UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE … · Dedicada A La Venta De Equipos Biométricos Para Asistencia Y Control De Personal”, ... 2.3.1.5 Auditoria de Sistemas

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA

“AUDITORIA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA DAC

TRADING S.A., DEDICADA A LA VENTA DE EQUIPOS

BIOMÉTRICOS PARA ASISTENCIA Y CONTROL DE PERSONAL”

TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA

AUTORIZADA

AUTORA: MARCIA ALEXANDRA GALARZA ALBIÑO

DIRECTOR DE TESIS: DR. JOSÉ VILLAVICENCIO ROSERO

QUITO, DM. MAYO 2012

ii

DEDICATORIA

A mis padres Jorge y Marlene, por haberme inculcado buenas costumbres y valores con su gran sabiduría, por su apoyo incondicional y por ser el motor que me impulsa a

seguir adelante en medio de todas las adversidades.

A mis hermanos Jorge y Anthony, que siempre me han acompañado y me han brindado el apoyo necesario para

cumplir la meta que me he propuesto.

A mi tutor, el Dr. José Villavicencio Rosero, quien con su acertada dirección, valiosa orientación y alto nivel de

conocimientos ha sido pilar fundamental para la consecución del presente trabajo.

Marcia Alexandra Galarza Albiño.

iii

AGRADECIMIENTO

A Dios, por iluminar y guiar mi camino, por bendecir cada paso que he dado en mi vida, para de esta manera lograr

una de las metas que me he propuesto.

A la Universidad Central del Ecuador, mi adorada Facultad de Ciencias Administrativas por ser el templo de mi educación, fiel testigo de mi crecimiento profesional.

Además, dejo constancia de gratitud al Ing. Andrés Moreno

Villacis por haber abierto las puertas de su empresa

Marcia Alexandra Galarza Albiño.

iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL

Yo, Galarza Albiño Marcia Alexandra en calidad de autor del trabajo de tesis

realizada sobre “Auditoria De Gestión Aplicada A La Empresa Dac Trading S.A.,

Dedicada A La Venta De Equipos Biométricos Para Asistencia Y Control De

Personal”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR,

hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que

contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente

autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los

artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su

Reglamento.

Quito, 02 de mayo del 2012

__________________________

Srta. Alexandra Galarza

AUTORA

C/I No. 020157498-5

[email protected]

http://mail.live.com/?rru=compose%3faction%3dcompose%26to%3dalexa_faco%40hotmail.com&ru=https%3a%2f%2fprofile.live.com%2fcid-1d85c2b118f4b897%2fdetails%2f%3fru%3dhttp%253A%252F%252Fco102w.col102.mail.live.com%252Fmail%252FContactMainLight.aspx%253Fn%253D1759666638

v

Quito 5 de mayo del 2011 Doctor Wellington Ríos DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS De mi consideración:

Por medio de la presente tengo a bien comunicar que se autoriza a la Srta. MARCIA ALEXANDRA GALARZA ALBINO, con cédula de identidad N° 020157498-5 a que realice el proyecto de tesis en nuestra empresa; con el tema "AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA DAC TRADING S.A., DEDICADA A LA VENTA DE EQUIPOS BIOMÉTRICOS PARA ASISTENCIA Y CONTROL DE PERSONAL" Atentamente, Andrés Guillermo Moreno Villacis 010183459-6 GERENTE GENERAL Brazil N 40 - 38 y Charles Darwin • Centro de Negocios Kaufer 4 to Piso Ofi # 7 • [email protected] P H : 5 9 3 . 2 . 6 0 3 2 3 1 1 • 5 9 3 . 2 . 6 0 1 3 1 5 8 • 5 9 3 . 2 3 3 1 9 7 1 7

vi

ÍNDICE DE CONTENIDOS

PÁGS.

CARÁTULA

DEDICATORIA ................................................................................... ii

AGRADECIMIENTO ........................................................................... iii

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ........................... iv

CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA ................................ v

ÍNDICE DE CONTENIDOS .................................................................. vi

ÍNDICE DE ANEXOS .......................................................................... xiii

RESUMEN EJECUTIVO ..................................................................... xiv

ABSTRAC ........................................................................................... xv

INTRODUCCIÓN ................................................................................. 1

vii


PÁGS.

CAPITULO I

1. ASPECTOS GENERALES ........................................................... 5

1.1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 5

1.2 ANTECEDENTES ............................................................................................... 6

1.1.1. Base legal de la empresa ................................................................................... 6

1.1.2. Diagnóstico Situacional ...................................................................................... 8

1.2.1.1 Análisis FODA ................................................................................................ 8

1.2.1 Objetivos de la Empresa ................................................................................... 12

1.3 LA EMPRESA .................................................................................................... 13

1.3.1 Reseña Histórica ................................................................................................ 13

1.3.2 Organigramas .................................................................................................... 14

1.3.2.1 Organigrama Estructural................................................................................ 16

1.3.2.2 Organigrama Funcional ................................................................................. 18

1.3.2.3 Organigrama de Personal .............................................................................. 26

CAPITULO II

2. ASPECTOS TEÓRICOS .............................................................. 29

2.1. DEFINICIONES SOBRE AUDITORIA ................................................................. 29

2.2. IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA .................................................................... 30

2.3. CLASES DE AUDITORIA .................................................................................. 30

2.3.1 Según la Extensión de Pruebas .......................................................................... 30

2.3.1.1 Auditoría Financiera ...................................................................................... 30

2.3.1.2 Auditoria Operativa ........................................................................................ 30

2.3.1.3 Auditoria Forense .......................................................................................... 31

viii


PÁGS.

2.3.1.4 Auditoria Administrativa ................................................................................. 31

2.3.1.5 Auditoria de Sistemas .................................................................................... 31

2.3.1.6 Auditoría Ambiental ....................................................................................... 31

2.3.1.7 Auditoría de gestión ....................................................................................... 32

2.3.1.7.1 Definición ................................................................................................... 32

2.3.1.7.2 Características........................................................................................... 36

2.3.1.7.3 Alcance de la Auditoria. ............................................................................. 39

2.3.1.7.4 Objetivos ................................................................................................... 39

2.3.1.7.5 Importancia ................................................................................................ 40

CAPITULO III

3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ...................................... 42

3.1. MISIÓN ............................................................................................................... 42

3.1.1. Características de la Misión ................................................................................ 43

3.1.2. Importancia de la Misión ..................................................................................... 43

3.2. VISIÓN. ............................................................................................................... 44

3.2.1 Importancia de la Visión ......................................................................................... 44

3.3. OBJETIVOS ........................................................................................................ 45

3.4. OBJETIVOS GENERALES ................................................................................. 45

3.5. POLÍTICAS EN GENERAL .................................................................................. 46

3.6. ESTRATEGIAS ................................................................................................... 46

3.7. OBJETIVOS DE LAS ÁREAS ............................................................................. 46

3.7.1. Área de compras locales ..................................................................................... 46

3.7.2. Área de Recursos Humanos ............................................................................... 47

3.7.3. Área de Ventas ................................................................................................... 47

3.7.4. Área Contable-Financiera.................................................................................... 48

ix


PÁGS.

3.8. POLÍTICAS DE DAC TRADING S.A.................................................................... … 48

3.9. ESTRATEGIAS DE DAC TRADING S.A. ............................................................ … 49

3.10. PRINCIPIOS Y VALORES DE DAC TRADING S.A. ........................................... …. 49

3.10.1. Principios de DAC TRADING S.A. ............................................................................ 49

3.10.2. Valores de DAC TRADING S.A. ............................................................................... 50

CAPITULO IV

4. AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA

EMPRESA DAC TRADING S.A. .................................................. 52

4.1. FASE I PLANIFICACIÓN..................................................................................... 52

4.1.1. Planificación Preliminar ....................................................................................... 52

4.1.2. Planificación Específica ....................................................................................... 53

4.2 FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO .................................................................. 54

4.2.1 Programación ...................................................................................................... 54

4.2.2 Control interno administrativo .............................................................................. 55

4.2.3 Medición riesgos de auditoría .............................................................................. 65

4.2.4 Aplicación de técnicas y procedimientos ............................................................. 67

4.2.5 Papeles de trabajo .............................................................................................. 68

4.2.6 Hallazgos de auditoría ......................................................................................... 69

4.3. FASE III COMUNICACIÓN DE RESULTADOS ................................................... 71

4.4. FASE IV SEGUIMIENTO O EVALUACIÓN CONTINUA ...................................... 71

x


PÁGS.

CAPÍTULO V

5. APLICACIÓN PRACTICA ............................................................ 73

5.1. FASE I PLANIFICACIÓN..................................................................................... 73

5.1.1. Planificación Preliminar ....................................................................................... 73

5.1.1.1. Carta Oferta ................................................................................................... 73

5.1.1.2. Contrato de Auditoría…………………………..………………………………... 78

5.1.1.3. Cronograma de Actividades……………………………………..…………….. 81

5.1.1.4. Programa de Trabajo Preliminar……………………………………………… 82

5.1.2. Planificación Específica…………………………………………………………….. 83

5.1.2.1. Memorándum de Planificación………………………………………............... 83

5.1.2.2. Carta de Presentación…………………………………………………………... 97

5.1.2.3. Carta de Requerimientos……………………………………………………….. 98

5.1.2.4. Carta de Compromiso……………………………………………………. ……. 100

5.2. FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO……………………………………………… 103

5.2.1. Programación………………………………………………………………………… 103

5.2.1.1 Programas de Trabajo……………………………………………..……………… 103

5.2.2. Control interno administrativo………………………………………………………. 110

5.2.2.1. Cuestionario de Control Interno proceso 1RH Reclutamiento……………… 110

5.2.2.2. Cuestionario de Control Interno proceso 2RH Selección………..………….. 111

5.2.2.3. Cuestionario de Control Interno proceso 3RH Inducción………..………….. 112

5.2.2.4. Cuestionario de Control Interno proceso 4RH Contratación………………. 113

5.2.2.5. Cuestionario de Control Interno proceso 5RH Ingreso a la Nómina……… 114

5.2.2.6. Cuestionario de Control Interno proceso 6RH Capacitación………………. 115

5.2.2.7. Cuestionario de Control Interno proceso 7RH E. del Desempeño………… 116

xi


PÁGS.

5.2.3. Medición de Riesgos…………………………………………………….……………… 118

5.2.3.1. Proceso 1RH Reclutamiento……………………………….…………..…..……… 118

5.2.3.2. Proceso 2RH Selección…………………………………….…………..…………. 119

5.2.3.3. proceso 3RH Inducción……………………………………..……….….................. 120

5.2.3.4. proceso 4RH Contratación……………………………….….……………………… 121

5.2.3.5. Proceso 5RH Ingreso a la Nómina…………………………...…………..……..... 122

5.2.3.6. Proceso 6RH Capacitación……………………………………...…………………. 123

5.2.3.7. Proceso 7RH Evaluación del Desempeño…………………….…….................... 124

5.2.4. Aplicación de técnicas y Procedimientos…………………………..…..………..….... 125

5.2.4.1. Proceso 1RH Reclutamiento………………………………………….………….. 125

5.2.4.2. Proceso 2RH Selección……………………………………………….………….. 126

5.2.4.3. proceso 3RH Inducción……………………………………………....……………. 127

5.2.4.4. proceso 4RH Contratación………………………………………..…..……………. 127

5.2.4.5. Proceso 5RH Ingreso a la Nómina………………………………….…………….. 128

5.2.4.6. Proceso 6RH Capacitación…………………………………………...…………… 128

5.2.4.7. Proceso 7RH Evaluación del Desempeño………………………………………. 129

5.2.5. Papeles de Trabajo…………………………………………………………………….. 130

5.2.5.1. Proceso 1RH Reclutamiento……………………………………..………………... 130

5.2.5.2. Proceso 1RH Reclutamiento…………………………………………..…………… 131

5.2.5.3. Proceso 2RH Selección……………………………………………………………. 132

5.2.5.4. Proceso 2RH Selección……………………………………………..……………... 133

5.2.5.5. Proceso 2RH Selección……………………………………………….……………. 134

5.2.5.6. Proceso 2RH Selección……………………………………………….……………. 135

5.2.5.7. Proceso 3RH Inducción…………………………………………….……………….. 136

5.2.5.8. Proceso 4RH Contratación…………………………………………...…………….. 137

5.2.5.9. Proceso 4RH Contratación…………………………………………...…………..… 138

5.2.5.10. Proceso 5RH Ingreso a la Nómina………………………………….……………... 139

5.2.5.11. Proceso 5RH Ingreso a la Nómina……………………………….….…………….. 140

5.2.5.12. Proceso 6RH Capacitación……………………………………….…..……............ 141

xii


PÁGS.

5.2.5.13. Proceso 6RH Capacitación ............................................................................ 142


5.2.5.15. Proceso 7RH Evaluación del Desempeño ..................................................... 144



5.2.6. Hallazgos de Auditoria ....................................................................................... 147

5.2.6.1. Proceso 1RH Reclutamiento ......................................................................... 147

5.2.6.2. Proceso 2RH Selección ................................................................................. 148

5.2.6.3. Proceso 4RH Contratación ............................................................................ 149




5.3. FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO ................................................................. 153

5.3.1. Informe de Auditoría de Gestión .......................................................................... 153

5.3.2. Indicadores de Gestión ....................................................................................... 162

5.4. FASE IV SEGUIMIENTO O EVALUACIÓN CONTINUA ...................................... 163

5.4.1. Informe de Evaluación Continua.......................................................................... 163

CAPÍTULO VI

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ................................ 168

6.1. CONCLUSIONES ............................................................................................... 168

6.2. RECOMENDACIONES ....................................................................................... 170

BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................. 172

xiii

ÍNDICE DE ANEXOS

DOCUMENTOS:

ANEXO 1: ACTA DE CONSTITUCIÓN EMPRESA DAC TRADING S.A.

ANEXO 2: CERTIFICADO DE DEPÓSITO DE INTEGRACIÓN DE CAPITAL

ANEXO 3: MATRIZ DE LA ESCRITURA PÚBLICA DE CONSTITUCIÓN

ANEXO 4: RESOLUCIÓN SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS

ANEXO 5: REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES DAC TRADING S.A.

EQUIPOS:

ANEXO 6: IMPRESORAS DE TARJETAS

ANEXO 7: EQUIPOS DE CONTROL DE ASISTENCIA Y ACCESO

ANEXO 8: IMPRESORAS Y LECTORES DE CÓDIGO DE BARRAS

MATRICES:

ANEXO 9: MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN

xiv

RESUMEN EJECUTIVO

TEMA:

AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA “DAC TRADING S.A”,

DEDICADA A LA VENTA DE EQUIPOS BIOMÉTRICOS PARA ASISTENCIA Y

CONTROL DE PERSONAL.

TOPIC:

MANAGEMENT AUDIT APPLIED TO THE COMPANY “DAC TRADING S.A”,

WHICH SELLS BIOMETRIC EQUIPMENT FOR ASSISTANCE AND CONTROL OF

STAFF.

El presente proyecto consiste en la aplicación de una Auditoría de Gestión a la

empresa Dac Trading S.A., que a través de índices de gestión busca medir la

eficiencia en las operaciones, considerando las actividades que se realizan dentro

de la misma agrupadas en procesos, permitiéndonos de esta manera tener una

visión de las fortalezas y debilidades, así como, también conocer el funcionamiento

interno para emitir una opinión y en base a un seguimiento lograr un cambio

favorable en la organización. En la aplicación de la auditoria veremos cómo se hace

énfasis en el departamento de Recursos Humanos, específicamente en los 7

procesos que conllevan el integrar a nuevos trabajadores a la empresa; los mismos

que son: reclutamiento, selección, inducción, contratación, ingreso a la nómina,

capacitación y evaluación del desempeño.

PALABRAS CLAVE:

1. AUDITORIA

2. ÍNDICES

3. PROCESOS

4. PERSONAL

5. CAPACITACIÓN

6. MANUALES

xv

ABSTRAC

TOPIC:

MANAGEMENT AUDIT APPLIED TO THE COMPANY “DAC TRADING S.A”,

WHICH SELLS BIOMETRIC EQUIPMENT FOR ASSISTANCE AND CONTROL OF

STAFF.

This project involves the implementation of management audit to the company Dac

Trading SA, that through management index seeks to measure the efficiency of

operations, considering the activities conducted within the same processes grouped,

thus allowing us a glimpse of the strengths and weaknesses, and also know the inner

workings to give an opinion and based on track to achieve a favorable change in the

organization. In the application of the audit we´ll see how the emphasis in Human

Resources department, specifically in seven processes that involve the integration of

new workers to the corporation, which includes recruitment, selection, induction,

recruitment, admission to payroll, training and performance evaluation.

1

INTRODUCCIÓN

La situación actual que viven las empresas, demanda que éstas sean cada vez más

competitivas y podría asegurar que un adecuado desarrollo organizacional puede

convertirse en una ventaja competitiva.

Este trabajo trata de enfocarse en el recurso más importante dentro de las

organizaciones, el Recurso Humano, se desea establecer una propuesta de

mejoramiento del sistema de gestión en los métodos de selección de personal, así

como también procedimientos administrativos, aplicados a la empresa de servicios

DAC TRADING. S.A., como un medio para satisfacer la necesidad y requerimiento

de la Gerencia, además de dotar a la empresa de una herramienta para desarrollar

su gestión, siempre enfocados a la sinergia departamental, la misma que lleve a

cumplir con los objetivos institucionales.

Para la elaboración de esta propuesta se tomó en cuenta puntos importantes de la

empresa, como también se obtuvo información que nos permita conocer el desarrollo

administrativo de la misma, por ello es importante conocer los diferentes

mecanismos que faciliten realizar tal acción, el presente trabajo contiene algunos de

estos requerimientos y se los detalla de la forma más comprensible. Para lograr este

objetivo se requirió de varias fuentes informativas de las cuales se extrajo lo

considerado más importante y de mayor utilidad práctica.

Para tales efectos, el proyecto de investigación se ha estructurado en seis capítulos,

a saber:

CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN: en él se expone la importancia de los sistemas

biométricos como sistemas de identificación y se realiza una breve descripción de la

Empresa, su marco legal que respalda su accionar y su direccionamiento estratégico

actual, se realiza un análisis situacional del entorno administrativo de la institución, y

se presenta su estructura organizacional a través de sus organigramas.

2

CAPÍTULO II. ASPECTOS TEÓRICOS: en esta parte se presenta una descripción

de aspectos fundamentales teóricos, definiciones de lo que es la auditoria en

general, la importancia de ésta, las distintas clases de auditoría de las cuales se

hace un desarrollo más amplio de la Auditoría De Gestión sus características,

alcance, objetivos, importancia e indicadores de gestión.

CAPÍTULO III. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: en él se realiza una

descripción importante sobre la misión, visión de DAC TRADING. S.A., sus objetivos

institucionales, políticas, valores corporativos, estrategias, objetivos de las diferentes

áreas de trabajo; aspectos importantes que sirvieron como referencia para

encaminar mi trabajo de manera precisa al área de Recursos Humanos.

CAPÍTULO IV. AUDITORIA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA DAC

TRADING. S.A.: se señala la propuesta general que permitirá a la empresa mejorar

la calidad de sus actividades administrativas, sobre todo en el área de Recursos

Humanos, una estructura que lleva consigo 4 fases: Fase I Planificación, Fase II

Ejecución Del Trabajo, Fase III Comunicación De Resultados y Fase IV Seguimiento

O Evaluación Continua. Donde se destaca el informe COSO, El marco integrado

CORRE, el marco integrado MISIL; estos dos últimos hacen énfasis en los riesgos

de auditoría, como medirlos y como contrarrestarlos. Así también se habla de los

hallazgos de auditoría y sus elementos.

CAPÍTULO V. APLICACIÓN PRÁCTICA: se expone la implementación de la

auditoría de gestión en esencia a la empresa DAC TRADING S.A., en el área de

recursos humanos, como respuesta a la siguiente hipótesis “Que las actividades

que realiza la empresa se desarrollen conforme a los políticas, normas y

procedimientos establecidos y cumpliendo las disposiciones legales vigentes”…

Y en vista de que la empresa no cuenta en la actualidad con un Manual de

procedimientos administrativos como una herramienta útil y flexible, que tenga por

objetivo analizar el cumplimiento de los diferentes aspectos legales, técnicos y

prácticos y además guíe el buen desarrollo de la misma, se han planteado

procedimientos orientados a los 7 procesos para contratar nuevo personal, y en

base a las recomendaciones crear políticas y procedimientos básicos para el buen

accionar de la institución que generen una correcta coordinación entre los

3

departamentos y la debida comunicación entre ellos, a fin de producir los elementos

necesarios para la toma de decisiones.

Cabe recalcar que la empresa ha dado siempre más importancia al campo de ventas

en cuánto a capacitaciones respecta.

CAPÍTULO VI. Lo conforman las conclusiones y recomendaciones entre las

principales se puede mencionar que el establecimiento de políticas y procedimientos

adecuados ayuda a que se efectúe un adecuado control interno y como

recomendación la empresa debe establecer programas de capacitación para el

personal de manera constante, sin distinciones jerárquicas, en aras del bienestar

común y; enfocados a logro de los objetivos de la empresa, ya que un empleado

capacitado es un elemento valioso de productividad, eficacia y eficiencia.

Y posteriormente la bibliografía y anexos.

4

CAPÍTULO I

5

CAPITULO I

ASPECTOS GENERALES

1.1 INTRODUCCIÓN

La identificación biométrica es la verificación de la identidad de una persona basado

en las características de su cuerpo o de su comportamiento, utilizando su mano, el

iris de los ojos, su voz o su cara para el reconocimiento facial.

Los equipos biométricos son una herramienta muy poderosa para identificar

personas, de todos los sistemas de identificación existentes las huellas dactilares

son las únicas legalmente reconocidas como prueba fidedigna de identidad, es un

sistema que además de ser efectivo es cómodo de aplicar.

Los relojes para el control de asistencia surgieron en 1988 cuando WillardBundy

invento el primer sistema con este propósito, con el paso del tiempo estos relojes

han pasado por varias transformaciones, hasta llegar a los relojes biométricos.

Con más de cien años los relojes de control de asistencia han venido en diferentes

formas y han tenido diferentes nombres, pero su propósito siempre ha sido el mismo:

tener un control sobre la asistencia de los trabajadores. Con los adelantos de la

tecnología algunas de las empresas han podido hacerse de sistemas muy efectivos

para los controles de asistencia, para tal fin los relojes biométricos son la mejor

opción ya que estos equipos pueden estar encaminados a una cualidad física en

particular, de esta manera es posible ver lectores de huellas digitales, escáneres

para las manos o cámaras para el análisis de rasgos faciales.

Los sistemas biométricos están creciendo en popularidad debido a su facilidad de

uso y a las ventajas que posee como por ejemplo que las huellas son únicas e

irrepetibles ya que no existen dos personas con el mismo patrón de huellas, ni

siquiera en el caso de gemelos, cosa que no sucede con las tarjetas de

identificación, otra de las ventajas es que una cualidad de tipo biométrico no puede

ser olvidada mientras que las tarjetas de identificación pueden ser extraviadas y las

claves olvidadas, en nuestro medio quizá la ventaja más importante es su precio y la

facilidad de uso que se da a estos equipos.

6

1.2 ANTECEDENTES

1.2.1 Base legal de la Empresa

Dac Trading se constituyó legalmente el veintisiete de noviembre del 2008, mediante

resolución N~ 08.Q.IJ.005113, dedicándose fundamentalmente a la importación,

exportación, compra venta, cambio, consignación, permuta, diseño, instalación,

montaje, mantenimiento y reparación de productos de identificación, equipos

biométricos, equipos de código de barras y en general todo tipo de equipos

tecnológicos. La compañía tiene un plazo de duración de cincuenta años contados

desde la fecha de inscripción de la escritura de fundación en el registro mercantil, el

mismo que podrá prorrogarse por otro de igual o menor duración una vez que sea

resuelto por la Junta General de Accionistas, la empresa es de nacionalidad

ecuatoriana y su domicilio principal está establecido en la ciudad de Quito.

UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE DAC TRADING S.A.

http://sistemasbiometricos.co/blog/wp-content/uploads/2011/08/palmvein11.jpg

7

El capital autorizado de la compañía es de mil seiscientos dólares de los Estados

Unidos de América (US$1.600.00), el capital suscrito y pagado es de ochocientos

dólares de los Estados Unidos de América (US$800.00), dividido en ochocientas

acciones ordinarias y nominativas de un dólar de los Estados Unidos de América

(US$1.00) de valor nominal cada una, capital que podrá ser aumentado por

resolución de la junta General de Accionistas, mediante la emisión de acciones

ordinarias o preferidas, el mismo que se encuentra al siguiente detalle:

ACCIONISTAS CAPITAL

SUSCRITO

CAPITAL

PAGADO

NUMERO DE

ACCIONES

Carmela Leonor

Moreno Villacis

US $400.00 US $400.00 400

Juan Sebastián

Alvarado Moreno

US $400.00 US $400.00 400

TOTALES US $800.00 US $800.00 800

Los accionistas poseen todos los derechos, obligaciones y responsabilidades que se

determinan en la ley de Compañías, la entidad estará gobernada por la Junta

General de accionistas y administrada por el Gerente General.

Entre las atribuciones que tiene la Junta General de accionistas se encuentran:

Designar, suspender y remover al Presidente y al Gerente General.

Velar por la buena marcha de los negocios de la compañía, estableciendo

políticas financieras, administrativas, económicas y de gestión.

Conocer los estados financieros, informes de los administradores, de los

comisarios y el presupuesto de la compañía.

Resolver acerca del destino de las utilidades.

Dictar los reglamentos internos que regirán a la compañía.

Designar, suspender, remover al comisario o cualquier otro funcionario cuyo

cargo hubiese sido creado por el estatuto.

8

La representación legal de la compañía tanto judicial como extrajudicial,

corresponderá al Gerente General, quien tendrá amplias facultades a fin de

que represente a la sociedad en todos sus asuntos relacionados con el giro

del negocio.

El presidente de la compañía será designado por la Junta General de

accionistas y ejercerá el cargo por un periodo de dos años.

Cada año la Junta General de accionistas elegirá un comisario quien tendrá

derechos ilimitados de inspección y vigilancia sobre las operaciones sociales

de la compañía en su gestión, deberes y obligaciones según lo dispuesto en

la ley de Compañías.

1.2.2 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

1.2.2.1 Análisis F.O.D.A.

¿Qué es el FODA?

El FODA es un análisis basado en las fortalezas, oportunidades, debilidades y

amenazas presentes en la organización.

Este análisis se lo realiza observando y describiendo las características del negocio

de la organización y del mercado en el cual opera, permite detectar las fortalezas de

la empresa, las oportunidades del mercado, las debilidades de la empresa y las

amenazas en el entorno.

Las fortalezas son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al

negocio, programa o proyecto de otros de igual clase, describen los recursos y las

destrezas que ha adquirido la empresa.

Las oportunidades son aquellas situaciones externas positivas que se generan en el

entorno y que una vez identificadas puedes ser aprovechadas.

Describen los posibles mercados, nichos de negocios que están a la vista pero que

si no son reconocidos a tiempo se convierten en una desventaja competitiva.

9

Las debilidades son los problemas internos, que una vez identificados y

desarrollando una adecuada estrategia pueden y deben eliminarse. Describen los

factores en los cuales poseemos una posición desfavorable respecto a nuestra

competencia.

Las amenazas son situaciones negativas externas al negocio, programa o proyecto,

que pueden atentar contra el mismo, por lo que es necesario diseñar una estrategia

adecuada para poder sostenerla. Describen los factores que pueden poner en

peligro la supervivencia de la organización, pero que si son identificadas a tiempo

pueden convertirse en oportunidades.

Con estos antecedentes se puede concluir que el análisis FODA consiste en realizar

un estudio de las fortalezas para utilizarlas, de las oportunidades para

aprovecharlas, de las debilidades para eliminarlas con la adopción de estrategias

adecuadas y de las amenazas para sostenerlas.

¿Para qué sirve el análisis FODA?

El análisis FODA nos ofrece datos de salida para conocer la situación real en que se

encuentra la empresa, así como el riesgo y oportunidades que existen en el mercado

y que afectan directamente al funcionamiento del negocio.

10

A continuación describo la matriz FODA de la empresa Dac Trading S.A.

F.O.D.A DAC TRADING S.A.

FORTALEZAS DEBILIDADES

1.- Posicionamiento en el mercado 1.- No existe una correcta segregación de funciones dentro de la organización

2.-Experiencia, conocimiento del negocio por parte del factor humano de la empresa

2.- No existe una adecuada selección, incorporación e inducción de personal.

3.-Crecimiento continuo de la empresa 3.- Infraestructura inadecuada para desarrollar el normal funcionamiento de las actividades que tienen relación con el bodegaje.

4.- Las marcas que comercializamos ofrecen a la empresa un alto reconocimiento y cuentan con un alto nivel de aceptación en el mercado nacional e internacional.

4.- No existe un manual de procedimientos ni políticas internas en la organización.

OPORTUNIDADES AMENAZAS

1.- Variedad de productos, que están acorde con las nuevas tecnologías que exige actualmente la sociedad.

1.- Falta de un adecuado control interno en todas las áreas de la organización.

2.- Mercado aun no explotado en su totalidad. 2.- En la actualidad existen empresas que están incursionando en este campo.

3.- Desarrollo de nuevas estrategias de venta y distribución del producto

3.- Grandes empresas con las que nos toca competir.

4.- Posibilidad de expandirnos a otras provincias del país.

4.- Demanda de mercado en disminución

11

FORTALEZAS

Posicionamiento en el mercado

Experiencia, conocimiento del negocio por parte del factor humano de la

empresa

Crecimiento continuo de la empresa

Las marcas que comercializamos ofrecen a la empresa un alto

reconocimiento y cuentan con un alto nivel de aceptación en el mercado

nacional e internacional.

OPORTUNIDADES

Variedad de productos, que están acorde con las nuevas tecnologías que

exige actualmente la sociedad.

Mercado aun no explotado en su totalidad.

Desarrollo de nuevas estrategias de venta y distribución del producto

Posibilidad de expandirnos a otras provincias del país.

DEBILIDADES

No existe una correcta segregación de funciones dentro de la organización

No existe una adecuada selección, incorporación e inducción de personal.

Infraestructura inadecuada para desarrollar el normal funcionamiento de

las actividades que tienen relación con el bodegaje.

No existe un manual de procedimientos ni políticas internas en la

organización.

AMENAZAS

Falta de un adecuado control interno en todas las áreas de la

organización.

En la actualidad existen empresas que están incursionando en este

campo.

Grandes empresas con las que nos toca competir.

12

Diagnóstico

En el análisis realizado se puede observar que la empresa cuenta con fortalezas

como: posicionamiento en el mercado, experiencia y conocimiento del negocio,

marcas que son reconocidas lo cual nos brinda un reconocimiento tanto a nivel

nacional como internacional.

La experiencia con la que cuenta la empresa en el ámbito comercial es fundamental

ya que gracias a ello ha logrado mantenerse en el mercado, la tecnología de los

productos que se comercializan es una de las oportunidades con las que cuenta la

empresa, aunque corre también el riesgo de quedar rezagada con las constantes

innovaciones tecnológicas de la que existen actualmente.

Una de las principales debilidades que posee la empresa es que no existe una

adecuada segregación de funciones, por lo tanto el personal no está completamente

involucrado con el giro del negocio, el espacio físico en el que se desarrollan las

actividades comerciales no es el adecuado especialmente en lo relacionado con

bodega.

Con respecto a la competencia existen algunas empresas que ofrecen productos

similares pero no de la misma calidad, ni los mismos diseños, esto sin embargo

puede convertirse en una desventaja puesto que los precios varían de acuerdo a la

calidad del producto, puede también ser una ventaja puesto que la empresa cuenta

con diferentes áreas como son: Identificación, Tarjetas PVC, Biométricos, RFID,

lo cual nos hace más fuertes en el mercado porque la competencia no posee todas

estas áreas.

1.2.3 Objetivos de la Empresa

La compañía tendrá por objeto principal: la importación, exportación, compra, venta,

cambio, comisión, consignación, permuta, diseño, instalación, mantenimiento y

reparación de productos de identificación, equipos biométricos, equipos de código de

barra y en general todo tipo de equipos tecnológicos.

La importación, exportación, compra, venta, cambio, comisión, consignación,

permuta, diseño, instalación, mantenimiento y reparación de sistemas, equipos y

materiales de tecnología, para lo cual podrá contratar a técnicos nacionales y

extranjeros.

13

1.3 La Empresa

1.3.1 Reseña Histórica

Dac Trading S.A., comenzó a funcionar en el año 2001 al mando del Ing. Andrés

Moreno, quien ha trabajado en el campo tecnológico desde 1996, hasta que en el

año 2000 formo parte de la fundación de ELO TOUCH SYSTEMS LATIN AMERICA,

una división de ELO USA, en la cual trabajo el canal de distribución de la marca para

Centro América y el Caribe. Luego de un año y medio de trabajo con mucho éxito al

posicionar la marca ELO TOUCH en el mercado latinoamericano decidió

encaminarse a nuevos rumbos en el área tecnológica especializada en

identificación.

En el 2001 junto un grupo de trabajo con mucha experiencia en SupplyChain y

Soluciones Tecnológicas en áreas especializadas de Auto ID, además realizo

partnersihip con varias empresas de primera línea en el desarrollo de software en el

área de identificación, biométricos y equipos móviles. Desde entonces Dac Trading

S.A. se ha involucrado en proyectos tecnológicos de control de asistencia,

identificación y código de barras.

Hoy en día Dac Trading se ha consolidado con la distribución directa de algunas de

las marcas más prestigiosas del mercado, servimos tanto a integradores como al

cliente final en el segmento comercial, industrial y de gobierno, contamos con

técnicos especializados y certificados en las marcas que distribuimos. Entre las

marcas que comercializamos se destacan:

Zebra

Unitech

Fargo

Hid

Tsc

Evolis

Zksoftware

Armor

Cim (CardImaging Master)

Ai ( Auto ID Intel)

DatacardGroup

Magicard

Digital Identification

TopazSystems Inc.

Motorola

Star

DatamaxO’neil

Epson, entre otros.

14

Dac Trading S.A. se especializa en cuatro áreas específicas:

1. Identificación, Sistemas de Identificación de Personal, Personalización de

Tarjetas,

2. Tarjetas PVC, Consumibles, Lector de Tarjetas, Accesorios de Identificación.

3. Biométricos, Equipo de Control de Asistencia y Control de Acceso e

Identificación.

4. RFID, Seguridad de Equipos, Control de Inventario con Sensores de Radio

frecuencia.

1.3.2 Organigramas

Concepto General

“Organigrama es el cuadro de organización que muestra ordinariamente los

agrupamientos de las actividades básicas en departamentos y otras unidades y

también las principales líneas de autoridad y responsabilidad entre estos

departamentos y unidades.”1

“Expresión grafica de una organización con sus distintas relaciones de autoridad y

funcionalidad entre varias unidades administrativas que la conforman.”2

Los organigramas muestran la organización oficial y la describen tal como está en un

momento determinado.

Con los conceptos antes mencionados puedo concluir que en toda organización es

necesaria una representación gráfica que nos permita visualizar de manera clara y

precisa cada una de las áreas que forman parte de la entidad, para de esta manera

identificar los niveles de autoridad y responsabilidad.

1 VÁSQUEZ R., Víctor Hugo, Organización Aplicada, Octubre 2002, pág. 195

2 VÁSQUEZ R., Víctor Hugo, Organización Aplicada, Octubre 2002, pág. 195

15

Ventajas de los Organigramas:

Adquirir un conocimiento más profundo de la organización y poder sugerir

reformas.

Detectar la duplicación de funciones.

Revisar los puestos de trabajos actuales y de ser el caso realizar las

modificaciones necesarias.

Reconocer los obstáculos que se dan en materia de agrupaciones

homogéneas.

Facilitan la introducción de mejoras en la organización.

Desventajas de los Organigramas:

Puede ser demasiado complejo y de esta manera no facilita su adecuada

interpretación.

Pierden actualidad muy pronto.

Los costos de preparación, mantenimiento y estudio de los organigramas

pueden ser superiores a los beneficios que se deriven de los mismos.

16

1.3.2.1 Organigrama Estructural

Concepto:

“El organigrama estructural representa el esquema básico de una organización, lo

cual permite conocer de una manera objetiva sus partes integrantes; es decir; sus

unidades administrativas y la relación de dependencia que existe entre ellas”3

Este organigrama es el que nos permite visualizar a la entidad en conjunto, sus

áreas, niveles de autoridad y responsabilidad.

3VÁSQUEZ R., Víctor Hugo, Organización Aplicada, Octubre 2002, pág. 219

17

A continuación se presenta el organigrama estructural de la empresa DAC TRADING S.A. (Situación propuesta):

DAC TRADING S.A. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL (Situación Propuesta)

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

DIRECTORIO

GERENCIA GENERAL

SECRETARIA

DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEPARTAMENTO TÉCNICO

DEPARTAMENTO FINANCIERO CONTABLE

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

VENDEDORES

TÉCNICOS FACTURACIÓN TESORERÍA CONTABILIDAD ADQUISICIONES RECURSOS HUMANOS

ASISTENTE DE VENTAS

ASISTENTE DE CONTABILIDAD

18

1.3.2.2 Organigrama Funcional

Concepto:

“El organigrama funcional parte del organigrama estructural y a nivel de cada unidad

administrativa se detalla las funciones principales básicas. Al detallar las funciones

se detalla se inicia por las más importantes y luego se registran las de menor

importancia, en este tipo de organigrama se determina que es lo que se hace, pero

no como se lo hace.”4

Este organigrama nos permitirá entonces, conocer las funciones que se realizan

pero no quienes la realizan y la manera de como se lo hace.


19

Partiendo del organigrama estructural (situación propuesta) de la empresa DAC TRADING S.A., se presenta el organigrama

funcional:

DAC TRADING S.A. ORGANIGRAMA FUNCIONAL (Situación Propuesta)

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS 1

DIRECTORIO 2

GERENCIA GENERAL 3

SECRETARIA 3.1


5


6


7


4

RECURSOS HUMANOS

4.1

ADQUISICIONES 4.2

CONTABILIDAD 5.1.

TESORERÍA 5.2.

FACTURACIÓN 5.3.


5.1.1

VENDEDORES 6.1.

TÉCNICOS 7.1.

ASISTENTE DE VENTAS

6.1.1.

20

FUNCIONES DEL PERSONAL

1. JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS

Determinar los lineamientos de las políticas que regirán a la

entidad.

Nombrar al Presidente y al Gerente General, así como también

establecer sus deberes y obligaciones.

Conocer y aprobar los Estados Financieros.

Determinar la manera como serán repartidas la utilidades.

Decidir respecto al aumento o disminución del capital.

2. DIRECTORIO

Vigilar la buena marcha de la entidad.

Presidir la Junta General.

Subrogar al Gerente General en todas sus atribuciones y

funciones, en caso de falta temporal o ausencia definitiva del

mismo.

3. GERENCIA GENERAL

Representar legal, judicial y extrajudicialmente a la Entidad.

Realizar evaluaciones constantes acerca del cumplimiento de

funciones.

Responder por los bienes, valores, información y archivos de la

Entidad.

Coordinar las funciones administrativas.

Establecer, plantear y desarrollar metas a corto, mediano y largo

plazo.

Diseñar políticas, planes y objetivos para la entidad y ponerlos a

consideración del directorio.

21

3.1 SECRETARÍA

Receptar, clasificar, registrar y distribuir la documentación de la

Gerencia General, así como cautelar y mantener actualizado el

archivo general y confidencial correspondiente.

Efectuar y atender llamadas telefónicas, mantener actualizada la

agenda diaria de la Gerencia General, coordinando las reuniones y

citas respectivas.

Tomar dictados, redactar documentos variados de acuerdo a

instrucciones.

Efectuar el requerimiento y distribuir los útiles de oficina de la

Gerencia General, efectuando el control de los mismos.

4. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Verificar que se cumplan los procedimientos establecidos para

cada una de las Áreas.

Coordinar la implementación de sistemas y controles que permitan

el eficiente funcionamiento de las operaciones de cada

Departamento.

Ayudar en la programación, formulación e integración del

presupuesto anual institucional.

Control de un adecuado uso del espacio físico.

Adquisición y entrega de uniformes para el personal

Contacto con proveedores.

Coordinación de Recursos Humanos.

22

4.1 RECURSOS HUMANOS

Establecer los lineamientos de perfil y diseño de puestos de

trabajo.

Reclutar y seleccionar al personal, determinando los términos y

condiciones de trabajo.

Asesorar y participar en la formulación de políticas que regirán a

todo el personal de la entidad.

Realizar evaluaciones periódicas respecto al desempeño del

personal.

Sugerir programas de capacitación para el personal.

4.2 ADQUISICIONES

Verificar la exactitud, calidad y cantidad de los bienes y servicios

que se reciben, es decir que estén acorde a lo solicitado.

Contar con una base de datos de los principales proveedores de

bienes y servicios, previa investigación de precios, calidad y

cantidad.

Programar la adquisición de bienes y servicios acorde a las

necesidades de la entidad.

23

5. DEPARTAMENTO FINANCIERO

Implementar un sistema de registro contable para de esta manera

contar con información actualizada.

Elaborar informes contables y presupuestos para su posterior

aprobación.

Determinar la metodología de control y seguimiento del proceso

contable.

Establecer controles sobre los pagos realizados.

Constituir fondos para el manejo de gastos menores.

5.1 CONTABILIDAD

Preparar y remitir información de manera oportuna a los

organismos de control respectivos.

Establecer un plan de cuentas que servirá para la correcta

clasificación y análisis de la información.

Entregar informes de manera confiable y oportuna a los directivos

de la entidad para facilitar la toma de decisiones.

Llevar un registro actualizado de la información obtenida para

efectos de control.

Correcta emisión de documentos de comprobantes contables.

24

5.2 TESORERÍA

Manejar un libro auxiliar de operaciones, de manera clara y

actualizada.

Custodiar los bienes valores que le se han encomendadas y

utilizarlos de manera apropiada.

Recaudar dinero por cada una de las operaciones que se lleven a

cabo en la entidad, como por ejemplo ventas en efectivo.

Realización de cheques tanto para los clientes internos como para

los externos.

5.3 FACTURACIÓN

Entregar cotizaciones de productos.

Elaborar la factura definitiva una vez aprobada la orden de venta

realizada por el vendedor, la misma que debe estar numerada de

forma secuencial mediante el sistema.

Verificar que los precios estén acorde con las lista de precios

vigentes.

Verificar la concordancia de los saldos contables con libros

auxiliares de facturación.

25

6 DEPARTAMENTO DE VENTAS

Contacto permanente con los clientes.

Realizar proformas, cotizaciones y una vez aprobadas por el cliente

emitir la orden de venta para su posterior facturación.

Verificar la existencia de los productos que se ofrecen y estar

pendiente de los pedidos realizados.

Monitorear a los clientes de manera constante para de esta manera

conocer si están satisfechos con los servicios prestados y los bienes

vendidos.

Trato cordial hacia los clientes tanto internos como externos.

Realizar un informe de manera semanal respecto a las ventas

realizadas.

26

1.3.2.3 Organigrama de Personal

Concepto:

“El organigrama de posición o de personal sirve para representar en forma objetiva

la distribución del personal en las diferentes unidades administrativas, se indica el

número de cargos y la clasificación en el caso de haberla”.5


27

DAC TRADING S.A. ORGANIGRAMA DE PERSONAL (Situación Propuesta)

JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS - Carmen Leonor Moreno - Juan Sebastian Alvarado

-

DIRECTORIO

GERENCIA GENERAL Maria Cristina Moreno

SECRETARIA Srta, Maga Estrella





RECURSOS HUMANOS Augusto Bueno

ADQUISICIONES Jose Rosero

CONTABILIDAD Lic. Carmen Ramirez

TESORERÍA Lcdo. Edgar

Castillo

FACTURACIÓN Emilia Estrada


Srta. Alexandra Galarza

VENDEDORES Jorge Lema Pablo Caiza Luis Chauca

TÉCNICOS Sergio Male

Mauricio Rosero

ASISTENTE DE VENTAS

Esteban Dreer

28

CAPÍTULO II

29

CAPITULO II

ASPECTOS TEÓRICOS

2.1. DEFINICIONES SOBRE AUDITORÍA

Según Mendivil Víctor:

“Auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de

los estados financieros, es la revisión misma de los registros y fuentes de

contabilidad para determinar la razonabilidad de las cifras que muestran los estados

financieros emanados de ellos” 6

Según la Asociación Americana de Auditoria:

“La auditoría es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva

las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros

acontecimientos relacionados. El fin del proceso consiste en determinar el grado de

correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen,

así como determinar si dichos informes se han elaborado observando principios

establecidos para el caso.”7

Según ArensAlvin:

“Auditoria es la acumulación y evaluación de la evidencia basada en información

para determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la información y

los criterios establecidos. La auditoría debe realizarla una persona independiente y

competente.” 8

Una vez analizados los conceptos anteriores se puede concluir que: La auditoría es

un examen objetivo, sistemático y profesional con posterioridad a las operaciones

que realizan las entidades a los estados financieros, así como también a los

procedimientos administrativos que posee una entidad, con la finalidad de emitir

conclusiones y recomendaciones para el desarrollo de la misma.

6 MENDEVIL E, Víctor M, Elementos de Auditoria, ECAFSA, 2002, pág. 15

7 COOK John W, Auditoria, Tercera Edición, pág. 5

8 ARENS Alvin A, Auditoria un enfoque integral, Decimo primera Edición, México 2007, pág. 4

30

2.2. IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA

“La auditoría es importante ya que se deberá estudiar y evaluar el control interno

(gerencial o administrativo) con el fin de determinar la confiabilidad y el límite fijado

para los procedimientos del examen de auditoría, en el proceso de descubrir y

evaluar debilidades aparentes e informes sobre la situación encontrada.”9

La auditoría es importante porque mediante la evaluación y anales permite obtener

una seguridad de que los datos presentados reflejan la situación real de la entidad,

también se puede determinar el grado de eficiencia y eficacia con que se desarrollan

las tareas administrativas, el correcto uso de los recursos con los que cuenta y de

esta manera emitir conclusiones y recomendaciones para una adecuada toma de

decisiones.

2.3. CLASES DE AUDITORIA

2.3.1. Según la extensión de las pruebas

2.3.1.1 Auditoria Financiera

Es un examen objetivo, sistemático y profesional que se realiza a los registros de las

operaciones financieras de la empresa, lo ejecuta un auditor independiente

aplicando los procedimientos de auditoría para determinar hallazgos sustentados en

papeles de trabajo con la finalidad de emitir un dictamen sobre la razonabilidad de

los estados financieros.

2.3.1.2. Auditoria Operativa

Una auditoria operacional es una revisión de cualquier parte del proceso y métodos

de operación de una entidad con el propósito de evaluar su eficiencia y eficacia.

Va más allá de las funciones contables y trata de actividades no financieras que

finalmente se manifiestan en los registros contables de la entidad.

La auditoría operacional tiene como propósito revisar y apreciar operaciones y

procedimientos, tiene relación además con la gerencia, de los problemas operativos

que necesitan ser corregidos con el fin de obtener la mayor eficiencia y economía

de las operaciones.

9 ILAFIC, Auditoria Operacional, Administrativa y de rendimiento, Quito-Ecuador, pág. 22

31

2.3.1.3 Auditoria Forense

Es el conjunto de técnicas, métodos y procedimientos que se enfocan a la

prevención y detección de delitos como el fraude financiero, lavado de dinero y

activos, la corrupción, entre otros, lo realizan profesionales como contadores

públicos, abogados.

2.3.1.4 Auditoria Administrativa

Es un examen en el cual se analiza, verifica, evalúa el cumplimiento y correcto

funcionamiento de las fases del proceso administrativo, con la finalidad de emitir

recomendaciones para el adecuado funcionamiento de la entidad.

Esta auditoría tiene que ver con la evaluación de la forma en que la administración

cumple sus objetivos, desempeña las funciones gerenciales de planeación,

organización, dirección y control.

2.3.1.5 Auditoria de Sistemas

Es la revisión y evaluación que realiza un profesional a los controles, sistemas,

procedimientos de informática, de los equipos de cómputo, su utilización, eficiencia

y seguridad. Consiste en el análisis de la entrada, procesamiento, almacenamiento y

salida de la información, lo que le ofrece al auditor la oportunidad de llevar a cabo

un trabajo más selectivo sobre las actividades que involucran un gran número de

transacciones para de esta manera poder tomar las decisiones más adecuadas.

2.3.1.6 Auditoria Ambiental.

Consiste en la revisión, estudio y pruebas del impacto ambiental que una empresa

puede producir, es la evaluación que se realiza a los procesos industriales con la

finalidad de comprobar el grado de cumplimiento de la protección ambiental

establecida dentro del marco legal y detectar posibles situaciones de riesgo con la

finalidad de emitir recomendaciones preventivas y correctivas.

32

2.3.1.7 AUDITORIA DE GESTIÓN

2.3.1.7.1 Definición

La auditoría de gestión “es un examen independiente con el fin de proveer una

evaluación e informe sobre la marcha en que los administradores de las entidades

han descargado sus responsabilidades de administrar de manera fiel, eficiente y

efectiva.”10

“La auditoría de gestión es la evolución de planes, programas, proyectos y

operaciones de la organización a fin de medir e informar sobre el logro de los

objetivos previstos, la utilización de los recursos destinados a cada programa en

forma económica, eficiente y la responsabilidad con que los servidores cumplen con

las normas.” 11

“Es la evaluación multidisciplinaria, independiente, con enfoque de sistemas, del

grado y forma de cumplimiento de los objetivos de la organización, de las relaciones

con su entorno, así como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas

para el logro más adecuado de sus fines y mejor aprovechamiento de sus recursos.”

12

“Es el examen sistemático y profesional efectuado por un equipo multidisciplinario,

con el propósito de evaluar la gestión operativa y sus resultados, así como, la

eficacia de la gestión de una entidad, programa, proyecto u operación, en relación a

sus objetivos y metas: de determinar el grado de economía, efectividad y eficiencia

en el uso de los recursos disponibles, establecer los valores éticos de la

organización, el control y prevención de la afectación ecológica, medir la calidad de

los servicios, obras o bienes ofrecidos y el impacto socio-económico derivado de sus

actividades.” 13

10

MALDONADO E. Milton K, Auditoria de gestión, pág. 18 11

SÁNCHEZ Luis Enrique, Modulo de Auditoría de Gestión, Cali Colombia 2002 12

MALDONADO E. Milton K, Auditoria de Gestión, pág. 18 (Academia Mexicana de auditoría Integral) 13

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión, Septiembre 2007, Tercera Edición, pág. 36

33

Con los conceptos antes expuestos puedo concluir que la auditoría de gestión es un

examen objetivo, sistemático, realizado por un profesional enfocado a evaluar el

desempeño de una entidad en sus diferentes áreas, si los recursos de los que

dispone son utilizados de manera correcta, la forma en la que la gerencia cumple

con los objetivos planteados y la manera en cómo se consiguen las metas

propuestas.

Mediante la auditoría de gestión se busca emitir un informe donde se exprese las

conclusiones y recomendaciones para que la empresa llegue a cumplir con los

objetivos y metas que se ha propuesto en base a las seis “E”: Economía, Eficiencia,

Eficacia, Ecología, Equidad y Ética, para facilitar la adecuada toma de decisiones.

Economía: se refiere a la adquisición de los insumos al menor costo, cantidad y

calidad adecuados así como el momento y lugar indicado.

Para medir la disponibilidad financiera que posee la empresa para cubrir sus deudas

se aplicara el siguiente indicador de economía:

CAPITAL DE TRABAJO = ACTIVO CORRIENTE

PASIVO CORRIENTE

Eficiencia: se basa en el manejo correcto de los recursos, ya sean humanos,

materiales, financieros, tecnológicos con el desarrollo de las actividades de la

empresa. Es la relación existente entre los bienes o servicios producidos o

entregados y los recursos utilizados para este fin.

Para medir la eficacia en las operaciones de la empresa se aplicaran los siguientes

indicadores de eficiencia, los mismos que nos permitirán medir el grado de

aceptación de nuestros productos así como también la asistencia del personal a su

lugar de trabajo:

34

ASISTENCIA AL TRABAJO = ASISTENCIA DEL PERSONAL

DÍAS LABORABLES

ACOGIDA DE LOS PRODUCTOS = VENTAS TOTALES

DEVOLUCIONES

Eficacia: es la relación que existe entre los resultados obtenidos y los objetivos

propuestos por la empresa. Permite a demás reforzar las fortalezas y aprovechar las

oportunidades, así como también disminuir las debilidades y amenazas.

Entre otros se aplicaran los índices de rentabilidad global, rendimiento de ventas,

cumplimiento de programa de ventas:

RENDIMIENTO DE VENTAS = UTILIDAD NETA x 100

VENTAS NETAS

RENTABILIDAD GLOBAL = UTILIDAD NETA

ACTIVO TOTAL

CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE VENTAS = VENTAS REALES

VENTAS PROGRAMADAS

35

Ecología: hace referencia a las políticas medioambientales que una empresa debe

cumplir para proteger y conservar el medio ambiente.

En este punto se considerara la medida en que se contribuye con el medio

ambiente, para ello se considerara el buen uso de los recursos o el desperdicio de

los mismos:

BUEN USO DE LOS RECURSOS = TRABAJADORES QUE UTILIZAN BIEN LOS RECURSOS

TOTAL DE EMPLEADOS

Equidad: tiene que ver con la distribución homogénea de los recursos financieros en

relación a la prestación del bien o servicio.

Entre otros se revisará el índice de gastos de capacitación de personal:

GASTOS DE CAPACITACIÓN = GASTOS DE CAPACITACIÓN

N TOTAL DE PERSONAL CAPACITADO x 100

Ética: se refiere a que el trabajador debe actuar en base a su moral y conducta

individual cumpliendo con las obligaciones asignadas.

Con este indicador podremos medir el cumplimiento responsable de cada uno de los

trabajadores de la entidad.

PUNTUALIDAD EN EL TRABAJO = TRABAJADORES ATRASADOS

TOTAL DE TRABAJADORES

36

2.3.1.7.2 Características de la Auditoria de Gestión

Una de las características de la auditoría de gestión es que es sistemática ya que

para el desarrollo de la misma se debe cumplir las fases del proceso como:

1. Conocimiento Preliminar

2. Planificación

3. Ejecución

4. Comunicación de Resultados

5. Seguimiento

Otras de las características es que la auditoría de gestión se puede evaluar

mediante la aplicación de indicadores de gestión.

¿Qué es un indicador de gestión?

Los indicadores de gestión son una “expresión cuantitativa del comportamiento de

las variables de un producto o un proceso en una organización. Se clasifican en

indicadores de gestión financieros, los calculados en base a los estados financieros,

y los indicadores de procesos, que determinan la eficiencia, la eficacia y la

efectividad.”14

“Un indicador es la herramienta fundamental para evaluar el grado y la forma de

cumplimiento de los objetivos de una entidad, así como el grado y forma de

desempeño por parte de sus servidores.” 15

“Un indicador es la unidad que en la Auditoria de Gestión cumple con el objetivo de

establecer parámetros para evaluar los resultados de la gestión de una institución.

Debido a que estos expresan una relación cuantitativa entre dos cantidades de un

mismo proceso o procesos diferentes que permiten obtener un resultado porcentual,

del mismo que pueden derivarse resultados útiles para la toma de decisiones.” 16

Los indicadores son necesarios para poder mejorar, si no se mide lo que se hace, no

se puede controlar, si no se puede controlar no se puede dirigir y si no se puede

dirigir no se puede mejorar.

14

ESTUPINAN G., Rodrigo, Análisis Financiero y de Gestión, Edición 2006, Pág. 279 15

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Guía para la elaboración de Indicadores de gestión, Pág. 1 16

PÉREZ SALAZAR, Pablo, Gestión por Procesos, Junio 2005, Pág. 10

37

Los indicadores de gestión constituyen los signos vitales de cualquier entidad y su

permanente supervisión permitirá garantizar información real, oportuna y precisa de

aspectos como la eficiencia, efectividad, economía, ecología, equidad y ética de las

actividades desarrolladas en la empresa.

Se debe tener en cuenta también que los indicadores de gestión son un medio y no

un fin, ya que el indicador es un apoyo para saber cómo se encuentra la empresa y

su principal objetivo es poder evaluar el desempeño de la misma mediante

parámetros establecidos en relación con las metas y tomar las decisiones debidas

de los resultados obtenidos.

Para medir una actividad es necesario conocer: ¿Que medir?, ¿Dónde medir?,

¿Cuándo hay que medir?, ¿Quién debe medir?, ¿Contra qué medir?, ¿Que se

lograra con los resultados?

Al elaborar un indicador de gestión es importante verificar si existe información

suficiente, confiable y oportuna para así poder comparar entre la situación actual y

las situaciones programadas.

Los indicadores de gestión poseen algunos atributos como los siguientes:

EXACTITUD.- La información debe presentar la situación real de la empresa.

FRECUENCIA.- Se refiere a cuan a menudo se repetirá la realización de los

indicadores, cada cuanto tiempo se va a cotejar la realidad con el indicador.

FORMA.- la información puede presentarse de diferentes maneras como

grafica o numérica, cuantitativa o cualitativa, resumida y detallada.

TEMPORALIDAD.- se refiere a que la información presentada puede ser de

hechos pasados, presente o futuros.

EXTENSIÓN.- Es el alcance a analizar de las diferentes áreas, se debe tener

claro que es lo que se va a medir, la gestión global de toda una entidad, parte

de ella o alguna área en especial.

38

OPORTUNIDAD.- Lo importante que la información que permita obtener el

indicador cumpla con los requisitos de calidad tales como: veracidad,

pertinencia y oportunidad, la misma que debe estar respaldada.

ORIGEN.- Puede originarse dentro o fuera de la empresa, establecer de

donde se obtendrá la información para obtener el indicador como el sistema

de información, datos estadísticos u otros.

RELEVANCIA.- La información es relevante si es necesaria para una

situación particular.

La auditoría de gestión es objetiva ya que es un examen imparcial con una actitud

mental independiente, sin influencias personales ni políticas por parte del auditor,

con el fin de proporcionar una evaluación sobre el desempeño de las actividades

realizadas por la empresa.

Las actividades que se realizan en una organización requieren cuantificarse, es

decir, medirse; esa medida refleja en qué grado las actividades que se ejecutan

dentro de un proceso, o los resultados del proceso se han alcanzado.

Los indicadores desde el punto de vista de instrumentos de gestión, son de dos

tipos:

a) Indicadores cuantitativos, que son los valores y cifras que se establecen

periódicamente de los resultados de las operaciones, son un instrumento

básico.

b) Indicadores cualitativos, que permiten tener en cuenta la heterogeneidad, las

amenazas y las oportunidades del entorno organizacional; permite además

evaluar, con un enfoque de planeación estratégica la capacidad de gestión de

la dirección y de más niveles de la organización.

Los indicadores de gestión son universalmente conocidos y utilizados para medir la

eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la

misión institucional.

39

2.3.1.7.4 Alcance de la Auditoria de Gestión

Para determinar el alcance de la auditoría de gestión es importante que el auditor

conozca y evalué el sistema de control interno para de esta manera obtener las

evidencias suficientes y a juicio profesional dar un informe que contenga

conclusiones y recomendaciones.

Debe existir limitación en al alcance del trabajo de auditoría de gestión por lo cual el

auditor debe ponerse de acuerdo con los administradores de la empresa en la fase

de conocimiento preliminar, para definir con absoluta claridad el objeto del examen

para así determinar las pruebas, la selección de la muestra, la metodología a

aplicarse en los programas de auditoría para la obtención de evidencia suficiente y

competente, así como garantizar que el examen cubra las actividades más

importantes de la entidad y poder dar su opinión sobre los hallazgos encontrados a

fin de corregir las deficiencias identificadas y determinar recomendaciones para

promover mejoras en el progreso y bienestar de la entidad

2.3.1.7.6 Objetivos de la Auditoria de Gestión

Determinar si se han llevado a cabo las tareas asignadas por los directivos de

la empresa

Determinar el grado de cumplimiento de los indicadores de gestión.

Comprobar la confiablidad de la información y de controles establecidos.

Recomendar planes de acción e implementación dirigidas a mejorar el control

interno y promover su eficiencia y efectividad en las operaciones.

Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos de manera eficiente,

eficaz y económica por parte del personal que desempeña en la empresa.

Efectuar el seguimiento a las recomendaciones planteadas por el auditor

luego de la realización de la auditoría de gestión.

40

2.3.1.7.7 Importancia

La auditoría de gestión es muy importante porque ayuda a la administración a

reducir costos y aumentar utilidades ya que permite realizar una evaluación del

desempeño del personal que trabaja en la empresa orientada a mejorar la eficiencia,

efectividad y economía en el buen uso de los recursos, llegando a establecer

conclusiones y recomendaciones para la toma de decisiones oportunas, solucionar

problemas futuros que existan en la empresa y de esta manera alcanzar los

objetivos planteados por la entidad.

La auditoría de gestión a las entidades determina el grado de efectividad en el logro

de las metas y objetivos programados, los recursos utilizados para alcanzar dichos

resultados y el nivel de eficiencia; estos elementos constituyen la base para realizar

una auditoría de gestión con un enfoque integral.

La importancia de la auditoría de gestión, se refleja también al pronunciarse sobre

los aspectos de legalidad, economía, eficiencia, efectividad y transparencia en el

empleo de los recursos y bienes públicos, humanos, materiales, financieros,

tecnológicos, ambientales, de tiempo y sobre los resultados de la gestión

institucional.

41

CAPÍTULO III

42

CAPITULO III

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

CONCEPTO

Según K.J.Hatten la dirección estratégica es el proceso mediante el cual una

organización formula objetivos y está dirigido a la consecución de los mismos.

Una estrategia es el medio, la forma para obtener los objetivos de una entidad, es el

arte de combinar el análisis interno y el conocimiento utilizado por los dirigentes para

crear valores de los recursos que controlan.

Por tanto la dirección estratégica se puede definir como el arte de poner en práctica

todos los componentes de una entidad para de esta manera asegurar la

supervivencia de la misma en el tiempo.

La dirección estratégica puede dividirse en tres partes:

1 Definición de la misión o filosofía de la entidad

2 Definición de la visión.

3 Definición de objetivos, ya sean a corto, mediano o largo plazo para lograr la

consecución de la misión.

3.1 MISIÓN

La misión es la razón de ser de la entidad, el motivo por el cual existe, por que define

lo que pretende cumplir en su entorno, lo que pretende hacer y para quien lo va a

hacer, esto es, definir la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar y los

productos o servicios a ofertar.

43

3.1.1 Características de una misión

Las características que debe tener una misión son:

amplia,

concreta,

motivadora y posible.

Con la misión conoceremos el negocio al que se dedica la empresa en la actualidad,

y hacia qué negocios o actividades puede encaminar su futuro, por lo tanto también

debe ir de la mano con la visión y los valores.

Existen algunos tipos de misión como por ejemplo:

1. Misiones muy amplias: este tipo permite dejar unos márgenes de actuación

muy flexibles a la empresa, lo que puede ocasionar confusión, porque los

miembros de la empresa no tienen muy claro la visión de la organización.

2. Misiones muy estrechas: el limitar la capacidad de desarrollo a futuro de la

organización, permite que ésta se centre en una sola dirección, evitando

confusiones.

3.1.2 Importancia de la misión

Es esencial que la misión de la empresa se plantee adecuadamente porque permite:

Definir una identidad corporativa clara y determinada, que ayuda a establecer

la personalidad y el carácter de la organización, de tal manera que todos los

miembros de la empresa la identifiquen y respeten en cada una de sus

acciones.

Aporta estabilidad y coherencia en las operaciones realizadas, el llevar una

misma línea de actuación provocará credibilidad y fidelidad de los clientes

hacia la empresa.

La misión también nos indica el ámbito en el que la empresa desarrolla su

actuación, permitiendo tanto a clientes internos como externos conocer el

área que abarca la empresa.

44

La misión de una entidad es la respuesta a la pregunta:

¿Para que existe la organización? Bajo este parámetro a continuación se

presenta la misión de la empresa Dac Trading S.A.

Distribuir y comercializar sistemas de identificación de personal, equipos de

control de asistencia y control de acceso, dentro del mercado nacional.

3.2 VISIÓN

La visión se define como el camino que nos muestra la situación futura que desea

tener la entidad, hacia donde se dirige a lo largo del tiempo o que es aquello en lo

que pretende convertirse, se refiere a lo que quiere crear, la imagen futura de la

organización.

3.2.1 Importancia de la visión

La visión es una fuente de inspiración para el negocio, representa la esencia que

guía la iniciativa, de él se extraen fuerzas en los momentos difíciles y ayuda a

trabajar por un motivo y en la misma dirección a todos los que se comprometen en el

negocio, el correcto planteamiento de la visión es esencial para conseguir lo que la

empresa quiere.

La visión de una empresa responde a la siguiente pregunta:

¿Qué queremos que sea la organización en los próximos años?, en base a lo

mencionado se presenta la visión de la empresa Dac Trading S.A.:

En un lapso de 5 años ser reconocidos a nivel nacional como una empresa líder en

la introducción de nuevas tecnologías y alcanzar la primera posición dentro del

mercado en todas nuestras líneas de productos.

45

3.3 OBJETIVOS

Los objetivos son la partición de la misión, existen objetivos internos o institucionales

y externos o sociales, pudiendo ser cada uno de ellos a corto, mediano y largo plazo.

Los objetivos deben servir a la entidad, por tanto, deben cumplir con las siguientes

características:

Claridad.- debe estar claramente definido, de tal manera que evite la duda

en todos quienes deben cumplirlos.

Flexibilidad.- con la finalidad de ser, modificados si las circunstancias lo

requieren.

Medibles y Mesurables.- en un lapso de tiempo para poder determinar con

precisión y objetividad su cumplimiento.

Realistas.- deben ser factibles de lograrse.

Coherentes.- deben definirse tomando en cuenta que deben servir a la

entidad, no deben contradecirse.

Motivadores.- los objetivos deben ser definidos de una manera que se

constituyan en un elemento motivador, en un reto para las personas

responsables de su cumplimiento.

3.4 OBJETIVOS GENERALES

Los objetivos generales de la compañía Dac Trading S.A. son:

Incrementar sus ventas en un 20 % en un periodo de dos años.

Ampliar el mercado a nivel nacional dentro de los próximos 5 años.

Crear un adecuado sistema de comunicación entre todos los

departamentos de la entidad.

46

3.5 POLÍTICAS EN GENERAL

Dentro de las políticas podemos enumerar las siguientes:

Obtener mayor rentabilidad a través de una excelente oferta de nuestros

productos, para mejorar la demanda.

Invertir en estudios de mercado antes de extendernos a nivel nacional.

Liderar el mercado de una manera eficiente para de esta manera

satisfacer las necesidades de los clientes.

3.6 ESTRATEGIAS

Dentro de las estrategias tenemos:

Lanzar una nueva marca de producto, sin que esto signifique sacar del

mercado las actuales.

Incluir nuevos atributos al producto; como por ejemplo; un nuevo diseño,

nuevos empaques, colores.

Incluir nuevos servicios al cliente, como mayor asesoría en el momento de

la compra, facilidades de pago, garantías más extendidas.

3.7 OBJETIVOS DE LAS ÁREAS

Cada una de las áreas que componen la entidad debe orientar sus actividades hacia

el cumplimiento de los objetivos, los mismos que detallo a continuación:

3.7.1 Área de compras locales

Verificar el cumplimiento, capacidad y disponibilidad adquisitiva por parte

de nuestros proveedores.

Asegurar la recepción de materiales adecuados y en la cantidad requerida.

Adquirir a precio justo, en la cantidad necesaria y de manera puntual la

mercadería.

47

Cuidar que solo se mantenga el inventario pertinente para cubrir las

necesidades de nuestros clientes.

Investigar sobre cambios tecnológicos que puedan ocasionar el uso de

nuevos equipos y materiales de mejor calidad para cubrir los

requerimientos de los clientes.

3.7.2 Área de Recursos Humanos

Implementar programas de capacitación y actualización para el personal,

estableciendo los recursos materiales, humanos, financieros así como el

tiempo necesario para su desarrollo.

Realizar una correcta aplicación de las disposiciones referentes al proceso

de contratación de personal.

Remitir al departamento financiero de manera oportuna la información

referente a los conceptos de ingresos y deducciones.

Incentivar el aprendizaje constante creando condiciones de crecimiento

personal, profesional y social.

Fortalecer el trabajo en equipo.

3.7.3 Área de Ventas

Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes.

Vender los productos en el orden de prioridades previamente establecidos.

Visitar a los clientes de acuerdo a la agenda establecida.

Informar a los clientes sobre cambios en el producto, nuevos usos, demora en

la entrega y cualquier cambio significativo.

Asesar técnicamente a los clientes.

Actuar como vínculo entre la entidad y los clientes para gestionar nuevas

propuestas de negocios.

Participar en exposiciones para promocionar nuevos productos.

Preparar un informe semanal respecto a quejas y reclamos de los clientes.

48

3.7.4 Área Contable-Financiera

Dirigir, coordinar, gestionar y supervisar las actividades del proceso

administrativo financiero en forma integrada.

Elaborar el presupuesto para cada ejercicio económico.

Llevar los registros y realizar las operaciones contables derivadas de la

ejecución del presupuesto institucional.

Mantener actualizados los registros contables, así como la documentación

de respaldo, para la consolidación de los estados financieros.

Aplicar procedimientos e instrumentos pertinentes para el manejo

transparente de los recursos.

Dirigir todo lo relacionado con la elaboración de normas, procedimientos,

manuales y de más instrumentos de uso financiero y administrativo.

Administrar el recurso humano de acuerdo a lo establecido por el Consejo

Directivo.

Tramitar los pagos al personal, así como cualquier otra obligación

financiera de la institución.

3.8 POLÍTICAS

Las políticas son enunciados que orientan y encausan el pensamiento en la toma de

decisiones.

Dac Trading cuenta con las siguientes políticas:

Cumplir con los requerimientos de calidad en los productos y servicios.

Establecer medios adecuados que faciliten las operaciones crediticias y

garanticen el cumplimiento de las mismas.

Cuidar el entorno de trabajo así como los materiales que le han sido

entregados a cada uno de los trabajadores.

Impulsar el desarrollo de la capacidad personal y profesional de los

recursos humanos mediante programas de formación.

Velar por la mejora de los indicadores de crecimiento, productividad,

rentabilidad, responsabilidad social para conservar el prestigio de la

entidad.

49

3.9 ESTRATEGIAS

Dentro de las estrategias aplicadas por la entidad tenemos:

Buscar nuevas innovaciones del producto en cuanto a diseños y nuevas

características.

Establecer precios que permitan atraer nuevos clientes, fidelizar a los

existentes y mantener un nivel de ventaja frente a la competencia.

Consolidar la exclusividad de nuestros productos.

Implementar nuevos servicios al cliente que le brinden una mayor

satisfacción, mediante la atención personalizada de quejas y reclamos,

nuevas garantías para los equipos, facilidades de pago y descuentos,

adecuada asesoría el momento de realizar la compra.

Facilitar el acceso a catálogos virtuales que logren atraer la atención de

los consumidores, ofreciendo una descripción amplia de nuestros

productos.

Crear descuentos especiales por cantidades adquiridas y por otras

maneras de dar a conocer nuestros productos.

3.10 PRINCIPIOS Y VALORES

3.10.1 PRINCIPIOS

Los principios de Dac Trading S.A. son los siguientes:

Respeto: a cada miembro que labora en la entidad independientemente de

sus costumbres, religión y manera de pensar, así como también a todos

nuestros clientes.

Equidad: la decisión de la entidad de dar a cada quien lo que merece

teniendo en cuenta sus condiciones y su compromiso con las labores

encomendadas, un trato justo y preferente a todos nuestros clientes.

Confianza: basada en el desenvolvimiento de las relaciones individuales y

grupales, creando un sentido de seguridad y estabilidad, incluye el

compromiso de calidad, eficiencia y puntualidad con nuestros clientes.

Calidad: garantizar a los clientes una atención oportuna, continua y objetiva

mediante la implementación de estrictos controles a los productos y servicios.

50

3.10.2 VALORES

Los valores de la empresa son los pilares más importantes de cualquier

organización. Con ellos se define a sí misma, porque los valores de una

organización son los valores de sus miembros, y especialmente los de sus

dirigentes.

Están orientados hacia las personas que laboran en la entidad, establecidos por el

propio personal y fortalecido a través del tiempo.

Los valores de Dac Trading S.A. son los siguientes:

Honestidad: orientada a cumplir con rectitud las tareas específicas a cada

uno encomendadas.

Profesionalismo: desempeño eficiente de las actividades que realiza cada

miembro de la entidad.

Responsabilidad: capacidad para reconocer y afrontar las consecuencias

derivadas de sus acciones, así como el cumplimiento de las actividades y

plazos establecidos.

Integridad: constituye la base del comportamiento y la garantía de construir

relaciones fundamentadas en el respeto, la honradez e imparcialidad hacia

clientes, proveedores y todos quienes forman parte de la entidad.

Actitud de Servicio: brindar a los clientes atención cordial y oportuna, con el

afán de satisfacer sus necesidades y requerimientos en cuanto a información

o asesoramiento técnico.

51

CAPÍTULO IV

52

CAPITULO IV

AUDITORIA DE GESTIÓN APLICADA A LA EMPRESA DAC

TRADING S.A.

4.1 FASE I PLANIFICACIÓN

La planificación se constituye en la primera fase del proceso de la Auditoria de

Gestión; de la calidad de la misma dependerá la consecución de los objetivos

propuestos y la correcta aplicación de recursos en el desarrollo de la misma, por lo

que debe ser realizada cuidadosamente, considerando las mejores alternativas y

métodos apropiados para su ejecución.

La fase de planificación en la auditoría de gestión, comprende desde el conocimiento

preliminar hasta la formulación del programa de auditoría.

Si el análisis está dirigido a un área específica, las pruebas de auditoría se

concentrarán en la misma, evitando generalidades que propicien pérdida de tiempo y

de recursos

4.1.1 Planificación Preliminar

En esta fase se configura la forma en la que se realizara el trabajo y se profundizara

el conocimiento del área en base a la información obtenida en la Entidad.

Para tal propósito se revisara la información permanente, se realizará la visita previa

a la entidad para establecer el estado de las actividades y determinar la oportunidad

de realizar la acción de control lo que permitirá la designación del equipo de trabajo.

La asignación del equipo de trabajo se realizara en base a las necesidades descritas

en el informe de conocimiento preliminar, atendiendo a la naturaleza de la entidad,

considerando su visión, misión y objetivos.

53

Esta asignación del equipo de trabajo a más de auditores puede incluir a otros

profesionales como administradores, analistas de sistemas entre otras disciplinas

afines.

Con el fin de obtener un conocimiento preliminar de la entidad se identificaran

algunos aspectos como:

Naturaleza jurídica, objetivos, finalidad establecidos en la base legal de la

constitución.

La misión, visión y objetivos, determinados en la planificación de la

entidad.

La composición del recurso humana, infraestructura, sistemas de

información, administrativa, financiera, operativa y tecnológica.

4.1.2 Planificación Específica

En la planificación específica se establece el alcance del examen de auditoría, así

como los procedimientos a aplicarse por cada componente, la forma en la que se

desarrollara el trabajo y los responsables.

Es el proceso de recopilación de la información y verificación de los hechos lo cual

servirá como base para conocer las características de la entidad y para la ejecución

del examen.

La verificación de los hechos mediante la información recopilada puede revelar la

existencia de áreas críticas, lo que se dejara como constancia en los papeles de

trabajo.

54

4.2 FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO

Esta fase inicia con la realización de programas específicos que serán aplicados a

cada uno de los componentes del área q se examina, es aquí donde se desarrolla la

auditoria al identificar los hallazgos, es en esta etapa donde se obtiene evidencia

suficiente y competente en base a los procedimientos que respaldaran el informe de

auditoría, así como las conclusiones y recomendaciones que se emitan.

Obtención de Evidencia

La evidencia puede ser física, documental, testimonial y debe ser evaluada para el

desarrollo de los hallazgos, para ello deben cumplir la evidencia debe ser suficiente;

es decir; recopilar hechos reales, adecuados y convincentes, debe ser confiables,

esto es que deben reflejar la situación real de la entidad o área examinada, debe ser

relevante; es decir; la relación entre la evidencia y su utilización, la información que

se utilice para demostrar un hecho, será relevante si guarda una relación lógica con

ese hecho.

4.2.1 Programación

Los programas para la auditoría de gestión describen específicamente como se

deben llevar a cabo las actividades durante la ejecución del examen, contienen una

relación ordenada de forma secuencial y lógica de los diferentes procedimientos a

desarrollarse en relación a los objetivos propuestos, en cada uno de los procesos o

actividades a examinarse.

Los programas para una auditoria constituyen los pasos que deben seguirse para su

análisis, en términos de eficacia, eficiencia, economía, legalidad e impacto; por lo

tanto, se formularán con cierta flexibilidad que permita modificaciones cuando se

necesite profundizar en los hallazgos encontrados y generar recomendaciones

aplicables, oportunas y pertinentes que ayuden a la entidad auditada a corregir las

deficiencias.

55

4.2.2 Control Interno Administrativo

La estructura de control interno de una entidad consiste en las políticas y

procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable.

La evaluación al sistema de control interno en auditoría de gestión está dirigida a los

sistemas y procedimientos vigentes para que la entidad ejecute sus actividades en

forma eficiente, efectiva y económica, tomando en consideración los componentes

del control interno: ambiente de control, evaluación del riesgo, actividades de control,

información, comunicación y seguimiento.

El control interno es un proceso efectuado por la administración, la dirección y el

resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar seguridad

razonable en la consecución de los objetivos de la entidad.

La evaluación del control interno debe realizarse de tal manera que proporcione al

auditor una base para determinar el nivel de confianza en relación a las actividades

de control establecidas, lo cual permitirá determinar la naturaleza, alcance y

oportunidad para la aplicación de pruebas y procedimientos de auditoría.

Para evaluar el control interno existen métodos como: el método descriptivo o

narrativo, flujogramas y cuestionarios.

El método Narrativo consiste en describir de forma escrita los procedimientos que se

han observado, sus características y aspectos más importantes, por lo general estas

descripciones se refieren a funciones, procedimientos, registros, archivo y procesos;

ser realizan a través de entrevistas a los responsables de las actividades, por

observación directa o mediante el análisis de documentos.

El método de Cuestionario consiste en realizar una serie de preguntas a los

encargados de la realización de las actividades correspondientes de las áreas

identificadas, se aplica mediante el empleo de cuestionarios previamente

elaborados, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de

las operaciones y quien tiene a su cargo las funciones.

56

La evaluación del control interno como medio de identificación de riesgos y áreas

críticas, garantiza la independencia de la acción de auditoría.

Son consideradas como áreas críticas aquellas que presenten deficiencias de control

por la inexistencia de los mismos o por que los existentes no funcionan o son

innecesarios, seleccionando siempre las de mayor trascendencia o importancia

relativa. También se debe tomar en cuenta la naturaleza de las operaciones, la

complejidad y los riesgos que involucra: resultados de auditorías anteriores y el

criterio del auditor sobre la gestión de la entidad.

Informe COSO, Comité de la Organización de Patrocinio de la Comisión de

Marcas.

En el año de 1992, como respuesta a la incertidumbre conceptual y de la aplicación

del control interno, se publica el Informe “COSO” definiendo un nuevo marco

conceptual del control interno, capaz de integrar los diferentes conceptos logrando

así que se cuente con un marco conceptual común.

En este sentido amplio el control interno según el método COSO se puede definir

como: un proceso ejecutado por la administración u otro personal de la entidad

diseñado para proporcionar seguridad razonable en cuanto a la consecución de los

objetivos en cuanto a efectividad y eficiencia de las operaciones así como al

cumplimiento de las leyes aplicables y la confiabilidad de la información financiera.

El control interno que plantea el informe COSO consta de cinco componentes

interrelacionados entre sí e integrados al proceso de gestión:

1. Ambiente de Control:

Este primer componente refleja la ética de una entidad respecto al comportamiento

de sus miembros, la responsabilidad con la que realizan sus actividades y la

importancia que le proporcionan al control interno.

57

Los principales factores del ambiente de control son:

La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y manuales de

procedimientos.

La filosofía y estilo de la dirección

La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso

de cada uno de los integrantes de la entidad.

La manera de asignar responsabilidades.

2. Evaluación de Riesgos:

El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que afectan

las actividades de las entidades, a través de la investigación y análisis de los riesgos

relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se evalúa la

vulnerabilidad del sistema.

Para ello debe adquirirse un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes

de manera de identificar los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la

organización como de la actividad.

Antes de realizar la evaluación de riesgos es necesario establecer objetivos, aunque

si bien ellos no son un componente de control interno, constituyen un requisito previo

para el funcionamiento del mismo.

Los objetivos por lo general se relacionan con las operaciones, información

financiera y con su cumplimiento.

58

Al establecer objetivos, una entidad puede identificar factores críticos de éxito y

determinar los criterios para medir el rendimiento, por lo tanto los objetivos de control

deben ser adecuados, completos, razonables y deben integrarse a los globales de la

institución.

Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:

Una estimación de su importancia

Una evaluación de la probabilidad

Una definición del modo en que habrán de manejarse.

3. Actividades de Control:

Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en

cada una de las etapas de la gestión, partiendo del conocimiento de los riesgos, se

establecen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.

Existen diversos tipos de control los cuales pueden ser preventivos o correctivos,

manuales o automatizados, gerenciales o directivos

4. Información y

5. Comunicación:

La información relevante se identifica, captura y comunica en forma y plazo

adecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades, una

comunicación efectiva debe producirse en un sentido amplio, fluyendo hasta abajo, a

través y hacia arriba de la entidad

Es imprescindible que todos los miembros de la organización cuenten con

información periódica y oportuna que deben manejar para orientar sus acciones en

coordinación con los demás, orientadas hacia el logro de los objetivos.

59

Marco Integrado- CORRE Control de los Recursos y los Riesgos Ecuador.

Con pequeñas modificaciones al concepto general del informe COSO al control

interno se lo define como : un proceso efectuado por el consejo de administración, la

dirección y el resto del personal de una entidad diseñado con el objeto de

proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de

objetivos dentro de:

La honestidad y responsabilidad

Eficacia y eficiencia en las operaciones

Fiabilidad de la información

Cumplimiento de leyes y normas.

Componentes de CORRE

1. Ambiente Interno de Control:

El entorno de control marca las pautas de comportamiento de una organización y

tiene una influencia directa en el nivel de compromiso del personal respecto al

control. La base del CORRE son los valores, la conducta la ética, la integridad.

Algunos de los factores que integran el ambiente interno de control son:

a) Integridad y valores éticos.

b) Filosofía y estilo de la alta dirección

c) Estructura organizativa

d) Autoridad asignada y responsabilidad

e) Gestión de capital humano

2. Establecimiento de Objetivos

Los objetivos deben establecerse antes que la dirección pueda identificar

potenciales eventos que afecten a su consecución, se debe tomar en consideración

que la dirección debe establecer un proceso para fijar objetivos y que los objetivos

seleccionados estén en línea con la misión y visión de la entidad, además de ser

consecuente con el riesgo aceptado.

60

Es a partir de los objetivos que se facilita la gestión de los riesgos empresariales

mediante la identificación de los eventos externos e internos, los factores que

integran este componente son:

1. Objetivos estratégicos

2. Objetivos específicos

3. Relación entre objetivos y componentes

4. Consecución de objetivos

5. Riesgo aceptado y niveles de tolerancia

3. Identificación de Eventos

Se entiende por riesgo a la probabilidad de que un evento ocurra y afecte

severamente el cumplimiento de los objetivos. Los riesgos también se pueden

clasificar de una manera general en cuatro grandes tipos:

a. Riesgo de mercado

b. Riesgo de crédito

c. Riesgo operacional

d. Riesgo de reputación

Los siguientes elementos integran este componente:

1. Factores internos y externos

2. Identificación de eventos

3. Categoría de eventos

4. Evaluación del Riesgo

La evaluación de los riesgos permite a una entidad considerar la forma en que los

eventos potenciales impactan en la consecución de objetivos, la dirección evalúa

estos acontecimientos desde una doble perspectiva, probabilidad e impacto y

normalmente usa una combinación de métodos cualitativos y cuantitativos.

61

Los impactos positivos y negativos de los eventos potenciales deben examinarse,

individualmente o por categoría, en toda entidad, los riesgos se evalúan con doble

enfoque, riego inherente y riesgo residual.

Riesgo Inherente.- es aquel que se enfrenta a una entidad en ausencia de acciones

de la dirección para modificar su probabilidad o impacto; es decir; siempre existirán

haya o no controles, debido a la naturaleza de las operaciones.

Riesgo Residual.- es aquel que permanece después de que la dirección desarrolle

sus respuesta a los riesgos.

Los siguientes factores se incluyen en este componente:

1. Estimación de probabilidad o impacto

2. Evaluación de riesgos

3. Riesgos originados por los cambios

5. Respuesta al Riesgo

Para decidir una respuesta a los riesgos, la dirección debe evaluar su efecto sobre la

probabilidad e impacto del riesgo, así como los costos y beneficios, seleccionando

aquella que situé el riesgo residual dentro de la tolerancia del riesgo establecido.

En el tratamiento de la información de riesgo global o cartera de riesgo, la dirección

determina si el riesgo residual concuerda con el riesgo aceptado por la entidad.

6. Actividades de Control

Las actividades de control son las políticas y procedimientos establecidos por la

dirección y otros miembros de la organización con autoridad para emitirlos, como

respuesta a los riesgos que podrían afectar el logro de los objetivos.

Las actividades de control no pueden generalizarse y deberán ser la respuesta a la

medida de la necesidad de los objetivos y los riesgos de cada organización.

62

Este componente tiene los siguientes factores:

1. Integridad de las decisiones sobre riesgos.

2. Principales actividades de control

3. Controles sobre los sistemas de información

7. Información y Comunicación

El componente dinámico del CORRE es la información y comunicación, que por su

ubicación en la pirámide comunica el ambiente de control interno.

Es importante el establecimiento de una comunicación eficaz en un sentido amplio,

que facilite una circulación de la información en varias direcciones, es decir

ascendente, transversal, horizontal y descendente. La dirección superior debe

transmitir un mensaje claro a todo el personal sobre la importancia de las

responsabilidades de cada uno en materia de compartir la información con fines de

gestión y control.

8. Supervisión y Monitoreo

Se vuelve necesario realizar una supervisión de los sistemas de control interno,

evaluando la calidad de su rendimiento, dicho seguimiento tomara la forma de

actividades de supervisión continua, de evaluaciones periódicas o una combinación

de las anteriores.

El CORRE diseñado y aplicado en la ejecución de la operaciones de una entidad

evoluciona con el paso del tiempo y de igual manera los cambios en los métodos

para ejecutar las operaciones.

Este componente permite evaluar si continua funcionando de manera adecuada o es

necesario realizar cambios.

63

Los factores que integran este componente son:

1. Supervisión permanente

2. Supervisión interna

3. Evaluación externa.

MICIL – Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano

En primera instancia fue creado por requerimientos de auditores externos como base

para determinar el grado de confiabilidad en las operaciones realizadas y

registradas, a partir de su evaluación con el desarrollo de las funciones de control y

auditoria profesional las organizaciones han llegado a crear y constituir las

direcciones ejecutivas de auditoría interna (DEAI), cuya principal actividad está

dirigida a la evaluación del control interno orientado hacia la evaluación de los

riesgos respecto al eficiente uso de los recursos, el eficaz logro de los objetivos para

los cuales se creó la entidad.

Componentes y Factores Básicos del MICIL

Como base para el desarrollo y definición del marco Integrado de Control Interno

Latinoamericano, se utiliza la estructura del sistema COSO la cual consiste en

identificar sus componentes principales, los mismos que se encuentran

interrelacionados con el proceso de las operaciones de las empresas u organismos.

Existe la posibilidad de realizar adecuaciones a la realidad y requerimientos de las

organizaciones, las que serán introducidas al desarrollar los factores que integran los

cinco componentes del control interno.

Los niveles administrativos de las entidades tienen la responsabilidad de realizar un

análisis del diseño del control interno que está funcionando y sus componentes

básicos y disponer de una base que justifique la necesidad de incorporar mejoras y

realizar un análisis completo.

64

Lo más importante es iniciar el proceso de diseño, aplicación y evaluación externa

para obtener el resultado que permitirá en un futuro validar las mejoras introducidas

para el mejoramiento de la entidad, para cada componente del control interno y las

actividades importantes consideradas en el proceso.

Componentes del MICIL

“El Marco Integrado de Control Interno incluye los cinco componentes del control

interno que constituyen la base para considerar la pirámide con similares contenidos

en los cuatro costados, en una demostración de la solidez del control interno para el

funcionamiento participativo, organizado, sistematizado, disciplinado y sensibilizado

del recurso humano para el logro de los objetivos de la entidad. Los componentes

del control interno son los requisitos básicos para el diseño y funcionamiento del

MICIL de un entidad o actividad importante.”

Estos componentes son:

1. Ambiente de Control

2. Evaluación de Riesgos

3. Actividades de Control

4. Información y Comunicación

5. Supervisión y Monitoreo

1. Ambiente de Control.- abarca las características de la entidad y establece la

base para considerar y atender los riesgos, incluso la filosofía de control y los límites

de los riesgos, la integridad y los valores éticos en que funcionan.

2. Evaluación de Riesgo.- analiza los riesgos, su probabilidad e impacto para

determinar de qué manera son manejados.

3. Actividades de Control.- se establecen e implementan normas y procedimientos

para garantizar que se apliquen eficazmente las respuestas a los riesgos.

65

4. Información y Comunicación.- la información relevante se identifica, captura y

comunica la información en la forma y momento que permita a la personas cumplir

sus responsabilidades. Una comunicación efectiva debe producirse en un sentido

amplio, fluyendo hacia abajo, a través y hacia arriba de la entidad.

5. Supervisión y Monitoreo.- la totalidad de la administración de riesgos

corporativos debe ser monitoreada y de ser el caso deben efectuarse las

modificaciones necesarias, este monitoreo se lleva a cabo mediante actividades

permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas actuaciones a la

vez.

4.2.3 Medición de Riesgos de Auditoria

“El riesgo de Auditoria puede definirse como la posibilidad de emitir un informe de

auditoría incorrecto por no haber detectado errores o irregularidades significativas

que modificarían el sentido de la opinión vertida en el informe”

La realización de una auditoría de gestión siempre estará expuesta a presentar

errores y omisiones que según su importancia podrían llegar a afectar los resultados

presentados en el informe de auditoría, es por esto que en la planificación debe

considerarse maneras razonables para poder identificar errores de importancia

relativa, los mismos que pueden ser de tres clases:

Riesgo Inherente

Riesgo de Control

Riesgo de detección

Riesgo Inherente.- es el riesgo que se encuentra presente durante todo el

desarrollo de la auditoria, se refiere a la posibilidad de que ocurran errores

significativos derivados de las características de la entidad.

“El riesgo de auditoría está totalmente fuera de control del auditor, difícilmente se

pueden tomar acciones que tiendan a eliminarlo porque es propio de la operación

del ente.”

66

El riesgo inherente afecta directamente la cantidad de evidencia necesaria para

obtener satisfacción de auditoría que permita validar una afirmación de integridad,

veracidad y exposición.

Cuanto mayor sea el nivel de riesgo inherente, mayor será la cantidad de evidencia

de auditoría necesaria.

Riesgo de Control.- está asociado con la posibilidad de que los procedimientos de

control interno, no puedan prevenir o detectar los errores o irregularidades

significativos de manera oportuna. El auditor es quien determina el riesgo de control

para precisar el grado en que los controles internos permiten evitar o detectar

errores importantes, para determinar el riesgo de control el auditor debe evaluar el

diseño de los controles y la efectividad con que estos operan.

En términos generales se puede decir que si los controles vigentes son fuertes, el

riesgo de que existan errores o irregularidades no detectados por los sistemas de

control es mínimo, y en cambio, si los controles son débiles, el riesgo de control será

alto, pues los sistemas no estarán capacitados para detectar los errores o

irregularidades que pudieren suceder y la información procesada tampoco será

confiable.

Riesgo de Detección.- es el riesgo de que el auditor no detectara una declaración

incorrecta importante que pudiera existir, es decir, que los errores en el sistema de

control interno no detectados por la administración tampoco sean reconocidos por el

auditor.

El riesgo de control es totalmente controlable por la labor del auditor y depende

exclusivamente de la forma en que se diseñen y lleven a cabo los procedimientos de

auditoría. Para la determinación del riesgo de auditoría es necesario aplicar una

ecuación como la siguiente:

67

Dónde:

RA: Riesgo de Auditoria

RI : Riesgo Inherente

RC: Riesgo de Control

RD: Riesgo de Detección

4.2.4 Aplicación de técnicas y Procedimientos

Las técnicas de auditoría son los procedimientos de investigación y demostración

que le permitan obtener la evidencia suficiente y competente para sustentar el

informe y la elaboración de los comentarios, conclusiones y recomendaciones. Las

técnicas a aplicarse deben definirse en la planificación de la auditoria, cuando y de

qué manera serán aplicadas. Para la aplicación y combinación de técnicas y

procedimientos es indispensable el criterio del profesional auditor, entre las técnicas

más utilizadas se encuentran:

Observación.- se refiere a la verificación visual de una actividad o proceso

para determinar aspectos relevantes.

Comparación.- es una técnica ocular que permite determinar las similitudes o

diferencias en dos o más hechos u operaciones, se compara las operaciones

de la entidad auditada, los resultados de la auditoria, criterios técnicos y

prácticas establecidas.

Indagación.- es la obtención de información verbal mediante averiguaciones

o conversaciones directas con funcionarios de la entidad o terceros sobre las

operaciones, en especial aspectos no documentados.

Rastreo.- técnica ocular que permite el seguimiento y control de una

operación, dentro de un proceso o de un proceso a otro con el fin de conocer

y evaluar su ejecución.

RA = RI* RC * RD

68

Encuesta.- es otra técnica verbal en la que se utilizan encuestas realizadas a

los funcionarios de la entidad auditada o a terceros mediante el uso de

cuestionarios, cuyos resultados deben ser posteriormente tabulados.

Entrevista.- consiste en aplicar entrevistas a funcionarios de la entidad para

obtener información que posteriormente será confirmada y documentada.

Confirmación.- es una comunicación por escrito de parte de los funcionarios

que ejecutan las operaciones o fuentes ajenas a la entidad auditada para

comprobar la autenticidad de los registros, documentos, cifras u operaciones.

Análisis.- es una técnica de verificación escrita que consiste en la separación

y evaluación crítica y objetiva de los elementos que conforman una operación,

actividad, transacción o proceso y así establecer su concordancia con criterios

normativos y técnicos.

Comprobación.- permite verificar la existencia, legalidad y autenticidad de las

operaciones realizadas por una entidad, a través del examen de la

documentación de respaldo.

Tabulación.- consiste en agrupar resultados importantes obtenidos en el área

auditada, que permitan llegar a conclusiones.

Inspección.- incluye el examen físico y ocular de activos, documentos,

valores y otros, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad.

Revisión Selectiva.- es una técnica documental que consiste en una revisión

o examen de una parte del universo de datos u operaciones, con el fin de

separar y analizar aspectos que no son normales y que requieren atención y

evaluación especial durante la auditoria.

4.2.5 Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo de auditoría constituyen el soporte del trabajo llevado a cabo

por el auditor, contienen los comentarios, conclusiones y recomendaciones incluidos

en su informe; así como las evidencias del cumplimiento del debido proceso de

auditoría.

Los papeles de trabajo, vinculan la labor realizada por el auditor durante las etapas

de planeamiento y ejecución de la auditoría con el producto final de la misma, el

informe de auditoría.

69

Los papeles de trabajo se acumularan como evidencia y respaldo del informe, en el

caso de que el auditor reciba pruebas verbales o de otra naturaleza, por ello es

preferible que se obtenga confirmaciones escritas para que tenga mayor validez.

Constituyen los registros y documentos mantenidos por el auditor de los

procedimientos por el seguidos de las comprobaciones parciales que realizo y de las

conclusiones a las que llego, puede incluir programas de trabajo, documentos de la

entidad, cartas de confirmación, comentarios preparados por el auditor.

Dentro de los objetivos de los papeles de trabajo se encuentran:

Defender el contenido del informe preparado por el auditor

Cumplir con las normas de auditoria

Acumular evidencias tanto de los procedimientos de auditoría aplicados, como

de las muestras seleccionadas, que permitan al auditor formarse su opinión

del manejo de la entidad.

El propósito de los papeles de trabajo es que sirve de fuente para probar y explicar

en detalle los comentarios, conclusiones y recomendaciones que se exponen en el

informe de auditoría. Los papeles de trabajo constituyen los programas escritos con

la indicación de su cumplimiento y la evidencia reunida por el auditor en el desarrollo

de su tarea; son el vínculo entre el trabajo de planeamiento, de ejecución y del

informe de auditoría, por tanto contendrán la evidencia necesaria para fundamentar

los hallazgos, opiniones, conclusiones y recomendaciones que se presenten en el

informe.

4.2.6 Hallazgos de Auditoria

Se denomina hallazgo de auditoría al resultado de la comparación que se realiza

entre un criterio y la situación actual encontrada durante el examen a un área,

actividad u operación, generalmente se refiere a debilidades en los controles

internos detectados por el auditor, abarca hechos y otro información obtenida por el

mismo que merecen ser comunicados, es decir, reúne toda la información que a

juicio del auditor permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden

en la gestión de recursos en la entidad que merecen ser comunicados en el informe

a los funcionarios responsables y otras personas interesadas.

70

Los hallazgos deben poseer algunos requisitos validos como:

Importancia relativa

Que sea basado en hechos reales y evidencias precisas

Que sea objetivo, es decir, que lo podamos establecer claramente.

Que sea convincente

Los elementos de los hallazgos de auditoría son:

1. Condición: comprende lo que sucede o se da en realidad dentro de la

entidad, refleja la situación actual encontrada por el auditor al examinar un

área o actividad, la cual tiene que ser descrita con toda claridad y objetividad

a fin de observar qué criterios se cumplen, cuales no se cumplen y cuales

están siendo cumplidos parcialmente.

2. Criterio: es un parámetro de comparación de la situación ideal, el estándar, el

cumplimiento de normas o principios administrativos, con lo que el auditor

mide la condición; es también; la meta que la entidad está tratando de

alcanzar o representa la unidad de medida que permite evaluar la condición

actual.

3. Causa: se refiere a los motivos o razones fundamentales por los cuales se dio

la desviación o se produjo el incumplimiento de un criterio o norma, es decir,

todo lo que origino el problema existente con el fin de poder adoptar las

acciones correctivas necesarias para superar dicha situación y evitar que la

misma se vuelva a repetir.

4. Efecto: es el resultado negativo, real o potencial que se desprende de la

condición encontrada, el efecto puede representar principalmente una perdida

en términos monetarios o una disminución de la eficiencia o eficacia de las

operaciones realizadas, su importancia radica en que de este se derivan las

recomendaciones o acciones correctivas sugerida por el auditor.

71

4.3 FASE III COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

En esta fase se preparara el informe final del trabajo realizado durante la auditoria,

que presentara además de las deficiencias encontradas, el peso del incumplimiento

de los criterios establecidos y su efecto, así como también, las causas y condiciones

en el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión de la entidad

auditada y el adecuado uso de los recursos que esta posee.

En esta fase se debe mantener informada a la administración de la entidad

permanentemente sobre las observaciones encontradas durante la ejecución del

examen con la finalidad de obtener los justificativos y comentarios pertinentes antes

de la elaboración del informe final.

4.4 FASE IV SEGUIMIENTO O EVALUACIÓN CONTINUA

Esta fase se lleva a cabo luego de realizada la auditoria con el fin de comprobar

hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los cometarios y

recomendaciones presentadas en el informe, considerando cualquier circunstancia,

como por ejemplo si la administración de la entidad permanece bajo el mismo

personal.

Las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben sujetarse

a un estricto seguimiento ya que no solo se orienta a corregir las fallas detectadas,

sino a aportar elementos de crecimiento para la entidad, lo cual hace posible

verificar que las acciones se lleven a cabo en los términos y fechas establecidos con

cada responsable del área, función, proceso, programa o recurso revisado, facilitar la

toma de decisiones y constatar las acciones que se llevaron a cabo para

implementar las recomendaciones y hacer un nuevo informe sobre el grado y forma

como se atendieron

72

CAPÍTULO V

73

CAPITULO V

APLICACIÓN PRÁCTICA

5.1 FASE I PLANIFICACIÓN

5.1.1 PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

5.1.1.1 CARTA DE OFERTA

PROPUESTA DE SERVICIOS DE AUDITORIA

Quito, Agosto 28 del 2010

Sra. Doctora Cristina Moreno GERENTE GENERAL DAC TRADING S.A. Presente.

De mi consideración:

Nos es grato presentarle a usted nuestros servicios como auditores independientes,

por lo cual pongo a consideración la siguiente propuesta profesional para realizar la

AUDITORIA DE GESTIÓN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO DE RECURSOS

HUMANOS, de la compañía DAC TRADING S.A. por el año 2010.

GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda.

Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326

Quito-Ecuador

74

A. ANTECEDENTES

GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA.; fue constituida legalmente en el año 2001,

inscrita en el Registro Mercantil con el número 033127, con personería jurídica,

autonomía administrativa y financiera, patrimonio propio; la misma que está bajo el

control de la Superintendencia de Compañías. Es una empresa en donde, prima las

buenas normas de educación, ética profesional, responsabilidad, moral y sobre todo

honestidad. La misma que brinda Servicios Profesionales de Auditoría Externa,

Asesoría, Consultoría y Capacitación a las Empresas calificadas por la

Superintendencia de Compañías.

GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA. se crea con la finalidad de Asesorar a las

instituciones tanto del sector público como privado, convirtiendo las desventajas en

ventajas, el desconocimiento en conocimiento para conectar el afán de superación

de las corporaciones con la arrolladora corriente de perfeccionamiento empresarial,

que permita el desarrollo institucional y de sus asociados en términos ajustados a la

excelencia y calidad total.

Se tiene como propósito principal trabajar conjuntamente con la administración,

asumiendo una razonable responsabilidad condiciendo en la investigación junto con

las personas afines al área de Recursos Humanos; logrando de esta manera

transmitir ideas generales y específicas, determinado la necesidad de establecer

nuevos enfoques de control, que definen a su vez el establecimiento de novedosos

parámetros de responsabilidad para funcionarios y empleados con la finalidad de

evitar en ciertos momentos posibles desconfianza, descoordinación en las funciones,

conflicto de intereses, pérdida de imagen corporativa, difidencia de los clientes,

financieras e inversionistas.



Quito-Ecuador

75

GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., tiene más de nueve años en el mercado y

como referencia de nuestro trabajo podemos citar las siguientes empresas en las

que damos nuestros servicios:

ECUSPORT CIA. LTDA. (Reebok)

DISBEN S.A. (comercializadora de bebidas)

ECM CONCEPT M. CIA. LTDA. ANON (GUESS)

CARLOS VERGARA CONSTRUCTORES

TBS CIA. LTDA.

TELEFÓNICA DEL ECUADOR (MOVISTAR)

KFC ( franquicias)

INMOBILIARIA ROMEO Y JULIETA S.A.

AFEX DEL ECUADOR S.A. (SEGUROS)

COMERCIALIZADORA TELEX (Etafashion)

Entre otras.

B. ENFOQUE DEL TRABAJO

El enfoque de trabajo está diseñado para responder a los niveles técnicos más altos

y cumplir con las necesidades de información que requiere DAC TRADING S.A.,

asegurando de esta manera que el esfuerzo durante nuestra auditoria se concentre

en los aspectos significativos de las operaciones, logrando obtener un informe

pormenorizado de nuestro trabajo.

C. OBJETIVOS DEL TRABAJO

Contamos con personal altamente calificado y con la experiencia necesaria adquirida

a través de años de servicio en empresas e instituciones de renombre nacional, por

lo cual los objetivos de trabajo están garantizados de una manera eficiente, creativa

y oportuna.



Quito-Ecuador

76

Nuestra filosofía es proporcionar soluciones profesionales a nuestros clientes en el

control y administración empresarial por lo que a los compromisos que asumimos,

asignamos todos los recursos profesionales necesarios para entregar un servicio

integral de calidad y resultados que la moderna administración requiere, y además a

costos verdaderamente competitivos. Por lo que nos permitimos estableces objetivos

muy puntuales que son:

Ofrecer servicios de Auditoría Externa de los Estados Financieros, y el alma

administrativa de la organización.

Emprender e incentivar la implementación de programas de capacitación

dirigidos a funcionarios y empleados, para dotarlos de información básica e

instrumentos adecuados para el desarrollo adecuado de sus competencias

profesionales.

Brindar asesoramientos Administrativos, Financieros y Tributarios

propendiendo a la consecución de los objetivos empresariales con Eficiencia,

Efectividad y Economía.

D. INFORMES A PRESENTAR

Como resultado del trabajo, formularemos y presentaremos un informe de auditoría

de Gestión que incluirá comentarios y recomendaciones sobre aquellas debilidades

o deficiencias que hayamos observado en los controles internos, procedimientos de

contratación de personal y sistemas de información. Así mismo un informe de

evaluación del cumplimento de las recomendaciones emitidas. Previamente a su

emisión, se comentará personalmente las observaciones en los niveles de dirección

adecuados, para de esta manera establecer los correctivos que el caso amerite.



Quito-Ecuador

77

Adicionalmente, GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., y su equipo de trabajo

estará dispuesto a proporcionarle el asesoramiento que usted requiera en los

campos antes mencionados, siempre enmarcados como es nuestra filosofía dentro

de los términos legales, profesionales, éticos y morales.

E. HONORARIOS

Los honorarios están estimados con base al tiempo que incurrieron a diversos

niveles de responsabilidad, los que se han determinado en $ USD. 5000.00 (CINCO

MIL con 00/100 dólares), lo que no incluyen IVA. Proponemos que los honorarios

sean cancelados de la siguiente manera:

50% a la aprobación de nuestra propuesta

50% a la presentación de los informes correspondientes.

F. PLAZO

El plazo aproximado para la ejecución de la auditoria descrita es de tres meses

calendarios, contado a partir de la aprobación de la propuesta y forma del contrato.

En caso de requerir información adicional no dude en comunicarse con nosotros.

Agradezco la oportunidad y seguros de poder brindarles nuestros servicios y

colaborar con la organización y control efectivo de su institución, nos suscribimos de

usted.

Muy Atentamente,

Dr. José Villavicencio Rosero

Socio de Auditoria GALARZA Y ASOCIADOS CIA. LTDA.

REGISTRO SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS No. SE9856-663



Quito-Ecuador

78

5.1.1.2 CONTRATO DE AUDITORIA

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

COMPARECIENTES: A la celebración del presente contrato comparecen, por una parte la compañía

GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., representada por el Sr. Dr. José Villavicencio

Rosero, en su calidad de Socio de Auditoria, que para efectos del presente contrato se

denomina GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA.; y por otra parte DAC TRADING

S.A., legalmente representada por la Sra. Doctora, Cristina Moreno en su calidad de

GERENTE GENERAL, que para efectos de este documento se denominará EL

CONTRATISTA; quienes libre y voluntariamente convienen en suscribir el presente

contrato el tenor de las siguientes cláusulas:

PRIMERA.- ANTECEDENTES

GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., es una empresa que tiene como una de las

actividades establecidas en el objeto social, la de brindar asesoría financiera,

administrativa, tributaria y contable, presupuestos, auditoria, asesoría legal, entre

otras; a personas naturales y jurídicas, nacionales y extranjeras, para lo cual cuenta

con el personal profesional capacitado e idóneo en cada área, especialmente la de

Recursos Humanos. EL CONTRATISTA en conocimiento de los servicios que presta

GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., ha decidido contratar las prestaciones

profesionales para el área de Recursos Humanos.

SEGUNDA.- OBJETO DEL CONTRATO

Con estos antecedentes, en forma libre y voluntaria EL CONTRATISTA, acepta los

servicios profesionales que brinda GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., a fin de

que a partir de la suscripción del presente contrato realice todos los actos señalados

y acordados con la firma. Como es la de implementar controles, detectar hallazgos y

establecer por medio de los respectivos informes las recomendaciones aptas para el

mejoramiento del área de Recursos Humanos y por ende para el bienestar

institucional.

79

TERCERA.- PRECIO

Las partes han acordado que por los servicios profesionales que GALARZA &

ASOCIADOS CIA. LTDA., brinden al CONTRATISTA, detallados y especificados en

la segunda cláusula y en la carta oferta, de éste último pague el valor de $ USD.

5000.00 (CINCO MIL con 00/100 dólares), sin incluir, IVA los mismos que serán

pagados de la siguiente manera: 50% a la firma de este contrato y 50% en la

presentación de los informes de auditoría.

El CONTRATISTA, deberá girar un cheque a nombre de GALARZA & ASOCIADOS

CIA. LTDA., debiendo este último entregar la factura correspondiente.

CUARTA.- PLAZO

El presente contrato tiene una duración de aproximadamente 3 meses, 90 días

contados a partir de la fecha de suscripción de este contrato.

QUINTA.- CONDICIONES

Para el mejor desempeño y cumplimiento del trabajo contratado EL CONTRATISTA,

deberá poner a disponibilidad de GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., todos los

demás documentos en forma oportuna, base de datos, registros del personal y más

documentación que deberán reflejar en forma veraz y completa la situación de la

empresa.

El trabajo que GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA. debe realizar está señalado

en la cláusula número dos de este documento y velado por la carta oferta, en tal

virtud, única y exclusivamente se efectuará dichos trabajos; sin embargo, en el caso

de que se requiera contratar la realización de otras asesorías o trabajos adicionales,.

Estos serán establecidos en documento aparte, en el que se fijará el valor de la

tarifa.

80

SEXTA.- NATURALEZA DEL TRABAJO

El presente contrato es eminente civil, en tal virtud no tiene incidencia o vínculo

laboral de ninguna naturaleza, por lo tanto el personal profesional y administrativo de

GALARZA & ASOCIADOS CIA. LTDA., que labora en las instalaciones del

CONTRATISTA, no tiene relación laboral con este y le corresponde a GALARZA &

ASOCIADOS CIA. LTDA., cubrir sus remuneraciones y demás beneficios.

SÉPTIMA.- DOMICILIO, JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA

Las partes fijan su domicilio en esta ciudad de Quito y se someten a la jurisdicción y

competencia del Tribunal de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de

Quito, quienes dictarán el laudo arbitral de derecho, de acuerdo con la ley de

arbitraje y conciliación vigente.

Las partes afirman y ratifican en el contenido del presente contrato y para constancia

firman tres ejemplares de igual tenor y valor, en

Quito, 19 de octubre del 2011.


SOCIO DE AUDITORIA GALARZA Y ASOCIADOS CIA. LTDA. REGISTRO SUPERINTENDENCIA DE

COMPAÑÍAS No. SE9856-663

Dra. Cristina Moreno GERENTE GENERAL DAC TRADING

S.A. RUC: 1725558719001

81

5.1.1.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN EN EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS

DAC TRADING S.A.

ACTIVIDADES HORAS

PRESUPUESTADAS

Planificación de la Auditoria de Gestión 6

Programación de la Auditoría de Gestión. 10

Evaluación del Control Interno Administrativo. 7

Medición de Riesgos de Auditoría. 5

Aplicación de Técnicas y Procedimientos, Elaboración 100

de Papeles de Trabajo, Hallazgos de Auditoría.

Comunicación de Resultados. 10

Total Horas Presupuestadas 138



Quito-Ecuador

82

5.1.1.4 PROGRAMA DE TRABAJO PRELIMINAR

Srta. Alexandra Galarza JEFE DE EQUIPO DE AUDITORIA

REG. Superintendencia de Compañías No. 020157498-5



Quito-Ecuador

TOTALES 8 H. 8H.

DAC TRADING S.A.

VER ANEXOS: 1-2-3-4-5

1

2

3

4

5

6

83

5.1.2 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA

5.1.2.1 MEMORÁNDUM DE PLANIFICACIÓN

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN

1. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL:

Realizar una auditoría de gestión para que nos permita determinar la eficacia,

eficiencia y efectividad con que se cumplen los objetivos, políticas, metas de la

organización y de esta manera cumplir con la misión y visión establecidas.

EMPRESA: DAC TRADING S.A.

Actividad:

Venta de equipos biométricos para asistencia y control de personal

Dirección: Av. Brasil N40-38 y Charles Darwin

Teléfonos: (593) 2-6032311

Período: Del 01 al 31 de Diciembre del 2010

Realizado por: Alexandra Galarza

Colaboradores: Dr. José Villavicencio



Quito-Ecuador

84

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Determinar la confiabilidad y exactitud de los datos contables y la efectividad

de los procedimientos internos.

Ayudar a la gerencia a lograr la administración más eficiente de las

operaciones de la Compañía, estableciendo procedimientos para adherirse a

sus planes.

Verificar que se cumplan con los principios de economía, eficiencia, eficacia,

efectividad y equidad.

Verificar que la entidad cumpla con normas y demás disposiciones legales y

técnicas.

Realizar un análisis eficiente que permita detectar posibles errores.

Verificar la existencia de objetivos y planes realistas.

Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores

nacionales.

Examinar las funciones y responsabilidades de cada uno de los empleados de

la empresa, incluidos los principales funcionarios.

Evaluar las políticas de control dadas por la compañía a sus subordinados y el

grado de concientización que poseen los mismos.

2. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

2.1. RESEÑA HISTÓRICA:

Dac Trading S.A. se constituyó legalmente el 27 de noviembre del 2008, mediante

resolución N~ 08.Q.IJ.005113, dedicándose fundamentalmente a la importación,

exportación, compra venta, cambio, consignación, permuta, diseño, instalación,

montaje, mantenimiento y reparación de productos de identificación, equipos

biométricos, equipos de código de barras y en general todo tipo de equipos

tecnológicos.



Quito-Ecuador

http://www.monografias.com/trabajos6/etic/etic.shtml

http://www.monografias.com/trabajos54/resumen-economia/resumen-economia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml

http://www.monografias.com/trabajos35/eficiencia-y-equidad/eficiencia-y-equidad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/juti/juti.shtml

85

La compañía tiene un plazo de duración de cincuenta años contados desde la fecha

de inscripción de la escritura de fundación en el registro mercantil, el mismo que

podrá prorrogarse por otro de igual o menor duración una vez que sea resuelto por

la Junta General de Accionistas, la empresa es de nacionalidad ecuatoriana y su

domicilio principal está establecido en la ciudad de Quito.

2.2. TIPO DE EMPRESA:

Dac Trading S.A. Es una sociedad anónima que cuenta con un capital autorizado

de mil seiscientos dólares de los Estados Unidos de América (US$1.600.00), el

capital suscrito y pagado es de ochocientos dólares de los Estados Unidos de

América (US$800.00), dividido en ochocientas acciones ordinarias y nominativas de

un dólar de los Estados Unidos de América (US$1.00) de valor nominal cada una,

capital que podrá ser aumentado por resolución de la junta General de Accionistas,

mediante la emisión de acciones ordinarias o preferidas.

2.3. CIRCUNSTANCIAS ECONÓMICA Y TENDENCIAS DEL NEGOCIO

La mayoría de las compras están a cargo del jefe comercial, existiendo

Comité de Compras bajo el nivel específico de autorización.

Las políticas de ventas están a cargo del Departamento Comercial.

Durante el año 2010 adquirieron equipos biométricos para lograr una mejor

captura y distribución de la información, situación que requiere de un análisis

específico ya que es un sistema nuevo y pocas personas saben manejarlo

dentro de la empresa.

La compañía tiene una participación en el mercado de sus productos de 65%

con respecto a la competencia, sin embargo se están estableciendo tácticas

de mercadeo modernas para contrarrestarlas y aprovechar la apertura

económica decretada por el gobierno.



Quito-Ecuador

86

2.4. POLÍTICAS Y PRACTICAS ADMINISTRATIVAS-FINANCIERAS

La Compañía utiliza entre otros, las siguientes políticas y prácticas administrativas-

contables:

Cumplir con los requerimientos de calidad en los productos y servicios.

Establecer medios adecuados que faciliten las operaciones crediticias y

garanticen el cumplimiento de las mismas.

Cuidar el entorno de trabajo así como los materiales que le han sido

entregados a cada uno de los trabajadores.

Impulsar el desarrollo de la capacidad personal y profesional de los recursos

humanos mediante programas de formación.

Realizar evaluaciones permanentes a todos los procesos de la organización,

en todas las áreas que la conforman.

Velar por la mejora de los indicadores de crecimiento, productividad,

rentabilidad, responsabilidad social para conservar el prestigio de la entidad.

2.5. OBJETO SOCIAL

Su objeto y actividad principal consiste en brindar servicios en el sector de la

tecnología, enfocados a prestar facilidad y comodidad a los clientes atención

cordial y oportuna, con el afán de satisfacer sus necesidades y requerimientos

en cuanto a información o asesoramiento técnico respecta, excepto

tercerización y actividades prohibidas por la ley.



Quito-Ecuador

87

2.6. PUNTOS CLAVE

Objetivo Estratégico Estrategia

Incremento de Ventas Establecer precios que permitan atraer nuevos clientes, asegurar a los existentes y mantener un nivel de ventaja frente a la competencia.

Demostrar y dar una imagen de crecimiento al cliente que confía en la compañía para la adquisición de nuestros productos o servicios.

Dar a conocer a los clientes los proyectos nuevos que se están planificando y priorizar la compra de equipos a crédito.

Detalle los nombres del personal clave del cliente:

Personal clave Cargo actual Formación

académica

Años de

experiencia

Andrés Guillermo Moreno

Villacis Presidente Ingeniero 10 años

Cristina Moreno Villacis Gerente General Doctora 6 años

Juan Alvarado Moreno Accionista Doctor 6 años

Carmela Moreno Accionista Ingeniera 6 años



Quito-Ecuador

88

2.7 Filosofía y estilo operativo de la administración: (enfoque de la

administración para tomar y administrar riesgos de negocio, actitudes hacia la

presentación de la información financiera, forma del manejo de gerencia)

La importación, exportación, compra, venta, cambio, comisión, consignación,

permuta, diseño, instalación, mantenimiento y reparación de productos de

identificación, equipos biométricos, equipos de código de barra y en general todo

tipo de equipos tecnológicos, para lo cual podrá contratar a técnicos nacionales y

extranjeros. Fusión con ELO TOUCH SYSTEMS LATIN AMERICA, una división de

ELO USA, en la cual trabajo el canal de distribución de la marca para Centro

América y el Caribe. Luego de un año y medio de trabajo con mucho éxito al

posicionar la marca ELO TOUCH en el mercado latinoamericano decidió

encaminarse a nuevos rumbos en el área tecnológica especializada en

identificación. Un grupo de trabajo con mucha experiencia en SupplyChain y

Soluciones Tecnológicas en áreas especializadas de Auto ID, además realizo

partnership con varias empresas de primera línea en el desarrollo de software en el

área de identificación, biométricos y equipos móviles. Desde entonces Dac Trading

S.A. se ha involucrado en proyectos tecnológicos de control de asistencia,

identificación y código de barras.

2.7.1 FACTORES ECONÓMICOS GENERALES Y CONDICIONES DEL ENTORNO

QUE AFECTAN AL NEGOCIO DE LA ENTIDAD

Mercados

DAC TRADING S.A. se encuentra enfocada en el mercado de la venta de

equipos biométricos de asistencia, identificación y código de barras en la

ciudad de Quito.



Quito-Ecuador

89

El mercado de la compañía es de alta demanda por lo que se espera que la

oferta ayude a captar cliente con más frecuencia que se interesen en la

compra por catálogo, o por vía internet; como lo hacen otras empresas, por lo

que, se hace necesario direccionar los servicios de una manera tal que no

cuente la competencia, respetando las normas respectivas y el medio

ambiente. Así también preocuparse por la estabilidad política y económica del

país: factores como la inflación que pueden afectar significativamente los

índices de ventas y por ende los ingresos de la institución.

Productos y servicios

La empresa Dac Trading S.A. se especializa en cuatro áreas específicas que

son:

Identificación: Sistemas de Identificación de Personal, Personalización

de Tarjetas,

Tarjetas PVC: Consumibles, Lector de Tarjetas, Accesorios de

Identificación.

Biométricos: Equipo de Control de Asistencia y Control de Acceso e

Identificación.

RFID, Seguridad de Equipos, Control de Inventario con Sensores de

Radio frecuencia.

Hoy en día la entidad cuenta con un canal sólido de ventas tanto con

integradores como con clientes finales, en el segmento comercial, industrial y

de gobierno.



Quito-Ecuador

90

Clientes claves

Hoy en día Dac Trading S.A. se ha consolidado con la distribución directa de

algunas de las marcas más prestigiosas del mercado, sirviendo tanto a integradores

como al cliente final en el segmento comercial, industrial y de gobierno, la empresa

cuenta con técnicos especializados y certificados en las marcas que distribuye.

Proveedores claves

Entre los principales proveedores tenemos:

Zebra, Unitech, Fargo,Hid, Zksoftware, Armor, Cim (CardImaging Master), Ai ( Auto

ID Intel), DatacardGroup, Magicard, DigitalI dentification, TopazSystems Inc.,

Motorola, Star, DatamaxO’neil, Epson, EloTouchSystems, IR (ingersoll Rand),

Secugen (BiometricSolutions), etc.

Ambiente general de negocios

Actualmente el ambiente general del negocio se encuentra en una etapa ascendente

ya que ha crecido aceleradamente en el mercado de la tecnología.

2.7.2 POLÍTICAS DE PERSONAL DE LA COMPAÑÍA

Sistemas de remuneración y evaluación del personal

La compañía realiza el manejo de su nómina mediante roles de pagos individuales,

cuyos valores son acreditados a las respectivas cuentas bancarias de cada uno de

los empleados de la compañía.



Quito-Ecuador

91

Relaciones con el personal y principios éticos

La administración de la nómina lo maneja el Departamento Financiero de la

Compañía.

Comunicación

Al tratarse de una empresa nueva en el mercado, el nivel de comunicación es

apropiado entre los departamentos, sin embargo se debe poner énfasis en el área

de Recursos Humanos.

3. ÁREAS SIGNIFICATIVAS

Cada una de las áreas que componen la entidad, son significativas trabajando en

sinergia, éstas deben orientar sus actividades hacia el cumplimiento de los objetivos,

los mismos que se detalla a continuación:

Área de compras locales

Verificar el cumplimiento, capacidad y disponibilidad adquisitiva por parte

de nuestros proveedores.

Asegurar la recepción de materiales adecuados y en la cantidad requerida.

Adquirir a precio justo, en la cantidad necesaria y de manera puntual la

mercadería.

Cuidar que solo se mantenga el inventario pertinente para cubrir las

necesidades de nuestros clientes.

Investigar sobre cambios tecnológicos que puedan ocasionar el uso de

nuevos equipos y materiales de mejor calidad para cubrir los

requerimientos de los clientes.



Quito-Ecuador

92

Área de Recursos Humanos

Implementar programas de capacitación y actualización para el personal,

estableciendo los recursos materiales, humanos, financieros así como el

tiempo necesario para su desarrollo.

Realizar una correcta aplicación de las disposiciones referentes al proceso

de contratación de personal.

Remitir al departamento financiero de manera oportuna la información

referente a los conceptos de ingresos y deducciones.

Incentivar el aprendizaje constante creando condiciones de crecimiento

personal, profesional y social.

Fortalecer el trabajo en equipo.

Área de Ventas

Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes.

Vender los productos en el orden de prioridades previamente establecidos.

Visitar a los clientes de acuerdo a la agenda establecida.

Informar a los clientes sobre cambios en el producto, nuevos usos, demora

en la entrega y cualquier cambio significativo.

Asesar técnicamente a los clientes.

Actuar como vínculo entre la entidad y los clientes para gestionar nuevas

propuestas de negocios.

Participar en exposiciones para promocionar nuevos productos.

Preparar un informe semanal respecto a quejas y reclamos de los clientes.



Quito-Ecuador

93

Área Contable-Financiera

Dirigir, coordinar, gestionar y supervisar las actividades del proceso

administrativo financiero en forma integrada.

Elaborar el presupuesto para cada ejercicio económico.

Llevar los registros y realizar las operaciones contables derivadas de la

ejecución del presupuesto institucional.

Mantener actualizados los registros contables, así como la documentación

de respaldo, para la consolidación de los estados financieros.

Aplicar procedimientos e instrumentos pertinentes para el manejo

transparente de los recursos.

Dirigir todo lo relacionado con la elaboración de normas, procedimientos,

manuales y de más instrumentos de uso financiero y administrativo.

Administrar el recurso humano de acuerdo a lo establecido por el Consejo

Directivo.

Tramitar los pagos al personal, así como cualquier otra obligación

financiera de la institución.

4. RIESGOS INHERENTES AL CONTROL

El manejo del personal, es algo muy complejo, el control de asistencia y en

cuanto perjudica al ámbito administrativo de la entidad requiere una atención

especial.

Riesgo Control: No hay segregación de funciones.

Riesgo Inherente: Manipulación de datos.



Quito-Ecuador

94

Atrasos frecuentes

Riesgo Control: No hay revisión por el personal especializado en esta función.

Riesgo Inherente: retraso en las actividades y procesos continuos.

Faltas injustificadas

Riesgo Control: No existe control administrativo frecuente y eficaz.

Riesgo Inherente: pérdidas en tiempo y dinero afectando los intereses de la

empresa.

5. ALCANCES Y LIMITACIONES

Se aplicará una auditoría de Gestión al área de Recursos Humanos a diciembre 31

de 2010.

DAC TRADING S.A. tiene proyectados algunos cambios en el momento de nuestra

visita, los cuales pueden afectar la determinación de la naturaleza, oportunidad y

alcance de las pruebas de auditoría.

6. PROCEDIMIENTOS Y TÉCNICAS A UTILIZAR

Durante el desarrollo de la auditoría se llevaran a cabo los siguientes procedimientos

y técnicas:



Quito-Ecuador

95

Procedimientos:

Realizar un recorrido por las instalaciones para observar el desarrollo de las

actividades y operaciones de la entidad.

Evaluación y estudio del sistema biométrico de asistencia.

Evaluación y estudio del sistema de control interno.

Realización de investigaciones y verificación de las operaciones

administrativas del personal de la empresa.

Técnicas:

Inspección, Observación, Indagación, rastreo, comparación.

7. VISITAS

Visita Preliminar

Visita durante el Desarrollo del Trabajo

Visita Final

Visita Posterior

9. PRESUPUESTO DEL TIEMPO

ACTIVIDAD PERSONAL TIEMPO EN HORAS

Visita preliminar Dr. José Villavicencio Rosero 4 HORAS

Memorando de Planificación Srta. Alexandra Galarza 5 HORAS

Carta Compromiso Sra. Vanessa Jiménez 1 HORA

Programas de auditoria Dr. Félix Soria Tejada 40 HORAS

Ejecución de la Auditoria Srta. Alexandra Galarza 70 HORAS

Informe de Auditoria Srta. Alexandra Galarza 40 HORAS

TOTAL HORAS 160 HORAS



Quito-Ecuador

96

9. PERSONAL INVOLUCRADO EN LA AUDITORIA

POR PARTE DEL CLIENTE:

NOMBRES CARGO FIRMA

Andrés Guillermo Moreno Villacis Presidente

Cristina Moreno Villacis Gerente General

Juan Alvarado Moreno Accionista

POR PARTE DE LA FIRMA AUDITORA:

NOMBRES CARGO FIRMA

Dr. José Villavicencio Rosero Socio de Auditoria

Dr. Félix Soria Tejada Supervisor de Auditoria

Srta. Alexandra Galarza Jefe de Equipo de Auditoria

Sra. Vanessa Jiménez Asistente de Auditoria

Srta. Alicia Gavilánez Auxiliar de Auditoria

10. FECHAS DE LAS REUNIONES

ACTIVIDAD PERSONAL RESPONSABLE

FECHA

Conclusiones de la Visita preliminar Dr. José Villavicencio Rosero

25/10/2011

Planificación de trabajo Srta. Alexandra Galarza 28/10/2011

Ejecución del Trabajo de Auditoría de Gestión Sra. Vanessa Jiménez 01/11/2011

Programas de auditoria Dr. Félix Soria Tejada 15/11/2011

Discutir el informe final Srta. Alexandra Galarza 15/12/2011

Entrega de Informe de Auditoria Dr. José Villavicencio Rosero

15/01/2012





Quito-Ecuador

97

5.1.2.2 CARTA DE PRESENTACIÓN

CARTA DE PRESENTACIÓN

Quito, 20 octubre de 2011

Sra. Cristina Moreno Villacis.

Gerente General

DAC TRADING S.A.

Presente.-


La firma de auditoría “GALARZA&ASOACIADOS CIA. LTDA.” contratada por DAC TRADING S.A.

se encuentra realizando la Auditoria de Gestión, del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010.

Las personas que formaran parte del equipo de auditoría, coordinando la realización del área de

recursos humanos son las siguientes:

Socio de Auditoria: Dr. José Villavicencio Rosero.

Supervisor de Auditoria: Dr. Félix Soria Tejada.

Jefe de Equipo de Auditoria: Srta. Alexandra Galarza Albiño

Asistente de Auditoria: Sra. Vanessa Jiménez

Auxiliar de Auditoria: Srta. Alicia Gavilánez

Para la realización del trabajo de Auditoría de gestión en el Área de Recursos humanos se ha

determinado un total de 160 horas, las mismas que se dispondrán en cada una de las fases de

auditoría.

Atentamente,


Socio de Auditoria

GALARZA Y ASOCIADOS CIA. LTDA.




Quito-Ecuador

98

5.1.2.3 CARTA DE REQUERIMIENTOS

CARTA DE REQUERIMIENTOS

Quito, 25 de Octubre del 2011

Sra.

Cristina Moreno

GERENTE DAC TRADING S.A.

Presente.


En relación con la auditoría de gestión ha ser aplicada en el área de Recursos Humanos, de la

empresa DAC TRADING S.A. por el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010, adjunto

sírvase encontrar el detalle de requerimientos de auditoría los mismos que serán atendidos por el

personal de la Compañía.

Otras necesidades de información y requerimientos que surjan durante el avance del trabajo, serán

comunicadas en forma oportuna. La información requerida debe ser entregada preferentemente en

flash memory o en el mejor de lo casos en CD.

Cualquier explicación adicional estaremos gustosos de proporcionarla.

Atentamente,


Socio de Auditoria

GALARZA Y ASOCIADOS CIA. LTDA.




Quito-Ecuador

99

REQUERIMIENTOS

ÁREA ADMINISTRATIVA:

1. Escritura de Constitución de la empresa.

2. Registro único de contribuyentes (RUC).

3. Patente de Funcionamiento.

4. Planificación Estratégica.

5. Organigramas: Estructural y funcional actualizados.

6. Normatividad interna (políticas institucionales).

7. Manual de funciones actualizado.

8. Manuales descriptivos de procedimientos sobre las principales operaciones aplicables

al año terminado en diciembre 31 de 2009.

9. Reglamentos internos aprobados con sus respectivas modificaciones (si las hubiere).

10. Informes de Auditoría Administrativa correspondiente al año terminado al 31 de

diciembre de 2009 de DAC TRADING S.A.

ÁREA DE RECURSOS HUMANOS:

1. Listado en medio magnético del personal que labora en la empresa:

Personal amparado por contrato a prueba.

Personal amparado por contrato indefinido (personal de planta).

2. Informe anual de faltas y atrasos del personal.

3. Detalles de los procesos de contratación de nuevo personal.

4. Registros del año 2009 de asistencia del personal a la empresa.

5. Equipos de computación

6. Acceso a Internet

7. Suministros de Oficina

8. Acceso a Impresora, fax.

9. Espacio físico suficiente (oficinas)

ÁREA DE CONTABILIDAD:

1. Listado del personal liquidado y jubilado y actas de finiquito de DAC TRADING S.A.

correspondientes al año 2009.

2. Roles de pago de los empleados.

3. Balances al año 2010 para efecto de índices de carácter financiero si fueren necesario



Quito-Ecuador

100

5.1.2.4 CARTA COMPROMISO

Quito, 22 de Octubre del 2011 Señores

JUNTA DIRECTIVA

DAC TRADING S.A.

Presente.-

De nuestra consideración.

Pongo es su conocimiento que la firma de Auditoría “Galarza & Asociados Cia. Ltda.”

realizará el examen de Auditoría de gestión en el área de recursos humanos por el

periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2010. Por medio de

la presente, tenemos el agrado de confirmar nuestra aceptación y nuestro

entendimiento de este compromiso. Nuestra auditoría será realizada con el objetivo

de establecer las respectivas recomendaciones que garanticen la excelencia y

mejora del control interno, determinación de la existencia, y lo adecuado de controles

administrativos u operacionales como tales, y como respaldo a los objetivos de

productividad de la gerencia; el grado de cumplimiento en las áreas de

funcionabilidad.

Efectuaremos nuestra auditoría de acuerdo a criterios de auditoría de gestión y

normas razonables que permitan comparar y evaluar condiciones existentes, dichas

normas requieren que planeemos y desarrollemos la auditoría en el área de recursos

humanos y detectar manifestaciones erróneas importantes que afecten a la

administración de la institución.



Quito-Ecuador

101

Una auditoría incluye el examen, sobre una base de pruebas, de la evidencia que

soporta el proceso de selección de personal. Una auditoría también incluye evaluar

las políticas y objetivos empresariales importantes hechos por la gerencia.

En virtud de la naturaleza comprobatoria y de otras limitaciones inherentes de una

auditoría, junto con las limitaciones inherentes de cualquier sistema de control de

personal y control interno, hay un riesgo inevitable de que aún algunas

presentaciones erróneas puedan permanecer sin ser descubiertas.

Además de nuestro dictamen, esperamos proporcionarles un informe de seguimiento

sobre las recomendaciones emitidas, referente a cualquier debilidad sustancial en

los sistemas de control interno del área de Recursos Humanos y que llamen nuestra

atención.

Les recordamos que la responsabilidad por la preparación de los informes de

personal incluyendo la adecuada revelación, corresponde a la administración de la

compañía. Esto incluye el mantenimiento de registros de asistencia y de controles

internos adecuados, la selección y aplicación de políticas administrativas, y la

salvaguarda de los intereses de la compañía. Como parte del proceso de nuestra

auditoría, pediremos de la administración, confirmación escrita referente a las

presentaciones hechas a nosotros en relación con la auditoría.

Esperamos una cooperación total de su personal y confiamos en que ellos pondrán

a nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra información que se

requiera en relación con nuestra auditoría. Nuestros honorarios que se facturarán a

medida que avance el trabajo, se basan en el tiempo requerido por las personas

asignadas al trabajo más gastos directos.



Quito-Ecuador

102

Las cuotas por hora individuales varían según el grado de responsabilidad

involucrado y la experiencia y pericia requeridas.

Esta carta será efectiva para años futuros a menos que se cancele, modifique o

substituya.

Favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión

y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría de gestión aplicada al área de

Recursos Humanos.

ATENTAMENTE,

Sra. Vanessa Jiménez

ASISTENTE DE AUDITORIA

C/I. 172541417-7



Quito-Ecuador

103

5.2 FASE II EJECUCIÓN DEL TRABAJO

5.2.1 PROGRAMACIÓN

5.2.1.1 PROGRAMAS DE TRABAJO

PROGRAMA DE TRABAJO No. 1

Empresa: Dac trading S.A. Elaborado por: Srta. Alexandra Galarza

Área: Recursos Humanos

Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010

Pasos Procedimiento a Ejecutarse H. Pr. H. Re

Dif. Responsable Ref. P.T

Planificación de la Auditoria de Gestión 7 6 1

AGP

RH-001

Programación de la Auditoria de Gestión 14 13 2

PT

RH-001

Evaluación del Control Interno 9 11 2

CI

RH-001

Medición de Riesgos de Auditoria 6 6 0

MR

RH-001

Aplicación de Técnicas y Procedimientos, Elaboración de papeles de Trabajo, Hallazgos de

Auditoria

Proceso 1RH

RECLUTAMIENTO

Cuando un departamento necesita cubrir uno o

más puestos, solicitara al Departamento de Recursos Humanos que proceda al reclutamiento

de candidatos

El Departamento de Recursos Humanos a fin de

conseguir un número adecuado de candidatos que reúnan las condiciones establecidas acudirá a

fuentes de reclutamiento como: anuncios de prensa, internet o agencias de colocación.

PT RH-001

1/7



Quito-Ecuador

104





Pasos Procedimiento a Ejecutarse H. Pr. H. Re


1

A. Evaluar si se ha realizado un análisis para establecer si las necesidades de

personal reportados son reales o urgentes

5 6 1 PT

RH-001

2 B. Determinar si los métodos a través de

los cuales se recluta al personal son

confiables y adecuados 5 6 1

PT RH-002

Proceso 2 RH

SELECCIÓN

Se analizan los currículos y se clasifican de acuerdo a una valoración preestablecida, se

consideraran aspectos como formación académica, capacitación, experiencia.

De acuerdo a estos resultados se escoge a varias

personas a las que se aplicaran pruebas de conocimientos, psicológicas y de

comportamiento

Al final se preparara una entrevista de selección, en la que se dará a conocer el puesto y el perfil

requerido. En este paso se evaluara la actitud y

aptitud del candidato, además de verificar las referencias presentadas.



Quito-Ecuador

PT RH-001

2/7

105





Pasos Descripción H. Pr. H. Re


1

Establecer si los parámetros de evaluación y ponderación para el análisis de las hojas de vida

son adecuados y si las personas seleccionadas, presentan la mejor puntuación y cumplen con los

requisitos determinados.

6 8 2 PT

RH-003

2

Revisar que los contenidos de las pruebas

técnicas y psicológicas se hayan diseñado de

acuerdo a los puestos solicitados y que su aplicación genere resultados útiles.

8 9 1 PT

RH-004

3

Determinar si existe evidencia de las entrevistas realizadas, indagar si en ésta se indican las

características y funciones de las labores a

desempeñar.

5 4 1 PT

RH-005

4

Revisar si existe evidencia sobre la verificación

de referencias personales y laborales presentadas por los candidatos en sus hojas de

vida

6 6 0 PT RH-006

Proceso 3 RH

INDUCCIÓN

Una vez seleccionado el candidato, será

oportunamente comunicado, cuando inicie sus

actividades, acerca de la normativa interna, deberes y derechos, sus actividades, las

personas con las que debe ejecutarlas, se presentara formalmente a sus compañeros de

trabajo para facilitar su interrelación.

1 Verificar si el candidato seleccionado ha sido comunicado oportunamente y determinar si en

efecto se da a conocer las normativas, políticas, reglamentos y demás información relativa a la

entidad y las funciones a su cargo.

6 5 1 PT RH-007

PT RH-001

3/7



Quito-Ecuador

106







Proceso 4 RH

CONTRATACIÓN

Se realizara un contrato laboral donde se

indicaran los términos de contratación, tales como: el puesto que ocupara el trabajador,

funciones, sueldo, horario de trabajo y demás

clausulas previstas el mismo que deberá ser debidamente legalizado.

Los contratos serán realizados bajo la modalidad de Contrato a Prueba, durante 90 días, tiempo

en el que se determinara la eficiencia y aptitud del trabajador de tal forma que el contrato

pasara a ser definitivo, caso contrario puede

darse por terminado dentro de ese plazo.

1 Revisar el archivo donde se encuentran los

contratos y verificar si estos han sido realizados

de manera oportuna y si están formalizados y legalizados

6 7 1

PT

RH-008

2 Determinar si se realiza una evaluación de

desempeño durante el tiempo de prueba; estableciendo el nivel de contratos finalizados en

este tiempo.

6 5 1

PT RH-009

PT RH-001

4/7



Quito-Ecuador

107







Proceso 5 RH

INGRESO A NÓMINA

El ingreso debe ser desde el primer día en cumplimiento de a las regulaciones existentes, al

igual que la afiliación al seguro social. Se debe

dar a conocer a demás los beneficios que otorga la entidad, el pago de horas extras y demás

señalados en la legislación vigente.

Los sueldos se determinaran en base a las funciones a desempeñar y a la jerarquía del

puesto.

1 Verificar que la normativa respecto a la afiliación

y beneficios del personal en nomina se cumpla.

6 7 1

PT

RH-010

2 Determinar si los sueldos son adecuados en

relación a las funciones, carga horaria y nivel de responsabilidad.

6 5 1

PT RH-011

PROCESO 6 RH

CAPACITACIÓN

Es indispensable establecer sistemas de

capacitación para lograr un mejor desempeño, conocimiento, habilidades y destrezas.

Además es necesario incorporar programas de

formación en el caso de ascensos

PT RH-001

5/7



Quito-Ecuador

108







1 Determinar si en los manuales existentes en la

entidad se establecen programas de capacitación para todo el personal.

4 4 0 PT

RH-012

2 Revisar si existe evidencia sobre cursos de

capacitación impartidos a los empleados y si se han aplicado programas de ascensos

6 5 1 PT RH-013

3

Verificar si la capacitación se ha orientado a mejorar el desempeño de las actividades del

personal, así como, a desarrollar sus destrezas y habilidades

6 6 0 PT

RH-014

PROCESO 7 RH

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Se realizara periódicamente una evaluación del

desempeño de las labores de los integrantes de cada una de las unidades de la entidad.

Los aspectos a evaluar son las actitudes y

aptitudes del personal, el grado de cumplimiento

de objetivos, la calidad del trabajo realizado, la experiencia adquirida, valores y aportes para el

mejoramiento de la entidad.

1

Verificar la existencia de evaluación al

desempeño realizada en cada una de las unidades que conforman la entidad y determinar

la utilidad de los parámetros empleados para

medir la eficiencia de cada uno de los integrantes de Área.

8 8 0

PT

RH-015

PT RH-001

6/7



Quito-Ecuador

109









2 Confirmar si los resultados han sido analizados y

si las decisiones tomadas a través de estos han

sido adecuadas 5 4 1

PT RH-016

3 Revisar la existencia de observaciones y recomendaciones, verificar que hayan sido

comunicadas de manera oportuna. 6 8 2

PT RH-017

Elaboración del Informe de Auditoria 10 10 0 IAG

RH-001

TOTAL DE HORAS 146 149 3

PT RH-001

7/7



Quito-Ecuador

110

5.2.2 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

5.2.2.1 CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO PROCESO RH1

RECLUTAMIENTO



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

111


SELECCIÓN



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

112


INDUCCIÓN



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

113


CONTRATACIÓN



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

114


INGRESO A LA NÓMINA



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

115


CAPACITACIÓN



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

116


EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

117

DETERMINACIÓN DE DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO

La ponderación de la evaluación del control interno se presenta a continuación:

DETERMINACIÓN DE CONTROL INTERNO

Ponderación 0 a 20 21 a 30 31 a 50 51 a 60

OBSERVACIONES

Calificación Malo Regular Bueno Excelente

CUESTIONARIO

CII RH-001

Reclutamiento 40

El puntaje obtenido se basa en la estimación otorgada a cada pregunta, en este caso las repuestas negativas indican deficiencias relacionadas con la ausencia de manuales de funciones, y la no aplicación de políticas.

CII RH-002

Selección 30


CII

RH-003 Inducción

30


CII

RH-004 Contratación 40

El puntaje obtenido se basa en la estimación otorgada a cada pregunta, en este caso las repuestas negativas indican deficiencias relacionadas con la ausencia de manuales

CII

RH-005 Ingreso a la

nómina 40

El puntaje obtenido se basa en la estimación otorgada a cada pregunta, en este caso las repuestas negativas indican deficiencias relacionadas con la ausencia de manuales y la falta de criterio en cuanto al análisis de aumentos salariales.

CII

RH-006 Capacitación

40

El puntaje obtenido se basa en la estimación otorgada a cada pregunta, en este caso las repuestas negativas indican deficiencias relacionadas con la con la ausencia de manuales de funciones y de actividades de motivación al personal.

CII

RH-007 Evaluación del

desempeño 30

El puntaje obtenido se basa en la estimación otorgada a cada pregunta, en este caso las repuestas negativas indican deficiencias relacionadas con la deserción de manuales de funciones, no llevar una evaluación de desempeño periódico, y la falta de planificación para contrataciones futuras

118

5.2.3 MEDICIÓN DE RIESGOS

5.2.3.1 PROCESO RH1 RECLUTAMIENTO

EMPRESA: DAC TRADING S.A. REALIZADO POR: Srta. Alexandra Galarza

PROCESO RH1: Reclutamiento

RIESGO

RA% = RI% x RC% x RD%

Explicación

RIESGO INHERENTE Establece el nivel de susceptibilidad de ocurrencia de errores significativos; en este caso hemos determinado un 25% de probabilidad, según el análisis efectuado a los sistemas de control existentes.

Donde: RA: Riesgo de Auditoría. RI: Riesgo Inherente. RC: Riesgo de Control. RD: Riesgo de Detección. Según la ponderación obtenida para el desarrollo de esta auditoría el riesgo será: RA = RI% x RC% x RD% RA = 0.25 x 0.3333 x 0.15 RA = 1,25%

El riesgo de auditoría se ha determinado en un 1,25% el cual puede considerarse como un porcentaje aceptable, los procedimientos aplicados permitirán identificar deficiencias en base a las que se propondrán las recomendaciones adecuadas.

RIESGO DE CONTROL Medido en base a la ponderación obtenida al evaluar el control interno, el cual muestra el porcentaje de probabilidad de que los sistemas de control no detecten o eviten errores. RC: 60 - 40 = 20 RC: 100% - 66.67% = 33.33%

RIESGO DE DETECCIÓN Se ha estimado un 15% de probabilidad de ocurrencia de que los procedimientos de auditoría seleccionados no detecten errores existentes, en base a la forma como se han diseñado estos procedimientos.



Quito-Ecuador

MR RH-001

1/1

119

5.2.3.2 PROCESO RH2 SELECCIÓN


PROCESO RH2: Selección

RIESGO


Explicación




RIESGO DE CONTROL Medido en base a la ponderación obtenida al evaluar el control interno, el cual muestra el porcentaje de probabilidad de que los sistemas de control no detecten o eviten errores. RC: 50 - 30 = 20 RC: 100% - 60% = 40%




Quito-Ecuador

MR

RH-002 1/1

120

5.2.3.3 PROCESO RH3 INDUCCIÓN

.


PROCESO RH3: Inducción

RIESGO


Explicación








Quito-Ecuador

MR RH-003

1/1

121

5.2.3.4 PROCESO RH4 CONTRATACIÓN

.


PROCESO RH4: Contratación

RIESGO


Explicación








Quito-Ecuador

MR RH-004

1/1

122

5.2.3.5 PROCESO RH5 INGRESO A LA NÓMINA


PROCESO RH5: Ingreso a la Nómina

RIESGO


Explicación








Quito-Ecuador

MR RH-005

1/1

123

5.2.3.6 PROCESO RH6 CAPACITACIÓN


PROCESO RH6: Capacitación

RIESGO


Explicación








Quito-Ecuador

MR RH-006

1/1

124

5.2.3.7 PROCESO RH7 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO


PROCESO RH7: Evaluación del Desempeño

RIESGO


Explicación








Quito-Ecuador

MR RH-007

1/1

125

5.2.4 APLICACIÓN DE TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS

Las técnicas aplicadas para la realización de la Auditoría de Gestión en el Área de

Recursos Humanos, de nuestro cliente DAC TRADING S.A. se presentan a

continuación:

5.2.4.1 PROCESO RH1 RECLUTAMIENTO



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

126

5.2.4.2 PROCESO RH2 SELECCIÓN



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

127

5.2.4.3 PROCESO RH3 INDUCCIÓN

5.2.4.4 PROCESO RH4 CONTRATACIÓN



Quito-Ecuador



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

DAC TRADING S.A.

128

5.2.4.5 PROCESO RH5 INGRESO A LA NÓMINA

5.2.4.6 PROCESO RH6 CAPACITACIÓN



Quito-Ecuador



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

DAC TRADING S.A.

129

5.2.4.7 PROCESO RH7 EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO





Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

130

5.2.5 PAPELES DE TRABAJO

5.2.5.1 PROCESO 1RH RECLUTAMIENTO



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

131




Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

132

5.2.5.3 PROCESO 2RH SELECCIÓN



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

133




Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

134




Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

135




Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

136

5.2.5.7 PROCESO 3RH INDUCCIÓN



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

137

5.2.5.8 PROCESO 4RH CONTRATACIÓN



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

138




Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

139

5.2.5.10 PROCESO 5RH INGRESO A LA NÓMINA



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

140

5.2.5.11 PROCESO 5RH INGRESO A LA NÓMINA



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

141

5.2.5.12 PROCESO 6RH CAPACITACIÓN



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

142




Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

143




Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

144

5.2.5.15 PROCESO 7RH EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO



Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

145




Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

146






Quito-Ecuador

DAC TRADING S.A.

147

5.2.6 HALLAZGOS DE AUDITORIA


PROCESO No. 1RH Reclutamiento




NO. DE PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIÓN HALLAZGO/ELEMENTOS REF. P/T

2

Determinar si los métodos a través de los cuales se recluta al personal son confiables y adecuados.

CONDICIÓN Los medios empleados para la realización del proceso de reclutamiento de personal, no son los más adecuados y suficientes, debido a que no se ha podido convocar al personal más idóneo. CRITERIO Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se deberían señalar la necesidad de reclutar personal, contemplando la utilización de diversos medios, que actualmente no han sido considerados. CAUSA Debido a los altos costos en los que se incurre al convocar personal a través de medios como anuncios de prensa o agencias de colocación de empleo, no ha sido posible reclutar a un número considerable de personas, para de éstas poder escoger a las más idóneas. EFECTO No siempre ha sido posible convocar a un número adecuado de personas, a través de los medios utilizados actualmente, por lo que el reclutamiento del personal se ha dificultado, debido a que varias de las personas no cumplen con los requisitos establecidos, presentando información que no corresponde a la realidad y por lo tanto, no se han desempeñado de la mejor manera.

PT RH-002



Quito-Ecuador

HAG RH-001

1/1

148


PROCESO No. 2RH Selección



Periodo: Del 01 de Enero al 31 de Diciembre 2010 NO. DE

PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIÓN ELEMENTOS DEL HALLAZGO REF. P/T

4

Revisar si existe evidencia sobre la verificación de referencias personales y laborales presentadas por los candidatos en sus hojas de vida confiables y adecuados

CONDICIÓN Actualmente no se ha realizado la verificación de las referencias personales y laborales señaladas en las hojas de vida de los candidatos seleccionados. CRITERIO Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se deberían señalar el requerimiento de verificar los datos señalados como referencias que abalicen la calidad humana y profesional del postulante. CAUSA Se ha constatado que el personal encargado de la ejecución de este procedimiento no ha cumplido con esta disposición, debido a que desconoce este requisito. EFECTO Al no verificar la información presentada en las hojas de vida acerca de referencias del personal, puede ocasionar que se pase por alto posibles alteraciones a datos personales y laborales, así como la inexistencia de los mismos, proporcionando información errónea o incierta.

PT RH-006



Quito-Ecuador

HAG RH-002

1/1

149


PROCESO No. 4RH Contratación




NO. DE PROCEDIMIE

NTO DESCRIPCIÓN ELEMENTOS DEL HALLAZGO

REF. P/T

2

Determinar si se realiza una evaluación de desempeño durante el tiempo de prueba; estableciendo el nivel de contratos finalizados en este tiempo.

CONDICIÓN Existe un nivel elevado de salidas del personal que se encuentra en periodo de prueba, principalmente se realiza por mutuo acuerdo, al momento en el que el empleado o el empleador manifiestan su inconformidad en distintos aspectos. CRITERIO Es prudente brindar al trabajador un ambiente de estabilidad laboral que permita el desempeño de sus funciones de forma continua y eficiente, logrando así cumplir con los objetivos para los cuales fue contratado. CAUSA La principal causa identificada es la dificultad de los trabajadores para adaptarse rápidamente a los requerimientos de sus funciones como cumplimiento de horarios y situaciones de trabajo bajo presión, observándose este problema principalmente en el personal operativo y técnico que pese a haber sido inducido adecuadamente, no siempre se encuentra preparado para asumir un cambio repentino en sus labores. EFECTO La constante rotación del personal obliga a iniciar el ciclo desde el reclutamiento hasta la contratación del personal, incurriendo así en elevados costos para realizar una nueva contratación, como para proceder a liquidar al anterior trabajador, así como retrasos en la realización de las actividades.

PT RH-009

HAG RH-003

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Quito-Ecuador

150


PROCESO No. 6RH Capacitación




PROCEDIMIENTO


1

Determinar si existen manuales en la entidad donde se establecen programas de capacitación para todo el personal.

CONDICIÓN Los cursos de capacitación realizados al personal, no cubren las necesidades de un buen número de trabajadores que no se han visto involucrados en estos procesos. CRITERIO No existen manuales en la organización por lo que se hace más grande la necesidad de implementar políticas sobre programas de capacitación de forma periódica, orientados a mejorar los procesos. CAUSA Actualmente se enfatiza la experiencia del personal que labora un mayor tiempo en la Entidad y que generalmente ocupan puestos de Dirección, para la capacitación de personal nuevo y comunicación de actualizaciones, ya que éstos tienen mayor facilidad de acceso a los programas de capacitación. EFECTO El no capacitar adecuadamente al personal puede derivar en la inseguridad de que el trabajo se realice correctamente, demoras o estancamientos en los procesos, al desconocer el funcionamiento de nuevas actualizaciones incorporadas y por lo tanto, uso inadecuado de recursos.

PT RH-012



Quito-Ecuador

HAG RH-004

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PROCESO No. 6RH Capacitación




NO. DE PROCEDIMIENTO


2 Revisar si existe evidencia sobre cursos de capacitación impartidos a los empleados y si se han aplicado programas de ascensos

CONDICIÓN Únicamente se han realizado cuatro cursos de capacitación en el año en el que se realiza el examen de auditoría y éstos han sido dirigidos a personal de mayor jerarquía. CRITERIO Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se establezca que todo el personal tiene derecho a acceder a los programas de capacitación realizados, los mismos que deberán efectuarse de forma periódica. CAUSA Debido a los altos costos que representa inscribir a todo el personal en los cursos de capacitación previstos, éstos no se han realizado constantemente y no ha sido posible incluir, sino al personal responsable de un Área de Trabajo. EFECTO Es posible que el trabajo no se esté realizando como fue planeado o de la mejor manera posible, ya que si el encargado comprendió algún aspecto de la capacitación de forma errónea, esta será transmitida a todos los trabajadores, ocasionando mayores gastos que se destinarán a corregir el error, de igual manera puede darse el caso de que el Jefe de Área omita situaciones conocidas por él, como en el caso del uso de tecnología, que para otros niveles puede significar algo totalmente nuevo.

PT RH-013



Quito-Ecuador

HAG RH-005

1/1

152


PROCESO No. 7RH Evaluación del desempeño




PROCEDIMIENTO


1

Verificar la existencia de evaluación al desempeño realizada en cada una de las unidades que conforman la entidad y determinar la utilidad de los parámetros empleados para medir la eficiencia de cada uno de los integrantes de Área.

CONDICIÓN Actualmente se registran quejas por parte de los encargados de las diferentes áreas de la Entidad, acerca de retrasos y faltas por parte de los trabajadores. CRITERIO Al no existir los reglamentos internos no se puede controlar el horario de trabajo que debe ser cumplido, además no se contemplan documento alguno donde se señale que cualquier retraso o falta debe ser justificada y autorizada por el personal de Recursos Humanos. CAUSA La causa identificada es la dificultad para que los funcionarios de Recursos Humanos realicen un control constante de las actividades realizadas, debido al numeroso personal existente. EFECTO Al registrase constantes retrasos se generan tiempos ociosos para la realización de actividades, lo que implica retrasos en el flujo normal de los procesos; además, el personal se encuentra transgrediendo una norma establecida de carácter disciplinario.

PT RH-015



Quito-Ecuador

HAG RH-006

1/1

153

5.3 FASE III COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

5.3.1 INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

INFORME DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

Quito, 15 de Enero del 2012

Sra. Doctora

Cristina Moreno

GERENTE GENERAL DAC TRADING S.A.

Presente.


Hemos efectuado la Auditoría de Gestión al Área de Recursos Humanos, por el

periodo comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010, de conformidad a

lo acordado en el contrato de servicios suscrito anteriormente, la ejecución de esta

auditoría se realizó durante los días del 20 de octubre del 2011 al 15 de enero de

2012.

Nuestra Auditoría de Gestión fue realizada para determinar el cumplimiento de la

normativa vigente, eficacia en el logro de los objetivos planteados; la eficiencia y

economía en el uso de recursos utilizados y que las operaciones a las que

corresponden se hayan efectuado de conformidad a las disposiciones legales y

reglamentarias, políticas y demás normas aplicables.



Quito-Ecuador

IAG RH - 001

154

1. MOTIVO DE LA AUDITORÍA

La Auditoría de Gestión al Área de Recursos Humanos, se realizó en cumplimiento

al contrato de servicios profesionales suscrito entre la firma Auditora

GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda. y la Empresa DAC TRADING S.A.

Entre los motivos de esta auditoría de gestión mencionamos los siguientes:

Orientar a la organización hacia una adecuada planificación.

Interés por los directivos por alcanzar un ambiente laboral que privilegie la

participación de todo el personal.

Deseo de los directivos de medir y evaluar la productividad del personal para

incrementar el nivel de competitividad de la empresa.

Interés por los directivos por identificar el tiempo de trabajo innecesario que

disminuyen la productividad en la empresa.

Evaluar con indicadores de gestión los procesos de la organización.

Evaluar los procesos para un mejoramiento continuo, para asegurar la

entrega del servicio de manera que satisfaga a los clientes.

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA

Los objetivos de esta auditoría de gestión son los siguientes:

Analizar las fuerzas, oportunidades, debilidades y amenazas de la empresa

frente al mercado competitivo.

Verificar el manejo eficiente de los recursos.

Aplicar índices de gestión.

Velar por el desarrollo óptimo de manuales de funciones y así encaminar de

mejor manera el cumplimiento de normativas, políticas, tanto externas como

internas aplicables al Área de Recursos Humanos.

Determinar la eficiencia, efectividad y economía de las operaciones realizadas

en el Área de Recursos Humanos.



Quito-Ecuador

155

3. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La Auditoría de Gestión al Área de Recursos Humanos, se realizó período

comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de 2010. Se evaluaron los

procedimientos aplicados en las actividades realizadas, el uso adecuado de recursos

y manejo de la documentación de soporte de las operaciones.

4. EQUIPO DE AUDITORÍA

El equipo de trabajo que participó durante el desarrollo de la Auditoría de Gestión se

conformó de la siguiente manera:






5. INDICADORES UTILIZADOS

Para verificar la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las tareas se aplicó

indicadores de gestión.

6. RESULTADOS GENERALES

En base a indicadores de gestión y haciendo énfasis en el área de recursos

humanos de la empresa DAC TRADING S.A., se procedió a la presentación de los

mismos, tomando como referencia para cada uno, los procesos que conllevan a la

contratación de nuevo personal.



Quito-Ecuador

156

6.1 Gestión Administrativa

Resumen de las Principales Deficiencias Encontradas en el área de Recursos

Humanos:

PROCESO No. 1RH Reclutamiento Cuando un departamento necesita cubrir uno o más puestos, solicitara al Departamento de Recursos Humanos que proceda al reclutamiento de candidatos. El Departamento de Recursos Humanos a fin de conseguir un número adecuado de candidatos que reúnan las condiciones establecidas acudirá a fuentes de reclutamiento como: anuncios de prensa, internet o agencias de colocación. Procedimiento No. 2 Determinar si los métodos a través de los cuales se recluta al personal son confiables y adecuados.

HALLAZGO No. 1 INDICADORES

CONCLUSIÓN

RECOMENDACIÓN

CONDICIÓN Los medios empleados para la realización del proceso de reclutamiento de personal, no son los más adecuados y suficientes, debido a que no se ha podido convocar al personal más idóneo. CRITERIO Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se deberían señalar la necesidad de reclutar personal, contemplando la utilización de diversos medios, que actualmente no han sido considerados. CAUSA Debido a los altos costos en los que se incurre al convocar personal a través de medios como anuncios de prensa o agencias de colocación de empleo, no ha sido posible reclutar a un número considerable de personas, para de éstas poder escoger a las más idóneas. EFECTO No siempre ha sido posible convocar a un número adecuado de personas, a través de los medios utilizados actualmente, por lo que el reclutamiento del personal se ha dificultado, debido a que varias de las personas no cumplen con los requisitos establecidos, presentando información que no corresponde a la realidad y por lo tanto, no se han desempeñado de la mejor manera.

Los medios empleados para reclutar personal no son adecuados; no se ha considerado la aplicación de otras alternativas, debido a los altos costos que éstos implican.

Para el reclutamiento de personal, se recomienda la utilización de diversos medios para solicitar personal; es necesario verificar otras opciones como bolsas de empleo de Universidades, agencias de colocación, así como revisar otras bases de datos existentes en internet y anuncios en medios de comunicación masivos.



Quito-Ecuador

157

PROCESO No. 2RH Selección Se analizan los currículos y se clasifican de acuerdo a una valoración preestablecida, se consideraran aspectos como formación académica, capacitación, experiencia. De acuerdo a estos resultados se escoge a varias personas a las que se aplicaran pruebas de conocimientos, psicológicas y de comportamiento. Al final se preparara una entrevista de selección, en la que se dará a conocer el puesto y el perfil requerido. En este paso se evaluará la actitud y aptitud del candidato, además de verificar las referencias presentadas. Procedimiento No. 4 Revisar si existe evidencia sobre la verificación de referencias personales y laborales presentadas por los candidatos en sus hojas de vida confiables y adecuados

HALLAZGO No. 2 Indicadores

CONCLUSIÓN

RECOMENDACIÓN

CONDICIÓN: Actualmente no se ha realizado la verificación de las referencias personales y laborales señaladas en las hojas de vida de los candidatos seleccionados. CRITERIO: Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se deberían señalar el requerimiento de verificar los datos señalados como referencias que abalicen la calidad humana y profesional del postulante. CAUSA: Se ha constatado que el personal encargado de la ejecución de éste procedimiento, no ha cumplido con esta disposición debido a que desconoce este requisito. EFECTO: Al no verificar la información presentada en las hojas de vida acerca de referencias del personal, puede ocasionar que se pase por alto posibles alteraciones a datos personales y laborales así como la inexistencia de los mismos, proporcionando información errónea o incierta.

Referencias presentadas RP= 39.17%

Del total de

hojas de vida

revisadas, se

constató que en

el 39,17% de

éstas han sido

verificadas las

referencias

personales y

laborales

señaladas.

La verificación de las referencias personales y laborales presentadas en las hojas de vida de los postulantes, no se ha efectuado en varias ocasiones, debido al desconocimiento de los responsables de su realización.

Es importante verificar las referencias presentadas por los candidatos en su currículos, para evitar que los datos presentados hayan sido alterados o modificados para presentar una ventaja inexistente; mediante la indagación se podrá conocer las verdaderas razones por las que trabajador terminó la relación laboral anterior.



Quito-Ecuador

158

PROCESO No. 4RH Contratación Se realizara un contrato laboral donde se indicaran los términos de contratación, tales como: el puesto que ocupara el trabajador, funciones, sueldo, horario de trabajo y demás clausulas previstas el mismo que deberá ser debidamente legalizado. Los contratos serán realizados bajo la modalidad de Contrato a Prueba, durante 90 días, tiempo en el que se determinara la eficiencia y aptitud del trabajador de tal forma que el contrato pasara a ser definitivo, caso contrario puede darse por terminado dentro de ese plazo.. Procedimiento No. 2 Determinar si se realiza una evaluación de desempeño durante el tiempo de prueba; estableciendo el nivel de contratos finalizados en este tiempo.


CONCLUSIÓN

RECOMENDACIÓN

CONDICIÓN: Existe un nivel elevado de salidas del personal que se encuentra en periodo de prueba, principalmente se realiza por mutuo acuerdo, al momento en el que el empleado o el empleador manifiestan su inconformidad en distintos aspectos. CRITERIO: Es prudente brindar al trabajador un ambiente de estabilidad laboral que permita el desempeño de sus funciones de forma continua y eficiente logrando así cumplir con los objetivos para los cuales fue contratado. CAUSA: La principal causa identificada es la dificultad de los trabajadores para adaptarse rápidamente a los requerimientos de sus funciones como cumplimiento de horarios y situaciones de trabajo bajo presión observándose este problema principalmente en el personal operativo y técnico que pese a haber sido inducido adecuadamente no siempre se encuentra preparado para asumir un cambio repentino en sus labores. EFECTO: La constante rotación del personal obliga a iniciar el ciclo desde el reclutamiento hasta la contratación del personal incurriendo así en elevados costos necesarios para realizar una nueva contratación como para proceder a liquidar al anterior trabajador, así como retrasos en la realización de las actividades.

Salidas del Personal

SP= 37.50%

El 37,50% de

los

trabajadores

contratados

finalizan sus

actividades

durante el

periodo de

prueba.

Actualmente existe un elevado nivel de rotación, principalmente en el personal que se encuentra en periodo de prueba, debido muchas veces a la presión y complejidad de sus labores.

Es necesario brindar al trabajador un ambiente agradable de trabajo, capacitarlo adecuadamente, para que éste realice sus actividades de la mejor manera posible, darle a conocer sus obligaciones por escrito, prestar apoyo al personal nuevo y dirigir sus labores junto con personal más experimentado.



Quito-Ecuador

159

PROCESO No. 6RH Capacitación Es indispensable establecer sistemas de capacitación para lograr un mejor desempeño, conocimiento, habilidades y destrezas. Además es necesario incorporar programas de formación en el caso de ascensos Procedimiento No. 1 Determinar si en los manuales existentes en la entidad se establecen programas de capacitación para todo el personal.


CONCLUSIÓN

RECOMENDACIÓN

CONDICIÓN: Los cursos de capacitación realizados al personal, no cubren las necesidades de un buen número de trabajadores que no se han visto involucrados en estos procesos. CRITERIO: No existen manuales en la organización por lo que se hace más grande la necesidad de implementar políticas sobre programas de capacitación de forma periódica, orientados a mejorar los procesos CAUSA: Actualmente se enfatiza la experiencia del personal que labora un mayor tiempo en la Entidad y que generalmente ocupan puestos de Dirección, para la capacitación de personal nuevo y comunicación de actualizaciones ya que éstos tienen mayor facilidad de acceso a los programas de capacitación. EFECTO: El no capacitar adecuadamente al personal puede derivar en la inseguridad de que el trabajo se realice correctamente, demoras o estancamientos en los procesos al desconocer el funcionamiento de nuevas actualizaciones incorporadas y por lo tanto uso inadecuado de recursos.

Capacitación al

personal

CP= 45.33%

Por cada

trabajador de la

Empresa, se han

invertido apenas

un 45,33% de las

horas previstas

para su

capacitación.

Las horas destinadas para la capacitación de los empleados de la Empresa son insuficientes, priorizando la experiencia de otros funcionarios para la formación del personal

Es necesario invertir mayor tiempo en la capacitación del personal, ya que los cursos que se realicen motivarán al trabajador a aplicar sus nuevos conocimientos en los procesos desempeñados, fomentando además el uso eficiente de recursos.



Quito-Ecuador

160

PROCESO No. 6RH Capacitación Es indispensable establecer sistemas de capacitación para lograr un mejor desempeño, conocimiento, habilidades y destrezas. Además es necesario incorporar programas de formación en el caso de ascensos Procedimiento No. 2 Revisar si existe evidencia sobre cursos de capacitación impartidos a los empleados y si se han aplicado programas de ascensos.


CONCLUSIÓN

RECOMENDACIÓN

CONDICIÓN: Únicamente se han realizado cuatro cursos de capacitación en el año en el que se realiza el examen de auditoría y éstos han sido dirigidos a personal de mayor jerarquía. CRITERIO: Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se establezca que todo el personal tiene derecho a acceder a los programas de capacitación realizados, los mismos que deberán efectuarse de forma periódica. CAUSA: Debido a los altos costos que representa inscribir a todo el personal en los cursos de capacitación previstos, éstos no se han realizado constantemente y no ha sido posible incluir, sino al personal responsable de un Área de Trabajo. EFECTO: Es posible que el trabajo no se esté realizando como fue planeado o de la mejor manera posible ya que si el encargado comprendió algún aspecto de la capacitación de forma errónea, esta será transmitida a todos los trabajadores, ocasionando mayores gastos que se destinarán a corregir el error, de igual manera puede darse el caso de que el Jefe de Área omita situaciones conocidas por él como en el caso del uso de tecnología, que para otros niveles puede significar algo totalmente nuevo.

Trabajadores

Capacitados

TTC=

35.33%

Del total de

trabajadores

estables en

la Entidad,

únicamente

el 35,33% de

ellos han

sido

capacitados.

Los programas de capacitación que se han impartido durante el período han sido dirigidos en su mayoría a funcionarios y responsables de las áreas de la Entidad, quienes a su vez transmiten la información a los demás trabajadores que conforman cada departamento.

Los programas de capacitación deben ser impartidos obligatoriamente a todo el personal, puede aplicarse técnicas más avanzadas y menos costosas como son el acceso a cursos on – line o por medio de videoconferencias, de forma que los trabajadores puedan participar de forma activa de estos procesos y despejar cualquier duda existente, fomentando además la interrelación de grupos de trabajo.



Quito-Ecuador

161

Atentamente, Dr. José Villavicencio Rosero



PROCESO No. 7RH Evaluación del Desempeño Se realizara periódicamente una evaluación del desempeño de las labores de los integrantes de cada una de las unidades de la entidad. Los aspectos a evaluar son las actitudes y aptitudes del personal, el grado de cumplimiento de objetivos, la calidad del trabajo realizado, la experiencia adquirida, valores y aportes para el mejoramiento de la entidad. Procedimiento No. 1 Verificar la existencia de evaluación al desempeño realizada en cada una de las unidades que conforman la entidad y determinar la utilidad de los parámetros empleados para medir la eficiencia de cada uno de los integrantes de Área.


CONCLUSIÓN

RECOMENDACIÓN

CONDICIÓN: Actualmente se registran quejas por parte de los Encargados de las diferentes Áreas de la Entidad acerca de retrasos y faltas por parte de los trabajadores. CRITERIO: Al no existir los reglamentos internos no se puede controlar el horario de trabajo que debe ser cumplido, además no se contemplan documento alguno donde se señale que cualquier retraso o falta debe ser justificada y autorizada por el personal de Recursos Humanos. CAUSA: La causa identificada es la dificultad para que los funcionarios de Recursos Humanos realicen un control constante de las actividades realizadas, debido al numeroso personal existente. EFECTO: Al registrase constantes retrasos se generan tiempos ociosos para la realización de actividades, lo que implica retrasos en el flujo normal de los procesos; además el personal se encuentra transgrediendo una norma establecida de carácter disciplinario.

Faltas y atrasos

del personal FA=

11.11%

Se ha

determinado un

nivel de

ausentismo y

retrasos en

aproximadamente

el 11,11% de los

trabajadores.

Se ha determinado un nivel elevado de retrasos y faltas no justificadas por parte de los trabajadores, ya que no ha sido posible establecer un control exacto sobre el horario de ingreso y salida de los empleados y así detectar de forma más adecuada este incumplimiento y aplicar medidas correctivas.

Para un mejor control de los horarios de entradas y salidas de los trabajadores, se recomienda la implementación de dispositivos de control de asistencia, como la incorporación de claves o medios biométricos para registrar las horas específicas de ingreso a laborar; a fin de mes se debe verificar los atrasos mantenidos en todo el mes por cada funcionario y se establecen las sanciones respectivas.



Quito-Ecuador

162

5.3.2 INDICADORES DE GESTIÓN (para más detalle ver ANEXO 9)

EMPRESA DAC TRADING S.A.




INDICADOR FÓRMULA/DESARROLLO REF. P/T

INTERPRETACIÓN

Referencias presentadas

Referencias verificadas RP= Total de hojas de vida verificadas 47 RP= 120 RP= 39.17%

PT RH-006

Del total de hojas de vida revisadas, se constató que en el 39,17% de éstas han sido verificadas las referencias personales y laborales señaladas.

Salidas del Personal

Salidas Período de Prueba SP= Total Trabajadores en Período de Prueba 15 SP= 40 SP= 37.50%

PT RH-009

El 37,50% de los trabajadores contratados finalizan sus actividades durante el periodo de prueba.

Capacitación al personal

Total de Horas de Capacitación Impartidas

CP= Total de Horas de Capacitación Estimadas

34 CP= 75 CP= 45.33%

PT RH-012

Por cada trabajador de la Empresa, se han invertido apenas un 45,33% de las horas previstas para su capacitación.

Trabajadores Capacitados

No. Total de Personal Capacitado TTC= No. Total de Personal de Planta 59 TTC= 167 TTC= 35.33%

PT RH-013

Del total de trabajadores estables en la Entidad, únicamente el 35,33% de ellos han sido capacitados.

Faltas y atrasos del personal

No. de Trabajadores x No. de Horas Perdidas FAP = No. de Trabajadores x No. de Horas de Trabajo 60 * 320 FAP= 60 * 2880

FAP= 11.11%

PT RH-015

Se ha determinado un nivel de ausentismo y retrasos en aproximadamente el 11,11% de los trabajadores.

163

5.4 FASE IV SEGUIMIENTO O EVALUACIÓN CONTINUA

5.4.1 INFORME DE EVALUACIÓN CONTINUA

INFORME DE EVALUACIÓN CONTINUA

Quito, 15 de febrero del 2012

Sra. Doctora

Cristina Moreno

GERENTE GENERAL DAC TRADING S.A.

Presente.


Hemos concluido el examen de Auditoría de Gestión en el Área de Recursos

Humanos por el periodo comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre de

2010 realizado desde el 20 de octubre del 2011 al 15 de enero del año 2012.

Hemos retornado para efectuar el seguimiento a las recomendaciones establecidas

en el informe de auditoría. Para la realización de esta revisión se han empleado 40

horas, comprendidas del 01 al 15 de febrero de 2012, el equipo de auditoría que

intervino durante la realización del seguimiento se conformó por:








Quito-Ecuador

IEC RH - 001

164

Del seguimiento efectuado se han determinado recomendaciones no cumplidas, las

que se presentan a continuación.

PROCESO No. 1RH Reclutamiento Cuando un departamento necesita cubrir uno o más puestos, solicitara al Departamento de Recursos Humanos que proceda al reclutamiento de candidatos. El Departamento de Recursos Humanos a fin de conseguir un número adecuado de candidatos que reúnan las condiciones establecidas acudirá a fuentes de reclutamiento como: anuncios de prensa, internet o agencias de colocación. Procedimiento No. 2 Determinar si los métodos a través de los cuales se recluta al personal son confiables y adecuados.

HALLAZGO No. 1

CONCLUSIÓN

RECOMENDACIÓN

COMENTARIO DEL

RESPONSABLE

CONDICIÓN

Los medios empleados para la realización del proceso de reclutamiento de personal, no son los más adecuados y suficientes, debido a que no se ha podido convocar al personal más idóneo. CRITERIO

Las instrucciones no existen debido a la ausencia de manuales de procedimientos, donde se deberían señalar la necesidad de reclutar personal, contemplando la utilización de diversos medios, que actualmente no han sido considerados. CAUSA

Debido a los altos costos en los que se incurre al convocar personal a través de medios como anuncios de prensa o agencias de colocación de empleo, no ha sido posible reclutar a un número considerable de personas, para de éstas poder escoger a las más idóneas. EFECTO

No siempre ha sido posible convocar a un número adecuado de personas, a través de los medios utilizados actualmente, por lo que el reclutamiento del personal se ha dificultado, debido a que varias de las personas no cumplen con los requisitos establecidos, presentando información que no corresponde a la realidad y por lo tanto, no se han desempeñado de la mejor manera.

Los medios empleados para reclutar personal no son adecuados; no se ha considerado la aplicación de otras alternativas, debido a los altos costos que éstos implican.

Para el reclutamiento de personal, se recomienda la utilización de diversos medios para solicitar personal; es necesario verificar otras opciones como bolsas de empleo de Universidades, agencias de colocación, así como revisar otras bases de datos existentes en internet y anuncios en medios de comunicación masivos.

Actualmente se están analizando la aplicación de otras alternativas, para lo cual se ha elaborado un presupuesto que se ha entregado a los directivos de la entidad para su aprobación, además se investiga la confiabilidad de otras bases de datos para proceder a su utilización.



Quito-Ecuador

165

PROCESO No. 4RH Contratación Se realizara un contrato laboral donde se indicaran los términos de contratación, tales como: el puesto que ocupara el trabajador, funciones, sueldo, horario de trabajo y demás clausulas previstas el mismo que deberá ser debidamente legalizado. Los contratos serán realizados bajo la modalidad de Contrato a Prueba, durante 90 días, tiempo en el que se determinara la eficiencia y aptitud del trabajador de tal forma que el contrato pasara a ser definitivo, caso contrario puede darse por terminado dentro de ese plazo.. Procedimiento No. 2 Determinar si se realiza una evaluación de desempeño durante el tiempo de prueba; estableciendo el nivel de contratos finalizados en este tiempo.

HALLAZGO No. 3

CONCLUSIÓN

RECOMENDACIÓN

COMENTARIO DEL

RESPONSABLE

CONDICIÓN: Existe un nivel elevado

de salidas del personal que se encuentra en periodo de prueba, principalmente se realiza por mutuo acuerdo, al momento en el que el empleado o el empleador manifiestan su inconformidad en distintos aspectos. CRITERIO: Es prudente brindar al

trabajador un ambiente de estabilidad laboral que permita el desempeño de sus funciones de forma continua y eficiente logrando así cumplir con los objetivos para los cuales fue contratado. CAUSA: La principal causa

identificada es la dificultad de los trabajadores para adaptarse rápidamente a los requerimientos de sus funciones como cumplimiento de horarios y situaciones de trabajo bajo presión observándose este problema principalmente en el personal operativo y técnico que pese a haber sido inducido adecuadamente no siempre se encuentra preparado para asumir un cambio repentino en sus labores. EFECTO: La constante rotación del

personal obliga a iniciar el ciclo desde el reclutamiento hasta la contratación del personal incurriendo así en elevados costos necesarios para realizar una nueva contratación como para proceder a liquidar al anterior trabajador, así como retrasos en la realización de las actividades.

Actualmente existe un elevado nivel de rotación, principalmente en el personal que se encuentra en periodo de prueba, debido muchas veces a la presión y complejidad de sus labores.


Al momento el personal de Recursos Humanos se encuentra diseñando un esquema de actividades que serán realizadas gradualmente por el trabajador para que poco a poco pueda adaptarse a las exigencias de su trabajo.



Quito-Ecuador

166

Atentamente, Dr. José Villavicencio Rosero



PROCESO No. 7RH Evaluación del Desempeño Se realizara periódicamente una evaluación del desempeño de las labores de los integrantes de cada una de las unidades de la entidad. Los aspectos a evaluar son las actitudes y aptitudes del personal, el grado de cumplimiento de objetivos, la calidad del trabajo realizado, la experiencia adquirida, valores y aportes para el mejoramiento de la entidad. Procedimiento No. 1 Verificar la existencia de evaluación al desempeño realizada en cada una de las unidades que conforman la entidad y determinar la utilidad de los parámetros empleados para medir la eficiencia de cada uno de los integrantes de Área.

HALLAZGO No. 6

CONCLUSIÓN

RECOMENDACIÓN

COMENTARIO DEL

RESPONSABLE

CONDICIÓN: Actualmente se registran quejas por parte de los Encargados de las diferentes Áreas de la Entidad acerca de retrasos y faltas por parte de los trabajadores. CRITERIO: Al no existir los reglamentos internos no se puede controlar el horario de trabajo que debe ser cumplido, además no se contemplan documento alguno donde se señale que cualquier retraso o falta debe ser justificada y autorizada por el personal de Recursos Humanos. CAUSA: La causa identificada es la dificultad para que los funcionarios de Recursos Humanos realicen un control constante de las actividades realizadas, debido al numeroso personal existente. EFECTO: Al registrase constantes retrasos se generan tiempos ociosos para la realización de actividades, lo que implica retrasos en el flujo normal de los procesos; además el personal se encuentra transgrediendo una norma establecida de carácter disciplinario.

Se ha determinado un nivel elevado de retrasos y faltas no justificadas por parte de los trabajadores, ya que no ha sido posible establecer un control exacto sobre el horario de ingreso y salida de los empleados y así detectar de forma más adecuada este incumplimiento y aplicar medidas correctivas.


Al momento el mecanismo a emplearse para el control de la asistencia de los empleados se encuentra en proceso de implementación, ya a que no ha sido posible instalarlo inmediatamente debido a los costos que representa.



Quito-Ecuador

167

CAPÍTULO VI

168

CAPITULO VI

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

6.1 CONCLUSIONES

Con respecto a la aplicación de auditoría en el área de recursos humanos, de la

empresa DAC TRADING S.A., me permito concluir lo siguiente:

6.1.1 El adecuado planeamiento de la auditoría de gestión, sin ninguna duda,

facilita la determinación de la efectividad, eficiencia y economía del Área de

Recursos Humanos de la empresa DAC TRADING S.A.

6.1.2 La preparación de programas de auditoría, la aplicación de técnicas, pruebas

y obtención de evidencias de auditoría permiten la elaboración de hallazgos

de auditoría, aplicando recomendaciones para el mejoramiento continuo de la

empresa y en especial al área de Recursos Humanos.

6.1.3 En la actualidad existen factores influyentes para que las empresas en

general no realicen la Auditoría de Recursos Humanos, tales como: no es una

exigencia legal, el desconocimiento de métodos de auditoría que permiten

evaluar el sistema ó una guía técnica para que sea implementada.

6.1.4 Al realizar el diagnóstico del sistema administrativo de la empresa se

encontraron falencias, las mismas que pueden ser solventadas con la

implementación de procesos estratégicos que van a facilitar el control y

organización en la institución, especialmente en el área de Recursos

Humanos.

6.1.5 Realizar una evaluación del desempeño del personal que trabaja en la

empresa ayudará a la administración sustancialmente en la toma de

decisiones oportunas, solucionar problemas futuros que existan en la

empresa y alcanzar los objetivos planteados por la entidad.

http://www.monografias.com/trabajos12/romandos/romandos.shtml#PRUEBAS

http://www.monografias.com/trabajos31/evidencias/evidencias.shtml

169

6.1.6 Las medidas correctivas para optimizar la gestión de los recursos humanos,

sólo se puede llevar a cabo si se analiza e interpreta correctamente el

contenido de los informes de la auditoría de gestión.

6.1.7 La supervisión o monitoreo llevadas a cabo en forma permanente y/o puntual

asegura el seguimiento de las medidas correctivas adoptadas por el área de

Recursos Humanos, hasta obtener la eficiencia y eficacia del área.

6.1.8 Mediante la aplicación de la Auditoría de Gestión, es posible realizar ajustes,

si fuera el caso, a los planes y programas del área de Recursos Humanos

para su gerenciamiento óptimo.

6.1.9 El Establecimiento de políticas y procedimientos ayuda a que se efectúe un

adecuado Control Interno, que se constituye en un plan de organización de

todos los métodos coordinados con la finalidad de:

Proteger los intereses de la compañía.

Verificar con exactitud y confiabilidad la información financiera y

Promover la eficiencia de los procesos que conllevan a la contratación de

nuevo personal.

http://www.monografias.com/trabajos13/conce/conce.shtml

170

6.2 RECOMENDACIONES

Como producto del análisis de las conclusiones y a fin de mejorar la calidad de las

acciones de la empresa se presentan las recomendaciones siguientes:

6.2.1 El Manual de Procedimientos y funciones es la guía que explica cómo realizar

un proceso, los responsables y su alcance, por consiguiente y con el fin de

optimizar los recursos humanos, y financieros de la empresa se ha necesario

la implementación de Procesos Administrativos y Financieros, como una

herramientas flexible y útil que norme y guíe el accionar de la empresa para

competir exitosamente, permanecer, crecer y establecerse en el segmento de

mercado en donde está su accionar, con niveles aceptables de productividad

y competitividad, obteniendo una mayor respuesta para satisfacer los

requerimientos de los clientes así como el logro de los objetivos propios de la

empresa.

6.2.2 Se recomienda a las autoridades de DAC TRADING S.A. el análisis de este

documento como una herramienta de apoyo que le ayudará a desarrollar

adecuadamente los procesos administrativos y financieros, que son el pilar de

una empresa, ya que involucra a todas las instancias de la organización.

6.2.3 La empresa debe enfocar sus esfuerzos de manera equitativa, preocuparse

de la capacitación de todo el personal, y gracias a esta iniciativa, se logre un

mejoramiento continuo del desempeño de sus colaboradores, en base al

desarrollo de las habilidades y destrezas que cada empleado posee

colaboradores, en un ambiente que lo estimule y compense el esfuerzo

realizado.

6.2.4 DAC TRADING S.A., es una empresa que cuenta con una adecuada

infraestructura, por ser una empresa joven tiene muchas oportunidades de

crecer corporativamente, Una adecuada dirección por parte del jefe inmediato

superior y su consecuente seguimiento garantizarán que el resultado sea

óptimo.

171

6.2.5 Que siendo la auditoría de gestión una herramienta de la evaluación de la

efectividad, eficiencia y economía de los recursos humanos y siendo éstos los

más importantes de la institución, recomendamos su aplicación forma

trimestral, a fin de obtener el mayor provecho de esta actividad profesional.

6.2.6 Siendo importante para la empresa en estudio evaluar su sistema de

administración de recursos humanos y teniendo en consideración que no

cuenta con una herramienta técnica para hacerlo, se recomienda utilizar el

modelo de auditoría de recursos humanos que se propondrá en el capítulo V.

6.2.7 Se recomienda que la persona encargada de auditar el sistema de

administración de personal, sea ajena a este, a efecto de garantizar la

segregación de funciones que ayuda a la objetividad de los resultados y a

obtener los mejores beneficios de la auditoría aplicada y velar los intereses de

la institución.

6.2.8 Se recomienda a la administración, establecer programas de capacitación

para el personal de manera constante, sin distinciones jerárquicas, en aras

del bienestar común y; enfocados a logro de los objetivos de la empresa, ya

que un empleado capacitado es un elemento valioso de productividad,

eficacia y eficiencia.

172

BIBLIOGRAFÍA

LIBROS:

VÁSQUEZ R., Víctor Hugo, Organización Aplicada, Quinta edición. Editorial

Gráficas Vásquez, Quito-Ecuador año 2002

MENDIVIL E., Víctor M., Elementos de Auditoria, Quinta Edición Editorial

ECAFSA México año 2002

COOK, John W., Auditoría de Gestión, Tercera Edición Editorial McGRAW-

HILL Buenos Aires-Argentina año 2008.

ARENS, Alvin A., Auditoria un enfoque integral, Décima primera Edición,

Editorial Hall Hispanoamericana México año 2007.

MALDONADO E, Milton Auditoría de gestión, Tercera Edición, Editorial ABYA

YALA Quito-Ecuador año 2008.

SÁNCHEZ, Luis Enrique, Modulo de Auditoría de Gestión Cali Colombia año

2002.

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión

Tercera Edición Quito-Ecuador Septiembre 2007.

CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Guía para la elaboración de

Indicadores de gestión Tercera Edición Quito-Ecuador Septiembre 2007

PÉREZ SALAZAR, Pablo, Gestión por Procesos, Cuarta Edición, Editorial

Norma, Sangolqui Ecuador Junio 2005.

JOHN WILLIGHAN, Auditoria, Conceptos y Métodos; Editorial Mc Gran Hill.

173

TESIS:

.

Ing. ANCHAPAXI CARRILLO EDWIN, Auditoria de Gestión aplicada a la

compañía “INAEXPO S.A.”

Ing. GUZMÁN JIMÉNEZ YADIRA, Auditoria de Gestión aplicada la Empresa

de Lubricantes y Accesorios RJ 2000 Cía. Ltda.

INTERNET:

http.//google.com.ec/elrecursohumano

http.//es.wikipedia.org/wiki/auditoría de gestión

http.//es monografias.com/Índices de gestión

www.glooge.com.ec.//Betzaida Guadalupe Reyes Santiago-La organización:

conceptos, principios y la división del trabajo

www.librosvirtuales.com.//An ABC Manager’s Primer – Gary M. Cokins – Edit.

John Wiley & Sons, Inc. – 1992 Modelos de ABC/ABM – Samuel Cogan –

Qualitymark Editora – 1997 Activity Based Costing for Small and Mid Sized

Businesses D. Hicks – Edit. John Wiley & Sons – 2012

http://www.monografias.com/

http://www.libros/

ANEXO 1: ACTA DE CONSTITUCIÓN DAC TRADING S.A.

ANEXO 2: CERTIFICADO DE DEPÓSITO DE INTEGRACIÓN DE CAPITAL

ANEXO 3: MATRIZ DE LA ESCRITURA PÚBLICA DE CONSTITUCIÓN

ANEXO 4: RESOLUCIÓN SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS

ANEXO 5: REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES DAC TRADING S.A.

A continuación se presenta, los principales equipos que comercializa la empresa

DAC TRADING S.A.:

ANEXO 6: IMPRESORAS DE TARJETAS

DATA CARDS

IMPRESORA TDP-225A

ANEXO 7: EQUIPOS DE CONTROL DE ASISTENCIA Y ACCESO

CLOCK 360

CÁMARA ROBOT

S 880

HANDPUNCH 3000 B

MULTI BIO 700

HAND 1000 B

SC 503

IC 880

IFACE 4022

ANEXO 8: IMPRESORAS Y LECTORES DE CÓDIGO DE BARRAS

DATALOGIC GBT 4100

PSPBT7100

DATALOGIC-SCANNING-ESCANER-

BALANZA-ESCANER-BALANZA-

MAGELLAN-8300-8400-528703-FGR

GALARZA&ASOCIADOS Cía. Ltda. Av. RUMICHACA Y BORBÓN OE-006 Teléfonos: 022846-526/ 022874-326

Quito-Ecuador

ANEXO 9

Matriz de Indicadores de gestión

A continuación se detalla los indicadores de gestión empleados en la auditoria, aplicada al área de Recursos Humanos, de la empresa DAC

TRADING S.A., junto con su objetivo, fórmula, resultado y recomendación.

Nº INDICADOR FÓRMULA OBJETIVO VALOR RECOMENDACIÓN

1 Referencias presentadas

Referencias verificadas RP= Total de hojas de vida verificadas 47 RP= 120

Medir el porcentaje de las referencias personales y laborales presentadas en las hojas de vida de los postulantes

39.17%

Es importante verificar las referencias presentadas por los candidatos en su currículos, para evitar que los datos presentados hayan sido alterados o modificados para presentar una ventaja inexistente; mediante la indagación se podrá conocer las verdaderas razones por las que trabajador terminó la relación laboral anterior.

2 Salidas del Personal

Salidas Período de Prueba SP= Total Trabajadores en Período de Prueba 15 SP= 40

Muestra el nivel de rotación del personal a prueba en el desarrollo de sus actividades.

37.50%



Quito-Ecuador


3 Nivel de compromiso

Total trabajadores NC= Estilo de liderazgo de la empresa 200 NC= 50

Medir el porcentaje de personas que se siente comprometido con la empresa al conocer la visión.

4 %

Se debe difundir la visión al personal para que sientan el compromiso de alcanzar los objetivos a largo plazo propuestos por la empresa.

4 Capacitación al personal

Total de Horas de Capacitación Impartidas

CP= Total de Horas de Capacitación Estimadas

34 CP= 75

Mostrar las horas destinadas para la capacitación de los empleados de la Empresa funcionarios para la formación del personal

45.33%

Es necesario invertir mayor tiempo en la capacitación del personal, ya que los cursos que se realicen motivarán al trabajador a aplicar sus nuevos conocimientos en los procesos desempeñados, fomentando además el uso eficiente de recursos.

5 Trabajadores Capacitados

No. Total de Personal Capacitado TTC= No. Total de Personal de Planta 59 TTC= 167

Medir el porcentaje de capacitación que reciben los empleados.

35.33%

Los programas de capacitación deben ser impartidos obligatoriamente a todo el personal, puede aplicarse técnicas más avanzadas y menos costosas como son el acceso a cursos on – line o por medio de videoconferencias.


Quito-Ecuador


6 Faltas y Atrasos del Personal

No. de Trabajadores x No. de Horas Perdidas

FA= No. de Trabajadores x No. de Horas de Trabajo

60 * 320 FA= 60 * 2880 19200 FA= 172800

Muestra el nivel elevado de retrasos y faltas no justificadas por parte de los trabajadores,

11.11%


7 Guía de actuación

No. De empleados que conocen la misión GA= Total trabajadores 130 GA= 200

Mostrar el porcentaje de las personas que conocen la misión, sirviendo de guía para el logro de las actividades.

65%

Se debe difundir la misión al personal para que sean participes de los objetivos a corto plazo.


Quito-Ecuador


8 Cumplimiento de objetivos

No. De Objetivos alcanzados CO= No. Objetivos Planteados 10 CO= 20

Exponer el grado cumplimiento de objetivos propuestos por la empresa

50%

Se debe indicar los objetivos propuestos para cada año e inculcarles la participación total del personal.

9 Costo de la Capacitación

Total Costo CC= Total trabajadores 1500 CC= 200

Exponer el costo por empleado en unidad monetaria, que se invierte la empresa en la capacitación del personal.

$ 7.50

Cualquiera sea el sistema que apoye el control de esta gestión debe considerar todas las combinaciones de información posibles de manera tal que cuando se elaboren los reportes de gestión, este sea lo más real y automático posible. Una medición por persona, por centro de costo, por período, etc.

10 Accidentabilidad

Laboral

No. De días perdidos AL= Total Trabajadores 30 AL= 200

Muestra el porcentaje de accidentes u horas perdidas laborales a causa de un incidente laboral.

15%

Reducir los costos asociados a este concepto y lograr la reducción a cero de los días sin accidentes. Es común ver en las empresa “llevamos X días sin accidentes” lo que en la práctica se considera uno de los IGRH más visibles porque está permanentemente monitoreado por toda la organización.


Quito-Ecuador


11 Cumplimiento de tareas

Tareas cumplidas por el personal CT= Tareas asignadas al personal 10 CT= 30

Expresar la cantidad de tareas desarrolladas por el personal

33.33% Incentivar al personal para el desarrollo de tareas de forma eficiente y eficaz.

12 Tiempo de trabajo por tareas

No. De horas trabajadas TTT= Tareas cumplidas por el personal 8 TTT= 10

Medir el grado de cumplimiento con respecto a las tareas realizadas

80% Incentivar al personal para obtener productividad alta en los siguientes períodos.

13 Relación entre los proveedores

No. De proveedores año actual RP= No. De proveedores año anterior 50 RP= 65

Medir el porcentaje de proveedores actuales de la empresa

76.92%

Se debería analizar la relación entre proveedores-empresa y conocer el efecto de disminución de los mismos.

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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE … · Dedicada A La Venta De Equipos Biométricos Para Asistencia Y Control De Personal”, ... 2.3.1.5 Auditoria de Sistemas