UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ...€¦ · Tabla 16 Diferencias COSO I, II y III ..... 59 Tabla 17 Procesos de Control Interno ..... 75 . xiii LISTA DE FIGURAS

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

Diseño de procedimientos de control interno administrativo – financiero para la

empresa Segurisarz cia. Ltda., ubicada en el sector norte del Distrito

Metropolitano de Quito

Trabajo de titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del

Título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría, Contador Público Autorizado

Autor: Moreno Caza Daniel Alejandro

Tutor: MSc. Marco Vinicio Cevallos Bravo

Quito, 2018

REFERENCIAS DEL AUTOR: Daniel Alejandro Moreno Caza,

[email protected]

REFERENCIAS DEL TUTOR: MSc. Marco Vinicio Cevallos Bravo,

[email protected]

REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Diseño de Procedimientos de control interno

administrativo- financiero

Moreno Caza, Daniel Alejandro (2018). Diseño de Procedimientos

de Control Interno Administrativo – Financiero para la Empresa

SEGURISARZ CIA. LTDA, ubicada en el Sector Norte del Distrito

Metropolitano de Quito. Trabajo de Titulación, modalidad proyecto

de investigación para la obtención del Título de Ingeniero en

Contabilidad y Auditoría. Contador Público Autorizado. Carrera de

Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 117 p.

ii

DERECHOS DE AUTOR

Yo, Daniel Alejandro Moreno Caza, en calidad de autor y titular de los derechos

morales y patrimoniales del trabajo de titulación, DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO – FINANCIERO PARA LA

EMPRESA SEGURISARZ CIA. LTDA., UBICADA EN EL SECTOR NORTE DEL

DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, modalidad presencial de conformidad

con el Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS

CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN, concedo a favor de la

Universidad Central del Ecuador una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva

para el uso no comercial de la obra, con fines estrictamente académicos. Conservo a mi

favor todos los derechos de autor sobre la obra, establecidos en la normativa citada.

Asimismo autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la

digitalización y publicación de este trabajo de titulación en el repositorio virtual, de

conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.

El autor declara que la obra objeto de la presente autorización es original en su forma de

expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la responsabilidad

por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y liberando a la

Universidad de toda responsabilidad.

En la ciudad de Quito, a los 04 días del mes de diciembre del 2018

Daniel Alejandro Moreno Caza

C.C. 172306234-3

[email protected].

iii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Yo, MSc. Marco Vinicio Cevallos Bravo, en calidad de tutor del trabajo de titulación,

DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO –

FINANCIERO PARA LA EMPRESA SEGURISARZ CIA. LTDA., UBICADA EN

EL SECTOR NORTE DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, elaborado

por el estudiante Daniel Alejandro Moreno Caza, de la Carrera de Contabilidad y

Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,

APRUEBO, en consideración que el trabajo de titulación reúne los requisitos y méritos

necesarios en el campo metodológico y epistemológico, para ser sometido al jurado

examinador que se designe en virtud de continuar con el proceso de titulación

determinado por la Universidad Central del Ecuador.

En la ciudad de Quito, a los 04 días del mes de diciembre del 2018

MSc. Marco Vinicio Cevallos Bravo

C.C. 1708892342

iv

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO

DE TITULACIÓN

Yo, MSc. Marco Vinicio Cevallos Bravo, en calidad de tutor del trabajo de titulación,

DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO –

FINANCIERO PARA LA EMPRESA SEGURISARZ CIA. LTDA., UBICADA EN

EL SECTOR NORTE DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO, elaborado

por el estudiante Daniel Alejandro Moreno Caza, de la Carrera de Contabilidad y

Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador,

APRUEBO, el nivel de similitud en correspondencias con los parámetros establecidos

considerando el resultado del programa especializado para tal efecto, el análisis y

revisión personal.

Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF

En la ciudad de Quito, a los 20 días del mes de septiembre del 2018

MSc. Marco Vinicio Cevallos Bravo

C.C. 1708892342

v

ANÁLISIS URKUND

vi

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA

vii

DEDICATORIA

El presente trabajo va dedicado a toda mi familia y

de manera especial a mi madre, que con gran

esfuerzo e infinito cariño ha logrado hacer de mí

una persona de bien y con la fuerza necesaria para

poder enfrentarme a los retos que la vida me puso

en el camino.


viii

AGRADECIMIENTO

A Dios por darme la sabiduría y fuerza espiritual para

no decaer en el camino y poder culminar esta etapa de

mi vida.

A mis padres por acompañarme de manera

incondicional en cada instante.

A la Facultad de Ciencias Administrativas por darme

la oportunidad de estudiar y adquirir los

conocimientos que harán de mi un profesional de

éxito.

Al Dr. Marco Cevallos, por ayudarme en el desarrollo

de mi tesis para poder culminar mi etapa universitaria.


ix

CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... ii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ........................... iii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO

DE TITULACIÓN ................................................................................................iv

ANÁLISIS URKUND ....................................................................................................... v

AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ............................................................................vi

DEDICATORIA ............................................................................................................. vii

AGRADECIMIENTO ................................................................................................... viii

CONTENIDO ...................................................................................................................ix

LISTA DE TABLAS ...................................................................................................... xii

LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xiii

RESUMEN ...................................................................................................................... xv

ABSTRACT ...................................................................................................................xvi

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 1

1. ANTECEDENTES GENERALES DE LA COMPAÑÍA ..................................... 2

1.1. La Empresa .......................................................................................................... 2

1.1.1. Antecedentes ...................................................................................................... 2

1.1.2. Reseña Histórica ................................................................................................. 3

1.1.3. Variedades de Servicios en Segurisarz Cia.Ltda ................................................ 5

1.1.4. Proceso de Prestación del Servicio ..................................................................... 5

1.1.5. Principales Mercados de Segurisarz Cia.Ltda .................................................... 6

1.1.6. Otras actividades de Segurisarz Cia.Ltda ........................................................... 6

1.2. Base Legal ........................................................................................................... 7

1.2.1. Ley de Compañías .............................................................................................. 7

1.2.2. Ley de Régimen Tributario Interno .................................................................. 11

1.2.3. Código de Trabajo ............................................................................................ 13

1.2.4. Lineamientos establecidos por el Ministerio del Interior ................................. 13

1.3. Direccionamiento Estratégico ........................................................................... 14

1.3.1. Misión de la Empresa ....................................................................................... 15

1.3.2. Visión de la Empresa ........................................................................................ 15

x

1.3.3. Valores de la Empresa ...................................................................................... 16

1.3.4. Objetivos de la Empresa ................................................................................... 17

1.4. Estructura Organizacional ................................................................................. 18

1.4.1. Organigrama De Posición ................................................................................ 18

2. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA COMPAÑÍA SEGURISARZ ................... 20

2.1. Ambiente Externo.............................................................................................. 20

2.1.1. Análisis Macroentorno ..................................................................................... 20

2.1.1.1. Factor Legal ...................................................................................................... 21

2.1.1.2. Factor Politico .................................................................................................. 21

2.1.1.3. Factor Tecnológico ........................................................................................... 22

2.1.1.4. Factor Económico............................................................................................. 23

2.1.2. Análisis Microentorno ...................................................................................... 27

2.1.2.1. Clientes ............................................................................................................. 28

2.1.2.2. Proveedores ...................................................................................................... 33

2.1.2.3. Competencia ..................................................................................................... 35

2.2. Ambiente Interno ............................................................................................... 35

2.3. Análisis F.O.D.A. .............................................................................................. 42

2.4. Matriz F.O.D.A. ................................................................................................ 43

3. FUNDAMENTOS TEÓRICOS. .......................................................................... 46

3.1. Control Interno .................................................................................................. 46

3.2. Sistemas de Control Interno. ............................................................................. 53

3.2.1. COSO 1. ........................................................................................................... 53

3.2.2. COSO II. ........................................................................................................... 57

3.2.3. Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano MICIL. ....................... 63

3.2.4. CORRE ............................................................................................................. 67

3.3. Métodos de Evaluación del Control Interno..................................................... 70

3.3.1. Flujogramas. ..................................................................................................... 72

3.3.1.1. Flujograma Diseño de un Sistema de Control Interno ..................................... 77

4. DISEÑO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS .............. 78

4.1. Importancia ........................................................................................................ 78

4.2. Objetivos ........................................................................................................... 78

4.3. Procedimiento de Selección del Personal .......................................................... 79

xi

4.4. Procedimiento de Capacitación de los Empleados ............................................ 84

4.5. Procedimientos para la Selección de Clientes ................................................... 89

4.6. Procedimiento de Evaluación de Personal. ....................................................... 95

4.7. Procedimientos para las Cuentas por Pagar ...................................................... 99

4.8. Procedimientos para Cuentas por cobrar ......................................................... 103

4.9. Procedimientos de Creación Fondo de Caja Chica ......................................... 107

4.9.1.1. Formulario de Apertura de Caja Chica........................................................... 110

4.10. Procedimiento para Conciliar Bancos ............................................................. 110

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 115

Conclusiones .................................................................................................................. 115

Recomendaciones .......................................................................................................... 116

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 117

xii

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Crecimiento de la Compañía Segurisarz (Año 2006-2017) ................................ 4

Tabla 2 Compañía Segurisarz. Año 2018 ......................................................................... 6

Tabla 3 Socios-Accionistas 2018 ..................................................................................... 8

Tabla 4 Fechas para el Pago del Impuesto a la Renta .................................................... 12

Tabla 5 Encuesta No 2, Pregunta No 1 ........................................................................... 29





Tabla 10 Encuesta No 1, Pregunta No 2 ......................................................................... 36

Tabla 11Encuesta No 1, Pregunta No 5 .......................................................................... 38





Tabla 16 Diferencias COSO I, II y III ............................................................................ 59

Tabla 17 Procesos de Control Interno ............................................................................ 75

xiii

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 Consola Segurisarz Cia.Ltda, Año 2018 ............................................................ 3

Figura 2 Consola Segurisarz Cia.Ltda, Año 2018 ............................................................ 4

Figura 3 Capacitación del Personal, Año 2018 ................................................................ 7

Figura 4 Mapa Estructural, Año 2018 ............................................................................ 19

Figura 5 Índice de Actividad Económica Coyuntural .................................................... 23

Figura 6 Índice de Inflación Anual ................................................................................. 24

Figura 7 Tasas Activas ................................................................................................... 25

Figura 8 Tasas Pasivas .................................................................................................... 26

Figura 9 Riesgo País ....................................................................................................... 26

Figura 10 Indicador de Cambio en la Oferta de Créditos. .............................................. 27

Figura 11 Interpretación Gráfica No 8 ........................................................................... 29


Figura 13 Interpretación Gráfica No 10 ......................................................................... 31










Figura 23 Componentes de COSO I ............................................................................... 55

Figura 24 Componentes de COSO II ERM .................................................................... 58

Figura 3.25 Componentes MICIL .................................................................................. 65

Figura 26 Componentes de CORRE .............................................................................. 68

Figura 27 Ejemplo de flujograma de ingreso artículos a bodega. .................................. 75

Figura 28 Flujograma de Control Interno ....................................................................... 77

Figura 29 Flujograma Selección de Personal ................................................................. 83

Figura 30 Flujograma Capacitación del personal ........................................................... 88

xiv

Figura 31 Flujograma Selección de Clientes .................................................................. 94

Figura 32 Flujograma Evaluación del Personal .............................................................. 98

Figura 33 Flujograma cuentas por pagar ...................................................................... 102

Figura 34 Flujograma cuentas por cobrar ..................................................................... 106

Figura 35 Procedimiento Financiero ............................................................................ 109

xv

Título: Diseño de procedimientos de control interno administrativo – financiero

para la empresa Segurisarz Cia. Ltda., ubicada en el sector norte del Distrito

Metropolitano de Quito

Autor: Moreno Caza Daniel Alejandro


RESUMEN

Segurisarz CIA. LTDA., no cuenta con procedimientos de control interno establecidos

por la alta dirección lo que ha ocasionado una serie de problemas al interior de la

empresa, partiendo de este antecedente nace la necesidad de proponerlos a fin de mitigar

los riesgos existentes y salvaguardar los recursos empresariales. El establecimiento de

procedimientos de control constituye una herramienta que dirige las actividades de los

empleados de la organización para que cumplan con las actividades encomendadas a

ellos y a lograr los objetivos establecidos por la gerencia.

PALABRAS CLAVE: CONTROL / ADMINISTRATIVO / FINANCIERO /

PROCEDIMIENTO / ORGANIZACIÓN / RECURSOS.

xvi

Title: Procedure Design Of Internal Administrative - Financial Control For

Segurisarz Limited Company, Located In The North Side Of Distrito

Metropolitano De Quito

Author: Moreno Caza Daniel Alejandro


ABSTRACT

Segurisarz Limited Company does not have established internal control procedures by

the main management which has caused a series of problems within the company, based

on this background, it has been born the need to propose them in order to mitigate

existing risks and safeguard business resources. The establishment of procedure control

is a tool that directs the activities of the employees of the organization so that they

achieve the activities which are led to themselves and accomplish the objectives which

are established by management.

KEYWORDS: CONTROL / ADMINISTRATIVE / FINANCIAL / PROCEDURE /

ORGANIZATION / RESOURCES.

1

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo es un Diseño de Procedimientos de Control Interno Administrativo

Financiero para la empresa Segurisarz CIA. LTDA., el mismo que tiene como

antecedentes al control interno como herramienta que ha surgido de la imperiosa

necesidad de reducir en un nivel mínimo el riesgo en las operaciones efectuadas sean

estas financieras o administrativas dentro de las organizaciones, en cualquier nivel

jerárquico existente, otorgando indicadores que informan de posibles desviaciones en

los procesos, ayudando de este modo a tomar medidas correctivas oportunas.

La importancia de los procedimientos de control interno radica en los beneficios que

otorga una adecuada aplicación de los mismo, como son: efectividad y eficiencia de las

operaciones, entrega de información oportuna, calidad en los bienes o servicios

ofertados, protección de los recursos económicos, cumplimiento con disposiciones

legales, información económico-financiera confiable para la adecuada toma de

decisiones, entre otros; que aportan favorablemente al desempeño normal de las

operaciones.

La investigación de ha desarrollado de la siguiente manera:

Se puede conocer las generalidades de la empresa, su giro comercial, misión, visión,

objetivos y estructura organizativa, detallando los factores tanto internos como externos

que ayudan o benefician al normal funcionamiento de la empresa, los cuales se detalla

en una matriz F.O.D.A.

Se analizan los fundamentos teóricos de la investigación es decir la base conceptual del

control internos y los procedimientos, desarrollando la propuesta de procedimientos de

control interno administrativos y financieros acordes a las necesidades de la empresa.

2

1. ANTECEDENTES GENERALES DE LA COMPAÑÍA

1.1. La Empresa

1.1.1. Antecedentes

El desarrollo de la seguridad privada ha tenido una gran evolución desde que se inició

su explotación, tanto a nivel internacional como a nivel local, convirtiéndose en una

gran actividad productora de riqueza que ha contribuido al desarrollo socio económico

de las poblaciones aledañas sobre las cuales se asientan las grandes masas , a

continuación encontramos los primeros indicios de esta.

“Seguridad engloba un conjunto de medidas adoptadas por la sociedad para garantizarle

a sus miembros la protección contra ciertos riesgos que el individuo con sus recursos

módicos no puede cubrir” (Pasco, 1994)

“Los orígenes de la seguridad privada remontan a fábricas o industrias donde no es la

policía quienes ejercen control. Con el correr de los tiempos han surgido distintos

segmentos siendo en la actualidad uno de los más comunes la seguridad privada en

edificios.

El personal de seguridad privada, específicamente los vigilantes que cumplen la

denominada Seguridad Física, muchas veces realizan tareas más allá de la prevención

del delito. Desde la revisión de que la mercadería llegue en condiciones hasta la

revisión del correcto orden de materiales o la carga de extintores manuales, los límites

de la Seguridad Privada exceden la prevención del delito permitiendo proteger a los

beneficiarios del servicio de distintos riesgos.

Estos límites no deben ser tales que dejen de cumplir el rol de Seguridad (gestión del

riesgo), pero deben permitir ser flexible dentro de los alcances de sus funciones de

acuerdo a los objetivos impartidos.” (Lorenc Valcarce, Federico, Esteban, Khalil, &

Guevara, Tomás. (2012). El nuevo proletariado de la vigilancia: los agentes de

seguridad privada en Argentina. Trabajo y sociedad, (19) Recuperado en 12 de

noviembre de 2016)

3

Según los registros del Centro de Control de la Seguridad Privada (COSP) hay 52.300

guardias de seguridad privada operativos a nivel nacional, lo cual supera la cantidad de

Policías a nivel nacional (43.000, aproximadamente). A ese número se suman 4.909

personas que realizan labores administrativas, gerentes y supervisores.

1.1.2. Reseña Histórica

Las seguridad constituyen un servicio de gran peso en la economía del país, siendo la

seguridad nacional la que ocupa el primer lugar en desarrollo, seguido de la seguridad

privada preferida en todo lugar por su adaptabilidad, debido a grandes factores entre

ellos la ubicación geográfica de nuestro país, Ecuador.

Segurisarz CIA. LTDA., se ubicada en la ciudad de Quito, en la parroquia el BATAN.

Segurisarz es una empresa que brinda el servicio de seguridad privada que fue creada el

12 de Mayo de 2006, fecha en la que se constituye legalmente, a la par empieza la

prestación de servicio de seguridad privada y preparación del personal que constituye

actualmente sus empleados iniciando con 60 trabajadores.

Figura 1 Consola Segurisarz Cia.Ltda, Año 2018

En el siguiente cuadro se resumen el crecimiento de la empresa con el transcurso del

tiempo, en el mismo se detalla el número de:

1. Trabajadores y,

2. Clientes

4

Tabla 1 Crecimiento de la Compañía Segurisarz (Año 2006-2017)

Evolución de Trabajadores y Clientes de Segurisarz Cia.Ltda

Figura 2 Consola Segurisarz Cia.Ltda, Año 2018

Análisis: Como podemos observar en la tabla anterior en los últimos años la empresa ha

tenido una disminución tanto en sus clientes como en el número de empleados, esto se

debe a dos causas:

1.-Los cambios en el número de clientes se deben a contratación de nuevos jefes

de operaciones.

2.-La rotación de personal se debe a las extensas jornadas de trabajo.

Año Trabajadores Clientes

2006 60 15

2007 68 17

2008 64 16

2009 76 19

2010 76 19

2011 72 18

2012 64 16

2013 76 19

2014 72 18

2015 76 19

2016 80 20

2017 64 18

1940

1960

1980

2000

2020

2040

2060

2080

2100

2120

2140

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Año Trabajadores Clientes

5

1.1.3. Variedades de Servicios en Segurisarz Cia.Ltda

La empresa Segurisarz Cia. Ltda, ofrece a sus clientes dos variedades de turnos que son;

Turnos de 12 horas

Turnos rotativos de 24 horas

Turnos de 12 Horas

Se caracteriza por el número de vigilantes que se envían por edificio al igual que por su

pequeño tamaño, la durabilidad, gran acogida en el mercado, capacitación de los

trabajadores, dentro de nuestros clientes que son los edificios más reconocidos de la

ciudad de quito este turno ocupa la mayor demanda en el mercado.

Turnos de 24 Horas

Este turno se caracteriza porque se cuenta con personal más capacitado y se envían a los

edificios más grandes, es decir, con mayor afluencia de personas y se realizan tunos

rotativos de 12 horas contando con una vigilancia completa en cada lugar que desee el

cliente.

1.1.4. Proceso de Prestación del Servicio

Segurisarz Cia. Ltda., al igual que la mayoría de empresas de seguridad privada en la

región manejan un proceso para la prestación del servicio indistintamente del tipo de

turno, mismo que comprende las siguientes etapas:

1. Capacitación del personal.- En esta etapa se prepara a los empleados para ejercer

su trabajo de la manera más eficiente.

2. Asignación de los puestos de trabajo.- Una vez capacitado el personal de

trabajo, los vigilantes son enviados a los diferentes edificios de la ciudad de

Quito.

3. Prestación del Servicio.- Ya asignados los vigilantes a los diferentes puestos de

trabajo empiezan a cumplir sus funciones dentro del edificio como lo es dar

6

rondas dentro y fuera del establecimiento así como mantener el orden y evitar

que suceda cualquier inconveniente.

Resultados.- Una vez que los vigilantes cumplen con sus funciones se pueden observar

los resultados dentro de los establecimientos en los cuales han sido asignados brindando

así la seguridad apropiada para que puedan funcionar.

1.1.5. Principales Mercados de Segurisarz Cia.Ltda

La empresa actualmente vende sus productos a los siguientes mercados:

Clientes Ciudad de Quito

Edificio Orellana 500

Edificio Fortune Plaza (Torre Italia)

Edificio Uziel

Edificio Fortune Plaza (Torre

Alemania)

Complejo “Los Naranjos”

Mirador del Valle

Centro Comercial Artesanal Quitus

Jardín de la Pradera

Estacionamientos Urba Park

Tabla 2 Compañía Segurisarz. Año 2018

1.1.6. Otras actividades de Segurisarz Cia.Ltda

Segurisarz Cia. Ltda. Es una empresa de servicios, razón por la cual también se dedica

a dos actividades adicionales que son:

Capacitación de Personal con respecto a seguridad privada

7

Es necesario mencionar que estas actividades no serán tomadas en cuenta dentro del

presente trabajo investigativo, ya que el 90% de los ingresos de Segurisarz Cia. Ltda.,

provienen de la prestación de servicios de seguridad privada.

Figura 3 Capacitación del Personal, Año 2018

1.2. Base Legal

Son todas las leyes y reglamentos bajo las cuales la empresa se rige, comprende el

cuerpo legal que regula su actividad económica, para en caso de Segurisarz Cia. Ltda.,

son las siguientes:

Ley de Compañías.

Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno.

Código de Trabajo.

Código Orgánico de Ordenamiento Territorial, Autonomía y Descentralización.

Lineamientos establecidos por el Ministerio del Interior

1.2.1. Ley de Compañías

Segurisarz Cia. Ltda. (Compañía Limitada), y bajo esa denominación se rige

específicamente “Sección V DE LA COMPAÑÍA LIMITADA” de La Ley de

Compañías, en la que se señalan las obligaciones, responsabilidades, capital y demás

8

aspectos específicos de éste tipo de compañías. Toda la normativa a la que hace

referencia el mencionado capítulo de la Ley de Compañías se cumple a cabalidad por la

empresa, desde el día de su constitución hasta la presente fecha.

A continuación se resumen los artículos más destacados de la Ley de Compañías y bajo

los cuales la empresa se rige este tipo de empresas:

Compañía Limitada tiene como característica principal que su capital se encuentra

dividido en participaciones negociables en el mercado, además que sus socios

responden únicamente por el monto de sus aportaciones y es administrada por

mandatarios amovibles, socio o no.

Para su constitución se necesita como mínimo tres o más personas.

El nombre de este tipo de empresas puede ser una razón social, una denominación

objetiva o de fantasía, el mismo que deberá ser aprobado por el Secretario General de la

Oficina Matriz de la Superintendencia de la Compañía, lugar en donde se verificará que

no exista duplicidad en los nombres para lo cual la empresa debe tener más de una

opción en caso de existir homónimos.

El capital mínimo necesario para constituir una Compañía Limitada es de cuatrocientos

dólares, este capital deberá suscribirse de manera íntegra y pagarse por lo menos el

25% del total del capital, la aportación del capital puede constituirse en dinero o en

bienes muebles e inmuebles, intangibles o incluso dinero o especies, es necesario

destacar que las especies deben corresponder al giro comercial de la empresa. Las

personas (socios) que hagan sus aportaciones en especies deberán hacer constar en la

escritura de constitución con su respectiva valuación de dichas especies.

Tabla 3 Socios-Accionistas 2018

Socio Aportación %

Daniel Rivadeneira 396 99,99%

Sandra Rivadeneira 4 1%

Total Aportaciones 400

9

Se reconocerán como fundadores las personas que suscriban participaciones y otorguen

escritura de constitución, mientras que se consideran promotores a los iniciadores de la

compañía que firmen la escritura de promoción.

La escrita de constitución deberá tener los siguientes datos:

“La escritura de fundación contendrá:

El lugar y fecha en que se celebre el contrato;

1. El nombre, nacionalidad y domicilio de las personas naturales o jurídicas que

constituyan la compañía y su voluntad de fundarla;

2. El objeto social, debidamente concretado;

3. Su denominación y duración;

4. El importe del capital social, con la expresión del número de participaciones en

que estuviere dividido, el valor nominal de las mismas, su clase, así como el

nombre y nacionalidad de los suscriptores del capital;

5. La indicación de lo que cada socio suscribe y paga en dinero o en otros bienes; el

valor atribuido a éstos y la parte de capital no pagado;

6. El domicilio de la compañía;

7. La forma de administración y las facultades de los administradores;

8. La forma y las épocas de convocar a las juntas generales;

9. La forma de designación de los administradores y la clara enunciación de los

funcionarios que tengan la representación legal de la compañía;

10. Las normas de reparto de utilidades;

11. La determinación de los casos en que la compañía haya de disolverse

anticipadamente; y,

12. La forma de proceder a la designación de liquidadores”. (Superintendencia de

Compañías, 2014)

La Junta General se encuentra formada por los socios legalmente llamados a reunión,

constituyéndose en el órgano supremo de la empresa, dentro de sus principales

competencias figuran las siguientes:

13. “Nombrar y remover a los miembros de los organismos administrativos de la

compañía, comisarios, o cualquier otro personero o funcionario cuyo cargo

hubiere sido creado por el estatuto, y designar o remover a los administradores,

si en el estatuto no se confiere esta facultad a otro organismo;

14. Conocer anualmente las cuentas, el balance, los informes que le presentaren los

administradores o directores y los comisarios acerca de los negocios sociales y

dictar la resolución correspondiente. Igualmente conocerá los informes de

auditoría externa en los casos que proceda. No podrán aprobarse ni el balance ni

las cuentas si no hubieren sido precedidos por el informe de los comisarios;

15. Fijar la retribución de los comisarios, administradores e integrantes de los

organismos de administración y fiscalización, cuando no estuviere determinada

en los estatutos o su señalamiento no corresponda a otro organismo o

funcionario;

16. Resolver acerca de la distribución de los beneficios sociales;

17. Resolver acerca de la emisión de las partes beneficiarias y de las obligaciones;

18. Resolver acerca de la amortización de las acciones;

19. Acordar todas las modificaciones al contrato social; y,

10

20. Resolver acerca de la fusión, transformación, escisión, disolución y liquidación

de la compañía; nombrar liquidadores, fijar el procedimiento para la

liquidación, la retribución de los liquidadores y considerar las cuentas de

liquidación”. (Superintendencia de Compañías, 2014)

Las compañías limitadas al igual que toda compañía debe llevar un registro detallado de

sus operaciones económicas ajustándose a la normativa Contable vigente, para lo cual la

Superintendencia de Compañía otorga como plazo máximo 3 meses contados a partir

del cierre del ejercicio económico para presentar el Balance General, el Estado de

Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio, el Estado de Flujo de

Efectivo y las Notas correspondientes.

A continuación se resume la escritura de constitución de Segurisarz Cia. Ltda.

Celebración de Escritura.- En la ciudad de Quito capital de la República del Ecuador,

el día DOCE DE MAYO DEL AÑO DOS MIL SEIS, ante el Notario del Cantón Quito;

se constituye la empresa “SEGURISARZ COMPAÑÍA LIMITADA” mediante

resolución N° 01.Q.I.J. 3465, de la superintendencia de Compañías e inscrita en el

Registro Mercantil del Cantón Quito.

Objeto social.- El objetivo de Segurisarz Cia. Ltda., es la prestación de servicios de

seguridad privada y afines en general.

Certificados de Aportación.- La empresa entregará a cada socio un certificado donde

constarán el número de aportaciones que le corresponden.

Régimen y Administración.- La junta general de socios es el órgano supremo de la

empresa, la misma q será administrada por el Gerente General.

Representación de la Sociedad.- La representación legal en el ámbito judicial como

extrajudicial le corresponde al Gerente General y a falta de éste le corresponde al

Presidente.

Socios de la empresa.- en necesario mencionar ciertos detalles que son importantes

dentro en su constitución tales como: a principios de su constitución la Empresa

11

SEGURISARZ CIA. LTDA. Tiene como socio principal al siguiente inversionista: Sr.

Daniel Rivadeneira

1.2.2. Ley de Régimen Tributario Interno

Segurisarz Cia. Ltda, efectúa de manera oportuna sus declaraciones de impuestos tanto

del Impuesto al Valor Agregado (IVA), e Impuesto a la Renta, bajo los parámetros

establecidos y en tiempos señalados en la ley y reglamento respectivo.

Impuesto a la Renta: El estado como máximo regulador de la economía del país a

través de una política tributaria intenta generar una cultura que promueva igualdad entre

los entes generadores de riqueza en el país, para lo cual por medio de del Servicio de

Rentas Internas administra los tributos.

Como primer paso se analizará los aspectos más importantes del Impuesto a la Renta,

mismo que aplica a todas las personas y empresas que generen una ganancia dentro de

un período económico, provenientes de fuente ecuatoriana o los obtenidos en el exterior

por personas naturales domiciliadas en el país.

Se conoce como sujeto activo al estado, mismo que por medio del Servicio de Rentas

Internas administra este impuesto, por otra parte se entiende como sujeto pasivo a las

personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, sean estas nacionales o

extranjeras que generen ingresos dentro de un ejercicio impositivo comprendido del

primero de enero al 31 de diciembre de cada año.

Para el cálculo del impuesto a la renta se tomaran en cuenta todos los ingresos y se

restarán los siguientes conceptos:

Los costos y gastos imputables al ingreso.

Los intereses de deudas contraías para el giro del negocio.

Los impuestos, tasas, contribuciones, aportes al sistema de seguridad social

obligatoria.

12

Las primas de seguros que se devenguen en el ejercicio impositivo, mismos que

cubran riesgos personales de los trabajadores y sobre los bienes que integren la

actividad o giro normal del negocio.

Los gastos de viaje y estadía debidamente sustentados en comprobantes de

venta, los cuales no podrán superar el 3% del ingreso gravado del ejercicio.

La depreciación y la amortización.

La amortización de las pérdidas.

Los sueldos, salarios y remuneraciones en general.

Las provisiones para créditos incobrables. (1% sobre el total de los créditos

comerciales concedidos en el ejercicio económico no podrá exceder el 10% de la

cartera total).

El impuesto a la renta y los aportes personales al seguro social obligatorio.

La totalidad de las provisiones para el pago de desahucio y de pensiones

jubilares patronales (estudio actuarial respectivo).

Los gastos devengados y pendientes de pago al cierre del ejercicio.

Los costos y gastos de publicidad.

Además es necesario mencionar que toda empresa deber pagar el anticipo del impuesto

a la Renta en dos cuotas.

Tabla 4 Fechas para el Pago del Impuesto a la Renta

Noveno Dígito Personas Naturales Sociedades

1 10 de marzo 10 de abril










Impuesto al Valor Agregado (I.V.A): Este impuesto grava al consumo que ocurre al

momento de la transferencia de dominio o la importación de bines muebles de

naturaleza corporal, Segurisarz Cía. Ltda., al igual que toda entidad realiza la compra de

artículos necesario para el desarrollo normal de sus actividades.

13

Las trasferencias de bienes y servicios tiene dos tarifas, bienes gravados con tarifa 0% y

bienes gravados con tarifa 12% mismos.

1.2.3. Código de Trabajo

Segurisarz Cía. Ltda., al ser una empresa de prestación de servicios, es indiscutible la

cantidad de mano de obra que requiere, por ende deben estar constantemente

informadas del manejo del talento humano y las disposiciones del Código de Trabajo.

1.2.4. Lineamientos establecidos por el Ministerio del Interior

Centros de Capacitación

Al primer encuentro asistieron los empresarios que desean ser acreditados por el

Ministerio del Interior como Escuelas de Formación de Guardias de Seguridad. El

director de Seguridad Ciudadana de esta cartera de Estado, Felipe Fiallos, les explicó

que para que puedan operar dentro de la ley deben cumplir ciertos requisitos como el

inscribirse, presentar la documentación necesaria y aprobar las inspecciones a sus

instalaciones.

En este marco, Diana Espinoza resaltó que hasta el momento existen 34 compañías

interesadas en tener centros de capacitación. “Estamos en la etapa final del proceso, es

decir que al cierre de este mes podremos conocer la lista de empresas de seguridad a las

que se les concedió la acreditación. Esto a su vez le permitirá a los ciudadanos que

deseen ser vigilantes privados saber dónde pueden estudiar para obtener un título que

respalde sus conocimientos”.

Al dirigirse a los asistentes, la funcionaria les recalcó: “Ustedes van a ser nuestro apoyo

para potencializar el capital humano sobre el económico. Los centros capacitación serán

los lugares donde nuestros guardias puedan aprender a dar un servicio efectivo,

entendiéndose que es una actividad de protección de la sociedad y de apoyo a la Policía

Nacional”.

14

Espinoza además dio a conocer que las empresas que sean aprobadas como Escuelas de

Formación de Seguridad serán publicadas en la página web del Ministerio del Interior,

donde los posibles alumnos podrán conocer el valor de los cursos, los horarios y

dirección de las instalaciones.

La formación se la realizará en tres niveles, al aprobar el primer curso de modalidad fija

y el segundo de modalidad móvil serán considerados guardias de seguridad, mientras

que para ser supervisores de vigilancia deberán estudiar un grado adicional.

Sistema Informático

En la segunda cita con los empresarios de seguridad privada se abordaron otros temas,

como el levantamiento de información que deben hacer al sistema informático del

Ministerio del Interior, sobre el número de empleados que tienen, la cantidad de

vehículos, detalles de cada arma de fuego que poseen; esto con el fin de contar con una

base de datos que le permita a la cartera de Estado comprobar que actúen acorde a la

ley.

El equipo del Ministerio del Interior expuso el manejo de la matriz que permitirá saber a

los empresarios, en tiempo real, con cuántos guardias dispone y que armamento están

utilizando.

1.3. Direccionamiento Estratégico

Es un componente que le empresa requiere para adaptarse a los constantes cambios del

entorno y poder hacer frente a los mismos. Dicho proceso debe ser sistémico, lógico y

racional para que apoye de manera favorable a las eventualidades empresariales,

creando de este modo nuevas oportunidades.

Una adecuada definición de las estrategias y sus elementos contribuyen al

direccionamiento oportuno de los esfuerzos al logro de los objetivos institucionales de

manera oportuna.

15

Antes de empezar a detallar cada uno de los componentes que conforman el

direccionamiento estratégico de la empresa resulta necesario definir cada uno de ellos,

para entender su base conceptual.

1.3.1. Misión de la Empresa

Según Thompson y Stricklan (2010, p. 4): “Lo que una compañía trata de hacer en la

actualidad por sus clientes a menudo se califica como la misión de la compañía. Una

exposición de la misma a menudo es útil para ponderar el negocio en el cual se

encuentra la compañía y las necesidades de los clientes a quienes trata de servir”

(Thompson & Stricklan, 2010, pág. 4)

Por otra parte Fred (2011, p. 10) manifiesta: “Una declaración de misión identifica el

alcance de las operaciones de una empresa en términos del producto y del mercado. La

misión definida como una declaración describe los valores y las prioridades de una

empresa.” (Fred, 2011, pág. 10)

La misión de una empresa se constituye como el pronóstico de la organización en el

tiempo, es decir es su razón de ser, haciendo énfasis en los negocios a participar,

delimitando su campo de acción, mercados potenciales y su crecimiento futuro.

Es necesario destacar la importancia de una adecuada declaratoria de misión la misma

que dese ser efectiva, debe comunicar las emociones y sentimientos para desarrollar el

interés en la organización, destacando una imagen exitosa ante sus clientes.

La misión de la empresa Segurisarz Cía. Ltda. Es la siguiente:

1.3.2. Visión de la Empresa

Para el autor Fleitman (2010, p. 283) “La visión se define como el camino al cual se

dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones

estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad” (Fleitman, 2010, pág. 283)

“Brindar el servicio de seguridad privada de forma profesional, eficiente y

diferenciada con personal altamente calificado. Nuestros servicios dan

confianza y tranquilidad a nuestros clientes, pues se basan en la excelencia

sustentada a través del cumplimiento de normas de calidad nacionales e

internacionales”

16

La visión se constituye como llevar los sueños a la acción, dicho de otra forma es hacia

dónde quiere llegar la organización. La visión también se traduce como los anhelos de

la alta gerencia, fundadores y socios en el largo plazo.

1.3.3. Valores de la Empresa

Se define como todo aquello, útil, deseable o admirable para una persona, la familia, un

determinado grupo u organización en general. Los valores de la institución comprenden

una herramienta para condicionar y regular el comportamiento de los miembros que la

conforman, determinando modos de pensar o actuar que enfocan aspectos estrictamente

de carácter laboral,

Los valores institucionales deben propender la armonía en el lugar de trabajo por medio

de la socialización, el compromiso, el cumplimiento de los mismos, por parte de todos

sus integrantes.

Segurisarz Cía. Ltda., considera los siguientes valores dentro de su organización:

1. “Equidad – Integridad

Dar a cada uno lo que le corresponde (miembros de la organización, proveedores,

clientes internos, clientes externos) precautelando objetivos y políticas

organizacionales en todo momento y circunstancia, aunque fuese más cómodo no

hacerlo. Implica el pensar, sentir y obrar de este modo en todo momento y

circunstancia. Rectitud y honestidad en situaciones difíciles o bajo presiones internas o

externas. Los valores morales están por encima de su accionar, y la empresa así lo

desea y lo comprende. Incluye el comunicar las intenciones, ideas y sentimientos

abierta y directamente. Las acciones son coherentes con lo que dice. Su obrar en todo

momento es consecuente con los valores morales, las buenas costumbres, las buenas

prácticas profesionales y las buenas prácticas sociales y medio ambientales

2. Orientación de Calidad en el Servicio al Cliente

Capacidad de encaminar todo el esfuerzo para alcanzar la satisfacción de un cliente

(velocidad y sentido de urgencia). Predisposición de ayudar y servir a los clientes.

Identificar, comprender y satisfacer las necesidades de un cliente (interno o externo)

con oportunidad y amabilidad. Implica esforzarse por conocer y resolver las

necesidades del cliente. Es una actitud permanente de conocer las necesidades de un

“SEGURISARZ para el año 2021 será una de las compañías del Ecuador, de

mayor prestigio en el área de seguridad privada con tecnología de punta, a

nivel nacional.”

17

cliente (clientes internos, clientes externos, intermediarios, clientes de nuestros clientes,

etc.) para incorporar este conocimiento en la planificación de actividades y así

garantizar la satisfacción de todos quienes participan en la relación empresa-cliente

3. Orientación a Resultados

Capacidad de encaminar todo el esfuerzo para alcanzar un resultado (velocidad y

sentido de urgencia). Asegurarse de que no existan errores en el trabajo y la

información. Compartir conocimientos y experiencia. Tendencia a realizar bien el

trabajo o sobrepasar un estándar. Fijarse metas desafiantes mejorando y manteniendo

altos niveles de rendimiento, en el marco de las estrategias de la organización. El

realizar algo único y excepcional también indica Orientación al resultado.

4. Iniciativa – Innovación.

Actitud permanente de adelantarse a los demás en su accionar. Identificar un

problema, obstáculo u oportunidad y llevar a cabo acciones para dar respuesta a ellos.

Implica marcar el rumbo por medio de acciones concretas y no de palabras. Es la

capacidad para modificar las cosas. Implica idear soluciones nuevas, diferentes y

efectivas. Pro actividad ante problemas o situaciones que presente el propio puesto, la

organización, los clientes o el segmento de la economía en el que actúe.

5. Compromiso e Identificación con la Organización

Colaborar y cooperar para el logro de los objetivos Organizacionales. Asume como

propios la misión, prioridades y objetivos de la organización. Apoya, instrumenta y

asegura la puesta en marcha de las acciones acordadas. Cumplir con sus compromisos,

tanto personales como profesionales. Prevenir y superar los obstáculos que pudieran

interferir con los objetivos del negocio”. (Pyganflor S.A., 2014)

1.3.4. Objetivos de la Empresa

Los objetivos se definen como resultados específicos que una empresa intenta lograr

para cumplir con su misión básica. Los objetivos son indispensables para lograr el

éxito de una empresa debido a que establecen la dirección a seguir, ayudan en la

evaluación, crean sinergia, revelan prioridades, enfocan coordinación y proporcionan

una base para llevar a cabo con eficacia las actividades de planificación, organización,

motivación y control

.

Para que los objetivos tengan sentido, necesitan satisfacer varios criterios. Deben ser:

Mesurables. Debe haber al menos un indicador (o criterio) que mida el

progreso hacia el cumplimiento del objetivo.

Específicos. Esto proporcional un claro mensaje en cuanto a que necesita ser

realizado.

Apropiados. Debe ser consistente con la visión y misión de la organización.

Realistas. Debe ser un objetivo alcanzable dadas las capacidades de la

organización y las oportunidades del entorno. En esencia, debe ser desafiante y

factible.

Oportuno. Requiere tener un plazo de tiempo para el cumplimiento del

objetivo”. (Dess & Lumpkin, 2013, pág. 33)

Los objetivos se definen como aquel anhelo institucional hacia el cual se dirigen todos

los esfuerzos de manera individual y colectiva, mediante una interrelación total de la

18

organización, con la finalidad de cumplirlos en el tiempo establecido y bajo las

condiciones planteadas en un inicio.

Segurisarz Cia. Ltda., tiene los siguientes objetivos plateados:

Satisfacer al cliente externo en un 100%.

Tener una rentabilidad mayor o igual al 1.30 que satisfaga las expectativas de

nuestros socios.

Incrementar la cartera de clientes en un 5%.

Tener una capacidad de efectivo disponible superior a 1.30.

Mantener el Índice de Rotación de personal por debajo del 10%.

Mantener el Índice de faltos de personal por debajo del 5%.

Mantener los sobretiempos por debajo del 2%.

Satisfacer al cliente interno en un 100%.

Cumplir el Programa anual de capacitación en un 100%

1.4. Estructura Organizacional

Hace referencia al acto de agrupar de forma lógica y sistémica a todas las actividades

que guardan relación dentro de la organización, esta actividad se la hace por medio de

cuadros mismos conforman el denominado organigrama.

Dentro de los organigramas tenemos una infinidad de clasificaciones, pero en el caso

particular de Segurisarz Cía. Ltda. Cuenta únicamente con el organigrama de posición,

el mismo que será material de estudio.

1.4.1. Organigrama De Posición

Un organigrama comprende la composición resumida de la empresa en todos los niveles

jerárquicos existentes y dejando evidencia de un ordenamiento lógico de actividades,

atribuciones, autoridad en los diferentes escalones comprendidos dentro del mismo.

19

Segurisarz Cía. Ltda. Cuenta con la siguiente estructura organizativa la misma que, de

manera genérica muestra su composición integral como organización, brindando

información de los distintos departamentos y componentes que lo integran.

Figura 4 Mapa Estructural, Año 2018

20

2. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA COMPAÑÍA SEGURISARZ

Consiste en el estudio de factores tanto internos como externos, que pueden influir de

manera positiva o negativa en el desarrollo de las actividades comerciales de le

empresa.

La información obtenida de dichos componentes será sometida a un análisis posterior,

lo cual permitirá elaborar una matriz denominada FODA.

2.1. Ambiente Externo

“Toda organización representa un sistema abierto que utiliza diferentes tipos de

recursos provenientes de su entorno. El entorno tal y como lo describen diversos

autores, representa todos aquellos elementos y factores que pueden influir de manera

directa o indirecta en diversas empresas a los que denominamos entorno inmediato y

entorno general.

Macro-entorno o también conocido como Entorno Específico o Entorno de Acción

Directa se refiere a todos aquellos aspectos relacionados con el exterior de la empresa.

El macro-entorno estudia elementos que son difíciles o imposibles de controlar, por lo

que la organización debe tener conocimiento de ellos para aprovecharlos o en su

defecto reducir su impacto”. (Barrios, 2011)

.

El estudio del ambiente externo suministrará información relevante sobre el medio en el

cual se desarrolla la Empresa Segurisarz Cia Ltda., permitiendo conocer los elementos

que influyen de manera directa e indirecta en la ejecución normal de sus actividades.

2.1.1. Análisis Macroentorno

Los factores que conforman el macroentorno son los económicos, políticos, sociales y

tecnológicos los mismos que influyen externamente estableciendo situaciones de

amenaza u oportunidad sobre los cuales la empresa no tiene control.

A continuación, se desarrolla el análisis externo de la Empresa Segurisarz Cia Ltda.,

detallando cada uno de los factores que la afecta.

21

Los factores que serán motivo de estudio son los siguientes:

Factor Legal.

Factor Político.

Factor tecnológico.

Factor económico.

2.1.1.1. Factor Legal

En cuanto al factor legal se menciona todas las leyes y normas que se han establecido

en el país para regular las operaciones de las empresas, sean estas de carácter nacional o

extranjera. La emisión de estas disposiciones legales tiene como objetivo regular el

funcionamiento de todo tipo de organizaciones, dotando de reglas claras para su

funcionamiento al igual que de restricciones necesarias que armonicen sus actividades

económicas.

A continuación se presenta el orden jerárquico de las leyes establecido en el Ecuador:

La constitución.

Los tratados y convenios internacionales.

Las leyes orgánicas.

Las leyes ordinarias.

Las normas regionales y las ordenanzas distritales.

Los decretos y reglamentos.

Las ordenanzas.

Los acuerdos y las resoluciones, y

Los demás actos y decisiones de los poderes públicos.

Segurisarz Cia. Ltda., pertenece al sector de seguridad social cuenta con un sinnúmero

de leyes, nomas, decretos, ordenanzas, reglamentos y disposiciones en general que

regulan su actividad desde el momento mismo de su constitución hasta el día de hoy.

2.1.1.2. Factor Politico

La política en el Ecuador ha contado con grandes episodios desastrosos que se traducen

en una inestabilidad constante de los gobiernos de turno, provocando caos en el pueblo

22

y terminado con el derrocamiento de muchos presidentes que salieron del poder si

terminar su período de turno.

Desde el año 2008 con el gobierno del Econ. Rafael Correa, se notan diversos ejes

estratégicos que han mejorado sin duda el sistema de gobierno, esto gracias a la

implementación del Plan Nacional de Buen Vivir, que conjuga una serie de índices e

indicadores para medir el avance de la gestión pública.

Del mismo modo se han creado numerosos ministerios y secretarías entre los cuales se

destacan el Ministerio de Producción, Empleo y Competitividad, enfocado en cambiar

la matriz productiva del país, para dejar de ser productores de materias primas sino

más bien exportadores de productos terminados, logrando de este modo un cambio

sustancial que conllevará a varias aspectos tales como la generación de empleo y nuevas

industrias.

A los cambios mencionados lo acompañan la emisión de varias leyes empezando por la

constitución del 2008 considerada según varias países como una de las más inclusivas,

la misma que busca una trato equitativo y justo de sus habitantes como la distribución

justa de la riqueza nacional, incentivando a la producción con valor agregado de

nuestros productos con miras a la exportación con calidad y sello ecuatoriano.

2.1.1.3. Factor Tecnológico

Comprende la aplicación de una serie de prácticas que conllevan a enriquecer los

procesos tanto administrativos como de producción dentro de la empresa.

Es importante tener conocimiento de los constantes cambios tecnológicos que el

mercado ofrece, e identificar la manera de como ayudará favorablemente a la empresa

haciendo un estudio previo para su adquisición, implantación y uso.

Además es importante que los activos que forman parte de este factor tomen las

siguientes consideraciones:

Se deben inventariar

Su uso debe estar bajo vigilancia.

Investigar su uso para enriquecer los procesos empresariales.

23

Protegerlos de cualquier eventualidad que pudiera dañarlos o dejarlos fuera de

funcionamiento.

Este factor para la empresa Segurisarz debe ser tomado como una oportunidad de

mejorar sus procesos, agilitar el servicio y tener información tanto ágil como oportuna

que permita tomar decisiones con mayor eficacia.

2.1.1.4. Factor Económico

Las nuevas leyes emitidas en el Ecuador han ocasionado que la política económica se

desarrolle bajo nuevas condiciones que promueven e incentivan la atención a la

ciudadanía, aumentando con ello los ingresos de las familias y por ende el poder

adquisitivo de la población.

El factor económico cuenta con algunos elementos que participan directamente en su

estudio y análisis, entre estos tenemos los siguientes:

Producto Interno Bruto (PIB).

Balanza Comercial.

La Inflación.

Tasas de Interés

Interpretación de Indicadores y Análisis:

Figura 5 Índice de Actividad Económica Coyuntural

Fuente: Banco Central del Ecuador

24

Análisis: El Índice de Actividad Económica Coyuntural es un indicador mensual que

sirve como base para identificar la variación de trabajo sectorial de la población se

calcula en base a Cuentas Nacionales Anuales y a Encuestas que indican el nivel socio

económico de la población. Todas ellas son ajustadas en base a tendencias.

Inflación Anual

La inflación es medida estadísticamente a través del Índice de Precios al Consumidor

del Área Urbana (IPCU), a partir de una canasta de bienes y servicios demandados por

los consumidores de estratos medios y bajos, establecida a través de una encuesta de

hogares. La inflación es medida estadísticamente a través del Índice de Precios al

Consumidor del Área Urbana (IPCU), a partir de una canasta de bienes y servicios

demandados por los consumidores de estratos medios y bajos, establecida a través de

una encuesta de hogares.

Figura 6 Índice de Inflación Anual


Desde la perspectiva teórica, el origen del fenómeno inflacionario ha dado lugar a polémicas

inconclusas entre las diferentes escuelas de pensamiento económico. La existencia de teorías

monetarias-fiscales, en sus diversas variantes; la inflación de costos, que explica la

formación de precios de los bienes a partir del costo de los factores; los esquemas de pugna

distributiva, en los que los precios se establecen como resultado de un conflicto social

(capital-trabajo); el enfoque estructural, según el cual la inflación depende de las

características específicas de la economía, de su composición social y del modo en que se

determina la política económica; la introducción de elementos analíticos relacionados con las

25

modalidades con que los agentes forman sus expectativas (adaptativas, racionales, etc.),

constituyen el marco de la reflexión y debate sobre los determinantes del proceso

inflacionario.

Adicionalmente, no se trata sólo de establecer simultaneidad entre el fenómeno inflacionario

y sus probables causas, sino también de incorporar en el análisis adelantos o rezagos

episódicos que permiten comprender de mejor manera el carácter errático de la fijación de

precios. (Banco Central del Ecuador, 2016)

Tasa Activa

Figura 7 Tasas Activas


Hasta julio de 2015, según el Título Sexto: Sistema de Tasas de Interés, del Libro I,

Política Monetaria-Crediticia de la Codificación de Regulaciones del Banco Central del

Ecuador, establece que: "La Tasa Activa Efectiva Referencial corresponde a la tasa

activa efectiva referencial del segmento productivo corporativo.

Con la Resolución 133-2015-M de 29 de septiembre de 2015 indica que: "La Tasa

Activa Efectiva Referencial corresponde a la tasa de interés activa efectiva referencial

del segmento comercial prioritario corporativo. (Banco Central del Ecuador, 2016)

Tasa Pasiva

26

Figura 8 Tasas Pasivas


La Tasa Pasiva Efectiva Referencial corresponde al promedio pondera por monto, de las

tasas de interés efectivas pasivas remitidas por las entidades del sistema financiero

nacional al Banco Central del Ecuador, para todos los rangos de plazos. (Banco Central

del Ecuador, 2016)

Riesgo País

Figura 9 Riesgo País


27

El riesgo país es un concepto económico que ha sido abordado académica y

empíricamente mediante la aplicación de metodologías de la más variada índole: desde

la utilización de índices de mercado como el índice EMBI de países emergentes de

Chase-JPmorgan hasta sistemas que incorpora variables económicas, políticas y

financieras. El Embi se define como un índice de bonos de mercados emergentes, el

cual refleja el movimiento en los precios de sus títulos negociados en moneda

extranjera. Se la expresa como un índice o como un margen de rentabilidad sobre

aquella implícita en bonos del tesoro de los Estados Unidos. (Banco Central del

Ecuador, 2016)

Indicador de Cambio de Oferta del Crédito

Figura 10 Indicador de Cambio en la Oferta de Créditos.


Durante el tercer trimestre del 2016 las cooperativas de ahorro y Crédito fueron menos

restrictivas en el Segmento de Crédito Productivo; Es decir ampliaron los montos a

prestarse y dieron facilidades de adquisición. Mientras que con el Segmento de

Microcrédito hubo restricción y disminuyeron los montos. El Segmento de Consumo y

Vivienda se mantuvieron igual. (Banco Central del Ecuador, 2016)

2.1.2. Análisis Microentorno

El estudio del microentorno se compone de elementos propios de la empresa, los

mismos que pueden dañar o beneficiar a la organización.

28

A pesar de ser factores que son de la empresa no son controlables, pero a diferencia de

macro entorno, éstos son manejables con medidas y estrategias que disminuyan los

riesgos.

Los factores que se analizan son los siguientes:

Clientes.

Proveedores.

Competencia.

2.1.2.1. Clientes

“Cliente es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma

voluntaria productos o servicios que necesita o desea para sí mismo, para otra persona

o para una empresa u organización; por lo cual, es el motivo principal por el que se

crean, producen, fabrican y comercializan productos y servicios.

Algunas consideraciones que se deben tener con los clientes son:

Si no prestan atención a sus clientes, alguna otra empresa lo hará.

Las empresas deben considerar a sus clientes como un activo que debe ser

gestionado como cualquier otro activo de la empresa.

Los productos van y vienen. El reto de las empresas se centra en que sus clientes

duren más que sus productos. Tienen que considerar más los conceptos ciclo de

vida del mercado y ciclo de vida del cliente en lugar del concepto ciclo de vida del

producto”. (Klotler, 2010, pág. 8)

Los clientes son la razón de existencia de la empresa, es a ellos hacia quienes van

dirigidos todos nuestros productos, motivo por lo cual es necesario siempre bridarles la

mejor atención posible y ofrecer productos de calidad que enriquezcan la imagen

corporativa de la empresa

A continuación presentamos los resultados obtenidos de las encuestas realizadas a los

clientes de la Compañía SEGURISARZ.

29

Preguntas sobre Análisis externo, encuesta realizada a los clientes.

1) ¿Considera usted que la oferta de compañías de seguridad privada es alta?

Tabla 5 Encuesta No 2, Pregunta No 1

Respuestas Porcentaje

SI 9 90.00

NO 1 10.00

Total 30 100,00

Fuente: Investigación de Campo

Figura 11 Interpretación Gráfica No 8


Interpretación: De la encuesta realizada a los 10 clientes que de la Compañía de

Seguridad Privada “Segurisarz”, se identificó que el 90.00% Considera que la oferta de

compañías de seguridad privada es alta, mientras que el 10.00% no conoce mucho sobre

el tema. Por lo tanto se considera una Amenaza.

30

2) ¿Considera oportuna la capacitación dentro del personal de las Compañías de

seguridad privada?



SI 10 100.00

NO 0 0.00

Total 30 100,00





Seguridad Privada “Segurisarz”, se identificó que el 100.00% Considera que se debe

capacitar al personal de las Compañías de seguridad. Por lo tanto se considera una

Oportunidad.

40,00%

60,00%

Interpretación Gráfica

SI

NO

31

3) ¿Cree usted que el Tamaño de una Compañía de seguridad influye en la

decisión de contratar el servicio?



SI 7 70.00

NO 3 30.00

Total 30 100,00





Seguridad Privada “Segurisarz”, se identificó que el 70.00% Cree que el Tamaño de una

Compañía de seguridad influye en la decisión de contratar el servicio, mientras el

30.00% no toma en cuenta este tema. Por lo tanto se considera una Amenaza.

32

4) ¿Estaría dispuesto a renovar el contrato que mantiene con la Compañía

Segurisarz?



SI 7 70.00

NO 3 30.00

Total 30 100,00





Seguridad Privada “Segurisarz”, se identificó que el 70.00% estaría dispuesto a renovar

el contrato que mantiene con la Compañía Segurisarz, el 30.00%tiene dudas sobre el

tema. Por lo tanto se considera una Oportunidad.

33

5) ¿Cree usted que el precio que oferta la compañía Segurisarz es competitivo en

relación a otras Compañías de seguridad Privada?



SI 4 40.00

NO 6 60.00

Total 30 100,00





Seguridad Privada “Segurisarz”, se identificó que el 40.00% cree que el costo del

servicio que oferta la compañía Segurisarz es competitivo en relación a otras Compañías

de seguridad Privada, el 60.00% cree que el costo de la compañía Segurisarz no está

acorde a su competencia. Por lo tanto se considera una amenaza.

2.1.2.2. Proveedores

El término Proveedor designa a toda la entidad que pone a disposición de otra entidad

un determinado producto o servicio. De acuerdo con este concepto, el proveedor puede

ser el productor de bienes y servicios o de sus distribuidores (por ejemplo, un

importador o representante).(Nuñes, 2012)

34

Se debe identificar como proveedores dentro de una empresa a aquellos que ofrecen

ventajas competitivas a los productos y servicios que influyen de manera directa en la

calidad. Para lo cual es importante mencionar las clases de proveedores que existen:

1. Proveedores de Bienes.

2. Proveedores de Servicios

Proveedores de Bienes.

Empresa o persona física, cuya actividad se refiere a la comercialización o fabricación

de algún producto, los cuales tienen un valor monetario en el mercado, así mismo los

proveedores de bienes tienen como característica principal satisfacer una necesidad

tangible del mercado. Ejemplo de proveedores de bienes: empresas dedicadas a la venta

de mercancías varias como; muebles, artículos de oficina, mercancía para la reventa de

cualquier tipo, empresas dedicadas a la extracción, transformación y fabricación de

objetos cuya finalidad sea la comercialización. Y los proveedores de la

comercialización.

Proveedores Tecnológicos

Maxigroup

Proveedores de Servicios

Se denomina como una persona o empresa, que tiene como finalidad satisfacer la

necesidad de sus clientes por medio de la prestación de un servicio en particular.

Los servicios son de naturaleza intangible y tienen como finalidad el consumo

inmediato en el momento de su ejecución.

Segurisarz tiene los siguientes proveedores de servicios:

Empresa Eléctrica de Quito

Empresa Publica Metropolitana de Agua Potable y Saneamiento de Quito

35

2.1.2.3. Competencia

Son aquellos conjuntos de empresas que ofrecen productos iguales y comercializan los

mismos que una determinada empresa.

Pero la competencia no se limita al caso de las empresas que compiten con la nuestra

directamente (con los mismos productos). También se considera competencia a las

empresas que ofrecen productos que pueden sustituir a los nuestros. Evalúa el

posicionamiento de los productos para saber el lugar que ocupa el producto en el

mercado.(Arias, 2010)

La competencia comprende empresas, personas u organizaciones con características

similares a la nuestra, las cuales representan una amenaza directa, mismos que puedan

afectar a la estabilidad económica al intentar atraer a nuestros clientes potenciales

compradores de nuestro producto.

Las principales empresas consideradas competencia para Segurisarz Cia. Ltda, son:

Covipri

Qualseg

Ingecseg Cia. Ltda.

2.2. Ambiente Interno

El ambiente interno está conformado por los procesos de planificación, organización,

dirección y control y a continuación se realiza un análisis a estos procesos.

36

Tabulación de los datos del cuestionario efectuado a la Gerente

1) ¿Usted considera que es importante la satisfacción del cliente?



SI 27 90,00

NO 3 10,00

Total 30 100,00




Interpretación: De la encuesta realizada a los 30 funcionarios que trabajan en la

Compañía de Seguridad Privada “Segurisarz”, se identificó que el 90% considera que es

importante la satisfacción del cliente interno para un mejor desempeño laboral, mientras

que el 10% no le da importancia a temas relacionadas con clima laboral. Por lo tanto se

considera una Fortaleza.

10%

90%


SI

NO

37

2) ¿Constantemente usted se ha actualizado en temas relacionados a la

seguridad, guardianía y las leyes que rigen a la misma?

Tabla 4: Encuesta No 1, Pregunta No 4


SI 14 46,67

NO 16 53,33

Total 30 100,00





Compañía de Seguridad Privada “Segurisarz”, se identificó que el 46,67% se

encuentran en constante actualización y capacitación de las normas que rigen a la

compañía, mientras que el 53,33% no se ha actualizado con respecto al tema. Por lo

tanto se considera una debilidad.

53% 47%


SI

NO

38

3) ¿Usted se encarga de funciones adicionales a las que se establecieron

previamente para su cargo?

Tabla 11Encuesta No 1, Pregunta No 5


SI 30 100,00

NO

Total 30 100,00





Compañía de Seguridad Privada “Segurisarz”, se identificó que el 100% realiza

actividades adicionales a las establecidas previamente para el cargo, lo cual genera

errores estratégicos, administrativos y operativos. Por lo tanto se considera una

Debilidad.

100%


SI

NO

39

4) ¿Usted cree que el tiempo establecido para la realización de sus actividades

es el adecuado?



SI 5 16,67

NO 25 83,33

Total 30 100,00





Compañía de Seguridad Privada “Segurisarz”, se identificó que el 16,67% consideran

adecuados los tiempos establecidos para la realización y entrega de su trabajo, mientras

que el 83,33% cree que el tiempo es insuficiente para el desarrollo óptimo de sus

actividades. Por lo tanto se considera una Debilidad

17%

83%


SI

NO

40

7) ¿Considera adecuada la distribución del trabajo por parte de las líneas de

supervisión?



SI 1 3,33

NO 29 96,67

Total 30 100,00





Compañía de Seguridad Privada “Segurisarz”, se identificó que el 3,33% considera que

la distribución de actividades es correcta y adecuada de acuerdo a las necesidades de la

compañía, mientras que el 96,67% creen que existen demasiadas actividades asignadas

individualmente. Por lo tanto se considera una Debilidad

3%

97%


SI

NO

41

5) ¿Usted conoce la misión y visión de la Compañía?



SI 30 100,00

NO

Total 30 100,00





Compañía de Seguridad Privada “Segurisarz”, se identificó que el 100% conoce la

misión y visión de la Compañía. Por tanto se considera como una Fortaleza.

100%


SI

NO

42

6) ¿Usted considera que los procesos deben ser organizados de una manera

más esquematizada?



SI 20 66,67

NO 10 33,33

Total 30 100,00





Compañía de Seguridad Privada “Segurisarz”, se identificó que el 66,67% considera

que si se deben formalizar, esquematizar y socializar los procesos que están

relacionados con la compañía, mientras que el 33,33% no se identifica con los procesos

de la compañía. Por lo tanto se considera una debilidad.

2.3. Análisis F.O.D.A.

El FODA, es una metodología usada para conocer la situación de una empresa o

proyecto específico, que considera el análisis de factores tanto internos como externos.

33%

67%


SI

NO

43

Esta herramienta es utilizada a nivel mundial, la misma que permite trazar cursos de

acción sobre la base del diagnóstico obtenido de la organización.

2.4. Matriz F.O.D.A.

La Matriz FODA (Fortaleza – Oportunidades – Debilidades – Amenazas), es una

herramienta de análisis estratégico, aplicable a diversas situaciones sean estas

personales o empresariales, en un determinado momento.

Sirve para determinar una situación específica y puntual de una organización en el

tiempo. Se toman diferentes variables, mismas que una vez analizadas se las coloca en

una de las 4 categorías y luego se procede a determinar el impacto dentro de la empresa.

El análisis FODA, como herramienta permite estructurar un cuadro de la situación

actual de un objeto en estudio, el mismo que permite obtener un diagnóstico preciso en

la medida de lo posible, para en base a ello tomar decisiones o cursos alternativos de

acción que vayan acorde a los objetivos institucionales.

Dentro de la empresa es aconsejable realizar de manera periódica este tipo de análisis

ya que los componentes tanto internos como externos son dinámicos y por ende están en

constante cambios, además es recomendable hacer un seguimiento a las estrategias o

conclusiones que resultaron de la matriz FODA, con la finalidad de verificar su

cumplimiento dentro de la empresa, este tipo de evaluaciones servirán para mejorar y

alcanzar los objetivos planeados en inicio.

Para desarrollar la matriz de análisis FODA, resulta indispensable tener conocimiento

claro de los cuatro componentes (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas),

que la conforman para ubicar de manera correcta las variables en estudio, esto nos

permitirá tener una resumen más preciso de las conclusiones o estrategias aplicables a la

empresa.

Los componentes de la Matriz FODA son:

Fortalezas.

Oportunidades.

Debilidades y.

44

Amenazas.

Fortalezas: Las fortalezas son habilidades o destrezas con las que cuenta la empresa y

que le brindan una mejor posición frente a sus competidores. Las fortalezas en una

empresa pueden ser su adecuado manejo de procesos y recursos con lo cual le otorga

resultados positivos y favorables.

Oportunidades: Las oportunidades son situaciones que se pueden considerar

ventajosas para la empresa y que influyen de manera positiva.

Amenazas: Las amenazas son situaciones negativas, desfavorables o que presentan un

obstáculo en las actividades de la empresa. Se pueden considerar factores de riesgo para

el desarrollo de un negocio e incluso su permanencia en el mercado.

Debilidades: Las debilidades son falencias o carencias internas que se presentan en la

empresa, las cuales actúan de manera negativa. En una empresa las debilidades pueden

ser la falta de recursos, falta de capacidades, problemas operativos

FORTALEZAS DEBILIDADES

F1: Los funcionarios conocen la razón de ser y los

objetivos planteados a futuro de la compañía.

D1. Los trabajadores se encargan de actividades y

funciones adicionales a las que se establecen.

F2: Los trabajadores están conscientes de que se debe

valorar al cliente interno.

D2. Los empleados no se encuentran al día con las leyes

sobre seguridad privada.

D3. Los procesos no se encuentran definidos

correctamente, de manera que existe el entorpecimiento

de los mismos.

D4. El tiempo no es el adecuado para cada actividad.

D5. Los supervisores no evalúan los procesos antes de

asignar actividades

OPORTUNIDADES AMENAZAS

O1. debemos tomar en cuenta que la capacitación

continua será lo que nos ayude a resaltar sobre las otras

empresas.

A1. Existe un número elevado de compañías dedicadas

a la seguridad privada lo que ocasiona un abaratamiento

del mercado.

O2. La mayoría de nuestros clientes prefieren nuestros

servicios por lo cual debemos seguir mejorando para

poder tener un mayor mercado

A2. Por lo regular las empresas que contratan servicios

de seguridad privada prefieren el servicio de empresas

con gran de trayectoria o más reconocimientos.

A3. La compañía tiene un costo mayor en comparación

con la competencia, por el hecho de que su mercado es

menor y sus insumos y costos son mayores.

ANALISIS INTERNO

ANALISIS EXTERNO

45

FACTORES INTERNOS FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)

F1: Los funcionarios conocen la razón de ser y los

objetivos planteados a futuro de la compañía.

D1. Los trabajadores se encargan de actividades y

funciones adicionales a las que se establecen.

F2: Los trabajadores están conscientes de que se

debe valorar al cliente interno.

D2. Los empleados no se encuentran al día con las

leyes sobre seguridad privada.

D3. Los procesos no se encuentran definidos

correctamente, de manera que existe el

entorpecimiento de los mismos.

D4. El tiempo no es el adecuado para cada

actividad.

D5. Los supervisores no evalúan los procesos antes

de asignar actividades

FACTORES EXTERNOS

OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIA (FO) ESTRATEGIA (DO)

O1. debemos tomar en cuenta que la capacitación

continua será lo que nos ayude a resaltar sobre las

otras empresas.

(F2, O1) Capacitar a los trabajadores mediante el

uso de herramientas adecuadas para mejorar el

servicio continuamente

(D2, O2) Capacitar al empleado sobre las leyes

que existen mediante charalas dictadas por la

Policia Nacional para que nuestros clientes sientan

mayor seguridad y sigan prefiriendo el servicio

O2. La mayoría de nuestros clientes prefieren

nuestros servicios por lo cual debemos seguir

mejorando para poder tener un mayor mercado

AMENAZAS (A) ESTRATEGIA (FA) ESTRATEGIA (DA)

A1. Existe un número elevado de compañías

dedicadas a la seguridad privada lo que ocasiona

un abaratamiento del mercado.

(F1, A1) Mantener al dia la informacion

institucional de la compañía mediante carteles para

que, aun sabiendo que existen otras compañias,

los clientes nos prefieran por brindar y cumplir

con lo establecido por la empresa

(D1, A2) Fijar actividades para cada empleado

mediante el uso de procedimientos para que la

empresa comience su trayectoria de manera que

los clientes la prefieran

A2. Por lo regular las empresas que contratan

servicios de seguridad privada prefieren el servicio

de empresas con gran de trayectoria o más

reconocimientos.

(D3, A2) Definir procesos que ayuden al

crecimiento de la empresa en todas las areas

mediante el uso adecuado de herramientas para

que no existan duplicidad de funciones y la

empresa se maneje en perfeccto orden.

A3. La compañía tiene un costo mayor en

comparación con la competencia, por el hecho de

que su mercado es menor y sus insumos y costos

son mayores.

(D5, A3) Mantener una supervision de todo lo

que se realice interna y externamente en la

empresa mediante parametros establecidos para

que la empresa utilice de mejor manera sus

insumos.

MATRIZ DAFO

46

3. FUNDAMENTOS TEÓRICOS.

3.1. Control Interno

Concepto

El Control Interno puede definirse como un conjunto de procedimientos, políticas,

directrices y planes de organización los cuales tienen por objeto asegurar una eficiencia,

seguridad y orden en la gestión financiera, contable y administrativa de la empresa

(salvaguardia de activos, fidelidad del proceso de información y registros, cumplimiento

de políticas definidas. (Aguirre, 2010, pág. 50)

Es un elemento del control que se basa en procedimientos y métodos, adoptados por una

organización de manera coordinada a fin de proteger sus recursos contra pérdida, fraude

o ineficiencia; promover la exactitud y confiabilidad de informes contables y

administrativos; apoyar y medir la eficacia y eficiencia de ésta y medir la eficiencia de

operación en todas las áreas funcionales de la organización. (Whittington, 2010,

pág. 213)

En conclusión el control interno se constituye como un conjunto de actividades que

tienen como finalidad asegurar el fiel cumplimiento de las operaciones de la

organización de una manera eficiente, segura y confiable a fin de brindar información

tanto financiera como económica acorde a la realidad.

Importancia.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, cumple y

alcanza los objetivos que persigue ésta, los grandes avances tecnológicos aceleran los

procesos productivos que indiscutiblemente repercuten en una mejora en los campos de

la organización y la administración. El sistema de control interno se desarrolla y vive

dentro de la organización, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su

estructura interna y comportamiento; además debe contar con un grupo humano idóneo

para las funciones a cumplir.

El control interno solamente va a proporcionar un grado razonable de seguridad a la

administración de la entidad, por lo que conociendo sus limitaciones, se podrá

garantizar la consecución de los objetivos. (Amat Álvarez, 2012)

El principal objetivo del control interno es asegurar el fiel cumplimiento de las

operaciones, la salvaguarda de los bienes económicos de la organización y eliminar al

mínimo nivel la incertidumbre, es decir brindar un nivel de confianza que garantice una

información de calidad en todos los niveles y momentos de la empresa.

47

Características.

El control interno debe tener un sin número de características que deben asegurar su

cumplimiento, entre las principales se destacan las siguientes:

Debe ser flexible, para acoplarse fácilmente a los contantes cambios del medio

en que se desarrolla.

Contar con un sistema de autorización de las operaciones, plenamente

documentado.

Deben estar identificadas de manera clara y precisa las obligaciones y

responsabilidades de los partícipes, es decir una adecuada segregación de

funciones organizacional.

Se deben aplicar controles preventivos y detectivos a fin de tomar decisiones

adecuadas.

El control interno debe estar relacionado con el giro del negocio y la naturaleza

de las operaciones.

El control de las operaciones debe ser registrado y documentado en papeles que

respalden su ejecución efectiva.

Se debe identificar los niveles de autoridad y responsabilidad en cada una de las

operaciones y niveles de ejecución.

El control interno debe ser un instrumento que facilite el levantamiento de la

información para procesarla y obtener conclusiones que lleven a una adecuada

toma de decisiones.

Objetivos.

El control interno tiene como objetivo principal ayudar a la organización a controlar y

mejorar las operaciones en las distintas etapas y procesos, con lo cual se desea

promover eficiencia en el manejo de sus recursos y la generación de información útil,

oportuna, confiable y razonable que permitan tomar decisiones adecuadas, entre los

principales objetivos de la empresa tenemos:

Prevenir los fraudes.

Prevenir el robo y malversación de fondos.

48

Obtener información administrativa y financiera confiable.

Identificar errores administrativos y financieros.

Proteger los bienes y valores propiedad de la empresa.

Promover la eficiencia del personal.

Identificar tiempos muertos, desperdicios o actividades innecesarias.

Ayudar en el proceso de auditoría.

Clasificación

El control interno se clasifica de acuerdo a los siguientes aspectos:

1. Por su Función - Administrativo.

- Financiero.

2. Por el Momento - Previo.

de Aplicación - Concomitante o Concurrente

- Posterior.

3. Por el sector - Privado

Económico. - Público

Control interno administrativo.

Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de

decisión que llevan a la autorización de transacciones o actividades por la

administración, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la observancia

de la política prescrita y el cumplimiento de los objetivos y metas programados.

Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y

economía de los procesos de decisión.(Guerra, 2010)

Los controles internos de carácter administrativo tienen como finalidad asegurar el

cumplimiento de las políticas definidas por la dirección institucional, es decir el nivel

estratégico que es el encargado de la planeación, integración, dirección y ejecución de

los diferentes planes de acción a seguir. El control administrativo se ocupa de detectar

las posibles desviaciones que puedan tener dichos planes y tomar medidas correctivas

para poder alcanzar los objetivos planteados.

49

Dentro de los controles administrativos ponemos las siguientes ideas claves que

ayudará a un mejor entendimiento de este tipo de controles:

El principal propósito de este tipo de controles es preparar el terreno para la

ejecución eficiente de planes de acción.

Sirven como nexo de comunicación entre en nivel operativo y el nivel

estratégico.

Permite evaluar la gestión del área administrativa de la empresa y proponer

mejoras constantes a fin de lograr resultados favorables.

Proporciona una herramienta favorable ya que es flexible y permita adaptarse a

situaciones no previstas en la planificación.

Control interno financiero.

Son los controles y métodos establecidos para garantizar la protección de los activos y

la fiabilidad y validez de los registros y sistemas contables.

Este control financiero e no sólo se refiere a normas de control con fundamento puro

contable sino también a todos aquellos procedimientos que afectando a la situación

financiera o al proceso informativo, no son operaciones estrictamente contables o de

registro (es decir, autorizaciones de cobros y pagos, conciliaciones bancarias,

comprobación de inventarios, entre otros.(Mantilla, 2009, pág. 65)

El control interno financiero, hacen referencia a procedimientos que conllevan a

garantizar que los registros contables sean razonables y los recursos económicos se

utilicen de manera adecuada, a fin de generar información financiera que revele la

verdadera situación de la empresa en términos monetarios.

Control interno previo.

Son los procedimientos que se aplican antes de ejecutar los actos que causen

posteriores. Se debe verificar la legalidad y oportunidad en función de las metas y

objetivos de la institución. No es aplicable la existencia de una unidad exclusiva para

ejecutar el control previo ya que es inherente en todas las fases de los procesos a

ejecutarse. El control previo es el que más cuidado debe tener

Control Interno Concurrente

Son mecanismos de supervisión permanente durante la ejecución de las operaciones con

el objetivo de que las mismas estén encaminadas a obtener los resultados que la

institución requiere. Esto está relacionado con el control de calidad.

50

Control interno posterior.

Son las acciones realizadas con posterioridad a la ejecución de los procesos y todas sus

fases. Este control se lo ejerce a través de la revisión de la documentación generada en

la ejecución de las acciones. Según FONSECA Borja René como lo dice en su libro

Auditoría Interna, la responsabilidad de ejercer el control posterior recae sobre las

Unidades de Auditoría Interna de cada institución o en su defecto sobre el Órgano

Superior de Control que es la Contraloría General del Estado a través de la auditoría

Gubernamental.

Control Interno Privado.

Es el control que se realiza en las empresas privadas observando la normativa y marco

legal, las Normas Internacionales de Contabilidad NIC, Normas Internacionales de

Información Financiera NIIF, y las emitidas por la Superintendencia de Compañías

entre otras.

Control interno público.

El control interno del sector público es el ejercido por las instituciones del Estado por

medio de sus servidoras y servidores, con el fin de salvaguardar sus recursos y lograr la

consecución de los objetivos institucionales.(Gallegos , 2012, págs. 50-62)

Elementos del control interno.

Constituyen los diferentes factores que deben ser tomados en cuenta en la elaboración

de los procedimientos de control, entre los cuales se menciona los siguientes:

1. Plan de Organización.

2. Sistema de Autorización y Procedimientos de Registro.

3. Adecuada estructura.

4. Planes de Capacitación.

5. Grado de idoneidad del personal.

6. Auditoría interna efectiva.

Plan de organización.

Consiste en diseñar una estructura organizacional que defina correctamente las

actividades de la empresa acorde a su misión, visión y objetivos planteados. El

establecimiento de metas y objetivos que vayan acompañados de planes estratégicos y

operativos ayudarán en la ejecución de los planes corporativos.

51

Sistema de autorización y procedimientos de registro.

La toma de decisiones dentro de la organización es responsabilidad de la alta dirección

y la gerencia, la misma que se basa en información confiable y oportuna. Por lo cual el

establecimiento de políticas y procedimientos claros ayudaran en la adecuada ejecución

de los procesos.

Adecuada estructura contable.

La generación de información financiera oportuna y confiable requiere de una adecuada

estructura contable que acompañada de procedimientos contribuyan a un control interno

efectivo. Un sistema contable debe contener básicamente lo siguiente:

Catálogo de cuentas estructurado en base a la normativa legal vigente.

Manual de políticas y procedimientos contables.

Un Presupuesto.

Plan de negocios.

Sistema informático eficiente acorde a las necesidades de la empresa, que

facilite el control y gestión contable-financiera.

Planes de Capacitación.

Son los distintos programas de inducción, capacitación y actualización en la que

participan tanto los directivos como el resto del personal de la entidad, lo que

contribuye a la ejecución de los planes institucionales e implementación de buenas

prácticas en los empleados.

Grado de Idoneidad del Personal.

Consiste en la selección del personal hábil, capaz y con experiencia, que contribuyan al

desarrollo eficiente y eficaz de las actividades institucionales. La dirección de Talento

Humano será la encargada de identificar a los individuos más adecuados para ocupar las

diferentes vacantes dentro de la empresa para lo cual tomará en cuenta factores como

habilidades, competencias, experiencia y nivel de instrucción.

52

Auditoría interna efectiva.

Es la unidad encargada de evaluar el sistema de control interno, de los procesos y

procedimientos tanto administrativos, financieros, legales operativos y de gestión de

riesgos. La unidad de auditoría interna actuará con independencia, brindará

asesoramiento a las distintas áreas de la empresa sin que esto influya en la aprobación o

autorización de los diferentes procesos.

Componentes.

Los componentes se definen como aquellos factores que guardan relación entre sí y

forman parte de un marco integrado en este caso el Control Interno, que en base a su

informe COSO, presenta los siguientes componentes:

1. Ambiente de Control.

2. Evaluación del riesgo.

3. Actividades de control.

4. Información y comunicación.

5. Supervisión y monitoreo.

Ambiente de control.

Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie las tareas del

personal con respecto al control de sus actividades; el que también se conoce como el

clima en la cima. En este contexto, el personal resulta ser la esencia de cualquier

entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y valores éticos y el

ambiente donde operan, constituyen el motor que la conduce y la base sobre la que todo

descansa. El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son

desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los riesgos.

Igualmente, tiene relación con el comportamiento de los sistemas de información y con

las actividades de monitoreo.

Evaluación del riesgo.

El riesgo se define como la probabilidad que un evento o acción afecte adversamente a

la entidad. Su evaluación implica la identificación, análisis y manejo de los riesgos

relacionados con la elaboración de estados financieros y que pueden incidir en el logro

de los objetivos del control interno en la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o

circunstancias que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información

financiera, así como las representaciones de la gerencia en los estados financieros. Esta

actividad de auto – evaluación que practica la dirección debe ser revisada por los

53

auditores internos o externos para asegurar que los objetivos, enfoque, alcance y

procedimientos hayan sido apropiadamente ejecutados.

Actividades de Control.

Se refieren a las acciones que realizan la gerencia y demás personal de la entidad para

cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en sí mismas

implican la forma correcta de hacer las cosas, así como también porque el dictado de

políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen el medio

más idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad.

Información y comunicación.

La información es esencial para que la empresa pueda funcionar y para que la dirección

tome decisiones acertadas. En este contexto la información que maneja la empresa, y la

correcta comunicación y flujo de la misma, de manera rápida y tempestiva, desde y

hacia todos los departamentos y niveles de la empresa es esencial para el buen

funcionamiento de un sistema de Control Interno.

Supervisión y Monitoreo.

Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo

y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las

circunstancias así lo requieran. Debe orientarse a la identificación de controles débiles,

insuficientes o necesarios para promover su reforzamiento. El monitoreo se lleva a cabo

de tres formas:

· Durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad

· De manera separada, por personal que no es el responsable directo de la ejecución de

las actividades (incluidas las de control); o,

· Mediante la combinación de ambas modalidades”. (Propuesta de Diseño de Control

Interno Aplicado a Tecnología TRANSEC S.A. Ingenieria en Contabilidad y Auditoría

Contador Público Autorizado, 2012, págs. 110-130)

3.2. Sistemas de Control Interno.

Existen varios métodos para la evaluación del Control Interno, entre los principales

tenemos:

1. COSO I

2. COSO II

3. CORRE

4. MICIL

3.2.1. COSO 1.

El informe COSO (Committee of Sponsoring Organizations de la Treadway

Commission), que en español significa “Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la

54

Comisión de Normas” es un modelo que sugiere una metodología para implantar

controles internos en las organizaciones, brindando directrices de fácil manejo y

adopción, se considera el primero en ayudar a las empresas en este tipo de situaciones a

pesar de ser visto como caduco, sirve de base para entender el Informe COSO 2 , que

añade nuevos componentes.

“El denominado "INFORME COSO" sobre control interno, publicado en EE.UU. en

1992, surgió como una respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de

conceptos, definiciones e interpretaciones existentes en torno a la temática referida.

En la elaboración o construcción de dicho informe participaron las siguientes

organizaciones:

American Accounting Association (AAA)

American Institute of Certified Public Accountants (AICPA)

Financial Executive Institute (FEI)

Institute of Internal Auditors (IIA)

Institute of Management Accountants (IMA)”. (Ladino, 2013)

Componentes.

El informe COSO, contiene las principales pautas que permiten una adecuada

implantación y gestión de un Sistema de Control Interno, para lo cual presenta los

siguientes elementos constitutivos de su sistema:

1. Ambiente de control.

2. Evaluación del riesgo.



5. Monitoreo y supervisión.

Los elementos mencionados anteriormente guardan relación entre si y mientras en

mayor proporción se encuentren integrados mayores posibilidades de éxito tendrá la

empresa.

55

Componente de COSO 1

Figura 23 Componentes de COSO I

En: www.mercadotendencias.com, año 2013

Los componentes del Informe COSO 1 de definen a continuación:

Ambiente de control.

Es considerado la base para los demás componentes del Control Interno, este

componente es el encargado de aportar con disciplina a la estructura organizativa, al ser

la base de lo demás debe ser eficaz y eficiente.

Dentro del ambiente de control se consideran factores importantes como la integridad,

lo valores éticos, la capacidad del personal, estilo de dirección, estilo de gestión, las

políticas y prácticas adoptadas por la empresa.

56

Evaluación de riesgos.

El riesgo se define como cualquier elemento o conjunto de ellos que pueden impedir a

la empresa alcanzar sus objetivos. Toda la organización esta vulnerable a todo tipo de

riesgos sean estos de tipo interno o externo, los mismos que deben ser evaluados y

tomados en cuenta al momento de diseñan los procedimientos de control.

La evaluación del riesgo en una actividad que consiste en la identificación y posterior

análisis de los riesgos más relevantes y que pueden afectar al logro de objetivos, los

mismos que deben ser mitigados con medidas preventivas en el momento adecuado.

Es necesario anotar que debido a los constantes cambios del entorno en que se

desarrolla la empresa, se deberán elaborar mecanismos que permitan identificar y

afrontar los riesgos asociados a dichos cambios, mismos que deben ser comunicados a

todos los implicados para que los apliquen en el momento que puedan presentarse.

Actividades de control.

Son las políticas, procedimientos, buenas prácticas y mecanismos que permiten a la

Administración mitigar los riesgos previamente identificados en la evaluación de

riegos, con la finalidad de ejecutar las medidas preventivas pre-establecidas.

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada

una de las etapas de ejecución de los proyectos, tomando siempre en cuenta cada uno de

los riegos identificados.


Este elemento hace referencia a la actividad de recopilar y comunicar información en el

tiempo y forma adecuado a todos los niveles de la empresa a fin de que puedan cumplir

a cabalidad con sus tareas y lo más importante lograr con el objetivo establecido.

La comunicación es otro factor a considerar la misma que debe ser eficaz, la misma que

debe fluir de las direcciones y en todos los niveles de la empresa, con información clara

57

y precisa. Partiendo de las indicaciones e información otorgada por la Administración

así como la emitida por los niveles inferiores como son el nivel Estratégico y nivel

Operativo.

La información y comunicación que circule por la empresa y por ende por los

funcionarios debe contar con los medios adecuados, de preferencia escritos y la

respectiva formalidad que lo amerite.

Supervisión y monitoreo.

Es el proceso de verificación de la vigencia del sistema de control interno antes, durante

y después de su ejecución, lo que permitirá dimensionar la efectividad o desfase los

controles.

El monitoreo por su parte se encarga de evaluar la calidad del funcionamiento de los

controles de le empresa, permitiendo detectar posibles eventualidades, identificando

controles débiles, insuficientes o innecesarios para tomar las medidas correctivas

necesarias en el tiempo.

3.2.2. COSO II.

Es un proceso, efectuado por el comité ejecutivo de una entidad, la gerencia y demás

personal, aplicado a través de toda la empresa. Está diseñado para identificar potenciales

eventos que pueden afectar a la entidad, y gerenciar los riesgos de acuerdo al apetito

sobre dichos riesgos, para proveer razonable aseguramiento acerca del cumplimiento de

los objetivos corporativos. Existen en la actualidad 2 versiones del Informe COSO. La

versión del 1992 y la versión del 2004. La versión del 2004 es una ampliación del

Informe original, para dotar al Control Interno de un mayor enfoque hacia el Enterprise

Risk Management, o gestión del riesgo. (NASAUDIT, 2009)

Componentes

Los componentes del COSO 2, son los siguientes:

1. Ambiente de control.

2. Establecimiento de objetivos.

3. Identificación de eventos

4. Evaluación de riegos.

58

5. Respuesta al riesgo.



8. Monitoreo.

Componentes del COSO II

Figura 24 Componentes de COSO II ERM

En: segundaentrega.bolgpot.com, año 2013

III- Comitte of Sponsoring Organizations of the Treadway Comission

Formado en 1985 para patrocinar una “Comisión” que examine “reportes financieros

fraudulentos”, Fue una iniciativa COSO conjunta de 5 organizaciones del Sector

Privado

59

Tabla 16 Diferencias COSO I, II y III

En que no se diferencia del COSO I Y II En qué se diferencia del COSO I y

II

Definición básica del control interno

Tres categorías de objetivos y cinco

componentes de Control Interno.

Cada uno de los cinco componentes

del Control Interno son necesarios

para un control interno efectivo.

Importante papel que juega el

criterio en el Diseño,

implementación y realización del

control interno y en la evaluación de

su eficacia.

Cambios considerados en los

entornos empresariales y

operativos.

Se expanden los objetivos

Operativos y de Reportes.

Conceptos fundamentales

relacionados a los cinco

componentes articulados como

“Principios”.

Se añaden otros ejemplos y

enfoques relacionados a

operaciones, cumplimiento, y

reportes no financieros.

Fuente: Normativa COSO III

Principios del COSO III

Ambiente de Control

1. La organización demuestra un compromiso con la integridad y los valores

éticos.

2. La Junta Directiva demuestra independencia de la administración y ejerce

supervisión de la evolución y los resultados de los controles internos.

3. La Gestión se establece, con la supervisión de la Junta, estructuras, líneas de

reporte, y autoridades y responsabilidades apropiadas en el logro de los

objetivos.

4. La organización demuestra el compromiso para atraer, desarrollar y retener

personas competentes en alineación con los objetivos.

5. La organización hace responsables a los individuos por sus responsabilidades de

control interno en la búsqueda de los objetivos.

Evaluación del Riesgo

6. La organización especifica objetivos con suficiente claridad para permitir la

identificación y evaluación de riesgos relacionados con los objetivos.

7. La organización identifica los riesgos para el logro de sus objetivos a través de

toda la organización y analiza los riesgos, como la base para determinar cómo

los riesgos deberían ser manejar.

60

8. La organización considera la posibilidad de fraude en su evaluación de riesgos

para el logro de los objetivos.

9. La organización identifica y evalúa los cambios que podrían afectar

significativamente el sistema de control interno.

Actividades de Control

10. La organización selecciona y desarrolla actividades de control que contribuyen a

la mitigación de los riesgos para cumplir con los objetivos a un nivel aceptable.

11. La organización selecciona y desarrolla actividades generales de control en

relación a la tecnología para apoyar el logro de los objetivos.

12. La organización implementa actividades de control a través de políticas que

establecen lo que se está esperando así como también procedimientos que crean

políticas adecuadas.

Información y Comunicación

13. La organización obtiene, genera y/o utiliza información relevante y de calidad

para apoyar el funcionamiento de los controles internos.

14. La organización comunica internamente la información, incluyendo los

objetivos y responsabilidades del control interno, necesarios para respaldar el

funcionamiento de los controles internos.

15. La organización se comunica con partes externas sobre asuntos que afectan al

funcionamiento del control interno.

Actividades y Monitoreo

16. La organización selecciona, desarrolla y lleva a cabo evaluaciones continuas y/o

por separado para determinar si los componentes del control interno están

presentes y en funcionamiento.

17. La organización evalúa y comunica las deficiencias de control interno de manera

oportuna a las partes responsables de tomar acciones correctivas, incluyendo la

alta gerencia y el Junta Directiva, según sea el caso.

Beneficios de la Utilización del COSO III

Mejora el Gobierno Corporativo

Expande el uso más allá de Reporte Financiero

61

Mejora la Calidad de la Evaluación del Riesgo

Fortalece los esfuerzos anti-fraude

Adapta los controles a las necesidades cambiantes del negocio

Gran aplicabilidad para varios modelos de negocios

Dentro de las aplicaciones Latinoamericanas de Control Interno también se encuentra

el: CORRE, COCO, MICIL Y COBIT 5. Los cuales por cuestiones logísticas no serán

utilizados para el Diseño de las políticas. (Comisión Treadway, 2013)

Ambiente de Control.

Abarca a toda la organización e identifica la manera cómo el personal de la misma

percibe y maneja los riesgos de la empresa, este elemento toma en cuenta diversos

factores de la organización que son determinantes e influyentes como son:

Filosofía de la administración de riesgos.

Apetito al riesgo.

Integridad y valores éticos.

Visión del directorio.

Compromiso de competencia profesional.

Asignación de responsabilidad y autoridad

Estructura organizativa

Políticas y prácticas de talento humano.

Establecimiento de objetivos.

Los objetivos son la dirección hacia donde se encaminan todos los esfuerzos. La

Administración debe asegurarse que los objetivos de hayan planteado tomando en

cuenta un procedo y que los objetivos planteados se enfoquen en el giro del negocio.

Claridad y Desempenio Agilidad y

Confianza

62

Además se debe identificar los potenciales riesgos que se creen puedan afectar el logro

de dichos objetivos.

Identificación de eventos.

La empresa debe identificar los eventos tanto internos como externos, analizarlos y

diferenciarlos en posibles riesgos u oportunidades, esto lo podrían realizar por medio de

una matriz FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilites y Amenazas).

Evaluación de riegos.

Una vez identificados los riesgos se deben analizar para considerar su probabilidad de

ocurrencia e impacto de tal forma que se determine mecanismos para mitigarlos.

Respuesta al riesgo.

La administración selecciona los riesgos con mayor probabilidad de ocurrencia e

impacto y elabora una seria de acciones que se enfoquen a: evitar, aceptar, reducir o

compartir.

Evitarlo.- es cuando se toman acciones a fin de discontinuar las actividades que puedan

generar riesgo.

Reducirlo.- son acciones encaminadas a recudir el impacto o la probabilidad de

ocurrencia del riesgo.

Compartirlo.- es cuando se toman acciones de modo de reducir el impacto o la

probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir una porción del riesgo.

Aceptarlo.- no se toman acciones que puedan afectar el impacto o probabilidad de

ocurrencia del riesgo.

63


Son las políticas y procedimientos adoptados e implantados por la organización que

conllevan a asegurar el cumplimiento de los objetivos y a mitigar el riesgo.


La información debe cumplir con características de relevancia, oportuna y veraz, la

misma que debe ser remitida a todo el personal.

La comunicación por si parte debe ser efectuada en un sentido amplio, fluyente en todos

los niveles de la organización y en todas las direcciones.

Monitoreo

Es una actividad que se realiza en todas las etapas de ejecución de las actividades a fin

de evaluar la efectividad de control interno y en caso de existir desviaciones tomar las

correcciones del caso.

3.2.3. Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano MICIL.

Partiremos de la Declaración sobre las Normas de Auditoría (SAS 1, de las siglas del

inglés) del Instituto Americano de Contadores Públicos, que contiene la compilación de

las declaraciones emitidas hasta el año 1948. Esta declaración contiene el concepto de

control interno que lo utilizamos hasta inicios de los años 90, cuando se introducen

algunos cambios mediante la emisión de la Declaración No. 55 que se refiere a la

estructura de control interno y su consideración cuando un profesional está relacionado

con la ejecución de la auditoría financiera. Luego, con la colaboración de los cinco

principales organismos de profesionales de los Estados Unidos de América, a finales de

los años 80`s, se organizó la Comisión de Organismos Patrocinadores (COSO de las

siglas en inglés del Committe of Sponsoring Organizations) para identificar las

necesidades de fortalecer los controles internos de las organizaciones, tanto del sector

público como del sector privado. La Treadway Commission fue la que gestionó la

formación del Comité COSO para iniciar la investigación a nivel internacional sobre el

conocimiento y la aplicación de los criterios de control interno en las grandes

corporaciones, así como las medianas y pequeñas empresas, incluyendo temas

relacionados con el mejoramiento técnico y el alcance de las funciones en el diseño del

control interno en las organizaciones.

En septiembre de 1992 se publicó el informe conocido como Nuevos Conceptos de

Control Interno, el mismo que difunde los resultados en el Informe COSO. Dicha

Comisión contó con la asistencia técnica permanente de la firma Coopers & Lybrand. El

64

acceso a esta información es un aporte mayor para los profesionales de América Latina

cuando a finales del año 1997, se publica una traducción en español en el texto

denominado Nuevos Conceptos de Control interno, Informe COSO. La traducción la

hacen Coopers & Lybrand y el Instituto de Auditores Internos, Capítulo España. La

Asociación de Auditores Internos, Capítulo Nicaragua, ha venido desarrollando el tema

para los profesionales interdisciplinarios que participan en las funciones relacionadas

con el diseño, implantación y mantenimiento de los controles internos en las empresas y

las entidades del sector público. Desde el año 2000 ha programado y ejecutado el

Seminario Control Interno Integrado, enfoque del Informe COSO, en varias

oportunidades. La Asociación Interamericana de Contabilidad Comisión Técnica del

Sector Gobierno (COTESEG-AIC) y la Federación Latinoamericana de Auditores

Internos (FLAI) han manifestado su interés en emitir un documento técnico basado en

estos enfoques modernos, lo denominamos Marco Integrado de Control Interno

Latinoamericano (MICIL). Estos organismos profesionales participan como promotores

técnicos del Proyecto, que ahora se concreta.

Los profesionales experimentados en control interno, finanzas y auditoría con diferentes

experiencias y especialidades tenemos interés en transmitir formalmente los criterios

modernos de control interno adaptados a los países de América Latina, como base para

su aplicación en todas las instituciones públicas y privadas y por la sencillez de su

presentación en municipios, organizaciones de la sociedad civil, entidades públicas y

empresas privadas pequeñas”. (Rivas Márquez, 2011, pág. 129)

El Marco Integrado de Control Interno Latinoameriano (MICIL), nace como resultado

de varios seminarios organizados por varios organismos de control del Continente

Americano, a pesar de no ser tan conocido ni aplicado se dicta como cátedra en algunas

facultades como administración, derecho economía y contabilidad a fin de tener un

conocimiento general del mismo.

Componentes.

El Marco Integrado de Control Interno Latinoameriano (MICIL), cuenta con 5

componentes que se asemejan en gran magnitud a los descritos anteriormente, razón por

lo cual únicamente se procederá a enumerarlos:

1. Ambiente de control y Trabajo institucional.

2. Evaluación de riesgos para obtener objetivos.

3. Actividades de control para minimizar riesgos.

4. Información y comunicación para fomentar la transparencia.

5. Supervisión interna continua y externa periódica.

65

Componentes del MICIL

Figura 3.25 Componentes MICIL

En: slideplayer.es, año 2013

Ambiente de control y trabajo institucional.

La base de los modelos de control interno COSO y COCO, son los valores, la ética y la

2integridad, en MICIL marca la pauta en el comportamiento de una organización y tiene

igual influencia directa en el nivel de conciencia de control y en la consecución de los

objetivos organizacionales.

Evaluación de riesgos para obtener objetivos.

Los riesgos que afectan de manera directa las habilidades de las organizaciones para su

operación, para competir con éxito en su entorno, para mantener una posición financiera

sólida, para disponer de una imagen pública positiva, para la producción de bienes o

servicios de buena calidad y para contar con el personal apropiado.

Los objetivos organizacionales, que se resumen en cuatro categorías:

(1) Eficiencia y efectividad de las operaciones de la organización, que constituyen el

punto clave al cual se dirigirá la mayor parte de los esfuerzos y recursos y permitirá

identificar los riesgos asociados a su consecución

(2) Confiabilidad de la información financiera y de operación producida, dirigidos a la

producción de información veraz, oportuna y confiable de los resultados de

operaciones realizadas por la organización;

(3) Protección a los activos de la organización, constituidos por una serie de adecuados

procesos para la adquisición, contratación registro, integración, manejo y control de

los recursos organizacionales;

(4) Cumplimiento de regulaciones legales, reglamentarias y contractuales, referidas al

cumplimiento de un marco legal y normativa que afecta el funcionamiento de la

organización ante un entorno.

66

Actividades de control para minimizar riesgos.

Las actividades de control son generadas por la dirección de la organización, con el

propósito de poner en práctica un conjunto de políticas que le permita asegurar el

cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización, minimizando la

incidencia de riesgos que podrían afectar el logro de dichos objetivos.

Proceso de información, que busca garantizar información confiable, veraz y oportuna a

todos los niveles de la organización para poyar la toma de decisiones.

Indicadores de rendimiento, son establecidos en varios documentos formales y de

referencia y están dirigidos a evaluar el grado de eficacia y eficiencia en el logro de los

objetivos organizacionales, y son la base para la aplicación de acciones correctivas.

Disposiciones legales y gubernamentales: constituye un objetivo de control interno y

por ende debe considerarse para el establecimiento de medidas que permitan el

cumplimiento de las regulaciones gubernamentales aplicables. Criterios técnicos de

control interno, dirigidos al funcionamiento eficaz de este marco integrado en la

organización. Estándares específicos, que establecen el contenido específico que deben

tener los informes utilizados para la comunicación de los logros obtenidos.

Información y Comunicación para Fomentar la Transparencia.

Es necesario identificar, recoger y comunicar información relevante de forma y en el

plazo que permita a cada persona que labora en la empresa asumir sus

responsabilidades. Así mismo es importante el establecimiento de miento de una

comunicación eficaz que permita el movimiento de la información formal e informal en

todas la direcciones en un organización. Los principales factores que conforman el

componente información y comunicación son: Información en todos los niveles, la

información relevante que se produce en la organización sobre los resultados de las

operaciones realizadas por esta, debe ser difundida y comunicada en todos los niveles de

la organización para contribuir al logro de los objetivos organizacionales. Datos

fundamentales en los estados financieros, la información presentada en los reportes

financieros debe mostrar de manera razonable la situación de la empresa para un

momento determinado y debe ser generada de acuerdo a las normas contables vigentes y

aplicables a la organización. Herramienta para la supervisión, está referido la

información y la comunicación de los resultados obtenidos por la organización deben

ser una herramienta práctica, detallada, confiable y oportuna para aplicar la función de

supervisión en los diferentes niveles de una organización.

Información adicional y detallada, que permita analizar el comportamiento de las

operaciones en base a datos estadísticos con el logro de los objetivos organizacionales,

con el propósito de evaluar el avance en el logro de los mismos. Por último, la

comunicación de los objetivos de la organización, que es una actividad que está

relacionada con la entrega de información importante para la ejecución de las

operaciones.

Supervisión interna continua y externa periódica

Este componente de control interno permite evaluar sí la estructura de control interno de

la organización está funcionando de manera adecuada, o si es necesario introducir

cambios para mejorar su efectividad. Este proceso de supervisión comprende la

evaluación, por los niveles adecuados, sobre el diseño, funcionamiento y manera como

se adoptan las medidas para actualizarlo o corregirlo.

67

De acuerdo a MICIL, las operaciones de supervisión como componente del marco

integrado de control interno se concreta en los siguientes factores:

Monitoreo continuo por la administración: incluye una serie de actividades dirigidas a

validar la ejecución de las actividades en una organización.

Seguimiento interno, está dirigido a las actividades importantes que representen

potencial riesgo en la obtención de los objetivos organizacionales, y que puede ser

evaluado por el marco de control interno a partir de la evaluación de sus propios

componentes.” (Rivas, 2010, págs. 130-135)

3.2.4. CORRE

El Control de los Recursos y los Riegos – Ecuador (CORRE) tiene como referencia

conceptual las siguientes tres investigaciones realizadas por organizaciones

profesionales de América, que tuvieron como objetivos principales: impulsar el uso

racional de estrategias; promover la eficiencia en las operaciones; lograr los objetivos

institucionales y empresariales; identificar y administrar los riesgos; cumplir con las

normativas aplicables; y, contar con una herramienta apropiada para prevenir errores o

irregularidades; éstos son: (1) Informe del “Committee of Sponsoring Organizations”

(COSO) – (Comité de Organismos Patrocinadores); (2) Marco Integrado de Control

Interno Latinoamericano (MICIL); y, (3) Gestión de Riesgos Corporativos-Marco

Integrado (COSO II para fines de este trabajo)” (Wesberry, 2010, págs. 11-23).

Componentes

Para el desarrollo del CORRE, tomamos la estructura del Informe COSO II y sus

componentes, agrupados en el siguiente orden:

1. Ambiente Interno de Control

2. Establecimiento de Objetivos

3. Identificación de Eventos

4. Evaluación de Riesgos

5. Respuesta a los Riesgos

6. Actividades de Control

7. Información y Comunicación

8. Supervisión y Monitoreo

68

Componentes del CORRE.

Figura 26 Componentes de CORRE

En: slideplayer.es, año 2013

Ambiente interno de control.

El entorno de control marca las pautas de comportamiento de una organización y tiene

una influencia directa en el nivel de compromiso del personal respecto al control.

Constituye la base de todos los demás elementos del control interno, aportando

disciplina y estructura. Entre los factores que constituyen el entorno de control se

encuentran la honradez, los valores éticos y la capacidad del personal; la filosofía de la

dirección y su forma de actuar; la manera en que la dirección distribuye la autoridad y la

responsabilidad y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados, así como la

atención y orientación que proporciona el consejo de administración.

Establecimiento de objetivos.

Los objetivos deben establecerse antes que la dirección pueda identificar potenciales

eventos que afecten a su consecución. El consejo de administración debe asegurarse que

la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos

seleccionados están en línea con la misión/visión de la entidad, además de ser

consecuentes con el riesgo aceptado.

Identificación de eventos.

La gestión de riesgos corporativos es un proceso efectuado por el consejo de

administración de una entidad, su dirección y personal restante, aplicable a la definición

de estrategias en toda la empresa y diseñado para identificar eventos potenciales que

puedan afectar a la organización, gestionar sus riesgos dentro del riesgo aceptado y

proporcionar una seguridad razonable sobre el logro de los objetivos.

69

Evaluación de riesgos.

La evaluación de los riesgos permite a una entidad considerar la forma en que los

eventos potenciales impactan en la consecución de objetivos. La dirección evalúa estos

acontecimientos desde una doble perspectiva – probabilidad e impacto – y normalmente

usa una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos. Los impactos positivos y

negativos de los eventos potenciales deben examinarse, individualmente o por categoría,

en toda la entidad. Los riesgos se evalúan con un doble enfoque: riesgo inherente y

riesgo residual.

Respuesta a los riesgos.

La dirección para decidir la respuesta a los riesgos evalúa su efecto sobre la

probabilidad e impacto del riesgo, así como los costos y beneficios, y selecciona aquella

que sitúe el riesgo residual dentro de la del riesgo establecido. En la perspectiva de

riesgo global de la entidad (cartera de riesgos), la dirección determina si el riesgo

residual global concuerda con el riesgo aceptado por la entidad.


Las actividades de control son las políticas y procedimientos establecidos por la

dirección y otros miembros de la organización con autoridad para emitirlos, como

respuesta a los riesgos que podrían afectar el logro de los objetivos. Los procedimientos

son las acciones de las personas para implantar las políticas, directamente o a través de

la aplicación de tecnología, y ayudar a asegurar que se llevan a cabo las respuestas de la

dirección a los riesgos.

Las actividades de control pueden ser clasificadas por la naturaleza de los objetivos de

la entidad con la que están relacionadas: estrategia, operaciones, información y

cumplimiento.

Debido a que cada entidad tiene su propio conjunto de objetivos y enfoques de

implantación, existirán diferencias en las respuestas al riesgo y las actividades de

control relacionadas.


El componente dinámico del CORRE es la “información y comunicación”, que por su

ubicación en la pirámide comunica el ambiente de control interno (base) con la

supervisión (cima), con la evaluación del riesgo y las actividades de control, conectando

en forma ascendente a través de la información y descendente mediante la calidad de

comunicación generada por la supervisión ejercida. Es necesario identificar, procesar y

comunicar la información relevante en la forma y en el plazo que permita a cada

funcionario y empleado asumir sus responsabilidades. Dichos informes contemplan, no

solo, los datos generados en forma interna, sino también la información sobre las

incidencias, actividades y condiciones externas, necesarias para la toma de decisiones y

para formular los informes financieros y de otro tipo.

Es importante el establecimiento de una comunicación eficaz en un sentido amplio, que

facilite una circulación de la información (formal e informal) en varias direcciones, es

decir ascendente, transversal, horizontal y descendente. La dirección superior debe

transmitir un mensaje claro a todo el personal sobre la importancia de las

responsabilidades de cada uno en materia de compartir la información con fines de

gestión y control.

70

Supervisión y monitoreo.

La supervisión continua se inscribe en el marco de las actividades corrientes y

comprende unos controles regulares efectuados por la dirección, así como determinadas

tareas que realiza el personal en el cumplimiento de sus funciones. El alcance y la

frecuencia de las evaluaciones puntuales se determinarán principalmente en función de

una evaluación de riesgos y de la eficacia de los procedimientos de supervisión

continua.

El CORRE diseñado y aplicado en la ejecución de las operaciones de una organización

evoluciona con el paso del tiempo y de igual manera los cambios en los métodos para

ejecutar las operaciones.

Procedimientos que fueron eficaces en un determinado momento, pueden perder su

eficacia o simplemente dejan de aplicarse por ser innecesarios, sin que se introduzcan

los mecanismos de reemplazo requeridos.

El componente del CORRE denominado supervisión y monitoreo permite evaluar si

éste continúa funcionando de manera adecuada o es necesario introducir cambios. El

proceso de supervisión comprende la evaluación, por los niveles adecuados, sobre el

diseño, funcionamiento y manera como se adoptan las medidas para actualizarlo o

corregirlo”. (Quishpe, Diseño de un Sistema de Control Interno aplicado a Tecnología

TRANSTEC S.A. Ingeniero en Contabilidad y Auditortía, 2012, págs. 117-135)

3.3. Métodos de Evaluación del Control Interno.

Narrativas.

Con esta técnica en investigador describe con detalle los principales procesos que son

motivo de evaluación en cada una de la áreas dela entidad, en el cual se detalla por

medio de un formulario pre-elaborado los procedimientos, los responsables, los

documentos utilizados, niveles de aprobación.

Las narrativas presentan las siguientes ventajas:

Son muy útiles en pequeñas entidades.

Son de fácil uso y comprensión.

Dejan abierta la iniciativa del investigador.

Se basa en la observación directa de los implicados.

Las desventajas que presenta esta técnica son:

No siempre las ideas expresadas por los implicados son claras y precisas.

Su uso es limitado para empresas grandes.

71

El uso de palabras inadecuadas podría dar como resultado malas

interpretaciones.

Ejemplo de Narrativa.

SEGURISARZ CIA. LTDA.

Narrativa de Inducción al Personal de seguridad Elaborado por: Daniel Moreno

Fecha: Diciembre- 12-2017

Cuando un nuevo trabajador de seguridad es contratado el Jefe de Recursos Humanos

de la empresa SEGURISARZ CIA. LTDA. procede a impartir una presentación sobre

las generalidades de la empresa, en la cual se explica el giro del negocio, las diferentes

áreas, los niveles de autoridad y responsabilidad, los derechos y obligaciones del

trabajador y del empleador, las políticas empresariales. Luego de ello se procede a hacer

un recorrido por todas las instalaciones y áreas de la empresa.. Finalmente se le entrega

un folleto de políticas empresariales y uniforme.

Elaborado por Revisado por

Cuestionarios.

Para la aplicación de cuestionarios se labora un banco de preguntas, las cuales deben ser

contestadas por los responsables de las distintas áreas motivo de estudio de la empresa.

Por medio de las respuestas obtenidas y una vez analizadas se podrá obtener evidencia

sustancial de la buena o mala operatividad de los controles internos de la empresa.

Una adecuada aplicación de los cuestionarios ayudará a determinar con mayor

precisión las áreas críticas de manera confiable y uniforme.

El cuestionario presenta como ventajas las siguientes:

Se pueden detectar con mayor rapidez las deficiencias.

Los cuestionarios son de carácter estándar.

Los cuestionarios buscan siempre una respuesta.

72

Además presenta las siguientes desventajas:

Al tener preguntas pre-elaboradas limita la inclusión de nuevas preguntas.

Las preguntas que se plantean en muchos casos no abordan toda la problemática

en cuestión.

Ejemplo de Cuestionario de Control Interno.

3.3.1. Flujogramas.

Conocidos también con el nombre de flujo diagramación, permite al investigador

visualizar las actividades a interrelación existente entre los diferentes implicados y áreas

de estudio.

Las actividades se representan por medio de gráficos, este tipo de simbología es de

carácter estándar y se utiliza con el mismo significado en todas lo casos.

A continuación se presenta la principal simbología utilizada:

73

Operación

Rectángulo, se utiliza este símbolo cada vez que ocurre un cambio o avance en la

actividad, se utiliza para cualquier actividad desde perforar un hueco hasta el

procesamiento electrónico de datos, existen profesionales que utilizan el Círculo para

representar esta acción.

Dirección de Flujo:

Flecha, se utiliza para indicar la dirección y el orden de los pasos del procedimiento.

Indica dirección ascendente, descendente o lateral

Punto de Decisión:

Se coloca este símbolo en la parte del procedimiento donde hay que tomar una decisión.

Ej. SI o NO. Existe Presupuesto?

Inspección: Circulo Grande.

Sirve para indicar que el flujo del procedimiento se ha detenido así como también para

comprobar si el avance del mismo se lo realiza conforme a lo planificado. Algunos

autores también lo utilizan para indicar la acción de Operación.

Documentación:

Rectángulo con la parte inferior en forma de onda. Se utiliza para indicar que en una

actividad del procedimiento se incluyen documentos. Ej. Facturas, requisición,

comprobantes etc.

Archivo

Triángulo. Se utiliza para indicar que en algún paso del procedimiento existen

documentos que son archivados

74

Teclado en línea.-

Representa el uso de un dispositivo en línea para promocionar información a una

computadora electrónica

Espera o Demora: Letra D Mayúscula.

Este símbolo se utiliza cuando una persona debe esperar o un ítem se coloca en un

almacenamiento provisional antes que se realice la siguiente actividad programada.

Conector: Circulo Pequeño.

Sirve para indicar que el final del flujo grama será el inicio de otro.

Límites: Circulo Alargado.

Se utiliza para indicar el inicio y fin del proceso, normalmente dentro del símbolo

aparece la palabra Inicio o Fin.

Conector de fin de página.

Se utiliza para indicar que el procedimiento continúa en la siguiente página.

Ventajas.

Evalúa siguiendo una secuencia lógica y ordenada.

Identificación rápida de la existencia de controles y la falta de los mismos.

Localiza desviaciones de procedimientos.

75

Facilita la elaboración de recomendaciones a la gerencia.

Desventajas

Necesita de un gran conocimiento y experiencia.

Limita el uso de personal inexperto.

Por su diseño específico resulta un método más costoso.” (Estupiñan R. ,

2010, pág. 130)

Ejemplo de Flujograma.

Figura 27 Ejemplo de flujograma de ingreso artículos a bodega.

Informes de control.

El revisor fiscal o auditor deben presentar informes cuando tengan sugerencias o

recomendaciones que surjan del curso de su revisión en el cumplimiento de funciones.

Para que estos informes cumplan con el requisito de la oportunidad, se deberán emitir

comunicaciones o informes con las observaciones que resulten de su trabajo, informes

que normalmente rendirán a la junta directiva o a la gerencia y en casi extremo a la

asamblea de junta de socios.(Estupiñan G. , 2010)

“PROCESO XYZ”

Tabla 17 Procesos de Control Interno

Control

Aserción Riesgo A Riesgo B Riesgo C

Componente C.I (O) (EC) (C)

Procedimiento 1 AC D

Procedimiento 2 SI P

Procedimiento 3 ASC P P P

Procedimiento 4 M P

Procedimiento 5 ASC D P

Fuente: Autora

76

Comp. CI: Componentes de Control Interno

AC: Ambiente de Control

SI: Sistema de Información

ASC: Actividades de Control

M: Monitoreo

Aserciones

O Ocurrencia

C Completitud

E Exactitud

A Asociación

C Clasificación

La información incluida en esta matriz, contiene:

Las aserciones, por los factores de riesgo

El componente de control interno, relacionado con el procedimiento de control

interno.

Cuando el procedimiento de control interno, intersecta, el riesgo en la matriz: Se

presenta ya sea como que previene (P) o detiene (D) luego que haya ocurrido un

hecho o transacción.

Al diseñar algunas matrices se puede incluir aspectos para identificar:

Frecuencia del control interno

Si es un control manual o automatizado

La confiabilidad del control interno durante un periodo de tiempo.

P: Control Preventivo

D: Control Detectivo

77

3.3.1.1. Flujograma Diseño de un Sistema de Control Interno

Figura 28 Flujograma de Control Interno

Fuente: Estructuras de Control Interno , SEPS

Leyes, Normas,

Situación

Actual

Situación

Futura

MISION

VISION

Proceso

Existen

Recomendació

n

Medición

Proceso

Nuevo Estrategias

RESULTADOS

78

4. DISEÑO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

Introducción

Actualmente SEGURISARZ CIA. LTDA., no cuenta con normas establecidas para la

gestión de los procesos administrativos y financieros, debido a que el personal no

realiza adecuadamente el seguimiento de los mismos.

No cuentan con un adecuado control debido a que no tienen establecido la

documentación de soporte en la cual especifique la descripción del procedimiento.

La inexistencia de un sistema de gestión originará que exista un control débil, el cual se

verá reflejado en la información financiera la misma que no será confiable para la toma

de decisiones.

4.1. Importancia

El desarrollo de un sistema de gestión para el control de procesos administrativos y

financieros de SEGURISARZ, es importante debido a que permitirá que los negocios

cuenten con un control interno adecuado en el desarrollo de las actividades.

4.2. Objetivos

El objetivo de la propuesta es establecer procedimientos para el control de

procesos administrativos y financieros los cuales deberán ser conocidos por los

trabajadores a fin de se cumpla con las metas planteadas para que obtengan un

crecimiento institucional.

Establecer las políticas y el personal responsable del desarrollo de las

actividades determinadas en cada uno de los procedimientos a fin de que cuente

con el conocimiento de los lineamientos establecidos.

79

Elaborar un flujograma de cada uno de los procedimientos para que los

trabajadores puedan visualizar y entender de mejor manera las actividades que

tiene que desarrollar.

A continuación, se detallan los procedimientos de la gestión del control para procesos

administrativos y financieros.

Procedimientos Administrativos:

Reclutamiento, Selección y Contratación Personal

Procedimiento de Capacitación de los Empleados

Procedimientos para la Selección de Clientes

Evaluación del personal

Procedimientos Financieros

Cuentas por Pagar

Cuentas por Cobrar

Creación de fondo de Caja Chica

Conciliar Bancos

4.3. Procedimiento de Selección del Personal

Objetivo

Determinar las actividades necesarias para que se realice correctamente la selección de

personal en SEGURISARZ CIA. LTDA.

Responsables

Jefe de Talento Humano

Director Administrativo

Director Financiero

Gerente General

80

Políticas

Los documentos requeridos al personal nuevo deberán ser entregados durante la

primera semana de labores en la empresa, en caso de que algún documento no

pueda ser entregado en el tiempo solicitado, tiene un plazo máximo de 2

semanas.

Y en el caso del nuevo personal de producción se dará un plazo de 3 meses para

que puedan entregar el certificado médico y sus respectivos exámenes.

El personal que haya sido reingresado a laborar en la Organización cuyo

tiempo de separación sea igual o mayor a un mes, deberá ser re-entrenado en el

puesto de trabajo aun cuando haya desempeñado anteriormente las mismas

funciones. Y su evaluación y seguimiento será realizado bajo los criterios de

evaluación vigentes y registrados en las hojas de rastreo y matriz de

polivalencia.

Los mismos que serán aplicados para la contratación de Servicios Profesionales.

81

Descripción de actividades para Selección de personal

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Define s i es necesario o no la contratación.

2En caso de ser apl icable sol ici ta a l Director Financiero la disponibi l idad financiera para contratación de

personal .

3 Determina s i exis te los recursos necesarios para la contratación.

- En caso de ser favorable envía el Jefe de Ta lento Humano el requerimiento del personal para

contratación.

4 Real iza la convocatoria en un anuncio de prensa escri ta

5 Recluta a l personal requerido conforme a l perfi l específico del requerimiento.

6Revisa las referencias , documentos personales y académicos de los/as postulantes pre seleccionados

para el puesto.

7El personal seleccionado que cumple con el perfi l requerido es convocado a l concurso de méri tos y

opos iciones .

8 Real iza la evaluación correspondiente.

9 Real iza la entrevis ta personal a cada postulante pre seleccionado.

10 Una vez determinados los resultados define la persona que prestará los servicios en la entidad.

11 Envía la información a l Director Adminis trativo para revis ión y aprobación.

12 Revisa la información de candidato seleccionado y rea l iza la aprobación de la contratación.

13 Sumi l la y envía a l Gerente General para revis ión y autorización de la contratación.

14 Revisa información de personal seleccionado.

15 Rati fica la selección real izada a l candidato, autoriza la contratación y envía a l Jefe de Ta lento Humano.

16Después de obtener la autorización del Gerente General , comunica a l candidato seleccionado su

contratación.

17 Real iza el contrato de trabajo correspondiente y envía a Gerente General para fi rma del contrato.

18 Firma contrato y envía para legal ización. Gerente General

19 Incluye a l nuevo personal a la nómina.

20 Legal iza el contrato en el Minis terio de Trabajo.

Fin del procedimiento




Gerente General




Procedimientos Administrativos.

Procedimiento: Reclutamiento, Selección y Contratación Personal

Departamento: Talento humano

Director Financiero

82

Flujograma Selección de Personal

83

Figura 29 Flujograma Selección de Personal

84

Documento de Control

REQUERIMIENTO DEL PERSONAL

CÓDIGO SOP-02-

FOR-01

REVISIÓN 00

VIGENCI

A 01/04/2013

Fecha de la solicitud :

Cargo a

contratar:

Solicitante:

Fecha máxima de la

contratación:

Motivo de la solicitud :

Área de llenado solo para la Gerencia General

Aprobado

No

Aprobado

Motivo de la no aceptación

:

Fecha de la decisión:

4.4. Procedimiento de Capacitación de los Empleados

La capacitación del personal es de gran importancia para la empresa, porque le permite

contar con un personal más, idóneo para el cargo, a fin de lograr eficiencia y eficacia en

las actividades encomendadas, ya que a través de la formación del personal se puede

lograr una mayor productividad, brindando beneficios tanto para el personal porque

proporciona un mejor desarrollo de sus capacidades y para la empresa porque le permite

mejorar su estabilidad, flexibilidad y aumentar su rentabilidad.

Una capacitación de personal debe realizarse para toda la empresa, empezando desde el

gerente, subordinados y operativos y demás empleados o colaboradores acorde al puesto

85

de trabajo y para que se lleve a cabo esta actividad es necesario determinar las

necesidades de capacitación del puesto a capacitar detectando los problemas actuales y

retos futuros que se deberán enfrentar y después de obtener esta información proceder a

realizar el programa de capacitación, de acuerdo con los requerimientos de cada unidad

administrativa.

Objetivo

Establecer el proceso para la capacitación del personal en general a fin de

proporcionarles mayores conocimientos y habilidades para un desempeño óptimo de sus

funciones y lograr la estabilidad y productividad empresarial.

Alcance

Este procedimiento inicia con el análisis de necesidades de capacitación y finaliza con

la ejecución de la capacitación.

Políticas

1) Al inicio del ejercicio anual los Jefes Departamentales entregarán al Director de

Talento Humano los requerimientos de capacitación a fin de que se considere en

la programación anual.

2) El Jefe de Talento Humano es el responsable de llevar a cabo las capacitaciones

que han sido previamente requeridas por las diferentes unidades administrativas.

3) El Departamento Administrativo, debe informar mensualmente el avance de

ejecución del plan de capacitaciones en la Empresa.

4) El personal notificado para la capacitación tiene la obligación de asistir al curso

en el horario programado.

5) La capacitación está relacionada con el cargo que desempeña el funcionario o

empleado de la empresa.

6) El personal que obtuvo los cursos de capacitación entregarán al Departamento

de Talento Humano copias certificadas de la aprobación de dichos cursos.

86

Descripción de actividades para Capacitación al personal

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Analiza necesidades de capacitación del personal a su cargo.

2 Solicita el requerimiento de capacitación para el personal y envía el Director Administrativo para su aprobación.

Revisa solicitud de capacitación a personal

Si aprueba envía al Director Financiero para verificar si existe disponibilidad presupuestaria para realizar las capacitaciones

requeridas.

En caso de no estar de acuerdo con la solicitud recibida envía negación a la unidad administrativa solicitante.

Determina disponibilidad presupuestaria para la ejecución de las capacitaciones requeridas.

En caso de ser favorable envía al Jefe de Talento humano para realizar la programación de la capacitación al personal.

Elaborar programación para la capacitación al personal.

Planifica los temas de capacitación y establece horario para el curso de capacitación de cada una de las áreas administrativas.

6 Envía al Director Administrativo para aprobación del programa de capacitación y posterior entrega al Gerente General.

7 Si aprueba, sumilla y envía al Gerente General para autorización y firma.

8En caso de no estar de acuerdo con el programa de capacitación establecido, devuelve al Jefe de Talento humano para su

modificación.

9 Analiza y firma programación de los cursos de capacitación.

10 Envía al Jefe de Talento Humano autorización para la ejecución de las capacitaciones.

11Recibe autorización y comunica a los empleados de acuerdo a la programación realizada, las fechas y horas establecidas para cada

capacitación.

Jefe de Ta lento

Humano

12 Reciben la respectiva capacitación. Empleado


Director

Adminis trativo

Gerente General

As is tente

Adminis trativo

3

4 Director Financiero

Director

Adminis trativo

5Jefe de Ta lento

Humano


Procedimiento: Capacitacion al personal

Departamento: Talento humano


87

Flujograma Capacitación del personal

88

Figura 30 Flujograma Capacitación del personal

89

Documento de Control

FECHA:

TEMA:

INSTRUCTOR: FIRMA:

HORA DE INICIO: HORA DE FIN: DURACIÓN:

N° NOMBRE FIRMA

4.5. Procedimientos para la Selección de Clientes

Es importante seleccionar o clasificar los clientes, ya que esto ayuda a las empresas,

conocer cuáles son los más rentables, mantenerlos e invertir en ellos. De igual manera

este procedimiento ayuda a la organización a elaborar su plan comercial de manera más

eficiente, efectiva y ajustando al máximo el presupuesto.

Objetivo

Definir políticas y actividades eficientes para llevar un adecuado proceso al seleccionar

y clasificar a los clientes, y así lograr la obtención de clientes rentables, con quienes se

mantengan relaciones comerciales duraderas y tendientes a crecer.

90

Alcance

Este procedimiento inicia, con la elaboración del cronograma de actividades necesario

para la movilización del personal encargado de promocionar los servicios ofrecidos y

termina con la celebración de los contratos de dichos servicios que se ejecutarán.

Políticas

Elaboración de cronograma de actividades para detallar la movilización del

personal que está encargado de promocionar los servicios que la empresa ofrece.

El cronograma de actividades debe llevar la aprobación de las autoridades de la

empresa.

Emisión de memorando para dar a conocer al Gerente General, la diligencia del

proceso.

Elaboración de la Hoja de Ruta para dar a conocer al personal de ventas las

actividades que debe realizar para identificación de los clientes.

Verificar si existe disponibilidad de recursos para movilización del personal de

ventas.

91

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA SELECCIÓN DE CLIENTES

No. Actividades Responsable

Elabora cronograma de actividades para la movilización del personal a las empresas públicas y privadas,

para ofrecer los servicios de seguridad privada

Envía al Gerente General, el cronograma de actividades para análisis y aprobación.

Recibe y analiza documento.

Si está de acuerdo, emite un memorando al Jefe de Comercialización y envía copias al Director

Administrativo y Jefe de Talento Humano, para conocimiento de la diligencia que se va a llevar a cabo.En caso de no estar de acuerdo, detiene el proceso provisionalmente.

En caso de existir disponibilidad, envía al Responsable de Bodega una comunicación, solicitando la

entrega de productos de publicidad y promoción al personal de ventas.

Recibe memorando y comunica al personal de ventas mediante la Hoja de Ruta, la aprobación del

cronograma de actividades para la movilización.

Solicita al Director Financiero recursos para movilización y adjunta el cronograma de actividades

aprobado por el Gerente General.

Verifica existencia de recursos para movilización del personal de ventas.

Si existe disponibilidad presupuestaria para realizar la movilización del personal de ventas, envía

comunicación al Contador para la elaboración del Comprobante de Egreso y cheque.

En caso de no existir disponibilidad presupuestaria, comunica tanto al Jefe de Comercialización como al

Gerente General y se detiene el proceso provisionalmente.

5 Elabora Comprobante de Egreso en original y copia y Cheques para envío posterior al Director

Financiero, para firma de acuerdo con el monto de autorización. Contador

6 Recibe documentos y firma Comprobante de Egreso y Cheque y remite al Contador para posterior

entrega a los vendedores. Director Financiero

Entrega original de Comprobante de Egreso a los vendedores para la firma y a la vez entrega el Cheque.

Archiva copia de Comprobante de Egreso y Cheque.

Recibe Comprobante de Egreso, cheque y Hoja de Ruta emitida por el Jefe de Comercialización,

asignación de gastos para movilización y productos para promoción y publicidad de los servicios.

Una vez cumplida la comisión de servicio a las empresas públicas y privadas registradas en su

cronograma de visitas, elabora el informe con los resultados obtenidos.

Entrega productos o suministros sobrantes de la promoción y publicidad de servicios al Responsable de

Bodega.

9 Recibe suministros sobrantes de promoción y publicidad de los servicios y elabora Comprobante de

Ingreso a Bodega.

Responsable de

Bodega

10 Revisa informe con los resultados obtenidos y sumilla para posteriormente presentar al Gerente General.Jefe de

Comercialización

11Aprueba informe, en caso de haberse logrado la captación de clientes, celebra los contratos con los

clientes seleccionados.Gerente General


Departamento: COMERCIALIZACION

Jefe de

Comercialización

Jefe de

Comercialización

Gerente General

7 Contador

8Personal de Ventas o

Vendedores

1

3

4 Director Financiero



Procedimiento: Reclutamiento, Selección de Clientes

92

Flujograma Selección de Clientes

93

94

Figura 31 Flujograma Selección de Clientes

95

4.6. Procedimiento de Evaluación de Personal.

Definición.

Consiste en medir el rendimiento del empleado frente a las actividades encomendadas y

objetivos alcanzados.

Objetivo.

Conocer el rendimiento de los empleados de la organización a fin de identificar

debilidades en los empleados y mejorarlas.

Alcance.

Aplica a la evaluación de personal en todos los niveles organizacionales de la empresa.

Responsables.

Gerente General,

Jefe Talento Humano.

Documentos.

Orden de evaluación de personal.

Políticas.

El Gerente General es quien solicitará evaluación del personal mediante formato

escrito y pre-elaborado.

El departamento de Talento Humano es el encargado de realizar la evaluación

del personal.

La evaluación del personal se basará en ponderaciones cuantitativas desde el 1 al

10.

96

SEGURISARZ CIA.LTDA.

DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO

ORDEN DE EVALUACIÓN DE PERSONAL.

Fecha:

Por medio de la presente se solicita realizar la evaluación a /los siguientes

trabajador /es:

Nombres de los trabajadores:

N NOMBRE C.I. ÁREA CARGO

Gerente General. Jefe Dep. Talento

Humano

97

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES EVALUACIÓN DEL PERSONAL

1. Enviar solicitud de evaluación del personal. Gerente General.

3. Prepara el cuestionario de evaluación del personal.Gerente Talento

Humano

4.Aplica cuestionario de evaluación del personal al

trabajador o trabajadores.

Gerente Talento

Humano

5.Revisar cuestionarios de evaluación y dar

calificación,

Gerente Talento

Humano

6.Envía informe de evaluación de personal a gerente

general.

Gerente Talento

Humano

7.

Revisa informe de evaluación de personal y en caso

de existir novedades procede a informar despido de

empleado.

Gerente General.

Final del Proceso

Departamento: Recursos Humanos

2.Recibe la solicitud y coordina con jefe inmediato

aspectos de evaluación.

Gerente Talento

Humano

N. ACTIVIDAD RESPONSABLE.



Procedimiento: Evaluación del personal

98

Flujograma Evaluación del Personal

Figura 32 Flujograma Evaluación del Personal

Jefe de talento humano Gerente General

99

4.7. Procedimientos para las Cuentas por Pagar

Objetivo

Establecer lineamientos y actividades necesarias para realizar las cancelaciones de los

bienes y servicios adquiridos.

Alcance

El procedimiento, se inicia con la solicitud de la liquidación de bienes o servicios hasta

el registro contable por la cancelación de proveedores y archivo del expediente.

Políticas

Para la cancelación de los proveedores, la empresa implementará las siguientes políticas

a fin de evitar apalancamientos financieros y concordar con la liquidez programada por

la empresa en sus

Flujos de Efectivo.

Emisión de la Orden de Pago por parte del área de Bodega, la cual obtendrá la

revisión y autorización de los directivos de la empresa.

El Director Financiero revisa orden de pago para determinar autorización y

envía a Contabilidad para elaboración de los documentos pertinentes para el

procedimiento.

El Contador es el encargado de las elaboración de los documentos tales como,

Comprobante de Egreso y cheque para envió posterior al Gerente General o

Director Financiero dependiendo del monto de adquisición de los insumos o

equipos.

La ejecución de las cancelaciones a proveedores se realizarán únicamente previa

autorización del Director Financiero o el Gerente General.

Los cheques serán emitidos a favor de la persona jurídica o natural que conste en

la factura de ventas, bajo ningún concepto se emitirán al portador ni a favor de

otra persona que no sea la que conste en dicha factura.

100

Los cheques de pago que no han sido retirados por los beneficiarios, serán

anulados transcurridos 5 días laborables.

Procedimientos Para Las Cuentas Por Pagar

No.Actividades

Responsab

le

1

Una vez recibida los suministros , firmada la factura emitida por el proveedor

y elaborado el Comprobante de Ingreso de los productos, elabora la orden

de pago y envía al Jefe de Logística.

Responsab

le de

Bodega

Recibe y revisa documentación:

v Factura del proveedor,

v Comprobante de Ingreso de los productos a Bodega

v Sumilla Orden de pago para solicitar al Director Administrativo la

cancelación a proveedores.

Revisa factura del proveedor, comprobante de Ingreso de los productos a

Bodega, Orden de Pago

- Si está de acuerdo autoriza la Orden de pago para los proveedores y

envía la autorización al Director Financiero para el análisis y sumilla.

- Caso contrario devuelve toda la documentación y Orden de pago para su

respectiva rectificación.

4Revisa documentación, sumilla autorización y envía al Contador para la

elaboración del Comprobante de Egreso y Cheque.

Director

Financiero

Recibe y revisa documentación: factura, Comprobante de Ingreso de los

productos a Bodega, orden de pago y autorización.

Elabora Comprobante de Egreso y Cheque y envía al Director Financiero para

la firma.

6

Recibe y revisa documentación: factura, Comprobante de Ingreso de los

productos a Bodega, orden de pago y autorización y firma el cheque y

Comprobante de Egreso original y copia.

Director

Financiero

7Recibe y revisa toda la documentación y comunica al proveedor el pago de

los mismos.Contador

8Recibe original de Comprobante de Egreso y cheque para firma de dicho

comprobante.Proveedor

Adjunta Comprobante de Egreso al expediente y archiva toda la

documentación.

Realiza el registro contable por la cancelación a los proveedores.


Jefe de

Logística2

Director

Administra

tivo

3

Contador5

9 Contador

Departamento: Financiero



Procedimiento: Cuentas por pagar

101

Flujograma cuentas por pagar

102

Figura 33 Flujograma cuentas por pagar

103

4.8. Procedimientos para Cuentas por cobrar

Objetivo

Establecer lineamientos y actividades necesarias para realizar la cobranza a los clientes

por los servicios seguridad privada prestados por parte de la empresa.

Alcance

El procedimiento, inicia con la elaboración de la Orden de Trabajo por parte del Jefe de

Comercialización y concluye con el respectivo registro contable para control de las

cancelaciones emitidas por los clientes.

Políticas

Para el cobro a clientes por los servicios de seguridad y guardianía prestados por la

empresa, se implementará las siguientes políticas a fin de llevar un adecuado control de

cobranza por los servicios prestados.

Emisión de la Orden de Trabajo por parte del Departamento de

Comercialización, la cual obtendrá la revisión y autorización de los directivos de

la empresa.

La Orden de Trabajo deberá mantener de una forma clara el detalle de los

servicios que se realizará en cada una de las instalaciones de los clientes con sus

respectivos precios.

El Director Financiero revisa Orden de Trabajo y sumilla para posteriormente

enviar a Contabilidad para elaboración de la respectiva Factura hacer entregada

a los clientes.

El Contador es el encargado de la elaboración de la Factura y de verificar que

los datos de los clientes sean correctos.

El Jefe de Comercialización es el encargado de entregar la Factura a los clientes.

Para realizar el cobro de los servicios prestado por la empresa.

Comprobar que la suma de los precios que deben ser cobrados, corresponda a la

cancelada por el cliente.

104

PROCEDIMIENTO PARA CUENTAS POR COBRAR


1

Elabora Orden de Trabajo especificando los servicios que se realizará en las

instalaciones de cada uno de los clientes con sus respectivos valores y envía

al Director Administrativo.

Jefe de

Comercialización

Revisa Orden de Trabajo y verifica los servicios y precios de cada uno si

están de acuerdo a lo establecido.

-Si está de acuerdo con la Orden de Trabajo elaborada, sumilla y envía al

Gerente General para conocimiento y análisis de la respectiva Orden.

- Caso contrario, devuelve la Orden de Trabajo para su rectificación.

3Recibe y firma Orden de Trabajo, para enviar al Director Financiero

disponiendo que se elabore la respectiva Factura.Gerente General

4Revisa y sumilla Orden de Trabajo y envía al Contador para emisión de la

factura.Director Financiero

5

Revisa Orden de Trabajo, verifica que los datos de los clientes sean

correctos y elabora la factura y envía al Jefe de Comercialización para la

posterior solicitud de cobro a los clientes.

Contador

Recibe y revisa factura que la misma contenga los datos correctos de

acuerdo a la Orden de Trabajo emitida.

Entrega Factura y realiza el cobro a las empresas públicas y privadas, que

contrataron los servicios de la microempresa.

Recibe cheques emitidos por los Clientes y envía al Contador junto con

copia de la Factura, para su registro contable.

Recibe y verifica que el valor de los cheques recibidos coincidan con los

especificados en la Orden de Trabajo.

Realiza registro contable y adjunto documentos al expediente.


7



Procedimiento: Cuentas por cobrar


2Director

Administrativo

Jefe de

Comercialización6

Contador

105

Flujograma cuentas por cobrar

106

Figura 34 Flujograma cuentas por cobrar

107

4.9. Procedimientos de Creación Fondo de Caja Chica

Este procedimiento detalla la creación del Fondo de Caja Chica para SEGURISARZ

CIA. LTDA.

Objetivo

1. Aperturar un fondo de caja chica que será utilizado de manera correcta, eficaz y

oportuna para gastos menores urgentes de la entidad.

Alcance

Desde la solicitud de fondo de caja chica hasta la designación del valor.

Políticas

Atender gastos pequeños y urgentes en efectivo por montos menores o iguales a

$ 100.00 (cien dólares), tales como :

o Pasajes urbanos

o Taxi

o Correo

o Alimentación o comida (sujeto a análisis)

La solicitud de creación de Caja Chica se la debe realizar de acuerdo a las

necesidades de cada oficina.

La apertura del Fondo de Caja Chica se ejecutará solamente con la aprobación

de los directivos de la empresa.

Se deberá asignar a un colaborador para ser responsable de la custodia del

Fondo de Caja Chica.

Realizar los comprobantes y documentos necesarios para la ejecución de la

creación o incremento del Fondo de Caja Chica.

108

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO DE CREACIÓN DE CAJA CHICA


1Envían un memorándum de solicitud de apertura

de caja chica

Departamento

Solicitante

2

Recibe el memorándum, verifica la solicitud y

decide si crear el Fondo para posteriormente

enviar al Gerente General para la autorización

correspondiente.

3

Envía un memorándum notificando al

departamento solicitante la aprobación del

mismo

4

Revisa y sumilla el oficio para posteriormente

remitir al Contador para la respectiva emisión

del cheque correspondiente al funcionario

responsable del manejo de Caja Chica o del

incremento del Fondo.

Director

Financiero

5

Elabora Comprobante de Egreso y cheque

correspondiente para el funcionario responsable

del Fondo.

6 Procede al registro contable correspondiente.


Director

administrativo

Contador



Procedimiento:Creación Fondo de caja chica


109


Procedimiento Financiero Proceso: creación Fondo de Caja Chica

Departamento Solicitante Director administrativo Director Financiero Contador

NO

SI

SI

SI

Figura 35 Procedimiento Financiero

INICIO

Envía un memorándum

notificando al

departamento solicitante

la aprobación del mismo

Revisa y sumilla

el oficio para

posteriormente

remitir al

Contador para la

respectiva

emisión del

cheque

correspondiente

al funcionario

responsable del

manejo de Caja

Chica o del

incremento del

Fondo.

Elabora Comprobante de

Egreso y cheque

correspondiente para el

funcionario responsable

del Fondo.

Procede al registro

contable correspondiente

Verifica la

solicitud y

decide el

Fondo

FIN PROCESO

Envía memorándum

de solicitud de

Apertura de Fondo

de Caja Chica

110

4.9.1.1. Formulario de Apertura de Caja Chica

SEGURISARZ CIA LTDA

SOLICITUD DE APERTURA FONDO DE CAJA CHICA

Formulario No. 0000000

Lugar y Fecha:

Departamento

Solicitante:

Nombre del Responsable:

APERTURA

MONTO:

OBSERVACIONES:

f)

f)

RESPONSABLE DEL

FONDO

APROBADO POR:

Nombre:

Nombre:

C.C.:

C.C.:

4.10. Procedimiento para Conciliar Bancos

1. Objetivo

Cotejar el saldo del libro mayor de compañía con los movimientos bancarios que

registra el estado de cuenta de la empresa.

111

2. Alcance

Este procedimiento aplica desde que se registran los retiros o depósitos de dinero en la

cuenta corriente de la compañía hasta que estos sean contabilizados en el departamento

financiero.

3. Políticas

El departamento encargado realizara conciliaciones bancarias de manera

mensual.

Se verificará el saldo de la cuenta cada viernes de cada mes durante los doce

meses del año.

Cuando sea anulado un cheque deberá tener el sello de anulado.

Las transferencias serán aprobadas por el Departamento Financiero.

4. Responsables

Departamento Administrativo.

Departamento Financiero.

Contador

112

5. Procedimientos

No ACTIVIDAD RESPONSABLE

1 Recibe los estados de cuenta físicos de la compañíaDepartamento

Administrativo

2Entrega los estados de cuenta al responsable de la

conciliación bancaria.

Departamento

Administrativo

3 Baja la información del internetDepartamento

Financiero

4Coteja la información del saldo de la cuenta vs el

saldo del Estado de Cuenta

Departamento

Financiero

5Verifica si el saldo del mayor Bancos es igual al

saldo del Estado de Cuenta.Contador

6Registra en la cuenta Bancos las notas de crédito y

notas de débito.

Departamento

Financiero

7Revisa los depósitos en tránsito y cheques girados y

no cobrados.

Departamento

Financiero

8Realiza la Conciliación Bancaria de acuerdo al

formato establecido.

Departamento

Financiero

9 Firma el formato de la conciliación bancaria Contador

10 Se archiva el formulario de la conciliación bancariaDepartamento

Financiero



Procedimiento:Creación Conciliación de la Cuenta Bancos


113

6. Flujograma

CONCILIACIÓN BANCARIA

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

DEPARTAMENTO

FINANCIEROCONTADOR

INICIO

Baja la información del

internet

Recibe estados de

cuenta físicos de la

compañía

Entrega los estados

de cuenta al

responsable de la

conciliación

bancaria

Coteja la información

del saldo de la cuenta

vs el saldo del estado

de cuenta

Verifica saldos de la

cuenta Bancos y del

Estado de Cuenta

Existen

diferencias

Registra en la cuenta

Bancos notas de crédito

y notas de débito

Revisa los depósitos en

tránsito y cheques girados

y no cobrados

Realiza la conciliación

bancaria

Firma la

conciliación

bancaria

Archiva la conciliación

bancaria

FIN

SI

NO

114

7. Anexos

Anexo 1: Formulario de Conciliación Bancaria

PROCEDIMIENTO CONTABLE Anexo 1

FORMULARIO CONCILIACIÓN BANCARIA

Tipo de

Documento Código Versión

Fecha de

Aprobación

Fecha de

Vigencia

Formulario CTLA-CON-BAN-001 01 21/08/2018 21/08/2020

BANCO: ___________________________________

CUENTA N°: _______________________________

CONCILIACIÓN A LA FECHA:__/__/____

PERIODO DEL:__/__/____ AL __/__/____

SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA

(+) Depósitos en tránsito

FECHA No CH/. BENEFICIARIO MONTO

(+) Cheques Girados y no Cobrados

FECHA No CH/. BENEFICIARIO MONTO

(-) Notas de Débito no registradas por el Banco

SALDO CONCILIADO

SALDO SEGÚN LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

FECHA (-) NOTAS DE DÉBITO

No CH/. BENEFICIARIO MONTO

FECHA (+) NOTAS DE CRÉDITO

No CH/. BENEFICIARIO MONTO

SALDO CONCILIADO

REALIZADO POR: REVISADO POR:

115

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Una vez concluido el diseño de procedimientos administrativos y financieros propuestos

para la Compañía Segurisarz, la cual proporciona servicios de seguridad privada y

guardianía, se puede definir las siguientes conclusiones, las mismas que permitirán el

planteamiento posterior de recomendaciones para conocimiento de la Compañía.

Conclusiones

La Compañía no cuenta con una estructura orgánica definida que permita la

identificación clara de las competencias, funciones y responsabilidades, de cada

una de las áreas y departamentos que conforman la entidad, razón por la cual se

ha propuesto el diseño de organigramas estructural, los cuales suministran una

descripción clara de los departamentos que debe mantener la entidad y muestra

los niveles de jerarquía de cada uno de los miembros de la empresa, indicando

de forma clara los niveles de comunicación existentes entre ellos.

Segurisarz Cia. Ltda., actualmente no mantiene procedimientos administrativos

y financieros coordinados y detallados bajo un documento, ya que para el

desarrollo de las actividades internas, no existe la definición de funciones para

cada uno de los departamentos y áreas, de tal manera se hace necesario el diseño

de procedimientos administrativos y financieros para la microempresa.

Para el diseño de procedimientos administrativos y financieros para la Compañía

Segurisarz, se destacó los procesos de mayor relevancia que rigen las actividades de la

entidad, administrativos tales como: Reclutamiento, Selección y Contratación Personal;

Procedimiento de Capacitación de los Empleados, Procedimientos para la Selección de

Clientes, Evaluación del personal, y por otra parte los procesos financieros los cuales

son: Procedimientos para las Cuentas por Pagar, Procedimientos para Cuentas por

cobrar, Procedimientos de Creación Fondo de Caja Chica, Procedimiento para Conciliar

Bancos.

116

Recomendaciones

La Gerencia General de Segurisarz Cia. Ltda, implementar los organigramas

estructural propuestos en el presente trabajo de tesis, con la finalidad de lograr

una lógica y adecuada estructura orgánica, la cual se acoja a las necesidades de

la Compañía, dentro de estos organigramas se fijan los diferentes niveles de

jerarquía, proporcionando que los miembros de la empresa actúen de forma

coordinada en la ejecución de las actividades operacionales.

Tener en cuenta el tiempo que se necesita para la prestación del servicio en caso

de los puestos de guardia que se mantienen en la parte rural de la ciudad.

Las autoridades de Segurisarz Cia. Ltda deben determinar y asignar funciones a

cada uno de los trabajadores o empleados de la Compañia, para lograr que todos

conozcan el trabajo específico que deben desempeñar y de esta forma llevar una

adecuada y eficiente gestión en todas las actividades que se realizan en la

organización, cumpliendo así los objetivos planteados.

La Gerencia y los Directores Administrativos y Financiero, deben implementar

los procedimientos propuestos para cada uno de los departamentos y áreas de la

organización, ya que de esta forma se puede mejorar el desarrollo de cada una de

las actividades y procesos que rigen toda la operatividad de la entidad, puesto

que se ha tomado los procedimientos que son de mayor importancia para llevar a

cabo los objetivos establecidos por las autoridades y dichos procedimientos

llevan una adecuada sistematización de cada uno de los pasos que se deben

emplear para el eficiente desarrollo de las operaciones internas y externas que

permiten a la Compañía ser eficientes en sus servicios y de esta manera lograr el

rendimiento y competitividad en el mercado.

117

BIBLIOGRAFÍA

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Affairs International Division.

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Auditores Internos .

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