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Procédure de vote lors d’une Assemblée Générale traditionnelleGestion des pouvoirs et procurations de vote7 décembre 2019, Clermont-Ferrand
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Les textes
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Pouvoir• Chaque Association doit désigner la personne (le représentant) qui sera porteuse de son droit
de vote,• L’Association donne ainsi pouvoir à l’un de ses membres actifs majeur de la représenter lors
d’un vote (physique ou dématérialisé),• C’est le Président de l’Association qui délègue ce pouvoir,• Le Président peut se déléguer lui-même ce pouvoir, mais il doit le faire explicitement au
travers de la procédure.
Procuration• Si l’Association ne peut être physiquement présente à l’Assemblée Générale, elle peut donner
procuration à une association de son Organisme Régional pour la représenter,• Une Association d’Outre-Mer peut donner procuration à toute Association de métropole,• Le pouvoir ou la procuration sont générés depuis l’application Oval-e.
Principe
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Seul le Président de l’Association possède les droits permettant de renseigner le pouvoir ou la procuration.Il doit se connecter à Oval-e via son couple identifiant / mot de passe personnel.L’identifiant est son numéro de licence.Son mot de passe est connu de lui seul ; en cas d’oubli, une procédure de « Mot de passe oublié » permet de générer un nouveau mot de passe, en renseignant son numéro de licence et l’email enregistré dans Oval-e.
La connexion à l’application Oval-e
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L’écran de connexion
L’identifiant est le numéro de licence
En cas d’oubli, une procédure permet de réinitialiser le mot de
passe
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Aller sur la page de son Association
A cet emplacement, on est renseigné de l’identité de la personne connectée et de la
structure sur laquelle on est habilité.Un clic sur le nom de la structure permet d’atteindre directement la page de la
structure.
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Atteindre la gestion des AG pour la structure
Un onglet « AG » apparaît dans les éléments disponibles pour la gestion de la
structure.Pour rappel, seul le Président déclaré dans
Oval‐e et possédant les droits correspondants a accès à cet onglet
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Par le clic sur l’onglet AG, le Président de l’Association affiche les AG en cours ou passées
Liste des AG
En regard des AG pour lesquelles une action est possible (i.e. une désignation de
pouvoir est à effectuer), le bouton « action » est actif.
Les boutons « Action » des AG passées ou non actives sont grisés, et non actifs.
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L’Association sera présente à l’Assemblée Générale par un représentant licencié• Le Président de l’Association doit éditer un « Pouvoir » donnant
droit de représentation de l’Association à la personne désignée (qui peut être le Président lui-même)
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La première action de la désignation permet de choisir la personne qui portera le pouvoir de l’Association pour les votes de l’AG
Lancer la procédure de désignation du pouvoir
En regard de l’AG pour laquelle la désignation doit être faite, le clic sur « Action » déroule un menu. Il faut dans
un premier temps « Désigner le pouvoir »
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Dans la fenêtre de désignation, la saisie des premiers caractères dans le champ « Personne à désigner » fait apparaître la liste des personnes habilitées à porter le pouvoir (licence active dans l’Association, licencié majeur). Un clic sur la personne à désigner valide le choix dans le champ « Personne à désigner ».
Choisir le porteur du pouvoir
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Il faut contrôler que les informations Email et Portable de la personne désignée pour porter le pouvoir sont bien renseignées dans l’application Oval-e.
Vérifier les coordonnées de la personne désignée
Un numéro de portable doit être saisi obligatoirement en norme internationale. Il doit être précédé de l’indicatif du pays (+33 pour la France), puis des chiffres du numéro sans le premier 0.
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Le bouton « Action » permet après la désignation du porteur d’imprimer le pouvoir, par action sur « Imprimer le pouvoir » :
Imprimer le Pouvoir
Le porteur du pouvoir a été désigné sur la phase précédente Le bouton « Imprimer le pouvoir »
permet d’éditer le document
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Le pouvoir impriméLe pouvoir reprend les informations de l’AG, de l’Association et les éléments de l’arrêté des effectifs à la date retenue par le Comité
Directeur
Les informations du porteur du pouvoir sont complétées. Seule la personne mentionnée sur le pouvoir est habilitée à le présenter à la Commission de Vérification des Pouvoirs
Pour être valide, le pouvoir doit être daté et signé par le Président, et porter le cachet de
l’Association
Le porteur du pouvoir devra se présenter au lieu et aux horaires indiqués à la vérification des pouvoirs, muni d’une pièce d’identité
avec photo, pour faire valider son pouvoir et retirer les bulletins de vote correspondants
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L’Association ne pourra pas être représentée par un de ses membres à l’Assemblée Générale• Si c’est une Assemblée Générale Ordinaire, le Président de
l’Association peut éditer une « Procuration » donnant droit de représentation à une autre Association qu’elle sait être représentée par un porteur de pouvoir à l’AG
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L’Assemblée Générale du 23/09/2017 à Avignon a entériné la modification des statuts, définissant les droits de procuration :« Sauf pour une assemblée générale élective, chaque association sportive affiliée peut, en cas d’indisponibilité, donner procuration au représentant d’une autre association affiliée auprès du même organisme régional, déjà mandaté par cette dernière pour participer à l’Assemblée Générale.Une association située hors de la métropole peut toutefois donner procuration au représentant d’une association sportive affiliée ayant son siège sur le territoire métropolitain, déjà mandaté par cette dernière pour participer à l'Assemblée Générale.En toute hypothèse, le représentant d’une association sportive affiliée ne pourra être détenteur de plus d’une procuration ».
Règles applicables pour la procuration (1)
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Les votes du pouvoir et de la procuration sont indissociables (Article 11 des statuts de la FFR) :
« Les droits de vote ne sont pas fractionnables. En conséquence, un représentant ne peut pas partager le nombre de voix dont il est titulaire, y compris au titre d’une éventuelle procuration, et les exprimer autrement que de façon globale à l’occasion de chaque opération de vote. »
Il convient donc de s’assurer que les consignes de vote du mandant de la procuration sont identiques à celles du pouvoir.
Règles applicables pour la procuration (2)
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Oval-e :
– Oval‐e propose pour la procuration uniquement les Associations sises dans le même organisme régional, sauf pour les clubs des DOM‐TOM
– Aucun blocage n’est mis sur le nombre de procurations éditées.– Il n’y a pas de contrôle sur la désignation d’un pouvoir dans l’Association à qui la procuration est donnée, ni sur l’unicité de procuration portée par l’Association désignée
Président :
– Le Président doit s’assurer auprès de l’Association à laquelle il souhaite donner procuration que cette dernière y sera présente, et a désigné un porteur de pouvoir
– La Président doit s’assurer en outre que l’Association ne portera pas d’autre procuration
Les règles gérées par Oval-e, les règles de la responsabilité du Président
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Si le statut de l’Assemblée Générale le permet, le bouton « Action » permet de lancer l’édition d’une procuration vers une autre Association :
Lancer la procédure de procuration
En regard de l’AG pour laquelle la désignation doit être faite, le clic sur « Action » déroule un menu. Il faut dans
un premier temps « Donner sa Procuration »
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Dans la fenêtre qui s’ouvre, le Président peut choisir l’Association à laquelle il souhaite donner procuration (en saisissant une partie de son nom)
Désigner l’Association
On saisit ici une partie du nom de l’association
Une liste des associations correspondant à la saisie et éligibles pour recevoir la procuration s’affiche
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Le bouton « Action » permet d’imprimer la procuration, par action sur « Imprimer la procuration » :
Imprimer la procuration
L’Association recevant la procuration a été désignée sur la phase précédente Le bouton « Imprimer la
procuration » permet d’éditer le document
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La Procuration impriméeLa Procuration reprend les informations de l’AG, de l’Association et les éléments de
l’arrêté des effectifs à la date retenue par le Comité Directeur
Les informations du porteur du pouvoir doivent être complétées de façon manuscrite, à l’exception de
l’Association portant la procuration qui est préremplie. Seule la personne mentionnée sur la
procuration est habilitée à la présenter à la Commission de Vérification des Pouvoirs
Pour être valide, la procuration doit être datée et signée par le Président, et porter le cachet de
l’Association donnant procuration.La Procuration ne pourra être enregistrée que si le porteur a reçu par ailleurs un pouvoir pour
représenter sa propre Association.
Le porteur du pouvoir devra se présenter au lieu et aux horaires indiqués à la vérification des
pouvoirs, muni d’une pièce d’identité avec photo, et du pouvoir de l’Association dont il est membre et qui a reçu procuration, pour faire valider son pouvoir et retirer les bulletins de
vote correspondants.En conformité avec les textes, il ne pourra être
enregistré qu’une procuration par représentant.
