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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
A LOGÍSTICA NA FARMÁCIA HOSPITALAR AJUDANDO AOS
PROFISSIONAIS DE SAÚDE A OFERECER MAIS SEGURANÇA,
QUALIDADE E EFICIÊNCIA.
Por: Luana Peçanha Lopes
Orientador
Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço
Rio de Janeiro
2012
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
A LOGÍSTICA NA FARMÁCIA HOSPITALAR AJUDANDO AOS
PROFISSIONAIS DE SAÚDE A OFERECER MAIS SEGURANÇA,
QUALIDADE E EFICIÊNCIA.
Apresentação de monografia à AVM Faculdade
Integrada como requisito parcial para obtenção do
grau de especialista em Logística Empresarial.
Por: Luana Peçanha Lopes.
3
RESUMO
A logística dos materiais assume importância crescente nas entidades
de saúde. O elevado custo da manutenção dos estoques, de um lado e, do
outro, a necessidade de proporcionar um perfeito nível de atendimento aos
pacientes, sem ocorrência de qualquer falta de insumos, requerem extrema
proficiência por parte do gestor de materiais. O presente estudo tem como
objetivo, portanto mostrar que a aplicação da logística na gestão de materiais
de uma farmácia hospitalar se faz extremamente necessária para um
atendimento de qualidade ao paciente, sem desperdícios e custos elevados
para o hospital.
4
METODOLOGIA
A elaboração deste estudo utilizou-se como princípio a metodologia de
pesquisa bibliográfica, que pode ser considerada a base para as demais
pesquisas, pois é embasada em materiais já publicados pertinentes ao tema
estudado.
“A metodologia é o ato que guia o aluno na investigação da
verdade, cientificamente.” (LAROSA, 2005, p.25)
A metodologia é o método para se conseguir o conhecimento
verdadeiro, analisando o objeto real, viabilizando sua
comprovação e benefícios sociais, ou seja, o conhecimento é
provado por qualquer pessoa em qualquer parte do universo.
(LAROSA, 2005, p.30)
5
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 06
CAPÍTULO I - Logística empresarial e Logística Hospitalar 08
CAPÍTULO II - Garantindo a qualidade e evitando o desperdício 13
CAPÍTULO III – A tecnologia apoiando a gestão de materiais 30
CONCLUSÃO 37
ANEXOS 38
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 41
6
INTRODUÇÃO
O tema deste estudo é a logística hospitalar e a questão central é o
que deve ser feito para que uma farmácia hospitalar garanta a disponibilidade e
a qualidade de materiais no momento necessário e com custos reduzidos em
sua aquisição e armazenagem. O tema sugerido é de fundamental relevância,
pois vivenciando o ambiente hospitalar pode-se verificar o quanto a logística
pode ajudar no dia a dia do profissional de saúde e no atendimento imediato e
de qualidade aos pacientes. Mas mesmo com tantas vantagens que a logística
bem aplicada traz aos hospitais/clínicas, ainda existem muitas organizações
que desconhecem, ou pouco conhecem sobre o assunto.
Segundo Silva (2001), no Brasil, os cursos regulares de graduação em
administração hospitalar são recentes e ainda existem muitos hospitais sendo
geridos por profissionais da área de saúde (médicos, farmacêuticos,
enfermeiros, fisioterapeutas, nutricionistas etc.), sem uma adequada formação
ou qualquer experiência em gestão logística.
Tomando-se como análise a publicação da Associação Nacional de
Hospitais Privados (ANAHP), projeta-se que os hospitais têm custo mensal
com medicamentos na casa de R$ 3 milhões. Com base nisso, explica-se a
necessidade de aprimoramento constante no controle das farmácias
hospitalares, tanto na aquisição como na estocagem.
Uma gestão eficiente dos recursos materiais pode dar uma contribuição
importante para melhorar os serviços hospitalares, na medida em que reduz os
custos desses recursos ao mesmo tempo em que promove uma melhora dos
serviços prestados, ou seja, atender os pacientes com qualidade e menor custo
envolvido com os materiais.
7
O estudo foi dividido em três capítulos, onde o primeiro capítulo aborda
o conceito de logística empresarial e logística hospitalar e de como elas se
comportam dentro de uma organização. O capítulo finaliza trazendo a definição
de farmácia hospitalar para o leitor.
Já o segundo capítulo apresenta a forma como uma organização de
saúde deve trabalhar com a logística a seu favor para evitar desperdício e sem
perda na qualidade, através da padronização dos medicamentos, reposição e
armazenagem corretos.
O terceiro capítulo foca na importância da tecnologia no apoio à gestão
de materiais mostra algumas das tecnologias mais aplicáveis à gestão de
materiais dentro de uma farmácia hospitalar.
Por fim o estudo é concluído focando na importância de se utilizar uma
logística bem aplicada para gerenciamento de estoques dentro das farmácias
hospitalares e da importância em se preparar pessoas para exercerem tal
gerenciamento.
São, portanto, objetivos deste estudo, colher o máximo de informações
possíveis sobre um assunto ainda pouco explorado, a logística bem aplicada
na farmácia hospitalar. Informar através de experiências e pesquisas, que o
empreendedor/ profissional de saúde tem muito a ganhar quando passa a
conhecer e aplicar efetivamente o conhecimento logístico dentro de suas
organizações e conseqüentemente beneficiar os pacientes com um
atendimento eficaz, eficiente e de qualidade.
8
CAPÍTULO I
LOGISTICA EMPRESARIAL E LOGISTICA HOSPITALAR
Segundo Ballou (1993), a logística empresarial trata de todas as
atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos
desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final,
assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento,
com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um
custo razoável.
Já para Arbache (2004), a logística empresarial é uma ferramenta
operacional e de planejamento estratégico, cujo desenvolvimento sustenta-se
no uso de sistemas computacionais, com grande relação com as atividades de
produção (manufatura), marketing e finanças.
A logística tem como concepção básica a administração de forma
sistêmica das atividades relacionadas ao fluxo de materiais, serviços e
informações desde o fornecedor de matéria-prima até o consumidor final,
procurando fazer com que os clientes tenham materiais e serviços em
quantidade, condições (integridade), custo e prazo desejados.
Podemos definir logística como a ferramenta de coordenação de todas
as atividades envolvidas no processo de entrega do produto ao cliente final,
uma vez que o atendimento das necessidades do cliente é a razão de ser das
empresas. Em um mercado cada vez mais competitivo, somente aqueles que
estiverem ligados ao mercado consumidor conseguirão manter seus negócios
no futuro.
9
Muito antes de interessar aos homens de negócios, de forma
organizada, a administração da logística militar já tinha se desenvolvido. De
acordo com uma frase difundida nos meios militares, atribuída a variados
autores, mas que de tão importante é constantemente citada: ”Amadores
discutem tática e estratégia, profissionais discutem logística”.
Pela sua abrangência a logística tornou-se importante demais para
merecer destaque nos diversos campos de atuação econômica, nas
organizações militares, indústrias, bancos, hospitais e organismos
governamentais ligados à segurança pública e combate a calamidade como
corpo de bombeiros ou Defesa Civil, no Rio de Janeiro.
Logística é importante porque é capaz de auxiliar empresas e
organizações na agregação e criação de valor ao cliente. Ela pode ser a chave
para uma estratégia empresarial de sucesso, provendo uma multiplicidade de
maneiras para diferenciar a empresa da concorrência através de um serviço
superior ou ainda por meio de interessantes reduções de custo operacional.
Sbrocco (2001) coloca que o grande desafio do profissional de logística
é colocar as mercadorias ou os serviços certos no lugar e no instante corretos
e na condição desejada, ao menor custo possível. E quando falamos de
logística hospitalar, parece que o peso da responsabilidade é maior ainda para
vencer este desafio, já que neste caso estamos lidando com vidas. Fica difícil
imaginar como é o funcionamento de um hospital sem levar em conta os
conceitos de logística. É indiscutível, portanto, a necessidade de logística no
dia-a-dia dos hospitais, sejam eles de qualquer porte.
Uma gestão logística eficiente pode auxiliar a empresa bem
posicionada no mercado, em termos de produtos ou serviço, a diferenciar-se
por meio de redução de custos operacionais ou de um serviço bem-feito (de
maior valor aos olhos do cliente), superior ao da concorrência, ou ainda ambos
em um segmento específico de clientes, produtos ou mesmo área geográfica,
segundo Arbache (2004).
10
O processo logístico impregna toda atividade humana, direta ou
indiretamente, quer se queira ou não. A logística, portanto, impacta
significativamente toda uma sociedade, independente dos papéis que os
indivíduos exerçam e na administração todos são afetados – gestores e
empresários, empregados, funcionários e consumidores.
A atividade do prestador de serviço em saúde é muito diferente na sua
responsabilidade de uma atividade industrial ou comercial. Pode-se em uma
fábrica deixar de produzir algum item por falta de componente e recuperar-se o
atraso da produção no dia seguinte.
No hotel, se não há algum ingrediente para refeição principal, altera-se
o cardápio e o hóspede pode continuar satisfeito. Não é o que ocorre com a
atividade hospitalar. O nosso “cliente” está necessitando do medicamento
naquele horário, ou para aquela cirurgia imediata, ou ainda vem para
atendimento emergencial que não sabemos quanto ou o que poderá ser.
Assim, como prover de forma eficiente, com orçamentos sempre
limitados, custos em ascensão e receitas concorridas? Podemos de modo
simples, entender logística como parte integrante do negócio, como a tarefa de
colocar o produto necessário no lugar certo e no momento em que o cliente
deseja, pelo preço mais justo possível de ser obtido.
Para alcançar bons resultados, os processos devem ser executados
com agilidade, usando sistemas de informação que envolvam equipamentos,
softwares e treinamento, maximizando a gestão administrativa de controle de
estoques, compras e finanças, e estruturando todo o processo logístico.
Conforme Roberto (2010), na gestão hospitalar, bem como em todas
as áreas de gestão, deveria ser necessário gerenciar de maneira efetiva os
processos organizacionais com a intenção de implantar programas de
qualidade voltados, também, para a produtividade, quer em instituições
públicas da área de saúde, quer em instituições privadas.
11
Um ponto importante para ressaltar é que a gestão de suprimento de
materiais não tem recebido o devido trato profissional, desvalorizando-se o
setor, por conseguinte a empresa hospitalar. Por vezes, delega-se essa
responsabilidade a colaboradores não qualificados para o exercício da função.
Os conceitos básicos, a linguagem técnica e os conhecimentos necessários
devem ser adquiridos através de cursos especializados, o que resulta em
ganhos de qualidade, produtividade, investimento no capital humano, eficiência
e eficácia. Por vezes, o capital humano, do ambiente hospitalar, por inabilidade
gestora, é alocado em funções fora do seu grau de competência, de
conhecimento ou de formação, contribuindo para uma estrutura hospitalar
inadequada, conforme Roberto (2010).
Segundo Barbieri (2006), a gestão adequada de materiais afasta do
hospital três graves males:
- a compra cara;
- o estoque excessivo;
- a falta de material.
Esses flagelos são, os dois primeiros, fatais para o hospital e, o
terceiro, fatal para o paciente.
A administração de material na área de saúde é mais complexa do que
a de outros segmentos da economia, pois:
- os medicamentos e materiais amontoam a milhares;
- possuem exíguo prazo de validade;
- requerem conservação a baixa temperatura;
- devem ser passíveis de rastreabilidade;
-são facilmente furtados;
- apresentam-se sob as formas mais diversas, desde comprimidos até
injetáveis;
12
- as doses individuais devem ser diariamente prescritas, preparadas,
baixadas dos estoques, ministradas ao paciente e faturadas sem omissão nem
erro;
- e finalmente, os resíduos contaminados devem ser removidos e
incinerados com extremo cuidado.
A gestão eficiente de materiais exige por parte dos responsáveis
inúmeros e constantes esforços.
1.1 Conhecendo a Farmácia Hospitalar
Segundo o Ministério da Saúde (1994), a partir da década de 40, com o
surgimento de antibióticos e sulfas, e apesar da existência do grande número
de especialidades farmacêuticas, os farmacêuticos, na Europa e nos Estados
Unidos da América, começaram a tomar conhecimento da necessidade de
ampliação de suas áreas de atuação e iniciaram os primeiros passos em
direção á farmácia Hospitalar.
No Brasil, a partir de 1950, os serviços de Farmácia Hospitalar,
representados na época pelas Santas Casas de Misericórdias e Hospital das
clínicas da Universidade de São Paulo passaram a se desenvolver e a se
modernizar. O professor José Sylvio Cimino, diretor do serviço de Farmácia do
hospital das Clínicas de São Paulo, foi o farmacêutico que mais se destacou
nesta luta, sendo, inclusive, o autor da primeira publicação a respeito da
farmácia Hospitalar no país.
De acordo com o programa Regional de Medicamentos essenciais da
organização Pan Americana de saúde (OPAS, 1987), a farmácia hospitalar
compreende a seleção de medicamentos, a aquisição e o controle dos
medicamentos selecionados e o estabelecimento de um sistema racional de
distribuição que assegure que o medicamento prescrito chegue ao paciente na
dose correta.
13
Ainda conforme o Ministério da Saúde (1994), a farmácia hospitalar
como uma unidade técnica-administrativa do hospital e que visa
primordialmente à assistência ao paciente no âmbito dos medicamentos e
correlato e executa uma série de atividades com o objetivo de fazer uso
racional dos medicamentos.
Independentemente da complexidade da organização da farmácia, esta
tem funções essenciais, que para serem executadas precisam de profissionais
com conhecimentos básicos teóricos e práticos para o bom desempenho das
funções.
A farmácia hospitalar deve estar sob a responsabilidade de um
farmacêutico legalmente habilitado e especialmente preparado em Farmácia
Hospitalar.
O Ministério da saúde (1994) reconhece que dentre outras justificativas
para o alto custo da assistência farmacêutica, está o despreparo dos
farmacêuticos para assumirem as atividades administrativas da Farmácia
Hospitalar, dentre elas, a gestão de materiais.
Um dos principais objetivos da farmácia hospitalar é ter o medicamento
certo, na quantidade certa, na hora certa, no lugar certo, na especificação
certa, ao custo e preço econômicos.
CAPITULO II
GARANTINDO A QUALIDADE E EVITANDO O
DESPERDÍCIO
14
A estrutura organizacional complexa, a natureza dos serviços
prestados e a crescente contenção de custos dos financiadores contribuem
para a dificuldade no gerenciamento dos hospitais. Além disso, uma maior
conscientização do público tem gerado uma demanda crescente por serviços
de qualidade, aliados a custos baixos. Isso tem forçado a busca por novas
técnicas e metodologias que possam minimizar as complexidades inerentes à
gestão hospitalar, conforme Moreira (2003).
De acordo com Arbache (2004), em uma economia cada vez mais
dependente de resultados operacionais, onde muitas vezes as empresas lutam
para manter a participação de mercado e aumentos percentuais são muitos
pequenos, o sucesso das operações passou a ser vital para elas. É nesse
cenário que a logística surge como a ferramenta de maior impacto na melhoria
dos resultados operacionais, pois, principalmente em países como o Brasil, é
nessa área que as empresas podem obter grandes reduções de custo e
melhoria de performance.
Qualquer economia resultante de uma melhor gestão dos materiais é
sempre bem-vinda, pois é amplamente conhecida a grande dificuldade por que
passa uma parcela expressiva dos hospitais brasileiros. Essas economias
poderiam muito bem suprir outras deficiências para melhorar os serviços
prestados, por exemplo, para melhorar a remuneração dos profissionais ou de
qualquer outro componente dos pacotes produto-serviço que o hospital oferece
ou venha a oferecer. Essa questão, já importante por si mesma em qualquer
circunstância, torna-se crucial quando se verifica a situação do Brasil em
relação à saúde.
A importância de se manter os estoques dos medicamentos realmente
necessários, através da padronização e de uma reposição correta dos itens, é
para que não ocorra mais caso como ocorreu no depósito de medicamento e
materiais hospitalares dos hospitais estaduais do Rio de Janeiro, conforme
mostra no anexo1, de haver milhões em medicamentos vencidos no depósito e
falta de diversos medicamentos nas farmácias hospitalares.
15
É fundamental que as organizações hospitalares sejam geridas
como um sistema que não pode falhar. O princípio logístico da
redundância deve ser considerado com o máximo rigor, como
se o hospital fosse um avião em pleno vôo. (SILVA, 2010,
p.60).
A busca pela qualidade dos serviços de saúde tornou-se imperativa,
tanto do ponto de vista técnico quanto do social. Isso se deve ao fato de que a
sociedade está mais exigente em matéria de qualidade dos serviços que
recebe. Diante desta realidade, governo, administradores hospitalares,
médicos, responsáveis por suprimentos hospitalares e sociedade em geral tem
discutido incessantemente sobre o assunto.
Em se tratando de suprimentos hospitalares, a gestão de materiais, ou
estoques de materiais de uso hospitalar, assim como o próprio hospital como
instituição, precisa empenhar-se em proporcionar meios que permitam a
melhoria de sua eficiência, eficácia e da qualidade dos seus serviços, conforme
Roberto (2010).
Há vários modelos de gestão de materiais, entre eles aquele em que
cada setor cuida do seu estoque; um segundo onde há um setor centralizador e
um terceiro modelo que é intermediário. A instituição hospitalar deve acolher o
que melhor lhe convier. As funções da administração de materiais estão
envolvidas em interesses de três pontos de vista que deve conciliar:
• O usuário, que deseja condições de utilização, de entrega, de
tempo, de custos, sem burocracia;
• A área econômico-financeira, que deseja menor custo, maiores
prazos, redução do valor do estoque, evitar ocorrências freqüentes com os
materiais;
16
• Os fornecedores, que desejam vender a maior quantidade, maior
preço, curto prazo de recebimento e se isentar de futuras
responsabilidades.
Como prover de forma eficiente, com qualidade e ainda sim evitar o
desperdício, com orçamentos sempre limitados, custos em ascensão e receitas
concorridas?
Segundo Ribeiro (2005), para alcançar esses objetivos, os processos
devem ser executados com agilidade, utilizando a tecnologia como aliada e
todo o processo logístico deve ser estruturado.
2.1 Padronização de medicamentos
Dentre as estratégias ligadas à gestão dos estoques da farmácia
hospitalar estão aquelas envolvendo a seleção dos produtos mais adequados
ao perfil de utilização dos mesmos por cada organização de saúde, incluída a
padronização de medicamentos. (BOND, 1999, apud GONÇALVES, 2006, p.3).
Segundo Alto (2009), padronizar significa adotar um padrão a ser
obedecido. Quando padronizamos, escolhemos um só produto de certa marca,
tipo ou modelo que deverá satisfazer algumas necessidades específicas.
Padrões são uma forma de assegurar qualidade e reduzir custos. A
aquisição de material padronizado apresenta alguns objetivos:
- reduzir números e a variedade de itens de material;
- reduzir o tempo de processamento da compra;
- reduzir o espaço de armazenagem e o custo de estocagem;
- simplificar o controle de estoque;
- obedecer a padrões técnicos que nos permitam trabalhar com maior
segurança;
17
- seguir os padrões de mercado, ou seja, dar preferência à utilização de
produtos que sejam facilmente encontrados nos fornecedores, resultando em
redução do custo de aquisição.
Padronizar medicamentos significa escolher, dentre uma relação de
produtos e de acordo com determinadas especificações, aqueles que atendam
às necessidades de cobertura terapêutica da população-alvo que se deseja
tratar. (AGARAN, 1999, apud GONÇALVES, 2006, p.3).
Os estoques da farmácia hospitalar são caracterizados por ciclos de
demandas e de ressuprimentos, com flutuações significativas e altos graus de
incerteza, fatores críticos diante da necessidade de manter medicamentos em
disponibilidade na mesma proporção da sua utilização.
Conforme Barbieri (2006), com a padronização, busca-se reduzir a
variedade desnecessária de materiais que atendam às mesmas finalidades. Os
fabricantes oferecem permanentemente uma grande variedade de produtos
novos e similares, daí a necessidade de proceder a uma rigorosa avaliação das
opções existentes para selecionar as mais convenientes para a organização e
aos seus usuários. Variedade desnecessária é uma espécie de desperdício e
como tal deve ser evitada.
Preferências por um determinado medicamento ou grupo de produtos,
por parte dos médicos, e as pressões exercidas pela indústria farmacêutica
sobre os responsáveis pelas aquisições de remédios, são as maiores barreiras
encontradas para a padronização de medicamentos em hospitais. (MCKEE,
2000, apud GONÇALVES, 2006,p.4).
Ainda conforme Barbieri (2006), nos hospitais, a inclusão (adoção) ou
exclusão (eliminação) de um medicamento deve ser realizada de acordo com
um processo de seleção estruturado a partir de uma política de seleção de
medicamentos e itens afins visando:
18
• A redução da variedade desnecessária;
• A qualidade farmacológica em consonância com as normas
da vigilância sanitária;
• A garantia das prescrições médicas.
Para realizar essa seleção, o hospital deve constituir uma comissão de
padronização de medicamentos encarregada de estabelecer critérios de
seleção.
A comissão é encarregada de estabelecer critérios de seleção,
proceder à seleção, divulgar informações sobre os medicamentos
selecionados, prestar esclarecimentos aos usuários solicitantes e revisar as
normas internas relacionadas com as rotinas referentes ao uso e ás
solicitações de inclusão de medicamentos. Pelos objetivos e critérios
mencionados, tal comissão deve ser constituída por médicos representantes
das diferentes áreas de atuação do hospital (cirurgia, traumatologia, pediatria,
obstetrícia e outras), farmacêuticos e enfermeiros.
2.2 Repondo no momento e na quantidade correta
Para Ballou (1993), controlar o nível de estoque é como apostar num
jogo de azar. Nunca se tem certeza da quantidade demandada para
armazenagem. Para complicar ainda mais a situação, não é possível conhecer
com exatidão quando chegarão os suprimentos para abastecer os inventários.
Nos hospitais, a falta de material gera atrasos nas atividades, perda de
qualidade e pode até pôr em risco a vida de pacientes. Além de colocar em
risco a vida dos pacientes, gera impactos negativos sobre sua reputação, bem
como sobre a de seus profissionais. Isso tem levado muitos administradores a
preferir excesso à falta de material, até porque esses excessos escondem
falhas e ineficiências do sistema produtivo, incluindo relações deficientes com
os fornecedores. Estoques elevados podem estar, por exemplo, compensando
19
a ausência de um programa de manutenção preventiva ou uma articulação
deficiente ou conflituosa entre as áreas gestoras e usuárias de materiais. De
modo geral, a empresa que procura reduzir ao mínimo os estoques
necessários para suportar as atividades, além de se beneficiar da redução dos
custos de manter, passa a ter uma percepção maior dos seus problemas
administrativos e operacionais.
Segundo Roberto (2010), uma das principais regras de abastecimento,
é que o sistema deve distribuir a menor quantidade que a sua logística permitir.
Esse procedimento se justifica pelo fato de que o usuário em geral não possui
condições adequadas de armazenamento e os estoques periféricos significam
aumento dos recursos imobilizados.
O gerenciamento de estoques reflete quantitativamente os
resultados obtidos pela empresa ao longo do exercício
financeiro, o que, por isso mesmo, tende a ter sua ação
concentrada na aplicação de instrumentos gerenciais baseados
em técnicas que permitem a avaliação sistemática dos
processos utilizados para alcançar as metas desejadas,
podendo-se afirmar que ao manter os estoques em níveis
economicamente satisfatórios, o atendimento as necessidades
em material de qualquer empresa constitui seu mais amplo
objetivo. (NANTES, 2001, p.44)
Conforme Arbache (2004) a correta previsão de demanda pode permitir
um bom nível de serviço com baixos estoques, mas para isso é necessária
agilidade na tomada da decisão em reabastecer a empresa no momento e na
quantidade certos.
20
2.2.1 Ponto de reposição
Trata-se de uma quantidade (saldo em estoque) que, ao ser atingida
pelo estoque em declínio determina a adoção de medidas para o ressuprimento
do item.
Segundo Ballou (1993), a finalidade do ponto de reposição é dar início
ao processo de ressuprimento com antecipação suficiente para não ocorrer
falta de material.
Quando o estoque cai a um nível conhecido como PR (ponto de
reposição), um pedido de compra ou ressuprimento é disparado em uma
quantidade fixa conhecida como lote de compra ou de reposição.
A fórmula matemática de ponto de reposição é:
PR = D X TR
PR = Ponto de reposição
D = Demanda
TR = Tempo médio de ressuprimento ou lead time
Digamos que a demanda de um item seja 50 unidades por dia, e o
ressuprimento de três dias, o ponto de reposição será no momento em que o
estoque estiver com 150 unidades (50 x 3 = 150).
21
Figura 1 – Gráfico para exemplificar ponto de reposição (LUANA
LOPES, 2012)
Segundo Ballou (1993) este cálculo é utilizado se a taxa de consumo e
o tempo de ressuprimento são conhecidos com certeza.
Nos casos onde há incertezas na demanda ou no tempo do ciclo de
atividades de reposição, faz-se necessário a formulação de um estoque de
segurança.
A fórmula do ponto de reposição passa a ser:
PR = D X TR + ES
PR = Ponto de reposição
D = Demanda
TR = Tempo médio de ressuprimento ou lead time
ES = Estoque de segurança
22
Para ilustrar este novo exemplo de cálculo, digamos que a demanda
seja de 50 unidades por dia, e o ressuprimento de três dias, e neste caso um
estoque de segurança de 150 unidades, o ponto de reposição será no
momento em que o estoque estiver com 300 unidades (50 x 3 + 150 = 300).
Figura 2 – Gráfico para exemplificar ponto de reposição (LUANA
LOPES, 2012)
2.2.2 Lote de compra
Conforme Ballou (1993), o volume e a freqüência das compras estão
relacionados. Se forem adquiridos volumes maiores em cada compra, então
haverá menor número de pedidos por ano. Haverá menos trabalho burocrático,
mas os custos de manutenção de estoques vão aumentar.
O lote de compra é a quantia fixa de compra que minimiza os custos
totais anuais de um item de estoque. Para efeito de gestão de estoque, os
custos devem ser obtidos com vistas às decisões sobre quanto e quando
comprar, segundo Barbieri (2006).
23
Para Alto (2009), a compra de materiais e serviços pode trazer
excelentes resultados, provocando redução de custos e reflexos positivos na
produção, na manutenção, na operação, no transporte, na distribuição física,
na logística, nas vendas e nas áreas financeiras e de marketing, desde que
fundamentada em processos científicos e tendo como base de ação a ética
pessoal e profissional.
O princípio que determina o tamanho do lote de compra visa o
equilíbrio entre o custo de manutenção do estoque e o custo do investimento
para colocação do pedido junto aos fornecedores.
O custo de obter os materiais refere-se aos gastos efetuados pelo setor
de compras e envolve entre outros as seguintes despesas:
• Salários e encargos do setor de compras;
• Impressos e materiais de escritório;
• Aluguel, luz, água e outras despesas do órgão de compra;
• Correio, telefone, fax, EDI, Internet, e outros meios de
comunicação;
• Viagens e diárias;
• Auditoria e inspeção do fornecedor;
• Outros.
O custo de manter os estoques refere-se ao conjunto das atividades
administrativas e operacionais voltadas para a guarda, a conservação e o
manuseio dos materiais, geralmente denominados custo de armazenagem ou
de estocagem. E envolve entre outros as seguintes despesas:
• Salários e encargos do setor de armazenagem;
• Aluguéis, energia, luz, água etc. consumidos nos armazéns e
depósitos;
• Seguros dos materiais, equipamentos e instalações;
• Perdas por deterioração, obsolescência, quebras, furtos etc.;
24
• Depreciação de equipamentos.
Figura 3 – Tabela para exemplificar Lote de compra (LUANA LOPES, 2012)
No quadro apresentado, o melhor lote de compra é de 600 unidades,
onde o custo total é o menor possível.
2.3 Armazenagem
De acordo com Arbache (2004) as instalações de armazenagem
desempenham papel primordial no atendimento de forma eficiente e eficaz aos
desejos desse mercado, cada vez mais competitivo. Seu planejamento e
formatação terão impacto importante no desempenho da distribuição de
produtos.
Uma boa armazenagem é fator de suma importância em todo processo
da assistência farmacêutica hospitalar, gerando redução de custos, a
manutenção do tratamento ao paciente e uma organização nas diversas
atividades da farmácia.
De acordo com o Ministério da Saúde (1990), estocar medicamentos
não é como estocar alimentos – apesar da importância das duas atividades
para a saúde humana. O alimento estragado, na maioria das vezes, é
facilmente identificável. No caso dos medicamentos a realidade é outra: se eles
têm o seu estado normal alterado, tornam-se inativos ou nocivos à saúde e, o
25
que é pior, são de difícil reconhecimento. Toda e qualquer área destinada à
estocagem de medicamentos deve ter condições que permitam preservar suas
condições de uso, conforme anexo 2.
Percebe-se então, a responsabilidade que representa o manuseio de
medicamentos, que pode significar a diferença entre a saúde e a doença e, em
casos extremos, entre a vida e a morte. Mesmo um breve tratamento incorreto
pode torná-los ineficazes, o que traduz a importância do trabalho de todas as
pessoas envolvidas em sua manipulação.
Porém, conforme Barbieri (2006) como as atividades de armazenagem,
movimentação e manuseio de materiais envolvem algum esforço físico e certo
isolamento, elas não são vistas como atividades nobres, pois nobreza que se
presta foge desse tipo de atividade como o vampiro de uma réstia de alho.
Esse talvez seja o motivo por que se observa, via de regra, que o pessoal
dessa área nem sempre recebe treinamentos adequados, embora sejam
responsáveis pela guarda de recursos valiosos e pelo atendimento aos
usuários internos.
Recomenda-se, portanto, que a armazenagem seja tratada com a
mesma importância que as demais atividades administrativas.
A armazenagem possui quatro atividades básicas: recebimento,
estocagem, administração de pedidos e expedição.
2.3.1 Recebimento
É o primeiro estágio do processo de armazenagem. Significa o aceite
físico dos materiais, após a checagem das condições físicas do produto e dos
dados da nota fiscal, conforme Arbache (2004).
Para Barbieri (2006), as tarefas de recebimento consistem em:
26
- verificar, por comparação entre a nota fiscal do fornecedor e a cópia
do pedido, se os materiais entregues foram, de fato, encomendados, no tipo,
na quantidade e no preço estipulados na nota fiscal;
- assinar os canhotos das notas fiscais dos fornecedores;
- verificar se as mercadorias entregues correspondem, na quantidade e
no tipo, ao que consta na nota. Essa verificação requer contagem e/ou
pesagem rigorosa, de cada item;
- identificar com etiqueta, códigos ou sinais apropriados, os itens
entregues que não estiverem claramente marcados;
- anotar, em documentos apropriados, entregas parciais ou em
excesso, ou discrepâncias;
- avisar os responsáveis pela inspeção de qualidade das mercadorias
entregues;
- enviar as notas fiscais e outros documentos, pertinentes ao
almoxarifado, a contas a pagar, compras e outros setores;
- enviar, ao almoxarifado propriamente dito, as mercadorias conferidas,
inspecionadas e aceitas;
- providenciar a devolução de mercadorias recusadas.
No caso de medicamentos, entre os itens de verificação por ocasião do
recebimento de um lote encomendado, encontram-se os seguintes:
denominação do produto, quantidade, forma farmacêutica, concentração,
número do lote, prazo de validade e registro do Ministério da Saúde. Os
quatros primeiros itens devem estar de acordo com o pedido de compra, da
qual o setor de recebimento deve ter em mãos uma cópia.
Para o recebimento de medicamentos conforme o Ministério da Saúde
(1990) devem existir instruções por escrito, descrevendo com detalhes o
recebimento, a identificação e o manuseio dos medicamentos. Elas devem
indicar adequadamente os métodos de estocagem e definir os procedimentos
burocráticos.
27
Alguns cuidados para o recebimento segundo o Manual de Boas
práticas para estocagem de medicamento, do Ministério da saúde (1990) são:
• No ato do recebimento, cada entrada deve ser examinada quanto
a sua documentação e fisicamente inspecionada para se verificar suas
condições, rotulagem, tipo e quantidade.
• Se for o caso de recebimento de um produto com mais de um lote
de fabricação, ele deve ser subdividido em quantos lotes forem necessários e
estocados dessa forma.
• Os lotes que forem submetidos à amostragem ou os julgados
passíveis de análise devem ser conservados em quarentena até decisão do
Controle de qualidade.
E segundo Barbieri (2006) o setor de recebimento deve dispor de área
separada do almoxarifado, onde a mercadoria entregue pelo fornecedor é
descarregada e aguarda aceitação.
Os materiais, portanto, deverão ser recebidos conforme especificações
padronizadas, de modo a garantir que o produto adquirido mantenha a
qualidade adequada, conforme o Ministério da Saúde (1994).
2.3.2 Estocagem
Segundo Arbache (2004), a estocagem do produto é o direcionamento
do produto para o seu ponto de guarda.
Para o Ministério da Saúde (1994), a estocagem é atividade de
importância fundamental na assistência farmacêutica hospitalar. Tem como
objetivo básico garantir a conservação dos medicamentos, germicidas,
correlatos e outros materiais adquiridos, dentro de padrões e normas técnicas
28
específicas, que assegurem a manutenção das características e qualidade
necessária à correta utilização.
A dimensão da farmácia e das suas áreas internas deve seguir as
normas das autoridades competentes. A Resolução RDC n° 50 de 21/2/2002 é
um instrumento normativo que consolida num regulamento técnico, diversas
normas voltadas para orientar o planejamento, programação, elaboração,
avaliação e aprovação de projetos físicos de estabelecimentos assistenciais de
saúde.
Para Barbieri (2006), os pontos de estocagem das farmácias
hospitalares devem estar localizados em local controlado do ponto de vista
ambiental, por exemplo, com baixa umidade, baixa temperatura, boa
ventilação, pisos que não transmitem vibrações e iluminação adequada. Tais
precauções se devem ao fato de que muitos materiais parecem em decorrência
das condições de armazenagem, por exemplo, temperatura elevada que
favorece a emissão de substâncias voláteis, calor e umidade que favorecem a
decomposição bacteriana e outras, conforme anexo 2. A localização e o lay-out
devem facilitar a recepção e distribuição dos materiais aos solicitantes e o
controle físico dos estoques.
Para Silva (2010), especialmente no setor de saúde, muitos insumos,
como matérias-primas, princípios ativos, excipientes etc., podem ser
vulneráveis a condições severas de armazenagem, motivo pelo qual os
cuidados aqui descritos são importantes para se evitar a perecibilidade de
insumos. Os fármacos exigem tratamento especial quanto à armazenagem.
A área de estocagem ideal deve ser um ambiente saudável, limpo,
arejado e bem iluminado, com piso adequado e instalações fisicamente bem
dimensionadas, lay-out funcional e acesso somente para pessoal devidamente
autorizado.
29
Segundo Barbieri (2006) a farmácia hospitalar armazena três tipos de
produtos:
• medicamentos de prateleiras, agulhas, seringas e outros
insumos farmacêuticos;
• psicotrópicos, drogas as quais tem de ser exercido controle
rigoroso, devendo as autoridades de saúde ser constantemente informadas
sobre seu uso e o estoque existente na instituição;
• materiais refrigerados: medicamentos que requerem
refrigeração, por exemplo, antibióticos, o que costuma ser feito em geladeiras
comuns, tipo domésticos.
2.3.3 Administração de pedidos
A administração de pedidos divide-se em processamento e separação.
As principais tarefas realizadas em cada uma das fases são:
• Processamento de pedidos – recebimento de pedido, emissão
de lista de separação, criação de circuito lógico para separação de pedidos;
• Separação de pedidos – recebimento da lista de separação,
emissão de etiquetas de identificação, movimentação do material para área de
expedição ou de consolidação.
2.3.4 Expedição
Na etapa de expedição ocorrem o embarque e a movimentação do
produto. Nessa fase são executadas: conferência entre pedido e separação,
emissão de documentação, programação de entregas e controle de embarque
de mercadorias.
30
Conforme Ministério da saúde (1994), neste momento, deve existir um
sistema que permita a fácil identificação do seu destino. Para tanto, os registros
de distribuição devem conter a identificação do produto, seu número de lote,
nome e endereço do destinatário, data e quantidade enviada e o número da
nota fiscal, ou do documento de despacho.
CAPITULO III
A TECNOLOGIA APOIANDO A GESTÃO DE MATERIAIS
Basicamente um dos elementos mais importantes nas operações
logísticas é o fluxo de informações envolvidas.
A tecnologia da informação (TI) tem sido de grande importância para o
desenvolvimento de um modelo de logística integrada. Gerir a informação
passou a ser essencial para o desempenho das empresas, segundo Arbache
(2004). A tecnologia da informação consiste em várias tecnologias que
coletam, processam, armazenam e transmitem informações com suporte de
hardware e software, utilizados por toda um cadeia logística para agrupar e
analisar informações. A tecnologia da informação é como os olhos e ouvidos da
gestão, recebendo e enviando as informações necessárias.
Segundo o Ministério da Saúde (1994), em muitos hospitais os dados
ainda são processados de forma manual, de maneira inadequada, dificultando
a sua localização quando necessária, além de consumir muito tempo e
possibilitar informações erradas.
Pelos aspectos inerentes ao gerenciamento da logística, no que tange
às informações envolvidas, a tecnologia da informação pode proporcionar
ganhos efetivos e eficientes de controle, acompanhamento e suporte às
decisões.
31
A informação com rapidez e precisão segundo Nogueira (2009), é
crucial para o bom desempenho dos processos logísticos, sendo que a mesma
deve ser a base sólida, onde os gestores analisam e estruturam suas decisões.
A tecnologia da informação consiste em ferramentas utilizadas para obtenção e
acesso às informações, de tal forma que possamos tomar as melhores
decisões.
Algumas tecnologias podem permitir melhorar a performance das
atividades logísticas e, conseqüentemente, otimizar os processos de
reabastecimento armazenagem, coleta, entre outros.
3.1 Sistemas de informação
Na farmácia hospitalar existem muitas áreas onde a melhora da
qualidade e a produtividade, pode estar associado à utilização de um sistema
eficiente de processamento e controle de dados conforme, o Ministério da
Saúde (1994).
A informatização, devidamente adequada às necessidades do hospital,
auxilia o planejamento, a organização, a coordenação e o controle da
organização. Particular à logística hospitalar verifica-se também que modernas
técnicas de gestão, integradas a sistemas de informação bem definidos, são
ferramentas indispensáveis para o apoio à gestão e ao processo decisório dos
sistemas logísticos.
Conforme Wanke (2004), a gestão de estoque é a função com maior
carência de informatização no âmbito das organizações de saúde. Na maior
parte das vezes, o controle e a tomada de decisão são feitos sem o uso de
sistemas computacionais específicos de suporte à decisão.
32
O processo de gestão de uma organização deve contemplar as fases
do planejamento, execução e controle e ser suportado por sistemas de
informação que fornecem subsídios ao processo decisório em cada uma destas
fases. Por conta disso, o sistema de informação apresenta-se como uma das
principais ferramentas de apoio à gestão, além de exercer influência direta no
desempenho de cada uma das fases do processo de gestão.
Os sistemas de informação corretamente estruturados são capazes de
disponibilizar as informações aos gestores onde e quando eles necessitam.
Esta característica influi diretamente na qualidade e capacidade das tomadas
de decisão. Por conta disso, os sistemas de informação são relevantes como
ferramenta de apoio à gestão e controle, segundo Moreira (2003).
3.2 Código de barras
Conforme Barbieri (2006), o código de barras é uma composição
numérica de dados de um determinado produto possibilitando sua identificação
de forma rápida e precisa.
Segundo Arbache (2004), o código de barras é um arranjo de barras e
espaços dispostos em um padrão logicamente definido, que em conjunto
representam um número. Essas barras são interpretadas por um leitor óptico e
enviadas a um computador que retorna algumas informações sobre o produto
referenciado.
33
Figura 4 – Código de barras (extraída do livro gestão de logística,
distribuição e trade marketing, 2004, p. 82)
O código de barras é de grande importância para a agilidade e bom
andamento da cadeia de abastecimento. Nós os encontraremos em
supermercados, hospitais, lojas de departamentos etc.
Tornaram-se parte integrante de nossas vidas. O código de barras tem
a finalidade de identificar um produto. Ele contém algumas informações como:
código do produto, descrição, país de origem e empresa.
O código de barras veio facilitar e agilizar a identificação,
características de um produto, quanto a sua descrição, quantidade, número de
lote, facilitando assim sua localização. Com o código de barras temos um
ganho significativo na garantia de qualidade no atendimento do produto correto,
conforme Nogueira (2006).
Os benefícios de se implantar tecnologia de código de barras são
significativos:
34
• Redução dos ciclos de processamento;
• Aumento na precisão de informações;
• Redução das perdas com materiais;
• Baixo custo e menor tempo de implantação;
• Fácil utilização;
• Alta velocidade de captura de dados;
• Informações como, validade, data de fabricação, número de lote,
dentre outras.
3.3 EDI (Intercâmbio Eletrônico de dados)
Segundo Silva (2010), o EDI é um recurso largamente empregado
pelas empresas para realizarem negócios por meio de troca de arquivos
codificados. A troca de dados médicos, via EDI, entre hospitais já uma prática
adotada por grandes instituições, havendo inclusive experiências com
intervenções cirúrgicas a distâncias.
A idéia por trás do EDI é relativamente simples, muitas empresas
utilizam computadores para organizar os processos comerciais e
administrativos ou ainda para editar textos e documentos. A maioria das
informações é introduzida no computador manualmente, através de digitação.
Quando as empresas se comunicam, por exemplo, para encomendar
mercadorias ou cobrar os clientes, porque, ao invés de imprimir relatórios em
papel e enviá-lo por fax para seu parceiro, elas obterem uma forma de
transferir eletronicamente essas informações diretamente do computador da
empresa para os computadores de seus clientes, fornecedores, bancos e
outros, conforme Nogueira (2006).
O intercâmbio EDI padroniza a forma como os computadores enviam e
recebem dados. O EDI acelera o ritmo com que clientes e transportadores
trocam informações operacionais como programações de embarque, roteiros
de entrega e rastreamento da carga, além de permitir a emissão de faturas e
35
romaneios livre de erros por eliminar a necessidade de interferência humana no
processo.
A logística tem muito a ganhar com a utilização do EDI porque esse
recurso contribui efetivamente para a redução de custos.
Dentre as várias facilidades destacamos os principais benéficos:
• Redução de custos administrativos e operacionais, frente à
brusca redução dos trâmites, que originam montes de papéis, os quais operam
em fluxos viciosos de vai-e-vem de vias de documentos, protocolos e
assinaturas;
• Agilidade no processo;
• Eliminação de erros, o EDI elimina os inevitáveis erros
resultantes da entrada manual de dados;
• Aumento da produtividade, pois o EDI permite que as
companhias controlem e manejem melhor as necessidades de produção,
compras e entregas.
3.4 ERP (Planejamento de Recursos Empresariais)
Conforme Arbache (2004), ERP são pacotes de gestão empresarial
que possibilitam a automação e a informatização integrada de uma
organização, dando suporte ao gerenciamento dos negócios.
A tecnologia ERP tem como um de seus principais conceitos, a
implantação de uma base de dados única, integrando os diversos módulos ou
subsistemas desse pacote de gestão.
O ERP pode integrar informações logísticas, financeiras, de produção,
administração de RH, contabilidade, entre outras.
36
O ERP permite que diversas informações dos processos, que
necessitem de matéria-prima e de recursos humanos, sejam visualizadas de
forma consolidada e rápida, facilitando a tomada de decisão pelos gestores. Os
executivos das empresas podem saber pelos relatórios emitidos pelo ERP,
quanto de recurso é necessário para que cada unidade de negócio implante,
por exemplo, um novo projeto.
Estes sistemas integram e coordenam os principais processos da
empresa através de um software, organizando e disseminando a informação de
forma integrada entre as diferentes áreas da companhia. Essa integração faz o
uso de uma base de dados comum a toda empresa, consolidando assim toda a
operação do negócio em um único ambiente computacional. Dessa forma,
procura-se evitar redundâncias e inconsistências de dados, assegurando-se a
integridade do fluxo de informações, segundo Silva (2010).
A grande vantagem da implementação do EPR advém da sua própria
concepção integrada, permitindo assim uma maior eficiência, eficácia e rapidez
nos processos da coleta, armazenagem, transferência e processamento das
informações corporativas.
O uso do ERP está crescendo devido à complexidade de gerenciar as
múltiplas informações fornecidas pelo mercado, geradas por uma concorrência
cada vez mais acirrada, que deixa de ser regional para ser globalizada.
As empresas tem utilizado sistemas integrados de gestão (ERP) para
otimizar e controlar melhor seus processos de negócios e o setor hospitalar
não é uma exceção.
As funções de retaguarda de hospital são fundamentais para garantir a
melhoria de qualidade dos cuidados dos pacientes e a eficiência operacional
dos hospitais. Os ERPs melhoram a eficiência da cadeia de suprimentos,
gestão de inventário, gestão de relacionamento com os pacientes e seus
familiares, recursos humanos, finanças e faturamento.
37
CONCLUSÃO
O objetivo geral deste estudo foi mostrar que apesar das dificuldades
em colocar em prática uma gestão eficiente de materiais, esta é uma das
atividades mais importantes dentro da administração hospitalar e que, portanto,
merece sua devida atenção.
A escolha do tema deveu-se à necessidade de informar aos
profissionais e gestores de farmácias hospitalares, que eles devem buscar
formação e se preparar para executar um bom trabalho em um setor que exige
tanto zelo e eficiência. Ainda encontram-se muitos profissionais em hospitais,
sem o mínimo de formação e orientação adequada para garantir uma boa
gestão de materiais. Apesar da farmácia hospitalar obrigatoriamente ter um
farmacêutico responsável, na maioria das vezes, este não está preparado para
assumir todas as atividades que o setor exige. Como então orientar
adequadamente outro profissional?
Em muitos segmentos do mercado, a gestão de materiais já é vista
como um diferencial competitivo, porém, muitos hospitais geridos por médicos
ou profissionais com pouca informação sobre o assunto, possuem uma
tendência em depositar todas as energias em outras áreas do estabelecimento
e entender que a farmácia hospitalar é somente um local para recebimento,
armazenamento e expedição de medicamentos e que para isto não é
necessário muito trabalho.
O estudo, portanto analisa e mostra os principais cuidados e
procedimentos que devem ser realizados dentro de uma farmácia hospitalar
para garantir uma eficiente gestão de estoques, contribuindo assim, para a
redução de custo, organização, garantia da qualidade e maior eficiência no
atendimento aos clientes internos e aos pacientes.
38
ANEXO 1
REPORTAGEM INTERNET
Reportagem de Ludmilla de Lima publicada em 20/07/2007 às 23h07m
http://oglobo.globo.com/rio/mat/2007/07/20/296880273.asp
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ANEXO 2
FOTOS
Condições de armazenagem em duas Farmácias Hospitalares
diferentes .
Foto 1:Armazenamento inadequado de soluções, encostadas na parede,
próximas à janela e expostas ao sol em um Hospital da região Norte do RJ.
Foto 2: Armazenamento inadequado de medicações que precisam de
refrigeração. Refrigerador inapropriado com medicações amontoadas e
termômetro quebrado em um Hospital da região Norte do RJ.
40
Foto 3: Armazenamento adequado de soluções em local climatizado.
Farmácia hospitalar de um Hospital da região Oeste do RJ.
Foto 4: Armazenamento adequado de medicações que precisam de
refrigeração. Refrigeradores adequados com medição constante de
temperatura e medicações armazenadas com fácil visualização de lote e
validade.
Farmácia Hospitalar de um Hospital da região Oeste do RJ.
41
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