Fakta tentang permanensi sebenarnya hanya dapat diamati dalam jangka waktu yang sangat lama (natural aging). Informasi yang bersifat readable biasanya disimpan untuk jangka waktu lama (dokumen, buku, koran, gambar, dll).

Masalah pelapukan kertas umumnya terjadi pada proses penyimpanan lebih dari lima puluh tahun yang dikenal dengan istilah natural aging. Contohnya kertas kuno yang terbuat dari serat non-wood (flax, hemp, ramie, cotton) dan bersifat netral/alkalin mempunyai permanensinya sangat baik sehingga pada proses pelapukannya tidak mengalami masalah mengingat perilaku permanensi sangat berbeda antara kertas asam dan kertas alkalin

Kertas asam dan alkalin masing-masing dibuat melalui proses asam dan alkalin. Sementara yang menjadi isu sentral saat ini adalah bagaimana menurunkan keasaman semaksimal mungkin dalam pembuatan kertas dan meningkatkan alkalinitas serta kandungan alkalinya. Standar persyaratan kertas permanen meliputi: derajat asam/basa (pH), kandungan alkali, ketahanan sobek, kappa number (daya tahan terhadap oksidasi) serta komposisi serat.

Saat ini hampir semua proses pembuatan kertas bersifat alkalin karena persyaratan kertas permanen mengacu pada isu sentral kertas alkalin. 2.2 Terus jenis dan kegunaan kertas permanen itu sendiri untuk apa?

Kategori kertas permanen terdiri dari: 1. Kertas Arsip: standar permanensi tertinggi, digunakan untuk cetak, tulis, dan

fotokopi dengan mengacu persyaratan ISO 11108 2. Kertas Dokumen dan Perpustakaan: standar permanensi tinggi, kualitas baik,

digunakan untuk perkantoran dengan persyaratan mengacu ISO 9706, ANSI NISO Z39.4824

3. Karton Arsip: untuk amplop atau kotak, digunakan sebagai pembungkus atau penyela buku, harus inert dan tidak mengandung bahan berbahaya yang bisa bermigrasi ke kertas yang diproteksinya, persyaratan mengacu pada ISO (sedang disiapkan)

4. Kertas dan karton untuk bungkus bahan fotografi, bersifat stabil secara kimia dan bersih, persyaratan mengacu ISO 1021425.


22

2.3 Terus untuk menentukan metode pengujian kertas permanen itu seperti apa, apakah cukup dengan adopsi ISO saja atau seperti apa menurut Bapak?

Pendekatan pengujian komponen kertas, sifat fisika dan kimia serta pengujian laju perubahan sifat kertas sebelum dan sesudah accelerated aging, diyakini akan mempengaruhi permanensi. Akan tetapi standar internasional untuk kertas permanen tidak ada yang mempersyaratkan uji accelerated aging. Ada dua metode accelerated aging, yakni dry heat: 105°C dan moist heat: 105 °C/65% RH. Pada kondisi accelerated aging kertas mengalami penuaan (aging) tiga ribu kali lebih cepat. Perlakuan beberapa hari hingga beberapa minggu dari metode accelerated aging setara dengan 50 – 100 tahun penyimpanan

Untuk mendapatkan korelasi yang lebih baik antara natural aging dengan accelerated aging, masih perlu dilakukan pengkajian-pengkajian berikut: 1. Perilaku panas dan kebasahan kertas pada berbagai kondisi suhu dan kelembaban, 2. Efek degradasi pada tumpukan kertas, lembaran kertas dan kertas dalam kantong

tertutup, 3. Efek polusi udara, 4. Efek cahaya dan panas pada warna dan kekuatan kertas dan 5. Penetapan persamaan Arrhenius pada pelapukan kertas. 2.4 Alat untuk pengujian kertas seperti apa? Accelerated Aging apakah satu-

satunya cara pengujian? Disain kertas pesanan itu dari pabrik atau dari konsumen? Ada beberapa item untuk sekuriti, apakah ada kemungkinan untuk menggabungkan beberapa item sekuriti dalam satu produk kertas, sehingga dimungkinkan ada kombinasi sekuriti? Mengenai pengujian permanensi, bila kita ingin menguji permanensi arsip maka semua yang tercantum dalam spesifikasinya maka harus diuji semua, dan tentu saja menggunakan cara uji yang sesuai spesifikasinya. Yang paling berpengaruh dalam permanensi adalah ketahanan lipat kertas. Accelerated aging merupakan metode uji. Hanya belum jelas apakah sudah ada di SNI atau ISO. Dalam penelitian metode ini dipakai juga.

2.5 Sebagai masyarakat awam kita tidak mengetahui kertas yang berkualitas. Kertas untuk fotokopi dipakai pula untuk ngeprint. Karena keawaman kita, tidak menggunakan kertas sesuai dengan kepentingan arsip. Kita memang kurang kesadaran untuk menggunakan kertas yang sesuai standar. Sebenarnya pengunaan kertas yang sesuai dengan standar maka akan diperoleh kualitas cetak yang optimal. Penggunaan kertas multipurpose untuk fotokopi dan print dapat digunakan

2.6 Sudah berapa SNI kertas yang telah dihasilkan? Bagaimana dengan SNI yang mengaadopsi ISO? Apakah dari pabrik kertas mudah mengikuti ISO yang diterapkan? Cukup banyak SNI yang ada saat seperti SNI kertas fotokopi, cara uji, dll, mungkin jumlahnya sebanyak dengan yang ada di daftar SNI kertas saat ini. SNI disusun dari kesepakatan beberapa unsur (produsen, konsumen, pemerintah, dll), spesifikasi bersumber dari penelitian. SNI kertas belum pernah diadopsi secara utuh dari ISO, melainkan ISO dijadikan referensi saja. SNI yang disusun merupakan cermin kemampuan industry dalam negeri.

2.7 Berkaitan dengan kertas permanen, bagaimana standarnya di Indonesia


23

Belum adanya standar untuk kertas permanen arsip, dokumen, buku, dll. Oleh karena itu diperlukan kerjasama antar stakeholder yang berkepentingan, oleh karena itu perlu disusun untuk adanya kertas permanen. SNI kertas permanen diusulkan wajib untuk instansi pemerintah. Tapi produsen harus adanya kesiapan dalam memproduksi. Perlu adanya sampel-sampel kertas dalam penyusunan kertas permanen sehingga akan diperoleh perbandingan.

2.8 Bagimana kaitannya kertas permanen dengan kertas coating Coating kertas salut sebenarnya hanya ditempelkan dalam permukaan kertas, tidak ada efek mengikat, sehingga mudah terlepas apabila basah, oleh karena itu diperlukan syarat kertas permanen untuk baniir tidak boleh kertas bersalut.

2.9 Terus hubungan tinta dengan kertas

Tinta penting karena jenis tertentu mudah pudar/hilang, sehingga harus adanya aplikasi security printing untuk dokumen-dokumen penting

2.10 Kertas permanen seperti apa yang dibutuhkan untuk menghadapi kalau

terkena banjir seperti yang pernah kami alami ? Bagaimana kondisi kertas permanen dalam keadaan banjir belum ditemukan kondisi yang spesifik. Rekomendasi diperlukan kertas yang dapat mempertahankan keadaan bila 40% basah untuk mengantisipasi bencana banjir.

2.11 Biasanya kami membeli kertas dalam jumlah besar, mungkin juga masyarakat lain pada umumnya, kalau pemberian kertas tersebut menggunakan kertas permanen bagaimana kita menguji benar atau tidaknya kertas tersebut kertas permanen, mengingat kertas permanen berdasarkan ISO 9706 yang ada di pasaran dari visual ternyata tidak ada bedanya? Ada dua metode sederhana untuk menguji kertas permanen. Metode pertama dilakukan dengan cara meneteskan 0,1 N HCl ke atas kertas yang diuji, apabila kemudian timbul gelembung pada permukaan kertas tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa kertas yang diuji tersebut adalah kertas permanen. Gelembung-gelembung tersebut merupakan kalsium karbonat yang digunakan sebagai bahan baku dalam pembuatan kertas permanen. Metode kedua dilakukan dengan cara merendam robekan kertas uji dalam larutan aquades yang kemudian diaduk dan ditunggu selama beberapa jam. Proses pengujian ini dapat dipercepat melalui proses pemanasan. Dengan bantuan kertas lakmus yang dicelupkan ke dalam larutan tersebut dapat diketahui apakah kertas uji tersebut adalah kertas permanen atau bukan. Apabila kertas lakmus mengalami perubahan pH di atas 7 maka dapat dikatakan kertas tersebut adalah kertas permanen, mengingat kertas permanen bersifat basa dan memiliki pH di atas 7. Kedua pengujian sederhana tersebut hanya dapat digunakan untuk menguji sampel secara acak apabila kita membeli kertas dalam jumlah besar. Metode sederhana tersebut tidak diyakini seratus persen kebenarannya, untuk meyakinkannya kertas uji harus dibawa ke laboratorium penguji dan diuji dengan standar kertas permanen.


24

No. Transkrip : 6 Stakeholder : Pakar Nama informan : Muhammadin Razak Jenis kelamin : Laki-laki Alamat : Jl. Salemba Instansi : Perpustakaan Nasional Jabatan : Kepala Pusat Preservasi Hasil wawancara : Seperti yang Bapak ketahui kita kemarin dapat musibah banjir, hasil pengamatan terhadap koleksi arsip kantor LIPI Gatot Subroto yang berhasil diselamatkan dari kerusakan akibat banjir menunjukkan bahwa sebagian besar koleksi tersebut menggunakan kertas permanen, kita ingin tahu apakah sudah ada kebijakan berkitan dengan pelestarian bahan pustakan menggunakan kertas permanen? Perpustakaan Nasional RI sampai saat ini belum memiliki kebijakan untuk pelestarian bahan pustaka menggunakan kertas permanen, khususnya untuk buku-buku referensi yang akan diterbitkan di Indonesia. Hal ini terjadi mengingat persaingan antara penerbit dan konsumen yang ingin mendapatkan harga murah sehingga kertas yang digunakan berkualitas rendah. Kertas yang ada di pasaran umumnya memiliki pH 7/netral. Padahal kertas yang baik untuk digunakan sebagai kertas permanen adalah kertas dengan pH sekitar 8,5. Meskipun masih bersifat wacana, Perpustakaan Nasional ingin menerapkan kebijakan UU No. 4 mengenai koleksi deposit yang wajib diserahkan ke Perpustakaan Nasional dengan ketentuan penggunaan kertas berkualitas baik, yakni yang memiliki pH 8,5.

Jadi regulasi tentang permanen di Indonesia bagaimana? Saat ini yang dapat mengeluarkan regulasi tentang penerapan standar kertas permanen adalah ANRI mengingat kebijakan penggunaan kertas permanen yang akan dikeluarkan oleh ANRI tersebut untuk dokumen-dokumen yang bersifat penting. Selain itu untuk mendukung kebijakan penggunaan kertas permanen tersebut diperlukan standar kualitas kertas yang sesuai dengan penggunaan jenis dokumen. Disamping itu perlu diperhatikan pula penggunaan tinta standar yang digunakan dalam dokumen atau buku karena sampai saat ini belum ada kebijakan yang mengatur mengenai masalah tersebut. Konsep pelestarian apa saja yang ditangani perpustakaan nasional sekarang? Pelestarian bahan pustaka yang dilakukan di Perpustakaan Nasional saat ini ditangani oleh Pusat Preservasi Bahan Pustaka dengan kegiatan utama yaitu sebagai berikut: • Perawatan/perbaikan bahan pustaka • Pembuatan Mikrofilm • Pembuatan digital Kegiatan tersebut dilakukan terhadap bahan pustaka koleksi Perpustakaan Nasional yang rusak dan dokumen serta naskah-naskah kuno langka yang tersebar di Indonesia, baik itu berdasarkan penelusuran dari pihak Perpustakaan Nasional maupun dari informasi yang diberikan masyarakat. Mari saya ajak berkeliling di Pusat Preservasi dulu biar lebih membuka wawasan tentang preservasi yang kita lakukan.

Bagaimana penanganan dokumen pasca banjir menurut bapak


25

Berkaitan dengan penanganan dokumen pasca banjir diperlukan tenaga terampil yang mengetahui setiap perlakuan dalam perbaikan/perawatan dokumen, sehingga dapat diambil langkah-langkah yang tepat apabila dikemudian hari terjadi kembali bencana. Dari sini kita tau alasan pentingnya penggunaan kertas permanen untuk arsip biar mengantisipasi/meminimalkan kerusakan yang mungkin terjadi. Namun dalam kaitannya dengan bencana banjir diperlukan juga usaha penyelamatan yang cepat dan efektif karena bagaimanapun arsip kertas yang basah akan mengalami perubahan bentuk fisik, antara lain: bergelombang; menjadi lunak, tinta dan pigmennya luntur serta kertas yang dilapisi/dicoating akan saling menempel satu sama lain. Semakin cepat tindakan penyelamatan dilakukan terhadap koleksi arsip maka semakin banyak koleksi yang bisa diselamatkan yang berarti biaya dapat ditekan seminimal mungkin.


26

No. Transkrip : 7 Stakeholder : Pakar Nama informan : Kamaludin, S.Sos, Yana Suryana,S.Si, Wiwi Diana Sari,

Rabbi, A.Md Jenis kelamin : Laki-laki Alamat : Jl. Ampera Instansi : ANRI Jabatan : Kepala Lab, KaSubbid Preservasi, Staf Lab Hasil Wawancara : Dari kasus banjir yang LIPI alami, ANRI berperan dalam menangani arsip dan buku-buku yang terkena banjir, kita ingin mengetahui penanganannya upaya-upaya dan hasil yang telah dilakukan ANRI, Yana Suryana, Allhamdulilah ANRI dipercaya untuk menyelamatkan dokumennya LIPI, sama halnya ketika Tsunami dulu ANRI juga dipercaya untuk bantu mnyelamatkan dokumen khususnya dokumen dari BPN Usaha penanganan efektif membutuhkan respons yang cepat, karena apabila tindakan yang dilakukan terlambat, arsip kertas yang basah akan berubah bentuk menjadi bergelombang; lunak; tinta dan pigmen luntur; serta kertas yang dilapisi/dikoating akan saling menempel satu sama lain. Bahan-bahan akan mudah kering dan biaya akan relatif murah, jika tindakan penjilidan kembali, usaha konsentrasi yang tepat atau membuang bahan yang tidak diselamatkan dilakukan dengan cepat. Jika kondisi lingkungan ruang penyimpanan tidak ideal setelah arsip mengalami kerusakan akibat air, maka jamur akan mulai tumbuh minimal setelah 2-3 hari, yaitu mula-mula tumbuh pada bagian jilidan dan selanjutnya akan menyebar dengan cepat. Jika jamur mulai tumbuh dan menyebar, maka pengawasan dan pemberantasannya sangat sulit, sehingga penangangan masalah ini termasuk dalam upaya penanganan keseluruhan hingga membutuhkan waktu beberapa bulan. Penanganan akibat kerusakan air akan lebih berhasil jika arsip dan fasilitasnya dipersiapkan dengan cepat, artinya kondisi lingkungan penyimpanan juga harus diperhatikan. Penanganan dan fasilitas tersebut adalah pengeringan air, pengawasan suhu dan kelembaban ruang penyimpanan dan pemisahan arsip yang tidak basah. Pada saat yang bersamaan, arsip dan buku yang basah harus dipindahkan dari tempatnya/rak sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan, kemudian dijaga kondisinya dengan metode freezing/didinginkan dalam cold storage. Pemilihan teknik pengeringan tergantung pada tingkat kehebatan gangguan air, bahan arsip yang rusak, kegunaan dan masa retensi arsip, dan biaya yang dibutuhkan dari setiap metode yang digunakan Tindakan penyelamatan terhadap arsip yang terkena basah, dapat berhasil dan hemat biaya jika staf serta manajemen telah siap sebelumnya dan bertindak tepat pada waktunya


27

Kamaludin Perlu penekanan untuk pembuatan kertas permanen, berdasarkan pengalaman dalam mengelola kertas hasil banjir yang baik dan diselamatkan ternyata dari kertas permanen.

Berkaitan dengan penggunaan kertas dan tinta dalam sebuah arsip perlu dilakukan standarisasi kertas dan tinta untuk arsip, oleh karena itu perlu dilakukan kajian bersama antara PDII-LIPI, ANRI, Balai penelitian Pulp dan kertas untuk menentukan kertas dan tinta yang baik sehingga apabila terjadi bencana seperti banjir, arsip dapat lebih tahan terhadap air. langkah penting untuk penanganan darurat yang berhasil terdiri atas :

1. Tindakan/respons yang cepat;

2. Tahapan penanganan kerusakan yang terperinci;

3. Staf yang berpendidikan;

4. Manajemen yang terpadu;

5. Komunikasi yang efektif;

6. Keputusan yang diketahui oleh semua pihak.

Wiwi Tindakan penanganan terhadap arsip yang basah dapat digambarkan dalam diagram alir sebagai berikut :

Diagram Alir tindakan Penanganan Terhadap Arsip yang Basah Teknik pengeringan dapat lebih diuraikan sebagai berikut:

• Pengeringan Dengan Udara atau Aerasi

Metode ini merupakan metode paling lama/tua dan banyak dilakukan pada arsip yang basah. Metode ini dapat dilakukan untuk jumlah arsip yang sedikit maupun banyak terkena air. Karena metode ini tidak menggunakan peralatan yang banyak dan bukan merupakan metode yang mahal. Tetapi metode ini membutuhkan pekerja yang intensif, ruangan yang luas dan hasilnya membuat perubahan bentuk pada jilidan. Biaya rehabilitasi yang dibutuhkan setelah proses pengeringan biasaya lebih besar karena kebanyakan arsip membutuhkan penjilidan ulang. Lembaran arsip yang terpisah biasanya akan

Evakuasi Arsip dari Area Banjir

Jika jumlah arsip yang terlalu banyak untuk

penanganan secara kering

Diisolasi secepatnya

Dilakukan proses pembekuan (Freezing)

Pengeringan secara kering angin/ aerasi atau dibekukan


28

berubah bentuk dan harus diratakan dan diberi tempat baru. Umumnya jamur tidak akan tumbuh selama proses pengeringan ini. Biaya lain yang mungkin dibutuhkan adalah utnuk penambahan jumlah rak yang dibutuhkan untuk menyimpan arsip. Penambahan rak tergantung pada seberapa cepat bahan dapat distabilkan

• Pengaturan Kelembaban

Pengeringan dengan metode ini telah banyak digunakan selama beberapa tahun di dunia bisnis dan industru untuk mengeringkan gedung, dan container tempat penyimpanan besar. Alat pengatur kelembaban (dehumidifier) besar dan koleksi arsip ditempatkan bersama dalam ruang penyimpanan besar. Pengawasan kondisi suhu dan kelembaban ruangan termasuk dalam spesifikasi peralatan. Metode pengeringan ini sangat efektif bagi gedung arsif yang struktr bangunannya mengalami kerusakan akibat air. Metode ini dapat digunakan pula bagi koleksi arsip yang memiliki tingkat kerusakan rendah sampai sedang akibat air, namun tidak aman digunakan bagi arsip dengan tinta dan pigmen yang luntur. Kertas salut yang lembab sedikit, dapat dikeringkan dengan metode ini jika belum terjadi pengertan dan adhesi pada saat proses ini dimulai. Jumlah arsip yang dapat dikeringkan dengan metode ini dibatasi oleh kegunaan peralatan yang digunakan. Keuntungan metode pengeringan ini adalah selama proses pengeringan, arsip dapat dibiarkan paa rak/tempatnyam hal ini dapat menghemat biaya pemindahan arsip ke dalam ruangan vacuum dan pendingin/freezer. Pengaturan kelembaban ini sangat efektid sebagai metode penghubung dengan metode pengeringan jenis lain dan untuk menjaga stabilitas gedung dan lingkungan ruangan.

• Pendinginan Kering

Beberapa buku atau arsip yang hanya lembab atau sedikit basah dapat dikeringkan dengan baik jika disimpan cukup lama dalam lemari pendingin harus dijaga tidak lebih dari -230C. Bahan-bahan harus disimpan segera setelah terkena air/basah. Arsip akan mongering dengan baik jika jilidannya tidak terlepas untuk mencegah terjasinya pengerutan. Salah satu metodenya adalah dengan menyangga arsip diantara papan akrilik transparan berlubang untuk mempercepat proses pengeringan. Buku dan papan dapat dibungkus dengan menggunakan tali elastis yang kuat yang akan mencegah proses pengerutan pada saat buku menegring. Dokumen dalam freezer dapat disimpan dalam rak atau tersebar untuk mempercepat pengeringan. Beberapa jenis kulit dan jilidan vellum dapat dikeringkan dengan baik dengan cara ini. Karena metode ini merupakan metode pasif, maka membutuhan waktu dari beberapa minggu hingga beberapa bulan, tergantung dari suhu freser dan tingkat kerusakan oleh air. Penanganan hati-hati harus dilakukan pada kertas yang mempunyai la mempunyai lapisan pelapis karena lembarannya dapat menjadi Iengket satu dengan lainnya pada saat pengeringan. Jika bahan tersebut di simpan pada freezer sesaat se telah basah, penempatan ru ang penyimpanan dan rak dapat disusun minimum.

• Pengeringan Vacuum Dingin (vacuum freeze drying)


29

Proses ini membutuhkan peralatan yang rumit dan khusus. Cocok digunakan untuk arsip dengan jumlah yang besar serta untuk tinta yang larut air dan kertas yang disalut. Arsip yang telah dibekukan di tempatkan dalam ruang vacuum. Ketika ruang divacuumkan, dikenakan panas dan koleksi yang dikeringkan pada temperatur dibawah 0°C akan tetap membeku. Proses fisik ini dikenal dengan nama sublimasi, dimana kristal es akan menguap tanpa mencair terlebih dahulu.

Hal ini berarti bahwa tidak akan terjadi pembasahan, pengerutan dan perubahan bentuk yang terjadi pada saat bahan yang membeku ditempatkan dalam ruang vakum. Jika material distabilkan deng an cepat sesaat setelah terkena air/basah, hanya sedikit ruang/ rak lebih yang dibutuhkan pada saat mengering.

Banyak jenis kertas yang te lah disalut sulit untuk dikering kan tanpa berubah bentuk pada saat dilceringkan. Karena sangat sulit untuk menentukan bagian jiidan arsip yang akan membasahi, semua jenis kertas yang telah disalut sebaiknya diberi perlakuan sama untuk pengeringan dengan vacuum freeze drying.

Sebelum proses pengeringan dilakukan, umumnya bahan dibekukan selama 6 jam terpaan pada suhu —23°C atau dibawah nya. Setelah perlakuan tersebut, pengeringan dengan vakum freze drying kemungkinan besar akan berhasil. Bahan langka dan unik dapat dilceringkan dengan baik pada metode mi, tetapi un tuk kulit dan velum mungkin tidak akan berhasil. Walaupun metode ini sepertinya lebih mahal karena membutuhkan peralatan khusus, tetapi hasil yang diperoleh cukup memuaskan karena tidak dibutuhkan biaya tambahan untuk menjilid kembali serta kotoran pada arsip seperti lumpur, debu akan terang kat ke permukaan kertas. Sehingga waktu pembersihan akan lebh efektif. Namun jika hanya sedikit arsip yang dike ringkan maka metode mi akan menjadi sangat mahal.

Rabbi Tahapan Teknik Aerasi Basah Teknik ini merupakan teknik penyelamatan darurat yang umum dilakukan. Arsip yang basah dapat dikeringanginkan jika diberi perlakuan yang sesuai dengan prosedur yang dianjurkan oleh ahli preservasi. Metode sangat cocok digunakan untuk arsip dengan volume yang tidak terlalu banyak dan hanya ter kena air atau basah pada bagian tepinya saja. Jika dilakukan pada ratusan lembar arsip atau kerusakan arsip akibat air sudah berat, maka penggunaan metode lain akan lebih memuaskan dan murah. Penyimpanan arsip yang disalut atau kertas transparan harus dipisahkan secepatnya untuk mencegah menempelnya kertas satu sama lain, atau dibekukan sementara menunggu proses pengeringan.

Perlakuan ini juga dilakukan pada arsip yang mempunyai tinta luntur. Arsip dengan tinta yang luntur dan menyebar harus dibekukan juga secepatnya untuk menjaga informasi yang tercatat. Setelah semua bahan dibekukan, konservator dapat dihubüngi untuk diminta bantuannya.

Jika arsip harus dikeringanginkan, terdapat tahapan yang harus diambil agar hasilnya memuaskan. Kertas yang basah sangat rapuh dan mudah sobek atau rusak, maka


30

perlakuannya harus hati-hati. Sekali saja basah, maka arsip akan berubah, oleh karena itu, setidaknya penanganan yang baik sangat diharapkan.

1. Menciptakan lingkungan yang bersih dan kering dengan kondisi suhu dan kelembaban lingkungan serendah mungkin. Suhu ruangan harus dibawah 21°C dan kelembaban dibawah 50% atau jamur akan tumbuh yang berakibat pada kerusakan yang parah.

2. Mengusahakan sirkulasi udara yang baik dengan meng gunakan kipas angin di dalam area yang kering. Keadaan m akan mendukung proses pengeringan dan mengurangi pertumbuhan jamur. Jika bahan arsip dikeringkan di lingkungan luar, perlu diingat bahwa paparan yang lama di bawah sinar matahari secara langsung, akan berakibat memudarnya tinta dan mempercepat proses penuaan kertas (aging). Arahkan kipas angin ke udara/atas dan jauhkan dan arsip yang akan dikeringkan.

3. Satu lembar halaman dapat diletakkan di atas meja, lantai dan pada permukaan lain yang datar/rata, jika perlu dialas dengan kertas filter atau alas kertas yang bersih, kertas koran yang tidak bertinta, atau tali jemuran, dan arsip dikeringkan dengan diletakkan se cara melintang.

4. Jika arsip dicetak pada kertas yang disalut, maka arsip tersebut harus dipisahkan satu dengan yang lain untuk agar tidak saling menempel. Proses ini merupakan proses menjemukan yang memerlu kan keahlian dan kesabaran. Melatih pengerjaan ini sebelumnya akan sangat membantu. Tempatkan satu lem bar plastik polyester diatas tumpukan arsip. Gosokan perlahan diatas lembaran arsip yang paling atas, kemudian angkat bagian plastik sekaligus membuka lembaran kertas arsip.

Gantungkan plastik polyester hingga kering diatas tali jemuran dengan mengguna kan jepitan. Pada saat menge ring bagian arsip akan terpi sah dengan plastik polyester, sehingga harus diawasi terus. Sebelum arsip terjatuh, pindahkan lembaran arsip keatas meja atau permukaan yang rata, dan biarkan mengering.
