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1
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO.
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES.
ESCUELA DE ECONOMÍA Y FINANZAS
PROYECTO DE INVESTIGACION.
PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
INGENIERA EN CONTABILIDAD
PÚBLICA AUTORIZADA.
TEMA:
ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y EVALUACIÓN DEL
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA AMERICAN SEGURIDAD
PRIVADA ‘’AMERIPRIV CIA. LTDA’’. DE LA CIUDAD DE QUEVEDO, AÑO 2010.
AUTORA
ALBA RUTH COELLO RONQUILLO
DIRECTOR.
ECON. JOSÉ LUIS RIVERA VELASCO.
QUEVEDO – LOS RIOS – ECUADOR.
2010.
2
DEDICATORIA
Agradezco a la Santísima Trinidad; al Padre, al Hijo y al Espíritu Santos, por su
bendición, guía y protección cada día de mi vida y por haberme colocado en el lugar
y las personas indicadas a las que les doy gracias:
A mis queridos padres: Washington Arquilino Coello Álvarez y Alba Feliciana
Ronquillo Galarza, por su amor, confianza, apoyo y sustento incondicional.
A mis hermanos: Paola Cristina y Marlon Washington que con sus palabras de
alientos en momentos difíciles han estado conmigo.
Al Ing. Agr. Freddy R. Vargas García, mi gran amor, por su amistad, protección y
apoyo en cada instante de mi carrera.
Al Econ. José Luis Rivera Velasco, Director del presente Proyecto de Investigación
por su entrega, tiempo, conocimiento y amistad brindada en el transcurso de este
trabajo.
Alba Ruth.
3
AGRADECIMIENTO.
La autora deja un especial y sincero agradecimiento a personas e instituciones que
hicieron posible esta investigación:
• Albita, mi madre que es el ser que ha guiado mi vida, con amor, dedicación
y sobre todo con el apoyo que todo ser humano necesita para saber que una
caída no es una derrota.
• Washington, mi padre que ha sido el ejemplo de lucha y entrega para los
seres que ama y por enseñarme a que no existe reto que no pueda vencer si
se tiene a Dios en la mente y el corazón.
• A la Universidad Técnica Estatal de Quevedo, Institución en donde logré
culminar mis estudios superiores y donde pase inolvidables momentos.
• Agradecimiento especial al ex rector Ing. MSc. Manuel Haz Álvarez.
• Al rector actual Ing. Roque Vivas Moreira Rector de la Universidad Técnica
Estatal de Quevedo.
• Al Lcdo. Wilson Cerezo, Decano de la Facultad de Ciencias Empresariales.
• Al Ing. Abraham Auhing Triviño, Docente de la Facultad de Ciencias
Empresariales.
• Al Econ. José Luis Rivera Velasco, Docente de la Facultad de Ciencias
Empresariales y Director de la presente investigación, muchas gracias por su
tiempo y sincera ayuda.
• A la Empresa American Seguridad Privada “Ameripriv Cia Ltda.’’,
representada por el Coronel Marcos Poveda, Sgto. César Chica Rivera, Sra.
Maritza Campuzano de Chica, por haber colaborado con la asistencia del
presente trabajo de investigación.
4
• A mis compañeros de curso Marlene Macías Moran, Yaneth Castro, Enrique
Loor, Rossana Donoso, Shirley Muñoz, Daniel Alomoto, Alexander Mena,
Luis Bazante, Danny García, Marjorie García, Adriana Menéndez, María
Fernanda Zambrano, Lilian Luna, Mayda Luna, Anita Zapata.
• Al cuerpo de docentes y de secretarias de la Facultad de Ciencias
Empresariales. GARCIAS POR TODO………………..
5
DECLARACION DE AUTORIA
Yo, Alba Ruth Coello Ronquillo, declaro bajo juramento
que todos los criterios ideas, comentarios, conclusiones
y recomendaciones expuesto en el presente Proyecto
de Investigación son de mi autoría.
A través de la presente declaración asumo la
responsabilidad por el contenido de esta investigación.
Alba Ruth Coello Ronquillo.
AUTORA
6
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
En mi calidad de Director del Proyecto de investigación sobre el tema:
“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y EVALUACIÓN DEL
ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA AMERICAN SEGURIDAD
PRIVADA ‘’AMERIPRIV CIA. LTDA’’. DE LA CIUDAD DE QUEVEDO, AÑO 2010’’,
de la Srta. Egresada Alba Ruth Coello Ronquillo, considero que dicho informe
investigativo reúne los requisitos y meritos suficientes para ser sometido a la
evaluación del Jurado Examinador que el H. Consejo Directivo designe.
Quevedo, 04 de Abril del 2011.
Econ. José Luis Rivera Velasco.
DIRECTOR.
7
UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESCUELA DE ECONOMÍA Y FINANZAS
PROYECTO DE INVESTIGACION PRESENTADO AL HONORABLE CONSEJO
DIRECTIVO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES PREVIO A LA
OBTENCION DE:
INGENIERA EN CONTABILIDAD PÚBLICA AUTORIZADA (C.P.A.).
Título del Proyecto:
“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y EVALUACIÓN
DEL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA ‘’AMERIPRIV CIA. LTDA’’. DE LA CIUDAD DE
QUEVEDO, AÑO 2010’’.
APROBADO:
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL
MIEMBRO DEL TRIBUNAL MIEMBRO DEL TRIBUNAL
8
PRÓLOGO.
La sociedad actualmente se enfrenta a grandes cambios sociales y tecnológicos,
muy rápida y constantemente, por ello habrá grandes Amenazas y grandes
Oportunidades para los hombres y empresas; organizaciones grandes o pequeñas,
que desarrollan sus actividades en un entorno económico y social muy competitivo,
razón por la cual las organizaciones actuales, deben basar su acción estratégica en
cuatro ejes fundamentales: Comercial, Tecnológica, Financiera y Personal.
La obra se aboca a desarrollar el cuarto aspecto empresarial, es decir como la
empresa debe aplicar la estrategia del área de recursos humanos en un mundo
empresarial globalizado y competitivo, donde se analizan aspectos tales como: la
administración del área de recursos humanos, las relaciones humanas, la
motivación del personal, potenciación de las habilidades y destrezas, la formación y
promoción del personal, trabajo en equipo; Métodos de evaluación del rendimiento y
sobre todo el aspecto formal y técnico de cómo hacer de un trabajador el recurso
más importante de la empresa moderna, sujeta a cambios continuos y que si ésta y
sus recursos humanos no están adecuadamente preparados para enfrentar los
nuevos desafíos empresariales tendrán graves problemas de carácter estructural, y
lamentablemente sucumbirá ante los que sí lo están.
La realización de este trabajo de investigación se centra en la administración,
preocupada por los aspectos, factores y motivaciones inherentes al ser humano en
su relación con la empresa, producto de su experiencia personal y profesional en
diferentes organizaciones empresariales y educativas, he resuelto realizar en este
caso un MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y EVALUACIÓN DEL ÁREA DE
RECURSOS HUMANOS DE LA EMPRESA AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA
‘’AMERIPRIV CIA. LTDA’’, la cual contiene un aporte muy significativo en el campo
administrativo. Y sobre todo en el campo del área de personal.
Creo que este aporte es muy importante porque en primer lugar, innova los
conceptos tradicionales de obrero, empleado y trabajador por el de
COLABORADORES, lo más justo, a mi entender por cuanto si se tiene que cumplir
objetivos empresariales y/o Instituciones al interior de éstas, y todos colaboran a
9
cumplir estos objetivos es apropiado denominarles de esta manera, segundo reúne
en sus página información muy valiosa que estuvo dispersa sobre las Relaciones
Humanas en la Empresa producto de la experiencia profesional y académica propia
y de dedicación al análisis y estudio, y tercero puntualiza la forma de conducir al
colaborador al interior de la Empresa en su proceso de adaptabilidad, su desarrollo
en sí, y el proceso de cambios que van desde: económicos, la estructura de la
organización tecnológicos, en la práctica, la política o la cultura de la Empresa,
impuestos por el mercado y la situación competitiva. Por todo ello, valoramos el
aporte que hace el área de recursos humanos en el campo empresarial.
10
INDICE DE CONTENIDO
Página
Portada………………………………………………………….………………..….…… ….i
Dedicatoria………..………………….…………………..………………….……...…..……ii
Agradecimiento………….…………………………………………………….…….………iii
Autoría……………...……………….………………………….……………………..…......iv
Aprobación………………...………………………………………….…….………..………v
Copia de la Portada…….………...………………………………………………...………vi
Prologo…………………………………………………………………….……………......vii
Índice……………………………………………………………….………………............viii
I. INTRODUCCION.....…….………………………………….………….………………....26
II. ANTECEDENTES……………………………………………………….…….………….27
III. JUSTIFICACION…………………………………………………….……….……...........28
IV. OBJETIVOS…………………………………………………………………..…………...29
4.1. OBJETIVO GENERAL……………………...….…………...29
4.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS…………….……...….………29
V. HIPOTESIS………………………………………………………..……………………….30
11
5.1. HIPOTESIS GENERAL……………………………..……...30
5.2. HOPITESIS ESPECIFICA…………..……………...………30
VI. MARCO TEORICO…………………………………………………………….……....…31
6.1. FUNDAMENTACION TEORICA…………………………....31
6.2. MANUAL DE PROCEDIMIENTO Y EVALUACION
DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS….……………...31
6.3. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS......32
6.4. IMPLEMENTACION DE LOS MANUALES DE
NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Y EVALUACION………33
6.5. MANUAL DE FUNCIONES……………………………....….33
6.6. DESCRIPCION BASICA DEL CARGO…………………….33
6.7. OBJETIVO ESTRATEGICO DEL CARGO……………...…33
6.8. FUNCIONES BASICAS……………………………………..34
.
6.9. PERSONAL RELACIONADO CON EL CARGO…….........57
6.10. PERFIL DEL CARGO………………………………..……....57
.
6.11. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS…......57
6.12. MANUAL DE NORMAS ADMINISTRATIVAS……………58
12
6.13. DELINEAMINETO O DIRESTRICES DE CONTRATACION
PERSONAL……………………………….………………….58
6.14. TECNICAS DE LA ELABORACION DE LOS
MANUALES……………………………………………………59
6.15. TIPOS DE MANUALES………….…………………………..59
6.15.1. MANUAL DE ORGANIZACIÓN ……………....59
6.15.2. MANUAL DE POLITICAS……….……………..59
.
6.15.3. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Y NORMAS……………………………..……….59
6.15.4. MANUAL DE ESPECIALISTA…………...........59
6.15.5. MANUAL DE EMPLEADOS……………………59
.
6.15.6. MANUAL DE CALIDAD……………….………..59
6.15.7. MANUAL DE PROPOSITO MULTIPLES…….60
.
6.15.8. MANUAL DE POLITICAS
Y PROCEDIMIENTOS.....................................60
6.15.9. MANUAL DE METODOS……….……………...60
6.16. CARACTERISTICAS DE LOS MANUALES……..………...61
6.17. VENTANAS DE LOS MANUALES….………………………61
13
6.18. ESTRUCTURA DE LOS MANUALES……………………...62
6.18.1. ENCABEZADO………………………………….62
6.18.2. CUERPO DEL MANUAL…………………...…..62
.
6.18.3. GLOSARIO DE TERMINOS…………………..62
6.19. BENEFICIOS DE LOS MANUALES………………………..62
6.20. PROCEDIMIENTOS…………...……..………………………63
.
6.21. OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS……….……….63
6.22. IMPORTANCIA DE LOS PROCEDIMIENTOS……………63
.
6.23. CARACTERISTICAS DE LOS PROCEDIMIENTOS……..64
6.24. BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS………………64
.
6.25. ESTRUCTURAS DE LOS PROCEDIMIENTOS…………..64
6.26. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO………………….65
.
6.27. BENEFICIOS DE LOS PROCEDIMIENTOS………………66
6.28. MANUALES DE LOS PROCEDIMIENTOS………………..66
.
6.29. OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS……………………………………………..67
6.30. AREA DE RECUROS HUMANOS...……………………….67
14
6.31. RECLUTAMIENTO………….………………………..………68
6.32. FUENTES INTERNAS DE RECLUTAMIENTO……………68
.
6.33. FUENTES EXTERNAS DE RECLUTAMIENTO…………..68
6.34. SELECCIÓN…………………………………..……………….....69
.
6.35. CAPACITACION…………………………………………..….….70
6.36. EVALUACION DE DESEMPEÑO……..……………………….71
6.37. COMPENSACIONES Y BENEFICIOS SOCIALES………..…71
.
VII. METODOLOGIA………………………………………………………...…….72
7.1 MODALIDAD BASICA DE LA INVESTIGACION………………..72
7.2 INVESTIGACION DEL CAMPO…………………………………..72
.
7.3 INVESTIGACION DOCUMENTAL – BIBLIOGRAFIA…………..72
7.4 NIVEL O TIPO DE INVESTIGACION………………………….…72
.
7.5 POBLACION Y MUESTRA…………………………………….…..73
7.6 VARIABLE INDEPENDIENTE……………………………..……...73
.
7.7 VARIABLE DEPENDIENTE………………………………..……...73
7.8 OPERACIÓN DE VARIABLES……………………………..……..74
15
7.8.1. VARIABLE INDEPENDIENTES……………..……...…..74
7.8.2. VARIABLE DEPENDIENTES…………………….……..75
7.9. TECNICAS E INSTRUMENTOS………………………..……...76
7.10. ENTREVISTA……………………………………………...……..76
.
7.11. ENCUENTAS……………………………………………..………76
7.12. INSTRUMENTOS………………..………………..………….....76
.
7.12.1. CUESTIONARIO………………………………………..77
7.12. 2. PREGUNTAS…………………………………………..77
7.13. RECOLECCION DE INFORMACION………………….………77
7.14. PROCESAMIENTO Y ANALISIS DE LA INFORMACION…..77
.
VIII. ANALISIS E INTERPRETACION DE RESULTADOS ………………..….78
8.1. PERSONAL ADMINISTRATIVO…………………………….…78
8.3. PERSONAL OPERATIVO………………………………………80
IX. PROPUESTA………………………………………………………………… 84
9.1 LOGOTIPO DE LA EMPRESA – CARACTERISTICAS……..85
9.2 MARCO LEGAL…………………………………………………..86
16
9.3 LOCALIZACION FISICA Y COBERTURA ESPECIAL……….87
9.4 ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE AMERIPRIV CIA LTDA...88
.
9.5 SIMBOLOGIA UTILIZADA…………………………….………...89
9.6 ORGANIZACIÓN…………………………………………………90
.
9.6.1. ELABORACION DE LOS MANUALES DE POLITICAS
Y PROCEDIMIENTOS…………………………………90
9.7. GERENTE DE RECUROS HUMANOS……………..………..92
9.7.1. FUNCION GENERAL…………………………………...92
9.7.2. FUNCIONES ESPECIFICAS…………………………..92
.
9.8. PLANEACION DE RECURSOS HUMANOS……..………..…94
9.8.1. POLITICAS GENERALES……………………………...94
9.8.2. POLITICAS ESPECIFICAS………………………….…94
.
9.9. FUNCIONES DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN
Y CONTRATACION DEL PERSONAL……………………….95
9.9.1. FUNCION GENERAL…………………………………..95.
9.9.2. FUNCIONES ESPECIFICAS…………………………..95
9.10. RECLUTAMIENTO DEL PERSONAL………………………….96
17
9.11. SELECCIÓN DEL PERSONAL…………………………………97
.
9.11.1. CONTRATACION FORMAL DEL PERSONAL………99
9.11.2. CONTRATACION DE PROFESIONALES…………..101
.
9.12. INTEGRACION Y ACTUALIZACION DE EXPEDIENTE DEL
PERSONAL……………………………………………….…….102
9.13. BAJA DEL PERSONAL………………………………………..103
9.14. PROMOCION DE EMPLEADOS Y FUNCIONARIOS……...107
.
9.15. REUBICACION DE PERSONAL……………………………...108
9.16. ADMINISTRACION DE NOMINA Y OTROS PAGOS………109
.
9.17. ADMINISTRACION DE PRESTACIONES…………………..110
9.18. PRESTACIONES Y REMUNERACIONES………………….111
.
9.18.1. FUNCION GENERAL………………………………….111
9.18.2. FUNCIONES ESPECIFICAS…………………..…….111
.
9.19. PRESTACIONES…………………………………..……….…..112
9.19.1. FUNCION GENERAL…………………………..……...112
9.19.2. FUNCIONES ESPECIFICAS………………….……...112
.
9.20. REMUNERACIONES……………..………………..……..…...113
18
9.20.1. FUNCION GENERAL…………………….…..………..113
9.20.2. FUNCIONES ESPECIFICAS……………..…………..113
.
9.21. FUNCIONES DE CAPACITACION……………….………….114
9.21.1. FUNCION GENERAL………………………………….114
9.21.2. FUNCIONES ESPECIFICAS ………………………..114
.
9.22. CAPACITACION DEL PERSONAL…………………………115
9.23. ASIGNACION DE PRESTACIONES DE SERVICIO
SOCIAL Y/ O PRACTICAS PRE- PROFESIONALES…….118
.
9.24. SERVICIO MEDICO…………………………………….…….119
9.24.1. FUNCION GENERAL………………………………….119
.
9.24.2. FUNCIONES ESPECIFICAS…………………………119
.
9.25. PAGO DE APORTACIONES AL INSTITUTO DE
SEGURIDAD SOCIAL……………………………….………..120
.
9.26. MOVIMIENTO AFILIATORIO Y MODIFICACIONES
SALARIALES ANTE EL IESS…………………………………121
9.27. PAGO DE POLIZAS DE ACCIDENTES PERSONALES…..127
- LIMITE DE EDAD…………………………………………..…..127
- BENEFICIOS…………………………………………………..127
19
9.28. CONTROL DE ASISTENCIA, ATRASOS,
INCAPACIDADES, PERMISOS, SANCIONE, CESES,
Y PROGRAMAS DE VACACIONES DEL PERSONAL…….123
9.29. EVALUACION DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL……….125
9.30. PROCEDIMIENTOS Y DIAGRAMAS DE FLUJOS…………126
.
9.31. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE ACTUALI-
ZACION DEL INVENTARIO DEL AREA DE
RECURSOS HUMANOS……………………………………...127
9.31.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE LA ACTUALIZACION
DEL EXPEDINETE DEL PERSONAL……………...129
9.32. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS RECLUTA-
MIENTO, SELECION Y CONTRATACION
DEL PERSONAL………………………………………………..130
9.32.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTOS,
RECLUTAMIENTO, SELECION Y CONTRATACION
DEL PERSONAL………………………...……..….…135
9.33. DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS
DE PROMOCION DE LOS EMPLEADOS……...………….140
9.33.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROMOCION
DE LOS EMPLEADOS………………………….…..142
9.34. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS
ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS DE
CAPACITACION……………………………………………… 143
20
9.34.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROGRAMAS DE
CAPACITACION……………………………..……….145
9.35. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS DEL SERVICIO
SOCIAL Y/ O PRACTICAS PRE-PROFESIONALES………146
9.35.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE LA ASIGNACION
DE PRESTACION DE SERVICIO SOCIAL
Y / O PRACTICAS PRE-PROFESIONALES………148
9.36. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS DE EXPEDICION
Y REPOSICION DE CREDENCIALES………………………149
9.36.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE LA EXPEDICION
Y REPOSICION CREDENCIALES……………..….150
9.37. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS OTORGAMIENTO
DEL SERVICIO MEDICO…………………………...…………151
9.37.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL OTORGAMIENTO
DEL SERVICIO MEDICO……………………………152
9.38. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS CALCULO DE
LIQUIDACION POR INDEMNIZACION O FINIQUITO……….….153
9.38.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE LIQUIDACION
POR FINIQUITO……………………………………...155
9.39. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS PAGO DE
NOMINAS……………………………………………………….156
9.39.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE PAGO DE
NOMINAS…………………………………………….158
21
9.40. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS CONTROL
DE ASISTENCIA DEL PERSONAL…………………………..159
9.40.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE CONTROL DE
ASISTENCIA DEL PERSONAL…………………….160
9.41. DESCIPRCION DEL PROCEDIMIENTOS DE APLICACIÓN
DE SANCIONES A EMPLEADOS……………………………161
9.41.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE SANCIONES A
EMPLEADOS………………………………….….. ...162
9.42. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS DE LICENCIA
MEDICA POR MATERNIDAD…………………………………163
9.42.1. DIAGRAMA DE FLUJO POR LICENCIA
POR MATERNIDAD……………………………..…..164
9.43. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA
ANUAL DE VACACIONES……………………..…………...165
9.43.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROGRAMA ANUAL
DE VACACIONES…………..…………………….….166
9.44. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS POR PREMIO
DE PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA………………………..167
9.44.1. DIAGRAMA DE FLUJO POR PREMIO DE
PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA………………..…..168
9.45. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS PAGO POR
GASTO DE ALUMBRAMIENTO……………………………169
22
9.45.1. DIAGRAMA DE FLUJO POR GASTO DE
ALUMBRAMIENTO………………………………….…170
9.46. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS DE
PRESTAMOS A EMPLEADOS……….………….…..171
.
9.46.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE PRESTAMOS
A EMPLEADOS………….………………………....….173
9.47. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS REGISTRO DE
INCAPACIDAD TEMPORAL…………………..…..………...174
9.47.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL REGISTRO DE
INCAPACIDAD TEMPORAL………………...………..175
9.48. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS REGISTRO DE
INCAPACIDAD PERMANENTE……………...……………..176
9.48.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE INCAPACIDAD
PERMANENTE………………………………...…..…..177
9.49. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS DE BAJAS DEL
PERSONAL ANTE EL IESS………………………………178
9.49.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE BAJAS DEL PERSONAL
ANTE EL IESS…………………………….……………179
9.50. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS PAGO DE
APORTACIONES AL IESS………………………………….180
9.50.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE PAGO DE
APORTACIONES AL IESS…………………………...181
23
9.51. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS MOVIMIENTO
AFILIATORIO AL SEGURO SOCIAL………………………182
9.51.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL MOVIMIENTO
AFILIATORIO AL IESS………………………………..183
9.52. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS DE EVALUACION
DEL DESEMPEÑO DEL PERSONAL………………………184
9.52.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE
EVALUACION DEL PERSONAL……………………..188
X. CONCLUSIONES……………………………………………………………189
XI. RECOMENDACIONES……………………………………………..……....190
XII. BIBLIOGRAFIA……………………………………………….………….…191
XIII. ANEXOS…………………………………………………………….………193
24
INDICE DE DIAGRAMAS DE FLUJO.
DIAGRAMA DE FLUJO No 01………………………………………………..…………129
DIAGRAMA DE FLUJO No 02…………………………………………………………..135
DIAGRAMA DE FLUJO No 03…………………………………………………………..142
DIAGRAMA DE FLUJO No 04…………………………………………………………..145
DIAGRAMA DE FLUJO No 05……………………………………………………….….148
DIAGRAMA DE FLUJO No 06…………………………………………………………..150
DIAGRAMA DE FLUJO No 07…………………………………………………………..152
DIAGRAMA DE FLUJO No 08…………………………………………………………..155
DIAGRAMA DE FLUJO No 09…………………………………………………………..158
DIAGRAMA DE FLUJO No 10…………………………………………………………..160
DIAGRAMA DE FLUJO No 11…………………………………………………………..162
DIAGRAMA DE FLUJO No 12……………………………………………………….….164
DIAGRAMA DE FLUJO No 13…………………………………………………………..166
DIAGRAMA DE FLUJO No 14…………………………………………………….…….168
DIAGRAMA DE FLUJO No 15………………………………………………….……….173
DIAGRAMA DE FLUJO No 16………………………………………………….……….170
DIAGRAMA DE FLUJO No 17…………………………………………………………..173
DIAGRAMA DE FLUJO No 18…………………………………………………………..175
DIAGRAMA DE FLUJO No 19……………………………………………….………….177
25
DIAGRAMA DE FLUJO No 20…………………………………….…………………….181
DIAGRAMA DE FLUJO No 21…………………………………………………………..183
DIAGRAMA DE FLUJO Nº 22………………………………………………..…………188
26
I. INTRODUCCION.
La administración de los recursos humanos puede ser entendida como el diseño de
un ambiente de trabajo que permita que el personal de una organización cumpla con
las metas y tareas que le fueron asignadas. También puede ser entendida como la
planeación, organización, desarrollo, coordinación y control de técnicas capaces de
promover el desempeño eficiente del personal. La definición puede ser mejor
comprendida si revisamos a detalles las funciones que implica.
En general se habla que las funciones de administración de los recursos humanos
incluyen: realizar análisis de puestos, planificar las necesidades de recursos
humanos, reclutar y seleccionar personal, orientar y capacitar a los nuevos
empleados, administrar los sueldos y salarios, capacitar al personal, supervisar el
desempeño del personal, evaluar dicho desempeño, brindar incentivos y
prestaciones, establecer sistemas de seguridad e higiene en el trabajo y el manejo
de las relaciones laborales.
De todas estas funciones la primera actividad a realizar en la administración de
recursos humano es el reclutamiento y selección de personal, en este documento
presentamos el procedimiento general para su realización.
El procedimiento elaborado incluye todas las fases de un proceso completo, con la
intención que se ilustre el proceso en su totalidad, sin embargo es importante
aclarar que este proceso se debe adaptar o reducir de acuerdo a las necesidades
de cada organización.
27
II. ANTECEDENTES.
Dentro de las actividades más importantes en los manuales de procedimientos es
normalizar, promover las actividades que realiza una administración eficiente del
área de recursos humanos, de tal forma que le sea posible alcanzar la
autosuficiencia en dicha área.
Para alcanzar los objetivos planteados, AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA
AMERIPRIV CIA. LTDA., debe contar con una estructura organizacional adecuada y
personal capacitado en cada uno de los puestos que integran dicha estructura.
Además, debe asegurarse de que su personal se mantenga actualizado, por lo que
debe capacitarlo de manera continua, coadyuvando con ello a su desarrollo
profesional.
Por lo anterior, es indispensable que AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA
AMERIPRIV CIA. LTDA., cuente con un Manual de Procedimientos y evaluación,
que presente de una manera integral las políticas para la administración de servicios
personales entre AMERIPRIV CIA. LTDA y sus empleados; asimismo, debe
contener políticas de las actividades que deberá desarrollar el área de recursos
humanos, a fin de garantizar un clima laboral adecuado e integrar una estructura
orgánica acorde a los objetivos institucionales, allegarse del personal calificado para
cada uno de los puestos, capacitar y actualizar al personal a fin de optimizar su
desempeño, así como otorgar a este las remuneraciones, servicios y prestaciones
de acuerdo con la normatividad aplicable. La aplicación del Manual de
Procedimientos y procesos de evaluación en el área de recursos humanos de la
Empresa, mejorara el desempeño del recurso humano.
28
III. JUSTIFICACIÓN.
La seguridad en el Ecuador y especialmente en nuestra ciudad tiene gran valor,
social, económico, político para que exista un desarrollo armónico, sin esto no
existiría el progreso económico, las instituciones públicas y privadas estarían a
disposición de los delincuentes que cada día están organizándose de la mejor
manera.
Por esto, personas con una visión de apoyo crearon empresas de seguridad para
dar apoyo a la Policía Nacional, aquí tenemos a la Empresa AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA ‘’AMERIPRIV CIA. LTDA’’, con domicilio en la Ciudad de
Quevedo, está ubicada en la Ciudadela La Floresta calle Milton Reyes callejón S/N
frente al Grupo de Fuerzas Especiales # 26 Cenepa a lado del Ministerio de
Transporte y Obras Publicas, la misma que tiene como finalidad el proteger a
personalidades, velar por los bienes o a instituciones a las que prestan sus servicios
profesionales, así como prevenir, neutralizar el ataque o atentado a sus
protegidos.
Como empleada de la empresa, vi la necesidad de estudiar y apoyar con mis
conocimientos para elaborar un manual de procedimientos y evaluación del área de
recursos humanos que está haciendo falta para dinamizar el trabajo.
Esta actividad esta orientada a satisfacer las necesidades de quienes requieren de
los servicios de seguridad, buscando mejorar su calidad de vida, tanto para los
clientes como de quienes prestaran su servicio con eficiencia, pulcritud y
profesionalismo.
Allí radica la plena justificación de un trabajo de investigación, además con la
propuesta que estoy planteando, considero que es de un valor preponderante para
optimizar las acciones de la empresa.
29
IV. OBJETIVOS
4.1. OBJETIVO GENERAL.
- Elaborar el Manual de Procedimientos del área de recursos humanos
de la Empresa AMERICAN SEGURIDAD PRIIVADA ‘’AMERIPRIV
CIA. LTDA’’ de la Ciudad de Quevedo, para la optimización del
recurso humano y el desenvolvimiento de sus labores.
4.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
- Desarrollar el Manual de Procedimientos y Evaluación por medio de
una propuesta.
- Optimizar la aplicación de los procedimientos del área de recursos
humanos y evaluarlos, orientando su accionar a una constante
mejora en la calidad de los servicios que presta la Empresa.
- Desarrollar en el Manual de Procedimientos un diagrama para el
proceso del desempeño del personal que labora en el área de
recursos humanos.
- Comunicar a los colaboradores, la forma en que están
desempeñando su trabajo, los miembros de la institución planificando
y organizando técnicas adecuadas.
30
V. HIPOTESIS
5.1. HIPÓTESIS GENERAL.
La falta de un manual de procedimiento y procesos de evaluación en el área de
recursos humanos de la empresa “Ameripriv Cia. Ltda.”, de la Ciudad de Quevedo,
afecta negativamente a la optimización del recurso humano.
5.2. HIPÓTESIS ESPECÍFICAS
✓ La aplicación del Manual de Procedimientos mejorará el desempeño del
recurso humano de la Empresa de Seguridad.
✓ La correcta administración y evaluación del área de recursos humano,
propicia el mejoramiento en la calidad de los servicios que presta la
Empresa.
✓ La limitada evaluación al desempeño del área de recursos humanos, impide
la medición de resultados tanto Administrativos como operativos.
✓ La poca comunicación a los colaboradores sobre los resultados de la
evaluación sobre la forma en que están desempeñando su trabajo impide se
apliquen planes de mejoramiento.
31
VI. MARCO TEORICO.
6.1. Fundamentación Teórica.
Es el desarrollo organizado y sistemático del conjunto de ideas, conceptos,
antecedente y teoría que permite sustentar la investigación y comprender la
perspectiva o enfoques desde el cual el investigador parte, a través del cual
interpreta sus resultados constituyendo la fundamentación epistémica de la
investigación, fruto de la investigación, recopilación y la integración de paradigmas
incluyendo así la reflexión del investigador1.
6.2. Manual de procedimiento y evaluación del área de recursos
humanos.
Un manual de procedimientos y evaluación del área de recursos humanos es el
documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad tanto administrativa como operativa.
Por procedimientos entendemos “que es el conjunto de tareas que se realizan
con la finalidad de cumplir un objetivo parcial del proceso.”
En general, un proceso está integrado por un conjunto de subprocesos, que se
interrelacionan en forma lógica. Cada subproceso cumple un objetivo parcial del
proceso y se constituye con un determinado número de actividades, que son “las
acciones necesarias para producir resultados” y cada actividad está constituida
por “tareas ejercitadas por las personas en un tiempo determinado.”
1 Hernández Sampiere 2003.
32
El presente Manual de Evaluación en el área de recursos humanos, es el
instrumento que describe las normas y procedimientos, el cual se enmarca en los
lineamientos establecidos actualmente.
6.3. Contenido del manual de procedimiento. 2
1.- Titulo y código del procedimiento y evaluación.
2.- Introducción: Explicación corta del procedimiento y evaluación.
3.- Organización: Estructura micro y macro de la entidad.
4.- Descripción del procedimiento y evaluación.
4.1 Objetivos del procedimiento y evaluación.
4.2 Normas aplicables al procedimiento y evaluación.
4.3 Requisitos documentos y archivos.
4.4 Descripción de la operación y sus participantes.
4.5 Grafico o diagrama de flujo del procedimiento.2
5.- Responsabilidad. Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
6.- Medidas de seguridad y autocontrol. Aplicables al procedimiento.
7.- Informes. Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
8.- Supervisión, evaluación y examen. Entidades de Control y gestión de
autocontrol.
Estos manuales se desarrollan para cada una de las actividades u operaciones que
tengan que ver con los procesos administrativos y operativos de acuerdo con los
lineamientos establecidos por la ley.
2Geovanny E Gómez “AUDITORIA Y CONTROL INTERNO”
33
6.4. Implementación de manuales de normas y procedimiento y
evaluación.
La implementación de los diferentes tipos de manuales de normas, procedimiento y
evaluación es un trabajo de carácter técnico que se emplean en el procedimiento,
las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor
información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuario la
consulta. Presentando esto por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una
de las operaciones que se realizan, explicando en qué consisten, cuándo, cómo,
dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas
a cabo. Cuando la descripción de los procedimientos es general, y por lo mismo
comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su
cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentro de una unidad
administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operación. Es
conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensión e
identificación, aun en los casos de varias opciones de evaluación en una misma
operación.
6.5. Manual de Funciones.
Este corresponde a un documento que se divide en los siguientes aspectos.
6.6. Descripción básica del cargo.
El formato se encabeza describiendo el nombre del cargo, dependencia a la que
pertenece y el cargo de su jefe inmediato
6.7. Objetivo estratégico del cargo.
Este ítems se refiere a la actividad genérica que define al grupo de
funciones, actividades y responsabilidades por lo cual se hace necesario la
existencia de dicho cargo en la estructura de la empresa. En este punto se
debe recalcar que la definición del objetivo debe ser concreta y que se
globalice en pocas palabras el grupo de funciones y responsabilidades del
cargo.
34
6.8. Funciones básicas.
En este numeral se deben incluir brevemente cada una de las funciones y
responsabilidad básicas que describa adecuadamente. Se debe tener en
cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en
los detalles para cumplir con las funciones, ya que este es un tema tratado al
detalle en el manual de procedimientos y formatos, es importante describir
las funciones y las responsabilidades de forma tal que el jefe de dicho
empleado pueda tener una forma objetiva de medir el grado de cumplimiento
de cada una de las funciones básicas al momento de la evaluación periódica
del trabajador.
Para que esta herramienta sea útil recomendamos su permanente
actualización acorde con la redefinición de metas y objetivos, así como con
la adopción de nueva tecnología.
Si un grupo de funciones y responsabilidades descritas para un empleado
están bien redactadas y ajustadas a la realidad, una consiste en la
autoevaluación del empleado debe coincidir con la evaluación del jefe o al
menos estar muy cerca.
Con esto se debe concluir que la descripción de las funciones y
responsabilidad debe ser una herramienta que ayude también a los jefes a
realizar una evaluación adecuada y objetiva que no tenga nada que ver con
prejuicios personales.
El presente Manual de Políticas y Procedimientos contempla el conjunto de
normas y procesos que pautan las actividades de la Dirección de recursos
humanos.
35
Con el conocimiento de parte de funcionarios y empleados de las normas
que rigen el desenvolvimiento de esta Dirección, se propician las condiciones
favorables para el desempeño de un trabajo eficiente y enmarcado dentro de
los estándares preestablecidos de control y calidad.
Esto con el fin de que al entregarle sus funciones al empleado, podamos
tener métodos sencillos de control de gestión sobre el cargo, ya que al final
de cada periodo al empleado se le pueda evaluar su desempeño lo mas
objetivamente posible.
La presentación esquemática de los procesos permite al empleado visualizar
de una forma clara y precisa los pasos que debe dar para la ejecución de sus
tareas diarias. De igual manera facilita la supervisión.
PROCEDIMIENTOS
Procedimiento No.1.
Titulo del Procedimiento: RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
Dirección: Recursos Humanos
Sección: Registro y Control
Objetivo: Describir los pasos para el
Reclutamiento de personal.
Alcance: Se aplica en esta Dirección.
36
El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio3:
- Cuando se genere alguna vacante se dará preferencia al personal actual,
siempre que represente una mejora para éste y convenga a la institución.
- En caso de que no pueda llenarse la vacante con el personal existente, se
procederá a revisar el archivo de elegibles externos.
- Para reclutar al personal se harán concursos internos mediante circular
informativa y la selección entre los participantes será en base a los
resultados de la evaluación del desempeño y cualquier otro mecanismo que
se determine.
- Las solicitudes de empleos deberán ser depositadas en la Dirección de
recursos humanos, con una foto 2 x 2 y con las certificaciones que avalen en
nivel académico.
- Las personas aspirantes a desempeñar un cargo dentro de Agente de
Seguridad, Supervisores o cargos Administrativos deberán ser evaluadas
mediante prácticas, métodos y técnicas de administración de área recursos
humanos.
- Las personas aspirantes a desempeñar un cargo de Agente de Seguridad,
Supervisores o cargos Administrativos deberán tener mayoría de edad.
- El encargado de Reclutamiento y Selección deberá comunicar al solicitante
fecha y hora de la evaluación.
- El resultado de las evaluaciones de los candidatos deberá registrarse en un
control de elegibles y no elegibles.
3
3Ing. Alexander Hamilton ‘’MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS’’.
37
- El Psicólogo deberá archivar el expediente de los candidatos evaluados por
orden alfabético.
PROCEDIMIENTO No.1: RECLUTAMIENTO DE PERSONAL
ÁREA /CARGO PASOS
Secretaria 1. 1. Entrega Solicitud de Empleo al
aspirante ingresar al Ayuntamiento.
2. Recibe personalmente al aspirante
con Solicitud de Empleo y
Currículum Vitae anexo y entrega al
analista.
Analista 3. Recibe documento del aspirante con
Solicitud de Empleo y Currículum Vitae,
revisa y determina el tipo de prueba que
aplicará (Psicométrica o específica),
fecha y hora de la evaluación e informa
al Director.
4. Aplica pruebas a aspirantes, las
clasifica, corrige, digita informe de
Evaluación y entrega al Encargado de
Registro y Control de Personal.
Encargado de registro y Control 5. Recibe y revisa expedientes de
aspirantes el informe de evaluación,
iníciala y lo entrega al Gerente de
recursos humanos.
38
Director de Recursos Humanos 6. Recibe informe, analiza y entrega al
analista.
7. Recibe expedientes de aspirantes e
informe de evaluación; y registra en
Control de Elegibles y No Elegibles y
archiva expedientes por orden alfabético.
Procedimiento No.2.
Titulo del Procedimiento: SELECCIÓN DE PERSONAL
Dirección: Recursos Humanos
Departamento: Registro y Control de Personal.
Objetivo: Describir los pasos para la
selección de personal.
Alcance: Se aplica en esta Dirección.
El Cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio.
- El encargado de Registro y Control deberá presentar al Gerente del área de
Recursos Humanos el candidato idóneo, conforme a los Registros de
Elegibles (interno y externo), cuando se presente una vacante.
- No podrán ser designados parientes o afines en línea directa en cualquier
grado o hermano, tío, sobrino, esposo o cuñado, dentro de la Empresa.
- Los Directores, Tesorero y otros funcionarios deberán presentar Declaración
Jurada de sus bienes al Consultor Jurídico de la Empresa, a más tardar 15
días después de su designación.
39
- Se llevarán Registros de Elegibles Internos y Elegibles Externos, para ser
consultados en la selección del personal.
PROCEDIMIENTO No. 2 SELECCIÓN DE PERSONAL
ÁREA / CARGO PASOS
Director de Recursos Humanos 1. Recibe oficio de las Direcciones,
Solicitando designación personal
para ocupar vacante, registra en
control y entrega al Encargado de
Registro y Control.
Enc. Dpto. Registro y Control 2. Recibe oficio y solicita al analista
expediente del candidato idóneo.
3. Revisa en Registros de Elegibles
(interno y externo) el candidato
mejor calificado busca expediente
y entrega al Enc de Control de
personal y entrega al Enc. De
Registro y Control de Personal.4
PROCEDIMIENTO No.3 DESIGNACION DE EMPLEADO.
Dirección: Recursos Humanos
Departamento: Registro y Control.
Objetivo: Describir los pasos para la
designación de empleado.
Alcance: Se aplica en esta Dirección.
3Ing. Alexander Hamilton ‘’MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS’’
40
POLITICAS Y NORMAS.
El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio.
- Toda designación de empleado deberá someterse mediante el formulario
Acción de Personal y deberá ser autorizada por éste.
- La Dirección del área de los recursos humanos deberá comunicar al
solicitante designado que debe presentarse a la oficina correspondiente, a
tomar posesión del cargo, en la fecha indicada en el formulario Acción de
Personal, previamente autorizado.
- El Departamento Registro y Control de del área de recursos humano deberá
enviar al empleado designado los siguientes documentos:
➢ Registro de Personal
➢ Autorización de Descuento.
➢ Declaración de Beneficiarios.
➢ Formulario Plan de Salud
➢ Copia de la descripción de Funciones del puesto que ocupa
➢ Copia del Manual de Inducción.
- El Departamento de Registro y Control de recursos humanos, deberá
verificar que todos los documentos, mencionados anteriormente, estén
debidamente llenados y firmados por el empleado y por el superior inmediato
aquellos que los requieran.
- El Departamento de Registro y Control de recursos humanos deberá
registrar en el control asignado para tales fines, la fecha de toma de
posesión del nuevo empleado.
- El Departamento de Registro y Control de Personal deberá enviar:
41
➢ Una copia del formulario Registro de Personal, el Formulario
“Autorización de Descuento para la Cooperativa” y una copia del
nombramiento (Acción de Personal) al Departamento de Nóminas.
➢ Una comunicación al organismo que confecciona los Carnets de
Identificación de los empleados.
El Departamento de Registro y Control de Personal deberá conformar expediente
del nuevo empleado con los siguientes documentos:
➢ Solicitud de empleo, con curriculum anexo.
➢ Formulario original de Acción de Personal, firmado por un
representante de la Empresa en señal de aprobación.
➢ Formulario Registro de Personal.
El Departamento de Registro y Control de Personal, deberá abrir tarjeta de Registro
Personal y anexar foto del nuevo empleado.
Las acciones de Personal que se envíen al Departamento de Nómina luego de los
días 15 de cada mes, ingresarán a nómina el mes siguiente, aunque tenga
retroactividad a la fecha de efectividad de la acción correspondiente.
Se hará excepción en los casos de cancelaciones por incumplimiento o fuerza de
causa mayor, así como de fallecimiento del empleado.
PROCEDIMIENTO No.3 DESIGNACION DE EMPLEADO
ÁREA/CARGO PASOS
Gerente del área de recursos humanos 1.- Recibe firmado por la
Empresa el formulario “Acción
de Personal” para fines de
42
designación, la firma y entrega a
la Secretaria.
Secretaria 2. – Gestiona expediente y
entrega junto al formulario
“Acción de Personal” al analista.
Analista de Personal 3. - Envía documentos al nuevo
empleado, para ser llenados y
firmados, de acuerdo a lo
establecido en las políticas
Gerente del área de recursos humanos. 4.- Recibe los documentos y
revisa que estén debidamente
llenados y firmados y entrega a la
Secretaria para el trámite
correspondiente, de acuerdo a
las políticas.
Secretaria 5.- Elabora y digita nota interna,
para remitir los documentos y
entrega al Gerente del área de
recursos humanos.
Gerente del área de recursos humanos. 6.- Recibe nota interna, anexa los
documentos correspondientes,
firma y entrega a la Secretaria.
Secretaria 7.- Recibe nota interna, anexos
firmados registra en control y
envía para su distribución al
departamento de Archivo y
Correspondencia.
43
8.- Archiva documentos en el
expediente.
Analista 9.- Abre tarjeta control, anexa
foto y archiva.
PROCEDIMIENTO No.4 CONFECCION CARNET DE
IDENTIFICACION DE EMPLEADO.
Dirección: Recursos Humanos
Dpto.: Registro y Control de Personal.
Objetivo: Describir los pasos para la
Confección de Carnet
Identificación empleado.
Alcance: Se aplica en esta Dirección El
cumplimiento de estas disposicio-
nes es obligatorio.
La Dirección del área de recursos humanos deberá autorizar la confección de carnet
de empleado, al organismo responsable de la elaboración
.
El Departamento de Registro y Control de Personal deberá llevar control de las
acciones de personal, relativas a las designaciones, promociones, y cambio de
designaciones, para solicitar la confección de nuevos carnets.
Todo funcionario o empleado deberá usar el carnet de identificación durante el
horario de trabajo.
44
Por la pérdida o deterioro del Carnet de Identificación, el empleado deberá cubrir el
costo de la elaboración de un nuevo carnet.
Procedimiento No.4
Área/Cargo Pasos
Dirección del área de recursos humanos
Analista de personal: 1- Recibe “Acción de Personal”
con designación, promoción o
traslado instruye a la Secretaria.
Secretaria: 2- Digita relación con nombre,
cédula, cargo, oficina y código de
empleado, fotocopia y envía al
organismo que confecciona los
carnets e informa al empleado.
Enc. Dpto. Registro y Control. : 3- Recibe carnet de
Identificación, elabora relación,
clasifica por Oficina y entrega
carnet a los empleados
correspondientes.
Dpto Control y Registro de Personal
(Analista): 4- Da seguimiento
permanentemente a las acciones
relativas a designaciones,
traslado, promoción, y cambio de
designaciones, para solicitar la
confección de nuevos carnets.
45
Procedimiento N. 5: EVALUACION DEL DESEMPEÑO.
Dirección: Recursos Humanos
Departamento: Registro y Control del área de
recursos humanos.
Objetivo: Describir los pasos para la
evaluación del Desempeño tanto
en período de prueba como por
año de servicios.
Alcance: Se aplica en toda la Institución.
El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio.
- Cada supervisor del personal que labora en la calle llevará un control de las
visitas realizadas y los resultados obtenidos, los cuales deberán ser
revisados y discutidos entre el supervisor y el empleado al menos una vez al
mes.
- Deberá llevarse una evaluación permanente a todos los empleados e
informar y discutir con ellos los aspectos positivos para reforzarlos, y los
aspectos negativos, para mejorarlos. Esta evaluación permanente, deberá
servir como base para la evaluación del desempeño anual.
- Las demás disposiciones vigentes para este procedimiento están contenidas
en el Reglamento de Evaluación de Desempeño.
46
Procedimiento No.5 EVALUACION DEL DESEMPEÑO.
CARGO PASOS
Analista de personal 1. Revisa el Control de Designaciones,
elabora relación de empleados (con
nombre, cargo, fecha de ingreso y
oficina) que han cumplido el período de
prueba establecido, y/o año de servicios
en el ayuntamiento. Verifica datos de
empleado con tarjeta Registro Personal.
Analista 2. Elabora los oficios de Solicitud de
Evaluación y entrega al Director.
Director 3. Recibe oficios, firma y entrega a la
Secretaria.
Secretaria 4. Recibe oficios, le anexa los
formularios, registra en control y
envía al departamento de Archivo y
correspondencia para su distribución.
5. Recibe copia de los oficios y
entrega al analista de personal para
fines de seguimiento.
Analista de Personal 6. Da seguimiento hasta que recibe
oficios, con los formularios anexos.
Secretaria 7. Revisa las evaluaciones, tabula
resultados y entrega al Encargado de
47
Registro y Control del área de recursos
humanos.
Enc. Registro y Control del 8. Informa los resultados de las eva-
área de recursos humanos luaciones del área de recursos humano;
y entrega para trámite.
Director Recursos Humanos 9. Instruye a la Secretaria para la
confección de las comunicaciones de
envío de los resultados de las
evaluaciones.
Secretaria 10. Hace cartas en original y 2 copias y
gestionan las firmas con el Director del
,área de recursos humanos.
11. Envía al Dpto. de correspon
dencia y Archivo para envío a las áreas
correspondientes.
12. Recibe las comunicaciones con
acuse de recibo y entrega al analista.
Analista 13. Autoriza “Registro de Personal”
archiva comunicaciones y formularios
de evaluación en los expedientes
correspondientes.
Director de Recursos Humanos. 14. Da seguimiento a las ejecutorias
establecidas en las políticas de
acuerdo con los resultados de las
evaluaciones.
48
14.1 Si el empleado califica para
elegible de promoción, anota en
Registro de Elegibles Internos.
PROCEDIMIENTO No.6 PROMOCION, CAMBIO DE DESIGNACION
O TRANSFERENCIA.
Dirección: Recursos Humanos
Departamento: Registro y Control.
Objetivo: Describir los pasos para realizar
promoción, cambio de
designación o transferencia.
Alcance Se aplica en esta Dirección.
El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio.
- Toda solicitud de promoción, cambio de designación o de transferencia
deberá ser tramitada a la Dirección de Recursos Humanos con el Formulario
Acción de Personal.
- El Departamento de Registro y Control de personal, deberá revisar el
formulario Registro Personal y el expediente del empleado recomendado,
para confirmar que reúne los requisitos del cargo propuesto y para verificar
la existencia de la vacante.
- Toda acción de personal deberá estar firmada y autorizada por el Director de
Recursos Humanos.
- Toda promoción, cambio de designación o transferencia deberá ser
registrada en el formulario Registro de Personal.
49
Procedimiento No.6
Área / Cargo Pasos
Empresa 1.- Recibe de las Direcciones oficios
solicitando promoción, cambio de
Designación o transferencia de
empleado y entrega al Director de
Recursos Humanos.
Director Recursos Humanos 2.- Recibe comunicación, revisa y
entrega al Enc. del Departamento de
Registro y Control.
Depto. Registro y Control 3.- Recibe oficio al Gerente de Recursos
Humanos y verifica en Registro de
Vacantes.
4.- Revisa el formulario Registro de
Personal y el expediente del
empleado e instruye a la
Secretaria para que prepare el
formulario Acción de Personal.
4.1.-Si no existe vacante o el
empleado no califica para el
puesto propuesto, comunica
personalmente al Gerente de
Recursos Humanos que solicita
la acción, que no existe vacante.
Secretaria 5.-..Recibe oficio, expediente del
empleado Y Formulario Registro de
Personal; digita formulario Acción de
50
Personal y gestiona revisión con el
Encargado del Departamento de
Registro y Control.
Enc. Dpto. Registro y Control 6.- Revisa y entrega al Director de
Recursos Humanos
Dir. Recursos Humanos 7.- Gestiona las firmas correspondientes
en el formulario Acción de Personal y
devuelve al Encargado del
Departamento Registro y Control.
Enc. Depto. Registro y Control 8.- Instruye para archivo de expediente
“registro de Personal” y trámite de la
“Acción de Personal”
Analista 9.- Distribuye formulario “Acción de
Personal”.
Original : Expediente.
Copia : Nómina.
Copia : Auditoría.
10.- Actualiza “Registro de Personal” y
archiva expediente.
Procedimiento N. 7 : EMISION DE CERTIFICACION.
Dirección : Recursos Humanos
Departamento : Estudio y Registro del área del Talento
Humanos.
51
Objetivo : Describir los pasos para la emisión de
iiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiiii Certificación.
Alcance : Se aplica en la Dirección de Recursos
Humanos.
El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio.
- Toda certificación deberá elaborase en base a los datos de la tarjeta
Registro Personal.
- Toda certificación deberá estar firmada por el Director del área de Recursos
Humanos.
- Toda certificación emitida deberá estar revisada y sellada por el
departamento de Estudio y Registro de Recursos Humanos.
PROCEDIMIENTO No. 7
Área Pasos.
Dpto. de Estudio y Registro
del área de Recursos Humanos
Secretaria 1. Recibe solicitud verbal para emitir
certificación, y busca Registro Personal.
Si certificación es:
• A quién pueda interesar.
1.1. Digita datos del
empleado: nombre,
cédula, fecha de ingreso,
cargo, oficina, sueldo
mensual y entrega al
52
Encargado del
Departamento de Estudio
y Registro del área de
Recursos Humanos.
• Para “Tarjeta de Crédito,
Consulados o Embajadas”
1.2. Digita datos del
empleado: Nombre,
cédula, fecha de ingreso,
cargo, oficina e ingresos
anuales y entrega al
encargado del
departamento Estudio y
Registro del área de
Recursos Humanos.
Encargado Departamento de
Estudio y Registro de Recursos Humanos. 2. Recibe Certificación y Registro
Personal, revisa, iníciala y
entrega al Director del área
de Recursos Humanos.
Director del área de Talento humano 3. Recibe certificación y Registro
Personal, revisa, firma y entrega
a la Secretaria del área de
Recursos Humanos.
Secretaria 4. Recibe certificación y Registro
Personal, archiva tarjeta, sella
certificación y entrega a
empleado.
53
5. Archiva copia de la
certificación en el
expediente.
PROCEDIMIENTO No. 8: LICENCIA MÉDICA.
Dirección: Recursos Humanos
Departamento: Registro y Control
Objetivo: Describir los pasos para la
recepción y registro de licencia
médica.
Alcance: Se aplica en esta Dirección.
- Las disposiciones vigentes para este procedimiento se encuentran
contenidas en las Normas de Trabajo, Licencias y Permisos.
PROCEDIMIENTO No. 8 LICENCIA MEDICA.
AREA / CARGO PASOS.
Dirección de recursos humanos
Secretaria 1- Recibe Oficio con Licencia
Médica y Certificado Médico
anexo de las Direcciones, registra
en control y entrega al Enc. de
Registro y Control del área de
recursos humanos.
54
Dirección de recursos humanos
2- Recibe comunicación y anexo,
revisa y entrega a la secretaria.
Secretaria 3- Recibe Licencia Médica, llena
Formulario “Acción de Personal”,
registra el tiempo recomendado
en el Formulario “Registro
Personal” y entrega expediente al
Enc. del departamento Registro y
Control. Dpto Registro y control.
Recursos Humanos 4- Recibe expediente con
Licencia Médica y formulario
“Registro Personal”, revisa
registro en tarjeta y acción de
personal y entrega al Director.
Director 5- Gestiona las firmas
correspondientes y entrega al
Dpto de Registro y Control.
Registro y Control
Secretaria 6- Recibe documentos, archiva
en tarjeta y oficio con licencia
médica en el expediente.
7- Distribuye Formulario “Acción
de Personal”
-Original: expediente
-Copia: nómina
-Copia: auditoria
55
PROCEDIMIENTO No. 9 DESPIDO O RENUNCIA
Dirección Recursos Humanos.
Departamento Registro y Control
Objetivo Describir los pasos para realizar
el despido o aceptar la renuncia
de un empleado.
Alcance Se aplica en esta dirección.
El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio.
Las disposiciones vigentes para este procedimiento se encuentran contenidas en las
Normas de Trabajo, Licencias y Permisos y por las disposiciones contempladas en
el Código de Trabajo.
PROCEDIMIENTO No.9 DESPIDO O RENUNCIA DE
EMPLEADO.
Secretaria 1.- Recibe del Director del área
del empleado oficio solicitando
despido comunicación del
empleado renunciando.
2.- Registra en el control y
entrega al Departamento de
Registro y Control.
Enc. Depto. Registro 3.- Recibe oficio, revisa y entrega
al Analista.
56
Analista Registro Personal 4.- Recibe oficio, busca y analiza
Tarjeta “Registro Personal” y
expediente y elabora Form.
“Acción de Personal” y entrega al
Departamento de Registro y
Control.
Depto. Registro de Personal 5.- Recibe form. “Acción de
Personal” y Formulario “Registro
de Personal”, revisa y entrega al
Director de recursos humanos.
Dir. Recursos humanos. 6.-. Recibe y revisa form. “Acción
de Personal” form. “Registro de
Personal” gestiona las firmas
correspondientes y entrega a la
Secretaria.
Secretaria 7.- Recibe form. “Acción de
Personal” y form. “Registro de
Personal”, registra en libro control
y archiva en “Registro de
Personal”.
8.- Distribuye “Acción de
Personal”
Original: Expediente.
Copia 1: Nómina.
57
6.9. Personal relacionado con el cargo.
En estos ítems se parte de la ubicación del cargo dentro del organigrama de la
empresa para determinar con que empleado o secciones debe interactuar para dar
cumplimiento a sus funciones y responsabilidades asignadas.
Esta parte del formato también le permite al trabajador conocer la compañía y le da
un panorama global del movimiento de la empresa entre sus diferentes secciones.5
6.10. Perfil del cargo.
En este punto de la descripción del cargo, se refiere a cuál sería el perfil óptimo o
ideal del funcionario que debe ocupar un cargo4.
Se debe aclarar con respecto a la descripción del perfil de cargo que este se
requiere para poder realizar una adecuada selección de personal. Si bien es cierto
que es muy difícil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil
optimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar
el aspirante más adecuado en el proceso de selección.
6.11. Manual de procedimiento y formatos.
El manual de procedimiento y formatos se orienta a especificar ciertos detalles de
las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar
criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma más
adecuada asegurando su calidad y por ultimo agilitar la circulación de la información
para que este llegue oportunamente a las secciones que la requieren. Cuando se
trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuantos varios aspectos.
Se debe tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada en
un formato, el común de la gente es apático a su diligenciamiento. Por lo anterior se
debe tratar de diseñar formatos sencillos y agiles de diligenciar para que el personal
no los evite.
3Ing. Alexander Hamilton ‘’MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS’’.
58
Cuando se traten de procedimientos generales dentro de la empresa se deben
describir las actividades relacionadas, el objetivo del proceso y lo que debe arrojar
como resultado, como es el caso de una acta, el reporte para dar de baja un activo,
las descripciones de las acciones a seguir, etc.6
6.12. Manual de normas administrativas.
El manual de normas administrativas corresponde a un documento donde se
especifican una serie de normas y procedimientos relacionados básicamente con
las novedades de personal tanto en lo relacionado con nómina, bonificaciones,
incentivos de índole interno y extralegal, vacaciones, permisos, etc.; como también
las normas relacionadas con las acciones de carácter disciplinario.
Este documento, aunque es aparte de los anteriores, también especifica un conjunto
de procedimientos internos y recalca sobre los niveles de autorización requeridos
para cada caso. No se debe confundir la finalidad de este documento con el
reglamento laboral de la empresa, documento este que se refiere específicamente a
las normas que delimitan el comportamiento y la convivencia de los empleados de
la compañía.
6.13. Delineamiento o directrices de contratación del personal.
En este documento se describe inicialmente las políticas de la compañía en materia
de selección, contratación y evaluación del personal. Luego se detallaran los
procedimientos que se deben seguir en cada uno de los aspectos (selección,
contratación y la evaluación del personal).
Este documento describe los procedimientos, los formatos con su respectiva
descripción para el diligenciamiento, nombramiento del personal a cargo de cada
proceso y la sección de la empresa a cargo de mantener estos procesos acordes al
desarrollo de la empresa.
4Ing. Jailer Amaya Correa MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS.
59
6.14. Técnicas de elaboración de los manuales.
Existen tres técnicas para la elaboración de los manuales.
Verificar los puntos o asuntos que serán abordados.
Detallar cada uno de los asuntos.
Elaborar una norma de servicio que deberá ser incluida en el manual.
6.15. Tipos de manuales.
6.15.1. Manual de organización.- Describe la organización formal,
mencionando para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo,
funciones, autoridad y responsabilidad.
6.15.2. Manual de políticas.- Contiene los principios básicos que regirán el
accionar de los ejecutivos en la toma de decisiones.
6.15.3. Manual de procedimientos y normas.- Describen detalles las
operaciones que integran los procedimientos, las normas a cumplir
por los miembros de la organización compatibles con dichos
procedimientos administrativos en el orden secuencial de su
ejecución.
6.15.4. Manual de especialista.- Contiene normas o indicaciones referidas
exclusivamente a determinar tipos de actividades u oficios. Se busca
con este manual orientar e informar la actuación de los empleados
que cumplen iguales funciones.
6.15.5. Manual de empleados.- Contiene aquella información que resulta de
interés para los empleados que se incorporan a una empresa sobre
temas que hacen a su relación con la misma, y que se les entrega en
el momento de la incorporación.
6.15.6. Manual de calidad.- En él se describen la política de calidad de la
empresa, la estructura organizacional, la misión de todo elemento
60
involucrado en el logro de la Calidad, etc. El fin del mismo se puede
resumir en varios puntos:
• Única referencia oficial.
• Unifica comportamientos decisionales y operativos.
• Clasifica la estructura de responsabilidades.
• Independiza el resultado de las actividades de la
habilidad.
• Es un instrumento para la Formación y la Planificación
de la Calidad.
• Es la base de referencia para auditar el Sistema de
Calidad.
Se pueden desarrollar con base en las normas ISO 10013 u otras en procedimiento
funcional
6.15.7. Manual de propósito múltiples.- Reemplaza total o parcialmente a los
mencionados anteriormente, aquellos casos en los que la dimensión de
la empresa o el volumen de actividades no justifique su confección y
mantenimiento.
6.15.8. Manual de políticas y procedimiento.- Es donde se documentan las
actividades por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de
las operaciones, explicando en qué consisten, cuándo, cómo, dónde, con
qué, y cuánto tiempo se hacen, señalando las áreas de la compañías.7
6.15.9. Manual de métodos.- Determinar las actividades que se deben
realizar dentro de la Empresa para la consecución de los objetivos
para los cuales fue creada y a su vez detectar cuales se requieren
implementar, modificar o desechar tomando como base de análisis
las actividades de los puestos creados para la consecución de dicho
objetivo.
5González H. MANUALES ADMINISTRATIVO
61
6.16. Características de los manuales5.
Por su contenido
- Manual de historia del organismo.
- Manual de organización.
- Manual de políticas.
- Manual de procedimientos.
- Manual de contenido múltiple.
- Manual de adiestramiento o instructivo.
- Manual técnico.
Por función especifica
- Manual de producción.
- Manual de compras.
- Manual de ventas.
- Manual de finanzas.
- Manual de contabilidad.
- Manual de crédito y cobranza.
- Manual de personal.
- Manuales generales
6.17. Ventajas de los manuales.
Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se
desarrollan en una organización.
La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a
improvisaciones o criterios personales del funcionario actualmente en cada
momento.
Mantiene la homogeneidad en cuanto a la ejecución en la gestión
administrativa y evita la formulación de la excusa del desconocimiento de
las normas vigentes.
Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de
las condiciones que figuran un sistema.
Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso
del tiempo.
62
6.18. Estructura de un manual.
Su estructura comprende tres partes:
- Encabezado.
- Cuerpo.
- Glosario.
6.18.1. Encabezado.- Debe contener:
- Nombre de la Empresa.
- Nombre del departamento en el cual se llevará a cabo los procedimientos
descrito.
- Índice de contenido con los elementos que contiene el manual.
6.18.2. Cuerpo del Manual.- Contiene la siguiente información.
Descripción de las actividades de que conforman el manual de procedimiento.
6.18.3. Glosario de Términos.- Debe concluir con los siguientes datos.
- Anexos.
- Fecha de emisión del procedimiento para determinar su vigencia.
- Nombre de la entidad responsable para la elaboración del manual.
6.19. Beneficios de los manuales.
- Flujo de Información administrativa.
- Guía de trabajo a ejecutar.
- Coordinación de actividades.
- Uniformidad en la interpretación y aplicación de normas.
- Revisión constante y mejoramiento de las normas, procedimientos y
controles.
- Simplifica el trabajo como análisis de tiempo.
63
6.20. Procedimientos.
El término procedimientos corresponde al plural de la palabra procedimiento,
en tanto, por la misma se refiere a la acción, modo de proceder o método
que se implementa para llevar a cabo ciertas cosas o tareas.
Básicamente, un procedimiento consiste de una serie de pasos bien
definidos que permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera
más correcta y exitosa posible.
Según Melinkoff, R (1990), "Los procedimientos consiste en describir
detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral,
por medio del cual se garantiza la disminución de errores". (p. 28).
6.21. Objetivos de los procedimientos.
Gómez F. (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el
de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los
factores del tiempo, esfuerzo y dinero".
6.22. Importancia de los procedimientos.
El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una
organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más
rigurosos en los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control
riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una
mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.
Según Biegler J. (1980) " Los procedimientos representan la empresa de
forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su
mejor función en cuanto a las actividades dentro de la organización".
64
6.23. Características de los procedimientos.
Mellinkoff, (op.cit) describe las siguientes características de procedimientos:
- No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender
de cada situación en particular.
- Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera
que facilita la aplicación continua y sistemática.
- Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de
nuevas situaciones.
Desde otro punto de vista Gomes G (1997) se enfoca en las siguientes
características de procedimientos:
- Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos
tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.
- Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere
específicamente a como un empleado ejecuta una determinada
actividad en su trabajo.
- Por no ser una actividad específica. Una actividad específica es la
que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.
6.24. Beneficios de los procedimientos.
Para Melinkoff, (op.cit) conceptualiza que: "El aumento del rendimiento
laboral, permite adaptar las mejores soluciones para los problemas y
contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la
organización".
6.25. Estructura de los procedimientos.
Los procedimientos se estructuran de la siguiente manera:
- Identificación. Este título contiene la siguiente información; Logotipo
de la organización, Denominación y extensión (general o específico)
65
de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre
de la misma.
- Lugar y fecha de elaboración.
- Numero de revisión.
- Unidades responsables de su revisión y/o autorización
- Índice o contenido;
Relación de los capítulos que forman parte del documento.
- Introducción.- Exposición sobre el documento, su contenido,
objeto, área de aplicación e importancia de su revisión y
actualización.
- Objetivos de los procedimientos.- Explicación del propósito que
se pretende cumplir con los procedimientos.
Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos.
- Responsables.- Unidades administrativas y/o puesto que
intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.
- Políticas o normas de operación.- En esta sección se incluyen los
criterios o lineamientos generales de acción que se determinan para
facilitar la cobertura de responsabilidades que participan en los
procedimientos.
6.26. Procedimiento administrativo.
Munich G. Y Martínez G.(1979) Consideran que los procedimientos
administrativos: "Permiten establecer la secuencia para efectuar las
actividades rutinarias y especificas".
Desde otra perspectiva Terry & Franklin (1993) definen que los
procedimientos administrativos son: "Una serie de tareas relacionadas que
66
forman la secuencia establecida en ejecutar el trabajo que va a
desempeñar".
Ante lo relacionado en las citas del párrafo anterior se puede conceptuar el
procedimiento administrativo como un instrumento administrativo que apoya
la realización del quehacer cotidiano en donde ellos consignan, en forma
metódica las operaciones de las funciones.
La importancia de los procedimientos administrativos estriba en que los
mismos:
- Establecer el orden lógico que deben seguir las actividades.
- Promueven la eficiencia y la optimización.
- Fijar la manera como deben ejecutarse las actividades, quién debe
ejecutarlas y cuándo.
6.27. Beneficios de los procedimientos.
Según Pino, A.(1998) en su Trabajo de Grado describe los siguientes
beneficios que consisten en:
- Aumento del rendimiento laboral.
- Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.
- Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las
actividades de la organización.
6.28. Manuales de procedimiento.
Para Gómez.(Op.cit) define que: "Son documentos que registran y trasmiten, sin
distorsiones, la información básica referente al funcionamiento de las unidades
administrativas; Además facilitan la actuación de los elementos humanos que
colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones".
67
6.29. Objetivos de los manuales de procedimiento.
Según Gómez.(op.cit) los manuales de procedimientos en su calidad de instrumento
administrativo tienen como objetivo:
- Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteración arbitraria.
- Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
- Facilitar las labores de evaluación del control interno y su vigilancia.
- Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y
cómo deben hacerlo.
- Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.
6.30. Área de recursos humanos.
Recursos humanos, también conocido como Potencial Humano o Activo Humano,
hace referencia al conjunto de trabajadores, empleados o personal que conforma un
negocio o empresa.
Generalmente la función del recurso humano está compuesta por áreas tales como
Reclutamiento y Selección, contratación, capacitación, inducción de personal y su
permanencia en la empresa. Dependiendo de la empresa o institución donde la
función del recurso humano opere, pueden existir otros grupos que desempeñen
distintas responsabilidades que pueden tener que ver con aspectos tales como la
administración de la nómina de los empleados. Para poder ejecutar la estrategia de
la organización es fundamental la administración del talento humano, para lo cual se
deben considerar conceptos tales como la comunicación organizacional, el
liderazgo, el trabajo en equipo, la negociación y la cultura organizacional.
68
6.31. Reclutamiento.
Conjunto de procedimientos que tienden a atraer candidatos potencialmente
calificados y capaces de ocupar cargos dentro de la organización.
"Es una actividad fundamental del programa de gestión del talento humano de una
organización. Una vez que se han terminado las necesidades del talento humano y
los requisitos de los puestos de trabajo es cuando puede ponerse en marcha un
programa de reclutamiento para generar un conjunto de candidatos potencialmente
cualificados. Estos candidatos podrán conseguirse a través de fuentes internas o
externas. Ejemplo:
- Amistades o parientes de los empleados actuales.
- Empleados actuales.
- Anuncios en periódicos y revistas locales.
- Anuncios públicos fuera de la empresa.
- Escuelas técnicas y universidades.
- Empleados anteriores.
6.32. Fuentes internas de reclutamiento
La gerencia es capaz de identificar a los empleados que reúnen los atributos
necesarios para ocupar los puestos a medida que estén disponibles, un inventario
de gerentes ayuda mucho en este caso, de habilidades y de anuncios de vacantes y
procedimientos de concurso, estos anuncios, solo son un procedimiento para
informar a los empleados que existen vacantes, los concursos por puestos
constituye una técnica que permite a los empleados crecer y creer que tienen las
habilidades para ocupar el puesto, y así concursar por un puesto anunciado.
6.33. Fuentes externas de reclutamiento
Esto significa para una empresa mirar más allá de sí misma, especialmente cuando
está encontrando su fuerza de trabajo, estas necesidades exigen reclutamiento
externo: llenar vacantes en el nivel de ingreso, adquirir habilidades que no poseen
69
los empleados actuales y obtener empleados con diferentes antecedentes que
puedan proporcionar nuevas ideas.
6.34. Selección
El proceso de selección de personal es un asunto muy delicado que debe ser
cuidadosamente planeado y ejecutado, por lo cual es muy importante que el
empresario tenga muy claras las herramientas y técnicas que utilizará, así como el
costo que implicará el proceso. El reclutamiento y la selección del talento humano
deben considerarse como dos fases de un mismo proceso.
El proceso de selección incluye una serie de actividades diseñadas para obtener
datos relevantes acerca de un candidato en particular. Estas actividades incluyen:
- Solicitud de empleo.
- Entrevistas.
- Exámenes: Existen diferentes tipos de exámenes y entre los más utilizados
se encuentran:
Psicométricos. Pruebas de aptitud, de desarrollo, de habilidad
mental, de personalidad, entre otros.
Físicos.
De conocimientos.
- Investigación de candidatos: consistirá en teléfono, visitas, entre otros).
La selección intenta solucionar dos problemas básicos como es:
– La adecuación del hombre al cargo.
– La eficiencia del hombre al cargo.
70
6.35. Capacitación.
El nuevo trabajador puede tener experiencia en algún trabajo previo o ser reciente
su ingreso al mercado laboral. En cualquiera caso es muy probable que requiera
capacitación. El propósito básico de un programa de capacitación es que el personal
mejore su desempeño en el trabajo.
Así mismo señala que la capacitación y el adiestramiento deberán tener por objeto:
1. Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador en
su actividad, así como proporcionarle información sobre la aplicación de
nueva tecnología en ella;
2. Preparar al trabajador para ocupar una vacante o puesto de nueva creación;
3. Prevenir riesgos de trabajo;
4. Incrementar la productividad y En general, mejorar las aptitudes del
trabajador.
La Capacitación.- Referente al entrenamiento avanzado que recibe el trabajador
para facilitar su desarrollo personal y profesional y, consecuentemente, el de la
empresa misma, mediante la adquisición de conocimientos sobre todo de carácter
técnico, científico y administrativo.
Los propósitos de un programa eficiente y efectivo de entrenamiento del personal
comprenden cuatro tipos de cambio:
- Transmisión de información: distribuir información entre los integrantes del
proceso de capacitación, entrenados como un cuerpo de conocimientos
genéricos sobre el trabajo, la empresa, sus productos y servicios, su
organización y políticas.
- Desarrollo de habilidades: aquellas habilidades y conocimientos
directamente relacionados con el desarrollo del cargo actual o de posibles
ocupaciones futuras. Se trata de una capacitación orientada directamente al
trabajo.
- Desarrollo o modificación de actitudes: se enfoca al cambio de actitudes
negativas por actitudes más favorables entre los trabajadores, al aumento de
71
la motivación y al desarrollo de la sensibilidad del personal en cuanto a
sentimientos y reacciones de otras personas.
- Desarrollo del nivel conceptual: el entrenamiento se puede llevar a cabo para
desarrollar entre los trabajadores un alto nivel de abstracción y facilitar la
aplicación de conceptos en la práctica administrativa o para elevar el nivel de
generalización y así pensar en términos globales y amplios.
Un programa de entrenamiento involucra necesariamente cuatro etapas: inventario
de necesidades y diagnóstico de entrenamiento; planeación del entrenamiento;
ejecución; y evaluación de los resultados.
6.36. Evaluación del desempeño.
Es una técnica de dirección imprescindible en la actividad administrativa. El
procedimiento para evaluar el personal se denomina evaluación de desempeño, y
generalmente, se elabora a partir de programas formales de evaluación, basados en
una cantidad razonable de informaciones respecto a los empleados y a su
desempeño en el cargo.
Su función es estimular o buscar el valor, la excelencia y las cualidades de alguna
persona. Medir el desempeño del individuo en el cargo y de su potencial de
desarrollo.
6.37. Compensaciones y beneficios sociales.
Compensación.- Está dada por el salario. Su función es dar una remuneración
(adecuada por el servicio prestado) en valor monetario, al empleado.
Beneficios Sociales.- Son aquellas facilidades, comodidades, ventajas y servicios
que las empresas ofrecen a sus empleados". Estos beneficios pueden ser
financiados total o parcialmente por la empresa. Su función es mantener y aumentar
la fuerza laboral dentro de un nivel satisfactorio de moral y productividad; así como
también, ahorrarles esfuerzos y preocupaciones a sus empleados.
72
VII. METODOLOGÍA.
La presente investigación tiene un enfoque social, que señalado en los capítulos
anteriores, por estar fundamentados en métodos del conocimiento científico, está
orientado al problema, a los objetivos, al marco teórico a la metodología y a todo el
proceso de investigación, objeto del conocimiento.
Esta investigación se establece a partir del paradigma crítico, por cuanto interpretar
variables, determinar tendencias sociales, modelos de comportamientos, analiza
estructuras elementales de la sociedad quevedeña y estoy elaborando una gran
propuesta de evaluación que tiene un contenido social, humanista, participativo
porque busca tranquilidad en los grupos sociales para producir en la comunidad
global.
7.1. MODALIDAD BÁSICA DE LA INVESTIGACIÓN
El presente trabajo posee la modalidad combinada de campo, documental y
bibliográfica.
7.2. INVESTIGACIÓN DE CAMPO.
Me permite establecer el lugar donde ocurren los acontecimientos.
7.3. INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL – BIBLIOGRÁFICA
Cumple con el propósito de conocer, ampliar, deducir sobre un problema.
7.4. NIVEL O TIPO DE INVESTIGACIÓN.
Este trabajo de investigación es en primera instancia de campo, por tener entre
otros aspectos el carácter exploratorio, evolutivo, cada una de ellas tiene su propio
marco teórico.
73
El tipo de investigación de campo es por lo regular de interés social, aporta base de
conocimientos para proponer alternativas.
7.5. POBLACIÓN Y MUESTRA.
El tipo de muestra escogido es el probabilístico decisional, la población está
compuesta por: 1 Presidente, 1 Gerente, 1 Jefe de Personal o Recursos Humanos,
1 Jefe de Operaciones, 3 Secretarias, 1 Persona encargada de la limpieza y el
personal de seguridad 192 personas. En consecuencia es el 100% del universo.
7.6. VARIABLE INDEPENDIENTE.
El desarrollo de un Manual de procedimientos y procesos de evaluación en el área
de recursos humanos de la Empresa American Seguridad Privada ‘’Ameripriv Cía.
Ltda.’’ en la ciudad de Quevedo.
7.7. VARIABLE DEPENDIENTE.
Permitirá la optimización de los Recursos Humanos en la institución.
74
7.8. OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
7.8.1. VARIABLE INDEPENDIENTE.
El desarrollo de un Manual de procedimientos y procesos de evaluación en el área de recursos humanos de la Empresa
American Seguridad Privada ‘’Ameripriv Cía. Ltda.’’ en la ciudad de Quevedo.
CONCEPTUALIZACIÓN CATEGORÍA INDICADORES ÍTEMS TÉCNICAS
Carencia de un manual
técnico para aplicar en la
empresa.
Carencia de
aplicación de un
manual.
Desconocimiento
Dejadez
Negligencia
¿Se aplican técnicas
en el proceso de
sanción al personal?
Si
No
Encuestas a jefes
de la empresa.
Entrevista al
Gerente.
75
7.8.2. VARIABLE DEPENDIENTE.
Permitirá la optimización de los recursos y el desempeño de sus labores en American Seguridad Privada ‘’Ameripriv Cía. Ltda.’’
CONCEPTUALIZACIÓN CATEGORÍA INDICADORES ÍTEMS TÉCNICAS
Acción de importancia en el
desarrollo productivo de una
empresa o sociedad
organizada. Corresponde a la
acción que un trabajador
desempeña en su empresa.
Acción dinámica en el
desarrollo productivo.
Producción
Desarrollo
Cambio
¿Se aplican técnicas
en el proceso de
sanción al personal?
Si
No
Encuesta
Entrevista
76
7.9. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS.
Para el trabajo de investigación requerí lo siguiente: encuesta y entrevista al personal que
labora en la Empresa AMERICAN Seguridad Privada ‘’Ameripriv Cía. Ltda.’’ en la ciudad
de Quevedo.
7.10. ENTREVISTA.
Es la acción y efecto de entrevistar o entrevistarse. Se trata de una conversación entre
una o varias personas para un fin determinado. En la presente investigación la entrevista
fue realizado al personal administrativo y operativo, para obtener datos que me ayudo a
estructurar criterios, conclusiones y elementos de comprensión significativos y útiles para
obtener bases de comprensión y con esto estructurar la propuesta alternativa.
7.11. ENCUESTAS.
Es el conjunto de preguntas especialmente diseñadas y pensadas para ser dirigidas a una
muestra de población, que se considera por determinadas circunstancias funcionales al
trabajo, representativa de esa población, con el objetivo de conocer la opinión del
personal sobre determinadas cuestiones corrientes acerca de algún hecho específico que
se sucede en la empresa y que despierta especial atención entre la opinión de directivos y
personal operativo, y que requiere de la realización de una encuesta para conocer más a
fondo cuál es la opinión del personal y así proceder. En el presente trabajo de
investigación la entrevista me condujo necesariamente a encontrar conclusiones
cualitativas y cuantitativas.
7.12. INSTRUMENTOS.
Son los materiales que se necesitan para tener una información. En concordancia con las
técnicas anotadas, fue necesario emplear los instrumentos siguientes:
77
7.12.1. Cuestionarios: Que poseen preguntas realizadas tomando en cuenta los
indicadores y las variables a medir.
7.12.2. Preguntas: Son interrogantes directas que sirven para aplicar a los
participantes.
7.13. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN.
Entregue el instrumento a los compañeros que fueron seleccionados, luego tabule los
resultados para recabar la información respectiva.
7.14. PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
La información obtenida fue procesada por medio de cuadros estadísticos, por procesos
de tabulación con cálculos de frecuencia simple y porcentajes generales así:
- Revisión de las encuestas
- Tabulación de datos
- Determinación de frecuencias
- Diseño y elaboración de un cuadro estadístico
- Elaboración de gráficos.
78
VIII. ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS.
8.1. PERSONAL ADMINISTRATIVO.
1. ¿La empresa cuenta con un manual de procedimientos?
TABLA Nº 8.1.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ( SI / NO)
SI 0 0%
NO 8 100%
TOTAL 8 100%
GRÁFICO Nº 8.1.
Elaborado por; Alba Coello.
INTERPRETACIÓN.
De las 8 personas encuestadas representan el 100%, entre directivos. El 100% de los
encuestados contestaron que NO, cuentan con un Manual de Procedimientos para el área
de recursos humanos. Considerando ellos que es muy importante un manual de
procedimientos en el proceso de evaluación, para la empresa.
0
2
4
6
8
10
1 2
0%
100%
SI
NO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ( SI / NO )
79
2. ¿Considera que ha existido despreocupación por parte de los directivos al no poseer
un Manual de Procedimientos?
TABLA Nº 8.2
DESPREOCUPACION POR PARTE DE LOS DIRECTIVOS
SI 8 100%
NO 0 0%
TOTAL 8 100%
GRÁFICO Nº 8.2
Elaborado por; Alba Coello. ..…………….………..………………………………….
INTERPRETACIÓN
De la aplicación realizada a 8 personas, todas indicaron que SI ha existido
despreocupación, al no poseer un Manual de Procedimientos del área de recursos
humanos.
0
2
4
6
8
1 2
0 %
100%
SI
NO
DESPREOCUPACION POR PARTE DE LOS DIRECTIVOSDESPREOCUPACION POR PARTE DE LOS DIRECTIVOSDESPREOCUPACION POR PARTE DE LOS DIRECTIVOSDESPREOCUPACION POR PARTE DE LOS DIRECTIVOSDESPREOCUPACION POR PARTE DE LOS DIRECTIVOSDESPREOCUPACION POR PARTE DE LOS DIRECTIVOSDESPREOCUPACION POR PARTE DE LOS DIRECTIVOSDESPREOCUPACION POR PARTE DE LOS DIRECTIVOSDESPREOCUPACION POR PARTE DE LOS DIRECTIVOSDESPREOCUPACION POR PARTE DE LOS DIRECTIVOSDESPREOCUPACION POR PARTE DE LOS DIRECTIVOSDESPREOCUPACION POR PARTE DE LOS DIRECTIVOS
80
8.3. PERSONAL OPERATIVO.
3. ¿Para qué sería útil la consecución y/o elaboración de un manual de procedimientos
para el área de recursos humanos en el proceso de evaluación?
TABLA Nº 8.3
UTILIDAD DE LA ELABORACION DEL MANUAL DE PROCEDINIENTOS.
Para permitir un mejor desenvolvimiento del personal que trabajo en el área 6 3%
Para tener un mayor control de las actividades realizadas por el personal. 172 89%
Para mejorar el desempeño del recursos humano 9 4%
Otros. 5 4%
TOTAL 192 100%
GRÁFICO Nº 8.3
Elaborado por; Alba Coello. ……….………………………………………………………..
0
50
100
150
200
3%
89%
4 % 4 %
Para permitir un mejordesenvolvimiento del personalque trabaja en el area.
Para tener mayor control de lasactividades realizadas por elpersonal
Para mejorar el desempeño delrecurso humano
OTROS
81
INTERPRETACIÓN
En el análisis de interpretación cabe recalcar que el 3% señaló que sería útil un manual
de procedimientos para permitir un mejor desenvolvimiento del personal que labora en el
área de recursos humanos. Un 4% para mejorar el desempeño, otro 4% manifestaron que
serian útiles otras probabilidades ante la elaboración del manual, y el 89% para tener un
mayor control de las actividades realizadas por el personal.
82
4. ¿Con qué frecuencia se elabora el control de desempeño del personal?
TABLA Nº 8.4
FRECUENCIA DE ELABORACION DEL CONTROL DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL
Diario 170 85%
Mensual 10 8%
Semestral 8 4%
Anual 4 3%
TOTAL 192 100%
GRÁFICO Nº 8.4
Elaborado por; Alba Coello. …………………………………………………….
INTERPRETACIÓN
Se aplicó a las 192 personas, consiguiendo los siguientes resultados el 85% contestó que
es necesario que con frecuencia se realice el control del desempeño del personal , esto
es en forma diaria, un 8% en forma mensual, 4% en forma semestral, y un 3% en forma
anual.
0
50
100
150
200
85%
8% 4% 3%
DIARIO
MENSUAL
SEMESTRAL
ANUAL
FRECUENCIA DE ELABORACION DEL CONTROL DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL
83
5. ¿Cree usted que la elaboración de un manual de procedimientos bien estructurado por
parte de la empresa AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA incita
a los trabajadores a….?
TABLA Nº 8.5
INCENTIVOS A LOS TRABAJADORES.
Trabajar con mayor eficiencia 6 3%
Trabajar con mayor honradez 6 3%
Trabajar con mayor esfuerzo 6 3%
Trabajar con mejor remuneración 6 3%
Todos los anteriores 168 88%
TOTAL 192 100%
GRÁFICO Nº 8.5
Elaborado por; Alba Coello. ……………………………….…………………………………
INTERPRETACIÓN
El 88% de los encuestados concluyo que la empresa al elaborar un manual de
procedimientos incita a los trabajadores a: trabajar con mayor eficiencia; trabajar con
mayor honradez; trabajar con mayor esfuerzo; trabajar con mejor remuneración.
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
3% 3% 3% 3%
88%
Trabajar con mayoreficiencia
Trabajar con mayorhonradez
Trabajar con mayoresfuerzo
Trabajar con mayorremuneracion
Todos los anteriores
INCENTIVOS A LOS TRABAJADORES
84
IX. PROPUESTA.
DISEÑO Y ELABORACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y EVALUACION
DE LA EMPRESA AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA. AL
AREA DE RECURSOS HUMANOS.
85
9.1. LOGOTIPO DE LA EMPRESA – CARACTERISTICAS.
En forma ovalada con bordes color blanco y fondo de color negro, en la parte superior la
palabra “AMERIPRIV” y en la inferior las palabras AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA de
color amarillo ambas partes de color amarillo, en el centro consta siete barras
horizontales, siete rojas y seis blancas, y un rectángulo azul en el cantón con cincuenta
estrellas blancas. Las barras representan a las trece colonias originales que se
independizaron del Reino Unido y las estrellas a los estados que forman la Unión y sobre
esta bandera un águila con las alas desplegadas.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área: Administración Políticas Código: PRR.HH. 001
Departamento: Recursos
Humanos
Procedimiento X Hoja: 1 de 104
86
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Procedimiento
Políticas
X
Código:
Hoja:
PRR.HH. 001
2 de 104
9.2. MARCO LEGAL
El objetivo de esta Sección es presentar el Marco Jurídico al que habrá de apegarse
AMERIPRIV en la realización de sus actividades.
- Ley de Vigilancia y Seguridad Privada (L. 2003, RO 130: 22 de Jul -2003).
- Art. 1 Objeto de la Ley.
- Art. 2 Modalidades.
- Art. 3 Prohibiciones para ser socios.
- Art. 4 Requisitos para el personal.
- Art. 5 Impedimentos para la contratación.
- Art. 6 Proceso de calificación y selección del personal.
- Art. 7 Constitución.
- Art. 8 Objeto Social
- Art. 9 Razón Social.
- Art. 10 Registro Mercantil.
- Art. 11 Registro de Funcionamiento.
- Art. 12 Permiso de operación.
- Art. 13 Sujeción del Código de Trabajo.
- Art. 14 De la autorización y registro de portar armas.
- Art. 15 Reporte Periódicos,
- Art. 16 Utilización, almacenamiento y registro de armas y equipos.
87
9.3. LOCALIZACIÓN FÍSICA Y COBERTURA ESPACIAL.
El área de estudio de la presente tesis se encuentra localizada en la ciudad de Quevedo en la
zona Norte, Kilometro 1 ½ en la vía Quevedo – Santo domingo de los Tsachilas, como de
demuestra a continuación:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
3 de 104
X
Código:
Hoja:
88
9.4. ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV
CIA LTDA.
En esta sección se presenta el organigrama de las áreas que integran la Subdirección de
recursos humano y se muestra su ubicación jerárquica con respecto a la Dirección de
Administración de;
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
GERENTE
ESMERALDAS
Elaborado por: Alba Coello
JUNTA DE
ACCIONISTA
PRESIDENTE
DEPARTAMENTO
JURIDICO
SECRETARIA
GERENTE GENERAL
GERENTE
QUITO
GERENTE
STO.DOMINGO
GERENTE
GUAYAQUIL
GERENTE
OPERACIONAL
GERENTE DE
RECURSOS HUMANOS
GERENTE DE
LOGISTICA
GERENTE
FINANCIERO
SUPERVISORES JEFE DE
GRUPO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR. HH.001
4 de 104
X
Código:
Hoja:
GUARDIAS
89
Cualquier clase de actividad que se realiza para cumplir con una tarea
9.5. SIMBOLIGIA UTILIZADA.
Para el diseño de los procesos continuación se detalla gráficamente la simbología a utilizarse:
OPERACION
Cualquier clase de actividad que se realiza para
cumplir con una tarea determinada
PROCESO PRE
DEFINIDO
Representa un proceso predeterminado. Dentro
de un flujo describe a otro.
DESICION Punto que debe tomarse una decisión entre dos alternativas, contiene una condición
DOCUMENTO
Documento que ingresa o sale de una determinada operación y que se convierte en un insumo para la siguiente actividad
CONECTOR DE
PROCESO
Conecta dos o más operaciones dentro de una
página
CONECTOR DE
PÁGINA
Conecta dos o más partes del diagrama que se
encuentran en varias páginas
ARCHIVO
TEMPORAL
Represa un archivo común y corriente de oficina
DIRECCION DE
FLUJO
Conecta los símbolos señalando el orden en que
se deben realizar las distintas operaciones
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
5 de 104
X
Código:
Hoja:
PUERTA DE
DECISIÓN
Modela decisión que puede tener uno o varios valores cierto entre varios posibles. Los flujos de salida elegidos sean todos aquellos que cumplan condición expresado dentro del símbolo.
INICIO o
TERMINADOR
Inicio del subproceso y finalización
DATOS
ALMACENADO
S
Detalla la Información almacenada y permite
generar reportes
MULTIPLES
DOCUMENTOS
Se utiliza para hacer referencia a más de un
documento generado en un proceso
DISCO
MAGNETICO
Permite guardar grandes cantidades de datos
90
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
6 de 104
X
Código:
Hoja:
9.6. ORGANIZACIÓN.
1. Es responsabilidad del área de recursos humanos de la Organización continua,
actualización de los Manuales, Políticas, Procedimientos, y Descripciones de Puestos
de AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA.
2. La Gerencia, solicitará a las Gerencia Administrativas la información necesaria y
suficiente para mantener actualizadas las estructuras orgánicas, Manuales, Políticas,
Procedimientos, Descripciones de Puestos necesarios para la operación de
AMERIPRIV y proceder a su difusión de forma interna y, en lo conducente, externa.
3. La Gerencia Administración en conjunto con las diversas Gerencia, deberán diseñar e
integrar los formatos internos que permitan una mejor operación de la Institución.
4. La Gerencia de Administración será la responsable de controlar los tabuladores y la
plantilla de personal autorizada, ocupada y vacante de AMERIPRIV.
5. Cualquier formato utilizado por las Unidades Administrativas para el desarrollo de sus
funciones, deberá necesariamente contar con el Visto Bueno previo de la Gerencia
General.
9.6.1. ELABORACION DE LOS MANUALES DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
1. Cada una de las Unidades Administrativas de AMERIPRIV, deberán desarrollar sus
proyectos de Manuales de Políticas y Procedimientos.
2. La Gerencia General difundirá a las Unidades Administrativas la “Guía Técnica para la
Elaboración de Manuales de Políticas y Procedimientos”, con el propósito de
estandarizar su elaboración y definir los aspectos técnicos de cada uno de los
departamentos.
3. Cada una de las Unidades Administrativas designará al responsable que fungirá como
Enlace ante la Gerencia para el desarrollo de estos trabajos, mismo que deberá tener
conocimiento de las funciones, procedimientos y procesos que se desarrollan en dichas
Unidades.
91
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
7 de 104
X
Código:
Hoja:
4. Las políticas y procedimientos que se definan, deberán estar sustentadas en las
funciones contempladas en el Manual General de AMERIPRIV, así como en las
disposiciones jurídicas aplicables.
5. La Gerencia General recopilará las políticas y procedimientos de cada una de sus
departamentos y realizará la primera revisión, verificando que la información contenida
sea la necesaria, esté completa, corresponda a la realidad operativa y que no contenga
contradicciones o deficiencias, respecto al Manual General de AMERIPRIV, así como
en las disposiciones jurídicas aplicables.
6. La Gerencia analizará la información de cada uno de los proyectos de Manual y validará
si los procedimientos se describen de acuerdo con lo señalado en la “Guía Técnica para
la Elaboración de Manuales de Políticas y Procedimientos”. En caso de ser necesario,
podrá sugerir medidas de simplificación a los procedimientos y enviar comunicaciones a
todos los departamentos de la empresa.
7. A partir de que los Manuales de Políticas y Procedimientos sean autorizados, la
Gerencia enviará correo electrónico a la Junta de Accionistas respectiva con copia al
Departamento jurídico, para informarle de la oficialización del Manual correspondiente,
así como la difusión del Manual autorizado, colocándolo en el Internet para que sea
consultado por el personal de AMERIPRIV.
8. La Gerencia General, informarán por escrito al Presidente sobre las modificaciones que
se efectúen a las políticas y procedimientos, para que a su vez sea comunicado a la
Junta de Accionistas, para que se actualice oportunamente.
92
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
8 de 104
X
Código:
Hoja:
9.7. GERENTE DE RECURSOS HUMANOS.
9.7.1. FUNCIÓN GENERAL.
Organizar y coordinar la administración y el desarrollo del área de talento humano con que
cuenta la empresa AMERIPRIV, los planes de formación técnica del factor humano de la
empresa, el análisis de los procesos administrativos, las estructuras orgánicas y funciones de
las unidades administrativas, a fin de favorecer el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
9.7.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS.
1. Vigilar que las normas y lineamientos en materia de recursos humano, se apliquen para
el reclutamiento, selección y contratación del personal.
2. Coordinar la supervisión y control en las prestaciones al personal con apego a la
normatividad y políticas vigentes.
3. Fomentar la práctica de Servicio Social y Prácticas Profesionales en la empresa, como
fuente principal de reclutamiento de personal profesional y apoyo a las Instituciones
docentes.
4. Planear la elaboración del presupuesto requerido para atender las necesidades de los
recursos humano, así como las acciones tendientes a la contratación de servicios
profesionales que requiera la empresa.
5. Supervisar y establecer los métodos, herramientas y sistemas de control que permitan
evaluar de manera correcta y oportuna los registros de puntualidad y asistencia del
personal, así como de las vacaciones del mismo acorde con las necesidades de la
empresa.
6. Supervisar el adecuado y oportuno otorgamiento de los servicios, prestaciones,
beneficios o indemnizaciones que ofrece la Institución a los empleados, con base en las
Condiciones Generales de Trabajo vigentes, a fin de que éstas se mantengan
actualizadas y se proporcionen de manera ágil y adecuada.
7. Verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales, establecidas para que el pago
de nómina al personal, para que se efectúe de manera adecuada y oportuna.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
93
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
9 de 104
X
Código:
Hoja:
8. Vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas, a fin de que se
entregue de manera justa y oportuna el finiquito económico a las personas con las que
se concluya la relación laboral.
9. Organizar y coordinar la realización de los estudios, proyectos y programas de
planeación y desarrollo del factor humano en la empresa.
10. Planear y supervisar la integración del Programa de Capacitación del personal, de
conformidad con las directrices establecidas por la Dirección de Administración y las
necesidades de la Institución, a fin de mejorar las aptitudes, actitudes y calidad de
trabajo.
11. Organizar y verificar que se lleven a cabo las acciones para obtener diagnósticos de
necesidades de formación técnica del personal de la empresa.
12. Evaluar y verificar el análisis, investigación y diagnóstico de los procesos
administrativos y financieros, así como aquellas actividades relacionadas con el Análisis
Integral Administrativo de las áreas, para el logro de los objetivos de la empresa.
13. Supervisar la integración y modificación de las estructuras orgánicas de la empresa, a
fin de establecer atribuciones de cada área. Coordinar y supervisar la revisión,
actualización y publicación de las Condiciones Generales de Trabajo, así como las
disposiciones y lineamientos en materia laboral aplicables.
14. Participar, conjuntamente con las demás áreas de la Institución en la formulación,
integración y participación de las diferentes Comisiones Mixtas, Comités y Grupos de
Trabajo que se formen con el objeto de obtener el óptimo desarrollo del recurso
humano.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
94
9.8. PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.
9.8.1. POLITICAS GENERALES.
1. En materia de recursos humano AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA
LTDA, deberá apegarse a las Leyes vigentes en materia laboral.
2. En lo conducente, las áreas de recursos humano deberán apegarse a las Condiciones
Generales de Trabajo para el personal.
3. El personal deberá apegarse en el desarrollo de sus funciones a las Políticas y
Procedimientos que rijan la actividad que desempeñen.
9.8.2. POLITICAS ESPECÍFICAS.
1. Anualmente, el área de recursos humanos, a través de la Gerencia de Organización,
elaborará un Plan de recursos humanos, con base en la información que reciba de las
distintas áreas y a las disposiciones presupuestales aplicables, en el que se determinen
las necesidades de recursos humanos con que deberá contar.
2. Anualmente, en la fecha establecida por la Gerencia General, adjunto con el Gerente
Financiero, y el Gerente de recursos humanos deberá trabajar coordinadamente con la
Gerencia de Operaciones, para aplicar movimientos de personal y cambios de
adscripción de plazas a través de las Gerencias a su cargo.
3. El área de recursos humanos deberá sujetarse a las disposiciones relativas a servicios
personales, por lo que no podrán tramitar libremente los movimientos de contratación
de las plazas que tengan asignadas. Durante cada año calendario deberán observar los
límites presupuestales autorizados para ese ejercicio.
4. La Gerencia de Organización deberá llevar el control de las plazas y mantener
actualizado el tabulador de sueldos.
5. La Gerencia de recursos humano elaborarán estadísticas semestrales sobre aspectos
tales como rotación de personal, antigüedad en el empleo, promociones, etc.
6. La Gerencia de recursos humano, mantendrá actualizado periódicamente el perfil y la
descripción de cada uno de los puestos que conforman la estructura orgánica así como
Inventario de recursos humanos de AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
10 de 104
X
Código:
Hoja:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
95
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
11 de 104
X
Código:
Hoja:
9.9. FUNCIONES DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE
PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE RECUROS HUMANO.
9.9.1. FUNCIÓN GENERAL:
Aplicar el proceso de reclutamiento, selección, y contratación del personal de conformidad con
las necesidades de la Institución y en apego a los lineamientos establecidos en las condiciones
generales de Trabajo.
9.9.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Seleccionar candidatos a través de diferentes fuentes de reclutamiento para cubrir las
plazas vacantes que se generen en la Institución.
2. Elaborar los reportes psicológicos de los candidatos que se presentan a las áreas para
ocupar plazas vacantes.
3. Solicitar la aplicación de estudios socioeconómicos y laborales para el personal de
nuevo ingreso y determinar la dependencia económica del derecho habiente, en los
casos en que se solicite el ingreso al servicio médico que otorga la Institución a sus
empleados.
4. Integrar los expedientes de personal de nuevo ingreso, con los documentos que le
requiera para la contratación.
5. Controlar y resguardar el archivo de personal e integración de los documentos que se
generen en las áreas para la actualización de los expedientes.
6. Actualizar en el sistema de registro electrónico los datos personales de los empleados
conforme éstos lo informen al área de recursos humanos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
96
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
12 de 104
X
Código:
Hoja:
9.10. RECLUTAMIENTO DE PERSONAL.
1. El área de recursos humano a través de la Gerencia de Administración y Desarrollo de
Personal, será la responsable de establecer las técnicas y fuentes de reclutamiento que
serán utilizadas para la integración de la cartera de candidatos.
2. El reclutamiento del personal estará a cargo del área de recursos humano a través de
la Gerencia de Administración y Desarrollo de Personal, y se iniciará a solicitud de las
Unidades Administrativas.
3. La Gerencia de Administración y Desarrollo de Personal deberá mantener una cartera
de candidatos en forma ordenada y confidencial, con la finalidad de cubrir las posibles
vacantes. Asimismo, podrá establecer acuerdos de intercambio de información de
candidatos con otras entidades y empresas, además de asociaciones especializadas
en la búsqueda y reclutamiento de personal, con el propósito de contar con una más
amplia cartera de candidatos.
4. Las Unidades Administrativas solicitarán a través del área de recursos humanos, el
reclutamiento y selección de candidatos a través del formato de requisición de personal.
Dicho formato deberá ser autorizado por el Gerente de la Unidad Administrativa
solicitante. El proceso de reclutamiento y selección se realizará con 10 días de
antelación a la fecha de la contratación.
5. Las características con las que deberán cumplir los candidatos se apegarán en lo
general al perfil del puesto autorizado. Los candidatos también deberán apegarse a las
condiciones específicas establecidas en la requisición de personal.
6. El área de recursos humano, establecerá procesos de certificación y capacitación para
el personal de AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA DE AMERIRPIV CIA LTDA, con la
finalidad de otorgar al personal interno prioridad para cubrir puestos vacantes, cuando
cumpla satisfactoriamente con el perfil del puesto vacante y se tenga acreditado su
desempeño laboral y proceder dentro de la Institución.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
97
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
13 de 104
X
Código:
Hoja:
9.11. SELECCIÓN DE PERSONAL.
1. Para iniciar el procedimiento de Selección, el área de recursos humanos a través de la
Gerencia de Administración y Desarrollo de Personal, solicitará a los candidatos la
siguiente documentación básica:
• Solicitud de empleo; y/o
• Currículum vitae con fotografía;
• Record Policial Actualizado.
• Copia a color de la cedula de ciudadanía
• Copia a color del certificado de votación (actualizado)
• Copia a color de la libreta militar.
• 2 fotos tamaño carnet de frente a color.
• 2 fotos tamaño carnet de perfil a color.
• Referencias laborales.
• Certificaciones personales (3 mínimo).
• Croquis donde vive.
2. El área de recursos humanos, determinará las pruebas psicométricas que se aplicarán
de acuerdo con cada puesto, así como el tipo de investigación de antecedentes
laborales y datos generales que aporte el candidato.
3. El área de recursos humanos, serán las encargadas de evaluar que el candidato
cumpla con los requerimientos técnicos que demande la vacante de que se trate. Para
tal efecto, podrán establecer los exámenes de aptitudes técnicas y conocimientos que
consideren pertinentes.
4. El área de recursos humanos, preparará una síntesis de la evaluación general
efectuada a los candidatos y la remitirá en forma confidencial al Gerente General
solicitante, a fin de que éste seleccione al candidato a ocupar el puesto.
5. La selección previa de candidatos para cubrir vacantes en sucursales, así como para la
prestación de Servicio Social o Prácticas Pre-profesionales, será realizada por el
personal de la Gerencia de recursos humanos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
98
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
14 de 104
X
Código:
Hoja:
- Para tal efecto, se enviará al personal para que realice las funciones correspondientes
para el reclutamiento de candidatos. No obstante, en caso de que no sea posible enviar
a un representante de la Gerencia General, el proceso podrá ser realizado por aquella
persona que autorice esta Gerencia, la cual se apegará a los Procedimientos
dispuestos en el presente Manual, así como aquellas disposiciones particulares que
establezca el área de recursos humanos.
6. Como parte del proceso de selección, la Gerencia de Administración y Desarrollo de
Personal efectuará por sí misma o a través de un tercero especializado, la investigación
de los antecedentes laborales y personales de los candidatos.
7. Los candidatos deberán someterse y completar satisfactoriamente el siguiente proceso
de selección:
• Entrevistas de selección.
• Exámenes psicométricos.
• Entrevistas técnicas en el área solicitante.
• Exámenes de conocimientos técnicos que determine el área solicitante, si así lo
considera el área.
• Examen médico (sólo para nuevo ingreso).
• Encuesta socioeconómica (sólo para nuevo ingreso).
• Referencias personales y pre profesionales (sólo para nuevo ingreso).
8. El área de recursos humanos a petición de las Unidades Administrativas podrá hacer
una comunicación interna de vacantes para allegarse de candidatos internos, en cuyo
caso, la Gerencia de Administración y Desarrollo de Personal será la responsable de
programar con el jefe inmediato de los mismos el tiempo necesario para llevar a cabo
las entrevistas y trámites pertinentes.
9. La decisión definitiva sobre la selección de un candidato recaerá en la área solicitante
salvo en los siguientes caso:
• No se contratará al candidato en caso de haber falseado información relevante.
• No apruebe las pruebas aplicadas en materia de ética y valores denominados, por sus
siglas en ingles.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
99
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
15 de 104
X
Código:
Hoja:
- En caso de que el área de recursos humanos considere que existe algún impedimento
diferente a los descritos en el numeral anterior, deberá informarlo a la Gerencia
General, solicitante; no obstante, si ésta decidiera continuar con la contratación, deberá
firmar una carta en la que confirme su conocimiento sobre el impedimento detectado
por el área de recursos humanos y asuma total responsabilidad sobre la contratación
del candidato.
9.11.1. CONTRATACIÓN FORMAL DE PERSONAL
1. Una vez que haya sido seleccionado un candidato a ocupar una vacante, el área de
recursos humanos a través de la Gerencia General, será la única responsable de
presentarle la oferta económica y formal de incorporación, de acuerdo al tabulador de
sueldos autorizado y a las políticas internas de contratación.
2. El proceso de Contratación del personal de nuevo ingreso estará a cargo del área de
recursos humanos a través de la Gerencia General.
3. El proceso de Contratación estará compuesto por la recepción, revisión y cotejo de la
documentación complementaria a la presentada durante el proceso de selección,
misma que deberá integrarse al expediente del empleado, el que quedará en custodia
de la Gerencia General.
El candidato seleccionado deberá presentar, en original y copia, la siguiente
documentación:
• Identificación.
• Acta de nacimiento.
• En su caso, acta de matrimonio y de nacimiento de sus hijos.
• Comprobante de domicilio (recibo de agua, luz, teléfono, o impuesto predial).
• Dos cartas de recomendación de empleadores anteriores y de dos personas que no
sean familiares.
• 2 fotos tamaño carnet de frente y dos de perfil.
• Declaración, de que no tiene demanda o litigio contra laboral en otra entidad o
dependencia del mismo.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
100
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
16 de 104
X
Código:
Hoja:
4. La Gerencia de Remuneraciones y Prestaciones será responsable de la elaboración de
las credenciales de identificación como empleado de AMERICAN SEGURIDAD
PRIVADA AMERIRPIV CIA LTDA, y como beneficiario del Servicio Médico subrogado
con que se cuente, así como de tramitar el alta del ingreso en caso de no estar
registrado en éste.
5. El personal de nuevo ingreso deberá completar la entrega de toda la información y
documentación requerida para su contratación al menos 5 días hábiles antes de su
fecha de ingreso a la Institución. En caso de incumplimiento en tiempo y forma, su
contratación será pospuesta a la quincena siguiente a la conclusión de su trámite.
6. El área de recursos humanos, a través de la Gerencia de la General, será responsable
del registro del nuevo empleado en el sistema de registro electrónico.
7. El ingreso de personal se efectuará los días 1 y 16 de cada mes. Toda solicitud de
excepción a esta Política deberá estar debidamente fundamentada por el titular de la
Unidad Administrativa solicitante, quedando a discreción el área de recursos humanos
la autorización de dicha excepción.
8. Será responsabilidad de la Gerencia General que empiece a laborar, sin que se haya
concluido con el proceso de contratación, por parte del área de recursos humanos.
9. La contratación del personal de nuevo ingreso se realizará dentro del primer rango
salarial del nivel correspondiente al puesto que desempeñará conforme al tabulador de
sueldos autorizado.
10. La relación laboral del personal con AMERICAN SEGURIDA PRIVADA AMERIPRIV
CIA LTDA, estará formalizada por lo que el área de recursos humanos a través de la
Gerencia General, procederá a su elaboración, y recabará la firma del personal de
nuevo ingreso del trabajador facultado por parte de la Institución.
11. En los términos de la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores
Públicos y de las Condiciones Generales de Trabajo vigentes, queda restringida la
contratación de familiares de los empleados.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
101
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
17 de 104
X
Código:
Hoja:
12. Para las recontrataciones, el área de recursos humanos a través de la Gerencia
General evaluará el expediente del empleado que haya causado baja por haber
presentado su renuncia voluntaria, y sólo procederá la recontratación con autorización
de la Dirección General. El personal que hubiese causado baja por resolución judicial,
cese, resolución de liquidación, no podrá ser recontratado.
13. Dentro del proceso de ingreso se proporcionará al nuevo trabajador la siguiente
documentación para su llenado:
• Formato de designación de beneficiarios del Seguro de Vida.
• Formato para apertura de cuenta bancaria para el depósito del pago.
• Formato de afiliación al Instituto de Seguridad Social (IESS).
14. La Gerencia de Administración y Desarrollo de Personal impartirá el curso de inducción
al personal de nuevo ingreso.
15. Todo el personal de nuevo ingreso deberá tomar el curso a que se refiere el numeral
anterior, ya sea que se imparta en las instalaciones de AMERICAN SEGURIDAD
PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA, o se proporcione a través de medios electrónicos.
Asimismo, se impartirá, en coordinación con las Unidades Administrativas que lo
soliciten, un curso de formación básica operativa.
9.11.2. CONTRATACIÓN DE PROFESIONALES
1. Las contrataciones por honorarios asimilados deberán sujetarse a las partidas
presupuestales que para el efecto hayan sido aprobadas dentro del Presupuesto para el
ejercicio de que se trate y autorizados por el SRI.
2. Las solicitudes de contratación por honorarios a requerirse deberán ser presentadas
anualmente con la justificación correspondiente, por el área solicitante.
3. Una vez que la solicitud haya sido aprobado, se deberá presentar al Gerente Financiero
y el informe al Gerente General para su aprobación o negación y proceder a la
ejecución.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
102
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
18 de 104
X
Código:
Hoja:
9.12. INTEGRACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES DEL PERSONAL
1. La Gerencia del área de recursos humanos será la responsable de integrar los
expedientes del personal de nuevo ingreso, los cuales estarán constituidos en cinco
apartados como se menciona a continuación:
• 1° Lo que consigne sus datos generales, requisitito por el mismo empleado como:
Solicitud de empleo y currículum vitae.
• 2° Documentos que sustentan los datos proporcionados por él y lo identifican,
como: Comprobantes de domicilio, de estudios, acta de nacimiento, libreta militar, etc.
• 3° Referencias y su comprobación, como: Cartas de recomendación, encuesta
socioeconómica, reportes de exámenes psicológicos y médicos.
• 4° Formalización de su relación contractual, como: Nombramientos, alta ante el
IESS, sobre testamentario, etc.
• 5° Modificaciones a su situación inicial, como: Administrativas, renuncias, bajas,
jubilaciones, promociones.
2. Anualmente la Gerencia del área de recursos humanos actualizará los expedientes del
personal tomando en cuenta que haya transcurrido un año de formalizada la relación
laboral, donde deberá considerar prescritos los siguientes documentos en virtud de que
fueron comprobadas las obligaciones y/o referencias contenidas en ellas, por lo que no
será necesario integrarlos o conservarlos en el expediente:
• Actualización del Record Policial
• Comprobante médico de buena salud
• Cartas de recomendación.
• Exámenes de Ingreso y Reportes.
Los exámenes psicológicos tendrán una validez de seis meses, transcurrido este periodo
se consideraran como obsoletos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
19 de 104
X
Código:
Hoja:
9.13. BAJA DEL PERSONAL.
1. Los movimientos de baja de los trabajadores se generarán por los siguientes motivos:
• Renuncia.
• Muerte.
• Incapacidad física o mental dictaminada por el Instituto de Seguridad y Servicios
Sociales (IESS).
• Liquidación por reestructuración.
• Convenios.
2. La autorización del pago de finiquitos y/o liquidaciones por indemnización se realizarán
de acuerdo con el Manual de Políticas y Procedimientos de Pagos vigente.
3. Toda renuncia deberá presentarse ante el Gerente General de Adscripción, con copia
al área de Recursos Humanos y a la Dirección Jurídica.
4. Las renuncias deberán surtir efecto los días 15 o el último día de cada mes, según
corresponda. El área de talento humano procurarán que las renuncias se presenten por
lo menos con 15 días de anticipación a efecto de verificar los posibles adeudos del
trabajador, descargar los resguardos del equipo que tengan asignado y, en su caso,
efectuar el acta de entrega de acuerdo con lo que estipula la Ley. En el caso de que
alguna de las áreas de recursos humanos reciba una renuncia, procederá a dar aviso
inmediato al Área de adscripción del trabajador.
5. El área de recursos humanos deberá de notificar por correo electrónico al personal a su
cargo, de la liquidación o finiquito del personal, a fin de llevar a cabo las acciones
correspondientes:
• Prestaciones
• Asistencia
• Nómina
6. Con el propósito de liberar el pago del finiquito del personal que cause baja en la
Institución, el Gerente financiero, deberá solicitar los saldos y antecedentes laborales de
dicho personal para dar por terminado las relaciones laborales.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
104
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
20 de 104
X
Código:
Hoja:
7. En caso de que no sea renuncia y una vez que tenga conocimiento de la Baja del
personal, la gerencia de talento humano, deberá ponerse en contacto con el empleado,
a fin de que inicie los trámites de liberación de su finiquito.
8. El área de recursos humanos procederá a efectuar los cálculos del finiquito del
trabajador en lo concerniente a descuentos pendientes de aplicar, gratificación anual y
sueldos devengados y no pagados; lo anterior, de acuerdo con las disposiciones
vigentes en la materia. Con esta información, elaborará una carta de finiquito que
presentará para firma del trabajador.
9. Las áreas responsables de entregar alguna información relacionada con el empleado
tendrán como plazo máximo 5 días hábiles posteriores a la recepción de la solicitud
para turnar al área de recursos humano la resolución de la misma, a fin de agilizar el
trámite de finiquito o liquidación, siendo responsabilidad de dichas áreas cualquier
omisión o error en la información proporcionada.
10. El pago de los finiquitos del personal que cause baja de la Institución, se cubrirá dentro
de los 5 días naturales siguientes a la fecha de recepción de información por parte de
las áreas, con excepción de aquellos casos en que exista o se presuma alguna
responsabilidad por parte del empleado.
11. Invariablemente la “Hoja de Cálculo de Liquidación” deberá ser rubricada por el
empleado que la elaboró y por el Gerente General y firmada por el Gerente del área de
recursos humano.
12. El cálculo del finiquito se efectuará de acuerdo con las disposiciones vigentes en la
materia y se deberá elaborar el convenio de terminación laboral que presentará para
firma al ex empleado.
13. En el caso de baja por muerte del trabajador, se tramitará el Pago de Defunción a los
familiares que hubiesen sido designados. El área de recursos humano solicitará copia
certificada del Acta de Defunción para emitir el Aviso de Baja y formular la Hoja Única
de Servicios con la que los deudos tramitarán los beneficios póstumos a que tenga
derecho por el trabajador.
105
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
21 de 104
X
Código:
Hoja:
14. En el caso de incapacidad física o trámite de pensión, el área de talento humano
solicitará la documentación, generada por el IESS, que avale el tipo de baja a efectuar
y procederá a elaborar los formatos de Aviso de Baja del Personal y Hoja Única de
Servicios.
15. Para las bajas por resolución de autoridad competente, la Subdirección de recursos
humano recabará la documentación oficial que le notifique la baja de acuerdo con la
normatividad en vigencia.
16. Las bajas por abandono de empleo, faltas de probidad y honradez o abandono de
labores, serán generadas por resolución interna de AMERICAN SEGURIDAD
PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA, para lo cual el área de recursos humano tramitará
ante el departamento Jurídico el dictamen respectivo, mismo que deberá ser firmado
por el funcionario a quien se delegue tal responsabilidad, acompañado de la
notificación correspondiente al trabajador.
17. Las bajas que se resuelvan por la Dirección Jurídica con dictamen de “Cese” serán
notificadas al trabajador a través del departamento del área de talento humano.
18. Cualquier tipo de baja deberá ser reportada por la Gerencia operacional de forma
inmediata a la Gerencia de recursos humano y a la Dirección Jurídica, a efecto de
aplicar el movimiento a la nómina y evitar pagos indebidos posteriores a la fecha de
renuncia, así como para darlo de baja del registro de firmas y poderes y realizar los
trámites de cancelación de estos últimos. De no informarse este hecho con la debida
oportunidad, la Gerencia operacional será responsable de recuperar y reintegrar los
pagos indebidos o en exceso que se realicen a la persona de que se trate; asimismo,
será responsable del mal uso que, en su caso, pudiera hacer el ex-empleado de los
poderes que le fueron otorgados.
19. En los casos en los que sea posible, se realizará una entrevista o encuesta de salida al
trabajador, con objeto de determinar las causas de su renuncia y detectar posibles
errores u omisiones internas que hubiesen dado origen a ella.
106
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
22 de 104
X
Código:
Hoja:
20. Cuando los empleados que vayan a causar baja se les detecte que incurrieron en
alguna responsabilidad, la Gerencia del área de recursos humano deberá recibir del
departamento Jurídico un memorándum o correo electrónico de liberación del pago
del finiquito, a fin de proceder a realizar los trámites correspondientes.
21. Hasta en tanto no se libere al empleado que será dado de baja de posibles
responsabilidades con la Empresa, el finiquito no será pagado y la plaza no podrá ser
ocupada, salvo por acuerdo superior o necesidades del servicio acreditadas ante la
gerencia del área de recursos humanos.
22. Las bajas que se generen por liquidación por indemnización, implicarán la congelación
de la plaza, originando que ésta no sea cubierta hasta en tanto el personal que la
ocupaba, ratifique el convenio de terminación laboral.
107
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
23 de 104
X
Código:
Hoja:
9.14. PROMOCIÓN DE EMPLEADOS Y FUNCIONARIOS.
1. Toda promoción deberá ser validada por la gerencia del área de recursos humanos. En
caso de tratarse de funcionarios del nivel Dirección o superiores, se requerirá del Visto
Bueno del Director General y del acuerdo del Consejo Directivo.
2. Las promociones deberán ser solicitadas por el Titular de la Unidad Administrativa en la
que labore la persona que será promovida, mediante el formato de Solicitud de
Movimientos y Baja.
3. En caso de que la promoción implique el movimiento del empleado o funcionario hacia
otra Unidad Administrativa, la solicitud deberá contar con el Visto Bueno del Titular de la
Unidad Administrativa que estaría abandonando el empleado o funcionario. Las
solicitudes deberán ser presentadas dentro de los 3 últimos días hábiles de la quincena
que concluye, a fin de que surta efectos la promoción en la quincena siguiente.
4. Las promociones surtirán efecto los días 1° ó 16 de cada mes.
5. Sólo serán autorizadas las promociones en aquellos casos en que el puesto de ascenso
se encuentre vacante o sea de reciente creación, además, deberá sujetarse a los
tabuladores y políticas de salario vigentes.
6. El empleado sujeto a promoción, deberá cubrir el perfil del puesto requerido, será
responsabilidad del área de recursos humanos que solicita la promoción el comprobar
la capacidad técnica necesaria del empleado.
7. La evaluación de carácter técnico será responsabilidad del área de recursos humano
solicitantes. En los casos que por el perfil del puesto al que se va a promover a un
empleado, se requiera de alguna certificación interna o externa de conocimientos, el
candidato deberá presentar comprobación de tales conocimientos, además podrá
establecer los requisitos adicionales que en materia de documentación o exámenes
deba presentar el candidato a la promoción. La Gerencia General estará a cargo de la
revisión de dicha documentación y, en su caso, de la aplicación de los exámenes
psicométricos que correspondan, así como de la evaluación de resultados.
8. El personal que haya sido promovido en nivel y/o rango, deberá permanecer al menos 6
meses en ese puesto, para ser nuevamente candidato a otra promoción.
108
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
24 de 104
X
Código:
Hoja:
9.15. REUBICACIÓN DE PERSONAL
1. El empleado sujeto a la reubicación deberá cumplir cabalmente con el perfil de puesto
y requisitos establecidos para dicha vacante. Asimismo, deberá cumplir con las políticas
establecidas para el Reclutamiento y Selección que sean aplicables.
2. Las Solicitudes de Movimiento por cambio de adscripción de plaza, deberán ser
firmadas tanto por el Gerente del área de recursos humanos de la que transfiere como
por el de la que recibe.
3. En el caso de que un empleado sea reubicado con su plaza, deberá autorizar el
Gerente General, adjunto al área de recursos humanos, la Solicitud de Movimiento y
Bajas de Personal, así como el Gerente General adjunto que recibe la plaza y la
Gerencia de Operaciones deberá registrar las modificaciones correspondientes al
control de plazas.
4. Las reubicaciones de los empleados que impliquen la transferencia definitiva de puesto
de servicio, sólo procederán una vez que se autorice la modificación a la estructura
organizacional, para lo cual deberán cubrirse los requisitos que marque la Subdirección
del área de recursos humanos.
109
P
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
25 de 104
X
Código:
Hoja:
9.16. ADMINISTRACIÓN DE NÓMINA Y OTROS PAGOS.
1. La Gerencia Financiera deberá realizar los cálculos que se requieran para determinar el
pago por concepto de nómina, así como proporcionar la información suficiente en
tiempo y forma a la Gerencia General para que pueda realizar su labor.
2. La función de cálculo de nómina será responsabilidad de la Gerencia Financiera,
supervisada por la Gerencia General.
3. La nómina deberá ser calculada por lo menos 5 días hábiles antes de la fecha de pago;
dicho cálculo deberá ser entregado a la Gerencia General por lo menos 3 días hábiles
de anticipación a la fecha en que deba realizarse el pago.
4. El cálculo de la nómina deberá realizarse conforme a las leyes y reglamentos de la
empresa AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA, aplicables tanto
en materia administrativa, como en el ámbito fiscal y de seguridad social
correspondiente.
5. El departamento de recursos humanos, una vez aprobado el Presupuesto Anual de
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA TDA, recibirá el departamento de
Logística, un reporte del presupuesto para el gasto asignado a los rubros propios de la
empresa. El presupuesto deberá estar pormenorizado por capítulo, de cada una de las
áreas.
6. Mensualmente, el departamento de recursos humanos y el Gerente Financiero deberán
efectuar la conciliación del ejercicio del Presupuesto asignado a los rubros del área de
recursos humanos.
110
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
26 de 104
X
Código:
Hoja:
9.17. ADMINISTRACIÓN DE PRESTACIONES
1. Las prestaciones que se otorguen a los empleados de AMERICAN SEGURIDAD
PRIVADO AMERIPRIV CIA LTDA, serán las consignadas y limitadas por las
Condiciones Generales de Trabajo, la legislación y la normatividad vigente y que
apruebe la Gerencia General.
2. La administración de prestaciones estará a cargo de la Gerencia Financiera, previo al
visto bueno del Gerente General.
3. La Gerencia Financiera deberá mantener el registro de las prestaciones otorgadas a
cada empleado, además del cumplimiento con los reglamentos establecidos para cada
una de ellas.
4. Los montos y condiciones de los préstamos que AMERICAN SEGURIDAD PRIVADO
AMERIPRIV CIA LTDA haga a su personal, serán los establecidos en las Condiciones
del Código de Trabajo.
5. La administración de los servicios médicos estará a cargo del Departamento de
recursos humano con el visto bueno del Gerente General.
6. Con la finalidad de procurar el desarrollo integral de sus empleados, AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADO AMERIPRIV CIA LTDA, otorgará prestaciones de carácter
cultural, social y deportivo. Con tal fin, el departamento de recursos humanos a través
de la Gerencia Financiera deberá organizar eventos de carácter social que promuevan
la integración de los empleados y eventos culturales y educativos, tales como
exposiciones de artes, conciertos, becas, negociando descuentos para los empleados.
7. Con la finalidad de fomentar la salud y actividades recreativas, AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADO AMERIPRIV CIA LTDA, ofrecerá a sus empleados el pago
total o parcial de cuotas a las empresas con las que establezca convenios para lo
expuesto anteriormente.
111
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
27 de 104
X
Código:
Hoja:
9.18. PRESTACIONES Y REMUNERACIONES.
9.18.1. FUNCIÓN GENERAL:
Supervisar, coordinar y controlar las acciones conducentes al pago de salarios, prestaciones
sociales y económicas, validación y control de asistencia del personal, así como los servicios
que se deriven de la relación laboral entre empleados y la Institución con el propósito de
cumplir con los derechos y obligaciones de AMERICAN SEGRUIDAD PRIVADA AMERIPRIV
CIA LTDA por concepto de remuneraciones al personal.
9.18.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Vigilar, coordinar y supervisar la elaboración oportuna de las nóminas, para el pago de
salarios y prestaciones a empleados.
2. Verificar y controlar el cálculo del Impuesto sobre la Renta (ISR), pago de nóminas y
demás obligaciones fiscales, derivado del pago de salarios y prestaciones, y de las
demás obligaciones patronales relacionadas a cuestiones laborales; y en coordinación
con la Gerencia Financiera, elaborar las declaraciones fiscales respectivas.
3. Verificar, enterar y controlar las cuotas, aportaciones y descuentos, de conformidad con
las disposiciones del IESS, y demás obligaciones de prestación social.
4. Aplicar y controlar las deducciones que por cualquier concepto se efectúen al salario de
los empleados.
5. Actualizar y controlar los movimientos del personal que afecten la base de datos de la
nómina.
6. Coordinar y supervisar las actividades relacionadas con el otorgamiento de las
diferentes prestaciones y servicios al personal de acuerdo con las disposiciones
aplicables en materia laboral.
7. Coordinar, supervisar y controlar las actividades referentes al registro y control de la
asistencia de personal.
8. Dirigir y coordinar la integración y difusión del Programa Anual de Vacaciones, así como
el pago oportuno de la prima vacacional y del premio de vacaciones, en su caso.
112
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
28 de 104
X
Código:
Hoja:
9.19. PRESTACIONES.
9.19.1. FUNCIÓN GENERAL.
Coordinar y controlar las actividades relacionadas con el otorgamiento de las prestaciones y
servicios al personal, de conformidad con las políticas y lineamiento establecidos en las
disposiciones laborables aplicables.
9.19.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS.
1. Coordinar el trámite y otorgamiento de préstamos al personal, de conformidad con los
lineamientos establecidos en las Condiciones Generales de Trabajo y las disposiciones
especiales aplicables.
2. Coordinar y controlar las actividades relativas con los pagos de prestaciones al
personal.
3. Coordinar y controlar las actividades relativas al otorgamiento de las prestaciones de
previsión social (servicio médico, seguro de vida y prima de fallecimiento).
4. Vigilar la actualización e informe del padrón de derecho habiente para el servicio
médico.
5. Elaborar y actualizar los documentos de identificación del personal y sus familiares.
Presentar y controlar los movimientos de altas, bajas y cambios de ubicación del
personal a las instancias oficiales para obtener los servicios y prestaciones que les
correspondan.
6. Integrar y reportar las cuotas, aportaciones y descuentos, de conformidad con las
disposiciones de IESS.
7. Coordinar, supervisar y controlar las actividades relacionadas con el cumplimiento de
los convenios para la prestación de servicios al personal, que celebre la Institución.
8. Supervisar la incorporación, renovación y baja de los seguros derivados de los
préstamos otorgados a los empleados de la Institución.
9. Supervisar la incorporación del personal de nuevo ingreso al Seguro de Vida, así como
las bajas correspondientes.
113
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
29 de 104
X
Código:
Hoja:
9.20. REMUNERACIONES.
9.20.1. FUNCIÓN GENERAL.
Coordinar y controlar el pago, deducciones de los salarios y demás percepciones que le
correspondan a los empleados y funcionarios de AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA
AMERIRPIV CIA LTDA de conformidad con el tabulador de sueldo, lineamientos establecidos
en material laboral y fiscal, así como de las disposiciones extraordinarios o especiales.
9.20.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS.
1. Calcular y efectuar las retenciones del Impuesto Sobre la Renta y determinar las
Contribuciones a cargo de la Institución, derivadas de las relaciones de trabajo.
2. Elaborar y controlar el calendario para el pago de la nómina quincenal o mensual, fondo
de ahorro, aguinaldos.
3. Verificar y controlar en el sistema electrónico de registro, las bajas que se integren para
el proceso de las nóminas de la Institución.
4. Calcular, verificar y controlar el finiquito o liquidación a empleados que dejen de prestar
sus servicios en la Institución.
5. Enviar oportunamente al departamento de Presupuesto la Afectación Presupuestal
para pago de nómina y al departamento de Contabilidad, la comprobación de la misma.
6. Realizar conciliaciones de las partidas derivadas de salarios y repercusiones generadas
dentro y fuera del Sistema de pago de nómina.
7. Supervisar los registros de la asistencia del personal, para los pagos de nóminas y
otorgamiento de premios de vacaciones, puntualidad y asistencia, así como para la
aplicación de las sanciones de conformidad con lo establecido en el Reglamento de
Trabajo.
8. Controlar el Programa de Vacaciones de la Institución, de conformidad con los
lineamientos que señalen las Condiciones Generales de Trabajo.
114
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
30 de 104
X
Código:
Hoja:
9.21. FUNCIONES DE CAPACITACIÓN
9.21.1. FUNCIÓN GENERAL:
Operar los planes y programas de capacitación que brinden a los empleados los
conocimientos, habilidades, y aptitudes que permitan incrementar la productividad de las
funciones encomendadas, a fin de que la institución cuente con el recurso humano altamente
calificado.
9.21.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS:
1. Elaborar el proyecto de presupuesto de capacitación, a fin de determinar el presupuesto
anual para la operación de los planes y programas institucionales.
2. Elaborar el Plan de Capacitación de la Institución y los programas anuales de cursos y
becas para atender necesidades reales.
3. Preparar e impartir el Curso de Inducción al personal de nuevo ingreso, así como los
cursos de introducción a su área de trabajo.
4. Controlar la asignación de material didáctico y equipo necesario, que permita el óptimo
desarrollo de los cursos que se impartan en la Institución.
5. Controlar y coordinar las actividades de participación de personal en cursos de
capacitación que se impartan dentro y fuera de las instalaciones de la Institución de
acuerdo con las necesidades de cada área.
6. Efectuar los trámites internos para el pago de proveedores en materia de capacitación.
7. Evaluar y revisar las diferentes sedes y aulas que se contratan para la elaboración de los
diferentes cursos de capacitación.
8. Coordinar la logística de los cursos de capacitación.
115
9.22. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
1. AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA, considera que la
capacitación constituye un derecho y a su vez una obligación para sus empleados, lo
que elevará la eficiencia en la prestación de sus servicios y su calidad de vida.
2. El área de recursos humanos serán responsables de asegurarse que el personal a su
cargo se actualice y asista a los cursos, por lo que facilitarán y promoverán su
asistencia a los cursos programados.
3. Los cursos de capacitación se programarán de acuerdo a la detección de necesidades.
Serán los siguientes:
• Capacitación Interna.- Cursos, seminarios, conferencias, asesorías, etc., mismos que
serán organizados por la Gerencia del área de recursos humanos, en conjunto con la
Gerencia General de acuerdo con las necesidades y requerimientos de las mismas.
Esta capacitación podrá ser impartida por el personal de la Institución o por personal
externo, y será proporcionada en las instalaciones de la Institución preferentemente
durante el horario de labores. Los cursos, seminarios, conferencias, asesorías, etc.
podrán estar dirigidos a satisfacer las necesidades generales del área o por
especialidad.
• Capacitación Externa.- Cursos, seminarios, conferencias, asesorías, etc., que serán
organizados por la Gerencia del área de recursos humanos conjuntamente con la
Gerencia General, de acuerdo con las necesidades y requerimientos de éstas.
Esta capacitación podrá ser impartida por Institutos, Universidades, Escuelas,
Asociaciones, Colegios, empresas y personas físicas. Esta capacitación se podrá recibir
fuera del horario de labores.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
31 de 104
X
Código:
Hoja:
116
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
32 de 104
X
Código:
Hoja:
4. Para poder participar en el programa de capacitación, es requisito indispensable ser
empleado, así como cumplir con los lineamientos que dicte la Comisión de Capacitación
establecido en las Condiciones Generales de Trabajo vigentes.
5. La Gerencia del área de recursos humanos será responsable de programar la
participación del personal en los cursos de capacitación.
El programa de capacitación deberá orientarse a acciones concretas que permitan al
personal de la Institución alcanzar su meta de superación personal y profesionalización,
así como coadyuvar al desarrollo organizacional; fomentando con ello la calidad en el
servicio.
6. El departamento de recursos humanos a través de la Gerencia General, podrá someter
a licitación, y en su caso, celebrar contratos con Institutos, Universidades, Escuelas,
Asociaciones, empresas y personas físicas, sobre los cursos, programas, asesorías,
seminarios y todo lo relativo a la capacitación del personal.
7. La Gerencia de recursos humanos a través de la Subgerencia de Capacitación, deberá
brindar apoyo logístico a los instructores internos, así como supervisar que la
capacitación externa cumpla con los objetivos establecidos.
8. Los programas didácticos de cursos internos que sean específicos para un área
determinada, deberán ser validados en cuanto a su contenido por los empleados del
área que se trate.
9. El área de recursos humanos observará que los programas de capacitación sean
proporcionados en concordancia con los objetivos institucionales.
10. La Gerencia del área de recursos humanos, será la responsable de integrar los
informes periódicos que se entregarán a los miembros de la Comisión de Capacitación,
para evaluar el Avance del Programa de Capacitación.
11. Todos los cursos y eventos de capacitación deben ser evaluados en tres vertientes:
117
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
33 de 104
X
Código:
Hoja:
• Nivel de aprendizaje logrado
• Calidad del curso, de la instrucción y de los apoyos
• Desempeño individual de los participantes.
12. Para efectos de otorgamiento de diploma a los participantes de un curso, sólo se
considerarán aquellos eventos que tengan una duración igual o superior a 8 horas.
13. La solicitud para capacitación de cursos deberá entregarse a la Gerencia del área de
recursos humanos, misma que deberá contener la firma del Gerente General.
14. Capacitación, integrará un expediente por cada curso impartido con los siguientes
documentos:
• Solicitud de curso de cada participante.
• Copia de cedula de identidad de los participantes.
• Registro de asistencia
• Temario del curso.
• Evaluación de los participantes.
118
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
. Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
34 de 104
X
Código:
Hoja:
9.23. ASIGNACIÓN DE PRESTACION DE SERVICIO SOCIAL Y/ O PRÁCTICAS
PRE- PROFESIONALES.
1. El Programa de Servicio Social y/o Prácticas pre-profesionales sólo se llevará a cabo,
cuando la Institución así lo requiera.
2. La Gerencia del área de recursos humanos, será la responsable del reclutamiento,
selección y contratación de personal y asignación de los prestadores de Servicio Social
y/o Prácticas pre profesionales a las diversas áreas de la Institución que lo soliciten por
escrito.
3. El Servicio Social se deberá realizar en un período mínimo de seis meses o 480 horas y
un máximo de dos años. Las Prácticas Profesionales se deberán realizar en un período
mínimo de tres meses o 240 horas y un máximo de un año.
4. El control de asistencia del prestador de Servicio Social y/o Prácticas pre-profesionales,
será responsabilidad del área donde fue asignado; la acumulación de cinco retardos
injustificados dentro de un período de 30 días, será motivo de cancelación de la
prestación. En caso de inasistencia, el prestador deberá justificar plenamente el motivo
de la falta, ante el responsable del área donde esté asignado, de no hacerlo se le
tomará como falta injustificada; tres faltas injustificadas, será motivo de cancelación del
servicio.
5. El prestador de Servicio Social y/o Práctica pre profesional, deberá entregar los 3
últimos días de cada mes el reporte de sus actividades (del mes en curso), a la
Gerencia de recursos humanos; el mismo que deberá contener la evaluación y firma del
responsable del área donde está asignado el prestador; así como el sello del área.
119
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
35 de 104
X
Código:
Hoja:
9.24. SERVICIO MÉDICO
9.24.1. FUNCIÓN GENERAL.
Planear, generar, instrumentar y aplicar Políticas de salud institucional; y coordinar, supervisar
y vigilar las acciones referentes a la prestación del servicio médico a los empleados y
derechohabiente de AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA.
9.24.2. FUNCIONES ESPECÍFICAS.
1. Elaborar anualmente los Programas de Salud para los empleados y ejecutar los
mismos, así como difundirlos a todas las áreas de la Institución.
2. Participar en la elección de los proveedores que otorguen mejores servicios médicos,
de medicamentos y demás relacionados con el servicio médico a la Institución,
integrando el anexo técnico de las bases de la licitación y evaluando que éstos cumplan
con los requisitos de cobertura, calidad, servicio y precio.
3. Supervisar que los servicios que ofrece el proveedor del servicio médico, cumplan con
lo establecido en el Contrato de Prestación del Servicio Médico.
4. Evaluar los servicios médicos de empleados que soliciten reembolso de gastos por
concepto de servicios médicos y medicamentos, presentando su diagnóstico a la
Gerencia del área de recursos humanos.
5. Supervisar el rubro de gastos correspondientes a la prestación médica, incluyendo
medicamentos, relacionados con la prestación del servicio médico.
6. Supervisar que se lleven a cabo registros sistemáticos y estadísticas de los empleados
y derechohabientes que recibieron visitas domiciliarias, hospitalización, atención de
especialistas, entre otros.
7. Colaborar con el área responsable en la contratación del personal, practicando estudios
médicos a los candidatos locales seleccionados, así como notificar sobre las
incapacidades del personal (por maternidad o enfermedad).
8. Supervisar que el servicio médico y el de medicamentos que se está brindando al
personal, sea eficiente, confiable y de calidad.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
36 de 104
X
Código:
Hoja:
9.25. PAGO DE APORTACIONES AL INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD
SOCIAL (IESS).
1. El pago de cuotas y aportaciones se sujetarán a lo establecido en la Ley del Instituto
Ecuatoriano de Seguridad Social.
2. La Gerencia Financiera, hará los pagos oportunos de cuotas patronales que se generan
por mensualidades de los empleados de la empresa AMERICAN SEGURIDAD
PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
3. El cálculo de las cuotas y aportaciones se efectuará sobre el Sueldo básico unificado de
cada empleado.
4. Las cuotas y aportaciones que se cubren al IESS serán determinadas de acuerdo a la
propia Ley del Seguro Social, que se generan por mensualidades vencidas y el patrón
está obligado a determinar sus aportes.
5. El pago de aportaciones deberá realizarse a mas tardar el día 15 de mes inmediato
siguiente en caso de no realizarlo podrá ser causales de multas, recargos.
121
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
37 de 104
X
Código:
Hoja:
9.26. MOVIMIENTO AFILIATORIO Y MODIFICACIONES SALARIAL ANTES EL
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL (IESS).
1. La Gerencia del área de recursos humanos, cotejará y verificará la información del
personal a fin de elaborar los movimientos afiliatorios al IESS, podrá realizar diferentes
trámites, tales como: solicitudes de nuevos registros patronales, verificar los datos de la
empresa, notificar cambios de representante legal, enviar avisos de entrada y salida de
trabajadores, reportar novedades sobre los afiliados, en cuanto a cambios en los
salarios, promociones, registros de horas extras trabajadas, días laborados, licencia por
enfermedad. También podrá pagar planillas de aportes y de créditos de los afiliados,
comunicar responsabilidades patronales, consultar datos y solicitar convenios para
pagos en mora.
2. La Gerencia del área de recursos humanos deberá presentarse dentro de un plazo no
mayor a cinco días contados a partir del día de ingreso o baja, los movimientos
afiliatorios del personal (altas y bajas) a la Gerencia General.
122
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
38 de 104
X
Código:
Hoja:
9.27. PAGO DE POLIZAS DE SEGURO DE ACCIDENTES PERSONALES.
1. Para salvaguardar la integridad física del personal operativo, que se deriven de su
actividad de vigilancia, las empresas de seguridad privada contratarán una póliza de
seguro de vida y accidentes que tenga una cobertura por muerte accidental,
incapacidad total y permanente, con un valor asegurado mínimo de cincuenta mil
dólares de los Estados Unidos de América; y, gastos médicos, con un valor asegurado
mínimo de veinte mil dólares de los Estados Unidos de América por evento, podrá
existir modificación en las cuantías señaladas en las pólizas, en tanto sean mayores a
las establecidas en este reglamento y sujetas a negociación entre las partes.
2. La Suma Asegurada estará en función a las coberturas que contrate el Asegurado y de
acuerdo al plan elegido, que satisface todas las exigencias que dictamina La ley de
vigilancia y seguridad privada contemplada en el Mandato 8. Según decreto ejecutivo
#1181 expedido el 2 de julio del 2008 y publicado en el registro oficial el 17 de julio del
2008.
3. Gerencia General en coordinación con la Gerencia del área de recursos humano
deberán otorga las coberturas para el personal de la empresa, mientras se encuentren
en el ejercicio de sus labores y fuera de ellas, por consiguiente, cualquier accidente
ocurrido dentro del horario de trabajo o fuera de su puesto de trabajo será cubierto. Es
decir el personal cuenta con una cobertura 24 horas del día 365 días del año.
LIMITE DE EDAD:
• máximo 65 años para el ingreso
• máximo 70 años para la permanencia
BENEFICIOS:
• Pago de siniestros en 3 laborables días, luego de ser completados los documentos de
respaldo de dicho siniestro.
• Cobertura las 24 horas del día, los 365 días del año.
• Plan de inclusión y exclusión con cobertura a la fecha.
123
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
39 de 104
X
Código:
Hoja:
9.28. CONTROL DE ASISTENCIA, ATRASOS, INCAPACIDADES, PERMISOS,
SANCIONES, CESES Y PROGRAMA DE VACACIONES DEL PERSONAL.
Control de Asistencia.
1. La Gerencia con apoyo del Departamento de recursos humanos, serán responsable de
llevar a cabo el control de la asistencia del personal de la empresa.
2. El registro de asistencia se realizará mediante la Credencial.
3. La Gerencia, a través del Departamento de recursos humanos, recibirá mensualmente
el informe de asistencia del personal de la empresa.
Atrasos.
1. Se denominará "retardo", al hecho de que el empleado registre su entrada después de
10 minutos posteriores a la hora establecida.
2. Cuando el empleado se presente después de transcurridos 30 minutos de su hora de
entrada en el lugar de trabajo asignado debe comunicar el mismo día al Departamento
de recursos humano el motivo de su retraso para la justificación.
Incapacidades.
1. Las incapacidades serán aquellas faltas de asistencia que se produzcan por
enfermedad del empleado, siempre y cuando se expida el Certificado por la Institución
Médica autorizada por AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA.
Permisos.
1. Se denominará "permiso para llegar tarde", el hecho de que el empleado hubiera
obtenido anticipadamente y en forma expresa por el Gerente o Presidente, autorización
para llegar tarde, siempre que dicha autorización sea comunicada previamente a la
Gerencia.
2. Los empleados con una antigüedad menor a un año de servicios, podrán solicitar al
Gerente o Presidente, permiso para faltar a sus labores incluyendo períodos hasta de 3
días consecutivos, tramitándose en este caso un "permiso sin goce de sueldo".
124
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
40 de 104
X
Código:
Hoja:
Sanciones.
1. Cuando el empleado no se presente puntualmente a sus labores, será sancionado por la empresa.
2. En caso de que el empleado falte a sus labores sin autorización o causa justificada,
será sancionado de acuerdo a las Condiciones Generales de Trabajo.
3. Se considerará "reincidencia" el hecho de que el empleado se haga acreedor a una segunda sanción por los mismos hechos.
Cese
1. El cese de los efectos del contrato nombramiento de los empleados, se llevarán a cabo conforme a lo que establezcan las Condiciones Generales de Trabajo.
Licencia por Maternidad.
1 Para determinar las fechas de las licencias prenatales y posnatales, se tomarán los datos del Certificado de Incapacidad Prenatal que expida la Gerencia (para empleadas) o IESS, así como la "Constancia de Nacimiento" que entregue la empleada después del alumbramiento.
2 No serán acumulables los 30 días de incapacidad prenatal, en caso de que la empleada dé a luz antes de la fecha probable del parto. El día del alumbramiento será equivalente al día 30.
Control de Vacaciones.
1. El Departamento de recursos humanos será responsable de la elaboración y control del "Programa de Vacaciones" del personal de la empresa.
2. El empleado NO podrá cobrar y/o disfrutar sus vacaciones antes de cumplir el
aniversario de su fecha de ingreso.
3. El premio se otorgará al personal, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en el Código de Trabajo.
125
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
41 de 104
X
Código:
Hoja:
9.29. EVALUACION DE DESEMPEÑO DEL PERSONAL.
La Gerencia General de AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA, está en
condiciones de evaluar su potencial humano a corto, mediano y largo plazo y definir la
contribución de cada empleado.
Las evaluaciones de desempeño realizado al personal de AMEIRCAN SEGURIDAD PRIVADA
AMERIPRIV CIA LTDA, proporciona información valiosa sobre el rendimiento del mismo
permitiendo así la vinculación de las personas al cargo, el mejoramiento de las relaciones
humanas entre las áreas administrativas y operativas, facilitando de esta manera la toma de
decisiones, no sólo administrativo sino operativos centradas en el progreso organizacional.
Poniendo en práctica los conocimientos, experiencias adquiridas, así como el manejo de las
relaciones interpersonales formales y no formales en el puesto de trabajo.
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA, al ingreso del nuevo empleado, el Gerente General deberá desarrollar y formular la hoja de evaluación en período de prueba y remitirla al área de recursos humanos. El Proceso de Evaluación del Personal estará a cargo de la designación por el Sr. Gerente General, siendo los cargos de Presidente, Gerente de Operaciones, la misma que será presidida por el Gerente del área de recursos humanos, quien realizará la convocatoria, y pondrán en conocimiento a los empleados las fechas y horas para las pruebas de evaluación según cronograma establecido. El resultado de las evaluaciones será elevado a la Gerencia General en un plazo no mayor a los ocho días. Los empleados cumplidos los noventas días, del período de prueba se procederá a evaluarlos en forma definitiva y formular las correspondientes conclusiones para decidir su continuidad o separación.
126
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
42 de 104
X
Código:
Hoja:
9.30.
127
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
43 de 104
X
Código:
Hoja:
9.31. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACION DEL INVENTARIO DEL
AREA DE RECURSOS HUMANOS. Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente de recursos humanos 1 Recibe notificación de alta o baja, o al menos una vez al año solicita al personal de la empresa actualizar sus datos personales para de realizar modificar el Inventario del área de recursos humanos. Gerente de Logística 2 Recibe notificación de actualización
u orden de realizar inventario.
Gerente Operacional 3 Revisa la estructura aprobada.
4 Verifica las vacantes existentes y la actualización de la base de datos del Sistema.
5 Solicita a los Jefes de Grupos,
compruebe actualización de expedientes.
Gerente de recursos humanos 6 Comprueba actualización de
Expedientes y emite dictamen. 7 Recibe dictamen, en caso de que no
se encuentren actualizados los expedientes o la base de datos, inicia proceso de actualización.
128
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
44 de 104
X
Código:
Hoja:
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente de recursos humanos 8 Emite oficio solicitando a todo el personal que indique si se ha modificado su currículum vitae en los pasados meses, adicionalmente deberá enviar un oficio al personal que no cuenta con su expediente actualizado para presente la información faltante.
9 Recibe del personal información y, en su caso, documentación necesaria para la actualización de expedientes y base de datos.
10 Actualiza expedientes y emite
reporte al Gerente General. 11 Actualiza base de datos en sistema
electrónica de registro y emite reporte.
TERMINA PROCEDIMIENTO
129
9.31.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE ACTUALIZACION DEL INVENTARIO DEL AREA DE
RECURSOS HUMANOS.
Si No
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
45 de 104
X
Código:
Hoja:
Recibe notificación de alta y bajas del
personal, solicita se modifique el Inv.,
del área de recursos humanos.
Gerente de Logística
Recibe notificación de actualización de Inventario
Verifica las vacantes existentes y a actualización de
bases de datos en Sistema.
Gerente de Operacional
Revisa la estructura aprobada
Solicita comprobación de expediente y emite
dictamen
Recibe Dictamen
Inicia proceso de actualización. Emite Informe indicando
que si se ha actualizado
expediente. Envía oficio al personal que no cuenta
con el expediente actualizado
Actualiza expediente y emite reporte al
Gerente
Actualiza base de datos en
sistema y emite reporte
FIN
INICIO
130
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
46 de 104
X
Código:
Hoja:
9.32. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOS RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y
CONTRATACION DEL PERSONAL.
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente General 1 Presenta requisición para
ocupar una plaza vacante.
2 Recibe requisición, revisa
requisición y verifica vacante,
notifica a la Gerencia del área
de recursos humanos.
Gerente del área de recursos humanos 3 Consulta la descripción y
perfil del puesto.
4 Determina ubicación de la
plaza, solicita gerencia
Operacional de Reclutamien
to, y Selección, se inicie el
proceso de reclutamiento.
5 Inicia búsqueda interna y
externa de candidatos de
acuerdo con el perfil de
puesto.
131
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
DE AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA. Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
47 de 104
X
Código:
Hoja:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable N° Act. Actividad
Gerente General 6 Solicita al Gerente del área de
recursos humanos, que
identifiquen candidatos y se
de inicio al proceso de
reclutamiento de acuerdo con
las Políticas.
7 Coordina identificación de
candidatos.
Gerente del área de recursos humanos 8 Solicita a los candidatos copia
de documentación básica de
acuerdo con las Políticas con
base en el perfil y descripción
de puestos establecido para
la plaza e inicia proceso de
selección.
Gerente Operacional 9 Realizan directamente o a
través de terceros, según
corresponda, la aplicación de
exámenes y su evaluación.
10 Entregan evaluaciones y
reportes de los candidatos al
Gerente del área de recursos
humanos.
132
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
48 de 104
X
Código:
Hoja:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable N° Act. Actividad
Gerente del área de recursos humanos 11 Verifica exámenes aplicados
y clasifica a los candidatos,
entrega la lista al Gerente de
Reclutamiento, Selección y
Contratación.
12 Recibe lista de candidatos y
sus calificaciones, los
presenta al Gerente General
solicitante y emite
recomendación. Establece
cita para entrevistas a los
candidatos en su caso, realiza
evaluaciones adicionales.
13 Elige al candidato o
candidatos que cubran los
requisitos del puesto y notifica
a la gerencia de recluta
miento y Selección.
14 Recibe lista de candidatos
considerados idóneos y
solicita a los Jefe de Área,
según corresponda, se dé
inicio al proceso de
integración de expediente e
investigaciones adicionales
(examen médico, socioeconó
micas, laborales, informa
ción, crediticia).
133
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
49 de 104
X
Código:
Hoja:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable N° Act. Actividad
15 Realiza directamente o a
través de terceros las
investigaciones.
16 Recibe resultados de
investigaciones y realiza
reporte para el Gerente.
17 Recibe resultados de las
investigaciones adicionales y
determina selección definitiva,
notifica al Gerente, Presiden
te, y a la Junta de Accionistas
a través de oficio.
18 Recibe notificación, verifica salario en el tabulador vigente y elabora propuesta económica al candidato seleccionado. Candidato 19 Recibe propuesta económica, notifica su decisión de aceptación rechazo.
134
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
50 de 104
X
Código:
Hoja:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable N° Act. Actividad
Gerente del área de recurso 20 En caso de aceptación notifica al
Gerente de recursos humanos, se dé
inicio a la integración del expediente.
En caso de rechazo, se agradece su
interés y notifica al Gerente para que
elija entre los otros candidatos que
se le habían propuesto o se reinicie
el procedimiento.
21 Recibe expediente, obtiene firmas
del empleado en el contrato, lo
integra al expediente.
22 Recibe contrato de trabajo, lo
autoriza y devuelve a la Gerencia.
Recibe y archiva expediente.
23 Programa el curso de inducción para
el nuevo empleado y, en su caso,
curso de capacitación de acuerdo
con el puesto.
TERMINA PROCEDIMIENTO
135
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
51 de 104
X
Código:
Hoja:
9.32.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE RECLUTAMIENTO,
SELECCIÓN Y CONTRATACION DEL PERSONAL.
Inicio
Realiza requisición del personal
Consulta la descripción y perfil
del puesto.
1
Determina ubicación de la plaza
y se inicia el proceso de
reclutamiento.
Inicia búsqueda interna y
externa del candidato de
acuerdo con el perfil del puesto.
Recibe, verifica la requisición y
revisa área vacante.
Informa al Gerente del área de recursos humano
136
ala
1
Solicita que identifiquen
candidatos y se inicie el
proceso de reclutamiento de
acuerdo con las políticas.
Coordina identificación de
candidatos
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
52 de 104
X
Código:
Hoja:
Solicita documentación básica
con las políticas con base en el
perfil y descripción de puesto
establecido para la plaza e inicia
el proceso de selección
Realiza a través a tercero, la
aplicación de exámenes y su
evaluación
Entrega evaluaciones y reportes
de los candidatos al Gerente del
área de talento Humano.
137
No
Si
2
Verifica exámenes aplicados y
clasifica a los candidatos.
Recibe lista de candidatos y sus
calificaciones los presenta al Gerente
General solicitante y emite
recomendaciones, establece cita para
entrevistas y en caso realiza
evaluaciones adicionales
¿El candidato cubre
con los requisitos?
Notifica a la gerencia
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
53 de 104
X
Código:
Hoja:
Elige candidatos que cubran los
requisitos del puesto y notifica a la
gerencia
Realiza su reclutamiento y selección.
Recibe lista de los candidatos
considerados idóneos y se solicita a la
integración de expediente e
investigaciones adicionales.
Examen médico,
socioeconómicas,
laborales, información
crediticia.
138
No
Si
3
Realiza a través de terceros
investigaciones
Acepta el candidato
propuesta económica
4
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
54 de 104
X
Código:
Hoja:
Recibe resultados de las
investigaciones y reporta a la
Gerencia
Recibe resultados de las
investigaciones adicionales y
determina selección definitiva,
notifica:
Al Gerente,
Presidente,
Junta de Accionista
Recibe notificación y elabora
propuesta económica al
candidato seleccionado
Agradece su interés y
notifica entre los otros
candidatos que se habían
propuesto o se reinicie el
procedimiento
Inicia integración del expediente
139
4
Recibe expediente, obtiene firmas del
empleado en el contrato, lo integra al
expediente.
Recibe contrato de trabajo, lo autoriza
y devuelve a la Gerencia.
Recibe y archiva expediente
Programa curso de inducción para el
nuevo empleado y, en su caso curso
de capacitación de acuerdo al puesto
Fin
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
55 de 104
X
Código:
Hoja:
Contrato a prueba. O a
tiempo indefinido (Elementos
esenciales del Art. 8 C.T)
140
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
56 de 104
X
Código:
Hoja:
9.33. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PROMOCION DE EMPLEADOS Y
FUNCIONARIOS.
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente del área de recursos humanos 1 Recibe solicitud de
Movimientos de Personal
para Promoción.
2 Turna solicitud al Gerente
General.
3 Verifica solicitud y la
existencia de la plaza y rango
y si procede el movimiento.
Notifica al Gerente
Operacional. La plaza no
existe, notifica al área
solicitante que no procede el
movimiento solicitado.
4 Analiza el perfil del empleado.
5 Solicita el expediente del
empleado, analiza sus
calificaciones contra el perfil
del puesto al que se solicita
promoverlo. Analiza si es
necesario realizar exámenes
adicionales, y se sigue el
mismo Procedimiento de
aplicación de exámenes a
personal de nuevo ingreso.
141
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
57 de 104
X
Código:
Hoja:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente General 6 Recibe notificación y decide:
Continuar con el procedimiento:
Emite carta responsiva y entrega al
Gerente, cancelar la promoción:
Emite oficio al Gerente de recursos
humanos para que se cancele el
procedimiento.
12 Recibe notificación: De cancelación:
solicita se archive la notificación en el
expediente del empleado y notifica al
Gerente Operacional para que dé por
concluido el Procedimiento.
TERMINA PROCEDIMIENTO
142
Si
No
9.33.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROMOCION DE EMPLEADOS.
No
Si
No
Si
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
58 de 104
X
Código:
Hoja:
INICIO
Recibe Solicita movimiento de personal
para promociones
Turna solicitud al gerente
Verifica solicitud y existencia del rango.
Procede
movimiento Notifica al área solicitante el motivo por qué
no procede el movimiento solicitado.
Procede el movimiento del empleado
y notifica al Gerente General
Analiza el
perfil Solicita
expediente Analiza calificaciones y realiza
exámenes adicionales.
Notificación
Notifica que solicita promoción a empleados
Continúa con el procedimiento
de la promoción
Recibe oficio de
cancelación de
promoción
Continúa con el procedimiento de la promoción del empleado.
FIN
143
59 de 104
Hoja:
P RR.HH. 001 Código:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
X Procedimiento
Políticas Administración
Recursos
Humanos
Área:
Departamento:
9.34. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS
DE CAPACITACION.
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO.
Empresas Capacitadoras 1 Establece propuesta de capacitación
considerando las propuestas y el aná
lisis, de detecciones de necesidades
de capacitación.
Gerente de Recursos Humanos 2 Realiza entrevistas al personal para
recopilar información y procesar
datos.
3 elaborara informe para el programa
de capacitación a través de las
diversas técnicas para su aprobación
4 Recibe los formatos de detección
de necesidades de capacitación del
personal administrativo y operativo
con la finalidad de proponer la
programación de los cursos a
impartirse, presentan su propuesta al
Gerente General para su aceptación
o rechazo. En caso de aceptación
continua con el procedimiento y en
rechazo solicitas otros temas.
144
60 de 104
Hoja:
P RR.HH. 001 Código:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
X Procedimiento
Políticas Administración
Recursos
Humanos
Área:
Departamento:
Gerente General 5 Recibe la propuesta y verifica los
convenios establecidos con las
Empresas Capacitadoras, los
acuerdos y contratos con asesores y
la disponibilidad de instructores
internos con la finalidad de
establecer el programa de
capacitación, así como su
calendarización, lo turna Gerente del
área de recursos humanos.
6 Con base a la propuesta de
capacitación hace llegar durante la
última semana del mes una
comunicación al personal que debe
asistir al evento, comunicando tema,
hora, lugar, y fecha de la
capacitación.
7 Elabora reporte de asistencia, listado
y certificados de aprobación.
8 Realiza el seguimiento a
capacitadores para verificar la
aplicación de conocimiento y
mejoramiento de la eficiencia en el
trabajo, a través de la evaluación del
desempeño.
TERMINA PROCEDIMIENTO
145
.
No
Si
61 de 104
Hoja:
P RR.HH. 001 Código:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
X Procedimiento
Políticas Administración
Recursos
Humanos
Área:
Departamento:
9.34.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS DE CAPACITACION
No
Si
INICIO
Establece propuesta de capacitación, considerando la propuesta, analiza necesidades de la misma.
Realiza entrevista al personal para recopilar información y procesar datos
Elabora informe para el programa de capacitación
Programa de
capacitación
Solicita
otros temas
De acuerdo con el
programa de capacitación
Informe
Recibe propuesta y verifica convenios establecidos con Empresas capacitadoras, los acuerdos y contratos con asesores, la disponibilidad de instructores internos con la finalidad de establecer el programa de capacitación y así la calendarización. Calendario
de cursos
Con base a la propuesta de capacitación hace llegar durante la última semana del mes una comunicación al personal que debe asistir al evento, comunicando tema, hora, lugar y fecha de la capacitación
Comunicación
de Evento
Elabora reporte de asistencia, listado y certificados de Aprobación Certificados
de Aprobación
Elabora reporte de asistencia, listado y certificados de Aprobación
Realiza seguimiento a capacitadores para verificar la aplicación de
conocimiento y mejoramiento de la eficiencia en el trabajo, a través
de la evaluación del desempeño
FIN
Recibe los formatos de detección de necesidades de capacita ción, del personal administrativo y operativo con la finalidad de proponer la programación de los cursos a impartirse, presentan su propuesta al Gerente General para su aceptación o rechazo. En caso de aceptación continua con el procedimiento y en rechazo solicitas otros temas.
146
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
62 de 104
X
Código:
Hoja:
9.35. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO SERVICIO SOCIAL Y / O PRACTICAS PRE-
PROFESIONALES.
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente General 1 Recepción de oficio de la Institución
Pública y Privada para el Programa
de Ayuda Social y/o Prácticas Pre
profesionales, turna al Gerente
del área recursos humanos la
solicitud del estudiante para la
prestación para su ejecución de la
aprobación.
Gerente del área de recursos humanos 2 Proporciona al estudiante la solicitud
de prestación de práctica Pre
profesional, indicándole sobre el
llenado de la misma y le proporciona
formato que especifica los
documentos que debe entregar para
ser aceptado.
Estudiante 3 Proporciona la documentación
solicitada por el Gerente General
anexando carta de la Institución
Educativa.
Gerente General 4 Solicita por escrito al Gerente de
recursos humanos de prestadores de
Ayuda Social y/o Prácticas Pre
profesionales, especificando en la
misma, el perfil académico requerido
y horario correspondiente.
147
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
63 de 104
X
Código:
Hoja:
Gerente de Recursos Humanos 5 Elabora carta de aceptación dirigida
a la Institución Educativa, con copia
al área de adscripción, al interesado
y su expediente, indicando fecha de
inicio y de terminación, área en la
que prestará su Ayuda Social y/o
Práctica Pre profesional y horario
que cubrirá.
Estudiante 6 Entrega al prestador hoja de reporte
que deberá entregar debidamente
revisada y firmada por el Gerente de
del área talento humano durante los
últimos tres días de cada mes,
requisito para poder recibir su ayuda
mensual, recabando las firmas de
autorización de los titulares de la
Gerente General.
Gerente de Recursos Humanos 7 Una vez que concluya el prestador
su ayuda social o /y practicas pre-
profesionales se elabora carta a la
Institución Educativa, con copia al
área de adscripción, al interesado y
expediente indicando periodo y
número de horas efectuadas durante
la ayuda social o/y practicas pre-
profesionales.
TERMINA PROCEDIMIENTO
148
SERVICIO SOCIAL Y / O PRACTICAS PRE-PROFESIONALES.
9.35.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE ASIGNACION DE PRESTACION DE SERVICIO SOCIAL
Y/O PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
64 de 104
X
Código:
Hoja:
INICIO
Recepción de oficio para el Programa de Ayuda Social o/y practicas pre profesionales.
La solicitud del estudiante para la prestación de ayuda social o/y practicas pre profesionales, indicán doles, que documentos debe entregar para ser aceptado
Proporciona documentación solicitada
APRUEBA
Revisión del
perfil académico y horario.
Elabora carta de aceptación dirigida a la Institución Educativa, con copia al área de adscripción, indicando fecha de inicio, terminación, área en la que prestara su ayuda social y/o practicas pre profesional y horario que cubrirá
PAGO
Entrega al prestador hoja de reporte debidamente revisada y firmada durante los tres últimos días de cada mes para poder recibir su ayuda mensual.
Una vez que concluya el prestador su ayuda social o /y practicas pre profesionales, se elaborara carta de terminación dirigida a la institución Educativa, con copia al área de adscripción, interesado y expediente indicando periodo y número de horas efectuadas
FIN
149
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
65 de 104
X
Código:
Hoja:
9.36. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO EXPEDICION Y REPOSICION DE
CREDENCIALES.
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente del área de recursos humanos 1 Elabora y expide credenciales
de acuerdo a lo siguiente:
Altas de empleados de nuevo
ingreso y cambios de adscripción o
puesto de empleados activos.
Reposición por destrucción o pérdida
de credencial.
2 Para reposición de credencial por
destrucción o pérdida: Solicita al
interesado realice la denuncia
respectiva por pérdida.
Gerente General 3 Recibe credencial, asienta su Visto
Bueno y solicita autorización del
Gerente General
4 Revisa y asienta su firma de
autorización en la credencial.
TERMINA PROCEDIMIENTO.
150
No
Si
9.36.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE LA EXPEDICION Y REPOSICION DE CREDENCIALES.
No
Si
Elabora y expide credenciales por el
nuevo ingreso, adscripción del puesto,
deterioro y pérdida.
Es procedente FIN
Reposición de la credencial
Por reposición de credenciales por
perdida; Solicita la denuncia respectiva.
Denuncia
Aprueba trámite
Recibe credencial, da visto bueno.
Revisa y asienta su firma de
autorización en la credencial.
FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
66 de 104
X
Código:
Hoja:
INICIO
151
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
67 de 104
X
Código:
Hoja:
9.37. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE OTORGAMIENTO DE SERVICIO MEDICO.
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO.
Gerente del área de recursos Humanos 1 Verifica se realice el procedimiento de altas, bajas, modificaciones y pagos de empleados, al Servicio Médico.
2 Emite mensualmente del sistema los
movimientos de personal y detecta altas, bajas y modificaciones al padrón de Servicio Médico.
3 Integra reporte de cifras con el
detalle de personal vigente, altas, bajas y cambios, e informa a la Gerencia.
4 Revisa y envía el reporte de cifras al
prestador del Servicio Médico.
Gerente Financiero 5 Recibe del Servicio Médico la validación y Factura a pagar.
6 Tramita el pago correspondiente por
el Servicio Médico a los empleados.
TERMINA PROCEDIMIENTO
152
Verifica se realice el procedimiento
Revisa y envía el reporte.
9.37.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE OTORGAMIENTO DEL SERVICIO MEDICO.
INICIO
Verifica Altas, bajas, modificaciones y pagos de los empleados al servicio médico.
Emite mensualmente los movimientos del personal y detecta altas, bajas y modificaciones al Dep. de servicio medico
Integra reportes de cifras con detalles del personal vigente, altas, bajas y cambios e informa.
Recibe del servicio médico la
validación y factura a pagar
FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
68 de 104
X
Código:
Hoja:
Tramita el pago correspondiente, por el servicio medico
Revisa y envía el reporte de cifras
al prestador del servicio Medico
153
9.38. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CÁLCULO DE LIQUIDACION POR INDEMNIZACION O FINIQUITO.
RESPONSABLES N° Act. ACTIVIDAD
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente del área de recursos humanos 1 Recibe carta renuncia del empleado notificación la liquidación.
2 Informa al personal involucrado y
adscrito al Gerente General para las afectaciones correspondientes.
Gerente General 3 Solicita documentación donde indica
expediente, nombre completo, fecha y motivo del Personal que causará baja y saldos pendientes del mismo.
4 Recibe las prestaciones y asistencia de los movimientos que deban incorporarse al cálculo del finiquito.
Gerente del área de recursos humanos 5 Recibe acta de finiquito. 6 Revisa la información, verifica que éste sea el correcto, sino solicita la corrección
7 Imprime en original y 3 copias.
Gerente General 8 Recibe la documentación para revisión y firma de Visto Bueno.
9 Entrega al Gerente Financiero para
la autorización del pago.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
69 de 104
X
Código:
Hoja:
154
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLES N° Act. ACTIVIDAD
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente del área de recursos humanos 10 Tramita la firma del Empleado y Gerente General para el pago de Finiquito o Liquidación.
11 Recibe acta de finiquito o liquidación 12 Envía la documentación al Ministerio de Relaciones Laborales para su legalización.
TERMINA PROCEDIMIENTO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
70 de 104
X
Código:
Hoja:
155
No
……………………………………………………………..Si
9.38.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE LIQUIDACION POR FINIQUITO.
NO
Si
Recibe carta renuncia del empleado y
notifica liquidación del personal Carta
Informa al personal involucrado y adscripto, al Gerente financiero para las afectaciones correspondiente
Solicita documentación, donde indica nombre completo, fecha, motivo del personal que causara la baja y envía al Gerente del área de talento humano. Solicitud de
Documentación Recibe las prestaciones, y asistencia los movimientos que deban incorporarse al cálculo del acta de finiquito
Recibe acta de Finiquito.
Acta de finiquito
correcta Solicita correcciones
Imprime en original y 3 copias
Recibe documentación para
revisión y firma de visto bueno
Documentación
Tramita firma del empleado y gerente para el pago de liquidación
Recibe
liquidación
Enviar la documen tación al M.R.L para su legalización
Documentación Archiva
documentación
FIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
71 de 104
X
Código:
Hoja:
INICIO
156
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
72 de 104
X
Código:
Hoja:
9.39. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE PAGO DE NOMINA.
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente del área de recursos humanos 1 De acuerdo con el calendario por la
empresa establecido para el periodo
de nómina, entrega quincenal y
mensual al Gerente Financiero la
documentación de respaldo de los
movimientos ingresados a la base de
datos del Sistema.
2 Entrega documentación de cierre de
nómina.
Gerente Financiero 3 Obtiene listados validadores de
nómina y verifica la congruencia
entre los movimientos capturados
contra la documentación soporte.
4 Si hay diferencias: Reporta al
Gerente General las diferencias
encontradas. Si No hay diferencias:
Continúa en la actividad.
Gerente del área de recursos humanos 5 Analiza diferencias reportadas y
concilia con el Gerente General y su
propia área.
6 Solicita corrección de captura o de
documentación soporte.
157
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO
7 Recibe órdenes de descuentos, por
seguro de vida, Seguro Social
(IESS), créditos, prestamos, faltas.
8 Revisa, analiza y verifica el importe
de cada concepto generado llegando
a un resultado.
Gerente Financiero 9 Si es correcto el proceso se genera
nómina definitiva.
10 Imprime recibos (roles) de cada
empleado y se envía al Gerente
financiero para su cancelación.
TERMINA EL PROCESO
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AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
73 de 104
X
Código:
Hoja:
158
PAGO DE NOMINAS.
sI
No
Si
9.39.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE PAGO DE NOMINAS.
No
Si
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
74 de 104
X
Código:
Hoja:
INICIO
De acuerdo con el calendario establecido por la
empresa para el periodo para el pago de nomina de
quincenal o mensual entrega al Gerente Financiero
la documentación de respaldo de los movimientos
ingresados a la base de datos del sistema.
Entrega documentación de cierre de nomina.
Obtiene listado validadores de nomina y verifica la
congruencia entre los movimientos capturados
contra la documentación soporte
Existe diferencia Continúa en
la actividad
Reporta al Gerente
General las diferencias
encontradas.
Base de datos
Analiza las diferencias
reportadas, solicita corrección
de la documentación soporte
Documentación
Ordenes de descuentos
Seguro de Vida Créditos Prestamos Seguro IESS Faltas
Revisa, analiza, verifica el importe de cada concepto
generado llegando a un resultado
Si todos es correctos se genera nomina definitiva Nomina
definitiva
Imprime recibo (roles) de cada empleado y se envía al
Gerente Financiero para su cancelación.
FIN
159
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE
AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
75 de 104
X
Código:
Hoja:
9.40. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONTROL DE ASISTENCIA DEL
PERSONAL.
RESPONSABLES N° Act. ACTIVIDAD
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente del área de recursos humanos 1 Recibe del Gerente Operacional los
reportes diarios del personal.
2 Procesa la información y emite
reporte por empleado de las
incidencias del mes y se envía a las
áreas para su validación o Visto
Bueno.
3 Recibe, valida justificación y turna al
departamento con visto bueno o lo
regresa al empleado indicando su
rechazo.
4 Procesa la información por segunda
vez para determinar los descuentos y
sanciones, o si es correcta lo
incorpora el movimiento de
asistencia.
TERMINA PROCEDIMIENTO
160
No
……………………………………Si
9.40.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL.
No
Si
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
76 de 104
X
Código:
Hoja:
Recibe del Gerente Operacional los
reportes diarios del personal
Procesa información y emite reporte
por empleado de las incidencias del
mes y se envía a las áreas para su
validación o visto Bueno
Notifica anomalías en sus
registros.
Justificante
Recibe, valida justificación y turna al
departamento con visto bueno o lo
regresa al empleado indicando su
rechazo.
Procesa información y
determina los descuentos
por sanciones
Control de
asistencia
Incorpora movimiento de
asistencia.
FIN
INICIO
161
9.41. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO APLICACIONES DE SANCIONES A
EMPLEADOS.
RESPONSABLES N° Act. ACTIVIDAD
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente del área de recursos humanos 1 Realiza la revisión del control de faltas, para determinar sanción pecuniaria de los empleados. Sanciones por Faltas Injustificadas o Reincidencias.-
2 Elabora un "Aviso(s) Amonestación
verbal o escrita, especificando que es primera vez, sanción pecuniaria y por reincidencia terminación legal del contrato.
3 Recaba firma del Gerente para el
visto bueno en el "Reporte" en Reincidencia de faltas ya sean leves o graves.
4 El Gerente de recursos humano
captura las faltas de inasistencia por el empleado.
5 Notifica al Ministerio de Relaciones
Laborales para el visto bueno por reincidencia por faltas leves o graves del empleado.
6 Sellan de conformidad a la ley y
devuelve al Gerente del área de recursos humanos una copia del o Aviso(s) de Suspensión del empleado.
7 Turna el Archivo, al Gerente General. 8 Captura en el sistema el día de
suspensión del empleado para dar de baja.
TERMINA PROCEDIMIENTO
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
77 de 104
X
Código:
Hoja:
162
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
78 de 104
X
Código:
Hoja:
9.41.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE LA APLICACIÓN DE SANCIONES A EMPLEADOS.
No
Si
INICIO
Realiza la revisión del control de faltas, para determinar sanción pecuniaria a los empleados.
Existen
sanciones
No existe prueba de faltas leves o graves no hay lugar a sanción
Elabora aviso de amonestación verbal
y escrito, sanción pecuniaria y por
reincidencia terminación de contrato. DOCUMENTO
Recaba firma del gerente para el
visto por reincidencia de faltas leves
y graves
El Gerente del área de recursos
humano captura las faltas de
inasistencia por el empleado
Notifica al Ministerio de Relaciones
Laborales para el visto bueno por
reincidencia por faltas leves o graves
del empleado
Sellan de conformidad a la ley y
devuelve al área de recursos
humano una copia del o Aviso(s) de
Suspensión del empleado
Turna el Archivo, al
Gerente General.
Captura del sistema el día de suspensión del empleado para dar de baja.
FIN
163
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
79 de 104
X
Código:
Hoja:
9.42. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE LICENCIA POR MATERNIDAD.
RESPONSABLES N° Act. ACTIVIDAD INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente del área de recursos humano 1 Recibe de los trabajadores el Avisos de Incapacidad por Maternidad" (Original) con fecha probable de parto, expedida por el IESS. 2 Verifica y determina la fecha de inicio de Licencia Prenatal y elabora el "Aviso de Licencia Prenatal S/N" (Original y copias), indicando las fechas de inicio y terminación al Gerente General. 3 Notifica la fecha del tiempo del permiso. 4 Después del parto, recibe "Constancia de Nacimiento" (Original) expedido por el IESS. 5 Concede licencia Posnatal que será de acuerdo a las incapacidades del IESS de 45 días, contados a partir del día hábil siguiente de la fecha en que ocurra el alumbramiento. 6 Elabora el "Aviso de Licencia Posnatal" (Original y 2 copias) y lo turna a la Gerente
7 El trabajador de acerca la oficina de Gerencia del área de talento humano para firmar el libro de control previo al uso de los días 8 Acercarse a la oficina de recursos humanos para firmar el libro de control una vez terminado el permiso.
9 Firmar el libro y anotar la fecha de ingreso a conceder. 10 Firmar el libro y anotar la fecha de ingreso 11 Archiva documento. TERMINA PROCEDIMIENTO
164
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
80 de 104
X
Código:
Hoja:
9.42.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE LICENCIA MÉDICA POR MATERNIDAD.
INICIO
Recibe de los trabajadores el aviso por
incapacidad de maternidad expedida por el
IESS.
Verifica y determina la fecha del tiempo del
permiso y terminación de la licencia
prenatal.
Notifica la fecha del tiempo de permiso
Después del parto, recibe constancia del
nacimiento
Elabora aviso de
licencia
El trabajador de acerca la oficina de talento humano
Grencia de recursos humanos para firmar el libro de control previo al uso de los días
Firmar el libro y anota la fecha de salida
Tiempo de
servicio.
Acercarse a la oficina del área de talento humano para firmar el libro de control una vez terminado el permiso.
Firmar el libro y anotar la fecha de ingreso
Archiva
documento
165
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
81 de 104
X
Código:
Hoja:
9.43. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PROGRAMA ANUAL VACACIONES. RESPONSABLES N° Act. ACTIVIDAD INICIA PROCEDIMIENTO Gerente del área de recursos humanos 1 Elabora en el mes de octubre el calendario de vacaciones del próximo año, para remitirlo a las Áreas y Sucursales. 2 Elabora programa de Vacaciones de cada uno de los empleados y las envía a las áreas respectivas con la debida autorización del Gerente General. Gerente General 3 Recibe, analiza y autoriza de cada
área las fechas establecidas por el
Gerente del área de recursos
humanos, firmado de conformidad
por el personal, el programa de
vacaciones a los que tiene derecho.
4 ¿Hay correcciones al Programa? SI: Regresa Programa al Área respectiva para corrección. Continúa en la actividad. NO: Continúa en la siguiente actividad. 5 Conserva en archivo el Programa Anual de Vacaciones para aclaraciones posteriores. TERMINA PROCEDIMIENTO
166
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
82 de 104
X
Código:
Hoja:
9.43.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROGRAMA ANUAL DE VACACIONES.
No
Si
INICIO
Elabora en el mes de octubre el calendario de vacaciones para el próximo año
Elabora programa de vacaciones de
cada uno de los empleados y las
envía a las áreas respectivas.
Recibe, analiza y autoriza de cada
área las fechas establecidas por el
Gerente del área de talento humano,
firmado de conformidad por el
personal, el programa de vacaciones
a los que tiene derecho. Vacaciones
Hay
correcciones
Firma documentación con
la debida autorización del
goce de las vacaciones Recibe notificación de la
negativa e informa al
trabajador.
Pago de nominas al
personal
Aviso de
vacaciones anuales
FIN
Continúa con la actividad
167
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
83 de 104
X
Código:
Hoja:
9.44. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PREMIO DE PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA. RESPONSABLES N° Act. ACTIVIDAD INICIA PROCEDIMIENTO Gerente del área de recursos humanos 1 Revisa los reportes del personal de asistencia y selecciona a todos aquellos empleados que no cuenten con incidencia 2 Valida la información registrada, elabora oficio de solicitud del premio por puntualidad de asistencia del al personal Gerente General 3 Verifica que los datos sean correctos y da visto bueno para su aprobación. 4 En el caso del personal se verifica los reportes de Asistencia con el objeto de detectar posibles anomalías. ¿Procede la aclaración? SI: Continúa en la actividad. NO: Informa al empleado el motivo por el cual no se le asignó premio de puntualidad. 5 Incorpora el premio de puntua lidad, del empleado en el pago siguiente ya sea quincenal o mensual. Gerente del área de recursos humanos 6 Archiva expediente correspondiente TERMINA PROCEDIMIENTO
168
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
84 de 104
X
Código:
Hoja:
9.44.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE PREMIO DE PUNTUALIDAD Y ASISTENCIA.
Si No
INICIO
Revisa los reportes asistencia
del personal y selecciona a todos
aquellos que no cuenten con
incidencias
Valida información registrada,
elabora oficio de solicitud del
premio para el personal
Verifica que los datos sean
correctos y da visto bueno para
su aprobación
Procede
aclaración
Continúa con la
actividad
Informa al empleado por el
cual no se le asigna el premio
de puntualidad y asistencia
Incorpora el premio de puntualidad en el pago siguiente ya sea quincenal y mensual
Archiva expediente correspondiente
FIN
169
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
85 de 104
X
Código:
Hoja:
9.45. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PAGO POR GASTO POR ALUMBRAMIENTO. Responsable N° Act. Actividad INICIA PROCEDIMIENTO Gerente del área de recursos humanos 1 Recibe documento de comprobación de derecho a por alumbramiento: Acta de Nacimiento certificada del infante, datos del infante y fecha de alumbramiento. 2 Recibe, analiza y registra la documentación de comprobación de derecho por alumbramiento. ¿Procede la aclaración? SI: Continúa en la actividad. NO: Solicita al empleado documentos adicionales. 3 Realiza los cálculos de las prestaciones para que se incluya el pago en la fecha que corresponda. 4 Procede a la actualización del expediente del empleado; en su caso, se pone en contacto con él y le solicita las fotografías para elaborar la credencial correspondiente al beneficiario (cónyuge o hijo, según corresponda). 5 Inicia procedimiento de expedición de credenciales. 6 Archiva expediente. TERMINA PROCEDIMIENTO.
170
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
86 de 104
X
Código:
Hoja:
9.45.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE PAGO POR GASTO DE ALUMBRAMIENTO.
No
Si
INICIO
Recibe documento de comprobación de derecho a por alumbramiento
Recibe, analiza y registra la
documentación de compro
bación, de derecho por
alumbramiento.
Acta de nacimiento
y fecha de
alumbramiento
Procede
aclaración
Realiza cálculo de las prestaciones para que se incluyan en la fecha que corresponda.
Solicita proporción de
documentos adicionales
Fotografías del
conyugue o hijos.
Actas de matrimonios
Elabora credencial corres
pondiente, al beneficiario
(conyugue o hijos)
Actualiza expediente del empleado
Inicia procedimiento de expedición de credenciales
FIN
171
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
87 de 104
X
Código:
Hoja:
9.46. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTOS DE OTORGAMIENTO DE PRESTAMOS A
EMPLEADOS
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente del área de recursos humanos 1 Recibe del empleado la
solicitud de préstamo.
Gerente Financiero 2 Verifica la capacidad de
endeudamiento del empleado.
Emite decisión de aprobación
determinando del monto de
crédito a otorgar; o en su
caso la negación del
préstamo
3 El empleado cuenta con
capacidad de endeudamiento,
continúa en la actividad.
El empleado no tiene
capacidad de endeudamiento:
Elabora oficio denegando el
préstamo explicando las
razones de la negativa,
rubrica.
Gerente del área de recursos humanos 4 Recibe oficio negando
préstamo, revisa la docu-
mentación soporte, aprueba
la decisión, firma y entrega
al empleado, solicitando
firme una copia como acuse
de recibo.
172
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
88 de 104
X
Código:
Hoja:
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO
6 Elabora el o los pagarés que
se requieran de acuerdo al
monto y tipo de crédito.
Empleado 7 Entrega el pagare firmado y
devuelve al Gerente de
Recursos Humanos.
Gerente del área de recursos humanos 8 Una vez que el empleado
firmó el o los pagarés, elabora
la solicitud al Gerente
Financiero para la afectación
presupuestal y así realizar el
depósito en la cuenta del
empleado.
9 Da de alta en el sistema el
crédito otorgado al empleado
para su descuento quincenal
o mensual
TERMINA PROCEDIMIENTO
173
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
89 de 104
X
Código:
Hoja:
9.46.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE OTORGAMIENTO DE PRESTAMOS A EMPLEADOS.
No
Si
INICIO
El empleado presenta solicitud de
préstamo.
Se verifica los documentos y
capacidad de endeudamiento del
empleado
Decisión
aprobatoria
El empleado no tiene capacidad
de endeudamiento
Emite oficio denegando el
préstamo explicando las
razones de la negativa El empleado cuenta con
capacidad de endeudamiento
continua con la actividad
Emite oficio de aprobación
Pactan condiciones de pago
Se firma documentación
necesaria para el otorgamiento,
del préstamo
Da de alta en el sistema el
crédito otorgado al empleado
para su descuento quincenal o
mensual.
FIN
174
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
90 de 104
X
Código:
Hoja:
9.47. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REGISTRO DE INCAPACIDAD TEMPORAL Responsable N° Act. Actividad INICIA PROCEDIMIENTO
Empleado 1 Sufre un accidente esta incapacitada. Gerente del área de recursos humanos 2 Recibe certificado de incapacidad temporal, lo analiza y si no tiene objeción lo rubrica y lo remite al Gerente General. 3 En caso de duda, efectúa una investigación de los antecedentes médicos del empleado. Si la incapacidad es generada por la Gerencia de Servicios Médicos, la remite al Gerente General. Gerente General 4 Recibe certificado de incapacidad, verifica, rubrica del Visto Bueno. Gerente del área de recursos humanos 5 Recibe certificado de incapacidad, ingresa en el Sistema, la justificación por el periodo de incapacidad establecido en el certificado, y turna una copia al Gerente General. 6 Al cierre de cada mes: Deberán elaborar estadísticas de las incapacidades otorgadas al personal. TERMINA PROCEDIMIENTO
175
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AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
91 de 104
X
Código:
Hoja:
9.47.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL REGISTRO DE INCAPACIDAD TEMPORAL.
No
Si
INICIO
El empleado sufre un
accidente de trabajo está
incapacitado
Está
incapacitado
Notifica a su jefe
inmediato
Efectúa una investigación de
los antecedentes médicos de
los empleados Recibe certificado de la
incapacidad verifica, rubri
ca, y da visto bueno
Ingresa en el sistema la
justificación por el periodo de
incapacidad temporal
establecido en el certificado,
turna al gerente general,
Al cierre de cada mes
deberá elaborar estadísticas
de la incapacidad otorgadas
al personal
FIN
176
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
92 de 104
X
Código:
Hoja:
9.48. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO REGISTRO DE INCAPACIDAD PERMANENTE.
Responsable N° Act. Actividad INICIA PROCEDIMIENTO Empleado 1 Determina el accidente del empleado y determina la gravedad del caso. Gerente del área de recursos humanos 2 envía de inmediato al accidentado a un centro de asistencia medico para que reciba la atención correspondiente Gerente General 3 Remite el formato de accidente de trabajo al Depart del riego de trabajo ante de los diez días. 4 recibe le formato de accidente de trabajo, verifica que este tramitado por el departamento del Riego de Trabajo para su archivo y registra en la hoja de vida del empleado. 5 Recibe copia del certificado de incapacidad, proceso movimiento de baja del sistema y se solicita los documentos respectivos para la elaboración del acta de finiquito e inicia el Procedimiento de pago. TERMINA PROCEDIMIENTO
177
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
93 de 104
X
Código:
Hoja:
9.48.1. DIAGRAMA DE FLUJO POR REGISTRO DE INCAPACIDAD PERMANENTE.
INICIO
Determina el accidente del empleado
y determina la gravedad del caso
Envía de inmediato al accidentado a un
centro de salud para que reciba la
asistencia médica correspondiente.
Remite documento del informe de
accidente al Departamento del Riesgo
de Trabajo ante de los diez día
Recibe formato de accidente de trabajo, verifica que este tramitado por el Detp, del Riesgo de trabajo para su archivo y la registra en su hoja de vida del empleado
Recibe copia del certificado de incapacidad, proceso movimiento de baja del sistema y se solicita los documentos respectivos para la elaboración del acta de finiquito e inicia el Procedimiento de pago de la indemnización
FIN
178
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
94 de 104
X
Código:
Hoja:
9.49. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE BAJAS DEL PERSONAL ANTE EL IESS
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente General 1 Recibe a través del Gerente
del área de talento Humano
notificación de la baja de
algún empleado indicando:
Nombre, expediente y fecha.
o bien a través del Sistema
los movimientos de la
nómina.
Gerente del área de recursos humanos 2 Notifica la baja de personal
ante el IESS, el mismo día
que causa baja el personal a
través de los diferentes
medios ya sean por motivos
de renuncia, muerte,
incapacidad física, liquida
ción, por restructuración o
convenios.
3 Verifica la aceptación de la
baja del IESS.
4 Imprime documento y archiva
el expediente
TERMINA PROCEDIMIENTO
179
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
95 de 104
X
Código:
Hoja:
9.49.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE BAJAS DEL PERSONAL ANTE EL I.E.S.S.
Incorrecto
Correctos
Recibe a través del Gerente General
notificación de la baja de personal
indicando:
INICIO
Revisión de
documentos
Nombre,
expediente, fecha
Notifica a la
Gerencia General
Verifica la aceptación de documentos.
Imprime documento
archiva expediente
Renuncia, muerte, incapacidad
física, liquidación por
restructuración, o convenios
Da de baja ante el IESS.
FIN
180
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
96 de 104
X
Código:
Hoja:
9.50. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PAGO DE APORTACIONES AL IESS.
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO
Gerente del área de recursos humanos 1 Imprime mensualmente las
planillas que determinan las
cuotas patronales en sistema
del IESS.
2 Si existe novedades revisa
planillas generadas y el
motivo y si no revisa las
planillas y saca dos copias.
3 Envía al Gerente Financiero
para que tramite el pago al
IESS.
Gerente Financiero 4 Acude a realizar el pago en
la entidad receptora autoriza.
TERMINA PROCEDIMIENTO
181
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
97 de 104
X
Código:
Hoja:
9.50.1. DIAGRAMA DE FLUJO DE PAGO DE APORTACIONES AL IESS.
Si
No
INICIO
Imprime mensualmente las planillas que determinan mensualmente las cuotas patronales en el sistema del IESS.
Existen novedades Revisa planillas generadas y el motivo
Revisa las planillas y saca dos copias Planillas.
Envía al Gerente Financiero para el pago al IESS
Acude a realizar el pago en las entidades receptoras autorizadas
FIN
182
9.51. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO MOVIMIENTO AFILIATORIO AL IESS. Responsable N°Act. Actividad INICIA PROCEDIMIENTO. Gerente del área de recursos humanos 1 Realiza la afiliación el mismo día a través de los diferentes medios que designe el IESS. capturando los siguientes datos: Registro patronal. Cedula del empleado Fecha de Ingreso Salario. Dirección. Continúa en la actividad. 2 Envía al expediente del personal la constancia de la afiliación realizada. 3 Actualiza el Sistema con la finalidad de realizar las aportaciones correspondientes. TERMINA PROCEDIMIENTO
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Área:
Departamento:
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Procedimiento
PRR.HH. 001
98 de 104
X
Código:
Hoja:
183
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Procedimiento
PRR.HH. 001
99 de 104
X
Código:
Hoja:
9.51.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL MOVIMIENTO AFILIATORIO AL I.E.S.S.
INICIO
Realiza la afiliación del personal
en el mismo día que ingresa el
empleado.
A través de los diferente medios
que designe el IESS
DATOS
Sistema del IESS. Registro de Empleadores. Cedula del empleador. Clave. Fecha de ingreso. Cedula del empleado. Fecha de ingreso. Código sectorial. Valor. Aceptar Domicilio.
Envía al expediente del personal la
constancia de afiliación realizada
Continúa con la actividad
Actualiza el sistema con la
finalidad de realizar las
aportaciones correspondientes,
FIN
184
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Departamento:
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Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
100 de 104
X
Código:
Hoja:
9.52. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL
PERSONAL.
Responsable N° Act. Actividad
INICIA PROCEDIMIENTO.
Gerente del área de recursos humanos 1. Diseña el formato de
evolución por cada
categoría de conformidad
con el convenio laboral (con
nombre, cargo, fecha de
ingreso y oficina) que han
cumplido el período de
prueba establecido, y/o año
de servicio.
Gerente Operacional 2. Recibe oficio del personal a
evaluar.
Gerente General 3. Turna al departamento de
capacitación para que
capaciten a los jefes de las
unidades administrativas,
sobre el sistema de
evaluación en la que indiquen
las fechas para la aplicación
de la evaluación.
Gerente Financiero 4. Recibe oficios, le anexa
los formularios, registra en
control y envía al
departamento de Gerente
del área de talento humano y
para su distribución y
realizar el proceso de
evaluación de desempeño de
los empleados.
185
Gerente Operacional 5. Recibe copia de los oficios
y entrega al personal para
fines de seguimiento.
Gerente del área de recursos humanos 6. Da seguimiento hasta
recibe oficios, con los
formularios anexos.
Gerente Operacional 7. Recibe las evaluaciones,
analiza y tabula y obtiene
resultados y entrega al
Gerente del área de talento
humano
Gerente del área de recursos humanos. 8. Informa los resultados de
las evaluaciones al
Gerente General; con la
aprobación o negación y
entrega para el trámite.
9 Instruye para la confección
de las comunicaciones de
envío de los resultados de
las evaluaciones al
Gerente Operacional.
10 Hace cartas en
original y 2 copias y
gestionan las firmas.
11 Recibe las comunicaciones
con acuse de recibo y
entrega al Gerente
Operacional.
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
101 de 104
X
Código:
Hoja:
186
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
P RR.HH. 001
102 de 104
X
Código:
Hoja:
12 Autoriza “Registro de
Personal” archiva
comunicaciones y
formularios de
evaluación
en los expedientes
correspondientes
13 Da seguimiento a las
ejecutorias
establecidas en
las políticas de
acuerdo con
resultados de las
evaluaciones
14 Si el empleado califica
para elegible de
promoción, anota en
Registro de
Elegibles interno
15 Autoriza “Registro de
Personal” archiva
comunicaciones y
formularios de
evaluación en los
expedientes
correspondientes.
187
}
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Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
103 de 104
X
Código:
Hoja:
16 Da seguimiento a las
ejecutorias
establecidas en
las políticas de
acuerdo con los
resultados de las
evaluaciones.
17 Si el empleado califica
para elegible de
promoción, anota en
Registro de Internos.
TERMINA PROCESO
188
38.2.1.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL AREA DE RECURSOS HUMANOS DE AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA. LTDA.
Área:
Departamento:
Administración
Recursos
Humanos
Políticas
Procedimiento
PRR.HH. 001
104 de 104
X
Código:
Hoja:
9.52.1. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE EVALUACION DEL PERSONAL.
INICIO
Diseña el formato de evaluación para el personal por categoría de conformidad con el convenio laboral y que han cumplido el periodo
de prueba establecido y/o año de servicio. Nombre, cargo, fecha
de ingreso y oficina
Recibe oficio del personal a evaluar
Turna al departamento de capacitación para que capaciten a los jefes de las unidades administrativas sobre el sistema de evaluación para su aplicación
Fecha de candelario
Ejecución del Proceso de Evaluación
Recibe copia de los oficios y da para dar
seguimiento a los oficios del personal
Recibe evaluaciones, analiza, tabula y
obtiene resultados.
Evaluación del personal.
Aprueba
Archiva Evaluaciones en el expediente del personal, firma y entrega una copia al interesado
Elabora Oficio para la elaboración de un plan de mejoramiento para eliminar deficiencias
FIN
189
X. CONCLUSIONES.
• AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA, forma parte
fundamental de la vida de la sociedad, pues además, proveernos de
oportunidades de trabajo, remunera nuestro desempeño, para nuestro bienestar y
la de nuestra familia. En éste sentido, uno de los aspectos más importantes de la
vida organizacional es el desempeño de las personas en el área de recursos
humanos, permitiéndonos que tanto el personal administrativo como el personal
operativo, logremos nuestros objetivos y metas. Por lo tanto, ante los nuevos
retos que plantea la Empresas, éstas debe orientarse fundamentalmente a la
comprensión del comportamiento humano en su entorno de trabajo.
• La Empresa AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA, no
existe un Manual de Procedimiento del área de recursos humanos.
• La Gerencia de AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA,
considera importante la adquisición de este Manual de Procedimiento ya que es de
gran beneficio para el desarrollo de sus actividades.
• La Empresa AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA, no lleva
un adecuado control de desempeño de quienes laboran en la misma.
• La Empresa AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA,
comunicara a los colaboradores la forma de cómo llevar su trabajo con eficiencia y
responsabilidad.
• Se desarrollo un diagrama completo sobre la evaluación de desempeño del
personal que labora en el área de recursos humanos de la Empresa AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA.
190
XI. RECOMENDACIONES.
• El departamento de recursos humanos de la Empresa AMERICAN SEGURIDAD
PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA, debe ser muy claro y específico en sus
objetivos, pues de éste departamento depende el buen funcionamiento del
desempeño de los empleados en la organización.
• Una vez terminado el proyecto de investigación, los Directivos de AMERICAN
SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA, deben acoger el Manual de
Procedimientos para el desarrollo de sus actividades.
• Una vez acogido el Manual de Procedimientos se deben socializar con todo el
personal existente en la Empresa, para tener un mejor desempeño de las labores.
• Se recomienda a la Empresa AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV
CIA LTDA, la aplicación de los procedimientos y evolución en el área de recursos
humanos para mejorar el desempeño del personal.
• AMERICAN SEGURIDAD PRIVADA AMERIPRIV CIA LTDA, proporcionara los
procedimientos y técnicas adecuadas al personal operativo para la optimización
del recurso humano.
• Los diagramas desarrollados en la presente investigación, deberán ser acogido
por el personal que labora en el área de recursos humanos, orientando su
accionar a una contante mejora en la calidad de los servicios en la institución.
191
XII. BIBLIOGRAFIA
• Concierto de actividades preventivas con un servicio de prevención ajeno
Osalan, 2003 Manual de auditor de prevención de riesgos laborales
Osalan, 2001 Legislación sobre Seguridad y Salud en el Trabajo Disposiciones
Generales Osalan, 2001
• Legislación sobre Seguridad y Salud en el Trabajo: disposiciones específicas
Osalan, 2001
• Manual de Condiciones de Seguridad y Salud en el Trabajo a bordo de los Buques
de Pesca Osalan, 2002
• Análisis de riesgos en máquinas y equipos de trabajo
Pakea, 2000
• Criterios para la Aplicación de la Normativa de Prevención de Riesgos Laborales al
Sector de la Construcción Comisión Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo,
2002
• Prevención de Riesgos Laborales La Ley-Actualidad, 1998
• Técnicas de prevención de riesgos laborales: Seguridad e higiene del trabajo José
María Cortés Díaz, 2002
• Auditoría de los sistemas de prevención de riesgos laborales
Andrés González García, 2000
• Choques electricos en baja tension. Riesgos y protecciones
Jose Luis Torres Gonzalrez, 1999
192
• Sobreintensidades en baja tensión : Riesgos, protecciones y aparamenta
José Luis Torres González, 2001
• Seguridad en el trabajo Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo,
2000
• Manual sobre seguridad de las maquinas. Vol.1 Aenor, 1995
• Manual sobre seguridad de las maquinas. Vol.2 Aenor, 1996
• Manual sobre seguridad de las maquinas. Vol.3 Aenor, 1997
• Manual sobre seguridad de las maquinas. Vol.4 Aenor, 1997
• Manual sobre seguridad de las maquinas vol.: 5 Aenor, 1995
• Seguridad Industrial y salud C. Ray Asfahl, 1999
• Legislacion laboral y de la seguridad social J. Galiana Moreno, 1992
• Manual de seguridad en el trabajo Riccardo Riccardi, 1963
• Prevención: Revista técnica de seguridad y salud laborales, trimestral Asociación
para la Prevención de Accidentes, 2001
193
XIII. ANEXOS.
194
