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Análisis de la Gestión Administrativa
http://analisisdegestionadministrativa.blogspot.com/
Unidad III: La Organización y el Análisis de la Gestión Administrativa
De
http://analisisdegestionadministrativa.blogspot.com/
El cambio es ley de vida. Cualquiera que sólo mire al pasado o al presente, se perderá el futuro. John Fitzgerald Kennedy (1917-1963) Político estadounidense.
“El examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia con el cual
se están cumpliendo la Planificación, la organización, la dirección, la coordinación, la ejecución y el control de los
objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al
mejoramiento continuo de las mismas, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control,
mediante la mejor utilización de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas
y políticas de la verdadera administrativa”.
Planificación, Organización, Dirección, Coordinación, Ejecución y Control de los
Objetivos.
En pocas palabras el Análisis de la Gestión Administrativa se aplica a todas las fases del
PROCESO ADMINISTRATIVO
El Análisis de la Gestión Administrativa y la Organización
El Análisis de la Gestión Administrativa y la Organización
ADMINISTRACIÓN
Es la disciplina científica, la técnica y el arte que
tiene como objetivo el estudio de las
organizaciones para:
Describirla.
Comprender su funcionamiento y su conducta.
Predecir sus acciones.
Influir en su comportamiento, gestionar su
desarrollo.
El Análisis de la Gestión Administrativa y la Organización
Según Stephen Robbins
"La administración es el proceso de llevar a cabo
actividades eficientemente con personas y por
medio de ellas"
ADMINISTRACIÓN
Planificación
Consiste en el proceso de seleccionar y desarrollar el mejor curso de acción para
alcanzar los objetivos propuestos. Es determinar que se ha de hacer para la
toma de decisiones en el esclarecimiento de objetivos, establecimiento de políticas, fijación de programas y
campañas, determinación de métodos y procedimientos específicos y fijación de
las previsiones diarias.
Planificación
La planificación según pioneros de la administración
"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein,1998)
"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998)
Planificación
La planificación según pioneros de la administración
"La planificación es seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales. George Terry (1999)
"La planificación es una técnica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de la empresa.“ Idalberto, Chiavenato (2005)
Características de la Planificación
Es un proceso permanente y continuo: no se agota.
Siempre orientada hacia el futuro, ligada a la previsión.
Busca la racionalidad en la toma de decisiones, disminuye la incertidumbre.
Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas.
Es sistemática debe abarcar la organización como totalidad.
Es repetitiva incluye pasos o fases que se suceden.
Es una técnica de asignación de recursos.
Es una técnica cíclica, permite condiciones a medida que se ejecuta.
Es una función administrativa que interactúa con las demás.
Es una técnica de coordinación e integración.
Es una técnica de cambio e innovación.
Ventajas de la Planificación
Requiere actividades con orden y propósito
Señala la necesidad de cambios futuros.
Contesta a las preguntas "y que pasa si…"
Proporciona una base para el control.
Estimula la realización y cumplimiento de objetivos.
Obliga a la visualización del conjunto, a ver las relaciones de importancia.
Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones.
Ayuda al gerente obtener status.
Principios de la Planificación
Principio de la contribución a objetivos.
Principio de la primacía de la planificación.
Principio de la iniciación de la planificaciones la alta gerencia.
Principio de la penetración de la planificación.
Principio de la flexibilidad de la planificación.
Principio de los factores limitantes.
Principio de estrategias , programas y políticas eficaces.
Desventajas de la Planificación
Está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros.
La planificación cuesta mucho, muchos prefieren gastar el dinero en ejecutar el trabajo físico.
Tiene barreras psicológicas Presente/futuro.
Ahoga la iniciativa.
Demora las acciones. Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones.
Es exagerada por los planificadores.
Tiene limitado valor práctico.
Planificación Establecimiento de Objetivos:
Es determinar a grandes rasgos el rumbo o destino a ser alcanzado por la Organización a mediano y largo plazo con base
a los principios organizacionales (Misión, Visión y Valores)
Nivel Estratégico
Fijación de Metas: Fijación de los resultados en términos y parámetros específicos
a ser alcanzados por la organización a corto y mediano plazo sobre la base de los objetivos.
Nivel Táctico
Elaboración de Programas: Configuración de Planes de acción particulares y por áreas mediante los cuales se pretende alcanzar una determinada
meta a corto plazo.
Nivel Operativo
Planificación
Tipos de Planificación:
Planificación Estratégica: Establece la
Misión, Visión, Valores y
Objetivos a largo plazo de
la organización.
Planificación Normativa: Establece las
pautas de acción mediante
las Normas y Procedimientos con base en la Planificación Estratégica.
Planificación
Táctica-Operacional: Establece las metas a ser
alcanzadas a corto y
mediano plazo y diseña los programas
para alcanzarlos.
Planificación Situacional:
Adapta los planes y
programas a las distintas situaciones que se van
presentando a lo largo de su
ejecución.
Planificación Prospectiva: Establece las
acciones específicas
para prever las variaciones en
el entorno.
El Examen de Planificación
01 Evaluar el Cuerpo Filosófico: Determinar si están claramente establecidas la Misión, Visión y
Valores organizacionales.
02 Evaluar los Objetivos :
Determinar si están claramente establecidas los objetivos de la organización, si estos se adaptan a la Misión, Visión y Valores, y
si son perfectamente realizables y factibles.
03 Evaluar las Políticas:
Determinar si están claramente establecidas las políticas de la organización, y si están ajustadas a los Valores Organizacionales
y a los objetivos.
El Examen de Planificación
04 Evaluar el Presupuesto:
Determinar si existe un Presupuesto de Gestión, si en este se establecen claramente las metas por áreas de gestión, si estas
se adaptan a los objetivos, son verificables y factibles.
05 Evaluar los Programas:
Determinar si se han elaborado planes y programas por áreas de gestión para el cumplimiento de las metas presupuestadas, y si estos programas garantizan el cumplimiento de esas metas.
06 Comparar Programas y Procedimientos: Determinar si los procedimientos existentes se ajustan a lo
establecido en los planes y programas.
El Examen de Planificación
Caso No. 1: La Empresa “Calzados 21 C.A.” está en
proceso de Certificación ISO, y ha contratado a un grupo de asesores que deberá efectuar en los próximos meses un proceso de Auditoria Administrativa a fin de iniciar el proceso de adaptación de la empresa a esta norma de calidad.
En la revisión se determinó que a pesar
de que la empresa tiene 15 años de fundada nunca ha establecido su
Misión, Visión y Valores.
¿Qué sucede en este Caso?
¿Cómo afecta esto a la Organización?
¿Cómo afecta esto a la Planificación?
¿Qué se debería hacer?
El Examen de Planificación
Caso No. 2: La empresa Empanadas El Terminal C.A.
es un negocio familiar que ha tenido gran éxito en el mercado local,
mediante la elaboración artesanal de empanadas que son comercializadas.
Tras 25 años de actividades, la empresa ha logrado establecer tres sucursales
en la ciudad de Barquisimeto. En su Visión establece : “Liderar el
mercado latinoamericano e incursionar en otros mercados internacionales para
promover la cocina tradicional venezolana”, mientras que entre sus
objetivos a mediano plazo está el abrir nuevas sucursales en toda la ciudad.
¿Qué sucede en este Caso?
¿La Visión de la empresa se ajusta a sus objetivos?
¿Cómo afecta esto a la planificación?
¿Qué se debería modificar?
El Examen de Planificación
Caso No. 3: La empresa Tenería Mi Vaquita C.A., instalada en las zonas cercanas a un
importante cuenca fluvial, se encarga del procesamiento industrial de pieles
animales.
Entre sus valores señala como uno de los más importantes el de ”La
Responsabilidad Ambiental”. A pesar de ello en la empresa no existen políticas
claramente establecidas sobre la manipulación de los desechos sólidos de la planta, y el cumplimiento de la
normas en esta materia está sometida al criterio del gerente de turno.
¿Qué sucede en este Caso?
¿Se alinea esta situación con los valores de la empresa?
¿Se ajustan las políticas a los valores de la empresa?
¿Qué se debería modificar?
El Examen de Planificación
Caso No. 4: La empresa “Mermeladas Venezuela C.A.”, dedicada a la elaboración de
mermeladas de frutas para el mercado venezolano, al cual ha atendido
exitosamente durante 20 años. A propósito del ingreso de Venezuela al
Mercosur se ha establecido como objetivo para los próximos dos años
incursionar y posicionarse con el 80 % del mercado del norte de Brasil de casi 40 millones de habitantes. Al revisar su Presupuesto no se tiene previsto para el próximo año ningún incremento en
la producción, ni tampoco ninguna inversión para incrementarla.
¿Qué sucede en este Caso?
¿Son congruentes Objetivos y las Metas?
¿Está bien formulado el Presupuesto de Gestión?
¿Qué se debería modificar?
El Examen de Planificación
Caso No. 5: La empresa “Venezuela BioTecnologic C.A.” tras un costoso proceso de investigación y desarrollo, logró iniciar la producción de una nueva línea destinada a Laboratorios Médicos. La producción se ha iniciado con
mucha intensidad por lo que la salida al mercado de la nueva línea está prevista para los próximos 3 meses. Revisando el presupuesto anual nos encontramos con
que no existe un Programa de Capacitación sobre la nueva línea para el personal de
ventas, ni tampoco existe un programa de adaptación del área de almacenamiento, ni
un programa de publicidad para promocionar la nueva línea entre los
clientes de la empresa.
¿Qué sucede en este Caso?
¿Los Programas se ajustan a las metas establecidas?
¿Está bien formulado el Presupuesto de Gestión?
¿Qué se debería modificar?
El Examen de Planificación
Caso No. 6: La empresa “Perfumerías La Bella C.A.”
con un total de 20 Sucursales, ha iniciado un proceso de reingeniería de procesos mediante el cual pretende transformar
sus tiendas a la modalidad de autoservicio. Para ello ha modificado
totalmente la infraestructura de almacenes y pisos de ventas,
incorporando la tecnología a la parte de manipulación de inventarios y facturación. A pesar de ello los
procedimientos de la empresa aún se ajustan al viejo esquema de facturación y no a la modalidad de punto de venta, lo
que ha afectado su operatividad y las medidas de control.
¿Qué sucede en este Caso?
¿Los Programas se ajustan a los Procedimientos?
¿Está bien formulado el Programa de Reingeniería?
¿Qué se debería modificar?
Organización
Viene dada por el proceso de determinar y establecer la
estructura, los procedimientos y los recursos necesarios,
apropiados para el curso de acción seleccionado. Consistiendo en
agrupar las actividades pertinentes para la ejecución de planes de unidades directivas y la definición de las relaciones entre
los ejecutivos y los empleados.
Es establecer unidades de mando, definir áreas de control y supervisión,
homogeneizar las asignaciones y fijar
responsabilidades y delegar autoridad.
Organización “…Organizar una empresa es
proveerla de todo lo que es útil para su funcionamiento: materias,
herramientas, capitales y personal”. Dávila C. (1996) citado por (Fayol,
1961)
Organización significa estructurar e integrar los recursos y los órganos encargados de su administración,
relacionarlos y fijarles sus atribuciones. Chiavenato I. (2001)
Organización Objetivos de la Organización
Diseñar Estructuras Eficientes:
Para garantizar que estas se adapten a la realidad de la organización y
garanticen el cumplimiento de los objetivos.
Distribuir mejor el Trabajo:
Dividir las distintas funciones y tareas de la organización entre sus distintas unidades bajo criterios de eficiencia, eficacia y coordinación de esfuerzos.
Mejorar las Relaciones Internas:
Mediante el diseño de estructuras que faciliten la comunicación y la
interacción de toda la organización.
Diseñar Procesos Eficientes:
Que permitan la ejecución de las tareas de manera confiable, en los tiempos,
cantidades y calidades requeridas.
Organización Principios de Organización
Autoridad Consiste en el derecho de mandar y el poder de hacerse
obedecer, siendo “el Poder” la habilidad de ejercer influencia, por lo tanto refuerza la autoridad.
Responsabilidad Es el deber que tiene un subordinado de cumplir con las
tareas encomendadas dependiendo su grado de responsabilidad de la función que realiza y la jerarquía que
ocupa en la organización.
Organización Principios de Organización
Delegación Es el proceso mediante un Jefe da a un subordinado la autoridad
necesaria para realizar una tarea. Se lleva a cabo cuando las actividades crecen o aumentan en complejidad.
Departamentalización Consiste en dividir y agrupar las actividades de una
organización para que contribuyan al logro de los objetivos, aumentando así la eficiencia de la organización.
Organización Principios de Organización
Unidad de Mando Para la ejecución de un acto cualquiera una persona solo debe recibir órdenes de un jefe, es lo que se conoce como Unidad de Mando. Sin
embargo en la actualidad las organizaciones están apuntando a estructuras en redes en donde este mando se diversifica.
Tramo de Control Es el número de empleados que deben reportar a un Gerente.
Determina cuanto debe monitorear un gerente a sus subordinados.
Organización Principios de Organización
Jerarquización Es establecer líneas de autoridad (de arriba hacia abajo) a través de
los diversos niveles y delimitar la responsabilidad de cada empleado.
Unidad de Objetivos Toda organización debe estar orientada al logro de su misión,
objetivos y metas, la estructura debe ser una herramienta para alcanzarla.
Organización Para lograr adecuados niveles de:
Autoridad Responsabilidad Delegación Departamentalización Unidad de Mando Tramos de Control Jerarquización Unidad de Objetivos
Se requiere un
adecuado Diseño Organizacional:
Proceso para comprometer a dos o
más personas para que trabajen juntas de
manera estructural con el propósito de alcanzar una meta o una serie de
metas específicas.
Organización Proceso de Diseño Organizacional
Diseño de Estructura: Proceso de creación de las distintas
unidades de la Organización y el establecimiento de sus relaciones
funcionales (Organigramas).
Asignación de Funciones y Tareas:
Proceso de distribución de las distintas funciones y tareas entre las distintas unidades (Manuales de Funciones)
Diseño de Procesos: Proceso de estructuración de los
distintos proceso a ser ejecutados por cada unidad de la Organización
(Manuales de Normas y Procedimientos)
El Examen de Organización
01 Evaluar la Estructura Organizativa: Implica un análisis completo de la misma mediante su
Organigrama verificando el cumplimiento de cada uno de los principios de organización.
02 Evaluar las Relaciones Internas:
Consiste en verificar como se desarrollan las relaciones entre las distintas unidades de la organización en base a lo previsto
en el organigrama y los manuales de la organización, determinando el grado de funcionalidad y fluidez en las
mismas.
El Examen de Organización
03 Evaluar los Cuadros Ocupacionales:
Implica verificar como están distribuidas las funciones y tareas entre las distintas unidades, determinando si la misma se realiza con criterios de efectividad y eficiencia, así como la
existencia de posible duplicidad de asignaciones.
04 Evaluar las Necesidades del Cargo
Consiste en verificar sobre la base de las funciones y tareas asignadas a cada unidad o cargo, los recursos disponibles para la ejecución de las mismas. En este caso se evalúa la cantidad de personas asignadas a dicha unidad, el perfil que deben tener esas personas, así como la cantidad y tipo de recursos materiales, tecnológicos, organizacionales y financieros requeridos y asignados para esa unidad.
El Examen de Organización
05 Evaluar los Procesos:
Implica un extenso y complejo proceso de revisión de cada uno de los procedimientos ejecutados en cada unidad. Abarca entre
otros aspectos: (1) Estructuración de cada Proceso.
(2) Cumplimiento de lo establecido en los Manuales de Normas y Procedimientos, Instructivos Especiales .
(3) Nivel de eficiencia y eficacia en la ejecución de los Procesos (Mediciones del Trabajo).
El Examen de Organización
Caso No. 1: El Organismo “Fundación para el Desarrollo
Regional “ atraviesa por un proceso de reestructuración administrativa con el
Objetivo de agilizar sus procesos y disminuir sus costos operativos. Para ello se contrata
un grupo de Auditores Externos para evaluar toda su área organizativa. Durante la
Auditoría se determina que posee una estructura muy vertical, con muchos niveles
jerárquicos lo que implica que cada procedimiento requiera de ser autorizado por muchos funcionarios. Igualmente se
observa una estructura muy dispersa con un alto grado de especialización donde existen
muchas unidades con funciones muy especificas y a veces poco relevantes.
¿Qué sucede en este Caso?
¿Cómo evaluarías la Estructura Organizativa?
¿Qué tan funcional es la Estructura Organizativa?
¿Qué habría que modificar?
El Examen de Organización
Caso No. 2: La empresa “Embotelladora Barquisimeto”
decide contratar un servicio de especialistas para evaluar sus procesos de despacho de
productos. En la revisión realizada se determina que el despacho de productos
depende del almacén de productos terminados, que por razones de control
depende directamente de la Gerencia de Producción y no de la Gerencia de Ventas como en otras empresas, por lo cual todas las órdenes de despacho de productos que
emiten los vendedores, luego de ser revisadas por el Gerente de Ventas, deben
ser aprobadas por el Gerente de Producción quien luego las remite al Departamento de Transporte que depende de Operaciones.
¿Qué sucede en este Caso?
¿Cómo evaluarías las Relaciones Funcionales?
¿Cómo afectan estas Relaciones a los Procesos?
¿Qué habría que modificar?
El Examen de Organización
Caso No. 3: La empresa “Industrias Lara C.A.” está
revisando los procedimientos de su Departamento de Compras. En la revisión se determina que tanto el Analista de Compras,
como el Analista de Cuentas por Pagar y el Analista de Tesorería ejecutan la misma función de revisión de recaudos de los
proveedores tanto al momento de emitir las Ordenes de Compra, como al Procesar las Cuentas por Pagar como al momento de
emitir las Ordenes de Pago. Esto implica que los tres funcionarios deban ubicar en
archivos los mismos recaudos, manipularlos, y verificarlos, ocasionando a veces retrasos en el proceso, perdidas de
recaudos y posiciones encontradas.
¿Qué sucede en este Caso?
¿Cómo evaluarías la Distribución de Funciones y
Tareas?
¿Cómo afectan esta distribución a los Procesos?
¿Qué habría que modificar?
El Examen de Organización
Caso No. 4: La empresa “Cauchos Venezuela C.A.” ha iniciado un proceso de Downsizing que
implica revisar la Asignación y redistribución de funciones y tareas. Realizando una revisión de la Nomina de la empresa, determina la siguiente distribución de
personal en la Gerencia de Mercadeo y Ventas: Departamento de Ventas (4
Personas) , Departamento de Análisis de Mercado (2 Personas), Departamento de Reclamos (1 Persona), Departamento de
Mercadeo Directo (2 Personas), Departamento de Publicidad (4 Personas) , y
Departamento de Relaciones Públicas (2 Personas).
¿Qué sucede en este Caso?
¿Cómo evaluarías la Asignación de Personal a
cada unidad?
¿Cómo afectan esto la Eficiencia de la Gerencia?
¿Qué habría que modificar?
El Examen de Organización
Caso No. 5: La empresa “Ferreterías Unidas C.A.” está
efectuando una revisión de los procesos de pago de personal. En el proceso detecta que
se están produciendo unos retrasos en la cancelación de la nómina del personal de nuevo ingreso de hasta 3 meses debido a
que mientras el personal no supera su periodo de prueba de 60 días el mismo no
puede ser incluido en el Sistema de Nómina, sino que debe ser incluido en un sistema de
nómina paralelo. Posterior a ello se requieren 15 días para que sea autorizado su contratación por el Gerente de RRHH, 7 días para se incluya en presupuesto, 7 días para incluirlo en sistema, y mínimo 15 días para que se le active la cuenta bancaria nómina.
¿Qué sucede en este Caso?
¿Cómo evaluarías el Proceso?
¿Cómo afectan esto a la empresa?
¿Qué habría que modificar?