UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE …repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/27214/1/Proyecto de Tesis... · i universidad de guayaquil facultad de ciencias administrativas carrera

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL

“DISEÑO DE ESTRATEGIAS PARA GESTIÓN ORGANIZACIONAL PARA EMPRESA CONSTRUFERIAS”

AUTORES:

QUIMÍS PILOZO DANIEL SANTOS

SOTOMAYOR MOTA JOSÉ LUIS

TUTOR:

RAMÍREZ GRANDA ROBERTH FABIÁN

GUAYAQUIL, ENERO 2018

I


FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO: Diseño de estrategias para gestión organizacional para empresa Construferias

AUTOR(ES) (apellidos/nombres):

Quimís Pilozo Daniel Santos Sotomayor Mota José Luis

REVISOR(ES)/TUTOR(ES) (apellidos/nombres):

Econ. Mero Villamar Isabel Cristina, MAE Econ. Ramírez Granda Roberth Fabián

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil

UNIDAD/FACULTAD: Facultad de Ciencias Administrativas

MAESTRÍA/ESPECIALIDAD: Ingeniería Comercial

GRADO OBTENIDO: Tercer Nivel

FECHA DE PUBLICACIÓN: 31/01/2018 No. DE PÁGINAS: 119

ÁREAS TEMÁTICAS: Administrativa

PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS:

Administración, organización, diseño organizacional, estructura organizacional, distribución de las funciones del puesto de trabajo.

RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): El presente tema de este proyecto de investigación se basa en el desarrollo del diseño organizacional y funcional para la empresa CONSTRUFERIAS S.A., dedicada a la comercialización de materiales de construcción. En la actualidad radica con una problemática de la ineficiencia gestión administrativa y carencia de una estructura organizacional para la empresa, asimismo, de la desactualización en su misión, visión y objetivos, centrándose en las ventas y no en la parte interina de las mismas, de este modo mediante la elaboración del diagrama de Ishikawa (causa y efecto), proporcionaría previamente en comprender la condición actual de la empresa, lo que apoyara en buscar e incorporar estrategias de implantación con métodos administrativos y organizativos empresariales, con el único propósito de mejorar la gestión administrativa, y por consiguiente atreves de la presentación gráfica de una estructura formal se podrá evidenciar una organización , con mejor estructuración en actividades, funciones y procesos.

ADJUNTO PDF:

SI

NO

CONTACTO CON AUTOR/ES: Teléfono: 0989771840 0996779616

E-mail: [email protected] [email protected]

CONTACTO CON LA INSTITUCIÓN:

Nombre: Universidad de Guayaquil, Ab. Mariana Zuñiga

Teléfono: (04) 2848487 Ext. 123

E-mail: [email protected]

II



Guayaquil, enero 31 de 2018

CERTIFICADO DEL TUTOR REVISOR

Habiendo sido nombrada, MERO VILLAMAR ISABEL CRISTINA, tutor del trabajo de titulación DISEÑO DE ESTRATEGIAS PARA GESTIÓN ORGANIZACIONAL PARA EMPRESA CONSTRUFERIAS, certifico que el presente trabajo de titulación, elaborador por DANIEL SANTOS QUIMÍS PILOZO, C.C.: 0931075493; y JOSÉ LUIS SOTOMAYOR MOTA, C.C.: 0931134290, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial para la obtención del título de INGENIERO COMERCIAL en la Escuela de Ingeniería Comercial de la Facultad de Ciencias Administrativas, ha sido REVISADO Y APROBADO en todas sus partes, encontrándose apto para su sustentación.

________________________________ ECON. ISABEL CRISTINA MERO VILLAMAR

CI 0918543240

III



LICENCIA GRATUITA INTRANSFERIBLE Y NO EXCLUSIVA PARA

EL USO NO COMERCIAL DE LA OBRA CON FINES NO ACADÉMICOS

Nosotros, DANIEL SANTOS QUIMÍS PILOZO con C.I. No. 0931075493; y, JOSÉ

LUIS SOTOMAYOR MOTA con C.I. No. 0931134290, certifico que los contenidos

desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es “DISEÑO DE

ESTRATEGIAS PARA GESTIÓN ORGANIZACIONAL PARA EMPRESA

CONSTRUFERIAS” son de nuestra absoluta propiedad y responsabilidad Y SEGÚN

EL Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS

CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el uso de una licencia

gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la presente obra

con fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil, para que haga

uso del mismo, como fuera pertinente

__________________________ _________________________ DANIEL SANTOS QUIMÍS PILOZO JOSÉ LUIS SOTOMAYOR MOTA

C.I. No. 0931075493 C.I. No. 0931134290

*CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial

n. 899 - Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra con fines

académicos.

IV



CERTIFICADO PORCENTAJE DE SIMILITUD

Habiendo sido nombrado RAMÍREZ GRANDA ROBERTH FABIÁN, tutor del trabajo

de titulación, certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por

DANIEL SANTOS QUIMÍS PILOZO, C.C.: 0931075493; y JOSÉ LUIS SOTOMAYOR

MOTA, C.C.: 0931134290, con mi respectiva supervisión como requerimiento parcial

para la obtención del título de INGENIERO COMERCIAL.

Se informa que el trabajo de titulación: “DISEÑO DE ESTRATEGIAS PARA

GESTIÓN ORGANIZACIONAL PARA EMPRESA CONSTRUFERIAS”, ha sido

orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio URKUND

quedando el 5 % de coincidencia.

https://goo.gl/23KVir

________________________________

ECON. RAMÍREZ GRANDA ROBERTH FABIÁN

CI 1102675285

V



Guayaquil, enero 31 de 2018

PHD SOFÍA LOVATO TORRES DIRECTORA DE CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL Ciudad. -

De mis consideraciones:

Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación “DISEÑO DE ESTRATEGIAS PARA GESTIÓN ORGANIZACIONAL PARA EMPRESA CONSTRUFERIAS” de los estudiantes QUIMÍS PILOZO DANIEL SANTOS y SOTOMAYOR MOTA JOSÉ LUIS, indicando ha (n) cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:

El trabajo es el resultado de una investigación.

El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.

El trabajo presenta una propuesta en el área de conocimiento.

El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.

Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del trabajo de titulación con la respectiva calificación.

Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines pertinentes, que los estudiantes están aptos para continuar con el proceso de revisión final.

Atentamente,

________________________________ ECON. RAMÍREZ GRANDA ROBERTH FABIÁN

CI 1102675285

VI



DEDICATORIA

Este trabajo está dedicado a mi familia, por el esfuerzo que realizaron desde mi

juventud para instruirme en el buen camino, por darme la oportunidad de crecer

profesionalmente y ser una persona de bien que ayude a mi entorno, así mismo este

trabajo va para todos aquellos amantes de la lectura e investigación de temas

administrativos que necesitan un material fresco para todas sus consultas

académicas y profesionales.

Daniel Santos Quimís Pilozo

El presente proyecto se lo dedico a Dios, por dame todo lo que tengo hoy en día, no

estoy pasando por unos buenos momentos, pero sé que él me apoyara para ser fuerte

y ser una gran persona, menciono a mis padres y mis abuelos, quienes son mi mayor

anhelo y apoyo que me pudieron dar, recalcándome en mi objetivo en la culminación

de mis estudios y ser un profesional. A mis compañeros los cuales estimo mucho

porque son un ejemplo de personas con una buena amistad y experiencia vividas con

ellos.

José Luis Sotomayor Mota

VI



AGRADECIMIENTOS

Mi agradecimiento infinito al Dios Eterno, a mis progenitores que aparte de otorgarme

la vida, hicieron su mayor esfuerzo para poder alcanzar este logro; de la misma forma

agradezco a la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil

por la formación y conocimientos impartidos para poder desarrollar mi personalidad

profesional para el mundo entero y a todos aquellos docentes y maestros que fueron

mi guía hacia la luz del conocimiento.

Daniel Santos Quimís Pilozo

Agradezco primero a papá Dios por guiarme y ser mi fortaleza para seguir adelante

en cada paso u obstáculo de la vida lo cual me ha permitido seguir con mis propósitos

y culminar mis estudios universitarios, sin este reto no hubiese llegado donde estoy,

son por mis padres, abuelos y familiares que me dieron valores, principios y una

buena educación. A los Docentes que nos dieron sus conocimientos y sabiduría en la

hora de enseñanza.

José Luis Sotomayor Mota

VII



“DISEÑO DE ESTRATEGIAS PARA GESTIÓN ORGANIZACIONAL PARA EMPRESA CONSTRUFERIAS”

RESUMEN

El presente proyecto de investigación se basa en el desarrollo del diseño

organizacional y funcional para la empresa CONSTRUFERIAS S.A., dedicada a la

comercialización de materiales de construcción. En la actualidad radica con una

problemática de la ineficiencia gestión administrativa y carencia de una estructura

organizacional para la empresa, así mismo, de la desactualización en su misión,

visión y objetivos, centrándose en las ventas y no en la parte interina de las mismas,

de este modo mediante la elaboración del diagrama de Ishikawa (causa y efecto),

proporcionaría previamente en comprender la condición actual de la empresa, lo

que apoyara en buscar e incorporar estrategias de implantación con métodos

administrativos y organizativos empresariales, con el único propósito de mejorar la

gestión administrativa, y por consiguiente atreves de la presentación gráfica de una

estructura formal se podrá evidenciar una organización , con mejor estructuración en

actividades, funciones y procesos.

Palabras clave: Administración, organización, diseño organizacional,

estructura organizacional, distribución de las funciones del puesto de trabajo.

VIII



"DESIGN OF STRATEGIES FOR ORGANIZATIONAL MANAGEMENT FOR THE CONSTRUFERIAS S.A. COMPANY"

ABSTRACT

The present theme of this research project is based on the development of

organizational and functional design for the company CONSTRUFERIAS S.A.,

dedicated to the commercialization of construction materials. At present, there is a

problem of administrative management inefficiency and lack of an organizational

structure for the company, as well as the outdated in its mission, vision and

objectives, focusing on sales and not on the interim part of them. In this way, through

the elaboration of the Ishikawa diagram (cause and effect), it would previously

provide an understanding of the current condition of the company, which would help

to find and incorporate implementation strategies with administrative and

organizational business methods, with the sole purpose of improving the

administrative management, and therefore through the graphic presentation of a

formal structure, it’ll be possible to evidence an organization, with a better structuring

in activities, functions and processes.

Keyword: Administration, organization, organizational design, organizational

structure, distribution of labor functions.

1

CONTENIDO

DEDICATORIA ................................................................................................. VI

AGRADECIMIENTOS ....................................................................................... VI

RESUMEN ....................................................................................................... VII

ABSTRACT ..................................................................................................... VIII

CONTENIDO ..................................................................................................... 1

ÍNDICE DE TABLAS .......................................................................................... 5

ÍNDICE DE FIGURAS ........................................................................................ 7

INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 9

CAPÍTULO 1 .................................................................................................... 13

1.1 Diseño teórico ................................................................................... 13

1.1.1 Planteamiento del problema .......................................................... 13

1.1.2 Formulación del problema. ............................................................ 13

1.1.3 Objetivos ....................................................................................... 15

1.1.4 Tareas científicas relacionadas a objetivos ................................... 15

1.2 Métodos del nivel teórico ................................................................... 16

1.2.1 Método cuantitativo ....................................................................... 16

1.2.2 Método deductivo .......................................................................... 16

1.3 Métodos del nivel empírico. ............................................................... 16

1.3.1 Observación .................................................................................. 16

1.3.2 Entrevista ...................................................................................... 16

1.3.3 Encuesta ....................................................................................... 17

1.4 Métodos estadístico - matemáticos. .................................................. 17

1.5 Fundamentos metodológicos de la investigación .............................. 17

2

1.5.1 Diseño de la Investigación ............................................................. 17

1.5.2 Tipo de Investigación ..................................................................... 19

1.5.3 Población y Muestra ...................................................................... 20

1.5.4 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos ....................... 21

1.6 Población .......................................................................................... 21

1.7 Muestra ............................................................................................. 22

1.8 Significación social y permanente de lo que se investiga .................. 22

1.9 Significación práctica de lo que se investiga ..................................... 23

CAPÍTULO 2 .................................................................................................... 24

2.1 Antecedentes .................................................................................... 24

2.1.1 Antecedentes de la estructura organizacional ............................... 24

2.1.2 Edad Antigua ................................................................................. 24

2.1.3 Mesopotamia ................................................................................. 24

2.1.4 Antiguo Egipto ............................................................................... 25

2.1.5 Antigua Grecia ............................................................................... 26

2.1.6 Antigua Roma ................................................................................ 26

2.1.7 Edad Media ................................................................................... 27

2.1.8 Alta Edad Media ............................................................................ 27

2.1.9 Feudalismo .................................................................................... 27

2.1.10 Baja Edad Media ......................................................................... 28

2.1.11 Imperio Bizantino ......................................................................... 29

2.1.12 Imperio Carolingio ....................................................................... 29

2.1.13 Edad Moderna ............................................................................. 30

2.1.14 Colonización ................................................................................ 30

2.1.15 Edad Contemporánea ................................................................. 31

3

2.1.16 Revolución Industrial ................................................................... 31

2.1.17 Organigrama ............................................................................... 32

2.2 Marco teórico..................................................................................... 33

2.2.1 Administración Científica ............................................................... 33

2.2.2 Teoría Clásica de la administración............................................... 36

2.3 Fundamentos teóricos de la estructura organizacional ..................... 40

2.3.1 Organización Formal ..................................................................... 42

2.3.2 Organización Informal ................................................................... 43

2.3.3 Importancia de la Estructura Organizacional ................................. 43

2.3.4 Comunicación dentro del Desarrollo Organizacional ..................... 45

2.3.5 Organigramas ................................................................................ 46

2.3.6 Administración de empresas de construcción ............................... 48

2.4 Marco conceptual .............................................................................. 51

2.4.1 Términos de la investigación ......................................................... 51

CAPITULO 3 .................................................................................................... 54

3.1 ¿Quiénes son? .................................................................................. 54

3.2 Mercado ............................................................................................ 55

3.2.1 Misión ............................................................................................ 55

3.2.2 Visión ............................................................................................. 55

3.2.3 Organigrama ................................................................................. 55

3.3 Entrevista al gerente ......................................................................... 58

3.3.1 Análisis de la entrevista al gerente. ............................................... 60

3.4 Observación ...................................................................................... 61

4

3.5 Encuestas ......................................................................................... 61

3.5.1 Tabulación y análisis de las encuestas ......................................... 62

3.6 Interpretación de los resultados del diagnóstico................................ 75

CAPITULO 4 .................................................................................................... 76

4.1 Propuesta de nueva estructura organizacional ................................. 76

4.1.1 Misión ............................................................................................ 77

4.1.2 Visión ............................................................................................. 77

4.1.3 Organigrama Empresarial propuesto............................................. 77

4.2 Características de la propuesta ......................................................... 78

4.2.1 Identidad y posición ....................................................................... 78

4.2.2 Descripción funcional de los departamentos ................................. 79

4.2.3 Manual funcional de perfiles y cargos ........................................... 85

4.2.4 Alcance .......................................................................................... 86

4.3 Formas y condiciones de aplicación estratégica ............................. 102

4.3.1 Fase de implementación Administrativa ...................................... 102

4.3.2 Fase de implementación Operativa ............................................. 105

4.3.3 Cuadro de resumen de implementación ...................................... 107

4.4 Logro de resultados ......................................................................... 110

CONCLUSIONES .......................................................................................... 112

RECOMENDACIONES .................................................................................. 113

BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................. 114

ANEXOS ........................................................................................................ 116

5

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla 1. Marcas que manejan ......................................................................... 55

Tabla 2. Lista de productos Construferias ....................................................... 55

Tabla 3. Personal en Construferias ................................................................. 57

Tabla 4: Resultado de Encuestas .................................................................... 62






Tabla 10: Resultado de Encuestas .................................................................. 68







Tabla 17: Funciones del cargo del Gerente General ....................................... 86

Tabla 18: Perfil del puesto de Gerente General ............................................... 88

Tabla 19: Funciones del cargo del Director Comercial .................................... 88

Tabla 20: Perfil del puesto de Director Comercial ............................................ 90

Tabla 21: Funciones del cargo del Supervisor de Ventas ................................ 90

Tabla 22: Perfil del puesto de Supervisores de Ventas ................................... 92

Tabla 23: Funciones del cargo de Cajero ........................................................ 92

Tabla 24: Perfil del puesto de Cajeras ............................................................. 93

6

Tabla 25: Funciones del cargo de Chofer ........................................................ 94

Tabla 26: Perfil del puesto de Choferes ........................................................... 94

Tabla 27: Funciones del cargo del Encargado del Marketing .......................... 95

Tabla 28: Perfil del puesto de Encargado del Marketing ................................. 95

Tabla 29: Funciones del cargo de los Estibadores .......................................... 96

Tabla 30: Perfil del puesto de Estibadores ...................................................... 96

Tabla 31: Funciones del cargo del Contador ................................................... 97

Tabla 32: Perfil del puesto de Contador........................................................... 99

Tabla 33: Funciones del cargo del Asistente Contable .................................... 99

Tabla 34: Perfil del puesto de Asistente Contable ......................................... 101

Tabla 35: Resumen de implementación de propuesta de nueva organización

............................................................................................................................... 109

Tabla 36: Indicadores de resultados de implementación de propuesta de

estructura organizacional ....................................................................................... 111

7

ÍNDICE DE FIGURAS

Figura 1 Estructura social de Mesopotamia ..................................................... 25

Figura 2 Estructura social del Antiguo Egipto .................................................. 25

Figura 3 Estructura social de la Antigua Grecia ............................................... 26

Figura 4 Estructura social de la Antigua Roma ................................................ 27

Figura 5 Estructura social del Feudalismo ....................................................... 28

Figura 6 Estructura social del Imperio Bizantino .............................................. 29

Figura 7 Estructura social del Imperio Carolingio ............................................ 30

Figura 8 Estructura social de la colonización ................................................... 31

Figura 9 Estructura social de la Revolución Industrial ..................................... 32

Figura 10 Primera estructura organizacional del 1854 por Daniel McCallum .. 32

Figura 11 Estructura organizacional del siglo XXI ........................................... 33

Figura 12: Forma de Organizaciones .............................................................. 42

Figura 13 Organigrama horizontal ................................................................... 47

Figura 14 Organigrama vertical ....................................................................... 47

Figura 15 Organigrama Mixto .......................................................................... 48

Figura 16: Proceso comercial .......................................................................... 50

Figura 17: Espina de pescado, Problemas en Construferias ........................... 58

Figura 18: Resultado de Encuestas ................................................................. 62







8







Figura 31 Orgranigrama propuesto (Desarrollo propio) ................................... 78

Figura 32: Resumen de operaciones de implementación .............................. 105

9

INTRODUCCIÓN

La administración es una actividad indispensable dentro de todos los factores

presentes en nuestra vida, es la base para organizar actividades, designar funciones

y lograr objetivos con una planeación fija y constante por los cambios continuos que

sufre el entorno, se dice de la administración como “el proceso mediante el cual se

diseña y mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos

cumplen metas específicas de manera eficaz” (Koontz, 2012, pág. 4), por lo cual

podemos ver dentro de la administración que intervienen dos factores muy

importantes que están presente dentro del desarrollo de la misma, son aquellos que

le da origen y razón de existencia a las actividades de la administración dentro de

toda organización. Uno de ellos son los procesos sistemáticos o las actividades

ordenadas que se llevan de forma planificada para conseguir un fin, desde que el

hombre comenzó caminar sobre la faz de la tierra, podemos ver que siempre busco

la forma de facilitar los métodos para realizar sus actividades y así disfrutar de su

trabajo de manera organizada cumpliendo la tarea que ejercía, podemos mencionar

a las culturas ancestrales, las cuales sin ciencia aplicada lograron desarrollar

métodos de cultivos planificados que mejoraban sus cosechas y el beneficio a toda

su comunidad, de la misma manera podemos ver la forma de gobernar que se

desarrollaron en la edad medieval en donde siempre era el dueño de la tierra el que

buscaba a los que la trabajen y puedan producir riquezas de manera estructura con

el trabajo organizado, por lo cual podemos ver dentro de todas las actividades

humanas, la organización y tecnificación de las actividades es un hecho presente

para poder extraer el máximo potencial de los recursos desde los bienes hasta los

intangibles como el tiempo.

10

La organización es indispensable dentro de todo hecho, es definida por Koontz

como “un grupo de personas que trabajan en conjunto para crear valor agregado”

entonces gracias a esta definición entramos al otro factor de importancia dentro de

la administración, el cual es el talento humano, las personas participes dentro de los

procesos sistemáticos que buscan un fin. La cantidad de personas que intervengan

en un proceso es vital para que el mismo tenga éxito, pero a través del análisis y la

revisión de tareas, se determina una cantidad indicada de personas, las cuales debe

ser la óptima para que no existan sobrecargas de trabajo ni tampoco exceso de

trabajadores repitiendo funciones desperdiciando recursos de la organización.

Entonces establezcamos un equilibrio indispensable para la vida de las

organizaciones, en donde su planificación de actividades esta sobre todo lo que se

propongan para llegar al fin esperado, con un estructurado trabajo en conjunto con

los colaboradores dentro del plan, sin este esquema, cualquier organización o

entidad tendrá problemas para alcanzar sus objetivos a el plazo fijado.

En nuestra ciudad de Guayaquil podemos ver como existen grandes empresas

que han contratado entes internacionales para desarrollar sus actividades

empresariales, organizar sus procesos, implementar tecnología para el control de

sus inventarios entre otras actividades, un ejemplo de aquello es la Corporación

Favorita, la cual tiene una filosofía organizacional y tecnológica con el fin de

mantener los mejores productos y en stock indicado en todos sus locales, así mismo

la forma de organizar a sus empleados, la asignación de tareas cumpliendo sus

metas como compañía con un trasfondo social y colaborativo al país. Pero dentro

del medio ecuatoriano hay otro aspecto importante que tenemos que analizar y es el

de las compañías medianas y pequeñas que son la mayoría de organizaciones

comerciales, estas en su mayoría con núcleo familiar poseen un incomparable error

11

en problemas de administración, favoritismo, faltas de responsabilidad, sueldos

elevados, gastos innecesarios, personal sin capacitación, poca inversión en

tecnología son los principales causales de los problemas administrativos de toda

compañía.

La ocupación de altos cargos por personas que no tienen una preparación

apropiada, provoca que dichas pymes quiebren en el lapso del cambio de

generación, muchas compañías que fueron fundadas por emprendedores de los

años 80 a 90 tuvieron un gran apogeo en la ciudad de Guayaquil, pero en los

cambios de mando, podemos ver relevos sin preparación para enfrentarse al salvaje

mundo empresarial en el cual vivimos. En su momento bastaba con tener una idea,

ser perseverante, buscar las oportunidades y triunfar, pero en los actuales

momentos vivimos en un medio cambiante que cada vez se une a la tecnología que

facilita muchas tareas y a su vez elimina muchos emprendimientos que en su tiempo

fueron exitosos, podemos mencionar como ejemplo las correspondencias, las

cuales la operaban empresas de correo, courriers pero ahora una simple carta llega

en cuestión de segundos por un email, los estados bancarios, la forma de hacer

llegar la publicidad evoluciona drásticamente y si no buscamos adaptarnos a estos

cambios quedaremos inmersos en el olvido con empresas que siguen con

problemas administrativos.

Ante esta pequeña reseña nos adentramos en la compañía Construferias S.A.,

la cual nos abrió las puertas durante una semana para analizar y observar sus

actividades comerciales y administrativas, en donde podemos demostrar lo

mencionado anteriormente en relación a las pymes, una empresa sin una estructura

funcional, sin organización administrativa ni planificaciones emergentes ante

cualquier contingencia, la falta de capacitación del personal y sin una correcta

12

distribución de tareas en el personal, ante lo cual como Ingenieros Comerciales

salientes de la Universidad de Guayaquil, buscamos realizar un aporte a esta

compañía, teniendo en consideración los resultados que se puedan dar a través de

este estudio puedan servir a otras compañías de nuestro medio y así ganar

experiencia laborar en el área de estructuración organización y de funciones de una

pyme.

13

CAPÍTULO 1

1.1 Diseño teórico

1.1.1 Planteamiento del problema

¿Cómo mejorar la estructura organización y funcional de la empresa

Construferias S.A. de la ciudad de Guayaquil?

1.1.2 Formulación del problema.

“La forma de dirigir y administrar las empresas ha presentado numerosos

cambios alrededor del tiempo, pero debido a factores económicos y sociales como

la globalización, su administración debe favorecer la adaptación a las nuevas

tendencias del mercado mediante estructuras flexibles que le permitan ser mucho

más competitiva.”

Según Chiavenato 2002 pg una estructura organizacional es eficaz cuando

facilita a las personas la consecución de los objetivos y es eficiente cuando se

consiguen con recursos costos mínimos

Construferias S.A., es una empresa que se encuentra ubicada en la ciudad de

Guayaquil y tiene como actividad principal la comercialización de productos de

materiales de construcción.

Además, la empresa Construferias S.A., es una pequeña empresa que lleva

algunos años en el mercado cuenta con un mínimo de trabajadores, en su entorno a

tiene su competencia que se dedica a la comercialización de los mismos productos

Al mismo tiempo que las demás empresas del país, la empresa Construferias

S.A., no cuenta con una administración formal debido a la falta de conocimientos y

es administrado de una manera empírica y en bases a las habilidades y experiencia

14

de la empresa, cual su gerente ejerce un control de las actividades de un estilo

personal donde se restringe la colaboración de los trabajadores de la compañía.

La empresa Construferias S.A., a su vez no cuenta con una estructura

organizacional bien definida, tampoco se tiene las descripciones y actividades del

puesto, lo cual esto representa dificultades futuras en la planificación, organización,

coordinación y optimización eficiente de los recursos de materiales disponibles.

Los problemas fundamentales que afronta la empresa son de acuerdo a sus

condiciones actuales vinculados con la delegación y supervisión de las labores,

flujos de comunicación y recursos , donde se origina tareas repetitivas entre los

mismos trabajadores, sin que ellos logren saber de una manera precisa que

actividades y responsabilidades deben cumplir dentro de la empresa y en ciertas

circunstancias se crea inconvenientes con los clientes por no cubrir las necesidades

y expectativas por el incumplimiento de los pedidos respectivos , esto se origina por

la falta de la comunicación y organización entre los trabajadores y las áreas de la

empresa.

Actualmente la empresa se está ampliando en sus estructuras físicas ese logro

se lo está efectuando poco a poco, para esto la empresa debe implementar una

estructura organizacional eficiente y eficaz para llegar a los estándares de calidad

del servicio que se le desea brindar al cliente así mismo lograr una fidelización los

clientes , para esto la empresa debe tener un buen manejo y coordinación de los

recursos para tener valores competitivos y productos de calidad para el mercado

ecuatoriano.

Una estructura organizacional contribuye a los buenos procesos

administrativos que debe tener una empresa para la ejecución de sus operaciones

deseadas donde cada trabajador efectué las actividades y funciones establecidas

15

por la compañía y a su vez con un solo propósito ser más competitivo entre los

demás.

1.1.3 Objetivos

1.1.3.1 Objetivo general

Contribuir a la mejora de la estructura organizacional y funcional para la

empresa Construferias S.A.

1.1.3.2 Objetivos específicos

1. Conocer la estructura organización y funcional de una empresa

dedicada a la venta y comercialización de materiales de construcción.

2. Evaluar la situación actual de las actividades administrativas y

operativas de la empresa Construferias S.A.

3. Desarrollar un diseño de estructura organizacional y funcional para las

operaciones administrativas de la empresa Construferias S.A.

1.1.4 Tareas científicas relacionadas a objetivos

1. Sistematizar los fundamentos teóricos y metodológicos que permitan la

sustentación científica de la creación del diseño de la estructura

organizacional y funcional para la empresa Construferias S.A.

2. Determinar el estado actual de la estructura organizacional y funcional

que posee la empresa Construferias S.A.

3. Diseñar una estructura organizacional para el correcto funcionamiento

de las actividades administrativas de la empresa Construferias S.A.

16

1.2 Métodos del nivel teórico

1.2.1 Método cuantitativo

“Es secuencial y probatorio. Cada etapa precede a la siguiente y no podemos

“brincar” o eludir pasos. El orden es riguroso, aunque desde luego, podemos

redefinir alguna fase.” (Sampieri, 2014, pág. 4)

1.2.2 Método deductivo

“Este método de razonamiento consiste en tomar conclusiones generales para

obtener explicaciones particulares. El método se inicia con el análisis de los

postulados, teoremas, leyes, etcétera, de aplicación universal y de comprobada

validez para aplicarlos a soluciones o hechos particulares.” (Bernal, 2010, pág. 59)

1.3 Métodos del nivel empírico.

Para el proyecto de investigación se va aplicar los siguientes métodos o

instrumentos del nivel empírico que es la observación, entrevistas y encuestas,

probablemente obtenida por el sector a investigar.

1.3.1 Observación

(Sampieri, 2014) Afirma que este método de recolección de datos consiste en

el registro sistemático, válido y confiable de comportamientos y situaciones

observables, a través de un conjunto de categorías y subcategorías. (Haynes, 1978)

1.3.2 Entrevista

“Implican que una persona calificada (entrevistador) aplica el cuestionario a los

participantes; el primero hace las preguntas a cada entrevistado y anota las

respuestas. Su papel es crucial, resulta una especie de filtro.” (Sampieri, 2014, pág.

233)

17

1.3.3 Encuesta

“Es la recopilación de datos concretos dentro de un tema de opinión específico,

mediante el uso de cuestionarios o entrevistas que se aplican a una muestra

determinada de la población.” (Razo, 2011, pág. 238)

Además, se va utilizar fuentes secundarias de información como libros,

artículos, revistas, bibliografías, investigaciones publicadas o no publicadas basados

en la organización y administración de las PYMES.

1.4 Métodos estadístico - matemáticos.

El método estadístico – matemático se los va emplear con los métodos

empíricos de la investigación.

1.5 Fundamentos metodológicos de la investigación

Como parte los fundamentos que se ejercen para un trabajo de investigación,

tenemos que buscar el ¿COMO? Se obtienen los datos de información, su forma de

procesar, la forma de generar el conocimiento y a su vez plantear las tentativas

respuestas a todos los interrogantes que surjan en el desarrollo de la presente

investigación, la obtención de información es un proceso que se lo estructura para

demostrar las herramientas y la forma de utilizarlas para realizar los análisis

respectivos.

1.5.1 Diseño de la Investigación

El diseño de la investigación busca la forma en la cual enfocaremos los

procesos administrativos para poder encontrar la información y en el momento de

procesarla y analizarla generar conocimiento, dando oportunas respuestas a todas

las interrogantes que se generen, un diseño es un “plan o estrategia” como lo

reconoce Sampieri para buscar la información necesaria para responder a todas las

18

interrogantes que se generen dentro del proceso. Por lo cual no es necesario limitar

nuestra estructura investigativa a un esquema adecuado para tratar la información

que se recolecte.

Dentro de los diseños de la investigación, se encuentran los diseños

experimentales los cuales como dice Babbie, 2014, seria “elegir y realizar una

acción y luego observar los resultados provocados”, dicho diseño no sería

conveniente puesto que por la forma de la investigación no tenemos la oportunidad

de implementar un diseño y para después de varios meses de implementación ver

los resultados y de ahí proponer respuestas a las interrogantes.

Por otro lado, nuestra investigación se realiza bajo el esquema de

investigación no experimental cuantitativa, la cual se basa en la observación para

obtener información y analizarlos, así mismo Sampieri la separa del diseño

experimental en la forma de su interacción con las variables, puesto que la

investigación no experimental no trabaja con variables para ver su reacción sobre la

otras que interactúan.

Por lo cual, nuestro trabajo de recolección de datos empieza una vez aprobado

el acceso a la compañía Construferias, realizar observación de los funcionamientos

de las actividades que realizan, los cargos que efectúa el personal, las actividades

recurrentes con problemas continuos que se reflejan, todo esto recolectado por

apuntes que nos demostraran una situación actual de la Compañía que nos

ayudaran al enfoque que tomaremos para solucionar la problemática principal y

aportar a la los problemas secundarios que surjan.

Así mismo determinamos que los diseños no experimentales, se clasifican en

los diseños transeccionales que poseen tres categorías que son de tipo

19

exploratorios, descriptivos y causales, cada uno en función a la forma de obtener la

información por los medios previstos para realizar la investigación.

1.5.1.1 Diseños transeccionales exploratorios

Su propósito es “comenzar a conocer una variable o un conjunto de variables,

una comunidad, un contexto, un evento, una situación” (Sampieri, 2014, pág. 155)

realiza exploraciones al entorno en un momento oportuno, siendo una entrada al

desarrollo de otros diseños investigativos. Bajo nuestro esquema de investigación y

recolección de datos, se inicia con la observación de las situaciones presente en la

empresa, luego de esa etapa de observación, podemos determinar la situación del

estado organizacional de la compañía Construferias S.A., para con esto armar un

idea básica del problema que se investiga, así mismo dicha toma de datos se

refuerza con la toma de encuestas, preguntas y cuestionarios para afianzar el

conocimiento generado a través del descubrimiento de información.

1.5.2 Tipo de Investigación

1.5.2.1 Exploratoria

Se realiza “cuando el objetivo es examinar un tema o problema de

investigación poco estudiado, del cual se tienen muchas dudas o no se ha abordado

antes” (Sampieri, 2014, pág. 91). El estudio de una empresa es una tarea continua

que se desarrolla continuamente en nuestro ámbito laboral por el perfil de la carrera

de ingeniería comercial, ante lo cual este previo análisis nos dar las herramientas

para poner en practica nuestra capacidad de investigación y observación para tomar

decisiones conforme lo muestren los datos que se obtengan durante todo el proceso

que se realiza, en este caso, la compañía Construferias S.A. está al tanto de nuestro

aporte previo a la obtención de nuestro título, y como parte de nuestro aporte a la

comunidad se realizan las investigaciones que van desde analizar los problemas

20

básicos que encontremos en la organización hasta otorgar recomendaciones

indispensables para la mejora administrativas de la compañía.

La organización en las compañías pymes, es un ámbito muy variable puesto

que las estructuras familiares componen aproximadamente el 90% de la

composición de las estructuras en el Ecuador (Economía, 2016) dicho estudio del

diario el Telégrafo nos indica que el individualismo en la composición de las

empresas en América Latina es muy común provocando la falta de asociación y

cooperativismo al momento de emprender; esta situación nos abre paso a una

problemática común, escuchada en muchas empresas familiares con distintos

mandos, falta de gerentes fijos o jerarquía, problemas matrimoniales que intervienen

en la organización y la toma de decisiones, el liderazgos de personas sin

capacitación o preparación para el cargo, que a larga retrasa el desarrollo

empresarial de las instituciones, por lo cual nuestra tarea en la empresa

Construferias, es la búsqueda de todas fallas administrativas o errores en su

organización para realizar planteamientos con el fin de mejorar a la organización,

puesto que en una entrevista realizada a la gerente comercial, denotaron falencias

claras, como la falta de delegación de cargos, la inexistencia de tareas establecida,

y la forma empírica de organización del proceso de venta.

Por lo cual es una problemática que no tiene un tratamiento anterior en la

empresa y nos servirá para investigar y ver la forma en la cual la compañía se

encuentra desarrollando sus actividades, analizando el caso y otorgar

recomendaciones para la mejora administrativa de la empresa.

1.5.3 Población y Muestra

La recolección de información se realiza sobre la muestra determinada sobre

calculo estadístico, pero en nuestro caso de investigación, nuestra muestra será de

21

11, puesto que son los colaboradores que trabajan en la compañía Construferias y

nos realizaran la encuesta para poder determinar la fuerza de los efectos de los

problemas determinados bajo método de observación directa y ver la reacción ante

la posible aplicación de una nueva estructura organizacional.

1.5.4 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

1.5.4.1 Observación. -

Consiste en la acción de captar por medio visual y en su defecto entender cada

uno de los efectos existentes de un problema, como será en este caso la

recolección de datos de las actividades organizaciones de la compañía

Construferias para poder determinar su realidad actual en relación a su estructura

organización actual.

1.5.4.2 Encuesta. -

Se basan en la recolección de datos por medio de cuestionarios planificados

con un fin específico que nos permite ver los efectos de distintas variables, las

cuales determinamos por medio de la observación para luego afianzar por el

cuestionario el efecto y la aplicación de soluciones de un inconveniente descubierto.

1.6 Población

(Sampieri, 2014)Afirma que es el conjunto de todos los casos que concuerdan

con una serie de especificaciones (Lepkowski, 2008)

La población comprende de 10 de trabajadores y su población es finita porque

se conoce el número de trabajadores de la empresa Construferias S.A.

22

1.7 Muestra

“Es un subgrupo de la población de interés sobre el cual se recolectarán datos,

y que tiene que definirse y delimitarse de antemano con precisión, además de que

debe ser representativo de la población.” (Sampieri, 2014, pág. 173)

La fórmula del cálculo de la muestra en población finita de la es la siguiente:

𝑛 =𝑍2𝑥 𝑁 𝑥 𝑃 𝑥 𝑄

((𝑒2(𝑁 − 1)) + (𝑍2𝑥𝑃𝑥𝑄))𝑟2

Z = Nivel de confianza e= Margen de error P= Probabilidad de existo Q= Probabilidad de fracaso N= Tamaño de la población Pero en nuestra investigación, no será necesaria su aplicación por la población

finita existente de 11 empleados en la empresa Construferias, dicha fórmula

mencionada anterior mente se aplica a población con una magnitud muy alta y por

esa razón se debe determinar un subgrupo para ser investigado.

1.8 Significación social y permanente de lo que se investiga

El medio social es aquel donde se desenvuelven los individuos de forma

continua en todas sus actividades, por lo cual dentro de nuestras ideas esta la

investigación de todas las ramas básicas de la organización de una compañía,

sacando conclusiones que nos ayuden a identificar problemas en la organización de

funciones con bases administrativas para el planteamiento de un sistema

equilibrado de actividades dentro de la empresa con el personal existente dentro de

la empresa Construferias S.A.

La creación de empresas con una planificación funcional, optimizan recursos,

provoca el desarrollo de nuevos proyectos que generan empleo, beneficiando a la

sociedad en general, así mismo con una buena organización la misma empresa se

23

ve lista para futuras ampliaciones, mejor rentabilidad en sus actividades, y ante

todo, nos permite ver los efectos de las aplicaciones de las teorías vistas en las

aulas de clases para beneficio mutuo cumpliendo la función de nuestra universidad

para beneficiar a nuestra sociedad a través de nuestro conocimiento adquirido.

1.9 Significación práctica de lo que se investiga

Los estudios superiores generan un desarrollo profesional en cada estudiante,

el cual tiene conocimiento en forma de teórica que debe convertirse en conocimiento

práctico frente a todo tipo de situaciones reales que otorga el medio en el cual

habitamos, por lo cual el estudio de los factores del sector empresarial, sus

actividades organizacionales y desarrollo es una oportunidad para poner en practica

dichos conocimientos técnicos para beneficio personal y del medio que nos rodea a

un costo reducido, presentando un proyecto con todas las factibilidades de

desarrollo para aquellos que posean los recursos necesarios para ejecutar

actividades funcionales y estructurales en la empresa, mejorando los procesos sin

costo, pero permitiéndonos desarrollar nuestras competencias como estudiantes

con el acceso a la información que tomamos como muestras.

Así mismo, el investigar y realizar descubrimientos del área intervenida

generará conocimientos para todos los que nos enfocamos a realizar proyectos

sociales o empresariales teniendo como base una investigación solida con

información real y comprobada para utilizarla como base para otros usos y mejoras

del lugar donde laboramos o convivimos.

24

CAPÍTULO 2

2.1 Antecedentes

2.1.1 Antecedentes de la estructura organizacional

La historia de la estructura organizacional comienza desde hace muchos años

tiene su cuna en funcionamiento en la sociedad, sus estratificaciones fueron a partir

de la evolución y del pensamiento humano que se establecieron para el buen

funcionamiento de las tribus. Con el pasar de las épocas hemos encontrado muchas

estructuras de organización entre ellas como comenzó en la edad antigua, media,

moderna y contemporánea lo cual cada una de las edades para la historia humana

tiene sus subdivisiones.

2.1.2 Edad Antigua

En la edad antigua tiene inicio con el surgimiento de la escritura, nuevas

civilizaciones que era Mesopotamia, Egipto, Grecia, Roma entre otros y termina con

la caída del Imperio Romano Occidente en el año 476 D.C.

2.1.3 Mesopotamia

En la Mesopotamia sus inicios fueron en el año 4000 A.C., su localización era

entre los ríos Tigris y Éufrates en la parte Norte de la Península Arábiga cuenta con

una estructura social mesopotámica, según se divide entre la jerarquía dela ciudad –

estado dado por la familia real compuesto principalmente por el rey, grupo dirigente

(sacerdotes, mandos del ejército, grandes propietarios y comerciantes), personas

libres (campesinos, ganaderos, mercaderes, artesanos) y esclavos.

25

Figura 1 Estructura social de Mesopotamia

2.1.4 Antiguo Egipto

En el Antiguo Egipto tiene sus inicios a partir del año 3300 A.C., su ubicación

fue al Norte de África a al orillo del Río Nilo y es una sociedad conformada por la

nobleza que era el Faraón, la familia real o miembros de dinastías anteriores,

soldados, altos funcionarios, escriba, comerciantes, mercaderes, artesanos,

campesinos y por último los esclavos.

Entre la cultura de Mesopotamia y la Egipcia tiene similitudes por sus

estratificaciones de acuerdo al poder monárquico, es decir entre más cerca del rey o del

faraón tiende a tener un poco más de poder, sus funciones son livianas y reconocida con una

buena remuneración.

Figura 2 Estructura social del Antiguo Egipto

Rey

Grupo dirigente Sacerdotes, mandos del ejercito, grandes propietarios

Personas libres campesinos, ganaderos, mercaderes,

artesanos

Esclavos

Faraón

Sacerdote y altos funcionarios

Soldados

Escriba

Comerciantes y mercaderes

Artesanos

Campesinos

Esclavos

26

2.1.5 Antigua Grecia

En la Antigua Grecia hace relevancia al periodo de la historia griega en los

inicios del año 1100 A.C. y se asentó en la civilización occidental, en las culturas

Asia suroccidental y al Norte de África

En la cultura griega influyó de manera poderosa al Imperio Romano también

predomina en el idioma, política, educación, ciencias y arte. Esta cultura tenía una

estructura social conformada por los ciudadanos (políticos, militares, civiles y

justicia), los no ciudadanos (extranjeros y miembros de una colonia) y los esclavos.

Figura 3 Estructura social de la Antigua Grecia

2.1.6 Antigua Roma

En la Antigua Roma sucesora de la Antigua Grecia sus inicios fueron

aproximadamente 756 A.C., desarrollada en la Península Itálica al sur de Europa

frente al Mar Mediterráneo.

En la antigua Roma se asentaron varios pueblos entre ellos tenemos los

mediterráneos, los italiotas, los griegos, los etruscos y los galos; también la

estructura social Romana fue conformada por el poder político por los patricios a su

vez quienes estaban más cerca al Cesar poseían las mejores funciones dentro del

imperio no olvidemos a los plebeyos, los libertos y los esclavos.

Cuidadanos. político, militar, justicia y

civil

No cuidadanos: extranjeros y miembros de

una colonia

Esclavos

27

Figura 4 Estructura social de la Antigua Roma

2.1.7 Edad Media

En la edad media se decía que era la época más larga de la historia comienza

con la caída del imperio romano occidente en el año 756 D.C., y se produjo entre los

siglos V XV la caída de Constantinopla en la edad media. Esta edad está divida en

dos partes o períodos bien diferenciados entre la alta edad media y la baja edad

media.

2.1.8 Alta Edad Media

En la alta edad media comienza entre los siglos IX al XI D.C., en este período

aparece el surgimiento del feudalismo o costumbres feudales, este periodo se

caracteriza por vínculos feudales entre los señores y sus vasallos.

2.1.9 Feudalismo

El feudalismo se refería a un sistema de organización, económica, política y

social, se implementó en la Europa Occidental entre los siglos X al XIII D.C., mucho

antes de esos siglos se produjo invasiones de vikingos y musulmanes que acabaron

con la división del Imperio Carolingio.

La población europea durante el período feudal se dividió en dos grupos

sociales que eran:

Patricios

Plebeyos

Libertos

Esclavos

28

2.1.9.1 Grupos privilegiados

Los grupos privilegiados conformado por el rey que era la máxima autoridad en

la época feudal.

La nobleza tiene dos divisiones como alta nobleza que son los duques y

marqueses, también tenemos la baja nobleza que eran los caballeros, como

principal función era la defensa de la cristiandad entre sus características era el

proceso militar y luchar ante cualquier amenaza.

El clero tiene dos divisiones importantes como el ato clero quienes eran

obispos, los altos dignatarios eclesiásticos y abades así mismo el bajo clero que son

los obispos, monjes y monjas entre sus principales funciones era establecer

vínculos entre Dios y el hombre; y desempeñar un papel importante en la educación.

2.1.9.2 Grupos no privilegiados

En los grupos no privilegiados tenemos el campesinado formados por los

campesinos libres, siervos y artesanos; su función social era mantener al resto de la

población mediante sus trabajos.

Figura 5 Estructura social del Feudalismo

2.1.10 Baja Edad Media

En la baja edad media comienza desde los siglos XII al XV D.C., en este

periodo había muchos cambios tanto políticos como económicos y culturales.

Rey

Alta Nobleza

Baja Nobleza

Alto Clero

Bajo Clero

Campesinos, siervos y mendigos

29

Además, a inicio de este periodo se protagonizaron las cruzadas que eran

expediciones religiosas y militares.

En esta etapa agravo cuando la peste desato con Europa con una disminución

poblacional del cincuenta por ciento.

El feudalismo comenzó a tener un debilitamiento, los campesinos se

levantaron y se revelaron ocasionando grandes enfrentamientos.

2.1.11 Imperio Bizantino

En el Impero Bizantino capital Constantinopla actualmente Estambul fundada

por el emperador Constantino I entre el año 330 D.C., en la antigua colonia griega

de Bizancio se construyó la Iglesia de Santa Sofía, usada para grandes

acontecimientos de ceremonias religiosas.

En su organización social o estructura social está dada por su máxima

supremacía que era el Basileus que era el Emperador, tenemos el alto clero de la

aristocracia, en otro grupo están los comerciantes, y funcionarios; y último grupo

social de este imperio formados por los siervos, campesinos y mendigos.

Figura 6 Estructura social del Imperio Bizantino

2.1.12 Imperio Carolingio

En el Imperio Carolingio hace referencia o hincapié al Emperador Carlos

Magno que fue coronado en el año 800 D.C., este imperio comenzó

aproximadamente entre los siglos XIII D.C., y entre sus orígenes tenemos el Reino

Basileus o EmperadorAlto clero

aristocraciaClero, comerciantes y

funcionariosSiervos, Campesino y

Mendigos

30

Franco y la construcción del primer Imperio Europeo ubicada en Francia, Países

Bajos, Alemania e Italia.

En su estructura social Carolingio está conformado por el Rey, era la persona

que tenía máximo poder dentro del imperio a continuación tenemos a la nobleza

(duques, marqueses y caballeros), clero (sacerdotes, obispos y mojes) y

campesinados (campesinos y mendigos).

Figura 7 Estructura social del Imperio Carolingio

2.1.13 Edad Moderna

En la edad moderna se la conoce también como época del humanismo –

renacimiento, dicha edad comienza con el Descubrimiento de América por Cristóbal

Colón en el año 1492 D.C. hasta la Revolución Francesa en el año 1789 D.C., en

esta época se destacan valores de la modernidad (el progreso, la comunicación y la

razón), lo cual en esta edad moderna tiene inicios a primeros inventos y avances

científicos.

2.1.14 Colonización

En la colonización tiene sus inicios con el Descubrimiento de América con la

invasión de los españoles, la primera expansión y colonización fue por parte del Rey

de Castilla en las Islas Canarias.

Las sociedades de los dominios coloniales españoles se conformaban por tres

grupos étnicos por: los indígenas, nativos americanos; los blancos provenientes de

Rey

Nobleza

Clero

Campesinados

31

Europa y los negros descendientes de África. A través de este grupo étnico se

subdividió en una estructura social constituida por los españoles (virreyes,

gobernadores, presidentes, arzobispos y obispos); los criollos (en comendadores,

hacendados y cabildos); los mestizos (peones agrícolas, artesanos, carpinteros y

albañiles); los indios (en comendados a españoles y criollos) y los negros (esclavos,

mineros y plantadores).

Figura 8 Estructura social de la colonización

2.1.15 Edad Contemporánea

Es el periodo actual de la historia del mundo que se inició a partir de la de la

Revolución Industrial en el año 1789 D.C. y que continúa su proceso hasta la

actualidad. Caracterizándose como una de las épocas que más cambios ha

protagonizado para la humanidad, evoluciones que ha mejorado el estilo de vida

para el ser humano.

2.1.16 Revolución Industrial

La Revolución Industrial es el desarrollo de transformación económico, social y

tecnológico que se inició en la segunda mitad del siglo XVIII en el Reino Unido, que

se expandió un parte en Europa y Norteamérica.

En esta Revolución Industrial provoco la aparición de un grupo social formado

por las clases altas que es alta burguesía (principales industriales, comerciantes,

banqueros y nobleza tradicional); las clases medias que eran los trabajadores

cualificados, (profesionales liberales, funcionarios, campesinos con tierras,

Españoles

Criollos

Mestizos

Indios

Negros

32

pequeños industriales entre otros) y las clases bajas (pequeños campesinos,

jornaleros y marginados

Figura 9 Estructura social de la Revolución Industrial

2.1.17 Organigrama

EL organigrama se representa con esquemas, de manera jerárquica y

organizada; el primer organigrama fue creado probablemente en el año 1854 por

Daniel McCallum, superintendente de la compañía ferrocarril New York y Erie.

Además, fue unos de los primeros defensores del organigrama como una forma de

gestionar las operaciones de un negocio.

Figura 10 Primera estructura organizacional del 1854 por Daniel McCallum

Clases altas - Burguesía

Clases medias -Trabajadores cualificados

Clases bajas -Campesinados

Director General

Manufacturas Ventas Adminsitación Compras Financiación

33

Actualmente todas organizaciones tienen estructuras organizacionales acorde

a sus necesidades y capacidades, cada estructura representa los niveles de

jerarquía y/o mando, sus principales funciones, los canales de supervisión y

la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares

del gerente, a través de los cuales se fija la posición, la acción y la responsabilidad

de cada servicio de la empresa.

2.2 Marco teórico

2.2.1 Administración Científica

En la época de la evolución del pensamiento administrativo se le ha designado

como la etapa científica, principalmente porque a finales del siglo XIX e inicios del

siglo XX, varios autores se mostraron interesado en investigar desde el punto de

vista “científico” la problemática que presentaban las empresas industriales,

principalmente por la producción a gran escala y en forma estandarizada.

Presidente

Vicepresidente Marketing

Gerente de Ventas

Gerente de Publicidad

Gerente de Segmentación

de mercado

Vicepresidente Producción

Gerente de ingeniería

Jefe de mantenimiento

mecánico

Jefe de reursos e insumos

Supervisor de laboratorios

Gerente industrial

Supervisor de procesos

Gerente de control de

calidad

Supervisor de calidad

Técnicos

Catadores

Vicepresidente Financiero

Gerente de contabildad

Gerente de tesoreria

Vicepresidente General

Figura 11 Estructura organizacional del siglo XXI

34

Frederick Winslow Taylor (1856-1915), Ingeniero industrial de profesión, nació

en Filadelfia, Estados Unidos de Norteamérica, y se le ha calificado como el “Padre

de la Administración Científica”, por haber investigado en forma sistemática de las

operaciones fabriles, sobre todo en el área de producción bajo el método científico.

El estudio de estas operaciones las realizó mediante la observación de los

métodos utilizados por los obreros; de sus observaciones surgieron hipótesis para

desarrollar mejores procedimientos y formas para trabajar. Experimentó su hipótesis

apoyado por los empleados fuera del horario normal de trabajo; los métodos que

comprobó mejoraban a la producción; fueron puestos en práctica en el trabajo

cotidiano, previa capacitación de los operarios.

Frederick Taylor llegó a la conclusión que todo esto era aplicable a cualquier

organización humana. Entre sus conclusiones se encuentran:

1. No existía ningún sistema efectivo de trabajo.

2. No había incentivos económicos para que los obreros mejoraran

su trabajo

3. Las decisiones eran tomadas empíricamente, más que por

conocimientos científicos.

4. Los trabajadores eran incorporados a su labor sin tomar en

cuenta sus habilidades y aptitudes.

Frederick Taylor desarrolló métodos para organizar el trabajo, considerando los

materiales, el quipo y las habilidades de cada individuo. Estos se han llamado

tiempos y movimientos, hoy conocidos como operaciones del proceso o sistema.

Publicó en 1911 un libro titulado “Principios de la Administración Científica”, y se

fundamenta en estos 4 principios:

35

Sustitución de reglas prácticas de preceptos científicos.

Obtención de armonía, en lugar de discordia

Cooperación en lugar del individualismo.

Selección científica, educación y desarrollo de los trabajadores

La influencia de Taylor en el pensamiento administrativo fue y continúa siendo

de gran transcendencia. En la actualidad está presente en todo el mundo, pero su

enfoque ha sido adaptado a los tiempos actuales.

1. Mecanismos administrativos:

Estudio de tiempos y movimientos

2. Supervisión funcional

3. Sistemas o departamentos de producción

4. Principio de la excepción

5. Tarjetas de inscripción

6. Uso de la regla de cálculo

7. Estandarización de las tarjetas de instrucción

8. Bonificación de las tarjetas de instrucción

9. Estudio de las rutas de producción

10. Sistema de clasificación de la producción

11. Costo de la producción

Características de los trabajos humanos:

Descubre que no existe un sistema totalmente efectivo

El puesto que desempeña el trabajador, no siempre va de

acuerdo con sus capacidades.

No existen incentivos.

36

Las decisiones se llevan a cabo en los niveles más altos.

La administración consta de principios aplicables a todas las

empresas.

2.2.2 Teoría Clásica de la administración

Henri Fayol de origen francés (1841-1925), es para algunos, el autor más

distinguido de la teoría administrativa. Indicó que la teoría administrativa se la utiliza

a toda estructura humana. Se le considera el padre del proceso administrativo, y

creador e impulsador de la división de las áreas funcionales para las empresas.

Los primeros trabajos de Henri Fayol, representa la escuela de la teoría del

“Proceso Administrativo”. En el año de 1916 publicó el libro “Administration

Industriella and Generata” (Administración Industrial y General).

Henri Fayol identificó 5 reglas o deberes de la administración:

1. Planeación: diseñar un plan de acción para el mañana.

2. Organización: brindar y movilizar recursos para la puesta en

marcha del plan.

3. Dirección: dirigir, seleccionar y evaluar a los empleados con el

propósito de lograr el mejor para alcanzar lo planificado.

Dirección: dirigir, seleccionar y evaluar a los empleados con el

propósito de lograr el mejor trabajo para alcanzar lo planificado.

4. Coordinación: integración de los esfuerzos y aseguramiento de

que se comparta la información y se resuelvan los problemas.

5. Control: garantizar que las cosas ocurran de acuerdo con lo

planificado y ejecución de las acciones correctivas necesarias

de las desviaciones encontradas.

37

Más importante aún, Fayol creía que la administración se podía enseñar. Le

interesaba mucho mejorar la calidad de la administración y propuso varios principios

para orientar el que hacer administrativo, los que se muestran a continuación:

1. División del trabajo

2. Autoridad y responsabilidad

3. Disciplina

4. Unidad de mando

5. Unidad de dirección

6. Interés general sobre el individual

7. Justa remuneración al personal

8. Delegación vs Centralización

9. Jerarquía

10. Orden

11. Equidad

12. Estabilidad del personal

13. Iniciativa

14. Espíritu de equipo

Fayol aclaró que estos principios administrativos no son de ninguna manera

rígidos, ya que, en diversas situaciones, se requiere hacer uso del criterio personal y

la mesura. Lo más importante es que constituyen guías universales; en cualquier

tipo de organización humana se pueden aplicar.

Áreas funcionales: Para Fayol, deben existir 6 áreas funcionales dentro de la

empresa:

38

Técnica: Se encarga de la producción

1. Comercial: Se encarga de la compraventa

2. Financiera: Se encarga del uso del capital

3. Contable: Se encarga de inventarios, balances y costos

4. Seguridad: Se encarga de proteger los bienes de la empresa y

del empleado

5. Administrativa: Se encarga de utilizar adecuadamente los

recursos.

Modelo del proceso administrativo: Para Fayol, deben existir dentro de la

empresa ciertas etapas para poder desarrollar cualquier tipo de trabajo, dentro de

ellas encontramos:

1. Previsión. (Examinar el futuro)

2. Organización. (Formular estructura)

3. Dirección. (Hacer funcionar los planes)

4. Coordinación. (Armonizar la información)

5. Control. (Verificar los resultados)

2.2.2.1 Modelo de la administración clásica

El modelo de la administración clásica tenemos como ejemplo, la empresa

Bimbo que aplico las teorías de la administración clásicas por Henri Fayol.

Empresa Bimbo

La empresa Bimbo dedica a la producción de alimentos en su mayoría de

panadería, fue fundada en México, pero luego se hicieron sociedad con países

como España, Portugal y entre otros; y hoy en dia es una de las empresas más

reconocida a nivel mundial.

39

Misión

Alimentos deliciosos y nutritivos en las manos de todos.

Visión

En 2020 transformamos la industria de la panificación y expandimos nuestro

liderazgo global para servir mejor a los consumidores.

“Somos una empresa sustentable, altamente productiva y plenamente

humana”

2.2.2.2 Escuela de la administración clásica

Bimbo maneja esta teoría aplicando reglas básicas de la administración tales

como la planeación, organización, dirección, coordinación y control que propone

Henri Fayol, lo cual ellos buscan un equilibrio para así lograr la eficiencia y logra

crear una línea de jerarquización pensando en los derechos humanos y cuidando el

personal de la empresa.

Además, esta compañía mantiene creencias corporativas tales como:

1. Valoramos a la persona (la seguridad de nuestros colaboradores

va por delante).

2. Somos una comunidad (somos una misma empresa global en

cualquier lugar). Conseguimos resultados (somos ágiles

descubriendo y capturando oportunidades).

3. Somos operadores eficaces (mejoramos y aprendemos todos

los días).

4. Actuamos con integridad (pensamos, decidimos y hacemos lo

correcto).

5. Transcendemos y permanecemos en el tiempo (lideramos el

mercado, anticipando y adaptándonos al cambio).

40

Esta empresa utiliza la escuela de la administración a la perfección une la

parte de alta producción para así mismo producir grandes ingresos, al ser una

empresa posesionada en el mercado mundial adquiera maquinarias de última

tecnología y también realiza capacitaciones seguidas para el personal que atiende

el manejo de las mismas.

2.3 Fundamentos teóricos de la estructura organizacional

El termino estructura abarca un grupo organizado de actividades o procesos

enfocados hacia el cumplimiento jerárquico de dichas actividades con el fin de incluir

todo el entorno en el modelo creado con funciones estructuradas. La RAE define el

termino estructura como “la disposición y orden de las partes dentro de un todo”

ante lo cual podemos definir al termino con múltiples aplicaciones dentro las cuales

escogeremos a la estructura de procesos enfocada hacia la operación de

organizaciones. Una compañía con buenas líneas de funcionamiento no es más que

el resultado de una ordenada planificación anticipada ante los hechos proyectados,

cuyo fin busca mantener el control permanente dentro de todas las actividades

comerciales y administrativas de una compañía. La parte estructural se estima

dentro de toda organización como fundamental bajo todos los términos que puedan

existir para funcionar, pero esta debe constar de procesos respaldados por todas las

actividades ordenadas para que no existan procesos independientes que perjudican

a la cadena de las funciones siguientes, por ejemplo podemos mencionar el ejemplo

de un proceso de ventas de la compañía MNO la cual realiza un comercio informal

en un local con vendedores y despachadores para una variedad de clientes,

entonces un vendedor procede a realizar la venta del producto CDE, el cual es

cobrado por caja, pero resulta que al momento de ir al lugar de retiro, el producto no

se encuentra dentro de las existencias físicas de la compañía, en este ejemplo

41

podemos ver dos situaciones presentes, existe una estructura dentro del proceso de

ventas (Cliente es convencido por vendedor > Cliente paga el producto > Cliente

retira el producto), pero dicha estructura nos genera un problema al momento de

cerrar la venta, el cliente se va insatisfecho por la no existencia del producto que le

prometieron. Una posible solución sería enviar primero al cliente a bodega para que

verifique las existencias pero en esta situación la venta podría no cerrarse por no

tratar con un vendedor especializado, pero otra solución podría ser la de gestionar

un software de control de inventarios que sea supervisado por bodega y le otorgue

al vendedor las herramientas para ofrecer el producto existente dentro de los

inventarios, aquí podemos ver claramente un orden relacionando dos partes del

proceso, generando apoyo mutuo para realizar el cierre de ventas, así evitando

inconvenientes para dicha actividades.

Una edificación se destruye si no cumple un conjunto de estándares de

construcción, no se puede levantar una terraza sin buenos pilares, no elevar una

pared sin vigas de soporte, pero realizar un acabado sobre una construcción sin

bases de acero sismo resistente, se puede construir sin llevar los lineamientos de

construcción, pero en el momento del uso, la construcción cederá por la falta de

estructura planificada dentro de la obra, así mismo en el ejemplo en mención,

existen estructuras en las empresas, pero estas esta puestas como vigas sobre

pilares de solo cemento, mas no están amarradas por el acero de forma conjunta,

generando graves consecuencias en el momento del uso o prueba del proceso u

obra.

Por otra parte, el termino organizacional es un calificativo directo para las

organizaciones de cualquier tipo, se direcciona a la relación interactiva de personas,

procesos o métodos orientadas al cumplimento de objetivos. Este término distingue

42

muchas actividades indispensables de toda operación dentro de una compañía y es

la base indispensable para el orden jerárquico y administrativo general de toda

agrupación con fines ya sean lucrativos o no.

Figura 12: Forma de Organizaciones

2.3.1 Organización Formal

Entrando al entorno empresarial, Koontz nos dice de la organización formal

como “la estructura intencional de funciones en una empresa formalmente

organizada”. Según nuestra figura 12 podemos ver la estructura administrativa de

una organización formal, en donde la jerarquía prima por sobre todos los segmentos

que se generen, ante esto no podemos cerrar los grupos solo a sus áreas, la

flexibilidad de los aportes que generen los equipos de trabajo pueden beneficiar

mutuamente a los diferentes equipos existentes, no por eso el supervisor 2 sería

incapaz de receptar una idea de mejora recomendada por el supervisor 7, puesto

que ante todo son una sola organización, la cual tiene prioridades en su

organización, pero jamás deja de ser un solo equipo. La forma de llevar las

Director

Gerente A

Supervisor 1

Supervisor 2

Gerente B

Supervisor 3

Supervisor 4

Supervisor 5

Gerente C

Supervisor 6

Supervisor 7

Subdirector

43

responsabilidades se encuentra presente hacia todos los gerentes que controlan a

sus equipos y a su vez buscan la solución inmediata al problema por estar rodeados

de una sola parte de la organización en donde son especialistas para desenvolverse

y en el caso de generarse un inconveniente mayor, llevarlo al siguiente nivel de

jerarquía para buscar una oportuna solución.

2.3.2 Organización Informal

Así mismo, a esta se la cataloga como “red de relaciones interpersonales que

surgen cuando los individuos se asocian entre sí” (Koontz, 2012, pág. 202), esta

forma de organización se enfoca más como una actividad personal del grupo de

individuos, por ejemplo el gerente 3, el supervisor 4, el vicepresidente y supervisor 1

tiene un grupo de futbol en donde practican el deporte todos los fines de semana,

dichas organizaciones no tiene un objetivo en común, solamente realizan

actividades de enfoque personas, diversión o distracción, que de alguna u otra

manera sirven dentro de la organización principal, puesto que permite relación

socialmente a todos los individuos de la organización de donde pertenecen.

2.3.3 Importancia de la Estructura Organizacional

“El propósito de una estructura organizacional es ayudar a crear un ambiente

para el desarrollo humano, por lo que es una herramienta administrativa y no un fin

en sí; aunque la estructura define las tareas a realizar, las funciones así

establecidas también deben diseñarse con base en las habilidades y motivaciones

de las personas disponibles” (Koontz, 2012, pág. 31). Según la definición de este

autor, como propósito principal de la estructura organizacional, está en la creación

de un medio óptimo de desarrollo para el desenvolvimiento de las actividades de las

personas y esto lo vemos por el motivo que siempre las estructuras de personas,

son variantes por los mismos seres humanos que por naturaleza son inestables y se

44

ven inmersos en cambios continuos que reducen productividad o sencillamente se

aburren y dejan sus actividades de lado. La motivación permanente y creación de un

ambiente favorable aumenta el rendimiento de los empleados y el equipo completo

de la organización por no verse dentro del estrés de vivir en su sistema preso sin

tener una buena integración o relación en el lugar donde pasa la mayor parte de su

tiempo.

Dentro de los 14 principios de la administración de Fayol, encontramos que “el

trabajo en equipo siempre es indispensable. Se debe promover el trabajo

colaborativo, que también ayuda a generar un mejor ambiente laboral” aquello que

solo se logra con la centralización del mando con sus subdelegaciones para cada

actividad desarrollada, ya sea ventas, logística o administración, con la respectiva

integración al equipo de trabajo con liderazgo y participación de todos ante cualquier

problema que se genere.

Una vez enmarcado el ambiente de trabajo optimo, el desarrollo de las

actividades genera responsables dentro de todas las organizaciones; no es lo

mismo tener un asistente contable que concilia los bancos, atiende la caja, llama a

proveedores y cobra a los clientes, a un asistente contable que realice la revisión de

los registros contables, se encargue de los cierres y saldos y controle la

documentación tributaria. En este punto podemos ver que una estructura nos forma

un cargo que debe desempeñarse como fue categorizado y cumplir con el objetivo

asignado para que así la empresa pueda obtener el resultado de cada área y al

consolidarlo, ver un estado real de la existencia de la compañía y el caso de

encontrarse problemas, solucionarlos en el momento que se generan.

Así mismo Koontz nos abre paso a la adaptación de la estructura

organizacional conforme el personal que se disponga, Fayol nos menciona que la

45

rotación del personal no es una actividad que favorezca el control administrativo,

puesto que la permanecía de una cargo, da seguridad al empleado y provoca que

de alguna u otra forma el mismo empleado se tecnifique y mejore las aptitudes del

cargo que desarrolla, a diferencia de un puesto con alta rotación de personal que no

es más que un estanque con un objetivo sin un desfogue que provoque resultados

esperados. Por esta razón, la tecnificación de la permanencia de un empleado hace

que este mejore los procesos, provoca descubrimientos de mejora de sus funciones,

y provoca cambios que favorecen el cumplimiento de objetivos del cargo que se

lleva.

2.3.4 Comunicación dentro del Desarrollo Organizacional

La comunicación es el “acto de transferencia y comprensión de significados”

(Mary, 2005, pág. 256), desde este punto podemos enfocarnos a las relaciones

como fondo de la interacción continua de las organizaciones, la comunicación

aporta lazos y nexos directos en toda la cadena de la organización y muy aparte de

ser aporte directo, la comunicación por sí misma “es esencial para todas las fases

del proceso gerencial por dos motivos: primero, integra las funciones gerenciales y

segundo, enlaza a la empresa con el ambiente externo” (Koontz, 2012, pág. 29). Las

funciones de gerencia se basan en la comunicación para crear la estructura

organizacional partiendo de la planeación establecida de las compañías para

cumplir sus objetivos, así mismo genera los canales de relación entre las jerarquías

de la cadena de liderazgo creada en las organizaciones para su correcto

funcionamiento. Por otro lado la conexión que existe con el ambiente externo se

enfoca por la relación directa con clientes y consumidores que son aquellos que dan

vida a todo negocio u objetivo que se quiera alcanzar Por lo cual vemos claramente

la integración de la comunicación en todos los procesos, en el desarrollo de la

46

estructura organizacional por la construcción de canales jerárquicos, en la

mantención de la estructura por el continuo uso de los procesos y situaciones

presentes en las actividades de las organizaciones y por su estrecha relación para

llegar hacia los consumidores o clientes.

2.3.5 Organigramas

El orden está dentro de toda estructura o medio que queramos llevar, está

presente desde el levantarnos de nuestra habitación, hasta la forma de llevar las

actividades del trabajo cotidiano o la estructura ordenada más visible en nuestro

entorno educativo como lo es el orden de las autoridades y departamentos de

nuestra facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil.

Según Koontz, los organigramas “indican cómo se vinculan los departamentos

a lo largo de las principales líneas de autoridad” en donde, teniendo como referencia

la importancia del orden en toda organización, vemos claramente que de la misma

forma, las organizaciones deben poseer una estructura organizada en forma de

diagrama para asi llevar a cabo la repartición de funciones dentro de todo proceso

administrativo, indicando responsabilidades a cada línea de funciones, llevando a

cabo el cumplimiento de los objetivos de la organización, por su presentación

pueden ser:

2.3.5.1 Horizontales

Poseen su estructura partiendo desde la izquierda como lado de jerarquía

mayor y de ahí parte hacia las unidades a cargo de las áreas en las cuales se

subdivide.

47

Figura 13 Organigrama horizontal

2.3.5.2 Verticales

En este mapa la jerarquía mayor se posiciona en los extremos superiores

desplegando las unidades hacia la parte inferior en escala, estructurando los

departamentos en subgrupos fáciles de comprender visualmente.

Figura 14 Organigrama vertical

2.3.5.3 Mixtos

Existe una variación compuesta por los dos tipos de organigramas

mencionados anteriormente que permiten una mejor comprensión y despliegue de

los departamentos y unidades administrativas.

Jefe

Departamento 1

Supervisor 1

Supervisor 2

Departamento 2 Supervisor 1

Jefe

Departamento 1

Supervisor 1 Supervisor 2

Departamento 2

Supervisor 1

48

Figura 15 Organigrama Mixto

2.3.6 Administración de empresas de construcción

El grupo comercial de materiales de construcción, se basa principalmente en el

control interno sobre el manejo de efectivo, gestión y administración del inventario y

una amplia red programada de movimientos logísticos para abaratar costos en lo

que a entregas y retiro de mercaderías se trata. Dentro de las operaciones de la

empresa Construferias S.A., notamos que su mayor operación comercial se basa en

el juego de las Tarjetas Corporativas dadas por Disensa, con las cuales pueden

realizar ventas al mayoreo y atender a empresas constructoras que se mueven en el

sector comercializando productos con un costo elevado. Por lo cual, con líneas de

crédito altas, atienen a todos sus clientes teniendo un margen mínimo con capital

apalancado por las instituciones financieras. En esta figura, existe un riesgo muy

elevado al momento hacer negocios, pos ser la empresa la que asume

responsabilidad con la banca y debe asegurarse fielmente en las entregas con un

valor de mercado alto, pues en caso de fraude o falta de pago, la empresa se ve

envuelta en un problema financiero grave, por lo tanto, es indispensable que la

empresa tenga un control máximo en sus áreas vitales relacionadas a las ventas,

Jefe

Departamento 1

Supervisor 1

Supervisor 2

Departamento 2

Supervisor 1

49

inventarios y proveeduría, reduciendo costos y optimizando los respectivos recursos

que posee la empresa.

2.3.6.1 Administración de ventas

Las ventas son la parte operacional que mueve el flujo financiero de las

compañías comerciales, su función está enfocada a eso, conseguir productos a un

costo aceptable, para luego comercializar el inventario a un margen de ganancia

que genere redito a la empresa o entidad que opera la venta, pasando de conseguir

un producto a facilitarlo en su totalidad al consumidor final.

En las empresas de la construcción, es indispensable mantener un área de

ventas enfocadas a resultados, por lo cual es bueno recordar el proceso de la

administración de ventas propuesto por Marshall, en el cual se establecen tres

pasos a seguir para su correcta determinación del programa de ventas:

Formulación. – "Los ejecutivos de ventas organizan y planean las actividades

generales de las ventas personales y las suman a los demás elementos de la

estrategia de marketing de la empresa” (Marshall, 2009) planeando desde el

proceso de venta hasta la completa vinculación con marketing para cumplir las

metas establecidas en relación a la parte comercial de la empresa.

Aplicación. – “Comprende la selección del personal de ventas adecuado, así

como diseñar e implantar las políticas y los procedimientos que encaminarán los

esfuerzos hacia los objetivos deseados” (Marshall, 2009).

Evaluación y control. – “Cuando el desempeño no es satisfactorio, la

evaluación y el control permiten hacer ajustes al programa de ventas o a su

aplicación” (Marshall, 2009).

50

2.3.6.2 Administración Logística

La logística comprende “planificar, operar, controlar, y detectar oportunidades

de mejora del proceso de flujo de materiales (Insumos, productos), servicios,

información y dinero” (Roberto Carro Paz, 2013), como otro detalle adicional del

autor, también menciona a la logística como una relación entre “las fuentes de

aprovisionamiento y el cliente final o distribución”.

Dentro de las operaciones de una empresa comercial de materiales de

construcción, el manejo de su inventario y el control del mismo es una actividad

determinante en la fijación de costos y obtención de ganancias, podríamos decir que

es la sangre fluye en el cuerpo de la empresa para que esta pueda operar sin

problemas, por lo cual el control logístico desde la gestión total de los inventarios y

el manejo correcto del dinero deben existir con normas y agrupaciones

departamentales especializadas para su correcto tratamiento evitando perdidas en

la aplicación de las actividades comerciales y generando rentabilidad en todas las

acciones realizadas.

Figura 16: Proceso comercial

Venta de Productos

Retroalimentación

Compra Inventarios

51

En base al proceso de producción el cual establece las entradas (Inputs) como

materias primas o de categoría de transformación, que son sometidas a un proceso

productivo para generar salidas (Outputs) que entrarían como productos terminados

y libres para su comercialización o uso, generamos el grafico de la Figura 16, en el

cual compramos (Inputs) mercaderías para venderlas (Outputs) obteniendo un

margen de utilidad en relación al costo, cerrando siempre el ciclo con una

retroalimentación de la actividad, para analizar posibles falencias en cada actividad

e implementar mejoras constantes para obtener el máximo de ganancias en la

operación.

De la misma forma, la especialización de cada departamento en entradas y

salidas es indispensable para que las mejoras contantes que necesite el proceso

sean realizadas de forma tecnificada, usando procesos y sistemas que demuestren

resultados reales en cada aplicación.

2.4 Marco conceptual

2.4.1 Términos de la investigación

2.4.1.1 Básicos

Este glosario de términos contiene las palabras esenciales para comprender el

campo que estamos desarrollando en el presente trabajo, con la finalidad de abarcar

más información en referencia al planteamiento organización de la compañía

Construferias S.A. de la ciudad de Guayaquil.

Autónomo. – para este término, podemos determinar su significado conforme

su voz griega compuesta de “auto” en referencia a “propio” y la “nomos” que

representa “ley”, por lo cual determinamos como aquello que se lleva por sus

propias reglas, un organismo en gran parte independiente de otros.

52

Capacitación. - Blaque, 1999, nos dice que es “un proceso intermedio que, en

la forma más o menos directa, apunta a lograr a quienes trabajan con la excelencia

que el sistema requiere; es un servicio interno de la organización que se cumplirá

bajo cualquier forma cada vez que alguien deba conocer una tarea, desarrollar una

habilidad o asumir una actitud.”

Desarrollo. – Un concepto claro es aquel indicado por Giovanni E. Reyes,

Ph.D. en su artículo “Comercio y Desarrollo” nos indica que “es una condición social,

en la cual las necesidades auténticas de su población se satisfacen con el uso

racional y sostenible de recursos y sistemas naturales. La utilización de los recursos

estaría basada en una tecnología que respeta los aspectos culturales y los derechos

humanos. Todos los grupos sociales tendrían acceso a las organizaciones y a

servicios básicos como educación, vivienda, salud, nutrición y que sus culturas y

tradiciones sean respetadas”

Economía. – dicho por Lionel Robbins, “es la ciencia que se encarga del

estudio de la satisfacción de las necesidades humanas mediante bienes que siendo

escasos tienen usos alternativos entre los cuales hay que optar”.

Emprendimiento. – “La actividad emprendedora es la gestión del cambio

radical y discontinuo, o renovación estratégica, sin importar si esta renovación

estratégica ocurre adentro o afuera de organizaciones existentes, y sin importar si

esta renovación da lugar, o no, a la creación de una nueva entidad de negocio”

(Kundel, 1991).

Equidad. – existen términos jurídicos y en nuestro país se mueve mucho el

termino equidad en torno a las actividades tributarias, pero el diccionario de la Real

Academia española, dentro de sus definiciones, la establece como “Disposición de

ánimo que mueve a dar a cada uno lo que merece”.

53

Estratégico. – Este término tiene una definición conforme el diccionario

Larousse que dice ser “el arte de dirigir operaciones militares, habilidad para dirigir”,

realizando una acotación más al termino de origen militar, parte de griego

“Estrategeia” que se compone de la palabra stratos “Ejercito” y agein “guiar”

Fondo de Inversión. – “Son instrumentos de ahorro. Se trata de un patrimonio

que se forma con los aportes de un grupo de personas que invierten su capital en

búsqueda de rentabilidad. Lo que hace el fondo es reunir el dinero aportado por

todos los participantes, para que una entidad se encargue de su gestión y

administración” (Gardey, 2017).

Organización. – “Están compuestas de individuos o grupos en vistas a

conseguir ciertos fines y objetivos, por medio de funciones diferenciadas que se

procura que estén racionalmente coordinadas y dirigidas y con una cierta

continuidad a través del tiempo” (Porter, Lawler & Hackman 1975)

Planificación. – según Héctor Hurtado es un “Instrumento para coordinar

todos los esfuerzos a fin de alcanzar objetivos en el campo del desarrollo económico

y social de un país”.

Producción. – se entiende como “la acción de generar (entendido como

sinónimo de producir), al objeto producido, al modo en que se llevó a cabo el

proceso o a la suma de los productos del suelo o de la industria” (Merino,

Definicion.de, 2017)

Transporte. – “se utiliza para designar al movimiento que una persona, objeto,

animal o fenómeno natural puede hacer desde un lugar a otro. El transporte puede

realizarse de muy diversas maneras, aunque normalmente la idea de transporte se

relaciona con la de medios de transporte, es decir, aquellos vehículos que sirven

para transportar o trasladar personas u objetos” (Definicionabc.com, 2017)

54

CAPITULO 3

3.1 ¿Quiénes son?

Construferias s.a. Franquiciado Disensa es la más grande red de

comercialización en materiales de construcción en el país. Los productos y servicios

que ofrecen están enfocados a cubrir las más altas expectativas de sus clientes,

cumpliendo siempre con los más exigentes estándares de calidad. Su fortaleza se

centra en el grupo humano. Tienen las mejores marcas de productos para la

construcción en el país.

Su objetivo es ofrecer una amplia gama de productos y servicios para la

construcción, brindándoles ventajosas opciones de compra a sus clientes. De esta

manera, entregan un mayor número de productos, individualmente o en paquetes, a

costos competitivos y mediante una atención personalizada que les permite evaluar

su satisfacción.

Reseña histórica

Fue constituida legalmente por la Superintendencia de compañías en el año

2006 e inicio sus actividades 2007 dicha empresa la fundó el Sr. Ovidio

Campoverde es accionista y la otra accionista es la Lcda. Marjorie Campoverde S.

Dichos accionistas son hermanos, donde el señor tenía conocimiento sobre los

materiales de construcción y también ardua experiencia laboral, además tiene otros

tipos de negocios y conocimiento a esta rama con más de 35 años.

A raíz que la salió la franquicia Disensa la empresa Construferias se afilió para

tener un mejor estatus, estándares, calidad y productos hacia a los clientes.

Además, esta empresa de materiales de construcción por sus niveles

económicos se podría decir que es mediana empresa según establecido por la ley.

55

3.2 Mercado

Su movimiento en el mercado de dicha empresa corresponde a la oferta y

demanda, también de las inversiones públicas y privadas de acuerdo a estas

inversiones la empresa depende mucho para movimiento o giro del negocio.

3.2.1 Misión

No existe

3.2.2 Visión

No existe

3.2.3 Organigrama

No existe

Gerente general

Lcda. Marjorie Campoverde Salvatierra

Tabla 1. Marcas que manejan

Holcim Indura Rooftec Andec

Masisa Hormipisos Kubiec Alambrec

Electrocables Ipac Plastigama Intaco

Tabla 2. Lista de productos Construferias

Holcim Bloques y

adoquines

Rocafuerte

Pernos,

tornillos, tuercas

Kubizinc

Varillas

corrugadas

Cables eléctricos Carretilla Codos – tubería

inoxidable

Soldadura Taladro,

amoladora

Bondex Alutecho

56

Cajas Clavos Correas,

cañerías, tubos

Tubos, abrazos,

unión- 3M

Producto estrella: Cementaría Holcim, Bloques – adoquines

ubicación

Dirección: Vía Perimetral. Coop. Fortin2 Mz.1585 S. 1

Localidad: Guayaquil, Guayas

57

Tabla 3. Personal en Construferias

Cantidad Cargo

3 Estibadores

2 Choferes

2 Supervisora de Ventas

1 Cajera

1 Asistente contable

1 Asistente administrativo

1 Contador

Fuente: Información otorgada por la empresa

Problemática de la empresa

Los problemas que tiene la empresa Construferias, se debe que no tiene una

estructura organizacional bien definida esto tiende que la compañía no ejerza una

buena administración y se presente consecuencias que incurre en su personal entre

esto tenemos la falta de comunicación entre los empleados y su jefe inmediato, lo

cual se produce demoras en los tiempos, falta de trabajo en equipo, servicios

deficientes en los clientes, todo esto se debe a la falta de funciones, actividades y

cargos no establecidos por parte de entidad.

Además, esta empresa por sus malos procesos administrativos y operativos,

radicando la escasez o falta de innovación en los productos y equipos de

construcción; inexistencia de flujos d efectivos, de una cadena de mando y control a

58

los trabajadores, a su vez esto repercute que dicha compañía no tenga un costo-

beneficio sino perdida en sus clientes y recursos económicos.

Figura 17: Espina de pescado, Problemas en Construferias

3.3 Entrevista al gerente

¿Como comenzó las labores la empresa Construferias?

La empresa Construferias comenzó sus labores en el año 2007 en el cual vio

posible una infraestructura grande en sector del Fortín con posibilidad de

crecimiento junto a la vía de acceso a toda la ciudad de Guayaquil y consideraron

en colocar una Franquicia Disensa con la perspectiva de darle un bienestar y

satisfacción a los habitantes, empresas e industrias del sector.

¿Cuál es la misión y visión de la empresa Construferias?

La misión y visión de la compañía lo desconoce porque no existe y no está

definida por la administración de la empresa Construferias.

59

¿Cómo está dado el organigrama de la empresa Construferias?

El organigrama de la empresa está dado una manera empírica y no tiene

definido o establecido un organigrama de nivel jerárquico de la compañía

Construferias.

¿Existe capacitaciones en su personal dentro en la empresa

Construferias?

Si existe capacitaciones en el personal dentro de la empresa dicha

capacitaciones son realizadas una vez al mes.

¿Existe reportes para control de la empresa?

Si existe reportes de control dentro en la empresa en el cual se realiza varios

tipos de reportes cotidianos.

¿Qué tipos de controles realiza en su personal?

Los tipos de controles que realiza en su personal son:

Control de Caja general

Control de Caja chica

Control de inventarios

Control del personal

¿Existe redes sociales o una página web en la empresa?

No existe ninguna red social o página web para el conocimiento de los clientes,

lo cual hace que ellos sean conocidos por la publicidad boca a boca.

¿Cuántos clientes diarios frecuenta en la empresa?

La empresa Construferias presenta diferentes tipos clientes como son:

personas, empresas u organizaciones.

Entre los clientes empresariales existe una aproximación de 5 a 10 empresas y

el consumidor final existe una aproximación de 20 a 30 clientes diarios.

60

¿Cuántos proveedores tiene la empresa Construferias?

La empresa Construferias tiene varios proveedores entre su principal

proveedor es Construmercado que es el proveedor directo y, además se maneja

entre unos 20 a 30 proveedores diferentes.

¿Cuáles son los competidores que tiene la empresa Construferias?

Entre principal competidor tenemos a otra Franquicia Disensa lo cual hace una

competencia desleal.

3.3.1 Análisis de la entrevista al gerente.

En la empresa Construferias no tienen establecida una misión y visón lo cual

hace que pierdan el enfoque, no cuentan con un organigrama formal en el cual

distingan su rol en la empresa.

Construferias no tiene objetivos estratégicos o metas que se plantee a corto y

largo plazo. Tampoco tienen página web, ni ningún otro medio para hacerse conocer

mediante redes sociales o plataforma on- line, el único medio por el cual se hace

conocer es la publicidad boca a boca es decir por referencias o recomendaciones de

los clientes actuales a los potenciales.

En cuanto al personal realiza capacitaciones se realiza una vez al mes dentro

en la empresa.

Dentro de la empresa se realiza varios tipos de controles los cuales tenemos

caja general, caja chica, inventarios y control del personal. Dicha empresa tiene una

gran concurrencia de clientes entre ellos tenemos lo empresarial está dado entre 5 a

10 empresa y el consumidor final está entre 20 a 30 clientes.

En cuanto a sus proveedores tenemos como proveedor directo o principal es

Construmercado y también se maneja entre 20 a 30 proveedores varios.

61

Con respecto a su competencia están en igualdad de condiciones porque

existen otra Franquicia Disensa que se encuentra entre sus alrededores que tienen

una infraestructura similar y ofrecen productos iguales, lo cual hace un mercado

competitivo y desleal por sus precios bajos.

3.4 Observación

Se realizó la visita a la empresa Construferias S.A., el martes 15 de agosto del

presente año y es una compañía que se dedica a la venta de materiales de

construcción que va creciendo poco a poco.

Además, se observó que la infraestructura de la compañía es reducida,

además pudimos constatar que la empresa cuenta con mucha variedad de

productos materiales de construcción y también había poca concurrencia de

clientes.

Entre su personal operativo cuenta con sus implementos de seguridad y el

personal administrativo cada cual se encuentra en su área de trabajo, pero no se

identifica que tipo de área es con su respectiva función a su cargo.

Y de acuerdo con la información que se obtuvo a través de esta observación y

estudio de campo, se pudo evidenciar como resultado que se debe buscar la

solución de cómo podemos diseñar una estructura organizacional y funcional para la

empresa Construferias S.A.

3.5 Encuestas

Encuestas a colaboradores.

La encuesta se realizó a 11 empleados directos de la empresa que, aunque no

cuentan con un organigrama establecido presenta una estructura informal o

empírica de la siguiente manera:

Los cuales están relacionados con la parte administrativa son:

62

Supervisora de Ventas

Asistente contable

Asistente administrativo

Contador

Cajera

Los cuales están relacionados con la parte operativa son:

Choferes

Estibadores

3.5.1 Tabulación y análisis de las encuestas

1.- ¿Al ingresar a laborar en la compañía, usted tenía conocimiento de las

tareas a desempeñar?

Respuestas

Totalmente de acuerdo 0

De acuerdo 2

En desacuerdo 8

Totalmente en desacuerdo 1

TOTAL 11

Tabla 4: Resultado de Encuestas

Figura 18: Resultado de Encuestas

0%18%

73%

9%

Totalmente de acuerdo De acuerdo

En desacuerdo Totalmente en desacuerdo

63

Análisis: En esta pregunta se puede evidenciar que el 73 % del personal al

momento de ser contratado en su gran mayoría tiene el desconocimiento de que

funciones o actividades va desempeñar dentro en la empresa

2.- Conoce quien es su jefe inmediato para realizar alguna queja o buscar

una solución inmediata.

Respuestas


De acuerdo 3

En desacuerdo 7


TOTAL 11



9%

27%

64%

0%



64

Análisis: De acuerdo con la gráfica que el 64% de los colaboradores

desconocen quien es su jefe inmediato para realizar alguna queja o buscar una

solución inmediata, entre el 27 % y el 9% de los trabajadores conocen su jefe

inmediato.

3.- Considera usted apropiada la autoridad ejercida por su jefe inmediato.

Respuestas


De acuerdo 3

En desacuerdo 8


TOTAL 11



Análisis: Los que nos muestra la gráfica que el 73% de los colaboradores

están insatisfechos con la autoridad de su jefe inmediato y el 27% están satisfechos

con su jefe inmediato.

0%

27%

73%

0%



65

4.- Existe conflicto en las órdenes otorgadas por sus superiores.

Respuestas


Análisis: En el 82% de los colaboradores existe conflicto con las órdenes

otorgadas con sus superiores y el 18% de los trabajadores no hay ningún tipo de

problema entre sus superiores.

0%

82%

18%0%




De acuerdo 9

En desacuerdo 2


TOTAL 11


66

5.- Sus actividades realizadas diariamente poseen una planificación

anticipada por su jefe inmediato.

Respuestas


De acuerdo 4

En desacuerdo 6


11



Análisis: Con respeto a la gráfica el 55% de los colaboradores expresan que

sus actividades diarias no son planificadas con anticipación y el 36% de los

trabajadores indica que las actividades diarias son planificadas y controladas por la

gerente.

0%

36%

55%

9%



67

6.- Los tiempos asignados a sus tareas van acorde a la necesidad de sus

funciones.

Respuestas


De acuerdo 1

En desacuerdo 1


11



Análisis: A pesar de que la mayoría expreso que sus actividades diarias no

son planificadas los trabajadores están desacuerdo en su mayoría con un 55% en

los tiempos límites acorde a las tareas asignadas y el 27 % están de acuerdo en los

tiempos establecidos en sus funciones asignadas.

27%

55%

9%

9%



68

7.- Las normas de seguridad ocupacional están presentes en sus

funciones desempeñadas.

Respuestas


De acuerdo 4

En desacuerdo 5


11



Análisis: De acuerdo con la gráfica el 46% de los colaboradores expresa que

las normas de seguridad ocupacionales no están presentes en sus labores diarios y

el 36% de los trabajadores indica que las normas de seguridad si están presentes

en sus labores cotidianos.

9%

36%

46%

9%



69

8.- Existe un manual de funciones dentro de la empresa que facilite la

comprensión de sus tareas.

Respuestas


De acuerdo 0

En desacuerdo 8


11



Análisis: El 73% del personal expresa que no existe un manual de funciones

en la compañía, dicho manual de funciones ayudaría en regular y organizar la

estructura interna de la empresa.

0%0%

73%

27%



70

9.- Desempeña labores que deban ser realizadas por alguno de sus otros

compañeros laborales.

Respuestas


De acuerdo 7

En desacuerdo 0


11



Analisis: El 64% de los colaboradores en su gran mayorira expresaron que

realizan trabajos o tareas que les corresponde a sus demas compañeros de trabajo

y el 9% de los trabajadores indica que no realizan labores de sus compañeros en la

empresa.

27%

64%

0%9%



71

10.- Considera necesario una mejora en la estructura organizacional de la

empresa.

Respuesta


De acuerdo 1

En desacuerdo 0


11



Análisis: De acuerdo con la gráfica el 91% del personal operativo y

administrativo que labora en la compañía está de acuerdo que la empresa

Construferias necesita mejorar su estructura organizacional.

91%

9% 0%0%



72

11.- Conoce la misión de su empresa.

Respuestas


De acuerdo 0

En desacuerdo 11


11



Análisis: Con respecto a la gráfica todo el personal administrativo y operativo

desconocen de la misión de la compañía porque no existe una que los identifique a

la empresa Construferias.

0%0%

100%

0%



73

12.- Conoce la visión de su compañía

Respuestas


De acuerdo 0

En desacuerdo 11


11



Análisis: Con respecto a la gráfica todo el personal administrativo y operativo

desconocen de la visión de la compañía porque no existe una que los identifique a

la empresa Construferias.

0%0%

100%

0%



74

13.- Existe un plan de carrera en la empresa donde labora.

Respuestas


De acuerdo 0

En desacuerdo 3


11



Análisis: El 73% del personal de la compañía expresa que no existe un plan

carrera en la empresa Construferias.

0%0%

27%

73%



75

3.6 Interpretación de los resultados del diagnóstico.

El diagnóstico de la empresa se obtuvo mediante la información recabada de

las 13 preguntas de la encuesta a los 11 colaboradores de Construferias. El

personal que se contrata en Construferias al empezar sus labores no conoce que

funciones va a desempeñar dentro de la empresa, pero pocos tienen conocimiento

de cuál es su jefe inmediato.

Los colaboradores están insatisfechos con la autoridad de su jefe inmediato

dentro del ambiente laboral existe conflicto o problemas al recibir órdenes de sus

superiores en la empresa.

Los colaboradores expresan que sus actividades diarias no son planificadas

con anterioridad por su jefe inmediato, las tareas varían cada día según lo que haya

por hacer. A pesar de que la mayoría expreso que sus actividades diarias no son

planificadas, los trabajadores están desacuerdo en su mayoría que los tiempos

límites no están acorde a las tareas asignadas.

El 46% expresa que las normas de seguridad ocupacional no están presentes

en sus labores diarios. El personal expresa que no existe un manual de funciones

en la empresa donde detallen las funciones de cada puesto. Los colaboradores en

su gran mayoría expresaron que realizan trabajos o tareas que les corresponde a

sus demás compañeros de trabajo.

Todo el personal que labora en la empresa está de acuerdo con que

Construferias necesita mejorar su estructura organizacional.

El personal de la compañía desconoce de la misión y visión porque no existe.

El 73% expresa que no tienen un plan carrera dentro de la empresa Construferias.

76

CAPITULO 4

Conforme se establecen los problemas detallados en el capítulo anterior,

podemos determinar claramente que la afectación por la falta de una organización y

planificación administrativa genera problemas en todo el cuerpo de la organización,

desde duplicados de tareas, tardanza en la atención a los clientes, hasta

entorpecimiento logístico que perjudica la imagen de servicio de la compañía, son

factores que si no son controlados a tiempo, generaran perdidas en grandes

magnitudes a la compañía que no toma correcciones apropiadas, puesto que el

desorden administrativo quita el control a los departamentos fundamentales como

los responsables del manejo del dinero, flujos económicos y el inventario, que son

las áreas que deben tener un mayor control frente a la rotabilidad de las variables o

especies económicas de la compañía, puesto que en estas áreas se aparecen las

pérdidas de dinero, desvío de fondos, mala administración del inventario, mermas y

robos por parte del personal no controlado ni sujeto a revisión periódica y constante

con las áreas contables y de sistemas de control.

Por lo cual, ante la inexistencia de una estructura organizacional y funcional de

la empresa Construferias S.A., planteamos la siguiente estructura con el fin de

aportar a dicha entidad a su mejora administrativa.

4.1 Propuesta de nueva estructura organizacional

Como parte fundamental de toda organización que se enfrenta al medio

donde se desenvuelve, podemos aclaran fijamente que dichas organizaciones

necesitan un punto al final del camino para poder llegar, la composición de los

objetivos y como se los lleva es algo claro que debe estar en toda organización, por

lo cual como es el caso de la compañía Construferias S.A., su meta principal puede

ser vender y ampliar su mercado meta, pero a partir de este objetivo, podemos

77

determinar la importancia de tener una buena visión y misión para todas las

actividades que realice la empresa de ahora en adelante teniendo una identidad

institucional y su futuro a encaminar, entonces, antes de partir al desarrollo de la

estructura organizacional, proponemos la implementación de la siguiente misión y

visión institucional:

4.1.1 Misión

Comercializar y distribuir una alta gama de materiales de construcción en el

sector noroeste de la ciudad de Guayaquil con el mejor talento humano y asociados,

satisfaciendo a nuestros clientes con productos de calidad al por menor y mayor

para facilitar todo tipo de proyectos que realicen nuestros consumidores minoristas y

clientes corporativos.

4.1.2 Visión

Ser la mayor distribuidora de materiales de construcción y todos sus

complementos al por mayor y menor en el sector con reconocimiento nacional,

otorgando la facilidad en las compras por medios virtuales y presenciales, en donde

brindemos un sistema de entrega para los productos de forma ágil, aportando el

desarrollo de nuestra provincia y país de forma estratégica en conjunto con todos

nuestros colaboradores y clientes consumidores.

4.1.3 Organigrama Empresarial propuesto

Para la representación de nuestra propuesta de mejora en el diseño de la

estructura administrativa de la empresa Construferias S.A., hemos implementado el

desarrollo del organigrama de forma vertical, con el fin de demostrar claramente los

dos departamentos vigentes y necesarios para la correcta operación de las

78

actividades de la compañía, así como la organización básica de las operaciones

realizadas a diario por el personal que labora en este grupo empresarial.

Figura 31 Orgranigrama propuesto (Desarrollo propio)

4.2 Características de la propuesta

4.2.1 Identidad y posición

Al momento de introducirnos en la empresa Construferias S.A. nos dimos

cuenta que es una empresa que solo trabaja bajo el seguimiento de sus ventas a

diarios, sin una planificada proyección administrativa y sin identidad administrativa,

puesto que ellos solo realizan enfoques a superar sus planes de ventas, y buscar

79

nuevos clientes externos, descuidando los clientes internos y su ambiente

administrativo.

Como parte de la identidad corporativa implementamos una misión, la cual

clasifica a la empresa a un grupo importante de su sector con las actividades que

realizan de una forma profesional con lineamientos actuales que usan la mayoría de

las compañías para tener éxito en todas sus actividades. Así mismo buscamos la

orientación a través de una visión enfocada a sus planificaciones de ampliación a

nivel de ventas locales, puesto que la empresa se encuentra en planes de

remodelación de su local comercial en el Km 24.5 de la vía Perimetral, como a la

ampliación y mejora de la atención hacia sus clientes corporativos.

4.2.2 Descripción funcional de los departamentos

Como parte de nuestra recolección de datos y observación realizada a la

empresa Construferias S.A., denotamos como toda empresa con nacimiento

familiar, la existencia de una informalidad completa en todas las áreas que

desempeña, falta de control de inventarios, malas proyecciones financieras, flujos

de efectivos inexistentes y una amplia desorganización de las actividades del

personal que labora en la compañía, generan anomalías continuas que no crean

una fluidez en la administración de la entidad. Por lo cual la presente distribución

departamental está estructurada en base los principales problemas determinados

como graves de la organización, en donde buscamos una corrección en toda la

empresa con la estructuración de cada área principal y necesaria para la correcta

administración completa de la empresa.

4.2.2.1 Gerencia General

Partiendo desde la participación continua y activa de la dirección de toda

empresa, buscamos la apertura de nuestra descripción funcional y departamental

80

desde la llamada Gerencia General, la cual según el empresario estadounidense

Philip Crosby (1926-2001) la denomina como el “el arte de hacer que las cosas

ocurran”, considerándola como una función ejecutora que gestiona la información

otorgada por las otras áreas para provocar todo tipo de cambios favorables en base

a las decisiones que se tomen dentro de la organización.

Por lo cual, entre las funciones activas de esta área están las siguientes:

Representación Legal según la Superintendencia de compañías.

Establecer procesos para las actividades dentro del marco de

operación de la empresa.

Plantear objetivos estratégicos para mejorar los resultados.

Coordinar con sus encargados de área el correcto

funcionamiento de las actividades de la empresa.

Supervisar el cumplimiento de las funciones de cada

departamento existente en la compañía.

Recolectar la información otorgada por los reportes de cada

área en función a las actividades y rendimientos continuos de

los colaboradores.

Asistirse junto a la asesoría financiera con el fin de realizar

inversiones o reajustar costos de las actividades o procesos

dentro de la compañía.

Tomar decisiones administrativas o financieras con la

información recolectada para beneficio de la entidad.

81

4.2.2.2 Coordinación Comercial

Esta área se enfocará netamente a las actividades de compra, venta y

distribución de todos los materiales de construcción que es el motor de movimiento

comercial de esta empresa, aquí reagrupamos aquellas actividades que dentro de la

compañía Construferias S.A. se encontraban repartidas por todos los cargos de la

empresa, en donde inclusive el gerente general tenía que lidiar con problemas

netamente comerciales, generando entorpecimiento en otras actividades

administrativas que son de vital importancia para el correcto funcionamiento de la

entidad, así mismo añadimos un conjunto de sub áreas que son necesarias para la

mejorar de las actividades comerciales de la compañía, ampliando sus ventas,

mejorando sus márgenes de ganancia y generar mayores resultados en sus

ejercicios.

Entre las funciones vitales de este departamento esta:

Responsable de la imagen comercial de la compañía.

Aporte continuo de ideas o mejoras a los procesos impuestos

por gerencia general, así como la generación de informes de

actividades.

Cumplir con las proyecciones de ventas generadas

administración según la capacidad comercial.

Negociación continua con proveedores para mejoras en costos

de compras de inventarios y gastos.

Ampliación de la cartera de clientes corporativos, así como la

adjudicación continua de obras o proyectos de construcción

para cumplir ventas proyectadas, teniendo una buena gestión de

82

cobros de dichos proyectos con las ventas realizadas en toda el

área comercial.

Supervisar el control de inventarios y plantear mejoras en su

gestión; ver el desenvolvimiento de las ventas minoristas y

mantener una logística coordinada conforme los tipos de ventas

efectuados.

4.2.2.3 Ventas Minoristas

Este departamento debe ser uno de los que genere una mejor gestión a nivel

departamental, dirigido por un supervisor de ventas, se enfoca a la atención directa

de los clientes que se acerque a los locales comerciales de la compañía

Construferias S.A., por medio de la creación de una imagen impecable a los locales

y exhibidores de mercaderías con las respectivas promociones o impulsos

publicitarios. También se encarga del análisis de la competencia en relación a los

rivales comerciales cercanos, otorgando información a coordinación principal para

poder realizar la búsqueda de mejores costos o la creación de promociones

aplicables. Dentro de sus funciones esta:

La atención personalizada a los clientes minoristas.

El impulso constate de los productos ofertantes.

Control y manejo del recurso económico generado en ventas

Presentación de informes de rotación de productos.

Cumplimiento de proyecciones de ventas.

4.2.2.4 Coordinación Logística

Dentro de este departamento restructuramos directamente dos actividades

operativas presentes en la empresa, la primera, es la gestión de estibas, almacenaje

83

y despacho de toda la mercadería perteneciente a los inventarios; y la segunda, el

transporte de los productos tanto para los clientes corporativos como las ventas

minoristas, nuestro enfoque a este departamento está relacionado directamente al

manejo de los inventarios como función principal, dirigido por un supervisor de

ventas el coordinará su relación directa con las ventas al por mayor y minoristas,

reduciendo tiempos operativos, errores y entorpecimientos de las entregas por

medio de los transportistas y la gestión de en los inventarios en general. Por lo cual

las dos funciones básicas serán, entrega y control de inventarios físicos comerciales

y el manejo de las entregas de pedidos en ventas.

4.2.2.5 Contabilidad, gestión tributaria y laboral

Consideremos este departamento como un nexo entre los números y registros

con la presentación de información importante para la administración principal en

tema legal, fiscal y contable. La agrupación de estas tres áreas surge en función a

los pocos colaboradores que trabajan en la compañía, siendo en la actualidad 11

personas que aportan a las actividades empresariales de la empresa, se otorga la

rama de talento humano como un área de suma importancia, puesto que su

inexistencia en la compañía provocaba muchos vacíos al momento de buscar

información laboral o en la forma de contratación.

Así mismo, el área contable se relaciona a un conjunto de normas contables,

reguladas por colegios de contadores y la propia ley existente en el país, lo que le

crea una conexión con el área legal a nivel general, por esta razón se determina la

importancia de asociar las tareas de talento humano con las funciones legales

laborales, tributarias y de compañía para el área contable, así se cumplirán dichas

responsabilidades de la empresa y se descongestiona otras actividades operativas,

sin que esta genere problemas con otras tareas u horarios .

84

Dentro de sus principales responsabilidades como departamento se

encuentran las siguientes:

La supervisión directa de los registros operativos en el sistema

Safdi de todos los departamentos, con el fin de garantizar la

correcta contabilización de las actividades realizadas por la

empresa.

Manejo periódico de todos los bienes a favor de la compañía,

desde sus activos fijos e intangibles, así como el control del

inventario que son parte del mayor recurso que genera liquidez

a la empresa.

Presentación de información contable, así como balances e

información de análisis financiero de todas masas patrimoniales

de la compañía.

Presentar en los periodos establecidos la información tributaria

solicitada por el Servicio de Rentas Internas, así como realizar

proyecciones continuas para provisionar pagos de impuestos u

otras tasas que se generen.

Supervisar las gestiones de cobro realizadas por el área de

coordinación comercial para evitar pérdidas o irregularidades del

flujo monetario, así como realizar las respectivas provisiones de

pago a proveedores.

Mantener al día cada una de las responsabilidades de existencia

legal de la persona jurídica de la compañía.

Gestionar la información de talento humano y así mismo

controlar el cumplimiento del reglamento interno de trabajo,

85

cumpliendo con todos los derechos de los trabajadores según el

código de trabajo, y también supervisando la realización de

todas las actividades de las cuales son responsables obligados.

Cumplir con la presentación de la información a la seguridad

social y así mismo presentar la información de los pagos a

realizarse en dicha entidad evitando el pago de multas e

intereses.

Presentación continua de informes a gerencia para la toma de

decisiones.

Con esta nueva reorganización y presentación de nuevas funciones,

planteamos que el manejo de la compañía Construferias S.A., mejorará

considerablemente, como lo dice Amador (2003) en relación al proceso

administrativo, donde “al planear u organizar la estructura de los órganos que

componen la empresa para dirigir y controlar sus actividades”.

4.2.3 Manual funcional de perfiles y cargos

El presente manual de funciones describe cada uno de los puestos planteados

dentro de la nueva estructura organizacional de la compañía. El conocimiento de los

puestos, actividades y responsabilidad es muy importante dentro del marco de

funcionamiento de las organizaciones, Koonz en su libro Administración (2012), nos

dice la importancia de tener “un manual organizacional que informe sobre la

filosofía, los programas y los organigramas, y que cuente con un perfil de

descripciones de los puestos ayuda mucho a comprender la organización” (Pag

261).

La necesidad de limitar las rutas o caminos aporta al correcto cumplimiento de

objetivos que se plantee la organización, de la misma forma en la cual, el agua que

86

nace en las cordilleras heladas, se concentran en un rio y termina en mar, así es la

ruta todas las funciones de la empresa cuyo objetivo principal es llegar a obtener

todos los resultados planteados.

4.2.4 Alcance

Este manual operativo está dirigido a todos los colaboradores de la empresa

Construferias S.A. detallando cada una de las actividades indispensables para que

funcione correctamente cada departamento planteado.

Por otro lado, con la existencia de un manual de funciones podemos dejar en

claro lo necesario para describir un puesto de trabajo y en el caso de necesidad o

cambio podemos acudir a este e identificar las funciones importantes a realizar y así

darlas a conocer a los nuevos integrantes de la compañía.

Los cargos de la compañía según la estructura organización son los siguientes

con sus respectivas funciones y descripciones:

4.2.4.1 Gerente General

ÁREA Administrativa

JEFE INMEDIATO Presidente de Junta General de Accionistas

SUPERVISA A Director Comercial, Contador

Tabla 17: Funciones del cargo del Gerente General

Descripción Genérica

Dirige y coordina la administración general de la compañía, sus actividades

operacionales, buscando cumplir los objetivos institucionales. También es el

responsable de la gestión financiera de todos los movimientos monetarios de la

compañía.

87

Responsabilidades y Funciones

Representación legal, judicial y extrajudicial, conforme los

estatutos del estado marcados en el registro mercantil.

Realizar las tareas necesarias para el cumplimiento de todas las

funciones institucionales de la organización.

Cumplir con las decisiones de la junta de accionistas y ejecutar

las actividades dispuestas por el bien de la compañía.

Analizar la información financiera con el fin de aprobar las

proyecciones económicas de la compañía y tomar decisiones

favorables para la compañía.

Buscar nexos estratégicos con nuestros clientes corporativos.

Ampliar las líneas de crédito y negociaciones con los

proveedores de la compañía.

Comunicar todas las disposiciones a cada uno de los

responsables de los departamentos operacionales de la

empresa.

Crear metas a corto plazo con el fin de cumplirlas y que aporten

a los objetivos principales de la empresa.

Plantear estrategias oportunas en cada área de la compañía,

garantizando el cumplimiento de las funciones de cada

departamento.

Revisar la correcta presentación de los informes de las áreas

operativas y contable de la compañía.

Programar los flujos monetarios para los pagos a proveedores,

préstamos y tarjetas corporativas.

88

Verificar la operación constante del equipo informático,

mecánico y productivo de la compañía a fin de evitar

entorpecimientos en los procesos.

Programar reuniones con los supervisores y el contador para

realizar planificaciones semanales de las operaciones de la

empresa.

Aprobar los planes publicitarios y comerciales con el fin de

mejorar las ventas de la compañía.

Informar periódicamente a la junta general los resultados y el

estado operacional de la compañía.

Perfil para el Puesto

Requisitos para la ejecución de las funciones

Profesión: Ingeniero Comercial, Economista, afines

Experiencia: 5 años en el área de la construcción

Formación: Título universitario de tercer nivel, con menciones financieras.

Tabla 18: Perfil del puesto de Gerente General

4.2.4.2 Director Comercial

ÁREA Comercial

JEFE INMEDIATO Gerente General

SUPERVISA A Supervisores de Ventas, Encargado de Marketing

Tabla 19: Funciones del cargo del Director Comercial


Este cargo tiene como función principal, hacer cumplir con los objetivos de

ventas planteados en la empresa, este cargo se encarga de relacionar toda la

información generada en ventas, marketing, logística y almacenaje, con el fin de

89

buscar la optimización de costos para promocionar u ofertar los bienes brindados en

el área comercial.


Supervisión continua de los procesos de ventas existentes en

las ventas mayoristas o minoristas.

Negociación constante con los proveedores de los productos de

mayor rotación.

Relaciones estratégicas con las marcas para poder impulsar las

marcas y con ello las ventas en los locales y en las obras de

construcción que son llevadas por nuestros clientes.

Crear planes de ventas que incluyan promociones u ofertas que

impulsen el movimiento del inventario, generando rentabilidad.

Realizar análisis de las rutas de transporte para evitar tiempos

muertos en la logística, ahorrando costos y optimizando

entregas y retiros.

Revisar los reportes de inventario y supervisar periódicamente

dichos reportes con las existencias físicas.

Búsqueda continua de nuevos proveedores, gestionando las

compras con los mejores costos para ofertar los productos con

precios competitivos.

Supervisión y análisis de precios constantes para mantener una

buena posición frente a los competidores.

Comunicación permanente con los clientes corporativos con el

fin de estar al día en todos los requerimientos que necesiten sus

proyectos.

90

Impulsar la marca de la empresa usando estrategias de

marketing por todos los medios existentes, desde redes sociales

hasta publicidad por volantes para los moradores del sector de

venta al público.

Presentación de reportes de cumplimiento a la gerencia de

todas las actividades comerciales realizadas con el fin de

cumplir los objetivos de venta planteados.



Profesión: Ingeniero Comercial, Gestión, afines

Experiencia: 2 años en el área de comercio de la construcción

Formación: Título universitario de tercer nivel.

Tabla 20: Perfil del puesto de Director Comercial

4.2.4.3 Supervisores de Ventas

ÁREA Comercial

JEFE INMEDIATO Director Comercial

SUPERVISA A Cajeras, Choferes, Estibadores

Tabla 21: Funciones del cargo del Supervisor de Ventas


Estos supervisores son los responsables de las actividades operativas de la

compañía en sus puntos de ventas, son los encargados de coordinar las rutas

logísticas, gestión general de los inventarios, y el correcto funcionamiento del área

de cajas y ventas minoristas.


Responsable de la apertura y cierre de las instalaciones.

91

Responsable del inventario y todo su control para evitar robos o

perdidas de los productos almacenados.

Controlar las rutas de entrega y retiro de los choferes,

minimizando el desperdicio de tiempo que pueda generarse en

los tiempos de transportación.

Supervisar el gasto de combustibles en los camiones de la

empresa, consolidando las planillas de consumo con las rutas

por ella asignadas.

Presentar el reporte de transporte al director comercial para su

revisión y análisis.

Verificar el estado de las maquinarias de toda el área operativa,

así como el control de las revisiones mecánicas de los vehículos

de la empresa, planificando los cambios o reparaciones

necesarias a tiempo, a fin de evitar entorpecimiento de los

procesos por culpa de la maquinaria operativa.

Arquear periódicamente la caja general y caja chica con el fin de

evitar malos usos de las recaudaciones de las ventas.

Realizar gestión de cobranza sobre clientes corporativas.

Presentar al director comercial permanentemente información

sobre obras o potenciales clientes para mejorar las ventas.

Realizar el consolidado de guías de remisión y actas de

entregas de mercadería, cuadrando el inventario

permanentemente.

Presentar semanalmente un informe de compras proyectadas al

director comercial para la compra de inventarios.

92

Receptar las compras realizadas por el director comercial

verificando el cumplimiento de los requerimientos.

Ingresar al sistema contable las facturas de los proveedores

menores emitiendo retenciones y, asentando su firma de

responsabilidad.

Presentar las facturas con su debida recepción al asistente

contable para procesar pagos a proveedores.

Mantener toda el área comercial presentable en conjunto con

todos sus compañeros operativos.

Realizar reportes periódicos del área comercial buscando

mejoras.



Profesión: Ingeniero, Gestión comercial, en curso (más del 40% de

carrera)

Experiencia: 2 años en el área de la construcción

Formación: Bachiller con estudios universitarios en curso.

Tabla 22: Perfil del puesto de Supervisores de Ventas

4.2.4.4 Cajeras

ÁREA Comercial

JEFE INMEDIATO Supervisor de Ventas

SUPERVISA A Ninguno

Tabla 23: Funciones del cargo de Cajero

93


Es el responsable de los ingresos monetarios y la facturación de la compañía,

quien genera las ordenes de entrega para el movimiento de los inventarios.

Además, administra caja chica para la emisión de gastos menores o emergentes.


Facturar las ventas minoristas y mayoristas que genere la

compañía.

Facilitar la información tributaria y de control para la entrega de

inventarios o movimientos de mercadería.

Mantener al día los cobros de clientes, solicitando retenciones u

otros recursos monetarios o no monetarios que afecten las

cuentas por cobrar.

Mantener su área de trabajo limpia y presentable para los

clientes.

Realizar cuadres diarios de caja y entregar los reportes del

sistema con el debido dinero o ingresos recaudados.

Asistir y concluir la venta con el consumidor final.



Profesión: Bachiller contable

Experiencia: 1 año en el área de la construcción, caja y cobranzas

Formación: Bachiller

Tabla 24: Perfil del puesto de Cajeras

94

4.2.4.5 Choferes

ÁREA Comercial


SUPERVISA A Ninguno

Tabla 25: Funciones del cargo de Chofer


Encargado de los movimientos logísticos de todos los productos generados por

transferencias de bodegas o ventas realizadas a los clientes. Así como son

responsables de las unidades de transporte de la empresa con las cuales laboran.


Encargado del mantenimiento de los vehículos de carga, su

revisión contante, y los chequeos mecánicos necesarios para su

correcto funcionamiento.

Realizar las entregas en el menor tiempo posible, evitando mal

utilizar el tiempo o los recursos de la empresa.

Presentar diariamente su reporte de ruta con los tiempos

utilizados para dichas actividades.

Aportar a la descarga cuando sea necesario con el fin de agilitar

los tiempos en las descargas de mercadería.

Ayudar en bodega en tiempos libres conforme su supervisor lo

indique.



Profesión: Chofer Profesional

Experiencia: 5 años en el área de la transportación

Formación: Licencia tipo E

Tabla 26: Perfil del puesto de Choferes

95

4.2.4.6 Encargado del Marketing

ÁREA Comercial

JEFE INMEDIATO Director Comercial

SUPERVISA A Ninguno

Tabla 27: Funciones del cargo del Encargado del Marketing


Es responsable de la imagen institucional y comercial de la compañía, así

como el posicionamiento de la empresa en el internet y todas las redes de

mercadeo, también buscar la venta por medios electrónicos para otorgar facilidades

al cliente final.


Innovación constante en la imagen corporativa de la compañía,

demostrando siempre una impresión a la vanguardia de los

tiempos que vivimos.

Gestión de papelería o documentación para presentación de

proyectos o planes de negociación con nuestros clientes.

Administración del sitio web de la empresa con las respectivas

redes sociales necesarias para dialogar con el cliente buscando

ventas permanentes por ese medio.

Dar soporte informático a la compañía en todo a lo que

tecnología se refiere.



Profesión: Ingeniero en marketing en curso (30% de la carrera)

Experiencia: 1 año en el área informática y publicitaria

Formación: Bachiller informático, cursando carrera de marketing

Tabla 28: Perfil del puesto de Encargado del Marketing

96

4.2.4.7 Estibadores

ÁREA Comercial


SUPERVISA A Ninguno

Tabla 29: Funciones del cargo de los Estibadores


Es el área encargada de entrada y salida de inventario, así como la relación

directa con los consumidores finales de los locales minoristas, son los responsables

de mantener el local presentable y ordenado para facilitar a los clientes el acceso a

los productos necesarios para sus necesidades.


Mantener las instalaciones de ventas limpias y presentables

para todos los consumidores que se acerquen al local.

Realizar el aseo de las oficinas administrativas por lo menos una

vez por semana.

Mantener orden en las bodegas, con sus respectivas secciones

y tipos para fácil localización de productos.

Gestionar los despachos junto a su supervisor de ventas para

evitar malos despachos o robos.

Aportar a los inventarios físicos realizados para control interno.



Profesión: Estibador

Experiencia: Conocimientos básicos de materiales de construcción.

Formación: Secundaria incompleta, tenga conocimientos de lectura y

numérico

Tabla 30: Perfil del puesto de Estibadores

97

4.2.4.8 Contador


JEFE INMEDIATO Gerente General

SUPERVISA A Asistentes contables

Tabla 31: Funciones del cargo del Contador


Responsable del área contable de la compañía, gestiona toda la rama tributaria

y costos manejados en libros contables, así como gestión del talento humano

necesaria para el cumplimento de obligaciones con instituciones del Estado y las

leyes en general. También, este cargo otorga información necesaria para el análisis

financiero y aportar a la toma de decisiones.


Supervisar la revisión de documentos tributarios generados por

la compañía.

Realizar revisiones permanentes de todos los comprobantes

físicos con firmas de responsabilidad debidamente registrados

en el sistema Safdi.

Revisar los documentos de respaldo para pago a proveedores.

Supervisar la gestión de pagos realizadas a las tarjetas

corporativas, registrando los debidos intereses.

Presentar informes a gerencia del estado de la empresa según

lo refleja la contabilidad.

Definir y determinar gastos para su registro dentro del sistema

de la empresa.

98

Revisar los respectivos cierres mensuales de la caja general,

conciliaciones bancarias, saldos de cuentas por cobrar y los

anticipos existentes en el sistema.

Realizar la presentación de anexos transaccionales y

formularios de tributación solicitados por la entidad tributaria del

Ecuador.

Elaborar los balances y estados financieros continuos para la

revisión de gerencia.

Sugerir cambios en la matriz de costos y gastos de la compañía.

Elaborar plan de elección de talento humano para futuras

selección de personal de la compañía.

Determinar pruebas y evaluaciones al talento humano presente

en la compañía.

Liquidar y presentar información del seguro social de los

trabajadores y mantener al día todos los requerimientos

solicitados por el ministerio del Trabajo del Ecuador.

Mantener al día todas las obligaciones con la superintendencia

de compañías u otras instituciones del Estado.

Informar de forma debida y planificada los valores a pagar por

tasas o impuestos generados por las leyes ecuatorianas.

Presentar informes contables a gerencia permanentemente.

99



Profesión: Ingeniero en Tributación, CPA,, afines

Experiencia: 5 años en el área contable

Formación: Título universitario de tercer nivel, con menciones tributarias.

Tabla 32: Perfil del puesto de Contador

4.2.4.9 Asistente contable


JEFE INMEDIATO Contador

SUPERVISA A Ninguno

Tabla 33: Funciones del cargo del Asistente Contable


Es el encargado de la recolección, integración, verificación y registros

contables para agilitar las tareas del departamento, manejando una información

oportuna para los reportes, manteniendo la veracidad de los datos físicos con la

información que reposa en el sistema administrativo – contable.


Receptar la facturación diaria de todas las ventas, consolidando

los valores en base a los reportes emitidos en el sistema,

verificando periódicamente la concordancia de los datos físicos

con los electrónicos.

Revisar los cierres y cuadre de caja, verificando la veracidad de

los documentos y respaldos solicitados por las cajeras.

Solicitar y registrar las papeleas de los depósitos bancarios

realizados en el día.

100

Realizar un cuadre de retenciones recibidas, solicitando al

contador el reporte emitido por rentas internas y verificarlo con

los reportes del sistema Safdi.

Ingresar todas las facturas de gastos operativos de la empresa.

Emitir las retenciones en caso de que en la revisión no

encuentre la misma.

Gestionar todo el almacenaje de los archivos de la compañía.

Revisar los respectivos pagos bancarios por recaps y vouchers.

Controlar y gestionar la compra de todos los suministros de

oficina necesarios de todos los departamentos.

Elaborar los cheques para pagos a proveedores, realizando un

respectivo reporte de pagos para el control de la emisión de los

cheques evitando sobregiros.

Elaborar al cierre de semana los valores por pagar, presentando

la respectiva forma de pago y tiempos de vencimiento.

Elaborar revisiones contables según lo informe el contador.

Efectuar los cierres mensuales respaldando saldos con

documentos físicos.

Elaborar las conciliaciones bancarias de los bancos de la

compañía.

Realizar la contabilización de información no ingresada por los

módulos del sistema.

Llevar un control contable de los anticipos existentes en el

sistema.

101

Ayudar en la revisión de la cartera evitando retraso en los

cobros.

Mantener al día la información contable para evitar retrasos en

la presentación de informes a la gerencia.



Profesión: Ingeniero Comercial, CPA, afines

Experiencia: 1 años en el área de la contabilidad

Formación: Estudiante universitario con más de 2 niveles superiores.

Tabla 34: Perfil del puesto de Asistente Contable

102

4.3 Formas y condiciones de aplicación estratégica

Para efectuar el plan de implementación de la presente propuesta, lo vamos a

categorizar en fases según los cargos asignados para cada persona dentro del

mapa de funciones. De la misma manera, la empresa Construferias S.A. asumirá

desde su gerencia, acciones estratégicas como apoyo a la mejora de la estructura

funcional de la compañía.

La implementación está orientada a dar pautas principales con tiempos

supuestos para asumir los cambios necesarios que beneficien la rápida adaptación

de los cambios a realizarse. Todo cambio genera inconvenientes que se deben

asumirse responsablemente buscando en todo momento aprovechar el beneficio

que esto genere, y a su vez efectuar los cambios necesarios para corregir cada uno

de los inconvenientes existentes.

4.3.1 Fase de implementación Administrativa

4.3.1.1 Enfoque social hacia el administrador

Como parte de nuestro aporte a la compañía, consideramos necesario que

ante cualquier delegación a un funcionario, se determinen cargos con un equilibrado

número de tareas para no ver a los empleados llenos de tantas funciones y con un

sueldo estable. Dentro de nuestra observación, se determina que muchos de los

colaboradores de la empresa Construferias S.A. y otras compañías, se quejan de

sus actividades realizadas por un sueldo muy bajo a que según los trabajadores

catalogan como una explotación laboral.

Por lo cual, para un correcto funcionamiento de la empresa, se debe dialogar

con empleados, conversar los planes funcionales realizados y otorgar tiempos base

para la realización de tareas, evitando también los desperdicios de tiempo de los

colaboradores, mejorando funciones.

103

Todo líder debe medir su impacto ante sus compañeros, en este caso la

gerencia debe realizar constante interacción con su equipo directo de trabajo, el cual

está compuesto con por su Director Comercial y el Contador, sin dejar de lado la

asesoría financiera externa que planteamos en la presente estructura. Ante esta

relación, la administración no debe olvidar el beneficio social permanente que

genera su talento humano, esto es, la preocupación de la salud de sus

colaboradores, sus problemas familiares y otras acciones que afectan el rendimiento

laboral del personal.

Como dijo John Maxwell, “un buen líder es aquella persona que acepta más de

lo que le toca de culpa y menos de lo que le corresponde de crédito”, y es ese sentir

que debe iniciar en la gerencia, no buscar una excusa para solucionar un problema,

sino que enfocar en buscar soluciones, plantear cada día una estrategia para

impulsar la visión, moviendo todo su equipo a la meta. Y así mismo, reconocer cada

crédito del cual es merecedor a aquellos que hicieron posible el cumplimiento de

dicho logro.

Las tareas de implantación que parten desde el administrador son:

Planificar las estrategias que aporten la adaptación de la nueva

estructura de la empresa.

Evaluar a su personal en relación a los conocimientos básicos

para la realización de las nuevas funciones.

Ejecutar bajo un cronograma las fases de implementación de

cada tarea.

Crear planes de capacitación permanentes hasta la adaptación

de la nueva estructura. Teniendo en cuenta que la capacitación

104

después de la implementación es indispensable para mejorar la

calidad del personal que trabaja en el equipo.

Reportar los avances e informar al equipo los logros obtenidos

para poder motivar con más energía al equipo.

4.3.1.2 Enfoque motivador hacia el equipo de apoyo

Dentro de este rango encontramos al Director Comercial y Contador, que son

el impulso principal del Gerente. La estructura organización propuesta, necesita

indispensablemente el trabajo en equipo y los delegados a la aportación directa del

Gerente son los dos cargos mencionados anteriormente, son aquellos quienes

deben elaborar planes de trabajo, plantear objetivos claros y desarrollar soluciones

ante los problemas que se generen en el área operativa.

Se podría considerar como colíderes de este equipo para evitar la carga

directa a la administración, deben ser los encargados de impartir la misión y la visión

de forma correcta a los colaboradores que están a su cargo. Dentro del periodo de

implementación, son los responsables de:

Revisar contantemente el manual de funciones y verificar la

efectividad de las tareas.

Informar de forma inmediata las anomalías presentadas en las

funciones con el fin de buscar una alternativa al problema.

Realizar reuniones periódicas con el personal a su cargo,

receptando las reacciones ante los cambios efectuados.

Elaborar planes continuamente aportando a las funciones del

equipo, con el fin de cumplir las metas trazadas por los periodos

determinados por el gerente.

105

Infundir a los colaboradores la visión de la empresa, haciéndolos

parte del equipo y mantenerlos como unos simples obreros de

trabajo.

Presentar propuestas y soluciones a gerencia de forma

permanente para mejorar la capacidad productiva de la

compañía.

Esquema visual de la operación funcional de la empresa hacia la VISIÓN

Figura 32: Resumen de operaciones de implementación

4.3.2 Fase de implementación Operativa

El trabajo operativo es el motor de toda organización, son los encargados de

ejecutar todas las tareas principales, planificada por los administradores para el

cumplimiento de los objetivos. Mucho se dice entre los obreros que su trabajo es

importante, y que, si ese trabajo no sería la empresa lo que es, a lo que podríamos

decir como una expresión razonable, pero si el equipo no tiene una buena cabeza

Operativo

Aportan y trabajan en equipo con la

guia de los soportes de gerencia para

todas las tareas de la compañia

Soporte

Aportan informacion sobre la parte operativa

para las estrategias del administrador

Administrador

Crea, planifica y evalua estrategias

para el cumplimiento de la

vision de la empresa

106

que los guie, no llegaran a ningún lado, porque serian obreros que hacen algo

mecánico que en algún momento quedará como anticuado y será remplazado por

algo moderno. Por lo cual ambas labores son indispensables en la vida de toda

organización que busca un beneficio, tanto para los inversores que posea, como

para el equipo que trabaja y hace que todo lo que se pone como estrategia sea

posible.

El proceso de implementación en esta se basa principalmente en la otorgación

de la información, entrenamiento y validez operacional de cada función agrupada y

asignada para poder establecer la correcta estructura funcional de la empresa. Por

lo cual nos basaremos en:

Brindar por documento escrito y medios electrónicos la

información referente a sus nuevas funciones para el correcto

funcionamiento de la organización.

Realizar charlas continuas de integración con el fin de dar a

conocer los ideales planeados y los logros que se buscan

alcanzar.

Supervisar directamente las funciones asignadas para poder ver

la correcta aplicación de la nueva organización.

Coordinar entrenamientos para que las funciones que no habían

sido realizadas, sean ejecutadas de forma correcta.

Dar soporte a cada consulta generada en medio del proceso por

parte del personal operativo.

107

4.3.3 Cuadro de resumen de implementación

Actividad Estratégica Detalle de Actividad Tiempo requerido

Realizar el material informativo de las

actividades

Elaborar manuales funcionales para cada empleado y hacerlos

llegar de forma física y electrónica.

5 días

Socializar con el personal la nueva estructura

funcional y organizacional

Dar a conocer a cada departamento sus

responsabilidad y la asignación de nuevas tareas que mejoren las

operaciones de la empresa.

7 días

Supervisar el desarrollo de las actividades implementadas.

Estar al tanto de las novedades surgidas

durante la implementación de las

nuevas tareas a cago de todo el personal.

Todo lo que dure la implementación

Operar con las nuevas funciones asignadas a

cada departamento

Se debe dejar la fluidez de todas las funciones asignadas para ver los

resultados de la implementación

60 días

Revisar el impacto en los costos administrativos y

operacionales

Una vez con la funcionalidad de la nueva

estructura, evaluar las reducciones de tiempo en tareas y el uso optimizado

de suministros y materiales que afectan

los procesos

Todo lo que dure al implementación

108

Desarrollo de estrategias que fortalezcan la

estructura organizacional

Una vez las nuevas funciones en operación,

se debe implementar nuevas estrategias para

obtener el máximo beneficio del equipo de

trabajo

Permanentemente cono parte de las actividades

administrativas

Implementación en las políticas de compras y

ventas

Desarrollo de procesos que beneficien las

operaciones de compra y venta de la empresa con

mucha transparencia

5 días

Elaborar el respectivo manual de procesos para

sistematizar las tareas

Revisar cada función, categorizar y elaborar los

respectivos procesos para favorecer la

operacionalidad de las funciones

30 días

Evaluar los procesos implementados junto a las

funciones existentes

Mantener al día los reportes y resultados de lo implementado para realizar las respectivas

correcciones y fortalecer las acciones favorables

Permanentemente

Propuesta permanente de nuevas estrategias y

metas organizacionales

Con una organización funcional y operativa, nos abrimos muchas puertas para el cumplimento de la

visión existente y la planeación de nuestros

proyectos organizacionales

Permanentemente

109

Capacitar al equipo de trabajo sobre sus

actitudes y aptitudes

Mantener al día al personal con todos sus

conocimientos actualizados para evitar

inconvenientes provocados por dudas o

desconocimiento

Permanentemente

Analizar permanentemente la operacionalidad de la

organización

El administrador, debe analizar los reportes dados por su equipo

administrativo de apoyo, supervisar los avances

alcanzados ampliando los alcances logrados por el equipo, puesto que se

mejora la operación de la empresa en todas sus

funciones

Permanentemente

Tabla 35: Resumen de implementación de propuesta de nueva organización

Para la correcta aplicación de la presente propuesta, se espera tener como

base 107 días distribuidos periódicamente con tiempo suficiente para la adaptación

de las soluciones encontradas según los problemas existente reflejados en la

investigación. La presente propuesta no es una normativa elaborada e impuesta,

sino que es una adaptación cuyo fin es ayudar a la parte administrativa para poder

mejorar sus funciones, en base a los estudios y conocimientos adquiridos en las

aulas de la Universidad de Guayaquil, su implementación buscar la participación de

la gerencia con el fin de asociar la teoría con la práctica, puesto que será la misma

gerencia la que vea los resultados del trabajo realizado.

110

4.4 Logro de resultados

Los indicadores que demostraran los resultados de implementación de la

presente propuesta de estructura organizacional y funcional, se establecen según

las funciones restructuradas y distribuidas por los departamentos pertenecientes a la

organización.

ÁREA O FUNCIÓN INDICADORES NEGATIVOS

INDICADORES DE CAMBIO

GERENCIA GENERAL

Gerencia con tareas operativas como ingreso

de claves para descuentos; creación de promociones; búsqueda de clientes; manejo del dinero sin un respectivo

flujo de efectivo; revisiones de caja general

y caja chica; gestión de mantenimiento de

vehículos y maquinarias; cobranzas;

recaudaciones de dinero; elaboración de roles de

pago; así como la búsqueda y manejo del

talento humano; además de las compras y

búsqueda de proveedores.

Enfoque completo a la administración; recepción

de informes de actividades de los nuevos

departamentos; fácil acceso a la información para la elaboración de planes estratégicos;

presentación de estados financieros e información

administrativa a los accionistas; planificación

de las actividades departamentales con el

fin de cumplir misión establecida;

establecimiento de mecanismos de control y

supervisión de toda la organización.

COORDINACIÓN COMERCIAL

La inexistencia de este

departamento provocaba; problemas de precios;

mal manejo de proveedores que influía la

calidad y costos de la mercadería; el colapso de

gerencia por tener a cargo estas tareas completas del área

comercial y la falta de un departamento enfocado

directamente a la

Se estructura como un

departamento de compras y ventas

ampliamente enfocado al comercio; así mismo se dedica a crear planes

comerciales y estudios de mercados contantes que permiten a la compañía

ampliar las ventas; supervisar los recursos

comerciales y evitar

111

dirección comercial de la empresa.

pérdidas en los procesos logísticos.

VENTAS MINORISTAS

Tiene falencias en el área relacional con los

clientes; crea confusiones con la parte logística de la compañía; errores en la facturación y entrega de

mercadería; pésima gestión del control de los inventarios; generación de ofertas comerciales

deficientes y sin resultados; mala

selección de productos para comercializarlos y errores en registro de

ingresos y gastos de la empresa.

Se genera enfoque único a las ventas; se someten

a un departamento superior para la gestión

comercial y promocional; existe una confianza directa al sistema de

facturación para evitar errores con el inventario; solo gestiona el cobro de productos en base a las

ventas; facilidad y simpleza de reportes con cumplimiento de objetivos

establecidos por coordinación comercial.

COORDINACIÓN LOGÍSTICA

Manejada de manera empírica; producto

vendido al por mayor generaba un movimiento

logístico que muchas veces entorpecía

entregas generadas con anticipación; desorden en las entregas; perdidas de inventarios; altos costos

de movilización de productos; altas quejas

por los clientes en relación a las entregas de

pedidos.

Estructura de un programa planificado de entrega con anticipación;

se evita la salida de plataformas por pedidos

mínimos; se generan entregas varias

ahorrando costos logísticos; mejora del personal de estibas y

despachadores de mercadería; se genera un

programa de entregas con cumplimiento

oportuno.

CONTABILIDAD Y GESTIÓN

Comparte tareas administrativas sin el debido respaldo de gerencia; falencias

comunicativas con pagos a entidades estatales;

falta de soporte con área operativa contable.

Se genera autonomía en el departamento;

asignación de recursos humanos en relación a

las leyes, reformas contables y laborales;

mejora coordinación con los respectivos asistentes

contables dedicados al área.

Tabla 36: Indicadores de resultados de implementación de propuesta de estructura organizacional

112

CONCLUSIONES

Podemos concluir, que dentro del funcionamiento operativo de la empresa

Construferias S.A., se ha manejado por un modelo de operaciones empírico, en el

cual se ha enfocado a vender y atender bien a sus clientes programando sus

respectivos cobros para cruzarlos con los pagos a sus líneas de crédito bancaria,

pero al no existir un correcto lineamiento estratégico administrativo, satisface a sus

clientes, pero no evalúa la perdida generada que provoca la falta de organización

interna, el uso de procesos claves que mejoren su logística, reduzca costos

operativos y tenga una correcta estructura de gastos controlados.

Por lo cual, la aplicación de un esquema administrativo genera

responsabilidades predefinidas en relación al cargo que ocupa cada integrante del

trabajo, en donde, podemos decir que al existir departamentos y responsables

especializamos las áreas continuas del trabajo mejorando el rendimiento de las

actividades productivas de cada sección de la organización, de esta manera de abre

paso a la aplicación de procesos sobre todas las tareas, creando planes

contingentes ante la ausencia de alguien en su puesto de trabajo con su respectivo

manual de funciones básicas, siendo mínimo impacto de cambio por existir un

conjunto de órdenes y cargo predefinido para ser ocupado.

De esta manera, organizamos las áreas de trabajo de la empresa

Construferias S.A. y aplicamos la creación de departamentos enfocados al

cumplimiento de actividades y responsabilidades de las áreas vitales de la empresa

mejorando sus operaciones y funcionalidad, controlando los avances de los

resultados y el logro de los mismos.

113

RECOMENDACIONES

Se recomienda que la empresa CONSTRUFERIAS S.A. tome en consideración

la propuesta de un Diseño Organizacional que considerara tener una adecuada

estructura formal detentado como resultado un progreso en la gestión

administrativa, que implicara una buena toma de decisiones por parte del Gerente y

que al mismo tiempo pueda originar estrategias consiguiendo así un desarrollo a

nivel organizacional.

Se recomienda que la empresa modernice su misión y visión de acuerdo con el

crecimiento y evolución de la organización que permita sostener empleados

informados sobre razón de ser, los objetivos y direccionamiento de la organización.

Es necesario la implementación de un conjunto de procesos para todas las

actividades administrativas de la empresa y de todas las tareas que se asignan

conforme el presente diseño organizacional.

Para finalizar es recomendable que CONSTRUFERIAS, estime emplear el

organigrama estructural y funcional planteados previamente, donde aparezca

división de labores, especificación de puestos, departamentalización y

jerarquización, simultáneamente proporcionara a los trabajadores comprender sus

correspondientes funciones y todo lo coordinado a su puesto de modo formal y no

empírica dentro de la empresa.

114

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116

ANEXOS

FOTOS CON LA REPRESENTANTE LEGAL

117

ENCUESTA REALIZADA A LOS EMPLEADOS DE LA COMPAÑÍA


FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Encuesta de Investigación

Organizaciones

Marque cada circulo conforme crea conveniente con cada una de las interrogantes:

1.- Al ingresar a laborar en la compañía, usted tenía conocimiento de las tareas a desempeñar.

Totalmente de acuerdo ⃝ De acuerdo ⃝ En desacuerdo ⃝ Totalmente en desacuerdo ⃝

2.- Conoce quien es su jefe inmediato para realizar alguna queja o buscar una solución inmediata.


3.- Considera usted apropiada la autoridad ejercida por su jefe inmediato.


4.- Existe conflicto en las órdenes otorgadas por sus superiores.


5.- Sus actividades realizadas diariamente poseen una planificación anticipada por su jefe

inmediato.


6.- Los tiempos asignados a sus tareas van acorde a la necesidad de sus funciones.


118

7.- Las normas de seguridad ocupacional están presentes en sus funciones desempeñadas.


8.- Existe un manual de funciones dentro de la empresa que facilite la comprensión de sus tareas.


9.- Desempeña labores que deban ser realizadas por alguno de sus otros compañeros laborales.


10.- Considera necesario una mejora en la estructura organizacional de la empresa.


11.- Conoce la misión de su empresa.


12.- Conoce la visión de su compañía


13.- Existe un plan de carrera en la empresa donde labora.


119

ORGANIGRAMA PROPUESTO

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