Toma Fis Inv Alm Mod

MANUAL ADMINISTRATIVO

Red de Transportede Pasajeros delDistrito Federal

MP/DAJGAJ02-02/01

PROCEDIMIENTO

TOMA FSICA DEL INVENTARIOEN EL ALMACN MODULAR

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Red de Transportede Pasajeros delDistrito Federal


Nombre del Pro('edlmiento:TOMA FSICA DEL INVENTARIOEN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGAl02-02/01

NDICE PAG.

OBJETIVO 3

POlTICAS DE OPERACiN 5

DESCRIPCiN NARRATIVA 9

DIAGRAMA DE FLUJO 17

FORMATOS 28

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( Pag:De:342 jReddeTransportedePasajerosdelDistritoFederal

Nombre del Procedimiento:TOMA FSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGAI 02-02/ 01

OBJETIVO

.. MANUAL ADMINISTRATIVO Paq:De: 442ReddeTransportedePasajerosdelDistritoFederalNombre del Procedimiento: TOMA FSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGA/02-02/01

OBJETIVO

Definir y establecerlas actividadesque permitanrealizar eficazmente,elinventariogeneralde Bienesen los almacenesmodulares,con la finalidaddeconocer con precisin las existenciasde refacciones,accesorios, partes,herramientas,combustiblesy lubricantes.Verificarla eficaciade loscontrolesdeentradasy salidas,determinarfaltantesy sobrantesy en su caso promoverlasmedidaspertinentesparasu aclaracin.

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[ Pag:De:5

42 jReddeTransportede Pasajeros delDistritoFederal

NornhredelProcedimiento:TOMA FSICA DEL INVENTARIOEN EL ALMACN MODULAR MP/DAJGAJ 02-02/ 01

POLTICAS DE OPERACiN

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-."'mr. MANUAL ADMINISTRATIVORed deTransportedePasajerosdelDistritoFederalNombre del Procedinento:TOMA FSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGAl02-02/01

POLTICAS DE OPERACiN

La Gerenciade Abastecimientosdeberelaborarel ProgramaSemestraldeLevantamientoFsico de los Inventariosen los AlmacenesModularesyturnarloconoportunidada cadaGerenciaModular.

El Gerente Modular, el Jefe de la Unidad Departamentalde RecursosMateriales,el Jefe de Oficinade Refaccionesy Herramientasy auxiliaresdeAlmacn sern los responsablesde las existenciasen los almacenesmodulares.

Los Jefes de Unidad Departamentalde Recursos Materialessern losresponsablesdel resultadode la tomafsicade inventarioquese efecteenel Almacnde refaccionesaccesorios,partes,herramientas,combustiblesylubricantes. .

La Gerencia de Abastecimientosdeber supervisarel levantamientodelinventarioen los AlmacenesModulares,de conformidada las disposicionesemitidasparatalefectoy la ContraloraInternadebersupervisarla correctaaplicacin de los procedimientosestablecidosy evaluar los resultadosobtenidos,enapegoa su marcodeactuacin.

Los Jefes de lasUnidadesDepartamentalesde RecursosMaterialesdebernnotificara los proveedores,las fechas en que el Almacnpermanecercerrado,conmotivodel inventariofsico.

Los Jefes de las UnidadesDepartamentalesde Recursos MaterialesdelMdulo,debernrealizarel inventarioen lafechaestablecida.

Antesde iniciarel inventariolos Jefes de las UnidadesDepartamentalesdeRecursos Materiales,debern realizar las siguientesacciones de pre-inventario:

Sealizaciny acomododerefaccionesy herramientasporgrupomecnicoorotacinde inventarios.ImpresinactualizadadelKrdexcomputarizado.Colocacinde los "Marbetes"computarizadosen el totalde refaccionesyherramientasexistentesen el AlmacnModularde acuerdoa la siguientedistribucin:Marbete1 til.Marbete2 No til.

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7

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Nombre del Procedimiento:TOMA FislCA DEL INVENTARIO EN EL ALMACN MODULAR MPffiAlGAI 02-02/01

Listadodepersonasqueparticiparnen la tomade inventario.PlanodedistribucindelAlmacn.Medicin,conteoy envolturadeartculossueltos.

Debern concluirse las actividades de pre- inventario antes de dar inicio alinventariogeneral.

El personalsupervisorde laGerenciadeAbastecimientosdeberefectuarel "Cortede Formas"(Notade Entrada,Nota de Salida,Vale de Herramientasy Stock deEmergencia),previoal iniciode la tomade inventario.

Ser responsabilidaddel Jefe de Oficinade Refaccionesy Herramientasverificarque antesde iniciarla tomade inventario,todas.lasrefaccionesy herramientasquese encuentrenen el Almacnde refacciones,accesorios,partes, herramientas,combustiblesy lubricantescuentenconsu respectivo"Marbete".

Los Jefes de las Unidades Departamentalesde Recursos Materiales,debernnotificarcontresdas de anticipacina los Jefes de las UnidadesDepartamentalesde Mantenimiento,el perodoque el Almacnpermanecercerradopor tomadeinventarios,a fin de que elabore su "Stock de Emergencia"de refaccionesyherramientasquerequerirparacubrirsusnecesidadesduranteese perodo.

El personalasignadoporla GerenciadeAbastecimientoscompararel " ListadodeStock de Emergencia"contra las existenciasde refaccionesy herramientasseparadasparaestefin.

El personalasignadode la Gerenciade Abastecimientosy de laContraloraInternapara la toma de inventariosen Mdulos, sern responsablesdirectos de lacoordinacin,supervisiny resultadode dichasactividades.

El recuentofsicode las refaccionesy herramientasdebernefectuarsea todaslasexistenciasdeAlmacn.

No podr dar inicio el 20conteo, por el personal comisando para tal fin hasta haberconcluido e11conteo.

El personal participanteque efectuarla toma fsica del inventario,no podrparticiparen ambosconteos:


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Nombre del Procedinento:TOMA FSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGAI 02-02/ 01

. En loscasosqueelresultadodel10y20conteonoseaelmismo,elpersonalsupervisorde la GerenciadeAbastecimientossolicitarse realicenlosqueseannecesarioshastaigualarlascantidadesenlos"Marbetes"o explicarelmotivodelasdiferenciasasatisfaccin.

El Jefe de Oficinade Refaccionesy HerramientasdeberelaborarActaAdministrativapor Toma Fsica de inventariasy obtenerfirmade losfuncionariosparticipantes:( Gerente Modular, Jefe de la UnidadDepartamentalde RecursosMateriales),Supervisoresde la GerenciadeAbastecimientos,delaContraloraInternaytestigosdeasistencia.

. La Mesa de Controlse formarcon personalde las diferentesreasadministrativasdel Mdulo,sin que puedaparticiparpersonalde la UnidadDepartamentalde RecursosMaterialesModular.

En caso de diferencias,los Jefes de UnidadDepartamentalde RecursosMaterialesresponsablesdebernpresentarlas aclaracionesen un plazonomayora 8 dasa partirde la entregade los listadosdediferenciasdelkrdexcontrael inventarioal GerentedeAbastecimientos.

La Gerenciade Abastecimientosdeberturnara la ContraloraInterna,elexpedientede aquellasdiferenciasno aclaradasconformea la normatividadestablecidaa efectodedeslindarresponsabilidades.

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Red deTransportedePasajerosdelDistritoFederal

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42 jNombredelProcedimiento:TOMA FSICA DEL INVENTARIOEN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGAl 02-02/ 01

DESCRIPCiN NARRATIVA

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[ Paq:De:1042 ~

ReddeTransportede PasajerosdelDistritoFederal

NombredelProcedimiento:Toma Fsica del Inventarioen el Almacn Modular MP/DA/GA/02-02/01

UnidadAdministrativa

GerentedeAbastecimientos

ContraloraInterna

GerenciaModular

J.U.D. de RecursosMateriales

Jefe deOficinadeRefaccionesyHerramientas

DescripcindelaActividad

Elabora oficio original y copia, enva a las distintasGerencias Modularescon copia a la ContraloraInternanotificandola fechaenquese llevaraa cabolaToma Fsicadel Inventarioen los AlmacenesModulares,recabaacusede reciboy archiva.

Recibecopiadel oficioy tomanotade la fechaenquedarinicio las actividadesdel inventario,firma de recibo yarchiva.Se remitea la actividad14.

Recibeoficio,acusade recibo,tomanotay da instruccionesal Jefe de la UnidadDepartamentalde RecursosMaterialesde lafechaenquede llevara caboel inventario.

Recibe oficio, acusade recibo,toma notade la fecha enquede llevara caboel inventarioy turnael mismoal Jefede Oficinade Refaccionesy Herramientasparaque inicielasactividadescorrespondientes.

Recibeoficioy procedea realizarlassiguientesactividadesde PRE-inventario:Verificarque los Vales y Resguardosde Herramientaestncapturadosen el sistemay procedea emitirla "SumariadeHerramientas'.

6 I Obtienedel sistemade cmputo"Listadode Existencias'derefaccionesy herramientas.Procede a validar que el "Listadode Existencias' estecompletoconel universode las partesdelAlmacn,a findeverificarque folios van a ser dadosde altay cualesserndadosdebaja,archivaoficio.

1

2

3

4

5

ESTA COMPLETO EL LISTADO?

NO

7 I Efectalas correccionesa travsdel sistemade cmputode los erroresdetectadosen el Listadode Existencias'y seremitea la actividad6.

8SIEfecta la sealizacin y acomodo de refacciones yherramientasporgrupomecnicoo rotacinde inventarias,embolsa mide y/o cuenta, los artculossueltos, archiva"Listado de Existencias', "Sumaria de Herramientas'y"Krd~x'temporalmente.

Elabora"Planode Distribuciny Ubicacin'de las reasdelAlmacn procede a emitir y colocar los "Marbetes"computarizadosen todas las refaccionesy herramientas,notifica a los proveedoreslos das que permanecercerradoel mismoporinventario,archiva"Plano".

Tiempo(Das)

2

1

1

1

15

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I

I

9


( Paq:De: lRed deTransportede PasajerosdelDistritoFederal 1142


NombredelProcedimiento:Toma Fsica del Inventarioen el AlmacnModular MP/DAlGAl02-02/01


J.U.D, Mantenimiento

Jefe de OficinadeRefaccionesyHerramientas

JUD, de Mantenimiento


Jefe de OficinadeCombustiblesy Lubricantes


GerenciadeAbastecimientos(Supervisorde Inventario)

DescripcindelaActividad Tiempo(Das)

10 Informaal Jefe de UnidadDepartamentalde Mantenimientolos das que permanecercerradoel almacncon motivodel inventario fsico para que remita el "Stock deEmergencia"de refaccionesy herramientasque requerirduranteesteperodo,

Recibeinformacin,procedeconbasea lasnecesidadesdemantenimientodel parquevehculara elaborarel "StockdeEmergencia"en originalycopia,envaal Jefe de OficinadeRefaccionesy Herramientas,

Recibe listadode "Stockde Emergencia"acusade reciboen copia, suministra lo solicitado de refacciones,herramientasy continaconla actividad14.

11

12

13 Recibe refacciones,herramientasy copia del "Stock deEmergencia"temporalmentey se remitea la actividadSO.

EN LA FECHA ESTABLECIDA PARA LA TOMA DELINVENTARIO Y CON LA PRESENCIA DEL PERSONALDE LA GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS Y DE LACONTRALORA INTERNA.

Comunicaal Jefe de Oficinade Combustiblesy Lubricantesinicie con el inventariode combustibles,lubricantesygrasas,

Procedea contarla cantidadde lubricantesy grasas,ascomomedircon la regladestinadaparatal fin, la cantidadde dieselque contienecadatanquede almacenamientoyregistraen originaly copiadel formatode Existenciasde"Combustiblesy Lubricantes",

16 I Entregaal Jefe de Oficinade Refaccionesy Herramientasformato"Existenciasde Combustiblesy Lubricantes",

14 6

15

17 Recibeformato"Existenciasde Combustiblesy Lubricantes"y archivatemporalmente.

UNA VEZ INVENTARIADO EL COMBUSTIBLE YLUBRICANTES.

Efectael cortede formasobteniendocopiafotostticadela siguienteinformacin:ltima"Notade Entrada","NotadeSalid~",as como la siguienteforma sin utilizarde loscitadosdocumentos,anotandola leyenda"CanceladoporinventarioFsico".

19 I Con basea los documentosrevisalos movimientosdeentradasy salidasrealizadosen el Krdexcomputarizado,archivadocumentos.

18

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NombredelProcedimiento:Toma Fsica del Inventarioen el AlmacnModular MP/DA/GA/02-02/01

SupervisordeInventario


SupervisordeInventario


Mesade Control


PersonalParticipante


20 Verificaquetodaslas refaccionesy herramientastengansurespectivo"Marbete".

TIENEN MARBETES?

NO

21 I Indicaal Jefe de Oficinade Refaccionesy Herramientaslaanomalaencontradaparaqueprocedaa emitirel "Marbete"faltante.

22 Recibecomunicado,procedea elaborara elaborary colocarel "Marbete"faltante.Se remitea la actividad20.

SI

Verificafsicamentelas refaccionesy herramientasqueformanpartedel"Stockde Emergencia".

24 I Elaborainformedeconclusindeactividadesde pre-inventarioy archivatemporalmente.

23

REVISADA LA TERMINACiN DE LAS ACTIVIDADES DEPRE-INVENTARIO.

25 I IndicaalJefedeRefaccionesyHerramientasqueseefectuarla tomadel inventario.

Rene al personal que participar en el conteo,comunicandolos objetivosy comose realizarel inventarioaclarandolasdudasquesurjanenesemomento.

Elabora"Listadode Participantes"e indicaal personalelgrupo de conteo al que pertenecerny rea que lescorrespondecontar.

28 IAsignapersonalparala Mesade Control,extraede archivo"Stock de Emergencia","Sumaria de Herramientas"yentregajunto con el "Listadode Participantes"al citadopersonal.

26

27

29 Recibedocumentoslos archivatemporalmentee indicaalJefe deOficinade Refaccionesy Herramientasquecontineconlassiguientesactividad

Gira instruccionesal grupocorrespondienteparaquerealiceel 1er. conteo,as como les indicaentreguena Mesa deControl la primera seccin del "Marbete"debidamenterequisitado.

Recibeinstruccionesy procedea realizarel primerconteo.

I

30

31

lB MANUAL ADMINISTRATIVOReddeTransportede PasajerosdelDistritoFederalUnidadAdministrativa



MesadeControl



MesadeControl


MesadeControl


UNA VEZ EFECTUADO EL PRIMER CONTEO.

32 Entrega la primera seccin del "Marbete"debidamenterequisitadoa MesadeControl.

Recibe 1ra. seccin del "Marbete",los integraen seriesconsecutivas,indica al Jefe de Oficinade RefaccionesyHerramientasquecontineconel 2do.conteo.

Gira instruccionesal siguientegrupo para que realiceel2do. conteo,distribuyendoen reasdiferentesa las quecorrespondien el 1er. conteo, indicandoentreguenaMesa de Control la segunda seccin del "Marbete"debidamenterequisitado

Recibeinstruccionesy procedea realizarel segundoconteo.

33

34

35

UNA VEZ EFECTUADO EL SEGUNDO CONTEO.

36 I Entrega la segunda seccin del "Marbete"debidamenterequisitadoa Mesade Control.

Recibe 2da. seccin del "Marbete",los integraen seriesconsecutivas,indica al Jefe de Oficinade RefaccionesyHerramientasverifiqueque no hayaquedando"Marbetes"sindesprenderde la primerao segundaseccin.

Procedea verificaren las reasdondese llevarona cabolos conteosqueno hayanquedado"Marbetes"de la primerao segundaseccinsindesprender.

QUEDARON SIN DESPRENDER MARBETES DE LA 1ra.O 2da.SECCiN?

SI

39 Ilndica al personaldel primeroo segundoconteosegncorrespondaefecteel conteo faltante,se desprendael"Marbete"y turne a Mesa de Control, continacon laactividad38.

37

38

NO

40 I Informaa Mesa de Controlque no quedoningn"Marbete"sindesprendery queprocedoaconel empatede losmismos.

41 Comparacifras del 1ro. y 2do. conteoen "Marbetes"ydeterminasi soniguales.

EXISTEN DIFERENCIAS EN LOS CONTEOS?

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14

42



MesadeControl

SupervisoresdeAbastecimientosydeContraloraInterna

Mesade Control



42SISolicitaalsupervisordeAbastecimientosydelaContraloraInternaefecteun 3er. conteoa fin de determinarlacantidadcorrecta.

Procedena efectuarelconteodeladiferenciaydeterminarlacantidadcorrecta,seremitea laactividad41.

43

44NOSeempatanlos"Marbetes"y losclasificaenseriescontinas.

45 IExtrae"Listadode Participantes","StockdeEmergencia"y"Sumariade Herramientas"turnaal Jefe de OficinadeRefaccionesy Herramientasjuntoconla1ra.y2da.seccindelos"Marbetes".

Recibedocumentos,capturaenel"ListadodeInventario"la"Sumariade Herramientas","Stockde Emergencia"y lascantidadesobtenidasde los "Marbetes"en la columnayrenglnquelecorresponda.encasodenoexistirseanotarcero,archivadocumentos.

46

47 I Imprime"Listadode Inventario"enoriginaly copiaconlascifrasobtenidasentrelo inventariadovalida los datosobtenidos.

EXISTENDIFERENCIAS?

SI48 I Informaa los Supervisoresde la ContraloraInternay de

Abastecimientoslas diferenciasdetectadas.las cualesdeberaclararconla GerenciadeAbastecimientosen unplazonomayorde8dascontadosa partirdelaentregadelos"ListadosdeDiferencias"delKrdexcontrael inventario.

NO49 IExtraedesuarchivo"StockdeEmergencia"e informaa los

supervisoresdeAbastecimientosydelaContraloraInternaque solicitaral Jefe de la UnidadDepartamentaldeMantenimientoreintegrelas refaccionesy herramientassobrantes.ascomolasSolicitudesalAlmacnModularquesehubierangenerado,archivalistadodeInventario.

JUD. de Mantenimiento 50

EN PRESENCIA DE LOS SUPERVISORES.I.Extraedesuarchivo"StockdeEmergencia"y entregalas

refaccionesy herramientassobrantes,as comoel originalde las Solicitudesal AlmacnModularde aquellasrefacciones.herramientasutilizadasduranteel inventario,recabaacuseen copiade "Stockde Emergencia"y deSolicitudalAlmacnModularyarchiva.

..E1IInu MANUAL ADMINISTRATIVOReddeTransportedePasajerosdelDistritoFederal [Paq:De: 1542 ~NombredelProcedimiento:Toma Fsica del InventarioenelAlmacn Modular MP/DAlGAl02-02/01

UnidadAdministrativa Descripcinde la Actividad Tiempo(Das)

Jefede OficinadeRefaccionesyHerramientas

51 Recibe Refacciones y Herramientasy original de lasSolicitudesal AlmacnModulary verifica.

ESTN DEBIDAMENTE REQUISITADAS LASSOLICITUDES?

NO52 IDevuelvelas Solicitudesoriginalese indicaal Jefe de la

Unidad Departamentalde Mantenimiento,la anomalapresentadaparasu correccin.

JUD. deMantenimiento 53 Recibe las Solicitudes originales, revisa la anomalapresentada,procedea requisitarfascorrectamente,turnanuevamentey se remitea la actividad51.

SI

Indica a los supervisoresde abastecimientosy de laContraloraInternaquetodoestcorrecto.


54

55 I Procede a elaborarel Acta Administrativapor toma deInventarioen el Almacnde refaccionesy herramientas,enoriginaly trescopias,anexaa la mismaoriginaly copiadela documentacinsoporte:" Listadode Inventario"" ExistenciadeCombustibley Lubricantes"" Sumariade Herramientas"" Stockde Emergencia"" Relacinde ResguardosdeHerramienta"" Cortede Formas"" Notade Entrada"(ltimay siguientesinutilizar)." NotadeSalida" (ltimay Siguientesinutilizar)." Valede Herramientas"(ltimoy siguientesin utilizar)." Cortede DocumentosporInventario"" Listadodeparticipantes"" Marbetes"" SolicitudalAlmacnModular".

56 I Requisitael Acta Administrativacon las Firmasde losGerentesModularesresponsables,Jefes de las UnidadesDepartamentalescorrespondientes,Supervisores de laGerencia de Abastecimientosy de personal de laContralora Internaas comode lostestigosdeAsistencia.

REQUISITADA EL ACTA ADMINISTRATIVA DELINVENTARIO


[ Paq:De:16

42 jReddeTransportedePasajerosdelDistritoFederal




57

58

Descripcinde la Actividad

Distribuyede la siguientemanera:

GerenciadeAbastecimientos

Original.- ActaAdministrativaOriginal.- Listado de inventario.Original.- Listado adicional no considerado (manual).Original.- Sumaria de Herramientas.Original.- Stock de Emergencia.Original.- Relacin de resguardos de Herramienta.Original.- Corte de documentos por inventario.Original.- Listado de Participantes.13.Copia.- Corte de Formas (Notas de Entrada y de Salida

ContraloraInterna.33.Copia.- Acta Administrativa.Copia.- Acuse de Recibo de las Unidades Departamentales.Copia.- Acuse de recibo de la Gerencia de Abastecimientos.

Gerencias Modulares.13.Copia.-ActaAdministrativa.

Jefes de Unidades Departamentales.

23.Copia.- Acta Administrativa.13.Copia.- Listado de inventario.13.Copia.- Listado adicional no considerado (manual).13.Copia.- Existencia de Combustibles y Lubricantes.13.Copia.- Sumaria de Herramientas.13.Copia.- Stock de Emergencia.13.Copia.- Relacin de Resguardos de Herramienta.

Original.- Corte de Formas (Notas de Entrada y Salida).13.Copia.- Corte de Documentos por Inventario.13.Copia.- Listado de Participantes.Original.- Marbetes, 1 y 2 Conteo.Original" Solicitud al Almacn Modular"

UNA VEZ EFECTUADA LA DISTRIBUCiN

Capturade movimientosde entraday salidade refaccionesy herramientasque se generaron en el rea deMantenimientoduranteel inventarioparaactualizarKrdexy archivaacuse.

FIN'

Tiempo(Das)

5

I


Red deTransportedePasajerosdelDistritoFederal

NombredelPro~edinento:TOMA FSICA DEL INVENTARIOEN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGAI 02-02/ 01

DIAGRAMA DE FLUJO

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NombredelProcedimiento:TOMA FSICA DEL INVENTARIOEN EL ALMACN MODULAR MPIDAlGAI 02-02101

GERENTE DE ABASTECIMIENTOS

ELABORA OFICIO DENOTIFICACION DETOMA DE INVENTARIOY ENVIA A GERENCIASMOD. y A CONTRALORIAINTERNA.

CONTRALORIA INTERNAGERENCIA MODULAR

JUD.DE RECURSOS MATERIALES

3RECIBE OFICIO TOMA CONOCIMIENTO FIRMA DERECIBO Y ARCHIVA.

RECIBE OFICIO ACUSADE RECIBO,TOMA CONOCIMIENTO E INSTRUYE YTURNA AL JEFE DEDEPARTAMENTODE REFACCIONES Y HERRAMIENTASLA FECHA DEL INV.

4

A

RECIBE OFICIO ACUSAY TOMA NOTA DE FECHAY TURNA AL JEFE DEOFNA.DE REFACCIONES YHERRAMIENTAS PARA QUEINICIELAS ACTIVIDADESCORRESPONDIENTES.

CONT.ACT.14

CONTINIUA ENLA ACT.S


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Nombre del Procedimiento:TOMA FSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGAl 02-02101

JEFE DE OFICINA DE REFACCIONES Y HERRAMIENTASJEFE DE UNIDAD DEPARTAMENTAL

DE MANTENIMIENTO

s10

INFORMA AL JEFE DE LAU.DEPTAL DE MANTTO ELCIERRE DE ALMACEN PORINV.PARAQUE ELABOREY REMITA EL STOCK DEEMERGENCIA,QUEREQUERIRA.

11

RECIBECOMUNICADOELABORA"STOCKDEEMERGENCIA"YENVIAAL JEFE DE OFICINA

DE REFACCIONES YHERRAMIENTAS.

RECIBE OFICIO Y

6

OBTIENE"LISTADODEEXISTENCIAS",KARDEX,SUMARIADE HERRAMIEN-TAS Y VALIDA,ARCHIVAOFICIO.

13

(z

RECIBE REFACCIONES,HERRAMIENTA Y COPIADEL "STOCK DE EMERGENCIA, ARCHIVATEMPORALMENTEEL DOCUMENTO.

---!EFECTUA SERALIZACION y ACOMODODE REFACCIONES.ARCHIVA LISTADOSUM y KARDEX.

RECIBE " STOCK"Y PROCEDEA SUMINIS-TRARLO'SOLICITADOACUSADE RECIBOENCOPIA.

7

EFECTUA EN SISTEMA DE COMPUTOLAS CORRECCIONESEN EL LISTADO DEEXISTENCIAS.

SE REMITE AD I LA ACT. S0

ELABORAPLANODE DIS-TRIBUCION,EMITE yCOLOCALOSMARBETESEN LUGARCORRESPON-DIENTE,NOTIFICAA PROVEEDORESLOSDIAS QUEESTARACERRADO.

SE REMITE Ae I LA ACT. 14


Pag:De:

20

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Nombre del Procedimiento:TOMA FSICA DEL INVENTARIOEN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGAI 02-02/ 01

15

JEFE DE OFICINA DEREFACCIONESY HERRAMIENTAS

JEFE DE OFICINA DECOMBUSTIBLESY LUBRICANTES

GERENCIADE ABASTECIMIENTOSSUPERVISORDE ABASTECIMIENTOS

VIENE DEC I LA PAG. 19

VIENEDE LAPAG.18

PROCEDEA CONTARYREGISTRARLAS CANTIDADESOBTENIDASEN FTO"EXISTENCIASDE COM-BUSTIBLEY LUBRICAN-TES"

18

14

COMUNICA A JEFE DE OFCOMBUSTIBLESY LUBRI-CANTESINICIE CONELINVENTARIODE COMBUS-TIBLE,LUB y GRASAS.

EFECTUA"CORTEDEFORMAS"Y OBTIENECO-PIA DE LA MISMA.ANOTA LA LEYENDA DECANCELADO X INV F.

16

ENTREGA A JEFE DE OFREFACCIONES Y HTAS.FORMATODE "EXISTEN-CIAS DE COMBUSTIBLE YLUBRICANTES"

19

CON BASE A ESTOS DO-CUMENTOSREVISAMO-VIMIENTOSDE ENTRADAY SALIDA DE KARDEX,ARCHIVADOCUMENTOS.

17

20

RECIBEFORMATODEEXISTENCIADE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTESYARCHIVATEMPORALMENTE

VERIFICA QUETODASLAS REFACCIONESYHERRAMIENTASTENGANMARBETE.

INDICA PARAQUEPROCEDAAEMITIR EL MARBETEFALTANTE.

22

RECIBECOMUNICADOYPROCEDEA ELABORARYCOLOCAREL "MARBETE"FALTAN TE. E

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CONTI NUA ENLA PAG. 21

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21

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NombredelProcedimiento:TOMA FSICA DEL INVENTARIOEN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGAl 02-02/ 01

GERENCIADE ABASTECIMIENTOSSUPERVISOR DE ABASTECIMIENTOS JEFE DE OFICINA DE REFACCIONES Y HERRAMIENTAS

VIENE DE LAPAG.29

26

REUNE AL PERSONAL QUEPARTICIPARA ACLARANDODUDAS EN ESE MOMENTO.23

VERIFICA FISICAMENTEREFACCIONES y HERRA-MIENTAS DE " STOCK DEEMERGENCIA"

27

24ELABORA "LISTADO DEPARTICIPANTES" INDICAGRUPO Y AREA AL QUELES CORRESPONDECON-TAR.

ELABORA INFORME DECONCLUSION DE ACTIVI-DADES DE PRE-INVENTA-RIO y ARCHIVA.

28

ASIGNA PERSONAL PARALA MESA DE CONTROL,EXTRAE "STOCK DE EMERGENCIA" y "SUMARIA DEHERRAMIENTAS" Y ENTREGA CON EL "LISTADO DEPARTICIPANTES" .

s.E.

REVISADA LA TERMINACIONDE LAS ACTIVIDADES DEPRE-INVENTARIO

2S

INDICA AL JEFEDE OFICINA DE RE-FACCIONES Y HTAS.EL INICIO DELINVENTARIO.

CONTI NUA ENLA PAG.22

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Pag:De:

2242

Nombre del Procedimiento:TOMA FSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGAI 02-02/ 01

MESA DECONTROL

VIENE DELA PAG.21

29

RECIBE DOCUMENTOSY ARCHIVA, INDICACONTINUE CON LASIGUIENTE ACTIVI-DAD.

33

RECIBE la.SECCION"MARBETE" INTEGRAPOR SERIES CONSE-CUTIVAS,E INDICACONTI NUE 2 CONT

37

RECIBE E INTEGRA2da.SECC.MARBETESINDICA VERIFIQUESI NO QUEDO ALGUNMARBETE SIN DES-PRENDER.

.,. 2

PASA A LAPAG.23

JEFE DE OFICINA DEREFACCIONES Y HTAS PERSONAL PARTICIPANTE

3130

INDICA EFECTUENler.CONTEO,ENTRE-GUEN A MESA DECONTROL Ira.SECC.DEL "MARBETE".DEBIDAMENTE REQUISITADO.

RECIBE INDICACIO-NES Y PROCEDE AEFECTUAR ELler. CONTEO.

UNA VEZ EFECTUADOEL PRIMER CONTEO

~32

ENTREGA MARBETESREQUISITADOS A LAMESA DE CONTROLDE la SECC.

MARBETE

34

RECIBE INDICA-CIONES Y PROCEDEA EFECTUAR EL 2doCONTEO.

INDICA EFECTUEN2do. CONTEO, EN-TREGUEN A MESA DECONTROL 2da SECC.DEL MARBETE.

MARBETE2

UNA VEZ EFECTUADOEL SEGUNDO CONTEO

~36

ENTREGA MARBETESREQU 1S IT ADOS.

Ilo

2



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23

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MP/DAlGAI 02-02101Nombre del Procedinento:TOMA FSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACN MODULAR

JEFE DE OFICINA DEREFACCIONES Y HERRAMIENTAS

VIENE DE LAPAG.22

38

PROCEDE A VERIFI-CAR EN LAS AREASQUE NO HAYAN QUE-DADO "MARBETES"SIN DESPRENDER.

INDICA A PERSO-NAL SEGUN CORRES-PONDA REALICE UNNUEVO CONTEO.

INFORMA A MESA DECONTROL PROCEDACON EL EMPATE DELOS MISMOS.

MESA DE CONTROL

41

COMPARA CIFRAS DE'era y 2do CONTEOEN MARBETES y .DETERMINA SI SON.IGUALES.

44 42

SOLICITA A SUPER-VISORES EFECTUENCONTEO PARA DETERMINAR LA CANTIDADCORRECTA.

SUPERVISOR DE ABAST.Y DE CONTRALORIA

INTERNA

43

PROCEDEN EFECTUAREL TERCER CONTEOy DETERMINAR LACANTIDAD CORRECTA

II

40

EMPATA "MARBETES"y CLASIFICA ENSERIES CONTINUAS.

MARBETES

~S"I-:J

IIIIII]''',~,I' '. ~"" ~::.''O .' "'~." iiWm MANUAL ADMINISTRATIVOReddeTransportedePasajerosdelDistritoFederal Pag:De: 2442Nombre dt'1Procedinento:TOMA FSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGAI 02-02/ 01

MESA DE CONTROL

VIENE DE LAPAG.Z3

4S

EXTRAE L.P..STOCKDE EMERG,S.HERR yTURNA "MARBETES"LISTADO DE PARTI-CIPANTES Y "STOCKDE EMERGENCIA.

JEFE DE OFICINA DE REFACCIONES Y HERRAMIENTAS

46

RECIBE DOCUMENTA-CION,CAPTURA LAINFORMACION ENL.I.M,S.H.,S.E.,y ARCHIVA.

MARBETE L. P.

2

47

IMPRIME "LISTADODE INVENTARIO MO-DULAR" Y COMPARALO INVENTARIADO YLO REGISTRADO.

L. I. MO

SI NO

48

INFORMA A SUPERVISORES PARA ACLARACION EN UN PLAZONO MAYOR DE 8DIAS.

49

EXTRAE "STOCK DEEMERGENCIA" Y SO-LICITA DEVOLUCIONDE REFACCIONES YHERRAMIENTAS.

PASA A LAPAG.ZS


Pag:De:

2542

ReddeTransportedePasajerosdelDistritoFederal

Nombre del Procedinento:TOMA FSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGAI 02-02/ 01

J.U.D. DE MANTENIMIENTO JEFE DE LA OFICINA DE REFACCIONES Y HERRAMIENTAS

VIENE DE LAPAG.Z4

VIENE DE LAPAG.19

51

RECIBE REFACCIO-NES,HTAS.NO UTILIZADAS, JUNTO CONORIGINAL DE SOLI-CITUD AL ALMACENMODULARy VERIFI-CA.

50

EXTRAE "STOCK" EN-TREGA REF Y HTASSOBRANTES JUNTOCON ORIG.DE LA SO-LICITUD AL ALM.MODRECABA ACUSE EN COPIA DE STOCK Y DESOLIC.Y ARCHIVA 50

STOC K DEEMERGENCIA

SOLICITUDAL ALMACENMOOULAR. O

O

NO SI

S4

S2INDICA QUE TODOESTA CORRECTO ASUPERVISORES DEABASTECIMIENTOS YDE CONTRALORIA.

INDICA AL J.U.D.DE MANTTO. LA ANOMALlA PRESENTADAPARA SU CORREC-CION.

SOLTcI,UO ALALMACEN 1400.

O

s n5C K--LfEEMERGENCIA

S3

RECIBE Y REVISAY CORRIGE LA ANO-MALlA PRESENTADAY ENVIA NUEVAMEN-TE.

$OLICITUO ALALMACEN 1400.

O

4

SE REMITEA ACT.S1



Pag:De:

2642

Nombre del Procedimiento:TOMA FSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACN MODULAR


VIENE DE LAJ I PAG.25

SS

PROCEDEELABORARACTA ADMINISTRA-TIVA POR TOMA DEINVENTARIO,ANEXADOCUMENTACION.

A.A. L.I.M. OYIO

OYI

OYI

OYI

OYI

MP/DAlGAl 02-02/ 01

16REQUISITA EL ACTACON LAS FIRMAS DELOS FUNCIONARIOSQUE INTERVIENEN.

A.A.

O

L. l. M. OYIO

O

KCONTINUA EN LA

PAG . 27II


ReddeTransportedePasajerosdelDistritoFederal

MP/DAlGAl 02-02101

Pag:De:

2742

Nombre del Procedinento:TOMA FSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACN MODULAR


VIENE DELA PAG.26

57

DISTRIBUYE DE LASIGUIENTE MANERA,ARCHIVA ACUSE.

A.A. o 2

CONTRALORIAINTERNA.

[JGERENCIA MO-DULAR PARA SU

CONOCIMIENTO YCONTROL

58

CAPTURA MOVIMIEN-TOS DE REFACCIO-NES PENDIENTES PARA ACTUALIZAR KARDEX y ARCHIVA.

1Y2

o

lo

C.JAVIEGERENTE

I

I~



Nombre del Procedimiento:TOMA FSICA DEL INVENTARIO EN EL ALMACN MODULAR MP/DAlGAl 02-02101

FORMATOS

I

...1

RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITOFEDERALDIRECCIONDEADMINISTRACIONGERENCIA DEABASTECIMIENTOS

MODULO FECHAOlA I MES I AO

EXISTENCIA DE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES

O B S E R V A C ION E S:

NOMBREY FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBREY FIRMA I NOMBREY FIRMAFMTINV08

3:\J..........

o..........

G>..........

o'JI

oo..........

o--"

GERENTE MODULAR JEFE U. DEPTAL. REC. MAT. J. OF.COMBUSTIBLESY LUB. I SUPERVISOR

- "'

UNIDADDEFOLIO CODIGO DESCRIPCION MEDIDA CANTIDAD

RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITOFEDERALDIRECCION DE ADMINISTRACIONGERENCIA DE ABASTECIMIENTOS

HOJA DEMODULO

FECHADIAI MES I AO

STOCK DE EMERGENCIA

GERENTE MODULAR JEFE U. DEPTAL. REC. MAT. JEFE OF. REFACC. y HERR. J. U. DEPTAL. MANTENIMIENTO SUPERVISOR

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

FMTlNV07

..

NUMERO DE UNIDAD DE CANTIDADFOLIO CODIGO PARTE DESCRIPCION MEDIDA ASIGNADA UTILIZADA DIFERENCIA

RED DE TRASPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERALDIRECCION DE ADMINISTRACION

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOS

RELACION DE RESGUARDOS DE HERRAMIENTA

HOJA DEMODULO

FECHADIA I MES I AO

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMAFMTlNV09

JEFE OFNA. REFACC. y HTAS. SUPERVISOR JEFE U. DEPTAL. REC. MAT. GERENTE MODULAR

GRUPOS DE USUARIOS: CANTIDAD DENo. DATOS DEL USUARIO No. DE RESGUARDO HERRAMIENTA

NOMBRE

CREDENCIAL

CATEGORIA

NOMBRE

CREDENCIAL

CATEGORIA

NOMBRE

CREDENCIAL

CATEGORIA

NOMBRE

CREDENCIAL

CATEGORIA

NOMBRE

CREDENCIAL

CATEGORIA

RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERALDIRECCION DE ADMINISTRACIONGERENCIA DE ABASTECIMIENTOS

CORTE DE DOCUMENTOS POR INVENTARIO

MODULO FECHADIA J MES J AO

CORTE DE FORMATOSENT~ADANUMEROFECHA DE ENTRADAPROCEDENCIAREFERENCIAFECHA DE REFERENCIAENTRADA NUMEROSALIDA NUMEROFECHA DE SALIDAAREA SOLICITANTESALIDA NUMERO

CANCELADA POR INVENTARIO FISICO

CANCELADA POR INVENTARIO FISICO

O B S E R V A C ION E S:

Jefe Ofna.Refacc.y Herram.

Supervisor J.U.D. de RecursosMateriales

Auditor Interno

::s:-O.........d........G).........O'1I

OO........O->

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

FMTlNV06

COMPUT ARIZADOS ADICIONALESMARBETES 1 UTIL 2 NOUTIL 1 UTIL 2 NOUTlL

EMITIDOSCANCELADOSSUBTOTAL UTILIZADOSTOTAL UTILIZADOS

/-,

RED DE TRANSPORTE DE PASAJEROS DEL DISTRITO FEDERALDIRECCION DE ADMINISTRACION

GERENCIA DE ABASTECIMIENTOSMODULO FECHA

OlAI MES I AO

.

LISTADO DE PARTICIPANTES

1:......

c:::x:......

G::x:......

e......

Iee......e

CREO. HORARIO ANTE AREAS ASIGNADASNUM. NOMBRE ENTRADA SALIDA AREA PUESTO FIRMA FIRMA 1er. CONTEO 2 CONTEO

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