TRT da 21ª Região

IX Encontro de Bibliotecários e Documentalistas da Justiça do Trabalho

Digitalização e Microfilmagem Eletrônica: ferramentas indispensáveis para os arquivos

Agosto de 2008

Mas o Arquivo Digital também não é vulnerável

• Dependência de:– Hardware (máquina e mídia)– Software (Sistema Operacional, Programa e formato da

Imagem)

• Mídia se deterioram ou “evaporação” de Bit– Devido a efeitos físicos, químicos, magnéticos, etc.

O Custo do Arquivo Digital

• O tempo que você ira manter as imagens “on-line” irá determinar o custo de migração

• Com o avanço dos softwares e hardwares, os arquivos digitais deverão ser migrados para uma outra tecnologia (mídia) ou serão perdidos

2008 >> 2009 >> 2012 >> 2015

Fase InativaFase Ativa

Busca da informação

Onde e como armazenar as minhas informações ?!Onde e como armazenar as minhas informações ?!

Mídias

Sistema Híbrido

• É a integração dos Sistemas digitais e micrográficos.

• Microfilme sendo um arquivo de referência e segurança do arquivo digital

• Arquivo digital somente na fase ativa

Fase InativaFase Ativa

Indíce de busca da

informação

Comparação dos Sistemas

MicrofilmagemMicrofilmagem• Vantagens:• Custo baixo de armazenagem• Melhor meio arquivístico

(Durabilidade) • Aceito como um meio legal• Execelente compactação• Existências de normas para

criação, processamento, duplicação e armazenamento

DigitalizaçãoDigitalização

Vantagens:· Excelente acesso, distribuição e

transmissão dos registros· Acesso múltiplo do arquivo· Melhor qualidade da imagem· Impressão de Alta Qualidade· A copiagem sucessiva não

provoca degradação

Desvantagens:• Acesso individual• Perda de resolução devido a copiagem sucessiva• Se não for indexada possui uma velocidade de recuperação baixa, e pode causar cansaço

Desvantagens:· Dependência de Hardware e Software· Não aceito como meio legal (???)· Alto custo para manter a informação acessível ao longo prazo

Solução Híbrida Microfilmadora Eletrônica

Processo de Sistema de documentação

SaídaProcessamentoda ImagemCapturaPrep.

Mída Eletrônica

Microfilme

Capturae indexação

Microfilmadora Eletrônica: Processo

Reduz Trabalho e Manutenção

Qualidade do Filme

Opções de Saída

Capturae indexação

Erros Típicos de Microfilmagem

FB

Enrosco Espaçoem

Braco Densid.Variável

Vãos DistorsãoCantos

Dobrados

Mãos! 2 EtapasFrente/Verso

Como a Microfilmadora Eletrônica pode ajudar?

MVCS

Ajuda a Transformar Isto Nisto!

Controle de Qualidade Eletrônica• Remover a Distorção• Girar• Indexar• Inserir Redigitalizações• Processamento de Lote

Benefícios da Microfilmadora Eletrônica

• Reduz/elimina erros e filmes de correção.• Filme com excelente qualidade• Cerca 20% a mais de informação/documento no

mesmo microfilme• Baixo Custo Operacional• Integração de sistemas• Mínima intervenção humana• Agilidade na entrega da informação.• Acompanhamento da tecnologia

Digitalização em Santa Catarina

• Processos Findos – Editais – 05 anos• Processos Findos – Intimação – 30 dias• Pastas Funcionais• Fichas Financeiras

Processos Findos – 5 anos

• 56 Editais de eliminação concluídos

• 251.000 processos eliminados

• 3.291 processos de guarda permanente

• 94.951 processos digitalizados

• 840.000 imagens

Art. 9º Para a eliminação de autos fin-dos, observar-se-á o que segue:I – para os arquivados há mais de 15 anos, aSubcomissão de Eliminação de Autos Findos da1ª Instância oficiará, junto às Instituições Ar-quivísticas do Município - Sede da Vara doTrabalho, sobre o interesse pela guarda doacervo;

Processos Findos – 5 anosRA 76/2008

Processos Findos – Intimação

• Art. 5º da RA 76/2008• (§ 5º do artigo 12 da Lei nº

11.419/06)• Processos definitivos• Processos com até 50 fls.• Digitalização integral do processo• Visualização

Pasta Funcional Eletrônica

Ficha Financeira

Notícias do CSJT

• Grupo se reuniu 02 vezes• Definiu alguns parâmetros para o

SUAP• Estamos compilando as Tabelas de

Temporalidade• Estamos estudando questões

relativas a autenticidade de documentos .pdf

Ata 02 do Grupo de Trabalho de Gestão Documental

• Recomendar ao CSJT a criação do cargo de arquivista no Âmbito da JT – por concurso ou transformação de cargo.

• Recomendação ao CSJT, aos TRTs quanto à eliminação:• 1 – Adoção de 5 anos (conforme Lei 7.627/87), com a

obrigatoriedade, para que se proceda a eliminação, das seguintes medidas:

• 1.1 – Adoção de um percentual não inferior a 1% para a amostragem;

• 1.2 – adoção dos procedimentos elencados no Ato nº 239/2008 – Art. 18 - da 1ª. Região – com algumas alterações. (DESCREVER – algumas alterações a serem feitas e posteriormente aprovados pelo GT – via e-mail).

Ata 02 do Grupo de Trabalho de Gestão Documental

• Quanto aos processos relativos ao Inventário da Memória – dos anos 20 a 90, será adotado o seguinte procedimento:

a) Serão objetos de separação e análise por parte das CPDA’s dos respectivos Tribunais Regionais.

• Discussão quanto à possibilidade da adoção, no âmbito da Justiça do Trabalho, do Selo Tema Relevante e Acervo Histórico, trabalho de iniciativa da 3ª. Região, visando a preservar e facilitar a identificação do tema durante a seleção dos autos de caráter histórico.

•Ficou aprovado que seria encaminhada à CAPI minuta de ato para regulamentar a forma de digitalização e criação de documentos eletrônicos

TÍTULO

FIMNome: Edson Luis Mesadri

Cargo: Diretor de Serviço e-mail: edson.mesadri@trt12.gov.br Fone: 48 3240.0621