TP N%B01 Le Processus Achat

ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004

Processus achat

Les Raisons ??

travailler de manière uniforme

travailler de manière ordonnée

Pour faciliter les applications informatiques

Permettre de mettre en place une démarche simplifiée pour traiter les

les commandes de faibles montants


portefeuille achats

Commande A,B Commandes C

20 /80 80/20

avec quelques affaires

Gros CA Petit CA

type de classe

Les enjeux

Gains sur

achats

Principalement du

délai d ’appro


C

B

A

temps

passé

Montant d ’achat

Nbre de lignes

de commandes

10

100

1 000

Enjeux

50 %

40 %

10%

Classe


portefeuille achats

Acheter moins d'épicerie mais plus de fonctions globales


Processus achat version

complèteDéfinition du

besoinDA Fournisseurs

potentiels

Audit

fournisseur

Appel d’offres

Choix du

fournisseur

ComparaisonNégociation

Rédaction de

la commandeSuivi des AR

Réception

marchandise

Enregistrement

factureValidation de

la facture et

paiement


Processus achat version complète

N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS

D’INFORMATION 1 Définition et expression

du besoin.

Recensement de tous

les besoins.

BE/Qualité/Achats Cahier des charges fonctionnel



N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS


du besoin.

Recensement de tous

les besoins.


2 Rédaction de la DA puis

validation par hiérarchie

Demandeur +

Responsable service du

demandeur

Formulaire si possible

informatique (avec signature

électronique)



N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS


du besoin.

Recensement de tous

les besoins.




Demandeur +


demandeur



électronique)

3 Prospection et

détermination des

fournisseurs potentiels

à consulter

Achats Annuaires et salons

professionnels, Internet, panel

fournisseurs actifs



N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS


du besoin.

Recensement de tous

les besoins.




Demandeur +


demandeur



électronique)

3 Prospection et

détermination des

fournisseurs potentiels

à consulter

Achats Annuaires et salons

professionnels, Internet, panel

fournisseurs actifs

4 Visite fournisseur Achats/BE/Qualité Audit


N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS

D’INFORMATION

5 Appel d’offres Achats Appel d’offres + CDC

fonctionnel + Conditions

générales d’achats


N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS

D’INFORMATION




6 Analyse et Comparaison

des offres

Achats/BE/Qualité Tableau avec critères : coûts,

qualité, délai, services…


N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS

D’INFORMATION





des offres



7 Négociation Achats (+ autre service

: dans ce cas, à

préparer

minutieusement)

Réunion dans nos locaux


N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS

D’INFORMATION





des offres




: dans ce cas, à

préparer

minutieusement)


8 Choix du fournisseur Achats (choix final) Informer le demandeur


N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS

D’INFORMATION





des offres




: dans ce cas, à

préparer

minutieusement)


8 Choix du fournisseur Achats (choix final) Informer le demandeur

9 Rédaction de la

commande

Achats et/ou

Approvisionnement

Commande


N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS

D’INFORMATION 10 Suivi Accusé Réception

de commande

Achats et/ou

Approvisionnement


N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS


de commande

Achats et/ou

Approvisionnement

11 Réception quantitative

et qualitative de la

marchandise

Qualité entrée

marchandises

Bulletins de livraison et

réception


N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS


de commande

Achats et/ou

Approvisionnement



marchandise

Qualité entrée

marchandises


réception

12 Enregistrement facture Comptabilité

fournisseur

Facture


N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS


de commande

Achats et/ou

Approvisionnement



marchandise

Qualité entrée

marchandises


réception

12 Enregistrement facture Comptabilité

fournisseur

Facture

13 Validation de la facture

et paiement

Comptabilité

fournisseur

+ Achats si différence

de montants

Virement bancaire

Ce processus est-il applicable à tousles produits ?

Quels sont les avantages etinconvénients d’un tel processus ?


• RAPPEL : Loi de Pareto : environ 20% des articles représentent

80% du volume d’achats




OBJECTIF : Passer davantage de temps sur les articlesreprésentant le plus fort volume d’achats (produits A) enintervenant en amont dans le processus (dès la phase derédaction du cahier des charges fonctionnel)




OBJECTIF : Passer davantage de temps sur les articlesreprésentant le plus fort volume d’achats (produits A) enintervenant en amont dans le processus (dès la phase derédaction du cahier des charges fonctionnel)

PRODUITS C :

40 à 45 % du nombre de fournisseurs

25 à 30 % du temps d’un acheteur

30 à 35 % du nombre de lignes de commande

35 à 40 % du nombre de factures


Au regard de ces chiffres comment peut-

on simplifier le processus ?




• En éliminant des opérations du processus classique (exemple, suivi

des AR de commande : calculer le coût du suivi d’un AR par rapport

au montant de la commande)




• En éliminant des opérations du processus classique (exemple, suivi

des AR de commande : calculer le coût du suivi d’un AR par rapport

au montant de la commande)

• En associant des opérations (offre jointe à la Demande d’Achat)


=> En utilisant l’E-Procurement : mettre à disposition des

demandeurs des catalogues en ligne dont les produits ont été

préalablement sélectionnés et négociés : le demandeur choisit ses

produits, la commande électronique est soumise par signature

électronique au chef de service pour validation, la commande est

envoyées par Email, AR par Email, possibilité de mise en place

des réceptions automatiques, facturation mensuelle.

SIMPLIFICATION DU PROCESSUS


=> En utilisant l’E-Procurement : mettre à disposition des

demandeurs des catalogues en ligne dont les produits ont été

préalablement sélectionnés et négociés : le demandeur choisit ses

produits, la commande électronique est soumise par signature

électronique au chef de service pour validation, la commande est

envoyées par Email, AR par Email, possibilité de mise en place

des réceptions automatiques, facturation mensuelle.

SIMPLIFICATION DU PROCESSUS

=> En déléguant l’acte d’achat auprès du demandeur après

mise et en place de contrats annuels par les acheteurs :

l’acheteur n’exerce ensuite qu’un rôle de suivi des dépenses


Processus achat version

simplifiéeDéfinition du

besoin

Réception

marchandise

Enregistrement

facture

Validation et

paiement

d’une facture

mensuelle

Négociation globale,

contrat et commande

annuelle

Appel de

livraison


Exemple de Processus achat simplifié

N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS

D’INFORMATION 1 Négociation globale,

contrat annuel et

commande ouverte

Achats



N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS


contrat annuel et

commande ouverte

Achats

2 Expression du besoin et

choix du produit

Demandeur Catalogue en ligne



N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS


contrat annuel et

commande ouverte

Achats


choix du produit


3 Appel de livraison Via Internet ou Fax



N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS


contrat annuel et

commande ouverte

Achats


choix du produit



4 Réception marchandise

directe dans le service

du demandeur

Fournisseur



N° ETAPE SERVICES

CONCERNES

DOCUMENTS /

MOYENS


contrat annuel et

commande ouverte

Achats


choix du produit



4 Réception marchandise

directe dans le service

du demandeur

Fournisseur

5 Enregistrement facture

mensuelle

Comptabilité fournisseur

Documents

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