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Tarefas do Microsoft Outlook 2007
A - Criar e controlar tarefas atribuídas
Sobre como atribuir tarefas
Atribuir uma tarefa a outra pessoa
Encaminhar uma tarefa para outra pessoa controlar
Recuperar uma atribuição de tarefa recusada
Controlar tarefas que você atribuiu
Aceitar ou recusar uma atribuição de tarefa
Enviar um relatório de status ou comentário sobre uma atribuição de tarefa
B - Concluir uma tarefa
Marcar uma tarefa como concluída
Ignorar uma ocorrência de uma tarefa recorrente
Terminar a recorrência de uma tarefa
C - Alterar a aparência das tarefas
Alterar a ordem de exibição de tarefas
Ativar ou desativar o calendário na Barra de Tarefas Pendentes
Reposicionar ou ativar ou desativar o Painel de Leitura
Mostrar ou não mostrar as tarefas concluídas
Alterar a cor de uma tarefa atrasada
Alterar a cor de uma tarefa concluída
Renomear uma tarefa
Vincular a um contato
D - Mostrar todas as tarefas marcadas como concluídas
Mostrar tarefas concluídas nos modos de exibição Tarefas
Mostrar tarefas concluídas na Barra de Tarefas Pendentes
Não mostrar as tarefas concluídas na Barra de Tarefas Pendentes
E - Renomear uma tarefa
F - Alterar a data de conclusão de um item pendente
G - Abrir Tarefas do Exchange de outra pessoa
H - Exibir as tarefas compartilhadas de outra pessoa
I - Controle de tarefas pendentes e itens da tarefa
Sobre tarefas e itens de tarefas pendentes
Crie uma tarefa a partir do menu Arquivo
Crie uma tarefa ou item de tarefa pendente a partir de uma mensagem de email
Crie um item de tarefa pendente a partir de um contato
Crie uma tarefa na Barra de Tarefas Pendentes
Crie uma tarefa na Lista de Tarefas Diárias no Calendário
Criar e controlar tarefas atribuídas (ÍNDICE)
Além de criar suas próprias tarefas, você pode criar tarefas para serem atribuídas a outras pessoas.
Sobre como atribuir tarefas
Após criar uma tarefa e atribuí-la a outra pessoa, você pode ter que executar algumas obrigações gerenciais para mantê-la até
que ela esteja concluída. Por exemplo, você pode desejar relatórios de status e atualizações sobre o progresso da tarefa. Além
disso, se a pessoa para a qual a tarefa foi atribuída recusá-la, você pode desejar atribuí-la a outra pessoa.
Para atribuir uma tarefa, primeiro você deve criar a tarefa e, em seguida, enviá-la como uma solicitação de tarefa para alguém. A
pessoa que receber a solicitação de tarefa passará a ser temporariamente a proprietária da tarefa. Ela poderá recusar a tarefa,
aceitá-la ou atribuí-la a outra pessoa. Se a tarefa for recusada, ela retorna para você.
OBSERVAÇÃO Apesar de a tarefa recusada voltar para você, a tarefa ainda pertence ao destinatário até você recuperar a
propriedade dela, colocando-a de volta na sua própria lista de tarefas.
Se o destinatário aceitar a tarefa, ele se tornará seu proprietário permanente. Se ela posteriormente atribuir a tarefa a outra
pessoa, esta outra pessoa passará a ser a proprietária. O proprietário é a única pessoa que tem permissão para fazer alterações
na tarefa. Quando um proprietário atualiza uma tarefa, o Microsoft Office Outlook atualiza todas as cópias da tarefa, a cópia com a
pessoa que originalmente enviou a solicitação de tarefa e todas as cópias com os proprietários anteriores da tarefa. Quando o
proprietário conclui a tarefa, o Outlook envia automaticamente um relatório de status para a pessoa que atribuiu originalmente a
tarefa, para todos os outros antigos proprietários e para qualquer pessoa que tenha solicitado um relatório.
DICA Se atribuir uma tarefa a mais de uma pessoa ao mesmo tempo, você não poderá manter uma cópia atualizada da tarefa na
sua lista de tarefas. Portanto, para atribuir um projeto que envolve mais de uma pessoa e continuar sendo informado pelo Outlook
do seu progresso, você deve dividir o projeto em tarefas separadas e atribuir cada uma delas individualmente. Por exemplo, para
controlar um relatório que será preparado por três pessoas, crie três tarefas separadas chamadas Preparar Relatório: Pessoa 1,
Preparar Relatório: Pessoa 2 e Preparar Relatório: Pessoa 3. Em seguida, atribua cada tarefa à pessoa apropriada.
Algumas vezes você será a pessoa que receberá uma atribuição de tarefa. Quando recebê-la, você deve decidir se aceita ou
recusa a tarefa. Também pode ser solicitado que você forneça atualizações sobre seu progresso. Com o Outlook, o
gerenciamento de tarefas é rápido e eficiente.
(ÍNDICE)
Atribuir uma tarefa a outra pessoa
1. Siga um destes procedimentos:
Para atribuir uma nova tarefa No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Solicitação de tarefa.
Para atribuir uma tarefa existente Na lista de tarefas, abra a tarefa que deseja atribuir. Na guia Tarefa, no
grupo Gerenciar Tarefas, clique em Atribuir Tarefa.
2. Na caixa Para, insira o nome ou endereço de email da pessoa a quem você deseja atribuir à tarefa.
Para selecionar o nome em uma lista, clique no botão Para.
3. Na caixa Assunto, digite um nome para a tarefa.
OBSERVAÇÃO Para uma tarefa existente, a caixa Assunto já estará preenchida.
4. Selecione as opções Data de conclusão e Status desejados.
5. Marque ou desmarque as caixas de seleção Manter uma cópia atualizada desta tarefa na minha lista de tarefas e
Enviar-me um relatório quando a tarefa estiver concluída.
6. Se você desejar que esta tarefa se repita, na guia Tarefa, no grupo Opções, clique em Recorrência, selecione as
opções desejadas e, em seguida, clique em OK.
7. No corpo da tarefa recorrente, digite qualquer informação que você desejar incluir na tarefa.
8. Clique em Enviar .
OBSERVAÇÃO Se você atribuir uma tarefa recorrente, uma cópia da tarefa permanecerá na sua lista de tarefas,
mas não será atualizada. Se tiver marcado a caixa de seleção Enviar-me um relatório quando a tarefa estiver
concluída, você receberá um relatório de status para cada ocorrência concluída da tarefa. (ÍNDICE)
Encaminhar uma tarefa para outra pessoa controlar
1. Abra a tarefa que você deseja enviar.
2. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefas, clique em Encaminhar.
Atalho do teclado Para encaminhar uma tarefa, pressione CTRL+F.
3. Insira os nomes ou endereços de email dos destinatários nas caixas Para e Cc.
4. No corpo da tarefa, digite a mensagem que desejar incluir. Para enviar mais de uma tarefa, arraste as tarefas adicionais
da lista de tarefas para o corpo da tarefa que você está encaminhando.
5. Clique em Enviar .(ÍNDICE)
Recuperar uma atribuição de tarefa recusada
1. Abra a mensagem que contém a solicitação de tarefa. Em geral, essa mensagem está localizada na pasta Itens
Enviados.
2. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefas, clique em Retornar para a Lista de Tarefas.
Você também poderá recuperar a tarefa em uma mensagem de tarefa recusada clicando em Retornar para a Lista de Tarefas.
(ÍNDICE)
Controlar tarefas que você atribuiu
Existem três formas de controlar as tarefas que você atribuir para outras pessoas:
Manter automaticamente cópias das tarefas atribuídas e receber relatórios automáticos de status
1. No menu Ferramentas, clique em Opções.
2. Clique em Opções de tarefas.
3. Marque a caixa de seleção Manter cópias atualizadas de tarefas atribuídas na minha lista de tarefas.
4. Marque a caixa de seleção Enviar relatórios de status na conclusão de tarefas atribuídas.
Exibir as tarefas que você atribuiu a outras pessoas
1. Clique em Tarefas.
2. No menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual e clique em Atribuição.
Exibir a lista das pessoas que recebem cópias atualizadas de uma tarefa atribuída
1. Abra a tarefa atribuída para a qual você deseja exibir a lista.
2. Na guia Detalhes, visualize os nomes na caixa Atualizar lista. (ÍNDICE)
Aceitar ou recusar uma atribuição de tarefa
1. Abra a tarefa ou a solicitação de tarefa.
2. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefas, clique em Aceitar ou Recusar
3. Siga um destes procedimentos:
Clique em Editar a resposta antes de enviar, digite seu comentário na mensagem e, em seguida, clique em
Enviar.
Clique em Enviar a resposta agora. (ÍNDICE)
Enviar um relatório de status ou um comentário
sobre uma atribuição de tarefa
1. Abra a tarefa para a qual você deseja enviar um relatório de status ou comentário.
2. Na guia Tarefa, no grupo Gerenciar Tarefas, clique em Enviar Relatório de Status, Responder, ou Responder a
Todos.
3. Insira os nomes ou endereços de email dos destinatários nas caixas Para e Cc.
Se a tarefa estiver atribuída a você, o nome das pessoas a serem atualizadas são adicionados automaticamente.
4. No corpo da mensagem, digite qualquer informação que você desejar incluir no relatório de status.
5. Clique em Enviar .
(ÍNDICE)
Concluir uma tarefa (ÍNDICE)
Quando você conclui uma tarefa ou não precisa mais acompanhar um item, você pode marcá-lo como concluído. Após ser
marcada, a tarefa não será mais exibida como ativa no Microsoft Office Outlook.
Marcar uma tarefa como concluída
Siga um destes procedimentos:
Clicar a coluna de status do sinalizador na lista de mensagens, em Tarefas, na Barra de Tarefas Pendentes, ou
na Lista de Tarefas Diárias no Calendário
Clique na coluna de status do sinalizador ao lado do item.
Clicar com o botão direito do mouse em Tarefas, na Barra de Tarefas Pendentes, ou na Lista de Tarefas Diárias
no Calendário
1. Clique com o botão direito do mouse na tarefa.
2. Clique em Marcar como Concluída no menu de atalho.
Clicar com o botão direito do mouse na tarefa em Tarefas
0. Clique duas vezes na tarefa para abri-la.
1. Na caixa % Concluído, insira 100%.
Os campos Status e % Concluído são vinculados. Se você alterar o valor em um campo, o valor no outro campo
também é alterado, de acordo com os valores nesta tabela.
Status % Concluído
Não iniciado 0
Em andamento 1-99
Concluída 100
Aguardando outra pessoa 0-100
Deferido 0-100
OBSERVAÇÃO Se o campo Concluída aparecer na lista de tarefas — como uma coluna de caixas de
seleção precedidas por uma marca de verificação — você poderá marcar a caixa de seleção da tarefa para
marcá-la como concluída. Se o campo Status aparecer na lista de tarefas, você poderá clicar em Concluída na
lista suspensa para a tarefa.
Abrir uma mensagem de email marcada com o sinalizador de tarefa
0. Abra a mensagem de email.
1. Na guia Mensagem, no grupo Controle, clique em .
Atalho do teclado ALT-U
2. Clique em Marcar como Concluída.
Para saber a diferença entre Marcar como Concluída e Desmarcar Sinalizador:
Marcar como Concluída O item permanece marcado com um sinalizador de acompanhamento, mas agora é
exibido com um tachado. Se a Barra de Tarefas Pendentes ou Tarefas estiverem configuradas para exibir todas
as tarefas e itens pendentes, independente de estarem concluídos, você continuará a ver a mensagem até
apagá-la das pastas de email.
Desmarcar Sinalizador O sinalizador é removido da mensagem de email e não existe nenhum registro da
mensagem ter aparecido na Barra de Tarefas Pendentes e Tarefas.
Se desejar manter registro de itens concluídos, use Sinalizar como Concluído. Entretanto, assim que a
mensagem de email for apagada, o item desaparecerá completamente de todos os modos de exibição do
Outlook. (ÍNDICE)
Ignorar uma ocorrência de uma tarefa recorrente
1. Abra a ocorrência que deseja ignorar.
2. Na guia Tarefa, no grupo Opções, clique em Ignorar Ocorrência.
OBSERVAÇÃO Se você configurar a tarefa recorrente para terminar após um determinado número de ocorrências, cada
ocorrência que você ignorar reduz o número de ocorrências restantes em um. (ÍNDICE)
Encerrar a recorrência de uma tarefa
1. Abra a tarefa recorrente.
2. Na guia Tarefa, no grupo Opções, clique em Recorrência.
3. Clique em Remover recorrência.
(ÍNDICE)
Alterar a aparência das tarefas (ÍNDICE)
Você pode personalizar a exibição das Tarefas para atender suas necessidades. Por exemplo, você pode especificar a ordem em
que deseja que as tarefas apareçam, ou pode escolher não exibir as tarefas concluídas.
Alterar a ordem de exibição das tarefas
Siga um destes procedimentos:
Classificar todas as tarefas da lista de tarefas
1. Em Tarefas, no menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual e clique em Personalizar Modo de Exibição
Atual.
2. Clique em Classificar.
3. Na caixa Classificar itens por, clique em um campo que você queira classificar. Se o campo desejado não
estiver na caixa Classificar itens por, clique em um conjunto de campos diferente na caixa Selecionar campos
disponíveis em.
(Se o campo pelo qual você deseja classificar for o mesmo pelo qual os itens estão agrupados, o Microsoft Office
Outlook classificará os títulos de grupo em vez dos itens em cada grupo. Para classificar os itens individuais de
um grupo, clique em um campo na caixa Classificar itens por diferente do campo Agrupar por especificado.
4. Selecione Crescente ou Decrescente como ordem de classificação.
5. Para classificar por um campo adicional, clique em um campo da caixa Em seguida por.
DICA Se estiver em um tipo de modo de exibição de tabela, você poderá clicar em um título de coluna para
classificar por essa coluna.
Mover tarefas individuais para cima ou para baixo na lista de tarefas
1. Em Tarefas, no menu Exibir, aponte para Modo de Exibição Atual e clique em Personalizar Modo de Exibição
Atual.
2. Clique em Classificar, clique em Limpar Tudo e, em seguida, em OK.
3. Clique em Agrupar por, clique em Limpar Tudo e, em seguida, em OK duas vezes.
4. Arraste uma tarefa para cima ou para baixo na lista de tarefas. Use a linha vermelha para posicioná-la.
5. Para salvar essa ordem como o padrão, no menu Ações, clique em Salvar ordem das tarefas.
Mover tarefas individuais para cima ou para baixo na lista de tarefas da Barra de Tarefas Pendentes
1. Selecionar um item na lista de tarefas da Barra de Tarefas Pendentes.
2. Clique no item e arraste-o para a posição desejada.
Quando você arrastar a tarefa, uma linha vermelha com setas indica onde a tarefa será colocada quando você
liberar o botão do mouse.
3. Libere o botão do mouse quando o ponteiro estiver no destino desejado para a tarefa.
Mover tarefas individuais para cima ou para baixo na Lista de Tarefas Diárias
1. No Calendário, no modo de exibição Dia ou Semana, selecione um item na Lista de Tarefas Diárias.
2. Clique e arraste o item para a posição desejada.
Conforme arrastar a tarefa, uma linha vermelha sem setas indicará onde a tarefa será colocada quando você
soltar o botão do mouse.
3. Solte o botão do mouse quando o ponteiro alcançar sua opção de destino para a tarefa.
Priorizar suas tarefas
Se desejar classificar suas tarefas por ordem de prioridade, você precisará primeiro especificar um nível de prioridade
para cada uma delas. Por padrão, as tarefas apresentam o nível de prioridade Normal; entretanto, é possível alterar
esse nível para Baixa ou Alta.
1. Abra a tarefa cujo nível de prioridade você deseja alterar.
2. Na caixa Prioridade, clique em um nível de prioridade.
Após atribuir os níveis de prioridade, retorne à lista de tarefas e, em seguida, classifique-a por prioridade usando o
procedimento Classificar todas as tarefas da lista de tarefas descrito neste tópico. (ÍNDICE)
Ativar ou desativar o calendário na Barra de Tarefas
Pendentes
No menu Modo de exibição, aponte para Barra de Tarefas Pendentes e, em seguida, clique em Navegador de
Datas. (ÍNDICE)
Reposicionar ou ativar/desativar o Painel de Leitura
O Microsoft Office Outlook 2007 possui um novo recurso para exibir o Painel de Leitura no Calendário, Contatos, Tarefas,
Anotações e Diário. Como padrão, no Painel de Navegação, quando você abre a Lista de Tarefas da Barra de Tarefas
Pendentes, o Painel de Leitura aparece na parte inferior da janela. Você também pode ativar o Painel de Leitura quando estiver
na lista de tarefas no modo de exibição Tarefas.
Para ativá-lo ou desativá-lo, ou alterar a posição do Painel de Leitura em qualquer exibição, siga este procedimento:
1. No menu Exibir, aponte para Painel de Leitura.
2. Clique em Direita, Inferior, ou Desativar.
OBSERVAÇÃO Quando você clica em um item na Barra de Tarefas Pendentes ou no Calendário na Lista de Tarefas Diárias,
o item não é exibido no Painel de Leitura. (ÍNDICE)
Exibir ou não as tarefas concluídas
Como padrão, quando você marca um item como concluído, ele permanece na sua lista de tarefas com um tachado. A Barra de
Tarefas Pendentes é uma exceção, onde por padrão as tarefas concluídas não são exibidas. Você pode escolher se deseja exibir
as tarefas concluídas em vários modos de exibição.
Lista de tarefas em Tarefas
Em Tarefas, no Painel de Navegação, em Modo de Exibição Atual, clique em Tarefas Ativas ou Tarefas
Atrasadas para excluir as tarefas que estão marcadas como concluídas.
Todas as outras seleções incluem itens marcados como concluídos.
Lista de tarefas na Barra de Tarefas Pendentes
Para exibir as tarefas concluídas na Barra de Tarefas Pendentes, siga este procedimento:
1. Clique com o botão direito do mouse em Organizado por.
2. Clique em Personalizado.
3. Na caixa de diálogo Personalizar Modo de Exibição: Lista de Tarefas Pendentes, clique em Filtro.
4. Clique na guia Avançado.
5. Clique em Limpar Tudo.
6. Clique em OK duas vezes.
Se você tiver alterado o filtro avançado na Barra de Tarefas Pendentes para exibir tarefas concluídas e agora desejar
retornar ao modo de visualização padrão, que mostra apenas as tarefas ativas, siga este procedimento:
7. Na Barra de Tarefas Pendentes, clique com o botão direito do mouse em Organizado por.
8. Clique em Personalizado.
9. Na caixa de diálogo Personalizar Modo de Exibição: Lista de Tarefas Pendentes, clique em Filtro.
10. Clique na guia Avançado.
11. Clique em Campo, aponte para Todos campos de tarefas e, em seguida, clique em Data Concluída.
12. Na lista Condição, clique em não existe e, em seguida, clique em Adicionar à Lista.
13. Clique em Campo, aponte para Todos campos de tarefas e, em seguida, clique em Data Concluída.
14. Na lista Condição, clique em em ou após.
15. Na caixa de texto Valor, digite hoje e, em seguida, clique em Adicionar à Lista.
16. Clique em Campo, aponte para Todos campos de tarefas e, em seguida, clique em Data Concluída.
17. Na lista Condição, clique em não existe e, em seguida, clique em Adicionar à Lista.
18. Clique em Campo, aponte para Todos campos de tarefas e, em seguida, clique em Data Concluída.
19. Na lista Condição, clique em em ou após.
20. Na caixa de texto Valor, digite hoje e, em seguida, clique em Adicionar à Lista.
21. Clique em OK duas vezes.
Lista de Tarefas Diárias
0. Em Calendário, na Lista de Tarefas Diárias, clique com o botão direito em Exibir tarefas em.
1. Desmarque ou marque a caixa de seleção Exibir Tarefas Concluídas. (ÍNDICE)
Alterar a cor de uma tarefa atrasada
Siga um destes procedimentos:
Alterar a cor dos itens na lista de tarefas no modo de exibição Tarefas
1. No menu Ferramentas, clique em Opções.
2. Clique em Opções de tarefas.
3. Clique em uma cor na caixa Cor das tarefas atrasadas.
Alterar a cor dos itens na Barra de Tarefas Pendentes
1. Na Barra de Tarefas Pendentes, clique com o botão direito do mouse em Organizado por e, em seguida, clique
em Personalizado.
2. Clique em Formatação Automática e, em seguida, em Regras para este modo de exibição, marque a caixa de
seleção Tarefas atrasadas.
OBSERVAÇÃO A cor dos itens atrasados no Calendário na Lista de Tarefas Diárias não pode ser alterada. (ÍNDICE)
Alterar a cor de uma tarefa concluída
1. No menu Ferramentas, clique em Opções.
2. Clique em Opções de tarefas.
3. Clique em uma cor na caixa Cor das tarefas concluídas. (ÍNDICE)
Renomear uma tarefa
1. Clique em uma tarefa na lista de tarefas no modo de exibição Tarefas, na Barra de Tarefas Pendentes, ou no
Calendário na Lista de Tarefas Diárias.
2. Pressione F2.
DICA Em vez de pressionar F2, você pode parar após a etapa 1 e, em seguida, clicar novamente. É importante parar,
porque dois cliques rápidos são considerados como clicar duas vezes, o que irá abrir o item.
3. Digite o novo nome para a tarefa e, em seguida, pressione ENTER.
OBSERVAÇÃO Na Barra de Tarefas Pendentes, você pode clicar e começar a digitar para renomear o item.
(ÍNDICE)
Vincular a um contato
1. Abrir a tarefa.
2. Na parte inferior da janela de tarefas, clique em Contatos.
Está faltando o botão Contatos
Se você não visualizar o botão Contatos, proceda do seguinte modo:
1. No menu Ferramentas, clique em Opções.
2. Na guia Preferências, em Contatos e Anotações, clique em Opções de Contatos.
3. Na caixa de diálogo Opções de Contatos, em Vinculação de Contato, marque a caixa de seleção
Mostrar Vinculação de Contato em Todos os Formulários.
4. No menu Ferramentas, clique em Opções.
5. Na guia Preferências, em Contatos e Anotações, clique em Opções de Contatos.
6. Na caixa de diálogo Opções de Contatos, em Vinculação de Contato, marque a caixa de seleção
Mostrar Vinculação de Contato em Todos os Formulários.
3. Na caixa de diálogo Selecionar Contatos, em Itens, selecione o contato que deseja vincular a essa tarefa.
Para selecionar vários contatos, clique em um contato, mantenha pressionada a tecla CTRL e, em seguida, clique em
cada contato adicional.
Para visualizar os itens vinculados de um contato, abra o contato e na guia Contato, no grupo Mostrar, clique em
Atividades. Para visualizar um tipo de item específico, na lista Mostrar, clique no tipo do item.
(ÍNDICE)
Mostrar todas as tarefas marcadas como concluídas (ÍNDICE)
Para examinar os itens que você marcou como concluídos, altere as configurações de exibição. Essa exibição é útil para examinar
os itens concluídos ou para reativar uma tarefa concluída e definir uma nova data de conclusão.
Mostrar tarefas concluídas nos modos de exibição
Tarefas
1. No Painel de Navegação, clique em Tarefas.
2. No Painel de Navegação, clique em Tarefas Concluídas.
Para exibir todos os itens — concluídos ou não — clique em Lista Simples ou Lista Detalhada.
OBSERVAÇÃO Para exibir apenas os itens não concluídos, use um destes modos de exibição: Tarefas Ativas, Próximos
Sete Dias e Tarefas Atrasadas. (ÍNDICE)
Mostrar tarefas concluídas na Barra de Tarefas
Pendentes
1. Na Barra de Tarefas Pendentes, clique com o botão direito do mouse na caixa Digite uma nova tarefa e clique em
Filtro.
2. Na guia Avançado, se uma destas entradas aparecerem, clique na entrada e clique em Remover:
Finalizada em não existe
Data de Sinalizado como Concluído não existe
(ÍNDICE)
Não mostrar tarefas concluídas na Barra de Tarefas
Pendentes
1. Na Barra de Tarefas Pendentes, clique com o botão direito do mouse na caixa Digite uma nova tarefa e clique em
Filtro.
2. Na guia Avançado, clique em Campo, aponte para Campos de Data/Hora e clique em Data de Conclusão.
3. Na lista Condições, clique em não existe.
4. Clique em Adicionar à Lista.
5. Clique em Campo, aponte para Todos campos de email e clique em Data de Sinalizado como Concluído.
6. Na lista Condições, clique em não existe.
7. Clique em Adicionar à Lista.
8. Clique em OK.
(ÍNDICE)
Renomear uma tarefa (ÍNDICE)
Você pode alterar o nome das tarefas ou de itens pendentes a qualquer momento. Uma situação comum para que isso seja feito
envolve uma mensagem de email que você sinalizou para acompanhamento. O assunto da mensagem pode não transmitir as
informações a respeito da ação necessária. Renomear o item pendente ajuda você a entender a tarefa rapidamente, deixando o
assunto original do email intacto.
1. Clique em uma tarefa na lista do modo de exibição Tarefas, na Barras de Tarefas Pendentes, ou no Calendário na
Lista de Tarefas Diárias.
2. Pressione F2.
DICA Em vez de pressionar F2, você pode efetuar uma pausa após a etapa 1 e clicar na tarefa novamente. É
importante pausar, pois dois cliques rápidos são considerados um clique duplo que abrirá o item.
3. Digite um novo nome para a tarefa e pressione ENTER.
OBSERVAÇÃO Na Barra de Tarefas Pendentes, você pode clicar e começar a digitar para renomear o item.
(ÍNDICE)
Alterar a data de conclusão de um item pendente (ÍNDICE)
No Microsoft Office Outlook 2007, quando você marca um item pendente como concluído, como uma mensagem ou tarefa
sinalizada, a data atual é registrada no campo Data de Conclusão. Por exemplo, se você concluir uma tarefa na quinta-feira, mas
não quiser marcar o item como concluído no Office Outlook 2007 até a próxima segunda-feira, a data de segunda aparecerá na
caixa Data de Conclusão.
Se for necessário inserir a data real para controle de histórico, as etapas a seguir podem ajudá-lo a corrigir a data de conclusão.
1. Em Tarefas, no Modo de Exibição Atual, clique em Tarefas Concluídas.
Os itens concluídos aparecerão agrupados por data na caixa Data de Conclusão.
2. Clique na caixa Data de Conclusão e insira a data desejada.
(ÍNDICE)
Abrir Tarefas do Exchange de outra pessoa (ÍNDICE)
Esse recurso requer que você use uma conta do Microsoft Exchange Server 2000, do Exchange Server 2003 ou do Exchange Server 2007. A maioria das contas domésticas e pessoais não usa o Microsoft Exchange. Para obter mais informações sobre as contas do Microsoft Exchange e como determinar a qual versão do Exchange sua conta se conecta, consulte os links na seção Consulte também.
Você pode exibir rapidamente Tarefas do Microsoft Exchange padrão compartilhadas de outra pessoa a partir do Painel de Navegação.
1. Em Tarefas, clique em Abrir Tarefas Compartilhadas.
2. Digite um nome na caixa Nome ou clique em Nome para selecionar um nome no Catálogo de Endereços.
3. Clique em OK.
Depois que você acessar uma pasta Tarefas compartilhada pela primeira vez, a pasta Tarefas será adicionada ao Painel de Navegação. Na próxima vez em que você desejar exibir a pasta Tarefas compartilhada, poderá clicar nela no
Painel de Navegação.
Se a outra pessoa cuja pasta Tarefas que você deseja abrir não tiver concedido permissão para exibi-lo, o Outlook solicitará que você peça à pessoa a permissão necessária. Se você clicar em Sim, uma mensagem de email de
solicitação de compartilhamento será aberta automaticamente. A mensagem solicita que a pessoa compartilhe sua pasta Tarefas com você e também fornece a opção de compartilhar sua pasta Tarefas padrão com ela.
OBSERVAÇÕES
Você pode abrir apenas a pasta Tarefas padrão. Mesmo que uma pessoa tenha criado uma pasta de tarefas adicional, você poderá abrir apenas a pasta Tarefas padrão.
Para remover uma pasta de contatos da lista Outras Tarefas, clique com o botão direito do mouse no nome e, em seguida, clique em Remover de Outras Tarefas.
O proprietário dos itens de calendário controla quem pode ver e alterar os itens de tarefa.
(ÍNDICE)
Exibir as tarefas compartilhadas de outra pessoa (ÍNDICE)
Esse recurso requer que você use uma conta do Microsoft Exchange Server 2000, do Exchange Server 2003 ou do Exchange
Server 2007. A maioria das contas domésticas e pessoais não usa o Microsoft Exchange. Para obter mais informações sobre as
contas do Microsoft Exchange e como determinar a qual versão do Exchange sua conta se conecta, consulte os links na seção
Consulte também.
Você pode rapidamente exibir as tarefas compartilhadas de outra pessoa no Painel de Navegação. Depois que você acessa a
pasta de tarefas compartilhadas de outra pessoa pela primeira vez, ela é adicionada ao Painel de Navegação. Na próxima vez em
que você quiser exibir a pasta de tarefas compartilhadas da mesma pessoa, poderá selecioná-la no Painel de Navegação.
1. Em Tarefas, clique em Abrir Tarefas Compartilhadas.
2. Para selecionar o nome da pessoa no catálogo de endereços, clique em Nome ou digite o nome na caixa Nome.
OBSERVAÇÕES
Você pode abrir apenas a pasta de Tarefas padrão do Microsoft Office Outlook, mesmo que a pessoa tenha criado
pastas de tarefas adicionais.
Para remover um nome da lista Outras Tarefas, clique com o botão direito do mouse no nome e, em seguida, clique
em Remover de Outras Tarefas.
Se você abrir as tarefas de outra pessoa clicando na Pasta de Outro Usuário (no menu Arquivo, aponte para Abrir), o
nome da pessoa será adicionado à lista Outras Tarefas.
A capacidade de ver e alterar as tarefas de outra pessoa é controlada pelo proprietário das tarefas.
(ÍNDICE)
Controle de tarefas pendentes e itens da tarefa (ÍNDICE)
Muitas pessoas mantêm uma lista de coisas a fazer: em papel, em uma planilha ou usando uma combinação de papel e métodos
eletrônicos. No Microsoft Office Outlook 2007 você pode combinar várias listas em uma lista, aperfeiçoada com lembretes e
controle.
Sobre tarefas e itens de tarefas pendentes
Uma tarefa é um item criado no Outlook para controlar até sua conclusão. Um item pendente é qualquer item do Outlook — como
uma tarefa, uma mensagem de email ou um contato — sinalizado para acompanhamento. Por padrão, todas as tarefas são
sinalizadas para acompanhamento quando são criadas, mesmo se não tiverem data inicial ou data de conclusão. Assim, sempre
que você cria uma tarefa ou sinaliza uma mensagem de email ou um contato, um item pendente é criado automaticamente.
Quando você precisa indicar rapidamente que um item requer sua atenção mais tarde, sinalizar é a melhor opção. Quando você
sinaliza um item, ele é exibido com um sinalizador no modo e exibição Email, em Tarefas, na Barra de Tarefas Pendentes e na
Lista de Tarefas Diárias no Calendário. Sinalizar uma mensagem ou um contato não cria uma nova tarefa. Como o item pendente
ainda é uma mensagem de email ou um contato após ser sinalizado, você não tem a capacidade de atribuí-lo como uma tarefa a
outra pessoa ou indicar seu andamento ou porcentagem de conclusão.
Uma tarefa pode ocorrer uma vez ou repetidamente. Uma tarefa recorrente pode se repetir em intervalos regulares ou com base
na data em que a tarefa é marcada como concluída. Por exemplo, você pode criar uma tarefa recorrente para enviar um relatório
de status para seu gerente na última sexta-feira de cada mês ou criar uma tarefa recorrente para cortar o cabelo um mês após o
último corte.
Ambas as tarefas e itens pendentes aparecem em Tarefas, na Barra de Tarefas Pendentes e na Lista de Tarefas Diárias, em
Calendário. Independentemente do modo de exibição que você esteja, a Barra de Tarefas Pendentes o mantém informado do
calendário, da tarefa e dos itens pendentes.
Existem várias maneiras de criar uma nova tarefa no Outlook. Você pode usar o comando Tarefa (clique em Novo no menu
Arquivo), inserir uma tarefa na caixa de texto Digite uma nova tarefa, na Barra de Tarefas Pendentes, a partir de qualquer modo
de exibição do Outlook, digitar no espaço em branco na Lista de Tarefas Diárias ou clicar no tipo na caixa de texto Clique aqui
para adicionar uma nova Tarefa na parte superior do modo de exibição Tarefas. Dessas, a maneira mais rápida é usar a Barra
das Tarefas Pendentes.
Você também pode criar uma tarefa arrastando um item, como uma mensagem de email, para Tarefas no Painel de Navegação.
Uma cópia da mensagem de email é então criada como uma tarefa.
Se você controlar as tarefas atribuídas a si mesmo (como lembretes para responder a mensagens de email) ou controlar as
tarefas atribuídas a outras pessoas (como o andamento do projeto de alguém), as tarefas do Outlook são sua solução. Você pode
adicionar e atualizar tarefas rapidamente ou marcá-las como concluídas. Com as tarefas incorporadas no modo de exibição
Calendário, você tem uma interface rica para controlar não apenas seus compromissos, mas também as tarefas que precisa
concluir em um determinado dia.
(ÍNDICE)
Crie uma tarefa a partir do menu Arquivo
1. No menu Arquivo, aponte para Novo e clique em Tarefa.
Atalho do teclado Para criar uma nova tarefa, pressione CTRL+SHIFT+K.
2. Na caixa Assunto, digite um nome para a tarefa.
OBSERVAÇÃO Agora, você inseriu informações para criar uma tarefa. As etapas a seguir são opcionais, mas irão
ajudá-lo a gerenciar melhor suas tarefas no Outlook.
3. Na guia Tarefa, no grupo Ações, clique em Salvar & Fechar ou continue com as etapas a seguir para personalizar sua
tarefa.
4. Se desejar, defina a Data inicial e a Data de conclusão para a tarefa.
Se você especificar uma Data inicial, o campo Data de conclusão será definido automaticamente para o mesmo dia.
Você pode alterar o campo Data de conclusão para qualquer data desejada.
5. Se você desejar fazer a tarefa recorrer, na guia Tarefa, no grupo Opções, clique em Recorrência.
6. Na caixa de diálogo Recorrência da Tarefa, clique na freqüência (Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou
Anualmente) com a qual a tarefa deve recorrer e, em seguida, siga um destes procedimentos:
Faça a tarefa recorrer com base em um intervalo regular Na seção Padrão de recorrência, selecione as
opções para o intervalo de freqüência desejado. Não selecione Regenerar nova tarefa ou a tarefa não irá
recorrer em intervalos regulares.
Faça a tarefa recorrer com base na data de conclusão Selecione Regenerar nova tarefa e, na caixa, digite a
quantidade de tempo após o qual a tarefa deve ser gerada.
Toda vez que você marca a tarefa como concluída, uma nova tarefa será criada com base em suas
especificações.
DICA Essa é sua melhor opção quando você não deseja que o próximo lembrete de uma tarefa apareça até que
o anterior seja marcado como concluído. Se você não marcar o item como concluído, o próximo lembrete nunca
aparecerá. Por exemplo, se você tiver um lembrete para pagar sua conta de utilitário no dia 15 de cada mês e não
marcar a ocorrência em 15 de abril como completa, em maio, ainda poderá ver a tarefa de 15 de abril ainda não
concluída. Apenas depois de marcar a tarefa de 15 de abril como concluída, a ocorrência de 15 de maio da tarefa
aparecerá.
7. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Recorrência da Tarefa.
8. Se você quiser adicionar um alerta de lembrete, marque a caixa de seleção Lembrete e insira a data e hora do
lembrete.
9. Você pode especificar um som personalizado para ser executado em seu lembrete. Clique em , clique em Procurar,
selecione o arquivo de som a ser reproduzido, clique em Abrir e clique em OK. Isso altera o som do lembrete apenas
para essa tarefa.
10. Se você desejar controlar o andamento dessa tarefa, nas caixas Status, Prioridade e % Concluída, insira os valores
desejados.
Os campos Status e % Concluída são vinculados. Quando você altera o valor em um dos campos, o valor no outro
campo é alterado proporcionalmente.
Status % Concluída
Não Iniciada 0
Em Andamento 1-99
Concluída 100
Aguardando outra pessoa 0-100
Adiada 0-100
11. Se você deseja atribuir uma categoria de cores a sua tarefa, na guia Tarefa, no grupo Opções, clique em Categorizar
e, em seguida, clique em uma das categorias de cor no menu. Para mais categorias de cores, clique em Todas as
categorias.
A primeira vez em que você usa uma categoria de cores, é solicitado a fornecer um nome para a categoria de cores que
seja mais significativo para você. Você pode criar categorias de cores personalizadas, associar cores personalizadas
com as categorias de cores e atribuir teclas de atalho às categorias de cores. Clique em OK para retornar à janela
Tarefa.
DICA Mudou de idéia sobre uma atribuição de categoria de cores? Clique com o botão direito do mouse na cor ou no
nome da categoria de cores e clique em Limpar Nome de Categoria ou Limpar Todas as Categorias.
12. Caso sua tarefa envolva uma pessoa ou organização em seus Contatos, você pode criar um link rápido para o contato,
clicando em Contatos na parte inferior da janela e selecionando uma entrada. Clique em OK para fechar a caixa de
diálogo Selecionar Contatos.
OBSERVAÇÃO Por padrão, a vinculação de Contatos não aparece nas janelas de mensagem, contatos e tarefas.
Para ativar a vinculação de Contatos, na guia Tarefa, no grupo Ações, clique em Salvar & Fechar. Na janela principal
do Outlook, no menu Ferramentas, clique em Opções. Na guia Preferências, clique em Opções de Contatos e, em
seguida, na caixa de diálogo Opções de Contatos, em Vinculação de Contatos, marque a caixa de seleção Mostrar
Vinculação de Contatos em todos os Formulários. Abra sua tarefa para continuar esse procedimento.
13. Se você não desejar que outras pessoas vejam uma entrada de tarefa compartilhada, na guia Tarefa, no grupo
Opções, clique em Particular.
14. Se você desejar inserir milhagem, horas de trabalho e outras informações para cobrança, na guia Tarefa, no grupo
Mostrar, clique em Detalhes. Digite as informações nas caixas de texto Trabalho estimado, Trabalho real, Milhagem
e Informações para cobrança.
15. Na guia Tarefa, no grupo Salvar, clique em Salvar e Fechar.
(ÍNDICE)
Crie uma tarefa ou um item pendente a partir de uma
mensagem de email
Existem várias formas de transformar uma mensagem de email em uma tarefa ou item pendente.
Siga um destes procedimentos:
Sinalize uma mensagem de email para acompanhamento
Sinalizar uma mensagem é a melhor opção quando você precisa marcar rapidamente um item para sua atenção mais
tarde. Quando você sinaliza um item, ele é exibido no modo de exibição Email com um sinalizador, em Tarefas, na
Barra de Tarefas Pendentes e na Lista de Tarefas Diárias no Calendário. Sinalizar uma mensagem ou um contato não
cria uma nova tarefa. Como o item de tarefa ainda permanece uma mensagem de email ou um contato após ser
sinalizado, você não tem a capacidade de atribuí-lo como uma tarefa a outra pessoa ou indicar seu andamento ou
porcentagem de conclusão.
1. Em Email, clique com o botão direito do mouse na coluna do sinalizador para uma mensagem de email.
2. Escolha a data de conclusão.
DICA Para adicionar um sinalizador de acompanhamento rapidamente, clique na coluna do sinalizador próxima à
mensagem de email. Uma data inicial e uma data de conclusão de hoje são definidas automaticamente.
OBSERVAÇÃO Para alterar o horário do lembrete, o som do lembrete, a Data inicial, a Data de conclusão ou o
texto sinalizado que aparece na Barra de Informações, ou para limpar o sinalizador do lembrete, clique com o botão
direito do mouse na coluna do sinalizador próxima à mensagem de email e clique em Personalizado ou Adicionar
Lembrete. As duas opções abrem a mesma caixa de diálogo, mas quando você usa Adicionar Lembrete, a caixa de
seleção do lembrete é marcada automaticamente.
Arraste uma mensagem de email para a Barra de Tarefas Pendentes para criar um item pendente
A Barra de Tarefas Pendentes deve ser organizada por Data inicial ou Data de conclusão para usar esses
procedimentos.
1. Clique em uma mensagem de email para selecioná-la e arraste a mensagem para a seção da lista de tarefas da
Barra de Tarefas Pendentes.
2. Quando você vê uma linha vermelha com setas em cada extremidade posicionadas onde você deseja colocar a
tarefa, libere o botão do mouse.
Arraste uma mensagem de email para o botão Tarefas para criar uma nova tarefa
Ao arrastar uma mensagem de email para Tarefas no Painel de Navegação, você pode usar todos os recursos de um
item de tarefa e o conteúdo da mensagem de email, exceto anexos, serão copiados para o corpo da tarefa. Mesmo se a
mensagem de email original for excluída depois, a tarefa, incluindo o conteúdo copiado exceto os anexos, da
mensagem de email ainda estará disponível.
1. Clique em uma mensagem de email para selecioná-la e arraste-a para o botão Tarefa no Painel de Navegação.
DICA Para adicionar a mensagem como um anexo à tarefa em vez de colar o texto no corpo da tarefa, clique
com o botão direito do mouse na mensagem e arraste-a para a lista de tarefas. No menu de atalho, clique em
Copiar Aqui como Tarefa com Anexo.
Uma janela do novo item de tarefa aparece e uma cópia do conteúdo do email é colada no corpo da tarefa. O
assunto da mensagem de email torna-se o assunto da tarefa. Se desejar, você poderá alterar o assunto.
OBSERVAÇÃO Agora, você inseriu informações suficientes para criar uma tarefa. As etapas a seguir são
opcionais, mas irão ajudá-lo a gerenciar melhor suas tarefas no Outlook.
2. Na guia Tarefa, no grupo Ações, clique em Salvar & Fechar ou continue com as etapas a seguir para
personalizar sua tarefa.
3. Se desejar, defina a Data inicial e a Data de conclusão para a tarefa.
Se você especificar uma Data inicial, o campo Data de conclusão será definido automaticamente para o mesmo
dia. Você pode alterar o campo Data de conclusão para qualquer data desejada.
4. Se você desejar fazer a tarefa recorrer, na guia Tarefa, no grupo Opções, clique em Recorrência.
5. Na caixa de diálogo Recorrência da Tarefa, clique na freqüência (Diariamente, Semanalmente, Mensalmente
ou Anualmente) com a qual a tarefa deve recorrer e, em seguida, siga um destes procedimentos:
Faça a tarefa recorrer com base em intervalos regulares Na seção Padrão de recorrência, selecione
as opções para o intervalo de freqüência desejado. Não selecione Regenerar nova tarefa ou a tarefa não
irá recorrer em intervalos regulares.
Faça a tarefa recorrer com base na data de conclusão Selecione Regenerar nova tarefa e, na caixa,
digite a quantidade de tempo após o qual a tarefa deve ser gerada.
Toda vez que você marca a tarefa como concluída, uma nova tarefa será criada com base em suas
seleções.
DICA Essa é sua melhor opção quando você não deseja que o próximo lembrete de uma tarefa apareça
até que o anterior seja marcado como concluído. Se você não marcar o item como concluído, o próximo
lembrete nunca aparecerá. Por exemplo, se você tiver um lembrete para pagar sua conta de utilitário no dia
15 de cada mês e não marcar a ocorrência em 15 de abril como completa, em maio, ainda poderá ver a
tarefa de 15 de abril. Depois de marcar a tarefa de 15 de abril como concluída, a ocorrência de 15 de maio
da tarefa aparecerá.
6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Recorrência da Tarefa.
7. Se você quiser adicionar um alerta de lembrete, marque a caixa de seleção Lembrete para ativar e insira a data e
a hora do lembrete.
8. Você pode especificar um som personalizado para ser executado com seu lembrete. Clique em , clique em
Procurar, selecione o arquivo de som a ser executado, clique em Abrir e, em seguida, clique em OK. Isso altera
o som do lembrete apenas para essa tarefa.
9. Se você desejar controlar seu progresso nessa tarefa, nas caixas Status, Prioridade e % Concluída, digite ou
selecione as opções desejadas.
Os campos Status e % Concluída dependem um do outro. Quando você altera o valor em um campo, o valor no
outro campo é alterado proporcionalmente.
Status % Concluída
Não iniciada 0
Em andamento 1-99
Concluída 100
Aguardando outra pessoa 0-100
Adiada 0-100
10. Se você desejar atribuir uma categoria de cores a sua tarefa, na guia Tarefa, no grupo Opções, clique em
Categorizar e clique em uma das entradas a partir do menu. Para mais categorias de cores, clique em Todas as
Categorias.
A primeira vez em que você usar uma categoria de cores, será solicitado a fornecer um nome que seja mais
significativo para você. Você pode criar categorias de cores personalizadas, associar cores personalizadas com
as categorias de cores e atribuir teclas de atalho. Clique em OK para retornar à janela Tarefa.
DICA Mudou de idéia sobre uma atribuição de categoria de cores? Clique com o botão direito do mouse na cor
ou no nome da categoria de cores e clique em Limpar Nome de Categoria ou Limpar Todas as Categorias.
11. Se sua tarefa envolver uma pessoa ou organização em seus Contatos, você poderá criar um link rápido para o
contato, clicando em Contatos na parte inferior da janela e selecionando uma entrada. Clique em OK para fechar
a caixa de diálogo Selecionar Contatos.
12. Se você não desejar que outras pessoas vejam uma entrada de tarefa compartilhada, na guia Tarefa, no grupo
Opções, clique em Particular.
13. Se você desejar inserir milhagem, horas de trabalho e outras informações para cobrança, na guia Tarefa, no
grupo Mostrar, clique em Detalhes. Digite as informações nas caixas de texto Trabalho estimado, Trabalho
real, Milhagem e Informações para cobrança.
14. Na guia Tarefa, no grupo Salvar, clique em Salvar e Fechar.
(ÍNDICE)
Crie um item pendente a partir de um contato
Sinalizar um contato é a melhor opção quando você precisa marcar rapidamente um contato para sua atenção mais tarde.
Sinalizar um contato cria um item pendente, com o texto do indicador na Barra de Informações. O contato sinalizado também é
exibido na lista Tarefas, Barra de Tarefas Pendentes e na Lista de Tarefas Diárias de Calendário. Sinalizar um contato não cria um
novo item de tarefa. Como o item pendente ainda permanece um contato, você não tem a capacidade de atribuí-lo como uma
tarefa a outra pessoa ou de indicar o progresso ou a porcentagem concluída.
1. Em Contatos, clique com o botão direito do mouse no contato.
2. Aponte para Acompanhamento no menu de atalho e clique na data de conclusão.
DICA Para alterar o horário do lembrete, o som do lembrete, a Data inicial, a Data de conclusão ou o texto do
sinalizador que aparece na Barra de Informações, ou para limpar o sinalizador do lembrete, clique em Personalizado
ou Adicionar Lembrete. (As duas opções abrem a mesma caixa de diálogo, mas quando você usa Adicionar
Lembrete, a caixa de seleção do lembrete é marcada automaticamente.)
(ÍNDICE)
Crie uma tarefa na Barra de Tarefas Pendentes
A Barra de Tarefas Pendentes aparece em todos os modos de exibição do Outlook por padrão. Você pode ativar ou desativar a
Barra de Tarefas Pendentes. Além disso, você pode optar por exibir uma versão minimizada da Barra de Tarefas Pendentes, que
usa menos espaço de tela. Quando você ativa ou desativa a Barra de Tarefas Pendentes ou a minimiza em um modo de exibição
específico, a configuração aplica-se apenas a esse modo de exibição. Por exemplo, se você desativar a Barra de Tarefas
Pendentes no modo de exibição Email, ela permanecerá desativada toda vez que você estiver no modo de exibição Email,
incluindo a próxima vez que o Outlook for iniciado. No entanto, ela permanece ativada em outros modos de exibição, como
Calendário, Anotações e Tarefas.
Para alternar a barra de Tarefas Pendentes entre ativar e desativar, clique em Modo de Exibição, aponte para Barra
de Tarefas Pendentes e clique em Normal, Minimizada ou Desativada.
1. Para criar uma nova tarefa na Barra de Tarefas Pendentes, clique na caixa de texto Digitar uma nova tarefa (chamada
de Painel de Entrada de Tarefas, digite um assunto para a tarefa e pressione ENTER.
Por padrão, uma data de conclusão e uma data inicial baseadas na configuração Definir Clique Rápido do sinalizador
serão atribuídas à tarefa. Quando o Outlook for instalado pela primeira vez, essa definição será configurada como Hoje.
Se você criar uma tarefa e alterar o sinalizador para outra opção de Data de conclusão, qualquer tarefa futura inserida
na Barra de Tarefas Pendentes usará a nova configuração. Você pode sempre substituir a opção exibida e selecionar
outra opção. No entanto, ao reiniciar o Outlook, a primeira tarefa inserida adotará como padrão a configuração de
sinalizador Definir Clique Rápido.
DICA Para alterar a configuração de sinalizador padrão, clique com o botão direito do mouse na coluna do sinalizador
de qualquer modo de exibição, clique em Definir Clique Rápido e, em seguida, escolha a configuração de sinalizador
desejada. As opções incluem Sem Data. Escolher o sinalizador Sem Data faz o item aparecer no grupo Sem Data na
Barra de Tarefas Pendentes.
OBSERVAÇÃO Agora, você inseriu informações suficientes para criar uma tarefa. As etapas a seguir são
opcionais, mas irão ajudá-lo a gerenciar melhor suas tarefas no Outlook.
2. Continue com as etapas a seguir para personalizar a tarefa clicando duas vezes na tarefa na Barra de Tarefas
Pendentes.
3. Se desejar, defina a Data inicial e a Data de conclusão para a tarefa.
Se você especificar uma Data inicial, o campo Data de conclusão será definido automaticamente para o mesmo dia.
Você pode alterar o campo Data de conclusão para qualquer data desejada.
4. Se você desejar fazer a tarefa recorrer, na guia Tarefa, no grupo Opções, clique em Recorrência.
5. Na caixa de diálogo Recorrência da Tarefa, clique na freqüência (Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou
Anualmente) com a qual a tarefa deve recorrer e, em seguida, siga um destes procedimentos:
Faça a tarefa recorrer com base em intervalos regulares Na seção Padrão de recorrência, selecione as
opções para o intervalo de freqüência desejado. Não selecione Regenerar nova tarefa ou a tarefa não irá
recorrer em intervalos regulares.
Faça a tarefa recorrer com base na data de conclusão Selecione Regenerar nova tarefa e, na caixa, digite a
quantidade de tempo após o qual a tarefa deve ser gerada.
Toda vez que você marca a tarefa como concluída, uma nova tarefa será criada com base em suas seleções.
DICA Essa é sua melhor opção quando você não deseja que o próximo lembrete de uma tarefa apareça até que
o anterior seja marcado como concluído. Se você não marcar o item como concluído, o próximo lembrete nunca
aparecerá. Por exemplo, se você tiver um lembrete para pagar sua conta de utilitário no dia 15 de cada mês e não
marcar a ocorrência em 15 de abril como completa, em maio, ainda poderá ver a tarefa de 15 de abril. Depois de
marcar a tarefa de 15 de abril como concluída, a ocorrência de 15 de maio da tarefa aparecerá.
6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Recorrência da Tarefa.
7. Se você quiser adicionar um alerta de lembrete, marque a caixa de seleção Lembrete para ativar e insira a data e a
hora do lembrete.
8. Você pode especificar um som personalizado para ser executado com seu lembrete. Clique em , clique em
Procurar, selecione o arquivo de som a ser executado, clique em Abrir e, em seguida, clique em OK. Isso altera o som
do lembrete apenas para essa tarefa.
9. Se você desejar controlar seu progresso nessa tarefa, nas caixas Status, Prioridade e % Concluída, digite ou
selecione as opções desejadas.
Os campos Status e % Concluída dependem um do outro. Quando você altera o valor em um campo, o valor no outro
campo é alterado proporcionalmente.
Status % Concluída
Não iniciada 0
Em andamento 1-99
Concluída 100
Aguardando outra pessoa 0-100
Adiada 0-100
10. Se você desejar atribuir uma categoria de cores a sua tarefa, na guia Tarefa, no grupo Opções, clique em Categorizar
e clique em uma das entradas a partir do menu. Para mais categorias de cores, clique em Todas as Categorias.
A primeira vez em que você usar uma categoria de cores, será solicitado a fornecer um nome que seja mais
significativo para você. Você pode criar categorias de cores personalizadas, associar cores personalizadas com as
categorias de cores e atribuir teclas de atalho. Clique em OK para retornar à janela Tarefa.
DICA Mudou de idéia sobre uma atribuição de categoria de cores? Clique com o botão direito do mouse na cor ou no
nome da categoria de cores e clique em Limpar Nome de Categoria ou Limpar Todas as Categorias.
11. Se sua tarefa envolver uma pessoa ou organização em seus Contatos, você poderá criar um link rápido para o contato,
clicando em Contatos na parte inferior da janela e selecionando uma entrada. Clique em OK para fechar a caixa de
diálogo Selecionar Contatos.
12. Se você não desejar que outras pessoas vejam uma entrada de tarefa compartilhada, na guia Tarefa, no grupo
Opções, clique em Particular.
13. Se você desejar inserir milhagem, horas de trabalho e outras informações para cobrança, na guia Tarefa, no grupo
Mostrar, clique em Detalhes. Digite as informações nas caixas de texto Trabalho estimado, Trabalho real, Milhagem
e Informações para cobrança.
14. Na guia Tarefa, no grupo Salvar, clique em Salvar e Fechar.
DICA Para mover uma tarefa para cima ou para baixo na lista, clique e arraste o item para a posição desejada. Quando você
arrastar a tarefa, uma linha vermelha com setas indica onde a tarefa será colocada quando você liberar o botão do mouse.
(ÍNDICE)
Crie uma tarefa na Lista de Tarefas Diárias do
Calendário
A Lista de Tarefas Diárias aparece apenas nos modos de exibição dia e semana do Calendário do Outlook. Para ativar e desativar
a Lista de Tarefas Diárias, em Calendário, clique em Modo de exibição, aponte para Lista de Tarefas Diárias e clique em
Normal, Minimizada ou Desativada.
Para exibir apenas o número total de tarefas, siga um destes procedimentos:
Em Calendário, clique em Modo de exibição, aponte para Lista de Tarefas Diárias e clique em Minimizado.
Aponte para a borda superior da Lista de Tarefas Diárias. Quando o ponteiro torna-se um , arraste a borda para a
parte inferior da janela.
DICA Para criar novas tarefas na Lista de Tarefas Diárias, você deve usar a configuração Normal da Lista de Tarefas Diárias.
1. Na Lista de Tarefas Diárias, à medida que o ponteiro focar, Clique para adicionar tarefa é exibido.
2. Clique em qualquer espaço em branco abaixo de uma coluna de dia.
3. Digite um assunto para a tarefa e pressione ENTER.
Por padrão, a tarefa será atribuída a uma Data inicial e Data de conclusão do dia na coluna acima da Lista de Tarefas
Diárias. Para alterar a Data inicial ou Data de conclusão da tarefa, arraste a tarefa criada para o dia em que a tarefa for
concluída. Em vez de arrastar a tarefa, você pode abri-la e alterar as datas: inicial e de conclusão. Para fazer isso, você
pode clicar com o botão direito do mouse na tarefa e clicar em Abrir ou selecione o item, pressione ESC e pressione
ENTER.
4. Se você desejar fazer a tarefa recorrer, na guia Tarefa, no grupo Opções, clique em Recorrência.
5. Na caixa de diálogo Tarefa Recorrente, clique na freqüência (Diária, Semanal, Mensal ou Anual) na qual a tarefa
deve recorrer e siga um destes procedimentos:
Faça a tarefa recorrer com base em intervalos regulares Na seção Padrão de recorrência, selecione as
opções para o intervalo de freqüência desejado. Não selecione Regenerar nova tarefa ou a tarefa não irá
recorrer em intervalos regulares.
Faça a tarefa recorrer com base na data de conclusão Selecione Regenerar nova tarefa e, na caixa, digite a
quantidade de tempo após o qual a tarefa deve ser gerada.
Toda vez que você marca a tarefa como concluída, uma nova tarefa será criada com base em suas seleções.
DICA Essa é sua melhor opção quando você não deseja que o próximo lembrete de uma tarefa apareça até que
o anterior seja marcado como concluído. Se você não marcar o item como concluído, o próximo lembrete nunca
aparecerá. Por exemplo, se você tiver um lembrete para pagar sua conta de utilitário no dia 15 de cada mês e não
marcar a ocorrência em 15 de abril como completa, em maio, ainda poderá ver a tarefa de 15 de abril. Depois de
marcar a tarefa de 15 de abril como concluída, a ocorrência de 15 de maio da tarefa aparecerá.
6. Clique em OK para fechar a caixa de diálogo Recorrência da Tarefa.
7. Se você quiser adicionar um alerta de lembrete, marque a caixa de seleção Lembrete para ativar e insira a data e a
hora do lembrete.
8. Você pode especificar um som personalizado para ser executado com seu lembrete. Clique em , clique em
Procurar, selecione o arquivo de som a ser executado, clique em Abrir e, em seguida, clique em OK. Isso altera o som
do lembrete apenas para essa tarefa.
9. Se você desejar controlar seu progresso nessa tarefa, nas caixas Status, Prioridade e % Concluída, digite ou
selecione as opções desejadas.
Os campos Status e % Concluída dependem um do outro. Quando você altera o valor em um campo, o valor no outro
campo é alterado proporcionalmente.
Status % Concluída
Não iniciada 0
Em andamento 1-99
Concluída 100
Aguardando outra pessoa 0-100
Adiada 0-100
10. Se você desejar atribuir uma categoria de cores a sua tarefa, na guia Tarefa, no grupo Opções, clique em Categorizar
e clique em uma das entradas a partir do menu. Para mais categorias de cores, clique em Todas as Categorias.
A primeira vez em que você usar uma categoria de cores, será solicitado a fornecer um nome que seja mais
significativo para você. Você pode criar categorias de cores personalizadas, associar cores personalizadas com as
categorias de cores e atribuir teclas de atalho. Clique em OK para retornar à janela Tarefa.
DICA Mudou de idéia sobre uma atribuição de categoria de cores? Clique com o botão direito do mouse na cor ou no
nome da categoria de cores e clique em Limpar Nome de Categoria ou Limpar Todas as Categorias.
11. Se sua tarefa envolver uma pessoa ou organização em seus Contatos, você poderá criar um link rápido para o contato,
clicando em Contatos na parte inferior da janela e selecionando uma entrada. Clique em OK para fechar a caixa de
diálogo Selecionar Contatos.
12. Se você não desejar que outras pessoas vejam uma entrada de tarefa compartilhada, na guia Tarefa, no grupo
Opções, clique em Particular.
13. Se você desejar inserir milhagem, horas de trabalho e outras informações para cobrança, na guia Tarefa, no grupo
Mostrar, clique em Detalhes. Digite as informações nas caixas de texto Trabalho estimado, Trabalho real, Milhagem
e Informações para cobrança.
14. Na guia Tarefa, no grupo Salvar, clique em Salvar e Fechar.
DICA Para mover uma tarefa para cima ou para baixo na lista, clique e arraste o item para a posição desejada. Quando você
arrastar a tarefa, uma linha vermelha com setas indica onde a tarefa será colocada quando você liberar o botão do mouse.
(ÍNDICE)
