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UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAZONAS
INSTITUTO DE CIÊNCIAS HUMANAS E LETRAS
DEPARTAMENTO DE ARQUIVOLOGIA E BIBLIOTECONOMIA
CURSO DE BIBLIOTECONOMIA
MANUAL DE SERVIÇO
Orientações para sua construção
LÚCIA ELAINE BRANDÃO DE SOUZA Monitoria em O&M – 2015/2
Professora-orientadora: Célia Regina Simonetti Barbalho
Manaus
2016
SUMÁRIO 1 APRESENTAÇÃO .............................................................................................. 2
2 INTRODUÇÃO .................................................................................................... 3
3 ORGANOGRAMA DA INSTITUIÇÃO ................................................................. 4
4 DESCRIÇÃO DO SERVIÇO ............................................................................... 5
4.1 CONCEITO ......................................................................................................... 5
4.2 FINALIDADES .................................................................................................... 6
4.3 CARACTERÍSTICAS ........................................................................................... 7
4.4 ETAPAS DE REALIZAÇÃO ................................................................................. 8
5 FLUXOGRAMA DO SERVIÇO ........................................................................... 9
6 FORMULÁRIOS ................................................................................................ 10
7 RESPONSABILIDADE DE EXECUÇÃO DO SERVIÇO ................................... 11
7.1 SETOR DE SUBORDINAÇÃO .......................................................................... 11
7.2 DIVISÃO DE SUBORDINAÇÃO ........................................................................ 12
7.3 EXECUÇÃO DO SERVIÇO ............................................................................... 13
8 RESPONSABILIDADE PELO MANUAL .......................................................... 14
8.1 DIVULGAÇÃO ................................................................................................... 14
8.2 GUARDA ........................................................................................................... 15
9 ORGANOGRAMA DA BIBLIOTECA ................................................................ 17
10 ESTATÍSTICAS ................................................................................................ 18
11 INSCRIÇÕES .................................................................................................... 19
11.1 FORMULÁRIOS PARA INSCRIÇÃO ................................................................ 19
12 LOCAL E HORÁRIO DO FUNCIONAMENTO DO SERVIÇO .......................... 20
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1 APRESENTAÇÃO
No tópico apresentação deve ser descrito o que é um manual de serviço e
seu objetivo, contextualizando sua importância para a unidade de informação, nesse
caso a biblioteca. Como o próprio nome diz, neste item deve ser apresentada a
instituição e o serviço que esta sendo manualizado.
Da apresentação deve constar, pelo menos, o objetivo do manual, a
relevância do uso de procedimentos, a quem se destina e como está estruturado o
texto. Deve ser colocado nas referências a indicação da obra, caso haja citação,
direta ou indiretamente. Se for o caso, deve ser acrescentado no final do sumário o
item: Referências.
Pode-se compreender manual como o documento que reúne informações de
forma sistematizada acerca de determinado assunto, de forma a ser um facilitador
do funcionamento da organização, por servir como um orientador, por isto é
importante que a apresentação seja clara destacando os objetivos de sua
elaboração.
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2 INTRODUÇÃO
A introdução é uma apresentação sumária do trabalho e deverá conter
resumidamente o que vai tratar e como o irá fazer. Quem vai ler o seu trabalho, logo
na introdução deverá ficar com uma ideia daquilo que irá encontrar. Deste modo,
neste item deve ser descrito, o que tem no manual de serviço, como ele está
composto, ou seja, cada um dos itens que fazem parte do manual, explicando o que
significa.
Uma boa introdução inicia contextualizando o serviço, sem necessariamente
conceituá-lo, dizendo qual o objetivo do serviço que está sendo descrito, quando e
por quem o manual deve ser utilizado, se há alguma norma na instituição que
ampare o que está descrito, como o Regimento da Biblioteca, por exemplo.
Lembrar que uma introdução tem a função de dar uma visão geral do manual.
Ao final da leitura o leitor deve ter absoluta clareza sobre o que pode esperar dele.
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3 ORGANOGRAMA DA INSTITUIÇÃO
Deve ser apresentado o organograma da instituição onde a biblioteca está
inserida.
Importante: a) o organograma tem que ser apresentado em apenas uma
página; b) deve apresentar na parte superior da página o nome da instituição; c) tem
que expor o quadro na parte inferior direita com título do organograma, número, data
de emissão, etc.
Ex:
ORGANOGRAMA DA FACULDADE X
ORGANOGRAMA DA FACULDADE X
N° do Organograma: 000
Data de Emissão:
12.12.15
Data do Organograma:
12.12.15
Substituído em: 01.04.20116
Desenhado por: João de Barro
Aprovado por: Maria Flor
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4 DESCRIÇÃO DO SERVIÇO
4.1 CONCEITO
O que é o serviço? E preciso ter uma conceituação clara, pois trata-se de um
manual que é elaborado para outras pessoas o consultarem.
E possível usar a definição que se encontra na literatura (livros, artigos, etc.),
sem esquecer de citar a fonte e colocar a referência completa no final do trabalho.
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4.2 FINALIDADES
Para que serve o serviço, qual sua utilidade? De forma clara e precisa
explicar a intenção do serviço.
A finalidade está relacionada à intenção ou motivação para a realização
ou existência do serviço que está sendo descrito, objetivo, propósito, fim.
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4.3 CARACTERÍSTICAS
Um serviço que é oferecido em determinada biblioteca também pode ser
oferecido em muitas outras bibliotecas. No entanto, cada biblioteca tem sua
particularidade. Dessa forma, o serviço que está sendo descrito no manual é único
da biblioteca onde é realizado.
Por exemplo, o serviço de catalogação do acervo bibliográfico na Biblioteca X
é realizado de modo automatizado pelo Sistema Pergamum. Já na Biblioteca Y este
serviço utiliza o Sistema Aleph. Em outra biblioteca ainda é utilizado o sistema de
fichas em papel. O serviço de catalogação é o mesmo, mas é realizado de diferentes
formas, adotando diferentes procedimentos. Isto é o que caracteriza um serviço em
uma biblioteca.
Deve ser descrito neste item, os elementos que são pertinentes a realização
do serviço naquela biblioteca e que o diferencia dos demais que são realizados em
outras bibliotecas. Não devem ser expostas ainda as etapas de realização, mas
somente as características.
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4.4 ETAPAS DE REALIZAÇÃO
Neste item deve ser descrito detalhadamente cada etapa a ser realizada.
Desde o início até o final.
Para iniciar, é preciso, como no fluxograma, definir onde inicia e termina o
processo. A folha de descrição do processo pode auxiliar no desenvolvimento deste
item, mas ela não precisa ser colocada no trabalho. O preenchimento ajuda a
entender as etapas do processo.
Quando necessário poderá ser usado figuras, quadros, tabelas etc.
É preciso esclarecer as terminologias técnicas, para que o leitor saiba do que
está sendo falado. Isto pode ser feito por meio de um Glossário que poderá ser
colocado depois do último item e antes das Referências, se houver. E necessário ser
claro e usar uma linguagem de fácil compreensão.
Pode ser texto corrido ou com etapas enumeradas, contanto que seja
compreendido.
Esta descrição é a base para apresentação do próximo item: o fluxograma.
Deste modo, as fases deverão ser aqui explicadas e deverá constar o fluxo que será
apresentado.
FOLHA DE PROCESSAMENTO DEPARTAMENTO:
Rotina Básica de:
Nº do Passo
Descrição do passo
Órgão e /ou funcionário
Tempo Distancia
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5 FLUXOGRAMA DO SERVIÇO
Coloque o fluxograma do serviço elaborado de acordo com regras expostas e
com as etapas descritas no item anterior.
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6 FORMULÁRIOS
Este não é um tópico obrigatório. Ele só irá ser colocado se o serviço que está
sendo descrito tiver um formulário para ser executado.
Se o serviço utiliza formulários é preciso colocá-los aqui e explicar cada um.
Explique se é formulário impresso ou eletrônico, se tem mais de uma via, que
informações devem ser preenchidas em cada campo e por quem. O título do
formulário deve ser apresentado.
Se, por exemplo, o tratamento técnico e feito em algum sistema, como o
Pergamum, cada tela é um formulário que precisa ser colocado no manual e
explicado.
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7 RESPONSABILIDADE DE EXECUÇÃO DO SERVIÇO
7.1 SETOR DE SUBORDINAÇÃO
De acordo com o organograma da biblioteca, este item deve informar em qual
setor é realizado o serviço que está sendo descrito.
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7.2 DIVISÃO DE SUBORDINAÇÃO
De acordo com o organograma da biblioteca, é preciso neste item informar a
qual divisão está subordinado o setor onde o serviço é realizado.
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7.3 EXECUÇÃO DO SERVIÇO
Informar o profissional responsável pela execução do serviço. É importante
lembrar que deve ser exposto somente o cargo e não o nome da pessoa.
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8 RESPONSABILIDADE PELO MANUAL
8.1 DIVULGAÇÃO
Profissional responsável pela divulgação do manual. É importante lembrar
que deve ser exposto somente o cargo e não o nome da pessoa.
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8.2 GUARDA
Profissional responsável pela guarda do manual. É importante lembrar que
deve ser exposto somente o cargo e não o nome da pessoa.
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8.3 SUBSTITUIÇÃO
Profissional responsável pela substituição do manual. É importante lembrar
que deve ser exposto somente o cargo e não o nome da pessoa.
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9 ORGANOGRAMA DA BIBLIOTECA
Inserir o organograma da biblioteca. Importante: a) o organograma tem que
ser apresentado em apenas uma página; b) deve apresentar na parte superior da
página o nome da instituição; c) tem que expor o quadro na parte inferior direita com
título do organograma, número, data de emissão, etc.
Ex: ORGANOGRAMA DA BIBLIOTECA Z
ORGANOGRAMA DA BIBLIOTECA Z
N° do Organograma: 005
Data de Emissão: 20.01.2015
Data do Organograma: 20.01.2015
Substituído em: 05. 01. 2001
Desenhado por: Maria Clara Santos
Aprovado por: Izabel Ribeiro
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10 ESTATÍSTICAS
Como é medida a produtividade do serviço? Por exemplo, o serviço de
empréstimo é contabilizado pela quantidade de livros emprestados ou pelos livros
devolvidos?
O item deve apresentar a forma como o serviço é medido, como é feito para
mensurar a execução. Não deve ser exposta nenhuma estatística e nenhum dado de
realização, e sim o modelo para fazer a estatística de produção.
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11 INSCRIÇÕES
11.1 FORMULÁRIOS PARA INSCRIÇÃO
Este não é um tópico obrigatório. Ele só deve ser apresentado quando for
preciso fazer alguma inscrição para o serviço que está sendo descrito. É preciso
apresentar o formulário de inscrição e explicá-lo.
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12 LOCAL E HORÁRIO DO FUNCIONAMENTO DO SERVIÇO
Local e horário onde é realizado o serviço.
É o horário de funcionamento do serviço e não da biblioteca.
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ORIENTAÇÕES GERAIS
a) O Manual deve ter uma redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível.
Portanto é indispensável que quem escreve o manual considere sempre a
visão do leitor, procurando evitar linguagem rebuscada ou de difícil
entendimento por aqueles que não dominam a linguagem técnica da área
sobre a qual o manual instrui, ou seja, o manual deve ser redigido partindo do
pressuposto de que o leitor não conhece do assunto e que é o meio para
ensiná-lo;
b) A análise cada etapa a ser realizada, deve ser escrita de forma
compreensível. Atenção, a linguagem deve ser de fácil compreensão, mas
não coloquial. Trata-se de um trabalho acadêmico.
c) O organograma e fluxograma apresentados no manual devem ser de acordo
com o ensinado na sala de aula, assim como na apostila.
d) Os tópicos estão divididos de acordo com a estrutura que o manual de serviço
deve apresentar. Se ao elaborar um manual algum tópico ultrapassar uma
página, não há problemas, mas devem seguir a ordem e estrutura
apresentada nesse manual, por páginas independentes, pois as páginas
devem ser facilmente substituídas, quando necessário, sem que para isso
seja preciso redigir todo o manual novamente.
e) Atenção, organogramas devem ser apresentados, obrigatoriamente, em
apenas uma página cada um.
