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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE CONTADURÍA PÚBLICA AUTORIZADA
TESIS PRESENTADA COMO REQUISITO PARA
OPTAR POR EL TÍTULO DE CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
TEMA:
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, EN EL AREA COMPRAS PARA LA
COMERCIALIZADORA DE AUTOPARTES”
AUTORES:
CEDEÑO RIVERA ANGIE DANIELA
CHAVEZ QUINTERO CHARLIE WILLIAMS
TUTOR DE TESIS:
ING. ARTURO AVILA TOLEDO
GUAYAQUIL SEPTIEMBRE 2018
i
UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA CONTADORIA PUBLICA AUTORIZADA
Unidad de Titulación
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN EL AREA
COMPRAS PARA LA COMERCIALIZADORA DE AUTOPARTES”
AUTOR/ES
Cedeño Rivera Angie Daniela
Chávez Quintero Charlie Williams
TUTOR (A): Ing. Arturo Ávila Toledo
REVISOR (A): Ing. Arturo Francisco
Ordoñez Peña
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: Ciencias Administrativas
CARRERA: Contador Público Autorizado
GRADO OBTENIDO:
FECHA DE PUBLICACIÓN: N° DE PÁGS.: 108
ÁREAS TEMÁTICAS: CONTROL INTERNO (PROCESOS)
PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS: Compras, Manual, Procedimientos, Soluciones,
Factores
RESUMEN/ABSTRACT
En el mundo existen empresas que tienen inconvenientes en las compras por no disponer de una
buena organización y también por no contar con un manual de procedimientos, todos estos
factores no regulados traen grandes problemas cuando no se toma una buena decisión para
elección de un buen proveedor para generar nuestra compra pertinente y necesaria para la
empresa. La siguiente investigación que se realizo tiene como propósito contribuir a los
conocimientos que ya existen sobre el diseño y aplicación de manuales de procedimientos,
como un elemento para mejorar la toma de decisiones dentro de la empresa en el área de
compras. Para poder desarrollar un manual de procedimientos en la empresa comercializadora
de autopartes utilizaremos instrumentos indispensables para investigar dentro del área e
identificar cuáles son las posibles soluciones para la mejora de la misma. Hemos desarrollado
esta investigación con el fin de sugerir un manual de procedimientos de compras que ayude a la
toma de decisiones del departamento de compras.
N° DE REGISTRO: N° DE CLASIFICACIÓN:
DIRECCIÓN URL:
ADJUNTO PDF SI ( x ) NO ( )
CONTACTO CON AUTOR/ES:
Cedeño Rivera Angie Daniela
Chávez Quintero Charlie Williams
Teléfono:
0980402454
0986446158
E-mail:
CONTACTO CON LA
INSTITUCIÓN
Nombre: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
Teléfono: 042-229-3552
E-mail: www.ug.edu.ec
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA CONTADORIA PUBLICA AUTORIZADA
Guayaquil, 3 de Septiembre del 2018
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR REVISOR
Ha sido nombrado Ing. Arturo Ávila Toledo, tutor del trabajo de titulación, certifico que el
presente trabajo de titulación, elaborado por Cedeño Rivera Angie Daniela, Chávez Quintero
Charlie Williams con C.I. Nº 0950739664 -0930294665 con mi respectiva supervisión como
requerimiento parcial para la obtención del título de Contador Público Autorizado, en la
Carrera CPA de la facultad de Ciencias Administrativas, ha sido REVISADO Y APROBADO
en todas sus partes, encontrándose apto para su sustentación.
--------------------------------------------------------------
Ing. Arturo Ávila Toledo
C.I. Nº.0100822857
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADORIA PUBLICA AUTORIZADA
Unidad de Titulación
CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD
Habiendo sido nombrado Ing. Arturo Ávila Toledo, tutor del trabajo de titulación certifico que
el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Cedeño Rivera Angie Daniela, Chávez
Quintero Charlie Williams, con C.I. Nº 0950739664 -0930294665, con mi respectiva
supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de Contador Público
Autorizado.
Se informa que el trabajo de titulación: “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN EL
AREA COMPRAS PARA LA COMERCIALIZADORA DE AUTOPARTES”, ha sido
orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio URKUD quedando el
0% de coincidencia.
--------------------------------------------------------------
Ing. Arturo Ávila Toledo
C.I. Nº.0100822857
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADORIA PUBLICA AUTORIZADA
Unidad de Titulación
LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA EL USO NO
COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACÁDEMICOS
Yo, Cedeño Rivera Angie Daniela y Chávez Quintero Charlie Williams con C.I. Nº.
0950739664; 0990294665, certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación,
cuyo título es “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, EN EL AREA COMPRAS PARA LA
COMERCIALIZADORA DE AUTOPARTES” son de mi absoluta propiedad y
responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 144 del CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECOMÍA SOCIAL
DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una
licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra con
fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga uso del mismo,
como fuera pertinente.
------------------------------------------------ -------------------------------------------------
Cedeño Rivera Angie Daniela Chávez Quintero Charlie Williams
C.I. N°: 0950739664 C.I. N°:0990294665
* CÓDIGO ÓRGANICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS,
CREATIVIDAD E IMNOVACIÓN (registro Oficial n. 899-Dic./2016) Artículo 114.- De los
titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros
educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas
politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios
superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de
investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos
académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la
titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento
tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con
fines académicos.
v
Dedicatoria
La presente tesis está dedicada a primero a Dios por la gran oportunidad que me dio de
cumplir una meta más y en segundo lugar a mi mamá Francisca Rivera Santana, ya que ella ha
sido mi pilar fundamental en todo momento, ella ha sido mi aliento a seguir, ella ha sido la mujer
más valiente que conozco, no por su ganas como mamá si no por su mayor esfuerzo de
desenvolver tan bien el papel de padre y madre, la cual no es nada fácil, por ser ese sustento
dentro del hogar y por ser mi sustento para este desarrollo profesional.
Y por último a papa que en su tiempo siempre deseo lo mejor para mí, y aún por cada una de
las personas que fueron parte de este proceso y desarrollo profesional. Todo se lo debo a Dios.
Cedeño Rivera Angie Daniela
Este título personal va dedicado a mis abuelos William Aviles Crespin, Mariana de Jesús
Alvarado López mi madre Mariana Magdalena Quintero Alvarado y mis hermanos porque ellos
son bases y pilares de mi vida. Estudiar cada libro asistir a cada clase prepararse para cada
examen siempre fue un reto y quiero hacer énfasis en esta dedicatoria a mis 4 hermanos que este
título también va por ustedes Issai, Joseph, Karla y Arantxa que si yo puedo ustedes también. No
me cabe la menor duda que ustedes pueden lograr sus objetivos, metas y lo que se propongan.
A lo largo de la vida conocemos muchas personas. Unas que van a restar y otras que aportaran
al crecimiento emocional espiritual y profesional. Este título también va por toda esa gente que
ha sumado en mi vida como mi Tía Jenny Aviles, mi gran amigo y hermano Erick Morejon
entre muchos más
Charlie Chavez Quintero
vi
Agradecimientos
Dios, tu compasión y paciencia no tienen fin, me has preparado para cada logro y para cada
resultado de cada meta obtenida, me has probado muchas veces en distintas pruebas y de cada
una me has enseñado lo bueno. En cada error que he cometido me has perdonado, ciertamente
nada es fácil en la vida, pero sin duda alguna tú me has preparado.
No cesan mis ganas de seguirte agradeciendo por cada oportunidad y una de esas, es este
sueño y meta obtenida. Gracias Dios por estar presente no solo en esta meta obtenida sino en
cada una de las etapas que he tenido que experimentar ya que son parte del proceso.
Cedeño Rivera Angie Daniela
vii
Agradecimientos
Agradezco en primer lugar a Dios por darme salud y protección, como dice en la biblia en
Jeremías 33:3 Clama a mí y yo te responderé es como yo siento que nunca me ha desamparado.
Estoy agradecido con mi familia y de manera puntual y especial con mi abuela Mariana de
Jesús Alvarado López una mujer ejemplar que desde que era un niño entregaba sus fuerzas en
la crianza de mis hermanos y mía. En mi vida representa un ejemplo de entrega en cada cosa que
realiza, estoy agradecido con ella por los valores que me ha inculcado y por cada oración que ella
levanta por mí desde que soy un niño para que Dios guíe mi camino y me guarde. Siento y creo
que no existen palabras de agradecimiento para describir los que siento por ti abuela. Gracias por
ser las manos de Dios en mi vida.
Dicen que los amigos son la familia que uno escoge y que siempre hay que estar agradecido
con las personas que te ayudan en las distintas etapas de la vida. Por eso quisiera mencionar a
estas dos valiosas mujeres con un corazón de oro con quien me siento muy agradecido con:
Natalia Carreño por quien siento un cariño muy especial ya que en momentos difíciles siempre
me ha brindado su ayuda y ha tenido las puertas de su hogar abiertas para mí. Y por otro lado y
en una faceta distinta como es lo laboral, me siento muy agradecido con Cecilia Ibarra Chávez ya
que ha sido parte esencial para mi crecimiento profesional ya que sus directrices y enseñanzas
me han servido de mucho.
Charlie Chavez Quintero
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADORIA PUBLICA AUTORIZADA
Unidad de Titulación
“MANUAL DE PROCEDIMIENTOS EN EL AREA COMPRAS PARA LA
COMERCIALIZADORA DE AUTOPARTES”
Autor: Cedeño Rivera Angie Daniela
Chávez Quintero Charlie Williams
Tutor: Ing. Arturo Ávila Toledo
Resumen
En el mundo existen empresas que tienen inconvenientes en las compras por no disponer de
una buena organización y también por no contar con un manual de procedimientos, todos estos
factores no regulados traen grandes problemas cuando no se toma una buena decisión para
elección de un buen proveedor para generar nuestra compra pertinente y necesaria para la
empresa.
La siguiente investigación que se realizo tiene como propósito contribuir a los conocimientos
que ya existen sobre el diseño y aplicación de manuales de procedimientos, como un elemento
para mejorar la toma de decisiones dentro de la empresa en el área de compras. Para poder
desarrollar un manual de procedimientos en la empresa comercializadora de autopartes
utilizaremos instrumentos indispensables para investigar dentro del área e identificar cuáles son
las posibles soluciones para la mejora de la misma. Hemos desarrollado esta investigación con el
fin de sugerir un manual de procedimientos de compras que ayude a la toma de decisiones del
departamento de compras.
Palabras Claves: Compras, Manual, Procedimientos, Soluciones, Factores.
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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA CONTADORIA PUBLICA AUTORIZADA
Unidad de Titulación
“PROCEDURES MANUAL IN THE PURCHASES AREA FOR THE
AUTOPARTS MARKETER”
Author: Cedeño Rivera Angie Daniela
Chávez Quintero Charlie Williams
Advisor: Ing. Arturo Ávila Toledo
Abstract
In the world there are companies that have problems in purchasing because they do not have a
good organization and also because they do not have a procedures manual, all these unregulated
factors bring great problems when a good decision is not made for choosing a good supplier to
generate our necessary and necessary purchase for the company.
The following research is intended to contribute to the knowledge that already exists about the
design and application of procedural manuals, as an element to improve decision making within
the company in the area of purchases. In order to develop a manual of procedures in the auto
parts trading company, we will use indispensable instruments to investigate within the area and
identify what are the possible solutions for the improvement of the same.
Keywords: Purchases, manuals, procedures, solutions, factor.
x
Tabla de contenido
Resumen .................................................................................................................................. viii
Introducción ............................................................................................................................... 1
Capítulo 1 ................................................................................................................................... 3
1. El Problema ......................................................................................................................... 3
1.1. Planteamiento Del Problema..................................................................................... 3
1.2. Formulación y sistematización de la investigación .................................................. 5
1.2.1. Formulación del problema .................................................................................... 5
1.2.2. Sistematización del problema................................................................................ 5
1.3. Objetivos de la investigación .................................................................................... 5
1.3.1. Objetivo general .................................................................................................... 5
1.3.2. Objetivos específicos............................................................................................. 5
1.4. Justificación de la investigación ............................................................................... 6
1.4.1. Teórica ................................................................................................................... 6
1.4.2. Practica .................................................................................................................. 6
1.4.3. Metodología .......................................................................................................... 7
1.5. Delimitación de la investigación ............................................................................... 7
1.6. Preguntas de investigación ........................................................................................ 7
Capítulo 2 ................................................................................................................................... 9
2. Marco referencial ................................................................................................................ 9
xi
2.1. Antecedentes de la investigación .............................................................................. 9
2.2. Marco teórico .......................................................................................................... 12
2.2.1. Control interno .................................................................................................... 12
2.2.2. Efectividad y eficiencia en las operaciones......................................................... 13
2.2.3. La estructura del control interno ......................................................................... 13
2.2.4. Los elementos del control interno ....................................................................... 13
2.2.5. Coso ..................................................................................................................... 13
2.2.6. Modelos del Sistema COSO ................................................................................ 14
2.2.7. El ambiente de control......................................................................................... 14
2.2.8. La Evaluación de Riesgos ................................................................................... 15
2.2.9. Los Procedimientos de Control ........................................................................... 16
2.2.10. Seguimiento y supervisión............................................................................... 16
2.2.11. Definición de un Manual de Procedimiento .................................................... 17
2.2.12. Importancia del manual de procedimientos ..................................................... 17
2.2.13. Manual de Procedimiento y su estructura ........................................................ 18
2.2.14. Listado de Métodos y/o Procedimientos ......................................................... 18
2.2.15. Políticas y Normas Para El Departamento De Compras ................................. 18
2.2.16. Investigación Básica para documentar Métodos y Procedimientos ................ 19
2.2.17. Cumplimiento del manual de procedimientos ................................................. 20
2.2.18. Para qué sirve un manual de procedimiento .................................................... 21
2.2.19. Diagrama de flujo ............................................................................................ 22
2.2.20. Criterio para elaborar o diseñar un diagrama de flujo ..................................... 22
xii
2.2.21. Ventajas de elaborar un diagrama de flujos ..................................................... 22
2.2.22. Tipos de diagramas de flujo............................................................................. 23
2.2.23. Simbología ....................................................................................................... 25
2.2.24. Concepto de compras ....................................................................................... 27
2.2.25. La importancia de las compras ........................................................................ 27
2.2.26. Porque las compras deben tener un solo departamento ................................... 28
2.2.27. Organización del departamento de compras .................................................... 32
2.2.28. Políticas de las compras ................................................................................... 33
2.2.29. Como elegir un buen proveedor para realizar nuestras compras ..................... 35
2.2.30. Optimizar las operaciones en el departamento compras ................................. 39
2.2.31. Mejor calidad que cantidad .............................................................................. 39
2.2.32. Costos extraordinarios ..................................................................................... 39
2.2.33. Aislamiento ...................................................................................................... 40
2.2.34. Falta de confiabilidad ...................................................................................... 40
2.3. Marco contextual .................................................................................................... 40
2.3.1. Misión.................................................................................................................. 40
2.3.2. Visión .................................................................................................................. 41
2.3.3. Políticas ............................................................................................................... 41
2.3.4. Estructura organizacional .................................................................................... 42
2.4. Marco conceptual .................................................................................................... 43
2.4.1. Compras .............................................................................................................. 43
2.4.2. El exceso de inventario ....................................................................................... 43
xiii
2.4.3. Manual ................................................................................................................. 43
2.4.4. Administración contable ..................................................................................... 44
2.4.5. Planificación de compras .................................................................................... 44
2.4.6. Declaraciones ...................................................................................................... 44
2.4.7. Control interno .................................................................................................... 45
2.5. Marco legal ............................................................................................................. 45
2.5.1. El Código de Comercio ....................................................................................... 46
2.5.2. Ley en el IVA (Impuesto Al valor Agregado) .................................................... 46
2.5.3. Nic (Norma internacional de la contabilidad) ..................................................... 47
2.5.4. Lorti (Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno) ......................................... 47
Capítulo 3 ................................................................................................................................. 48
3. Diseño de la investigación ............................................................................................ 48
3.1. Diseño de la investigación ...................................................................................... 48
3.2. Tipo de la investigación .......................................................................................... 48
3.3. Población y muestra ................................................................................................ 49
3.4. Técnicas e instrumentos de investigación ............................................................... 49
3.4.1. Recopilación de datos.......................................................................................... 50
3.4.2. Entrevista ............................................................................................................. 50
3.5. Análisis de los resultados ........................................................................................ 53
3.6. Comprobación de nuestras preguntas de estudio .................................................... 64
3.7. Conclusión Parcial .................................................................................................. 64
Capítulo 4 ................................................................................................................................. 65
xiv
4. Propuesta ........................................................................................................................... 65
4.1. Desarrollo del manual de procedimientos para el área de compras ........................ 65
4.2. Objetivo................................................................................................................... 65
4.2.1. Objetivo general .................................................................................................. 65
4.2.2. Objetivos específicos........................................................................................... 65
4.3. Utilidad de la propuesta .......................................................................................... 66
4.4. Elementos que debe contener un manual de procedimientos ................................. 66
4.5. Identificación del área ............................................................................................. 66
4.6. Índice....................................................................................................................... 68
4.7. Objetivo(s) del Manual ........................................................................................... 69
4.8. Desarrollo de los procedimientos............................................................................ 69
4.9. Alcance Del Manual De Procedimiento De Compras ............................................ 69
4.10. Procedimiento De Compras Y Servicios ................................................................ 69
4.11. Autorización de la inversión en compras ................................................................ 69
4.12. Compras .................................................................................................................. 69
4.13. Flujograma .............................................................................................................. 71
4.14. Introducción del manual de procedimiento de compras ......................................... 72
4.15. Objetivos ................................................................................................................. 73
4.16. Políticas de compras ............................................................................................... 73
4.17. Manual y Descripción de procedimiento ................................................................ 74
4.18. Evaluación e impacto de la propuesta en el área de compra ................................... 78
4.19. Matriz de riesgo ...................................................................................................... 80
xv
4.19.1. Frecuencia de riesgo ........................................................................................ 82
4.19.2. Impacto de riesgo ............................................................................................. 82
4.19.3. Consolidado ..................................................................................................... 84
Conclusiones ............................................................................................................................ 85
Recomendaciones ..................................................................................................................... 86
Referencias bibliográficas ........................................................................................................ 87
xvi
Índice de tablas
Tabla 1 Análisis de Conocimiento ................................................................................................ 55
Tabla 2 Análisis de Conocimiento ................................................................................................ 56
Tabla 3 Análisis de conocimientos del área de Compras ............................................................. 57
Tabla 4 Análisis de Conocimiento ................................................................................................ 58
Tabla 5 Análisis del Personal de área ........................................................................................... 59
Tabla 6 Análisis operaciones dentro del área de compras ............................................................ 60
Tabla 7 Análisis de relación con los proveedores ......................................................................... 61
Tabla 8 Análisis de los proveedores ............................................................................................. 62
Tabla 9 Análisis del Inventario ..................................................................................................... 63
Tabla 10 Análisis de la propuesta ................................................................................................. 80
xvii
Índice de figuras
Figura 1 Diagrama de flujo vertical .............................................................................................. 24
Figura 2 Diagrama de flujo horizontal .......................................................................................... 25
Figura 3 Diagrama de flujo panorámico ....................................................................................... 25
Figura 4 Simbología ...................................................................................................................... 26
Figura 5 Estructura Organizacional .............................................................................................. 42
Figura 6 Cuestionario para evaluar el control interno .................................................................. 52
Figura 7 Analisis del departamento .............................................................................................. 55
Figura 8 Análisis de los encargados departamento compras ........................................................ 56
Figura 9 análisis de las áreas ......................................................................................................... 57
Figura 10 análisis de procedimientos ............................................................................................ 58
Figura 11 análisis del personal del área ........................................................................................ 59
Figura 12 análisis operaciones dentro del área de compras .......................................................... 60
Figura 13 análisis relación de la empresa con los proveedores .................................................... 61
Figura 14 análisis de los proveedores por la realización de las compras ..................................... 62
Figura 15 análisis del inventario del departamento de compras ................................................... 63
Figura 16 Manual de procedimientos ........................................................................................... 67
Figura 17 Ejemplo de Manual de procedimientos ........................................................................ 68
Figura 18 Flujograma .................................................................................................................... 71
Figura 19 Flujograma .................................................................................................................... 72
Figura 20 Propuesta en el área de compras ................................................................................... 79
Figura 21 Análisis la Propuesta .................................................................................................... 80
Figura 22 Categorización de los riesgos ....................................................................................... 81
Figura 23 Evaluación de los Riesgos ............................................................................................ 82
xviii
Figura 24 Frecuencias de Riesgos ................................................................................................ 82
Figura 25 Evaluación sobre el Impacto del riesgo ........................................................................ 83
Figura 26 Impacto sobre el riesgo ................................................................................................. 83
Figura 27 Consolidado de matriz de riesgo ................................................................................. 84
Figura 28 Consolidado de matriz de riesgo .................................................................................. 84
1
Introducción
El manual de procedimiento de compras es una herramienta que tiene gran utilidad en el área
administrativa. Las empresas y las organizaciones en su mayoría deberían de tener para su
correcto funcionamiento. Contar con un manual destinado al departamento de compras servirá de
apoyo diario en las diferentes tareas que tienen los colaboradores dentro de la organización de la
empresa.
El diseño de este manual de procedimientos de compras estará basado en el Coso III de
control interno. Como podemos darnos cuenta en su primer elemento menciona el ambiente de
control, es muy importante controlar cada una de las operaciones del departamento, para que
todos los procesos puedan realizarse de una manera sistematizada con el fin de conseguir los
objetivos.
Se hace mención en lo que es ambiente de control, esto nos ayuda a dar una categorización de
los riesgos que se ven involucrados al momento de realizar nuestras respectivas operaciones.
Cada proceso tiene un procedimiento y el no cumplir con uno de ellos como se debe trae
riesgos. Estos riesgos se pueden ver reflejados y materializados de distintas maneras como el
retraso de nuestras operaciones, multas por entidades reguladoras o la mala ejecución de las
actividades cotidianas.
Diseñamos un manual de procedimiento compras con la finalidad de que los empleados de la
compañía comercializadora de autopartes puedan ejecutar sus procesos de la mejor manera, y las
jefaturas tengan un control sobre los mismos.
La implementación de un manual de procedimiento ayudara a identificar las personas que
estaban a cargo de las operaciones y responsables de los posibles incumplimientos de los
procesos. Se puede identificar el cumplimiento de procesos y procedimientos con indicadores de
gestión, check list entre otros. Los indicadores de gestión, check list y matriz de riesgo tienen
2
como característica ser medibles y entendibles, estos no darán las pautas para poder interpretar la
situación de lo que está sucediendo con el departamento.
Un manual de procedimientos acompañados de una evaluación periódica garantizara un
trabajo muy sistematizado y de calidad ya que permitir tomar acciones influyentes y decisivas
sobre la situación del departamento y guiarlo hacia el cambio esperando optimizar los bienes y
recursos de la empresa.
3
Capítulo 1
1. El Problema
1.1. Planteamiento Del Problema
En el mundo existen empresas que tienen inconvenientes en las compras por no disponer de
una buena organización y también por no tener de un manual de procedimientos, si no se tiene
una organización en las compras no podrían ser reguladas por los altos mandos por lo tanto al
momento de hacer la adquisición se va a tener inconvenientes con los proveedores, sus costos, el
tiempo que implica adquirir la materia prima o suministros, la distancia en que se nos entregue y
las formas de pago.
Todos estos factores no regulados traen grandes problemas a la empresa cuando no se toma
una buena decisión para elección de un buen proveedor para generar nuestra compra pertinente y
necesaria para la empresa. Representantes de empresas y organizaciones manifiestan opiniones
acerca de las compras que realizan y su departamento, mencionan que es una tarea con gran
importancia porque si uno genera ingresos para el crecimiento de la misma se pueden escurrir o
perder por adquirir un activo, compra para el giro del negocio o suministros innecesarios que no
se adapten a nuestras necesidades.
Hablan acerca de que las medianas y pequeñas empresas no suelen darle la importancia que
requiere este departamento ni miden su rendimiento además de que algunas no disponen con
responsables inmediatos a quien puedan pedirle cuentas de los requerimientos que se van hacer.
EL administrador o jefe inmediato de este departamento debe realizar y analizar sus
requerimientos para hacer un buen uso de los recursos financieros y presupuestos de la entidad.
No hacer un análisis de proveedores y una planificación de acuerdo a nuestras necesidades
representan problemas e inconvenientes en cualquier organización o empresa ya que no se está
haciendo un estudio regular de los posibles proveedores de nuestros suministros, materia prima o
activos esto es simple de explicar ya que se reducen los costos por compras innecesarias los
4
ingresos aumentan al no tener gastos elevados y genera una mejor utilidad en la empresa es por
esta razón que no se debe comprar lo primero que se nos oferte y se debe hacer un análisis
constante de cuánto dinero se incurre en la compras.
En el Ecuador las medianas, pequeñas y grandes empresas destinadas al sector comercial
necesitan abastecerse de un sin número de requerimientos ya sea suministro de oficina, materia
prima o inventarios estos mencionados son unos de los más importantes, la mala compra de estas
está reflejada en los estados financieros de la misma ya que su adquisición representa rubros
importantes.
Comprar de más y no de acuerdo a las necesidades y demanda de la compañía incrementa los
gastos incurridos en los negocios ecuatorianos por lo tanto representa una disminución en el
rubro de utilidad en el estado de situación financiera al final del periodo. No solo eso en la gran
mayoría de las empresas ecuatorianas no dispones de una organización para hacer sus compras ni
mucho menos un manual de procedimientos, por lo tanto, se podrán realizar las compras, pero no
se podrán optimizar sus recursos y controlarlos.
La empresa comercializadora de repuestos de carros es una empresa que se dedica a la
actividad comercial venta de repuestos originales de marcas reconocidas de carros. Esta empresa
no cuenta con un manual de procedimientos para el departamento de compras y esto está
trayendo algunos problemas en la toma de decisiones, por lo tanto, ya que “La empresa
comercializadora de repuestos de vehículos” no tiene un manual de procedimientos y funciones
para que el personal nuevo, estable, que vaya a suplantar a alguien ausente o realice sus tareas de
compras de la manera más pertinente que se necesite.
La falta de un manual de procedimientos y funciones trae pérdidas de recursos ya que no se
evalúan que cantidades que son específicas para abastecer nuestras necesidades de inventario o
como identificar cual va a ser el proveedor más indicado para abastecernos, también la falta de
planeación de compras sobrevalora el presupuesto por qué se puede comprar de más.
5
Al no evaluar nuestras compras con indicadores de gestión y precisión no nos permitirá el
cambio hacia la mejora. También nuestras adquisiciones tienen un problema ya que nuestros
proveedores muchas veces entregan las facturas se acumulan se traspapelan y los encargados no
se gestionan de la manera más rápida para registrarlas en la contabilidad.
1.2. Formulación y sistematización de la investigación
1.2.1. Formulación del problema
¿Cómo diseño de un manual de procedimientos ayudaría a mejorar la toma decisiones en el
departamento de compras?
1.2.2. Sistematización del problema
¿Cómo establecer los requerimientos que necesita el área de compras?
¿Cómo determinamos que herramientas de control interno posee el área de compras?
¿Cuáles son los indicadores de gestión precisión o valorización para el departamento de
compras?
¿Cuál es la estructura que debe tener un manual de procedimientos de compras?
1.3. Objetivos de la investigación
1.3.1. Objetivo general
Elaborar un manual de procedimientos para departamento de compras que ayudará a mejorar
la toma de decisiones.
1.3.2. Objetivos específicos
Analizar los fundamentos, principios y teorías, concerniente a la administración del
capital de trabajo, inventarios en el área de compras.
Diagnóstico de la situación inicial de la empresa de repuestos para automóviles antes
de la propuesta
Diseño de la propuesta para el manual de procedimientos para el departamento de
compras
6
Evaluación de los resultados después de la propuesta
1.4. Justificación de la investigación
1.4.1. Teórica
La siguiente investigación que se realiza tiene como propósito contribuir a los conocimientos
que ya existen sobre el diseño y aplicación de manuales de procedimientos, como un elemento
para mejorar la toma de decisiones dentro de la empresa en el área de compras. Es tan importante
disponer de un manual de procedimientos porque existen trabajadores con determinadas tareas
que tienen que cumplir y podemos decir que no hacen los procedimientos adecuados para el
cumplimiento de las mismas.
La empresa Comercializadora de Autopartes no consta con un manual de procedimientos de
compras ya que se diseñará uno para sugerirlo, debido a que sus procedimientos no están siendo
los mejores para hacerlas compras correspondientes tomar decisiones debidas sobre las mismas
porque no se están ahorrando recursos y esfuerzos además de eso las declaraciones de impuestos
mensuales no se realizan están realizando con precisión. Así esta investigación podrá
demostrarse con su desarrollo y como propuesta más adelante.
1.4.2. Practica
Para esta problemática la solución será diseñar un manual de procedimientos compras. Es un
elemento de control interno que contribuye a las empresas y en este caso destinado al
departamento a efectuar las tareas cotidianas que son designadas por la alta gerencia y que la
empresa necesita. Proporciona precisión para realizar de la manera más eficiente, conveniente las
tareas y procedimientos que la empresa requiere para cumplir el logro de los objetivos.
El manual de procedimiento compras aporta a las empresas con la organización de tareas ya
que contiene de manera ordenada y detallada las instrucciones y labores ayuda a establecer las
prioridades y tiempos para realizar requerimientos y adquisiciones que son necesarias de acuerdo
7
a las necesidades de stock de mercaderías. Este es de gran ayuda a los colaboradores para
conocer el sistema organizacional del mismo.
1.4.3. Metodología
Para poder desarrollar un manual de procedimientos en la empresa comercializadora de
repuestos de vehículos utilizaremos instrumentos indispensables para investigar dentro del área e
identificar cuáles son las posibles soluciones para la mejora de la misma. Utilizaremos métodos
como el de la observación científica que nos ayudara conocer como realmente es la situación del
departamento de compras y lo complementaremos con herramientas como son cuestionarios y
entrevistas que ayudara a la recopilación de datos que usaremos para la elaboración del manual
de procedimiento de compras. No solamente esta metodología se utilizará se combinará con el
método inductivo directo (inferencia o conclusión inmediata), la investigación de conceptos
bibliográficos, materiales visuales y premisas de opiniones profesionales lleva a la deducción de
que la mejora de cualquier empresa es la estructura organizacional y el control. Todo esto brinda
el manual de procedimientos de compras al departamento.
1.5. Delimitación de la investigación
Esta investigación se da en el departamento de compras de una empresa comercializadora de
repuestos de autos que está situada geográficamente en Guayaquil - Ecuador cuyo nombre no
será mencionado por asuntos de confidencialidad.
1.6. Preguntas de investigación
¿Existe un manual de procedimientos para el área de compras en la comercializadora de
repuesto de autopartes?
¿Existe un manual de procedimiento donde se detallan las políticas de compras?
¿Cuáles son los beneficios de diseñar un manual de procedimientos para el área de compra?
¿Se debe incorporar en el manual de procedimientos de compras políticas de rotación de
inventario?
8
¿Cuál es el papel de la administración del capital de trabajo en el diseño de un manual de
procedimiento de compras y su relación con el capital de trabajo?
9
Capítulo 2
2. Marco referencial
2.1. Antecedentes de la investigación
Según Jiménez Cedeño, B. T., & Muñoz Muñoz, M. M. (2017). en su proyecto titulado
Propuesta De Mejora De Los Procesos Administrativos De La Empresa Grúas Muñoz En La
Ciudad De Guayaquil. (Tesis De Grado). Universidad De Guayaquil, Guayaquil. Determino
como objetivo general. Proponer mejoras a los procesos administrativos de la empresa Grúas
Muñoz.
Llegando a la conclusión que la empresa Grúas Muñoz no cuenta con un manual de
procedimiento o procesos formales establecidos, lo cual ha dificultado el control de los
mismos, impidiendo su crecimiento y provocando que su rentabilidad comenzara a decrecer
desde hace ya una década; tampoco cuenta con una misión o una visión definida. La empresa
únicamente da a conocer sus servicios por medio de la red social “Facebook” y por la
publicidad de boca en boca.
Actualmente el mercado de venta de servicios de grúas se encuentra saturado debido al
aumento de nuevos competidores que buscan dañarlo, generando una guerra de precios que se
ha venido dando desde hace varios años atrás.
Según Espinoza Castro, G. M., & Zambrano Nieto, E. D. (2018). En su proyecto
“Propuesta De Procedimientos Para El Área De Cobranza En Za-Patos Roouu”. (Tesis De
Grado). Universidad De Guayaquil, Guayaquil. Determino como objetivo general. Diseñar el
manual del control interno para perfeccionar la actividad de facturación y cobranza de
Zapatos Roouu S.A. Llegando a la conclusión de que los manuales de procedimientos son
indispensables para cualquier empresa, gracias a ellos se logra obtener eficientes recursos,
tanto humano como financiero, en el área de facturación y cobranza de la empresa Zapatos
10
Roouu S.A. se pudo efectuar diversas técnicas y herramientas que permitieron obtener las
siguientes conclusiones:
Los factores de riesgo son causados por la deficiencia en la estructura organizacional del
área de facturación y cobranza, tener poco conocimiento de los objetivos, políticas, así como
la ausencia de controles internos, diagramas de flujos y manuales de procedimientos, ya que
son aspectos importantes para lograr su cometido, satisfaciendo conjuntamente el esfuerzo de
sus trabajadores.
Según Córdova Fernández, C. E., Falconi Lema, H. M., & Romero Hernández, M. I.
(2013). En su proyecto de investigación Diseño Del Sistema De Control De Gestión De Los
Procesos Empresariales De La Empresa Ensambladora De Estructuras Metálicas Metalinc.
Sa. De La Provincia Del Guayas. (Tesis De Grado). Universidad De Guayaquil, Guayaquil.
Determino como su objetivo general. Diseño del Sistema de Control de los Procesos
Empresariales para elevar la Eficiencia y productividad de la Empresa Ensambladora de
estructuras Metálicas METALINC. SA. de la Provincia del Guayas.
Llegando a la conclusión de que se lograron integrar un conjunto de herramientas para
potenciar la gestión empresarial, que van desde las tradicionales y ampliamente difundidas:
encuestas, entrevistas, etc., hasta otras menos o escasamente difundidas y aplicadas en las
empresas ecuatorianas como la Matriz OVAR, el Cuadro de Mando Integral y el Enfoque por
procesos que constituyen herramientas de control que permiten tomar acciones tanto
preventivas como correctivas.
Esta metodología le permitirá a la empresa, adoptar, desarrollar, e implantar
adecuadamente, una filosofía y orientación hacia la mejora continua con el objetivo de
proyectar su gestión hacia la producción y comercialización de sus productos basado en un
mejor control de sus procesos y desarrollo de soluciones a los problemas detectados. Se
puede concluir además que se obtuvo un sistema de control superior, pues el mismo está
11
diseñado sobre la base de la planeación estratégica, es decir que tiene en cuenta la estrategia
de la empresa, por lo que ante un cambio en la estrategia de la empresa tendrá repercusión en
el mismo.
Según Jiménez Cedeño, B. T., & Muñoz Muñoz, M. M. (2017). En su proyecto titulado.
Propuesta De Mejora De Los Procesos Administrativos De La Empresa Grúas Muñoz En La
Ciudad De Guayaquil. (Tesis De Grado). Universidad De Guayaquil, Guayaquil. Determino
como objetivo general. Implementar Control Interno En Departamento De Ventas Utilizando
Coso III En La Empresa Comercial Mermex.
Llegando a la conclusión Para el presente trabajo investigativo es importante definir las
conclusiones a las que se ha llegado luego de realizar el diagnostico de control interno
orientado. Luego de realizar el diagnóstico de la compañía mediante un diseño investigativo
de corte cualitativo, el resultado de la misma indica que el control interno de la compañía se
refleja con deficiencias que afectan directamente el desenvolvimiento y la rentabilidad de la
compañía.
Según el diagnóstico los componentes que resultaron más afectados constituyen Aplicar
normativas de control de la información para la toma de decisiones efectivas del nivel
estratégico de la empresa. Los componentes más afectados fueron el Monitoreo y Ambiente
de Control. En base a estos resultados la propuesta ha sido estructurada en base a líneas de
acción relacionadas con políticas y procedimientos que deberán ser sociabilizados y
difundidos por la compañía con el objetivo de fortalecer el componente de comunicación e
información y evitar los desconocimientos de las mismas por parte del personal de ventas
tanto nuevo como antiguo.
Es importante puntualizar que ninguna metodología de control interno es eficaz si no
existe un adecuado manejo de las observaciones y gestión de seguimiento relacionadas con
las mismas. Por lo general la instancia de Auditoria Interna, Contraloría o quien haga sus
12
veces deberá realizar esta gestión y comunicar los resultados de las revisiones mediante la
metodología de determinación del riesgo que se sugiere en la propuesta.
2.2. Marco teórico
La definición del marco teórico está totalmente relacionada con la investigación que se va
a realizar, directamente, con la ciencia. Podemos decir marco teórico el conjunto de ideas,
ordenamientos y teorías que usa un investigador para llegar a terminar su actividad.
Podremos expresar que el marco teórico crea las coordenadas esenciales de donde parte la
investigación.
2.2.1. Control interno
Según (Servin, 2018) menciona que, para entender la importancia del control interno en
las empresas, conviene empezar por entender el propósito del control interno, que tiene
como objetivo resguardar los recursos de la empresa o negocio evitando pérdidas por fraude o
negligencia, como así también detectar las desviaciones que se presenten en la empresa y que
puedan afectar al cumplimiento de los objetivos de la organización.
Prácticamente las medianas y pequeñas empresas no tienen un sistema de administración
tan definido, donde muchas veces los objetivos y planes no se encuentran por escrito, sino
que se realizan de una manera empírica; corrigiendo problemas que se van presentando a
diario y se van estableciendo departamentos a medida que surgen las necesidades, entre otras
cosas.
Según (Gómez, 2001) en su post nos indica que el control interno es un proceso ejecutado
por el consejo de directores, la administración y todo el personal de una entidad, diseñado
para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las
siguientes áreas:
Efectividad y eficiencia en las operaciones.
Confiabilidad en la información financiera.
13
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
2.2.2. Efectividad y eficiencia en las operaciones
Según (Cruz, 2013) Ser eficientes en la función de TI implica que no se desperdician
valiosos recursos de TI de la organización en otros fines que no sean soportar eficientemente
al negocio. Por ejemplo, tener dispositivos para realizar respaldos de datos es eficiente si
estos realizan el respaldo de acuerdo con el programa de respaldos diseñado. Si ocurre una
falla y se requiere un respaldo que no se hizo, la eficiencia del control se habría perdido.
2.2.3. La estructura del control interno
La estructura de control interno de una organización consiste en los procedimientos y
políticas establecidos para ofrecer una seguridad razonable para poder lograr los objetivos y
metas específicas de la organización y conseguir los objetivos generales ya mencionados. El
estudio y valoración del Control Interno debe de considerar las características de la
organización o entidad y del giro de negocio en que esta o participa.
2.2.4. Los elementos del control interno
El control interno consta de los siguientes elementos:
El Ambiente de Control
La Evaluación de Riesgos
Los Sistemas de Información y Comunicación
Los Procedimientos de Control
La Vigilancia
2.2.5. Coso
El coso sigue manteniendo su definicion de Control Interno y sus cinco componentes que
lo conforman en su control interno, pero a su vez incluye mejoras y explicaciones con el fin y
objeto de que sea mas facil su uso y aplicación en las organizaciones. En esta actualización
del COSO pretende desarrollar un marco original, utilizando "principios" , "puntos de
14
interés" con la finalidad de ampliar y renovar los conocimientos de control interno que
previamente se habian planteado sin dejar de reconocer los cambios en el entorno de la
empresa.
2.2.6. Modelos del Sistema COSO
Según (Nuñez Dubón & Asociados, 2018) nos indica las siguientes diferencias en los
Coso ya que a medida de los años han ido modificándose para brindarnos mejores resultados.
COSO I: Contiene los siguientes 5 elementos potenciales: a) ambiente o entorno de
control; b) evaluación del riesgo; c) actividades de control; d) información y comunicación y
e) supervisión.
COSO II ERM: En este modelo se buscó la mejora en los elementos potenciales, como
resultado de ello se integra a 8 elementos potenciales: a) ambiente interno; b) establecimiento
de objetivos; c) identificación de eventos; d) evaluación de riesgos; e) respuesta a los riesgos;
f) actividades de control; g) información y comunicación y h) supervisión.
COSO III PYMES: En este modelo se simplificó a los 5 primeros elementos potenciales
del COSO I, como consecuencia de una búsqueda en la implementación del elemento de
Roles y Responsabilidades, el cual al final se reconoció su exclusión del modelo establecido.
2.2.7. El ambiente de control
Según (Gutiérrez García, Besil Bardawil, & Fernández Andrea, 2004) El primer elemento
de la estructura del Control Interno es el Ambiente de Control y representa: La combinación
de factores que afectan las políticas y procedimientos de una entidad fortaleciendo o
debilitando sus controles Algunos de los factores a considerar como integrantes del Ambiente
de Control:
Actitud de la Administración hacia el Control Interno
Estructura de organización de la Entidad
Funcionamiento del Consejo de Administración y sus Comités
15
Métodos para asignar autoridad y responsabilidad
Métodos de control para supervisar y dar seguimiento (incluyendo auditoria
interna)
Políticas y prácticas de personal
Influencias externas.
2.2.8. La Evaluación de Riesgos
Según (Gutiérrez García, Besil Bardawil, & Fernández Andrea, 2004) El segundo
elemento de la estructura del Control Interno es la Evaluación de Riesgos. La Evaluación de
Riesgos en una Empresa considera todos aquellos riesgos relevantes que pueden afectar su
funcionamiento y operación. El auditor estará más interesado en la Evaluación de Riesgos de
una Entidad relacionados con la Información Financiera.
El proceso de la Evaluación de Riesgos relacionados con la información financiera,
considera: La Identificación, Análisis y Administración de Riesgos Relevantes en la
preparación de Estados Financieros que pudieran evitar que estos estén razonablemente
presentados de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o la base
de contabilidad aceptada definida por la Empresa.
Los Riesgos Relevantes a la información financiera, incluyen eventos o circunstancias
externas o internas que pueden ocurrir y afectar la habilidad de la entidad en el Registro,
Procesamiento, Agrupación o Reporte de Información. Algunos de los riesgos relevantes que
pueden presentarse en una Empresa, y sobre los cuales el auditor debe poner especial interés
por el efecto que pueden tener en la información financiera son:
Cambios en el ambiente operativo
Nuevo personal
Sistemas de información nuevos o rediseñados
Crecimientos acelerados
16
Nuevas tecnologías
Nuevas líneas, productos o actividades
Reestructuraciones Corporativas
Cambio en pronunciamientos contables
Personal con mucha antigüedad
Operaciones en el extranjero
2.2.9. Los Procedimientos de Control
Según (Gutiérrez García, Besil Bardawil, & Fernández Andrea, 2004) El cuarto elemento
de la estructura de Control Interno son los Procedimientos de Control. Las políticas y
procedimientos que establece la Administración y que proporcionan una seguridad razonable
de que se van a lograr en forma eficaz y eficientemente los objetivos específicos de control de
la entidad constituyen los procedimientos de control. Una de las situaciones frecuentes con
las que se enfrenta el auditor es la falta de formalización de los procedimientos de control. El
auditor debe estar más interesado en evaluar el funcionamiento efectivo de los
procedimientos de control que en su formalización dentro de la empresa.
Los procedimientos de control pueden tener el carácter preventivo, detective o correctivo
de acuerdo a su diseño destinado a evitar errores o a identificarlas y corregirlas. Los controles
son muy importantes ya que en las compras constituyen un rubro importante en la empresa
que podemos decir como un procedimiento de control de compras que toda adquisición debe
de ser pedida bajo correo, analizada y autorizada por un jefe para poder adquirir el servicio o
bien.
2.2.10. Seguimiento y supervisión
La vigilancia se va a dar sobre lo actividades en marcha. Como el resultado de esto la
gerencia o los altos mandos deben de realizar evaluaciones y revisiones sistemáticas de los
elementos y componentes que son parte del sistema del control (Aplicado a las compras).
17
2.2.11. Definición de un Manual de Procedimiento
Según (D' Ors, 1881‐1954) En su definición de manual de procedimientos dice que es un
documento que está elaborado de la manera más ordenada y sistemática que recopila
información fundamental de todos los procedimientos administrativos su significado, quién lo
puede solicitar, la documentación a aportar, por qué canales se puede tramitar, las
obligaciones económicas que se derivan, el plazo de tramitación, y el marco legal que lo
soporta, facilitando, en su caso, los modelos de documentos necesarios para su
cumplimentación.
2.2.12. Importancia del manual de procedimientos
En primer lugar, se tiene que establecer una diferencia entre un manual de procedimientos
y un procedimiento. Todas las tareas encomendadas a grupos de personas o a una sola tienen
incluidos procedimientos que se ejecutan para poder llegar al cumplimiento de los diversos
objetivos que tiene una organización. De no seguir con los procedimientos designados no se
podrá cumplir con las tareas.
A que más le podemos llamar procedimiento existen muchas definiciones para esta
palabra como la que se le da en la literatura administrativa, de manera muy sencilla podemos
decir y afirmar que tener un procedimiento es “Seguir una secuencia de gestiones o pasos que
se necesitan para terminar un trabajo en específico”, ya que dicho trabajo puede ser en
cualquier ámbito profesional o pertenecer a un lugar en particular.
Una tarea asignada en particular puede necesitar muchos pasos en sus procedimientos que
otras. Otros autores concuerdan en sus artículos y definiciones sobre los procedimientos que
es una rutina adoptada para el cumplimiento de una tarea.
18
2.2.13. Manual de Procedimiento y su estructura
Según (Gonzalez Pelaez , 2008) menciona que un manual de procedimientos debe tener
una estructura definida a fin de poder ser evaluados o consultados por todos aquellos que
tengan injerencia desde un nivel micro (Empleado) hasta los niveles de evaluación macro
(Directivos) de una manera uniforme y consistente a fin de evitar confusiones en cuanto su
interpretación.
Un manual de Procedimientos y métodos debe contener de manera puntual lo siguiente:
Nombre del Puesto
El nombre del área donde despeñaran las funciones designadas
Referencia organizacional
Esto sirve como guía y referencia de cuál es la ubicación o lugar del puesto dentro de la
empresa también indicara cuáles son sus dependientes y dependencias al momento de
ejecutar sus funciones asignadas.
2.2.14. Listado de Métodos y/o Procedimientos
Aquí se establecerán los métodos y procedimientos para cada una de las tareas. Si los
procedimientos tienes que ser sujetadas a normas políticas o marcos jurídicos.
Para elaborar cada procedimiento o método de debe ir o recurrir a las normas jurídicas,
reglamentos u ordenamientos legales y leyes que deben ser sometidas las empresas. El
conocimiento de estas ayudara a no en omisiones que puedan generar molestias, retrasos o
cargas financieras con la empresa.
2.2.15. Políticas y Normas Para El Departamento De Compras
Son estatutos y reglas que el colaborador deberá de cumplir cuando este ejerciendo sus
funciones en el cargo y en la empresa dentro del departamento de compras.
Las compras constituyen un rubro muy importante en lo que es los costos incurridos de la
empresa u organización por sus servicios o productos que ofrece. Hay que tener muy en
19
cuenta que es necesario tener normas y políticas de compras ya que según en el volumen de
compras se puede determinar la rotación de inventarios.
Si hablamos de las políticas de un departamento de compras definimos que son modelos
que hacen las organizaciones o empresas para establecer cuáles deberán ser las condiciones,
de pago y sus plazos, y los mejores proveedores que elegirá la organización o empresa, entre
otros, también cuales serán aplicados al momento en que la empresa vaya a adquirir un
producto o servicio para sus necesidades diarias o habituales.
2.2.16. Investigación Básica para documentar Métodos y Procedimientos
2.2.16.1. Recopilación de Información
Buscar toda la información que sea necesaria para establecer tiempos en el cual serán
realizados los procedimientos y alcanzar los objetivos.
2.2.16.2. Integración de la Información
Toda información recopilada deberá encajar perfectamente para el cumplimiento de los
objetivos.
2.2.16.3. Análisis de la Información
La información que sé que se ha integrado y recopilado deberá ser analizada para ver si es
la más adecuada y se adapta a los requerimientos del puesto.
2.2.16.4. Descripción de los Métodos y Procedimientos
Descomponer paso a paso como deberán de ejercer y realizar sus funciones para que no
sea tan grande el margen de error al momento de cumplir con las metas.
2.2.16.5. Diagramación
Adjunta y recopila toda la información que lo conforma para la realización de la manera
más fácil de las tareas y su respectiva comprensión y mejora
20
2.2.16.6. Formas e Instructivos
Cuando ya se haya terminado el todo el procedimiento deberán reunir información y
documentación para la tramitación del mismo como facturas preformas retenciones etc. Estos
procedimientos deberán ser simplificados para tener una mayor eficiencia en tiempo que se
realicen.
Se debe de recopilar una serie de documentación para que el colaborador pueda
transmitirlo a las administraciones o jefes inmediatos, los datos que ellos entreguen tienen
que ser presentados de la forma más sencilla y fácil para su análisis.
2.2.16.7. Glosario de Términos
Detallara las palabras más complejas para que las personas quienes tomen el cargo puedan
tener una fácil interpretación y ejercer el cargo sin muchas dificultades.
2.2.17. Cumplimiento del manual de procedimientos
Contar con un manual de procedimientos ayuda a cumplir no solo con un principal
objetivo si no con otros no tan importantes pero que ayudan a tener un buen desarrollo en el
área administrativa y en los efectos de la contabilidad. Por lo cual podemos mencionar
algunos.
Facilitar el conocimiento a todos los colaboradores que estén involucrados cuales
son los objetivos, las relaciones de dependencia, políticas de la compañía y sus
respectivas responsabilidades.
Respaldar la uniformidad de trabajo, ayudando a que diferentes colaboradores
puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.
Impedir que los trabajadores dupliquen sus funciones y a su vez, sirve como guía
para delatar omisiones.
Propicia avances en todos los procedimientos actuales para obtener una mayor
eficacia administrativa.
21
Proporcionan la inducción de nuevos trabajadores de la empresa.
Ayuda a la integración de los trabajadores como la funcionalidad general de los
colaboradores.
Proporciona el ahorro de recursos y esfuerzos.
Es una herramienta muy ventajosa para los que evalúan y también para los
auditores del Control Interno.
Podemos concluir diciendo que un Manual de Procedimientos apropiadamente
elaborado, nos ayuda al funcionario de la organización o empresa a conocer
claramente qué corresponde hacer, cuándo, cómo y dónde debe hacerlo, conocer
también los requisitos y recursos que son necesarios para el cumplimento una
establecida tarea.
2.2.18. Para qué sirve un manual de procedimiento
Antes de elaborar un manual de procedimientos para cualquier institución debemos de
realizarnos una pregunta obligada pregunta antes de comenzar la planificación para elaborar
nuestro manual. ¿Por qué es necesario elaborar un manual de procedimientos? Son muchas
las respuestas que envuelve esta pregunta, entre ellas son:
Facilita al usuario un medio de referencia diario y estandarizado para realizar sus
tareas.
Suministra documentación; en el cual la información permanece registrada para
compartirla.
Podemos utilizarlo como un sistema de archivo de información, fácil de usar y
alcanzar.
Los colaboradores realizan las tareas en base a la descripción establecida por la
empresa.
22
Se puede ahorrar mucho tiempo y se puede asegurar que las respuestas obtenidas
serán exactas, porque en vez de preguntarle a un subalterno mucho más
conveniente va a ser consultar el manual de procedimientos y no se corre ningún
riesgo que las tareas no se realicen de la mejor manera.
Es un instrumento de enseñanza para los empleados que recién entran a la empresa.
Es utilizada como instrumentos de adiestramiento para los nuevos o los que llegan
a ocupar dicho cargo.
2.2.19. Diagrama de flujo
Según (Sequeira Gutiérrez , 2009) Los diagramas de flujo también conocidos como
flujogramas- son “…una representación gráfica mediante la cual se representan las distintas
operaciones de que se compone un procedimiento o parte de él, estableciendo su secuencia
cronológica. Clasificándolos mediante símbolos según la naturaleza de cada cual.” Es decir,
son una mezcla de símbolos y explicaciones que expresan secuencialmente los pasos de un
proceso, de forma tal que este se comprenda más fácilmente.
Se les llama diagramas de flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de
flechas para indicar la secuencia de la operación, en pocas palabras son la representación
simbólica de los procedimientos administrativos.
2.2.20. Criterio para elaborar o diseñar un diagrama de flujo
El diagrama deberá tener un encabezado su cuerpo o estructura donde deberá indicar
cuando comienza y cuando termina descripción narrativa del mismo
2.2.21. Ventajas de elaborar un diagrama de flujos
Según (MANENE, 2011) el diagrama de ayuda a las personas a que trabajan en el proceso
a entender el mismo, con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su
colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias. Al presentarse el
23
proceso de una manera objetiva, se permite con mayor facilidad la identificación de forma
clara de las mejoras a proponer.
Permite que cada persona de la empresa se sitúe dentro del proceso, lo que conlleva a
poder identificar perfectamente quien es su cliente y proveedor interno dentro del proceso y
su cadena de relaciones, por lo que se mejora considerablemente la comunicación entre los
departamentos y personas de la organización. Normalmente sucede que las personas que
participan en la elaboración del diagrama de flujo se suelen volver entusiastas partidarias del
mismo, por lo que continuamente proponen ideas para mejorarlo.
Es obvio que los diagramas de flujo son herramientas muy valiosas para la formación y
entrenamiento del nuevo personal que se incorpore a la empresa. Lo más reseñable es que
realmente se consigue que todas las personas que están participando en el proceso lo
entenderán de la misma manera, con lo que será más fácil lograr motivarlas a conseguir
procesos más económicos en tiempo y costes y mejorar las relaciones internas entre los
cliente-proveedor del proceso.
2.2.22. Tipos de diagramas de flujo
Existen tres maneras diferentes de graficar un diagrama de flujo
2.2.22.1. Diagrama de flujo vertical
En este tipo de diagrama de flujo podemos darnos cuentas que el flujo de las operaciones o
la secuencia va de arriba abajo. Se muestra una lista de manera ordenada de todas las
operaciones que requiere un proceso con su respectiva información necesaria parta el
cumplimiento de su propósito.
24
2.2.22.2. Diagrama de flujo horizontal
Según (Sequeira Gutiérrez , 2009) el diagrama de flujo horizontal: En este diagrama de
flujo se utilizan los mismos símbolos que en el diagrama de flujo vertical, sin embargo, la
secuencia de información se presenta de forma horizontal. Este diagrama sirve para destacar a
las personas, unidades u organismos que participan en un determinado procedimiento o
rutina, y es bastante común que sea utilizado para visualizar las actividades y
responsabilidades asignadas a cada uno de estos actores y así poder comparar la distribución
de tareas y racionalizar o redistribuir el trabajo.
Figura 1 Diagrama de flujo vertical
25
2.2.22.3. Diagrama de flujo panorámico
Todo el proceso entero queda representado solo en un diagrama, ya sea de manera vertical
como horizontal, permitiendo diferentes acciones simultáneas.
2.2.23. Simbología
Las distintas organizaciones usan diversos símbolos, pero la comisión que rige sobre
computadores, procesadores de información de la Asociación Norteamericana de Normas han
puesto su mayor esfuerzo para que los símbolos que tienen los diagramas de flujo sean
Figura 2 Diagrama de flujo horizontal
Figura 3 Diagrama de flujo panorámico
26
normalizados y estandarizados. Esta normalización ayuda a comprender cualquier diagrama
de flujo que implemente los símbolos estandarizados y normalizados.
Figura 4 Simbología
27
2.2.24. Concepto de compras
Según (Merino, 2011) Compras se define como aquella acción de adquirir aquel producto
ofrecido por un vendedor, sea está a través de un contrato de compra-venta, la cual puede ser
a cambio de un precio en dinero, cierto y no simulado. Todas aquellas operaciones de compra
son realizadas por los consumidores finales de los productos. Dentro de este existe
generalmente un área, mencionada como gestión de compras, la cual detecta las necesidades,
y puede planificar mediante un posible plan de compras, como dudas de qué comprar,
cuándo, donde, y a qué precio.
Se solicita una gama de presupuestos, los cuales son examinados, comparando el tipo de
calidad de los productos y su precio, por aquello se requerirá contar con una variedad de
conocimientos técnicos. Compras evalúa el plazo y las todas aquellas condiciones de entrega,
la mejor forma de pago, las garantías; este se dedica a negociar con los proveedores, emite las
órdenes de compra una vez que se dé decidida la operación, también se encarga de recibir los
productos comprados, los registra y almacena, y finalmente, los entrega al sector que los
necesita.
Una vez recibida la mercadería o servicio adquirido, en la forma convenida, se emite la
factura de pago. Dentro del sector compras se originan los egresos de la empresa, por lo cual
es prioritario comprar a bajo precio y a la más alta calidad posible. Estas decisiones
estratégicas de cómo comprar, se conocen con el nombre de políticas de compras.
2.2.25. La importancia de las compras
La importancia de las compras, afecta tanto como a la rentabilidad y a la calidad de
mayoría de entidades, aunque no todas en las mismas proporciones. Hoy en día no existe
organización que no requiera de algún servicio o producto para desarrollar sus actividades y
que estén direccionadas a la satisfacción de todas las necesidades del cliente. El proceso de
compras se debe enfocar en la parte económica, la cual busque optimizar aquellos costos de
28
los pedidos, de todo el almacenaje y las cantidades de unidades que tienen que solicitarse al
proveedor por cada pedido, de manera que se logre minimizar el costo de las compras.
Existe un objetivo el cual se persigue al determinar un plan económico donde se debe
resolver los dos cuestionamientos más importantes. ¿Cuándo Pedir? y ¿Cuánto pedir?
Según (PEREIRO, 2005) La prolongación de todo el control de las compras y
proveedores la cual debe ser apropiado a la impresión de los servicios o artículos comprados,
con la calidad de los productos de la entidad, donde puede existir falla al momento de
cumplir con los requisitos de la entrega.
Una entidad y sus proveedores son de forma interdependientes, mantener una relación
efectiva o beneficiosa ayuda y aumenta la capacidad de ambos para poder crear valor,
dándole consideración a todas los requisitos o necesidades que exigen los clientes para
desarrollar una mejor planificación y estrategia del servicio o producto que demanden.
Dentro de los reglamentos como la ISO 9001 - 2008 habla sobre las afectaciones que
pueden tener todas las compras de los productos tangibles o servicios, aunque aquellos
controles establecidos sobre los proveedores y sus productos son los cuales deben ser
proporcionales a la importancia de los productos para la calidad.
2.2.26. Porque las compras deben tener un solo departamento
El departamento de compras, es un departamento muy importante dentro de la entidad, la
cual tiene diferentes funciones. Existen principales reglas del departamento de compras las
pueden resumirse como sigue:
Se debe Adquirir la materia prima, las instalaciones que requiere, los diferentes
accesorios, y los demás servicios necesarios, conforme a relaciones
preestablecidas.
Se deben realizar las compras según programa, o cuando haga falta.
29
Las entidades deben comprar en un precio ajustado a todos los tipos referidos, los
cuales no sean superior al corriente de mercado según las cantidades, y estar atento
a las ofertas favorables del mercado. Las entidades deben conformarse siempre a la
ética mercantil.
Es necesario que el departamento de compras de una entidad trate de establecer
procedimientos y sistemas apropiados donde se pondrán atender de gran manera
los detalles. En cada departamento de compras se encuentra, limitado en sus
actividades como:
Tratar de estudiar los diferentes mercados con el fin de fijar el momento oportuno
para comprar.
2.2.26.1. Cultivar diferentes fuentes de abastecimiento
Tener en constancia a la mira de nuevos productos, instrumentos mecánicos o materiales,
para llamar la atención de los funcionarios competentes sobre posibles sustituciones de los
actuales.
Estar al corriente de las disposiciones legales y tributarias que puedan afectar a los
precios de los artículos.
Recibir a todos los vendedores, a pesar de que no halla demanda de sus respectivos
productos por el momento. Tratar mantener en activo todas las relaciones
mercantiles. Los vendedores pueden ser verdaderos misioneros del progreso.
Pedir presupuestos antes de que se realicen las compras de los artículos, donde se
puede comparar las ofertas hacer el pedido ateniéndose a las normas fundamentales
de la empresa. Sin olvidar que el departamento de compras necesita conformar las
facturas para su pago, Llevar su nota adecuada del comportamiento de los diversos
proveedores, e informe que son relativos a los que puedan serlo.
30
Se debe Estudiar las necesidades importantes de la empresa, e indicar las
cantidades de las diversas existencias de materias primas de acuerdo con aquellas
necesidades, llegando incluso en ciertos casos, a la inspección de los almacenes.
Sin embargo, el especificar el inventario de las existencias ayuda a limitar los
gastos, y a veces establecer periodos de que tiempo se pueden demorar los bienes,
servicios que necesitemos.
Existen diferentes tipos de clases de compras, donde la función adquisitiva ha sido objeto
en diversas clasificaciones. La más generalizada es la siguiente:
2.2.26.2. Compras regulares
Según (Mark, 2014) Son aquellas compras las cuales están ajustadas a un cierto programa
de necesidades prefijado, donde no tiene relación directa hacia las necesidades inmediatas
durante la explotación. Se deben analizar detenidamente las tendencias de los precios, para
poder realizar pedidos cuando el mercado se encuentra en condiciones más favorables. En
diferentes casos se cabe practicar la cobertura en relación a estas compras regulares.
2.2.26.3. Compras especulativas
Estas se diferencian de las regulares en que se busca un beneficio, efectuándose cuando
los precios son bajos, para así revenderlas cuando éstos suben. Las compras regulares se
aplican sólo al consumo de la empresa; las especulativas pueden servir también para este
objeto.
Según (MC, 2016)Las industrias que practican con amplitud este género de compras tratan
de obtener buena parte de sus utilidades de esta actividad. En tales casos, aunque la función
industrial sea provechosa, puede haber pérdida, pues las compras especulativas resultan más
frecuentemente adversas que favorables.
31
2.2.26.4. Compras obligadas
Son las de artículos que no se necesitan de continuo y se adquieren sólo cuando se
necesitan. Ejemplo de ello son las máquinas – herramientas y los suministros especiales para
obras.
2.2.26.5. Compras anticipadas
Según (MAYA, 2015) Tienen por objeto cubrir las necesidades de un período anterior.
Los artículos usados regularmente en cantidades relativamente pequeñas pueden adquirirse
así antes de ser necesarios. En este grupo cabe incluir ciertas herramientas, pertrechos y
materiales que no se gastan en grandes cantidades. El período de tiempo que tales compras
pretenden abastecer no es definido como lo era en el caso de las compras regulares de
acuerdo con un programa fijo, pues un cambio en las condiciones del trabajo puede aumentar
o disminuir el consumo.
2.2.26.6. Compras según programas
El material comprado debe ser analizado de manera que las expediciones se ajusten a un
determinado plan. Por ejemplo menciona (JACK, 2015), un fabricante de automóviles puede
decidir la construcción de un millón de coches de cierto modelo durante seis meses, a base de
150.000, 200.00, 200.000, 150.000, 150.00, y 150.000, respectivamente. Los neumáticos para
estos coches pueden comprarse por contrato, a base de expediciones semanales o quincenales
según las necesidades de fabricación. La existencia de un contrato formal no es condición
indispensable de una compra según programa; cuando se usa este documento, tal compra
suele denominarse compra según contrato.
2.2.26.7. Compras globales
Cuando se adquieren juntos varios grupos de artículos pequeños, pueden conseguirse
economías. Este requisito no es indispensable, pues un departamento de compras puede
acumular pequeños pedidos para combinarlos en uno solo. Naturalmente, es de presumir que
32
se trata de artículos normales o uniformes, cuyo precio varía muy poco de un proveedor a
otro. Los efectos adquiridos en grupo suelen ser de poco precio y que tienen cierta relación
entre sí bajo el aspecto de su consumo cuantitativo.
2.2.27. Organización del departamento de compras
Según (Lojas, 2004) Desde el punto de vista de la organización integral de una empresa, el
departamento de compras es, por lo general, de carácter auxiliar y especialista. Cuando el
departamento de compras está facultado por el presidente para comprar con sujeción a un
presupuesto que él facilita, se convierte, según Taylor, en un servicio funcional. En tal caso,
solamente actúa a instancia de los demás departamentos; honesto autorizado por el presidente
para hacer compras según su propia iniciativa. Esto rara vez ocurre; si bien puede adquirir
determinados efectos a base de presupuesto o programa, casi siempre tiene por principal
misión comprar a requerimiento de los demás servicios. En la mayoría de los casos, el
departamento de compras desempeña, para la empresa, igual función respecto a primeras
materias, que el departamento de personal respecto a empleados y obreros. Sin embargo,
como ya se ha indicado en éste mismo capítulo, la función adquisitiva en instituciones
distribuidoras forma a menudo parte de la organización lineal que efectúa las ventas, y el
encargado de compras suele ser el jefe del departamento para el cual las efectúa.
Dentro del departamento de compras corriente, la estructura orgánica es, en principio, la
misma del conjunto. El jefe de compras lo encabeza. En un departamento grande habrá varios
agentes de compras, cada uno de los cuales estará especializado en algunos de los materiales.
En una sociedad anónima poderosa, una persona puede comprar carbón; otro metal, y otra,
maquinarias – herramientas. Además de comprar, hay que realizar tareas de oficina.
Estas pueden caer bajo la responsabilidad de un jefe de oficinas, o cada agente tener su
propia secretaria, o haber varias mecanógrafas y otras empleadas que dependen del jefe de
compras, aunque funcionen en gran parte sin organización ni control definidos. Es notable la
33
competencia que pueden llegar a adquirir algunas de estas muchachas; una de ellas se
especializa, por ejemplo, en abrir y resumir ofertas, hasta tal punto que el agente de compras
se limita a aprobar lo que le recomienda, y eventualmente presta igual servicio a todos los
agentes.
Otra se distingue de la labor de reunir pedidos de grupo, y de hecho lleva este tipo de
compras bajo la dirección de uno de los agentes; con el tiempo puede ocupar tal cargo ella
misma. Unos de los problemas graves de un gran departamento de compras es el archivo; un
archivo central resulta eficaz pero muchos agentes quieren tener el suyo aparte. El término
medio se logra en ocasiones mediante un servicio central organizado con secciones para cada
comprador.
En algunos departamentos hay una sección de tráfico que sigue las expediciones que han
de llegar a las que salen de la casa. Esta sección puede comprender a personas que se ocupan
de los pedidos hechos por los compradores, yendo a veces a los locales del proveedor para
ver el material encargado en sus talleres. Para poder desempeñar todas estas últimas
funciones al seguir de cerca compras o contratos accesorios, hay que estar muy al corriente de
la fabricación del artículo o producto. En otros casos, hacen indicaciones al proveedor
respecto a métodos, y aún pueden ayudar a un subcontratista a procurarse maquinaria o
materiales que necesite.
2.2.28. Políticas de las compras
Son aquellas pautas donde se generan las empresas para determinar cuáles serán aquellas
las condiciones, y los proveedores que tendrá la empresa los plazos de pago, entre otros
criterios, donde serán aplicados al momento en que la organización proceda a la adquisición
de productos para sus operaciones habituales. Las pautas a que deben seguir las políticas de
compras son las siguientes:
Tener la debida continuidad en el abastecimiento total de la empresa
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Tratar de evitar la duplicación de pedidos, de eliminar los desperdicios o
reducirlos, evitar tener aquellos productos obsoletos para malas gestiones de
compras
Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido
Mantener los niveles de calidad de los productos
Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa
Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios
Realizar previsiones en la demanda para parametrizar cuando se compra
Negociar descuentos y condiciones de pago
Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestión de lo que compra la empresa
Visitar de manera frecuente los depósitos de la empresa
Verificar que se cumplan las órdenes de compra emitidas
Renegociar los servicios que prestan los proveedores
Realizar visitas periódicas a la competencia
Las políticas de compras de una entidad en una actividad son muy importantes dentro de la
vida organizacional, en donde se debe gestionar de la mejor forma para la obtención del
mejor servicio o producto, que la calidad sea la establecida en la negociación, que el precio
sea el correcto, que la entrega sea realizada en tiempo y forma, entre otras consideraciones.
Son las que determinan la correcta relación que tendrá la empresa con sus proveedores de
cara a conseguir los mejores resultados.
La actividad de comprar está relacionada con el proceso la localización y la selección de
los proveedores, la adquisición de los productos, las negociaciones sobre el precio, el
seguimiento de todo el proceso y las condiciones de pago, entre otros factores. Se deben
llevar a cabo considerando las necesidades de las empresas. También se deben establecer los
proveedores adecuados, estar bien informados sobre los cambios tecnológicos que se
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produzcan en la utilización de los materiales que emplea la empresa, entre otras
consideraciones.
Por ello, deben buscar la adquisición del precio justo y de la cantidad necesaria con la
mejor calidad en los productos, en donde la entrega de los mismos sea realizada en el menor
tiempo posible. Son especialmente importantes porque en ellas también se basan los
beneficios de la empresa.
2.2.29. Como elegir un buen proveedor para realizar nuestras compras
Los proveedores son esenciales para todo negocio. Sin fabricantes que te provean de las
materias primas que necesitas para tu producción o que te proporcionen mercancía para su
comercialización, te costaría mucho trabajo crecer. Por otro lado, considera que tu operación
diaria requiere de infinidad de productos y servicios que también forman parte de tus costos y
gastos generales, desde clips hasta acceso a Internet.
Además de facilitarte lo que necesitas para hacer negocios, los proveedores son una fuente
importante de información para evaluar el potencial de nuevos artículos, darles seguimiento a
las acciones de tus competidores e identificar áreas de oportunidad. Así, pueden convertirse
en tus socios y ayudarte a reducir costos, mejorar el diseño de un producto y hasta aliarse
contigo para financiar estrategias de mercadotecnia. Por lo tanto, es vital hacer una buena
selección de ellos como parte de tu plan de crecimiento. ¿Cómo hacerlo? En primer lugar,
identifica las cuatro categorías en que se dividen los proveedores
2.2.29.1. Fabricantes
Muchos minoristas compran a través de los vendedores de una compañía o de
representantes independientes que manejan el catálogo de diferentes empresas. Sus precios
son por lo general más bajos, a menos que la ubicación del minorista incremente el costo del
envío.
36
2.2.29.2. Importadores
Operan de manera similar a un mayorista nacional, sólo que con un catálogo de artículos
extranjeros. Si no estás familiarizado con estos proveedores, la alternativa es viajar
directamente al país de origen para adquirir la mercancía que te interese.
2.2.29.3. Independientes
En la mayoría de los casos, se trata de artesanos autónomos que venden por medio de
representantes o que ofrecen la distribución exclusiva de sus creaciones únicas. Suelen
exponer en ferias comerciales
2.2.29.4. Distribuidores
También conocidos como mayoristas, corredores o intermediarios, se caracterizan por
comprar en grandes cantidades a varios fabricantes y bodegas para revenderles a los
minoristas. Asimismo, pueden surtir pedidos pequeños de diversos fabricantes. Aunque
manejan precios más altos que los de la categoría anterior, el cargo por envío es más bajo y
tienen un menor tiempo de entrega, lo que a menudo compensa el aumento en el precio por
artículo.
Aquellos puntos básicos son:
¿Qué hace a un proveedor ser bueno? Para muchas compañías en crecimiento, este factor
se concentra en el precio. Si bien es cierto que este elemento es fundamental al momento de
seleccionar a los vendedores que te acompañarán mientras logras consolidar tu empresa,
también lo es que existen otros puntos igual de importantes.
Después del precio, la confiabilidad es probablemente el factor clave que hay que buscar.
Un proveedor eficiente y de confianza siempre enviará la cantidad correcta de artículos, tal
como lo prometió, en el tiempo convenido y en buen estado. En ocasiones, alguien que
provee volúmenes más grandes puede ser más confiable, ya que tiene los medios para crear
37
sistemas de respaldo y cuenta con los recursos para asegurar tu entrega en caso de que algo
saliera mal.
Sin embargo, no descartes a los de menor capacidad. Piensa en lo siguiente: si eres un
cliente grande para un proveedor pequeño, es probable que tengas más atención, mejor
servicio y seguridad que si eres un comprador pequeño para uno grande. Consejo: analiza las
ventajas de dividir tus pedidos entre dos firmas chicas. Esto puede brindarte un respaldo y, al
mismo tiempo, un perfil alto.
La estabilidad es otro indicador que te servirá de guía al momento de elegir la mejor
opción. Por ejemplo, el hecho de que una compañía conserve largo tiempo a sus altos
directivos es una buena señal. Y si además tiene una reputación sólida con el resto de sus
clientes, entonces es un indicio prometedor de que se trata de una organización estable.
Por otro lado, no olvides la ubicación. Si ordenas mercancía a alguien que se encuentra a
varios kilómetros de distancia de tu negocio, puede tomar más tiempo en llegar la carga y
generar cargos de envío adicionales, sobre todo cuando necesites algo con urgencia. La
recomendación es que antes de firmar cualquier contrato investigues y pruebes cuánto
tardaría en entregarse un pedido a tu área de operación.
Asimismo, determina las políticas en cuanto a costos de transportación. Puede ocurrir que
ordenando cierta cantidad de producto obtengas el envío gratis. Todo esto parte de medir la
cantidad de insumos y artículos que requieres para operar de manera eficiente. O bien, quizá
puedas combinar dos o más órdenes en una sola y, de esta manera, ahorrar dinero en el flete.
Por último, busca proveedores que puedan ofrecerte los últimos y más avanzados
productos y servicios del mercado. Es decir, estar dispuestos y deseosos de trabajar contigo
para que ambas partes hagan prosperar sus respectivos negocios. Pero no sólo eso, también
ellos deben contar con personal bien capacitado, brindarte una variedad de condiciones
financieras atractivas en tus compras, y tener una actitud realista hacia ti (que eres el cliente).
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2.2.29.5. Mejorar la relación con el proveedor
Si ya cuentas con una cartera de proveedores, tal vez no necesites hallar nuevos aliados
para tener mejores acuerdos. Después de todo, puedes obtener descuentos, un buen servicio,
beneficios y otras cosas que necesites con sólo solicitarlo. Sin embargo, si no basta con sólo
pedirlo, estas estrategias de negociación te ayudarán a transformar y fortalecer algunos
puntos de la relación con tus proveedores existentes.
2.2.29.6. Obtener descuentos
Si vas a una tienda departamental para comprar un par de zapatos, pagas el mismo precio
que pagaría cualquier otro cliente. Pero la transacción de empresa a empresa es más
complicada. Las compañías que le venden a otras compañías por lo general tienen todo un
abanico de ofertas y hacen diferentes rebajas, dependiendo de la cantidad que se adquiera, los
términos del contrato y otras consideraciones. Probablemente puedas ajustarte con
comodidad a algunos de esos requerimientos y calificar para acceder a un precio más bajo, un
préstamo sin intereses en forma de crédito comercial o hasta una reducción sustancial por
pronto pago. Para averiguarlo, primero pregunta acerca de los posibles beneficios a los que te
puedes hacer acreedor y los términos que hay que cumplir para gozar de ellos.
Según (Herrera & Baquero, 2018) hacen referencia a Porten en uno de sus conceptos que
es acerca de los proveedores. Un mercado o segmento del mercado no será atractivo cuando
los proveedores estén muy bien organizados gremialmente, tengan fuertes recursos y puedan
imponer sus condiciones de precio y tamaño del pedido. La situación será aún más
complicada si los insumos que suministran son claves para nosotros, no tienen sustitutos o
son pocos y de alto costo.
2.2.29.7. Asegurar una relación de largo plazo
Quien te vende quizá no te ofrece trabajar de forma más estrecha contigo para mejorar la
calidad del servicio, reducir los errores de logística y bajar los costos; aunque no
39
necesariamente significa que no quiera hacerlo. Incluso, podría tener la impresión de que eres
tú el que se muestra reticente. Si quieres una relación laboral más cercana con tus
proveedores, el consejo más práctico a seguir es asegurarte de que se enteren. Así de sencillo.
2.2.30. Optimizar las operaciones en el departamento compras
El presidente o gerente de la empresa debe de conocer exactamente como cuál es la
situación de cada departamento de su empresa por eso un manual de procedimiento de
compras ayudara a facilitar el control de las operaciones dentro del departamento
administrativo y los jefes de departamento serán los encargados de hacer los respectivos
chequeos y controles.
2.2.31. Mejor calidad que cantidad
Tener una menor cantidad de proveedores que sí cumplen con lo establecido es mejor que
un grupo numeroso al que en realidad no le interesa fortalecer la relación contigo. Considera
lo siguiente: si tu cartera es menor, podrás crear relaciones más estrechas, lo que te permitirá
trabajar de manera conjunta para controlar los gastos.
Además, reducir la cantidad de aliados estratégicos con quienes tratas disminuye los
costos administrativos de tu negocio y deshacerte de los casos problemáticos puede
incrementar rápidamente la eficiencia de tu equipo de compras y adquisiciones. ¿Cómo
decidir cuándo cambiar de proveedores? A continuación, algunos puntos clave que hay que
tomar en cuenta:
2.2.32. Costos extraordinarios
El monto total de la factura es sólo el principio del costo que implica tratar con
proveedores. También debes desembolsar dinero para definir las especificaciones de los
productos, solicitar propuestas y cotizaciones para evaluarlas, así como revisar referencias. Si
después de hacer el cálculo, resulta que la relación no te conviene en términos económicos,
busca otras opciones y compáralas.
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2.2.33. Aislamiento
Algunos proveedores te permitirán visitar sus plantas, hablar con sus trabajadores,
interrogar a sus gerentes, obtener referencias de otros clientes e incluso, examinar sus estados
financieros. Este es el tipo de aliados estratégicos que debes buscar. Mientras más conozcas
acerca de su forma de trabajar, mejores herramientas tendrás para evaluar si continúas
haciendo negocios con ellos. De lo contrario, tal vez deberías descartarlos.
2.2.34. Falta de confiabilidad
Cuando los envíos comienzan a llegar tarde de forma consistente, están incompletos,
dañados o incorrectos, es hora de pensar en alguien más. Aunque no te precipites, pues no
olvides que toda compañía tiene problemas de vez en cuando. Puede pasar, por ejemplo, que
experimenten dificultades temporales como resultado de la introducción de una nueva línea
de producto, procedimiento de envío o programa de capacitación. Si te mantienes a su lado
durante un intervalo complicado, quizá luego te alegres de haber invertido este tiempo. Ellos
podrían estar más dispuestos a solidarizarse contigo en una futura crisis de flujo de efectivo.
2.3. Marco contextual
Es una empresa 100% ecuatoriana establecida desde 1978, dedicada a la importación,
venta al por mayor y menor para todo el ecuador de repuestos genuinos automotrices en todos
los modelos de las siguientes marcas Ford, Chevrolet, Isuzu, jeep, Dodge; tanto para
vehículos americanos, japoneses, coreanos y brasileros (Volkswagen). Contamos con amplio
parqueo para clientes en nuestra matriz y con servicio de entrega a domicilio para la zona
norte de Guayaquil.
2.3.1. Misión
Ofrecer bienestar a nuestros clientes otorgándoles Calidad, Asesoramiento, Parqueo,
Seguridad y entrega de repuestos a domicilio en cualquiera de nuestras sucursales a nivel
nacional, nuestro compromiso es lograr su satisfacción al comprar nuestros productos.
41
2.3.2. Visión
Ser una de las mayores compañías importadoras de repuestos genuinos con sucursales en
las principales ciudades del Ecuador.
2.3.3. Políticas
Ser líderes en la venta de autopartes en todo nuestro territorio ecuatoriano y que nuestros
clientes puedan adquirir nuestros productos sin ningún inconveniente ofrecer los mejores
repuestos de automóviles a nuestros clientes y que puedan adquirirlos mediante nuestras
facilidades de pago ya sea a crédito con cualquier tarjeta que este afiliado a nosotros o en
efectivo.
Los comisionistas de nuestra empresa encargados de distribuir nuestros repuestos serán
muy bien remunerados por hacer llegar a distintos lugares del país nuestros repuestos.
Ofrecer el mejor servicio en distintos puntos del país o sea en nuestras sucursales
autorizadas para garantizar la fidelidad del cliente con nuestra excelente atención. Maximizar
nuestros controles de procesos en el área al realizar nuestras compras y reducir el margen de
gastos innecesarios para poder brindar a nuestro trabajador una utilidad.
42
2.3.4. Estructura organizacional
|
Figura 5 Estructura Organizacional
PRESIDENCIA
GERENTE
CONTABLIDAD
AUXILIAR 1
AUXILIAR 2
AUXILIAR 3
AUDITORIA IMPORTACIONES COBRANZAS
AUXILIAR 1
AUXILIAR 2
AUXILIAR 3
VENTAS
VENDEDOR 1
VENDEDOR2
VENDEDOR3
VENDEDOR4
VENDEDOR5
VENDEDOR6
VENDEDOR7
VENDEDOR8
VENDEDOR9
VENDEDOR10
VENDEDOR11
VENDEDOR12
BODEGA COMPRAS
AUXILIAR 1 AUXILIAR 2
AUXILIAR 3 AUXILIAR 4
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2.4. Marco conceptual
2.4.1. Compras
Según (PALACIO, 2013) “las compras son un modo de obtener los productos en físico o
servicios las cuales pueden ser de buena condición esta sea de forma correcta, indicando
precio, y a un lugar. Es una palabra que se puede mencionar con diferentes significados con
perspectivas simples, estas mantienen de forma correcta todo el abastecimiento de una
empresa dando excelentes beneficios.
Se puede presumir con una existencia en contraparte por la cual da o demuestra sea este el
servicio o el producto que se está indicando, determinando el precio pactado. La persona que
realiza la venta es útil para la compra-venta la misma que es estipulada por el derecho
comercial y civil
2.4.2. El exceso de inventario
Contar con mucho inventario dentro de la empresa no es bueno ya que se inflan los costos
de operaciones por eso es preferible que los inventarios se encuentren en bodegas del
proveedor ya que la responsabilidad sigue siendo de ellos por eso es bueno tener una política
de rotación de inventarios.
2.4.3. Manual
Son aquellas guías y documentos de manejo fácil que tiene la capacidad de transmitir de
forma eficaz y eficiente usando la información con procesos sistematizados de toda la
entidad. El manual puede ser realizado por aquellos que componen la entidad.
Este permite el manejo y el control de la información, es una herramienta útil para la
entidad y el personal la cual mantendrá al tanto de todo lo que se desea obtener y alcanzar
dentro de la misma.
Según (Duhat, 2013)se trata de un documento que ayuda a mantener de forma ordenada y
sistemática toda aquella información e instrucciones sean estas políticas o contable.
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Según (Ponce, 2013) ayuda a orientar y a mantener de forma uniforme la conducta que
genera las entidades.
Según (Kellog, 2013) ayuda a señalar los procedimientos efectivos para obtener un trabajo
respectivo de todo el personal de la oficina. Establece de forma correcta un método estándar
para establecer el trabajo de forma más correcta.
Según (R, 2013) se trata de un escrito que informa aquellas instrucciones que ayudan al
trabajador a proseguir de forma correcta aquel sistema contable, y para mejoría de la entidad.
2.4.4. Administración contable
Esto se define como la etapa principal de la empresa en donde se maneja el dinero, usando
así una variable que ocupa una atención que ayuda a las organizaciones con tener un fin de
lucro. Estudia la inversión de la empresa, el financiamiento y toda la administración correcta
de los activos.
Según (Montalvo, 2009) la administración abarca La adquisición de activos y la
realización de operaciones que generen rendimiento posible. Detallando un financiamiento de
los recursos que utilizan en todas las inversiones y operaciones, reincidiendo a devolver los
acreedores.
2.4.5. Planificación de compras
Se basa en la función administrativa del análisis de la situación de la empresa indicando el
establecimiento correcto de los objetivos. Ayuda a la formulación de las estrategias
permitiendo así alcanzar lo propuesto dentro de la entidad. Obteniendo una máxima
satisfacción de análisis de todas las situaciones dentro de la misma.
2.4.6. Declaraciones
Las declaraciones extienden la visión general del estado del negocio y ayudando en las
posibles advertencias de problemas a futuro. Este te ayuda a saber si el negocio es rentable o
no si existe posible problema inminente, o posible continua baja en ventas.
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Según (Martin, 2015) se acoge de un reporte completo de la salud de la entidad o del
negocio, tomando muy en cuenta el flujo de dinero de todos los ingresos y de la hoja de
balance. Este determina la habilidad de pagar los préstamos si en este caso tiene un flujo de
dinero con las cuentas para comprar acciones. Ayudará a saber a dónde se dirigen los
ingresos y a donde van.
2.4.7. Control interno
Indica que el mantener un control interno ofrecer la seguridad razonable con respecto a los
objetivos.
Según (IFAC, 2013)ayuda a mejorar la calidad de respuesta en cada uno del personal y
entidad manteniendo así la responsabilidad de obtener un mejor resultado de cada objetivo, se
puede diseñar diferentes tipos de control interno dependiendo de la entidad.
2.5. Marco legal
La función de la contabilidad es regulada por todas aquellas normas contables, que,
debidos diferentes tratos de carácter fiscal, económicos, culturales y políticos, pueden
manejar de forma diferente en cada país, lo que dificulta lo semejante de la información.
Estas normas se pueden aprobar de forma legal o estar reguladas por entidades privadas de
carácter profesional. Su contenido incluye los principios, reglas y prácticas necesarias para
preparar los estados financieros.
Están denominados los estados financieros o cuentas anuales como aquellos informes que
muestran de forma sintetizada, todos los datos especialmente fundamentales del proceso
contable de un ejercicio, dentro del Ecuador existe un cierto plan contable estructurado por la
Superintendencia de Compañías donde deberán sujetarse las compañías al control y a la
vigilancia; esto es puede ser como compañías anónimas, limitadas, comandita por acciones,
de economía mixta,, sucursales extranjeras, bolsas de valores, casas de valores,
administradoras de fondos de inversión y empresas calificadora de riesgos.
46
Dentro del ecuador muchas entidades se manejan bajo las normas o leyes contables que le
ayudan a manejar de forma eficaz. El Ecuador se maneja bajo normas legales, reglamentos
para la contabilidad.
2.5.1. El Código de Comercio
Se rige bajo las obligaciones de los comerciantes en todas
sus operaciones mercantiles, y todos aquellos actos y contratos de comercio, aunque no sean
ejecutados por comerciantes. (Ruiz Vázquez, 2014). Este cogido también hace énfasis que los
que Son comerciantes, aun teniendo la
capacidad para contratar, hacen del comercio su profesión habitual.
2.5.2. Ley en el IVA (Impuesto Al valor Agregado)
Es aquel impuesto del cual se grava al valor de todas las transferencias locales o
importaciones de bienes muebles, en todas aquellas etapas de comercialización y también a
los valores de los servicios prestados. Se considera que todas las personas y sociedades las
cuales presten servicios o realicen transferencias o importaciones de bienes, tienen que pagar
el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Todos aquellos que hayan pagado el IVA pueden utilizarlo como crédito tributario en los
casos contemplados en la Ley de Régimen Tributario Interno. También tenemos en
consideración algunos reglamentos que usualmente la mayoría de las empresas aplican estos
tipos de leyes para llevar una mejor manera de desarrollo contable.
Balance (Es denominado como Estado de situación Financiera o como estado de situación
patrimonial). El balance trata de plasmar el patrimonio de la entidad en una determinada
fecha.
Estado de resultados (Cuenta de Pérdidas y ganancias) se puede denominar como cuenta
de «Pérdidas y ganancias» la cual expresa una separación de los beneficios o pérdidas de la
empresa dentro de un ejercicio económico.
47
El estado de cambios en el patrimonio neto (estado de evolución del patrimonio neto), que
suministra información sobre la cuantía del patrimonio neto.
2.5.3. Nic (Norma internacional de la contabilidad)
Estas normas contables son de alta calidad, las cuales están orientadas al inversor, donde
su cuyo objetivo es tratar de reflejar la esencia económica de todas las operaciones del
negocio, donde representa una imagen fiel de la situación financiera de la entidad.
2.5.4. Lorti (Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno)
Esta ley trata sobre el impuesto a la renta global que deberá obtener aquellas personas
naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades nacionales o extranjeras, de acuerdo con
las disposiciones de la presente Ley. Esta norma dispone que Los sujetos pasivos obligados a
llevar contabilidad, deban pagar el impuesto a la renta en base de los resultados que arroje la
misma.
48
Capítulo 3
3. Diseño de la investigación
3.1. Diseño de la investigación
Según (Hernandez, 2003). Indica la “importancia del diseño de la investigación es el
conjunto de procedimientos que da respuesta a aquellas preguntas de investigación y donde
comprobar la hipótesis.
Este proyecto investigativo se enfocó en el estudio metodológico la cual tiene como
objetivo desarrollar el trabajo del uso de forma correcta el departamento de compras en si
donde se manifiesta el problema, aquí se vera de qué forma se maneja el área de facturación y
la cobranza a sus proveedores y clientes, a llevar de forma correcta todo lo que constituye el
departamento de compras, para poder así resolver este inconveniente presentamos una
propuesta para implementar un manual de compras.
Una propuesta ayudaría para que mejore la situación financiera de la empresa detectando
los errores, causa, problemas, factores
3.2. Tipo de la investigación
Según (Rosa, 1998). Indica La clasificación de los diferentes tipos de investigación se
puede relacionar de alguna forma con el problema a la cual se pretende resolver o contribuir a
resolver. Ella indica los ejes de clasificación, los que son más frecuentemente utilizados.
Esta autora identifica y delimita el problema elige los instrumentos que va a utilizar para
investigar categoriza la información que recopila luego de haber observado y registrado los
datos que recopilo describiendo las cualidades del problema.
Explica el que tiene en cuenta el estado del conocimiento alrededor del problema
científico en cuestión y que por tanto considera el alcance de los resultados que se obtendrán,
el que tiene en cuenta las posibilidades de aplicación de dichos resultados.
49
Para la presente investigación se utilizará el método descriptivo, esto nos ayudara a
obtener una mejor información de la situación por la que está pasando la empresa
Comercializadora de Autopartes por la cual se relacionará con las variables, donde se
enfocara con una población o grupo que permita dar una mejor investigación exacta y así
plantear la situación correcta de la entidad.
3.3. Población y muestra
Según (Muñoz, 2005) Indica que es necesario que se determine aquellos elementos o
individuos de quienes se llevaría a cabo el estudio o investigación considerando que cumplan
con las características de interés para este procedimiento. Esto nos dirige a delimitar el
ámbito o campo de la investigación así definiendo una mejor población y seleccionando la
muestra.
En este estudio actual se analiza la población de los trabajadores de la Comercializadora
de Autopartes el cual está integrada por 50 personas. Donde elegimos el departamento de
compras y parte del departamento contable.
Este estudio se enfocará al departamento de compras, que incluirán a los auxiliares de
compras, jefe de departamento de compras, jefe contable y gerente general ya están al tanto
de la información y del manejo para así conseguir una eficiente investigación y sobre todo de
absoluta confiabilidad.
3.4. Técnicas e instrumentos de investigación
Según (Ruiz, 2005) Indica en particular la importancia de otorgar y no olvidar el valor que
demanda las técnicas y los instrumentos que se pueden emplear en una investigación. Las
técnicas se tienen que definir, descubrir y justificar, además, es necesario que se considere los
indicadores que se valoran con cada técnica. Por esta razón, se toma en cuenta de forma
esencial la recolección de la información, al igual que todas las fuentes de las cuales se
pueden adquirir tal información.
50
Además, indica que Efectuar una investigación se requiere, como ya se ha estado
mencionado, una debida selección adecuada del tema objeto del estudio. Las técnicas se
deducen como el hecho, procedimientos o recursos de los cuales se vale el investigador para
así acercarse a los hechos y poder acceder a su conocimiento y se puedan apoyar en
instrumentos para guardar toda la información. Para este tipo de investigación hicimos una
recopilación de los informes, lo cual nos ayudará a tener una mejor y eficaz información a
través de entrevistas y cuestionarios
3.4.1. Recopilación de datos
Según (Bernal, 2002) nos indica que la recopilación de información se debe detallar en un
proceso donde se implica una serie de pasos. Se debe usar esquemas o diferentes técnicas
como entrevistas y encuestas, también instrumentos como cuestionarios para la debida
recolección de los datos necesarios, para así poder responder a todos los objetivos y poder
probar la hipótesis de la investigación o ambos. Existen diferentes pasos que nos pueden
ayudar a tener una mejor claridad para la recopilación de datos.
Considerar el tener claros los objetivos que propusieron en la investigación y las
variables de la hipótesis (si en este caso existe).
Seleccionar la muestra o población objeto del estudio.
Tratar de definir las técnicas de la recolección de información, se pueden elaborar
y también validarlas.
Recopilar toda la información para así proceder con su respectiva descripción,
discusión y análisis
3.4.2. Entrevista
Según (Rojas, 1982) señalo en su libro que, para recabar la información existente sobre el
tema, el investigador debe auxiliarse de instrumentos tales como las encuestas, fichas entre
otras, en las cuales se resume y se concentra toda la información contenida.
51
Según (Bernal, 2002) también concuerda que la entrevista es una técnica orientada a que
se establezca como contacto directo con las personas a la cual se considere como fuente de
información. La entrevista es muy flexible, tiene la cual tiene como propósito obtener
información más abierta y espontánea. Donde se puede profundizar la información de interés
para el estudio.
También considera que es una eficaz técnica de recopilación de datos, se utilizará la
interrogación estructurada como entrevista estructurada, y sin embargo hasta la entrevista que
no es estructurada se considera como conversación libre, se podría indicar que es una guía
que puede ser un bosquejo o un formulario de consultas que podría orientar la actividad”.
Para poder realizar la entrevista se trató de realizar un banco de preguntas con el fin de
obtener más información sobre el departamento de compras, y lo que involucra los
requerimientos del área, las herramientas del control interno, para poder tener más
conocimientos de la entrevista que se formuló a continuación una tabla de la entrevista.
52
Entrevista utilizada para el levantamiento de información.
Figura 6 Cuestionario para evaluar el control interno
53
3.5. Análisis de los resultados
De la presente investigación el análisis de los resultados será de tipo cuantitativo. De la
misma que se presentarán los dichos resultados obtenidos a través de entrevistas que se
realizó a un grupo de personas que desempeñan sus funciones en el área de compras.
Mediante la recolección de los datos obtenidos se procede a la revisión y clasificación de la
información. La información que se clasifico se procede a cuantificar y a tabularla a los
resultados correspondientes.
Según (Bernal, 2002) nos indica que esta información o datos que se recolecto son el
medio a través del cual se dan a prueban las hipótesis, la cual se procede a responder las
preguntas seleccionadas para la investigación y se logran así los objetivos del estudio
originados del problema de investigación.
En esta parte del proceso de investigación se deben procesar los datos o información
obtenida sean estos (individuales, dispersos, desordenados) obtenidos de la población objeto
de estudio durante el trabajo de campo, y tiene como finalidad generar resultados (datos
agrupados y ordenados), a partir de los cuales se realizará el análisis según los objetivos y las
hipótesis o preguntas de la investigación realizada, o de ambos.
Es necesario que todos los datos que se generen, tienen que ser eficaces y confiables, es
decir, pertinentes y suficientes, donde se necesita que se definan todas las fuentes y técnicas
adecuadas para su recolección.
El procesamiento de los datos se puede efectuar mediantemente de la siguiente forma:
Análisis de Pareto, esta consiste en desarrollar una técnica donde analiza las causas
de los problemas.
Diagrama de causa/ efecto (espina de pescado) es un gráfico que se proyecta,
categoriza y estudia las causales y motivos de un resultado. Por lo general se
formula como un problema por resolver.
54
Gráficos de control, se conocen también como diagramas de control y sirven para
llevar un control de mejor calidad de los procesos.
Distribución de frecuencias y representaciones gráficas, según (Manson , 1997)
indica que “la distribución de frecuencias se detalla en el agrupamiento de todos
los datos en categorías que muestran el número de observaciones de cada
categoría”. Quiere decir que se determina la cantidad de veces donde se origina un
mismo suceso. Se pueden clasificar en: polígonos, histogramas de gráficas y
frecuencias de barras o pie (pastel).
Medias de tendencia central: la moda, la media y la mediana.
Medidas de dispersión: desviaciones estándares y varianzas
Pruebas estadísticas.
Dentro de este presente trabajo de investigación para las herramientas estadísticas se
usaron distribuciones de frecuencias y representaciones gráficas. Esto dará lugar a la
exploración de todos los resultados de formas más eficaces, con una manera más ordenada así
facilitando la mejor interpretación de los datos. Considerando que de tal forma que se tiene
que dar lugar a la conclusión de las causales de la problemática que es motivo de
investigación en el presente estudio.
Los datos analizados en esta esta investigación fueron hechos sobre:
4 Auxiliares de compra
1 Jefe de departamento de compras
1 Jefe del departamento de contabilidad
1 Gerente general
55
Pregunta 1
¿Conoce usted cual es el organigrama típico del departamento de compras?
Tabla 1 Análisis de Conocimiento
Pregunta 1 Respuesta Porcentaje
Si 3 43%
No 4 57%
Total 7 100%
Figura 7 Analisis del departamento
Analizamos que en el departamento de compras el 57% del personal encargado de esta
área no conocen que existe un organigrama para establecer el desarrollo de las funciones,
considerando que un organigrama dentro de una empresa organiza de manera única los
recursos para hacerlos más eficientes.
SI 43%
NO 57%
1. ¿Conoce usted cual es el organigrama típico del
departamento de compras?
56
Pregunta 2
¿Tiene conocimientos de cuantos empleados están encargado del departamento de
compras?
Tabla 2 Análisis de Conocimiento
Pregunta 2 Respuesta Porcentaje
Si 3 43%
No 4 57%
Total 7 100%
Figura 8 Análisis de los encargados departamento compras
Analizamos que el 43% del personal si tiene conocimiento, de la cantidad de personas que
se encarga de ejercer el trabajo dentro del área. Como también hemos analizado que el otro
57% no tiene conocimiento del mismo.
SI 43%
NO 57%
2.¿Tiene conocimientos de cuantos empleados están
encargado del departamento de compras?
SI
NO
57
Pregunta 3
¿El área de compra se encuentra separada de las otras áreas?
Tabla 3 Análisis de conocimientos del área de Compras
Pregunta 3 Respuesta Porcentaje
Si 6 86%
No 1 14%
Total 7 100%
Figura 9 análisis de las áreas
Se ha analizado que el 86% del personal si tiene conocimiento que es importante tener
separado del área de compras de la demás área ya que es un área que se ocupa con las
gestiones y todas aquellas actividades relacionadas con la coordinación, programación y la
ejecución de la adquisición de los materiales que la compañía necesite para el desempeño de
sus actividades.
SI 86%
NO 14%
3. ¿El área de compra se encuentra separada de las
otras áreas?
SI
NO
58
Pregunta 4
¿Existen manuales de funciones y procedimientos dentro del área?
Tabla 4 Análisis de Conocimiento
Pregunta 4 Respuesta Porcentaje
Si 0 0%
No 7 100%
Total 7 100%
Figura 10 análisis de procedimientos
Hemos determinado claramente mediante los cuestionarios que no existe un manual de
procedimientos para las compras.
SI 0%
NO 100%
4. ¿Existen manuales de funciones y procedimientos
dentro del área?
SI
NO
59
Pregunta 5
¿Son conocido dichos manuales y procedimientos por todo el personal del área?
Tabla 5 Análisis del Personal de área
Pregunta 5 Respuesta Porcentaje
Si 0 0%
No 7 100%
Total 7 100%
Figura 11 análisis del personal del área
Hemos analizado que el 100 % del personal que está a cargo del departamento de compras
no tiene conocimiento que es un manual de procedimientos de funciones para el
departamento.
SI 0%
NO 100%
5. ¿Son conocido dichos manuales y procedimientos por
todo el personal del área?
SI
NO
60
Preguntas 6
¿Se dan a efectuar las revisiones o controles internos de las operaciones que se realizan
dentro del área de compras?
Tabla 6 Análisis operaciones dentro del área de compras
Pregunta 6 Respuesta Porcentaje
Si 0 0%
No 7 100%
Total 7 100%
Figura 12 análisis operaciones dentro del área de compras
El análisis indica el 100% de que no se llevan los respectivos controles en el departamento
de las compras por lo tanto las funciones no se realizan de la manera más eficaz y eficiente
dentro del mismo.
SI 0%
NO 100%
6. ¿Se dan a efectuar las revisiones o controles internos de las
operaciones que se realizan dentro del área de compras?
61
Preguntas 7
¿Tiene conocimiento de cuál es la relación que tiene la empresa con los proveedores?
Tabla 7 Análisis de relación con los proveedores
Pregunta 7 Respuesta Porcentaje
Si 2 29%
No 5 71%
Total 7 100%
Figura 13 análisis relación de la empresa con los proveedores
Hemos analizado que el 71% del personal encargado no tiene conocimiento de cómo
elegir que proveedor es más conveniente para solventar las necesidades de los productos o
servicios al momento de realizar la compra de la que se requiere para el desempeño de las
actividades.
SI 29%
NO 71%
7. ¿Tiene conocimiento de cuál es la relación que tiene la
empresa con los proveedores?
SI
NO
62
Pregunta 8
¿Qué tipo de crédito les otorga los proveedores por realizar las compras?
Tabla 8 Análisis de los proveedores
Pregunta 8 Respuesta Porcentaje
Si 3 43%
No 4 57%
Total 7 100%
Figura 14 análisis de los proveedores por la realización de las compras
Hemos analizado que el 43% del personal del departamento de compras tienen
conocimiento que se da un crédito de 90 días al momento de realizar la compras, mientras
tanto el otro 57% no tiene conocimiento.
SI 43%
NO 57%
8. ¿Qué tipo de crédito les otorga los proveedores por realizar
las compras?
SI
NO
63
Pregunta 9
¿Conoce usted la política de rotación de inventarios del departamento de compras?
Tabla 9 Análisis del Inventario
Pregunta 9 Respuesta Porcentaje
Si 0 0%
No 7 100%
Total 7 100%
Figura 15 análisis del inventario del departamento de compras
El 100% del personal no conoce las políticas de rotación para los inventarios dentro del
departamento de compras de la empresa Comercializadora de Autopartes ya que no se han
elaboradas dichas políticas.
SI 0%
NO 100%
9. Conocce usted la politica de rotacion de inventarios del
departamento de compras
SI
NO
64
3.6. Comprobación de nuestras preguntas de estudio
Nuestras preguntas de estudio demuestran que la información que se obtuvo de la
entrevista hacia el personal de la empresa, demuestra que la investigación es totalmente
precisa y como dicho resultado se dará una conclusión parcial de los análisis que se ha
obtenido con las entrevistas realizadas a los empleados de la empresa Comercializadora de
Autopartes
3.7. Conclusión Parcial
De los análisis que se obtuvieron del personal a través de entrevistas se ha podido llegar a
una conclusión que en ciertos puntos específicos e importantes muestran de forma crítica que
no existe una manual de compras, donde la mayoría de personal no tiene conocimiento de las
rotaciones de inventarios.
65
Capítulo 4
4. Propuesta
4.1. Desarrollo del manual de procedimientos para el área de compras
Este manual de procedimiento contiene los puestos de las personas en el área
administrativa que van a intervenir y delegando las responsabilidades con su respectiva
participación. Este manual de procedimiento destinado para el área de compras será
distribuido para todo el personal encargado del departamento con la información justa y
necesaria referente a la unidad de trabajo encargada, facilitará las actividades de control y
evaluación de los jefes de departamentos ya que podrá vigilarlo y tener un mejor control
interno del mismo, también influirá en los empleados al momento de darse cuenta si su
trabajo se está realizando de la manera correcta.
El manual de procedimiento de compras tiene que incluir o contener el detalle de cada una
de las actividades o tareas a realizar por las personas que están delegadas en el puesto de
trabajo.
4.2. Objetivo
4.2.1. Objetivo general
Facilitar la administración del área de compras
4.2.2. Objetivos específicos
Fundamentos teóricos del manual de procedimientos de compras
Propuesta del manual para el área de compras
Evaluar el impacto del manual propuesto para el área de compras
Establecer los procedimientos que van a realizarse en el departamento de compras
para hacer las respectivas adquisiciones de servicios y bienes que se requieren por
los diferentes departamentos de la empresa, con un esquema que nos garantice
66
estándares de calidad, optimice las tareas a cumplir y que todas funciones de la
manera más ordenada posible.
4.3. Utilidad de la propuesta
Los manuales de procedimientos destinados al área de compras dan una pauta practica
para el personal a cargo de las funciones del departamento, que en la mayoría de los casos se
usa como herramienta de soporte para que el departamento de compras este organizado, en
comunicación y control con la gerencia. Este manual de procedimientos de compras tiene
información sistemática y organizada que establece de la manera más clara los objetivos que
debe de cumplir cada puesto. Esto hace que el manual de procedimiento de compras tenga
gran utilidad en el departamento dentro de la organización.
4.4. Elementos que debe contener un manual de procedimientos
Identificación del área
Índice
Introducción
Objetivo del Manual
Desarrollo de los procedimientos
4.5. Identificación del área
La identificación describe en la página numero 1 la portada del manual de procedimiento y
deberá contener la siguiente información:
1. Logotipo de la organización.
2. Nombre de la organización.
3. Las siglas o el nombre a cargo de la elaboración del manual de procedimiento
4. El título del mismo
5. Fecha de cuando fue elaborado o cuando lo actualizaron
67
Figura 16 Manual de procedimientos
Modelo de portada del manual de procedimiento
68
4.6. Índice
El índice nos mostrara de la manera más ordenada y sintética, la lista de apartado que
importante que integra un manual de procedimiento de compras con el fin de dar un producto
uniforme que contenga todos estos documentos es muy importante guiarse por el orden
siguiente.
1. Introducción del manual de procedimiento de compras
2. Objetivo del manual de procedimiento de compras
3. Describir los procedimientos que se van a desarrollar
Introducción
1
2
3
Figura 17 Ejemplo de Manual de procedimientos
69
Hace referencia a una breve explicación que va dirigida al lector sobre el horizonte general
del manual de procedimiento, habla acerca de su utilidad de los propósitos y los objetivos que
se desea alcanzar como departamento.
4.7. Objetivo(s) del Manual
Se deberá detallar con una explicación que es lo que se quiere cumplir y su propósito
4.8. Desarrollo de los procedimientos
Nos indica cual es la final y propósito del procedimiento y porque se persigue
Para elaborar nuestro manual de procedimientos utilizamos las siguientes técnicas
4.9. Alcance Del Manual De Procedimiento De Compras
Aplica a las personas encargadas del área de compras en la empresa comercializadora de
autopartes de vehículos en la ciudad de Guayaquil
4.10. Procedimiento De Compras Y Servicios
A continuación, detallaremos los procedimientos y procesos que se deben de hacer dentro
del departamento de compras, las personas que están en este departamento son las encargadas
de la efectividad del manual.
4.11. Autorización de la inversión en compras
Las compras de algún bien o servicio deben de ser verificadas por el jefe de compras, ya
que el determinara si es necesario hacer ese tipo de compra o consumir el servicio. El jefe de
compras será el único responsable ante la gerencia de las compras por que es el encargado de
dar luz verde para realizar las respectivas gestiones.
4.12. Compras
Toda compra que tenga que ver con el inventario tiene que ser analizada y tener su
respectiva autorización por el jefe de compras y el gerente general.
70
NOTA: es necesario llevar un seguimiento de lo que uno desea adquirir por que el no
saber comprar es la causa principal de la quiebra de los negocios por el exceso de stock de
mercadería.
Las facturas recibidas deben de contar con los lineamientos prescritos por el SRI
La adquisición de algún bien o servicio debe de ser siempre consultada y autorizada por
los superiores.
Siempre hay que elegir un buen proveedor, según Michael Porter en las 5 fuerzas
recomienda seleccionar al proveedor que tenga buenos productos y poder financiero, es decir
establecer una alianza estratégica
Evaluar que proveedor es conveniente para la organización.
71
4.13. Flujograma
Inicio
Solicitar una cita
al proveedor
Exigencias y
especificaciones
Citar al proveedor
Reunión con el
proveedor
Creación de los
pedidos de
suministros
Revisar el pedido
del suministro
Creación de
requisición de
compra
si
Cotización
Análisis y
revisión de las
cotizaciones
Creación orden
de compra:
Visto bueno
para la orden
de compra
Preparación de
cotización
Se le comunica al
usuario
Enviar la
respectiva
orden de copra
al proveedor
Entrega de los
suministros por parte
del proveedor
Recepción de la
mercadería y
revisión
Figura 18 Flujograma
72
4.14. Introducción del manual de procedimiento de compras
El siguiente manual de procedimientos tendrá el propósito de ser una guía concisa y clara
que ayude a la óptima realización de las actividades y operaciones del departamento de
compras de la empresa comercializadora de auto repuestos de vehículos, este manual de
procedimientos servirá como una herramienta de apoyo que ayudara al mejoramiento del
departamento de compras, ya que cuenta con el detalle breve de los procedimientos que
deben realizar las partes involucradas.
Aceptación de
pagos
Revisión de
pagos
Tratamiento de los
documentos fuentes (Retenciones al IVA
Fuente, Factura)
FIN
Figura 19 Flujograma
73
Este manual intenta promover el progreso del departamento de una manera ordenada y
sistematizada, cada trabajador que llegue al departamento de compras sea nuevo o antiguo va
a poder saber cuál es el proceso que debe de seguir y también sus respectivos procedimientos
ya que este manual esta creado con palabras de fácil entendimiento
Es primordial señalar y recordar que un manual de procedimiento de compras puede estar
sujeto a cualquier actualización o variación en la realización de los procedimientos
mencionados con la finalidad de mejorar.
4.15. Objetivos
Este manual tiene como objetivo establecer los lineamientos y cuál va a ser el trabajo de
cada uno de los integrantes del departamento de compras orientados a la organización y
mejora.
4.16. Políticas de compras
Evitar que existan órdenes de pedidos duplicados.
Reducir los desperdicios de recursos por tener órdenes de compras duplicados.
No tener inventario en exceso en las bodegas para que no se inflen nuestros gastos
operacionales.
Establecer que proveedor nos favorece más (inventario suministro o bienes y
servicios)
Analizar y Evaluar si se acepta un cambio de precios en las listas
74
4.17. Manual y Descripción de procedimiento
No. Responsables Descripción de las actividades
1 Persona
solicitante
Solicitar una cita al proveedor:
Se debe enviar un correo a [email protected] donde se
indique al proveedor en qué lugar fecha y hora se pueden reunir.
estas reuniones deben de tener un periodo de anticipación de 72
horas
Nota: una vez ya establecidos cuales son los requerimientos
de nuestro departamento se puede proceder a la adquisición
2 personal encargada de compras
2 Encargados de
las compras
Citar al proveedor:
Proceder s contactarse con el proveedor de la manera más
formal enviando un mail o haciendo una llamada
3 Proveedor Reunión con el proveedor:
Deberá ser elegido un delegado del departamento de compras
para asistir a las reuniones con el proveedor
4
Usuario
demandante
Exigencias y especificaciones:
Durante el proceso de la reunión o recorrido se le informa de
forma eficaz aquellos requisitos y detalles al dicho proveedor
sobre el servicio y bien que se debe requerir.
75
5 Usuario
demandante
Creación de los pedidos de suministros:
Es el sistema por el cual se genera atreves información
indicando aquellas especificaciones características o técnicas
sean propias de servicio o bien, la cual procede a radicarlo física
en el departo de compra detallando un estado de confirmado, el
respectivo sello de la organización, la hoja de requerimiento
debe de estar debidamente autorizada por el jefe de área
Observación: en caso de que se presente la ausencia del jefe
se vera de forma necesaria notificar al correo del jefe de
compras
6 Personal
encargado de los
suministros y
compras
Revisar el pedido del suministro:
Revisar en qué estado se encuentra la solicitud del suministro
(estado confirmado)
Se debe verificar y comparar que todos los documentos que
nos entreguen tengan los respectivos sellos de la organización
(esto hace que los documentos tengan un grado de seguridad)
Si la solicitud del suministro no cuenta con los requisitos
mencionados anteriormente se devolverá al usuario solicitante
7 Personal
encargado de los
suministros y
compras
Creación de requisición de compra:
Revisa de forma detallada que la solicitud del suministro
contenga todas aquellas especificaciones claras y completas.
Verifica que los datos y el destino del centro de costos sean
correctos
Si cuenta con todos los datos correctos debe realizar los
siguientes tramites
76
sí aquellos datos son incorrectos se debe rechazar la solicitud
en físico o por medio de correo electrónico
nota: si en tal caso él usuario no quiere firmar el doc. de
salida se considerará la firma de la solicitud del suministro
8 Personal
encargado de los
suministros y
compras
Cotización:
El formulario de pedido debe de ser consultado en los
respectivos registros de la empresa
Solicitar vía correo electrónico las respectivas cotizaciones
de nuestros pedidos a suplir
9 Proveedor Preparación de cotización:
Es necesario consultar la requisición de nuestros suministros
en área de proveedores
Se debe realizar la cotización en los tiempos pertinentes para
que nos inflen los costos los siguientes meses
10 Personal
encargado de los
suministros y
compras
Análisis y revisión de las cotizaciones:
Constatar que los requerimientos de los suministros enviados
al proveedor sean los mismo que la cotización esto se puede
confirmar en el módulo de proveedores
11
Personal
encargado de los
suministros y
compras
Creación orden de compra:
Una vez que se cumple con todas las exigencias y demandas
que necesitamos procedemos a dar luz verde para que nos
emitan la orden de compra
12 Jefatura del
departamento
Todo requerimiento y orden de compra debe ser analizada
evaluada por el superior del departamento de compras (jefe de
77
compras área compras)
13
Jefatura del
departamento
compras
Visto bueno para la orden de compra:
Se verifica atreves del sistema donde previamente se
encuentra cargada la orden con su respectivo soporte.
Se debe de confirmar la fecha de entrega con el proveedor e
informar almacén para realizar el respectivo seguimiento del
cumplimiento de la entrega
14 Personal
encargado de los
suministros y
compras
Enviar la respectiva orden de copra al proveedor:
Se debe de informar a los respectivos proveedores de que el
orden ha sido enviado con sus respectivos números de
requerimientos para su fácil consulta
15
Proveedor Entrega de los suministros por parte del proveedor.
Se debe coordinar en qué fecha sea la más adecuada donde el
proveedor nos entregara los suministros.
Entrega de los respectivos documentos que avalan la entrega
de la mercadería completa.
16 Personal
encargado de los
suministros y
compras
Recepción de la mercadería y revisión.
Constatar que la mercadería que nos entreguen se encuentra
en excelente estado y completa
Las personas encargadas de recibir la mercadería tienen que
exigir los respectivos documentos fuentes que avalan la
transacción
Es muy fundamental realizar las respectivas tomas físicas
78
entre lo requerido y lo que nos llega.
17 Proveedor
Aceptación de pagos
El proveedor debe de recibir nuestro pago y revisar que este
correcto.
18 Jefatura del
departamento de
compras
Revisión de pagos
Se debe revisar que los egresos elaborados y entregados al
proveedor estén todos completos y recibidos lo más inmediatos
posibles.
.
19 Personal
encargado de los
suministros y
compras
Tratamiento de los documentos fuentes
Se hace la entrega de los doc. al departamento contable para
que gestione su respectiva contabilización.
4.18. Evaluación e impacto de la propuesta en el área de compra
La administración moderna hoy en día es regida por indicadores, estos mismos tienen que
ser medibles y entendibles en el siguiente cuadro podremos evaluar nuestra propuesta de tal
manera que sabremos cuales son los puntos débiles que no se están cumpliendo y que
porcentaje nos representa la evaluación del mismo.
En este cuadro podremos evaluar los procedimientos más relevantes de la propuesta donde
marcamos con una X en sí, si se está cumpliendo con la ejecución de los procedimientos
correctos.
79
Por otra parte, podemos identificar claramente con un no las falencias del departamento de
compras al momento de no cumplir con todos los procedimientos sugeridos.
Analizando el siguiente cuadro de pastel que nos proyecta que las respuestas favorables
están siendo cumplidas en su gran mayoría y que un 72% de los procedimientos más,
relevantes se están cumpliendo. Por otra parte, el 29% de respuestas negativas pueden ser
analizada con facilidad y detectadas en el cuadro anterior para darle solución y realizar de la
mejor manera las tareas dentro del departamento.
Figura 20 Propuesta en el área de compras
80
Tabla 10 Análisis de la propuesta
Análisis de las respuestas
Respuestas favorables 71%
Respuestas negativas 29%
4.19. Matriz de riesgo
Una matriz de riesgo nos ayudara a identificar que partes de los procesos son más críticos,
no tan crítico y de riesgo bajo, y también de mayor importancia en nuestras actividades
cotidianas mensuales o anuales Para comenzar a elaborar una matriz de riesgo debe de
dividirse en 3 categorías que son la administrativa, la operativa y la técnica.
Categoría administrativa: aquí categorizaremos todo lo que tenga que ver con el área
administrativa y sus funciones como las actividades del departamento de compras.
Categoría operativa: en esta categoría va a ir detallada todo lo que tenga que ver con las
operaciones de la organización desde el despacho la recepción de la mercadería.
Categoría técnica: son todas las herramientas utilizadas para ejercer nuestras funciones y
tareas cotidianas.
Figura 21 Análisis la Propuesta
81
Para iniciar con una matriz de riesgo se debe de hacer un mapeo del área o de lo que uno
quiere analizar y evaluar como lo hemos hecho a continuación.
Figura 22 Categorización de los riesgos
82
4.19.1. Frecuencia de riesgo
En la frecuencia de riesgo identificaremos que tan a menudo no se cumplen o no se hacen
correctamente las funciones ya que una característica de la matriz de riesgo es que sea
medible. Con el color verde identificaremos que la frecuencia de ocurrencia no es a menudo,
el color naranja que es regular y rojo es que se está repitiendo mucho estas fallas en las
funciones a evaluar.
4.19.2. Impacto de riesgo
El impacto de riesgo va a estar relacionado con la importancia sobre el tiempo y costo de
operaciones de nuestra organización, en base a eso se califica en esta tabla. En otras palabras,
el riesgo se va a ver reflejado no solo en la frecuencia sino en los costos y tiempo.
Figura 24 Frecuencias de Riesgos
Figura 23 Evaluación de los Riesgos
83
Figura 26 Impacto sobre el riesgo
Figura 25 Evaluación sobre el Impacto del riesgo
84
4.19.3. Consolidado
La matriz de riesgo consolidada, es la suma de la matriz de frecuencia de riesgo con la
matriz de impacto, estas dos matrices nos pueden decir que puede haber riesgos pocos
frecuentes al momento de elaborar nuestras funciones u operaciones, pero si se evalúa el
impacto del tiempo o el costo que implica no poder ejecutarlo puede ser muy riesgoso para
nuestras actividades y en el peor de los casos crítico.
Figura 27 Consolidado de matriz de riesgo
Figura 28 Consolidado de matriz de riesgo
85
Conclusiones
En el proceso de nuestra investigación desarrollada en el área de compras de la empresa de
ventas de autopartes ubicada en la ciudad de Guayaquil concluimos que los manuales de
procedimientos tienen un grado de importancia muy alto para cualquier organización o
empresa, mediante estos manuales de procedimientos se logra tener un control más efectivo
sobre determinados procesos y procedimiento, también ayuda a elevar la eficiencia de las
actividades en los departamentos que se aplique.
Se ha concluido con los métodos de observación directa que la compañía no llevaba un
orden para realizar sus procesos y procedimientos por lo tanto se llegaban a producir errores
al memento de realizar sus actividades no se podía identificar al culpable o la persona
responsable que realizo dicha actividad, con un manual de procedimientos de compras
podemos identificar y buscar cual es la persona encargada ya que sirve como material de
control para las jefaturas.
Analizando los fundamentos de libros de administración, control de procesos y teorías de
varios autores en nuestra investigación se ha llegado a concluir que es muy importante
controlar las compras que se realizan en la organización y con un manual de procedimientos
destinada al área de compras ayudara a que se haga mucho más fácil el trabajo del personal
encargado del mismo. Elaborar sus funciones cotidianas, mensuales y anuales, es mucho más
fácil ya que la información presentada en el mismo detalla paso a paso como debe de
realizarlo.
También hemos llegado a la conclusión de que podemos controlar nuestros procesos y
procedimientos con los indicadores de gestión y evaluación de la propuesta desarrollada en el
capítulo 4.
86
Recomendaciones
Con base a las conclusiones que se obtuvo mediante el proceso investigativo, de forma
posible emitir las siguientes recomendaciones.
Se recomienda que lleve a cabo y puesto en marcha el manual de procedimientos
para así detectar aquellos posibles puntos débiles.
Se aplique al máximo el manual de compras debe ser aplicado estrictamente para
obtener los beneficios y resultados en el programado.
Se recomienda la capacitación del personal para la aplicación del manual de
compras, para aprovechar al máximo dicho control.
Se recomienda la política de rotación de inventario para evitar que en las bodegas
permanezcan mercaderías sin rotación, tales como pérdidas y exceso en los costos
operacionales.
Se le recomienda que se haga uso de los indicadores propuestos en el manual de
compras para mejorar el desempeño del departamento.
87
Referencias bibliográficas
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file:///C:/Users/Daniela/Downloads/Metodologia%20de%20la%20Investigacion%203
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Córdova Fernández , C. E., Falconi Lema , H. M., & Romero Hernández, M. I. (2013).
Diseño del sistema de control de gestión de los procesos empresariales de la empresa
ensambladora de estructuras metálicas Metalinc. SA. De la provincia del guayas.
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