UNIVERSIDAD TECNOLÓGICArepositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/5527/1/45740... · 2015. 5. 22. · 2.4 Riesgo Laboral ... the company ensure that the parameters of both, the Occupational

I

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA

EQUINOCCIAL

PORTADA

FACULTAD CIENCIAS DE LA INGENIERÍA

CARRERA INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE PROCESOS

“DISEÑO DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN AMBIENTAL,

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, BASADO EN LAS NORMAS:

ISO14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 EN LA EMPRESA DE SERVICIOS

LOGÍSTICOS SCALE LOGISTICS DE QUITO EN EL 2010”

Tesis previa la obtención del Título de Ingeniero Industrial y de Procesos

AUTOR:

GIOVANNA GABRIELA VACA ALDAS

DIRECTOR:

ING. Luis Hidalgo

Quito – Ecuador

2010-10-20

II

DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD

Yo Giovanna Gabriela Vaca Aldas con C.I. 180352453-5 declaro que el presente trabajo

es de mi exclusiva autoría y que todos los datos obtenidos en este estudio son reales y

verificables en la empresa SCALELOGISTICS Cía. Ltda.

III

CERTIFICADO DE DIRECCIÓN DE TESIS

Quito DM, 23 de junio de 2009

Ingeniero

JORGE VITERI MBA.- MSc.

Decano Facultad de Ciencias de la Ingeniería

Universidad Tecnológica Equinoccial

Presente

Por medio de la presente me permito informar que la tesis titulada “DISEÑO DE UN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN AMBIENTAL, SEGURIDAD Y SALUD

OCUPACIONAL, BASADO EN LAS NORMAS: ISO14001:2004 Y OHSAS

18001:2007 EN LA EMPRESA DE SERVICIOS LOGÍSTICOS “SCALE

LOGISTICS” DE QUITO EN EL 2010”, desarrollada por la Señorita Giovanna

Gabriela Vaca Aldas previa a la obtención del título de Ingeniera Industrial y de

Procesos ha sido concluida bajo mi dirección y tutoría, por lo que solicito se dé el

trámite subsiguiente.

Particular que comunico para los fines pertinentes

Atentamente

Ing. Luis Hidalgo

Director de Tesis

IV

CERTIFICADO DE LA EMPRESA

V

DEDICATORIA

El presente proyecto de tesis está dedicado a la persona que ha sido mi guía, mi soporte

mi inspiración en cada paso de mi vida, quien con su sacrificio se ha convertido en un

ejemplo de vida, lucha y tenacidad, mi Padre.

VI

AGRADECIMIENTOS

En primer lugar agradezco a Dios por ser quien me ilumina cada día de mi vida, y por

cada una de sus bendiciones las cuales me han permitido cumplir cada una de mis

metas.

A mi padre que con su esfuerzo y sacrificio hoy puedo culminar una etapa más de mi

vida.

A mi madre por sus consejos, que me ayudan a ser cada día mejor ser humano.

A mis hermanos por ser la fuente de inspiración de mi superación diaria.

A la Universidad Tecnológica Equinoccial por formarme con una profesional integra,

comprometida con el desarrollo de la sociedad.

A mi decano, Ing. Jorge Viteri, quien supo transmitir toda sus experiencia y

conocimientos para formar profesionales con valores y capaces de desarrollarse en

cualquier ámbito profesional.

A mi director de tesis, Ing. Luis Hidalgo, quien ha sido una guía fundamental e

incondicional en el desarrollo del presente proyecto de tesis, pues con sus

conocimientos supo encaminarme de la mejor manera.

A la Empresa “SCALE LOGISTICS” por proporcionarme toda la información

necesaria para el desarrollo del presente proyecto de tesis.

VII

ÍNDICE GENERAL

PORTADA ........................................................................................................................ I

DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD ................................................................. II

CERTIFICADO DE DIRECCIÓN DE TESIS .............................................................. III

CERTIFICADO DE LA EMPRESA ............................................................................. IV

DEDICATORIA .............................................................................................................. V

AGRADECIMIENTOS ................................................................................................. VI

ÍNDICE GENERAL...................................................................................................... VII

ÍNDICE DE TABLAS ................................................................................................... XI

ÍNDICE DE GRÁFICOS .............................................................................................. XII

RESUMEN .................................................................................................................. XIII

SUMMARY ................................................................................................................. XIV

VIII

CAPÍTULO I ................................................................................................................... 1

1.1. Introducción ............................................................................................................. 1

1.2. Objetivos .................................................................................................................. 1

1.2.1. Objetivo General ............................................................................................. 2

1.2.2. Objetivos Específicos ..................................................................................... 2

1.3. Justificación ............................................................................................................. 2

1.4. Hipótesis o Idea a defender...................................................................................... 3

1.5. Metodología ............................................................................................................. 4

1.5.1. Métodos de investigación ............................................................................... 4

1.6. Metodología propia .................................................................................................. 7

CAPÍTULO II ................................................................................................................. 9

2. ANTECEDENTES HISTÓRICOS SALUD Y SEGURIDAD

OCUPACIONAL ................................................................................................... 9

2.1 Gestión de la Salud y Seguridad Ocupacional ....................................................... 10

2.2 Importancia de un Sistema Gestión de Salud y Seguridad ocupacional ................ 11

2.3 Objetivos de un Sistema de Salud y Seguridad Ocupacional ................................ 12

2.4 Riesgo Laboral ....................................................................................................... 13

2.4.1 Evaluación de Riesgos Laborales ................................................................. 13

2.5 Metodología para la Evaluación de los Riesgos Laborales ................................... 14

2.5.1 Método de William Fine ............................................................................... 14

2.5.2 Método de HAZOP ....................................................................................... 18

2.5.3 Antecedentes OHSAS 18001 ........................................................................ 24

2.5.4 Proceso de Implementación del Sistema de Gestión OHSAS 18001 ........... 27

2.6 Medio Ambiente Antecedentes históricos ............................................................. 31

2.6.1 Gestión Ambiental .......................................................................................... 32

2.6.2. Aspecto Ambiental ....................................................................................... 35

2.6.3 Impacto Ambiental ....................................................................................... 36

2.6.4. Matriz de Leopold ......................................................................................... 38

2.6.5. Metodología de Mc Harg .............................................................................. 40

2.6.6. Antecedentes de la norma 14001 .................................................................. 43

2.6.7. Proceso de Implementación del Sistema de Gestión Ambiental ISO 1400 .. 47

IX

2.7. Sistema Integrado Antecedentes ............................................................................ 49

2.7.1. Ventajas de la Integración de Sistemas de Gestión ...................................... 51

2.7.2. Desventajas de la Integración de los Sistemas de Gestión ........................... 51

CAPÍTULO III .............................................................................................................. 56

3. SCALE LOGISTICS CÍA. LTDA. .................................................................... 56

3.1. Antecedentes Históricos de la Empresa ................................................................. 56

3.2. Situación Actual de la Empresa ............................................................................. 57

3.3. Misión .................................................................................................................... 58

3.4. Visión ..................................................................................................................... 58

3.5. Ubicación de la Empresa ....................................................................................... 58

3.6. Organigrama Estructural de la Empresa ................................................................ 59

3.7. Infraestructura de la Empresa ................................................................................ 60

3.8. Recurso y Equipos de la Empresa ......................................................................... 61

3.9. Servicios de la Empresa ......................................................................................... 61

3.10. Proveedores............................................................................................................ 62

3.11. Clientes .................................................................................................................. 62

3.12. Procesos ................................................................................................................. 63

3.13. Diagnostico de la situación actual de la Seguridad, Salud y Gestión Ambiental de

la Empresa (matriz de riesgos) .............................................................................. 64

3.14. Identificación y evaluación de los riesgos laborales por proceso operativo de la

Empresa “SCALE LOGISTICS” ........................................................................... 67

3.15. Identificación y evaluación de los impactos ambientales por proceso operativo en

la Empresa “SCALE LOGISTICS” ....................................................................... 68

CAPÍTULO IV .............................................................................................................. 69

4. PROPUESTA DE UN SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ................... 69

5. PRESUPUESTO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .............................. 253

5.1. RUBROS ............................................................................................................. 253

5.2. PRESUPUESTO PARA EL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO ............. 254

5.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES .............................................................. 255

X

CAPITULO V .............................................................................................................. 256

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................. 256

5.1. CONCLUSIONES ............................................................................................... 256

5.2. RECOMENDACIONES ..................................................................................... 258

ANEXO 1 ..................................................................................................................... 262

ANEXO 2 ..................................................................................................................... 281

XI

ÍNDICE DE TABLAS

Tabla Nº 1 Evaluación de Riesgos de FINE .................................................................. 15







Tabla Nº 8 Esquema de Palabras Guía ........................................................................... 21

Tabla Nº 9 Tabla HAZOP .............................................................................................. 22

Tabla Nº 10 Tabla HAZOP ............................................................................................ 23

Tabla Nº 11 Correspondencia de las Normas OHSAS 18001, ISO 14001 ..................... 53

Tabla Nº 12 Relación Documental de las Normas ISO 14001:2004 y OHSAS

18001:2007 ................................................................................................ 55

Tabla Nº 13 Matriz de Problemas de Salud, Seguridad Ocupacional, Ambientales ...... 64

Tabla Nº 14 Matriz de Riesgos Laborales de la Empresa “SCALE LOGISTICS” ....... 67

Tabla Nº 15 Matriz de Impactos Ambientales la Empresa “SCALE LOGISTICS” ...... 68

Tabla Nº 16 Presupuesto para el Sistema de Gestión Integrado .................................. 254

Tabla Nº 17 Cronograma de Actividades ..................................................................... 255

XII

ÍNDICE DE GRÁFICOS

Gráfico Nº 1 Elementos del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Laboral según la

Norma OHSAS 18001 .................................................................................................... 13

Gráfico Nº 2 Ciclo de Shewhart ...................................................................................... 27

Gráfico Nº 3 Impactos Ambientales de un Producto durante su Ciclo de Vida.............. 37

Gráfico Nº 4 Análisis de Entradas y Salidas de Una Organización ................................ 37

Gráfico Nº 5 Ciclo de Shewhart ...................................................................................... 47

Gráfico Nº 6 Organigrama (Nomina Propia) .................................................................. 59

Gráfico Nº 7 Organigrama (Principales Operadores) ..................................................... 59

XIII

RESUMEN

La empresa “SCALE LOGISTICS” brinda servicios logísticos dentro y fuera de la

ciudad, entre ellos tenemos los siguientes:

TransporteInterno

Transporte Interprovincial

Distribución

Mudanzas

“SCALE LOGISTICS”es una empresa relativamente nueva y con el fin de expandir sus

actividades y cumpliendo con los estándares establecidos por ser una de las filiales de la

transnacional PANALPINA, ha puesto en marcha el proyecto de implementar un

Sistema de Gestión Integrado basado en las Normas ISO 14001 Y OHSAS 18001, para

garantizar que los parámetros tanto de Seguridad y Salud Ocupacional así como Los

Aspectos e Impactos Ambientales sean identificados, evaluados, controlados y

estandarizados como parte de la mejora continua de la Empresa en cada una de sus

operaciones y servicios, brindando a sus clientes un servicio de calidad garantizando la

integridad física de sus empleados y respetando el medio ambiente.

XIV

SUMMARY

The “SCALE LOGISTICS” company offers logistic services, in the city and outside in

all provinces of Ecuador, examples of these services are explained in the following

lines:

• Domestic Transportation

• Interprovincial Transportation

• Distribution

• Moving

"SCALE LOGISTICS” is a relatively new company, with the goal of expand its

activities to meet the standards set by one of the biggest company in the world like

PANALPINA, because of “SCALE LOGISTICS” is a subsidiary company of it.

In order to accomplish the standards established by “PANALPINA”, "SCALE

LOGISTICS” company has launched the project to implement an Integrated

Management System based on ISO 14001 and OHSAS 18001 normative, by this way

the company ensure that the parameters of both, the Occupational Health and Safety be

accomplished, and also has the goal of identify, assess, control and standardize the

Environmentalaspects and impacts as part of the continuous improvement of the

Company in each of its operations and services, providing to its customers quality

service, guaranteeing the safety of their employees and respecting the environment.

CAPÍTULO I

1

CAPÍTULO I

1.1. Introducción

Toda operación o servicio empresarial está expuesta a sufrir una serie de problemas e

inconvenientes, los cuales generan efectos negativos en la seguridad y la salud de los

trabajadores, y en el medio ambiente, en consecuencia, las empresas deben buscar

alternativas viables que garanticen tanto la seguridad y salud en los operadores como la

protección del medio ambiente, incrementando su vez la productividad en cada una de

sus operaciones.

Esta es la razón primordial del diseño del presente Sistema de Gestión Integrado, el

unificar tanto el área de Salud y Seguridad Ocupacional como el área de Medio

Ambiente, con el fin de establecer parámetros de control y medición que nos garanticen

que las operaciones que se desarrollan en la empresa “SCALE LOGISTICS” cumplan

los lineamientos tanto legales, como los que exigen en las normas internacionales, así

salvaguardamos la integridad física del personal que labora en la empresa y cuidamos el

entorno en donde se desarrollan las actividades de la empresa.

1.2. Objetivos

A continuación se detallan los objetivos que hacen necesario el Diseño de un sistema

integrado de gestión ambiental, seguridad y salud ocupacional, basado en las normas:

ISO14001:2004 y OHSAS 18000 para su aplicación en la empresa de servicios

logísticos “SCALE LOGISTICS”.

2

1.2.1. Objetivo General

Diseñar un sistema integrado de gestión ambiental, seguridad y salud ocupacional,

basado en las normas ISO14001:2004 y OHSAS 18001:2007, para la empresa de

servicios logísticos “SCALE LOGISTICS” del Ecuador, con el fin de cumplir con los

requisitos y parámetros tanto en el ámbito ambiental como en el ámbito de seguridad y

salud ocupacional, exigido tanto por la empresa contratista “PANALPINA ECUADOR

S.A.” como por las leyes locales.

1.2.2. Objetivos Específicos

Realizar una identificación y evaluación de aspectos e impactos ambientales,

con el fin de identificar los factores críticos que reinciden en el impacto

negativo del medio ambiente,

Realizar una identificación y evaluación de los riesgos de seguridad y salud

ocupacional que existen actualmente la empresa “SCALE LOGISTICS”, con

el fin de medir, el grado de seguridad laboral de dicha empresa.

Diseñar un sistema de gestión que cumpla con los requisitos establecidos en

las normativas legales Internacionales.

Elaborar un manual de gestión integrado de ambiente, salud y seguridad

ocupacional.

1.3. Justificación

La empresa para la cual se llevara a cabo el diseño de un sistema de gestión ambiental,

seguridad y salud ocupacional, es una organización destinada a prestar servicios de

transporte y logística terrestre, Por ser una empresa relativamente nueva, debe elaborar

3

la documentación pertinente que corrobore, que la organización está cumpliendo con las

normativas exigidas por la ley, y por la empresa en la cual forma parte como una filial,

cuyo requisito establece que es indispensable que “SCALE LOGISTICS”, cumpla con

los parámetros que garanticen la calidad, así como la protección y atención que se da al

medio ambiente, y la salud y seguridad laboral de los trabajadores de la empresa.

Estas exigencias producen la necesidad de la empresa “SCALE LOGISTICS”, de

diseñar un sistema de gestión ambiental, salud y seguridad ocupacional, ya que las

posibles consecuencias, es que la empresa para la cual “SCALE LOGISTICS” trabaja

prescinda de sus servicios por no cumplir con todas las normativas, exigencias,

documentación y parámetros legales, requisito fundamental para seguir trabajando como

filial de “PANALPINA ECUADOR S.A.”

1.4. Hipótesis o Idea a defender

Si se realiza una identificación y evaluación de los riesgos laborales e impactos

ambientales en la empresa “SCALE LOGISTICS”, se investiga la legislación local

vigente al respecto, y se estudia los fundamentos técnicos de los riesgos e impactos, se

podrá diseñar un sistema de gestión integrado ambiental, salud y seguridad ocupacional,

basado en las normas: ISO14001:2004 y OHSAS 18001:2007, para la empresa de

servicios logísticos “SCALE LOGISTICS”

4

1.5. Metodología

La metodología aplicada en el presente trabajo se presenta a continuación detallando

cada método utilizado y su finalidad dentro de este tipo de estudio.

1.5.1. Métodos de investigación

Para el presente diseño se aplicaron varios métodos, los cuales fueron escogidos de una

gama presentada a continuación:

1.5.1.1. Método Científico

Método formado de procedimientos encaminados a la búsqueda de la verdad, siempre se

basa en un análisis teórico y está constantemente sometido a prueba.

1.5.1.2. Método Analítico

Este método parte de una realidad completa y compleja, indaga en ésta para poder

describirla y desglosarla en partes. Es decir pretende descubrir las causas que

constituyen esa realidad.

1.5.1.3. Método Sintético

Método utilizado para analizar cada una de las partes que componen un hecho global o

un todo, para unificarlas y entenderlo, ahora bien si logramos entender el hecho y

mediante las partes analizadas formamos un nuevo todo entonces logramos tener una

síntesis mucho más valiosa.

5

1.5.1.4. Método Inductivo

Este método se basa en descubrir las afirmaciones o resultados partiendo de sus hechos

iniciales.

1.5.1.5. Método Deductivo

Método que reúne las afirmaciones generales, los sintetiza y los analiza para llegar a

descubrir una verdad establecida.

1.5.1.6. Método de Observación

Método básico que consiste en únicamente recibir información visual de los hechos sin

necesidad de influir en ellos ni en su naturaleza, y mediante esta información encontrar

causas de la existencia de los hechos.

1.5.1.7. Método dialéctico

Estudio enfocado a analizar todos los factores de la realidad y canalizarlos como su

reflejo mental en interacción.

1.5.1.8. Método hipotético deductivo

Método que se encarga de estudiar los conocimientos comprobados para mediante

deducciones encontrar datos de la realidad actual.

6

1.5.1.9. Método de Medición

Partiendo de los datos obtenidos por el método de observación se puede incorporar

términos que definan las propiedades cuantitativas de los hechos para poder entenderlos

de mejor manera.

1.5.1.10. Método histórico-comparado

Método encargado de la recopilación de datos reales indagando en el pasado para

organizarlos, establecer una relación positiva y negativa, y sistematizarlos para el uso

actual.

1.5.1.11. Método de la Experimentación

Tiene como base los métodos de medición y observación, partiendo de estos se

diferencian los fenómenos de los que son similares y de los factores que lo pueden

alterar, por esto es un método que analiza mucho los hechos a ser estudiados.

1.5.1.12. Muestreo

Técnica que generaliza los resultados del estudio de una parte del todo, es decir, como

muchas veces se hace imposible el estudio del universo o “todo” de la investigación la

técnica recoge una parte de este “todo” para analizarla y los resultados los aplica al

universo.

7

1.5.1.13. Entrevista

Técnica para recolectar información principalmente caracterizada por una conversación,

la conversación no es común, es una especie de interrogatorio dirigido a las personas

cuya información sirve para su posterior análisis.

1.5.1.14. Test

Es una técnica que analiza los rasgos de personalidad o conducta de una persona

mediante actividades y preguntas.

1.5.1.15. Técnicas de Subrayado y la lectura

Estas técnicas permiten obtener los datos más importantes contenidos en la revisión

bibliográfica, mediante esta técnica se asimilan mejor los datos científicos en menor

tiempo.

1.5.1.16. Revisión de Internet

Técnica moderna que ayuda a obtener información acerca de casos y situaciones

similares a las que se está investigando, de tal manera que sirvan como una especie de

experiencia para nuestra investigación.

1.6. Metodología propia

Se utilizará el método científico en toda la investigación y en el diseño del sistema de

control de inventarios, pues todo se analizará en base a la situación actual de la empresa

tratando de corregir las falencias de anteriores años, analizando a profundidad los datos

8

para así poder obtener los valores necesarios encaminados a la realidad mediante un

pronóstico en base a datos históricos.

Aplicamos el método sintético para investigar la información de diferentes libros y

sintetizar su contenido llegando a un consenso preciso de información.

El método analítico es parte fundamental del análisis, es aplicado en el momento en que

se diseña el sistema pues se tiene que estudiar cada uno de los ítems y cada punto del

supermercado para desarrollarlo de manera correcta.

Aplicamos también el método de observación para estudiar el estado de la bodega y la

percha del supermercado.

También este estudio aplica el método de medición pues mediante los cálculos del

sistema se determina cuánto debo pedir cada mes, es decir debo pedir más en relación a

la actualidad o menos.

En el inicio del diseño vamos a aplicar el método histórico-comparado para analizar la

demanda histórica, luego de lo cual se iniciará con el prototipo de sistema aplicando el

método experimental.

Todo el estudio se apoya en técnicas de investigación como muestreo, encuesta,

subrayado, lectura, y revisión de Internet

CAPÍTULO II

9

CAPÍTULO II

2. Antecedentes HistóricosSalud y Seguridad Ocupacional

La indiferencia por la salud y seguridad de los trabajadores ha sido una característica de

lassociedades antiguas y modernas hasta tiempos relativamente recientes. Fue solamente

acomienzo de la década de los 40 de este siglo, con el comienzo de la segunda

guerramundial, cuando se comprendió la real importancia de la Salud Ocupacional. El

conflictobélico puso en evidencia la relevancia que adquiriría el estado de salud de la

poblaciónlaboral para poder cumplir adecuadamente con las importantes exigencias que

generó esaguerra. Se inició entonces un período de rápido desarrollo en esta disciplina,

con unacelerado progreso en sus respectivas áreas, proceso que continua sin

interrupciones hastala actualidad.

La actividad laboral más representativa para efectos de resaltar las condiciones de

trabajoen esa época la constituye la minería. En Egipto y Grecia existieron

importantesyacimientos de oro, plata y plomo; sin embargo no se implementaron

medidas de seguridady/o higiene, fundamentalmente porque los que desempeñaban ese

tipo de trabajo eran esclavos opresidiarios; el trabajo adquirirá entonces una

connotación correccional. Existía ademásabundante mano de obra para reemplazar a los

trabajadores que fallecían o quedabanincapacitados producto de accidentes o

enfermedades laborales, por las condiciones y el entorno de aquel entonces no se ponía

el cuidado necesario a las necesidades de seguridad e higiene laborales los trabajadores

de aquel entonces.

10

En 1997, entes de certificación y organismos estatales relacionados con la

normalización, liderados por la British StandardsInstitution (BSI) crearon el consorcio

internacional “Proyecto OHSAS (OccupationalHealth and Safety Assessment Series)”

que produjo, con éxito y repercusión muy positiva en el mundo, la Norma OHSAS

18001:1999, que es la más reconocida en el mundo y que entre sus virtudes figura su

desaparición al momento que ISO publique una norma internacional equivalente.

Las normas OHSAS 18000 son una serie de estándares voluntarios internacionales

relacionados con la gestión de seguridad y salud ocupacional, toman como base para su

elaboración las normas 8800 de la British Estándar BSI. Participaron en su desarrollo

las principales organizaciones certificadas del mundo, abarcando más de 15 países de

Europa, Asia y América. OHSAS 18000 es un sistema que entrega requisitos para

implementar un sistema de gestión de salud y seguridad ocupacional, habilitando a una

empresa para formular una política y objetivos específicos asociados al tema,

considerando requisitos legales e información sobre riesgos inherentes a su

actividad.Estas normas son aplicables a riesgos de SSO y riesgos relacionados con la

gestión de la empresa que puedan causar algún impacto en su operación y sean

controlables.

2.1 Gestión de la Salud y Seguridad Ocupacional

Una forma segura de gestionar con éxito una organización o una actividad consiste en

conseguir el involucramiento de las personas en ese compromiso. Más que procesos de

"Reingeniería" deberíamos hablar y pensar en la "rehumanización" de las empresas y

organizaciones.

11

Este sistema de gestión lo que busca desarrollar una metodología, capaz de satisfacer

primero, al cliente interno de la organización, mucho más cercano y determinante que el

remoto que recibe nuestros productos y servicios, así pues, estudian y evalúan

la satisfacción de los operarios sus condiciones de trabajo y, de entre ellas en primer

término, su seguridad y su salud.

En la seguridad y salud ocupacional se ha venido trabajando con riesgos o factores de

riesgos que originan un efecto negativo, principalmente, sobre la salud de las personas;

ahora se debe realizar un enfoque de aspectos del ambiente laboral, que van a generar

un impacto de salud o riesgo para la salud.

Los sistemas de gestión de seguridad y salud ocupacional, constituyen, por tanto, la

herramienta ideal para la implantación de las actividades preventivas en las

organizaciones, dotando a las mismas de unos medios para la gestión de los aspectos de

seguridad y salud laboral, de una forma estructurada. Existen en la actualidad diferentes

documentos de referencia para la implantación de estos sistemas de gestión de la

prevención.

2.2 Importancia de un Sistema Gestión de Salud y Seguridad ocupacional

1. Ayuda a cumplir tanto la legislación vigente como cualquier norma a la cual la

empresa desee adoptar (códigos de buenas prácticas, las normas internas de la

empresa) con facilidad

2. Ayuda a reducir costos al administrar la seguridad y salud ocupacional (SSO)

como sistema.

12

3. Evitar la ventaja comparativa que podrían suponer menores costos de

producción en base a un nivel inferior en las condiciones de trabajo de las

empresas.

4. El incremento de la conciencia de los inversores, ya que estos incluyen en su

planificación la importancia, de que la seguridad y el medio ambiente, deben

mantenerse y cuidarse.

5. La concienciación de los principales actores, como organismos del Estado,

empresarios y clientes.

6. Las técnicas modernas de gestión, que están volviendo a considerar a la SSO

como un factor de producción.

7. Considerar a la SSO como un elemento de marketing. La implantación de un

buen sistema mejora la imagen de la empresa.

2.3 Objetivos de un Sistema de Salud y Seguridad Ocupacional

1. Comprender y mejorar las actividades y resultados de la prevención de riesgos

laborales.

2. Establecer una política de prevención de riesgos laborales que se desarrollaron

en objetivos y metas de actuación.

3. Implantar la estructura necesaria para desarrollar la política y objetivos.

4. Compromiso de cumplimiento de la legislación y otros requisitos que la

organización suscriba.

5. Compromiso de mejora continua que será reflejado en objetivos y metas.

13

Gráfico Nº 1Elementos del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Laboral

según la Norma OHSAS 18001

Fuente: Norma OHSAS 18001

Elaborado por: Gabriela Vaca

2.4 Riesgo Laboral

Es la probabilidad de daño, enfermedad o muerte bajo circunstancias específicas dentro

del ambiente laboral. Puede expresarse en términos cuantitativos deprobabilidad. En

muchos casos el riesgo sólo puede describirse cualitativamente como alto, bajo o

insignificante.

2.4.1 Evaluación de Riesgos Laborales

La evaluación de los riesgos laborales es el proceso dirigido a estimar la magnitud de

aquellos riesgos que no hayan podido evitarse, obteniendo la información necesaria para

que el empresario esté en condiciones de tomar una decisión apropiada sobre la

14

necesidad de adoptar medidas preventivas y, en tal caso, sobre el tipo de medidas que

deben adoptarse.

2.5 Metodología para la Evaluación de los Riesgos Laborales

Aunque las metodologías de las distintas organizaciones se basan en criterios

cuantitativos de manera general, si existen diferencias en cuanto al alcance de estas.

2.5.1 Método de William Fine

El procedimiento de W. Fine, está previsto para elcontrol de los riesgos, los conceptos

empleados son:

1. Consecuencias. Se definen como el daño, debidoal riesgo que se considera más

grave posible,incluyendo desgracias personales y daños a lapropiedad.

2. Exposición. Es la frecuencia con que se presentala situación de riesgo. Siendo

tal, que el primeracontecimiento indeseado iniciará la secuencia delaccidente.

3. Probabilidad. La posibilidad que, una vez presentada la situación de riesgo, se

origine el accidente.

Habrá que tener en cuenta la secuencia completade acontecimientos que desencadenan

elaccidente.

Para el desarrollo del método, se utiliza unos cuadrosde cuantificación, los cuales

resultan luego deuna serie de pruebas; hechas por el autor.

Estas permiten, en primer lugar, hallar un valor deriesgo, para en seguida calcular la

justificación o node la inversión propuesta.

15

Tabla Nº 1Evaluación de Riesgos de FINE

CONSECUENCIAS C

CATASTROFE, numerosas muertes, daños por encima de 150,000,000 de Pts. 100

VARIAS MUERTES, daños desde 75,000,000 a150,000,000 Pts. 50

MUERTE, daños desde 15,000,000 a75,000,000 Pts. 25

LESIONES GRAVES, invalidez permanente o daños de 1,500,000

a15,000,000 Pts. 15

LESIONES CON BAJA, daños desde 150,000 a1,500,000 Pts. 5

LESIONES SIN BAJA, daños de hasta 150,000 Pts. 1

Fuente: Fine, W. 2001. Método de William T. Fine



EXPOSICIÓN E

CONTINUAMENTE, muchas veces al día 10

FRECUENTEMENTE, aproximadamente una vez al día 6

OCASIONALMENTE, de una vez a la semana, a una vez al mes 3

IRREGULARMENTE, de una vez al mes, a una vez al año 2

RARAMENTE, cada bastantes años 1

REMOTAMENTE, no se sabe que haya ocurrido, pero no se descarta 0,5



16


PROBABILIDAD P

Es el resultado más probable y esperado 10

Es completamente posible, no será nada extraño 6

Sería una secuencia o coincidencia rara pero posible, ha ocurrido 3

Coincidencia muy rara, pero se sabe que ha ocurrido 1

Coincidencia extremadamente remota pero concebible 0,5

Coincidencia prácticamente imposible, jamás ha ocurrido 0,1




MAGNITUD DEL

RIESGO ®

CLASIFICACION DEL

RIESGO

ACTUACIÓN FRENTE AL

RIESGO

Mayor de 400

Riesgo muy alto (grave e

inminente)

Detención inmediata de la actividad

peligrosa

Entre 200 y 400 Riesgo alto Corrección inmediata

Entre 70 y 200 Riesgo notable Corrección necesaria urgente

Entre 20 y 70 Riesgo moderado

No es emergencia pero debe

corregirse

Menos de 20 Riesgo aceptable Puede omitirse la corrección



17


COSTE VALOR

Mas de 7,500,000 Pts. 10

De 3,750,000 a7,500,000 Pts. 6

De 1,500,000,a 3,750,000 Pts. 4

De 150,000 a1,500,000 Pts. 3

De 15,000 a150,000 Pts 2

De 3,750 a15,000 Pts. 1

Menos de 3,750 Pts. 0,5




CORRECCIÓN VALOR

Riesgo eliminado al 10% 1

Riesgo reducido al menos al 75% 2

Riesgo reducido del 50% al 75% 3

Riesgo reducido del 25% al 50% 4

Riesgo reducido menos del 25% 6



18




2.5.2 Método de HAZOP

Es una técnica de identificación de riesgos, basada en la premisa de que los riesgos, los

accidentes o los problemas de operatividad, se producen como consecuencia de una

desviación de las variables de proceso con respecto a los parámetros normales de

operación en un sistema dado y en una etapa determinada.

La técnica consiste en analizar sistemáticamente las causas y las consecuencias de unas

desviaciones de las variables de proceso, planteadas a través de unas “palabras guía”

2.5.2.1 Definición del Área de Estudio de la metodología HAZOP

Consiste en delimitar las áreas a las cuales se aplica la técnica. En una determinada

instalación de proceso, considerada como el área objeto de estudio, se definirán para

mayor comodidad una serie de subsistemas o líneas de proceso que corresponden a

entidades funcionales propias:

Línea de descarga a un depósito

19

Separación de disolventes

Reactores

2.5.2.2 Definición de los Nudos

En cada uno de estos subsistemas o líneas se deberán identificar una serie de nudos, o

puntos claramente localizados en el proceso. Por ejemplo:

Tubería de alimentación de una materia prima a un reactor

Impulsión de una bomba

Depósito de almacenamiento

Cada nudo deberá ser identificado y numerado correlativamente dentro de cada

subsistema y en el sentido del proceso para mejor comprensión y comodidad. La técnica

HAZOP se aplica a cada uno de estos puntos. Cada nudo vendrá caracterizado por

variables de proceso como:

Presión

Temperatura

Caudal

Nivel

Composición

Viscosidad

20

La facilidad de utilización de esta técnica requiere reflejar en esquemas simplificados de

diagramas de flujo todos los subsistemas considerados y su posición exacta.

El documento que actúa como soporte principal del método es el diagrama de flujo de

proceso.

2.5.2.3 Aplicación de las Palabras Guía

Las “Palabras guía”, se utilizan para indicar el concepto que representan a cada uno de

los nudos definidos anteriormente que entran o salen de un elemento determinado.

Se aplican tanto a acciones:

Reacciones

Transferencias, etc.

Como a parámetros específicos:

Presión

Caudal

Temperatura

21

2.5.2.4 Esquema de Palabras Guía

Tabla Nº 8Esquema de Palabras Guía



2.5.2.5 Definición de las Desviaciones a Estudiar

Para cada nudo se plantea de forma sistemática todas las desviaciones que implican la

aplicación de cada palabra guía a una determinada variable o actividad. Para realizar un

análisis exhaustivo, se deben aplicar todas las combinaciones posibles entre palabra guía

y variable de proceso, descartándose durante la sesión las desviaciones que no tengan

sentido para un nudo determinado.

22

Paralelamente a las desviaciones se deben indicar las causas posibles de estas

desviaciones y posteriormente las consecuencias de estas desviaciones.

2.5.2.6 Sesiones Hazop

Las sesiones HAZOP tienen como objetivo la realización sistemática del proceso

descrito anteriormente, analizando las desviaciones en todas las líneas o nudos

seleccionados a partir de las palabras guía aplicadas a determinadas variables o

procesos. Se determinan las posibles causas, las posibles consecuencias, las respuestas

que se proponen, así como las acciones a tomar.

Toda esta información se presenta en forma de tabla sistematizada como la siguiente:

Tabla Nº 9Tabla HAZOP

Fecha: Empresa: Planta: Turno:

HAZOP realizado por:

Nudo

Palabra

Guía

Desviación

de la

variable

Posibles

causas Consecuencias Respuestas Señalización

Acciones

a tomar Comentarios

Fuente:http://www.cepis.ops-oms.org/cursoepi/e/lecturas/mod2/articulo4.pdf


23

Tabla Nº 10Tabla HAZOP

Columna Contenido

Posibles

causas

Describe numerándolas las posibles causas que pueden conducir a la

desviación

Consecuencias

Para cada una de las causas planteadas, se indican con la consiguiente

correspondencia en la numeración las consecuencias asociadas

Respuestas del

Sistema

Los mecanismos de detección de la desviación planteada según causas

o consecuencias. Los automatismos capaces de responder a la

desviación planteada según las causas

Acciones a

tomar

Propuesta preliminar de modificaciones a la instalación en vista de la

gravedad de la consecuencia identificada

Comentarios

Observaciones que complementan algunos de los elementos reflejados

en las columnas anteriores

Fuente: http://www.cepis.ops-oms.org/cursoepi/e/lecturas/mod2/articulo4.pdf


2.5.2.7 Ventajas del Método HAZOP

Es una buena técnica para contrastar distintos puntos de vista de una

instalación

Es una técnica sistemática que puede crear, desde el punto de vista de la

seguridad, hábitos metodológicos útiles.

El coordinador mejora su conocimiento del proceso

24

No requiere prácticamente recursos adicionales, con excepción del

tiempo de dedicación.

2.5.2.8 Inconvenientes del Método HAZOP

Las modificaciones que haya que realizar en una determinada instalación

como consecuencia de un HAZOP, se pueden ver afectadas por criterios

económicos.

Depende mucho de la información disponible, a tal punto que puede

omitirse un riesgo si los datos de partida son erróneos o incompletos.

Al ser una técnica cualitativa, aunque sistemática, no hay una valoración

real de la frecuencia de las causas que producen una determinada

consecuencia.

2.5.3 Antecedentes OHSAS 18001

La serie OHSAS 18000 (OccupationalHealth and Safety Assessment Series) establece

un modelo para la Gestión de la Prevención de los Riesgos Laborales, desarrollado por

un conjunto de entidades de normalización y de certificación internacionales, entre las

que SGS ICS, Organismo Independiente de Certificación del Grupo SGS, ha

participado. La especificación OHSAS 18001, que es la certificable, fue publicada en el

año 1999 por el BSI (British StandardsInstitute).

El fin de esta especificación consiste en proporcionar a las organizaciones un modelo

de sistema proactivo para la gestión de la seguridad y la salud en el lugar de trabajo,

25

que permita, por una parte, identificar y evaluar los riesgos laborales, así como los

requisitos legales y otros requisitos de aplicación, y por otra, definir la estructura

organizativa, las responsabilidades, las funciones, la planificación de las actividades,

los procesos, procedimientos, recursos necesarios, registros, etc., que permitan,

desarrollar, poner en práctica, revisar y mantener una Política (sistema de gestión) de

Seguridad y Salud Laboral.

El tipo de estructura adoptado para esta especificación, basada en el ciclo de

mejoracontinua desarrollado por Shewart y Deming (ciclo PDCA), como herramienta

para mejorar el comportamiento de la organización en materia de prevención con vistas

a mejorar los resultados. Así como la Ley 31/1995 y sus posteriores modificaciones

(Ley 54/2003) y la reglamentación que la desarrolla son de obligado cumplimiento, la

especificación OHSAS 18001 es de carácter voluntario; no obstante, permite asegurar

el cumplimiento de esta legislación, dado que en la propia Ley 54/2003, en su artículo

segundo, se enfatiza la integración de la prevención en los sistemas de gestión de las

empresas.

2.5.3.1.Ventajas de la aplicación de la norma OHSAS 1800

Algunas de las ventajas de la certificación OHSAS 18001 son:

Reducción de pérdidas ocasionadas por accidentes y enfermedades

profesionales.

Mayor control del cumplimiento de los requerimientos legales laborales.

Satisfacción de clientes y empleados.

26

Mayor confianza de accionistas e inversores.

Esta norma OHSAS es aplicable en cualquier organización que desee:

a) Establecer un sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional (SySO), con

el fin de eliminar o minimizar los riesgos para el personal y otras partes

interesadas que pueden estar expuestas a peligros de SySO asociados con sus

actividades

b) Implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema degestión en SySO

c) Asegurarse de su conformidad con la política en SySO establecida

d) Demostrar la conformidad con esta norma OHSAS mediante:

Una auto-evaluación y auto-declaración, o

La búsqueda de confirmación de conformidad por las partes que tienen

interés en la organización, tales como los clientes, o

La búsqueda de confirmación de su auto-declaración por una parte

externa a la organización, o

La búsqueda de la certificación/registro del sistema de gestión en SySO

por una organización externa.

2.5.3.2.Familia de OHSAS 18001

La familia OHSAS 18001 está compuesta de las siguientes normas:

OHSAS 18001:2007 – Requisitos Sistemas de Gestión S&SO

OHSAS 18001:2008 – Guías para implementación de un sistema OHSAS

18001

ILO-OSH:2001 – Directrices para los Sistemas de Gestión de S&SO

27

ISO 19011:2002 – Directrices para la realización de auditorías de Sistemas

de Gestión Ambiental.

2.5.4 Proceso de Implementación del Sistema de Gestión OHSAS 18001

Gráfico Nº 2Ciclo de Shewhart

Fuente: Sistemas Integrado de Gestión Pontificia Universidad Católica de

Perú


Todo Sistema de Gestión debe iniciarse con el compromiso de la dirección de la

empresa, manifestado en una política de prevención de riesgos laborales en la que se

detallan las intenciones y principios de la misma frente a la prevención de riesgos

laborales y establece objetivos globales de seguridad y salud ocupacional.

28

El compromiso asumido por la dirección de la empresa debe incluir la mejora continua

y el cumplimiento de las leyes vigentes y otras obligaciones que la empresa tenga con

su entorno.

2.5.4.1 Política

La planificación de la actividad preventiva se desarrolla en base a una identificación

previa de los peligros y a una evaluación y control de los riesgos en la empresa,

tomando en cuenta los requisitos legales y los objetivos establecidos para el Sistema de

Gestión.

En este sentido, la Norma OHSAS 18000 insta a las organizaciones hacia una continua

identificación de los peligros en el lugar de trabajo, a una evaluación de los riesgos

ocasionados por los peligros que no han podido ser eliminados y al establecimiento de

las medidas de control y actualización necesarias.

Asimismo, las organizaciones están en la obligación de investigar normas y requisitos

legales relacionados con la seguridad y salud ocupacional con el objetivo de saber

cuáles son las obligaciones a las que deben responder y cuáles son las sanciones de no

acatarlas.

Finalmente, las organizaciones deben establecer y mantener documentados objetivos de

mejora en términos de resultados de seguridad y salud ocupacional en cada una de las

funciones y niveles del sistema. Para alcanzar estos objetivos, las organizaciones deben

determinar las diferentes responsabilidades de ejecución, las acciones, medios y

29

recursos necesarios utilizando normalmente programas de gestión de la prevención de

riesgos laborales.

2.5.4.2 Implementación y Operación

En esta etapa se determinan los elementos del Sistema de Gestión teniendo en cuenta la

cultura de la empresa en materia de prevención.

En primer lugar se ha de establecer y documentar la estructura del personal y las

responsabilidades de cada uno de sus integrantes en la gestión, ejecución y verificación

de las actividades que resultan determinantes sobre los riesgos de instalaciones y

procesos de la organización (Ejemplo: integrantes de las brigadas de emergencia,

mandos, encargados, etc.), incluyendo el nombramiento del Representante de la

Dirección en Prevención.

En segundo lugar, deben determinarse las necesidades de formación en materia de

prevención (Evaluaciones de Riesgos) del personal con el objetivo de asegurar su

compromiso con el sistema a través de acciones formativas pertinentes cuya realización

se evidencie en registros adecuados.

En tercer lugar, se debe disponer de procedimientos que aseguren que la información

básica sobre el sistema sea comunicada desde y hacia los empleados y partes

interesadas. Todo esto con el objetivo de lograr que los trabajadores se involucren con

el desarrollo y revisión de una política y procedimientos de Gestión de Riesgos siendo

30

consultados cuando haya cualquier cambio que afecte a la Seguridad y Salud en el lugar

de trabajo.

En cuarto lugar, se deben determinar aquellas operaciones y actividades, en las que es

necesario aplicar medidas de control. Tales son los casos de:

Los Servicios y Subcontrataciones, comunicando los procedimientos y requisitos

relevantes a los proveedores y subcontratistas: coordinación interempresarial.

El diseño de procesos, instalaciones, maquinaria, procedimientos operativos y

organización del trabajo, incluyendo su adaptación a las capacidades humanas lo que

permite eliminar o reducir riesgos desde el inicio.

Por último, deben establecerse y mantenerse planes y procedimientos efectivos y

actualizados frente a posibles incidentes y situaciones de emergencia.

2.5.4.3 Verificación y Acción Correctiva

En esta etapa se establece la sistemática para comprobar y chequear periódicamente que

el sistema implantado es eficaz y que se siguen las prácticas y procedimientos

requeridos. Para ello, existen dos tipos de supervisión:

Tipo de supervisión que consta de inspecciones de seguridad y observaciones, chequeo

de elementos y dispositivos de seguridad, vigilancia de la salud (supervisión

proactiva).Todas estas actividades deben encontrarse debidamente planificadas y

utilizar registros que dejen constancia de su realización.

31

Tipo de supervisión que se realiza luego de producido algún incidente dentro Sistema de

Gestión (supervisión reactiva), el cual debe prever la sistemática para que se tomen

acciones que mitiguen las consecuencias de los mismos y eviten que se produzcan

nuevo.

El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional debe establecer y mantener

un programa de auditorías, las cuales deben ser realizadas por personal competente

(adecuadamente entrenado y formado) e independiente de aquellos que tengan

responsabilidad directa sobre la actividad que deba ser evaluada.

2.5.4.4 Revisiónpor la Dirección

La alta dirección de la organización debe revisar, a intervalos que ella misma determine,

el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional (OHSMS) para asegurar su

continua idoneidad, su adecuación y eficacia; y tomar decisiones pertinentes en materia

de seguridad y salud basándose en información documentada y fiable.

2.6 Medio Ambiente Antecedentes históricos

En los últimos 30 años, la protección de la salud de los humanos y la responsabilidad

ambiental han sido preocupaciones prioritarias para las naciones industrializadas en el

mundo. Es así, como la puesta en marcha de acciones que protejan el medio ambiente,

lejos están de ser un ideal refrendado en el lema de un movimiento verde, como muchos

lo creen. De esta forma, anteriormente ya se relacionaban las primeras acciones en el

ámbito de las Naciones Unidas, Empresarios, Gobiernos, Científicos, en torno al tema

medio ambiental.

32

En este contexto, podemos citar en torno a los esfuerzos gubernamentales, en 1972, la

primera conferencia de las Naciones Unidas (ONU) Sobre el Medio Ambiente Humano

celebrada en Estocolmo, Suecia. Esta conferencia fue la primera iniciativa hacia el

control ambiental global y en ella se establecieron una serie de principios guía para

inspirar y guiar a los pueblos del mundo en la conservación y fortalecimiento del

entorno humano, y la preservación del medio ambiente.

En 1987, la Comisión Mundial para el medio ambiente y del Desarrollo, realizado en

Noruega, presento en su informe "Nuestro Futuro Común", la importancia de la

protección del medio ambiente para el logro del "desarrollo sostenible", concepto que

describiré más adelante.

Finalmente, la más importante conferencia de Las Naciones Unidas sobre el Medio

Ambiente y el Desarrollo, por el número de países participantes, es la realizada en 1992,

en Río de Janeiro, Brasil ("Cumbre para la Tierra"). El concepto central de esta

conferencia fue el "Desarrollo Sustentable", o sea crecimiento económico, equidad

social y preocupación por el medio ambiente.

2.6.1 Gestión Ambiental

Los riesgos ambientales constituyen, hoy por hoy, una nueva preocupación que debe

estar presente en las decisiones de los empresarios y en los programas de imagen

institucional de las empresas. La legislación ambiental se orientara, a sancionar

severamente a las empresas que transgredan los padrones de calidad en sus descargas o

que introduzcan modificaciones indeseadas en el medioambiente. Para la Empresa,

33

entretanto, no se trata de solo absorber las multas que pueden parecer, a primera vista

irrisorias, con valores muchas veces desactualizados. Se trata también de enfrentar los

riesgos, mucho más graves de la prohibición, con el lucro cesante concurrente, así como

la prohibición o inhabilitación definitiva de la instalación. Los riesgos ambientales

constituyen una nueva preocupación que debe estar presente en las decisiones de los

empresarios, en los programas de imagen institucional de las empresas, especialmente

los riesgos de contaminación de comunidades vecinas a los implantes, que pueden

asumir proporciones que exceden las previsiones más pesimistas, nombres antes

prácticamente desconocidos y que se tornaron tristemente famosos en pocas horas,

confirman ese temor: Seveso (Italia), Bhopal ( India ), Chernovyl (Rusia), ExonValdes

(Alaska).

Las organizaciones tienen el reto de enfrentar una serie de desafíos relacionados con los

cambios en los estilos de gestión, la satisfacción de los clientes y asimismo, la

preservación del medio ambiente y el use correcto de los recursos ambientales. De ahí

que la implantación, en las organizaciones, de sistemas de gestión ambiental eficaces,

contribuye a mejorar su competitividad en el marco de la regionalización y

globalización económica actuales.

Para ello, se requiere contar además del compromiso de la dirección de las

organizaciones, con personal cualificado y motivado para montar esquemas de gestión y

desempeño ambientales, que les permita a aquellas, poder acceder a certificaciones y

reconocimientos externos de dichos sistemas.

34

La definición y los términos aquí empleados para describir SGA hacen referencia a los

modelos existentes aplicados por las empresas más avanzadas en el campo

medioambiental, a los estándares emergentes, tomando de ello los aspectos esenciales,

aunque de modelo a modelo los términos pueden asumir sentidos más o menos

diferentes.

Diariamente podemos leer en los medios de comunicación alguna referencia a las

"normas ISO". Estas referencias siempre se relacionan con la calidad de los productos o

los servicios que venden u ofrecen las empresas. Por ello, las empresas que logran

alcanzar la calificación "ISO" lo publicitan como un importante logro empresarial.

2.6.1.1 Objetivos del Sistema de Gestión Ambiental

Identificar y valorar la probabilidad y dimensión de los riesgos puestos a la

empresa de los problemas medioambientales

Valorar que impactos tienen las actividades de la empresa sobre el entorno y

como éstos pueden crear problemas por efecto de los mismos clientes;

Definir los principios base que tendrán que conducir el ajuste de la empresa a

sus responsabilidades medioambientales

Establecer a corto, mediano, largo plazo, objetivos medioambientales,

balanceando costes y beneficios

Valorar los recursos necesarios para conseguir estos objetivos, asignando

para ellos las relativas responsabilidades y estableciendo los recursos

consiguientes

35

Elaborar específicos procedimientos para asegurar que cada empleado trabaja

en su actividad, de modo que contribuye a minimizar o eliminar el eventual

impacto negativo sobre el entorno de la empresa;

Comunicar responsabilidad e instrucciones a los distintos niveles de la

organización y formar a los empleados para una mayor eficiencia;

Medir los performances con referencia a los estándares establecidos y a los

objetivos, y aportar las modificaciones necesarias;

efectuar la comunicación interior y externa de los resultados conseguida con

el objetivo de motivar a todas las personas implicadas hacia mejores

resultados.

2.6.2. Aspecto Ambiental

Se define aspecto ambientalcomo elemento de las actividades, productoso servicios de

una organización que puede interactuar con el medio ambiente.

Por tanto, un aspecto ambiental es aquello que una actividad, producto o serviciogenera

(en cuanto a emisiones, vertidos, residuos, ruido, consumos, etc.) que tieneo puede tener

incidencia sobre el medio ambiente, entendido éste como el medionatural receptor de

los aspectos ambientales, incluyendo dentro de este medio losseres vivos que habitan en

él.

Una manera muy intuitiva de comprender estas definiciones es considerar el espacio,en

el que se realizan las actividades, como una esfera, en la que todo aquelloque entra, a

36

excepción de las materias primas o recursos, y todo aquello que sale,exceptuando los

productos o servicios, debe considerarse como aspecto ambiental

2.6.3 Impacto Ambiental

Es el efecto que produce una determinada acción humana sobre el medio ambiente en

sus distintos aspectos.

La degradación del medio ambiente incide en la competitividad del sector productivo a

través de varias vertientes, entre otras:

Falta de calidad intrínseca a lo largo de la cadena de producción

Mayores costos derivados de la necesidad de incurrir en acciones de

remediación de ambientes contaminados

Efectos sobre la productividad laboral derivados de la calidad del

medioambiente. También afectan la competitividad la inestabilidad del marco

regulatorio en materia ambiental y la poca fiscalización por parte de las

autoridades, lo cual conduce a incertidumbre jurídica y técnica. Esto puede

influir en costos adicionales que deben incurrir las empresas para demostrar

que los productos o servicios son limpios o generados amigablemente con el

medio ambiente.

2.6.3.1 Evaluación del Impacto Ambiental

Evaluación de Impacto Ambiental podemos definirla como un conjunto de técnicas que

buscan como propósito fundamental un manejo de los asuntos humanos de forma que

sea posible un sistema de vida en armonía con la naturaleza.

37

Gráfico Nº 3Impactos Ambientales de un Producto durante su Ciclo de Vida

Fuente: http://www.cnpml.org/html/archivos/GuiasDocumentos/GuiasDocumentos-ID8.pdf


Gráfico Nº 4Análisis de Entradas y Salidas de Una Organización

Fuente: http://www.cnpml.org/html/archivos/GuiasDocumentos/GuiasDocumentos-ID8.pdf


38

2.6.4. Matriz de Leopold

La matriz de Leopold (ML) fue desarrollada en 1971, en respuesta a la Ley de Política

Ambiental de los EE.UU. de 1969. La ML establece un sistema para el análisis de los

diversos impactos. El análisis no produce un resultado cuantitativo, sino más bien un

conjunto de juicios de valor. El principal objetivo es garantizar que los impactos de

diversas acciones sean evaluados y propiamente considerados en la etapa de planeación

del proyecto.

El análisis se realiza con la matriz de Leopold (ML). Esta matriz tiene en el eje

horizontal las acciones que causan impacto ambiental; y en el eje vertical las

condiciones ambientales existentes que puedan verse afectadas por esas acciones. Este

formato provee un examen amplio de las interacciones entre acciones propuestas y

factores ambientales.

No todas las acciones y factores listadas en los Cuadros 1 y 2 se aplican a un proyecto

dado. Además, en algunos casos pueden considerarse otras acciones y factores no

listadas. De acuerdo a Leopold et al. (1971), el número de interacciones de un proyecto

típico varía entre 25 y 50.

La manera más eficaz de utilizar la matriz es identificar las acciones más significativas.

En general, sólo alrededor de una docena de acciones serán significativas. Cada acción

se evalúa en términos de la magnitud del efecto sobre las características y condiciones

medioambientales que figuran en el eje vertical. Se coloca una barra diagonal (/) en

39

cada casilla donde se espera una interacción significativa. La discusión en el texto del

informe deberá indicar si la evaluación es a corto o a largo plazo.

Se evalúan las casillas marcadas más significativas, y se coloca un número entre 1 y 10

en la esquina superior izquierda de cada casilla para indicar la magnitud relativa de los

efectos (1 representa la menor magnitud, y 10 la mayor). Asimismo, se coloca un

número entre 1 y 10 en la esquina inferior derecha para indicar la importancia relativa

de los efectos.

El siguiente paso es evaluar los números que se han colocado en las casillas. Es

conveniente la construcción de una matriz reducida, la cual consiste sólo de las acciones

y factores que han sido identificados como interactuantes. Debe tomarse especial

atención a las casillas con números elevados. El alto o bajo número en cualquier casilla

indica el grado de impacto de las medidas. La asignación de magnitud e importancia se

basa, en la medida de lo posible, en datos reales y no en la preferencia del evaluador.

El sistema de calificación requiere que el evaluador cuantifique su juicio sobre las

probables consecuencias. El esquema permite que un revisor siga sistemáticamente el

razonamiento del evaluador, para asistir en la identificación de puntos de acuerdo y

desacuerdo. La matriz de Leopold constituye un resumen del texto de la evaluación del

impacto ambiental.

La matriz de Leopold es una manera simple de resumir y jerarquizar los impactos

ambientales, y concentrar el esfuerzo en aquéllos que se consideren mayores. La ventaja

40

de la matriz es su recordatorio de toda la gama de acciones, factores, e impactos. En la

medida de lo posible, la asignación de magnitud debe basarse en información de hecho.

Sin embargo, la asignación de importancia puede dejar cierto margen para la opinión

subjetiva del evaluador. Esta separación explícita de hecho y opinión es una ventaja de

la matriz de Leopold.

2.6.5. Metodología de Mc Harg

Se trata de un método específico para la evaluación de carreteras y autopistas, inspirado

en el método de las transparencias de Mc Harg, pero de mayor sofisticación.

Fue puesto a punto en la región de Umbria en Italia, (Galletta y otros, 1985) con el

doble objetivo de evaluar la infraestructura desde el punto de vista ambiental, y

proponer un método de EIA utilizable en futuros EstIA.

En Síntesis, podría decirse que el método pretende valorar la calidad inicial del medio,

la calidad final y hallar la diferencia, deduciendo así el impacto de la infraestructura.

A efectos prácticos, las etapas de trabajo para conseguir esos objetivos son las

siguientes:

Establecimiento de postulados y premisas de base

Elaboración y cálculo

Visualización gráfica del resultado.

41

Las características más destacadas del método se resumen en:

Se consideran 14 factores ambientales que pueden ser afectados por un

proyecto de autopista, los cuales se ponderan en una escala entre O y 100.

Se divide el territorio en unidades homogéneas para establecer la base

espacial de todas las operaciones posteriores.

Se define una escala de calidad ambiental entre 1 y 5 y se asigna un valor de

esa escala a cada factor ambiental considerado para cada una de lasnáreas.

Así se sintetiza, de alguna manera, la información obtenida sobre el medio ambiente y

se culmina la primera fase del método, consistente en la valoración de la calidad inicial

del medio.

Posteriormente, se define una escala que representa la magnitud de los

impactos, pero aquí los impactos son los factores que multiplicados por la

medida de calidad inicial del medio proporcionen la medida de la calidad

final.

Estimados esos impactos, para cada factor ambiental, se aplican a la medida

de calidad inicial y se obtiene la calidad ambiental final. la suma ponderada

de calidad (inicial o final) para todos los factores ambientales, en cada zona,

proporciona la calidad total (inicial o final) para cada zona.

Puede obtenerse la variación de calidad ambiental para cada zona restando

los valores inicial-final. Estos resultados pueden traducirse a mapas

ambientales, tomando como base la malla inicial en que se dividió el

territorio (lasnzonas). Los símbolos del mapa son colores en escala, cada uno

42

de los cuales representa un intervalo de variación de los resultados

obtenidos.

El método descrito puede ser incluido, como ya se ha dicho, entre las denominadas

técnicas gráficas, que tienen su origen en el método de las transparencias de Mcharg

(1968), pero que han ido adquiriendo una mayor sofisticación y complejidad con la

utilización de los computadores. Este tipo de técnicas han sido utilizadas con cierta

profusión en el mundo para la localización de obras lineales.

En el método se introduce también el uso de una matriz causa-efecto, que permite

detectar las relaciones causa-efecto, no solo primarias, sino también secundarias.

La técnica de estudios de casos también puede usarse. El proyecto propuesto puede

compararse con otros similares que se implementaron previamente.

Un caso especial de evaluación comparativa de impactos ambientales potenciales es el

llamado "análisis del peor caso". Esto fue un enfoque analítico resultado de cierto

lenguaje en los Reglamentos EPA, que declara en el párrafo 40 CFR 1502.22 (b)(2)

"(Para los propósitos de esta sección, "razonablemente predecible" incluye impactos que

tienen consecuencias catastróficas aún si su probabilidad es baja, siempre y cuando el

análisis de impactos se apoye en evidencia científica fidedigna, no esté basado en puras

conjeturas y se encuentre dentro de los regímenes de la razón". Este mandato bien

intencionado fue explotado muy rápidamente por ciertos participantes en la EIA cuyas

intenciones eran presentar una acción bajo las peores circunstancias posibles y los

43

escenarios creados para estos casos mostraron cierta tendencia a exceder los "regímenes

de la razón" estipulados. El análisis de peor caso es útil como componente en un

espectro de análisis comparativos que van desde el peor caso hasta el más probable. La

validación es un paso necesario en la creación de modelos predictivos. Su uso en la EIA

sin validación, debe ser una práctica utilizada solamente cuando los modelos válidos no

están disponibles o no son apropiados.

2.6.6. Antecedentes de la norma 14001

Las normas ISO 14000 consisten en una serie de normas y guías internacionales que

tratan sobre la "Gestión Ambiental". En lenguaje llano esto significa que se ocupan de

"que es lo que la empresa hace para minimizar los efectos perjudiciales de sus

actividades sobre medio ambiente".

ISO 14000 se ocupa de la manera en que la empresa desarrolla sus actividades y no se

ocupa, al menos de manera directa, de los resultados de dichas actividades. O sea se

involucra con los procesos y no con los productos de la empresa.

Indudablemente la manera en que la organización gestiona sus procesos afectará el

producto final. En este contexto el Sistema de Gestión Ambiental permitirá asegurar que

se ha hecho todo lo necesario para minimizar el impacto adverso sobre el medio

ambiente al tomar consideración la incidencia sobre los recursos naturales y la

contaminación ambiental durante los procesos productivos y el ciclo de vida del

producto, incluyendo su destino final.

En breve, las normas ISO 14.000 configurarán un sistema que esencialmente privatizará

las regulaciones ambientales, ya que las exigencias ambientales del comercio

44

internacional serán una prioridad aun mayor que el cumplimiento de las regulaciones

legales locales. Como consecuencia de ello, se potenciará el auto control de los

establecimientos industriales en el cuidado del medio ambiente y se valorizará la figura

de la Auditoría Ambiental ya sea interna como externa. En otras palabras, puede

considerarse a las normas ISO 14.000 como un sustituto de los tradicionales programas

de regulación ambiental.

Por ahora, los estándares no reemplazan los objetivos de política ambiental previstos en

las regulaciones nacionales y municipales.

Las normas ISO 14000 son normas voluntarias y genéricas pues la empresa decide

libremente sobre su adopción y se aplican a cualquier organización, grande o pequeña,

cualquiera sea su producto o servicio, en cualquier sector de la actividad, y tanto si se

trata de una empresa privada, como de la administración pública o de un departamento

del gobierno.

La intención de las normas ISO 14000 es:

Proveer un marco para un enfoque global y estratégico de las políticas,

planes y acciones ambientales de la organización.

ISO 14001 puede ser implementada por una amplia gama de organizaciones, cualquiera

sea su nivel actual de desempeño ambiental,

45

Sin embargo requiere un compromiso de cumplimiento con la legislación

y regulaciones ambientales aplicables, junto con un compromiso de

mejora continua.

2.6.6.1.Familias de la Norma ISO 14001

La serie de normas ISO 14000 sobre gestión ambiental incluye las siguientes normas:

De gestión ambiental (SGA): especificaciones y directrices para su

utilización.

ISO 14001:2004 Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con

orientación para su uso.

ISO 14004:2004 Sistemas de gestión ambiental. Directrices generales

sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo.

ISO 14011:2002: Guía para las auditorías de sistemas de gestión de

calidad o ambiental.

ISO 14020 Etiquetado y declaraciones ambientales - Principios

Generales

ISO 14021 Etiquetado y declaraciones ambientales - Auto declaraciones

ISO 14024 Etiquetado y declaraciones ambientales -

ISO/TR 14025 Etiquetado y declaraciones ambientales -

ISO 14031:1999 Gestión ambiental. Evaluación del rendimiento

ambiental. Directrices.

ISO 14032 Gestión ambiental - Ejemplos de evaluación del rendimiento

ambiental (ERA)

46

ISO 14040 Gestión ambiental - Evaluación del ciclo de vida - Marco de

referencia

ISO 14041. Gestión ambiental - Análisis del ciclo de vida. Definición de

la finalidad y el campo y análisis de inventarios.

ISO 14042 Gestión ambiental - Análisis del ciclo de vida. Evaluación del

impacto del ciclo de vida.

ISO 14043 Gestión ambiental - Análisis del ciclo de vida. Interpretación

del ciclo de vida.

ISO/TR 14047 Gestión ambiental - Evaluación del impacto del ciclo de

vida. Ejemplos de aplicación de ISO 14042.

ISO/TS 14048 Gestión ambiental - Evaluación del ciclo de vida. Formato

de documentación de datos.

ISO/TR 14049 Gestión ambiental - Evaluación del ciclo de vida.

Ejemplos de la aplicación de ISO 14041 a la definición de objetivo y

alcance y análisis de inventario.

ISO 14062 Gestión ambiental - Integración de los aspectos ambientales

en el diseño y desarrollo de los productos.

2.6.6.2.Ventajas de la aplicación de la norma 14001

Las ventajas de ISO 14001 para la empresa son:

Reduce el costo de la administración de residuos

Promueve el ahorro en el consumo de energía y materiales

Disminuye los costos de distribución

47

Mejora la imagen corporativa frente a los organismos reguladores, los

clientes y el público en general.

Es marco para la mejora continua del desempeño ambiental de la

organización.

2.6.7. Proceso de Implementación del Sistema de Gestión Ambiental ISO 1400

Gráfico Nº 5Ciclo de Shewhart

Fuente: Sistemas Integrado de Gestión Pontificia Universidad Católica de Perú


A continuación se muestra un modelo de implementación de un Sistema de Gestión

Ambiental que no refuta el proceso de implementación visto previamente, ya lo enfoca

de otra manera más formal:

48

1. Requisitos generales

2. Política ambiental

1. Aspectos ambientales

2. Requisitos legales y otros requisitos

3. Objetivos y metas

4. Programa(s) de gestión ambiental

3. Planificación

1. Estructura y responsabilidades

2. Formación, sensibilización y competencia profesional

3. Comunicación

4. Documentación del sistema de gestión ambiental

5. Control de la documentación

6. Control operacional

7. Planes de emergencia y capacidad de respuesta

4. Implantación y funcionamiento

1. Seguimiento y medición

2. No conformidad, acción correctora y acción preventiva

3. Registros

4. Auditoría del sistema de gestión ambiental

5. Comprobación y acción correctora

6. Revisión por la Dirección

49

2.7. Sistema Integrado Antecedentes

A medida que las empresas van desarrollando e implantando sistemas de gestión

normalizados, se ha ido haciendo más nítida la necesidad de racionalizar los esfuerzos,

recursos y costes destinados a todos ellos. El desarrollo paralelo e independiente de

modelos de seguridad y salud ocupacional para los distintos sistemas de gestión como

sistemas de gestión ambiental les ha restado eficiencia, al provocar problemas de

duplicidad documental, solapamiento de costes y acciones. La carga de trabajo que

implica la gestión independiente de los distintos sistemas ha presionado a las empresas

para desarrollar esquemas que permitan reducirla a través de la integración y la

simplificación.

La teoría de sistemas es una herramienta que ha permitido la integración de los

conocimientos provenientes de diversas áreas para facilitar la comprensión de

fenómenos que presentan un alto grado de complejidad. Dentro de las que se pueden

distinguir varías categorías o niveles jerárquicos de sistemas como:

1. El nivel de la organización en el cual se incluye sistemas estáticos que tienen

establecidos ciertos marcos de referencia.

2. El nivel de las funciones principales en el cual se incluye sistemas dinámicos que

tienen objetivos generales definidos.

3. El nivel de las actividades en el cual se incluye sistemas dinámicos que tienen

objetivos específicos claramente establecidos.

4. El nivel de las tareas en el cual se incluye sistemas dinámicos que tienen objetivos

específicos fácilmente mensurables.

50

5. El nivel de la sociedad, por ejemplo la comunidad en la cual se incluye sistemas

dinámicos que tienen expectativas diversas.

6. El nivel de los individuos que tienen conciencia y habilidades tanto para ejecutar

acciones como para tomar decisiones.

Paralelamente, la estructura de cualquier sistema debe ser tal que sea factible realizar un

control ordenado y permanente sobre la totalidad de las actividades que afectan los

resultados así como medir la eficacia del desempeño del mismo.

Dentro de la gestión general de cualquier organización, se debe establecer claramente la

estructura de cada uno de los sistemas de gestión particulares y subsecuentemente del

sistema integrado. Esto incluye definir claramente la estructura organizativa, como ser

procesos a llevar a cabo, procedimientos mediante los cuales se ejecuta las actividades y

las tareas, así como establecer los recursos de los cuales se dispone.

Las diversas partes del sistema de gestión de una organización deben integrarse en un

sistema de gestión único, coherente y unificado que utilice elementos comunes. Esto

facilita la planificación, la asignación de recursos, el establecimiento de objetivos

complementarios y la evaluación de la eficacia.

La integración es una forma eficaz de ahorrar costos, mejorar la comunicación dentro de

la misma empresa y obtener una mayor integración en la estrategia de la empresa.

51

2.7.1. Ventajas de la Integración de Sistemas de Gestión

La integración de sistemas de gestión tiene una serie de ventajas alusivas a una mejor

organización del trabajo, a la optimización de los recursos y al ahorro en costes, como

son las siguientes:

La sinergia entre los sistemas,

La simplificación de la documentación y de la gestión documental,

La reducción de costes propiciada debido a la repercusión sobre los costes

operativos al compartirse gastos.

Optimización de la formación del personal gracias a la integración de procesos.

Mejora de la percepción y de la implicación del personal en los sistemas de

gestión, favoreciendo que toda la organización hable un mismo lenguaje.

Mejora de la capacidad de reacción de la organización frente a las nuevas

necesidades o expectativas de las partes interesadas.

Mejora de la comunicación tanto interna como externa

2.7.2. Desventajas de la Integración de los Sistemas de Gestión

Sin embargo, la integración de sistemas de gestión no está libre de riesgos y de

problemas. Las dificultades para la unificación pueden residir en aspectos muy distintos:

Diferencias en los factores inductores de la adopción y difusión de los modelos

de SGC y 6 SIGMA.

52

La inexistencia de una norma internacional comúnmente aceptada que señale los

requisitos del SIG.

Las resistencias normales a los procesos de cambio, que exigen un esfuerzo

organizativo y humano importante.

Los distintos grados de implantación de los propios sistemas.

El grado de compatibilidad entre los principios que guían cada sistema.

La necesidad de recursos y capacidades adicionales para planificar y ejecutar el

plan de integración.

Las propias estrategia, estructura y cultura de la empresa.

Problemas en el desarrollo de la documentación integrada.

La dificultad para elegir el nivel de integración adecuado al nivel de madurez de

la organización.

53

Tabla Nº 11Correspondencia de las Normas OHSAS 18001, ISO 14001

OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004

Introducción Introducción

1 Objeto y campo de aplicación 1 Objeto y campo de aplicación

2 ReferenciasNormativas 2 Referencias Normativas

3 Términos y Definiciones 3 Términos y Definiciones

4 Requisitos del sistema de gestión de S

y SO (solo titulo)

4 Requisitos del sistema de

gestión ambiental (solo titulo)

4.1. Requisitos generales 4.1. Requisitos generales

4.2. Política de S y SO 4.2. Política ambiental

4.3. Planificación (solo titulo) 4.3. Planificación (solo titulo)

4.3.1. Identificación de peligros, valoración

de riesgos y determinación de los

controles

4.3.1. Aspectos ambientales

4.3.2. Requisitos legales y otros 4.3.2. Requisitos legales y otros

requisitos

4.3.3. Objetivos y programa(s) 4.3.3. Objetivos, metasy programa(s)

4.4. Implementación y operación (solo

titulo)

4.4. Implementación y operación

(solo titulo)

4.4.1. Recursos, funciones, responsabilidad,

rendición de cuentas y autoridad

4.4.1. Recursos, funciones,

responsabilidad y autoridad

Fuente: Norma ISO 14001:2004 / OHSAS 18001:2007

Elaborado Por: Gabriela Vaca

54

Tabla Nº 11: Correspondencia de las Normas OHSAS 18001, ISO 14001

(Continuación)

OHSAS 18001:2007 ISO 14001:2004

4.4.2. Competencia, formación y toma de

conciencia

4.4.2. Competencia, formación y toma de

conciencia

4.4.3. Comunicación, participación y consulta 4.4.3. Comunicación, participación y

consulta

4.4.4. Documentación 4.4.4. Documentación

4.4.5. Control de Documentos 4.4.5. Control de Documentos

4.4.6. Control Operacional 4.4.6. Control Operacional

4.4.7. Preparación y respuestas ante

emergencias

4.4.7. Preparación y respuestas ante

emergencias

4.5. Verificación (solo título) 4.5. Verificación (solo título)

4.5.1. Medición y seguimiento de desempeño 4.5.1. Seguimiento y medición

4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal y

otros

4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal

4.5.3. Investigación de incidentes, no

conformidades, acciones correctivas y

preventivas

_ _

4.5.3.1. Investigación de incidentes, no

conformidades, acciones correctivas y

preventivas

_ _

4.5.3.2. No conformidad, acción correctiva y

acción preventiva

4.5.3. No conformidad, acción correctiva y

acción preventiva

4.5.4. Control de los registros 4.5.4. Control de los registros

4.5.5. Auditoría interna 4.5.5. Auditoría interna

4.6. Revisión por la dirección 4.6. Revisión por la dirección



55

Tabla Nº 12Relación Documental de las Normas ISO 14001:2004 y OHSAS

18001:2007

Nº DOCUMENTOS ISO 14001 OHSAS 18001

1 Manual del Sistema de Gestión X X

2 Política del Sistema de Gestión X X

3 Objetivos del Sistema de Gestión X X

4 Planes de Acción de Cumplimiento de

Objetivos X X

5 Procedimiento de Control de Documentos X X

6 Procedimiento de Control de Registros X X

7 Procedimiento Identificación de Aspectos e

Impactos Ambientales X

8 Procedimiento de Identificación de Peligros y

Riesgos X

9 Procedimiento de Identificación Requisitos

Legales X X

10 Procedimiento Comunicación X X

11 Procedimientos Controles Operacionales X X

12 Planes de Respuesta ante Emergencias X X

13 Procedimiento de Auditorías Internas X X

14 Procedimiento Acciones Correctivas X X

15 Procedimiento Acciones Preventivas X X



CAPÍTULO III

56

CAPÍTULO III

3. SCALE LOGISTICS Cía. Ltda.

A continuación se presentan las generalidades de la empresa, y todas las características

tomadas en cuenta para el desarrollo del presente trabajo

3.1.Antecedentes Históricos de la Empresa

En Diciembre del 2008, se decide poner en marcha un proyecto se servicios logísticos,

en base a su amplia experiencia y luego de analizar las necesidades de un mercado cada

vez más globalizado, convertir en realidad la idea de crear una empresa que brinde al

sector del transporte, soluciones logísticas integrales y no simplemente servicios

puntuales en las ramas del área logística local. El enfoque bajo el cual se hace realidad

esta idea, está basado en la selección minuciosa de proveedores que forman el grupo

selecto de operadores contribuyen a la empresa armar los esquemas de operación

logísticos necesarios para convertirse en un integrador logístico que no solo brinde un

servicio a sus clientes, sino valores agregados en base a procedimientos de calidad y

seguridad que permitan a los clientes incrementar su productividad, reducir costos y ser

más operativos; incursionando en el mercado con precios competitivos, ajustados

cuidadosamente a los presupuestos de la empresa y a las necesidades financieras de los

clientes. Es así como en Enero del 2008 se crea SCALELOGISTICS Sociedad

Anónima.

57

3.2.Situación Actual de la Empresa

Actualmente la empresa, mantiene un esquema operativo enfocado principalmente en

los servicios de transporte local e intermediación aduanera con un total de 6 empleados

directos y 3 camiones de 5 a 7 toneladas, para el servicio de transporte interno en la

ciudad de Quito y Guayaquil y un total de 2 operadores con 8 empleados propios de

dichos operadores, en el aeropuerto de Quito y el puerto de Guayaquil para el servicios

de intermediación aduanera.

Al ser un integrador logístico, la contratación como tal es del servicio, más no del

recurso humano, para los cuál se exige a los operadores que los empleados que pongan

a disposición de nuestra empresa para la coordinación de los servicios solicitados, sean

capaces y tengan experiencia en el área para la que estamos contratando al operador.

La situación y estructura operativa que ponemos a disposición de nuestros clientes es:

Quito

2 Conductores Profesionales

2 Ayudantes

2 Vehículos de 5 a 7 toneladas furgonados

1 Camión

Guayaquil

1 Conductor

1 Ayudante

1 Vehículo de 5 a7 toneladas furgonado

58

Los demás servicios que la empresa pone a disposición de sus clientes, son manejados

con recursos y personal del operador contratado para cada servicio, en el caso de

transporte de contenedores por ejemplo, se contrata el vehículo como tal para el

transporte del contenedor por lo tanto el conductor y ayudante pertenecen a la planilla

de trabajo del operador contratado.

3.3.Misión

SCALELOGISTICS brinda alternativas y soluciones logísticas integrales de calidad a

través del continuo desarrollo y mejoramiento de nuestros servicios, permitiendo así a

nuestros clientes incrementar su productividad y satisfacer sus necesidades más

exigentes bajo el lema de que Nada es imposible.

3.4.Visión

SCALELOGISTICS líder en el mercado logístico local mantiene un continuo

crecimiento y el desarrollo de servicios adicionales que nos permitan satisfacer las

necesidades de nuestros clientes así como las de nuestros colaboradores y accionistas.

3.5.Ubicación de la Empresa

SCALELOGISTICS está ubicada en:

Inglaterra N1210 y Avenida República

Edificio KYOTO, segundo piso

Oficina Nº 201

Quito- Ecuador

59

3.6.Organigrama Estructural de la Empresa

Gráfico Nº 6Organigrama (Nomina Propia)

Fuente: “SCALE LOGISTICS”


Gráfico Nº 7Organigrama (Principales Operadores)



GERENTE

AGENTE

ADUANAS

GUAYAQUIL

COORDINADOR

AGENTE

ADUANAS

QUITO

COORDINADOR

TRANSPORTE

CONTENEDOR

COORDINADOR

GYE

TRANSPORTE

CARGA

SUELTA

COORDINADOR

GYE

BODEGA

PRIVADA UIO

COORDINADOR

GENERAL

GERENTE

CONTADOR

GENERAL

ASISTENTE

CONTABLE

ADMINISTRAT.

CONDUCTOR

CAMIÓN 1

UIO

CAMIÓN 1

UIO

CAMIÓN 2

UIO

CAMIÓN 2

UIO

CONDUCTOR

CAMIÓN 1

GYE

CAMIÓN 1

GYE

GERENTE

COMERCIAL

ASESOR

VENTAS

60

3.7.Infraestructura de la Empresa

Para el desarrollo de los servicios cuentan con una oficina principal en la ciudad de

Quito, ubicada en la calle Inglaterra 1371 y Av. Amazonas desde donde se realiza el

manejo y coordinación total de las operaciones. Además la empresa “SCALE

LOGISTICS” cuenta con una bodega de almacenamiento y descargo de los productos

ha ser transportados, en el caso de cambio en el cronograma planificado con el cliente, o

como un servicio extra que ofrece la empresa, con el fin de garantizar la integridad de

los productos que serán transportados.

Para el servicio de transporte interno se poseen 2 camiones de 5 a 7 toneladas

furgonados en la ciudad de Quito y un camión de 5 a 7 toneladas furgonado en la ciudad

de Guayaquil.

Para el caso de transporte interprovincial, los operadores deberán contar con la siguiente

estructura:

Parque automotor propio

Vehículos del año 2005 en adelante

Vehículos con rastreo satelital GPS

Disponibilidad inmediata de los vehículos

Camiones furgonados, y plataformas camas bajas

Aprobado procedimientos de seguridad de SCALELOGISTICS

61

3.8.Recurso y Equipos de la Empresa

Equipos para los servicios de la empresa:

RECURSOS TECNOLÓGICOS, FÍSICOS

Computadores Portátiles

Internet móvil

Líneas Telefónicas

Scanner e impresoras digitales

Fax

Radios Motorola para camiones de servicio interno en Quito y Guayaquil

Oficinas de mínimo 40 m2, oficinas centrales en Quito

Oficina cercanas de aeropuerto y puerto

Parqueadero de 100 m2

Nota: no es necesario contar con oficinas de mayor capacidad puesto que al brindar

servicio de transporte interno los conductores y ayudantes laboran todo el tiempo en el

camión y tienen las facilidades de un espacio físico en las oficinas del cliente final

donde se programan las rutas, horarios, retiros y entregas.

3.9.Servicios de la Empresa

SCALELOGISTICS es un operador logístico cuyo personal posee diez años de

experiencia y se caracteriza por la prestación de servicios integrales en las áreas de

comercio exterior, transporte y logística local; así como la prestación de servicios

62

complementarios que nos permitan satisfacer las necesidades más exigentes de nuestros

clientes en base a procedimientos claros de calidad, seguridad y atención al cliente.

Los servicios que brinda nuestra empresa son:

Transporte terrestre interno

Transporte interprovincial

Distribución

Mudanzas internas

3.10. Proveedores

PROVEEDORES TRANSPORTE INTERNACIONAL AEREO Y MARITIMO

Panalpina Ecuador

Lan Chile

7Cargo

Navecuador

Fecargo

PROVEEDORES SERVICIO TRANSPORTE INTERNO E INTERPROVINCIAL

Transporte y Servicios INSA

GEA SHIPPING

GRUAS ATLAS

3.11. Clientes

SCALELOGISTICS mantiene en la actualidad una cartera amplia de clientes que se

encuentran satisfechos por la calidad, seguridad y confiabilidad de sus servicios.

63

Estos clientes son empresas importantes de las diferentes industrias que apoyan al

desarrollo de nuestro país, entre los cuales se encuentran los siguientes:

PANALPINA

NAVECUA

HERBALIFE

AUTOFRANCIA

FIDENZA

EXPOCOMEX INGENIEROS

REMECO

AMARANTO

ROLASA

TIGRE

CONSERDE MILLENIUM S.A.

3.12. Procesos

Procesos Estratégicos:

Gerencial Administrativo

Gerencial Logístico

Procesos Operativos:

Transporte interno

Transporte interprovincial

Distribución

Mudanzas internas

64

Procesos de Apoyo:

Legal

Administrativo/Financiero

3.13. Diagnostico de la situación actual de la Seguridad, Salud y Gestión

Ambiental de la Empresa (matriz de riesgos)

Tabla Nº 13Matriz de Problemas de Salud, Seguridad Ocupacional, Ambientales

Tipo de Proceso Procesos Actividades Salud y Seguridad Ambientales

ES

TR

AT

ÉG

ICO

GE

RE

NC

IAL

A

DM

INIS

TR

AT

IVO

Supervisión de las actividades administrativas

No existen inconvenientes Generación de desperdicios

Gestión de clientes, proveedores y recurso humano

No se da un seguimiento a los accidentes

Sin inconvenientes

Capacitación del personal

nuevo

La capacitación toca el tema de seguridad y salud

ocupacional, pero de manera

superficial

Generación de desperdicios

Asignación de

responsabilidades, de acuerdo

a las necesidades de la organización

No se exige un antecedente clínico para determinar las

áreas de trabajo adecuadas

Sin inconvenientes

GE

RE

NC

IAL

LO

GÍS

TIC

O

Asignación de

responsabilidades por proceso

Comunicación interna

deficiente Generación de desperdicios

Proveer de recursos a todas las

áreas

Desorden y poco

mantenimiento son los

desencadenantes de accidentes

Generación de desperdicios y escaso conocimiento

ambiental

Revisión y autorización para

realizar acciones preventivas o

correctivas

No existen reglamento de seguridad ocupacional

Generación de desperdicios

y escaso conocimiento

ambiental

Supervisión de las cargas y

descargas

Poca capacitación de

seguridad ocupacional

Escaso conocimiento

ambiental



65

Tabla Nº 13: Matriz de Problemas de Salud, Seguridad Ocupacional, Ambientales

(Continuación)

Tipo de

Proceso Procesos Actividades Salud y Seguridad Ambientales

TR

AN

SP

OR

TE

IN

TE

RN

O Recogida de la carga en bodegas del

proveedor

Métodos inadecuados al levantar

la carga, problemas ergonómicos Contaminación ambiental

Revisión física de la carga No existen métodos para la

revisión de la carga Sin inconvenientes

Revisión de documentos de la carga Sin inconvenientes Sin inconvenientes

Transporte de la carga a destino final Horarios de trabajo no

establecidos, problemas Físicos Contaminación ambiental

Tramites de aduana en origen y destino Sin inconvenientes Sin inconvenientes

Entrega de la carga en punto de destino Métodos inadecuados al levantar


TR

AN

SP

OR

TE

I

INT

ER

PR

OV

INC

IAL

Recogida y entrega de las cargas en la

ciudad de Quito o Guayaquil



Revisión física de las cargas transportadas No existen métodos para la

revisión de la carga Sin inconvenientes

Entrega o retiro de las cargas en bodegas

de clientes y/o proveedores



Recogida y transporte de contenedores Métodos inadecuados al levantar


Devolución de contenedores a navieras en

el caso de transportar carga de

importaciones



DIS

TR

IBU

CIÓ

N

Recepción de las notas de pedido y

ordenes de despacho del cliente Sin inconvenientes Sin inconvenientes

Elaboración de nota de egreso de la carga

y registro en sistema Sin inconvenientes Sin inconvenientes

Despacho hacia puntos de entrega

definidos por el cliente



Entrega de la carga a nivel de bultos y

unidades



MU

DA

NZ

AS

IN

TE

RN

AS

Solicitud del cliente, y registro de la

información pertinente Sin inconvenientes Sin inconvenientes

Traslado al domicilio del cliente Sin inconvenientes Contaminación ambiental

Embalaje de los artículos en cajas de

cartón

Métodos inadecuados al embalar

y cargar los artículos en el

vehículo, problemas

ergonómicos

Contaminación ambiental

(depende del tipo de

artículo que sea

embalado)

Transporte de la carga al lugar de destino Horarios de trabajo no

establecidos, problemas Físicos Contaminación ambiental

Descarga de los artículos en el domicilio

del cliente

Métodos inadecuados al

descargar los artículos del

vehículo, problemas

ergonómicos

Contaminación ambiental

(depende del tipo de

artículo que sea

embalado)



66

Tabla Nº 13: Matriz de Problemas de Salud, Seguridad Ocupacional, Ambientales

(Continuación)

Tipo de Proceso Procesos Actividades Salud y Seguridad Ambientales

AP

OY

O

LE

GA

L

Cumplimiento legal con los trabajadores, proveedores y

entidades gubernamentales

pertinentes

Sin inconvenientes Sin inconvenientes

Provisión de normas y estándares en los procesos de

la organización

No existen normas y políticas de salud y

seguridad ocupacional

No existen normas y políticas

ambientales

AD

MIN

IST

RA

TIV

O/F

INA

NC

IER

O Cobro a clientes Existen retrasos en el pago Sin inconvenientes

Pago de salarios Existen retrasos en el pago Sin inconvenientes

Pago a proveedores Existen retrasos en el pago Sin inconvenientes

Cotizaciones Mala comunicación Generación de desechos

Elaboración de presupuesto Sin inconvenientes Generación de desechos

Cumplimiento con las

obligaciones financieras

legales

Sin inconvenientes Sin inconvenientes



67

3.14. Identificación y evaluación de los riesgos laborales por proceso operativo de la

Empresa “SCALE LOGISTICS”

Tabla Nº 14Matriz de Riesgos Laborales de la Empresa “SCALE LOGISTICS”



P C E GP T TO M I IN

S S S S GP<20 20<GP<70 70<GP200 200<GP<400 GP>400

X

2

3

4

Golpes por caidas de

objetos

Cortes con objetos

cortopunzantes

Orden y limpieza

1 Golpes por y contra objetos 6 5 10 300

1 30215

5Mala señalizacion

6 5 6 180

90653

256

FACTORES DE RIESGO

Resbalones y Caidas6

Rie

sgo

s M

eca

nic

os

6

X60

X

X

X

18065 X

2

1

3

2

1

Exposicion a vapores

Exposicion a polvos

Exposicion a iluminacion

deficiente

Baja Temperatura

(nocturno)

Ventilacion deficiente53

X6 5 3

X45

90

X45

3

X

353

4533 5

X

Rie

sgo

s

Bio

logi

cos

1

MATRIZ DE IDENTIFICACION Y EVALUACION DE RIEGOS DE LA EMPRESA "SCALELOGISTICS"

Rie

gos

Fisi

cos

Rie

gos

Qu

imic

os

Exposicion a

microorganismos (hongos,

virus, bacterias) 10251

45353 X

X

1

2Movimientos Repetitivos

6 5 10

101510Posturas inadecuadas

Levantamiento incorrecto

de los objetos

Rie

sgo

s

Ergo

no

mic

os

1

Rie

sgo

s

Psi

coso

cial

es

3 X50010510

X1500

300

Premura de tiempo

Sobre carga mental 2 253

X45

X30

353

68

I M T I M T I M T I M T I M T I M T I M T

Tierra y Suelo 1 2 2 1 -1 -1 1 -2 -2 -1

Agua 1 -1 -1 1 -1 -1 -2

Aire y Atmosfera 4 -5 -20 1 -2 -2 -22

Flora y Fauna 1 -2 -2 2 -3 -6 -8

Calidad de Vida 1 -1 -1 1 2 2 2 -2 -4 1 -1 -1 -4

Salud 1 -1 -1 2 -2 -4 -5

-39-1 -373 -1

1 -1 -1

-7

3

-2 6

1 -3 -31 1 12 3

SUMA

Matriz de Leopold de la Empresa "SCALE LOGISTICS"

Actividades de la Empresa "SCALE LOGISTICS"

Medio

Socioeconomico

Poblacion y

Economia

SUMA

6

Medio Biotico

Accidentes

Fallas

Operativas

CARÁCTER

MEDIO

AMBIENTE

Medio Fisico y

Quimico

Renovacion de

Fuentes

Reciclaje de

Desperdicios

Eliminacion y Tratamiento de Desperdicios

Residuos

Solidos

Efluentes

Liquidos

Emisiones

Gaseosas

Modificaciones

del Regimen

Ruido y

Vibraciones

Procesamiento

Industria

Logistica

Los riesgos laborales que afectan en mayor magnitud la salud del trabajador son

los ergonómicos; posturas inadecuadas, movimientos repetitivos y el

levantamiento incorrecto de los objetos.

3.15. Identificación y evaluación de los impactos ambientales por proceso

operativo en la Empresa “SCALE LOGISTICS”

Tabla Nº 15Matriz de Impactos Ambientales la Empresa “SCALE LOGISTICS”


Elaborador Por: Gabriela Vaca

El impacto de repercusión negativa al medio ambiente de mayor magnitud es el

de emisiones gaseosas al aire y atmosfera.

CAPÍTULO IV

69

CAPÍTULO IV

4. Propuesta de un Sistema Integrado de Gestión

SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN

INTEGRADO CLÁUSULAS:

ISO 14001: 4.1

OHSAS 18001: 4.1

CÓDIGO: SL.I.A.D.00

ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

El Sistema de Gestión Integrado ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 se implanta en las

instalaciones de la Empresa de servicios logísticos “SCALE LOGISTICS”, ubicada en el sector

norte de Quito Distrito Metropolitano, Inglaterra N1210 y Avenida República, debe ser aplicado

inclusive en todas las entregas que se realicen dentro y fuera de la ciudad con el fin de garantizar

la integridad física del personal que intervenga en el proceso, así como resguardar la integridad

ambiental.

Para la Implantación del SGI en la empresa, se determinaron los procesos u áreas relacionadas con

las actividades y operaciones que fueron identificadas para el análisis de aspectos ambientales y

de seguridad y salud ocupacional, determinándose los siguientes procesos:

Gerencial Administrativo

Gerencial Logístico

Transporte interno e interprovincial

Distribución

Mudanzas internas

Legal


ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:

FECHA: FECHA: FECHA:

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

70



OHSAS 18001 Cláusula: 4.2

Norma 14001 Cláusula: 4.2

CÓDIGO: S.L.I.A.D.01

POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

SCALE LOGISTICS S.A. de conformidad con la misión empresarial transporta almacena

y distribuye productos de forma local, provincial e internacional con el fin de brindar

alternativas y soluciones logísticas integrales de calidad a través del continuo desarrollo y

mejoramiento de los servicios y respetando las leyes tanto laborales como ambientales,

estableciendo parámetros de calidad bajo los siguientes principios:

1. Prevenir los accidentes y controlar los riesgos a los que pueden estar expuestos

tanto el personal que transporta la mercadería como el personal que realiza la carga

y descarga del producto de la empresa al lugar de destino.

2. Prevenir y controlar la contaminación ambiental al agua, aire o suelo que se pueda

generar.

3. Cumplir con la Legislación vigente en cuanto a especificaciones propias de

Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental.

4. Concienciar al personal involucrado respecto al cuidado del medio ambiente y en

la prestación de un servicio seguro y responsable en beneficio de los trabajadores,

de la Empresa, de los clientes, de la sociedad y partes interesadas.

5. Supervisar continuamente el cumplimiento de esta Política de los Objetivos y

Metas del Sistema de Gestión Integrado, con el propósito de asegurar el

Mejoramiento Continuo.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



71


INTEGRADO

CLÁUSULAS:

ISO 14001: 4.3.1

OHSAS 18001: 4.3.1

CÓDIGO: S.L.I.O.P.00

PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS

AMBIENTALES , PELIGROS Y RIESGOS

1. OBJETO

Definir el método para identificar las no Conformidades de los Aspectos e

Impactos Ambientales así como los Peligros y Riesgos en la Empresa “SCALE

LOGISTICS” y determinar la significancia de cada uno de ellos.

2. ALCANCE

Aplica a las instalaciones de la Empresa de Servicios Logísticos “SCALE

LOGISTICS” y a todos aquellos sitios en que se presten sus servicios.

3. RESPONSABILIDADES

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

Validar la matriz de identificación y evaluación de: aspectos e impactos

ambientales, peligros y riesgos laborales.

COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

Nivelar, aspectos ambientales y riesgos laborales significativos.

Especificar los aspectos legales que corresponden a: impactos ambientales y a los

peligros y riesgos laborales evaluados; y los métodos de control a fin de que no

sean muy significativos.

Actualizar continuamente la matriz y adoptarla a los cambios de la Empresa.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



72


INTEGRADO

CLÁUSULAS:

ISO 14001: 4.3.1

OHSAS 18001: 4.3.1



AMBIENTALES, PELIGROS Y RIESGOS

PERSONAL DE SOPORTE

Ingresar la información necesaria en la matriz de identificación y evaluación de

aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos laborales.

TODO EL PERSONAL

Identificar y evaluar los aspectos e impactos ambientales, peligros y riesgos laborales,

independientemente de su puesto de trabajo

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

4.1 DEFINICIÓN DE PROCESOS Y ACTIVIDADES

El coordinador del SGI define todos los procesos que se realizan en la Empresa

“SCALE LOGISTICS”.

Los responsables de las diferentes áreas identifican todos los peligros y riesgos

laborales y todos los aspectos e impactos ambientales relacionados con las

actividades que realizan en su área específica.

El personal de Mantenimiento ingresa esta información en el documento SL.I.A.M.01.

El coordinador del SGI y el personal de soporte efectuarán una revisión anual de la

Matriz SL.I.A.M.01 para Identificación y Evaluación de Peligros y Riesgos

Laborales y Aspectos e Impactos Ambientales o cuando el coordinador lo decida

debido a cambios en el SGI o en el entorno.

73


INTEGRADO

CLÁUSULAS:

ISO 14001: 4.3.1

OHSAS 18001: 4.3.1



AMBIENTALES , PELIGROS Y RIESGOS

4.2 IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS E IMPACTOS AMBIENTALES,

PELIGROS Y RIESGOS LABORALES.

El coordinador del SGI y el personal de la Empresa “SCALE LOGITICS”, tienen

la responsabilidad de identificar los peligros y riesgos laborales y los aspectos e

impactos ambientales que se producen en cada proceso y clasificarlos como

Situación Normal, Inusual o Emergente.

Deben incluir a todos los procesos de acuerdo con la Matriz SL.I.A.M.01.

4.3 EVALUACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES Y RIESGOS LABORALES.

Con la propósito de evaluar de manera integrada los peligros y riegos laborales y

los aspectos e impactos ambientales, se hace uso del método de FINE y

LEOPOLD respectivamente, los mismos que aplican criterios argumentativos y

verbales para valorarlos.

El método de WILLIAM FINE tiene las siguientes características:

1. Es de fácil comprensión.

2. Abarca 3 factores determinantes para la evaluación de riesgos y peligros

laborales.

3. Genera medidas correctivas en el área de Salud y Seguridad Ocupacional.

4. Ahorro de tiempo, pues ya existe un formato en la matriz de riegos y

peligros laborables.

74


INTEGRADO

CLÁUSULAS:

ISO 14001: 4.3.1

OHSAS 18001: 4.3.1




4.3.1 DETERMINACIÓN DE LA SIGNIFICANCIA DE LOS RIESGOS Y DE

LOS IMPACTOS AMBIENTALES.

No se evalúan específicamente con escalas como magnitud, probabilidad

(en impactos ambientales) o probabilidad, consecuencia (en riesgos

laborales), debido a que en la columna de argumentación se explica por

cuál de estos elementos se escoge la calificación asignada.

Luego de evaluar los riesgos laborales y los impactos ambientales, se

solicita a los responsables de las áreas que conforman la Empresa “SCALE

LOGISTICS” que revisen la matriz SL.I.A.M.01, y sugieran los cambios

que consideren pertinentes.

Estas sugerencias serán revisadas por el coordinador del SGI e incluidas en

la matriz SL.I.A.M.01 en caso de ser aprobadas por la Gerencia General de

la Empresa “SCALE LOGISTICS”.

4.4 GESTIÓN DE LOS RIESGOS LABORALES Y DE LOS IMPACTOS

AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS.

El coordinador del SGI definirá los métodos específicos de control que se

aplicarán para prevenir, minimizar y/o mitigar según corresponda los riesgos

laborales y los impactos ambientales significativos que se produzcan, considerando

los siguientes elementos:

75


INTEGRADO

CLÁUSULAS:

ISO 14001: 4.3.1

OHSAS 18001: 4.3.1




1. Controlar las actividades peligrosas.

2. Controlar los aspectos ambientales.

3. Minimizar en la fuente, los riesgos laborales y los impactos ambientales.

4. Dotar y controlar el uso correcto de los implementos de seguridad.

5. Reciclar y rehusar los desechos generados.

6. Disposición final de los desechos de acuerdo con el gestor correspondiente

acreditado en el Distrito Metropolitano.

7. Capacitar al personal.

5. REFERENCIAS

SL.I.A.M.01 Matriz de identificación y evaluación de Aspectos e Impactos

Ambientales

SL.I.A.M.02 Matriz de identificación y evaluación de Peligros y Riesgos Laborales

6. FORMULARIOS

76


INTEGRADO

CLÁUSULAS:

ISO 14001: 4.3.1

OHSAS 18001: 4.3.1

CÓDIGO: S.L.I.O.M.01

MATRIZ PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:



I M T I M T I M T I M T I M T I M T I M T

Tierra y Suelo

Agua

Aire y Atmosfera

Flora y Fauna

Calidad de Vida

Salud

SUMA

Poblacion y

Economia

Medio

Socioeconomico

Medio Biotico

Medio Fisico y

Quimico

Industria

Logistica

Reciclaje de

Desperdicios

Residuos

Solidos

Efluentes

Liquidos

Emisiones

Gaseosas

Fallas

Operativas

Matriz de Leopold de la Empresa "SCALE LOGISTICS"

Actividades de la Empresa "SCALE LOGISTICS"

CARÁCTER

MEDIO

AMBIENTE

Modificaciones

del RegimenProcesamiento

Renovacion de

FuentesEliminacion y Tratamiento de Desperdicios Accidentes

SUMARuido y

Vibraciones

77



ISO 14001: 4.3.1

OHSAS 18001: 4.3.1

CÓDIGO: S.L.I.O.M.02

MATRIZ PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN, DE PELIGROS Y RIESGOS

LABORALES

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



P C E GP T TO M I IN

S S S S GP<20 20<GP<70 70<GP200 200<GP<400 GP>400

2 Sobre carga mental

Rie

sgo

s

Psi

coso

cia

les

1 Premura de tiempo

3

Levantamiento incorrecto

de los objetos

2Movimientos Repetitivos

Rie

sgo

s

Erg

on

om

ico

s

1 Posturas inadecuadas

Rie

sgo

s

Bio

log

ico

s

1Exposicion a

microorganismos (hongos,

virus, bacterias)

2 Exposicion a vaporesRie

go

s

Qu

imic

os

1 Exposicion a polvos

3

Exposicion a iluminacion

deficiente

Rie

go

s F

isic

os

1Ventilacion deficiente

2

Baja Temperatura

(nocturno)

6Resbalones y Caidas

5Mala señalizacion

4Orden y limpieza

3

Cortes con objetos

cortopunzantes

2

Golpes por caidas de

objetos

FACTORES DE RIESGO

Rie

sgo

s M

eca

nic

os

1 Golpes por y contra objetos

78


INTEGRADO

CLÁUSULAS:

ISO 14001: 4.3.2

OHSAS 18001: 4.3.2

CÓDIGO: S.L.I.O.P.02.

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE

REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS; Y EVALUACIÓN DEL

CUMPLIMIENTO LEGAL.

1. OBJETO

Establecer la metodología para identificar, actualizar y tener acceso a los

requisitos legales que tengan relación directa con los aspectos ambientales y de

riegos del trabajo identificados en la Empresa “SCALE LOGISTICS”.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los requerimientos legales, regulaciones, y otros

requisitos desde el punto de vista Ambiental y de Seguridad y Salud

Ocupacional, aprobados por el Estado Ecuatoriano que tengan directa relación

con los aspectos ambientales y riesgos identificados en los procesos y

actividades de la Empresa “SCALE LOGISTICS”

3. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES


Revisar el cumplimiento de los requisitos legales del SGI de la Empresa

“SCALE LOGISTICS” y aprobar: el presente procedimiento y la

matrizSL.I.A.M.03.

1. Cuando el requisito legal establezca sanciones o multas por

incumplimiento.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



79



ISO 14001: 4.3.2

OHSAS 18001: 4.3.2

CÓDIGO: SL.I.A.P.02

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE REQUISITOS

LEGALES Y OTROS REQUISITOS; Y EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO

LEGAL

3.1 METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE

REQUISITOS LEGALES

El coordinador del SGI, elabora un informe anual de cambios o nuevos requisitos

publicados y envía al representante de la dirección.

Cuando existan nuevos requisitos, el coordinador analiza y actualiza la Matriz de

Requisitos Legales SL.I.A.M.03.

El coordinador del SGI, elimina los requisitos legales que ya no sean aplicables

por derogación y/o cambio de la normativa local vigente.

Los documentos legales que se incluyen para la identificación de los requisitos

legales son todas las leyes, reglamentos, ordenanzas u otros aspectos legales que

en materia de especificaciones de ambiente y de seguridad y salud ocupacional,

tengan relación con los impactos ambientales y riegos laborales significativos

que se identificarán en las matrices de Identificación y Evaluación SL.I.A.M.01 y

SL.I.A.M.02.

Los requisitos legales de aplicación son archivados por el coordinador del SGI en

archivo físico y/o electrónico, a través de la actualización de la Matriz de

Requisitos Leales SL.I.A.M.03 directamente relacionados.

Los requisitos legales son controlados en su difusión y distribución de acuerdo

con el procedimiento para Control de Documentos del SGI SL.I.A.P.06.

80



ISO 14001: 4.3.2

OHSAS 18001: 4.3.2




LEGAL

3.2 OTROS REQUISITOS

Se entiende como otros requisitos, aquellos compromisos suscritos con partes

interesadas internas y externas y que estén vinculados con los aspectos

ambientales y de seguridad de la Empresa “SCALE LOGISTICS”

3.3 METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE

OTROS REQUISITOS

El Coordinador del SGI con el apoyo de la Dirección, a través de la revisión de

los contratos, convenios y demás compromisos suscritos, incorpora aquellos

requeridos que se debe cumplir, desarrollar o tomar acción y se incluye en la

Matriz de Requisitos Legales Ambientales y Otros Requisitos SL.I.A.M.03.

3.4 METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LA MATRÍZ DE

REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

La matriz consta de los siguientes elementos:

1. INSTRUMENTO LEGAL

Ver Glosario de Términos

81



ISO 14001: 4.3.2

OHSAS 18001: 4.3.2




LEGAL

1. ARTÍCULO

Referencia puntual del Instrumento Legal que hace relación al requerimiento

específico sobre la actividad de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.

2. TEMA O ASPECTO AMBIENTAL O DE SEGURIDAD Y SALUD

OCUPACIONAL.

Hace referencia al tema de la normativa tomado como requerimiento legal.

3. CRITERIO / LÍMITE DE CONTROL

Son las actividades que evidencian el cumplimiento del requisito legal.

4. EVIDENCIA DE CUMPLIMIENTO

Se hace referencia al requerimiento puntual establecido por la norma o por la

Empresa para dar cumplimiento al requerimiento legal.

5. FRECUENCIA DE MEDICIÓN

Establece la periodicidad del monitoreo, criterio / límite de control para el

cumplimiento del requisito legal.

82



ISO 14001: 4.3.2

OHSAS 18001: 4.3.2




LEGAL

1. RESPONSABLE

Es el responsable para realizar el Criterio / Límite de Control del requerimiento

legal.

3.5 METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE

REQUISITOS LEGALES

3.5.1 AUDITORÍAS INTERNAS DE GESTIÓN AMBIENTAL Y GESTIÓN DE

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

Las auditorías internas serán ejecutadas por el Coordinador del Sistema

Integrado de Gestión de la Empresa “SCALE LOGISTICS" con el objetivo

de verificar que los criterios de auditoría se cumplan.

Los criterios de auditoría que sirven de base para la ejecución de las

auditorías internas son:

1. Normas ISO14001:2004 y OHSAS 18001:2007

2. Requisitos legales para la gestión ambiental y gestión de seguridad y

salud ocupacional.

3. Manual de Gestión Integrada.

4. Procedimientos de Gestión Integrada.

5. Instructivos de Gestión Integrada.

6. Formularios y Registros de Gestión Integrada.

83



ISO 14001: 4.3.2

OHSAS 18001: 4.3.2




LEGAL

Los incumplimientos legales serán gestionados, mediante el

levantamiento de No conformidades y a través del Procedimiento de

No Conformidades y Acciones Correctivas SL.I.A.P.09.

3.5.2 EVALUACIÓN INTERNA DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

LEGALES

El representante de la Dirección y el Coordinador del SGI realizarán

una revisión del cumplimiento legal una vez al año, utilizando la

Matriz SL.I.A.M.05, en dicha Matriz se indicará el estado del

cumplimiento.

En caso de presentarse un incumplimiento legal, se procederá a

levantar un Registro de No Conformidad, con el fin de dar el

tratamiento correspondiente, deacuerdo al Procedimiento de No

Conformidad y Acción Correctiva SL.I.A.P.09.

Además, de realizarse alguna actualización respecto a inclusión o

eliminación de requisitos legales tanto en la Matriz SL.I.A.M.03 como

en la SL.I.A.M.05, se registrará como revisión en el recuadro que

consta al inicio de cada Matriz.

84



ISO 14001: 4.3.2

OHSAS 18001: 4.3.2




LEGAL

4. REFERENCIAS

ISO 14001:2004

OHSAS 18001:2007

SL.I.A.M.01 Matriz de Identificación y Evaluación de Peligros y Riesgos.

SL.I.A.M.01 Matriz de Identificación y Evaluación Aspectos Ambientales.

SL.I.A.M.03 Matriz de Requisitos Legales y Otros Requisitos

SL.I.A.P.09 Procedimiento de No Conformidad y Acción Correctiva

85


INTEGRADO

CLÁUSULAS:

ISO 14001: 4.3.2

OHSAS 18001: 4.3.2

CÓDIGO: S.L.I.A.M.03.

MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS

INSTRUMENTO LEGAL

ARTÍCULO

TEMA O ASPECTO

CRITERIO/LÍMITE DE CONTROL

EVIDENCIAS

CUMPLIMIENTO

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN

RESPONSABLE

Capítulo II

EDIFICIOS Y LOCALES.

Art.22,23,24,25

Superficies de cubicación en

los locales y puestos de trabajo

Obligatoriedad en el uso de los

implementos de Seguridad y Cumplimiento

con los procedimientos para la realización

de las diferentes actividades.

Observación en sitio Anual PRODUCCIÓN Y

SGI

Convenio OIT 148 Medio

ambiente de Trabajo.

Protección de los trabajadores

contra riesgos profesionales

debido a contaminación de

aire, el ruido y las vibraciones





Observación en sitio Por Proyecto PRODUCCIÓN

Ordenanza Metropolitana

Sustitutiva del título V "del

medio ambiente", Libro II, Del

código municipal de distrito

Metropolitano del Municipio de

QUITO No. 0213

Capítulo III

Art. 7

NORMA TÉCNICA PARA

EMISIONES A LA

ATMÓSFERA DE FUENTES

FIJAS DE

COMBUSTIÓN

Emisiones gaseosas a la

atmósfera.

Niveles máximos permisibles, según la

fuente y tipo de combustible.

Informe de

monitoreo Anual SGI

Capítulo III

Art. 8

NORMA TÉCNICA PARA EL

CONTROL DE RUIDO

CAUSADO POR

FUENTES FIJAS Y MÓVILES

Generación de ruido

Niveles máximos de

ruido permisibles según uso de suelo

Informe de

monitoreo Por proyecto SGI

INSTRUMENTO LEGAL

ARTÍCULO

TEMA O ASPECTO


EVIDENCIAS

CUMPLIMIENTO

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN

RESPONSABLE

Capítulo V

MEDIO AMBIENTE Y

RIESGOS LABORALES POR

FACTORES FÍSICOS,

QUÍMICOS Y BIOLÓGICOS

Art.53,t4,72

Riesgos, físicos, químicos y

biológicos.





Observación en sitio Diario PRODUCCIÓN




86



ISO 14001: 4.4.1

OHSAS 18001: 4.4.1


PROCEDIMIENTO PARA DEFINICIÓN DE RECURSOS, FUNCIONES,

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL SGI.

1. OBJETO

Definir los recursos, funciones, responsabilidad y autoridad en el SGI de la

Empresa “SCALE LOGISTICS”.

2. ALCANCE

Aplica a todo el SGI de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.


RECURSO HUMANO

Personal involucrado en el SGI, cumplir con lo establecido en el presente

procedimiento.


Las funciones, responsabilidades y autoridad para el funcionamiento del SGI, se

han establecido de acuerdo al personal que labora en la Empresa “SCALE

LOGISTICS”.

Las responsabilidades se encuentran definidas también en el Manual de

Funciones y Cargos del SGI, SL.I.A.D.04 y en los Procedimientos de SIG.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



87



ISO 14001: 4.4.1

OHSAS 18001: 4.4.1




4.1 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1. La persona que sea nombrada por la Dirección General de la Empresa “SCALE

LOGISTICS”, cumplirá el rol de Representante de la Dirección en el SGI de la

Empresa.

2. Definir la política del Sistema de Gestión Integrada de la Empresa

3. Gestionar la asignación de recursos económicos para mantenimiento y

mejoramiento continuo del SGI.

4. Revisar el SGI

5. Tomar y solicitar acciones de mejora en el desempeño del SGI.

6. Planificar la ejecución de auditorías internas.

7. Calificar auditores internos.

8. Designar a auditores internos y auditor líder para la ejecución de auditorías

internas.

9. Responder a comunicaciones de las partes interesadas en la gestión ambiental o

de seguridad y salud ocupacional.

AUTORIDAD

1. Aprobar la Política Ambiental del SGI de la Empresa.

2. Revisar y Aprobar los objetivos y las metas ambientales, salud y seguridad

ocupacional.

3. Aprobar SL.I.A.P.12. Procedimiento para Revisión por la Dirección.

88



ISO 14001: 4.4.1

OHSAS 18001: 4.4.1




4.2 COORDINADOR DEL SGI


1. La persona que sea nombrada por la Dirección General de la Empresa, cumplirá

el rol de Coordinador en el SGI de la Empresa.

2. Asegurar que se implante, mantenga y mejore el SGI.

3. Aplicar las Normas: ISO14001:2004 y OHSAS 18001:2007 vigentes.

4. Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables al SGI de la

Empresa.

5. Identificar los aspectos ambientales y de seguridad y salud ocupacional, para

evaluar los impactos ambientales y los riesgos del trabajador y establecer los

significativos.

6. Difundir la política, objetivos y documentos del SGI.

7. Establecer las funciones, responsabilidades y autoridades de todo el personal del

SGI.

8. Identificar la necesidad de recursos para implementar, mantener y mejorar el SGI

de la Empresa

9. Identificar las necesidades de capacitación del personal.

10. Recibir, documentar y gestionar las comunicaciones relativas al SGI de las

diversas partes interesadas.

89



ISO 14001: 4.4.1

OHSAS 18001: 4.4.1




11. Efectuar el seguimiento al cumplimiento de objetivos, metas y programas

del SGI.

12. Efectuar el seguimiento al cumplimiento de criterios operativos de

acuerdo al SGI.

13. Asegurar el análisis de causa de las no conformidades y oportuna toma de

acciones correctivas y preventivas a fin de dar solución a los problemas

ambientales, de seguridad y salud ocupacional y del SGI detectados.

14. Asegurar que se mantengan los registros del SIG, como evidencia de su

cumplimiento.

15. Coordinar la ejecución de auditorías.

16. Mantener informado sobre el avance, desempeño e inconvenientes del SGI

al representante de la dirección.

AUTORIDAD

1. Hacer cumplir los procedimientos del SGI.

2. Aprobar los procedimientos generales y de control operativo del SIG.

90



ISO 14001: 4.4.1

OHSAS 18001: 4.4.1




4.3 SECRETARIA


1. Elaborar la documentación del SGI de la Empresa, a solicitud del Coordinador

del SGI.

2. Custodiar los documentos del SGI.

3. Distribuir los documentos del SGI de la Empresa a los usuarios de los mismos, a

solicitud del Coordinador del SGI.

4. Mantener actualizados los documentos del SGI.

5. Recibir, clasificar y archivar las comunicaciones internas y externas referentes al

SGI en la Empresa, al igual que las respuestas si es aplicable.

6. Identificar, clasificar, archivar y mantener los registros del SGI de la Empresa


AUTORIDAD

1. Hacer cumplir los procedimientos del Sistema de Gestión Integrado a su personal

asignado.

5. REFERENCIAS

SL.I.A.D.04

91

SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO CLÁUSULAS:

ISO 14001: 4.3.3

OHSAS 18001: 4.3.3


OBJETIVOS Y METAS

OBJETIVO META ESTRATEGIA COSTOS Y

RECURSOS ACCIONES RESPONSABLE ACCIÓN

AÑO 2012

2do

Trimestre

3er

Trimestre

4to

Trimestre

E F M A M J J A S

RE

DU

CIR

EL

NÚ

ME

RO

DE

AC

CID

EN

TE

S.

0 Accidentes.

Se cuantificará

mensualmente

Desarrollo y

seguimiento de

una política de

salud y seguridad

$600.00USD

1. Capacitación en

riesgos laborales y

toma de conciencia.

2. Creación de formato

para registros.

Supervisor de Procesos

x x x x x x x x x

x

RE

DU

CIR

EL

NÚ

ME

RO

DE

DE

SC

OO

R

DIN

AC

ION

ES

50%

De reducción

Mejorar el sistema

de comunicación.

Por escrito

1. Capacitación y toma

de conciencia.

2. Motivación al trabajo

con calidad.

3. Mejorar la

comunicación.

Coordinador del Sistema de

Gestión Integrado

x x

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

RE

DU

CIR

E

LA

S

EM

ISIO

NE

S

DE

CO

2

Reducción de las

emisiones de CO2

Mantenimiento

semanal de los

vehículos ABC

$400.00USD

1. Capacitación y toma

de conciencia.

2. Motivación al trabajo

con calidad.

3. Mejorar la

comunicación.

Supervisor de Procesos

x x

Mejorar las

condiciones de las

camionetas

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x




92

SCALE LOGISTICS SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

CLÁUSULAS:

ISO 14001: 4.3.3

OHSAS 18001: 4.3.3

CÓDIGO:SL.I.A.F.01

OBJETIVO META ESTRATEGIA COSTOS Y

RECURSOS ACCIONES

RESPONSABLE

ACCIÓN

2do Trimestre

2012

3er Trimestre

2012

4to Trimestre

2012

A M J J A S O N D

RE

DU

CIR

EL

NÚ

ME

RO

DE

AC

CID

EN

TE

S.

0 Accidentes.

Se cuantificará

mensualmente

Capacitación y

utilización de

implementos de

seguridad

$600USD

3. Capacitación en riesgos laborales y

toma de conciencia.

4. Creación de formato para registros.

Supervisor de Procesos x x x x x x x x x

TOTAL PROGRAMADO % 0 0 0 0 0 0 0 0 0

TOTAL EJECUTADO %

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO %

RE

DU

CIR

EL

NÚ

ME

RO

DE

DE

SC

OO

RD

INA

CIO

N

ES

50%

Reducción

Mejorar el sistema

de comunicación.

Por escrito

4. Capacitación y toma de conciencia.

5. Motivación al trabajo con calidad.

6. Mejorar la comunicación.

Coordinador del

Sistema de Gestión

Integrado

x

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

TOTAL PROGRAMADO % 5 5 5 5 5 5 5 5 4

TOTAL EJECUTADO %

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

RE

DU

CIR

E

L

PO

RC

EN

TA

JE

DE

EM

ISIO

NE

S D

E

CO

2

Reducción de

emisiones de

CO2

Mantenimiento

semanal de los

vehículos ABC

$400USD

4. Capacitación y toma de conciencia.

5. Mejorar la comunicación. Supervisor de Procesos

x

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x

TOTAL PROGRAMADO % 5 9 9 9 10 10 10 7 0 TOTAL EJECUTADO %

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO %




93



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2


PROCEDIMIENTO DE COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE

CONCIENCIA 1. OBJETO

Definir el método para asegurar la competencia, formación y concienciación del personal

en el Sistema de Gestión Integrado de la Empresa “SCALE LOGISTICS”

2. ALCANCE

Para todas las actividades que realiza el personal que prestan servicios en la Empresa

“SCALE LOGISTICS”



1. Solicitar a la Dirección el apoyo a los temas de capacitación en el Sistema de

Gestión Integrado programados.

2. Designar al personal que debe asistir a los cursos de capacitación programados.

COORDINADOR DEL SGI

1. Determinar las necesidades de capacitación del personal que labora en la Empresa.

2. Establecer el plan de toma de conciencia para el personal de prestación de servicios

3. Asegurar que las actividades de concienciación, se ejecuten de acuerdo las

necesidades del personal, de la Empresa y de la Ley.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



94



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2



CONCIENCIA

SECRETARIA

Archivar los registros que indica el presente Procedimiento.


4.1 CALIFICACIÓN DEL PERSONAL

4.1.1 Para el ingreso/ubicación de personal en la Empresa y sus actividades, la

Dirección, deberá considerar la competencia del personal sobre la base de

educación, entrenamiento y/o experiencia adecuados, de acuerdo al Manual

de funciones.

4.1.2 La secretaria, debe mantener actualizada la descripción de los cargos y

funciones de los empleados que desarrollan tareas específicas en el SGI, de

acuerdo a lo establecido en el Procedimiento SL.I.A.P.03, para definición de

Recursos, Funciones, Responsabilidades y Autoridades del SIG

4.1.3 La secretaria tendrá las copias de los registros que demuestran la

competencia del personal que realiza tareas específicas en el SGI, a través de

una carpeta individual con hoja de vida, certificados de cursos y experiencia,

evaluados según documento SL.I.A.F.02, Formulario de Calificación de

Personal.

95



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2



CONCIENCIA

4.2 INDUCCIÓN

El Coordinador del SGI realiza o delega la Inducción específica al sitio de trabajo.

4.2.1 EMPLEADOS NUEVOS

Información General de Empresa y de sus Actividades.

Localización de la Planta, sus Instalaciones y sus Servicios.

Orgánico Funcional.

Normas generales.

Nociones básicas de las Normas: 14001 Y OHSAS 18001.

Especificaciones de servicios.

Riesgos de Seguridad.

Riesgos Ambientales.

Accidentes de trabajo.

Implementos de protección personal.

Planes de Emergencia y Contingencia.

La capacitación realizada debe ser registrada en el documento SL.I.A.F.03, Formulario de

Capacitación.

96



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2



CONCIENCIA

4.2.2 EMPLEADOS PERMANENTES

Todos los empleados deben recibir Inducción al SGI, cuya capacitación debe

ser registrada en el documento SL.I.A.F.03, Formulario de Capacitación.

4.3 CAPACITACIÓN Y CONCIENCIACIÓN

Todos los empleados de la Empresa que durante el cumplimiento de sus actividades

puedan que estén sometidos a riesgos de seguridad significativos o puedan causar

impactos significativos al ambiente, deben recibir entrenamiento sobre los métodos

específicos de control aplicables, para que estén conscientes de:

1. La importancia del cumplimiento de la Política del SGI.

2. La importancia del cumplimiento de los procedimientos y de los requisitos del

SGI.

3. Los riesgos de seguridad y los impactos ambientales significativos reales o

potenciales con relación a sus actividades.

4. Los beneficios en ambiente y en seguridad y salud ocupacional al mejorar su

desempeño personal.

5. Sus funciones, responsabilidades y autoridad en el logro del cumplimiento con la

política, procedimientos y requisitos del SGI, incluyendo las necesidades de

preparación y respuesta en situaciones de emergencia.

97



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2



CONCIENCIA El entrenamiento se realizará de tres maneras:

4.3.1 El Coordinador del SGI, proveerá o delegará a los responsables de cada Área la

capacitación y entrenamiento en los procedimientos generales y específicos

directamente relacionados con: los riesgos laborales y con los impactos

ambientales asociados a cada área del trabajo. Este entrenamiento se registrará

en el documento SL.I.A.F.03, Formulario de Capacitación.

4.3.2 El Coordinador del SGI, planificará, programará y ejecutará el entrenamiento

sobre planes de emergencia y contingencia, así como la realización de

simulacros de aplicación. Este entrenamiento se registrará enel documento

SL.I.A.F.03, Formulario de Capacitación.

4.3.3 El Coordinador del SGI, programará la capacitación y entrenamiento en temas

ambientales y de seguridad que permitan al trabajador mejorar su competencia y

su desempeño. Esta actividad se la realizará de la siguiente manera:

Cada año el Coordinador deberá identificar las necesidades de entrenamiento

del personal, llenando el Formulario de Establecimiento de Necesidades.

El formulario se remite a la Dirección para su aprobación.

El representante de la Dirección y/o el Coordinador del SGI en base al

cronograma aprobado y tomando en cuenta los requerimientos y necesidades

del personal, seleccionará a los que participarán en los eventos de

capacitación.

98



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2



CONCIENCIA

La Dirección aprueba el listado de participantes tomando en cuenta los

requerimientos de todas las áreas de la Empresa.

Soporte Interno lleva el documento SL.I.A.F.04, Formulario de participantes

para capacitación.

4.4 EVALUACIÓN DE LA COMPETENCIA

Trimestralmente los empleados de la Empresa serán evaluados mediante el

formulario de Evaluación del Desempeño Laboral, con el fin de determinar la

competencia en su puesto de trabajo.

4.5 GENERALIDADES DE LA CAPACITACIÓN

4.5.1 Cuando existan modificaciones en la Política del SGI, Procedimientos,

Instructivos y Aspectos Ambientales y Seguridad y Salud Ocupacional

significativos, el Coordinador del SGI, planificará y coordinará el

entrenamiento del personal

4.5.2 Todos los empleados tienen que ser considerados en algún tipo de

capacitación relacionada con el SGI al menos una vez al año.

4.6 REGISTROS DE ENTRENAMIENTO

Los registros de entrenamiento como: inducciones, concienciaciones, visitas de

capacitación internas, externas y en el área de trabajo, serán registradas en

SL.I.A.F.03, Formulario de Capacitación o a través de la copia de los certificados de

entrenamiento.

99



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2



CONCIENCIA 5. REFERENCIAS

SL.I.A.P.06 Procedimiento para definición de funciones, responsabilidades y

Autoridades del SGI.

SL.I.P.I.04 Instructivo para trabajo en alturas.

SL.I.P.I.03 Instructivo General para corte, preparación de material y soldadura.

SL.I.A.D.03 Manual de funciones y cargos del SGI.

6. FORMULARIOS

SL.I.A.F.02 Formulario de Calificación de Personal.

SL.I.A.F.03 Formulario de Capacitación.

SL.I.A.F.04 Formulario de Participantes para Capacitación.

Formulario de Encuesta de opinión a Visitantes.

Establecimiento de Necesidades

Plan anual de Capacitación del Personal

Evaluación del Desempeño Laboral

Cronograma de Capacitación Procedimientos SGI.

100



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2



CONCIENCIA

7. FLUJOGRAMA

DIRECCIÓN DE LA EMPRESA “SCALE

LOGISTICS”

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN DEL SGI

COORDINADOR DEL SGI

SECRETARIA

JEFE DE

TRANSPORTE

QUITO

CONTADOR

GENERAL

SERVICIOS

VARIOS

TRANSPORTISTAS GUARDIA

101



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2


MANUAL DE FUNCIONES Y CARGOS DEL SGI


GRUPO

OCUPACIONAL:

Sistema de Gestión Integrado

CARGO: Coordinador del SGI

FUNCIONES BÁSICAS:

1. Revisar y aprobar los instructivos operativos. 2. Revisar y aprobar las matrices de control de documentos y registros.

3. Elaborar los objetivos y las metas ambientales y de seguridad y salud ocupacional.

4. Realizar el seguimiento mensual a los criterios operativos, indicadores objetivos y metas. 5. Revisar y aprobar los procedimientos del SGI que le competan.

6. Capacitar al personal de operaciones sobre instructivos operativos.

7. Realizar el seguimiento al cronograma de mantenimiento de áreas y equipos. 8. Asegurar que se implante, mantenga y mejore el SGI.

9. Asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos.

10. Establecer responsabilidades y autoridades en el personal con respecto al SGI. 11. Identificar las necesidades de capacitación en el personal.

12. Capacitación al personal en temas de ambiente y de seguridad y salud ocupacional.

13. Coordinar la ejecución de auditorías. 14. Asegurar que se mantengan los registros del SGI como evidencia.

15. Realizar la encuesta de satisfacción del personal.

PERFIL DEL CARGO:

Instrucción Formal:

Título universitario de Ingeniero en: mecánica, civil, industrial, de procesos o un grado equivalente.

Jefe de Planta en fábricas o industrias.

Experiencia en el Área:

2 años.

CAPACITACIÓN

EXTERNA:

Cursos de :

1. Auditor Interno 14001 y OHSAS 18001. 2. Auditor Líder ISO 14001 y OHSAS 18001.

3. Normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007. 4. Relaciones Humanas.

5. Manejo de Personal.

CAPACITACIÓN

INTERNA:

Talleres de:

1. Objetivos y metas de calidad, de ambiente, seguridad y salud ocupacional.(6 horas al año). 2. Política Integrada de calidad, de ambiente de seguridad y salud ocupacional. (6 horas al

año).

3. Procedimiento de funciones CM.I.A.P.06. (6 horas al año). 4. Análisis de causas y acciones correctivas. (6 horas al año).

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



102



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2




GRUPO

OCUPACIONAL:


CARGO: Representante de la Dirección del SGI

FUNCIONES

BÁSICAS:

1. Definir política del SGI.

2. Aprobar los procedimientos del SGI.

3. Aprobar la Matriz ambiental, seguridad y salud ocupacional.

4. Aprobar el manual del SGI.

5. Aprobar el alcance del SGI.

6. Revisar los objetivos y las metas ambientales, salud y seguridad ocupacional.

7. Revisar el cumplimiento de los requisitos legales y de otros requisitos.

8. Gestionar los recursos económicos para la implantación del SGI.

9. Aprobar objetivos y metas ambientales y de seguridad y salud ocupacional.

10. Tomar acciones para mejorar el desempeño en ambiente, seguridad y salud

ocupacional.

11. Aprobar y gestionar el presupuesto para el sistema.

12. Dirigir las reuniones para las revisiones por la dirección.

13. Planificar la ejecución de auditorías internas.

14. Calificar a los auditores internos.

15. Designar a los auditores internos y al auditor líder.

PERFIL DEL CARGO:


Título universitario de Ingeniero en: mecánica, civil, industrial, de procesos o un grado

equivalente.

Coordinador en “SCALE LOGISTICS”


2 años.

CAPACITACIÓN

EXTERNA:

Cursos de :

1. Auditor Interno ISO 14001 y OHSAS 18001.

2. Auditor Líder ISO 14001 y OHSAS 18001.

3. Normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

4. Relaciones Humanas.

5. Manejo de Personal.

CAPACITACIÓN

INTERNA:

Talleres de:

1. Objetivos y metas de ambiente, seguridad y salud ocupacional.(6 horas al año).

2. Política Integrada ambiental de seguridad y salud ocupacional. (6 horas al año).

3. Procedimiento de funciones SL.I.A.P.06. (6 horas al año).

4. Requisitos Legales. (6 horas al año).

5. Análisis de causas y acciones correctivas.(6 horas al año).

103



ISO 14001: 4.1

OHSAS 18001: 4.1



SECRETARIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

GRUPO

OCUPACIONAL:


CARGO: Secretaria del SGI

FUNCIONES

BÁSICAS:

1. Elaborar los procedimientos de control documental, control de registros,

no conformidades, manual de gestión, procedimiento cero.

2. Elaborar el alcance del SGI.

3. Custodiar los documentos internos y externos de SGI.

4. Registrar las comunicaciones recibidas y enviadas.

PERFIL DEL

CARGO:


Bachiller en Secretariado, Contabilidad, Informática, Físico Matemático,

Ciencias Sociales, etc.

Secretaria


2 años.

CAPACITACIÓN

EXTERNA:

Cursos de :

1. Auditor Interno ISO 14001 y OHSAS 18001.


3. Ofimática.

CAPACITACIÓN

INTERNA:

Talleres de:

1. Objetivos y metas de ambiente, seguridad y salud ocupacional.(6 horas al

año).

2. Política Integrada de ambiente de seguridad y salud ocupacional. (6 horas

al año).


4. Requisitos Legales. (6 horas al año).

5. Análisis de causas y acciones correctivas.(6 horas al año).

104



ISO 14001: 4.1

OHSAS 18001: 4.1



TRANSPORTISTA

GRUPO

OCUPACIONAL:

Personal de Planta

CARGO: Transportista

FUNCIONES

BÁSICAS:

1. Cumplir con los instructivos inherentes a su cargo.

2. Cumplir con el instructivo de utilización de implementos de seguridad.

3. Participar en los planes de emergencia y contingencia.

4. Participar en capacitaciones dentro y fuera de la Empresa

5. Apoyar en el mantenimiento de las instalaciones de la Empresa.

6. Ejecutar otras funciones afines a la naturaleza de su trabajo y nivel de

complejidad.

PERFIL DEL

CARGO:


Chofer Profesional


2 años.

CAPACITACIÓN

EXTERNA:

Cursos de :

1. Cursos de Mecánica.


CAPACITACIÓN

INTERNA:

Talleres de:


año).


al año).


4. Normas de Seguridad Básica.( 6 horas al año).

5. Primeros auxilios y manejo de extintores (6 horas al año).

6. Plan de contingencias y emergencias. (6 horas al año)

105



ISO 14001: 4.4.1

OHSAS 18001: 4.4.1



GUARDIA

GRUPO

OCUPACIONAL:

Seguridad Física

CARGO: Guardia

FUNCIONES

BÁSICAS:

1. Cumplir con el instructivo de utilización de implementos de seguridad.

2. Participar en los planes de emergencia y contingencia.

3. Participar en capacitaciones dentro y fuera de la Empresa.

4. Apoyar en el mantenimiento de las instalaciones de la Empresa.

5. Realizar rondas de vigilancia en la planta.

PERFIL DEL

CARGO:


Bachiller en cualquier especialización.


2 años

CAPACITACIÓN

EXTERNA:

Cursos de :

1. Defensa Personal.

2. Utilización de armas de fuego.

3. Relaciones Humanas

CAPACITACIÓN

INTERNA:

Talleres de:


año).


al año).


4. Normas de Seguridad Básica.( 6 horas al año).

5. Primeros auxilios y manejo de extintores (6 horas al año).

6. Plan de contingencias y emergencias. (6 horas al año)

106



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2

ESTABLECIMIENTO DE

NECESIDADES

IDENTIFICACIÓN DEL EVENTO

Área Solicitante:………………………………………………………………………………..

Responsable:…………………………………………………Lugar…………………………

Tipo de Evento:

Curso Pasantía

Seminario Conferencia

Taller Maestría

Diplomado Otros

Nivel del Evento: Básico Medio Avanzado

Característica del Evento: % Práctico % Teórico

Lugar de Prácticas: Planta Obra Otros

TEMA

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

OBJETIVOS

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

CONTENIDOS

1. …………………………………………. 2. ……………………………………………

3. …………………………………………. 4. ……………………………………………

5. …………………………………………. 6. ……………………………………………

7. …………………………………………. 8. …………………………………………… ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



107



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2

ESTABLECIMIENTO DE

NECESIDADES

Fecha de Realización:………………………… Horario:…………………………………..

Lugar:………………………………………… Duración:…………………………………

Equipos y Materiales Requeridos:……………….....................................................................

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

El Evento contribuye a:

Solucionar problemas Operativos

Formar especialistas

Desarrollar habilidades y destrezas

Manejar y operar equipos y/o maquinaria nuevos en la Empresa

Transferir conocimientos y novedades tecnológicas

Otras (Especifique)

JUSTIFICACIÓN

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

INSTRUCTORES SUGERIDOS

Nombre Lugar de Ubicación

………………………………………. …………………………………………

………………………………………. …………………………………………

………………………………………. …………………………………………

………………………………………. …………………………………………

Tema dirigido a:………………………………………….............................................................

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

Firma……………………………………

108

CRONOGRAMA DE CAPACITACIÓN PROCEDIMIENTOS SGI

AÑO 2012

DOCUMENTO PARA

CAPACITACIÓN CLÁUS. CÓDIGO RESP. ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPT. OCTU. NOVIEM. DICIEM.

Norma ISO-14001 C.SGI

Norma OHSAS- 18001 C.SGI

Política del SGI 4.2 SL.I.A.D.01 DIRECC.

Manual de Gestión Integrada 4.4.4. SL.I.A.D.03 C.SGI

Procedimiento de

identificación y actualización

de requisitos legales y otros

requisitos y evaluación del

cumplimiento.

4.3.2 SL.I.A.P.02 C.SGI

Objetivos, metas y programas

del SGI 4.3.3 SL.I.A.D.02 R.DIRECC.

Procedimiento para definición

de funciones,

responsabilidades y

autoridades del SGI.

4.4.1 SL.I.A.P.03 C.SGI

Procedimiento para Manejo de

Comunicaciones, y respectivos

formularios.

4.4.3 SL.I.A.P.05 C.SGI

Procedimieno para control de

documentos del SGI y

formularios.

4.4.5 SL.I.A.P.06 C.SGI

Procedimiento de medición y

seguimiento y respectivos

formularios.

4.5.1 SL.I.A.P.08 C.SGI

Procedimiento de No

conformidad y acción

correctiva

4.5.3 SL.I.A.P.09 C.SGI

Procedimiento para control de

registros 4.5.4 SL.I.A.P.10 C.SGI

Procedimiento para auditorías

internas. 4.5.5 SL.I.A.P.11 C.SGI

Procedimiento de Revisión por

la Dirección. 4.6 SL.I.A.P.12 R.DIRECC.

ELABORADO POR: REVISADO POR:

APROBADO POR:

FECHA: FECHA:

FECHA:

FIRMA: FIRMA:

FIRMA:

109

SCALE LOGISTICS

SISTEMA DE GESTIÓN


ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2

CÓDIGO: SL.I.A

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SGI 2012

DOCUMENTO PARA

CAPACITACIÓN CLAUSU. CÓDIGO RESPON. Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

Política del SGI

Objetivos, Metas y Programas

Funciones y Responsabilidades

No Conformidad y Acción Correctiva

Control de Documentos

Control de Registros

Auditorías Internas

Aspectos ambientales y seguridad

Evaluación de aspectos de ambiente y seguridad

ELABORADO POR: REVISADO

POR:

APROBADO POR:



AÑO 2012

110



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2

CÓDIGO: SL.I.A.F.02

FORMULARIO DE CALIFICACIÓN DEL PERSONAL

CARGO:

FECHA:

CALIFICACIÓN DE COMPETENCIA DEL

PERSONAL

Nombres y Apellidos

PERFIL DESEADO DE FORMACIÓN

Tercer Nivel: Especialidad: Com, Indus,

Ingeniería:

Licenciatura: Economista:

Otros:

Nivel Tecnológico:

Marketing

Tecnólogo: Otros:

Segundo Nivel: Industrial Técnico:

Otros:

Otros:

(Primaria)

Calificación hasta 30 puntos si cumple, 20 puntos si

cumple parcialmente y 10 puntos si no cumple.

CAPACITACIÓN RECIBIDA



Horas

Aspectos e Impactos Ambientales 10

Seguridad Industrial 10

Riesgos Laborales 10

Auditorías 30

Subtotal:

TIEMPO DE EXPERIENCIA:

Años o meses



Experiencia en la Empresa 5 años

Experiencia en Trabajos Similares

Subtotal:

CUMPLE LA COMPETENCIA REQUERIDA SI SUPERA LOS 70 PUNTOS EN LA EVALUACIÓN TOTAL

NECESIDADES DE CAPACITACIÓN:

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:

FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:

Subtotal:

111



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2


FORMULARIO DE CAPACITACIÓN

TEMA:

OBJETIVO:

FECHAS:

NÚMERO DE

HORAS

DICTADO POR:

Nº NOMBRE ÁREA C.I. FIRMA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:


112



ISO 14001: 4.4.2

OHSAS 18001: 4.4.2


FORMULARIO DE PARTICIPANTES PARA CAPACITACIÓN

TEMA:

OBJETIVO:

FECHA:

NÚMERO DE HORAS:

DICTADO POR:

Las personas participantes en este curso, en representación de la Empresa “SCALE

LOGISTICS” son:

Nº NOMBRE ÁREA C.I. FIRMA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

FECHA:……………………………………………………

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:


113



ISO 14001: 4.4.3

OHSAS 18001: 4.4.3

CÓDIGO:SL.I.A.P.05

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE COMUNICACIONES

1. OBJETO

Definir el método para generar, recibir y responder las comunicaciones internas y

externas relacionadas al Sistema de Gestión Integrado de la Empresa “SCALE

LOGISTICS”.

2. ALCANCE

Aplica al manejo de las comunicaciones relacionadas con el SGI de la Empresa




Generar, recibir y responder a las comunicaciones relacionadas con el SGI de las

partes interesadas, que sean de su competencia.

COORDINADOR DEL SGI

1. Generar, recibir y responder a las comunicaciones relacionadas con el SGI de

las partes interesadas, que sean de su competencia.

2. Gestionar con el Representante de la Dirección y/o Dirección las

comunicaciones de las partes interesadas que no sean de su competencia.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



114



ISO 14001: 4.4.3

OHSAS 18001: 4.4.3

CÓDIGO:SL.I.A.P.05


SECRETARIA

1. Recibir y archivar las comunicaciones y respuestas de las partes involucradas.

2. Generar las respuestas a comunicaciones, de acuerdo a la disposición del

Coordinador y/o Representante de la Dirección.

3. Registrar las comunicaciones tanto internas como externas recibidas en

SL.I.A.F.06 y registrar las comunicaciones tanto internas como externas

enviadas en SL.I.A.F.05.

TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA “SCALE LOGISTICS”

Recibir cualquier documento relacionado al SGI y entregar a Secretaria.


4.1 COMUNICACIONES INTERNAS

4.1.1 Las comunicaciones internas se realizan a través de los siguientes

medios:

1. Internet

2. Memorando

4.1.2 Las comunicaciones internas referentes al SGI son receptadas por la

secretaria quien entrega al Coordinador del SGI y/o Representante de la

Dirección.

115



ISO 14001: 4.4.3

OHSAS 18001: 4.4.3

CÓDIGO:SL.I.A.P.05


4.1.3 La documentación interna es archivada en dos carpetas separadas, la

una de Recibidas y la otra de Enviadas.

4.1.4 Las respuestas emitidas por el destinatario de la comunicación interna

deben ser entregadas a la secretaria, para que archive según

corresponda.

4.1.5 Las comunicaciones internas vía Internet que tengan relación con el

SGI, serán impresas por la secretaria para su respectivo tratamiento.

4.2 COMUNICACIONES EXTERNAS

4.2.1 Toda comunicación externa relacionada con el SGI de la Empresa

“SCALE LOGISTICS” se recibe a través de la secretaria, para luego

entregar al Coordinador, quién da la disposición para archivar el

documento de acuerdo a lo indicado en 4.1.3.

4.2.2 Boletines de Prensa, Radio, y TV relacionados al desempeño del SGI de

la Empresa “SCALE LOGISTICS”.

116



ISO 14001: 4.4.3

OHSAS 18001: 4.4.3

CÓDIGO:SL.I.A.P.05


4.2.3 Todas las respuestas a comunicaciones deben ser documentadas. La

secretaria debe registrar y archivar de acuerdo a 4.1.3.

4.2.4 SCALE LOGISTICS no comunicará sus problemas de riesgos laborales

y sus aspectos ambientales significativos a entes externos, a menos que

existan requerimientos de las partes interesadas de acuerdo a 4.4.

4.2.5 Para el caso de llamadas telefónicas respecto a aspectos de seguridad y

ambientales de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, el receptor de la

misma solicitará los datos personales para que el Coordinador del SIG,

lo contacte y analice la situación, en lo posible solicitando información

escrita.

4.3 RESPUESTA A LAS COMUNICACIONES

El Coordinador del SGI prepara las respuestas relacionadas con los aspectos de

seguridad y ambientales de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, tomando en

cuenta los siguientes criterios:

1. Si tiene competencia respecto al problema presentado.

2. Analizando la importancia según sea el caso: de gestión de seguridad y

salud ocupacional o de gestión ambiental.

117



ISO 14001: 4.4.3

OHSAS 18001: 4.4.3

CÓDIGO:SL.I.A.P.05


3. Si el caso los amerita, comprometiéndose a tomar acciones correctivas y

preventivas necesarias e inmediatas.

4. Entregando respuestas oportunas.

5. Entregando sus respuestas a la secretaria para su distribución a quien

corresponda.

Disponiendo a la secretaria que archive todas las respuestas a las

comunicaciones.

4.4 DISPOSICIONES GENERALES

4.4.1 Las respuestas o decisiones tomadas respecto a las comunicaciones

recibidas sean internas o externas, serán registradas en SL.I.A.F.05,

Formulario de Comunicaciones Enviadas.

4.4.2 La secretaria administra el ingreso y salida de documentos relacionados

con el SGI mediante archivos físicos y/o electrónicos.

4.4.3 La secretaria realiza un informe de seguimiento de las respuestas a

comunicaciones de partes externas interesadas, cada seis meses previo a

la Revisión por la Dirección, de acuerdo a la disposición que haya

recibido para la contestación de las mismas.

118



ISO 14001: 4.4.3

OHSAS 18001: 4.4.3

CÓDIGO:SL.I.A.P.05


4.4.4 Las comunicaciones verbales son canalizadas a través de una

comunicación escrita para sustento o evidencia, cuando el

Representante de la Dirección o el Coordinador del SGI, lo consideren

necesario.

5. REFERENCIAS

Norma ISO 14001:2004.

Norma OHSAS 18001:2007.

6. FORMULARIOS

SL.I.A.F.06 Formulario de comunicaciones recibidas.

SL.I.A.F.05 Formulario de comunicaciones enviadas.

119



ISO 14001: 4.4.3

OHSAS 18001: 4.4.3


FORMULARIO DE COMUNICACIONES ENVIADAS

No. DOCUMENTO INTERNA EXTERNA DESTINO FECHA. EMISIÓN ATENDIDO ASUNTO

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: FECHA: FECHA: FECHA: FIRMA: FIRMA: FIRMA:

120



ISO 14001: 4.4.3

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FORMULARIO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS

No. DOCUMENTO INTERNA EXTERNA PROCEDENCIA FECHA. EMISIÓN ATENDIDO ASUNTO


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MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Misión.

1.2 Visión.

1.3 Objetivo de la Implantación del Sistema de Gestión Integrado.

2. PRESENTACIÓN

2.1 Presentación del Manual de Gestión Integrado.

2.2 Descripción General de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.

3. POLÍTICA INTEGRADA

4. PLANIFICACIÓN

4.1 Aspectos de Seguridad y Ambientales.

4.2 Requisitos Legales y Otros Requisitos.

4.3 Objetivos, metas y programas

5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

5.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad.

5.2 Competencia, formación y toma de conciencia.

5.3 Comunicación.

5.4 Documentación.

5.5 Control de Documentos.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



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Control Operacional.

Preparación y Respuesta ante Emergencias.

6. VERIFICACIÓN

Seguimiento y Medición.

EvaluacióndelCumplimiento Legal.

No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva.

Control del los Registros.

Auditoría Interna.

7. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

8. PROCEDIMIENTO CERO

INTRODUCCIÓN

SCALE LOGISTICS es una empresa que se encuentra desarrollando sus actividades desde

el año 2008, dedicada exclusivamente al transporte distribución, y mudanzas de productos

y enseres en forma local e interprovincial.

MISIÓN

SCALELOGISTICS brinda alternativas y soluciones logísticas integrales de calidad a

través del continuo desarrollo y mejoramiento de nuestros servicios, permitiendo así a

nuestros clientes incrementar su productividad y satisfacer sus necesidades más exigentes

bajo el lema de que Nada es imposible.

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1.2 VISIÓN

SCALELOGISTICS líder en el mercado logístico local mantiene un continuo crecimiento

y el desarrollo de servicios adicionales que nos permitan satisfacer las necesidades de

nuestros clientes así como las de nuestros colaboradores y accionistas.

1.3 OBJETIVOS DE LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

INTEGRADO

Permitir la ejecución de las actividades de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, de manera,

que se minimicen los riesgos laborales y los impactos ambientales significativos,

asociados a nuestros procesos, instalaciones y servicios, prestando especial atención a la

protección del ambiente, trabajadores y del entorno local adyacente a la empresa y sus

sitios de trabajo.

Procurar la utilización eficiente de los recursos de toda índole, evitando su desperdicio o

uso innecesario.

Prevenir los accidentes y controlar los riesgos a los que pueden estar expuestos el personal

que labora en la Empresa.

Prevenir y controlar la contaminación al aire que se pueda generar.

Cumplir con la Legislación vigente en cuanto a especificaciones propias de Seguridad y

Salud Ocupacional y Ambiental.

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1. Fomentar en el personal compromiso cuidado del medio ambiente y en la

prestación de un servicio seguro y responsable en beneficio de los trabajadores, de

la Empresa, de los clientes y de la sociedad.

1. PRESENTACIÓN

1.1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO

Este Manual define la Política y Objetivos de la Dirección de la Empresa “SCALE

LOGISTICS”; siendo ésta política adecuada a los objetivos de seguridad y de

ambiente de la organización, a las expectativas, necesidades de sus clientes, a la

prevención de accidentes, de contaminación y al cumplimiento de los requisitos

legales en materia de calidad, de seguridad y de ambiente.

1.2. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA EMPRESA SCALE LOGISTICS

En Diciembre del 2008, se decide poner en marcha un proyecto se servicios logísticos, en

base a su amplia experiencia y luego de analizar las necesidades de un mercado cada vez

más globalizado, convertir en realidad la idea de crear una empresa que brinde al sector del

transporte, soluciones logísticas integrales y no simplemente servicios puntuales en las

ramas del área logística local.

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INTEGRADO

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El enfoque bajo el cual se hace realidad esta idea, está basado en la selección

minuciosa de proveedores que forman el grupo selecto de operadores contribuyen a la

empresa armar los esquemas de operación logísticos necesarios para convertirse en un

integrador logístico que no solo brinde un servicio a sus clientes, sino valores

agregados en base a procedimientos de calidad y seguridad que permitan a los clientes

incrementar su productividad, reducir costos y ser más operativos; incursionando en el

mercado con precios competitivos, ajustados cuidadosamente a los presupuestos de la

empresa y a las necesidades financieras de los clientes. Es así como en Enero del 2008

se crea SCALELOGISTICS Sociedad Anónima.

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2. POLÍTICA INTEGRADA

SCALE LOGISTICS S.A. de conformidad con la misión empresarial transporta

almacena y distribuye productos de forma local, provincial e internacional con el fin de

brindar alternativas y soluciones logísticas integrales de calidad a través del continuo

desarrollo y mejoramiento de los servicios y respetando las leyes tanto laborales como

ambientales, estableciendo parámetros de calidad bajo los siguientes principios:

1. Prevenir los accidentes y controlar los riesgos a los que pueden estar expuestos

tanto el personal que transporta la mercadería como el personal que realiza la carga

y descarga del producto de la empresa al lugar de destino.

2. Prevenir y controlar la contaminación ambiental al agua, aire o suelo que se pueda

generar.

3. Cumplir con la Legislación vigente en cuanto a especificaciones propias de

Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental.

4. Concienciar al personal involucrado respecto al cuidado del medio ambiente y en la

prestación de un servicio seguro y responsable en beneficio de los trabajadores, de

la Empresa, de los clientes, de la sociedad y partes interesadas.

5. Supervisar continuamente el cumplimiento de esta Política de los Objetivos y

Metas del Sistema de Gestión Integrado, con el propósito de asegurar el

Mejoramiento Continuo.

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3. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

3.1. ASPECTOS DE SEGURIDAD Y DE AMBIENTE

De acuerdo con los requisitos de las normas: ISO 14001 y OHSAS 18001, se

establece un procedimiento para identificar y evaluar los aspecto de seguridad y

de ambiente que tienen o pueden tener no conformidades en el producto o

servicio, riesgos laborales e impactos significativos en el medio ambiente y

sobre los que la Empresa “SCALE LOGISTICS”, puede ejercer un control en el

desarrollo de sus actividades.

Esta información, proporciona un conocimiento detallado de la problemática de

seguridad y ambiental asociada a las actividades de la Empresa “SCALE

LOGISTICS” Además, se tendrá en cuenta a la hora de establecer los objetivos

de seguridad y de ambiente integrados.

DOCUMENTACIÓN DESARROLLADA:

1. SL.I.A.P.01 Procedimiento para Identificación y Evaluación de No

Conformidades, Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos.

2. SL.I.A.M.01 Matriz de Identificación y Evaluación de No Conformidades,

Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos.

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4. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

4.1. ASPECTOS DE SEGURIDAD Y DE AMBIENTE

De acuerdo con los requisitos de las normas: ISO 14001 y OHSAS 18001, se

establece un procedimiento para identificar y evaluar los aspecto de seguridad y

de ambiente que tienen o pueden tener no conformidades en el producto o

servicio, riesgos laborales e impactos significativos en el medio ambiente y

sobre los que la Empresa “SCALE LOGISTICS”, puede ejercer un control en el

desarrollo de sus actividades.

Esta información, proporciona un conocimiento detallado de la problemática de

seguridad y ambiental asociada a las actividades de la Empresa “SCALE

LOGISTICS” Además, se tendrá en cuenta a la hora de establecer los objetivos

de seguridad y de ambiente integrados.


3. SL.I.A.P.01 Procedimiento para Identificación y Evaluación de No

Conformidades, Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos.

4. SL.I.A.M.01 Matriz de Identificación y Evaluación de No Conformidades,

Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos.

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1.1. REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

Uno de los fundamentos básicos del Sistema de Gestión Integrado, es el

compromiso por parte de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, de cumplir con

los requisitos legales aplicables a su actividad en materia de seguridad y de

ambiente.

Para ello identifica, conoce y vela por el cumplimiento de los requerimientos

legales, normativas o documentos de cualquier otra naturaleza aplicables a los

aspectos de seguridad y de ambiente de sus actividades mediante el

correspondiente procedimiento.


1. SL.I.A.P.02 Procedimiento de Identificación y Actualización de Requisitos

Legales y otros Requisitos; y Evaluación del Cumplimiento Legal.

2. SL.I.A.M.02 Matriz de Requisitos Legales y otros Requisitos.

3. SL.I.A.M.04 Matriz de Evaluación de Requisitos Legales y otros Requisitos.

4.3 OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS

De acuerdo con los requisitos de las normas ISO 14001 y OHSAS 18001, “SCALE

LOGISTICS”, se ha propuesto metas que nos ayuden a mejorar día a día nuestras

actividades, cuidando de la seguridad de las personas y respetando siempre al medio

ambiente.

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“SCALE LOGISTICS” definirá objetivos de seguridad y ambientales

destinados a:

1. Cumplir con los principios de la política integrada.

2. Eliminar los accidentes.

3. Reducir los riesgos laborales.

4. Reducir el número de incidentes.

5. Desarrollar las actividades previniendo la contaminación.

6. Controlar los aspectos de seguridad y ambientales significativos.

7. Motivar a nuestro personal para que tome conciencia de las implicaciones

que tiene su trabajo diario sobre su integridad como ser humano y el

respeto al medio ambiente para que sean plenamente responsables de

todas las actividades que realizan.


1. SL.I.A.D.02 Objetivos y Metas.

2. SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrada.

5. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

5.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

SCALE LOGISTICS determina los recursos, funciones, responsabilidades y

autoridad para el Sistema de Gestión Integrado de conformidad con la Normas:

ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

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La Dirección siempre ha procurado seleccionar a las personas más adecuadas en

función de su experiencia y formación y les ha asignado las responsabilidades y

autoridad convenientes para el Sistema de Gestión Integrado. El organigrama

jerárquico-funcional de la Empresa “SCALE LOGISTICS” se indica a continuación:

Dirección

Representante de la Dirección

Coordinador del SGI

Supervisor de Transporte Quito

Transportistas

Supervisor de Transporte Guayaquil

Transportistas


Contador

Asistente Contables

Secretaria

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Las responsabilidades del personal se encuentran definidas en los procedimientos e

instructivos desarrollados para el Sistema de Gestión Integrado. Las Actividades o

Autoridades más representativas son las siguientes:

ACTIVIDAD/AUTORIDAD

DIR

EC

TO

R

RE

PR

ES

EN

TA

NT

E

DE

LA

DIR

EC

CIÓ

N

CO

OR

DIN

AD

OR

DE

L S

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ET

AR

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SU

PE

RV

ISO

R D

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PR

OC

ES

OS

Definir la Política Integrada Organizar y Gestionar los Recursos Aprobar Objetivos y Metas del SGI Aprobar Procedimientos de SGI Aprobar Instructivos del SIG Identificar la Legislación Aplicable al SIG Identificar y Controlar los aspectos del SIG Cumplir y Hacer cumplir los requisitos del SIG Atención y Registro de Reclamos Toma de Soluciones a Reclamos Seguimiento al SGI de la Empresa Verificación de Soluciones Preparación y Respuesta ante Emergencias

Para comprobar la correcta y eficaz implantación y desarrollo del SGI, la Dirección

lleva a cabo la revisión del mismo, una vez al año, promoviendo las acciones de

mejora que se estime oportunas.

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1. SL.I.A.P.03 Procedimiento para Definición de Recursos, Funciones,

Responsabilidad y Autoridades del SGI.

5.2 COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

La Empresa “SCALE LOGISTICS” determina los mecanismos para que todos

los trabajadores, en cada función y nivel, tomen conciencia sobre:

1. La importancia de cumplir la Política, los requisitos y de aplicar los

procedimientos del Sistema de Gestión Integrado.

2. Los riesgos e impactos ambientales significativos, reales o potenciales,

derivados de sus actividades laborales así como de los beneficios de la

seguridad y del ambiente.

3. Sus funciones y responsabilidades para cumplir la Política, los requisitos

del Sistema de Gestión Integrado incluyendo aquellos para la preparación y

respuesta ante emergencias y aplicar los procedimientos del SGI.

4. Las consecuencias potenciales por no aplicar los procedimientos operativos

de gestión determinados.

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5. El personal que realiza tareas que puedan causar riesgos e impactos

significativos que sea competente sobre la base de su educación,

capacitación y experiencia.


1. SL.I.A.P.04 Procedimiento de Competencia, Formación y Toma de

Conciencia.

5.3 COMUNICACIÓN

De acuerdo a los requerimientos de las Normas: ISO 14001 y OHSAS 18001, se

establece una metodología en su correspondiente procedimiento, para que exista

una correcta comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la

organización; así como para recibir, documentar y responder a las

comunicaciones relevantes de partes externas interesadas.


1. SL.I.A.P.05 Procedimiento para Manejo de Comunicaciones.

5.4 DOCUMENTACIÓN

La Empresa “SCALE LOGISTICS”, ha definido, establecido y mantiene

permanentemente actualizado, un Sistema de Gestión Ambiental según las

Normas: ISO 14001 y OHSAS 18001, como medio para asegurar el

cumplimiento de la Política Integrada.

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El Sistema de Gestión Integrado se refleja en la siguiente documentación:

1. Manual de Gestión Integrado: Es el documento básico del Sistema de

Gestión Integrado. Detalla la política Integrada, la organización básica de la

Empresa “SCALE LOGISTICS” y las principales disposiciones y

actividades adoptadas para una gestión integrada eficiente, siguiendo las

directrices de las Normas: ISO 14001 y OHSAS 18001 sobre aspectos de

Ambiente y de Seguridad respectivamente.

2. Procedimientos: Son documentos complementarios al Manual de Gestión

Integrado, en los que se describe paso a paso los requerimientos de las

Normas: ISO 14001 y OHSAS 18001 sobre aspectos de Ambiente y de

Seguridad para dar soporte a la Gestión Integrada.

3. Instructivos: Son documentos similares a los procedimientos, pero en ellos

se describe como realizar las actividades de la Empresa “SCALE

LOGISTICS”, con el fin de controlar los aspectos de seguridad y

ambientales significativos o no significativos.

4. Planes: Son documentos que definen la actuación de respuesta ante

emergencias y contingencias.

5. Registros: Son documentos que sirven para obtener información que

contribuye a la gestión eficaz de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.

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1. SL.I.A.D.03 Manual de Gestión Integrado.

2. SL.I.A.P.00 Procedimiento Cero.

5.5 CONTROL DE DOCUMENTOS

La Empresa “SCALE LOGISTICS”, dispone de una metodología recogida en su

correspondiente procedimiento, para el control de la documentación y de los

datos que permiten la actualización, identificación y distribución de la

documentación y de los datos que definen y generan el Sistema de Gestión

Integrado.

Toda documentación debe ser legible, fechada en el día de elaboración, revisión y

aprobación y fácilmente identificable; para asegurar que se dispone de ellos en los

lugares adecuados y en la edición vigente. Los documentos se deben mantener

ordenados y archivados por un tiempo específico. La modificación y creación de

nuevos documentos la realizan los responsables de los mismos.


1. SL.I.A.P.06 Procedimiento para Control de Documentos del SGI.

2. SL.I.A.M.03 Matriz Maestra de Control de Documentos.

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5.6 CONTROL OPERACIONAL

La Empresa “SCALE LOGISTICS” controla todos los aspectos de seguridad y

ambientales significativos de sus actividades; algunos de estos aspectos

significativos se controlan mediante instructivos operativos, cuya implementación

evita desviaciones de la Política Integrada.

Se establecen criterios operativos en los instructivos operativos, que controlan los

aspectos significativos, con el fin de asegurar que los mismos se realizan en

condiciones controladas. Además, se establecen otros instructivos que permiten

controlar aspectos a pesar de que no son significativos.

En los instructivos se contemplan elementos importantes que sirven de guía

procurando minimizar los peligros para las personas, las instalaciones y el ambiente.

Estos elementos son:

1. La definición de responsabilidades para el personal involucrado en los

instructivos, sea personal propio o de clientes.

2. Mecanismos de registros que permiten documentar las distintas actividades.

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1. SL.I. P.I.01 Instructivo para Transporte Interno.

2. SL.I. P.I.02 Instructivo para Transporte Interprovincial.

3. SL.I. P.I.03 Instructivo para Distribución

4. SL.I. P.I.04 Instructivo para Mudanzas Internas

5. desechos.

5.7 PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

SCALE LOGISTICS identifica y gestiona un procedimiento para enfrentar

incidentes, accidentes y situaciones de emergencia; y al mismo tiempo para

prevenir y mitigar los riesgos laborales e impactos ambientales que pudieran

estar asociados.

La Empresa por el momento la manera en que enfrenta situaciones emergentes

es evitando que estas se produzcan, mediante una buena capacitación y

concientización en los procedimientos que cada trabajador tiene que observar

en sus actividades a fin de evitar situaciones emergentes. Pero en caso de que

lleguen a ocurrir, el Supervisor de Procesos Operación con Soporte Interno

tomará las medidas correctivas que consideren necesarias.

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6. VERIFICACIÓN

1.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

La Empresa “SCALE LOGISTICS”, dispone de un procedimiento, para

analizar, medir y hacer el seguimiento a las características fundamentales de las

operaciones que puedan ocasionar Riesgos Laborales e Impactos Ambientales

significativos.

Además, considera el desempeño y el cumplimiento de los objetivos y metas

integradas.


1. SL.I.A.P.08 Procedimiento de Medición y Seguimiento.

6.2 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL

El Sistema de Gestión Integrado establece un Procedimiento para la Evaluación

del Cumplimiento Legal.


1. SL.I.A.P.02 Procedimiento de Identificación y Actualización de Requisitos

Legales y Otros Requisitos; y, Evaluación del Cumplimiento Legal.

2. SL.I.A.M.03 Matriz de Evaluación de Requisitos Legales y Otros

Requisitos.

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6.3 NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA

La Empresa “SCALE LOGISTICS”, define un procedimiento para tratar las No

conformidades Reales y Potenciales, y tomar Acciones Correctivas y

Preventivas.

Las acciones correctivas o preventivas tomadas para eliminar las causas de no

conformidades reales y potenciales, serán apropiadas a la magnitud de los

problemas y proporcionales a la no conformidad detectada.


1. SL.I.A.P.09 Procedimiento de No Conformidad, Acción Preventiva y

Correctiva.

6.4 CONTROL DE LOS REGISTROS

Los registros del SGI, se mantienen conforme un procedimiento que establece,

la identificación y el archivo de manera legible, e identificable.

Los registros que se almacenan en cada sitio de trabajo son fácilmente

recuperables y están protegidos de daño, deterioro o pérdida de acuerdo con las

responsabilidades establecidas en cada procedimiento.

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1. SL.I.A.P.10 Procedimiento para Control de los Registros.

2. SL.I.A.M.05 Matriz para Control de los Registros.

6.5 AUDITORIA INTERNA

La Empresa “SCALE LOGISTICS”, define un procedimiento para la

realización de auditorías, tomando en cuenta la importancia en seguridad e

impacto de sus operaciones y los resultados de las auditorias previas; así como,

los criterios de auditoría, su alcance, la frecuencia y los métodos para realizarla,

que permitan:

1. Determinar si el Sistema de Gestión Integrado:

Cumple las disposiciones planificadas para la gestión de seguridad y salud

ocupacional y ambiental, incluyendo los requisitos de esta norma.

Fue adecuadamente implementado y se mantiene.

2. Proveer a la Dirección de información sobre los resultados de las

auditorias.

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INTEGRADO

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1. SL.I.A.P.11 Procedimiento para Auditorias.

7. REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La Dirección de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, revisará el SGI

periódicamente, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia. El

proceso de revisión asegurará que se recopile la información necesaria para

permitir que la Dirección lleve a cabo esta evaluación.

La Revisión por la Dirección, considerará la posibilidad de realizar modificaciones

en la Política, los Objetivos y otros elementos del SGI; considerando los resultados

de las auditorias del SGI, cambios en las circunstancias y el compromiso de mejora

continua.

8. PROCEDIMIENTO CERO

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ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4


PROCEDIMIENTO CERO

1. OBJETO

Definir el procedimiento base para la creación y edición de los documentos del SIG.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos elaborados para el SIG en la Empresa “SCALE

LOGISTICS”.


SECRETARIA

Asegurar que los documentos cumplan lo establecido en el presente procedimiento.

PERSONAL EMPRESA “SCALE LOGISTICS”

Cuando requiera elaborar documentación perteneciente al SGI, deberá cumplir con lo

establecido en el presente procedimiento.


4.1 TIPOS DE DOCUMENTOS

Los documentos del SGI son Manuales, Procedimientos, Instructivos, Formularios,

Matrices, Documentos Internos y Externos.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



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4.2 FORMATO PARA DOCUMENTOS

Al formato se los divide en tres partes:

4.2.1 CABECERA

Cuadro establecido para registrar los datos de identificación del documento de acuerdo

al siguiente detalle:

a. NOMBRE Y LOGOTIPO DE LA EMPRESA “SCALE LOGISTICS”

Se colocará en el margen superior izquierdo.

b. SITIO DE APLICACIÓN

Identifica el lugar en donde se aplica el SGI.

POLÍTICA

MANUAL DE GESTIÓN

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

FORMULARIOS, MATRICES, DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS

145



ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4



c. NOMBRE DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Indica el Sistema de Gestión al que pertenece el documento y las Normas ISO

aplicables.

d. CLÁUSULAS

Indica las cláusulas de las Normas ISO que cumple el documento.

e. CÓDIGO

Indica el código del documento que se está describiendo, el cual tiene el siguiente

formato, SL-I-E-U-SS, en donde:

SL idéntica el sitio de aplicación del SGI. “SCALE LOGISTICS”.

I identifica al Sistema de Gestión Integrado.

E una sigla para identificar el área responsable de la aplicación del documento.

Se utiliza:

O Operaciones

M Mantenimiento

S Seguridad

A Administrativo

U una sigla que identifica el tipo de documento.

146



ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4



Se utiliza:

P Procedimiento

M Matriz

D Documento General (Política, Alcance, Manual, etc).

I Instructivo

F Formulario

SS dos cifras secuenciales que identifican el documento.

f. NOMBRE DEL DOCUMENTO

Se registra el nombre del documento.

4.2.1 CONTENIDO DEL DOCUMENTO

1. OBJETO

Describe los que se pretende lograr con el documento, se deben usar

los verbos en infinitivo.

2. ALCANCE

Identifica las áreas en las cuales se aplica el documento, determina

claramente conde comienza y donde termina el mismo.

147



ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4




Establece las áreas y/o funcionarios responsables de la aplicación del

documento.


a. Indica en forma lógica y secuencial todas las actividades, operaciones,

pasos, controles y registros necesarios para cumplir con el documento.

b. Describe las actividades que realiza cada responsable.

c. Cuando sea aplicable debe constar, las responsabilidades de terceros

relacionados con el documento.

5. REFERENCIAS

Menciona los documentos con los cuales tiene relación o se ampara el

documento, como: leyes, reglamentos, disposiciones legales y

administrativas, acuerdos, ordenanzas, convenios que abarquen el tema.

6. FORMULARIOS

Todos aquellos que en formatos adecuados que se requieren para la

ejecución del documento.

7. ANEXOS

Incluye información que es soporte del documento.

148



ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4



4.2.2 PARTE INFERIOR DE PRIMERA PÁGINA

Cuadro destinado para registrar a los responsables de la elaboración,

revisión y aprobación del documento.

Se recomienda colocar este cuadro solamente en la primera hoja del

documento.

a. ELABORA

Registra el nombre y la firma del funcionario que elabora el documento.

b. REVISA

Registra el nombre y la firma del funcionario que revisa el documento.

c. APRUEBA

Registra el nombre y la firma del funcionario que aprueba el

documento.

d. FECHAS

Se registran las fechas de: elaboración revisión y aprobación del

documento.

4.2.3 PIE DE PÁGINA

Se escribe el nombre del Sistema de Gestión Integrado y el número de

página.

149



ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4



4.3 FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN

1. Tipo y tamaño de papel

Bond blanco de 75 gramos, INEN A4

2. Espacio entre líneas

2

3. Márgenes de las páginas

Superior 4cm, Inferior 0cm, Derecho 2.5cm, Izquierdo 1.5cm con

excepciones especiales.

4. Numeración de páginas

Números arábigos en forma secuencial en el pie de página inferior derecha.

5. Cabecera de página

De acuerdo a lo indicado en el numeral 4.2.1. Letra mayúscula, en negrilla,

TIMES NEW ROMAN 12.

6. Cuadro de firmas de responsabilidad

Debe ir en la parte inferior de la primera página de cada documento con

letra TIMES NEW ROMAN 9 y en negrillas.

7. Pie de página

Letra cursiva TIMES NEW ROMAN 9.

150



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8. Títulos y subtítulos

Con mayúsculas, letra TIMES NEW ROMAN 12.

9. Cuerpo del documento

Los cuadros y tablas que se incluyen en cualquier documento, tendrán tipo

de letra TIMES NEW ROMAN con tamaño y espacios ajustables al

contenido.

10. Contenido del documento

Tipo de letra TIMES NEW ROMAN 12

11. Impresión

En el anverso de la hoja de papel bond.

4.4 OTROS DOCUMENTOS

4.4.1 Los documentos externos tienen su propia identificación.

4.4.2 Documentos internos como memorias, bitácoras y otros circunstanciales

no están obligados a cumplir necesariamente con el formato establecido

en el presente procedimiento.

5. REFERENCIAS

No aplica.

151



ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4



6. FORMULARIOS

No aplica.

7. ANEXOS

No aplica.


1. SL.I.A.P.12 Procedimiento para la Revisión por la Dirección.

2. SL.I.A.F.22 Formulario de Revisión por la Dirección.

152



ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4


GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

Accidente: Acontecimiento no deseado, que trae como consecuencias lesiones a las

personas y/o daños a las propiedades o ambiente.

Acción correctiva: Acción para eliminar la causa raíz de una no conformidad

detectada.

Acción preventiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial.

Análisis de causa: Proceso en el que se identifica y define la causa o causas raíces o

potenciales que generan una no conformidad.

Argumentación: Explica con criterios argumentativos, como se valora una no

conformidad, un riesgo y un impacto ambiental.

Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una

organización que puede interactuar con el medio ambiente.

Auditado: Persona y/o proceso que recibe directamente una auditoria y presenta

evidencias.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



153



ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4



Auditor: Persona con competencia para llevar a cabo una auditoría.

Auditor líder: Auditor que coordina al grupo auditor y es el responsable de la

planificación, ejecución y seguimiento.

Auditoria: Investigación sistemática sobre los métodos y procedimientos de trabajo en

una organización, en la medida en que son relevantes para los aspectos de calidad, de

seguridad y salud ocupacional y ambientales. El resultado es el informe de auditoría

que presenta los puntos problemáticos en el funcionamiento de la organización en los

tres aspectos

Auditoria de suficiencia: Consiste en la revisión de los documentos del SGI durante

la fase de Preparación de Auditoria.

Autoridad: Toma decisiones dentro del SGI.

Característica clave: Son elementos importantes del control operativo: Parámetros y

variables de operación.

Comunicación: Cualquier medio a través del cual se solicita o entrega información

(escrita, radial, televisivo, prensa, teléfono, correo electrónico).

154



ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4



Comunicación interna: Documento procedente de cualquier área, implicada en la

gestión integrada de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.

Comunicación externa: Documento procedente de organizaciones estatales

competentes como: Ministerio del Ambiente, Distrito Metropolitano de Quito,

Ministerio de Relaciones Laborales, IESS, INEN y de Empresas o vecinos que tengan

relación con el Sistema de Gestión Integrado y su desempeño.

Comunidad: Es la población directamente afectada por el desarrollo de una actividad.

Condiciones inusuales: Actividad desarrollada periódicamente o eventualmente bajo

condiciones controladas.

Condiciones emergentes: Situación no esperada, eventual que provoca daños o

pérdidas.

Condiciones normales: Actividad ejecutada diaria y rutinariamente bajo condiciones

controladas.

Contingencia: Posibilidad o riesgo de que suceda una cosa. Por lo que se debe estar

preparado para cualquier contingencia.

155



ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4



Copia controlada: Documento del SGI, que se entrega a las áreas que deben disponer de

una copia del documento, registrando su distribución.

Criterio de auditoría: Es el conjunto de políticas, manual, procedimientos, instructivos,

formularios y documentos legales externos, normas, aplicables como referencia para una

auditoria.

Criterio operativo: Concepto técnico operativo del que se desprenden valores de

variables y parámetros que definen los rangos y límites en los cuales se debe operar o

realizar una actividad operativa, para controlar aspectos de calidad, de seguridad y salud

ocupacional y ambientales significativos.

Desastre: Perturbación total de un sistema en que la capacidad de la organización o de la

comunidad no es suficiente para atender el evento, requiriendo ayuda externa o

internacional.

Desecho sólido: Denominación genérica de cualquier tipo de productos sólidos residual o

basuras, procedente de la actividad humana o industrial, también considerados como

residuos.

Diagrama de flujo de procesos: Gráfico de secuencia de los procesos.

Documento externo: Son leyes, normas, procedimientos y otros documentos que

provengan de las diferentes áreas externas a la Constructora y de otras Instituciones

públicas o privadas. Estos documentos no cumplen con el formato definido para el SGI.

156



ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4



Emergencia: Toda perturbación parcial o total de un sistema que puede poner en peligro

su estabilidad o seguridad, y requerir para su manejo recursos y procedimientos diferentes

a los normales y la modificación temporal, parcial o total de la organización para

atenderla, puede ser causada por eventos de origen accidental o no, y de ser de carácter

técnico o natural.

Empleados: Trabajadores permanentes o de empresas contratistas que laboran para la

Constructora, en forma ocasional.

Energía renovable: Las energías renovables son la energía solar, la energía eólica, la

energía hidráulica y diferentes tipos de combustibles biológicos. La característica básica de

la energía renovable, es que puede ser regenerada dentro de un período de tiempo

predecible, con la excepción del sol que genera energía constantemente.

Escombro: Desecho proveniente de las construcciones y demoliciones de casas, edificios

y otro tipo de edificaciones.

Evaluación: Revisión de cumplimiento de los parámetros medidos frente a los índices y

especificaciones definidos.

Evidencia objetiva: Dato que sustenta la existencia o veracidad de algo. Los datos pueden

ser documentos, resultados de observación, de entrevistas, condiciones operativas,

resultados de medición, etc.

157



ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4



Factores ambientales: Elementos ambientales o de incidencia ambiental susceptibles

de estudio para el conocimiento de su estado o situación actual. También son

denominados aspectos o vectores ambientales (agua, atmósfera, fauna, flora, paisaje,

residuos, medio urbano, movilidad y transporte, etc.).

Formulario: Documento que define el formato en el cual debe registrarse datos.

Funciones: Ejecución de tareas o actividades delegadas a una persona.

Generador: Toda persona natural o jurídica (industria o cualquier establecimiento

industrial) que, producto de su proceso u operaciones industriales, genere o dé origen a

algún residuo (sólido, líquido o gaseoso).

Guía de remisión: Documento de entrega recepción de producto.

Hallazgo de auditoría: Resultado de la evaluación de cumplimiento de evidencia/s

objetiva/s frente a requisito/s.

Impacto ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o

beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una

organización.

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ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4



Incidente: Acontecimiento no deseado, que bajo ciertas circunstancias puede

ocasionar daños a personas y/o pérdidas materiales.

Indicadores de desempeño: Instrumentos con cuya ayuda se evalúa el nivel de

desarrollo, eficiencia y rendimiento de las actuaciones contempladas en el SGI.

ISO: Organización Internacional de Normalización.

Límite permisible: Concentración máxima o mínima permitida, según corresponda,

de un elemento, compuesto o microorganismo en el agua, aire o tierra, para preservar

la salud y el bienestar humanos y el equilibrio ecológico, en concordancia con las

clases establecidas.

Matriz: Documento que contiene información del SGI, ordenado de forma sistemática.

Medio ambiente: Entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua,

el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus

interrelaciones.

Mejora continua: Proceso de intensificación del Sistema de Gestión Integrado para la

obtención de mejoras en el comportamiento global, de acuerdo con la política

Integrada de una organización.

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Monitoreo: Actividades en las cuales se define, mediante medición, características y

parámetros del SGI.

No conformidad real: Incumplimiento de un requisito.

No conformidad potencial: Posible no cumplimiento de un requisito que se detecta

antes de que este ocurra.

Observación de auditoría: Un incumplimiento a un requisito especificado, sin

suficiente evidencia objetiva y es un hecho puntual o trivial.

Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o

parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene sus

propias funciones y administración.

Formalmente se suscriben o adhieren, o bien corresponden a decisiones superiores

como fuerza corporativa obligatoria, adicionalmente son los compromisos suscritos

con partes interesadas.

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Peligro: Fuentes de energía o factores personales que cuando no son controlados

ocasionan accidentes o daños irreparables; y el manejo inapropiado de sustancias de

alto riesgo.

Política Integrada: Declaración, por parte de una industria, de sus intenciones y

principios en relación con su comportamiento general en calidad, en seguridad y

ambiente, que proporciona un marco para su actuación y para el establecimiento de sus

objetivos y metas en estos aspectos.

Prevención: Disposiciones y medidas anticipadas para evitar el deterioro.

Producto químico: Cualquier elemento, compuesto o mezcla de elementos y/o

compuestos. Los productos químicos pueden estar en forma de sólidos, líquidos o

gases.

Producto peligroso: Que puede causar daños al trabajador, ya sea afectando su salud

(tóxicos y/o radiactivos) o su integridad física (explosivos, inflamables, combustibles y

reactivos), pudiendo además, afectar al ambiente y/o a las instalaciones.

Receptor: Nombre dado al destinatario final de las emisiones, a saber, el agua, el aíre

o la superficie terrestre.

Reciclaje: La separación de un desecho específico, para que pueda ser utilizada de

nuevo como una materia útil para generar nuevos productos o servicios.

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ISO 14001: 4.4.4

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Recursos: Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y técnicos con que

cuenta y utiliza una organización para alcanzar sus objetivos.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de

las actividades desempeñadas.

Requisitos legales o instrumento legal: Textos normativos como leyes, reglamentos,

decretos, acuerdos ministeriales, resoluciones y ordenanzas emitidas por el gobierno

nacional, municipal u otros organismos del estado en materia de calidad de seguridad y

de ambiente.

Responsabilidad: Obligación y capacidad de responder a las actividades inherentes a

su cargo y en algunos casos a funciones delegadas por la organización.

Revisión: Reunión de un grupo definido de personas cuyo objetivo es proponer a la

mejora continua de planes, manuales, procedimientos; a fin de optimizar sus procesos.

Riesgo ambiental: Peligro potencial que afecta al medio ambiente, los ecosistemas, la

población y/o sus bienes, derivado de la probabilidad de ocurrencia y severidad del

daño causado por accidentes o eventos extraordinarios asociados con la

implementación y ejecución de una actividad o proyecto propuesto.

162



ISO 14001: 4.4.4

OHSAS 18001: 4.4.4



Seguimiento: Revisión de resultados de monitoreos, de mediciones y de desempeños

para evaluar su comportamiento en el tiempo.

SGI: (Sistema de gestión integrado) Parte del sistema de gestión de una organización,

empleada para desarrollar e implementar su política integrando aspectos de calidad de

seguridad y de ambiente.

Tiempo de retención: Tiempo durante el cual deberán permanecer archivados los

registros.

Transgresiones a normas: No cumplimiento normativo que resulta en notificación

oficial por parte de las autoridades competentes y/o trasgresión a los estándares de

calidad, de seguridad y de ambiente internos o externos que genera una no

conformidad registrada por el Sistema de Gestión Integrado.

OBSERVACIÓN:

Además de estos conceptos se deben tomar en cuenta las definiciones de conceptos y

vocabulario, que se refieren a las Normas Internacionales: ISO14001:2004 y OHSAS

18001. 2007. Conceptos y Vocabulario.

163



ISO 14001: 4.4.5

OHSAS 18001: 4.4.5


PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI

1.OBJETO

Definir el método de control de documentos en el Sistema de Gestión Integrado de la


2. ALCANCE

Se aplica a todos los documentos relacionados con el SGI.


COORDINADOR SGI

1. Establecer que documentos se distribuirán en forma física y electrónica.

SECRETARIA

Responsable de custodiar los documentos originales del SGI.

Distribuir copias controladas al personal involucrado en el SGI de la Empresa

“SCALE LOGISTICS”, de acuerdo a SL.I.A.M.04 Matriz Maestra de Control

de Documentos.

Mantener Formulario de Distribución de documentos.

Retirar los documentos obsoletos y disponer según SL.I.A.M.05

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



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OHSAS 18001: 4.4.5




4.1 DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO

4.1.1 El responsable de Soporte Interno mantiene la Matriz Maestra de Control

de Documentos SL.I.A.M.05, en la cual se identifica lo siguiente:

Fecha de aprobación.

El nombredeldocumento.

El códigodeldocumento.

El responsable de aprobación.

La versión.

Las áreas y funcionarios responsables a los cuales se entregan copias

de los documentos físicos o en forma electrónica.

4.1.2 Las revisiones de los documentos se realizarán cuando se soliciten

cambios.

4.1.3 Los formularios se aprueban como anexos a los documentos del SGI de

la Empresa “SCALE LOGISTICS” que los requieran.

165



ISO 14001: 4.4.5

OHSAS 18001: 4.4.5



La aprobación de los documentos se realiza de acuerdo al SL.I.A.P.00

Procedimiento Cero; los documentos se encuentran controlados mediante

SL.I.A.M.04 Matriz Maestra de Control de Documentos.

Todo documento aprobado debe ser archivado en la carpeta de Requisitos

Generales del SGI Empresa “SCALE LOGISTICS” por Secretaria.

4.1.4 Corresponde al responsable de secretaria distribuir los documentos

aprobados a través de copia física o formato digital a las áreas

involucradas; reemplazando y retirando las versiones no actualizadas.

Toda copia del documento aprobado deberá estar sellado con: “Fiel copia

del Original”; y se mantendrá en el Formulario de distribución de

documentos SL.I.A.F.08; así como también se registrará la distribución

del formato digital.

La documentación del SGI que se distribuya en forma digital, será en

PDF.

4.1.5 Corresponde al responsable de Secreataria, en caso de revisiones y/o

cambios, reemplazar los archivos digitales por los actualizados y

recolectar las copias controladas obsoletas de los documentos y eliminar.

166



ISO 14001: 4.4.5

OHSAS 18001: 4.4.5



4.1.6 Los documentos originales del SGI, cuando estén obsoletos, serán

identificados con el sello de “DOCUMENTO NO VALIDO”. Solamente

se archivarán los documentos obsoletos con propósitos de evidencias de

gestión; solo la versión anterior; se conservarán en archivo pasivo a

cargo de Secretaria mientras no se generen más cambios de versión.

4.1.7 La identificación de la naturaleza de los cambios realizados a un

documento debe ser realizado en SL.I.A.F.07.

4.1.8 Los documentos del SGI cuya distribución se encuentre controlada en la

Matriz Maestra de Control de Documentos, con excepción de los

documentos de origen externo, no pueden ser fotocopiados sin la previa

autorización del Coordinador del SGI, el mismo que dispondrá a

Secretaria que lo haga y deben ser identificados con el sello “SIN

CONTROL PARA CONSULTA”.

4.1.9 Los responsables del área a la cual se entrega un documento controlado

para su uso sea este físico o digital, deben asegurarse que el documento

se encuentre vigente y actualizado; en caso de detectar una versión

desactualizada, deberá comunicar a Soporte Interno, para su respectiva

actualización; para lo cual se colocará una copia de la matriz maestra de

control de documentos del SGI en la cartelera de la Empresa “SCALE

LOGISTICS”.

167



ISO 14001: 4.4.5

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4.1.10 Un documento mientras se encuentra en la fase de creación o de revisión

se considera como borrador y cada uno de los responsables debe

mantenerlo en un directorio específico de su computadora.

4.1.11 Los documentos en medios electrónicos se almacenarán en directorios y

subdirectorios específicos para el SGI. Solamente los responsables

definidos en la SL.I.A.M.04 Matriz Maestra de Control de Documentos

tendrán copias de los documentos en medios electrónicos del SGI. Los

archivos de los documentos en computadora serán nombrados con el

código y el nombre del documento, por ejemplo: SL.I.A.P.01

Procedimiento para Identificación y Evaluación de Aspectos

Ambientales, Peligros y Riesgos.

4.1.12 Los archivos digitales (PDF), no necesariamente llevan las firmas de

aprobación del documento.

4.2 DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

4.2.1 En la Empresa “SCALE LOGISTICS” se reciben documentos,

comunicaciones externas, requisitos legales y otros requisitos; y, otros

documentos

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4.2.2 Todos los documentos externos deben ser entregados a Soporte Interno con

el fin de que se registre de acuerdo a SL.I.A.P.06 Procedimiento para el

Manejo de Comunicaciones y su posterior entrega al destinatario

4.2.3 Los originales y las copias de las normas, requisitos legales y de otros

requisitos que se encuentren obsoletos deberán ser retirados de todos los

archivos del SGI; con excepción de Soporte Interno, quien los almacenará

en un archivo pasivo conforme disposiciones internas de la Dirección.

4.2.4 Los requisitos legales externos deben ser registrados y administrados en

SL.I.A.M.04, Matriz Maestra de Control de Documentos.

4.3CAMBIOS DE LOS DOCUMENTOS

4.3.1 Cada vez que un documento aprobado sufra un cambio o modificación en un

porcentaje mayor al 30%, el encargado de Soporte Interno debe actualizar la

versión del documento en SL.I.A.M.04 Matriz Maestra de Control de

Documentos.

4.3.2 Una vez aprobado un documento, cualquier cambio, modificación o

actualización al mismo, se debe realizar a través de SL.I.A.F.07, Formulario

para Solicitud de Cambios.

169



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4.3.3 La Solicitud de Cambio debe ser remitida al responsable de secretaria, para

la aprobación por parte del Coordinador del SGI previa revisión del

documento.

4.3.4 secretaria almacena la solicitud de cambio y procede a imprimir el

documento de cambio, para su revisión y aprobación; y, posteriormente

realizar la distribución de acuerdo a SL.I.A.M.04 Matriz Maestra de control

de Documentos del SGI, retirando las versiones obsoletas.

4.3.5 Cuando se incremente un documento sea interno o externo al SGI, se incluirá

en la Matriz Maestra de Control de Documentos y esta revisión se registrará

en el recuadro al inicio de la Matriz.

4.4 REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN

4.4.1 Los requerimientos de información por parte del personal de la Empresa

“SCALE LOGISTICS” relacionados con el SGI, deben solicitarse al

Coordinador del SGI, quien definirá la acción a realizar.

4.4.2 El requerimiento de información de Partes externas interesadas en el SGI de

la Empresa “SCALE LOGISTICS”, deben ser tramitadas a través del

Coordinador del SGI y/o Representante de la Dirección, el mismo que

dispone el trámite que debe seguir el responsable de secretaria y de acuerdo

al Procedimiento para el Manejo de Comunicaciones SL.I.A.P.05.

170



ISO 14001: 4.4.5

OHSAS 18001: 4.4.5



5. REFERENCIAS

SL.I.A.P.00 Procedimiento Cero.

SL.I.A.P.05 Procedimiento para el Manejo de Comunicaciones.

SL.I.A.M.04 Matriz Maestra de Control de Documentos.

6. FORMULARIOS

SL.I.A.F.07 Formulario para Solicitud de Cambios.

SL.I.A.F.08 Formulario de distribución de documentos.

171


ISO 14001: 4.4.5

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CÓDIGO: SL.I.A.M.03

MATRIZ MAESTRA PARA CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SGI

No. DOCUMENTO CODIGO Responsable de

Aprobación Versión

Fecha de

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IA

DOCUMENTOS INTERNOS.

1 ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO. SL.I.A.D.00 DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x x

2 POLÍTICA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO. SL.I.A.D.01 DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x x

3 PROCEDIMIENTO PARA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN

DE ASPECTOS AMBIENTALES, PELIGROS Y RIESGOS. SL.I.A.P.01

REPRESENTANTE DE

LA DIRECCIÓN 0 Por definir x x

x x x

4 MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES, PELIGROS Y RIESGOS.

SL.I.A.M.01 COORDINADOR 0 Por definir x x x

x

5

PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS; Y

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL.

SL.I.A.P.02 REPRESENTANTE DE

LA DIRECCIÓN 0 Por definir

x x

x

x

6 MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS. SL.I.A.M.02 COORDINADOR 0 Por definir x x x x

7 OBJETIVOS Y METAS. SL.I.A.D.02 DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x x

8 PROGRAMA DE GESTIÓN INTEGRADA. SL.I.A.F.01 DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x x

9 MANUAL DE FUNCIONES Y CARGOS DEL SGI. SL.I.A.D.03 DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x x

10 PROCEDIMIENTO PARA DEFINICIÓN DE RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD DEL SGI.

SL.I.A.P.03 REPRESENTANTE DE


x x

11 PROCEDIMIENTO DE COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA

DE CONCIENCIA SL.I.A.P.04

REPRESENTANTE DE


x x




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No. DOCUMENTO CODIGO Responsable de Aprobación Versión Fecha de

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SE

CR

ET

AR

IA

12 FORMULARIO DE CALIFICACIÓN DEL PERSONAL SL.I.A.F.02 COORDINADOR 0 Por definir x x x

13 FORMULARIO DE CAPACITACIÓN SL.I.A.F.03 COORDINADOR 0 Por definir x x x 14 FORMULARIO DE PARTICIPANTES PARA CAPACITACIÓN SL.I.A.F.04 COORDINADOR 0 Por definir x x x 15 PROGRAMA DE CAPACITACIÓN SGI 2011 SL.I.A DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x

16 PROCEDIMIENTO PARA MANEJO DE COMUNICACIONES

SL.I.A.P.03 REPRESENTANTE DE LA

DIRECCIÓN 0 Por definir x x

x x x

17 FORMULARIO DE COMUNICACIONES ENVIADAS SL.I.A.F.05 COORDINADOR 0 Por definir x x x x 18 FORMULARIO DE COMUNICACIONES RECIBIDAS SL.I.A.F.06 COORDINADOR 0 Por definir x x x x

19 GLOSARIO DE TÉRMINOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

INTEGRADO SL.I.A.D.04 COORDINADOR 0 Por definir x x

x x x

20 MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADO SL.I.A.D.03 DIRECCIÓN 0 Por definir x x x x 21 PROCEDIMIENTO CERO SL.I.A.P.00 REPRESENTANTE DE LA 0 Por definir x x x x

22 PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

DEL SGI SL.I.A.P.06

REPRESENTANTE DE LA

DIRECCIÓN 0 Por definir x x

x x

23 MATRIZ MAESTRA PARA CONTROL DE DOCUMENTOS

DEL SGI SL.I.A.M.03 COORDINADOR 0 Por definir x

x x

24 FORMULARIO PARA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS SL.I.A.F.08 COORDINADOR 0 Por definir x x x 25 FORMULARIO PARA SOLICITUD DE CAMBIOS SL.I.A.F.07 COORDINADOR 0 Por definir x x x x

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No. DOCUMENTO CODIGO Responsable de Aprobación Versión

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SG

I O

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CIO

NE

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SE

CR

ET

AR

I

A

36 INSTRUCTIVO PARA TRANSPORTE INTERNO SL.I.M.I.06 COORDINADOR 0 Por definir x x x x

37 INFORME DE TRANSPORTE INTERPROVINCIAL SL.I.M.F.14 COORDINADOR 0 Por definir x x x x

38 INSTRUCTIVO PARA DISTRIBUCION SL.I.M.I.07 COORDINADOR 0 Por definir x x x x

39 INSTRUCTIVO PARA MUDANZAS INTERNAS SL.I. P.I.08 COORDINADOR 0 Por definir x x x x

40

PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA

ANTE EMERGENCIAS.

SL.I.A.P.07

REPRESENTANTE DE LA

DIRECCIÓN

0 Por definir x x x x

x

41 PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO SL.I.A.P.08 REPRESENTANTE DE LA 0 Por definir x x x

42 FORMULARIO DE SATISFACCIÓN DEL PERSONAL SL.I.A.F.15 COORDINADOR 0 Por definir x x x

43 FORMULARIO DE REGISTRO DE DESPERDICIOS SL.I.A.F.16 COORDINADOR 0 Por definir x x x x

46 FORMULARIO DE REGISTRO DE ACCIDENTES SL.I.A.F.19 COORDINADOR 0 Por definir x x x x

48 FORMULARIO DE INFORME DE TRABAJO SL.I.A.F.21 COORDINADOR 0 Por definir x x x

174


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OHSAS 18001: 4.4.5



No. DOCUMENTO CODIGO Responsable de Aprobación Versión Fecha de

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SE

CR

ET

AR

IA

49 MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES

Y OTROS REQUISITOS SL.I.A.M.03 COORDINADOR 0 Por definir

x x

x

50 PROCEDIMIENTO DE ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA

SL.I.A.P.09 REPRESENTANTE DE LA

DIRECCIÓN 0 Por definir

x x x x

x

51 FORMULARIO DE ACCIÓN PREVENTIVA O

CORRECTIVA SL.I.A.F.22 COORDINADOR 0 Por definir

x x x

x

52 PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS SL.I.A.P.10 REPRESENTANTE DE LA 0 Por definir x x x x

53 MATRIZ PARA CONTROL DE REGISTROS SL.I.A.M.05 0 Por definir x x x

54 PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS SL.I.A.P.11 REPRESENTANTE DE LA 0 Por definir x x x x

55 FORMULARIO DE LISTAS DE VERIFICACIÓN SL.I.A.F.23 COORDINADOR 0 Por definir x x x

56 FORMULARIO DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA SL.I.A.F.24 COORDINADOR 0 Por definir x x x

57 PROGRAMA PARA AUDITORÍA SL.I.A.F.25 COORDINADOR 0 Por definir x x x x

58 REPORTE DE AUDITORÍA SL.I.A.F.26 COORDINADOR 0 Por definir x x x x

59 PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA

DIRECCIÓN SL.I.A.P.12

REPRESENTANTE DE LA

DIRECCIÓN 0 Por definir

x x x

x

60 FORMULARIO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN SL.I.A.F.27 COORDINADOR 0 Por definir x x x x

1 NORMA ISO 1401:2004 S/C N/A x x x

2 NORMA OHSAS 18001:2007 S/C N/A x x x

175



ISO 14001: 4.4.5

OHSAS 18001: 4.4.5


FORMULARIO PARA SOLICITUD DE CAMBIOS

ÁREA:……………………………………………………………………………………………

PERSONA QUE SOLICITA:……………………………………………………………………

FECHA:…………………………………………………………………………………………

Por medio de la presente solicito se sirva autorizar el cambio de documento:………………

………………………………………………………………………por los siguientes motivos:

1. ………………………………………………………………………………………

2. …………………………………………………………………………………………

3. …………………………………………………………………………………………

4. …………………………………………………………………………………………

COORDINADOR DEL SGI:

Una vez revisada su solicitud: SI NO se acepta el cambio.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:


176


ISO 14001: 4.4.5

OHSAS 18001: 4.4.5


FORMULARIO PARA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

VERSIÓN FECHA DOCUMENTO ÁREA NOMBRE FIRMA


177



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6

CÓDIGO: SL.I. P.I.01

INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE INTERNO

1. OBJETO

Realizar las actividades de transporte interno, a los diferentes puntos de destino

dentro de la provincia.

2. ALCANCE

Aplica a todo tipo de servicio de transporte, cuyo destino se encuentre dentro de la

provincia.


COORDINADOR DEL SGI

1. Asegurar el cumplimiento del presente instructivo.

SUPERVISOR DE PROCESOS

1. Difundir los requerimientos del presente instructivo.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

REVISADO

POR:



178



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6



2. Verificar que todo el personal que va a trabajar en esta actividad esté

adecuadamente entrenado y calificado para su ejecución.

3. Verificar que todo el personal use el equipo de protección requerido para

realizar esta actividad.

4. Controlar que todas las actividades se realicen de manera correcta, segura y

produciendo los menores impactos ambientales.

PERSONAL DE LA EMPRESA “SCALE LOGISTICS”

1. Mantener su compromiso para ejecutar todas las actividades de transporte

interno de acuerdo al presente instructivo.

2. Cumplir con lo estipulado en el presente instructivo.


4.1 GENERALIDADES

Para la realización de estas actividades se requieren los recursos que se

presentan en los siguientes cuadros:

179



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6



Herramientas

Cant Producto Cant. Equipo Cant

Candados

Por Item

Requerimiento

del cliente

Por Item

Camioneta

1

Personal Requerido Cant. Equipo de Protección Personal Cant.

Transportista

Ayudante del

transportista

1

1

Casco

Zapatos de seguridad

Guantes de seguridad

Ropa de trabajo

Mascarilla

Cinturón antilumbago

1

1

1

1

1

1

4.2 PROCEDIMIENTO

1. Acudir hacia el lugar donde se realizara la carga del producto.

2. Los trabajos de transporte solo podrán efectuarse cuando las condiciones

meteorológicas no pongan en peligro la salud y la seguridad de los

trabajadores de la Empresa “SCALE LOGISTICS” o de sus contratados y

previo el uso del equipo de protección individual obligatorio.

3. El equipo de protección de uso obligatorio es: casco, guantes, cinturón

antilumbago, zapatos de seguridad.

4. Si se trata de objetos grandes y pesados, el transportista y el ayudante lo

cargaran conjuntamente, y de tratarse de objetos pequeños y livianos, lo

cargaran de forma simultanea de manera individual.

180



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6



5. Tener precaución al momento de apilar la carga en el camión, pues así se

garantiza la integridad del producto, evitando que la carga se deslice y se

optimiza el espacio.

6. Asegurar el camión con candado de seguridad.

7. Antes de iniciar el transporte se deberá verificar que todo se encuentre

muy asegurado para evitar algún incidente.

8. Transporte de la carga

9. Durante el transporte se deberá respetar la velocidad de circulación con y

sin carga.

10. Descarga del producto en el lugar de destino

5. FORMULARIOS

SL.I.O.F.09 Formulario Transporte Interno.

181



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6


INSTRUCTIVO PARA EL TRANSPORTE INTERPROVINCIAL

1. OBJETO

Realizar las actividades de transporte interprovincial, hacia los diferentes puntos

de la provincia del Guayas.

2. ALCANCE

Aplica a todo tipo de servicio de transporte, cuyo destino se encuentre dentro de la

provincia del Guayas.


COORDINADOR DEL SGI




ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

REVISADO

POR:



182



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6











interprovincial de acuerdo al presente instructivo.



4.1 GENERALIDADES



183



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6



Herramientas


Candados

Por

Item

Requerimiento del

cliente

Por Item

Camioneta

2


Transportista

Ayudante del transportista

1

2

Casco



Ropa de trabajo

Mascarilla


2

2

2

2

2

2

4.2 PROCEDIMIENTO

1. Los trabajos de transporte solo podrán efectuarse cuando las condiciones


trabajadores de la Empresa “SCALE LOGISTICS” o de sus clientes y




3. Acudir hacia el lugar donde se realizara la carga del producto.




184



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6







7. Antes de iniciar el transporte se deberá verificar que todo se encuentre

muy asegurado para evitar algún incidente.

8. Transporte de la carga hacia la ciudad de destino (Guayaquil)

9. Durante el transporte se deberá respetar la velocidad de circulación con y

sin carga.

10. Desembarque de la carga en la ciudad de destino

5. FORMULARIOS

SL.I.O.F.10 Formulario de Transporte Interprovincial

6. ANEXOS

SL.I.O.F.10 Formulario de Transporte Interprovincial

185



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6


INSTRUCTIVO PARA LA DISTRIBUCION

1. OBJETO

Realizar las actividades distribución, hacia los diferentes puntos de la ciudad de

Quito.

2. ALCANCE

Aplica a todo tipo de servicio de distribución, cuyos puntos de destino se

encuentren en la ciudad de Quito.


COORDINADOR DEL SGI






ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

REVISADO

POR:



186



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6





4. Controlar que todas las actividades se realicen de manera correcta, segura

y produciendo los menores impactos ambientales.






4.1.GENERALIDADES



187



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6



Herramientas


Candados

Por

Item

Requerimiento del

cliente

Por Item

Camioneta

1


Transportista


1

1

Casco



Ropa de trabajo

Mascarilla


1

1

1

1

1

1

4.2 PROCEDIMIENTO

1. Los trabajos de distribucion solo podrán efectuarse cuando las condiciones


trabajadores de la Empresa “SCALE LOGISTICS” o de sus clientes y previo

el uso del equipo de protección individual obligatorio.



3. Acudir hacia el lugar donde se realizara la carga de el o los productos.




188



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6







7. Antes de iniciar el transporte se deberá verificar que todo se encuentre muy

asegurado para evitar algún incidente.

8. Transporte de la carga hacia el primer punto de destino.

9. Durante el transporte se deberá respetar la velocidad de circulación con y sin

carga.

10. Desembarque de la carga en el primer punto de destino

11. Asegurar nuevamente el camión

12. Transporte de la carga hacia el siguiente punto de destino.

13. Desembarque de la carga en el punto de destino.

5. FORMULARIOS

SL.I.O.F.11 Formulario de Distribución

189



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6


INSTRUCTIVO PARA MUDANZAS INTERNAS

1. OBJETO

Realizar las actividades de mudanzas internas, en la provincia de Pichincha.

2. ALCANCE

Aplica a todo tipo de servicio de mudanza interna, cuyos puntos de destino se

encuentren en la ciudad de Quito.


COORDINADOR DEL SGI






ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

REVISADO

POR:



190



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6












4.1. GENERALIDADES



191



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6



Herramientas


Candados

Por

Ítem

Requerimiento del

cliente

Por Ítem

Camión

2


Transportista


1

2

Casco



Ropa de trabajo

Mascarilla

Cinturón anti lumbago

1

1

1

1

1

1

4.2.PROCEDIMIENTO

1. Los trabajos de mudanzas internas solo podrán efectuarse cuando las

condiciones meteorológicas no pongan en peligro la salud y la seguridad de

los trabajadores de la Empresa “SCALE LOGISTICS” o de sus clientes y


2. El equipo de protección de uso obligatorio es: casco, guantes, cinturón anti

lumbago, zapatos de seguridad.

3. Acudir hacia el destino donde se realizara la carga de los enseres.




192



ISO 14001: 4.4.6

OHSAS 18001: 4.4.6



5. Tener precaución al momento de apilar los enseres en el camión, pues así se

garantiza la integridad del enser, evitando que la carga se deslice y se optimiza

el espacio.


7. Antes de iniciar el transporte se deberá verificar que todo se encuentre muy

asegurado para evitar algún incidente.

8. Transporte de los enseres hacia su lugar de destino.

9. Durante el transporte se deberá respetar la velocidad de circulación con y sin

carga.

10. Desembarque de los enseres en el lugar de destino.

5. FORMULARIOS

SL.I.O.F.12 Formulario de Mudanzas Internas.

193



ISO 14001: 4.4.5

OHSAS 18001: 4.4.5


FORMULARIO PARA TRANSPORTE INTERNO

IMPORTANCIA FECHA ENVIADO POR: RECIBIDO POR: ASUNTO PESO NETO


194



ISO 14001: 4.4.5

OHSAS 18001: 4.4.5


FORMULARIO PARA TRANSPORTE INTERPROVINCIAL

IMPORTANCIA FECHA ENVIADO POR: RECIBIDO POR: DESTINO PESO NETO


195



ISO 14001: 4.4.5

OHSAS 18001: 4.4.5


FORMULARIO PARA DISTRIBUCION

IMPORTANCIA FECHA ENVIADO

POR:

RECIBIDO

POR:

DESTINO

1

DESTINO

2

DESTINO

3 PESO NETO


196



ISO 14001: 4.4.5

OHSAS 18001: 4.4.5


FORMULARIO PARA MUDANZAS INTERNAS

IMPORTANCIA FECHA ENVIADO POR: RECIBIDO POR: SERVICIOS ADICIONALES PESO NETO


197



ISO 14001: 4.4.7

OHSAS 18001: 4.4.7


PROCEDIMIENTO DEPREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE

EMERGENCIAS.

1.OBJETO

Definir los métodos de preparación y enfrentamiento de situaciones de emergencia

en temas de seguridad y ambiente, especialmente aquellos que pueden generar

accidentes, muertes o catástrofes en seguridad e impactos ambientales; y establecer

los métodos de prevención, respuesta y mitigación de contingencias que afecten a

los aspectos del Sistema de Gestión Integrado.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los procesos y servicios que se desarrollen en la




1. Es el Coordinador del Plan de Emergencia y el Coordinador del Grupo de

Respuesta del Plan de Contingencias.

2. Revisar planes de mejoramiento y concientización

3. Elaborar el plan de simulacros.

4. Ejecutar los simulacros.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:


198



ISO 14001: 4.4.7

OHSAS 18001: 4.4.7


PROCEDIMIENTO DEPREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE

EMERGENCIAS.

5. Realizar entrenamiento del uso de equipos y sistemas de seguridad

industrial.

6. Mantener los registros de evaluación de los simulacros efectuados.

7. Revisar los planes de contingencia y emergencia a fin de mantenerlos

actualizados.


Una vez identificados los aspectos ambientales, peligros y riesgos, de acuerdo al

procedimiento SL.I.A.P.01 “Procedimiento para la identificación y evaluación de

Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos” y establecida en la matriz de

Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales, Peligros y Riesgos

SL.IA.M.01, se puede determinar todos estos elementos de ambiente y de

seguridad de mayor significancia para proceder a su control, corrección o

remediación.

De acuerdo al diagnóstico realizado, se pudo determinar qué:

Los principales Riesgos son:

1. Físicos

2. Ergonómicos

El principal Aspecto Ambiental son:

1. Emisiones de CO2.

199



ISO 14001: 4.4.7

OHSAS 18001: 4.4.7


PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE

EMERGENCIAS.

Los procedimientos para responder y enfrentar una emergencia debe contener

como mínimo la siguiente información:

1. Información del funcionario de la Empresa “SCALE LOGISTICS” que

atienda los reclamos, requerimientos de los clientes internos o externos.

2. SistemaOrganizativo.

3. Plan de acción.

4. Conformación de los grupos de respuesta (brigadas).

5. Puntos de control (Zonas de emergencia).

5. METODOLOGIA DE TRABAJO

Por la magnitud de la Empresa, la manera de canalizar la gestión de

emergencias laborales y ambientales en el Coordinador del Sistema de Gestión

Integrado y de los Supervisor de Procesos con la ayuda de Soporte Interno.

El procedimiento de control de: accidentes laborales e impactos ambientales por

el momento será cumplir estrictamente con los instructivos operativos para la

ejecución de las actividades en la Empresa “SCALE LOGISTICS”.

200



ISO 14001: 4.4.7

OHSAS 18001: 4.4.7


PROCEDIMIENTO DE PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE

EMERGENCIAS.

6.-FORMULARIOS

SL.I.A.F.15 Formulario de Informe de Trabajo.

SL.I.A.F.16 Formulario de Acción Preventiva y Correctiva.

SL.I.A.F.14 Formulario de Registro de Accidentes.

7.- ANEXOS

SL.I.A.F.15 Formulario de Informe de Trabajo.

SL.I.A.F.16 Formulario de Acción Preventiva y Correctiva.

SL.I.A.F.14 Formulario de Registro de Accidentes.

201



ISO 14001: 4.5.1

OHSAS 18001: 4.5.1


PROCEDIMIENTO DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

1. OBJETO

Definir el método para hacer el seguimiento y la medición periódica de las

características fundamentales en las operaciones de la Empresa “SCALE

LOGISTICS”, que pueden generar riesgos laborales e impactos ambientales

significativos.

Además, se establece como realizar el seguimiento al desempeño del SGI y del

cumplimiento de los objetivos en los aspectos de seguridad y ambientales.

2. ALCANCE

Aplica a los aspectos de seguridad y ambientales de las actividades desarrolladas

en la Empresa “SCALE LOGISTICS”.


COORDINADOR DEL SGI

1. Realizar el seguimiento a los indicadores de seguridad y ambientales como

también al cumplimiento de los Objetivos y Metas.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



202



ISO 14001: 4.5.1

OHSAS 18001: 4.5.1



2. Registrar la información para el seguimiento a los indicadores de rendimiento

de su competencia.

TECNICO LIDER DE OPERACIONES O SU ALTERNO

1. Registrar las características fundamentales de las operaciones medibles en la

Empresa “SCALE LOGISTICS” que sean de su competencia.

2. Realizar trimestralmente la encuesta a todo el personal, empleando el

formulario SL.I.A.F.13.


La medición y seguimiento no se realiza únicamente a las características

fundamentales de las operaciones, a partir de los aspectos de seguridad y

ambientales significativos identificados en SL.I.A.M.01; ya que además, se realiza

el seguimiento al desempeño de seguridad, ambiental y al cumplimiento de los

objetivos y metas.

203



ISO 14001: 4.5.1

OHSAS 18001: 4.5.1



4.1 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE LAS CARACTERÍSTICAS

FUNDAMENTALES DE LAS OPERACIONES.

El seguimiento y medición a las características fundamentales de las operaciones,

parte de los aspectos de seguridad y ambientales significativos identificados en

SL.I.A.M.01, con el fin de planificar las acciones necesarias para asegurar que los

procesos asociados a estos aspectos, se desarrollen bajo condiciones controladas.

A continuación se indica la relación control – medición, de acuerdo a los aspectos

significativos identificados en la Empresa “SCALE LOGISTICS”.

Al no poseer todas las características fundamentales de las operaciones un equipo

asociado que permita hacer su medición y seguimiento de forma más fácil, es

necesario incorporar documentos como los informes de trabajo.

A continuación se indican las característica operativas con sus responsables de

medición y verificación:

204



ISO 14001: 4.5.1

OHSAS 18001: 4.5.1



El seguimiento a las características operativas relacionadas con los aspectos de

seguridad y ambientales significativos, lo realizará el Coordinador del SGI con

una frecuencia mensual, en el formulario electrónico SL.I.A.F.28

4.2 MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO INTEGRADO

Para evaluar el comportamiento del desempeño integrado de la Empresa

“SCALE LOGISTICS”, se han definido los indicadores que se muestra en la

Matriz, relación Control – Medición en el punto 4.1.

4.3 SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS

El seguimiento de este cumplimiento se lo realiza en base al documento

SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrada, donde se establece las actividades,

responsables y plazos de ejecución. Los Objetivos y Metas se definen en

SL.I.A.D.02.

El promedio aritmético de todos los porcentajes del cumplimiento de los

objetivos, se considera el índice de cumplimiento de objetivos y metas, el cual

se analiza y documenta en SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrada, por el

Coordinador del Sistema de Gestión y el Representante de la Dirección.

205



ISO 14001: 4.5.1

OHSAS 18001: 4.5.1



4.4 LEVANTAMIENTO DE REGISTROS DE NO CONFORMIDADES

El levantamiento de una No Conformidad Correctiva o Preventiva, se realizará

de acuerdo a SL.I.A.P.09 Procedimiento de No conformidad y acción

correctiva o preventiva.

5. REFERENCIAS

SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrado.

SL.I.A.P.09 Procedimiento de No Conformidad ,Acción Preventiva y

Correctiva.

SL.I.A.P.10 Procedimiento para Control de Registros.

SL.I.A.M.03 Matriz de Evaluación de los Requisitos Legales y Otros

Requisitos.

6. FORMULARIOS

SL.I.A.F.19 Formulario de Registro de Accidentes


SL.I.A.F.29 Formulario del Seguimiento a la Formación del Personal

206



ISO 14001: 4.5.1

OHSAS 18001: 4.5.1



SL.I.A.F.24 Formulario de seguimiento a auditorías y cumplimiento legal.

SL.I.A.F.22 No Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva.

SL.I.A.F.26 Reporte de Auditoria.

SL.I.A.F.15 Formulario de Encuesta de Conocimiento del Personal.

7. ANEXOS


SL.I.A.P.09 Procedimiento de No Conformidad ,Acción Preventiva y

Correctiva.

SL.I.A.P.10 Procedimiento para Control de Registros.

SL.I.A.M.03 Matriz de Evaluación de los Requisitos Legales y Otros

Requisitos.

SL.I.A.F.19 Formulario de Registro de Accidentes


SL.I.A.F.24 Formulario de seguimiento a auditorías y cumplimiento

legal.


SL.I.A.F.26 Reporte de Auditoria.

SL.I.A.F.15 Formulario de Encuesta de Conocimiento del Personal.

207



ISO 14001: 4.5.1

OHSAS 18001: 4.5.1

CÓDIGO:SL.I.A.F.13

FORMULARIO DE SATISFACCIÓN DEL PERSONAL

CARGO:

AREA:

FECHA:

ENCUESTA

1

BAJO

2

REGULAR

3

NORMAL

4

BUENO

5

EXCEPCIONAL

1 Qué nivel de conocimientos

posee con respecto a la Política

Integrada.

2 Qué nivel de conocimientos tiene

sobre los riesgos laborales que

existen en su área.

4 Qué nivel de conocimientos tiene

sobre la generación de Impactos

Ambientales en su área.

5 Cómo califica la gestión de

Seguridad en la Empresa.

6 Qué nivel de compromiso cree

que tiene dirección en la

implementación del Sistema de

Gestión Integrado.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:


208



ISO 14001: 4.5.1

OHSAS 18001: 4.5.1


FORMULARIO DE REGISTRO DE ACCIDENTES

FECHA LUGAR NOMBRE TIPO DE ACCIDENTE OBSERVACIONES


209



ISO 14001: 4.5.1

OHSAS 18001: 4.5.1


FORMULARIO DE INFORME DE TRABAJO

ACTIVIDADES ASPECTOS DE

SEGURIDAD

ASPECTOS

AMBIENTALES

OBSERVACIONES:________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

CARGO: NOMBRES

SERVICIO:

AREA:

FECHA:

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:


210


INTEGRADO

CLÁUSULAS:

ISO 14001: 4.3.2

OHSAS 18001: 4.3.2

CÓDIGO: S.L.I.O.P.02.


INSTRUMENTO LEGAL

ARTÍCULO

TEMA O ASPECTO


EVIDENCIAS

CUMPLIMIENTO

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN

RESPONSABLE

Capítulo II


Art.22,23,24,25

Superficies de cubicación en

los locales y puestos de trabajo





Observación en sitio Anual PRODUCCIÓN Y

SGI

Convenio OIT 148 Medio

ambiente de Trabajo.

Protección de los trabajadores

contra riesgos profesionales

debido a contaminación de

aire, el ruido y las vibraciones





Observación en sitio Por Proyecto PRODUCCIÓN

Ordenanza Metropolitana

Sustitutiva del título V "del

medio ambiente", Libro II, Del

código municipal de distrito

Metropolitano del Municipio de

QUITO No. 0213

Capítulo III

Art. 7

NORMA TÉCNICA PARA

EMISIONES A LA

ATMÓSFERA DE FUENTES

FIJAS DE

COMBUSTIÓN


atmósfera.

Niveles máximos permisibles, según la

fuente y tipo de combustible.

Informe de

monitoreo Anual SGI

Capítulo III

Art. 8

NORMA TÉCNICA PARA EL

CONTROL DE RUIDO

CAUSADO POR

FUENTES FIJAS Y MÓVILES

Generación de ruido

Niveles máximos de

ruido permisibles según uso de suelo

Informe de

monitoreo Por proyecto SGI

INSTRUMENTO LEGAL

ARTÍCULO

TEMA O ASPECTO


EVIDENCIAS

CUMPLIMIENTO

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN

RESPONSABLE

Capítulo V

MEDIO AMBIENTE Y

RIESGOS LABORALES POR

FACTORES FÍSICOS,

QUÍMICOS Y BIOLÓGICOS

Art.53,t4,72

Riesgos, físicos, químicos y

biológicos.









211

Capítulo II


Art.22,23,24,25

Superficies de cubicación

en los locales y puestos de

trabajo

Obligatoriedad en el uso de los implementos

de Seguridad y Cumplimiento con los

procedimientos para la realización de las

diferentes actividades.

Observación en sitio Anual Supervisor de

Procesos Y SGI

Convenio OIT 148

Medio ambiente de

Trabajo.

Protección de los

trabajadores contra

riesgos profesionales

debido a contaminación

de aire, el ruido y las

vibraciones





Observación en sitio Por Proyecto Supervisor de

Procesos

Ordenanza

Metropolitana

Sustitutiva del título V

"del

medio ambiente", Libro

II, Del

código municipal de

distrito

Metropolitano del

Municipio de

QUITO No. 0213

Capítulo III

Art. 7

NORMA TÉCNICA PARA

EMISIONES A LA

ATMÓSFERA DE

FUENTES FIJAS DE

COMBUSTIÓN


atmósfera.

Niveles máximos permisibles, según la fuente

y tipo de combustible.

Informe de

monitoreo Anual SGI





ISO 14001: 4.3.2

OHSAS 18001: 4.3.2



INSTRUMENTO

LEGAL

ARTÍCULO

TEMA O ASPECTO


EVIDENCIAS CUMPLIMIENTO

FRECUENCIA DE MEDICIÓN

RESPONSABLE

CUMPLE NO

CUMPLE

Capítulo V

MEDIO AMBIENTE Y

RIESGOS LABORALES

POR FACTORES FÍSICOS,

QUÍMICOS Y

BIOLÓGICOS

Art.53,t4,72

Riesgos, físicos,

químicos y biológicos.






212



ISO 14001: 4.5.3.2

OHSAS 18001: 4.5.3,

4.5.3.1, 4.5.3.2


PROCEDIMIENTO DE ACCIÓN PREVENTIVA Y CORRECTIVA

1. OBJETO

Definir el método de actuación para la implementación y seguimiento de las acciones

preventivas o correctivas aplicadas a No Conformidades detectadas en el SGI.

2. ALCANCE

Todas las actividades que forman parte del SGI de la Empresa “SCALE

LOGISTICS”.



Verificar la eficacia de las acciones preventivas o correctivas tomadas.

COORDINADOR DEL SGI.

1. Asegurar la oportuna realización de las acciones preventivas o correctivas.

2. Responsable directo del cierre de la No Conformidad.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



213



ISO 14001: 4.5.3.2

OHSAS 18001: 4.5.3,

4.5.3.1, 4.5.3.2



3. Solucionar o designar al responsable de dar solución a una No Conformidad

detectada.

4. Efectuar el seguimiento de las acciones preventivas o correctivas planteadas

para asegurar que las mismas sean definitivas.

RESPONSABLE DESIGNADO PARA SOLUCIONAR UNA NO

CONFORMIDAD DETECTADA.

1. Efectuar el análisis de causa raíz específica o potencial, conjuntamente con el

personal auditado y/o responsable del área en donde se detectó la No

Conformidad.

2. Tomar las acciones preventivas o correctivas para controlar la desviación

detectada y evitar que este problema se repita.

AUDITORES INTERNOS

1. Identificar No Conformidades dentro del SGI y registrar en SL.I.A.F.16, No

Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva.

2. Efectuar el seguimiento a las No Conformidades detectadas en auditorías

anteriores y a las acciones tomadas.

214



ISO 14001: 4.5.3.2

OHSAS 18001: 4.5.3,

4.5.3.1, 4.5.3.2



TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA “SCALE LOGISTICS”

1. Debe registrar las No Conformidades Reales o Potenciales que observe, dentro

de su área de trabajo, para lo cual puede asesorarse con el Coordinador del SGI.

2. Resolver las No Conformidades detectadas dentro de su área de trabajo, de

acuerdo a la designación del Coordinador del SGI.


4.1 FUENTES DE NO CONFORMIDADES

Las no conformidades pueden prevenir de:

AUDITORÍAS INTERNAS Y EXTERNAS

Los auditores evalúan el SGI y determinan incumplimientos de los documentos

que aplica en la Empresa “SCALE LOGISTICS” y emiten reportes de No

Conformidad Real, de acuerdo a SL.I.A.P.11, Procedimiento para Auditorías.

Además las observaciones presentadas por los auditores, se pueden registrar

como No Conformidades Potenciales.

215



ISO 14001: 4.5.3.2

OHSAS 18001: 4.5.3,

4.5.3.1, 4.5.3.2



QUEJAS DE PARTES INTERESADAS

De existir quejas documentadas de partes interesadas, como son personal de la

Empresa “SCALE LOGISTICS”, clientes, proveedores, vecinos, organismos de

control, se registrará en el reporte de No Conformidades Reales para gestionar su

solución.

VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL

Al determinar un incumplimiento legal, el Coordinador del SGI y /o el Representante

de la Dirección al SGI, registrará en el Reporte de No Conformidades Reales para

gestionar su solución.

SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO DEL SGI

El Coordinador del SGI, levanta No Conformidades Reales cuando los indicadores de

desempeño del SGI no se cumplan. Además, puede registrar No Conformidades

Potenciales, cuando los indicadores de desempeño tiendan al no cumplimiento.

SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS, METAS Y

PROGRAMAS DE GESTIÓN

El Coordinador del SGI y/o el Representante de la Dirección al SGI, pueden registrar

No Conformidades Reales cuando los objetivos ambientales y de seguridad y salud

ocupacional no se cumplan. Además, pueden registrar No Conformidades Potenciales

cuando los objetivos antes mencionados tiendan al no cumplimiento.

216



ISO 14001: 4.5.3.2

OHSAS 18001: 4.5.3,

4.5.3.1, 4.5.3.2



REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

La Dirección de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, solicitará las acciones

preventivas o correctivas que amerite como resultado de su evaluación, y se

registrarán en el formulario SL.I.A.F.16, Acción Correctiva o Preventiva.

OTRAS

Revisión de registros, eventos, reclamos, accidentes, etc.

Además, cada área de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, levantará

trimestralmente, mínimo un registro de no conformidad preventiva, para el

mejoramiento continuo del SGI.

4.2 DETERMINACIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA

PROPUESTA

El Coordinador del SGI, en conjunto con el responsable designado para

solucionar problemas, establecen las acciones a ejecutar que deben ser

proporcionales a las causas raíces o potenciales identificadas; y se registran en

SL.I.A.F.16, Acción Correctiva o Preventiva.

4.3 PROPUESTA DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS

En un plazo no mayor a 7 días laborables, después de detectada y aceptada la

No Conformidad, se debe establecer el tipo de acciones a tomarse, de acuerdo a

los resultados del análisis de causa, para asegurarse que el mismo problema no

se vuelva a repetir. Se establecerá el plazo máximo de implementación de la

acción propuesta, que no deberá exceder de 30 días.

217



ISO 14001: 4.5.3.2

OHSAS 18001: 4.5.3,

4.5.3.1, 4.5.3.2



En caso de requerirse mayor tiempo, este deberá ser aprobado por el Coordinador del SGI.

4.4 SEGUIMIENT0

El Coordinador del SGI, realiza el seguimiento al incumplimiento de las acciones

propuestas, registrando la información en el cuadro “Seguimiento”, del Formulario

SL.I.A.F.16. Cuando una acción propuesta no se cumpla o se cumpla parcialmente,

el “Resultado” será NO; y se detallará el incumplimiento, así como las nuevas

acciones en el cuadro “Observaciones y/o Cierre”.

En caso de que no se pueda realizar las acciones propuestas dentro del plazo

máximo establecido, el responsable designado para solucionar la no conformidad,

solicitará por escrito una ampliación de plazo al Coordinador del SGI, siempre y

cuando la no ejecución de las acciones propuestas, se encuentre debidamente

justificada. El Coordinador del SGI, indicará en el cuadro “Observaciones y/o

Cierre” del formulario SL.I.A.F.16, el nuevo plazo establecido.

4.5 OBSERVACIONES Y/O CIERRE

Una vez ejecutadas todas las acciones propuestas, el Coordinador del SGI,

realizará el cierre de la No Conformidad, registrando en el cuadro “Observaciones

y/o Cierre” del formulario SL.I.A.F.16, la fecha cuando realice el cierre y su firma

de responsabilidad.

Todas las acciones propuestas, deben ejecutarse en el plazo máximo establecido

(Fecha Tope Propuesta), del cuadro “Acción Correctiva o Preventiva” del

Formulario SL.I.A.F.16.

218



ISO 14001: 4.5.3.2

OHSAS 18001: 4.5.3,

4.5.3.1, 4.5.3.2


PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDAD, ACCIÓN PREVENTIVA Y

CORRECTIVA

4.6 VERIFICACIÓN DE EFICACIA

El Representante de la Dirección realizará la verificación de la eficacia de la acción

correctiva o preventiva, en un plazo no mayor a 30 días posterior a la fecha de

cierre de la No Conformidad. Además, la verificación de la eficacia considerará,

que:

1. Durante el plazo no se haya presentado nuevamente la No Conformidad.

2. Y, en el caso de que la acción tomada no evidencie su eficacia, se tomará

una nueva acción, a la que se le realizará el seguimiento descrito en este

procedimiento.

El seguimiento y verificación se registrará en el formulario SL.I.A.F.16, No


4.7 CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS DEL SGI

Los cambios a los procedimientos e instructivos, debido a la implementación de

acciones correctivas o preventivas, se sujetarán a lo establecido en el documento

SL.I.A.P.06, Procedimiento para Control de Documentos del SGI.

219



ISO 14001: 4.5.3.2

OHSAS 18001: 4.5.3,

4.5.3.1, 4.5.3.2


PROCEDIMIENTO DE NO CONFORMIDAD, ACCIÓN PREVENTIVA Y

CORRECTIVA

4.8 DISPOSICIONES GENERALES

El Coordinador del SGI y/o el Representante de la Dirección, tienen autoridad

para analizar los reportes de No Conformidades y Acción Correctiva y decidir

si es pertinente realizar una acción correctiva o preventiva por cada no

conformidad levantada, o si es pertinente realizar una acción correctiva o

preventiva para un conjunto de No Conformidades levantadas.

5. REFERENCIAS

SL.I.A.P.11 Procedimiento para Auditorías.

SL.I.A.P.06 Procedimiento para Control de Documentos del SGI.

6. FORMULARIOS


7. ANEXOS


220



ISO 14001: 4.5.3.2

OHSAS 18001: 4.5.3, 4.5.3.1,

4.5.3.2


FORMULARIO DE NO CONFORMIDAD, ACCIÓN PREVENTIVA O

CORRECTIVA Origen de la No Conformidad Real o Potencial Preventiva No. de

Correctiva No. de Fecha

de apertura:

Auditorías Incumplimiento Legal Quejas partes interesadas

Seguimiento al SGI Revisión por la direcciónOtras

Área donde se detectó la No

Conformidad:

No Conformidad Actual:

Responsable del Área:

Documento, Referencia, Norma y Cláusula:

Responsable detección:

Análisis de Causa Raíz o Potencial:

Fecha: Nombre: Firma:

Acción Correctiva o Preventiva:

Fecha Tope Propuesta: Firma:

Seguimiento:

Fecha: Acción Resultado Firma

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

SI NO

Observaciones y/o Cierre:

Resp. Cierre

Fecha Cierre

Verificación de Eficacia:

Nueva Acción : Si No Responsable de Verificación:

Fecha: Firma:

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



221



ISO 14001: 4.5.4

OHSAS 18001: 4.5.4

CÓDIGO:SL.I.A.P.10

PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE REGISTROS

1. OBJETO

Definir el método de archivo de registros del Sistema de Gestión Integrado de la


2. ALCANCE

Aplica a todos los registros provenientes de las actividades del SGI de la Empresa.


COORDINADOR DEL SGI

Es responsable tiene autoridad para designar y asegurar el archivo adecuado de los

registros.

SECRETARIA

1. Es responsable de realizar el seguimiento para asegurar el archivo adecuado de

los registros.

2. Archivar los registros de acuerdo a la definición establecida en SL.I.A.M.05,

Matriz de Control de Registros.


4.1 El responsable de Soporte Interno mantiene una Matriz de Control de

Registros, SL.I.A.M.05, en la cual se identifican:

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



222



ISO 14001: 4.5.4

OHSAS 18001: 4.5.4

CÓDIGO:SL.I.A.P.10


NOMBRE DEL REGISTRO

Ejemplo: “Procedimiento para Control de Documentos”.

CÓDIGO DEL REGISTRO

Ejemplo: SL.I.A.P.05

RESPONSABLE DE REGISTRAR DATOS

Ejemplo: Supervisor de Procesos

RESPONSABLE DEL ARCHIVO

Ejemplo: Supervisor de Procesos

TIPO DE CLASIFICACIÓN U ORDEN

Define la forma de organizar y recuperar el registro, de acuerdo a su naturaleza,

por ejemplo puede ser: por fecha, por turno, por obra, por orden alfabético, etc.

SITIO DE ARCHIVO

Es el lugar donde será archivado el Registro.

223



ISO 14001: 4.5.4

OHSAS 18001: 4.5.4

CÓDIGO:SL.I.A.P.10


FORMA DE PROTECCIÓN

Define la forma de preservar los registros, para prevenir su deterioro, daño o

pérdidas, la misma que puede ser: carpetas, cajas, etc. Para el caso de archivos

electrónicos, se definirá el tiempo en el que se obtiene respaldos y el sitio de

almacenamiento de los mismos.

TIEMPO DE RETENCIÓN

En la Matriz de Control de Registros, sólo constará el tiempo en que

permanecerá un registro activo, el mismo que se definirá luego de un análisis

de acuerdo a la frecuencia con que se requiere acudir a los mismos; después del

tiempo determinado en la Matriz, los registros pasarán a un archivo pasivo

hasta cumplir tres años, para posteriormente aplicar la disposición final que

conste en la Matriz mencionada.

DISPOSICIÓN FINAL

Una vez cumplido el tiempo de retención determinado, se aplica la disposición

final que conste en la Matriz mencionada.

4.2 La aprobación de los formularios en los cuales se generan los registros que

deben ser realizados conjuntamente con los procedimientos que los generen y

adjuntados como anexos a los mismos.

224



ISO 14001: 4.5.4

OHSAS 18001: 4.5.4

CÓDIGO:SL.I.A.P.10


4.3 El responsable del área a la cual se entrega un registro controlado debe

asegurarse de cuidar y mantener los archivos de los registros asignados,

organizados en orden secuencial de fechas o numérico, protegidos de daños,

identificables, trazables, legibles y de mantenerlos por el tiempo definido en

SL.I.A.M.05, Matriz de Control de Registros.

4.4 Los Registros en copias físicas se archivarán en carpetas específicas

identificadas como del SGI y en el lugar o área donde correspondan.

4.5 Los registros en medios electrónicos, se almacenarán en directorios y

subdirectorios específicos para el SGI. Solamente los responsables definidos en

la Matriz de Control de Registros tendrán copias de los registros en medios

electrónicos del SGI. Los archivos de los registros en computadora serán

nombrados con el código y el nombre completo del registro y deben poseer su

respectivo respaldo.

4.6 Una vez aprobado un formulario, cualquier cambio o modificación al mismo,

sedebe realizar conforme a lo establecido en SL.I.A.P.05, Procedimiento para

Control de Documentos del SGI.

225



ISO 14001: 4.5.4

OHSAS 18001: 4.5.4

CÓDIGO:SL.I.A.P.10


4.7 Cuando se añada un formulario para registro al SGI, se incluirá en la Matriz de

Control de Registros SL.I.A.M.05, y esta revisión se registrará en el recuadro al

inicio de la misma.

5. REFERENCIAS

SL.I.A.M.05 Matriz de Control de Registros.


6. FORMULARIOS

7. ANEXOS

SL.I.A.M.05 Matriz de Control de Registros.


226


ISO 14001: 4.5.4

OHSAS 18001: 4.5.4


MATRIZ PARA CONTROL DE REGISTROS

NOMBRE CÓDIGO RESPONSABLE DE

LLENADO

RESPONSABLE

DE ARCHIVO CLASIFICACIÓN SITIO DE ARCHIVO PROTECCIÓN

TIEMPO DE

RETENC

IÓN

DISPOSICIÓN

FINAL

PROGRAMA DE GESTIÓN

INTEGRADA.

SL.I.A.F.01 Participantes Soporte Interno Mensual Coordinador del SGI Carpeta 2 años Soporte

Interno

FORMULARIO DE CALIFICACIÓN

DEL PERSONAL

SL.I.A.F.02 Coordinador del SGI Coordinador del

SGI Mensual Coordinador del SGI Carpeta 5años

Soporte

Interno

FORMULARIO DE CAPACITACIÓN SL.I.A.F.03 Participantes Soporte Interno Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Soporte Int.

FORMULARIO DE PARTICIPANTES

PARA CAPACITACIÓN SL.I.A.F.04 Coordinador del SGI Soporte Interno Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Soporte

Interno PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

SGI 2012

SL.I.A Coordinador del SGI Soporte Interno Anual Soporte Interno Electrónico 2 años Soporte

Interno

FORMULARIO DE

COMUNICACIONES ENVIADAS

SL.I.A.F.05 Soporte Interno Soporte Interno Por fecha Soporte Interno Electrónico 2 años Soporte

Interno

FORMULARIO DE

COMUNICACIONES RECIBIDAS

SL.I.A.F.06 Soporte Interno Soporte Interno Por fecha Soporte Interno Electrónico 2 años Soporte

Interno

FORMULARIO PARA

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

SL.I.A.F.08 Soporte Interno Soporte Interno Por Área Coordinador del SGI Electrónico 2 años Soporte

Interno

FORMULARIO PARA SOLICITUD DE

CAMBIOS SL.I.A.F.07 Solicitante Solicitante Por fecha Soporte Interno Carpeta 2 años Soporte

Interno


227



ISO 14001: 4.5.4

OHSAS 18001: 4.5.4



NOMBRE CÓDIGO

RE

SP

ON

SA

BL

E D

E

LL

EN

AD

O

RE

SP

ON

SA

BL

E D

E

AR

CH

IVO

CL

AS

IFIC

AC

IÓN

SIT

IO D

E A

RC

HIV

O

PR

OT

EC

CIÓ

N

TIE

MP

O D

E

RE

TE

NC

IÓN

DIS

PO

SIC

IÓN

FIN

AL

FORMULARIO DE

SATISFACCIÓN DEL

PERSONAL

SL.I.A.F.13 Varios Varios Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Secretaria

FORMULARIO DE REGISTRO

DE ACCIDENTES

SL.I.A.F.14 Producción,

Mantenimiento

Producción,

Mantenimiento Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Secretaria

228


ISO 14001: 4.5.4

OHSAS 18001: 4.5.4



NOMBRE CÓDIGO

RE

SP

ON

SA

BL

E D

E

LL

EN

AD

O

RE

SP

ON

SA

BL

E D

E

AR

CH

IVO

CL

AS

IFIC

AC

IÓN

SIT

IO D

E A

RC

HIV

O

PR

OT

EC

CIÓ

N

TIE

MP

O D

E

RE

TE

NC

IÓN

DIS

PO

SIC

IÓN

FIN

AL

FORMULARIO DE INFORME DE

TRABAJO SL.I.A.F.15 Producción Producción Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Secretaria

FORMULARIO DE NO

CONFORMIDAD, ACCIÓN

PREVENTIVA O CORRECTIVA

SL.I.A.F.16

Producción Producción Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Secretaria

FORMULARIO DE LISTAS DE

VERIFICACIÓN

SL.I.A.F.17 Coordinador del SGI Coordinador Por fecha Coordinador del SGI Carpeta 2 años Secretaria

FORMULARIO DE

OBSERVACIONES DE AUDITORÍA

SL.I.A.F.18 Auditores Auditores Por Auditoría Secretaria Carpeta 2 años Secretaria

PROGRAMA PARA AUDITORÍA SL.I.A.F.19 Coordinador del SGI Secretaria Por Auditoría Secretaria Electrónico 2 años Secretaria

REPORTE DE AUDITORÍA

SL.I.A.F.20 Auditores Auditores Por Auditoría Secretaria Carpeta 2 años Secretaria

FORMULARIO DE REVISIÓN POR

LA DIRECCIÓN

SL.I.A.F.21 Varios Dirección Por fecha Secretaria Carpeta 2 años Secretaria

229



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5


PROCEDIMIENTO PARA AUDITORIAS

1. OBJETO

Definir el método para la ejecución de auditorías al SGI de la Empresa “SCALE

LOGISTICS”.

2. ALCANCE

Aplica a las auditorías internas y al manejo de la información para las auditorías

externas realizadas al SGI de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.


DIRECTOR DE LA Empresa “SCALE LOGISTICS”

1. Planificar las auditorías internas al SGI.

2. Designar al Auditor Líder interno y grupo de auditores.

3. Establecer el propósito, el alcance, los criterios de auditoría, las fechas

tentativas de ejecución y la duración de las auditorías.


1. Asegurar la implementación oportuna de acciones correctivas a las No

Conformidades en todos los aspectos, detectada en las auditorías al SGI.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



230



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5



2. Efectuar el seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas

implementadas como resultado de las No Conformidades detectadas.

3. Informar sobre el resultado de las auditorías al Director de la Empresa.

4. Coordinar la ejecución de la auditoría interna al SGI con el Auditor Líder.


1. Asegurar la implementación de las Acciones Correctivas a las No

Conformidades detectadas durante las auditorías al SGI.

2. Efectuar el seguimiento al cumplimiento de las Acciones Correctivas

implementadas como resultado de las No Conformidades detectadas.

3. Informar sobre el resultado de las auditorías, al Representante de la Dirección.


Recibir a los auditores y entregar la información requerida relativa a sus

actividades.


Anualmente el Director de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, junto con el

Representante de la Dirección, programarán la realización de auditorías internas

tomando en cuenta el estado de las áreas a auditar, como también los resultados de

auditorías anteriores para verificar si el SGI es eficaz y se realiza de acuerdo a lo

planificado.

231



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5



El proceso de auditoría contempla las siguientes etapas:

4.1 PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA

4.1.1 El Representante de la Dirección, para asegurar la efectividad de la

auditoría, recopila la información siguiente:

1. El Manual de Gestión Integrado

2. Los Resultados de Auditorías previas.

3. Cualquier otra información pertinente al SGI.

4.1.2 El Director de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, selecciona los

miembros de equipo auditor de los trabajadores que hayan sido

capacitados en este aspecto. Los auditores no deben auditar su propia

área de trabajo.

4.1.3 Para ser calificados como auditores , se debe cumplir los siguientes

requisitos:

1. Haber aprobado un curso de formación de auditores.

2. Haber laborado en la Empresa por lo menos un año.

4.1.4 El Director de la Empresa “SCALE LOGISTICS”, designa al Auditor

Líder de entre los miembros del equipo auditor escogido.

232



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5



4.2 PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA

4.2.1 El Director de la Empresa y el Auditor Líder establecen las fechas

apropiadas, para la ejecución de las auditorías internas, comunicando

con el tiempo suficiente al Representante de la Dirección.

4.2.2 El Coordinador del SGI entrega la información recopilada al Auditor

Líder. El equipo de auditores realiza la auditoría de suficiencia del

Sistema y prepara los Formularios SL.I.A.F.19, Programa de Auditoría

y SL.I.A.F.17, Formulario de Listas de Verificación.

4.2.3 El Auditor Líder define las fechas de auditorías y comunica el Programa

de Auditoría al Representante de la Dirección y al Coordinador del SGI,

quienes comunicarán al personal de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.

4.3 REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

4.3.1 El Auditor Líder inicia la auditoría con una reunión de apertura, en la

que deben estar presentes los funcionarios y el personal de la Empresa

“SCALE LOGISTICS”, en la cual se presenta al equipo auditor y se

explica lo siguiente:

1. Razón, Alcance y Criterios de Auditoría

233



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5



2. Revisión del Plan de Auditoría.

3. Metodología de Ejecución.

4. Método de reporte.

5. Definición de Interlocutores.

6. Logística.

7. Aclaración de dudas.

8. Establecimiento de la fecha y hora de la Reunión de Clausura.

4.3.2 Cada uno de los integrantes del equipo auditor procede con la auditoría

en los distintos lugares de trabajo, verificando el cumplimiento de las

disposiciones dadas para el SGI según la Norma ISO aplicable. El

auditor registra sus hallazgos y observaciones en SL.I.A.F.17,

Formulario de Listas de Verificación, para comentarlo con los demás

auditores durante la reunión de enlace.

4.3.3 Si el auditor encuentra una “desviación”, la debe comunicar al auditado

y luego de su aceptación registrarla en SL.I.A.F.17, Formulario de

Listas de Verificación, para que en la reunión de enlace de auditores,

sea analizada y registrada como No Conformidad u Observación.

4.3.4 El Auditor Líder debe planificar por lo menos una reunión de enlace

entre auditores por cada día de trabajo en la cual procederán a:

234



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5



1. Las desviaciones registradas serán evaluadas con el propósito de

establecer si ameritan o no que se registren como No Conformidad en el

formato SL.I.A.F.16, No conformidad y Acción Correctiva o

Preventiva, procurando que existan suficientes evidencias de la

desviación y que la misma sea recurrente.

2. Si no existen suficientes evidencias objetivas y es un acontecimiento

trivial o casual, la desviación será considerada como una observación y

registrada en SL.I.A.F.18, Formularios de Observaciones de Auditorías.

3. Se verificará que las actividades planificadas se cumplan.

4. Durante la reunión de enlace de auditores, las No Conformidades serán

registradas en el formulario SL.I.A.F.16, No Conformidad y Acción

Correctiva o Preventiva, y se verificará la consistencia de la misma, la

forma de redacción que sea entendible y la asignación a la cláusula de la

Norma ISO correspondiente.

4.3.5 El Auditor Líder programará una reunión de retroalimentación de

auditoría, al menos una vez al día y antes de la reunión de cierre, donde

entregará los reportes de No Conformidad al Coordinador del SGI y/o al

Representante de la Dirección, logrando su acuerdo a través de la firma

de los registros de No Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva.

235



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5



4.3.6 Durante el transcurso de la Auditoría, el Auditor Líder se asegurará que

se cubra el Alcance de la Auditoría.

4.3.7 El Auditor Líder en Coordinación con el Representante de la Dirección,

organiza una reunión de cierre de auditoría, a la que se convocará al

Director, al Coordinador del SGI, así como a los auditados, reunión en

la que se presentará un informe final de los resultados del proceso de

Auditoría, incluidos los reportes de las No Conformidades y

observaciones levantadas al SGI y la conclusión final de la Auditoría.

4.4 REPORTES

4.4.1 El Programa de Auditoría, las notas de Auditores, el Listado de

Observaciones de Auditoría, los reportes de No Conformidades, las

Listas de Verificación, el Reporte y la Conclusión de Auditoría. Estos

registros de la Auditoría deberán ser custodiados por Soporte Interno.

4.4.2 En caso de decidir auditorías externas, las No Conformidades y

observaciones resultantes, seguirán el mismo procedimiento de la

Auditoría Interna, esto es, para cada No Conformidad registrada por un

Auditor Externo se debe transcribir al formulario SL.I.A.F.16, No

Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva para gestionar su

solución.

236



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5



4.4.3 Las observaciones registradas por el auditor interno y/o externo serán

tomadas como base para identificar No Conformidades Potenciales y

podrían registrarse a criterio del Coordinador del SGI y/o del

Representante de la Dirección en el formulario SL.I.A.F.16, No


4.5 SEGUIMIENTO

4.5.1 Se establecen siete días laborables para realizar el análisis de causa a fin

de proponer las acciones correctivas o preventivas para las no

conformidades y observaciones detectadas en la Auditoría, de acuerdo a

SL.I.A.P.09, Procedimiento de No Conformidad y Acción Correctiva o

Preventiva.

4.5.2 El Coordinador del SGI hace el seguimiento de las acciones propuestas

y el cierre de la no conformidad, posteriormente el Representante de la

Dirección, verifica la eficacia de las acciones tomadas según lo indicado

en SL.I.A.P.09, Procedimiento de No Conformidad y Acción Correctiva

o Preventiva.

4.5.3 El Auditor Líder y el grupo de auditores, deben revisar las No

Conformidades registradas en la auditoría anterior y las acciones

tomadas, para verificar su eficacia.

237



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5



4.5.4 Si se detecta que las acciones correctivas no han sido implementadas, se

levanta un nuevo reporte de No Conformidad. Igualmente si las

acciones correctivas que han sido tomadas no han sido eficaces puesto

que se encontraron nuevas No Conformidades del mismo tipo, entonces

se levanta un nuevo reporte de No Conformidad por ineficacia de las

acciones correctivas planteadas anteriormente.

5. REFERENCIAS

Lista de Auditores Internos calificados por la Dirección.

SL.I.A.P.09, Procedimiento de No Conformidad y Acción Preventiva o

Correctiva.

6. FORMULARIO

SL.I.A.F.19 Programa de Auditoría.

SL.I.A.F.17 Formulario de Listas de Verificación.

SL.I.A.F.16 Formulario de No Conformidad y Acción Correctiva o Preventiva.

SL.I.A.F.20 Reporte de Auditoría.

SL.I.A.F.21 Formulario de Observaciones de Auditoría.

238



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5



7. ANEXOS

SL.I.A.F.19 Programa de Auditoría.

SL.I.A.F.17 Formulario de Listas de Verificación.

SL.I.A.F.20 Reporte de Auditoría.

SL.I.A.F.21 Formulario de Observaciones de Auditoría.

239


ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5


FORMULARIO DE LISTAS DE VERIFICACIÓN

Reporte No.

Item Procedimiento Asunto Hallazgos y Comentario del Auditor

14001 18001


240



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5


FORMULARIO DE OBSERVACIONES DE AUDITORÍA

FECHA:_______________________

AUDITOR LÍDER:_________________________________

AUDITORES:____________________________________

____________________________________

LISTADO DE OBSERVACIONES DE AUDITORIA

No.

DOCUMENTO

REFERENCIA

DOCUMENTO

REFERENCIA OBSERVACIONES

ISO 14001 OHSAS 18001




241



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5


PROGRAMA PARA AUDITORÍA

Auditor Líder: Auditoría No.

Auditores:

Fecha

Auditoría

Hora Área/Departamento Auditor ISO 14001 OHSAS 18001

OBSERVACIONES:

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:


242



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5



AUDITORÍA______________________

FECHA DE EJECUCIÓN___________________________

CRITERIOS DE AUDITORÍA

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

SITIO

_________________________________________________________________________

ALCANCE

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

PROPÓSITO

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

GRUPO AUDITOR PERSONAL ENTREVISTADO

_________________________________ _________________________________

_________________________________ _________________________________

_________________________________ _________________________________

PLAN DE AUDITORÍA

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

REQUISITOS DE LA NORMA AUDITADOS

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



243



ISO 14001: 4.5.5

OHSAS 18001: 4.5.5



RESUMEN DE LAS NO CONFORMIDADES

Se identificaron (No)____ No conformidades, relacionadas con la implantación del Sistema de

Gestión Integrado.

No Conformidades en Planificación: ________________________

No Conformidades en Ejecución: ________________________

No Conformidades en Verificación: ________________________

No Conformidades en Actuación para el mejoramiento: ________________________

INFORME DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

OBSERVACIONES

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

RECOMENDACIONES

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

ANEXOS

_______________________________________

_______________________________________

_______________________________________

_______________________________________

______________________________________

244



ISO 14001: 4.6

OHSAS 18001: 4.6


PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

1. OBJETO

Establecer la metodología para llevar a cabo por parte de la Dirección de la revisión

del Sistema de Gestión Integrado de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.

2. ALCANCE

Aplica al Sistema de Gestión Integrado de la Empresa “SCALE LOGISTICS”.


GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA

1. Dirigir la reunión para la revisión.

2. Establecer las acciones de mejora en el desempeño del SGI de la Empresa


3. Gestionar y asignar recursos para acciones de mejora.


1. Comprobar el cumplimiento de las acciones de mejora determinadas por la

Dirección.

2. Convocar a la reunión para la revisión por parte de la Dirección, de acuerdo al

cronograma establecido y al presente procedimiento.

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



245



ISO 14001: 4.6

OHSAS 18001: 4.6




Presentar toda la documentación pertinente para la revisión por parte de la

Dirección.

SOPORTE INTERNO

1. Recopilar la información previa para la revisión por parte de la Dirección y

entregar al Coordinador del SGI.

2. Durante la Revisión por parte de la Dirección, realizará las funciones de

Secretaria.


4.1 REVISIÓN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN

El Representante de la Dirección convoca a la reunión para la revisión por parte

de la Dirección cuando el Gerente considere necesario.

La Revisión por la Dirección tiene como finalidad asegurar la mejora continua y

verificar la adecuación y eficacia del SGI, por lo que empleando la información

de 4.2, se efectúa el análisis de:

El grado de desempeño en los aspectos ambientales y de seguridad y salud

ocupacional, así como del cumplimiento y conocimiento de la Política del SGI, de los

Objetivos y Metas.

246

SCALE LOGISTICS

SISTEMA DE GESTIÓN


ISO 14001: 4.6

OHSAS 18001: 4.6



1. Los resultados de las evaluaciones del cumplimiento de los requisitos legales

y de otro tipo.

2. Los resultados de las auditorías del SGI, de acuerdo al informe del

Coordinador, para la toma decisiones en acciones preventivas y correctivas.

3. El estado de las acciones correctivas y preventivas establecidas.

4. Las comunicaciones de las partes externas interesadas, incluidos los

reclamos o quejas de carácter ambiental y de seguridad y salud ocupacional.

5. La variación de las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos

legales y otros requisitos relacionados con los aspectos ambientales y de

seguridad y salud ocupacional.

6. El cumplimiento de los compromisos y de las acciones establecidas en el

Acta de la última reunión para la Revisión por la Dirección.

4.2 RECOPILACIÓN Y PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN

El Coordinador del SGI antes de la reunión para Revisión por parte de la

Dirección, indica a Soporte Interno que prepare la siguiente información

actualizada:

247

SCALE LOGISTICS

SISTEMA DE GESTIÓN


ISO 14001: 4.6

OHSAS 18001: 4.6



1. SL.I.A.D.01 Política del Sistema de Gestión Integrado

2. SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrada

3. Informe del Grado de cumplimiento de Requisitos Legales y Variación en las

Circunstancias y Evolución de los Requisitos Legales.

4. SL.I.A.F.33 Informe de Seguimiento al Desempeño en Ambiente y Seguridad

y Salud Ocupacional.

5. Informe de Resultados de Auditorías.

6. SL.I.A.F.21 El último Formulario de Revisión por la Dirección.

7. Acta de la última Reunión para Revisión por la Dirección.

4.3 EVALUACIÓN DE LA EFICACIA

La eficacia del SGI se determinará analizando el porcentaje de cumplimiento de

los compromisos y acciones establecidas en el acta de la reunión que se adjunta

a la última Revisión por la Dirección.

En el acta constarán los compromisos, las acciones, los responsables, las fechas

de inicio y final. En caso de que no se puedan ejecutar las acciones dentro del

plazo establecido, solamente la Dirección podrá ampliar los plazos.

248



ISO 14001: 4.6

OHSAS 18001: 4.6



5. REFERENCIAS

1. SL.I.A.D.01 Política del Sistema de Gestión Integrado

2. SL.I.A.F.01 Programa de Gestión Integrada

3. Informe del Grado de cumplimiento de Requisitos Legales y Variación en las

Circunstancias y Evolución de los Requisitos Legales.

4. SL.I.A.F.33 Informe de Seguimiento al Desempeño Ambiental y Seguridad y

Salud Ocupacional.

5. SL.I.A.P.11 Procedimiento para Auditorías.

6. Informe de comunicaciones atendidas de Partes Externas Interesadas.

7. Informe de Resultados de Auditorías.

8. SL.I.A.P.08 Procedimiento de Medición y Seguimiento.

9. SL.I.A.D.03 Manual de Gestión Integrado.

10. SL.I.A.F.22 El último Formulario de Revisión por la Dirección.

11. Acta de la última Reunión para Revisión por la Dirección.

6. FORMULARIOS

SL.I.A.F.21 Formulario de Revisión por la Dirección.

7. ANEXOS

SL.I.A.F.22 Formulario de Revisión por la Dirección.

249



ISO 14001: 4.6

OHSAS 18001: 4.6


FORMULARIO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

PARTICIPANTES CARGO FIRMA

INFORMACIÓN REVISADA:

RESULTADO DE AUDITORIAS INTERNAS:

A. ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS (CM.I.A.D.02):

ELABORADO

POR:

REVISADO

POR:

APROBADO

POR:



FECHA:

Valor A:

250



ISO 14001: 4.6

OHSAS 18001: 4.6



B. ESTADO DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES Y OTRO TIPO:

C. ESTADO DEL ENTORNO (PARTES EXTERNAS INTERESADAS)

D.1. ESTADO DE NO CONFORMIDADES, ACCIDENTES Y CONTAMINACIÓN

DE RECURSOS(CM.I.A.F.22)

D.2 SEGUIMIENTO A CRITERIOS OPERATIVOS(CM.I.A.F.33)

D.3 SEGUIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y SATISFACCIÓN DEL PERSONAL

SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS

Valor B:

Valor C:

D. DESEMPEÑO Valor D:

Valor D.1

Valor D.2

Valor D.3

251



ISO 14001: 4.6

OHSAS 18001: 4.6

CÓDIGO: SL.I.A.F21


RESULTADOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

_________

MEJORAS EN LA POLÍTICA INTEGRADA

MEJORAS EN SEGURIDAD INDUSTRIAL

ME ORAS EN GESTION AMBIENTAL

252



ISO 14001: 4.6

OHSAS 18001: 4.6

CÓDIGO: SL.I.A.F21


SUGERENCIA DE ACCIONES PREVENTIVAS

SUGERENCIAS DE ACCIONES CORRECTIVAS

CONCLUSIÓN GENERAL DE LA EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Este formulario resume la información revisada (reportes, indicadores, objetivos).

Se puede anexar: actas, informes, análisis, etc.

253

5. PRESUPUESTO Y CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

5.1. RUBROS

(1) Capacitación

a. Normas ISO 14001:2004 20h

b. Norma OHSAS 18001:2007 20h

c. Sistema de Gestión Ambiental 40h

d. Sistema de Seguridad y Salud Industrial 40h

e. Seguridad y Primeros Auxilios 40h

f. Refrigerios

g. Material para la capacitación

Valor del facilitador $35,00 usd/hora

(2) Reproducción de documento necesarios

150 copias $ 0.05 usd c/u

(3) Señalización

5 señales $ 6 usd c/u

(4) Ropa de trabajo y EPP

Ropa de trabajo $ 50,00 usd c/conjunto (mandil, pantalón y camiseta)

Implementos de Seguridad $40,00 usd c/conjunto (zapatos punta de acero, gafas,

protección lumbar, guantes)

(5) Contratación del Coordinador del Sistema de Gestión Integrado

$700,00 usd mensual = 8400,00 usd (anual)

(6) Imprevistos

Se considera el 10% de imprevistos

254

5.2. PRESUPUESTO PARA EL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

Tabla Nº 16 Presupuesto para el Sistema de Gestión Integrado

Detalle Cantidad Unidad Precio U. Precio T.

CAPACITACION

Norma ISO 14001:2004 20 h 35 $ 700,00

Norma OHSAS 18001:2007 20 h 35 $ 700,00

Sistema de Gestión Ambiental 40 h 35 $ 1.400,00

Sistema de Seguridad y Salud Ind. 40 h 35 $ 1.400,00

Seguridad y Primeros Auxilios 40 h 35 $ 1.400,00

Refrigerios $ 70,00

Material para Capacitación $ 40,00

REPRODUCCION DE DOCUMENTOS

Copias 150 und 0.05 $ 7,50

SEÑALIZACION

Señales 5 und 6 $ 30,00

ROPA DE TRABAJO Y EPP

Ropa de Trabajo 10 und 50.00 $ 500,00

Implementos de Seguridad 8 und 40.00 $ 320,00

CONTRATACION DE COORDINADOR SE SGI $ 8.400,00

IMPREVISTOS 10% $ 1.496,75

TOTAL: $ 16.464,25

255

5.3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Tabla Nº 17 Cronograma de Actividades

MESES DEL AÑO

Detalle

Mes

1 Mes2

Mes

3

Mes

4

Mes

5

Mes

6

Mes

7

Mes

8

Mes

9

CAPACITACION

Norma ISO 14001:2004

Norma OHSAS 18001:2007

Sistema de Gestión Ambiental

Sistema de Seguridad y Salud Ind.

Seguridad y Primeros Auxilios

Refrigerios

Material para Capacitación

REPRODUCCION DE

DOCUMENTOS

Copias

SEÑALIZACION

Señales

ROPA DE TRABAJO Y EPP

Ropa de Trabajo

Implementos de Seguridad

256

CAPITULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Establecida la información se evaluó la situación de la Empresa “SCALE

LOGISTICS” y se llegaron a las siguientes conclusiones y recomendaciones:

5.1.CONCLUSIONES

A pesar de existir precedentes relacionados con el tema de seguridad y salud

industrial la Empresa “SCALE LOGISTICS”, no cuenta con registros que

faciliten la indagación oportuna del problema para determinar la causa del

mismo.

Los operarios (transportistas) no han recibido capacitación técnica necesaria

sobre el tema de seguridad y salud industrial, que permita formar al personal de

manera que este reaccione de manera correcta en caso de suscitarse algún

problema.

Los operarios (transportistas) laboran de manera empírica, ya que no cuenta con

un manual de salud y seguridad industrial, donde se detallen los parámetros,

requerimientos, y procesos que se deben tomar en caso de suscitarse algún tipo

de percance.

257

La Empresa “SCALE LOGISTICS” no cuenta con señalización en sus

instalaciones de apoyo (bodegas), lo cual dificulta el tránsito, carga, descarga de

los productos y enseres.

Los operadores (transportistas) a pesar de estar dotados con su equipo de

protección personal (EPP) no cumplen con el uso del mismo, generando

problemas de salud.

Los operadores (transportistas) carecen de un sentido de conciencia ambiental,

pues ellos no consideran que sus actividades generen algún tipo de impacto

negativo al medio ambiente.

Los operarios (transportistas) no han recibido capacitación e información acerca

del tema de medio ambiente, y como las actividades que realizan pueden afectar

su entorno.

La Empresa “SCALE LOGISTICS” no cuenta con registros donde se pueda

recopilar y filtrar información, que permita medir y evaluar el grado de impacto

ambiental que genera la empresa.

La Empresa “SCALE LOGISTICS” carece de procedimientos de acción

preventiva y correctiva, que genere parámetros de medición y evaluación para

enfrentar los impactos ambientales negativos que la empresa genera a partir de

sus actividades.

258

El tema ambiental es manejado muy superficialmente en la empresa, es por esta

razón que existe muy poca información y documentación que traten sobre los

aspectos e impactos que se dan en la empresa.

5.2.RECOMENDACIONES

Cumplir a cabalidad con los parámetros de información establecidos en el

presente Sistema de Gestión Integrado, así se garantiza que los procesos y

actividades de la empresa cumplan con los parámetros tanto de seguridad y salud

industrial como ambientales.

La dirección en conjunto con su representante deben velar por el cumplimiento

del presente Sistema de Gestión Integrado, a través de un registro de control

actualizado constantemente, el cual permita establecer inmediatamente los

riegos y peligros en el caso de salud y seguridad industrial; y de aspectos e

impactos ambientales en el caso de medio ambiente.

Los operadores (transportistas) deben llevar en la cajuela de la camioneta un

extintor y un botiquín en caso que suscitarse algún tipo de improviso.

El coordinador del Sistema de Gestión Integrado deberá controlar que todos los

operadores (transportistas), utilicen adecuadamente su equipo de protección

personal (EPP) durante la jornada de trabajo, para garantizar su integridad física

durante el desempeño de sus actividades.

259

Capacitar continuamente a todo el personal de la Empresa “SCALE

LOGISTICS”, y con mayor énfasis al personal operativo en materia ambiental y

salud y seguridad ocupacional, renovando constantemente la información

adquirida.

Concienciar a todo el personal de la importancia de realizar sus actividades bajo

los parámetros que garanticen el cuidado del medio ambiente, tratando en lo

posible evitar cualquier tipo de aspecto ambiental negativo que genere un

impacto de igual tipo.

Los chequeos tanto de las camionetas como del camión para garantizar el buen

funcionamiento de los mismos y de esta manera reducir al máximo las emisiones

de CO2.

La empresa “SCALE LOGISTICS” se encuentra en etapa de crecimiento, es por

esta razón que se recomienda, que a medida que incrementen sus procesos, estos

sean adaptados al presente Sistema de Gestión Integrado, para garantizar que

toda su labor está cumpliendo con los parámetros y estándares establecidos.

260

BIBLIOGRAFIA

1. JUAN CARLOS RUBIO ROMERO, Gestión de la prevención de riesgos

laborales: OHSAS 18001 - directrices OIT para su integración con calidad y

medioambiente, Ediciones Díaz de Santos, 2002.

2. FEDERICO ALONSO ATEHORTÚA HURTADO, RAMÓN ELÍAS

BUSTAMANTE VÉLEZ, JORGE ALBERTO VALENCIA DE LOS RÍOS,

Sistema de gestión integral. Una sola gestión, un solo equipo, Universidad de

Antioquia.

3. MARTA BLANCO CORDERO, Gestión ambiental: camino al desarrollo

sostenible, EUNED, 2004

4. TAXUS GESTIÓN AMBIENTAL, ECOLOGÍA Y CALIDAD, Cómo implantar

un sistema de gestión ambiental según la norma ISO 14001:2004, FC Editorial,

2007.

5. http://josesuazo.obolog.com/metodo-evaluacion-w-fine-215240

6. http://www.insht.es/InshtWeb/Contenidos/Documentacion/TextosOnline/Guias

Monitor/Seguridad/V/Ficheros/ejst5a.pdf

7. http://www.slideboom.com/presentations/190296/EsIA---MATRIZ-DE-

LEOPOLD

ANEXOS

262

ANEXO 1

NORMA OHSAS 18001:1999

SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

1. ALCANCE

Esta norma específica los requisitos que debe cumplir un sistema de gestión de la

Seguridad y Salud Ocupacional, para permitir que una organización controle sus riesgos

de Seguridad y Salud Ocupacional y mejore su desempeño. No establece criterios

específicos de desempeño en el tema de la Seguridad y Salud Ocupacional ni busca

proporcionar especificaciones detalladas sobre el diseño de administración general.

Esta norma internacional es aplicable a toda organización que quiera:

a) establecer un sistema de gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional para

eliminar o minimizar riesgos a los empleados y otras partes interesadas que

pueden estar expuestos a riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional asociados

con sus actividades;

b) implementar, mantener y mejorar un sistema de gestión de la Seguridad y Salud

Ocupacional;

c) asegurarse de su conformidad con su política de Seguridad y Salud Ocupacional

establecida;

d) demostrar tal conformidad a terceros;

e) solicitar la certificación / registro de su sistema de gestión de Seguridad y Salud

Ocupacional por la organización externa;

263

f) realizar una autodeterminación y una auto declaración de conformidad con esta

norma

Todos los requisitos de esta norma están destinados a ser incorporados en un sistema de

gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional. La extensión de su aplicación dependerá

de factores tales como las políticas de Seguridad y Salud Ocupacional de la

organización, la naturaleza de sus actividades, los riesgos y la complejidad de sus

operaciones.

Esta norma esta destinada a la Seguridad y Salud Ocupacional más que a la Seguridad

de productos y servicios.

2) REFERENCIAS NORMATIVAS

En la bibliografía se muestra otras publicaciones que proveen información o guía. Es

recomendable que se consulten versiones actualizadas de dichas publicaciones.

Específicamente se encuentran referencias en:

OHSAS 18002: 1999 Guías para la implementación OHSAS 18001

BS 8800: 1996 Guía para sistemas de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional

3) DEFINICIONES

Para propósitos de esta norma internacional aplicaran las siguientes definiciones.

264

3.1 Accidente

Evento no deseado que puede ocasionar ya sea muerte, quebranto de salud, lesión, daño

u otras perdidas.

3.2 Auditoria

Un examen sistemático y, cuando sea posible, independiente para determinar si las

actividades y sus resultados guardan conformidad con medidas preventivas planificadas

y si dichas medidas son implementadas en forma efectiva y si son adecuadas para

cumplir con la política y objetivos de la organización.

NOTA: La palabra “independiente” no necesariamente significa externa a la

organización.

3.3 Mejora continua

El proceso de optimizar el sistema de gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional para

alcanzar mejoras en el desempeño de la Seguridad y Salud Ocupacional global, en línea

con la política de Seguridad y Salud Ocupacional de la organización.

NOTA: El proceso no necesita llevarse a cabo de manera simultanea en todas las áreas

de actividades

3.4 Peligro

Una fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o quebranto en la

Salud de las personas, daño a la propiedad, daño al ambiente de trabajo, o una

combinación de estos.

265

3.5 Identificación de peligros

El proceso de reconocer que existe un peligro y definir sus características.

3.6 Incidente

Evento no deseado que tuvo el potencial de convertirse en un accidente.

NOTA: El término “incidente” incluye tanto a los accidentes como a los incidentes sin

perdida, también denominados “Cuasi-accidentes”

3.7 Partes interesadas

Individuos o grupos interesados por o afectados por el desempeño en Seguridad y Salud

Ocupacional de una organización.

3.8 No conformidad

Cualquier desviación a un estándar, practica, procedimiento de trabajo, regulación,

desempeño de un sistema de gestión, etc. Que pueda directa o indirectamente provocar

lesiones o enfermedades, daños a la propiedad, daños al ambiente de trabajo o una

combinación de estos.

3.9 Objetivos

Las metas, en términos de desempeño de Seguridad y Salud Ocupacional que una

organización establece para su logo y que son cuantificables cuando sea practica.

266

3.10 Seguridad y Salud Ocupacional

Condiciones y factores en el lugar de trabajo que afectan al bienestar de los empleados,

trabajadores temporales, personal contratista y otros.

3.11 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional

Aquella parte del sistema de gestión global que incluye la estructura organizativa, las

actividades de planificación, las responsabilidades, las practicas, los procedimientos, los

procesos y los recursos para desarrollar, implementar, realizar, revisar y mantener una

política de Seguridad y Salud Ocupacional, y con ello facilitar la organización de los

riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional asociados con las actividades de la

organización.

3.12 Organización

Compañía, corporación, firma, empresa, institución o asociación o parte o combinación

de ellas, sean o no sociedades, públicas o privadas que tiene sus propias funciones y

administración. En la organizaciones con más de una unidad operativa, cada unidad

operativa sea puede definir como una organización.

3.13 Desempeño

Resultados medibles del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional

relacionados con el control de una organización sobre sus riesgos de Seguridad y Salud,

basados en su política y objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional. La medición de

desempeño incluye el monitoreo de las actividades de gestión en Seguridad y Salud

Ocupacional y sus resultados.

267

3.14 Riesgos

La combinación de consecuencias y frecuencias pronosticada de un específico evento

no deseado que se manifiesta como resultado de la materialización de un peligro.

3.15 Evaluación de Riesgos

El proceso global de estimar la magnitud de los riesgos y establecer si dicho riesgo es o

no tolerable.

3.16 Seguridad Industrial

Es toda operación libre de riesgos o daños no aceptables.

3.17 Meta

Un requerimiento de desempeño detallado, cuantificado cuando sea practico, propio de

la organización definido a partir de los objetivos y que requieren ser alcanzados para el

logro de dichos objetivos.

3.18 Riesgos tolerables

Un riesgo que ha sido reducido a un nivel que puede ser asumido por la organización y

que guarde relación con sus compromisos de tipo legal y su propia política de Seguridad

y Salud Ocupacional.

268

4) REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

4.1 Requerimientos Generales

La organización debe establecer y mantener un sistema de administración de la

Seguridad y Salud Ocupacional, cuyos requisitos principales se describen en la clausula

4.

4.2 Políticas de Seguridad y Salud Ocupacional

La alta gerencia debe definir la política de Seguridad y Salud Ocupacional de la

organización que describa los objetivos en cuanto a Salud y Seguridad y que contenga

un compromiso de mejora en ambos aspectos.

La política debe:

a) Ser apropiada a la naturaleza y nivel de riesgos para la Seguridad y Salud

Ocupacional en la organización.

b) Incluir un compromiso de mejoramiento continuo.

c) Incluir un compromiso para cumplir con la legislación y regulaciones de

Seguridad y Salud y con otros requisitos a los cuales la organización se suscriba.

d) Ser documentada, implementada y mantenida.

e) Ser comunicada a todos los empleados con el propósito de que estén conscientes

de sus responsabilidades individuales respecto a la Seguridad y Salud

Ocupacional.

f) Este disponible a partes interesadas, y

269

g) Revisarse periódicamente para garantizar que es relevante y apropiada para la

organización.

4.3 Planificación

4.3.1 Planificación para la identificación de peligros, evaluación y control de

riesgos.

La organización debe establecer y mantener procedimientos para la identificación de

peligros, la evaluación de riesgos y la implementación de las medidas necesarias de

control. Esto incluirá:

- Actividades rutinarias y no rutinarias.

- Actividades de todo personal que tenga acceso a las áreas de trabajo

- Instalaciones en el lugar de trabajo, sean provistas por la organización o por

terceros.

La organización debe garantizar que los resultados de estas evaluaciones y los afectos

de estos controles sean considerados cuando se establezcan los objetivos de Seguridad y

Salud Ocupacional.

La organización debe documentar y mantener esta información actualizada.

La metodología que utilice la organización para la identificación de los peligros y la

identificación de los riesgos debe:

a) Ser establecida tomando en consideración el alcance, naturaleza y frecuencia de

los riesgos para asegurar su proactividad en lugar de reactividad;

270

b) Tener en consideración la clasificación de los riesgos y la identificación de

aquellos que pueden ser eliminados o controlados a través de medidas conforme

a los objetivos y los programas establecidos;

c) Ser consistentes con la experiencia operativa y las habilidades de las medidas de

control de riesgos empleadas.

d) Proveer información para la determinación de los requisitos de las instalaciones,

la identificación de las necesidades de capacitación y/o el desarrollo de controles

operacionales;

e) Tomar en consideración el monitoreo de las acciones requeridas para asegurar

efectividad y oportunidad en su implementación

4.4.2 Requisitos legales y otros

La organización debe establecer y mantener un procedimiento para identificar y tener

acceso a los requisitos legales y de otro tipo que son aplicables a la Seguridad y Salud

Ocupacional.

La organización debe mantener esta información actualizada. Debe comunicar

información relevante sobre requisitos legales y otros a sus empleados y a otras partes

interesadas que sean relevantes.

4.3.3 Objetivos

La organización debe establecer y mantener objetivos documentados de Seguridad y

Salud Ocupacional a cada nivel y función relevante dentro de la organización.

271

Al establecer y revisar sus objetivos, la organización debe considerar los requisitos

legales y de otro tipo, sus peligros y riesgos con respecto a Seguridad y Salud

Ocupacional sus opciones tecnológicas y sus requerimientos financieros, operacionales

y de negocio y los puntos de vista de las partes interesadas.

Los objetivos deben ser consistentes con la política de Seguridad y Salud Ocupacional,

incluyendo el compromiso de mejora continua.

4.3.4 Programa (s) de Administración de la Seguridad y Salud Ocupacional.

La organización debe establecer y mantener (un) programa (s) de administración de la

Salud Ocupacional y la Seguridad para alcanzar sus objetivos. Este (os) debe (n) incluir:

a) La designación de las responsabilidades para el logro de los objetivos en cada

función y nivel relevante de la organización; y

b) Los medios y rangos de tiempo en los cuales los objetivos serán alcanzados.

El (los) programa (s) de administración de la Seguridad y Salud Ocupacional debe ser

revisado a intervalos regulares y previamente planificados. Cuando sea necesario el

(los) programa (s) de administración Seguridad y Salud Ocupacional debe (n) ser

modificado (s) si así lo requieran los cambios en las actividades, productos, servicios y

condiciones de operación de la organización.

La responsabilidad final por la Seguridad y Salud Ocupacional radica en la alta

gerencia. La organización debe asignar a un representante gerencial especifico con la

responsabilidad de garantizar que el sistema de administración de la Seguridad y Salud

272

Ocupacional ha sido implantado en forma adecuada y cumple los requerimientos en

toda la instalación y en todas las esferas de operación dentro de la organización.

La gerencia debe proveer los recursos esenciales para la implementación, control y

mejoramiento del sistema de administración de la Seguridad y Salud Ocupacional. Los

recursos incluyen a los recursos humanos y la capacitación especializada y además

recursos financieros y tecnológicos.

El representante de la gerencia debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y

auditorias para:

a) Asegurar que los requisitos del sistema de administración de la Seguridad y

Salud Ocupacional sean establecidos, implantados y mantenidos de acuerdo con

esta Norma Internacional.

b) Reportar sobre el desempeño del sistema de administración de la Seguridad y

Salud Ocupacional a la alta gerencia para su revisión y como base para un

mejoramiento del sistema de administración de la Seguridad y Salud

Ocupacional.

4.4.2 Capacitación, concientización y competencia

La organización debe identificar las necesidades de capacitación. Debe requerir que

todo el personal debe recibir capacitación apropiada conforme a los riesgos de

Seguridad y Salud Ocupacional que ellos enfrentan. La organización debe mantener

registros de la capacitación relativa a Seguridad y Salud Ocupacional proporcionada a

los empleados.

273

Debe establecer y mantener procedimientos para hacer que sus empleados en cada

función y nivel relevante estén concientes de:

a) La importancia de la conformidad con la política de Seguridad y Salud

Ocupacional y los procedimientos, y con los requisitos del sistema de

administración de Seguridad y Salud Ocupacional

b) Las consecuencias sobre la Seguridad y Salud Ocupacional reales o potenciales,

de sus actividades de trabajo y de los beneficios sobre la Seguridad y Salud

Ocupacional de un desempeño personal mejorado;

c) Sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con la política

de la Seguridad y Salud Ocupacional y los procedimientos y con los requisitos

del sistema de administración de Seguridad y Salud Ocupacional incluyendo el

requisito de preparación y respuesta a emergencias:

d) Las consecuencias potenciales de una falla de apego a los procedimientos

específicos.

Los procedimientos de capacitación deben tomar en consideración los diferentes niveles

de:

a) Responsabilidad, capacidad e instrucción; y

b) Riesgo

El personal que desempeña tareas que pueden causar impactos sobre la Seguridad y

Salud Ocupacional en el lugar de trabajo, debe ser competentes en base a una

educación, capacitación y/o experiencia apropiadas.

274

4.4.3 Consejería y comunicación

La organización debe tener procedimientos para garantizar que la información

relacionada con la Seguridad y Salud Ocupacional sea comunicada hacia y desde los

empleados y otras partes interesadas.

La participación de empleados y organización de consejería deben ser documentadas e

informadas a las partes involucradas.

Los empleados deben:

a) Participar en el desarrollo y revisión de políticas y procedimientos para el

manejo de riesgos;

b) Ser consultados donde exista alguna posibilidad de afectarse a la Salud y

Seguridad del trabajo;

c) Ser representados en aspectos de Salud y Seguridad; y

d) Ser informados acerca del representante de la Seguridad y Salud Ocupacional de

la empresa designado por la gerencia.

4.4.4 Documentación

La organización debe establecer y mantener la información, en papel o en forma

electrónica, para:

a) Describir los elementos centrales del sistema de gestión y sus interacciones; y

b) Proveer orientación a la documentación relacionada.

275

4.4.5 Control de Documentos

La organización debe establecer y mantener procedimientos para controlar todos los

documentos requeridos por esta norma internacional de modo de asegurar que:

a) Pueden ser localizados

b) Sean periódicamente examinados, revisados cuando sean necesarios y aprobados

por el personal autorizado;

c) Las versiones vigentes de los documentos relevantes estén disponibles en todos

los sitios en donde se desarrollen las operaciones esenciales para el

funcionamiento efectivo del sistema de Seguridad y Salud Ocupacional.

d) Los documentos obsoletos sean retirados prontamente de todos los puntos de

emisión y uso y asegurarse de que no sean empleados para una finalidad distinta

de la programada;

e) Todos los documentos obsoletos retenidos con finalidades legales y/o de

preservación de los conocimientos sean identificados convenientemente.

4.4.6 Control operacional

La debe identificar aquellas operaciones y actividades que estén asociadas con los

riesgos identificados en donde se requiera aplicar medidas de control. La organización

debe planear estas actividades, incluyendo el mantenimiento, de modo de asegurar que

ellas se realicen bajo las condiciones especificadas mediante los puntos siguientes:

a) Establecer y mantener procedimientos documentados para cubrir situaciones en

las que su ausencia podría a conducir a desviaciones de la política y objetivos de

Seguridad y salud Ocupacional;

276

b) Estipular criterios de operación y procedimientos;

c) Establecer y mantener procedimientos relacionados con los riesgos de Seguridad

y salud Ocupacional para los activos, equipos y servicios que son propiedad o

están en uso de la organización y comunicar los procedimientos y requisitos

pertinentes a los proveedores y contratistas;

d) Establecer y mantener procedimientos para el diseño de los lugares de trabajo, el

proceso, las instalaciones, la maquinaria, los procedimientos operativos y la

organización del trabajo, incluyendo su adaptación al trabajo con la finalidad de

eliminar o reducir los riesgos de Seguridad y salud Ocupacional en su origen.

4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias

La organización debe establecer y mantener planes y procedimientos para identificar su

potencial para responder ante accidentes y situaciones de emergencia y para prevenir y

mitigar los casos de enfermedad y lesión que pudiera estar asociados con aquellos.

La organización debe revisar sus planes de respuesta a emergencia y procedimientos, en

particular luego de que se haya producidos accidentes o situaciones de emergencia.

La organización debe también probar periódicamente tales procedimientos cuando ellos

sean factibles.

4.5 Verificación y Acciones correctivas

4.5.1 Monitoreo y medición

La organización debe establecer y mantener parámetros y procedimientos para el

monitorear y medir en forma periódica el desempeño en Seguridad y salud Ocupacional.

Estos procedimientos deben incluir:

277

a) Monitoreo hasta el nivel que requieran el logro de loa objetivos de Seguridad y

Salud Ocupacional de la organización;

b) Mediciones preactivas de desempeño que monitoreen el cumplimiento del

programa de gestión de Seguridad y Salud Ocupacional, los criterios de

operación, la legislación pertinente y los requerimientos legales;

c) Mediciones de desempeño para monitorear accidentes, incidentes, enfermedades

y otras evidencias históricas de la deficiencia en el desempeño de la Seguridad y

Salud Ocupacional;

d) Registros de los resultados del monitoreo y mediciones suficientes par facilitar

el análisis de las acciones correctivas y preventivas.

Los monitores cualitativos y cuantitativos deben ser considerados, según sean

necesarios y deben conformarse a las necesidades de la organización en el caso de

requerirse equipo de monitoreo para medir el desempeño, el mismo debe ser calibrado y

mantenido y se deben retener registros de este proceso.

4.5.2 Accidentes, Incidentes, no conformidades, acciones correctivas y preventivas.

La organización debe establecer y mantener procedimientos para definir la

responsabilidad y autoridad para:

a) la investigación de:

- accidentes

- incidentes

- no conformidades

278

b) tomar acciones que mitiguen cualquier consecuencia derivada de un accidente,

un incidente o una no conformidad;

c) el inicio y culminación de acciones correctivas y preventivas;

d) verificación de la efectividad de la acciones correctivas y preventivas tomadas

Estos procedimientos deben requerir que toda acción correctiva y preventiva propuesta

sea revisada siguiendo el proceso de evaluación de riesgos antes de su implementación.

Toda acción correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de no

conformidades reales y potenciales debe ser apropiada a la magnitud de los problemas y

proporcional a los riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional detectados.

La organización debe implantar y registrar cualquier cambio en los procedimientos

documentados que resulten de las acciones correctivas y preventivas.

4.5.3 Registros

La organización debe establecer y mantener procedimientos para la identificación,

mantenimiento y disposición de registros de Seguridad y Salud Ocupacional así como

también los resultados de auditorías y revisiones.

Los registros de Seguridad y Salud Ocupacional deben ser legibles, identificables y

rastreables para las actividades involucradas. Los registros de Seguridad y Salud

Ocupacional deben guardarse y mantenerse de tal manera que puedan fácilmente

recuperables y estén protegidos contra daño, deterioro o perdida. Su tiempo de retención

debe ser establecido y registrado.

279

Se deben mantener registros, según sea apropiado para la organización y el sistema,

para demostrar la conformidad a los requisitos de esta forma internacional.

4.5.4 Auditorias

La organización debe establecer y mantener y programa de auditorías y procedimientos

para auditar periódicamente el sistema de gestión Seguridad y Salud Ocupacional que

permita:

a) determinar si el sistema Seguridad y Salud Ocupacional:

(i) conforma las disposiciones planificadas para la gestión Seguridad y

Salud Ocupacional, incluyendo los requisitos de esta norma;

(ii) ha sido implantado y mantenido apropiadamente; y

(iii) es efectivo en el cumplimiento de la política y objetivos de la

organización;

b) revisar los resultados de auditorías anteriores;

c) proveer a la dirección información sobre los resultados de las auditorias.

El programa de auditorías, incluyendo un cronograma, debe estar basado en la

importancia de la Seguridad y Salud Ocupacional de la actividad involucrada y en los

resultados de auditorías anteriores. Los procedimientos de auditorías deben cubrir el

alcance, frecuencia, metodología y competencias así como también las

responsabilidades y requerimientos para la conducción de auditorías y el reporte de

resultados.

280

4.7 Revisión por la Dirección

La alta dirección de la organización debe, a intervalos determinados, revisar el sistema

de gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional, para asegurar su continua actitud,

adecuación y efectividad. El proceso de revisión gerencial debe asegurar que la

información necesaria sea colectada para permitir a la gerencia realizar esta evaluación.

Dicha revisión debe documentarse.

La revisión por la dirección debe incluir la posible necesidad de cambios a la política,

objetivos y otros elementos del sistema de gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional

a la luz de los resultados de las auditorias del sistema de gestión de la Seguridad y Salud

Ocupacional, de las circunstancias cambiantes y del compromiso con la mejora

continua.

281

ANEXO 2

SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

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Documents

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICArepositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/5527/1/45740... · 2015. 5. 22. · 2.4 Riesgo Laboral ... the company ensure that the parameters of both, the Occupational