Crie o seu ProjetoGerncia Competitiva de ProjetosUsando o MS-Project

1.Quando o projeto comear ?Comece por definir o que se quer fazer

organizar uma viagemmontar uma empresaorganizar um seminrioDefinido o objetivo sabe-se:

a data de incioou a data de trmino

1.Quando o projeto comear ?Defina o objetivo:

Preparar o Seminrio UFSC/EPS/LSADDetermine a data de incio ou data de Fim

Menu Projeto: Informaes sobre o projetoData de Incio: 02/05/2000Mudanas

Menu: ProjetoInformaes sobre o Projeto

1.Quando o projeto comear Insira o nome do projeto

Menu Arquivo - PropriedadesPasta de Resumo

Seminrio UFSC/EPS/LSADPode imprimir junto com o projeto

1.Quando o projeto comearDefina o Horrio de Trabalho

Menu: FerramentasAlterar Perodo de TrabalhoMudar - a semana ou o diaPerodo de folga ou Perodo de trabalho no padro8 hrs - 12 hrs14 hrs - 18 hrs

2. Como entrar uma lista de tarefasTendo definido o objetivo ento:

determinam-se os passos necessrios para alcan-locom - grandes fases, marcos

2. Como entrar uma lista de tarefasEntre as tarefas e suas duraes

Tarefa ou Atividade = um Trabalho com incio e fimDefinir as Tarefas:Determine grandes grupos de trabalhoDivida em Atividades com resultados definidosJunte aes que usem mesmos processos ou devam ocorrer em tempos semelhantesObtenha previses de durao de projetos anterioresNo ponha datas de momento

2. Como entrar uma lista de tarefasEntre as tarefas e suas duraes

Barra de Modos - Clique Gantt de ControleCampo - Nome da TarefaDefinir a EquipeCampo - Durao3 dias(minutos, horas, dias, semanas)Outra tarefaEscolher os palestrantes - 2 semanas - 05/05/2000

2. Como entrar uma lista de tarefas Anotaes de Tarefas

Projeto, barra de ferramentascoloque informaes complementaresselecione o nome da tarefa (Nome) e clique em Anotaes1 - Definir a equipeEscolher entre os membros da LSAD/PET/EJEP2 - Escolher os palestrantesEscolher de empresas que tem aceitado estagirios

2. Como entrar uma lista de tarefasEntrando uma tarefa repetida

Campo: Nome da Tarefa: selecione a linhamenu Inserir : Tarefa Recorrente...Nome da tarefa: reunio semanalDurao: min, hora, dia, semana; durao da atividade10 reunies

2. Como entrar uma lista de tarefasDividindo a tarefa em segmentos

Menu: Editar: Dividir Tarefa Escolher e marcar local - 2 semanas, 05/05Anotaes de Tarefas : De preferncia no Centro tecnolgicocoloque o cursor sobre a barra de tarefas , clique e arraste

2. Como entrar uma lista de tarefasRearranjando a lista de tarefas

copiar, movimentar ou apagarselecionar uma linha - o nm. ID da tarefareunio semanalselecionar um grupo de linhas adjacentes - shift- IDselecionar um grupo de linhas no adjacentes-ctrl IDadicionar uma nova tarefamenu inserir - nova tarefa

2. Como entrar uma lista de tarefasDefinindo marcos

marcos - trmino de uma fase do projeto, durao nulaCampo Durao: zeroDefinies iniciais; durao zero; 18/05/2000inserir depois da terceira tarefa

ou: Informaes sobre a TarefaAvanado Marcar tarefa como etapa

3 - Estruturar uma lista de tarefasAo detalhar as tarefas fica mais fcil de as gerenciar organizando-as num perfil (hierarquia).

Usando tarefas de resumo e subtarefas entende-se melhor a estrutura do projeto e como as tarefas se relacionam

3 - Estruturar uma lista de tarefasColoque as tarefas num perfil lgico Exemplo:

Material para marketing do evento, dur - 10 dias, incio - 16/05/00Fazer o cartaz - 7 dias - 17/05/00Fazer o folder - 7 dias - 19/05/00Fazer a homepage - 10 dias - 16/05/00

3 - Estruturar uma lista de tarefasBarra de Modos Grfico de Gant

Selecione a tarefa Nome da tarefaRecuo fazer o cartazfazer o folderfazer a homepage, ou Recuo para a esquerda

*

3 - Estruturar uma lista de tarefasMostre ou oculte as subtarefas

Selecione a tarefa resumoMostre as subtarefas Oculte as subtarefas mostre todas as subtarefas

3 - Estruturar uma lista de tarefasAdicione uma Estrutura de Diviso do Trabalho ( EDT/WBS) no projeto

estrutura hierrquica para organizar as tarefastem-se uma EDT/WBS padro ou pode-se customizarSelecione a coluna IndicadoresInserir ColunaNome do Campo - selecione EDT :

4 - Quando devem as tarefas iniciar e acabarCriando dependncias entre as tarefas o programa calcula as datas de incio e fim

Com as tarefas interligadas ento as mudanas so repassadas para toda a rede

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?Sequenciando as tarefas

Barra de Modos acione Grfico de Gantt Nome da Tarefa - selecione as tarefasAcione o vnculo (Vincular Tarefas)Ex: associar as tarefas 1 e 3

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?Pode fazer seleo mltipla

Selecione na ordem que ocorrero as dependnciasDesvincular TarefasMenos Zoom - visualizam-se melhor as ligaes

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?Definindo o tipo de dependncia

padro - fim para inciomas pode se ter incio-inciofim-fimfim-incioDuplo clique na linha de ligao

escolha na caixa de dependncias

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?Sobrepor tarefas ou atrasar

Selecione a tarefa (Nome da tarefa)Clique Informaes sobre a tarefaClique na pasta Predecessoras No campo de Retardoinforme a durao, ouinforme o atraso

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar?Ex: Selecione : Escolher e marcar local

(trocar por O mais breve possvel - em advanced)Sobrepor informe como tempo (min,hrs,dia,sem) negativo, oucomo - X %Atrasarinforme como um tempo positivo ou %Ex. 5 dias

5.Quem far o trabalho ?Alocando recursos para as tarefas gerenciam-se melhor os custos e o andamento dos trabalhos do projeto

Uma lista de recursos facilita a alocao dos mesmos s tarefas

5.Quem far o trabalho ?Criando uma lista de recursos

Barra de Modos - clicar Planilha de RecursosMenu Exibir- apontar Tabela: EntrarCampo; Recurso Ex; professor, Max Units, 100 % (1 Prof) aluno, Max Units 800 % (8 alunos)

5.Quem far o trabalho ?Alocando recursos as tarefas

recursos: pessoas, equipamentos, suprimentosBarra de Modos, clicar Grfico de GanttCampo: Nome da Tarefa, selecionar a tarefaEx: Definir a equipeAcionar alocar recurso (Atribuir Recursos)Ex: professor, atribuir 100%, close

5.Quem far o trabalho ?Mudando o horrio de trabalho de um recurso

Os dias e as horas de trabalho esto no Calendrio horas trabalhadas (e no) para mais de um recurso. As horas de trabalho (e no) de um recurso individual esto no Grfico de Recursosserve para casos especficos de um recurso, frias, diferentes dias de trabalho, diferentes turnos

5.Quem far o trabalho ?Menu Ferramentas - clique Alterar Perodo de TrabalhoCaixa Para - escolha o recurso para alterarEx: ProfessorEscolha o(s) dia(s) que ser mudadomudando para todo o calendrio clique no nome Ex T (tera)Escolha: Usar Padro; Perodo de Folga; Perodo de Trabalho no padroPerodo de Folga

5.Quem far o trabalho ?Ver os recursos e as tarefas associados

Barra de Modos; clique Uso do Recurso

Outras informaes

Menu Exibir, selecione Tabelas, escolhaProfessorAluno

6- Como Gerenciar CustosControlar os custos:

de cada atividadede todo o projeto

Alocar os custos

ao longo da atividadeno inciono fim

6- Como Gerenciar CustosAlocando custos a um recurso

Custos por Hora - taxa por hora X durao da atividadeCustos por Hora Extra - preo diferente para hora extraCusto por Uso - funo da quantidade solicitada

Barra de Modos - clique Planilha de Recursos

Para cada recurso defina: taxa padro, taxa h. extra e custo/usoEx: aluno R$ 10,00/h taxa padroProfessor R$ 50,00/h taxa padro

6- Como Gerenciar Custos Determine um custo fixo

Custo que no varia com a durao ou o trabalho realizado na tarefaBarra de Modos; clique Grfico de GrantMenu Exibir; tabela, clique CustoEscolha a atividade e informe o custo fixo.Ex. Fazer o cartaz, custo fixo R$ 200,00

6- Como Gerenciar CustosDefinio da incorporao dos custosPadro: os custos so incorporados proporcionalmente realizao da tarefa

Existem 3 mtodos de incorporao:

no incio da tarefano fim da tarefapadro

6- Como Gerenciar CustosBarra de Modos; Planilha de RecursosSelecione o recurso Nome do RecursoProfessorInformao sobre o RecursoTabela de taxas de Custos Incorporar o custo: Acumulao de Custos - escolha o mtodoIncio

6- Como Gerenciar CustosOpes de CustosConjuntos de custos,

Existem 5 para diferentes tipos de situaes, Planilha de Recursos; escolha o recurso:Nome do RecursoAcione Informaes sobre o recurso; tabela de taxas de CustosInforme a data que o custo passa a valer

6- Como Gerenciar CustosVeja os custos das tarefas ou recursos

Custos das tarefasBarra de Modos, clique Grfico de GantMenu Exibir Tabela: , clique CustoCusto Total (Grfico de Gantt)Custo dos RecursosBarra de Modos, Grfico de RecursosMenu Exibir, Tabela, clique Custo

6- Como Gerenciar CustosVeja o custo do projeto

custo atuallinha de baseLinha de Baseprojeto originalincio das tarefasfim das tarefas (previsto)recursoscustos

6- Como Gerenciar CustosMenu Projeto

Informaes sobre o projetoAcione Estatsticas, tem-se em CustoCusto AtualCusto da LinhaBase (se foi salvada uma)Custo RealCusto restante

7 - Formatando a apresentaoGrande lista de tarefas

oportuno destacar algumastanto na lista de tarefas quanto no Grfico de GanttEx: tarefas que acabam na mesma dataEx: Por em negrito uma tarefa em especialFormatando por categoria muda com a dataFormatando uma tarefa no

7 - Formatando a apresentaoUso do Assistente de Grficos de Gantt

Barra de modos - clique Grfico de GanttClique Formatar ou na barra de ferramentasClique Assistente de Grficos de GanttPara desfazer a formatao

Clique Assistente de Grficos de GanttEscolhe opes padro

7 - Formatando a apresentaoFormatando uma categoria de barras do Gantt

destacar um tipo de tarefasmarcos, crticas ou no crticasBarra de Modos - clique Grfico de GanttMenu Formatar - clique Estilos de BarraNome escolha a categoriaex: tarefa ou marcoClique: Pasta BarrasTem-se: Incio - Tipo, Meio - Padronagem e Fim - Tipo

7 - Formatando a apresentaoAlgumas categorias s tem a Forma de Incio

Ex: Marcos Outras tem as trs opesMudando o formato da barra de uma atividade

Selecione a tarefa (Grfico de Gantt)Menu Formatar - clique Barraclique Forma da Barra, escolha

7 - Formatando a apresentaoMudar o formato do texto de uma atividade para real-la: ex:caminho crticoBarra de modos, Grfico de GanttMenu Formatar, clique Estilos de Texto

Caixa: Alterar Item escolha o que quer mudarescolha como ficar o formato

7 - Formatando a apresentaoFormatando o texto de uma atividade

Grfico de Gantt Selecione a tarefaMenu Formatarclique FontesFaa a sua escolhaVale o mtodo de copiar formatos do windows, o pincel

8 - Personalizando os relatriosTendo digitado as informaes bsicas pode ser oportuno imprimir para revisar o projeto.Adicionar Cabealhos, Rodaps, Nmero de pgDestacar uma informao especfica

escolhe o modo de visualizao desejadopesonalizeimprimaAntes de imprimir: Visualizar Impresso

8 - Personalizando os relatriosVeja as informaes do projeto em:

Uso da tarefa - informaes das atividadesUso do recurso - informaes dos recursosBarra de Modos - escolha o modo de visualizao desejado

Se for o caso use Mais Modos de Exibio - clique AplicarMudando o modo de visualizao no adiciona ou remove informaes

8 - Personalizando os relatriosAdicione um Cabealho, Rodap, LegendaAs informaes podem ser de sua origem:

nome da empresa, do gerenteDe origem do programa

nm da pg ou data de trminoMenu Arquivo - clique Configurar Pgina

Escolha:a tabela Cabelho, Rodap ou MargensEscolha a tabela Esquerda, Centro ou DireitaNa Caixa na parte de baixo escolha o tipo de informao desejado e clique OKPode Formatar o texto

8 - Personalizando os relatriosTipos de VisualizaoExistem 3 tipos de visualizao

Grficos ou mapas:Grfico de Gantt, Diagrama de Rede, Grfico de Recursos e o Calendrio; representam a informao graficamentePlanilhas - apresentam a informao em linhas e colunas; cada linha um atividade ou recursoFormulrios - informaes de uma tarefa ou de um recurso, por vez; num formato parecido com uma caixa de dilogo

8 - Personalizando os relatrios Visualizando a Impresso: Clique Visualizar Impresso Pode-se combinar mais de um modo de visualizao: Grfico de Gantt, Planilha de Recurso, uma tabela um filtroNa visualizao da impresso pode-se:

ajustar a orientao da pgina e tamanhoeditar cabealhos, rodaps e legendadeterminar as opes de impressoNo se pode editar a informao em si

9 - Verificando o Sequenciamento das AtividadesAps adicionar as informaes bsicas faa uma reviso geral

Ser possvel cumprir os prazos finais ?No ? Examine as tarefas que conduzem a estes marcos ! O sequenciamento est correto ? vivel o Caminho Crtico ?Todas as tarefas nele podem ser cumpridas no prazo e no custo ?

9 - Verificando o Sequenciamento das AtividadesVeja todo o Projeto na TelaPode-se ter uma viso geral do projeto, datas de incio e de fim, grandes fases.Usando Mais Zoom e Menos ZoomBarra de Modos - clique GrficoMenu Exibir - clique Zoom

Projeto inteiroMudando a escala das barras:

Mais Zoom e Menos Zoom, na barra de ferramentas

9 - Verificando o Sequenciamento das AtividadesConfirme a data de Incio e de Fim do Projeto

Barra de Modos Grfico de GanttMenu Arquivo- PropriedadesPasta Contedo - data de inciodata de fim, trabalho e custosComparao: planejado X realizadoMenu Projeto Informaes sobre o ProjetoEstatsticas

9 - Verificando o Sequenciamento das AtividadesIdentifique o Caminho CrticoAs tarefas no Caminho Crtico no podem atrasar ou atrasa a data finalAo nivelar recursos cuidado com o Caminho Crtico Barra de Modos Grfico de Gantt

Clique Assitente de Grficos de Ganttformate as atividades do caminho crtico

9 - Verificando o Sequenciamento das AtividadesFiltros

Mostrar s as atividades do Caminho CrticoMenu Projeto Filtros paraclique Crticaclique Todas as tarefas - mostra todas de novoOrdenar

Menu Projeto - Classificar escolha o critrioPode combinar filtrar e ordenar

10 - Visualizando Outros DetalhesNormalmente um projeto contem muita informao para ser vista de uma s vez

As tarefas e atividades podem ser vistas de diferentes modos para mostrar diferentes detalhes

10 - Visualizando Outros DetalhesAs informaes podem ser apresentadas em:

visualizao das tarefasvisualizao dos recursosBarra de Modos

selecione o modo desejadoMais Modos de Exibio tem adicionaisclique Aplicar

10 - Visualizando Outros DetalhesAplicando uma tabela diferente a uma visualizaoMudando a tabela aplicada a uma planilha mudam os campos de informao mostradosBarra de Modos - escolha a visualizao

Mais Modos de ExibioMenu Exibir- escolha a tabela

Tabelas: Mais Tabelas

10 - Visualizando Outros DetalhesAplicando um Filtro a uma vista de planilha

para focar numa tarefa ou recursoele pode mostrar s uma tarefa ou destac-laMenu Projeto Filtro para - escolha o filtro

Mais Filtros - alm de mais filtros tem Realar

11- Como Cumprir com Suas MetasAps o um exame geral devem-se fazer os ajustesEspecial ateno ao Caminho CrticoUtilize as folgasUtilize as antecipaesSe for o caso ponha restriesNivele os recursosSempre pode dar uma apertada no tempo,mas deixe uma folguinha, pode fazer falta

11- Como Cumprir com Suas MetasVerificando as dependncias das tarefas

A dependncia clssica a fim-incio, mas tem mais 3, que se forem bem usadas encurtam o tempo do caminho crticoBarra de Modos Grfico de Gantt

duplo clique na linha de ligaoreveja as dependnciasse duas tarefas podem comear juntas - faa incio a inciose podem acabar juntas faa Trmino a Trminose puder colque folga ou antecipao

11- Como Cumprir com Suas MetasAche folgas na sua Agenda

procure as folgas livres e as folgas totaisremaneje as atividades cujas folgas permitam de modo a deixar outras mais folgadas.Barra de Modos Mais Modos de Exibio

Gantt Detalhado - Aplicara folga numa tarefa aparece como uma barra fininha

11- Como Cumprir com Suas MetasCrie Folgas ou Antecipao entre tarefas

Atrasa-se uma tarefa adicionando uma folga a predecessoraAntecipa-se uma tarefa adicionando folga negativa predecessoraGrfico de Gantt- escolha a atividade

clique informao sobre a tarefaclique pasta predecessorasno campo retardo informe a antecipao (negativa) ou a folga positiva, como uma durao ou percentagem da durao da tarefa anteriror

11- Como Cumprir com Suas MetasConfirme as restries nas tarefas

a restrio padro O mais breve possvel, mas oitoBarra de Modos Grfico de GanttMenu Exibir - Tabela - Mais TabelasTabelas Datas de Restrio - AplicarVeja os campos: Tipo de Restrio e Data da Restrio REVISE todas as restries que no seja a padro

11- Como Cumprir com Suas MetasAcelere uma tarefa alocando mais recursosBarra de Modos Grfico de Gantt

Selecione a tarefa para alocar mais recursosclique Atribuir Recursos (2 cabeas)escolha o recursoclique atribuirDisponibilidade de Recursos

12 - Como salvar as mudanasCom Linha de Base - foto do plano original: tarefas, recursos e custosSem Linha de Base - se quisermos mudar algo do plano originalPode salvar um plano interino (at 10) e comparar com o Linha de Base

12 - Como salvar as mudanasSalvando com Linha de Base

clique Salvar : con Linha de BaseAdicionar nova tarefa a uma LinhaBase

Clique Projeto inteiro or Tarefas Selecionadas

12 - Como salvar as mudanasSalvando o projeto sem baseline

ainda no est bomClique SalvarSalvar sem Linha de Base

12 - Como salvar as mudanasSalvando um plano interino (at 10)

SalvarCaixa de Ajuda:Salavr com Linha de Base ou salvar sem Linha de BaseUm plano interino no salva recursos ou alocaes

12 - Como salvar as mudanasSalvando um oramento

alocaes de recursos, bases de incorporao para os recursos, custos fixos para as tarefasCom isto pode se realizar comparaes com o andamento dos trabalhos

Menu Ferramantas Grupo de Trabalho

12 - Como salvar as mudanasComparando atual com baselineBarra de Modos Gantt de ControleMenu Exibir

Tabela - Variao

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