Procuraduría General de l,a Nación

Procuraduría General de la Nación

Unidad de ContabiHdad

Manual de Normas y Procedimientos de l,a Unida.d

de Contabilidad

Aprobado por el Procurador General de la Nación

Según Acuerdo 217-2018 de fecha

Guatemala, 16 de agosto 2018

¡jG� MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DE USO

�c.,,.,:,10..111� UNIDAD DE CONTABILIDAD INTERNO

ANEXO 3: GUIA PARA LA GENERACIÓN DEL COMPROBANTE ÚNICO DE REGISTRO DEVENGADO .............................. ............ ....................................... ....................... 31 ANEXO 4: CONTROL INTERNO DE CONTRATOS ADMINISTRATIVOS, REGLÓN 029, SUB GRUPO 18, ARRENDAMIENTO ............ ............................................................. 35 ANEXO 5: GUÍA PARA LA IMPRESIÓN DE RETENCIÓN DE IVA PARA PROVEEDORES CON RÉGIMEN TRIBUTARIO, PEQUEÑO CONTRIBUYENTE ............ ............................ 36 ANEXO 6: GENERACIÓN DE CONSTANCIA DE RETENCIÓN PARA IMPUESTO SOBRE RENTA, RÉGIMEN OPCIONAL SIMPLIFICADO ........................................................... 38 ANEXO 7: CAJA FISCAL .......................................................................................... 39 ANEXO 8: CONCILIACIÓN BANCARIA ................................. ...................................... 41

VERSIÓN: ACTUALIZACIÓN FECHA: 26/07/2018

PÁGINA3 OE41

·���ff <;, :::5 � ' . "E

( SECRETARIA §_ � GENERAL <=

6 LJ-2_ ----de Hojas

J't1:� MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA DE USO �GltlilfCII0.111)"°°"°" UNIDAD DE CONTABILIDAD

1. LISTA DE DISTRIBUCIÓN DEL MANUAL

INTERNO

��c,ENE�

/'::E.�()� g SECRETARIA �%:, GENERAL �

El Manual de Normas y Procedimientos de la Unidad de Contabilidad de la Procuraduría General de la Nación, ha sido distribuido de la siguiente manera:

No NOMBRE DEL ÁREA RESPONSABLE TIPO IDE DOCUMENTO

1 Despacho Superior Procurador (a) General de la Nación Copia certificada

2 Secretaría General Secretario General Original 3 Dirección de Planificación Director de Planificación Copia certificada 4 Dirección Financiera Director Financiero Copia del original 5 Unidad de Contabilidad Jefe de Contabilidad Copia certificada

6 Auditoría Interna Auditor Interno Copia del original

7 lnspectoría General Jefe de lnspectoría General Copia del original

Este ejemplar del Manual de Normas y Procedimientos es propiedad de la Procuraduría General de la Nación, y ha consignado un ejemplar original para su resguardo en la Secretaría General de esta Procuraduría, copia certificada y copia del original de acuerdo con la lista que antecede. Además, la Dirección de Planificación tendrá la versión electrónica en formato PDF, y junto con el área interesada serán las únicas que tendrán la versión en formato Word para futuras modificaciones.

2. REGISTRO O CONTROL DE REVISIONES

Núm. PÁGINA REVISAl:>A DESCRIPCIÓN FECHA

1 TODAS ORIGINAL 05/05/2015

2 TODAS ACTUALIZACIÓN 26/07/2018

3. INTRODUCCIÓN

PUESTO

Jefe de Contabilidad

Jefe de Contabilidad

El presente Manual de Normas y Procedimientos, detalla los procedimientos y actividades a seguir en la Unidad de Contabilidad de la PGN, para el fortalecimiento en la realización de las actividades, y contar así, con una mejor estructura de control interno, ya que, define claramente las funciones y responsabilidades de los integrantes de la Unidad de Contabilidad, además, ha sido diseñado y definido de acuerdo con las normativas, leyes y procedimientos sobre los cuales se rige la Institución, los que en algún momento pueden variar de acuerdo con las reformas que puedan darse; así mismo, es una herramienta de consulta que servirá como guía para el personal y de material de inducción para el personal de nuevo ingreso.

VERSIÓN: ACTUALIZACIÓN FECHA: 26/07/2018

PÁGINA 4 DE 41

---de lfl/

Pt1�� MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA "ac...adUia�deln� UNIDAD DE CONTABILIDAD

4. DEFINICIONES O CONCEPTOS

Hojas

DE USO INTERNO

��<:,t.NE�

�� �� �. , �g SECRETARIA �ex: GENERAL . f o- <

Cuando los términos indicados a continuación figuren en el contenido del presente Manual, tendrán el significado siguiente:

Caja Fiscal: Forma autorizada por la Contraloría General de Cuentas, para el registro de las operaciones mensuales de ingresos y egresos que refleja el Fondo Rotativo Institucional y resumen de formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas usados y en existencia, por medio del cual se rinde cuentas ante los entes fiscalizadores.

Comprobante Único de Registro: Formulario electrónico generado a través del Sistema de Contabilidad Integrada por medio del cual se aprueban los pagos.

Conciliación bancaria: Es el proceso que permite confrontar y conciliar los valores y saldos registrados en el libro de cuentas bancarias de forma mensual, con la información proporcionada por el banco a través de Estados de Cuenta.

Cuentadantes: Todo servidor público que maneja fondos o valores del Estado, así como, los que realicen funciones de Dirección Superior o Gerencial, deben rendir cuentas de su gestión ante la Contraloría General de Cuentas, por el cumplimiento de la administración de los recursos públicos que le han sido confiados y los resultados de su aplicación.

Ejercicio Fiscal: Inicia el 01 de enero y finaliza el 31 de diciembre de cada año.

Fondo Rotativo: Disponibilidad de efectivo que sitúa la unidad de Administración Financiera a través de la Unidad de Tesorería, destinado para cubrir gastos urgentes de funcionamiento de poca cuantía, que por su naturaleza no pueden esperar trámite normal a través de CUR

Formas y/o formularios: Documentos preestablecidos, autorizados por la Contraloría General de Cuentas para el registro de operaciones varias y rendición de cuentas.

Rendición de cuentas: Es el acto administrativo mediante el cual los responsables de la gestión de los fondos públicos o cuentadantes informan, justifican y se responsabilizan de la aplicación de los recursos puestos a su disposición en un ejercicio fiscal.

Sistema de Contabilidad Integrada: Herramienta informática diseñada para integrar los principales sistemas financieros y administrativos, agilización de los procesos y proporcionar información inmediata, oportuna y confiable sobre las transacciones económicas y financieras de la entidad.

Sistema de Gestión: Herramienta de apoyo a la ejecución del gasto, a las unidades de gestión desconcentrada, abarca cada uno de los procesos administrativos de gestión y seguimiento, para el abastecimiento de bienes y servicios, integrando GUATECOMPRAS y SICOIN.

VERSIÓN: ACTUALIZACIÓN FECHA: 26/07/2018

PÁGINA 5 DE 41

. � cJ.NERAL a

�"k -u�<;,,

i�i i3 SECRETARIA 0.'i?:, GENERAL <:

. o,,

\@,. ,.."<-·/

4·1 �L ----de----Hojas

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE CONTABILIDAD

DE USO

INTERNO

El anverso de la FORM-200-A-3, es utilizado para llenar Información adicional solicitada.

l. INFORMACIÓN ADICIONAL

1. RESULTADO DEL ARQUEO: EFECTIVO ................. ................. ................. O. DOCUMENTOS DE ABONO .................... _ ........ _ DEPÓSITOS EN BANCOS .................................. .

SUMA IGUAL AL SALDO DE CAJA • • . .. • • . - • • . • • • • O. =======

2. DESCOMPOSICIÓN DEL SALDO DE CAJA: PRIMAS DE FIANZA .............. - ........ ...... ....... O. IMPUESTO SOBRE NOMBRAMIENTOS ....... . IMPUESTO OEL TIMBRE Y PAPEL SELLADO ............ . IMPUESTO SOBRE AGUARDIENTE Y LICORES •.•••••• CUOTAS DEL "I.G.S.S.º ........ - - ••• - •• - •• - • - - - - - -DEPÓSITOS VARIOS .......... - ....... - - • - - - - - - - -DEPÓSITOS JUDICIALES .............. - - - - - - - • • • • • -DEPÓSITOS MUNICIPALES ...... ................. - • - -RETENCIÓN IMPUESTO SOBRE LA RENTA . • • • •• - -... -FONDOS DE PREVISIÓN MILITAR • - ••••••. -• -• - •• - • BANCO DEL TRABAJADOR ........... - - •• • • - • • • • -

OISPONIBIUDAO ...... ........ _ .................. .

TOTAL ••••••••••••••••••• - - - - • · · · · · · ª·����������

CORRECCIONES:(•)

-

-·

vo. Bo.

RESUMEN OE ll'ORMUL.AR.OS USADOS Y OPERADOS EN C.A..lA FORMUl..AAtOS EN EXISTENCIA CUYOS CODOS SE A EMITEN CON LA CUENTA COARESPONOIENTE PARA EL SK3UIENTE MES

FECHA ____ ,oe _________ OEL20 -----

fS.-OJ Is.to)

INSTRUCOONl!S QUE DEBEN CUMPLIRSE CON EL uso DE ESTC FOR.MULARIO

���!�"*-�:7��Y-��:::r:.��:������� ot.�MOOO.CM ........ l'CMC....-�CCllll:0,0.,,.C ...... Jl'IQQ.Clllll05ft.i.-,,oouHCl...-.....o,c.,.tlO.•,....ICMi.Q.III..O:,Cl"C1'04L>� .. iwo,,.o� ..

;;-�-=1:.���,.=r-��::.::rD1'°:�t.�=t>���: .. �-:��eo,,,�.!.:��tl�� ��-=·.:.�-:����OOl->•••oc.�--l----·,o--u,�OilM-�

�=�� .. �Jii����r4,:s:�=��=���.?E�!���X?� ������eg.r:�"'==.�......:GJL,�m:t�-:.1l.�-=-=�------'-""""-.C"'N-Tn,,,,t,oAl•9

-------

L_Ol_� .. -.. -.--�o, ....... �----�-�OI>� ESTE FORMULARIO DEBE U.2NAASE A MAQUINA

VERSIÓN: ACTUALIZACIÓN FECHA: 26/07/201 B PÁGINA40 DE41