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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
FACULDADE INTEGRADA AVM
A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA NAS
ORGANIZAÇÕES
Por: Marcio Willian Narciso
Orientador
Prof. Luciana Madeira
Rio de Janeiro
2011
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
FACULDADE INTEGRADA AVM
A IMPORTÂNCIA DA AUDITORIA INTERNA NAS
ORGANIZAÇÕES
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como requisito parcial para
obtenção do grau de especialista em Auditoria e
Controladoria
Por: Marcio Willian Narciso
3
AGRADECIMENTOS
....aos meus pais e em especial à
minha genitora que mesmo sem ter
muito estudo me educou para ser um
vencedor me ensinando que jamais
devemos desistir de nossos sonhos e
objetivos aos meus filhos e esposa ,
parentes e amigos ....
4
DEDICATÓRIA
..... Primeiramente a Deus, pois sem ele
seria impossível está aqui, ao meu pai,
mãe, esposa e filhos, familiares e
amigos...
5
RESUMO
Auditoria Interna é uma das técnicas da Contabilidade destinada a
examinar toda documentação contábil da empresa. É classificada como
Auditoria Interna porque é realizada por um profissional, funcionário da
empresa. Como conhecedor do assunto, este auditor se certifica da
adequação e eficácia dos controles internos, a fim de evitar a existência
de erros e fraudes. Para que esses não ocorram, o auditor deve
assessorar e aconselhar a direção em todos os níveis, fazendo
recomendações sobre qualquer possibilidade desses erros. É ética do
auditor interno manter sigilo de seu trabalho. Toda documentação usada
por ele deve se manter em segredo. Caso exista a possibilidade de
fraude, o auditor deve levar diretamente ao seu superior. Não é
responsabilidade do auditor resolver esse problema. Toda decisão caberá
ao diretor da empresa.
6
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
Contextualização e Formulação dos trabalhos............................................. 08
Justificativa.................................................................................................... 08
Objetivo Geral............................................................................................... 09
Objetivo Específico....................................................................................... 09
Problema....................................................................................................... 09
Metodologia Aplicada.....................................................................................10
CAPÍTULO 1
1. O Que é Auditoria Interna..........................................................................11
1.1. A Importância da Auditoria Interna......................................................... 13
1.1.1. Responsabilidade da Auditoria Interna............................................... 15
1.1.2. A Diferença Entre Auditor Interno e Externo....................................... 16
1.1.3. Planejamento da Auditoria Interna...................................................... 17
1.1.4. Aplicação dos Procedimentos de Auditoria Interna............................. 18
CAPÍTULO 2
2.1. Documentação da Auditoria Interna....................................................... 20
2.2. Papéis de Trabalho em Auditoria........................................................... 21
2.3. Amostragem Estatística.......................................................................... 24
2.4. Relatório................................................................................................. 25
2.4.1. Relatório e Pareceres em Auditoria.....................................................25
2.5. Conclusão das Tarefas de Execução..................................................... 25
2.6. Conceito de Relatório de Auditoria......................................................... 26
2.7. Pré-Relatórios de Auditoria.................................................................... 26
2.7.1. Estrutura dos Relatórios...................................................................... 27
2.8. Apoio de Especialistas nas Tarefas de Auditoria................................... 28
2.9 Erros e Fraudes.......................................................................................30
2.9.1Tipos de Erros....................................................................................... 30
2.9.1.2. Tipos de Fraudes..............................................................................31
7
2.9.1.3. Erros e Fraudes, e as Possibilidades de Evitá-Los.......................... 32
2.9.1.4. Fraudes Cometidas por Fornecedores ou Terceiros........................ 33
2.9.1.5 Fraudes Cometidas pelos Empregados da Empresa........................ 34
2.9.1.6 Fraudes Orientadas pela Administração ou Direção da Empresa.... 35
2.9.1.7 Principais Fraudes pelos Setores da Empresa................................. 36
2.3. Vendas e Contas a Receber.................................................................. 38
2.4. Compras e Contas a Pagar.................................................................... 39
2.5. Existência de Riscos e Contingências................................................... 40
CAPÍTULO 3
3. O Controle Interno.................................................................................... 41
3.1. Conceito de Controle Interno..................................................................41
3.1.1. Importância do Controle Interno.......................................................... 42
3.1.2 Características de um Sistema de Controle Interno............................. 43
3.1.3. Avaliação do Controle Interno............................................................. 45
CONCLUSÃO............................................................................................ 48
Referências Bibliográficas............................................................................. 49
Glossário....................................................................................................... 50
Folha de Avaliação........................................................................................ 51
8
INTRODUÇÃO
Buscando demonstrar a importância da auditoria interna dentro das
organizações, e com o objetivo de transmitir aos leitores o entendimento sobre
esta área da contabilidade, este trabalho acadêmico iniciar-se á pela
contextualização, formulação do trabalho, justificativa, objetivo geral, objetivo
específico, problema e metodologia aplicada.
No capítulo1 será apresentada a conceituação de Auditoria Interna sua
importância, responsabilidades, a diferença entre o auditor interno e externo
planejamento e aplicação dos procedimentos de Auditoria Interna.
O capítulo 2 trata da documentação da Auditoria Interna, Papéis de
Trabalho importância do apoio de especialistas nas tarefas de Auditoria,
importância da avaliação, detecção e prevenção contra erros e fraudes.
O capítulo 3 abordará o Controle Interno, seu conceito, importância,
características de um sistema de controle interno e avaliação do controle
interno.
Não se pretende esgotar o assunto, mais simplesmente despertar o
interesse sobre o tema abordado.
CONTEXTUALIZAÇÃO E FORMULAÇÃO DO TRABALHO
JUSTIFICATIVA:
O presente trabalho visa demonstrar a importância da Auditoria Interna
nas Entidades e quais são os tipos de ferramentas que a auditoria interna
9
possui para ajudar os gestores para tomada de decisão. Conforme as
organizações estão se expandindo economicamente, seus administradores
necessitam do auxílio da auditoria interna para captação de informações
confiáveis de sua situação patrimonial e financeira.
OBJETIVO GERAL:
O objetivo deste trabalho acadêmico é demonstrar a importância da
auditoria nas entidades como também o conjunto de técnicas que o auditor
utiliza para obter evidências sobre as demonstrações financeiras; além de:
• Avaliar o grau de eficiência e eficácia dentro do controle interno
da empresa;
• Estabelecer e monitorar planos, critérios, avaliações e métodos de
trabalho para tornar o sistema de controle interno operante, reduzindo
sistematicamente as possibilidades de fraudes e erros, e eliminando atividades
que não agregam valor para a empresa.
OBJETIVO ESPECÍFICO:
Quanto aos objetivos específicos, este trabalho visa a demonstrar o
posicionamento da auditoria interna na organização, voltada para o exame de
avaliação do controle interno, objetivando um bom desempenho, eficiência e
eficácia das operações e informações dentro da empresa.
PROBLEMA:
Como a Auditoria interna pode contribuir para o alcance dos objetivos de
uma Organização?
10
1.5. METODOLOGIA APLICADA
A metodologia adotada baseia-se nos conceitos de monografia de análise
teórica sugerida por Tachigawa e Hendes (2001), de forma a estabelecer
uma organização coerente de idéias, originadas de bibliografias de outros
autores consagrados que escreveram sobre o tema escolhido.
Os trabalhos foram desenvolvidos de forma coerente à monografia
representada de uma análise teórica conforme roteiro metodológico
explicitado na Fig. 1.01.
Fig. 1.01 – Esquema da Metodologia Adotada
Fonte: Tachigawa e Hendes (2001)
Escolha do Assunto / Delimitação
Bibliografia Pertinente ao Tema (Área específica sobre o
assunto)
Levantamento de dados Específico da área sob estudo
Fundamentação Metodologia
Conclusões e Resultados Conclusões e Resultados
11
CAPÍTULO 1
1. O que é auditoria interna
Segundo a UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA DO INSTITUTO
FEDERAL DE BRASÍLIA (UNAI/IFB) Auditoria Interna é uma atividade de
avaliação independente e de assessoramento da administração, voltada para o
exame e avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de
controle, bem como da qualidade do desempenho das áreas em relação às
atribuições e aos planos, metas, objetivos e políticas definidos para as
mesmas.
A ação da auditoria interna estende-se por todos os serviços, programas,
operações e controles existentes na entidade.
O posicionamento da auditoria interna na organização deve ser
suficientemente elevado para permitir-lhe o desempenho de suas
responsabilidades com abrangência e independência. Em tese, o
departamento de auditoria deve sempre estar vinculado ao nível mais alto da
organização.
A independência da auditoria interna visa a que possa desincumbir-se das
responsabilidades, atribuições e tarefas atribuídas pelas normas, atos,
decisões e solicitações dos Colegiados e autoridades integrantes da Diretoria
da Entidade.
12
De acordo com a Norma Brasileira de Contabilidade (NBC T12) (1995):
“A auditoria interna tem por missão básica
assessorar a Administração no desempenho de
suas funções e responsabilidades, através do
exame de: adequação e eficácia dos controles;
integridade e confiabilidade das informações e
registros; integridade e confiabilidade dos sistemas
estabelecidos para assegurar a observância das
políticas, metas, planos, procedimentos, leis,
normas e regulamentos e da sua efetiva utilização;
eficiência, eficácia e economicidade do
desempenho e da utilização dos recursos, dos
procedimentos e métodos para salvaguarda dos
ativos e a comprovação de sua existência, assim
como a exatidão dos ativos e passivos; e
compatibilidade das operações e programas com os
objetivos, planos e meios de execução
estabelecidos.1
Devem ser considerados os seguintes níveis de intervenção da auditoria
interna: “Auditoria de Regularidade ou de Contas; Auditoria de Demonstrações
Financeiras (ou Contábil) e Tributária; Auditoria Operacional; Auditoria de
Gestão; Auditoria de Informática; Auditorias Especiais.” (NBC T12, 1995).2
Pela sua importância para os auditores com atuação no Setor Público,
recomenda-se tomar conhecimento dos termos da Instrução Normativa no16,
de 20/12/91, do Departamento do Tesouro Nacional, que define Conceitos,
1 Norma Brasileira de Contabilidade (NBC T12), 1995. 2 Ibidem.
13
Diretrizes e estabelece as Normas de Auditoria do Sistema de Controle do
Poder Executivo.
1.1. A importância da Auditoria Interna
Segundo ATTIE (1998):
“As empresas, impulsionadas ao atendimento de suas
metas, proporcionadas por uma política sólida e
estruturada de melhor aproveitamento de sua
potencialidade, procuram sua continuidade através do
crescimento e da diversificação das atividades
econômicas que assegurem, aos empresários, a
construção de um patrimônio e o retorno necessário às
suas expectativas.”
Devido a este fato, o crescimento constante das empresas por
diversificação de suas atividades econômicas, por crescimento da produção e
do número de funcionários e por causa da descentralização de suas funções
tornou difícil a missão de um grupo limitado de pessoas controlar a totalidade
dos eventos a elas inerentes.
A título de exemplo, uma pequena empresa de um só dono, que pode
controlar todas as operações que envolvem dinheiro, compra e venda de
mercadorias, recebimentos e pagamentos, controle de produção e eficiência
dos funcionários, contas a receber e contas a pagar. Como tudo isto está
centralizado em um único local, e seu tempo é voltado única e exclusivamente
à empresa, esta pessoa consegue desenvolver eficientemente todas as
atividades.
14
Suponha agora que essa empresa, devido ao crescimento de sua
atividade econômica, passou a dispor de mil funcionários e de três fábricas de
atividades diversas situadas em locais distintos e distantes. Aquele controle
inicial exercido, única e exclusivamente, pelo dono necessita ser delegado a
outras pessoas que cuidarão, individualmente, de uma parte ou segmento da
empresa, e assim por diante.
Por outro lado, a contabilidade passou a exercer papel preponderante
dentro de uma visão ampla dos administradores para o acompanhamento das
decisões tomadas e permitir o arranjo de novas decisões que se tornem
necessárias para conduzir a empresa às metas definidas.
Os aspectos citados passam a fazer parte não só das preocupações da
alta administração na empresa, como também dos administradores
interessados em ser bem sucedidos em suas funções especialmente nos
pontos primordialmente importantes que medem suas eficiências.
A partir desse momento, a administração passa a necessitar de alguém
que lhes afirme que os controles e as rotinas de trabalho estão sendo
habilmente executados e que os dados contábeis, com efetividade, merecem
confiança, pois espelham a realidade econômica e financeira da empresa. A
auditoria interna neste momento é concebida, toma forma embrionária como
uma atividade necessária à organização e desenvolve-se a fim de seguir a
gerência ativa, concedendo-lhe alternativas, como ferramenta de trabalho, de
controle, assessoria e administração.
Cabe à auditoria interna, desde este instante, convencer a alta
administração e seus executivos de que pode auxiliá-los na melhoria dos seus
negócios, identificando áreas problemáticas e sugerindo correção, para obter
destes o apoio necessário ao desenvolvimento de prestação de serviço a toda
empresa.(ATTIE, 1986)
15
1.1.1 Responsabilidade da Auditoria Interna
Segundo ATTIE(1986):
“A auditoria interna tem a responsabilidade de
desenvolver suas tarefas em todas as empresas
associadas, de caráter permanente, e em todos os locais
aplicáveis, analisando as políticas, procedimentos, usos e
costumes, documentação, sistemas e métodos, para
buscar a eficiência, o aprimoramento e a padronização
dos controles aplicáveis às operações e atividades
pertinentes às empresas.”
Cabe à auditoria determinar que todas as organizações, através das
empresas associadas, sejam revisadas a intervalos regulares de tempo,
assegurando-se que estas cumpram suas funções de planejamento,
contabilização, custódia e controle, conforme instruções recebidas e segundo
as políticas e procedimentos instituídos, de acordo com os altos padrões de
prática administrativa.
Os trabalhos executados pela auditoria serão relatados formalmente,
comunicando-se o resultado dos exames, a opinião e as recomendações
sugeridas aos executivos responsáveis para que sejam tomadas ações
corretivas apropriadas. Todos os planos ou ações tomados para corrigir as
condições apontadas necessitam ser avaliados pela auditoria quanto à sua
efetividade e, se considerados inadequados, discutidos até alcançar a
disposição satisfatória. Caso a solução não seja obtida cumprirá ao diretor-
presidente ou ao Conselho de Administração, dependendo da intensidade do
problema, a definição final da matéria.
Os trabalhos a serem realizados pela auditoria serão planejados em
bases anuais e relatados trimestralmente ao Conselho de Administração
quanto a seu cumprimento e principais aspectos observados.
16
1.1.2. A diferença entre auditor interno e externo
AUDITOR INTERNO é empregado da empresa auditada, possui menor
grau de independência, executa auditoria contábil, operacional, de gestão, de
qualidade, de processos, de produtos e outros. Segundo a NBC T12 (1995):
Os principais objetivos da auditoria interna são: verificar a existência,
a suficiência e a aplicação dos controles internos, bem como contribuir
para o seu aprimoramento; verificar se as normas internas estão sendo
seguidas; verificar a necessidade de melhoramento das normas
internas vigentes; avaliar a necessidade de novas normas internas.
NBC T12 (1995):3
Seu trabalho apresenta como característica um maior volume de testes
em função da maior disponibilidade de tempo na empresa para executar os
serviços de auditoria.
AUDITOR EXTERNO não tem vínculo empregatício com a empresa
auditada, possui maior grau de independência, executa apenas auditoria
contábil.
Seu trabalho tem como principal objetivo emitir um parecer ou opinião
sobre as demonstrações contábeis, no sentido de verificar se estas refletem
adequadamente a posição patrimonial ou financeira, o resultado das
operações e as origens e aplicações de recursos da empresa examinada.
Também, se essas demonstrações foram elaboradas de acordo com os
princípios contábeis e se esses princípios foram aplicados com uniformidade
em relação ao exercício anterior.
3 Ibidem.
17
Seu trabalho apresenta como característica um menor volume de testes,
já que o auditor externo está interessado em erros que individualmente ou
cumulativamente possam alterar de maneira substancial as informações das
demonstrações.
1.1.3 Planejamento da Auditoria Interna
O planejamento do trabalho de auditoria interna compreende os exames
preliminares da Entidade, para definir a amplitude do trabalho a ser
realizado de acordo com as diretivas estabelecidas pela administração.
Conforme a NBC T12 (1995), o planejamento deve considerar todos os
fatores relevantes na execução dos trabalhos, especialmente os seguintes:
“O conhecimento detalhado dos sistemas contábil e
de controles internos da Entidade e seu grau de
confiabilidade; a natureza, oportunidade e extensão
dos procedimentos de auditoria interna a serem
aplicados; a existência de Entidades associadas,
filiais e partes relacionadas que estejam no âmbito
dos exames da auditoria interna; o uso do trabalho
de especialistas e outros auditores; os ciclos
operacionais da Entidade relacionados com volume
de transações e operações; o conhecimento das
atividades operacionais da Entidade, como suporte
para a análise eficaz dos procedimentos e sistemas
de Contabilidade de Custos que estão sendo
aplicados para acompanhar e controlar o uso e o
consumo de recursos, visando verificar a existência
de desvios em relação às rotinas preestabelecidas;
18
o conhecimento da execução orçamentária, tanto
operacional como de investimentos, no sentido de
verificar a exatidão de apropriação dos valores, se
os desvios estão sendo controlados e se as
conseqüentes ações corretivas estão sendo
aplicadas. NBC T12 (1995)4
O auditor interno deve documentar seu planejamento e preparar, por
escrito, o programa de trabalho, detalhando o que for necessário à
compreensão dos procedimentos que serão aplicados, em termos de
natureza, oportunidade e extensão.
Os programas de trabalho, estruturados de forma a servir como guia e
meio de controle, devem ser revisados e/ou atualizados quando necessário.
1.1.4 Aplicação dos Procedimentos de Auditoria Interna
O auditor interno deve obter, analisar, interpretar e documentar as
informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais para dar suporte aos
resultados de seu trabalho.
O processo de avaliação das informações contábeis, segundo a NBC T12
(1995), compreende:
A obtenção de informações sobre todos os assuntos
relacionados com os objetivos e alcance da
auditoria interna. Essas informações devem ser
suficientes, adequadas, relevantes e úteis no
fornecimento de evidências às conclusões e
recomendações da auditoria interna: a informação
suficiente é factual e convincente, de tal forma que
uma pessoa prudente e informada possa entendê-la 4 Ibidem.
19
da mesma forma que o auditor interno; a informação
adequada é aquela que, sendo confiável, propicia a
melhor evidência alcançável através do uso
apropriado das técnicas de auditoria interna; a
informação relevante é a que dá suporte às
conclusões e recomendações da auditoria interna; a
informação útil é a que auxilia a Entidade a atingir
suas metas.
A aplicação dos procedimentos de auditoria interna, incluindo os
testes e técnicas de amostragem, e, onde praticável, deve ser definida
antecipadamente e ampliada ou alterada se as circunstâncias assim o
exigirem. NBC T12 (1995).
O processo deve ser supervisionado para alcançar razoável segurança de
que o objetivo do trabalho da auditoria interna está sendo atingido.
O auditor interno deve adotar procedimentos adequados para assegurar-
se que todas as contingências ativas e passivas relevantes decorrentes de
processos judiciais, reivindicações e reclamações, bem como de lançamentos
de tributos e de contribuições e reclamações, bem como de lançamentos de
tributos e de contribuições em disputa, foram identificadas e são do
conhecimento da administração da Entidade.
O auditor interno deve examinar a observância das legislações tributária,
trabalhista e societária, bem como o cumprimento de normas reguladoras a
que estiver sujeita a Entidade.
20
CAPÍTULO 2
2.1. Documentação da auditoria interna
O auditor interno deve documentar, através de papéis de trabalho, todos
os elementos significativos dos exames realizados, que evidenciem ter sido a
auditoria interna executada de acordo com as normas aplicáveis. NBC T12
(1995).
Os papéis de trabalho devem ter abrangência e grau de detalhe
suficientes para propiciarem a compreensão do planejamento, da natureza,
da oportunidade e extensão dos procedimentos de auditoria interna
aplicados, bem como do julgamento exercido e do suporte das conclusões
alcançadas.
Os papéis de trabalho devem ser elaborados, organizados e arquivados
de forma sistemática e racional.
Ao se utilizar de análises, demonstrações ou quaisquer outros
documentos, o auditor interno deve certificar-se de sua exatidão, sempre
que integrá-lo aos seus papéis de trabalho. NBC T12 (1995).
2.2. Papéis de Trabalho em Auditoria
21
Segundo ATTIE (1998) os papéis de trabalho formam o conjunto de
formulários e documentos que contém as informações e apontamentos obtidos
durante seu exame, bem como as provas e descrições dessas realizações.
São através desses documentos que a auditoria demonstra o que foi
executado, quais foram os itens examinados, qual foi a data de execução dos
trabalhos, quem os executou, dentro outra s informações importantes.
(ALMEIDA, 2003).
Os papéis utilizados para transcrever dados, fazer anotações, analisar
contas, demonstrar cálculos, relatar situações, espelhar levantamentos, em
suma, executar a tarefa de auditoria são denominados “papéis de trabalho” ou
“rascunhos técnicos”. São peças de “execução” ou de “auxílio” no desempenho
das tarefas; podem obedecer a modelos particulares ou serem simples folhas
colunadas ou até de papel almaço. (ALMEIDA, 2003).
Os grandes escritórios procuram sofisticar os serviços, criando impressos
para cada grupo de levantamento, mas a qualidade do serviço não está nisto,
mas sim na capacidade executiva do profissional.
Com a facilidade que ensejam hoje os computadores e as impressoras
individuais, os escritórios podem produzir modelos de rascunhos técnicos
específicos para cada caso.
A modelagem desses papéis de rascunho pode seguir a um padrão geral
do escritório de auditoria, adaptado a cada caso, de cada empresa.
Existem hoje programas já inseridos nos computadores individuais que
facilitam extremamente a elaboração de tabelas, gráficos, campos para
preenchimento de informes, etc., ensejando grande facilidade para adaptar os
rascunhos às necessidades específicas de cada trabalho.
22
Não existem padrões para os ditos “papéis”, pois, servindo para
“anotações” ou “memórias” da execução, devem ser escolhidos de acordo com
o critério pessoal do auditor. (ALMEIDA, 2003).
Embora os papéis referidos não devam ser confundidos com “cópias”,
nem “extratos”, as reproduções podem ensejar observações, vistos, anotações
e até demonstrações sobre as mesmas.
Existe realmente, uma grande variedade de rascunhos com os quais o
auditor lida para a execução dos seus serviços profissionais.
Para Sá, A. e Sá, A.M. (1995), os papéis de auditoria devem observar os
seguintes requisitos essenciais:
“Possibilitar a execução das tarefas com um mínimo
de esforço; proporcionar a máxima clareza (sendo
entendido com facilidade ainda que por iniciantes,
no caso de se referirem às tarefas essenciais de
levantamentos, por exemplo); propiciar o menor
custo (sendo, por isso, estudados previamente);
servir de base permanente de consulta; disciplinar
as anotações; ampliar as chances de uma análise
retrospectiva com melhor ordem; estar bem
identificado (título, data, empresa cliente, revisor,
etc.); estar classificado de forma a identificar-se
com o plano de auditoria.”
Segundo eles, os rascunhos podem ter seis finalidades distintas e
fundamentais:
23
Ser apresentados ao cliente (muito raramente); servir de elemento para o
controle interno e as conclusões de auditor; neste caso, não devem ser
apresentados; servir de peças para conclusões fiscais e demonstrações do
imposto de renda; servir de base para relatórios (função básica); subsidiar ou
analisar outros papéis; servir de elemento de “prova” em processos
administrativos e judiciais. (Sá, A. e Sá, A.M. - 1995)5
E de acordo com estas finalidades, os rascunhos podem, portanto, indicar:
“a conclusão dos serviços pelos auditores; o processo de auditoria aplicado no
desenvolvimento das tarefas; o estado fiscal da empresa em caráter, também,
de conclusão”. (Sá, A. e Sá, A.M. - 1995).6
“Os papéis de trabalho devem fazer a cobertura integral de todo o período
de auditoria, abrangendo, portanto, desde os rascunhos a lápis até os
relatórios atipados” (Sá, A. e Sá, A.M. - 1995)7, como: balancetes e análises
de contas; análises; confirmações de saldos; comentários; minutas; trechos
de leis; entre outros.
Para Sá, A. e Sá, A.M. (1995), cada papel deve ter a sua perfeita identificação,
compreendendo:
O título (por exemplo: Levantamento Físico do Numerário de Caixa
Pequena); o item do programa da auditoria (por exemplo: 2.4.); a empresa na
qual se fez o levantamento; a data e o horário de início e conclusão; o nome do
funcionário ou profissional que efetivou o levantamento e seu visto; quando for
o caso, o “de acordo” do funcionário, do cliente que acompanhou o
levantamento etc.; o nome da empresa de Auditoria ou do Contador Autônomo
responsável.8
5 Idem. 6 Idem. 7 Idem. 8 Idem.
24
As identificações técnicas em muito facilitam a montagem dos relatórios, a
conferência da execução do plano e o arquivo de comprovação da tarefa
executada.
2.3. Amostragem Estatística
Ao determinar a extensão de um teste de auditoria interna de método de
seleção dos itens a serem testados, o auditor interno pode empregar técnicas
de amostragem estatística.
2.4. Relatório
Segundo ALMEIDA (2003). O relatório é o instrumento técnico pelo qual o
auditor interno comunica os trabalhos realizados, suas conclusões,
recomendações e as providências a serem tomadas pela administração, deve
ser redigido com objetividade e imparcialidade, de forma a expressar
claramente os resultados dos trabalhos realizados.
O relatório do auditor interno é confidencial e deve ser apresentado ao
superior imediato ou pessoa autorizada que o tenha solicitado.
O auditor interno deve, no seu relatório, destacar, quando for o caso, as
áreas não examinadas, informando os motivos pelos quais não as contemplou.
2.5. Conclusão das Tarefas de Execução
25
Quando todos os itens do programa de auditoria estiverem cumpridos,
também os trabalhos de revisão terão alcançado a sua fase final de
execução. Necessário se faz, então, relatar.
O relatório é a informação que reporta às opiniões sobre a tarefa
desenvolvida e é um papel de trabalho.
Geralmente o encarregado da equipe é quem produz o relato, a fim de
que ele seja apresentado ao profissional responsável geral.
As conclusões das tarefas são a base do trabalho de relatar, e o relatório
a base do parecer.
2.6. Conceito de Relatório de Auditoria
Segundo Sá, A. e Sá, A.M. (1995) Relatório de auditoria é a peça técnica
que tem por objetivo informar o resultado dos trabalhos executados de acordo
com o programa planejado.
Quando o programa é dividido em partes para ser cumprido por diversos
profissionais (caso das grandes empresas e das grandes instituições), é
preciso realizar uma coordenação das tarefas de modo que realize uma
autêntica “montagem”. Ele será sempre, todavia, um informe global que deve
abranger a todos os itens da programação. O relatório já é uma opinião sobre o
que se realizou; todavia, não é formalmente sucinto a ponto de oferecer uma
conclusão sumária (fato que se reserva para o parecer).
Deve adaptar-se à finalidade do trabalho (para que se solicitou o serviço
do auditor). Quando o programa é dividido em partes para ser cumprido por
26
diversos profissionais (caso das grandes empresas e das grandes instituições),
é preciso realizar uma coordenação das tarefas de modo que realize uma
autêntica “montagem”.
Ele será sempre, todavia, um informe global que deve abranger a todos os
itens da programação.
O relatório já é uma opinião sobre o que se realizou; todavia, não é
formalmente sucinto a ponto de oferecer uma conclusão sumária (fato que se
reserva para o parecer).
Deve adaptar-se à finalidade do trabalho (para que se solicitou o serviço
do auditor). Resulta de avaliação dos serviços realizados.
2.7. Pré-relatórios de Auditoria
Conforme o critério de trabalho, os relatórios não são feitos em caráter
definitivo.
Realizam-se então peças preparatórias que servem de base para a
produção de outra definitiva.
Tais peças prévias, em caráter quase de rascunho, são ditas “pré-
relatórios”.
Conforme cada caso, cada equipe pode realizar, relativamente à parte
que lhe coube, o seu “pré-relatório”.
Existem, pois, pré-relatórios gerais e pré-relatórios parciais.
27
Essa forma de proceder não é “obrigatória”, mas utilizada segundo os
diversos critérios e circunstâncias.
O pré-relatório é sempre um instrumento auxiliar para que se produza um
relatório com maior segurança, incluindo-se ou excluindo-se elementos novos,
de acordo com o espírito crítico que analisa a peça.
2.7.1. Estrutura dos Relatórios
Convém que a estrutura do relatório seja a mesma daquela usada para o
plano.
Se assim procedermos, o relatório será um “plano comentado”, ou seja,
uma literatura conclusiva sobre cada ponto.
Segundo Sá, A. e Sá, A.M. (1995), este critério ajuda também a ordem de
exame dos trabalhos, pois nos arquivos dos papéis de auditoria teremos, sob
os mesmos códigos: “o item programado; a demonstração do saldo de caixa; a
reconciliação do saldo de caixa; o xerox do boletim de caixa que serviu de base
para a conciliação; a conclusão no pré-relatório; a referência final no relatório”
( SÁ, Antônio Lopes de; SÁ, Ana M. Lopes de. Dicionário de
Contabilidade. 9a ed. São Paulo: Atlas, 1995.)
.
Tudo estará identificado sob o item 1.1.
Quando se dá ao relatório a mesma estrutura do programa de auditoria,
estabelece-se uma ordem lógica de trabalhos.
28
2.8. Apoio de Especialistas nas Tarefas de Auditoria
Na atualidade, cada vez mais se acentua a responsabilidade pela
retratação da “imagem fiel da riqueza aziendal”, ou seja, a sinceridade dos
informes para fins de natureza abrangente (investidores, sindicatos, bolsas,
etc.).
Assim está a exigir a normalização nos grandes centros comunitários,
como CE (Comunidade Européia), que estabelece em suas diretrizes (IV
Diretiva) a obrigatoriedade da “imagem fiel” das atividades empresariais.
Transforma-se em “obrigação social” a “realidade demonstrativa contábil”,
sugerindo-se até a criação de um “direito contábil”, como o faz, em brilhante e
moderna tese, o Prof. José Maria Fernandez Pirla, na Espanha (Una
Aportación a La Construcción del Derecho Contable. Madri: ICAC, 1986).
Os pareceres de auditoria, pois, redobram em valor e em
responsabilidade.
O patrimônio, sua movimentação, seus continentes (internos e externos),
é todo um universo onde um prodigioso número de variáveis influem na
produção de seus múltiplos fenômenos.
Existem particularidades, nesse complexo, que transcendem à formação
cultural do contador, surgindo, então, a necessidade de apelar para
especialistas de outras áreas.
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Isto ocorre, também, em outras profissões que vêm apelar para a
Contabilidade (como é o caso dos advogados, quando apelam para o perito
contábil, por exemplo).
É comum, no campo das profissões, a interligação, a mútua colaboração,
e o contador, na função de auditor, sente as mesmas necessidades.
Apelar, pois, para especialistas, em casos importantes e específicos, é
normal nas tarefas de auditoria, mas é preciso, em ocorrendo tal fato, seguir
determinadas normas e ter cautelas próprias.
Isto porque, ao delegar tarefas a especialistas, o auditor não delega sua
responsabilidade, ou seja, continua integralmente responsável por seu parecer.
Daí a importância de saber a quem delega, sob que condições delega e
como o trabalho se cumpriu.
Não se trata, pois, de apenas “pedir apoio” a outro profissional, mas
também de “assumir sua opinião”, o que requer alta dose de convencimento e
confiança.
As grandes empresas de auditoria mantêm profissionais de outras áreas
(advogados, engenheiros, administradores, economistas, matemáticos, etc.)
como empregados; outros preferem ter especialistas como “associados” ou
integrantes de “grupo profissional” (onde tais profissionais se mantêm
autônomos, mas compromissados moralmente a servir ou participar do grupo
onde oferecem serviços e do qual os recebem; outros, ainda, utilizam os
próprios empregados do cliente, que servem à empresa vinculados à mesma.
2.9 Erros e Fraudes
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De acordo com a NBCT-12(1995):
“O termo “erro” aplica-se a atos involuntários de omissão,
desatenção, desconhecimento ou má interpretação de
fatos na elaboração de registros e demonstrações
contábeis, bem como de transações e operações da
Entidade, tanto em termos físicos quanto monetários.”
“O termo “fraude” aplica-se a atos voluntários de omissão
e manipulação de transações e operações, adulteração
de documentos, registros, relatórios e demonstrações
contábeis, tanto em termos físicos quanto monetários”.
O auditor interno deve assessorar a administração no trabalho de
prevenção de erros e fraudes, obrigando-se a informá-la, de maneira
reservada, sobre quaisquer indícios ou confirmações de erros ou fraudes
detectados no decorrer de seu trabalho.
2.9.1 Tipos de Erros
De acordo com Attie (1986), no setor contábil os erros poderão ser
geralmente classificados como:
“Omissão de registros e/ou lançamentos; registros
e/ou lançamentos processados por valores
diferentes dos reais; registros e/ou lançamentos
processados em fichas, formulários ou contas
diferentes das que deveriam ter sido manipuladas;
registros e/ou lançamentos processados em
duplicidade; erros em somas, cálculos ou obtenções
31
de saldos; registros e/ou lançamentos processados
em colunas erradas.
2.9.1.2. Tipos de Fraudes
Para a NBC T12, a fraude assume múltiplas modalidades. Das diversas
classificações de fraudes até hoje tentadas, reveste-se de interesse a que as
divide em:
“Não encobertas: são aquelas que o autor não
considera necessário mascarar, porque o controle
interno é muito fraco. Um exemplo seria a retirada
de dinheiro do caixa, sem se efetuar nenhuma
contabilização. Encobertas temporariamente: são
feitas sem afetar os registros contábeis; por
exemplo, retirar dinheiro proveniente das
cobranças, omitindo o registro delas de modo que
seu montante possa ser coberto com o registro de
cobranças posteriores, e assim sucessivamente.
Encobertas permanentemente: nesses casos, os
autores da irregularidade preocupam-se em alterar
a informação contida nos registros e outros
arquivos, para assim ocultar a irregularidade. Por
exemplo, a retirada indevida de dinheiro recebido de
clientes poderia ser encoberta, falsificando-se as
somas dos registros de cobranças; porém, isto não
bastaria, pois, como o valor a creditar aos clientes
não poderia ser alterado sem o risco de futuras
reclamações, deve-se procurar outro artifício. Este
32
poderia consitir em manter as somas da conta
correspondente no razão geral, modifica-se,
também, outra soma, de preferência alguma conta
de despesas para, assim, manter a igualdade entre
saldos devedores e credores. Naturalmente, isto
supõe o livre acesso do interessado aos registros
contábeis, o que contraria os bons princípios de
controle interno. Norma Brasileira de Contabilidade
“(NBC T12), 1995
2.9.1.3. Erros e Fraudes e a Possibilidade de Evitá-los
Os erros, quando ocorrem, não são intencionais nem dolosos, pois são
conseqüência das falhas humanas.
Evidentemente, os erros são basicamente conseqüentes de volume
excessivo de operações a serem manipuladas por uma só pessoa, de ausência
de controles de seqüência e outros controles básicos, e de falta de qualificação
técnica e profissional do funcionário que os cometeu.
Diferentemente dos erros, as fraudes são manipuladas ou preparadas
para benefício do defraudador, para apresentar situações contábeis artificiais,
ou para lesar o Fisco.
Para Florentino (1988), as fraudes poder ser cometidas: “por fornecedores
ou terceiros, contra a empresa; pelos próprios empregados da empresa em seu
proveito próprio, ou tentando beneficiar fornecedores ou clientes; pela direção
ou administração da empresa”. (FLORENTINO, Americo Matheus. Auditoria
Contábil. 1988)
33
2.9.1.4. Fraudes Cometidas por Fornecedores ou Terceiros
Os fornecedores poderão entregar mercadorias, matérias-primas, ou
bens, de qualidade inferior ao convencionado, ou por preços superiores, ou
propositalmente errados contra a empresa. (FLORENTINO, 1988).
Terceiros que transacionam com a empresa, principalmente os
prestadores de serviços, poderão tentar receber valores por serviços que não
prestaram ou que prestaram parcialmente ou com deficiências. (FLORENTINO,
1988).
Para FOLRENTINO (1988), estes tipos de fraudes podem ser cometidas,
às vezes, até mesmo com a conivência de empregados da empresa que
receberão propinas ou Estes tipos de fraudes podem ser cometidas, às vezes,
até mesmo com a conivência de empregados da empresa que receberão
propinas ou favores especiais por parte dos fornecedores. Tem havido até
casos de empregados das empresas favorecerem clientes das mesmas,
entregando-lhes mercadorias por preços inferiores aos reais ou em quantidade
superior ao mencionado nas notas de venda.
A empresa também estará sujeita a desvio de mercadorias ou bens
praticados por terceiros que se aproveitam das eventuais falhas de segurança
ou de controle existentes.
2.9.1.5. Fraudes Cometidas pelos Empregados da Empresa
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As fraudes cometidas pelos empregados da empresa, em seu proveito
próprio, situam-se basicamente nos desvios de numerários e de estoques.
Estes desvios poderão ou não ser posteriormente manipulados
fraudulentamente na escrituração contábil, com o intuito de escamoteá-los de
quaisquer verificações.
De acordo com Florentino (1988), o defraudador, sozinho, ou
mancomunado com outros empregados, poderá utilizar os seguintes
processamentos:
“Comete o desvio, mas não processa nenhuma
interferência na contabilização ou escrituração;
comete o desvio, falsificando em seguida somas,
transportes ou saldos em fichas e livros de
escrituração; comete o desvio e o contabiliza
fraudulentamente por meio de lançamentos contábeis
utilizando contas diferentes ou contrapartidas
anormais; comete o desvio, e tenta depois processar
escamoteações entre contas diferentes, ou entre
diversos lançamentos contábeis de estorno ou de
transferências; comete o desvio e o contabiliza
utilizando-se de documentação falsificada.”
Segundo ele, quanto aos desvios com falsificação nas somas, transportes
ou saldos de livros ou de fichas, esta fraude poderá se processar: “sem
extensão ao livro Razão; com extensão ao livro Razão, acompanhada de
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falsificação de saldos em outras contas de campos contábeis complementares
ou recíprocos”
Estas fraudes poderão se processar também por transcrição incorreta dos
valores documentais.
Para Florentino (1988), em relação aos desvios com documentação
falsificada, “a fraude poderá ser cometida somente pelo defraudador, como
também poderá ocorrer por mancomunação com terceiros”. Exemplos:
extração de nota de venda não realizada; obtenção de documento de despesa
ou de compra não realizada; dupla utilização de documento de despesa ou de
compra (por cópia ou por segunda via).
2.9.1.6. Fraudes Orientadas pela Administração ou Direção da
Empresa
Convém observar, de acordo com Florentino (1988), que as fraudes não
são praticadas somente por funcionários ou empregados. Grande parte
delas também se processa orientada pela administração ou direção da
empresa, visando, entre outros aspectos:
Lesar o Fisco; prejudicar ou favorecer acionistas (aumentando ou
diminuindo o lucro ou o prejuízo); apresentar situações irreais junto a
banqueiros, fornecedores, financiadores, ou credores (principalmente
apresentando Balanços com Passivos omitidos, para dar uma idéia de falsa
liquidez); prejudicar ou favorecer determinadas transações com terceiros (não
cumprimento de cláusulas contratuais, etc.).
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Para reduzir lucros (ou aumentar prejuízos) o empresário poderá tentar
forjar despesas ou provisões irreais; diminuir o resultado da contagem dos
inventários físicos; ou transferir vendas realizadas neste exercício para o
exercício social seguinte.
Para aumentar lucros (ou diminuir prejuízos) o empresário poderá tentar
forjar vendas inexistentes; aumentar o resultado da contagem dos inventários;
ou trazer para o exercício atual vendas que só se realizaram no exercício social
seguinte.
2.9.1.7. Principais Fraudes pelos Setores da Empresa
Segundo FLORENTINO (1988) um elenco das principais fraudes que
poderão ocorrer nos diversos setores da empresa.
2.2.3.4.1. Setor de Caixa e Bancos
Para Florentino (1988):
“as fraudes do setor de Caixa e bancos se situam
basicamente na apropriação ou manipulação indébita de
numerários, e podem ser classificadas em três tipos de
procedimentos: “desvio de dinheiro ou de depósitos
bancários, sem qualquer complementação na
escrituração ou na documentação;
desvio ou retenção dos recebimentos; duplicidade de
pagamentos, ou pagamentos indevidos”.
Os processos de tirar do cofre ou do banco, de receber e não registrar, e
de não pagar e registrar, poderão ser complementados com lançamentos
incorretos ou lançamentos feitos em contrapartidas anormais.
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De acordo com Florentino (1988), “as adulterações nos livros ou boletins
de Caixa visam encobrir desfalques”. Elas se caracterizam por: somar a menos
a coluna dos recebimentos; somar a mais a coluna dos pagamentos; errar
propositadamente o transporte de saldo.
Este tipo de adulteração provavelmente se estenderá a outros livros
(Registro de contas a receber, etc.) e principalmente se estenderá ao livro
Razão. Quando a adulteração se estende ao livro Razão, o balancete somente
poderá fechar se alteração de valor idêntico se processar também em outras
contas de campos opostos.
Segundo Florentino (1988), outros tipos de fraudes que poderão ser
encontradas neste setor são os seguintes:
“Interceptação ou manipulação de cheques;
manipulação nas transferências de numerário e
ordens de pagamento; manipulação nas contas
correntes bancárias, efetuando também
lançamentos indevidos de transferências ou
movimentação entre diversas contas bancárias ou
entre diversas contas de Caixa; falsa exibição de
saldo de Caixa, quando se processa a contagem de
Caixa, utilizando-se os seguintes expedientes:
Considerar como cheques a depositar cheques
falsos, ou cheques verdadeiros de amigos ou
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parentes temporariamente introduzidos; Considerar
como fazendo parte do saldo de Caixa vales
falsificados, ou documentos de pagamentos por
registrar também falsos; Considerar como cheques
a depositar cheques sem fundos, que, inclusive,
poderão ser depois depositados, mesmo sabendo-
se que serão devolvidos posteriormente.”
2.3. Vendas e Contas a Receber
As fraudes do setor de Vendas e contas a receber, para Florentino (1988),
podem ser basicamente classificadas em: “embolsar o produto das vendas à
vista, ou embolsar e/ou não contabilizar sinais recebidos dos clientes; embolsar
o produto da cobrança de vendas a prazo”.
As apropriações indébitas na cobrança tem como casos mais comuns a
“cobrança presa” e a “cobrança salteada”.
Na “cobrança presa”, o cobrador retém o produto da cobrança durante um
determinado período de tempo, e posteriormente registra a entrada do
numerário.
Na “cobrança salteada”, o cobrador se apropria em definitivo do produto
da cobrança, permanecendo o saldo na conta a receber aberto
indefinidamente. Este processo se denomina de “cobrança salteada” porque
na conta corrente do cliente aparecem duplicatas mais recentes liquidadas e
duplicatas mais antigas (as que foram indevidamente apropriadas) ainda não
liquidadas.
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De acordo com Florentino (1988), as apropriações indébitas na cobrança,
com complementação na escrituração, tem como casos mais comuns os
seguintes:
Considerar a venda cancelada; considerar abatimentos inexistentes;
creditar a ficha individual do cliente, mas não movimentar as contas
gerais de CAIXA e de CONTAS A RECEBER; em lugar de dar baixa
(creditar) em Contas a receber, creditar outra conta qualquer existente
no Plano de contas.
2.4. Compras e Contas a Pagar
As fraudes do setor de Compras e contas a pagar são basicamente as
que a seguir estão relacionadas.
Os pagamentos poderão ser escriturados a maior, em duplicidade, ou sem
os abatimentos normalmente obtidos.
Quanto à documentação que deve suportar esses pagamentos, segundo
Florentino (1988), podem ser observadas as seguintes fraudes
complementares:
Ausência ou escamoteação dos documentos; reaproveitamento de
documentos que já haviam sido pagos; utilização de segundas vias ou de
cópias de documentos que já haviam sido pagos; adulteração dos documentos,
no sentido de aumentar seus valores; documentação incompleta ou provisória;
documentação falsa, isto é “fabricada”. (Sá, A. e Sá, A.M. - 1995).
Poderá ocorrer também o desvio do numerário ou do cheque destinado ao
pagamento, embolsando-se esse valor, mesmo que, posteriormente, se
processe um registro fraudulento de pagamento realizado.
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2.4. Existência de Riscos e Contigências
As transações realizadas por uma empresa estão sempre calçadas em
determinados aspectos que subsidiam as interpretações dadas pelas pessoas.
Quando existe legislação determinante de um evento, a opinião a respeito de
como deve aquele assunto ser analisado pode ser diferentemente interpretada
e nesse momento, pode ocasionar-se uma possível contingência à empresa.
Geralmente, todos os negócios realizados por uma empresa, assim como
em relação a determinados aspectos, possuem um risco assumido. Uma
venda a prazo, mesmo que considerado o cliente como bom, pode vir a tornar-
se um risco pelo fato de este se tornar inadimplente por qualquer motivo.
Uma declaração de Imposto de Renda possui um prazo em que
permanece à disposição das autoridades fiscais antes de se tornar prescrito.
Um imóvel possui risco de poder ser desapropriado pelas autoridades
governamentais. Um bem do imobilizado dado em garantia de financiamento
obtido possibilita uma contingência, assim como avais e fianças, coobrigações
assumidas, etc.
De acordo com o objeto que se esteja examinando, o auditor deve
proceder aos estudos aplicáveis para identificar a possibilidade de riscos e
contingências assumidos pela empresa e subsidiar seu trabalho de modo que
atinja os objetivos propostos, incluindo, nos programas de auditoria, revisão
dos aspectos que os possibilitem.
41
CAPÍTULO 3
3. O controle Interno
A auditoria interna eqüivale a um trabalho organizado de revisão e
apreciação dos controles internos, normalmente executado por um
departamento especializado, ao que o controle interno se refere a
procedimentos de organização adotados como planos permanentes da
empresa.
3.1 Conceito de Controle Interno
O Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de
Contadores Públicos Certificados, AICPA, afirma:
“O controle interno compreende o plano de
organização e o conjunto coordenado dos métodos e
medidas, adotados pela empresa, para proteger seu
patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de
seus dados contábeis, promover a eficiência
operacional e encorajar a adesão à política traçada
pela administração.”
A definição é provavelmente mais ampla do que o significado que, às
vezes, se atribui ao termo. Na realidade, ela reconhece que um sistema de
controle interno se projeta além daquelas questões diretamente relacionadas
com as funções dos departamentos de contabilidade e de finanças.
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3.1.1 Importância do Controle Interno
A importância do controle interno fica patente a partir do momento em que
se torna impossível conceber uma empresa que não disponha de controles que
possam garantir a continuidade do fluxo de operações e informações proposto.
A confiabilidade dos resultados gerados por esse fluxo que transforma
simples dados em informações a partir das quais os empresários, utilizando-se
de sua experiência administrativa, tomam decisões com vistas no objetivo
comum da empresa, assume vital importância.
Em adição, como é possível tomar decisões adequadas utilizando-se de
informações que correm o risco de não serem confiáveis?
Por analogia, toda empresa possui controles internos. A diferença básica
é que estes podem ser adequados ou não. A classificação pode ser dada
analisando-se a eficiência dos fluxos de operações e informações e os seus
custos/benefícios. A implantação ou aprimoramento de um tipo de controle é
tanto viável quanto positiva for a sua relação custo/benefício. O grau máximo
de avaliação do benefício deve ser atribuído à importância e qualidade da
informação a ser gerada. Quanto ao custo, vale lembrar que sempre que
possível se deve utilizar o conceito de custo de oportunidade que é muito mais
amplo.
O controle interno é parte integrante de cada segmento da organização e
cada procedimento corresponde a uma parte do conjunto do controle interno.
Por exemplo, se o departamento de vendas tira um pedido, devem existir
procedimentos que permitem determinar se o cliente poderá quitar seus
compromissos junto à companhia. Por sua vez, o setor de expedição terá de
saber se a venda foi realizada para proceder ao seu despacho e solicitar a
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emissão da documentação comprobatória, que compulsoriamente terá de ser
contabilizada, e assim por diante. O conjunto dos procedimentos no exemplo é
que pode ser considerado como controle interno, muito embora haja outros
procedimentos que mereçam considerações para que se complete o ciclo, de
vendas, no caso.
Como se pode depreender do referido exemplo, o controle interno, gira
em torno dos aspectos administrativos, que têm influência direta sobre os
aspectos contábeis; há, portanto, necessidade de adequado sistema de
controle interno.
A função da contabilidade como instrumento de controle administrativo é
hoje unanimemente reconhecida. Um sistema de contabilidade que não esteja
apoiado em eficiente controle interno é, até certo ponto, inútil, uma vez que não
é possível confiar nas informações contidas nos seus relatórios.
Informações contábeis distorcidas podem levar a conclusões erradas e
danosas para a empresa. Apesar disso, embora pareça absurdo, existem
muitas empresas para as quais o controle interno é desconhecido. Pensam
que, tendo empregados de confiança, estarão cobertas contra qualquer
irregularidade. Confiar nos subordinados não deixa de ser correto; é
necessário, porém, admitir que esta confiança pode dar lugar a toda espécie de
fraudes. Basta dizer que grande parte das irregularidades nos negócios,
segundo se tem verificado, deve-se a empregados nos quais se confiava.
Além disso, quando não existem procedimentos adequados de controle interno,
são freqüentes os erros involuntários e os desperdícios.
3.1.2 Características de um Sistema de Controle Interno
Um sistema de controle interno bem desenvolvido pode incluir o controle
orçamentário, custos-padrão, relatórios operacionais periódicos, análises
estatísticas, programas de treinamento do pessoal e, inclusive, auditoria
interna. Pode, também, por conveniência, abranger atividades em outros
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campos, como, por exemplo, estudo de tempos e movimentos e controle de
qualidade.
De acordo com Attie (1986), em sentido amplo, o controle interno inclui,
portanto, controles que podem ser peculiares tanto à contabilidade como à
administração, como segue:
“Controles contábeis compreendem o plano de
organização e todos os métodos e procedimentos
diretamente relacionados, principalmente com a
salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros
contábeis. Geralmente incluem os seguintes controles:
sistema de autorização e aprovação; separação das
funções de escrituração e elaboração dos relatórios
contábeis daquelas ligadas às operações ou custódia dos
valores; e controles físicos sobre estes valores.”
“Controles administrativos compreendem o plano de
organização e todos os métodos e procedimentos que
dizem respeito à eficiência operacional e à adesão à
política traçada pela administração. Normalmente, se
relacionam de forma indireta aos registros financeiros.
Com freqüência abrangem análises estatísticas, estudos
de tempo e movimentos, relatórios de desempenho,
programas de treinamento e controle de qualidade”.
As delimitações que indicam se certos planos especiais de organização e
determinados métodos e procedimentos podem ser classificados como
controles contábeis ou administrativos variam, naturalmente, de acordo com
circunstâncias específicas.
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Segundo Attie (1986), as características de um eficiente sistema de
controle interno compreendem:
“Plano de organização que proporcione segregação de
funções apropriada das responsabilidades funcionais;
sistema de autorização e procedimentos de escrituração
adequados, que proporcionem controle interno eficiente
sobre o ativo, passivo, receitas, custos e despesas;
observação de práticas salutares no cumprimento dos
deveres e funções de cada um dos departamentos da
organização; e pessoal com adequada qualificação
técnica e profissional, para a execução de suas
atribuições.”
3.1.3 Avaliação do Controle Interno
Antes de elaborar o plano ou programa que guiará nos trabalhos de
auditoria, é necessário observar como se encontram os controles da empresa.
Quanto melhor o controle, mais segurança para o trabalho.
Quanto menor o controle, mais cuidado será exigido na execução das
tarefas.
A profundidade dos exames é, pois, guiada pela “avaliação” que fazemos
do controle interno.
46
Assim, por exemplo, se uma empresa tem um tesoureiro que autoriza
despesas, que paga em cheques ao portador ou em dinheiro, que não extrai
cópias dos cheques, que tem, também, autoridade sobre o sistema de registros
contábeis, tudo indica que ele acumula demasiadamente o poder de
intervenção e pode, se não tiver bons princípios, usar indevidamente o dinheiro
da empresa.
O auditor precisa conhecer previamente tais ocorrências.
Avaliar como se acham os controles internos é condição essencial para
uma tarefa segura.
Modernamente, o conceito da avaliação dos controles internos tem-se
dilatado: além das preocupações com a “confiabilidade” dos dados,
acrescentou-se a da “qualidade” dos mesmos.
Como as auditorias da “eficiência” e da “eficácia” passaram a ser
preocupação, outros ângulos se acrescentaram, pois não só o “exato” mas
também “conveniente” são hoje motivo de indagação.
Assim, por exemplo, os controles de unidades além da de valor, como
“número de horas trabalhadas”, “qualidade física de material comprado”, etc.,
muito interessam e devem estar adequadamente feitos quando a entidade for
obrigada a provar “eficiência”.
Além disso, no caso de auditoria fiscal, pode, sob certas circunstâncias,
ser indício de fraude, a debilidade dos controles internos, quando a empresa
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deveria realizá-los; em tal ramo da auditoria é enganoso julgar que se deve
marginalizar a sondagem sobre as condições de controle.
O mesmo ocorre quando a auditoria é feita para fins “negociais”; a tarefa
preliminar, pois, de avaliação dos controles internos, pode abranger todos os
diversos segmentos de aplicação da auditoria, embora seja aquela de balanço
ou de acompanhamento (interna) a que vem a merecer maior destaque.
(ATTIE, 1986)
48
CONCLUSÃO
Esse trabalho demonstrou a importância de um auditor interno nas
empresas.
Além disso, expôs a necessidade de se avaliar o controle interno da
empresa para se detectar a possível existência de erros e fraudes.
Mostrou, também, que cada auditor deve avaliar a eficiência e eficácia dos
componentes de uma equipe, visando aperfeiçoar o desempenho dentro da
entidade.
Pode-se concluir que, as empresas não precisam de auditoria somente
quando há certa desconfiança ou suspeita de fraude.
A auditoria é uma ferramenta onde se adiciona credibilidade aos números
apresentados nas demonstrações contábeis, sabe-se, que aqueles números
foram verificados com técnicas precisas que foram respeitados os princípios
fundamentais de contabilidade aceitos e que as demonstrações contábeis
refletem adequadamente a situação econômica e financeira da empresa.
A Auditoria Interna pode ajudar a administração a tomar determinadas
decisões ou mesmo mudar de estratégia em cima de relatórios e estudos
apresentados pelos auditores, melhorando os processos de gerenciamento de
riscos com o objetivo de adicionar valor e melhorar as operações e resultados
de uma organização contribuindo dessa forma de maneira expressiva para a
eficiência e eficácia dos resultados dentro da Organização.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: Um Curso Moderno e Completo. 6ª
edição. São Paulo: Atlas, 2003.
ATTIE, William. Auditoria Interna. 1ª ed. São Paulo: Atlas, 1986.
FLORENTINO, Américo Matheus. Auditoria contábil. 4ª Edição. Rio de
Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1988.
JUND, Sérgio. Auditoria: Conceitos, Normas Técnicas e Procedimentos. 5a
ed. Rio de Janeiro: 2003.
http:/ www.portaldecontabilidade.com.br/nbc/res986.htm Norma Brasileira de
Contabilidade (NBC T12), 1995, acesso em 10/05/2011.
http:/ www.ifb.edu.br, acesso em 15/05/2011.
SÁ, Antônio Lopes de; SÁ, Ana M. Lopes de. Dicionário de Contabilidade. 9a
ed. São Paulo: Atlas, 1995.
SÁ, Antônio Lopes de. Curso de Auditoria. 10a ed. São Paulo: Atlas, 2002.
50
GLOSSÁRIO
Economicidade: é o grau em que uma organização, programa, processo,
projeto, operação, atividade, função ou sistema minimiza o custo dos recursos
humanos, financeiros e materiais, adquiridos ou utilizados, tendo em conta a
quantidade e qualidade apropriada, ou seja, é a prática por parte da gerência
das virtudes de poupança e boa economia doméstica (gastando menos).
Eficiência: é a relação entre os produtos, bens e serviços produzidos ou outros
resultados atingidos por uma unidade ou entidade econômica, tendo em conta
a quantidade e qualidade apropriada, e os recursos utilizados para produzi-los
ou atingi-los, menor custo, maior velocidade, melhor qualidade.
Eficácia: é o grau em que uma organização, programa, processo, projeto,
operação, atividade, função ou sistema atinge os objetivos da política, as metas
operativas estabelecidas e outros resultados e efeitos previstos.