Embed Size (px)
Citation preview
I
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL
(UCI)
PROYECTO GUÍA DE INTERNACIONALIZACIÓN DE LAS MICROEMPRESAS DEL SECTOR TEXTIL Y CONFECCIÓN UBICADO EN LA LOCALIDAD DE
USAQUÉN, BOGOTÁ-COLOMBIA
MARTHA LILIANA OLARTE CÁRDENAS
PROYECTO FINAL DE GRADUACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TÍTULO DE MÁSTER EN ADMINISTRACIÓN
DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Noviembre 6 de 2013
II
UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL
(UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como
Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos
__________________________
MARLON VELÁZQUEZ
PROFESOR TUTOR
_________________________
WILLIAM ERNEST LECTOR No.1
__________________________
LUIS DIEGO ARGÜELLO
LECTOR No.2
________________________
MARTHA LILIANA OLARTE CÁRDENAS
SUSTENTANTE
III
DEDICATORIA
Este trabajo se lo dedicó a mi familia, especialmente a mi hija, quien me
acompañó tardes enteras escribiendo. A mi esposo, por su amor y
comprensión y a mi mamá, símbolo de perseverancia y fuerza.
IV
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a Dios, por las oportunidades brindadas cada día.
A Luis Alfredo Peña, mi mentor, y al tutor Marlon Velázquez por su guía.
V
ÍNDICE
HOJA DE APROBACIÓN ll DEDICATORIA lll AGRADECIMIENTO lV ÍNDICE V ÍNDICE FIGURA Vll ÍNDICE CUADROS Vlll RESUMEN EJECUTIVO lV 1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 13
1.1 Antecedentes .......................................................................................................... 13 1.2 Problemática. .......................................................................................................... 19 1.3 Justificación del problema ...................................................................................... 20 1.4 Objetivo general ..................................................................................................... 20 1.5 Objetivos específicos .............................................................................................. 21
2. MARCO TEÓRICO ............................................................................................ 22 2.1 Marco institucional ................................................................................................. 22 2.1.1 Antecedentes de la Institución ........................................................................... 22 2.1.2 Misión y Visión ................................................................................................. 23 Estructura organizativa ............................................................................................... 24 Servicios que ofrece .................................................................................................... 26
2.2 Teoría de Administración de Proyectos ................................................................. 26 2.2.1 Proyecto ............................................................................................................. 26 2.2.2 Administración de Proyectos ............................................................................. 27 2.2.3 Ciclo de vida de un proyecto ............................................................................. 31 2.2.4 Procesos en la administración de proyectos ...................................................... 32 2.2.5 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos ............................ 40
2.3 Internacionalización empresarial ............................................................................ 42 3. MARCO METODOLÓGICO ............................................................................... 46
3.1 Fuentes de información .......................................................................................... 46 3.2 Métodos de Investigación ....................................................................................... 50 3.3 Herramientas. ......................................................................................................... 53 3.4 Supuestos y Restricciones. ..................................................................................... 54 3.5 Entregables. ............................................................................................................ 57
4. DESARROLLO .................................................................................................. 59 4.1 Grupo de proceso de Iniciación .............................................................................. 59 4.1.1 Acta de inicio ..................................................................................................... 59 4.1.1 Identificación de Interesados ............................................................................. 63
4.2 Plan de Gestión del Alcance ................................................................................... 64 4.2.1 Recopilar Requisitos .......................................................................................... 64 4.2.2 Generalidades del proyecto ................................................................................ 73 4.2.2 Beneficios Esperados ......................................................................................... 74 4.2.4 Estrategia ........................................................................................................... 74
VI
4.2.5 Alcance del Proyecto ......................................................................................... 75 4.2.6 Entregables ......................................................................................................... 75 4.2.7 Criterios de aceptación de los entregables ......................................................... 76 4.2.9 Exclusiones ........................................................................................................ 76 4.2.10 Restricciones .................................................................................................... 76 4.2.12 Asuntos riesgos y problemas ........................................................................... 77 4.2.13 Estructura Desglosada de Trabajo EDT ........................................................... 77 4.2.14 Diccionario de cada paquete de trabajo de la EDT .......................................... 79 4.2.15 Verificar el alcance .......................................................................................... 83 4.2.16 Control al alcance ............................................................................................ 83
4.3 Plan Gestión del tiempo ......................................................................................... 84 4.3.1 Definir Actividades ............................................................................................ 85
4.4 Secuenciar actividades ........................................................................................... 88 4.4.1 Estimar los recursos ........................................................................................... 98 4.4.2 Estimar la duración de las actividades ............................................................. 101 4.4.3 Desarrollar el cronograma ............................................................................... 104
4.4 Plan Gestión de Costos ......................................................................................... 107 4.4.1 Estimar los costos ............................................................................................ 107 4.4.2 Determinar el presupuesto ............................................................................... 110
Elementos de Papelería .................................................................................................. 111 Mantenimiento y equipo ................................................................................................. 111
4.5 Plan Gestión de los Recursos Humanos ............................................................... 112 4.5.1 Desarrollar el plan de Recursos Humanos ....................................................... 114 4.5.2 Adquisición de los Recursos Humanos ........................................................... 118 4.5.3 Desarrollar el equipo de trabajo ....................................................................... 124 4.5.4 Dirigir el equipo del Proyecto .......................................................................... 125
4.6 Plan de Gestión de las comunicaciones ................................................................ 127 4.6.1 Identificar a los interesados ............................................................................. 127 4.6.2 Planificación de las comunicaciones ............................................................... 132 4.6.3 Distribución de la información ........................................................................ 138 4.6.4 Gestión de las expectativas de los Stakeholder ............................................... 144
5. CONCLUSIONES ............................................................................................ 145 6. RECOMENDACIONES .................................................................................... 150 ANEXOS.............................................................................................................. 153 Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ....................................................................... 153 Anexo 2: EDT ...................................................................................................... 159 Anexo 3: CRONOGRAMA ................................................................................... 160
VII
ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1 Localización Geográfica de la Localidad de Usaquén ........................... 17 Figura 2 Estructura Organizativa .......................................................................... 24 Figura 3 Dimensiones técnicas y socioculturales de procesos administrativos de proyectos ............................................................................................................... 30 Figura 4 Niveles Típicos de costo y dotación de personas durante el ciclo de vida del proyecto. .......................................................................................................... 32 Figura 5 Grupo del proceso de Iniciación .............................................................. 33 Figura 6 Grupo del proceso de Planificación ........................................................ 36 Figura 7 Grupo del Proceso de Ejecución ............................................................ 38 Figura 8 Grupo del proceso de seguimiento y control ........................................... 39 Figura 9 Grupo cierre ........................................................................................... 39 Figura 10 Grupo de procesos de dirección de proyectos ..................................... 40 Figura 11 Estructura Detallada de Trabajo EDT .................................................... 78 Figura 12 Secuencia de actividades ...................................................................... 97 Figura 13 Diagrama de Red .................................................................................. 98 Figura 14 Duración del proyecto .......................................................................... 103 Figura 15 Cronograma del proyecto ................................................................... 106 Figura 16 Organigrama de la Universidad San Buenaventura ............................ 113 Figura 17 Organigrama Proyecto. ....................................................................... 116 Figura 18 Calendario de Recursos. ..................................................................... 122
VIII
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1 Representa el peso de los directores de proyecto ................................. 28 Cuadro 2 Procesos en la administración de proyectos ......................................... 32 Cuadro 3 Áreas del Conocimiento con los grupos de procesos ............................ 41 Cuadro 4 Fuentes de Información Utilizadas ......................................................... 48 Cuadro 5 Métodos de Investigación Utilizadas ...................................................... 51 Cuadro 6 Herramientas Utilizadas ......................................................................... 53 Cuadro 7 Supuestos y Restricciones ..................................................................... 55 Cuadro 8 Entregables ........................................................................................... 57 Cuadro 9 Acta de Inicio Proyecto .......................................................................... 59 Cuadro 10 Interesados .......................................................................................... 63 Cuadro 11 Diseño de contenido del modulo .......................................................... 71 Cuadro 12 Matriz de Trazabilidad .......................................................................... 72 Cuadro 13 Diccionario de la Estructura Detallada de Trabajo ............................... 79 Cuadro 14 Definición de actividades ..................................................................... 85 Cuadro 15 Recurso de Actividades ....................................................................... 99 Cuadro 16 Estimación de Costos ........................................................................ 109 Cuadro 17 Costos indirectos ............................................................................... 111 Cuadro 18 Presupuesto ....................................................................................... 111 Cuadro 19 Roles y Responsabilidades ................................................................ 117 Cuadro 20 Matriz de Responsabilidades ............................................................. 120 Cuadro 21 Criterios de liberación ........................................................................ 123 Cuadro 22 Formato de llamado de atención........................................................ 124 Cuadro 23 Interesados ........................................................................................ 129 Cuadro 24 Estrategias con involucrados ............................................................. 131 Cuadro 25 Matriz de comunicación del Proyecto ................................................ 136 Cuadro 26 Formato Minuta de sesión de trabajo ................................................. 139 Cuadro 27 Informe ............................................................................................... 141 Cuadro 28 Solicitudes de cambio ........................................................................ 144
IX
ÍNDICE DE ABREVIATURAS Y TÉRMINOS
PEB Proyecto Educativo Bonaventuriano.
PMI Project Management Institute
TLC Tratados de Libre Comercio
TI Tecnología e Innovación
PDL Planes de Desarrollo Locales
PDD Plan Desarrollo Distrital
PND Plan Nacional de Desarrollo
UPZ Unidades de Planeamiento Zonal
CCB Cámara de Comercio de Bogotá
POA Plan Operativo Anual
CNA Concejo Nacional de Acreditación
EDT Estructura Detallada de Trabajo
INCOTERMS International Commercial Terms
OPLA Observatorio de Política Latinoamericana
C.I.B Comité de Investigación Bonaventuriano
X
RESUMEN EJECUTIVO
La educación superior en Colombia, está regulada por la ley 30 de 1992, la cual
estipula la articulación existente entre las universidades y la sociedad con base a
los objetivos institucionales, La Universidad San Buenaventura a través de cada
una de sus facultades realiza proyectos enfocados a engranar a la comunidad y su
formación profesional con el ánimo mejorar la calidad de vida de la comunidad
donde está ubicada, como primer referente.
Es así como el programa de Relaciones Internacionales de la Facultad de
Ciencias Jurídicas y Políticas identificó una necesidad insatisfecha de las
microempresas dada por los múltiples tratados de libre comercio que ha venido
firmando Colombia con varios y la preparación productiva para la competencia
internacional, entonces surge la coyuntura de hacer un plan de proyecto para
vincular la universidad con los microempresarios del sector textil y confección de la
localidad de Usaquén, al unir los conocimientos sobre las estrategias de
internacionalización de las empresas y sus necesidades insatisfechas.
El objetivo general fue realizar un Plan de proyecto para la internacionalización de
microempresas de la localidad de Usaquén del sector textil y confección en seis
meses, con un presupuesto de USD$9.506 y los especifícos fueron a travé de las
áreas de: alcance, tiempo, costos, recurso humanos y comunicaciones usadas en
la metodología de Administración de proyectos desarrollada teniendo en cuenta el
alcance. los siguientes entregables, una base de datos de la localidad, una cartilla
de internacionalización, una estrategia de publicidad para el evento y una
capacitación para los microempresarios.
La metodología de la investigación es descriptiva porque se hizo una
caracterización de las microempresas de la localidad de Usaquén, se identificaron
XI
cuáles pertenecian al sector textil y de confección, se usaron los metodos de
investigación análitico e inductivo para el análisis de la información. Las
herramientas usadas en las áreas del alcance, tiempo, costo, recursos humanos y
comunicaciones, dependieron de cada proceso en particular.
Al realizar las áreas de conocimientos en el alcance se identificó la EDT, donde se
relfejaron los siguiente entregables: una base de datos para determinar el perfil de
las microempresas de la localidad de Usaquén, el contenido de la cartilla, el
diseño de la cartilla, la promoción del evento y la capacitación. En el alcance se
identifico los criterios de aceptación de cada uno de ellos, se utilizaron los
procesos acordes al perfil de la Universidad.
La segunda área del conocimiento utilizada fue el tiempo, en esta se tuvo como
base la EDT y desde allí se partió para identificar las actividades donde ese
determinó un plazo de 65 días, con una descripción de cada una de las
actividades este estudio se hizo de acuerdo al juicio de expertos (jefes de
unidades de las Universidad), así mismo se estableció la relación entre las mismas
y no generar una sobrecarga a los miembros del equipo . Además de constituir
el cronograma, siendo una forma de controlar la ejecución en tiempo o de buscar
soluciones frente a los inconvenientes presentados.
La tercera área de conocimiento utilizada Fue la gestión de los recursos
Humanos, en esta se determina un limitante la cual se evidencia en el tipo de
estructura empresarial donde los miembros del equipo deben hacer otras
actividades como se relaciona en la matriz de responsabilidades, además su
ocupación en el proyecto es parcial, por lo tanto se específica los criterios de
liberalización del proyecto, por otro lado, se establece las competencias de cada
uno de los miembros del equipo de trabajo, se dificulta la capacitación por lo
XII
tiempos y la dedicación. Por otro lado se partió de la estructura organizacional de
la empresa y desde allí se indicó el funcionamiento dentro del proyecto.
La cuarta área de conocimiento fue la gestión de costos, la cual se hizo a través
de la identificación de los costos directos e indirectos del proyecto, este
presupuesto lo asigna la Universidad, sin embargo se debe contar con la claridad
que todos los pagos recaen en la Universidad, lo único a realizar por el director
del proyecto es la solicitud del requerimiento del presupuesto para hacer efectivo
el rubro el total presupuestado, el costo total del proyecto es usd$9506.
La quinta área del conocimiento utililizada fue Gestión de las Comunicaciones
donde se establecieron cada uno de los mecanismos, y medio de comunicación
durante el proyecto, para lo cual se establecio el uso de los formatos utilizados por
la Facultad, y tenerlos en la Intranet para la verfificación de cada uno de los
miembros.
Así mismo, se identificó un punto sensible en el desarrollo del trabajo el cual es el
presupuesto que para ejecutarlo debe pasar por varios procesos administrativos
hasta hacerse efectivo.
Al final del proyecto se concluye que a partir de este proyecto se puede hacer el
mismo trabajo en otros sectores empresariales y en otras localidades tomádolo
como un modelo de trabajo en la comunidad empresarial por la forma de su
estructura donde se puede reproducir, teniendo en cuenta las buenas prácticas del
PMBOK, por otro lado teniendo en cuenta los requerimientos necesarios por parte
de la decanatura, el cual tendría un impacto significativo en la comunidad
empresarial y de la Facultad.
13
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes
Las Universidades en Colombia están reguladas por la Ley 30 de 1992. En esta se
encuentran todos los lineamientos sobre la educación superior en cuanto a:
funcionamiento, organización, investigación, extensión, profesores y su
responsabilidad frente a la sociedad. Lo anterior se evidencia en el primer objetivo
de la Ley:
a) Profundizar en la formación integral de los colombianos dentro de las
modalidades y calidades de la Educación Superior, capacitándolos para
cumplir las funciones profesionales, investigativas y de servicio social que
requiere el país. (Ley 30, 1992, art. 6).
El objetivo expuesto en el literal a), es uno de los pilares utilizados por las
Universidades para sustentar su participación en actividades con la comunidad al
lograr evidenciar una responsabilidad frente a la misma desde su disciplina. Es así
como se convierte en un complemento de la construcción del conocimiento en la
educación superior con el fin de formar profesionales integrales. La Universidad
San Buenaventura, Bogotá, se une a las disposiciones enunciadas en la Ley y
desarrolla dentro de su quehacer estos lineamientos nacionales a partir de sus
objetivos institucionales donde esboza lo siguiente:
Crear programas y actividades que, en armonía con su condición, presten
servicios a la comunidad social en la que se halla inmersa. Inculcar en los
miembros de la comunidad universitaria acendrado espíritu de justicia, de
solidaridad humana y de compromiso social. (Proyecto Educativo
Bonaventuriano PEB, 2010, p. 51).
14
El objetivo anterior, determina las líneas de acción a seguir por la Universidad;
cada una de ellas está basada en el pensamiento Franciscano, el cual es su eje.
Una de las variables es el compromiso social, este se evidencia en los proyectos
de investigación y/o desarrollo.
Por otra parte, las facultades de la Universidad son: Filosofía, Sicología, Teología,
Ciencias Empresariales, Educación, Ingenierías y Ciencias Jurídicas y Políticas. A
través de estas se despliega la ejecución de los objetivos institucionales donde se
propone la realización de proyectos en las dos áreas (desarrollo e investigación)
para engranar su quehacer con su compromiso social.
La Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas, con el fin de afianzar los objetivos de
la Universidad en cuanto al compromiso social, identificó una oportunidad en la
socialización de los modelos de internacionalización de acuerdo con lo expuesto
en Plan Nacional de Desarrollo y la Cámara de Comercio de Bogotá.
El gobierno nacional ha encaminado acciones para aumentar el crecimiento del
país, esto lo pretende hacer con el fortalecimiento de las microempresas1 teniendo
en cuenta que en Colombia estas representan el 95,4%, (Cámara de Comercio de
Bogotá, 2011); por lo tanto, son la principal fuente de empleo para los
colombianos.
Otra razón, por la cual se hace necesario el conocimiento sobre la
internacionalización de las microempresas es el proceso de apertura económica
que se está llevando a través del Plan Nacional de Desarrollo “Prosperidad para
1 Se clasifica como microempresa aquella una unidad económica que tiene activos totales hasta de 500 salarios mínimos
mensuales legales vigentes y menos de 10 empleados. (Según la Ley 590 de julio 10 de 2000, modificada por la Ley 905 de
2004)
15
Todos”, especialmente en el pilar de la Relevancia Internacional, el cual trabaja los
siguientes puntos:
“(i) la consolidación de nuevas alianzas estratégicas, (ii) la
negociación, firma y entrada en vigencia de tratados de libre
comercio, (iii) catorce posiciones del país en organismos
internacionales de gran importancia, y (iv) dieciséis programas de
cooperación internacional consolidados.” (Plan Nacional de
Desarrollo, 2010-2014)
El segundo eje hace referencia a los tratados de libre comercio el cual tiene como
objeto: aumentar el comercio exterior en doble vía exportaciones e importaciones,
para beneficiar el que tenga mayor capacidad de ingreso a los mercados
internacionales o conocimiento sobre el tratado. Por el contrario, sí las
microempresas no los conocen y a su vez le falta contar con alguna de las
siguientes connotaciones siguientes: costos, innovación, capacidad productiva y
formas de internacionalización puede provocar su desaparición.
En las negociaciones de los Tratados de Libre Comercio existen ganadores o
perdedores, esto depende de la forma como se asuma el proceso de
internacionalización de las empresas y cuanto están preparadas para la
competencia internacional. Se hace preciso identificar sectores en Colombia con
una ventaja competitiva para desarrollarla en pro del país.
De acuerdo con lo anterior, el gobierno nacional y con el apoyo de McKinsey2, se
señalaron los siguientes sectores estratégicos: tercerización de procesos de
negocio, software y servicios de TI, cosméticos, exportación de servicios de la 2 Es una consultora de gestión de la empresa que asesora a empresas en materia de estrategias, organizaciones y operaciones. Asimismo, asiste a diversos grupos de gobierno, instituciones y organizaciones sin fines de lucro con sus desafíos administrativos. Recuperado 5 noviembre de 2013, http://www.bnamericas.com/company-profile/es/McKinsey_*_Company-McKinsey.
16
salud, automotor, textil, industria de la comunicación gráfica y energía eléctrica.
Estas industrias cuentan con el apoyo del gobierno para su desarrollo, (Proexport,
2013) y obtener un crecimiento en el país.
El sector de textil y confección se encuentra dentro de los sectores estratégicos,
este se ha desarrollado principalmente a nivel local, dejando de aprovechar su
ventaja competitiva en la calidad de sus textiles y confecciones, además es un
país reconocido por el diseño, con las anteriores características podría aumentar
sus ventas en mercados internacionales a través de diferentes estrategias
comerciales.
En el Plan Estratégico Exportador de la región, Bogotá –Cundinamarca 2007-
2019, está en marcado principalmente en impulsar todo el sector de la confección,
es así como se piensa desarrollar este sector desde la asociatividad y teniendo en
cuenta cada una de los aspectos tanto positivos como negativos. De igual manera
se resalta la falta de conocimiento sobre inteligencia de mercados internacionales,
determinación de potencialidades exportadoras y mejoramiento del eslabón de los
insumos para utilizar los mecanismos de incentivo a las exportaciones.
La ciudad Capital de Bogotá ha empezado el proceso de internacionalización, esto
se ha evidenciado en cada uno de los Planes Distritales de Desarrollo, donde se
han llevado a cabo proyectos de estudio socioeconómicos en las diferentes
localidades con el fin de evaluar el número de empresas en las localidades y los
sectores predominantes de cada una de ellas.
Bogotá se organiza administrativamente a través de localidades para identificar las
necesidades de cada uno de ellas y realizar los planes de desarrollo locales, cada
una cuenta con un presupuesto asignado por el Alcalde mayor. Se realizan
proyectos dirigidos a las metas establecidas y acordes al Plan Desarrollo Distrital.
17
En la Ciudad, se cuenta con 20 localidades, estas se componen por Unidades de
Escala Intermedia de Planificación denominadas UPZ siendo punto de referencia
para la identificación de problemas específicos y hacer programas dirigidos a los
mismos. La última unidad de referencia administrativa son los barrios.
En la figura No.1 en la parte izquierda se muestra el departamento de
Cundinamarca donde está ubicada la ciudad Capital Bogotá en amarillo, la figura
del centro en el mapa se ven todas las localidades, y en el costado izquierdo en
verde se visualiza la localidad de Usaquén.
Figura 1 Localización Geográfica de la Localidad de Usaquén
Fuente: Dirección de Estudios e investigaciones de la Cámara de Comercio de Bogotá
La localidad de Usaquén es la primera de la ciudad de Bogotá, por su ubicación en
el norte como se distingue en la figura No.1 y desde allí se comienzan a enumerar
el resto de ellas. Al interior se reglamentan los siguientes usos del suelo
18
segmentados en: residencial, dotacional, comercio y servicios, recreación y urbana
principalmente.
Así mismo, se han identificado tres cadenas productivas3 por parte de la Cámara
de Comercio de Bogotá (2006) que son: primera construcción e ingeniería civil
(2.637 empresas), segunda productos alimenticios (2.305 empresas) y tercera
textil y confección (814 empresas). Lo anterior evidencia como las empresas en
esta localidad buscan mejorar sus procesos de producción y aumentar sus
ingresos al realizar asociaciones en búsqueda de un bien común.
Se determina escoger al sector textil y confección el cual cuenta con 804
microempresas que representan el 4% de toda la localidad. Por otro lado, se
cuenta con presencia de la Universidad a través del Consultorio Jurídico de la
Facultad, ubicado en el mismo sitio.
La localidad de Usaquén cuenta con 18.904 empresas registradas, de las
cuales 9.076 forman parte de una o más cadenas productivas en la
localidad. Para este perfil se seleccionaron empresas con mayor potencial
para articularse a estas cadenas: construcción e ingeniería civil (2637
empresas), productos alimenticios (2305 empresas), y textil y confección
(814 empresas). (Cámara de comercio de Bogotá, 2006)
El apartado anterior, hace un reconocimiento de la Localidad de Usaquén
especificando su aparato productivo en cuanto al número de empresas ubicadas
allí, esta cifra incluye: Grandes, Medianas, pequeñas y Microempresas. (Cámara
de comercio de Bogotá, 2006).
3 Sistema que agrupa a los actores económicos interrelacionados por el mercado con participación articulada en actividades que generan valor, alrededor de un bien o servicio. http://www.cadenasproductivas.org.pe/. Recuperado agosto 8 de 2013.
19
Así mismo, la Cámara de Comercio de Bogotá expresa que en Usaquén
predominan la microempresa y pequeña empresa, razón por la cual registra una
baja orientación hacia el mercado externo, teniendo una participación de sólo el
25% para esta Localidad. (Cámara de comercio de Bogotá, 2006).
De acuerdo con lo anterior, surge la necesidad de aportarle a la comunidad un
Proyecto Plan Guía de internacionalización de microempresas del sector textil y
confección de la localidad de Usaquén desde la Universidad.
1.2 Problemática.
La Universidad San Buenaventura, Bogotá, dentro de su Programa Educativo
Bonaventuriano (PEB) en el área de proyección social, busca engranar la
Universidad y la comunidad a través de la investigación y la docencia, con el fin
interpretar sus necesidades para lograr un impacto en la misma por medio de
actividades, proyectos, cooperación entre otros.
El programa de Relaciones Internacionales encontró que las microempresas
tienen una mínima participación en operaciones de comercio exterior y teniendo
en cuenta que son el 94,5% en el país, se determina hacer un proyecto donde se
proponga hacer un acercamiento con ellas, donde se les informe las diferentes
formas de internacionalizarse.
La Universidad San Buenaventura, Bogotá presenta un proyecto para la
internacionalización de microempresas en la localidad de Usaquén en el sector
textil y confección con la finalidad de cimentar una relación entre la Universidad y
los microempresarios a través de la metodología de las buenas prácticas dadas
por el Project Management Institute PMI para la elaboración de proyectos.
20
1.3 Justificación del problema
El programa de Relaciones Internacionales busca estrechar los lazos con la
comunidad, en especial con el sector real4, determinando la creación de un
proyecto para la internacionalización de microempresas en la localidad de
Usaquén.
Se escogió el sector textil y confección por ser estratégico para el gobierno
nacional, además se identifican 804 microempresas ubicadas en la localidad este
es un número significativo para contactarlas y conseguir un muestra para el
momento de llevar a cabo el proyecto.
Se estableció apoyar el tema de internacionalización al ser un determinante en la
permanencia dentro de la economía nacional. El Plan Nacional de Desarrollo
2010-2014 propuso una política de apertura al comercio internacional al ser
identificado como uno de los países Latinoamericanos con menos abiertos al
comercio internacional.
Por otro lado, se hace indispensable el conocimiento de modelos de
internacionalización en aras de consolidar las prácticas de ingreso a mercados
foráneos, al mismo tiempo se van construyendo espacios de acercamiento de
acuerdo con sus necesidades.
1.4 Objetivo general
Realizar una propuesta de plan de proyecto de internacionalización de
microempresarios en la localidad de Usaquén en el sector textil y confección a
través de las áreas de: alcance, tiempo, costo, recursos humanos y
comunicaciones.
4 El sector real se puede definir como una agrupación de actividades económicas dentro de las cuales se encuentran las del sector primario, las del sector secundario y algunas actividades del sector terciario. http://www.banrepcultural.org/blaavirtual/ayudadetareas/economia/econo52.htm. Recuperado, octubre 30 de 2013.
21
1.5 Objetivos específicos
Efectuar la planificación del alcance para definir y controlar el proyecto
determinando lo que se incluye y no dentro del mismo, a través de cada uno de los
procesos sugeridos por el PMI.
Construir el plan de gestión de tiempo identificando las actividades y los recursos
necesarios en el proyecto de internacionalización de microempresa y con base en
estos hacer: la base de datos, el contenido, la cartilla, la publicidad del evento y la
capacitación, apoyado del cronograma, con el fin de controlar y seguir
detalladamente la evolución y los retrasos de cada uno.
Elaborar el presupuesto teniendo en cuenta los productos: base de datos, el
contenido y la impresión de la cartilla, la publicidad y la capacitación, así mismo
controlar las erogaciones de las actividades.
Determinar el plan de recursos humanos de acuerdo con las personas del equipo
de trabajo de las actividades; sus roles dentro del proyecto, el momento de su
participación y sus responsabilidades en el mismo.
Diseñar el plan de comunicaciones para gestionar el uso de la información, la
trasmisión y su almacenamiento, además de los canales necesarios a utilizar en
los procesos y ser eficientes en la comunicación del proyecto de
internacionalización.
22
2. MARCO TEÓRICO
2.1 Marco institucional
2.1.1 Antecedentes de la Institución
La Universidad de San Buenaventura, fue fundada en 1708 por la provincia
Franciscana de la Santa Fe de Colombia, en Santa Fe de Bogotá, con el nombre
de Colegio Mayor de San Buenaventura. Inició labores bajo la dirección del
Franciscano Fray Diego Barroso y fue aprobada por la Real Cédula de Fernando
VI, el 19 de septiembre de 1747.
Debido a la coyuntura del momento que vivía el Estado colombiano, el 5 de
noviembre de 1861 fue clausurado por orden del Presidente Tomás Cipriano de
Mosquera, quien dispuso la extinción de las comunidades religiosas en todo el
territorio nacional. Sin embargo, en 1959 el ministro provincial, Fray José Miguel
López, comisionó a Fray Darío Correa Gómez para que tramitara ante la
Asociación Colombiana de Universidades, ASCUN, su restauración. Hecho que se
consiguió el 14 de junio de 1961.
A través del Decreto 1729 del 30 de agosto de 1973 del Ejecutivo Nacional, se
cambió la denominación a: Universidad de San Buenaventura. Fue reconocida
como persona jurídica sin ánimo de lucro mediante la Resolución 1326 del 25 de
marzo de 1975, emanada del Ministerio de Educación Nacional, a tenor de los
decretos 125 y 1277 de 1973.
Desarrolla su objeto institucional de acuerdo con las disposiciones del Artículo 68
de la Carta Constitucional de 1991 y conserva su categoría de Universidad, según
lo dispuesto por el Artículo 19 de la Ley 30 de 1992.
23
2.1.2 Misión y Visión
La Universidad de San Buenaventura es una institución de Educación Superior
que desarrolla y presta servicios de alta calidad, para satisfacer las necesidades
de la sociedad; afirma su identidad en la confluencia de tres dimensiones
substanciales: ser universitario, ser católico y ser franciscano. (Universidad San
Buenaventura, 2013)
La Universidad de San Buenaventura, desde su mirada católica y franciscana del
hombre, del mundo y la ciencia, será una institución líder en la gestión del
conocimiento, centrada en el desarrollo humano. En el año 2017 será una
Universidad reconocida en el país y en el ámbito internacional por su innovación
pedagógica, su producción investigativa, su calidad científica, la pertinencia de sus
programas de pregrado y postgrado y por su impacto en los procesos de
transformación social. (Universidad San Buenaventura, 2013).
La misión y la visión de la Universidad en su quehacer estipulan la realización de
proyectos de desarrollo e investigación acordes a las debilidades, necesidades y
oportunidades identificadas en la comunidad, con el fin de generar un impacto en
la sociedad a través de la intervención hecha. Por lo tanto, se intenta hacer
propuesta para engranar el sector real y comunidad universitaria; donde converjan
y obtengan beneficio mutuo, es así como se propone la elaboración de una guía
de internacionalización.
De igual manera, al construir el plan proyecto guía de internacionalización de
microempresas es una forma de exponer sobre cómo llegar a mercados
internacionales, que al no apropiarlos se van a quedar con una desventaja frente a
la competencia internacional de países como China e India en el mercado local.
24
Estructura organizativa
La estructura organizativa está compuesta por la rectoría y dos vicerrectorías: la académica y la financiera, como
se muestra en la Figura 2.
Figura 2 Estructura Organizativa
Fuente: Universidad San Buenaventura. (2013).
25
La Universidad, dentro de su estructura organizacional funciona desde una modelo
matricial equilibrada, él se sustenta desde una planeación anual basada en las
necesidades de cada una de ellas y acorde a los objetivos estratégicos de cada
una de las dependencias.
Los proyectos se presentan ante la Universidad, esta los evalúa y aprueba con
base a criterios internos. Los riesgos de los proyectos los miden dentro del Plan
Operativo Anual POA, donde se gestiona la evolución de los estos, de acuerdo
con lo planteado en: el objetivo, el cronograma, los recursos y los costos, con el fin
de conseguir el cumplimiento de los entregables al momento del cierre.
La gestión de calidad en la Universidad cambio a partir de octubre del presente
año por tener de referentes al Concejo Nacional de Acreditación CNA, los cuales
son acordes al proceso de acreditación de Alta Calidad que está llevando a cabo
la Facultad, así mismo los requerimientos de entrega de los productos planteados
en los proyectos obedecen en segundo lugar al modelo de medición de
Colciencias, donde se establecen los criterios de calidad y el puntaje relativo
obtenido de acuerdo con los exigencias tenidas en cuenta dentro de la ejecución
del mismo.
El proyecto se va a desarrollar desde la facultad de Ciencia Jurídicas y Políticas,
de acuerdo con el Proyecto Educativo Bonaventuriano de la Universidad y de
acuerdo con sus lineamientos: la formación, la investigación y la proyección social,
desde esta última se busca desarrollar relaciones con la comunidad.
El programa de Relaciones Internacionales pretende hacer una propuesta de un
plan de proyecto de internacionalización de microempresas del sector textil y
confección de la localidad de Usaquén, por ser el sitio donde está ubicada la
Universidad y donde se encuentran 804 microempresas del sector.
26
Al realizar este proyecto se van a estrechar los lazos con la comunidad
específicamente con el sector real, abriendo espacios para cimentar una relación
donde se puedan estudiar de cerca las empresas del sector y colaborar en el
crecimiento de las mismas.
Servicios que ofrece
La Universidad San Buenaventura es una institución de educación superior la cual
cuenta con sedes en Medellín, Cali, Cartagena y Bogotá, donde imparte
programas de educación superior, educación continua, de igual forma desarrolla
proyectos de investigación, de proyección social independiente en cada una de
sus sedes.
En la sede de Bogotá cuenta con siete facultades que son las siguientes:
Sicología, Ciencias empresariales, ciencias jurídicas y políticas, ingeniería,
etología, filosofía y educación.
2.2 Teoría de Administración de Proyectos
2.2.1 Proyecto
Los proyectos se realizan con base en un objetivo el cual cuenta con una
asignación de tiempo y recursos limitados. Es así como el PMI ha construido
buenas prácticas para hacer proyectos a nivel mundial.
La definición de un proyecto para PMBOK (2008) expresa lo siguiente:
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único… (p. 11).
De igual manera, se puede establecer la siguiente definición de proyectos:
27
Un objetivo establecido.// Un ciclo de vida definido, con un principio y un
fin.// Por lo general implica que varios departamentos y profesionales se
involucren.// Es común hacer algo que nunca se ha realizado.// Tiene
requerimientos específicos de tiempo, costo y desempeño. (Gray, C. y
Larson, E. 2009. Pág. 5).
Con las anteriores definiciones, se puede describir las principales características
de un proyecto. En primer lugar es un esfuerzo temporal; tiene un comienzo y un
fin, segundo existen recursos asignados para todas las actividades y en tercer
lugar el resultado debe ser acorde al producto.
Así mismo, los proyectos se basan en los objetivos planteados desde su inicio,
estos indican hacia donde se dirige, que se pretende alcanzar, cuáles son los
productos a entregar y el momento de hacerlo. Las principales características de
los objetivos son: ser medibles, cuantificables y alcanzables, estas variables
servirán para medir el éxito o no del mismo.
Por otro lado, se debe tener en cuenta las restricciones en cuanto a: costos,
alcance, calidad, riesgo, recursos, tiempo y al cliente, y no sólo a la triple
restricción costo, tiempo y alcance.
2.2.2 Administración de Proyectos
La administración ha cambiado por las exigencias misma de la sociedad y los
procesos de globalización afectando las organizaciones en sus objetivos
estratégicos comerciales y/o de producción de ser locales ha direccionarse a
mercados foráneos y tercerizar la manufactura de los productos.
28
La alternativa utilizada en primer lugar era la exportación, sin tener en cuenta la
existencia de otros modelos de internacionalización que han llevado a flexibilizar la
administración para lograr conseguir sus objetivos.
Las empresas cuentan con diversas formas de dirigir internamente lo cual se ve
reflejado en su estructura jerárquica en la Cuadro No. 1, se representa la relación
entre el papel de los directores de proyectos según el tipo de organización y como
incide en las variables de: autoridad, disponibilidad de recursos, control de
presupuesto y dedicación. Cuadro 1 Representa el peso de los directores de proyecto
Funcional
Matricial
Proyectizada
Débil Equilibrada Fuerte
Autoridad Poca/ninguna Limitada Baja/moderada Moderada/Alta Alta/casi total
Disponibilidad de recursos Poca/ninguna Limitada Baja/moderada Moderada/Alta Alta/casi total
Control del presupuesto
Gerente Funcional
Gerente Funcional Combinación Director del
proyecto Director del
proyecto
Dedicación Parcial Parcial Completa Completa Completa
Fuente: según el tipo de organización. Barato, J., Cabezas L. y Nistal César, 2011, p.61.
En la estructura jerárquica funcional una persona de la empresa se le asigna el rol
de director del proyecto, se le fijan responsabilidades para llevar a cabo el objetivo
propuesto. Sin embargo su autoridad frente a los miembros del equipo es poca o
nula, por lo tanto es necesario valerse de otros medios, con el fin de cumplir las
actividades. Su capacidad para autorizar recursos depende de otros, él sólo puede
29
proponer el presupuesto y por último, el tiempo dedicado al proyecto se divide en
múltiples compromisos dentro de la empresa donde todos se deben llevar a cabo.
La estructura matricial, se divide en tres: débil, equilibrada y fuerte en cada una de
estas, el director del proyecto empieza a jugar un rol importante dentro de la
empresa. El funcionamiento administrativo y los resultados varían de acuerdo con
su dedicación en la débil es parcial y en la equilibrada y fuerte el tiempo es
completo para el desarrollo del proyecto.
La última estructura organizacional es la proyectizada, donde el administrador del
proyecto es autónomo en la ejecución del mismo, se guía por los objetivos
propuestos para cumplir con las metas de la organización o las solicitudes de la
misma.
Las empresas que establecen hacer su gestión por medio de la administración de
proyectos trabajan en dos dimensiones para ejecutar sus procesos
administrativos: una técnica y una sociocultural como se identifica en la Figura No.
3. La primera hace referencia a las competencias que se fortalecen en el equipo
de trabajo y en la segunda se trata de los métodos y herramientas a utilizar para
llevar a cabo el proyecto.
30
Figura 3 Dimensiones técnicas y socioculturales de procesos administrativos de proyectos
Fuente: Barato, Cabezas et al., (2011)
La administración de proyectos es una forma de direccionar la empresa como un
agente cambiante, donde los clientes esperan percibir productos y servicios
innovadores en plazos establecidos, mejoran los procesos, optimizan las
actividades todo gestionado a través de proyectos.
Surge una alternativa para las empresas dentro de su proceso organizacional el
direccionarse por proyectos, se establece un uso eficiente de los recursos y de las
personas, de acuerdo con los objetivos organizacionales se planean por medio de
metas y cada una de ellas sujetas a realizarse, teniendo en cuenta el plan
direccional conformado por las áreas del conocimiento que son: alcance, tiempo,
riesgo, costo, calidad y los recursos humanos y la comunicación las cuales están
propuestas y desarrolladas por el PMBOK.
Por otro lado, se presenta un actor adicional los interesados, son todos los
agentes impactados negativa o positivamente a las empresas, estas tienen
consumidores y en su ubicación pueden afectar con: desechos, ruido o incidiendo
en el empleo.
31
2.2.3 Ciclo de vida de un proyecto
Los proyectos cuentan con cuatro fases las cuales son: inicio, organización y
preparación, ejecución y cierre del proyecto, estas sirven para determinar el
estado de avance y ejecución del mismo. Lo anterior se explica por medio de la
figura No.4.
En la primera fase: inicio del proyecto, la relación entre costos y dotación de
personal utilizado es mínimo por ser el punto de partida. El Director del Proyecto
realiza la propuesta según los planteamientos hechos por el patrocinador, éste los
revisa y aprueba para comenzarlo por medio del acta de inicio firmada por las
partes.
La segunda fase es: la organización y preparación; se revisan los productos a
entregar y se consolidan con el alcance y así efectuar el plan de Dirección del
proyecto de acuerdo con las áreas del conocimiento. En este punto se
incrementan el nivel de costos y de personal porque se necesita de un equipo de
trabajo mínimo para hacer el análisis de cada una de las actividades a realizar.
La tercera fase es: la ejecución; se desarrolla lo planteado en el Plan de la
Dirección, es el período de mayor duración, máximo número de personas
ocupadas y recursos asignados entorno a él. El riesgo es alto sino se ejerce el
control adecuado o no se toman correctivos a tiempo por parte del Directo. Al
concluir todas las actividades se da como resultado los entregables aceptados y la
terminación de la fase.
La cuarta fase es: el cierre del proyecto, es una línea descendiente de los costos y
los recursos humanos, esta disminución obedece al cierre de los proyecto. El
tiempo es el necesario para archivar los documentos soportes.
32
En la figura No.4, se ve la curva del ciclo del proyecto compuesto por las 4 fases a
desarrollarse por medio de las nueve áreas del conocimiento, si se necesitan el
uso de todas.
Figura 4 Niveles Típicos de costo y dotación de personas durante el ciclo de vida del proyecto.
Fuente: PMBOK, 2008.
2.2.4 Procesos en la administración de proyectos
Los proyectos según el PMBOK se realizan a través de nueve (9) áreas del
conocimiento las cuales cuentan con (cinco) 5 grupos de procesos, estos se
desarrollan por medio de insumos denominados entradas, luego se efectúan las
técnicas y/o herramientas que son los métodos para conseguir un producto final
designados salidas. Los procesos determinados en el PMBOK (2008) son los
siguientes:
Cuadro 2 Procesos en la administración de proyectos
Proceso de Iniciación
Proceso de Planificación
Proceso de Ejecución
Proceso Seguimiento y Control
Proceso de Cierre Fuente: PMBOK, (2008).
33
Proceso de Iniciación: es donde se dan los lineamientos para comenzar el
proyecto se tienen en cuenta el alcance, el presupuesto, las áreas interesadas, las
restricciones, los supuestos o estudios previos que dan como resultado el proyecto
por ejecutar. Al director del proyecto se le fijan los objetivos propuestos los cuales
debe cumplir al final del proyecto. (PMBOK, 2008)
En el proceso de iniciación está la gestión de integración la entrada es el acta de
inicio y la gestión de las comunicaciones que contiene el proceso de identificación
a los interesados, lo anterior se muestra en la figura No. 5.
Figura 5 Grupo del proceso de Iniciación
Fuente: PMBOK, (2008). Proceso de Planificación: se hacen los planes de acción de las siguientes áreas
del conocimiento: alcance, tiempo, costos, recursos, comunicación, riesgos,
calidad y adquisiciones, para planificar la ruta a seguir en los procesos de cada
una de ellas. (PMBOK, 2008)
En el área de gestión del alcance los procesos utilizados son: recopilar requisitos,
definir el alcance y crear la EDT, estos se realizan para determinar las
34
especificaciones hechas por el patrocinador y el cliente, así mismo precisar las
características precisas de proyecto y se propone la Estructura de División de
Trabajo EDT, creando la ruta de lo que se va hacer o producir en el proyecto.
Al final es importante aclarar que se determinan cada uno de los procesos por
medio de sus entradas, técnicas y/o herramientas y salidas y al mismo tiempo es
obligatorio interrelacionar los tres (3) para el Proceso de Planificación, como se
muestra en la figura No.6.
En el área de gestión del tiempo los procesos utilizados son: definir las
actividades, secuenciar las actividades, estimar los recursos de las actividades,
estimar la duración de las actividades y desarrollar el cronograma, estos se
desarrollan sólo por medio de sus entradas, técnicas y/o herramientas y salidas,
sin embargo se interrelacionan entre sí, porque comparten documentos, recursos,
entre otros, como se muestra en la figura No.6
En este proceso se necesita la EDT, es la base para planificar las actividades de
acuerdo con cada paquete de trabajo, en este punto se proyecta que se necesita,
en que momento, cuánto cuesta y cuánto durará, es vital ser exacto para no tener
una holgura por encima de lo estimado y aumentar los costos o los tiempos y
dejarlo sin viabilidad por excederse.
En el área de gestión de costo los procesos utilizados son: estimar los costos y
determinar el presupuesto, estos se realizan por medio de sus entradas, técnicas
y/o herramientas y salidas. Se busca considerar el costo de cada actividad (primer
proceso; estimación de costos) de acuerdo con las solicitudes hechas y en tiempo
asignado, de igual manera se calcula el costo total de todas las actividades
definidas con los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto (segundo
proceso; determinar el presupuesto).
35
Por otro lado, los dos procesos anteriores se interrelacionan a través de
documentos e información que se comparte para planear la gestión de costos con
certeza en el proyecto.
En el área de gestión de calidad el proceso utilizado es: planificar la calidad. En
este punto se establecen los criterios que tendrán los productos en el proyecto
para que el cliente los acepte.
En el área de gestión de los recursos humanos el proceso utilizado es desarrollar
el plan de los recursos humanos, es necesario especificar cuáles son los perfiles
de las personas que se necesitan, actividades a realizar y su participación en el
proyecto.
En el área de gestión de las comunicaciones el proceso utilizado es la
planificación de las comunicaciones se realiza la identificación de quienes se
comunican, como lo hacen y a través de cuales medios, establecer estos criterios
permite manejar claridad entre el equipo de trabajo.
En el área de gestión de los riesgos los procesos utilizados son: planificar la
gestión del riesgo, identificar los riesgos, realizar el análisis cualitativo del riesgo,
realizar el análisis cuantitativo del riesgo y planificar la respuesta a los riesgos,
todos trabajan en sinergia, para estar en sincronía y tener todos los elementos en
cuenta. Por lo tanto es vital identificar los riesgos, analizarlos y plantear la forma
de responder a ellos, con el fin de mitigar el daño al proyecto.
En el área de gestión de adquisiciones los procesos utilizados son: planificar las
adquisiciones son todos los elementos necesarios para ejecutar las actividades del
proyecto.
36
Figura 6 Grupo del proceso de Planificación
Fuente: PMBOK, (2008). Proceso de Ejecución: está compuesto por las áreas de conocimiento de:
recursos humanos, comunicaciones, adquisiciones y calidad, desde cada uno de
ellos se propuso un plan y en este proceso se lleva a cabo en el proyecto.
(PMBOK, 2008).
37
La gestión de calidad contiene el proceso de realizar el aseguramiento de la
calidad donde se determinan las actualizaciones, de acuerdo con los cambios, sí
hubo lugar a ellos en el proyecto, además se espera poder realizarlo teniendo en
cuenta los criterios pactados planeados.
La gestión de los recursos humanos contiene los siguientes procesos: adquirir el
equipo del proyecto, desarrollar el equipo del proyecto y gestionar el equipo del
proyecto, estos se interrelacionan para llevar cabo lo planteado, como se muestra
en la figura No.7.
La gestión de las comunicaciones está compuesta por los siguientes procesos:
distribuir la información y gestionar las expectativas de los interesados, en los
proyectos es vital realizar la entrega de la información en el momento indicado, a
la persona idónea, y en la forma esperada.
La gestión de las adquisiciones está compuesta por el proceso de efectuar las
adquisiciones en este se obtiene todo lo necesario para el proyecto, aunque
existen casos donde puede ser progresivo y se deben ir realizando cada avance al
finalizar cada actividad.
38
Figura 7 Grupo del Proceso de Ejecución
PMBOK, (2008). Proceso de Seguimiento y Control: dentro de este proceso se monitorea y
revisa el cumplimiento de lo planeado, de acuerdo con lo anterior se toman
medidas al identificar desviaciones. Además, se busca prever los diversos
problemas para tener los correctivos y así evitar que se salga de control el
proyecto. (PMBOK, 2008)
En la figura No. 8 se muestran las áreas de conocimiento que intervienen en este
proceso como lo son: gestión del alcance, del tiempo, de costos, calidad y riesgos
en el plan correspondiente a controlar el proyecto. Por otro lado, están la gestión
de comunicaciones; realiza un informe sobre el desempeño sirviendo de insumo
para verificar el estado de avance. La gestión de adquisiciones en el proceso de
control ejerce la administración de recursos físicos; que se da, en que momento y
cuál es el lugar solicitado para su uso en el proyecto.
39
Figura 8 Grupo del proceso de seguimiento y control
Fuente: PMBOK, (2008).
Proceso de Cierre: se entregan finalizadas las actividades propuestas y se revisa
cada una de ellas, se verifican todos los criterios tomadas en el acta de inicio y
que se cumplan a cabalidad. Se entrega el producto solicitado y se revisan las
lecciones aprendidas recopiladas durante todo el proyecto y se archivan. (PMBOK,
2008)
Figura 9 Grupo cierre
Fuente: PMBOK, (2008)
40
En la figura 10 se vislumbra cómo se relaciona cada uno de los procesos
enunciados anteriormente y cómo cada uno depende del otro y se van
retroalimentando, es así como se vuelve un sistema flexible.
Figura 10 Grupo de procesos de dirección de proyectos
Fuente: PMBOK, (2008)
2.2.5 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos
La administración de proyectos basada en el PMBOK, 2008, presentan se basa en
las siguientes áreas del conocimiento: gestión de la integración del proyecto,
gestión del alcance del proyecto, gestión del tiempo del proyecto, gestión de la
calidad del proyecto, gestión de los recursos humanos, gestión de la
comunicaciones, gestión del riesgo y gestión de las adquisiciones.
41
Cuadro 3 Áreas del Conocimiento con los grupos de procesos
Áreas del Conocimiento
Gestión de la Integración
Gestión del Alcance
Gestión del Tiempo
Gestión de los Costos
Gestión de la Calidad
Gestión de los Recursos Humanos Gestión de las
Comunicaciones Gestión del
Riesgo Gestión de las Adquisiciones
Grup
os d
e Pr
oces
os d
e la
Dire
cció
n de
Pro
yect
os
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
5.1 Recopilar Requisitos
6.1 Definir las Actividades
7.1 Estimar los Costos
8.1 Planificar la Calidad
9.1 Desarrollar el Plan de Recursos Humanos
10.1 Identificar a los Interesados
11.1 Planificar la Gestión del Riesgo
12.1 Planificar las Adquisiciones
4.2 Desarrollar el Plan para la Dirección del proyecto
5.2 Definir el Alcance
6.2 Secuenciar las Actividades
7.2 Determinar el Presupuesto
8.2 Realizar el aseguramiento de la Calidad
9.2 Adquirir el Equipo de Trabajo
10.2 Planificar las comunicaciones
11.2 Identificar los Riesgos
12.2 Efectuar las Adquisiciones
4.3 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
5.3 Crear la EDT
6.3 Estimar los Recursos de las Actividades
7.3 Controlar los Costos
9.3 Desarrollar el Equipo de Trabajo
10.3 Distribuir la Información
11.3 Realizar el Análisis Cualitativito de Riesgos
12.3 Administrar las Adquisiciones
4.4 Monitorear y controlar el Trabajo del Proyecto
5.4 Verificar el Alcance
6.4 Estimar la Duración de las Actividades
10.4 Gestionar las expectativas de los interesados
11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
12.4Cerrar las Adquisiciones
4.5 Realizar el Control Integrado de Cambios
5.5 Controlar el Alcance
6.5 Desarrollar el Cronograma
10.5 Informar el Desempeño
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos
4.6 Cerrar el Proyecto o Fase
6.6 Controlar el cronograma
11.6 Monitorear y Controlar los Riesgos
Fuente: Elaboración con base al PMBOK, 2008.
42
Las áreas del conocimiento son actividades que se realizan en los diversos grupos
de los procesos. En el cuadro No. 3, se muestra cada área con los productos de
salida, en cada una de ellas, para el Plan de Proyecto de una guía de
internacionalización para los microempresarios del sector confección de la UPZ de
Toberín se pretende utilizar las áreas del conocimiento de gestión del alcance, del
tiempo, de costos, de recurso humano, y de comunicaciones por las
características del mismo.
En el área de conocimiento de gestión la Calidad y Riesgo, no se hizo porque en
la Universidad los procesos de proyectos de investigación y desarrollo se llevan a
cabo por medio de: primero la Dirección de Autoevaluación, segundo la Dirección
de Investigación y POA. El primero se encarga que se entreguen los productos en
el momento solicitado y que correspondan a lo propuesto. El segundo hace un
control en el tiempo sobre los avances, además de revisar que correspondan a lo
propuesto y al modelo de medición de Colciencias, 2013 los producto e informes
hechos. El tercero es donde se suben los informes y los productos finales, estos
son revisados y aprobados por el Decano. De acuerdo a lo anterior no se hace
necesario la utilización de estas dos áreas de conocimiento.
El área de conocimiento de adquisiciones, no se puede llevar a cabo porque la
estructura organizacional de la Universidad, determina el proceso a seguir para la
asignación del presupuesto.
2.3 Internacionalización empresarial
La globalización y el crecimiento de las empresas, después de la revolución
industrial donde se empezó a tener un aumento en la producción hizo que las
empresas empezaran a pensar vender sus productos fuera de sus fronteras, por
ya haber saturado el mercado o sus clientes ya no tenían dinero para adquirir sus
43
productos, entonces buscando incrementar sus ventas buscaban llegar a
mercados foráneos.
Es así como Adam Smith (1793-1790) y David Ricardo (1723-1790) establecen las
bases del comercio internacional y muestran la importancia de este, y como las
naciones se beneficias del comercio, no sólo incrementando su balanza de pagos,
sino mejorando la calidad de vida de la población, aumentando el comercio entre
las naciones.
En el comercio internacional existen diversas formas de internacionalizar a las
empresa las cuales empiezan desde lo más básico que es una exportación de un
producto o una línea de productos, se debe tener en cuenta los términos de
negociación INCOTERMS que son las forma como se delimitan los riesgos, las
responsabilidades y los costos dentro de un transacción de exportación o
importación.
Las exportaciones son la forma más fácil de incursionar en mercados foráneos, y
como se hace lo primero es identificar una necesidad insatisfecha, luego hacer un
estudio de mercado, la empresa debe estar legalmente constituida y en su razón
social es necesario indicar que realiza operaciones en el exterior.
De igual manera, las empresas de acuerdo con su capacidad y solvencia pueden
volverse exportadoras irregulares cuando lo hacen en algunos momentos, y no se
preocupan por expandirse a nuevos mercados, sino sólo lo hacen algunos clientes
en el exterior, muchas veces son contactados por ellos, y no porque lo busquen
las empresas.
Otra forma es por medio de los agentes, estos representan una firma o varias
firmas en otro país, este se dedica a buscar clientes y gana una comisión, esta
44
estrategia es una alternativa cuando no se cuenta con suficiente solvencia
económica y el producto cuenta con cierta diferenciación para su venta en el
exterior.
El siguiente modelo son las franquicias5, se realiza cuando una empresa logra
hacer un producto o un servicio que es tan bueno lo prueba y logra demostrar en
un término de 2 años que por cada año pasado ha montado 3 establecimientos
demostrando el éxito de su negocio.
Ese modelo de negocio debe cumplir unos mínimos requisitos debe establecer
una marca, donde exista un logo, un frase particular o un eslogan, entonces se
pude pensar en la principal franquicia a nivel global, Mc Donald´s, su letra M en
roja lo caracteriza e identifica de los demás establecimientos de comidas rápidas.
Su producto debe contar con características únicas, o la forma de prestar su
servicio lo diferencia de los demás, su saber hacer, los procesos productivos lo
hacen obtener un reconocimiento.
En las franquicias, no se vende una empresa, es un saber hacer, con
reconocimiento, a través de un contrato el cual estipula, sí es necesario un canon,
o un porcentaje sobre las ventas, como se va a manejar toda la confidencialidad
de la marca y de todo su saber hacer. Y existen dos parte un el Franquiciador
trasmite la información y el Franquiciado disminuye el riesgo de un negocio que ya
está funcionado. (Recuperado 5 de noviembre de 1981,
http://www.gerencie.com/la-franquicia.html)
Joint Venture Kogut (1991) y Kogut y Kulatilaka (1994), se define como una
alianza estratégica para hacer un nuevo producto, servicio, llegar a un nuevo
5 La franquicia es un tipo de contrato utilizado en el comercio mediante el cual una parte llamada franquiciador cede a otra llamada franquiciado la licencia de una marca para su explotación comercial así como los métodos, procedimientos y tecnología a cambio de pagos periódicos. Recuperado 5 de noviembre de 1981, http://www.gerencie.com/la-franquicia.html
45
mercado, ambas compañías colocan un parte los hacen por medio de un acuerdo
de colaboración por un tiempo determinado y con cláusulas de confidencialidad.
De igual forma, la realización de una adquisición parcial también puede constituir un primer paso en el proyecto inversor de una empresa, la cual, a partir de tal posición inicial, puede optar posteriormente a realizar una nueva adquisición de la empresa objetivo que le proporcione el control total sobre la misma. Tal y como apuntan López-Duarte y García-Canal (2002). (Recuperado 30 de octubre de2013, http://gcg.universia.net/pdfs_revistas/articulo_98_1227718863455.pdf)
Holding, es una aglomeración de empresas que como estrategia buscan unirse ya
sea para complementarse, estar ubicados estratégicamente en los mercados y
expandirse, se unen a través de la creación de otra empresa que los representa.
Uno de sus principales objetivos de este modelo de negocio es unificar su estados
de cuentas, por lo general la empresa que consolida a todas las empresas cuenta
con su ubicación principal en países con poca regulación tributaría, lo cual las
beneficia al momento de pagar su impuestos.
Las nuevas actividades que emprenda un banco pueden llevarse a cabo directamente (en un departamento del banco) o, a través de
empresas filiales o de empresas coligadas dependientes de un holding común; estas formas de organización determinan diversos
grados de separación legal, económica y de mercado, del banco respecto a las nuevas actividades (Larraín, 1996). Recuperado 30 de
octubre de 2013, http://www.banguat.gob.gt/inveco/notas/articulos/envolver.asp?karchi
vo=3601&kdisc=si
46
3. MARCO METODOLÓGICO
3.1 Fuentes de información
Las fuentes de información son el material a utilizar para el desarrollo del PFG.
Entonces el director empieza a buscar proyectos anteriores, libros, revistas
indexadas o científicas, ponencias, seminarios, conferencias e información a partir
de encuestas, entrevistas y observación dependiendo la facilidad de conseguirlos,
de igual manera debe guardar directa relación con el proyecto. Así mismo, es
necesario ser selectivo con la información encontrada, para no perderse en un
mar de conocimientos; por otro lado, determinar sí es verídica o no, es así como
se expresa lo siguiente sobre las fuentes de información:
“La revisión de la literatura consiste en detectar, obtener y consultarla
bibliografía y otros materiales que pueden ser útiles para los propósitos del
estudio, así como en extraer y recopilarla información relevante y necesaria
que atañe a nuestro problema de investigación”. Sampieri, R., Fernandez,
C. y Baptista, P. (2010).
Cuando se plantea un problema de investigación lo más relevante es encontrar
información sobre el tema para poder apoyar, no investigar lo mismo, sino en
realidad hacer un acercamiento distinto o un aporte en ese campo. Es así como lo
dice Sampieri: es detectar, es esta etapa se identifica donde esta almacenada, y sí
está a libre disposición, segunda etapa obtener la literatura obtenida, esto significa
buscarla en los sitios de referencia y la última etapa consultarla con el ánimo de
verificar sí es en realidad la información que se buscaba.
De igual forma esta búsqueda de literatura se divide en dos principalmente:
Primaria y segundaría
47
Fuentes Primarias La revisión de literatura de primer orden, con una mayor confiabilidad, sin embargo
a veces la más difícil de encontrar son las fuentes primarias que se definen así:
Constituyen el objetivo de la investigación bibliográfica o revisión de la
literatura y proporcionan datos de primera mano (Dankhe, 1986).Un ejemplo
de éstas son los libros, antologías, artículos de publicaciones periódicas,
monografías, tesis y disertaciones, documentos oficiales, reportes de
asociaciones, trabajos presentados en conferencias o seminarios, artículos
periodísticos, testimonios de expertos, películas, documentales y
videocintas. Sampieri, R., Fernandez, C. y Baptista, P. (2010).
En la administración de proyectos hace parte la consulta a expertos, los activos de
los procesos de la organización, los factores ambientales y las lecciones
aprendidas que se hallan documentado.
Fuentes Secundarias
“Consisten en compilaciones, resúmenes y listados de referencias
publicadas en un área de conocimiento en particular (son listados de
fuentes primarias). Es decir, reprocesan información de primera mano.”
Sampieri, R., Fernandez, C. y Baptista, P. (2010).
El resumen de las fuentes de información que se utilizarán en este proyecto se
presenta en el Cuadro 4:
48
Cuadro 4 Fuentes de Información Utilizadas
Objetivos Fuentes de información
Primarias Secundarias
Realizar la planificación del
alcance para definir y controlar
todo el proyecto determinando
lo que se incluye y no dentro del
mismo, a través de cada uno de
los procesos.
Entrevista con expertos para
determinar los requisitos
para la realización de este
proyecto.
El juicio de expertos es
utilizado para especificar el
alcance del proyecto.
Libros y artículos de revistas
indexadas sobre
internacionalización de
empresas.
El PMBOK, 2008.
Libros sobre administración de
proyectos donde se realicen
Estructura Detallada de Trabajo
(EDT).
Construir el plan de gestion de
tiempo para identificar las
actividades y los recursos
necesarios para desarrollar el
proyecto de internacionalización
de microempresas, su base de
datos, el contenido, la cartilla, la
publicidad del evento y la
capacitación, con el fin de
apoyarse del cronograma para
el control y seguimiento
detallado de la evolución y
retrasos de cada uno.
Entrevista con expertos para
determinar las actividades a
cumplir y los entregables.
El juicio de expertos es
utilizado para especificar el
tiempo de cada una de las
actividades.
El PMBOK, 2008.
Archivos sobre proyectos
anteriores de desarrollo.
Procesos y procedimientos de la
administración académica y
financiera de la Universidad.
Plan de Organización
Académica POA.
Soportes de cartillas anteriores
y formatos de ¿cómo hacer
cartillas?
Elaborar los costos estimados
para la realización de la base de
datos, el contenido y la
impresión de la cartilla, la
publicidad y la capacitación del
Plan del proyecto de
Entrevista con expertos para
establecer los salarios de las
personas incluidas en el
proyecto.
El juicio de expertos es
utilizado para detallar los
El PMBOK, 2008.
Estatuto Docente de la
Universidad.
Procesos y procedimientos de la
administración académica y
financiera de la Universidad.
49
Objetivos Fuentes de información
internacionalización de
microempresas, así mismo
controlar las erogaciones de
cada una de las actividades.
costos de los productos. Plan de Organización
Académica POA.
Determinar el plan de recursos
humanos para identificar las
personas del equipo de trabajo
en cada una de las actividades,
sus roles dentro del proyecto de
internacionalización de
microempresas, el momento de
su participación y sus
responsabilidades en el mismo.
Entrevista con expertos para
determinar las actividades a
cumplir y los entregables.
El juicio de expertos es
utilizado para especificar el
tiempo de cada una de las
actividades.
El PMBOK, 2008.
Reglamento Docente de la
Universidad.
Procesos y procedimientos de la
administración académica y
financiera de la Universidad.
Plan de Organización.
Documento denominada Comité
de Investigación
Bonaventuriano CIB.
Diseñar el plan de
comunicaciones para gestionar
el uso de la información, la
trasmisión y su
almacenamiento, además de los
canales necesarios a utilizar
dentro de cada uno de los
procesos, y ser eficientes en la
comunicación del proyecto de
internacionalización.
Entrevista con expertos para
determinar las actividades a
cumplir y los entregables.
El juicio de expertos es
utilizado para especificar el
tiempo de cada una de las
actividades.
El PMBOK, 2008.
Reglamento Docente de la
Universidad.
Procesos y procedimientos de la
administración académica y
financiera de la Universidad.
Plan de Organización POA.
Plan de comunicaciones de la
Facultad de Ciencias Jurídicas y
Políticas.
Fuente: Elaboración de la autora.
50
3.2 Métodos de Investigación
Los métodos son considerados la forma sistemática como se va a procesar la
información para verificar la certeza de la investigación y calidad de los datos. De
igual manera para definir el tipo de estudio se debe revisar el material existente
sobre el tema y acorde a este se determina, teniendo muy presente el alcance y
los objetivos esperados.
Los métodos de investigación a utilizar son el analítico, el deductivo y el
estadístico y se van a definir cada uno en primer lugar el analítico:
“Proceso de conocimiento que se inicia por la identificación de cada
una de las partes que caracterizan una realidad. De esta manera, se
establece la relación causa-efecto entre los elementos que
componen objeto de estudio.” Méndez, C. E., (2011).
Este método se va a utilizar en algunos objetivos donde se tienen soportes y con
base a ellos se puede conseguir y sistematizar la información. El segundo método
es el inductivo se define de la siguiente manera:
“Proceso de conocimiento que se inicia por la observación de
fenómenos particulares con el propósito de llegar a conclusiones y
premisas generales que se puedan aplicar a situaciones similares a
la observada.” Méndez, C. E., (2011).
El cuadro 5 presenta la relación entre los objetivos y los métodos de investigación
que se utilizarán en este proyecto.
51
Cuadro 5 Métodos de Investigación Utilizadas
Objetivos Métodos de Investigación
Analítico Inductivo
Realizar la planificación del
alcance para definir y controlar
todo el proyecto determinando
lo que se incluye y no dentro del
mismo, a través de cada uno de
los procesos.
Se recolecta información de
entrevistas a expertos sobre
su práctica general, para
especificar el del proyecto.
Construir el plan de gestion de
tiempo para identificar las
actividades y los recursos
necesarios para desarrollar el
proyecto de internacionalización
de microempresas, su base de
datos, el contenido, la cartilla, la
publicidad del evento y la
capacitación, con el fin de
apoyarse del cronograma para
el control y seguimiento
detallado de la evolución y
retrasos de cada uno.
Se analiza los
documentos recopilados
para especificar el tiempo
de las actividades.
Se analiza la información
de los reglamentos para
determinar las personas
por actividades y el
tiempo de duración en
cada una de ellas.
Se analiza el POA, con el
ánimo de identificar el
tiempo total de inicio y
finalización
Se recolecta información de
entrevistas a expertos sobre
su práctica general, para
especificar la duración del
proyecto.
Elaborar los costos estimados
para la realización de la base
de datos, el contenido y la
impresión de la cartilla, la
publicidad y la capacitación del
Plan del proyecto de
internacionalización de
microempresas, así mismo
controlar las erogaciones de
cada una de las actividades.
Se analizan los
documentos recopilados
para especificar los
costos de las actividades.
Se analiza la información
de los reglamentos para
determinar el salario de
los docentes.
Se analiza el POA, con el
fin de especificar el
presupuesto asignado al
Se recolecta información de
entrevistas a expertos sobre
su práctica general, para
especificar los costos
estimados del proyecto.
De acuerdo con el estatuto
docente general se establece
el pago de los docentes de
acuerdo con su
categorización.
Se revisa como se consiguen
52
Fuente: Elaboración de la autora
proyecto. los costos en otros
proyectos, se revisa los
rubros financiados por la
Universidad y con base a
este se establece el del
proyecto.
Determinar el plan de recursos
humanos para identificar las
personas del equipo de trabajo
en cada una de las actividades,
sus roles dentro del proyecto de
internacionalización de
microempresas, el momento de
su participación y sus
responsabilidades en el mismo.
Se analiza el POA, con el
fin de especificar el
Director y el gestor del
proyecto.
Se contrastan los
documentos recopilados
para puntualizar los roles y
funciones de las actividades.
Se observa la información de
los reglamentos para
determinar el alcance de sus
funciones y las actividades y
estimar sí está dentro de sus
labores del contrato.
Diseñar el plan de
comunicaciones para gestionar
el uso de la información, la
trasmisión y su
almacenamiento, además de
los canales necesarios a utilizar
dentro de cada uno de los
procesos, y ser eficientes en la
comunicación del proyecto de
internacionalización.
Se analiza los
documentos de la
Facultad y su
procedimientos en la
práctica, con el fin de a
través de ellos proyectar
el del proyecto
Se estudian los procesos y
procedimientos generales
para crear los del proyecto
con base a estos.
53
3.3 Herramientas.
Las herramientas son procedimientos para hacer que se utilizan en cada una de
las áreas de conocimiento con el fin de obtener las diferentes salidas que por lo
general son documentos o elementos para complementar las diferentes áreas.
El cuadro 6 presenta las herramientas que se utilizarán para alcanzar cada uno de
los objetivos específicos:
Cuadro 6 Herramientas Utilizadas
Objetivos Herramientas
Realizar la planificación del alcance
para definir y controlar todo el proyecto
determinando lo que se incluye y no
dentro del mismo, a través de cada uno
de los procesos
Entrevistas, juicio a expertos, descomposición,
inspección y análisis de variación.
Construir el plan de gestion de tiempo
para identificar las actividades y los
recursos necesarios para desarrollar el
proyecto de internacionalización de
microempresas, su base de datos, el
contenido, la cartilla, la publicidad del
evento y la capacitación, con el fin de
apoyarse del cronograma para el control
y seguimiento detallado de la evolución
y retrasos de cada uno.
Descomposición, juicio a expertos, aplicación de
adelantos y retrasos, plantillas de red del cronograma,
y comprensión del cronograma.
Elaborar el presupuesto para la
realización de la base de datos, el
contenido y la impresión de la cartilla, la
publicidad y la capacitación del Plan del
proyecto de internacionalización de
microempresas, así mismo controlar las
erogaciones de cada una de las
Juicio de expertos.
54
Objetivos Herramientas
actividades.
Determinar el plan de recursos humanos
para identificar las personas del equipo
de trabajo en cada una de las
actividades, sus roles dentro del
proyecto de internacionalización de
microempresas, el momento de su
participación y sus responsabilidades
en el mismo.
Organigrama y descripción de puestos, asignación
previa, habilidades interpersonales
Diseñar el plan de comunicaciones para
gestionar el uso de la información, la
trasmisión y su almacenamiento,
además de los canales necesarios a
utilizar dentro de cada uno de los
procesos, y ser eficientes en la
comunicación del proyecto de
internacionalización.
Análisis de los interesados, juicio de expertos,
métodos de comunicación, herramientas de
distribución de la Información, métodos de
comunicación y habilidades interpersonales.
Fuente: Elaboración de la autora
3.4 Supuestos y Restricciones.
Las restricciones se pueden definir como los límites que se tienen frente al
proyecto y no son negociables en la realización del mismo. Se definen como lo
siguiente:
Se denomina restricción a cualquier circunstancia que limite las
opciones del equipo de dirección del proyecto. Cualquier restricción
aplicable ya sea interna o externa, puede afectar el desempeño del
proyecto o de un proceso. Barato, J., Cabezas L. y Nistal César,
(2011).
55
Por otro lado se tienen a los supuestos estos son acciones, programas, o
proyectos anteriores que son como un punto de partida para el proyecto y se
definen como:
Los supuestos son factores que, para los propósitos de la
planificación, se consideran verdaderos, reales o ciertos, sin
necesidad de contar con evidencia o demostración. Barato, J.,
Cabezas L. y Nistal César, (2011).
Los Supuestos y Restricciones y su relación con los objetivos del proyecto final de
graduación se ilustran en el Cuadro 7:
Cuadro 7 Supuestos y Restricciones
Objetivos Supuestos Restricciones
Realizar la planificación del
alcance para definir y
controlar todo el proyecto
determinando lo que se
incluye y no dentro del
mismo, a través de cada
uno de los procesos
Existen todos los elementos
dentro de la Universidad para
desarrollar el proyecto.
Los entregables determinados
son los solicitados de acuerdo
con los criterios hechos
El proyecto se adelanta solo en la
localidad de Usaquén.
La Universidad es la única entidad
aportante
Los docentes son de la Facultad.
Construir el plan de gestion
de tiempo para identificar
las actividades y los
recursos necesarios para
desarrollar el proyecto de
internacionalización de
microempresas, su base de
datos, el contenido, la
cartilla, la publicidad del
evento y la capacitación,
Las personas desarrollan las
actividades en el tiempo
designado, con eficiencia y
eficacia.
No hay contrataciones externas de
persona.
La Universidad es la que contrata,
de acuerdo a los perfiles solicitados.
56
Objetivos Supuestos Restricciones
con el fin de apoyarse del
cronograma para el control
y seguimiento detallado de
la evolución y retrasos de
cada uno.
Elaborar el presupuesto
para la realización de la
base de datos, el contenido
y la impresión de la cartilla,
la publicidad y la
capacitación del Plan del
proyecto de
internacionalización de
microempresas, así mismo
controlar las erogaciones
de cada una de las
actividades.
Las partidas solicitadas se
toman en los momentos
indicados.
El presupuesto para este proyecto
son USD$9.506.
Los rubros financiables por la
Universidad son: papelería,
impresión de tarjetas, afiches y
cartillas.
Determinar el plan de
recursos humanos para
identificar las personas del
equipo de trabajo en cada
una de las actividades, sus
roles dentro del proyecto de
internacionalización de
microempresas, el
momento de su
participación y sus
responsabilidades en el
mismo.
El horario de trabajo es de 9
horas diarias, sólo de lunes a
viernes.
El perfil de los docentes y
demás personal administrativo
cumple las características
exigidas.
.
Todos los miembros del equipo
están participando en diferentes
proyectos.
Los honorarios de los docentes y
personal administrativo vinculado
con la Universidad están incluidos
en su salario.
No hay dinero extra para
bonificaciones ni recompensas
Diseñar el plan de
comunicaciones para
gestionar el uso de la
información, la trasmisión y
su almacenamiento,
Los productos promocionales
son llamativos y esta la
información clara.
Los formatos para comunicarse o
distribuir la información deben ser
de acuerdo con lo estipulado.
57
Objetivos Supuestos Restricciones
además de los canales
necesarios a utilizar dentro
de cada uno de los
procesos, y ser eficientes
en la comunicación del
proyecto de
internacionalización.
Fuente: Elaboración de la autora
3.5 Entregables.
Los entregables están directamente relacionados con los objetivos del proyecto,
con el alcance y en estos se determina lo que se va a entregar en el proyecto.
Los entregables y su relación con los objetivos del proyecto se ilustran en el
Cuadro 8, a continuación.
Cuadro 8 Entregables
Objetivos Entregables
Realizar la planificación del alcance para definir y
controlar todo el proyecto determinando lo que se
incluye y no dentro del mismo, a través de cada
uno de los procesos
Base de datos
EDT
Diccionario Estructura detallada de trabajo
Construir el plan de gestion de tiempo para
identificar las actividades y los recursos
necesarios para desarrollar el proyecto de
internacionalización de microempresas, su base
de datos, el contenido, la cartilla, la publicidad del
evento y la capacitación, con el fin de apoyarse
del cronograma para el control y seguimiento
detallado de la evolución y retrasos de cada uno.
Cronograma, diagrama de Gantt.
58
Elaborar el presupuesto para la realización de la
base de datos, el contenido y la impresión de la
cartilla, la publicidad y la capacitación del Plan del
proyecto de internacionalización de
microempresas, así mismo controlar las
erogaciones de cada una de las actividades.
El estimado de los costos
Determinar el plan de recursos humanos para
identificar las personas del equipo de trabajo en
cada una de las actividades, sus roles dentro del
proyecto de internacionalización de
microempresas, el momento de su participación
y sus responsabilidades en el mismo.
Roles y responsabilidades
Diseñar el plan de comunicaciones para gestionar
el uso de la información, la trasmisión y su
almacenamiento, además de los canales
necesarios a utilizar dentro de cada uno de los
procesos, y ser eficientes en la comunicación del
proyecto de internacionalización
Registro de Interesados, Plan de Gestión de
las comunicaciones.
Fuente: Elaboración de la autora
59
4. DESARROLLO
4.1 Grupo de proceso de Iniciación
4.1.1 Acta de inicio
Las áreas del conocimiento que están presentes en el proceso de iniciación son: la
Gestión de la Integración y la Gestión de las comunicaciones. Por lo tanto, se
realizan estos dos procesos para dar inicio al Plan del Proyecto de
Internacionalización de microempresas del sector textil y confección de la localidad
de Usaquén.
El acta de inicio es un documento que específica a nivel gerencial el proyecto y los
productos solicitados. Cuadro 9 Acta de Inicio Proyecto
ACTA INICIO DEL PROYECTO
Código : 001 Versión 1
Solicitud de Cambio No: Elaborado por: Aprobado por: Rige a partir de:
Registro No. ________
PERFIL DEL PROYECTO
FECHA DE ELABORACIÓN DEL ACTA DEL
PROYECTO
CÓDIGO DEL
PROYECTO
21/04/2013 1
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO
Proyecto guía de internacionalización de las microempresas del sector textil y confección
ubicado en la localidad de Usaquén, Bogotá – Colombia.
60
DEPENDENCIA SOLICITANTE
NOMBRE DEL
SOLICITANTE
Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas Decano Dr.
Hernando Uribe Vargas
NOMBRE DEL DIRECTOR DEL PROYECTO
Martha Liliana Olarte Cárdenas
ENFOQUE DEL PROYECTO
Visión ejecutiva del Plan del Proyecto
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO
La Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas identificó una oportunidad de intervención en la localidad de Usaquén a través de una socialización de los modelos de internacionalización, ya que las microempresas conocen sólo la modalidad de exportar para acceder a mercados extranjeros. De igual manera, se escogió el sector textil y confección al haber sido referenciado por el Ministerio de Comercio Industria y Turismo como uno de los sectores estratégicos para Colombia.
PROBLEMA/NECESIDAD/OPORTUNIDAD DE NEGOCIOS U ORGANIZACIONAL A RESOLVER
Realizar una socialización de los modelos de internacionalización a los microempresarios del sector textil y confección ubicados en la localidad de Usaquén para que ellos puedan obtener la información para mejorar sus oportunidades de acceso mercados internacionales.
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
1. Realizar una base de datos donde se identifiquen los microempresarios del sector textil y confección de la localidad de Usaquén. 2. Hacer el contenido de la Cartilla de acuerdo a las teorías de internacionalización aplicadas y adaptadas al entorno y las características de las empresas. 3. Desarrollar el diseño gráfico de la cartilla con todas las normas APA, numero de publicación, corrección de estilo, y gráficas utilizadas por la Universidad San Buenaventura en cuanto a publicaciones. 4. Conseguir los espacios y los recursos necesarios para desarrollar la capacitación. 5. Identificar la estructura de cada uno de los módulos, temas, actividades, material, refrigerios y diplomas.
OBJETIVO DEL PROYECTO
Realizar un Proyecto Plan Guía de internacionalización de microempresas del sector textil y confección de la localidad de Usaquén en seis meses, con un presupuesto de USD$9.506
ALCANCE DEL PROYECTO
PRODUCTOS ENTREGABLES
1. Una base de datos, donde se identifique: nombre de la microempresa, teléfono, dirección, razón social, productora de textil y/o confección, nombre del administrador y/o propietario. 2. El contenido de la cartilla, el cual está compuesto por una portada, una cuadro de contenido, una introducción, modelos de internacionalización, evaluación del modelo de internacionalización aplicable a la microempresa.
61
3. El diseño de la cartilla, dibujos y lenguaje claro y entendible para los empresarios, esta debe contar con una corrección de estilo donde se le dará la forma del texto definitiva y la diagramación correspondiente de la Universidad. 4. Impresión de la cartilla, en papel bond, full color de un tiraje de 150 cartillas. 5. Invitaciones impresas en papel, full color, diseño y diagramación según protocolos de la Universidad, están con el nombre de la persona que representa a la empresa, se imprimirán 150 las cuales especifican el lugar, la hora, y el tema de la capacitación.
6. Alimentación, este se cuenta con el menú a tomar por los 5 días, el cual debe ser balanceado.
7. Módulos cada uno está compuesto por: la agenda del día, los temas abordar, las actividades a realizar acordes a la cartilla en total son 5 módulos. 8. Diplomas: certificaciones los cuales se entregan con el 80% de participación en la capacitación.
MÉTRICAS
1. Son evaluadas por los procesos internos de la Universidad por la Dirección de Investigaciones
EXCLUSIONES
1. El contenido de la cartilla no contara con temas administrativos, o de producción. 2. Las empresas ubicadas en otras localidades. 3. Las empresas no pueden exceder los 10 empleados, ni un capital que supere los 500 salarios mínimos, esto es de acuerdo a lo que se define para Colombia una microempresa. (Según la ley 590 de julio 10 de 2000, modificada por la Ley 905 de 2004.).
RESTRICCIONES
1. La cartilla contara un máximo de treinta (30) páginas incluida la portada, cuadro de contenido e introducción. 2. Solo podrán asistir microempresarios de la localidad de Usaquén del sector textil y confección. 3. La capacitación solo durara cuatro (4) horas en la mañana, durante cinco (5) días consecutivos, hábiles. 4. Un refrigerio diario para cada persona asistente. 5. Por una empresa, el máximo de asistente es de dos (2). 6. No se pueden realizar asesoría personalizadas en este momento. 7. El presupuesto es de $ USD$9.506
SUPUESTOS
1. La Facultad de Ciencias Jurídicas tiene dentro de su presupuesto una asignación para la elaboración de proyectos en proyección social, donde se destinara una partida al proyecto. 2. La base de datos: se encuentran ubicados alrededor de 500 microempresarios de diferentes sectores incluido el sector textil y de confección en la localidad de Usaquén. 3. La Capacitación: existe una respuesta positiva para la convocatoria de la capacitación de 150 empresarios. 4. Se cuenta con la confirmación para la asistencia a la capacitación por los 5 días. 5. Recurso humano: se cuenta con el personal con las competencias necesarias para desarrollar el trabajo. 6. Recursos físicos: se cuenta con los espacios físicos idóneos para realizar las actividades propuestas. Así mismo, computador, litografía, impresora y papelería de la universidad.
62
PROBLEMAS
1. Los datos de las microempresas no son correctos 2. El desplazamiento de los microempresarios hasta la Universidad. 3. Los refrigerios estuvieran dañados 4. La impresión de la cartilla no fuera legible 5. El pago del conferencista. 6. En el departamento de publicaciones pueden tener varios productos para hacer y pueden existir retrasos en la entrega de la diagramación e impresión. 7. La duración de cada uno de los momentos durante la capacitación debe respetarse para poder dar un óptimo cumplimiento. 8. Cambio de las instalaciones de la conferencia por mantenimiento físico en la Universidad.
RIESGOS
1. Inadecuada definición de los requerimientos 2. Entendimiento inadecuado de los requerimientos
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
1. Cumplimiento de plazo del proyecto
2. Cumplimiento del costo del proyecto
3. La inasistencia de los microempresarios
4. La cartilla no llenará las expectativas de los microempresarios 5. La satisfacción del decano (patrocinador) con la cartilla y la capacitación.
AUTORIZACIÓN PARA EL PROYECTO
PATROCINADOR FECHA
Hernando Uribe Vargas 01/02/2014
DIRECTOR DEL PROYECTO FECHA
Martha Liliana Olarte 01/02/2014
Fuente: Elaboración de la autora
63
4.1.1 Identificación de Interesados
El segundo proceso en el grupo de iniciación: es el registro de interesados en este
se registra las personas involucradas en el proyecto, recogiendo las expectativas,
sin embargo, se hace un especial énfasis en el cliente del proyecto en este caso
los microempresarios que son el destino final del proyecto, para no generar falsas
expectativas en otros interesados y teniendo en cuenta la intervención de ellos en
el proyecto. En el siguiente Cuadro 10 se identifican los interesados del proyecto: Cuadro 10 Interesados
INTERESADOS
No Stakeholder Cargo Rol Clasificación Expectativa
1 Hernando Uribe Vargas Decano Patrocinador Interno Cumplimiento de los tiempos de
entrega pactados del proyecto
2 Martha Liliana Olarte
Docente de Tiempo
completo
Director del proyecto Interno Coordinar, Ejecutar, controlar y
entregar lo pactado en el proyecto
3 Julio Cesar Botero Docente Hora cátedra
Miembro del equipo Interno Cumplir con cada una de los
entregables.
4 Luis Alfredo Téllez
Jefe de Unidad de
Publicaciones
Miembro del equipo Interno
Establecer la fecha y la tarea a la diseñadora en sus labores de
trabajo
5 Laura Alejandra Olmos
Diseñadora Gráfica
Miembro del equipo Interno
Diseñar la cartilla, la publicidad para la capacitación y cada uno
de los productos solicitados
6 Germán Molina Editor revista Criterios
Miembro del equipo Interno
Leer el documento y analizar la cohesión y ortografía de la
publicación
7 Andrea Hernández
Asistente Facultad
Asistente Facultad Interno
Realizar las actividades expresadas por el decano, y las
ordenes hacia las diversas jefaturas
8 Yurani Olmos
Asistente de compras y suministros
N/A Interno
Hacer las compras de los suministros necesarios en el
momento indicado, autorizados por el jefe de suministros
9 Astrid Constanza Ramírez
Directora
Consultorio Jurídico
N/A Interno Exponer los servicios del consultorio Jurídico a los
empresarios de la localidad
10 150 Microempresarios
Localidad de Usaquén
N/A Externo Conocer sobre los modelos de
internacionalización
11 Universidad San Buenaventura N/A N/A Impacto social
64
4.2 Plan de Gestión del Alcance
4.2.1 Recopilar Requisitos
En este proceso se determina con claridad los productos que espera la Facultad
de Ciencias Jurídicas y Políticas en concordancia con la misión y la visión de la
Universidad y el Acta de inicio con relación al Proyecto Plan Guía de
internacionalización de microempresas del sector textil y confección de la localidad
de Usaquén. Es relevante contar con el Decano, el Director del proyecto
designado por él, y las personas que pueden aportar al proyecto.
Las entradas para este proceso son: El acta de inicio donde se describe de forma
precisa y detallada que se espera del proyecto, esto se hace teniendo en cuenta
las solicitudes hechas por el Decano, y de las necesidades de los
microempresarios.
Las Herramientas y técnicas en el proceso de recopilar requisitos se utilizan las
entrevistas estructuradas y semiestructuradas dirigidas a los microempresarios
para conocer lo que entienden sobre el tema de internacionalización, así mismo
sobre sus experiencias de capacitaciones anteriores.
Por otro lado, se maneja las técnicas grupales de creatividad con los stakeholder
para ver desde diferentes ópticas los requerimientos del proyecto y de los
productos.
La salida al finalizar este proceso y con la información suministrada se genera la
documentación de requisitos, es donde se señala información con mayor detalle
del proyecto.
65
La documentación del proyecto es la siguiente:
Nombre del proyecto: Proyecto guía de internacionalización de las
microempresas del sector textil y confección ubicado en la localidad de Usaquén,
Bogotá – Colombia
Localización: Bogotá, Colombia.
Fecha última actualización: 4 de noviembre de 2013.
Requisito: Socializar con las microempresas del sector textil y confección los
modelos de internacionalización.
Justificación: La Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas, en especial el
programa de Relaciones Internacionales, precisa tener un contacto con la
comunidad como un objetivo estratégico para darse a conocer en el sector
empresarial de la localidad y ayudarlos con una necesidad insatisfecha sobre el
conocimiento de las formas de ingreso a mercados internacionales.
Objetivo General Realizar un Proyecto Plan Guía de internacionalización de microempresas del
sector textil y confección de la localidad de Usaquén en seis meses, con un
presupuesto de USD$9.506.
Objetivos específicos Realizar una base de datos donde se identifiquen los microempresarios del
sector textil y confección de la localidad de Usaquén.
Hacer el contenido de la Cartilla de acuerdo con las teorías de
internacionalización aplicadas y adaptadas al entorno y las características
de las empresas.
66
Desarrollar el diseño gráfico de la cartilla con todas las normas APA,
numero de publicación, corrección de estilo, y gráficas utilizadas por la
Universidad San Buenaventura en cuanto a publicaciones.
Realizar la capacitación con sus recursos necesarios.
Identificar la estructura de cada uno de los módulos, temas, actividades,
material, refrigerios y diplomas.
Estimar la duración de cada una de las actividades para poder controlar la
ejecución del proyecto.
Gestionar las áreas de conocimiento necesarias para el desarrollo del proyecto.
Requisitos Funcionales
Establecer la base de datos de los microempresarios de la localidad para
obtener el perfil.
Participación ciudadana en proyectos, título del proyecto, fecha de inicio,
fecha de finalización, investigador principal, investigador participantes,
nombre de la comunidad y caracterización de ellas. Aval de la comunidad
para participar en ella. (Modelo Medición, Colciencias, 20136)
Cartilla con los modelos de internacionalización. Nombre de la estrategia
pedagógica, fecha de inicio, fecha de finalización, entidades vinculadas,
investigador principal y certificado expedido por la institución especificando
el tipo de participación del grupo en la estrategia pedagógica. (Modelo
Medición, Colciencias, 2013) 6 El Documento Conceptual del Modelo de Medición de Grupos de Investigación Científica, Desarrollo Tecnológico e Innovación consta de cinco partes: la primera establece los aspectos generales del nuevo modelo de medición de grupos de investigación, científica, desarrollo tecnológico e innovación; la segunda es la exposición y descripción detallada del modelo; la tercera, a modo de anexo, define los requerimientos de existencia, calidad, categorías y puntajes relativos para cada producto resultado de las actividades de los grupos de grupos de investigación, científica, desarrollo tecnológico e innovación; la cuarta, también como anexo, presenta la visualización de los perfiles de indicadores de los grupos de investigación científica, desarrollo tecnológico e innovación a partir; la última parte; presenta los mecanismos de validación de libros resultado de investigación y el proceso de Registro de Editoriales Nacionales.(Colciencias, 2013).
67
Requisitos de calidad
El evento debe tener una constancia de la actividad o avala de dicha comunidad.
(Modelo Medición, Colciencias, 2013)
La cartilla contar con los criterios de producto académico. Resultado de una
estrategia pedagógica declarado por el grupo de investigación. (Modelo Medición,
Colciencias, 2013)
Criterios de Aceptación
Base de datos
La hoja de Excel no debe estar protegida, ni con fórmulas ocultas, y sin ningún
dato, está la debe enviar por medio electrónico al director del proyecto y guardar
una copia en su computador en una carpeta denominado Proyecto 001, en una
subcarpeta denominada base de datos, esta actividad finaliza cuando se envié y
guarde el documento.
Los datos deben ser legibles y correctos, empresas reales para aplicar la
encuesta, está se desarrolla por medio de un cuestionario de preguntas cerradas,
el objetivo de esta es identificar el perfil de las microempresas.
El formato utilizado contiene 10 preguntas de selección múltiple y está compuesta
de la siguiente manera: la primera parte del cuestionario son datos de
identificación de la empresa, 3 preguntas sobre la cantidad de personas que
trabajan en la empresa, y las áreas funcionales, 3 preguntas sobre acceso a
mercados, 2 sobre competencia y 2 de formas de internacionalizar la empresa.
Este cuestionario se hará de manera telefónica desde la Universidad, con
anterioridad se enviara a cada de ellas una carta de presentación para aumentar
la confiabilidad y el uso de la información.
68
La información solo debe ser de microempresas del sector textil y confección y
estar ubicadas en la localidad de Usaquén. Se supone que los contactos están
actualizados y las llamadas hechas son a empresas reales y ubicadas en la
localidad de Usaquén, entre las comunicaciones realizadas a empresas se
encontrara un número representativo de microempresas siendo estas el nicho al
cual se está dirigido principalmente el proyecto. Al terminar esta actividad se tiene
el perfil de las empresas y se comienza la realización de la introducción.
Contenido de la cartilla
La cartilla contiene la introducción la cual es de una hoja y es la inducción a los
temas a trabajar. El primer capítulo es una inducción al comercio internacional;
definir términos y mostrar las cifras de ventas a nivel mundial (balanza comercial
de los países). De igual manera, se muestran los principales tratados de libre
comercio y acuerdos de cooperación firmados por Colombia en los últimos 5 años
donde este el sector textil y confección, para identificar los beneficios y riesgos en
cada uno de ellos. Al final se escribe un caso corto de éxito de una microempresa
reconocida a nivel nacional.
El segundo capítulo determina el significado y la utilidad de un estudio de
mercado, además se referenciaran diversos links, donde se puedan ubicar con
facilidad estos documentos. Por otro lado, se enseña a usar estudios de mercado
hechos por entidades reconocidas y especializadas para que a través de ellos se
identifiquen oportunidades comerciales. Al final del capítulo se usa un cuadro
donde puedan colocar la información encontrada y les sirva para comenzar sus
análisis de mercados internacionales.
El tercer capítulo porque internacionalizar una microempresa, revisión de cambios
legales y organizacionales en el funcionamiento. Se explica las diversas formas
69
de exportar directa e indirectamente. Además se muestra los beneficios de
hacerlo. Casos de éxito, y mapa de procesos para poder apropiar el proceso.
El cuarto capítulo trata sobre licencias, alianzas estratégicas, inversión extranjera
directa, adquisiciones, filiales. Casos de cada uno de ellas y del procedimiento
para llevarlo a cabo.
El quinto capítulo presenta una ruta para elegir el modelo que le conviene a cada
microempresa, y como ir aumentando las formas de acceder a mercados
internacionales. Caso de éxito.
La información debe ser la aprobada previamente. El uso de vocabulario técnico,
sólo sí es estrictamente necesario. El tamaño de la fuente de la letra es 12 Arial en
párrafo espacio 1.5. El contenido debe manejar una margen de 2.5cm por todos
los lados. La información contenida debe estar perfectamente referenciada y con
bibliografía clara.
El contenido presentado en una forma didáctica y clara para los empresarios. El
orden del contenido es de la siguiente manera: portada, contenido, introducción,
temáticas, evaluación del modelo de internacionalización y bibliografía.
El diseño de la cartilla
Imagen institucional (Universidad San Buenaventura), las imágenes hechas en
publicaciones, con reserva de derechos de autor, el bosquejo es de acuerdo con lo
propuesto y enviado. El tamaño es de A4 21*29,7. Se debe hacer una entrega en
digital del documento. La cartilla debe estar paginada. Las paginas el fondo es de
color blanco mate. En la portada debe contener el título de la cartilla
70
Impresión de la cartilla
150 Cartillas, con las imágenes a full color en papel bond mate 185gr.
Invitaciones
Las tarjetas contienen nombre del evento, fecha, hora y lugar de capacitación,
además de una información resumida de la capacitación. El modelo debe estar
aprobado, de forma digital. Debe contener la información del lugar, y la hora de la
capacitación.
Las invitaciones con sobre, estos deben están marcadas con el nombre de la
persona a quien va dirigido. En papel plastificado, resistente y full color.
Alimentación
Refrigerio el menú debe contener un jugo natural, una harina y una fruta, este se
aprueba con una semana de anticipación a comenzar la capacitación. Todos los
días debe ser diferente el menú., así mismo los productos deben estar frescos y
ofrecerse en este mismo estado, utilizar recipientes desechables para servir toda
la alimentación y ofrecer servilletas y cubiertos.
A la hora de inicio y de finalización ofrecer tinto y aromática, la cual se ofrece con
azúcar normal; dietética y mezcladores.
Módulos
150 Carpetas de la Universidad, 150 Esferos, 2 resmas de papel tamaño carta (3
Hojas en blanco). La agenda del Día de cada módulo basada en la cartilla, por lo
tanto se trabajaran los mismos temas expuesto en la misma.
Temas tiempo de duración y actividades indicaciones de ejecución, objetivo y
tiempo, esto es para cada día acorde con la cartilla. Diapositivas con logos de la
Universidad.
71
Cuadro 11 Diseño de contenido del modulo
El bosquejo de cada módulo para trabajar con los microempresarios va funcionar
condicionado por la cartilla y el formato es así:
El anterior cuadro se va a utilizar, en cada una de las sesiones y se firma la
planilla de asistencia.
Diplomas
Impresos con el nombre de los asistentes que cumplieron con el 80% de
asistencia. Firmados por el decano y el vicerrector académico. Se entregan el día
de finalización de la capacitación.
La siguiente salida del proceso de requerimientos es la matriz de trazabilidad
donde se identifican los requerimientos del proyecto con respecto a la oportunidad
encontrada, a los objetivos del proyecto y los entregables en cada uno de ellos se
va a revisar su trazabilidad con relación a las variables anteriores.
Modulo No.
Tema Se coloca el nombre del capítulo de la cartilla.
Definición de temas
Aplicación a la realidad
Preguntas
Actividad
72
Cuadro 12 Matriz de Trazabilidad
MATRIZ DE TRAZABILIDAD
ATRIBUTOS DE REQUISITO TRAZABILIDAD HACIA:
Descripción Prioridad Grado de complejidad Objetivos del Proyecto Entregable
Establecer la base de datos de los empresarios. Alto Media
Hacer una base de datos para identificar el perfil de los microempresarios
La base de datos
Identificar por medio de un documento, cada uno de los elemento a tener en cuenta por parte de la Universidad y de Colciencias para poder soportar el proyecto.
Alta Baja Realizar una descripción detallada del proyecto
Plan de Gestión del Alcance
Analizar la duración de las actividades para tener precisión en la proyección hecha en el cronograma
Alta Alto Proyectar los tiempos de duración para controlar su ejecución.
Plan de Gestión del Tiempo
Establecer el costo preciso, su uso y le manejo dado en cada momento del proyecto.
Alta Alto
Estimar los costos de ejecución del proyecto, para tener un mejor control sobre las actividades.
Plan de Gestión de Costos
Sistematizar las formas y los medios de comunicación entre los interesados en el proyecto.
Media Baja
Gestionar la construcción del proyecto mediante un enfoque integral de la planificación de las áreas del conocimiento
Plan de Gestión de las Comunicaciones
Identificar los perfiles de las personas idóneas para hacer el proyecto
Media Medio
Consolidar el proyecto a través de personas idóneas.
Plan de Gestión del Recurso Humano
Fuente: Elaboración de la autora
73
4.2.2 Generalidades del proyecto
El Plan del proyecto Guía de internacionalización de Microempresas7 de la
localidad de Usaquén en el sector textil y confección. El proyecto surge de una
necesidad insatisfecha mostrada en estudios de la Cámara de Comercio de
Bogotá donde afirma lo siguiente:
En general, el sector textil-confección de Bogotá y Cundinamarca no
se ha orientado a explotar sus ventajas competitivas en los mercados
externos, y en cambio ha privilegiado las ventas en el mercado
interno. (Cámara de Comercio de Bogotá, 2008).
De igual forma, se toma como referencia un estudio de FENALCO el cual muestra
las principales localidades donde se concentran empresas dedicadas a la
fabricación y confección de textiles en la ciudad de Bogotá, y como tercer punto de
referencia la Universidad se encuentra en esta localidad, con el ánimo de hacer
una participación activa dentro de la localidad buscando mejorar las alternativas
de expansión y fortalecimiento hacia mercados internacionales de las empresas
ubicadas en la localidad de Usaquén.
Al identificar las anteriores insuficiencias se da la alternativa de proponer un Plan
de Proyecto Guía de internacionalización de microempresas de la localidad de
Usaquén en el sector textil y confección, para dar una orientación hacia la
incursión de mercados externos con diversas formas de conseguirlo de acuerdo
con sus características de las microempresas.
7 Se refiere al tamaño de la empresa donde se contemplan las siguientes connotaciones: a) Planta de personal no superior
a los diez (10) trabajadores o, b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes. (Según la Ley 590 de julio 10 de 2000, modificada por la Ley 905 de 2004.).
74
4.2.1 Definir el Alcance
Un sitito de trabajo dentro de la sala de profesores.
El listado de las empresas ubicadas en esta localidad para poder hacer una base
de datos donde se filtren las empresas del sector textil, y que pertenezcan a la
clasificación de microempresas.
Formato de encuesta para realizar el filtro a la base de datos.
Los modelos de internacionalización para empresas.
Disponibilidad de presupuesto para publicaciones.
Espacios disponibles con recursos tecnológicos dentro de la Universidad.
4.2.2 Beneficios Esperados
Apropiar la metodología de administración de proyecto.
Se espera realizar un acercamiento al sector real de la localidad de Usaquén en
particular a las microempresas del sector textil.
Crear una cartilla para uso de los microempresarios de la localidad.
4.2.4 Estrategia
Hacer la base de datos para obtener el perfil de las microempresas posiblemente
interesadas.
Realizar el contenido de la cartilla, de acuerdo con las teorías de la
internacionalización y como se puede aplicar a microempresas o asociar con las
empresas nacionales.
75
Construir el diseño de la cartilla, de una forma didáctica para los
microempresarios.
4.2.5 Alcance del Proyecto
El proyecto se basa en la realización de una base de datos, el contenido de un
documento, el diseño del documento y la capacitación entendida desde la logística
y las temáticas.
La cartilla corresponderá a las características necesarias para internacionalizar
una microempresa de acuerdo con lo recopilado en la base de datos y las teorías
revisadas.
El proyecto se desarrolla teniendo en cuenta las buenas prácticas enunciadas por
el PMI, dentro del PMBOK, donde se desarrollara las áreas de conocimiento del
alcance, el tiempo, los costos, los recursos humanos y comunicaciones.
4.2.6 Entregables
Una base de datos, donde se identifique: nombre de la microempresa, teléfono,
dirección, razón social, productora de textil y/o confección, nombre del
administrador y/o propietario.
El contenido de la cartilla, el cual está compuesto por una portada, una cuadro de
contenido, una introducción, modelos de internacionalización, evaluación del
modelo de internacionalización aplicable a la microempresa.
El diseño de la cartilla, dibujos y lenguaje claro y entendible para los empresarios,
esta debe contar con una corrección de estilo donde se le dará la forma del texto
definitiva y la diagramación correspondiente de la Universidad.
76
Impresión de la cartilla, en papel bond, full color de un tiraje de 150 cartillas.
Invitaciones impresas en papel, full color, diseño y diagramación según protocolos
de la Universidad, están con el nombre de la persona que representa a la
empresa, se imprimirán 150 las cuales especifican el lugar, la hora, y el tema de la
capacitación.
Alimentación, este se cuenta con el menú a tomar por los 5 días, el cual debe ser
balanceado.
Módulos cada uno está compuesto por: la agenda del día, los temas abordar, las
actividades a realizar acordes a la cartilla en total son 5 módulos.
Diplomas: certificaciones los cuales se entregan con el 80% de participación en la
capacitación. Se hacen en la unidad de Publicaciones en papelería membretada y
de la Universidad.
4.2.7 Criterios de aceptación de los entregables
4.2.9 Exclusiones
El contenido de la cartilla no contara con temas administrativos, o de producción.
Las empresas ubicadas en otras localidades.
El tamaño de la empresa
4.2.10 Restricciones
La cartilla contara un máximo de treinta (30) páginas incluida la portada, cuadro de
contenido e introducción.
Solo podrán asistir microempresarios de la localidad de Usaquén del sector textil y
confección.
77
La capacitación solo durara cuatro (4) horas en la mañana, durante cinco (5) días
consecutivos, hábiles.
Un refrigerio diario para cada persona asistente.
Por una empresa, el máximo de asistente es de dos (2).
No se pueden realizar asesoría personalizadas en este momento.
El presupuesto es de $ USD$9.506
4.2.12 Asuntos riesgos y problemas
En el departamento de publicaciones pueden tener varios productos para hacer y
pueden existir retrasos en la entrega de la diagramación e impresión.
La duración de cada uno de los momentos durante la capacitación debe
respetarse para poder dar un óptimo cumplimiento.
Cambio de las instalaciones de la conferencia por mantenimiento físico en la
Universidad.
4.2.13 Estructura Desglosada de Trabajo EDT
La Estructura Desglose de Trabajo (EDT) es un herramienta utilizada para
descomponer el proyecto en entregables y luego en partes pequeñas donde se
pueda identificar todas las actividades necesarias para poder ejecutarlos esto es
denominado paquetes de trabajo, donde se puede determinar, le tiempo de
duración, el costo, los cuales sirven para hacer un control al proyecto, es así como
se hace para el Proyecto de un Plan de una Guía para internacionalizar
microempresas del sector textil y confección de la localidad de Usaquén 2013, la
siguiente EDT:
78
Figura 11 Estructura Detallada de Trabajo EDT
Fuente: Elaboración de la autora
79
4.2.14 Diccionario de cada paquete de trabajo de la EDT
El diccionario de la EDT, discrimina cada paquete de trabajo donde se estima los costos, la descripción del
entregable, la duración estimada en días, el inicio y cierre de cada actividad, con sus respectivos criterios de
aceptación, como se muestra en la Cuadro 13.
Cuadro 13 Diccionario de la Estructura Detallada de Trabajo
Entregable Ítem Descripción del entregable Responsable Criterios de aceptación
Diseño de Formato 1.1.1
Se trata de diseñar la plantilla donde se va a depositar la siguiente información: el nombre de la empresa, teléfono, dirección, producto o servicio que produce y ofrece, tipo de sociedad comercial, número de empleados, Administrador o gerente, Si exporta o no, conocimiento sobre el significado de internacionalizar la empresa. Colocar la plantilla a evaluación por pares para determinar sí las variables utilizadas son las necesarias. Hacer la plantilla definitiva con los logos de la Universidad y la información definitiva.
Andrea Hernández
Documento en Excel con todos los requerimientos exigidos y el visto bueno de un par.
Lista de empresas Usaquén 1.1.2
Lista de empresas de Usaquén, Solicitud escrita al consultorio Jurídico de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas de la Universidad San Buenaventura del listado de empresas de la Localidad de Usaquén.
Andrea Hernández
Listado de empresas Ubicadas en Usaquén y del sector textil
Herramienta informática 1.1.3
Se trata del programa de Excel donde se va insertar la plantilla. El listado de las empresas puede estar en físico o virtual, este se introduce en la plantilla. Hacer llamadas a cada una de las empresas de la lista, para completar la información de la plantilla.
Andrea Hernández
Plantilla en Excel con todas las variables de los registros completamente diligenciados con el listado de empresas ubicadas en la localidad de Usaquén del sector textil y confección.
80
Entregable Ítem Descripción del entregable Responsable Criterios de aceptación
Introducción 1.2.1 Documento escrito donde va la información general que se va a contener en el documento. La extensión es de una hoja. Las características de este documento debe ser claro y un uso moderado y/o casi mínimo de términos técnicos.
Julio Cesar Botero 1 Hoja donde contenga la
información necesaria sobre le tema.
Capítulos de Internacionalización
de empresas 1.2.2
Internacionalización de empresas Definir los 4 subtemas y la información para cada uno de ellos. Realización de cuadros y mapas donde sintetice la información de cada subtema Ejercicios de cada subtema
Julio Cesar Botero
Extensión de 6 a 7 páginas máximo, donde este expuesto el tema de forma clara y sintética
Capítulo de Evaluación Modelos de
internacionalización
1.2.3
Evaluación Modelo de Internacionalización Realizar un cuadro de variables donde se evalué la empresa de acuerdo con su perfil. Listado de modelos de internacionalización con puntajes para determinar la mejor elección para su empresa.
Julio Cesar Botero
Extensión de 3 páginas máximo, donde este expuesto el tema de forma clara y sintética
Revisión filológica 1.2.4 Revisión de citas y referencias normas APA, en el texto. Se revisa que la bibliografía sea la que esta referenciada o usada en el texto. Corrección de estilo.
Germán Molina
Correcciones en el documento
Diseño Gráfico 1.3.1 Diseñar la portada. Elaboración de bosquejo de colores, letras e imágenes. Nombre de la cartilla
Laura Alejandra
Olmos Graficar de acuerdo con los requerimientos expuestos
Diseño Gráficos de páginas
1.3.2 Bosquejo de los colores, de cuadros y fuente de las letras de
cada módulo. Bosquejo de imágenes dentro de las paginas
Revisión de numeración y márgenes de cada página.
Laura Alejandra
Olmos
Graficar de acuerdo con los requerimientos expuestos.
81
Entregable Ítem Descripción del entregable Responsable Criterios de aceptación
Impresión 1.3.3
Impresión del machote Revisión Correcciones y ajustes, se envía nuevamente a publicaciones para hacer las mismas Impresión del machote final, el cual lo firma la persona que lo revisa. Tamaño A4 (21+29,7) Impresión del tiraje de 200 cartillas full color, en papel 115grs. opaco, y la portada en 135 grs. plastificado 48 Páginas más portada Encuadernación grapado
Luis Alfredo Rodríguez
Impresión del documento en el papel, tintas requerido con la información aprobada y el machote de la impresión aprobado.
Diseño e impresión de afiches 1.4.1 Realización de diseño, según requerimiento hecho.
Aceptación del diseño e impresión de los afiches.
Laura Alejandra
Olmos Visto bueno de aprobación de afiches
Correo electrónico empresarios de
Usaquén 1.4.2
Crear correo de invitación a la capacitación sobre internacionalización, y la agenda de los días. Enviar los correos a los empresarios ubicados en la localidad de Usaquén del sector textil y confección.
Andrea Hernández
Pantallazo donde muestre desde el correo la carpeta de enviados con los correos electrónicos de los empresarios.
Distribución Publicidad 1.4.3
Pegar afiches en los siguientes sitios de la localidad: Alcaldía, Cámara de Comercio ubicada en la localidad, Consultorio Jurídico Universidad San Buenaventura, junta de acción comunal, y 5 lugares estratégicos donde se visualice la información.
Martha Liliana Olarte C
Fotos de soporte en lugares donde se pegó la publicidad
Selección del lugar 1.5.1.1 Se solicita en recursos físicos de la Universidad, un auditorio, con video Beam, computador y sonido y 2 mesas.
Andrea Hernández
Auditorio con todos los requerimientos solicitados. Nombre del auditorio por los cinco días el mismo lugar.
Diseño e impresión de invitaciones 1.5.1.2
Realización de diseño, según requerimiento hecho. Aceptación del diseño e impresión de las invitaciones
Alexandra Guzmán
Visto bueno de aprobación de
invitaciones
82
Fuente: Elaboración de la autora
Entregable Ítem Descripción del entregable Responsable Criterios de aceptación
menú refrigerio 5 días 1.5.1.3
Al inicio y la finalización del evento durante los 5 días debe ofrecer tinto y/o aromática: vasos desechables, mezcladores y azúcar. El refrigerio consta de una bebida de jugo natural, una harina y una porción de fruta; suministrar vasos y platos desechables, servilletas.
Dora Grandas Se acepta la propuesta hecha. Los alimentos deben estar frescos y se ofrecerá el menú tipo buffet.
Suministro de material evento 1.5.1.4
Se necesita 2 resmas de papel tamaño carta, 100 carpetas, 100 esferos con la imagen institucional. Papelería de la oferta
de programas ofrecidos por la misma Universidad.
Laura Alejandra
Olmos
100 bolsas de la Universidad donde contengan: 1 carpeta, 1 esfero, 2 hojas en blanco, folletos de los programas académicos.
Módulo 1 día 1 1.5.2.1 Elaboración agenda del día. Información y actividades de acuerdo con la cartilla, capitulo 1
Julio Cesar Botero Listado de registro de
asistencia.
Módulo 2 día 2 1.5.2.2 Elaboración agenda del día. Información y actividades de acuerdo con la cartilla, capitulo 2
Julio Cesar Botero
Listado de registro de asistencia.
Módulo 3 día 3 1.5.2.3 Elaboración agenda del día. Información y actividades de acuerdo con la cartilla, capitulo 3
Julio Cesar Botero Listado de registro de
asistencia.
Módulo 4 día 4 1.5.2.4 Elaboración agenda del día. Información y actividades de acuerdo con la cartilla, capitulo 4
Julio Cesar Botero
Listado de registro de asistencia.
Módulo 5 día 5 1.5.2.5 Elaboración agenda del día. Información y actividades de acuerdo con la cartilla, capitulo 5
Julio Cesar Botero Listado de registro de
asistencia.
83
4.2.15 Verificar el alcance
En el proceso de verificar el alcance es donde el patrocinador y el director del
proyecto revisan cada uno de los entregables propuestos en la EDT, se especifica
las características de los mismos para poder ser aceptados. En el proyecto de
Plan de Internacionalización de microempresas del sector textil y confección de la
localidad de Usaquén se tendrán en cuenta los estándares de exigidos por la
Universidad y los permisos respectivos.
La técnica a utilizar es la inspección donde se pretende examina cada uno de los
entregables con relación al diccionario de la EDT para revisar sí están los criterios
de aceptación de cada uno de ellos y tener claridad del producto final y no generar
falsas expectativas para la Facultad y La Universidad.
La salida del proceso de verificar el alcance identifica que cada uno de los
entregables debe tener el visto bueno del Decano como patrocinador y del
Docente Director del proyecto, y estos se evalúan de acuerdo con los criterios
tenidos en cuenta en el diccionario de la EDT.
Las solicitudes de cambio se deben autorizar por el Director del proyecto la
persona encarda de la actividad presenta y documenta la razón por la cual no hizo
la ejecución de la actividad de la manera planteada, sin embargo sí el cambio es
sustancial se debe hacer un reunión con el patrocinador para tomar decisiones.
Los cambios efectuados en el proyecto se deben hacer por medio de un formato
este se debe especificar en el Plan de Comunicaciones, para hacer la respectiva
documentación.
4.2.16 Control al alcance
El proceso es donde se monitorea el estado del alcance del proyecto y producto y
se gestiona cambios a la línea base del alcance (PMBOK, 2008) es obligatorio que
84
se determine con claridad la gestión cuando se presenten cambios sobre la línea
base, los cambios sobre las actividades por desarrollar y/o los entregables para no
generar falsa expectativas, así mismo el PMBOK considera que al no comunicar
los cambios es hacer corrupción al alcance del proyecto.
En el Proyecto Plan de Internacionalización de microempresas en la localidad de
Usaquén se establece la línea base y al hacer un cambio al alcance del proyecto
se debe revisar con el patrocinador y el director del proyecto para tomar
decisiones sobre si se recomienda o no el proceder y cuanto puede afectar el
desarrollo del proyecto.
4.3 Plan Gestión del tiempo
La gestión del tiempo es donde se incorporan todos los procesos necesarios para
realizar el proyecto en el tiempo proyectado, cada proceso se lleva a cabo de
acuerdo con las necesidades del mismo y su uso es ir controlando las actividades
que se llevan a cabo, además realizarlas en tiempo y de acuerdo con los
requerimientos discutidos, en este caso por el decano, el comité de investigación.
El Proyecto de un Plan Guía de internacionalización de microempresas del sector
textil y confección de Usaquén, tendrá una duración de 65 días, los cuales se
empiezan a contar cuando la primera actividad del entregable de la base de datos
y de ahí en adelante el resto de entregables, esta parametrización se hace por
medio de Project y teniendo en cuenta la experiencia de proyectos anteriores los
cuales se hicieron con metodologías diferentes y teniendo en cuenta los procesos
y procedimientos dados por la Universidad, de expertos como: la dirección de
publicaciones, el editor de la revista de la Facultad de Ciencias Jurídicas y
políticas de la Universidad, el decano de la misma, y el coordinador de
investigaciones.
85
4.3.1 Definir Actividades
Definir las actividades es donde se determinan las acciones específicas para
hacer los entregables del Proyecto. En este caso, los entregables se utilizaron
como las actividades del proyecto y se tuvieron en cuenta, para estimar la
planificación, ejecución, seguimiento y control del Plan de Proyecto de
Internacionalización de microempresas de la localidad de Usaquén del sector textil
y confección.
Se utiliza como entrada la línea base (ver desde el ítem 4.1.5 hasta 4.1.13) y de
técnicas y herramientas; la descomposición y el juicio de expertos como: el
decano de la Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas. En la cuadro 14 se toman
los entregables del proyecto como las actividades dentro del mismo siendo una
alternativa por el tamaño.
En el proyecto cuando se hizo la EDT y se elaboró los paquetes de trabajo, estos
se habían descompuesto de manera significativa, por lo tanto impacto la definición
de las actividades provocando que fueran iguales.
Cuadro 14 Definición de actividades
Definición de actividades
Entregable Actividades Descripción
Ba
se d
e da
tos 1.1.1 Diseñar el
formato de la base de datos.
Es la realización de un formato en Excel donde contenga las siguientes variables: el nombre de la empresa, teléfono, dirección, producto o servicio que produce u ofrece, tipo de sociedad comercial, número de empleados, Administrador o gerente, si exporta o no, conocimiento sobre el significado de internacionalizar la empresa.
1.1.2 Solicitar la lista de microempresarios Usaquén.
Hacer la solicitud al consultorio de la Directora la Dra. Ingrid el listado virtual donde están las empresas de la localidad de Usaquén.
86
1.1.3 Utilizar la Herramienta informática.
Se hace en el formato el filtro y la depuración de la lista de empresas para obtener las microempresas del sector textil de la localidad de Usaquén. Es necesario corroborar la información y complementar las variables del formato.
Con
teni
do
1.2.1 Escribir la introducción
Es la realización de un documento de una hoja donde expresan los temas a trabajar en la guía y los valores de la Universidad San Buenaventura.
1.2.2 Estructurar y escribir los capítulos de internacionalización de microempresas.
Es la realización de un documento compuesto por cuatro capítulos, donde cada uno contiene la descripción del tema, una actividad y un mapa conceptual donde sintetice la información. La extensión es máxima de 7 hojas por cada capítulo.
1.2.3 Estructurar y escribir los capítulos de evaluación de microempresas.
Es la realización de un documento donde a través de una lista de chequeo se define el modelo de internacionalización adecuado para la microempresa. La extensión máxima es de 3 hojas.
1.2.4 Hacer la revisión Filológica.
Se hace la revisión del documento a través del editor de la revista de la Facultad, donde se verifica la cohesión, normas APA, el estilo de la escritura.
C
artil
la
1.3.1 Diseñar las gráficas de la portada.
Se crea la portada de acuerdo con los parámetros enviados, nombre de la cartilla, logos de la Universidad, de la Facultad, e imágenes.
1.3.2 Diseñar las gráficas de las páginas.
Se incorporan las imágenes y graficas de acuerdo con los requerimientos hechos en todos los capítulos de acuerdo con imágenes, cuadros y colores.
1.3.3 Enviar el documento a impresión.
Se hace la impresión de 200 cartillas de acuerdo con la aprobación del machote.
Publ
icid
ad d
el
even
to 1.4.1 Diseñar e
imprimir los afiches de la publicidad.
Se grafican se aprueban e imprimen los afiches que contengan las información sobre el evento de la capacitación con la fecha de los días, el horario, el lugar, el tema a ver cada día y algunos beneficios. Así mismo debe contener teléfonos y correo electrónico de contacto.
87
1.4.2 Hacer la redacción de un correo electrónico a microempresarios Usaquén personalizado.
Se hace la plantilla del correo y este se personaliza con el nombre y datos de cada empresario para enviarlo. Se confirma el recibido y la convocatoria del evento.
1.4.3 Realizar la distribución de la publicidad.
Se hace la ubicación de afiches en puntos estratégicos de la localidad para difundir la información.
C
apac
itaci
ón
1.5.1.1 Solicitar y determinar la selección del lugar.
Se hace la solicitud en audiovisuales donde se separa un auditorio que contenga video beam, computador, sonido dentro de la Universidad.
1.5.1.2 Diseñar e imprimir las invitaciones.
Se hacen las gráficas y propuesta de las invitaciones, se aprueba para imprimir de acuerdo conl número de microempresarios que hayan aceptado la invitación.
1.5.1.3 Seleccionar y comprar los refrigerios para los 5días.
Se cotiza el menú con los 2 proveedores que maneja la Universidad y se escoge el mejor proveedor de acuerdo con características del menú, logística de prestación del servicio y precio.
1.5.1.4 Solicitar el suministro de papelería.
Se hace el requerimiento de 2 resmas de papel y 100 carpetas, 100 esferos.
1.5.2.1 Exponer el módulo 1 día 1
Se construye el bosquejo del orden del día, donde se incluyen los temas, las actividades y los nombres de los encargados y explicarlo tipo curso teórico práctico.
1.5.2.2 Exponer el módulo 2 día
Se construye el bosquejo del orden del día, donde se incluyen los temas, las actividades y los nombres de los encargados y explicarlo tipo curso teórico práctico.
1.5.2.3 Exponer el módulo 3 día 3
Se construye el bosquejo del orden del día, donde se incluyen los temas, las actividades y los nombres de los encargados y explicarlo tipo curso teórico práctico.
1.5.2.4 Exponer el módulo 4 día 4
Se construye el bosquejo del orden del día, donde se incluyen los temas, las actividades y los nombres de los encargados y explicarlo tipo curso teórico práctico.
1.5.2.5 Exponer el módulo 5 día 5
Se construye el bosquejo del orden del día, donde se incluyen los temas, las actividades y los nombres de los encargados y explicarlo tipo curso teórico práctico.
Fuente:Elaboración de la autora
88
4.4 Secuenciar actividades
Las actividades mostradas en el cuadro No. 9, se hicieron con base a los procesos
y procedimiento de la Universidad y de cada Unidad, esto sirvió para determinar la
secuencia lógica de las actividades predecesoras, con el fin de dar soporte al
alcance enunciado en el apartado 4.1 del mismo documento, así controlar y hacer
seguimiento del proyecto según los requerimientos hechos.
Las entradas para secuenciar las actividades fueron el alcance y el cuadro No. 9
de definición de actividades, y la herramienta tenida en cuenta para identificar la
secuencia fue la de aplicación de adelantos y retrasos, esta sirve para documentar
las actividades y de acuerdo al juicio con expertos y hacer la secuencia de las
actividades de un forma lógica ordenada.
La actividad 1.1.1 diseñar el formato de la base de datos en una hoja de Excel que
contiene las siguientes variables: nombre de la empresa, teléfono, dirección,
producto o servicio, tipo de sociedad comercial, número de empleados,
administrador o gerente, si exporta o no, conocimiento sobre el significado de
internacionalización de la empresa, las anteriores variables se solicitan para la
base de datos, con el fin de hacer un perfil de las empresas, tomadas de la
experiencia de expertos del comité de investigación donde han hecho estudios de
factibilidad y han percibido que son necesarias para hacer el perfil de las
empresas a estudiar en la localidad.
La actividad 1.1.2 Solicitar la lista de microempresarios de Usaquén, por escrito se
le envía a la Dra. Ingrid (Directora del Consultorio jurídico de la Facultad de
Ciencias Jurídicas y Políticas) para que ella lo facilite por medio magnético el
listado de las empresas de Usaquén de acuerdo con las variables especificadas
en la actividad anterior.
89
La actividad 1.1.3 Utilizar la herramienta informática, esta se da cuando se finaliza
la 1.1.2, se necesita el listado de las empresas para dar uso a la herramienta,
donde se va a tomar la hoja de Excel y el listado, con el fin de cruzar los datos
recibidos con las variables y así identificar la información faltante y luego proceder
a comunicarse con cada una de las empresa. La recolección de datos es el
proceso de buscar y robustecerla al comunicarse con cada una de las empresas y
depositar la información en la hoja de Excel. Así mismo, la persona encargada de
esta actividad tiene muchas tareas fuera del proyecto, por lo tanto su dedicación
es parcial provocando un aumento en la misma.
La actividad 1.2.1 Escribir la introducción es hacer un documento donde se
resume e induce al lector a una revisión del documento contiene los temas a
trabajar, la metodología de la misma, la localidad y el tipo de empresas; esta parte
se hace de acuerdo con el perfil recolectado en la anterior actividad de la base de
datos, donde está la identidad de las empresas a las cuales se está dirigiendo, se
complementa con los valores de la Universidad los cuales están inmersos y en
otros casos evidentes dentro del mismo texto. Se supone que el documento es de
fácil lectura, con un mínimo de lenguaje técnico y de máximo una hoja tamaño
carta, espacio uno y medio, letra Arial 12, sin subtítulos dentro del texto. Se
entrega una hoja con un título denominado Introducción, los apartados anteriores
según la descripción hecha, esta se envía al director del proyecto y se almacena
en la capeta del proyecto y en una subcarpeta denominada contenido. Se supone
que el documento recibido cumple con todas las características.
La actividad 1.2.2 denominada escribir capítulos de internacionalización es donde
se determinan los nombres de los cuatro (4), y cada una contiene la siguiente
información: Titulo, un párrafo de introducción la tema, definición de la forma de
internacionalización, pasos para aplicar a la empresa, un ejercicio de cómo
hacerlo, un ejemplo de una empresas que lo haya hecho (colombiana en primera
90
instancia),requerimientos de la empresas para lograr llevar a cabo ese modelo de
internacionalización y ventajas-desventajas del mismo. Se tiene en cuenta libros
de internacionalización como: Pyme: estrategia para su internacionalización,
dirección de empresas internacionales; los artículos: revisión analítico de los
procesos de internacionalización de las Pymes, internacionalización de empresas
industriales argentinas. Se supone que los modelos de negocio son los adecuados
para las microempresas de Usaquén, por un lado se tuvo en cuenta el perfil de las
empresas, se consultó a expertos sobre el tema de internacionalización,
empresarios de la localidad, personal de la Cámara de Comercio de Bogotá y
estudios previos de análisis de internacionalización de empresas toda esta
información se recolecta y analiza para redactar cada uno de los capítulos.
Se entregan 4 secciones con los requerimientos anteriores, en letra Arial 12,
espacio uno y medio (1.5), con subtítulos por subtema a trabajar, se entrega
impresos, virtuales al director, se almacena en la carpeta del proyecto, en la
misma subcarpeta de la anterior actividad y este documento se revisa por un
experto para revisar la pertinencia de los temas y la forma con la cual se
trabajaron, sí es necesario se hacen los ajustes adecuados y con esto se da el
visto bueno a la actividad.
La actividad 1.2.3 es la redacción del capítulo de evaluación, este se construye a
través de cuadros de definiciones, cuestionarios de preguntas claras y concisas la
respuesta es de señalar si o no, esto es de acuerdo con la microempresa y al final
unos recuadros con unos intervalos de puntaje dados de los cuestionarios
anteriores donde se clasifique en un modelo de internacionalización a su medida.
El desarrollo de este capítulo se hace de acuerdo con investigaciones anteriores
sobre el desarrollo de cartillas hechas para empresarios, juicio de expertos de la
Cámara de Comercio de Bogotá y consulta a empresarios sobre la mejor forma de
91
apropiar temas a sus empresas. Se supone que la información depositada en el
texto es clara, idónea para la evaluación de las empresas. Se entrega un texto con
un título denominado evaluación de empresas, letra Arial 12, espacio uno y medio
(1.5) y de extensión de 5 páginas de todo lo especificado anteriormente. El texto
se almacena en el computador, se envía a un experto para su revisión y con este
se hacen las correcciones para dar fin a la actividad y empezar revisión filológica.
La actividad 1.2.4 revisión filológica para empezarla se deben contar las
actividades 1.2.1., 1.2.2 y 1.2.3., lo que se hace es: revisar la coherencia, la
cohesión, las tildes y la puntuación. Al hacerlo se envía, nuevamente a los
encargados de las anteriores actividades para corregirlas y que el texto sea
corregido, por derechos de autor el corrector de estilo no puede hacer los
cambios, sino solo resaltarlas y luego ser corregidos por el autor.
La actividad 1.3.1 diseñar la portada, comienza al termina la revisión filológica del
documento (actividad 1.2.4), ósea cuando este revisado, completo y sin errores,
esto es de acuerdo con lo establecido por la Universidad; en el área de
publicaciones. El diseño de la portada con los requerimientos realizados por el
decano, el perfil de las empresas, el contenido de las mismas y los lineamientos
de la Universidad, se supone que la persona que escribe la introducción y los
capítulos realiza el bosquejo de la portada, esta contiene el nombre de la cartilla
“Internacionalización de empresas”, los colores de la Universidad y el logo de la
Facultad de Ciencias Jurídicas y Políticas. Se recibe un archivo en jpg, donde se
ve la propuesta de diseño, el comité de investigaciones de la Facultad designa un
grupo tripartito para aprobar el diseño de la portada esto se da por ser un
documento dirigido a la comunidad, se analiza y sí existen correcciones se envían
a la diseñadora para efectuar los ajustes correspondientes a la portada, y luego se
recibe el documento con los ajustes hecho y se aprueba. Se toma el archivo y se
guarda en las capetas del proyecto.
92
Al finalizar el diseño de la portada, se puede comenzar la elaboración del diseño
de las páginas, se supone que la persona al escribir documento señalo las
imágenes pertinentes a usar en cada página, y el bosquejo de la misma. Según
los procedimientos de la Universidad y la unidad de publicaciones debe estar listo
el documento y el diseñador sólo debe introducir las imágenes con los cambios y
la resolución pertinente de cada imagen a usar. El grupo tripartita estudia los
diseños hechos en el documento, sí está de acuerdo a la prueba, y sí no envía las
correcciones, para que se realicen los cambios pertinentes y cuando estén listos
aprobar el definitivo. El documento se envía por correo electrónico y se guarda en
la carpeta del proyecto en la respectiva subcarpeta.
La actividad 1.3.3 hacer la impresión del documento se envían los archivos
digitales a la unidad de publicaciones al área correspondiente, se imprime todo la
cartilla en el tamaño definitivo para revisar este machote que son los colores
definitivos, revisar las páginas y todos los detalles, con este se firma por el grupo
tripartita y se envía hacer la impresión. El tamaño de la cartilla es A4, full color en
papel 115 gramos opaco.
Se supone que la impresión no va a tener retrasos en ninguno de los procesos, se
imprime un tiraje de 200 publicaciones, siendo la cantidad mínima, de acuerdo con
los estándares dados por la unidad de Publicaciones, y todos los procedimientos
se conciben con los procesos y procedimientos de la Unidad. Se reciben 200
ejemplares, se firma el recibido y se almacena en la Facultad para el día de la
capacitación.
La actividad 1.4.1 Realización de diseño e impresión de afiches, se supone que la
Unidad de publicaciones cuenta con los diseños hechos de la portada y de las
paginas, estos, además se envían por la Secretaria de la Facultad el bosquejo del
93
diseño, los cuales se habían determinado por el grupo tripartita de investigación la
para formar una propuesta de afiches. De acuerdo, a los procesos y
procedimientos de la Unidad de publicaciones se realiza la solicitud y luego es
enviado a uno de los diseñadores, en este caso el mismo que hizo los anteriores
diseños por tener el historial de las anteriores actividades. La unidad de
Publicaciones envía el diseño, este se revisa con el grupo tripartita de
investigación, el cual solicita ajustes y aprueba el definitivo teniendo en cuenta la
descripción de la actividad y los otros soportes, esto lo hace por correo
electrónico, al tener el final se da la orden de imprimir 50 unidades con las
siguientes características: tamaño; medio pliego, full color, imágenes
institucionales y papel bond mate.
Actividad 1.4.2 Hacer la redacción de un correo electrónico y enviarlo, se toma un
formato de invitación formal utilizado en la facultad, se modifica con los datos del
evento de la capacitación (fecha, lugar, hora, temas, nombre del evento e
información de contacto) y se personaliza con nombre de cada empresario
invitado de la localidad; cuando el correo está listo se envía a cada una de las
direcciones identificadas en la base de datos, de igual forma se configura el correo
electrónico para recibir notificación de recibido, con el fin de llamar para confirmar
asistencia a la capacitación. De igual forma, es necesario tener el afiche definitivo
para anexarlo en formato de Acrobat como información adicional.
La actividad 1.5.1.1 Solicitar y determinar el lugar de la capacitación, de acuerdo
con los procedimientos usados por la unidad de Audiovisuales, cuando son
capacitaciones a población externa es necesario enviar un correo electrónico a
[email protected] con la siguiente información: Número de personas, día
(s), nombre del evento, horario y necesidades tecnológicas (computador, video
beam, sonido) y de respuesta envían nombre del auditorio de acuerdo con los
requerimientos hechos, esta se debe confirmar desde este mismo correo. Esta
94
actividad está directamente relacionada con el correo enviado donde se invita a
los empresarios porque es la única forma de identificar la cantidad de asistentes.
Se supone que al finaliza la actividad anterior, ya se tiene un estimado del número
de personas asistentes, sin embargo se solicita con un capacidad del 10%más.
La actividad 1.5.2 diseñar e imprimir las invitaciones esta se hace teniendo en
cuenta la base de datos y los correos electrónicos para determinar la cantidad y
los nombres de los microempresarios asistentes. De acuerdo con los procesos y
procedimientos de la Unidad de Publicaciones se envía un bosquejo de la
información de la tarjeta, conjuntamente con la información de las anteriores
actividades como la usada en los afiches, y hacer un diseño similar en la tarjeta y
profundizar la identificación del evento, manejando imágenes iguales en todos los
productos. El papel es plastificado, mate, el tamaño es media carta, tipo dobles
(plegado) y en la parte de atrás se coloca el nombre.
La actividad 1.5.1.3 Selección y compra de refrigerios. La Universidad con dos (2)
proveedores autorizados según los estándares de calidad manejados por la
misma, a estos se les enviara la solicitud de hacer una cotización con un menú de
refrigerios para consumo en la mañana de cinco (5) días en total. Los refrigerios
deben contener una bebida liquida fría y una caliente, una porción de fruta, un
harina, así mismo deben prestar el servicio de una cafetera y de agua caliente y al
clima durante los 5 días a lo largo de la mañana. Además de los alimentos se
requieren los recipientes como vasos de 2 tamaños (un tamaño bebida fría y el
pequeño bebida caliente), platos, cubiertos mezcladores, azúcar y servilletas.
Por otro lado, es imprescindible el uso de mesas fuera del auditorio para servir los
refrigerios y personas de servicio para atender a los empresarios. Se supone que
las mesas deben ir con manteles. De acuerdo con los procesos de la Universidad
una vez solicitado la cotización tenemos alrededor de 3 días para estudiar la
95
propuesta, luego de escoger el proveedor se le comunica a la unidad de Talento
Humano, esta realiza el contrato y lo envía nuevamente a la Facultad en la misma
lo revisa el decano este lo aprueba, sí está bien de lo contrario se devuelve a
Unidad a que le realicen los ajustes necesarios, cuando se encuentre listo se
envía al proveedor este lo firma y envía a la Facultad desde esta dependencia se
lleva a la Unidad de Talento Humano y este se envía al Padre Rector, el revisa y
cuando esté listo lo devuelve a la Tesorería para hacer el pago, sin embargo este
contrato se paga 8 días después de realizada la capacitación, este proceso es de
acuerdo con lo establecido por la Universidad.
La actividad 1.5.1.4 solicitar suministro de papelería esta se hace por medio de
correo electrónico a la secretaria de la Facultad, y ella realiza el trámite de
acuerdo con los procesos y procedimientos de la Universidad. Se necesita 2
resmas de papel para entregar de a 4 hojas en cada carpeta, 100 carpetas de la
Universidad y 100 esferos. En la Facultad se hace la solicitud, esta es enmarcada
dentro de los procesos y procedimientos de la Universidad de la Unidad de
Compras. Se supone que la papelería llega por lo menos una semana antes de
dar comienzo a la capacitación
Las actividades 1.5.2.1 hasta 1.5.2.5 tienen la misma estructura, solo que se
desarrollan de manera consecutiva, se construye el bosquejo del orden del día, se
hacen diapositivas de apoyo con respecto al tema estas deben hacerse teniendo
como base a la cartilla. Se divide el día en dos momentos uno de 8:00 am hasta
las 10:00 am break, y luego 10:30am a 12:30pm. Metodología de la capacitación
teórico-práctico; al principio de cada sesión se diligencia un registro y al finalizar
se firma nuevamente, estas hojas la secretaria de la Facultad la suministra al
comienzo de cada día y las recoge al final de cada capacitación.
96
De acuerdo, a la forma como se ejecutan las actividades por sus características y
los requerimientos para conseguirlas fue necesario revisar los procesos y
procedimientos establecidos por la Universidad en cada dependencia, la consulta
a expertos, con todo lo anterior se identificó las actividades predecesoras, las
cuales se ven en la figura No. 12.
La salida obtenida de este proceso es la obtención del cronograma mostrado en la
figura No. 12 donde se evidencia las secuencias de las actividades y las
predecesoras, teniendo en cuenta las técnicas y herramientas utilizadas para la
obtención del mismo.
97
Figura 12 Secuencia de actividades
Fuente: Elaboración de la autora.
98
Figura 13 Diagrama de Red
Fuente: Elaboración de la autora
En la figura No.13 en el diagrama de red, se ven las actividades necesarias para
llevar a cabo el proyecto, este se hizo teniendo el orden de las actividades
predecesoras y los procesos y procedimientos de la Universidad.
4.4.1 Estimar los recursos
Las entradas de este proceso son la lista de actividades, el calendario y los activos
de la empresa, para determinar los recursos necesarios en personas y materiales
del proyecto, y este sirva de base para el presupuesto total del proyecto.
Las técnicas y herramientas a utilizar en este proceso fueron el juicio de expertos
teniendo en cuenta los procesos y procedimientos en cada una de las unidades,
de acuerdo con la costumbre y otros que están de guía, sirvieron de referencia
para dar como resultado el Cuadro 15 de Recursos de las Actividades.
1.1 Base de
datos
Contenido
Capacitación
Cartilla
Publicidad del
evento
99
Cuadro 15 Recurso de Actividades
RECURSO DE ACTIVIDADES EDT Actividad Recurso
1.1.1 Diseñar el Formato de la base de datos Secretaria de la Facultad, computador, office; Excel e internet.
1.1.2 Solicitar la lista de microempresarios Usaquén. Director del proyecto, internet, teléfono y computador
1.1.3 Utilizar la Herramienta informática
Director del proyecto, internet, teléfono fijo y celular, computador y hoja de Excel.
1.2.1 Escribir la introducción Director del proyecto, computador, libros, información sobre el tema.
1.2.2
Estructurar y escribir los capítulos de internacionalización de microempresas.
Director del proyecto, computador, libros, información sobre el tema y transporte, teléfono fijo y celular.
1.2.3 Estructurar y escribir los capítulo de evaluación de microempresas
Director del proyecto, computador, libros, información sobre el tema y transporte, teléfono fijo y celular.
1.2.4 Hacer la revisión Filológica. Editor de la Facultad, computador, programa software (plagio)e internet.
1.3.1 Diseñar las gráficas de la portada
Diseñadora gráfica de publicaciones, computador, software (diseño), hojas bond 250gr., 120 unidades, imágenes físicas y/o digitales e internet
1.3.2 Diseñar las gráficas de las páginas.
Diseñadora gráfica de publicaciones, computador, software (diseño), hojas bond 250 gr. Blancas acabado mate125grs., imágenes físicas y/o digitales e internet
1.3.3 Enviar el documento a impresión.
Secretaria de publicaciones, auxiliar de publicaciones, hojas, papel bond mate125 gr. 9000 unidades, placas de aluminio, tinta, impresora, computador, internet,
1.4.1 Diseñar e imprimir los afiches de la publicidad.
Diseñadora gráfica de publicaciones, computador, software (diseño), hojas tipo afiche medio pliego 250 gr., imágenes fisicas y/o digitales e internet
1.4.2 Hacer la redacción de un correo electrónico a microempresarios Usaquén personalizado.
Director del proyecto, internet, teléfono fijo y celular y computador.
1.4.3 Realizar la distribución de la publicidad.
Director del proyecto, hojas, afiches, transporte, cinta, grapadora, ganchos y tijeras
1.5.1.1 Solicitar y determinar la selección del lugar Director del proyecto e internet
1.5.1.2 Diseñar e imprimir las invitaciones
Diseñadora gráfica de publicaciones, computador, software (diseño), hojas media carta 350 gr., imágenes físicas y/o digitales e internet.
100
1.5.1.3 Seleccionar y comprar los refrigerios para los 5días.
Director del proyecto, pago de refrigerio, teléfono fijo y celular, contrato por la prestación de servicios (mano de obra) y entrega del menú aprobado a la media mañana esto lo incluye el contrato; mesas, pocillos, alimentos, mezcladores, azúcar, greca; tino, aromática y agua al clima, platos, servilletas y personal.
1.5.1.4 Solicitar el suministro de papelería
Director del proyecto, secretaria, carpetas (100), lápices (100), 2 resmas de papel, computador y teléfono
1.5.2.1 Exponer el módulo 1 día 1 Auditorio llaves y control con: tablero, sillas proyector, sonido, computador, escritorio y silla. Director del proyecto. Marcadores borrables, borrador y hojas.
1.5.2.2 Exponer el módulo 2 día 2 Auditorio llaves y control con: tablero, sillas proyector, sonido, computador, escritorio y silla. Director del proyecto. Marcadores borrables, borrador y hojas.
1.5.2.3 Exponer el módulo 3 día 3 Auditorio llaves y control con: tablero, sillas proyector, sonido, computador, escritorio y silla. Director del proyecto. Marcadores borrables, borrador y hojas.
1.5.2.4 Exponer el módulo 4 día 4 Auditorio llaves y control con: tablero, sillas proyector, sonido, computador, escritorio y silla. Director del proyecto. Marcadores borrables, borrador y hojas.
1.5.2.5 Exponer el módulo 5 día 5 Auditorio llaves y control con: tablero, sillas proyector, sonido, computador, escritorio y silla. Director del proyecto. Marcadores borrables, borrador y hojas.
Fuente: Elaboración de la autora
En el cuadro No.15 se muestran los recursos necesarios en cada una de las
actividades para llevar a cabo el Plan del Proyecto de Internacionalización de
empresa.
El juicio hecho por expertos en la Universidad hizo la guía sobre los recursos a
usar en el desarrollo de acciones dentro del proyecto, así mismo la Universidad
estudio y compara los requerimientos a través de la Dirección de investigaciones
para analizar cada uno de los rubros.
101
4.4.2 Estimar la duración de las actividades
La Universidad tiene una estructura matricial débil, por lo tanto el uso de los
recursos es parcial, teniendo la ejecución de otras actividades a su cargo lo cual
se ve reflejado en el tiempo de duración, este proceso se desarrolla de manera
gradual con las siguientes entradas: la lista de actividades, requisitos de recursos
de la actividad, el enunciado del alcance, los factores ambientales de la empresa y
los activos de los procesos de la organización.
La técnica usada fue el juicio a expertos, y se evidenciaron de la siguiente manera:
en el área administrativa un ingeniero de sistemas de la Unidad de Tecnología de
acuerdo con estimados en calcularon las siguientes actividades: Realización de un
formato para base de datos en un día, y la actividad de llamar y recopilar la base
de datos 6 días de acuerdo con estimaciones de tareas hechas de trabajos
ejecutados en sus área. Por otro lado, la actividad de solicitar la base de datos, de
acuerdo con experiencias en actividades similares, su tiempo es de un día, donde
se hace la solicitud y entrando el tiempo de recibir la información. Así mismo, se
recurrió al editor de la revista con el fin de saber cuánto era la duración de la
revisión filológica y estimo 4 días por ser entre 40 y 50 páginas la cartilla.
Las actividades del contenido de la cartilla consultando a expertos como: el Editor
de la revista de la Facultad, Germán Molina, y Yeilor Espinel, escritor e
investigador, establecen que la duración para escribir la siguientes partes de la
cartilla son: 3 días la introducción, 15 días; tres (3) capítulos del tema en cuestión,
y 3 días el capítulo sobre evaluación teniendo en cuenta que la persona tenga
conocimiento del tema siendo indispensable para cumplir con los tiempos
establecidos.
El diseño de la cartilla se divide en dos partes diagramación interna y externa para
poder determinar la duración de esta actividad se consulta a un experto como lo
102
es Pablo R. El director de la unidad, explica que la estimación del tiempo es de
acuerdo con los procesos y procedimiento de la Universidad los cuales se han
proyectado de la siguiente manera: la diagramación externa dura 2 días, las
páginas interiores 4 días representados en tiempos de: diseño, presentación,
correcciones y el definitivo, él explica el proceso de la impresión es de 10 días.
La publicidad del evento se determinó con la consulta al Director de Publicaciones
donde él explico los procesos y procedimientos de la misma, correspondiendo 5
días en: diseño, corrección y aprobación de los afiches. Por otro lado, la siguiente
actividad de escribir a los correos a los microempresarios y llamarlos a confirmar
el recibido. La distribución de la publicidad se hace en 5 días para lo cual se traza
una ruta en la localidad que incluye los siguientes sitios: la alcaldía de la localidad,
la junta de acción comunal, en supermercados y centro comerciales donde
transiten empresarios del sector.
La actividad de la capacitación se identificó su tiempo de duración, de acuerdo con
los programas de curso que se hacen para módulos de seminario y las
experiencias de diplomados ejecutados por la Facultad y se estimó una duración
de cuatro (4) horas por módulo para un total de cinco días 20 presenciales sobre
el tema a tratar. Sin embargo, paralelamente se lleva a cabo la preparación
logística de evento para ello se consultó a la jefe de servicios generales con el fin
de determinar los procesos, procedimientos, requerimientos y autorizaciones
necesarias para llevar a cabo el evento donde se estimó una duración de siete
días con el fin de llevar a cabo las siguientes tareas: reservar el sitio del evento,
diseñar e imprimir las invitaciones de los empresarios, seleccionar y compra de los
refrigerios, solicitar el suministro de los materiales
103
Figura 14 Duración del proyecto
Fuente: Elaboración de la autora.
De acuerdo con la información consolidada por la técnica utilizada de juicio de
expertos y los procedimientos de la Universidad se puede estimar la duración de
las actividades identificadas dentro del como se ve en la figura No. 14.
104
4.4.3 Desarrollar el cronograma
El proceso de desarrollar el cronograma es donde se revisa y rectifica las
actividades, su secuencia, los recursos y la duración estimada, con el fin de
desarrollar el cronograma del proyecto, esto ayuda a revisar el avance, demoras y
ahorros de tiempo entre las actividades.
Las entradas para este proceso son: lista de actividades, atributos de la actividad,
diagrama de red del cronograma del proyecto, estimación de la duración de la
actividad y factores ambientales de la empresa
La técnica utilizada fue: la herramienta de Planificación, esta funciona a través de
todos los datos suministrados por cada una de las partes y la consolidación de la
información, por otro lado, se tuvo en cuenta el proceso anterior donde se estimó
el tiempo para colocar de acuerdo al momento de inicio del proyecto y así
determinar la fecha de inicio y de finalización de cada una de las actividades, con
el fin de hacer seguimiento al proyecto.
La salida de este proceso fue: el cronograma se hizo basado en cada uno de los
procesos como: identificar las actividades, sus secuencias, los recursos y estimar
el tiempo de duración, y con la herramienta de planificación utilizada desde el
Project se puede identificar la duración total del proyecto y de cada una de las
actividades.
En la figura No. 15, se identifica el cronograma con su respectiva ruta crítica
determinada por la línea roja; la cual se desplaza a lo largo de todo el proyecto, se
puede interpretar la existencia de actividades que dependen de otras para
empezar y esto se da principalmente por el limite en recursos en cuanto a mano
de obra, algunas personas terminan una actividad y ellas son las que desarrollan
105
la siguiente, por lo tanto un retraso en alguna de estas actividades generara un
retraso en todo el proyecto.
En el cronograma se visualiza que algunas actividades no dependen de ninguna
otra, por lo tanto sí alguna termina antes de lo estimado se puede adelantar a otra
actividad de las mismas condiciones. El cronograma se hizo a través del Project,
lo cual facilita el seguimiento y se puede determinar, sí su comienzo fue cuando
estaba o no indicado, se revisa los tiempos y recursos necesarios para establecer
el buen funcionamiento del proyecto.
106
Figura 15 Cronograma del proyecto
Fuente: Elaboración de la autora.
107
4.4 Plan Gestión de Costos
La gestión de los costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en
estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto
dentro del presupuesto aprobado. (PMBOK, 2008).
De igual manera, se expresa el valor de cada una de las actividades, de acuerdo
con la caracterización hecha de los recursos y el tiempo de ejecución del mismo.
Por otra parte se establece la unidad de medida a tomar en las actividades en
días, la semana compuesta por días exclusivamente laborales, no se realizarán
pagos de horas extras por políticas de la Universidad. Los costos se estiman por
cada una de las actividades permitiendo hacer la ejecución del presupuesto y el
seguimiento del proyecto.
4.4.1 Estimar los costos
Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos
financieros necesarios para completar las actividades del proyecto (PMBOK,
2008).
En este proceso las entradas comienzan teniendo en cuenta el cronograma como
base para identificar los recursos a solicitar con cada una de ellas, sólo se tendrá
en cuenta los costos directos ya que la Universidad asume los costos indirectos de
algunas actividades como incluidas en sus funciones de trabajo, así mismo la
Universidad con sus proyectos de desarrollo o de investigación no revisan la tasa
interna de retorno para esta, sino el impacto en la Comunidad de la localidad y la
académica.
Se tiene en cuenta el Plan de Recursos Humanos para saber el número de
personas vinculadas al proyecto, sin embargo el tipo de contrato de la Universidad
108
con las personas especifica que todas las actividades hechas en el horario laboral
están incluidas en su salario, no existen pagos adicionales. Los investigadores son
docentes de tiempo completo y al presentar proyectos se les descargan horas de
clase para el desarrollo de las actividades para ejecutarlo.
Los activos de la organización, en la Unidad de Talento Humano de la Universidad
tiene un cuadro para el salario de los profesores de acuerdo con la categorización
docente las funciones pueden ser: investigación, dictar clases o administrativas; sí
es tiempo completo dividen cuarenta (40) horas semanales en una o dos
actividades, los docentes de medio tiempo pueden desarrollar las mismas
actividades, el tiempo de trabajo es de 20 horas semanales dividas en una o dos.
Los salarios de los jefes de las Unidades, los decanos, no se tiene información, y
los auxiliares y asistentes oscila entre USD$600 Y USD$800, sin embargo ninguno
de estos salarios se carga al proyecto, lo único que se coloca son los costos netos
de la impresión de acuerdo con la cantidad, calidad del papel; sin tener en cuenta
la diagramación ni el diseño de los productos.
Los equipos de cómputo, software que dispone la Universidad, no se hace
ninguna amortización, ya que son necesarios para la realización propia del cargo.
Así mismo las instalaciones no se tienen un valor por su uso para eventos de
proyectos institucionales, de investigación o de desarrollo de docentes vinculados
a la Universidad.
Las impresiones de tarjetas, afiches, se hace con los equipos de la Universidad
que tienen capacidad para este tipo de artículos y el cobro es sólo de papelería
usada y la tinta el precio para 100 tarjetas puede oscilar entre USD$ 40 y USD$
60, este valor incluye el papel, la impresión.
109
De igual manera, la impresión de 100 afiches tamaño medio pliego full color, en
papel bond 185grs brillante tiene un costo de USD$90 y se hace con los equipos
de la Universidad.
Por otro lado, la impresión de la cartilla es en dos partes: la primera se contrata
externamente los servicios de una litografía donde se realice las láminas en
aluminio en esta es plasmada la información por páginas, y la segunda es la
impresión en la instalaciones de la Universidad, el costo de imprimir cien (100)
unidades de cartillas es de USD$500, sin embargo, sí se necesitaran más
unidades el precio por unidad adicional es de USD$3 cada una.
Cuadro 16 Estimación de Costos
ESTIMACIÓN DE COSTOS
Actividad Unidad Cantidad
Horas
Valor Unitario
USD$ Valor total
USD$
1 Proyecto de Internacionalización de empresas 1.1 Base de datos
1.1.1 Diseñar el Formato de la base de datos Hora 4 $ 18,0 $ 72,0 1.1.2 Solicitar la lista de microempresarios Usaquén. Hora 2 $ 18,0 $ 36,0 1.1.3 Utilizar la Herramienta informática Hora 48 $ 18,0 $ 864,0
Total USD$972 1.2 Contenido
1.2.1 Escribir la introducción Hora 8 $ 18,0 $ 144,0
1.2.2 Estructurar y escribir los capítulos de internacionalización de microempresas. Hora 60 $ 18,0 $ 1.080,0
1.2.3 Estructurar y escribir los capítulo de evaluación de microempresas Hora 12 $ 18,0 $ 216,0
1.2.4 Hacer la revisión Filológica. Hora 4 $ 18,0 $ 72,0 Total USD$1512
1.3 Cartilla 1.3.1 Diseñar las gráficas de la portada Hora 40 $ 100,0 $ 100,0 1.3.2 Diseñar las gráficas de las páginas. Hora 64 $ 200,0 $ 200,0
1.3.3 Enviar el documento a impresión. Hora 80 $ 500,0 $ 500,0
Subtotal USD 800
1.4 Publicidad del evento
110
1.4.1 Diseñar e imprimir los afiches de la publicidad. Hora 90 $ 80,0 $ 80,0
1.4.2 Hacer la redacción de un correo electrónico a microempresarios Usaquén personalizado. Hora 8 $ 18,0 $ 144,0
1.4.3 Realizar la distribución de la publicidad. Hora 20 $ 18,0 $ 360,0
Subtotal Usd$584
1.5 Capacitación
1.5.1 Logística
1.5.1.1 Reservar la selección del lugar Hora 1 $ 18,0 $ 18,0
1.5.1.2 Diseñar e imprimir las invitaciones Hora 16 $ 50,0 $ 50,0
1.5.1.3 Seleccionar y comprar los refrigerios para los 5 días. Hora 10 $ 1.200,0 $ 1.200,0
1.5.1.4 Solicitar el suministro de papelería Hora 6 $ 150,0 $ 150,0
1.5.2 Diseño de módulos de capacitación
1.5.2.1 Exponer el módulo 1 día 1 Hora 5 $ 18,0 $ 90,0
1.5.2.2 Exponer el módulo 2 día 2 Hora 5 $ 18,0 $ 90,0
1.5.2.3 Exponer el módulo 3 día 3 Hora 5 $ 18,0 $ 90,0
1.5.2.4 Exponer el módulo 4 día 4 Hora 5 $ 18,0 $ 90,0
1.5.2.5 Exponer el módulo 5 día 5 Hora 5 $ 18,0 $ 90,0
USD1958.
Total costos Directos
USD $ 6.006,0
Fuente: Elaboración de la autora.
4.4.2 Determinar el presupuesto
La entrada para este proceso es el cuadro de estimación de costos, el cual se obtuvo de acuerdo con las paquetes de trabajo planteadas en la EDT, coinciden con las actividades del cronograma el cual se evidencia en el cuadro No.17. Los costos están asociados directamente al proceso y ejecución del proyecto, teniendo en cuenta el uso de los diferentes recursos asignados y su liberación, es relevante recordar que la contratación es directamente con la Universidad. Los gastos en personal se cargan principalmente a el director del proyecto (Docente de Tiempo completo) y el gestor (docente hora catedra), la hora de un profesor según su escalafón puede oscilar entre USD$15 Y USD$25, las tablas relacionan formación académica, producción académica e idiomas El proyecto Plan de Internacionalización de microempresas del sector textil y confección de la localidad de Usaquén un docente de tiempo completo que asumiría la Dirección del proyecto se le pagara USD$1500 mensual, esto lo paga
111
directamente la Universidad por tal, razón no existe una discriminación detallada de pagos a médicos, pensiones, etc. Los 5 Días adicionales se prorratean, sí no continúan trabajando para la Universidad, sin embargo los contratos de los docentes van a 10 meses desde febrero a noviembre, por lo tanto el prevé desarrollar el proyecto durante este período para que la Universidad no entre en gastos adicionales innecesarios. Por otro lado se debe se calculan los gastos en papelería discriminado en hojas para uso de las comunicaciones que no va asociado directamente al proyecto, pero que se necesita para su ejecución, además de esferos, carpetas, separadores, estos son los principales rubros financiables la suma total sería de USD$125, de acuerdo con estimados en anteriores proyectos. Lo anterior da como resultado el cuadro No. 17 donde se representan los costos indirectos:
Cuadro 17 Costos indirectos
COSTOS INDIRECTOS
RUBROS
PERIODO DE EJECUCIÓN
Mes 1 Mes 2 5 días TOTAL
Docente de tiempo
completo
Usd1500
USD$1500
USD$375
2 meses y una semana, dedicación
USD$3375
Elementos de
Papelería
Usd$90
Usd$100
Usd$35 USD$125
Mantenimiento
y equipo
Usd$40
Usd$40
Usd$10 USD$90
Total USD$ 3500
El presupuesto total es la suma de costos directo e indirectos mostrado en el siguiente cuadro:
Cuadro 18 Presupuesto
Presupuesto Costos Directos USD$ 6.006 Costos Indirectos USD$ 3500
Total USD$9506 Fuente: Elaboración de la autora
112
4.5 Plan Gestión de los Recursos Humanos
La gestión de los recursos humanos del proyecto incluye los procesos que
organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto (PMBOK, 2008). El
objetivo de este plan es tener claridad sobre las personas que participan dentro
del proyecto de internacionalización de empresas en la localidad de Usaquén, su
posición dentro del mismo, sus características y responsabilidades, así como los
criterios para la liberalización del personal, teniendo en cuenta que es bajo la
estructura de la Universidad de donde provienen los recursos humanos.
113
El organigrama de la Universidad es el siguiente:
Figura 16 Organigrama de la Universidad San Buenaventura
Fuente: http://www.usbbog.edu.co/index.php/quienes-somos/estructura-organizacional. Recuperado julio 18 de 2013.
114
Así mismo, se debe tener en cuenta que la Universidad está cambiando su
estructura organizacional funcional a una guiada por proyectos, sin embargo en el
proceso esta con una estructura matricial equilibrada. las Facultades están en
cabeza del Decano hace las veces de un Patrocinador y a su vez maneja varios
proyectos, luego está el líder del proyecto siendo el responsable de hacer
dirección, seguimiento y control; como el Director y por último el gestor; es quien
hace la ejecución de acuerdo con lo planteado por el director.
Por otra parte, el director del proyecto es la persona que administra y lidera el
proyecto, contando con su equipo de trabajo como comité asesor, de igual forma
el Decano teniendo el rol del Patrocinador esta en asuntos de aprobación de
presupuesto, monitoreo y avance sobre el alcance del proyecto.
4.5.1 Desarrollar el plan de Recursos Humanos
Es el proceso por el cual se identifican y documenta los roles dentro de un
proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de
comunicación, y se crea el plan para la dirección de personal (PMBOK, 2008).
El Plan del Proyecto de internacionalización de microempresas de localidad de
Usaquén se realizara con recursos humanos internos de la Universidad, diversas
unidades de la misma, no se contratará personal externo, todos los recursos se
tomaran de adentro de la organización con el fin de documentar todo el proceso.
Las entradas para desarrollar este proceso fueron los requisitos de recursos de la
actividad, donde se hizo una breve descripción de los recursos necesarios para
esa actividad, los cuales fueron básicos, sin hacer un perfil de cada persona
requerida para cada proceso. Los Factores ambientales de la Universidad definen
la organización de manera horizontal y con manuales para la comunidad
115
universitaria, así mimo los activos de los procesos de la Universidad, con base con
cada uno de los anteriores elementos se puede hacer una identificación de los
perfiles de las personas necesarias en el proyecto.
Las técnicas y herramientas utilizadas en este proceso fue la realización de
organigrama figura No. 17, en ésta figura hace parte del organigrama principal de
la Universidad San Buenaventura, Bogotá se toma desde ahí para exponer la
estructura con relación al Plan del Proyecto de Internacionalización de empresas
de la localidad de Usaquén, el Padre Rector siendo la máxima autoridad de la
Universidad, luego se desglosa en dos partes: una administrativa-Financiera y la
académica donde están las facultades; las cuales dentro de su estructura
organizacional se manejan por proyectos de acuerdo con: el Proyecto Educativo
Bonaventuriano PEB y al de la Facultad, se establecen metas y cada una de ellas
va ligada a un proyecto, el cual tiene un líder y un gestor.
Al observar la figura No.17 se observa a la Facultad de esta se desprende el
proyecto de un plan guía de Internacionalización de empresas en la localidad de
Usaquén para desarrollarlo se nombra a un líder y un gestor. Sin embargo, como
se necesita de otras unidades para llevar a cabo el proyecto como lo son:
publicaciones, Suministros y compras y la Unidad de Talento Humanos para llevar
a cabo el proyecto y teniendo en cuenta que las anteriores unidades no dependen
de la Facultad, sólo realizan las actividades en un momento determinado y no
continúan dentro del proyecto.
Un docente de la Facultad es el Director del Proyecto; responsable de cumplir con
objetivos propuestos y el gestor ejecuta las actividades propuestas por el Director,
además de las comunicaciones con otras unidades necesarias en el proyecto. La
estructura organizacional es matricial equilibrada al estar vinculados con recursos
116
humanos de otras dependencias y desde una unidad se proponen los proyectos
tomando recursos de las otras.
Figura 17 Organigrama Proyecto.
Fuente: Elaboración de la autora.
117
De acuerdo con la estructura de la empresa se realiza el anterior cronograma
como se ve en el Cuadro No.19, se hace necesario hacer un cuadro de roles y
responsabilidades para determinar el funcionamiento y alcance de cada uno de los
que intervienen en el proyecto.
Cuadro 19 Roles y Responsabilidades
ROLES Y RESPONSABILIDADES Cargo Rol Responsabilidades
Decano
Patrocinador
1. Autoriza el proyecto, da vistos buenos 2. Revisa la pertinencia del proyecto para la Facultad. 3. Líder, Comunicación y Habilidad para manejar gente. 4. Asigna personal al proyecto
Docente Director
1. Solicita personal al proyecto. 2. Elabora el sistema de control de cambios, lo comunica y delega acciones. 3. Determina necesidades de correcciones. 4. Identifica los involucrados. 5. Negocia la disponibilidad de recursos. 6. Elabora el cronograma del proyecto. 7. Vela por el cumplimiento de los objetivos. 8. Líder, flexible, claro, disciplinado 9.Liberación de personal
Docente Gestor
1. Realizar la base de datos 2. Escribir el contenido de la cartilla. 3. Hacer la solicitud de la publicidad para la capacitación 4. Determinar el bosquejo de la capacitación 5. Realizar la capacitación durante los 5 días, inicio 8:00 am -12:30 pm
Jefe de Unidad de Publicaciones
Equipo del proyecto
1. Ordena la elaboración de los diseños al diseñador gráfico. 2. Aprueba diseño de los diferentes productos. 3. Revisar y contacta a los proveedores de litografía. 4. Negociación, agilidad. 5. Imprimir cartillas. 6. Ejecutar las tareas solicitadas del proyecto.
Jefe de Unidad de compras y suministros
Equipo del proyecto
1. Ejecutar las tareas solicitadas del proyecto. 2. Coordinar las actividades a realizar el auxiliar de compras. 2. Realizar las compras y revisar proveedores. 3. Negociación, agilidad. 4. Control de cambios.
Editor Equipo del proyecto
1. Revisar cohesión. 2. Examinar ortografía y puntuación. 3. Revisar normas APA. 4. Aprueba documentos de publicación 3. Lectura y escritura experiencia en revisión de textos.
Comité del proyecto
Equipo del proyecto
1. Análisis y aprobación de las modificaciones propuestas 2. Revisar los avances del proyecto. 3. Tomar decisiones estratégicas. 4. Hacer retroalimentación de los procesos. 5. Aprobación del producto final, 6. Liberación del presupuesto con base al avance de la obra.
118
Se debe precisar que las personas identificadas en el cuadro No.19, son las
cabezas principales para dar cumplimiento a los entregables propuesto, sin
embargo, estas no están de tiempo completo para el proyecto, por lo tanto deben
dedicar tiempo a sus funciones cotidianas y el cumplimiento de las actividades del
proyecto, todo se coordina, desde la Facultad y a través del Director del Proyecto
se hacen las solicitudes a las diferentes áreas según los requerimientos
solicitados.
4.5.2 Adquisición de los Recursos Humanos
Las entradas para la adquisición de Recursos Humanos son el plan para la
Dirección del Proyecto, los factores ambientales de la empresa como lo son: tipos
de contrato a término fijo al personal administrativo a un año, y los docentes medio
tiempo y hora catedra por el semestre académico, los días laborales de lunes a
viernes, horario de trabajo ocho (8), funciones de acuerdo con el cargo, las cuales
están estipuladas por cada dependencia y a nivel nacional para las cuatro sedes
de la Universidad, personas bajo su responsabilidad.
Las herramientas y técnicas usadas para la adquisición de los Recursos Humanos
son: asignación previa en las Facultades se hace una asignación previa de
acuerdo con la presentación de propuestas para el desarrollo del siguiente año,
las cuales deben estar ligadas a los objetivos de la Facultad, o enmarcadas en
proyectos de investigación de acuerdo con las modalidades dadas por el Comité
de Investigación Bonaventuriano C.I.B.
El Director del proyecto en este caso es un docente de tiempo completo, el cual
dentro de sus asignaciones tiene la coordinación del proyecto donde cuenta con
un gestor para ejecutar los productos propuestos a través de las diferentes
dependencias, esta asignación la realiza directamente el decano contando con la
119
participación del Docente - Director para conocer su opinión sobre el gestor de
acuerdo con el perfil pensado por el Director.
La realización de las actividades con personal que no depende directamente de la
Facultad se hace por medio de un requerimiento del Director (docente) con visto
bueno del decano a la dependencia necesaria, y ellos hacen la asignación a sus
integrantes dentro de la Unidad la cual va acompañada de un formato de solicitud
del producto esperado con todas las características necesarias y del formulario de
traslado de presupuesto para hacer el pago a la Unidad por su trabajo realizado.
Las personas necesarias para la realización del proyecto dentro de la Facultad; la
asignación la determina y autoriza el decano con una carta solicitándole su apoyo
en la ejecución de las tareas pertinentes. Así mismo, personas como el editor que
pertenece a la Facultad se manejan de la forma enunciado anteriormente.
Las salidas del proceso de Adquisición de los Recursos Humanos dan como
resultado la matriz de responsabilidades, tiempos de relación con las personas
dentro del proyecto las cuales se pueden ver en el cuadro No. 20.
Se utiliza para ilustrar las relaciones entre las actividades y los miembros del
equipo del proyecto para delimitar los roles de cada uno, en el cuadro No.20
donde se hace una matriz de responsabilidades para ser especifico en cuanto a
cada una de las actividades planteadas, las cuales están directamente
relacionadas con el cronograma de actividades, cuando se finaliza la actividad se
libera la persona.
120
Cuadro 20 Matriz de Responsabilidades
Matriz de Responsabilidad
Entregable Actividades
Pat
roci
nado
r
Dire
ctor
del
pr
oyec
to
Ges
tor
Jefe
de
Uni
dad
de
Publ
icac
ione
s
Jefe
de
Sum
inis
tro
y co
mpr
as
Edito
r
Bas
e de
da
tos
1.1.1 Diseñar el formato de la base de datos. X X S X X X
1.1.2 Solicitar la lista de microempresarios Usaquén. X C E X X X
1.1.3 Utilizar la Herramienta informática. X C E X X X
Con
teni
do
1.2.1 Escribir la introducción X X E X X X 1.2.2 Estructurar y escribir los capítulos de internacionalización de microempresas. X X E X X P
1.2.3 Estructurar y escribir el capítulo de evaluación de microempresas. X X E X X P
1.2.4 Hacer la revisión Filológica. X R X X X E
Car
tilla
1.3.1 Diseñar las gráficas de la portada. X A P C/E X R
1.3.2 Diseñar las gráficas de las páginas. X A P C/E X R
1.3.3 Enviar el documento a impresión. X A P C/E X R
P
ublic
idad
del
ev
ento
1.4.1 Diseñar e imprimir los afiches de la publicidad. X C P C/E X R 1.4.2 Hacer la redacción de un correo electrónico a microempresarios Usaquén personalizado. X P E X X R
1.4.3 Realizar la distribución de la publicidad. A R C/E X X X
1.5.1.1 Solicitar y determinar la selección del lugar. X R E X X X
C
apac
itaci
ón
1.5.1.2 Diseñar e imprimir las invitaciones. A C P E X R 1.5.1.3 Seleccionar y comprar los refrigerios para los 5días. A R C X E X
1.5.1.4 Solicitud y Compra de suministro y papelería. A R C X E X
1.5.2.1 Exponer el módulo 1 día 1 P R/C E X X X 1.5.2.2 Exponer el módulo 2 día X R/C E X X X 1.5.2.3 Exponer el módulo 3 día 3 X R/C E X X X 1.5.2.4 Exponer el módulo 4 día 4 X R/C E X X X
1.5.2.5 Exponer el módulo 5 día 5 X R/C E X X X Convenciones: E: Ejecutar, P: Participar, C: Coordinar, R: Revisar, A: Autorizar
Fuente: Elaboración de la autora.
Se determinó en la matriz de responsabilidades las siguientes convenciones de:
ejecutar (E), participar (P), coordinar (C), revisar (R) y autorizar (A); con el fin
determinar sus actividades frente al proyecto para hacer seguimiento y control del
121
avance del proyecto. Así mismo en la matriz se identificaron los roles en el
proyecto y los nombres de las unidades porque aún se desconoce los nombre de
las personas encargadas, puede variar al momento de ejecutar el proyecto.
El calendario de recursos del proyecto es la salida del proceso de Adquisición de
Recursos humanos el cual se ve en la figura No. 20 donde se determina la
actividad, el tiempo y el responsable.
122
Figura 18 Calendario de Recursos.
Fuente: Elaboración de la Autora.
123
4.5.2.1 Horario El calendario se completa con los siguientes datos, el horario de las personas es
de 8:00 am hasta las 5:30 pm, de lunes a viernes, sin embargo algunas personas
trabajan actividades para el proyecto y funciones de su cargo dentro de la
Universidad.
4.5.2.2 Criterios de liberación Los criterios de liberación para el proyecto son cada vez que se termine una
actividad de acuerdo con el cronograma del proyecto, entonces con los recursos
humanos de la Facultad o una Unidad externa la persona queda disponible para
seguir con sus funciones del cargo, por otro lado el gestor y el Director del
proyecto no cuentan con disponibilidad de 100% del proyecto, sino deben realizar
actividades de su cargo al mismo tiempo.
Cuadro 21 Criterios de liberación
CRITERIOS DE LIBERACIÓN
Rol Criterios de liberación ¿Cómo?
Patrocinador Al término del proyecto, de acuerdo con la meta planteada
Director del proyecto Al término del proyecto Comunicado patrocinador
Gestor Al término del proyecto Comunicado del director del proyecto
Jefe de Unidad de publicaciones Al término de la actividad Comunicado del director
del proyecto
Jefe de suministros y compras Al término de la actividad Comunicado del director
del proyecto
Editor Al término de la actividad Comunicado del director del proyecto
Fuente: Elaboración autora
124
4.5.3 Desarrollar el equipo de trabajo
Las habilidades interpersonales para el equipo de trabajo se basan en lo siguiente:
Colaboración: cada una de las dependencias efectúan con en eficacia sus
actividades en el menor tiempo posible, de acuerdo a los requerimientos hechos
en la solicitud entregada, su sitio de trabajo y elementos son los adecuados para
desarrollar el producto solicitado. Sin embargo sí la actividad se demora un tiempo
mayor al presupuestado en el cronograma, se procede hacer un llamado por
medio del Director o del Patrocinador del proyecto a través del siguiente formato:
Cuadro 22 Formato de llamado de atención
LLAMADO DE ATENCIÓN # Amonestación:
Nombre de la Unidad Nombre de la persona de la falta: Fecha de la falta: Motivo: Descripción de lo sucedido: Personas Involucradas: Estado: (Resuelto, Pendiente, Investigación) Fecha de resolución: Detalle de la resolución:
Fuente: Elaboración de la autora.
El anterior formato sirve de seguimiento para determinar las unidades en las
cuales se demore las actividades, revisar cómo mejorar los procesos para tener un
mayor control en estas actividades.
La motivación es un factor significativo para el desarrollo del proyecto, además los
empleados dentro de la misión de la Universidad manejan los valores franciscanos
los cuales son: la fraternidad, la dignidad, oración, paz y humildad con ellos se
cuenta con personas comprometidas con los objetivos de ellos y de los que los
necesitan.
125
Las personas que están dentro del equipo del proyecto, es necesario hacer un
desarrollo de sus competencias a través de coaching entre los miembros para
generar mejores resultados, es indispensable evaluar el desempeño de los
miembros del equipo para diagnosticar su avance y crecimiento, por otro lado se
puede complementar con encuestas de evaluación de personal y estas servirán
como base para futuros proyectos y así determinar fortalezas y debilidades de las
personas del proyecto.
El proceso de desarrollar el equipo de trabajo en cuanto a recompensas, sólo se
tendrá en cuenta en una remuneración que recibe directamente el Director del
Proyecto por proponerlo y liderarlo, así mismo como el gestor; siendo un ejecutor
en las actividades de la capacitación, las otras personas que hacen actividades
dentro del proyecto son propias de sus funciones en la Universidad, sin embargo
se enviará un correo de agradecimiento sobre la realización de los productos
especificados, por lo tanto no reciben remuneración alguna por ser un proyecto de
corta duración, no se propone un plan de desarrollo de capacidades al equipo de
trabajo, sin embargo si se considera necesario por parte del gestor profundizar en
algún tipo de cualidad propia para su gestión será por medio de una comunicación
directa con el gestor.
4.5.4 Dirigir el equipo del Proyecto
Las entradas para este proceso son la asignación de personal del proyecto, el plan
para la dirección, el desarrollo del equipo de trabajo y con los anteriores procesos
dirigir el proyecto.
La dirección del equipo se da por medio del Director del proyecto, el recoge las
evaluaciones hechas al equipo del trabajo, hace la convocatoria para las
126
reuniones en el comité del proyecto, revisa y retroalimenta el trabajo de los
miembros, solicita los nuevos integrantes y da los criterios de salida del mismo de
acuerdo con el cronograma de actividades y las Unidades.
Sí existe algún conflicto entre los miembros del equipo o con otras dependencias
se realiza una reunión entre las partes con un tercero de árbitro para definir las
actuaciones de cada una de las partes y archivarlo como parte de las lecciones
aprendidas.
Por otro lado, sí se considera que alguno de los miembros necesita capacitación o
un refuerzo sobre alguna competencia a desarrollar, se buscara hacer coaching,
con el fin de potencializar a la persona y el grupo.
Las solicitudes de cambio de los integrantes del equipo se pueden dar debido a
terminación de contrato; los docentes de medio tiempo u hora cátedra su contrato
es sólo por cuatro (4) meses por cada semestre (febrero-mayo y agosto-
noviembre), por lo tanto se debe tener en cuenta para la realización de las
actividades dentro del proyecto.
Los docentes de tiempo completo su contrato es por 10 meses desde febrero
hasta diciembre, ellos tienen como actividades a su cargo administrativas, de
investigación y de proyectos de acuerdo con las metas establecidas en el Plan
Operativo Anual. Los trabajadores administrativos su contrato es a un año, y
tienen un receso de 15 días para volver a comenzar el contrato el 15 de enero.
Los cambios se deben consultar con el Decano y debe ser justificados, por escrito
para poderlo realizar y sólo los autoriza él, por lo tanto es el único que hace las
designaciones de docente a las diferentes actividades del Plan Operativo Anual.
127
Al hacer el cambio de personas es necesario revisar que la nueva persona cumpla
con las mismas características o su perfil sea muy parecido al propuesto para
poder cumplir con las actividades en el tiempo preciso. Todos los cambios se
deben documentar para los registros y como lecciones aprendidas.
4.6 Plan de Gestión de las comunicaciones
El plan de gestión de comunicaciones es donde se definen los procesos de
comunicación en el proyecto de acuerdo con el receptor y la fase del proyecto
teniendo en cuenta las instancias, sin embargo siempre tratar con respeto a los
integrantes del equipo de trabajo, para promover un ambiente de participación,
motivación y desarrollo.
El objetivo del plan de gestión de comunicaciones identifica los procesos de
generación, recopilación, distribución, almacenamiento, la recuperación y la
disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos.
(PMBOK, 2008). Con la definición anterior, se muestra la necesidad de tener
dentro del proyecto una buena comunicación para permitir un óptimo desarrollo del
mismo, el tener una clara comunicación da claridad y tranquilidad al equipo de
trabajo. Los procesos dentro del Plan de Gestión de Comunicaciones son:
identificar los interesados, planificar las comunicaciones, distribuir la información y
gestionar las expectativas de los interesados.
4.6.1 Identificar a los interesados
Este proceso consiste en identificar los interesados en el Plan del proyecto de
internacionalización de empresas en la localidad de Usaquén llevado a cabo por la
Universidad San Buenaventura, Bogotá en la Facultad de Ciencias Jurídicas y
Políticas, es preciso mostrar el cargo, su rol de cada uno, grado de interés
respecto a los resultados, autoridad, la influencia; su participación, nivel de
impacto que es la capacidad para hacer cambios, sí es externo o interno de la
Universidad y por último las expectativas de los interesados frente al proyecto, en
128
el cuadro No. 23 se representa los interesados y sus diferentes niveles dado de
acuerdo con la siguiente caracterización: alto, medio o bajo en el proyecto.
129
Cuadro 23 Interesados
INTERESADOS
No Stakeholder Cargo Rol Área Interés Autoridad Influencia Impacto Clasificación Expectativa
1 Hernando Uribe Vargas Decano Patrocinador Administrativa Alto Alto Alto Alto Interno
Cumplimiento de los tiempos de entrega
pactados del proyecto
2 Martha Liliana Olarte
Docente de Tiempo
completo
Director del proyecto Administrativa Alto Alto Alto Alto Interno
Coordinar, Ejecutar, controlar y entregar lo pactado en el proyecto
3 Julio Cesar Botero Docente Hora cátedra
Miembro del equipo Administrativa Alto Alto Media Alto Interno Cumplir con cada una de
los entregables.
4 Luis Alfredo Téllez
Jefe de Unidad de
Publicaciones
Miembro del equipo Administrativa Medio Medio Baja Alto Interno
Establecer la fecha y la tarea a la diseñadora en sus labores de trabajo
5 Laura Alejandra Olmos
Diseñadora Gráfica
Miembro del equipo Operativa Medio Baja Media Alto| Interno
Diseñar la cartilla, la publicidad para la
capacitación y cada uno de los productos
solicitados
6 Germán Molina Editor revista Criterios
Miembro del equipo Operativa Alto Media Media Alto Interno
Leer el documento y analizar la cohesión y
ortografía de la publicación
7 Andrea Hernández
Asistente Facultad
Asistente Facultad Administrativa Medio Baja Media Medio Interno
Realizar las actividades expresadas por el
decano, y las ordenes hacia las diversas
jefaturas
8 Yurani Olmos
Asistente de compras y suministros
N/A
Administrativa Medio Baja Alta Alto Interno
Hacer las compras de los suministros necesarios en
el momento indicado, autorizados por el jefe de
suministros
9 Astrid Constanza Ramírez
Directora
Consultorio Jurídico
N/A Administrativa Medio Baja Media Medio Interno
Exponer los servicios del consultorio Jurídico a los
empresarios de la localidad
130
10 100 Microempresarios
Localidad de Usaquén
N/A
N/A Alto medio Medio Alto Externo
Conocer sobre los procesos de
internacionalización
11 Universidad San Buenaventura N/A N/A Comunidad
Académica Alto Alto Impacto social
131
4.5.1.1 Estrategia de gestión de los interesados Al finalizar el proceso de identificación de interesados se construye las estrategias
para mitigar el impacto negativo que puedan crear en cada una de las actividades
donde intervienen o donde puede ser sensible el no hacerlas, el procedimiento
reflejado en el Cuadro No.24 es por cada uno de los involucrados determinar una
estrategia. Cuadro 24 Estrategias con involucrados
ESTRATEGIA CON INVOLUCRADOS PLAN DEL PROYECTO DE INTERNACIONALIZACIÓN DE EMPRESAS EN LA LOCALIDAD
DE USAQUÉN
Involucrados Estrategia
Hernando Uribe Mantener informado sobre el desarrollo del proyecto, actividades
hechas, incumplimientos y problemas, semanalmente
Martha Liliana Olarte
Revisar semanalmente con el gestor las actividades
proyectadas en el cronograma, preguntarle sobre su desarrollo,
avance, comunicación con las otras unidades e inconvenientes
en el desarrollo de las mismas. Identificar problemas antes y
encontrar correctivos, preguntar por qué no se han cumplido las
actividades y cuáles son las soluciones frente a las mismas.
Julio Cesar Botero
Entregar y socializar el cronograma, para poder determinar la
claridad frente al mismo y como se puede alcanzar cada uno de
los entregables propuestos.
Darle un papel protagónico y de liderazgo frente al equipo para
motivar conexión entre todos los miembros del proyecto.
Proveer todos los elementos necesarios para la realización de
su trabajo.
Luis Alfredo Téllez
Hacer la solicitud por medio el conducto regular, con un tiempo
de un mes y con la partida presupuestaría del proyecto para el
pago de la misma.
Laura Alejandra Olmos Darle las gracias por su trabajo, felicitarla y hablarle
directamente sobre las modificaciones, si son necesarias.
Germán Molina Solicitar la revisión por escrito, darle un reconocimiento sobre su
trabajo dentro del comité del grupo del proyecto.
132
Andrea Hernández Solicitar todo por escrito, hacer seguimiento y darle las gracias.
Yuri Olmos
Haber diligenciado la solicitud bien sin errores, y haberla pasado
el jefe de compras y suministro con la respectiva partida
presupuestaría.
Astrid Constanza Ramírez
Solicitar su apoyo por escrito en cuanto a presentación de cartas
y tener información sobre la capacitación a los
microempresarios.
100 microempresarios
Comunicarse directamente con ellos solicitar cita, hacer un
encuentro previó para mostrarles las ventajas, desventajas y
mostrándoles la utilidad dentro de sus empresa, además de
decirles que es gratis.
Universidad San
Buenaventura
Mantener informada a la comunidad a través de encuentro de
socialización donde se presenten los avances y los resultados
de los proyectos realizados.
Entregar a la biblioteca la publicación hecha.
Hacer informe final sobre la realización del evento
Fuente: Elaboración de la autora
4.6.2 Planificación de las comunicaciones
La comunicación es vital para el desarrollo del proyecto es así como se pretende
un plan donde permita documentar el enfoque más eficaz y eficiente para
comunicarse con los interesados como lo expresa el PMBOK, esto que significa
entregar a los interesados la información en el momento adecuado para la
realización de la actividad de acuerdo con el cronograma y de una forma clara,
precisa y entendible para el receptor.
Las entradas para este proyecto son la identificación de los interesados, sus
estrategias, factores ambientales y activos de la empresa con estos insumos se
podrá detallar la forma adecuada de comunicarse y evitar múltiples esfuerzos y
lograr cumplir con la entrega de cada uno de los productos mostrados en la EDT.
133
La herramienta usada fueron varios métodos de comunicación para generar
diferentes soportes de comunicación lo cual contribuya a una comunicación fluida,
ágil y eficaz con el ánimo de lograr una comunicación efectiva, por supuesto hacer
uso de las herramientas tecnológicas para reducir tiempos en el Plan del proyecto
de Internacionalización de empresas de la localidad de Usaquén.
Reuniones presenciales Son de relevantes en el proyecto para hacer consultas, avances o cuando se
considere necesario, sin embargo al principio es vital para tener un reconocimiento
de los miembros del proyecto.
Las reuniones citas se hacen por medio del Outlook correo institucional donde se
detalle la siguiente información:
1. Lugar
2. Hora
3. Agenda; los puntos a tener en cuenta, esta se debe enviar con una
antelación mínima de 4 días, con el ánimo de sí alguna persona tiene un
tema adicional y pertinente al tema a trabajar se anexa.
4. Tiempo de duración
5. Cada uno de los participantes es su responsabilidad confirmar su asistencia
o sí por el contrario no asiste enviar un delegado, para transmitir la
información.
6. Se llevará un acta, la cual recopile toda la información dicha, y esta será
aprobado por todos los miembros del comité.
Las reuniones extraordinarias, se llevaran de la misma forma, sin embargo su
duración debe ser menor y máximo se plantearon 2 temas a trabajar. Y tendrá los
mismos requisitos anteriores.
134
El correo electrónico El correo electrónico es una fuente de comunicación rápida y con un alcance en
tiempo superior, todas las comunicaciones se deben copiar al director del proyecto
para mantenerlo informado, la estructura de los correos es la siguiente:
Nombre completo de la persona que envía: Teléfono: Dirigido a: Con Copia al director del proyecto:
Descripción detallada del asunto: Recomendaciones: Nivel de afectación e impacto para el proyecto:
Así mismo, la información escrita debe ser clara, sí es confusa será necesario
comunicarse con la otra parte para solicitar aclaraciones. El lenguaje utilizado
dentro de los correo es respetuoso, amable y formal.
Cartas, memorandos, comunicaciones escritas e informes Los documentos escritos son de carácter formal, por la estructura de la
Universidad, la asignación de tareas adicionales la hace directamente el decano,
las solicitudes, memorandos la determina el director del proyecto, sin embargo sí
de otra unidad proviene, es indispensable contar con el visto bueno del Director
del Plan del Proyecto de Internacionalización de microempresas de la localidad de
Usaquén.
Las actas se harán de forma escrita, física y firmados; los originales los
almacenará el decano y la copia digital la guardará el Director. Estas se hacen de
acuerdo con el acta utilizada en la Facultad (se anexa Formato).
Los informes se enviarán vía correo electrónico y se entregarán oficialmente
únicamente con carta formal y CD con todos los anexos.
135
Los comunicados para todos los miembros del equipo se harán en físico y se
enviara por correo electrónico en digital, y es deber de cada uno de los miembros
entregar la copia con el recibido.
Las cartas para personas externas tendrán que ir con papel membretado de la
Universidad.
Las comunicaciones internas estarán hechas con el logo de la Facultad en la parte
de arriba y con el visto Bueno del director.
Los afiches tendrán la información clara y nada de información técnica, se debe
visualizar el nombre del evento, fecha, horario, datos de inscripción, público
objetivo, temas a trabajar dentro de la capacitación y una imagen llamativa y los
logos de la Universidad, toda la identidad adicional.
El gestor del proyecto debe hacer un informe cada 15 días donde indique con el
cronograma estado de avance frente a las actividades propuestas y sí alguna no
se ha hecho porque, y soluciones y fecha de cuando estaría lista. Sin embargo
semanalmente se hacen reuniones para controlar la ejecución del proyecto.
136
Cuadro 25 Matriz de comunicación del Proyecto
MATRIZ DE COMUNICACIÓN DEL PROYECTO
Fase de Comunicación Dirigido a Rol en el
Proyecto Frecuencia Responsable Propósito Recurso o Medio de
comunicación Reunión de Inicio de Proyecto
Hernando Uribe Vargas
Patrocinador
1 sola vez
Docente director
Dar a conocer el plan del Proyecto.
Reunión Presencial / Presentación de Proyecto
Avance del Proyecto
Martha Liliana Olarte
Director del proyecto
cada 15 semanas
Gestor del proyecto
Brindar un breve resumen del avance
Reunión Presencial / Informe Formal
Cierre del Proyecto
Hernando Uribe Vargas
Patrocinador
1 sola vez
Docente director
Informe sobre el cumplimiento con respecto a los alcances
Reunión Presencial /informe Final
Reunión de Inicio de Proyecto. Revisión de alcances. Planificación de actividades.
Una sola vez
Director del proyecto
Dar a conocer el alcance del proyecto. Presentación del equipo de proyecto, cronograma y actividades
Reunión Presencial / Presentación de Proyecto / Minuta de trabajo
Hernando Uribe Vargas
Patrocinador
Julio Cesar Botero
Gestor del proyecto
German Molina Editor Astrid
Ramírez Directora del consultorio
Avances del proyecto.
Martha Liliana Olarte
Director del proyecto
cada 2 semanas
Julio Cesar Botero
Dar a conocer los avance del
proyecto
Reunión Presencial / Cronograma Actualizado
137
MATRIZ DE COMUNICACIÓN DEL PROYECTO
Fase de Comunicación Dirigido a Rol en el
Proyecto Frecuencia Responsable Propósito Recurso o Medio de
comunicación Avance y cumplimiento
Martha Liliana Olarte
Directora del proyecto
1 vez por semana
Julio Cesar Botero
Cumplimientos de alcances con respecto al cronograma
Reunión Presencial / Informe Formal
Avance y cumplimiento Martha
Liliana Olarte Hernando Uribe
Directora del proyecto Decano
1 vez por mes
Julio Cesar Botero
Cumplimientos de alcances con respecto al cronograma
Reunión Presencial / Informe Formal
Aceptación y Cierre del Proyecto
Hernando Uribe
Decano
1 sola vez
Martha Liliana
Olarte
Revisión del cumplimiento de los entregables
Reunión presencial / Informe de Cierre
Informe Gerencial
Toda Organización
Cada vez que se considere
Martha Liliana
Olarte
Comunicado de la culminación del proyecto
Comunicado vía medios electrónicos, pagina web de la Universidad San Buenaventura
Fuente: Elaboración de la autora
138
4.6.3 Distribución de la información
Es el proceso que consiste en poner la información relevante a disposición de los
interesados del proyecto de acuerdo con el plan establecido. (PMBOK, 2008). En
la facultad se manejan dos mecanismos para hacer circular la información, los
cuales se dividen en:
Comunicaciones Internas impresas: La información estará disponible en el
archivo de la Facultad, firmado con el visto bueno del Director del proyecto y todas
las comunicaciones estarán amparadas por el decano en su oficina, todos los
miembros del equipo tienen acceso a la información de los que lo soliciten con la
asistente de la Facultad. Así mismo, el formato de las tendrán en marca de agua el
logo de la Universidad, con el nombre de la Facultad.
El lenguaje en las comunicaciones escritas deben ser formales, donde el estilo de
la redacción sea claro y comprensivo y diplomático.
Comunicaciones internas Digitales: La directora del proyecto solicitara
escanear los comunicados, cartas, actas, informes para hacer un archivo digital,
para colgarlos en la intranet de la Universidad de en el espacio de la Facultad, con
permisos específicos para cada miembro de acuerdo con sus actividades y
responsabilidades dentro del proyecto.
Por otro lado, se hace necesario tener documentos generales de uso para todos,
como: el cronograma de actividades, cuadro de roles y responsabilidades; con el
fin de mostrar el avance a los miembro del equipo.
Así mismo, las comunicaciones que no tienen un alto nivel de autoridad se pueden
enviar a través de correo electrónico institucional todos los correros se copian al
Director de Proyecto
Las reuniones se programaran por la opción de calendario del Outlook y en cada
una se llevará a cabo acta.
139
Los informes y las actas sirven para hacer la documentación de lecciones
aprendidas.
Formatos de reportes se hacen a través del uso de la herramienta de Excel esta la
diligencia la auxiliar de investigación.
Cuadro 26 Formato Minuta de sesión de trabajo
Formato Minuta de Sesión de Trabajo
Información General
Nombre del Proyecto:
Coordinador de la Reunión:
Número de teléfono del
coordinador:
Localidad donde se llevó a
cabo:
Fecha:
Hora:
Objetivo de la Reunión
Participantes
Plan de Acción
# Ítem Acción Responsable
1
2
140
3
4
Próxima Reunión:
Fuente: Elaboración de la Autora
141
Cuadro 27 Informe
INFORME DE AVANCE EMPRESA PROYECTO:
Fecha del informe:
Gerente:
Periodo :
Alcance:
Control de Tiempo
Periodo
% Avance
% Avance
Variación
Causas de desviación Pptado Real Enero 0%
Febrero 0%
Marzo 0%
Abril 0%
Mayo 0%
Junio 0%
Julio 0%
Acciones propuestas Agosto 0%
142
Sept 0%
Oct 0%
Nov 0%
Dic 0%
Control de costos
Periodo
Valor Valor
Variación
Causas de desviación Pptado Real Enero -
Febrero -
Marzo -
Abril -
Mayo -
Junio -
Julio -
Acciones propuestas
Agosto -
Sept -
Oct -
Nov -
Dic -
Logros significativos del Resumen de hitos cumplido Lecciones aprendidas
143
periodo
Metas del siguiente periodo Hitos del siguiente periodo Observaciones
Actividades Fecha
Fuente: Elaboración Propia
144
4.6.4 Gestión de las expectativas de los Stakeholder
A continuación se brinda el formato que debe tener el documento de las
solicitudes de cambios.
Procedimiento, una vez llena la solicitud de cambio debe ser enviada al Director
de Proyecto, este la someterá a una análisis en conjunto con todo el equipo de
trabajo con el fin de determinar el impacto y posteriormente con todas las
anotaciones, se revisará y aprobará con el comité de control de cambios.
Cuadro 28 Solicitudes de cambio
Solicitudes de Cambio
# Consecutivo:
Nombre del Proyecto:
Fecha:
Solicitó:
Estatus:
Detalle del Cambio:
Razón del Cambio:
Impacto del Cambio:
Nueva fecha de terminación:
Costo Asociado:
Visto Bueno PM Autorizado por:
Fecha VB PM Fecha Autorizado:
Anotaciones:
145
5. CONCLUSIONES El proyecto Plan de Internacionalización de microempresas del sector textil y
confección de la Localidad de Usaquén mostró la ruta de engranaje para trabajar
con el sector real desde el programa de Relaciones Internacionales de la
Universidad de San Buenaventura, Bogotá; el proyecto demostró una ruta base
para consolidar una asistencia desde el Consultorio Jurídico y desde el
Observatorio de Política Latinoamericana (OPLA) y a futuro lograr un servicio de
asesorías dirigido a esta empresas.
El proyecto abre un espectro enorme de trabajo en la ciudad de Bogotá, donde se
visualizan otras propuestas a partir de esta propuesta. Este modelo se puede
hacer en otras localidades y en otros sectores económicos, pues al ser genérico
se puede establecer como guía y de acuerdo con las necesidades se puede
perfilar y llevar a cabo.
El Plan de Internacionalización de microempresas del sector textil y confección de
la Localidad de Usaquén evidenció una carencia de las microempresas de este
sector, a través de un proyecto pretendiendo fortalecer los lazos de la comunidad
empresarial y la Universidad San Buenaventura al subsanar necesidades reales
con hecho significativos para ellos.
Se usan las prácticas dadas por el PMBOK, donde se define la Estructura
Detallada de Trabajo EDT, donde se identificó cada uno de los entregables para
llevar a cabo el proyecto, esta herramienta la hizo el Director del Proyecto con el
apoyo de sus miembros del equipo.
Al analizar cada una de las áreas de conocimiento el Proyecto Plan de
Internacionalización de microempresas del sector de Textil y Confección de la
localidad de Usaquén, se tomó la determinación de sólo tomar las áreas de:
146
Alcance, tiempo, costos, recursos humanos y comunicaciones para poder
desarrollar el proyecto con las buenas prácticas establecidas por el PMI.
El área del alcance se desarrolló a través de información dada por la Universidad,
el PMBOK y libros y revistas especializadas, teniendo toda la información se
estableció el plan de gestión del alcance, así mismo se determinaron los criterios
con las cuales se podía aceptar cada uno de los entregables.
Así mismo, fue necesario fijar con claridad hasta donde iba el proyecto aclarando
que en esta etapa sólo se desarrolla el cómo se gestiona y ninguno de los
entregables, sin embargo se hace descripción de lo que se contiene cada uno de
ellos, con el fin de que cualquier persona lo pueda desarrollar a través de la
bitácora planteada y las buenas prácticas del PMBOK.
El plan de gestión del alcance permitió controlar las actividades planteadas dentro
del proyecto, definidos a través de la EDT los cuales fueron: una base de datos, el
desarrollo de una cartilla (contenido), la diagramación, la publicidad y la
capacitación sus criterios de entrega, por otro lado se estima la necesidad de
controlar la ejecución con el ánimo de cumplirlas a cabalidad y no incurrir a
retrasos.
El desarrollo del plan de gestión del tiempo tuvo en cuenta la guía de los
entregables, sin embargo los tiempos pueden ser extensos para algunas de las
actividades y esto se da principalmente por: la primera por la estructura
organizacional de la Universidad San Buenaventura la cual es matricial equilibrada
y la segunda el tiempo de dedicación de los miembros de equipo está enmarcado
a múltiples proyectos y actividades propias de su cargo.
147
Por otro lado, al conocer y establecer la duración de las actividades se puede
crear el cronograma de actividades a través del software Project para el Proyecto
del Plan de Internacionalización de microempresas del sector Textil y Confección;
esta herramienta sirve de control e información sobre el desarrollo mismo de cada
acción, para controlar los retrasos en las actividades e identificarlas para buscar
una solución pronta y/o correctivo para volver a la ruta inicial.
Al construir el cronograma del Proyectos Plan de Internacionalización se identificó
que algunas actividades para ejecutarlas o comenzarlas era necesario haber
finalizado otras y así dar cumplimiento como se muestra en la figura 12, al
momento de construir la secuencia de actividades se necesitó asesoría de
personas especializadas con el fin de conocer sí era posible hacerse en paralelo o
en momentos diferentes, llegando a la conclusión que en proyectos pequeños y
con pocos recursos se pueden demorar mayor tiempo por la limitación de los
recursos las cual inciden en el tiempo de ejecución.
El plan de gestión de los costos es limitado por el tipo de organización de la
Universidad especialmente en la Unidad de compras y suministros, estas son
hechas por la misma institución; así el proyecto cuente con un presupuesto este lo
ejecuta a través de esta unidad, lo cual incrementa los tiempos generando
dependencia en el uso de los recursos e incurrir en demoras, este es un punto
crítico en el proyecto, de aquí depende muchas actividades que sin estos insumos
no se podrían llevar a cabo.
Las actividades determinadas en el cronograma son la base para estimar el plan
de gestión de costos, estos se estipularon de acuerdo con la forma de trabajo de
la institución, existen muchas personas que pueden servir en momentos
determinados para el proyecto, no obstante son funciones básicas de su cargo
como actividades de hacer cartas, solicitudes etc.
148
Los gastos de amortización no se manejan en la tabla de costos, porque la
Universidad presta ese servicio sin ninguna contraprestación de dinero, lo único
que le interesa es el impacto a la comunidad Universitaria y la producción
académica la cual se determina al principio del mismo.
De igual manera, los proyectos por lo menos deben conocer cómo planear los
costos y controlarlos para que no exista falta de liquidez y/o exceso de gastos lo
cual afecta negativamente el desarrollo del proyecto y la imagen de la Facultad.
Los recursos humanos son en su totalidad dados por la Universidad esto significa
que esta asume lo contenido en la contratación, pagos según escalafón docente,
afiliaciones a seguro social, pensiones, etc. Del plan de recursos humanos se
evidencia poca o nula capacitación esta se ve afectada por el tiempo y la poca
disponibilidad de los miembros del equipo.
Se hace necesario proponer un organigrama de cómo funciona internamente la
Facultad, por estar dentro del gran organigrama de la Universidad se visualiza en
la Figura 1 y se complementa en la Figura No. 17, con el fin de tener claridad
sobre los roles se hace valioso especificarlos y con base a ellos se explican sus
responsabilidades.
Por otro lado, se estableció los criterios de liberación al ser matricial equilibrada es
vital identifica el momento y las funciones dentro del proyecto y la forma de su
desvinculación del Proyecto Plan de Internacionalización de Microempresas del
sector textil y confección de la Localidad de Usaquén.
En el plan de comunicaciones se identificaron los interesados siendo un punto de
partida para proyectar las comunicaciones dependiendo el nivel de interés de cada
149
uno de ellos y el nivel de formalidad, este bosquejo sirvió para establecer con
claridad cada uno de los formatos y formas de comunicación para mantener
informado al equipo del proyecto.
Los medios de comunicación son el correo electrónico, las actas, los memorandos,
informes y reuniones, se propusieron estos siendo los más usados dentro de la
Facultad y no utilizar nuevos para no generar confusión y desgaste entre los
miembros del equipo. Otra parte relevante en la comunicación es la difusión la
cual se hace a través de la intranet, siendo un sitio seguro y accesible con el
ánimo mantener informado a todo el equipo de trabajo.
Al finalizar las áreas de conocimiento utilizadas en las buenas prácticas
propuestas por el PMBOK, se analiza a fondo como se puede desarrollar el
Proyecto Plan de Internacionalización de Microempresas del sector textil y
confección de la localidad de Usaquén donde se establecen los procesos internos
en cada área.
150
6. RECOMENDACIONES
Se recomienda hacer un archivo de las lecciones aprendidas para poder mejorar
cada uno de los procesos el cual lo puede almacenar el Patrocinador.
De igual manera, el manejo de formatos claros y con instrucciones de
diligenciamiento para usarlos libremente, así mismo como tenerlos colgados en la
Intranet para el uso de todos los miembro del equipo, además de no modificar los
formatos, sólo al final del proyecto se puede hacer una retroalimentación sobre los
mismos donde se anexen o eliminen campos.
Por otro lado, se recomienda a la Universidad la compra del software de proyectos
chárter Pro para poder migrar la información hacia el Project, y minimizar tiempos.
Se recomienda tener capacitación a los miembros del equipo, aunque sea de
manera corta para poder fortalecer, ya que no hay estímulos económicos.
Se recomienda tener en cuenta los lineamientos de calidad de la Universidad
cuando estén a libre disponibilidad y conectarlos con los propuestos en el plan de
gestión de calidad.
Se recomienda revisar el uso de los otros planes de gestión no utilizados en este
proyecto, pero pueden aportar para futuros proyectos.
Se recomienda el uso alternativo de otros procesos, técnicas y herramientas no
utilizadas en este, sin embargo útiles en otros proyectos.
151
BIBLIOGRAFIA
Barato, J., Cabezas, L. y Nistal, C., (2011). El director de proyectos, a examen. España: Ediciones Díaz Santos. Colombia, Congreso Nacional de la republica (1992, 28 de diciembre), “Ley 30 de diciembre de 1992, por el cual se organiza el servicio público de la educación superior” Gray, C.F., y Larson, E. W., (2009). Administración de proyectos. México: Mc Graw Hill. Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). (2008) 4ta edición. Newtown Square, USA: Project Management Institute. http://www.proexport.com.co/invierta/sectores-para-invertir 27 10/13, recuperado 27 de octubre de 2013 http://gcg.universia.net/pdfs_revistas/articulo_98_1227718863455.pdf, recuperado 27 de octubre de 2013
http://www.bnamericas.com/company-profile/es/McKinsey_*_Company-McKinsey.,
recuperado 5 de noviembre de 2013.
Ley 590 de julio 10 de 2000, modificada por la Ley 905 de 2004.
Martínez Carazo, P.C., (2009). Pyme: estrategia para su internacionalización. Barranquilla: Ediciones Uninorte; Bogotá: Ecoe Ediciones. Méndez, C. E., (2011). Metodología Diseño y desarrollo del proceso de investigación con énfasis en ciencias empresariales. México: Limusa. Lleido, P. (2009). Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento. 2a ed. – Victoria, BC, Canadá: el autor, 2009. Pla J. y León F. (2004). Dirección de empresas Internacionales. España: Pearson Prentice Hall.
152
PMI, Project Management Institute. (2004). Guía de los fundamentos de la dirección de proyectos. Cuarta edición. Newton Square, Pensylvania, EUA. Secretaría Distrital de Planeación, Alcaldía Mayor de Bogotá., (2009). Boletín no. 16 especialización de las cadenas productivas de la industria en Bogotá. D.C. En Línea, disponible en: http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/Informaci%F3nTomaDecisiones/Estadisticas/Bogot%E1%20Ciudad%20de%20Estad%EDsticas/2010/cartilla_16_cadenas_productivas%5B1%5D.pdf. Recuperado el 20 de abril de 2013. Superintendencia de Sociedades, (2010). Sector Textil y Confección años 2006-2009. En línea, disponible en: http://observatorioeconomico.inexmoda.org.co/Portals/0/Documentos/Biblioteca/SUPERSOCIEDADES%202010%20Sector%20textil%20y%20confecciones%202006-2009.pdf., recuperado el 25 de abril de 2013. Universidad San Buenaventura, (2010). Proyecto Educativo Bonaventuriano. PEB. En línea, disponibles en: http://www.usbbog.edu.co/index.php/quienes-somos/documentos-institucionales., recuperado el 18 de abril de 2013. Villareal, O., ( 2008). Revista Internacional Administración y Finanzas. Vol.1 No.1. Universidad del País Vasco.
153
ANEXOS
Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO
ACTA DEL PROYECTO
Fecha Nombre de Proyecto
21/04/13 Proyecto guía de internacionalización de las microempresas del sector textil y confección ubicado en la localidad de Usaquén, Bogotá – Colombia.
Areas de conocimiento / procesos:
Area de aplicación (Sector / Actividad):
Areas: alcance, del tiempo,
costos, recursos humanos y
comunicaciones.
Educación y sector real empresarial.
Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto
20/02/14 02/06/14
Objetivos del proyecto (general y específicos)
Objetivo general Realizar un Plan de proyecto para la internacionalización de microempresas de la
localidad de Usaquén, Bogotá - Colombia del sector textil y confección en seis meses,
con un presupuesto de USD$9.506.
Objetivos especificos Realizar la planificación del alcance para definir y controlar todo el proyecto
determinando lo que se incluye y no dentro del mismo, a través de cada uno de los
procesos.
Construir el plan de gestion de tiempo para identificar las actividades y los recursos
154
necesarios para desarrollar el proyecto de internacionalización de microempresas, su
base de datos, el contenido, la cartilla, la publicidad del evento y la capacitación, con
el fin de apoyarse del cronograma para el control y seguimiento detallado de la
evolución y retrasos de cada uno.
Elaborar el presupuesto para la realización de la base de datos, el contenido y la
impresión de la cartilla, la publicidad y la capacitación del Plan del proyecto de
internacionalización de microempresas, así mismo controlar las erogaciones de cada
una de las actividades.
Determinar el plan de recursos humanos para identificar las personas del equipo de
trabajo en cada una de las actividades, sus roles dentro del proyecto de
internacionalización de microempresas, el momento de su participación y sus
responsabilidades en el mismo.
Diseñar el plan de comunicaciones para gestionar el uso de la información, la
trasmisión y su almacenamiento, además de los canales necesarios a utilizar dentro
de cada uno de los procesos y ser eficientes en la comunicación del proyecto de
internacionalización.
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)
Colombia dentro de su Plan Nacional de Desarrollo, una de sus directrices es el
incremento del comercio internacional, esta política la desarrolla a través de la
realización de acuerdos comerciales con diferentes países, y buscan ampliar la oferta
exportadora de las mipymes, pymes y empresas. Dentro de la organización territorial
en la ciudad de Bogotá siendo la capital del país y el motor de empresarial e industrial,
se ubica la localidad de Usaquen la cual, según el ultimo estudio de la Cámara de
Comercio de Bogotá hecho en el 2011 representan el 8,7 de microempresas de
155
Bogotá y en la UPZ de Toberín se encuentra ubicada la mayor parte comercial, donde
estan establecidas alrededor de 480 empresas dedicadas al sector textil y confección.
Las mpymes son el engranaje de la economía por los empleos directos e indirectos
que generan, es así y teniendo en cuenta el conocimiento y la capacidad productiva
del sector y en aras de fortalecerlo, y así lograr penetrar a los mercados
internacionales, donde los tropiezos por desconocimiento y desconfianza en los
procesos de internacionalización pueden desmotivar para continuar en el proceso o ni
siquiera intentarlo y al tomar esta decisión corren el riesgo de su desaparición por la
competenecia internacional, es aquí donde la Universidad San Buenaventura sede
Bogotá con el fin, de cumplir su misión y compromiso social con la comunidad propone
la realización de una Propuesta de una guía de internacionalización de las mypimes
para poder colaborar en el proceso de internacionalización de la mismas.
La Universidad, teniendo en cuenta de su compromiso con la comunidad, y de
acuerdo con los procesos de globalización busca realizar un acercamiento a las
mipymes del sector textil y confección de la UPZ de Toberín con la propuesta de una
guía para facilitar la internacionalización de las mipymes en Toberín del sector textil y
confección y los pasos para la implementación de la misma.
La unviversidad a traves de las facultades y diversas direcciones una de sus metas
dentro del plan Operativo 2013 tienen una objetivo que detemina, todo lo relacionado
con la proyección social este item ha presentado una calificación negativa dentro de
la facultad,teniendo en cuenta lo anterior y los procesos de autoevaluación se definen
la consolidadción de espacios relacionados con la administarcón de proyectos para
engranar el sector real y vincularlos o temner un primer acercamineto a la comunidad.
Las buenas prácticas del PMBOK, se utilizan para desarrollar este proyecto porque es
una forma de trabajar sitematica de hacer un proyecto de impacto social tenie do en
cuenta la planeación de cada una de la actividades, revisando los tiempos para hacer
156
las acciones planeadas, los recursos necesarios para llevarlo a cabo y las
competencias de cada una de las personas miembros del equipo, así mismo como
una comunicación efectiva durante todos los momentos del proyecto para poder
culminarlo con todo lo propuesto.
Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto
Plan de Gestión del alcance
Plan de gestión del tiempo
Plan de gestión de costos
Plan de gestión de recursos humanos
Plan de gestión de comunicaciones
Supuestos
Se cuenta con el conocimiento para desarrollar las áreas del conocimiento.
Se tiene claro los procesos para cada una de las áreas del conocimiento
Se conoce las herramientas y técnicas en cada uno de los procesos para darle
aplicabilidad.
Se tiene el tiempo para desarrollar el PFG
Se cuenta con la información para poder hacer cada uno de lo planes
propuestos en el PFG
El PFG es el documento válido para poder graduarse como Master en
Administración de Proyectos.
Se cuenta con la asesoría de un tutor en el desarrollo del PFG.
Restricciones
Se tiene un tiempo limite para la presentación del PFG.
Se hace el PFG a través del formato dado por la Universidad de Cooperación
Internacional.
Las citas y la referenciación es APA.
Se cuenta por parte de la Universidad un solo lector por cuenta de la
157
Universidad.
La realización del PFG, sólo se hace cunado finaliza el seminario.
Información histórica relevante
Universidad San buenaventura, Bogotá
Misión La Universidad de San Buenaventura es una institución de Educación Superior que
desarrolla y presta servicios de alta calidad, para satisfacer las necesidades de la
sociedad; afirma su identidad en la confluencia de tres dimensiones substanciales: su
ser universitario, su ser católico y su ser franciscano.
Objetivos Crear programas y actividades que, en armonía con su condición, presten servicios a
la comunidad social en la que se halla inmersa. Inculcar en los miembros de la
comunidad universitaria acendrado espíritu de justicia, de solidaridad humana y de
compromiso social. Cumplir las funciones de docencia, mediante la generación y la
construcción de conocimientos, utilizando diversas metodologías, interrelacionando lo
humanístico y lo tecnológico, desarrollando los estudios propios de cada profesión y
creando espacios para la actividad interdisciplinaria. Acometer las funciones de
investigación examinando los logros culturales del pasado, estimulando la búsqueda
de nuevos conocimientos y métodos, y promoviendo el espíritu crítico, con la certeza
de que la ciencia está en permanente desarrollo.. Realizar labores de extensión
científica, cultural y de servicio hacia la sociedad. . Lograr que el egresado
bonaventuriano se constituya en factor de desarrollo científico, cultural, económico,
político y ético en lo regional y nacional.
Visión La Universidad de San Buenaventura, desde su mirada católica y franciscana del
hombre, del mundo y de la ciencia, será una institución líder en la gestión del
conocimiento, centrada en el desarrollo humano. En el año 2017 será una Universidad
158
reconocida en el país y en el ámbito internacional por su innovación pedagógica, su
producción investigativa, su calidad científica, la pertinencia de sus programas de
pregrado y postgrado y por su impacto en los procesos de transformación social.
Documentos de esfuerzos similares en la unvirsidad, la relalización del un consultorío
jurídico. (No he podido conseguir una magnetica, de seguoir así escaneo todo el
trabajo.
De igual manera se presenta el organigrama, el proyecto pertenece a la Facultad de
Ciencias Jurídicas y Políticas y al tema específico de impacto social.
Identificación de grupos de interés (Stakeholders)
Decano Patrocinador
Docente de tiempo completo (Director del proyecto)
Docente Hora Catedra (Gestor)
Jefe de Unidad de Publicaciones (Miembro del proyecto)
Diseñadora Gráfica (Miembro del proyecto)
Editor revista Criterios (Miembro del proyecto)
Asistente Facultad (Miembro del proyecto)
Asistente de compras y suministros (Miembro del proyecto)
Directora Consultorio Jurídico N/A
Localidad de Usaquén microempresarios (Beneficiarios)
Universidad San Buenaventura (Beneficiarios)
Aprobado por: Nombre del profesor o tutor: Marlon Velázquez
Firma:
Realizado por Nombre del estudiante Martha Liliana
Olarte Cárdenas
159
Anexo 2: EDT
160
Anexo 3: CRONOGRAMA
