Upload
phamtruc
View
239
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
PENERIMAAN PELAKSANAAN PENILAIAN PRESTASI SISTEM SARAAN BARU
MUSTAFA BIN IBRAHIM
FPP 1997 20
PENERIMAAN PELAKSANAAN PENILAIAN PREST ASI SISTEM SARAAN BARU
MUSTAFA BIN IBRAHIM
MASTER SAINS UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
1997
PENERIMAAN PELAKSANAAN PENILAIAN PRESTASI SISTEM SARAAN BARU
OLEH
MUSTAFA BIN IBRAHIM
Projek penyelidikan ini disediakan bagi memenuhi sebahagian syarat mendapatkan Ijazah Master Sains (Pembangunan Sumber Manusia)
di Jabatan Pendidikan Pengembangan, Fakulti Pengajian Pendidikan Universiti Putra Malaysia.
November 1997
Kertas projek bertajuk "Penerimaan Pelaksanaan Penilaian Prestasi Sistem Saraan
Baru" yang disediakan oleh Mustafa bin I brahim bagi memenuhi sebahagian
daripada syarat mendapatkan Ijazah Master Sains (Pembangunan Sumber
Manusia), d i Fakulti Pengajian Pendidikan, Universiti Putra Malaysia.
Disahkan oleh:
PROFESOR MADYA DR. HAJJ SAIDIN BIN TEH
Pensyarah Jabatan Pendidikan Pengembangan
Fakulti Pengajian Pendidikan
Universiti Putra Malaysia
(Penyelia)
1 7 NOV 1997 Tarikh : _______ _
PU
Pensyarah Jabatan Pendidikan Pengembangan
Fakulti Pengajian Pendidikan
Universiti Putra Malaysia
(Pemeriksa)
Tarikh: 171\N· trr7
PENGHARGAAN
Alhamdulil lah, bersyukur ke hadrat Allah subhanahuwataala kerana dengan
izin dan limpah kurniaNya maka projek penyelidikan ini dapat disiapkan.
Di atas kesempatan ini saya merakamkan ucapan setinggi-tinggi terima kasih
kepada pihak pengurusan Universiti Putra Malaysia yang memberi peluang
pembelajaran kepada saya; Penyelia projek iaitu Y. Shg. Profesor Madya Dato' Dr.
Haji Mohamad Nasir bin Ismail , Pengarah Alumni UPM dan Profesor Madya Dr. Haji
Saidin bin Teh, Pengarah Pusat Islam yang menaruh kepercayaan yang tinggi dan
menyemarak usaha menyiapkan projek ini; Profesor Madya Dr. Abu Daud bin Silong,
Pengarah Program Pendidikan Jarak Jauh (dahulunya Pengarah Pusat
Pengembangan dan Pendidikan Lanjutan) serta Pensyarah-pensyarah di Jabatan
Pendidikan Pengembangan dan di Jabatan Komunikasi; Pendaftar - Tuan Haji
Shahdan bin Asri (sehingga 3 April 1 996), Tuan Haji Mohd. Kalok bin Latiff (sehingga
30 Jun 1 997) dan Encik Ahmad Zekri bin Abdul Khali l (mulai 1 Julai 1 997) yang
memberi keizinan dan pelepasan waktu bekerja; dan Puan Hanizah bt Iskandar,
Pembantu Khas kepada Ketua Sahagian Perkhidmatan.
Penghargaan istimewa untuk isteri , Zainah binti Mohd. Shafiei dan anak - anak
iaitu Mohd. Faizal , Fazhanim Akmal dan Fazlina Akmal .
Semua yang terlibat, didoakan semoga usaha ini diberkati Allah
subhanahuwataala jua hendaknya.
iii
KANDUNGAN
MUKA SURAT
PENGHARGMN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i i i
SENARAI JADUAL. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . vii i
SENARAI RAJAH. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .. . . . . . . . . . . . . . vi i i
ABSTRAK..... . . . . .. .... ........ . . . . . . . . .. . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. ix
ABSTRACT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xi i
BAB
II
PENDAHULUAN .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , 1
Latar Belakang Universiti. . . . . . . . . . . . . .. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . 3
Latar Belakang Masalah. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Tumpuan Kajian. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 7
Kenyataan Masalah. . . . . .. . . . . . . . . .. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 1 0
Objektif Kajian . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2
Kepentingan Kajian . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2
Skop Kajian . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3
TINJAUAN BAHAN - BAHAN BERTULlS ....................... . . 1 4
Pengenalan. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4
Definisi Penilaian Prestasi . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . 1 5
Kegunaan Penilaian Prestasi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . 1 6
Objektif Penilaian Prestasi . . . . . . . . .. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .. . . 1 8
iv
I I I
MUKA SURAT
Peranan Penilaian Prestasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Method Penilaian Prestasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Pelaksanaan Penilaian Prestasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Prinsip dan Tujuan Penilaian Prestasi. . .. . . . . . . . . . . . . .. . . 37
Motivasi Melalui Peni laian Prestasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Perbezaan Penilaian Prestasi Antara SSB dan JKK 76................................................................... 39
Keberkesanan Penilaian Prestasi . . . .. . . . . . . . . .. . . . .. . . ... . . . . . . . . . . . . . . 46
Halangan Dalam Pelaksanaan Penilaian Prestasi . . . . . . . . . . . . . . 54
Teori - teori Berkaitan. ... . . . . . . . . . . . . .... . . . . . . . .. . . . . . .. . . . . . . . . . . .... . . . . . . 58
Kajian-kajian Lepas 65
METODOLOGI .................................................................. . 67
Pengenalan. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . ................................. 67
Rangka Kerja Kajian . . . . . .... . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . .. ....... .................. 67
Populasi Kajian . .. . . . . . . .. . . . . . . . . . . . ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ................. 69
Pemil ihan Sam pel Kajian.. . . . . .. . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . .. . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Peralatan Kajian . . . . . . . . ......................................... ................ 71
Maklumat Latar Belakang. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . ........... .... 73
Sasaran Kerja Tahunan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Pengukuran Penilaian Prestasi . . . . . . . . . . . . . . . . . .. .. . . . . . . . . . 74
Kaedah Penilaian Prestasi 75
v
IV
MUKA SURAT
Pengikhtirafan.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .. ......... 75
Kepraktisan Pengukuran Penilaian Prestasi 76
Pra Uji Soalselidik. . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . .. . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . 77
Pengumpulan Data. . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . .. . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Pengutipan Data. . . . .. . . . . ... . . .. .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Penganalisisan Data .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
HASIL KAJIAN .................................................................. .
78
79
Pendahuluan... . . .. . .... . . . . . . . .. . . ...... . . . ... . . .. .. .. . . .. .. . .. . . . . ....... . . .. ... 79
Latar Belakang Responden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . 79
Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . 82
Keperluan Sasaran Kerja Tahunan . . . . . . . ... . . .. . . . . . . . . . . 82
Pengukuran Kualiti Perkhidmatan. . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 85
Kesesuaian Kriteria Pengukuran Kualiti. . . . . . . . . .. . . . . . . 86
Kaedah Pengukuran . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Ketidaktepatan Pengadaran Prestasi . . .. . . . .. . . . . . . . .. . . . 89
Laporan Penilaian Prestasi 1995........................... 90
Reaksi Keberkesanan Penilaian Prestasi. . .. . . . . . . . . . .. 92
Keperluan Mengubah Penilaian. . . .. . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . 93
vi
v
MUKA SURAT
RINGKASAN, KESIMPULAN DAN CADANGAN ............. . 95
Masalah Kajian. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....... ........................... 95
Objektif Kajian . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Hasil Kajian . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Maklumat Latar Belakang Responden. . . . . . ............. 97
Kesesuaian Kriteria Pengukuran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Keberkesanan dan Ketepatan Pengukuran Penilaian . . . . . . . . . 99
Kesimpulan . . . . . . . . . . . . . . . . . . ....................................................... 101
Cadangan. . . . . . . . . . . . . ......... .................. ........................ ........... 102
BAHAN RUJUKAN. . .. . . . ...... ..... . . .. . . . ... . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . ... . . . . . . 105
LAMPI RAN
A Program Akademik dan Pentadbiran Di Bawah Penyusunan Semula UPM
B Borang Laporan Penilaian Prestasi JPA 1/82
C Borang Laporan Penilaian Prestasi JPA 3/93
o Borang Sasaran Kerja Tahunan SKT 1
E Borang Kaji Selidik
F Kriteria Pengukuran dan Penilaian Prestasi Sistem Saraan Baru
vii
SENARAI JADUAL
JADUAL MUKA SURAT
1 Hirarki Pegawai Tadbir di UPM . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
2 Perbandingan Di antara Peranan Evaluatif dan Peranan Bimbingan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
3 Taburan Responden -Tempoh Berkhidmat 80
4 Taburan Responden - Pendapatan . . . . . . . . . . . 80
5 Taburan Frekuensi Responden - Jantina 81
6 Taburan Frekuensi Responden - Umur 81
7 Tanggapan Keperluan Sasaran Kerja Tahunan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
8 Wajaran Pengukuran . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
9 Kesesuaian Kriteria Penilaian . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
10 Tanggapan Ketidakpuashatian dan Ketidaktepatan Penilaian Prestasi . . . . . . . . . . . . . . 90
11 Penilaian Prestasi Pegawai Tadbir 1995 91
12 Tanggapan Keadilan Penilaian Prestasi 93
13 Kesesuaian Mengubah Penilaian Prestasi 94
SENARAI RAJAH
RAJAH MUKA SURAT
1 Model Rangka Kajian . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
viii
Abstrak kertas projek yang dikemukakan kepada Senat Universiti Putra
Malaysia sebagai memenuhi sebahagian daripada keperluan untuk mendapatkan
Ijazah Master Sains (Pembangunan Sumber Manusia)
Penyelia
Fakulti
PENERIMAAN PELAKSANAAN PENILAIAN PRESTASI
SISTEM SARAAN BARU
Oleh
Mustafa bin Ibrahim
5 November 1997
Profesor Madya Dr. Haji Saidin bin Teh
Fakulti Pengajian Pendidikan
Penilaian Prestasi Sistem Saraan Baru mengikut Pekeli l ing Perkhidmatan
Bi l . 4 Tahun 1992 telah di laksanakan dalam sektor perkhidmatan awam mulai
1 Januari 1993 dengan pengubahsuaian laporan penilaian prestasi semasa
Laporan Jawatankuasa Kabinet. Memandangkan letakadar prestasi sebagai satu
pendekatan ke arah perancangan dan pengurusan sumber tenaga manusia,
maka kajian ini diusahakan untuk melihat adakah sistem penilaian prestasi baru ini
diurus dan di laksanakan dengan sempurna, adil dan berkesan.
ix
Responden dalam kajian ini terdiri dari Pegawai Tadbir Gred N3 di Universiti
Putra Malaysia yang merupakan pentadbir sepenuh masa di Institusi Pengajian
Tinggi Awam, yang terlibat sarna menjamin pelaksanaan program penilaian
dengan lebih mantap.
Secara khusus objektif kajian ini adalah untuk mengetahui kesesuaian
aspek penetapan sasaran kerja tahunan sebagai kuantitinya dan kriteria penilaian
sebagai kualitinya; dan untuk mengetahui sejauhmana kaedah pengukuran dan
pengikhtirafan yang digunakan dalam penilaian pretsai in i tepat dan berkesan;
serta untuk mengetahui sejauhmana responden bersedia menerimanya sebagai
sistem penilaian yang terbaik.
Mengikut kajian yang dijalankan kebanyakan responden bersetuju bahawa
pelaksanaan Penilaian Prestasi baru perlu diperbaiki , diurus dan di laksanakan
secara adil dan berkesan, manakala kemajuan dalam perancangan sasaran kerja
tahunan perlu dinilai secara terbuka.
Dari segi kesesuaian kriteria pengukuran, responden tidak pasti siapa yang
sepatutnya menyediakan sasaran kerja tahunan dan mereka mendakwa tidak
diberi penjelasan lengkap mengenai arah haluan dan matlamat jabatan . Oleh itu
terdapat kesukaran menyediakan sasaran kerja tahunan yang baik. Responden
juga tidak diberi penerangan mengenai arah haluan dan matlamat Jabatan masing-
x
masing pada setiap tahun. Di sam ping itu , kebanyakan pegawai penilai d ikatakan
tidak pernah membuat semakan Sasaran Kerja Tahunan pad a setiap pertengahan
tahun dan pegawai yang dinilai tidak pernah diberi teguran, apatah lagi d iberitahu
pencapaian min imum prestasi kerja dan piawaian mutu kerja yang perlu d icapai .
Dari maklumat yang diperolehi terdapat beberapa cadangan untuk
mengemaskini pelaksanaan penilaian prestasi baru seperti merancang semula
kaedah penilaian yang lebih baik; mengurangkan persoalan yang remeh-temeh
dan membuat penilaian di sepanjang tahun secara jujur dengan meletakkan
wajaran yang paling sesuai. Bagi menjamin kejayaan penilaian prestasi in i ,
anggota staf yang terlibat harus diberi kefahaman dan kepercayaan akan sesuatu
bentuk penilaian berasaskan piawaian yang dipersetujui dan ditetapkan secara
bersama. Pengukuran hendaklah mengikut kemampuan, dorongan dan galakan
yang diberi atau d isediakan serta mudah dicapai. Manakala piawaian yang
ditetapkan hendaklah dibuat secara bersama dan bersifat realistik, spesifik serta
boleh diukur dalam bentuk kuantiti, kualiti, masa dan koso
Berdasarkan hasil kajian in i , bolehlah disimpulkan sistem penilaian prestasi
baru ini masih kurang berkesan kerana pegawai penilai tidak diberi kefahaman
yang jelas dan di latih dengan sempurna untuk menjadi seorang pegawai penilai
yang baik dan berkesan; masih terdapat tanggapan berbentuk individu tanpa
mengambilkira halangan - halangan semasa penilaian; dan sesetengah penilai
tidak berupaya menegur sebarang kesilapan yang dilakukan oleh stafnya.
xi
Abstract of the project paper submitted to the Senate of Universiti Putra
Malaysia in partial fulfi l lment of the requirements for the degree of Master of
Science (Human Resource Development)
Supervisor
Faculty
ACCEPTANCE OF THE IMPLEMENTATION OF THE
PERFORMANCE EVALUATION IN THE NEW
REMUNERATION SYSTEM
by
Mustafa bin Ibrahim
November 5, 1 997
Associate Professor Dr. Haji Saidin bin Teh
Faculty of Educational Studies
In accordance with the Public Service Circular, No. 4, 1992, the new
Performance Evaluation of the New Remuneration System was implemented in the
public service sector as from 1 January 1993 with modifications to the then
performance evaluation report of the Cabinet Committee Report. In view of the fact
that the performance grading serves as an approach towards planning and
management of human resources, this study was conducted to ascertain whether
xii
the new performance evaluation system has been managed and implemented
efficiently, fairly and effectively.
The respondents in this study are Grade N3 Administrative Officers of
Universiti Putra Malaysia who are full time administrators in a Public I nstitution of
Higher Learning , and are directly involved in ensuring ful l the implementation of the
evaluation programme.
The specific objective of this study is to ascertain the suitability of
determining the annual work target in terms of quantity and the evaluation criteria in
terms of quality, and to find out to what extent the method of measurement and
recognition used in this performance evaluation is accurate and effective, and also
to find out to what extent respondents are ready to accept it as the best evaluation
system.
According to the study conducted, most respondents agreed that the
implementation of the New Performance Evaluation need to be improved,
conducted and implemented fairly and effectively, whilst improvement in planning
the annual work target need to be openly evaluated.
As regards the measurement criteria suitability, the respondents were
unsure as to who should prepare the annual work target and they claimed they
xi i i
were not given a complete explanation about the department's d irection and
objectives. Thus difficulties arose in preparing a good annual work target.
Respondents also claimed that every year they were not given information about
the direction and objectives of their respective departments. Besides that,
majority of the evaluating officers said they never review their Annual Work Target
at half year, the officers who have been evaluated were never advised and
moreover they have never been told of their minimum achievement of work
performance and the standard work quality that they should achieve.
Based on the findings of the research several suggestions are given to
update the implementation of the New Performance Evaluation such as replanning
a better method of evaluation, cutting down trivial issues, and truthful ly adopting
a-year long evaluation by putting the most appropriate weightage. To ensure the
success of this performance evaluation, staff members involved should be given
the understanding and confidence of a form of evaluation based on the standard
agreed and decided upon collectively.
Measurement should be made according to the abil ity, motivation and
encouragement given, and are easily achieved. Standards should be arrived at
collectively, and they should be realistic, specific and measurable in terms of
quantity, quality, time and cost.
xiv
Based on the results of this study, it can be concluded that this New
Performance Evaluation system is still lacking in effectiveness because the
evaluating officers were neither given clear understanding nor proper training to be
good and affective evaluating officers. There still prevails individual notions without
considering current constraints during evaluation and some evaluators are unable
to advise their staff on mistakes done.
xv
BAB I
PENDAHULUAN
Universiti diwujudkan bersama kebangkitan peradaban manusia. Oleh
itu, universiti tidak harus menjadi tempat semata - mata untuk melatih
profesional dan cerdik pandai untuk menjamin status sosial ekonomi tetapi
juga harus berfungsi membangunkan minda intelek. Tujuannya adalah agar
universiti senti as a kekal sebagai instrumen yang berguna untuk kemajuan
manusia (Syed Jalaludin, 1 995).
8agi membangun minda intelek, universiti harus mempunyai pasukan
kerja yang sentiasa berinovasi dan berinisiatif tinggi. Dalam merencana dan
mewacana universiti, pihak pengurusan bertanggungjawab mewujudkan
suasana kerja yang harmoni dan kondusif. Keadaan ini adalah selaras dengan
misi Universiti Putra Malaysia menjadikan universiti in i sebuah pusat
pembelajaran dan penyelidikan yang ulung, yang menyumbang bukan sahaja
kepada kemajuan manusia dan penerokaan i lmu, tetapi juga kepada
pembentukan kekayaan dan pembinaan negara (UPM , 1 997) .
2
Pengharapan pihak pengurusan universiti terhadap anggota statnya
adalah sangat tinggi . J ika setiap ind ividu d idalam universiti mempunyai azam
untuk berubah maju, maka perubahan pasti akan berlaku. Segala idea pucuk
pimpinan untuk menjuarai perubahan tidak akan membawa erti yang besar j ika
beberapa komponen universiti yang lain tidak mampu untuk menterjemahkan
segal a idea itu menjadi realiti (Hashim, 1 995).
Sebagai seorang pegawai personel di Jabatan Pendaftar, U niversiti
Putra Malaysia adalah menjadi tanggungjawab pengkaji menterjemahkan
segala perubahan yang diterajui oleh pihak pengurusan U niversiti Putra
Malaysia supaya dapat diterima oleh semua anggota stat.
Dalam menterjemahkan perubahan, pengkaji ingin melihat sejauhmana
keberkes�nan sistem pengurusan personel dari segi masalah latihan dan
pembangunan, d iskripsi tugas, pentadbiran gaj i , sistem peni laian prestasi,
d isipl in dan persaraan d iterajui dengan baik bagi menjamin kredibil iti sesebuah
organisasi.
Dari banyak aspek pengurusan personel, pengkaji lebih berminat
menerokai pentadbiran penilaian prestasi samada ianya terlaksana dengan
baik bersama arus perubahan pentadbiran moden. Pengkaji berpendapat j ika
terdapat halangan dalam pengurusan penilaian prestasi, kemung kinan segala
idea pucuk pimpinan kearah motivasi untuk menjuarai perubahan pasti sedikit
sebanyak akan tergugat.
3
Latar Belakang Universiti
Asas permulaan Universiti Putra Malaysia (dahulunya dikenali sebagai
Universiti Pertanian Malaysia) dikesan penubuhannya sejak tertubuh Sekolah
Pertanian pad a 21 hb. Mei 1 931 di satu kawasan seluas 22 ekar di Serdang
yang dibuka oleh John Scott, Pegawai Pentadbir bagi Kerajaan Negeri - negeri
Selat merangkap Pesuruhjaya Tinggi ' Ex-Officio' Negeri - negeri Melayu
Bersekutu . Pad a 23hb. Jun 1 947, status Sekolah Pertanian telah dinaikkan
apabila ia di isytiharkan menjadi Kolej Pertanian Malaya oleh Sir Edward Gent,
Gabenor Malayan Union. Perkembangan seterusnya pada 1 hb. Januari 1 962
apabila satu statut di luluskan menjadikan Kolej Pertanian Malaya satu pihak
berkuasa Universiti Malaya.
Universiti Putra Malaysia (UPM), d itubuhkan menerusi satu Perintah
Perbadanan yang ditandatangani oleh Duli Yang Maha Mul ia Seri Paduka
Baginda Yang Di-Pertuan Agong dibawah Akta Universiti dan Kolej Un iversiti
1 971 dan disiarkan menerusi Warta Kerajaan P .U . (A) 387 bertarikh 29hb.
Oktober 1 971 . Mengikut Perintah Perbadanan tersebut : (a) Maka hendaklah
ditubuhkan suatu yayasan pelajaran tinggi yang mempunyai taraf Universiti
sebagai suatu pertubuhan perbadanan bagi maksud mengada, memaju dan
mengembangkan pelajaran tinggi dalam lapangan Pertanian, Kehutanan,
Sains Kehaiwanan, Sains Jati, Sains Kejuruteraan, Teknologi, Sains
Kemasyarakatan, Bidang Kemanusiaan dan Pelajaran dan juga mengadakan
penyelidikan dan pengumpulan dan kemajuan pengetahuan dan penyebaran
pengetahan itu dalam lapangan pengajian yang tersebut di atas; (UPM , 1 983)
4
Pada 4hb Oktober 1 97 1 , percantuman Kolej Pertanian Malaya dengan
Fakulti Pertanian , Universiti Malaya meletakkan asas penubuhan Universiti
Pertanian Malaysia dan Dr. Mohd. Rashdan bin Haji Baba telah di lantik
sebagai Naib Canselor yang pertama dibawah Seksyen 1 8 Akta Universiti dan
Kolej Universiti 1 971 yang diwartakan dalam Warta Kerajaan Ji l id 1 5 Bil .22
dan dikeluarkan pad a 4hb. November 1 97 1 sebagai P .U . (A)407.
Seterusnya, tepat jam 1 2.52 tengahari pad a hari Khamis, 3 April 1 997
bertempat di Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salah uddin Abdu l Aziz
Shah, satu peristiwa bersejarah telah berlaku. Dalam satu majlis yang penuh
gemilang, Yang Amat Berhormat Dato' Seri Dr . Mahathir bin Mohamed,
Perdana Menteri Malaysia telah mengisytiharkan nama baru U niversiti
Pertanian Malaysia sebagai Universiti Putra Malaysia. Pengumuman nama
baru ini adalah selaras dengan pencapaian serta penglibatan secara
bersungguh - sungguh yang telah ditunjukan oleh UPM dalam bidang sa ins
dan teknologi selama ini . la jua adalah langkah strategik untuk mencerminkan
kedudukan UPM sebagai sebuah pusat pengajian tinggi yang telah
menawarkan pelbagai program pengajian, termasuk teknologi maklumat ( IT) .
Selain itu , nama "Putra" dipil ih sebagai satu penghormatan kepada Tunku
Abdul Rahman Putra (Perdana Menteri Malaysia yang pertama), selain
kedudukan UPM yang berdekatan dengan Putrajaya iaitu pusat pentadbiran
baru Kerajaan yang baru dan terletak dalam kawasan Koridor Raya M ultimedia
(Multimedia Super Coridor - MSC). Putra juga melambangkan keyakinan yang
kian bertambah terhadap kebolehan remaja Malaysia untuk mencapai
kejayaan (Buletin Kampus,5.ApriI1 997)
5
Selaras nama baru sebagai Universiti Putra Malaysia, maka objektifnya
yang terklni ialah untuk mengukuhkan daya saing dan keupayaan untuk
menangani arus perubahan dengan jayanya. Berteraskan kepada objektif in i ,
maka visi baru universiti mempunyai keazaman untuk menawarkan program -
program yang berdaya saing dan relevan dengan keperluan tenaga manusia
negara; berusaha mengwujudkan pakatan strategik dengan institusi - institusi
swasta dan awam, sama ada dari dalam mahupun luar negara bagi
kebaikan bersama; menawarkan program - program untuk penerimaan
pasaran antarabangsa; menawarkan pendidikan tinggi kepada pelanggan -
pelanggan seramai yang mampu; meningkatkan bilangan pengambilan pelajar;
menjadi un iversiti ulung menerima peruntukan/sumbangan kewangan
penyelidikan seperti I RPA dan sumbangan - sumbangan lain; menyediaan
prasarana dan persekitaran yang menggalakkan kemajuan teknologi maklumat
dan multimedia; serta menjadi pusat utama pembangunan multimedia dalam
konteks pembangunan Koridor Raya Multimedia. (Sumber : UPM -Belanjawan
1 998)
Di bawah perkembangan program akademik dan pentadbiran, suatu
penyusunan semula organisasi bagi tahun 1 997 telah dirancang dan akan
di laksanakan mengikut pengurusan baru seperti terdapat dalam Lampiran "A" .
Latar Belakang Masalah
Persoalan Penilaian Prestasi bukanlah suatu masalah baru bagi semua
anggota dalam perkhidmatan awam. Di Universiti Putra Malaysia, ianya
d i laksanakan bersama wujudnya universiti ini sejak dahulu lagi . Pelaksanaan
penilaian prestasi adalah berasaskan Arahan Perkhidmatan 1 974
6
(menggantikan Panduan Pejabat 1 958) . Peringkat awal pelaksanaan laporan
penilaian prestasi yang berkuatkuasa pada 1 Mac 1 974 untuk menentukan
kelayakan bagi kenaikan pangkat, kemampuan seseorang pegawai
menjalankan tug as baru atau tugas - tugas yang lebih berat, menimbang
latihan - latihan yang diperlukan, mengetahui tentang kecenderungan atau
kesesuaian untuk menjalankan sesuatu jenis kerja dan menjadi rekod jabatan .
Borang yang diterima pakai ialah Borang JPA 1 /82 yang telah diubahsuai dari
semasa kesemasa seperti Lampiran "B".
Mulai 1 Januari 1 992, laporan penilaian prestasi telah diubah mengikut
pelaksanaan Sistem Saraan Baru berdasarkan Pekeli l ing Perkhidmatan
Bilangan 9 Tahun 1 99 1 . Pada kali in i laporan penilaian prestasi d iperlukan
untuk mempelbagaikan kegunaan dalam fungsi pengurusan personel seperti
pergerakan gaj i ,kenaikan pangkat, penempatan dan latihan. Borang penilaian
prestasi yang digunakan ialah Borang JPA (Prestasi) 3/93 seperti di Lampiran
B bersama Borang Sasaran Kerja Tahunan di Lampiran C
J ika laporan prestasi dahulu dapat diterima oleh semua anggota
perkhidmatan awam, tetapi kenapa sekarang sering dipertikaikan?
Adakah pelaksanaan Peni laian Prestasi Baru mengikut Sistem Saraan
Baru ini menghasilkan kekecewaan dalam pengurusan personel? Secara
keseluruhan, pelaksanaan Sistem Saraan Baru dikatakan dapat
menambahbaikan beberapa ciri gaji, elaun dan kemudahan yang
diperkenalkan melalui Laporan Suffian, Laporan Aziz, Laporan Harun dan
Laporan Ibrahim Al i , yang kemudiannya diganti dengan Laporan
7
Jawatankuasa Kabinet (JKK I) tahun 1 977. Namun adakah ianya benar -
benar memberi motivasi, adil dan berkesan dari sudut pengurusan personel?
Tumpuan Kajian
Atas subjek in i , kajian tertumpu pad a golongan Pegawai Tadbir Gred
N3 di Universiti Putra Malaysia. Bilangan Pegawai Tadbir di Universiti Putra
Malaysia tidak begitu ramai. Dari segi komposisi kira - kira 1 .75% iaitu
seramai 77 orang dari 4379 jawatan keseluruhan di Universiti Putra M alaysia.
Jadual 1
Hirarki Pegawai Tadbir di UPM
Jawatan Bilangan
Pendaftar (Gred N 1 ) I Jawatan
Timbalan Pendaftar (Gred N2) 1 1 Jawatan
Penolong Pendaftar (Gred N3) 65 Jawatan
Jumlah 77 Jawatan
Peranan Pegawai Tadbir
Pegawai Tadbir gred N3 memainkan peranan yang sangat penting
dalam melaksanakan tug as pentadbiran yang dipertanggungjawabkan oleh
pihak berkuasa universiti . Dalam usaha menggambarkan kepentingan mereka
ini , Pegawai Tadbir dipertanggungjawabkan untuk menjamin:
i . Kekesanan Pelaksanaan Dasar dan Program
I i . Kecekapan Penjimatan Kos dan Masa
i i i . Tanggungjawab Kearah I ntegriti dan Akauntabititi
IV. Responsif - perkhidmatan yang bermutu tinggi .
8
Dalam melaksanakan peranan tersebut, peranan yang lebih penting
ialah menjadikan pernyataan misi universiti suatu kenyataan. M isi universiti
beriltizam kepada kecemerlangan dalam pendidikan bagi melahirkan ind ividu -
individu pemikir yang beri lmu, kreatif, berdisipl in dan dapat menyesuaikan diri
dalam semua keadaan, disamping berkhidmat kepada masyarakat dan negara
menerusi penyelidikan dan khidmat profesional dan kemasyarakatan (UPM -
Dua Dekad 1 993).
Untuk mencapai matlamat ini, Pegawai Tadbir didorong mengekalkan
kepemimpinan dalam pelbagai bidang kearah:
i . Keunggulan kesarjanaan pengajaran, penemuan, i ntegrasi dan
penerapan i lmu,
I i . Persekitaran yang intelektual , bertenaga serta harmoni sesuai
untuk pembelajaran dan untuk perkembangan diri pelajar dan
staf,
i i i . Mengekalkan kemudahan - kemudahan yang terbaik bagi
menggalakkan pembelajaran, penemuan dan komunikasi,
IV. Pembangunan sumber tenaga manusia untuk membina
anggota yang berketerampilan
berdedikasi,
bertanggungjawab dan
v. Pengukuhan hubungan dengan industri.
(Sumber : UPM Dua Dekad 1 973 - 1 993)