UNI VERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ · 2013-07-27 · 2.840.453, en mi carácter de tutor del trabajo de grado presentado por las ciudadanas Jhoana Salazar., portadora de la cédula

UNI

Teléfono: (0241) 8714240 (master)

ttujhu

UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO

Urb. Yuma II, calle Nº 3. Municipio San Diego Teléfono: (0241) 8714240 (master) – Fax: (0241) 8712394

LI�EAMIE�TOS PARA MEJORAR EL PROCESO DE CUE�TAS POR PAGAR DE LA EMPRESA C.A QUIMICA I�TEGRADA

“I�TEQUIM” UBICADA E� VALE�CIA ESTADO CARABOBO.

Autoras

O PÁEZ

LI�EAMIE�TOS PARA MEJORAR EL PROCESO DE CUE�TAS POR PAGAR DE LA EMPRESA C.A QUIMICA I�TEGRADA

VALE�CIA

s: Jhoana Salazar

Jhoandys Salazar

ii

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA CARRERA CONTADURÍA PÚBLICA

LI�EAMIE�TOS PARA MEJORAR EL PROCESO DE CUE�TAS POR PAGAR DE LA EMPRESA C.A

QUIMICA I�TEGRADA “I�TEQUIM”.

Trabajo de Grado presentado como requisito parcial para optar al título de Licenciada en Contaduría Pública

Autoras: Jhoana Salazar.

Jhoandys Salazar

Tutor: Carlos Herrera

San Diego, Enero 2013

iii

U�IVERSIDAD JOSÉ A�TO�IO PAEZ FACULTAD DE CIE�CIAS SOCIALES

DECA�ATO

San Diego, 08 de Enero de 2012

Ciudadanas Salazar Jhoana C.I. Nº 15.898.775 Salazar Jhoandys C.I. Nº 17.893.173

Cumplo con informarle que la Comisión de Trabajo de Grado de la Facultad

de Ciencias Sociales de la Universidad José Antonio Páez, acordó aprobar

según Acta �º 768 el Proyecto de Trabajo de Grado, presentado por

ustedes como requisito para optar al correspondiente título profesional.

Título del trabajo: LINEAMIENTOS PARA MEJORAR EL PROCESO

DE CUENTAS POR PAGAR DE LA EMPRESA C.A QUIMICA

INTEGRADA “INTEQUIM” UBICADA EN VALENCIA ESTADO

CARABOBO.

Tutor académico: Carlos Herrera

Escuela: Contaduría Pública

Atentamente,

Prof. Tarsys Vizcarrondo Decana de la Facultad de Ciencias Sociales

c.c. Coordinación de Pasantía Control de estudio (Expediente)

iv

ACEPTACIÓ� DEL TUTOR

Quien suscribe, Carlos Herrera, portador de la cédula de identidad Nº

2.840.453, en mi carácter de tutor del trabajo de grado presentado por las

ciudadanas Jhoana Salazar., portadora de la cédula de identidad Nº 15.898.775, y

Jhoandys Salazar., portadora de la cédula de identidad Nº 17.893.173 titulado

LINEAMIENTOS PARA MEJORAR EL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR

DE LA EMPRESA C.A QUIMICA INTEGRADA “INTEQUIM” UBICADA EN

VALENCIA ESTADO CARABOBO., presentado como requisito parcial para optar

al título de Licenciadas en Contaduría Pública, considero que dicho trabajo reúne

los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública

y evaluación por parte del jurado examinador que se designe.

En San Diego, a los días del mes de del

año dos mil trece.

Carlos Herrera

C.I. Nº 2.840.453

v

DEDICATORIA

A Dios, Por ser nuestra guía y darnos fuerzas y salud de seguir adelante en todos los

momentos de nuestras vidas, ayudándonos alcanzar esta meta, además de su infinita

bondad y amor.

A nuestros Padres, Gladys y Juan por ser nuestros pilares fundamentales,

GRACIAS por su constante apoyo y estimulo en todo momento, sus buenos consejos,

sus valores, por la motivación constante que nos ha permitido ser unas persona de

bien, pero más que nada, por su amor, gracias por brindándonos la oportunidad de

llegar hasta aquí.

A nuestros Hermanos, Jhonatan y Jhan, por brindarnos su apoyo, de nuevo les

regalamos nuestros sueños, y que les sirva de ejemplo para alcanzar los suyos.

A nuestros sobrinos, Jheison, Jheremi, Jhoandys, Jhosmer y Jhoan, para que vean en

nosotras un ejemplo a seguir.

A �uestros Abuelos (QEPD), Sofía, María, Servando y Julio, que desde el cielo nos

iluminaron para seguir adelante con este proyecto, gracias por habernos regalados

unos padres maravillosos esto también se lo debemos a ustedes los amamos.

A nuestros �ovios, gracias por su amor incondicional, paciencia, espera y apoyo,

este logro también es parte de ustedes.

A todos nuestros amigos, Por compartir los buenos y malos momentos, juntos

aprendimos de cada uno.

Jhoana Salazar, Jhoandys Salazar

vi

AGRADECIMIE�TO

A Dios por extender su mano y derramar tantas bendiciones en nuestras vidas;

y enseñarnos a confiar en él, por guiar nuestros pasos y darnos fuerzas para seguir

adelante en todo momento para poder alcanzar nuestras meta, contigo todo mi Dios.

A nuestros Padres Juan y Gladys por contribuir en nuestro crecimiento,

bridándonos siempre su apoyo y comprensión para ser este sueño realidad.

A nuestros amigos y compañeros de estudios, porque siempre estuvimos

juntos apoyándonos y corrigiéndonos los unos a los otros para que todo saliera bien,

juntos vivimos buenos y no tan buenos momentos.

A la Universidad José Antonio Páez, por ser nuestra casa de estudio y a todos

los profesores quienes a lo largo de la carrera dejaron su granito de arena para

nuestra formación académica y profesional.

A nuestros �ovios, por sus apoyos, amor y su paciencia, gracias por estar

siempre con nosotras apoyándonos en todas las circunstancias posibles, los amamos.

A nuestro tutor Lic. Carlos Herrera por su invaluable aporte en la realización

de este proyecto.

A las personas que conforman la familia de la empresa C.A Química

Integrada “I�TEQUIM”. Por su orientación en la realización de este trabajo de

investigación.

A TODOS MIL GRACIAS

Jhoana Salazar, Jhoandys Salazar

vii

I�DICE GE�ERAL

CONTENIDO pp.

LISTA DE CUADRO..……………………………………….…..……..…….…...ix

LISTA DE TABLAS……………………………………………………….………x

LISTA DE GRÁFICOS……………………………………………………...….…xi

RESUMEN INFORMATIVO………………………………………………….….xii

INTRODUCCIÓN…………………………………………………………...….....1

CAPÍTULO

I EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema.........................................................2

1.1.1 Formulación del Problema........................................................4

1.2 Objetivo de la Investigación.……………………..............….... 4

1.2.1 Objetivo General……….......................…………………........4

1.2.2 Objetivos Específicos……………….................................…. 4

1.3 Justificación de la Investigación………….............…….............4

II MARCO TEÓRICO

2.1 Antecedentes de la Investigación………............……...….…….6

2.2 Bases Teóricas………............………………………….….........9

2.3 Definición de Términos Básicos..................................................13

III MARCO METODOLÓGICO

3.1 Tipo y diseño de la Investigación................................................15

3.2 Fases de la Investigación.............................................................16

IV RESULTADOS

4.1 Diagnosticar la situación actual del proceso de Cuentas por

pagar de la empresa C.A. Química Integrada “Intequim”................19

4.2 Debilidades en el proceso de cuentas por pagar detectadas en la

empresa C.A. Química Integrada “Intequim”...................................30

viii

4.3 Propuesta de lineamientos para la mejora del proceso de cuentas

por pagar de la empresa C.A. Química Integrada “Intequim”..........32

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones………………..………………………………….…..37

Recomendaciones………………………………………………….38

REFERENCIAS

BIBLIOGRAFICAS.........................................................................39

ELECTRONICA …………………………………………………

ANEXOS………….………………………………………….......42

Anexo A…………………………………………………..……43

Anexo B.……………………………………………………..……44

ix

LISTA DE CUADRO

CONTENIDO

CUADRO pp.

1. Ficha de observación directa………………………………………………19

x

LISTA DE TABLAS

CONTENIDO

TABLAS pp

1. Tabla 1 Sistema administrativo contable computarizado ……………….20

2. Tabla 2 Conocimiento del manejo del sistema contable..………………..21

3. Tabla 3 Normas establecidas en Cuentas por Pagar ……………...……...22

4. Tabla 4 Pautas para el Control de documentos ..……………….………..23

5. Tabla 5 Seguimiento y control de las actividades de cuentas por pagar....24

6. Tabla 6 Recepción de materiales registradas correctamente ……………25

7. Tabla 7 Comunicación efectiva entre los departamentos..……………....26

8. Tabla 8 Información confiable del área de cuentas por pagar…………...27

9. Tabla 9 Herramientas para la información entre las aéreas afectadas…...28

10. Tabla 10 Diseño de lineamientos de cuentas por pagar ..………………29

xi

LISTA DE GRÁFICOS

CONTENIDO

GRÁFICOS pp

1. Gráfico 1 Sistema administrativo contable computarizado ……………..20

2. Gráfico 2 Conocimiento del manejo del sistema contable..……………...21

3. Gráfico 3 Normas establecidas en Cuentas por Pagar ……………...…....22

4. Gráfico 4 Pautas para el Control de documentos….……………………..23

5. Gráfico 5 Seguimiento y control de las actividades de cuentas por pagar.24

6. Gráfico 6 Recepción de materiales registradas correctamente ..………...25

7. Gráfico7 Comunicación efectiva entre los departamentos..………………..26

8. Gráfico 8 Información confiable del área de cuentas por pagar…………27

9. Gráfico 9 Herramientas para la información entre las aéreas afectadas...28

10. Gráfico 10 Diseño de lineamientos de cuentas por pagar ..……………29

xii

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD JOSE ANTONIO PAEZ FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA

LI�EAMIE�TOS PARA MEJORAR EL PROCESO DE CUE�TAS POR PAGAR DE LA EMPRESA C.A. QUIMICA I�TEGRADA “I�TEQUIM”

UBICADA E� VALE�CIA ESTADO CARABOBO

Autor (as): Jhoandys Salazar

Jhoana Salazar Tutor: Carlos Herrera Fecha: Enero 2013

RESUME� I�FORMATIVO

El presente trabajo consistió en proponer Lineamientos para mejorar el proceso de cuentas por pagar de la empresa C.A. Química Integrada “Intequim” Ubicada en Valencia - Edo. Carabobo. La investigación se basó en la modalidad de proyecto factible con diseño de campo, debido a que se planteó una mejora viable a un problema tipo práctico. La metodología que se utilizó para alcanzar los objetivos planteados los cuales fueron a través de la aplicación de técnica de la encuesta. A su vez, el instrumento de recolección de datos consto por un cuestionario de preguntas de tipo cerrada y dicotómica (SI-NO) teniendo como población a un total de 7 personas integrantes del departamento de cuentas por pagar, por ser una población finita. La muestra será de tipo censal, por lo que se tomara en cuenta al total de la población a fin de profundizar en la problemática analizada. Una vez aplicada las técnicas e instrumentos de colección de información se procederá a presentar el análisis de los resultados obtenidos, con el fin de establecer las pautas que conlleven al desarrollo de la propuesta basada en el Diseño de Lineamientos a seguir para mejorar el proceso de las cuentas por pagar de la mencionada organización lo cual ayudara al incremento de la eficiencia organizacional y la solución del problema existente.

Descriptores: Cuentas por Pagar.

I�TRODUCCIÓ�

En la actualidad, las organizaciones surgen por la necesidad de mejorar sus

operaciones, para obtener resultados idóneos y convertirse en empresas sólidas, lo

que ha llevado a la progresiva búsqueda y aplicación de nuevas y más eficientes

técnicas. Cuyo propósito fundamental es contar con un lineamiento que ayude

mejorar al personal involucrado a realizar las actividades relacionadas con la

erogación del gasto e inversión, mediante el pago de cuentas por pagar por los

diversos conceptos, de manera eficiente y eficaz, coadyuvando a las áreas

involucradas en el cumplimiento de sus objetivos.

Al respecto en este trabajo especial de grado se analiza el caso de la empresa

C.A. Química Integrada, Intequim; dedicada a la producción y comercialización de

resinas sintéticas, tales como: producto químico orgánico y químicos auxiliares,

destinado a las industrias de pinturas, tintas, papel, recubrimiento en general,

aglomerados y contrachapados, muebles, lanchas, textiles, detergentes, envases

metálicos y otros sectores relacionados con la industria química.

En este sentido, el presente trabajo de grado está estructurado en cuatro (04)

capítulos de los cuales en el Capítulo I, se describe el problema, objetivo general,

objetivos específicos y la justificación del estudio. De igual forma, en el Capítulo II,

Marco Teórico, describe a los antecedentes, bases teóricas, la definición de términos.

en el Capítulo III, Marco Metodológico, se describe la metodología seguida para el

desarrollar el estudio, donde se refleja el tipo y diseño de la investigación y la forma

como se desarrollaron las fases metodológicas en las cuales está estructurado el

documento, en el Capítulo IV; se presentan los resultados y la propuesta, por último

se presentan las conclusiones y recomendaciones.

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

En la primera década del nuevo milenio, estructuras económicas a nivel

internacional describen constantes cambios, motivados por la tecnología, la

información y la competitividad lo que trae como consecuencia que las

organizaciones se tengan que adaptar de una manera rápida y eficiente a estos

cambios, con el propósito de mantener sus posibilidades de competencia dentro de los

mercados en los que participan, en un trabajo orientado hacia el mejoramiento

continuo, experimentando por ello un proceso importantes en cuanto a la gestión de

sus procesos administrativos.

En lo que respecta a los lineamientos de sistemas y procesos para el área

administrativa, es fundamental que exista un ambiente de control y seguimiento

eficiente en las actividades operacionales y los asuntos asociados a sus distintos

departamentos, como un mecanismo que contribuya a la motivación del personal en

cuanto al cumplimiento de las actividades asociadas a sus responsabilidades.

Ahora bien, dentro de las causas más relevantes del problema que existe en la

empresa C.A. Química Integrada Intequim, en el proceso del área de cuentas por

pagar, la observación inicial permitió determinar que si bien se cumple con los

requisitos formales establecidos por la gerencia general para el logro de las metas

organizacionales, las decisiones y los procesos realizados no atienden a un

lineamiento estratégico o a unas normas precisas, al carecer de procedimientos, lo que

impide la unificación de criterios de desempeño y cursos de acción que deben

3

seguirse para cumplir con los objetivos trazados y contribuir a la mejor toma de

decisión. En tal sentido, se escogió cuentas por pagar la cual pertenece al

departamento de compras de la compañía C.A. Química Integrada “INTEQUIM”, por

ser éste uno de los procesos más importantes para esta organización, ya que se

relaciona en primer lugar a todo lo concerniente a las adquisiciones que efectúa la

sociedad para proveerse de productos para la venta, además de todas aquellas

adquisiciones que no están relacionadas a sus inventarios pero que son necesarias

para la operatividad de la misma.

Las insuficiencias en los procedimientos contables aplicados en el Departamento

de Compras en el área de cuentas por pagar, lo que más se evidencia es la ausencia en

la veracidad de la información financiera de C.A. Química Integrada “INTEQUIM”

conocida comercialmente como “Intequim”, una empresa dedicada a la producción y

comercialización de resinas sintéticas, tales como: producto químico orgánico y

químicos auxiliares, destinado a las industrias de pinturas, tintas, papel, recubrimiento

en general, aglomerados y contrachapados, muebles, lanchas, textiles, detergentes,

envases metálicos y otros sectores relacionados con la industria química; quien para

el 05 de septiembre de 2009, Intequim pertenece a Inversiones Mundial, una

organización de capital Colombiano compuesta por múltiples empresas del ramo

químico expandido en 5 países Latinoamericanos, en el caso de Venezuela, busco

fortalecer sus procesos, decidiendo fusionar las C.A. Química Integrada Intequim y

C.A Venezolana de Pinturas, en este sentido, los departamentos de compras de ambas

empresas fueron unificados, desde el mes de Abril 2012, por lo cual se viene

presentando los siguientes inconvenientes, en el proceso de recepción de documentos,

el cual no es apropiado, debido a que en el almacén, al recibir el material los mismos

recepcionan un precio diferente al negociado, ya que el sistema que se maneja no

permite que los mismos visualicen el precio en la orden de compra, ocasionando así

un descontrol y por lo tanto el registro en el sistema para el cierre contable no se hace

4

a tiempo, dada la importancia de las cuentas por pagar y de lo antes mencionado

surge la siguiente interrogante:

1.1.1 Formulación del problema

¿Cuáles son los lineamientos que se deben realizar para mejorar el proceso de

cuentas por pagar en el Departamento de compras de la empresa Química Integrada

Intequim?

1.2 Objetivos de la Investigación

1.2.1 Objetivo General

Proponer lineamientos para mejorar el proceso de cuentas por pagar de la empresa

C. A. Química Integrada “Intequim”.

1.2.2 Objetivos Específicos

• Diagnosticar la situación actual del proceso de Cuentas por pagar de la

empresa C.A. Química Integrada Intequim.

• Identificar las debilidades en el proceso de cuentas por pagar detectadas en la


• Diseñar lineamientos para la mejora del proceso de cuentas por pagar de la


1.3 Justificación de la investigación

Toda investigación amerita de tiempo y dedicación para su cumplimiento, a través

de los años diversos estudios del área contable han aportado ideas viables para el

mejor desenvolvimiento de dicha área.

Las razones que justifican la presente investigación están en estrecha relación con

la utilidad o el uso que se hará de los resultados de la misma. En la empresa C.A.

5

Química Integrada “INTEQUIM”, surge la necesidad de controlar las operaciones

asociadas en el departamento de compras, específicamente en el área de cuentas por

pagar. Además la preocupación ha surgido por parte del personal del área

seleccionada como unidad de estudio para este trabajo.

Tomando en cuenta los aspectos antes señalados en este planteamiento, se presenta

la siguiente investigación, la cual se centró en lineamientos para mejorar los procesos

realizados en el área de Cuentas por Pagar, cuya implementación será una

herramienta gerencial para el fortalecimiento y el mejoramiento dentro del

departamento de compras de la empresa C.A. Química Integrada “INTEQUIM”,

permitiendo además la obtención de información confiable y oportuna, que

contribuya a una mejor toma de decisión a nivel gerencial y de cierres contables

oportunos.

A raíz de esto, las empresas han implementado controles internos en los procesos

tanto de producción como para el procesamiento de la información financiera, esto

con el objetivo de poder verificar y controlar las operaciones que se realizan dentro

de la entidad y detectar cualquier falla o acciones inadecuadas realizadas por parte de

cualquier persona que labora en la misma.

Es por ello, que con el desarrollo de esta investigación permitió enfocar las

soluciones en el área de cuentas por pagar lo cual coadyuvara a conocer los

procedimientos que se han utilizado a lo largo de las actividades financieras, y al

mismo tiempo, la investigación permitió conocer los procesos que se han utilizado

mediante varias actividades, para así fortalecer el control a los parámetros

económicas, tecnológicas y sociales que existen en la actualidad, por otra parte, se

benefician todos los involucradas en la cadena para así corregir errores y dar

respuesta a la gerencia cuando así lo requiere y al medio que lo rodea. Por lo anterior,

es importante la propuesta de lineamientos lo cual permitiría satisfacer las

necesidades de la empresa.

6

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

El presente capítulo describe las principales investigaciones realizadas, así como

también aquellos basamentos teóricos fundamentales para el tema estudiado y

conceptualiza los términos básicos más importantes utilizados en el contenido del

trabajo.

2.1 Antecedentes de la Investigación

Durante la exploración de anteriores proyectos vinculadas con el tema en estudio,

se logró constatar que distintas organizaciones se reflejan carencias en los

procedimientos, métodos y controles para la ejecución de sus procesos; además se

evidencia el uso de nuevas herramientas como plan de cambio dentro de las

empresas, en especial de los procesos administrativos y su impacto en la toma de

decisiones. Esto muestra que son muchas las sociedades que están en constante

actualización, esto con el objeto de optimizar sus labores que permitan hacerlas más

competitivas y acorde con las exigencias del mundo de hoy.

En este sentido, Brión (2010), en su trabajo titulado “Propuesta para

Implementar los Lineamientos Administrativos, Contables y Tributarios a la

Empresa Transporte Sivira 2000”, para optar al título de Licenciado en Contaduría

Pública, presentado ante la Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado, el

objetivo general de este antecedente fue proponer lineamientos administrativos,

contables y tributarios a la empresa Transporte Sivira 2000.

La metodología aplicada fue el proceso de observación y de recolección de datos a

través de instrumentos diseñados para tal fin, evaluado al personal constitutivo del

área contable y administrativa de la empresa. El autor señala las deficiencias en

7

cuanto al control interno de la organización. Las carencias metodológicas existentes

y su incidencia en el proceso de cuentas por pagar.

Este trabajo constituyó un aporte importante por la similitud del tema de

investigación en cuanto a la problemática planteada, y la ayuda suministrada para la

elaboración de las herramientas de recolección de datos.

En el mismo orden de ideas, Gil (2010), en su titulada “Lineamientos de Control

Interno para el registro y seguimiento de las cuentas por pagar de la Dirección

de Administración de la Universidad del Zulia”, para optar al título de Licenciado

en Contaduría Pública, presentado ante la Universidad del Zulia, el objetivo general

de este antecedente fue Diseñar lineamientos de control interno que permitan lograr el

registro y seguimiento de las cuentas por pagar de la Dirección de Administración de

la Universidad del Zulia, La metodológica utilizada estuvo enfocada hacia el diseño

de investigación no experimental, tipo de estudio de campo, con base bibliográfica y

un nivel de investigación descriptivo, una de las técnicas utilizada fue observación,

como instrumentos para la recolección de datos se utilizó un cuestionario con

preguntas abiertas y cerradas, integradas con 30 ítems y dirigidos a los coordinadores

administrativos, jefes de departamentos y secciones que conforman la dirección.

Los resultados reflejan que se debe establecer en el interior de la organización una

cultura que enfatice y demuestre a todos los niveles del personal, la importancia de

los controles internos y asegurar la efectividad de los mismos.

Este trabajo viene a ser un antecedente referencial para el desarrollo de la presente

investigación por tratarse de la efectividad del control interno de las cuentas por

pagar. Los resultados permiten considerar que el control sobre los procesos

administrativos, a través de normas y procedimientos claros, es parte importante en la

eficiencia y obtención de mayores beneficios en la organización. Adicionalmente,

8

estos mecanismos de control permiten a las organizaciones evaluar la gestión y

obtener información relevante que apoye la toma de decisiones.

De igual manera, Catarí (2010), en su trabajo titulado “Manual de �ormas y

Procedimientos para las compras y cuentas por pagar en la empresa Inversiones

y Servicios CT, C.A.” para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública,

presentado ante la Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado, cuyo objetivo

principal es la uniformidad de criterios y mayor especialización en la adquisición de

los materiales e insumos necesarios. El tipo de investigación es descriptiva,

fundamentado en un diseño de campo, de esta manera se utilizo el instrumento de la

entrevista no estructurada, el cual se aplico al personal que labora en el departamento

que labora en el departamento de administración y contabilidad, como conclusión se

obtuvo que la implementación ayudara a mejorar el desempeño de la organización

para que pueda orientarse de manera rápida y precisa los procedimientos a realizar o

ejecutar dentro de ella.

Con relación a esta investigación la problemática expuesta es de gran ayuda para

la preparación de este informe, ya que nos presenta un enfoque para la elaboración de

las mejoras en el proceso para el registro contable de las cuentas por pagar, el cual es

de vital importancia, además que es una medida de control de interno que debe existir

dentro de una organización.

Entre los trabajos que sirvieron de apoyo al presente trabajo cabe destacar el

realizado por Rojas, R. (2008), el cual realizo una investigación titulada “Mejoras en

el proceso para el registro contable de las cuentas por pagar en el departamento

de contabilidad de la empresa Auto Mundial S.A.” para optar al título de

Licenciado en Contaduría Pública, presentado ante la Universidad José Antonio Páez,

el objetivo general de este antecedente fue proponer mejoras en el proceso para el

registro contable de las cuentas por pagar en el departamento de contabilidad de la

empresa Auto Mundial S.A. La metodología aplicada consistió en la técnica de la

9

entrevista tipo estructurada, para la recolección de datos a través del instrumento que

emplearon para el desarrollo del informe, la entrevista se llevo a cabo en las

instalaciones de la empresa y estuvo enmarcada en una serie de preguntas realizadas a

los empleados del departamento de contabilidad. El autor de esta investigación deja

plasmado la importancia que tiene el registro contable de las cuentas por pagar de

proveedores nacionales e internacionales, de servicio, entre otros son cuentas de

muchos movimientos para conseguir que esta información se realice de manera

adecuada, las empresas deben sistematizar la información. Para ello el departamento

de administración debe preparar de forma correcta todos los pagos, retenciones de

Impuesto al Valor Agregado (IVA), retenciones de Impuesto Sobre la Renta (ISLR) a

dichos proveedores para que de esta manera no existan diferencias entre los

departamentos de contabilidad y administración.

En relación con esta investigación la problemática expuesta fue de gran ayuda para

la preparación de este informe, ya que proporcionó un enfoque para la elaboración del

plan de acción en el proceso para el registro contable de las cuentas por pagar, el cual

es de vital importancia, además que es una medida de control interno que debe existir

dentro de una organización.

Finalmente Santeliz, J. (2008) presenta una investigación titulada “�ormas de

control Interno para mejorar los procedimientos de pagos en el departamentos

cuentas por pagar de la empresa Dupont Performance Coatings Venezuela

C.A.”, para optar al título de Licenciada en Contaduría Pública presentado ante la

universidad José Antonio Páez, el objetivo general de este antecedente fue proponer

normas de control interno para mejorar los procedimientos de pagos en el

departamento de cuentas por pagar de la empresa Dupont Performance Coatings

Venezuela C.A. La metodología consistió en una investigación de tipo factible,

aplicada por la técnica de la observación directa, mediante la aplicación de un

formato de encuesta al personal del departamento de cuentas por pagar. La conclusión

10

del autor en esta investigación, resalta que la contabilidad es una de las actividades

más importante pues, se encarga de registrar, clasificar y resumir las transacciones

económicas generadas de su actividad comercial, los datos que resulten de esta

operación es de gran utilidad para el análisis y la toma de decisión con respecto a la

dirección de la organización.

En cuanto a los aportes obtenidos se puede mencionar los aspectos metodológicos,

pues, tanto los instrumentos diseñados en esta investigación, así como el método de

aplicación para diagnosticar el problema en estudio, se tomo en cuenta en el análisis

e interpretación de resultados.

2.2 Bases Teóricas

La revisión y estudio realizado en cuanto a material bibliográfico y documental,

constituye un aspecto de gran importancia para el desarrollo de esta investigación, ya

que nos permite comprender el porqué de la realización de la misma. Además permite

estructurar y definir las variables relacionadas con el tema en estudio, planteándolas

según el orden en el que fueron analizadas las investigaciones ya mencionadas.

2.2.1. Cuentas por Pagar

La contabilidad es una necesidad para cada empresa, ya sea una pequeña

organización o una corporación grande, ninguna va a operar de manera eficaz sin una

contabilidad o contador, manejando las finanzas de la misma. Cada compañía

requiere la gestión de cuentas a fin de recibir de manera efectiva y remitir el dinero.

Las cuentas por pagar en función de cualquier negocio es la función de la casa que

paga las facturas.

Según Fernández (2010), se define a las cuentas por pagar “como una cuenta

acreedora, por la compra a créditos de bienes y servicios. La forma utilizada para

resumir una transacción, o su aprobación, su registro y su pago”. (p. 3).

11

Las cuentas por pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales

(Inventario), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o

contratación de inversiones en proceso. Si son pagaderas a menos de doce meses se

registran como cuentas por pagar a corto plazo y si su vencimiento es a más de doce

meses, en cuenta por pagar a largo plazo. Es preciso analizar estos pasivos por cada

acreedor y en cada uno de estos por cada documento de origen (Fecha, Número del

documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por

edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones. Las cuentas por pagar a largo

plazo al finalizar cada periodo económico, deben reclasificarse a corto plazo, (las

exigibles el año próximo).

Para la empresa C.A. Química Integrada “Intequim”, el tema de las cuentas por

pagar, su gestión, control y seguimiento, es de suma importancia por lo que se hace

necesario el estudio y comprensión de las teorías que sustentan su desarrollo. De esta

manera se podrá lograr unos lineamientos para mejorar dichos procesos. Para el autor

Fernández, propone una clasificación en estos rubros y así mismo una metodología

para su análisis que serán abordados en esta investigación.

2.2.2. Lineamientos

Para Morgado (2010), el término lineamientos se define “como un conjunto de

órdenes o directivas que un líder realiza a sus seguidores o subordinados” (p. 15). Por

lo tanto, un lineamiento es también una explicación o una declaración de principios.

Cuando un grupo político presenta su lineamiento, está dando a conocer su postura

sobre ciertos temas.

Los lineamientos dentro de las empresas se establecen a través de los manuales de

la organización para desarrollar y dejar por escrito todas las normativas y estándares

que deben regir todos y cada uno de los procesos que la conforman con el fin de

informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los

12

criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los

objetivos.

Por otra parte un lineamiento se trata de un conjunto de medidas, normas u

objetivos que deben respetarse dentro de una organización. Si alguien no respeta estos

lineamientos, estará en falta e incluso puede ser sancionado, dependiendo de la

gravedad de su acción.

El objetivo general de esta investigación es proponer lineamientos para mejorar el

proceso de cuentas por pagar de la empresa C. A. Química Integrada “Intequim”, por

lo que se recurre a la revisión de fundamentos teóricos sobre el tema a fin de

estructurar todas y cada una de las partes que constituirán la propuesta, siendo que

formara el conjunto de medidas a manera de ley para el seguimiento y control de las

tareas del departamento de cuentas por pagar, procurando el mejoramiento de los

procesos.

2.2.3. Procesos

Para Jiménez (2010), un proceso puede ser definido como un “conjunto de

actividades enlazadas entre sí, partiendo de uno o más inputs (entradas) los

transforma, generando un output (resultado).”(p. 1).

El sistema administrativo pone su atención al proceso con el propósito de

mejorarlo, para que la calidad sea el resultado de este mejoramiento, y no únicamente

objeto de verificación que se hace al final de una línea de producción.

Las actividades de cualquier organización pueden ser concebidas como integrantes

de un proceso determinado. De esta manera, cuando un cliente entra en un comercio

para efectuar una compra, cuando se solicita una línea telefónica o la inscripción de

una patente en el registro correspondiente, se están activando procesos cuyos

resultados deberán ir encaminados a satisfacer una demanda.

13

Desde este punto de vista, una organización cualquiera puede ser considerada

como un sistema de procesos, relativamente relacionadas entre sí, en los que buena

parte de los inputs serán generados por proveedores internos, y cuyos resultados irán

frecuentemente dirigidos hacia clientes también internos.

Esta situación hará que el ámbito y alcance de los procesos no sea homogéneo,

debiendo ser definido en cada caso cuando se aborda desde una de las distintas

estrategias propias de la gestión de procesos.

Un proceso puede ser realizado por una sola persona, o dentro de un mismo

departamento. Sin embargo, los más complejos fluyen en la organización a través de

diferentes aéreas funcionales y departamentos, que se implican en aquel en mayor o

menor medida.

El hecho de que en un proceso intervengan distintos departamentos dificulta su

control y gestión, diluyendo la responsabilidad que esos departamentos tienen sobre

el mismo. En una palabra, cada área se responsabilizara del conjunto de actividades

que desarrolla, pero la responsabilidad y compromiso con la totalidad del proceso

tendera a no ser tomada por nadie en concreto.

Evidentemente, la organización funcional no va a ser eliminada. Una organización

posee como características básica precisamente la división y especialización del

trabajo, así como la coordinación de sus diferentes actividades, pero una visión de la

misma centrada en sus procesos permite el mejor desenvolvimiento de los mismos así

como la posibilidad de centrarse en los receptores de los outputs de dichos procesos,

es decir en los clientes.

Para lograr la optimización de los proceso en la empresa C.A. Química Integrada

“Intequim” es necesario conocer los diferentes punto de vistas descritos por diferentes

autores y un enfoque sistemático considerando entrada (Inputs), proceso y salida

(Outputs) que persigue cumplir en un determinado periodo.

14

2.3 Definición de Términos Básicos

Archivo maestro: Archivo de computadora para mantener un registro para cada

proveedor de adquisiciones individuales y saldo de proveedores.

Control Interno: Evaluación de métodos y procesos que se interrelacionan en una

entidad para la protección de sus activos, la obtención de información veraz y

oportuna. La medición de eficacia en las operaciones y la observación de políticas

dictadas así como el cumplimiento de objetivos y metas establecidas.

Facturas del proveedor: Documento que especifica los detalles de una

transacción de adquisición y el importe de dinero que se debe al proveedor por la

adquisición.

Orden de Compra: Documento preparado por el departamento de compra

indicando la descripción, cantidad e información relacionada con la mercancía y

servicios que la empresa pretende comprar.

Registro Contable: Es toda operación que afecte o pueda afectar, transformar o

modificar el patrimonio que se registra en contabilidad en su correspondiente cuenta.

Relación de cuentas por pagar: Listado del monto que se debe a cada proveedor

en un punto dado en el tiempo: se preparan directamente del archivo maestro de

cuentas por pagar.

Reporte de Recepción: Documento preparado por el departamento de almacén en

el momento en que se reciben los materiales (materia prima, producto terminado,

Repuestos) en ese reporte se especifica la cantidad recibida, la fecha de recepción y

otros datos relevantes: es parte de la documentación necesaria para que el pago se

realice.

15

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

El presente capítulo está referido al proceso metodológico que se llevó a cabo para

hacer posible este trabajo de grado, aquí se especifica a través de un lenguaje claro

sencillo los métodos e instrumentos que fueron empleados.

En este trabajo de grado se plantea una solución a la problemática presentada en la

cual se explica cuales lineamientos pueden mejorar el proceso de cuentas por pagar

llevado a cabo en la empresa C.A. Química Integrada “Intequim”, según las

normativas para la elaboración y presentación del trabajo de grado de la Universidad

José Antonio Páez.

3.1 Tipo y Diseño de la Investigación

La investigación realizada en el presente trabajo está soportada en una modalidad

de proyecto factible, Balestrini (1997) plantea:

“Donde se propone una opción ideal sistema o modelo, que implique cambios en una realidad dada, que organizacional, educativa, económica, jurídica, administrativa, social, etc. al final del marco metodológico, se deberá presentar, el conjunto de técnicas que se usaran para la formulación y presentación del modelo operativo o sistema que se ha de proponer” (p. 191)

Con esta base, la presente investigación supone una mejora viable a la situación

planteada, la cual se basó en los lineamientos para mejorar el proceso de cuentas por

pagar de la empresa C.A. Química Integrada “Intequim”, en cuanto a la estrategia

metodológica empleada, está enmarcado a una investigación de campo, en la cual

según Balestrini (1997) “estos diseños, permiten establecer una interacción entre los

objetivos y la realidad de la investigación de campo, observar y recolectar los datos

directamente de la realidad, en su situación natural” (p. 132).

16

La investigación aplicada en la empresa C.A. Química Integrada Intequim, dio

como resultado una solución viable a la problemática planteada en el área de cuentas

por pagar y para la obtención de los datos se aplicaron técnicas de recolección de

información provenientes de fuentes primarias, es decir desde los mismos sujetos

involucrados en el proceso, de donde se fundamenta la utilización de la modalidad de

proyecto factible y el diseño de campo.

3.2 Fases de la Investigación

Fase I: Diagnostico de la situación actual del proceso de cuentas por pagar de la


Para la realización del diagnóstico se procedió en primer lugar a la aplicación de la

técnica de la observación directa, la cual según Bernal (2001); la observación directa

en el campo de las ciencias económicas y especialmente de las administrativas, “cada

día cobra mayor credibilidad y uso tiende a generalizarse, debido a que permite

obtener información directa y confiable, siempre y cuando se haga mediante un

procedimiento sistematizado y muy controlados” (p. 173)

La aplicación de esta técnica a través la ficha de observación (ver anexo A)

permitió recoger la información del proceso de cuentas por pagar, desde la óptica de

los investigadores, lográndose evidenciar y visualizar el modo como se trabaja, las

tareas diarias y detectar de cerca la problemática que se presenta en el departamento.

Seguidamente se aplicó una encuesta al personal, al respecto Tamayo y Tamayo

(2006), señala “es aquella que permite dar respuesta a problemas en términos

descriptivos como de relación de variables, tras la recogida sistemática de

información según un diseño previamente establecido que asegure el rigor de la

información obtenida” (Pág. 124). El instrumento utilizado fue el cuestionario,

definido por la Universidad Nacional Abierta (2003) como “un formulario que

permite registrar información en el proceso de recolección de datos; además facilita

17

encuestar un número alto de sujetos en un lugar determinado.” (p. 42). El cuestionario

estuvo conformado por diez (10) preguntas cerradas del tipo dicotómico (Anexo B).

La población, definida por Hernández (2006)

“Población es la totalidad del fenómeno a estudiar, donde las unidades de la población posee una característica en común, la que se estudia y da origen a los datos de la investigación” (p. 26). “En su lugar se basan en el juicio personal del investigador ya que la base de este proyecto son las respuestas presentadas por todos los trabajadores de la empresa”. (p. 57).

En esta fase se tomó como población al siguiente personal (Gerente de Compras,

Analista de cuentas por pagar, Gerente de Administración, Jefe de Tráfico, Jefe de

Logística, Analista de Almacén y Despacho y Jefe de Contabilidad, en total siete (07)

trabajadores, quienes son las personas afectadas por la problemática en estudio.

Por otra parte, Bernal C. (2.000) indica que la muestra “es parte de la población

seleccionada, y de la cual realmente se obtiene la información para el desarrollo del

estudio y sobre la cual se efectuaran la medición y la observación de las variables

objeto del estudio”. (p.29).

En la presente investigación se utilizó una muestra del tipo censal, la cual es

definida por López (1999) como “Aquella porción que representa a toda la población,

es decir la muestra es toda la población a investigar”. (p: 12).

En este caso, la muestra es igual a la población, ya que se tomaron todos los

elementos, es decir, las 07 personas que conforman el área administrativa de la

empresa C.A. Química Integrada “Intequim”.

18

Fase II: Identificación de las debilidades detectadas en el proceso de

cuentas por pagar de la empresa C.A. Química Integrada Intequim.

Una vez obtenidos los datos recolectados en la primera fase, a través de un

procedimiento de clasificación se determinaron las debilidades del proceso de cuentas

por pagar en la Empresa C.A Química Integrada “Intequim”, la cual nos permitirá

tener un bosquejo general de cuáles son las fallas que se presentan, para

posteriormente diseñar los lineamientos.

Fase III: Diseño de lineamientos para la mejora del proceso de cuentas

por pagar de la empresa C.A. Química Integrada Intequim.

En esta fase, la propuesta debe poseer todos los atributos necesarios para que su

uso pueda mejorar las actividades administrativas y contables del área de cuentas por

pagar, de manera tal que se logre optimizar el rendimiento y cubrir las expectativas de

la empresa.

Los lineamientos para mejorar el proceso de cuentas por pagar se presentan en el

capítulo de resultados en forma de propuesta, abarcando cada una de las áreas

consideradas críticas, estableciéndose la debilidad, estrategia de mejora, y

responsable y así se le dará cumplimiento a la tercera fase metodológica.

19

CAPÍTULO IV

RESULTADOS

4.1 Diagnosticar la situación actual del proceso de Cuentas por pagar de la

empresa C.A. Química Integrada “Intequim”.

Con la finalidad de diagnosticar la situación actual del proceso de cuentas por

pagar se observó de forma directa dicho proceso durante el periodo comprendido

entre el 01-10-12 y el 30-11-12, los elementos percibidos se registraron en una ficha

de observación a través, de la cual se pudo detectar los elementos tanto positivos

como negativos del proceso. Tal como se muestra en la cuadro No. 1.

4.1.1. Observación Directa

Cuadro 1. Ficha de observación Directa

�o. OBSERVACIO�ES SI �O

1 Personal capacitado para realizar las tareas del área de cuentas por pagar

X

2 Personal que compare el ingreso de inventario con el pedido X

3 Separación de funciones dentro del área de cuentas por pagar

X

4 Manejan formularios que les permita controlar las cuentas por pagar

X

5 Soportes de los pagos X

6 Existencia de normas de control interno X

Fuente Salazar y Salazar (2012)

Adicionalmente a través de la aplicación de un cuestionario de (10) preguntas, Se

pudo conocer desde el punto de vista del personal administrativo que labora en el área

de cuentas por pagar, los resultados obtenidos fueron tabulados y representados en

gráficos tipo circulares, posterior a los cuales se realizó el análisis de los mismos.

Ítem 1. ¿La Empresa cuenta con Sistema Administrativo Contable Computarizado?

Tabla �o. 1 Sistema Administrativo Contable Computarizado

CATEGORIA

SI

�O

TOTAL

Fuente: Cuestionario aplicado (2012)

Grafico �o. 1: Sistema Administrativo Contable Computarizado Fuente: Tabla No.

Análisis:

A la interrogante,

Computarizado? El cien por ciento

Ratificando la importancia

apoyo de los procesos administrativos y co

cantidad de información oportuna y confiable

20

¿La Empresa cuenta con Sistema Administrativo Contable Computarizado?

Sistema Administrativo Contable Computarizado

CATEGORIA RESPUESTA PORCE�TAJE

7 100%

0 0%

7 100%

Cuestionario aplicado (2012)

Sistema Administrativo Contable Computarizado Tabla No.1 (2012)

A la interrogante, ¿La Empresa cuenta con Sistema Administrativo Contable

Computarizado? El cien por ciento (100%) de los encuestados respondió que sí.

la importancia que da la empresa al manejar sistemas computarizados en

apoyo de los procesos administrativos y contables, para sí garantiza

cantidad de información oportuna y confiable.

100%

0%

¿La Empresa cuenta con Sistema Administrativo Contable Computarizado?

Sistema Administrativo Contable Computarizado

PORCE�TAJE

100%

0%

100%

¿La Empresa cuenta con Sistema Administrativo Contable

(100%) de los encuestados respondió que sí.

manejar sistemas computarizados en

garantizar una calidad y

SI

NO

Ítem �o 2. ¿El personal está apto para el manejo del sistema Contable?

Tabla �o. 2: Conocimiento del manejo del sistema contable

CATEGORIA

SI

�O

TOTAL Fuente: Cuestionario

Grafico �o. 2: Conocimiento del sistema contable Fuente: Tabla No.2

Análisis:

Los resultados permiten evidenciar que el 57% del personal se encuentra

capacitado para manejar el sistema

trabajadores con antigüedad en la empresa

implementación del sistema y el

organización, mostrando debilidad por no tener el adiestrami

momento de su ingreso.

21

El personal está apto para el manejo del sistema Contable?

Conocimiento del manejo del sistema contable


4

57%

3

43%

7 100%Cuestionario aplicado (2012)

Conocimiento del sistema contable Tabla No.2 (2012)


capacitado para manejar el sistema contable computarizado

trabajadores con antigüedad en la empresa, encontrándose al inicio de la

implementación del sistema y el 43% restante no se siente apto por ser

organización, mostrando debilidad por no tener el adiestrami

momento de su ingreso.

57%

43%

El personal está apto para el manejo del sistema Contable?

Conocimiento del manejo del sistema contable

PORCE�TAJE

57%

43%

100%


contable computarizado, debido que son

encontrándose al inicio de la

e apto por ser nuevos en la

organización, mostrando debilidad por no tener el adiestramiento adecuado al

SI

NO

Ítem �o 3. ¿Existen

Pagar?

Tabla �o. 3: Normas establecidas en

CATEGORIA

SI

�O

TOTAL Fuente: Cuestionario aplicado (2012)

Grafico �o. 3: Normas establecidas en Cuentas por Pagar Fuente: Tabla No.3

Análisis: Se puede observar que el 100% de los encuestados concuerdan que no

procedimiento de cuentas por pagar para el

instrucciones por escrito

criterios por parte del personal; además de existir la posibilidad de cometer errores en

el cumplimiento de las tareas

22

Existen normas establecidas en las funciones del área de Cuentas por

Normas establecidas en Cuentas por Pagar


0

0%

7

100%


Normas establecidas en Cuentas por Pagar Tabla No.3 (2012)

Se puede observar que el 100% de los encuestados concuerdan que no

cedimiento de cuentas por pagar para el área, el no contar con un cuerpo de

instrucciones por escrito hace más lento el proceso, ocasionando diversidad de

el personal; además de existir la posibilidad de cometer errores en

limiento de las tareas.

0%

100%

en las funciones del área de Cuentas por

PORCE�TAJE

0%

100%

100%

Se puede observar que el 100% de los encuestados concuerdan que no existe un

contar con un cuerpo de

, ocasionando diversidad de

el personal; además de existir la posibilidad de cometer errores en

SI

NO

Ítem �o 4. Existen pautas para el control de documentos ¿Estas se encuentran por

escrito?

Tabla �o. 4: Pautas para el Control de documentos

CATEGORIA

SI

�O


Grafico �o. 4: Pautas para el Control de documentos Fuente: Tabla No.4

Análisis: Se puede observar que el 100% de los encuestados concuerdan que no se maneja

ni se tiene conocimiento de la existencia de pautas para el control de documentos.

Esto se debe a que no existen dichas normas en los procedimientos de la empresa. Lo

que muestra que no se cuenta con un paso a paso de cada uno de los procesos que

involucran las cuentas por pagar, trayendo como consecuencia resultados inesperados

e irregularidades al momento del cierre contable.

23

Existen pautas para el control de documentos ¿Estas se encuentran por

Pautas para el Control de documentos


0

0%

7

100%


Pautas para el Control de documentos Tabla No.4 (2012)

Se puede observar que el 100% de los encuestados concuerdan que no se maneja


debe a que no existen dichas normas en los procedimientos de la empresa. Lo



es al momento del cierre contable.

0%

100%

Existen pautas para el control de documentos ¿Estas se encuentran por

PORCE�TAJE

0%

100%

100%

Se puede observar que el 100% de los encuestados concuerdan que no se maneja


debe a que no existen dichas normas en los procedimientos de la empresa. Lo



Si

No

Ítem �o 5. ¿Se lleva a cabo un seguimiento y control interno de las actividades que

realiza el personal de cuentas por pagar

Tabla �o. 5 Seguimiento y control de las actividades de cuentas por pagar

CATEGORIA

SI

�O


Grafico �o. 5: Seguimiento y control de las actividades de cuentas por pagar Fuente: Tabla No.

Análisis: Como resultado, se obtuvo que el

que no existe ningún seguimiento o control d

asesoramiento por parte del supervisor

mismos indican cumpl

conveniente. Es por ello que existen retrasos por cargas erróneas en el sistema, que

afectan el cierre contable del mes

24

Se lleva a cabo un seguimiento y control interno de las actividades que

l personal de cuentas por pagar?

Seguimiento y control de las actividades de cuentas por pagar


0

0%

7

100


Seguimiento y control de las actividades de cuentas por pagarTabla No.5 (2012)

Como resultado, se obtuvo que el 100% de la población encuestada, aseguran

que no existe ningún seguimiento o control de las actividades que realizan,

por parte del supervisor para hacer más eficiente los procesos. Los

cumplir con sus funciones de la manera que ell

por ello que existen retrasos por cargas erróneas en el sistema, que

afectan el cierre contable del mes.

0%

100%

Se lleva a cabo un seguimiento y control interno de las actividades que


PORCE�TAJE

%

00%

100%


la población encuestada, aseguran

e las actividades que realizan, ni

para hacer más eficiente los procesos. Los

con sus funciones de la manera que ellos consideran más

por ello que existen retrasos por cargas erróneas en el sistema, que

Si

No

Ítem �o 6. ¿Considera usted que las recepciones de materiales están siendo

registradas correctamente?

Tabla �o. 6 Recepción de materiales registradas correctamente

CATEGORIA

SI

�O


Grafico �o. 6: Recepción de materiales registradas correctamente Fuente: Tabla No.

Análisis: Se puede observar que el

tomar en cuenta que el personal que da recepción los materiales no cumplen las

especificaciones necesarias para el buen desenvolvimiento del proceso lo cual

ocasiona retraso al generar los pagos y el cie

14% de la población afirma que si se registra correctamente la recepción de

materiales.

25

¿Considera usted que las recepciones de materiales están siendo

registradas correctamente?

Recepción de materiales registradas correctamente


1

14%

6

86%


Recepción de materiales registradas correctamente Tabla No.6 (2012)

Se puede observar que el 86% respondió de forma negativa, por lo que se debe



ocasiona retraso al generar los pagos y el cierre contable mensual, mientras que el


14%

86%

¿Considera usted que las recepciones de materiales están siendo

Recepción de materiales registradas correctamente

PORCE�TAJE

14%

86%

100%

86% respondió de forma negativa, por lo que se debe



rre contable mensual, mientras que el


Si

No

Ítem �o 7. ¿Existe comunicación efectiva entre los departamentos que involucran el

área de cuentas por pagar?

Tabla �o. 7 Comunicación efectiva entre los departamentos

CATEGORIA

SI

�O


Grafico �o. 7: Comunicación

Fuente: Tabla No.7

Análisis:

Se puede observar que el 100% de los encuestados concuerdan y demuestran que

no existe comunicación efectiva entre los departamentos, lo que trae como

consecuencia que se generen irregularidades por la falta de comunicación

proceso de registros en el

en las cuales nadie se hace responsable, situación que se presenta cuando no existen

lineamientos o instructivos de los procesos que interactúan con otras área de la

empresa.

26

¿Existe comunicación efectiva entre los departamentos que involucran el

área de cuentas por pagar?

Comunicación efectiva entre los departamentos


0

0%

7

100%


Comunicación efectiva entre los departamentos Tabla No.7 (2012)



consecuencia que se generen irregularidades por la falta de comunicación

en el sistema y es por ello la existencia de información errónea



0%

100%

¿Existe comunicación efectiva entre los departamentos que involucran el

Comunicación efectiva entre los departamentos

PORCE�TAJE

0%

100%

100%



consecuencia que se generen irregularidades por la falta de comunicación en el

es por ello la existencia de información errónea



SI

NO

Ítem �o 8. ¿Cree us

pagar es oportuna y confiable?

Tabla �o. 8 Información confiable del área de cuentas por pagar

CATEGORIA

SI

�O


Grafico �o. 8: Información confiable del área de cuentas por pagar Fuente: Tabla No.

Análisis:

Se puede observar que el

en el proceso, actualmente se debe comprobar la veracidad de la información

que sea confiable y por lo tanto deja de ser oportuna, mientras que un

encuestados consideran que la información del

27

¿Cree usted que la información que proporciona el área de cuentas por

pagar es oportuna y confiable?

Información confiable del área de cuentas por pagar


2

29%

5

71%


Información confiable del área de cuentas por pagar Tabla No.8 (2012)

Se puede observar que el 71% de los trabajadores indican que

en el proceso, actualmente se debe comprobar la veracidad de la información

y por lo tanto deja de ser oportuna, mientras que un

consideran que la información del área si es oportuna y confiabl

29%

71%

ted que la información que proporciona el área de cuentas por

Información confiable del área de cuentas por pagar

PORCE�TAJE

29%

71%

100%

71% de los trabajadores indican que presentan demora

en el proceso, actualmente se debe comprobar la veracidad de la información para

y por lo tanto deja de ser oportuna, mientras que un 29% de los

si es oportuna y confiable.

SI

NO

Ítem �o. 9 ¿La empresa

información entre las áreas que afectan

Tabla �o. 9 Herramientas para la información entre las aéreas afectadas

CATEGORIA

SI

�O


Grafico �o. 9: Herramientas para la información entre las aéreas afectadas Fuente: Tabla No.9

Análisis:

El 100 % de la población

equipos necesarios que permite relaci

que se tienen los recursos necesarios para el manejo de la información entre las

distintas áreas.

28

La empresa dispone de herramientas que permitan la

las áreas que afectan las cuentas por pagar?

Herramientas para la información entre las aéreas afectadas


7

100%

0

0%


Herramientas para la información entre las aéreas afectadasTabla No.9 (2012)

El 100 % de la población considera que la empresa si cuenta con la herramienta

que permite relacionar los departamentos entre


100%

0%

que permitan la fluidez de la


PORCE�TAJE

100%

0%

100%


considera que la empresa si cuenta con la herramienta y

onar los departamentos entre sí, esto muestra


SI

NO

Ítem �o 10. ¿Considera usted que la creación de

de cuentas por pagar?

Tabla �o. 10 Diseño de lineamientos de cuentas por pagar

CATEGORIA

SI

�O


Grafico �o. 10: Diseño de lineamientos de cuentas por pagar Fuente: Tabla No.

Análisis:

El 100 % de la población conside

para la mejora de los procesos administrativos contables del área de cuentas por

pagar, fomentando lineamientos que conduzcan al desarrollo de normas o instructivos

de trabajo en las que estén involucradas todas las

departamento, y de esta manera propagar el trabajo en equipo, trayendo consigo

buen manejo de esta implementación.

29

Considera usted que la creación de lineamientos mejorarían el proceso

?

Diseño de lineamientos de cuentas por pagar


7

100

0

0%


Diseño de lineamientos de cuentas por pagar Tabla No.10 (2012)

El 100 % de la población considera que si debe implementarse un lineamiento



de trabajo en las que estén involucradas todas las áreas que interactúan con el

nto, y de esta manera propagar el trabajo en equipo, trayendo consigo

buen manejo de esta implementación.

100%

0%

mejorarían el proceso

PORCE�TAJE

100%

0%

100%

ra que si debe implementarse un lineamiento



que interactúan con el

nto, y de esta manera propagar el trabajo en equipo, trayendo consigo el

SI

NO

30

Diagnostico de la situación actual del área de cuentas por pagar y

departamentos involucrados

Una vez aplicada las técnicas de recolección de información se da cumplimiento a

la primera fase sobre el diagnostico de la situación actual de la empresa C.A Química

Integrada “Intequim”:

• La empresa cuenta con un sistema administrativo contable como soporte al

área de cuentas por pagar y compras, el cual fue calificado por los

encuestados como eficiente y confiable.

• El personal de los departamentos involucrados en el proceso de cuentas por

pagar no se encuentra totalmente capacitado para el manejo del sistema

contable, así se evidencio mediante la respuesta al ítem numero 2, de donde el

57 % de los encuestados asevero que si está apto para el manejo del sistema

contable, mientras una importante proporción manifestó que el personal no se

encuentra capacitado. Esta situación puede explicarse en el hecho de que el

personal de nuevo ingreso no ha sido adiestrado adecuadamente en el sistema

administrativo.

• En cuanto a la existencia de normas que rijan el proceso de cuentas por pagar,

se verifico la ausencia de tales normas de manera formal e informal,

ocasionando diversidad de criterios para el tratamiento de las cuentas por

pagar por parte del personal.

• Al revisar los aspectos concernientes al control interno, la totalidad de los

encuestados coincidieron que no existe un seguimiento y control interno a las

actividades que realiza el personal de cuentas por pagar.

• Respecto al área de almacén un 86% de los consultados considero que la

recepción de materiales no está siendo registrada adecuadamente.

31

• Otro aspecto importante a resaltar como detonante para conflictos en área de

cuantas por pagar, sobre todo en tiempo de cierre contable es la comunicación

poco efectiva.

• Así mismo, al revisar la cualidad de la información suministrada por el área

de cuentas por pagar en cuanto a la fiabilidad y oportunidad, el 71% de los

encuestados respondieron que dicha información no es confiable ni oportuna,

al presentar demora en el procesamiento, las fuentes o soportes no son

verificadas adecuadamente, el registro es realizado sin ningún parámetro de

control, por lo que hace que la información no presente datos exactos ni en el

tiempo en el registro actualizado.

• Al evaluar los recursos y equipos tecnológicos existentes en el área se

determino que el 100% de los consultados opinan que la empresa cuenta con

las herramientas comunicacionales necesarias para una comunicación efectiva

dentro del área de cuentas por pagar y demás departamentos involucrados.

4.2. Debilidades detectadas en el proceso de cuentas por pagar de la empresa

C.A. Integrada Intequim.

Para dar cumplimiento a la segunda fase metodológica, que consiste en determinar

las debilidades en el proceso de cuentas por pagar de la empresa C.A Química

Integrada “Intequim” y una vez aplicado los instrumentos de recolección de datos a

través de la ficha de observación directa y el cuestionario aplicado en el área

estudiada, se determinaron las debilidades que a continuación se presentan.

Comunicación ineficaz

Existe una ineficaz comunicación entre los departamentos de compras, almacén y

el área de cuentas por pagar, producto de una débil supervisión, donde la

responsabilidad de impulsar en los trabajadores los hábitos conducentes a una

adecuada comunicación son aquellos quienes ejercen el liderazgo, porque aun

contando con los recursos y el manejo de radio, teléfono, Outlook y correos, no se

32

tiene la cultura de comunicar cualquier situación irregular que esté sucediendo, si no

hay que esperar al cierre de mes para notificar y solucionar los errores presentados en

el periodo mensual.

La inexistencia de normas del área de cuentas por pagar.

En la Empresa C.A. Química Integrada “Intequim”, a raíz de la fusión con C.A.

Venezolana de Pintura durante el año 2011, particularmente en lo relacionado con el

proceso logístico, se observa un vacío en la organización de los departamentos

integrados, quedando a la deriva la formulación de normas en el área de cuentas por

pagar, trayendo como consecuencia retrasos en los procesos administrativos.

Al carecer de lineamientos a seguir dentro del área logística suceden situaciones

como: Al recibo de los materiales en el área de almacén no se están corroborando los

montos ni cantidades de las unidades contra orden de compra aprobada, lo que se

traduce en errores de tipo contable que estará afectando los niveles de inventario y la

afectación de los saldos de las cuentas por pagar, produciéndose así una información

contable y para operaciones que no confiable ni oportuna.

Falta de pautas y control de documentos en las diferentes áreas.

La falta de controles se evidencia en la inexistencia de pautas o puntos críticos de

control; que consiste en el establecimiento de puntos de verificación de lo que dice el

físico contra lo que muestra el sistema, en aquellas etapas del proceso en que

convergen diferentes departamentos, es decir donde el primero concluye con un

producto semielaborado y entrega al siguiente departamento para continuar con el

proceso. La empresa debe entonces, enfocarse principalmente en aquellos

departamentos o áreas en las que “unos” dependen de “otros” porque los problemas

que la organización viene presentando, es que existe una alta dependencia en los

mismos y no existe una verificación en el desempeño, esto va directamente

relacionado por la falta de lineamientos de las actividades que afectan otros

departamentos.

33

Debilidad en el sistema contable del módulo de recepción de materiales

Actualmente los analistas de cuentas por pagar detectan fallas en la recepción de

los materiales al momento de registrar las facturas, debido al mal registro en la

cantidad y precio, dado que el analista del almacén en su módulo de recepción en el

sistema contable, no le permite visualizar la orden de compra que esta anidada a la

factura, cargando por error involuntario el registro, siendo cargado cantidades y

precios distintita al negociado por el comprador y diferente a lo establecido en la

orden de compra, afectando esta actividad al área de cuentas por pagar al momento

del cierre contable.

Débil supervisión del área de cuentas por pagar

Se observó una débil supervisión en el área de cuentas por pagar, esto se soporta

en el hecho de que la persona encargada; supervisor del área de cuentas por pagar, no

ha logrado involucrarse con el personal, canalizar las acciones hacia la obtención de

los objetivos, se debe resaltar que ésta persona, fue asignada a esta área, mediante la

fusión realizada en la organización, sin el debido entrenamiento en la nueva función y

aún se desempeña en el cargo de la empresa origen.

4.3 Lineamientos para la mejora del proceso de cuentas por pagar de la empresa

C.A. Química Integrada Intequim.

4.3.1. Presentación de la Propuesta:

La propuesta permitirá describir las funciones y mejorar el proceso en el área de

cuentas por pagar, para así lograr una mayor eficiencia y eficacia a la hora de realizar

el registro de las facturas y el cierre contable. Con la elaboración de esta propuesta se

busca fortalecer las funciones que realiza el analista de cuentas por pagar ya que con

la recarga de trabajo se ha debilitado el cumplimiento de estas funciones. Del mismo

34

modo se busca mejorar el control interno en el área de cuentas por pagar debido a la

deficiencia que se presenta al momento de registrar las facturas.

4.3.2. Objetivo General de la Propuesta

Establecer lineamientos para mejorar el proceso de cuentas por pagar de la

empresa C. A. Química Integrada “Intequim”.

4.3.3. Objetivos Específicos

• Proponer normas para regular el cumplimiento de las funciones del área de

cuentas por pagar y departamentos involucrados en el proceso.

• Desarrollar lineamientos en el área de cuentas por pagar y departamentos

involucrados en el proceso.

• Proponer guías generales para el tratamiento de la información contable.

4.3.4. Justificación de la Propuesta

En la empresa C.A Química Integrada “Intequim”, el proceso de cuentas por pagar

es deficiente por la falta de lineamientos que establezca su control, así se evidencio en

los resultados obtenidos en el estudio diagnosticado realizado, además de ello no se

proyecta la elaboración futura por parte de la empresa, como una responsabilidad en

la que todos deben participar para realizar las funciones debida, por lo que surge la

presente propuesta.

Así mismo, el control de las funciones como un proceso organizacional, no puede

permanecer al margen del acontecer diario de la empresa y a la cual se debe, ya que

lo que se desea es que exista un mejor aprovechamiento de los recursos que

conduzcan al cumplimiento de metas y objetivos, que debe estar estrechamente

vinculado con lo que ocurre en su alrededor diariamente. Es por esta razón, que la

creación de lineamientos establece funciones y determinan procesos, es esencial para

el logro de los fines establecidos.

35

Es de hacer notar, que a través del enfoque de lineamientos de mejoras en el

proceso del área de cuentas por pagar, se puede lograr beneficios para todos los

integrantes tanto de la administración como de almacén. Por esta razón se presenta

esta propuesta como un aporte viable para mejorar el funcionamiento de la empresa

C.A Química Integrada “Intequim” en virtud de la concordancia y mejor

aprovechamiento de los recursos humanos y materiales en beneficio del desarrollo de

la organización y mejor resguardo de sus intereses.

Los trabajadores del área de cuentas por pagar se verán beneficiados notablemente

ya que al proponer el lineamiento, los retrasos al cierre de mes serán menores por lo

que no se verán interrumpidos en sus labores.

4.3.5. Estudio de Factibilidad

4.3.5.1 Técnico

Desde el punto de vista técnico la empresa cuenta con un personal capacitado y

calificado, por poseer una educación promedia universitaria y experiencia en el área

objeto de estudio.

4.3.5.2 Económico

La empresa posee los recursos económicos necesarios que hace factible la

implementación de la propuesta, ya que la inversión no es significativa. Cabe señalar

que los gastos generados por esta propuesta serian en cuanto al análisis comparativo y

la designación de un grupo de empleados para levantar la información, y los gastos

relacionados a computadoras e impresoras son insignificantes ya que se utilizaran los

de la empresa, por lo tanto resulta claro que no es necesario una inversión fuerte. El

gasto adicional de la empresa son los adiestramientos del personal.

4.3.5.3 Operativo

Desde el punto de vista operativo la empresa cuenta con los recursos tangibles que

se necesitan para implementar la propuesta presentada, como lo son: teléfono, correo

36

electrónico, de manera de poder tener una comunicación efectiva, reuniones cuando

sean necesarias, radios.

4.3.6. Desarrollo de la propuesta

�ormas para regular el cumplimiento de las funciones del área de cuentas por

pagar y departamentos involucrados en el proceso.

• Al momento de recepcionar el material se debe revisar que coincida los monto

de las factura contra la orden de compra.

• Al llegar la factura al departamento de cuentas por pagar se deben sellar y

firmar el día que se reciba.

• Los analistas de cuentas por pagar deben enviar al supervisor del área, todos

los lunes de cada semana, un reporte donde especifiquen las transacciones que

obtuvieron diferencia en los montos entre las facturas y la orden de compra.

• El área de recepción de materiales debe enviar un reporte todos los lunes al

supervisor de cuentas por pagar, donde especifique las recepciones de las

facturas.

• El supervisor del área de cuentas por pagar debe realizar informe e

indicadores de gestión, que le permita evaluar mensualmente las causas de los

cierres contables no oportuno y este debe ser divulgado a las áreas

involucradas.

• Todas las irregularidades encontradas en los procesos del área de cuentas por

pagar deben ser informados oportunamente, a través de los correos

electrónicos corporativos al supervisor encargado, quien es el responsable de

canalizar los inconvenientes presentados.

Lineamientos relacionados con el control interno del área de cuentas por pagar.

Establecer normas que agilice el intercambio de información entre los

departamentos, haciendo el uso eficiente de los recursos disponible.

37

Generar normas de control interno que permitan cumplir con los lapsos de tiempos

exigidos por los proveedores.

Evaluaciones continúas a través de auditorías operativas que permitan determinar

si el control interno se está cumpliendo.

Implementar indicadores de gestión tendientes a como es el desarrollo en el

proceso que inciden positivamente en el área de cuentas por pagar.

Actualizar de manera constante la base de datos de proveedores a fin de procurar

los registros de datos correspondientes a cada proveedor a fin de facilitar la ubicación

y contactos, así como también la información técnica de los mismos.

Evaluación de desempeño de los proveedores, a fin de facilitar la información del

comportamiento de los mismos, a través de las cuales se puedan tomar decisiones

sobre contrataciones y condiciones para cada caso. Aunado también al histórico de las

cuentas auxiliares por cada proveedor.

Lineamiento relacionado con el control interno del área de almacén de materiales.

Llevar los registros que realicen diariamente, y que permita llevar un control con

el área de cuentas por pagar de la totalidad de las facturas que debe registrar, para que

al final del mes no genere retrasos en el cierre contable.

Conciliación a través de la preparación de un informe mensual para que este sea

comparado con los registros realizados por el área de cuentas por pagar, para

garantizar la eficiencia en el cierre de mes contable.

Adecuar el sistema contable para que el analista del almacén, visualice la orden de

compre para garantizar una carga efectiva en el mismo.

38

Adiestrar a los analista de almacén de materiales de como interviene su proceso en

el sistema contable y de qué manera puede afectar positiva o negativamente en el

mismo.

Guías generales para el tratamiento de la información contable.

Fomentar la concientización al personal de los recursos y equipos disponibles para

la eficiente ejecución de sus actividades y generación de la información de manera

sustentada, confiable y oportuna.

Refrescar a todo el personal involucrado, sobre el manejo de los módulos en el

sistema contable al cual pertenece.

Facilitar información a través de reportes generados por el sistema, y de esta

manera sean creados los indicadores de gestión solicitados en las áreas.

39

CO�CLUSIO�ES

La presente investigación se basó, en evaluar el área de cuentas por pagar de la

empresa C.A Química Integrada “Intequim”, donde se procedió a determinar su

funcionamiento, mediante la aplicación de instrumento de encuesta, cuyas

respuestas permitieron efectuar los análisis que sirvieron de base para formular las

siguientes conclusiones:

El diagnostico de la situación actual del proceso de cuentas por pagar presenta

muchas debilidades al momento de realizar el cierre contable, una de las mas

resaltantes es la existencia de una comunicación poco efectiva que enfatice la

importancia de impulsar el uso de los recursos comunicacionales dentro de la

organización, con la finalidad de proporcionar las herramientas para un ambiente

de trabajo idóneo para el logro de los objetivos.

En cuanto a la recepción de registros de facturas realizada por el departamento

de almacén de materiales, el cual presentaron frecuentes fallas, disparidad e

incoherencia en los datos registrados, esto originó que el área de cuentas por pagar

procediera a solicitar actualización y modificación del mal registro, generando re

trabajo en el cierre de mes, ocasionando retrasos en el proceso contable.

Esta investigación permitió proponer lineamientos para mejorar el proceso de

cuentas por pagar, mediante el establecimiento de normas inherentes al proceso de

cuentas por pagar, lineamientos para el área de cuentas por pagar y departamentos

involucrados y guías generales para el tratamiento de la información contable.

40

RECOME�DACIO�ES

Se sugiere a la empresa implementar los lineamientos de mejora en el proceso

de cuentas por pagar, ya que constituye uno de los elementos que permitirá mejorar

las debilidades que se encuentran presentes, y así generar eficiencia y eficacia en el

proceso.

Los hallazgos encontrados en este trabajo podrán ser utilizados para futuras

investigaciones, para el mejoramiento continuo de los procesos administrativo. Por

lo expuesto anteriormente se recomienda:

• Analizar objetivamente la propuesta y considerar su contenido, para

ser aprobado por los responsables del área administrativa de la

empresa.

• Mejorar el entrenamiento en la operación del sistema contable para

reducir el número de errores en las transacciones.

• Analizar periódicamente los lineamientos para mayor efectividad, con

el propósito de establecer los correctivos pertinentes para mejorar su

aplicación.

• Implementación de normas y procedimientos, a través del diseño de

un Manual de Normas y Procedimientos del área de cuentas por pagar

con el propósito de mejorar y documentar el proceso de cuentas por

pagar, disminuyendo las actividades que no generan valor.

• Se recomienda entrenamiento a supervisores y analistas para el mejor

cumplimiento de sus funciones dentro de las actividades a realizar en

la organización.

• Llevar seguimiento de los registros realizados en el sistema,

verificando las cargas de los mismos semanalmente, y no esperar a

final de mes para hacer los ajustes respectivos.

41

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44

A�EXOS

45

A�EXOS

Anexo A

�o. OBSERVACIO�ES SI �O

1 Personal capacitado para realizar las tareas del área de cuentas por pagar

2 Personal que compare el ingreso de inventario con el pedido

3 Separación de funciones dentro del área de cuentas por pagar

4 Manejan formularios que les permita controlar las cuentas por pagar

5 Soportes de los pagos

6 Existencia de normas de control interno

46

Anexo B

E�CUESTAS

1. ¿La Empresa cuenta con Sistema Administrativo Contable Computarizado?

Si ( )

No ( )

2. ¿El personal está apto para el manejo del sistema Contable?

Si ( )

No ( )

3. ¿Existen Procedimientos establecidos en las funciones del área de Cuentas por

Pagar?

Si ( )

No ( )

4. Existen pautas para el control de documentos ¿Estas se encuentran por escrito?

Si ( )

No ( )

5. ¿Se lleva a cabo un seguimiento y control interno de las actividades que realiza el

personal de cuentas por pagar?

Si ( )

No ( )

47

6. ¿Considera usted que las recepciones de materiales están siendo registradas

correctamente?

Si ( )

No ( )

7. ¿Existe comunicación efectiva entre los departamentos que involucran el área de

cuentas por pagar?

Si ( )

No ( )

8. ¿Cree usted que la información que proporciona el área de cuentas por pagar es

oportuna y confiable?

Si ( )

No ( )

9. ¿La empresa dispone de herramientas que permitan la fluidez de la información

entre las áreas que afectan las cuentas por pagar?

Si ( )

No ( )

10. ¿Considera usted que la creación de lineamientos mejorarían el proceso de

cuentas por pagar?

Si ( )

No ( )

48

Documents

UNI VERSIDAD JOSÉ ANTONIO PÁEZ · 2013-07-27 · 2.840.453, en mi carácter de tutor del trabajo de grado presentado por las ciudadanas Jhoana Salazar., portadora de la cédula