UN FACTOR ESTRATÉGICO EN LA GESTIÓN … · Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP 4. Sistemas de Información Administrativos –Proyecto Prisma LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN UN FACTOR ESTRATÉGICO

EN LA GESTIÓN UNIVERSITARIA

2º Encuentro Colombiano de Gestión Universitaria

Universidad de Caldas, mayo de 2013

1. La función de las TIC: Entorno de la Universidad1. La función de las TIC: Entorno de la Universidad

2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP2. Sistemas de Información Académicos: SAE y SIAP

4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma4. Sistemas de Información Administrativos – Proyecto Prisma



6. Perspectiva de futuro 6. Perspectiva de futuro

5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa5. Inteligencia de Negocios – Proyecto Eficiencia Administrativa

3. Planeación Universitaria3. Planeación Universitaria

SOSTENIBILIDAD

Factores Externos

Entidades Vinculadas

RecursoHumano

No. de: programas académicos

estudiantes

profesores

empleados administrativos

Infraestructurafísica y

tecnológica

CALIDAD

PRESUPUESTO

CRECIMIENTO

PLANEACIÓN

Desafíos Institucionales

Organización

Actividades ACADÉMICAS

Actividades delMEDIO UNIVERSITARIO

(MU)

Actividades ADMINISTRATIVAS

Docencia

Investigación

Servicio

Principios Compañía de Jesús

Comunidad Educativa

Bienestar Integral

Asuntos económicos

Asuntos laborales

Asuntos de Infraestructura

PUJ Actividades

Asuntos de Infraestructura

Vicerrectoríade Extensión y

Relaciones Interinst.

Consejo Directivo Universitario

Consejo Académico

Consejo Académico

Consejo del Medio Universitario

Consejo Administrativo

VicerrectoríaAcadémica

Vicerrectoríadel Medio

Universitario

Rectoría

VicerrectoríaAdministrativa

Vicerrectoríade

Investigación

Apartes Organigrama PUJ – Sede Central

Profesores, Empleados Administrativos

y Estudiantes

1.4201.420

2.2532.253

N° de profesores de plantaN° de profesores de planta

N° de profesores de hora cátedraN° de profesores de hora cátedra

18.12018.120N° de estudiantes de pregradoN° de estudiantes de pregrado

3.7333.733N° de estudiantes de posgradoN° de estudiantes de posgrado

1.7161.716N° de empleados administrativosN° de empleados administrativos

Cifras del año 2012

Ingresos e Inversiones

410.303410.303

42.27142.271

IngresosIngresos

InversionesInversiones

Cifras del año 2012

232232

2323

TRM del 31 de diciembre de 2012 $1.768,23

1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad1. La función de las TIC : Entorno de la Universidad








AdmisionesAdmisionesComunidad EstudiantilComunidad Estudiantil

Planes de EstudioPlanes de Estudio

Registro EstudiantilRegistro EstudiantilConsejería AcadémicaConsejería Académica

AutoservicioAutoservicio

Sistema de Administraciónde Estudiantes - SAE

Inicio: agosto 2002Inicio: agosto 2002Salida en producción: enero 2005

1998 … 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 …2002 20052003 2004

1998 … 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 …2004 2006

Sistema de Administraciónde Proyectos - SIAP

Inicio: febrero 2004Inicio: febrero 2004Salida en producción: abril 2006

2005

Registro, aprobación y seguimiento de propuestas deinvestigación

Manejo de convocatorias

Sistema Consultorías - SIAP

Inicio: enero 2009Inicio: enero 2009Salida en producción: septiembre 2009

1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 …2009

Registro de oportunidades y de proyectos deconsultoría

Workflow para seguimiento aprobación de propuestas

Seguimiento básico de consultorías








3. Planeación Estratégica Institucional3. Planeación Estratégica Institucional

� Sistemas de Información Académicos vs. Sistemas de InformaciónAdministrativos� Vertiginoso desarrollo académico últimos años� Otros sistemas académicos complementarios (Blackboard; R25; Unicornio y

Biblos)

� Existencia sistemas aislados soporte parcial procesos administrativos yfinancieros

� Falta interfaces sólidas integración de procesos; alta carga tareasmanuales; repetición; papel y archivo físico soportes operaciones.

� Necesidad de integrar los sistemas

Planeación EstratégicaRol de TIC en la Universidad

� Diagnóstico situación experto externo (oct. 2006 – mayo 2007)

� Propósito 7 “Replantear la estructura orgánica y fortalecer la gestiónuniversitaria”

� Meta No. 1777: relacionada con construcción política institucionaladquisición, operación, mantenimiento y renovación de las TIC para eldesarrollo artístico, científico y tecnológico; la docencia apoyada en lavirtualidad y la gestión universitaria.


� Planeación Institucional Universitaria 2007 – 2016

� Tecnologías para el desarrollo artístico, científico y tecnológico

� TIC aplicadas a la docencia (virtualidad)

� TIC para la gestión universitaria

�Aprobación Plan de Desarrollo de Tecnología – (Acuerdo CDU No. 461 agosto 2007)

� Fortalecimiento Infraestructura TIC

� Construcción Centro de Cómputo (2008-2009). Inversión $7.100millones (US $3.7)

� Implementación Mesa de Servicios


� Creación de la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) –(Acuerdo CDU No. 466 de sept. 2007)

� Centro de servicios de infraestructura compartidos . Acuerdo sobre nivelesde servicio

� Corto plazo: integración de los sistemas de información administrativos (Bogotá y Cali)

� Mediano plazo: estrategia de inteligencia de negocios (sistemas de indicadores de gestión e información para análisis y reportes)

PROYECTO PRISMA

Efectividad -cobertura

Oportunidad

Confiabilidad

Modernización Administrativa

TOMA DE

DECISIONES

Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) y

Sistemas de Información en la Universidad









Sistemas de Información Administrativos

Sistema integrado gestión académico-administrativaPUJ

Herramienta de clase mundial apoyo procesosacadémico-administrativos de la Universidad

Adoptar las mejores prácticas administración recursoshumanos, procesos de compras y gestión financiera

Objetivos

1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 …2008

Sistemas de Información Administrativos

� Oportunidad y confiabilidad de la información

� Procesos eficientes

� Mayor cobertura servicios universitarios

� Disminución integraciones no naturales entre sistemas

� Menor redundancia en la información

� Crecimiento servicios y funcionalidades acorde evolución y dinamismo natural Universidad

� Cimientos sólidos implementación futura capa de inteligencia de negocios – toma de decisiones

Beneficios esperados

1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 …2008

Alcance

1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 …2008

Contabilidad Presupuesto Activos fijos Compras

Cuentas por pagar y cobrar

Facturación CajaFinanzas

estudiantiles

Mantenimiento de activos

Inventarios

Alcance Financiero, Compras, Mantenimiento de Activos e Inventarios

Alcance

1998 … 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 …2008

Liquidación de Nómina

Selección ContrataciónGestor de posiciones

Ausencias y Vacaciones

Higiene y Seguridad

Perfiles Libranzas

Registro Académico de Profesores -RAP (Vicerrectoría Académica)

Alcance Recursos Humanos

Inicio proyecto: junio 2008









Inteligencia de Negocios

Contar con información de fácil acceso para apoyarlos procesos de toma de decisiones

Disponer de información bajo diferentes criterios,facilitando su visualización y comprensión

Dar valor a la información transaccional

Objetivos

1998 … 2002 … 2009 2010 2011 2013 20142012 20152013 20142012 2015

Desempeño Administrativo

y Financiero

� Analíticos Financieros� Analíticos de Compras� Analíticos Gestión Humana� Analíticos de Proyectos

Desempeño Académico

� Analíticos Docencia� Analíticos Investigación� Analíticos Profesorado� Analíticos Estudiantes

Planeación

� Planeación y Medición Estratégica

� Planeación Financiera Largo Plazo

� Presupuesto

Costeo y Márgenes

� Modelo de Costos� Modelos de Márgenes de

Contribución� Analíticos de Costos y

Márgenes

CRM

� Perfil Sociodemográfico(Vista 360)

� Campañas y Promoción� Centro de Servicios

Seguimiento de Proyectos

� Gestión de Recursos� Gestión de Programas

BI: Inteligencia de Negocios CRM: Gestión de las Relaciones con el Cliente

Enfoque estratégico

Alto

Esfuerzo para Ganar

Complejidad de Implementación

Ben

efi

cio

s

Ganancia Rápida

Baja Alto

Bajo

DesempeñoAcadémico

Planeación

Desempeño Administrativo y Financiero

Costeo y Márgenes

CRM

Seguimiento de Proyectos Planta Física

Retrasar Cambiar

Inteligencia de Negocios

Agosto 2013 Julio 2014Agosto 2012 Julio 2013

Evaluación de Desempeño Institucional

BI Administrativo y Financiero

BI Académico

Planeación Financiera

Presupuesto

Compensación Auto-Servicio

Plan de Sucesión basado en Desempeño

Costeo de Asignaturas, Programas y Carreras

Gestión de Donantes

Cliente Único CRM

Gestión de Proyectos

Gestión de Identidades

Preparación ambientes y

datos

Agosto 2014 Julio 2015

Módulos Oracle PeopleSoft

Tecnología Hyperion

Tecnología Oracle BI









ARQUITECTURA ORIENTADA A SERVICIOS

Perspectiva de futuro

ARQUITECTURA EMPRESARIAL

ARQUITECTURA EMPRESARIAL

TIC para el desarrollo artístico,

científico y tecnológico

PORTALES DE INFORMACIÓNECONOMÍA DIGITAL

BPM PROYECTOS

Sistemas de InformaciónApoyo estratégico

1998 … 2002 2003 2004 2005 … 2008 2009 2010 20112009 … 20122008

�Compromiso Alta Dirección

�Rediseño de Procesos

�Gestión de cambio - incorporación

�Capital Humano formado ( líderes funcionales )

�Calidad de información - proceso

�Gestión basada en información.

�Gestión de Proyectos ( Alcance, costo, tiempo, riesgos )

Sistemas de InformaciónApoyo estratégico

1998 … 2002 2003 2004 2005 … 2008 2009 2010 20112009 … 20122008

�Mejores prácticas (Flexibilidad /Adaptabilidad /Crecimiento)

�Mesa de servicios: punto único de atención

�Transferencia de tecnología: técnica y funcional

�Plan de Desarrollo de Tecnología

�Modelo de operación estándar y documentado

�Organización dinámica ( entorno dinámico )

�Gestión de Calidad ( Posicionamiento )

¿Preguntas?

FinFin

¡Muchas Gracias!

Luis Francisco Martínez

Director de Tecnologías de Información

([email protected])

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