DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO COMERCIAL Y CONTABLE PARA LA ADECUADA

ADMINISTRACION DE LAS MY PIMES DE LA CIUDAD DE FLORENCIA DEACUERDO A LAS NORMAS TECNICAS COLMBIANAS

PRODUCCION DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA 2012

TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA

LUZ DEY MANRIQUE BELTRAN

ALBERTO GAVIRIA DAVILA

INSTRUCTOR

CENTRO TECNOLOGICO DE LA AMAZONIA

2012

INTRODUCCION

Este trabajo se realiza con el fin de brindar información sobre los conocimientos adquiridos en la fase Producción documental la cual nos permitió conocer las comunicaciones empresariales, sus propósitos y conceptos adecuados para la debida elaboración de las mismas aplicando las normas técnicas colombianas vigentes.

Llevar a cabo este proceso requiere del previo conocimiento de la estructura y los modelos además de aplicar la gramática, ergonomía, redacción y coherencia para la digitación de los documentos empresariales.

OBJETIVO

El objetivo principal de esta fase es brindar a los aprendices un pleno conocimiento de las comunicaciones empresariales sus conceptos y estructura de acuerdo a las normas técnicas colombianas.

INDICE

INTRODUCCION

OBJETIVOS

1PRODUCCION DOCUMENTAL

1.1 CARTA

1.2 CIRCULAR

1.3 MEMORADO

1.4 CERTIFICADO

1.5 ACTA

1.6 NOTA INTERNA

1.7 CONSTANCIA

1.8 COMPRA VENTA

1.9 HOJA DE VIDA

1.10 INFORME

1.11 TELEFAX

1.12 E-MAIL

1.13 FAX

1.14 TELEGRAMA

1.15 ACTO ADMINISTRATIVO

1.15.1 DECRETO

1.15.2 ORDENANZA

1.15.3 RESOLUCION

1.15.4 ACUERDO

1.16 SOBRE

2. GRAMATICA

2.1 TIPOS DE GRAMATICA

2.2 ORTOGRAFIA

2.2.1 SIGNOS DE PUNTUACION

2.2.2 REGLAS ORTOGRAFICAS

2.3 MORFOLOGIA

2.4 SINTAXIS

2.5 ORACION

3. COHERENCIA

4. REDACCION

5. ERGONOMIA

6. TECLADO

7. EMPRESA

CONCLUSION

GLOSARIO

BIBLIOGRAFIA

1 PRODUCION DOCUMENTAL

Está orientada básicamente a racionalizar el trámite de los documentos empresariales promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos históricos. Para ello el Archivo General de la Nación ha diseñado el Programa de Gestión Documental (PGD) con el objetivo de fijar políticas y reglamentaciones sobre la elaboración y producción de los documentos desde su diseño hasta su conservación final.

1.1CARTA COMERCIAL:

Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las empresas y sus empleados.

PARTES DE LA CARTA COMERCIAL

A continuación daremos a conocer las partes para la elaboración de la carta comercial.

MEMBRETE: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa

REFERENCIA: El número debe ser consecutivo según lo establece el código de comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas de la margen superior (membrete).

DESTINATARIO: Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario específico, se escribe de 4 a 6 interlineas de la FECHA. Estos datos pueden ocupar hasta 8 líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla.

CARGO: este se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armonía con los datos restantes.

EMPRESA: va en la línea siguiente del cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así: en caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puedan contener la razón social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escribe en mayúscula sostenida. Con punto o no según lo haya registrado la institución.

ASUNTO: El asunto constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máxima 4 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a 3 interlineas de los datos del destinatario

SALUDO: Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido ejemplo:

Apreciado Señor Botero:

Apreciada Ingeniera Gloria

DESPEDIDA: Es una expresión de cortesía que se escribe a dos interlineas del texto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque. Ejemplos: de despedida breve seguida de coma (,):

FIRMA: Es la firma del funcionario que posee la representación legal de la empresa, se escribe a 4 interlineas de la despedida en mayúscula sostenida. Y el cargo. Datos de la empresa: se coloca dirección, dirección electrónica, fax, teléfono, en la parte inferior de la página.

ANEXOS: se utiliza cuando una carta la acompaña uno o varios documentos adjuntos, si los hay.

COPIA: se pone a dos renglones del firmante o a dos renglones del anexo. La identificación del transcriptor a dos interlineas del firmante. , se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento, y se recomienda utilizar letra más pequeña

DATOS DE LA EMPRESA: se coloca dirección, dirección electrónica, fax, teléfono, en la parte inferior de la página.

MARGENES

ZONA 1:

Espacio destinado para la impresión de la razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y Nit. Las medidas respectivas son de 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja, y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior.

ZONA 2:

Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax, teléfono, télex, Nit y otras menciones obligatorias en virtud de disposición legales, ciudad y país. Ocupa entre 1, 5cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho del papel.

ZONA 3:

Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibido del documento.

ESTILO BLOQU EXTREMO

2 INTERLINEAS

NUMERO DE REFERENCIA: ___________

2 A 3 INTERLINEAS

CIUDAD Y FECHA: __________________

3 INTERLINEAS

DESTINATARIO: ____________________

3 INTERLINEAS

ASUNTO: __________________________

3 A 4 INTERLINEAS

TEXTO: ____________________________

2 INTERLINEAS

DESPEDIDA: -________________________

4 A 6 INTERLINEAS

FIRMA_____________________________

CARGO: ____________________________

2 INTERLINEAS

DATOS DEL TRASCRIPTOR: _____________

ESTILO BLOQUE

2 INTERLINEAS

NUMERO DE REFERENCIA: __________

2 A 3 INTERLINEAS

CIUDAD Y FECHA: ________

3 INTERLINEAS

DESTINATARIO: _________________

3 INTERLINEAS

ASUNTO: ________________________

3 A 4 INTERLINEAS

TEXTO: ____________________________

2 INTERLINEAS

DESPEDIDA:_____________

4 A 6 INTERLINEAS

FIRMA: ________________

CARGO: _______________

2 INTERLINEAS

DATOS DEL TRASCRIPTOR

1.2 CIRCULAR

Este documento se usa para las comunicaciones que contienen un interés común, puede ser de carácter interno o externo

MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 a 4 cm, Inferior y Derecho 2 a 3 cm.

PARTES DE LA CIRCULAR

ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membretado.

TÍTULO Y NÚMERO: Título “CIRCULAR”, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaría General. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año).

CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto.

CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia.

DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).

ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por Circular.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.)

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial.

ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.

CIRCULAR INTERNA

Como su nombre lo indica es de carácter interno, utilizada para la comunicación de la empresa con sus funcionarios; la circular internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo.

CIRCULAR EXTERNA:

Es utilizada para las comunicaciones de la empresa con sus clientes con el fin de brindar información respecto a algún interés común y se deben elaborar en papel con membrete y logotipo.

EJEMPLO:

CIRCULAR INTERNA N°000

2 a 3 interlineas----------Numero (referencia)2 a 3 interlineas---------------Ciudad y fecha3 interlineas-------------------GRUPO DESTINATARIO3 interlineas-------------------Asunto3 a 4 interlineasTexto---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineasTexto--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas----------Despedida4 a 6 interlineas-------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE1 interlinea ---------------------Cargo2 interlineas---------------------Anexos(si lo hay)--------------------Identificación del transcriptor

1.3 INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR MEMORANDO

MEMORANDO: Es una comunicación escrita de carácter interno

PARTES DEL MEMORANDO:

ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla

MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.

CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican la dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca el código de la serie y/o subsidie, separando estos dos números con un punto.

CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha.

DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la línea siguiente escribir el cargo

.DE Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la dependencia productora.

ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corta; omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración.).

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectiva dependencia.

ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.

MÁRGENES: Superior de 4 cm a 3 cm

Derecho de 4 cm a 3 cm

Izquierdo de 3 cm a 2.5 cm

Inferior de 3 cm a 2.5 cm

EJEMPLO DE UN MEMORANDO:

------------------------------ MEMORANDO

2 a 3 interlineas

-------Numero (referencia)

2 a 3 interlineas

----------------------ciudad de origen y fecha

3 interlineas

PARA: ---------------

2 interlineas

DE: ------------------

2 interlineas

ASUNTO: -----------

3 a 4 interlineas

Texto:--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineas-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 interlineasDespedida -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4 a 6 interlineas

Firmante---------------------------------------

2 interlineas

Anexos: (si lo hay)2 interlineas

Copia: (si la hay)2 interlineas

Identificación del transcriptor

1.4 CERTIFICADO

Documento de carácter probatorio en el que se escribe hechos o circunstancias que no requiere solemnidad.

CERTIFICADO SE UTILIZA EN:

Calificaciones obtenidas dentro del periodo académico

Derecho del uso de sello Icontec de conformidad con Normas Técnicas Colombianas.

Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio.

Asistencia a congresos, cursos y seminarios.

Registro civil o parroquial, de nacimiento, de matrimonio o de función.

Documento de identidad

Certificado de Aseguramiento de Calidad

Certificado de Sistema de Administración Ambiental

Becas, donaciones y exenciones

Créditos, préstamos, u otras transcripciones comerciales.

Relación de retención de impuestos.

Paz y salvo

Resultados de examen médicos.

MARGENES: Superior entre 3 y 4cm Inferior entre 2 y 3cm Izquierdo entre 3 y 4cm Derecho entre 2 y 3cm

Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguiente manera:

NÙMERO (REFERENCIA) Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.

Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y constancias en forma secuencial.

FECHA: Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en forma completa, en orden del día, mes y año sin separarlo con punto.

CARGO: El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenido, centrado, precedido de los artículos èl o la y de tres a cuatro interlineas de la fecha.

IDENTIFICACIÒN: Las expresiones CERTIFICA, seguido de dos puntos se escribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y en mayúscula sostenida. (Se puede utilizar negrilla para resaltar

TEXTO: De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierda se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser:

Tratamiento, nombre completo de solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad.

Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.

Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el doble entre párrafos.

FIRMANTE: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenido, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido.

En caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. Si en caso de dos o más firmantes, si el número es impar el último se centra.

TRANSCRIPTOR: A dos interlineas del firmante y contraer el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial), e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.

Ejemplo:

2 a 3 interlineas

1423 Numero (opcional)

2 a 3 interlineas

Ciudad y fecha

3 a 4 interlineas

Cargo del área administrativa

3 a 4 interlineas

CERTIFICA:

3 a 4 interlineas

Texto

2 a 3 interlineas

3 a 4 interlineas

Firma

Cargo

1.5 ACTA

Documento escrito donde queda plasmado todo lo dicho, acordado en una reunión.

MÁRGENES: Superior e izquierdo 3, 4 cm Derecho, izquierdo 2 a 3 cm.

PARTES DEL ACTA

ENCABEZADO: En margen superior de primera página va la razón social, impresa o escrita, se escribe centrado y mayúscula sostenida.

TITULO: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre del organismo y el carácter de la reunión.

ACTA NO. Se ubica la palabra ACTA No. Mayúscula sostenida, centrado y continuación le numero consecutivo que le corresponda; iniciando con 01 cada año.

FECHA: Se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad se realizado la reunión en la fecha completa (día, mes, año), separado por coma (,).

HORA: Se escribe la palabra HORA, en mayúscula sostenidas y seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de la reunión.

LUGAR: Se anota la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). Al frente se escribe el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión.

ASISTENTES: Se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sostenida y seguida de dos puntos (:). al frente se anota los nombres y apellidos con mayúscula inicial de los integrantes que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe cargo que ocupa en la empresa separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula, se sigue el orden de cargo establecido

para la reunión. En caso de igual cargo, se ordena alfabéticamente por apellidos.

INVITADOS: Se escribe la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúscula sostenida seguida de dos puntos (:). Los nombres y apellidos se escriben en mayúscula inicial, de las personas que participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo o título profesional (separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula).

AUSENTES: Se anota la palabra AUSENTES, si los hay, en mayúscula sostenida, de las personas que no asistieron a la reunión. Frete a cada nombre se escribe el cargo que ocupa el integrante, separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no.

ORDEN DEL DÍA: Se escribe la palabra ORDEN DEL DIA, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Se enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.

DESARROLLO: Se anota la palabra DESARROLLO, en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:). Se inicia el primer tema identificando con número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.A dos interlinea del título del tema se inicia el desarrollo del texto

correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.

El primer tema puede ser verificación de quórum o lectura, discusión y aprobación del acta anterior.

En el tema “lectura, discusión y aprobación del acta anterior” se indica si fue aprobada, o se anota las modificaciones que se presente.

CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión, se escribe la palabra CONVOCATORIA, con mayúscula sostenida, seguida de punto (.). A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambiar la sede se indica el lugar.

FIRMA, NOMBRE Y CARGO: El nombre completo de los firmantes responsables se escribe en mayúscula sostenida. El cargo a interlineación sencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

Los nombre y cargo de los firmante autorizados reparten de manera que el de la jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue en el mismo renglón derecho.

FIRMAS RESPONSABLES: Toda acta lleva las firmas de los responsables, de las cuales mínimo dos aparecen en donde finaliza el texto.

En el posible coso de necesitar varias hojas para firmantes se escribe la expresión de firma, seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior y contra el margen derecho.

ANEXOS: Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, estos se detallan en el desarrollo y se adjunta al acta. A dos interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad; de referencia clarificar el número de hojas.

Anexos: cinco (25 hojas)

TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación de escribe contra el margen izquierdo, a dos interlineas de las firmas o del enunciados de Anexos si lo hay, se anota el nombre con mayúscula inicial.

EJEMPLO DE UN ACTA

------------ (1 interlínea) ACTA No. 000

------------ (3 interlíneas)FECHA: (Ciudad, día mes año)------------ (1 interlínea)HORA:------------ (1 interlínea)LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)-------------- (2 interlíneas)ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de- miembro dentro del comité.-------------- (2 interlíneas)INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo-------------- (2 interlíneas)AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- de miembro dentro del comité.-------------- (2 interlíneas)ORDEN DEL DIA:---------------- (1 interlínea)Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Acta anterior.Discusión y aprobación --------------- (2 interlíneas)DESARROLLO:---------------- (1 interlinea)Verificación de quórum dando inicio a la reunión.---------------- (1 interlínea)Se da lectura al Acta anterior---------------- (1 interlínea)Se discuten los temas…………………………………………………................................................................................................CONVOCATORIA

Firmas Datos de transcriptor

1.6 NOTA INTERNA

Es un formato pre impreso de carácter interno escrito a mano de información rápida y veraz, también se le llama razonaro.

PARTES DE LA NOTA INTERNA:

FECHA: Se registra la fecha de envió; día, mes y año

PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota

DE: Nombre de la dependencia que remite la nota

CUADRO DE OPCIONES: Da la opción que se pretende recibir

OBSERVACIONES: Describe la información que se pretende solicitar

FIRMAS: Se firma por el funcionario autorizado

DATOS DE RECIBO: Se plasma el nombre del recibo de la misma

ASMET SALUD EPS-S NOTA INTERNA

FECHA: N° 001

PARA:

DE:

URGENTE: ENTERARSE Y DEVOLVER:

PARA SU INFORMACION: ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA:

FAVOR DAR CONCEPTO: DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA:

ETC ETC

OBSERVACIONES:

FIRMA: RECIBIDO:

FECHA:

HORA:

1.7 CONSTANCIA

Documento de carácter probatorio que no requiere solemnidad.

SON UTILIZADAS PARA UTILIZAS PARA:

Tiempo de servicio

Experiencia

Salarios u honorarios

Clase de trabajo

Jornada laboral

Cumplimiento de comisiones

Comportamiento del trabajo

MARGENES:

Superior entre 3 y 4cm Inferior entre 2 y 3cm Izquierdo entre 3 y 4cm

Derecho entre 2 y 3cm

Parte de los certificados y constancias:

Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en la siguiente manera:

NÙMERO (REFERENCIA)

Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresa en particular.

Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados y constancias en forma secuencial.

FECHA:

Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en forma completa, en orden del día, mes y año sin separarlo con punto.

CARGO:

El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos él o la y de tres a cuatro interlineas de la fecha.

IDENTIFICACIÒN:

Las expresiones HACE CONSTAR, seguido de dos puntos se escribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y en mayúscula sostenida. (Se puede utilizar negrilla para resaltar).

TEXTO: De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margen izquierda se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser:

Tratamiento, nombre completo de solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad.

Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.

Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercera persona del singular.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación, y de preferencia, se incluye el destinatario.

FIRMANTE: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúscula sostenido, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido.

En caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. Si en caso de dos o más firmantes, si el número es impar el último se centra.

TRANSCRIPTOR: A dos interlineas del firmante y contraer el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial), e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.

Ejemplo:

2 a 3 interlineas

1423 Numero (opcional)

2 a 3 interlineas

Ciudad y fecha

3 a 4 interlineas

Cargo del área administrativa

3 a 4 interlineas

HACE CONSTAR

3 a 4 interlineas

Texto

2 a 3 interlineas

3 a 4 interlineas

Firma

Cargo

1.8 COMPRA VENTA

Documento que se celebra por la compra y venta de algún bien.

Ejemplo:

MODELO MINUTA PARA CELEBRACIÓN CONTRATO DE COMPRAVENTA DE UN ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO

Entre los suscritos _____________ mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No.________ expedida en ______ domiciliado en __________, actuando (a nombre propio o en representación de _________, identificada con el nit_______) y quien en adelante se denominará el VENDEDOR, por una parte; y por la otra ____________, mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía No.________ expedida en ______ domiciliado en __________, actuando (a nombre propio o en representación de _________, identificada con el nit ________) y quien en adelante se denominará el COMPRADOR, se ha acordado celebrar un contrato de compraventa de establecimiento de comercio que se regirá por las siguientes cláusulas : Primera: OBJETO- EL VENDEDOR transfiere al COMPRADOR a título de compraventa el derecho de dominio que tiene sobre el establecimiento de comercio denominado _________, ubicado en _______________, matriculado en el registro mercantil de la Cámara de Comercio de _______ con el No.______ como una unidad económica en los términos del art.525 del Código de Comercio. Segunda-PRECIO.-El precio de la venta se fijó por las partes en la suma de _____ ($_____) moneda legal colombiana que el COMPRADOR se obliga a pagar al vendedor, o a su orden, en la ciudad de _______ y en la siguiente forma: con la firma del presente documento la suma de ______ ($___) y el saldo el día ___ del mes de ____ del año _____. Tercera: SITUACION DEL ESTABLECIMIENTO.- EL VENDEDOR declara que el Establecimiento que vende está libre de demandas civiles, o embargo judicial, o pleito pendiente; que su derecho de dominio no está sujeto a condiciones resolutorias, y que en todo caso se obliga al saneamiento de la venta conforme a la ley. EL VENDEDOR declara que la información contable contenida en los Estados Financieros y en los

libros de contabilidad refleja adecuadamente la situación financiera y económica del establecimiento. Cuarta: OBLIGACIONES DEL VENDEDOR.-EL VENDEDOR hará los trámites de registro y publicidad a los acreedores. La entrega del establecimiento se hará el día ____ del mes de____ del año _____. Quinta: RESERVA DE DOMINIO.- EL VENDEDOR vende el establecimiento de comercio reservándose el dominio sobre el mismo hasta tanto no le sea pagada por EL COMPRADOR la totalidad del precio pactado al tenor y en armonía con lo dispuesto por el artículo 750 del Código Civil y la ley 45 de 1930, lo mismo que por los artículos 1935,1936, 1937 y demás concordantes del Código Civil. La tradición del objeto queda subordinada a la condición suspensiva del pago total del precio pactado y, entre tanto, EL COMPRADOR no será poseedor sino mero tenedor del establecimiento de comercio. Sexta: CLAUSULA PENAL.- Si cualquiera de las partes incumpliera una cualquiera de las obligaciones a su cargo deberá pagar a la otra la suma de _____ ($_____) a título de pena derivada de dicho incumplimiento

En constancia de lo anterior, se firma el presente contrato en la ciudad de _________ el día _____ del mes de _______ del año ________

__________________

Nombre

Cédula

Comprador

________________

Nombre

Cédula

Vendedor

1.9 HOJA DE VIDA

Relación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.

Márgenes: Superior e izquierdo 3 a 4 cm.

Derecho e inferior 2 a 3 cm.

PARTES DE LA HOJA DE VIDA

IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTO: La expresión HOJA DE VIDA se escribe de dos a tres interlineas del margen superior y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).

DATOS PERSONALES: Expresión en mayúscula sostenida que se escribe contra el margen izquierdo, de tres interlineas de la identificación del documento.

Los datos personales se presentan a dos columnas y constan de los siguientes enunciados: nombre, identificación (cedula y libreta militar), fecha de nacimiento, estado civil, teléfono. Opcionales: licencia de conducción, pasaporte, tarjeta (matricula) profesionales.

Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos de dos puntos (:). Los datos correspondientes se anotan, tabulados a dos espacios de la línea de escritura más larga.

NOMBRE: La palabra NOMBRE se escribe en mayúscula sostenida a tres interlíneas de la expresión datos personales. Al frente, con la tabulación establecida, se anotan el nombre y los apellidos en mayúsculas sostenida.

IDENTIFICACIÓN: El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dos reglones de la línea anterior. Al frente se especifica la clase de documento, como tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía, libreta militar o cedula de extranjería con el número respectivo y la ciudad de expedición.

La clase de documento de identificación se puede presentar en forma abreviada así:

FECHA DE NACIMIENTO: La expresión FECHA DE NACIMIENTO, se escribe a dos reglones de la línea anterior. Al frente se anotan con mayúscula inicial, el nombre de la ciudad y la fecha completa, separados por coma (,).

Cuando se trata de ciudades no capitales, es necesario escribir entre paréntesis el nombre del departamento.

Domicilio: El enunciado DOMICILIO, se escribe en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente, se anotan la dirección y la ciudad de residencia.

Teléfono: La palabra TELEFONO, se anota en mayúscula sostenida a dos renglones de la línea anterior. Al frente, se escribe el número telefónico, separado únicamente con espacios.

ESTUDIOS: Titulo en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres renglones de la última línea de los datos personales.

Los estudios se presentan a dos columnas y constan de los siguientes enunciados: PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS, POSGRADOS y OTROS.

Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, seguidos con dos puntos (:). Los datos correspondientes se anotan tabulados a dos espacios de la escritura más larga.

PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: El vocablo PRIMARIOS o SECUNDARIOS, se escriben a tres interlineas del título estudios. Al frente, con la tabulación establecida, se anotan el nombre del establecimiento, el título obtenido o los periodos cursados, la ciudad y el año de terminación.

Universitarios y de Posgrados: El enunciado correspondiente se anota a dos interlineas del último renglón escrito. Al frente, con la tabulación establecida, se registran el nombre del establecimiento universitario, el título obtenido o los periodos cursados y el año.

Se pude suprimir la información sobre estudios primarios o secundarios cuando el aspirante es bachiller o universitario.

Estudios Complementarios: Título en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres Interlineas del renglón escrito.

A tres interlineas del título anterior, se relacionan los cursos o seminarios, destacándolos en negrilla o en mayúscula sostenida. A continuación se anotan, los nombres de las instituciones ciudad y la fecha.

EXPERIENCIA: Titulo en mayúscula sostenida que se ubica contra el margen izquierdo, a tres interlineas del último renglón escrito.

A tres interlineas del título anterior, se relacionan los nombres de las empresas, los cargos y el tiempo de servicio, comenzando con el último cargo desempeñado. Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos, así: Nombre de las empresas. Cada nombre de empresas se escribe con mayúscula inicial y con la denominación más ampliamente conocida, es decir, nombre completo, sigla o acrónimo.

Cargo desempeñado. A continuación del nombre de la empresa se destaca el cargo en negrilla o en mayúscula sostenida. Cuando se considere necesario, pueden describirse las funciones

desempañadas en el cargo que se desee destacar.

Tiempo de servicio. A continuación del cargo, se anotan el tiempo de servicio con las fechas de ingreso y retiro.

Se puede adicionar información que se desee destacar

REFERENCIAS: Las referencias se clasifican en laborales y personales.

REFERENCIAS LABORALES: El titulo se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, a tres interlineas del último renglón escrito.

A tres interlineas del título se escriben el nombre de la empresa y los datos de la persona que da la referencia (nombre, cargo que desempeña, dirección y teléfono). Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos.

REFERENCIAS PERSONALES: El último se escribe en mayúscula sostenido, contra el margen izquierdo a tres interlineas del último renglón escrito.

Los datos de la persona que da la referencia, como el nombre, la profesión o dignidad, la ciudad y el teléfono, se escribe a tres interlineas del título. Los nombres subsiguientes se anotan a un renglón entre líneas y a dos entre párrafos.

Cuando se cite a una persona como referencia se debe contar con su autorización.

NOMBRE Y FIRMA: De cuatro a seis interlineas del último renglón, contra el margen izquierdo, se escribe el nombre completo, en mayúscula sostenida y sobre la firma correspondiente, de preferencia con tinta negra.

Fecha de presentación

De tres a cuatro interlineas del nombre, se escriben la ciudad y la fecha de presentación, separados por coma.

El encabezado se ubica entre 2cm y 3cm del borde superior de la hoja, con mayúscula inicial. Está constituida por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho.

EJEMPLO

1.10 INFORME

Documento que describe o da a conocer datos sobre el estado de cualquier

actividad para conocer resultados de procesos administrativos.

HAY DOS CLASES INFORMES:

INFORME CORTO

Consta de las siguientes partes:

ENCABEZAMIENTO: El informe corto no lleva portada si no

encabezamiento ü razón social: se ubica entre 3 cm y 4 cm del borde

superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se

utiliza papel que no la tiene impresa

TRANSCRIPTOR: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor

su identificación se describe a 2 interlineas del firmante. Se anota el nombre

(con mayúscula inicial) e inicia del apellido, se emplea letra más pequeña.

OBJETIVOS: Lleva un objetivo en forma breve

PARTES DELINFORME LARGO

CUBIERTA: Presenta la información básica del documento. Presenta la

Razón social

Titulo del informe (si lo hay)

Número o código de identificación: el autor puede implementar un número o

código alfanumérico de identificación.

PORTADA: De libre diagramación en estética, tamaño letra,, escritura en

mayúscula sostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta , es la fuente

principal de de información y constituye la primera página de la información.

Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otros

Nombre de las personas que realizan el informe

TABLA DE CONTENIDO: Se coloca de inmediatamente después de la

portada. Contiene los títulos de: capítulos, subdivisiones principales del

cuerpo del informe, material complementario y su respectivo número de

página.

Se tiene en cuenta lo siguiente:

El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúscula

sostenida, centrado a 5 cm del borde superior.

Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra el

mismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción,

bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.

Título de cada capítulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel se

escriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicial

CUERPO DEL INFORME: Está conformado por introducción, núcleo del

informe, conclusiones y recomendaciones.

Inicia de 2 a 4 renglones del título.

FIRMA: El informe extenso debe ser informado por el autor de la página

donde terminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4

a 6 renglones del último párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida,

el cargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.

RUBRICA: El autor puede colocar su rúbrica en cada una de las hojas del

informe en la parte inferior izquierda.

ANEXO: se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúscula

inicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el número

de anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza números

aravicos en lugar de letras

BIBLIOGRAFÍA: Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, en

mayúscula sostenida:. La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4

renglones de este título.

ÍNDICE: Se presenta como última parte del material complementario.

El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúscula

sostenida, se puede organizar de manera alfabética y cronológica.

INFORME EXTENSO

Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.

Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosario

REQUISITOS

MÁRGENES

En el informe administrativo extenso y corto se emplean los siguientes:

Superior entre 3 cm y 4 cm

Inferior entre 2cm y 3 cm

Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm

Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm

Encabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

1.11 TELEFAX

Aparato por medio del cual se transfieren documentos, fotografía e imágenes enviados por una línea telefónica.

1.12 E-MAIL

Es un medio de comunicación de correo electrónico por medio de la red para enviar y recibir cualquier tipo de información.

1.13 FAX

Documento original que es transferido por el telefax.

DATOS DE TRANSMISIÓN

Todo documento q" se envíe por telefax debe estar precedido por una hoja

con los datos de transmisión.

Los datos de transición q se deben imprimir son los siguientes:

Razón social y logotipo, o uno de los dos.

Ciudad y país del remitente.

Número del teléfono del remitente número de telefax del remitente.

Identificación del documento.

Fecha.

Numero de control de fax.

Datos del destinatario. Nombre, cargo y empresa.

Número del telefax del destinatario

Ciudad y país del destinatario.

Datos del remitente. Nombre, cargo y empresa.

Asunto o mensaje cortó.

Numero de hojas transmitidas incluidas.

Firma del funcionario q" solicita la transmisión.

MARGENES: Las márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de la hoja

en los datos de transmisión, serán de 1 cm.

CALIDAD DE REPRODUCCIÓN: Los documentos que se transmiten deben

ser legibles; además se deben enviar las reducciones y los tipos de letra muy

pequeños, porque afectan la nitidez del fax.

VERIFICACIÓN DE LA TRANSMISIÓN: En caso de presentarse dificultades

en el envío o la recepción del fax, se debe informar acerca de ellas por otro

medio, como télex o teléfono, para verificar y corregir los problemas de

transmisión del fax.

REQUISITOS

DATOS DE IDENTIFICACIÒN DEL REMITENTE: A partir de los márgenes

superior e izquierdo se determina un espacio de 3 cm en sentido vertical, por

11 cm en sentido horizontal, donde se ubicaran los siguientes datos;

Razón social o logotipo, si lo hay.

Ciudad y país de origen.

Número de teléfono de remitente.

Número del telefax que transmite el documento

IDENTIFICACIÒN DEL DOCUMENTO: En el espacio restante, a

continuación de los datos de identificación del remitente se ubicara el titulo

HOJA DE TRANSMISIÓN POR TELEFAX, centrado y en mayúscula

sostenida.

DISTRIBUCIÓN DE LOS DATOS DE TRANSMISIÓN

FECHA: Bajo este título impreso se escribirán la ciudad de origen y la fecha

de transmisión.

NUMERO DE CONTROL: Cuando la empresa requiera controlar los

mensajes vía telefax, se podrá utilizar una numeración consecutiva.

EL ESPACIO RESTANTE, HASTA EL MARGEN DERECHO, SE

FRACCIONARA ASÍ:

Un espacio de 1 cm vertical para imprimir la excreción "telefax no" con

mayúscula comprimida inicial, fecha a la cual se escribirá el número que

corresponde al telefax del destinatario.

Un espacio de 2 cm en sentido vertical para imprimir las palabras “ciudad" y

"país" alineados verticalmente y en mayúscula inicial, frente a las cuales se

escribirán la ciudad de destino y el país, si se trata de una transmisión

internacional.

DATOS DEL REMITENTE:

Después del título, se determina un espacio de 1,5 cm en sentido vertical,

por el ancho entre márgenes, para la impresión de las palabras NOMBRE Y

CARGO alineadas en sentido horizontal y en mayúscula sostenida.

Frente a estos enunciados se escribirá en mayúscula fija el nombre del

funcionario que remite el fax y su cargo en la empresa.

ASUNTO O MENSAJE: A partir de los datos del remitente se determinara un

espacio de 4,5 cm en sentido vertical, por el ancho entre márgenes, en el

cual se colocara la expresión "ASUNTO o MENSAJE", con mayúscula inicial.

Este espacio se utiliza para escribir el tema, finalidad o síntesis del

documento que se transmite.

NUMERO DE HOJAS TRANSMITIDAS INCLUIDA: Frente a esta expresión

se escribe en números arábigos, el total de páginas que se transmiten,

contando la hoja transición por fax.

FIRMA: Sobre esta palabra aparecerá la rúbrica del funcionario que envía el

documento o el mensaje.

PRECAUCIÓN: Se deberán tener en cuenta las siguientes:

Que la línea telefónica del telefax no tenga derivaciones, para evitar

interferencias.

Mantener el equipo encendido y el papel en cantidad suficiente y

debidamente instalado.

Fotocopiar el fax que requiera conservación por más de seis meses, con el

fin de garantizar su calidad archivística con nitidez, preservación del color,

entre otros.

El fax se puede considerar solamente como un adelanto de información y en

algunos casos se requiere enviar adicionalmente el documento original.

1.14 TELEGRAMA

Medio de comunicación que me permite enviar mensajes ya que es una de las formas más rápida reenviar un mensaje escrito.

TELEGRAMA

DESTINATARIO: Señora Adriana Rojas

DIRECCION: Calle 3e # 7 – 61 primavera

TELEFONO: 434-57 80

DESTINO: Florencia

TEXTO: Mantenimiento de equipos

EXPEDIDOR: Luz Dey Manrique TELEFONO: 437-15-78

1.15 ACTO ADMINISTRATIVO:

El objetivo de la administración pública es satisfacer los intereses colectivos. En aras de ello (a la parte de otras actuaciones administrativas) dicta los denominados actos administrativos.

CARACTERISTICAS:

se trata de una declaración, por lo que quedan excluidos los actos administrativos puramente materiales (redacción de un oficio, una demolición, el asfalto de una calle).

Procede de un sujeto de administración por competencia para realizar el acto.

Debe constituir ejercicio de potestad administrativa y estar sujetos al derecho administrativo.

Los actos administrativos pueden ser objeto de recurso judicial. Los actos administrativos pueden ser unilaterales.

CLASIFICACION:

POR SU ORIGEN: actos simples que proviene de un solo órgano (institución). Actos complejos que provienen de dos o más órganos.

POR SU CONTENIDO: son actos constituidos que crean, modifican o extinguen relaciones jurídicas, bien reconociendo, un derecho o suprimiendo un impedimento (actos favorables); bien estableciendo un deber (actos de gravamen).

POR SU FORMA: actos expresos que se manifiestan formalmente, casi siempre por escrito.

El acto se realiza en ejercicio de facultades regladas o discrecionales.

En conclusión podemos decir que el Acto Administrativo son actos reglados en los que la administración delimita aplicar una norma que determina el contenido del acto.

1.15.1 DECRETO

Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.

Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones, normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras específicamente tasadas.

1.15.2 ORDENANZA

Son normas generales que regulan la organización, administración o prestación de los servicios públicos locales, el cumplimiento de las funciones generales o específicas de las Municipalidades o establecen las limitaciones y modalidades de impuestos a la propiedad privada.(Ley Nº 23853, Ley Orgánica de Municipalidades, Artículo 110º, publicada el 09 de junio de 1984)

1.15.3 RESOLUCION

Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de Servicio Público que tiene carácter general obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia.

público, en cuanto a su ámbito material, la resolución alcanza a todo aquello que complemente desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competencia del servicio público.

Las resoluciones pueden tener un alcance de orden nacional o local.

1.15.4 ACUERDO

Un acuerdo es, en Derecho, una decisión tomada en común por dos o más personas, por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así a un pacto, tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o privadas.

Es, por lo tanto, la manifestación de una convergencia de voluntades con la finalidad de producir efectos jurídicos.

El principal efecto jurídico del acuerdo es su obligatoriedad para las partes que lo otorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos.

Es válido cualquiera que sea la forma de su celebración, oral o escrita, siempre que el consentimiento de los otorgantes sea válido y su objeto cierto, determinado, no esté fuera del comercio o sea imposible.

1.16 SOBRES

Funda de papel la cual me permite guardar documentos para preservar su estado

PARTES:

Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado.

Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sin sobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.

Tratamiento: título académico, con mayúscula inicial.

Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.

Cargo: se escribe con mayúscula inicial.

Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.

Dirección o apartado: se utiliza una de las dos

Destino: Puede ser local, nacional o internacional.

T I P O S D E S O B R E S

REVERSO DE UN SOBRE ENGOMADO

Sobres engomados. Hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se realiza bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. La solapa tiene forma triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre.

Sobres autoadhesivos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Por su comodidad, los sobres de auto cierre han sustituido casi por completo a los anteriores.

Por su diseño, se pueden distinguir: Sobres sin ventana, en los que hay que escribir la dirección del destinatario Sobres con ventana. Llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda que deja ver la dirección escrita en la propia carta.

Bolsas

Los sobres de mayores dimensiones y de cierre lateral se denominan genéricamente bolsas. Los materiales más comunes de fabricación son los siguientes.

Kraft Armado. Muy resistentes, apropiados para documentación pesada.

Plástico. Sobre autoadhesivo utilizado para diversos envíos.

Bolsas acolchadas (blancas o crudas). Son sobres de papel en cuyo interior ha introducido plástico de burbuja. Se utilizan para enviar artículos delicados tales como cintas de vídeo, Cds, disquetes, etc.

Papel plastificado con polietileno. Se trata de sobres con protección utilizados para introducir objetos de pequeñas y medianas dimensiones.

Bolsas con fuelle. Normalmente con fuelle en los tres lados, sirven para el envío de expedientes voluminosos. Las hay en kraft normal y kraft armado.

Los colores tradicionales para los sobres y que permiten una correcta legibilidad son el blanco y el sepia. Sin embargo, pueden adoptar diferentes colores lo Colores

Que es habitual en envíos publicitarios. También pueden estar impresos con diferentes mensajes promociónales siempre y cuando la dirección y el nombre del destinatario sean bien visibles.

Sobre con acuse de recibo. Sobre que lleva pegado el impreso correspondiente. Sobre de envío por avión

Sobre de envío por avión. Sobre que se distinguía por unas franjas rojas y azules impresas en su contorno y que se destinaba a correo aéreo.

Sobre urgente. Sobre que lleva impresa la palabra urgente y se destina a este tipo de envíos.

Sobre para correo interno. Sobre que lleva impresas varias casillas en que se indica el nombre del remitente y del destinatario. Está diseñado para utilizarlo varias veces dentro de una misma compañía por lo que se cierra con un adhesivo débil.

Sobre Primer Día. Sobre filatélico que preparada para conmemorar el día de emisión de nuevos sellos.

Sobres de Arte Postal. Sobres manipulados artísticamente por los creadores que laboran en el Arte postal, y que circulan a través de los países conteniendo los trabajos objeto del intercambio de los artistas postales, o siendo el mismo sobre ese producto artístico

2. GRAMATICA

La gramática es la ciencia que estudia los elementos de una lengua y sus combinaciones. El concepto proviene del término latino gramática y hace referencia, por otra parte, al arte de hablar y escribir una lengua de forma correcta.

La gramática, por lo tanto, es el conjunto de reglas y principios que gobiernan el uso de un lenguaje determinado (cada lenguaje tiene su propia gramática). Como ciencia, forma parte de la lingüística.

El estudio de la lengua consta de cuatro niveles: el nivel fonético-fonológico, el nivel sintáctico-morfológico, el nivel léxico-semántico y el nivel pragmático. Aunque la separación entre estos niveles no es precisa, suele restringirse el estudio de la gramática al nivel sintáctico-morfológico.

Entre los distintos tipos de gramática o enfoques en el estudio de la gramática, pueden mencionarse a la gramática prescriptiva o normativa (presenta, de forma autoritaria, las normas de uso para un lenguaje específico, despreciando las construcciones no estandarizadas), la gramática descriptiva (describe el uso actual de una lengua, sin juzgar en forma prescriptiva), la gramática tradicional (las ideas acerca de la gramática que se han heredado de Grecia y Roma), la gramática funcional (una visión general sobre la organización del lenguaje natural), la gramática generativa (un enfoque formal para el estudio sintáctico de las lenguas) y la gramática formal (que aparecen en lingüística computacional).

El español, por ejemplo, es una lengua flexiva de tipo funcional (usa preferentemente la flexión para indicar las relaciones entre sus elementos) que presenta una gramática es similar a la de las demás lenguas romances

Quienes iniciaron el estudio de la gramática fueron los griegos, que lo hicieron desde una perspectiva filosófica y describieron la estructura de la lengua.

Esta tradición pasó a los romanos, que tradujeron los términos gramaticales, tanto de las partes de la oración como de las categorías gramaticales hasta llegar a tiempos modernos.

2.1 TIPOS DE GRAMATICA

Gramática prescriptiva

Gramática descriptiva

Gramática tradicional

Gramática funcional,

Gramática generativa

Gramáticas formales

GRAMATICA PRESCRIPTIVA: La gramática prescriptiva, o gramática normativa es la que presenta normas de uso para un lenguaje específico

GRAMATICA DESCRIPTIVA: Se vincula a su entorno, o a una determinada comunidad hablante y pretende proveer reglas de uso para cualquier palabra considerada gramaticalmente correcta en esa comunidad

GRAMATICA TRADICIONAL: Es la colección de ideas acerca de la gramática que las sociedades occidentales han heredado de Grecia y Roma

GRAMATICA FUNCIONAL: La gramática funcional, por su parte, investiga el empleo de las palabras y de los distintos tipos de oraciones según el contexto social.

GRAMATICA GENERATIVA: La gramática generativa intenta establecer las reglas que permiten a los hablantes generar todas las oraciones gramaticales de una lengua.

RAMAS DE LA GRAMATICA: Gramática, rama de la lingüística que tiene por objeto el estudio de la forma y composición de las palabras, así como de su interrelación dentro de la oración

Nivel: Prosodia

Nivel: Ortográfico

Nivel: Morfología.

Nivel: Sintaxis.

PROSODIA:

Es la correcta pronunciación y acentuación oral de las letras, silabas, y palabras. La palabra prosodia nace del griego PROS – hacia y ODO- canto.

La prosodia estudia a su vez la FONETICA ( conjunto de sonidos articulados) y la ORTOLOGIA (encargada de la buena pronunciación).

2.2 ORTOGRAFIA:

Forma correcta de escribir las palabras mediante el buen uso de las letras, acento, signos de puntuación. Nace del griego ORTOS (correcto) y GRAPHOS (escritura).

ACENTO: Aumento de la intensidad de una sílaba en una palabra , esta se divide en:

PALABRAS AGUDAS: Palabra acentuada en la última silaba, ejemplo: concentración

PALABRAS GRAVES: Palabra acentuada en la penúltima silaba, ejemplo: árbol

PALABRAS ESDRUJULAS: Palabra acentuada en la antepenúltima silaba, ejemplo: máquina

2.2.1SIGNOS DE PUNTUACION:

Signos ortográficos necesarios para distinguir el valor prosódico de las palabras y el sentido de las oraciones y de cada uno de sus miembros entre ellos tenemos: la coma, el punto, punto seguido, dos puntos, puntos suspensivos, la tilde, signos de interrogación, signos de admiración, comillas, paréntesis.

LA COMA: (,): signo ortográfico, sirve para indicar la división de las frases o miembros más cotos de la oración.

EL PUNTO: (.) Símbolo ortográfico con que se indica el fin del sentido gramatical y lógico de un periodo o de una sola oración.

EL PUNTO SEGUIDO (.): Se utiliza para separar oraciones dentro de un mismo párrafo. 

EL PUNTO APARTE (.): Se utiliza para señalar el final de un párrafo.  

EL PUNTO FINAL (.): Se utiliza para señalar el final de un texto o escrito. 

Se emplean para:

Señalar el final de una oración.

Detrás de las abreviaturas.

 LOS DOS PUNTOS (:): se emplean:

En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica, declara, etc., de los escritos oficiales.

Antes de empezar una enumeración.

Antes de una cita textual.

En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó, y sus sinónimos.

 

PUNTOS SUSPENSIVOS (…): Se emplean:

Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con la finalidad de expresar matices de duda, temor, ironía.

Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc.

Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento innecesario. En tal caso, los puntos suspensivos se suelen incluir entre corchetes {…} ó paréntesis (…).

 PARÉNTESIS: Se emplea:

Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del sentido de la oración en la que se insertan.

Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc.

SIGNOS DE INTERROGACIÓN: (¿?) Se utiliza en las oraciones interrogativas directas. Señalan la entonación interrogativa del hablante. Se escriben:  

Al principio y al final de la oración interrogativa directa.

NOTA: jamás escribiremos punto después de los signos de interrogación y de exclamación.

 

COMILLAS: (“”) Se emplean:  

A principio y a final de las frases que reproducen textualmente lo que ha dicho un personaje.

Cuando queremos resaltar alguna palabra o usamos una palabra que no pertenece a la lengua española.

 

EL GUIÒN (-): Se emplea:  

Para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un dialogo.

Para limitar las aclaraciones que el narrador inserta en el dialogo.

 

2.2.2 REGLAS ORTOGRAFICAS:

Se escribe con B

Antes de R, broma

Antes de L, tabla

Después de M, bambú

Se escribe con M

Antes de P, comprobar

Antes de B, combo

2.3. MORFOLOGIA:

Se refiere al valor de las palabras SIGNIFICANTE-SIGNIFICADO

Monemas: Unidad lingüística más pequeña dotada de significación,

Ejemplo: mi amiga

Mi: determinante que expresa posesión

Amig: secuencia de fonema (persona a la que se tiene afecto)

A: expresa femenino singular

2.4 SINTAXIS

Estudio de la oración; es el enlace de los elementos y sus relaciones entre si, por ejemplo:

LOS COLOMBIANOS SOMOS PERSONAS FELICES

Sujeto Predicado

2.5 LA ORACION

Es la mínima unidad de habla con sentido completo, que posee un verbo. Esto significa que es el fragmento más pequeño enunciado que comunica una idea total, y posee independencia.

Toda oración ha de tener un verbo en forma personal que funcione como núcleo del predicado. Pero hay oraciones con más de una forma verbal. Este hecho permite distinguir entre oraciones simples y compuestas.

ORACIONES SIMPLES

Ejemplo: Son aquellas que tienen una sola forma verbal y, por tanto, un solo predicado

Camila baila con Juan

Pedro come arroz

Estefanía corre muy rápido

ORACIONES COMPUESTAS

Son aquellas que tienen más de un verbo en forma personal y, por tanto, tienen más de un predicado. Ejemplo:

Cuando salga diana, viene Sofía

ORACIONES COORDENADAS

Son dos o más oraciones relacionadas entre sí sin que ninguna sea dependiente de las demás. Las oraciones coordinadas están unidas por nexos coordinantes como la conjunción Y.

PRONOMBRE RELATIVO

Los pronombres relativos se utilizan para conectar dos o más ideas que podrían expresarse en oraciones independientes, pero cuando se emplean estos pronombres el lenguaje suena más natural y se incorpora el principio de economía es decir, se dice más con menos palabras y sin mucha redundancia

CUALES SON LOS PRONOMBRES RELATIVOS?

Que

Quien, quienes

El que, los que, la que, las que, el cual, la cual, las cuales, los cuales.

Cuyo, cuya, cuyos, cuyas.

Lo cual, lo que.

Lo que.

Dónde.

Cuanto, cuanta, cuantos, cuantas.

3. LA COHERENCIA:

Es la cualidad semántica de los textos que selecciona la información relevante e irrelevante, Mantiene la unidad y organiza la estructura comunicativa de una manera específica.

Proceso que permite reconocer en su contenido un significado que engloba sus significados en general, se manifiesta en un tema cuando es el hilo conductor que lo desarrolla y da la capacidad de que el receptor pueda comprenderlo.

4. REDACCION

La redacción es la expresión escrita de un Pensamiento y/o conocimiento sobre un acontecimiento que ha pasado en algún lugar del paisaje geográfico. Debe tener en cuenta la cohesión, coherencia entre sus oraciones y párrafo. Es una composición de textos escritos.

NORMAS PARA UNA BUENA REDACCIÓN: 

Las normas que se deben tener en cuenta para una buena redacción son:

El uso de los signos de puntuación

El uso de las mayúsculas (las mayúsculas van acentuadas, cuando sea necesario)

El uso del acento

Una buena ortografía

Colocar términos adecuados

Tener bien clara la idea principal.

La redacción requiere de coherencia y cohesión textual. Dado que el orden de las palabras dentro de una oración puede modificar la intención del autor, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que desea trasladar al papel o a la computadora.

5. ERGONOMIA

La ergonomía es el estudio del cuerpo humano con respecto al medio artificial que lo rodea. Posee un conjunto de principios para el diseño de artefactos para la comodidad, seguridad y eficiencia del usuario.

Toda herramienta ergonómica fue diseñada especialmente para adaptarse al hombre. En la informática estas técnicas son muy usadas en teclados, sillas, ratones, etc. para mejorar la postura del cuerpo. Deben producir un bienestar general en la persona, especialmente con el uso continuo de estos artefactos.

6.EL TECLADO

Un teclado es un periférico que consiste en un sistema de teclas, como las de una máquina de escribir, que te permite introducir datos a un ordenador o dispositivo digital.

Un teclado es un periférico que consiste en un sistema de teclas, como las de una máquina de escribir, que te permite introducir datos a un ordenador o dispositivo digital.

Partes del teclado.- El teclado posee cuatro zonas bien definidas:

Zona o bloque de teclado alfabético: Ocupa la parte más amplia del teclado, compuesta por las letras que integran el alfabeto. Es similar al teclado de una máquina de escribir tradicional.

Zona o bloque de teclado numérico: Ubicada en la parte derecha del teclado. Es similar al teclado de una calculadora.

Zona o bloque de edición de página: Se ubica en la parte intermedia entre el teclado alfabético y el numérico. Es muy útil para desplazarse en textos y editar documentos.

EL TECLADO Y SUS ZONAS

LA EMPRESA

Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio (Art. 25 del Código de Comercio

MISION:

Es el por qué o razón social de la empresa:

Lo que pretende ser en su contexto social

Lo que pretende hacer y,

Para quien lo va hacer

VISION

Es el camino al cual se dirige la empresa teniendo en cuenta la competitividad del mercado

LOGO

Es el lema publicitario o frase identificativa de una empresa

Ejemplo: ASESORAMOS SUS PROYECTOS CON CALIDAD Y EFICIENCIA

IMAGEN CORPORATIVA

Es el nombre de una empresa

Ejemplo: AGESAD

La empresa se divide en tres sectores:

Primario

Secundario

Terciario

Dependiendo de estos sectores se determina la naturaleza de la empresa, si es de comercio y servicios.

Existe 4 tipos de empresas: mi pymes, grandes, pequeñas y medianas.

La empresa puede ser:

Publica: es del gobierno

Mixta: gobierno y privada.

CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS:

La empresa se clasifica según su número de socios, número de trabajadores como:

LTDA

S.A.S

ONG

CONCLUSION

La fase 1 producción documental me permitió conocer las comunicaciones empresariales, desde la redacción, digitación para lograr la elaboración de un documento empresarial.

GLOSARIO

A

Acuerdo: Acto administrativo que permite una resolución conjunta de varios dictamen, opiniones, etc. Realizado por una junta o asamblea

Acrónimo:

Acta: Documento escrito por medio del cual se plasma lo acordado en una reunión.

AGN: Archivo general de la nación

Anexo: Documento o elemento que acompaña al memorando.

Asunto: Síntesis de contenido del memorando.

C

Carta Empresarial: Documento escrito e impreso que permite la comunicación entre empresas.

Certificado: Documento publico o privado de un acto solemne.

Circular: Documento escrito de interés común para un grupo determinado de personas ya sean funcionarios o personas naturales.

Compra venta: Contrato que se celebra por la compra y venta de bienes

Constancia: Documento probatorio que no requiere solemnidad

Copia: Fiel reproducción de un documento

D

Decreto: Acto administrativo demandado por el poder ejecutivo posee un contenido normativo o reglamentario.

Despedida: Palabra o frase final de cortesía.

Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación.

E

E-MAIL: Servicio de correo electrónico en la red para enviar y recibir información

Encabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad del documento.

Encabezamiento: Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio del documento.

Espacio: Distancia horizontal de escritura.

Estilo: Orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman el memorando.

F

Fax: Documento que se envía por medio de una línea telefónica.

Fecha: Lugar y origen del documento, día, mes y año de envió.

I

Informe: Descripción oral o escrita que me permite brindar información sobre los avances realizados en un proyecto.

Interlinea: Distancia vertical entre los renglones. Por extensión se le denomina renglón.

L

Líneas Especiales: Anexos, copia e identificación del transcriptor.

Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.

M

Membrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.

Memorando: Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, que se utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.

Modelo: Esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa la diagramación de su papelería.

N

Nota interna: Formato pre-impreso de carácter interno escrito a mano para brindar información rápida y oportuna.

Numero o Referencias: Identificación consecutiva del documento.

O

Ordenanza: Conjunto de orden y concierto en las cosas que se ejecutan. Normas generales

R

Razón Social: Nombre que identifica a una empresa.

Remite: Nombre y Apellido del firmante.

Renglón: Seria de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Resolucion: Disposición o acuerdo de autoridad gubernamental

T

Telegrama: Mensaje escrito por medio de un aparato vía telefónica

Telefax: Aparato que permite el envió de imágenes, documentos, fotografías, etc. por medio de cable telefónico

Texto: Cuerpo del mensaje.

Transcriptor: Persona responsable de digitar el documento.

Z

Zonas: Espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.

BIBLIOGRAFIA

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LIBRO I FASE PRODUCCION