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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL
TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
ESTRATEGIA PARA MEJORAR EL RENDIMIENTO DE LAS
COBRANZAS EN FROC S.A.
AUTORAS:
BAYAS SÁNCHEZ ELIZABETH STEFANY
DUQUE ROCA FABIOLA MICHELLE
TUTOR:
LCDA. YONAIKER NAVAS MONTES, PHD
GUAYAQUIL, JULIO 2016
ii
0
Ficha Repositorio Ciencia y Tecnología
FICHA DE REGISTRO DE TESIS
TÍTULO: “ESTRATEGIA PARA MEJORAR EL RENDIMIENTO DE LAS COBRANZAS EN
FROC S.A.”
AUTORAS: Elizabeth Bayas Sánchez
Fabiola Duque Roca REVISOR:
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Contaduría Pública Autorizada
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁG:
ÁREA TEMÁTICA: Finanzas, Administración
PALABRAS CLAVES: Control Interno, Crédito, técnicas, procedimientos, riesgos, políticas de
crédito, políticas de cobro, estructura del área crédito y cobranza, recuperación de cartera y gestión de
cobro. (Recaudación).
RESUMEN: La empresa FROC S.A. es una mediana empresa dedicada al servicio del comercio
exterior, con la finalidad de satisfacer profesionalmente y con extrema responsabilidad las necesidades
de las problemáticas del agenciamiento aduanero de los actuales y futuros clientes. La empresa ofrece
servicios de importación y exportación de mercadería, con el pasar de los años ha crecido por lo que
necesita controles y supervisiones en las cuentas por cobrar. Existen muchos desfases en cuanto a
controles, no cuentan con un área de crédito y cobranza, tampoco con políticas ni procedimientos, por
eso se efectúa un análisis o evaluación para dar lineamientos que permitan mejorar los controles de
recuperación de las cuentas por cobrar y liquidez de la empresa.
N° DE REGISTRO (en base de datos):
CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADJUNTO PDF: SI NO
CONTACTO CON AUTOR/ES: Bayas Sánchez Elizabeth Stefany Duque Roca Fabiola Michelle
Teléfonos: 0981836085 0997637143
Mail: [email protected] [email protected]
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN:
Nombre: Secretaría de la Facultad
Teléfono: 042206950 042596830
Mail: [email protected]
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-
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Para los fines legales pertinentes, CERTIFICO que la tesis: “ESTRATEGIA PARA MEJORAR EL RENDIMIENTO DE LAS
COBRANZAS EN FROC S.A”, perteneciente a las estudiantes: BAYAS SANCHEZ ELIZABETH STEFANY Y DUQUE ROCA
FABIOLA MICHELLE, tiene 3% según el informe del sistema de coincidencias URKUND.
______________________________
Lcda. Yonaiker Navas Montes, PhD
Tutora de Tesis
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Certificación del Tutor
Habiendo sido nombrada Yonaiker Navas Montes, PhD., tutora de tesis de grado, como
requisito para optar por título de Contador Público Autorizado presentado por las egresadas:
Srta. Elizabeth Stefany Bayas Sánchez, Con C.I. # 0927165241
Srta. Fabiola Michelle Duque Roca, Con C.I. # 0927931881.
Tema:
“ESTRATEGIA PARA MEJORAR EL RENDIMIENTO DE LAS COBRANZAS EN FROC
S.A.”
Certifico que: He revisado y aprobado en todas sus partes, encontrándose apto para su
sustentación.
Lcda. Yonaiker Navas Montes, PhD
Tutora de Tesis
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
Renuncia a Derechos de Autor
Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en esta tesis son de
absoluta propiedad y responsabilidad de:
Srta. Elizabeth Stefany Bayas Sánchez, Con C.I. # 0927165241
Srta. Fabiola Michelle Duque Roca, Con C.I. # 0927931881.
Tema:
“ESTRATEGIA PARA MEJORAR EL RENDIMIENTO DE LAS COBRANZAS EN FROC
S.A.”
Quien cede los derechos a favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso como a
bien tenga.
Bayas Sánchez Elizabeth Duque Roca Fabiola
C.I. 0927165241 C.I. 0927931881
vi
Dedicatoria
Dedicado este trabajo de investigación a mis
hijas Leslie Dayanna y Hanna Lester Sánchez
Bayas son mi fuente de superación, el pilar
más importante para seguir progresando y
atravesando cada obstáculo.
A mis hermanos Lady Milena y Byron Leonel
luchen por lo que se proponen, la vida pone
pruebas difíciles para saber qué tan fuerte
somos, pero con la ayuda de Dios podemos
superar todo.
A las personas que no confiaron en que iba a terminar mi carrera.
Elizabeth Bayas
vii
Dedicatoria
Dedico primeramente el trabajo al creador de
todas las cosas DIOS, ya que me ha dado
fortaleza para continuar cuando he estado a
punto de caer; es por ello que estoy agradecida
por toda la fuerza que me ha dado para poder
lograr cumplir un objetivo más en la vida.
De igual forma, dedico esta tesis a la mujer que me
dio la vida mi madre Sra. Mercedes Roca que ha
sabido formarme con buenos valores y hábitos, una
madre incondicional que a pesar de todo siempre
estará ahí para ayudarme a salir adelante en los
momentos más duros de la vida.
A mi familia en general, porque me ha
brindado su apoyo incondicional y por
compartir conmigo buenos y malos momentos.
Fabiola Duque
viii
Agradecimiento
A dios por darme la vida, protegerme durante
todo mi camino y darme las fuerzas necesarias
para seguir adelante.
A mis padres Félix Bayas y Rufina Sánchez por
demostrarme su cariño, apoyo incondicional y sus
sabios consejos para poder lograr mis metas.
A mi esposo Jorge Sánchez por brindarme el tiempo
necesario para realizarme profesionalmente.
Sobre todo, resalto mi agradecimiento a una
personita muy especial por el gran esfuerzo
que realizó y me apoyó sin pedir nada a
cambio para llegar a ser una profesional.
A mis amigos que estuvieron a mi lado cuando
parecía que el mundo se me venía encima. A mis
profesores que estuvieron en cada ciclo lectivo
dando sus sabias enseñanzas.
ix
Agradecimiento
A Dios porque bajo su bendición me permitió
presentar este trabajo de investigación ante
ustedes.
A la Universidad quien puso a nuestra disposición
dos grandes profesores que revisaron desde nuestra
versión inicial de esta tesis y a su vez lo
enriquecieron con sus opiniones.
Agradezco a la persona que tomo el arduo
trabajo de transmitirnos conocimientos
necesarios para hoy poder lograr y alcanzar
mis metas, un excelente profesor, amigo y
asesor que a pesar de todos sus comentarios
estuvo día a día pendiente y dándome apoyo
moral de que lo lograría, gracias Econ. Freddy
Cortez.
x
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
“ESTRATEGIA PARA MEJORAR EL RENDIMIENTO DE LAS COBRANZAS EN FROC
S.A.”
Autores: Elizabeth Stefany Bayas Sánchez
Fabiola Michelle Duque Roca
Tutora: Yonaiker Navas, PhD
Resumen
En Ecuador las empresas que ofrecen servicios de importación y exportación de mercadería
han crecido con el pasar de los años, debido a este crecimiento es necesario establecer control
en las cuentas por cobrar para mejorar la rentabilidad. Algunas empresas han establecido,
para facilidad de los clientes, el crédito sin prever futuras consecuencias al aplicar una mala
política empresarial, pues existen desfases en cuanto a controles, políticas y procedimientos.
En el presente trabajo se realizó un análisis evaluativo para establecer lineamientos que
permitan mejorar los controles y la recuperación de rentabilidad en la empresa. Con la
finalidad de satisfacer las necesidades de la empresa se propone la creación de manuales,
políticas y procedimientos para optimizar la recaudación de la cartera, otorgando créditos
bajo ciertos requisitos a cumplir.
Palabras claves: Contabilidad, Finanzas, Administración.
xi
UNIVERSITY OF GUAYAQUIL
FACULTY OF ADMINISTRATIVE SCIENCES
AUTHORIZED PUBLIC ACCOUNTING SCHOOL
“Strategy To Improve Performance In The Collection Froc S.A.”
Authors: Elizabeth Stefany Bayas Sánchez
Fabiola Michelle Duque Roca
Tuthor: Yonaiker Navas, PhD
Abstract
In our country, companies offering services import and export of goods have grown over the
years, so they need to establish controls on accounts receivable to improve profitability. Most
companies have resorted to offering credit, without regard to future consequences or measure
applying a bad business policy, there are many gaps in terms of controls, policies and
procedures; for this reason we will make an analysis and evaluation to provide guidelines to
improve controls and recovery of profitability in the company. In order to meet the needs of
the company creating manuals, policies and procedure it is proposed to optimize the
collection of the portfolio, granting loans under certain conditions to fulfill.
Keywords: Accounting, Finance, Administration
xii
Tabla de contenido
Portada…………………………………………………………………………………i
Ficha Repositorio Ciencia y Tecnología ........................................................................ ii
Certificación del Tutor .................................................................................................. iv
Renuncia a Derechos de Autor ....................................................................................... v
Dedicatoria .................................................................................................................... vi
Agradecimiento .......................................................................................................... viii
Resumen ......................................................................................................................... x
Abstract ......................................................................................................................... xi
Introducción ................................................................................................................... 1
Capítulo I ........................................................................................................................ 3
El Problema .................................................................................................................... 3
1.1 Planteamiento Del Problema ............................................................................ 3
1.2 Formulación y Sistematización del Problema .................................................. 5
1.2.1 Formulación del problema. ........................................................................ 5
1.2.2 Sistematización del problema. .................................................................... 5
1.3 Justificación de la Investigación ...................................................................... 6
1.3.1 Justificación Teórica. .................................................................................. 6
1.3.2 Justificación Metodológica. ........................................................................ 6
1.3.3 Justificación Práctica. ................................................................................. 6
1.4 Objetivos de la Investigación ........................................................................... 7
1.4.1 Objetivo General. ....................................................................................... 7
1.4.2 Objetivo Específico. ................................................................................... 7
1.5 Hipótesis ........................................................................................................... 7
1.5.1 Variable Independiente. .............................................................................. 7
1.5.2 Variable Dependiente. ................................................................................ 7
1.5.3 Operacionalización de las variables. .......................................................... 8
Capítulo II .................................................................................................................... 10
Marco Referencial ........................................................................................................ 10
2.1 Antecedente de la Investigación ..................................................................... 10
Marco Teórico .............................................................................................................. 15
2.2 Rentabilidad ................................................................................................... 15
2.2.1 Crédito. ..................................................................................................... 17
2.2.2 Cuentas por cobrar. ................................................................................... 19
2.2.3 Control Interno. ........................................................................................ 21
2.2.4 Antecedentes Históricos. .......................................................................... 26
2.2.5 Análisis de Funcionamiento. .................................................................... 29
2.3 Marco Contextual ........................................................................................... 30
2.3.1 Antecedentes............................................................................................. 30
2.4 Marco Conceptual .......................................................................................... 35
2.5 Marco Legal ................................................................................................... 36
Capítulo III ................................................................................................................... 41
Marco Metodológico .................................................................................................... 41
3.1 Diseño de la Investigación ............................................................................. 41
xiii
3.2 Tipo De Investigación .................................................................................... 41
3.3 Población y Muestra ....................................................................................... 42
3.3.1 Población. ................................................................................................. 42
3.3.2 Muestra. .................................................................................................... 43
3.4 Técnicas e Instrumentos de la Investigación .................................................. 44
3.4.1 Técnicas de recolección de datos. ............................................................ 44
3.5 Análisis de los resultados de la encuesta ........................................................ 47
3.6 Análisis de los Resultados .............................................................................. 62
3.6.1 Procedimientos analíticos preliminares. ................................................... 62
Capítulo IV ................................................................................................................... 68
La Propuesta ................................................................................................................. 68
4.1 Propuesta de la Investigación ......................................................................... 68
4.1.1 Procedimientos. ........................................................................................ 69
Registro de las transacciones.- Es ........................................................................ 75
Ejecución de las transacciones ............................................................................. 75
4.1.2 Políticas de crédito. .................................................................................. 75
...................................................................................................................................... 76
...................................................................................................................................... 76
4.1.3 Políticas de cobranza. ............................................................................... 76
4.1.4 Condiciones de crédito. ............................................................................ 78
4.2 Balances Proyectados a los Resultados .......................................................... 90
4.2.1 Razones de liquidez. 2016 ........................................................................ 94
4.2.2 FODA proyectado a resultados. ............................................................... 95
Conclusiones ................................................................................................................ 97
Recomendaciones ......................................................................................................... 99
Bibliografía………………………………………………………………………….100
Apéndice A................................................................................................................. 102
Apéndice B ................................................................................................................ 107
Apéndice C ................................................................................................................. 111
Apéndice D................................................................................................................. 113
xiv
Índice de Tablas
Tabla 1: Operacionalización de las Variables ................................................................ 9
Tabla 2: Área geográfica de Froc S.A .......................................................................... 31
Tabla 3: Empleados de la empresa Froc ..................................................................... 43
Tabla 4: Técnica e instrumento de recolección de datos.............................................. 44
Tabla 5: Encuesta ........................................................................................................ 46
Tabla 6: Estado de situación Financiera (histórico) ..................................................... 58
Tabla 7: Estado de Resultados Integrales Comparativos ............................................. 59
Tabla 8: Variaciones del Estado de Situación Financiera (2013-2014) análisis
horizontal...................................................................................................................... 63
Tabla 9: Variación de Estados de Resultados Integrales Comparativo análisis
horizontal...................................................................................................................... 64
Tabla 10: Variaciones del Estado de Situación Financiera Método Vertical ............... 66
Tabla 11: Variaciones del Estado de Resultados Integrales Método Vertical ............. 67
Tabla 12: Estado de Situación Financiera .................................................................... 90
Tabla 13: Estados de Resultados Integrales ................................................................. 91
Tabla 14: Estado de situacion Financiera Proyectado (2016) ...................................... 93
Tabla 15:Estado de Ressultados Integrales Proyectados ............................................. 94
Tabla 16: Razones de Liquidez………………………………………………………94
xv
Índice de Figura
Figura 1: Modelo y clases de rentabilidad con sus respectivos análisis ...................... 16
Figura 2: Factores determinantes de un correcto manejo y recuperación de crédito. .. 18
Figura 3: Componentes del Control Interno................................................................. 23
Figura 4 Organigrama Estructural Actual de Froc S.A ................................................ 34
Figura 5: Cuestionario 1 ............................................................................................... 47
Figura 6: Cuestionario 2 ............................................................................................... 48
Figura 7: Cuestionario 3 ............................................................................................... 49
Figura 8: Cuestionario 4 ............................................................................................... 50
Figura 9: Cuestionario 5 ............................................................................................... 51
Figura 10: Cuestionario 6 ............................................................................................. 52
Figura 11: Cuestionario 7 ............................................................................................. 53
Figura 12: Cuestionario 8 ............................................................................................. 54
Figura 13: Cuestionario 9 ............................................................................................. 55
Figura 14: Cuestionario 10 ........................................................................................... 56
Figura 15: Propuesta de Organigrama Estructural de Froc S.A ... ¡Error! Marcador no
definido.1
Figura 16: Funciones Propuesta para la Analista de Crédito y Cobranzas .................. 73
Figura 17: Funciones Propuestas para Cajera – Tesorera de Froc S.A ........................ 74
Figura 18: Políticas de Crédito de Froc S.A ................................................................ 76
1
Introducción
Las empresas deben tener un sistema de control interno que le permita establecer y
regular, de forma automática el seguimiento de las políticas de control. Las cuentas por
cobrar son recursos para las empresas en los que se espera obtener un beneficio a futuro,
teniendo como misión conservar y atraer clientes. La mayoría de las empresas han ofrecido
facilidades de pago a los clientes, sin prever futuras consecuencias al aplicar una política
empresarial de cobro sin haber realizado un estudio o no cuentan con un proceso de control
para dicha cuenta. FROC S.A. brinda servicios en el proceso de nacionalización de cargas
dentro de las normas legales aduaneras, otorga crédito a sus clientes con el fin de brindar un
servicio oportuno y eficaz.
Los controles contables garantizan mayor eficacia, información financiera real y
oportuna, las cuentas por cobrar son activos de importancia para toda empresa, se deben
establecer procesos y controles que mejoren la situación de este activo. Las empresas buscan
un sistema de control adecuado que ayude al logro de los objetivos y del mismo modo
salvaguardar los activos, para que brinden confiabilidad en sus registros. Esto también
depende mucho de la calidad del personal que labora en dicha institución.
Un buen control interno verifica la exactitud y protege la confiabilidad de los datos
obtenidos por las empresas solicitantes del crédito, y a su vez aplicar políticas para obtener
resultados esperados. En FROC S.A las cobranzas provienen de un otorgamiento de crédito,
el presente estudio empezará en este punto para ofrecer soluciones y recomendaciones sobre
los controles internos y las políticas a implementar que necesita la empresa.
Se desarrollará un análisis de la empresa FROC S.A para demostrar la necesidad de
un diseño de manual de controles; con la creación de un departamento de crédito y cobranza
2
mejorando el rendimiento de la empresa, incrementando el volumen de sus ventas debido a la
actividad que desempeña. Se realiza este trabajo de investigación para analizar y diseñar
políticas y procedimientos, el cual pueda optimizar la recaudación de la cartera otorgando
crédito bajo ciertos requisitos a cumplir.
El primer capítulo describe el planteamiento de los problemas, las variables y cuáles
son las falencias que ocurren en FROC S.A tanto en el departamento contable como sus
directivos motivo por el cual se va a realizar la investigación. El segundo capítulo detalla la
información utilizada en el marco referencial, en resumen, todo lo relacionado sobre el tema a
investigar que servirá de ayuda para poder analizar el presente caso. El tercer capítulo,
demuestra la metodología usada para lograr los objetivos en este capítulo se analizan los
métodos planteados para desarrollar este análisis. El cuarto capítulo presenta la propuesta, la
solución a los problemas encontrados y el diseño del área de crédito y cobranza, la forma
correcta de verificar los requisitos y el cumplimento de las políticas.
3
Capítulo I
El Problema
1.1 Planteamiento Del Problema
Una empresa en constante crecimiento tiene una cartera de clientes importante. Este
estudio se enfocará en revisar y analizar la creación de un área que realice la gestión de
cobranza y a su vez diseñar políticas y procedimientos de crédito. La compañía no tiene
controles internos ni políticas contables, funciona en base a los conocimientos del personal
pero sin procesos, sin un jefe de crédito y cobranza que se responsabilice de los objetivos
trazados en un periodo determinando. La poca planificación de las personas que realizan la
gestión de cobranza hace que la cartera permanezca vencida, se incremente la incobrabilidad
y disminuya la liquidez de la empresa. En la actualidad el área contable es el encargado de la
gestión de tesorería pues no existe el personal que realice la función de cobranzas y
pagaduría.
Uno de los factores es la falta de personal profesional responsable de las gestiones de
cobranzas y competencias necesarias para realizar esta actividad. Para tener un control de
cartera y de documentos vencidos, esto requiere de un análisis que determinen soluciones a
las problemáticas existentes, no tener en rol a personal con cierto nivel de institución
universitaria, no se puede satisfacer esta necesidad; por este motivo se propone la creación de
un área que se encargue de implementar controles internos adecuados como políticas,
procedimientos de crédito y cobranza imprescindibles para la compañía, de eso dependen que
las operaciones se efectúen de manera correcta y por ende minimizar los riesgos dentro de la
compañía.
Las cuentas por cobrar se han convertido para las empresas un problema, cada vez se
vuelve más complicado no solo recuperar esas cuentas, también manejarlas financieramente;
4
FROC S.A. es una empresa dedicada a prestar Servicios de Agente Fedatarios de Aduana
desde la implementación del sistema contable VISUAL OPTYMUS mismo que ha
presentado una serie de errores reflejando información errónea, misma que no es útil en la
toma de decisiones. La falta del área de cobranzas hace que la cartera de clientes permanezca
vencida por más de 90 días siendo este su principal problema pues de estos ingresos la
empresa se mantiene firme y al no contar con el cobro en el plazo acordado hace que la
liquidez de la empresa disminuya.
Durante los últimos años FROC S.A no ha establecido mecanismos de control sobre
las cuentas por cobrar, por ende, la información presentada en el sistema no es real. Ya que
no cuenta con un área de crédito y cobranza, dicha función la desempeña la Gerente
Financiera quien lleva un control manual en una hoja electrónica de Excel.
Por otro lado, FROC S.A. maneja una cartera considerable, debido al volumen de los
servicios a crédito, la empresa no cobra ningún interés por mora o incumplimiento de las
facturas vencidas. Uno de los principales problemas de la empresa es la falta de políticas de
cobro y los límites de crédito lo que ocasiona que la cartera se acumule y disminuya la
liquidez. A consecuencia de ello, se realizará el análisis que permita crear controles sobre las
cuentas por cobrar, con un área responsable de hacer cumplir los requisitos que se proponen
para lograr sus objetivos.
Es muy frecuente que se otorgue crédito a una empresa que no ofrece las respectivas
garantías, para ello se debe considerar las siguientes observaciones:
El tipo de cliente que se va analizar.
El monto de crédito.
Plazo de pago.
5
Verificación de datos.
Toma de decisiones para otorgar crédito con respaldo de dicha información, para así
evitar clientes morosos.
Formalizar con el cliente el crédito otorgado.
En el entorno donde se encuentra ubicada la empresa FROC S.A. no cuenta con
competencia directa. Sin embargo, en la ciudad de Guayaquil si existen empresas dedicadas a
brindar el mismo servicio de agente de aduana. A pesar de la competencia ha crecido dentro
del nivel de medianas empresas.
A nivel socio – económico este proyecto no se verá afectado. Con el diseño de
políticas, procedimientos y controles se lograrán cambios para el bienestar de FROC S.A., se
considerará necesario crear el área de crédito y cobranza con el talento humano responsable a
la revisión y control, ayudando a generar efectos positivos que beneficien a la empresa; al no
contar con estrategias de recaudación para la cobranza de créditos, esto podría reflejar la
acumulación de cartera vencida lo cual afecta al capital de operación, y la falta de inducción
del sistema contable no permite al usuario un mejor desempeño en sus funciones.
1.2 Formulación y Sistematización del Problema
1.2.1 Formulación del problema.
¿Cómo mejorar el rendimiento de las cobranzas en Froc S.A?
1.2.2 Sistematización del problema.
¿Cómo es el funcionamiento en el área de crédito y cobranza de la empresa Froc
S.A.?
¿Cuáles son requerimientos que se deben incorporar en el área de crédito y cobranza
de una empresa de servicio?
¿Cómo se estructura una estrategia para mejorar el rendimiento en el área de crédito y
cobranza?
6
1.3 Justificación de la Investigación
1.3.1 Justificación Teórica.
Debido a la falta de políticas, procedimientos y control interno en la empresa, persiste
la necesidad de realizar medidas óptimas para el manejo de las cuentas por cobrar, dicho
rubro representa uno de los activos más importantes con los que cuenta la empresa al
momento de una toma de decisiones. Este ingreso afecta el flujo de efectivo y el capital de
operaciones de la empresa; si se mantienen cuentas incobrables se corre el riesgo que a futuro
se generen pérdidas considerables que afecten la operación y su continuidad en el mercado.
El presente estudio se ha realizado para mejorar el rendimiento de las cobranzas;
estableciendo políticas, procedimientos y requisitos que optimicen la recaudación del mismo;
con la creación del área de crédito y cobranza con el personal capacitado para realizar dicha
función.
1.3.2 Justificación Metodológica.
Para lograr el cumplimiento de los objetivos, y con la finalidad de salvaguardar los
activos u obtener fiabilidad sobre los estados financieros de FROC S.A. El estudio se
desarrolla bajo un enfoque cualitativo y se utilizan instrumentos metodológicos tales como:
Encuesta estructuradas o semi-estructuradas.
Entrevista general o profundizada.
Análisis documental y de campo.
1.3.3 Justificación Práctica.
El sector empresarial necesita la creación de políticas de control para una mejor
recaudación de las cuentas por cobrar de una compañía. Esto se consigue estableciendo los
objetivos organizacionales. Como eje principal, depende de la integración de sus
departamentos y colaboradores; que trabajen independientemente, pero con buenos canales
de información y la base de sus planes o acciones estén orientadas en el control interno,
7
adoptando esto como parte de su cultura organizacional. A través de la muestra a estudiar se
puede identificar la proporción de cobrabilidad e incobrabilidad de los clientes en base a la
información enviada por los mismos (confirmación de saldos).
Valoración de las cuentas por cobrar. - En este método se evita el riesgo de pérdida
por incobrabilidad o insolvencia, generando así un mayor control en las cuentas por cobrar,
utilizando la técnica de análisis cualitativos.
1.4 Objetivos de la Investigación
1.4.1 Objetivo General.
Diseñar estrategia para mejorar el rendimiento en las cobranzas de la empresa de
servicio Froc. S.A.
1.4.2 Objetivo Específico.
Diagnosticar el funcionamiento en el área de crédito y cobranza en Froc S.A.
Determinar los requerimientos que se deben incorporar en el área de crédito y
cobranza de una empresa de servicio.
Estructurar una estrategia para mejorar el rendimiento en el área de crédito y
cobranza.
1.5 Hipótesis
Si se propone estrategias para mejorar el área de crédito y cobranza incrementaría la
rentabilidad en Froc S.A.
1.5.1 Variable Independiente.
Estrategias para mejorar el área de crédito y cobranza.
1.5.2 Variable Dependiente.
8
Rentabilidad en Froc S.A.
1.5.3 Operacionalización de las variables.
En la variable independiente se encuentran las cuentas por cobrar que son recursos
para la empresa y se espera obtener un beneficio a futuro, es de suma importancia la creación
del área de crédito y cobranza en toda empresa, teniendo como misión conservar y atraer
clientes para esto se deben establecer procesos y controles que mejoren la situación de aquel
activo.
Las estrategias de la variable dependiente son las decisiones que toman la gerencia
financiera para recuperar la cartera vencida, dentro de los procedimientos de recuperación de
las cobranzas se utilizarán como técnicas de recuperación de cartera, las notificaciones y en
casos extremos los cobros judiciales, siempre y cuando dependiendo del tipo de negociación
(deuda).
9
Tabla 1:
Operacionalización de las Variables
Nota: Tabla de las variables que demuestran estrategias a utilizar con el fin de obtener los resultados mediante sus indicadores.
RII: Resultado antes de intereses e impuestos
ATEM: Activo total a su estado medio
VARIABLES DEFINICION
CONCEPTUAL
DEFINICION
OPERATIVA DIMENSIONES INDICADORES
Dependiente Rentabilidad
Capacidad de producir o
generar un beneficio
adicional sobre la
inversión
Rentabilidad
económica o
rentabilidad del activo
Rendimiento de los activos de
una empresa con independencia
de la financiación de los
mismos
*RE=RII/ATEM
Independiente Estrategias para
mejoras
Creación del
departamento de crédito
y cobranza
Acciones coordinadas
para convertir activos
exigibles en activos
líquidos de la forma
más rápida
Análisis del caso: Contacto con
el cliente - Diagnóstico
RC =CR/CV
Generación de alternativa:
Obtención de compromisos de
pago
Cumplimiento de compromisos
de pago
10
Capítulo II
Marco Referencial
2.1 Antecedente de la Investigación
Según Rodríguez (2013) en su trabajo de investigación titulado “Administración del
capital de trabajo y su influencia en la rentabilidad de la empresa consorcio Roga SAC”.
Trujillo 2011-2012, planteó como objetivo general explicar, analizar y examinar la influencia
de la administración del capital en la rentabilidad y describir el comportamiento de la
rentabilidad en el periodo de estudio.
Llegando a la conclusión que a pesar de la rotación del capital de trabajo y siguiendo
las políticas y procedimientos de crédito y cobranza el activo genera liquidez de un año a
otro, lo que permite cumplir con sus obligaciones con terceros, desde el punto de vista global
muestra una situación óptima de los saldos de cuentas por cobrar, sin embargo más del 70%
de los saldos de las cuentas por cobrar al 31 de Diciembre del 2005 se encuentran vencidos
en más de 120 días, esto representa para la compañía un costo por cuentas malas del 30% del
total de las cuentas por cobrar en este periodo, afectando directamente el ratio de liquidez de
la empresa ubicándolo desde un 0.71 a un 0.65, con lo cual la empresa disminuye su
capacidad para poder cumplir con sus obligaciones corrientes, cubriendo únicamente el 65%
de su pasivo a corto plazo con los activos corrientes Efectivo y Cuentas por Cobrar.
Se relaciona con la presente investigación por el análisis que permite elaborar
estrategias para el mejoramiento de las cuentas por cobrar aplicando políticas internas y
mejorando las existentes de tal manera que permitan cubrir las políticas de contingencias y el
sobreendeudamiento que pueda darse por caso fortuito. Describe el comportamiento de la
rentabilidad según nuestro estudio la forma de cómo mejorar las cobranzas en los plazos
11
establecidos y nos ayuda a que la administración tome mejores decisiones y administre de la
mejor forma la liquidez de la empresa.
Según Oleas y Garófalo (2013), en su trabajo de investigación titulado “Estrategias
financieras para la aplicación de los procesos de recuperación de cartera de crédito en la
cooperativa Guaranda Ltda. Agencia Caluma”, planteo como objetivo general Desarrollar
Estrategias Financieras para la aplicación de los procesos de recuperación de Cartera de
crédito en la Cooperativa Guaranda Ltda. Agencia Caluma, año 2013.
Llegando a la conclusión que esta institución financiera utilizó estándares de calidad y
mejoramiento continuo, para aplicar correctamente los procesos en la recuperación de cartera
vencida, el cual afecta la liquidez, solvencia y calidad. Esto disminuye la circulación del
capital, afectando la colocación de créditos nuevos. Es el caso de Froc S.A. que debe realizar
un análisis minucioso por cliente antes de otorgar un crédito, establecer estrategias y políticas
que mejoren y aumenten clientes/cartera con la correcta aplicación de la documentación
requerida para evitar inconvenientes a futuro.
Se relaciona con la presente investigación, por lo que sirve de guía para reducir la
cartera vencida y del mismo modo facilitará el proceso de concesión, seguimiento, control y
recuperación de créditos otorgados. Informando las ventajas y desventajas del otorgamiento
de créditos. Para elaborar estrategias es necesario conocer las necesidades que tiene la
empresa para salvaguardar los activos y llevar un mejor control sobre las cobranzas, para no
correr el riesgo de desviación en sus operaciones. Se propone la creación del área que
gestione los resultados que no perjudiquen las actividades de la empresa y poder implementar
controles para una mayor rentabilidad.
12
Según Rosa (2011-2012), en su trabajo de investigación titulado “Evaluación del
Control Interno en el departamento de Cuentas por cobrar de la empresa Grupo 3-14, Santo
Domingo Oeste Republica Dominicana”, planteó como objetivo general evaluar los
lineamientos contables, administrativos y financieros para elaborar un sistema de control
interno con procedimientos y completar los mecanismos existentes para un buen desarrollo y
manejo de las cuentas por cobrar en el departamento de cobranzas.
Llegando a la conclusión que todas las empresas requieren de personas que sepan
desenvolverse en el trabajo realizado, esto se logra identificando las necesidades y controles
que posee cada área en la empresa y detectando puntos fuertes y débiles que se deben reforzar
o eliminar de la organización. Si una empresa mantiene políticas de crédito muy flexibles,
puede incrementar el costo de mantener dichos créditos y el riesgo de pérdidas por cuentas
incobrables esto afecta a la liquidez que reflejan los estados financieros. Las condiciones
económicas del mercado, los precios, la calidad del producto y las políticas de crédito son los
principales factores que influyen sobre el nivel de ventas de una empresa.
La relación existente con el presente estudio se manifiesta en el control interno no
puede existir sin objetivos, metas e indicadores de rendimiento. Si no se conocen los
resultados a lograrse, es imposible definir las medidas necesarias para alcanzarlos y evaluar el
grado de cumplimiento en forma periódica. Se necesita que el personal sea eficiente al
momento de desempeñar sus funciones; cumpliendo políticas y procedimientos en el área de
crédito y cobranza. Se relaciona como un aporte a todos los entes o departamentos que no
cuentan con un adecuado sistema de control interno. Se recomienda identificar y enmendar
errores o incompetencia por parte del talento humano, es indispensable contar con un sistema
de control eficiente y eficaz que permitan medir los resultados.
13
Según Guzmán y Pintado (2012), en su trabajo de investigación titulado “Propuesta
del diseño de un manual de control interno administrativo y contable para el área de
contabilidad de la Universidad Politécnica Salesiana” planteo como objetivo general diseñar
un manual de control interno administrativo y contable, para alcanzar una mayor efectividad
en las actividades que desempeña el área de contabilidad de la universidad. Incluir medidas
de sistemas de revisión, supervisión, verificación, evaluación, aprobación y autorización para
el adecuado desempeño de las actividades que se van a realizar.
Se llegó a la conclusión de medidas enfocadas a proteger los activos, bienes,
inversiones y derechos de la entidad para la cual requiere un adecuado sistema de
procedimiento de datos e información. Enfocada a una herramienta de control interno
administrativo y contable que permita manejar adecuadamente las operaciones financieras de
la institución para el funcionamiento de las actividades y operaciones del área donde se
establecen las funciones y responsabilidades de las personas que desempeñan dicha función.
Con el control interno contribuye directamente a los recursos materiales y financieros que
aseguren la exactitud y confiabilidad de los registros que presentan la información financiera
contable.
Se relaciona con la presente investigación, pues se implementaron manuales de
control interno, funciones, normas y procedimientos administrativos. Esto determinará la
responsabilidad a cada empleado, fortalece la autoridad y delegación de funciones,
ejecutando sus tareas cotidianas, proteger los recursos de la organización buscando una buena
administración evitando riesgos potenciales y reales que unifiquen y controlen el
cumplimiento de rutina del trabajo, es decir los empleados deben cumplir con los reglamentos
de la empresa, un sistema contable adecuado para la exactitud de las ventas a créditos.
14
Según Portilla y Ríos (2012), en su trabajo de investigación titulado “Implementación
de controles internos en la empresa Sabijoux S.A. en la ciudad de Guayaquil”, planteo como
objetivo general mejorar el desempeño del departamento de crédito y cobranza de la empresa
Sabijoux S.A. en la ciudad de Guayaquil con la ejecución de un sistema de control para toda
la empresa.
Llegando a la conclusión que la falta de un manual que detalle las funciones de los
empleados; pues al no especificar deberes y funciones de cargo no hay correcta inducción en
el puesto ni capacitación continua, esto dificulta el correcto desempeño tanto en la parte
profesional como en el trato humano, no se realiza un seguimiento en las actividades de
ventas y evaluación del sistema de cobranzas. La empresa no cuenta con un reglamento
interno, esto hace pensar que todos están cumpliendo con las obligaciones de forma eficaz y
eficiente. Sin medir el nivel de pérdida o desperdicios del activo en la empresa.
Se relaciona con la presente investigación ya que Froc tiene las mismas debilidades en
el área de crédito y cobranza, se busca satisfacer el requerimiento de los clientes para obtener
más competitividad en el mercado mediante otorgamiento de crédito y buena atención. Se
desarrolla e implementan políticas de crédito que permitan una estructuración en cada área,
capacitaciones continuas, manual de funciones, procedimientos para que reflejen un mejor
control y conocimientos a los empleados. Con el propósito de preparar y presentar estados
financieros o estadísticos confiables, se realizan auditorías internas para establecer un análisis
de los problemas internos y evaluar el funcionamiento de la empresa para alcanzar las metas
trazadas en el área de crédito y cobranza. Estableciendo estrategias adecuadas para ofrecer y
mejorar la calidad del servicio que brinda la empresa a precio cómodo.
15
Marco Teórico
2.2 Rentabilidad
Sanchez (2002) afirma que la rentabilidad “es una noción que se aplica a toda acción
económica en la que se movilizan unos medios, materiales, humanos y financieros con el fin
de obtener unos resultados”. Pág. 8
Por tanto, la rentabilidad es sinónimo de calidad y competencia como beneficio que
recibe los accionistas. Froc. S.A al inicio no contaba con rentabilidad en sus operaciones por
ello se realizó el presente trabajo de investigación donde se observó que la empresa no
recuperaba su cartera en el plazo establecido teniendo como consecuencia cartera vencida a
120 días, con las estrategias de mejora propuesta se evita este desfase en sus ingresos.
Cantú (1996) considera que “el análisis financiero y el capital contable están
estrechamente vinculado con el análisis de la rentabilidad de las empresas. La razón de
rendimiento sobre la inversión o capital tiene como objetivo medir el grado en que la entidad
logra convertir en utilidades la inversión de los socios”. Pág. 12 Esto quiere decir que la
rentabilidad es el resultado del proceso productivo es el vínculo entre la inversión y la
utilidad el cual determina la efectividad de la gerencia de una empresa, es el resultado de las
utilidades percibidas en el año y se obtienen por la diferencia de los ingresos y los gastos con
el fin de obtener mayor liquidez.
Según Sanchez, (2002) afirma que la importancia del análisis de la rentabilidad viene
determinada por los objetivos a que se enfrenta una empresa, basados en beneficios u otros en
su crecimiento e incluso en todo análisis empresarial que suele situarse en la polaridad entre
rentabilidad y seguridad o solvencia como variables fundamentales de la actividad económica
16
Para el análisis financiero existe una clasificación con base en indicadores:
Rentabilidad
Rentabilidad sobre la inversión=Utilidad Neta
Capital Contable
Margen
Margen=Resultados
Ventas
Rotación
Rotación=Ventas
Activo
Clases de Rentabilidad
Económica
Financiera
Rentabilidad
Importancia
Análisis de la
rentabilidad
Análisis de la
Estructura
Financiera
Análisis de
solvencia
Estrategia para un
mejor rendimiento
de la cobranza
Finalidad.-
mantener un
desarrollo estable
de la empresa
Capacidad de
satisfacer
obligaciones
financieras
Figura 1: Modelo y clases de rentabilidad con sus respectivos análisis
17
Índice de rentabilidad. -
Margen de Util. Bruta=Utilidades Brutas
Bienes Vendidos =
Ventas-C de Bienes Vendidos
Ventas
Índice de liquidez. - capacidad que tiene la empresa para satisfacer sus obligaciones a
corto plazo
Margen de Utilidad Neta=Utilidad Neta despues de Partida Extraordinarias
Ventas
Esto se relaciona con FROC ya que dicha empresa necesita tomar en consideración si
sus cuentas por cobrar están siendo totalmente recuperada, con este análisis se observará
como se realiza y cada que tiempo retorna el capital a la empresa estableciendo estándares o
modelos sobre el cual se efectué un mejor control logrando así parámetros que ayuden
alcanzar los objetivos de la empresa, según la medición de los resultados se debe aplicar
medidas acordes los estándares establecidos en la empresa. En el caso de ocurrir errores
llevar un control que detecten fallas y se puedan verificar y realizar correcciones.
Por tanto, cada entidad debe iniciarse evaluando su rentabilidad, no solo
individualmente sino comparada con un grupo de entidades homólogas. Para ello se
recomienda utilizar el indicador de rentabilidad de los activos. Considerando lo siguiente:
El nivel relativo de rentabilidad y su evolución a través del tiempo.
El origen de la rentabilidad empieza calculando el margen de interés a fin de
establecer la contribución de la actividad de ahorro y crédito a la generación de
margen positivo.
Calcular los ingresos y gastos para determinar su punto de vulnerabilidad.
2.2.1 Crédito.
Según Cardoso, (2006) se entiende como créditos comerciales a las operaciones
activas, distintas aquellas que deban clasificarse como crédito, para dicho efecto se deberá
18
considerar y dejar constancia por escrito en la solicitud los montos aprobados por la entidad
que realiza los desembolsos. Pág. 23 Como es el caso de Froc no realiza un proceso para
otorgar crédito a los clientes, aprueba créditos sin verificar e indagar la situación económica
del solicitante, otra de las debilidades es prestar servicios sin garantías esto conlleva a la
empresa a que no tenga respaldo de cobro.
Cardoso (2006) se entiende como crédito de consumo aquellas operaciones activas de
crédito otorgadas a personas naturales, cuyo objeto es financiar la adquisición de bienes de
consumo o el pago de servicios para fines no comerciales o empresariales,
independientemente de su monto. Pág. 23 Por ello es importante saber utilizar el crédito,
mismo que permite acceder a las compras de bienes y servicios de la forma más conveniente
cuando no existe la liquidez para el pago inmediato. Tener una línea de crédito significa que
la empresa que otorga el crédito analiza y confía en que los valores por sus servicios
prestados serán cancelados a tiempo. Crea un historial de crédito confiable con pagos
oportunos que pueden ayudan al aumento de cupo.
Figura 2: Factores determinantes de un correcto manejo y recuperación de
crédito.
19
Para realizar el otorgamiento de crédito a los clientes debemos considerar los
siguientes aspectos:
Capacidad de pago: así como los ingresos y egresos del deudor cuando se solicite la
financiación de un proyecto con fines comerciales o empresariales, el flujo de caja del
mismo.
Solvencias del deudor, a través de variables como el nivel de endeudamiento y la calidad
y composición de los activos, pasivos, patrimonio y contingencias del deudor y/o del
proyecto.
Liquidez, valor cobertura e idoneidad de las ganancias.
Para el otorgamiento de créditos se debe obtener y analizar la información referente al
deudor y a la garantía, con base en una metodología técnica idónea que permita proyectar la
evolución previsible tanto del precio del inmueble, como de los ingresos del deudor, de
manera que razonablemente pueda concluirse que el crédito durante toda la vida. Se relaciona
con Froc, esta empresa no tiene establecido ningún mecanismo de control por tal motivo sus
cuentas no eran ingresadas y recuperadas en el plazo previsto, al aplicar las estrategias de
control en el área de cuentas por cobrar se puede obtener un menor riesgo de incobrabilidad y
a su vez la rentabilidad de la misma aumentaría.
2.2.2 Cuentas por cobrar.
Cantú, (1996) las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos
económicos que son propiedad de una organización, los cuales generaran un beneficio en el
futuro; forman parte de la clasificación del activo circulante.
En las cuentas por cobrar se deberán identificar aquellos conceptos derivados de la
cartera de créditos como los intereses y/o del objeto social propio de la entidad.
20
Las cuentas por cobrar se debitan cuando existe:
Concesión de créditos clientes.
Anticipo sueldo Proveedores, Accionistas.
Préstamos empresas relacionadas, empleados, trabajadores.
Las cuentas por cobrar se acreditan cuando existe:
Recuperación de créditos a clientes.
Baja de créditos.
Devolución/Ventas a crédito.
Las ventas a crédito sean a corto o largo plazo son deudas para la empresa que
adquiere un servicio, contrayendo una obligación de cancelar la deuda a un plazo pactado, las
cuentas por cobrar representan un Activo Corriente que son todos los bienes, valores y
servicios brindados por la empresa. El análisis de las cuentas por cobrar es un factor
determinante al momento de tomar una decisión para la aplicación de políticas de crédito y
cobranza. En la actualidad existen normas de auditoría relacionadas al análisis de
herramientas informáticas.
Existe mucha competencia dentro de este sector, el dar un buen servicio les permite
permanecer en el mercado con el riesgo de que la demanda disminuya pues existen varias
empresas dedicadas a ofrecer el mismo servicio. La oferta y la demanda dan lugar a la
competencia en una sociedad competitiva. Los factores claves que hacen a las empresas más
competitivas son: calidad, precio, atención al cliente. Los servicios que presta Froc S.A. son
personalizados, cada cuenta (cliente) tiene su propia ejecutiva quienes son las encargadas de
21
realizar el trámite respectivo, el precio en algunos clientes se basa a la resolución de la
aduana. Ver apéndice 1
2.2.3 Control Interno.
Aunque los autores no comparten un mismo significado se puede decir que el control
interno son los pasos con lo que las empresas esperan prevenir el fraude, es el medio por el
cual se espera alcanzar los objetivos para así evitar las malversaciones de los activos. Este
tipo de control consiste en la revisión de los análisis e informes para saber si son oportunos y
exactos en la toma de decisiones.
Para determinar confiabilidad de los controles internos y lograr los objetivos de una
empresa se analizarán las siguientes definiciones:
Según Napolitano, (2011) el control interno es el proceso diseñado y ejecutado por los
encargados de la dirección de la entidad, la gerencia y otro personal para proveer una certeza
razonable sobre el logro del objetivo de la entidad con respecto a la confiabilidad de la
emisión de informe financiero; la eficacia y eficiencia de las operaciones; el cumplimiento de
las leyes y regulación aplicables. Pág. 19 Por tanto Froc S.A necesita incorporar en su área de
crédito un sistema de control que resguarde la información y emita reportes sean confiables y
reales para la toma de decisiones de la gerencia financiera.
Según Pany, (2008) el control interno comprende los métodos y medidas que se
adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad
de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y fomentar adherencias a las
políticas prescritas. Pág. 25
22
Las empresas en la actualidad buscan la manera de llevar un control más óptimo que
ayude a cumplir con los objetivos propuestos. Los controles se implementan con el fin de
detectar posibles errores para hacer frente al entorno económico y competitivo, así como la
exigencia de los clientes (crecimiento de cartera a futuro). En la actualidad todas las empresas
deben establecer políticas y procedimientos a los respectivos departamentos con el fin de
reducir riesgo.
El control interno es el sistema interior de una compañía que está integrado por el plan
de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e
informes, todas las medidas y métodos empleados. Con ello se logra proteger los activos;
obtener mayor exactitud, confiabilidad en la contabilidad y otros datos e informes operativos.
Este enfoque consiste en resguardar los activos con situaciones en peligro de perdida. La idea
es fomentar y promover la eficiencia en las operaciones tomando en consideración las
políticas fijadas y el control que elabore la empresa sea confiable para permitir a la gerencia
tomar decisiones adecuadas a la situación real que presentare la empresa. Comunicar las
políticas administrativas y estimular y medir el cumplimiento de las mismas.
Por lo tanto el control interno es un proceso incorporado en el cual son responsables la
máxima autoridad junto con el personal, es la base que soporta los demás componentes, con
el único propósito de limitar los riesgos, teniendo como objetivo primordial proporcionar una
seguridad razonable para el logro del objetivo. Estos cinco componentes, ambiente de
control, evaluación de riesgo, actividades de control, información y comunicación y
monitoreo trabajan juntos para prevenir, detectar y corregir los errores que se presenten.
Cuando los componentes están presentes y funcionando en la administración da la seguridad
razonable que los estados financieros están preparados confiablemente y se puede considerar
23
que el control es efectivo. Los componentes del control interno pueden ser implementado a
cualquier tipo de compañía sea cual fuese su magnitud.
A fin de obtener seguridad razonable por medio de esta medida de control llamado
COSO se puede observar:
Los factores que determinan el ambiente de control son los que se detallan a
continuación:
Normas procesos y estructuras.
Valores éticos
Estructura organizacional
En resumen, son las actitudes de los administradores y colaboradores de una empresa,
los cuales son importantes para llevar a cabo un buen proceso de control. En que cada área
cuente con la asignación de responsabilidades y pueda delegar autoridad para preservar la
integridad y prevenir fraudes con el fin de poder rendir cuentas de los resultados mediante el
cumplimiento de sus funciones y según su nivel jerárquico.
Figura 3: Componentes del Control Interno
24
Se relaciona con Froc S.A., pues la empresa no cuenta con un manual de funciones lo
que hace creer al personal que desempeña bien sus funciones, este sistema ayuda a la empresa
porque ubicaran a los trabajadores según su capacidad y competencias en los puestos de
trabajos previamente definidos, realizando un trabajo en conjunto donde todos aportan para
llegar a una meta con la finalidad de beneficiarse unos a otros.
Los factores que determinan la evaluación de riesgos son:
Objetivos de la información financiera.
Riesgos de la información financiera.
Riesgos de fraude.
Sin embargo, una vez detectado el riesgo de la empresa debe ser controlado para
minimizar pérdidas y fraudes que afecten la rentabilidad y desempeño de la administración;
por tanto, se debe evaluar el riesgo implementando estrategias, manuales de funciones,
políticas y procedimientos para llevar un mejor control en la compañía. Las necesidades, de
las empresas como la de los clientes, constituyen un tipo de riesgo al cual todas las empresas
se exponen, del mismo modo la competencia es el riesgo directo al cual se enfrenta día a día
lo que conlleva a tomar medidas pertinentes para que los objetivos se cumplan.
Toda empresa enfrenta diversos tipos de riesgos que no permiten el cumplimiento de
los objetivos, es por ello que deben valorizar, analizar e interpretar. Como es el caso de Froc
S.A al no contar con el personal responsable del control de la cartera, existe la posibilidad
que sus cuentas por cobrar no sean recuperadas en el tiempo acordado, la falta de manual de
funciones, políticas y procedimientos de crédito y cobranza originan la pérdida de liquidez en
la empresa afectando la rentabilidad.
25
Los factores que determinan las actividades de control son:
Integración con la valoración del riesgo.
Selección y desarrollo de las actividades de control.
Políticas y procedimientos.
Tecnología de la información.
Son las políticas y procedimientos que aseguran la toma de acciones necesarias para
orientar los riesgos hacia al cumplimiento de los objetivos. Dentro de esta investigación se
diseñan políticas con el fin de garantizar las metas propuestas que se encuentren al alcance y
prevenir algún tipo de fraude, teniendo el personal competente que se responsabilice de sus
labores diarias.
Se relaciona con Froc S.A ya que se están implementando manuales de funciones para
cada área en la empresa, por lo tanto las actividades de control ayudan a delegar autoridad y
responsabilidades que el personal debe obedecer para desenvolverse en el área laboral,
ejerciendo sus funciones a cabalidad para obtener información actualizada, controlando a los
diferentes departamentos para evitar riesgos de fraude, por tanto se enfoca en la misma área
como uno de los pilares fundamentales de la rentabilidad de la empresa para cumplir con los
objetivos propuestos.
Los factores que determinan la información y comunicación del control interno son:
Información para la presentación de reportes financieros.
Información sobre el control interno.
Comunicación interna.
Comunicación externa.
26
Con el fin de cumplir con las responsabilidades y obtener la información pertinente
actualizada se puede realizar un análisis exhaustivo por medio de evaluaciones que detecten
las deficiencias y así mejorar la eficacia del control.
Los factores que determinan el monitoreo son:
Evaluaciones continuas y separadas.
Presentación de reportes sobre las deficiencias.
Todo sistema de control debe ser monitoreado a fin de establecer si los
procedimientos dados se están dando acorde a lo establecido. El monitoreo es el proceso que
valora el desempeño y la calidad del sistema.
2.2.4 Antecedentes Históricos.
Control Interno
Los sistemas de planificación y control de una organización se aplican en las
empresas de cualquier tamaño o magnitud en forma directa y deben mejorar sus controles,
según su crecimiento. Se dividen en dos tipos de controles internos: administrativo y
contable; el primero, integrado por los procedimientos y métodos que se relacionan con las
operaciones de una organización y con sus directrices, políticas e informes administrativos; el
segundo, consiste en métodos, procedimientos, planes de organización referentes a la
protección de los activos, el aseguramiento de las cuentas y la confiabilidad en los informes
financieros.
Los controles internos administrativos: son procedimientos relacionados con las
operaciones no financieras de la entidad. Se puede describir como un plan de organización,
procedimientos y registros que intervienen en los procesos de decisión administrativa y da
27
lugar a la autorización de las operaciones. Las empresas para garantizar una eficiencia
administrativa deben asegurar sus recursos para tener un control eficaz y el departamento
contable realiza un buen manejo de los controles internos.
El control interno contable son métodos que ayudan a salvaguardar los activos y que
sus reportes se basen en la confiabilidad. (Cook, 1987). A medida que pasan los años
evolucionan nuevos problemas en control interno, esto afecta a la gerencia actual, así como
los profesionales responsables se han visto en la obligación de implementar nuevas formas
para mejorar y perfeccionar dichos controles, es de mucha importancia pues el control interno
es fundamental para que una entidad logre alcanzar; a través de una evaluación; su misión y
visión, así como también el logro de sus objetivos y metas trazadas, de lo contrario sería
imposible definir las medidas que se deben adoptar para alcanzarlos.
En la actualidad, el concepto "Control Interno” reconoce que involucra a los
directivos, trabajadores en general, no solamente a los contadores y auditores, todo el
personal contribuye al logro de los objetivos organizacionales, que tiene como objetivo
primordial salvaguardar los recursos, que contribuyendo a la información veraz. De manera
global se puede afirmar, que,debido al crecimiento económico de los negocios, se
implementan controles internos que permitan a los ejecutivos medir el nivel de riesgo de
crédito, riesgo de mercado, riesgo operacional, riesgo reputación, riesgo legal y otros riesgos
relacionados con los activos. La intención es salvaguardar los activos del negocio, asistir en
el cumplimiento y en la conciliación contable, promover la responsabilidad personal,
conducir a la acción correctiva.
Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los
cuales deben valorarse. Una condición previa a la valoración de riesgos es el establecimiento
28
de objetivos enlazados de distintos niveles y consistentes internamente. Se trata básicamente
de la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos de
la entidad. La generación del control interno ha evolucionado a medida en que se han
transformado los mercados y las estructuras organizacionales, incluso a su ubicación y las
metodologías para las cuales operan, se han ido modificando según su generación que se
detallan a continuación:
Primera Generación
Esta generación se basa en acciones empíricas; esta etapa se encuentra relacionada
con los controles contables y administrativos en la cual garantiza la presentación de reportes
financieros esté libre de fraudes. Surge como respuesta eficaz para las organizaciones lo que
implica que el control interno sea sinónimo de auditoría ya que se realizan comprobaciones y
verificaciones de cifras.
Segunda Generación
Aquí, con la implementación de métodos y procedimientos asegura que los activos
deben estar debidamente protegidos. Esta generación ha trasladado las prácticas del sector
privado ajustándolas a las necesidades del sector público, con un precio muy alto el cual
implica:
Sacrificar eficiencia por cumplimiento, y
Se refuerza una cultura de control interno centrada en lo operativo.
Tercera Generación
Fue la tercera generación que dio origen al COSO- Committee of Sponsoring
Organizations of the Treadway Commission (Comité de Patrocinadores de la Comisión
29
Treadway) con el objeto de ayudar a la administración a mejorar los controles internos; esta
etapa garantiza la eficiencia del control interno. En la actual generación del control interno
compromete entender los distintos elementos que lo conforman en función de los objetivos
que persiguen.
2.2.5 Análisis de Funcionamiento.
Consiste en analizar el riesgo crediticio de una empresa, para tratar de averiguar si
podrá atender y repagar sus deudas. Para ello, estudia principalmente la caja generada y la
evolución del balance y cuenta de pérdidas y ganancias, comparando tanto las cifras como las
ratios con los de otras empresas de la misma actividad. También analiza los presupuestos de
la empresa y las proyecciones preparadas, sea por la empresa o por un analista. (Tamales,
2001)
El análisis financiero es un estudio basado en los riesgos que corre la empresa y saber
si podrá cubrir sus deudas, basado en las ratios financieras utilizados para determinar el
cumplimiento de la empresa. Este artículo consiste en analizar los riesgos que tiene una
empresa para mejorar sus necesidades y que no cause pérdidas por incumplir una obligación,
así mismo se analizarán los presupuestos y proyecciones para saber si podrán cubrir sus
deudas.
30
2.3 Marco Contextual
2.3.1 Antecedentes.
FROC S.A. se constituye en la ciudad de Quito el 21 de abril del año 2003, con un
capital autorizado de $800 dólares, las escrituras de constitución las realizó el Notario
Humberto Moya, Notaria Trigésima Octava de la ciudad, en cumplimiento en la resolución
Nº 03-G-IJ-0002529 dictada el 4 de abril del 2003 queda inscrita en el Registro Mercantil y el
9 de abril del 2003. Realiza su inscripción e inicio de actividades con el Registro Único de
Contribuyentes (RUC), la compañía se inicia en las calles Rio Arajuno y Av. La Prensa en el
año 2003. Fabricio Ordoñez – Gerente General recibe el título de Agente de Aduana,
situación que oficializa el inicio de la historia de una de las oficinas con mayor tradición en el
país.
En 2007 la compañía se traslada al centro de Guayaquil y pasa a ser integrada por el
grupo Ordoñez, quienes son un grupo constituido por tres compañías con más de 15 años de
experiencia en el ámbito del comercio exterior a nivel nacional. Ofrece un servicio logístico
integral de transporte, incluido el proceso de nacionalización de cargas dentro de las normas
legales aduaneras, con una participación pro-activa y de forma exitosa en diversos sectores de
la economía; la empresa FROC presta servicios de agenciamiento aduanero y comercio
exterior, HANZELY es una empresa que presta servicios de logística integral de carga suelta
y full conteiner (Aéreo, Marítimo y Terrestre) y la empresa LAGARCIA presta servicios de
transporte terrestre local de carga liviana y pesada con cobertura a nivel nacional.
Precisamente en julio de ese mismo año cambian de dirección, en la actualidad se
encuentran ubicada en calle Carchi 904 entre Vélez y Hurtado y es ahí donde inicia sus
actividades como grupo, el 1 de agosto de 2007.
31
Tabla 2:
Área geográfica de Froc S.A
País Ecuador
Región Costa
Provincia Guayas
Ciudad Guayaquil
Parroquia Nueve de Octubre
Figura 4 ubicación geográfica donde se desarrolló el trabajo de investigación
El presente estudio de investigación pretende desarrollar estrategias del control
interno en el área de crédito y cobranza de la empresa Froc S.A., para alcanzar una cobranza
rápida que incremente la rentabilidad, se tomará información relevante de años anteriores que
contribuya a mejorar la empresa.
Misión.
Proveer un servicio eficiente con calidad y responsabilidad en cada proceso logístico y
operacional, impulsando el desarrollo del comercio exterior, satisfaciendo en forma absoluta
las necesidades y requerimientos de los clientes, llevando a sus empresas soluciones óptimas
en el tiempo justo.
Nota: ubicación geográfica donde se encuentra la empresa
del caso de investigación
32
Visión.
Liderar el mercado nacional y obtener el reconocimiento a nivel internacional como el
grupo operador de servicio logístico integral más completo.
Valores.
Compromiso: Mantener un capital humano altamente capacitado y motivado a brindar
soluciones efectivas en forma oportuna y profesional.
Ética: Desarrollar constantemente el compromiso de los valores éticos de los
colaboradores para ser más íntegros y líderes en cada una de las ramas.
Comunicación: Uso de canales permanentes de comunicación e información, de
forma clara y precisa optimizando el recurso de trabajo en equipo con tecnología de
punta.
Colaboración: El pilar fundamental es el trabajo en equipo, tanto del cliente interno
como para el externo.
Responsabilidad: En el manejo de la documentación.
Honestidad: Claridad y confidencialidad en el manejo de información y recursos
financieros de los clientes.
Calidad: En todos los ámbitos de cada uno de los servicios que se ofrecen.
Puntualidad: En la entrega de los servicios solicitados por los clientes.
El análisis FODA de la empresa Froc S.A
Fortalezas - Análisis interno
Capacidad de endeudamiento
Personal administrativo calificado
Integración vertical nacional e internacional en la presentación del servicio
33
Oportunidades – Análisis externo
Marco legal
Acceso a la información relevante para la planificación
Incrementar la presencia a nivel internacional
Debilidades
Precios ligeramente altos frente a la competencia
Falta de personal para realizar la función de cobranza
Otorgamiento de crédito sin verificación de datos
Amenazas
Dificultad para encontrar un proveedor de piezas fiable
Alta competencia
Mayor requerimiento de importaciones
34
Figura 4 Organigrama Estructural Actual de Froc S.A
AREA
CONTABLE
ASISTENTE
CONTABLE
RECEPCIONISTA
PRESIDENTE
GERENTE
GENERAL
GERENTE
FINANCIERO
AREA
LOGISTICA
CONTADORA JEFE DE
LOGISTICA
ASISTENTE
LOGISTICA 1
MENSAJERO 1
MENSAJERO 2
MENSAJERO 3
ASISTENTE
LOGISTICA 2
GERENTE
OPERATIVO
AREA
OPERATIVA
JEFE DE VENTAS
EJECUTIVO 1
EJECUTIVO 2
EJECUTIVO 3
DIGITADOR 1
DIGITADOR 2
JEFE DE
OPERACIONES
EJECUTIVO 4
35
2.4 Marco Conceptual
Estrategias: Son las acciones que deben realizarse para mantener y soportar el logro
de los objetivos de la organización y de cada unidad de trabajo y así hacer realidad
los resultados esperados al definir los planes estratégicos. Son el conjunto de tácticas
que permiten concretar y ejecutar planes estratégicos.
Pruebas sustantivas. - Son pruebas realizadas para obtener evidencia de auditoría,
con respecto a si las aseveraciones de los estados financieros carecen de errores
significativos. Dentro de ellas se aplican las pruebas sustantivas de detalle y
procedimientos analíticos sustantivos.
Riesgos de mercado. - El riesgo de que el valor razonable o los flujos de efectivo
futuros de un instrumento financiero puedan fluctuar como consecuencia de
variaciones en los precios de mercado.
Liquidez. - Es la capacidad de la empresa de hacer frente a sus obligaciones que tiene
una empresa para obtener dinero en efectivo, es la proximidad de un activo a su
conversión en dinero.
Activo circulante.- Es un bien o derecho líquido que puede convertirse en líquido en
menos de un año.
Administración del capital.- Es manejar cada uno de los activos y pasivos circulantes
de la empresa de tal manera que se mantenga un nivel aceptable de este.
36
2.5 Marco Legal
Según la actividad de la empresa de servicio FROC S.A. se fundamenta en la
siguiente legislación:
Reglamento Para La Aplicación De La Ley Orgánica De Régimen Tributario Interno.
Sección I.- Contabilidad Y Estados Financieros
Art. 34.- Contribuyentes obligados a llevar contabilidad. - Todas las sucursales y
establecimientos permanentes de compañías extranjeras y las sociedades definidas como
tales en la Ley de Régimen Tributario Interno, están obligadas a llevar contabilidad.
Igualmente, están obligadas a llevar contabilidad, las personas naturales y las sucesiones
indivisas que realicen actividades empresariales y que operen con un capital propio que al
inicio de sus actividades económicas o al 1o. de enero de cada ejercicio impositivo hayan
superado los USD 60.000 o cuyos ingresos brutos anuales de esas actividades, del ejercicio
fiscal inmediato anterior, hayan sido superiores a USD 100.000 o cuyos costos y gastos
anuales, imputables a la actividad empresarial, del ejercicio fiscal inmediato anterior hayan
sido superiores a USD 80.000. Se entiende como capital propio, la totalidad de los activos
menos pasivos que posea el contribuyente, relacionados con la generación de la renta
gravada.
La contabilidad deberá ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un
contador legalmente autorizado. Los documentos sustentan teorías de la contabilidad
deberán conservarse durante el plazo mínimo de siete años de acuerdo a lo establecido en el
Código Tributario como plazo máximo para la prescripción de la obligación tributaria, sin
perjuicio de los plazos establecidos en otras disposiciones legales. Art. 36.- Principios
generales. - La contabilidad se llevará por el sistema de partida doble, en idioma castellano y
37
en dólares de los Estados Unidos de América, con sujeción a las Normas Ecuatorianas de
Contabilidad (NEC) y a las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), en los aspectos
no contemplados por las primeras.
En caso de que el documento soporte que la contabilidad se encuentre en un idioma
diferente del castellano, la administración tributaria podrá solicitar al contribuyente las
traducciones respectivas de conformidad con la Ley de Modernización del Estado, sin
perjuicio de las sanciones pertinentes. Para fines tributarios, las Normas de Contabilidad
deberán considerar las disposiciones de la Ley de Régimen Tributario Interno y de este
reglamento, así como las de otras normas legales o reglamentarias de carácter tributario.
El Organismo técnico de la Federación Nacional de Contadores con la participación
de delegados de la Superintendencia de Bancos, Superintendencia de Compañías y del
Servicio de Rentas Internas, elaborará las Normas Ecuatorianas de Contabilidad o sus
reformas, que serán periódicamente notificadas a las máximas autoridades de las
mencionadas instituciones públicas, quienes dispondrán su publicación en el Registro
Oficial. Previa autorización de la Superintendencia de Bancos o de la Superintendencia de
Compañías, en su caso, la contabilidad se expresará en dólares de los Estados Unidos de
América y en otra moneda extranjera.
Art. 38.- Emisión de Comprobantes de Venta.- Los sujetos pasivos deberán emitir y
entregar comprobantes de venta en todas las transferencias de bienes y en la prestación de
servicios que efectúen, independientemente de su valor y de los contratos celebrados. Dicha
obligación nace con ocasión de la transferencia de bienes o de la prestación de servicios de
38
cualquier naturaleza, aun cuando dichas transferencias o prestaciones se realicen a título
gratuito, no se encuentren sujetas a tributos o estén sometidas a tarifa cero por ciento del
IVA, independientemente de las condiciones de pago.
En todos los demás aspectos, se estará a lo dispuesto en el Reglamento de
Comprobantes de Venta y de Retención.
Resolución JB-2002-500
SECCIÓN I.-De la Comisión Especial de la Calificación de activos de Riesgo y su
reporte a la Superintendencia de Bancos y Seguros.
Art. 2.- La calificación de los activos de riesgo se efectuará, para los créditos
comerciales, sobre cada sujeto de crédito, sea esta persona natural o jurídica, considerando
las obligaciones directas y contingentes vigentes y vencidas, incluyendo capital, intereses y
comisiones acumuladas por cobrar. Cuando se trate de créditos de consumo, para la vivienda
o microcréditos, la calificación se realizará sobre cada operación.
Art. 3.- El directorio de las entidades controladas o el organismo que haga sus veces,
conocerá el informe de la comisión de calificación de activos de riesgo cuando menos cuatro
veces en cada año calendario, con saldos cortados al 31 de marzo, 30 de junio, 30 de
septiembre y 31 de diciembre.
SECCIÓN II.-Elementos de la calificación de Activos de Riesgo y su Calificación.
Art. 5.- Los elementos generales que deben tomarse en cuenta para calificar a los
activos de riesgo en las distintas categorías e indicar los rangos de requerimiento de
provisiones, se detallan a continuación:
39
Cartera de Crédito y Contingentes. - La calificación de la cartera crediticia
comprende a cada deudor con relación a la totalidad de sus obligaciones, de modo que la
calificación final exprese el riesgo asociado con cada una de sus acreencias y en su conjunto.
La cuantificación de dicho riesgo representa el valor esperado de las pérdidas con relación a
cada deudor y reflejará el nivel adecuado de provisiones. Para los efectos de la clasificación
de la cartera, los créditos se dividirán en tres clases: de consumo, para la vivienda y
microcrédito.
Resolución JB-2002-602
De la Administración de Riesgo de Crédito
Art. 1.- La disposición de la presente norma son aplicables al Banco Central del
Ecuador, a las Instituciones Financieras Publicas y privadas, a las compañías de
arrendamiento mercantil, a las compañías emisoras y administradoras de tarjetas de crédito,
y a las corporaciones de desarrollo de mercado secundario de hipotecas, cuyo control
compete a la Superintendencia de Bancos y Seguros y que en el texto de este capítulo se las
denominará como instituciones controladas.
Las Normas Internacionales de Información Financiera afectan a las cuentas por
cobrar cuando: Se adoptan por primera vez las Normas Internacionales de Información
Financiera en una compañía puede presentar un volumen muy alto de las cuentas por cobrar
y obligaciones financieras que al ser valoradas el impacto en las cifras pueden ser
significativo en el balance, así como el proceso de la conversión. Sin embargo, cuando ya
está implementada la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera
(NIIF) por primera vez el impacto se ve reflejado en cifras al final del periodo porque ya
registran los descuentos. Según las Normas Internacionales de Información Financiera
40
(NIIF) un instrumento financiero es un contrato que da origen a un activo financiero y a un
pasivo financiero o un instrumento de patrimonio en la otra empresa, se utilizan los
instrumentos financieros cuando se obtiene rentabilidad de los bienes o servicios entregados.
Según las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF Cómo se procede con el
manejo del deterioro o provisión de la cartera: Se debe realizar un análisis individual, quiere
decir factura por factura, ya que al realizar un análisis global no serviría porque si de algo se
está seguro, es que los clientes pagaran en el plazo acordado y no todos los clientes quedaran
en morosidad con la empresa, el análisis global solo nos sirve para efectos fiscales.
Dependiendo el caso se lo denominara provisión o deterioro, la provisión es utilizada como
margen de probabilidad de no cobrar ya que son obligaciones cuyo valor no puede estimarse
fiablemente, el deterioro sirve para reflejar pérdidas de los activos y se produce cuando el
valor contable sea mayor que el importe recuperable.
Cuando una cartera tiene mucho tiempo de vencimiento lo primero que se debe
recordar que son instrumentos financieros y susceptibles de deterioro, en caso de que la
cartera de cliente este vencida por más de dos años se puede decir que está deteriorada en su
totalidad, a menos, que el cliente (empresa) esté en medio de una reestructuración
financiera; es decir, que existe la posibilidad que el cliente cancele la deuda. Si el valor de la
cartera vencida es un valor pequeño y no existe esperanza de pago, se registra en la cuenta
de gasto; pero si la cartera es significante y la expectativa de que el cliente no pague es
mayor significa que se va a mermar la rentabilidad, por lo cual se calcula el deterioro
estimado. Cuando existe la probabilidad de pago se cuantifican los años de vencimiento o
años que el dinero no ha ingresado, estimando un valor a futuro que se vaya a percibir
amortizando la deuda y traerla al presente.
41
Capítulo III
Marco Metodológico
3.1 Diseño de la Investigación
El tipo de diseño que se estableció fue de campo pues la información fue dada en el
lugar donde surge el problema (empresa servicios FROC S.A.) el cual permite tener contacto
directo del investigador con la realidad, en el cual se obtienen datos verídicos para analizar e
interpretar la fundamentación teórica
3.2 Tipo De Investigación
La presente investigación se consideró de tipo descriptivo (dentro del método
analítico – sintético), el objetivo consiste en conocer las actitudes que predominen la
descripción exacta de los procesos, de las variaciones y aplicación de las estrategias para
mejorar los procesos de las cobranzas, el objeto de estudio está libre de alteración o
manipulación por parte del investigador. El presente trabajo está dado con el propósito de
ampliar, conocer y profundizar diferentes criterios y teoría basados en libros e internet, el
cual incluye información propia de la empresa el cual sirve de soporte para el trabajo
realizado.
Mediante este proyecto y con la elaboración de la propuesta, se obtendrán futuros
beneficios que mejorarán los procesos, con el fin de dar posibles soluciones para hallar las
deficiencias e irregularidades que se presenten en la recuperación de la cartera. Es necesario
saber que el control interno es importante para las empresas pues minimizan los índices de
riesgos en el área de créditos y cobranzas, se puede analizar la gestión de cobro y evaluar los
créditos a clientes, estos temas tienen importancia para cualquier empresa pues el garantizar
42
la captación de servicio no significa que el riesgo es menor. La creación del área de crédito y
cobranza está enfocada en buscar una mayor rentabilidad, otorgando crédito y controlando el
análisis de plazo de los clientes, estos planteamientos operacionales son empíricamente
observables.
3.3 Población y Muestra
3.3.1 Población.
Según Tamayo, (1988) la población: es la totalidad de los elementos a estudiar las
cuales concuerdan en una serie de características factibles de procesar dando origen a los
datos de la investigación. También se le suele llamar universo por cuanto abarca a todos
entes sujetos del estudio.
Esto quiere decir que población o universo es el conjunto de elementos que realiza
observaciones, puede ser finita o infinita de personas u objetos con características comunes.
Finita abarca todos los empleados que laboran en la empresa y la infinita se la realizan por
fórmula. Cuando la población es limitada tal es el caso de Froc S.A que cuenta con poco
personal administrativo se le llama población finita, la cual es cuantificable, en cambio será
infinita cuando esa población no se puede cuantificar sino a través de una muestra.
Por lo tanto, el universo de FROC S.A. no es tan amplio, es por ello que se realizará
la encuesta a todos sus colaboradores, esto puede influir a encontrar las deficiencias que
afectan para mejorar el control interno en las cuentas por cobrar. Este estudio, la población
de la que se obtendrá la muestra, se compone de 21 personas lo que constituye una
población finita distribuida de la siguiente forma:
43
Tabla 3:
Empleados de la empresa Froc
Presidencia 1
Gerente General 1
Gerente Financiero 1
Gerente Operativo 1
Contadora 1
Asistente contable 1
Recepcionista 1
Jefe de Logística 1
Mensajeros 3
Asistentes de Logística 2
Jefe de Venta 1
Ejecutivos 4
Jefe Operativo 1
Digitador 2
Total de empleados 21
3.3.2 Muestra.
Según Cárdenas, (1974) una muestra debe ser definida en base de la población
determinada, y las conclusiones que se obtengan de dicha muestra solo podrán referirse a la
población en referencia. Esto quiere decir que la muestra es una parte de la población
determinada que sirve para recolectar los datos y representarla. Es una representación
significativa de las características de una población, que bajo, la asunción de un error
44
(generalmente no superior al 5%) estudia las características de un conjunto poblacional
mucho menor que la población global.
La encuesta es una herramienta muy utilizada como medio principal para obtener
información escrita del personal, debido a que el tamaño de la muestra es muy pequeño se
decide aplicar la muestra a todo el personal. Esto permite estandarizar los datos para un
análisis posterior, obteniendo gran cantidad de datos a un precio bajo y en un período de
tiempo corto.
Tabla 4:
Técnica e instrumento de recolección de datos
Técnica Instrumento
Encuesta
Cuestionario
3.4 Técnicas e Instrumentos de la Investigación
Para el desarrollo de esta tesis se utilizan diversas fuentes de información, tal recomienda
Cook, (1987) en su libro de auditoria como:
Técnicas de recolección de datos.
Técnicas de análisis de datos.
Técnicas de análisis de riesgos.
3.4.1 Técnicas de recolección de datos.
Para la recolección de datos se elaboró una carta de requerimiento de información
dirigida a la gerencia de la compañía FROC S.A. Se obtuvo información mediante
indagación y encuestas al personal de la empresa, dentro de los encuestados está el Gerente
45
Financiero, quien enfatizó la importancia de la información proporcionada, por tal razón
solicitaron confidencialidad de la información de la empresa FROC S.A. Para llevar a cabo
el proceso de diseño de un área de crédito y cobranza que ayude a crear controles internos,
se revisaron textos y libros relacionados con el control interno, además se recurrió a las
Normas Internacionales de Información Financiera relacionadas con el tema.
46
Tabla 5:
Encuesta
Empresa: FROC S.A
Área: Cuentas por Cobrar
Responsable:
No. Cuestionario
Mu
y e
n
des
acu
erd
o
En
des
acu
erd
o
Ind
ecis
o
De
acu
erd
o
Mu
y d
e
acu
erd
o
1 ¿Existen estrategias para mejorar la rentabilidad
de Froc S.A? 3 8 4 5 1
2 ¿El personal de la compañía está capacitado para
realizar sus funciones? 0 4 4 6 7
3
¿Es necesario la creación de un área de crédito y
cobranza que se encargue de realizar gestiones de
cobro?
2 3 1 6 9
4 ¿Cuenta con información confiable y actualizada
de la cartera vencida? 4 4 9 4 0
5 ¿Existe un área de cobranzas dependiente del
Área Financiera? 15 2 4 0 0
6
Con el diseño de las políticas y procedimientos
¿Cree usted que mejorará el rendimiento de la
cobranza?
5 3 3 10 0
7 ¿Existen normativas sobre indicadores o índices
mínimos para analizar a los clientes? 12 3 3 0 3
8 ¿Se estima un porcentaje para el deterioro de las
cuentas por cobrar? 3 3 4 7 4
9 ¿Se ha implementado un manual de políticas y
procedimientos contables? 7 3 8 3 0
10
¿La información presentada en los balances ya
cuenta con la aplicación de la Norma
Internacionales de Información Financiera?
1 1 4 6 9
47
3.5 Análisis de los resultados de la encuesta
P1.- ¿Existen estrategias para mejorar la rentabilidad de Froc. S.A?
Columna1 Población %
Muy en desacuerdo 3 14%
En desacuerdo 8 38%
Indeciso 4 19%
De acuerdo 5 24%
Muy de acuerdo 1 5%
21 100%
Figura 5: Cuestionario 1
Interpretación:
El 38% del personal de FROC S.A. indican que no cuenta con estrategias para
mejorar su rentabilidad, por ello ha incrementado el volumen de la cartera vencida, esto
quiere decir que no están realizando una oportuna cobranza y a consecuencia tiene falta de
liquidez las cuales se ven reflejadas en su cartera a más de 120 días de crédito vencido.
14%
38%
19%
24%
5%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
¿Existen estrategiaspara mejorar la rentabilidad de Froc S.A?
Muy en desacuerdo
En desacuerdo
Indeciso
De acuerdo
Muy de acuerdo
48
P2.- ¿El personal de la compañía está capacitado para realizar sus funciones?
Columna1 Población %
Muy en desacuerdo 0 0%
En desacuerdo 4 19%
Indeciso 4 19%
De acuerdo 6 29%
Muy de acuerdo 7 33%
21 100%
Figura 6: Cuestionario 2
Interpretación:
Al no contar con un manual de funciones los colaboradores de Froc S.A creen que
realizan su trabajo perfectamente. Cuando entran en vigencia las nuevas normativas la
Gerente Financiera envía al personal a capacitarse en los respectivos seminarios, el 29%
indica que si está capacitado pues a ellos la empresa les reconoce el seminario ya que de eso
depende la actualización de los servicios que ofrecemos.
0%
19% 19%
29%
33%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
¿El personal de la compañía esta capacitado para realizar sus funciones?
Muy en desacuerdo
En desacuerdo
Indeciso
De acuerdo
Muy de acuerdo
49
P3.- ¿Es necesario la creación de un área de crédito y cobranza que se encargue de realizar
gestiones de cobro?
Columna1 Población %
Muy en desacuerdo 2 10%
En desacuerdo 3 14%
Indeciso 1 5%
De acuerdo 6 29%
Muy de acuerdo 9 43%
21 100%
Figura 7: Cuestionario 3
Interpretación:
El 43% está de acuerdo con la creación del área de crédito y cobranza, opinan que de
esta forma se lleva a cabo un mejor control y seguimiento a cada cliente, cada área tiene
restricción de la información que manipula, por ende solo personal autorizado puede tener
conocimiento de las mismas.
10%
14%
5%
29%
43%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
¿Es necesario la creación de un área de crédito y cobranza que se encargue de
realizar gestiones de cobro?
Muy en desacuerdo
En desacuerdo
Indeciso
De acuerdo
Muy de acuerdo
50
P4.- ¿FROC S.A. cuenta con información confiable y actualizada de la cartera vencida?
Columna1 Población %
Muy en desacuerdo 4 19%
En desacuerdo 4 19%
Indeciso 9 43%
De acuerdo 4 19%
Muy de acuerdo 0 0%
21 100%
Figura 8: Cuestionario 4
Interpretación:
Según la encuesta el personal está indeciso si la información está actualizada ya que
no existe un responsable de dicha área, el departamento contable dice que, si se encuentran
actualizadas las carpetas de crédito de los clientes, pero la gerente financiera indica que los
valores no coinciden porque no ingresan los cobros de los clientes y algunas facturas pasan
directo al archivo.
19% 19%
43%
19%
0%0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
¿Cuenta con informacion confiable y actualizada de la cartera vencida?
Muy en desacuerdo
En desacuerdo
Indeciso
De acuerdo
Muy de acuerdo
51
P5.- ¿Existe un área de crédito y cobranza dependiente del Área Financiera?
Columna1 Población %
Muy en desacuerdo 15 71%
En desacuerdo 2 10%
Indeciso 4 19%
De acuerdo 0 0%
Muy de acuerdo 0 0%
21 100%
Figura 9: Cuestionario 5
Interpretación:
En la compañía FROC S.A. no hay departamentos específicos, el 71% indican que
no existe un área que se encargue y responsabilice de dicha función; el área financiera por el
momento es la encargada de manejar la cartera, el 19% indican que si porque creen que el
personal contable está encargado de realizar la cobranza y mantener actualizado los estados
de cuenta.
71%
10%
19%
0% 0%0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
¿Existe una área de crédito dependiente del Área Financiera?
Muy en desacuerdo
En desacuerdo
Indeciso
De acuerdo
Muy de acuerdo
52
P6.-Con el diseño de las políticas y procedimiento ¿Cree usted que mejora el rendimiento de
la cobranza?
Columna1 Población %
Muy en desacuerdo 3 14%
En desacuerdo 3 14%
Indeciso 3 14%
De acuerdo 12 57%
Muy de acuerdo 0 0%
21 100%
Figura 10: Cuestionario 6
Interpretación:
El 57% dice que sí es necesario el diseño de la políticas y procedimiento de las
cuentas por cobrar; con el cumplimiento de los requisitos se recuperan a tiempo las facturas
a crédito, el 14% se encuentra en desacuerdo e indecisos ya que dicen que no las empresas
no respetan el plazo de pago.
14% 14% 14%
57%
0%0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Con el diseño de las políticas y procedimientos ¿Cree usted que mejorará el
rendimiento de la cobranza?
Muy en desacuerdo
En desacuerdo
Indeciso
De acuerdo
Muy de acuerdo
53
P7.- ¿Existen normativas sobre indicadores o índices mínimos para analizar a los clientes?
Columna1 Población %
Muy en desacuerdo 12 57%
En desacuerdo 3 14%
Indeciso 3 14%
De acuerdo 0 0%
Muy de acuerdo 3 14%
21 100%
Figura 11: Cuestionario 7
Interpretación:
No existen ningún tipo de indicadores para analizar los clientes, la empresa no cuenta
con controles adecuados que ayuden a mejorar, es por ello que con la creación de las
políticas de créditos y cobranzas podrán establecer según los requisitos el análisis de los
futuros clientes.
57%
14% 14%
0%
14%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
¿Existen normativas sobre indicadores o indices minimos para analizar a los clientes?
Muy en desacuerdo
En desacuerdo
Indeciso
De acuerdo
Muy de acuerdo
54
P8.- ¿Se estima un porcentaje para el deterioro de las cuentas por cobrar?
Columna1 Población %
Muy en desacuerdo 3 14%
En desacuerdo 3 14%
Indeciso 4 19%
De acuerdo 7 33%
Muy de acuerdo 4 19%
21 100%
Figura 12: Cuestionario 8
Interpretación:
FROC S.A. cuenta con un porcentaje específico para determinar el deterioro de sus
cuentas, dicho porcentaje se refleja al final de cada periodo, estiman su provisión de cuentas
incobrables en relación de su cartera vencida.
14% 14%
19%
33%
19%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
¿Se estima un porcentaje para el deterioro de las cuentas por cobrar?
Muy en desacuerdo
En desacuerdo
Indeciso
De acuerdo
Muy de acuerdo
55
P9.- ¿Se ha implementado un manual de políticas y procedimientos contables?
Columna1 Población %
Muy en desacuerdo 7 33%
En desacuerdo 3 14%
Indeciso 8 38%
De acuerdo 3 14%
Muy de acuerdo 0 0%
21 100%
Figura 13: Cuestionario 9
Interpretación:
El personal de FROC S.A. se encuentra indeciso si la empresa cuenta con políticas y
procedimientos establecidos en sus área, el 33% indica que no existen ningún tipo de
políticas al momento de realizar los créditos confían en la capacidad y experiencia de los
trabajadores.
33%
14%
38%
14%
0%0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
¿Se ha implementado un manual de politicas y procedimientos de cobranzas?
Muy en desacuerdo
En desacuerdo
Indeciso
De acuerdo
Muy de acuerdo
56
P10.- ¿La información presentada en los Balances ya cuenta con la aplicación de la Norma
Internacional de Información Financiera (NIIF)?
Columna1 Población %
Muy en desacuerdo 1 5%
En desacuerdo 1 5%
Indeciso 4 19%
De acuerdo 6 29%
Muy de acuerdo 9 43%
21 100%
Figura 14: Cuestionario 10
Interpretación:
Según la encuesta al personal administrativo y gerencia muestra que si se encuentran
reflejados sus balances con las nuevas normas adoptadas, por ende la información que
presentan ya está realizada la adopción por primera vez y ya obtuvo el impacto deseado.
5% 5%
19%
29%
43%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
¿La informacion presentada en los balances ya cuenta con la aplicación de la Norma
Internacionales de Informacion Financiera?
Muy en desacuerdo
En desacuerdo
Indeciso
De acuerdo
Muy de acuerdo
57
Interpretación general
Una vez realizada la encuesta al personal de Froc S.A con respecto a la pregunta tres
y cinco, es necesario crear un área de crédito y cobranza, el 43% considera necesario un
área que sea el responsable de asignar créditos a los clientes, indican que los créditos
anteriores se realizaban por medio del dueño de la empresa, con este nueva creación del área
de cobranzas existirá un plazo para la recuperación de la cartera teniendo como resultado la
disminución o la perdida por falta de pago de los clientes como a su vez se obtendrán
mejores resultados en el control de los cobros y créditos asignados. Por otro lado, el 10%
indican que no es necesario ya que eso indicarían más gastos para la empresa, con la
situación actual de la empresa se considera necesario que se implementen controles políticas
y procedimientos los cuales mejoren el rendimiento de la cobranza.
En conclusión, con respecto a la pregunta 6 el personal está de acuerdo con el diseño
de políticas de crédito y cobranza que sirvan de guía para la elaboración de nuevas
solicitudes de créditos y ejecutar una correcta recuperación de cartera, adicional se deben
implementar como medida de control las funciones que realiza cada área con el fin de que el
personal que labora en la empresa conozca sus responsabilidades
Técnicas de Análisis de Datos
Se realiza el análisis comparativo de los estados financieros en dos periodos
diferentes con el fin de poder observar las variaciones obtenidas en ambos años e identificar
las debilidades por el cual la cartera aumenta. Para efecto de esta investigación se enfoca
como tema principal las cuentas por cobrar del estado de situación financiera histórico
58
Tabla 6:
Estado de situación Financiera (histórico)
FROC S.A.
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
Cortado al 31/12/2015 2015 2014 DIFERENCIA
ACTIVOS
ACTIVO CORRIENTE
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO $ 5.200,00 $ 5.200,00 -
BANCOS $ 3.466,00 $ 4.206,00 (740,00)
CTAS X COBRAR CLIENTES
RELACIONADOS $ 73.675,00 $ 54.526,00 19.149,00
(-) ESTIMACIONES CTAS INCOBRABLES $ (737,00) $ (518,00) (219,00)
ANTICIPO A PROVEEDORES $ 1.762,00 $ - 1.762,00
ANTICIPO LICENCIA SOFTWARE $ 3.308,00 $ - 3.308,00
CRED. TRIB. A FAVOR DE LA EMPRESA
(IVA) $ 2.767,00 $ 6.568,00 ( 3.801,00)
CRED. TRIB. A FAVOR DE LA EMPRESA
(I.R.) AC $ 9.212,00 $ 3.226,00 5.986,00
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO $ 144.104,00 $ 76.930,00 67.174,00
GARANTIAS TRANSITORIAS $ 78.116,00 $ - - 78.116,00
TOTAL DE ACTIVOS $ 320.873,00 $ 150.138,00
PASIVO
PASIVOS CORRIENTES
CUENTAS Y DOCUMENTOS P0R
PAGAR $ 22.562,00 $ 8.160,00 14.402,00
OBLIG. CON INST. FINANCIERAS NO
CORR
LOCALES $ 157.847,00 $ 52.098,00 105.749,00
PATRIMONIO NETO
CAPITAL
CAPITAL SUSCRITO O ASIGNADO $ 50.000,00 $ 50.000,00 -
RESERVAS
RESERVA LEGAL $ 8.466,00 $ 227,00 8.239,00
RESULTADOS ACUMULADOS
GANANCIAS ACUMULADAS $ 80.597,00 $ 31.855,00 48.742,00
RESULTADO DEL EJERCICIO
UTILIDAD/PERDIDA DEL PERIODO $ 1.401,00 $ 7.798,00 -6.397,00
TOTAL DE PASIVOS Y PATRIMONIO $ 320.873,00 $ 150.138,00
59
Caso Froc: se analizan los datos históricos de la empresa (información financiera
años 2015 y 2014) a fin de observar las diferencias encontradas y detectar falencias en la
recuperación de las cuentas por cobrar que afectan a la rentabilidad de la empresa. En el año
2015 existe un incremento de dicha cuenta sin expectativa de cobros, la empresa está
obligada a tomar medidas precautelares con el fin de agilitar la cobranza de las facturas
vencidas. Con este incremento existe la necesidad de realizar controles en el área, pudiendo
existir pagos no ingresados por parte del área contable de la empresa.
Tabla 7:
Estado de Resultados Integrales Comparativos
FROC S.A.
ESTADO DE RESULTADOS INTEGRALES COMPARATIVO
2015 2014 DIFERENCIA
INGRESOS
INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS
PRESTACION DE SERVICIOS
HONORARIOS POR DESPACHO $ 202.182,00 $ 192.554,00 9.628,00
OTROS INGRESOS $ 71.598,00 $ 66.898,00 4.700,00
TOTAL DE INGRESOS $ 273.780,00 $ 259.452,00
EGRESOS
GASTOS ADMINISTRATIVOS
SUELDOS, SALARIOS Y DEMAS
REMUNERACIONES $163.500,00
$156.600,00 6.900,00
APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL
(INCLUIDO FONDO DE R $33.517,50
$32.103,00 1.414,50
BENEFICIOS SOCIALES Y COMISIONES $41496,50 $39.765,00 1.731,50
OTROS GASTOS AD,INISTRATIVOS 12.519,00 $13.632,00 (1.113,00)
GASTOS FINANCIEROS
INTERESES PAGADOS
13.690,00
46.825,00 6.865,00
GASTOS DE FINANCIAMIENTO DE
ACTIVOS
DIFERENCIA EN CAMBIO
OTROS GASTOS FINANCIEROS 7.656,00 2.729,00 4.927,00
TOTAL DE GASTOS $ 272.379,00 $ 251.654,00 20.725,00
UTILIDAD DEL EJERCICIO $ 1.401,00 $ 7.798,00 -6.397,00
60
El Estado de Situación Integral en el cual se compara los años 2015 y 2014, se
analiza el volumen de las ventas obtenidas, a pesar de que sus ventas han aumentado la
gestión para la recuperación de la cartera ha disminuido, dando como resultado pérdida de
rentabilidad, toda empresa al ofrecer crédito aspira no tan solo incrementar sus ventas sino
también recuperar el valor de sus honorarios ya que de esta forma la empresa sigue en
marcha, pues recuperar el valor de sus servicios en un menor tiempo es el objetivo principal,
de esto depende que la empresa siga creciendo.
Técnicas de Análisis de Riesgos
Se ha proyectado la recuperación de la cartera vencida de clientes en el 1.5% para el
comienzo del nuevo año 2016 a través de las cobranzas que al momento lleva la gerente
financiera, sin embargo, el verdadero porcentaje de recuperación de cartera vencida debe ser
del 15 o 20% del total de sus ventas a crédito. Por lo tanto, se debe realizar el análisis de
cada uno de los clientes y segregar la cartera entre los clientes activos e inactivos con deudas
mayores o igual a 120 días. A la fecha FROC S.A. mantiene los saldos vencidos por más de
120 días la suma de $73675.00 se considera que la provisión dada por la empresa es
insuficiente en consideración de la cartera vencida.
A continuación se detallan los saldos vencidos de la cartera pendiente de cobro:
61
Detalle de las cuentas por cobrar
vencidas del año 2015
DETALLE DE
CUENTAS POR
COBRAR 30 Días 60 Días
+ TOTAL
90 Días
APRACOM 455,00
515,30 $ 855,36 $ 1.825,66
CARSNACK 212,11 505,11 $ 688,00 $ 1.405,22
DALKASA 1085,22 - - $ 1.085,22
DAYMSA DE LOS
ANDES 725,09 800,13 - $ 1.525,22
DISTRIBUIDORA
QUIMICA 1154,40 - - $ 1.154,40
ECUAIMCO 2007,22
3310,50 - $ 5.317,72
ECUATRAN 1722,11 - - $ 1.722,11
ECUATORIANA DE
SCREEN - 580,38 - $ 580,38
EXPLAST
EXTRUSIONES - 1200,23 - $ 1.200,23
MEDICORSA - - $ 1.447,32 $ 1.447,32
FARMAVET 223,00 543,84 $ 1.056,16 $ 1.823,00
GLOBAL INTERACTION 568,66 743,56 - $ 1.312,22
ECUAPROTEIN - - $ 995,88 $ 995,88
COMERCIAL GINATTA 956,88 1046,00 - $ 2.002,88
LINEXPRESS 258,96 579,33 $ 1.139,93 $ 1.978,22
IMPORTADORA HPREF - 1009,25 - $ 1.009,25
MAXIGRAF - - $ 8.678,40 $ 8.678,40
MERCACOSTA - 994,45 $ 1.456,99 $ 2.451,44
PLASTICAUCHO
INDUSTRIAL 3241,66 7369,96 $ 8.013,71
$
18.625,33
POLIGRUP - 1325,66 $ 2.299,78 $ 3.625,44
SAIT SAMANIEGO - 1636,96 - $ 1.636,96
TEXTILES Y SERVICIOS - - $ 1.606,25 $ 1.606,25
TRADETEC - - $ 845,61 $ 845,61
SOLUCIONES
DIGITALES - 2883,66 $ 3.352,22 $ 6.235,88
ESCUELA POLITECNICA
ESPOL - - $ 1.178,11 $ 1.178,11
FEDERACION DE TIRO - - $ 2.406,65 $ 2.406,65
TOTAL 12610,31 25044,32 $
36.020,37 $ 73.675,00
62
3.6 Análisis de los Resultados
3.6.1 Procedimientos analíticos preliminares.
Son procedimientos utilizados en el ámbito de la auditoria, los procedimientos
analíticos son el conjunto de pruebas y revisión analítica cuyo objetivo es obtener evidencia,
exactitud y veracidad de la información al igual que las pruebas sustantivas. En base al
análisis realizado a los estados financieros de FROC S.A. se puede verificar si los estados
financieros dan confianza en la información financiera presentada, el objetivo es establecer
reglas y proporcionar evidencia sobre los procedimientos aplicados. Es por ello que se
realizará dos tipos de métodos de análisis:
Método de análisis horizontal. - Con su respectiva variación sobre las cuentas se
enfocan de forma directa a las cuentas por cobrar.
Método de análisis vertical. - Con su respectiva variación sobre el grupo de cuentas
que conforman el activo y pasivo, haciendo énfasis en la variación de ambos años y
dando los respectivos criterios.
Método de análisis horizontal
Con este método se analizan las variaciones obtenidas de la comparación de años
consecutivos en la empresa de servicios FROC S.A, los resultados de las variaciones se
obtendrán con el aumento o disminución de las cuentas en comparación del año anterior.
Este análisis es de gran importancia para las empresas porque revela cambios en las
actividades y si los resultados han sido positivos o negativos; y a su vez permiten definir
cuál rubro merece mayor atención por ser cambios significativos en la marcha del negocio.
63
Tabla 8:
Variaciones del Estado de Situación Financiera (2014-2015) análisis horizontal
FROC S.A.
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
Cortado al 31/12/2015 2015 2014 DIFERENCIA VARIACION
ACTIVOS ACTIVO CORRIENTE EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE
EFECTIVO $ 5.200,00 $ 5.200,00 - 0%
BANCOS $ 3.466,00 $ 4.206,00 (740,00) -21%
CTAS X COBRAR CLIENTES
RELACIONADOS $ 73.675,00 $ 54.526,00 19.149,00 26%
(-) ESTIMACIONES CTAS
INCOBRABLES $ (737,00) $ (518,00) (219,00) 30%
ANTICIPO A PROVEEDORES $ 1.762,00 $ - 1.762,00 100%
ANTICIPO LICENCIA SOFTWARE $ 3.308,00 $ - 3.308,00 100%
CRED. TRIB. A FAVOR DE LA EMPRESA
(IVA) $ 2.767,00 $ 6.568,00 ( 3.801,00) -137%
CRED. TRIB. A FAVOR DE LA EMPRESA
(I.R.) AC $ 9.212,00 $ 3.226,00 5.986,00 65%
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO $ 144.104,00 $ 76.930,00 67.174,00 47%
GARANTIAS TRANSITORIAS $ 78.116,00 $ - - 78.116,00 100%
TOTAL DE ACTIVOS $ 320.873,00 $ 150.138,00
PASIVO
PASIVOS CORRIENTES
CUENTAS Y DOCUMENTOS P0R
PAGAR $ 22.562,00 $ 8.160,00 14.402,00 64%
OBLIG. CON INST. FINANCIERAS
NO CORR
LOCALES $ 157.847,00 $ 52.098,00 105.749,00 67%
PATRIMONIO NETO
CAPITAL
CAPITAL SUSCRITO O ASIGNADO $ 50.000,00 $ 50.000,00 - -
RESERVAS
RESERVA LEGAL $ 8.466,00 $ 227,00 8.239,00 97%
RESULTADOS ACUMULADOS
GANANCIAS ACUMULADAS $ 80.597,00 $ 31.855,00 48.742,00 60%
RESULTADO DEL EJERCICIO
UTILIDAD/PERDIDA DEL PERIODO $ 1.401,00 $ 7.798,00 -6.397,00 -457%
TOTAL DE PASIVOS Y
PATRIMONIO $ 320.873,00 $ 150.138,00
64
Análisis de la variación en las cuentas por cobrar: Al cierre del periodo 2015 las
cuentas por cobrar incrementaron en un 26% con respecto al periodo anterior (2014). Esta
variación se debe a que no existen técnicas para la recuperación de cartera y al no contar con
el personal competente de esta área la cartera se verá inflada. Por tal motivo es necesario
llevar un control optimo sobre esta cuenta y a su vez realizar una efectiva recuperación de
cobranzas de las facturas vencidas por medio de llamadas, notificaciones u otros medios en
los cuales cada cliente este consciente del valor adeudado y los plazos establecidos al
momento del crédito.
Tabla 9:
Variación de Estados de Resultados Integrales Comparativo análisis horizontal
FROC S.A.
ESTADO DE RESULTADOS INTEGRALES
2015 2014 DIFERENCIA VARIACION
INGRESOS
INGRESOS DE ACTIVIDADES
ORDINARIAS
PRESTACION DE SERVICIOS
HONORARIOS POR DESPACHO $ 202.182,00 $ 192.554,00 $ 9.628,00 5%
OTROS INGRESOS $ 71.598,00 $ 66.898,00 $ 4.700,00 7%
TOTAL DE INGRESOS $ 273.780,00 $ 259.452,00
EGRESOS
GASTOS ADMINISTRATIVOS
SUELDOS, SALARIOS Y DEMAS
REMUNERACIONES 163.500,00
156.600,00 6.900,00
4%
APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL
(INCLUIDO FONDO DE R 33.517,50
32.103,00 1.414,50
4%
BENEFICIOS SOCIALES Y COMISIONES 41496,50 39.765,00 1.731,50 4%
OTROS GASTOS AD,INISTRATIVOS 12.519,00 13.632,00 (1.113,00) -9%
GASTOS FINANCIEROS
INTERESES PAGADOS 13.690,00
6.825,00 6.865,00
50%
GASTOS DE FINANCIAMIENTO DE
ACTIVOS
DIFERENCIA EN CAMBIO
OTROS GASTOS FINANCIEROS 7.656,00
2.729,00 4.927,00
64%
TOTAL DE GASTOS $ 72.379,00 $ 51.654,00 $ 20.725,00
UTILIDAD DEL EJERCICIO $ .401,00 $ 7.798,00
65
Se realiza un comparativo del estado de resultado integral por medio del método
horizontal para analizar el incremento o disminución de las ventas, a consecuencia de los
créditos otorgados por el dueño de la empresa que aún no se recuperan ni existen
posibilidades de cobro, refleja la disminución de utilidades. Las ventas en el año 2015
aumentaron el 5% con el análisis se observa que las cuentas por cobrar no han sido
recuperadas. Es decir, se han incrementado las ventas y no he recuperado mis honorarios por
el servicio entregado.
Método de análisis vertical
Este análisis vertical es un análisis estático que se aplica en el estado de situación
financiero y en el estado de resultados; en el cual se relacionan o comparan, en porcentaje,
una variable que se toma como base o parámetro respecto a los demás.
También es llamado de porcentajes integrales, se enfocan al estudio de las relaciones
que se pueden dar entre varias partidas, a lo largo de un solo periodo o año. Con respecto a
este método se destaca lo siguiente:
- En el activo: El rubro de cuentas por cobrar clientes es uno de los más
importantes, es un activo que genera un beneficio a corto plazo el cual se origina por las
ventas a crédito que ofrece Froc S.A teniendo como saldo al 31/12/2015 el 26 % de la
participación en cuanto al activo circulante. Al no contar con un buen funcionamiento en el
sistema de cobranzas no se obtendrá buenos resultados, por tal motivo no existe una liquidez
que asegure la estabilidad y solidez de la empresa, como consecuencia de no cancelar al día
las facturas vencidas se imposibilita las inversiones y operaciones que la empresa requiere
para subsistir.
66
Tabla 10:
Variaciones del Estado de Situación Financiera Método Vertical
FROC S.A.
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
Cortado al 31/12/2015 2015 2014 DIFERENCIA VARIACION
ACTIVOS ACTIVO CORRIENTE EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE
EFECTIVO $ 5.200,00 $ 5.200,00 - 0%
BANCOS $ 3.466,00 $ 4.206,00 (740,00) -0.43%
CTAS X COBRAR CLIENTES
RELACIONADOS $ 73.675,00 $ 54.526,00 19.149,00 11,22%
(-) ESTIMACIONES CTAS INCOBRABLES $ (737,00) $ (518,00) (219,00) -0.13%
ANTICIPO A PROVEEDORES $ 1.762,00 $ - 1.762,00 1,03%
ANTICIPO LICENCIA SOFTWARE $ 3.308,00 $ - 3.308,00 1,94%
CRED. TRIB. A FAVOR DE LA EMPRESA
(IVA) $ 2.767,00 $ 6.568,00 ( 3.801,00) -2,23%
CRED. TRIB. A FAVOR DE LA EMPRESA
(I.R.) AC $ 9.212,00 $ 3.226,00 5.986,00 3.51%
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO $ 144.104,00 $ 76.930,00 67.174,00 39.34%
GARANTIAS TRANSITORIAS $ 78.116,00 $ - - 78.116,00 45.75%
TOTAL DE ACTIVOS $ 320.873,00 $ 150.138,00 170.735,00 100,00%
PASIVO
PASIVOS CORRIENTES
CUENTAS Y DOCUMENTOS P0R
PAGAR $ 22.562,00 $ 8.160,00 14.402,00 8%
OBLIG. CON INST. FINANCIERAS
NO CORR
LOCALES $ 157.847,00 $ 52.098,00 105.749,00 62%
PATRIMONIO NETO
CAPITAL
CAPITAL SUSCRITO O ASIGNADO $ 50.000,00 $ 50.000,00 - -
RESERVAS
RESERVA LEGAL $ 8.466,00 $ 227,00 8.239,00 5%
RESULTADOS ACUMULADOS
GANANCIAS ACUMULADAS $ 80.597,00 $ 31.855,00 48.742,00 29%
RESULTADO DEL EJERCICIO
UTILIDAD/PERDIDA DEL PERIODO $ 1.401,00 $ 7.798,00 -6.397,00 -4%
TOTAL DE PASIVOS Y
PATRIMONIO $ 320.873,00 $ 150.138,00
67
A continuación, se detalla el balance de situación integral que se realiza en
comparación de los años 2015-2014 por medio del método vertical el cual se obtiene de la
diferencia dada de los años comparados sobre el valor total de los activos, se realiza para
verificar en que porcentaje se ve afectada cada cuenta dentro del activo total.
Tabla 11:
Variaciones del Estado de Resultados Integrales Método Vertical
FROC S.A.
ESTADO DE RESULTADO INTEGRALES
2015 2014 DIFERENCIA
VARIACION
INGRESOS
INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS
PRESTACION DE SERVICIOS
HONORARIOS POR DESPACHO $ 202.182,00 $ 192.554,00 9.628,00 5%
OTROS INGRESOS $ 71.598,00 $ 66.898,00 4.700,00 7%
TOTAL DE INGRESOS $ 273.780,00
$ 259.452,00 14.328,00
5%
EGRESOS
GASTOS ADMINISTRATIVOS
SUELDOS, SALARIOS Y DEMAS
REMUNERACIONES 163.500,00
156.600,00 6.900,00
4%
APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL (INCLUIDO
FONDO DE R 33.517,50
32.103,00 1.414,50
4%
BENEFICIOS SOCIALES Y COMISIONES 41496,50
39.765,00 1.731,50 4%
OTROS GASTOS AD,INISTRATIVOS 12.519,00
13.632,00
(1.113,00) -9%
GASTOS FINANCIEROS
INTERESES PAGADOS 13.690,00
6.825,00
6.865,00 50%
GASTOS DE FINANCIAMIENTO DE ACTIVOS
DIFERENCIA EN CAMBIO
OTROS GASTOS FINANCIEROS 7.656,00
2.729,00 4.927,00
64%
TOTAL DE GASTOS 272.379,00 251.654,00 20.725,00
UTILIDAD DEL EJERCICIO $ 1401,00 $ 7 798,00 6.397,00
68
Capítulo IV
La Propuesta
4.1 Propuesta de la Investigación
La presente investigación de campo ha permitido conocer las necesidades de la
empresa, en cuanto a un control interno en las cuentas por cobrar, donde permite identificar
las debilidades en los cobros a los clientes, como a su vez la creación de un departamento
que sea único responsable de la cobranza y otorgación de créditos, días plazo para mejorar la
rentabilidad de la empresa.
El objetivo fundamental para el departamento de cuentas por cobrar no es solo cobrar
con rapidez, es el aumento del rendimiento y las utilidades a través del aumento de sus
ventas y cobro de las mismas; es definir las pautas generales que permitan facilitar el
proceso de ventas a través del otorgamiento de créditos a clientes, sin aumentar el riesgo
inherente al mismo, así como fijar la responsabilidad de la administración, control y
seguimiento de las cuentas por cobrar, crear sistemas estándares de evaluación del crédito de
los clientes.
El proyecto se basa en determinar los problemas de la empresa FROC S.A. y buscar
posibles soluciones previas a un análisis, revisión e implementación de normas en cada área
que ayuden en el control interno de las cuentas por cobrar, mediante procesos para recuperar
la cartera vencida. Con la creación del área de Crédito y cobranza se debe minimizar el
riesgo sobre las cuentas por cobrar, por ello se solicita garantías o anticipos de clientes, se
podrán hacer excepciones siempre y cuando cuenten la autorización de la gerencia general.
El enfoque es establecer políticas y procedimientos de control para mejorar las falencias en
69
las áreas de la empresa y así determinar líneas de responsabilidad con su respectiva
segregación de funciones. En la empresa FROC. S.A. no existe control interno en las
cuentas por cobrar, estas se manejan por anticipos de cliente, motivo por el cual se debe
analizar y determinar los siguientes aspectos para llevar una buena administración:
Procedimientos.
Políticas de crédito y cobranza.
Condición de crédito.
4.1.1 Procedimientos.
Froc S.A. es una empresa que ofrece servicio de aduana, importaciones
exportaciones menajes de casa entre otros, es una sociedad obligada a llevar contabilidad. Al
no existir controles internos de crédito y cobranza puede producir errores dentro del área, es
indispensable contar con los debidos procedimientos para el desarrollo de un mejor
funcionamiento en el ente de las cuentas por cobrar.
Entre los procedimientos del control interno de crédito y cobranza que se establecen,
se cita los siguientes:
Segregación de funciones.
Ejecución de las transacciones.
Registro de transacciones.
Segregación de funciones.- En FROC S.A debe existir un personal clave que se
encargue de analizar, revisar y ejecutar las solicitudes de crédito, para tener actualizada la
información El personal de crédito y cobranza será el encargado de mantener actualizada la
cartera de los clientes, es responsable directo que los depósitos sean registrados en la fecha y
70
el banco correspondiente. Debe establecer un instructivo de labores diarias a ejecutar según
el cargo que desempeñe, para no realizar un trabajo monótono mecanizado; el personal debe
estar capacitado y tener los requisitos indispensables que exige la empresa para que su
trabajo pueda ser eficaz.
Se realiza un análisis de los perfiles del personal de Froc S.A para de esta forma
cubrir una vacante que cumpla con los requisitos para el área de créditos y cobranzas, se
dará prioridad al personal según su perfil, experiencia y antigüedad. Una vez analizado el
perfil actual de los empleados de Froc S.A se ha decidido que aquellos que cumplen con las
competencias requeridas (Ver apéndice B) llenan la vacante de Analista de Crédito y
Cobranza y Cajera – Tesorera.
Tabla 12
Reubicación de los empleados de la empresa Froc S.A
Cargo actual Cargo Propuesto
Ejecutiva de Ventas 1
Analista de Crédito y Cobranza
Ejecutiva de Ventas 2
Cajera – Tesorera
El costo de la creación de dicha área se considera mínimo ya que no se necesitará
contratar personal se ha tomado en consideración dos personas de la misma empresa que a
pesar de pertenecen a otras áreas pueden realizar aquel trabajo, según su perfil y
competencias cumplen con las expectativas para dicho cargo y a su vez una mejor propuesta
a nivel económico.
71
Fig
ura
15:
Pro
pues
ta d
e O
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ma
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ruct
ura
l de
Fro
c S
.A
72
Con el fin de precautelar los controles internos se han establecido las funciones y
responsabilidades que deben acatar cada una de las personas que conforman el nuevo
departamento de créditos y cobranzas, el cual se ajusta a las necesidades que tiene la empresa
para llevar un mejor control en las cuentas por cobrar.
Analista crédito y cobranza.
Es el responsable de evaluar y minimizar los riesgos de crédito, es quien proporciona
una evaluación inicial de la situación financiera del cliente, autoriza o rechaza las líneas de
créditos y gestiona los pedidos, ofrece su aportación a los mecanismos de mejora de procesos
y directivas de gestión según el negocio. Se analizará las declaraciones de los clientes
financieros que pertenezcan a una aplicación de línea de crédito y proporciona orientación
para la ayuda financiera. Proporcionar servicio al cliente en todo momento, y fomenta una
relación con los clientes internos y externos, participa y trabaja en equipo para el logro de sus
metas y de esta forma contribuir al departamento de crédito. Posee habilidades de asegurar
programas de pagos y comunicación con los clientes.
Cajera - Tesorera.
La cajera-tesorera es la persona que está a cargo de llevar la cartera de clientes
actualizada, es la responsable del ingreso de la información diaria al sistema según el proceso
de cobro, adicional es un apoyo para el analista de créditos ya que participa en el proceso de
verificación de datos para aprobar o negar una solicitud.
73
A continuación, se detallan las funciones de la Analista de Crédito:
Figura 16: Funciones Propuesta para la Analista de Crédito y Cobranzas
Verificar el cumplimiento de las funciones de la Tesorera
Analizar los créditos y cupo del cliente
Revisar la cartera vencida y realizar seguimiento
Recepción y verificación que los requisitos para la aplicación de la línea de
crédito estén completos
Verificar la información de la solitud de crédito
Revisar en la página del SRI lo datos del cliente
Confirmar las referencias bancarias, comerciales y personales
Aprobar crédito
Visitar a cliente en caso de ser necesario
74
A continuación, se detallan las funciones de la Cajera – Tesorera:
Figura 17: Funciones Propuestas para Cajera – Tesorera de Froc S.A
Crear la ficha del cliente en el sistema
Confirmar con clientes horarios de cobro
Seguimiento de la cartera vencida por medio de llamadas
Notificar al asesor los cobros a efectuarse
Custodiar los cheques posfechados
Ingresar los depósitos
Revisar que los cheques posfechados estén emitidos de acuerdo a la ley de cheques
Ingresar los cheques en el sistema
Revisar e ingresar los comprobantes de retención autorizados por el
Servicio de Rentas Internas
Depositar los cheques posfechados
75
Con estas funciones a seguir se puede llevar un control más óptimo, para así lograr y
conceder crédito a los clientes que cumplen los requisitos para acceder al crédito. Con el
cumplimento de estos requisitos se puede garantizar que los clientes pagarán en los plazos
acordados el cual ayudará a disminuir la probabilidad de incobrabilidad.
Registro de las transacciones. - Es obtener seguridad razonable de que las
transacciones fueron ingresadas en el tiempo establecido y que cada área revise que su
ingreso haya sido registrado correctamente en su respectiva cuenta contable.
Ejecución de las transacciones.- Cada transacción sea autorizada dentro de los plazos,
límites establecidos, para obtener seguridad razonable.
El sistema es un proceso automatizado el cual no varía y depende de los cambios que
realice el personal autorizado, en caso de no tener al día la cartera de los clientes, esto
dependerá únicamente de la persona encargada.
4.1.2 Políticas de crédito.
El objetivo principal es tener una correcta administración del crédito a fin de evitar
que las cuentas por cobrar corran el riesgo de caer en morosidad alta, crear sistemas
estándares de evaluación del crédito de los clientes y detectar aquellos créditos con riesgo
superior a lo normal para hacer seguimiento más minucioso. Todo crédito tiene riesgo, por
muy garantizado que sea, el proceso debe seguir las políticas establecidas para minimizarlo,
aplicando técnicas de análisis de crédito soportadas en la experiencia y el criterio para su
evaluación.
Al establecer políticas de crédito se analiza a cada cliente y el valor del crédito en
caso de otorgarlo; Froc S.A. no cuenta con políticas, lo cual afecta a las cuentas por cobrar ya
que si se otorga un crédito a un cliente es necesario tener información para considerar
76
los días plazos, puesto que con estos aspectos se logra obtener el manejo eficiente de la
cartera.
Figura 18: Políticas de Crédito de Froc S.A
4.1.3 Políticas de cobranza.
Las políticas de cobro son elementos claves de las empresas, constituyen lineamientos
a seguir para realizar la cobranza cuando las facturas lleguen a su vencimiento de crédito, por
tal motivo al aplicar el cumplimiento de las políticas de cobro se evita cometer errores al
momento de conceder un crédito a un cliente que no esté en la posibilidad de realizar sus
pagos en el plazo acordado.
Las empresas deben establecer políticas de cobro, orientadas a la concesión de
créditos de sus clientes con la finalidad de cumplir dichas políticas se establecerán;
Protección de la cartera de cliente con pagos oportunos.
Mantener registros actualizados.
Dentro de las políticas establecidas se puede evaluar el crédito mediante las siguientes
clases de riesgo:
Políticas de crédito
Determinación de la
selección de crédito
Condiciones de
crédito
Requisitos de
crédito.
Descuento sobre
pronto pago.
Periodo de
crédito.
77
Solvencia moral del cliente. - Tiene como alternativa la probabilidad que los clientes
paguen a tiempo las cuotas del crédito.
Capacidad de pago. - Se mide el nivel de endeudamiento de los clientes.
Garantías. - En caso de ser necesario se puede utilizar el bien u otros bienes como
garantías por los clientes para seguridad de la cancelación del crédito. La garantía
personal es aquella en la cual otra persona mediante un documento, como el pagaré,
se convierte en deudor solidario. La compañía para aceptar esta garantía deberá
previamente calificar al garante el cual deberá tener una capacidad de pago acorde al
límite de crédito solicitado por el cliente.
Requisitos para otorgar crédito.
Créditos comerciales. - Se acceden para satisfacer las necesidades de las empresas, si
un cliente es nuevo se solicitará información y documentos para realizar el seguimiento
respectivo y verificar que el cliente cumpla con los requisitos solicitados.
Con esta información se verificarán si los ingresos permiten contraer la deuda con la
empresa, los requisitos son parte fundamental para la verificación al conceder un crédito. De
esta forma cumpliendo y presentando todos los requisitos se obtendrán mejores resultados al
otorgar crédito a clientes y así poder recuperar la cartera crediticia en el plazo pactado entre
cliente-empresa.
A continuación, se detalla los siguientes requisitos para otorgar crédito.
Persona natural.
Solicitud de crédito y croquis del negocio.
Copia de RUC actualizado, cédula y certificado de votación a color del cliente.
Certificado bancario actualizado o estado de cuenta corriente últimos tres meses.
78
Certificaciones comerciales o copia de facturas de 3 proveedores que califique a
crédito y planilla de servicios básicos.
Persona jurídica.
Solicitud de crédito y croquis del negocio.
Nombramiento del representante legal y copia de nómina de accionista.
Copia de RUC actualizado; escrituras de constitución y estatus social vigente.
Certificado bancario actualizado o estado de cuenta corriente últimos tres meses.
Certificaciones comerciales o copia de facturas de 3 proveedores que apliquen
crédito.
Copia de cédula, certificado de votación y planilla de servicios básicos.
Calificación de crédito
Es un método de selección de crédito que se usa comúnmente en las solicitudes de
crédito (Ver apéndice C) de alto volumen y poco monto en dólares. En otras palabras, mide la
fortaleza crediticia del solicitante y la calificación para tomar la decisión de aceptar o
rechazar la concesión del crédito.
4.1.4 Condiciones de crédito.
Las condiciones de créditos se establecerán con el fin de recuperar la cartera en corto
plazo, por ello se aplican descuentos a los clientes que realicen sus pagos en efectivo o con
anticipación al plazo pactado, con la finalidad que las facturas no estén por encima del plazo
de 45 días y así la rotación de los pagos será mayor y la liquidez aumenta.
Si el pago es de contado, el cliente recibe un descuento del 5% del servicio prestado.
Si el cliente paga por anticipado, su factura recibe un descuento del 2%.
79
Manual de políticas y
procedimientos del área de
crédito y cobranza
Áreas relacionadas:
Crédito y cobranzas
Ventas
Finanzas
Elaborado por:
Bayas Sánchez Elizabeth Stefany
Duque Roca Fabiola Michelle
Julio 2016
Guayaquil – Ecuador
80
EMPRESA FROC
AREA DE CREDITO Y COBRANZAS
AÑO 2016
Manual de políticas y procedimientos para el área de
crédito y cobranzas
Introducción:
El presente manual de políticas y procedimientos es una guía que le permite al
área de crédito y cobranzas de la empresa Froc S.A. contar con requisitos, normas
necesarias para el departamento, comprende la descripción de las actividades a
realizarse para el desempeño de la gestión y supervisión de la recaudación con sus
respectivos responsables.
Objetivo
Definir las pautas generales que permitan facilitar el proceso de ventas a
través del otorgamiento de créditos a clientes, sin aumentar el riesgo inherente al
mismo, así como fijar la responsabilidad de la administración, control y seguimiento
de las cuentas por cobrar, crear sistemas estándares de evaluación del crédito de
nuestros clientes
Alcance
El proceso aplica al departamento de crédito y cobranzas y ventas, el presente
manual corresponde a las necesidades actuales de la empresa.
81
Manual de Políticas
Crédito y Cobranzas
Fecha de vigencia:
Área: Crédito y Cobranzas
Página: 1 – 10
Los clientes podrán solicitar crédito, cumpliendo con los requisitos establecidos por la
empresa para la autorización u otorgamiento del crédito, adquiriendo el compromiso del
cumplimiento de las condiciones de venta determinadas por la empresa.
Será responsabilidad de todo colaborador, que gestione la aprobación de un crédito, el
particular al cliente las condiciones específicas que regirán el mismo, como son: plazo,
límite de crédito, sanciones por incumplimiento de pagos.
El proceso de la aprobación del crédito estará a cargo del área de crédito y cobranzas. Esta
persona debe realizar una investigación exhaustiva de las referencias, antecedentes y
cuentas del cliente, comunicar cualquier irregularidad observada.
La aprobación de un crédito implica asignar un cupo límite de crédito y por lo tanto se rige
a los niveles de aprobación que se ha determinado para los límites de crédito.
La empresa podrá aceptar las siguientes garantías según sea necesario:
Personales
Bancarias
Prendarias
Si el monto y límite de crédito supera los diez mil dólares se deberá exigir al cliente
documentos certificados que respalden los bienes que poseen el y su garante (si los
tuviere).
Se realizarán auditorías a los ejecutivos de venta de la documentación, los cuales deben
tener las firmas de responsabilidad para su registro y archivo.
Toda documentación de cobranza debe ser recibida como máximo en cinco días laborables
después de su recepción por parte del vendedor.
Todo recibo de caja debe ser elaborado con letra clara y legible evitando posibles tachones
y enmendaduras y venir firmado por cliente y ejecutivo de ventas, así se comprueba que
esta entregado el original a los clientes.
Todo cheque protestado debe ser cancelado con cheque certificado, caso contrario la
empresa incurrirá en el gasto administrativo de cobranza.
Elaborado por Revisado por Aprobado por
Bayas Sánchez Elizabeth
Duque Roca Fabiola
82
Manual de Políticas
Crédito y Cobranzas
Fecha de vigencia:
Área: Crédito y Cobranzas
Página: 2 - 10
Todo cheque girado debe utilizar el formato de fecha de emisión en el espacio
correspondiente: año, mes y día.
Toda retención emitida por el cliente debe ser revisada y valida con el cumplimiento del
plazo otorgado por el Servicio de Rentas Internas
Ningún ejecutivo de ventas podrá acumular cobranzas de semana en semana.
Toda cobranza recibida en efectivo debe ser depositada por el vendedor el mismo día.
Toda cobranza realizada por medio de transferencia bancaria el vendedor debe traer el
recibo del depósito para su validación.
Cuadres diarios de la cobranza firmados por la Cajera – Tesorera, Analista de Crédito y
Gerente Financiero.
Todo gasto administrativo incurrido por documentos mal elaborados cuya responsabilidad
sea de los vendedores, se sancionará con una multa de tres dólares como es el caso de:
Cheques mal registrados
Ingreso de cobranza incorrecta en el sistema
Tardío de entrega de documentación para su validación
Todo pedido cuyo cliente tenga saldos pendientes sean estos de cartera, protestos o saldos
vencidos requieren autorización del Gerente Financiera.
Toda postergación o canje de Cheque con 48 horas de anticipación, documentación con
fechas en días sábados y domingos la solicitud debe realizarse hasta los días jueves medio.
Siempre y cuando se requieran en el plazo correcto y el cliente solicitante no tenga valores
pendientes.
Toda gestión de cobranza no cumplida al cliente será descontada al ejecutivo de venta.
En caso de no recuperar la cartera se tomarán medidas legales.
Elaborado por Revisado por Aprobado por
Bayas Sánchez Elizabeth
Duque Roca Fabiola
83
Manual de procedimientos:
Crédito y Cobranzas
Fecha de vigencia:
Área: Crédito y Cobranzas
Proceso: Recepción y Verificación
de solicitud de crédito
Página: 3 - 10
No.
Responsable
Actividad
1
Analista de Crédito y
Cobranzas
Verificar lo siguiente:
Datos en la solicitud completos
Solicitud de crédito firmada
Copia de RUC
Copia de la cédula de identidad
Autorizaciones anexas (referencias bancarias,
comerciales)
Croquis (indispensable)
Copia de nombramiento del Gerente En casos que falten datos o documentos, se sellará la
solicitud con fecha de recepción y motivo de impedimento
para su proceso. Se registrará en el control de solicitudes
recibidas.
2
Analista de Crédito y
Cobranzas
Referencias Bancarias:
Establecer mediante la investigación a bancos: tipo de
cuenta, antigüedad, saldo promedio, comportamiento. Como
excepción se evaluará conforme a copias de estados de
cuenta con los bancos que no faciliten referencias.
Referencias comerciales:
Se pedirá referencias comerciales según lo descrito en la
solicitud, completando antigüedad, promedio de ventas,
forma de pago, comportamiento del cliente.
Mínimo 2 referencias, historial crediticio, verificar
antigüedad del negocio y actividad del negocio (RUC)
Datos adicionales:
Cédula de identidad representante
Estado civil (nombre y cédula cónyuge)
Dirección del negocio
Informe del vendedor:
Debe adjuntarse como soporte de apertura a todo cliente
nuevo.
Elaborado por Revisado por Aprobado por
Bayas Sánchez Elizabeth
Duque Roca Fabiola
84
Manual de procedimientos:
Crédito y Cobranzas
Fecha de vigencia:
Área: Crédito y Cobranzas,
Finanzas
Proceso: Análisis del Plazo de pago
y Asignación del Cupo
Página: 4 - 10
No. Responsable Actividad
1
Analista de Crédito
y Cobranzas
Formas de pagos:
Prepago (pago anticipado)
Crédito (cuotas iguales)
Plazo a crédito:
30
30-60
30-60-90
Se determinará el plazo guiados por el análisis de pago a
proveedores, cumplimiento de obligaciones bancarias,
responsabilidad directa sobre la cuenta bancaria.
El cliente deberá documentar posterior a la recepción de la
mercadería y no en un plazo mayor a 30 días de la emisión de
la factura.
Cualquier excepción será evaluada en un comité de crédito y
aprobada por la Gerencia General.
2
Analista de Crédito
y Cobranzas
Se medirá la capacidad de:
Endeudamiento
Tipo de negocio
Cumplimiento en sus obligaciones (SRI, IESS Superintendencia de Compañías)
Responsabilidad financiera.
Todo cupo sobre 3.000 dólares deberá ser aprobado el Gerente
Financiero.
Elaborado por Revisado por Aprobado por
Bayas Sánchez Elizabeth
Duque Roca Fabiola
85
Manual de procedimientos:
Crédito y Cobranzas
Fecha de vigencia:
Área: Crédito y Cobranzas y
Ventas
Proceso: Formalizar con el cliente
el crédito otorgado Página: 5 - 10
No.
Responsable
Actividad
1
Cajera - Tesorera
Comunica por medio de mail al cliente que su crédito ha sido
aprobado.
2
Cajera - Tesorera
Da a conocer el monto y limite aprobado del crédito.
3
Cajera - Tesorera
Indica al cliente las condiciones que regulan la operación
comercial como es el proceso de recaudación de valores.
Forma de pago:
Transferencia, cheques o depósitos; respaldados por un recibo de cobro autorizado y firmado por el
ejecutivo de venta.
Las retenciones manuales no se reciben con errores
en formato o fuera de vigencia según normativa que
exige el servicio de rentas internas.
Las retenciones electrónicas enviarlas a nuestro correo [email protected].
4
Cajera – Tesorera
En caso de que el monto y límite de crédito supera los diez
mil dólares, exige al cliente los documentos certificados.
5
Cajera – Tesorera
Comunica por mail al Jefe de Venta que el cliente fue creado
en el sistema.
6
Ejecutivo de Venta
Visita al cliente para prestar el servicio.
Elaborado por Revisado por Aprobado por
Bayas Sánchez Elizabeth
Duque Roca Fabiola
86
Manual de procedimientos:
Crédito y Cobranzas
Fecha de vigencia:
Área: Crédito y Cobranzas,
Ventas
Proceso: Revisión de cartera Página: 6 - 10
No.
Responsable
Actividad
1
Analista de Crédito y
Cobranzas
La revisión de cartera es mensual con cada ejecutivo de
venta, se le comunica al Jefe de Venta para que autorice y
coordine la disponibilidad de tiempo.
2
Analista de Crédito y
Cobranzas
Baja el reporte del estado de cuenta de la cartera vencida y
por cobrar del vendedor.
3
Vendedor
Acude a la revisión y explica los motivos de las facturas en
mora y saldos.
4
Analista de Crédito y
Cobranzas
Revisa el reporte de cartera junto con el vendedor.
5
Analista de Crédito y
Cobranzas
Lleva un registro manual de las novedades que expone el
vendedor.
6
Analista de Crédito y
Cobranzas
Clasifica las novedades y envía la información a la
Tesorera – Cajera
7
Cajera - Tesorera
Hace seguimiento vía telefónica a los clientes con la cartera
vencida.
8
Analista de Crédito y
Cobranzas
Si no se cumplen los acuerdos mantenidos para solucionar
las cuentas por cobrar del cliente, emite la autorización de
descuento sobre la remuneración y entrega al vendedor
para que la firme.
9
Analista de Crédito y
Cobranzas
Notifica que se procederá con el descuente al vendedor por
saldos no justificados.
10
Asistente contable
Realiza el asiento contable para descuento al ejecutivo de
venta debido a saldos injustificados.
Elaborado por
Revisado por
Aprobado por
Bayas Sánchez Elizabeth
Duque Roca Fabiola
87
Manual de procedimientos:
Crédito y Cobranzas
Fecha de vigencia:
Área: Crédito y Cobranzas,
Ventas
Proceso: Gestión de Caja Página: 7 - 10
No.
Responsable
Actividad
1
Analista de Crédito y
Cobranzas
Envía el reporte de las facturas por cobrar al vendedor
mensual
2
Vendedor
Realiza la cobranza al cliente, ingresa los datos en el
sistema y entrega los recibos de caja a la Cajero
3
Cajera - Tesorera
Revisa que los sustentos de pago sean correctos y verifica
que la entrega de recibos sea únicamente en forma
secuencial.
4
Cajera - Tesorera
Si los documentos de pago no son correctos, devuelve al
vendedor para que revise la información con el cliente
5
Vendedor
Si existen inconsistencias, el vendedor solicita al cliente el
recibo mal emitido para posteriormente reemplazarlo por
uno correcto y anular el anterior.
6
Cajera - Tesorera
Valida la información de la cobranza ingresada por el
vendedor y aprueba la preliminar de la cobranza
7
Cajera - Tesorera
Al final del día, descarga el detalle de cobranza receptada
clasificada por cheques, efectivo y transferencias
8
Cajera - Tesorera
Emite la papeleta de depósito que será enviado al banco,
envía a depositar al mensajero
9
Cajera - Tesorera
Registra en el sistema la papeleta de depósito para su
posterior conciliación
10
Cajera - Tesorera
Ingresa las retenciones manuales y electrónicas de los
clientes.
11
Cajera - Tesorera
Envía el cuadre al gerente financiero para la revisión.
Elaborado por
Revisado por
Aprobado por
Bayas Sánchez Elizabeth Duque Roca Fabiola
88
Manual de procedimientos:
Crédito y Cobranzas
Fecha de vigencia:
Área: Crédito y Cobranzas
Proceso:
Liberación de pedidos
bloqueados por cartera vencida.
Página: 8 - 10
No.
Responsable
Actividad
1
Analista de crédito y
cobranza
Ingresa a la pantalla de pedidos retenidos en crédito y
revisa cuales pueden ser liberado.
2
Analista de crédito y
cobranza
Si el cliente está en mora, contacta al vendedor
responsable para verificar:
Si existe compromiso de pago.
El servicio será cancelado de contado.
Problemas con el ingreso de la cobranza.
3
Analista de crédito y
cobranza
Libera el pedido o lo mantiene retenido por 48 horas, hasta
que el vendedor realice el cobro vencido y poder liberar el
nuevo pedido.
4
Analista de crédito y
cobranza
Envía el reporte de pedidos retenidos y rechazados a las
personas involucradas.
5
Analista de crédito y
cobranza
Analiza el cupo del cliente y coordina con el gerente
financiero la ampliación del cupo.
Elaborado por
Revisado por
Aprobado por
Bayas Sánchez Elizabeth
Duque Roca Fabiola
Los bloqueos son automáticos por el sistema cuando el cliente registra protesto;
facturas vencidas; está inactivo por un tiempo igual o mayor a 6 meses; excedió el cupo del
crédito.
89
Manual de procedimientos:
Crédito y Cobranzas
Fecha de vigencia:
Área: Crédito y Cobranzas
Proceso: Cheques Protestados Página: 9 - 10
No.
Responsable
Actividad
1
Cajera - Tesorera
Recibe los cheques protestados realiza el registro en el
sistema.
2
Cajera - Tesorera
Envía los cheques con la actividad indicando el motivo del
protesto al analista de crédito y cobranza
3 Analista de Crédito y
Cobranza
Revisa que el asiento contable se refleje correctamente en
el sistema como una nueva deuda.
4 Analista de Crédito y
Cobranza
Entrega el cheque protestado al vendedor para que se
comunique con el cliente y realice el cambio del cheque.
5 Vendedor Firma la recepción del cheque protestado.
Elaborado por
Revisado por
Aprobado por
Bayas Sánchez Elizabeth
Duque Roca Fabiola
Manual de procedimientos:
Crédito y Cobranzas
Fecha de vigencia:
Área: Crédito y Cobranzas, Ventas
y Contabilidad
Proceso: Recuperación de cartera Página: 10 - 10
No.
Responsable
Actividad
1
Analista de Crédito y
Cobranza
Emite el reporte descuento a vendedores por cartera no
recuperada. (Apéndice D)
2 Vendedor Una vez emitido el reporte el vendedor tiene plazo de 15
días para regularizar los saldos injustificados.
3 Jefe de ventas Si al término del plazo no recupera o justifica la cartera,
jefe de ventas autoriza el descuento vía rol de pagos
4 Asistente contable Registra el asiento contable y consulta al vendedor las
cuotas en las que desea cancelar el descuento.
Elaborado por
Revisado por
Aprobado por
Bayas Sánchez Elizabeth
Duque Roca Fabiola
90
4.2 Balances Proyectados a los Resultados
A medida que la empresa reconoce y cumple con los requisitos para otorgar créditos
se observa que cada vez los efectos en la empresa mejoran pues sus cuentas por cobrar se
convierten más rápido efectivo logrando así una mayor rentabilidad para la empresa, de esta
forma y con la creación del nuevo departamento de créditos y cobranzas se dará seguimiento
a la cartera de los clientes con el fin de garantizar que todos los créditos sean cobrados en
tiempo determinado. A continuación, se detalla el balance al 30 de junio del 2016.
Tabla 132:
Estado de Situación Financiera
FROC S.A.
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
Cortado al 30/06/2016 2016
ACTIVOS
ACTIVO CORRIENTE
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO $ 4.600,00
BANCOS $ 3.850,00
CTAS X COBRAR CLIENTES RELACIONADOS $ 65.773,00
(-) ESTIMACIONES CTAS INCOBRABLES $ (657,73)
ANTICIPO A PROVEEDORES $ 3.420,00
ANTICIPO LICENCIA SOFTWARE $ 3.308,00
CRED. TRIB. A FAVOR DE LA EMPRESA (IVA) $ 5.842,00
CRED. TRIB. A FAVOR DE LA EMPRESA (I.R.) $ 805,00
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO $ 125.000,00
GARANTIAS TRANSITORIAS $ 48.453,00
TOTAL DE ACTIVOS $ 260.393,00
PASIVO
PASIVOS CORRIENTES
CUENTAS Y DOCUMENTOS P0R PAGAR $ 15.620,00
OBLIG. CON INST. FINANCIERAS NO CORR
LOCALES $ 101.000,00
PATRIMONIO NETO
CAPITAL
CAPITAL SUSCRITO O ASIGNADO $ 50.000,00
RESERVAS
RESERVA LEGAL $ 711,00
RESULTADOS ACUMULADOS
GANANCIAS ACUMULADAS $ 75.391,00
RESULTADO DEL EJERCICIO
UTILIDAD/PERDIDA DEL PERIODO $ 17.671,00
TOTAL DE PASIVOS Y PATRIMONIO $ 260.393,00
91
Tabla 143:
Estados de Resultados Integrales
FROC S.A.
ESTADO DE RESULTADOS INTEGRALES
2016
INGRESOS
INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS
PRESTACION DE SERVICIOS
HONORARIOS POR DESPACHO $ 180.280,00
OTROS INGRESOS $ 18.599,00
TOTAL DE INGRESOS 198.879,00
EGRESOS
GASTOS ADMINISTRATIVOS
SUELDOS, SALARIOS Y DEMAS REMUNERACIONES 99.760,00
APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL (INCLUIDO FONDO DE R 21.548,00
BENEFICIOS SOCIALES E INDEMINIZACIONES 29.652,00
OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS 12.519,00
GASTOS FINANCIEROS
INTERESES PAGADOS $ 11.140,00
GASTOS DE FINANCIAMIENTO DE ACTIVOS
DIFERENCIA EN CAMBIO
OTROS GASTOS FINANCIEROS
$ 6.589,00
TOTAL DE GASTOS 181.208,00
UTILIDAD DEL EJERCICIO 17.671,00
Al término del primer semestre del 2016 se puede observar que las cuentas por cobrar
disminuyen con el cumplimiento de las políticas la cartera es recuperada dentro de los límites
de crédito que se establecieron en cada cliente, en su efecto se demuestra a través de la
siguiente proyección la recuperación de las mismas.
92
Tabla 154: Estado de situación financiera Proyectado a Diciembre 2016
FROC S.A.
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
Cortado al 31/12/2016 2016
ACTIVOS
ACTIVO CORRIENTE
EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO $ 1.450,00
BANCOS $ 55.840,00
CTAS X COBRAR CLIENTES RELACIONADOS $ 44.315,00
(-) ESTIMACIONES CTAS INCOBRABLES $ (443,15)
ANTICIPO A PROVEEDORES $ 2.432,00
ANTICIPO LICENCIA SOFTWARE $ 3.308,00
CRED. TRIB. A FAVOR DE LA EMPRESA (IVA) $ 8.763,00
CRED. TRIB. A FAVOR DE LA EMPRESA (I.R.) $ 1.207,00
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO $ 92.672,00
GARANTIAS TRANSITORIAS $ 55.000,00
TOTAL DE ACTIVOS $ 264.544,00
PASIVO
PASIVOS CORRIENTES
CUENTAS Y DOCUMENTOS P0R PAGAR $ 16.862,00
OBLIG. CON INST. FINANCIERAS NO CORR
LOCALES $ 93.720,00
PATRIMONIO NETO
CAPITAL
CAPITAL SUSCRITO O ASIGNADO $ 50.000,00
RESERVAS
RESERVA LEGAL $ 1.066,00
RESULTADOS ACUMULADOS
GANANCIAS ACUMULADAS $ 78.315,00
RESULTADO DEL EJERCICIO
UTILIDAD/PERDIDA DEL PERIODO $ 24.581,00
TOTAL DE PASIVOS Y PATRIMONIO $ 264.544,00
Se evidencia que el año 2016 existe una disminución de las cuentas por cobrar el cual,
cada vez al aplicar el cumplimiento de los controles dan un mejor resultado a pesar del
aumento de sus ventas disminuye la incobrabilidad con la aplicación de las políticas de cobro.
Al término del mismo se puede observar que las cuentas por cobrar de enero – junio
disminuyen, esto quiere decir que se está recuperando la cartera de clientes en un corto
tiempo y que los controles políticas y procedimientos están dando un mejor resultado, pues se
refleja en el balance dicha disminución como efecto positivo el aumento de liquidez –
rentabilidad para la empresa.
93
Tabla 165:
Estado de Resultados Integrales Proyectado a diciembre 2016
FROC S.A.
ESTADO DE RESULTADOS INTEGRALES
2016
INGRESOS
INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS
PRESTACION DE SERVICIOS
HONORARIOS POR DESPACHO $ 270.420,00
OTROS INGRESOS $ 19.529,00
TOTAL DE INGRESOS 289.949,00
EGRESOS
GASTOS ADMINISTRATIVOS
SUELDOS, SALARIOS Y DEMAS REMUNERACIONES 169.440,00
APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL (INCLUIDO FONDO DE R 34.905,00
BENEFICIOS SOCIALES E INDEMINIZACIONES 31.219,00
OTROS GASTOS ADMINISTRATIVOS 12.519,00
GASTOS FINANCIEROS
INTERESES PAGADOS
$ 10.325,00
GASTOS DE FINANCIAMIENTO DE ACTIVOS
DIFERENCIA EN CAMBIO
OTROS GASTOS FINANCIEROS
$ 6.960,00
TOTAL DE GASTOS 265.368,00
UTILIDAD DEL EJERCICIO 24.581,00
Se realiza el balance comparativo de resultados integrales proyectado a diciembre del
2016 el cual refleja que las ventas aumentarán, con la creación del departamento de
cobranzas no existirán facturas vencidas por más de 15 días, dicho departamento será el
encargo de realizar las estrategias de cobro para tener mayor rentabilidad y que la empresa
cubra sus necesidades.
94
A continuación, se detalla la variación de los índices financieros en cuanto a las
cuentas por cobrar y su rotación con el análisis de los años 2014, 2015 y 2016, es por ello que
los índices corroboran que los controles fueron cumplidos en el orden de sus funciones y
requisitos, con efectos positivos que mejoran la liquidez de la empresa y sus cuentas por
cobrar serán recuperadas en el plazo establecido.
4.2.1 Razones de liquidez. 2016
Tabla 176:
Razones de Liquidez
INDICES 2014 2015 2016
LIQUIDEZ ACTIVO CORRIENTE
4,52 0,77 0,99 PASIVO CORRIENTE
RAZONES
LIQUIDEZ CXC * DIAS AL AÑO
104 133 60 VENTAS A CREDITOS
RAZON DE ACTIVIDAD
ROTACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR VENTAS ANUALES A CREDITO
3 4 6 CUENTAS POR COBRAR
CICLO DE COBRO
DIAS AL AÑO 122 91 61
ROTACION DE CUENTAS POR COBRAR
En comparación de años anteriores la capacidad de endeudamiento mejora,
satisfaciendo las obligaciones de la empresa a corto plazo, es decir; mientras mayor sea la
95
razón, mayor será la capacidad de la empresa para cubrir sus obligaciones. Con las razones de
liquidez y ciclo de la cobranza en comparación de años atrás y con el diseño de medidas de
control, políticas y procedimientos, se va a recuperar la cartera de clientes en menos tiempo,
esto quiere decir que la razón de liquidez mide el tiempo promedio que demorará la cobranza
de convertirse en efectivo, la rotación de las cuentas por cobrar indica la rapidez de la
cobranza. Aquí, se puede notar cuantas veces se da movimiento al dinero y la forma de cómo
se recupera la cartera de clientes en menos tiempo.
Al aplicar las estrategias de control disminuye de manera considerable, aun otorgando
sus servicios a crédito. Esto se debe a que se está realizando un buen control en el área de
cobranzas lo que hace que la cartera pueda ser recuperada en el plazo establecido.
4.2.2 FODA proyectado a resultados.
A continuación, se detalla un análisis FODA después de la implementación de
controles internos, el objetivo de este análisis consiste en tener una conclusión de lo
estudiado el cual sea capaz de afrontar cambios que se presentarán en la empresa mejorando
las fortalezas y oportunidades que minimicen las debilidades y amenazas para competir en el
mercado actual.
Estrategias sugeridas para la empresa Froc S.A
Fortalezas - Análisis interno
Capacidad de endeudamiento
Personal administrativo calificado
Integración vertical nacional e internacional en la presentación del servicio
Departamento de crédito y cobranza establecido.
96
Oportunidades – Análisis externo
Marco legal
Acceso a la información relevante para la planificación
Incrementar la presencia a nivel internacional
Debilidades
Precios ligeramente altos frente a la competencia
Amenazas
Dificultad para encontrar un proveedor de piezas fiable
Alta competencia
Mayor requerimiento de importaciones
97
Conclusiones
Con el análisis de esta investigación se determina la importancia de contar con un
sistema de control interno sobre créditos y cobranzas el cual deberá influir favorablemente
con la eficacia y transparencia de la misma, del mismo modo se ve la importancia de
implementar políticas y procedimientos sobre las cuentas por cobrar en el cual se obtendrá
información oportuna y fiable a fin de reducir las pérdidas e incrementar los ingresos por los
créditos otorgados y las cobranzas que se efectúen.
A lo largo del trabajo de investigación, se ha constatado una serie de dificultades que
pueden poner en peligro los objetivos perseguidos. Una vez revisada y analizada a la empresa
Froc S.A, y enfocándonos en las cuentas por cobrar se evidenciaron falencias en todas las
áreas de la empresa, según la encuesta se detalla a continuación las siguientes:
No existen controles adecuados ni áreas específicas.
No existe un área dedicada a la gestión de cobranzas.
No existe un manual de funciones ni procedimientos por lo cual esto dificulta la
realización de un mejor trabajo.
El personal realiza su trabajo monótono a diario y no existe una persona encargada de
la cobranza, dicha función la realiza la Gerente Financiera.
La falta de capacitación dificulta el buen desempeño tanto en la parte profesional
como en el trato humano provocando así una mala comunicación.
No existe reglamento interno lo cual hace pensar al personal que todos están
cumpliendo con sus obligaciones.
No mantienen la cartera de clientes actualizada por lo cual existe el riesgo de que la
cobranza se dificulte.
No tienen establecidas las líneas de responsabilidad.
98
Los balances se realizan en normas ecuatorianas de contabilidad (NEC) y se presentan
bajo las normas internacionales de información financiera (NIIF).
En el sistema contable que usan se pudo evidenciar la existencia de varias falencias,
pues hay movimientos que se duplican o existen facturas que no se anulan y por ende
la información no será la real.
Existen facturas vencidas por más de 120 días.
La propuesta de diseñar un área de cobranzas para el correcto manejo de las cuentas
por cobrar servirá para mejorar los aspectos antes citados.
99
Recomendaciones
Con la aplicación de las estrategias adecuadas para el área de créditos y cobranzas se
recomienda la implementación de un sistema de control en el área de cuentas por cobrar de la
empresa de servicios FROC S.A., el cual será monitoreado para determinar si con dicha
implementación dará los resultados esperados y en caso de ser necesario hacer
modificaciones.
Aplicar los procedimientos sugeridos de la presente tesis.
Crear un área de créditos y cobranzas con la función de analizar y verificar la
información oportuna de los créditos y plazos.
Difundir el manual de funciones a cada empleado del área de crédito y cobranza, dar
seguimientos de las actividades el cual refleje un mejor control para cada área.
Capacitar al personal de forma continua para mantenerlo actualizado y que pueda
ayudar a la empresa de manera más ágil y logre beneficios.
Actualizar el organigrama por niveles jerárquicos en el cual el personal conozca
quienes tienen mayor rango o línea de responsabilidad.
Independizar al personal por área el cual no interfiera en la comunicación y que su
labor sea de trabajo en equipo.
Establecer que los balances se realicen en Normas Internacionales de Información
Financiera (NIIF) y que sean entregados en las fechas en que lo soliciten.
Analizar a los clientes de manera individual para ver si la cartera va ser incobrable.
Analizar e implementar un sistema contable que reduzca las posibilidades de errores
en los procesos.
Llevar un control de las facturas vencidas, y que se cobren en el plazo establecido.
100
Bibliografía
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0la%20implementaci%C3%B3n%20de%20pol%C3%ADticas%2c%20procesos%20contable
s%20y%20financieros%20%2c%20para%20aumentar%20la%20l%C3%ADquidez%20de%2
0la%20empresa%20Jorfacell%20S.A.%20en%20la%20ciudad%20de%20Guayaquil.pdf
http://repositorio.uta.edu.ec/bitstream/123456789/20567/1/T2581i.pdf
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102
Apéndice A
TARIFARIO QUE REGULA LOS HONORARIOS MÍNIMOS PARA LOS AGENTES
DE ADUANA
Artículo 1.- Los honorarios establecidos en la presente resolución corresponden a la tarifa
mínima que todo agente de aduana debe recibir por sus servicios de despacho, pudiendo en
consecuencia, fijarse una tarifa mayor si así lo pactaren libremente entre las partes. La
facturación de trámites accesorios tales como obtención de licencias, permisos, registros y, en
general, todo encargo logístico concerniente al embarque de las mercancías, no se encuentran
incluidos dentro del presente tarifario, por lo que estos valores corresponden única y
exclusivamente a la prestación del servicio de despacho.
Artículo 3.- Fíjese en medio salario básico unificado los honorarios mínimos de los agentes
de aduana que tramiten cualquier tipo de régimen aduanero de importación de aquellos
contemplados en los artículos 147, 148, 149, 150, 151, 152, 153, 158, 159 y 160 del Código
Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, bajo las modalidades de transporte aéreo
o terrestre. Si la mercancía ingresare por vía marítima, la tarifa mínima será del 60% de
un salario básico unificado.
Esta disposición comprende también la importación de menajes de casa.
Artículo 4.- Los honorarios mínimos de los agentes de aduana que tramiten cualquier tipo de
régimen aduanero de exportación de aquellos contemplados en los artículos 154, 155, 156, así
como otros regímenes aduaneros establecidos en los artículos 157, 161 y 162 del Código
Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones, sea bajo modalidad terrestre, aérea o
marítima, serán fijados libremente por acuerdo entre las partes.
103
Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones
Artículo
Detalla
147.- Importación
para el consumo
Es el régimen aduanero por el cual las mercancías importadas
desde el extranjero o desde una Zona Especial de Desarrollo
Económico pueden circular libremente en el territorio aduanero,
con el fin de permanecer en él de manera definitiva, luego del
pago de los derechos e impuestos a la importación, recargos y
sanciones, cuando hubiere lugar a ellos, y del cumplimiento de las
formalidades y obligaciones aduaneras.
Art. 148.- Admisión
temporal para
reexportación en el
mismo estado
Es el régimen aduanero que permite la introducción al territorio
aduanero de determinadas mercancías importadas, para ser
utilizadas en un fin determinado, con suspensión total o parcial del
pago de los derechos e impuestos a la importación y recargos, con
excepción de la depreciación normal originada por el uso que se
haya hecho de las mismas, para ser reexportadas en un plazo
determinado sin experimentar modificación alguna, según se
determine en el reglamento.
Art. 149.- Régimen
de admisión
temporal para
perfeccionamiento
activo
Es el régimen aduanero que permite el ingreso al territorio
aduanero ecuatoriano, con suspensión del pago de los derechos e
impuestos a la importación y recargos aplicables, de mercancías
destinadas a ser exportadas luego de haber sido sometidas a una
operación de perfeccionamiento, bajo la forma de productos
compensadores. Podrán autorizarse instalaciones industriales, que,
al amparo de una garantía general, operen habitualmente bajo este
régimen, cumpliendo con los requisitos previstos en el reglamento
al presente Código. Los productos compensadores que se obtengan
aplicando este régimen podrán ser objeto de cambio de régimen a
importación para el consumo, pagando tributos sobre el
componente importado de dicho producto compensador.
Art. 150.-
Reposición de
mercancías con
franquicia
arancelaria
Régimen aduanero que permite importar, con exoneración de los
derechos e impuestos a la importación y recargos con excepción
de las tasas aplicables, mercancías idénticas o similares por su
especie, calidad y sus características técnicas, a las que estando en
libre circulación, hayan sido utilizadas para obtener las mercancías
exportadas previamente con carácter definitivo.
104
Art. 151.-
Transformación bajo
control aduanero
Es el régimen aduanero que permite introducir en el territorio
aduanero mercancías para someterlas a operaciones que
modifiquen su especie o estado, con suspensión del pago de los
derechos e impuestos a la importación y recargos aplicables, para
la posterior importación para el consumo de los productos
resultantes obtenidos de esas operaciones, con la aplicación de los
derechos e impuestos a la importación y recargos que les
correspondan con arreglo a la naturaleza arancelaria del producto
terminado. 30 -- Suplemento -- Registro Oficial Nº 351 --
Miércoles 29 de Diciembre del 2010
Art. 152.- Depósito
aduanero
Régimen aduanero según el cual las mercancías importadas son
almacenadas por un periodo determinado bajo el control de la
aduana en un lugar habilitado y reconocido para esta finalidad, sin
el pago de los derechos e impuestas y recargos aplicables.
Art. 153.-
Reimportación en el
mismo estado
Es el régimen aduanero que permite la importación para el
consumo con exoneración de los derechos e impuestos a la
importación, recargos aplicables de las mercancías que han sido
exportadas, a condición que no hayan sido sometidas a ninguna
transformación, elaboración o reparación en el extranjero y a
condición que todas las sumas exigibles en razón de un reembolso
o de una devolución, de una exoneración condicional de derechos
e impuestos o de toda subvención u otro monto concedido en el
momento de la exportación, se hayan pagado. Sección II
Regímenes de Exportación Art.
Art. 158.-
Almacenes Libres
El almacén libre es el régimen liberatorio que permite el
almacenamiento y venta de mercancías nacionales o extranjeras a
pasajeros que salgan del país o que ingresen del extranjero, en
puertos y aeropuertos internacionales, sin el pago de tributos al
comercio exterior.
Art. 159.-
Almacenes
Especiales
Conforme la normativa internacional aplicable se podrán autorizar
almacenes especiales de mercancías, destinadas al
aprovisionamiento, reparación y mantenimiento de naves,
aeronaves y unidades de carga destinadas para la prestación del
servicio público de transporte de pasajeros y carga; a los que se
podrán ingresar además, libre de todo tributo al comercio exterior,
repuestos y piezas de recambio para su reparación,
acondicionamiento o adecuación.
105
Art. 160.- Ferias
Internacionales
Es un régimen especial aduanero por el cual se autoriza el ingreso
de mercancías de permitida importación con suspensión del pago
de tributos, por un tiempo determinado, destinadas a exhibición en
recintos previamente autorizados, así como de mercancías
importadas a consumo con fines de degustación, promoción y
decoración, libre del pago de tributos al comercio exterior, previo
el cumplimiento de los requisitos y formalidades señaladas en el
reglamento.
Código Orgánico de la Producción, Comercio e Inversiones
Artículo
Detalla
Art. 154.-
Exportación
definitiva
Es el régimen aduanero que permite la salida definitiva de
mercancías en libre circulación, fuera del territorio aduanero
comunitario o a una Zona Especial de Desarrollo Económico
ubicada dentro del territorio aduanero ecuatoriano, con sujeción a
las disposiciones establecidas en el presente Código y en las
demás normas aplicables.
Art. 155.-
Exportación
temporal para
reimportación en el
mismo estado
Es el régimen aduanero que permite la salida temporal del
territorio aduanero de mercancías en libre circulación con un fin y
plazo determinado, durante el cual deberán ser reimportadas sin
haber experimentado modificación alguna, con excepción del
deterioro normal por el uso que de ellas se haga.
Art. 156.-
Exportación
temporal para
perfeccionamiento
pasivo
Es el régimen aduanero por el cual las mercancías que están en
libre circulación en el territorio aduanero pueden ser exportadas
temporalmente fuera del territorio aduanero o a una Zona Especial
de Desarrollo Económico ubicada dentro de dicho territorio para
su transformación, elaboración o reparación y luego reimportarlas
como productos compensadores con la exención de los tributos
correspondientes conforme las condiciones previstas en el
reglamento al presente Código. Sección III Otros regímenes
aduaneros.
Art. 157.-
Devolución
Condicionada
Devolución condicionada es el régimen por el cual se permite
obtener la devolución automática total o parcial de los tributos
pagados por la importación de las mercancías dentro de los plazos
que señale el reglamento de este Código, en los siguientes casos:a.
Las utilizadas en el país en un proceso de transformación; b. Las
incorporadas a la mercancía.
106
Art. 161.- Tránsito
aduanero
Es el régimen aduanero por el cual las mercancías son
transportadas bajo control aduanero desde una oficina distrital con
destino al exterior.
Art. 162.-
Reembarque
Es el régimen aduanero por el cual las mercancías manifestadas
que se encuentran en depósito temporal en espera de la asignación
de un régimen o destino aduanero podrán ser reembarcadas desde
el territorio aduanero. Aun cuando las mercancías hayan sido
declaradas a un régimen aduanero, procede el reembarque cuando
por el control aduanero se determine un cambio en la clasificación
arancelaria que conlleve la exigencia de documentos de control
previo u otros, que no eran exigibles de acuerdo a lo declarado por
el importador cuando esto obstaculice la legal importación de la
mercancía. No se autorizará el reembarque cuando se haya
configurado respecto de las mercancías presunción fundada de
delito.
El reembarque será obligatorio en el caso de mercancías de
prohibida importación, excepto las prendas de vestir, perecibles y
materiales educativos que serán donadas a la Suplemento --
Registro Oficial Nº 351 -- Miércoles 29 de Diciembre del 2010 --
31 Secretaría de Estado a cargo de la política social.
107
Apéndice B
AUTORIZACIÓN GERENTE GENERAL
VIGENCIA: JULIO 2016
ELABORADO POR: GERENTE FINANCIERO
OBJETIVO DEL CARGO: Analizar controlar y verificar los niveles de riesgos en el otorgamiento de los créditos por la prestación de servicios y el diseño de Políticas y Procedimientos para mantener en niveles aceptables los riesgos de la empresa.
PERFIL DEL ANALISTA DE CREDITO Y COBRANZA: Conocimientos necesarios en el área económica, contable y jurídica. Capacidad de adaptación al trabajo de campo. Responsable, honesto y con agresividad comercial. Buena atención al cliente y ética profesional. Buscar y promocionar el servicio crediticio, seleccionado a los clientes
potenciales. Sustentar las razones de la morosidad de su cartera ante el comité de
créditos Preparar o reportar la información correspondiente que les sea solicitada
por las áreas de control y auditoria. Facilidad para redactar informes comerciales y de riesgo crediticio. Dispuesto a desempeñarse bajo un esquema de presión de trabajo para el
cumplimiento de las metas. Evaluar la conveniencia de la apertura o cierre de los negocios. Elaborar y mantener actualizado un estadístico de precios.
FROC S.A AGENTES DE ADUANA
PERFIL DEL CARGO: ANALISTA DE CREDITO Y
COBRANZAS
108
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
GESTION
ANALIZAR EL RIESGO DE
CRÉDITOS.
PERSONAS
Cajera –
Tesorera
RECURSOS/BIENES
Cartera de clientes Recursos informáticos
COMPETENCIAS REQUERIDAS
Capacidad Analítica Experiencia 2 años Ing. Comercial; CPA carreras relacionadas con el área financiera Conocimientos de análisis financieros Conocimiento de normativa financiera
109
AUTORIZACIÓN GERENTE GENERAL
VIGENCIA: JULIO 2016
ELABORADO POR: GERENTE FINANCIERO
OBJETIVO DEL CARGO: Velar por el cumplimiento de los procesos que garanticen el control de los cobros de la empresa, y su correcta distribución supervisando la ejecución de los a fin de garantizar la efectiva cancelación de la cartera de los clientes y apoyar a las autoridades en la colocación acertada de los recursos financieros.
PERFIL DEL ANALISTA DE CREDITO Y COBRANZA: Coordina el proceso de apertura de cartas de crédito, a través de los
bancos. orientación al logro Recepción de cobros en el día para su respectivo ingreso al sistema,
verificando información requerida a la caja, adjuntando al comprobante de pago documento timbrado o validado, de acuerdo a los estándares y normativas vigentes.
Iniciativa compromiso y trabajo en equipo con el área de cobranzas Buena atención al cliente Con valores y ética profesional Registra información de ingresos diarios en el libro contable, pagos al día y
pagos rezagados, adjuntando los depósitos correspondientes y archivando documentos de respaldo.
FROC S.A AGENTES DE ADUANA
PERFIL DEL CARGO: CAJERA-TESORERA
110
RESPONSABILIDADES DEL CARGO
GESTION
INGRESO DE LA COBRANZA
Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN PARA APERTURAS DE NUEVOS CRÉDITOS
PERSONAS
No tiene
RECURSOS/BIENES Cartera de
clientes Recursos
informáticos
COMPETENCIAS REQUERIDAS
Capacidad Analítica Experiencia 2 años Egresado de Ing. Comercial, cursando últimos años Manejo en caja-tesorería Conocimientos en utilitarios
111
Apéndice C
Solicitud de Crédito
Vendedor Oficial de crédito
Fecha de Elaboración Fecha de Recepción Año
Mes Día Año Mes Día
Cupo Solicitado Plazo Solicitado
Datos del negocio
Cédula RUC Extranjero Persona: Natural Jurídica Sexo F M
RUC/C.C. Razón Social Representante Legal
Teléfonos convencionales
Fax Celular Operadora e-mail/pagina web
Dirección (Manzana, Bloque, Solar o Villa)
Provincia Ciudad Cantón: Parroquia:
Propio Local Arrendado
Sucursales: Si No Dirección Sucursales
Tiempo Establecido Número de empleados Cobertura
Nombre persona de pedido Nombre persona de pagos Día y horario de pago
Origen de ingresos
Empleado: Publico Privado Remesas del exterior Independiente Rentista Jubilado
Datos personales
Estado Civil: Soltero Casado Divorciado Unión Libre Viudo
Dirección domiciliaria
Teléfono e-mail/Web
Provincia
Ciudad Cantón Parroquia Sector Vivienda: Propia Alquilada
Hijos
Nombre del cónyuge Cédula de Identidad
Nombre de la empresa de cónyuge en caso de dependencia laboral
Ciudad Teléfono
Actividad Económica
Tipo de cliente: Minorista Mayorista Distribuidor Otros negocios Si No
Actividad principal del negocio
Actividad
Vehículo para uso del negocio Modelo Marca Año Placa Color
Bienes inmuebles Ubicación Extensión M2 Avalúo comercial Avalúo real
Referencias Bancarias
Banco Número de Cuenta Corriente Titular de Cuenta Corriente
Referencias Comerciales
Empresa
Ciudad
Teléfono
Tipo producto
Antigüedad
Promedio de compras al mes
Referencias personales
Nombres y apellidos
Teléfono Celular
Dirección
Parentezco Tiempo que lo conoce
0
0
0
0
112
Datos del garante Nombres y apellidos
Teléfono Cédula de Identidad
Estado civil
Nombre del cónyuge Cédula de Identidad
Dirección Teléfono Celular e-mail
Croquis del local o lugar de entrega
Dirección
Teléfono Ciudad
Horario de entrega Transporte
Persona autorizada a recibir Nombres Apellidos Cedula de identidad Cargo que desempeña
Croquis local
Croquis domicilio
Firma Solicitante
Cónyuge
Garante
113
Apéndice D
Cargo a Ejecutivo de Venta: _____________________________
Fecha:
Para:
De:
Vendedor
Cliente
Fecha
Factura
Vencimiento
Factura
Valor
Saldos
Observaciones
A descontar en : Ejecutivo solicita se le descuente en _________ cuotas
Aceptado por:
_________________________
AUTORIZO por mis propios derechos, de forma expresa, amplia y suficientemente a disponer, debitar y utilizar de mis remuneraciones presentes y futuras
los valores detallados en esta liquidación. Esta autorización se extiende y abarca a todos los valores que me corresponda por cumplimiento de mis labores
asignadas en mi relación de empleado de la empresa, incluido los valores de sueldo, bonificaciones, incentivos, decimos, utilidades, liquidaciones laborables.
Declaro que conozco y entiendo la connotación legal de autorización de débito de los valores que pudiesen registrarse a mi favor y por ente ratifico mi
voluntad de que se utilicen dichos valores para poder cumplir las deudas que mantengo con la empresa.
Elaborador por: Autorizado por:
Analista de Crédito y Cobranza Gerente Financiero Jefe de Ventas
___________________________ ________________________ ________________________
