UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL - repositorio.ug.edu.ecrepositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/16218/1/B_CISC_PTG_1169... · que se puede descargar con este enlace (XAMPP 5.6.12, 109 MB)

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS

COMPUTACIONALES

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN MODULO DIGITALIZACIÓN

Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA

EL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN

INFORMÁTICA DE LA CARRERA

DE INGENIERÍA CIVIL

PROYECTO DE TITULACIÓN

Previa a la obtención del Título de:

INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

AUTORES: Andy Javier Espinoza Guillén

Mariuxi Viviana Rosales Martínez

TUTOR: Ing. Vicente Vizueta Logroño. MSc.

GUAYAQUIL – ECUADOR 2016

ANEXO #1 1

MANUAL DE USUARIO 1

INTRODUCION 1

PANTALLA PRINCIPAL 1

INICIO DE SESION 2

MENU DE OPCIONES – ADMINISTRADOR 2

ADMINISTRACIÓN DE USUARIO 3

REGISTRO DE USUARIO 3

CAMBIO DE CONTRASEÑA 4

ELIMINAR USUARIO 4

EDICIÓN DE PERMISOS 5

MENÚ DE REGISTRO 5

REDACTAR UN NUEVO OFICIO 6

NUEVO OFICIO 6

NOVEDADES AL OFICIO 7

ESTADO DEL OFICIO 8

PERIODO DE CLASES 9

TIPO DE DOCUMENTO 10

NUEVO DOCUMENTO

MENÚ CONSULTAS 10

NUMERO DE OFICIO 11

NOVEDADES DE OFICIO 13

CONTENIDO 14

DOCUMENTOS 15

USUARIOS REGISTRADOS 15

MENÚ HISTORIAL 16

PERIODOS 16

POR FECHAS 17

POR ESTADOS 18

INFORMACIÓN 19

ANEXO # 2 20

ANEXO # 3 39

ANEXO # 4 40

ANEXO # 5 42

ANEXO # 6 43

ANEXO # 7 44

ANEXO # 8 46

0

1

ANEXO #1

MANUAL DE USUARIO

INTRODUCCION

El presente manual tiene como objetivo la presentación gráfica de las diferentes

opciones que ofrece esta aplicación, el uso de la presente herramienta web está

destinado a la digitalización, administración y almacenamiento de para el

Departamento De Coordinación Informática De La Carrera De Ingeniería Civil. Así

mismo ofrece los pasos a seguir para la operación del Módulo de Digitalización.

El proyecto está en el siguiente link temporalmente http://190.63.190.171/SDDB/

PANTALLA PRINCIPAL

Al iniciar la aplicación aparecerá la pantalla principal con varias opciones a las cuales

los usuarios podrán acceder de manera sencilla. (Figura 1).

(Figura 1). Pantalla Principal

http://190.63.190.171/SDDB/

2

INICIO DE SESION

En la pantalla principal de la aplicación, se encuentra una sección para inicio de sesión

de los usuarios ya registrados, en la cual el usuario, deberá ingresar su Correo y Clave

previamente registrados. (Figura 1).

MENU DE OPCIONES - ADMINSITRADOR

Como todo sistema este cuenta con el acceso del usuario Administrador que es quien

administrará el sitio, dará configuraciones, etc. El mismo proceso ocurre cuando se

ingresa con otro tipo de usuario. Para el ejemplo se ha ingresado el usuario y

contraseña de manera correcta del usuario administrador. (Figura 2).

(Figura 2). Menú Administrador

3

ADMINISTRACION DE USUARIO

Al acceder al menú Administrar Usuarios nos direcciona a la siguiente página donde

encontramos las opciones ilustradas en la gráfica. (Figura 3)

(Figura 3). Opciones de usuario.

REGISTRO DE USUARIO

En esta sección se crea un nuevo usuario para este efecto se deben ingresar todos los

campos. (Figura 4)

(Figura 4). Registro de usuarios

4

CAMBIO DE CONTRASEÑAS

En esta sección podrá cambiar su contraseña, validando los datos del usuario. (Figura

5)

(Figura 5). Cambio de contraseña

ELIMINAR USUARIO

En esta sección podrá eliminar el usuario, digitando previamente el correo del usuario.

(Figura 6)

(Figura 6). Eliminación de usuario

5

EDITAR PERMISOS A LOS USUARIOS

En esta sección podrá cambiar el tipo de acceso del usuario. (Figura 7)

(Figura 7). Cambio de tipo de Usuario

MENU – REGISTROS

Se detalla las opciones de registro que existen. (Figura 8)

(Figura 8). Menú de registro.

6

REGISTRO – REDACTAR NUEVO OFICIO

En esta sección se podrá redactar un oficio. (Figura 9)

(Figura 9) Redactar un nuevo oficio.

REGISTRO - NUEVO OFICIO

En esta sección se registrara el oficio y en la opción buscar se debe buscar el oficio

previamente digitalizado. (Figura 10)

(Figura 10). Registro de oficio

7

REGISTRO – NOVEDADES DEL OFICIO

En esta sección se buscara el oficio (Figura 10)

(Figura 10). Búsqueda de oficio

Luego de buscar el oficio, se mostrara la búsqueda del oficio y se procederá a agregar

la novedad del mismo la cual tiene un (*). (Figura 11).

(Figura 11). Registrar la novedad

8

REGISTRO – ESTADO DEL OFICIO

En esta sección se buscara el oficio (Figura 12)

(Figura 12).Búsqueda del Oficio

En esta sección se visualizara el resultado y se podrá cambiar el estado.(Figura 13)

(Figura 13). Registro del estado del Oficio

9

REGISTRO – PERIODO DE CLASES

En esta sección crear un nuevo periodo de clases. (Figura 14)

(Figura 14). Registro de Periodo de Clases

REGISTRO - DE NUEVO DOCUMENTO

En esta sección se registra el documento a registrar y en la opción buscar se debe

buscar el documento previamente digitalizado. (Figura 15).

(Figura 15). Registro de Documento.

10

REGISTRO - DE TIPO DE DOCUMENTO

En esta sección se registrara el tipo de documento. (Figura 16)

(Figura 16). Registro de Tipo de documentos

CONSULTAS

Se detalla el menú de consultas. (Figura 17).

(Figura 17). Menú de consultas

11

CONSULTA – ESTADO DEL OFICIO – BUSCAR

En esta sección se busca el estado de un oficio según el periodo de clases. (Figura

18)

(Figura 18). Búsqueda del oficio

En esta sección se busca el estado de un oficio según el periodo de clases. (Figura

19)

(Figura 19).Resultado de la Búsqueda

12

CONSULTA – ESTADO DEL OFICIO – RESULTADO

En esta sección se busca el estado de un oficio según el periodo de clases del lado

derecho del “ESTADO” del oficio se muestra un link con oficio digitalizado. (Figura

20).

(Figura 20).Resultado de la Búsqueda digitalizada.

13

CONSULTA – NOVEDAD EL OFICIO – BUSCAR

En esta sección se busca el estado de un oficio según el periodo de clases. (Figura 21)

(Figura 21).Búsqueda de la Búsqueda de la novedad.

CONSULTA – NOVEDAD EL OFICIO – RESULTADO

En esta sección se detalla el resultado d la búsqueda (Figura 22)


14

CONSULTA – POR CONTENIDO

En esta sección se elige e tipo de búsqueda.(Figura 23)


CONSULTA – POR CONTENIDO - RESULTADO

En esta sección se elige e tipo de búsqueda.(Figura 24)

(Figura 24).Búsqueda de la novedad.

15

CONSULTA – POR DOCUMENTOS

En esta sección se gráficamente los documentos digitalizados.(Figura 25)

(Figura 25).Búsqueda de los documentos.

CONSULTAS – LISTA DE USUARIOS REGISTRADOS

Se detalla la lista de usuarios registrados y el tipo del mismo. (Figura 26)

(Figura 26). Listado de usuarios

16

HISTORIAL

Se detalla el menú de consultas. (Figura 27).

(Figura 27). Listado de la opción Historial

HISTORIAL – REPORTE POR PEDIODOS

En esta sección se busca el estado de los oficios por periodos de clases. (Figura 28)

(Figura 28). Búsqueda por periodos.

17

HISTORIAL – REPORTE POR PEDIODO DETALLADO

Se detalla el listado de estado de oficios por periodos de clases.(Figura 29).

(Figura 29). Reporte detallado de oficio por periodo de clases.

HISTORIAL – REPORTE POR FECHAS

En esta sección todos los oficio por fechas. (Figura 30)

(Figura 30). Reporte por fechas

18

HISTORIAL – REPORTE POR FECHAS DETALLADO

En esta sección todos los oficio por fechas. (Figura 31)

(Figura 31). Reporte detalladopor fechas

HISTORIAL – REPORTE POR ESTADOS

En esta sección todos los oficio por estado y periodos. (Figura 31)

(Figura 32). Reporte por estados

19

HISTORIAL – REPORTE POR ESTADOS DETALLADO

En esta sección todos los oficio por estado y periodos. (Figura 33)

(Figura 33). Reporte detallado por estados

INFORMACIÓN

En esta sección me muestra la información de la Facultad. (Figura 34)

(Figura 34). Información

20

ANEXO # 2

MANUAL TECNICO

REQUERIMIENTO DE SOFTWARE

SERVIDOR WEB

Sistema Operativo Windows Server 2008R2 Datacenter.

Xampp control panel version 2.5.

Java virtual machine version “1.7.0_15”.

Dreamweaver. (Editor de PHP).

Instalación del Lenguaje de Programación PHP versión 5.6.16.

Instalación del Gestor de base de datos MySQL Workbench 6.3 CE.

EQUIPO DE USUARIO

Windows 7 Service pack 1

Adobe Reader X

Adobe Flash

Navegador Google Chrome versión 31.0.1650.57 m en adelante

Instalar XAMPP en Windows

Nota: Antes de instalar un servidor de páginas web es conveniente comprobar si no

hay ya uno instalado. Para ello, es suficiente con abrir el navegador y escribir la

dirección http://localhost. Si no se obtiene un mensaje de error es que hay algún

servidor de páginas web instalado.

http://localhost/

21

En este curso se utilizará uno de estos paquetes WAMP/LAMP que se llama XAMPP.

Estos apuntes están preparados para la versión XAMPP 5.6.12 (del 27 de agosto de

2015), que incluye Apache 2.4.16, PHP 5.6.12, MySQL 5.6.26 y otras utilidades, y

que se puede descargar con este enlace (XAMPP 5.6.12, 109 MB). Para seguir estos

apuntes se recomienda utilizar esta versión.

Una vez obtenido el archivo de instalación de XAMPP, hay que hacer doble clic sobre

él para ponerlo en marcha. Las imágenes que se muestran a continuación

corresponden a la instalación de XAMPP 5.6.12 en Windows 7 (a partir de XAMPP

1.8.3, XAMPP no se puede instalar en Windows XP ya que PHP 5.5 y posteriores no

se pueden instalar en Windows XP).

Al poner en marcha el instalador XAMPP nos muestra dos avisos:

El primero aparece si en el ordenador hay instalado un antivirus:

22

El segundo aparece si está activado el Control de Cuentas de Usuario y recuerda que

algunos directorios tienen permisos restringidos:

A continuación se inicia el asistente de instalación. Para continuar, hay que hacer clic

en el botón "Next".

23

Los componentes mínimos que instala XAMPP son el servidor Apache y el lenguaje

PHP, pero XAMPP también instala otros elementos. En la pantalla de selección de

componentes puede elegirse la instalación o no de estos componentes. para este

curso se necesita al menos instalar MySQL y phpMyAdmin.

En la siguiente pantalla se puede elegir la carpeta de instalación de XAMPP. La

carpeta de instalación predeterminada es C:\xampp. Si se quiere cambiar, hay que

hacer clic en el icono de carpeta y seleccionar la carpeta donde se quiere instalar

XAMPP. Para continuar la configuración de la instalación, hay que hacer clic en el

botón "Next".

24

La siguiente pantalla nos ofrece información sobre los instaladores de aplicaciones

para XAMPP creados por Bitnami. Para que no se abra la página web de Bitnami,

habría que desmarcar la casilla correspondiente.

Para empezar la instalación de XAMPP, hay que hacer clic en en el botón "Next" en la

pantalla siguiente.

25

A continuación, se inicia el proceso de copia de archivos, que puede durar unos

minutos.

Una vez terminada la copia de archivos, se muestra la pantalla que confirma que

XAMPP ha sido instalado. Hay que hacer clic en el botón "Finish". Para no abrir a

continuación el panel de control de XAMPP habría que desmarcar la casilla

correspondiente.

26

EL PANEL DE CONTROL DE XAMPP

ABRIR Y CERRAR EL PANEL DE CONTROL

Al panel de control de XAMPP se puede acceder mediante el menú de inicio "Todos

los programas > XAMPP > XAMPP Control Panel" o, si ya está iniciado, mediante el

icono del área de notificación.

El panel de control de XAMPP se divide en tres zonas:

La zona de módulos, que indica para cada uno de los módulos de XAMPP: si

está instalado como servicio, su nombre, el identificador de proceso, el puerto

utilizado e incluye unos botones para iniciar y detener los procesos,

administrarlos, editar los archivos de configuración y abrir los archivos de

registro de actividad.

La zona de notificación, en la que XAMPP informa del éxito o fracaso de las

acciones realizadas

La zona de utilidades, para acceder rápidamente

27

Para cerrar el panel de control de XAMPP hay que hacer clic en el botón Quit (al cerrar

el panel de control no se detienen los servidores):

El botón Cerrar en forma de aspa no cierra realmente el panel de control, sólo lo

minimiza:

28

Si se ha minimizado el panel de control de XAMPP, se puede volver a mostrar

haciendo doble clic en el icono de XAMPP del área de notificación.

Haciendo clic derecho en el icono de XAMPP del área de notificación se muestra un

menú que permite mostrar u ocultar el panel de control, arrancar o detener servidores

o cerrar el panel de control.

Se pueden abrir varios paneles de control simultáneamente y cualquiera de ellos

puede iniciar o detener los servidores, pero no es aconsejable hacerlo ya que puede

dar lugar a confusiones (por ejemplo, al detener un servidor desde un panel de control

los otros paneles de control interpretan la detención como un fallo inesperado y

muestran un mensaje de error).

29

EL CORTAFUEGOS DE WINDOWS

Cuando se pone en marcha por primera vez cualquiera de los servidores que instala

XAMPP, el cortafuegos de Windows pide al usuario confirmación de la autorización.

Por ejemplo, la primera vez que se pone en marcha Apache mediante el botón Start

correspondiente…

... como Apache abre puertos en el ordenador (por primera vez), el cortafuegos de

Windows pide al usuario confirmación. Para poder utilizarlo hace falta al menos

autorizar el acceso en redes privadas:

Si el arranque de Apache tiene éxito, el panel de control mostrará el nombre del

módulo con fondo verde, su identificador de proceso, los puertos abiertos (http y https),

el botón "Start" se convertirá en el botón "Stop" y en la zona de notificación se verá el

resultado de las operaciones realizadas.

30

Si se abre el programa "Firewall de Windows con seguridad avanzada", en el apartado

de Reglas de entrada pueden verse las nuevas reglas añadidas.

Si se ha iniciado el servidor Apache, para comprobar que todo funciona correctamente, hay que escribir en el navegador la dirección http://localhost. XAMPP abrirá el nuevo panel de administración web (dashboard), que todavía se encuentra en desarrollo:

31

PAGINA WEB

Una vez instalado el servidor web xampp, ubicar la ruta donde se encuentra instalado

y copiar la carpeta del proyecto dentro de la carpeta

\xampp\htdocs.

32

Luego se ejecuta la aplicación desde el navegador apuntando a la ip del servidor

donde reside y el nombre de la carpeta del proyecto, para así empresa a usar la

solución web. Ej.

BASE DE DATOS

Ingresamos al administrador de MySql en la aplicación de panel de control del servidor

web xampp.

Luego importamos la base de datos, nos ubicamos en la ruta donde se encuentra

nuestro archivo de base empresa.sqly lo seleccionamos, presionamos continuar y

nuestra base de datos estará lista para ser usada.

33

34

MODELO ENTIDAD RELACION

Fuente: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martinez

Elaboración: MySql – Modelo Entidad Relación

35

DICCIONARIO DE DATOS

Tabla tbl_usuarios

NOMBRE TIPO NULL

usu_id int(11) unsigned NO

usu_nombres varchar(25) YES

usu_apellidos varchar(25) YES

usu_correo varchar(35) NO

usu_contrasenia varchar(35) NO

usu_tipo int(1) YES

usu_fnacimiento date YES

usu_estado int(1) YES

usu_fcambioclave date YES

usu_fingreso date YES

usu_fcreacion date YES

Fac_id Int(2)

usu_fcaducidad date YES

Tabla tbl_documentos

NOMBRE TIPO NULL

doc_id int(3) NO auto_increment

ofi_id int(3) NO

dep_id int(11) NO

per_id int(11) NO

doc_fecha date NO

doc_remitente varchar(30) NO

doc_destinatario varchar(30) NO

doc_descripcion mediumtext NO

doc_tamanio int(10) unsigned NO

doc_tipo varchar(150) NO

doc_nombrearchivo varchar(255) YES

doc_estado int(1) YES

doc_fecharegistro date YES

doc_novedad varchar(25) YES

36

Tabla tbl_departamentos

NOMBRE TIPO

dep_id int(11) YES auto_increment

dep_nombre varchar(25) YES

fac_id int(2) YES

Tabla tbl_carreras

NOMBRE TIPO NULL

car_id int(2) NO auto_increment

car_nombres varchar(30) NO

fac_id int(2) YES

Tabla tbl_facultades

NOMBRE TIPO NULL

fac_id int(2) NO auto_increment

fac_nombres varchar(50) NO

Tabla tbl_periodos

NOMBRE TIPO NULL

per_id int(11) NO auto_increment

per_ciclo varchar(15) NO

car_id int(2) NO

Tabla tbl_oficios

NOMBRE TIPO NULL

ofi_id int(3) NO auto_increment

ofi_fecha date NO

per_id int(11) NO

Tabla tbl_tipodocumento

NOMBRE TIPO NULL

tip_id int(3) NO auto_increment

tip_nombre varchar(40) NO

tip_estado int(1) NO

37

CRONOGRAMA

ID

NOMBRE

FECHA

DE INICIO

FECHA DE FIN

DURACIÓN

RECURSO

1

CAPITULO 1 - EL PROBLEMA

29/06/16

15/07/16

16

Andy Espinoza – Mariuxi Rosales

Ubicación del problema en un contexto

29/06/16 30/06/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales

Situaciones, conflictos, nudos críticos


Causas y consecuencias del problema


Delimitaciones del problema


Formulación del problema


Evaluación del problema


Objetivos del problema


Alcance del problema


Justificación e importancia


2

CAPITULO 2 - ELMARCO TEORICO

18/07/16

19/08/16

32


Antecedentes del Estudio


Fundamentación Teórica


Fundamentación Legal 02/08/16 03/08/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales

Preguntas a Contestarse


Variables de Investigación


Definiciones Conceptuales


38

14

CAPITULO 3 - PROPUESTA TECNOLÓGICA

22/08/16

15/09/16

24


Análisis De Factibilidad


Factibilidad Operacional


Factibilidad Técnica 25/08/16 26/08/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales

Factibilidad Legal


Etapas De La Metodología Del Proyecto


Resultados / Requerimientos


Entregables Del Proyecto


Criterios De Validación De La Propuesta


Población Y Muestra 12/09/16 13/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales

Procedimientos De La Investigación


21

CAPITULO 4 - RESULTADOS CONCLUSINES Y RECOMENDACIONES

16/09/16

22/09/16

37


Cronograma 16/09/16 16/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales

Presupuesto 19/09/16 21/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales

Conclusiones 19/09/16 20/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales

Recomendaciones 20/09/16 21/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales

31

ANEXOS

23/09/16

30/09/16

7


Manual de usuario 23/09/16 26/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales

Manual técnico 27/09/16 28/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales

Anexos 29/09/16 30/09/16 Andy Espinoza – Mariuxi Rosales

Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez Fuente: Datos de la Investigacion

39

Anexo # 3

REUNIONES DE TRABAJO

40

ANEXO # 4

FOTOS DE LAS REUNIONES

41

NÓMINA DE COLABORADORES

N. NÓMINA FUNCIÓN 1 Ing Dennis Merchan. Coordinador del Área 2 Srta. Karla Maridueña. Asistente de Cómputo

3 Ing. Nicolas Ramirez. Asistente de Cómputo

42

Anexo # 5

43

ANEXO # 6

CARTA DE COMPROMISO

44

ANEXO# 7

OPCIONES DEL SISTEMA

45

46

ANEXO # 8

CARTA DE ACEPTACION

I


FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN SISTEMAS

COMPUTACIONALES

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN

Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL

DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN



PROYECTO DE TITULACIÓN

Previa a la obtención del Título de:

INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

AUTORES: Andy Javier Espinoza Guillén


TUTOR: Ing. Vicente Vizueta Logroño. MSc.

GUAYAQUIL – ECUADOR 2016

I

REPOSITARIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA

FICHA DE REGISTRO DE TESIS TITULO : DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN INFORMÁTICA DE LA CARRERA DE INGENIERÍA CIVIL AUTOR/ES: ANDY ESPINOZA GUILLÉN, MARIUXI ROSALES MARTÍNEZ

REVISORES:

INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD: FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS

CARRERA: INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

FECHA DE PUBLICACIÓN: N. DE PAGS:

ÁREAS TEMÁTICAS: DESARROLLO DE SOFTWARE

PALABRAS CLAVE: DIGITALIZACIÓN, OPENSOURCE, PHP, ALMACENAMIENTO.

RESUMEN: En la Facultad de Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil,

una de las áreas principales es Coordinación Informática, la misma que tiene como finalidad brindar el servicio de Soporte de Usuario y la administración de Documentos de la Facultad la misma que fue asignada por el Decanato, debido a la organización de documentos en las bodegas como en el propio lugar de trabajo. Razón por la cual nuestra propuesta informática se dirige a la digitalización y a la utilización de un entorno colaborativo informático que brindará la automatización de los procesos de digitalización mediante un aplicativo desarrollado en PHP, que va a permitir capturar documentos para luego ser almacenadas en una base de datos Msql los mismos que utilizando herramientas Windows server 2008R2 y Open Source con características de bajo costo de adquisición, innovación tecnológica, requisitos de hardware menores, independencia del proveedor brindara una mejor oportunidad al manejo de esta información. Con esto se ayudara a reducir la carga laboral a los docentes, directivo y en conjunto los participantes de la facultad, podrán estar seguros que la información se manejara en forma óptima y eficaz los cuales serán un marco de referencia para las otras facultades de la Universidad. Para el desarrollo se utilizara una metodología como Scrum la misma que permite el desarrollo de sistemas web a través de un entorno funcional colaborativo, flexible y adaptable al cambio basado entregas parciales y regulares del producto final. N. DE REGISTRO N. DE CLASIFICACIÓN:

DIRECCIÓN URL

ADJUNTO URL (tesis en la web):

ADJUNTO PDF: SI NO

CONTACTO CON AUTORES/ES: ANDY ESPINOZA GUILLÉN, MARIUXI ROSALES MARTÍNEZ

Teléfono: 0989282545 0994946542

E-mail: [email protected] [email protected]

CONTACTO EN LA INSTITUCION: Nombre: Secretaria

Teléfono: 04-2565297

II

APROBACION DEL TUTOR

En mi calidad de Tutor del trabajo de titulación, “DISEÑO E

IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN, ADMINISTRACION,

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE

COORDINACIÓN INFORMÁTICA DE LA CARRERA INGENIERÍA CIVIL“

elaborado por los Sres. Andy Espinoza Guillén y la Srta. Mariuxi Rosales

Martínez, Alumnos no titulados de la Carrera de Ingeniería en Sistemas

Computacionales, Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la

Universidad de Guayaquil, previo a la obtención del Título de Ingeniero en

Sistemas Computacionales, me permito declarar que luego de haber orientado,

estudiado y revisado, la Apruebo en todas sus partes.

Atentamente

Ing. Vicente Vizueta Logroño, MSc.

TUTOR

III

DEDICATORIA

Dedico este proyecto de tesis a Dios y a mi familia. A Dios porque ha estado

conmigo a cada paso que doy, cuidándome y dándome fortaleza para

continuar, a mi familia, quienes a lo largo de mi vida han velado por mi

bienestar y educación siendo mi apoyo en todo momento. Entregando su

entera confianza en cada reto que se me presentaba sin dudar ni un solo

momento de mi inteligencia y capacidad. Es por ello que soy lo que soy ahora.

Gracias de todo corazón.

ANDY JAVIER ESPINOZA GUILLEN

IV

DEDICATORIA

Dedico este proyecto de tesis a Dios y a mi Hija. A Dios porque ha estado

conmigo en cada paso que doy, cuidándome, brindándome fortaleza y

sabiduría para continuar día con día siendo mi guía en todo momento. A mi

pequeña hija mi razón de vida y por quien cada sacrificio vale la pena. Por

todos esos momentos compartidos juntas bendecidos por Jehová Dios a pesar

de las jornadas de trabajo para alcanzar una meta deseada.

MARIUXI VIVIANA ROSALES MARTINEZ

V

AGRADECIMIENTO

A Dios por mostrarme donde apoyarme para lograr la ejecución d esta meta y

mi familia por la ayuda incondicional, comprensión y consejos en todo

momento.

ANDY JAVIER ESPINOZA GUILLEN

VI

AGRADECIMIENTO

El proyecto significa la culminación de una meta deseada, agradezco a todas

aquellas personas que formaron parte de esta tesis a lo largo del camino,

apoyándome de una u otra forma con su gentil paciencia mil gracias. Son

muchas las personas especiales que me gustaría agradecer por su amor,

amistad, ánimo y compañía en las diferentes etapas de mi vida. En especial

esta que representa mucho para mí, por todo lo que me han brindado y por

todas sus bendiciones. Mil gracias.

MARIUXI VIVIANA ROSALES MARTINEZ

VII

TRIBUNAL PROYECTO DE TITULACIÓN

Ing.Eduardo Santos Baquerizo,MSc DECANO DE LA FACULTAD CIENCIAS MATEMATICAS Y

FISICAS

Ing.Roberto Crespo Mendoza Mgs DIRECTOR DE LA CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

Ing Jorge Zambrano Santana, MSc PROFESOR DEL ÁREA TRIBUNAL

Ing Tania Peralta Guaraca, MSc

PROFESOR DEL ÁREA TRIBUNAL

Ing. Vicente Vizueta Logroño, MSc. DIRECTOR DEL PROYECTO

DE TITULACION

Ab. Juan Chávez Atocha, Esp SECRETARIO

VIII

DECLARACIÓN EXPRESA

“La responsabilidad del contenido de este Proyecto de Titulación, me corresponden exclusivamente; y el patrimonio intelectual de la misma a la UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL”

Andy Javier Espinoza Guillén


IX

.

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN

Y ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL

DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN



Proyecto de Titulación que se presenta como requisito para optar por el título

de INGENIERO EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

Autores: Andy Espinoza Guillén

C.I.0923006530 Mariuxi Rosales Martínez C.I.0922680327

Tutor: Ing. Vicente Vizueta M. Sc.

Guayaquil, Septiembre de 2016

X

CERTIFICADO DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR

En mi calidad de Tutor del proyecto de titulación, nombrado por el Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.

CERTIFICO:

Que he analizado el Proyecto de Titulación presentado por los estudiantes el Sr. ANDY JAVIER ESPINOZA GUILLEN y la Srta. MARIUXI VIVIANA ROSALES MARTINEZ, como requisito previo para optar por el título de Ingeniero en Sistemas Computacionales cuyo problema es:

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN _______________________________________________________________

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE

_______________________________________________________________

COORDINACIÓN INFORMÁTICA DE LA CARRERA DE INGENIERÍA CIVIL _______________________________________________________________

Considero aprobado el trabajo en su totalidad.

Presentado por:

ESPINOZA GUILLEN ANDY JAVIER 0923006530 ROSALES MARTINEZ MARIUXI VIVIANA 0922680327

Tutor: Ing. Vicente Vizueta Logroño MSc.

Guayaquil, Septiembre de 2016

XI

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS

Autorización para Publicación de Proyecto de Titulación en

Formato Digital

1. Identificación del Proyecto de Titulación

Nombre Alumno: ANDY JAVIER ESPINOZA GUILLEN

Dirección: CDLA. LOS ESTEROS MZ 43ª V. 13

Teléfono: 0989282545 E-mail: [email protected]

Nombre Alumno: MARIUXI VIVIANA ROSALES MARTINEZ

Dirección: CDLA. LA ALBORADA MZ BE V. 17

Teléfono: 0994946542 E-mail: [email protected]

Facultad: CIENCIAS MATEMÁTICAS Y FÍSICAS

Carrera: INGENIERÍA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

Proyecto de titulación al que opta: INGENIERO EN SISTEMAS

COMPUTACIONALES Profesor tutor: ING. VICENTE VIZUETA LOGROÑO M. Sc

Título del Proyecto de titulación: DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO

DE DIGITALIZACIÓN, ADMINISTRACION, ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN INFORMÁTICA DE LA CARRERA INGENIERÍA CIVIL

Tema del Proyecto de Titulación: DIGITALIZACIÓN, OPENSOURCE, PHP,

ALMACENAMIENTO.

2. Autorización de Publicación de Versión Electrónica del Proyecto de Titulación A través de este medio autorizo a la Biblioteca de la Universidad de Guayaquil y a la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas a publicar la versión electrónica de este Proyecto de titulación. Publicación electrónica:

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XII

ÍNDICE GENERAL

CARTA DE ACEPTACIÓN DEL TUTOR II DEDICATORIA III-IV AGRADECIMIENTO V-VI ÍNDICE GENERAL XII ÍNDICE DE CUADROS XVI - XVII ÍNDICE DE GRÁFICOS XVII - XX RESUMEN XXI (ABSTRACT) XXII INTRODUCCIÓN 01

EL PROBLEMA................................................................................................ 4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................. 4 UBICACIÓN DEL PROBLEMA EN UN CONTEXTO ....................................... 4

UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN INFORMÁTI 5 DIFERENCIAS ENTRE UN ALMACÉN DE PAPEL Y UN ARCHIVO DE DOCUMENTOS ........................................................................................... 6

SITUACIÓN CONFLICTO NUDOS CRÍTICOS ................................................ 6 ORGANIGRAMA DE LA FACULTAD ........................................................... 7 ORGANIGRAMA DE LA CARRERA INGENIERÍA CIVIL ............................. 7 CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA ....................................... 8 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................... 8

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................. 9 EVALUACIÓN DEL PROBLEMA ..................................................................... 9 DELIMITADO: .................................................................................................. 9 OBJETIVOS ................................................................................................... 10 OBJETIVO GENERAL ................................................................................... 10 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................... 10 ALCANCES DEL PROBLEMA ....................................................................... 11 JUSTIFICACION E IMPORTANCIA .............................................................. 13

BODEGA DE ARCHIVOS .......................................................................... 14 METODOLOGÍA DEL PROYECTO ............................................................... 15 METODOLOGÍA DE DESARROLLO ............................................................. 15

MATRIZ DE COMUNICACIONES .............................................................. 17 INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 18 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA .................................................................... 18 IMPORTANCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL ........................................ 19 CRITERIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.............................................. 19

CRITERIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .......................................... 20 TABLA DE CONSERVACIÓN ........................................................................ 20 ARCHIVOS DE CONSERVACIÓN A CORTO PLAZO ................................... 21

CARPETAS DE CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO ............................ 21 CARPETAS DE CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO ............................ 22

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS .................................................... 24 BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN ......................................................... 25 TIPOS DE DIGITALIZACIÓN ......................................................................... 26 DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN ..................................................... 26 PROCESO DE DIGITALIZACIÓN .................................................................. 26 FORMATO DE ARCHIVOS............................................................................ 28 DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS .......................................................... 29 CALIDAD DE ESCANEADO .......................................................................... 29

CALIDAD DEL ESCANEADO .................................................................... 30

XIII

CANTIDAD DE MEMORIA RAM QUE OCUPAN ALGUNOS EJEMPLOS DE TÍPICOS ORIGINAL A DIFERENTES RESOLUCIONES Y COLORES .......................................................................................... 33

ESCANER ..................................................................................................... 33 EL CCD (CHARGE COUPLED DEVICE, DISPOSITIVO ACOPLADO POR CARGA ELÉCTRICA) ................................................................................ 34

CLASES DE ESCÁNER ................................................................................. 35 ESCÁNER DE RODILLO ........................................................................... 35 ESCÁNER PLANO CON ALIMENTADORA AUTOMÁTICO DE

ORIGINALES .................................................................................................... 36 RICOH AFICIO .................................................................................................. 36

PROPUESTA FUNCIONAL DEL SISTEMA DE DIGITALIZACION ................ 37 EJEMPLO DE OFICIO ............................................................................... 38

MICROSOFT WINDOWS .............................................................................. 38 HISTORIA ...................................................................................................... 39

VERSIONES DE WINDOWS ..................................................................... 40 WINDOWS SERVER 2008 ............................................................................ 41 CARACTERÍSTICAS ..................................................................................... 41

VERSIONES DE WINDOWS SERVER 2008 ............................................. 42 HERRAMIENTA DE DESARROLLO .............................................................. 43 OPEN SOURCE ............................................................................................ 43 RED INFORMÁTICA MUNDIAL (WWW)........................................................ 45 PHP (HYPERTEXT PRE-PROCESSOR) ....................................................... 45

MODELO DE TRABAJO DE PHP .............................................................. 46 FASES EN LA OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS ESTÁTICOS Y DINÁMICOS ............................................................................................... 49

DEFINICIÓN CSS EN ARCHIVO EXTERNO. ............................................... 51 MYSQL .......................................................................................................... 52 CARACTERÍSTICAS ..................................................................................... 53 AJAX .............................................................................................................. 54 XAMPP .......................................................................................................... 54 SCRUM ......................................................................................................... 54 ORIGEN DE SCRUM ..................................................................................... 54 ADOPCIONES DE SCRUM: TÉCNICA Y PRAGMÁTICA .............................. 55

ADOPCIONES DE SCRUM: TÉCNICA Y PRAGMÁTICA .......................... 56 INTRODUCCIÓN AL MODELO ..................................................................... 57 GESTIÓN DE LA EVOLUCIÓN DEL PROYECTO ......................................... 58 DESARROLLO INCREMENTAL .................................................................... 58 AUTOORGANIZACIÓN ................................................................................. 58 COLABORACIÓN .......................................................................................... 59

MARCO SCRUM TECNICO ....................................................................... 60 SCRUM TÉCNICO ......................................................................................... 61

INCREMENTO ITERATIVO / CONTINUO.................................................. 62 VENTAJAS .................................................................................................... 62 CONTROL DE LA EVOLUCIÓN DEL PROYECTO. ....................................... 62 VISIÓN GENERAL DEL PROCESO .............................................................. 63

CICLO DEL SPRINT .................................................................................. 64 LOS ELEMENTOS QUE CONFORMAN EL DESARROLLO SCRUM SON ... 64 LOS ROLES .................................................................................................. 65 FUNDAMENTACIÓN LEGAL ........................................................................ 67 PREGUNTAS CIENTÍFICAS A CONTESTARSE ........................................... 72 DEFINICIONES CONCEPTUALES................................................................ 73 GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................................. 74

CAPÍTULO III ..................................................................................................... 75 PROPUESTA TECNOLÓGICA .......................................................................... 75

XIV

ANÁLISIS DE FACTIBILIDAD ........................................................................ 75 FACTIBILIDAD OPERACIONAL .................................................................... 75 FACTIBILIDAD TÉCNICA .............................................................................. 76 FACTIBILIDAD LEGAL .................................................................................. 76 FACTIBILIDAD ECONÓMICA ........................................................................ 76

ETAPAS DE LA METODOLOGÍA DEL PROYECTO ............................... 78 DETALLE DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS EN CADA SPRINT DESARROLLADO EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO ........................ 78 RESULTADOS / REQUERIMIENTOS ........................................................ 79

CRITERIOS DE VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA ..................................... 82 JUICIO DE EXPERTOS ................................................................................. 82 PLAN DE PRUEBAS ..................................................................................... 99

PLAN DE PRUEBAS .................................................................................. 99 CRITERIO DE SATISFACCION ............................................................... 100 CRITERIO DE SATISFACCION ............................................................... 100 CUMPLIMIENTO DEL PROYECTO ......................................................... 101 CRITERIO DE ACEPTACIÓN .................................................................. 102

CONCLUSIONES ........................................................................................ 103 RECOMENDACIONES ................................................................................ 104

XV

ABREBIATURAS

UG Universidad de Guayaquil

HTML Lenguaje de Marca de salida de Hyper Texto

HTTP Protocolo de transferencia de Hyper Texto

ING Ingeniero

ISP Proveedor de Servicio de Internet

PHP Hypertext Pre-processor

RIA Rich Internet Applications

VPN Virtual Private Network

SDS Software-Defined Storage

CCD Charge Coupled Device - Calidad de escaneado

PPP Puntos por pulgada

MTRA. Maestra

MSC. Master

URL Localizador de Fuente Uniforme

WWW World wide web (red mundial)

IP Internet Protocol

S.O. Sistema Operativo

PMP Project Management Professional

LSI Licenciado en Sistemas de Información

URL Localizador de Fuente Uniforme

CDI Coordinacion Informatica

BMP Bitmap

GIF Graphics Interchange Format

JPG Joint Photographic Experts

TIF Tagged Image File

PNG Portable Network Graphics

PDF Portable Document Format

SCSI Small Computers System Interface

XVI

INDICE DE CUADROS

Pág.

CUADRO NO. 1

DIFERENCIAS ENTRE UN ALMACÉN DE PAPEL Y UN

ARCHIVO DE DOCUMENTOS 04

CUADRO NO. 2

CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA 06

CUADRO NO. 3

DELIMITACION DEL PROBLEMA 06

CUADRO NO. 4

MATRIZ DE COMUNICACIONES 12

CUADRO NO. 5

CRITERIOS DE LA GESTION AMBIENTAL 14

CUADRO NO. 6

BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACION 20

CUADRO NO. 7

CANTIDAD DE MEMORIA RAM QUE OCUPAN ALGUNOS EJEMPLOS

TÍPICOS DE ORIGINAL A DIFERENTES RESOLUCIONES Y COLORES 26

CUADRO NO. 8

DETALLE DE EGRESOS DEL PROYECTO 64

CUADRO NO. 9

RESULTADOS / REQUERIMIENTOS 66

CUADRO NO. 10

PLAN DE PRUEBAS 81

CUADRO NO. 11

CRITERIO DE ACEPTACIÓN 82

XVII

CUADRO NO. 12

CUMPLIMIENTO DEL PROYECTO 83

CUADRO N. 13

CRITERIO DE SATISFACCION 83

XVIII

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Pág. GRAFICO 1

UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN INFORMÁTICA 03

GRAFICO 2

ORGANIGRAMA DE LA FACULTAD 05

GRAFICO 3

ORGANIGRAMA DE LA CARRERA INGENIERÍA CIVIL 05

GRAFICO 4

BODEGA DE ARCHIVOS 10

GRAFICO 5

ARCHIVOS DE CONSERVACION A CORTO PLAZO 16

GRÁFICO 6

CARPETAS DE CONSERVACION A LARGO PLAZO 17

GRAFICO 7

DIGITALIZACION 18

GRAFICO 8

DIGITALIZACION DE LA FORMACION 20

GRAFICO 9

TIPOS DE ARCHIVOS 22

GRÁFICO 10

CALIDAD DEL ESCANEADO 24

GRÁFICO 11

LA COMPRESION 26

XIX

GRÁFICO 12

EL CCD (CHARGE COUPLED DEVICE, DISPOSITIVO ACOPLADO

POR CARGA ELÉCTRICA) 27

GRÁFICO 13

ESCÁNER DE RODILLO 29

GRÁFICO 14

ESCÁNER PLANO CON ALIMENTADORA AUTOMÁTICO DE ORIGINALES 29

GRAFICO 15

RICOH AFICIO 30

GRÁFICO 16

PROPUESTA FUNCIONAL DE SISEMA DE DIGITALIZACION 31

GRÁFICO 17

EJEMPLO DE OFICIO 34

GRAFICO 18

VERSIONES DE WINDOWS 48

GRAFICO 19

VERSIONES DE WINDOWS SERVER 2008 36

GRAFICO 20

MODELO DE TRABAJO DE PHP 40

GRAFICO 21

HISTORIA DE PHP 41

GRÁFICO 22

FASES EN LA OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS ESTÁTICOS Y DINÁMICOS 42

GRÁFICO 23

ADOPCIONES DE SCRUM: TÉCNICA Y PRAGMÁTICA 47

XX

GRÁFICO 24

MARCO SCRUM TECNICO 50

GRÁFICO 25

INCREMENTO ITERATIVO / CONTINUO 52

GRAFICO 26

CICLO DEL SPRINT 54

GRÁFICO 27

DETALLE DE LOS OBJETIVOS PLANTEADOS EN CADA SPRINT

DESARROLLADO EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 65

GRÁFICO 28


DESARROLLADO EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 79

XXI


FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL MÓDULO DE DIGITALIZACIÓN Y

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE

COORDINACIÓN INFORMÁTICA DE LA CARRERA DE INGENIERÍA CIVIL

Resumen

En la Facultad de Matemáticas y Fisicas de la Universidad de Guayaquil, una de las áreas

principales es Coordinación Informática, la misma que tiene como finalidad brindar el servicio

de Soporte de Usuario y la administración de Documentos de la Facultad la misma que fue

asignada por el Decanato, debido a la desorganización de documentos en las bodegas como

en el propio lugar de trabajo nuestra propuesta informática se dirige a la digitalización y a la

utilización de un entorno colaborativo informático que brindara la automatización de los

procesos de digitalización mediante un aplicativo desarrollado en PHP, que va a permitir

capturar documentos para ser luego ser almacenadas en una base de datos Msql los mismos

que utilizando herramientas licencias Windows server 2008R2 y Open Source con

características como bajo costo de adquisición, innovación tecnológica, requisitos de hardware

menores, independencia del proveedor brindara una mejor oportunidad al manejo de esta

información. Con esto se ayudara a reducir la carga laboral a los docentes, directivo y en

conjunto los participantes de la facultad, podrán estar seguros que la información se manejara

en forma óptima y eficaz los cuales serán un marco de referencia para las otras facultades de

la Universidad. Para el desarrollo se utilizara una metodología como Scrum la misma que

permite el desarrollo de sistemas web a través de un entorno funcional colaborativo, flexible y

adaptable al cambio basado entregas parciales y regulares del producto final.

Autores: Andy Javier Espinoza Guillén Mariuxi Viviana Rosales Martínez Tutor: Ing. Vicente Vizueta Logroño. Msc

DIGITALIZACIÓN - OPENSOURCE - PHP - ALMACENAMIENTO

XXII

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS MATEMATICAS Y FISICAS

CARRERA DE INGENIERIA EN SISTEMAS COMPUTACIONALES

DESIGN AND IMPLEMENTATION MODULE DIGITALIZACION AND

ADMINISTRATION OF DOCUMENTS FOR THE DEPARTMENT OF COORDINATION

RACE INFORMATION CIVIL ENGINEERING

Abstract At the University of Guayaquil in the Faculty of Mathematics and Physics, one of the main areas

is IT Coordination, the same which aims to provide the service user support and management

of Documents Faculty the same that was assigned by the deanery, based on this latter activity

itself, has become chaotic as due to disorganization of documents both in the cellars and in the

workplace itself. Reason why our IT proposal addresses the digitization and use of a computer

collaborative environment that would provide the automation of the digitization process using an

application developed in PHP that will allow capture documents to be then be stored in a

database Msql data using the same Windows server 2008R2 licensing tools and Open Source

with features such as low cost of ownership, technological innovation, lower hardware

requirements, vendor independence would provide a better opportunity to manage this

information. With this it will help reduce the workload of teachers, management and together the

participants of the faculty, they can be assured that the information will be handled in an optimal

and efficient manner which will be a framework for the other faculties of the University. To

develop it will be used a methodology Scrum the same that allows the development of web

systems through of a collaborative, flexible and adaptable to change based functional

environment and regular partial delivery of the final product.

Author: Andy Javier Espinoza Guillén Mariuxi Viviana Rosales Martínez Tutor: Ing.Vicente Vizueta Logroño

DIGITALIZACION - OPENSOURCE - PHP - STORAGE

1

INTRODUCCIÓN

En la Facultad de Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil, una de

las áreas principales es Coordinación Informática que está conformado por el

Coordinador, asistente de cómputo y un técnico, la misma que tiene como

finalidad brindar el servicio de Soporte de Usuario a los distintos departamentos

y la administración de documentos de la Facultad la misma que fue asignada por

el Decanato, la cual les resta tiempo, capacidad respuesta operativa, eficiencia

siendo una tarea sumamente agotadora para su buen manejo y administración

dentro de las mismas y tienen la necesidad de almacenar, procesar los

documentos de una manera rápida y confiable, sin descuidar los procesos dentro

de la institución hace que la digitalización sea cada vez más importante.

Por este motivo, una gestión de documentos potencia todas las áreas de una

institución para utilizar más eficazmente la información basada en documentos, a

la vez que permite una mejor localización y recuperación de los mismos al

momento de ser solicitados.

Cuando hablamos de gestión documental también nos referimos a los beneficios

que esta nos ofrece:

Permite establecer un espacio que es compartido entre la institución y los

usuarios.

Incrementa considerablemente el valor informativo en la institución.

Evita que se dupliquen las tareas de búsqueda de documentos en el

departamento.

También incrementa la calidad de servicio y la productividad del personal

dentro de la institución.

Basado en estas últimas actividades las cuales se han vuelto caóticas, ya que

debido a la desorganización de los documentos, tanto en las bodegas como en

el propio lugar de trabajo, razón por la cual nuestra propuesta informática se

2

dirige a la digitalización y a la utilización de un entorno colaborativo informático

que brindara la automatización del proceso de digitalización mediante un

aplicativo desarrollado en PHP, que va a permitir capturar documentos fisicos

para ser luego ser almacenadas en una base de datos Msql los mismos que

utilizando herramientas licencias Windows server 2008R2 y Open Source con

características como bajo costo de adquisición, innovación tecnológica,

requisitos de hardware menores, independencia del proveedor brindara una

mejor oportunidad al manejo de esta información.

Esto sin duda marcará una pauta en las actividades de la institución y se

obtendrá un mayor nivel como organización ya que ayudara a reducir la carga

laboral a los docentes, directivo y en conjunto los participantes de la facultad,

podrán estar seguros que la información se manejara en forma óptima y eficaz

los cuales serán un marco de referencia para las otras facultades de la

Universidad. Para el desarrollo se utilizara una metodología como Scrum como

marco de trabajo la misma que permite el desarrollo de sistemas web a través de

un entorno funcional colaborativo, flexible y adaptable al cambio.

Cabe mencionar que el producto satisface la necesidad que presenta el

Departamento de Coordinación Informática de la Carrera Ingeniería Civil de la

Universidad de Guayaquil.

La tesis se divide en cuatro capítulos. Los cuales están estructurados de la

siguiente manera:

En el CAPÍTULO I – EL PROBLEMA, se enfoca en identificar, definir,

descomponer el problema. Además de indicar sus casusas, consecuencias,

delimitaciones geográficas, objetivos, evaluación y justificación del tema a tratar

y desarrollar.

En el CAPÍTULO II – EL MARCO TEÓRICO, se enfoca en describir los

antecedentes, conceptos básicos sobre la digitalización de documentos, la

fundamentación legal, las preguntas a contestarse que se generaron de acuerdo

3

a la problemática presentada, la definición de variables y las definiciones

conceptuales de términos poco conocidos en éste capítulo.

En el CAPÍTULO III – PROPUESTA TECNOLÓGICA, se enfoca en describir la

modalidad y el diseño en el cual se ajusta la propuesta. También se explican las

técnicas empleadas, tales como la elaboración de entrevistas para la recolección

de información y los procedimientos para el respectivo análisis de las respuestas

obtenidas.

En el CAPÍTULO IV – CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Consiste en medir y

decidir si la calidad y el rendimiento de un producto o servicio es aceptable o no.,

describir el cronograma de cada una de las actividades necesarias para el

desarrollo del proyecto, el presupuesto estimado con relación a los

requerimientos presentados y en describir de forma breve y general un análisis

del proyecto y una serie de recomendaciones sobre el mismo.

4

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Debido a la falta de un lugar adecuado y específico para guardar, conservar y

administrar los documentos importantes del Departamento de Coordinación

Informática, como los registros de estudiantes, informes, resoluciones, oficios,

trámites legales, se ha generado la necesidad de desarrollar una aplicación web

que brinde disponibilidad y seguridad permitiéndonos reducir costos de

operación, tiempos de traslados innecesarios, alergias, hongos y así incrementar

la eficiencia de sus procesos operativos para así tener un espacio adecuado

para conservar lo elementos.

Ubicación del Problema en un Contexto

Ciudadela Universitaria Salvador Allende, Malecón del Salado (entre Av.

Fortunato Safadi y Av. Kennedy) – Universidad de Guayaquil

5

GRÁFICO 1

UBICACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COORDINACIÓN INFORMÁTICA

Elaboración: Google Maps

Fuente: Google Maps

Actualmente, en la Carrera de Ingeniería Civil de la Universidad de Guayaquil se

encuentra gran cantidad de información importante como documentación de

estudiantes, docentes y personal administrativo encontrándonos con la

necesidad de tener un proceso óptimo de almacenamiento, administración y

correcta utilización de la misma, debido al progreso en el aumento de la

información se necesita espacios adecuados para depositar dicha

documentación, lo que genera desgaste de espacios físicos que pueden ser

utilizados para otros fines.

Adicionalmente, al momento de almacenar y manipular los papeles puede crear

gastos innecesarios para la carrera tales como compra de equipo mobiliario,

alquiler de bodegas especiales para salvaguardar la documentación del deterioro

con el pasar el tiempo, y hasta en algunos casos la contratación de personal que

se encargue de administrar la misma.

6

CUADRO 1

DIFERENCIAS ENTRE UN ALMACÉN DE PAPEL Y UN ARCHIVO DE

DOCUMENTOS

Elaboración: Andy Espinoza Guillén y Mariuxi Rosales Martínez

Fuente: http://www.ua.es/es/bibliotecas/archivo_generaln/index.html

Situación Conflicto Nudos Críticos

En todas las facultades de la Universidad de Guayaquil aumenta de manera

considerable el manejo de los documentos en papel, necesitando espacio físico

para ser almacenados y cada vez son más los documentos guardados en

bodegas que no presentan los medios idóneos de almacenaje, haciendo su

búsqueda y correcta custodia muy difíciles. Este es un factor clave en los

organismos públicos Ecuatorianos, los cuales debido a la Ley 81 Ley Orgánica

De Transparencia y acceso a la Información Pública están obligados a

publicarlos y vemos la necesidad de reducir el tiempo de búsqueda para así

proporcionar mejor servicio al usuario, riesgo, perdida de la información.

Dichos documentos son de vital importancia para su actividad diaria, ya que son

un soporte físico de las actividades, notificaciones que se realizan en el

Departamento de Coordinación Informática de la Carrera Ingeniería Civil.

http://www.ua.es/es/bibliotecas/archivo_generaln/index.html

7

GRAFICO 2

ORGANIGRAMA DE LA FACULTAD

Elaboración: Facultad de Matemáticas y Físicas

Fuente: Facultad de Matemáticas y Físicas

GRAFICO 3

ORGANIGRAMA DE LA CARRERA INGENIERÍA CIVIL

Elaboración: Facultad de Matemáticas y Físicas

Fuente: Facultad de Matemáticas y Físicas

8

CUADRO N. 2

CAUSAS Y CONSECUENCIAS DEL PROBLEMA

CAUSAS

CONSECUENCIAS

Aumento del volumen de

documentos físicos en el transcurso

del tiempo

Deterioro, desgaste, perdida de la

documentación

Espacio reducido para guardar la

información

Falta de organización de los documentos

de la institución

Concurrencia de acceder a los

mismos documentos a la vez por

diferentes empleados de la

institución

Demora en la entrega de resultados

solicitados por depender de otros

departamentos o de personal que

administra

Manipulación inadecuada del uso de

la información.

Extravió, pérdida y desorden de los

documentos.


Fuente: Andy Espinoza Guillén y Mariuxi Rosales Martínez

CUADRO N.3

DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

Campo: Administración

Área: Digitalización de documentos

Aspecto: Desarrollo de Sistemas

Tema: Diseño e implementación del módulo de digitalización,

administración, almacenamiento de documentos para el

departamento de coordinación informática de la carrera ingeniería

civil

Geografía: Ciudadela Universitaria Salvador Allende, Malecón del Salado

(entre Av. Fortunato Safadi y Av. Kennedy) – Universidad de

Guayaquil

Espacio: 2016-2017



9

Formulación del Problema

¿Qué beneficio se logra con la Digitalización de documentos que le permita la

automatización del almacenaje, búsqueda de papeles en el área de

Coordinación Informática de la Carrera de Ingeniería Civil la cual reposa en

archivadores?

Evaluación del Problema

Delimitado: En el presente, el Departamento de Coordinación Informática de la

Carrera Ingeniería Civil de la Universidad de Guayaquil no posee una

herramienta informática que permitan almacenar y registrar la documentación del

área.

Evidente: Se observó que no hay mucho un espacio físico para almacenar todos

los documentos que ingresan frecuentemente al Departamento de Coordinación.

Relevante: Es un problema en el Departamento de Coordinación al momento de

realizar una búsqueda manual de los documentos, por este motivo se desea

implementar este módulo para realizar las actividades de búsqueda de una

manera eficiente y eficaz. Adicionalmente, se desea reducir el riesgo de deterioro

y pérdida parcial o total de la información de los documentos que son solicitados.

Original: El área de Coordinación Informática no cuenta con una herramienta

informática amigable y fácil de usar que permita almacenar toda la

documentación de los estudiantes y personal administrativo de manera digital.

Factible: La solución al almacenamiento de la documentación, se la hará a

través de un módulo de Digitalización de documentos, usando tecnologías Open

Source: Xaamp, Php, MySQL Workbench 6.3 CE; Licenciadas: Windows Server

2008R2 y la aprobación del Coordinador del Área Informática para acceder a la

documentación que se va a digitalizar.

10

Variables: El Diseño e Implementación de un módulo de Digitalización de

Documentos que permita reducir el espacio utilizado para los documentos y

administración de los mismos del Departamento de Coordinación de la Carrera

de Ingeniería Civil de la Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Implementar un aplicativo web de Digitalización de Documentos con una

infraestructura funcional, tecnológica que permita optimizar los procesos de

almacenamiento, administración de documentos del área de Coordinación

Informática Carrera Ingeniería Civil de la Universidad de Guayaquil.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Analizar y configurar el entorno de un servidor de archivos en Windows

Server 2008 R2.

Elaborar el modelo relacional de la Base de Datos.

Recopilar información clara y precisa a través de una encuesta sobre los

procedimientos que actualmente utiliza el personal área de Coordinación

Informática.

Establecer que documentos son factibles para el proceso de

digitalización.

Utilizar herramientas de código abierto (Open Source) para acortar costos

en la elaboración del proyecto.

Mantener informados al Departamento de Coordinacion Informatica de la

Carrera Ingeniería Civil cuando el oficio haya sido tramitado.

Implementación del Sistema de Digitalización.

11

ALCANCES DEL PROBLEMA

La propuesta para el Departamento de Coordinación Informática de la Carrera

Ingeniería Civil es Desarrollar un Sistema de digitalización, administración,

almacenamiento de documentos que se implementará en el equipo definido por

el Coordinador del área.

Se ha considerado dividir su creación en 2 fases:

La primera se refiere al análisis de requerimientos.

La segunda fase se refiere al diseño, desarrollo e implementación del Sistema de

Digitalización de Datos del cual se pretende cubrir los aspectos como la gestión,

usabilidad de documentos, los cuales serán organizados de acuerdo a la

metodología SCRUM.

En la configuración de componentes:

Configurar un servidor de almacenamiento datos en Windows Server

2008 R2 el cual se encuentra en el Departamento de Coordinación

Informática de la Carrera Ingeniería Civil.

Facilitar el trabajo que actualmente realiza el personal del Departamento

de Coordinación Informática ofreciendo una mejor opción para ahorrar

espacio, tiempo y dinero.

Automatizar los procesos de la administración de documentación de los

estudiantes, informes, resoluciones comunicados que reposan en los

archivadores.

Implementar un portal web de digitalización, almacenamiento y

administración de documentos tomando como referencia el números de

oficios se desarrollara con las herramientas PHP y Dreamweaver con

una base de datos MySQL Workbench 6.3 CE.

Elaborar un manual de usuario que servirá de apoyo al personal del

Departamento de Coordinación Informática.

12

El sistema será implementará en El Departamento de Coordinacion

Informatica de la Carrera de Ingeniería Civil.

Se implementara dos tipos de roles: Adminstrador, Secretaria.

El proyecto complemplara un menú de cinco opciones para el

administrador:

Menu Administrador:

Inicio: - Misión y Visión.

Usuario: - Nuevo.

- Cambio de contraseña.

- Eliminación

- Edición de Permisos.

Registro: - Redactar un Nuevo Oficio.

- Nuevo Oficio.

- Novedades al Oficio.

- Estado del Oficio.

- Periodo de Clases.

- Tipo de Documento.

- Nuevo Documento.

Consultas: - Numero de Oficio.

- Novedades de Oficio.

- Contenido.

- Documentos.

- Usuarios Registrados.

Historial: - Periodos.

- Por Fechas.

- Por Estados.

Información - Telefonos.

13

Menu Secretaria:

Inicio: - Misión y Visión.

Usuario: - Cambio de contraseña.

Registro: - Estado del Oficio.

Consultas: - Numero de Oficio.

- Contenido.

Historial: - Periodos.

- Por Fechas.

- Por Estados.

Información - Telefonos.

( Anexo #7 )

JUSTIFICACION E IMPORTANCIA

La propuesta de este documento de tesis es ofrecer una herramienta informática

que sea accesible, fácil de usar y administrable, ya que los documentos físicos

como los oficios que son susceptibles a daños, cortes, pérdida parcial o total de

los documentos. Adicionalmente se requiere facilitar el trabajo de búsqueda que

cumple el personal del Departamento de Coordinación Informática.

El aporte de esta propuesta es optimizar el funcionamiento de los archivos del

área de Coordinación Informática, a través de un scanner donde se pueda

digitalizar toda la documentación para así ofrecer un mejor tratamiento de los

documentos y ser almacenada en una base de datos; de manera que se pueda

14

recuperar la información y ser difundida al mayor número de personal

administrativo.

Una vez digitalizada la imagen en formato PDF para evitar su manipulación, se

guardara en un directorio temporal y por medio del aplicativo web administrara,

indexara, guardara en una base de datos toda la información recopilada.

Para llevar a cabo dicho proyecto se necesitara una base de Datos de gran

crecimiento, ya que en el Departamento de Coordinación de la Carrera

Ingeniería Civil generan un promedio de 1600 documentos al año solo en

procesos de matriculación, inventarios, reportes de laboratorios, auditorias,

contratos, listado de docentes, además debemos tener presente que ofrecen el

Servicio de Soporte de Usuarios a la Facultad.

GRAFICO 4

BODEGA DE ARCHIVOS

Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez

Fuente: Bodega de documentos Coordinación Informática

El uso de esta aplicación web para la obtención de información acorta distancias,

tiempo, marca un antes y después en la toma de decisiones, corrección de

errores, auditorias, acreditaciones. Propone nuevas alternativas en la

15

administración, permite fortalecer debilidades antes no consideradas, promover

el uso de la tecnología, la facilidad con que se obtendrá un documento es muy

relevante ya que de ello dependen decisiones para el beneficio de la sociedad

universitaria, pues es la sociedad quien demanda esta necesidad.

Cabe mencionar, que no es un alcance del proyecto implantar nuevas

tecnologías ni nuevas formas para la digitalización de documentos, sino que

buscará ajustarse a las tecnologías que actualmente existen.

METODOLOGÍA DEL PROYECTO

Metodología de Desarrollo

Para este proyecto se aplicará la metodología Scrum ya que la presente

propuesta consiste en desarrollar una aplicación web para efectos de prueba de

la aplicación desarrollada levantada en un computador proporcionado por el

Coordinador Informático, dicho departamento brinda el servicio de Soporte de

Usuario al edificio principal de la Facultad de Matemáticas y Físicas, para ello el

personal que labora actualmente no tiene una aplicación web para la gestión de

documentos.

La creciente demanda de los servicios prestados por el mismo y la necesidad de

ajustarse a los requerimientos existentes, hace que dicho Departamento

Informática decida auspiciar el presente proyecto, con la finalidad de obtener una

herramienta informática que le permita gestionar de manera fácil, ágil y eficiente

el proceso de gestión de documentos.

Para cumplir las necesidades mencionadas, se plantea la utilización de SCRUM

como metodología ágil de desarrollo de software, aplicado a la implantación de

un sistema informático de digitalización y administración de documentos para el

Departamento De Coordinación Informática De La Carrera De Ingeniería Civil.

18

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

ANTECEDENTES DEL ESTUDIO

INTRODUCCIÓN

En los entornos de trabajo un porcentaje muy importante de la información que

se maneja se hace a través de documentos.

La implantación Masiva de herramientas de producción electrónica de

documentos le da un nuevo enfoque a la Gestión Documental, por este motivo

las organizaciones deben permitir la agilización del trabajo cotidiano, la

accesibilidad, búsqueda y consulta de la información.

Por este motivo, nació la herramienta de la Digitalización de los Documentos con

el objetivo de preservar la memoria física del documento, para ser consultado a

la mayor brevedad posible.

FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

DOCUMENTO

GESTIÓN DOCUMENTAL

“La gestión documental es un conjunto de actividades que permiten coordinar y

controlarlos aspectos relacionados con la creación, recepción, organización,

almacenaje, preservación, acceso y difusión de la documentación. En este libro

se plantean los conceptos básicos para que la persona responsable de la

19

documentación de una organización entienda y pueda aplicar un proyecto de

gestión documental. Se aportan las habilidades, recursos y técnicas necesarias

para diseñar y desarrollar un sistema de gestión documental en una

organización.” (Russo, 2009).

IMPORTANCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL

Contar con un buen sistema de gestion de documentos que nos permita

almacenar, administrar y buscar informacion, es vital para el desarrollo de

cualquier institucion sin importar el tamaño ya que son un recurso y un activo

institucional.

En el pasado se utilizaba el papel como medio para mantener un orden en la

información de los pueblos y las entidades, con el paso de los años esto se fue

transformado hasta llagar a las conocidas redes de comunicación.

La Gestión documental se ha transformado en una herramienta indispensable

para las entidades ya que permite almacenar, administrar y recuperar

información de manera oportuna y eficaz, más aun si cuenta con un sistema

automatizado.

CRITERIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

“La gestión documental puede abarcar muchos grados de complejidad,

dependiendo de la cantidad de documentación que haya, y el grado de eficiencia

con el que se quiera gestionar. No obstante, existen unos aspectos básicos, o

unos criterios que hay que tener en cuenta para gestionar documentos, y cuando

se implanta un sistema de gestión documental.” (González Ramírez, 2013).

20

CUADRO N. 5

CRITERIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

CRITERIOS

Localización Donde se almacenaran los documentos y como se

accederían a ellos.

Clasificación Cómo se organizarán. Qué métodos se usarán para guardarlos de manera que luego sean fácilmente recuperables. Los sistemas de gestión documental se sirven de bases de datos.

Recuperación Cómo se encuentran los documentos. Existencia de algún tipo de buscador. Relacionado con la clasificación

Seguridad Políticas de seguridad que definan cómo proteger los documentos de personal no autorizado, y los distintos niveles de autorización.

Recuperación de

desastres

Políticas de protección contra desastres, y recuperación de la información en caso de que estos sucedan.

Custodia Qué documentos conservar y durante cuánto tiempo. Qué documentos se pueden eliminar.


Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Gestión_documental

“En su libro titulado La Gestión de documentos en las organizaciones. Madrid:

Ediciones Pirámide; La gestión documental se encarga de controlar de manera

eficiente y sistemática la producción, reunión, organización, acceso, disposición

y destino final de los documentos que han sido producto de las funciones de un

organización.” (Cruz Mundet, 2006)

Tabla de conservación

Archivos de conservación a corto plazo

“Los siguientes archivos tienen un plazo de conservación de 2 a 5 años,

contado a partir de la fecha del último documento de la carpeta, del fin del

bienio (programa regular) o del fin del proyecto (fondo

extrapresupuestario). Estas carpetas no se transfieren al archivo sino que

se eliminan por la unidad correspondiente tras consultarlo con la Unidad

de Archivo. Los plazos de conservación se aplican tanto a los

21

documentos en papel como a los documentos electrónicos, en la Sede,

en las oficinas fuera de la Sede, en los institutos y en los centros.”

(Unidas, 2008)

GRAFICO 5

ARCHIVOS DE CONSERVACIÓN A CORTO PLAZO

Elaboración: http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf

Fuente: http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf

Carpetas de conservación a largo plazo

“Los siguientes documentos tienen un plazo de conservación de al menos

10 años, contados a partir de la fecha del último documento de la carpeta,

22

del fin del bienio (programa regular) o del fin del proyecto (fondo

extrapresupuestario). Estos documentos son transferidos al archivo. En la

Sede esta transferencia la gestiona la Unidad de Archivo, en las oficinas

fuera de la Sede, institutos y centros, lo hace una persona o un servicio

designado para ello. Los plazos de conservación se aplican a los

documentos en papel y a los documentos electrónicos.” (UNESCO, 2008)

GRAFICO 6

CARPETAS DE CONSERVACIÓN A LARGO PLAZO

Elaboración: http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf

Fuente: http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf

23

DIGITALIZACIÓN

La digitalización es la representación de un documento en papel a una imagen

por un conjunto de muestras o puntos, cuyo resultado se denomina imagen

digital. En la actualidad los libros impresos están siendo digitalizados mediante

nuevas tecnologías de reconocimiento de OCR, utilizados en bibliotecas.

“El sueño de la oficina sin papeles aún no se ha hecho realidad. Más bien parece

que se produce lo contrario; cuanto más aumentan los contenidos en soporte

electrónico, más crece el volumen de documentos en papel. En consecuencia,

además de la necesidad de gestionar los documentos, las organizaciones se

encuentran con que deben solucionar el crecimiento exponencial de los

papeles…” (Guerrero Morgan & Trujillo Coloma, 2011).

GRAFICO 7

DIGITALIZACION

Elaboración: https://es.wikipedia.org/wiki/Digitalizaci%C3%B3n_de_Documentos

Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/Digitalizaci%C3%B3n_de_Documentos

24

GRAFICO 8

CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS


Fuente: Técnicas de archivo y documentación en la empresa (Parera Pascual, 2012)

Conceptos básicos

a) Imagen digital

La diferencia entre una reproducción fotográfica ordinaria (analógica) y

una reproducción fotográfica (digital) es que la primera obtiene la imagen

sobre una película fotográfica, mientras que la digital captura una imagen

en un formato binario y fabrica su representación mediante una cadena

de bits. Esta cadena de bits, interpretada por un ordenador, presenta una

reproducción de la imagen en pantalla.

Las imágenes digitales se pueden obtener de varias formas:

o Por la conversión de análogo a digital, como son los escáneres y

las cámaras digitales.

o Mediante programas informáticos.

Ahora explicaremos el proceso de digitalizar una imagen, una vez

obtenida la imagen por un dispositivo de escaneo es dividida en una

25

matrices de punto en una cuadricula y cada uno de estos puntos recibe el

nombre de pixeles que tiene un valor binario de 0 o 1. Luego esta cadena

de bits es enviada a un ordenador donde la imagen queda almacenada

en un formato digital (código binario). A cada píxel se le asigna un valor

tonal (negro, blanco, gris, color) que está representado por un código

binario (ceros y unos). La resolución de la imagen viene dada por la

cantidad de pixeles que tiene cada imagen, cuanto mayor sea el número

de pixeles el tamaño de la imagen sea mayor.

“Las resoluciones de escaneado más frecuentemente en documentos de

blanco y negro son 100, 200, 300 puntos por pulgada. En la digitalización

de imágenes color de alta calidad, son típicas resoluciones de 1.200 a

2.400 puntos por pulgada.” (Archivos de Castilla y Leon, 2011)

CUADRO N. 6

BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN

BENEFICIOS

Localización efectiva de documentos.

Disminución en Gastos de almacenamiento.

Múltiples copias y archivos de documentos.

Depuración de documentos.

Se elimina la humedad, polvo y deterioro por mal manejo de documentos.

Confusión y pérdida de información

Elaboración: Andy Espinoza Guillen – Mariuxi Rosales Martínez Fuente:

http://repository.ean.edu.co/bitstream/handle/10882/2651/AguilarJose2012.pdf?sequence=2

26

TIPOS DE DIGITALIZACIÓN

GRAFICO 8

DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Elaboración: http://blogarquitecturainformacion.blogspot.com/

Fuente: http://blogarquitecturainformacion.blogspot.com/

Retrospectiva.- “Su objetivo es garantizar la conservación y facilitar la difusión

en línea de los documentos de un fondo de archivo, sin tener que eliminar los

documentos Originales.

Sistemática.- Este tipo de Digitalización genera una copia del uso interno del

documento que se recibe y esta se pude convertir en una copia autentica y

sustituir el original mediante un sello o firma del responsable. Este tipo de

Digitalización se usa en las organizaciones que tiene el Sistema de Gestión de

Documentos Electrónicos.” (Solis , 2012)

PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

“El proceso de digitalización consiste en: “(…) la operación de transformar algo

analógico (algo físico, real, de precisión infinita) en algo digital (un conjunto finito

y de precisión determinada de unidades lógicas denominadas bits). (…) se trata

27

de coger una imagen (fotografía, dibujo o texto) y convertirla a un formato que

podamos almacenar y modificar con el ordenador” (Velez y otros, 2010).

PROCESOS FUNDAMENTALES PARA EL PROCESO DE DIGITALIZACIÓN

Todo proceso de digitalización debe contemplar estos aspectos fundamentales.

Los procesos: preparación de Documentos, Proceso de escaneo,

indización de documentos

Preparación de documentos: eliminar sobre, extraer documentos de

carpetas, eliminar grapas o clip, clasificar por tipología documental.

Asimismo, en un programa de digitalización se deben cubrir tres fases diferentes

pero estrechamente ligadas entre sí:

1. “Fase archivística: Preparación y conducción de la digitalización de

documentos según las reglas archivísticas.

2. Fase tecnológica: Identificación y aplicación de un cierto número de

reglas directamente ligadas a la tecnología de la digitalización.

3. Fase legal: Cumplimiento de las prescripciones legales para garantizar

el valor de prueba de los documentos digitalizados.” (Bermúdez Muñoz ,

2013)

Obtención de imágenes: Una vez realizado los pasos anteriores se procederá a

la digitalización de los documentos, mediante escáneres, que según las

necesidades del trabajo serán de:

Alta producción.

A0, planos.

Verticales para documentos encuadernados en libros.

Doble cara, color.

28

FORMATO DE ARCHIVOS

Las imágenes digitales se pueden guardar en distintos formatos. Cada uno se

corresponde con una extensión específica. Entre los más utilizados en la

actualidad son: BMP, GIF, JPG, TIF, PNG y PDF.

GRÁFICO 9

TIPOS DE ARCHIVOS



BMP (Bitmap)

Es muy utilizado y fue desarrollado para aplicaciones Windows, soporta paletas

de colores de 8 a 24 bits.

La imagen se forma mediante una parrilla de píxeles, no sufre pérdidas de

calidad y el archivo tiene un tamaño muy grande.

GIF (Graphics Interchange Format)

Ha sido diseñado específicamente para comprimir imágenes digitales.

Reduce la paleta de colores a 256 colores como máximo.

Es un formato muy utilizado para publicar dibujos en la web.

JPG-JPEG (Joint Photographic Experts)

Admite una paleta de hasta 16 millones de colores.

29

Es el formato más común para publicar imágenes en la web.

Todas las cámaras digitales almacenar directamente las imágenes en formato

JPEG con máxima calidad y sin compresión.

TIF-TIFF (Tagged Image File)

Almacena imágenes de una calidad excelente.

Utiliza cualquier profundidad de color de 1 a 32 bits.

Tamaño de archivos muy grandes.

PNG (Portable Network Graphic)

Admite una paleta entre 1 y 48 bits.

Tiene una tasa de compresión sin perdida (-10%)

Admite la posibilidad de emplear un número de colores superior a los 256 que

impone el GIF.

PDF (Portable Document Format)

El formato de documento portátil (PDF) se utiliza para presentar e intercambiar

documentos de forma fiable, independiente del sistema operativo o el hardware

inventado por Adobe System. Es un estándar abierto y oficial reconocido por la

Organización Internacional para la Estandarización (ISO). Los documentos PDF

pueden contener vínculos, botones, campos de formulario.

DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

Aspectos Técnicos

El proceso técnico de digitalización respetará, en cuanto a requisitos técnicos de

captura, conversión de los ficheros maestros y configuración de los ficheros de

consulta.

Calidad de escaneado

La calidad final del escaneado dependerá fundamentalmente de la calidad del

CCD (Charge Couple Device); los demás elementos podrán hacer un trabajo

30

mejor o peor, pero si la imagen no es captada con claridad cualquier operación

posterior no podrá arreglar el problema.

Teniendo en cuenta lo anterior, también debemos tener en cuenta la calidad del

DAC, puesto que de nada sirve captar la luz con enorme precisión si perdemos

mucha de esa información al transformar el caudal eléctrico a bits.

GRÁFICO 10

CALIDAD DEL ESCANEADO

Elaboración: https://andreinaas.wordpress.com/funcionamiento-del-scanner/

Fuente: https://andreinaas.wordpress.com/funcionamiento-del-scanner/

Resolución

Las imágenes digitales se miden en ppp (puntos por pulgada) puede precisar

como el número de puntos individuales de una imagen que es capaz de ser

captada por el escáner; el estándar (que es a la vez el límite óptico) es de 600

dpi. Por interpolación se pueden obtener hasta 9.600 dpi.

¿Cuánto ocupa una imagen?

Para calcular el tamaño de una imagen, se aplica la fórmula: Tamaño imagen

(KB) = L x A x RH x RV x bits / 8.192

31

Dónde: L y A son las dimensiones de la imagen en pulgadas (una pulgada = 2,54

cm), RH y RV las resoluciones horizontal y vertical respectivamente.

Un ejemplo: una imagen en formato A4 escaneada a 300 ppp (300x300) con 24

bits de color (color real) ocupa 25.490 KB (unos 25 MB). La cifra resulta

asombrosa, pero no se preocupe; existen varios métodos para reducir el tamaño

de las imágenes.

Dimensiones de píxel

Son las medidas de alto y largo de una imagen, expresadas en píxeles. Las

dimensiones de píxel se pueden calcular multiplicando tanto el ancho como la

altura por el dpi.

Un ejemplo: Un documento de 9 x 10 pulgadas que se escanea a 400 dpi posee

dimensiones de píxel de 3600 píxeles (8 pulgadas x 400 dpi) por 4000 píxeles

(10 pulgadas x 4dpi)

Profundidad del color: varía según la cantidad de bits por píxel. Los escáneres

estándar manejan 24 bits; otros ofrecen 30 y 36.

Profundidad de bits

Profundidad de bits se determina por la cantidad de bits utilizados para

determinar cada píxel. Cuanto más grande sea la profundidad de los bits, mayor

será la cantidad de tonos (escala de grises o color) que puedan ser

representados en pixeles.

Un ejemplo: Una imagen de 2 bits, existen cuatro combinaciones posibles: 00,

01, 10 y 11. Si "00" representa el negro, y "11" representa el blanco, entonces

"01" es igual a gris oscuro y "10" es igual a gris claro. La profundidad de bits es

dos, pero la cantidad de tonos que pueden representarse es 2 ó 4. A 8 bits,

pueden asignarse 256 (2) tonos diferentes a cada píxel.

32

Tamaño del archivo

Se calcula multiplicando el área de la superficie (largo x ancho) de un documento

a ser escaneado, por la profundidad de bits y el dpi. Debido a que el archivo de

imagen se representa en bytes, están formados por 8 bits, divida esta cifra por

8.

Fórmula para calcular el tamaño de archivo.

Tamaño de archivo = (altura x ancho x profundidad de bits x dpi) / 8.

La comprensión

Es utilizada para cortar el tamaño del archivo de imagen para su

almacenamiento, procedimiento y transmisión.

GRÁFICO 11

LA COMPRESION

Elaboración: http://articulos.softonic.com/que-es-compresion-archivos

Fuente: http://articulos.softonic.com/que-es-compresion-archivos

Para terminar con este tema vamos a poner una tabla resumen en la que se

ilustra la cantidad de memoria RAM que ocupan algunos ejemplos típicos de

original a diferentes resoluciones y colores:

33

CUADRO N 7

CANTIDAD DE MEMORIA RAM QUE OCUPAN ALGUNOS EJEMPLOS

TÍPICOS DE ORIGINAL A DIFERENTES RESOLUCIONES Y COLORES

Tipo de original Destino Método escaneado Tamaño en RAM

Fotografía 10x15 cm Pantalla 75 ppp / 24 bits 0,4 MB

Impresora B/N 300 ppp / 8 bits 2 MB

Impresora color 300 ppp / 24 bits 6 MB

Texto o dibujo en

blanco y negro tamaño

DIN-A4

Pantalla 75 ppp / 1 bit 66 KB

Impresora 300 ppp / 8 bit 8 MB

OCR 300 ppp / 1 bit 1 MB

Foto DIN-A4 en color Pantalla 75 ppp / 24 bits 1,6 MB

Impresora 300 ppp / 24 bits 25 MB

Elaboración: http://www.conozcasuhardware.com/quees/escaner1.htm

Fuente: http://www.conozcasuhardware.com/quees/escaner1.htm

ESCANER

El proceso de captación de una imagen resulta casi idéntico al documento físico.

Procedimiento: Se ilumina la imagen con un foco de luz, se conduce mediante

espejos la luz reflejada hacia un dispositivo denominado CCD que transforma la

luz en señales eléctricas, se transforma dichas señales eléctricas a formato

digital en un DAC (conversor analógico-digital) y se transmite el caudal de bits

resultante al ordenador.

“El CCD (Charge Coupled Device, Dispositivo Acoplado por Carga Eléctrica) es

el elemento fundamental de todo escáner, independientemente de su forma,

tamaño o mecánica. Consiste en un elemento electrónico que reacciona ante la

luz, transmitiendo más o menos electricidad según sea la intensidad y el color de

34

la luz que recibe; es un auténtico ojo electrónico. Se encuentran también en las

cámaras de vídeo, en el fax, en las cámaras digitales.” (Escaner, 2010)

GRÁFICO 12

EL CCD (CHARGE COUPLED DEVICE, DISPOSITIVO ACOPLADO POR

CARGA ELÉCTRICA)



Como funciona un scanner

1. “El documento es cargado en el dispositivo, sea de forma manual o

automática.

2. La luz de la lámpara del escáner incide en el documento reflejando

diferentes intensidades según sea gris, negro o color.

3. Las diferentes intensidades se convierten en señales eléctricas a través

de un sensor. Actualmente estos dispositivos se denominan CCD.

4. Las señales eléctricas son codificadas en bits.

5. La imagen es comprimida y temporalmente almacenada.

6. La imagen es desplegada a través del Software en una pantalla de

computador para poder hacer control de calidad.

7. Los índices de la imagen son creados de forma manual o automática.

8. La imagen y sus respectivos índices son enviados al almacenamiento

permanente.” (Jaimes, 2016)

35

Clases de escáner

Existen distintos tipos de escáner con diferentes formatos que se adaptan a cada

necesidad de trabajo.

La resolución de escaneo dada por el dispositivo de digitalización varía de

acuerdo al precio y calidad del aparato.

El rendimiento para la transmisión de datos al ordenador depende del tipo de

conexión entre el escáner y el PC, desde las que transmiten los datos

escaneados más rápidamente como la conexión SCSI o FireWire hasta las más

lentas como el USB o de puerto paralelo.

Se dividen en:

Escáner plano Gráfico

De mano

Escáner de rodillo

Escáner plano con alimentadora automático de originales.

GRÁFICO 13

ESCÁNER DE RODILLO



36

GRÁFICO 14

ESCÁNER PLANO CON ALIMENTADORA AUTOMÁTICO DE ORIGINALES


Fuente:http://www8.hp.com/ec/es/products/scanners/product-

detail.html?oid=377692

GRÁFICO 15

RICOH AFICIO

Elaboración: http://www.ricoh-americalatina.com/

Fuente: http://www.ricoh-americalatina.com/

37

La impresora multifunción de RICOH mantiene una velocidad de escaneo de 300

ppm fácil de usar y de mantener, ofrece un conjunto robusto de funciones,

incluyendo el dúplex automático y la conectividad inalámbrica estándar para

manejar todas las tareas diarias de la empresa. Entre sus capacidad de escaneo

TWAIN/WIA Escaneo-a-Email (1 destinatario por TX) Escaneo-a-Carpeta (1

destino por TX) Escaneo-a-FTP (1 destino por TX) y formato de archivos TIFF,

JPEG, PDF.

GRAFICO N 16

PROPUESTA FUNCIONAL DEL SISTEMA DE DIGITALIZACION


Fuente: Propuesta funcional del sistema de digitalizacion

38

GRÁFICO 17

EJEMPLO DE OFICIO

Sin valor legal

Elaboración: Departamento de coordinación Informática.

Fuente: Departamento de coordinación Informática.

MICROSOFT WINDOWS

“Es el sistema operativo de mayor difusión entre computadores personales,

servidores pequeño y medianos. Fue desarrollado por Microsoft aunque muchas

de sus ideas básicas provienen del sistema operativo Mac Os, de los

Machintosh”. (Romo Proaño Msc, 2005)

39

Historia

En sus primeras versiones del Sistema Operativo Microsoft fue basado en DOS

(Disk Operating System) software que trabajaba en ambiente de texto es decir

usando instrucciones y posteriormente recibe el nombre de Windows porque

presentaba ventanas rectangulares, con bordes en la versión 3.1. Con el pasar

de los años crea su primera versión grafica Windows 95 con una arquitectura

multitarea en su versión de 32 bits la cual fue un gran éxito en el mercado

convirtiéndose en el sistema operativo más popular.

En el año 1998 fue lanzado Microsoft Windows 98 el cual fue criticado hasta que

posteriormente fue lanzado su segunda edición llamada “Windows 98 Second

Edition” en 1999, en sus siguientes versiones apareció Windows Xp en el año

2001 que constituyo el kernel de Windows NT, dando a conocer sus otras dos

versiones home, Profesional los mismos que carecían de seguridad; dándose a

conocer que su soporte estándar terminaría en el año 2003

En el año 2003 a inicios de abril, se introdujo Windows server 2003, sustituyendo

a la línea de productos de servidor de Windows 2000 con un número de nuevas

características, seguridad; esta versión fue continuada por Windows server 2003

R2 a finales del año 2005.

A finales de enero del 2007, Microsoft lanzó Windows Vista. Abarca un

sinnúmero de nuevas características, desde su rediseñado Shell con una

interfaz de usuario con importantes cambios técnicos, enfatizando una atención

especial a las características de seguridad. El cual fue objeto de muy muchas

críticas durante varios años, más tarde debido a su patente inestabilidad de

versiones (hubieron un sinnúmero de actualizaciones constantes), demandaba

de muchos recursos de hardware, alto costo.

El 22 de octubre de 2009, Microsoft lanzó Windows 7. A diferencia de sus

anteriores versiones como Windows vista, que introdujo a un gran número de

nuevas características, Windows 7 pretendía ser una actualización estable con el

40

objetivo de ser compatible con software y hardware que Windows vista no era

compatible.

Microsoft Windows 7 tiene soporte multi-touch, un Windows Shell rediseñado con

una mejorada barra de tareas, con un sistema red llamado HomeGroup, y

mejoras en el productividad sobre todo en velocidad y en menor consumo de

recursos.

Dos años después en el mismo mes, Microsoft lanzó la versión de Windows 8 sin

clásico botón inicio que no está disponible en la barra de tareas, Luce un

explorador de Windows rediseñado.

En su versión más reciente de Windows es Windows 10 fue lanzada en 2015

para equipos de escritorio, Windows server 2012 para servidores y Windows

Phone 8 y 8.1 para dispositivos móviles.

GRAFICO N 18

VERSIONES DE WINDOWS

Elaboración:http://www.slideshare.net/josejuanlt/windows-2008-3786191

Fuente: http://www.slideshare.net/josejuanlt/windows-2008

44

La redistribución libre.- La licencia no debe restringir a nadie vender o

entregar el software como un componente de una distribución mayor que

contiene programas de diferentes fuentes.

Código Fuente.-El programa debe incluir el código fuente, y debe

permitir la distribución de código fuente, así como en forma compilada. El

código fuente debe ser la forma preferida en la cual un programador

modificará el programa. Código fuente deliberadamente ofuscado no está

permitido.

Trabajos derivados.- La licencia debe permitir modificaciones y trabajos

derivados y permitiendo que estos se distribuyan bajo los mismos

términos de licencia GPL..

Integridad del código fuente del autor.- La licencia debe permitir

explícitamente la distribución de software de código fuente modificada. La

licencia puede requerir que los trabajos derivados lleven un nombre o

número de versión del software original.

No discriminación contra personas o grupos.- La licencia no debe

discriminar a ninguna persona o grupo de personas.

No discriminación en función de la finalidad perseguida.- La licencia

no debe restringir a nadie que haga uso del programa en un campo

específico de actividad.

Distribución de la licencia.- Los derechos asociados al programa deben

aplicarse a todos aquellos a quienes se redistribuya el programa, sin

necesidad de pedir una licencia adicional para estas fiestas.

La licencia no debe ser específica de un producto.- Si el programa es

extraído de esa distribución y usado o distribuido dentro de los términos

45

de la licencia del programa, todas las partes en las que el programa se

redistribuya deben tener los mismos derechos que los que se otorgan en

conjunto con la distribución de software original.

Licencia no debe restringir otro software.- La licencia no debe imponer

restricciones sobre otro software que se distribuye junto con el software

licenciado.

Licencia debe ser tecnológicamente neutral.-Ninguna disposición de la

licencia puede basarse en una tecnología o el estilo de interfaz.

Red Informática Mundial (WWW)

Sus siglas provienen del Inglés World Wide Web también llamado como “La

Web” y fue creada por el Tim Berners-Lee y es uno de los varios servicios de

comunicación disponibles en internet.

“El servicio World Wide Web (La telaraña Mundial), también conocido como

WWW o simplemente Web, es un Sistema de Información distribuido por Internet

basado en la tecnología hipertexto/hipermedia, que proporciona una interface

común a los distintos formatos de datos y a los servicios de Internet existentes.

Todo esto hace que el servicio Web sea el servicio más utilizado en Internet.”

(Murcia, 2009)

PHP (Hypertext Pre-processor)

Es un lenguaje de programación de alto nivel diseñado originalmente para la

creación de páginas web dinámicas embebido en páginas HTML y ejecutado en

un servidor web.

46

<html>

<head>

<title> Ejemplo Php </title>

</head>

<body><?php echo “hola mundo”; ¿>

</body>

</hmtl>

En este ejemplo escribimos el código HTML con cierto código PHP embebido en

el mismo, que producirá cierta salida. El código PHP se incluye entre etiquetas

especiales de comienzo y final que nos permitirán entrar y salir del modo PHP.

“Lo que distingue a PHP de la tecnología Javascript, la cual se ejecuta en la

máquina cliente, es que el código PHP es ejecutado en el servidor. Si

tuviésemos un script similar al de nuestro ejemplo en nuestro servidor, el cliente

solamente recibiría el resultado de su ejecución en el servidor, sin ninguna

posibilidad de determinar que código ha producido el resultado recibido. El

servidor web puede ser incluso configurado para que procese todos los ficheros

HTML con PHP.” (Martinez, 2002)

GRAFICO N 20

MODELO DE TRABAJO DE PHP

Elaboración: http://codehero.co/php-desde-cero-instalacion-hello-world/

Fuente: http://codehero.co/php-desde-cero-instalacion-hello-world/

49

GRÁFICO N 22

FASES EN LA OBTENCIÓN DE DOCUMENTOS ESTÁTICOS Y DINÁMICOS

Elaboración: Andy Espinoza Guillen y Mariuxi Rosales Martínez Fuente: http://repositorio.ug.edu.ec/handle/redug/2562

Desde el punto de vista del usuario el proceso resulta el mismo, pero sin

embargo el proceso que realiza el servidor antes de enviar la información es

diferente, ya que para el segundo caso se necesitó la intervención del intérprete

de PHP para elaborar dinámicamente el contenido.

JAVASCRIPT

En desarrollo del presente proyecto se realizará en un entorno web es necesario,

revisar las bases teóricas de JavaScript, ya que se lo va a emplear para este

desarrollo.

“JavaScript es un lenguaje de programación que permite el script de eventos,

clases y acciones para el desarrollo de aplicaciones Internet entre el cliente y el

usuario. JavaScript permite con nuevos elementos dinámicos ir más allá de clicar

y esperar en una página Web.” (Vasco, 2004)

50

JavaScript es un lenguaje orientado a eventos de aplicaciones web, fue creado

por Netscape para potenciar las páginas web de su navegador propio. Es

también conocido con el nombre de “Lenguaje Script”, puesto que su código esta

embebido dentro de un documento web, por consiguiente se ejecuta del lado del

cliente y no en el servidor.

Seguidamente, se enlista las características más relevantes del lenguaje

JavaScript:

Interactúa con los elementos del HTML.

El código de JavaScript se ejecuta cuando un evento sucede.

Es un lenguaje el cual no es compilado, sino que es interpretado por el

cliente del ordenador.

Implícitamente contiene programación orientada a objetos.

Los tipos de variables no se declaran en el lenguaje JavaScript.

En los documentos HTML, el código está integrado.

HOJA DE ESTILO EN CASCADA (CSS)

Sus siglas significam en Inglés Cascading Style Sheets. CSS es el lenguaje

encargado de aplicar el formato de presentación a un documento HTML. Estos

dos lenguajes trabajan en conjunto para proveer distintos estilos al documento.

Es un lenguaje de trabaja en conjunto con HTML para proveer estilos visuales a

los elementos del documento: color, bordes, tamaño.

“Al comienzo, atributos dentro de las etiquetas HTML proveían estilos esenciales

para cada elemento, pero a medida que el lenguaje evolucionó, la escritura de

códigos se volvió más compleja y HTML por sí mismo no pudo más satisfacer las

demandas de diseñadores. En consecuencia, CSS pronto fue adoptado como la

forma de separar la estructura de la presentación.” (Gauchat, 2012)

51

A continuación se mostrara una buena manera de probar estilos para obtener

una vista rápida de llos efectos, no es la forma mas adecuada ya que si tienes

varias paginas, se tendría que repetir en cada estilo cada uno de los elementos

que deseamos modifiar increentando el tamaño del archivo.

Ejemplo:

<!DOCTYPE html>

<html lang="es">

<head>

<title>Este es el título del documento</title>

</head>

<body>

<p style=”font-size: 20px”>Mi texto</p>

</body>

</html>

Definición CSS en archivo externo.

En todos los casos, los estilos incluyen un archivo de tipo CSS en las paginas

HTML que se enlazan con la etiqueta <link>. Se pueden crear varios archivos

CSS que sean necesarios y asociarlos a cada página HTMLque se necesite.

Se crea un archivo de texto y se le añade el siguiente contenido y se lo guarda

con el nombre “estilos.css”

Ejemplo:

p { color: black; font-family: Verdana; }

Texto HTML

<!DOCTYPE html PUBLIC "-//W3C//DTD XHTML 1.0 Transitional//EN"

"http://www.w3.org/TR/xhtml1/DTD/xhtml1-transitional.dtd">

52

<html xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml">

<head>

<meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=iso-8859-1" />

<title>Ejemplo de estilos CSS en un archivo externo</title>

<link rel="stylesheet" type="text/css" href="/css/estilos.css" media="screen" />

</head>

<body>

<p>Un párrafo de texto.</p>

</body>

</html>

MySQL

Es un sistema de gestión de base de datos relacional desarrollado bajo la

licencia GLP y Oracle considerada una Base de datos Open Source, es muy

usado en sitios como Google, Wikipedia, Joomla, Wordpress, Drupal en

plataformas Linux/Winodws.

“MySQL es un sistema de administración de bases de datos relational (RDBMS).

Se trata de un programa capaz de almacenar una enorme cantidad de datos de

gran variedad y de distribuirlos para cubrir las necesidades de cualquier tip0 de

organizacion, desde pequeiios establecimientos comerciales a grandes

empresas y organismos administrativos. MySQL compite con sistemas RDBMS

propietarios conocidos, como Oracle, SQL Server y DB2.” ( GILFILLAN, 2003)

“Podemos decir que MySQL es un sistema cliente-servidor para la

administración de base de datos relacionales, este está diseñado para trabajar

en los sistemas operativos Windows como en los sistemas UNIX/LINUX.

Además, determinadas sentencias de MySQL pueden ser integradas en código

PHP y HTML para el diseño de aplicaciones Web dinámicas que incorporan la

información de las tablas de MySQL a páginas Web, MySql además es

compatible con uno de los más sólidos software de diseño web, como lo es

Dreamweaver MX. “(Reina Cevallos, 2013)

53

Fue desarrollado por MySql Ab y adquirida por Sun Microsystem en el año 2008,

luego comprada por Oracle en el 2010, entre los lenguajes programación que

permite la interconexión con la base de datos tenemos C,C++, php, Java, Perl.

Características

Entre las características disponibles en las últimas versiones se puede destacar:

Admite escoger Amplio subconjunto del lenguaje SQL. Algunas

extensiones son incluidas igualmente.

Disponibilidad en gran cantidad de plataformas y sistemas.

Posibilidad de selección de mecanismos de almacenamiento que ofrecen

diferentes velocidades de operación, soporte físico, capacidad,

distribución geográfica, transacciones...

Transacciones y claves foráneas.

Conectividad segura.

Replicación.

Búsqueda e indexación de campos de texto.

MySQL es muy utilizado en aplicaciones web, como Drupal o phpBB, en

plataformas (Linux/Windows-Apache-MySQL-PHP/Perl/Python), y por

herramientas de seguimiento de errores como Bugzilla. Su popularidad como

aplicación web está muy ligada a PHP, que a menudo aparece en combinación

con MySQL. MySQL es una base de datos muy rápida en la lectura cuando

utiliza el motor no transaccional MyISAM, pero puede provocar problemas de

integridad en entornos de alta concurrencia en la modificación.

En aplicaciones web hay baja concurrencia en la modificación de datos y en

cambio el entorno es intensivo en lectura de datos, lo que hace a MySQL ideal

para este tipo de aplicaciones. Sea cual sea el entorno en el que va a utilizar

MySQL, es importante monitorizar de antemano el rendimiento para detectar y

corregir errores tanto de SQL como de programación.

http://es.wikipedia.org/wiki/SQL

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Indexar&action=edit&redlink=1

54

AJAX

En febrero de 2005, Jesse James Garret de Adaptive Path, LLC, publicó un

artículo titulado Ajax (JAVA SCRIP+XML), entre las tecnologías que lo forman

son XHTML, CSS.

Es una técnica tradicional para crear aplicaciones web y permite mejorar la

interacción con el usuario con la aplicación evitando las constantes recargas de

la página ya que el intercambio se produce en segundo plano.

Ajax es una técnica válida para múltiples plataformas y utilizable en muchos

sistemas operativos y navegadores, dado que está basado en estándares

abiertos como JavaScript y Document Object Model (DOM).

XAMPP

Es un servidor independiente de la plataforma, que consiste principalmente en

un gestor de base de datos, servidor apache, PHP, Perl. El programa está

liberado bajo la licencia GNU y actúa como un servidor Web libre, fácil de

interpretar páginas dinámicas. En la actualidad XAMPP está disponible para

Windows, Linux, MacOS X. Ofrece una colección de librerías y otras aplicaciones

de gran utilidad para la administración y manejo de una página web. El nombre

proviene del acrónimo de X (para cualquiera de los diferentes sistemas

operativos).

SCRUM

Origen de SCRUM

Scrum es un modelo de desarrollo ágil caracterizado por:

56

en la aplicación de reglas concretas en un marco de roles, eventos y artefactos

definidos. El aprendizaje de scrum técnico es el primer paso aconsejable para

familiarizarse con la agilidad.

Una vez iniciados en agilidad, y con el conocimiento que el propio equipo

acumula a través de las retrospectivas, se pueden ir “rompiendo” las reglas y

adoptar scrum pragmático, personalizado y más adecuado a las propias

circunstancias del propio equipo y proyecto. (Palacios, 2014,P16)

GRÁFICO N 23

Adopciones de scrum: técnica y pragmática

Elaboración: http://www.scrummanager.net/files/scrum_I.pdf

Fuente: http://www.scrummanager.net/files/scrum_I.pdf

58

rollcall”. breves diarias donde se revisa en conjunto el trabajo realizado por cada

miembro

Gestión de la evolución del proyecto

Scrum maneja de forma empírica la evolución del proyecto con las siguientes

tácticas:

Revisión de las Iteraciones

Al finalizar cada sprint se revisa funcionalmente el resultado, con todos los

implicados en el proyecto. Es por tanto la duración del sprint, el período de

tiempo máximo para descubrir planteamientos erróneos, mejorables o

malinterpretaciones en las funcionalidades del producto

Desarrollo incremental

No se trabaja con diseños o abstracciones durante toda la construcción del

producto.

El desarrollo incremental ofrece al final de cada iteración una parte de producto

operativa, que se puede usar, inspeccionar y evaluar.

Scrum resulta adecuado en proyectos con requisitos inciertos y, o inestables.

¿Por qué predecir la versión definitiva de algo que va a estar evolucionando de

forma continua? scrum considera a la inestabilidad como una premisa, y adopta

técnicas de trabajo para facilitar la evolución sin degradar la calidad de la

arquitectura y permitir que también evolucione durante el desarrollo.

Durante la construcción se depura el diseño y la arquitectura, y no se cierran en

una primera fase del proyecto. Las distintas fases que el desarrollo en cascada

realiza de forma secuencial, en scrum se solapan y realizan de forma continua y

simultánea.

Autoorganización

Son muchos los factores impredecibles en un proyecto. La gestión predictiva

asigna al rol de gestor del proyecto la responsabilidad de su gestión y resolución.

59

En scrum los equipos son autoorganizados, con un margen de maniobra

suficiente para tomar las decisiones que consideren oportunas.

Colaboración

Es un componente importante y necesario para que a través del auto

organización se pueda gestionar con solvencia la labor que de otra forma

realizaría un gestor de proyectos.

Todos los miembros del equipo colaboran de forma abierta con los demás,

según sus capacidades y no según su rol o su puesto

60

GRÁFICO N 24

MARCO SCRUM TECNICO

Elaboración: http://www.scrummanager.net/files/scrum_I.pdf

Fuente: http://www.scrummanager.net/files/scrum_I.pdf

63

Desarrollo incremental.

Durante el proyecto, las personas implicadas no trabajan con diseños o

abstracciones. El desarrollo incremental implica que al final de cada iteración

se dispone de una parte del producto operativa que se puede inspeccionar y

evaluar.

Desarrollo evolutivo.

Los modelos de gestión ágil se emplean para trabajar en entornos de

incertidumbre e inestabilidad de requisitos. En Scrum se toma a la

inestabilidad como una premisa, y se adoptan técnicas de trabajo para

permitir esa evolución sin degradar la calidad de la arquitectura que se irá

generando durante el desarrollo. El desarrollo Scrum va generando el diseño

y la arquitectura final de forma evolutiva durante todo el proyecto.

Auto-organización.

Durante el desarrollo de un proyecto son muchos los factores impredecibles

que surgen en todas las áreas y niveles. La gestión predictiva confía la

responsabilidad de su resolución al gestor de proyectos. En Scrum los

equipos son auto-organizados (no auto-dirigidos), con margen de decisión

suficiente para tomar las decisiones que consideren oportunas.

Colaboración

Las prácticas y el entorno de trabajo ágiles facilitan la colaboración del

equipo. Ésta es necesaria, porque para que funcione la auto organización

como un control eficaz cada miembro del equipo debe colaborar de forma

abierta con los demás, según sus capacidades y no según su rol o su puesto.

Visión general del proceso

Scrum denomina “sprint” a cada iteración de desarrollo y recomienda realizarlas

con duraciones de 30 días.

El sprint es por tanto el núcleo central que proporciona la base de desarrollo

iterativo e incremental.

67

FUNDAMENTACIÓN LEGAL

A continuación se enlistan los artículos legales en los que está fundamentado el

desarrollo del presente proyecto.

LEY ORGÁNICA DE EDUCACIÓN SUPERIOR

TÍTULO V

CALIDAD DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

CAPÍTULO 1

DEL PRINCIPIO DE CALIDAD

Art. 93.- Principio de calidad.- El principio de calidad consiste en la búsqueda

constante y sistemática de la excelencia, la pertinencia, producción óptima,

transmisión del conocimiento y desarrollo del pensamiento mediante la

autocrítica, la crítica externa y el mejoramiento permanente. (CES, 2014)

Art. 94.- Evaluación de la calidad.- La Evaluación de la Calidad es el proceso

para determinar las condiciones de la institución, carrera o programa académico,

mediante la recopilación sistemática de datos cuantitativos y cualitativos que

permitan emitir un juicio o diagnóstico, analizando sus componentes, funciones,

procesos, a fin de que sus resultados sirvan para reformar y mejorar el programa

de estudios, carrera o institución. (CES, 2014)

Art. 95.- Acreditación.- La Acreditación es una validación de vigencia

quinquenal realizada por el Consejo de Evaluación, Acreditación y

Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior, para certificar la calidad

de las instituciones de educación superior, de una carrera o programa educativo,

sobre la base de una evaluación previa. (CES, 2014)

Art. 96.- Aseguramiento de la calidad.- El Aseguramiento de la Calidad de la

Educación Superior, está constituido por el conjunto de acciones que llevan a

cabo las instituciones vinculadas con este sector, con el fin de garantizar la

eficiente y eficaz gestión, aplicables a las carreras, programas académicos, a las

68

instituciones de educación superior y también a los consejos u organismos

evaluadores y acreditadores. (CES, 2014)

LEY DE EDUCACIÓN SUPERIOR

CAPÍTULO 3

PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE EDUCACIÓN SUPERIOR

Art. 13.- Funciones del Sistema de Educación Superior.- Son funciones del

Sistema de Educación Superior:

a. Garantizar el derecho a la educación superior mediante la docencia, la

investigación y su vinculación con la sociedad, y asegurar crecientes

niveles de calidad, excelencia académica y pertinencia. (CES, 2014)

b. Promover la creación, desarrollo, transmisión y difusión de la ciencia, la

técnica, la tecnología y la cultura. (CES, 2014)

c. Formar académicos, científicos y profesionales responsables, éticos y

solidarios, comprometidos con la sociedad, debidamente preparados para

que sean capaces de generar y aplicar sus conocimientos y métodos

científicos, así como la creación y promoción cultural y artística. (CES,

2014)

DECRETO 1014

SOBRE EL USO DEL SOFTWARE LIBRE

Art. 1.- Establecer como política pública para las entidades de administración

Pública central la utilización del Software Libre en sus sistemas y equipamientos

informáticos. (SNAP, 2007)

Art. 2.- Se entiende por software libre, a los programas de computación que se

pueden utilizar y distribuir sin restricción alguna, que permitan el acceso a los

códigos fuentes y que sus aplicaciones puedan ser mejoradas. (SNAP, 2007)

Estos programas de computación tienen las siguientes libertades:

a) Utilización de programa con cualquier propósito de uso común.

69

b) Distribución de copias sin restricción alguna.

c) Estudio y modificación de programa (Requisito: código fuente

disponible).

d) Publicación del programa mejorado (Requisito: código fuente

disponible.

Art. 3.- Las entidades de la administración pública central previa a la instalación

del software libre en sus equipos, deberán verificar la existencia de capacidad

técnica que brinde el soporte necesario para este tipo de software. (SNAP, 2007)

Art. 4.- Se faculta la utilización de software propietario (no libre) únicamente

cuando no exista una solución de software libre que supla las necesidades

requeridas, o cuando esté en riesgo de seguridad nacional, o cuando el proyecto

informático se encuentre en un punto de no retorno. (SNAP, 2007)

Art. 5.- Tanto para software libre como software propietario, siempre y cuando se

satisfagan los requerimientos. (SNAP, 2007)

Art. 6.- La subsecretaría de Informática como órgano regulador y ejecutor delas

políticas y proyectos informáticos en las entidades de Gobierno Central deberá

realizar el control y seguimiento de este Decreto. (SNAP, 2007)

Art. 7.- Encargue de la ejecución de este decreto los señores Ministros

Coordinadores y el señor Secretario General de la Administración Pública y

Comunicación. (SNAP, 2007)

LEY ORGANICA DE EDUCACION SUPERIOR

Art. 32.- Programas informáticos.- Las empresas que distribuyan programas

informáticos tienen la obligación de conceder tarifas preferenciales para el uso

de las licencias obligatorias de los respectivos programas, a favor de las

instituciones de educación superior, para fines académicos.

70

Las instituciones de educación superior obligatoriamente incorporarán el uso de

programas informáticos con software libre. (CES, 2014)

LEY DE PROPIEDAD INTELECTUAL

SECCION V

DISPOSICIONES ESPECIALES SOBRE CIERTAS OBRAS

PARAGRAFO PRIMERO

DE LOS PROGRAMAS DE ORDENADOR

Art. 28.- Los programas de ordenador se consideran obras literarias y se

protegen como tales. Dicha protección se otorga independientemente de que

hayan sido incorporados en un ordenador y cualquiera sea la forma en que estén

expresados, ya sea en forma legible por el hombre (código fuente) o en forma

legible por máquina (código objeto), ya sean programas operativos y programas

aplicativos, incluyendo diagramas de flujo, planos, manuales de uso, y en

general, aquellos elementos que conformen la estructura, secuencia y

organización del programa. (CDE, 2010)

Art. 29.- Es titular de un programa de ordenador, el productor, esto es la persona

natural o jurídica que toma la iniciativa y responsabilidad de la realización de la

obra. Se considerará titular, salvo prueba en contrario, a la persona cuyo nombre

conste en la obra o sus copias de la forma usual. (CDE, 2010)

Art. 30.- La adquisición de un ejemplar de un programa de ordenador que haya

circulado lícitamente, autoriza a su propietario a realizar exclusivamente:

a) Una copia de la versión del programa legible por máquina (código objeto)

con fines de seguridad o resguardo;

b) Fijar el programa en la memoria interna del aparato, ya sea que dicha

fijación desaparezca o no al apagarlo, con el único fin y en la medida

necesaria para utilizar el programa;

c) Salvo prohibición expresa, adaptar el programa para su exclusivo uso

personal, siempre que se limite al uso normal previsto en la licencia. El

71

adquirente no podrá transferir a ningún título el soporte que contenga el

programa así adaptado, ni podrá utilizarlo de ninguna otra forma sin

autorización expresa, según las reglas generales. (CDE, 2010)

Art. 31.- No se considerará que exista arrendamiento de un programa de

ordenador cuando éste no sea el objeto esencial de dicho contrato. Se

considerará que el programa es el objeto esencial cuando la funcionalidad del

objeto materia del contrato, dependa directamente del programa de ordenador

suministrado con dicho objeto; como cuando se arrienda un ordenador con

programas de ordenador instalados previamente. (CDE, 2010)

Art. 32.- Las excepciones al derecho de autor establecidas en los artículos 30 y

31 son las únicas aplicables respecto a los programas de ordenador. Las normas

contenidas en el presente Parágrafo se interpretarán de manera que su

aplicación no perjudique la normal explotación de la obra o los intereses

legítimos del titular de los derechos. (CDE, 2010)

72

PREGUNTAS CIENTÍFICAS A CONTESTARSE

1.- ¿Cómo cree usted que se pueda beneficiar la carrera con un módulo de

digitalización?

2.- ¿En la actualidad, tienen algún repositorio físico y digital para la

documentación existente en el departamento?

3.- ¿Conoce si la imagen digitalizada tiene el mismo valor legal que el físico?

4.- ¿Cuáles son los tipos de documentos que reposan en los archivadores

correspondientes?

5.- ¿Los documentos de los estudiantes, docentes se los organiza en sus

respectivas carpetas conforme al período, ciclo, semestre, horario de clases?

6.- ¿Podría explicarme cómo se lleva a cabo el proceso de solicitudes y entrega

de documentación?

7.- ¿Cuál es el plazo de conservación de los documentos que se guardan en los

archivadores de la carrera?

8.- ¿Existe en la actualidad, algún sistema que permita digitalización de

documentos dentro del departamento de Coordinación de la Carrera de

Ingeniería Civil?

9.- ¿Cuántas personas son encargadas de la manipulación de los documentos

en el departamento?

10.- ¿Cómo están asignados los permisos de acceso a la información en el

departamento?

12.- ¿En caso de eliminarse los documentos físicos, las imágenes grabadas en

la base de datos tienen la misma validez?

13.- ¿Cuántas tipos de documentos existen y cuáles son?

73

DEFINICIONES CONCEPTUALES

BASE DE DATOS Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un

programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos

que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.

MYSQL Sistema de gestión de bases de datos relacional, multihilo, multiusuario y

multiplataforma.

OPEN SOURCE Término con el que se conoce al software distribuido y desarrollado libremente.

El código abierto tiene un punto de vista más orientado a los beneficios prácticos

de compartir el código que a las cuestiones éticas y morales las cuales destacan

en el llamado software libre.

PHP Es un acrónimo recursivo que significa PHP Hypertext Pre-processor. PHP es

ampliamente utilizado para fines generales de lenguaje de scripting, que es

especialmente adecuado para desarrollo web y puede ser embebido en HTML.

SERVIDOR En informática, un servidor es un tipo de software que realiza ciertas tareas en

nombre de los usuarios. El término servidor ahora también se utiliza para

referirse al ordenador físico en el cual funciona ese software, una máquina cuyo

propósito es proveer datos de modo que otras máquinas puedan utilizar esos

datos.

74

XAMPP Es un servidor independiente de plataforma, que consiste principalmente en la

base de datos MySQL, el servidor Web Apache y los intérpretes para lenguajes

de script: PHP y Perl.

SCRUM Es un marco de trabajo para la aplicación de proyectos de software.

GESTIÓN DOCUMENTAL

Es el conjunto de normas y técnicas para administrar los documentos de todo

tipo de una organización.

75

CAPÍTULO III

PROPUESTA TECNOLÓGICA El objetivo principal de esta propuesta es desarrollar un aplicativo basado en

PHP, que va a permitir la capturar de imágenes para ser luego ser almacenadas

en una base de datos Mysql para garantizar una buena administración y

desarrollo del proyecto

Análisis de Factibilidad

El proyecto se considera factible, ya se tomó en cuenta la situación actual del

Departamento de Coordinación Informática Carrera Ingeniería Civil de la

Facultad de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil

enfocándonos en los procesos de mejora institucional y contribuyendo a los

objetivos institucionales del mismo; teniendo como resultado:

- La automatización de los procedimientos manuales.

- Disminución de errores y mejora del flujo documental.

- Asegurar, garantizar la fluidez en los trámites que deben atenderse.

- Optimización de los recursos del personal humano.

- Reducción del tiempo de procesamiento de documentos.


El Departamento de Coordinación Informática Carrera Ingeniería Civil Facultad

de Ciencias Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil en su

constante crecimiento y mejora continua en la calidad del servicio al usuario,

quiere generar un cambio en su modelo de gestión documental beneficiándose

de las innovaciones tecnológicas y fortaleciendo el trabajo institucional, por lo

cual hemos analizado las ventajas que le ofrecerá el sistema:

- Despacho y entrega inmediata de documentos.

- No se requiere la impresión de los documentos.

76

- Reducción de costos.

- Rapidez en la gestión de documentos.

- Optimización en la productividad del personal.

Factibilidad Técnica

El proyecto se considera factible porque todos los recursos hardware y software

necesarios para la implementación, los tiene a disponibilidad el Departamento

Coordinación Informática Carrera Ingeniería Civil Facultad de Ciencias

Matemáticas y Físicas de la Universidad de Guayaquil.

Factibilidad Legal

El presente proyecto no se encuentra impedimento alguno de manera legal.

Para estar acorde con todo el marco legal del uso de software se debe

contemplar la adquisición de las licencias en caso que sean necesarias.

Factibilidad Económica

Se consideran factibles siempre y cuando la aplicación desarrollada se ponga en

marcha en una institución la cual tenga los equipos necesarios o mejores que se

menciona en la factibilidad técnica.

CUADRO NO 8

DETALLE DE EGRESOS DEL PROYECTO

EGRESOS VALOR

Sueldos $1400.00

Suministros de oficina y computación $ 35.00

Fotocopias $ 15.00

Libros y manuales $ 50.00

Impresiones $ 100.00

Empastado $ 30.00

Transporte $ 20.00

77

Computadora y servicios de Internet $ 800.00

Licencia de Microsoft Windows Server 2003 $0

Administración, imprevistos 300

TOTAL $ 2750.00


Fuente: Datos de la Investigación

Detalles:

Suministros de oficina y computación: este costo cubre las hojas y los

cartuchos que se usaron para imprimir la tesis para sus respectivas

revisiones.

Fotocopias: este costo cubre las copias de las encuestas y entrevistas

que se realizaron para la obtención de información, la cual es de suma

importancia para la culminación del proyecto, así como, las copias de

libros por las investigaciones realizadas.

Computadora: el costo cubre el equipo que se usó para el desarrollo de

la documentación, del sistema y de las diferentes investigaciones que

aportaron para el desarrollo de la propuesta.

Transporte: el valor cubre los gastos para la movilización a los diferentes

lugares para las investigaciones, encuestas y asesoramiento del proyecto

y la alimentación.

Empastado de Tesis: el costo cubre el arreglo de los tres ejemplares

finales que son entregados en la sustentación.

Impresiones de Tesis: este costo cubre las impresiones de la encuesta y

entrevista original para fotocopiarlas y realizarlas, así como los

borradores de la tesis.

78

Etapas de la metodología del proyecto

Este proyecto se divide en 4 sprint las cuales se detallan a continuación:

GRÁFICO NO 27


DESARROLLADO EN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO



79

En esta etapa, el equipo de desarrollo implemetara las funcionalidades

necesarias, de acuerdo a las especificaciones del Product Owner según el

diseño planeado.

En los Sprint 1,2,3,4 el resultado de estas etapas fue el incremento de las

funcionaliades de una nueva versión estable del sistema.

CUADRO NO. 9

RESULTADOS / REQUERIMIENTOS

Requerimiento Importancia

(Product

Owner)

Objetivos Planteados Resultados

Obtenidos

Sprint1

Módulo

Configuracion

60 Reunion con el Scrum Team.

Dos veces a la semana, una hora

diaria.

En esta reunión se definió las

funciones a realizar y la asignación

de tareas en el grupo de trabajo,

dichas actividades consiste en

levantar la mayor cantidad de

información de los tipos de

documentos a digitalizar, tipos de

usuario, opciones que requieren los

desarrolladores para ejecutar su

trabajo.

Reunirse con el equipo de

desarrolladores para determinar los

requerimientos de hardware y

software que necesitan tener

instalados en el servidor de

almacenamiento, consultar anexo 3.

Analizando de la

información

recopilada, se

evaluó y se decidió

agregar la

configuración de un

servidor de archivos

y almacenamiento,

configurar un

servidor Web con

Xampp para los

servicios de Apache

y MySql de PHP,

por cuestiones de

seguridad y

requerimiento del

Product Owner que

se tienen para este

proyecto, se decidio

usar la base de

datos Windows

Server 2008 R2

como S.O.

Sprint2

Módulo Gestión



diaria.

En esta reunión se revisaron las

definiciones del sprint anterior y se

unifico los requerimientos para

hacerlos llegar al Project Manager, y

se

Implementado del

Sprint 2. Se cumplió

con el objetivo de

implementar las

funcionalidades

identificadas las

cuales satisficieron

al Coordinador del

Área Informática. En

este sprint se

80

elaboró una acción de trabajo en

caso de que los requerimientos

(hardware y software) no se nos

faciliten.

Implementar las funciones

necesarias para gestionar la

información de entrada y salida de

datos. Esto es asignar los planes de

trabajo, accesos al sistema,

opciones, establecer tipo de

documentos a digitalizar.

incluyó las tareas

pendientes en el

Sprint1.

Sprint3

Módulo

Transaccional



diaria.

En esta reunión se asignaron tareas

para las pruebas de la aplicación

web tenga la funcionalidad de

procesar el almacenamiento,

utilización, búsqueda y

administración de la documentación.

Objetivo principal, optimizar, agilitar

el proceso de búsqueda de

documentos, utilizando una

herramienta de gestión de

documentos.

Implementado del

Sprint 3, fue

completado

exitosamente. Fue

necesario filtrar los

documentos a

digitalizar para que

resulte fácil el

manejo para los

usuarios en el

Departamento de

Coordinación

Informática.

Sprint4

Responsables



diaria.

En esta reunión definen los

responsables del proyecto y control

de los servicios que se proporciona

para el grupo de soporte a

usuarios.

Implementado del

Sprint 4, fue

completado

exitosamente, era el

punto de mayor

relevancia para el

proyecto. Puesto

que una

implementación

exitosa conllevaría a

un ahorro

considerable de

recursos de

personal para el

Departamento del

coordinación

Informática.


81

Entregables del proyecto

Previamente, para el desarrollo del presente proyecto se requiere especificar los

siguientes requisitos y las respectivas versiones a utilizar:

Requerimientos de Hardware

1 computador para el desarrollo del sistema web.

Requerimientos de software

Instalación del Servidor de aplicación Apache versión 2.4.17

Instalación del Lenguaje de Programación PHP versión 5.6.16

Instalación del Gestor de base de datos MySQL Workbench 6.3 CE versión 5.7.9

Con la instalación de estos recursos de hardware y software, se logra preparar el

ambiente donde se desarrollará e implementará las funcionalidades del sistema

web a construir para el Deparatamento de Coordinacion Informática.

Manual del sistema web

Dentro de la etapa de culminación de un proyecto de desarrollo de software, es

necesario y relevante, otorgar a los interesados,una guía que permita detallar y

explicar las funcionalidades y la usabilidad del sistema de forma precisa y

organizada.

Esta clase de documentos proporcionan una fuente de conocimiento, descrito en

un lenguaje que permita a los usuarios comprender la herramienta tecnológica

en un lenguaje no técnico, sino más bien en un lenguaje común. Por este motivo,

82

en el presente trabajo se proporcionará como un entregable final, el manual de

usuario del sitio web del Departamento de Coordinación Informática de la

Carrera Ingeniería Civil de la Universidad de Guayaquil, como medio de

información para promover la calidad de educación superior, basada en

tecnología Open Source. Esta información se encuentra anexada en la parte

final de este trabajo. (Ver Anexo #1)

CRITERIOS DE VALIDACIÓN DE LA PROPUESTA

JUICIO DE EXPERTOS

La propuesta fue presentada al Ing. Dennis Merchán, Jefe del Departamento de

Coordinación Informática de la Carrera Ingeniería Civil de la Universidad de la

Guayaquil.

El cual se le planteó detalladamente el alcance del proyecto que consiste en la

módulo de digitalización, administración, almacenamiento de documentos para el

departamento de coordinación informática.

Se le propuso que este sistema controlara todos los documentos del

Departamento de Coordinación informática en un solo sitio, ya se maneja una

cantidad exagerada de documentos y este sistema los va a controlar en la

Intranet, el Coordianador quedo satisfecho por el alcance que se quiere obtener

porque él sabe que la documentación para el Departamento es importante ya

que nos auditan seguidamente y este sistema nos va ayudar a responder

rápidamente.

Luego de haber definido las herramientas necesarias con las que se va a diseñar

el proyecto se procedió a la realizar la respectiva implementación.

Durante la reunión establecida con el Ing. Dennis Merchán nos dijo que se sentía

muy entusiasmado por este proyecto, ya que el esta consiente del terrible

83

problema que acoge a la mayoría de departamentos que manejan documentos

considerablemente y lo difícil que es tenerlos a la mano, el se comprometió a

trabajar en conjunto con nosotros para poder desarrollar el sistema.

Se instaló xampp para el presente proyecto, ya que este aplicativo integra al

servidor web Apache, intérpretes de lenguaje de scripts PHP, un servidor de

base de datos MySQL y el administrador de base de datos MySQL Workbench

6.3 CE.

El desarrollo de nuestro aplicacion web fue diseñado en el lenguaje de

programación PHP, utilizando Ajax como técnica de desarrollo dentro de la

programación y como editor se utilizó Dreamweaver CS6.

Se puede concluir que una gran acogida de este proyecto por parte de los

colaboradores del área de Coordinación Informática. ( Anexo #8 )

POBLACIÓN Y MUESTRA

POBLACIÓN

Nuestra población para el presente proyecto está conformada por el decanato,

departamento de Coordinación Informática.

84

CUADRO #10

POBLACION Y MUESTRA

Población Números

Decanato 3

Coordinación Informática 3

Total 6


Fuente: Datos investigativos

GRAFICO #28

POBLACION Y MUESTRA


Fuente: Datos investigativos

85

PROCEDIMIENTOS DE LA INVESTIGACIÓN

Para la recolección de información la investigación se esquematizó en etapas,

las cuales fueron necesarias para definir cada uno de los puntos necesarios para

el desarrollo e implementación de la propuesta. La investigación se llevó a cabo

de acuerdo a las siguientes etapas:

CAPÍTULO I - EL PROBLEMA

Ubicación del problema en un contexto

Situaciones, conflictos, nudos críticos

Causas y consecuencias del problema

Delimitaciones del problema

Formulación del problema

Evaluación del problema

Objetivos del problema

Alcance del problema

Justificación e importancia

CAPÍTULO II - MARCO TEÓRICO

Antecedentes del Estudio

Fundamentación Teórica

Fundamentación Legal

Preguntas a Contestarse

Variables de Investigación

Definiciones Conceptuales

CAPÍTULO III – PROPUESTA TECNOLÓGICA,

Análisis De Factibilidad


Factibilidad Técnica

Factibilidad Legal

Etapas De La Metodología Del Proyecto

Resultados / Requerimientos

86

Entregables Del Proyecto

Criterios De Validación De La Propuesta

Población Y Muestra

Procedimientos De La Investigación

CAPÍTULO IV – CRITERIOS DE ACEPTACIÓN

Cronograma

Presupuesto

Conclusiones

Recomendaciones

ANEXOS

Manual de usuario

Manual técnico

87

ENCUESTA DIRIGIDAS A LAS AUTORIDADES DE LA FACULTAD DE

CEINCIAS MATEMATICAS Y FISICAS (FCMF)

1.- ¿Piensa usted que es de gran ayuda para el personal administrativo el

tener una organización y digitalización de sus oficios en el Departamento

de Coordinación Informática de la Carrera Ingeniería Civil?

CUADRO #1

TENER UNA ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE SUS OFICIOS

Opción Encuestados Porcentaje

Si 3 100%

No 0 0%

Total 3 100%


Fuente: Autoridades de la FMCF

GRAFICO #1

TENER UNA ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE SUS OFICIOS



88

El 100% de encuestados consideran que si es importante tener una organización

y digitalización de los oficios. Los tesistas consideran que una buena

organización y digitalización mejoraría los procesos de búsqueda de información.

2.- Considera que una organización y digitalización de oficios ayudaría a la

DCI y a su personal a ahorrar tiempo y espacio en la FCMF?

CUADRO #2

AYUDARÍA A LA DCI Y A SU PERSONAL A AHORRAR TIEMPO Y ESPACIO


Si 3 100%

No 0 0%

Total 3 100%



GRAFICO #2

AYUDARÍA A LA DCI Y A SU PERSONAL A AHORRAR TIEMPO Y ESPACIO



89

El 100% de encuestados consideran que ahorraría tiempo y espacio en el DCI.

Los tesistas consideran que con la creación de una base de datos de oficios

permitirá no solo el ahorro del espacio y tiempo, si no que estará resguardad en

caso de algún accidente como incendio, pérdida o deterioro.

3.- Considera importante la rapidez en la entrega de información a las

autoridades de CC.MM.FF a través de la digitalización de datos?

CUADRO #3

RAPIDEZ EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN


Si 3 100%

No 0 0%

Total 3 100%



GRAFICO #3

RAPIDEZ EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN



90

El 100% de encuestados consideran que si es importante la oportuna entrega de

información. Los tesistas consideran que la entrega oportuna de información al

personal administrativo demostrara eficiencia y eficacia.

4.- Considera usted que es necesario que se efectué la organización y

digitalización de los oficios del DCI de la FCMF?

CUADRO #4

ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE LOS OFICIOS DEL DCI


Si 3 100%

No 0 0%

Total 3 100%



GRAFICO #4

ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE LOS OFICIOS DEL DCI



El 100% de encuestados consideran que si es importante la oportuna la

organización y digitalización de los oficios. Los tesistas consideran que es

primordial la organización y digitalización de los oficios para minimizar el tiempo

de entrega de información a las autoridades.

91

5.- Se encuentra el personal administrativo del DCI preparado a ayudar y

entregar inmediatamente la información por parte de los directivos de la

FCMF?

CUADRO #5

EL DCI ESTÁ PREPARADO A AYUDAR Y ENTREGAR INMEDIATAMENTE

LA INFORMACIÓN


Si 3 100%

No 0 0%

Total 3 100%



GRAFICO #5

EL DCI ESTÁ PREPARADO A AYUDAR Y ENTREGAR INMEDIATAMENTE

LA INFORMACIÓN



El 100% de encuestados consideran que si se encuentran preparados para la

entrega oportuna de información al personal administrativo. Los tesistas

consideran que una de las falencias del DCI es que el personal administrativo no

92

siempre dispone de personal permanente que ayude a suplir los requerimientos

del personal administrativo.

6.- Considera que un archivo bien organizado es la imagen de una

institución sea esta pública o privada?

CUADRO #6

ARCHIVO BIEN ORGANIZADO ES LA IMAGEN DE UNA INSTITUCIÓN


Si 3 100%

No 0 0%

Total 3 100%



GRAFICO #6

ARCHIVO BIEN ORGANIZADO ES LA IMAGEN DE UNA INSTITUCIÓN



El 100% de encuestados consideran que un archivo bien organizado habla muy

bien de todo institución. Los tesistas consideran que un archivo es la imagen de

toda institución/ empresa la cual debe estar ordenada y para que no afecten la

imagen institucional.

93

ENCUESTA AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE

COORDINACIÓN INFORMATICA (DCI)

1.- Conoce usted de algún sistema de digitalización de datos en la FCMF?

CUADRO N. 7

SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DATOS


Si 3 100%

No 0 0%

Total 3 100%


Fuente: Personal del DCI

GRAFICO #7

SISTEMA DE DIGITALIZACIÓN DE DATOS



El 100% de encuestados consideran que si conoce de un sistema de

digitalización de documentos en la FCMF. Los tesistas consideran que se debe

mejorar el sistema de datos para mejorar la entrega de documentación.

94

2.- Considera ud. Necesario que los oficios del DCI deben estar bien

respaldados?

CUADRO #8

LOS OFICIOS DEBEN ESTAR RESPALDADOS


Si 3 100%

No 0 0%

Total 3 100%



GRAFICO #8

LOS OFICIOS DEBEN ESTAR RESPALDADOS



El 100% de encuestados consideran que si es necesario respaldar los oficios.

Los tesistas consideran que la información de los oficios es de vital importancia

para la vida institucional del DCI.

95

3.- A su criterio es necesario la organización y digitalización de los oficios?

CUADRO #9

ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE LOS OFICIOS


Si 3 100%

No 0 0%

Total 3 100%



GRAFICO #9

ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE LOS OFICIOS



El 100% de encuestados consideran que si es importante organizar y digitalizar

los oficios. Los tesistas consideran que la información de los oficios debidamente

organizada y respaldada servirá de gran utilidad para el personal del DCI.

96

4.- Considera que es importante para el personal administrativo del DCI,

reciba capacitación constante sobre organización y digitalización de

oficios en la actualidad?

CUADRO #10

CAPACITACIÓN CONSTANTE SOBRE ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN

DE OFICIOS


Si 3 100%

No 0 0%

Total 3 100%



GRAFICO #10

CAPACITACIÓN CONSTANTE SOBRE ORGANIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN

DE OFICIOS



El 100% de encuestados consideran que si es importante estar en constante

capacitación para el buen uso de los sistemas tecnológicos. Los tesistas

consideran que la capacitación del personal administrativo del DCI es de vital

importancia porque ayuda al archivo institucional.

97

5.-Cree que una buena organización y digitalización en un sistema o base

de datos agilitará los procesos de requerimientos pedidos por el personal

administrativo del DCI ?

CUADRO #11

AGILITARÁ LOS PROCESOS DE REQUERIMIENTOS


Si 2 85%

No 1 15%

Total 3 100%



GRAFICO #11

AGILITARÁ LOS PROCESOS DE REQUERIMIENTOS



El 85% de encuestados consideran que si ayudaría la entrega rápida de

información a los distintos departamentos de la DCI y el 15% creo que no es

importante. Los tesistas consideran que el sistema mejorara considerablemente

la entrega de información a los mismos.

98

6.-Cree usted que con el ingreso de datos a una base de datos de oficios le

permitirá ahorrar espacio en su archivo?

CUADRO #12

PERMITIRÁ AHORRAR ESPACIO EN SU ARCHIVO


Si 3 100%

No 0 0%

Total 3 100%



GRAFICO #12

PERMITIRÁ AHORRAR ESPACIO EN SU ARCHIVO



El 100% de encuestados consideran que si se ahorra espacio en el archivo. Los

tesistas consideran que ahorrara mucho espacio y mejorar la entrega oportuna

de información.

Se realizó una encuesta de satisfacción del proyecto a las diferentes autoridades

de la Carrera de Ingeniería Civil de la Facultad de Ciencias Matemáticas y

99

Físicas y debido a que la población entrevistada es igual a la muestra; ya que su

porcentaje es menor a lo esperado (<70%) se excluye el “Análisis de la

Correlación de Pearson y Tablas de contingencia (Estadístico Chi-cuadrado).

PLAN DE PRUEBAS

CUADRO N. 10

PLAN DE PRUEBAS

Actividad Escenario De Prueba

Resultado Esperado

Resultado Obtenido

Observaciones

Conexión entre el servidor de Base De Datos y PHP

Conexión interna entre servidores

Haya comunicación entre los servidores

El servidor de Base De Datos se comunicó con el servidor de PHP

OK

Prueba del inicio de sesión

Ingreso a la aplicación

Todo usuario pueda ver la aplicación publicada en la intranet

Se ingresó al URL de la aplicación y está cargando sin inconveniente

OK

Prueba de transacciones

Saturar el servidor para evaluar si hay perdida del servicio

El servicio no se paralice

Aumento el tiempo de respuesta pero el servicio no se detuvo

OK

Prueba de reportes

Saturar el servidor para evaluar si hay perdida del servicio

El servicio no se paralice

Aumento el tiempo de respuesta pero el servicio no se detuvo

OK

Monitoreo Monitorear el servidor de producción

Poder visualizar el servidor en el ambiente de producción y alertar si hay algún inconveniente

Se visualizó todos los servidores y se verificó el histórico de los mismos, se simulo un error y se alertó correctamente

Proceso Exitoso


100

CRITERIO DE SATISFACCION

CUADRO N. 11

CRITERIO DE SATISFACCION

Escala de

Valoración y

Aspectos

Muy

Adecuada

5

Adecuada

4

Medianamente

adecuada

3

Poco

adecuada

2

Nada

adecuada

1

Usuarios

Acceso a la

aplicación

3 3

Seguridad de

Acceso

2 1 3

Control de

documentos

3 3

Diseño de la

interfaz

3 3

Rapidez de la

aplicación

3 3

Capacidad de

almacenamiento

3 3

Tutoriales y

ayuda al usuario

3 3

El sistema como

herramienta de

búsqueda de

documentos

3 3


101

CAPÍTULO IV

CRITERIOS DE ACEPTACIÓN DEL PRODUCTO O

SERVICIO

Como política de aceptación del proyecto se deben cumplir los cuatro sprint

CUADRO N. 12

CUMPLIMIENTO DEL PROYECTO

Sprint Nivel de cumplimento

Sprint 1 100%

Módulo de administración

Sprint 2 100%

Módulo de Gestión

Sprint 3 100%

Módulo de Registro

Sprint 4 100%

Módulo de Consultas


102

CUADRO N. 13

CRITERIO DE ACEPTACIÓN


Responsables Validación

SCRUM MASTER

Coordinado Área

Informática

Ing. Dennis Merchán

Certifica que la configuración empleada en el

servidor de almacenamiento, los servicios

requeridos en el portal web funcionan correctamente

y cumple con lo solicitado.

Asistente de Computo,

Ing. Nicolás Ramírez

Srta. Karla Maridueña

Acepta que el diseño implementado en el portal web

cumple con los requisitos requeridos para el buen

funcionamiento.

103

CONCLUSIONES

En base a lo expuesto, se puede considerar viable la implementación del Módulo

De Digitalización Y Administración De Documentos en el Departamento de

Coordinación Informática Carrera Ingeniería Civil de la Universidad de

Guayaquil.

Se dispone por parte el Departamento de Coordinación Informática de la

infraestructura tecnológica, capacidad técnica y capacidad operativa necesaria y

suficiente para la implementación del módulo de digitalización y administración

de documentos.

Mantener informado al al Jefe del Departamento de Coordinación Informática

como a sus colaboradores cuando el oficio este tramitado.

Un punto fuerte del uso de herramientas tecnológicas es el hecho de que para

lograr llegar a su nivel de funcionalidad, escalabilidad, seguridad,

estandarización y todas aquellas buenas prácticas que aunque no son

imposibles de alcanzar pero para realizar esto se necesita de gran experiencia y

esfuerzo.

Al contar con un departamento propio para el desarrollo de herramientas

informáticas, el proceso de poner en línea los documentos digitalizados y

teniendo conocimiento de proyectos futuros, en el cual se espera poner en línea

en toda la facultad, se encuentran gran fortaleza en el desarrollo de este

proyecto.

Con respecto a la parte investigativa de los autores se afina que para alcanzar el

objetivo propuesto, fue necesario adquirir nuevos conocimientos en cuanto al

lenguaje de php, Metodología Scrum debido a que las aplicaciones en la vida

profesional cubren una gama mucho más amplia de componentes, interfaces,

lenguajes, artificios de desarrollo, que los aprendidos en la universidad y con la

104

utilización de la infraestructura tecnológica ya adquirida, se puede potenciar su

uso con sistemas que abarquen a toda la institución.

RECOMENDACIONES

Se debe realizar una instalación y configuración adecuada utilizando los

manuales, si se desea implementar la herramienta en otras áreas de la

institución es necesario el estudio de la escalabilidad y acceso a la base de

datos, además de los recursos tecnológicos con los que se cuentan para el

correcto funcionamiento de la aplicación.

Analizar los diversos tipos de documentos que maneja la institución con el fin de

mejorar la base de datos y la escalabilidad de la aplicación mejorando la gestión

de documentación y administración de la misma.

Promover el uso de la Norma ISO 15489 la cual se centra en los principios de la

gestión de documentos y establece los requisitos básicos para que las

organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de

forma sistemática y efectiva la creación y mantenimientos de documentos.

Perfeccionar el análisis y desarrollo de esta aplicación que permita aumentar la

vida útil de este sistema, soporte y mantenimiento para su correcto desempeño,

además de, crear nuevas opciones, nuevas funcionalidades de interés, realizar

mensualmente respaldo limpieza en la base de datos con la finalidad de eliminar

registros.

Se debería considerar una nueva fase dentro del sistema haciendo un estudio

para implementarlo en otros departamentos o unidades académicas de la

Universidad de Guayaquil.

105

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