Učinkoviti sastanci

8/16/2019 Učinkoviti sastanci

1/12

Studij poduzetnišva u Pazinu

Poslovne komunikacije

Ivan Maresti

Travanj 2016.

Uinkoviti sastanci


2/12

Pojam ! i zašto se odr"avaju sastanci

Sastanak je svaki kontakt s jednom ili više osobabez obzira na vrijeme,način i mjesto.

Tri osnovna cilja:

o Rasprava

o Donošenje odlukeo Donošenje odredbe

Razjašnjavanje ciljeva sastanka

o Izmjena i procjena informacija

o Rješavanje problema

o Rješavanje sukoba

o Potraga za nadahnućem


3/12

#edostaci odr"avanja sastanka

Danas se svakodnevno održava velik broj sastanaka od kojih su mnoginepotrebni (pa predstavljaju gubljenje vremena) ili nisu uspješni (neispunjavaju ciljeve)

Emocionalna cijena sudionika (osjećaju se kao beskorisni statisti)

- Over 11 million business meetings are held every day

in the U.S.

-

Managers spend ! to "! per#ent o$ their time inmeetings.

- Most pro$essionals attend around %& meetings'month,(ith ) *!+ o$ these per#eived as a (aste o$ time.

- produ#tive meeting o$ top managers #osts

thousands o$ dollars per hour- unprodu#tive meetings

#ost more

- One su##ess$ul #ompany banned meetings bet(een

a.m. and / p.m.- others have a 0meeting$ree day2 ea#h

(eek- others have stand up meetings 3don4t sit

do(n5. . .


4/12

Tri osnovna koraka uspješno$ sastanka

Kako bi sastanak imao što uspješniji ishod potrebna su tri

osnovna koraka.

Planiranje

•ODE!"#$%&E '"&$•DE"%"$%&E "*+OD$ (E,-$$)•D%E#%" ED•",/O0 "*$ *-D"O%"K$1 2ED+OD%$ O/$#"&E* *-D"O%"K$

Tijek

•,$2O3"%&$%&E $,O4O#O$•"%O5"$%&E 6 in7ormiranje partnera o 8injeni8nom stanju9 željama9 :ahtjevima9problemima. 2ostavljanje pitanja9 slušanje partnera• $4-5E%"$%&E 6 koristiti se jednostavnim9 jasnim i to8nim argumentima•DO%O;E%&E OD-K$9 ,$#;E$K $,4O#O$

Aktivnosti poslije

• OCJENA SASTANKA• NAPRAVITI ZAPISNIK • PRIPREMA ZA DOGOVORENE AKTIVNOSTI


5/12

Priprema sastanka

Da bi sastanak bio uspješan9 važno ga je dobropripremiti<

o

Odre=ivanje ciljao ":bor sudionikao Dnevni redo -loge sudionikao 2rethodna obavijest sudionicima


6/12

%iljevi sastanka

-spješnost sastanka mjeri se ciljevimapostavljenima prije sastanka9 :ato je važno imati jasno odre=ene ciljeve i jasno odre=ene ulogesudionika sastanka


7/12

Sadr"aj sastanka

,$2O3"%&$%&E $,O4O#O$ 6 uspostavljanjekontakta sa sugovornicima9 stvaranje ugodne atmos7ere9privla8enje po:ornosti9 pobu=ivanje interesa.

"%O5"$%&E 6 in7ormiranje partnera o 8injeni8nomstanju9 željama9 :ahtjevima9 problemima. 2ostavljanjepitanja9 slušanje partnera.

$4-5E%"$%&E 6 koristiti se jednostavnim9 jasnim ito8nim argumentima.

#ažno je imati na umu redoslijed argumenata 6 >dvogrbostargumentacije? (najja8e mjesto je prvo i posljednje)

*a8uvati jedan argument u re:ervi.


8/12

Sadr"aj sastanka

%E-$","$%&E 2"4O#O$ 6 njime ja8amo svojuuvjerljivost

ehnike neutrali:iranja koje možete primijeniti< navo=enje re7erenci9da9 ali@ metoda9 metoda ispitivanja9 preventiva@

DO%O;E%&E OD-K$9 ,$#;E$K $,4O#O$ 6 osnovnemisli treba sažeti9 ponoviti9 a :aklju8ak što upe8atljivije 7ormulirati


9/12

Iz&or stola za sastanak

6

6

7rezenta#ija8oditelj na čelu stola

2ložaj daje prednosti voditelju.*udjelovanje i prekid od strane publike jeograni8en.

U oblika stola9ednakost članstva.

%ema sumnje o tome tko je voditelj sastankaDobra vidljivost :a sve.

Okrugli stol:emokratski

#elika vidljivost od strane sudionika .-o8liv je govor tijela sudionika.2ogodan :a sudjelovanje svih sudionika iinterakciju.


10/12

'vali(kacija tipova sudionika

*va=alica i negativac 2o:itivac *ve:nalica /rbljavac

2lašljivko +ladnoAodbojni sugovornik %e:ainteresiran #elika :vjerka

2italica


11/12

)ktivnosti poslje sastanka * ocijena sastanka

;toB ciljevi ,aštoB ra:log :a promjene KakoB procedure

* 8imeB

potrebni resursi koB sudionici 4djeB mjesta doga=anja

KadaB

rokovi ":vijestitiB povratne in7ormacije %astavakB sljedeće aktivnosti


12/12

+akljuak

*$*$%'" *- &ED"%" %$3"% ,$ DO%O;E%&EOD-K$ " O %&"+O#O& -3"%KO#"O*"

O#"*" -*2&E+ " 2O&ED"%$%'$ "O4$%",$'"&$.

Dajmo im :ato prioritet unašem planiranjuC

Documents

Učinkoviti sastanci