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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
NÚCLEO RAFAEL RANGEL DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS,
ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO, ESTADO TRUJILLO
CONTROL INTERNO EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE
EN LAS PEQUEÑAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIAL DEL MUNICIPIO TRUJILLO, EDO TRUJILLO.
Autora: Aldana Doris C.I. 16.652.487.
Febrero, 2013
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
NÚCLEO RAFAEL RANGEL DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS,
ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES TRUJILLO, ESTADO TRUJILLO
CONTROL INTERNO EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE EN LAS PEQUEÑAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIAL DEL
MUNICIPIO TRUJILLO, EDO TRUJILLO.
Autora: Aldana Doris C.I. 16.652.487 Tutor: Lcdo. José Luis Valera
TRABAJO ESPECIAL DE GRADO PRESENTADO ANTE LA ILUSTRE UNIVERSIDAD DE LOS ANDES COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR AL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTADURÍA PÚBLICA.
Febrero, 2013
iv
v
DEDICATORIA A Dios, por darme la oportunidad de vivir y por estar conmigo en cada paso
que doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por haber puesto en mi camino a aquellas personas que han sido mi soporte y compañía durante todo el periodo de estudio.
A mis padres, (María y José) Por ser el pilar fundamental en todo lo que soy,
en toda mi educación, tanto académica, como de la vida, por sus consejos, sus valores, por la motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien, por su incondicional apoyo perfectamente mantenido a través del tiempo.
A mis familiares, A mis hermanos que participaron directa o indirectamente
en la elaboración de esta tesis, por estar conmigo y apoyarme siempre. Mis sobrinos: Erika y Cristian, para que veas en mí un ejemplo a seguir. A mi pareja, mi esposo Pedro por su apoyo, paciencia por su amor
incondicional. Te Quiero Mucho. A mis amigos, que nos apoyamos mutuamente en nuestra formación
profesional y que hasta ahora, seguimos siendo amigos: Aminta, Luis y Yengny, Luis D. y Yusmary, Jorge, Migdaly, Raiza, Wendy, Corrado, Naptali, Lenny, Katiuska, Betza por estar presente y apoyarme en cada momento, y aquellos que marcaron cada etapa de nuestro camino universitario, y que me ayudaron en asesorías y dudas presentadas en la elaboración de la tesis.
A mis maestros, por su gran apoyo y motivación para la culminación de
nuestros estudios profesionales y para la elaboración de esta tesis, por su apoyo ofrecido en este trabajo, por su tiempo compartido y por impulsar el desarrollo de nuestra formación profesional.
Todos aquellos familiares y amigos que no recordé al momento de escribir
esto. Ustedes saben quiénes son.
Gracias..!
vi
ÍNDICE GENERAL
Págs.DEDICATORIA v
ÍNDICE GENERAL vi
INDICE DE TABLAS viii
INDICE DE GRÁFICOS ix
RESUMEN x
INTRODUCCIÓN 1
CAPÍTULO I. EL PROBLEMA Planteamiento del Problema 4
Formulación del Problema 9
Sistematización del problema 9
Objetivos de la Investigación 9
Justificación e importancia 10
Delimitación de la investigación 11
CAPÍTULO II. MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Investigación 12
Bases Teóricas 15
Mapa de Variables 36
CAPITULO III. MARCO METODOLÓGICO Tipo de Investigación 37
Diseño de la Investigación 37
Población 39
Técnicas para la recolección de información 40
Validez y confiabilidad 41
Presentación de los resultados 42
vii
CAPÍTULO IV ANALISIS Y PRESENTACION DE LOS RESULTADOS Estructura contable 44
Características del Sistema de Información Contable 47
Aspectos importantes del Control Interno 53
CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones 65
Recomendaciones 67
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 69
ANEXOS 72
Cuestionario aplicado a los representantes de las empresas del
sector comercial del Municipio Trujillo Estado Trujillo
Validaciones del instrumento
viii
INDICE DE TABLAS Tabla Pág.
1 Registro de las actividades financieras 44
2 Clasificación de la información 45
3 Resumen de la información 47
4 Integridad de los datos 48
5 Registro y procesamiento de las operaciones 49
6 Presentación de la información financiera en forma
contable
50
7 Garantizar la oportunidad en la presentación de la
información
52
8 Ambiente de control 53
9 Valoración de riesgo 54
10 Actividades de control 55
11 Información y comunicación 56
12 Monitoreo o supervisión 57
13 Protección de sus recursos 59
14 Promover la exactitud y confiabilidad de informes 60
15 Apoyar y medir el cumplimiento de la organización 61
16 Cerciorar la adhesión a las políticas generales 62
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INDICE DE GRAFICOS Gráfico Pág.
1 Resumen de la información 47
2 Integridad de los datos 48
3 Registro y procesamiento de las operaciones 49
4 Presentación de la información financiera en forma
contable
50
5 Garantizar la oportunidad en la presentación de la
información
52
6 Ambiente de control 53
7 Valoración de riesgo 54
8 Actividades de control 55
9 Información y comunicación 56
10 Monitoreo o supervisión 57
11 Protección de sus recursos 59
12 Promover la exactitud y confiabilidad de informes 60
13 Apoyar y medir el cumplimiento de la organización 61
14 Cerciorar la adhesión a las políticas generales 62
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UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
NÚCLEO RAFAEL RANGEL DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS,
ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES. TRUJILLO, ESTADO TRUJILLO
CONTROL INTERNO EN LOS SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE EN LAS PEQUEÑAS EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIAL DEL
MUNICIPIO TRUJILLO, EDO TRUJILLO.
Autora: Aldana Doris Tutor: Lcdo. José Luis Valera
Año: 2012
RESUMEN La presente investigación tuvo por objetivo evaluar la aplicación del
control interno en los sistemas de información contable en las pequeñas empresas del sector comercial en el municipio Trujillo, estado Trujillo. Para el logro del fin previsto, se procedió a identificar la estructura de la información contable, analizar los sistemas de información contable y analizar los aspectos importantes del control interno en los sistemas de información contable. Por ello, se desarrollaron estrategias metodológicas que guardan relación con los objetivos planteados. El abordaje metodológico se llevó a efecto mediante un tipo de investigación descriptiva y un diseño de campo no experimental, así mismo, se elaboró un instrumento conformado por un cuestionario de veintidós (22) ítems cerrados con alternativas múltiples, aplicado a una población total de diez (10) Pequeñas empresas del sector comercial del municipio Trujillo estado Trujillo, el cual una vez tabulado y analizado permitió concluir que la aplicación del control interno en los sistemas de información contable en las pequeñas empresas del sector comercial del Municipio Trujillo Estado Trujillo es relevante, ya que de las políticas de control interno que se establezcan para el funcionamiento de dichos sistemas de información depende en gran parte la eficiencia del mismo con respecto a la confiabilidad, seguridad, pertinencia y oportunidad de la información presentada para el apoyo a otros procesos organizacionales en función del logro de sus objetivos, puesto que según lo observado en los análisis anteriores existen algunas debilidades que ameritan la aplicación de un control interno que optimice el funcionamiento de dichos sistemas informativos.. Palabras claves: Normas, Principios y Sistema de información contable.
1
INTRODUCCION
La contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el
hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus propiedades
porque su memoria no basta para aguantar la información requerida. Se ha
demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la
egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que se derivaban del
intercambio comercial.
El origen de la técnica contable es tan antigua como la necesidad que
tiene una persona de disponer de información para cuantificar los beneficios
obtenidos en la realización de las actividades comerciales, es preciso
enfatizar que al hablar de actividades comerciales, debemos remontarnos a
las primeras transacciones que existieron cuando el hombre empezó a
satisfacer sus necesidades de alimento y vestido.
Los sistemas de información iniciaron su camino en las empresas en la
década de los noventa con el fin de cerrar la brecha entre administradores,
gerentes y ejecutivos y los ingenieros y técnicos en informática, de manera
que el conocimiento de los segundos puede facilitar y enriquecer el trabajo
de los primeros. El uso de los sistemas de información debe ser parte de la
labor gerencial facilitando la información, el seguimiento de los procesos y el
planteamiento de nuevas estrategias en todos los campos. Se debe introducir
la informática en la toma de decisiones (acción gerencial). Esto requiere una
aptitud positiva hacia la tecnología que implique cambiar, no solo los equipos
sino la misma estructura de la organización, los procesos y los
procedimientos.
El énfasis en los sistemas significa que los variados componentes buscan
un objetivo común para apoyar las actividades de la organización. Estas
2
incluyen las operaciones diarias de la empresa, la comunicación de los datos
e informes, la administración de las actividades y la toma de decisiones.
Un sistema de información contable comprende los métodos,
procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de
las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de
decisiones.
El control interno no tiene el mismo significado para las personas, esto
puede dificultar su comprensión dentro de una organización. Resulta
importante establecer un marco que permita obtener una definición común.
El control interno es un proceso llevado a cabo por las personas de una
organización, diseñado con el fin de proporcionar un grado de seguridad
“razonable” para la consecución de sus objetivos, dentro de las siguientes
categorías: Eficiencia y eficacia de la operatoria, Fiabilidad de la información
financiera, cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
La estructura de la investigación está dividida en capítulos:
Capítulo I: lo constituye el planteamiento del problema investigado, los
objetivos a ser alcanzados y los motivos por los cuales se justifica la
información.
Capítulo II: en esta sesión se desarrollan los aspectos concernientes al
marco teórico de la investigación, el cual incluye los antecedentes de la
investigación, las bases teóricas.
Capítulo III: está conformado por la metodología aplicada en la
investigación, incluyéndose el tipo y diseño de la investigación, la población y
muestra, las técnicas e instrumentos de recolección de datos y de
procesamiento y análisis de los mismos.
3
Capítulo IV: presenta el análisis e interpretación de los resultados
arrojados con la aplicación del instrumento de recolección de datos.
Capítulo V: conclusiones argumentadas en los datos generados con la
aplicación del instrumento, así como las respectivas recomendaciones con el
objeto de solventar la problemática expuesta en la investigación.
Por último se presenta la bibliografía utilizada en el desarrollo de la
investigación, así como los anexos respectivos.
4
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
Planteamiento del Problema
La contabilidad se ha adaptado a las necesidades informativas de las
unidades económicas en las que operan, en la rudimentaria contabilidad de
la cultura egipcia, donde sólo era necesario un sistema basado en la partida
simple, anotando en un papiro los activos y las obligaciones; posteriormente
el creciente comercio y la revolución industrial, demandaron una necesidad
de información mucho mayor, apoyándose en la partida doble, desarrollada
por los pioneros de la contabilidad como Lucas Pacioli.
Dentro de este entorno Horngren & Harrison (1999) sostienen que la
contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa
información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los
encargados de tomar las decisiones. De tal manera que se convierte en el
eje central para llevar a cabo diversos procedimientos que conducirán a la
obtención del máximo rendimiento que implica el constituir una empresa
determinada, es decir, la contabilidad va mas allá del proceso de creación de
registro e informes que lleva como objetivo final la utilización de la
información, su análisis e interpretación.
Actualmente, el objetivo de la contabilidad es proporcionar información a
accionistas, bancos y gerentes, proveedores, entre otros, con relación a la
naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, es decir, la
cosa poseída por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es
suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las
operaciones realizadas por un ente privado o público.
En cuanto a los principios contables, Catacora (2000) señala los
conceptos básicos o conjunto de proposiciones, a las que debe subordinarse
todo desarrollo posterior. Su misión es la de establecer delimitaciones en los
5
entes económicos, las bases de la cuantificación de las operaciones y la
presentaciones de la información financiera.
Actualmente, parte del mundo empresarial continúa utilizando en su
gestión cotidiana sistema de contabilidad gerencial basada en los principios
Taylorianos de inicio de siglo fundamentales en la estabilidad. Actualmente
las constantes innovaciones y adelantos tecnológicos inducen a adecuar las
acciones de los objetivos definidos en función del progreso continuo, por lo
tanto la gerencia moderna debe adoptar estrategias y asumir un
posicionamiento estratégico que garantice la continuidad de la empresa
permitiendo, entre otros aspectos, medir efectivamente el desempeño y
mejorar significativamente la estructura financiera.
En tal sentido, la contabilidad es de gran importancia porque todas las
empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones
mercantiles y financiera, con el propósito de obtener mayor productividad y
aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por
la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter
legal.
De allí que, el control financiero se realiza con base en las normas de
auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros de
una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los
cambios en su situación financiera comprobando que en la elaboración de los
mismos así como en las transacciones y operaciones que los originaron se
observa el cumplimiento de las normas prescritas por las autoridades
competentes además de los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
En consecuencia el control interno surge de la contabilidad como una
herramienta fundamental para alcanzar el logro de los objetivos. Aunado a
esto, el control interno comprende el plan de organización en todos los
procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del
negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y
6
confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las
exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos
los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero,
existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la
finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización.
Siendo las cosas así, resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr
implementando y adecuando controles internos, los cuales sean capaces de
salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa,
dentro de este orden de ideas, (Catácora, 2000:238), expresa que el control
interno "es la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema
contable, el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable
de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad
importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable,
representa un aspecto negativo dentro del sistema de información contable".
Esto como consecuencia de que los sistemas de información se han
convertido en una herramienta funcional y crítica de la organización; casi
todas las empresas alrededor del mundo dependen de ella para procesar la
información. Su papel principal es apoyar la coordinación de las distintas
unidades de una organización. La manera en que la información está
distribuida y es analizada dentro de una empresa puede ser un factor muy
importante para el éxito de la misma. Consecuentemente los sistemas de
información desempeñan un rol esencial en una organización.
Según Stonner y Wankel, citados por Bernal (2004:20) los sistemas de
información se traducen como “métodos formales para proporcionar a los
gerentes la información confiable y oportuna necesaria para tomar
decisiones, y para que las organizaciones lleven a cabo eficientemente las
funciones de planificación, control y operación”, es decir, las empresas
utilizan éstos métodos como insumos para la ejecución efectiva de sus
actividades administrativas.
7
En este orden de ideas, Catacora, (ob cit: 27) considera que la eficacia
de una organización depende con frecuencia de la información contable que
este disponga para la gerencia. Asimismo, el autor sostiene que “es
imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones
financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados
desarrollados en las computadoras”, esto dado a que la mayor
responsabilidad de un gerente es la de mantener un control eficiente y eficaz
de los procesos contables.
En concordancia a lo antes descrito en el mundo empresarial es
indispensable mantener un control interno eficiente más aún en el caso de
los sistemas de información contable, los cuales revisten gran utilidad para el
funcionamiento eficaz de la gestión empresarial, dentro de este contexto se
pueden ubicar las pequeñas empresas ubicadas en el municipio Trujillo,
estado Trujillo, caracterizadas como microempresas de carácter comercial,
ya que llevan a cabo un intercambio entre proveedor, comerciante y
consumidor .
Ahora bien, para indagar acerca de la situación actual con respecto al
control interno en los sistemas de información contable en el contexto
descrito, se considero pertinente realizar un primer contacto con los
contadores públicos ó representantes legales de los entes económicos,
pudiendo evidenciar síntomas como que la pequeña empresa carece
actualmente de una estructura formal en todas sus áreas. El trabajo que
realiza el dueño de la pequeña empresa se asemeja al de un hombre
orquesta, y se atribuye él mismo su especialidad interna. Generalmente se
recurre a la asesoría financiera externa, lo cual deja el manejo contable y
financiero en manos de un contador externo o consultor por horas, que se
encarga principalmente de los aspectos legales de personal, finanzas y
tributarios. Desvirtuando así la estructura de un sistema de información
contable que brinde información clara, precisa y confiable sobre las
transacciones ejecutadas por la misma.
8
Asimismo, la función de control se visualiza como poco eficiente, puesto
que no se cuenta con componentes de control interno que brinden seguridad
ante riesgos como inexactitud en los registros contables, al igual que
procedimientos de monitoreo y supervisión que aseguren la confiabilidad de
los datos; por otro lado, se considera necesario establecer las características
de la información que genera el sistema previendo la utilización inadecuada
de datos que afecten la toma de decisiones y de esta manera incidir de
manera negativamente en el desempeño de otros procesos .
Ante esta situación, resulta pertinente considerar la importancia del
control interno en los sistemas de información contable en su carácter de
fiabilidad, pues el uso inadecuado de esta herramienta contable supone
como advertencia que la información sea inexacta, poco confiable y fuera de
tiempo, lo que conlleva a no adoptar las medidas precautorias a tiempo,
además de dar lugar a pésimas tomas de decisiones, este es un aspecto
fundamental a la hora tanto de evaluar el control interno, como para evitar los
fraudes internos, como externos.
Por estas razones se considera pertinente que la presente
investigación, la cual se orienta a evaluar la aplicación del control interno en
los sistemas de información contable en las pequeñas empresas del sector
comercial del municipio Trujillo Estado Trujillo, con el fin de solventar los
síntomas y causas antes expuestos y de esta manera poder evitar la
ocurrencia en fallas o debilidades que pongan en riesgo la estabilidad
económica y administrativa de las empresas tomadas como unidad de
análisis, en virtud de este planteamiento, partiendo de lo expuesto, surge la
necesidad de llevar a cabo la presente investigación, la cual se orienta
mediante las siguientes interrogantes:
9
Formulación del Problema ¿Cuál es la aplicación del control interno en los sistemas de información
contable en las Pequeñas Empresas del sector comercial del municipio
Trujillo, estado Trujillo?
Sistematización del Problema
¿Cómo es la estructura de los sistemas de información contable en las
pequeñas empresas del sector comercial del municipio Trujillo Estado
Trujillo?
¿Cuáles son las características de los sistemas de Información contable
en las pequeñas empresas del sector comercial del municipio Trujillo Estado
Trujillo?
¿Cuáles son los aspectos importantes de un Control Interno en los
sistemas de información contable en las pequeñas empresa del sector
comercial?
Objetivos de la Investigación Objetivo General
Evaluar la aplicación del control interno en los sistemas de información
contable en las pequeñas empresas del sector comercial del municipio
Trujillo Estado Trujillo.
Objetivos Específicos
- Identificar la estructura contable de los sistemas de información
contable en las pequeñas empresas del sector comercial del municipio
Trujillo Estado Trujillo.
- Describir las características de los sistemas de información contable
en las pequeñas empresas del sector comercial del Municipio Trujillo
Estado Trujillo
10
- Analizar los aspectos importantes del control interno en los sistemas
de información contable en las pequeñas empresas del sector
comercial del municipio Trujillo Estado Trujillo.
Justificación de la Investigación La relevancia de este estudio se fundamentó en el análisis de la aplicación
del control interno en el sistemas de información, fundamentados en el saber
contable, pues permitió aportar información para detectar y diagnosticar tanto
debilidades como las fortalezas del sistema, pudiendo así reforzar las
aplicaciones actuales, mejorarlas con el objeto de lograr un conjunto de
aplicaciones y opciones realmente satisfactorias a las necesidades de los
usuarios, estos obtendrán un conocimiento adicional en el manejo de
opciones o en lo referente a los datos, logrando de esta manera una
comunicación permanente. El empleo efectivo de una información veraz, oportuna y exacta permite a
cualquier organización una toma de decisiones más acertada y por
consiguiente, tomando en consideración que los sistemas de información
contable son elementos determinantes para el logro en las organizaciones
permitiendo obtener información sobre la posición financiera de la empresa,
su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.
Por otra parte, la rapidez con la cual se procesan la información hoy día,
los avances en el campo de la información, exigen tanto a los profesionales
como a las organizaciones, una constante renovación de los conocimientos,
adecuados al área sobre el cual se desarrollan, permitiendo una gestión tanto
eficaz como competitiva.
Finalmente, la investigación representó un aporte que puede ser de gran
utilidad metodológica, pues crear un instrumento de medición capaz de
analizar los aspectos necesarios que pueda lograr un óptimo control interno
en los sistema de información contable, el cual será de gran utilidad para
solucionar el problema planteado, además puede servir de guía o
11
antecedente para la realización de investigaciones relacionadas con los
sistemas de información contables que facilite la toma de decisiones
acertadas para prever y resolver problemas y, así poder dar respuesta a las
exigencias del entorno en que se desenvuelve las empresas.
Delimitación de la Investigación
Para la investigación se tomó como base de estudio de las empresas
comerciales del Municipio Trujillo estado Trujillo a las pequeña empresa que
están dedicadas a la actividad comercial profundizando las condiciones de
los sistema de información contable que permita tomar decisiones acertadas
y oportunas, así como los requerimientos generales del mismo. La
investigación se realizó durante los meses de noviembre 2011 hasta
septiembre 2012 , llevando una línea de investigación de Normas Principios y
Sistemas de Información contable
12
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
Antecedentes de la Investigación
Hoy en día los procesos de información se hacen cada vez más
dinámicos y complejos, surge como producto de la necesidad de mejorar los
sistemas de comunicación, permitiendo la obtención de mayor y mejor
información, lo cual implica la importancia de estos procesos de
investigación. Entre los antecedentes de investigación y que sirven de apoyo
al proceso de investigación se consideraron los siguientes
Avila (2001), presentó ante la Universidad de los Andes el Trabajo de
grado para optar al Título de Licenciatura de Contaduría Pública evaluación del control interno en el manejo de los inventarios en las empresas comerciales ubicada en la parroquia matriz del municipio Trujillo estado Trujillo. La presente investigación tuvo como objetivo evaluar el control
interno en el manejo de los inventarios en las empresas comerciales ubicada
en la parroquia matriz del municipio Trujillo Estado Trujillo, para ello se
realizo un estudio tipo descriptivo con un diseño de campo para la
recolección de los datos fue necesario construir un cuestionario conformado
por preguntas cerrada y categorizada, la población fueron (40)empresas
estuvo conformada por las empresas comerciales de conocida trayectoria
ubicado en la parroquia matriz del municipio Trujillo estado Trujillo, la
obtención de la muestra fue necesario realizar el criterio de
13
muestreo no probabilístico quedando está determinada en 25 empresas
comerciales, luego del vaciado del contenido de dicho instrumento se llego a
la conclusión que se determino que las empresas comerciales si aplican
control interno en el manejo de los inventarios y que le hacen medianamente,
ya que se detectaron algunas fallas en cuanto su aplicación de éste lo que
perjudica el buen desenvolvimiento de éstas, provocando el estancamiento y
con ello la consolidación de su actividad comercial.
La investigación antes mencionada refleja la evaluación del control interno
en el manejo de los inventarios se relaciona a la investigación ya que
demuestra que en las empresas si aplican controles internos, pero
medianamente y detectaron que si existen fallas en cuanto a su aplicación.
Cabe citar el estudio de Estévez (2002), quien presento ante la
Universidad de los Andes el Trabajo de grado para optar al Título de
Licenciatura de Contaduría Pública un Sistema de Control Interno de cuentas por Cobrar de la Empresa “Distribuciones Morera C.A” el
presente estudio tuvo como finalidad determinar la situación actual del
sistema de control interno de cuentas por cobrar de la Empresa
Distribuciones Morera C.A, para su ejecución se realizó una investigación de
tipo descriptiva con un diseño de campo, empleando como instrumento un
cuestionario de veintisiete (27) preguntas, aplicado a una población de tres
(3) personas conformada por un gerente general de la empresa, el
administrador y el cobrador que laboran en el departamento de
administración. El análisis de los resultados se fundamentó en la aplicación
de la técnica de análisis de variabilidad de rango. A través de la información
obtenida se pudo determinar que el sistema de control interno de cuentas por
cobrar presenta fallas en cuanto al cumplimiento de políticas, normas de
crédito y cobranza, así mismo no se emplean los canales de comunicación
de la manera más eficiente. La investigación anteriormente fue tomada como
antecedente, ya que habla de un Sistema de Control Interno contiene
14
procedimientos para el cumplimiento de políticas, aspecto que de alguna
manera son importantes en este estudio.
Montilla (2004), presentó ante la Universidad de los Andes el Trabajo de
grado para optar al Título de Licenciatura de Contaduría Pública La características del Sistema de Información Contable para el sistema de ventas en la medianas empresas de la Zona Industrial del Municipio Valera del Estado Trujillo. En el que planteo como objetivo general
Determinar las características del Sistema de Información Contable
disponible para el sistema de ventas en las medianas empresas de la Zona
Industrial del Municipio Valera del Estado Trujillo.la metodología fue de tipo
descriptivo y el diseño de campo. La población la conformaron nueve (9)
contadores público, que laboran en las medianas empresas de la Zona
Industrial del Municipio Valera del Estado Trujillo, a los cuales se les aplico
una guía de entrevistas de 15 ítems. Luego de analizar la Información
obtenida se concluyo que el Sistema de Información Contable disponible
para el Sistema de Ventas en las medianas empresas de la Zona Industrial
del Municipio Valera del Estado Trujillo, se caracterizan por su escasa
capacidad, en tanto no permiten realizar todos los procesos que posibilitan
proporcionar información necesaria para la toma de decisiones clave cuando
se realiza una venta al contado o a crédito. En vista de ello se recomendó
instalar Sistema de Información Contable que contengan todos los módulos
necesarios para proveer información precisa y oportuna respecto a los
procesos que involucran la ejecución de una venta a crédito o de contado,
así como tomar en cuenta los manuales para el seguimiento de costos no
son tan eficientes como los automatizados, ni tampoco, ofrecen el mismo
número de categorías y minuciosidad en las comparaciones.
La investigación antes mencionada refleja las características que deben
poseer los Sistemas de Información Contables en las empresas empleando
un tipo de metodología descriptiva y de campo lo que permitió obtener la
información requerida para lograr el propósito de la investigación.
15
Morales (2006), presentó ante la Universidad de los Andes el Trabajo de
grado para optar al Título de Licenciatura de Contaduría Pública Los Sistemas de Información en los establecimientos de alojamientos tipo hotel del Municipio Valera del Estado Trujillo. En el que planteo como
objetivo general determinar las características del Sistema de Información
Contable en los establecimientos tipo Hotel del Municipio Valera del estado
Trujillo, para lograrlo se realizó un estudio descriptivo con un diseño de
campo no experimental, para obtener la información se utilizó como
instrumento un cuestionario estructurado contentivo de treinta y ocho (38)
preguntas. Dicho instrumento fue aplicado a una muestra de treces (13)
establecimientos tipo Hotel del Municipio Valera Estado Trujillo, se validó
mediante el juicio de tres (3) expertos, los resultados obtenidos permitieron
concluir que entre lo más resaltantes del Sistema de Información se
encuentra el uso de sistemas automatizados y cuentas especiales, como
huéspedes, alimentos, bebidas y clientes especiales, su hardware y software
son bastantes sofisticados. También el parámetro mayormente exigido es
que se registran sin excepción todas las operaciones contables y para hacer
que esto se cumpla, existan manuales de normas y procedimientos contables
que guían el registro, análisis y emisión de informes.
Este estudio se relaciona con esta investigación ya que hace referencia a
la determinación del Sistema de Información Contable afirmando que estos
son útiles y confiables ya que se valen de una serie de elementos que
garantizan eficiente funcionamiento y en consecuencia asegura beneficio a lo
mismo.
Bases Teóricas A continuación se presenta los basamentos teóricos que sirven de
fundamento para la presente investigación, los cuales son considerados
indispensables para establecer de manera clara y precisa el cumplimiento de
los objetivos planteados.
16
La Contabilidad De Acuerdo a Gómez Rondón (1982). Nos dice que es una disciplina
científica dedicada a clasificar y resumir en términos monetarios las
transacciones mercantiles de un negocio u organización cualquiera e
interpretar sus resultados.
Para Luque de Lázaro, Enrique (1987). La contabilidad es la ciencia que
tiene por objeto el estudio cuantitativo y cualitativo del patrimonio del a
empresa, tanto en su aspecto estático como en el dinámico, con la finalidad
de lograr la dirección apropiada de las riquezas que lo integran. Por otro lado,
Lara (1980) dice que la contabilidad es la disciplina que enseña las normas y
los procedimientos para ordenar, analizar y registrar las operaciones
practicadas por las unidades económicas constituidas por un solo individuo
bajo la forma de sociedades civiles o mercantiles (bancos, industrias,
comercios e instituciones de beneficencias, etc.)
De igual modo, la contabilidad para Horngren & Harrison. (1991) es el
Sistema que mide las actividades del negocio, procesa es información
convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de
tomar las decisiones. La contabilidad tienes diversas funciones nos Habla
Redondo, A (2001) pero su principal objetivo es suministrar cuando sea
requerida o en fechas determinadas, información razonada, en base a
registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente público o
privado.
El término de contabilidad se ha estudiado ampliamente y es definido
universalmente bajo criterios semejantes pero con lineamientos diversos de
acuerdo al tipo de empresa. Al Respecto Horngren, C; Sundem, G y Elliot J.
(1994:2) definieron la contabilidad como: el medio principal para comunicar
información relativa al impacto de las actividades financiera. Esta información
se le proporciona a quienes toman decisiones en la forma de estado
financiero. Para elaborar estos estados los contadores analizan, registran,
17
cuantifican, acumulan. Resumen, clasifican, reportan e interpretan
numerosos eventos y sus efectos financieros de la organización.
En atención a estas definiciones, los autores resaltan la importancia de la
contabilidad como elemento primordial para emitir información que será
utilizada por contadores, administradores, para emitir juicios y decisiones que
conllevan a consecuencia económicas, a través de los Estados financieros
para poder ejercer una toma de decisiones que beneficie a la organización,
ayudando así la contabilidad a mostrar dónde y cómo se ha gastado dinero y
se ha hecho compromisos, evaluando el desempeño e indicando las
implicaciones financieras de escoger un plan en lugar de otro.
Catacora (2000:85) La definición de principios contables como aquellas
normas y reglas de carácter general o específicos emitidos por entidades de
la profesión contable y que son aplicables para el tratamiento de las
transacciones financieras de una entidad. Se emite con el objetivo de
estandarizar la elaboración de estados financieros. Cuando se habla de
uniformar se debe tener presente que los estados financieros pueden ser
utilizados por distintos tipo de usuarios, sean estos internos o externos a una
entidad económica, los objetivos básicos de los principios contables son:
uniformar los criterios contables, establecer tratamientos especiales a
operaciones específicas, orientar a los usuarios de los estados financieros y
sistematizar conocimiento contable.
Los Estados Financieros deben reflejar razonablemente las cifras de la
situación financiera y de resultados de una empresa y con base en ellos
tomar una serie de decisiones que son absolutamente cruciales para
usuarios tanto interno como externos. Tres estados financieros son básicos
para cualquier entidad:
- Balance general muestra la situación financiera de una entidad a una
fecha determinada.
- Estado de Resultados refleja todos los ingresos, costos y gastos que
corresponden a un periodo.
18
- Estado de movimiento de efectivo muestra la información referente a
los ingresos y desembolsos de efectivo para una entidad en un periodo
contable determinado.
Mensching y Adam (1991). La manera en que la información está
distribuida y es analizada dentro de una empresa puede ser un factor muy
importante para el éxito de la misma, consecutivamente los sistemas de
información desempeñan un rol esencial en una organización.
O’Brien, (2001:17), dice que los tres papeles principales de los sistemas
de información son: apoyo a las operaciones comerciales, apoyo a la toma
de decisiones gerenciales y apoyo a la ventaja estratégica.
Por lo tanto un sistema de Información es el conjunto de medios humanos
y materiales encargados del tratamiento de la información empresarial,
mediante la entrada de datos, su proceso y almacenamiento y su posterior
realimentación el cual es un mecanismo de control, tal como se aprecia en la
figura Nº 1
Figura Nº1 sistema de Información La Organización
Fuente :Fernández (1996:30)
El esquema propuesto por Fernández en la figura anterior, representa las
relaciones existentes entre el eje seleccionado: el Primer eje sistema de
Información, tiene como función central tomar datos relevantes (tanto desde
el interior como el exterior) sobre el estado de una organización y su entorno.
Sistema de Información Sistema de Información Contable
Procesos Contables Técnicas de
Registración contable
Operación Contable Documentos
Información Contable
19
Dichos datos son procesados y se administran como información significativa
para la toma de decisión y el control. Este proceso involucra un conjunto
integrado y coordinado de personas, equipo y procedimientos que transforma
los datos en información a fin de proporcionar elementos a los distintos
niveles de la organización y a posibles terceros involucrados.
Entre los componentes que conforman el Sistema de Información se
encuentra el sistema de Información contable (segundo eje) que comprende
fundamentalmente las tareas de obtención y procesamiento de datos (hechos
económicos u operaciones contables), elaboración de informes contables y
análisis del mismo.
En este sentido, desarrolla un lenguaje y un procedimiento técnico de
validez y aplicación universal para codificar la realidad completa y
diversificada de las organizaciones y mediante el proceso contable (Técnica
de registro de operación), producir información útil que posteriormente será
utilizada por los agentes internos y externos para la toma de decisiones y de
control.
Visto así en el área contable, los sistemas de información proporcionan
nuevos elementos para estimular la competitividad en las empresas. Dichos
sistemas proporcionan datos de origen interno y externo para generar
información útil que posibiliten la toma de decisiones informada y el control
sobre el estado de una organización y su entorno.
Por lo tanto un Sistema de Información Cantable promueve una gestión
óptima en relación con la recolección, organización y presentación de
información que permita tomar decisiones de carácter económico.
Capacidad Técnica de los sistemas de Información Contable
Se traduce en un funcionamiento eficientemente para lo cual se requiere
que su estructura y configuración cumplan con los objetivos para los cuales
fue diseñado del mismo modo, los elementos organizacionales y la estructura
20
contable que lo integran han de permitir a la empresa que pueda ser posible
realizar cualquier actividad importante. Siguiendo a Aparisi et al (2001) la capacidad técnica se apoya en los
elementos organizacionales y en la estructura contable.
1. Elementos Organizacionales Los elementos que suelen presentar un sistema de información contable
automatizado, según Aparisi et al (2001) son la siguientes.
a. Libro mayor: es en esencia un libro que contiene lista separadas para
cada cuenta que se encuentra en los Estados Financieros.
b. Balance General: es una lista formal de todos los componentes de la
ecuación contable, Activo, Pasivo y Capital de los propietarios. En el que se
encuentra igualdad para cada punto específico en el tiempo, y no para un
periodo, es por ello que el encabezado del balance general refleja una fecha
dada y no un periodo dado.
c. Cuenta por Cobrar: las ventas a créditos son el origen de las cuentas
o partidas por cobrar, las cuales representan derechos diversos contra los
clientes y otras surgen de las operaciones de la empresa.
d. Cuentas por pagar: representan los importes que se adeudan a los
proveedores por la adquisición de bienes y servicios.
2. Estructura Contable Un Sistema de Información Contable sigue un modelo básico y un sistema
de Información bien diseñado ofreciendo así control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable de costo-beneficio.
Según lo planteado por Duque (1987) independientemente del sistema
contable que utilice una empresa, este debe ejecutar tres pasos básicos
utilizando la información relacionada con las actividades financieras:
21
Sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes
estés interesado en la interpretación de la información contable para ayudar
en la toma de decisiones.
a. Registro de las Actividades Financieras:
En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la
actividad comercial diaria en términos económicos. En una empresa se llevan
a cabo todo tipo de transacciones que se pueden expresar en términos
monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad. Una
transacción se refiere a una acción terminada más que a una posible acción
a futuro. Ciertamente, no todos los eventos comerciales se pueden medir y
describir objetivamente en términos monetarios.
b. Clasificación de la información
Un registro completo de todas las actividades comerciales implica
comúnmente un gran volumen de datos, demasiado grande y diverso para
que pueda ser útil para las personas encargadas de tomar decisiones. Por
tanto, la información de debe clasificar en grupos o categorías. Se deben
agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga
dinero.
c. Resumen de la Información
Para que la información contable utilizada por quienes toman decisiones,
esta debe ser resumida. Por ejemplo, una relación completa de las
transacciones de venta de una empresa. Los empleados responsables de
comprar mercancías necesitan la información de las ventas resumidas por
producto. Los gerentes de almacén necesitaran la información de ventas
resumida por departamento,
Uso de los objetivos principales de análisis de un sistema contable, es el
verificar que la información procesada por el sistema se está efectuando de
acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. Cuando se
nombran los estándares establecidos, nos referimos a toda una filosofía que
la empresa refleja en manuales, instructivos, comunicaciones, gráficos y en
22
general cualquier vía de información en donde se plasmen principalmente las
políticas que, de alguna forma, pudieran afectar el desempeño de los
empleados en relación con el procedimiento de la información contable.
Sistemas de Información Contable
Para Catacora (2000:27) un sistema de información contable "es un
conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por
ciertos atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan
para lograr un objetivo común".
Ahora bien, los sistemas de información contable consisten en métodos
y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, registrar y producir
información cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad
económica.
En su opinión McLeod (2000: 310) define un sistema de información
contable como aquel que “... ejecuta las aplicaciones de contabilidad de la
compañía". Estas aplicaciones se caracterizan por un elevado volumen de
procesamiento de datos. El procesamiento de datos consiste en cuatro
tareas principales: recolección de datos, manipulación de datos,
almacenamiento de datos y preparación de documentos.
Al respecto, Laudon & Laudon (2000:29) que refiere:
…en toda empresa, la preocupación permanente por la mejora de la administración, las finanzas y la producción han conducido a la rápida adopción de sistemas automáticos capaces de facilitar tareas mecánicas y rutinarias, evitar errores y mejorar el control de la cartera de clientes, con el incremento consiguiente de la calidad. En otras palabras, el sistema de información contable no es más que un
conjunto de normas, pautas, procedimientos para controlar las operaciones y
suministrar información financiera de una empresa, por medio de la
organización, clasificación y cuantificación de las informaciones
administrativas y financieras que esta suministre.
23
Las organizaciones de carácter financiero requieren de sistemas de
información contable confiables, seguros, que contengan información acerca
de las cifras de acuerdo con los principios contables de la organización, en
base a ello, es importante el análisis de los sistemas de información contable
con el cual cuentan las organizaciones en el campo financiero, dicho análisis
pretende según Catácora (2000:53):
Asegurar la integridad de los datos: es decir que debe existir la
seguridad de que todos los datos contables sean introducidos en el sistema. Adecuado registro y procesamientos de las operaciones: dichos
registros deben estar ajustados a las normativas y los procedimientos
establecidos por la organización. Presentar la información financiera en forma confiable: en este
sentido, debe existir confiabilidad en la información financiera un mínimo
grado de confianza acerca de las cifras, debiéndose presentarlo de acuerdo
a los parámetros contables de la organización. Garantizar la oportunidad en la presentación de la información; pues
la misma es una herramienta fundamental para la toma de decisiones debe
ser efectiva y eficaz, siendo soportada necesariamente por información que
llegue en la forma oportuna.
El control Interno
El control Interno actualmente el instituto Mexicano de Contadores
públicos. (Citado en Rodríguez, J. 2000), lo define de la siguiente manera:
“Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos
que en forma coordinada se adopten en un negocio para salvaguardar sus
activos. Verificar la confiabilidad de su información financiera, promover
eficiencia y provocar adherencia a las políticas prescritas por la
administración. (p. 48)”.
De acuerdo a Rodríguez, se considera al control interno, como un
elemento de control que se basa en procedimientos y métodos adoptados
24
por una organización de manera coordinada a fin de proteger sus recursos
contra pérdida, fraude o ineficiencia; promover la exactitud y confiabilidad de
informes contable y administrativos; apoyar y medir la eficacia de ésta, y
medir a la eficiencia de operaciones en todas las áreas funcionales de la
organización.
En términos generales, el control interno se refiere a los métodos y
prácticas, por medio de los cuales se coordinan y operan los registros y los
procedimientos que afectan su uso, de manera que la administración obtiene
información, protección y control.
Importancia del Control Interno
Para Catacora (2000), un sistema de Control Interno es importante por
cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las
cifras, que son reflejadas en los estados financieros, sino también evaluar el
nivel de eficiencia operacional en procesos contables y administrativos.
Así mismo, Pinilla (2001, p 34), expresa que para el adecuado
funcionamiento de cada organización es indispensable contar con sistemas
de información eficientes, completos y ágiles, pues ello facilita el proceso de
toma de decisiones. La información varía de acuerdo al nivel jerárquico y se
requiere de un sistema de información capaz de generar informes de acuerdo
a las exigencias, para ello es necesario que cumplan con requisitos tales
como:
Utilidad para la toma de decisiones
Deben ser oportunos
De fácil compresión
Uniformes, lo cual facilita la comparación entre ellos
Completos y exactos
Dentro de estas perspectivas, el control interno ayuda a salvaguardar el
cumplimiento de las políticas de la organización, proporciona la seguridad de
25
que las responsabilidades se estén cumpliendo, constituyendo un soporte
indispensable para una eficiente administración.
Alcance del Control Interno
De acuerdo a Aguirre, J (1997), en todo sistema de control interno deben
definirse los alcances dependiendo de las características de la empresa. Las
responsabilidad en la decisión de estos alcances recae siempre en la
dirección en función de sus necesidades y objetivos, actividades de la
empresa, tamaño, volumen de operaciones, así como la aplicación
geográfica de la organización.
En la figura Nº 2, muestra un esquema del ámbito de la aplicación del
control interno.
Figura Nº2. Ámbito de aplicación del control interno
Fuente: Aguirre, J (1997).
Procedimiento Administrativo
Circuito de Información
Contabilización
- Capacitación de datos correctos y fiables.
- Controles adicionales
- Seguimiento de las políticas eficientes.
- Asegurar protección activos
- Evitar el fraude.
- Operanding según organigrama tanto funcional como
- Situación financiera correcta.
- Información siguiendo criterios y normas establecidas
- Conforme a los principios de contabilidad generalmente
26
Componentes del Control Interno
Tal y como lo plantea el informe COSO (2002), el Control Interno está
integrado por (5) componentes que se interrelacionan entre sí para llevar a
cabo los objetivos específicos, los cuales se identifican como:
Ambiente de Control: el elemento fundamental de toda organización
son las personas que en ella laboran, (destacándose sus atributos
individuales, su integridad, valores éticos y la competencia) además del
ambiente donde operan.
Valoración de riesgo: La organización debe asumir los posibles
riesgos, señalar claramente los objetivos de seguir, integrados con lo
relacionado con las ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras
actividades de tal manera que operen adecuadamente. Es importante
también establecer los mecanismos para identificar, analizar y administrar los
riesgos relacionados.
Actividades de Control: es imprescindible establecer y ejecutar tanto
políticas como los procedimientos para garantizar la aplicación efectiva de las
acciones identificadas por la administración como las necesarias para
manejar los riesgos posibles en la ejecución de los objetivos establecidos
dentro de la organización.
Información y comunicación: Los sistemas de información y
comunicación se interrelacionan, contribuyendo con el personal de la
organización a capturar e intercambiar la información requerida para
conducir, administrar y controlar sus operaciones.
Monitoreo o supervisión: es importante el monitoreo integral del
proceso, ello permite las modificaciones que sean necesarias.
Estos componentes del Control Interno se relacionan de forma sinérgica
para llevar a cabo el proceso de control, es decir, que el ambiente de control
genera una atmósfera en el cual las personas llevan a cabo sus tareas y
cumplen con las responsabilidad de control, dentro de este ambiente la
gerencia valora los riesgos para el cumplimiento de los objetivos trazados,
27
así mismo las actividades de control se llevan a efecto para asegurar la
ejecución de las directrices de la gerencia para el manejo del riesgo, mientras
se obtienen y se comunica la información relevante, debe monitorearse el
proceso para así corregir de manera inmediata lo que sea necesario
modificar.
Fines del control Interno
Rodríguez, J (2000), considera que el control interno consiste en ampliar
todas las medidas utilizadas por la empresa con las siguientes finalidades:
1. Protección de sus Recursos Este fin es uno de los fines más importantes, ya que por medio de un
adecuado sistema del control interno, será posible evitar pérdidas, fraudes,
errores, desperdicios e ineficiencias, de igual forma podrá preverse
contingencias que pudieran afectar los recursos organizacionales.
Con motivo de que los activos de la organización, constituyen los
principales recursos para generar utilidad y un adecuado sistema de control
interno no debe prever medidas de vigilancia y comprobación que se
establezcan desde antes de la adquisición de los activos, pasando por su
custodia, conservación y mantenimiento, hasta su baja (por retiro o venta).
2. Promover la exactitud y confiabilidad de informes Actualmente se reconoce la existencia de una importante finalidad del
control interno, consiste en la prevención de pérdidas y la elaboración de
información contable y administrativa precisa en todas las áreas funcionales
de la empresa. Dadas las necesidades del control interno, éste debe abarcar
a toda la organización, por tanto se requiere de información contable y
administrativa exacta y confiable, para ser utilizada en la toma de decisiones.
No sólo por un continuo proceso de verificación y análisis de los informes y
de los registros de que ellos se derivan, podrá la dirección superior depositar
su confianza en la información que le es presentada.
28
3. Apoyar y medir el cumplimiento de la organización Los objetivos y planes tienen una relación estrecha con los controles. Una
forma adicional de medir el cumplimiento de los objetivos de la organización
se logra valiéndose de guías intermediarias para delegar respuestas rápidas
que puedan hacer frente a los problemas que podrían afectar de manera
significativa los resultados futuros.
Asumiendo que los objetivos han sido establecidos en términos
susceptibles de ser medidos, es necesario preverse de medios para calificar
los resultados corrientes. Es necesario saber hacia dónde quiere ir y que se
está haciendo actualmente con miras al logro de los objetivos. Solo así
podrán obtenerse las bases adecuadas para comparar y analizar las
acciones correctivas a realizarse u otro tipo de acción administrativa.
Asimismo, las políticas son partes de la planeación, requieren desde el
punto de vista del control, algunos requisitos para su práctica eficaz. Estas
deben ser realistas en el sentido de que sean de aplicación prácticas y
debidamente coordinadas en las distintas áreas funcionales de la
organización. Además deben ser suficientemente especificas para que
puedan servir como guía efectiva, igualmente deben adaptarse a las
condiciones cambiantes, sin perder de vista los objetivos fijados previamente.
La efectividad de la operación de toda organización es influida tanto por las
políticas y normas implícitas como por las explicitas.
Es decir, que los fines del control interno va a direccionados
principalmente a evitar errores ya la forma es que pueda cometerse algún
fraude o engaño en cuanto a las operaciones generales que realiza la
empresa.
Empresa
Ricardo Romero (1997), define la empresa como "el organismo formado
por personas, bienes materiales, aspiraciones y realizaciones comunes para
dar satisfacciones a su clientela"
29
Para Andrade (2005), la empresa es "aquella entidad formada con un
capital social, y que aparte del propio trabajo de su promotor puede contratar
a un cierto número de trabajadores. Su propósito lucrativo se traduce en
actividades industriales y mercantiles, o la prestación de servicios".
Teniendo en cuenta la importancia de este tema, a continuación veremos
de forma resumida cuáles son los diferentes tipos de empresa según una
clasificación que incluye diversos criterios. Además, revisaremos cuáles son
los tipos de empresa existentes en las economías de mercado.
Tipos de Empresa Clasificados Según Diversos Criterios:
Los criterios más habituales para establecer una tipología de las empresas
según Zuani Rafael Elio (2003), son los siguientes:
Según el Sector de Actividad:
Empresas del Sector Primario: También denominado extractivo, ya que el
elemento básico de la actividad se obtiene directamente de la naturaleza:
agricultura, ganadería, caza, pesca, extracción de áridos, agua, minerales,
petróleo, energía eólica, etc.
Empresas del Sector Secundario o Industrial: Se refiere a aquellas que
realizan algún proceso de transformación de la materia prima. Abarca
actividades tan diversas como la construcción, la óptica, la maderera, la textil,
etc.
Empresas del Sector Terciario o de Servicios: Incluye a las empresas
cuyo principal elemento es la capacidad humana para realizar trabajos físicos
o intelectuales. Comprende también una gran variedad de empresas, como
las de transporte, bancos, comercio, seguros, hotelería, asesorías,
educación, restaurantes, etc.
Una clasificación alternativa es:
30
Industriales. La actividad primordial de este tipo de empresas es la
producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción
de materias primas. Las industrias, a su vez, se clasifican en:
- Extractivas. Cuando se dedican a la explotación de recursos naturales,
ya sea renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de
empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.
- Manufactureras: Son empresas que transforman la materia prima en
productos terminados, y pueden ser:
- De consumo final. Producen bienes que satisfacen de manera directa
las necesidades del consumidor. Por ejemplo: prendas de vestir,
muebles, alimentos, aparatos eléctricos, etc.
- De producción. Estas satisfacen a las de consumo final. Ejemplo:
maquinaria ligera, productos químicos, etc.
Comerciales. Son intermediarias entre productor y consumidor; su función
primordial es la compra/venta de productos terminados. Pueden clasificarse
en:
- Mayoristas: Venden a gran escala o a grandes rasgos.
- Minoristas (detallistas): Venden al por menor.
- Comisionistas: Venden de lo que no es suyo, dan a consignación.
Servicio. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad que a su vez se
clasifican en:
- Transporte
- Turismo
- Instituciones financieras
- Servicios públicos (energía, agua, comunicaciones)
- Servicios privados (asesoría, ventas, publicidad, contable,
administrativo)
- Educación
- Finanzas
- Salud
31
Según el Tamaño: Existen diferentes criterios que se utilizan para determinar el tamaño de
las empresas, como el número de empleados, el tipo de industria, el sector
de actividad, el valor anual de ventas, etc. Sin embargo, e indistintamente el
criterio que se utilice, las empresas se clasifican según su tamaño en:
Grandes Empresas: según Jack Fleitman (2000), Se caracterizan por
manejar capitales y financiamientos grandes, por lo general tienen
instalaciones propias, sus ventas son de varios millones de dólares, tienen
miles de empleados de confianza y sindicalizados, cuentan con un sistema
de administración y operación muy avanzado y pueden obtener líneas de
crédito y préstamos importantes con instituciones financieras nacionales e
internacionales.
Medianas Empresas: según Jack Fleitman (2000), En este tipo de empresas
intervienen varios cientos de personas y en algunos casos hasta miles,
generalmente tienen sindicato, hay áreas bien definidas con
responsabilidades y funciones, tienen sistemas y procedimientos
automatizados.
Pequeñas Empresas: según Anzola(1996), En su gran mayoría, las
pequeñas empresas están dedicadas a la actividad comercial. Además es
notorio que las empresas dedicadas a la transformación de los productos los
comercializan ellas mismas, descartando en lo posible a los intermediarios y
logrando una relación más directa entre productor y consumidor.
Microempresas: según Jack Fleitman (2000), Por lo general, la empresa y la
propiedad son de propiedad individual, los sistemas de fabricación son
prácticamente artesanales, la maquinaria y el equipo son elementales y
reducidos, los asuntos relacionados con la administración, producción,
ventas y finanzas son elementales y reducidos y el director o propietario
puede atenderlos personalmente.
Según la Propiedad del Capital:
32
Según Rafael Elio (2003), Se refiere a si el capital está en poder de los
particulares, de organismos públicos o de ambos. En sentido se clasifican en:
Empresa Privada: La propiedad del capital está en manos privadas.
Empresa Pública: Es el tipo de empresa en la que el capital le pertenece al
Estado, que puede ser Nacional, Provincial o Municipal.
Empresa Mixta: Es el tipo de empresa en la que la propiedad del capital es
compartida entre el Estado y los particulares.
Según el Ámbito de Actividad: Según Rafael Elio (2003), Esta clasificación resulta importante cuando se
quiere analizar las posibles relaciones e interacciones entre la empresa y su
entorno político, económico o social. En este sentido las empresas se
clasifican en:
Empresas Locales: Aquellas que operan en un pueblo, ciudad o municipio.
Empresas Provinciales: Aquellas que operan en el ámbito geográfico de
una provincia o estado de un país.
Empresas Regionales: Son aquellas cuyas ventas involucran a varias
provincias o regiones.
Empresas Nacionales: Cuando sus ventas se realizan en prácticamente
todo el territorio de un país o nación.
Empresas Multinacionales: Cuando sus actividades se extienden a varios
países y el destino de sus recursos puede ser cualquier país.
Según el Destino de los Beneficios: Rafael Elio (2003):
Según el destino que la empresa decida otorgar a los beneficios
económicos (excedente entre ingresos y gastos) que obtenga, pueden
categorizarse en dos grupos:
Empresas con Ánimo de Lucro: Cuyos excedentes pasan a poder de los
propietarios, accionistas, etc...
Empresas sin Ánimo de Lucro: En este caso los excedentes se vuelcan a
la propia empresa para permitir su desarrollo.
33
Según la Forma Jurídica: Según Rafael Elio (2003):
La legislación de cada país regula las formas jurídicas que pueden
adoptar las empresas para el desarrollo de su actividad. La elección de su
forma jurídica condicionará la actividad, las obligaciones, los derechos y las
responsabilidades de la empresa. En ese sentido, las empresas se clasifican
en términos generales en:
Unipersonal: El empresario o propietario, persona con capacidad legal para
ejercer el comercio, responde de forma ilimitada con todo su patrimonio ante
las personas que pudieran verse afectadas por el accionar de la empresa.
Sociedad Colectiva: En este tipo de empresas de propiedad de más de una
persona, los socios responden también de forma ilimitada con su patrimonio,
y existe participación en la dirección o gestión de la empresa.
Cooperativas: No poseen ánimo de lucro y son constituidas para satisfacer
las necesidades o intereses socioeconómicos de los cooperativistas, quienes
también son a la vez trabajadores, y en algunos casos también proveedores
y clientes de la empresa.
Comanditarias: Poseen dos tipos de socios: a) los colectivos con la
característica de la responsabilidad ilimitada, y los comanditarios cuya
responsabilidad se limita a la aportación de capital efectuado.
Sociedad de Responsabilidad Limitada: Los socios propietarios de éstas
empresas tienen la característica de asumir una responsabilidad de carácter
limitada, respondiendo solo por capital o patrimonio que aportan a la
empresa.
Sociedad Anónima: Tienen el carácter de la responsabilidad limitada al
capital que aportan, pero poseen la alternativa de tener las puertas abiertas a
cualquier persona que desee adquirir acciones de la empresa. Por este
camino, estas empresas pueden realizar ampliaciones de capital, dentro de
las normas que las regulan.
Tipos de Empresa en Economías de Mercado:
34
Según Samuelson y Nordhaus (2002), en las economías de mercado se
produce una amplia variedad de organizaciones empresariales que van
desde las más pequeñas empresas de propiedad individual hasta las
gigantescas sociedades anónimas que dominan la vida económica en las
economías capitalistas.
Esta amplia variedad de organizaciones empresariales se divide en
términos generales en los siguientes tipos de empresa:
Empresas de propiedad individual: Por lo general, este tipo de empresa se
halla constituida por el profesional, el artesano o el comerciante que opera
por su cuenta un despacho, un taller o una tienda; sin embargo, en la
actualidad también se debe considerar a los millones de teletrabajadores o
emprendedores en internet que han iniciado y mantienen un negocio en la
Red o prestan servicios a través de ella.
La empresa individual: según Romero Ricardo (1997), tiene un
inconveniente, el de no poder extenderse generalmente más allá de cierto
límite, porque depende de una sola persona; si esta muere, envejece o
enferma, la empresa puede desaparecer aún cuando su continuación pudiera
haber sido tan beneficiosa para la comunidad o sus servidores.
Sociedad colectiva: según Samuelson y Nordhaus (2002), Dos o más
personas cualesquiera pueden unirse y formar una sociedad colectiva. Cada
una acuerda aportar parte del trabajo y del capital, quedarse con un
porcentaje de los beneficios y compartir, desde luego, las pérdidas o las
deudas.
Sociedad anónima: Es una entidad jurídica independiente y, de hecho, es
una persona jurídica que puede comprar, vender, pedir créditos, producir
bienes y servicios y firmar contratos. Disfruta además, de responsabilidad
limitada, lo que quiere decir que la inversión y la exposición financiera de
cada propietario en ella se limitan estrictamente a una cantidad específica.
Este tipo de empresa, según Romero Ricardo (1997) se caracteriza por
incorporar a muchos socios accionistas quienes aportan dinero para formar
35
un capital social cuyo monto posibilita realizar operaciones que serían
imposibles para el organizador en forma individual.
Las características de la sociedad anónima son: A) El capital está
representado por acciones. B) Los accionistas o socios que la forman, frente
a las obligaciones contraídas tienen una responsabilidad limitada. C) Son
estrictamente sociedades de capitales; el número de sus accionistas es
ilimitado, y esto le permite reunir y utilizar los capitales de muchas personas.
D) Tiene existencia ilimitada, la muerte o la incapacidad de algunos de sus
socios no implica la disolución de la sociedad. E) La razón social debe ser
adecuada al objeto para el cual se ha constituido; no se designa con el
nombre de los socios.
Según Samuelson y Nordhaus (2002), en las economías de mercado
avanzadas, la actividad económica se encuentra en su mayor parte en las
sociedades anónimas privadas.
36
Cuadro 1. Mapa de variables Objetivo General: Evaluar la aplicación del control interno en los sistemas de información contable en las pequeñas empresas del sector comercial del Municipio Trujillo Estado Trujillo. Objetivos específicos Variable Dimensiones Indicadores Ítem
Identificar la estructura contable de los sistemas de información contable en las pequeñas empresas del sector comercial del municipio Trujillo Estado Trujillo.
CO
NTR
OL
INTE
RN
O E
N L
OS
SIST
EMA
S D
E IN
FOR
MA
CIÓ
N
CO
NTA
BLE
Estructura contable
- Registro de las actividades financieras. - Clasificación de la información. - Resumen de la información.
1,2 3
4,5
Describir las características de los sistemas de información contable en las pequeñas empresas del sector comercial del Municipio Trujillo Estado Trujillo
Características del Sistema de
Información Contable
- Integridad de los datos: - Registro y procesamientos de las
operaciones: - Presentación de la información
financiera en forma confiable: - Garantizar la oportunidad en la
presentación de la información.
6
7,8
9
10
Analizar los aspectos
importantes del control interno en los sistemas de información contable en las pequeñas empresas del sector comercial del municipio Trujillo Estado Trujillo.
Aspectos importantes del Control Interno
Componente del Control Interno- Ambiente de control - Valoración de riesgo - Actividades de control - Información y comunicación - Monitoreo o supervisión
Fines del control Interno - Protección de sus Recursos - Promover la exactitud y confiabilidad
de informes - Apoyar y medir el cumplimiento de la
organización
11
12,13 14
15,16 17
18 19
20,21,22
Fuente: Aldana, D. (2012)
37
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
Comprende la selección de los métodos más apropiados para lograr los
objetivos de la investigación, que le permita afinar las tareas de recoger y
analizar los datos o elementos del problema planteado.
Tipo de Estudio
En este estudio se pretendió evaluar la aplicación del control interno en
los sistemas de información contable en las pequeñas empresas del sector
comercial del Municipio Trujillo Estado Trujillo. Dicho propósito define una
investigación de tipo descriptivo.
En tal sentido, un estudio descriptivo, según Méndez (2001), “es aquel
que identifica características del universo de investigación, señala la forma
de conducta y actitudes del universo del universo investigado , establece
comportamientos concretos, descubre y comprueba la asociación entre las
variables de investigación”. De allí que, una investigación descriptiva puede
tener como finalidad características globales el evento de estudio y enumerar
sus características, describir el desarrollo a los procesos de cambio y
clasificar eventos dentro de un contexto, pero también construir la base y el
punto de partida para estudio de mayor profundidad.
Diseño de la Investigación
El diseño utilizado en esta investigación tomando en cuenta que los datos
se recogieron en su ambiente cotidiano, fue de campo no experimental,
observando tal y como se da en su contexto natural, para después analizarla.
El trabajo se fundamentó en un diseño de campo el cual permitirá recabar
los datos directamente de la realidad, para conocer las condiciones reales de
38
estos se ubico en la fuente primaria de la investigación. De allí la
investigación de campo Arias (1999:48), la describe como aquella que
“consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde
ocurren los hechos, sin manipular o controlar variable alguna”.
Para Sabino (1986:81) “El Diseño de campo permite cerciorarse al
investigador de las verdaderas condiciones en que se ha conseguido los
dato, posibilitando su revisión o modificación en el caso de que surjan dudas
respecto a su calidad”
Así mismo, el estudio presentó un diseño no experimental,
transaccional o transversal; definido por Hernández (2004:186), como las que
se “proponen la descripción de las variables, tal como se manifiesta y el
análisis de éstas, tomando en cuenta su interrelación e incidencia,
igualmente en este tipo de estudio la recolección de datos se realizó solo
una vez y en un tiempo único”.
Método de la Investigación
Según Méndez (2001:143),”El método de investigación permite organizar
el procedimiento lógico general por seguir en el conocimiento y llegar a la
observación, descripción y explicación de la realidad.”
En este caso se utilizó a través del método inductivo, el cual de acuerdo a
Méndez (2001) permite observar los fenómenos o situaciones particulares del
problema planteado.
En la investigación generalizando las propiedades comunes del Control
Interno en el Sistemas de Información Contable este método se aplico
debido a la existencia de los puntos de partida teórico que fundamentan el
estudio, así como para visualizar los resultados obtenidos al final del
proceso investigativo.
En virtud de lo anterior, para obtener los objetivos establecidos en ésta
investigación se aplicará el método inducción, debido que el estudio se
realizó en las pequeñas empresas del sector comercial del municipio Trujillo
39
Estado Trujillo, de forma igual y en ella se evaluara la situación del control
interno en los sistemas de información contable.
Población y Muestra
De acuerdo a la consecución de la estrategia metodológica tomada en
consideración para este estudio se determinó la población.
Según Balestrini (2002:137), se entiende por población “un conjunto finito
o infinito de personas, cosas o elementos que presentan características
comunes”. Se considerara a la población como un conjunto de individuos u
objetos susceptibles de observación y que presenten características
similares al fenómeno de estudio.
La muestra según Fidias (1999:49) “es un subconjunto representativo y
finito que se extrae de la población accesible”. En este sentido, una muestra
representativa es aquella que por tamaño y características similares a las de
un conjunto, permite hacer inferencias o generalizar los resultados al resto de
la población con un margen de erro conocido.
En este sentido la población estuvo conformada por las empresas
comerciales del municipio Trujillo Estado Trujillo, tomando como referencia la
data suministrada por la alcaldía del municipio Trujillo estado Trujillo, la cual
es muy extensa y se seleccionó una muestra representativa donde se
estudiaron aquellas pequeñas empresas comerciales de propiedad individual.
Se realizo un muestreo no probabilístico Según Ciro Martínez (2006) en el
muestreo no probabilístico se toma la muestra de cualquier tamaño y los
elementos son seleccionados de acuerdo con la opinión o juicio que tenga el
investigador sobre la población. Se toma la muestra seleccionado los elementos que le parecen
representativos por lo que depende del criterio del investigador. Para está
investigación se determino realizar el estudio a Diez (10) empresas
seleccionadas y nombrada a continuación:
40
N° Nombre de la Empresa Dirección
1 Almacén La Popular Av. Mendoza
2 Grecia Modas Av. Independencia Cc Variedades la Scala
3 Zadona Sport C.C Geminis Center Local 11
4 Carnicería y Pescadería Mis
Tres Reinas Av. Cruz Carrillo
5 Mis Encantos Boutique De
Fredys C. Av. Indep. Nº 5-36
6 Inversiones Y Proveeduría
Escolar Av. Bolívar Cerca De Hidroandes
7 Inversiones Coronado A. Independencia
8
Tienda Caprichos
Av. Coro N 2-25 Frente Farmacia
Universidad
9 Inversiones Mujer Fashion Av. Independencia
10 Novedades Edumar C.C. C. Colonial
Fuente: muestra realizado por la investigadora (2011)
Técnica e Instrumento para la recolección de la Información
Para Bavaresco (1994), las técnicas de recolección de información están
destinadas a verificar el problema planteado, por lo que cada investigación
de acuerdo a sus características propias, determinará las técnicas a utilizar,
los instrumentos y demás herramientas que el investigador considere
conveniente a los efectos de lograr los objetivos de la investigación.
Dadas las características de los elementos objeto de estudio en la
presente investigación las técnicas para recolectar y analizar la información
que se utilizó para medir el comportamiento de las variables. Para tal efecto,
en esta investigación se aplico la técnica de la observación por encuesta
realizado a través del cuestionario.
En este sentido, Tamayo y Tamayo (2000 p 122), señala que la
“…observación es la percepción visual y se emplea para indicar todas las
41
formas de percepción utilizada para el registro de respuestas tal y como se
presenta a nuestro sentidos.”
En torno al cuestionario como instrumento Blanco (2000, p 33), lo define
como “… la información primaria que contiene un conjunto de preguntas bien
organizadas, presentadas todas en el mismo orden y con los mismos
términos tal y como en el formato de la entrevista, para ser aplicado por
todos los sujetos de la investigación.”
En la cual se elaboró un cuestionario como instrumento, diseñado por la
investigadora, para ser aplicado a los propietarios de las empresas como
entes informantes. Para ello el cuestionario se formuló en base a los
objetivos establecidos para la investigación, así como a las dimensiones e
indicadores tratados en el marco teórico, dicho instrumento se aplicó para
obtener la relación de concordancia y discrepancia en las opciones
suministradas.
Validez del Instrumento
Según Hurtado (2000: 43), la validez “se refiere al grado en que un
instrumento mide lo que pretende medir, mide todo lo que el investigador
quiere medir y mide sólo lo que quiere medir”
Todo instrumento de recolección de datos debe ser validó y confiable.
Para Hernández, Fernández y Batista (2003) “validez, se refiere al grado en
que un instrumento realmente mide la variable que se pretende medir;
confiabilidad, se refiere al grado en que su aplicación repetida al mismo
sujeto u objeto produce resultados iguales”. (p.346)
Hernández, Fernández y Batista (2003), mencionan que para calcular la
validez se conocen tres (3) aspectos: el contenido, el criterio, el constructor.
En este estudio, la validez fue de contenido, la cual se refiere al grado que
conforman los instrumentos, abarca toda o gran parte de los contenidos
donde se manifiesta el evento que se pretende medir. La cual consiste en la
consulta de tres (03) expertos con el fin de evaluar la correspondencia de los
42
ítems con el contexto teórico y objetivo de la investigación así como las
variables, dimensiones y los indicadores. Entre ellos los Profesores
Análisis de la Información
Con relación a este aspecto, Márquez (2000), indica que el proceso de
análisis de la información obtenida una vez aplicados los instrumentos
seleccionados para la recolección de la información es de mucha importancia
para la investigación, puesto que se debe tener especial cuidado en
categorizar, codificar, y tabular las respuestas de manera de poder obtener
una impresión razonable del objeto de la investigación. De acuerdo a lo antes planteado, los datos que se obtengan de la
aplicación de los instrumentos elaborados para efectos de la presente
investigación, se analizarán mediante el uso de la técnica de análisis
cualitativo de la información, para ello se elaborará una matriz de análisis de
la información, en la cual se consideraran aspectos tales como: aspectos a
analizar, cuyos fundamentos serán las dimensiones o variables reales, luego
se tomará en consideración el estado actual de estos aspectos en la
empresa, esto permitirá plantear en la matriz un análisis crítico de cada
aspecto evaluado, para proponer las recomendaciones y/o acciones que
contribuyan a la solución del problema. En esta investigación se utilizó como técnicas de procesamiento y análisis
de datos las que se describen a continuación:
- Análisis de Contenido; según Krippendorff citado por Hernández,
Fernández y Batista (2003), “se entiende por análisis de contenido a
una técnica de investigación para hacer inferencias válidas y
confiables de datos con respecto a su contexto” (p. 412).
- Análisis estadístico de tipo descriptivo e inferencia, este análisis exige
la utilización de cuadros y gráficos para presentar algunos resultados
en el orden en el cual se plantean los objetivos específicos.
43
CAPÍTULO IV
ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS
El presente capítulo contiene los razonamientos provenientes de los
datos recolectados a través del instrumento ya procesado, con base en la
estadística descriptiva razón por la cual se diseñaron tablas y gráficos con la
finalidad de evaluar la aplicación del control interno de los sistemas de
información contable en las pequeñas empresas del sector comercial del
municipio Trujillo, estado Trujillo.
La información recolectada se presenta siguiendo tres dimensiones
enunciadas en el sistema de Variables, el primero se refiere a la
identificación de la estructura contable de los sistemas de información, la
segunda a las características de los sistemas de información, y la tercera a
los aspectos importantes del control interno: componentes y fines.
En las siguientes páginas se expone su debida interpretación y análisis:
44
Dimensión: Estructura contable
Tabla 1. Registro de las actividades financieras
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
1.- ¿Lleva la pequeña empresa un registro sistemático de su actividad comercial?
SI 10 100% NO - -
2.- ¿Cual es el periodo estimado por la empresa para actualizar los registros de sus transacciones?
Diariamente 10 100% Semanalmente 10 100% Mensualmente - - Trimestralmente - - Semestralmente - - Anualmente - -
Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012)
Análisis Al indagar entre los encuestados acerca de la estructura contable de los
sistemas de información en las pequeñas empresas del sector comercial del
municipio Trujillo, la tabla 1 muestra que la totalidad de los encuestados
afirma que estos microempresarios llevan un registro sistemático de su
actividad comercial, el cual es actualizado diariamente, argumentando que
las transacciones son registradas al momento de efectuarlas, y que
semanalmente se realiza una conciliación entre las facturas, depósitos
bancarios y los libros contables, con el fin de evitar fallas u omisiones en el
registro de alguna transacción.
En tal sentido, se puede acotar que estas microempresas adoptan el
planteamiento de Duque (1987) quien sostiene que en un sistema contable
se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en
términos económicos.
45
Tabla 2. Clasificación de la información
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
3.- ¿Cómo clasifica la empresa la información que controla el sistema contable?
Plan de cuentas - - Plan de libros 10 100% Plan de asientos 10 100% Modulo de ventas 10 100% Modulo de compras 10 100% Otro Especifique - -
Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10
Análisis Según los datos de la tabla 2, las pequeñas empresas del sector
comercial del municipio Trujillo, clasifican la información que controla el
sistema contable, a través del plan de libros, plan de asientos, modulo de
venta y modulo de compras, los cuales mantienen actualizados los datos
correspondientes a las transacciones comerciales que se realizan
diariamente.
En otras palabras, la información contable se debe clasificar en grupos o
categorías. Se deben agrupar aquellas transacciones a través de las cuales
se recibe o paga dinero, es decir las representadas por compras y ventas, de
allí la importancia de mantener un modulo para cada una de estas cuentas y
un registro preciso y confiable en los libros respectivos, tal como lo señala
McLeod (2000).
46
Tabla 3. Resumen de la información
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
4.- ¿Cuál considera usted que es la utilidad de contar con información contable resumida?
Toma de decisiones acertada 9 90% Facilidad en la interpretación de los datos 2 20%
Mayor productividad administrativa - -
Otro Especifique - - 5.- El análisis de la información contable permite a los usuarios del sistema:
Verificar que la información es procesada según los estándares establecidos por la empresa
8 80%
Conocer la filosofía de la empresa - -
Hacer uso de manuales, instructivos, gráficos que reflejen la realidad financiera para un momento determinado
7 70%
Otro Especifique - - Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10
Gráfico 1. Resumen de la información.
Análisis
Según los resultados obtenidos en la tabla 3, el 90% de los consultados
considera que la utilidad de contar con información contable resumida es la
Fuente: Tabla 3
90%
20%0% 0%
80%
0%
70%
0%0%
20%
40%
60%
80%
100%
Toma de decisiones Facilidad Mayor productividad Otro Verificar Conocer la filosofía dHacer uso de manuales Otro
47
toma de decisiones acertada, mientras que para el 20% lo es la necesidad de
contar con facilidad en la interpretación de los datos.
Asimismo, el 80% manifiesta que el análisis de la información contable
permite a los usuarios del sistema verificar que la información es procesada
según los estándares establecidos por la empresa, seguido de un 70% que
cree relevante hacer uso de manuales, instructivos, gráficos que reflejen la
realidad financiera para un momento determinado.
En tal sentido, las pequeñas empresas del sector comercial del
municipio Trujillo es importante contar con información actualizada, resumida
y precisa de sus procesos contables la cual es utilizada por quienes toman
decisiones. Según lo planteado por Duque (1987) uno de los objetivos
principales del análisis de un sistema contable es generar información
relevante para fundamentar los procesos funcionales de la empresa, de
acuerdo con los estándares establecidos por la empresa.
Dimensión: Característica del sistema de información contable
Tabla 4. Integridad de los datos
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
6.- El Control del sistema de información contable permite:
Mantener actualizada la información 9 90% Seguridad de que todos los datos son registrados oportunamente 1 10%
Brindar datos confiables y seguros 6 60% Otro Especifique - -
Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10
48
Gráfico 2. Integridad de los datos
Análisis
Para el 90% de los encuestados el Control del sistema de información
contable permite mantener actualizada la información, mientras que un 60%
señalo la pertinencia de brindar datos confiables y seguros y un 10% la
seguridad de que todos los datos son registrados oportunamente.
Es decir, que para estos microempresarios el control del sistema de
información contable les genera integridad en los datos, al asegurar el
registro oportuno de sus transacciones, pudiendo así contar con información
actualizada y oportuna tanto para la toma de decisiones como para el
respaldo de otros procesos inmersos en su actividad económica.
90%
10%
60%
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Manteneractualizada lainformación
Seguridad de losdatos
Brindar datosconfiables
Otro
Mantener actualizada la informaciónSeguridad de los datos Brindar datos confiables Otro
Fuente: Tabla 4
49
Tabla 5. Registro y procesamiento de las operaciones
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
7.- ¿Cuenta la empresa con políticas normativas para el registro y procesamiento de las operaciones contables?
SI 10 100%
NO - -
8.- ¿Cuál es la herramienta utilizada para hacer llegar las políticas que regulan el registro y procesamiento de las operaciones contables?
Manual contable 10 100% Instructivo del sistema - - Manual de procesos administrativos 2 20% Otro Especifique
- -
Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10
Gráfico 3. Registro y procesamiento de las operaciones.
Análisis
Según los datos expuestos en la tabla 5, la totalidad de los
microempresarios consultados señalaron que las empresas cuentan con
políticas normativas para el registro y procesamiento de las operaciones
Fuente: Tabla 5
100%
0%
20%
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Manualcontable
manual deprocedimientos
adm.Manual contableinstructivo del sistemamanual de procedimientos adm.Otros
50
contables, las cuales hacen llegar a través de un manual contable, asimismo
el 20% indico la existencia de un manual de procesos administrativos, los
cuales les sirven como herramienta para difundir las políticas que regulan el
registro y procesamiento de las operaciones contables.
Aunado a esto se debe acotar que el adecuado registro y procesamiento
de las operaciones deben estar ajustados a las normativas y los
procedimientos establecidos por la organización. De allí la importancia de
contar con manuales de procedimientos que les permita conocer el
funcionamiento de sus sistemas en pro de la eficiencia y eficacia en el
tratamiento de la información.
Tabla 6. Presentación de la información financiera en forma confiable
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
9.- ¿Cree usted que la presentación de la información contable de la pequeña empresa es lo suficientemente confiable?
Siempre - - Casi siempre 9 90% Algunas veces 1 10% Nunca
- -
Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Gráfico 4. Presentación de la información financiera en forma confiable.
Fuente: Tabla 6
0%
90%
10%0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca
Siempre Casi siempre Algunas veces Nunca
51
Análisis Según los datos de la tabla 6, para el 90% de los consultados la
presentación de la información contable de la pequeña empresa casi siempre
es lo suficientemente confiable, mientras que el 10% opinó que esto se
cumple sólo algunas veces.
Estas respuestas permiten visualizar cierta disparidad con relación a los
resultados anteriores, lo que supone una debilidad en el funcionamiento del
sistema, puesto que tal como lo señala Catacora (2000) debe existir
confiabilidad en la información financiera, debiendo presentarlo de acuerdo a
los parámetros contables de la organización; por lo que se considera
relevante para el funcionamiento eficaz de la empresa que el sistema le
ofrezca información con un mínimo grado de confianza acerca de las cifras,
ya que estos datos son fundamentales para otros procesos organizacionales
tales como la toma de decisiones, respaldo en la gestión fiscal, entre otros.
En tal sentido, es pertinente enfatizar en cuanto al control interno del
sistema de información contable, puesto que según lo planteado por
Rodríguez (2000) a través de este se puede verificar la confiabilidad de su
información financiera, promover eficiencia y provocar adherencia a las
políticas prescritas por la administración.
Tabla 7. Garantizar la oportunidad en la presentación de la información
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa(%)
10.- ¿Cual cree usted que es la importancia de garantizar la oportunidad de la presentación de la información?
Toma de decisiones efectiva y eficaz 8 80% Apoyo seguro a otros procesos administrativos de la empresa 1 10%
Fiabilidad en la gestión tributaria 10 100% Otro Especifique - -
Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10
52
Gráfico 5. Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.
Análisis
Para la totalidad de los encuestados la importancia de garantizar la
oportunidad de la presentación de la información es brindar fiabilidad en la
gestión tributaria, asimismo un 80% también considera relevante dicha
información para la toma de decisiones efectiva y eficaz, al igual que un 20%
que señaló la importancia del apoyo seguro que brinda la información
generada por el sistema a otros procesos administrativos de la empresa.
Basado en estos planteamientos, se debe acotar que las organizaciones
de carácter financiero requieren de sistemas de información contable
confiables, seguros, que generen información precisa y oportuna para
respaldar sus procesos tanto financieros como administrativos de allí la
importancia de garantizar la oportunidad en la presentación de la
información, tal como lo plantea Catacora (2000).
Fuente: Tabla 7
80%
10%
100%
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Toma de decisiones Apoyo seguro Fiabilidad Otro
Toma de decisiones Apoyo seguro Fiabilidad Otro
53
Dimensión: Aspectos importantes del control interno
Tabla 8. Ambiente de control
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
11.- ¿Cuáles de los siguientes aspectos, considera usted que integran el ambiente del control interno de la pequeña empresa?
Recurso humano 10 100% Sistemas de información contable - - Políticas y normas de la empresa 4 40% Procesos administrativos 1 10% Otro Especifique - -
Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10 Gráfico 6. Ambiente de control
Análisis
Tal como se observa en la tabla 8, se indagó entre los encuestados
acerca de la integración del ambiente de control de la pequeña empresa,
obteniendo como respuesta por parte del 100% que el recurso humano es un
aspecto fundamental dentro de dicho control; asimismo, el 40% destacó la
relevancia de las políticas y normas y el 10% señaló los procesos
administrativos.
En otras palabras, el control interno se refiere a los métodos y prácticas,
por medio de los cuales se coordinan y operan los registros y los
Fuente: Tabla 8
100%
0%
40%
10%
0%0%
20%
40%
60%
80%
100%
Recursohumano
Sistemas deinformación
Políticas ynormas
Procesosadminist
Otro
Recurso humano Sistemas de información Políticas y normas Procesos administOtro
54
procedimientos que afectan su uso, de manera que la administración obtiene
información, protección y control, por lo que es importante mantener un
ambiente integrado por aspectos que determinen su eficiencia y eficacia, tal
es el caso de las personas que laboran en la empresa, las normas y políticas
que les rigen y los aspectos administrativos que forman el contexto laboral,
de los cuales depende el éxito de la organización.
Tabla 9. Valoración de riesgo
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
12.- ¿Cuenta la empresa con políticas de control que le permitan valorar los riesgos contables?
SI 8 80% NO
2 20%
13.- ¿Qué riesgos se pueden valorar a través del sistema de información contable que maneja la empresa?
Ventas 8 80% Mercadeo 8 80% Producción - - Finanzas - - Otro Especifique - -
Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10 Gráfico 7. Valoración de riesgo.
Fuente: Tabla 9
80%
20%
80% 80%
0% 0% 0%0%
20%
40%
60%
80%
SI NO Ventas Mercadeo Producción Finanzas Otro
SI NO Ventas Mercadeo Producción Finanzas Otro
55
Análisis La tabla 9 permite observar que para el 80% de los microempresarios
consultados sus empresas cuentan con políticas de control que le permiten
valorar los riesgos contables, mientras que el 20% respondió negativamente,
lo que evidencia una debilidad en el sistema de de información de dichas
empresas ante cualquier situación que ponga en riesgo la estabilidad
económica de la misma.
Por otro lado, este mismo 80% señaló que los riesgos a valorar a través
del sistema de información contable que maneja la empresa se orientan
generalmente a las ventas y el mercadeo, reafirmando así lo planteado en el
informe COSO (2002), cuando se plantea en él que la organización debe
asumir los posibles riesgos, señalar claramente los objetivos de seguir,
integrados con lo relacionado con las ventas, producción, mercadeo, finanzas
y otras actividades de tal manera que operen adecuadamente, sin embargo
es importante destacar que basado en las respuestas emitidas por estos
microempresarios no se consideran aspectos como producción, finanzas,
entre otros a la hora de valorar los riesgos, lo que a su vez podría ser una
debilidad por parte del sistema.
Tabla 10. Actividades de control
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
14.- ¿Cuáles son las actividades de control que implementa la empresa para el control de riesgos?
Evaluación de los procesos contables 8 80%
Aplicación de medidas normativas 1 10%
Establecer políticas y responsabilidades - -
Monitoreo y control de las operaciones
9 90%
Otro Especifique - - Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10
56
Gráfico 8. Actividades de control Análisis
Según los datos de la tabla 10, el 90% de los consultados señaló que el
Monitoreo y control de las operaciones es una de las actividades de control
que implementa la empresa para el control de riesgos, asimismo el 80%
considera la evaluación de los procesos contables como parte importante de
este control y un 10% se inclinó por la aplicación de medidas normativas.
En tal sentido, para los microempresarios del municipio Trujillo es
imprescindible establecer y ejecutar tanto políticas como procedimientos para
garantizar la aplicación efectiva de las acciones identificadas por la
administración como las necesarias para manejar los riesgos posibles en la
ejecución de los objetivos establecidos dentro de la organización, tal como lo
señala el informe COSO (2002), con respecto a los componentes que
integran el Control Interno en los sistemas de información contable.
80%
10% 0%
90%
0%0%
20%
40%
60%
80%
100%
Evaluación deprocesos
Aplicación demedidas
Establecerpolíticas
Monitoreo ycontrol
Otro
Evaluación de procesos Aplicación de medidas Establecer políticas Monitoreo y control Otro
Fuente: Tabla 10
57
Tabla 11. Información y comunicación
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
15.- ¿El sistema de información contable permite la información y comunicación entre los diferentes usuarios de la empresa?
Siempre 2 20% Casi siempre - - Algunas veces 8 80% Nunca - -
16.- La información y comunicación como componente de control interno, le permite a la empresa:
Conducir oportunamente la información
7 70%
Administrar los registros contables
1 10%
Controlar las operaciones financieras
7 70%
Otro Especifique - - Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10 Gráfico 9. Información y comunicación Análisis
Para el 80% de los consultados el sistema de información contable
algunas veces permite la información y comunicación entre los diferentes
usuarios de la empresa, mientras que el 20% cree que siempre se cumple
20%
0%
80% 70%
10%
70%
0%0%
20%
40%
60%
80%
Siempre Casi siempre Algunasveces
Conducir Administrar Controlar Otro
Siempre Casi siempre Algunas vecesConducir Administrar Controlar Otro
Fuente: Tabla 11
58
con este componente, lo que permite identificar una clara debilidad en dicho
sistema puesto que este tipo de instrumento contable es fundamental para
interrelacionar al recurso humano con miras a un mejor desempeño laboral.
Sin embargo, contrario a las respuestas emitidas anteriormente, un
70% de los consultados considera que la información y comunicación como
componente de control interno, le permite a la empresa conducir
oportunamente la información y controlar las operaciones financieras,
mientras que el 10% cree que es oportuno para administrar los registros
contables.
En relación a las apreciaciones anteriores, es importante denotar que
existe disparidad en los criterios emitidos por parte de la población
encuestado, pues si es bien cierto que la información y comunicación como
componente de control interno, es un medio eficiente para mejorar los
procesos contables dentro de cualquier organización, este debe cumplirse
regularmente para visualizar que estos aspectos sin cumplan, contrario a lo
manifestado hasta ahora, pues según los informantes sólo se puede apreciar
algunas veces.
Tabla 12. Monitoreo o supervisión
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
17.- ¿Cual considera usted que es la utilidad del monitoreo en el control interno del sistema de información contable?
Permitir las modificaciones que sean necesarias 7 70%
Valorar los riesgos - - Detectar la integridad de los datos 10 100%
Otro Especifique - - Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10
59
Gráfico 10. Monitoreo o supervisión
Análisis La tabla 12 muestra que para la totalidad de los consultados el
monitoreo en el control interno del sistema de información contable es útil
para detectar la integridad de los datos, asimismo el 70% de éstos coincide
en que permite las modificaciones que sean necesarias durante el procesos
de supervisión.
Es decir que para las pequeñas empresas del sector Comercial del
municipio Trujillo, estado Trujillo, el monitoreo o supervisión es fundamental
para el funcionamiento eficaz del sistema de información contable, ya que de
él depende la seguridad en la integridad de los datos que genera el mismo, lo
cual es importante para otros procesos organizacionales como la toma de
decisiones, la gestión fiscal, entre otros.
Tabla 13. Protección de sus recursos
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
18.- El control interno aplicado por la empresa le permite proteger sus recursos en cuanto a:
Perdidas 10 100% Fraudes 10 100% Errores 3 30% Desperdicios - - Ineficiencia - - Otro Especifique - -
Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10
Fuente: Tabla 12
70%
0%
100%
0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Permitir modificaciones
Valorar los riesgos Detectar la integridad Otro
Permitir modificaciones Valorar los riesgos
Detectar la integridad Otro
60
Gráfico 11. Protección de sus recursos Análisis
Según los datos expuestos en la tabla 13, para el 100% de los
consultados el control interno aplicado por la empresa le permite proteger sus
recursos en cuanto a pérdidas y fraudes; mientras que el 30% relaciona su
utilidad con la protección en caso de errores.
Esto se corresponde positivamente con lo planteado por Rodríguez
(2000) quien considera que este fin es uno de los fines más importantes, ya
que por medio de un adecuado sistema del control interno, será posible evitar
pérdidas, fraudes, errores, desperdicios e ineficiencias, de igual forma podrá
preverse contingencias que pudieran afectar los recursos organizacionales,
lo cual es fundamental para estos microempresarios.
Tabla 14. Promover la exactitud y confiabilidad de informes
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
19.- ¿Cuál es la finalidad de promover la exactitud y confiabilidad de los informes de control interno?
Prevención de pérdidas 10 100% Toma de decisiones efectiva 2 20% Verificación y análisis de los registros - -
Depositar confianza en la información que le es presentada 5 50%
Otro Especifique - - Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10
100% 100%
30%
0%0% 0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Perdidas Fraudes Errores Desperdicios Ineficiencia OtroEspecifique
Perdidas Fraudes Errores
Desperdicios Ineficiencia Otro EspecifiqueFuente: Tabla 13
61
Gráfico 12. Promover la exactitud y confiabilidad de informes. Análisis
Para la totalidad de los consultados la finalidad de promover la exactitud
y confiabilidad de los informes de control interno es la prevención de
pérdidas, mientras que un 50% lo relaciona con depositar confianza en la
información que le es presentada y un 20% con la toma de decisiones
efectiva.
Esto como consecuencia de que la exactitud y confiabilidad de los
informes de control interno es un aval importante para la elaboración de
información contable y administrativa precisa en todas las áreas funcionales
de la empresa, tal como lo sostiene Rodríguez (2000).
100%
20% 0%
50%
0%0%
20%
40%
60%
80%
100%
Prevención depérdidas
Toma dedecisiones
Verificación Depositarconfianza
Otro
Prevención de pérdidas Toma de decisionesVerificación Depositar confianza Otro
Fuente: Tabla 14
62
Tabla 15. Apoyar y medir el cumplimiento de la organización.
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
20.- ¿Cuenta la empresa con guías o manuales de procesos que le permitan apoyar y medir el cumplimiento de la organización?
SI 10 100%
NO - -
21.- ¿Qué medios utiliza la empresa para juzgar la eficiencia de sus operaciones?
Comparación de costos 10 100% Supervisión de las transacciones diarias 2 20%
Evaluación de libros contables 9 90% Retroalimentación del sistema - - Otro Especifique - -
Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10 Gráfico 13. Apoyar y medir el cumplimiento de la organización Análisis
Tal como se evidencia en la tabla 15, para el 100% de los consultados
la empresa cuenta con guías o manuales de procesos que le permitan
apoyar y medir el cumplimiento de la organización, lo que según su
argumentación les permite hacer frente a los problemas que podrían afectar
de manera significativa los resultados futuros.
Fuente: Tabla 16
100%
20%
90%
0%0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Comparación decostos
Evaluación delibros contables
Otro Especifique
Comparación de costosSupervisión de las transacciones diariasEvaluación de libros contablesRetroalimentación del sistema
63
Por otro lado, la totalidad de estos empresarios señala que la
comparación de costos es uno de los medios utilizados para juzgar la
eficiencia de sus operaciones, mientras que el 90% considera pertinente
evaluar los libros contables y un 20% la supervisión de las transacciones
diarias. Todo esto asumiendo que los objetivos han sido establecidos en
términos susceptibles de ser medidos, de allí la importancia de preverse de
medios para juzgar la eficiencia organizacional en función del logro de sus
objetivos.
Tabla 16. Cerciorar la adhesión a las políticas generales.
Ítems Alternativas Frecuencias
Absoluta Relativa (%)
22.- ¿Cuál considera usted que es objetivo de la adhesión de políticas generales dentro del marco del control interno de la empresa?
Obtener información integra y confiable 9 90%
Evitar errores 10 100% Evitar fraudes 7 70% Efectividad de las operaciones - - Otro Especifique - -
Fuente: Cuestionario aplicado por la investigadora (2012) Nota: Casos válidos 10
Gráfico 14. Cerciorar la adhesión a las políticas generales.
Fuente: Tabla 16
90% 100%70%
0%0%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Obtenerinformación
Evitar errores Evitar fraudes Efectividad Otro
Obtener información Evitar erroresEvitar fraudes Efectividad Otro
64
Análisis
Según las respuestas emitidas por el 100% de los consultados el
objetivo de la adhesión de políticas generales dentro del marco del control
interno de la empresa es el de evitar errores, asimismo, el 90% lo asume
como fundamental para obtener información integra y confiable y el 70% lo
considera pertinente para evitar fraudes.
Aspectos que reafirman la teoría de Rodriguez (2000) cuando plantea
que los fines del control interno van direccionados principalmente a evitar
errores y a la forma de que pueda cometerse algún fraude o engaño en
cuanto a las operaciones generales que realiza la empresa, por lo que
representa una ventaja que para estos empresarios la adhesión de políticas
generales dentro de su control interno le sirvan para preveer todas estas
situaciones que pueden poner en riesgo la estabilidad de la empresa.
65
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
El presente capítulo expone las conclusiones obtenidas con relación a
cada objetivo planteado en la investigación, tomando como base la
información suministrada por la población objeto de estudio una vez aplicado
el instrumento de recolección de datos, el cual fue debidamente tabulado y
analizado permitiendo así generar las respectivas conclusiones y
recomendaciones por parte de la investigadora.
Conclusiones
En cuanto a la estructura contable de los sistemas de información en las
pequeñas empresas del sector comercial del municipio Trujillo Estado Trujillo,
se pudo conocer que estos microempresarios llevan un registro sistemático
de su actividad comercial, el cual es actualizado diariamente, clasificando la
información, a través del plan de libros, plan de asientos, modulo de venta y
modulo de compras con el fin de mantener un modulo para cada una de
estas cuentas y un registro preciso y confiable en los libros respectivos,
destacándose así la importancia de contar con información actualizada,
resumida y precisa de sus procesos contables la cual es utilizada por quienes
toman decisiones.
En relación a las características de los sistemas de información contable
en las pequeñas empresas del sector comercial del Municipio Trujillo Estado
Trujillo, se evidenció que el control de los mismos genera integridad en los
datos, al asegurar el registro oportuno de sus transacciones, pudiendo así
contar con información actualizada y oportuna tanto para la toma de
decisiones como para el respaldo de otros procesos inmersos en su actividad
económica, además de contar con políticas normativas para el registro y
66
procesamiento de las operaciones contables, las cuales hacen llegar a través
de un manual contable y un manual de procesos administrativos que les
sirven como herramienta para difundir las políticas que regulan el registro y
procesamiento de las operaciones contables.
Sin embargo, contrario a lo dicho anteriormente se debe acotar que
según la argumentación de los microempresarios consultados la confiabilidad
en la presentación de la información contable no siempre se cumple, lo que
supone una debilidad en el funcionamiento del sistema, ya que es relevante
para el funcionamiento eficaz de la empresa que el sistema le ofrezca
información con un mínimo grado de confianza, destacando así la
importancia de garantizar la oportunidad, precisión, confiabilidad e integridad
en la presentación de la información contable y administrativa de la empresa,
lo cual sirve de respaldo a otros procesos organizacionales.
En lo que respecta a los componentes del control interno en los
sistemas de información contable en las pequeñas empresas del sector
comercial del municipio Trujillo Estado Trujillo, se pudo determinar que en la
integración del ambiente de control el recurso humano, las políticas y normas
así como los procesos administrativos son fundamentales para el éxito de la
organización, puesto que de ellos la administración obtiene información,
protección y control, para mantener un ambiente integrado por aspectos que
determinen su eficiencia y eficacia.
Asimismo, se pudo conocer que la mayoría de estas empresas cuentan
con políticas de control que le permiten valorar los riesgos contables, sin
embargo un pequeño porcentaje no, lo que representa una debilidad en el
sistema de de información de dichas empresas ante cualquier situación que
ponga en riesgo la estabilidad económica de la misma, por lo que es
imprescindible establecer y ejecutar tanto políticas como procedimientos para
garantizar la aplicación efectiva de las acciones identificadas por la
administración como las necesarias para manejar los riesgos posibles en la
ejecución de los objetivos establecidos dentro de la organización y a su vez
67
le permita a la empresa conducir oportunamente la información y controlar
las operaciones financieras.
Por otro lado, en lo que respecta a los fines del control interno se
conoció que el mismo le permite a las microempresas del municipio Trujillo
proteger sus recursos en cuanto a pérdidas, fraudes y errores, lo que
representa un aval importante para la elaboración de información contable y
administrativa precisa en todas las áreas funcionales de la empresa, de allí la
importancia de preverse de medios para juzgar la eficiencia organizacional
en función del logro de sus objetivos, previendo así situaciones que pueden
poner en riesgo la estabilidad de la empresa.
En líneas generales se puede concluir que la aplicación del control
interno en los sistemas de información contable en las pequeñas empresas
del sector comercial del Municipio Trujillo Estado Trujillo es relevante, ya
que de las políticas de control interno que se establezcan para el
funcionamiento de dichos sistemas de información depende en gran parte la
eficiencia del mismo con respecto a la confiabilidad, seguridad, pertinencia y
oportunidad de la información presentada para el apoyo a otros procesos
organizacionales en función del logro de sus objetivos, puesto que según lo
observado en los análisis anteriores existen algunas debilidades que
ameritan la aplicación de un control interno que optimice el funcionamiento
de dichos sistemas informativos.
Recomendaciones Las siguientes recomendaciones se formulan con base en las
conclusiones aportadas por la investigadora y en los datos suministrados por
los encuestados a través del instrumento aplicado, en tal sentido se sugiere:
- Diseñar políticas internas que monitoreen el registro y actualización de
la información que se introduce en el sistema con miras a obtener datos
confiables y seguros.
68
- Planificar medidas o mecanismos contables que le permitan a todas
las pequeñas empresas del sector comercial del municipio Trujillo valorar los
riesgos contables y de esta manera evitar poner en riesgo la estabilidad
económica de la misma.
- Poner en práctica un cronograma de control interno que le permita
evaluar periódicamente la eficiencia del sistema de información contable con
relación a los resultados que se obtengan para un momento determinado,
con el fin de poder modificar aspectos que perjudiquen el logro de los
objetivos empresariales.
69
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ZUANI RAFAEL ELIO (2003). Introducción a la Administración de
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72
ANEXOS
73
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES NÚCLEO “RAFAEL RANGEL”
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
TRUJILLO ESTADO TRUJILLO
Instrucciones • Lea detenidamente cada una de las preguntas • Analice las preguntas antes de emitir su opinión • Marque con una X la(s) respuestas(s) que considere más adecuada
I Parte. Estructura Contable 1.- ¿Lleva la pequeña empresa un registro sistemático de su actividad comercial?
_____ Si _____ No
2.- ¿Cual es el periodo estimado por la empresa para actualizar los registros de sus transacciones?
_____ Diariamente _____ Semanalmente _____ Mensualmente _____ Trimestralmente _____ Semestralmente _____ Anualmente
3.- ¿Como clasifica la empresa la información que controla el sistema contable?
_____ Plan de cuentas _____ Plan de libros _____ Plan de asientos _____ Modulo de ventas _____ Modulo de compras _____ Otro Especifique: _____________________________________
4.- ¿Cuál considera usted que es la utilidad de contar con información contable resumida?
_____ Toma de decisiones acertada _____ Facilidad en la interpretación de los datos _____ Mayor productividad administrativa _____ Otro Especifique: _____________________________________
74
5.- El análisis de la información contable permite a los usuarios del sistema: _____ Verificar que la información es procesada según los estándares establecidos
por la empresa _____ Conocer la filosofía de la empresa _____ Hacer uso de manuales, instructivos, gráficos que reflejen la realidad financiera
para un momento determinado _____ Otro Especifique: _____________________________________
II Parte Características del Sistema de Información Contable 6.- El Control del sistema de información contable permite:
_____ Mantener actualizada la información _____ Seguridad de que todos los datos son registrados oportunamente _____ Brindar datos confiables y seguros _____ Otro Especifique: _____________________________________
7.- ¿Cuenta la empresa con políticas normativas para el registro y procesamiento e las operaciones contables?
_____ Si _____ No
8.- ¿Cuál es la herramienta utilizada para hacer llegar las políticas que regulan el registro y procesamiento e las operaciones contables?
_____ Manual contable _____ Instructivo del sistema _____ Manual de procesos administrativos _____ Otro Especifique: _____________________________________
9.- ¿Cree usted que la presentación de la información contable de la pequeña empresa es lo suficientemente confiable?
_____ Siempre _____ Casi siempre _____ Algunas veces _____ Nunca
10.- ¿Cual cree usted que es la importancia de garantizar la oportunidad de la presentación de la información?
_____ Toma de decisiones efectiva y eficaz _____ Apoyo seguro a otros proceso administrativos de la empresa _____ Fiabilidad en la gestión tributaria _____ Otro Especifique: _____________________________________
75
11.- ¿Cuales de los siguientes aspectos, considera usted que integran el ambiente del control interno de la pequeña empresa?
_____ Recurso humano _____ Sistemas de información contable _____ Políticas y normas de la empresa _____ Procesos administrativos _____ Otro Especifique: _____________________________________
12.- ¿Cuenta la empresa con políticas de control que le permitan valorar los riesgos contables?
_____ Si _____ No
Si su respuesta es afirmativa, señale que riesgos pueden ser valorados de lo contrario pase a la pregunta 14. 13.- ¿Qué riesgos se pueden valorar a través de el sistema de información contable que maneja la empresa?
_____ Ventas _____ Mercadeo _____ Producción _____ Finanzas _____ Otro Especifique: _____________________________________
14.- ¿Cuáles son las actividades de control que implementa la empresa para el control de riesgos?
_____ Evaluación de los procesos contables _____ Aplicación de medidas normativas _____ Establecer políticas y responsabilidades _____ Monitoreo y control de las operaciones _____ Otro Especifique: _____________________________________
15.- ¿El sistema de información contable permite la información y comunicación entre los diferentes usuarios de la empresa?
_____ Siempre _____ Casi siempre _____ Algunas veces _____ Nunca
16.- La información y comunicación como componente de control interno, le permite a la empresa:
_____ Conducir oportunamente la información _____ Administrar los registros contables _____ Controlar las operaciones financieras _____ Otro Especifique: _____________________________________
76
17.- ¿Cual considera usted que es la utilidad del monitoreo en el control interno del sistema de información contable?
_____ Permitir las modificaciones que sean necesarias _____ Valorar los riesgos _____ Detectar la integridad de los datos _____ Otro Especifique: _____________________________________
18.- El control interno aplicado por la empresa le permite proteger sus recursos en cuanto a:
_____ Perdidas _____ Fraudes _____ Errores _____ Desperdicios _____ Ineficiencia _____ Otro Especifique: _____________________________________
19.- ¿Cuál es la finalidad de promover la exactitud y confiabilidad de los informes de control interno?
_____ Prevención de pérdidas _____ Toma de decisiones efectiva _____ Verificación y análisis de los registros _____ Depositar confianza en la información que le es presentada _____ Otro Especifique: _____________________________________
20.- ¿Cuenta la empresa con guías o manuales de procesos que le permitan apoyar y medir el cumplimiento de la organización?
_____ Si _____ No
21.- ¿Qué medios utiliza la empresa para juzgar la eficiencia de sus operaciones?
_____ Comparación de costos _____ Supervisión de las transacciones diarias _____ Evaluación de libros contables _____ Retroalimentación del sistema _____ Otro Especifique: _____________________________________
22.- ¿Cuál considera usted que es objetivo de la adhesión de políticas generales dentro del marco del control interno de la empresa?
_____ Obtener información integra y confiable _____ Evitar errores _____ Evitar fraudes _____ Efectividad de las operaciones _____ Otro Especifique: _____________________________________
¡Muchas gracias por su colaboración!
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