Upload
malcolm-patton
View
32
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Uloga odbora za ocjenjivanje ponuda u postupku ocjenjivanja ponuda – nabava roba. Sadržaj. Uvod Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti Javno otvaranje – formalna usklađenost ponuda Administrativna usklađenost ponuda Tehnička usklađenost ponuda Pregled financijskih ponuda - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Zagreb, 2. lipnja 2009.
Uloga odbora za ocjenjivanje ponuda u postupku ocjenjivanja ponuda –
nabava roba
Sadržaj
Uvod Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti Javno otvaranje – formalna usklađenost
ponuda Administrativna usklađenost ponuda Tehnička usklađenost ponuda Pregled financijskih ponuda Zaključak i priprema izvještaja Preporuke / test
Cilj prezentacije
Jačanje učinkovitosti svrhovitosti postupka ocjenjivanja ponuda kroz upoznavanje potencijalnih članova odbora sa specifičnostima postupka
Izbjegavanje tipičnih grešaka sa učinkom usporavanja postupka a koje mogu rezultirati gubitkom sredstava i neostvarivanjem ciljeva projekta
Uvod
Ugovaranje je temeljni zadatak provedbene agencije
Postupak se provodi u skladu sa Praktičnim vodičem (Practical Guide for contract procedures for EC external actions) i praksom
Važno je znati: priručnik predstavlja interpretaciju i razradu pravila opisanih u Financijske regulativi (Uredba Vijeća (EZ) 1605/2002 + Uredba Vijeća (EZ) 1995/2006) i povezanim provedbenim pravilima (npr. Uredba komisije (EC, EURATOM) 478/2007 – tkz. MODEX)
Uvod
PRAG: Podjela postupka prema vrijednosti Opis postupaka Standardni obrasci (aneksi A i C) koji se koriste u
različitim fazama postupka Objavljena natječajna dokumentacija (lex specialis)
Podjednako važno: praksa (PRAG sadrži samo smjernice)
SERVICES USLUGE
€ 200,000
International restricted tender procedure/ ograničeni
postupak
< € 200,000 but > € 10,000
1 Framework contracts procedure / Okvirni sporazum
2 Competitive negotiated procedure / Natjecateljski dijalog
€ 10,000
Single tender /direktna nabava
SUPPLIES NABAVA ROBE
€ 150,000
International open tender procedure
otvoreni međunarodni postupak
< € 150,000 but € 60,000
Local open tender procedure
otvoreni lokalni postupak
< € 60,000but > € 10,000
Competitivenegotiated procedure Natjecateljski dijalog
€ 10,000
Single tender / direktna nabava
WORKS / RADOVI
€ 5,000,000
1 International open tender procedure / otvoreni međunarodni postupak
2 International restricted tender procedure (exceptional cases) / ograničeni međunarodni postupak
< € 5,000,000but € 300,000
Local open tender procedure /
lokalni otvoreni postupak
< € 300,000but > € 10,000
Competitive negotiated procedure
Natjecateljski dijalog
€ 10,000
Single tender / direktna nabava
Uvod
Najčešći postupci:
Otvoreni (međunarodni i lokalni): Razlike između međunarodnog i lokalnog postupka:
vrijednost, rokovi za dostavu ponuda i obaveze u vezi objave
Pregovarački postupak - u slučaju neuspjeha redovnog postupka, moguće je otvoriti i pregovarački postupak (ex-ante odobrenje, strategija i imena ponuditelja, konzistentnost i zadržavanje ključnih uvjeta iz inicijalnog nadmetanja)
Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti
– U slučaju da se ponude registriraju putem pisarnice: poslati obavijest pisarnici sa preciznim uputama (naziv predmetnog natječaja, rok za dostavu ponuda i opis postupka zaprimanja ponuda te postupanje u slučaju ponuda koje nisu adekvatno označene ili sadrže napomene)
– Sve prispjele ponude se označuju na licu mjesta (datum, vrijeme prispijeća, paraf osobe koja je zaprimila ponuda i redni broj ponude po redoslijedu prispijeća)
Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti
– Dobra praksa – podaci (privremeni) se paralelno sa registracijom ponuda unose u Summary of tenders received (obrazac C6 – aneks izvještaja sa javnog otvaranja)
– Za ponude zaprimljene na zadnji dan roka za dostavu ponuda se bilježi i točan sat prispijeća
– Vanjske omotnice moraju sadržavati broj objave (engl. publication reference) te naziv predmetnog natječaja
– Postupak otvaranje omotnica koje nisu označene u skladu sa uvjetima (zapisnik o otvaranju)
Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti
– Obavezno priložiti ponudama i omotnice koje su označene kao:
a) povlačenje ponude (withdrawl) ili
b) promjena (alteration)
Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti
• Tajnik odbora za ocjenjivanje priprema:– Logistika (rezerviranje prostora i potrebne opreme kao
što su projektor ili ploča) – odmah po odobrenju dana početka rada odbora
– Priprema obavijest za pisarnicu – najkasnije 15 dana prije isteka roka za dostavu ponuda
– Dostavlja poziv odobrenim članovima odbora za uži izbor – najkasnije 7 dana prije isteka roka za dostavu ponuda, poželjno odmah po odobrenju
Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti
– Priprema materijal za članove odbora (načelo uporabe standardnih obrazaca) – najkasnije 2 dana prije javnog otvaranja koji sadrži:
– 1 kopiju natječajne dokumentacije (potvrđena kao zadnja verzija) koja se dostavlja predsjedatelju
– Kontrolna lista u vezi postupka otvaranje za predsjedatelja (unijeti broj objave u zaglavlje)
– Istraživanje tržišta (budžet)• za svakog člana povjerenstva:
– “Instructions to tenderers”– “Technical Specification”
Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti
– “Procurement notice” (samo u slučaju međunarodnog otvorenog nadmetanja)
– “Administrative compliance grid” (potpisuje ga samo predsjedatelj, članovima sa pravom glasa služi samo kao informacija)
– Pomoćni obrasci (Selection criteria sub-grids & technical compliance sub-grids)
– Obrasci za ocjenjivanje (“Evaluation grids”)– “Questions & answers” + “corrigendum” (ukoliko je isti
objavljen)
Javno otvaranje – formalna usklađenost
– Strogo poštivanje objavljenog početka javnog otvaranja
– Tajnik povjerenstva provodi kontrolu akreditacija predstavnika ponuditelja
– Predstavnici ponuditelja mogu pristupiti tek po predočenju punomoći ili dokumenta koji ih može nedvojbeno povezati sa osobom ponuditelja (radna iskaznica ili posjetnica) – PRAG 4.3.9.3
– Predsjedatelj još jednom provjerava dostupnost svih zaprimljenih ponuda logističke elemente u vezi javnog otvaranja i poziva predstavnike ponuditelja u prostoriju
Javno otvaranje – formalna usklađenost
– Predsjedatelj obavještava predstavnike ponuditelja o:• tijeku samog otvaranja te sadržaju informacija koje
će im biti predočene (vidi: summary of tenders received i tender opening checklist)
• dostupnosti izvještaja sa javnog otvaranja temeljem službenog zahtjeva ponuditelja po ex-ante odobrenju istog (izvještaj se dostavlja na ex-ante odmah po završetku otvaranja zajedno sa izvadcima iz ponudbene dokumentacije)
Javno otvaranje – formalna usklađenost
Prije početka otvaranja, predsjedatelj mora potvrditi:• Dostupnost svih ponuda koje su prispjele do
trenutka koji je označen kao krajnji rok za dostavu ponuda
• krajnji rok za dostavu ponuda • Konstatira da će se tijekom javnog otvaranja
pregledati samo ponude koje su stigle u roku (ponude pristigle izvan roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja – vraćanje natječajnog jamstva)
Javno otvaranje – formalna usklađenost
– Predsjedate zatim provodi slijedeće:– Otvara ponuda po redoslijedu prispijeća, prije samog
otvaranja, javno konstatira stanje omotnice i prepisuje podatke o vremenu prispijeća u “Summary of tender received”
– Predsjedatelj i tajnik parafiraju prvu stranu originalne ponude, uključujući i sve strane financijske ponude te upisuju redni broj na kopije ( i parafiraju)
– Paralelno utvrđuje, upisuje i javno konstatira i slijedeće elemente:
– Redni broj ponude upisan na vanjskoj omotnici,
Javno otvaranje – formalna usklađenost
– Ime ponuditelja (ukoliko nije vidljiv na omotnici, onda se ime javno konstatira prilikom čitanja cijene)
– Dan prispijeća (i točno vrijeme u slučaju ponuda prispjelih na zadnji dan)
– Stanje paketa (mora jamčiti povjerljivost sadržaja),– Da li ponuda sadrži “Tender submission form”,– Da li ponuda sadrži “Tenderer’s Declaration” i to za
svakog člana u slučaju konzorcija– Javno čitanje cijene iz “Tenderer’s Declaration”,
Javno otvaranje – formalna usklađenost
– Da li ponuda sadrži jamstvo za ozbiljnost ponude (Tender guarantee), ukoliko je isto predviđeno.
– Konačnu odluku o formalnoj prihvatljivosti ponude– Predsjedatelj prije otvaranja ponude, obavještava
ponuditelje i o eventualnim izmjenama i povlačenju ponuda koje su zaprimljene u roku
– Ponude prispjele nakon roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja (vraćanje jamstva za ozbiljnost ponude)
Javno otvaranje – formalna usklađenost
- Tajnik završava izvještaj sa javnog otvaranja i dostavlja izjavu o povjerljivosti i nepristranosti na potpis svim članovima povjerenstva
– predsjedatelj zaključuje kontrolnu listu, svi članovi odbora za ocjenjivanje potpisuju izvještaj sa javnog otvaranja
– izvještaj sa javnog otvaranja se dostavlja Delegaciji na ex-ante
Administrativna usklađenost ponuda
- provodi se temeljm tkz. “Administrative compliance” obrasca
- ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijelovi ponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije usklađen sa uvjetima nadmetanja
Administrativna usklađenost ponuda
– ukoliko u ponudbenoj dokumentaciji postoje ozbiljni nedostaci ili sadržaj eklatantno ograničava prava ugovaratelja u budućoj provedbi ugovora, ponuda se odbija
– koncept potpunosti ponudbene dokumentacije
– proporcionalnost i diskrecijsko odlučivanje odbora za ocjenjivanje
Administrativna usklađenost ponuda
“Adminstrative compliance grid”: – državljanstvo ponuditelja– potpunost ponudbene dokumentacije
(Instructions to tenderers, TS)– upotreba službenog jezika postupka– potpunost – Tender submission form
Administrativna usklađenost ponuda
- potpisi (ovlaštena osoba) – Tenderer’s
declaration(s)- ostale administrativne odrednice iz natječajne
dokumentacije (primjer: LEF, podugovaratelji itd.)
Tehnička usklađenost ponuda
- pomoćni individualni obrasci za ocjenjivanje:» Kvalifikacijski kriteriji» Tehnički kriteriji
• Upute za popunjavanje: čitko napisano ime na prvoj strani, paraf na svim stranama, potpis ocjenjivača na zadnjoj strani
• Glavni obrazac (“Evaluation grid”) se popunjava temeljem ocjena i komentara iz pomoćnih obrazaca (potpisuju ga svi članovi povjerenstva sa pravom glasa)
• Paralelno: tajnik odbora priprema izvještaj u kojem rezimira sve odluke i korespondenciju odbora za ocjenjivanje
Tehnička usklađenost ponuda
- Kontrola usklađenosti tehničke ponude sa tehničkom specifikacijom – da/ne pristup (jedan “ne” je dovoljan za konstatiranje tehničke neusklađenosti)
- Kontrola usklađenosti traženih usluga (servis, post-prodaja itd.) – da/ne pristup
- Pregledavaju se financijske ponude za koje nedvojbeno utvrđeno da zadovoljavaju sve formalne, administrativne i tehničke uvjete opisane u natječajnoj dokumentaciji
Pregled financijskih ponuda
formalne pretpostavke (DDU paritet, cijena iskazana u eurima, sve stavke u predviđenoj količini, unutar pojedine grube nabave uključene)
Aritmetička točnost Diskrepancija:
Između jedinične cijene i totala (umnožak j. cijene i količine)
Između iznosa iskazanog u brojkama i slovima
zaključak i priprema izvještaja
- ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (koncept “best value for the money”)
– Tajnik odbora priprema izvještaja koji potpisuju svi članovi odbora za ocjenjivanje
– odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora, već samo daje preporuku tijelu nadležnom za nabavu (Contracting Authority)
– Tijelo nadležno za nabavu provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom izvještaja)
zaključak i priprema izvještaja
U slučaju odbijanje izvještaja, isti se može:• Vratiti na postupanje odboru za ocjenjivanje• Proslijediti nepotpisan ex-ante tijelu sa
obrazloženjem i prijedlogom daljnjih aktivnost (npr. provođenje pregovaračkog postupka temeljem dostavljene pregovaračke strategije)
Preporuke /analiza testa
Najčešći razlozi odbijanja preporuka odbora za
Ocjenjivanje prema učestalosti:
1. Predložena ponuda premašuje financijske resurse alocirane za tu grupu nabave (Lot)
2. Previd ili nedosljednost u pristup odbora za ocjenjivanje tijekom pregleda tehničkih ponuda
3. Nedosljedna ili netočna primjena kvalifikacijskih kriterija
- provođenje kratkog testa kojim se simuliraju situacije iz
prakse (vrijeme: 10 minuta + analiza rezultata)
Pitanja ?
Hvala na pažnji…