COMO PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. ¿CUÁL

ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL?

BLANCA HILDA TORRESGRUPO 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

TRABAJO FINAL DE EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAARAUCA, ARAUCA

2013

COMO PROFESIONAL EN CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA. ¿CUÁL

ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL

BLANCA HILDA TORRESGRUPO 4

MARIA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZLicenciada en Educación

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

TRABAJO FINAL DE EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAARAUCA, ARAUCA

2013

INTRODUCCIÓN

En Colombia la bibliotecología, no ha tenido la importancia que se merece, pues se confunde con una actividad y no como una profesión.

Desde niños témenos la perspectiva que la biblioteca es un lugar de castigo, un lugar aburrido, pero en los últimos años Colombia se ha dado cuenta y le ha dando más importancia a la bibliotecología y ha comprendido su gran labor.Todas las disciplinas del conocimiento tienen que ver con la bibliotecología.

También doy a conocer la importancia de la Gestión Documental en las entidades públicas y privadas, al hablar de gestión documental, se dice que es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las actividades o pasos para el desarrollo de la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.  

OBJETIVOS

Conocer la importancia de la Bibliotecología en Colombia

Reconocer la importancia de la Gestión Documental en las entidades públicas y privadas

Identificar las etapas del proceso de Gestión Documental

Aplicar los conocimientos adquiridos a lo largo del desarrollo de la asignatura, en un trabajo lleno de creatividad y con el empleo de una de las dos herramientas de la web 2.0. SLIDESHARE Y/O PREZI.

LA BIBLIOTECOLOGÍA EN COLOMBIA

La Bibliotecología se fundamenta en la formación teórica y metodológica necesaria para la organización, sistematización y clasificación de la información bibliográfica, la formación de colecciones documentales en medios tanto impresos como electrónicos; la organización de sistemas bibliotecarios y la gestión de servicios para el uso de información de libros, revistas y otros medios de publicación.

LA BIBLIOTECOLOGÍA EN COLOMBIA

Son una puerta de entrada al conocimiento, constituye un requisito básico para el aprendizaje.

Contribuyen al funcionamiento de una sociedad y por ello se rigen bajo normas de ciencia y el conocimiento, con el fin de brindar información y conocimientos con calidad.

IMPORTANCIA DE LAS BIBLIOTECAS

GESTIÓN DOCUMENTAL

Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos

Obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar procesos de gestión de documentos.

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”

¿QUÉ ES Y PARA QUÉ SIRVE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?

Al hablar de gestión documental, se dice que es el conjunto de instrucciones en las que se detallan las actividades o pasos para el desarrollo de la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

El objetivo es crear un repositorio de datos donde se almacenen los formatos que se utilizan en el desarrollo de las actividades diarias de las entidades y poder con esto agilizar los procesos mediante la optimización de instrumentos y documentos que se utilizan.

http://www.youtube.com/watch?v=XgcyjWAoX-Y

ETAPAS DEL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Producción Documental: Es la generación de documentos para el cumplimiento de las funciones, comprende los aspectos de origen, creación, diseño de formatos y documentos

2. Distribución de Documentos: Son las actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, se relaciona con el flujo de los documentos en la ejecución del Proyecto.

3. Recepción de Documentos: Obedece al conjunto de operaciones de verificación y control que se realizan en la admisión de los documentos que son remitidos para la posterior radicación y registro, con el fin de dar inicio a los trámites correspondientes.

4. Trámite de Documentos: Es el recorrido del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

5. Organización de los Documentos: Es el conjunto de acciones dirigidas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, como parte integral de los procesos archivísticos.

6. Consulta de Documentos: Hace referencia al acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen, acción que garantiza el derecho que tiene un usuario de acceder a la información contenida en los documentos de archivo, y para que en el momento que lo requiera y si es pertinente pueda obtener copia de estos.

7. Conservación de Documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, ejecutadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Requiere del almacenamiento sistemático de documentos de archivo, en espacios y unidades de conservación apropiadas.

¿EN QUÉ CONSISTE LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

CLASIFICACIÓN

Clasificar la documentación consiste en agruparla por conceptos o categorías dentro de una estructura jerárquica y lógica. se agrupa en conceptos que reflejan las funciones o actividades de la INSTITUCIÓN, dentro de una estructura que es el CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

¿ Qué es el Cuadro de Clasificación?

Es un esquema donde se encuentra estructurado las series documentales de cada unidad orgánica que conforman las secciones de un fondo documental..

Cada grupo posee identidad propia y, si bien se relaciona jerárquicamente con los demás, no da lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su origen a un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro

Ventajas del cuadro de clasificación:

Facilita la distribución de los documentos en las series y sub-seriesFacilita la distribución de las series documentales en las seccionesPermite la adecuada instalación de las unidades de archivamiento en

los diferentes niveles de archivo.Sirve como base para el desarrollo de las diferentes etapas del

proceso archivístico

La clasificación de los documentos se regirá por:

Principio de Procedencia

Principio de Orden Original

Las unidades de archivamiento (cajas, legajos) provenientes de cada oficina se ordenarán numéricamente de manera correlativa.

Clasificación

SERIES

Comprobantes de pago

Expedientes Legales

Resoluciones Jefatura les

Ordenamito

Cronológico y Numérico Correlativo

Año 2008

Del 001 al 200

Serie : Comprobantes de Pago

Código : CONTA 012

Numeración: 001 - 200

Fecha:01-01-02 al 30-12-02

Signatura

SELECCIÓN DE DOCUMENTOS

¿EN QUÉ CONSISTE LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

Es el proceso Archivístico que consiste en identificar, analizar y evaluar a todas las series documentales de cada entidad para determinar sus periodos de retención en base a los cuales se formulará el Programa de control de Documentos.

PRODUCTOS : Programa de Control de documentos (PCD)Es un instrumento que contiene los plazos de retención para la transferencia y/o eliminación de todas las series documentales de cada entidad

http://vimeo.com/11837552

ENSAYO

.OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

CONCLUSIONES

Con la realización de este trabajo, pude conocer la importancia que tienen la Bibliotecología en todas las áreas del conocimiento.

También valorar la importancia de organizar y cuidar los archivos, el cual son las memorias de todo los hechos ocurridos, tanto administrativos, sociales, jurídicos, y económicos de un pueblo.

Me sirvió de mucha ayuda el desarrollar este trabajo, puse a funcionar la creatividad y aplicar nuevas tecnologías.

BIBLIOGRAFIA

http://edant.clarin.com/diario/2000/05/05/o-158295.htm

http://www.bibliotecanacional.gov.co/?idcategoria=39286 http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf

http://www.archivogeneral.gov.co/