Upload
others
View
39
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 1
TUGAS DAN ASAS-ASAS KEARSIPAN
KEARSIPAN
Nama : …………………………………………………….................
Kelas : …………………………………………………………………….
Jurusan : …………………………………………………………………….
Sekolah : ……………………………………………………………………. X
Untuk SMK/MAK Administrasi Perkantoran
Semester 1
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
tersusunnya modul Mata Pelajaran “Kearsipan” yang berjudul Tugas dan Azas-
Azas Kearsipan dengan harapan dapat digunakan sebagai modul untuk siswa
Sekolah Menengan Kejuruan (SMK) program dan keahlian bisnis dan manajemen
untuk jurusan Administrasi Perkantoran. Materi utama yang dibahas dalam modul
ini adalah pengertian kearsipan, fungsi dan peran kearsipan, jenis kearsipan,tugas
kearsipan, azas-azas kearsipan.
Dengan diterapkannya kurikulum 2013 dalam proses pembelajaran,
menjadikan proses pembelajaran berpusat pada peserta didik (student centered).
Pembelajaran kurikulum 2013 diselaraskan berdasarkan pendekatan model
pembelajaran yang sesuai dengan kebutuhan belajar peserta didik di era sekarang.
Penyajian modul untuk Mata Pelajaran “Kearsipan” ini disusun dengan
tujuan supaya peserta didik dapat melakukan kegiatan mengarsipkan berkas-
berkas yang ada di lingkungan perkantoran, dengan demikian para peserta didik
diarahkan untuk dapat mempraktekkan kegiatan mengarsipkan berkas-berkas
secara mandiri.
Penyusun menyampaikan terimakasih kepada semua pihak yang telah
mendukung terselesaikannya modul Mata Pelajaran “Kearsipan” kelas IX untuk
Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), dan penyusun mengharapkan kritik dan
saran demi kesempurnaan modul ini. Penyusun juga mengharapkan semoga
modul ini bermanfaat bagi pembacanya.
Malang, 5 Desember 2017
Kevin Dita Arila
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan iii
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 1
Latar Belakang .................................................................................................... 1
Petunjuk Belajar .................................................................................................. 2
Kompetensi Inti ................................................................................................... 2
Kompetensi Dasar ............................................................................................... 3
Indikator Hasil Belajar ........................................................................................ 3
Mata Pelajaran ..................................................................................................... 3
BAB II PAPARAN ISI MATERI ........................................................................ 4
A. Pengertian Arsip ........................................................................................... 4
B. Pengertian Kearsipan ................................................................................... 5
C. Peran dan Fungsi Kearsipan ......................................................................... 7
D. Tujuan dan Tugas Pokok Kearsipan .......................................................... 10
E. Asas-Asas Kearsipan .................................................................................. 16
F. Informasi Pendukung ................................................................................. 25
Ringkasan Materi .............................................................................................. 26
BAB III TUGAS DAN PENILAIAN ................................................................. 27
Latihan ............................................................................................................... 27
Tugas Rumah / Langkah Kerja ......................................................................... 27
Penilaian ............................................................................................................ 29
DAFTAR RUJUKAN ......................................................................................... 35
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 1
BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Secara umum, paling tidak, terdapat beberapa alasan, pentingnya arsip dan
penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan secara sistemik dan sistimatik. Beberapa
alasan tersebut dapat dipaparkan sebagai berikut. Dalam rangka mempertahankan
Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-cita nasional
sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta
sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh
negara. Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya,
menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta
mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang
sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh
suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal.
Dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya
penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta
peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem
penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu. Ketentuan
dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat
parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu
diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri.
Penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu,
sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan
pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai
kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara Negara
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 2
Petunjuk Belajar
1. Bacalah bahan ajar ini dengan seksama
2. Kerjakanlah tugas dan latihan yang terdapat di dalamnya dengan jujur tanpa
melihat kunci jawaban sebelum anda mengerjakannya
3. Gunakan teknik membaca cepat dalam mempelajari bahan ajar
4. Jika ada bagian yang belum anda pahami, cobalah terlebih dahulu
mendiskusikan dengan teman yang sedang mengerjakan bagian yang sama,
sebelum anda bertanya pada guru. Kalau perlu, anda harus berusaha mencari
tahu jawabannya pada sumber yang lain
5. Ikuti ketentuan yang berlaku dalam setiap bahan ajar dan laporkan kemajuan
anda kepada guru sebelum anda melanjutkan ke bagian lain atau ke bahan ajar
berikutnya
Kompetensi Inti
KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya
KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun,
ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan
pro-aktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas
berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan
lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai
cerminan bangsa dalam pergaulan dunia
KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural
dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan
wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait
fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada
bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk
memecahkan masalah
KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah abstrak terkait dengan
pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 3
Kompetensi Dasar
3.11 Mengidentifikasi Tugas dan Azas-Azas Kearsipan
Indikator Hasil Belajar
Setelah melaksanakan proses pembelajaran ini siswa diharapkan mampu :
1. Menjelaskan konsep-konsep dasar tentang arsip dan kearsipan
2. Memahami seberapa penting peran dan fungsi kearsipan dalam organisasi
3. Memahami tujuan dan apa saja tugas-tugas pokok kearsipan
4. Memaparkan apa saja asas-asas dalam penyelenggaraan kearsipan
5. Membedakan setiap asas dalam penyelenggaraan kearsipan
Mata Pelajaran
1. Pengertian arsip
2. Pengertian kearsipan
3. Fungsi dan peran kearsipan
4. Tujuan dan tugas-tugas kearsipan
5. Azas-azas kearsipan
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 4
BAB II
PAPARAN ISI MATERI
A. Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu
archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu
memang menunjukkan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya,
tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai
warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan
warkat itu sendiri, dan archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga
kearsipan. Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali
atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang
digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu
mudah digunakan.
Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka
sebagai perbandingan dapat dipelajari pengertian arsip dari beberapa sumber,
antara lain :
Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:
a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta
yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi
tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi
suatu keperluan.
b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib.
Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah
archival intsituation (kantor arsip).
Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 5
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan
swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film,
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam
bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan
yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan
organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-
prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena
pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana,
karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat
cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan
lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus
mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur,
mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Setelah mengetahui pengertian arsip dari beberapa sumber, maka dapat
disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa
kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta,bagan atau
dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh
lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai nilai guna yang disusun
dan disimpan menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan
dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat apabila dibutuhkan kembali.
B. Pengertian Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata arsip yang dalam bahasa Inggrisnya adalah file
sedangkan kearsipan disebut filing. Tidak jarang masih ada yang sering rancu
antara istilah file dan filing, dimana sebenarnya file adalah bendanya sedangkan
filing adalah kegiatannya. Berikut ini merupakan pengertian kearsipan menurut
beberapa sumber dan ahli :
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 6
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-
warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem,
susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-
warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing)
adalah pengambilan warkat (finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang
teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga
bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara
tepat.
Menurut Ensiklopedi Administrasi
a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang
berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan
lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara cepat.
b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara
yang teratur menurut sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-
warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan
kembali secara cepat.
Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989 : 12)
Kearsipan adalah proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan
kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
Menurut Maulana (1974:18)
Kearsipan adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan dipergunakan
untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan
memakai indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini
dipergunakan lemari, laci cabinet dari bahan baja tahan karat atau dari kayu
yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
Jadi menurut beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa kearsipan
adalah suatu proses pengaturan warkat mulai dari penerimaan, pencatatan, hingga
pengimpanan warkat secara sistematis dengan menggunakan sistem tertentu
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 7
sehingga apabila warkat tersebut diperlukan kembali maka akan mempermudah
dan mempercepat penemuan kembali warkat yang diperlukan.
C. Peran dan Fungsi Kearsipan
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi,
yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi.
Mengingat arti pentingnya kearsipan, pemerintah Indonesia menaruh perhatian
yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya
beberapa Peraturan Perundangan yang mengatur tentang Kearsipan Nasional.
Berikut merupakan beberapa Peraturan Perundang-undangan Kearsipan antara
lain :
Undang-Undang RI No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Undang-Undang RI No. 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan
Peraturan Pemerintah RI No. 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip
Peraturan Pemerintah RI No. 87 Tahun 1999 Tata Cara Penyerahan Dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan
Peraturan Pemerintah RI No. 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan
Dokumen Perusahaan Ke Dalam Mikrofilm Atau Media Lainnya Dan
Legalisasi
Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 Tentang Pengelolaan Arsip Statis
Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 1974 Tentang Arsip
Nasional Republik Indonesia
Keputusan Men PAN No. 72/KEP/M.PAN/07/2003 Tentang Pedoman Umum
Tata Naskah Dinas
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 8
SE Ka ANRI No. SE/01/1981 Penanganan Arsip Inaktif Sebagai Pelaksanaan
Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah Tentang Penyusutan Arsip
Bukan hanya bagi organisasi pemerintahan, arsip juga merupakan sesuatu
yang penting bagi kelancaran berjalannya suatu organisasi perusahaanswasta.
Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki
oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi
tingkat reputasi suatu organisasi tersebut. Dalam rangka pelaksanaan kegiatan
tersebut, maka arsip mempunyai arti yang sangat penting, yaitu untuk menyusun
rencana program pelaksanaan kegiatan berikutnya. Karena dengan adanya arsip
akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga
dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai.
Adapun fungsi arsip menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971
Pasal 2 adalah sebagai berikut :
a. Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
penyusunan perencanaan, palaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaaan pada umumnya atau dipergunakan dalam penyelenggaraan
pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup admnistrasi negara.
b. Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi secara langsung
untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun dalam
penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan dlm penyelenggaran kehidupan
kebangsaan pada umumnya dan penyeleggaraan sehari-hari admnistrasi negara.
Dalam aktivitas sehari-hari administrasi maupun kegiatan lainnya sutu
kantor atau perusahaan maka arsip dapat berfungsi sebagai :
1. Alat utama ingatan organisasi
Organisasi atau perorangan bila telah lupa isi dari dokumen dan permasalahan
yang perlu diperhatikan isinya serta ada keterkaitan dengan permasalahan baru.
2. Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik)
Arsip digunakan sebagai alat pembuktian yang otentik jika suatu saat mungkin
terjadi suatu permasalahan yang menyangkut urusan perusahaan yang
penyelesaiannya membutuhkan bukti dengan pihak eksternal maupun pihak
internal maupun urusan perseorangan.
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 9
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
Arsip dapat digunakan sebagai dasar dan referensi seorang pimpinan
perusahaan maupun perseorangan dalam pengambilan keputusan dan dalam
perencanaan akan suatu hal yang akan dilakukan diwaktu selanjutnya
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip
Arsip menjadi salah satu alat ukur akan kompleksnya volume kegiatan
terutama yang berkaitan dengan surat-menyurat yang terjadi dalam suatu
organisasi dikarenakan pada umumnya setiap harinya kegiatan perusahaan
umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya
Tidak jarang suatu arsip/dokumen terdahulu dijadikan seseorang sebagai bahan
referensi untuk melakukan kegiatan ilmiah maupun menulis suatu karya ilmiah
lainnya seperti untuk melakukan penelitian terhadap suatu objek, referensi
menulis skripsi, dll.
Sedangkan keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem
penanganan kearsipan setiap organisasi antara lain, yaitu:
Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar
Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah
Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
Dapat dijadikan bahan dokumentasi
Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
Sebagai alat pengingat
Sebagai alat penyimpanan warkat
Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan
kebijaksanaan organisasi
Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat
penting mengenai kemajuan organisasi
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 10
D. Tujuan dan Tugas Pokok Kearsipan
Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional mengenai rencana, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan berbangsa, serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjwaban tersebut untuk kegiatan pemerintah. Secara khusus tujuan
kearsipan itu sendiri adalah :
1. Berusaha mengelola arsip yang bernilai guna
Yaitu suatu usaha agar arsip yang dikelola oleh suatu unit kerja kearsipan
benar-benar arsip yang dipergunakan oleh kantor tersebut. Sedangkan yang
tidak banyak hubungannya lebih baik disingkirkan.
2. Menyimpan warkat secara sistematis dan efisien
Agar arsip yang tersimpan kedalam filling cabinet atau tempat penyimpanan
lain. Menggunakan sisterm yang sesuati. Prosedur penyimpanan yang benar,
metode serta alat penyimpanan yang memadai. Untuk itu ada motto di bidang
kearsipan. Menyimpan teratur dan menemukan cepat dan tepat.
3. Menemukan kembali dengan mudah
Jika pihak lain menginginkan arsip, maka petugas arsip haris dapat
menemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu harus diusahakan kode-
kode penyimpannya yang memudahkan dalam penemuan kembali.
Tugas Pokok Unit Kearsipan Pada Dasarnya Adalah Sebagai Berikut:
1. Menerima dan menciptakan warkat
Siklus hidup arsip dimulai dari kegiatan penerimaan dan penciptaan warkat,
seperti penerimaan dokumen masuk serta penulisan surat, memo, formulir,
laporan, gambar, rekaman, dan lain-lain. Tahap ini disebut juga tahap dari
korespondensi management.
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 11
2. Mencatat warkat
Kegiatan selanjutnya setelah suatu organisasi menerima dan menciptakan
warkat, maka unit kearsipan berkewajiban untuk mencatat warkat-warkat tersebut
kedalam buku agenda maupun ekspedisi.
3. Mendistribusikan warkat/surat sesuai dengan kepentingan
Pendistribusian warkat merupakan kegiatan kedua setelah penciptaan
warkat. Pendistribusai warkat adalah rangkaian kegiatan-kegiatan penyampaian
atau penerimaan, pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan warkat
yang masih tergolong aktif. Semua proses pengurusan surat atau naskah di dalam
suatu organisasi ditangani oleh Sekretariat atau Biro, persisinya di Unit Kearsipan.
Jadi, di Unit Kearsipan atau Unit Ketatausahaan setiap unit kerja organisasi
dilakukanlah kegiatan pendistribusian warkat. Penerapan asas pengorganisasian
pengurusan arsip di dalam organisasi mempunyai konsekuensi yang berbeda beda
terhadap kegiatan pendistribusian warkat yaitu :
Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas sentralisasi, maka
pengurusan pendistribusian warkat ditangani oleh hanya satu Unit Kearsipan.
Kebijakan maupun implementasi operasional dilakukan di Unit Kearsipan.
Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas desentralisasi, maka
pengurusan pendistribusian warkat diurusi oleh setiap Unit Pengolah (Unit
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 12
Kerja). Kebijakan maupun implementasi operasionalnya dilakukan di Unit
Tata Usaha setiap Unit Pengolah (Unit Kerja).
Kalau suatu organisasi memilih menerapkan asas gabungan sentralisasi dan
desentralisasi, maka pengurusan pendistribusian warkat dilakukan oleh Pusat
Unit Kearsipan, dan Unit Tata Usaha di setiap Unit Kerja bertanggung jawab.
4. Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip/warkat sesuai sistem
kerja tertentu
Prosedur penyimpanan arsip suatu organisasi dapat dijabarkan sebagai
berikut :
a. Pengumpulan warkat
Warkat-warkat yang berasal dari berbagai unit organisasi di kumpulkan pada
satu bagian yang bertugas untuk mengurus arsip.
b. Memeriksa tanda-tanda pelapasan
Suatu warkat baru boleh di simpan setelah mendapat tanda pelepas dari
pimpinan. Tanda pelepas itu berupa kata-kata seperti ; simpan, arsian, file,
deeponer / disingkat dep = simpan/paraf dan sejenisnya yang biasa di gunakan
oleh pimpian sebagai bukti tanda pelepas.
c. Penetapan indeks
Warkat yang telah mendapat tanda pelepas harus di indeks berdasarkan
peraturan yang berlaku.
d. Pemberian kode warkat
Kode warkat di perlukan sebagai dasar penempatan di dalam laci, di belakang
guide dan di dalam folder mana suatu warkat akan di simpan.
e. Penyortiran Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan warkat
berdasarkan kode yang telah di tetapkan.
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 13
f. Penyimpaanan dan penataan warkat
Menaruh / menyimpan warkat ke dalam folder masing-masing berdasarkan
kode yang telah di tetapkan dan menyusunkannya sesuai ketentuan yang berlaku.
Terdapat 5 (lima) sistem penyimpanan arsip antara lain:
Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
Sistem Masalah ( Subject Filing System)
Sistem Nomor (Numeric Filing System)
Sistem Tanggal (Choronologic Filing System)
Sistem Wilayah (Geographic Filing System)
Sedangkan dalam prosedur pencarian/penemuan kembali arsip harus
melakukan langkah-langkah sebagai berikut :
a) Menentukan jenis surat yang di butuhkan
b) Menetapkan kode berdasarkan nama/judul yang telah di indeks.
c) Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan menggantinya dengan bon
pinjaman (out slip) bila yang di pinjam satu lembar arsip. Jika yang di pinjam
satu folder, maka harus pula di buatkan out foldernya.
d) Menyerahkan arsip kepada peminjamnya.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip
Unit kearsipan berkewajiban untuk melayani pihak-pihak internal kantor
yang suatu saat memerlukan warkat yang telah disimpan. Tentunya meraka harus
memberikan pelayanan dalam peminjaman dokumen yang sesuai dengan prosedur
peminjaman arsip yang sudah berlaku yaitu menggunakan bon pinjam arsip.
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 14
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip
Keamanan arsip termasuk aman informasi yang terkandung di dalamnya
tidak boleh diketahui orang yang tidak berhak, perlu diamankan. Langkah
pengamanan adalah dengan penertiban kegiatan peminjaman arsip. Perlu bukti
pinjaman apabila arsip dipinjam / keluar dari ruang kearsipan. Melarang orang
yang tidak berkepentingan masuk pada ruang tempat penyimpanan arsip.
Pemeliharaan arsip secara fisik dilakukan dengan cara :
Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu
lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke
ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan
(ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api,
serangga pemakan kertas, dan percikan air.
Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat
penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus
dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip.
Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus
juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang
dapat diletakkan disela-sela arsip.
Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun
membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang
arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam
kebakaran.
Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara
membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern,
mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 15
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip dan lain-lain
Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip
a. Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain:
Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di
lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi.
b. Penyerahan arsip
Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:
Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/organisasi
diserahkan pada kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip
daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau
lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.
Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip
nasional Republik Indonesia.
Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna
Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor
arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing
instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang retensinya di
bawah 10 tahun.
a. Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip
yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi
masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi.
b. Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak dilakukan
penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan
kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak
berhak.
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 16
Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat
dilakukan dengan cara :
Pembakaran
Cara pemusnahan dengan pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah arsip
yang dimusnahkan tidak banyak. Pembakaran harus dilakukan dengan
sempurna (sudah jadi abu)
Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah berwujud potongan-potongan kertas yang sama
sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Cara
pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, tidak
harus selesai pada saat itu.
Penghancuran
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan
bahan kimia yang digunakan (biasanya soda api) di atas tumpukan arsip.
E. Asas-Asas Kearsipan
Asas penyelenggaraan kearsipan suatu organisasi harus memenuhi
beberapa aturan yang telah diatur dalam Pasal 4 Undang-Undang Kearsipan No.
43 Tahun 2009 tentang Asas-Asas Penyelenggaraan Kearsipan. Berikut ini
merupakan asas-asas peneyelenggaraan kearsipan yang harus dipertimbangkan
oleh sebuah instansi.
Kepastian Hukum
Mengingat sebuah negara pastinya memiliki Perundangan yang mengatur
segala bentuk kegiatan warga negaranya, maka tak heran bahwa Kearsipan juga
harus ada kepastian hukumnya. Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan
berdasarkan landasan hukum dan hal-hal yang senada dengan perundang-
undangan yang diatur oleh Negara Indonesia. Selain itu, aspek kepatutan, dan
keadilan dalam penyelenggaraan kebijakan juga merupakan hal yang harus
diperhatikan dalam penyelenggaraan kearsipan. Semua hal ini dilakukan demi
memenuhi asas supremasi hukum yang dianut negara Indonesia.
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 17
Keautentikan dan Kepercayaan
Semua penyelenggaraan kearsipan juga harus mempertimbangkan asas-asas
penyelenggaraan kearsipan yang kedua, yaitu keautentikan dan kepercayaan.
Penyelenggara harus menomor satukan keaslian dokumen dan keterpercayaan
dokumen arsip sehingga bisa dipakai sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.
Keutuhan
Semua penyelenggara kearsipan juga harus menjaga keutuhan dan kelengkapan
arsip. Penyelenggara kearsipan harus terhindar dari pengurangan, penambahan,
dan perubahan konten arsip. Sebab jika hal tersebut terjadi, maka keautentikan
arsip sudah terganggu.
Aturan Asli
Asas aturan asli merupakan asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap
diatur dan ditata sesuai dengan pengaturan asli ketika arsip akan diberikan pada
penyelenggara kearsipa.
Asal Usul
Asas ini dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola di dalam satu kesatuan
pembuat arsip tersebut. Maksudnya arsip tersebut tidak bercampur dengan arsip
pembuat yang lainnya.
Keamanan
Asas-asas penyelenggaraan kearsipan selanjutnya adalah asas keamanan. Asas
keamanan merupakan asas yang wajib diterapkan penyelenggara karena mereka
harus memberikan jaminan keamanan pada arsip dari berbagai kemungkinan yang
tidak diinginkan, misalnya kebocoran.
Keselamatan
Setiap penyelenggara kearsipan wajib memastikan keselamatan arsip yang
disimpannya. Dalam hal ini, arsip harus aman dari berbagai bentuk bahaya, baik
bahaya alam, maupun bahaya yang lainnya.
Keprofesionalan
Penyelenggaraan kearsipan harusnlah dijalankan oleh sumber daya manusia
yang profesional dan mempunyai keahlian yang mumpuni di bidang kearsipan.
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 18
Keresponsifan
Penyelenggara kearsipan wajib tanggap atas berbagai masalah yang terjadi
pada dunia kearsipan. Meski begitu, mereka juga harus tanggap terhadap berbagai
masalah yang mungkin tercipta selain di dunia kearsipan. Terlebih jika terjadi
kerusakan arsip.
Kepartisipatifan
Asas-asas penyelenggaraan kearsipan selanjutnya ialah kepartisipatifan.
Maksudnya, setiap penyelenggara kearsipan wajib memberikan space untuk peran
dan ke-ikutsertaan masyarakat di bidang kearsipan.
Akuntabilitas
Semua penyelenggara kearsipan haruslah menganggap arsip sebagai bahan
akuntabilitas dan harus bisa menggambarkan kegiatan dan peristiwa yang direkam
sebagai sesuatu yang akuntabel.
Kemanfaatan
Pelaksanaan kearsipan sejatinya harus bisa memberikan manfaat, baik itu
untuk kehidupan bermasyarakat, berbangsa, maupun bernegara.
Aksesibilitas
Compositions penyelenggaraan kearsipan seharusnya mampu memberikan
kemudahan, keterjangkauan, dan ketersediaan untuk masyarakat dalam rangka
memanfaatkan arsip. Jika kemudahan, keterjangkauan, dan ketersediaan sudah
dicapai, maka dengan sendirinya masyarakat akan merasakan kebermanfaatan
yang besar terhadap adanya lembaga penyelenggara kearsipan tersebut.
Kepentingan Umum
Setiap penyelenggara kearsipan wajib menerapkan asas kepentingan umum
ini. Asas ini dijalankan dengan mempertimbangkan kepentingan umum tanpa
adanya diskriminasi atau marginalitas tersendiri.
Beberapa asas kearsipan diatas merupakan asas yang harus diterapkan
dalam penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan peraturan perundangan yang ada.
Dalam suatu organisasi tidak sedikit yang menggabungkan dan mengembangkann
beberapa asas tersebut menjadi suatu kesatuan asas yang sering diaplikasikan
dalam penyelenggaran kearsipan disuatu organisasi.
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 19
Pada dasarnya ada beberapa asas yang masih sering digunakan oleh
suatu instansi baik pemerintah maupun swasta dalam penyelenggaraan kearsipan
yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas gabungan. Untuk penentuan
pemakaian asas tersebut terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan
misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atap atau tidak,
volume surat yang besar, serta jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya.
Berikut merupakan penjabaran dari asas-asas yang dimaksud.
a. Asas Sentralisasi
Secara umum asas yang digunakan organisasi adalah asas sentralisasi
dalam arti bahwa semua surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja
secara terpusat (sentral). Asas ini disebut juga asas satu pintu atau one
door/gate policy. Dengan asas sentralisasi ini akan lebih mudah dalam
pengendalian dan penelusurannya, karena pencatatan, penyampaian, dan
pengiriman dilakukan secara terpusat juga dimungkinkan adanya keseragaman
sistem dan prosedur serta peralatannya. Dengan kata lain bahwa dengan asas ini
maka:
1. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendalian,
dilaksanakan sepenuhnya oleh unit kersipan.
2. Surat masuk yang diterima langsung oleh unit pengelola harus disampaikan
informasi terlebih dahulu ke unit kearsipan sehingga surat masuk tersebut
teregister di unit yang berwenang.
3. Pengunaan sarana pencatatan surat menjadi lebih efisien.
Dengan melihat kondisi seperti ini maka asas sentralisasi sesuai untuk
organisasi yang lingkup kerjanya berada dalam satu gedung atau satu atap
dengan volume surat yang ditangani relatif kecil. Asas sentralisasi merupakan asas
yang pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip sepenuhnya menjadi tanggung
jawab suatu organisasi yaitu unit kearsipan.
Keuntungan
Keuntungan asas sentralisasi adalah sebagai berikut.
Adanya keseragaman sistem dan prosedur
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 20
z
Arsip hilang atau kesalahan penyimpanan kecil sekali terjadi karena arsip
dikelola oleh tenaga pengelolaan arsip profesional
Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan
Kemungkinan penyimpanan arsip ganda kecil sekali karena akan segera
diketahui apakah arsip yang bersangkutan merupakan duplikasi atau bukan
Penggunaan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif
Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar
Pengawasan menjadi lebih mudah
Kelemahan
Namun asas sentralisasi memiliki kelemahan sebagai berikut.
Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.
Bagi organisasi kantor yang bagian-bagiannya tidak berada dalam satu ruang
dan terpencar-pencar di beberapa tempat, maka pelaksanaan asas sentralisasi
kurang tepat karena pekerjaan menjadi lambat.
Petugas kearsipan belum tentu paham dengan permasalahan-permasalahan
unit kerja, sehingga dapat terjadi salah persepsi dalam menilai sebuah arsip.
Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar karena arsip hilang atau
terselip.
Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan
Asas Desentralisasi
Adalah kegiatan pengelolahan surat baik surat masuk maupun keluar
dimana hal tersebut sepenuhnya dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam
suatu organisasi. Unit kerja bertanggung jawab dalam melakukan
penerimaan surat, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat.
Dalam asas ini bagi organisasi yang unitnya terpencar atau mempunyai kantor
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 21
perwakilan atau kantor cabang pada beberapa tempat akan lebih
mudah dan efisien jika dilakukan secara desentralisasi dimana masing-masing
unit organisasi melakukan kegiatan pengelolaan surat dinasnya. Kalau hal ini yang
terjadi maka yang perlu dicermati adalah harus adanya pembakuan
sistem dan prosedur serta sarana pencatatan yang standar sehingga meskipun
dilakukan pada masing-masing unit organisasi tetapi tetap ada standar yang baku
secara organisasional. Salah satu penerapan nyata
sebagai contoh asas desentralisasi kearsipan adalah Koperasi Unit Daerah.
Koperasi Unit Daerah (KUD) pasti melaksansakan kearsipan yang dijalankan
berdasarkan asas desentralisasi kearsipan. Setiap koperasi unit daerah tentu akan
memiliki sistem pencatatan surat tersendiri dan pengelolaan arsip tersendiri.
Pengelolaan ini haruslah dibedakan dengan pencatatan yang lain dan disortir
sedemikian rupa agar tidak tercampur dengan arsip yang lain. Dengan asas ini
maka:
Pengolongan, pengarahan dan pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya
oleh unit pengelola.
Fungsi dan wewenang unit kearsipan terbatas pada pengelolaan dan
penyimpanan arsip inaktif.
Setiap unit pengelola mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.
Keuntungan
Keuntungan asas desentralisasi adalah sebagai berikut.
Unit kerja dapat menerapkan asas pengolahan kearsipan yang sesuai dengan
bidang pekerjaan
Penerapan asas pengolahan kearsipan dapat dilakukan oleh setiap unit kerja
jika asas desentralisasi diterapkan. Namun, harus tetap diperhatikan bahwa
kesesuaian dengan bidang pekerjaan wajib dipertimbangkan.
Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan lebih cepat
Jika asas desentralisasi diterapkan, proses kerja lebih lancar dan lebih spesifik.
Hal ini akan berdampak pada singkatnya waktu untuk menemukan arsip ketika
arsip tengah dibutuhkan.
Penetapan nilai guna arsip lebih tepat
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 22
Asas desentralisasi bisa menimbulkan penetapan nilai guna arsip yang lebih
tepat. Hal ini dikarenakan penyortiran yang dilakukan bisa lebih cepat dan
spesifik karena jumlah arsip tidak membludak dan banyak jika dibandingkan
pekerjaan yang sentralisasi.
Setiap karyawan akan lebih berkembang pengetahuannya tentang kearsipan
Pengetahuan karyawan akan semakin berkembang jika asas desentralisasi
diterapkan. Hal ini disebabkan oleh setiap karyawan pasti mendapat
kesempatan tersendiri dalam menangan arsip sehingga pengetahuan dan
pengalamannya bisa bertambah.
Tugas Unit Arsip Pusat Lebih Ringan
Struktur organisasi yang didesentralisasikan akan menguntungkan bagi
pemerintah pusat. Hal ini dikarenakan tugas-tugasnya akan terbantu oleh
delegasi-delegasi yang ada pada kantor cabang setiap daerah maupun unit kerja
disetiap tempat. Selain itu, desentralisasi juga pasti akan mengurangi tumpukan
pekerjaan di kantor pusat.
Kelemahan
Selain keuntungan terdapat juga kelemahan asas desentralisasi yakni sebagai
berikut.
Kemungkinan terjadinya ketidakseragaman asas dan prosedur, termasuk
peralatan, akan semakin besar.
Karena dikelola pada tempat yang berbeda dengan pimpinan yang berbeda
pula, maka peluang ketidakseragaman asas, dan prosedur yang dilakukan akan
semakin besar. Disamping itu, peralatan yang digunakan juga berpotensi
berbeda jika asas desentralisasi diterapkan.
Kemungkinan banyak arsip yang sama disimpan pada tiap unit kerja.
Asas desentralisasi menjadikan setiap unitnya menyimpan arsip. Hal ini akan
berdampak pada arsip yang disimpan pada setiap unit akan sama. Sehingga
terjadi kerancuan dan redundan ketika mencarinya kembali.
Tidak adanya pengawasan terhadap pelaksanaan tata kearsipan, khususnya
pelaksanaan penataan berkas.
Penataan berkas pada unit kerja sering kali tidak diperhatikan, karena kegiatan
ini dianggap kegiatan yang kurang penting, sehingga mendapat prioritas
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 23
terakhir. Akibatnya, arsip seringkali tidak terorganisir secara baik bahkan
cendrung kacau.
Kebijaksanaan penyusutan arsip tidak diikuti
Desentralisasi juga mengakibatkan kebijaksanaan penyusutan arsip tidak
diikuti. Sehingga pertumbuhan arsip semakin meningkat memenuhi ruang
kerja. Pemusnahan arsip dilaksanakan tidak melalui ketentuan yang berlaku,
seringkali terjadi pemusnahan terhadap arsip yang selayaknya dipertahankan.
Sehingga tidak jarang organisasi kehilangan barang bukti.
Petugas arsip di tiap unit kurang memiliki pengetahuan dan keterampilan
dibidang kearsipan.
Karena disetiap unit kerja tidak selalu yang menangani arsip adalah asli
petugas kearsipan melainkan hanya karyawan biasa. Hal ini disebabkan
pekerjaan kearsipan dianggap bukan pekerjaan pokok mereka.
c. Asas Gabungan
Adalah asas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi dalam arti
bahwa sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan
yang dilakukan oleh unit kearsipan dan desentralisasi dalam
pelaksanaannya. Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih
aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif (active file) dikelola di unit
kerjamasing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau
disebut arsip inaktif dikelola di Sentral Arsip. Dengan demikian, pengelolaan
arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif secara sentralisasi. Di
sini pemindahan arsip dan prosedurnya harus dilakukan dengan sebaik-baiknya
sesuai dengan Jadwal Pemindahan (Jadwal Retensi) yang perlu disusun. Di
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 24
samping itu Sentral Arsip perlu memusnahkan arsip-arsip yang sudah tidak
diperlukan lagi sesuai dengan Jadwal Retensi. Sebelum dimusnahkan, arsip-arsip
tersebut perlu dipilih, diteliti, apakah arsip bersangkutan memang sudah perlu
dimusnahkan atau masih mempunyai nilai-nilai tertentu bagi kepentingan vital
perusahaan atau kepentingan nasional untuk dikirim ke Arsip Nasional sebagai
arsip statis. Asas ini terutama dilakukan oleh organisasinya yang relatif besar
dengan kegiataan dan bobot pekerjaan yang relatif kompleks dan juga sekaligus
untuk mengantisipasi kelemahan-kelemahan dari asas sentralisasi dan
desentralisasi.
Keuntungan
Keuntungan sistem gabungan ini adalah sebagai berikut.
Keseragaman prosedur dan tata kerja
Proses kerja lancar, karena arsip aktif berada di unit pengolah
Efisiensi kerja di unit pengolah, karena adanya pemisahan antara arsip aktif
dan inaktif
Lebih mudah dalam pengendalian dan pembinaannya
Karyawan di unit kerja dapat bertambah
Kelemahan
Karena diselenggarakan di dua tempat, maka tentu saja peralatan yang
digunakan cukup banyakk
Kemungkinan adanya arsip kembar dapat terjadi
Membutuhkan tenaga yang lebih banyak
Dalam menerapkan asas gabungan ini, perlu dipertimbangkan hal-hal
sebagai berikut :
a. Penyeragaman klarifikasi antara arsip pusat dengan arsip bagian/unit organisasi
b. Ruang arsip pusat tidak jauh letaknya dari masing-masing unit yang ada
c. Hindari penumpukan arsip di pusat kearsipan
Hal-hal yang harus dipertimbangkan ketika akan memilih asas
pengurusan kearsipan :
Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan
Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 25
Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar
Jumlah karyawan yang ada dalam suatu organisasi
Jumlah surat yang dikelola
F. Informasi Pendukung
Salah satu permasalahan yang sering muncul dalam pelaksanaan
penyimpanan arsip di suatu kantor adalah tidak tepatnya penerapan system
kearsipan dan asas pengorganisasian arsip yang digunakan. Seringkali organisasi
kurang cermat dalam pengidentifikasian system dan asas yang diterapkan dan
tidak disesuaikan dengan kondisi organisasi itu sendiri. Misalnya saja ada suatu
kantor asuansi yang sedang berkembang yang masih belum memiliki frekuensi
kegiatan yang sangat padat. Kantor tersebut memiliki pelayanan dokumen yang
sangat buruk. Seringkali petugas arsip membutuhkan waktu yang lama dalam
pencarian arsip karena letak data konsumen disimpan secara menyebar tidak
disatu tempat. Hal tersebut dikarenakan system penyimpanan arsip yang
digunakan serta asas pengorganisasian arsip yang dipilih keliru. Hal itu jika
dibiarkan akan sangat berdampak buruk pada perusahaan, baik dari segi tingkat
kepuasan konsumen itu sendiri maupun citra perusahaan secara umum.
Oleh karena itu sebaiknya dalam pemilihan sistem penyimpanan arsip dan
asas pengorganisasiannya harus memperhatikan beberapa hal diantaranya adalah
besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan, kompleksitas tugas
dan fungsi organisasi, lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar, jumlah
karyawan yang ada dalam suatu organisasi, jumlah surat yang dikelola. Dalam
kasus kantor asuransi tersebut sebaiknya menggunakan system penyimpanan
abjad dan asas sentralisasi arsip. Hal tersebut dikarenakan belum terlalu besarnya
organisasi sehingga frekuensi kegiatan kearsipannya masih belum cukup banyak.
Jadi akan lebi cocok menggunakan system abjad sehingga arsip bisa disimpan
berdasarkan nama-nama konsumen yang belum terlalu banyak, juga menerapkan
asas sentralisasi karena data konsumen disimpan disatu tempat secara terpusat
dimana hanya ditangani khusus oleh satu unit kearsipan dikantor tersebut.
Sehingga apa bila suatu saat data / arsip tersebut diperlukan kembali akan sangat
mempermudah dalam penemuannya.
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 26
Ringkasan Materi
Pelaksanaan kegiatan kantor yang semakin maju dan berkembang semakin
menghasilkan banyak data-data, berkas maupun arsip yang terkumpul dan
disimpan karena masih mempunyai nilai guna.Untuk mengatasi hal tersebut perlu
penyimpanan secara sistematis sehingga apabila dibutuhkan dapat diketemukan
dengan mudah dan cepat. Arsip sangat berperan penting dalam perjalanan
kehidupan suatu kantor, disini arsip merupakan suatu rekaman dari suatu kegiatan
dan catatan suatu informasi tentang suatu hal. Arsip yang ada pada suatu kantor
ataupun badan swasta merupakan bahan resmi dari suatu perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan berbangsa dan bernegara, juga berfungsi
menyediakan bahan bukti untuk pertanggung jawaban kegiatan organiasi yang
bersangkutan. Dengan demikian arsip diperlukan untuk keperluan pengambilan
keputusan atau kebijaksanaan baru oleh pimpinan instansi atau perusahaan yang
memerlukan data kearsipan.
Demikian pentingnya arsip, oleh karena itu perlu dilakukan dengan prosedur
yang baik dan benar didalam pengelolaan arsip, untuk menjaga daur hidup arsip
itu sendiri mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemidahan
serta pemusnahannya. Hal penting selanjutnya adalah suatu kantor juga sangat
perlu untuk menentukan asas-asas kearsipan yang akan digunakan oleh kantor
yang bersangkutan. Karena asas yang tepat akan memperlancar kegiatan kearsipan
suatu organisasi. Tentunya dalam pemilihan asas tersebut harus memperhatikan
besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan, kompleksitas tugas
dan fungsi organisasi, lokasi gedung kantor, satu atap atau terpencar, jumlah
karyawan yang ada dalam suatu organisasi, dan jumlah surat yang dikelola.
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 27
BAB III
TUGAS DAN PENILAIAN
Latihan
1. Definisikan pengertian arsip dan kearsipan menurut pendapat anda!
2. Jelaskan peran penting dan fungsi kearsipan yang anda ketahui!
3. Sebutkan 5 tugas-tugas pokok kearsipan !
4. Sebutkan 5 macam system kearsipan yang anda ketahui !
5. Sebutkan dan jelaskan menurut pendapat Anda jenis-jenis asas
pengorganisasian kearsipan!
Tugas Rumah / Langkah Kerja
Langkah Kerja
1. Guru membagi siswa menjadi beberapa kelompok, masing-masing kelompok
terdiri dari 4 siswa
2. Guru memberikan tugas berupa studi kasus kepada siswa berkaitan dengan
materi tugas dan asas kearsipan
3. Melalui kelompok yang telah dibentuk, siswa mendiskusikan secara
kelompok mengenai dampak dan solusi penyelesaian masalah yang dihadapi
suatu organisasi dalam studi kasus, dan memastikan setiap siswa dalam
kelompok mampu dan mengetahui jawaban dari pertanyaan yang telah
diberikan oleh guru
4. Diskusi kelompok dilakukan dirumah salah satu siswa
5. Siswa boleh mencari referensi untuk penyelesaian tugas melalui internet,
maupun sumber buku lain diperpustakaan
6. Pertemuan selanjutnya, perwakilan masing-masing kelompok
mempresentasikan hasil diskusi tugas yang telah diberikan didepan kelas
7. Siswa lain boleh menanggapi atas jawaban yang telah dipresentasikan siswa
di depan kelas
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 28
Studi Kasus
RS Soeroto merupakan sebuah rumah sakit yang cukup ternama di
Kabupaten Ngawi. Setiap harinya banyak pasien yang memerlukan pelayanan
kesehatan yang ditangani. Rumah sakit sebagai salah satu instansi yang berfungsi
sebagai pusat pelayanan kesehatan bagi masyarakat sudah sepantasnya
memberikan layanan tersebut. Termasuk pelayanan yang berkaitan dengan
dokumen-dokumen penting salah satunya adalah arsip rekam medis pasien harus
disimpan dengan sebaik mungkin. Suatu waktu rumah sakit mengalami kesulitan
dalam penemuan kembali arsip rekam medis seorang pasien. Pasien ingin segera
mendapatkan pelayanan dari dokter, dokter juga harus segera mendapatkan arsip
pasien (dalam hal ini berkas rekam medis) sebelum memberikan pelayan kepada
pasien, maka arsip pasien yang berupa berkas rekam medis tersebut seharusnya
segera ditemukan namun pada kenyataannya tidak. Hal itu disebabkan karena data
tersebar dan tidak disimpan dalam satu tempat. Rumah sakit tersebut
membutuhkan waktu yang sangat lama untuk kegiatan pencarian data yang
dibutuhkan.
Analisislah permasalahan tersebut dengan menerapkan beberapa teori
kearsipan yang telah dipelajari. Menurut Anda, apa saja dampak yang ditimbulkan
serta solusi hal apa saja yang seharusnya dilakukan pihak rumah sakit untuk
mengatasi hal tersebut!
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 29
Penilaian
Penilian Afektif
No Nama Siswa
Aspek yang dinilai
Jumlah Nilai
Memulai Kegiatan
Dengan Doa
Mengakhiri Kegiatan
Dengan Doa
Mengagungkan Nama Tuhan
Saat Melihat Obyek Yang
Beragam
Ya Tidak Ya Tidak Ya Tidak
1.
2.
3.
4.
5.
Jumlah
Keterangan :
Ya = 1
Tidak = 0
Nilai =
× 100
Lembar Pengamatan Sikap
No. Aspek Yang Diamati 4 3 2 1
1. Menunjukkan perilaku aktif dalam kegiatan
proses pembelajaran
2. Menunjukkan rasa peduli dengan
mengajukan pertanyaan-pertanyaan kritis
terhadap masalah-masalah yang
dikemukakan dalam hubungan masyarakat
dalam menangani pekerjaan kantor
3. Menggunakan kata-kata yang tidak
menyinggung perasaan orang lain
4. Selalu tepat waktu dalam menyelesaikan
tugas
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 30
Keterangan :
4 = Selalu berperilaku sesuai yang diharapkan
3 = Sering berperilaku sesuai yang diharapkan
2 = Kadang-kadang berperilaku sesuai yang diharapkan
1 = Tidak pernah berperilaku sesuai yang diharapkan
Nilai =
× 4
Penilaian Kognitif
No. Contoh Instrumen Kunci Jawaban Skor
1. Definisikan pengertian arsip
dan kearsipan menurut
pendapat anda!
Arsip adalah kumpulan
data/warkat/surat/naskah berupa
kertas, berkas, foto, film, mikro
film, rekaman suara, gambar
peta,bagan atau dokumen lain
dalam segala bentuk dan sifatnya
yang dibuat atau diterima oleh
lembaga pemerintah / swasta /
perorangan yang mempunyai nilai
guna yang disusun dan disimpan
menurut sistem tertentu untuk
mempermudah penyimpanan
dan penemuan kembali dengan
cepat dan tepat apabila
dibutuhkan.
Kearsipan adalah suatu proses
pengaturan warkat mulai dari
penerimaan, pencatatan, hingga
pengimpanan warkat secara
sistematis dengan menggunakan
sistem tertentu sehingga apabila
warkat tersebut diperlukan
20
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 31
kembali maka akan
mempermudah dan mempercepat
penemuan kembali warkat yang
diperlukan.
2. Jelaskan peran penting dan
fungsi kearsipan yang anda
ketahui!
Peranan penting bagi kelancaran
jalannya organisasi, yaitu sebagai
sumber informasi dan sebagai
pusat ingatan bagi organisasi
Fungsi kearsipan sebagai :
Alat utama ingatan organisasi
Bahan atau alat pembuktian
(bukti otentik).
Bahan dasar perencanaan dan
pengambilan keputusan.
Barometer kegiatan suatu
organisasi mengingat setiap
kegiatan pada umumnya
menghasilkan arsip.
Bahan informasi kegiatan
ilmiah lainnya.
20
3. Sebutkan 5 tugas-tugas
pokok kearsipan !
1. Menerima dan menciptakan
warkat
2. Mencatat warkat
3. Menyimpan, menata dan
menemukan kembali arsip/warkat
sesuai sistem kerja tertentu
4. Memberikan pelayanan kepada
pihak-pihak yang memerlukan
arsip.
5. Mengadakan perawatan /
pemeliharaan arsip
20
4. Sebutkan 5 macam system Sistem Abjad (Alphabetical 20
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 32
kearsipan yang anda ketahui Filing System)
Sistem Masalah ( Subject Filing
System)
Sistem Nomor (Numeric Filing
System)
Sistem Tanggal (Choronologic
Filing System)
Sistem Wilayah (Geographic
Filing System)
5. Sebutkan dan jelaskan
menurut pendapat Anda
jenis-jenis asas
pengorganisasian kearsipan
a. Asas Sentralisasi
Asas pengelolaan kearsipan seperti
pengurusan surat masuk dan surat
keluar melalui satu unit kerja
secara terpusat (sentral) mulai dari
pencatatan hingga penyimpanan
dilakukan secara terpusat.
b. Asas Desentralisasi
Asas kegiatan pengelolahan surat
baik surat masuk maupun keluar
dari kegiatan pencatatan sampai
penyimpanan dimana hal tersebut
sepenuhnya dilakukan oleh masing-
masing unit kerja dalam suatu
organisasi
c. Asas Gabungan
Asas kombinasi antara sentralisasi
dan desentralisasi. Arsip yang
masih aktif dipergunakan dikelola di
unit kerja masing-masing pengolah,
dan arsip inaktif dikelola di sentral
arsip.
20
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 33
Nilai =
× 100
Keterangan Nilai :
A = 90-100 (Sangat Baik)
B = 75-89 (Baik)
C = 65-74 (Cukup)
D = 54-64 (Kurang)
E = < 54 (Sangat Kurang)
Penilaian Psikomotorik
Rubrik Penilaian Diskusi
No Nama Siswa
Aspek Pengamatan Diskusi
Jumlah
Nilai Ket Kerja
sama
Mengkom
unikasikan
pendapat
Tole
ransi
Keak
tifan
Mengharg
ai
pendapat
teman
1.
2.
3.
4.
5.
Keterangan Skor :
Masing-masing kolom diisi dengan kriteria :
4 = Sangat Baik
3 = Baik
2 = Cukup
1 = Kurang
Nilai =
× 100
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 34
Keterangan Nilai :
A = 90-100 (Sangat Baik)
B = 75-89 (Baik)
C = 65-74 (Cukup)
D = 54-64 (Kurang)
E = < 54 (Sangat Kurang)
Rubrik Penilaian Presentasi
No Nama Siswa
Aspek Pengamatan
Jumlah
Nilai
Ket Komunikasi
Sistematika
Penyampaian
Wawasan
Keberanian
Antusias
Gesture dan Penampila
n
1.
2.
3.
4.
5.
Keterangan Skor :
Masing-masing kolom diisi dengan kriteria
4 = Sangat Baik
3 = Baik
2 = Cukup
1 = Kurang
Nilai =
× 100
Keterangan Nilai :
A = 90-100 (Sangat Baik)
B = 75-89 (Baik)
C = 65-74 (Cukup)
D = 54-64 (Kurang)
E = < 54 (Sangat Kurang)
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 35
DAFTAR RUJUKAN
Amsyah, Zulkifli. 2001. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka.
Barthos, Basir. 2012. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksra.
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 36
Tugas dan Asas – Asas Kearsipan 37
Modul dengan judul Tugas dan Asas-Asas Kearsipan
ini disusun oleh Kevin Dita Arila Mahasiswa Program
Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran
Universitas Negeri Malang.
Modul ini berisi kumpulan materi, latihan soal, dan
tugas rumah yang dapat menambah pengetahuan
siswa lebih mendalam tentang kearsipan dan
mengukur kemampuan siswa dengan latihan-latihan
soal.
Jalan Semarang No.5 Malang 65145
Telp. (0341) 551312