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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y NEGOCIOS
CARRERA INGENIERIA EN FINANZAS Y AUDITORIA C.P.A.
TEMA: MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA
COMERCIALIZACIÓN DE MEDICAMENTOS CONTROLADOS DE LA
EMPRESA ECUAQUÍMICA
ELABORADO POR
YAHAIRA ATAPUMA LLERENA
DIRECTOR DE TESIS
INGENIERO
HAROLD MUÑOZ
QUITO
NOVIEMBRE DEL 2014
i
CERTIFICADO DE AUTENTICIDAD
Yo, YAHAIRA ATAPUMA LLERENA, declaro que soy autor exclusivo de la presente
investigación y que ésta es original, auténtica y personal.
.....................................................
Yahaira Atapuma Llerena
ii
DEDICATORIA
A mi amado hijo, a mis padres que siempre han estado a mi lado dándome sus
voces de aliento y apoyo en todos los instantes de mi vida y especialmente en los más
difíciles. Su bendición siempre ha sido un importante aliciente en cada paso que he dado
sea en mi vida personal, como en mi vida profesional.
A mis queridos amigos y amigas que me han brindado la confianza para que siga
adelante y en quienes he encontrado un pilar importante de apoyo. Cada uno ocupa un
lugar importante en mi vida y en mi corazón.
A mi querida familia que me ha enseñado valores y principios que los guardo en mi
corazón como guía en el camino de mi vida.
iii
AGRADECIMIENTO
Gracias a Dios que ha puesto en mi camino muchas personas sabias y bondadosas
que me han brindado su cariño y su amistad.
Gracias a todas ellas por los consejos y apoyo que me han brindado para culminar
esta etapa de mi vida profesional.
Gracias a los compañeros de la U.T.E. que me abrieron sus puertas e impulsaron
mis esfuerzos y sacrificios para poder culminar este trabajo.
Agradezco especialmente al Ingeniero Harold Muñoz, en quien encontré un amigo
que guió mi trabajo con paciencia y generosidad para compartir sus vastos conocimientos.
Gracias por todo lo que he recibido y que ha llenado mi vida de satisfacciones y
alegrías y también de fortaleza cuando lo he necesitado.
v
TEMA
Mejoramiento del sistema de control interno en la comercialización de
medicamentos controlados de la empresa ECUAQUÍMICA.
INTRODUCCIÓN
ECUAQUÍMICA, posesionada en el mercado desde hace muchos años en nuestro
país en las líneas agrícola y farmacéutica, constituye un ejemplo de liderazgo y fortaleza lo
cual ha establecido que exista un compromiso de servicio y desarrollo hacia la comunidad
en los ámbitos de salud y respeto al medio ambiente, es por ello que en la línea
farmacéutica ha creído que es necesario fortalecer el sistema de control interno de los
medicamentos en especial de aquellos que se denominan controlados por encontrarse
enunciados en las diferentes listas de la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicos,
es decir aquellos medicamentos que contienen como principios activos precursores,
estupefacientes y/o psicotrópicos. Estos medicamentos pueden crear dependencia por lo
que necesitan un permiso especial por parte del Ministerio de Salud y del CONSEP para su
comercialización legal como es el caso de ECUAQUÍMICA, empresa calificada y
autorizada para expender ciertos tipos de medicamentos sujetos a fiscalización, sin
embargo por el mismo hecho que son controlados su comercialización ilegal es muy
apetecida por organizaciones delictivas que pueden dar un uso inadecuado ya sea utilizarlo
sin reemplazo de las drogas sintéticas o para mezclarlas con otro tipo de sustancias para
potencializar sus efectos. De igual manera se puede extraer los principios activos de ciertos
fármacos antigripales como la Pseudoefedrina que es un recurso indispensable para la
producción ilegal del Éxtasis (droga sintética).
Con estos antecedentes la empresa ECUAQUÍMICA viene ejerciendo un control
exhaustivo de los medicamentos controlados, sin embargo los grupos delictivos cada día se
ingenian nuevos métodos de tráfico o desvío para comercializarlos en el mercado negro
vi
con considerables ganancias ilegales y fraudulentas, por lo que es necesario fortalecer los
sistemas de control internos con nuevas estrategias administrativas relacionadas con
procesos contables, inventarios, complementando con la calificación y clasificación de los
clientes direccionada a precautelar la comercialización legal de los medicamentos
controlados frente a aquellos clientes inescrupulosos que por conseguir réditos económicos
ilegales pueden involucrar en este tipo de delito (tráfico y desvío de medicamentos
controlados) a empresas de excelente reputación como es el caso de ECUAQUÍMICA.
Justamente este trabajo investigativo tiene la finalidad de aportar con algunos
procedimientos de control en todos los ámbitos administrativos bajo el slogan ¨Conozca a
su cliente¨.
Finalmente es importante enfatizar que el control interno en cualquier organización
, reviste mucha importancia, tanto en la conducción de la organización, como en el control
e información de la operaciones, puesto que permite el manejo adecuado de los bienes,
funciones e información de una empresa determinada, con el fin de generar una indicación
confiable de su situación y sus operaciones legales en el mercado en relación a la
importación, distribución y comercialización de los medicamentos controlados en la
empresa ECUAQUÍMICA.
vii
ÍNDICE DE CONTENIDO
CERTIFICADO DE AUTENTICIDAD ................................................................................ i
DEDICATORIA .................................................................................................................... ii
AGRADECIMIENTO .......................................................................................................... iii
CERTIFICACION DE AUTORIZACION PARA EFECTUAR EL TRABAJO POR
ECUAQUÍMICA .................................................................................................................. iv
TEMA .................................................................................................................................... v
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. v
ÍNDICE DE CONTENIDO ................................................................................................. vii
ÍNDICE DE CUADROS ...................................................................................................... xi
ÍNDICE DE GRÁFICOS .................................................................................................. xvii
ÍNDICE DE ANEXOS ..................................................................................................... xxiii
CAPÍTULO I ......................................................................................................................... 1
1. EL PROBLEMA ............................................................................................................ 1
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................... 1
1.2. DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA ........................................................................... 2
1.3. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA ........................................................................ 2
1.4. DELIMITACIÓN DEL TEMA.................................................................................... 3
1.4.1. Factor Temporal ......................................................................................................... 3
1.4.2. Factor Espacial ........................................................................................................... 3
1.5. HIPÓTESIS .................................................................................................................. 3
1.5.1. Idea a defender ........................................................................................................... 3
1.5.2. Sistematización de la hipótesis .................................................................................. 3
1.6. OBJETIVOS ................................................................................................................ 3
1.6.1. Objetivo General ........................................................................................................ 3
viii
1.6.2. Objetivos Específicos ................................................................................................ 3
1.7. VARIABLES E INDICADORES ................................................................................ 4
1.7.1. Variable Dependiente ................................................................................................ 4
1.7.2. Variable Independiente .............................................................................................. 4
1.8. METODOLOGÍA ........................................................................................................ 4
1.8.1. Métodos ..................................................................................................................... 4
1.8.2. Técnicas ..................................................................................................................... 5
1.9. MARCO REFERENCIAL ........................................................................................... 5
1.9.1. Marco Teórico ........................................................................................................... 5
1.9.2. Marco Conceptual .................................................................................................... 34
CAPÍTULO II ..................................................................................................................... 38
2. ANALISIS SITUACIONAL ........................................................................................ 38
2.1. ANTECENDENTES LA EMPRESA ECUAQUÍMICA........................................... 38
2.1.1. Fines y objetivos de la empresa ECUAQUÍMICA .................................................. 40
2.1.2. Estructura orgánica funcional y administrativa ....................................................... 41
2.1.3. Relaciones institucionales ........................................................................................ 43
2.1.4. Políticas y lineamientos de la empresa ECUAQUÍMICA ....................................... 44
CAPÍTULO III ................................................................................................................... 47
3. ANALISIS DE LA INFORMACIÓN .......................................................................... 47
3.1. MARCO LEGAL ....................................................................................................... 47
3.1.1. Superintendencia de Compañías .............................................................................. 47
3.1.2. CONSEP .................................................................................................................. 50
3.1.3. Ley de Sustancias Estupefacientes Y Psicotrópicas ................................................ 50
3.1.4. Lista De Medicamentos Controlados Que Contienen Como Principio Activo
Precursores Estupefacientes Y Psicotrópicos. ......................................................... 55
ix
3.3. ESTUDIO DE LA ENCUESTA ................................................................................ 57
3.3.1. Encuestas División de Tecnología e Información ................................................... 57
3.3.2. Encuestas División de Compras .............................................................................. 67
3.3.3. Encuestas División de Recursos Humanos .............................................................. 74
3.3.4. Encuestas División de Bodega ................................................................................. 82
3.3.5. Encuestas División Financiera ................................................................................. 87
3.3.6. Encuestas División de Ventas .................................................................................. 97
3.4. ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTUAL EN LA
COMERCIALIZACIÓN DE MEDICAMENTOS CONTROLADOS ................... 107
CAPÍTULO IV ................................................................................................................. 114
4. PROPUESTA ............................................................................................................. 114
4.1. OBJETIVOS ............................................................................................................ 114
4.1.1. Objetivos General .................................................................................................. 114
4.1.2. Objetivos Específicos ............................................................................................ 114
4.2. ESTRATEGIAS ....................................................................................................... 115
4.3. POLÍTICAS ORGANIZACIONALES .................................................................... 118
4.4. IMPLEMENTACIÓN .............................................................................................. 118
4.4.1. Programa de capacitación integral del personal sobre el uso de medicamentos
controlados ............................................................................................................... 118
4.4.2. Formularios de control para la evaluación de riesgos (Ver Anexo 2)...................... 119
4.4.3. Modificar el sistema informático ............................................................................. 120
4.4.4. Selección de personal idóneo para la venta de medicamentos controlados ............. 121
4.5. PROCESOS DE TRANSACCIONES COMERCIALES DE MEDICAMENTOS 123
CAPÍTULO V .................................................................................................................. 153
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ......................................................... 153
x
5.1. CONCLUSIONES ................................................................................................... 153
5.2. RECOMENDACIONES .......................................................................................... 154
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................... 156
ANEXOS ........................................................................................................................... 157
xi
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro 1: Conocimiento del Reglamento legal División de Tecnología e Información..... 57
Cuadro 2: Conocimiento de aplicaciones informáticas para control en la comercialización
de medicamentos controlados por el CONSEP División de Tecnología e Información ..... 58
Cuadro 3: Conocimiento del uso ilegal que se puede dar a medicamentos controlados
División de Tecnología e Información ................................................................................ 59
Cuadro 4: Procedimiento utilizado para eventos de capacitación para el control de
medicamentos controlados por el CONSEP División de Tecnología e Información .......... 60
Cuadro 5: Conocimiento de los mecanismos para la evaluación de riesgo a base de
indicadores de actividad sospechosa durante la comercialización de medicamentos
controlados por la División de Tecnología e Información .................................................. 61
Cuadro 6: Conocimiento de control interno tecnológico informático a la gestión
administrativa operativa en la comercialización de medicamentos controlados por el
CONSEP por la División de Tecnología e Información...................................................... 62
Cuadro 7: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia en prevención
de transacciones comerciales con medicamentos controlados por la División de Tecnología
e Información ....................................................................................................................... 63
Cuadro 8: Conocimiento de los procedimientos utilizados en transacciones comerciales con
medicamentos controlados por la División de Tecnología e Información .......................... 64
Cuadro 9: Conocimiento en el manejo de una base de datos de clientes con antecedentes de
irregularidades en la comerciales con medicamentos controlados por la División de
Tecnología e Información .................................................................................................... 65
Cuadro 10: Conocimiento en el manejo de una base de datos de la devolución a nivel
nacional de medicamentos controlados por la División de Tecnología e Información ....... 66
xii
Cuadro 11: Conocimiento de reglamentos legales para la comercialización de
medicamentos controlados División de Compras ............................................................... 67
Cuadro 12: Conocimiento del uso ilegal que se puede dar a los medicamentos controlados
División de Compras ........................................................................................................... 68
Cuadro 13: Disponibilidad de mecanismos apropiados para la evaluación de riesgos a base
de indicadores de actividad sospechosa durante la importación y/o compras locales de
medicamentos controlados División de Compras ............................................................... 69
Cuadro 14: Realización periódica de un análisis técnico y legal de los proveedores de
medicamentos controlados División de Compras ............................................................... 70
Cuadro 15: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia de
transacciones comerciales con medicamento controlados División de Compras ............... 71
Cuadro 16: Procedimientos en la detección de transacciones comerciales irregulares de
medicamentos controlados División de Compras ............................................................... 72
Cuadro 17: Uso de una base de datos de los proveedores de medicamentos controlados que
han sido involucrados en irregularidades en la comercialización de medicamentos
controlados División de Compras........................................................................................ 73
Cuadro 18: Aplicación de la misión planteada para el control en la comercialización de
medicamentos controlados División de Recursos Humanos ............................................... 74
Cuadro 19: Conocimiento sobre el reglamento legal en la comercialización de
medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos ..................................... 75
Cuadro 20: Funciones y responsabilidades en relación a la comercialización de
medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos ..................................... 76
Cuadro 21: Conocimiento del uso ilegal que se puede dar a medicamentos controlados por
la División de Recursos Humanos ....................................................................................... 77
xiii
Cuadro 22: Procedimientos para la capacitación en el control de medicamentos controlados
por la División de Recursos Humanos ................................................................................ 78
Cuadro 23: Mecanismos apropiados de evaluación de talento humano relacionado con el
riego durante la comercialización de medicamentos controlados por la División de
Recursos Humanos .............................................................................................................. 78
Cuadro 24: Realización de control interno a la gestión administrativa y operativa en la
comercialización de medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos.... 79
Cuadro 25: Procedimientos utilizados para la detección de persona no idóneo en la
comercialización de medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos.... 80
Cuadro 26: Base de datos de los antecedentes del personal relacionados a la
comercialización de medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos.... 81
Cuadro 27: Se aplica la misión planteada para la comercialización de medicamentos
controlados por la División de Bodega ............................................................................... 82
Cuadro 28: Conoce el reglamento legal sobre la comercialización de medicamentos
controlados por la División de Bodega ............................................................................... 82
Cuadro 29: Funciones y responsabilidades en relación al ingreso y salida de medicamentos
controlados por la División de Bodega ............................................................................... 83
Cuadro 30: Conoce sobre los usos ilegales de medicamentos controlados por la División de
Bodega ................................................................................................................................. 83
Cuadro 31: Disponibilidad de mecanismos para la evaluación de riegos a base de
indicadores de actividad sospechosa durante el ingreso y salida de medicamentos
controlados por la División de Bodega ............................................................................... 84
Cuadro 32: Realización de un control interno en la gestión administrativa y operativa a los
funcionarios en la comercialización de medicamentos controlados por la División de
Bodega ................................................................................................................................. 84
xiv
Cuadro 33: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia en prevención
de transacciones en la comercialización de medicamentos controlados por la División de
Bodega ................................................................................................................................. 85
Cuadro 34: Procedimientos para la detección de transacciones comercialización irregulares
de medicamentos controlados por la División de Bodega ................................................... 85
Cuadro 35: Uso de base de datos de clientes que han tratado de adquirir medicamentos
controlados por la División de Bodega ............................................................................... 86
Cuadro 36: Aplicación de la misión para el control en la comercialización de
medicamentos controlados por la División Financiera........................................................ 87
Cuadro 37: Conocimiento del reglamento legal en la comercialización de medicamentos
controlados por la División Financiera ................................................................................ 88
Cuadro 38: Funciones y responsabilidades del personal en relación a los ingresos de
valores por la venta de medicamentos controlados por la División Financiera .................. 89
Cuadro 39: Conocimiento de los usos ilegales que se pueden dar a medicamentos
controlados por la División Financiera ................................................................................ 90
Cuadro 40: Mecanismos para la evaluación de riesgos a base de indicadores de actividad
sospechosa durante los ingresos de valores por concepto de ventas de medicamentos
controlados por la División Financiera ................................................................................ 91
Cuadro 41: Control interno del comportamiento económico de clientes de medicamentos
controlados por la División Financiera ................................................................................ 92
Cuadro 42: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia en prevención
de transacciones comerciales con medicamentos controlados por la División Financiera . 93
Cuadro 43: Procedimientos en la detección de transacciones comerciales inusuales con
medicamentos controlados por la División Financiera........................................................ 94
xv
Cuadro 44: Uso de base de datos de clientes que han efectuado pagos o transacciones
irregulares al adquirir medicamentos controlados por la División de Financiera ............... 95
Cuadro 45: Uso de base de datos del estado económico de cada funcionario relacionado
con la comercialización de medicamentos controlados por la División de Financiera ....... 96
Cuadro 46: Aplicación de la misión para el control en la comercialización de
medicamentos controlados por la División de Ventas......................................................... 97
Cuadro 47: Conocimiento del reglamento legal sobre la comercialización de medicamentos
controlados .......................................................................................................................... 98
Cuadro 48: Funciones y responsabilidades del personal en relación a las ventas de
medicamentos controlados por la División de Ventas......................................................... 99
Cuadro 49: Uso ilegal que se puede dar a medicamentos controlados por la División de
Ventas ................................................................................................................................ 100
Cuadro 50: Mecanismos para la evaluación de riesgo a base de indicadores de actividad
sospechosa durante las ventas de medicamentos controlados por la División de Ventas . 101
Cuadro 51: Realización de control a la gestión administrativa y operativa de los
funcionarios relacionados con las ventas de medicamentos controlados por la División de
Ventas ................................................................................................................................ 102
Cuadro 52: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia en prevención
de transacciones comerciales con medicamentos controlados por la División de Ventas 103
Cuadro 53: Uso de procedimientos en la detección de transacciones comerciales irregulares
con medicamentos controlados por la División de Ventas ................................................ 104
Cuadro 54: Uso de base de datos de los clientes que han tratado de adquirir medicamentos
controlados por la División de Ventas ............................................................................... 105
Cuadro 55: Uso de base de datos de clientes que han tratado de adquirir medicamentos
controlados por la División de Bodega ............................................................................. 106
xvi
Cuadro 56: Análisis del sistema de control interno actual en la comercialización de
medicamentos controlados ................................................................................................ 107
Cuadro 57: Análisis Causa – Efecto y Nivel de Impacto .................................................. 113
Cuadro 58: Sistematización de la Propuesta...................................................................... 117
xvii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1: Elementos del enfoque estratégico ....................................................................... 7
Gráfico 2: Cadena de Valor ................................................................................................. 10
Gráfico 3: Análisis situacional de una organización ........................................................... 12
Gráfico 4: Conocimiento del Reglamento legal División de Tecnología e Información .... 57
Gráfico 5: Conocimiento de aplicaciones informáticas para control en la comercialización
de medicamentos controlados por el CONSEP División de Tecnología e Información ..... 58
Gráfico 6: Conocimiento del uso ilegal que se puede dar a medicamentos controlados
División de Tecnología e Información ................................................................................ 59
Gráfico 7: Procedimiento utilizado para eventos de capacitación para el control de
medicamentos controlados por el CONSEP División de Tecnología e Información .......... 60
Gráfico 8: Conocimiento de los mecanismos para la evaluación de riesgo a base de
indicadores de actividad sospechosa durante la comercialización de medicamentos
controlados por la División de Tecnología e Información .................................................. 61
Gráfico 9: Conocimiento de control interno tecnológico informático a la gestión
administrativa operativa en la comercialización de medicamentos controlados por el
CONSEP por la División de Tecnología e Información...................................................... 62
Gráfico 10: Conocimiento de los procedimientos utilizados en transacciones comerciales
con medicamentos controlados por la División de Tecnología e Información ................... 64
Gráfico 11: Conocimiento en el manejo de una base de datos de clientes con antecedentes
de irregularidades en la comerciales con medicamentos controlados por la División de
Tecnología e Información .................................................................................................... 65
Gráfico 12: Conocimiento en el manejo de una base de datos de la devolución a nivel
nacional de medicamentos controlados por la División de Tecnología e Información ....... 66
xviii
Gráfico 13: Conocimiento de reglamentos legales para la comercialización de
medicamentos controlados División de Compras ............................................................... 67
Gráfico 14: Conocimiento del uso ilegal que se puede dar a los medicamentos controlados
División de Compras ........................................................................................................... 68
Gráfico 15: Disponibilidad de mecanismos apropiados para la evaluación de riesgos a base
de indicadores de actividad sospechosa durante la importación y/o compras locales de
medicamentos controlados División de Compras ............................................................... 69
Gráfico 16: Realización periódica de un análisis técnico y legal de los proveedores de
medicamentos controlados División de Compras ............................................................... 70
Gráfico 17: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia de
transacciones comerciales con medicamento controlados División de Compras ............... 71
Gráfico 18: Uso de una base de datos de los proveedores de medicamentos controlados que
han sido involucrados en irregularidades en la comercialización de medicamentos
controlados División de Compras........................................................................................ 73
Gráfico 19: Conocimiento sobre el reglamento legal en la comercialización de
medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos ..................................... 75
Gráfico 20: Funciones y responsabilidades en relación a la comercialización de
medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos ..................................... 76
Gráfico 21: Conocimiento del uso ilegal que se puede dar a medicamentos controlados por
la División de Recursos Humanos ....................................................................................... 77
Gráfico 22: Realización de control interno a la gestión administrativa y operativa en la
comercialización de medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos.... 79
Gráfico 23: Base de datos de los antecedentes del personal relacionados a la
comercialización de medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos.... 81
xix
Gráfico 24: Uso de base de datos de clientes que han tratado de adquirir medicamentos
controlados por la División de Bodega ............................................................................... 86
Gráfico 25: Aplicación de la misión para el control en la comercialización de
medicamentos controlados por la División Financiera........................................................ 87
Gráfico 26: Conocimiento del reglamento legal en la comercialización de medicamentos
controlados por la División Financiera ................................................................................ 88
Gráfico 27: Funciones y responsabilidades del personal en relación a los ingresos de
valores por la venta de medicamentos controlados por la División Financiera Elaborado
por: La Autora ..................................................................................................................... 89
Gráfico 28: Conocimiento de los usos ilegales que se pueden dar a medicamentos
controlados por la División Financiera ................................................................................ 90
Gráfico 29: Mecanismos para la evaluación de riesgos a base de indicadores de actividad
sospechosa durante los ingresos de valores por concepto de ventas de medicamentos
controlados por la División Financiera ................................................................................ 91
Gráfico 30: Control interno del comportamiento económico de clientes de medicamentos
controlados por la División Financiera ................................................................................ 92
Gráfico 31: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia en prevención
de transacciones comerciales con medicamentos controlados por la División Financiera . 93
Gráfico 32: Procedimientos en la detección de transacciones comerciales inusuales con
medicamentos controlados por la División Financiera........................................................ 94
Gráfico 33: Uso de base de datos de clientes que han efectuado pagos o transacciones
irregulares al adquirir medicamentos controlados por la División de Financiera ............... 95
Gráfico 34: Uso de base de datos del estado económico de cada funcionario relacionado
con la comercialización de medicamentos controlados por la División de Financiera ....... 96
xx
Gráfico 35: Aplicación de la misión para el control en la comercialización de
medicamentos controlados por la División de Ventas......................................................... 97
Gráfico 36: Funciones y responsabilidades del personal en relación a las ventas de
medicamentos controlados por la División de Ventas......................................................... 99
Gráfico 37: Uso ilegal que se puede dar a medicamentos controlados por la División de
Ventas ................................................................................................................................ 100
Gráfico 38: Mecanismos para la evaluación de riesgo a base de indicadores de actividad
sospechosa durante las ventas de medicamentos controlados por la División de Ventas . 101
Gráfico 39: Realización de control a la gestión administrativa y operativa de los
funcionarios relacionados con las ventas de medicamentos controlados por la División de
Ventas ................................................................................................................................ 102
Gráfico 40: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia en prevención
de transacciones comerciales con medicamentos controlados por la División de Ventas 103
Gráfico 41: Uso de base de datos de los clientes que han tratado de adquirir medicamentos
controlados por la División de Ventas ............................................................................... 105
Gráfico 42: Uso de base de datos de clientes que han tratado de adquirir medicamentos
controlados por la División de Bodega ............................................................................. 106
Gráfico 43: Flujo de Proceso Propuesto ............................................................................ 123
Gráfico 44: División de Recursos Humanos y Selección de Personal .............................. 124
Gráfico 45: División de Recursos Humanos y Selección de Personal (Integrado) ........... 125
Gráfico 46: División de Recursos Humanos y Selección de Personal .............................. 126
Gráfico 47: División de Recursos Humanos y Selección de Personal, Calificación del
Personal Idóneo ................................................................................................................. 127
Gráfico 48: División de Recursos Humanos y Selección de Personal, Registro del Personal
Calificado .......................................................................................................................... 128
xxi
Gráfico 49: División de Recursos Humanos y Selección de Personal, Descripción y
Análisis de Puestos ............................................................................................................ 129
Gráfico 50: División de Recursos Humanos y Selección de Personal, Evaluación de
Desempeño ........................................................................................................................ 130
Gráfico 51: División de Recursos Humanos y Selección de Personal, Capacitación de
Personal ............................................................................................................................. 131
Gráfico 52: División de Compras y Adquisiciones ........................................................... 132
Gráfico 53: División de Compras y Adquisiciones (Integrado) ........................................ 133
Gráfico 54: División de Compras y Adquisiciones ........................................................... 134
Gráfico 55: División de Compras Adquisiciones, Verificar Datos del Proveedor ............ 135
Gráfico 56: División de Compras Adquisiciones, Registro de Compras .......................... 136
Gráfico 57: División de Compras Adquisiciones, Factura ................................................ 137
Gráfico 58: División de Compras Adquisiciones, Elaboración de Informe ...................... 138
Gráfico 59: División de Compras y Adquisiciones, Compras y Devoluciones................. 139
Gráfico 60: División de Compras Adquisiciones, Ingreso a Bodega ................................ 140
Gráfico 61: División de Compras Adquisiciones, Aprobación ......................................... 141
Gráfico 62: División de Compras Adquisiciones, Devolución ......................................... 142
Gráfico 63: División de Compras Adquisiciones, Clasificación y Almacenamiento........ 143
Gráfico 64: División de Compras Adquisiciones, Registro Físico y Automático ............. 144
Gráfico 65: División de Compras Adquisiciones, Despacho Autorizado ......................... 145
Gráfico 66: División de Compras Adquisiciones, Elaboración de Informe ...................... 146
Gráfico 67: División de Tecnología e Informática Verificación de Datos ........................ 147
Gráfico 68: División de Tecnología e Informática Verificación de Datos (Integrado) ..... 148
Gráfico 69: División de Tecnología e Informática Verificación de Datos, Análisis de
Información de Clientes..................................................................................................... 149
xxii
Gráfico 70: División de Tecnología e Informática Verificación de Datos, Registro de
Transacciones .................................................................................................................... 150
Gráfico 71: División de Tecnología e Informática Verificación de Datos, Realización de
Reportes ............................................................................................................................. 151
Gráfico 72: División Financiera de Control ...................................................................... 152
xxiii
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1: Evaluación de Riesgos ....................................................................................... 157
Anexo 2: Formularios ........................................................................................................ 160
1
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
1.1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La empresa ECUAQUÍMICA fue constituida en la ciudad de Guayaquil en el año
de 1865, como una empresa de capital mixto dedicada a la importación y venta de
productos ferreteros, lubricantes, farmacéuticos y agroquímicos.
En la actualidad, la empresa ECUAQUÍMICA se encuentra posesionada en el
mercado ecuatoriano constituyendo un ejemplo de liderazgo y fortaleza. En un estudio
previo enfocado en el análisis costo-beneficio de las líneas de productos de la empresa
ECUAQUÍMICA, definió que los medicamentos controlados no representan una mayor
rentabilidad para el negocio, por su trayectoria la empresa no puede dejar de vender estos
productos en base a una política de carácter social, que toma en cuenta la necesidad de la
población además de ser considerado un producto complementario para la venta de sus
otros productos farmacéuticos.
La empresa ECUAQUIMICA tiene que cumplir con reglamentos tales como la Ley
de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicos, para la venta de sustancias controladas, esto
se debe a los principios activos que contienen dichos medicamentos los cuales sin un
control médico pueden causar dependencia y daños a la salud. Para el cumplimiento de
estas leyes la empresa cuenta con un sistema de control interno que cumple los
requerimientos del Ministerio de Salud Pública del Ecuador y el CONSEP; sin embargo, la
empresa manifiesta la preocupación de que el sistema actual tenga falencias ya que esto
además de tener una implicación legal representa parte esencial de la política de
responsabilidad social de la empresa.
2
1.2. DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA
El presente trabajo tiene como fin evaluar el sistema actual de control interno para
la comercialización de medicamentos controlados de la empresa ECUAQUIMICA, con el
fin de plantear una propuesta que contemple estrategias para mejorar el sistema.
1.3. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA
La empresa ECUAQUÍMICA, está compuesta por capital mixto y se dedica a la
venta de productos ferreteros, lubricantes, farmacéuticos y agroquímicos. Dentro de la
línea de productos farmacéuticos comercializa medicamentos controlados, los cuales deben
seguir reglamentos gubernamentales de control y venta de sustancias estupefacientes y
psicotrópicos. La empresa cuenta con un sistema actual de control, sin embargo manifiesta
la preocupación de que el mismo cuente con brechas que puedan permitir a usuarios no
autorizados a tener acceso ilegal a dichos medicamentos. La presente tesis tiene como fin
evaluar el sistema actual de control interno para plantear estrategias de mejoramiento
continuo. El beneficiario principal del estudio será la empresa ECUAQUIMICA, quien
hará uso del presente documento como una guía práctica de implementación de mejoras
para su sistema actual de control. De igual manera el análisis servirá a la investigadora para
aplicar los conocimientos adquiridos durante la carrera de ingeniería de finanzas y
auditoria en un caso real de la ciudad de Quito, y así mismo le servirá a la Universidad
Tecnológica Equinoccial como fuente de consulta para estudiantes de carreras afines de la
Universidad u otras instituciones que tengan acceso a la biblioteca de la Universidad
Tecnológica Equinoccial, quien será custodia del presente documento.
3
1.4. DELIMITACIÓN DEL TEMA
1.4.1. Factor Temporal
La presente tesis estudiara a la empresa en el periodo de manejo de gestión
comprendido entre los años 2012 y 2013.
1.4.2. Factor Espacial
El estudio se realizara en la ciudad de Quito, en la empresa ECUAQUÍMICA,
definido al sistema de control interno de medicamentos controlados.
1.5. HIPÓTESIS
1.5.1. Idea a defender
¿Requiere de una propuesta de mejoramiento el sistema de control interno actual
para la comercialización de medicamentos controlados de la empresa ECUAQUÍMICA?
1.5.2. Sistematización de la hipótesis
¿Es eficiente y eficaz el control interno de comercialización de medicamentos
controlados en la empresa ECUAQUÍMICA.?
¿Cuáles son las causas del fenómeno objeto de este estudio?
¿Qué estrategias se pueden implementar para crear un sistema de mejoramiento
continuo para la comercialización de medicamentos controlados en la empresa
ECUAQUÍMICA.?
1.6. OBJETIVOS
1.6.1. Objetivo General
Mejorar el sistema de control interno en la comercialización de medicamentos
controlados de la empresa ECUAQUÍMICA
1.6.2. Objetivos Específicos
Evaluar el sistema de control interno en la comercialización de
medicamentos controlados en la empresa ECUAQUÍMICA.
4
Analizar las causas del fenómeno objeto de este estudio
Proponer estrategias de mejoramiento continuo en la comercialización de
medicamentos controlados en la empresa ECUAQUÍMICA.
1.7. VARIABLES E INDICADORES
1.7.1. Variable Dependiente
La eficiencia del sistema de control interno
1.7.2. Variable Independiente
La eficacia de las estrategias de control interno
1.8. METODOLOGÍA
1.8.1. Métodos
Inductivo:
Pasa de los hechos particulares a conclusiones generales, este método está
relacionado con la experimentación es decir las experiencias vividas de un fenómeno que
pueden integrarse a la teoría, la cual los acepta o rechaza. La inducción es una forma de
raciocinio, que va de un grado mayor de conocimiento a uno menor, de una generalización
total a una más concreta y limitada, para el presente estudio este método será de utilidad
para el análisis de los acontecimientos encontrados permitiéndonos crear una evaluación
general del hecho.
Deductivo
Va de lo general a situaciones particulares, mediante la abstracción de normas y
criterios teóricos, la deducción es un método adecuado para la formulación y
enriquecimiento teórico: es un vínculo entre el conocimiento teórico y empírico. Para el
presente análisis será de utilidad para trasladar las leyes y reglamentos gubernamentales a
los hechos específicos dentro del control interno para la comercialización de medicamentos
controlados.
5
1.8.2. Técnicas
Bibliográfica
Sirve para la fundamentación teórica. Es necesario acudir a información secundaria
u original que se encuentra en libros, revistas, anuarios, almanaques, diarios, boletines,
volantes, memorándum, leyes, reglamentos, regulaciones, resoluciones, folletos,
enciclopedias, diccionarios, catalogas, vademécum, prospectos, tratados, manuales, tesis,
conferencias, disertaciones, discursos y publicaciones estadísticas. Es necesario establecer
las fuentes y las instituciones que publican la información.
Directa o de campo
Es la observación directa para conseguir información nueva (Hernandez, 1995).
Para el presente análisis será de utilidad el desarrollo de encuestas donde los participantes
contribuirán al análisis del fenómeno contestando un cuestionario de 10 preguntas
enfocadas al cumplimiento de los objetivos; los participantes serán encuestados en el lugar
de trabajo y tendrán 20 minutos para resolver el cuestionario.
1.9. MARCO REFERENCIAL
1.9.1. Marco Teórico
La planificación estratégica como herramienta de gestión gerencial
“La planificación estratégica es el conjunto de decisiones y acciones
administrativas que determinan el desempeño a largo plazo de la organización. Es una
tarea importante de los gerentes y comprende todas las funciones administrativas
básicas”(Robbins & Coulter, 2005, p. 180)
La planeación estratégica permite elaborar las tácticas futuras para la toma de
decisiones al desarrollar procedimientos y operaciones facilitando el logro de las metas y
fines dispuestos por la institución contemplados en la misión, visión y valores de la
organización; para lo que se debe responder tres preguntas básicas:
6
¿Hacia dónde va usted? Misma que permite definir la dirección, es decir la misión y
visión de la empresa, así como también los objetivos y fines a corto y mediano plazo.
¿Cuál es el entorno? Establece los posibles impactos que tiene la empresa por el
desarrollo de las actividades económicas en el macro y micro entorno en el que se
desenvuelve.
¿Cómo lograrlo? Define las estrategias y procesos que permitirán cumplir los
objetivos y fines planteados por la empresa.
Importancia de la planificación estratégica
La planificación estratégica radica su importancia por definir y limitar el alcance a
futuro de las acciones a tomar, como resultado del esfuerzo en el cumplimientos de los
objetivos y metas propuestas, con un adecuado control y sistema de procesos que permita
cumplir la misión y visión de la empresa en base a un riguroso sistema de desarrollo de los
procesos y lineamientos a seguir por la institución en base a los valores establecidos.
La planificación estratégica permite a los líderes mantener un adecuado control
sobre el uso de los recursos de una manera eficiente y eficaz con el fin de establecer
posibles soluciones o mantener los lineamientos establecidos en el plan estratégico con el
fin de cumplir con las metas propuestas. Además de proporcionar un herramienta que
proporcione el análisis de las fortalezas y debilidades de la institución que faculten a
mitigar el impacto por amenazas presentes en el entorno y aprovechar las oportunidades
que el entorno manifiesta a la actividad económica en la que se desenvuelve la empresa.
7
Elementos del enfoque estratégico
El Dr. Galo Moreno en su “Compendio de la Planificación Estratégica” define
cinco elementos del enfoque estratégico: “entorno, participación, estrategia, gestión,
futuro”(Moreno, 2007)
En su conjunto permiten a la empresa establecer el camino adecuado hacia su
futuro, partiendo de la situación actual y aprovechando los recursos que dispone además de
considerar la importancia de la participación y de la gestión del personal de la
organización.
Gráfico 1: Elementos del enfoque estratégico
Fuente:(Moreno, 2007)
Elaborado por: La autora
El entorno se refiere a las relaciones existentes con el macro y micro entorno, es
decir con los factores internos y externos que influyen en una organización estableciendo
las posibles amenazas y oportunidades que puede tener la institución en el ejercicio de sus
actividades económicas.
Entorno Futuro
Participació
n
Estrategias Gestión
8
La participación se refiere a la capacidad que tiene el talento humano de una
organización para desarrollar las actividades y cumplimiento de las estrategias propuestas
mediante las actitudes y aptitudes de cada uno de los integrantes de la institución.
La estrategia es el establecimiento eficiente y eficaz de los recursos, métodos y
medios que se han de utilizar para alcanzar el cumplimiento de los objetivos, metas; y
posterior realización de la misión y visión de la institución.
La gestión es el compendio del desarrollo, elaboración e implementación del plan
estratégico que permita la mejor toma de decisiones mediante una aprobación y aceptación
con el fin de cumplir los objetivos y metas propuestos por la institución.
El futuro es el establecimiento del alcance que la institución ha puesto en mira, con
el fin de asumir compromisos y tiempos de realización.
La interrelación de todos estos elementos permitirá desarrollar con éxito la
planificación estratégica de una empresa.
Etapas de la planificación estratégica
Se aplicará las etapas que define el Dr. Galo Moreno en su compendio de
“Planificación Estratégica”, las cuales son:
Etapa 1: Bases para el inicio de la Planificación Estratégica
Etapa 2: Diagnóstico estratégico.
Etapa 3: Direccionamiento estratégico.
Etapa 4: Plan Táctico, Planes operativos e indicadores de gestión.
Etapa 5: Evaluación del Plan Estratégico.
Bases para el inicio de la planificación estratégica
Previo el desarrollo de la planificación estratégica es importante llevar a cabo un
proceso de comunicación entre los participantes con el fin de generar pautas claves con el
motivo de fortalecer el control interno en la comercialización de medicamentos
9
controlados, además de establecer los recursos disponibles para el proceso, con el objetivo
de desplegar un sistema gestión acordes al desarrollo, implementación y comunicación a
cada miembro de la institución. El proceso de Planificación Estratégica debe partir con el
establecimiento de los objetivos y metas con el que se va elaborar el cual permita concluir
con un resumen de las estrategias propuestas y procesos de funcionamiento para su
implementación.
Diagnóstico estratégico
Es una herramienta que se utiliza para analizar la situación interna y externa de una
organización, definiendo las fortalezas y debilidades que tiene la institución que puedan ser
utilizados como un valor agregado o constituir en elementos a los cuales se debe atacar con
el fin de generar estrategias de mejoras, mismos que servirán para mitigar cualquier
impacto posible mediante la implementación de cursos de acción como elemento de
contingencia en situaciones futuras generadas por oportunidades o amenazas externas.
La empresa como un sistema total y abierto está expuesta no solo a los cambios de
su entorno externo, sino también del interno, para lo cual se debe adaptarse a su medio
mediante el cambio de su estructura y de los procesos de sus componentes internos. Tal
sistema puede garantizar la supervivencia mientras conserve su capacidad de trabajo o de
transformación de los insumos, es decir se hace necesario que exista un flujo continuo de
transformación y producción. En el gráfico que presentamos a continuación visualizaremos
cómo funciona la empresa como sistema.
10
Gráfico 2: Cadena de Valor
Fuente:(Hernández, 1995)
Elaborado por: La autora
En una empresa existen áreas que están directamente integradas a su medio
generador de valor, y existen otras que ayudan a que se desarrolle las actividades de
acuerdo a un mismo fin. Todas las áreas están interrelacionadas para conseguir un fin
común(Moreno, 2007, p.42)
Del conocimiento claro de la empresa como sistema y a partir del establecimiento
de las conexiones lógicas entre sus integrantes, se puede formular con mayor precisión
metas estratégicas que potencialmente pueden ser asumidas por la organización.
ÁÁrea de rea de
ProducciProduccióónn
PRODUCTOPRODUCTO
INFORMACIINFORMACIÓÓNN INFORMACIÓN
PRODUCTOPRODUCTO
ORGANISMOS DE CONTROLORGANISMOS DE CONTROL
ÁÁrea rea
de de
AdquiAdqui
sisi--
cionesciones
ÁÁrea de rea de
ComercComerc
iaia--
lizacilizacióónn
ÁÁREA ADMINISTRATIVA / FINANCIERA / RRHHREA ADMINISTRATIVA / FINANCIERA / RRHH
ASESORIAS LEGAL/ ADMINISTRATIVA/ TASESORIAS LEGAL/ ADMINISTRATIVA/ TÉÉCNICACNICA
CLIENTESCLIENTES
COMPECOMPE--
TENCIATENCIA
PROPRO
VEEVEE
DORDOR
ESES
FACTORES SOCIALES / POLFACTORES SOCIALES / POLÍÍTICOS / LEGALES / ECONTICOS / LEGALES / ECONÓÓMICOS / AMBIENTALES / MICOS / AMBIENTALES /
DEMOGRDEMOGRÁÁFICOFICO
AMBIENTE INTERNO DE LA AMBIENTE INTERNO DE LA
ORGANIZACIORGANIZACIÓÓNN
AMBIENTE EXTERNO DE LA AMBIENTE EXTERNO DE LA
ORGANIZACIORGANIZACIÓÓNN
11
Análisis FODA
La fase de análisis FODA constituye un esfuerzo concertado para identificar “qué
es”, y donde se encuentra la organización en la actualidad. Ello implica un estudio
profundo y simultáneo tanto de sus fortalezas y debilidades internas como de aquellos
factores externos significativos que pueden impactar su futuro en forma positiva o
negativa, es decir, las oportunidades y amenazas externas que afronta la institución. En
estos términos, una evaluación realista del lugar donde se encuentra actualmente la
organización constituye el punto crucial de la fase de evaluación del desempeño de la
planeación estratégica.
La sigla FODA se utiliza para referirse a cuatro factores internos y externos. Las
debilidades y fortalezas de la empresa representan los elementos internos, y las
oportunidades y amenazas que afronta constituyen los elementos externos. El análisis
FODA es una forma importante de validar el modelo de la estrategia de negocios.
Fortalezas: Son los aspectos dentro de la organización que se destacan y favorecen
el desarrollo de las actividades, logros de las metas y objetivos previstos. Pueden estar
presentes en las condiciones, conocimientos, capacidades, recursos, aptitudes, etc.
Debilidades: Son condiciones o recursos que dificultan el desarrollo de las
actividades, logros de las metas y resultados esperados en la organización. Estos aspectos
hay que reforzarlos o mejorarlos para que la empresa pueda desarrollarse.
“Una evaluación del ambiente interno requiere que la determinación de sus
fortalezas y debilidades sean pertinentes y relevantes, así como que su análisis sea lo más
objetivo posible”(Amnistía Internacional, 1997)
Oportunidades: Son todos aquellos factores que se presentan en el entorno y que
representan un impacto positivo susceptible de ser aprovechado por la organización, con el
propósito de alcanzar de mejor manera sus objetivos y resultados esperados.
12
Amenazas: En oposición a las oportunidades, son todos aquellos factores del
entorno que se constituyen en obstáculos o barreras que impiden o limitan a la
organización el logro de sus objetivos propuestos.
Análisis situacional de la organización
Esta etapa nos permite conocer la realidad de la organización desde el punto de
vista interno y desde el externo, de esta manera se podrán valorar, evaluar y analizar
factores pasados, presentes y proyecciones futuras. El siguiente esquema nos muestra los
diferentes aspectos que comprenden el análisis situacional de una organización(Moreno,
2007, p. 64):
Gráfico 3: Análisis situacional de una organización
Fuente:(Moreno, 2007)
Elaborado por: La autora
13
En el gráfico se aprecia los elementos del análisis interno en sus diferentes
subsistemas que serán analizados. En el análisis externo podemos observar los dos
ambientes: interno y externo con sus respectivos factores de análisis.
Análisis interno
Partiendo de la identificación de los recursos y capacidades de la organización, este
diagnóstico permite conocer de manera más profunda el estado real de la misma. El
análisis comprende una revisión de los diferentes aspectos internos o subsistemas de la
organización que nos permitirán identificar las fortalezas y debilidades y su influencia en
la gestión de la empresa, esto le permitirá afrontar estratégicamente el medio ambiente.
De este análisis lograremos visualizar los siguientes aspectos:
Las fortalezas a través de las principales destrezas, habilidades y recursos que crean
valor para la organización y que determinan sus armas competitivas.
Las debilidades por medio de las actividades que la organización no hace bien o
recursos que no tiene. Esta etapa obligará a los gerentes a aceptar que todas las
organizaciones, por grandes y exitosas que sean, éstas estarán limitadas por sus
recursos y aptitudes.
Los valores que rigen el comportamiento de la empresa y cómo influyen en su
estructura.
En este análisis se abarcarán dos dimensiones relacionadas con el comportamiento
administrativo de la Institución:
Capacidad Administrativa
Análisis de la situación de la empresa
Capacidad administrativa
Abarca el estudio de la gestión del Proceso Administrativo dentro de la empresa:
Planificación, organización, dirección y control.
14
Planificación: Comprende escoger las tareas que deben ejecutarse para alcanzar los
logros de la organización, diagramar cómo las tareas se deben ejecutar, e indicar
cuándo deben ser ejecutadas. En conclusión las actividades de planeación se enfocan
en el alcance de las metas de forma eficiente y eficaz a corto, mediano y largo plazo.
Organización: Establece el mecanismo para implementar los planes, definiendo los
recursos, tareas y trabajos que contribuyan a las metas de la compañía.
Dirección: Permite definir guía de acción que se empleara para el desarrollo de las
actividades y cumplimiento de las metas.
Evaluación y Control: Permite apreciar el cumplimiento de los objetivos y metas
propuestos, así como también el correcto funcionamiento de los procesos midiendo los
estándares de desempeño, al evaluar los resultados presentes y aplicar medidas
correctivas cuando es necesario.
Análisis de la situación de la empresa
El diagnóstico que se realizará en esta etapa deberá llevarnos a entender cómo se
administra la empresa y a conocer los resultados de desempeño de las diferentes funciones
o procesos de trabajo. Los aspectos que se analizarán aquí son:
15
ASPECTO VARIABLES DE ANÁLISIS
Financiero
Capacidades financieras, conformadas por los recursos
financieros con los que cuenta la empresa gracias a las labores
de sus ejecutivos. Resume la situación financiera en la que se
encuentra la empresa.
Tecnológico Representan los procedimientos, maquinaria y equipos con los
que cuenta la empresa para la producción de bienes y servicios.
Se incluyen también las investigaciones y el desarrollo para el
mejoramiento de la empresa.
Recurso Humano Conformado por las personas que trabajan en la organización y
que constituyen la parte más importante de ella.
Elaborado por: La autora
Análisis externo
El entorno o contexto en el que se desenvuelve una organización está caracterizado
por una serie de factores que influyen en forma positiva y negativa en la vida, estructura,
desarrollo y futuro de la organización, estos pueden ser: económicos, sociales, políticos,
legales, jurídicos, ambientales, tecnológicos, etc. A los factores que influyen en forma
positiva se les denomina OPORTUNIDADES y a los que afectan a la organización en
forma negativa se le denomina AMENAZAS.
El análisis externo se divide en dos tipos de ambientes: el macroambiente y el
microambiente, los cuales son el escenario más amplio de los fenómenos que ocurren e
influyen en las organizaciones.
16
Macroambiente
El macroambiente examinará factores externos de la empresa los mismos que están
compuestos por las fuerzas que dan forma a las oportunidades o presentan una amenaza
para la empresa. Estas fuerzas incluyen las demografías, económicas, tecnológicas,
políticas, culturales, sociales, legales, e internacionales que puedan afectar la organización.
COMPONENTES VARIABLES DE ANÁLISIS
Económico Situación económica en la que se desarrolla un país, estableciendo
como principales elementos el Producto Interno Bruto, sueldos y
salarios, inflación, riesgo país, entre otros.
Social Describe las características de la sociedad, como: Tasas de empleo,
desempleo y subempleo, raza, religión, valores sociales, tendencias
en la educación, instituciones sociales y estándares sociales de
comportamiento.
Político Abarca los elementos relacionados con asuntos gubernamentales. Se
incluye: filosofía y influencia política, partidos políticos,
representaciones de la sociedad, actitudes de los gobiernos locales,
regionales y nacionales, actividades de cabildeo político y grupos de
interés, etcétera.
Legal Contiene los códigos legales vigentes, leyes y reglamentos definidos
por la sociedad, así como la forma de gobierno predominante.
Tecnológico Incluye nuevos enfoques para la producción de bienes y servicios.
Abarcan procedimientos, equipos, desarrollo y disponibilidad de la
tecnología en el ambiente, incluidos: investigación, desarrollo y
avances científicos.
Elaborado por: La autora
17
Microambiente
Es el ambiente más próximo e inmediato de cada organización. Es el segmento del
ambiente general del cual una determinada organización extrae sus entradas y en el que
deposita sus salidas. Es el ambiente de operaciones de cada organización. El
microambiente está constituido por los siguientes elementos:
Proveedores
Clientes o usuarios
Competidores
Cuando una empresa escoge su producto o servicio, así como el mercado donde
pretende colocarlos, está definiendo su microambiente. Es en el microambiente donde una
organización establece su dominio o por lo menos busca establecerlo. El dominio depende
de las relaciones de poder o dependencia de una organización en cuanto a sus entradas o
salidas. Una organización tiene poder sobre su microambiente cuando sus decisiones
afectan las decisiones de los proveedores o los consumidores.
COMPONENTES VARIABLES DE ANÁLISIS
Proveedores Recurso generador de insumos y materias que permiten el desarrollo
de los productos que la empresa pone a la venta
Clientes Toda persona natural o jurídica que se encuentra en capacidad de
adquirir un producto sea bien o servicio puesto a la venta en un
lugar, en un tiempo optimo y a un precio adecuado para su compra.
Competidores Empresas que realizan la misma actividad económica, a un mismo
segmento de mercado con un producto similar.
Elaborado por: La autora
18
La información que se obtenga del análisis situacional se la organizará en las
siguientes matrices:
Matriz de impacto, que puede ser: a) interna, se organizará la información de las
fortalezas y debilidades de acuerdo al grado de beneficio o de afectación que pueden
tener en la organización y b) externa, presentará la información de las oportunidades y
amenazas de acuerdo al grado de beneficio o de afectación.
Matriz de vulnerabilidad, interrelaciona los factores que impactan negativamente al
funcionamiento de la empresa a nivel interno versus externo, es decir debilidades
frente a las amenazas.
Matriz de aprovechabilidad, interrelaciona los factores que impactan positivamente al
funcionamiento de la organización a nivel interno frente al externo, es decir
oportunidades frente a fortalezas.
Hoja de trabajo FODA, contiene la información ponderada y clasificada de las
matrices anteriores. En base a ella se realizará la matriz de estrategias.
Matriz de estrategias, permite la interrelación de todos los elementos del FODA para
definir estrategias individualmente y en lo posterior para formular el plan conjunto de
estrategias.
La explicación práctica y ampliada del manejo de cada una de estas matrices se
analizará en el siguiente capítulo.
Direccionamiento estratégico
El direccionamiento estratégico es la etapa de la Planificación Estratégica en la cual
se van a definir el curso de acción para un período de tiempo determinado, es decir la
organización va a programar sus actividades contestando lo siguiente: ¿Qué se debe hacer?
¿Hacia dónde se dirige? ¿Cómo va a llegar hasta su meta?
19
El direccionamiento estratégico es importante porque determina el horizonte al cual
quiere llegar mediante la implementación de estrategias que la empresa, definiendo su
misión o razón de ser, considerando a la empresa como un sistema, para desarrollarse
positivamente y limitaciones a aspectos negativos. Además da pautas para que se cumpla la
visión establecida y administre los recursos adecuadamente.
Elementos del direccionamiento estratégico
El direccionamiento estratégico reúne varios elementos que nos permitirá realizar
un análisis secuencial de nuestro estudio hasta llegar a la planificación que aplicaremos.
Matriz axiológica.
Misión
Visión
Objetivos
Estrategias
Políticas
Procedimientos.
Mapa estratégico.
20
MATRIZAXIOLÓGICA PRINCIPIOS VALORES Define un marco de
referencia que inspire
y regule la vida de la
organización.
Vocación de
servicio.
Responsabilidad.
Efectividad y
eficiencia.
Justicia y equidad.
Honestidad.
Disciplina.
Liderazgo.
Solidaridad.
Tolerancia.
MISIÓN Declaración duradera de propósitos que
distingue a una organización de otras
similares. Es un compendio de la razón de ser
de una empresa.
Debe reflejar las
expectativas de sus
clientes y describir la
naturaleza y el negocio
al cual se dedica la
organización.
VISIÓN Declaración amplia y suficiente de donde
quiere que su organización este dentro de 5 o
10 años. Señala rumbo, da dirección, es la
cadena o el lazo que une en la organización
el presente y el futuro.
Debe ser:
Formulada por
líderes.
Dimensión de
tiempo.
Integradora:
Gerencia y
colaboradores.
Amplia y
detallada.
21
Positiva y
alentadora.
Realista en lo
posible. Incorpora
valores e
interessescomunes.
Debe ser difundida
interna y
externamente.
OBJETIVOS
General
Específicos
Son los resultados que una organización
desea alcanzar en un período determinado de
tiempo.
Deben ser:
Cuantificable de ser
posible.
Fijado para un
período de tiempo.
Factible de lograrse.
Conocido,
entendido y
aceptado por todos.
Flexible.
Relacionado y
consistente con
misión y visión de
futuro.
22
ESTRATEGIAS Son las grandes acciones o los caminos a
seguirse para el logro de los objetivos de la
organización y así hacer realidad los
resultados deseados.
Qué hacer:
Determinación de
alternativas.
Evaluación de
alternativas.
Implantación de
alternativas.
POLÍTICAS Son las directrices generales para la toma de
decisiones, establecen los límites de las
decisiones, especificando aquellas que
pueden tomarse y excluyendo las que no se
permite.
Debe ser:
Fáciles de
interpretar.
Flexibles.
Congruentes con
los objetivos.
Constar por
escrito.
Se deben dar a
conocer.
PROCEDIMIENTOS Serie de pasos que se dan para realizar una
tarea específica.
Se debe
especificar:
Actividades.
Responsables.
Presupuesto.
Tiempo.
23
Fuentes de
verificación/
indicadores de
gestión.
MAPA ESTRATÉGICO Resumen de cómo la organización en un
tiempo determinado va a lograr cumplir su
visión.
Considera para cada
año:
Misión.
Objetivos.
Estrategias.
Elaborado por: La autora
Plan táctico, planes operativos e indicadores de gestión
Plan táctico, planes operativos
El siguiente esquema nos permite visualizar de mejor manera, lo que son los planes
tácticos y operativos, las características y elementos que los diferencian entre sí.
PLAN TÁCTICO PLAN OPERATIVO
“Es una planeación de corto alcance
que hace énfasis en la operación actual
de varias partes de la empresa. El poco
alcance se define como un período de
tiempo que va de un año o menos
hacia el futuro”(Certo, 2013, p. 181)
Son planes que contienen información detallada y
específica de las actividades que se realizarán en
un año. Se aplican en las áreas operativas.
CARACTERÍSTICAS
24
Cubre períodos cortos de un año
o menos, hacia el futuro.
La desarrolla, por lo general, la
gerencia de mandos bajos.
Hace énfasis en el
funcionamiento diario de la
organización.
Se basa en circunstancias
conocidas que existen dentro de
la empresa.
Se basa en hechos reales y
recursos.
Complementan un Plan
Estratégico
Disminuye la incertidumbre
Facilita la evolución y
cumplimiento de actividades
Período un año
Se desarrollan en áreas operativas
Base de planes tácticos
Fomenta la participación del personal
Grado menor de incertidumbre
Utiliza indicadores de gestión como
herramientas de control de cumplimiento
Herramienta de evaluación de resultados
ELEMENTOS
Objetivos
Tácticas
Programas tácticos
Presupuestos
Objetivos
Procedimientos
Programas operativos
Elaborado por: La autora
25
Evaluación del plan estratégico
Tiene como fin medir el alcance del plan puesto en ejecución a través de él se logra
evaluar el avance de los resultados esperados y de ser necesario realizar modificaciones o
aplicar medidas correctivas.
La evaluación implica un seguimiento de las estrategias aplicadas dentro del plan y
deben estar enfocadas al campo operativo, actividades, costos, plazos y resultados de
servicios. La evaluación se dirige al cumplimiento de los objetivos generales y permite
contestar las siguientes interrogantes:
¿Se están consiguiendo los resultados dentro de los tiempos establecidos?
¿Se están usando los recursos de forma eficiente y efectiva?
¿Estamos haciendo lo que dijimos? En caso contrario, ¿por qué no?
¿Están cumpliendo sus objetivos las unidades de trabajo?
¿Están cumpliendo sus objetivos los miembros individuales del personal?
Desarrollo organizacional (DO)
El Desarrollo organizacional estudia la dinámica humana como los procesos que
existen en la empresa, para que ambos elementos se complementen y logren conjuntamente
los objetivos que la empresa requiere alcanzar. El desarrollo organizacional se da a través
de las personas quienes se sirven de los procesos para la consecución de objetivos,
entendiéndose como procesos a los sistemas y procedimientos que existen para realizar las
tareas y actividades.
Por otra parte el desarrollo organizacional es un esfuerzo libre e incesante de la
gerencia, quien hace uso de los recursos de la organización para que los procesos sean
dinámicos; dentro de este concepto el recurso humano es el encargado de hacer creíble,
sostenible y funcional a la organización en el tiempo.
Las estrategias que utiliza el DO generalmente se las clasifican en:
26
Gestión Humana
Gestión Organizacional
Razones para apoyarse en el desarrollo organizacional
Permite conseguir eficacia en los procesos organizacionales.
Provee herramientas a los administradores para establecer relaciones interpersonales
más efectivas.
Permite el trabajo en grupo y obtiene el compromiso de todos los miembros de la
organización.
Aporta innovación en un mundo de rápida evolución y cambio.
Características importantes del desarrollo organizacional
Requiere planeación
Los cambios responden a necesidades organizacionales.
Hace hincapié en el comportamiento humano.
Los agentes de cambio o consultores son externos.
Implica una relación cooperativa entre el agente de cambio y la organización.
Los agentes de cambio comparten un conjunto de metas normativas, tales como:
mejoramiento de la capacidad interpersonal; transferencia de valores humanos;
comprensión entre grupos; administración por equipos; y, mejores métodos para la
solución de conflictos.
Valores del desarrollo organizacional.
Brindar oportunidades para que las personas se desempeñen como seres humanos y no
como elementos de la producción.
Proveer oportunidades para que cada miembro de la organización, desarrolle todo su
potencial.
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Aumentar la eficiencia del organismo en función de todas sus metas.
Crear un medio ambiente en el que sea posible encontrar trabajo estimulante, que
signifique un reto.
Tratar a cada ser humano como persona que tiene diversas necesidades, todas las cuales
son importantes para su trabajo y su vida.
El control interno en el marco de la empresa
El control interno es un mecanismo administrativo que permite al ámbito gerencial
dar un seguimiento a las actividades y operaciones de la empresa. A través del control
interno los ejecutivos logran involucrarse en las fases de elaboración, venta o distribución
de un producto, no solo, dentro del ámbito administrativo, si no, en el ámbito financiero y
contable.
Limitaciones de un sistema de control interno
Ningún sistema de control interno puede garantizar sus cumplimientos de sus
objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una seguridad
razonable en función de:
Costo beneficio
El control no puede superar el valor de lo que se quiere controlar.
Controles hacia transacciones o tareas ordinarias.
Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las extraordinarias,
existe la posibilidad que el sistema no sepa responder
El factor de error humano
Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles.
28
Polución de fraude por acuerdo entre dos o más personas. No hay sistema de
control no vulnerable a estas circunstancias.
Control interno administrativo y control interno contable
El control interno administrativo no está limitado al plan de la organización y
procedimientos que se relaciona con el proceso de decisión que lleva a la autorización de
intercambios. Entonces el control interno administrativo se relaciona con la eficiencia en
las operaciones establecidas por el ente. El control interno contable comprende el plan de
la organización y los registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la
confiabilidad de los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad
razonable:
Los intercambios son ejecutados de acuerdo con autorizaciones generales o específicas
de la gerencia
Se registran los cambios para: mantener un control adecuado y permitir la preparación
de los estados financieros.
Se salvaguardan los activos solo accediéndolos con autorización
Los activos registrados son comparados con las existencias.
Control interno en el riesgo de auditoria
El propósito de la auditoria es brindar seguridad razonable de la información en los
estados contables y estén libres estos de errores sustanciales y aseveraciones erróneas. Al
expresar una opinión el auditor puede tener los siguientes riesgos :
Que exista error sustancial en el proceso de preparación de los EE.FF.
Que los controles internos fallen y no se detecte error.
Que el proceso de auditoría falle y no se detecte error
29
Tal riesgo de auditoría no debe confundirse con el riesgo profesional, este último se
expresa a través de: Litigios, Sanciones impuestas por organismos de control. ; Afección
de la reputación profesional.
Clasificación de los controles internos
Generales: No tienen un impacto sobre la calidad de las aseveraciones en los
estados contables, dado que no se relacionan con la información Contable. Los controles
Generales se clasifican en:
Conciencia de control: La gerencia es responsable del establecimiento de una
conciencia favorable de control interno de la organización. Es importante que la
gerencia no viole los controles establecidos porque el sistema es ineficaz.
Estructura organizacional: Establecida una adecuada estructura en cuanto al
establecimiento de divisiones y departamentos funcionales y así como la asignación de
responsabilidades y políticas de delegación de autoridad. Esto incluye la existencia de
un departamento de control interno que dependa del máximo nivel de la empresa.
Personal: Calidad e integridad del personal que está encargado de ejecutar los métodos
y procedimientos prescriptos por la gerencia para el logro de los objetivos.
Protección de los activos y registros: Políticas adoptadas para prevenir la destrucción o
acceso no autorizado a los activos, a los medios de procesamiento de los datos
electrónicos y a los datos generados. Además incluye medidas por el cual el sistema
contable debe estar protegido ante la eventualidad de desastres (incendio, inundación,
etc.)
Separación de funciones: La segregación de funciones incompatibles reduce el riesgo
de que una persona esté en condiciones tanto de cometer u ocultar errores o fraudes en
el transcurso normal de su trabajo. Lo que se debe evaluar para evitar la colusión de
30
fraudes son: autorización, ejecución, registro, custodia de los bienes, realización de
conciliaciones.
La Gerencia se podría motivar a violarlos por las siguientes causas:
• Cuando el ente está experimentando numerosos fracasos.
• Cuando le falte capacidad de capital de trabajo o crédito.
• Cuando la remuneración de los administradores este ligada al resultado.
• Cuando el ente se va a vender en base a sus EE.FF
• Cuando se obtienen beneficios en exponer resultados más bajos.
• Cuando la gerencia se encuentra bajo presión en cumplir sus objetivos.
Específicos: Se relacionan con la información contable y por lo tanto con las
aseveraciones de los saldos de los estados contables. Este tipo de controles están desde el
origen de la información hasta los saldos finales.
Control circundante en el procesamiento electrónico de datos
El funcionamiento de los controles generales dependía la eficacia del
funcionamiento de los controles específicos. El mismo procedimiento debe ser aplicado a
la empresa con procesamiento computarizado. Los controles generales en el procesamiento
electrónico de datos (PED) tienen que ver con los siguientes aspectos.
Organización
El personal de PED (sistemas) no realice las siguientes tareas:
• Iniciar y autorizar intercambios que no sean para suministros y servicios propios del
departamento.
• Registro de los intercambios
• Custodia de activos que no sean los del propio departamento
• Corrección de errores que no provengan de los originados por el propio dpto.
31
En cuanto a la organización dentro del mismo departamento, las siguientes
funciones deben estar segregadas:
Programación del sistema operativo
Análisis , programación y mantenimiento
Operación
Ingreso de datos
Control de datos de entrada / salida
Archivos de programas y datos.
Controles de equipos y programas del sistema
Programación del mantenimiento preventivo y periódico
Registro de fallas de equipos
Los cambios del sistema operativo y la programación.
Controles de acceso
• El acceso los equipos debe estar restringido a aquellos autorizados
• El acceso de la documentación solo aquellos autorizados
• El acceso a los archivos de datos y programas solo limitado a operadores
Los ciclos de información contable
Un ciclo de información contable está constituido por el flujo de información que
va desde la cuenta del mayor general por el tratamiento contable del intercambio hasta los
soportes documentales que contienen los datos inherentes a dicho intercambio. Las cuentas
del mayor general son solo objeto de validación mediante procedimiento sustantivo.
Para generar los datos contenidos en el mayor, el proceso contable debe capturar los
datos de cantidad, precio, descripción, al intercambio para luego tratar dichos datos de tal
manera que luego de efectuar sucesivos tratamientos, dichos datos generen los saldos del
32
mayor. Tales tratamientos consisten en llevar los datos del estado a que estén
documentados o también en un medio magnético hasta llegar a generar los saldos del
mayor. Lo que vemos es que en un sistema operativo y en un contable, consiste en el
tratamiento de datos en los cuales se produce un cambio de estado en los mismos a través
de los distintos soportes documentales, de aquí en adelante seguirán produciéndose
cambios hasta llegar a los saldos del mayor.
Los puntos de control
Los intercambios de información están sujetos a errores, estos pueden responder a
la cantidad de intercambios y al tratamiento a cada uno de sus atributos. A tales efectos y
con el objetivo de lograr estados contables exactos se deben introducir mecanismos de
control que detecten tales errores. Que de seguro serán los procesos en donde se produce el
intercambio de información. Tal se lo denomina PUNTO DE CONTROL.
Categorías de controles específicos
Población y exactitud: Son los que previenen o detectan, en la captura y proceso de
información los errores de población y exactitud.
Controles de captura y procesamiento: la información se de los intercambios del ente
con el exterior, se vuelcan en medios magnéticos o documentales y constituyen los
datos inherentes al intercambio. Dichos datos son procesados por el sistema contable y
los resultados de dichos procesamientos se transforman en saldos contables. Entonces
tal control asegura que no se produzcan errores de población o exactitud en cada una de
las etapas.
Controles de custodia: tienen que ver con el mantenimiento de la custodia de los bienes
recibidos como consecuencia de los intercambios o con los fabricantes. Tales controles
abarcan bienes de cambio, dinero, valores.
Controles de detección: son referidos en la oportunidad donde se aplica el control
33
Controles preventivos: son referidos a la oportunidad en donde se aplica mientras ocurre
el control.
Controles de población en la captura
Se utilizan estos controles para transmitir datos al sistema de procesamiento en
forma correcta y que prevenga o detecte la pérdida o duplicado de un documento, es decir
que controle su integridad. Ejemplo: El rastreo de tickets de balanza de ingreso de
camiones a la planta con los informes de recepción es un control adecuado es un sistema
adecuado para detectar si se han omitido capturar por el sistema administrativo contable
algunos de los intercambios.
Controles de comprobación: Consisten en cotejar los datos de varios documentos o
distintos datos del PED para conocer si tienen la misma información contra la
descargada
Controles de verificación matemática: Se refiere a volver a efectuar los datos del
intercambio que aparecen en documentos o medios PED para asegurar su exactitud.
Controles de autorización
Consisten en la revisión de los intercambios para asegurar que estos hayan sido
autorizados apropiadamente. El sistema de autorización es un medio de control.
Generales: que se aplica a un grupo de intercambios repetitivos
Específicos: que solo se aplican a un intercambio individual.
Controles en ambientes computadorizados
Podemos aplicar controles de población y exactitud para el procesamiento PED
Controles de usuarios: Es un control manual, debido a que su realización no utiliza
funciones y programas computarizados. El control está diseñado para verificar el
resultado de procesos computarizados, aunque su modo de realización es manual.
34
Ejemplo: El departamento de facturación, envía al PED para que procese la
información.
Controles de PED: tales controles contienen cuatro componentes. procedimiento de
acceso, procedimiento de desarrollo, procedimiento de seguimiento y funcionamiento
de los programas de controles.
Diferencia entre los controles de usuario y PED
En un control de usuario la atención del auditor debe centrarse en los
procedimientos de indagación y cumplimiento de detalles sobre las tareas a desarrollar por
el personal responsable del control. Pero si el control lo hace un PED, entonces deberemos
evaluar los componentes de procedimiento de acceso y desarrollo de sistemas y cambios en
el sistema y en los programas. Al ser un PED se debe focalizar a la atención de validación
de componentes y la determinación de la naturaleza, alcance y oportunidad de los
procedimientos sustantivos.
Los medicamentos controlados son aquellos medicamentos que solo pueden
adquirirse con receta o permiso especial, estos medicamentos son manejados mediante el
uso de un manual de medicamentos de control especial el cual contiene los principios
activos de 220 medicamentos, cuyo objetivo es alcanzar una cultura de prevención al
desvío y garantizar la disponibilidad de estos medicamentos para su respectivo uso.
1.9.2. Marco Conceptual
Amenazas: En oposición a las oportunidades, son todos aquellos factores del
entorno que se constituyen en obstáculos o barreras que impiden o limitan a la
organización el logro de sus objetivos propuestos.
Capacidad administrativa: Abarca el estudio de la gestión del Proceso
Administrativo dentro de la empresa: Planificación, organización, dirección y control.
35
Datos inherentes: datos que están fuertemente unidos a la operación de la empresa,
ligados con el funcionamiento normal de la misma.
Debilidades: Son condiciones o recursos que dificultan el desarrollo de las
actividades, logros de las metas y resultados esperados en la organización. Estos aspectos
hay que reforzarlos o mejorarlos para que la empresa pueda desarrollarse.
Dirección: Permite definir guía de acción que se empleara para el desarrollo de las
actividades y cumplimiento de las metas.
Entorno: se refiere a las relaciones existentes con el macro y micro entorno, es decir
con los factores internos y externos que influyen en una organización estableciendo las
posibles amenazas y oportunidades que puede tener la institución en el ejercicio de sus
actividades económicas.
Estrategia: es el establecimiento eficiente y eficaz de los recursos, métodos y
medios que se han de utilizar para alcanzar el cumplimiento de los objetivos, metas; y
posterior realización de la misión y visión de la institución.
Evaluación y Control: Permite apreciar el cumplimiento de los objetivos y metas
propuestos, así como también el correcto funcionamiento de los procesos midiendo los
estándares de desempeño, al evaluar los resultados presentes y aplicar medidas correctivas
cuando es necesario.
Fortalezas: Son los aspectos dentro de la organización que se destacan y favorecen
el desarrollo de las actividades, logros de las metas y objetivos previstos.
Gestión: es el compendio del desarrollo, elaboración e implementación del plan
estratégico que permita la mejor toma de decisiones mediante una aprobación y aceptación
con el fin de cumplir los objetivos y metas propuestos por la institución.
36
Macroambiente: El macroambiente examinará factores externos de la empresa los
mismos que están compuestos por las fuerzas que dan forma a las oportunidades o
presentan una amenaza para la empresa.
Medicamentos de Control Especial: Es la sustancia o mezcla de sustancias de
control especial que con o sin adición de sustancias auxiliares (excipientes o vehículos)
sirven para la elaboración de una forma farmacéutica definida.
Medio magnético: es un dispositivo que almacena la información por medio de
ondas magnéticas, son medios magnéticos los discos duros, discos 3 ½”, cintas de audio o
casetes.
Microambiente: Es el ambiente más próximo e inmediato de cada organización.
Oportunidades: Son todos aquellos factores que se presentan en el entorno y que
representan un impacto positivo susceptible de ser aprovechado por la organización, con el
propósito de alcanzar de mejor manera sus objetivos y resultados esperados.
Organización: Establece el mecanismo para implementar los planes, definiendo los
recursos, tareas y trabajos que contribuyan a las metas de la compañía.
Planificación: Comprende escoger las tareas que deben ejecutarse para alcanzar los
logros de la organización, diagramar cómo las tareas se deben ejecutar, e indicar cuándo
deben ser ejecutadas.
Planificación estratégica: “la planificación estratégica es el conjunto de decisiones y
acciones administrativas que determinan el desempeño a largo plazo de la organización. Es
una tarea importante de los gerentes y comprende todas las funciones administrativas
básicas” (Robbins & Coulter, 2005)
Procedimientos sustantivos: significa pruebas realizadas para obtener evidencia de
auditoría para detectar representaciones erróneas de importancia en los estados financieros.
37
Riesgo Inherente: Se refiere a la posibilidad de que los estados contables contengan
errores que puedan resultar materiales independientemente de la existencia de los sistemas
de control. Este riesgo está totalmente fuera de control del Auditor y es propia de la
operatoria del ente.
Riesgo de Control: Se refiere a la posibilidad de que los estados contables
contengan distorsiones que puedan resultar materiales por no haber sido prevenidas o
detectadas y corregidas oportunamente por el sistema de control interno de la empresa.
Riesgo de Detección: Es el riesgo de que el auditor no detecte una distorsión de
importancia relativa como consecuencia de una aplicación incorrecta de prueba sustantivas
o de no haber aplicado los procedimientos necesarios para tal fin. El auditor debe tener en
cuenta los niveles de riesgo inherente y de control al confeccionar el programa de auditoría
a efectos de reducir el riesgo a un nivel aceptable.
Salvaguarda de los activos: Se centra en la auditoría financiera contable, hace
hincapié en método de protección y contabilización de activos, realiza una actuación de
inspección y fiscalizadora, respecto del cumplimiento de políticas, planes, procedimientos,
normas y reglamentos.
Seguridad razonable: garantiza que las operaciones se cumplan con eficiencia y
eficacia, también garantiza la fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de
las leyes y normas aplicables.(Bach, 2000)
38
CAPÍTULO II
2. ANALISIS SITUACIONAL
2.1. ANTECENDENTES LA EMPRESA ECUAQUÍMICA
La empresa MAX MÜLLER y Cía., tiene sus orígenes en 1865 en la ciudad de
Guayaquil, cuando el empresario suizo Max Müller inicio un pequeño negocio de
importación y venta de productos, con el tiempo con una inversión mixta de capital
extranjero y nacional, expandió sus líneas de negocio a la importación y distribución de
productos ferreteros y para la construcción, lubricantes para el sector automotriz e
industrial, productos farmacéuticos, agroquímicos entre otros; todo este desarrollo
empresarial da lugar a la constitución de la empresa ECUAQUÍMICA.
Esta rápida expansión junto al bum petrolero de los años 60 impulsa a la empresa
MAX MULLER en 1970, luego de 100 años de estar al servicio del Ecuador a realizar una
división de la compañía en pequeñas empresas especializadas en campos específicos,
ubicando a los productos de acuerdo a su industria para atender la demanda de un creciente
mercado Ecuatoriano.
En la actualidad, la empresa ECUAQUÍMICA se encuentra comercialmente
posesionada constituyendo un ejemplo de liderazgo y fortaleza en el mercado siendo sus
principales líneas, la agrícola y farmacéutica.
En un estudio previo enfocado en el análisis costo-beneficio de las líneas de
productos de la empresa EQUAQUIMICA, se llegó a determinar que los medicamentos
controlados no representan un beneficio económico considerable, sin embargo por su
trayectoria la organización no se encuentra en la predisposición de cerrar esta línea de
negocio, basando su decisión en una política de carácter social, que toma en cuenta la
39
necesidad de la población además de ser considerado un producto complementario para la
venta de sus otros productos farmacéuticos.
Entre las preocupaciones de EQUAQUIMICA, siempre se ha considerado la
necesidad de fortalecer el sistema de control interno de los medicamentos en especial de
aquellos establecidos como tales en la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicos;
esto se debe a que los mencionados medicamentos contienen como principios activos
precursores, estupefacientes y/o psicotrópicos, cuyo consumo sin un control profesional
pueden crear dependencia.
Los medicamentos de uso controlado requieren un permiso especial por parte del
Ministerio de Salud y del CONSEP para su venta, y para su consumo requieren de receta
médica emitida por el Instituto Nacional de Higiene y Medicina Tropical "Leopoldo
Izquieta Pérez".
La empresa EQUAQUIMICA, se encuentra calificada por el CONSEP para
comercializar estos medicamentos, sin embargo por el mismo hecho que son controlados
su comercialización ilegal es muy apetecida por organizaciones delictivas que pueden dar
un uso inadecuado de los mismos, ya sea para el reemplazo de las drogas sintéticas o para
mezclarlas con otro tipo de sustancias para potencializar sus efectos. De igual manera se
puede extraer los principios activos de ciertos fármacos antigripales como la
Pseudoefedrina que es un elemento químico utilizado para la producción ilegal del Éxtasis
(droga sintética).
Este antecedente, además de una política de responsabilidad social, obliga a la
empresa a manejar un control exhaustivo de los medicamentos controlados; sin embargo
esta tarea no es fácil debido a que los grupos delictivos cada día encuentran diversas
formas de tráfico o desvío para comercializarlos en el mercado negro con considerables
ganancias ilegales y fraudulentas.
40
El control interno de EQUAQUIMICA, impulsa nuevas estrategias administrativas
que incluyen el control de procesos contables, inventarios y creación de formatos físicos de
calificación y clasificación de los clientes, direccionados a prevenirla comercialización
ilegal.
2.1.1. Fines y objetivos de la empresa ECUAQUÍMICA
2.1.1.1. Deberes y atribuciones de ECUAQUÍMICA
a) Trabajar bajo la dirección del Gerente General, a quien se le dará aviso en forma
inmediata y detallada de cualquier noticia que tenga sobre un delito de tráfico de
medicamentos controlados;
b) Recibir y cumplir las disposiciones que imparta el CONSEP para el descubrimiento de
los hechos delictivos de tráfico o desvío de medicamentos controlados.
c) Requerir al Fiscal a través del CONSEP y en caso de urgencia al Juez, sin perjuicio de
notificar de inmediato al Fiscal, la realización de una investigación en el caso de existir
un posible tráfico o desvío de medicamentos controlados en coordinación con la
Unidad de Químicos de la Dirección Nacional Antinarcóticos.
d) Conocer a los clientes a través de registros, en especial a aquellos que comercializan
medicamentos controlados.
e) Conocer a los proveedores de medicamentos controlados
f) Proteger y garantizar la calidad de los medicamentos controlados; y,
g) Contribuir a minimizar el tráfico y desvío de medicamentos controlados para fines
ilícitos.
2.1.1.2. Objetivos de la empresa ECUAQUÍMICA
Procurar mantener un posicionamiento en el mercado a nivel nacional en la
comercialización de medicamentos e insumos entre los cuales se encuentran los
41
medicamentos controlados de acuerdo a lo estipulado en la Ley de Sustancias
Estupefacientes y Psicotrópicas.
2.1.2. Estructura orgánica funcional y administrativa
Para referirnos a la estructura orgánica y administrativa de la empresa
ECUAQUÍMICA, primeramente definiremos los órganos de funcionamiento de la
empresa:
Nivel Directorio
Constituye la máxima autoridad de la empresa, el cual está integrado por: El
Director y Subdirector. El Director Nacional ejerce sus funciones directivas y de mando,
en todos los aspectos de su competencia y responsabilidades, a través de los titulares de las
dependencias establecidas en el reglamento Orgánico Funcional de ECUAQUÍMICA. Los
deberes y atribuciones del Director son entre otras:
Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la comercialización de medicamentos
controlados e insumos a nivel nacional y establecer las políticas para su eficaz
funcionamiento,
Coordinar con instituciones públicas y/o privadas relacionadas con la comercialización
de medicamentos controlados, la realización de disposiciones, planes, actividades,
campañas de prevención y control interno a más de acciones tendientes a cumplir las
normas establecidas en la ley de sustancias estupefacientes y psicotrópicas, y en los
convenios internacionales relacionados con el problema del tráfico de medicamentos
controlados, y
Supervisar el funcionamiento administrativo, técnico y operativo de la Subgerencia,
Departamentos, Secciones, y más dependencias bajo su mando.
Entre las más importantes funciones del Subgerente Regional:
En los casos de ausencia temporal, subrogar en las funciones al Sr. Gerente General.
42
Cumplir las funciones que el Sr. Gerente General por delegación expresa le asigne.
Planificar, coordinar, dirigir, controlar y supervisar las actividades del personal de los
diferentes departamentos de ECUAQUÍMICA.
Clasificar y evaluar la información estadística relacionada con la comercialización de
medicamentos controlados, con el fin de establecer medidas de prevención, mecanismos
de control interno, estrategias y recomendar acciones adecuadas al Sr. Gerente General
para el cumplimiento de los objetivos.
Nivel de Apoyo
Facilita la gestión administrativa, provee los recursos necesarios para el
cumplimiento de las funciones y actividades del personal de ECUAQUÍMICA.
a) Departamento Administrativo, con:
Sección secretaría, estadística y archivo
Sección recursos humanos
Sección servicios generales
Sección bodegas.
b) Departamento Logístico con:
Sección bodegas de suministros, medicamentos controlados, equipos.
Entrega, mantenimiento y transporte.
c) Departamento Financiero con:
Sección presupuesto
Sección contabilidad
Sección administración de caja
Sección adquisiciones y proveeduría
d) Departamento de Informática, Multimedios y Comunicaciones, con:
43
Sección informática.
Sección desarrollo de sistemas.
Sección de soporte al usuario y laboratorio.
El Nivel Operativo
Efectúa las políticas impartidas y cumple con los objetivos y tareas asignadas a la
Adquisición, almacenamiento, y despacho de los insumos y medicamentos controlados
integrado por
Jefe de transporte
Jefe de Almacén
Jefe de bodega.
Jefe de repartición
Jefe de cobranza
Equipo de ventas
Equipo de verificación de clientes
Equipo de seguridad
2.1.3. Relaciones institucionales
De acuerdo al objeto social de la empresa ECUAQUÍMICA, ha venido
manteniendo relaciones comerciales con empresas públicas y privadas como distribuidoras
y laboratorios productores de fármacos especialmente de medicamentos genéricos. De
igual manera al comercializar medicamentos controlados la relación con el CONSEP es
directa por ser el ente regulador de las empresas distribuidoras. A nivel bancario con el
banco del Pichincha y también con la Unidad de Químicos de la Dirección Nacional
Antinarcóticos. En este contexto ha sido importante la imagen de ECUAQUÍMICA por los
44
logros obtenidos en la comercialización de medicamentos e insumos. Las instituciones con
mayor vínculo de relación comercial son:
CONSEP: A través de esta dependencia se logra coordinar con las diferentes
instituciones de control de la Policía Nacional del Ecuador a fin de esclarecer alguna
irregularidad durante la comercialización con medicamentos controlados, así como por
el carácter de reservado de la misma, para buscar, obtener y procesar toda la
información, a nivel nacional, concerniente a la conversión, transferencia,
encubrimiento, ocultamiento o valores que procedan del cometimiento de las
infracciones tipificadas en la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas en
relación a la comercialización de medicamentos controlados.
Ministerio de Salud Pública: Se dedica a ejercer la rectoría, regulación,
planificación, coordinación, control y gestión de Salud Publica ecuatoriana,
incrementando:
Los mecanismos para la implementación de modelos de gestión de la salud.,
Capacidades y competencias del talento humano,
Eficiencia, eficacia y calidad de las actividades,
Reduciendo la brechas de acceso a la salud,
Desarrollo de la ciencia y tecnología,
Niveles de seguridad de los productos de consumo humano, y
Vigilancia, control, prevención y promoción de la salud
2.1.4. Políticas y lineamientos de la empresa ECUAQUÍMICA
Mantener el prestigio comercial a nivel nacional e internacional sustentada en una
adecuada estructura organizativa.
45
Promover la coordinación constante con los organismos de control como son el
CONSEP y la Unidad de Químicos de la Dirección Nacional Antinarcóticos.
Mejorar, ampliar y promover los mecanismos de control en la comercialización de
medicamentos controlados.
Priorizar el gasto administrativo para una mejor gestión institucional.
Establecer mecanismos para comprometer a todos los funcionarios de
ECUAQUÍMICA en la prevención contra el delito de tráfico de medicamentos
controlados.
Mejoramiento de los procesos de control interno, para maximizar los niveles de
prevención del tráfico de medicamentos controlados.
Ampliar y fortalecer las relaciones con los organismos de control que trabajan en la
lucha del delito de tráfico de medicamentos controlados.
Además el Ministerio de Salud, tiene como misión el implementar un Sistema
Único de Gestión de Medicamentos y Dispositivos Médicos a nivel nacional, que permita
garantizar una oportuna disponibilidad de medicamentos esenciales, poniendo en práctica
el criterio de uso racional, con la visión de Articular la Red de Instituciones Públicas de
Salud con el fin de optimizar el acceso a medicamentos y promover el uso racional de los
mismos en la población, mediante una gestión integral de suministro de medicamentos y
dispositivos médicos; al tener como objetivos:
Incrementar el acceso a medicamentos genéricos en las instituciones de salud pública
mediante un plan de articulación de la Red de Instituciones Públicas de Salud,
Incrementar la calidad del manejo de medicamentos mediante la implementación de
un sistema de información único y un plan contratación de personal idóneo y de
capacitación para el mismo.
46
Incrementar la promoción del uso racional de medicamentos a nivel nacional mediante
la generación e implementación de un programa de difusión.
47
CAPÍTULO III
3. ANALISIS DE LA INFORMACIÓN
3.1. MARCO LEGAL
3.1.1. Superintendencia de Compañías
La misión de la Superintendencia de Compañías es “controlar, vigilar y promover
el mercado el mercado de valores y el sector societario mediante sistemas de regulación y
servicios, contribuyendo al desarrollo confiable y transparente de la actividad empresarial
en el país” . Por tanto este es el organismo regulador de la gestión empresarial encargado
de que exista transparencia en las actividades mercantiles.
La empresa ECUAQUIMICA se rige a la ley de compañías que fue promulgada el
5 de noviembre de 1999, dicha ley dispone:
Art. 1.- “Contrato de compañía es aquél por el cual dos o más personas unen sus
capitales o industrias, para emprender en operaciones mercantiles y participar de
sus utilidades. Este contrato se rige por las disposiciones de esta Ley, por las del
Código de Comercio, por los convenios de las partes y por las disposiciones del
Código Civil”.
Bajo esta legislación la empresa ECUAQUIMICA, está sujeta a las disposiciones
de la Constitución del Ecuador, que es la ley suprema del Estado así como los códigos que
la regulan, el marco legal bajo el cual está regulada la empresa son el Código de Comercio
y el Código Civil.
Art. 2.- “Hay cinco especies de compañías de comercio, a saber:
* La compañía en nombre colectivo;
* La compañía en comandita simple y dividida por acciones;
* La compañía de responsabilidad limitada;
* La compañía anónima; y,
48
* La compañía de economía mixta.
La empresa ECUAQUIMICA es una sociedad anónima”.
Art. 3.- “Se prohíbe la formación y funcionamiento de compañías contrarias al
orden público, a las leyes mercantiles y a las buenas costumbres; de las que no
tengan un objeto real y de lícita negociación y de las que tienden al monopolio de
las subsistencias o de algún ramo de cualquier industria, mediante prácticas
comerciales orientadas a esa finalidad”.
Para la venta de substancias controladas la empresa debe ser cuidadosa de que no
caiga en negociación ilícita ni promulgue el consumo de estupefacientes.
Art. 12.- “Será ineficaz contra terceros cualquiera limitación de las facultades
representativas de los administradores o gerentes que se estipulare en el contrato
social o en sus reformas” .
Art. 13.- “Designado el administrador que tenga la representación legal y
presentada la garantía, si se la exigiere, inscribirá su nombramiento, con la razón de
su aceptación, en el Registro Mercantil, dentro de los treinta días posteriores a su
designación, sin necesidad de la publicación exigida para los poderes ni de la
fijación del extracto. La fecha de la inscripción del nombramiento será la del
comienzo de sus funciones”.
Los artículos 12 y 13 hablan sobre el nombramiento y las responsabilidades del
representante legal quien debe velar por el cumplimiento de las leyes, en bien común y las
buenas costumbres, la venta ilegal de estupefacientes por parte de una empresa es un
delito, razón por la cual la empresa ECUAQUIMICA realiza rigurosos controles internos
para cumplir con las ordenanzas de la legislación.
El gerente de la empresa debe velar por el cumplimiento de las leyes tipificadas en
la ley de compañías, siendo así que el Art. 24 estipula que “cuando la Superintendencia de
49
Compañías lo juzgare conveniente podrá exigir a compañías los datos e Informaciones que
creyere necesarios”.
El Art. 25 por su parte expresa que “si el Superintendente no recibiere
oportunamente los documentos a que se refieren los artículos anteriores, o si aquellos no
contuvieren todos los datos requeridos o no se encontraren debidamente autorizados,
impondrá al administrador de la compañía remisa una multa de conformidad con el Art.
457 de esta Ley, salvo que antes del vencimiento del plazo se hubiere obtenido del
Superintendente la prórroga respectiva, por haberse comprobado la imposibilidad de
presentar oportunamente dichos documentos y datos.
La multa podrá repetirse hasta el debido cumplimiento de la obligación exigida. Si
dentro de los treinta días posteriores al vencimiento de los respectivos plazos, el
Superintendente no recibiera, por falta de pronunciamiento de la junta general de
accionistas o socios, los referidos documentos impondrá a la compañía una multa de
cincuenta a quinientos sucres por cada día de retraso, hasta la debida presentación de los
mismos. La multa no podrá exceder del monto fijado en el Art. 457 de esta Ley.
El Superintendente podrá exigir la presentación del balance general anual y del
estado de la cuenta de pérdidas y ganancias de una compañía sujeta a su vigilancia, una vez
transcurrido el primer trimestre del año, aun cuando dichos documentos no hubieren sido
aprobados por la junta general de accionistas o de socios. Así mismo, en cualquier tiempo,
el Superintendente podrá pedir que una compañía sujeta a su vigilancia le presente su
balance de situación a determinada fecha. Este balance deberá ser entregado dentro de los
quince días siguientes al mandato del Superintendente, bajo las mismas sanciones previstas
en los incisos anteriores, salvo que la compañía, por razones justificadas, hubiere obtenido
prórroga del plazo”.
50
Por tanto dentro de su base legal la empresa ECUAQUIMICA está sujeta a la Ley
de Compañías misma que se encuentra en detalle en el anexo 4 de la presente tesis.
3.1.2. CONSEP
La misión del CONSEP en cuanto al control y fiscalización de substancias
controladas es “preservar el bienestar de la población ecuatoriana y apoyar el desarrollo
armónico de la industria y comercio nacional, mediante el control y fiscalización de la
producción, importación exportación, industrialización y comercialización de las
sustancias controladas y sujetas a fiscalización y prevenir su desvío” .
El cumplimiento de la misión y la ejecución del proceso de control y fiscalización
estará a cargo de la Dirección Nacional de Control y fiscalización bajo la responsabilidad
del Director Nacional”.
Por tanto este concepto incluye que este es el organismo gubernamental designado
para controlar el consumo ilegal de estupefacientes y su venta. Organismo al que se
ECUAQUIMICA se encuentra sujeto tal como lo indica la Ley de sustancias
estupefacientes y psicotrópicas que se explica a continuación:
3.1.3. Ley de Sustancias Estupefacientes Y Psicotrópicas
La ley de sustancias estupefacientes y psicotrópicas fue elaborada el 27 de
Diciembre del 2004 y forma parte del Registro Oficial Suplemento 490, en este documento
el Honorable Congreso Nacional del Ecuador resuelve crear una ley con el siguiente fin:
Art.1.- Objetivo.- “Esta Ley tiene como objetivo combatir y erradicar la
producción, oferta, uso indebido y tráfico ilícito de sustancias estupefacientes y
psicotrópicas, para proteger a la comunidad de los peligros que dimanan de estas
actividades”.
Art.2.- “Declaración de interés nacional.- Declárase de interés nacional la
consecución del objetivo determinado en esta Ley, las acciones que se realicen para
51
su aplicación y, de manera especial, los planes, programas y actividades que
adopten o ejecuten los organismos competentes.
Las instituciones, dependencias y servidores del sector público y las personas
naturales o jurídicas del sector privado están obligadas a suministrar la información y a
prestar la colaboración que determina esta Ley o que establezcan las autoridades a las que
compete su aplicación”.
Art.3.- “Ámbito de la ley.- La presente Ley abarca todo lo relativo a:
1.- El cultivo de plantas de las que se puede extraer elementos utilizables para la
producción de sustancias estupefacientes y psicotrópicas, y cualquier forma de
cosecha, recolección, transporte, almacenamiento o uso de frutos o partes de esas
plantas;
2.- La producción, elaboración, extracción o preparación, bajo cualquier
procedimiento o forma y en cualquier fase o etapa, de materias primas, insumos,
componentes, preparados o derivados de las sustancias sujetas a fiscalización;
3.- La tenencia, posesión, adquisición y uso de las sustancias sujetas a fiscalización,
de las materias primas, insumos, componentes, precursores u otros productos
químicos específicos destinados a elaborarlas o producirlas, de sus derivados o
preparados, y de la maquinaria, equipos o bien es utilizados para producirlas o
mantenerlas;
4.- La oferta, venta, distribución, corretaje, suministro o entrega, bajo cualquier
forma o concepto, de las sustancias sujetas a fiscalización;
5.- La prescripción, dosificación o administración de sustancias sujetas a
fiscalización;
6.- La preparación en cápsulas, pastillas o en cualquier otra forma de las sustancias
sujetas a fiscalización, su envase o embalaje;
52
7.- El almacenamiento, la remisión o envío y el transporte de las sustancias sujetas
a fiscalización, de sus derivados, preparados y del o sin sumos, componentes,
precursores u otros productos químicos específicos necesarios para producirlas o
elaborarlas;
8.- El comercio, tanto interno como externo, y, en general, la transferencia y el
tráfico de las sustancias sujetas a fiscalización y de los componentes, insumos o
precursores u otros productos químicos específicos necesarios para producirlas o
elaborarlas;
9.- La asociación para ejecutar cualesquiera de las actividades que mencionan los
numerales precedentes, la organización de empresas que tengan ese propósito y la
gestión, financiamiento o asistencia técnica encaminada a posibilitarlas;
10.- La conversión o transferencia de bienes o valores que procedan de la ejecución
de las actividades mencionadas en los numerales precedentes y la utilización,
"blanqueo o lavado" de los recursos obtenidos de la producción o tráfico ilícito de
las sustancias sujetas a fiscalización; y,
11.-Las demás actividades conexas con esta materia”.
Así también en los siguientes artículos habla de la prevención, control,
fiscalización, represión y rehabilitación. (Anexo 5).En el Articulo 8 designa al Consejo
Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas (CONSEP),como
“persona jurídica autónoma de derecho público, que ejercerá sus atribuciones en todo el
territorio nacional. Estará dotado de patrimonio y fondos propios, presupuesto especial y
jurisdicción coactiva para la recaudación de los recursos que la Ley determine”. Los
artículos siguientes definen cuáles serán los bienes y recursos y destino de las multas.
(Anexo 5).
53
La Ley así también hace referencia a las obligaciones de la Procuraduría General
del Estado y designa al Procurador General del Estado como el presidente del Consejo
Directivo del CONSEP el cual está integrado por
• El Procurador General del Estado o el Subprocurador, quien lo presidirá
• El Ministro de Gobierno o su delegado;
• El Ministro de Educación y Cultura o su delegado;
• El Ministro de Salud Pública o su delegado;
• El Ministro de Bienestar Social o su delegado;
• El Ministro de Defensa Nacional o su delegado; y,
• El Ministro de Relaciones Exteriores o su delegado.
El Art. 59 habla sobre la sanción para la oferta, corretaje o intermediación y dice
que “a quienes se les sorprenda ofreciendo, en cualquier forma o concepto,
sustancias sujetas a fiscalización, o a quienes realicen el corretaje o intermediación
en la negociación de ellas, se les sancionará con reclusión mayor ordinaria de ocho
a doce años y multa de cuarenta a seis mil salarios mínimos vitales generales”.
Del mismo modo el Art. 60 expresa cuales son las sanciones para el tráfico ilícito,
leyes que además de regir sobre la empresa ECUAQUIMICA comprometen a la misma
con el Gobierno Nacional a velar en conjunto por evitar el tráfico ilícito de estupefacientes
y sustancias controladas.
Las sanciones por la elaboración, producción, fabricación o preparación, de quienes
extraigan, purifiquen, cristalicen, recristalicen, sinteticen o por cualquier forma o
procedimiento elaboren, produzcan, fabriquen, preparen o envasen sustancias
estupefacientes o psicotrópicas sin autorización del CONSEP, o infringiendo las normas de
esta Ley, además de las sanciones por el tráfico ilícito a quienes compren, vendan o
entreguen a cualquier título, distribuyan, comercialicen, importen, exporten o, en general,
54
efectúen tráfico ilícito de sustancias estupefacientes, psicotrópicas y otras sujetas a
fiscalización, serán reprimidos con reclusión mayor extraordinaria de doce a diez y seis
años y multa de sesenta a ocho mil salarios mínimos vitales generales
55
3.1.4. Lista De Medicamentos Controlados Que Contienen Como Principio Activo Precursores Estupefacientes Y Psicotrópicos.
ECUAQUIMICA, distribuye 8 medicamentes controlados que son:
MEDICAMENTOS O FARMACOS CONTROLADOS COMERCIALIZADOS POR ECUAQUIMICA S.A.
NOMBRE
COMERCIAL COMPOSICION USOS LICITOS POSIBLES USOS ILICITOS
ADAX
ALPPRAZOLAM (Ansiolítico-tranquilizante.) Fármaco que actúa sobre los estados de ansiedad y es
especialmente eficaz en crisis de angustia como la
agorafobia, ataques de pánico)
Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes.
CLONEX
Clonazepam (Benzodiazepina. Anticonvulsivante que
actúa sobre el sistema nervioso central, con
propiedades ansiolíticas)
Fármaco indicado para las formas clínicas de la
enfermedad epiléptica, crisis de pánico y trastornos de
pánico, (temor de hallarse solo en un espacio extenso y
libre
Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes
SOMNO
Zolpidem Tartrato ( Hipnótico no benzodiazepínico) Está indicado para el tratamiento del insomnio
caracterizado por dificultad en conciliar y/o mantener el
sueño
Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes
ATIVAN
Lorazepam ( fármaco perteneciente al grupo de las
benzodiazepinas de alta potencia que tiene las cinco
propiedades intrínsecas de este conjunto: ansiolítico,
amnésico, sedante e hipnótico, anticonvulsivo y
relajante muscular)
Manejo de trastorno de ansiedad o alivio a corto plazo de
los síntomas de ansiedad o ansiedad asociada a síntomas
depresivos. Está indicado sólo cuando el trastorno no
responde a terapias sin droga, es severa incapacitante o
condiciona al individuo a intolerante angustia.
Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes
SOMESE
Triazolam (Hipnótico). Induce el sueño. Puede alterar
la capacidad de reacción, dificultar la concentración y
producir amnesia, especialmente al inicio del
tratamiento
Es un agente hipnótico, útil en el tratamiento de
pacientes con insomnio, en particular en aquellos con
insomnio transitorio y a corto plazo. Indicado cuando el
trastorno del sueño es severo, o causa agotamiento
extremo.
Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes
XANAX
Alprazolam ( Es un análogo triazol de los
compuestos activos sobre el sistema nervioso central
de la clase benzodiazepinas)
Indicado en el manejo de los trastornos ansiosos o el
alivio a corto plazo de los síntomas de ansiedad.
Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes
56
LINDORMIN
Brotizolam (Hpnótico) Se utiliza sobre todo como una ayuda para dormir Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes
HYDERGINA
Mesilato de co-dergocrina (mezcla de tres sales de
mesilatos)
Se prescribe para aliviar los síntomas de la disminución
de la capacidad cognitiva debido al proceso de
envejecimiento
Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes
RITALINA
Metilfenidato (Estimulante del Sistema Nervioso
Central)
Utilizado para aumentar los efectos más pronunciados
sobre las actividades mentales que sobre las motoras.
Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes
LIPENAN
FENPROPOREX (Anorexígeno-Lipolítico) Utilizado para el tratamiento de la obesidad. Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes
SOSEGON
Benzomorfano (Analgésico opiáceo sintético) Utilizado para el dolor, analgésico, sedación, depresión. Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes
STILNOX
Tartrato de Zolpidem (hipnótico ) Tratamiento a corto plazo del insomnio. Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes
TRANXENE
Clorazepato (Ansiolítico sedante) Utilizado en el tratamiento de la ansiedad como fobias,
agitación motora, infarto agudo de miocardio. Y como
coadyuvante en el tratamiento de la epilepsia.
Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes
WINADEINE
Fosfato de codeína (analgésico opiáceo) Para calmar el dolor en el cerebro modificando o
reduciendo la percepción del dolor
Mezcla con otros tipos de drogas
para el cometimiento de delitos
comunes
57
3.3. ESTUDIO DE LA ENCUESTA
3.3.1. Encuestas División de Tecnología e Información
¿Conoce Ud. Sobre los reglamentos legales sobre la comercialización de medicamentos
controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 1 11,11%
NO 1 11,11%
SI 7 77,78%
Total 9 100,00%
Cuadro 1: Conocimiento del Reglamento legal División de Tecnología e Información
Elaborado por: La Autora
Gráfico 4: Conocimiento del Reglamento legal División de Tecnología e Información
Elaborado por la Autora
El 12% encuestado de la División de Tecnología desconoce el reglamento legal
para el manejo de medicamentos debido a que en su mayoría ha tenido una limitada
inducción y capacitación. Lo que implica que es importante el realizar un curso de
actualización al personal de esta división sobre los temas legales y las repercusiones que
pueden existir en la comercialización de medicamentos controlados con un riesgo
moderado al momento del estudio.
58
¿Se aplica alguna seguridad informática en esta división para el control en la
comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
Desconoce 5 55,56%
Parcialmente 1 11,11%
Totalmente 3 33,33%
Total 9 100,00%
Cuadro 2: Conocimiento de aplicaciones informáticas para control en la
comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP División de
Tecnología e Información
Elaborado por: La Autora
Gráfico 5: Conocimiento de aplicaciones informáticas para control en la
comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP División de
Tecnología e Información
Elaborado por la Autora
El 56% de los encuestados desconocen las aplicaciones informáticas por una
inadecuada inducción o falta de capacitación, por lo que es de alta importancia el
determinar un proceso para la implementación de aplicaciones informáticas en el proceso
de control.
59
¿Conoce Ud. Sobre los usos ilegales que se pueden dar a los medicamentos
controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 5 55,56%
NO 1 11,11%
SI 3 33,33%
Total 9 100,00%
Cuadro 3: Conocimiento del uso ilegal que se puede dar a medicamentos controlados
División de Tecnología e Información
Elaborado por: La Autora
Gráfico 6: Conocimiento del uso ilegal que se puede dar a medicamentos controlados
División de Tecnología e Información
Elaborado por la Autora
El 67% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, por lo que es de alta importancia la implementación de
cursos de capacitación para la división en los posibles usos que se puede dar a los
medicamentos controlados.
60
¿El procedimiento utilizado por la empresa Ecuaquimica en la ejecución de eventos
de capacitación relacionados con el control en la comercialización de medicamentos
controlados por el CONSEP es?
Cantidad % Relativo
Desconoce 8 88,89%
Eficiente 1 11,11%
Total 9 100,00%
Cuadro 4: Procedimiento utilizado para eventos de capacitación para el control de
medicamentos controlados por el CONSEP División de Tecnología e Información
Elaborado por: La Autora
Gráfico 7: Procedimiento utilizado para eventos de capacitación para el control de
medicamentos controlados por el CONSEP División de Tecnología e Información
Elaborado por la Autora
El 89% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, por lo que es de extremada importancia el mejoramiento de
los procesos para la división.
61
¿Dispone esta División de mecanismos apropiados para la evaluación de riesgos a
base de indicadores de actividad sospechosa durante la comercialización de medicamentos
controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 8 88,89%
SI 1 11,11%
Total 9 100,00%
Cuadro 5: Conocimiento de los mecanismos para la evaluación de riesgo a base de
indicadores de actividad sospechosa durante la comercialización de medicamentos
controlados por la División de Tecnología e Información
Elaborado por: La Autora
Gráfico 8: Conocimiento de los mecanismos para la evaluación de riesgo a base de
indicadores de actividad sospechosa durante la comercialización de medicamentos
controlados por la División de Tecnología e Información
Elaborado por la Autora
El 89% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, por lo que es de extremada importancia la implementación
de procesos que ayuden a la división.
62
¿Se realiza un control interno Tecnológico Informático a la gestión administrativa y
operativa de la empresa Ecuaquimica relacionada con la comercialización de
medicamentos controlados por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
Desconoce 2 22,22%
NO 2 22,22%
SI 5 55,56%
Total 9 100,00%
Cuadro 6: Conocimiento de control interno tecnológico informático a la gestión
administrativa operativa en la comercialización de medicamentos controlados por el
CONSEP por la División de Tecnología e Información
Elaborado por: La Autora
Gráfico 9: Conocimiento de control interno tecnológico informático a la gestión
administrativa operativa en la comercialización de medicamentos controlados por el
CONSEP por la División de Tecnología e Información
Elaborado por la Autora
El 44% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, por lo que es de alta importancia la gestión de procesos que
ayuden a la división.
63
¿La División Tecnología e Información de Ecuaquimica cuenta con el recurso
humano adecuado y con experiencia en prevención de transacciones comerciales con
medicamentos controlados por el CONSEP?
Etiquetas Cantidad % Relativo
SI 9 100,00%
Total 9 100,00%
Cuadro 7: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia en
prevención de transacciones comerciales con medicamentos controlados por la
División de Tecnología e Información
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados de la división de Tecnología e Información piensan que
tienen el Recurso Humano adecuado y con experiencia en la prevención de transacciones
comerciales con medicamentos controlados, lo que implica que la implementación de un
proceso de mejoramiento en este campo es moderado.
64
¿Los procedimientos utilizados por La División Tecnología de Información de
Ecuaquimica en la detección de transacciones comerciales irregulares con medicamentos
controlados por el CONSEP son?
Cantidad % Relativo
Desconoce 5 55,56%
Eficiente 4 44,44%
Total 9 100,00%
Cuadro 8: Conocimiento de los procedimientos utilizados en transacciones
comerciales con medicamentos controlados por la División de Tecnología e
Información
Elaborado por: La Autora
Gráfico 10: Conocimiento de los procedimientos utilizados en transacciones
comerciales con medicamentos controlados por la División de Tecnología e
Información
Elaborado por la Autora
El 56% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, por lo que es de alta importancia la implementación de
procesos para el conocimiento de los procedimientos utilizados.
65
¿Posee la División Tecnología de Información de Ecuaquimica una base de datos
de los clientes que tienen antecedentes de irregularidades en la comercialización de
medicamentos controlados a nivel nacional?
Cantidad % Relativo
Desconoce 6 66,67%
NO 1 11,11%
SI 2 22,22%
Total 9 100,00%
Cuadro 9: Conocimiento en el manejo de una base de datos de clientes con
antecedentes de irregularidades en la comerciales con medicamentos controlados por
la División de Tecnología e Información
Elaborado por: La Autora
Gráfico 11: Conocimiento en el manejo de una base de datos de clientes con
antecedentes de irregularidades en la comerciales con medicamentos controlados por
la División de Tecnología e Información
Elaborado por la Autora
El 78% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, por lo que es de extremada importancia la implementación
de procesos en el manejo de bases de datos de clientes con antecedentes de irregularidades.
66
¿Posee la División Tecnología de Información de Ecuaquimica una base de datos
de las devoluciones a nivel nacional de los medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 4 44,44%
NO 1 11,11%
SI 4 44,44%
Total 9 100,00%
Cuadro 10: Conocimiento en el manejo de una base de datos de la devolución a nivel
nacional de medicamentos controlados por la División de Tecnología e Información
Elaborado por: La Autora
Gráfico 12: Conocimiento en el manejo de una base de datos de la devolución a nivel
nacional de medicamentos controlados por la División de Tecnología e Información
Elaborado por la Autora
El 56% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, por lo que es de extremada importancia la creación de una
base de datos para la devolución de medicamentos controlados.
67
3.3.2. Encuestas División de Compras
¿Conoce Ud. Sobre los reglamentos legales para la comercialización de
medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 1 7,69%
NO 2 15,38%
SI 10 76,92%
Total 13 100,00%
Cuadro 11: Conocimiento de reglamentos legales para la comercialización de
medicamentos controlados División de Compras
Elaborado por: La Autora
Gráfico 13: Conocimiento de reglamentos legales para la comercialización de
medicamentos controlados División de Compras
Elaborado por la Autora
El 23% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, lo que permite estimar la necesidad moderada en la
capacitación del personal en los reglamentos legales.
68
¿Conoce Ud. Sobre los usos ilegales que se pueden dar a los medicamentos
controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 7 53,85%
NO 3 23,08%
SI 3 23,08%
Total 13 100,00%
Cuadro 12: Conocimiento del uso ilegal que se puede dar a los medicamentos
controlados División de Compras
Elaborado por: La Autora
Gráfico 14: Conocimiento del uso ilegal que se puede dar a los medicamentos
controlados División de Compras
Elaborado por la Autora
El 77% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, por lo que es de extremada importancia la capacitación en
los posibles usos que se pueden dar a los medicamentos controlados al personal de
Compras.
69
¿Dispone esta división de mecanismos apropiados para la evaluación de riesgos a
base de indicadores de actividad sospechosa durante la importación y/o compras locales de
medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 10 76,92%
SI 3 23,08%
Total 13 100,00%
Cuadro 13: Disponibilidad de mecanismos apropiados para la evaluación de riesgos a
base de indicadores de actividad sospechosa durante la importación y/o compras
locales de medicamentos controlados División de Compras
Elaborado por: La Autora
Gráfico 15: Disponibilidad de mecanismos apropiados para la evaluación de riesgos a
base de indicadores de actividad sospechosa durante la importación y/o compras
locales de medicamentos controlados División de Compras
Elaborado por: La Autora
El 77% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, por lo que es extremadamente necesario la implementación
de capacitaciones para el usos de mecanismos para la evaluación de riesgos durante la
importación y/o exportación de medicamentos controlados.
70
¿Se realiza periódicamente por pare de esta División un análisis técnico y legal de
los proveedores de medicamentos controlados por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
Desconoce 12 92,31%
SI 1 7,69%
Total 13 100,00%
Cuadro 14: Realización periódica de un análisis técnico y legal de los proveedores de
medicamentos controlados División de Compras
Elaborado por: La Autora
Gráfico 16: Realización periódica de un análisis técnico y legal de los proveedores de
medicamentos controlados División de Compras
Elaborado por: La Autora
El 92% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, por lo que es de alta importancia el comunicar de los análisis
realizados.
71
¿La División de compras de Ecuaquimica cuenta con el recurso humano adecuado y
con experiencia en prevención de transacciones comerciales con medicamentos
controlados por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
NO 1 7,69%
SI 12 92,31%
Total 13 100,00%
Cuadro 15: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia de
transacciones comerciales con medicamento controlados División de Compras
Elaborado por: La Autora
Gráfico 17: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia de
transacciones comerciales con medicamento controlados División de Compras
Elaborado por: La Autora
El 8% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, por lo que tienen una necesidad moderada para el manejo del
Recurso Humano en la Empresa.
72
¿Los procedimientos utilizados por esta División de Compras de Ecuaquimica en la
detección de transacciones comerciales irregulares con medicamentos controlados por el
CONSEP son?
Cantidad % Relativo
Desconoce 13 100,00%
Total 13 100,00%
Cuadro 16: Procedimientos en la detección de transacciones comerciales irregulares
de medicamentos controlados División de Compras
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta
de una inducción o capacitación, por lo que es de extremada importancia la
implementación de capacitación en este ámbito para la división.
73
¿Posee esta División de Ecuaquimica una base de datos de los proveedores de
medicamentos controlados que han sido involucrados en irregularidades en la
comercialización de medicamentos controlados ?
Cantidad % Relativo
Desconoce 6 46,15%
NO 7 53,85%
Total 13 100,00%
Cuadro 17: Uso de una base de datos de los proveedores de medicamentos
controlados que han sido involucrados en irregularidades en la comercialización de
medicamentos controlados División de Compras
Elaborado por: La Autora
Gráfico 18: Uso de una base de datos de los proveedores de medicamentos
controlados que han sido involucrados en irregularidades en la comercialización de
medicamentos controlados División de Compras
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta
de una inducción o capacitación, lo que implica una extremada necesidad en el manejo
adecuado de una base de datos para la división de Compras.
74
3.3.3. Encuestas División de Recursos Humanos
¿Se aplica en esta División, la misión planteada en la empresa Ecuaquimica para el
control en la comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
Totalmente 6 100,00%
Total 6 100,00%
Cuadro 18: Aplicación de la misión planteada para el control en la comercialización
de medicamentos controlados División de Recursos Humanos
Elaborado por: La Autora
El 100% del personal encuestado están totalmente de acuerdo que la misión
planteada para el control en la comercialización de medicamentos controlados se aplica,
por lo que se vería una necesidades moderada en la aplicación de recursos para impulsar la
aplicación.
75
¿Conoce Ud. Sobre los reglamentos legales sobre la comercialización de
medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 1 16,67%
NO 2 33,33%
SI 3 50,00%
Total 6 100,00%
Cuadro 19: Conocimiento sobre el reglamento legal en la comercialización de
medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos
Elaborado por: La Autora
Gráfico 19: Conocimiento sobre el reglamento legal en la comercialización de
medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos
Elaborado por: La Autora
El 50% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, por lo que es extremadamente importante la capacitación en
el manejo del reglamento para la División de Recursos Humanos.
76
¿Están claramente definidas y escritas las funciones y responsabilidades del
personal en relación a la comercialización de medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 5 83,33%
NO 1 16,67%
Total 6 100,00%
Cuadro 20: Funciones y responsabilidades en relación a la comercialización de
medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos
Elaborado por: La Autora
Gráfico 20: Funciones y responsabilidades en relación a la comercialización de
medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta
de una inducción o capacitación, por lo que es extremadamente importante la
implementación de un plan de capacitación y desarrollo de manuales.
77
¿Conoce Ud. Sobre los usos ilegales que se pueden dar a los medicamentos
controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 4 66,67%
NO 2 33,33%
Total 6 100,00%
Cuadro 21: Conocimiento del uso ilegal que se puede dar a medicamentos controlados
por la División de Recursos Humanos
Elaborado por: La Autora
Gráfico 21: Conocimiento del uso ilegal que se puede dar a medicamentos controlados
por la División de Recursos Humanos
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta
de una inducción o capacitación, por lo que es altamente importante la capacitación en el
uso de medicamentos controlados.
78
¿El procedimiento utilizado por esta División de Ecuaquimica en la ejecución de
eventos de capacitación relacionados con el control en la comercialización de
medicamentos controlados por el CONSEP es?
Cantidad % Relativo
Desconoce 6 100,00%
Total 6 100,00%
Cuadro 22: Procedimientos para la capacitación en el control de medicamentos
controlados por la División de Recursos Humanos
Elaborado por: La Autora
El 100% de la división de Recursos Humanos desconoce los procedimientos en la
ejecución de eventos de capacitación relacionados con el control en la comercialización de
medicamentos, por lo que es extremadamente importante una capacitación en el tema.
¿Dispone esta División de mecanismos apropiados para la evaluación del talento
humano relacionado con riesgos durante la comercialización de medicamentos
controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 6 100,00%
Total 6 100,00%
Cuadro 23: Mecanismos apropiados de evaluación de talento humano relacionado
con el riego durante la comercialización de medicamentos controlados por la División
de Recursos Humanos
Elaborado por: La Autora
El 100% de la división de Recursos Humanos desconoce los mecanismos
apropiados de evaluación de talento humano relacionado con el riesgo durante la
comercialización de medicamentos, por lo que es extremadamente importante una
capacitación en el tema.
79
¿Se realiza un control interno continuo a la gestión administrativa y operativa de la
empresa Ecuaquimica relacionada con la comercialización de medicamentos controlados
por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
Desconoce 3 50,00%
NO 2 33,33%
SI 1 16,67%
Total 6 100,00%
Cuadro 24: Realización de control interno a la gestión administrativa y operativa en
la comercialización de medicamentos controlados por la División de Recursos
Humanos
Elaborado por: La Autora
Gráfico 22: Realización de control interno a la gestión administrativa y operativa en
la comercialización de medicamentos controlados por la División de Recursos
Humanos
Elaborado por: La Autora
El 83% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, por lo que es altamente necesario comunicar y socializar los
proceso de control.
80
¿Los procedimientos utilizados por esta División en la detección de personal no
idóneo con la comercialización de medicamentos controlados son?
Cantidad % Relativo
Desconoce 6 100,00%
Total 6 100,00%
Cuadro 25: Procedimientos utilizados para la detección de persona no idóneo en la
comercialización de medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos
Elaborado por: La Autora
El 100% de la división de Recursos Humanos desconoce los procedimientos
utilizados para la detección de personas no idóneas en la comercialización de
medicamentos controlados, lo que implica una extremada necesidad en la capacitación en
la selección de talento humano.
81
¿Posee esta Unidad una base de datos de los antecedentes personales de cada
funcionario relacionado con la comercialización de medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 5 83,33%
NO 1 16,67%
Total 6 100,00%
Cuadro 26: Base de datos de los antecedentes del personal relacionados a la
comercialización de medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos
Elaborado por: La Autora
Gráfico 23: Base de datos de los antecedentes del personal relacionados a la
comercialización de medicamentos controlados por la División de Recursos Humanos
Elaborado por: La Autora
El 83% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es altamente importante la capacitación
en el tema.
82
3.3.4. Encuestas División de Bodega
¿Se aplica en esta División la misión planteada en la empresa Ecuaquimica para el
control en la comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
Totalmente 11 100,00%
Total 11 100,00%
Cuadro 27: Se aplica la misión planteada para la comercialización de medicamentos
controlados por la División de Bodega
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados de la división de bodega estiman que están totalmente
de acuerdo en que se aplica la misión planteada para el control en la comercialización de
medicamentos controlados, motivo por el cual es moderada la necesidad de
implementación de estrategias.
¿Conoce Ud. Sobre los reglamentos legales sobre la comercialización de
medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
SI 11 100,00%
Total 11 100,00%
Cuadro 28: Conoce el reglamento legal sobre la comercialización de medicamentos
controlados por la División de Bodega
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados de la división de bodega estiman que si se conoce el
reglamento legal para el control en la comercialización de medicamentos controlados,
motivo por el cual es moderada la necesidad de implementación de estrategias.
83
¿En esta División, están claramente definidas y escritas las funciones y
responsabilidades del personal en relación al ingreso y salida de los medicamentos
controlados?
Cantidad % Relativo
SI 11 100,00%
Total 11 100,00%
Cuadro 29: Funciones y responsabilidades en relación al ingreso y salida de
medicamentos controlados por la División de Bodega
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados de la división de bodega estiman que si se conoce las
funciones y responsabilidades en relación al ingreso y salida de medicamentos controlados,
motivo por el cual es moderada la necesidad de implementación de estrategias.
¿Conoce Ud. Sobre los usos ilegales que se pueden dar a los medicamentos
controlados?
Cantidad % Relativo
SI 11 100,00%
Total 11 100,00%
Cuadro 30: Conoce sobre los usos ilegales de medicamentos controlados por la
División de Bodega
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados de la división de bodega estiman que si se conoce las
sobre los usos ilegales de medicamentos controlados, motivo por el cual es moderada la
necesidad de implementación de estrategias.
84
¿Dispone esta División de mecanismos apropiados para la evaluación de riesgos a
base de indicadores de actividad sospechosa durante el ingreso y salida de los
medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
NO 11 100,00%
Total 11 100,00%
Cuadro 31: Disponibilidad de mecanismos para la evaluación de riegos a base de
indicadores de actividad sospechosa durante el ingreso y salida de medicamentos
controlados por la División de Bodega
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados de la división de bodega estiman que no se conoce los
mecanismos para la evaluación de riesgo a base de indicadores de actividad sospechosa
durante el ingreso y salida de medicamentos controlados, motivo por el cual es
extremadamente la necesidad de implementación de estrategias.
¿Se realiza en esta División un control interno continuo a la gestión administrativa
y operativa de los funcionarios relacionados con la comercialización de medicamentos
controlados por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
SI 11 100,00%
Total 11 100,00%
Cuadro 32: Realización de un control interno en la gestión administrativa y operativa
a los funcionarios en la comercialización de medicamentos controlados por la División
de Bodega
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados de la división de bodega estiman que no si se realiza un
control interno en la gestión administrativa y operativa a los funcionarios en la
comercialización de medicamentos controlados, motivo por el cual es moderada la
necesidad de implementación de estrategias.
85
¿Esta División cuenta con el recurso humano adecuado y con experiencia en
prevención de transacciones comerciales con medicamentos controlados por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
SI 11 100,00%
Total 11 100,00%
Cuadro 33: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia en
prevención de transacciones en la comercialización de medicamentos controlados por
la División de Bodega
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados de la división de bodega estiman que no si conocen la
disponibilidad de Recursos Humanos adecuados y con experiencia en la prevención de
transacciones en la comercialización de medicamentos controlados, motivo por el cual es
moderada la necesidad de implementación de estrategias.
¿Los procedimientos utilizados por esta División en la detección de transacciones
comerciales irregulares con medicamentos controlados por el CONSEP son?
Cantidad % Relativo
Eficiente 11 100,00%
Total 11 100,00%
Cuadro 34: Procedimientos para la detección de transacciones comercialización
irregulares de medicamentos controlados por la División de Bodega
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados de la división de bodega estiman que es eficiente los
procedimiento para la detección de transacciones en la comercialización de medicamentos
controlados, motivo por el cual es moderada la necesidad de implementación de
estrategias.
86
¿Posee esta División una base de datos de los clientes que han tratado de adquirir
medicamentos controlados de forma sospechosa?
Cantidad % Relativo
Desconoce 1 9,09%
NO 10 90,91%
Total 11 100,00%
Cuadro 35: Uso de base de datos de clientes que han tratado de adquirir
medicamentos controlados por la División de Bodega
Elaborado por: La Autora
Gráfico 24: Uso de base de datos de clientes que han tratado de adquirir
medicamentos controlados por la División de Bodega
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta
de una inducción o capacitación, motivo por el cual es extremadamente necesario
implementar estrategias para el manejo de la base de datos.
87
3.3.5. Encuestas División Financiera
¿Se aplica en esta División la misión planteada en la empresa Ecuaquimica para el
control en la comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
Desconoce 2 25,00%
Totalmente 6 75,00%
Total 8 100,00%
Cuadro 36: Aplicación de la misión para el control en la comercialización de
medicamentos controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
Gráfico 25: Aplicación de la misión para el control en la comercialización de
medicamentos controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
El 25% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es moderada la necesidad para la
implementación de estrategias en este ámbito.
88
¿Conoce Ud. Sobre los reglamentos legales sobre la comercialización de
medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
NO 5 62,50%
SI 3 37,50%
Total 8 100,00%
Cuadro 37: Conocimiento del reglamento legal en la comercialización de
medicamentos controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
Gráfico 26: Conocimiento del reglamento legal en la comercialización de
medicamentos controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
El 62% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es altamente importante la
implementación de estrategias que impulsen el conocimiento entre el personal de la
división.
89
¿En esta División, están claramente definidas y escritas las funciones y
responsabilidades del personal en relación a los ingresos de valores por las ventas de
medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 7 87,50%
Si 1 12,50%
Total 8 100,00%
Cuadro 38: Funciones y responsabilidades del personal en relación a los ingresos de
valores por la venta de medicamentos controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
Gráfico 27: Funciones y responsabilidades del personal en relación a los ingresos de
valores por la venta de medicamentos controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
El 87% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es extremadamente importante la
implementación de estrategias que ayuden al personal a definir sus funciones y
responsabilidades.
90
¿Conoce Ud. Sobre los usos ilegales que se pueden dar a los medicamentos
controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 2 25,00%
NO 1 12,50%
SI 5 62,50%
Total 8 100,00%
Cuadro 39: Conocimiento de los usos ilegales que se pueden dar a medicamentos
controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
Gráfico 28: Conocimiento de los usos ilegales que se pueden dar a medicamentos
controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
El 37% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es medianamente importante la
implementación de estrategias.
91
¿Dispone esta División de mecanismos apropiados para la evaluación de riesgos a
base de indicadores de actividad sospechosa durante los ingresos de valores por concepto
de las ventas de medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 6 75,00%
NO 2 25,00%
Total 8 100,00%
Cuadro 40: Mecanismos para la evaluación de riesgos a base de indicadores de
actividad sospechosa durante los ingresos de valores por concepto de ventas de
medicamentos controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
Gráfico 29: Mecanismos para la evaluación de riesgos a base de indicadores de
actividad sospechosa durante los ingresos de valores por concepto de ventas de
medicamentos controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta
de una inducción o capacitación, motivo por el cual es de extremada importancia la
implementación de estrategias.
92
¿Se realiza en esta División un control interno continuo del comportamiento
económico delos clientes de medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 2 25,00%
NO 6 75,00%
Total 8 100,00%
Cuadro 41: Control interno del comportamiento económico de clientes de
medicamentos controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
Gráfico 30: Control interno del comportamiento económico de clientes de
medicamentos controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta
de una inducción o capacitación, motivo por el cual es extremadamente importante la
necesidad de implementar estrategias.
93
¿Esta División cuenta con el recurso humano adecuado y con experiencia en
prevención de transacciones comerciales con medicamentos controlados por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
Desconoce 5 62,50%
Eficiente 3 37,50%
Total 8 100,00%
Cuadro 42: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia en
prevención de transacciones comerciales con medicamentos controlados por la
División Financiera
Elaborado por: La Autora
Gráfico 31: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia en
prevención de transacciones comerciales con medicamentos controlados por la
División Financiera
Elaborado por: La Autora
El 62% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación. Motivo por el cual es altamente importante plantear
estrategias en el manejo de Recurso Humano.
94
¿Los procedimientos utilizados por esta División en la detección de transacciones
comerciales inusuales con medicamentos controlados por el CONSEP son?
Cantidad % Relativo
Desconoce 5 62,50%
NO 2 25,00%
SI 1 12,50%
Total 8 100,00%
Cuadro 43: Procedimientos en la detección de transacciones comerciales inusuales
con medicamentos controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
Gráfico 32: Procedimientos en la detección de transacciones comerciales inusuales
con medicamentos controlados por la División Financiera
Elaborado por: La Autora
El 87% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es altamente importante la
implementación de estrategias para socializar los procedimientos.
95
¿Posee esta División una base de datos de los clientes que han efectuado pagos o
transacciones irregulares al adquirir medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 5 62.50%
NO 2 25.00%
SI 1 12.50%
Total 8 100.00%
Cuadro 44: Uso de base de datos de clientes que han efectuado pagos o transacciones
irregulares al adquirir medicamentos controlados por la División de Financiera
Elaborado por: La Autora
Gráfico 33: Uso de base de datos de clientes que han efectuado pagos o transacciones
irregulares al adquirir medicamentos controlados por la División de Financiera
Elaborado por: La Autora
El 87% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es altamente importante la
implementación de estrategias para el uso de la base de datos.
96
¿Posee esta División una base de datos del estado económico de cada funcionario
relacionado con la comercialización de medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 5 62,50%
NO 2 25,00%
SI 1 12,50%
Total 8 100,00%
Cuadro 45: Uso de base de datos del estado económico de cada funcionario
relacionado con la comercialización de medicamentos controlados por la División de
Financiera
Elaborado por: La Autora
Gráfico 34: Uso de base de datos del estado económico de cada funcionario
relacionado con la comercialización de medicamentos controlados por la División de
Financiera
Elaborado por: La Autora
El 87% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es altamente importante la
implementación de estrategias para el uso de la base de datos.
97
3.3.6. Encuestas División de Ventas
¿Se aplica en esta División la misión planteada en la empresa Ecuaquimica para el
control en la comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
Parcialmente 3 25,00%
Totalmente 9 75,00%
Total 12 100,00%
Cuadro 46: Aplicación de la misión para el control en la comercialización de
medicamentos controlados por la División de Ventas
Elaborado por: La Autora
Gráfico 35: Aplicación de la misión para el control en la comercialización de
medicamentos controlados por la División de Ventas
Elaborado por: La Autora
El 25% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es moderada la necesidad en la aplicación
de estrategias.
98
¿Conoce Ud. Sobre los reglamentos legales sobre la comercialización de
medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
SI 12 100,00%
Total 12 100,00%
Cuadro 47: Conocimiento del reglamento legal sobre la comercialización de
medicamentos controlados
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados de la división de ventas conocen el reglamento sobre la
comercialización de medicamentos controlados motivo por el cual es moderado la
aplicación de estrategias.
99
¿En esta División, están claramente definidas y escritas las funciones y
responsabilidades del personal en relación a las ventas de los medicamentos controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 1 8,33%
SI 11 91,67%
Total 12 100,00%
Cuadro 48: Funciones y responsabilidades del personal en relación a las ventas de
medicamentos controlados por la División de Ventas
Elaborado por: La Autora
Gráfico 36: Funciones y responsabilidades del personal en relación a las ventas de
medicamentos controlados por la División de Ventas
Elaborado por: La Autora
El 8% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es moderada la necesidad de implementar
estrategias.
100
¿Conoce Ud. Sobre los usos ilegales que se pueden dar a los medicamentos
controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 1 8,33%
SI 11 91,67%
Total 12 100,00%
Cuadro 49: Uso ilegal que se puede dar a medicamentos controlados por la División
de Ventas
Elaborado por: La Autora
Gráfico 37: Uso ilegal que se puede dar a medicamentos controlados por la División
de Ventas
Elaborado por: La Autora
El 8% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es moderada la necesidad en la toma de
medidas al respecto.
101
¿Dispone esta División de mecanismos apropiados para la evaluación de riesgos a
base de indicadores de actividad sospechosa durante las ventas de los medicamentos
controlados?
Cantidad % Relativo
Desconoce 1 8,33%
SI 11 91,67%
Total 12 100,00%
Cuadro 50: Mecanismos para la evaluación de riesgo a base de indicadores de
actividad sospechosa durante las ventas de medicamentos controlados por la División
de Ventas
Elaborado por: La Autora
Gráfico 38: Mecanismos para la evaluación de riesgo a base de indicadores de
actividad sospechosa durante las ventas de medicamentos controlados por la División
de Ventas
Elaborado por: La Autora
El 8% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es moderada la necesidad de implementar
estrategias.
102
¿Se realiza en esta División un control interno continuo a la gestión administrativa
y operativa de los funcionarios relacionados con las ventas de medicamentos controlados
por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
Desconoce 4 33,33%
NO 1 8,33%
SI 7 58,33%
Total 12 100,00%
Cuadro 51: Realización de control a la gestión administrativa y operativa de los
funcionarios relacionados con las ventas de medicamentos controlados por la División
de Ventas
Elaborado por: La Autora
Gráfico 39: Realización de control a la gestión administrativa y operativa de los
funcionarios relacionados con las ventas de medicamentos controlados por la División
de Ventas
Elaborado por: La Autora
El 42% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es media la necesidad de implementar
estrategias.
103
¿Esta División cuenta con el recurso humano adecuado y con experiencia en
prevención de transacciones comerciales con medicamentos controlados por el CONSEP?
Cantidad % Relativo
Desconoce 1 8,33%
NO 3 25,00%
SI 8 66,67%
Total 12 100,00%
Cuadro 52: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia en
prevención de transacciones comerciales con medicamentos controlados por la
División de Ventas
Elaborado por: La Autora
Gráfico 40: Disponibilidad de Recurso Humano adecuado y con experiencia en
prevención de transacciones comerciales con medicamentos controlados por la
División de Ventas
Elaborado por: La Autora
El 33% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es media la necesidad de implementar
estrategias.
104
¿Los procedimientos utilizados por esta División en la detección de transacciones
comerciales irregulares con medicamentos controlados por el CONSEP son?
Cantidad % Relativo
SI 12 100,00%
Total 12 100,00%
Cuadro 53: Uso de procedimientos en la detección de transacciones comerciales
irregulares con medicamentos controlados por la División de Ventas
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados conocen los procedimientos utilizados por esta división
en la detección de transacciones comerciales irregulares con medicamentos controlados por
lo que se requiere un nivel moderado de atención al tema.
105
¿Posee esta División una base de datos de los clientes que han tratado de adquirir
medicamentos controlados de forma sospechosa?
Cantidad % Relativo
Desconoce 1 8,33%
Eficientes 11 91,67%
Total 12 100,00%
Cuadro 54: Uso de base de datos de los clientes que han tratado de adquirir
medicamentos controlados por la División de Ventas
Elaborado por: La Autora
Gráfico 41: Uso de base de datos de los clientes que han tratado de adquirir
medicamentos controlados por la División de Ventas
Elaborado por: La Autora
El 8% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta de
una inducción o capacitación, motivo por el cual es moderada la necesidad de implementar
estrategias.
106
¿Posee esta División una base de datos de los clientes que han devuelto
medicamentos controlados cualquiera sea su causa?
Cantidad % Relativo
Desconoce 1 8,33%
NO 11 91,67%
Total 12 100,00%
Cuadro 55: Uso de base de datos de clientes que han tratado de adquirir
medicamentos controlados por la División de Bodega
Elaborado por: La Autora
Gráfico 42: Uso de base de datos de clientes que han tratado de adquirir
medicamentos controlados por la División de Bodega
Elaborado por: La Autora
El 100% de los encuestados definen que no conocen el uso ilegal debido a la falta
de una inducción o capacitación, por lo que es extremamente necesario implementar
estrategias de uso de la base de datos.
107
3.4. ANÁLISIS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTUAL EN LA COMERCIALIZACIÓN DE MEDICAMENTOS
CONTROLADOS
Mayor al 75% de Aceptabilidad Entre 50% y 75% de Aceptabilidad Entre 25% y 50% de Aceptabilidad Menor al 25% de Aceptabilidad
Cuadro 56: Análisis del sistema de control interno actual en la comercialización de medicamentos controlados
Elaborado por: La Autora
Teconologia e
InformacionCompras
Recurso
HumanosBodega Financiero Ventas
Aplicacion de la misión planteada para el control en la comercialización de medicamentos
controlados
Conocimiento del reglamento de Estufacientes
Funciones y responsabilidades en relación a la comercialización de medicamentos controlados
Conocimiento de aplicaciones informáticas para control en la comercialización de medicamentos
Funciones y responsabilidades en relación al ingreso y salida de medicamentos controlados
Uso ilegal que se puede dar a medicamentos controlados
Procedimiento utilizado para eventos de capacitación para el control de medicamentos controlados
Mecanismos para la evaluación de riesgo a base de indicadores de actividad sospechosa durante la
comercialización de medicamentos controlados
Mecanismos para la evaluación de riesgos a base de indicadores de actividad sospechosa durante la
importación y/o compras locales de medicamentos controlados
Control interno tecnológico informático a la gestión administrativa operativa en la comercialización
de medicamentos controlados
Control interno del comportamiento económico de clientes de medicamentos controlados
Análisis técnico y legal de los proveedores de medicamentos controlados
Recurso Humano adecuado y con experiencia en la prevención de transacciones comerciales con
medicamentos controlados
Procedimientos en la deteccion de irregularidades en transacciones comerciales con medicamentos
controlados
Manejo de una base de datos de clientes con antecedentes de irregularidades en la comerciales con
medicamentos controlados
Uso de base de datos del estado económico de cada funcionario relacionado con la comercialización
de medicamentos controlados
Manejo de una base de datos de la devolución a nivel nacional de medicamentos controlados
Base de datos de los antecedentes del personal relacionados a la comercialización de
medicamentos controlados
Uso de una base de datos de los proveedores de medicamentos controlados que han sido
involucrados en irregularidades en la comercialización de medicamentos controlados
Procedimientos utilizados para la detección de persona no idóneo en la comercialización de
medicamentos controlados
108
ANÁLISIS CAUSA – EFECTO Y NIVEL DE IMPACTO
Respuestas Causa - Efecto Impacto
Desconoce NO SI Condición Causa Efecto Alto Medio Bajo
TECNOLOGÍA E INFORMÁTICA
1. ¿Conoce Ud. Sobre los reglamentos legales sobre la comercialización
de medicamentos controlados? 1 1 7 Conocimientos
Capacitación adecuada al
personal Reportes eficientes al CONSEP
X
2. ¿Se aplica alguna seguridad informática en esta división para el control
en la comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP? 5 1 3 Desconocimiento
Manejo inadecuado del Sistema
informático
Errores en la identificación de
clientes legales X
3. ¿Conoce Ud. Sobre los usos ilegales que se pueden dar a los medicamentos controlados?
5 1 3 Desconocimiento Falta de capacitación al
personal Registro sin ningún análisis de
clientes X
4. ¿Dispone esta división de mecanismos apropiados para la evaluación
de riesgos a base de indicadores de actividad sospechosa durante la
comercialización de medicamentos controlados?
8
1 Desconocimiento Falta de capacitación al
personal Transacciones irregulares X
5. ¿Se realiza un control interno Tecnológico Informático a la gestión
administrativa y operativa de la Empresa Ecuaquímica relacionada con la comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP?
2 2 5 Conocimientos Cumplir con la meta en ventas
de medicamentos controlados
Menor interés en el análisis del
cliente X
6. ¿La División Tecnología de información de Ecuaquímica cuenta con el
recurso humano adecuado y con experiencia en prevención de
transacciones comerciales con medicamentos controlados por el CONSEP?
9 Conocimientos Selección adecuada de personal Disminución del tráfico de
medicamentos controlados X
7. ¿Posee la División Tecnología de información de Ecuaquímica una base
de datos de los clientes que tienen antecedentes de irregularidades en la comercialización de medicamentos controlados a nivel nacional?
6 1 2 Desconocimiento Falta de capacitación al
personal
Errores en la identificación de
clientes legales X
8. ¿Posee la División Tecnología de información de Ecuaquímica una base
de datos de las devoluciones a nivel nacional de los medicamentos controlados?
4 1 4 Desconocimiento Falta de capacitación al
personal
Irregularidad en la
comercialización de medicamentos controlados
X
109
Respuestas Causa - Efecto Impacto
Desconoce NO SI Condición Causa Efecto Alto Medio Bajo
COMPRAS
1. ¿Conoce Ud. Sobre los reglamentos legales sobre la comercialización de medicamentos controlados?
1 2 10 Conocimientos capacitación adecuada
al personal
El cumplimiento de los
reglamentos legales en la comercialización de
medicamentos controlados
X
2. ¿Conoce Ud. Sobre los usos ilegales que se pueden dar a los medicamentos controlados?
7 3 3 Desconocimiento Falta de capacitación
al personal Ventas ilegales de
medicamentos controlados X
3. ¿Dispone esta división de mecanismos apropiados para la evaluación de
riesgos a base de indicadores de actividad sospechosa durante la importación y/o compras locales de medicamentos controlados?
10
3 Desconocimiento Falta de capacitación
al personal
Desvío y tráfico de
medicamentos controlados X
4. ¿Se realiza periódicamente por parte de esta división un análisis técnico
y legal de los proveedores de medicamentos controlados por el CONSEP? 12
1 Desconocimiento
Falta de capacitación
al personal
Desvío y tráfico de
medicamentos controlados X
5. ¿La división de compras de Ecuaquímica cuenta con el recurso humano
adecuado y con experiencia en prevención de transacciones comerciales
con medicamentos controlados por el CONSEP?
1 12 Conocimientos capacitación adecuada
al personal
Importaciones y compras locales
legales de medicamentos
controlados
X
6. ¿Posee esta división de Ecuaquímica una base de datos de los
proveedores de medicamentos controlados que han sido involucrados en irregularidades en la comercialización de medicamentos controlados?
6 7
Desconocimiento
Falta de una base de datos de
proveedores de medicamentos controlados
Importaciones y compras locales
irregulares de medicamentos controlados
X
110
Respuestas Causa - Efecto Impacto
Desconoce NO SI Condición Causa Efecto Alto Medio Bajo
RECURSOS HUMANOS
1. ¿Se aplica en esta división, la misión planteada en la empresa
Ecuaquímica para el control en la comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP?
6 Conocimientos Selección de personal idóneo
Buen desenvolvimiento del
personal x
2. ¿Conoce Ud. Sobre los reglamentos legales sobre la comercialización
de medicamentos controlados? 1 2 3 Conocimientos
capacitación adecuada al
personal
Personal preventivo en el desvío y tráfico de medicamentos
controlados
x
3. ¿Están claramente definidas y escritas las funciones y responsabilidades
del personal en relación a la comercialización de medicamentos controlados? 5 1
Desconocimiento
Falta de organización para el
cumplimiento en las funciones
asignadas sobre la comercialización de
medicamentos controlados
Incumplimiento en las funciones asignadas sobre la
comercialización de
medicamentos controlados
x
4. ¿Conoce Ud. Sobre los usos ilegales que se pueden dar a los medicamentos controlados?
4 2
Desconocimiento Falta de capacitación al personal
Debilidad en los procedimientos
legales de la comercialización de
medicamentos controlados
x
5. ¿Dispone esta división de mecanismos apropiados para la evaluación del
talento humano relacionado con riesgos durante la comercialización de medicamentos controlados?
6
Desconocimiento Falta de capacitación al personal
Personal vulnerable para el
tráfico y desvío de medicamentos controlados
x
6. ¿Se realiza un control interno continuo a la gestión administrativa y
operativa de la empresa Ecuaquímica relacionada con la comercialización
de medicamentos controlados por el CONSEP?
3 2 1 Desconocimiento
Falta de un análisis a la gestión
administrativa y operativa de la
empresa
Personal inexperto x
7. ¿ Posee esta unidad una base de datos de los antecedentes personales de
cada funcionario relacionado con la comercialización de medicamentos
controlados?
5 1
Desconocimiento Falta de una base de datos
adecuada Selección de personal
inadecuado x
111
Respuestas Causa - Efecto Impacto
Desconoce NO SI Condición Causa Efecto Alto Medio Bajo
BODEGA
1. ¿Se aplica en esta división, la misión planteada en la empresa
Ecuaquímica para el control en la comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP?
11 Conocimientos Personal capacitado
Buen control en el ingreso y
salida de medicamentos controlados
x
2. ¿Conoce Ud. Sobre los reglamentos legales sobre la comercialización
de medicamentos controlados? 11 Conocimientos Personal capacitado
Prevención en el ingreso y salida
de medicamentos controlados x
3. ¿Están claramente definidas y escritas las funciones y responsabilidades
del personal en relación al ingreso y salida de medicamentos controlados? 11 Conocimientos Personal adecuado
Registro adecuado de ingresos y
salidas de medicamentos controlados
x
4. ¿Conoce Ud. Sobre los usos ilegales que se pueden dar a los
medicamentos controlados? 11 Conocimientos Personal capacitado
Prevención de ingresos y salidas de medicamentos controlados
ilegales
x
5. ¿Dispone esta división de mecanismos apropiados para la evaluación de riesgos a base de indicadores de actividad sospechosa durante el ingreso y
salida de los medicamentos controlados?
11 Conocimientos Personal capacitado Ingresos y salidas eficientes de
medicamentos controlados x
6. ¿Se realiza un control interno continuo a la gestión administrativa y
operativa de la empresa Ecuaquímica relacionada con la comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP?
11 Conocimientos control interno eficiente
Adecuada organización de las
bodegas x
7.¿Esta división cuenta con el recurso humano adecuado y con experiencia
en prevención de transacciones comerciales con medicamentos controlados por el CONSEP?
11 Conocimientos Selección adecuada del personal
Disminución de riesgos en la
entrada y salida de medicamentos controlados
x
8. ¿Posee esta división una base de datos de los clientes que han tratado de
adquirir medicamentos controlados de forma sospechosa? 1 10
Desconocimiento
Falta de implementación de una
base de datos
ingresos y salidas irregulares de
medicamentos controlados x
112
Respuestas Causa - Efecto Impacto
Desconoce NO SI Condición Causa Efecto Alto Medio Bajo
FINANCIERO
1. ¿Se aplica en esta división, la misión planteada en la empresa
Ecuaquímica para el control en la comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP?
2
6 Conocimientos Personal capacitado
Eficiencia en las transacciones
contables de medicamentos controlados
x
2. ¿Conoce Ud. Sobre los reglamentos legales sobre la comercialización
de medicamentos controlados? 5 3 Desconocimiento Falta de capacitación al personal
No detección de transacciones contables ilegales de
medicamentos controlados
x
3. ¿Están claramente definidas y escritas las funciones y responsabilidades
del personal en relación a los ingresos de valores por las ventas de
medicamentos controlados?
7
1 Desconocimiento Falta de asignación de funciones
y responsabilidades Irregularidad en las
transacciones contables x
4. ¿Conoce Ud. Sobre los usos ilegales que se pueden dar a los
medicamentos controlados? 2 1 5 Conocimientos
Capacitación adecuada al
personal financiero Transacciones contables lícitas
x
5. ¿Dispone esta división de mecanismos apropiados para la evaluación de riesgos a base de indicadores de actividad sospechosa durante los ingresos de
valores por concepto de las ventas de medicamentos controlados?
6 2
Desconocimiento Falta de capacitación al personal Vulnerabilidad en las
transacciones contables con
medicamentos controlados
x
6. ¿Se realiza en esta división un control interno continuo del comportamiento económico de los clientes de medicamentos controlados?
2 6
Desconocimiento Falta de un análisis económico
al cliente
ingreso de valores ilícitos por la
comercialización de
medicamentos controlados
x
7.¿Esta división cuenta con el recurso humano adecuado y con experiencia
en prevención de transacciones comerciales con medicamentos controlados por el CONSEP?
7 1 Desconocimiento Falta de capacitación al personal
aceptación de transacciones
ilícitas con medicamentos controlados
x
8. ¿Posee esta división una base de datos de los clientes que han efectuado
pagos o transacciones irregulares al adquirir medicamentos controlados? 5 2 1 Desconocimiento
Falta de la implementación
de una base de datos eficiente Transacciones contables ilícitas
x
9. ¿ Posee esta división una base de datos del estado económico de cada
funcionario relacionado con la comercialización de medicamentos controlados?
5 2 1 Desconocimiento Falta de la implementación
de una base de datos eficiente
Vulnerabilidad para realizar
transacciones contables ilegales
x
113
Respuestas Causa - Efecto Impacto
Desconoce NO SI Condición Causa Efecto Alto Medio Bajo
VENTAS
1. ¿Se aplica en esta división, la misión planteada en la empresa
Ecuaquímica para el control en la comercialización de medicamentos controlados por el CONSEP?
3 9 Conocimientos Capacitación eficiente al
personal
Eficiencia en venta de
medicamentos controlados X
2. ¿Conoce Ud. Sobre los reglamentos legales sobre la comercialización
de medicamentos controlados? 12 Conocimientos
Capacitación eficiente al
personal Ventas legales X
3. ¿Están claramente definidas y escritas las funciones y responsabilidades
del personal en relación a las ventas de los medicamentos controlados? 1 11 Conocimientos
Distribución adecuada de
funciones y responsabilidades Ventas eficientes y legales X
4. ¿Conoce Ud. Sobre los usos ilegales que se pueden dar a los
medicamentos controlados? 1 11 Conocimientos
Capacitación eficiente al
personal Ventas lícitas y preventivas X
5. ¿Dispone esta división de mecanismos apropiados para la evaluación de riesgos a base de indicadores de actividad sospechosa durante las ventas de
medicamentos controlados?
1 11 Conocimientos Capacitación eficiente al
personal Ventas lícitas X
6. ¿Se realiza en esta división un control interno continuo a la gestión
administrativa y operativa de los funcionarios relacionados con las ventas de medicamentos controlados por el CONSEP?
4 1 7 Conocimientos Control continuo y eficiente Ventas lícitas X
7.¿Esta división cuenta con el recurso humano adecuado y con experiencia
en prevención de transacciones comerciales con medicamentos controlados
por el CONSEP?
1 3 8 Conocimientos selección de personal calificado Ventas lícitas X
8. ¿ Posee esta división una base de datos de los clientes que han tratado de
adquirir medicamentos controlados de forma sospechosa? 1 11 Conocimientos
Existencia d una base de datos
básica de los clientes
Control vulnerable de los
clientes X
9. ¿ Posee esta división una base de datos de los clientes que han devuelto medicamentos controlados cualquiera sea su causa?
1 11 Conocimientos Existencia d una base de datos
básica de los clientes Control vulnerable en las
devoluciones X
Cuadro 57: Análisis Causa – Efecto y Nivel de Impacto
Elaborado por: La Autora
114
CAPÍTULO IV
4. PROPUESTA
En base al estudio realizado para la empresa ECUAQUIMICA, que se dedica a la
comercialización de medicamentos y a los estudios realizados en el que se determina la
obligación en el control de la venta de substancias controladas, así como también en los
resultados obtenidos en la encuesta en el que se define como principales causas la falta de:
capacitación en el personal, implementación de una base de datos, organización para el
cumplimiento en las funciones asignadas sobre la comercialización, y un análisis de la
gestión administrativa y operativa de la empresa; se desarrolla la siguiente propuesta que
permita un mejor manejo el control de comercialización de sustancias controladas.
4.1. OBJETIVOS
4.1.1. Objetivos General
Disminuir los riesgos de control interno en el manejo de medicamentos controlados
en las diferentes áreas de la empresa ECUAQUÍMICA.
4.1.2. Objetivos Específicos
Proponer estrategias de mejoramiento que mitiguen los riesgos dentro del
sistema de control interno en la comercialización de medicamentos controlados
en la empresa ECUAQUÍMICA.
Generar políticas internas de manejo en la comercialización de medicamentos
controlados.
Elaborar un sistema que permita integrar de forma permanente la gestión de las
áreas tecnológica, adquisiciones, recurso humano, bodega, financiero y ventas,
en relación a la comercialización de medicamentos controlados.
Establecer mecanismos de capacitación continua en el manejo de sustancias
controladas.
115
4.2. ESTRATEGIAS
El análisis del sistema de control interno actual en la comercialización de
medicamentos controlados refleja que existe desconocimiento del reglamento de
estupefacientes en las áreas financiera y de recursos humanos por lo que se
propone la creación de un sistema de capacitación destinado de manera
específica los mencionados departamentos. Dentro de esta estrategia se requiere
además especificar las funciones y responsabilidades en relación a la
comercialización de medicamentos controlados de los empleados de estas áreas
ya que estos no están especificados. Así también se requiere capacitar a las áreas
de tecnología e información y compras en cuanto al uso ilegal que se puede dar a
medicamentos controlados las leyes vigentes.
Los empleados de las áreas tecnológica, compras y recursos humanos
desconocen cuál es el procedimiento utilizado para eventos de capacitación para
el control de medicamentos controlados por lo que es importante capacitarlos al
respecto.
Con excepción del área de ventas los empleados de las diferentes áreas de
ECUAQUIMICA desconocen los mecanismos para la evaluación de riesgo a
base de indicadores de actividad sospechosa durante la comercialización de
medicamentos controlados por lo que es importante generar formularios de
control para las diferentes áreas que faciliten la evaluación.
El departamento de recursos humanos y compras no forman parte del sistema
tecnológico e informático de control interno para el manejo de medicamentos
controlados por lo que es importante modificar el sistema informático para que
estos departamentos sean incluidos y se maneje una gestión global.
116
El departamento financiero afirma que no existe un control interno del
comportamiento económico de los clientes de medicamentos controlados, por lo
que es importante crear una base de datos que permita la administración de las
tendencias de consumo para registrar actividad sospechosa.
El área de compras desconoce los procedimientos en la detección de
irregularidades en transacciones comerciales con medicamentos controlados por
los que es importante capacitar al personal para que realicen un seguimiento de
los requerimientos de inventario para ventas y reporten irregularidades frente a
actividad sospechosa relacionada con la adquisición de productos con mayor
frecuencia a la habitual.
Tecnología y bodega consideran inadecuado el manejo de la base de datos de
clientes con antecedentes de irregularidades en la comercialización con
medicamentos controlados, por lo que es importante aumentar las capacidades
de los sistemas informáticos y realizar seguimiento continuo.
Así también es importante mejorar la base de datos en lo relativo al manejo de
las devoluciones medicamentos controlados, ya que el departamento tecnológico
expresó que considera que hay falencias en el proceso de registro.
Recursos humanos indicó que los procedimientos utilizados para la selección de
personal y la detección de persona no idóneo en la comercialización de
medicamentos controlados no son adecuados, por lo que se requiere generar
políticas de contratación que incluyan exámenes de drogas, test psicológicos y
revisión de antecedentes de uso de estupefacientes.
117
Política Estrategia Área Afectadas Contenidos
Obligatoriedad en el conocimiento del
reglamento de medicamentos
controlados
Capacitar del personal en relación a
la comercialización de
medicamentos controlados
Financiera Reglamento Interno
Recursos Humanos Uso ilegal que se puede dar a las sustancias controladas
Tecnología e información Legislación Nacional
Compras Funciones y Responsabilidades del personal
Las demás áreas dando
prioridad a las anteriores Uso de formularios de evaluación de riesgos
Control continuo en el manejo de
medicamentos controlados
Crear formularios de control para la
evaluación de riesgos (ver anexo 2) Todas las Áreas
Constancia de Visitas a las instalaciones del cliente
Registro de Firmas autorizadas para emitir órdenes de
compra de productos controlados a ECUAQUÍMICA
Clientes Distribuidores de medicamentos controlados por
ECUAQUÍMICA
Declaración del cliente de uso(s) específico(s) de
medicamentos controlados
Administración Adecuada del Sistema
Informático para el control de la
comercialización de estupefacientes
Modificar el sistema informático Todas las Áreas
Integrar a todas las áreas dentro de una base de datos que
realice una gestión global de control de comercialización
de medicamentos controlados
Generar aplicaciones que permitan la administración de las
tendencias de consumo para registrar actividad
sospechosa.
Incluir un sistema de registro de clientes con antecedentes
en la base de datos
Mejorar el sistema informático de registro y control de
manejo de devoluciones
Contratar personal idóneo para la
comercialización de medicamentos
controlados
Mejorar los procesos de selección
de personal y detección de persona
no idónea para la venta de
medicamentos controlados
Recursos Humanos
Prueba para detección de drogas (Examen toxicológico)
Test Psicológicos
Revisión de antecedentes de uso de estupefacientes
Cuadro 58: Sistematización de la Propuesta
Elaborado por: La Autora
118
4.3. POLÍTICAS ORGANIZACIONALES
A las políticas organizacionales existentes se aplicaran las siguientes
modificaciones con el fin de mejorar los sistemas de control en la comercialización de
sustancias controladas.
Todo el personal que tenga relación directa con el manejo y comercialización con
medicamentos controlados tendrá la obligatoriedad de adquirir los conocimientos del
reglamento de medicamentos controlados
Todas las áreas estarán obligadas a cumplir con los procesos de control continuo en el
manejo de medicamentos controlados
Es obligación de todo el personal el manejo adecuado de los sistemas de manejo de
medicamentos controlados, administrados adecuadamente por el Sistema Informático
para el control de la comercialización de estupefacientes
Todo el personal nuevo deberá cumplir con los procesos de contratación de personal
idóneo para la comercialización de medicamentos controlados.
4.4. IMPLEMENTACIÓN
4.4.1. Programa de capacitación integral del personal sobre el uso de medicamentos
controlados
Curso: Legislación y reglamentos en el manejo de medicamentos controlados
Alcance:
Financiera
Recursos Humanos
Tecnología e información
Compras
Las demás áreas dando prioridad a las anteriores
119
Contenido:
Reglamento Interno
Uso ilegal que se puede dar a las sustancias controladas
Legislación Nacional
Funciones y Responsabilidades del personal
Uso de formularios de evaluación de riesgos
Con esta capacitación se logrará fortalecer el control y manejo adecuado de
los medicamentos controlados así como también difundir los usos ilícitos
que pueden ser dados a este tipo de medicamentos y evitar el cometimiento
de delitos comunes en general, a través del tráfico y desvío de los mismos.
Duración:60 horas
Costo para la Empresa:$360 dólares por participante
4.4.2. Formularios de control para la evaluación de riesgos (Ver Anexo 2)
Constancia de Visitas a las instalaciones del cliente
Este formulario será utilizado por personal calificado del departamento de ventas de
Ecuaquímica para obtener información calificada de cada uno de los clientes que
adquieren medicamentos controlados.
Esta información calificada nos proporcionará una visión clara del tipo de cliente y su
objeto social y poder determinar si el cliente cumple con las actividades lícitas de
acuerdo a lo establecido por el CONSEP.
Registro de Firmas autorizadas para emitir órdenes de compra de productos
controlados a Ecuaquímica
Este formulario será utilizado por personal calificado del departamento de ventas de
Ecuaquímica con la finalidad de establecer si la persona que ha realizado la orden de
120
compra es la autorizada y el documento es real y confiable, es decir que la persona
autorizada para realizar la compra de los medicamentos controlados debe estar
registrada en el Sistema informático de Ecuaquímica al cual tendrá acceso el
departamento de ventas y así evitar que otra persona realice órdenes de compra con
fines ilícitos.
Clientes Distribuidores de medicamentos controlados por Ecuaquímica
Este formulario será utilizado por personal calificado del departamento de ventas para
dejar constancia que los clientes distribuidores han sido informados de los usos lícitos
e ilícitos de los medicamentos controlados que distribuye Ecuaquímica.
Declaración del Cliente de uso(s) específico(s) de los medicamentos controlados
Este formulario será utilizado para garantizar que los medicamentos controlados que
distribuye Ecuaquímica no hayan sido alterados ni falsificados previo despacho de los
demás distribuidores, es decir que con esto la empresa se asegura que los
medicamentos controlados lleguen a su cliente sin alteración alguna de acuerdo a los
datos registrados en este formulario, así como también evitar el tráfico y usos ilícitos
de estos medicamentos mediante el control de las cantidades solicitadas por cada
cliente.
4.4.3. Modificar el sistema informático
Con el fin de mejorar el sistema informático de la empresa se contratará a la
empresa Solution System, misma que por el valor de $17,000 dólares desarrollar un
sistema que será propiedad de la empresa ECUAQUIMICA y cumpla con los siguientes
requisitos:
Integrar a todas las áreas dentro de una base de datos que realice una gestión global de
control de comercialización de medicamentos controlados, mediante la generación de
códigos únicos de identificación del cliente y usuario que establezca una relación
121
comercial que permita establecer tendencias, con el fin de estimar la frecuencia de
compra y posibles anomalías que se puedan dar en los procesos de comercialización
con consumos no habituales tanto en cantidad promedio como tiempos de compra.
Generar aplicaciones que permitan la administración de las tendencias de consumo
para registrar actividad sospechosa, mismas que pueden ser en programas de
estadística, o mediante aplicaciones propias generadas por programación de
requerimientos por gerencia y sistemas de control, misma que permita analizar
visualmente cualquier cambio de hábitos en el comprador.
Incluir un sistema de registro de clientes con antecedentes en la base de datos, en el
cual se puede verificar datos comerciales del cliente, como RUC, nombre comercial,
datos de ubicación y procesos de compra, con el fin de establecer un mecanismo de
administración del cliente que permita tener los datos reales que puedan ser
confirmados en instituciones públicas.
Mejorar el sistema informático de registro y control de manejo de devoluciones,
mediante la codificación de todos los productos salientes y entrantes por devolución
que identifiquen al cliente, vendedor y persona encargada de la recepción para
comprobación de cantidades y productos devueltos según facturación de venta, con el
fin de establecer el manejo adecuado de los productos y controlar que la mercancía
devuelta cumpla con la información correspondiente a los productos vendidos según
factura y así evitar el tráfico y desvío de los medicamentos controlados.
4.4.4. Selección de personal idóneo para la venta de medicamentos controlados
Requisitos:
Con el fin de llevar a cabo la selección idónea de personal se contará con un
paquete que incluya:
Prueba para detección de drogas (Examen toxicológico)
122
Test Psicológicos
La institución encargada de los análisis será la Universidad San Francisco de Quito
a un costo de $80 dólares por persona.
La revisión de antecedentes de los nuevos empleados en el uso de estupefacientes
será realizara por el departamento de Recursos Humanos mediante la utilización de la
página web de la Policía Nacional.
Los aspirantes a ingresar deberán cumplir con el análisis previo del área de Recursos
Humanos, y entregar la documentación siguiente:
Copia del certificado de estudios
Curricular vitae
Conocimientos técnicos del puesto
Experiencia laboral
Selección:
Los aspirantes deberán desarrollar la entrevista con el responsable del área de
Recursos
Humanos
Aplicar la prueba de conocimientos
Se Seleccionará a los candidatos con mejor puntaje
Todo candidato deberá realizar el análisis psicológico, evaluación médica,
evaluación técnica
Todo candidato deberá contar con dos cartas de recomendación
Todo aspirante deberá entregar el certificado de antecedentes penales
123
4.5. PROCESOS DE TRANSACCIONES COMERCIALES DE MEDICAMENTOS
Gráfico 43: Flujo de Proceso Propuesto
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
124
Gráfico 44: División de Recursos Humanos y Selección de Personal
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
125
Gráfico 45: División de Recursos Humanos y Selección de Personal (Integrado)
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
126
Gráfico 46: División de Recursos Humanos y Selección de Personal
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
127
Gráfico 47: División de Recursos Humanos y Selección de Personal, Calificación del Personal Idóneo
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
128
Gráfico 48: División de Recursos Humanos y Selección de Personal, Registro del Personal Calificado
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
129
Gráfico 49: División de Recursos Humanos y Selección de Personal, Descripción y Análisis de Puestos
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
130
Gráfico 50: División de Recursos Humanos y Selección de Personal, Evaluación de Desempeño
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autor
131
Gráfico 51: División de Recursos Humanos y Selección de Personal, Capacitación de Personal
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
133
Gráfico 53: División de Compras y Adquisiciones (Integrado)
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
135
Gráfico 55: División de Compras Adquisiciones, Verificar Datos del Proveedor
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
136
Gráfico 56: División de Compras Adquisiciones, Registro de Compras
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
137
Gráfico 57: División de Compras Adquisiciones, Factura
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
138
Gráfico 58: División de Compras Adquisiciones, Elaboración de Informe
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
139
Gráfico 59: División de Compras y Adquisiciones, Compras y Devoluciones
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
140
Gráfico 60: División de Compras Adquisiciones, Ingreso a Bodega
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
141
Gráfico 61: División de Compras Adquisiciones, Aprobación
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
142
Gráfico 62: División de Compras Adquisiciones, Devolución
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
143
Gráfico 63: División de Compras Adquisiciones, Clasificación y Almacenamiento
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
144
Gráfico 64: División de Compras Adquisiciones, Registro Físico y Automático
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
145
Gráfico 65: División de Compras Adquisiciones, Despacho Autorizado
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
146
Gráfico 66: División de Compras Adquisiciones, Elaboración de Informe
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
147
Gráfico 67: División de Tecnología e Informática Verificación de Datos
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
148
Gráfico 68: División de Tecnología e Informática Verificación de Datos (Integrado)
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
149
Gráfico 69: División de Tecnología e Informática Verificación de Datos, Análisis de Información de Clientes
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
150
Gráfico 70: División de Tecnología e Informática Verificación de Datos, Registro de Transacciones
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
151
Gráfico 71: División de Tecnología e Informática Verificación de Datos, Realización de Reportes
Fuente: EQUAQUIMICA
Elaborado por: La Autora
153
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. CONCLUSIONES
Esta tesis no tiene como objetivo reducir costos para la empresa, sino salvaguardar a la
empresa y a sus altos mandos, gerentes, directores y personal en general, evitando el
tráfico de medicamentos controlados, al impedir que la empresa se vea envuelta en
escándalos, multas y sanciones,
Como es de conocimiento público a nivel nacional e internacional, el delito de tráfico
de medicamentos controlados cubre un espectro delictivo que abarca varios niveles
criminales como es el narcotráfico, corrupción administrativa, etc., los mismos que
generan grandes cantidades de dinero ilícito que pretenden ser incrementados
aprovechando las coyunturas legales, financieras u organizacionales que presenta
nuestro país al no difundir con mayor énfasis este tipo de delito.
La empresa ECUAQUIMICA es una empresa Multinacional con varios objetos
sociales, uno de los cuales corresponde a la Comercialización de medicamentos
controlados e insumo.
Los procedimientos utilizados en el control interno al comercializar medicamentos
controlados no es suficiente, considerando que las organizaciones delictivas se
ingenian cada día para aplicar nuevos métodos de tráfico y así logar sus objetivos.
La Empresa ECUAQUIMICA no dispone de un equipo técnico externo de análisis y
verificación física de los clientes de medicamentos controlados.
Se han encontrado brechas de conocimientos en las áreas no relacionadas directamente
con la comercialización de medicamentos controlados que afectan los sistemas de
control interno.
154
La empresa no cuenta con una base de datos eficiente que integre todas las áreas de
gestión para estimar indicadores de actividad delictiva.
El departamento de Recursos Humanos requiere de herramientas que faciliten la
identificación de personal idóneo sin antecedentes en el uso de sustancias controladas.
5.2. RECOMENDACIONES
Desarrollar programas de comunicación entre los empleados y clientes para difundir
los delitos establecidos por el tráfico de medicamentos controlados, y mitigar posibles
contravenciones a la ley por ECUAQIMICA, sus empleados y clientes.
Continuar vendiendo productos controlados, con sistemas de control que mitiguen el
riesgo del mal manejo de estos medicamentos.
Implementar los planes de acción propuestos en la presente tesis con el fin de
establecer un sistema de control interno eficiente para la comercialización de
medicamentos controlados.
Conformar un equipo técnico para el análisis y verificación física de los clientes de
medicamentos controlados.
Generar los sistemas de capacitación continua necesarios para disminuir las brechas de
conocimiento en las áreas no relacionadas directamente con la comercialización de
medicamentos controlados que afectan los sistemas de control interno.
Elaborar una base de datos eficiente que integre todas las áreas de gestión para estimar
indicadores de actividad delictiva.
Proporcionar herramientas que faciliten la identificación de personal idóneo sin
antecedentes en el uso de sustancias controladas al departamento de Recursos
Humanos.
155
Conservar el sistema y la base de datos actualizada con el fin de poseer un adecuado
control sobre la comercialización y manejo de medicamentos controlados.
156
BIBLIOGRAFÍA
Chiavenato, I. (2003).Gestion Del Talento Humano. Editorial Nomos S.A. Colombia.
Certo & Samuel, C. (2001). Administración Moderna. Octava Edición. Colombia.
Robbins, S. & Coulter M. (2005).Administración. Octava Edición. Pearson Educación.
México.
Goodstein, L; Nolan, T &Pfeiffer, . (2001). Planificación Estrategica Aplicada. Editorial
Mc Graw Hill. Colombia.
Vasquez, V. (2002). Organización y Sistemas. Segunda Edición, Gráficos Vásquez,
Quito.
Estévez, E. (2007).Gestión Por Procesos.Presentación Power Point.
Jame, H. (1995). Mejoramiento de Procesos. Primera Edición; Editorial Mc Graw Hill;
Bogotá: Colombia; 1995.
Moreno, G. (2007). Compendio De Planificacion Estrategica. Presentación Power Point
Ministerio de Economía y Finanzas. (2004). Guía Conceptual Manual De Procesos.
Quito.
Universidad Veracruzana. (2003). Manual de Documentación de Procesos. México.
Código de Procedimiento Penal. (2008). Registro Oficial No. S-360.
157
ANEXOS
Anexo 1: Evaluación de Riesgos
EVALUACION DE RIESGOS: ejemplos de indicadores de actividad “sospechosa”
en la comercialización de medicamentos controlados.
Los organismos de control y la industria farmacéutica son socios que colaboran en
la implantación y aplicación del código de práctica voluntario. Aunque la evaluación de
riesgos en el caso de las distintas remesas y ventas de medicamentos controlados se
realizará normalmente a nivel de la empresa, la determinación de las tendencias y pautas
nacionales por el CONSEP encargado de elaborar y aplicar el control dependerá en gran
medida de la información global suministrada por la industria.
Para verificar la buena fe de un posible cliente de medicamentos controlados, la
empresa debe recibir de él cierta información. Ésta sirve para definir la identidad de la
persona o entidad empresarial y también para determinar el uso final del medicamento
controlado que se va a adquirir. Como un medio para reunir esa información, se debe
preparar una declaración de usuario final en que se consigne información detallada sobre la
identidad de la persona o empresa que trata de comprar estos medicamentos controlados o
el equipo, los pormenores financieros de la transacción, el uso previsto del medicamento y
una descripción detallada de estos.
El suministro de la información prevista en la declaración de usuario final no
garantiza el carácter no sospechoso de una transacción. Los encargados dela operación
deben aplicar sus conocimientos y su experiencia comerciales para evaluar la validez. De
manera análoga, no se debe depender exclusivamente de sistemas informáticos como
indicadores de actividad sospechosa.
A fin de preparar al personal de una empresa para el trabajo con arreglo a un código
de práctica es fundamental impartirle directrices acerca de la posible actividad sospechosa
158
de los clientes en perspectiva o ciertos. Se deben notificar al coordinador en materia de
medicamentos los siguientes indicadores de actividad sospechosa que se hayan observado:
El cliente o la entidad empresarial que la persona afirma representar son
desconocidos para la empresa.
El cliente no tiene un historial bien definido de operaciones comerciales con otras
empresas de suministro de medicamentos controlados (este punto puede verificarse
mediante la comunicación con otra empresa distribuidora de medicamentos).
El cliente no está dispuesto a abrir una cuenta ni someterse a la verificación de su
situación crediticia o a otros procedimientos de principio previstos por la empresa en lo
relativo a cuentas nuevas.
El cliente no está en condiciones de presentar documentación de referencia de
bancos o instituciones financieras para establecer la legitimidad y antigüedad de la entidad
empresarial.
El cliente desea realizar únicamente operaciones en efectivo.
La entidad empresarial que el cliente afirma representar se ha fundado hace sólo
poco tiempo. No está registrada, no figura en la guía de teléfonos ni tiene asociación con
una identidad basada en una página web.
La documentación presentada no es de tipo convincente (por ejemplo, a juzgar por
el membrete). No se ha presentado tarjeta de negocios ni credenciales de identificación con
fotografía expedidas por la empresa.
El cliente no parece tener un conocimiento satisfactorio de la actividad comercial
para la que supuestamente se van a adquirir los medicamentos controlados.
El cliente afirma actuar como agente o intermediario de un tercero.
El cliente parece desconocer las prácticas empresariales normales y los plazos
propios del suministro de una remesa, o da muestras de premura injustificada.
159
El cliente se muestra inusitadamente nervioso o se comporta de manera que levanta
sospechas.
Su forma de entablar contacto es poco usual; por ejemplo, no anuncia sus visitas, da
ocasiones de contacto únicamente por teléfono móvil y sólo dice su nombre de pila.
El cliente desea recibir personalmente la remesa de medicamentos controlados
La remesa se debe entregar en un local que no es el de una empresa, una residencia
particular o un lugar público.
El cliente ofrece pagar un precio francamente superior al precio ordinario de venta
del producto (medicamentos controlados).
El medicamento controlado pedido no corresponde al carácter de la empresa que el
cliente afirma representar.
El medicamento controlado pedido no concuerda con la finalidad consignada en la
declaración de usuario final.
La lista de medicamentos controlados pedidos contiene más de uno de los
medicamentos que figuran en la lista de controlados o sujetos a fiscalización.
El pedido es para un cliente antiguo, pero las instrucciones de entrega difieren de
las pautas establecidas (por ejemplo, la remesa de medicamentos debe enviarse a una
determinada persona desconocida para la empresa).
Se solicita que el pedido se etiquete o embale de manera inhabitual o engañosa, a
fin de ocultar la verdadera naturaleza del contenido.
Los indicadores de comportamiento sospechoso no deben limitarse a los señalados.
Se debe dar instrucciones a los empleados de la empresa para que notifiquen inmediata y
directamente al coordinador en materia de medicamentos controlados.
Fuente: (Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas, 2013)
160
Anexo 2: Formularios
FORMULARIO 1: CONSTANCIA DE VISITAS A LAS INSTALACIONES DEL
CLIENTE
Fecha de Elaboración:
I DATOS DEL CLIENTE
Nombre: _______________________________________________________________
Nro. RUC: ___________________
Dirección: ____________________________________________________________
Teléfonos: ___________________
Correo Electrónico: ____________________________________________
Medicamentos Controlados Y Cantidad Estimada Mensual Que Comercializa
_________________________________________________________________________
Actividad Comercial (Medicamentos Controlados Y/O Precursores):
_________________________________________________________________________
Dirección De Entrega De Productos:
____________________________________________
II DATOS DEL REPRESENTANTE LEGAL:
Nombre:_________________________________ Nro. De Cédula OPasaporte:_________
Teléfonos: ___________________ Fax:________________________________________
Correo Electrónico: ________________________________________________________
FORMULARIO PARA VENTA DE MEDICAMENTOS
CONTROLADOS
FECHA:
VERSION:
161
III DATOS DE LA VISITA:
Nombre de los representantes de ECUAQUÍMICA que efectuaron la visita:
_________________________________________________________________________
Nombre de la persona que atendió a la visita:
_____________________________________
Cargo: ______________________________ Teléfono: ____________________________
Correo electrónico: _________________________________________________________
IV REGISTRO Y/O AUTORIZACIOÒN DEL MANEJO DE SUSTANCIAS
CONTROLADAS:
Organismo que emite el Registro: ____________________________________________
Nro. _______________________ Fecha de emisión: ______________________________
Fecha de vencimiento: ______________________________________________________
________________________________________________________________________
_______________________________ _______________________________
Firma representante de la empresa Firma funcionario a cargo de la visita
_________________________________
Firma gerente responsable
El (los) arriba firmantes en representación de ECUAQUÌMICA, por medio de la
presente hacemos constar que hemos visitado las instalaciones del cliente, constatando que
las mismas justifican que el uso que se dará a los MEDICAMENTOS CONTROLADOS
será lícito y que la infraestructura existente demuestra que las cantidades de
MEDICAMENTOS solicitados se ajustan a su capacidad de comercialización.
Elaborado por: (Atapuma, 2013)
162
FORMULARIO 2: REGISTRO DE FIRMAS AUTORIZADAS PARA EMITIR
ORDENES DE COMPRA DE PRODUCTOS CONTROLADOS A ECUAQUÌMICA
(Para uso exclusivo de ECUAQUÌMICA)
Fecha de Elaboración: _____________________
Nombre del cliente: ________________________
Nombre de la persona autorizada: _____________
Cargo: ___________________________________________________________________
Nro. De Cédula o pasaporte: ________________________FAX:_____________________
Correo electrónico: _________________________________________________________
_____________________________ _____________________________
Firma del representante legal Firma del funcionario Autorizado
Para emitir órdenes de compra Firma del representante legal Firma del funcionario que
efectuó la visita. Por medio de la presente se hace constar que he recibido la visita de
funcionario(s) de ECUAQUÌMICA, quien(es) me han indicado que los medicamentos
controlados suministrados por ellos pueden ser utilizadas como materias primas en la
producción de drogas ilegales, por lo que asumimos toda la responsabilidad por la
comercialización de los mismos, comprometiéndonos a asegurar que los medicamentos
controlados no serán desviadas hacia el uso ni a la producción ilícita de sustancias
estupefacientes y/o psicotrópicas y que los mismos serán destinadas a clientes usuarios
finales de las mismas, quienes garanticen que los medicamentos controlados no serán
vendidos, cedidos y/o traspasados a terceros, igualmente se hace constar que se nos ha
recomendado implementar normas que permitan conocer al cliente e identificar
operaciones sospechosas.
Elaborado por: (Atapuma, 2013)
163
FORMULARIO 3: CLIENTES DISTRIBUIDORES DE MEDICAMENTOS
CONTROLADOS POR ECUAQUÌMICA
Fecha de Elaboración: __________________________
Nombre del cliente:
_________________________________________________________
Nro. RUC. __________________
Nombre del representante legal: _______________________________________________
Nro. De Cédula o pasaporte:
__________________________________________________
Teléfonos: _____________________________ Fax:_______________________________
Correo electrónico: _________________________________________________________
Elaborado por: (Atapuma, 2013)
164
FORMULARIO 4: DECLARACIÒN DE CLIENTE DE USO(S)
ESPECÌFICO(S) DE LOS MEDICAMENTOS CONTROLADOS
Nombre:___________________________________________________________
Dirección : _________________________________________________________
Registro y/o autorización del manejo y comercialización de medicamentos
controlados
Organismo que emite el Registro: _______________________________________
Nro. ____________________ Fecha de expedición:_________________________
Válido hasta: _______________________________________________________
Descripción de los medicamentos controlados:
__________________________________________________________________
Nombre Genérico y comercial__________________________________________
Presentacion:_______________________________________________________
El medicamento se comercializara para: __________________________________
__________________________________________________________________
Cantidad de compra promedio anual: ____________________________________
Certifico/ Certificamos que el mencionado medicamento se venderá o
entregará a cualquier otro cliente si este realiza una declaración similar de
uso.
Firma: _______________________________
Nombre: _______________________________
Cargo: _______________________________
Fecha: __________________________________
Elaborado por: (Atapuma, 2013)