Embed Size (px)
Citation preview
Uživatelská příručka systému e-spis LITE
-1-
ICZ a.s. Správa a řízení dokumentů Na hřebenech II 1718/10 147 00 Praha 4 Tel.: +420-222 271 111 Fax: +420-222 271 112 Internet: www.i.cz
Uživatelská příručka systému e-spis LITE
Vypracoval kolektiv pracovníků ICZ a.s. Předáno dne 26.10.2017 Verze 3.1.0
-2-
Správa dokumentu
Záznam změn
Datum Autor Verze Popis změn
01. 10. 2009 ICZ 1.0 Žádný předchozí dokument 27. 11. 2009 ICZ 1.1.1 Úpravy dle funkčnosti systému 15. 3. 2010 ICZ 2.0.0 Úpravy dle funkčnosti systému; popis úprav v kap. 1.2 7.7.2010 ICZ 2.1.0 Úpravy dle funkčnosti systému 31.12.2010 ICZ 2.2.0 Úpravy dle funkčnosti systému 17.6. 2011 ICZ 2.3.0 Úpravy dle funkčnosti systému 1.8. 2011 ICZ 2.3.1 Úpravy dle funkčnosti systému 26.9. 2011 ICZ 2.3.3 Úpravy dle funkčnosti systému 13.1. 2012 ICZ 2.4.0 Úpravy dle funkčnosti systému 22.6. 2012 ICZ 2.5.0 Úpravy dle funkčnosti systému 17.7. 2012 ICZ 2.5.1 Úpravy dle funkčnosti systému 30.11. 2012 ICZ 2.5.4 Úpravy dle funkčnosti systému 1. 8. 2013 ICZ 2.6.0 Úpravy dle funkčnosti systému 1. 7. 2017 ICZ 3.0.0 Úpravy dle funkčnosti systému 26. 10. 2017 ICZ 3.1.0 Úpravy dle funkčnosti systému
Kontrolovali
Jméno Pozice
Ing. Pavel Machánek Vedoucí projektu ICZ a.s.
Distribuce
Kopie č.
Jméno Umístění
1 Knihovna projektu ICZ a.s, Správa a řízení dokumentů, Na hřebenech II 1718/10, Praha 4
Tento dokument je určen pouze pro vnitřní potřebu organizace. Žádná část tohoto dokumentu nesmí být zveřejněna mimo tuto organizaci, a to v žádné podobě, bez předchozího písemného souhlasu firmy ICZ a.s.. V dokumentu bylo použito názvů firem a produktů, které mohou být chráněny patentovými a autorskými právy nebo mohou být registrovanými obchodními značkami podle příslušných ustanovení právního řádu.
-3-
Obsah a rejstříky Obsah příručky:
1. Úvod ................................................................................................................................. 11
1.1. Co je to e-spis LITE – krátký popis aplikace ........................................................... 11
1.2. Přehled úprav aplikace e-spis LITE – verze 3.1.0 .................................................... 11
1.2.1. Hlavní novinky ................................................................................................. 11
1.2.2. Opravy .............................................................................................................. 13
2. Uživatelé e-spis LITE ..................................................................................................... 14
3. Popis uživatelského prostředí ........................................................................................ 15
3.1. Informace o uživatelském účtu ................................................................................ 15
3.2. Uživatelské nastavení obsahu složky ....................................................................... 16
3.2.1. Výběr zobrazovaných sloupců a nastavení jejich šířky ................................... 16
3.2.2. Nastavení pořadí zobrazovaných sloupců ........................................................ 17
3.3. Přehled objektů spisové služby ................................................................................ 18
4. Referent ........................................................................................................................... 19
4.1. Uživatelské prostředí ................................................................................................ 19
4.1.1. Složky referenta ................................................................................................ 19
4.2. Základy práce s dokumentem ................................................................................... 20
4.2.1. Založení dokumentu ......................................................................................... 20 4.2.1.1. Vyplnění položek dokumentu ............................................................................................... 27
4.2.2. Záložky dokumentu .......................................................................................... 32 4.2.2.1. Záložka Info ......................................................................................................................... 33 4.2.2.2. Záložka Spis ......................................................................................................................... 39 4.2.2.3. Záložka Historie .................................................................................................................. 40 4.2.2.4. Záložka Soubory .................................................................................................................. 41 4.2.2.5. Záložka Související .............................................................................................................. 42
4.2.3. Úprava dokumentu ........................................................................................... 44
4.2.4. Založení odpovědi na doručený dokument ...................................................... 44 4.2.4.1. Vyřazení odpovědi z evidence .............................................................................................. 46
4.2.5. Vytvoření kopie dokumentů ............................................................................. 46
4.2.6. Tisk štítku dokumentů ...................................................................................... 47
4.3. Základy práce se spisem ........................................................................................... 50
4.3.1. Založení spisu ................................................................................................... 50 4.3.1.1. Záložka Info ......................................................................................................................... 52 4.3.1.2. Záložka Historie .................................................................................................................. 53 4.3.1.3. Záložka Související .............................................................................................................. 53
4.3.2. Úpravy ve spisu ................................................................................................ 53 4.3.2.1. Vložení dokumentu do spisu ................................................................................................. 53 4.3.2.2. Vyjmutí dokumentu ze spisu ................................................................................................. 55 4.3.2.3. Vyřízení spisu ....................................................................................................................... 57 4.3.2.4. Uzavření spisu ..................................................................................................................... 60 4.3.2.5. Vrácení spisu ke zpracování ................................................................................................ 61 4.3.2.6. Zrušení (anulování) spisu .................................................................................................... 62
4.3.3. Tisk spisové obálky včetně soupisu vložených dokumentů ............................. 63
4.3.4. Tisk štítku spisu ................................................................................................ 65
4.4. Práce se soubory (el. dokumenty) ............................................................................ 66
4.4.1. Vložení souboru ............................................................................................... 67
4.4.2. Verzování souboru ........................................................................................... 68 4.4.2.1. Vložení nové verze souboru ................................................................................................. 68 4.4.2.2. Zobrazení verzí souboru ...................................................................................................... 68
-4-
4.4.3. Konverze do formátu PDF/A ........................................................................... 68
4.4.4. Připojení elektronického podpisu ..................................................................... 69 Nelze-li se k ICZ Desktop Tools připojit, je nutné IDT spustit – v zobrazeném dialogovém okně (obr. 65)
zvolte možnost [Spustit IDT]. .................................................................................................................. 69
4.4.5. Označení časovým razítkem ............................................................................. 71
4.4.6. Současné opatření souboru elektronickým podpisem a časovým razítkem ..... 71
4.4.7. Předat k podpisu ............................................................................................... 72 4.4.7.1. Zrušení/Odmítnutí podepisování .......................................................................................... 73
4.4.8. Odstranění souboru .......................................................................................... 73
4.4.9. Zobrazení obsahu souboru ............................................................................... 73
4.5. Vypravení vlastního dokumentu .............................................................................. 74
4.5.1. Evidence jedné zásilky ..................................................................................... 75 4.5.1.1. Evidence poštovního vypravení ........................................................................................... 76 4.5.1.2. Evidence osobního vypravení .............................................................................................. 77 4.5.1.3. Evidence vypravení faxem ................................................................................................... 77 4.5.1.4. Evidence e-mailového vypravení ......................................................................................... 78 4.5.1.5. Evidence vypravení prostřednictvím elektronického formuláře........................................... 79 4.5.1.6. Evidence interního vypravení .............................................................................................. 80 4.5.1.7. Evidence vyvěšení na úřední desku ...................................................................................... 81 4.5.1.8. Evidence vypravení datovou zprávou .................................................................................. 83 4.5.1.9. Evidence vypravení datovou zprávou – komunikace s Registrem smluv.............................. 85
4.5.2. Evidence více zásilek k dokumentu ................................................................. 86
4.5.3. Úprava zásilky .................................................................................................. 87
4.5.4. Zrušení zásilky ................................................................................................. 88
4.5.5. Šablony obálek ................................................................................................. 88
4.5.6. Šablony dokumentů .......................................................................................... 89
4.5.7. Předání zásilky k odeslání ................................................................................ 89
4.5.8. Storno odeslání ................................................................................................. 92
4.5.9. Zápis výsledku doručení ................................................................................... 93
4.5.10. Zápis položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ .......................... 95
4.6. Kontrola existence datové schránky ......................................................................... 96
4.6.1. Evidence zásilky – kontrola datové schránky .................................................. 96
4.6.2. Předání zásilky k odeslání – kontrola datové schránky .................................... 97
4.6.3. Odeslání zásilky - kontrola datové schránky .................................................... 97
4.7. Řízení oběhu ............................................................................................................. 98
4.7.1. Předání objektu ................................................................................................. 98
4.7.2. Převzetí objektu ................................................................................................ 99
4.8. Změna stavu dokumentů a spisů .............................................................................. 99
4.8.1. Vyřízení objektu ............................................................................................... 99
4.8.2. Uzavření spisu ................................................................................................ 102
4.8.3. Vrácení dokumentu ke zpracování ................................................................. 102
4.8.4. Zrušení evidenčního záznamu ........................................................................ 102
4.9. Tiskové sestavy ...................................................................................................... 103
4.9.1. Tisk přehledu objektů ..................................................................................... 103
4.9.2. Tisk statistického přehledu ............................................................................. 104
4.10. Spisovna ................................................................................................................. 105
4.10.1. Založení ukládací jednotky ............................................................................ 105
4.10.2. Editace ukládací jednotky .............................................................................. 106
4.10.3. Vkládání objektů do UJ .................................................................................. 107
4.10.4. Vyjmutí objektů z UJ ..................................................................................... 107
4.10.5. Zrušení UJ ...................................................................................................... 108
4.10.6. Tisk obsahu UJ ............................................................................................... 108
4.10.7. Tisk štítku UJ na archivní krabice .................................................................. 109
4.10.8. Předání UJ do spisovny .................................................................................. 110
-5-
4.11. Vyhledávání ........................................................................................................... 110
4.11.1. Filtrování ve složkách .................................................................................... 111
4.11.2. Rychlé vyhledávání ........................................................................................ 111
4.11.3. Pokročilé vyhledávání .................................................................................... 112
4.11.4. Dynamické složky vyhledávání ..................................................................... 114 4.11.4.1. Založení dynamické složky ................................................................................................. 114 4.11.4.2. Zobrazení obsahu dynamické složky .................................................................................. 114 4.11.4.3. Editace dynamické složky .................................................................................................. 115 4.11.4.4. Odstranění dynamické složky............................................................................................. 115
5. Vedoucí .......................................................................................................................... 116
5.1. Uživatelské prostředí .............................................................................................. 116
5.2. Řízení oběhu - role Vedoucí ................................................................................... 116
5.2.1. Předání objektu – role Vedoucí ...................................................................... 116
5.3. Tisk statistiky – role vedoucí ................................................................................. 118
5.3.1. Statistiky podle uživatelů ............................................................................... 118 5.3.1.1. Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin – role vedoucí ............................ 118 5.3.1.2. Tisk statistického přehledu pro konkrétního uživatele – role vedoucí ............................... 119
5.3.2. Přehled poštovného ........................................................................................ 120
6. Podatelna a výpravna/Podatelna skupiny .................................................................. 121
6.1. Uživatelské prostředí .............................................................................................. 122
6.2. Řízení oběhu – role Podatelna a výpravna ............................................................. 123
6.2.1. Předání objektu – Podatelna a výpravna ........................................................ 123
6.3. Export adresáře subjektů ........................................................................................ 123
6.4. Tiskové funkce ....................................................................................................... 124
6.4.1. Tisková sestava podací deník ......................................................................... 124
6.4.2. Tisková sestava podací arch ........................................................................... 125 6.4.2.1. Tisk PPA pouze pro vybrané zásilky .................................................................................. 126
6.4.3. Tisková sestava přijatých/odeslaných datových zpráv ................................... 127
6.4.4. Statistika časových razítek ............................................................................. 128
6.4.5. Protokol předání do spisovny ......................................................................... 129
6.5. Zaevidování nového podání ................................................................................... 130
6.5.1. Evidence doručeného dokumentu .................................................................. 130
6.5.2. Evidence datové zprávy ................................................................................. 130 6.5.2.1. Načtení datových zpráv ...................................................................................................... 131 6.5.2.2. Evidence načtených datových zpráv .................................................................................. 132
6.5.3. Evidence e-mailového podání přijatého prostřednictvím e-Podatelny ICZ ... 133 6.5.3.1. Načtení e-mailových podání .............................................................................................. 134 6.5.3.2. Evidence načtených e-mailových podání ........................................................................... 134
6.6. Odeslání zásilek z organizace ................................................................................ 136
6.6.1. Odeslání zásilek – způsob odeslání Pošta, Interní, Datová zpráva ................ 136
6.6.2. Vyvěšení na úřední desku – způsob odeslání Úřední deska ........................... 136 6.6.2.1. Vyvěšení na úřední desku ................................................................................................... 136 6.6.2.2. Aktualizace údajů o vyvěšení ............................................................................................. 137 6.6.2.3. Svěšení z úřední desky ....................................................................................................... 138
6.7. Zápis výsledku doručení ......................................................................................... 138
6.7.1. Ruční zápis výsledku doručení k vybraným zásilkám ................................... 138
6.7.2. Zápis položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ ........................ 139
6.7.3. Hromadné stažení doručenek k odeslaným datovým zprávám ...................... 139
6.8. Komunikace s elektronickou spisovnou ................................................................. 140
6.8.1. Založení ukládací jednotky ............................................................................ 140
6.8.2. Předání a odeslání ukládací jednotky/objektů do spisovny ............................ 140
6.8.3. Vrácené objekty ze spisovny .......................................................................... 141
7. Integrace s ISZR (Informační systém základních registrů) ..................................... 143
-6-
7.1. Změny v uživatelském zobrazení ........................................................................... 143
7.1.1. Profil objektu .................................................................................................. 143
7.1.1. Výběr subjektu z adresáře .............................................................................. 144
7.2. Ověření adresy ........................................................................................................ 146
7.3. Ztotožnění subjektu ................................................................................................ 147
7.3.1. Ztotožnění subjektu typu FO .......................................................................... 147
7.3.2. Ztotožnění subjektu typu PO, PFO a OVM ................................................... 149
8. Integrace e-spis LITE s agendovými systémy integrovanými přes rozhraní "Best Practices" .............................................................................................................................. 151
8.1. Postoupení objektu externí agendě ......................................................................... 151
9. Závěr .............................................................................................................................. 153
Rejstřík obrázků:
obr. 1. Pracovní prostředí Referenta ................................................................................ 15
obr. 2. Uživatelské nastavení ............................................................................................. 16
obr. 3. Ikona pro výběr zobrazovaných sloupců ............................................................. 17
obr. 4. Nastavení sloupců ................................................................................................... 17
obr. 5. Složky e-spis LITE – Referent............................................................................... 19
obr. 6. Založení dokumentu ............................................................................................... 21
obr. 7. Prázdný formulář Doručeného dokumentu ......................................................... 21
obr. 8. Prázdný formulář Vlastního dokumentu ............................................................. 22
obr. 9. Zaevidovaný Doručený dokument ........................................................................ 26
obr. 10. Zaevidovaný Vlastní dokument ........................................................................ 26
obr. 11. Dialogové okno „Spisový plán“ ......................................................................... 28
obr. 12. Výběr subjektu z adresáře ................................................................................. 30
obr. 13. Kalendář pro výběr data ................................................................................... 30
obr. 14. Záložky dokumentu nevloženého do spisu ....................................................... 32
obr. 15. Záložky dokumentu vloženého do spisu ........................................................... 33
obr. 16. Evidence poštovního podání .............................................................................. 34
obr. 17. Evidence osobního podání ................................................................................. 35
obr. 18. Evidence e-mailového podání ............................................................................ 36
obr. 19. Evidence faxového podání ................................................................................. 37
obr. 20. Evidence interního podání ................................................................................. 38
obr. 21. Evidence anonymního podání ........................................................................... 39
obr. 22. Ukázka záložky Spis ........................................................................................... 40
obr. 23. Ukázka záložky Historie .................................................................................... 40
obr. 24. Ukázka detailu Historie ..................................................................................... 41
obr. 25. Ukázka záložky Soubory ................................................................................... 42
obr. 26. Vazba na související objekt ............................................................................... 43
obr. 27. Systémové vazby ................................................................................................. 43
obr. 28. Ukázka sestavy seznamu souvisejících objektů a systémových vazeb. .......... 44
obr. 29. Založení Odpovědi na doručený dokument ..................................................... 45
obr. 30. Vytvoření kopie dokumentu .............................................................................. 46
obr. 31. Tisk štítku čárových kódů ................................................................................. 48
obr. 32. Test připojení k ICZ Desktop Tools ................................................................. 48
obr. 33. Připojení k IDT ................................................................................................... 49
obr. 34. Spuštění IDT ....................................................................................................... 49
obr. 35. Výběr tiskárny štítku ......................................................................................... 49
obr. 36. Ukázka štítku ...................................................................................................... 49
-7-
obr. 37. Založení spisu...................................................................................................... 51
obr. 38. Profil nově zakládaného spisu ........................................................................... 51
obr. 39. Ukázka záložky Info ........................................................................................... 52
obr. 40. Založení nového vlastního nebo doručeného dokumentu do spisu ................ 53
obr. 41. Vložení dokumentu do spisu.............................................................................. 54
obr. 42. Dialogové okno Vložení do spisu ....................................................................... 54
obr. 43. Záložka Info – dokumenty zařazené ve spisu .................................................. 55
obr. 44. Vyjmutí dokumentu z detailu spisu .................................................................. 56
obr. 45. Vyjmutí dokumentu z detailu dokumentu ....................................................... 57
obr. 46. Vyřízení dokumentu z detailu spisu ................................................................. 58
obr. 47. Dialogové okno pro vyřízení dokumentu ......................................................... 58
obr. 48. Vyřízení dokumentu z jeho detailu ................................................................... 59
obr. 49. Hromadné vyřízení spisu včetně dokumentů................................................... 59
obr. 50. Uzavření spisu .................................................................................................... 60
obr. 51. Dialogové okno pro uzavření spisu z detailu ................................................... 61
obr. 52. Dialogové okno při hromadném uzavírání spisů ze složky ............................ 61
obr. 53. Vrácení spisu ke zpracování .............................................................................. 62
obr. 54. Zrušení spisu ....................................................................................................... 62
obr. 55. Dialogové okno pro zrušení spisu ..................................................................... 63
obr. 56. Tisk spisové obálky............................................................................................. 63
obr. 57. Spisová obálka včetně referátníku .................................................................... 64
obr. 58. Tisk štítku spisu .................................................................................................. 66
obr. 59. Vložení souboru .................................................................................................. 67
obr. 60. Záložka Soubory s připojeným souborem ....................................................... 67
obr. 61. Vložení nové verze .............................................................................................. 68
obr. 62. Zobrazení verzí souboru .................................................................................... 68
obr. 63. Soubor po konverzi ............................................................................................ 69
obr. 64. Test připojení k ICZ Desktop Tools ................................................................. 69
obr. 65. Připojení k IDT ................................................................................................... 69
obr. 66. Spuštění IDT ....................................................................................................... 70
obr. 67. Výběr certifikátu ze seznamu ............................................................................ 70
obr. 68. Výběr certifikátu ze souboru ............................................................................. 70
obr. 69. Soubor s připojeným el. podpisem .................................................................... 71
obr. 70. Soubor označený časovým razítkem ................................................................. 71
obr. 71. Předání k podpisu............................................................................................... 72
obr. 72. Detail předání k podpisu u podepisujícího ...................................................... 73
obr. 73. Ukázka zaevidované zásilky .............................................................................. 75
obr. 74. Evidence poštovní zásilky .................................................................................. 76
obr. 75. Evidence osobní zásilky ..................................................................................... 77
obr. 76. Evidence vypravení faxem ................................................................................. 78
obr. 77. Evidence vypravení e-mailem ........................................................................... 79
obr. 78. Evidence vypravení Elektronický formulář .................................................... 80
obr. 79. Evidence interní zásilky ..................................................................................... 81
obr. 80. Evidence vyvěšení na úřední desku bez zapnutého modulu „Integrace s eDeskou“ ............................................................................................................ 82
obr. 81. Evidence vyvěšení na úřední desku se zapnutým modulem „Integrace s eDeskou“ ............................................................................................................ 83
obr. 82. Evidence vypravení datovou zprávou .............................................................. 84
obr. 83. Portál veřejné správy pro zveřejnění záznamu v Registru smluv ................. 85
obr. 84. Portál veřejné správy - uložení XML dat ......................................................... 85
obr. 85. Nahrání vygenerovaných souborů - záložka Soubory .................................... 86
obr. 86. Evidence více zásilek .......................................................................................... 87
-8-
obr. 87. Výběr šablony obálky......................................................................................... 88
obr. 88. Výběr šablony dokumentu................................................................................. 89
obr. 89. Předání zásilek k odeslání .................................................................................. 90
obr. 90. Storno odeslání ................................................................................................... 92
obr. 91. Dialogové okno Storno odeslání ........................................................................ 93
obr. 92. Zápis výsledku doručení referentem ................................................................ 93
obr. 93. Doručenka datové zprávy .................................................................................. 94
obr. 94. Zápis doručení – detail dokumentu .................................................................. 94
obr. 95. Editace položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ z detailu dokumentu ......................................................................................................... 95
obr. 96. Editace položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ ze složky ....... 95
obr. 97. Kontrola existence datové zprávy – tlačítko [Zkontrolovat DS].................... 96
obr. 98. Nalezené datové schránky ................................................................................. 96
obr. 99. Kontrola existence datové zprávy – K odeslání ............................................... 97
obr. 100. Předání objektu .................................................................................................. 98
obr. 101. Dialogové okno Předání k vyřízení ................................................................... 98
obr. 102. Vyřízení objektu z jeho detailu ....................................................................... 100
obr. 103. Dialogové okno pro vyřízení objektu z detailu .............................................. 100
obr. 104. Dialogové okno při hromadném vyřízení objektů ze složky ........................ 100
obr. 105. Vrácení dokumentu ke zpracování ................................................................. 102
obr. 106. Zrušení evidenčního záznamu ......................................................................... 103
obr. 107. Dialogové okno pro zrušení záznamu ............................................................. 103
obr. 108. Tisk přehledu dokumentů ............................................................................... 104
obr. 109. Ukázka sestavy přehledu dokumentů ............................................................. 104
obr. 110. Tisk statistického přehledu referenta ............................................................. 104
obr. 111. Ukázka sestavy Statistický přehled referenta ................................................ 105
obr. 112. Založení nové UJ .............................................................................................. 105
obr. 113. Založení nové UJ .............................................................................................. 106
obr. 114. Zobrazení nové UJ ........................................................................................... 106
obr. 115. Detail UJ ............................................................................................................ 106
obr. 116. Vložení objektů do UJ ...................................................................................... 107
obr. 117. Vyjmutí objektu z UJ ....................................................................................... 108
obr. 118. Zrušení UJ ......................................................................................................... 108
obr. 119. Tisk obsahu UJ ................................................................................................. 109
obr. 120. Ukázka sestavy – obsah UJ .............................................................................. 109
obr. 121. Tisk štítku UJ .................................................................................................... 109
obr. 122. Ukázka štítku UJ .............................................................................................. 110
obr. 123. Detail dokumentu uloženého ve spisovně ....................................................... 110
obr. 124. Zadání filtračních kritérií ve sloupcích .......................................................... 111
obr. 125. Rychlé vyhledávání .......................................................................................... 112
obr. 126. Výsledek rychlého vyhledávání ....................................................................... 112
obr. 127. Pokročilé vyhledávání ...................................................................................... 113
obr. 128. Výsledek pokročilého vyhledávání ................................................................. 113
obr. 129. Založení dynamické složky .............................................................................. 114
obr. 130. Zobrazení obsahu dynamické složky .............................................................. 115
obr. 131. Složky e-spis LITE – Vedoucí ......................................................................... 116
obr. 132. Předání objektu ................................................................................................ 117
obr. 133. Dialogové okno Předání k vyřízení ................................................................. 117
obr. 134. Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin – role vedoucí .... 118
obr. 135. Ukázka sestavy Statistický přehled ................................................................ 119
obr. 136. Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin – role vedoucí .... 119
obr. 137. Tisk přehledu poštovného ................................................................................ 120
-9-
obr. 138. Ukázka přehledu výplatného........................................................................... 120
obr. 139. Složky e-spis LITE – Podatelna a výpravna .................................................. 122
obr. 140. Export adresáře subjektů ................................................................................ 124
obr. 141. Tisk podacího deníku ....................................................................................... 125
obr. 142. Ukázka sestavy podací deník ........................................................................... 125
obr. 143. Tisk podacího archu ......................................................................................... 126
obr. 144. Ukázka sestavy podací arch ............................................................................ 126
obr. 145. Tisk PPA pro vybrané zásilky ......................................................................... 127
obr. 146. Tisk seznamu přijatých/odeslaných datových zpráv .................................... 127
obr. 147. Ukázka sestavy doručených datových zpráv – formát PDF ......................... 128
obr. 148. Ukázka sestavy doručených datových zpráv – formát CSV ........................ 128
obr. 149. Statistika časových razítek .............................................................................. 128
obr. 150. Ukázka statistiky časových razítek ................................................................. 129
obr. 151. Protokol předání do spisovny .......................................................................... 129
obr. 152. Ukázka protokolu předání do spisovny .......................................................... 130
obr. 153. Načtení datových zpráv ................................................................................... 131
obr. 154. Dialogové okno Přihlášení k datové schránce ................................................ 131
obr. 155. Dialogové okno Přihlášení k datové schránce ................................................ 131
obr. 156. Evidence datové zprávy ................................................................................... 132
obr. 157. Zaevidovaná datová zpráva ............................................................................. 133
obr. 158. Načtení e-mailových podání ............................................................................ 134
obr. 159. Evidence e-mailového podání .......................................................................... 135
obr. 160. Zaevidované e-mailové podání ........................................................................ 135
obr. 161. Odeslání zásilky ................................................................................................ 136
obr. 162. Vyvěšení na úřední desku ................................................................................ 137
obr. 163. Ukázka elektronické úřední desky.................................................................. 137
obr. 164. Aktualizace údajů o vyvěšení .......................................................................... 138
obr. 165. Zápis výsledku doručení výpravnou ............................................................... 139
obr. 166. Zápis doručení – detail dokumentu ................................................................ 139
obr. 167. Hromadné stažení doručenek k datovým zprávám ...................................... 140
obr. 168. Uložení ukládací jednotky do spisovny .......................................................... 140
obr. 169. Odeslání objektů ke zpracování a kontrole spisovnou ................................. 141
obr. 170. Složka Vrácené ze spisovny ............................................................................. 142
obr. 171. Zobrazení vráceného dokumentu .................................................................. 142
obr. 172. Oprava vráceného dokumentu ........................................................................ 142
obr. 173. Integrace s ISZR - popis obrazovky ............................................................... 144
obr. 174. Adresář subjektů .............................................................................................. 145
obr. 175. Profil objektu - informace o ztotožnění .......................................................... 145
obr. 176. Ověření adresy .................................................................................................. 146
obr. 177. Zobrazení profilu objektu po ověření adresy ................................................ 147
obr. 178. Ověření subjektu - typ FO ............................................................................... 148
obr. 179. Ověření subjektu - typ PO, PFO a OVM ....................................................... 150
obr. 180. Postoupení dokumentu externí agendě .......................................................... 151
obr. 181. Ukázka detailu dokumentu postoupeného externí agendě ........................... 152
Rejstřík tabulek:
tab. 1. Role a zařazení uživatelů do skupin v aplikaci e-spis LITE ............................... 14
tab. 2. Popis Pracovního prostředí Referenta ................................................................. 15
tab. 3. Změna položek uživatelského nastavení .............................................................. 16
tab. 4. Složky referenta pro práci s dokumenty .............................................................. 19
-10-
tab. 5. Profilové položky dokumentu ............................................................................... 22
tab. 6. „Způsob zacházení“ v závislosti na „Způsobu doručení“/“Způsobu odeslání“ 27
tab. 7. Forma dokumentu .................................................................................................. 31
tab. 8. Automaticky doplněné položky systémem po založení dokumentu................... 32
tab. 9. Označení zásilek dle Způsobu odeslání ................................................................ 74
tab. 10. Stavy zásilek po předání k odeslání a zobrazení ve složkách ......................... 90
tab. 11. Kontrola datové schránky – význam tlačítek .................................................. 97
tab. 12. Význam složek Vedoucího ............................................................................... 116
tab. 13. Pravidla předávání objektů pro Vedoucího................................................... 117
tab. 14. Označení doručených dokumentů ve složce Doručené ............................ 121
tab. 15. Význam složek Podatelny a výpravny ............................................................ 122
tab. 16. Pravidla předávání objektů pro Podatelnu ................................................... 123
-11-
1. Úvod
1.1. Co je to e-spis LITE – krátký popis aplikace
Spisová služba LITE (e-spis LITE) je systém specializovaný na podporu evidence, zpracování a oběhu dokumentů jak v klasické listinné podobě, tak v podobě elektronických dokumentů. Elektronické dokumenty vznikají a jsou používány (jako originály) především v důsledku zavedení informačního systému datových schránek. Samozřejmě i tuto komunikaci s datovými schránkami spisová služba e-spis LITE efektivně zajišťuje. Myšlenka e-spis LITE je založena na jednoduchém a intuitivním ovládání aplikace, jež není komplikována složitou organizační strukturou a z těchto důvodů je vhodná především pro malé organizace (obce, základní nebo mateřské školy, malé a střední podnikatelské subjekty apod.). Uživatelské rozhraní je řešené prostřednictvím webového prohlížeče (Internet Explorer, Mozilla aj.). Samozřejmostí je splnění všech legislativních nároků, které jsou na vedení spisové služby kladeny zákonem o archivnictví a spisové službě, jeho prováděcí vyhláškou a novým Národním standardem pro vedení spisové služby. Systém zajišťuje kontrolu a průkaznost každého učiněného kroku (pomocí historie), podporuje práci s jednotlivými dokumenty i spisy, předávání dokumentů simuluje reálný oběh a procesy v malém úřadu či organizaci.
1.2. Přehled úprav aplikace e-spis LITE – verze 3.1.0
Pro zákazníky, kteří již provozují aplikaci e-spis LITE, je níže uveden přehled podstatných změn pro verze 3.0.0 - 3.1.0.
1.2.1. Hlavní novinky
Převod dokumentu do výstupního datového formátu podle § 69a
- Převod komponent do výstupního formátu je realizován při vyřízení dokumentu.
- Systém při vyřizování dokumentu v digitální/hybridní formě postupně projde všechny komponenty a:
o Komponentu ve výstupním formátu přeskočí a pokračuje zpracováním další.
o Komponentu konvertovatelnou převede pomocí DFC do výstupního formátu PDF/A, k výstupu připojí doložku o změně datového formátu a takto vzniklý dokument s doložkou opatří el. značkou a časovým razítkem (pokud jsou v organizaci nastaveny). Pzn.: Do datových schránek jsou komponenty odesílány v původním datovém formátu.
- Záznam o převodu do výstupního formátu provedenou konverzí i záznam o neprovedené konverzi je uložen do historie dokumentu.
- V případě znovuotevření takové písemnosti dojde k odstranění automaticky zkonvertovaných příloh (pzn. ručně zkonvertované přílohy se neodstraní).
-12-
Podpisová kniha – odmítnutí podepsání
- V případě odmítnutí podepsání přílohy dokumentu se na záložce Soubory zobrazí ve
sloupci Podpis nová ikona Odmítnutí „ “. Po najetí myší na ikonu se zobrazí důvod odmítnutí zadaný uživatelem.
Volitelný modul „E-mailové notifikace“ – rozšíření o podpisová avíza
- Automaticky generované zprávy (avíza) jsou rozšířeny o generování zpráv na akcích:
o Předání k podpisu – zpráva generována podepisujícímu uživateli.
o Podepsání – zpráva generována iniciátorovi oběhu.
o Dokončení podpisu – zpráva generována všem.
o Odmítnutí podepsání – zpráva generována iniciátorovi oběhu podpisu a všem kdo dokument již podepsali.
Spisová obálka
- Složka Správa – Nastavení je rozšířena o novou záložku Tiskové šablony, která umožňuje administrátorovi zvolit vzhled šablony Spisové obálky. V nabídce je výchozí šablona tj. s referátníkem nebo alternativní šablona, která je bez referátníku.
Tisk protokolu předání do spisovny
- Záložka Nastavení ve složce Správa – Nastavení je rozšířena o checkbox „Vytvořit protokol předání do spisovny“ a „Zahrnout obsah UJ“.
- V případě, že je generování protokolů aktivní, bude pro každé zpracované předání do spisovny vygenerován předávací protokol s/bez obsahu předávaných UJ dle nastavení administrátorem. Je-li generování protokolů neaktivní, současná funkce se nemění.
- Protokol předání do spisovny s/bez obsahu předaných UJ je generován jednorázově při odeslání do spisovny na základě zpracovaných, do spisovny předaných UJ.
- Odkaz na vygenerovaný protokol je dostupný pro uživatele s rolí Podatelna nebo Administrátor z nové složky Tisk – Předání do spisovny.
Tisk transakčního protokolu
- Záložka Transakční protokol ve složce Správa – Nastavení je rozšířena o část Generovat transakční protokol, která umožňuje generovat transakční protokoly pro zvolené období.
- Transakční protokol je možné generovat podle nastavených parametrů výstupu:
o Bez značky a razítka – vygeneruje se pouze PDF transakčního protokolu, kdy je dokument současně vyřízen.
o Se značkou a razítkem – PDF transakčního protokolu je opatřené podpisem a dokument je současně vyřízen.
o Dojde-li při zakládání dokumentu nebo generování přílohy k chybě, bude celá akce zrušena a dokument včetně přílohy se nezaloží. Dojde-li při označování značkou a časovým razítkem k chybě, dokument se založí s přílohou, ale nedojde ke změně stavu – dokument zůstane ve stavu nevyřízen.
-13-
Hromadné vrácení objektů ke zpracování
- Ze složek Vyřízené, Uzavřené a z Výsledků hledání je umožněno pro n označených záznamů stejného typu provést akci „Vrátit ke zpracování“.
- Pokud se mezi vybranými objekty vyskytnou takové, které vrátit ke zpracování nelze, uživatel bude o tom informován hláškou „Některé z vybraných dokumentů/spisů nesplňují podmínku pro vrácení ke zpracování“. Ke zpracování budou vráceny pouze objekty, které vyhovují podmínce pro znovuotevření.
Filtr podle datumových položek
- Složky napříč aplikací rozšířeny o filtrování dle datumových položek.
Nové dokumenty do spisu
- Detail spisu ve stavu „Nevyřízen“ je rozšířen o nová tlačítka „Nový doručený dokument“ a „Nový vlastní dokument“, která umožňují založení nového objektu a současné vložení do spisu, ze kterého je funkce iniciována.
- Funkce je dostupná pouze zpracovateli (vlastníkovi) spisu.
Vkládání objektů do ukládací jednotky
- Zpřísněny kontroly pro ukládání objektů do UJ – do UJ nelze vložit objekty obsahující zásilky (vypravení) ve stavu „Založeno“ nebo „K odeslání“.
Správa adresáře subjektů
- Aktivace/deaktivace subjektů je umožněna přímo ze složky Správa – Adresář.
- Nad seznamem subjektů je zaveden filtr.
Správa el. podatelny – EPDZ
- Složka Správa – Nastavení je rozšířena o novou záložku EPDZ, která umožňuje administrátorovi konfiguraci EPDZ přímo z aplikace e-spis LITE.
Zařazení příloh v nepovoleném formátu do sekce INPUT
- Při tvorbě SIP balíčku, při předávání do spisovny, jsou přílohy v nevýstupním formátu zařazeny do sekce INPUT a dokumenty ve výstupním formátu do sekce ORIGINAL.
1.2.2. Opravy
Podepisovací skript
- Oprava podepisovacího skriptu.
Stahování datových zpráv
- Oprava stahování datových zpráv pokud není označeno „Stáhnout i přečtené“.
Logo na login stránce
- Oprava nastavení loga na login stránce.
-14-
2. Uživatelé e-spis LITE
Tato kapitola se zabývá přihlašováním a odhlašováním uživatelů e-spis LITE. Každému uživateli je v aplikaci přiřazena určitá role (Uživatel (Referent), Administrátor, Vedoucí, centrální Podatelna a Výpravna případně jen Podatelna skupiny, Archivář). Každý uživatel může mít jednu nebo více rolí, přičemž role „Uživatel“ je nastavena povinně každému uživateli. Uživatelé musí být také zařazeni alespoň do jedné skupiny, kde pro roli centrální Podatelna a Výpravna je předdefinována skupina Podatelna/Výpravna, pro roli Administrátora skupina Administrátor a ostatní uživatele je možné zařadit do přednastavené skupiny Veřejná, případně mohou být členy nově založených skupin (organizační útvary/jednotky) dle potřeb organizace. Zakládat, editovat a mazat skupiny i uživatele, včetně jejich zařazení do skupin, má oprávnění pouze administrátor aplikace. Popis všech rolí uživatelů a jejich zařazení do skupin je uveden v následující tabulce.
tab. 1. Role a zařazení uživatelů do skupin v aplikaci e-spis LITE
Role uživatele Skupina Popis činností
Uživatel (Referent) Veřejná a/nebo člen skupin zadaných organizací
Provádí běžnou práci s dokumenty a spisy (oběh, vyřizování, …).
Vedoucí Libovolná skupina Přiděluje dokumenty a spisy referentům nebo skupinám, kontroluje, schvaluje.
Podatelna a Výpravna tj. centrální podatelna
Podatelna/Výpravna Eviduje podané a doručené dokumenty, vypravuje dokumenty k externím subjektům, předává a odesílá objekty do spisovny.
Podatelna skupiny Libovolná skupina Eviduje podané a doručené dokumenty, vypravuje dokumenty k externím subjektům. Činnosti se vztahují pouze k objektům patřících do skupiny, pro které je uživatel podatelnou.
Archivář Archivář Roli lze uživateli přiřadit pouze v případě zapnutého modulu „Správa spisovny“ a opravňuje uživatele z prostředí e-spis LITE přistupovat do aplikace „Správa spisovny“.
Administrátor Administrátor Zajišťuje správu aplikace: nastavení aplikace, uživatelů, skupin, číselníků.
-15-
3. Popis uživatelského prostředí
Základní uživatelské prostředí je téměř shodné pro všechny typy/role uživatelů vyjmenované v předchozí části. Rozdíl v zobrazení mezi jednotlivými rolemi spočívá pouze v rozšíření počtu složek (rozsáhlejší funkcionalitou), které jsou zobrazeny v levé části obrazovky. Pod ovládacími prvky webového prohlížeče je -Panel e-spis LITE-, který slouží k vyhledávání objektů, změně hesla uživatele a odhlášení uživatele. Pod ním již jsou další oblasti pro ovládání aplikace tj. Složky a vlastní Pracovní stůl.
obr. 1. Pracovní prostředí Referenta
Popis jednotlivých částí obrazovky -Panel e-spis LITE-, Složek a Pracovního stolu je uveden v následující tabulce.
tab. 2. Popis Pracovního prostředí Referenta
Název oblasti Popis oblasti
Panel e-spis LITE -Panel e-spis LITE- slouží k vyhledávání, změně hesla a odhlášení uživatele. Zobrazuje jméno aktuálně přihlášeného uživatele.
Složky e-spis LITE Složky e-spis LITEslouží k výběru objektů aplikace pro zpracování. Počet a druh zobrazených složek záleží na roli uživatele.
Pracovní stůl Vlastní pracovní stůl uživatele se seznamy dokumentů a menu pro práci s vybranými objekty.
Verze Informace o nainstalované verzi.
3.1. Informace o uživatelském účtu
Uživatel má možnost zobrazit si a případně změnit některé položky (heslo – není-li přihlašování přes LDAP, titul před/za, email, telefon, nastavení tiskárny štítků a volbu, zda se mají či nemají zasílat emailové notifikace) týkající se svého uživatelského nastavení a to po kliknutí na své uživatelské jméno v části obrazovky -Panel e-spis LITE-.
-16-
obr. 2. Uživatelské nastavení
Postup změny jednotlivých položek je uveden v následující tabulce.
tab. 3. Změna položek uživatelského nastavení
Položka Postup změny
Uživatelské jméno Položku nelze měnit.
Heslo Zadejte nové heslo do položek „Heslo“ a „Heslo znovu“. Údaje potvrďte tlačítkem [Uložit]. Poznámka: V případě přihlašování přes LDAP je heslo nastaveno centrálně a nelze ho uživatelem změnit.
E-mail Zadejte email a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit].
Telefonní číslo Zadejte telefonní číslo a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit].
Titul před jménem Zadejte titul před jménem a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit].
Titul za jménem Zadejte titul za jménem a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit].
Tiskárna štítků Tlačítko [Zrušit výběr výchozí tiskárny štítků] zruší uživatelem navolenou výchozí tiskárnu štítků. Při následném tisku bude možné vybrat jako výchozí tiskárnu jinou. Poznámka: tlačítko je zobrazováno pouze v případě aktivního modulu Tisk čárových kódů.
E-mailové notifikace Chcete-li, aby na výše uvedený email byly zasílány emailové notifikace o přiřazených dokumentech, upozornění na vypršení termínu zpracování dokumentu a zprávy týkající se podpisového oběhu, nechte pole zaškrtnuto, v opačném případě pole odškrtněte a stiskněte tlačítko [Uložit]. Poznámka: položka je zobrazována pouze v případě aktivního modulu E-mailové notifikace.
3.2. Uživatelské nastavení obsahu složky
Funkce umožňuje uživatelům nastavit si pro každou složku vlastní nastavení zobrazovaných informací o objektech (věcnou skupinu, stav, subjekt apod.). Uživatel určuje, které z nabízených informací chce zobrazovat, a dále může definovat šíři a pořadí sloupců. Pokud si uživatel nastaví své zobrazení, potlačí tím standardní nastavení složky.
3.2.1. Výběr zobrazovaných sloupců a nastavení jejich šířky Postup:
Klikněte na ikonu (Nastavení sloupců pro uživatele), která je umístěna před zobrazením informace o počtu záznamů.
-17-
obr. 3. Ikona pro výběr zobrazovaných sloupců
V zobrazeném dialogovém okně Nastavení sloupců (obr. 4) označte ve sloupci „Zobrazit“ názvy sloupců, které se mají ve složce zobrazovat (neoznačené názvy sloupců se zobrazovat nebudou) a ve sloupci „Velikost“ zadejte hodnotu požadované šířky sloupce v px. Údaje potvrďte tlačítkem [Uložit]. Poté se zobrazí aktualizovaný obsah složky.
obr. 4. Nastavení sloupců
Poznámka: K výchozímu nastavení složky je možné se vrátit stiskem tlačítka [Výchozí nastavení].
3.2.2. Nastavení pořadí zobrazovaných sloupců Postup: U sloupce, který chcete posunout nahoru/dolů klikněte na ikonu / a nastavte požadované pořadí.
-18-
3.3. Přehled objektů spisové služby
Vlastní dokument (VD) – každý dokument vzniklý v organizaci
Doručený dokument (DD) – každý dokument doručený do organizace – vzniká mimo organizaci
/ Doručený/Vlastní dokument – dokument s připojeným elektronickým souborem
Spis – obsahuje související vlastní i doručené dokumenty
„e“ Symbolem „e“ jsou označeny objekty, které mají elektronický původ př.
Datová zpráva (DZ) – zpráva zaslaná prostřednictvím Informačního systému datových schránek (dále jen ISDS)
-19-
4. Referent
Tato kapitola seznamuje uživatele se všemi funkcemi e-spis LITE, které jsou společné všem uživatelům. Značná část činností je společná pro různé typy dokumentů i spisy. Protože většinu objektů tvoří dokumenty, budou akce, které jsou společné pro různé objekty, popisovány na dokumentech. Kapitola popisuje práci s dokumenty od založení, přes řízení oběhu, až po konečné vyřízení dokumentu. Kapitola se také zabývá vyhledáváním a prací s přílohami.
4.1. Uživatelské prostředí
Kapitola Uživatelské prostředí popisuje základní obrazovku, se kterou pracuje uživatel, tzv. Pracovní stůl referenta. Celkový pohled na Pracovní stůl referenta je na obr. 1. V levé části obrazovky se nacházejí Složky e-spis LITE, které slouží k přehlednějšímu výběru dokumentů podle jejich vlastností. Počet zobrazených složek záleží na roli uživatele. Složky určené pro práci referenta mají přístupné všichni uživatelé systému e-spis LITE. Tyto složky a činnosti v nich vykonávané jsou základní, další role mají navíc určité speciální složky popsané v příslušných kapitolách.
4.1.1. Složky referenta
obr. 5. Složky e-spis LITE – Referent
Referent má k dispozici dvě složky s názvem Moje dokumenty a Všechny dokumenty, které jsou pak dále vnitřně členěny dle stavu vyřizování dokumentů (viz tab. 4) a složku Tisk, ze které je možné vytisknout statistický přehled. Složka Moje dokumenty obsahuje pouze objekty, u nichž je uživatel zpracovatelem, zatímco složka Všechny dokumenty obsahuje objekty bez ohledu na zpracovatele, ale objekty patří do skupin, ve kterých je přihlášený uživatel členem.
tab. 4. Složky referenta pro práci s dokumenty
Složka Popis
Nevyřízené Zobrazuje objekty ve stavu „Nevyřízen“.
K odeslání Zobrazuje zásilky, které jsou připraveny a předány
-20-
Složka Popis
k odeslání tj. ve stavu „K odeslání“.
Odeslané Zobrazuje již odeslané zásilky.
Vyřízené Zobrazuje objekty (dokumenty a spisy) ve stavu „Vyřízen“.
Uzavřené Zobrazuje spisy ve stavu „Uzavřen“.
Výsledky hledání Zobrazuje výsledky naposledy zadaného dotazu v rychlém nebo pokročilém hledání.
Blízký termín Zobrazuje objekty, které mají x dní před termínem vyřízení, případně jsou po termínu vyřízení (označeny červeně). Počet dní nastavuje administrátor.
K podpisu Zobrazuje objekty určené uživateli pouze k podpisu.
V externí aplikaci Zobrazuje objekty zpracovávané v externí agendě.
Do spisovny Zobrazuje seznam ukládacích jednotek, které nebyly dosud předány do elektronické spisovny. Složka se zobrazuje pouze v případě zapnutého modulu „Správa spisovny“.
Ve spisovně Zobrazuje objekty předané do elektronické spisovny. Složka se zobrazuje pouze v případě zapnutého modulu „Správa spisovny“.
Statistiky Složka slouží k vytištění sestavy „Statistický přehled“. Poznámka: Složky Moje dokumenty a Všechny dokumenty mohou být rozšířeny o dynamické složky – viz kapitola 4.11.4 Dynamické složky vyhledávání.
4.2. Základy práce s dokumentem
Tato kapitola popisuje práci uživatele od založení po úpravu dokumentu. V aplikaci jsou evidovány dva druhy dokumentů:
• VLASTNÍ - dokument, který vzniká v organizaci. V seznamu dokumentů má ikonu .
• DORUČENÝ - dokument přichází do organizace zvenku. V seznamu dokumentů
má ikonou .
4.2.1. Založení dokumentu Pro založení dokumentu – vlastního nebo doručeného – použije referent příslušná tlačítka s charakteristickou ikonou (viz výše). Může zvolit <Nový vlastní> dokument nebo <Nový doručený> dokument. Formulář je opticky rozdělen do několika částí, které slouží ke snazší orientaci uživatele. Při založení dokumentu je nutno zadat základní údaje o dokumentu včetně jeho zařazení do skupiny. Systém po zadání všech nutných údajů a uložení doplní dokumentu „Číslo jednací“ a „UID“ (jednoznačný identifikátor dokumentu). Uložený dokument se nachází ve složce Moje dokumenty/Všechny dokumenty - Nevyřízené. Postup: Zvolte tlačítko < Nový vlastní > příp. < Nový doručený> umístěné nad složkami.
-21-
obr. 6. Založení dokumentu
Po stisku tlačítka se otevře prázdný profilový formulář pro zadání informací o novém dokumentu. Název formuláře (Doručený dokument (obr. 7) nebo Vlastní dokument (obr. 8)) je uveden v pravé horní části formuláře.
obr. 7. Prázdný formulář Doručeného dokumentu
-22-
obr. 8. Prázdný formulář Vlastního dokumentu
Vyplňte profilové položky, přičemž oranžově podbarvená pole jsou povinná a povinně vyplňovaná pole se liší dle typu subjektu a způsobu vypravení/doručení.
tab. 5. Profilové položky dokumentu
Část Položka Popis
Věc Popište předmětný obsah dokumentu.
Evidováno Datum evidence dokumentu včetně času. Systém předvyplní aktuální datum a čas s možností editace.
Skupina Vyberte skupinu, ve které má být dokument založen. Systém předvyplní primární skupinu uživatele. Je-li uživatel členem pouze jedné skupiny, tak je položka neměnná.
Předat Vyberte jméno a příjmení zpracovatele dokumentu. Systém přednastaví přihlášeného uživatele.
Agendové číslo Vyplňte v případě, že chcete používat vlastní zkratky pro dokumenty nebo vlastní číselnou podřadu.
Adresát Způsob odeslání Vyberte způsob odeslání zásilky.
Způsob Vyberte způsob zacházení. Nabídka je závislá na
-23-
Část Položka Popis
- pouze u VD
- informace o zásilce a subjektu (adresátovi)
- zobrazení položek závisí na zvoleném způsobu odeslání, v případě volby „Neodesílá se“ se žádné položky pro vyplnění nezobrazují.
zacházení zvoleném způsobu odeslání.
Druh zásilky Vyberte druh zásilky. Položka se zobrazuje pouze pro způsob odeslání Poštou.
Stav Stav zpracování zásilky. Doplní systém po uložení dokumentu.
Odesláno Datum odeslání zásilky. Doplní systém po odeslání zásilky. Datum je možné před odesláním také zadat výběrem z kalendáře nebo zápisem z klávesnice.
Doručeno Datum doručení zásilky. Doplní systém po zápisu doručení.
Výsledek doručení
Doplní systém po zápisu doručení.
ČDZ Číslo doporučené zásilky.
Pošta Zápis poštovního místa.
Hmotnost [g] Zápis váhy – celé kladné číslo.
Výplatné Zápis výplatného – kladné číslo.
Vyvěšeno Datum vyvěšení na úřední desku. Systém předvyplní aktuální datum s možností editace. Je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“ systém doplní datum až po vyvěšení na elektonickou úřední desku.
Svěšeno Datum svěšení z úřední desky. Systém předvyplní aktuální datum + 15 dní s možností editace. Je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“ systém doplní datum až po svěšení dokumentu (zápisu doručení) z elektronické úřední desky.
Typ Vyberte typ vyvěšení na úřední desku. Položka se zobrazuje pouze tehdy, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“.
Název pro vyvěšení
Vyplňte název pro vyvěšení na elektronickou úřední desku. Položka se zobrazuje pouze tehdy, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“.
Předp. svěš. Předpokládané datum svěšení zásilky z úřední desky. Systém předvyplní aktuální datum + 15 dní s možností editace. Položka se zobrazuje pouze tehdy, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“.
URL odeslání Pole pro vyplnění URL adresy, ze které bylo provedeno online podání formuláře.
Organizační jednotka
Pole pro vyplnění organizační jednotky.
Kód organizační jednotky
Pole pro vyplnění kódu organizační jednotky.
Informace o subjektu (Název, IČ, Typ, Tit. před, Jméno, Příjmení, Titul za, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax, ID Datové schránky)
Vyberte z číselníku nebo zadejte z klávesnice.
-24-
Část Položka Popis
Založit Checkbox umožňuje uložit subjektu do adresáře subjektů.
ID dat. schr. ID datové schránky.
ID dat. zpr. ID datové zprávy – zásilky. Položka je automaticky vyplněna systémem.
Dodatečné informace
Dodatečné informace lze zadat po stisku tlačítka [Další údaje], které se zobrazuje pouze u datových zpráv.
Zkontrolovat DS Toto tlačítko (zobrazuje se pouze u zásilek typu pošta, e-mail a tel/fax) slouží ke kontrole existence datové schránky subjektu – viz kapitola 4.6.
Ikona " " Ikona pro ztotožnění subjektu / ověření adresy se zobrazuje pouze v případě nastavené integrace s ISZR.
Odesílatel
- pouze u DD
- informace o doručení dokumentu a subjektu (odesílateli)
- zobrazení položek závisí na zvoleném způsobu doručení.
Způsob doručení
Vyberte způsob doručení dokumentu.
Způsob zacházení
Vyberte způsob zacházení. Nabídka je závislá na zvoleném způsobu doručení.
Druh zásilky Vyberte druh zásilky. Položka se zobrazuje pouze pro způsob doručení Poštou.
Odesláno Datum odeslání dokumentu zadejte pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice.
Doručeno Datum doručení dokumentu. Systém předvyplní aktuální datum s možností editace.
ČDZ Číslo doporučené zásilky.
Pošta Zápis poštovního místa.
Organizační jednotka
Pole pro vyplnění organizační jednotky.
Kód organizační jednotky
Pole pro vyplnění kódu organizační jednotky.
Informace o subjektu (Název, IČ, Typ, Tit. před, Jméno, Příjmení, Titul za, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax)
Vyberte z číselníku nebo zadejte z klávesnice.
Založit Checkbox umožňuje uložit subjektu do adresáře subjektů.
ID dat. schr. ID datové schránky. Položka se zobrazuje u načtených nebo zaevidovaných datových zpráv.
ID datové zprávy
ID datové zprávy – zásilky. Položka se zobrazuje u načtených nebo zaevidovaných datových zpráv a je automaticky vyplněna systémem.
Dodatečné informace
Dodatečné informace lze zadat/upravit po stisku tlačítka [Další údaje], které se zobrazují u načtených nebo zaevidovaných datových zpráv.
Ikona " " Ikona pro ztotožnění subjektu / ověření adresy se zobrazuje pouze v případě nastavené integrace s ISZR.
-25-
Část Položka Popis
Dokument
Forma Forma dokumentu je generována podle způsobu doručení/odeslání v kombinaci s existencí přílohy.
Listů Zapište číslo - počet listů základního dokumentu v listinné podobě. Systém automaticky předvyplní číslo „1“.
Sv. př. Zapište číslo - počet listů nebo počet svazků příloh v listinné podobě.
Příloh Zapište číslo - počet příloh nelistinné formy dokumentu. Systém automaticky předvyplní číslo „0“; při vyřízení dokumentu systém automaticky počet příloh zaktualizuje dle počtu připojených souborů.
Typ příloh Zapište typ přílohy (CD,...) dokumentu v nelistinné podobě.
ČJ odesílatele Zadejte číslo jednací odesílatele.
Poznámka Zadejte volný text pro upřesnění popisu dokumentu.
Věcná skupina Vyberte z číselníku. Systém, dle vybraného kódu věcné skupiny, doplní popis a skartační režim tj. skartační znak a skartační lhůtu.
Způsob vyřízení Způsob vyřízení dokumentu. Zadejte až při jeho vyřízení.
Termín vyřízení Termín vyřízení zadejte pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice.
Volitelné položky
Pole pro zápis libovolného textu. Zobrazování, název a povinnost vyplnění závisí na nastavení administrátorem aplikace.
Vložení nového souboru
Soubor Nastavte cestu (pomocí tlačítka [Procházet...]) k souboru, který má být k dokumentu připojen.
* Postup vyplnění položek je uveden v kapitole 4.2.1.1.
Poznámka: Datumové položky je možné zadat výběrem z kalendáře (ikona ) nebo zápisem z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 1.8.2009). Po vyplnění všech povinných (oranžově podbarvená pole) a všech žádaných položek uložte záznam kliknutím na tlačítko [Uložit] (systém zobrazí vyplněný profil dokumentu spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a nový] (systém zobrazí prázdný formulář pro zadání nového dokumentu) nebo [Uložit a zavřít] (systém zobrazí obsah složkyMoje dokumenty - Nevyřízené). Volba [Storno] uzavře formulář bez uložení. Po uložení formuláře je dokumentu přiřazeno „Číslo jednací“ a „UID“.
-26-
obr. 9. Zaevidovaný Doručený dokument
obr. 10. Zaevidovaný Vlastní dokument
-27-
4.2.1.1. Vyplnění položek dokumentu
V kapitole je uveden postup vyplnění některých položek z tab. 5 Profilové položky
dokumentu.
Postup: Vyplňte všechny povinné položky formuláře tj. oranžově podbarvená pole. Nepovinné položky vyplňte podle potřeby. Hodnoty polí, které se vyplňují z číselníku („Subjekt“, „Adresa“ a „Věcná skupina“) odstraňujte vždy pomocí ikony . Po vymazání můžete pole vyplnit znovu. Po vyplnění formuláře potvrďte údaje kliknutím na tlačítko [Uložit] (systém zobrazí vyplněný profil dokumentu spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a nový] (systém zobrazí prázdný formulář pro zadání nového dokumentu) nebo [Uložit a zavřít] (systém zobrazí obsah složky Moje dokumenty - Nevyřízené). Po založení nového dokumentu je zobrazen profilový formulář, který je doplněn o další záložky. Jejich popis je uveden v kapitole 0 Záložky dokumentu.
• Položky „Způsob doručení“, “Způsob odeslání“, „Způsob zacházení“ , „Druh zásilky“
a „Typ“
Obsah nabídek číselníků těchto položek je vyplněn defaultně, přičemž obsah nabídky „Způsob zacházení“ se liší v závislosti na zvoleném „Způsobu odeslání“ / “Způsobu
doručení“ dle tab. 6.
Položka „Druh zásilky“ se zobrazuje pouze pro způsob odeslání/doručení Poštou a položka „Typ“ se zobrazuje pouze pro způsob odeslání Úřední deskou, je-li zapnut modul „Integrace
s eDeskou“.
tab. 6. „Způsob zacházení“ v závislosti na „Způsobu doručení“/“Způsobu odeslání“
Způsob doručení Způsob zacházení
Pošta Obyčejně, Doporučeně, Do vlastních rukou, Dodejka bez pruhu, Dodejka s červeným pruhem, Dodejka s modrým pruhem, Dodejka se zeleným pruhem, Doporučeně do zahraničí, Neurčeno.
Osobně Nezobrazuje se.
Anonymní Nezobrazuje se.
Datová zpráva Obyčejně, Do vlastních rukou. pozn. Způsob doručení a způsob zacházení je automaticky vyplněn systémem po načtení datové zprávy bez možnosti editace.
E-mail Nezobrazuje se.
Tel/Fax Nezobrazuje se.
Interní Nezobrazuje se.
Způsob odeslání Způsob zacházení
Pošta Obyčejně, Doporučeně, Do vlastních rukou, Dodejka bez pruhu, Dodejka s červeným pruhem, Dodejka s modrým pruhem, Dodejka se zeleným pruhem, Doporučeně do zahraničí, Neurčeno.
Datová zpráva Obyčejně, Do vlastních rukou.
Osobně Nezobrazuje se.
Úřední deska Nezobrazuje se. V případě zapnutého modulu „Integrace s eDeskou“ se zobrazí položka pro výběr typu „Typ“ a „Název pro vyvěšení“).
Neodesílá se Nezobrazuje se.
E-mail Nezobrazuje se.
-28-
Způsob doručení Způsob zacházení
Tel/Fax Nezobrazuje se.
Interní Nezobrazuje se.
Elektronický formulář
Zobrazuje se položka „URL odeslání“, pro zadání URL adresy, ze které byl formulář odeslán.
• Položka „Věcná skupina“
Seznam „Věcných skupin“ definuje administrátor v souladu se Spisovým řádem. „Věcná skupina“ je definována jednak povoleným obsahem (dokument, spis, podřízená věcná skupina), ale i navázaným skartačním režimem tj. „Skartační znak“ a „Skartační
lhůta“. Postup:
Po rozbalení číselníku (tlačítko ) v dialogovém okně Spisový plán vyhledejte a klikněte na řádek požadované „Věcné skupiny“. Část hledaného řetězce je možné nahradit zástupným znakem % nebo *. Do formuláře systém přenese kód i heslo a zároveň doplní příslušný „Skartační znak“ (A – archivace, V – výběr, S – skartace) a „Skartační lhůtu“ (hodnota je uváděna v rocích (např. 5 znamená 5 let).
obr. 11. Dialogové okno „Spisový plán“
Poznámka: Obsah zobrazeného seznamu „Věcných skupin“ se mění v závislosti na tom, odkud je dialogové okno Spisový plán vyvoláno: Je-li vyvoláno z: a) dokumentu - nabízejí se „Věcné skupiny“ definované pro dokumenty b) spisu - nabízejí se „Věcné skupiny“ definované pro spisy
• Položka „Subjekt“
Položka „Subjekt“ označuje u doručeného dokumentu odesílatele, od kterého zásilka přišla, zatímco v případě Vlastního dokumentu je zde uveden subjekt (adresát), kterému je zásilka určena.
-29-
Před založením nového subjektu, je nutné nejprve ověřit, zda subjekt není v adresáři již založen tzn. pokusíte se v adresáři subjekt nejprve vyhledat (tlačítko [Subjekt]) a v případě, že v něm dosud není, musíte údaje o subjektu zadat sami.
Ke každému subjektu může být přiřazeno více adres, přičemž hlavní adresa je v adresáři uvedena v řádku s hlavními údaji o subjektu (typ, název, jméno, IČO) a ostatní adresy jsou uvedeny na dalších řádcích, kde se hlavní údaje o subjektu již neopakují. Na začátku každé adresy je uvedeno o jaký typ adresy se jedná: [S] - Sídlo společnosti, [P] - Adresa pobytu, [D] - Doručovací adresa a [O] - Provozovna - není-li před adresou uvedena žádná z těchto variant adresa má typ Neurčeno.
Postup: Subjekt vyhledejte v adresáři subjektů, který zobrazíte po stisknutí tlačítka [Subjekt]. Část hledaného řetězce je možné nahradit zástupným znakem % nebo *. Informace o subjektu se do formuláře přenesou po kliknutí na odkaz ve sloupci "Název/Jméno", "IČO" nebo "Adresa" (obr. 12). Je-li k subjektu přiřazeno více adres, výběr proveďte kliknutím na požadovanou adresu.
Pokud nebyl záznam o subjektu nalezen, adresář zavřete a zadejte informace o subjektu přímo do položek formuláře. Chcete-li vámi zadaný subjekt uložit do adresáře subjektů, zaškrtněte současně položku „Založit“ (subjekt bude uložen až po založení dokumentu).
UPOZORNĚNÍ:
Informace o subjektu se zobrazují ve dvou částech, jednak v poli vedle tlačítka [Subjekt] a jednak přímo v jednotlivých položkách (Název, IČ, Typ, Tit. před, Jméno, Příjmení, Titul za, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax, ID Datové schránky) formuláře. Údaj vedle tlačítka [Subjekt] je vyplněn pouze v případě, že subjekt byl vybrán z adresáře subjektů, v opačném případě zůstává pole prázdné. V poli se tedy zobrazuje vždy údaj z adresáře, nezávisle na tom, co je vyplněno v položkách formuláře. Hodnoty se tedy v obou částech mohou lišit např. v poli bude vyplněn subjekt ABC, a.s., ulice... (oficiální sídlo společnosti) a v položkách formuláře konkrétní člověk, kterému je zásilka určena. V seznamech (sloupce „Adresát“, „Odesílatel“ a „Adresát/Odesílatel“) a v tiskových sestavách se zobrazuje subjekt vyplněný v položkách formuláře.
Poznámka: Ikona vedle položky „Stát“ slouží pro smazání všech hodnot položek v adrese, které byly zadány z klávesnice nebo automaticky vyplněny při výběru subjektu. Tato ikona doplňuje stejně vypadající ikonu, která se nachází u pole „Subjekt“ a která maže pouze hodnotu tohoto pole.
Subjekt vybraný z adresáře subjektů nelze do adresáře opakovaně uložit - checkbox u položky "Založit" je neaktivní. Po najetí myší na něj se zobrazí popisek "Subjekt je založen".
V případě integrace s ISZR se v adresáři subjektů zobrazují i ztotožněné subjekty, což je podrobně popsáno v kapitole týkající se integrace s ISZR - kap. 7.1.1.
-30-
obr. 12. Výběr subjektu z adresáře
• Datumové položky
Datumové položky, které lze editovat, můžete zadat z kalendáře (obr. 13) , který se zobrazí po kliknutí na ikonu . Výběrem roku, měsíce a dne se vybraný datum přenese do formuláře.
obr. 13. Kalendář pro výběr data
Datum lze také zapsat přímo z klávesnice ve formátu DD.MM.RRRR, např. 1.8.2009.
• Položka „ID datové schránky“
Tato položka se zobrazuje u dokumentů se způsobem odeslání/doručení Datová zpráva.
Postup: Při zakládání zásilky zvolte „Způsob odeslání“ Datová zpráva a vyplňte informace o subjektu. Stiskněte tlačítko [Vyhledat] u položky „ID dat. schr.“, do zobrazeného dialogového okna Přihlášení k datové schránce (zobrazuje se pouze při prvním přihlášení do DS není-li nastaveno automatické přihlašování) zadejte a potvrďte uživatelské jméno a heslo pro komunikaci s datovou schránkou. Odpovídá-li vámi zadanému subjektu pouze jedna datová schránka, zobrazí se její ID automaticky do položky „ID datové schránky“, odpovídá-li subjektu více datových schránek, zobrazí se jejich seznam, ze kterého kliknutím na ID vyberte požadovanou datovou schránku. Znáte-li ID datové schránky, můžete ho přímo zadat do položky „ID dat. schr.“ a potvrdit tlačítkem [Vyhledat] – systém automaticky dotáhne údaje o subjektu. V případě, že zadané podmínce o subjektu neodpovídá žádná datová schránka zobrazí se upozornění: Zadaný adresát nemá datovou schránku.
Poznámka: Při vytváření odpovědi na dokument, který byl podán prostřednictvím ISDS je ID datové schránky automaticky předvyplněno systémem.
-31-
• Položka „ID datové zprávy“
Položka ID datové zprávy je vyplňována automaticky systémem. Uživatel nemá možnost tuto položku editovat.
• Položka „Dodatečné informace“
Dodatečné informace („Zakázat doručení fikcí“ a „K rukám“) lze k datové zprávě zadat po stisku tlačítka [Další údaje]. Postup: V detailu dokumentu se způsobem odeslání/doručení Datová zpráva klikněte na tlačítko [Další údaje], vyplňte údaje a potvrďte je tlačítkem [Uložit].
• Položka „Soubor“
Soubor/přílohu k dokumentu je možné přiložit již při zakládání dokumentu. Přiložený soubor se po uložení formuláře zobrazuje na záložce Soubory. Postup: Pomocí tlačítka [Procházet...] nastavte cestu k souboru, který má být k dokumentu připojen po uložení formuláře.
• Položka „Forma“
Formu dokumentu doplňuje automaticky systém v závislosti na způsobu doručení/odeslání v kombinaci s existencí příloh dle následující tabulky.
tab. 7. Forma dokumentu
Způsob doručení Forma dokumentu
Pošta Analogová.
Osobně Podle původu připojených příloh(y).
Anonymní Podle původu připojených příloh(y).
Datová zpráva Digitální.
E-mail Digitální.
Tel/Fax Analogová.
Interní Podle původu připojených příloh(y).
Způsob odeslání Forma dokumentu
Pošta Analogová.
Datová zpráva Digitální.
Osobně Podle původu připojených příloh(y).
Úřední deska Digitální.
Neodesílá se Podle původu připojených příloh(y).
E-mail Digitální.
Tel/Fax Analogová.
Interní Podle původu připojených příloh(y).
Elektronický formulář Digitální.
Kombinace více způsobů odeslání zásilek u jednoho dokumentu
Jedná-li se o kombinaci formy Digitální a Analogová výsledkem je forma Hybridní.
UPOZORNĚNÍ:
Při vyřízení dokumentu s původní formou digitální nebo hybridní, který obsahuje komponenty (přílohy) v nevýstupním formátu a není-li alespoň jedna z nich konvertovatelná, proběhne změna formy na analogovou – o této skutečnosti je uživatel informován hláškou
-32-
„Dokument nelze vyřídit v požadované formě, některou z jeho el. příloh není možné uložit v trvalém formátu. Dokument bude změněn na analogovou formu!“. U dokumentu dojde ke změně stavu na „Vyřízen“ a současně proběhne změna formy na analogovou. V případně znovuotevření takové písemnosti se opět forma dokumentu změní na původní tj. digitální nebo hybridní. Je-li alespoň jedna příloha konvertovatelná nebo rovnou ve výstupním formátu (tj. XML, PNG, TIF/TIFF, JPEG/JFIF, MPEG-1, MPEG-2, GIF, MPEG-1, MPEG-2, WAV, PCM ), bude forma dokumentu zachována tj. digitální nebo hybridní (zbylé nekonvertovatelné přílohy zůstanou v původním datovém formátu).
• Položky doplněné systémem
Po založení dokumentu systém automaticky doplní údaje uvedené v tab. 8:
tab. 8. Automaticky doplněné položky systémem po založení dokumentu
Složka Popis
Číslo jednací “Zkratka původce xxxx/rrrr“ - formát nastavuje administrátor.
UID Unikátní identifikátor dokumentu.
Stav dokumentu „Nevyřízen“.
Stav zásilky „Založeno“.
Datum založení Aktuální datum (záložka historie).
ID datové zprávy V případě doručení DZ nebo po vypravení vlastní DZ.
4.2.2. Záložky dokumentu Po založení vlastního / doručeného dokumentu se kromě záložky Info zpřístupní i další záložky: Historie, Soubory a Související. Záložka Spis je zobrazována pouze u dokumentů, které jsou vloženy do spisu. Kliknutím na název záložky se daná záložka zpřístupní pro čtení/úpravu záznamů.
obr. 14. Záložky dokumentu nevloženého do spisu
-33-
obr. 15. Záložky dokumentu vloženého do spisu
4.2.2.1. Záložka Info
Záložka Info podává především informace o odesílateli a způsobu doručení (podání) dokumentu (Doručený dokument) nebo informace o zásilce a adresátovi, kterému má být zásilka zaslána (Vlastní dokument), dále pak údaje o: formě dokumentu, počtu listů, počtu svazků příloh, počtu příloh, typu přílohy, čj odesílatele, poznámce, věcné skupině včetně skartačního znaku a skartační lhůty, způsobu vyřízení a termínu vyřízení. U spisu tato záložka zobrazuje také základní informace o dokumentech uložených ve spisu a stavu jejich zpracování. Pokud jste některá (nepovinná) pole nevyplnili, můžete je vyplnit později u již založeného dokumentu, případně můžete změnit hodnoty editačních polí, při jejich změně postupujete stejně jako při původním zadávání.
Doručený dokument
• Evidence poštovního podání
Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Poštou a zadejte další údaje o doručení (způsob zacházení, druh zásilky, datum odeslání/doručení apod.).
-34-
obr. 16. Evidence poštovního podání
Doplňte údaje o odesílateli nebo odesílatele vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – povinný název; FO – povinné příjmení). Pokud je evidována organizace, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno” , „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje do položek pro zadání adresy. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít].
• Evidence osobního podání
Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Osobně a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručeno).
-35-
obr. 17. Evidence osobního podání
Doplňte údaje o odesílateli nebo odesílatele vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt] V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – povinný název; FO – povinné příjmení). Pokud je evidována organizace, zadejte název organizace do pole „Název”. Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít].
• Evidence e-mailového podání
Následující postup neplatí pro e-mailová podání přijímaná prostřednictvím e-Podatelny ICZ – postup evidence těchto podání je uveden v kapitole 6.5.3 Evidence e-mailového podání
přijatého prostřednictvím e-Podatelny ICZ. Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu E-mail a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení).
-36-
obr. 18. Evidence e-mailového podání
Doplňte údaje o odesílateli nebo odesílatele vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – povinný název; FO – povinné příjmení). Pokud je evidována organizace, zadejte název organizace do pole „Název” a „E-mail”. Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do polí „Příjmení” a „E-mail” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít].
• Evidence faxového podání
Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Tel/Fax a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení).
-37-
obr. 19. Evidence faxového podání
Doplňte údaje o odesílateli nebo odesílatele vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – povinný název; FO – povinné příjmení). Pokud je evidována organizace, zadejte název organizace do pole „Název” a „Telefon/fax”. Pokud je evidována osoba, zadejte údaje do polí „Příjmení” a „Telefon/Fax” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít].
• Evidence datových zpráv
Načíst a zaevidovat datové zprávy, dokumenty podané prostřednictvím datových schránek, může pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna nebo Administrátor. Postup načtení a evidence datových zpráv je uveden v kapitole 6.5.2 Evidence datové zprávy.
• Evidence interního podání
Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Interní a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení).
-38-
obr. 20. Evidence interního podání
V případě interního doručení jsou všechny položky týkající se odesílatele nepovinné. Údaje uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít].
• Evidence anonymního podání
Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob doručení“ hodnotu Anonymní a zadejte další údaje o doručení (datum odeslání/doručení).
-39-
obr. 21. Evidence anonymního podání
V případě anonymního doručení jsou všechny položky týkající se odesílatele nepovinné. Údaje uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít].
Vlastní dokument
Na záložce Info v části Adresát připravuje referent podklady pro vypravení/vyvěšení zásilky – zadává adresáty a určuje, jakým způsobem se má se zásilkou zacházet. V případě vyvěšení na úřední desku určuje v jakém časovém rozmezí má být dokument vyvěšen, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“ referent nezadává časové rozmezí vyvěšení dokumentu, ale vyplňuje položky „Typ“, „Název pro vyvěšení“ a datum předpokládaného svěšení (položka „Předp .svěš“). Po doručení zaznamenává informaci o výsledku doručení. Vlastní vypravení a vyvěšení dokumentu má na starosti uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Podrobný popis přípravy zásilek pro vypravení a vyvěšení na elektronickou úřední desku je uveden v kapitole 4.5 Vypravení vlastního dokumentu.
4.2.2.2. Záložka Spis
Tato záložka se zobrazuje pouze v případě, že daný dokument je součástí spisu a zobrazuje seznam dokumentů, které se nacházejí ve stejném spisu jako zobrazený dokument.
-40-
obr. 22. Ukázka záložky Spis
4.2.2.3. Záložka Historie
Záložka Historie je stejná u doručeného i vlastního dokumentu a spisu. Zaznamenávají se v ní všechny kroky, které uživatelé s dokumentem/spisem provedli. Obsah této záložky lze jen číst, není možné měnit jej jinak než akcemi, které systém zaznamenává.
obr. 23. Ukázka záložky Historie
Přes ikonu lupy je možné zobrazit detailní změny položek v závislosti na čase (obr. 24). K okamžiku každé provedené změny jsou zobrazeny všechny hodnoty položek s tím, že změněná nová hodnota atributu je zvýrazněna červenou barvou.
-41-
obr. 24. Ukázka detailu Historie
4.2.2.4. Záložka Soubory
Záložka Soubory je stejná u doručeného i vlastního dokumentu (u spisu se záložka nezobrazuje). V této záložce lze k záznamu o dokumentu, pokud to stav dokumentu umožňuje, připojovat, mazat a zobrazovat soubory (elektronické verze dokumentů nebo příloh) v příslušném programu, ve kterém byly vytvořeny. K jednomu souboru je možné vytvořit a uchovat několik verzí. K souborům je možné připojovat elektronické podpisy a konvertovat je do formátu PDF, dále lze soubory typu PDF individuálně označovat časovým razítkem. Soubory, které mají být v zásilce odeslány (např. při odesílání datové zprávy, e-mailového vypravení …) jsou označeny ve sloupci „O“ jako odesílat. Podrobnosti o práci se soubory jsou uvedeny v kapitole 4.4 Práce se soubory (el. dokumenty). Poznámka: Soubor k dokumentu je možné připojit již při zakládání dokumentu v části Vložení nového
souboru – kap. 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu.
-42-
obr. 25. Ukázka záložky Soubory
4.2.2.5. Záložka Související
Záložka Související je stejná u doručeného i vlastního dokumentu a spisu. Záložka zobrazuje seznam souvisejících objektů (část Seznam souvisejících objektů), kde číselník typů vazeb definuje administrátor a seznam systémových vazeb (část Seznam
systémových vazeb), které jsou evidovány automaticky systémem při: vložení dokumentu do spisu, vytvoření odpovědi na doručený dokument a založení kopie. Seznam souvisejících objektů a systémových vazeb je možné vytisknout pomocí tlačítka [Tisk].
• Seznam souvisejících objektů Obsah nabídky číselníku typů vazeb, ze kterého může uživatel vybírat, definuje administrátor ve správě vazeb. Založení vazby probíhá současně v obou objektech (odkazujícím i odkazovaném) přičemž vazby mohou být dvojího typu:
• nesměrové vazby - v obou objektech bude stejná hodnota popisu typu vazby • směrové vazby - popis vazby může být u každého objektu jiný - záleží jaké
hodnoty popisu zleva/zprava vyplnil administrátor při zakládání vazby
Vytvoření nové vazby na související objekt
Postup: V detailu dokumentu zobrazte záložku Související. Z nabídky typů vazeb vyberte požadovanou vazbu, do vedlejšího pole zadejte řetězec pro vyhledání souvisejícího objektu a zvolte tlačítko [Vyhledat]. Ze zobrazeného seznamu vyberte požadovaný objekt. Systém automaticky zaeviduje vazbu na související objekt.
-43-
obr. 26. Vazba na související objekt
Zrušení vazby na související objekt
Postup: V detailu dokumentu zobrazte záložku Související. Klikněte na ikonu v řádku vazby, kterou chcete odstranit. Systém odstraní vazbu na související objekt.
• Seznam systémových vazeb Systémové vazby, jsou vazby, které jsou evidovány automaticky systémem při: vložení dokumentu do spisu, vytvoření odpovědi na doručený dokument a založení kopie. Tyto vazby uživatel nemůže měnit.
obr. 27. Systémové vazby
-44-
• Tisk seznamu souvisejících objektů a systémových vazeb Postup: Na záložce Související stiskněte tlačítko [Tisk], které je vedle tlačítka [Vyhledat]. Systém vygeneruje sestavu souvisejících objektů a systémových vazeb pro příslušný dokument.
obr. 28. Ukázka sestavy seznamu souvisejících objektů a systémových vazeb.
4.2.3. Úprava dokumentu Postup: V seznamu dokumentů klikněte na „Číslo jednací“ nebo „Věc“ příslušného dokumentu. Otevře se jeho záložka Info, dostupné jsou i ostatní záložky. Po kliknutí na název příslušné záložky můžete doplnit nebo upravit již zapsané editovatelné údaje.
4.2.4. Založení odpovědi na doručený dokument Založením odpovědi na doručený dokument zaevidujete nový vlastní dokument („Číslo
jednací“ tohoto nového dokumentu se může, ale i nemusí, shodovat s doručeným dokumentem - toto závisí na nastavení aplikace administrátorem) popř. současně založíte spis:
• Doručený dokument již JE zařazen do spisu – odpověď se automaticky uloží do téhož spisu.
• Doručený dokument dosud NENÍ zařazen do spisu – systém založí vazbu mezi Doručeným dokumentem a odpovědí formou automaticky NOVĚ založeného spisu. Spis přebírá "Věcnou skupinu" pouze tehdy, je-li současně definována pro dokumenty a spisy, v opačném případě se „Věcná skupina“ ke spisu nevyplní a musí ji vyplnit uživatel sám.
Postup: Klikněte na „Číslo jednací“ nebo „Věc“ doručeného dokumentu, čímž zobrazíte jeho detail. Zvolte příkaz <Odpověď>.
-45-
obr. 29. Založení Odpovědi na doručený dokument
Zobrazí se formulář Vlastní dokument s přenesenými údaji z doručeného dokumentu, na který odpovídáte. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit] (systém založí nový vlastní dokument a zobrazí jeho profil spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a zavřít] (systém vytvoří odpověď a dle místa zvolení volby pro odpověď zobrazí detail doručeného dokumentu nebo obsah složky). UPOZORNĚNÍ:
Po vytvoření odpovědi změní doručený dokument, stav na „Vyřízen“, zatímco odpověď bude ve stavu „Nevyřízen“.
K doručenému dokumentu může být založena pouze JEDNA odpověď. Odpověď lze založit na doručený dokument, který je ve stavu „Nevyřízen“.
Vlastní dokument (odpověď) přebírá z doručeného dokumentu: • položky „Věc“, „Vyřizuje“ včetně “Skupiny“ a „Agendové číslo“ • záložka Info – v části Adresát údaje o způsobu doručení a zacházení – jako adresát
je systémem uveden odesílatel doručeného dokumentu, na který tímto odpovídáte (je-li adresát odlišný než odesílatel, lze subjekt smazat a zadat nový). Pokud dokument odesíláte ve více obálkách, můžete k tomuto adresátovi sami později doplnit další adresy (viz kapitola 4.5.2). V části Dokument se přebírají pouze položky „Čj odesílatele“ a „Věcná skupina“.
Při založení odpovědi na doručený dokument je provedena kontrola, zda je daný doručený dokument ve spisu. Pokud není, spis je nad ním založen a odpověď je vložena do téhož spisu.
Spis ze zakládajícího dokumentu přebírá: • položky „Věc“, „Vyřizuje“ včetně “Skupiny“ a „Agendové číslo“
záložka Info – v části Subjekt všechny údaje – jako subjekt je systémem uveden odesílatel doručeného dokumentu tj. zakládajícího dokumentu. V části Spis se přebírá položka „Věcná skupina“ včetně „Skartačního znaku“ a „Skartační
lhůty“ pouze tehdy, je-li „Věcná skupina“ definována současně pro dokumenty a spisy, v opačném případě se ke spisu nevyplní a uživatel ji musí vyplnit sám.
Doručený dokument a odpověď jsou navzájem provázány a nelze je od sebe oddělit - jedinou možností je vyřazení odpovědi z evidence viz následující kapitola.
-46-
4.2.4.1. Vyřazení odpovědi z evidence
Vyřadit odpověď na doručený dokument, např. z důvodu zrušení spisu nebo zařazení doručeného dokumentu do jiného spisu, může pouze uživatel s rolí Administrátor - podrobný popis je uveden v administrátorské příručce. Podmínkou je, aby odpověď byla ve stavu „Nevyřízen“ a neobsahovala žádné zásilky ani připojené soubory.
4.2.5. Vytvoření kopie dokumentů Tato volba slouží k vytvoření kopií dokumentů s přenosem základních údajů ze zdrojového dokumentu (doručený/vlastní dokument). Každá nová kopie dokumentu má systémem přiřazeno NOVÉ, nezávislé Číslo jednací“ a „UID“, a pokud uživatel nezmění skupinu, je založena do primární skupiny zakladatele kopie. Postup: Vyberte a zobrazte detail dokumentu, jehož kopii chcete vytvořit. Zvolte příkaz <Kopie>.
obr. 30. Vytvoření kopie dokumentu
V závislosti na typu dokumentu, jehož kopii zakládáte, systém zobrazí formulář Doručený
dokument nebo Vlastní dokument s předvyplněnými údaji převzatými ze zdrojového dokumentu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit] (systém vytvoří kopii dokumentu a zobrazí profil vytvořeného dokumentu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a zavřít] (systém vytvoří kopii dokumentu a dle místa zvolení volby pro kopii zobrazí detail zdrojového dokumentu nebo obsah složky). Každá nová kopie dokumentu má systémem přiřazeno nové, nezávislé „Číslo jednací“, je ve stavu „Nevyřízen“ a pokud uživatel nezměnil skupinu, je založena do jeho primární skupiny. Kopie přebírá ze zdrojového dokumentu:
• položky „Věc“ a „Agendové číslo“ • záložka Info – všechny položky vyjma „Způsobu vyřízení“. U vlastního dokumentu
jsou zkopírovány i obsažené zásilky v jakémkoliv stavu – ve vytvořené kopii budou všechny zásilky ve stavu „Založeno“. Výjimkou je vytvoření kopie z dokumentu ve stavu „K předání do spisovny“ kdy se zásilky nezkopírují, ale založí se dokument se způsobem odeslání „Neodesílá se“.
• záložka Soubory – obsahuje-li zdrojový dokument připojené soubory, dojde ke zkopírování všech souborů, v případě, že soubor obsahuje více verzí, dojde ke zkopírování pouze poslední verze.
-47-
Je-li kopírovaný dokument součástí spisu, zobrazí se dialogové okno, zda si přejete kopii ponechat ve spisu či nikoliv, zvolíte-li Ano kopie bude vložena do stejného spisu, jako je kopírovaný dokument (kopii lze vložit pouze do nevyřízeného spisu a vkládat kopii do spisu může pouze zpracovatel dokumentu, ne vedoucí a administrátor), v opačném případě (volba Ne) nebude kopie součástí spisu. Poznámka: Kopii dokumentu může vytvořit uživatel – zpracovatel nebo vedoucí případně administrátor Při vytváření kopie doručeného dokumentu se způsobem doručení Datová zpráva nelze editovat následující položky: „Způsob doručení“, „Způsob zacházení“, „Odesláno“, „Doručeno“, „ID datové schránky“ a „ID datové zprávy“ (položky jsou převzaty z původního dokumentu).
4.2.6. Tisk štítku dokumentů Funkce je přístupná v případě zapnutého modulu „Tisk čárových kódů“ a slouží k tisku štítků s čárovým kódem k označení dokumentu pro možné vzdálené skenování dokumentů a přiřazení naskenovaného obrazu k evidenčnímu záznamu dokumentu v aplikaci. Dalším využitím pak může být vyhledávání dokumentů pomocí externího zařízení – čtečky čárových kódů. Předpokladem využití je dostupná tiskárna čárových kódů. Jedná se o nadstandardní modul a jeho customizace je prováděna dodavatelem aplikace. Dodavatel například definuje přístupné šablony pro tisk čárových kódů na základě požadavků zákazníků, velikost štítků apod. Štítek tak může obsahovat kromě čárového kódu s UID také další informace, např. číslo jednací, agendové číslo, datum evidence dokumentu, název zákazníka apod. Postup: Vyberte a zobrazte detail dokumentu nebo spisu, u kterého požadujete vytisknout štítek. Stiskněte tlačítko <Tisk štítku>.
-48-
obr. 31. Tisk štítku čárových kódů
Nejprve systém provede test připojení k ICZ Desktop Tools (obr. 32).
obr. 32. Test připojení k ICZ Desktop Tools
Nelze-li se k ICZ Desktop Tools připojit, je nutné IDT spustit – v zobrazeném dialogovém okně (obr. 33) zvolte možnost [Spustit IDT].
-49-
obr. 33. Připojení k IDT
Poté v zobrazeném dialogovém okně (obr. 34) stiskněte tlačítko [OK].
obr. 34. Spuštění IDT
Zobrazí se stejné dialogové okno jako na obr. 33, kde zvolte volbu [Pokračovat]. Je-li již připojení úspěšné v následujícím dialogovém okně (obr. 35) se zobrazí seznam tiskáren, které máte na výběr, v opačném případě je nutné provést opětovné spuštění IDT. Příslušnou tiskárnu vyberete tak, že na ni kliknete. Systém zajistí vytištění štítku s informacemi podle zadané šablony na zvolené tiskárně čárových kódů.
obr. 35. Výběr tiskárny štítku
obr. 36. Ukázka štítku
-50-
Poznámka:
Při dalším tisku štítku se již nenabízí seznam všech tiskáren, ale aplikace si pamatuje naposledy zvolenou tiskárnu a automaticky ji vybere a provede se rovnou tisk. Chcete-li zvolit jinou tiskárnu jako výchozí, je nutné nejprve v nastavení uživatele (viz kapitola 3.1) zrušit současnou výchozí tiskárnu pomocí tlačítka [Zrušit výběr výchozí tiskárny štítků] – při dalším tisku štítku se opět zobrazí seznam všech dostupných tiskáren a můžete navolit novou výchozí tiskárnu pro tisk štítků. Poznámka: Tisk štítku je možné až po zaevidování a uložení dokumentu. Je možné vytisknout štítek k dokumentu opakovaně, v každém stavu jeho zpracování.
4.3. Základy práce se spisem
Spis slouží v aplikaci ke sjednocení dokumentů, které spolu věcně souvisejí. Spisu a všem dokumentům do něj zařazeným je přidělena stejná spisová značka. Spis nemůže vzniknout prázdný, vždy musí obsahovat alespoň jeden (zakládající, iniciační) dokument, který pak již ze spisu nelze vyjmout. Spis tedy nejsou „prázdné desky“ připravené pro vkládání objektů, ale nejméně jeden dokument ve spisové obálce. Do existujícího spisu lze vkládat další dokumenty – maximální možný počet vložených dokumentů je 1000 (při překročení tohoto počtu je uživatel upozorněn a další dokumenty aplikace neumožní do spisu zařadit). Ke spisu NELZE připojit soubory (elektronické přílohy), tak jako k dokumentům.
Spis je v seznamech záznamů označován ikonou .
4.3.1. Založení spisu Spis nelze založit prázdný, k jeho založení musí existovat zakládající dokument. Spis je popsán položkami v profilu a je identifikován svým číslem – „Spisovou značkou“. Formát „Spisové značky“ nastavuje administrátor. Spis můžete založit dvěma postupy:
• Založením nového spisu nad vlastním nebo doručeným dokumentem, který dosud není zařazen do spisu – tento postup je obsahem této kapitoly.
• Založením odpovědi na doručený dokument, který dosud není zařazen do spisu – tento
postup je uveden v kapitole 4.2.4 Založení odpovědi na doručený dokument.
Postup: Zobrazte složku Moje dokumenty - Nevyřízené nebo Vyřízené a vyberte zakládající dokument spisu buď zaškrtnutím políčka u dokumentu, nebo otevřením detailu dokumentu kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Po výběru dokumentu zvolte příkaz <Nový spis>.
-51-
obr. 37. Založení spisu
Zobrazí se formulář Spis se záložkou Info nově zakládaného spisu (obr. 38) s převzatými údaji ze zakládajícího dokumentu.
obr. 38. Profil nově zakládaného spisu
V profilu spisu doplňte a upravte potřebné položky, správnost zadaných údajů potvrďte tlačítkem [Uložit] (systém založí nový spis a zobrazí jeho profil spolu se záložkou Historie a Související) nebo [Uložit a zavřít] (systém vytvoří spis a dle místa zvolení volby pro založení nového spisu zobrazí detail zakládajícího (iniciačního) dokumentu nebo zobrazí obsah složky. Spis ze zakládajícího dokumentu přebírá:
• položky „Věc“, „Vyřizuje“ včetně “Skupiny“ a „Agendové číslo“. • záložka Info – v části Subjekt všechny údaje – jako subjekt je systémem uveden
subjekt ze zakládajícího dokumentu. V části Spis se přebírají pouze položky „Věcná
-52-
skupina“ (přebírá se pouze tehdy, je-li současně definována i pro spisy) a „volitelné
položky“.
Po založení nového spisu je zakládající dokument automaticky vložen do tohoto spisu. Dokumenty zařazené do spisu se ve složkách Moje dokumenty/Všechny dokumenty- Nevyřízené a Vyřízené nezobrazují samostatně, je zde zobrazen pouze spis, v němž jsou vloženy. Po kliknutí na „Číslo jednací“ nebo „Věc“ spisu se zobrazí jeho záložka Info, která dává základní informace o dokumentech uložených ve spisu a stavu jejich zpracování.
4.3.1.1. Záložka Info
Na záložce Info je uveden seznam všech dokumentů, které spis obsahuje včetně stavu jejich zpracování. Ihned po založení obsahuje spis jedinou položku – zakládající dokument. Později lze do spisu zařadit i další dokumenty.
obr. 39. Ukázka záložky Info
-53-
4.3.1.2. Záložka Historie
Do záložky Historie se zaznamenávají všechny kroky, které uživatelé se spisem provedli. Obsah této záložky lze jen číst, není možné měnit jej jinak než akcemi, které systém zaznamenává.
Přes ikonu lupy je možné zobrazit detailní změny položek v závislosti na čase (obr. 24). K okamžiku každé provedené změny jsou zobrazeny všechny hodnoty položek s tím, že změněná nová hodnota atributu je zvýrazněna červenou barvou.
4.3.1.3. Záložka Související
Záložka Související je významově stejná jako u doručeného i vlastního dokumentu – podrobný popis je uveden v kapitole 4.2.2.5 Záložka Související.
4.3.2. Úpravy ve spisu
4.3.2.1. Vložení dokumentu do spisu
Do spisu lze vkládat dokumenty doposud nezaevidované v aplikaci nebo dokumenty již zaevidované.
• Založení nového vlastního nebo doručeného dokumentu do spisu Tento postup zvolte, pokud zakládáte nový vlastní nebo doručený dokument (tj. dokument doposud nezaevidovaný v aplikaci), který chcete ihned po založení zařadit do spisu, ze kterého je založení dokumentu iniciováno. Postup: Vyberte příslušný spis a zobrazte jeho detail. V menu zvolte příkaz <Nový vlastní dokument> nebo <Nový doručený dokument> dle toho jaký dokument budete zakládat.
obr. 40. Založení nového vlastního nebo doručeného dokumentu do spisu
Následně se otevře formulář Vlastní dokument nebo Doručený dokument s profilem nového dokumentu (viz. kapitola 4.2.1 Založení dokumentu), který přebírá ze spisu „Spisovou
značku“ a hodnotu položky „Věcná skupina“ je-li současně definována i pro dokumenty, v opačném případě není předvyplněna. Doplňte, popřípadě upravte údaje a formulář potvrďte tlačítkem [Uložit] (systém založí do spisu nový dokument, kterému je přiděleno nové „Číslo
jednací“ a zobrazí jeho profil) nebo [Uložit a zavřít] (systém založí do spisu nový dokument, kterému je přiděleno nové „Číslo jednací“ a zobrazí profil spisu).
-54-
Poznámka:
Tímto postupem lze vkládat dokumenty do spisu, který je ve stavu „Nevyřízen“ a vložení může provést pouze zpracovatel daného spisu.
• Vložení existujícího dokumentu do spisu Tento postup zvolte, pokud chcete do spisu zařadit již zaevidovaný dokument. Postup: Zobrazte složku Moje dokumenty - Nevyřízené nebo Vyřízené a vyberte dokument, který chcete vložit do již existujícího spisu, buď zaškrtnutím políčka u dokumentu, nebo otevřením detailu dokumentu kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Po výběru dokumentu zvolte příkaz <Vložit do spisu>.
obr. 41. Vložení dokumentu do spisu
Zobrazí se dialogové okno Vložení do spisu (obr. 42) pro výběr spisu. V seznamu se zobrazují spisy ve stavu „Nevyřízen“ a „Vyřízen“, ke kterým má uživatel přístupová práva (tj. spisy jsou zařazeny do skupin, jichž je členem). Zadejte kritéria pro vyhledání konkrétního spisu, do kterého chcete dokument vložit a žádaný spis vyberte kliknutím na jeho „Spisovou
značku“ nebo „Věc“. Vkládaný dokument můžete současně s vložením do spisu vyřídit a to tak, že zaškrtnete políčko u položky „Vyřídit vkládaný dokument“ a do pole „Způsob
vyřízení“ zapíšete způsob vyřízení dokumentu (systémem je automaticky předvyplněna hodnota Vloženo do spisu, případně hodnota již zadaného způsobu vyřízení u dokumentu). Poznámka:
Dokumenty ve stavu „Nevyřízen“ nelze vkládat do spisů ve stavu „Vyřízen“. Dokumenty je nutné nejprve vyřídit a až poté vložit do vyřízeného spisu. Zpracovatel a skupina vkládaného dokumentu a spisu musí být stejné, v opačném případě dokument nepůjde do spisu vložit.
obr. 42. Dialogové okno Vložení do spisu
-55-
Seznam dokumentů a informace o jejich stavu, které spis obsahuje, je zobrazen na záložce spisu Info v části Obsah spisu, která mimo jiné umožňuje zobrazení detailu libovolného dokumentu a to kliknutím na jeho „Číslo jednací“. U dokumentů vložených do spisu přibyla v profilu položka „SZ“ (Spisová značka), kliknutím na tuto položku zobrazíte detail spisu, ve kterém je dokument vložen.
obr. 43. Záložka Info – dokumenty zařazené ve spisu
4.3.2.2. Vyjmutí dokumentu ze spisu
Dokument ze spisu lze vyjmout z detailu spisu na záložce Info nebo z detailu dokumentu vloženého do spisu. Vyjmuté dokumenty ztratí „Spisovou značku“ a je jim odebrána záložka Spis. Dokumenty lze vyjímat pouze ze spisu ve stavu „Nevyřízen“. UPOZORNĚNÍ:
Zakládající dokument těmito způsoby vyjmout ze spisu nelze – v tomto případě se musí provést zrušení (anulování) celého spisu příkazem <Zrušit> (viz kapitola 4.3.2.6 Zrušení
(anulování) spisu).
-56-
Doručený dokument a odpověď jsou navzájem provázány a musí být vždy součástí spisu. Z tohoto důvodu DD a odpověď ze spisu vyjmout nelze, je-li to potřeba je nutné nejprve vyřadit odpověď z evidence - viz kapitola 4.2.4.1 Vyřazení odpovědi z evidence.
• Vyjmutí dokumentu ze spisu z DETAILU SPISU
Postup: Zobrazte spis, na záložce Info klikněte na ikonu (Vyjmout ze spisu) v řádku vyjímaného dokumentu a potvrďte vyjmutí dokumentu tlačítkem [OK].
obr. 44. Vyjmutí dokumentu z detailu spisu
• Vyjmutí dokumentu ze spisu z DETAILU DOKUMENTU
Postup: Zobrazte detail dokumentu, který chcete ze spisu vyjmout a zvolte příkaz <Vyjmout ze spisu>.
-57-
obr. 45. Vyjmutí dokumentu z detailu dokumentu
4.3.2.3. Vyřízení spisu
Aby mohl být spis vyřízen, je potřeba nejprve vyřídit dokumenty, které obsahuje, případně lze spis vyřídit současně s vyřízením všech obsažených dokumentů v jednom kroku. Dokument vložený do spisu lze vyřídit buď z detailu spisu na záložce Info nebo přímo z detailu dokumentu. Hromadné vyřízení všech dokumentů včetně spisu je umožněno ze složky nebo z detailu spisu pomocí příkazu <Vyřídit>. Systém změní stav objektů na „Vyřízen“.
• Vyřízení dokumentu z DETAILU SPISU
Postup: Zobrazte spis, na záložce Info stiskněte ikonu v řádku dokumentu, který chcete vyřídit.
-58-
obr. 46. Vyřízení dokumentu z detailu spisu
Zobrazí se dialogové okno Vyřízení (obr. 47) s přenesenými údaji z dokumentu, který vyřizujete. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav dokumentu na „Vyřízen“.
obr. 47. Dialogové okno pro vyřízení dokumentu
• Vyřízení dokumentu z jeho detailu
Postup: Zobrazte detail dokumentu, který chcete vyřídit a zvolte příkaz <Vyřídit>.
-59-
obr. 48. Vyřízení dokumentu z jeho detailu
Zobrazí se dialogové okno Vyřízení (obr. 47) s přenesenými údaji z dokumentu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav dokumentu na „Vyřízen“.
• Hromadné vyřízení dokumentů včetně spisu
Při tomto postupu dojde k vyřízení celého spisu tzn. dojde k vyřízení spisu včetně všech dosud nevyřízených dokumentů, které spis obsahuje. Na tuto skutečnost, tj. že zároveň se spisem jsou vyřizovány i v něm obsažené nevyřízené dokumenty, je uživatel upozorněn dialogovým oknem. Postup: Zobrazte detail spisu, který chcete vyřídit a zvolte příkaz <Vyřídit>.
obr. 49. Hromadné vyřízení spisu včetně dokumentů
Zobrazí se dialogové okno Vyřízení (obr. 47) s přenesenými údaji ze spisu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav spisu a v něm obsažených dokumentů, které jsou ve stavu „Nevyřízen“ na „Vyřízen“. Poznámka:
Objekty lze vyřídit pouze tehdy, je-li jejich "Věcná skupina" v aktuálním spisovém plánu. K dokumentům, které se při vyřízení spisu zároveň také automaticky vyřídí, je přidána do záložky Info pod položku „Způsob vyřízení“ poznámka o tomto způsobu vyřízení včetně odkazu na spis, kterým byl dokument vyřízen. Obsahoval-li spis již některé dokumenty ve stavu „Vyřízen“, nedojde u těchto dokumentů ke změně stavu a ani k přepisu položek zadaných v dialogovém okně (budou ponechány původní hodnoty). K přepisu položek nedochází ani u nevyřízených dokumentů, pokud byly u dokumentu vyplněny, v opačném případě se doplní dle údajů zadaných v dialogovém okně.
-60-
UPOZORNĚNÍ:
Při vyřízení dokumentu s původní formou digitální nebo hybridní je realizován převod komponent (příloh) do výstupního formátu.
Systém postupně projde všechny komponenty a:
- Komponenty ve výstupním formátu přeskočí a pokračuje zpracováním další.
o Komponentu konvertovatelnou převede pomocí DFC do výstupního formátu PDF/A, k výstupu připojí doložku o změně datového formátu a takto vzniklý dokument s doložkou opatří el. značkou a časovým razítkem (pokud jsou v organizaci nastaveny). V případě znovuotevření takové písemnosti dojde k odstranění automaticky zkonvertovaných příloh (pzn. ručně zkonvertované přílohy se neodstraní).
o Nekonvertovatelné přílohy zůstanou v původním datovém formátu.
4.3.2.4. Uzavření spisu
Uzavření spisu lze realizovat Jednotlivě (ze seznamu je vybrán jeden spis nebo je zobrazen jeho detail) nebo Hromadně (v seznamu je vybráno několik spisů). Uzavření spisu se provádí pomocí příkazu <Uzavřít>. Postup: Zobrazte detail spisu, který chcete uzavřít a zvolte příkaz <Uzavřít>.
obr. 50. Uzavření spisu
Zobrazí se dialogové okno Uzavření (obr. 51 nebo obr. 52) s přenesenými údaji ze spisu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav spisu na „Uzavřen“. Spisy jsou po uzavření přesunuty do složky Moje dokumenty − Uzavřené.
Poznámka:
U obsažených dokumentů ke změně stavu nedochází, dokumenty zůstávají ve stavu „Vyřízen“, který je jejich konečný.
-61-
obr. 51. Dialogové okno pro uzavření spisu z detailu
obr. 52. Dialogové okno při hromadném uzavírání spisů ze složky
Poznámka:
Spisy lze uzavřít pouze tehdy, je-li jejich "Věcná skupina" v aktuálním spisovém plánu.
Uzavíráte-li spisy hromadně tj. ze složky Moje dokumenty− Vyřízené v dialogovém okně Uzavření je navíc položka pro určení zda chcete přepsat věcnou skupinu/způsob vyřízení i u těch objektů u kterých je již vyplněna (obr. 52) (výchozí nastavení je, že ne). Zaškrtnete-li “Přepsat věcnou skupinu/způsob vyřízení tam, kde je již přiřazena/zadán“ hodnoty u označených spisů budou přepsány hodnotou uvedenou v dialogovém okně. K přepisování věcné skupiny a způsobu vyřízení dochází pouze u označených spisů, ne u dokumentů obsažených ve spise.
4.3.2.5. Vrácení spisu ke zpracování
Funkce slouží k znovuotevření spisu po jeho vyřízení nebo uzavření. Postup: Vyberte spis ve stavu „Vyřízen“ nebo „Uzavřen“, který chcete vrátit ke zpracování tj. do stavu „Nevyřízen“. Zvolte příkaz <Vrátit ke zpracování>.
-62-
obr. 53. Vrácení spisu ke zpracování
Spis je automaticky zobrazen ve složce Moje dokumenty – Nevyřízené zpracovatele znovuotevřeného spisu a stav spisu je „Nevyřízen“. Stav dokumentů ve spise se nemění. Poznámka:
Hromadné znovuotevření n spisů je umožněno ze složek Moje dokumenty – Vyřízené/ Uzavřené a z Výsledků hledání, kde označte spisy, které chcete znovuotevřít a zvolte příkaz <Vrátit ke zpracování>. Pokud se mezi vybranými spisy vyskytnou takové, které vrátit ke zpracování nelze, zobrazí se hláška „Některé z vybraných dokumentů/spisů nesplňují podmínku pro vrácení ke zpracování“. Ke zpracování budou vráceny pouze objekty, které vyhovují podmínce pro znovuotevření.
4.3.2.6. Zrušení (anulování) spisu
Pokud jste založili spis a následně potřebujete zakládající dokument ze spisu vyjmout a např. zařadit jej do jiného spisu, lze toto provést pouze zrušením (anulováním) spisu pomocí příkazu <Zrušit>. Spis lze zrušit pouze ve stavu „Nevyřízen“. Postup: Zobrazte detail spisu, který chcete zrušit a zvolte příkaz <Zrušit>.
obr. 54. Zrušení spisu
Zobrazí se dialogové okno pro potvrzení zrušení spisu (obr. 55) – zrušení potvrdíte tlačítkem [Ano].
-63-
obr. 55. Dialogové okno pro zrušení spisu
UPOZORNĚNÍ:
Dokumenty obsažené ve spisu, který byl následně zrušen, přejdou do podsložek složky Moje dokumenty dle jejich stavu.
4.3.3. Tisk spisové obálky včetně soupisu vložených dokumentů Postup: Zobrazte detail spisu a zvolte příkaz <Tisk>.
obr. 56. Tisk spisové obálky
V zobrazeném dialogovém okně Stažení souboru zvolte, zda chcete sestavu spisové obálky uložit nebo otevřít. V případě otevření se zobrazí spisová obálka včetně seznamu dokumentů a elektronických příloh, které jsou do spisu vloženy.
Poznámka:
Vzhled tiskové sestavy je závislý na nastavení šablony administrátorem – v nabídce je výchozí šablona tj. s referátníkem nebo alternativní šablona, která je bez referátníku.
-64-
obr. 57. Spisová obálka včetně referátníku
-65-
4.3.4. Tisk štítku spisu Funkce je přístupná v případě zapnutého modulu „Tisk čárových kódů“ a slouží k tisku štítků s čárovým kódem k označení spisu a jeho případné vyhledání pomocí externího zařízení – čtečky čárových kódů. Předpokladem využití je dostupná tiskárna čárových kódů. Výběr tiskárny je shodný s postup uvedeném pro dokumenty viz kapitola 4.2.6. Postup: Vyberte a zobrazte detail spisu, u kterého požadujete vytisknout štítek. Stiskněte tlačítko <Tisk štítku>. Systém zajistí vytištění štítku s informacemi podle zadané šablony na zvolené tiskárně čárových kódů.
-66-
obr. 58. Tisk štítku spisu
Poznámka: Tisk štítku je možné až po založení spisu. Je možné vytisknout štítek ke spisu opakovaně, v každém stavu jeho zpracování.
4.4. Práce se soubory (el. dokumenty)
Seznam všech připojených souborů k dokumentu je zobrazován na záložce Soubory. Tato záložka slouží, pokud to stav dokumentu dovoluje, nejen ke vkládání, prohlížení a mazání souborů, ale také k připojení elektronického podpisu, konverzi dokumentu do formátu PDF/A případně k označení dokumentu typu PDF časovým razítkem. Soubory, které mají být odeslány v zásilce typu Datová zpráva do ISDS nebo E-mail (v případě aktivní e-Podatelny ICZ) jsou označeny ve sloupci „O“. K jednomu souboru je možné vytvořit a uchovat několik verzí. Ve sloupci „Tělo“ je označena hlavní příloha (tj. Tělo zprávy) – jako tělo zprávy může být označena pouze 1 příloha. Poznámka:
V seznamech dokumentů se ikony dokumentů s připojenými soubory zobrazují spolu s ikonou .
-67-
4.4.1. Vložení souboru Soubor k dokumentu lze připojit již při zakládání dokumentu (kap.4.2.1.1 Vyplnění položek
dokumentu) nebo dodatečně na záložce Soubory, což je předmětem této kapitoly. Postup: Na záložce Soubory nastavte v části Vložení nového souboru cestu k souboru, který chcete přiložit, pomocí tlačítka [Procházet...] a poté stiskněte tlačítko [Vložit].
obr. 59. Vložení souboru
Systém připojí soubor k dokumentu a zobrazí jej na záložce Soubory (obr. 60).
obr. 60. Záložka Soubory s připojeným souborem
Po připojení souboru k dokumentu je nutné u každého záznamu vybrat „Původ“ (tj. Digitální
(= Elektronický. Čistopis vytvořený přímo v digitální podobě nebo doručený v digitální podobě), Konverze originál (= Autorizovaná konverze. Výsledkem konverze je elektronická kopie s právními účinky prvopisu) nebo Konverze kopie (= Převod formy. Digitalizace. Převod formy - převod dokumentu z analogové podoby do podoby digitální. Výsledkem převodu je ověřená elektronická kopie bez právních účinků prvopisu, zaručující pouhou shodu s prvopisem. Digitalizace - vznik jinou konverzí (výsledkem konverze je neověřená kopie prvopisu)) ve sloupci „Původ souboru“. Správné zvolení hodnoty má význam z hlediska způsobu práce s těmito přílohami ve spisovně a následně ve skartačním řízení. Sloupec „O“ (Odesílat) slouží k označení souboru, který má být odeslán v zásilce typu Datová zpráva do ISDS nebo v zásilce typu E-mail do e-Podatelny ICZ je-li aktivní, eventuelně vyvěšen na elektronickou úřední desku. Výchozí hodnota připojených souborů je „označeno“. Sloupec „Tělo“ označuje přílohu, která je považována za hlavní dokument (Tělo). Aplikace automaticky jako tělo označí přílohu, která byla vložena jako první. V případě více příloh může uživatel označení změnit – maximálně může být jako tělo označena 1 příloha.
-68-
4.4.2. Verzování souboru K souboru, který je připojen k dokumentu, aplikace umožňuje vkládat nové verze – postup je uveden níže. Výjimku tvoří soubory původu DZ, E-mail nebo Doručenka, ke kterým nové verze připojovat nelze.
4.4.2.1. Vložení nové verze souboru
Postup: Na záložce Soubory klikněte v řádku souboru, ke kterému budete vytvářet novou verzi, na ikonu (Vložit novou verzi). V dialogovém okně Vložení nové verze (obr. 61) nastavte cestu k souboru obsahujícímu novou verzi pomocí tlačítka [Procházet...] a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit].
obr. 61. Vložení nové verze
4.4.2.2. Zobrazení verzí souboru
Počet verzí, které soubor obsahuje je zobrazen na záložce Soubory ve sloupci „Verze“. Postup: Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Zobrazit všechny verze). Systém zobrazí seznam všech verzí souboru.
obr. 62. Zobrazení verzí souboru
Obsah konkrétní verze lze zobrazit kliknutím na její název ve sloupci „Název“.
4.4.3. Konverze do formátu PDF/A Postup: Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Provést konverzi) v řádku souboru, který chcete konvertovat do formátu PDF/A. Systém převede nejnovější verzi do formátu PDF/A a uloží ji jako novou verzi.
-69-
obr. 63. Soubor po konverzi
Poznámka:
Konverzi do formátu PDF/A lze provést pouze u souborů s příponami pdf, doc, docx, xls, xlsx, xlsm, rtf, txt.
4.4.4. Připojení elektronického podpisu Postup:
Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Podepsat) v řádku souboru, který chcete podepsat svým osobním certifikátem. Nejprve se provede test připojení k ICZ Desktop Tools (obr. 64).
obr. 64. Test připojení k ICZ Desktop Tools
Nelze-li se k ICZ Desktop Tools připojit, je nutné IDT spustit – v zobrazeném dialogovém okně (obr. 65) zvolte možnost [Spustit IDT].
obr. 65. Připojení k IDT
Poté v zobrazeném dialogovém okně (obr. 66) stiskněte tlačítko [OK] a následně spuštění potvrďte tlačítkem [Run].
-70-
obr. 66. Spuštění IDT
Zobrazí se stejné dialogové okno jako na obr. 65, kde zvolte volbu [Pokračovat]. Je-li již připojení úspěšné v následujícím dialogovém okně se zobrazí seznam certifikátů, které máte na výběr, v opačném případě je nutné provést opětovné spuštění IDT. Klikněte na příslušný certifikát nebo zvolte možnost [Vybrat soubor].
• Výběr certifikátu ze seznamu Postup: Klikněte na zvolený certifikát a v následujícím dialogovém okně zvolte volbu [Podepsat]. Systém vytvoří novou verzi souboru s připojeným elektronickým podpisem.
obr. 67. Výběr certifikátu ze seznamu
• Výběr certifikátu ze souboru Postup: Klikněte na možnost [Vybrat soubor…]. Najděte požadovaný soubor a v následujícím dialogovém okně zadejte heslo pokud je váš certifikát chráněn heslem a zvolte volbu [Podepsat]. Systém vytvoří novou verzi souboru s připojeným elektronickým podpisem.
obr. 68. Výběr certifikátu ze souboru
-71-
Poznámka:
Při dalším podepisování se již nenabízí seznam všech certifikátů, ale aplikace si pamatuje naposledy zvolený certifikát a automaticky ho vybere. Chcete-li vybrat jiný a vrátit se na seznam certifikátů zvolte před podepsáním volbu [Zpět k výběru certifikátu]. Poznámka:
Elektronicky lze podepsat jen soubor ve formátu PDF a je možné na něj postupně aplikovat více elektronických podpisů.
obr. 69. Soubor s připojeným el. podpisem
4.4.5. Označení časovým razítkem Postup: Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Časová značka) v řádku souboru, který chcete označit časovým razítkem. Systém vytvoří novou verzi souboru v PDF a vloží do ní časovou značku s kvalifikovaným certifikátem organizace. Poznámka:
Označit časovým razítkem lze jen dokument ve formátu PDF. Soubory lze označit časovým razítkem pouze tehdy, je-li zapnut modul „Časové značky“, v opačném případě se ikona nezobrazuje.
obr. 70. Soubor označený časovým razítkem
4.4.6. Současné opatření souboru elektronickým podpisem a časovým razítkem
Postup:
-72-
Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Podepsat s časovou značkou) v řádku souboru, který chcete opatřit současně elektronickým podpisem a časovým razítkem. V zobrazeném dialogovém okně zadejte příslušný certifikát a výběr potvrďte tlačítkem [Podepsat] (viz kapitola 4.4.4 Připojení elektronického podpisu). Systém vytvoří novou verzi souboru v PDF a vloží do ní elektronický podpis a časovou značku s kvalifikovaným certifikátem organizace. Poznámka:
Současně opatřit soubor elektronickým podpisem a časovým razítkem lze pouze tehdy, je-li zapnut modul „Časové značky“, v opačném případě se ikona nezobrazuje.
4.4.7. Předat k podpisu Každý uživatel má možnost předat dokument resp. jeho elektronickou přílohu k podpisu jednomu nebo více uživatelům. Tato funkce je dostupná pouze ze záložky „Soubory“ u příloh ve formátu PDF. Postup:
Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Předat k podpisu) v řádku souboru, který chcete nechat podepsat jiným uživatelem e-spis LITE, eventuelně jiným pracovníkům v řadě za sebou. Zobrazí se okno Předání k podpisu, kde vyberte osobu která má dokument jako první podepsat a její výběr potvrďte tlačítkem [Přidat]. První podepisující se objeví ve spodní části okna (tj. část Podepisující), kde mu můžete napsat poznámku, kterou vidí pouze on. Takto můžete nastavit podepisovací workflow pro několik podepisujících za sebou. Do části okna Poznámka pro všechny je možné zapsat poznámku, kterou uvidí všichni podepisující. Pro potvrzení předání k podpisu použijte tlačítko [Předat k podpisu]. Tímto dokument zmizí z vaší složky a zobrazí se prvnímu podepisujícímu ve složce Moje dokumenty - K podpisu nebo Nevyřízené, zároveň se dokument stane needitovatelným, dokud nedoběhne celé kolečko s podpisy. Po schválení všemi uživateli přiřazenými k podpisu se dokument vrací zpět iniciátorovi.
obr. 71. Předání k podpisu
-73-
Podepisující ze složky Moje dokumenty - K podpisu otevře dokument, kdy se mu
rovnou zobrazí záložka Soubory. Pomocí ikony (Předáno k podpisu) si může zobrazit
detaily k podpisovému workflow (obr. 72) a následně přes ikonu (Podepsat) dokument podepíše (kapitola 4.4.4 Připojení elektronického podpisu). Tímto dokument zmizí z jeho složek a zobrazí se u druhého podepisujícího nebo se vrátí zpět iniciátorovi podpisového kolečka. Podepsat dokument může uživatel také přímo ze složky Moje dokumenty - K podpisu pomocí příkazů <Podepsat a předat> a <Podepsat s ČZ a předat>. UPOZORNĚNÍ:
Je-li dokument součástí spisu, při podpisu bude mezi podepisujícími předáván celý spis.
obr. 72. Detail předání k podpisu u podepisujícího
4.4.7.1. Zrušení/Odmítnutí podepisování
Postup:
Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Předáno k podpisu), v dialogovém okně Předání k podpisu zadejte v části Zrušit podepisování „Důvod zrušení“ a potvrďte jej tlačítkem [Zrušit podepisování]. Odmítnout dokument může uživatel také přímo ze složky Moje dokumenty - K podpisu pomocí příkazu <Odmítnout a vrátit>. Po zrušení podepisování se dokument vrací zpět iniciátorovi a na záložce Soubory se ve
sloupci Podpis zobrazí nová ikona Odmítnutí „ “ - po najetí myší na ikonu se zobrazí
důvod odmítnutí zadaný podepisujícím.
4.4.8. Odstranění souboru Postup: Na záložce Soubory klikněte na ikonu (Smazat všechny verze). Systém odstraní soubor ze seznamu včetně všech jeho verzí.
4.4.9. Zobrazení obsahu souboru Postup: Na záložce Soubory klikněte v seznamu připojených souborů ve sloupci „Název“ na název souboru, např. odpoved.doc.
-74-
Poznámka:
Obsah připojeného souboru lze také zobrazit z obsahu složky kliknutím na ikonu .
4.5. Vypravení vlastního dokumentu
Při odeslání zásilky vlastního dokumentu spolupracuje referent, který dokument připravil pro odeslání, s výpravnou (uživatel s rolí Podatelna a výpravna). V této kapitole se budeme zabývat činností referenta až do předání zásilky k odeslání, a pak zaznamenáním výsledku doručení. Podklady pro vypravení/vyvěšení zásilky připravuje referent na záložce Info v části Adresát – zadává zde adresáta/y a určuje, jakým způsobem se má se zásilkou zacházet. V případě vyvěšení na úřední desku určuje v jakém časovém rozmezí má být dokument vyvěšen, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“ referent nezadává časové rozmezí vyvěšení dokumentu, ale vyplňuje položky „Typ“, „Název pro vyvěšení“ a datum předpokládaného svěšení (položka „Předp .svěš“). Po doručení zaznamenává informaci o výsledku doručení. Vlastní vypravení a vyvěšení dokumentu má na starosti uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Seznam zaevidovaných zásilek včetně jejich stavu je uveden ve spodní části obrazovky s názvem Zásilky (obr. 73).
tab. 9. Označení zásilek dle Způsobu odeslání
Ikona Způsob odeslání
Pošta
Osobně
Úřední deska
Datová zpráva
Ikona Způsob odeslání
Fax
Interní
Elektronický formulář
Neodesílá se
-75-
obr. 73. Ukázka zaevidované zásilky
Poznámka:
V případě, že dokument není určen k odeslání vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Neodesílá se.
4.5.1. Evidence jedné zásilky Zásilka k dokumentu se eviduje již při zakládání vlastního dokumentu. Postup evidence a vyplnění položek je uveden v kapitole 4.2.1 Založení dokumentu. Další zásilky lze zaevidovat později, postup je uveden v kapitole 4.5.2 Evidence více zásilek
k dokumentu.
Seznam zaevidovaných zásilek včetně jejich stavu je uveden na záložce Info v části Zásilky, odkud je také možné ke každé zásilce vytisknout obálku dle přednastavené šablony – postup je uveden v kapitole 4.5.5. Zaevidované zásilky jsou ve stavu „Založeno“. Poznámka:
Při založení odpovědi na doručený dokument je systémem automaticky do odpovědi (vlastní dokument) zkopírován subjekt z doručeného dokumentu včetně způsobu odeslání a způsobu zacházení. Předvyplněné položky lze editovat dle potřeby.
-76-
4.5.1.1. Evidence poštovního vypravení
Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Poštou a zadejte další údaje o zásilce (způsob zacházení, druh zásilky apod.).
obr. 74. Evidence poštovní zásilky
Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno” , „Titul
před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje do položek pro zadání adresy. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. V případě vytvoření poštovní zásilky je možné pomocí tlačítka [Zkontrolovat DS] zjistit, zda zadaný subjekt nevlastní datovou schránku a případně zvolit vypravení tímto způsobem (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.1 Evidence
zásilky – kontrola datové schránky).
-77-
4.5.1.2. Evidence osobního vypravení
Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Osobně a zadejte další údaje o zásilce.
obr. 75. Evidence osobní zásilky
Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název”. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul
před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít].
4.5.1.3. Evidence vypravení faxem
Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Tel/Fax a zadejte další údaje o zásilce.
-78-
obr. 76. Evidence vypravení faxem
Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a „Telefon/fax”. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do polí „Příjmení” a „Telefon/fax” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. V případě vytvoření faxové zásilky je možné pomocí tlačítka [Zkontrolovat DS] zjistit, zda zadaný subjekt nevlastní datovou schránku a případně zvolit vypravení tímto způsobem (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.1 Evidence
zásilky – kontrola datové schránky).
4.5.1.4. Evidence e-mailového vypravení
Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu E-mail a zadejte další údaje o zásilce.
-79-
obr. 77. Evidence vypravení e-mailem
Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a „E-mail”. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do polí „Příjmení” a „E-mail” příp. „Jméno”, „Titul před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. V případě vytvoření e-mailové zásilky je možné pomocí tlačítka [Zkontrolovat DS] zjistit, zda zadaný subjekt nevlastní datovou schránku a případně zvolit vypravení tímto způsobem (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.1 Evidence
zásilky – kontrola datové schránky).
4.5.1.5. Evidence vypravení prostřednictvím elektronického formuláře
Způsob odeslání Elektronický formulář je určen pro online podávané formuláře. Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Elektronický formulář a zadejte URL odkud byla zásilka odeslána případně zadejte o zásilce další údaje.
-80-
obr. 78. Evidence vypravení Elektronický formulář
Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do polí „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul
před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje do položek pro zadání adresy. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít].
4.5.1.6. Evidence interního vypravení
Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Interní a zadejte další údaje o zásilce.
-81-
obr. 79. Evidence interní zásilky
Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do polí „Titul před/za”, „Jméno”, „Příjmení” příp. datum narození „Narozen” a adresné údaje do položek pro zadání adresy. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. Poznámka:
V případě interní zásilky jsou všechny položky týkající se adresáta nepovinné.
4.5.1.7. Evidence vyvěšení na úřední desku
Evidence vyvěšení na úřední desku se liší dle toho, zda je, či není zapnut modul „Integrace s
eDeskou“. Postup pro obě možnosti je uveden níže.
• Evidence vyvěšení BEZ zapnutého modulu „INTEGRACE S eDESKOU“ Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Úřední deskou a zadejte další údaje včetně časového rozmezí vyvěšení dokumentu, tj. položky „Vyvěšeno“ a „Svěšeno“, které jsou automaticky předvyplněny systémem s možností jejich změny.
-82-
obr. 80. Evidence vyvěšení na úřední desku bez zapnutého modulu „Integrace s eDeskou“
Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul
před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít].
• Evidence vyvěšení SE zapnutým modulem „INTEGRACE S eDESKOU“ Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Úřední deskou a zadejte další údaje, tj. položky „Typ“, „Název pro vyvěšení“ a datum předpokládaného svěšení - položka „Předp. svěš.“ (automaticky je systémem předvyplněn aktuální datum + 15 dní s možností editace).
Poznámka:
Položky „Vyvěšeno“/ „Svěšeno“ jsou automaticky doplněny systémem po vyvěšení na el. úřední desku/svěšení z elektronické úřední desky.
-83-
obr. 81. Evidence vyvěšení na úřední desku se zapnutým modulem „Integrace s eDeskou“
Doplňte údaje adresáta nebo ho vyberte z číselníku pomocí tlačítka [Subjekt]. V závislosti na výběru typu subjektu jsou zvýrazněny odlišné položky jako povinné (typ subjektu: OVM, PO, PFO – název; FO – příjmení). Pokud je zásilka určena organizaci, zadejte název organizace do pole „Název” a do polí pro adresné údaje zadejte adresu organizace. Pokud je určena konkrétní osobě, zadejte údaje do pole „Příjmení” příp. „Jméno”, „Titul
před/za”, datum narození „Narozen” a adresné údaje. Výběr subjektu z adresáře je popsán v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít].
4.5.1.8. Evidence vypravení datovou zprávou
Postup: Na záložce Info vyplňte do pole „Způsob odeslání“ hodnotu Datová zpráva a zadejte další údaje o zásilce (způsob zacházení apod.).
-84-
obr. 82. Evidence vypravení datovou zprávou
Adresáta vyberte z číselníku (pokud byl v minulosti uložen do adresáře subjektů) pomocí tlačítka [Subjekt] (postup je uveden v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu v části "Položka "Subjekt"") nebo ho vyhledejte v seznamu datových schránek (postup je uveden v kapitole 4.2.1.1 Vyplnění položek dokumentu v části "Položka "ID datové schránky""). Dodatečné informace k zásilce („Zakázat doručení fikcí“ a „K rukám“) lze zadat po stisku tlačítka [Další údaje]. Údaje poté uložte kliknutím na tlačítko [Uložit] nebo [Uložit a nový] a nebo [Uložit a zavřít]. Poznámka:
Pro právnické osoby, které mohou používat datovou schránku zároveň i způsobem jako orgán veřejné moci (OVM), může administrátor nastavit možnost volby, zda odeslat datovou zprávu jako právnická osoba nebo orgán veřejné moci. Každý uživatel má pak k dispozici na profilu dokumentu, pokud vybere způsob odeslání „Datová schránka“, možnost označit pro konkrétní zásilku, zda ji odeslat jako OVM. Pokud volbu „Odeslat jako OVM“ nezaškrtne, zásilka je odesílaná jako standardní datová zpráva od právnické osoby. Předpokladem pro užití této funkce je samozřejmě ta skutečnost, že datová schránka je nastavena pro provoz v obou těchto režimech.
-85-
4.5.1.9. Evidence vypravení datovou zprávou – komunikace s Registrem smluv
Prostřednictvím aplikace e-spis Lite lze odesílat metadata a uzavřenou smlouvu přímo do Registru smluv. Odesílané soubory je nutné vygenerovat na Portálu veřejné správy.
• Vygenerování souborů na Portálu veřejné správy Na portálu veřejné správy nejprve ve formuláři vyplňte požadované údaje o dodavateli/-lích dodávky, služby nebo stavebních prací a základní informace o uzavřené smlouvě. Následně přiložte smluvní dokumenty a vygenerujte soubor ve formátu XML, smluvní dokumenty ve formátu PDF. Stejným způsobem postupujete, pokud potřebujete přidat přílohu k již existujícímu záznamu v Registru smluv, nebo potřebujete změnit metadata o smlouvě nebo dodaveteli/-lích, a nebo pokud potřebujete znepřístupnit již zveřejněný záznam v Registru smluv.
obr. 83. Portál veřejné správy pro zveřejnění záznamu v Registru smluv
Po výběru požadované operace, vyplnění minimálně povinných dat a stisku tlačítka [Pokračovat] přejdete na další stránku viz obr. 84.
obr. 84. Portál veřejné správy - uložení XML dat
Na obrazovce klikněte na tlačítko [Uložit XML data] a uložte soubor do adresáře. Odeslání těchto souborů do Registru smluv se provede již v aplikaci e-spis LITE.
-86-
• Odeslání z e-spis LITE do Registru smluv Postup: V e-spis LITE založte vlastní dokument se způsobem odeslání Datová zpráva (pzn. datová schránka je datová schránka pro Registr smluv), na záložce Soubory nahrajte XML soubor a PDF soubor/y, které jste si vytvořili na Portálu veřejné správy a uložili do adresáře. Datová zpráva musí obsahovat uvedené přílohy s totožnými názvy souborů, jak byly vygenerované ve formuláři. Aby byly přiložené soubory správně uloženy do Registru smluv, tak je bezpodmínečně nutné, aby ve sloupci „Tělo“ byl jako hlavní příloha označený soubor ve formátu XML, v tomto případě "zverejneni.xml". Automaticky při nahrávání příloh pod záložkou Soubory je označená jako hlavní příloha ta příloha, která je nahraná jako první. V případě, že přílohu "zverejneni.xml" nahráváte jako druhou nebo další přílohu, tak je nutné vždy ručně označit ve sloupci „Tělo“ právě přílohu ve formátu XML jako hlavní přílohu, tj. "zverejneni.xml".
obr. 85. Nahrání vygenerovaných souborů - záložka Soubory
Stejně postupujete i v případě další komunikace s Registrem smluv, tj. v případě modifikace záznamu - modifikace.xml, při přidání přílohy - pridani_prilohy.xml a při znepřístupnění ve veřejné části Registru smluv - znepristupneni.xml. Odeslání datové zprávy již provedete standardním způsobem do DS Registru smluv.
4.5.2. Evidence více zásilek k dokumentu K jednomu vlastnímu dokumentu je možné zaevidovat více zásilek tzn. více adresátů, kterým bude zásilka zaslána. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, který obsahuje alespoň jednu zaevidovanou zásilku. Na záložce Info v části Adresát klikněte na odkaz „Další adresát“.
-87-
obr. 86. Evidence více zásilek
Systém zobrazí prázdnou část Adresát určenou pro zaevidování nové zásilky. Vyplňte údaje o nové zásilce (postup vyplnění položek je stejný jako při evidenci první zásilky tj. při zakládání dokumentu) a záznam potvrďte tlačítkem [Uložit] nebo [Uložit a zavřít], v případě, že budete evidovat další zásilku klikněte rovnou na odkaz „Další adresát“. Seznam všech zaevidovaných zásilek je zobrazen v části Zásilky.
4.5.3. Úprava zásilky Zásilky je možné upravovat do chvíle, než jsou předány k odeslání. Jakmile je zásilka předána k odeslání, opravu provést nelze. Postup: Vyberte zásilku v části Zásilky, kterou chcete upravit – vybraná zásilka je podbarvena oranžově a podrobné údaje o zásilce jsou zobrazeny na záložce Info v části Adresát. Doplňte a upravte potřebné položky a správnost zadaných údajů potvrďte tlačítkem [Uložit] nebo [Uložit a zavřít].
-88-
4.5.4. Zrušení zásilky Zásilky lze zrušit pouze ve stavu „Založeno“ tzn. do chvíle dokud nejsou předány k odeslání. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, klikněte na ikonu v řádku zásilky, která je určena k odstranění a potvrďte okno o zrušení zásilky - poté bude adresát ze seznamu odstraněn.
4.5.5. Šablony obálek Ke každé zaevidované zásilce je možné vytisknout obálku dle administrátorem přednastavené šablony. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, klikněte na ikonu (Šablona obálky) v řádku konkrétní zásilky, v dialogovém okně Nabídka šablon vyberte požadovanou šablonu (obr. 87) a stiskněte tlačítko [Generovat dle šablony]. Poznámka: Hromadný tisk obálek je možný pouze z obsahu složek Moje dokumenty/Všechny dokumenty - K odeslání/Odeslané po označení požadovaných záznamů a stisku příkazu v menu <Tisk obálky>.
obr. 87. Výběr šablony obálky
-89-
4.5.6. Šablony dokumentů
U každé zásilky je vpravo umístěna ikona (Šablona dokumentu), která umožňuje vygenerovat administrátorem přednastavené šablony obsahující údaje z dokumentu. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, klikněte na ikonu , v dialogovém okně Nabídka
šablon vyberte požadovanou šablonu (obr. 88) a stiskněte tlačítko [Generovat dle šablony].
obr. 88. Výběr šablony dokumentu
Systém vygeneruje dokument ve formátu MS Word dle přednastavené šablony.
4.5.7. Předání zásilky k odeslání Postup: Vyberte a zobrazte detail dokumentu obsahující zásilku/y určené k odeslání. Zvolte příkaz <K odeslání>.
-90-
obr. 89. Předání zásilek k odeslání
Systém po předání zásilek k odeslání změní stav dokumentu na „Vyřízen“ a stav zásilek, v závislosti na způsobu odeslání, dle tab. 10. Tabulka také ukazuje v jakých referentských složkách jsou zásilky zobrazeny.
tab. 10. Stavy zásilek po předání k odeslání a zobrazení ve složkách
Způsob odeslání Stav
zásilky Složka referenta
Pošta, Interní, Datová zpráva, Úřední deska (je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“)
K odeslání Moje dokumenty/Všechny dokumenty - K odeslání
Osobně, Fax, E-mail,Elektronický formulář, Úřední deska (není-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“)
Odesláno Moje dokumenty/Všechny dokumenty - Odeslané
-91-
Soubor, který se v zásilce typu Datová zpráva odešle do ISDS nebo v zásilce typu E-mail do e-Podatelny ICZ, eventuelně je vyvěšen na elektronickou úřední desku, v případě zapnutého modulu „Integrace s eDeskou“, je označen (zaškrtnut) ve sloupci „O“ na záložce Soubory. Je-li zapnuta automatická kontrola existence datové zprávy, kontrola je prováděna i při předávání zásilek k odeslání (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.2 Předání zásilky k odeslání – kontrola datové schránky). Poznámka: U dokumentu obsahující zásilku se způsobem odeslání Datová zpráva, E-mail nebo Úřední deska je nutné mít připojený soubor, který má být odeslán přes ISDS/vyvěšen na elektronickou úřední desku (nebude-li soubor připojen systém vás při pokusu o předání k odeslání upozorní hláškou). Zásilky ze stavu „K odeslání“ přejdou do stavu „Odesláno“ až po jejich vypravení výpravnou.
UPOZORNĚNÍ:
Je-li nastavena elektronická podatelna, vlastní odeslání e-mailu zajišťuje integrovaná ePodatelna ICZ, v případě, že el. podatelna nastavena není, vlastní odeslání e-mailu zajišťuje sám referent.
UPOZORNĚNÍ:
Obsahuje-li dokument více zásilek ve stavu „Založeno“, jsou k odeslání předány všechny najednou. Po předání zásilky/ek k odeslání dojde ke změně stavu dokumentu na stav „Vyřízen“. UPOZORNĚNÍ:
Při vyřízení dokumentu s původní formou digitální nebo hybridní je realizován převod komponent (příloh) do výstupního formátu.
Systém postupně projde všechny komponenty a:
- Komponenty ve výstupním formátu přeskočí a pokračuje zpracováním další.
o Komponentu konvertovatelnou převede pomocí DFC do výstupního formátu PDF/A, k výstupu připojí doložku o změně datového formátu a takto vzniklý dokument s doložkou opatří el. značkou a časovým razítkem (pokud jsou v organizaci nastaveny). V případě znovuotevření takové písemnosti dojde k odstranění automaticky zkonvertovaných příloh (pzn. ručně zkonvertované přílohy se neodstraní).
o Nekonvertovatelné přílohy zůstanou v původním datovém formátu.
UPOZORNĚNÍ:
Při vyřízení dokumentu s původní formou digitální nebo hybridní, který obsahuje komponenty (přílohy) v nevýstupním formátu a není-li alespoň jedna z nich konvertovatelná, proběhne změna formy na analogovou – o této skutečnosti je uživatel informován hláškou „Dokument nelze vyřídit v požadované formě, některou z jeho el. příloh není možné uložit v trvalém formátu. Dokument bude změněn na analogovou formu!“. U dokumentu dojde ke změně stavu na „Vyřízen“ a současně proběhne změna formy na analogovou. V případně
-92-
znovuotevření takové písemnosti se opět forma dokumentu změní na původní tj. digitální nebo hybridní. Je-li alespoň jedna příloha konvertovatelná nebo rovnou ve výstupním formátu (tj. XML, PNG, TIF/TIFF, JPEG/JFIF, MPEG-1, MPEG-2, GIF, MPEG-1, MPEG-2, WAV, PCM ), bude forma dokumentu zachována tj. digitální nebo hybridní (zbylé nekonvertovatelné přílohy zůstanou v původním datovém formátu).
4.5.8. Storno odeslání Stornovat lze zásilky ve stavu „K odeslání“, tzn. byly předány výpravně k odeslání, ale výpravnou dosud neodeslány. Storno zásilky může provést i uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, který obsahuje zásilku určenou ke stornu nebo vyberte zásilku ve složce Moje dokumenty - K odeslání. Zvolte příkaz <Storno odeslání>.
obr. 90. Storno odeslání
Po této akci zásilka/y přejdou ze stavu „K odeslání“ do stavu „Založeno“ a v případě, že dokument obsahuje pouze jednu zásilku nebo zvolíte stornovat všechny zásilky v dialogovém okně (obr. 91) dojde také ke změně stavu dokumentu na „Nevyřízen“. UPOZORNĚNÍ:
Obsahuje-li dokument více zásilek, zobrazí se dialogové okno Storno odeslání (obr. 91) . Zvolíte-li [Všechny], budou stornovány všechny zásilky ve stavu „K odeslání“, které dokument obsahuje a přejdou do stavu „Založeno“, současně dokument změní stav na „Nevyřízen“, zvolíte-li [Aktuální] bude stornována pouze oranžově označená zásilka v části Zásilky, při této volbě ke změně stavu dokumentu nedochází, volbou [Storno] zavřete dialogové okno.
-93-
obr. 91. Dialogové okno Storno odeslání
4.5.9. Zápis výsledku doručení U některých dokumentů známe výsledek doručení – je to např. dokument s dodejkou nebo dokumenty, které se vrátí zpět nedoručené. Výsledek doručení může zapsat výpravna i referent, výjimkou jsou zásilky se způsobem odeslání Úřední deska, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“, kdy zapsat doručení (tj. svěsit dokument z elektronické úřední desky) může pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Postup: Zobrazte detail vlastního dokumentu, který obsahuje požadovanou zásilku ve stavu „Odesláno“ nebo označte zásilku ve složce Moje dokumenty - Odeslané. Zvolte příkaz <Doručení>. V dialogovém okně Zápis doručení doplňte, případně upravte, potřebné položky a správnost zadaných údajů potvrďte tlačítkem [Uložit] (obr. 92). Výjimku tvoří zásilky se způsobem odeslání Datová zpráva, kdy se po zvolení příkazu <Doručení> nezobrazí dialogové okno, ale doručenka datové zprávy je automaticky stažena systémem ke konkrétní datové zprávě na záložku Info. Doručenku DZ je možné zobrazit po stisku ikony (obr. 93).
obr. 92. Zápis výsledku doručení referentem
-94-
obr. 93. Doručenka datové zprávy
Výsledek doručení včetně datumu doručení se zobrazí v detailu dokumentu (obr. 94) do pole „Doručeno“ a „Výsledek doručení“.
obr. 94. Zápis doručení – detail dokumentu
-95-
4.5.10. Zápis položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ Postup: Položky „Pošta“, „ČDZ“, „Hmotnost [g]“ a „Výplatné“ lze vyplnit/editovat po odeslání zásilky (zásilka je ve stavu „Odesláno“) z detailu dokumentu kliknutím na ikonu (obr. 95) nebo ze složky Moje dokumenty/Odeslané po stisku příkazu v menu <Detail odeslání> (obr. 96). Do dialogového okna Detail odeslání se předvyplňují hodnoty položek (pokud jsou zadány již před zápisem doručení) pouze tehdy, je-li označena pouze jedna zásilka nebo je zápis doručení prováděn z detailu dokumentu; jsou-li ve složce označeny 2 a více zásilek, tak se žádné hodnoty nepředvyplňují. Požadované změny je nutné potvrdit tlačítkem [Změna údajů].
obr. 95. Editace položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ z detailu dokumentu
obr. 96. Editace položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ ze složky
Poznámka:
Je-li zaškrtnuta v dialogovém okně Detail odeslání volba Přepsat, budou přepsány hodnoty položek u každé označené zásilky bez ohledu na to, zda jsou již vyplněny či nikoliv. V opačném případě, kdy u položky nebude zaškrtnuta volba Přepsat, bude její hodnota doplněna pouze k těm zásilkám, u kterých není dosud vyplněna, v případě, že vyplněna je, bude ponechána tj. nedojde k jejímu přepsání.
-96-
Pozor na případ kdy hodnota položky není vyplněna a současně je označena volba Přepsat – v tomto případě dojde u všech označených zásilek k výmazu položek, protože se mají přepsat na prázdnou hodnotu.
4.6. Kontrola existence datové schránky
Zda se má či nemá provádět automatická kontrola existence datové schránky závisí na rozhodnutí každé organizace. Zaktivnění případně deaktivaci kontroly datových schránek před odesláním zásilky nastavuje v každé organizaci administrátor aplikace. Kontrolu lze provést při:
• Evidenci zásilky (pošta, e-mail, fax) • Předání zásilky K odeslání • Odeslání zásilky
4.6.1. Evidence zásilky – kontrola datové schránky Při zvoleném typu odeslání dokumentu jiném než datovými schránkami (poštou, e-mailem a tel/faxem) je v detailu dokumentu na záložce Info k dispozici tlačítko [Zkontrolovat DS]. Po stisku tlačítka systém provede kontrolu existence datové schránky k vybranému subjektu podle všech položek ve formuláři adresy. V případě, že k subjektu byla nalezena datová schánka(y), zobrazí se jejich seznam (obr. 98), nebyla-li k subjektu nalezena žádná datová schránka, zobrazí se dialogové okno (obr. 97) zda chcete provést kontrolu ještě jednou tentokrát ale pouze pomocí základních dat.
obr. 97. Kontrola existence datové zprávy – tlačítko [Zkontrolovat DS]
Stisknete-li „Ne“ nic se nestane, pokud zvolíte „Ano“ provede se opětovná kontrola existence datové schránky. Pokud ani tentokrát nebude datová schránka nalezena, zobrazí se na formuláři dokumentu hláška: „Zadaný adresát nemá datovou schránku“, v opačném případě se zobrazí seznam nalezených datových schránek (obr. 98), ze kterého požadovanou datovou schránku vyberete zaškrtnutím v prvním sloupci.
obr. 98. Nalezené datové schránky
-97-
Po označení konkrétní datové schránky se zaktivní tlačítka, jejichž význam popisuje tab. 11.
tab. 11. Kontrola datové schránky – význam tlačítek
Tlačítko Význam
Předělat stávající zásilku Systém původní zásilku změní na typ Datová zpráva a nastaví se jí údaje z nalezené datové schránky.
Přidat novou zásilku Systém k dokumentu založí novou zásilku typu Datová zpráva a nastaví se jí údaje z nalezené datové schránky (původní zásilka bude zachována beze změny).
Nedělat nic U zásilek nedojde k žádné změně.
Vyhledat zde Provede se vyhledávání podle základních dat.
Poznámka: Kontrolu datové schránky v tomto místě NELZE administrátorem VYPNOUT.
UPOZORNĚNÍ:
Není-li administrátorem nastaveno automatické přihlašování k ISDS bude po vás aplikace vyžadovat Přihlašovací údaje.
4.6.2. Předání zásilky k odeslání – kontrola datové schránky Po stisknutí příkazu <K odeslání> systém provede automaticky kontrolu zásilek v odesílaném dokumentu stejně jako po stisku tlačítka [Zkontrolovat DS], jen se vyhledává rovnou dle základních dat. Systém provádí kontrolu pro každou zásilku v dokumentu, a pokud dokument ke kontrolovaným zásilkám neobsahuje příslušnou zásilku odesílanou do datové schránky, zobrazí upozornění viz obr. 99.
obr. 99. Kontrola existence datové zprávy – K odeslání
Zvolíte-li „Ano“ systém předá všechny zásilky k odeslání bez kontroly existence datové schránky. Zvolíte-li „Ne“ systém zavře dialogové okno a ke změně stavu zásilek nedojde. Uživatel poté může doplnit chybějící zásilky typu datová zpráva.
Poznámka: Kontrolu datové schránky v tomto místě LZE administrátorem VYPNOUT.
4.6.3. Odeslání zásilky - kontrola datové schránky Kontrola datové schránky je stejná jako v předchozím případě tj. při předávání zásilek „K odeslání”. Poznámka: Kontrolu datové schránky v tomto místě LZE administrátorem VYPNOUT.
-98-
4.7. Řízení oběhu
V této kapitole je popsáno řízení oběhu dokumentů, tzn. předávání a přebírání objektů. Do oběhu můžete předat dokument, který není zařazen do spisu, nebo celý spis. Předáním je provedena změna zodpovědnosti za zpracování dokumentu/spisu. Záznam oběhu je součástí historie dokumentu/spisu.
4.7.1. Předání objektu Předání dokumentu/spisu jinému uživateli lze realizovat Jednotlivě (ze seznamu je vybrán jeden objekt nebo je zobrazen jeho detail) nebo Hromadně (v seznamu je vybráno několik objektů z jedné skupiny najednou). Vlastní předání je provedeno pomocí příkazu <Předat>. Postup: Objekt vyberte zaškrtnutím v seznamu nebo zobrazte jeho profil kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Zvolte příkaz <Předat>.
obr. 100. Předání objektu
Zobrazí se dialogové okno Předání k vyřízení. Vyberte uživatele, kterému chcete objekt předat a předání potvrďte tlačítkem [OK]. Skupina je automaticky předvyplněna dle skupiny, ve které je dokument zařazen.
obr. 101. Dialogové okno Předání k vyřízení
Předaný objekt se následně zobrazí tučně ve složce příjemce Moje dokumenty /Všechny dokumenty - Nevyřízené/Vyřízené/Uzavřené v závislosti na jeho stavu. UPOZORNĚNÍ:
Uživatel (zpracovatel dokumentu) s rolí Referent může předávat dokument pouze na uživatele, kteří jsou členy skupiny, ve které je dokument zařazen (např. je-li dokument
-99-
zařazen do skupiny A, zpracovatel dokumentu může dokument předat pouze na uživatele, který je členem skupiny A). Pro uživatele s rolí Vedoucí, Administrátor, Podatelna a Výpravna platí jiná pravidla pro předávání dokumentů – pravidla pro jednotlivé role jsou popsány v kapitole týkající se konkrétní role. UPOZORNĚNÍ:
Hromadně lze předávat pouze dokumenty zařazené ve stejné skupině.
4.7.2. Převzetí objektu Objekty, které vám byly předány, naleznete ve složce Moje dokumenty/Všechny dokumenty − Nevyřízené / Vyřízené / Uzavřené − dle stavu přebíraného objektu. Objekty určené k převzetí jsou zobrazeny tučně. Postup: Zobrazte detail objektu - tím dokument/spis převezmete a dále můžete provést s objekty další akce v závislosti na stavu objektu.
Poznámka:
Dokumenty předané pouze k podpisu se uživateli zobrazují ve složce Moje dokumenty - K podpisu - při otevření dokumentu z tohoto místa je zobrazena rovnou záložka Soubory.
4.8. Změna stavu dokumentů a spisů
V detailu dokumentu/spisu je pole „Stav“, které popisuje výsledek zpracování dokumentu. Systém kontroluje, zda jsou v objektech vyplněny atributy skartačního řízení – „Věcná
skupina“, „Skartační znak“ a „Skartační lhůta“. Objekty přiřazené pouze na skupinu, tzn. objekty, které nemají určeného zpracovatele, nelze vyřídit. Systém umožňuje vrácení objektů ke zpracování tj. do stavu „Nevyřízen“.
4.8.1. Vyřízení objektu Vyřízení dokumentu/spisu lze realizovat Jednotlivě (ze seznamu je vybrán jeden objekt nebo je zobrazen jeho detail) nebo Hromadně (v seznamu je vybráno několik objektů). Vyřízení objektu se provádí pomocí příkazu <Vyřídit>. Je-li dokument součástí spisu, lze ho též vyřídit dle postupu uvedeného v kapitole 4.3.2.3. Postup: Vyberte objekt pro vyřízení nebo zobrazte jeho profil kliknutím na „Číslo jednací“ nebo
„Věc“. Zvolte příkaz <Vyřídit>.
-100-
obr. 102. Vyřízení objektu z jeho detailu
Zobrazí se dialogové okno Vyřízení (obr. 103) s přenesenými údaji z dokumentu. Doplňte a upravte potřebné položky a potvrďte správnost zadaných údajů tlačítkem [Uložit], poté systém změní stav dokumentu na „Vyřízen“ a položka „Datum vyřízení“ se zobrazí na formuláři objektu pod položkou „Termín vyřízení“. Objekty jsou po vyřízení přesunuty do složky Moje dokumenty− Vyřízené.
obr. 103. Dialogové okno pro vyřízení objektu z detailu
obr. 104. Dialogové okno při hromadném vyřízení objektů ze složky
Poznámka:
Vyřizujete-li objekty hromadně tj. ze složky Moje dokumenty− Nevyřízené v dialogovém okně Vyřízení je navíc položka pro potvrzení zda chcete přepsat věcnou skupinu/způsob vyřízení i u těch objektů u kterých je již vyplněn (obr. 104) (výchozí nastavení je, že ne). Zaškrtnete-li “Přepsat věcnou skupinu/způsob vyřízení tam, kde je již přiřazena/zadán“ hodnoty u označených dokumentů/spisů budou přepsány hodnotou uvedenou v dialogovém okně. K přepisování věcné skupiny a způsobu vyřízení dochází pouze u označených spisů, ne u dokumentů obsažených ve spise. Pokud dokumenty obsažené ve spise, který je určen k vyřízení, nemají věcnou skupinu/způsob vyřízení vyplněn, systém
-101-
automaticky věcnou skupinu/způsob vyřízení doplní bez ohledu na to, zda je zaškrtnuto přepisování položek či nikoliv.
Poznámka:
Při vyřízení dokumentu se kontroluje vyplnění položek "Listů" / "Příloh" v závislosti na formě dokumentu - pro formy A/H se jedná o položku "Listů", pro formy D/H o položku "Příloh".
Při vyřízení D/H formy dokumentu systém automaticky dopočítává počet příloh tj. položku "Příloh" dle počtu připojených souborů (Doručenky DZ se nezapočítávají).
UPOZORNĚNÍ:
Přechod objektu do stavu „Vyřízen“ je nejen po akci <Vyřídit>, ale také po: • vytvoření odpovědi na doručený dokument (ke změně stavu dojde pouze u doručeného
dokumentu, odpověď bude ve stavu „Nevyřízen“) – kapitola 4.2.4 • vložení dokumentu do spisu při současném zaškrtnutí „Vyřídit vkládaný dokument“ -
kapitola 4.3.2.1 • předání zásilky k odeslání – kapitola 4.5.7 • vyřízení spisu – kapitola 4.3.2.3
UPOZORNĚNÍ:
Při vyřízení dokumentu s původní formou digitální nebo hybridní je realizován převod komponent (příloh) do výstupního formátu.
Systém postupně projde všechny komponenty a:
- Komponenty ve výstupním formátu přeskočí a pokračuje zpracováním další.
o Komponentu konvertovatelnou převede pomocí DFC do výstupního formátu PDF/A, k výstupu připojí doložku o změně datového formátu a takto vzniklý dokument s doložkou opatří el. značkou a časovým razítkem (pokud jsou v organizaci nastaveny). V případě znovuotevření takové písemnosti dojde k odstranění automaticky zkonvertovaných příloh (pzn. ručně zkonvertované přílohy se neodstraní).
o Nekonvertovatelné přílohy zůstanou v původním datovém formátu.
UPOZORNĚNÍ:
Při vyřízení dokumentu s původní formou digitální nebo hybridní, který obsahuje komponenty (přílohy) v nevýstupním formátu a není-li alespoň jedna z nich konvertovatelná, proběhne změna formy na analogovou – o této skutečnosti je uživatel informován hláškou „Dokument nelze vyřídit v požadované formě, některou z jeho el. příloh není možné uložit v trvalém formátu. Dokument bude změněn na analogovou formu!“. U dokumentu dojde ke změně stavu na „Vyřízen“ a současně proběhne změna formy na analogovou. V případně znovuotevření takové písemnosti se opět forma dokumentu změní na původní tj. digitální nebo hybridní. Je-li alespoň jedna příloha konvertovatelná nebo rovnou ve výstupním formátu (tj. XML, PNG, TIF/TIFF, JPEG/JFIF, MPEG-1, MPEG-2, GIF, MPEG-1, MPEG-2, WAV, PCM ), bude forma dokumentu zachována tj. digitální nebo hybridní (zbylé nekonvertovatelné přílohy zůstanou v původním datovém formátu).
-102-
4.8.2. Uzavření spisu V aplikaci se uzavírají pouze spisy, konečný stav pro dokumenty je „Vyřízen“. Podrobný popis uzavření spisu je uveden v kapitole 4.3.2.4.
4.8.3. Vrácení dokumentu ke zpracování Funkce slouží k znovuotevření dokumentu/spisu po jeho vyřízení případně uzavření. Postup: Vyberte dokument ve stavu „Vyřízen“, který chcete vrátit ke zpracování tj. do stavu „Nevyřízen“. Zvolte příkaz <Vrátit ke zpracování>.
obr. 105. Vrácení dokumentu ke zpracování
Dokument je automaticky poté zobrazen ve složce Moje dokumenty – Nevyřízené (pokud není součástí spisu) zpracovatele znovuotevřeného dokumentu a stav dokumentu je „Nevyřízen“. Poznámka:
Při znovuotevření spisu se stav obsažených dokumentů nemění. UPOZORNĚNÍ:
Při znovuotevření dokumentu s původní formou digitální/hybridní, u kterého došlo při vyřízení ke změně formy na analogovou, dojde po znovuotevření ke změně formy zpět na digitální/hybridní. Při znovuotevření dokumentu, u kterého byl realizován při jeho vyřízení převod příloh pomocí DFC do výstupního formátu, dojde po znovuotevření k odstranění těchto příloh.
4.8.4. Zrušení evidenčního záznamu Funkce slouží ke zrušení chybně zadaného evidenčního záznamu, který je ve stavu „Nevyřízen“ a neobsahuje odeslané zásilky. Zrušení záznamu může provést zpracovatel dokumentu, vedoucí a administrátor. Speciálním případem je zrušení spisu (viz kapitola 4.3.2.6 Zrušení (anulování) spisu), kdy dojde k jeho odstranění. Postup: Ve složce Moje dokumenty – Nevyřízené vyberte dokument ke zrušení a označte jej zaškrtnutím zaškrtávacího políčka nebo zobrazte jeho profil. Zvolte příkaz <Zrušit>.
-103-
obr. 106. Zrušení evidenčního záznamu
Zobrazí se dialogové okno Zrušení dokumentu (obr. 107) pro zadání důvodu zrušení. Vyplňte důvod zrušení a údaj potvrďte tlačítkem [OK]. Systém změní stav dokumentu na „Zrušen“ a odstraní ho ze seznamu uživatele.
obr. 107. Dialogové okno pro zrušení záznamu
Poznámka: Zrušený dokument se zobrazuje pouze administrátorovi ve složce Správa – Zrušené dokumenty odkud jej lze obnovit zpět pro zpracování. UPOZORNĚNÍ:
Dokument, který je vložený do spisu nelze zrušit. Nejdříve musí být ze spisu vyjmut.
4.9. Tiskové sestavy
4.9.1. Tisk přehledu objektů V každé složce (přehledu objektů) je uživatelům v menu k dispozici příkaz <Tisk>, jehož prostřednictvím lze zobrazit seznam objektů jako sestavu, kterou lze následně vytisknout. Příkaz <Tisk> reaguje na to, zda jsou ve složce některé záznamy zaškrtnuty – pokud ano, vytisknou se pouze tyto označené záznamy, pokud žádné záznamy označeny nejsou, vytiskne se obsah složky odpovídající zadaným filtračním kritériím ve sloupci nebo celý obsah příslušné složky (nejsou použity žádná filtrační kritéria ve sloupci). Postup: Zobrazte obsah složky, který chcete vytisknout a zvolte příkaz <Tisk>.
-104-
obr. 108. Tisk přehledu dokumentů
Zobrazí se obsah složky (přehled dokumentů) jako sestava určená pro tisk.
obr. 109. Ukázka sestavy přehledu dokumentů
Ikona (Nastavení sloupců pro uživatele) na tomto místě také umožňuje uživatelům navolit si vlastní nastavení zobrazovaných informací v tiskové sestavě o objektech stejným postupem jako je uveden v kapitole 3.2. Uživatel určuje, které z nabízených informací chce zobrazovat, a dále může definovat šíři sloupců. Pokud si uživatel nastaví své zobrazení, potlačí tím standardní nastavení složky.
4.9.2. Tisk statistického přehledu Každý referent může ze složky Tisk - Statistiky vygenerovat statistický přehled pouze s výsledky za svou činnost vykonanou ve spisové službě, zatímco vedoucí za všechny své podřízené dohromady nebo každého jednotlivce zvlášť – podrobný popis je uveden v kapitole týkající se role vedoucí. Postup: Vyberte složku Tisk - Statistiky.
obr. 110. Tisk statistického přehledu referenta
Zobrazí se formulář Statistiky, zadejte období za které se má statistický přehled vygenerovat a údaje potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje statistický přehled do formátu PDF.
-105-
obr. 111. Ukázka sestavy Statistický přehled referenta
4.10. Spisovna
Vyřízené dokumenty a uzavřené spisy je možné vkládat do ukládacích jednotek (UJ) a tyto ukládací jednotky předat do elektronické spisovny – v případě, že je zapnut modul „Správa
spisovny“.
4.10.1. Založení ukládací jednotky Ukládací jednotka je objekt, který v sobě slučuje vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, které mají určenu „Věcnou skupinu”, „Skartační znak” a „Skartační lhůtu”. Její nadefinování určuje, zda do ní vložené dokumenty a spisy budou v elektronické spisovně v budoucnu skartovány či archivovány. Ukládací jednotku může založit každý uživatel spisové služby. Postup: Ve složce Všechny dokumenty – Do spisovny zvolte příkaz <Nová UJ>.
obr. 112. Založení nové UJ
Zobrazí se formulář Ukládací jednotka (obr. 113) pro tvorbu nové UJ.
-106-
obr. 113. Založení nové UJ
Vyplňte povinné položky „Název“ a „Rok uzavření” případně dále vyberte „Věcnou
skupinu”, „Skartační znak” a „Skartační lhůtu”. Údaje potvrďte tlačítkem [Uložit a zavřít]. Nově vytvořená ukládací jednotka je zobrazena všem uživatelům ve složce Všechny dokumenty – Do spisovny.
obr. 114. Zobrazení nové UJ
4.10.2. Editace ukládací jednotky Postup: Zobrazte detail ukládací jednotky ze složky Všechny dokumenty – Do spisovny.
obr. 115. Detail UJ
Upravte profilové údaje „Název“, „Popis“ nebo „Rok“ (aplikace kontroluje, zda není nově zadaný rok uzavření nižší než datum vyřízení/uzavření vložených objektů) a potvrďte jejich správnost tlačítkem [Uložit a zavřít].
-107-
4.10.3. Vkládání objektů do UJ Dokumenty ve stavu „Vyřízen” a spisy ve stavu „Uzavřen” může do vybrané ukládací jednotky vkládat každý uživatel, ale v detailu UJ vidí uživatel pouze ty, na která má oprávnění. Postup: Ve složce Moje dokumenty – Vyřízené(vkládání dokumentů) /Uzavřené (vkládání spisů) označte vkládaný objekt a zvolte příkaz <Vložit do ukládací jednotky>.
obr. 116. Vložení objektů do UJ
Zobrazí se dialogové okno Vložení do ukládací jednotky se seznamem UJ, do kterých je možné objekt/objekty vložit (tzn. ukládací jednotky mají odpovídající hodnoty položek „Rok
uzavření” (rok vyřízení/uzavření objektu musí být shodný nebo starší než je rok uzavření zadaný v profilu ukládací jednotky), „Věcná skupina”, „Skartační znak” a „Skartační
lhůtu”). UJ vyberete kliknutím na její název. UPOZORNĚNÍ: Do ukládací jednotky nelze vkládat objekty obsahující zásilky (vypravení) ve stavu „Založeno“ nebo „K odeslání“.
4.10.4. Vyjmutí objektů z UJ Postup: Zobrazte detail ukládací jednotky, označte objekt, který chcete vyjmout a zvolte příkaz <Vyjmout z UJ>.
-108-
obr. 117. Vyjmutí objektu z UJ
Objekt se vyjme z ukládací jednotky a zobrazí se zpět ve složce Moje dokumenty / Všechny dokumenty – Vyřízené(vyjmuté dokumenty) /Uzavřené (vyjmuté spisy).
4.10.5. Zrušení UJ Postup: Zobrazte detail ukládací jednotky a zvolte příkaz <Zrušit>.
obr. 118. Zrušení UJ
Ukládací jednotka bude zrušena a obsažené objekty vráceny zpět do složky Moje dokumenty / Všechny dokumenty – Vyřízené(vrácené dokumenty) /Uzavřené (vrácené spisy).
4.10.6. Tisk obsahu UJ Postup: Zobrazte detail ukládací jednotky a zvolte příkaz <Tisk>.
-109-
obr. 119. Tisk obsahu UJ
Systém zobrazí seznam dokumentů jako sestavu, kterou je možné následně vytisknout.
obr. 120. Ukázka sestavy – obsah UJ
4.10.7. Tisk štítku UJ na archivní krabice Postup: Zobrazte detail ukládací jednotky a zvolte příkaz <Tisk štítku>.
obr. 121. Tisk štítku UJ
Systém vygeneruje sestavu, kterou je možné otevřít v programu Microsof Office Word a následně vytisknout.
-110-
obr. 122. Ukázka štítku UJ
4.10.8. Předání UJ do spisovny Ukládací jednotku může do spisovny předat pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna – podrobný popis je uveden v části týkající se role Podatelna a výpravna (kapitola 6.8.2). Seznam jednotlivých objektů uložených ve spisovně (tj. po odeslání UJ do spisovny a převzetí spisovnou) se uživateli zobrazuje ve složce Všechny dokumenty – Ve spisovně. Stav dokumentů je „Předáno do spisovny“. Poznámka:
Pouze pracovník spisovny vidí ukládací jednotku jako celek se všemi do ní vloženými objekty.
obr. 123. Detail dokumentu uloženého ve spisovně
4.11. Vyhledávání
Vyhledávat dokumenty a spisy lze v aplikaci těmito způsoby:
• Zadáním filtračních kritérií do sloupců zobrazené složky • Rychlým vyhledáváním na -Panelu e-spis LITE- • Pokročilým hledáním • Využitím uložených dynamických složek vyhledávání
Výsledek vyhledávání je zobrazen jako seznam záznamů, které odpovídají zadaným kritériím vyhledávání a na které má uživatel oprávnění.
-111-
Při zadávání kritérií z klávesnice lze použít zástupný znak „*“ nebo „%“, výjimkou jsou položky hledání „ID datové schránky“ a „ID datové zprávy“, kde je nutné vyplnit jejich celou hodnotu. Systém při vyhledávání nerozlišuje velká a malá písmena. Poznámka: Pozor při vyhledávání dle „Čísla jednacího“ v případě, že jeho formát obsahuje skupinu a zkratku uživatele a současně je administrátorem nastavena jejich aktualizace při různých operacích např. při předání jinému uživateli, vyřízení, vrácení ke zpracování atd. Pokud je zadána do vyhledávacího kritéria stará hodnota skupiny/zkratky, tak se nic nevyhledá, proto je vhodné zadávat do vyhledávacího kritéria neměnnou část „Čísla jednacího“.
4.11.1. Filtrování ve složkách Umožňuje zmenšit počet zobrazených objektů pro jejich další zpracování. Pro zobrazení žádané části záznamu je možné použít filtr, který je zobrazen pod názvy většiny sloupců (obr obr. 124). Postup zadávání filtračních kritérií ve sloupcích je ve všech složkách podobný, liší se pouze seznamem sloupců dle kterých lze filtrovat, proto je níže ukázán postup pouze pro jednu složku. Při zadávání kritérií lze použít zástupný znak „*“ nebo „%“, výjimkou jsou datumové položky, kde je nutné zadat celé datum. Za vyhledávaný text je zástupný znak doplněn automaticky systémem.
obr. 124. Zadání filtračních kritérií ve sloupcích
Postup: Zadejte filtrační kritéria do požadovaných sloupců (např. do položky „Věc” zadejte „žádost”) a stiskněte klávesu Enter nebo ikonu (Filtr). V aktualizovaném okně složky budou zobrazeny pouze ty objekty, které splňují zadaná kritéria, která jsou též zvýrazněna oranžovým podbarvením. Poznámka: Zadané filtrační podmínky v jednotlivých složkách si aplikace pamatuje do doby, než se uživatel z aplikace odhlásí. Odstranit filtrační kritéria lze pomocí ikony (Vyčistit filtr).
4.11.2. Rychlé vyhledávání Slouží k vyhledávání objektů v aplikaci s možností zadání jednoho filtračního kritéria. Postup:
-112-
Z rozbalovacího pole nejprve vyberte položku, ve které se má daný objekt vyhledávat např. „ČJ“ a do prázdného „textového políčka“ zadejte filtrační podmínku např. TEST520 nebo při použití zástupného znaku *520 (z pravé strany je hvězdička doplňována automaticky). Zadané filtrační podmínky potvrďte tlačítkem [Hledat].
obr. 125. Rychlé vyhledávání
Výsledkem vyhledávání je seznam objektů, které začínají v poli „Číslo jednací“ hodnotou TEST520.
obr. 126. Výsledek rychlého vyhledávání
Poznámka: V případě vyhledávání v „Kdekoliv“ se vyhledává v položkách: „Číslo jednací“, „Věc“, „UID“, „Spisová značka“, „Poznámka“, „Agendové číslo“, „ID datové zprávy“ a „Subjekt“ (Jméno, Příjmení, Název, IČO, Ulice a Obec). V případě vyhledávání s volbou „V obsahu“ se vyhledává dle slov, která jsou obsažena v přílohách dokumentů. Při tomto tzv. fulltextovém vyhledávání je nutné zadat celé hledané slovo nebo lze dosadit na konec hledaného řetězce zástupný znak % (v případě databáze Oracle) nebo * (v případě použití databáze MS SQL). Příklad: sklad% bude vyhledávat slova skladovat, skladník, sklady apod.
4.11.3. Pokročilé vyhledávání Slouží k vyhledávání objektů v aplikaci s možností zadání více filtračních kritérií. Postup: Klikněte na tlačítko [Pokročilé]. V zobrazeném formuláři zadejte oblast a kritéria pro vyhledávání, údaje potvrďte tlačítkem [Vyhledat].
-113-
obr. 127. Pokročilé vyhledávání
Výsledkem vyhledávání je seznam objektů, která splňují všechna zadaná kritéria současně.
obr. 128. Výsledek pokročilého vyhledávání
-114-
4.11.4. Dynamické složky vyhledávání Dynamické složky jsou určeny pro vyhledávání objektů e-spis LITE a zobrazují dynamicky generované přehledy dokumentů a spisů podle předdefinovaných vyhledávacích kritérií (pzn.: zobrazují se pouze objekty, na které má uživatel oprávnění). Každý uživatel má možnost si vytvořit vlastní dynamické složky, které se zobrazují jako podsložky složky Moje dokumenty, výjimku tvoří administrátor, který může vytvořit dynamické složky, které se zobrazují všem uživatelům jako podsložky složky Všechny dokumenty (tyto dynamické složky může mazat pouze administrátor).
4.11.4.1. Založení dynamické složky
Postup: Zobrazte obsah složky Moje dokumenty− Výsledky hledání, která zobrazuje výsledek naposledy zadaného dotazu v rychlém nebo pokročilém hledání, nebo zadejte nový dotaz pro rychlé / pokročilé vyhledávání. V dolní části „Uložit přehled“ zobrazeného seznamu vyplňte název přehledu (dynamické složky) – pod tímto názvem bude dynamická složka uložena do složky Moje dokumenty. Údaje potvrďte tlačítkem [Uložit přehled].
obr. 129. Založení dynamické složky
Vytvořená dynamická složka bude uložena jako podsložka Vyjádření 2010 složky Moje dokumenty.
4.11.4.2. Zobrazení obsahu dynamické složky
Postup: Klikněte na název dynamické složky ve složce Moje dokumenty. Systém zobrazí obsah dynamické složky tj. aktuálně nalezené objekty, které odpovídají předdefinovaným vyhledávacím kritériím.
-115-
obr. 130. Zobrazení obsahu dynamické složky
4.11.4.3. Editace dynamické složky
Založené dynamické složky editovat nelze, je třeba vytvořit novou dynamickou složku.
4.11.4.4. Odstranění dynamické složky
Postup: Klikněte na ikonu (Zrušit přehled) u názvu dynamické složky. Poznámka: Dynamické složky založené administrátorem (zobrazují se jako podsložky složky Všechny dokumenty) může odstranit pouze administrátor.
-116-
5. Vedoucí
Tato kapitola seznamuje uživatele SpS LITE s rolí Vedoucího.
Vedoucí má stejné možnosti jako Referent, navíc má k dispozici složky pro zobrazení objektů bez ohledu na zpracovatele a má možnost zasahovat do jejich zpracování. Níže jsou uvedeny postupy operací, které má k dispozici pouze uživatel s rolí Vedoucí.
5.1. Uživatelské prostředí
Uživatelské prostředí se liší od Referenta tím, že obsahuje navíc složky:
• Všechny dokumenty - Nepřidělené a Moji podřízení
obr. 131. Složky e-spis LITE – Vedoucí
Složka Moje dokumenty obsahuje pouze objekty, u nichž je uživatel zpracovatelem, zatímco složka Všechny dokumenty obsahuje objekty bez ohledu na zpracovatele, ale objekty patří do skupin, ve kterých je přihlášený uživatel členem. Níže je uveden význam složek, které má k dispozici pouze vedoucí skupiny, popis složek společných všem uživatelům je uveden v kapitole 4.1.1 Složky referenta.
tab. 12. Význam složek Vedoucího
Složka Popis
Nepřidělené Zobrazuje objekty ve stavu „Nevyřízen“, které jsou předány na skupinu, jejíž jsem vedoucí a ještě nebyly předány konkrétnímu uživateli, tzn. nemají svého zpracovatele.
Moji podřízení Zobrazuje objekty ve stavu „Nevyřízen“ podřízených zaměstnanců.
5.2. Řízení oběhu - role Vedoucí
5.2.1. Předání objektu – role Vedoucí Uživateli s rolí Vedoucí je umožněno předávat objekty nejen na konkrétního uživatele, ale také na skupinu tj. bez určení konkrétního zpracovatele objektu.
-117-
Pravidla předávání objektů Vedoucím popisuje následující tabulka.
tab. 13. Pravidla předávání objektů pro Vedoucího
Jsem vedoucí skupiny
předávaného objektu
Jsem členem skupiny, na kterou se objekt předává
PŘEDÁNÍ NA:
skupinu konkrétního člena skupiny
ANO Ano Ano Ano
Ne Ano Ne
NE (jsem pouze
členem skupiny)
Předání objektu se chová dle pravidel běžného referenta (viz kapitola 4.7.1)
Pozn.: Objekty ve stavu "Vyřízen"/"Uzavřen" nelze předat pouze na skupinu - vždy musí být vybrán zpracovatel objektu. Postup: Objekt vyberte zaškrtnutím v seznamu nebo zobrazte jeho profil kliknutím na „Číslo jednací“ nebo „Věc“. Zvolte příkaz <Předat>.
obr. 132. Předání objektu
Zobrazí se dialogové okno Předání k vyřízení (obr. 133), kde vyberte skupinu pro předání objektu a konkrétního zpracovatele. Chcete-li předat objekt pouze na skupinu (bez určení zpracovatele) vyberte v položce „Předat komu“ volbu –neurčen- (na skupinu lze předat objekty pouze ve stavu "Nevyřízen"). Předání potvrďte tlačítkem [OK].
obr. 133. Dialogové okno Předání k vyřízení
Objekt předaný na skupinu se zobrazí ve složce Všechny dokumenty - Nepřidělené vedoucímu skupiny, na kterou jste objekt předali.
-118-
5.3. Tisk statistiky – role vedoucí
Složka Tisk - Statistiky je dostupná všem uživatelům, ale liší se nabídka tiskových sestav. Uživateli s rolí vedoucí je umožněno tisknout „Statistiky podle uživatelů“ a „Přehled poštovného“.
5.3.1. Statistiky podle uživatelů Každý uživatel může vygenerovat statistický přehled pouze s výsledky za svou činnost vykonanou ve spisové službě, zatímco vedoucí za všechny své podřízené dohromady nebo každého jednotlivce zvlášť.
5.3.1.1. Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin – role vedoucí
Postup: Vyberte složku Tisk - Statistiky.
obr. 134. Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin – role vedoucí
V části Statistiky podle uživatelů označte volbu „ze skupiny“. Jste-li vedoucí pouze jedné skupiny, nabídne se vám k výběru pouze tato skupina, jste-li vedoucí více skupin, vyberte z nabídky konkrétní skupinu (vygeneruje se sestava pro všechny členy vybrané skupiny) nebo zvolte možnost „Všechny“, kdy se vygeneruje statistický přehled pro všechny členy skupin, ve kterých jste vedoucí. Dále zadejte období za které se má statistický přehled vygenerovat a údaje potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje statistický přehled do formátu PDF.
-119-
obr. 135. Ukázka sestavy Statistický přehled
5.3.1.2. Tisk statistického přehledu pro konkrétního uživatele – role vedoucí
Postup: Vyberte složku Tisk - Statistiky.
obr. 136. Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin – role vedoucí
V části Statistiky podle uživatelů označte volbu „konkrétního uživatele“, z nabídky vyberte uživatele, pro kterého chcete statistický přehled vygenerovat a zadejte období tisku (zvolíte-li „Všechny“ vygeneruje se sestava pro všechny podřízené uživatele). Údaje potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje statistický přehled pro konkrétního uživatele do formátu PDF.
-120-
5.3.2. Přehled poštovného Statistika poskytuje uživateli základní přehled o výši poštovného za definované období. Vedoucí může vygenerovat sestavu pouze pro skupiny, ve kterých je vedoucí. Postup: Vyberte složku Tisk - Statistiky.
obr. 137. Tisk přehledu poštovného
V části Přehled poštovného z nabídky vyberte skupinu, pro kterou chcete přehled tisknout a zadejte období tisku (zvolíte-li „Všechny“ vygeneruje se sestava pro všechny skupiny, ve kterých jste vedoucí). Údaje potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje sestavu „Přehled výplatného u odeslaných zásilek“ do formátu PDF.
obr. 138. Ukázka přehledu výplatného
-121-
6. Podatelna a výpravna/Podatelna skupiny
Tato kapitola seznamuje uživatele e-spis LITE s činností a funkcemi role Podatelna a
výpravna a Podatelna skupiny. Role „Podatelna a výpravna“ – tj. centrální podatelna organizace Pracovník podatelny a výpravny zajišťuje evidenci přijatých podání např. dokumenty od občanů (evidence doručeného dokumentu), odesílání zásilek z organizace ven např. výzvy, odpovědi, rozhodnutí ... , vyvěšení a svěšení dokumentů z elektronické úřední desky, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“, a předání ukládacích jednotek do spisovny (pouze v případě zapnutého modulu „Správa spisovny“). Pracovník podatelny a výpravny má také právo komunikovat s datovou schránkou pro příjem, evidenci a vypravení datových zpráv. Pracovník podatelny má právo načítat a evidovat e-mailové podání podané přes e-podatelnu. Pracovník podatelny a výpravny má stejné možnosti jako Referent, navíc má prostřednictvím podsložek složky Podatelna a výpravna přístup k:
• Seznamu doručených dokumentů (složka Doručené) - pouze v této složce nejsou doručené dokumenty označovány , ale ikonami, které charakterizují způsob doručení (tab. 14).
• Seznamu všech zásilek určených k odeslání (složka K odeslání).
• Seznamu všech odeslaných zásilek (složka Odeslané). • Chronologickému výpisu všech dokumentů v pořadí dle pořadového čísla a roku
evidence (složka Podací deník). • Seznamu vrácených objektů ze spisovny (složka Vrácené ze spisovny). Složka se
zobrazuje pouze v případě zapnutého modulu „Správa spisovny“. • Seznamu protokolů vygenerovaných při odeslání ukládacích jednotek do spisovny
(složka Tisk - Předání do spisovny). Složka se zobrazuje pouze v případě zapnutého modulu „Správa spisovny“.
tab. 14. Označení doručených dokumentů ve složce Doručené
Ikona Způsob doručení
Pošta
Osobně
Datová zpráva
Ikona Způsob doručení
Fax
Interní
Anonymní
Role „Podatelna skupiny“ – tj. podatelna pouze pro určitou skupinu
Pracovník s rolí Podatelna skupiny má stejná oprávnění na dokumenty evidované ve skupině, pro kterou je podatelnou, jako pracovník centrální podatelny tj. s rolí Podatelna a výpravna až na omezení uvedená níže:
• V podsložkách složky Podatelna a výpravna vidí pouze objekty ze skupiny pro kterou je podatelnou (uživatel centrální podatelny vidí objekty za celou organizaci).
• Předávat objekty může na konkrétního člena vybrané skupiny, pouze pokud je současně jejím členem, v opačném případě může předat objekty jen na skupinu.
• Nemůže načítat datové zprávy. • Nemůže hromadně stahovat doručenky k datovým zprávám. • Nemůže načítat e-mailové podání z e-podatelny.
-122-
• Nemůže předávat UJ do spisovny. • Nemá možnost generovat statistiku časových razítek.
Práva na objekty ze skupin, pro které není uživatel podatelnou, se řídí dle práv referenta.
6.1. Uživatelské prostředí
Uživatelské prostředí se liší od Referenta tím, že obsahuje navíc složky:
• Podatelna a výpravna s podsložkami Doručené, K odeslání, Odeslané, Podací deník, Číselníky a v případě zapnutého modulu „Správa spisovny“ Vrácené ze spisovny.
• Spisovna s podsložkou Vrácené ze spisovny- pouze pokud je zapnut modul „Správa spisovny“.
• Tisk s podsložkami Podací deník, Podací arch, Datové zprávy, Statistiky a v případě zapnutého modulu „Správa spisovny“ Předání do spisovny.
obr. 139. Složky e-spis LITE – Podatelna a výpravna
Složka Moje dokumenty obsahuje pouze objekty, u nichž je uživatel zpracovatelem, zatímco složka Všechny dokumenty obsahuje všechny objekty bez ohledu na zpracovatele a skupinu. Níže je uveden význam složek, které má k dispozici pouze uživatel s rolí Podatelna a
výpravna případně Podatelna skupiny, popis složek společných všem uživatelům je uveden v kapitole 4.1.1 Složky referenta.
tab. 15. Význam složek Podatelny a výpravny
Složka Podsložka Popis
Podatelna a výpravna*
Doručené Zobrazuje všechny doručené dokumenty včetně došlých datových zpráv a e-mailových podání z e-podatelny.
K odeslání Zobrazuje všechny zásilky, které jsou připraveny k odeslání.
Odeslané Zobrazuje všechny odeslané zásilky.
Podací deník Zobrazuje chronologický výpis všech dokumentů v pořadí dle pořadového čísla a roku evidence.
Vrácené ze spisovny
Zobrazuje objekty vrácené ze spisovny pro chybu v údajích (po opravě jsou odeslány znovu do spisovny).
Číselníky Umožňuje vyexportovat adresář subjektů.
-123-
Složka Podsložka Popis
Spisovna
Vrácené ze spisovny
Zobrazuje objekty vrácené ze spisovny pro chybu v údajích (po opravě jsou odeslány znovu do spisovny).
Tisk*
Podací deník Umožňuje vyexportovat sestavu všech evidovaných dokumentů v určitém časovém období.
Podací arch Umožňuje tisk sestavy poštovního podacího archu.
Datové zprávy Umožňuje vyexportovat sestavu doručených/odeslaných datových zpráv.
Statistiky Umožňuje tisk sestavy „Statistický přehled“.
Předání do spisovny
Zobrazuje seznam protokolů vygenerovaných při odeslání ukládacích jednotek do spisovny.
* Uživatel s rolí Podatelna skupiny vidí jen objekty skupin, pro které je podatelnou. Postup jednotlivých operací s objekty ve složce Moje dokumenty, Všechny dokumenty a tisk statistického přehledu ze složky Tisk - Statistiky je shodný s postupem Referenta a je popsán v kapitole 4 Referent.
6.2. Řízení oběhu – role Podatelna a výpravna
6.2.1. Předání objektu – Podatelna a výpravna Uživateli s rolí Podatelna a výpravna je umožněno předávat objekty nejen na konkrétního uživatele, ale také na skupinu tj. bez určení konkrétního zpracovatele objektu. Výjimkou jsou nezaevidované datové zprávy nebo e-mailová podání tj. dokumenty ve stavu „Registrovaný“, které může předávat pouze na uživatele s rolí Podatelna a výpravna případně Podatelna skupiny. Pravidla předávání objektů Podatelnou popisuje následující tabulka.
tab. 16. Pravidla předávání objektů pro Podatelnu
Předávaný objekt je přiřazen na skupinu Podatelna/Výpravna
Stav objektu
PŘEDÁNÍ NA:
skupinu konkrétního člena skupiny
ANO
Registrovaný Ano - pouze na
skupinu Podatelna/Výpravna
Ano - pouze na uživatele s rolí Podatelna a
výpravna nebo Podatelna skupiny
Nevyřízen Ano Ano*
Vyřízen/Uzavřen Ne Ano*
NE (objekt je zařazen v jiné
skupině)
Předání objektu se chová dle pravidel běžného referenta (viz kapitola 4.7.1)
* Podatelna skupiny může předávat objekty na konkrétního člena vybrané skupiny, pouze pokud je pracovník podatelny skupiny jejím členem, v opačném případě může předat jen na skupinu. Postup předání objektu na skupinu je uveden v kapitole 5.2.1 Předání objektu – role Vedoucí.
6.3. Export adresáře subjektů
Složka Podatelna a výpravna - Číselníky umožňuje vyexportovat adresář subjektů.
-124-
Postup: Zobrazte obsah složky Podatelna a výpravna - Číselníky a stiskněte tlačítko [Exportovat].
obr. 140. Export adresáře subjektů
Adresář subjektů se poté vyexportuje do formátu CSV.
6.4. Tiskové funkce
Slouží k tisku předem definovaných sestav:
• Podací deník
• Podací arch
• Datové zprávy
• Statistiky - Statistiky podle uživatelů, Přehled poštovného, Statistika časových razítek
• Protokol předání do spisovny – pouze v případě zapnutého modulu „Správa spisovny“
Tyto tiskové sestavy může vygenerovat pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna (pro celou organizaci), Podatelna skupiny (pouze pro objekty skupin, pro které je podatelnou) nebo Administrátor (pro celou organizaci), výjimkou jsou Statistiky:
- Statistiky podle uživatelů může vygenerovat každý uživatel (postup tisku pro roli Podatelna a výpravna je shodný s postupem referenta (kapitola 4.9.2), případně je-li uživatel současně vedoucí skupiny postup je uveden v kapitole 5.3.1).
- Přehled poštovného může vygenerovat vedoucí (pouze pro skupiny, jichž je vedoucí), Podatelna skupiny (pouze pro skupiny, jichž je podatelnou) , Administrátor a Podatelna a výpravna (pro všechny skupiny organizace) – postup je uveden v kapitole 5.3.2.
- Statistiku časových razítek může vygenerovat uživatel s rolí Podatelna a výpravna a Administrátor (postup je uveden v kapitole 6.4.4), pouze tehdy, je-li zapnut modul „Časové značky“, v opačném případě se část pro tisk statistiky časových razítek nezobrazuje.
6.4.1. Tisková sestava podací deník Slouží k vytištění seznamu všech evidovaných dokumentů v určitém časovém období. Postup: Vyberte složku Tisk – Podací deník.
-125-
obr. 141. Tisk podacího deníku
Zobrazí se formulář Podací deník, ve kterém zadejte kritéria tisku a údaje potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu PDF.
obr. 142. Ukázka sestavy podací deník
6.4.2. Tisková sestava podací arch Postup: Vyberte složku Tisk – Podací arch.
-126-
obr. 143. Tisk podacího archu
Zobrazí se formulář Podací arch, ve kterém zadejte kritéria tisku a údaj potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu PDF.
obr. 144. Ukázka sestavy podací arch
6.4.2.1. Tisk PPA pouze pro vybrané zásilky
Podatelna má též možnost ze složky Podatelna a výpravna – K odeslání vytisknout poštovní podací arch pouze pro vybrané zásilky. Postup: Ve složce Podatelna a výpravna – K odeslání označte zásilky, pro které chcete vytisknou PPA a zvolte příkaz <Tisk PPA>.
-127-
obr. 145. Tisk PPA pro vybrané zásilky
Zobrazí se formulář Podací arch (obr. 143 ), ve kterém zadejte kritéria tisku a údaj potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu PDF pouze pro označené zásilky.
6.4.3. Tisková sestava přijatých/odeslaných datových zpráv Slouží k vytištění seznamu přijatých/odeslaných datových zpráv za určité časové období, v určitém stavu a přidělené ke zpracování určité skupině. Postup: Vyberte složku Tisk – Datové zprávy.
obr. 146. Tisk seznamu přijatých/odeslaných datových zpráv
Zobrazí se formulář Datové zprávy, ve kterém zadejte kritéria tisku a údaje potvrďte tlačítkem [Tisk PDF] (systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu PDF) nebo [Tisk CSV] (systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu CSV, který je určen pro další zpracování seznamu záznamů, např. v MS Excel).
-128-
obr. 147. Ukázka sestavy doručených datových zpráv – formát PDF
obr. 148. Ukázka sestavy doručených datových zpráv – formát CSV
6.4.4. Statistika časových razítek Postup: Vyberte složku Tisk – Statistiky.
obr. 149. Statistika časových razítek
-129-
Zobrazí se formulář Statistiky, ve kterém zadejte kritéria tisku do části Statistika časových
razítek a údaj potvrďte tlačítkem [Tisk]. Systém vygeneruje tiskovou sestavu do formátu PDF.
obr. 150. Ukázka statistiky časových razítek
6.4.5. Protokol předání do spisovny Je-li generování protokolu aktivní, je protokol předání do spisovny s/bez obsahu předaných ukládacích jednotek (parametry tiskové sestavy nastavuje administrátor) generován jednorázově při odeslání do spisovny na základě zpracovaných, do spisovny předaných ukládacích jednotek. Odkaz na vygenerovaný protokol je dostupný ze složky Tisk – Předání do spisovny. Postup: Vyberte složku Tisk – Předání do spisovny.
obr. 151. Protokol předání do spisovny
Zobrazí se formulář Protokoly předání do spisovny obsahující seznam vygenerovaných protokolů, kdy v názvu protokolu je jméno uživatele, který ukládací jednotku předal do spisovny a ve sloupci „Autor“ je uveden uživatel, který spustil odeslání do spisovny. Po kliknutí na název protokolu se zobrazí tisková sestava příslušného protokolu. Odstranit protokol ze seznamu je možné po jeho označení (zaškrtnutím nalevo od jeho názvu) a stisknutím příkazu <Odstranit>.
-130-
obr. 152. Ukázka protokolu předání do spisovny
6.5. Zaevidování nového podání
Pracovník podatelny u každého došlého dokumentu zapíše základní identifikační údaje a určí, komu dokument náleží, tzn. určí zpracovatele dokumentu. Zaevidování došlého dokumentu může provádět i uživatel s rolí referent. Speciálním případem je evidence datových zpráv, což jsou dokumenty podané prostřednictvím datových schránek.
6.5.1. Evidence doručeného dokumentu Postup: Nové podání (tj. doručený dokument) zaevidujte dle postupu, který je uveden v kapitole 4.2.1 a 4.2.2.1, přičemž vyberte skupinu (položka „Skupina“) a zpracovatele (položka „Předat“) dokumentu, kterému systém automaticky předá dokument po uložení formuláře. Nově podaný dokument se zobrazí ve složce Podatelna a výpravna - Doručené a současně ve složce Moje dokumenty - Nevyřízené zpracovatele dokumentu, případně ve složce Všechny dokumenty - Nepřidělenévedoucímu skupiny pokud byl dokument předán na skupinu bez výběru zpracovatele (tzn. v položce „Předat“ bylo vybráno „neurčeno“).
6.5.2. Evidence datové zprávy Evidence datových zpráv probíhá ve dvou krocích (evidenci datových zpráv lze provést až po jejich načtení):
• Načtení datových zpráv • Evidence načtených datových zpráv
-131-
6.5.2.1. Načtení datových zpráv
Postup: Ve složce Podatelna a výpravna − Doručené zvolte příkaz <Načíst zprávy>.
obr. 153. Načtení datových zpráv
V případě prvního přihlášení po spuštění aplikace se zobrazí dialogové okno Přihlášení
k datové schránce (obr. 154) pro zadání přihlašovacích údajů potřebných ke komunikaci s datovou schránkou. Zadejte a potvrďte údaje tlačítkem [OK].
obr. 154. Dialogové okno Přihlášení k datové schránce
Poté se zobrazí dialogové okno Stáhnout datové zprávy (obr. 155) pro zadání intervalu datumů doručení datových zpráv a označení zda chcete stáhnout i přečtené datové zprávy. Vyplněné údaje potvrďte tlačítkem [Stáhnout datové zprávy].
obr. 155. Dialogové okno Přihlášení k datové schránce
Systém načte přijaté datové zprávy. NAČTENÉ datové zprávy jsou ve stavu „Registrovaný“ a NEMAJÍ přidělené ČÍSLO JEDNACÍ. Tyto zprávy je potřeba dále zaevidovat viz následující kapitola. Poznámka: Je-li nakonfigurován volitelný modul pro automatické předávání, je datová zpráva po načtení automaticky i zaevidována tzn. je ji přiděleno „Číslo jednací“ a následující krok odpadá. UPOZORNĚNÍ: V případě, že stahujete datové zprávy pouze za jeden den, tak dojde ke stažení DZ, které byly organizaci poslány pouze do aktuálního času stahování. Z tohoto důvodu, aby byly staženy
-132-
všechny DZ za celý den doporučujeme ponechat přednastavené časové týdenní rozpětí, kdy již jednou načtené zprávy nebudou opakovaně načteny.
6.5.2.2. Evidence načtených datových zpráv
Postup: Ve složce Podatelna a výpravna − Doručené označte datovou zprávu, kterou chcete zaevidovat do aplikace e-spis LITE (načtená nezaevidovaná datová zpráva nemá přiděleno číslo jednací a je ve stavu „Registrovaný“). Zvolte příkaz <Evidovat>.
obr. 156. Evidence datové zprávy
V případě prvního přihlášení po spuštění aplikace se zobrazí dialogové okno Přihlášení
k datové schránce (obr. 154) pro zadání přihlašovacích údajů potřebných ke komunikaci s datovou schránkou. Zadejte a potvrďte údaje tlačítkem [OK]. Zaevidovaná datová zpráva je zobrazena ve složce Podatelna a výpravna − Doručené, dokumentu JE systémem PŘIDĚLENO „Číslo jednací” a je provedena změna stavu z „Registrovaný“ na „Nevyřízen“. Tento dokument podatelna dále předává ke zpracování příslušnému referentovi podle postupu uvedeného v kapitole 4.7.1 Předání objektu.
-133-
obr. 157. Zaevidovaná datová zpráva
Po zaevidování datové zprávy je možné zobrazit originál datové zprávy a ověřovací protokol datové zprávy.
• Originál datové zprávy
Postup: Zobrazte detail dokumentu (zaevidované datové zprávy) a klikněte na odkaz „Originál DZ“.
• Ověřovací protokol
Postup: Zobrazte detail dokumentu (datové zprávy) a klikněte na odkaz „Protokol“.
6.5.3. Evidence e-mailového podání přijatého prostřednictvím e-Podatelny ICZ
Jedná se o volitelný modul, tzn., aby byla tato možnost viditelná, je nutné kontaktovat
poskytovatele aplikace s žádosti o konfiguraci (zpřístupnění).
Elektronická podatelna ICZ
- Přijímá podání e-mailem, který obsahuje podání přímo v těle zprávy nebo v jedné nebo více přílohách. Rozhodnutí, zda mají být přijímána pouze e-mailová podání opatřená digitálním podpisem či nikoliv, závisí na nastavení aplikace dle požadavků organizace.
-134-
- Povolená maximální celková velikost podání stejně jako akceptovatelné formáty příloh, zasílání automaticky generovaných zpráv s oznámením o převzetí/odmítnutí zaslaných dat závisí na nastavení aplikace dle požadavků organizace.
Evidence podání přijatých přes e-podatelnu probíhá ve dvou krocích:
• Načtení e-mailových podání • Evidence načtených e-mailových podání
6.5.3.1. Načtení e-mailových podání
Stahovat podání doručené přes e-podatelnu může pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Postup: Ve složce Podatelna a výpravna − Doručené zvolte příkaz <Načíst e-maily>.
obr. 158. Načtení e-mailových podání
Poté se zobrazí informační hláška, že stahování e-mailů bylo zahájeno - pro zobrazení stažených e-mailových zpráv je nutné následně zaktualizovat obsah složky tím, že na ni opět kliknete. Systém stáhne pouze zprávy odpovídající technickým parametrům jako je např. povolený formát a velikost přílohy. NAČTENÉ e-mailové zprávy jsou ve stavu „Registrovaný“ a NEMAJÍ přidělené ČÍSLO JEDNACÍ. Tyto zprávy je potřeba dále zaevidovat viz následující kapitola. Poznámka: Zda mají být přijímána pouze e-mailová podání opatřená digitálním podpisem či nikoliv závisí na nastavení aplikace dle požadavků organizace. V případě, že e-mailové podání nesplňuje technická kritéria např. chybný formát přílohy, překročená velikost podání atd., je odesílateli zaslána automaticky generovaná zpráva o odmítnutí podání včetně důvodu odmítnutí a takovéto podání není do aplikace staženo.
6.5.3.2. Evidence načtených e-mailových podání
Postup: Ve složce Podatelna a výpravna − Doručené označte e-mailové podání, kterému chcete přiřadit číslo jednací a zvolte příkaz <Evidovat>.
-135-
obr. 159. Evidence e-mailového podání
Zaevidované e-mailové podání je zobrazeno ve složce Podatelna a výpravna Podatelna a výpravna − Doručené, dokumentu JE systémem PŘIDĚLENO „Číslo jednací” a je provedena změna stavu z „Registrovaný“ na „Nevyřízen“. Tento dokument podatelna dále předává ke zpracování příslušnému referentovi standardním postupem.
obr. 160. Zaevidované e-mailové podání
Po zaevidování e-mailového podání je možné zobrazit z detailu dokumentu originál e-mailu kliknutím na odkaz „Originál Emailu". K zobrazení je nutné mít nainstalovaný příslušný program př. Mozzilla Thunderbird, ve WinXP Outlook Express, ve Vistách Windows Mail, ve Win 7 Windows Live Mail.
-136-
6.6. Odeslání zásilek z organizace
Zásilky určené k odeslání (tj. zásilky ve stavu „K odeslání“ se způsobem odeslání Pošta, Interní, Datová zpráva nebo Úřední deskou (pouze pokud je zapnut modul „Integrace
s eDeskou“)), jejichž přípravu včetně předání k odeslání provedl Referent, se zobrazují ve složce Podatelna a výpravna−K odeslání .
6.6.1. Odeslání zásilek – způsob odeslání Pošta, Interní, Datová zpráva Postup: Ve složce Podatelna a výpravna − K odeslání označte zásilku, kterou chcete odeslat. Zvolte příkaz <Odeslat>.
obr. 161. Odeslání zásilky
Odeslaná zásilka změní stav na „Odesláno“ a přejde do složky Podatelna a výpravna - Odeslané. Zásilka je také zobrazena ve složce Moje dokumenty - Odeslané zpracovatele dokumentu. Je-li zapnuta automatická kontrola existence datové zprávy, kontrola je prováděna také při odeslání poštovní zásilky (podrobný popis kontroly existence datové schránky je popsán v kapitole 4.6.3 Odeslání zásilky - kontrola datové schránky). Poznámka: V případě odeslání datové zprávy do datové schránky se zobrazí dialogové okno Přihlášení
k datové schránce (obr. 154), není-li nastaveno automatické přihlašování. Zadejte uživatelské jméno a heslo pro komunikaci s datovou schránkou a údaje potvrďte tlačítkem [OK].
6.6.2. Vyvěšení na úřední desku – způsob odeslání Úřední deska Níže popsaný postup platí pouze v případě, že je zapnut modul „Integrace s eDeskou“, v opačném případě jsou zásilky označeny rovnou při předání k odeslání Referentem jako odeslané, tudíž se nezobrazují ve složce Podatelna a výpravna − K odeslání, ale rovnou ve složce Podatelna a výpravna − Odeslané - viz kapitola 4.5.7.
6.6.2.1. Vyvěšení na úřední desku
Postup: Ve složce Podatelna a výpravna − K odeslání označte zásilku se způsobem odeslání Úřední deska, která má být vyvěšena na elektronickou úřední desku a zvolte příkaz <Odeslat>.
-137-
obr. 162. Vyvěšení na úřední desku
Zásilka bude vyvěšena na eDesku, včetně označených příloh na záložce Soubory. K zásilce je systémem automaticky doplněn datum vyvěšení (tj. položka „Vyvěšeno“), zásilka změní stav na „Odesláno“ a přejde do složky Podatelna a výpravna - Odeslané. Zásilka je také zobrazena ve složce Moje dokumenty - Odeslané zpracovatele dokumentu.
obr. 163. Ukázka elektronické úřední desky
6.6.2.2. Aktualizace údajů o vyvěšení
Je-li zásilka předána k vyvěšení nebo už vyvěšena na úřední desce, je možné editovat pouze položky „Typ“ a „Název pro vyvěšení“. Postup:
Zobrazte detail dokumentu vyvěšeného na úřední desce a klikněte na ikonu (Změna vyvěšení) vedle položky „Předp. svěš.“.
-138-
obr. 164. Aktualizace údajů o vyvěšení
Zobrazí se dialogové okno pro změnu údajů o vyvěšení, zadejte požadovanou hodnotu a údaje potvrďte tlačítkem [Změna vyvěšení].
6.6.2.3. Svěšení z úřední desky
Svěšení z úřední desky je provedeno tak, že uživatel s rolí Podatelna a výpravna zadá k danému vypravení „Doručení“ – viz kapitola 6.7.1. Po zápisu doručení dojde ke svěšení dokumentu z el. úřední desky a systém automaticky doplní k zásilce datum svěšení (tj. položku „Svěšeno“).
6.7. Zápis výsledku doručení
6.7.1. Ruční zápis výsledku doručení k vybraným zásilkám Postup: Ve složce Podatelna a výpravna − Odeslané označte zásilku, ke které chcete zapsat doručení. Zvolte příkaz <Doručení>. V dialogovém okně Zápis doručení doplňte, případně upravte potřebné položky a správnost zadaných údajů potvrďte tlačítkem [Uložit] (obr. 165). Výjimky tvoří zásilky se způsobem odeslání Úřední deska a Datová zpráva, kdy se po zvolení příkazu <Doručení> nezobrazí dialogové okno. V případě Úřední desky dojde ke svěšení zásilky z elektronické úřední desky a doplnění datumu svěšení (položka „Svěšeno“), v případě Datové zprávy je doručenka automaticky stažena systémem ke konkrétní datové zprávě na záložku Info. Doručenku DZ je možné zobrazit po stisku ikony (obr. 93).
-139-
obr. 165. Zápis výsledku doručení výpravnou
Zapsaný výsledek doručení včetně datumu doručení se zobrazí v detailu dokumentu (obr. 166) do pole „Doručeno“ a „Výsledek doručení“.
obr. 166. Zápis doručení – detail dokumentu
Poznámka:
Výsledek doručení může zapsat i referent je-li zpracovatelem dokumentu, výjimkou jsou zásilky typu Úřední deska, je-li zapnut modul „Integrace s eDeskou“, kdy zapsat doručení (tj. svěsit dokument z eDesky) může pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna.
6.7.2. Zápis položek „Hmotnost“, „Výplatné“, „ČDZ“ a „Pošta“ Položky „Pošta“, „ČDZ“, „Hmotnost [g]“ a „Výplatné“ se zadávají/editují stejným způsobem jako pro roli Referent – postup je uveden v kapitole 4.5.10.
6.7.3. Hromadné stažení doručenek k odeslaným datovým zprávám Postup: Ve složce Podatelna a výpravna − Doručené zvolte v menu příkaz <Načíst doručenky>. V dialogovém okně Přihlášení k datové schránce zadejte uživatelské jméno a heslo pro komunikaci s datovou schránkou a údaje potvrďte tlačítkem [OK].
-140-
obr. 167. Hromadné stažení doručenek k datovým zprávám
Systém stáhne doručenky, jako přílohu na záložku Soubory, ke všem odeslaným a již doručeným datovým zprávám. Poznámka:
Podatelna skupiny stahovat hromadně doručenky k datovým zprávám nemůže.
6.8. Komunikace s elektronickou spisovnou
„Správa spisovny“ je modul spisové služby e-spis LITE, který slouží pro ukládání vyřízených dokumentů a uzavřených spisů.
6.8.1. Založení ukládací jednotky Ukládací jednotku může vytvořit každý uživatel, postup založení je shodný s postupem referenta – kapitola 4.10.1.
6.8.2. Předání a odeslání ukládací jednotky/objektů do spisovny Předat a odeslat UJ/objekty do spisovny může pouze uživatel s rolí Podatelna a výpravna. Celý proces se skládá ze 3 kroků:
• Předání ukládací jednotky Postup: Zobrazte složku Všechny dokumenty - Do spisovny, označte ukládací jednotku, která má být předána do spisovny a zvolte příkaz <Předat do spisovny>.
obr. 168. Uložení ukládací jednotky do spisovny
• Odeslání balíčku (objektů) ke zpracování a kontrole spisovnou Tento krok je spuštěn v určitém čase automaticky dle nastavení administrátora nebo ho lze spustit ručně, což je popsáno níže.
-141-
Postup: Zobrazte složku Všechny dokumenty - Do spisovny a zvolte příkaz <Odeslat>.
obr. 169. Odeslání objektů ke zpracování a kontrole spisovnou
Po tomto kroku jsou dokumenty spisovně předkládány ke vstupnímu zpracování a kontrole a současně, je-li aktivní generování protokolu předání do spisovny, dochází k vygenerování tohoto protokolu - odkaz na vygenerovaný protokol je dostupný ze složky Tisk – Předání do spisovny.
• Odeslání objektů k převzetí spisovnou Po proběhnutí kontroly objektů spisovnou je nutné provést opětovné potvrzení odeslání stejným postupem jako je uveden v předchozím kroku tj. stisknutím příkazu <Odeslat>. Po úspěšném přijetí objektů spisovnou jsou objekty přesunuty do složky Všechny dokumenty - Ve spisovně, kde není již umožněna žádná úprava a jsou odstraněny přílohy – stav předaných objektů je „Předáno do spisovny“. V opačném případě jsou objekty spisovnou vráceny. UPOZORNĚNÍ: Před odesláním UJ do spisovny je nutné, aby všechny dříve platné spisové plány, které platily v době vzniku dokumentů, byly zaslány do spisovny. Je to nezbytný krok k tomu, aby nad obsahem odeslaných UJ proběhla u přijímaných balíčků ve fázi přijmu kontrola na platné číselníky s kladným výsledkem.
6.8.3. Vrácené objekty ze spisovny Pokud nastane chyba při předání dokumentů do spisovny, pak je balíček s dokumentem/spisem vrácen do e-spis LITE (stav vrácených objektů je „Chyba při předání
do spisovny“) roli Podatelna a výpravna do složky Podatelna a výpravna-Vrácené ze spisovny, kde podle chybového hlášení uživatel opraví údaje a po jejich uložení je dokument automaticky odeslán znovu do Spisovny. Po opětovném odeslání do spisovny pomocí tlačítka <Uložit> zmizí ze složky Podatelna a výpravna-Vrácené ze spisovny a systém se je znovu pokusí odeslat do spisovny. Ve většině případů však půjde o chyby na pozadí aplikace, které uživatel nebude moci opravit, proto v případě nejednoznačnosti nebo nerozpoznání chyby kontaktuje správce aplikace.
-142-
obr. 170. Složka Vrácené ze spisovny
obr. 171. Zobrazení vráceného dokumentu
Po uložení dokumentu se zobrazí informace o uložení, dokument se stane needitovatelným a je automaticky znovu odeslán do Spisovny, současně zmizí ze složky Podatelna a výpravna− Vrácené ze spisovny.
obr. 172. Oprava vráceného dokumentu
-143-
7. Integrace s ISZR (Informační systém základních registrů)
Integraci s ISZR může používat jen uživatel, který má přístup k nějaké agendě a nastavenu agendovou roli - poté se uživateli na profilu objektů zobrazuje ikona ( ) sloužící pro ztotožnění subjektu nebo ověření adresy. Integrace s ISZR zahrnuje v e-spis LITE vyhledávání subjektů v základních registrech, a jejich následné tzv. ztotožnění. Ztotožnění znamená, že subjekt není možno upravovat, protože je "napojen" na ISZR, jeho údaje jsou řízeny daty z ISZR. Registry pro subjekty jsou dva:
• ROS (registr osob) - pro subjekty typu PO, PFO a OVM • ROB (registr obyvatel) - pro subjekty typu FO
Avizované úpravy se dotknou v aplikaci e-spis LITE těchto oblastí: • evidence doručených dokumentů • evidence vlastních dokumentů • evidence spisů
V těchto oblastech bude aplikace e-spis LITE, která bude integrována s modulem REX, poskytovat uživateli následující funkcionality:
• kontrola/dohledání subjektu vůči ROS/ROB, popř. ztotožnění vyhledaného subjektu z ROB
• validace kontaktních údajů vůči lokální kopii RUIAN
Tyto funkcionality budou vždy spojeny s informací v rámci jaké agendy a za jakým účelem uživatel provádí dotaz do ISZR. V rámci popisované integrace e-spis LITE s ISZR jsou níže popsány pouze změny související s touto integrací. Princip a postup ověřování adresy a ztotožňování subjektů je u všech objektů stejný, z tohoto důvodu je ukázán pouze na vlastním dokumentu.
7.1. Změny v uživatelském zobrazení
7.1.1. Profil objektu
Uživateli, který má nastavenu agendovou roli, se na profilu všech objektů zobrazuje ikona , která je určena pro ztotožnění subjektu (umístěna vedle položky "Narozen") nebo pro ověření adresy (umístěna vedle položky "Stát").
-144-
obr. 173. Integrace s ISZR - popis obrazovky
7.1.1. Výběr subjektu z adresáře V adresáři subjektů, který uživatel zobrazí z detailu objektu stisknutím tlačítka [Subjekt] se zobrazují dva typy subjektů:
• Neztotožněné - subjekty označené ikonou . Tyto subjekty jsou v e-spis LITE odjakživa - jedná se o subjekty zadané uživatelem případně administrátorem.
• Ztotožněné - subjekty jsou označeny ikonou (Ztotožněno s ISZR). Uživateli se zobrazují FO subjekty z těch agend, kde má uživatel přiřazenou agendovou roli, plus všechny PO, PFO a OVM. U ztotožněných subjektů typu FO je uvedena informace v jaké agendě byl subjekt ztotožněn. Poznámka: Data fyzických osob se uchovávají v agendách (např. agenda myslivců, agenda psů, ...), přičemž v každé z agend mohou být pouze jednou. Z tohoto důvodu se subjekt v e-spis LITE může objevit vícekrát - jednou ho v ISZR vyhledá uživatel s přístupem k agendě myslivců, a jednou s přístupem k agendě psů. Subjekty typu PO, PFO a OVM se v aplikaci vícekrát vyskytovat nemohou - jsou vázány na IČO ne na agendu.
-145-
obr. 174. Adresář subjektů
Po výběru subjektu z adresáře se údaje o něm zobrazí v detailu objektu a zároveň se zneaktivní checkbox u položky "Založit". Po najetí myši nad neaktivní checkbox se objeví v případě ztotožněného subjektu popis "Subjekt je ztotožněn", v případně neztotožněného subjektu "Subjekt je založen". Checkbox se zaktivní teprve až po smazání subjektu pomocí křížku tj. až po odpojení vazby na dokument.
obr. 175. Profil objektu - informace o ztotožnění
-146-
7.2. Ověření adresy
Ověření adresy slouží k tomu, aby se údaje v políčkách zásilky upravily dle registru adres - RUIAN. I po ověření zůstává adresa editovatelná, uživatel ji může upravit. Samotné ověření adresy nemá žádnou spojitost se subjektem.
Postup: Do formuláře (profilu objektu) zadejte adresní údaje, dle kterých se má adresa vyhledávat. Stiskněte ikonu (Ověření adresy). V dialogovém okně Ověřit adresu vyberte agendovou roli a zapište důvod ověřování adresy a následně stiskněte tlačítko [Ověřit adresu]. Pokud vyhledávacím kritériím odpovídá pouze jeden záznam, jsou adresné údaje automaticky dotaženy na profil objektu, odpovídá-li kritériím více záznamů, zobrazí se jejich seznam, z něhož vyberte (klinutím na něj) požadovaný záznam (adresní údaje se doplní po jeho výběru. Pokud nebyla nalezena žádná adresa, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn červenou hláškou: "Nebyla nalezena žádná adresa" - v tomto případě, je nutné postup opakovat. obr. 176. Ověření adresy
-147-
obr. 177. Zobrazení profilu objektu po ověření adresy
Poznámka:
Při zadávání vyhledávacích parametrů se nerozlišují malá a velká písmena. Agendová role a důvod dohledávání adresy vůči lokální kopii registru adres RUIAN, zadané v okně Ověřit adresu, se kopírují do následujícího dohledávání další adresy. Adresy lze vyhledat jen pro místa v ČR.
7.3. Ztotožnění subjektu
Ztotožnění subjektu je akce, kdy uživatel vyhledá subjekt v ISZR a řekne o něm, že se bude používat v elektronické spisové službě.
7.3.1. Ztotožnění subjektu typu FO Fyzické osoby se v ISZR vyhledávají dle následujícího pořadí:
• ID datové schránky • Jméno, Příjmení a Datum narození • Jméno, Příjmení a Datum úmrtí • Jméno, Příjmení a ID adresního místa - v tomto případě (tj. vyhledávání dle
územní adresy) je nutné, před ztotožněním subjektu specifikovat přesně adresu
-148-
pomocí dotazu na registr RUIAN tj. provést ověření adresy viz kapitola 7.2. Ověřená adresa se automaticky doplní do dialogového okna "Ověřit subjekt".
• Druh a Číslo dokladu
Před odesláním dotazu do ISZR formulář kontroluje, zda je alespoň jedna z těchto kombinací vyplněna. Pokud ne, uživatel je na tuto skutečnost upozorněn červenou hláškou: "Nejsou vyplněny povinné vyhledávací pole". Níže popsaný postup je ukázán na kombinaci Jméno, Příjmení a Datum narození. Postup: Do formuláře (profilu objektu) zadejte údaje o ztotožňovaném subjektu, včetně výběru správného typu subjektu (FO), a stiskněte ikonu (Ztotožnění subjektu). Vyplněné hodnoty se přenesou do dialogovém okna Ověřit subjekt, ve kterém vyberte roli pod jakou budete subjekt ověřovat, zapište důvod ověřování subjektu, překontrolujte, případně upravte údaje o subjektu a stiskněte tlačítko [Ověřit subjekt]. Pokud vyhledávacím kritériím odpovídá pouze jeden záznam, jsou údaje o subjektu automaticky dotaženy na profil objektu, odpovídá-li kritériím více záznamů, zobrazí se jejich seznam, z něhož vyberte (klinutím na něj) požadovaný subjekt (údaje o subjektu se doplní po jeho výběru). Pokud nebyl nalezen žádný subjekt, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn červenou hláškou: "Nebyl nalezen žádný subjekt" - v tomto případě, je nutné postup opakovat. obr. 178. Ověření subjektu - typ FO
-149-
Je-li vybraný subjekt již uložen v adresáři subjektů (již byl ztotožněn), checkbox u položky "Založit" je neaktivní a po najetí na něj myší se zobrazí popisek "Subjekt je ztotožněn". V opačném případě, je checkbox aktivní a zaškrtnut s možností jeho odškrtnutí nechcete-li ztotožněný subjekt uložit do adresáře subjektů. Položky týkající se zásilky tj. pole uvedená na profilu dokumentu lze editovat bez ohledu na to, zda byl subjekt ztotožněn či nikoliv. Poznámka:
Při zadávání vyhledávacích parametrů se nerozlišují malá a velká písmena. Agendová role a důvod dohledávání subjektu ROB, zadané v okně Ověřit subjekt, se kopírují i do následujícího dohledávání dalšího subjektu. Jméno a příjmení ztotožněného subjektu se ukládá do číselníku subjektů s velkými tiskacími písmeny. Takto jsou údaje předávány z ISZR.
7.3.2. Ztotožnění subjektu typu PO, PFO a OVM Postup: Do formuláře (profilu objektu) zadejte údaje o ztotožňovaném subjektu (minimálně název subjektu nebo IČO ), vyberte typ subjektu (PO, PFO nebo OVM) a stiskněte ikonu (Ztotožnění subjektu). Vyplněné hodnoty se přenesou do dialogovém okna Ověřit subjekt, ve kterém vyberte roli pod jakou budete subjekt ověřovat, zapište důvod ověřování subjektu, překontrolujte, případně upravte, údaje o subjektu a stiskněte tlačítko [Ověřit subjekt]. Pokud vyhledávacím kritériím odpovídá pouze jeden záznam, jsou údaje o subjektu automaticky dotaženy na profil objektu, odpovídá-li kritériím více záznamů, zobrazí se jejich seznam, z něhož vyberte (klinutím na něj) požadovaný subjekt (údaje o subjektu se doplní po jeho výběru). Pokud nebyl nalezen žádný subjekt, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn červenou hláškou: "Nebyl nalezen žádný subjekt" - v tomto případě, je nutné postup opakovat.
-150-
obr. 179. Ověření subjektu - typ PO, PFO a OVM
Je-li vybraný subjekt již uložen v adresáři subjektů (již byl ztotožněn), checkbox u položky "Založit" je neaktivní a po najetí na něj myší se zobrazí popisek "Subjekt je ztotožněn". V opačném případě, je checkbox aktivní a zaškrtnut s možností jeho odškrtnutí nechcete-li ztotožněný subjekt uložit do adresáře subjektů. Položky týkající se zásilky tj. pole uvedená na profilu dokumentu lze editovat bez ohledu na to, zda byl subjekt ztotožněn či nikoliv.
Poznámka:
Při zadávání vyhledávacích parametrů se nerozlišují malá a velká písmena. Agendová role a důvod dohledávání subjektu vůči ROS, zadané v okně Ověřit subjekt, se kopírují i do následujícího dohledávání dalšího subjektu.
-151-
8. Integrace e-spis LITE s agendovými systémy integrovanými přes rozhraní "Best Practices"
Aplikace e-spis LITE umožňuje integraci s externími aplikacemi přes rozhraní "Best Practices". Komunikace mezi e-spis LITE a externí agendou probíhá synchronně nebo asynchronně. Asynchronní dávky se zpracovávají v nastaveném intervalu. E-spis LITE umožňuje ze složky Správa - Sledování dávek spustit odeslání a zpracování příchozích/odchozích dávek okamžitě. Podrobný popis práce s dokumenty, které jsou zpracovávány pomocí externí agendy je uveden v samostatné příručce a to: Metodický pokyn pro práci se spisovou službou e-spis LITE integrovanou s externí aplikací přes rozhraní "best practices". Postup zaevidování nového podání podatelnou a zpracování dokumentu referentem je prováděn standardním postupem. Profil dokumentu musí mít vyplněné všechny položky, které bude agenda potřebovat, je třeba zadat správnou hodnotu položky "Věcná skupina", jinak nebude možné dokument z agendy vyřídit. Níže je uveden pouze postup pro postoupení objektu externí agendě. UPOZORNĚNÍ: Zpracovatelem dokumentu musí být před jeho postoupením externí agendě uživatel, který je zařazen do stejné skupiny, jako bude jeho zpracovatel v agendě. Pokud je dokument přiřazen na skupinu, v tom případě se v události posílá uživatel, který záznam založil, jako zpracovatel i jeho vlastník. Poznámka:
Podání, která jsou určena pro externí agendu, lze evidovat také přímo v aplikaci externí agendy (e-spis LITE přiděluje ČJ), pracovníkem, který je zaveden v externí agendě. Toto záleží na rozhodnutí příslušné organizace, kde bude evidence probíhat.
8.1. Postoupení objektu externí agendě
Postup: Vyberte a zobrazte detail dokumentu, který chcete předat externí aplikaci. Zvolte příkaz <Postoupit> a v dialogovém okně vyberte agendu.
obr. 180. Postoupení dokumentu externí agendě
Po výběru externí agendy je dokument přenesen automaticky vytvořenou odchozí dávkou do externí agendy a lze ho najít ve složce Moje dokumenty/ Všechny dokumenty - V
-152-
externí aplikaci, případně vyhledat přes rychlé nebo pokročilé vyhledávání. Postoupené dokumenty jsou na profilu označeny hláškou: Postoupeno do AIS ....
obr. 181. Ukázka detailu dokumentu postoupeného externí agendě
-153-
9. Závěr
V této příručce se uživatel seznámil s prací v systému e-spis LITE pro role Referent, Vedoucí a Podatelna a výpravna. Detailně je zde popsaná práce s dokumenty od jejich zaevidování, přes řízení oběhu dokumentů, vyřízení, uzavření a odeslání. Příručka je členěna na kapitoly podle náplně práce jednotlivých referentů, což slouží ke snadnější orientaci v příručce. Příručka také obsahuje řadu obrázků, které napomáhají ke snadnější orientaci při práci se samotným systémem e-spis LITE.
