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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON
MENCIÓN EN CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD
“TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL”
PARA LA OBTENCIÓN DEL GRADO DE MAGISTER EN
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON MENCIÓN EN CALIDAD
Y PRODUCTIVIDAD
“PLAN ESTRATEGICO EN LA ADQUISICIÓN DE
MEDICAMENTOS EN EL HOSPITAL GENERAL GUASMO SUR”
AUTOR: Q.F. TROSKI ALEXANDER MONTIEL RIVERA
TUTOR: ING. ROBIN XAVIER MARTINEZ MAYORGA. MAE
GUAYAQUIL – ECUADOR
JULIO 2017
ii
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
FICHA DE REGISTRO DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESPECIAL
TÍTULO Plan estratégico en la adquisición de medicamentos en el Hospital General Guasmo Sur
Autor: Q.F. Troski Alexander Montiel Rivera Tutor: Ing. Robín Xavier Martínez Mayorga. MAE
REVISORES: Ing. Wilson Sauhing Rada
INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil FACULTAD: CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: Maestría en Administración de Empresas con Mención en Calidad y Productividad
FECHA DE PUBLICACIÓN: 21/07/2017 N° DE PÁGS.: 43
ÁREA TEMÁTICA: Administración estratégica
PALABRAS CLAVES: Hospital, departamento de compras, medicamentos, departamento de bodega.
RESUMEN: El presente trabajo de investigación es considerado un estudio de caso el que se desarrolló en
el “Hospital General Guasmo Sur” de la ciudad de Guayaquil, en la cual se presenta una problemática
como es la falta de medicamentos para las áreas de atención a los pacientes como son la de
hospitalización y consulta externa por lo cual se dan inconvenientes por la insatisfacción de los usuarios,
la información recopilada fue a través de una investigación de campo, bibliográfica y de modalidad
descriptiva, como técnica de apoyo se utilizó la encuesta dirigida al personal del departamento de
compras y la entrevista dirigida a los jefes departamentales relacionados a la problemática en estudio, se
determinó que no existe coordinación entre el departamento de bodega y el de compras y esto se da `por
qué en el primero no existe un control de los inventarios, esto debido a falta de tecnología y espacio
físico para almacenar los diversos insumos, otro factor que contribuye al problema es el incremento de la
demanda de pacientes a dicho centro hospitalario. Por tal razón se plantea un plan estratégico que
contribuya a disminuir el nivel de insatisfacción de los clientes internos y externos en lo referente a la
necesidad de insumos médicos o medicamentos para su normal operatividad de la organización con el
nivel óptimo del inventario para atender la cantidad de pacientes que buscan solucionar sus
inconvenientes de salud. N° DE REGISTRO(en base de datos): N° DE CLASIFICACIÓN:
Nº
DIRECCIÓN URL (tesis en la web):
ADUNTO PDF
SI NO
CONTACTO CON AUTOR: Troski Alexander Montiel Rivera Teléfono: 0995778150
E-mail: [email protected]
CONTACTO DE LA INSTITUCIÓN Nombre: Ing Marco Navarrete Piluacan
Teléfono:
iii
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor del estudiante Troski Alexander Montiel Rivera, del Programa de
Maestría/Especialidad de ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS/CALIDAD Y
PRODUCTIVIDAD, nombrado por el Decano de la Facultad de Ciencias Administrativas.
CERTIFICO: que el trabajo de titulación especial titulado PLAN ESTRATEGICO EN LA
ADQUISICIÒN DE MEDICAMENTOS EN EL HOSPITAL GENERAL GUASMO SUR
, en opción al grado académico de Magíster (Especialista) en ADMINISTRACIÒN DE
EMPRESAS/CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD, cumple con los requisitos académicos,
científicos y formales que establece el Reglamento aprobado para tal efecto.
Atentamente
Ing. Robín Xavier Martínez Mayorga MAE
TUTOR
Guayaquil, 17 de julio del 2017
iv
CERTIFICACIÓN ANTIPLAGIO
Plagiarism Checker X Originality Report
Similarity Found: 3%
Date: Jueves, Agosto 17, 2017
Statistics: 275 words Plagiarized / 9203 Total words
Remarks: Low Plagiarism Detected - Your Document needs Optional Improvement.
-------------------------------------------------------------------------------------------
El presente trabajo denominado “Plan estratégico en la adquisición de medicamentos en el
“Hospital General Guasmo Sur” del Señor Q.F. Troski Alexander Montiel Rivera, el mismo
que tuvo un nivel de plagio del 3%.
Tutor
Ing. Robín Xavier Martínez Mayorga. MAE
v
DEDICATORIA
A mis hijos; Mathias (+) que con su ejemplo y fortaleza me enseño que las dificultades que
se nos presentan en la vida son oportunidades para demostrar nuestras fortalezas y
habilidades, a Alexander que es la alegría de mis días con su inocencia y en el camino de su
vida conseguirá grandes logros.
A mis padres, Ab. Hernán Montiel y CPA Martha Rivera, que nunca desmayaron para que
podamos alcanzar nuestros objetivos y supieron inculcarnos valores, y a mis hermanos
Mónica, Johanna, Boris, Wladimir, Dunnia y Stalin, que siempre han sido un pilar en mi vida.
vi
AGRADECIMIENTO
Por darme la bendición de tener dos hijos maravillosos que son la inspiración y energía de mis
días, por los padres ejemplares que con su sacrificio y dedicación me enseñaron que el respeto
a los demás enaltece a las personas, por mis hermanos que nunca me dejan caer a pesar de las
adversidades, por los amigos que siempre están brindado su mano, por llenarme de
perseverancia para alcanzar los objetivos, por eso y mucho más agradezco a Dios por ser el
forjador de mi camino y permitirme la culminación de este trabajo.
vii
DECLARACIÓN EXPRESA
“La responsabilidad del contenido de este trabajo de titulación especial, me corresponden
exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE
GUAYAQUIL”
___________________________
FIRMA
TROSKI ALEXANDER MONTIEL RIVERA
viii
Tabla de contenido
Introducción 1
Planteamiento del problema 2
Delimitación del problema 3
Formulación del problema 3
Justificación 3
Objeto de estudio 4
Campo de acción o de investigación 4
Objetivo general 4
Objetivos específicos 5
La novedad científica 5
Capítulo 1 Marco teórico 6
1.1.Teorías generales 6
1.1.1. Estrategia 6
1.1.2. Plan estratégico 6
1.1.3. Objetivos del plan estratégico 8
1.1.4. Abastecimiento 8
1.1.5. Adjudicación 8
1.1.6. Inventario 9
1.1.7. Gestión de compras 9
1.1.8. Logística de compra 10
1.2. Teorías sustantivas 10
1.2.1. Compras públicas 10
1.2.2. Compras por catálogos 11
ix
1.2.3. Subasta inversa 12
1.2.4. Cotización de menor cuantía 12
1.2.5. Ínfima cuantía 13
1.2.6. Bienes y servicios normalizados 13
1.3. Referentes empíricos 14
Capítulo 2. Marco metodología 16
2.1. Metodología 16
2.2. Métodos 16
2.3. Premisas o hipótesis 17
2.4. Variables 17
2.5. Universo y muestra 18
2.6. CDIU-Operacionalizaciòn de las variables 18
2.6. Gestión de datos 19
2.7. Criterios éticos de la investigación 21
Capítulo 3. Resultados 22
3.1. Antecedentes de la unidad de análisis o población 22
3.2. Diagnóstico o estudio de campo 23
Capítulo 4. Discusión 33
4.1. Contrastación empírica 33
4.2. Limitaciones 34
4.3. Líneas de investigación 35
4.4. Aspectos relevantes 35
Capítulo 5. Propuesta 36
5.1. Elementos de registros contables y de control de inventarios 36
5.2. Política de talento humano 38
x
5.3. Inexistencia de un área física de bodega y políticas 40
5.4. Conclusiones y recomendaciones 42
Bibliografía 44
Apéndice A Manual de procesos de contratación pública 46
Apéndice B Unidades de especialidades clínicas y quirúrgicas 48
Apéndice C Modelo de la encuesta 49
Apéndice D Indicadores del hospital 51
Apéndice E Presupuesto del hospital 53
xi
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1. Operacionalizaciòn de las variables 19
Tabla 2. Resultados de la pregunta 1 24
Tabla 3. Resultados de la pregunta 2 25
Tabla 4. Resultados de la pregunta 3 26
Tabla 5. Resultados de la pregunta 4 27
Tabla 6. Resultados de la pregunta 5 28
Tabla 7. Resultados de la pregunta 7 29
xii
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1. Organigrama de la empresa 23
Figura 2. Resultados de la pregunta 1 24
Figura 3. Resultados de la pregunta 2 25
Figura 4. Resultados de la pregunta 3 26
Figura 5. Resultados de la pregunta 4 27
Figura 6. Resultados de la pregunta 5 28
Figura 7. Resultados de la pregunta 7 29
xiii
Título: Plan estratégico en la adquisición de medicamentos en el “Hospital General Guasmo
Sur”
Resumen
El presente trabajo de investigación es considerado un estudio de caso el que se desarrolló en
el “Hospital General Guasmo Sur” de la ciudad de Guayaquil, en la cual se presenta una
problemática como es la falta de insumos médicos para las áreas de atención a los pacientes
como son la de hospitalización y consulta externa por lo cual se dan inconvenientes por la
insatisfacción de los usuarios, la información recopilada fue a través de una investigación de
campo, bibliográfica y de modalidad descriptiva, como técnica de apoyo se utilizó la encuesta
dirigida al personal del departamento de compras y la entrevista dirigida a los jefes
departamentales relacionados a la problemática en estudio, se determinó que no existe
coordinación entre el departamento de bodega y el de compras y esto se da `por qué en el
primero no existe un control de los inventarios, esto debido a falta de tecnología y espacio
físico para almacenar los diversos insumos, otro factor que contribuye al problema es el
incremento de la demanda de pacientes a dicho centro hospitalario. Por tal razón se plantea
un plan estratégico que contribuya a disminuir el nivel de insatisfacción de los clientes
internos y externos en lo referente a la necesidad de insumos médicos o medicamentos para su
normal operatividad de la organización con el nivel óptimo del inventario para atender la
cantidad de pacientes que buscan solucionar sus inconvenientes de salud.
Palabras claves: Hospital, departamento de compras, medicamentos, departamento de
bodega.
xiv
Title: Strategic plan in the acquisition of medicines in the "Hospital General Guasmo Sur"
Abstract
The present research work is considered a case study that was developed in the "General
Guasmo Sur Hospital" of the city of Guayaquil, in which there is a problem such as the lack
of medical supplies for the areas of care Patients such as hospitalization and outpatient clinics,
which are inconvenient due to the dissatisfaction of the users, the information collected was
through a field research, bibliographical and descriptive modality, as a support technique was
used the survey directed to the Staff of the department of purchases and the interview directed
to the departmental heads related to the problematic under study, it was determined that there
is no coordination between the department of warehouse and the department of purchases and
this is given why in the first there is no control of Inventories, due to lack of technology and
physical space to store the various inputs, another contributing factor And to the problem is
the increase of the demand of patients to this hospital center. For this reason, a strategic plan
is proposed that contributes to decrease the level of dissatisfaction of internal and external
customers regarding the need for medical supplies or medicines for their normal operation of
the organization with the optimum level of inventory to attend to the quantity Of patients
seeking to solve their health problems.
Key words: Hospital, department of purchases, medicines, department of
warehouse.
1
Introducción
En el Ecuador para tener una mejor planificación y desarrollo de todo su territorio se
ha distribuido por zonas en las cuales se la ha agrupado por provincias y cantones, por ende la
ciudad de Guayaquil es considerada conforme a (Desarrollo, 2012) indica que: “la zona 8 está
integrada por los cantones de Guayaquil, Durán y Samborondon”, esta clasificación es la que
consideran los diferentes ministerios para realizar el estudio de las necesidades y generar
proyectos para solucionarlos con la asignación de los presupuestos necesarios.
El Ministerio de Salud Pública se encarga del tratamiento, cuidado y la planificación
sanitaria de la población del Ecuador, estos servicios también se dan en la ciudad de
Guayaquil, por lo tanto según (Ecuador, 2012) manifiesta que en la ciudad de Guayaquil
posee 8 hospitales de diferente tipología administrados por este ministerio, en los mismos se
ofrecen los servicios sanitarios para los habitantes del sector, para tenerlos en funcionamiento
de manera eficaz se debe de tener el personal adecuado, equipos, infraestructura, insumos y
los medicamentos apropiados conforme las necesidades de los pacientes en relación a su
tratamiento.
De acuerdo al último punto expuesto marca la divergencia ante la gran variedad de
medicamentos existentes en el mercado; los hospitales son las principales fuentes de acaparar
el mercado de proveedores catalogados en el sistema nacional electrónico estandarizados,
dado los avances tecnológicos en el campo informático en los últimos años, por lo tanto esto
ha creado cambios radicales en los modelos operativos organizacionales y en procesos que
logísticamente debe realizar planeación, programación, administración, control de las
adquisiciones, recepción, almacenamiento y servicio logístico de dispensación
intrahospitalario y ambulatorio para facilitar la atención médica y brindar un buen servicio de
calidad.
2
Por lo que una buena administración organizacional tiene la responsabilidad de
establecer políticas y presupuesto adecuado, idóneo para las compras, adquisiciones, y
controles, para esto debe contar con un eficiente departamento de compra, sin embargo
existen diferentes formas de adquisición de medicamentos que dificulta el proceso de
eficiencia y calidad, por esto el objetivo de este estudio es establecer un plan estratégico para
el uso racional de medicamentos, y disminuir los costos entre la planeación de compra hasta
la adquisición para mantener un inventario de existencia idóneo a las necesidades
institucionales y emergente de acuerdo a los perfiles de morbilidad y epidemiológicos del
Hospital General Guasmo Sur.
Planteamiento del problema
En una buena organización institucional hospitalaria debe contar con la medición de la
calidad, pero resulta difícil debido a la variabilidad y las distintas prioridades de estandarizar
el servicio al cliente-paciente, la principal dificultad es la reducción de la asignación
presupuestaria anual en los hospitales públicos, para la adquisición de medicamentos, sumado
el desabastecimiento desde la industria por parte de las farmacéuticas, por lo que es constante
escuchar la carencia de medicamentos que se comercializa con diferentes principio activos, la
debilidad en el sistema de compra para la adquisición, planificación ineficiente por parte de
los profesionales, falta de capacitación al personal de farmacia, ante esta problemática
institucional los hospitales deben evitar que se genere el desabastecimiento que puede afectar
a los pacientes de manera negativa, es un fenómeno que con lleva a presentar efectos como:
limitación en el acceso a medicamentos, retrasos en la adjudicación de órdenes de compras,
incumplimiento por parte de proveedores de catálogo electrónico, y errores en la
dispensación de medicamentos. Estos son los inconvenientes que afectan al “Hospital
General Guasmo Sur”.
3
Esto con lleva a presentar deficiencia en la atención y calidad de servicio que se
brinda a los clientes-pacientes, aumento de quejas, aumento en el período de estancia
hospitalaria debido al desabastecimiento de medicamentos idóneos para el tratamiento, y a la
vez pérdida de credibilidad en este centro de salud perteneciente a la red pública de salud
administrada por el Ministerio de Salud Pública del Ecuador.
Delimitación del problema
El presente trabajo de titulación especial de tipo investigativo se ha llevado a cabo en
el Hospital General Guasmo Sur, ubicado en el sector sur de la ciudad de Guayaquil que
forma parte de la zona 8 de la planificación y desarrollo, con datos obtenidos en el primer
semestre del año 2017, en el proceso de compra o adquisición de medicamentos de esta
unidad de salud.
Formulación del problema
¿De qué manera la no aplicación de un plan estratégico para el departamento de
compras afecta la satisfacción de los usuarios del Hospital General Guasmo Sur?
Justificación
El desarrollo del presente trabajo de investigación se justifica desde diversos puntos
de vista, como es desde el teórico debido a que para tener una idea clara del tema y su
problemática se ha recurrido a la revisión y análisis de teorías como son la administración de
compras, la gestión de compras públicas y los procesos que se deben de tener en
consideración para una correcta administración, por el lado metodológico se utilizaron los
componentes de una investigación para la toma de información y análisis, para lo cual se
utilizó el enfoque, la modalidad, tipo, métodos y técnicas que componen la estructura de la
investigación científica y poder tener una coherencia de la información.
4
Es practica porque se está estudiando una problemática de una entidad pública
existente, por lo tanto se pueden identificar los inconvenientes por los cuales se encuentra
atravesando y lograr contribuir con las soluciones apropiadas que le permitan alcanzar una
eficiencia operativa en el área de compras y que por ello se beneficien los usuarios del
Hospital General Guasmo Sur.
Objeto de estudio
El objeto del presente trabajo investigativo es considerado como la administración
estratégica
Campo de acción
De acuerdo a (Hernàndez, 2016) indica que el campo de acción es: “la realidad con la
que se determina con quien voy a interactuar. Esta responde al “Que” y al “Como” de la
investigación, constituye la esencia del problema y del objeto dentro de los niveles de
concreción” debido al enunciado se considera para este estudio “el plan estratégico para el
departamento de compras en el Hospital General Guasmo Sur”
Objetivos
La investigación realizada en el presente trabajo de titulación especial tiene objetivos,
por lo que (Limòn, 2009) indica que: “es la parte fundamental en el proceso de la
investigación científica o de cualquier estudio, permite explicar y describir los fenómenos y
adquirir conocimientos de esos fenómenos estudiados” por lo enunciado se han determinado
objetivos tanto general y específicos.
Objetivo general
Elaborar un plan estratégico en la adquisición de medicamentos en el Hospital
Guasmo Sur de la Ciudad de Guayaquil
5
Objetivos específicos
Determinar las bases teóricas relacionadas al tema propuesto para tener
argumentos bibliográficos para poder realizar el análisis y la elaboración de
una propuesta eficaz
Identificar la estructura de la metodología investigativa a utilizar para obtener
información referente a la problemática planteada.
Elaborar un análisis de los datos obtenidos de la recogida de información para
fundamentar la problemática
Realizar una discusión empírica de los análisis de la información obtenida
comparándola con estudios realizados y poder apuntalar la propuesta a
realizar.
Elaborar un plan estratégico apropiado para el área de adquisición de
medicamentos del Hospital General Guasmo Sur
La novedad científica
Para el presente trabajo es considerada como la planeación estratégica para el proceso
de compras en una entidad pública dedicada a la prestación de servicios de salud y que puede
ser utilizada a los demás hospitales que conforman la red hospitalaria que es administrada por
el Ministerio de Salud Pública del Ecuador en las diferentes ciudades o provincias en las que
se encuentran ubicados dentro del territorio nacional.
6
Capítulo I
Marco teórico
1.1 Conceptos Básicos
Con la finalidad de fundamentar el análisis y poder construir un documento de
acuerdo con el tema presentado es necesario contar con un marco teórico referencial, que nos
permita tener evidencia conceptual para comprender la problemática propuesta, el mismo que
se expone en este capítulo para mejorar su comprensión.
1.1.1. Estrategia
Según (OSC, 2013) determino que: “Una estrategia es la decisión de realizar acciones
que se han planificado durante un tiempo determinado para alcanzar un objetivo o una
misión. La estrategia es el arte de identificar las opciones más favorables que tiene una
organización social para llegar a una meta planteada”. Conforme lo expresado las estrategias
son fundamentales en la correcta administración de las entidades por que les permite alcanzar
metas trazadas que se han planificado conforme un estudio elaborado, por ende es de lo que
se trata en la presente investigación.
1.1.2. Plan estratégico
Se puede deducir que plan estratégico es una herramienta que nos permite examinar la
situación presente de la unidad de negocio, así como el entorno socio-político en el que se
está desarrollando la institución, permitiendo de esta manera establecer planes para luego
implementarlos con la finalidad de fortalecer los indicadores o procesos, que presentan la
industria. Pero para tener un fundamento teórico más amplio se presenta algunos puntos de
vista sobre el presente tema.
7
Existen muchos conceptos referentes a plan estratégico, sin embargo, se ha
seleccionado los más importantes de acuerdo al análisis realizado, las mismas que se detallan
a continuación:
Según (Sainz de Vicuña, 2015) manifiesta que es: “el plan maestro en la que la alta
dirección recoge las decisiones estratégicas corporativas que ha adaptado “hoy” en referencia
a lo que hará en los tres próximos años (horizonte habitual del plan estratégico), para lograr
una organización más competitiva”
Según (Lumpkin , 2003) entienden por plan estratégico al “conjunto de análisis,
decisiones y acciones que una organización lleva a cabo para crear y mantener ventajas
comparativas sostenibles a lo largo del tiempo”. Analizados estos conceptos, de plan
estratégico, podemos deducir que es una herramienta que permite analizar la situación actual
del “Hospital General Guasmo Sur”, así como el entorno socio-político en que está
desarrollando la institución, permitiendo de esta manera establecer planes para luego
implementarlos, en la unidad de adquisiciones de la entidad pública en estudio, con la
finalidad de fortalecer procesos.
La utilización de la estrategia permitirá:
a. Conocer la situación actual del Departamento de Adquisiciones.
b. Proyectar al Departamento como una unidad de servicios de calidad y que se
mantenga en la mejora continua.
c. Crear planes de acciones con la finalidad de manejar eficientemente los
recursos y paralelamente establecer indicadores que nos permitan medir cada
uno de los ajustes.
d. Ayudar a mejorar en la coordinación interdepartamental evitando cuellos de
botella que puedan retrasar determinados procesos.
8
1.1.3. Objetivos del Plan Estratégico
De acuerdo a (Planeamiento estrategico, 2017) indica que los objetivos del plan
estratégico son: “la declaración que realiza la empresa para enunciar de manera cuantitativa y
cualitativa lo que se propone lograr en el futuro. Es la definición concreta de la misión y
visión y es requisito para la congruencia en sus declaraciones”
El presente concepto da la pauta para estructurar la misión y visión del Departamento
de Adquisiciones permitiendo al personal involucrado a identificarse con estos objetivos y
lograr, desde el punto de vista operativo y financiero, las metas trazadas para brindar un
servicio oportuno y que tiene relación con la entrega de los bienes en el tiempo establecido,
en las condiciones previstas y al menor costo posible: logrando la transformación y mejora en
el sistema de adquisiciones de medicamentos y evitar el desabastecimiento mediante
indicadores, lo cual va a permitir un monitoreo y evaluación de la calidad de manera
constante.
1.1.4. Abastecimiento
Según (Coral, 2014) se considera como: “almacenar materias primas, componentes
y/o productos que se consumen en la empresa, tanto en la fabricación, como productos para la
comercialización, y los de uso administrativo, como insumos” es lo que por lo general se
realiza al gestionar las compras, es decir que la adquisición se inicia para abastecerse o
completar los niveles de inventario que una empresa determina.
1.1.5. Adjudicación
Según (Compras pùblicas, 2013) la considera como: “es el acto administrativo por el
cual la máxima autoridad o el órgano competente otorga derechos y obligaciones de manera
directa al oferente seleccionado” es un término comúnmente usado en los procesos de
compras públicas, las empresas ofertantes de insumos o medicamentos que requiere una
9
entidad estatal una vez que es seleccionada conforme a variables como el precio, la calidad,
tiempo de crédito, entre otras, en el sistema de compras por internet aparece el termino de
adjudicado lo que no es otra cosa que la empresa proveedora que ha sido seleccionado para
venderle al Estado Ecuatoriano.
1.1.6. Inventario
Conforme a lo estipulado en la Norma Internacional de Contabilidad número 2
expuesto por (Cantù & Guajardo, 2014) indica son: “activos a) poseídos para ser vendidos en
el curso normal de la operación; b) en procesos de producción con vista a esa venta, c) en
forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o
prestación de servicios” es decir las compras representan para la empresa insumos o
materiales que en el aspecto contable es considerado como inventario, por lo tanto se tienen
que controlar.
1.1.7. Gestión de compras
Según (Polanco, 2012) “Es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para
satisfacer esa necesidad de la forma más eficiente, proceso por el cual se adquieren bienes,
insumos, activos, para la operación de una empresa.” Por lo enunciado se puede indicar
entonces que las compras son un conjunto de actividades que inicia con la necesidad de
insumos o materiales, para el caso del Hospital General Guasmo Sur son los medicamentos,
insumos médicos, insumos de limpieza y suministros de oficina, entre otros, que sirven para
la correcta operatividad de la entidad antes mencionado.
1.1.8. Logísticas de compras
Según (Escriva, Savall, & Martinez, 2014) manifiesta que es:
10
“la parte de la cadena de suministro que planifica, implementa y
controla el flujo y almacenamiento eficiente de los bienes y servicios, así
como de la información asociada, desde el punto de origen hasta el punto
de consumo, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes en el
lugar y plazo solicitados, todo ello, al menor costo posible.
Según (Absolute, 2012) considera que la logística de compra es un: “proceso de
gerenciar estratégicamente el movimiento y almacenamiento de materias primas y productos
terminado desde los proveedores a través de la empresa hasta el cliente (interno o externo).”
Este concepto permite tener conocimientos técnicos de la funciones que se realiza en
el departamento de adquisiciones o compras, los mismos que resaltan la importancia de
unidad referente al abastecimientos de los insumos, que requieren los clientes internos, en el
tiempo establecido y en las condiciones apropiadas, de esta manera se evitarían
desabastecimientos y perdidas innecesarios que provocarían una atención inoportuna al
paciente, que conlleva a la queja por parte del mismo.
1.2. TEORIAS SUSTANTIVAS
1.2.1. Compras públicas
Para una mejor interpretación se ha elaborado primero el concepto de compra, para lo
cual de acuerdo a (Rojas, 2006) indica que es: “el proceso localización y selección de
proveedores, adquisición de productos, luego de la negociación sobre el precio y condiciones
de pago, así como el acompañamiento de dicho proceso para garantizar su cumplimiento de
las condiciones pactadas” es decir que es el proceso que involucra la adquisición de insumos
para su trabajo permanente y que se pueda cumplir con sus operaciones, en este caso que se
aplica en entidades de Gobierno o estatales, de ahí recibe el nombre de compras públicas.
Según (Bustamante & Ponce, 2014) menciona que las compras públicas en el Ecuador
tienen un organismo que se encarga de vigilar los procesos por los cuales las personas
naturales y jurídicas ofrecen sus bienes y servicios al Estado. La ley Orgánica del Sistema
11
Nacional de Contratación Pública (LOSNCP) instruyo para estos fines el “Sistema Nacional
de Contratación Pública” que tiene el principal objetivo de regular los procedimientos de
contratación para la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación
de servicios en el Estado.
Según (LOSNCP, 2013) en el art.1.- Objeto y Ámbito. - Esta ley establece el Sistema
Nacional de Contratación Pública y determina los principios y normas para regular los
procedimientos de contratación para la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de
obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría, que realicen: Los Organismos y
dependencias de las Funciones del Estado.
Es decir que existen principio y normativas para que las empresas o personas
naturales que deseen ser proveedores a las entidades del estado ecuatoriano, deben de conocer
los principios y los pasos para exponer sus productos y ser seleccionados venderle diversos
productos a las entidades públicas.
1.2.2. Compras por catálogos
Según (LOSNCP, 2013) art. 43.- Convenios marco.- El Instituto Nacional de
Contratación Pública efectuara periódicamente procesos de selección de proveedores con
quienes se celebrara Convenios Marco en virtud de los cuales se ofertaran en el catálogo
electrónico bienes y servicios normalizados a fin de que estos sean adquiridos o contratados
de manera directa por las entidades contratantes, sobre la base de parámetros objetivos
establecidos en la normativa que para el efecto dicte el Instituto Nacional de Contratación
Pública.
Según (LOSNCP, 2013) art. 44.- Catalogo electrónico del INCP. - Como producto del
Convenio Marco, el Instituto Nacional de Contratación Pública creara un catálogo electrónico
12
disponible en el Portal Compras Públicas, desde el cual las Entidades Contratantes podrán
realizar sus adquisiciones en forma directa.
1.2.3. Subastas inversa
Según (LOSNCP, 2013) art. 47.- Subasta inversa. - Para la adquisición de bienes y
servicios normalizados que no consten en el catálogo electrónico, las Entidades Contratantes
deberán realizar subastas inversas en las cuales los proveedores de bienes y servicios
equivalentes, pujan hacia la baja en el precio ofertado, en acto público o por medios
electrónicos a través del Portal de COMPRAS PUBLICAS
1.2.4. Cotización y menor cuantía
Según (LOSNCP, 2013) art. 50.- Este procedimiento, se utiliza en cualquiera de los
siguientes casos:
1. Si fuera imposible de aplicar los procedimientos dinámicos previstos en el Capítulo II
de este Título o, en el caso que una vez aplicados dichos procedimientos, estos
hubiesen sido declarados desiertos; siempre que el presupuesto referencial oscile entre
0,000002 y 0,000015 del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio
económico;
2. No aplica.
3. La contratación para la adquisición de bienes y servicios no normalizados,
exceptuando los de consultoría, cuyo presupuesto referencial oscile entre 0,000002 y
0,000015 del presupuesto inicial del Estado del correspondiente ejercicio económico.
13
1.2.5. Ínfima Cuantía
Según (LOSNCP, 2013) art. 52.1.- Se podrá contratar bajo este sistema en cualquiera
de los siguientes casos:
1. La contratación para la adquisición de bienes y servicios no normalizados,
exceptuando los de consultoría, cuya cuantía sea inferior a multiplicar el
coeficiente 0,000002 del presupuesto inicial del Estado del correspondiente
ejercicio económico.
2. La contratación para la adquisición de bienes y servicios no normalizados,
exceptuando los de consultoría, que no consten en el catálogo electrónico y cuya
cuantía sea inferior a multiplicar el coeficiente 0,000002 del presupuesto inicial
del Estado del correspondiente ejercicio económico.
1.2.6. Bienes y servicios normalizados
Según (Reglamento:LOSNCP, 2016) art. 42.- Bienes y servicios normalizados. - Los
bienes y servicios normalizados son aquellos cuyas características o especificaciones técnicas
han sido estandarizadas u homologadas por la entidad contratante; y, en consecuencia, dichas
características o especificaciones son homogéneas y comparables en igual condiciones.
Los conceptos detallados, derivados de compras públicas, nos permitan en el presente
trabajo tener una idea clara de cada proceso de compras de acuerdo con las características
existente en el de adquirir a través del portal de compras públicas y en caso contrario, es
decir, no poder realizar la adquisición de los insumos nos indica que procedimiento seguir en
cuanto a la normativa legal vigente.
14
1.3 REFERENTES EMPIRICOS
Existen varias investigaciones efectuadas sobre el plan estratégico de adquisiciones
que son base como referente de que el tema propuesto es una investigación, debido a que
existen con anterioridad estudios o análisis similares aplicados en otro lugar o empresa.
Según Aura Gisela Vásquez (Chunchi & Dominguez, 2016) diseño un trabajo
investigativo para la Universidad Regional Autónoma de los Andes, Unidad de Posgrado
(Maestría en Gerencia de Salud), para la obtención del título de magister en gerencia de
Servicio de Salud, con el tema “PLAN DE MEJORAMIENTO DE ADQUISICIONES DE
INSUMOS MEDICOS EN EL HOSPITAL SAGRADO CORAZON DE JESUS DE
QUEVEDO” ubicado en el Ciudad de Quevedo – Provincia de los Ríos. El trabajo tiene un
enfoque cualitativo, las características cualitativas se derivan de la información obtenida por
parte del personal relacionado con la adquisición de insumos e información de lo observado
en la recolección de la información. Los tipos de investigación son: De campo, Inductivo-
Deductivo y el Analítico-sintético. Las técnicas utilizadas en el proceso de la investigación
científica están: La entrevista, La encuesta y la Observación.
Este trabajo investigativo tiene relación con el objeto del estudio debido a que nos
permite conocer inconvenientes en el Área de Adquisiciones en otras entidades Hospitalarias
y que sirva de soporte para validar situaciones parecidas y poder dar una propuesta que
mitigue los inconvenientes en el área.
Según Ruth Chunchi y Natalia Domínguez (Chunchi & Dominguez, 2016) diseño un
trabajo investigativo para la Universidad de Cuenca, Faculta de Ciencias Económicas y
Administrativas, Carrera de Contabilidad y Auditoría, para la obtención del título de
Contador Público Auditor (CPA), con el tema “AUDITORIA DE GESTION AL SISTEMA
15
DE COMPRA PUBLICAS EN EL HOSPITAL REGIONAL VICENTE CORRAL
MOSCOSO, PERIODO 2014” ubicado en el Ciudad de Cuenca – Provincia del Azuay.
El estudio expuesto tiene relación al tema planteado, debido a que se trata de una
investigación de las compras públicas de un Hospital estatal por lo que se analizó la
problemática de esa entidad para tener una idea de su administración. Los tipos de
investigación son: De campo, Inductivo- Deductivo y el Analítico-sintético. Las técnicas
utilizadas en el proceso de la investigación científica están: La entrevista, La encuesta y la
Observación.
Debido a que la auditoría de gestión también llamada Auditoria Operativa o
Administrativa es la acción de fiscalizar orientada a examinar y evaluar el control interno y la
gestión, con la finalidad de determinar si el desempeño, con relación a sus metas, se están
realizando, o se han realizado conforme a lo establecido en la alta dirección, es decir, nos
servirá de apoyo para conocer la situación actual del Departamento de Adquisiciones en
relación al cumplimiento de sus objetivos trazados en su plan estratégico y además, nos
permite detectar inconvenientes en el Área de Adquisiciones en otras entidades Hospitalarias
y que sirva de puntal para admitir situaciones parecidas y poder dar una propuesta, que
oriente a mantener una buena coordinación del personal involucrado, que amenore los
inconvenientes en la unidad.
16
Capitulo II
Marco metodológico
2.1. Metodología
La dirección metodológica que se empleó en el estudio es cualitativa, es decir:
metodología cualitativa porque tiene como objeto el analizar las cualidades de un fenómeno y
tiende a buscar una noción de la realidad y por qué busca analizar los datos obtenidos en la
investigación por medio del análisis de los datos tabulados estadísticamente. En referencia a
su intención podemos decir: el análisis cualitativo busca la comprensión de las anomalías
ajustándose a los hechos y, la investigación cuantitativa se orienta a encontrar la explicación
o indagar los orígenes.
El estudio fue descriptivo y analítico debido a que se detallaron las características del
Hospital General Guasmo Sur y procesos que se dan en el Departamento de Adquisiciones.
El estudio contribuyo a establecer medidas orientadas a mejorar los procesos en la compra,
así como un análisis del servicio prestado relacionado a la satisfacción del cliente interno y
externo.
En el análisis se identificó como la variable independiente afecta a la variable
dependiente orientadas a la satisfacción del cliente, explicando las relaciones causa efecto.
2.2. Métodos
El método teórico empleado en el presente estudio es inductivo – deductivo porque, se
trajo el caso de estudio de un hospital en particular permitiendo concluir que la dificultad
perturba a todas las organizaciones que no mantienen una eficiente administración en el
proceso de compras. Los métodos empíricos o instrumentos aplicados a la presente
17
investigación fue la entrevista, la misma que sirvió para el levantamiento de la información,
utilizando un cuestionario de consultas, cerradas y de opciones múltiples.
2.3. Premisas o Hipótesis
De acuerdo con el problema planteado y con la finalidad de este estudio académico,
exponemos las siguientes hipótesis:
“La implementación de un plan estratégico en el Departamento de Adquisiciones en el
Hospital “Guasmo Sur” puede mejorar el proceso de compra y satisfacción del cliente interno
y externo”
2.4. Variables
Como hemos visto la Hipótesis está compuesta de variables y propuestas que le dan
una junta razonable y científica; la hipótesis será probada durante el análisis, comprende las
siguientes variables:
Variable Dependiente:
Variable dependiente es aquella que va indicar los efectos o las consecuencias de la
aplicación de otra variable citada como independiente.
“Mejorar el proceso de compra y satisfacción del cliente interno”
Variable Independiente:
Es una variable aclaratoria que va a influir en la variable dependiente.
“Implementación de un Plan estratégico en el Departamento de Adquisiciones”
18
2.5. Universo y muestra
El campo de la exploración será el “Hospital General Guasmo Sur”, pero el estudio
será en el Departamento de Adquisiciones, para analizar los procesos que se están dando
desde que se presenta la necesidad de adquirir insumos, stock mínimo, hasta la reposición del
inventario o compra definitiva.
La población es finita debido a que el Departamento de Adquisiciones laboran 5
servidores públicos detallados de la siguiente manera: 1 jefe de Compras, 1 asistente de
compras, 2 ayudantes de compras y 1 secretaria. La entrevista se la realizó a todo el personal
de la unidad y los demás responsables de unidades médicas, debido a que ellos corresponden
al cliente interno del hospital, en lo que tiene que ver a insumos médicos, por lo tanto la
muestra no es probabilística, es decir, se analizó todo el universo correlacionado con el objeto
de estudio para exponer soluciones en los procesos de adquisiciones de insumos para el
“Hospital General Guasmo Sur.”
2.5.1 CDIU - Operacionalización de las variables
La presente actividad consiste en ir desarrollando una gama de actividades para lograr
una comprobación de la variable definida, logrando obtener una mejor cantidad de
información, este procedimiento está vinculado con la metodología para la asociación de
datos.
En cuadro que a continuación se detalla de manera precisa la información a la que se
recurrió y se pondera conforme a las variables de estudio como son independientes y
dependientes para exponer y validar la hipótesis elaborada en el análisis.
19
Tabla 1. Operacionalización de las variables.
Variable Nombre Categoría Instrumento Unidad de Análisis
Dependiente -Mejorar el proceso
de compra
-Satisfacción del
cliente interno
Continua
Continua
PAC (Presupuesto
anual de Compras)
Los nivele de
inventario
Disminución de las
quejas de los
usuarios internos y
externos
Independiente Implementación de
un Plan estratégico
Discreta Encuestas y
Entrevistas
Personal del
departamento de
compras y
directivos
2.6. Gestión de Datos
La actividad realizada para la recolección de la información indicada se la delimita
según la técnica utilizada para recopilar datos; técnicas aprovechadas con el propósito de
mejorar los procesos de compras y ejecución presupuestaria; las técnicas que se manipularon
fueron las siguientes:
Encuesta
Es una técnica de recopilación de información que consiste en realizar entrevistas a
los colaboradores de un área determinada; En el presente estudio se la realizo al 100% del
personal existente en el Departamento de compras o adquisiciones, como parte fundamental
20
en el proceso para reponer los insumos en el “Hospital General Guasmo Sur”, ver apéndice D
sobre el modelo de la encuesta.
Entrevistas
Estas están dirigidas al personal directivo de algunas unidades médicas existentes,
como parte de nuestro cliente interno.
Observaciones Cuantitativas
La técnica en cuestión nos permitió estudiar las variables, mediante la recopilación y
análisis objetivo de la información.
Investigación Documental
Consiste en escoger la información solicitada, de acuerdo con el examen realizado,
afín al objeto de estudio, y luego solicitarlas a las partes implicadas en el proceso para luego
comenzar a depurarlas y analizarlas, de acuerdo con el conocimiento, para obtener
conclusiones objetivas del análisis.
Las actividades por efectuar, orientadas a requerir la información, son las siguientes:
Clientes Interno:
Solicitar cita con el director del Área
Efectuar entrevistas semiestructuradas al personal del área.
Realizar entrevistas con los directores de las diferentes Áreas, de atención.
Analizar la información del PAC
21
2.7 Criterios éticos de la investigación
Como la investigación se lo realizo en varias direcciones es necesarios aplicar
criterios éticos que garanticen la confidencialidad de la información, de cada una de las
unidades, y que detallamos a continuación:
Transparencia
Los datos conseguidos no podrán ser afectados ni modificados.
Objetividad
Los conceptos, estudios y conclusiones expresadas en la presente investigación
están orientados a la mayor objetividad posible.
Responsabilidad
La labor se efectuará con el debido compromiso de confidencialidad para
cumplir con los objetivos propuestos.
Confidencialidad
La documentación soporte obtenido y procesos analizados en el desarrollo de
la presente investigación no se tomarán de base para otro estudio y no se
divulgara la información que se obtuvo en la entidad pública bajo estudio.
22
Capitulo III
Resultados
3.1. Antecedentes de la unidad de análisis o población
Antecedentes
El Hospital General Guasmo Sur se encuentra ubicado en el sector sur de la ciudad de
Guayaquil y cuya dirección es la Avda. Cacique Tómala y callejón Eloy Alfaro, la gerente
administrativa la lleva a cabo la Dra. Katiuska Hernández, doctora en medicina general y
posee una especialidad en Gineceo Obstetricia y además es Magister en Gerencia
Hospitalaria, el director asistencial es el Dr. Rodrigo Celi que es médico cirujano con una
especialidad en Ginecología y Obstetricia.
Servicios
El hospital general denominado Guasmo Sur es parte de la cadena de hospitales del
Ministerio de Salud Pública, en la actualidad beneficia a la ciudadanía de la ciudad de
Guayaquil y de fuera de ella, e incluso de provincias cercanas, cuenta con tres áreas que son
emergencias, consulta externa y hospitalización de estas al paciente se lo deriva según el
diagnóstico médico en las unidades de especialidades clínicas, que para el efecto son 10 y/o a
las unidades de especialidades quirúrgicas de las que dispone son 9, ver apéndice C, tienen
una proyección de 22 de ellas para brindar una mejor atención.
Misión
Prestar servicios de saluda con calidad y calidez en el ámbito de la asistencia
especializada, a través de su cartera de servicios, cumpliendo con la responsabilidad de
promoción, prevención, recuperación, rehabilitación de la salud integral, docencia e
23
investigación, conforme a las políticas del Ministerio de Salud Pública y el trabajo en red, en
el marco de la justicia y equidad social.
Visión
Ser reconocidos por la ciudadanía como un hospital accesible, que presta una atención
de calidad que satisface las necesidades y expectativas de la población bajo principios
fundamentales de la salud pública y bioética, utilizando la tecnología y los recursos públicos
de forma eficiente y transparente.
Organigrama
El hospital General Guasmo Sur presenta el siguiente organigrama de su estructura
organizativa que se puede visualizar a continuación:
Figura 1: Organigrama del HGGS
Fuente: (Pùblica, 2016)
3.2. Diagnóstico o estudio de campo
En este punto se presentan los resultados de la aplicación de la encuesta al personal
del departamento de compras o adquisiciones del Hospital General Guasmo Sur
24
1. ¿Cree usted que existe una planificación estratégica en el departamento de compras o
adquisiciones del HGGS?
T
abla
2.
Resu
ltado
s de la pregunta 1
Fuente: Encuestados
Figura 2. Resultados de la pregunta 1
Fuente: Encuestados
Análisis
0%
100%
1. ¿Cree ustd que exista una planificaciòn estratègica en el departamento de compras del HGGS?
SI NO
Alternativas # Respuestas %
SI 0 -
NO 5 100,00
Total 5 100,00
25
El 100% del personal que labora en el departamento de compras y adquisiciones del
Hospital General Guasmo Sur considera que no existe una planificación estratégica en esta
área.
2. ¿El departamento de compras tiene objetivos planificados?
Tabla 3. Resultados de la pregunta 2
F
uent
e:
Encu
estados
Figura 3. Resultados de la pregunta 2
Fuente: Encuestados
Análisis
0%
100%
2. ¿El departamento de compras tiene objetivos planificados?
SI NO
Alternativas # Respuestas %
SI 0 -
NO 5 100,00
Total 5 100,00
26
El total de las personas consultadas que laboran en el departamento de compras y
adquisiciones consideran en el 100% que no se disponen objetivos en esta área.
3. ¿Existen reclamos por el desabastecimiento de insumos médicos por parte de las
diferentes áreas de servicio que presta el HGGS?
Tabla 4. Resultados de la pregunta 3
F
u
e
n
t
e: Encuestados
Figura 4. Resultados de la pregunta 3
Fuente: Encuestados
Análisis
Del total de los trabajadores del departamento de compras y adquisiciones
consultados, el 80% manifestaron que si existen reclamos por el desabastecimiento de
medicina y el 20% indico que no existe.
80%
20%
3. ¿Existen reclamos por el desabastecimiento de insumos
médicos por parte de las diferentes áreas de servicio que
presta el HGGS?
SI NO
Alternativas # Respuestas %
SI 4 80,00
NO 1 20,00
Total 5 100,00
27
4. ¿En qué áreas de servicio médico que ofrece el Hospital General Guasmo Sur son los
que más se quejan de la falta de insumos médicos para el tratamiento de los
pacientes?
Tabla 5. Resultados de la pregunta 4
Alternativas # Respuestas %
Consulta externa 3 60,00
Emergencia 2 40,00
Hospitalización 0 -
Total 5 100,00
Fuente: Encuestados
Figura 5. Resultados de la pregunta 4
Fuente: Encuestados
Análisis
Del total de las personas consultadas, el 60% considera que los reclamos por la falta
de insumos médicos para los pacientes provienen del área de consulta externa, mientras que
el 40% indicaron que es del área de emergencia.
5. ¿Por qué considera usted se dan esos inconvenientes de insumos en el HGGS?
60%
40%
0%
4. ¿En qué áreas de servicio médico que ofrece el Hospital
General Guasmo Sur son los que más se quejan de la falta de
insumos para el tratamiento de los pacientes?
Consulta externa Emergencia Hospitalizaciòn
28
Tabla 6. Resultados de la pregunta 5
Alternativas # Respuestas %
Falta de control de inventarios 1 20,00
Falta de comunicación 1 20,00
Falta de personal 1 20,00
Desconocimiento de los procesos 0 -
Todas las anteriores 2 40,00
Total 5 100,00
Fuente: Encuestados
Figura 6. Resultados de la pregunta 5
Fuente: Encuestados
Análisis
Del total de trabajadores consultados del departamento de compras sobre el
inconveniente del desabastecimiento de insumos médicos, el 20% indicaron que es por el
control de los inventarios, el otro 20% manifestó por la falta de comunicación, el 20%
manifestó por la falta de personal, mientras que el 40% considero que las causas se dan por
todos los anteriores alternativas
6. ¿Quién ordena al departamento de compra que se dé inicio al proceso de adquisición
en el HGGS?
Todas las respuestas indicaron que es con la autorización de la administradora
20%
20%
20%
0%
40%
5. ¿Por qué considera usted se dan esos inconvenientes de
insumos en el HGGS?
Falta de control de inventarios Falta de comunicaciòn Falta de personal
Desconocimeinto de los procesos Todas las anteriores
29
7. ¿Existe un responsable del control de los niveles de inventario?
Tabla 7. Resultados de la pregunta 7
Alternativas # Respuestas %
SI 4 80,00
NO 1 20,00
Total 5 100,00
Fuente: Encuestados
Figura 7. Resultados de la pregunta 7
Fuente: Encuestados
Análisis
Del total de personas encuestadas, el 80% considero que si existe un responsable del
control de los inventarios, mientras que el 20% manifestó que no existe un responsable de esa
actividad, además de las personas que contestaron afirmativamente expresaron que es el jefe
de la farmacia
Entrevista 1
Dirigida a: Dra. Luisa Mera
Cargo: Jefa de Consulta Externa
80%
20%
7. ¿Existe un responsable del control de los niveles de
inventario?
SI NO
30
1. ¿A que usted atribuye que se den dentro del HGGS el inconveniente de
desabastecimiento de insumos médicos?
Desde mi punto de vista puede existir una descoordinación entre el personal de
farmacia con el departamento de compras, debido a que las asignaciones presupuestarias de
cuerdo a la reunión están asignadas.
2. ¿Estos inconvenientes se presentan con gran frecuencia?
Por lo general si, debido a que se abastece de un producto pero en días se hace notorio
el desabastecimiento de otros productos diferentes.
3. ¿Usted comunica de lo sucedido al administrador del HGGS cuando se presentan
estos inconvenientes?
Se lo hace en las reuniones que se dan, en algunas ocasiones cada quince días, debido
a que esa no es una función específica mía, es más del jefe de farmacia.
4. ¿Qué manifiestan los pacientes cuando esto ocurre?
Por lo general se molestan, pero se trata de solucionarlo si se puede, se lo envia
nuevamente con el doctor para que le prescriba medicamentos sustitutos conforme la
existencia.
5. ¿Se han tomado correctivos de estos problemas?
Desconozco, pero se dan los inconvenientes, hay que tomar en cuenta que el hospital
tiene poco tiempo en funcionamiento y puede ser ese a lo mejor el problema.
Entrevista 2
Dirigida a: Dr. Adriano Rocha
31
Cargo: Sub director de especialidades clínicas y quirúrgicas
1. ¿A que usted atribuye que se den dentro del HGGS el inconveniente de
desabastecimiento de insumos médicos?
Desconozco como es el funcionamiento o quiénes son los responsables de esa gestión por
lo tanto no sé a quién atribuir, si a la gestión, a los sistemas, al presupuesto, a los procesos. O
puede ser que se estimó baja la demanda debido a que el Hospital tiene poco tiempo
funcionando y estamos experimentando un crecimiento de los pacientes que vienen de
diferentes sectores de la ciudad e inclusive de fuera de ella.
2. ¿Estos inconvenientes se presentan con gran frecuencia?
Si se dan pero uno trata de solucionarlos buscando alternativas si se puede
3. ¿Usted comunica de lo sucedido al administrador del HGGS?
En algunas ocasiones, no siempre debido al arduo trabajo que se tiene que realizar
4. ¿Qué manifiestan los pacientes cuando esto ocurre?
Por lo general en esta área son los familiares de los pacientes los que se enojan, pero se
los apacigua para que se calmen.
5. ¿Se han tomado correctivos de estos problemas?
Desconozco si sean tomados los correctivos, lo único que le puedo decir es que sigue
existiendo el inconveniente.
Entrevista 3
Dirigida a: Dr. Ángel Moreno
Cargo: Jefe de emergencia
32
1. ¿A que usted atribuye que se den dentro del HGGS el inconveniente de
desabastecimiento de insumos médicos?
No identifico a quién atribuirle, pero creo que es por el aumento de pacientes que estamos
teniendo, antes las personas se trasladaban al Hospital Luis Vernaza, pero ahora los pacientes
vienen más a este lugar, debido a la gratuidad y por su infraestructura que es moderna.
2. ¿Estos inconvenientes se presentan con gran frecuencia?
Lastimosamente si se dan, pero en los insumos médicos de alta rotación.
3. ¿Usted comunica de lo sucedido al administrador del HGGS?
A veces cuando se tiene reuniones entre jefes, usted sabe el trabajo es fuerte en esta área
se tiene que trabajar a gran ritmo para poder atender a todos los pacientes de la manera más
rápida y eficiente posible.
4. ¿Qué manifiestan los pacientes cuando esto ocurre?
Por lo general se molestan, reclaman pero después entiende y van a comprar rápidamente
lo que hace falta, el problema se da en los pacientes que vienen solos a esta área, o porque los
traen personas caritativas, ambulancias, entonces comienza a buscarse alternativas para
ayudar al paciente
5. ¿Se han tomado correctivos de estos problemas?
No tengo idea, pero siguen existiendo esos problemas.
33
Capítulo IV
Discusión
4.1. Contrastación empírica
Una vez realizada la recopilación de la información por la técnica utilizada como lo
encuesta y la entrevista dirigida a los trabajadores del departamento de compras y
adquisiciones así como a ciertos directivos del Hospital General Guasmo Sur, en la cual se
obtuvieron los resultados que a continuación se exponen.
En lo referente a la encuesta realizada al personal del departamento de compras, el
100% manifestaron que no existe una planificación estratégica en esta área. Así mismo
comunicaron que además que no se disponen de objetivos en el mismo 100%.
Del total de los trabajadores del departamento de compras y adquisiciones
consultados, el 80% manifestaron que si existen reclamos por el desabastecimiento de
medicina y el 20% indico que no existe. Mientras cuando se les consulto de qué áreas
provienen más los reclamos, el 60% considera que estos se dan en el área de consulta externa,
mientras que el 40% indicaron que es del área de emergencia.
Del total de trabajadores consultados del departamento de compras sobre el
inconveniente del desabastecimiento de insumos médicos, el 20% indicaron que es por el
control de los inventarios, el otro 20% manifestó por la falta de comunicación, el 20%
manifestó por la falta de personal, mientras que el 40% considero que las causas se dan por
todos los anteriores alternativas. Además se consultó de quien es la persona que autoriza la
gestión de compras en el Hospital General Guasmo Sur y Todas las respuestas indicaron que
es con la autorización de la administradora, por otro lado el 80% considero que si existe una
persona responsable del control de los inventarios, mientras que el 20% manifestó que no
34
existe un responsable de esa actividad, además de las personas que contestaron
afirmativamente expresaron que ese trabajador responsable es el jefe de la farmacia.
En base a esta información podemos determinar que existe un inconveniente el cual se
identificó como el desabastecimiento de insumos médicos para tratar a los pacientes de las
diferentes áreas como son emergencia, consulta externa y hospitalización. En cambio en la
entrevista realizada a ciertos directivos del área operativa, consideraron que se da este
problema por el incremento de la demanda de usuarios, o una descoordinación entre el jefe de
farmacia con el de compras, además consideraron que si se presenta con frecuente este
problema, debido a que se compra un insumo y se termina otro, los entrevistados
manifestaron que no comunican inmediatamente al administrador por el exhaustivo trabajo
que realizan y en otros caso indicaron porque no son funciones asignadas.
Los pacientes si se molestan cuando no se les da el medicamento para su tratamiento,
en algunas ocasiones tienen que recurrir a enviarlos nuevamente donde el doctor que lo
atendió para que le cambie el medicamento y le ponga uno que exista en existencia, siempre
y cuando sirva para el tratamiento del paciente, sino no se realiza, por ultimo no consideran
que se hayan tomado los correctivos y uno considero que esto se debe porque el hospital tiene
poco tiempo en funcionamiento y cada día existe un incremento de pacientes que se ven
atraídos por la infraestructura moderna existente y por la gratuidad que decreto el gobierno
del ex presidente Rafael Correa Delgado en este servicio. Esto se puede apreciar en el
apéndice D.
4.2. Limitaciones
Las limitaciones que se tuvieron en la realización del presente trabajo de titulación
especial con el tema planteado es el poco tiempo de plazo asignado para la recopilación de la
información debido a que el personal del Hospital General Guasmo Sur sobre todo los
35
directivos o jefes de nivel medio tiene múltiples asignaciones y trabajo, lo que dificulto la
entrevista por lo tanto el tiempo que nos otorgaron para la misma fue corto, lo que se ve
reflejada en las respuestas rápidas que nos dieron. Además por ese motivo no se pudo
entrevistar al jefe de farmacia ni a la Dra. Luisa Jiménez jefa del área de Hospitalización de la
mencionada casa de salud en estudio.
4.3. Líneas de investigación
El presente trabajo de titulación especial, es investigativo por consiguiente está
enmarcado a las líneas y Sublíneas de investigación que la Universidad de Guayaquil han
considerado que debe de seguir todas las facultades que la integran dentro del periodo
comprendido entre los años desde el 2015 al 2019, en base a ese criterio el tema propuesto
esta direccionado en:
Dominio está identificado con el desarrollo local y emprendimiento Socio-Económico
Sustentable, la línea de investigación es desarrollo local y emprendimiento socio económico
sostenible y sustentable, y la sub línea de investigación es emprendimiento e innovación,
producción, competitividad y desarrollo empresarial. Promoción de la calidad de vida laboral
en las organizaciones que fortalezcan el desarrollo del potencial humano, individual y social.
(Vicerectorado de Investigaciòn, 2016)
4.4. Aspectos relevantes
El de contribuir con la identificación de los problemas que se dan en el Hospital
General del Guasmo Sur de la ciudad de Guayaquil y proponer mejoras para que el usuario se
sienta satisfecho.
36
Capítulo V
Propuesta
De acuerdo con lo investigado y analizado, en la elaboración de los capítulos
anteriores, relacionado a la problemática existente, en el “Hospital General Guasmo Sur”, con
la finalidad de mitigar los conflictos existentes, en el proceso de compras, control de
existencias y presupuestos de insumos médicos, se hace necesario la elaboración de un plan
estratégico para la mejora del proceso de adquisiciones y stock de existencias.
El plan es una herramienta con el que contara el departamento de adquisiciones, del
“Hospital General Guasmo Sur”, con la finalidad mantener un equilibrio entre los bienes
adquiridos y los requeridos a través del departamento de farmacia por las diferentes unidades
de esta casa de salud. Por tal motivo el plan propuesto está orientado a mantener un stock
suficiente y oportuno para satisfacer las necesidades interdepartamentales sin que exista
perdidas por mantenimiento del mismo y de esta manera evitar gastos innecesarios en la
adquisición y en el almacenaje; por lo tanto, la propuesta está orientada a tres aspectos
considerados importantes:
Políticas de registros contables y de inventario físico.
Políticas del Talento Humano
Inexistencia de un área física de bodega y políticas de almacenamiento de los
fármacos
5.1. Políticas de registros contables y de control de inventario.
El método para el abastecimiento de insumos médicos es una actividad de
planificación y control de adquisiciones, relacionado a las cantidades de inventario requerido
por la unidad de Farmacia, según su análisis de existencias, en una fecha determinada,
37
logrando mantener su stock requerido (máximo dos meses) permitiendo brindar un servicio
adecuado.
La verificación del inventario no solo se encuadra a un control contable, peor aún si
no se han ingresado todas las requisiciones de insumos médicos de los departamentos
involucrados, según su patología, sino además de confrontación de las existencias físicas
contra las contables; situación que permite descoordinación con el Departamento de
Abastecimiento, provocando desabastecimientos de los remedios en Farmacia originando que
los pacientes se molesten cuando no existen los medicamentos para su tratamiento,
direccionándolos, en algunas ocasiones, donde el doctor que lo atendió para que le cambie el
medicamento con otro que está en existencia, sumado a esto se originan otros inconvenientes:
Que el sistema contable del control de inventarios este mostrando cantidades en
existencias cuando físicamente no existen.
Que el Departamento de Farmacia no solicite oportunamente sus necesidades
de fármacos oportunamente.
Descoordinación entre las áreas de Compras y Farmacias.
Desabastecimiento de medicinas y malestar de los clientes externos por cuanto
tienen que solicitar, a los especialistas, cambios en de medicamentos en sus
recetas.
Por lo tanto, es de suma importancia que las personas encargadas del egreso de
fármacos, por requisiciones de los pacientes a través de sus recetas; ingrese oportunamente
las erogaciones permitiendo que el sistema de inventario y contable este actualizado
periódicamente. Paralelamente a este proceso es de suma importancia que los encargados de
la custodia de los fármacos realicen un inventario periódico de manera: mensual, bimensual o
trimestral, y los confronten con los registros contabilidad a fin de determinar las exactitudes
de los registros.
38
Por lo tanto, el departamento de bodega deberá considerar como política para la toma
de inventario, lo siguiente:
La verificación física de los fármacos deberá realizársela trimestralmente.
Los resultados de la toma física deberán ser validados por el jefe responsable.
El departamento financiero deberá presentar un reporte de las inconsistencias
entre la existencia real y lo registros contables, esto será entregado al día
siguiente de la toma del inventario.
En caso de faltantes se procederá a lo dispuesto en ley de la Contraloría
General del Estado en su acuerdo que refiere a las Normas de Control interno.
Entregar detalle de los insumos médicos a los responsables de las consultas
externas, con la finalidad de recetar productos que están en existencias.
Mantener un stock de fármacos para dos meses como máximo.
Por lo enunciado se espera que la coordinación entre el departamento de
abastecimiento y farmacia mejoren ya que el flujo de información es confiable y les
permitirán tomar decisiones basada en datos reales y poder brindar un servicio eficiente al
cliente interno y externo.
5.2. Políticas del Talento Humano
La función básica del área del talento humano es el de fortalecer, mediante el recurso
humano, los procesos administrativos y logísticos del hospital, el cual contribuiría con el
buen desenvolvimiento del servidor administrativo, especialista y técnico en la institución.
Por ser una institución de salud, relativamente nueva (fecha de apertura diciembre 15
de 2016), los servidores actuales en el departamento de farmacia son dos, quienes se encargan
de los procesos administrativos y operativos del Stock de medicamentos. Como es una
institución de salud moderna, los pacientes se han incremento vertiginosamente haciendo que
la capacidad operativa del recurso humano existente sea ineficiente para la demanda de
39
trabajo y en particular la del departamento de farmacia y de abastecimiento ocasionando
retrasos en las actividades y por ende descoordinación entre las áreas.
Por lo expuesto anteriormente, el departamento de abastecimiento y farmacia deberá
de informar al área del talento humano las necesidades de servidores públicos, que se
requieran, para mitigar las necesidades operativas existentes, justificando de la siguiente
manera:
Cuadro estadístico del incremento de pacientes desde la apertura hasta la
fecha.
Cuadro estadístico de cantidad de recetas atendidas por la unidad, comparadas
con la cantidad estándar promedio de recetas despachadas por el un servidor
en un día.
Solicitar cursos, con periodicidad mensual, orientados a mejorar los procesos
farmacéuticos y de control de inventarios.
Como la función básica del Área del Talento Humano es el de fortalecer, mediante el
recurso humano, los procesos administrativos y logísticos del hospital; deberá implementar como
política, lo siguiente:
a. Analizar la capacidad de gestión del Talento Humano mediante evaluaciones
del desempeño para medir su grado de eficiencia y eficacia.
b. Analizar mediante estadísticas las cargas de trabajo del recurso humano de las
diferentes unidades.
c. Comprobar el ambiente de trabajo y en qué circunstancias el servidor
desarrolla su actividad.
d. Reunión mensual con los Directores Departamentales con la finalidad de
brindar apoyo para cursos de capacitación en las diferentes áreas.
40
5.3. Inexistencia de un área física de bodega y políticas de almacenamiento de los
fármacos.
El almacenamiento de medicamentos es un elemento vital que requiere el “Hospital
General Guasmo Sur”, en especial todas aquellas orientadas al manejo de farmacéuticos, que
sumados a políticas, procesos y recursos tienen como objetivo el de garantizar la
conservación de los productos farmacéuticos, reconocidos por la ley, orientado a prestar un
servicio de salud con altos estándares de calidad. Actualmente, el hospital no cuenta con un
espacio físico “Bodega” para la custodia de los medicamentos y peor aún de políticas y
procedimientos encaminados al mantenimiento de los fármacos.
Es por estas razones al terminar el proceso de compra los medicamentos son recibidos
por el departamento de bodega y este a su vez los entrega, en su totalidad, al departamento de
farmacia donde se los almacena en los espacios de las oficinas y en los corredores del
hospital, para su posterior distribución o entrega a las farmacias satélites de la entidad y
pacientes.
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Es evidente que la falta de un espacio físico de almacenamiento, sin las debidas
normas de conservación, está dificultando la distribución y el control físico ocasionando
pérdidas por deterioro de los medicamentos, entre otros. Es de suma importancia que el
Gerente Financiero y Administrativo solicite al Director General del hospital se acondicione
un área de bodega, con todas las instalaciones y certificaciones necesarias para el
almacenamiento de fármacos.
Con la presente propuesta se beneficiará las Áreas de Bodega y Farmacia, quienes se
han visto afectado por los diferentes inconvenientes que provienen de la administración de
los medicamentos, beneficiando además a los clientes internos y externos pues contaran con
un servicio de salud de calidad proyectando una imagen de confianza en el servicio.
Adicionalmente se deberán implementar políticas de control interno para la recepción,
abastecimiento y administración del inventario que permitan el correcto manejo y utilización
de los recursos (Medicamentos) en el hospital y permitan corregir inconvenientes graves que
pueda suceder y afectar a la entidad.
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CONCLUSION Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
El sistema contable del control de inventarios está mostrando cantidades en
existencias cuando físicamente no existen, provocando desabastecimiento de
medicinas y malestar a los clientes externos por cuanto tienen que solicitar, a los
especialistas, cambios en de medicamentos en sus recetas con otras.
Que el Departamento de Farmacia no solicite oportunamente sus necesidades de
fármacos oportunamente ocasionando descoordinación entre las áreas de Compras y
Farmacias.
Que la unidad de Talento Humano no mantiene políticas para medir y fortalecer el
desenvolvimiento del recurso humano en los procesos administrativos y logísticos del
hospital.
Que el Hospital no cuenta con un espacio físico de almacenamiento “Bodega” con las
debidas normas de conservación, lo cual está dificultando la distribución y el control
físico de los fármacos ocasionando pérdidas por deterioro de los medicamentos, entre
otros.
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RECOMENDACIONES
Se recomienda aplicar las políticas de toma de inventarios de manera constante o con
una periodicidad mensual, como máximo, para llevar un buen control del stock de
medicamentos, dadas las circunstancias actuales del hospital.
Aplicar la política de registros contable, de tal manera que todas las requisiciones de
todos los medicamentos sean ingresadas diariamente y de esta manera estén
actualizados tanto los libros como el sistema de control de inventarios.
Que el Departamento de Farmacia, con la información real, solicite oportunamente las
necesidades de medicamento oportunamente al Departamento de Adquisiciones.
Que la Unidad de Talento Humano aplique las políticas expuesta en la propuesta con
la finalidad de mejorar y fortalecer, mediante el recurso humano, los procesos
administrativos y logísticos del hospital.
Que la Unidad de Tecnología de la Información y Comunicación, fortalezca el
sistema informático de manejo de inventarios actual o desarrolle un producto que
vaya acorde a las necesidades de la institución.
Que el Gerente General del Hospital solicite al Director Financiero y Administrativo
se realice el estudio para la creación de manera urgente de un área de bodega para
medicamentos, dispositivos médicos e insumos, con la infraestructura, instalaciones y
certificaciones necesarias para el almacenamiento de los medicamentos.
Paralelamente a la creación del espacio físico de la bodega; los responsables del
Departamento de Farmacia y Bodega deberán ir creando, para su aprobación, las
políticas de control interno, según el marco legal vigente, para: recepción,
abastecimiento y administración del inventario de fármacos que permitan el correcto
manejo y utilización de los recursos (Medicamentos) en el hospital y corregir
inconvenientes graves que pueda suceder afectando a la entidad.
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46
Apéndice A
47
Fuente: (INEC, 2015)
48
Apéndice B
Unidades de especialidades clínicas Unidades de especialidades quirúrgicas
Cardiología Cirugía general
Dermatología Cirugía plástica y reconstructiva
Nefrología Ginecología
Gastroenterología Neurocirugía
Medicina Interna Oftalmología
Neurología Otorrinolaringología
Psiquiatría Traumatología
Hematología Urología
Pediatría Cirugía maxilo facial
Odontología
Fuente: (Sur, 2017)
Elaborado por: El autor
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Apéndice C
Modelo de la encuesta
Dirigido al: Personal del Departamento de compras y adquisiciones del Hospital
General Guasmo Sur de la Ciudad de Guayaquil
1. ¿Cree usted que existe una planificación estratégica en el departamento de compras o
adquisiciones del HGGS?
SI ____ NO ____
2. ¿El departamento de compras tiene objetivos planificados?
SI ____ NO ____
3. ¿Existen reclamos por el desabastecimiento de insumos médicos por parte de las
diferentes áreas de servicio que presta el HGGS?
SI ____ NO ____
4. ¿En qué áreas de servicio médico que ofrece el Hospital General Guasmo Sur son los
que más se quejan de la falta de insumos médicos para el tratamiento de los
pacientes?
Emergencias _______
Consulta Externa _______
Hospitalización _______
5. ¿Por qué considera usted se dan esos inconvenientes de insumos en el HGGS?
Falta de control de inventarios ______
Falta de comunicación ______
Falta de personal ______
Desconocimiento de los procesos ______
Todos los anteriores ______
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6. ¿Quién ordena al departamento de compra que se dé inicio al proceso de adquisición
en el HGGS?
_______________________
7. ¿Existe un responsable del control de los niveles de inventario?
SI ____ NO ____
Si contesto afirmativamente especifique quien es esa persona: ________________
8. ¿Le agradaría que existiera en el departamento un plan estratégico en el cual se tome
en consideración sus debilidades para hacerlas fortalezas?
SI ____ NO ____
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Apéndice D
Indicadores del hospital
52
53
Apéndice E
Presupuesto del hospital
54
