TUGAS UJIAN TENGAH SEMESTERANALISIS DESAIN DAN SISTEM INFORMASI

NGURAH PADANG ADNYANA1204505015

JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASIFAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS UDAYANA

1. Sebutkan, jelaskan dan berikan contoh hal-hal yang melatarbelakangi pengembangan suatu sistem informasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti oleh beberapa hal, yaitu:

Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama.Adanya permasalahan pada sistem menjadi salah satu factor dari pengembangan sistem itu sendiri dilakukan mengingat sistem informasi diharapkan dapat membantu user lebih efisien dan cepat mengerjakan suatu hal dengan sistem informasi. Contoh : Sistem yang lama menggunakan basis Ms Access dalam olah database , sedangkan saat ini banyak perusahaan yang sudah menggunakan MySQL dalam olah database yang tentu saja lebih baik dan efisien ketimbang Ms Acces.

Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan.Sistem yang digunakan tidak sesuai dengan output yang sudah diharapkan dan direncanakan sehingga memerlukan pengembangan baik tiu dari segi interface ( antar muka ) maupun bisnis proses yang ada didalamnya. Contoh : Sistem Informasi pada kasir yang sering terjadi troubleshoot pada computer yang bersangkutan, dan tiba – tiba not responding saat dijalankan.

Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan validalitas dari data menjadi kurang terjamin.ta oleh admin yang curangKeamanan pada sistem ( Data Secure ) juga menjadi faktor penting bagi suatu sistem informasi, Ketika terjadi penggantian data yang dilakuakn secara sengaja oleh admin dapat mengakibatkan kerugian yang dialami oleh perusahaan yang bersangkutan. Pengembangan diharapkan dapat mengurangi resiko tersebut. Contoh : Saat nilai mahasiswa sudah keluar pada SIMAK, Admin yang kebetulan rekan , keluarga dengan mahasiswa melakukan pengubahan nilai manual pada SIMAK, yang jelas pengubahan nilai hanya bisa dilakukan oleh dosen pengampu mata kulaih yang bersangkutan.

Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.Hal ini melibatkan admin yang tidak teliti dalam melakukan input data sehingga mengebabkan objektifitas data yang kurang terjamin. Dengan pengembangan sistem, diharapkan kesalahan yang tidak disengaja dapat dihindari. Contoh : Sistem Informasi

yang tidak langsung melakukan backup data, ketika melakukan koneksi internet, terserang virus yang menyerang data pada direktori database , sehingga data transaksi hilang.

Tidak efisiennya operasi.Efisiensi bisnis proses yang terjadi dalam sistem begitu lambat dan bukannya membantu justru makin merpersulit perusahaan dalam segi fleksibilitas. Contoh : Suatu sistem informasi tidak bisa melakukan langsung report, admin perlu melakukan pengkopian data ke Ms Office / Excel.

Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.Sistem tidak mengawasi kebijakan manajemen yang telah ditetapkan sebelum dan hal itu sangat riskan mengingat mungkin saja ada karyawan yang melakukan pelanggaran dalam hal yang berhubungan dengan keuangan perusahaan. Contoh : Karyawan yang bukan pada posisinya, sert tidak dibatasi aksesnya, dapat melihat seluruh gaji karyawan, dan tersebut illegal dalam suatu perusahaan.

Pertumbuhan organisasi.Semakin berkembangnya perusahaan tentu akan semakin banyak olah data yang dilakukan. Tentu saja semakin banyak kapasitas serta fitur – fitur yang perlu ditambahkan dalam sistem informasi yang ada, Contoh : Perusahaan yang menggunakan suatu sistem informasi, lama kelamaan akan mengalami pengembangan data sering dengan berkembangnya perusahaan tersebut perlu dilakukan pengembangan dari segi penggunaan tipe data pada tiap field tabel pada database.

2. Jelaskanlah tentang tentang konsep gunung es biaya dalam proses pengembangan system!

Gunung Es adalah penjelasan mengenai tahap yang paling mahal dalam pengembangan sistem adalah tahap perawatan, seperti tampak pada gambar cost iceberg dibawah ini. Biaya perawatan terletak di bagian terbawah dari gunung es. Karena tidak terlihat dari permukaan, maka banyak orang yang tidak menyadari bahwa biaya perawatan lah yang terbesar.

Ketika sebuah sistem dikembangkan, secara garis besar pengembang dan juga pengguna hanya akan melihat kendala dan keperluan sistem saja, mengkalkulasi keperluan dari tahap analisis sampai biaya implementasi. Namun biaya perawatan sangat jarang diperhatikan, padahal biaya perawatan merupakan tahap yang memiliki cost atau pengeluaran terbesar dari segala tahap yang ada. Karena banyak kemungkinan yang bisa terjadi pada sebuah sistem, seperti kesalahan sistem saat implementasi, keberhasilan sistem kurang terjamin, dan masalah dalam penerapan sistem. Hal – hal tersebut bisa saja dan tidak jarang terjadi, sehingga mau tidak mau

harus ada sebuah cost lebih dalam sebuah tahap perawatan yang bisa memperbaiki dan juga menjaga sistem agar bisa berjalan dengan baik.

3. Setelah sistem baru dikembangkan, maka diharapkan akan terjadi peningkatan pada sistem baru tersebut. Peningkatan ini berhubungan dengan istilah PIECES. Sebutkan, jelaskan dan berikan contoh masing-masing komponen dari PIECES.

Untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja,informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) Sebagai berikut :

1.Performance/PerformaKinerja adalah suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu yang digunakan untuk menyesuaikan perpindahan pekerjaan (response time).

2. Information / InformasiInformasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak manajemen (marketing) dan user dapat melakukan langkah selanjutnya. Apabila kemampuan sistem informasi baik, maka user akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan.

3. Economy / ekonomisPemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi. Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Saat ini banyak perusahaan dan manajemen mulai menerapkan paperless system (meminimalkan penggunaan kertas) dalam rangka penghematan. Oleh karena itu dilihat dari penggunaan bahan kertas yang berlebihan dan biaya iklan di media cetak untuk media publikasi, sistem ini dinilai kurang ekonomis.

4. Control / KendaliAnalisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses.

5. Efficiency / efisiensiEfisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal. Operasi pada suatu perusahaan dikatakan efisien atau tidak biasanya didasarkan pada tugas dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan.

6.Service/pelayananPeningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen (marketing), user dan bagian lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.

4. Sebutkan dan jelaskan tahapan dari System Development Life Cycle menurut Hendry Lucas Jr. serta Kendall K.E. & Kendall J.E., beserta keterkaitannya dari kedua SDLC tersebut!

Tahapan SDLC Menurut Kendall K.E.& Kendall J.E.Menurut Kendal & Kendal,SDLC ( Software Development Life Cycle ) merupakan Siklus hidup pengembangan sistem adalah pendekatan sistematis untuk memecahkan masalah bisnis. Hal ini muncul mengingat perlunya perubahan dan modifikasi dalam Sistem Informasi yang tergantung dengan kebuthan user. Berikut adalah tahapan-tahapannya :

1. Survey dan Perencanaan Sistem (System Planning)Tahap ini melakukan survey agar mempunyai gambaran perangkat lunak sistem informasi yang sedang berjalan. Perencanaan Sistem merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem. Dengan adanya perencanaan sistem, pengembangan sistem diharapkan dapat berjalan dengan baik.

2. Analisis Sistem (System Analysis)Tahap ini mencakup penentuan lingkup sistem database yang diusulkan, menentukan garis batas sistem dan pengumpulan data, menentukan persyaratan hardware dan software serta mengindentifikasi kebutuhan informasi para pemakai

3. Desain Sistem (System Design)Desain sistem merupakan tahapan untuk mendefinisikan kebutuhankebutuhanfungsional mempersiapakan rancang bangun implementasi, menggambarkan sistem yang akan dibentuk serta mengkonfigurasi komponenkomponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

4. Pembuatan SistemPerancangan sistem yang dikembangkan dari desain yaitu termasuk tahap pemograman. Tahap pemograman adalah menterjemahkan skema fisik kedalam struktur database yang akan menjadi sistem final atau akhir. Pada tahap ini dilakukan pembuatan program komputer atau program aplikasi yang baru atau modifikasi program aplikasi yang telah ada sebelumnya.

5. Implementasi Sistem (System Implementation)Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Adapun langkah – langkahnya antara lain :

Menerapkan rencana implementasi Melakukan kegiatan implementasi Tindak lanjut implementasi

6. Pemeliharaan Sistem (System Maintenace)Pada tahap ini mencakup seluruh aktivitas yang berkaitan dengan penggunaan dan pemeliharaan sistem database yang baru. Kegiatannya mencakup pemantauan kinerja dan kepuasan pemakai terhadap sistem baru agar dapat menentukan perlu tidaknya sistem tersebut direvisi atau dimodivikasi.

Sedangkan menurut Henry C. Lucas Junior merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan dalam proses pengembangannya. Pada system life cycle tiap-tiap bagian dari pengembangan sistem dibagi menjadi beberapa tahapan kerja. Tiap-tiap tahapan ini mempunyai karakteristirk tersendiri, tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem dapat terdiri dari tahapan perencanaan sistem (system planning), analisis sistem(system analysis), desain sistem (system design), seleksi sistem (system selection), implementasi sistem (system implementation), dan perawatan sistem (system maintenace). Yang mempunya tahapan – tahapan sebagai berikut :

1. Inception (Tahap Persiapan)

Pekerjaan (Action) : Preliminary Study (Studi Awal)Tugas (Task) : Respond to idea for a system (Tanggapan terhadap ide sebuah sistem) : Merespon rencana, persiapan dan definisi proyek sistem apa yang ingin dikerjakan atau mengulas permasalahan mengapa sistem baru perlu dibuat.Sketch outline of system, I / O & Files : Mendefinisikan gambaran besar sistem yaitu membuat sketsa input, output dan file yang akan dikerjakan.

2. Feasibility Study (Tahap Studi Kelayakan)Pekerjaan ( Action ) : Existing Procedure (Identifikasi kelayakan prosedur-prosedur atau dokumen-dokumen yang telah ada), Alternative System (Menentukan kelayakan alternatif sistem) dan Cost Estimates (Menentukan kelayakan perkiraan biaya atas perlengkapan-perlengkapan yang akan dipakai).Tugas (Task) : Describe existing methods of processing informations (if they exist) output,

input, file processing : Menguraikan metode pengolahan informasi output, input dan pengolahan file yang telah ada (jika ada).

Delineate software and hardware alternatif : Menggambarkan garis besar perangkat keras dan lunak alternatif yang dapat dipakai untuk mengatasi permasalahan yang diakibatkan oleh prosedur–prosedur yang ada saat ini.

Determine feasibility : Melakukan perbandingan antara sistem yang ada saat ini dengan sistem baru yang akan dibuat, sehingga dapat disimpulkan kelayakan dari sistem baru yang akan diajukan. (Kelayakan ini menyangkut kelayakan atas teknik, operasi, jadwal, ekonomi, dan kelyakan hukum)

Choose an alternative software and hardware combination : Menentukan suatu kombinasi (arsitektur jaringan) perangkat keras dan lunak pilihan yang akan dipakai untuk sistem yang diajukan.

3. System Analysis (Tahap Analisa Sistem)Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.Pekerjaan (Action) : Details of present procedures (Menganalisa rincian langkah-langkah pengoperasian prosedur)Tugas (Task) : Complete analysis of existing system and document it. Collect data on transaction and file volumes. Melengkapi identifikasi, pemahaman, analisa dan dokumentasi hasil analisis sistem yang telah ada. Menyeleksi data pada masing-masing volume transaksi dan arsip yang ada.

4. Requirement Analysis (Tahap Analisa Kebutuhan)

Pekerjaan (Action) : User Needs (Menganalisa para pemakai sistem dan kebutuhannya), Collection of data volume, I/O, file (Seleksi arsip, input/output dan volume data), Boundary setting (Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran sistem yang akan dibuat)Tugas (Task) : Repeated meeting with users to determine their needs and to review design to date. Melakukan pertemuan berulang kali bersama pemakai dengan menampilkan disain yang ditawarkan dan untuk dapat menyimpulkan kebutuhannya atas sistem baru yang akan dibuat).

5. Design (Tahap Perancangan)Pekerjaan (Action) : Ideal system unconstrained (Rancangan sistem yang ideal/mengena sebagaimana mestinya/bersifat tak terbatas), Revision to make ideal acceptable (Rancangan perbaikan untuk memberikan kepuasan ideal bagi pemakai sistem).Tugas (Task) : Develop design from user requirement : Mengembangkan rancangan sesuai

kebutuhan pemakai sistem dengan memperhatikan tekanan-tekanan desain seperti integrasi, jalur pemakai sistem, persaingan, kualitas dan daya guna informasi, faktor-faktor organisasi dan manusia, kebutuhan-kebutuhan sistem, pengolahan data, biaya efektivitas serta kelayakan.

Choose strategy of packages, generator, non-procedurral language, prototyping and user development or some combination : Menentukan siasat atas software paket, software pembangkit, bahasa non prosedur, prototipe dan perkembangan pemakai sistem atau kombinasi lainnya.

6. Specifications (Tahap Rancang Bangun)Pekerjaan (Action) : Processing Logic (Menjabarkan logika pengolahan sistem), File design + I/O (Menjabarkan rancangan arsip, input dan output sistem), Programming Requirements (Menjabarkan kebutuhan pemrograman) dan Manual Procedures (Menjabarkan prosedur-prosedur manual sistem).Tugas (Task) : Develop spesification as far as needed for choosen strategy : Mengembangkan penjabaran spesifik sejauh kebutuhan siasat yang ditentukan.

7. Programming (Tahap Pemrograman)Pekerjaan (Action) : Programming (Mengkonversi sistem dalam bentuk program komputer).Tugas (Task) : Develop program specification, module, schedule and work plan (Mengembangkan spesifikasi program, modul, jadwal dan rencana kerja).

8. Testing (Tahap Pengujian)Pekerjaan (Action) : Unit Test + Combined Module Test (Melakukan pengujian pada unit-unit dan modul kombinasi yang telah ditentukan) dan Accpetance Test (Melakukan pengujian kepuasan atas pemakaian sistem).

Tugas (Task) : Conduct Unit, Combined Module and Acceptance test (Menjalan unit, modul kombinasi dan pengujian kepuasan pemakaian)

9. Training (Tahap Pelatihan)Pekerjaan (Action) : TrainingTugas (Task) : Plan and Conduct (Merencanakan pelatihan dan penjalanan sistem)

10. Installation (Tahap Instalasi)Pekerjaan (Action) : Conversion and installation (pemasangan sistem dan pengkonversinya).Tugas (Task) : Plan, collect data and convert (Merencanakan, menentukan data dan mengkonversinya)

11. Operation (Tahap Operasi)Pekerjaan (Action) : Maintenance and enhancements (Melakukan perawatan serta perbaikan dan peningkatan kualitas sistem).Tugas (Task) : Routine maintenance and enhancements

12. Documentation (Tahap Dokumentasi)Pekerjaan (Action) : Documentation (Dokumentasi berkas).Tugas (Task) : Mengarsipkan data terakhir sehingga bisa dilihat kembali.

5. Berikut merupakan 5 desain tampilan form dari tugas project yang

menjadi tugas pribadi.

a. Form Login Administrator

Form login administrator merupakan form yang digunakan administrator untuk login sebelum bisa masuk ke halaman administrator. Pada form ini administrator memasukkan username dan password dengan valid.

b. Form Gaji Pegawai

Form Gaji Pegawai ini digunakan untuk mengitung jumlah gaji semua pegawai. Cukup dengan memasukkan NIK (Nomer Induk Pegawai) serta jabatan pegawai, maka nominal gaji, gaji lembur, dan total gaji akan muncul.

c. Form Transaksi Service

Cara melakukan transaksi service dengan aplikasi ini adalah, setelah pelanggan melakukan pendaftaran pada bagian administrasi, maka akan dilakukan service oleh pihak montir, kemudian setelah selesai admin akan memberikan nota kepada pelanggan untuk membayar pada kasir.

Kasir memasukan data transaksi berdasarkan nota, yaitu dengan cara:

Masuk pada menu Transaksi, pilih service motor dan melakukan pencarian data pelanggan berdasarkan nomor motor dengan menekan tombol cari dan akan keluar form tabel data motor. Apabila data motor belum ada, maka kasir memasukan terlebih dahulu pada form data motor yang berada di menu service dan apabila sudah ada maka tekan enter.

Memilih nomor dan nama montir sesuai pada nota, tekan tombol simpan maka otomatis id jenis service akan aktif.

Setelah id jenis service aktif, pilih nomor dan nama jenis sevice sesuai pada nota, tekan enter maka tarif dan total akan muncul secara otomatis.

Kemudian akan ada kotak validasi yang muncul untuk menanyakan apakah ada transaksi lain atau tidak. Apabila ada, tekan OK maka akan muncul form penjualan service. Apabila tidak, tekan NO maka kursor mengarah ke bayar.

d. Form Transaksi Penjualan dan Service

Transaksi penjualan dan service ini adalah transaksi penjualan yang disertai dengan service. Jadi pelanggan yang melakukan service ingin menambahkan pembelian seperti oli mesin, accu, rantai, dan lain-lain. Cara memasukan transaksi ini yaitu dengan cara:

Pada saat kasir memasukan transaksi service, ketika terdapat validasi yang menanyakan apakah ada transaksi lain lagi atau tidak maka kasir harus memilih Yes dan secara otomatis form pejualan dan service akan muncul.

Setelah form muncul, maka kasir tinggal memasuka transaksi sesuai dengan nota dan caranya sama seperti pada form pembelian.

Nomor nota yang digunakan pada ransaksi ini adalah nomor nota service.

e. Form Transaksi Pembelian

Cara melakukan transaksi pembelian dengan menggunakan sistem ini adalah pemasok memasok barang yang diterima oleh bagian administrasi. Kemudian admin memberikan nota pembelian pada pemasok untuk melakukan tagihan pada kasir. Kasir memasukan transaksi sesuai nota, yaitu dengan cara:

Masuk menu Transaksi, pilih Pembelian kemudian melakukan pencarian data pemasok. Apabila data pemasok belum ada maka kasir harus memasukannya terlebih dahulu melalui form pemasok yang berada pada menu Persediaan, dan apabila ada tekan enter. Klik simpan.

Mencari barang yang akan dibeli dengan memilih tombol cari, kemudian tekan enter. Secara otomatis harga satuan dari barang tersebut akan muncul.

Masukkan jumlah barang yang akan dibeli, tekan enter maka secara oto matis total pembelian akan muncul.

Masukkan besar nominal uang untuk membayar, tekan enter maka akan mucul kembalian secara otomatis. Pilih selesai untuk menyimpan dan baru untuk transaksi baru.

6. Buatlah Gambaran Umum Sistem dan Standard Operating System (SOP) dalam bentuk flowchart, deskripsi teks, serta dokumen-dokumen pendukung dari proses-proses berikut dari suatu perusahaan:

Flow Chart Permintaan Barang ke Gudang.

PROSEDUR PERMINTAAN BARANG KE GUDANG

a. Bagian Produksi membuat surat permintaan bahan baku sesuai kebutuhan rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.

b. Bagian Gudang menerima surat permintaan bahan baku dari bagian produksi.c. Berdasarkan Surat Permintaan Bahan Baku, Bagian Gudang membuat Surat

Pengiriman Bahan Baku rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Produksi beserta bahan baku yang diminta dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.

d. Berdasarkan Surat Pengiriman Bahan Baku, Bagian Gudang membuat bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku gudang rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Bagian Akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.

e. Berdasarkan bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku, Bagian Gudang membuat laporan persediaan bahan baku rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Bagian Akuntansi, lembar kedua disimpan sebagai arsip.

f. Bagian Produksi menerima Surat Pengiriman Bahan Baku beserta bahan baku dari Bagian Gudang.

g. Bagian Produksi memproduksi bahan baku menjadi barang jadi, kemudian mengirim barang jadi ke Bagian Gudang.

h. Berdasarkan barang jadi, Bagian Gudang membuat laporan barang jadi rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke Bagian Akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.

i. Berdasarkan laporan persediaan bahan baku, bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku gudang dan laporan barang jadi, Bagian Akuntansi membuat laporan permintaan dan pengeluaran barang gudang rangkap 2. Lembar pertama dikirim ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.

Flowchart Pembelian Barang

Bagian Pelanggan :1. Memilih dan memesan barang2. Membuat surat pemesanan barang3. Melakukan pembayaran dan mendapatkan nota yang telah dicap lunas

Bagian Gudang :1. Melalukan pengecekan barang2. Membuat catatan ketersediaan barang3. Menerima copy nota pembelian dan menyiapkan barang

Bagian Penjualan :1. Menerima surat pesanan barang2. Membuat nota pembelian3. Menerima pembayaran oleh pelanggan4. Memberikan nota yang telah di cap lunas5. Membuat laporan penjualan

Bagian Pengiriman :1. Mengirim barang ke pelanggan

Bagian Pimpinan :1. Menerima laporan pertanggungjawaban2. Melakukan pengecekan

Flowchart Pembelian Barang dari Suplier

Bagian supplier :

1. Membuat surat permintaan barang2. Menyiapkan daftar harga barang3. Menerima dan menyetujui surat penawaran harga4. Menerima surat order pembelian barang5. Menyiapkan nota dan barang yang dipesan6. Menerima pembayaran dari customer

Bagian Pembelian :1. Menerima daftar persediaan barang dari bagian gudang2. Membuat surat permintaan harga3. Memilih barang yang akan dibeli4. Membuat surat pemesanan barang5. Menerima barang dan melakukan pengecekan6. Mengirim barang ke gudang7. Melakukan pembayaran

Bagian Gudang :1. Membuat daftar persediaan barang2. Menerima barang yang dipesan3. Menyimpan barang

Bagian Keuangan :1. Mengecek daftar barang yang dibeli2. Membuat surat permintaan penawaran harga3. Membuatlaporan pembelian barang4. Melakukan pembayaran5. Membuat laporan pertanggungjawaban kepada pemimpin

Bagian Pimpinan :1. Menerima laporan pertanggungjawaban pembelian barang2. Melakukan pengecekan barang

Flowchart Pembayaran

Faktur yang diterima oleh supplier pada saat proses penerimaan barang dari

supplier diberikan kepada account payable untuk dilakukan proses prmbayara.

Kemudian dari pihak account payable melakukan pengecekan apakah benar

faktur yang diberikan oleh supplier sesuai dengan PO yang dibuat sebelumnya.

Apabila tidak sesuai pihak account payable berhak untuk mengembalikan faktur

karena tidak sesuai. Apabila sesuai maka pihak account payable akan menyiapkan

pembayaran terlebih dulu yang disusul dengan pembayaran kepada pihak

supplier.

7. Istilah-istilah dalam Akuntansi.

a. Inventory System Inventory System merupakan sistem yang mampu menangani proses pencatatan stock barang baik itu pengeluaran barang maupun pemasukan barang dan juga pendistribusian barang hingga ke konsumen. Stock Opname dalah istilah lain dari penghitungan fisik persediaan. Suatu perusahaan manufaktur tentunya mempunyai sistem inventory untuk mendukung jalannya proses bisnis perusahaan. Sistem inventory yang dimiliki suatu perusahaan dapat mencerminkan kinerja dari perusahaan tersebut karena merupakan salah satu faktor penentu dalam perkembangan proses bisnis perusahaan

b. Stock Opname Tujuan diadakannya stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan, yang mana merupakan salah satu fungsi sistem pengendalian intern (SPI). Dengan diadakannya stock opname maka akan diketahui apakah catatan dalam pembukuan stock persediaan benar atau tidak. Jika ternyata ada selisih antara stock opname dengan catatan pada pembukuan, kemungkinan ada transaksi yang belum tercatat, atau bahkan ada kecurangan yang berkaitan dengan persediaan

Stock opname biasanya diadakan setiap akhir tahun, tetapi kalau perusahaan dengan SPI yang lebih rapi, stock opname biasanya dilakukan tiap triwulan atau caturwulan. Stock opname bukan hanya untuk persediaan perusahaan. Stock opname juga semestinya dilakukan untuk kas, aktiva, piutang, hutang. Tetapi, perusahaan biasanya hanya melakukan stock opname untuk persediaan barang dan kas. Untuk perusahaan manufaktur, stock opname persediaan barang dilakukan untuk persediaan bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi, dan barang jadi.

c. Kartu GudangKartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang disimpan digudang, dan di funsi akuntansi diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan digudang. Biasanya kartu gudang tidak berisi data harga pokok tiap jenis barang, namun hanya berisi informasi kuantitas tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang ini disimpan dalam arsip di kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang. Di samping kartu gudang, bagian gudang juga menyeleggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat penyimpanan barang.

Kartu gudang ini berfungi sebagai identitas barang yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat mutasi kuantitas barang. Dibagian kartu persediaan (fungsi akuntansi) diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang. Kartu persediaan ini berfungsi sebagai alat kontrol

catatan kuantitas barang yang diselenggarakan oleh bagian gudang. Di samping itu, kartu gudang persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar.

d. Form-form yang ada pada Inventory System and Purchasing

Form-form yang ada pada Inventory System and Purchasing diantaranya ada form

login administrator, dimana form ini merupakan form awal saat seseorang akan

menggunakan sistem inventori suatu perusahaan. Pada form ini terdapat 2 kolom

yang perlu disiikan oleh user yang pertama ada kolom username yang merupakan

kolom yang harus diisika dengan username pengguna yang akan menggunakan

sistem, yang keduan merupakan password dari username yang akan

menggunakan sistem.

Gambar 11. Form Login Administrator

Kemudian ada form daftar barang, dimana pada form ini terdapat menu pilihan

daftar barang, user dapat menambah, mengedit, dan menghapus data barang.

Pada menu ini user juga dapat melakukan pencatatan data stok awal,

pencatatan data transaksi penambahan dan pengurangan data jumlah barang.

Gambar 11. Form daftar barang

Lalu ada form customer request order yang digunakan untuk melakukan proses

pemesanan atau permintaan barang oleh konsumen atau oleh departemen lain

yang terdapat dalam sistem. Dimana pada form ini terdapat beberapa field yang

wajib diisikan diantaranya ada kolom customer yang biasanya menggunakan

combobox digunakan untuk mengetahui siapa atau dari departemen mana yang

mengirimkan permintaan atau pemesanan barang. Lalu ada kolom request date

dan delivery date yang digunakan untuk menempatkan pada tanggal berapa form

permintaan barang dilakukan oleh sebuah departemen dan juga berfungsi untuk

memberi tahu kepada bagian inventory pada tanggal berapa barang yang diminta

oleh departemen lain tersebut akan digunakan.

Sedangkan form yang ada pada purchasing diantaranya ada form purchase order,

dimana form ini digunakan untuk pemesanan barang, dimana terdapat kolom

nama barang, jumlah barang yang akan dipesan, harga barang persatuan, serta

harga barang keseluruhan.

Lalu ada form purchase order report dimaan form ini berfungsi sebagai form

report yang memperlihatkan barang yang telah dipesan, banyaknya barang, harga

satuan serta harga keseluruhannya, form ini juga menjadi bukti bahwa user telah

memesan barang melalui bagian purchasing suatu sistem.

e. Form-form yang ada pada Proses Pembayaran

Form-form yang ada pada Proses Pembayaran diantaranya ada form pembayaran,

dimana form ini merupakan form yang digunakan untuk melakukan pembayaran

kepada pihak yang memerlukan pembayaran. Ada beberapa kolom yang perlu

diisikan oleh pihak yang akan melakukan pembayaran diantaranya ada kolom

tanggal dimana tanggal disini berfungsi untuk menyatakan kapan dilakukan

pembayaran, lalu ada kolom no bukti yang merupakan tanda bukti bahwa

pembayaran telah dilakukan, kemudian ada nama yang merupakan nama orang

yang melakukan pembayaran serta ada telepon atau email untuk menghubungi

pihak yang melakukan pembayaran apabila sewaktu-waktu terjadi hal-hal yang

tidak diinginkan, selain ada kolom yang perlu diisikan adapula kolom yang

otomatis terisi seperti kolom total tagihan yang merupakan jumlah total uang

yang harus dibayarkan, apabila sistemnya baik terdapat juga kolom jumlah

pembayaran yang akan diilakukan serta sisa pembayaran yang perlu dilakukan

agar tidak perlu melakukan pembayran lagi. Kemudian ada tombol submit untuk

melakukan pembayaran atau tombol cancel untuk membatalkan proses

pembayaran.

Selain ada form pembayaran adapula form bukti pembayaran, form ini

merupakan form yang muncul setelah user melakukan proses pembayaran

melalui form pembayaran. Fungsi dari form bukti pembayaran ini adalah sebagai

barang bukti bahwa user telah melakukan pembayaran, pada form bukti

pembayaran terdapat nama pembayar, telepon atau email pembayar, nomer bukti

pembayaran, nilai nominal total yang harus dibayar, nominal yang dibayarkan,

serta sisa yang harus dibayarkan.

f. Cost ControlCost control adalah aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang manajer keuangan dalam konteks mengelola keuangan perusahaan yang begitu kompleks dan sangat membutuhkan keberanian dalam mengelolanya, khususnya cost control. Cost control dapat memberikan kontribusi yang sangat optimal bagi

pencapaian tingkat profitabilitas yang optimal pula karena selisih antara total revenue dengan total cost memberikan kontribusi pada pencapaian laba.

Kejadian yang dihadapi ketika berhubungan dengan pengelolaan biaya perusahaan membuat kesadaran bahwa pengelolaan biaya perusahaan memang harus dilakukan dengan cara melihat anggaran yang sudah dibuat dan juga kondisi keuangan sekarang. Kondisi keuangan akan berhubungan dengan cash flow perusahaan agar tidak menyebabkan kondisi keuangan perusahaan menjadi tidak berimbang. Coba bayangkan bila kondisi keuangan tidak mencukupi untuk membayar gaji karyawan dan akan menyebabkan ketidakseimbangan dalam hubungan dengan karyawan nantinya. Terkahir adalah cost control ini akan memberikan pengetahuan bagi manajemen tentang biaya-biaya yang relevan dengan perusahaan dan bisa diambil keputusan terbaik untuk tahun depan.

g. Sales Control (Pengendalian Penjualan)Penjualan harus dikendalikan agar dapat dicapai hasil pengembalian sebaik - baiknya atas investasi. Laba bersih yang optimun akan dapat direalisasi hanya bila terdapat hubungan yang wajar terhadap ke empat faktor berikut :

1. Investasi dalam modal kerja dan fasilitas - fasilitas2. Volume penjualan3. Biaya operasi ( operating expenses )4. Laba kotor

Oleh karena itu pengendalian akuntansi terhadap penjualan adalah laporan - laporan yang menganalisa kegiatan penjualan yang mengungkapkan trends dan hubungan -hubungan dan penyimpangan - penyimpangan yang tidak dikehendaki dari tujuan, dari anggaran, atau ari standar, yang telah dihitung dengan cara yang tepat agar ada tindakan perbaikan.

Controller dan para stafnya dapat membantu dan memajukan penjualan melalui penggunaan berbagai teknik analitis sebagai berikut :1. Analisis terhadap prestasi pelaksanaan penjualan dimasa lalu - dalam

hubungannya dengan harga dan volume - untuk menemukan perkembangan, kelemahan atau tendensi yang tidak memuaskan.

2. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan anggaran penjualan menyeluruh yang sesuai dan melaporkan persesuaian pelaksanaan dengan rencana.

3. Memberikan bantuan kepada manajemen penjualan dalam menetapkan standar pelaksanaan penjualan.

4. Penyiapan analisa yang sehat mengenai biaya dan investasi, untuk dipergunakan dalam menetapkan harga - harga produk.

Pernyataan diatas dapat diartikan bahwa pengendalian penjualan menyangkut analisa, review dan studi mengenai kebijaksanaan prosedur, metode dan kegiatan sebenarnya untuk mencapai volume penjualan yang dikehendaki dengan biaya yang wajar, dan menghasilkan laba yang diperlukan untuk memperoleh rentabilitas yang diharapkan atas investasi modal. Seperti yang telah diungkapkan sebelumnya, bahwa pengendalian perlu dilakukan perusahaan agar rencana dan kebijaksanaan, pelaksanaannya tidak menyimpang.

h. Acount PayableAccount payable merupakan kewajiban perusahaan terhadap pihak lain yang harus dipenuhi dalam jangka waktu singkat. Account payable ini muncul akibat adanya pembelian secara kredit. Permasalahan yang akan muncul dalam Account Payable ini yaitu adanya keterbatasan cash flow perusahaan adalah dua masalah yang dialami oleh pelaksana Account Payable (A/P). Keterbatasan cash flow perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan dapat berpengaruh terhadap produktivitas perusahaan, baik dimata konsumen ataupu supplier, sehingga perusahaan di tuntut untuk dapat mengembangkan strategi dan kebijakan yang tepat agar permasalahan-permasalahan mengenai Account Payable tersbut dapat diatasi. Permasalahan mengenai Account Payable tidak hanya berkaitan dengan administrasi namun berkaitan dengan kelangsungan hidup perusahaan. Training ini akan memberikan pemahaman mengenai Account Payable, permasalahan mengenai Account Payable serta solusi dalam menyelesaikan permasalahan berkaitan dengan Account Payable tersebut.

i. Account Receivable

Account Receivable atau piutang merupakan aktiva lancer. Itu berarti piutang

dapat dicairkan dalam jangka waktu yang singkat, maksimal dalam satu tahun

buku. Ditinjau dari sumber terjadinya, piutang digolong menjadi dua kategori

yaitu piutang usaha yang timbul dari hasil utama perusahaan yang berupa

penjualan produk atau penjualan jasa dan layanan yang diberikan perusahaan.

Piutang ini seluruhnya dapat dimasukkan sebagai aktiva lancer dengan syarat

jangka waktu penagihannya kurang dari satu tahun. Selain piutang usaha adapula

piutang yang lain, piutang yang lain timbul karena adanya transaksi selain dari

kegiatan usaha utama perusahaan, misalnya penjualan aktiva perusahaan,

pemberian pinjaman kepada karyawan.

Piutang dalam laporan keuangan ditulis sebesar jumlah kotor tagihannya dan

disertai dengan jumlah taksiran piutang yang tidak dapat ditagih. Kadang piutang

tidak dapat ditagih keseluruhan, hal ini menimbulkan kerugian. Jika jumlah

piutang yang tidak dapat ditagih relative kecil, perusahaan tidak perlu membentuk

cadangan. Tetapi pabila jumlah piutang yang tidak dapat ditagih jumlahnya cukup

besar maka sebaiknya perusahaan membentuk cadangan.

Ada 2 metode penghapusan piutang, metode pertama yaitu metode penghapusan

langsung dimana ketika dalam satu tahun buku ada piutang tidak tertagih maka

pada akhir tahun dilakukan penghapusan dengan jurnal. Yang kedua ada metode

penyisihan atau cadangan. Dengan metode ini piutang yang diperkirakan tidak

dapat ditagih dicatat dengan jurnal. Misalnya piutang usaha Rp.10.000.000

diperkirakan 10% tidak dapat ditagih, maka jurnal untuk penyisihan piutang tidak

tertagih adalah 10.000.000 x 10% = Rp.1.000.000

j. General Cashier

Merupakan penyedia dana dan pengolahan informasi keuangan pada suatu

perusahaan. General cashier merupakan bagian yang mengelola dan

mengamankan dana baik dalam bentuk mata uran gloka dan mata uang asing

yang dihasilkan dari hasil operasional . general cashier juga bertugas menerima

seluruh hasil penjualan maupun pendapatan dari dalam perusahaan maupun dari

luar perusahaan dan menyimpan hasil tersebut sesuai dengan ketentuan

perusahaan serta mengeluarkan dana untuk digunakan dengan semestinya dengan

melampirkan bukti resmi yang akurat.

k. General Ledger

Merupakan kode dari suatu kumpulan rekening atau akun yang telah

dikelompokkan berdasarkan manfaat, sifat, dan tujuan. Fungsinya yaitu untuk

mencatat segala transaksi keuangan untuk disusun menjadi sebuah laporan

keuangan yang menjadi pertanggungjawaban pengelola pada pihak manajemen.

Ada tiga hal yang wajib dipenuhi dalam general ladger yaitu, yang pertama

General Ledger harus selalu bala. Yang kedua tidak akan pernah ada transaksi

yang berdiri sendiri. Yang ketiga terdiri dari 3 kelompok secara sistematis yaitu

harta = hutang+modal. Selain itu pekerjaan yang dilakukan oleh general ledger

adalah mencatat semua transaksi akuntansi dengan tepat dan benar,

mempertahankan keseimbangan saldo debit dan kredit suatu rekening,

mengakomodasikan jurnal penyesuaian, membentuk suatu laporan keuangan yang

dapat dipercaya dan tepat waktu.

Dalam pencatatan transaksi memiliki 2 metode yang dikenal, yang pertama yaitu

cash basis yaitu metode dimana pencatatan dan pembukuan transaksi baru

dilakukan apabila terjadi suatu aliran, yang kedua accrual basis yaitu pencatatan

dan pembukuan transaksi yang dilakukan dengan tanpa memandang arus dana

baik dana masuk maupun dana keluar.

l. Budgeting

Merupakan rencana operasi keuangan, yang mencangkup estimasi pengeluaran

yang diusulkan, dan sumber pendapatan yang diharapkan untuk membiayainya

dalam periode waktu tertentu. Perencanaan dalam menyiapkan anggaran

sangatlah penting. Bagaimanapun juga jelas mengungkapkan apa yang akan

dilakukan dimasa mendatang. Pemikiran strategis disetiap organisasi adalah

proses dimana manajemen berfikir tentang pengintegrasian aktivitas

organisasional ke arah tujuan yang beroerientasi kesasaran masa mendatang.

Semakin bergejolak lingkungan pasar, teknologi atau ekonomi eksternal,

manajemen akan didorong untuk menyusun stategi. Pemikiran strategis

manajemen, direalisasi dalam berbagai perencanaan, dan proses integrasi

keseluruhan ini didukung prosedur penganggaran organisasi.

Anggaran memiliki 3 kegunaan pokok diantaranya Sebagai pedoman kerja.

Anggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta target-

target yang harus dicapai oleh kegiatan-kegiatan perusahaan pada waktu yang

akan datang. Sebagai alat koordinasi kerja. Dengan adanya anggaran semua

bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahan dapat saling menunjang dan

bekerja sama dengan baik, untuk menuju pada sasaran atau tujuan yang telah

ditetapkan oleh perusahaan. Sebagai alat pengawasan atau pengendalian.

Anggaran berfungsi sebagai tolok ukur (alat pembanding) untuk menilai dan

mengevaluasi realisasi kegiatan perusahaan pada masa yang akan datang.

Ada beberapa faktor yang mempengaruhi penyusunan budget yaitu pertama

faktor intern adalah faktor-faktor yang ada dalam perusahaan itu sendiri. Faktor-

faktor tersebut antara lain berupa penjualan tahun lalu, kebijaksanaan perusahaan,

modal kerja yang dimiliki, tenaga kerja yang dimiliki, kapasitas perusahaan yang

dimiliki, dll. Yang kedua ada faktor ekstern yang merupakan faktor-faktor yang

ada diluar perusahaan tapi mempengaruhi kehidupan perusahaan. Factor-faktor

tersebut antara lain berupa keadaan persaingan, tingkat pertumbuhan penduduk,

penghasilan masyarakat, pendidikan masyarakat, penyebaran penduduk, agama,

adat-istiadat dan kebiasaan masyarakat, dll.

m. Aging (Hutang dan Piutang)

Merupakan sebuah laporan periodik yang mengkategorikan utang atau piutang

perusahaan sesuai dengan panjang waktu faktur telah beredar. Rekening umur

utang maupun piutang merupakan alat manajemen kritis serta alat analitik yang

membantu menentukan kesehatan keuangan nasabah perusahaan.

Apabila penuaan piutang menunjukkan bahwa piutang perusahaan sedang

dikumpulkan jauh lebih lambat dari biasanya, hal ini merupakan tanda pengingat

bahwa bisnis berjalan lebih lambat dari biasanya atau perusahaan mengambil

resiko kredit yang besar dalam praktik penjualan. Sebagai alat manajemen

rekening penuaan piutang dapat menunjukkan bahwa pelanggan tertentu memiliki

kondisi kredit yang tidak baik, sehingga perusahaan dapat mengambil tindakan

yang lebih lanjut terhadap pelanggan yang seperti ini.

Untuk aging payable merupakan proses yang menetukan siapa-siapa saja yang

telah membayar hutangnya dan berapa banyak lagi hutang yang perlu dibayarkan

agar tidak memiliki hutang. Analisis ini menentukan siapa yang harus membayar

hutangnya segera dan siapa yang memiliki banyak waktu untuk melunasi

hutangnya.

n. Fixed Aset

Merupakan aktiva berwujud yang diperoleh dalam keadaan siap pakai atau

dengan dibangun lebih dahulu, dimana aktiva tetap ini digunakan dalam operasi

perusahaan, dan tidak diperjualbelikan. Ada beberapa cirri suatu aktiva dapat

dikatakan sebagai aktiva tetap diantaranya aktiva tersebut bersifat relative

permanen, digunakan didalam operasi perusahaan, serta tidak dimaksudkan untuk

dijual.

Aktiva tetap dapat digolongkan menjadi 2 golongan yaitu yang pertama ada

aktiva buatan manusia, dimana aktiva ini meliputi gedung perusahaan, mesin,

peralatan, dan kantor, aktiva ini juga termasuk aktiva yang umurnya terbatas. Dan

yang kedua ada aktiva yang tidak dibuat oleh manusia atau terjadi secara alami

misalnya tanah, dan sumber daya alam aktiva ini juga termasuk aktiva yang

umurnya tidak terbatas.

Ada pula masalah-masalah akuntansi yang berkaitan dengan aktiva tetap

diantaranya yang pertama ada historical cost yaitu penentuan harga perolehan

aktiva tetap, dimana harga yang didapat haruslah lebih sedikit dari penghasilan

yang dapat dihasilkan oleh aktiva itu. Umumnya harga perolehan aktiva tetap

terjadi pada saat aktiva tersebut dibeli, tetapi tidak jarang juga terjadi pengeluaran

setelah aktiva tersebut dimiliki yang harus ditambahkan pada harga perolehan

semula. Harga perolehan tersebut dicatat pada saat terjadi dengan cara mendebet

rekening aktiva tetap.

Yang kedua adanya depresiasi aktiva tetap, dimana aktiva tidak selamanya akan

bertahan bagus, misalnya saja gedung, setiap aktiva pastinya memiliki umurnya

masing-masing serta memiliki waktu yang paling produktif, sehingga nilai aktiva

juga akan semakin menurun dari waktu kewaktu. Proses penurunan nilai terjadi

karena dua sebab utama yaitu yang pertama karena pemakaian aktiva atau karena

pengaruh alam, yang kedua karena muncul aktiva baru yang sejenis dan lebih

canggih dibandingkan aktiva yang lama.

o. Trial Balace

Merupakan sebuah daftar yang berisi saldo-saldo sementara setiap akun buku

besar pada periode akuntansi tertentu. Neraca saldo ini biasanya dibuat pada akhir

periode akuntansi yang bertujuan untuk memeriksa kesamaan antara jumlah saldo

yang tercantum didalam debit dan jumlah saldo yang terdapat dalam sisi kredit.

Biasanya neraca saldo berbentuk seperti daftar yang didalamnya terdapat nama

perusahaan, periode akuntansi dan format yang berbentuk lajur atau kolom

dimana kolom tersebut terdiri dari nomor akun, akun, sisi debit dan sisi kredit.

Neraca ini sendiri merupakan langkah awal untuk menyusun laporan laba rugi,

buku besar, laporan perubahan modal hingga ke laporan keuangan.

Neraca saldo ini disusun dengan tujuan untuk memastikan bahwa buku besar

secara sistematis memiliki jumlah saldo yang sama atau akurat. Dengan kata lain,

jumlah saldo yang berada pada sisi debit harus sama dengan yang ada dalam sisi

kredit.

Ada beberapa tahapan didalam pembuatan neraca saldo diantaranya pertama kita

jumlahkan terlebih dahulu kolom kredit dan debit pada rekening yang ada dalam

buku besar. Kedua masukkan hasil penjumlahan tersebut ke dalam neraca saldo

sesuai dengan akun-akunnya dan pada posisi saldo normal baik debet maupun

kredit. Lalu hitung semua saldo rekening yang ada dalam buku besar. Lihat

apakah ada selisih antara kolom saldo dengan kolom kredit. Yang terakhir dusun

kembali sesuai dengan nama-nama akun yang ada beserta saldonya.

p. Balance sheet

Merupakan keuangan yang menunjukkan apa bisnis bernilai pada satu waktu.

Sebuah neraca pada perusahaan memiliki tiga bagian penting diantaranya, aset,

kewajiban dan ekuitas kepemilikan atau modal. Tujuan dari dibuatnya neraca ini

adalah untuk memberikan pengguna gambaran tentang posisi keuangan

perusahaan bersama dengan menampilkan apa perusahaan memiliki debit dan

kredit. Neraca adalah sebuah kutipan pada satu titik dalam waktu rekening

perusahaan-neraca, bersama dengan laporan laba rugi dan arus kas, neraca

merupakan alat penting bagi investor untuk mendapatkan informasi tentang

perusahaan dan operasinya. Dengan demikian hal tersebut akan menjadi satu

point penting yang akan sangat diperhatikan oleh para investor.

Selain itu neraca memiliki ciri dapat dilihat dari segi laporan yang salah satunya

adalah laporan keuangan dari suatu perusahaan yang diartikan sebagai laporan

laba rugi menunjukkan bagaimana aset perusahaan yang digunakan untuk

menghasilkan pendapatan dan laba. Laporan arus kas menunjukkan bagaimana

saldo kas berubah dari waktu ke waktu dan menyumbang perubahan dalam

berbagai aset dan kewajiban. Pernyataan ekuitas menunjukkan bagaimana bagian

ekuitas neraca berubah sejak terakhir. Banyak analis datang ke neraca pertama

untuk mengukur kestabilan perusahaan. Hal ini sering terdaftar pertama di

triwulanan atau laporan tahunan. Suatu Neraca dapat ditata secara side-to-side,

dengan aset di sebelah kiri dan kewajiban dan ekuitas di sebelah kanan, atau

dengan cara vertikal, dengan aset terdaftar pertama, maka ekuitas dan kewajiban.

Pengertian Neraca yang selanjutnya adalah dilihat dari segi biaya atau kewajiban

yang harus dikeluarkan baik itu berupa modal maupun hutang dan profit yang

didapat sebagai feedback. Dalam hal ini neraca yaitu suatu catatan yang

merupakan system dalam aspek akuntansi yang mengukur dan membahas serta

menunjukan kinerja suatu Negara dalam menjalankan kegiatan ekonomi.

Pencatatan dan pendataan transaksi yang dilakukan oleh sebuah badan dari suatu

Negara dapat dilakukan dengan melalui pembukuan berpasangan. Pembukuan

berpasangan pendataan dan pencatatan suatu aktifitas transaksi yang memiliki

data kredit di satu sesi dan data debit di sesi lainya. Dengan demikian Neraca

pembayaran yang berisi tentang catatan transaksi melalui aktifitas ekonomi akan

tercetak dan siap untuk menjadi sebuah laporan yang akan digunak sebagai

sebuah resensi untuk memajukan perekonomian.

q. Income Statement

Merupakan laporan laba atau rugi merupakan suatu laporan yang dibuat secara

sistematis yang berisikan gambaran ringkasan tentang penghasilan dan beban

dalam periode tertentu dari suatu perusahaan. Dalam laporan laba rugi dapat

diketahui penghasilan, beban dan laba perusahaan dalam waktu tertentu serta

perkembangannya.

Yang dimaksudkan dengan laba atau penghasilan merupakan pendapatan,

maupun keuntungan. Pendapatan timbul dalam pelaksanaan aktivitas perusahaan

yang biasa dan dikenal dengan sebutan yang berbeda seperti penjualan

penghasilan jasa, bunga, deviden, royalty dan sewa. Adapun keuntungan meliputi

pos yang timbul dalam pengalihan aktiva tidak lancer.

Sedangkan yang dimaksudkan dengan beban merupakan suatu kondisi dimana

terdapat kerugian maupun biaya yang timbul dalam pelaksanaan aktivitas

perusahaan yang biasa. Beban yang timbul dalam pelaksanaan aktivitas

perusahaan meliputi beban pokok penjualan serta gaji atau penyusutan. Beban

biasanya berbentuk arus keluar atau berkurangnya aktiva misalnya kas,

persediaan dan aktiva tetap.

Didalam membuat laporan laba atau rugi ada beberapa hal yang perlu

diperhatikan diantaranya yang pertama adalah judul laporan. Yang kedua laporan

dimulai dari ikhtisar pendapatan usaha yang diikuti dengan beban usaha dan

diakhiri dengan penghasilan serta beban lain-lain. Yang ketiga penyusunan beban

sebaiknya dimulai dari terbesar jumlahnya hingga yang terkecil, kecuali macam-

macam biaya atau beban rupa-rupa. Beban rupa-rupa diletakkan pada urutan

paling bawah dalam kelompok beban walaupun dalam jumlah yang besar. Yang

keempat apabila penghasilan lebih besar dari beban, artinya dalam periode

tersebut perusahaan berlaba atau penghasilan lebih kecil dari beban, sehingga

terjadi kerugian yang dialami perusahaan.

r. Journal Voucher

Merupakan formulir bukti jurnal merupakan formulir yang berfungsi untuk

mencatat transaksi-transaksi yang biasanya dicatat didalam jurnal umum dimana

transaksi ini tidak dapat dicatat dengan menggunakan form-form dalam modul

lain yang telah tersedia. Transaksi-transaksi yang sebaiknya dicatat pada form

formulir bukti jurnal diantaranya. Pertama transaksi setoran dana tunai ke cash

atau bank. Kedua transaksi dana dari cash bank ke cash lainnya. Yang ketiga

transaksi pengambilan dana tunai dari cash atau bank. Yang keempat penyesuaian

atas pembebanan sewa dibayar dimuka, asuransi dibayar dimuka dan pembebanan

transaksi pembayaran pembayaran dimuka lainnya. Yang kelima perhitungan

pencatatan biaya yang masih harus dibayar. Penyesuaian atas perlengkapan yang

telah habis dipakai. Yang keenam pembelian dan penjualan valuta asing.

s. Chart of Account (COA)

Merupakan satu daftar rangkaian akun-akun yang sudah dibuat atau disusun

secara sistematis dan teratur dengan menggunakan simbol-simbol huruf, angka,

atau panduan antara keduanya yang bermanfaat untuk membantu pemrosesan

data, baik secara manual maupun terkomputerisasi, agar lebih mudah diproses,

dikontrol, dan dilaporkan. Sebagian besar orang atau pengguna bagan akun tetap

menyebutnya dengan istilah Chart Of Account.

Definisi chart of account (bagan akun) dapat disebut sebagai daftar yang terjadi

dari serangkaian kode-kode yang telah diatur dan disusun dalam struktur akun

tertentu, secara sistematis. Termasuk di dalamnya adalah unsur-unsur

seperti kode akun (account code) dan nama akun (accounts name). Kode akun

dan nama akun inilah yang digunakan perusahaan atau organisasi untuk

mengelompokkan, mencatat, melaporkan, dan mengontrol transaksi-transaksinya

dengan cara sistematis.

Kode akun adalah rangkaian yang dapat berupa susunan angka (numerik)

atau huruf (alphabet) atau paduan antara angka dan huruf (alfanumerik)

yang sangat sistematis, mudah dipahami, fleksibel, dan juga memiliki sifat

khas (khusus) untuk setiap akun yang diwakilinya. Di dalam sebuah

sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang sama yang

digunakan untuk mewakili akun yang berbeda.

Nama akun adalah istilah atau sebutan yang digunakan untuk

mengidentifikasikan suatu akun yang digunakan di dalam transaksi-

transaksi akuntansi. Nama-nama akun ini secara baku telah di

kelompokkan dan diatur secara jelas. Meskipun demikian, penamaan

dimasing-masing perusahaan bisa saja berbeda.

Ada pula manfaat pembuatan kode akun diantaranya pertama

meningkatkan efisiensi pencatatan atau membuat catatan operasional,

akuntansi dan keuangan menjadi lebih ringkas dan sistematis. Efisiensi

pencatatan juga terlihat pada sistematika catatan yang menjadi jauh lebih

rapi dan teratur dengan menggunakan kode akun dibandingkan dengan

tanpa kode akun.

Kedua meningkatkan control pencatatan, kode akun menjadi identitas

transaksi atau kejadian yang mudah dilihat dan diingat oleh para

pengguna. Dengan demikian, catatan-catatan menjadi lebih mudah

dikontrol, dibandingkan, dan dianalisis, baik untuk tujuan menilai absah

atau tidaknya suatu catatan, maupun untuk menilai informasi dalam

rangka pengambilan keputusan pengguna informasi yang bersangkutan.

Ketiga mempermudah perbaikan atau penyesuaian, maksudnya yaitu

tindakan-tindakan melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan-

catatan yang mengalami perubahan karena kejadian atau transaksi

tambahan ataupun karena kesalahan yang dilakukan oleh para pengguna.

Keempat mempermudah pemrosesan atas hasil-hasil catatan, dengan kode

akun yang efektif, maka seluruh pemrosesan data atau hasil-hasil catatan

akan dapat dilakukan dengan mudah dan jauh lebih terkontrol.

Kelima mempermudah penyusunan laporan, kode akun yang baik menjadi

modal bagi pembuatan laporan-laporan yang baik, dan ini artinya

memberikan dasar bagi pengambilan keputusan. Serta mempermudah

pembaca laporan dari berbagai pihak untuk pengambilan keputusan.

t. Kelompok-kelompok utama COA

Kelompok-kelompok utama COA pada umumnya dibagi menjadi 5 kelompok

diantaranya ada harta, kewajiban atau utang, capital atau modal, pendapatan, serta

biaya

Harta merupakan hal milik perusahaan, baik yang dibiayai dengan utang maupun

dengan modal sendiri. Harta terdiri atas subkelompok yaitu harta lancer yaitu

harta yang mudah dicairkan menjadi uang atau dalam istilah lain harta yang likuid

dalam jangka waktu yang cepat. Termasuk dalam kelompok harta lancer yaitu

kas, piutang, bank, serta yang lainnya. Harta tetap yaitu harta yang dimiliki

perusahaan tetapi tidak bisa dicairkan dalam waktu dekat atau dalam waktu cepat.

Kelompok harta tetap diantaranya adalah kendaraan, bangunan, peralatan kantor.

Harta lain-lain, yaitu harta yang tidak bisa dikategorikan kedalam kedua jenis

harta diatas, tetapi masih menjadi milik perusahaan. Contohnya: Goodwill,

Patent, merek.

Liabilities atau kewajiban atau utang adalah segala kewajiban perusahaan kepada

pihak lain yang harus dibayar oleh perushaan. Berikut ini meupakan bagian-

bagian dari utang, yang pertama utang jangka pendek, yaitu utang atau kewajiban

yang jatuuh tempo dan harus dibayar dalam satu periode akuntansi yang sedang

berjalan. Yang kedua utang jangka panjang, yaitu utang atau kewajiban yang

jatuh tempo dan harus dibayar oleh perusahaan di luar periode akuntansi yang

sedang berjalan.

Capital atau modal, merupakan cerminan harta yang bersumber dari modal dan

utang, jadi secara konsep, modal itu tidak ada bedanya dengan utang, tetapi di sini

utang adalah kewajiban kepada orang lain. Modal adalah sejumlah asset yang

ditanamkan oleh pemilik modal dan tercemin dalam harta dan asset perusahaan.

Secara umum, yang termasuk modal adalah modal perusahaan dan laba ditahan.

Pendapatan, merupakan penghasilan yang diperoleh perusahaan dari transaksi

bisnisnya, baik yang berasal dari operasional perusahaan maupun non

operational. Pendapatan terdiri atas; pendapatan operasional, yaitu pendapatan

yang berasal dari operasional pokok perusahaan atau core bisnisnya. Pendapatan

lain-lain, yaitu pendapatan yang berasal dari non operasional perusahaan,

misalnya pendapatan bunga.

Biaya, merupakan semua elemen pengeluaran operasional perusahaan baik

berbentuk tunai maupun non tunai. Contohnya: biaya listrik, biaya air dan lain-

lain.

u. Debet Credit

Merupakan uang yang harus ditagih dari orang lain. Dalam konteks akuntansi

debit merupakan catatan pada pos pembukuan yang menambah nilai aktiva atau

mengurangi jumlah kewajiban, dengan kata lain jumlah yang mengurangi

deposito pemegang rekening pada banknya.

Sedangkan credit merupakan kemampuan untuk melaksanakan suatu pembelian

atau mengadakan suatu oinjaman dengan suatu janji, dimana janji tersebut berupa

pembayaran akan dilaksanakan pada jangka waktu yang telah disepakati.

v. Posting

Posting adalah pemindahan informasi akuntasi dari jurnal ke buku besar. Dalam

akuntansi, Jurnal adalah suatu buku dimana transaksi-transaksi bisnis dicatat

secara kronologis pada prosedur pembukuan sebelum dimasukkan ke dalam buku

besar. Secara umum, jurnal akuntansi dapat dibagi dua, yaitu jurnal umum dan

jurnal khusus.

Jurnal Umum ( General Journal ) untuk mencatat semua transaksi yang

terjadi dalam suatu persahaan, biasanya digunkan oleh perusahaan

kecil

Jurnal khusus (Special Journal ) Dipergunakan untuk mencatat

transaksi-transaksi secara spesifik dan sering terjadi berdasarkan jenis,

sesuai kebutuhan perusahaan. Misalkan untuk mencatat penjualan

barang secara kredit maka digunkan jurnal penjualan. Jenis jurnal

khusus yang sering dipergunakan adalah yang pertama jurnal penjualan

( semua penjualan secara kredit). Yang kedua jurnal penerimaan kas

(semua penerimaan kas secara tunai). Yang ketiga jurnal pengeluaran

kas ( Semua pengeluaran kas secara tunai). Yang keempat jurnal

pembelian (semua pembelian secara kredit). Yang kelima jurnal

umum, Dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak

masuk dalam jurnal khusus.

w. Closing

Closing jurnal penutup merupakan jurnal yang dibuat pada akhir periode

akuntansi untuk menutup rekening-rekening nominal sementara. Terdapat emapt

jurnal penutup yang harus dibuat yaitu jurnal untuk menutup rekening

pendapatan, menutup rekening beban, menutup rekening ikhtisar rugi atau laba,

serta menutup rekening prive.

x. Year to Date

Merupakan periode yang dimulai dari awal tahun berjalan, dan berlanjut hingga

hari ini. Tahun biasanya dimulai pada tanggal 1 januari tahun kalender. YTD

digunakan dalam banyak konteks terutama untuk hasil rekaman dari suatu

kegiatan dalam waktu antara awal tahun hingga hari ini.

y. Month to Date

Tidak berbeda jauh dengan year to date, month to date juga merupakan periode

yang dimali dari awal bulan berjalan dan berlanjut hingga hari ini. Bulan biasanya

dimulai pada tanggal 1 tiap bulannya. MTD digunakan dalam banyak konteks

terutama untuk hasil rekaman dari suatu kegiatan dalam waktu antara awal tahun

hingga hari ini.