Upload
boat-bokis
View
59
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
www.hitcorporation.com
1 MAGIC Software Troubleshoot Manual
SOFTWARE TROUBLESHOOT
Problem Solve
1. Bagaimana test connection ke salah satu mesin ? - Cek secara fisik dulu network / jaringan
sudah terpasang dengan baik
- Jalankan Ping dari menu Run untuk test
connection, jika Reply berarti koneksi
sudah berjalan dengan baik, tetapi jika RTO
(Request Time Out) berarti masih ada
masalah koneksi antara PC dengan lokasi
mesin yang bersangkutan.
2. Mensetting ulang TCP/IP pada mesin Ada 2 cara mensetting ulang TCP/IP pada mesin,
bisa dengan cara langsung dari mesin atau dari
software
Setting dari mesin :
# Mesin MP4100
- Buka Menu (harus dengan administrator)
- Buka menu pilihan/option, F2
- Pilih Comm Opt, F2
- Pilih IP Addr, F2
- Ganti IP sesuai yang diinginkan, F2
- Tekan F1, sampai mesin kembali ke menu
awal, restart mesinnya.
# Mesin SSF
- Buka Menu (harus dengan administrator)
- Pilih Setting, Ok
- Other Option, Ok
- Pilih Comm Opt >> Ok
- Pilih IP Addr >> Ok
- Ganti IP sesuai yang diinginkan >> Ok
- Tekan Esc, Save >> Ok
www.hitcorporation.com
2 MAGIC Software Troubleshoot Manual
# Mesin dengan LCD TFT Colour
- Buka Menu
- Pilih Comm, OK
- Pilih Jaringan, OK
- Ganti IP Address, OK
- Simpan, OK
Setting dari Software :
- Buka Time Attandence System Admin
- Menu Terminal Information Setting
- Pada Terminal Setting isi form untuk
mengganti settingan komunikasi mesin.
3. Ketika melakukan test connection, muncul pesan error
“The Terminal connection was failed” :
Error ini muncul dikarenakan tidak ada koneksi
antara mesin dengan computer. Solusinya adalah :
1. Pastikan koneksi antara mesin fingerprint
dengan komputer baik, dengan cara
melakukan ping pada menu Run (dijalaskan
dalam poin 1)
www.hitcorporation.com
3 MAGIC Software Troubleshoot Manual
2. Pastikan firmware mesin yang pakai sama
dengan versi software yang dijalankan.
Firmware standart untuk software versi 3,
sedangkan firmware B untuk software versi
4.
3. Cek firewall komputer, apabila masih “On”
ganti menjadi “Off”, apabila dalam kondisi
firewall tidak boleh “Off” maka harus
dilakukan exception setting di port 4370.
Ini berarti meski firewall berstatus “On”
port 4370 tetap akan jalan karena
dilakukan perkecualian.
4. Ketika melakukan test connection, muncul pesan error
“The Device Version is not correct…,please contact
your Administrator” :
Error ini muncul dikarenakan vendor di mesin
fingerprint tidak sesuai dengan vendor yang
terdaftar di software. Solusinya adalah cek vendor
di mesin dan infokan ke technical support untuk di
cek .
#Vendor HIT :
- Unit B/W : HIT Corp
- Unit SSF B/W : HIT Corporation
- Unit LCD Color : HIT Corporation
#Vendor ICON :
- Unit B/W : ICON Tech
- Unit A7 B/W : ICON Technology
- Unit LCD Color : ICON Technology
#Vendor Rentris :
- Unit B/W : Rentris
- Unit SSF B/W : Rentris System
- Unit LCD Color : Rentris System
www.hitcorporation.com
4 MAGIC Software Troubleshoot Manual
5. Bagaimana cara menginstal ulang Software Time
Attendance System ?
Pastikan dulu file HITFPTA.mdb telah di backup
dengan cara:
- Masuk ke Drive C
- Buka Folder Program File (Default install)
- Buka Folder Time Attendance System
- Cari file dengan nama HITFPTA.mdb
- Copy dan paste di Drive D sebagai backup
data
- Uninstall software sampai complete
- Delete manual folder Time Attendance
System di C:\Program Files\Time
Attendance System
- Install ulang software Time Attendance
System
- Setelah terinstall, pindah file HITFPTA.mdb
yang sudah dibackup dan paste di folder
dimana software Time Attendance System
yang baru di install.
Note : Copy paste database hanya boleh dilakukan
selama memakai versi software yang sama. Apabila
memakai software yang berbeda versi maka harus
dilakukan Upgrade Database Version atau Export
dan Import Table.
6. Bagaimana cara penarikan transaksi log dari mesin ke
database dengan menghapus transaksi log yang ada di
mesin ?
Jika ingin menghapus data setelah di tarik/retrieve
maka lakukan hal berikut ini :
- Masuk ke menu Tools
- Retrieve Log Setting
- Modify
- Cek pilihan “Delete Log After Retrieve”
- Save
Setelah settingan di ubah maka setelah tarik
data/retrieve dari mesin akan otomatis terhapus.
www.hitcorporation.com
5 MAGIC Software Troubleshoot Manual
7. Bagaimana menghindari duplicate data di database
setelah penarikan data / retrieve ?
Data yang sama yang ada di database lebih baik
dihapus karena bisa mengurangi / memperkecil
ukuran database, caranya :
- Buka software Time Attendance System
Admin
- Masuk ke menu Utilities
- Database
- Clear Duplicate Log
- Ketik tahun 2009 (misal yang di hapus
duplicate log tahun 2009)
- Proses sampai complete.
8. Ketika melakukan retrieve log, muncul pesan error sbb
:
Error ini dikarenakan user memilih Direct Update
Transaction Log into Others Database tetapi belum
melakukan settingan ke database lain.
Solusinya adalah
- Masuk ke Time Attendance Admin
- Pilih Tools, OK
- Retrieve Log Setting, OK
- Klik Modify
- Pilih Direct Updated, dan setting Direct
Upated connect by user DSN atau
connection string dan tentukan koneksi ke
database lain yang bersangkutan.
9. Ketika melakukan retrieve log, muncul pesan error
“[Microsoft][ODBC Driver Manager] Data source name
not found and no default driver specified”
Pesan error ini muncul dikarenakan ada beberapa
sebab :
1. Ada masalah log di mesin kemungkinan
rusak, solusinya adalah download attlog
menggunakan usb flashdisk apabila mesin
fingerprint support usb lalu import attlog
di software Time Attendance System dari
menu Export And Import >> Import
Attendance Log From Tumbdrive
www.hitcorporation.com
6 MAGIC Software Troubleshoot Manual
2. Cek Retrieve Log Setting, apakah
terchecklist Direct Update Transaction Log,
kalau iya uncheck jika fitur ini tidak
dibutuhkan oleh customer, jika memang
customer menggunakan fitur ini pastikan
configurasi database dan tabelnya betul.
10. Bagaimana cara mensetting ulang jam kerja karyawan
(misal mengganti setting karyawan yang sudah
disetting hari sabtu dan minggu libur menjadi kerja) ?
Jika ingin diganti permanen :
- Panggil karyawan yang ingin diubah jam
kerjanya dari Menu >> Tools >> Employee
Information Setting
- Setelah karyawan di panggil, ganti group
shift codenya dengan group shift yang
sudah disetting masuk di hari Sabtu dan
Minggu
- Nanti akan muncul “Effective Date” dan isi
sejak kapan karyawan tersebut masuk
group shift baru
- Save.
Jika ingin diganti per hari/minggu/bulan :
- Masuk ke menu View
- Monthly Calender
- Pilih karyawan akan akan dirubah
- Kikl kanan tanggal yang akan diubah (pilih
Sabtu dan Minggu) dalam satu bulan
- Drag gambar baju ke salah satu tanggal
yang berwarna kuning, ubah shift dengan
shift masuk (jangan shift off)
www.hitcorporation.com
7 MAGIC Software Troubleshoot Manual
11. Sewaktu membuka software Time Attendance System,
muncul warning seperti ini:
Warning error seperti ini dikarenakan ada
komponen software .dll yang hilang. Oleh karena
itu coba di install ulang software Time Attendance
System. Jika setelah dilakukan install ulang namun
masih menemukan masalah yang sama harap
periksa Windows dikomputer karena kemungkinan
Windows di komputer bermasalah.
12. Sewaktu membuka software Time Attendance System,
muncul warning seperti ini:
Warning error seperti ini dikarenakan hilangnya
komponen software (svcxls.dll ). Penyebab yang
sering muncul dikarenakan oleh antivirus yang
mendeteksi file svcxls.dll sebagai virus.
Antivirus : Avira dan Avast.
Solusi : Reinstal software Time Attendance System,
apabila saat proses instalasi antivirus mendeteksi
file svcxls.dll sebagai virus, jangan di Heal tetapi
langsung di Ignore saja.
13. Saat kita membuka menu View >> Monthly Calender
muncul warning seperti ini :
Berarti karyawan dengan Fingerprint ID 161 tidak
memiliki Personal Calender sesuai tahun yang di
inginkan.
Solusi :
- Buka menu Utillities
- Personal Calender Checking
- Klik Modify
- Pilih karyawan dengan Fingerprint ID 161
- Klik tombol Proses
Warning tersebut berlaku juga untuk menu :
- Activity Calender
- Year at Glance
- Approval Overtime Hours Setting
- Time Log Editing
www.hitcorporation.com
8 MAGIC Software Troubleshoot Manual
14. Menambahkan setingan tahun pada Holiday Setting Solusi :
- Buka Time Attendance Admin
- Pilih menu Tools
- Pilih Holiday Setting
- Klik Tambah / Add New
- Tulis tahun yang di kehendaki pada form
Statistic Year
- Klik Simpan / Save.
15. Bagaimana Upgrade database Time Attendance
System ke versi yang lebih baru ?
- Copy file HITFPTA.dll ke folder lain
- Uninstal software Time Attendance System
yang lama
- Delete manual folder Time Attendance
System di C:\Program Files\Time
Attendance System
- Install ulang versi baru
- Buka Time Attendance System Admin
- Menu Utillities
- Klik Upgrade Database Version.
- Pilih lokasi database lama yang akan di
upgrade.
Note : Setelah itu periksa menu Terminal User List
/ Terminal Daftar Pemakai, apabila keterangan
status pada Daftar User Database yang telah di
download (FP) kembali menjadi “None”, lakukan
download ulang.
16. Bagaimana back up database ? Untuk menghindari penumpukan data dan
menghindari kerusakan database maka sebaiknya
setiap bulan database harus di back up dan
disimpan di folder lain, dengan cara :
# Backup Manual :
- Buka folder Time Attendance System
dimana di install
www.hitcorporation.com
9 MAGIC Software Troubleshoot Manual
- Copy file HITFTPA.mdb
- Paste ke folder lain (misal paste ke drive D
folder Database)
- Lakukan back up database sehingga
menghindarai adanya kehilangan database
jika ada masalah dengan file HITFPTA.mdb
di drive C
# Backup dari Software :
- Masuk ke Menu >> Utillities >> Database
>> Yearly Backup And Restore Database
- Pilih tahun yang ingin di backup
- Klik Backup, lalu tunggu hingga proses
selesai
- Setelah proses backup selesai, maka secara
otomatis data untuk tahun yang dibackup
akan hilang dan berpindah menjadi
database baru yaitu
“HITFPTA_History2010.mdb”(apabila kita
membackup database untuk tahun 2010).
Dan apabila kita ingin mengembalikan
database tahun yang kita telah backup
maka dengan menu yang sama kita ketik
tahun yang diinginkan lalu klik Restore
Note : Backup database hanya bisa dilakukan untuk
tahun sebelumnya. Untuk tahun yang sedaang
berjalan tidak akan bisa dilakukan Backup
database.
17. Bagaimana jika absen tetapi tidak ada report ? Solusi :
- Cek terlebih dulu transaksi log yang ada di
database dengan memilih Report
Employee Log apakah sudah ada atau
belum, apabila belum berarti data
www.hitcorporation.com
10 MAGIC Software Troubleshoot Manual
transaksi log belum di tarik dari mesin.
- Buka Time Attendance Retrieve untuk
melakukan tarik data
- Buka Time Attendance Admin
- Buka menu Proses
- Process Transaction Log Data
- Klik Modify
- Pilih nama karyawan atau seluruh
karyawan
- Ubah tanggal begin dan end period untuk
menetapkan tanggal pemrosesan data
- Klik Process
- Masuk ke menu Report
- Pilih Report Employee Log ( kalau ada log
karyawan berarti data sudah masuk )
- Pilih Report yang dikehendaki.
#Khusus untuk mesin MP4000, dikarenakan
softwarenya berbeda maka ketika log absensinya
ada tetapi ketika dicetak report tidak muncul,
solusinya adalah ganti regional setting menjadi
English (United States)
18. Pada saat mencetak laporan, jam masuk dan jam
pulang terbalik atau tertukar.
Solusi :
- Backup database lama
- Install ulang Time Attendance System
dengan menggunakan database baru
- Masuk ke menu Utillities >> Upgrade
Database Version
- Process Transaction Log Data
- Dan cetak laporan kehadiran karyawan.
# Perlu di cek juga settingan Early In Spare Time
apakah sudah betul atau tidak, defaultnya 3 jam.
www.hitcorporation.com
11 MAGIC Software Troubleshoot Manual
19. No data Input ? Permasalahan ini dikarenakan user yang sudah di
register di mesin tetapi belum di daftarkan di
database
Solusinya adalah
- Masuk ke Time Attendance System Admin
- Masuk ke Tools
- Pilih Employee Information Setting untuk
mengisi data karyawan
- Masuk ke menu Terminal User List
- Klik View Terminal User List
- Apabila di dalam terminal sudah di register
karyawannya maka klik download untuk
memasukkan data karyawan dari mesin ke
database
20. Report tidak bisa tercetak pada shift fleksible ? - Masuk ke Time Attendance Admin
- Masuk ke menu Process Transaction Log
Data
- Klik Modify
- Pilih karyawan di shift flexible
- Pilih Setting
- Aktifkan length of working hour
- Klik process
- Untuk melihat hasilnya masuk ke menu
Report Employee Attendance
21. Report pada hari Sabtu dan Minggu tampil di report Report akan menampilkan semua hari sesuai
dengan setingan awal pada Working Day pada
menu Tools >> General Information Setting dan
untuk mengubah setting ini pada kondisi dimana
data employee sudah diinput adalah dengan
memasukkan “Resign Date” pada semua employee
di menu Tools >> Employee Information Setting,
sehingga status employee pada keterangan
www.hitcorporation.com
12 MAGIC Software Troubleshoot Manual
dibawah adalah menampilkan “Not Active”
Setelah itu uncheck hari sabtu dan minggu di
Working Day pada menu General Information
Setting dan klik Save.
Setelah proses tersebut kosongkan kembali
employee resign date dan klik save.
22. Tidak ada report dikarenakan perubahan tahun pada
mesin
Karena adanya perubahan setingan tahun pada
mesin sehingga pada saat retrieve data masuk tapi
saat diproses, data tidak muncul di report
Solusi :
- Ubah setingan tahun pada mesin sama
dengan software
- Buka Time Attendance Admin
- Masuk ke menu Utilities
- Pilih Database
- Plih Compact and Repair Database
23. Perubahan Fingerprint ID pada mesin 5 digit ke mesin
baru 9 digit
Solusi :
- Pastikan status FP
- Upgrade Software
- Buka Time Attendance Admin
- Masuk menu Tools
- Pilih Employee Information Setting
- Ganti Fingerprint ID setiap karyawan
menjadi 9 digit ( pastikan bahwa setiap
karyawan status sudah FP )
- Hapus Fingerprint ID yang lama di mesin ( 5
digit )
- Masuk ke Menu Terminal
- Pilih Terminal User List
- Klik View Terminal User List ( kalau kosong
berarti data karyawan kosong dan
Fingerprint ID yang lama sudah dihapus )
www.hitcorporation.com
13 MAGIC Software Troubleshoot Manual
- Pilih semua karyawan pada Database User
List
- Klik Upload ( ini berarti sudah mentrasfer
data karyawan pada database ke mesin )
24. Pada saat retrieve Fingerprint ID berbeda saat register
di mesin
Dikarenakan Setting format data dalam mesin
masih menggunakan 5 digit padahal Fingerprint ID
sudah di set menjadi 9 digit.
Solusi :
- Upgrade Firmware
25. Dalam report kelompok shift karyawan tetap sama
padahal sudah diganti dengan kelompok shift yang
lain.
Dikarenakan pada saat mengubah kelompok shift
belom mengisi tanggal efektifnya.
Solusi :
- Buka Time Attendance Admin
- Pilih menu Tools
- Employee Information Setting
- Pilih karyawan yang ingin di ubah
kelompok shiftnya
- Ganti Group Shift Code nya dengan yang di
kehendaki
- Klik save dan ada warning
- Klik OK
- Ini berarti perubahan kelompok shiftnya
akan effective pada tanggal yang dipilih.
26. Pada saat masuk ke menu Export muncul peringatan
“Data was not found that macth with your criteria….!!
Kemungkinan dikarenakan belom ada Log
Karyawan atau Pattern Shift Setting belum diatur.
Solusi :
- Masuk ke menu Report
- Pilih Report Employee Log
www.hitcorporation.com
14 MAGIC Software Troubleshoot Manual
- Cek Log karyawan pada periode tertentu
- Kemungkinan karena log karyawan belum
ada
- Kalo ternyata sudah ada, cek ke menu
Tools
- Pilih Pattern Shift Setting
- Cek apakah Pattern SHIFT Setting sudah
diatur
27. Pada saat login muncul warning “Error Number : ‘91’
Object variable or With block variable not set”
Disebabkan database dalam Software Time
Attendance System corrupt atau melakukan copy
dan paste database dari versi berbeda padahal
struktur table didatabasenya berbeda.
Solusi :
- Install ulang software Time Attendance
System dengan memakai database yang
masih baru
- Buka database dan lakukan “Compact and
Repair”
28. Pada saat melakukan Proses Transaction Log Data
muncul error : “ Run-time error ‘91’ : Object variable
or With block variable not set “
Biasanya ini terjadi pada saat melakukan Process
Transaction Log Data pada akhir tahun,
dikarenakan setiap melakukan proses transaksi log
data maka system akan secara otomatis membaca
tanggal sebelumnya dan sesudahnya, sehingga
apabila tgl 31 Desember diproses sedangkan
kalender tahun berikutnya belum dibuat maka
akan muncul error tersebut
Solusi :
- Masuk Time Attendance Admin
- Pilih Menu Tools
- Pilih Holiday Setting
- Klik Add New
- Tulis Tahun berikutnya di form Statistic
www.hitcorporation.com
15 MAGIC Software Troubleshoot Manual
Year, Klik Save
- Pilih Utillities
- Database >> Personal Calender Checking
- Klik Modify
- Pilih semua karyawan
- Pada Year Period pilih tahun berikutnya
- Klik Process
- Terus process transaksi log seperti biasa.
29. Setelah di Compact and Repair, pada saat upgrade
database muncul error sbb :
Kemungkinan type datanya berbeda saat upgrade
database ke versi yang berbeda.
Solusi :
- Buka Time Attendace Admin
- Pilih Menu Export Import Table
- Centang semua pada form Select Table
Name
- Pada form Path and File Name pilih
database HITFPTA yang akan di import
- Pada form Employee Log Selected pilih
semua log atau hanya log perbulan
- Klik Import
30. Pada Windows Vista dan Windows 7, setelah
membuka Time Attendance Admin data dalam
database tidak ada.
Solusi :
- Klik kanan pada icon Time Attendance
Admin kemudian pilih “Run As
Administrator
- Atau buka seperti biasa Time Attendance
Admin, kemudian upgrade database
dengan database yang sama.
31. Ketika membuka menu utama Time Attendance
System, muncul pesan error “Component
“RICHTX32.OCX” or one of its dependencies not
Pesan error seperti ini biasanya muncul ketika
aplikasi Time Attendance System running di
Windows Vista atau 7 dikarenakan komponen
www.hitcorporation.com
16 MAGIC Software Troubleshoot Manual
correctly registered: a file is missing or invalid”
RICHTX32.OCX tidak teregister ke windowsnya.
Solusi : Install ulang software-nya dengan terlebih
dahulu klik kanan di setupnya, lalu pilih “Run as
Administrator”
32. Pada View Terminal User List, saat melakukan
download finger dari mesin ke database, muncul
pesan error “The field is too small accept the amount
of data you attempted to add. Try inserting or pasting
less data”
Biasanya pesan ini muncul di mesin dengan lcd
color dan ssf dikarenakan terdapat menu untuk
menuliskan nama dengan panjang 22 karakter
sedangkan kapasitas maksimal didatabase hanya
sampai 7 karakter.
Solusi : Kosongkan menu nama di dalam mesin
atau kalau memang ingin diisi nama dibatasi hanya
sampai 7 karakter saja sehingga ketika di download
ke database tidak akan muncul error tersebut
33. Pada saat melakukan login muncul pesan error
“Catastropic failure”
Error seperti ini muncul dikarenakan pada saat
login kita memilih metode login Fingerprint Only
atau Both padahal kita tidak memiliki unit MS3800
sebagai reader fingerprint untuk login.
Solusi : Ganti metode login menjadi password only
apabila kita tidak memiliki MS3800 sebagai reader
fingerprint untuk login.
34. Ketika membuka menu utama Time Attendance
System, muncul pesan error “Component “biokey.ocx”
or one of its dependencies not correctly registered: a
file is missing or invalid”
Pesan error seperti ini muncul dikarenakan
komponen biokey.ocx tidak teregister ke windows.
Solusi : Install ulang software-nya
www.hitcorporation.com
17 MAGIC Software Troubleshoot Manual
35. Pada saat login Time Attendance System muncul
pesan error “Item cannot be found in the collection
corresponding to the requested name or ordinal.”
Pesan error ini muncul dikarenakan user
melakukan copy dan paste database dalam versi
software yang berbeda.
Solusi : Apabila akan melakukan copy dan paste
database pastikan dari versi software yang sama
dan jika dari versi yang berbeda bisa dilakukan
upgrade database atau export /import table.
36. Ketika melakukan Export Employee Attendance
Report To Ms.Excell muncul pesan error “Type
mismatch”
Error ini muncul dikarenakan customer memakai
Microsoft Office 2010 sedangkan software Time
Attendance System belum support untuk dilakukan
export ke Office 2010. Paling tinggi Time
Attendance Sytem bisa diexport ke Office 2007.
37. Ketika melakukan tes koneksi dimenu Terminal
Information dan juga upload / download user dimenu
Terminal User List muncul error “Automation error.
The object invoked has disconnected from its client.”
Pesan error ini muncul dikarenakan masalah SDK
yang belum stabil, sehingga ketika dilakukan
koneksi antara mesin dengan database akan
muncul masalah.
Solusi :
- Tutup aplikasi Time Attendance System
- Jalankan setup.bat untuk mereplace SDK
yang sudah stabil hingga sukses
- Buka kembali aplikasi Time Attendance
System.
38. Pada menu Employee Information Setting, muncul
pesan error “The feature is for registering finger using
a PC Based Fingerprint Device. So either there is no
Error ini muncul dikarenakan user akan melakukan
registrassi finger dengan menggunakan unit
MS3800 tetapi belum melakukan installasi driver,
www.hitcorporation.com
18 MAGIC Software Troubleshoot Manual
driver installed or PC Based Fingerprint Device is not
exist !” ketika melakukan klik pada menu Registration
sehingga muncul error tersebut.
Solusi : Sebelum melakukan registrasi finger
dengan menggunakan unit MS3800 maka harus
dilakukan installasi driver MS3800 terlebih dahulu.
39. Ketika melakukan registrasi finger muncul pesan error
“The device version is not correct or unknown device.
Sorry, please contact your distributor...!!”
Pesan error ini muncul dikarenakan ketika akan
melakukan registrasi, unit MS3800 belum di
koneksikan ke port USB, sehingga tidak terdeteksi
oleh system.
Solusi : Sebelum melakukan registrasi dengan
MS3800, terlebih dahulu unit MS3800
dikoneksikan dengan port USB sehingga bisa
terdeteksi oleh system.