Upload
phamanh
View
226
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
TUGAS AKHIR
RANCANG BANGUNSISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PERGUDANGAN
(STUDI KASUS: BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN KELUARGA BERENCANAKABUPATEN PROBOLINGGO)
Oleh :Made Dwi Novitasari
04209115
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASIFAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS NAROTAMA
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
SURABAYA2011
RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PERGUDANGAN (STUDI KASUS: BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN KELUARGA
BERENCANA KABUPATEN PROBOLINGGO)
Oleh: Made Dwi NovitasariDosen Pembimbing: Rinci Kembang Hapsari, S.Si., M.Kom.
ABSTRAK
Sistem Informasi Administrasi Pergudangan merupakan program aplikasi yang
di rancang sebagai upaya untuk mengoptimalkan pengelolaan administrasi di gudang
Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten. Sistem yang
di rancang dibatasi hanya menangani perekaman data-data yang berkaitan dengan
transaksi alat kontrasepsi berupa maintenance data barang, data klinik, data sumber
dana, dan data user, serta menangani pembuatan dan pencetakan dokumen yang
berkaitan dengan transaksi alat kontrasepsi.
Hasil dari proses implementasi yaitu terbentuknya sebuah Sistem Informasi
Administrasi Pergudangan terkomputerisasi yang mampu menangani transaksi yang
telah disebutkan diatas. Sistem ini dibangun dengan menggunakan bahasa
pemrograman PHP dan basis data MySQL.
Kata Kunci : Pergudangan, Alat Kontrasepsi, Keluarga Berencana
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
WAREHOUSING ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEM DESIGN(CASE STUDY: BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN KELUARGA
BERENCANA KABUPATEN PROBOLINGGO)
By: Made Dwi NovitasariGuidence by: Rinci Kembang Hapsari, S.Si., M.Kom.
ABSTRACT
Warehousing Administration Information System is an application program
that is designed as an attempt to optimize the management of administration in the
warehouse of Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten
Probolinggo. The system is designed to handle only limited data recording, data
pertaining to transactions maintenance of contraception in the form of goods data,
clinical data, the data sources of funding, and user data, as well as handle the
manufacture and printing of documents related to the transaction of contraceptives.
The results of the implementation process of the formation of an Information
System that is able to handle computerized warehousing transactions that have been
mentioned above. The system is built using the PHP programming language and
MySQL database.
Keywords: Warehousing, Contraception, Family Planning
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yesus Kristus, karena berkat
pertolongan-Nya penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini tepat pada waktunya. Tugas
akhir yang berjudul “Rancang Bangun Sistem Informasi Administrasi Pergudangan (Studi
Kasus: Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten
Probolinggo)” ini merupakan salah satu syarat untuk mencapai gelar Sarjana Sistem
Informasi pada Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas
Narotama Surabaya.
Kelancaran penyusunan tugas akhir ini tak lepas dari adanya dukungan, bimbingan
dan kerjasama berbagai pihak. Oleh karena itu, sudah sepantasnyalah pada kesempatan ini,
penulis menyampaikan terima kasih kepada:
1. Bapak Ir. Tony Hartono Bagio, MT., MM., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer
Universitas Narotama.
2. Bapak Cahyo Darujati, ST., MT., selaku Kepala Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Ilmu Komputer Universitas Narotama.
3. Ibu Rinci Kembang Hapsari, S.Si., M.Kom., selaku dosen pembimbing yang dengan
sabar membimbing dan memberikan waktu serta masukan yang sangat berarti bagi
penulis.
4. Bapak dan Ibu Dosen beserta seluruh Staf Tata Usaha di lingkungan Program Studi
Sistem Informasi, yang telah banyak membantu dan membagikan pengetahuan kepada
penulis.
5. Mama, Wawan, Asti, Mbak Uut, Leo, Fefe dan Mas Rah, Bu Yunir sekeluarga, dan
Kay, yang telah memberi dorongan semangat dan doa yang tak pernah putus.
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
6. Neng Ujiek ‘n the genk (domo arigato, mau ikut mikirin programku), Opik, Lusi, Onny,
Dwiyono, Jabbie, Sjunan (teman-teman seperjuangan), Indah, Ari, Evi, Ryo, Arip, Mas
Hery, Zainul, Mas Teguh, Pak Benny, Erwin, Iwan, Arai, Andre (makasi atas
dukungannya dan kesediaannya jadi temanku), serta semua rekan se program studi,
yang namanya tidak dapat disebutkan satu per satu, atas semua dukungan, bantuan,
pengertian dan persahabatan selama hampir dua tahun ini.
7. Bapak Kepala Badan dan Bapak Sekretaris Badan Pemberdayaan Perempuan dan
Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo, atas permaklumannya.
8. Rekan-rekan di BPPKB Kabupaten Probolinggo, khususnya Pak Rudy dan Pak Anam,
atas semuanya.
9. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu, atas`segala bantuannya.
Penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih memiliki banyak kekurangan.
Untuk itu penulis sangat berterimakasih apabila pembaca berkenan memberikan kritik dan
saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan penyusunan laporan-laporan
selanjutnya. Penulis juga memohon maaf jika selama penyusunan tugas akhir, penulis
melakukan banyak kesalahan. Akhir kata, semoga tugas akhir ini bermanfaat.
Surabaya, Agustus 2011
Penulis
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .................................................................................................... i
LEMBAR PERSETUJUAN ....................................................................................... ii
LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................... iii
SURAT PERNYATAAN ............................................................................................. iv
ABSTRAK .................................................................................................................... v
KATA PENGANTAR ................................................................................................. vii
DAFTAR ISI ................................................................................................................ ix
DAFTAR GAMBAR .................................................................................................... xi
DAFTAR TABEL ........................................................................................................ xv
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang ....................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah ................................................................................. 2
1.3 Batasan Masalah .................................................................................... 3
1.4 Tujuan .................................................................................................... 3
1.5 Manfaat .................................................................................................. 3
1.6 Metodologi Penelitian ........................................................................... 3
1.7 Sistematika Penulisan ............................................................................ 5
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem .................................................................................. 7
2.2 Pengertian Informasi .............................................................................. 7
2.3 Pengertian Sistem Informasi .................................................................. 9
2.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem ..................................................... 10
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
2.5 Alat Perancangan ................................................................................... 10
2.6 Kamus Data ........................................................................................... 21
2.7 Basis Data .............................................................................................. 21
2.8 Normalisasi ............................................................................................ 22
2.9 Profil BPPKB Kabupaten Probolinggo ................................................. 23
2.10 Alat Kontrasepsi .................................................................................... 26
BAB III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
3.1 Gambaran Umum Manual ..................................................................... 39
3.2 Document Flowchart ............................................................................. 41
3.3 System Flowchart ................................................................................... 49
3.4 Diagram Berjenjang ............................................................................... 55
3.5 Data Flow Diagram ............................................................................... 57
3.6 Desain Database .................................................................................... 65
3.7 Desain Input/Output ............................................................................... 72
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM
4.1. Implementasi Sistem .............................................................................. 88
4.2. Evaluasi Sistem ...................................................................................... 88
BAB V PENUTUP
5.1. Simpulan ................................................................................................ 105
5.2. Saran ...................................................................................................... 106
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Tujuh Tahap Siklus Hidup Pengembangan Sistem .................................. 10
Gambar 2.2. Simbol-simbol Dalam Diagram Aliran Data ............................................ 11
Gambar 2.3. Aliran Data Minimal Mengandung Satu Proses ....................................... 15
Gambar 2.4. Tahapan Normalisasi ................................................................................ 23
Gambar 2.5. Struktur Organisasi BPPKB Kabupaten Probolinggo ............................. 24
Gambar 3.1. Document Flowchart Penerimaan Barang ............................................... 42
Gambar 3.2. Document Flowchart Pengeluaran Barang .............................................. 44
Gambar 3.3. Document Flowchart Laporan Stock Opname ......................................... 45
Gambar 3.4. Document Flowchart Laporan Bulanan ................................................... 46
Gambar 3.5. Document Flowchart Laporan Sumber Dana .......................................... 47
Gambar 3.6. Document Flowchart Kartu Persediaan Barang ...................................... 48
Gambar 3.7. Document Flowchart Kartu Barang ......................................................... 49
Gambar 3.8. System Flowchart Login .......................................................................... 50
Gambar 3.9. System Flowchart Master Data ................................................................ 51
Gambar 3.10. System Flowchart Penerimaan Barang .................................................. 52
Gambar 3.11. System Flowchart Pengeluaran Barang .................................................. 53
Gambar 3.12. System Flowchart Pelaporan .................................................................. 54
Gambar 3.13. Diagram Berjenjang Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ............................................................ 56
Gambar 3.14. Diagram Konteks Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ......................................................................... 57
Gambar 3.15. DFD Level 0 Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ......................................................................... 59
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
Gambar 3.16. DFD Level 1 Proses Master Data Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ...................................... 60
Gambar 3.17. DFD Level 1 Proses Transaksi Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ...................................... 61
Gambar 3.18. DFD Level 1 Proses Pelaporan Sistem Informasi Administrasi Pergudangan BPPKB Kabupaten Probolinggo ...................................... 63
Gambar 3.19. CDM Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di BPPKB Kabupaten Probolinggo ......................................................................... 65
Gambar 3.20. PDM Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di BPPKB Kabupaten Probolinggo ......................................................................... 66
Gambar 3.21. Desain Form Login ................................................................................. 73
Gambar 3.22. Desain Form Menu Utama ..................................................................... 73
Gambar 3.23. Desain Form Sumber Dana .................................................................... 74
Gambar 3.24. Desain Form Entry Sumber Dana ........................................................... 75
Gambar 3.25. Desain Form Daftar Klinik ..................................................................... 75
Gambar 3.26. Desain Form Entry Klinik ...................................................................... 76
Gambar 3.27. Desain Form Daftar Alkon ..................................................................... 77
Gambar 3.28. Desain Form Entry Alkon ...................................................................... 77
Gambar 3.29. Desain Form Daftar Pengguna ............................................................... 78
Gambar 3.30. Desain Form Entry Pengguna.................................................................. 79
Gambar 3.31. Desain Form Daftar BAPB ..................................................................... 79
Gambar 3.32. Desain Form Entry BAPB ...................................................................... 80
Gambar 3.33. Desain Form Entry Alkon BAPB ........................................................... 81
Gambar 3.34. Desain Form Daftar SBBM .................................................................... 81
Gambar 3.35. Desain Form Entry SBBM ..................................................................... 82
Gambar 3.36. Desain Form Daftar Pencarian BAPB .................................................... 82
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
Gambar 3.37. Desain Form Daftar SPMB .................................................................... 83
Gambar 3.38. Desain Form Entry SPMB ...................................................................... 84
Gambar 3.39. Desain Form Daftar SBBK ..................................................................... 85
Gambar 3.40. Desain Form Entry SBBK ...................................................................... 85
Gambar 3.41. Desain Form Pencarian SPMB ............................................................... 86
Gambar 3.42. Desain Form Daftar BAPB Yang Belum Dibuat SBBM ....................... 87
Gambar 3.43. Desain Form Daftar SPMB Yang Belum Dibuat SBBK ........................ 87
Gambar 4. 1. Form Login .............................................................................................. 89
Gambar 4.2. Form Menu Utama ................................................................................... 90
Gambar 4.3. Form Sumber Dana .................................................................................. 91
Gambar 4.4. Form Entry Sumber Dana ......................................................................... 91
Gambar 4.5. Form Daftar Klinik ................................................................................... 92
Gambar 4.6. Form Entry Klinik .................................................................................... 93
Gambar 4.7. Form Daftar Alkon ................................................................................... 94
Gambar 4.8. Form Entry Alkon .................................................................................... 94
Gambar 4.9. Form Daftar Pengguna ............................................................................. 95
Gambar 4.10. Form Entry Pengguna.............................................................................. 96
Gambar 4.11. Form Daftar BAPB ................................................................................. 97
Gambar 4.12. Form Entry BAPB .................................................................................. 97
Gambar 4.13. Form Entry Alkon BAPB ....................................................................... 98
Gambar 4.14. Form Daftar SBBM ................................................................................ 99
Gambar 4.15. Form Entry SBBM ................................................................................. 100
Gambar 4.16. Form Daftar SPMB ................................................................................ 100
Gambar 4.17. Form Entry SPMB .................................................................................. 101
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
Gambar 4.18. Form Daftar SBBK ................................................................................. 102
Gambar 4.19. Form Entry SBBK .................................................................................. 103
Gambar 4.20. Daftar BAPB Yang Belum Dibuat SBBM .............................................. 103
Gambar 4.21. Daftar SPMB Yang Belum Dibuat SBBK............................................... 104
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Dunia teknologi informasi berkembang cepat dan terus-menerus. Hal ini
diakibatkan kebutuhan sistem informasi yang semakin kompleks. Upaya untuk
meningkatkan efisiensi biaya, tenaga dan berbagai sumber daya menjadikan
teknologi komputer lebih memasyarakat dan dibutuhkan oleh sebuah instansi. Salah
satu instansi tersebut adalah Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga
Berencana (BPPKB) Kabupaten Probolinggo.
Pengolahan data yang dahulu dilakukan secara manual, sudah tidak mungkin
lagi untuk dilanjutkan karena memakan waktu yang cukup lama, tidak efisien dan
menghasilkan data dengan tingkat akurasi rendah. Untuk mengatasi hal-hal tersebut
diperlukan perubahan dari sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi.
Keberhasilan Program Keluarga Berencana (KB) selama ini tidak lepas dari
adanya dukungan manajemen perlengkapan dan perbekalan (logistik) yang sudah
berjalan secara baku dan terpelihara dengan baik. Tanpa adanya dukungan
manajemen logistik, sulit diketahui secara jelas keadaan alat kontrasepsi (alkon) di
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
setiap tingkatan wilayah. Kondisi ini harus tetap dipelihara dan bahkan perlu
ditingkatkan agar manajemen perlengkapan dan perbekalan dapat berjalan lebih
efektif dan efisien.
Sebagai upaya untuk meningkatkan pengelolaan administrasi gudang,
diperlukan suatu alat bantu berupa sebuah sistem administrasi pergudangan
terkomputerisasi. Hal ini dituangkan dalam Sistem Informasi Administrasi
Pergudangan di Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana
Kabupaten Probolinggo. Sistem ini mampu mengatasi beberapa kendala yang
dihadapi pada pengerjaan secara manual. Sebagai contoh, meminimalkan pengunaan
alat tulis kantor (ATK) berupa kertas yang tidak efisien. Hal ini dikarenakan
seringnya terjadi kesalahan (perulangan) pemberian nomor pada surat bukti barang
keluar (SBBK) yang masih dikerjakan secara manual, sehingga pencetakannya harus
dilakukan berulang kali. Dampak lainnya adalah pemborosan waktu dan tenaga untuk
melakukan suatu pekerjaan yang sama secara berulang-ulang.
1.2. Rumusan Masalah
Bertitik tolak dari latar belakang yang telah dikemukakan, maka permasalahan
yang akan dibahas adalah “Bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi
Administrasi Pergudangan di Badan Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga
Berencana Kabupaten Probolinggo?”
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
1.3. Batasan Masalah
Batasan masalah sistem yang di rancang adalah sebagai berikut:
1. Menangani perekaman data-data yang berkaitan dengan transaksi alkon berupa
maintenance data barang, data klinik, data sumber dana, dan data user;
2. Menangani pembuatan dan pencetakan dokumen yang berkaitan dengan transaksi
alkon.
1.4. Tujuan
Tujuan yang ingin dicapai adalah untuk merancang dan membangun Sistem
Informasi Administrasi Pergudangan di Badan Pemberdayaan Perempuan dan
Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo.
1.5. Manfaat
Dengan dibangunnya Sistem Informasi Administrasi Pergudangan yang
terkomputerisasi diharapkan dapat membantu Bendahara Barang dan Kasubbag.
Perencanaan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
1.6. Metologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan dalam kasus ini adalah :
1. Studi literatur
Sebagai langkah awal, dilakukan studi literatur. Yaitu teknik pengumpulan data
dengan cara membaca literatur yang mendukung dan berhubungan dengan
administrasi pergudangan. Langkah ini sangat membantu dalam memahami alur
data dan informasi dari sistem informasi administrasi di gudang secara umum.
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
2. Pengumpulan data
a. Observasi dan Survei
Penelitian yang dilaksanakan langsung pada obyek yang diteliti yang
bertujuan untuk mendapatkan gambaran jelas tentang sistem yang sedang
berlangsung.
b. Wawancara
Pengumpulan data dengan cara langsung bertatap muka dan mencari
keterangan ke responden (Bendahara Barang dan Kepala Sub Bagian
Perencanaan).
3. Analisa Sistem
Mengidentifikasi masalah yang dihadapi pada pengerjaan secara manual,
mengevaluasi, membuat model serta membuat spesifikasi sistem. Mempelajari
sistem manual yang telah ada dengan tujuan merancang sistem baru yang mampu
memperbaiki kekurangan dari sistem sebelumnya.
4. Perancangan sistem
Setelah memperoleh data dan informasi yang cukup, maka dilanjutkan dengan
proses perancangan Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di Badan
Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo.
5. Implementasi sistem
Setelah sistem selesai di rancang, maka proses selanjutnya adalah
pengimplementasian rancangan tersebut menjadi sebuah Sistem Informasi
Administrasi Pergudangan terkomputerisasi dengan menggunakan case tool yang
telah ditetapkan sebelumnya.
6. Dokumentasi
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
Aktivitas yang juga penting dalam analisa dan perancangan sistem adalah
dokumentasi. Berisikan kumpulan dokumen yang berhubungan dengan sistem
yang dirancang. Mulai dari hasil pengumpulan data, analisa sistem dan hasil dari
perancangan sistem. Selain sebagai back up, dokumentasi juga dapat digunakan
sebagai dasar perbaikan dan pengembangan sistem di kemudian hari.
1.7. Sistematika Penulisan
Rancangan sistematika penulisan ini adalah sebagai berikut:
Bab I. Pendahuluan
Pendahuluan berisi hal-hal yang melatarbelakangi pemilihan topik
penulisan, rumusan masalah yang akan dibahas, batasan ruang lingkup
sistem, tujuan dirancang dan dibangunnya sistem, metodologi penelitian,
dan sistematika penulisan.
Bab II. Landasan Teori
Landasan teori berisi berbagai teori yang berkaitan dengan rancang bangun
Sistem Informasi Administrasi Pergudangan di Badan Pemberdayaan
Perempuan dan Keluarga Berencana Kabupaten Probolinggo
Bab III. Analisis dan Desain Sistem
Pada bab ini dilakukan analisis terhadap spesifikasi sistem yang diinginkan
pengguna untuk kemudian dilakukan perancangan atau mendesain sistem
secara keseluruhan berdasarkan hasil analisis tersebut.
Bab IV. Implementasi
http://narotama.ac.id
http://narotama.ac.id
Pada bab ini dituliskan hasil implementasi dari rancangan yang telah dibuat
pada bab sebelumnya, dengan menggunakan case tool yang telah
ditentukan.
Bab V. Penutup
Pada bab ini dituliskan simpulan yang diperoleh, serta dituangkan saran-
saran untuk pengembangan desain dan atau implementasi sistem di masa
mendatang.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto HM, 2005, Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi 3, Andi Offset, Yogyakarta.
Kendall, K.E. dan J.E. Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid 1 dan Jilid 2, Edisi ke-5, PT. Prenhallindo, Jakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ke-3, Penerbit Salemba Empat.
O’ Brien, J.A., 2005, Pengantar Sistem Informasi, Edisi 12, Penerbit Salemba Empat.
Raymond McLeod, Jr. Jilid 1, Edisi Bahasa Indonesia, 1995, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Sutabri, T., 2004, Analisa Sistem Informasi, Edisi 1, Penerbit Andi, Yogyakarta.