95
Training Guide Ministry of Public Health General Directorate of Human Resources Capacity Building and Organization Development Directorate Inservice Training Department NATIONAL IN-SERVICE TRAINING GUIDE October 2014 Designed to Help Inservice Training Providers in the Planning, Management, and Reporting of Inservice Training Programs

Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  • Upload
    others

  • View
    3

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

Training Guide    

Ministry of Public Health General Directorate of Human Resources 

Capacity Building and Organization Development Directorate In‐service Training Department 

 

NATIONAL IN-SERVICE

TRAINING GUIDE

October 2014         Designed to Help In‐service Training Providers in the Planning, Management, and Reporting of In‐service Training Programs  

 

Page 2: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  i 

ListofAbbreviations  IST    In‐service Training TNA    Training Needs Assessment LRP    Learning Resources Package HRH    Human Resource for Health HR    Human Resources QI    Quality Improvement IQHC    Improving Quality of Health Care CBD    Capacity Building Directorate GDHR    General Directorate of Human Resources RHD    Reproductive Health Directorate RH    Reproductive Health USAID    United States Agency for International Development MoPH    Ministry of Public Health M&E    Monitoring and Evaluation MIS    Management Information System HMIS    Health Management Information System HRMIS    Human Resource Management Information System SWOT    Strength, Weakness, Opportunity, Threat IMCI     Integrated Management of Childhood Illness OSCE     Observation or Objective Structured Clinical Examinations HQIP    Health Quality Improvement Programs PTFU    Post Training Follow‐up PPHD    Provincial Public Health Directorate BPHS    Basic Package of Health Services EPHS    Essential Package of Hospital Services ICSC     Independent Administrative Reform and Civil Service Commission JICA    Japan International Cooperation Agency    HPP    Health Policy Project    

Page 3: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  2 

TableofContents List of Abbreviations ....................................................................................................................... i  

Table of Contents ........................................................................................................................... 2 

Acknowledgement ......................................................................................................................... 3 

Introduction ................................................................................................................................... 4  

CHAPTER ONE: PRE‐TRAINING PHASE ............................................................................................. 5 

I.  Training Needs Assessment (Identify and Analyze the Training Needs)………………………………5   A. General Information…………………………………………………………………………………………………………..5   B. MoPH TNA Standard Forms and Coordination Procedures…………………………………….………..9    II.       Pre‐Training Planning……………………………………………………………………………………………………….16   A. General Information…………………………………………………………………………………………………………16   B. MoPH Pre‐Training Phase Standard Coordination Procedures…………………………………………31 

 

CHAPTER TWO: DURING‐TRAINING PHASE ................................................................................... 35 

I.  Training Delivery………………………………………………………………………………………………………………..35   A. General Information………………………………………………………………………………………………………….35   B. MoPH During‐training Standard Procedures……………………………………………………………………..38 

 

CHAPTER THREE: POST‐TRAINING PHASE ..................................................................................... 42 

  A. General Information…………………………………………………………………………………………………………..42     I. Writing Effective Training Analysis Reports…………………………………………………………..…………………42    II.Post Training Follow up…………………………………………………………………………………………………………….42   B.MoPH Post‐training Standard Procedures…………………………………………………………………………..43 

  1.MoPH In‐service Training Reporting………………………………………………………………………………..43   2.Post Training Follow‐up…………………………………………………………………………………………………..44 

 

Annexes ....................................................................................................................................... 45 

     Annex 1. Workshop/Training Plan And ChecklisT..………………………………………………………….……………..45      Annex 2. IST Quality Improvement Tool……………………………………………………………………………..………….45 Annex 3. Term of References for Quality Improvement Teams:………………………………………..…………..81 Annex 4. Health Facility/In‐service Training Centers Quality Improvement (HFISTCQI) Committee               

 Glossary…………………………………………………………………………………………………………………………………………….81                  

Page 4: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  3 

Acknowledgement This  in‐service training guideline was developed through a participatory process that was  initiated by the  In‐service Training Department of  the Capacity Building Directorate, GDHR, MoPH. A  technical  sub‐committee, called  the  in‐service  training  sub‐committee, was  assigned  by  the  capacity  building  committee  to  regularly review the compiled portions of the guide and provide  feedback to the  IST team  for further  improvement of guideline chapters.    The  IST  sub‐committee members  were  selected  from  different  IST  stakeholders,  including MoPH  relevant departments/directorates, ICSC, national and international NGOs, and the private sector.  A special thanks goes to Dr. Mohammad Masood Arzoiy,  In‐service training Manager, and his team  for  their admirable efforts  in  leading  the guideline development process.  I am also  thankful  to all  IST  sub‐committee members for their commitment and contributions  List of sub‐committee members:  

1. Dr. Mohammad Masood Arzoiy, In‐service Training Manager  2. Dr. Ghutay Sadeq yaqubi, In‐service Training Adviser, GDHR, MoPH 3. Dr. Mohammad Muneer Sarwari, In‐service Training Adviser, GDHR, MoPH 4. Dr. Mohammad Nadim Kaihan Niazi, In‐service Training Adviser, GDHR, MoPH 5. Dr. Ghulam Sarwar Homayee, Senior HR Advisor, GDHR, MoPH 6. Dr. Abdul Shakoor Hatifie, In‐service Training Manager, MSH/LMG 7. Dr. Mir Omar Masoud Atefi, Technical consultant, JICA 8. Dr. Atiqullah Ebadi, Training Coordinator, RHD, MoPH 9. Dr. Rahila Juya, Gender Manager, HPP 10. Dr. Abdul Marouf Jalil, Head of Monitoring, M&E Directorate, MoPH 11. Dr. Sanaullah Sana, M&E Consultant, M&E Directorate, MoPH  12. Ms. Zakia Mohammadi, In‐service Training Officer, GDHR, MoPH 13. Dr. Lotfullah Shafa, MIS Manager, HMIS, MoPH  

  I extend my sincere thanks to Dr. Jan Mohammad Jebran, Capacity Building Director, for his overall guidance and support throughout the process.   Finally,  the  General  Directorate  of  Human  Resources  and  the  Capacity  Building  Committee  express  their appreciation  for the financial support provided by USAID and the regular technical support by the MSH/LMG project.   

 Dr. Ihsanullah Shahir General Director of Human Resources Ministry of Public Health 

  

      

Page 5: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  4 

INTRODUCTION During  the  last  decade,  almost  all  training  programs  for  capacity  building  of  health  sector  personnel were managed by different organizations; there was no proper planning for training programs at the national level. The  quality  of  provided  services  has  always  been  a  challenge within  the  country,  and  there was  a  lack  of standardized procedures to ensure the quality of training services. Another critical challenge towards in‐service training programs was the  inadequate coordination of programs and existence of program duplication within different training areas.  To  ensure  proper  in‐service  training  program  planning,  implementation,  coordination  and  follow‐up,  the MoPH,  led  by  the  General  Directorate  of  Human  Resources,  decided  to  develop  the  In‐service  Training Guideline to assist in‐service training providers (Governmental and Non‐governmental) in providing quality and coordinated training services, as well as providing a more effective contribution to the  improvement of HRH capacity. The  In‐service Training Guideline also aims to enhance  the quality of services provided by qualified health personnel at the national level.  The  main  purposes  of  this  guideline  are  to:  1)  provide  all  in‐service  training  stakeholders  with  specific directions  for  the provision of standardized and unified  in‐service  training programs; 2)  Improve national  in‐service training planning, coordination, and management of training programs at the national level; 3) Ensure quality of provided in‐service training programs; and 4) Enhance the capacity of MoPH in‐service training data management and utilization.  In general, the guideline focuses on three major phases of in‐service training, described in three chapters: the Pre‐training Phase  in Chapter One, the During‐Training Phase  in Chapter Two, and the Post‐Training Phase  in Chapter  Three.  Each  chapter  is  divided  into  two  main  sections:  General  Directions  and  MoPH  Standard Procedures.   In Chapter One,  the document explains  the pre‐training general directions and MoPH  standard procedures, including  the  training  needs  assessment  and  pre‐training  planning.  Chapter  Two  discusses  the  general directions  and  MoPH  procedures  for  the  during‐training  phase  including  the  training  logistics,  roles, responsibilities, use of lesson plans, assessments, training evaluation, planning for post training follow‐up, and certification.  Finally,  the  last chapter explains  the general directions and MoPH standard procedures  for  the post‐training phase, including training assessments and evaluation analysis, reporting, and post training follow‐up.  

Page 6: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  5 

CHAPTERONE:PRE‐TRAININGPHASE 

 

I. Training Needs Assessment (Identify and Analyze the Training Needs)  

A. General Information:  

1. What is Training Needs Assessment (TNA)? Definition: A Training Needs Assessment (or TNA) is a systematic exploration of the way things are and the way they should be. These “things” are usually associated with  individual or organizational performance. A TNA  is conducted when an organization has decided as part of its own policy that training should be provided for its staff members or may be a solution to its problems. 

 A training/learning needs assessment  is a review of  learning and development needs for staff and volunteers within  an organization.  It  considers  the  skills,  knowledge  and  behaviors  that  staff  need,  as well  as  how  to develop them effectively.  

2. Why conduct a TNA? A  TNA  is  the  starting  point  for  the  decision  about  an  intervention  or  an  investment  in  human  resource development. A TNA is conducted to identify training goals – areas of knowledge or skills that training should accomplish with  learners  in order to meet organizational goals  (usually  in terms of a performance standard). Usually this phase also  includes  identifying when training should occur and who should attend as  learners.  It makes sense to carry out a TNA to ensure that costs directly associated with training plus costs due to loss of work time are  justified.  It  is tempting to overlook this question of cost  justification when money provided  is done so through a grant making process. However, the questions of opportunity cost and loss of work time are very serious ones  for organizations working with vulnerable people  in development situations and so should never be dismissed lightly. 

 

3. How is it done?  A TNA is comprised of following five basic steps: 

1. Perform a gap analysis 2. Identify priorities and importance 3. Identify causes of performance problems and/or opportunities 4. Identify possible solutions and growth opportunities 5. Present your findings  

 The methods that can be used for gap analysis and identifying learning needs include: 

1. Analysis of existing strategies and plan to identify what skills are needed for delivery 2. Questionnaires ‐ paper based or online 3. One‐to‐one interviews 4. Focus groups ‐ facilitated small group discussions with a representative sample of people 

 The outcome of the TNA should be a robust learning and development plan, based on research and  linked to organizational, team, and individual objectives. 

 Some of the questions that you might like to ask before undertaking an analysis of learning needs are: 

1. Do we have a strategic and organizational plan? 2. Do we have an appraisal system in place? 3. Do all staff have an up to date job description? 4. Do all staff have written objectives? 5. Do we have a competency framework in place? 6. Do we have a training strategy and/or a stated commitment to the value of learning and development   

for our staff/volunteers and trustees? 

Page 7: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  6 

7. Do we have processes (formal and informal) in place for effective consultation across the organization?  

The more questions that you can answer yes to, the easier it will be to undertake a TNA.  

Organizational TNA should ideally be undertaken at three levels:  Organizational level  Team/Departmental level  Individual level   

 These three levels are inter‐linked, and using this structure will help ensure a balanced analysis that takes into account the big picture as well as the specific needs of individuals.   

Organizational Level  

Training/learning  needs  analysis  at  this  level  should  start with  a  review  of  the  organization’s  strategic  and operational plans. If you do not already have a strategic planning process in place, it is recommended that you carry  out  one  using  a  tool  such  as  a  SWOT  analysis.  This  analysis  looks  at  the  strengths,  weaknesses, opportunities, and threats facing your organization.  The more people that you can involve in identifying this data the better: managers, staff, and volunteers can all bring a different perspective and contribute to a deeper analysis. 

 Once you have a strategic picture of the organization’s objectives, performance, and future direction, you can review  this  from  the perspective of  the knowledge,  skills, and behaviors  that  can help your organization  to build on its strengths and address weaknesses.  

  

       

 

                   

Page 8: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  7 

Team/Departmental Level  

Analysis of  learning needs should also be undertaken at department/team  level.  If you are  in a management role, this means reviewing the skills needs within your team and measuring those skills against the team’s own objectives.  

 It  will  involve  taking  into  account  both  the  needs  of  individuals,  but  also  anything  that  can  help  your department or team to work together as effectively as possible. 

 A  key  tool  for  identifying  learning  needs  at  this  level  is  appraisals  or  performance  reviews.  Normally undertaken annually, appraisal provides an opportunity to review work objectives  for the previous year, and agree  on  objectives  for  the  year  ahead.  Think  about  how  you  can  support  your  staff  (or  volunteers  if appropriate) in identifying learning needs related to these objectives.  Appraisal  form  design  should  include  a  section  dedicated  to  learning  and  development.  This  can  be  kept separate from other areas of the appraisal form, so that information on training requirements can be included in the training and development plan, without making confidential information from the appraisal available to whoever is working on the plan. 

 Relying  on  an  annual  appraisal  to  identify  learning  needs  will  not  allow  for  the  flexibility  of  addressing challenges as they arise, so think about how you might build in more frequent reviews, for example, as part of regular supervision sessions. 

 

Skills for Managers 

In order for training needs analysis to be effective, managers will need to have the necessary knowledge and skills to work with staff and/or volunteers to help them identify their needs and how to meet them.  You might  consider using  a  competency  framework  as  a basis  for  job design,  appraisal,  and  training needs analysis. Competencies are statements of effective behavior in meeting a particular outcome. You can develop competencies internally, or draw on existing competencies as a starting point.  People may well have knowledge and skills that are not fully demonstrated within their current jobs, but which could be used in other ways – for example in mentoring new members of staff.  It may  be  that many  learning  needs  can  be  dealt  with  on  a  team  level;  for  example,  through  cascading information at team meetings. However, this is more likely to be effective if it takes place within a system and culture that makes it easy for people to identify and ask for support from team members.  Creating a Learning Culture  A learning culture is one in which learning is valued and is embedded across an organization. It takes time and commitment to establish a learning culture. Here are some of the ways in which you can encourage and raise awareness of the value of learning:   Leadership ‐ if senior management and managers can appreciate and become enthusiastic about the value 

of learning and development for both themselves and others, this sets the tone for organizations.   People  learn  a  lot  from  teaching  others  ‐  encourage  people  to  share what  they  know with  others  ‐  in 

writing, at team meetings, at staff conferences and events, informally.  Get  involved  with  initiatives  such  as  Learning  at Work  Day,  which  encourage  people  to  participate  in 

“taster” sessions on topics which may be unrelated to their daily work.  

 

    

Page 9: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  8 

Individual Level  

Appraisal and supervision meetings allow individuals to reflect on their own learning needs in relation to their work objectives. What additional skills and learning do they need in order to improve what they do? 

 It  is  important  to  take  into  account  people’s  career  ambitions  and  personal  development  objectives. With flatter organizational  structures,  there may not be endless opportunities  to move up  the career  ladder, but people are unlikely to remain motivated if there is no progression or challenge built into their work. However, there is also a need to be realistic about what you can offer by way of development opportunities and not to raise expectations too high. 

 Assessment  tools, such as 360‐degree  feedback system, can be helpful  in getting a more  rounded picture of individual performance, and the impact that people are making at different levels within the organization. 

 Identifying learning needs at individual level is not just about what needs to be learnt, it is also about how best to do it. Find out how people have enjoyed and benefited from learning in the past. 

 

  

What needs to be in place?  

There  are  some  basic  supporting  factors  that  will  assist  the  process  of  conducting  a  TNA  within  any organization and that will also enhance its outcome:  Clear organizational and/or project objectives.  Clear organizational and/or project strategies and structure.  Accurate job descriptions.  Clear standards of performance.  Training and development policy and senior level commitment to it.  An organizational  culture  that  values  learning  and  does not  view  training  as  an  ‘extra’  incentive or 

reward not necessarily related to organizational need.  

An organizational assessment process may determine the organizational development needs associated with this  list  and  would  itself  contribute  to  the  identification  performance  'gaps'  or  needs.  However,  many organizations will  not  have  all  these  elements  formally  in  place  nor  be  in  a  position  to  carry  out  a  partial organizational  assessment.  This  should  not  stop  you  from  conducting  a  training  need  analysis;  often information on organizational goals, standards of performance, etc. exists informally. 

 As with other aspects of development,  the people with  the needs are  the best qualified  to define precisely what  these needs are. Any needs analysis that does not give a central role to  those carrying out the work may result in poor decisions based on  inaccurate  information. The organizations that introduce the trainees 

Page 10: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  9 

for any training are required to do the trainees’ selection on the basis of their regular training need assessment and analysis. 

 

B. MoPH TNA Standard Forms and Coordination Procedures:  

1. TNA Standard Forms: There are two components to this section – a description of the  form itself and a description of the summary sheet. Examples of both are provided. 

 TNA Standard Form: Purpose of the  form: This  form  is designed to be used  for health staff training needs analysis, recording the individual health personnel TNA findings, and recording the need for different training programs. This form will be  completed after an analysis of  the  staff  training needs by  the employee, his/her  supervisor, and his/her Human Resources  (HR)  representative.  The  supervisor will  then  submit  the  form  to department heads  and managers for compilation at the department level and for further analysis.  

 Layout of the form: This document is a five‐page form, printed on A‐4 paper.    Instructions: The form contains following sections in each row:  

i. Personnel bio data ii. Education and work experience iii. Trainings Attended (workshops, seminars) iv. Language Skills v. Computer Skills vi. Knowledge of Civil Services Rules, Regulations, Directions and Guidelines vii. Analysis  of  training  needs  based  on  organization  goals,  team  requirements,  and  staff  personal development objectives  

viii. Signatures     ‐ Staff signature   ‐ Supervisor signature: A direct supervisor should sign   ‐ HR representative signature  Personnel bio data: Under this section, general staff  information will be recorded. The  information contains the following: 

i. Family Name ii. Father’s Name iii. Sex iv. Date of Birth v. Permanent Address vi. Current Address vii. Marital Status viii. ID Number (Tazkira) ix. HR ID (Human Resources ID) x. Contact number 

 Education and work experience: The supervisor will  record  the supervisee’s education and work experience information in this section. The required information under this section is comprised of the following: 

i. Education: ‐ Institution(s) attended ‐ Education level  ‐ Specialization ‐ Duration 

ii. Current Employment: ‐ Current Position ‐ Job Grade ‐ Position Objectives (based on job description) 

Page 11: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  10 

‐ Key Responsibilities (main responsibilities of this position, based on job description) ‐ Ministry/Office ‐ Directorate ‐ Duration of position (how long he/she has had this position) 

 Trainings  Attended  (workshops,  seminars):  Under  this  section,  details  of  trainings  (workshops,  seminars) attended by the supervisee will be recorded. This information contains the following:   Training Title  Training Contents  Duration: the duration should be written by date, not by number of days/months/years  Organizer/Institution 

 Language Skills: The supervisor will record his/her supervisee’s language ability under this section.  This section includes  the  language proficiency  for national  (Dari and Pashtu),  international  (English) and other  languages. The supervisor will select the supervisee’s level of proficiency from the following scale: excellent, good, fair, or poor. The supervisor will select one rating for three separate categories: reading, writing, and speaking. 

 Computer Skills: Under  this section,  the supervisor will  record staff computer skills  ‐ especially  the name of programs ‐ and level of staff competency. 

Awareness of Civil Services Rules, Regulations, Directions, and Guidelines: Under this section, awareness level of supervisee using the rating scale of good, fair, or poor will be recorded by the supervisor. This portion of the form is to be used only for a TNA of government staff. 

Analysis  of  training  needs  based  on  organization  goals,  team  requirements,  and  staff  development objectives: The  supervisor will  start  the analysis of  the  supervisee’s  training needs with a discussion on  the following three questions:  What organizational goals do you endeavor to contribute to?  What are the areas  that you need to  improve your skills, knowledge, and attitudes  in order  to work 

better in your team and contribute to achieving team objectives?  What are the personal/development objectives you set during your performance review? 

 After completing the exercise and getting the answers for aforementioned questions, the supervisor and supervisee will come up with list of short and long‐term trainings for improvement of the supervisee’s performance. This list will aid the supervisee in achieving institution or organization goals, enhancing his/her teamwork and fulfilling his/her personal or development objectives. 

 Signatures:  For  documentation  purposes,  the  form  will  need  to  be  signed  by  all  involved  parties:  the supervisee, his/her direct supervisor, and the supervisee’s HR representative.  

 Data  Sources:  The  data  source  for  this  form  will  be  the  supervisees’  given  information.  The  information received from supervisee will be recorded in this form without any addition or omission.  Preparation: supervisors will complete this form during the TNA of their supervisees. 

Page 12: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  11 

 

 

Page 13: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  12 

  

  

Page 14: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  13 

  

Submission Guidelines: The team supervisor is responsible for conducting a TNA of their staff. The supervisor and supervisee, in the presence of a HR representative, will analyze the supervisee’s training needs and will complete the standard TNA form. At the end of the TNA, all parties ‐ including the staff whose training needs were assessed, the supervisor, and the HR representative ‐ will sign the TNA form. The completed forms will be submitted to department/office managers/directors, who will then review and correct the sheet for missing data and other anomalies. The department /office managers/directors will compile the information in the TNA summary sheets for upward submission.     

TNA Summary Sheet:   Purpose of the form: This form is designed to compile and summarize the information previously gathered by supervisors  in  the  TNA  form.  The  summary  sheet  will  be  prepared  by  department/directorate managers/directors and will be submitted to the HR/HRMIS department for compilation and further analysis. The information will then be fed into a TNA database and submitted to provincial public health directorates at the provincial level and to HRMIS departments at the central  level. The provincial public health directorate (a focal point for HRMIS) will submit the compiled data to the MoPH Central HRMIS Department. The information for all provinces will be compiled by the HRMIS department and will be shared to all technical departments for the purpose of planning trainings.  

 Layout  of  the  form:  The  sheet  is  printed  on  A‐4  paper.  The  size  of  the  sheet  varies  based  on  number  of employees who complete the TNA.   

 Data  Sources:  The  data  source  for  this  summary  sheet  is  the  TNA  forms  completed  for  the  organization’s employees. The  information  in  the TNA  forms will be compiled and summarized  into  the summary sheet by managers and directors without any addition or omission. 

 Preparation: This summary sheet will be completed by the organization’s managers and directors. 

 

Page 15: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  14 

Instructions: Once the TNA forms are complete, they will need to be complied and summarized  into the TNA summary sheet. Information for each employee that underwent the TNA should be complied in the summary sheet and should include the following: 

i. Name ii. Family Name iii. Father’s Name iv. Sex v. Title: Current title of employee’s job position vi. Grade vii. Directorate/Department employee works under viii. Phone: Work telephone number ix. Required training program title (as identified in TNA form) 

 Submission Guidelines: The TNA summary sheet will be submitted to an appointed HMIS/HRMIS focal person within  the organization. After compiling and verifying  that  the  information on  the sheet  is correct, the  focal person will then submit the sheet to the central MoPH HMIS/HRMIS Department. The HRMIS Department will analyze and  filter  the TNA data by  thematic areas, which will  then be  shared with  relevant MoPH  technical departments/directorates to be used for the planning of in‐service trainings. 

 Standard  Coordination  Procedures:  The  details  of  TNA  coordination  are  detailed below. 

 General Steps:    Supervisors will be responsible for undertaking the training needs assessment of their supervisees and 

the analysis at all levels.  After the analysis, the supervisors will summarize the information into the TNA summary sheet.  The completed summary sheet will be submitted to the appropriate higher‐level organization 

manager/director.  The manager/director will conduct an analysis of the TNA results, compile the TNA summary sheets, 

and submit to the information management focal point.  The information will be fed into the TNA database, sent to the next reporting level, and then sent to 

the central MoPH HRMIS and IST departments for further analysis and storage at the national level.  The information will be shared with all technical departments for preparation of the in‐service training 

thematic annual plan.  The in‐service training thematic annual plan will be prepared through a joint effort of MoPH technical 

departments and stakeholders, under the leadership of the in‐service training department.   

Page 16: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  15 

TNA Frequency and Data Flow:   The TNA will be planned and undertaken on bi‐annual basis. Each employee will be assessed once in every two years; the findings from this TNA will be used to determine organization, team, and personnel training needs. The  findings will also aid  in  the preparation of  staff  in‐service  training plans. Supervisors at all  levels of  the organization are required to conduct the TNA of their respective staff, analyze the information, summarize TNA information into the TNA summary sheet, and identify personnel in‐service training requirements.   

 Organizations  (governmental, non‐governmental and private) working under  the health  sector umbrella will need  to enter  the TNA  information  into MoPH Training Database  (hub) and  submit  the data  to  the MoPH, General  Directorate  of  Human  Resources,  HRMIS  Department.    After  this  step  is  complete,  the  HRMIS Department, in coordination with the GDHR Capacity Building Directorate In‐service Training Department, will analyze and  filter the TNA data by thematic areas. This  information will then be shared with relevant MoPH technical departments/directorates to be used for the planning of in‐service trainings.  

 The  final  follow‐up  in  the  coordination of  the MoPH  technical departments,  IST providers,  and  IST  receiver organizations is to develop an in‐service training thematic annual plan for each training area. The plans will be submitted to the In‐service Capacity Building Directorate’s Training Department for preparation of an in‐service training integrated annual plan, which will be shared with IST stakeholders. 

  

Page 17: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  16 

 Data banking, Cleaning, Analysis and Reporting at Different Levels:  

 The collected information from the annual TNA should be cleaned, analyzed, and utilized for planning at all levels. Each organization should have a focal point person to manage TNA information and reporting. The MoPH will maintain a database within the HRMIS Department, where national‐level TNA information will be complied and stored.  

 TNA Information Use for Planning: 

 The collected TNA  information will assist organizations  in  identifying  the  in‐service training  requirements  for personnel. In coordination with available IST providers, organizations will develop an annual in‐service training plan for employees.  The IST providers will then submit their final in‐service training annual plan to the relevant MoPH technical departments/directorates for approval on an annual basis. Based on the submitted IST annual plan, the MoPH technical departments will develop their  in‐service training thematic annual plan that will be then submitted to the IST department for preparation of a IST integrated annual plan.  Within this process, the information  and  prepared  plans  need  to  be  analyzed;  feedback  should  be  provided  to  lower  levels  for improvement of IST planning at the national level.  

II.  Pre‐Training Planning   

A. General Information:  

Pre‐training  planning  explores  the planning of  a  specific  training  session  and  includes  guidelines on  setting objectives  and  content,  identifying  resources  requirements  and  appropriate methodologies,  and  includes  a pre‐formatted example of how a session plan might look on paper.  The main steps in the pre‐training phase include the following: 

1. Develop objectives for learning 2. Develop training course syllabus 3. Plan for trainee assessment 4. Select training methods 5. Select and adapt learning materials (having an MoPH‐approved Learning Resource Package) 6. Develop a course schedule 7. Prepare teaching environment 

 

1. Develop Objectives for Learning 

Write Course Objectives 

The course objectives  relate directly  to  the  core competencies  required  for an academic program. A course objective is fairly broad and may encompass knowledge, skill, and attitude components. Consider the following course objective: 

Objective: After completing this course, the trainee will be able to assess, classify, and treat a sick child in an effective and integrated manner. 

 

Assessing, classifying, and treating a sick child will clearly involve specific knowledge. The trainee must also be able to perform specific skills; the interaction and communication with the sick child and family members will require certain attitudes. Note also that this course objective clearly  indicates that the trainee will be able to treat a sick child, not just “know” how to do this. This means that the trainee must have access to sick children during  the  course  in  order  to  demonstrate  competence.  From  the  course  instructor’s  perspective,  course objectives provide a great deal of information about what will be taught during the course. From the trainees’ perspective, course objectives provide a clear picture of what they should know and be able to do when they complete the course. 

Page 18: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  17 

Each course objective should include the following three pieces of information: 

1. When to demonstrate the knowledge or perform the skill: Course objectives should specify when the  trainee  should  demonstrate  the  expected  level  of  knowledge  or  skill  for  example:  “After completing  this  course,”  “After  completing  this  clinical  rotation,”  and  “After  completing  this lesson.” 

 2. Who will demonstrate competency: The course objective states the person who will demonstrate 

competency. This will usually be the “trainee.”  

3. What will be demonstrated? This is the heart of the course objective. It describes the knowledge, skills,  and  attitudes  the  trainee  is expected  to  acquire during  the  course. These  statements  are based  on  the  main  topics  being  presented  throughout  the  course.  You  may  also  base  these statements  on  textbook  content,  specific  assignments,  or  core  competencies  the  trainee  will acquire and demonstrate during your course. The statement should begin with an action word, for example:  Assist with a normal childbirth 

Assess and classify the sick child 

Administer the chosen family planning method 

Provide counseling and testing services for people with HIV/AIDS 

The following example includes all three components of a course objective. Each component is in bold: 

Example: After completing this course, the trainee will be able to assist with a normal childbirth. 

In addition to  its three basic components, a course objective may or may not  include an evaluation criterion. This is a description of how well the performance must be demonstrated, or the performance standard. This evaluation  component  is known as  the objective’s  standard or  criterion of performance.  In any given area, expect that there will be some skills  in which trainees should show a high degree of competence and others with which they may show only familiarity. 

Consider these examples of standards:  According to the standards presented in the course materials  According to the clinical protocol or checklist  With at least 97 percent accuracy 

 Example: After completing this course, the trainee will be able to assist with a normal birth according to the checklist for normal childbirth. 

Many of  the  course objectives  you write will  not  contain  criterion  statements, because overall  assessment criteria and methods are often presented in the syllabus. 

Write Supporting Objectives 

As noted earlier, supporting objectives outline  the knowledge, skills, and attitudes a  trainee must master  to achieve  a  course  objective.  Supporting  objectives  are  used  to  determine  the  content  of  the  course,  the teaching methods and materials needed to deliver the content, and the methods and materials to assess the competency of trainees.  

The  format  for writing supporting objectives  is quite simple. There are  two basic components  that make up supporting objectives: 

Specific action  to be  taken. The specific action describes what  the  trainees must do  to demonstrate competence.  Common  action  verbs  for  learning  objectives  are  shown  below  table.  The  table  also includes words or expressions  to avoid because  they are open  to  interpretation and  are difficult  to measure. 

Object of the action. The object of the action is the specific information, skill, or attitude the trainees are expected to know or demonstrate to meet the course objective.  

 

Page 19: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  18 

Following are some examples of supporting objectives:  Demonstrate how to put a condom on a penis model.  Identify  the  signs  and  symptoms  for  each  severe  classification  in  the  Integrated Management  of 

Childhood Illness (IMCI) clinical guidelines.  Action Verbs for Learning Objectives 

KNOWLEDGE AREA  SKILL AREA  ATTITUDE AREA  WORDS TO AVOID 

ADOPT, ANALYZE, CATEGORIZE, CLASSIFY, COMPARE, COMPILE, CONTRAST, DESCRIBE, DEVISE, DIFFERENTIATE, DISCRIMINATE, ESTIMATE, EVALUATE, EXPLAIN, INTERPRET, LIST, ORGANIZE, PREDICT, RECOGNIZE, SHOW, SOLVE, SUMMARIZE, TABULATE 

ADJUST, ARRANGE, ASSEMBLE, DEMONSTRATE, FOLLOW, IDENTIFY, INSERT, INSPECT, LOCATE, MODEL, ORGANIZE, PERFORM, PLACE, POINT TO, PRACTICE, PREPARE, REMOVE, SORT  

ACCEPT, ASK, ASSIST, ATTEND TO, CHOOSE, COMPLY, CONFORM, CONTRIBUTE, COOPERATE, DEFEND, DEMONSTRATE, DISPLAY, FOLLOW, HELP, INITIATE, JOIN, LISTEN, OBSERVE, PARTICIPATE, PRACTICE, PROPOSE, REPORT, SHARE, SUGGEST, SUPPORT, USE 

APPRECIATE, BELIEVE, INTERNALIZE, KNOW, REALIZE, UNDERSTAND 

 The action verbs you select for your supporting objectives have a direct  link to the assessment methods you will use to determine whether trainees have achieved the supporting objectives. For example, if the supporting objective states: “Demonstrate how to give a Depo‐Provera injection,” the trainees will be expected to give the injection. If the objective is written as “Select correct statements concerning the Depo‐Provera injection,” the trainees would need to correctly answer a series of questions about the process. If both of these were listed as supporting objectives, the trainees would be expected to do both in order to demonstrate achievement of the objectives. 

Answering  the  following questions will help you  to determine  the number of knowledge,  skill,  and attitude objectives you will have for your course: 

How many trainees are in your course?  Is there a practical component of your course (i.e., development of skills  in a simulation  lab, working 

with patients in a clinical setting)?  Are there other course instructors or advanced trainees who can assist with skills demonstrations and 

skills practice sessions?  Are  there  other  course  instructors  who  can  assist  with  administering  knowledge  and  skills 

assessments?  Are  there  clinical  instructors  or  preceptors who  can  assist with  skills  demonstrations, practice,  and 

assessments during clinical rotations?  Answering these ‐ and similar questions ‐ will help you finalize the supporting objectives for knowledge, skills, and attitudes for your course. 

Organize Supporting Objectives 

After you have written the supporting objectives for a course objective, place the objectives in an appropriate order. What is best to teach when? Ask yourself, “What is the first thing the trainees will need to know or do to begin  to meet  the  course  objective? What  is  the  second?  The  third?”  Remember  that  the  order  of  the objectives will be similar  to  the order  that you use  to  teach  the content during your course. Think carefully about the specific order used for organizing the supporting objectives. Options include: 

Simple to complex  ‐ Begin with simple objectives and move on to more complex objectives  (the way information is often presented in a textbook). 

Performance order – Place the learning objectives in the order in which the skills would be performed on the job (as in the steps to perform a medical procedure or test). 

Related  objectives  –  Combine  related  objectives  (such  as  counseling  and  family  planning administration) so that the information given builds on the previous sessions. 

Page 20: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  19 

 

2. Training Syllabus (Lesson Plan)  

A training course consists of a series of learning sessions on a particular topic (e.g., emergency obstetric care or basic newborn care) within an academic/training program (e.g., Newborn Care Certificate). A syllabus serves as the design document for a training course and provides all the basic information about the course. A syllabus is typically given to trainees on the first day of class and includes the following information: 

Training course title and description  Training course main and supporting objectives  Training course prerequisites  Training course logistics:  

Location 

Length 

Dates of the course  Description of teaching methods  Description of learning materials  Description of assignments  Description of trainee assessment method  Attendance criteria  Course schedule 

 The syllabus should accurately describe the course content and objectives. This helps you plan a course that will meet the needs of the trainees, helps trainees understand what to expect, and also what will be expected of them.  

 You may be responsible for planning an entire course or a portion of a course, such as a focus on a special topic or a 1‐week clinical rotation. Ideally, you will coordinate with other course instructors involved in the course to develop a combined syllabus using the information below. If that is not possible, you may create a syllabus for the portion of the course for which you are responsible. Apply the same principles, whether creating a syllabus for a complete course or only a portion of a course. 

 

3. Plan for Trainee Assessment  

Assessing trainees’ achievement  is one of your most  important tasks as a course  instructor.  It  is a challenge, because there should be a direct relationship between  learning objectives and the trainee assessment. Have you ever taken a test that did not address the information you learned in the course? This happens quite often and  is  very  frustrating  for  trainees.  The  course  instructor  has  the  responsibility  to  focus  examinations  on expected learning objectives and balancing the assessment of knowledge, skills, and attitudes using a variety of appropriate assessment methods. 

 The main  purpose  of  an  assessment  is  to  improve  trainees’  learning.  This  is more  likely  to  happen  if  the assessment is closely integrated with the teaching content and is guided by a basic set of criteria.   

As a general guide, effective assessment requires:  Clear definition of learning objectives  Use of a variety of appropriate assessment procedures or methods  Close agreement among the learning objectives, assessment tasks, and assessment methods  An adequate sample of trainees’ performance  Procedures that are fair to everyone  Clear criteria for judging successful performance  Feedback to trainees that emphasizes strengths of performance and areas to be improved 

Support of a comprehensive grading and reporting system   Historically,  trainee  assessments  have  focused  on  measuring  the  trainees’  knowledge  through  written assignments and tests.  It has now been recognized that trainees also need to demonstrate appropriate skills 

Page 21: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  20 

and attitudes in order to provide high‐quality health services. Skills and attitudes generally cannot be assessed through written  examinations.  Instead,  they must  be  demonstrated  by  the  trainee  and  either  reported  by trainee or observed by another person.   In addition, assessment can: 

Help course instructors decide if trainees should progress to the next stage of study 

Motivate trainees by providing feedback on their progress 

Determine if the course is meeting its objectives 

Ensure that important subjects are given priority within the course 

Offer evidence to national regulating authorities that standards are being met 

Assessment has a direct effect on trainees’ learning. When the progress of trainees through a course is based on  their  passing  assessments,  they will  focus  on  learning  the material  on  which  they will  be  assessed.  If material  is  taught but  trainees are not assessed on  it,  trainees will see no  reason  to  focus on  that material. Therefore, from the trainees’ perspective, if the content is in the examinations, it is important; if it is not in the examinations, it is not important.  Assessment can be used to improve teaching. If many trainees perform poorly in the same part of the course, the content may be confusing due to the  inadequate definition of  learning objectives,  inappropriate teaching methods, poorly designed  learning materials, or poorly developed  knowledge and  skills  assessments. These weaknesses should be addressed in order to improve teaching and trainees’ learning.  

 

 

In self‐assessment, trainees assess their own performance. Of course, self‐assessment should be used only for part of the course, and course  instructors or external examiners will decide whether trainees should pass or fail. Nevertheless, self‐assessment gives trainees experience in assessing themselves, something that they will need to do on the job after graduation. The ability to make realistic evaluations of the quality of one’s work is a skill  that  every  graduating  healthcare  professional  should  have.  This  form  of  evaluation  is  usually  a fundamental component of problem‐based learning. In addition, it helps save time and gives trainees a greater sense of responsibility. To do self‐assessment, trainees need clear guidance about the tasks required and the standards to be met. For example, you might ask trainees to plot the weight of 10 children on a weight for age chart. Trainees  can  compare  their  results with  the  correct answers and  learn  if  their work was  satisfactory. Cheating  is  not  a  problem,  because  the  purpose  of  self‐assessment  is  to  learn,  not  to  score  points  on  an examination. Maintaining a journal or log of clinical experiences, which is shared with the course instructor at designated  intervals, also provides an opportunity for trainees to gauge their progress  in all types of  learning objectives (i.e., knowledge, skills, and attitudes).  

In  addition  to  self‐assessment,  trainees  can  assess  each  other.  This  is  called  peer  assessment.  Again,  this method cannot be used  to determine whether trainees pass or  fail at  the end of  the course, but  it  is a very good method to help trainees learn. For example, you may ask trainees to follow written instructions ‐ such as those for a competency‐based learning tool ‐ for performing a skill. While one trainee attempts to perform the 

Who Should Assess Trainees? Typically  course  instructors,  tutors,  clinical  instructors, or  external  examiners  assess  trainees.  The more frequently  trainees  are  assessed,  the  more  opportunities  they  have  to  learn  and  improve  their performance.  But  frequent  assessments  require  that  course  instructors  spend  a  lot  of  time  and  effort planning  and  organizing  them.  One  way  to  increase  the  frequency  of  assessments  is  through  self‐assessment and peer assessment. 

Why Do We Assess Trainees? Assessment is used to determine whether trainees have achieved the learning objectives for a course. In other words, we  assess  trainees  to  find out  if  they have  acquired  the expected  knowledge,  skills,  and attitudes. 

Page 22: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  21 

skill,  the  other  watches  and  comments.  The  trainees  then  switch  roles.  Peer  assessment  can  give  more meaning and relevance to field experiences, because trainees can watch, advice, and supervise each other.  

Assessment  Terminology: On  the  surface,  trainee  assessment  seems  easy.  Course  instructors  simply write exams and give them to trainees.  It  is more complex than that, however. Planning and administering trainee assessments  require an understanding of  some key  terms and concepts.  In  this section,  the  following  terms related to planning and administering trainee assessments are defined: 

Validity 

Reliability 

Feasibility 

Objectivity 

Criterion‐referenced 

Formative assessment 

Summative assessment  

Two of the most important characteristics of a well‐designed assessment or test are validity and reliability, as described below. 

 Validity: Does the test measure what it is supposed to measure? Validity is concerned with getting test results that are appropriate, meaningful, and useful. An assessment  is  valid  if  it adequately measures whether  the knowledge,  skill,  and  attitude  objectives  of  the  course  have  been met.  Therefore,  when  planning  for  an assessment, the first question to ask  is, “What are the  learning objectives?”  If you clearly define the  learning objectives  of  the  course,  carefully  outline  the  related  subject matter,  and  then  construct  a  representative sample of relevant test items, the results of the examination are likely to be valid.  

 To check the validity of an examination, ask the following questions:   Does the assessment reflect the course objectives? In other words, can test items be traced back to the 

learning objectives for the course?  Does  the  assessment  cover  the  content  in  a  representative manner?  If  you use  several  assessment 

methods (e.g., written test, observation of trainees, trainee reports), does the combination of methods address the content in a comprehensive manner? 

Do the test  items have the appropriate balance? For example,  if you spent 25 percent of the course time on one course objective, trainees would expect that approximately 25 percent of the assessment would relate to that objective. Assume that during your course you demonstrate several clinical skills. If  one  of  these  skills  is  rarely  performed  on  the  job  and was  demonstrated  for  information  only, trainees would not expect to demonstrate competence in this skill during an assessment. 

Is  the assessment method appropriate  for  the objective? For example,  if a  learning objective  states that trainees must be able to perform a specific skill competently, the appropriate assessment method would be to observe the trainees performing the skill. It would not be appropriate to use a written test to measure the trainees’ competence in a skill. 

 Reliability: Does the test produce consistent results? An assessment is reliable when it consistently measures what it is designed to measure. A reliable assessment should obtain similar results if the same trainees take the exam more  than once.  For  example,  if  a  trainee  scores 80 percent  the  first  time  taking  a written  test,  the trainee should achieve a similar score on retaking the test shortly thereafter. In addition, a reliable assessment should obtain similar results when different observers or examiners assess the same trainee. For example,  if one  course  instructor  gives  a  grade of 40 percent  to  a  trainee’s  answer  to an essay question,  and  another course  instructor  gives  the  same  answer  a  grade of 85 percent,  that question  is not  a  reliable  assessment. Reliability is closely linked to objectivity (see below).  

 Features of Valid and Reliable Assessments 

Page 23: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  22 

Desirable Features of Valid and Reliable Assessments 

There is a clearly specified set of learning outcomes. 

Assessment tasks are matched to the stated learning outcomes. 

Assessment tasks are a representative sample of the stated learning outcomes. 

Assessment tasks are the appropriate level of difficulty. 

Assessment tasks effectively distinguish between achievers and non‐achievers. 

There  are  a  sufficient  number  of  assessment  tasks  (or  opportunities  for  assessment)  to  produce  an adequate sample of achievement, provide dependable results, and allow for meaningful  interpretation of results. 

Clear instructions are given for the administration, scoring, and interpretation of the assessment results. 

 

Feasibility:  Is  the  test practical  in  terms of  the  time  and  resources needed?  In  addition  to being  valid  and reliable,  assessments  should  be  relatively  easy  to  administer.  Some  assessment  methods  such  as  direct observation  or  objective  structured  clinical  examinations  (OSCE)  require  individual  observation  and  can  be challenging with  large numbers of  trainees. Written examinations may  require  less effort  to administer and score,  but  do  not  address  skills  competency.  The  aim  is  to  carefully  select  an  appropriate  combination  of assessment methods that can be feasibly implemented.  

Objectivity: An objective assessment  is one that  is free of bias. For example, two different course  instructors can  score  a  response  to  a multiple‐choice  question  and  the  results  should  be  the  same.  The  same  two instructors  may  score  a  response  to  an  essay  question  and  arrive  at  different  results,  because  their backgrounds  and  personal  judgments  or  opinions  will  influence  the  process.  An  assessment  method  is considered objective if the instructor’s judgment or personal opinion cannot affect the score. Some assessment methods,  such  as  observing  trainees  as  they  perform  certain  skills,  will  have  an  element  of  subjectivity. Objectivity can be  increased, however, by using scoring aids such as skills checklists, examples of answers to questions, and the like. Objective tests are preferred and improve the reliability of assessments.  Criterion‐referenced  assessment:  A  criterion‐referenced  assessment  is  scored  based  on  clear  criteria;  these criteria are  found  in  the  learning objectives  for  the course.  In other words,  the  trainee  is being  tested against predefined  performance  criteria  and  not  against  other  trainees.  A  norm‐referenced  test  is  one  in which  the trainees are compared with one another to develop a ranking of trainees. Although there are some appropriate uses of norm‐referenced tests, criterion‐referenced tests are recommended. Below are some of the benefits of a criterion‐referenced assessment:  It aids learning by clearly defining learning expectations. Trainees pass because they meet a standard, 

not because they perform better in relation to their peers.  It encourages cooperation rather than competition. Trainees help one another to meet the objectives 

rather than compete against one another.  It assists course instructors to become better educators by encouraging them to define in writing their 

expectations and standards for performance.  

Formative  assessment:  Formative  assessment  measures  trainees’  progress  throughout  the  course.  The purpose  of  formative  assessment  is  to  help  trainees  improve  their  performance.  It  gives  trainees  an opportunity  to  apply new  knowledge,  skills,  and  attitudes  and  to  receive  feedback  from  course  instructors. Formative assessment also reinforces important or difficult content areas. It can be done in nearly all learning environments,  including the classroom, simulated practice environment, and clinic. Course  instructors should use a variety of formative assessment methods to help trainees prepare for summative assessments.  

Page 24: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  23 

Summative  assessment:  Summative  assessment  is  the  formal  assessment  of  a  trainee’s  achievement  at scheduled points during the course. Summative assessments assign a grade or mark to the  trainee’s  level of competence  in  key  learning objectives.  Typically,  the  results of  summative  assessments  are used  to decide whether a trainee can complete a course, move on to another course in the academic program, or graduate.  

What  is  the  difference  between  formative  and  summative  assessment?  Actually,  the  same  assessment procedures  or  methods  can  be  used  for  both.  The  factor  that  distinguishes  formative  from  summative assessment  is how the results of the assessment are used.  In a formative assessment, the results are used to give feedback to trainees, help them improve their performance, and help them prepare for later assessments. In a  summative assessment,  the  results are  recorded and used  to determine  if  the  trainee  should pass  the course. A good assessment strategy will involve frequent formative assessments of key or difficult knowledge, skills, and attitudes before the trainees complete a summative assessment.  

With both types of assessment, course instructors should give clear feedback to trainees about what they have done well  and what  they need  to  improve. Remember  that  the  goal of  assessment  is  to  improve  trainees’ learning. If a trainee fails an assessment, provide the trainee with feedback, additional practice opportunities, and, if possible, another attempt to master the material.  

Select Assessment Methods 

  The  learning  objectives  for  your  course  should  guide  the  selection  of appropriate  assessment  procedures  or  methods.  Will  the  assessmentmeasure understanding of a  subject  (i.e.,  knowledge), or  the ability  to dosomething (i.e., skills)? Will  it measure opinions or feelings (i.e., attitudes)?Or will  it  assess  a  combination of  these? Will  it help  trainees  to  improve their  performance  by  providing  feedback  (i.e.,  formative  assessment),  ordetermine  if  a  trainee  should  move  to  the  next  stage  of  studies  (i.e., summative assessment)? Because it can be very difficult to assess attitudes separately  (e.g.,  the  trainee  is  respectful  of  patients),  it  is  recommended that attitudes be assessed as part of  the demonstration of  skills  (e.g.,  thetrainee’s ability to greet patients in a respectful manner). 

 

Assessing Attitudes 

Our goal  is to develop  future healthcare providers who demonstrate appropriate knowledge, skills, and  attitudes.  Attitudes  are  opinions  or  feelings.  How  do  we  assess  attitudes?  As  individuals, healthcare  providers  will  have  their  own  attitudes  and  opinions.  For  example,  a  nurse  might disapprove of sexual intercourse outside of marriage, but her job may require that she provide family planning methods to unmarried adolescents. Healthcare providers have a right to their own opinions, but they must demonstrate through their behavior a nonjudgmental and accepting attitude toward all patients.  For  this  reason, demonstrated  attitudes,  rather  than personal  thoughts  and opinions, should be assessed. Do trainees demonstrate acceptance and respect through their verbal and non‐verbal  behaviors with  patients?  Demonstrated  attitudes  usually  can  be measured with  the  same types of assessment methods as those used for skills. 

 

How  do  you  choose which  learning  objectives  to  assess?  Ideally,  you  should  assess  all  of  the  supporting objectives of a course. That, however, can be challenging. For example, the course may have a large number of skills objectives, or a  large number of  trainees. Will  it be possible  to observe each  trainee performing every skill? Probably not. To help you decide what to assess,  look at each supporting objective and think about the best way to measure whether or not trainees have achieved the objective. As you do this, you may discover that it would be very difficult to adequately assess all of your learning objectives. In this case, you might need to revise some of the supporting objectives for the course. 

Page 25: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  24 

In the Develop Objectives for Learning section, you developed a series of supporting objectives for a course. It is now time to look at all of the objectives to decide how you will assess whether each trainee achieved every objective. Answering the following questions may help you decide how to assess trainees’ achievement:  Among the learning objectives, which can you measure through formative assessment?  Which learning objectives can you measure through summative assessment?  Which assessment procedures and methods should you use?  Is it feasible to measure all of the objectives using the assessment methods identified? 

 

You  can  see  some of  commonly used assessment methods  in  following  table. Note  that  these methods are appropriate for both formative and summative assessments.   Commonly Used Methods to Assess Trainees’ Knowledge 

KNOWLEDGE METHODS*  DEFINITION 

Drills, quizzes, and practice tests  Drills  are  verbal  question  and  answer  periods  during  a classroom or  practical  session. Quizzes  and practice  tests  are short  versions  of written  examinations,  and  are  designed  to help prepare trainees for a summative assessment. 

Written exercises  Written  exercises  involve  asking  trainees  to  read  and  then answer questions to check their understanding of the reading. They can also  involve asking  trainees  to  read a case study, or view  a  video,  slides,  or  photographs  and  then  respond  to related questions. 

Case  studies,  clinical  scenarios,  and  patient management problems 

A brief case or  situation  is provided with  information about a situation and several objective questions (e.g., multiple‐choice, short‐answer)  are  asked.  The  trainee  reads  the  scenario  and then answers the series of questions. 

Project reports  The trainee completes a project (e.g., read a chapter or article, interview a patient) and then writes a report. 

Essay examinations  An  essay  question  can  be  written  on  any  subject  and  is  a common type of written examination. Essay questions are easy to  write  and  can  test  the  trainees’  ability  to  organize  and express ideas. 

Objective written examinations  These  include multiple‐choice, true‐false, matching, and short‐answer  assessment  items.  Note  that  course  instructors may work together to develop a set or bank of test  items  linked to learning objectives so that different items can be used on each test. 

Structured practical examinations  The  structured  practical  examination  can  assess  knowledge, skills, and attitudes.  It  is not really an assessment method but rather  an  administrative  structure  in  which  a  variety  of assessment methods  can  be  incorporated.  Typically  trainees rotate  through  a  series  of  stations  where  they  answer questions  (orally  or  written),  or  perform  tasks  under observation. 

Oral examination  Examiners  interview  one  or more  trainees  about  what  they know  about  specific  topics or what  they would do  in  specific situations. This may take place  in a classroom setting or when working with patients. Oral exams have poor  reliability unless well‐structured with  standardized questions and  case  studies. Course  instructors  tend  to  consider  these  examinations  valid, but trainees often do not.  

Clinical rounds  While making rounds in the patient ward, the teacher asks the trainees questions. 

Page 26: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  25 

 

Commonly Used Methods to Assess Trainees’ Skills 

SKILL METHODS*  DEFINITION 

Direct observation  The assessor observes a trainee performing a skill. This may take place in a simulated situation (e.g., role play, anatomic model) or with patients. 

Structured feedback reports  A structured feedback report  is a standardized way to give feedback to trainees  on  their  performance.  Because  a  feedback  report  covers  a period  of  time,  the  sustained  performance  is  assessed  rather  than  a “snapshot” obtained from an examination. 

Logbooks  (casebooks),  learning  journals, and care plans 

The logbook (also called a casebook) contains a list of skills or tasks that trainees  should  be  able  to  perform.  These  tasks  are  the  learning objectives for the course. The trainees are responsible for learning how to do each of the tasks, and when they are ready, they can ask a course instructor, tutor, or clinical instructor to assess their performance.  

The  trainee  maintains  a  learning  journal.  Learning  journals  are documents that include a brief description of the problem encountered, care  or  management  of  the  problem,  and  education  received.  After recording  information regarding one or more patients, the trainee may be asked to write notes or a brief report.  

A care plan  is used to document the patient’s problems, care required, and expected outcomes. 

Structured practical examinations  Objective Structured Clinical Examination (OSCE) is a form of structured practical examination that can be used to assess knowledge, skills, and demonstrated attitudes.  It  is  an approach  to assessment  that  involves creating  a  series of  stations  through which  trainees  rotate  and where they perform certain tasks. 

 

Now that you have written  learning objectives, started to develop your course syllabus, and selected trainee assessment methods, you will select the teaching methods that you will use to help your trainees achieve the objectives.  

4. Select Teaching Methods  

Some  trainees may  learn better  through  listening, others by  reading,  and  still others by  viewing  and doing something at the same time. The next important step in planning for teaching is to select the methods you will use to help trainees learn. The two most critical factors in selecting teaching methods are choosing a variety of methods, and choosing methods that are appropriate for achieving the learning objectives.  

There are a number of  teaching methods  from which you may  choose; many are  covered  in  this guideline. Review these methods and think about how each might be used to achieve the supporting objectives for your course.  For  example,  if  the  learning objective  is  for  trainees  to  list  the  immunization  schedule  for  children under five, an interactive presentation is an appropriate teaching method. However, if the learning objective is for trainees to give immunizations according to the schedule, trainees will need opportunities to practice giving the immunizations, preferably on models first and then with patients.    

When selecting teaching methods, consider the following questions:  Is the method appropriate for the learning objective? Certain teaching methods are more effective for 

helping  learn  new  skills;  others  are more  useful  for  developing  trainees’  knowledge.  For  example, when teaching how to give an injection, you should demonstrate the skill and provide opportunities for practice  rather  than  only  give  a  lecture.  For  introducing  the  concepts  of  anatomy  or  physiology, presenting  information  using  an  interactive  presentation  would  be  appropriate.  Consider  which method will best help trainees to meet the learning objective. 

Page 27: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  26 

Are  the  resources  that  this method requires available? Some methods  require additional materials, supplies, and equipment. Consider if the required resources are available or obtainable. 

Are  special  facilities  required?  Examples  include  hospital wards,  clinics,  skills  labs,  small  rooms  for group work,  and  an  area  for  practice with  simulated  patients,  other  trainees,  anatomic models,  or computers. 

What  is  the projected  size of  the  class?  Some  teaching methods  are more  appropriate  for  a  small group than for a larger group. However, if the classroom is  large enough,  large groups can be divided into small groups to carry out specific learning activities. In addition, some teaching methods, such as case studies and role‐plays, can be adapted for use in larger groups.  

Is  a  special  room  arrangement  needed  for  this method?  Some methods  require  a  special  room arrangement (e.g., chairs arranged in small groups). If the room cannot be rearranged, look for another room that can be used instead.  

Will  the methods  selected  stimulate  interest and provide variety? Even  the most exciting  teaching method  becomes  boring  if  it  is  used  all  the  time.  Select  a  variety  of methods  that will  stimulate interest, and change methods as needed. 

 Refer  to  the bellow  table  for a  list of common  teaching methods,  their definitions, and an  indication of  the domain(s)  of  learning  for  which  each method  can  be  used.  This  is  not  a  comprehensive  list  of  teaching methods, but a summary of some common methods used in educational settings.   

Commonly Used Teaching Methods 

METHOD  DEFINITION   DOMAIN(S) 

Brainstorming  Method  in which  a  list  of  ideas,  thoughts,  or  alternative solutions  that  focus  on  a  specific  topic  or  problem  is generated.  Brainstorming  stimulates  thought  and creativity and is often used along with group discussions. 

Knowledge 

Case Study  Method using realistic scenarios that focuses on a specific issue, topic, or problem. Trainees typically read, study, and react to the case study individually or in small groups. 

Primarily knowledge and attitude 

Clinical Simulation  A  representation  of  a  real  or  hypothetical  patient management situation. 

Knowledge,  skill,  and attitude 

Demonstration  Method in which the teacher presents the steps necessary for  the  completion  of  a  procedure  or  clinical  task  or activity. 

Skill 

Discussion  Interactive  process  in  which  trainees  share  their  ideas, thoughts, questions, and answers in a group setting with a facilitator. 

Knowledge and attitude 

Facilitated Practice  Opportunity for trainees to practice or apply (with models, simulated patients, or real patients) the content presented in theoretical sessions. The teacher explains procedures or routines,  demonstrates  tasks,  models  the  correct performance of  the skill, and observes and  interacts with trainees while providing ongoing feedback.  

Knowledge,  skill,  and attitude 

Game  Learning activity that usually has a set of rules and is often competitive. The purpose of the game must relate to the objectives. 

Knowledge and attitude 

Guest Speaker  Presentation  related  to  the  objectives  conducted  by  an expert in the field.  

Knowledge and attitude 

Individual or Group Tutorial  Study  of  information  by  one  or more  participants  under the instruction of a tutor or mentor. 

Knowledge,  skill,  and attitude 

Interactive Presentation  Verbal  presentation  of  information  by  the  teacher,  in which  presentation  of  content  is  supplemented  with  a variety  of  questions,  interactions,  visual  aids,  and 

Primarily knowledge 

Page 28: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  27 

instructional  materials.  Also  known  as  a  lecture  or illustrated lecture. 

Panel Discussion  Discussion related to the  learning objectives presented by a panel of individuals or content experts. 

Knowledge 

Role Play  Learning  activity  in  which  trainees  play  out  roles  in  a simulated  situation  that  relates  to  one  or more  learning objectives.  

Knowledge,  some  skills, particularly communication  skills, and attitude 

Study Trip  Learning situation outside the regular classroom,  in which trainees  travel  to another  location  in a  facility or outside the facility. 

Primarily knowledge 

Ensure Opportunities for Practice 

 

 

 

 

Imagine taking a course that consists of listening to a series of lectures andthen being given a test, and finding that you had no opportunity to practiceor apply the expected knowledge, skills, and attitudes before the test. This is not an effective way to learn. Trainees need opportunities to practice or apply new knowledge, skills, and attitudes. The design and development ofpractice  activities—or  learning  experiences—has  two  essential  features: practice  and  feedback.  Practice  and  feedback  will  also  help  trainees  to develop appropriate attitudes. 

 

Throughout the course, schedule practice activities including reading, homework, or other assignments, to help trainees apply new knowledge, skills, and attitudes. In addition to providing learning opportunities for trainees, practice activities are opportunities for formative assessment in which course instructors can give feedback to trainees to help them improve their performance.  

Practice opportunities can occur individually or in groups. They can be conducted in the classroom in simulated environments  or  at  a  clinical  practice  site.  Try  to  use  a  variety  of  practice  exercises  to maintain  interest. Different practice activities will be appropriate for different learning objectives, as illustrated below.  

Knowledge:    Solve a series of problems. 

Answer a series of questions. 

Label a drawing. 

Locate information in a manual. 

Make a drawing or sketch.  

Complete a case study. 

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 

Skill:  Practice  a  skill  with  an  anatomic  model,  simulated  patient, another trainee, or with an actual patient. 

View  a  video,  slide  show, or photographs, or use  a  computer‐based  learning program (e.g., to  identify signs and symptoms of illness or malnutrition).  

‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 

Attitude:  Participate in a role play. 

Conduct an interview. 

 

 

Page 29: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  28 

5. Select and Adapt Learning Materials   

Learning  is more  effective when  a  variety of  appropriate materials  are used. The materials used by  course instructors and trainees will differ from course to course. In most courses, the materials will include textbooks, workbooks  or  exercise  books,  handouts,  videos  or  slide  sets,  CD‐ROMs,  or  computer‐based  educational programs. Materials may also  include  learning packets that contain reference materials, exercises, checklists, assessment tools, and transparencies or computerized presentations.  

Select Learning Materials 

  Some materials are more effective  for  teaching and  learning concepts andprinciples, while others are more effective for demonstrating and practicing skills. Having  a  variety  of  learning materials  is  important  for meeting  thelearning needs of different trainees. For example, to demonstrate a clinical procedure,  showing  a  videotape  and  demonstrating  the  skill  with  a simulated  patient  or  anatomic  model  would  be  more  effective  thandelivering  an  interactive  presentation.  Keep  in  mind  that,  just  as  forteaching  methods,  the  excessive  use  of  any  one  type  of  material  willdecrease  its  effectiveness.  Before  deciding  on  new materials  or  adapting existing  ones,  carefully  evaluate  the  materials  to  be  sure  that  they  areappropriate. 

 

Consider the following when evaluating materials:  Are the materials appropriate for meeting the learning objectives?  Is the information contained in the materials up‐to‐date, unbiased, factual, consistent, and technically 

correct?  Will visual aids work with the equipment that is already available?  Are the format and quality of the materials consistent with those of the other course materials?  Are the materials relevant and culturally sensitive?  Is the reading level of the materials appropriate for the trainees?  Is the cost of the materials reasonable? 

 

There are four general classifications of learning materials. These include: Handouts  Handouts  Printed materials  Visual aids  Computer‐based materials 

 

The following are descriptions and definitions of each, with examples of the most common types of materials found within each classification:  

Handouts: Handouts are worksheets, pre‐printed notes, or other information on paper that support a learning session. There are several benefits of handouts: they allow trainees to pay better attention because they have to take fewer notes, they support or emphasize main points, and they serve as a permanent record of facts.   

This  simple  handout  helps  make  the  presentation  more  interactive  by  providing  a  structure  for  the presentation  and  helping  trainees  organize  their  notes while  they  listen  and  participate.  The  handout  also reminds you, the course instructor, of the main points.  

Printed materials  include  text  to  be  read,  studied,  and  used  by  trainees.  These materials may  already  be available or you may identify or develop them yourself. They may be given to trainees, purchased by trainees, or made available in the library. The most common forms of printed materials include:  

Page 30: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  29 

Textbooks  Reference manuals  Memory aids or job aids (e.g., Integrated Management of Childhood Illness (IMCI) chart booklets  Workbooks or exercise books  Written exercises such as case studies, role plays, and assignment sheets  Checklists, logbooks, or other procedure protocols  Assessment and Evaluation Sheets 

 Computer‐based materials such as educational CD‐ROMs with text, video clips, and exercises can be used for practice,  research,  and other  self‐directed  learning.  In most  computer‐based  learning,  the  trainee  interacts with  the  computer  with  little  or  no  help  from  the  teacher.  The  computer,  not  a  person,  presents  the information, provides feedback on completed exercises, and assesses the trainee’s achievement.  Adapt Learning Materials 

  Standardized  learning materials  help  to  ensure  consistency  in  developingknowledge,  skills,  and  attitudes,  and  provide  the  basis  for  an  objectiveassessment  of  performance.  Often  the  teaching  institution  chooses  and provides the basic  learning materials, especially the textbooks or referencematerials.  Nevertheless,  course  instructors  and  tutors  can  influence  the selection  of  these  basic materials.  You may  also  improve  or  supplementbasic materials to suit the learning objectives of your course. The beginningof  this section gives a  list of examples of  learning materials you may haveavailable.  You  may  need  to  adapt  some  of  these  to  fit  your  courseobjectives. There are a number of  reasons  to adapt  the  learning materials for a course: 

  You may need to add new information or skills to a course (e.g., adding a procedure such as oxytocin 

administration during active management of the third stage of labor).  Materials provided may have been originally used in an in‐service training setting and now need to be 

adapted  for  use  in  teaching  trainees  at  your  institution  (e.g.,  integrating  a  course  on  reproductive health for adolescents). 

Learning materials may need  to be adapted  for  country‐specific  situations  (e.g., essential drug  lists, immunization schedules, and  feeding recommendations  for  IMCI all must be adapted to the national situation). 

National authorities may have supplied supplemental reference manuals or booklets on topics such as family  planning, maternal  and  newborn  health,  or  adolescent  reproductive  health  that  need  to  be incorporated into an existing course. 

Adapt the materials to match the learning objectives. If you are uncertain about the learning materials, return to the learning objectives and ask yourself, “Will these materials help trainees meet the learning objectives for the course?” or “How can I adapt these learning materials to better help trainees meet the learning objectives?” 

 

Once  you have written  your  learning objectives, planned  for  trainee  assessment, and  selected  teaching methods and learning materials, you can finish your course syllabus. The last item you will need to develop to plan your course is a course schedule. 

 

6. Develop A Course Schedule  

The course schedule is a session‐by‐session summary of learning activities and topics for the course. If you are  responsible  for  only  a  portion  of  the  course,  work  with  the  other  course  instructors  to  create  a combined  schedule.  If  that  is not possible,  create  a  schedule  for  the portion  you will  be  teaching.  The course  schedule  should  include  the dates of  the  course  sessions, as well as due dates  for assignments, details on planned activities, and  times scheduled  for practice, activities, and  tests. The course schedule can be broken down weekly (e.g., Week 1, Week 2) for a semester‐long course and daily (e.g., Day 1, Day 2) for a portion of a course. This allows trainees to see the sequence of course and clinical activities. 

Page 31: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  30 

 

Because the syllabus states the objectives, assessment methods, teaching methods, learning materials, and assignments, use  it to guide development of  the course schedule. Past experiences with  the course may provide the information you need to prepare the schedule. For each block of time (week or day), note the topic, any assignments due, and learning materials required. 

 

The sequence of activities  in the schedule should reflect the process of developing knowledge, skills, and attitudes. Organize classroom and clinical activities to provide the theoretical background or  introduction of  skills  first, move  on  to  provide  opportunities  for  practice  in  a  safe  (or  simulated)  environment,  and provide opportunities to integrate knowledge, skills, and attitudes in a clinical setting.   

7. Preparation of Teaching Environment:  

You  should  prepare  for  both  classroom  and  clinical  teaching  by  remembering  that  classroom  and  clinical experiences  build on  each other,  from  the  introduction of  theory,  explanation  and demonstration of  skills, practice  of  skills  in  a  safe  environment,  and  finally  to  practice  with  patients.  Prepare  the  classroom environment by ensuring that trainees are able to see demonstrations and any presentations  involving visual aids  and  complete  any  assigned  group  learning  activities.  Prepare  any  homework  or  classroom  learning activities for your class. Create a simulated environment for demonstration and opportunities for small group activities  and  practice  with  feedback.  Select  and  prepare  the  clinical  environment  by  ensuring  adequate supplies  for  the  related  skills,  adequate  and  appropriate  patient  caseload  and  flow,  and  informed  clinical instructors. Refer to the diagram below illustrating the process of learning from the classroom to the clinic.  

Figure 4‐2. The Process of Learning  

        

                   

Introduce theory and provide opportunities to develop understanding through activities, such as work in small groups and demonstrations. 

Provide opportunities to apply new knowledge and develop skills through practice in a simulated environment with feedback.

Apply new knowledge and skills under supervision with patients. 

Page 32: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  31 

You may  also  use  a  checklist  as  a  reminder  as  you  prepare  for  classroom  teaching  and  clinical  practice.  A sample checklist is on the following page. 

Checklist for Preparing the Teaching Environment  

STEPS FOR PREPARING THE TEACHING ENVIRONMENT Check  () when completed 

Preparing the Classroom Environment   

1. Is the space large enough for the number of trainees?   

2. Is the room properly heated or cooled? Does it need a fan or space heater?   

3. Is there enough lighting?   

4. Does the seating need to be rearranged?   

5. Is the audiovisual equipment available and working?   

PREPARING THE PHYSICAL ENVIRONMENT   

1. Is the space large enough for the number of trainees?   

2. Has a room been reserved for gathering trainees for discussion or small group activities?   

3. Are essential drugs, supplies, and equipment available?   

LOGISTICS   

1. Is the clinical practice session scheduled at a time convenient for clinical staff and when appropriate patients are available? 

 

2. Have  the administration at  the clinical practice site and  related staff been notified of  the  trainees’ arrival times? 

 

PATIENTS    

1. Will there be enough patients for the number of trainees?   

2. Will the appropriate patients be available? Are they scheduled,  if necessary, or will they attend the clinic during practice? 

 

3. Are alternative but related exercises or activities prepared in case there are periods of inactivity for the trainees? 

 

 When the pre‐training phase activities are completed, you need to organize a pre‐training meeting, inviting the technical  (training coordinator,  facilitators, and co‐facilitators) and non‐technical  (logistics and  finance) staff. There are two reasons you should have this meeting prior to conducting training: 

1. Making sure all necessary technical/logistics/financial arrangements are done and ready to launch. 2. Review of the training materials before printing. 

This meeting is to be held at least one week prior to the actual meeting date. 

 

B. MoPH Pre‐Training Phase Standard Coordination Procedures:  

1. Coordination of National In‐service Training Programs (Provincial and Central)  

In‐service Training Department of the Capacity Building Directorate, in coordination with other MoPH technical departments/directorates, will act as the central body for coordination of in‐service training programs at the national level.  

 

Page 33: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  32 

The IST Department will have the responsibility of developing IST strategies and policies for proper implementation of programs, and ensuring the quality of delivered in‐service training programs at the country level. The MoPH technical departments/directorates will work directly with relevant IST stakeholders to ensure proper IST planning and implementation. They will also have the responsibility of working closely with IST providers to ensure proper use of training materials and delivery of quality training services in their respective subject areas.  

 Considering the MoPH (central and provincial) and stakeholder’s roles and responsibilities  in the provision of sustained  and  quality  in‐service  training  throughout  the  country,  the  following  are  suggested  mandatory standard procedures for the coordination of national in‐service training programs:  

   a. Submission  of  bi‐quarterly/annual  in‐service  training  plan  of  all  IST  providers  to  relevant MoPH 

technical  departments:  To  ensure  quality  and  need‐based  national  in‐service  training  program planning, implementation, monitoring, and supervision, and to avoid program duplication, all in‐service training  providers  should  submit  their  in‐service  training  plans  to  the  relevant  MoPH  technical departments/directorates for technical review and approval on either a bi‐quarterly or annual basis. 

  b. Approval  of  submitted  bi‐quarterly/annual  IST  providers’  plans  by  relevant  MoPH  technical 

departments/directorates:   The submitted  IST providers’ bi‐quarterly/annual  in‐service training plans should  be  reviewed  and  approved  by  relevant MoPH  technical  departments/directorates  and  their technical  taskforce.  Feedback  should be provided  to  the  IST providers  for  further  improvement and prevention of program duplications.   

 c. Development  of  bi‐quarterly/annual  thematic  in‐service  training  plan  by  MoPH  technical 

departments: The  finalized  IST bi‐quarterly/annual plans  that are  submitted by  IST providers will be reviewed and approved by relevant MoPH technical departments/directorates. The approved IST plans will then be compiled into the MoPH technical departments/directorates’ thematic IST annual plan. As a  result, all  technical departments/directorates will have  their annual  thematic  IST plans, which will reflect  programs  that  will  be  implemented  during  the  year.  The MoPH  technical  departments,  in coordination with  the  Capacity  Building Directorate  IST Department, will  have  the  responsibility  to oversee  the  smooth  implementation of  the developed  thematic plan  throughout  the year. They will also be responsible for providing feedback to IST providers based on assessments of their performance.  

 d. Development  of  integrated  in‐service  training  plan  that  reflects  all  planned  in‐service  training 

programs  at  the national  level:    The  final  annual  thematic  IST plans developed by MoPH  technical departments will be  submitted  to  the Capacity Building Directorate  IST Department.  The  submitted plans will be  then  compiled  into  the  annual/bi‐annual  integrated  in‐service  training plan by  the  IST Department,  and will  be  shared with  all  stakeholders  and  IST  providers  for  better  coordination  of planned programs and activities at the national level. 

  

2. Recognition/certification  and  use  of  certified  national  in‐service  trainers  for  planned  in‐service training programs: 

 The Capacity Building Directorate, General Directorate of Human Resources is the leading body for the process of national  trainers’  identification, selection,  training, and certification. This directorate will also oversee  the process for all in‐service training areas. MoPH technical departments will have the responsibility to coordinate the process for their respective areas of in‐service training programs. The mechanism, in general, is comprised of  the  following procedures  that need to be completed  in order  to  identify, select, train and certify national trainers  for different training areas and establish a network amongst certified trainers from different regions and provinces: 

 a. Coordination of national  trainers’  identification, selection,  training and certification: Generally,  the 

in‐service  training  programs  are  implemented  by  different  organizations, which  include  the MoPH, NGOs,  and private  entities.  Each of  the mentioned organizations has  their own  trained  trainers  for 

Page 34: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  33 

each type of  in‐service training programs; there are currently three major types of  in‐service trainers utilized  for  the  facilitation  of  in‐service  training  programs  at  the  national  level: MoPH,  NGO,  and private  sector  trainers.  To  ensure  that  all  qualified  trainers,  irrespective  of  their  type,  have  the opportunity to be selected as a national trainer, the MoPH technical departments/directorates and the Capacity Building Directorate, GDHR  IST Department will  identify, select, and certify qualified trainers by completing following steps:  Assess in‐service training programs and availability of national in‐service trainers: The MoPH 

technical departments/directorates will have the responsibility to conduct an assessment of their relevant in‐service training programs and the number of national in‐service trainers available for the assessed in‐service training programs. Doing the assessment, departments/directorates will find out the need for additional national in‐service trainers for their relevant training programs. Selection of the national in‐service trainers is subjected to availability of standard and approved Learning Resource Package. 

Prepare a list with the number of additional voluntary national in‐service trainer positions: Based on requirements of departments/directorates’ relevant in‐service training programs, the department will be responsible for preparing a list of additional voluntary national in‐service trainer positions. 

 

Develop Terms of Reference (ToR) for different categories of national in‐service trainers: Using a standard ToR template, MoPH technical departments/directorates are responsible for developing ToRs for various categories of national in‐service trainers. These ToRs will later be submitted to the Capacity Building Directorate, GDHR,  IST Department,  along with  a  list of  voluntary national  in‐service trainers’ positions. 

Announce  the  national  in‐service  trainer  voluntary  position  through  MoPH  standard  GDHR procedures:  The  voluntary  national  in‐service  trainer  positions will  be  announced  through  the GDHR standard procedure and the relevant technical department. In coordination with the GDHR, this technical department will complete the hiring process. 

Prepare a shortlist of qualified trainers that applied for the announced national in‐service trainer voluntary  positions:  A  committee  comprised  of  MoPH  relevant  technical departments/directorates, an  IST Department representative, and a GDHR representative, will be formed  to  review  applicants’  submitted  documents  and  shortlist  potential  candidate  for  the interview and testing process. 

Select qualified  in‐service  trainers  for  certification: The MoPH  technical departments will work closely  with  the  aforementioned  committee  to  complete  the  interview  and  testing  process  of shortlisted candidates, and to select trainers based on their interview and test result. The standard GDHR procedures need to be complied and completed for the interview and testing of shortlisted trainers.  

 

Share  the  list  of  selected  candidates  for  different  categories  of  voluntary  national  in‐service trainers with  the GDHR  IST Department: The  technical departments/directorates  should  submit the  list of selected candidates for various categories of voluntary national  in‐service trainers with the Capacity Building Directorate, GDHR, IST Department.  

 

Certify  selected  candidates  as  national  in‐service  trainers:  The  IST  Department  has  the responsibility  to  record  the  selected  trainers  as  national  in‐service  trainers  into  a  national database. The department will also certify all selected trainers  issuing them certificate, which will be valid  for a period of  four years. The  issued  certificates will  lose validity after  that point, and trainers will be required to re‐certify, which requires completion of the process described above.. 

 b. National  in‐service  trainers’  capacity  building  and  networking:  Capacity  building,  training,  and 

network establishment of certified national in‐services training is as follows:  Capacity  building  of  certified  national  in‐service  trainers:  Performance  of  certified  national  in‐

service  trainers will be  regularly appraised on an annual basis by  their  relevant MoPH  technical department.  Based  on  the  annual  performance  appraisal,  the  trainers  will  set  personnel development objectives that will help the technical departments develop a capacity building plan for  each  trainer.  The  technical  departments,  along with  IST Department, will  advocate with  all stakeholders  to mobilize  resources  for  the  implementation of national  in‐service  trainer capacity building annual plans. 

Page 35: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  34 

Training  new  national  in‐service  trainers  based  on  technical  departments/directorates requirements: If a technical department/directorate needs a national in‐service trainer in a specific area of training and cannot find a qualified trainer for certification, they can train new trainers to be certified as national in‐service training for that specific training area.  To receive the national in‐service  trainer’s  certificate,  the  newly  trained  trainers  need  to  complete  the  certification procedures recommended above.    

Establishment  of  networks  amongst  different  categories  of  national  in‐service  trainers  from different  regions:  To  create  a  learning  environment  and  replicate  the  best  practices  amongst national  in‐service  trainers,  the  MoPH  technical  departments,  in  coordination  with  the  IST Department, will establish a professional  in‐service  training network  for different  training areas. They will also a share best in‐service training practices and lessons learnt through physical and net‐based virtual meetings and discussions.     

 

3. Using  Approved  Learning  Resource  Packages  (LRPs)  for  regular  training  programs  and obtaining approval for newly developed/updated LRPs:   

A LRP is a set of standard training material that is required for all types of in‐service training programs.  To ensure utilization of standardized and unified LRPs for all in‐service training programs in the health sector, all  LRPs  used  by  IST  providers  should  be  reviewed  and  approved  by  relevant  MoPH  technical departments/directorates. The following procedures are to be followed for review and approval of LRPs used for all in‐service training programs in the health sector: 

 a. Submission of LRPs  to  relevant MoPH  technical departments/directorates  for  technical review and 

approval:  The in‐service training programs that are designed for health personnel should have an LRP approved by the relevant MoPH technical department. Therefore, approval of any  in‐service training by MoPH technical departments/directorates will be subjected to MoPH standard and approved LRP. The  submitted  LRPs  to  the MoPH will  be  reviewed  by  relevant  technical departments/directorates through  their  technical  taskforces,  in  coordination  with  IST  department.  The  relevant  technical department will issue the approval after the finalization of the reviewed document.  

 b. Banking and  sharing of approved LRPs  through MoPH central and provincial  resource centers: The 

approved LRPs will be submitted to the IST Department for banking and sharing through MoPH central and provincial resource centers.  

   c. Validity  of  in‐service  training  LRPs’  approval  and  regular  updates:  The  MoPH  approval  for  all 

approved LRPs will be valid for three years. After this time period, the organization/IST provider will be  required  to  update  the  LRP  and  submit  the  updated  version  to  the  relevant MoPH  technical department  for technical review and approval. Once the approval of the updated LRP  is obtained,  it will  be  submitted  to  the  IST  department  for  banking  and  sharing  through  central  and  provincial resource centers. 

 

4. Training financing policy, including the participants’ per‐diem and trainers’ incentive policy:    The  in‐service  training costing will be different  for  the MoPH and other  IST providers. MoPH will  follow  the MoPH  per‐diem  policy  for  their  training  financing,  while  the  other  providers  (NGOs  and  private  sector organizations) can use their organization’s policy for their training resources allocation. For information about MoPH training financing please refer to MoPH National Per Diem Policy Guideline.  

 

5. Procedures for inviting participants:   To ensure that participants are physically and mentally ready for the planned training, the IST providers should:   

a. Send the invitation to all participants at least one week prior the training starting date.   

b. Include brief information about the training program in the invitation letter:  Training course title 

Page 36: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  35 

Training course main and supporting objectives  Training course prerequisites  Training  course  logistics  (location/address  of  training  venue  and  accommodation,  duration  of 

training program, and starting/completion dates of the course)  Attendance criteria   Course schedule 

 c. Share  the  training‐related materials  and  handouts with  participants  at  least  one week  prior  to  the 

training starting date.     

6. Procedures for procurement of IST programs from IST providers:   As with other services, the training services should also be procured based on Afghanistan’s Procurement Law.    

CHAPTERTWO:DURING‐TRAININGPHASE 

I.  Training Delivery  

A.  General Information:  

Using a training/workshop checklist a training/workshop  focal point can ensure that all training activities are properly undertaken. The following section details key components of proper training activity management: 

1. Logistics and Registration 2. Roles and Responsibilities 3. Use of Lesson Plan 4. Pre‐ and Post‐tests (Assessments) 5. Training Process Evaluation 6. Preparation of Plan for Post Training follow‐up and Training Replication 7. Certification 

 

1. Logistics and Registration  

The  training  focal  point  and  training  coordinator  have  the  responsibility  of  handling  and  managing workshop/training  logistic  issues,  including: training materials, equipment, anatomic models, etc.  In addition, the training coordinator has the responsibility of organizing the registration and undertaking the log‐in process of trainees before the training starts. For proper logistics management, the coordinator and focal point are to follow their activities according to the training/workshop checklist (Please refer to Annex 1). 

   

2. Roles and Responsibilities  

The roles and responsibilities for those who are actively involved both in teaching and the learning process are outlined below:   

 a. Supervisor/Training Focal Point:  Participate in/observe training   Protect learner from interruptions  Plan post‐training debriefing   Provide supplies and space and schedule opportunities for learner to practice  

  

b. Trainers:  

Page 37: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  36 

Provide work‐related exercises and appropriate job‐related directions  Give immediate and clear feed back   Help learners develop realistic action plans   Conduct training evaluations   

c. Learners:   Actively participate in the course  Develop a realistic action plan for transferring learning, if applicable  

d. Co‐workers and others:  Complete learners’ reassigned work duties   Participate in learning exercises at the request of learners   

3. Use of Lesson Plan:   

 Having a comprehensive  lesson plan  for the training/workshop, which spells out the details of all sessions,  is crucial for during‐training management; all facilitators should have a copy of it during the training. For detailed information about lesson plans, please refer to the Pre‐Training Phase section. 

 

4. Pre and Post‐Tests (Assessments)  

Whether  creating questions  for use  in  large examinations,  creating a  completely new  test  for your  session/ course, or adapting an existing test, make sure that the assessment measures the objectives in a valid, reliable, and  feasible  way.  Use  results  from  methods  such  as  quizzes,  written  exercises,  and  objective  written examinations  to  help  trainees  identify  areas  in which  they  need  to  improve. Use  the  checklist  below  as  a reminder of how to administer and score knowledge assessments.  

CHECKLIST TO ADMINISTER, AND SCORE SUMMATIVE KNOWLEDGE ASSESSMENTS 

 

Administer Knowledge Assessments  Check () when completed 

1. Ensure that the room and physical environment where the examination  is being given are appropriate. 

 

2. Provide  clear oral directions  to  the  Trainees,  including  the  time  allowed, how  and  where  to  record  their  answers,  and  how  and  when  the examination will be scored. 

 

3. Remain in the room during the examination and move around the room as needed. 

 

Score Knowledge Assessments   Check () when completed 

1. Use an answer key.   

2. Decide what percentage of correct answers is needed for a passing score.   

3. Maintain a consistent mental state when scoring assessments.   

4. Grade all assessments in the blind (i.e., without being aware whose test or paper it is). 

 

     

Page 38: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  37 

 

5. Training Process Evaluation:  

 The evaluation of process is not concerned with precise measurements of success or failure. The purpose is to describe how teaching and learning were implemented in order to identify ways to increase trainees’ competency at the end of the academic program. A process evaluation should describe: how the academic program was implemented; methods and materials used for teaching, learning, and trainee assessment; and how course instructors and trainees reacted to the program, methods, and materials. For effective training and learning evaluation, the principal questions should be:  To what extent were the identified training needs objectives achieved by the program?   To what extent were the learners' objectives achieved?   What specifically did the learners learn or be usefully reminded of?   What commitment have the learners made about the learning they are going to implement on their 

return to work?  And, back at work:  How successful were the trainees in implementing their action plans?  To what extent did their managers support them in this?  To what extent has the action listed above achieved a Return on Investment (ROI) for the organization, 

either in terms of identified objectives satisfaction or, where, possible, a monetary assessment.  An example of a standard evaluation sheet for a training/workshop is follows: 

 

TRAINING/WORKSHOP TITLE 

EVALUATION FORM 

 Kindly  take  some  time  to  fill  this  form  and  provide  us  your  valuable  comments/suggestion  by marking strongly agree, agree and disagree and provide us with your suggestions for improvement. 

No  Statements Strongly agree 

Agree  DisagreeIf disagree, 

please explain why? 

Your suggestion for improvement? 

The topics included in the workshop were clear and related to workshop objectives? 

              

2 The objectives of the workshop were fulfilled? 

              

You are satisfied with different teaching methodologies used in the workshop? 

              

4 You are satisfied with the facilitators? 

              

5 The time given for discussion during facilitation was enough 

              

6 The time given for group work was enough 

              

7 The workshop was according to your expectations 

              

8  The venue was appropriate                

9 The time allocated for this workshop was enough 

              

Page 39: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  38 

10 

Please give your valuable comments and suggestions for improvement of the workshops in future 

              

    

6. Plan for Post Training Follow‐up and Training Replication  

As part of competency‐based training, an action plan for training replication and first post training follow‐up of each trainee should be decided upon and prepared at the end the training. This will ensure that the team can properly plan for follow‐up of all trainees after the training is complete. 

 

7. Certification  Criteria for Training Certification: Certification criteria should be identified and established prior to conducting the training. Participants will receive certification only if they have met the established criteria.    Training Scope and Scale: The certification rules, the training scope, and the participant’s scale in each area of training should be briefly stated on the back of the training certificate.  

 

B. MoPH During‐Training Standard Procedures:  During‐training supervision, use of the training quality  improvement procedures, tools for  improvement of training  delivery:  To  ensure  the  quality  of  in‐service  training  programs,  all  IST  providers  should  have  a comprehensive  training  supervision  and  quality  improvement  system  in  place.  The MoPH  recommends  the MoPH Training Quality  Improvement Methodology, as well as tools  for supervision and quality  improvement (QI)  of  IST  training  provider  programs.  The  IST  QI  tools  can  also  be  used  for  regular  IST  programs,  and internal/external supervision at all levels. Please refer to Annex 2 for an example of the QI Tool.  In‐service  Training Quality  Improvement:  The  IST quality  improvement process  is  adopted  from  the MoPH quality  improvement  Field  Implementation  Guide,  developed  by  the  Improving  Quality  of  Health  Care Department, MoPH. IST quality  improvement  is an  integrated part of the entire quality improvement process in Afghanistan, and will be coordinated through the Improving Quality of Health Care Department of MoPH.  Methodology: According to the MoPH’s Field Implementation Guide, stakeholders at the provincial level will plan the implementation of the IST quality improvement approach. They will prioritize in‐service training centers/providers for the implementation phases.  

 The provincial plan may enroll two to five  IST centers/providers at the first round of the  implementation and gradually  scale  it up  to  four  to  ten  IST  centers/providers each  year.  The quality  improvement  team will be formed at  the provincial  level;  they will  then decide which QI  teams will be established at  the  selected  IST centers/providers.  

 An assessment of standards and outcome indicators will be conducted at baseline in order to establish a clear picture of the current provision of quality  IST services at selected  IST centers/providers. The assessment will also aid the QI teams in defining the aim for improvement activities.   Learning sessions will be conducted  to  further orient  the representatives of the QI  teams on Harmonized QI methodology,  problem  identification,  and  analysis;  problem  solving  methods,  tools,  and  scoring;  and measurement components of the harmonized approach.   Conducting  learning  sessions  is  an  important  part  of  the  harmonized  quality  improvement  approach.  This approach  is collaborative; the teams get together to share their achievements,  lessons  learnt, and challenges 

Page 40: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  39 

faced.  Action  periods  between  the  two  assessments  and  learning  sessions  (which  are  approximately  three months apart) will provide an opportunity  for  the  IST centers/providers QI  teams  to directly  implement  the corrective actions with high confidence and low cost of failure, while also testing the changes in more complex situations.  Overall,  the  typical  implementation  period  for  selected  IST  centers/providers  lasts  for  two  years.  This implementation period consists of a series of assessments,  learning sessions, and three‐month action periods (See  the HQIP  Implementation Model  in  the HQIP  Field  Implementation Guide). However,  the  length of  the overall  implementation  period may  be  longer  than  two  years,  depending  on  the  collective  and  individual progress of IST centers/providers in a given province, constraints and challenges, and availability of resources.  Thus, each batch of IST centers/providers will implement the HQIP for at least two years to be able to take over the HQIP on their own (sustainability) and establish a continuous system  for  improvement of their quality of services.  In summary, the entire IST quality improvement process is comprised of following phases: 

1. Preparations for the HQIP Implementation 2. Orientation Workshops on Harmonized Quality Improvement Approach/Program  3. Overall Implementation Plan at Provincial Level  4. Formation of Quality Improvement Teams at Provincial and Health Facility/IST Centers Levels  5. Baseline Assessment of Standards and Outcome Indicators 6. Conducting Learning Sessions 7. Providing Technical Support through Regular Coaching Visits  8. Reward and Recognition Mechanism 9. Problem Identification, Analysis and Solving Methods and Tools 10. Monitoring and Evaluation of the Harmonized Quality improvement Program  

 For more information about the aforementioned steps and corresponding implementation, please refer to the Harmonized Quality Improvement Program Field Implementation Guide.  The template for the provincial implementation plan and the ToR for IST quality improvement for provincial and in‐service training centers/providers committee can be found in Annex 3 and Annex 4.     

Page 41: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

National In‐service Training Guideline  40 

Baseline Assessment 

* Developing the 

change 

package of 

evidence 

based best 

practices 

* Scale up to new 

geographic 

areas 

* Review and 

modification 

of standards 

and outcome 

indicators 

 

The IQHC 

Department of 

MoPH is 

responsible for 

coordination of 

overall 

implementation 

of the 

Harmonized 

Quality 

Improvement 

Program (HQIP) 

nationwide 

* Setting Vision & Mission for the HQIP  * Finalization of Standards checklist and list of outcome indicators   * Selection of Quality tools for Problem identification, analysis and solving   * Provincial QI team Formation  * Selection of the HFs for the demonstration and spread phases   * Development of Training materials  * TOT for HQIP  * Development of data collection & data flow system  * Establishment of Coaching and monitoring mechanism  

Learning Session 

3 months Action 

First Assessment 

Learning Session 

3 months Action 

Second Assessment 

Learning Session 

3 months Action 

Third Assessment 

Learning Session 

3 months Action 

Implementation Model for Harmonized Quality Improvement Program 

Next Steps Implementation Preparation 

Page 42: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  41 

Post Training Follow‐up and Training Replication:  To ensure that the post training follow-up of all conducted trainings are taking place on time and are properly replicated, a session needs to be scheduled for all in‐service trainings at the end of the training course. During this session, the participants should be assisted in developing a plan for post training follow‐up and replication of the training they participated in. The recommended template for post training and replication plan is below:  

Post Training Follow‐up and Replication Plan 

Organization:  Province: 

Training Title:  Participant's Name: 

Health Facility Name and ID:  Action Plan Preparation Date: 

No  Activities  Responsible  Timeline  Remarks 

Number of relevant staff the training will be replicated to          

2  Post training follow‐up          

 

Page 43: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  42 

CHAPTERTHREE:POST‐TRAININGPHASE 

A. General Information  I. Writing Effective Training Analysis Reports  

1. Analysis and Comparison of Pre‐ and Post‐Training Assessment Results  

Prior to writing the training report, the training focal point needs to conduct the analysis of assessments and compare the pre‐ and post‐training assessments; this will help establish  if the trainees acquired the required competencies and if the training objectives were achieved. 

 

2. Analysis of Training Evaluation  

Interpret  the  evaluation  results:  Teaching  staff  should  review  evaluation  information  and  compare  the expected  results of a  course with  the actual  results. They  should  then  identify  the gaps between what was expected and what was actually achieved, and try to determine the causes of those gaps. Finally, they should decide what actions might be needed to reduce those gaps. When identifying what actions are needed, answer the following questions: “What were the successes or strengths?” “How could they be extended?” “What were the problems or limitations?” “How could they be addressed?” 

 Plan for future changes in teaching: The actions identified to reduce gaps should be incorporated into a plan of action for strengthening teaching. This could happen during review and re‐planning when a teaching institution revises  its plan of action, or  it could happen as part of the process of monitoring and refining activities.  It  is important to recognize that action needs to be taken and to formalize that action as an addition or revision to an overall plan of action. When planning  for  future  changes, answer  the  following questions:  “What action should be taken?” “What changes should be implemented?” “What is needed to make those changes? When? By whom?” “What is needed in terms of resources and further information?”  

II. Post Training Follow‐up:  There are several primary  factors  that support good performance  in a workplace, such as:  job expectations, performance feedback, physical environment, tools, motivation, skills, and knowledge required to do the job. The  last  factor  is  primarily  addressed  through  training.  Even  the  best  training  does  not  always  result  in improved performance; however, if the health care provider is not able to apply new knowledge and skills on the job, continued skills support through coaching and providing feedback, demonstration, and discussion can help  strengthen  skills  and  knowledge  in order  to maintain  competency  and proficiency.  In order  to  ensure provider’s continuous performance improvement and provision of quality health services, it is crucial to always conduct a follow‐up of completed trainings and help health care providers apply their newly earned knowledge and skills for performance improvement.   Post Training Follow up objectives:  

The objectives of post‐training follow‐up system are as follows:   To assess knowledge  and skills confidence in current practices of providers after training;  To provide additional coaching in clinical skills, if needed;  To work with supervisors to ensure that providers have the support needed to apply new knowledge 

and skills at their job site; and  To collect information about provider performance into effectiveness of training.  

   

Page 44: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  43 

B. MoPH Post‐training Standard Procedures:  MoPH In‐service Training Reporting  Parts of MoPH Standard  In‐service Training Report:  For an effective and proper  information management, sharing, and reporting, the in‐service training providers are to follow the same reporting recommended by the HMIS  Department  of  the  MoPH.    Based  on  the  recommended  reporting  system  for  in‐service  training programs, the training/workshop reports should be comprised of following: Training needs assessment  In‐service training providers’ profile  National trainers’ profile  Training course information  Facilitators’ information  Participants’ information  Post‐Training follow‐up report 

 Training Information Flow 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

 

 

Private 

Training 

Centers 

NGO Training 

Centers 

MoPH 

Training 

Centers

Private IST 

Provider/Organi

zation 

Non‐

Governmental 

Organization 

Provincial 

Public Health 

Directorate 

Central MoPH 

(Relevant 

Technical 

Department) 

Central MoPH 

(Relevant 

Technical 

Department) 

Central MoPH 

(Relevant 

Technical 

Department) 

Human Resource Management

Information System (TMIS) 

Reports  Feedbacks  Reports Feedbacks Reports Feedbacks

Reports  Feedbacks  Reports  Feedbacks  Reports  Feedbacks 

GDHR, Capacity Building Directorate 

(In‐service Training Department) 

Reports Feedbacks

Reports Feedbacks

Reports Feedbacks 

Feedbacks

Reports 

Provincial 

Coordination 

through 

Provincial 

Public Health 

Coordination 

Meetings 

Central 

Coordination 

through 

capacity 

Building 

Committee 

Meetings  

  

Training  Report  Submission:  The  training  report  should  be  prepared  and  submitted  to  related  supervisors within two weeks after completion of training. 

 For more information about in‐service training reporting, please refer to the training database guidelines.  

Page 45: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  44 

Post‐Training Follow‐up  

To  assess  knowledge  and  skills  confidence  in  the  practices  of  providers  post‐training,  provide  additional coaching in clinical skills, ensure that providers have the support needed to apply new knowledge and skills at their job site, and collect information about provider performance/effectiveness of training, it is mandatory to conduct  a  post‐training  follow‐up  (PTFU)  of  all  trainees  after  the  completion  of  the  training.  The  PTFU mechanism and tools should be included in the Learning Resource Packages for all types of trainings conducted for health personnel.  The PTFU and training replication mechanism for all types of trainings should be comprised of:  

1. PTFU training replication standard procedures 2. PTFU tools 3. Reporting and feedback mechanisms 4. Data processing levels and procedures 

                             

   

 

 

Page 46: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  45 

Annexes  

Annex 1. Workshop/Training Plan Checklist  

WORKSHOP/TRAINING PLAN AND CHECKLIST  

Instructions: Below are the standard activities related to planning and implementing a workshop. Use this template and add  or  remove  rows  as necessary.  In  the  “Type”  column,  T  refers  to  technical  or  programmatic  activities,  F  refers  to financial activities,  L  to  logistics, and O  for other.  In  the deadline  column,  the  technical monitor, who  is managing  the workshop, should in collaboration with the workshop coordinator where appropriate, determine the appropriate deadline for  each  activity,  as  well  as  the  person  responsible  for  completing  each  activity  (or  ensuring  its  completion).  This information shall be recorded  in the Responsible column. Finally, once the activity has been completed, the responsible party or the technical monitor should tick the column with the check mark. This allows anyone to see the checklist on the shared drive and check the status of the workshop planning and  implementation. Finally, after any change or update to the table, the Last Updated section should be changed to the current date and time,  for example “Last Updated: 7  Jan 2014; 17:15”. 

Last Updated: [ ]

Type  Activity  Deadline  Responsible √ Prior to the Workshop 

T  Share workshop idea with technical team. Consider the activities of other teams and partners then thinking about dates. Decide what other stakeholders, if any, should be  involved in the process. 

T  Draft a workshop proposal and submit to manager for approval. Proposal should include the following: ‐Objective  ‐Participant  selection  criteria  &  recommended  #  of  participants  (be  sure  to  consider  and request gender balance) ‐Recommended format / session plan ‐Draft agenda ‐Draft workshop budget (using template) 

L/ T  Pick  venue  and  date(s)  for  workshop  after  confirming  availability  of  venue  and  key participants/facilitators 

T  Coordinate  Training/workshop  with  related  stakeholders  (at  least  one  month  before  the training date) 

L  Speak to security about the venue (officer and outdoor guards) L  Check  on  the  parking  situation  and  ensure  that  instructions  to  participants  are  clear  and 

accurate 

L  Visit and reserve venue. Ensure that  it has appropriate space, facilities, etc. Arrange to have the room set up in a way that best suits your needs 

L  Arrange  for  refreshments  and  snacks. Be  sure  that  the  venue  can  actually  respond  to  the workshop needs. Check  their kitchen, etc.  if necessary.  If we have  to bring our own snacks and refreshments, make sure arrangements are made ahead of time. 

T  Identify and confirm presenters & trainers/facilitators, including timekeeper T  Finalize workshop  agenda  and  session  plan,  including  time  for  PTFU,  logistics  and M&E  to 

orient participants 

T  Send to participants any read‐ahead documents, if applicable T/L  Inform the workshop coordinator of your plans and solicit his/her support T  Consult with relevant departments regarding branding of materials, banners, etc. Remember 

that a manager must approve banners to ensure branding compliance. 

T  Draft invitation letter to participants. Be sure to request confirmation of attendance and that participants provide (and bring) their MoPH ID numbers  

L  Prepare a list/table of invitees and follow up  F/L  Determine what allowances,  if any, will be provided to participants, such as per diem, travel 

reimbursement, lodging allowance, etc. 

T/L  Send  invitation  letter  (with  directions,  per  diem  and  lodging  info,  etc.)  to  participants, reminding them to bring their MoPH ID numbers 

T/L  Confirm participation, with phone calls, if necessary T/L  Determine supply needs and place order with admin team L  Prepare  name  badges‐  be  sure  to  have  someone  double‐check  the  spelling  of  names  and 

approve. Also, print extra blank badges. 

L  Gather support materials, such as projector, laptop, printer, paper, markers/pens, folders, flip charts and paper, meta cards, post‐its, scissors, etc. 

T  Draft presentations 

Page 47: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  46 

Type  Activity  Deadline  Responsible √ T  Finalize presentations   T  Translate presentations, if needed send materials out for translation. L  Print presentation handouts. Remember to select black and white printing and handout print 

format.   

L  Photocopy appropriate number of handouts and presentations L  Prepare workshop packets, including agenda, handouts, etc.  T/L  Prepare certificates, if applicable  Day before the Workshop 

L  Set up at the venue and do a final check. Put up signs for restrooms, etc. L  Set up the registration area    Ensure there is proper place for participants children (kindergarten)  F  Get money for reimbursements   L  Have all supplies and equipment available and working (good idea to have IT person on hand 

during the workshop) 

L  Bring several copies of documents  L  Set up welcome signs in lobby or outside, if necessary

T  Confirm availability of facilitators and co‐facilitators for the workshop/training

During the Workshop 

L  Collect  registration  info  from participants,  including MoPH  ID#s. Ensure  that  information  is legible.  

O  Greet participants when they arrive and make them feel welcome.  T  Start on time and provide a brief overview of the agenda,  including when breaks and  lunch 

will be. Stay on schedule!  

T  Ensure all participants received the relevant training materials and used provided models and equipment. 

T/L  Allow time for an orientation to how to fill out forms T  Ensure that each participant has filled out the evaluation form T  Certificates, if applicable  F  Time for administrative issues, such as paying per diems, etc.  After the Workshop 

T  Gather  all of  the materials  and  feedback. Record  results/feedback  electronically  and  share with workshop technical monitor 

L  Gather spare/ left over materials for the next workshop T  Ensure  participants  develop  the  PTFU  and  training  replication.  (Collect  PTFU  and  training 

replication  action  plans,  if  appropriate,  and  convert  to  electronic  copies  (scan  or  type)  to share with NGOs and participants’ supervisors 

T  Share action plans with IST department  T  Within 2 weeks, workshop  technical monitor should write workshop report and share draft 

with other facilitators 

T  Finalize workshop report and any next steps identified during the workshop T  Submit  the  training  report with  IST and HRMIS departments of MoPH and Share a copy of 

workshop report/ findings with participants 

Page 48: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide 47

Annex 2. In‐service Training Plan      

   

Page 49: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  48 

Annex 3. IST Quality Improvement Tool  COMMENTS/ REMARKS/ RECOMMENDATIONS:  

Please remember to fill out this part at the end of your assessment of the relevant area.   

1. What are the positive points related to this in‐service training area, which you observed in the training center but were not captured in your assessment? 

2. What are the problems/issues related to this in‐service training area, which you observed in training center but were not captured in your assessment? 

3. What are your recommendations for building upon positive points or overcoming problems/issues, which you mentioned in the answers to Question 1 and 2?   

     

 AREA: IN‐SERVICE TRAINING 

 NAME OF TRAINING: _______________________________________                         TRAINING CENTER NAME AND CODE: __________________________________  TRAINING CENTER LOCATION: _______________________________                           TRAINING DURATION:   From   _________________ To   ________________      NAME OF TRAINING ORGANIZER  (ORGANIZATION): ___________________________                         NUMBER OF PARTICIPANTS: ____________________________          NUMBER OF  FACILITATORS:  ___________________________           NAME AND  SIGNATURE OF  ASSESSORS: ____________________________        ASSESSMENT TYPE: (BASELINE  / EXTERNAL 1  2  3)          ASSESSMENT DATE: _____________  

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Instructions for the assessor: For any verification criteria fill in each unblocked cell with one of the following options “1” if the verification criteria is met, “0” if the verification criteria is not met or partially achieved, “NA” if Not applicable. Any cells left unfilled will be considered as missing data. 

SECTION 1: INFRASTRUCTURE, EQUIPMENT AND SUPPLIES 

1. The training site has the basic infrastructure setup to support clinical/non‐clinical training. 

Observe that the site is clean, functioning, well‐lit and well‐maintained: 

    

Specific building allocated for 

training site     

The building allocated for training site is made of concrete 

   

Page 50: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  49 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Sufficient clinical practice sites to ensure adequate experience with clients 

   

Training hall within walking distance to clinical practice site (or safe transportation to transfer participants from classroom to clinical practice site) 

   

Space for demonstration of clinical skills 

   

Training coordination room near the training hall 

   

Area for tea and lunch breaks     

Hostel/hotel/stay arrangement 

   

Secured storage space for models, equipment, training supplies and books 

   

Inverter (power‐converting device) for coordination room and classroom 

   

Computer     

Internet access (please 

comment: reliable, 

intermittent, or not possible)    

Total Score     

2. The training site has space for simulations using models. 

Observe that the site has space for practice either in or near the training hall and: 

    

Is set up according to clinical training conducted 

   

Is large enough to accommodate 3–5 Trainees at a time 

   

Has a practice schedule posted if needed 

   

Is lockable     

Has relevant job aids and IEC materials 

   

Total Score 

Page 51: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  50 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

3. The training site has a toilet near the training hall.  

Observe the toilet facilities:

Is there separate toilet available for male and female 

   

Are clean and functional     

Located close to the training hall 

   

Have running water     

Have soap and soap dish     

Have mirror     

Are well‐ventilated     

Have lockable doors     

Total Score     

4. The site has the basic classroom equipment and furniture to support training. 

 

Observe the classroom has:       

Whiteboard with stand or wall mounted 

   

LCD projector in working condition with voltage stabilizer 

   

Computer (laptop/desktop) with all wires to connect to LCD projector 

   

Projection screen     

Video conference equipment (if the site is a videoconference center) 

   

TV     

DVD player     

Pen (USB) drive     

Flip chart easel     

Air conditioning facilities (cooling and heating) 

   

Potable water     

Presentation pointer     

Page 52: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  51 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Total Score 

5. There are adequate supplies to conduct training sessions. 

Observe there are sufficient supplies and materials to support at least 3 training courses: 

   

 

Flip chart paper     

Flip chart markers     

Whiteboard markers     

Participant paper, pen and folder sets 

   

Tape or pins to hang up flip charts 

   

Total Score     

6. The training site has enough training materials during the course. 

Verify by interviewing or reviewing records that during the last course: 

    

All participants received a reference manual 

   

All participants received a participant handbook 

   

All participants received copies of the presentation graphics 

   

All trainers had reference manual, participant handbook and trainer notebook/facilitator guide 

   

Total Score     

7. The training organizing body has sufficient teaching/ learning materials to conduct clinical training. 

Examine training materials for at least two different training courses and verify that they include the following: 

   

 

Reference manual/modules     

Trainer notebook/facilitator guide 

   

Participant handbook     

Presentation graphics (PowerPoint presentations) electronically available 

   

Page 53: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  52 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Clinical skills videotape/VCD/DVD 

   

Required anatomic models     

Record‐keeping and reporting form relevant to the service delivery of the skills being imparted as approved in the state 

   

Other teaching aids including job aids 

   

Total Score     

8. The training body has latest additional reference materials relevant to the trainings conducted. 

Observe that the following materials are available for participants and trainers to use: 

    

A set of training materials for each training being conducted at the site 

 

    

9. The clinical practice area is conducive for training clinical skills practice. 

Observe the clinical practice site area in the hospital or other clinical facility for participants to see that: 

   

 

The clinic practices are the same standards of services as covered in the training 

   

Sufficient client flow to support clinical practice 

   

Clinic is big enough to allow participants to observe/provide services 

   

There are enough supplies to allow participants to practice skills 

   

The clinical practice area is similar to where the participants work 

   

The staff are receptive of participants coming for clinical practice 

   

The clinical practice area is within 30 minutes of the training site 

   

Page 54: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  53 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Safe transportation/escort is available for night duty or shift 

   

Total Score     

10. The hostel/hotel/stay arrangements are adequate. 

Observe OR ask the training course participants that hostel/hotel/stay arrangement: 

    

Is clean     

Is safe for women to stay     

Is enough for all out‐station participants at once if rooms are shared by two participants 

   

Has attached toilet and bathroom 

   

Is well‐ventilated     

Total Score  

   

11. The training body has a designated locking store room/storage space for models, equipment, training supplies and books. 

Observe if the store room/storage space has: 

    

Locking door     

Adequate space for supplies     

The stock is well‐lit and ventilated 

   

Shelves for sorting and storing different training materials 

   

Visible sign in/out sheet     

Visible routine inventory sheet that is completed 

   

Cabinets for locking training supplies and equipment (one per course) 

   

Total Score 

        

Page 55: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  54 

TOTAL Verification Criteria for Infrastructure, Equipment and Supplies:  Critical 

 

Important

 

Remarks 

A. Total Verification Criteria ACHIEVED: 

B. Total Verification Criteria OBSERVED: 

C. Percentage of achievement (A/B x100):  

     

Page 56: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  55 

  

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

SECTION 2: TRAINING MANAGEMENT 

12. The training body training activities are well coordinated. 

Observe if there is/are:       

Training plan is shared with MoPH relevant department at least one month in advance 

   

Training plan is shared with relevant training centers at least one month in advance 

   

Regular meetings between training coordinator and clinical sites management staff (Administrator, Chief Medical Superintendent or Superintendent in Chief, and trainers) 

   

Regular monthly meetings between training coordinator and trainers 

   

A meeting of the training coordinator and trainers a week before training 

   

A hospital training team meeting before and after each training event when relevant 

   

A schedule for follow up calls or visits is available or posted 

   

Total Score     

13. The training body has good financial systems and management. 

Observe if the training body:       

Follows any established financial procedures to support clinical/non‐clinical trainings  

   

Reviews the past training event related to participants to confirm that: 

   

- All participants received per diem and travel expenses as per the state rules 

   

- There are receipts of all payments made 

   

Page 57: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  56 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

- The financial transactions have been entered in required documentation 

   

- Participants were paid on time 

   

- The expenditure report is sent to the higher authorities as per guidelines for the training course 

   

Review the last training event to confirm that: 

   

- All trainers were paid honorarium as per any guidelines 

   

- There are receipts of all payments made to the trainers 

   

- The financial transactions have been entered in the book of accounts by training event 

   

- Payments were made within a week after training. 

   

There is a record of pending payments to participants, trainers or other vendors as appropriate 

   

The total training expense is within the budget approved for the training 

   

Total Score     

14. The training body has adequate record‐keeping systems.  

Discuss with the training site coordinator and observe the records to see if: 

    

There is a focal point for training management information system. 

   

MoPH approved training database available and used for data banking and reporting 

   

Page 58: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  57 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

There is a file for each training course/batch 

   

Each file contains training report including: 

   

- Title of the training course

- The dates of training     

- Names of the trainers     

- The list of participants

- The agenda for the training 

   

- Participant’s registration forms as required, including MoPH ID #s  

   

- A brief description of training including: assessment and evaluation of participants; and any significant event that trainers want to report. 

   

- Training evaluation forms completed by the participants 

   

Total Score     

15. Training body has an annual training plan and quarterly training calendar. 

 

Observe if:       

Systematic training needs assessment is regularly conducted 

   

Standard training needs assessment tool is being used for TNA process 

   

TNA data is locally analyzed at regional level and used for in‐service training planning purpose 

   

There is an annual training plan 

   

The copy of the plan is sent to any stakeholders as required 

   

There is a quarterly training calendar that shows start and end dates for all courses 

   

Page 59: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  58 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

A copy of the quarterly training calendar is sent to any stakeholders at the beginning of each quarter as required  

   

Total Score 

16. Participant selection criteria are followed for all trainings. 

Review the participants registration forms, or discuss with the training coordinator or trainers that: 

   

 

Participant selection criteria as described in the training materials are followed 

   

More than 90% of participants met the selection criteria in the last 3 trainings 

   

Total Score     

17. Class size and trainer support is appropriate. 

Through review of training records, observe if: 

    

At least 2 trainer was always available during classroom and clinical practice 

   

The training facilitators are the MoPH certified national in‐service trainers 

   

Training batch does not exceed as per the recommendations in course syllabus 

   

Total Score     

18. Trainer performance assessment is regularly conducted. 

Interview the training coordinator and training staff and review administrative documents to find out if: 

   

 

There is standardized format to assess trainer performance 

   

Trainer performance is measured on a regular basis, at least once a year 

   

Feedback to trainers includes participant evaluation forms 

   

Page 60: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  59 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Trainers periodically have refresher training (every 4 years) 

    

Total Score     

19. Participants and trainers know participant course completion requirements. 

Observe/review records materials or guidelines to determine if:  

    

Requirements for learners to “pass” each course are outlined in training materials 

   

Clear steps if a participant does not meet passing requirements exist in guidelines or trainers’ tools 

   

The type of certificate that participant will receive and conditions for issuing certificates are outlined in materials or trainers’ tools 

   

Total Score     

20. Course completion requirements are met before any participant can be certified. 

 

Through the record reviews, observe that: 

    

Course completion requirements are explicitly stated and participants informed of requirements 

   

All participants who have received certificates during the last training have met these requirements 

   

Participants who have not met certification requirements are provided with additional practice and assessment opportunities 

   

Total Score 

21. The clinical training is routinely monitored for effectiveness. 

   

Through interviews with trainers and by review of administrative records, observe that clinical training is monitored for effectiveness: 

   

 

      

Standardized course evaluation form is used 

   

Page 61: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  60 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Trainers and training coordinator meet to review course evaluation forms at the end of training to get participants’ feedback on training 

   

 

Course evaluation feedback that requires action is resolved and documented 

   

22. The training organizer allocated adequate time for (full/part time) training course. 

Training organizer allocated 8 or 7 hours for full time training per each day (8 hours for spring and summer months, 7 hours for autumn and winter months) 

   

 

Training organizer allocated 4:30 or 4 hours for part time training per each day (4:30 hours for spring and summer months, 4 hours for autumn and winter months) 

   

Training participants spend least 1 hour for lunch and pray per each day. 

   

Total Score 

23. Training facilitators have the required qualifications. 

Observe/interview training organizer to verify that: 

    

Is facilitator/trainer a National trainer 

   

Training facilitator/s has/have accredited certificate 

   

Training facilitator/s has/have MoPH – ID number 

   

Trainer use native language according to knowledge level of participants  

   

Facilitators are off or don’t stay for night duty the during of clinical training/workshop 

   

During days of training/workshop, facilitators don’t have any other responsibilities out of training or workshop. 

   

Page 62: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  61 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Trainers’ invitation letters were sent at least 3 weeks before the training. 

   

The training coordinator confirmed the trainers 2 weeks before the training. 

 

   

Total Score     

 

TOTAL Verification Criteria for Training Management:  Critical 

 

Important

 

Remarks 

A. Total Verification Criteria ACHIEVED: 

B. Total Verification Criteria OBSERVED: 

C. Percentage of achievement (A/B x 100) 

     

 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

SECTION 3: TRAINING PLANNING AND PREPARATION STANDARDS   

24. The training body provides adequate preparation for a training course. 

Interview the training coordinator and physically observe to verify: 

    

Trainers and other staff:     

– The trainers for the course were informed and booked. 

   

– Staff in clinical area was informed about training dates. 

   

– The accountant was informed about the dates of training. 

   

Supplies and logistics:     

– Stationery materials available in the training site. 

   

– Specific anatomical models available in the training site.  

   

– The instrument and equipment for classroom practice were prepared. 

   

Page 63: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  62 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

– Training materials were ordered and procured. 

   

– Audio visual aids were checked and available in the training site. 

   

– The certificate prototype was prepared for review. 

   

– Dietary needs, travel and transportation, lodging and per diem are finalized and oriented to trainers and participants 

   

– Ensure transportation to clinic site is arranged (if needed) 

   

Total Score     

25. The training body prepares for blended learning activities appropriately. 

Interview the trainers to verify that prior to conducting training they: 

    

Reviews any existing training needs assessment information available. 

   

Review the course syllabus, course schedule and course outline. 

   

Revises course schedule and outline based on training needs information available when indicated 

   

Assign topics/session to individual trainers as needed. 

   

Review content materials and prepare for each session to be delivered. 

   

Review and update presentation graphics as appropriate. 

   

Visit classroom to confirm availability of the audiovisuals and power supply. 

   

Meet with clinical staff and management 

   

Page 64: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  63 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Ensure that client scheduling is arranged with clinic staff or management as needed 

   

Total Score     

26. Participant invitations include essential information and arrive on time. 

Review the records and interview the training coordinator and participants to verify: 

    

Participant invitation letters were sent at least 2 weeks before the training. 

   

The training coordinator confirmed the participation of participants 1 week before the training. 

   

The number of invitations is consistent with the course syllabus recommendations. 

   

The invitation letter included:     

– Course syllabus     

– Course schedule

– The expectation that participants collected the first day of the training. 

   

Total Score 

27. The training body ensures everything is ready immediately before the training starts. 

Interview the training coordinator or observe the following: 

    

The classroom was set up.     

Participant accommodations were ready. 

   

Training materials were available. 

   

Audio‐visual equipment was set up. 

   

A backup plan was in place in case of power failure. 

   

Training supplies were available. 

   

The training budget was available. 

   

The trainers reviewed the preparation for training. 

   

Page 65: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  64 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

The clinical staff was ready to receive the participants for clinical practice. 

   

Total Score     

   

TOTAL Verification Criteria for Training Planning and Preparation Standards:  Critical 

 

Important

 

Remarks 

A. Total Verification Criteria ACHIEVED: 

B. Total Verification Criteria OBSERVED: 

C. Percentage of achievement (A/B x 100): 

     

 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

SECTION 4: CLASSROOM TRAINING STANDARDS   

28. The trainer makes the training relevant and participatory. 

Observe/interview trainer to verify: 

    

Participants are involved in the process of learning by: 

   

– Making agenda, giving daily summaries and other activities 

   

– Objective and agenda     

– Questioning and feedback

– Group and individual activities 

   

– Timely energizers     

Participants are treated as individuals: 

   

– Use participant names as often as possible. 

   

– Treat participants with respect. 

   

Trainer reviews participant expectations at the beginning of the each day. 

   

Page 66: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  65 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Time is allotted for the trainer to review participants’ individual learning plan/Action plan when they exist. 

   

Total Score     

29. The trainer creates a positive situation 

Observe/interview trainer to verify: 

    

Various audiovisual aids are appropriately used 

   

A variety of learning activities and training methods are appropriately used: 

   

Positive, corrective and positive feedback is provided frequently 

   

 The trainer models a positive attitude 

   

Trainers create atmosphere of safety for participants to freely communicate with one another and trainers. 

   

Total Score     

30. The trainers provide constructive feedback to participants. 

Observe/interview trainer to verify that: 

    

Feedback is positive.     

Feedback includes specific suggestions for improvement. 

   

After coaching or assessment activities the trainer asks participant to self‐ assess before providing feedback. 

   

Total Score     

31. The trainer uses effective session introduction and summary skills. 

Observe the trainer during the session to verify that he/she: 

    

Introduces session using an engaging technique 

   

States objectives as a part of introduction. 

   

Presents effective summary:

– Keeps summary brief.     

Page 67: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  66 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

– Draws the main points of presentation. 

   

– Links to next topic.     

     

32. The trainer uses effective facilitation skills. 

Observe the trainer during the session to verify that he/she: 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Uses trainer notes or a personalized reference manual during presentation. 

   

Maintains eye contact with the participants. 

   

The trainer keep walking inside class for effectiveness of teaching  

   

Trainer their voice adapted to the size of training class and number of participants. 

   

Maintains energy.     

Total Score    

33. The trainer uses effective questioning skills. 

Observe the trainer during the session to verify that he/she: 

    

Asks questions of the entire group. 

   

Targets question to individuals. 

   

Asks questions at a variety of level. 

   

Responds to participants’questions. 

   

Total Score 

34. The trainer effectively manages the group dynamics 

Observe the trainer during the training course to verify that he/she: 

    

Manages the communication in the classroom. 

   

Manages the discussion in the classroom. 

   

Encourages/creates a friendly environment in the room. 

   

Page 68: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  67 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Facilitates the development of group norm at the group activates and training. 

   

Total Score 

35. The trainer uses audiovisual aids appropriately. 

Observe the trainer:       

Makes sure aids are visible     

Makes sure aids are easy to read and not crowded 

   

Underlines or emphasizes important info. 

   

Prepares any complicated materials before hand 

   

Always faces the learners

Always checks equipment ahead of time 

   

Total Score     

36. The trainer uses transparencies and/or PowerPoint presentations appropriately. 

Observe the trainers:       

If using transparencies, the trainer: 

   

– Lists one main idea and maximum seven lines on one transparency. 

   

– Numbers transparencies.

– Has an overhead projector (OHP) in working condition. 

   

– Has an extra projector bulb on hand. 

   

– Does not read from transparencies. 

   

– Uses a pointer or pencil on transparency rather than pointing fingers on the screen. 

   

Total Score  

   

37. The trainer uses media materials appropriately. 

Observe the trainers:       

If using VCD/DVD player, the trainer: 

   

Page 69: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  68 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

– Introduces the video topic. 

   

– States the objective of viewing the video. 

   

– Focuses participant attention on key points. 

   

– Stops in between and ask questions or lead discussion as appropriate. 

   

– Leads follow up discussion at the end. 

   

– Summarizes the session.

Total Score     

38. The trainer prepares for the illustrated lecture 

Observe trainer presentation or review an illustrated lecture plan to verify that it: 

    

Includes an effective introduction. 

   

Has prepared trainers notes and activities. 

   

Has identified questions to use for developing clinical decision making skills and assessing understanding. 

   

Has a plan for effective summary. 

   

Total Score     

39. The trainer facilitates small group activities effectively. 

Observe during the training session that the trainer: 

    

Plans small group activities that are consistent with the objective of the session. 

   

Provides clear instructions for the group work: 

   

– Directions for the small group activity (whether role play, clinical simulation or case study) 

   

– The trainer allocate people among small group as time keeper, writer and presenter 

   

Page 70: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  69 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

– Time limit

– How to document and report when required 

   

Summarizes the session.     

Total Score     

40. The trainer facilitates large group activities effectively. 

Observe a session during which the trainer facilitates a large group session and verify that the trainer 

   

 

States the objectives of the session and announces the topic or problem (whether brainstorming, games or group discussions). 

   

Establish the ground rules.     

Moderates the discussion appropriately. 

   

Maintains a written record during brainstorming. 

   

Reviews ideas and suggestions periodically during brainstorming and discussions. 

   

Summarizes effectively.     

Total Score 

41. The trainer uses assessment to competency. 

Observe that the trainer:    

 

  Uses questions during activities to assess understanding and/or reinforce key points 

   

  Uses the summary to highlight important information or assess understanding of important information 

   

  Uses end of the day sessions to evaluate training and learner progress and makes changes in training when needed 

   

Page 71: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  70 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

  Provides periodic formative assessment (are they competent in simulation, etc.) when needed to determine if participants are ready for clinical practice or to move to the next topic 

   

  Uses the provided assessment tools to determine if the participant has mastered the required content 

   

  Creates a plan for achieving competency for participants who do not meet the requirements for completion or passing of the course 

  

   

Total Score     

 

TOTAL Verification Criteria for Classroom Training Standards  Critical  Important  Remarks 

A. Total Verification Criteria ACHIEVED: 

B. Total Verification Criteria OBSERVED: 

C. Percentage of achievement (A/B x 100) 

     

 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

SECTION 5: CLINICAL DEMONSTRATION, PRACTICE AND COACHING STANDARDS   

42. The trainer effectively demonstrates types of skills. 

Observe a session during which the trainer is demonstrating a skill and verify that the trainer: 

    

Has setup the demonstration in advance with adequate supplied and equipment 

   

Introduces the skill being demonstrated. 

   

Clearly states objectives as a part of instruction. 

   

Ensures all the participants are able to see clearly. 

   

Page 72: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  71 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Asks questions and encourages participants to ask questions as appropriate. 

   

Maintains eye contact with the participants as much as possible. 

   

Speaks loud enough so that participants can hear. 

   

Psychomotor Skills:     

Communicates with the anatomical model or client during the demonstration of skill or activity.  

   

Demonstrates or simulates proper infection prevention practices. 

   

Positions anatomical model as actual client. 

   

Communication Skills:     

Provides a concise (under 15 minutes) demonstration of related communication skill. 

   

Uses questions to assess participants understanding and progress 

   

Clinical Decision Making Skills     

Explains rationale in decisions made in clinic 

   

Uses questions to ask participants “what if…” in simulation and in clinic to assess their understanding and clinical decision‐making abilities 

   

Asks questions during psychomotor skill demonstrations to assess participants’ related clinical decision‐making skills. 

   

Page 73: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  72 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Uses pre or post clinical meetings to review pertinent cases and ask additional questions to develop clinical decision making skills in related clinical area 

   

Total Score 

43. The trainer is an effective coach. 

Observe while the trainer is working with participants: 

    

Before:     

Greets the participant     

Reviews previous performance as applicable. 

   

Works with the participant to set specific goals for the practice session. 

   

During: 

Observe the learner, providing positive reinforcement or constructive feedback (when necessary for client comfort or safety) as s/he practices the procedure. 

   

Refer to the checklist or performance standards during observation. 

   

Record notes about learner performance during the observation. 

   

Is sensitive to the client when providing feedback to the learner during a clinical session with clients. 

   

Provides appropriate practice activities in clinic based on each participants’ abilities and progress 

   

After: 

Review notes taken during the practice session 

   

The trainer is an effective     

Ask the learner to identify those steps performed well. 

   

Page 74: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  73 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Ask the learner to identify those steps where performance could be improved. 

   

Provide positive reinforcement and corrective feedback 

   

Work with the learner to establish goals for the next practice session 

   

Total Score 

44. Clinical practice is arranged to ensure participants have safe and adequate practice with clients. 

Observe the clinical practice session for participants and verify that: 

    

Client’s rights are respected during the clinical practice including his/her right to: 

   

– Bodily privacy

– Confidentiality     

– Know the role of each person involved in the procedure. 

   

– Give permission before having clinician‐in‐training observe, assist with or perform any procedure. 

   

– Have clinical trainer present when participants are practicing. 

   

Clients are carefully selected by the trainers for participants to practice. There is a daily plan for clinical practice containing: 

   

– The date     

– Name of the clinical trainer 

   

– The clinic staff responsible for the day 

   

– Learning objectives     

– Activities to be accomplished by the participants. 

   

Page 75: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  74 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Clients have been recruited ahead of time when needed to ensure sufficient client load for practice 

   

Clinic practice is structured to ensure maximum exposure to clients 

   

Trainer to participant ratio is sufficient to ensure clients are not harmed through adverse events 

   

The plan for clinical activities allows participants to move from supervised to independent practice 

   

The trainer has identified which practice activities may be completed by which participants independently 

   

Total Score 

45. The trainer uses preclinical practice meetings to clearly outline expectations for the clinical day. 

Observe the trainer during preclinical practice meeting to verify: 

    

Learning objectives for the day. 

   

Any change in the schedule.     

Participant roles and responsibilities for the day. 

   

Special assignments if any.     

Cases/topics for post clinical practice meeting. 

   

Answer participant questions.

Total Score     

46. The trainer supervises clinical practice to ensure safety and adequate practice with clients. 

Observe the trainer during clinical practice to verify: 

    

Trainer is always there when participants are performing psychomotor skills with clients. 

   

The trainer provides coaching during clinical practice as appropriate. 

   

Page 76: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  75 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

The trainer is sensitive to client’s presence while providing feedback. 

   

The trainer intervenes if the client’s safety is in question 

   

47. The trainer uses post‐clinical practice meetings effectively to help learners develop competency 

Observe the trainer during a post‐clinical practice meeting to verify: 

    

Trainers hold post clinical practice meeting each day to: 

   

– Assess progress in learning. 

   

– Present cases seen during the day. 

   

– Plan for the next day’s activities. 

   

– Use questions to reinforce key points and develop clinical decision making skills 

   

Total Score     

48. The training body has adequately prepared the clinical practice site. 

Verify by interview with clinic management that: 

    

The training body has shared key resources with the facility management and related ward staff, including: 

   

– Assessment tools used for clinic 

   

– Related skill performance standards 

   

– Training materials or reference materials 

   

The trainer(s) communicate pertinent information with facility staff, including: 

   

– Topic, times and dates of planned clinical practice 

   

– Types of clients needed     

– Any particular learning needs or capability of particular participants 

   

Page 77: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  76 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Total Score  

   

49. The training body or trainer has ensured clinic staff involved in supervision or supports of clinical practice are adequately prepared 

Verify by interviewing appropriate clinic staff or training body records that: 

    

Facility staff expected to supervise have been standardized and updated in required skills 

   

Facility staff expected to supervise have been provided with relevant training and assessment tools. 

   

Expectations of facility staff in supervision have been documented and shared. 

   

Any incentives for supervision have been documented and are implemented consistently. 

   

Total Score     

50. The trainer uses assessment effectively to help learners develop competence and determine if training goals have been met. 

Verify by observation or interviewing participants from previous courses that the trainer: 

    

Uses questions during clinical practice to help learners develop clinical decision making skills 

   

Uses client record review during clinical practice to provide feedback on clinical decision making skills 

   

Assesses participants ability to move from closely supervised to more independent practice in the clinical setting 

   

Uses the provided assessment tools to determine if the participant has mastered the required content 

   

Communicates regularly about participant progress with any clinic staff assigned with any participant mentoring or supervisory responsibilities 

   

Page 78: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  77 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

Creates a plan for achieving competency for participants who do not meet the requirements for completion or passing of the course 

   

Total Score     

 

TOTAL Verification Criteria for Clinical Demonstration, Practice and Coaching Standards: 

Critical 

 

Important

 

Remarks 

A. Total Verification Criteria ACHIEVED: 

B. Total Verification Criteria OBSERVED: 

C. Percentage of achievement (A/B x 100): 

     

 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

SECTION 6: TRANSFER OF LEARNING (TOL) STANDARDS   

51. The training body has developed processes that incorporate transfer of learning (TOL) activities in training implementation. 

Verify by interviewing the training coordinator or associated staff that: 

    

Plans and budget is in place for follow up support of participants after training. 

   

Trainers have access to copies of the action plans prepared by participants during the course. 

   

Copies of the participant’s action plans are sent to their supervisors. 

   

Total Score     

52. Training body or trainers perform the TOL activities before, during and after each training course. 

Conduct interview with trainers to verify/or observe during the training course: 

    

Before training, trainers:

– Review the performance needs assessment findings if available. 

   

– Make changes in course to adjust to participants needs. 

   

Page 79: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  78 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

– Send course syllabus, course objectives and course schedule to participants along with invitation letter. 

   

During training, trainers:     

– Review any individual learning plans 

   

– Provide work‐related (realistic) exercises and job aids. 

   

– Give immediate and positive feedback to participants. 

   

– Revise training and activities based on participants’ progress 

   

– Encourage participants to develop realistic action plans to encourage TOL. 

   

– Remind participants to meet with supervisor to review action plan. 

   

– Identifies who to contact for support or questions, or links to any existing networks or other providers for support 

   

After training, trainers:     

– Communicate with participants as appropriate. 

   

– Facilitate the review of action plans with supervisors and participants 

   

– Maintain communication with supervisors and participants. 

   

Total Score     

53. The trainers or training body involve 

Verify by interviewing the trainers or participants (if available) 

that:    

 

Page 80: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  79 

PERFORMANCE STANDARDS 

VERIFICATION CRITERIA  Critical  Important  COMMENTS 

participants in transfer of learning activities. 

Before training, the participants: 

   

– Are involved in needs assessment if conducted. 

   

– Receive the course syllabus, course objectives and course schedule along with the invitation letter. 

   

– Complete pre course activities if required. 

   

During training, the participants: 

   

– Develop an individual learning plan when used in training. 

   

– Develop a realistic action plan. 

   

Total Score     

54. The Training coordinator reminds the participants to complete the following after training. 

Review of records and interviewing with training coordinator to verify: 

    

Apply new skills and implemented action plan. 

   

Use job aids as appropriate.

Network with other participants and trainers. 

   

Monitors their own performance. 

   

Total Score     

  

TOTAL Verification Criteria Transfer of Learning:  Critical 

 

Important

 

Remarks 

A. Total Verification Criteria ACHIEVED: 

B. Total Verification Criteria OBSERVED: 

C. Percentage of achievement (A/B x 100): 

     

    

Page 81: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  80 

TOTAL Verification Criteria for all Sections:  Critical 

 

Important

 

Remarks 

A. Total Verification Criteria ACHIEVED: 

B. Total Verification Criteria OBSERVED: 

C. Percentage of achievement (A/B x 100): 

     

      

Page 82: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  81 

Annex 4. Term of References for Quality Improvement Teams  

Islamic Republic of Afghanistan Ministry of Public Health 

General Directorate of Curative Medicine Improving Quality in Health Care Unit (IQHC) 

Provincial Quality Improvement (PQI) Committee Terms of Reference 

Background:  The Ministry of Public Health (MoPH) of the Government of Afghanistan has established a clear mission “to improve the health of the people through quality health care services provision and the promotion of healthy life styles in an equitable and  sustainable manner”.  In  order  to  achieve  this  goal,  the MoPH  and  donors  have  introduced  and  implemented  a number of different strategies, tools and methodologies aimed at improving the quality of health care services. A national strategy for improving quality in health care was developed and formally introduced across the country in 2011. To ensure smooth implementation of the IQHC strategy, it require strong coordination at and between the national and sub‐national levels,  there  is  a  need  to  establish  quality  improvement  committees  as  a  comprehensive mechanism  to  address  the implementation of quality approaches, at provincial and health facility/IST providers’ levels.   Purpose:  The purpose of the Provincial QI Committee is to establish and enhance coordination mechanisms for implementation of improving Quality  in Health Care Strategy at provincial  level and ensure  links/liaison with the  IQHC Unit at central  level through an assigned Provincial QI Focal Point (Job Description under development).   Membership and Representation:  The  Provincial  Quality  Improvement  Committee  will  have  representation  from  a  wide  range  of MoPH  stakeholders including provincial health director, PPHO staff, national in‐service trainers, representatives from donors and UN agencies at provincial level, implementing NGOs, hospital managers and Community Health Shura members.  Provincial‐level Quality Improvement Focal Points will serve as a liaison between the IQHC Unit in Kabul and the provincial Quality Improvement Teams.  Through the monitoring of quality improvement efforts, they will support the Public Health Department office, NGOs and other stakeholders.    The committee will be chaired by PHD or his/her nominee from provincial public health office. This committee will meet a monthly basis or as  integrated part of PHCC meeting.  In the  latter case, the  IQHC strategy  implementation and quality‐related issues will form a permanent/ regular agenda of the PHCC meeting.   Roles and Responsibilities:  The PQI Committee has the following role and responsibilities:  

Ensure  the  implementation of  the  IQHC  strategy at BPHS and EPHS  facilities and  focus on  the quality aspect of healthcare delivery at provincial level. 

Ensure  the  implementation of  the  IQHC  strategy at  in‐service  training centers/providers and  focus on the quality aspect of in‐service training programs delivery at provincial level. 

Ensure proper implementation of harmonized quality program at provincial level.   

Provide  oversight  to  planning,  organizing  and  conducting  capacity  building  activities  on  Improving Quality in healthcare at provincial level.  As an example, this oversight includes assessing training needs for  health  facility  QI  teams  and  facilitating  the  identification  of  potential  QI  trainers  from  within provincial hospitals.   

Review the progress of QI interventions at BPHS and EPHS facilities and in‐service training centers. 

Act as advocating body for QI at provincial level. 

This  committee will  assign  a  provincial  focal  point  and  provincial  quality  expert’s  team  from  health facilities to meet on a more regular basis and report  its progress on monthly basis to the Provincial QI Committee and the IQHC Unit in central MoPH.  

The minutes of all meetings will be  recorded and maintained by  the provincial QI  focal point and  the team for reporting purposes.   

Revision of performance  reports of health  facilities  provided by  provincial QI  focal point  and his/her team  for  the  selection  of  potential  health  facilities  and  their  nomination  to  the  central MoPH  for National recognition & award system.    

Page 83: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  82 

  

Islamic Republic of Afghanistan Ministry of Public Health 

General Directorate of Curative Medicine Improving Quality in Health Care Unit (IQHC) 

Health Facility/In‐Service Training Centers Quality Improvement (HFISTCQI) Committee Terms of Reference 

 Background:  The Ministry of Public Health (MoPH) of the Government of Afghanistan has established a clear mission “to improve the health of the people through quality health care services provision and the promotion of healthy life styles in an equitable and  sustainable manner”.  In  order  to  achieve  this  goal,  the MoPH  and  donors  have  introduced  and  implemented  a number of different strategies, tools and methodologies aimed at improving the quality of health care services. A national strategy for improving quality in health care was developed and formally introduced across the country in 2011. To ensure smooth implementation of the IQHC strategy, there is a need to establish quality improvement committees at provincial and health  facility/in‐service  training center  levels. Quality  Improvement Committees  (Teams) currently exist  in several hospitals  in Kabul  and 13 other provinces.  The  IQHC Unit  is  seeking  to  revitalize  the  current  committees with  slightly modified roles and responsibilities both at health facilities and existing IST centers.    Purpose:  The purpose of the Health Facility/IST center QI Committee is to oversee the quality of healthcare and in‐service training programs within hospitals/IST centers and ensure links/liaison with other HFISTCQI teams, the Provincial QI Committee at provincial level and the IQHC Unit at central level.   Membership and Representation:  The Heath Facility QI Committee will have  representation  from different departments of health  facility, hospital/facility managers and community health shura members. The  IST centers QI committee will have  representation  from  training centers staff, in‐service trainers, and supporting NGO/entity  The health  facility  committee will be  chaired by  the manager of  the health  facility  (e.g. Hospital Director  and his/her deputy/appointee) or  the QI  focal point of  the health  facility. The  IST centers QI committee will be chaired by  training center’s head or QI focal point of the center. It is worth mentioning that the job description of the QI focal points will be revised in close coordination between the IQHC unit and HRD, to reflect quality‐related responsibilities.  This committee will meet on a weekly basis or even more frequently as needed.  Roles and Responsibilities:  The Health Facility/IST Centers’ QI Committees will be responsible for overseeing the quality of healthcare within hospitals and  quality  of  provided  IST  programs within  IST  centers.    Sub‐Committees will  then  be  created  and mandated with overseeing quality  improvement activities.   Examples of these sub‐committees  include Medical Records Sub‐Committee, Maternal Death Review Sub Committee, Adverse Events and Near‐Miss reporting system that  includes analysis, distilling of lesson learned dissemination of findings and action to reduce further risk.  Organized into periodic meetings, these sub‐committees will  provide  quality  improvement  recommendations with  hospital/IST  centers’  leadership  and  aid  in  the implementation  of  these  activities.  The  Health  Facility/IST  Center’s  QI  Committee  has  the  following  role  and responsibilities:    

Oversee the quality of healthcare within hospitals. 

Oversee the quality of IST programs within IST centers 

Ensure  the  implementation  of  the  harmonized  quality  program  and  prioritize  quality‐related interventions at health facility and IST center level.  

Ensure that a responsive complaint management system is in place at health facility and IST center. 

Ensure a proper quality‐related data recording and reporting system.  

Implementation of patient safety mechanism such as safe surgery checklist. 

Ensure client‐centered services by promotion of patient charter of right at health facility.  

The minutes of all meetings will be  collected,  recorded and maintained by  the  facility  focal point  for improvement and local decision making purposes.  

Establish links with existing structures mentioned above such as Maternal Death Review Sub‐committee.    

Page 84: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  83 

Annex 5: List of IST M&E Indicators  

No.  Indicator  Definition  Indicator metrics Reporting frequency 

Source and means of verification 

1.   Proportion of health personnel whose annual training needs assessment is completed 

TNA will be conducted on annual basis and this indicator will monitor the progress towards completion of TNA of MoPH and other stakeholders’ personal  

Numerator: Number of health personal (MoPH and other stakeholders’’ personnel) whose annual TNA is completed)  Denominator: Number of health personal working for MoPH and other stakeholders  Calculation: Numerator/ Denominator x 100 

Annual  Training System Database 

2.   Proportion of in‐service training programs planned based on TNA results 

The indicator will measure improvement of in‐service training planning and use of TNA for in‐service training planning at national level 

Numerator: Number of national level training programs planned based on annual TNA result  Denominator: Number annual in‐service training programs conducted at national level.  Calculation: Numerator/ Denominator x 100 

Annual  IST Unit’s annual reports 

3.   Percent of in‐service training programs conducted based on approved MoPH in‐service training thematic annual plan. 

This indicator will monitor the coordination of in‐service training programs at national level 

Numerator: Number of national level annual training programs conducted based MoPH approved integrated in‐service training plan  Denominator: Number annual in‐service training programs conducted at national level.  Calculation: Numerator/ Denominator x 100 

Annual  In‐service training reports/monitoring checklists 

4.   Percent of in‐service training programs with updated MoPH approved learning resource package 

The indicator will monitor standardization process learning resources packages for BPHS and EPHS priority in‐service training areas 

Numerator: Number BPHS and EPHS in‐service training areas with updated MoPH approved learning resource package   Denominator: Number existing in‐service training areas within MoPH BPHS/EPHS priority in‐service training areas list    Calculation: Numerator/ 

Annual  IST mapping reports 

Page 85: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  84 

No.  Indicator  Definition  Indicator metrics Reporting frequency 

Source and means of verification 

Denominator x 100

5.   Number of certified national in‐service trainers for BPHS/EPHS priority training areas 

MoPH will certify qualified in‐service trainer for BPHS/EPHS training areas and the indicator will measure the progress on certification of national in‐service trainers at national level. 

Numerator: Number of MoPH certified national trainers for BPHS/EPHS priority training areas.   Denominator: Number of existing trainers for BPHS/EPHS priority training areas.     Calculation: Numerator/ Denominator x 100 

Annual  TrainingDatabase 

6.   Percent of in‐service training providers registered in MoPH training database 

The indicator will monitor registration process of in‐service training providers/entities in MoPH training database 

Numerator: Number of IST providers registered in MoPH training database   Denominator: Total number of existing IST providers at national level.    Calculation: Numerator/ Denominator x 100 

Annual  TrainingDatabase 

7.   Percent of IST providers/centers using MoPH training database for in‐service training data management 

The indicator will monitor the process of national in‐service training programs data management and reporting. 

Numerator: Number of IST providers using MoPH in‐service training database for in‐service training programs’ reporting and data management  Denominator: Total number of existing IST providers at national level.    Calculation: Numerator/ Denominator x 100 

Bi‐quarterly  IST mapping reports/TMIS database 

8.   Percent of QI participating IST centers with a functioning QI system 

The indicator will measure progress on implementation of IST QI by IST providers/entities 

Numerator: Number of IST providers/center/entities using IST QI tool for improvement of their IST programs  Denominator: Number of existing IST providers/center/entities providing IST programs at national level  Calculation: Numerator/ Denominator x 100 

Annual  QI database

9.   Proportion of IST providers/centers with IST quality improvement score of higher than 80% 

The indicator will measure progress on implementation of IST QI by IST 

Numerator: of IST providers /center/entities obtaining score of higher than 80% in QI assessment 

Annual  QI database

Page 86: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  85 

No.  Indicator  Definition  Indicator metrics Reporting frequency 

Source and means of verification 

providers/entities of their programs. Denominator: Number  Number of IST providers/center/entities using IST QI tool for improvement of their IST programs  Calculation: Numerator/ Denominator x 100 

10.   Percent of QI participating IST centers recognized in the QI process 

The indicator will measure progress on implementation of IST QI by IST providers/entities 

Numerator: Number of IST providers/center/entities recognized as best providers based on QI assessment of their IST programs.  Denominator: Total number of IST providers /center/entities implementing QI for their in‐service training programs.  Calculation: Numerator/ Denominator x 100 

Annual  QI database

11.   Proportion of the IST providers/centers submitted their in‐service training reports to MoPH. 

The indicator will monitor the process of national in‐service training programs reporting to MoPH. 

Numerator:Number of IST providers /center/entities submitted their IST programs report to MoPH.  Denominator: Number of existing IST providers /center/entities providing IST programs at national level  Calculation: Numerator/ Denominator x 100 

Quarterly  TrainingDatabase 

12.   Availability of hard and soft copies of MoPH documents, LRPs, publications, records though established provincial resource centers. 

The indicator will evaluate availability and accessibility to existing MoPH informative and learning materials in all provinces. 

Qualitative Annual  TrainingDatabase/Resource centers annual reports 

    

Page 87: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  86 

GLOSSARY 

    

In‐service Training    In‐service  training  is  a  training  that  is  provided  to  an  organization’s employee based on organization priorities and introduction of new workingapproaches and technologies.  

Training Needs Assessment 

  A  training/learning  needs  assessment  (TNA)  is  a  review  of  learning  anddevelopment  needs  for  staff  and  volunteers  within  your  organization.  Itconsiders  the skills, knowledge, and behaviors  that your people need, and how to develop them effectively.  

Training Cycle    A  training  cycle  is  a model  that  can  be  used  to  represent  a  systematicapproach  to  training  and  development.  It  helps  businesses  identify  theseries  of  sequential  steps  they  need  to  undertake  when  training  anddeveloping staff. The key steps are:  

Identify training needs 

Analyze the needs 

Plan the training 

Set training objectives 

Design the training 

Evaluate and adopt the content 

Run the training 

Evaluate the training (did it meet the objectives?)  The  cycle demonstrates  that  the  steps  should be  viewed  in  their  entiretyand  not  be  seen  as  a  series  of  isolated  activities.  This  means  that  the outcome  of  one  stage  provides  the  inputs  for  the  next  stage  and  theabsence of any stage would undermine the validity of the whole process.  

 

 

Active listening    A communication technique that helps stimulate open and frank exploration of ideas and feelings and establishes trust and rapport with trainees. 

Assessment    A  process  to  determine  whether  trainees  have  achieved  the  learning objectives. 

Attitude    A  state  of mind  or  feeling.  For  example, when  counseling  a  patient,  the counselor’s attitude toward the patient is important. 

Page 88: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  87 

Brainstorming    A teaching method in which a list of ideas, thoughts, or alternative solutionsthat  focus  on  a  specific  topic  or  problem  is  generated.  Brainstormingstimulates  thought  and  creativity  and  is  often  used  along  with  group discussions. 

Case study    A  learning method that uses realistic scenarios focusing on a specific  issue,topic, or problem. Trainees typically read, study, and react to the case study individually  or  in  small  groups.  (See  also  Clinical  scenario  and  Patient management problem.) 

Checklist    A  list  of  the  steps,  given  in  the  correct  sequence,  that  are  needed  toperform a skill correctly. 

Clinical practice    A  learning method, essential  for developing healthcare delivery skills,  that allows trainees to practice skills  in the clinic. Clinical practice helps preparetrainees for the roles and responsibilities they will hold in their profession. Itprovides  opportunities  to  integrate  knowledge,  skills,  and  attitudes.  (Seealso Clinical practice site.) 

Clinical practice site    The site(s) where trainees practice clinical skills. (See also Clinical practice.) 

Clinical scenario    A  scenario  that  typically  begins  with  a  variable  amount  of  clinicalinformation and data, followed by a series of questions to which the traineeshould respond. (See also Case study and Patient management problem.) 

Clinical simulation    A  simulation  that  presents  the  learner  with  a  carefully  planned,  real  orhypothetical  patient  management  situation.  Clinical  simulations  are  an excellent method for developing cognitive or clinical decision‐making skills. The  learner  interacts with persons and  things  in  the environment, appliesprevious  knowledge  and  skills  to  respond  to  a  problem,  and  receivesfeedback about those responses without having to be concerned about real‐life consequences. 

Closed question    Questions that have a small range of answers (often yes or no) and are used to assess trainees’ knowledge and develop their problem‐solving skills. 

Communication skills    The abilities  to  listen, ask questions, educate,  inform, advise, counsel, andcheck understanding. 

Competency    The ability to perform a skill correctly and according to a specific standard(often presented in the form of a performance checklist). 

Computer presentation   Use  of  computer  software  to  create presentations  that may  include  text,graphics, audio, video, and other features. The presentation  is then shownto  individuals or small groups of trainees on a computer screen or may be projected on to a large screen using a projection unit. 

Constructive feedback    Feedback  that  is used  to  tell  trainees how  to  improve  their performance. Constructive  feedback  must  make  clear  how  trainees  can  correct inappropriate or incorrect behaviors. 

Core competencies    Aspects of a subject or discipline that are common to all trainees, essential to practice, and essential to master  in order to graduate from an academicprogram  and  enter  into  practice.  Each  core  competency  for  an  academicprogram  will  encompass  cognitive  (knowledge),  psychomotor  (skills)  and affective  (values  and  behaviors)  domains  that  are  observable  and  can  beappraised. 

Page 89: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  88 

Core curriculum    Courses  and  other  learning  experiences  in  an  academic  program  orcurriculum  that  are  required  of  all  trainees.  There may  also  be  elective courses  or  courses  in  specialty  areas,  but  these  are  not  required  of  alltrainees so are not considered part of the core curriculum. 

Course    The basic unit or component of a curriculum within an academic program. Itconsists  of  a  series  of  learning  sessions  on  a  particular  topic.  In  someinstitutions,  it may be known a  subject area, block, or unit. A course mayinclude both classroom and clinical learning experiences. 

Course objective    An objective—also known as a main objective, primary objective, or course aim—that describes  in clear, measurable terms what trainees should know and be able  to do after  completing  the entire  course. A  course may haveone  or  several  course  objectives.  Course  objectives  often  encompassknowledge, skill, and attitude areas or domains, and should relate to one ormore of the core competencies for the overall academic program. 

Course schedule    A session‐by‐session summary of  learning activities and topics for a course.The course schedule is typically given to trainees on the first day of a course.

Criterion    A standard on which a judgment or decision is based. 

Criterion‐referenced test 

  An assessment that  is based on clear criteria that are found  in the  learningobjectives of a course. 

Critical thinking skills    The abilities  to draw on past experience and  seek out new  information  inorder  to  analyze,  reason,  reflect,  create  ideas,  and  clarify  information.Critical  thinking  is  essential  for  solving  problems  and  making  sounddecisions. 

Curriculum    All of the courses of study offered by an educational  institution (e.g., all ofthe courses offered by a school of nursing). 

Direct observation    Watching trainees as they perform skills. This may take place in a simulated situation or with patients.  It  is the most valid way  to assess trainees’ skills and can be used for both formative and summative assessments. 

Discussion    An  interactive  process  in  which  trainees share  their  ideas,  thoughts, questions, and answers in a group setting with a facilitator. A discussion that relates  to  the  topic and  stays  focused on  the  learning objectives can be avery effective teaching method. 

Distractor    An  incorrect  response  in  a multiple‐choice  question.  (See  also Multiple‐choice question, Response and Stem.) 

Drill    A verbal question‐and‐answer period during a classroom or practical session that  helps  the  teacher  obtains  a  general  impression  of  trainees’ understanding of the subject. 

Education    See Preservice education. 

Educational institution    School  or  university  (e.g., medical,  nursing, midwifery  school)  that  grants certificates or degrees. 

Essay examination    A common type of written examination in which trainees are asked to write down what they know about a subject or question. Essay questions are easyto  develop  and  can  test  trainees’  ability  to  organize  and  express  ideas. However,  the  scoring  of  essay  questions  is  subjective  and  very  time‐consuming. 

Page 90: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  89 

Evaluation    The  periodic  assessment  of  the  overall  process  and  final  results  of  anacademic  program.  Evaluations  of  academic  programs  are  designed  to answer questions such as; “Did trainees achieve the competencies expected from  the  academic program?”  and  “Are  trainees  able  to  effectively  apply their knowledge, skills and attitudes to their work after graduation?” 

Feasibility    Capability of being accomplished. An assessment method  is  considered  tobe feasible when it can be easily implemented to measure trainee learning. 

Feedback    Information given  to  trainees about  the quality of  their performance.  It  is essential throughout learning, particularly during and after practice sessionsand after trainees’ skills are assessed. 

Field notebook    A  record of external  learning experiences completed by  the  trainee  in  the field (e.g., community or home visit) that can be reviewed by the teacher or clinical instructor. 

Flipchart    A  large  tablet  or  pad  of  paper  on  a  tripod  or  stand,  used  for  presentinginformation (e.g., agenda, announcements, drawings) to trainees. 

Formative assessment    An  informal  assessment  of  trainees’ progress  throughout  a  course. Formative assessment not only helps trainees improve their performance, it may  be  used  to  reinforce  important  content  areas  and  supplementsummative assessments. 

Illustrated lecture    See Interactive presentation. 

Imperfect matching exercise 

  A type of matching exercise in which the responses given for a question maybe used  repeatedly or not at all.  (See also Matching question and Perfect matching exercise.) 

Inpatient ward    

  Settings where patients are generally seriously  ill, and have already started a care plan and specific  treatments.  Inpatient wards are a good setting  toteach  patient  management,  practice  healthcare  delivery  skills,  anddemonstrate rarely seen conditions. 

Interactive presentation 

  Verbal presentation of  information by the teacher  in which presentation of content  is  supplemented  with  a  variety  of  questions,  interactions,  visualaids, and instructional materials. Also known as an illustrated lecture. 

Knowledge    What is known about a topic or subject. For example, as a trainee learns the information  presented  in  a  course  and  begins  to  study  and  apply  thisinformation,  the  trainee  begins  to  develop  knowledge  about  the  topic or subject. 

Knowledge assessment   Formative  and  summative measures of  the  information  acquired during  a course  (e.g.,  quizzes,  objective written  examination,  drills,  practice  tests,written  exercises,  case  studies,  clinical  scenarios,  patient  managementproblems, project reports, essay examinations). 

Learning    Life‐long process of acquiring new knowledge,  skills, and attitudes.  It may occur formally during a learning event or informally during personal readingor study. 

Page 91: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  90 

Learning journal    A record of a trainee’s  learning experiences, which usually  includes a brief description of the problem encountered, management of the problem, and education received. It is especially useful for situations in which the traineehas  minimal  or  no  supervision,  such  as  home  visits,  community‐based experiences, or rotations to distant clinical sites. 

Learning materials     Materials  (e.g., books, articles, reference manuals, performance checklists)used to conduct a course. 

Learning objective    A statement  indicating what the  learner or trainee will know or be able to do after completing a learning experience or course. 

License    A permission granted by a competent authority to engage  in a business oroccupation, or  in  an  activity otherwise unlawful.  For example,  to practicemedicine,  a  doctor  must  have  a  license,  usually  granted  by  a  nationallicensing body. 

Logbook    A list of skills or tasks that trainees should be able to perform. Also called a casebook. 

Management Skills 

   

   The abilities to organize, regulate, or be in charge of things such as assigningtasks  to  staff,  maintaining  patient  records,  ensuring  the  availability  of essential supplies and equipment, or designing a system of patient referral. 

Mastery learning    Approach  to  learning  that  is  based  on  the  premise  that  all  learners  canmaster  (learn)  the  required  knowledge,  skills,  and  attitudes,  provided sufficient  time  is allowed and appropriate  training methods are used. Thegoal of mastery  learning  is that 100 percent of  learners will master  (learn)the knowledge, skills, and attitudes on which the training is based. 

Matching question    A  test  item  that  in  its  simplest  form  consists  of  two  lists  of  words  andphrases that  is to be matched. The  first  list  is known as a  list of premises;the  second  is  called  the  list  of  responses.  (See  also  Perfect  matching exercise and Imperfect matching exercise.) 

Monitoring    The process of  continually  checking  the  status of  a program by observingwhether  activities  have  been  conducted  and  completed  as  planned  andwhether they are generating anticipated results. In education, monitoring isthe  ongoing  process  of  collecting  information  about  teaching  in  order  to improve  the  quality  of  trainee  learning.  Monitoring  asks  the  questions: “How well are we doing?” and “How can we do better?” 

Multiple‐choice question 

  A  knowledge  assessment question  in which one or more  correct  answers can  be  selected  among  a  variety  (commonly  four  or  five)  of  suggestedanswers.  Multiple‐choice  questions  are  the  most  widely  used  type  of objective test item. (See also Distractor, Response and Stem.) 

Norm‐referenced test    A test in which trainees are compared with one another in order to develop a ranking of trainees. 

Objective assessment method 

  A test  in which equally competent scorers will obtain the same score for agiven test. It is a method that is free of teacher bias. Objective assessments include multiple‐choice, true‐false, and short‐answer questions. A multiple‐choice test is an objective assessment method because two different course instructors can score the same test and the results will be the same. 

Page 92: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  91 

Open question    A question that allows a wide range of  responses, and permits  trainees to describe  in  their own words  the  answer  to  the problem or question.  It  isused  to assess  trainees’ knowledge and develop  trainees’ problem‐solving skills. 

Performance    The way in which someone functions. Good performance is the ability to do something according to the standard in the real world (on the job). 

Positive feedback    Feedback that gives trainees a clear idea of which correct behaviors they are demonstrating, so that they can repeat those behaviors. 

Practice test    A short version of a written examination designed to help prepare traineesfor a summative assessment. Also called a quiz. 

Pre‐service education    Learning  that  takes  place  in  preparation  for  taking  on  a  future  role,  forexample  as  a  doctor  or  nurse.  This  education  provides  a  broad  array  ofknowledge, skills, and attitudes needed  to  fulfill  that  future  role and  fromwhich  the  trainee  can  later  select  what  is  needed  according  to  a  given situation. Pre‐service education most frequently takes place  in schools and universities  (e.g.,  medical,  nursing,  and  midwifery  schools)  that  grantcertificates or degrees. 

Procedure    All of the individual steps or tasks required to perform an intervention. 

Question bank    Lists of questions available to create a variety of tests. Question banks can be recorded on paper or stored on a computer. 

Quiz    A short version of a written examination designed to help prepare traineesfor a summative assessment. Also called a practice test. 

Rating scale    Scale  that  describes  a  quality  or  frequency  of  judgment.  It  is  usuallyassociated with a number and descriptive text, and can be incorporated intochecklists or feedback reports or used independently. 

Reliability    The  ability  of  an  assessment method  to  consistently measure  what  it  is designed to measure. 

Response    One of  the  four or  five  alternative answers  in  a multiple‐choice question. (See also Multiple‐choice question and Distractor.) 

Role play    A  learning activity  in which  trainees play out roles  in a simulated situation that relates to one or more learning objectives. Role‐plays promote learning through imitation, observation, feedback, analysis, and conceptualization. 

Short‐answer question    Question  requiring  the  trainee  to  provide  one  or  several  short  responses (one or  two sentences)  to a question or  situation. No predefined possibleanswers are given to trainees. 

Skill    A group of steps or tasks, often using motor functions, which are completedto  accomplish  an  end.  A  skill  can  be  either  a  physical  activity  or  an intellectual activity. 

Skill acquisition    The  initial  phase  in  learning  a  new  skill  or  activity,  in which  trainees are aware of the skill and know how it should be performed, but do not alwaysperform it correctly. 

Skill assessment    Determining the ability of trainees to perform essential skills. 

Page 93: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  92 

Skill competency    An  intermediate phase  in  learning a new skill or activity,  in which  traineesperform the skill correctly, but may not always progress  from step  to stepefficiently. This  is the  level typically reached  in the preservice education of healthcare providers, because the final level requires practice over time. 

Skill proficiency    The  last  stage  of  skill  development,  which  usually  occurs  after  traineesgraduate from an academic program and have practiced the skill over time at  their  workplace.  Proficient  healthcare  providers  consistently  performskills correctly and efficiently. 

Skills development lab    A  classroom, a  room dedicated  to  simulated practice  (sometimes  called  aClinical Skills Center), or a room in a clinical practice site set up for clinical orskills practice sessions. 

Slide    Information  (e.g.,  text,  tables,  charts,  diagrams,  photographs)  projectedonto a  screen. Slides  include  traditional 35 mm  slides  shown using a  slide projector  and  computer  slides  shown  using  a  computer  and  a  projectionunit. 

Standard    A  measure  of  comparison  established  by  authority,  custom,  or  generalconsent as a model.  

Stem    The  part  of  the multiple‐choice  item  that  poses  a  question  or  a  problem situation  and  is  followed by  alternative  answers.  (See  also Distractor  and Multiple‐choice question.) 

Step    Specific  action  needed  to  accomplish  a  skill  or  activity.  (Task  often  used synonymously.) 

Structured practical examination 

  An examination  that  can assess  knowledge,  skills, and attitudes by having trainees  rotate  through  a  series of  stations where  they  answer  questions(orally or written), or perform tasks under observation. 

Subjective assessment method 

  An assessment method in which the score can be affected by the opinion or judgment of the person doing the scoring. 

Summative assessment   A  formal  assessment  of  the  trainee’s  achievement  at  scheduled  times throughout  the course. Summative assessments assign a grade or mark  tothe trainees’ level of competence for key learning objectives. 

Supporting objective    An objective (also known as a secondary, specific, instructional, or enablingobjective)  that  supports  the  main  objective  by  describing  the  specificknowledge,  skills,  and  attitudes  that  trainees must master  to  achieve  the main objective. 

Syllabus    The  design  document  for  a  course,  providing  a  summary  of  all  the  basicinformation  about  a  course  (e.g.,  course  objectives,  trainee  assessment methods). 

Task    Skill or  activity broken down  into  specific  actions,  assignments, or duties. (Step often used synonymously.) 

Task analysis    A description of the essential steps of a task or skill,  including exactly howthe steps are performed, and in what order. 

Teacher    Person who  has  knowledge  and  skills  in  a  specified  subject  area  and  the ability and training to transfer them to others. Course instructors are usually found in preservice education programs. 

Page 94: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  93 

Teaching    Transferring or conveying knowledge, skills, and attitudes. Teaching usuallyrefers  to  instruction  provided  through  classroom  activities  and  is  oftenassociated with preservice education programs. 

Teaching method    Methods or approaches used by a teacher for presenting  information (e.g.,classroom  presentation,  brainstorming,  discussions)  and  helping  traineesdevelop  skills  (e.g.,  demonstrating  a  skill,  giving  feedback  as  traineespractice a skill). 

Transparency    Plastic sheet with information to be presented to trainees. The transparency is placed on an overhead projector and shown on a screen  in  the  front of the classroom. 

True‐false question    A question that asks the trainee to respond with either the answer “True,” meaning  the  statement  is  true,  or  the  answer  “False,”  meaning  thestatement is false. 

Validity    The  ability  of  an  assessment method  to measure  what  it  is  intended  to measure. A  test  is considered valid when  it adequately measures whetherthe knowledge, skill, and attitude objectives of the course have been met. 

Video    Visual  images  and  audio  shown  on  a  monitor  or  computer  screen,  or projected from a computer and a projection unit onto a screen. 

Visual aid      Writing board 

  A type of  learning aid or teaching tool that supplements  learning activitiesby highlighting  important points or key steps or tasks. Common visual aidssuch  as  writing  boards,  flipcharts,  overhead  transparencies,  slides,videotapes, and computer presentations help to communicate  informationclearly and maintain trainee interest.  Board  on  the  wall  of  a  classroom  used  for  writing  and  displayinginformation. This board may be a chalkboard or a white writing board. 

Written exercises    Exercises  that ask  trainees  to  read  (or view, watch,  listen)  something and then  answer  questions  in  writing  to  check  their  understanding  of  theinformation. Exercises, which  are  typically  completed as  “homework,” are useful for formative assessment. 

                   

Page 95: Training Guide Final16Sep14old.moph.gov.af/Content/files/Training Guide Final16Sep14(1)(1).pdfGeneral Directorate of Human Resources ... HMIS Health Management Information System HRMIS

  

Training Guide  94