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Trébol System Informática, S.L. Manual MS Trébol - Contabilidad

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Si el apunte ya ha sido contabilizado, el Sistema situará los acumulados de las

cuentas correctamente.

4.- Visualizar un Apunte

Utilizando la función ACTUALIZAR se podrá visualizar el contenido de un apunte

sin alterar la información de los asientos.

5.- Imprimir un Apunte

Cuando sea necesario imprimir un Apunte contable, se utilizará la función

IMPRIMIR para obtener el listado del Apunte.

6.- Contabilizar un Apunte

Cuando un apunte contable haya sido introducido en el Sistema y el mismo esté

cuadrado, utilizando la función CONTABILIZAR situaremos los saldos de las

cuentas afectadas por los asientos del Apunte, debidamente actualizados.

Después de contabilizar los Apuntes, el Sistema permite siempre que el período

contable esté abierto, modificar, suprimir o adicionar nuevos asientos en el

apunte.

En este caso la actualización de los saldos de las cuentas tendrán lugar en el

momento de la alteración del Apunte.



Apuntes Integrados

Cuando el Sistema Contable esté integrado con otras aplicaciones del Sistema de

Información, éste proceso permitirá incorporar todos los apuntes contables que fueron

generados desde el anterior proceso.

Al mismo tiempo que tiene lugar la incorporación de los apuntes, también son

actualizados los saldos de las cuentas que se vean afectadas.

Si este proceso va a ser ejecutado en el mismo momento que otro proceso está

integrando apuntes a la contabilidad, el Sistema lo detecta y representa un mensaje que

indica dicha situación y no podrá realizarse.



Consolidación de Empresas

El Sistema Contable permite obtener resultados consolidados correspondientes a varias

Empresas.

Ésta prestación requiere que exista un Plan de Cuentas por cada Empresa de trabajo y

por consiguiente una estructura contable de la misma.

Asimismo, el Sistema requiere que exista la Empresa que consolida. Esta Empresa no

tendrá un Plan de Cuenta propio, pues el conjunto de los Planes de Cuentas de cada

Empresa de trabajo relacionada lo creará automáticamente.

Deberán establecerse en el Archivo de Empresas Consolidadas, las relaciones oportunas

de las Empresas de Trabajo con la Empresa consolidada.

Cuando una empresa desee establecer una estructura contable a nivel de

Departamentos, podrá crearse un Plan de Cuentas General de la Empresa y un Plan de

Cuentas por cada Departamento.

A partir de ésta estructura deberá establecer en el Archivo de Empresas Consolidadas,

las relaciones oportunas de la Empresa consolidada, con la Empresa principal y las

Empresas Departamentales.



Asientos Pre-definidos

Para conseguir que el Sistema pueda crear asientos de forma automática, deberá

previamente definirse las Cuentas que intervienen en los mismos.

El Sistema Contable permite utilizar las siguientes opciones:

A.- Conceptos Contables

En el Archivo de Conceptos Contables se puede relacionar con la clase del

concepto, las Cuentas del Debe y el Haber que habitualmente

corresponden al mismo.



Esta opción permite que en el momento de seleccionar el concepto

contable, el Sistema asigne inicialmente las Cuentas contables, que si

procede serán modificadas por las que correspondan.



B.- Asientos Automáticos

Cuando el Sistema deba generar asientos automáticos originados por otras

aplicaciones, utilizará la plantilla o modelo de asiento previamente

configurado en el Archivo de Asientos Pre-Definidos.

Los asientos que están reconocidos por la Gestión Contable son los

siguientes:

01 FACTURA VENTAS

02 ABONOS VENTAS

03 DEVOLUCIÓN VENTAS

04 PRORRATEO I.V.A.

06 ACTIVOS FIJOS

08 FACTURAS COMPRAS

09 ABONO COMPRAS

30 REGULARIZACIÓN EJERCICIO

31 CIERRE EJERCICIO

32 APERTURA EJERCICIO



Consulta Cuenta Corriente

Esta opción de trabajo permite conocer el Saldo de las Cuentas Contables como así

mismo el detalle de los movimientos.

Para ello, se hará lo siguiente:

1.- Se indicará la Empresa de trabajo, consolidada o no.

2.- Se indicara el Ejercicio contable a consultar.

3.- Opcionalmente se indicará una determinada cuenta para situar la lista.

A partir de los datos indicados, el Sistema representará en pantalla una lista de Cuentas

Contables.



A continuación se deberá seleccionar la cuenta deseada.

Si la opción indicada es visualizar, el Sistema representará a partir de la fecha inicial

del Ejercicio, el Saldo y los movimientos contables.

Por limitaciones de pantalla, se representan en la misma los datos más significativos del

movimiento.

Si es necesario ampliar la visión de los mismos, se deberá utilizar la barra de

desplazamiento para visualizar más información del movimiento.

Si deseamos situarnos en una fecha determinada para acceder más rápidamente a los

movimientos de la cuenta, se tecleará la fecha deseada y a continuación el botón

Aceptar, a continuación el Sistema representará el Saldo Inicial de esa fecha y los

movimientos posteriores a la misma.

Cuando la opción de trabajo sea Imprimir, el Sistema listará todos los movimientos de la

cuenta a partir de las fechas de inicio y final



Consulta Masas Patrimoniales

Esta opción de trabajo permite conocer el Saldo de las Masas Patrimoniales de la

actividad contable, como asimismo, el saldo de cada cuenta asociada a la Masa

Patrimonial.

El Sistema presenta la siguiente pantalla:



El usuario seleccionará la Masa Patrimonial que desea analizar.



El Sistema le presentará la siguiente pantalla:



Balances del Mayor

Esta opción de trabajo permite obtener del Sistema de Información los Balances de la

Contabilidad a partir de los datos siguientes:

A.- Empresa: Se indicará la Empresa de trabajo.

B.- Período: Se indicará el Mes/Año correspondiente al ejercicio contable.

C.- Cuenta o Auxiliar: Este dato permitirá externamente determinar a que nivel

debe imprimirse el Balance.

1. Nivel Cuenta

2. Nivel Auxiliar.



Cuando sea seleccionada la opción Nivel Auxiliar se indicará opcionalmente si es

necesario listar detalle de los movimientos, y el período inicial de los mismos.



Balances Comprobación y Saldos

Esta opción de trabajo permite obtener del Sistema de Información el Balance de Sumas

y Saldos a partir de los datos siguientes:

A.- Empresa: Se indicará la Empresa de trabajo.

B.- Período: Se indicará el Mes/Año correspondiente al ejercicio contable.

C.- Cuenta o Auxiliar: Este dato permitirá externamente determinar a qué nivel

deberá imprimirse el Balance.

1. Nivel Cuenta

2. Nivel Auxiliar.



El Sistema presentará el siguiente balance.



Balance de Terceros

Esta opción de trabajo permite obtener un Balance de Saldos de aquellas Cuentas que

forman parte del Plan Contable de Terceros:

Al solicitar el proceso se indicará lo siguiente:

- Empresa

- Ejercicio

- Mes

- Cuenta Mayor Terceros: Dato opcional.

En el caso de no indicar Cuenta de Terceros, el Sistema emitirá el Balance incluyendo

todas las Cuentas de Terceros.



Cuentas Corrientes Terceros

Esta opción de trabajo permite listar las Cuentas Corrientes de clientes, proveedores,

deudores y acreedores, etc., que correspondan al Plan de Cuentas de Terceros.

Al solicitar el proceso se indicará:

- Empresa

- Ejercicio

- Fecha inicial

- Fecha final

- Cuenta Desde y Hasta

El Sistema imprimirá una ficha de cuenta corriente por cada cuenta de terceros.



Cuentas Anuales

Esta opción de trabajo permite obtener los siguientes resultados:

A.- Balance de Situación

B- Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

Ambos resultados responderán en su diseño, al publicado oficialmente por Hacienda.

Cuando sea solicitado el proceso, se indicará lo siguiente:

- Empresa

- Ejercicio

- Mes

- Clase de Resultado: 1. Balance de Situación.

2. Cuenta de Pérdidas y Ganancias



Diarios

Esta opción de trabajo permite obtener del Sistema de Información los Diarios Contables

de la Empresa.

Al solicitar el trabajo se indicará:

A.- Empresa

B.- Período inicio

C.- Período final

D.- Diario: Dato opcional. Utilizar F2 para lista.



E.- Clase de Diario

1.- Detalle

2.- Resumen

3.- Apertura

4.- Regularización.

5.- Cierre

F.- Datos iniciales

Número de apunte

Importe Debe

Importe Haber

Número página

Cuando el Diario Contable sea listado en la modalidad de Detalle, el Sistema listará por

cada Diario los asientos contables debidamente numerados por fechas.

Los Diarios Contables listados en la modalidad de Resumen, pueden ser utilizados a

efectos de realizar en los libros Oficiales los asientos manuales.



I.V.A.

Cuando los Apuntes Manuales son introducidos en el Sistema, determinada información

de los mismos son utilizados para obtener los Registros de I.V.A. correspondientes.

De la misma forma, cuando los asientos son integrados, se generará automáticamente

información con destino a los Registros.

Al solicitar éste proceso, se indicará lo siguiente:

A.- Empresa

B.- Ejercicio

C.- Período; Mes y Año

D.- Clase Registro;

Soportado

Adquisiciones Intracomunitarias

Repercutido, facturas originales

Repercutido, facturas rectificativas



Activos Fijos

A partir de la información registrada en el Archivo de Activos Fijos, éste proceso creará

de forma automática los Asientos de Amortizaciones de aquellas inversiones que en

función de la clase de amortización, procedan hacerse.

El Cálculo de las Amortizaciones se realizará de la siguiente forma:

A.- Cálculo del número de meses entre la fecha inicial de amortización y la fecha final

indicada en el proceso

B.- Cálculo del importe de la amortización mensual.

1. Si la amortización está condicionada por un período máximo

Importe de la Inversión / Número de meses máximo

2. Si la amortización está condicionada por un porcentaje

Importe Inversión * Porcentaje / 100

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C.- Cálculo del importe de la amortización acumulada

Número de meses (Cálculo A) * Importe amortización mes.

D.- Cálculo del importe de la amortización real.

Importe nueva amortización acumulada menos el importe de la amortización

acumulada anterior

Una vez creados los Asientos automáticos, se puede utilizar la opción de Listar la

Situación de las Amortizaciones, para conocer la situación de las mismas.



Declaración modelo 347

Anualmente será necesario realizar declaración de las operaciones realizadas con los

proveedores y clientes.

El Sistema presentará la siguiente pantalla:

El proceso creará el archivo de datos que será necesario Importar en la Aplicación de

Hacienda.



Declaración IVA modelo 303

Periódicamente (mensual o trimestral) será necesario realizar la declaración del IVA

correspondiente a operaciones realizadas con clientes y proveedores.


El proceso creará un borrador de la Carta de Pago y opcionalmente creará un archivo de

datos para la declaración que será necesario Importar en la Aplicación de Hacienda.



Declaración IRPF modelo 110

Periódicamente (mensual o trimestral) será necesario realizar la declaración de las

retenciones correspondientes al IRPF retenido en la nómina y a los profesionales.


El proceso creará un Informe con las Retenciones aplicadas a los profesionales y que

será necesario incluir en la declaración.



Cierre y Apertura Ejercicio

Ésta opción de trabajo se utilizará cuando sea necesario hacer lo siguiente:

1.- Crear asientos de Regularización.

2.- Crear asientos de Cierre.

3.- Crear asientos de Apertura.

Crear asientos de Regularización.

Ésta opción de trabajo, permitirá de forma automática crear el Apunte correspondiente a

los Asientos de Regularización de las Cuentas de los Grupos 6 y 7 y por consiguiente el

asiento del Resultado del Ejercicio..

Éste proceso tendrá un número de Apunte reservado y podrá realizarse cuantas veces

sea necesario.

Crear Asiento de Cierre.

Ésta opción de trabajo permitirá de forma automática, crear el Apunte correspondiente al

Asiento del cierre de los saldos correspondientes a los Grupos 1, 2, 3, 4 y 5..




sea necesario.

Crear Asientos de Apertura.

Ésta opción de trabajo permitirá de forma automática, crear el Apunte correspondiente a

los Asientos de Apertura del próximo Ejercicio.


sea necesario.

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