UPDATED 15/02/19 - karyaone.co.id · Halaman 7 dari 116 A. Kontak Jika terdapat kesalahan dalam dokumen ini, baik kesalahan pengetikan (typo) ataupun langkah penggunaan, silahkan

UPDATED 15/02/19

Halaman 2 dari 116

Daftar Isi A. Kontak................................................................................................................................... 7

B. Human Resource Information System (HR Admin) .................................................................. 7

1. Dashboard .......................................................................................................................... 7

2. Saldo (Balance) ................................................................................................................... 8

a. Melihat jumlah saldo ..................................................................................................... 8

b. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer ................. 9

c. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Kartu Kredit ......... 10

3. Mengubah Informasi Company Profile .............................................................................. 11

4. Menu Master Employee ..................................................................................................... 12

a. Insert data karyawan melalui formulir ........................................................................ 12

b. Upload data karyawan .............................................................................................. 14

c. Employee Self Service Pengisian Data Karyawan ...................................................... 16

d. Employee Self Service Perubahan Data Karyawan.................................................... 21

e. Melihat Data Karyawan ............................................................................................. 23

f. Mengunduh Data Karyawan ....................................................................................... 25

g. Deaktivasi Karyawan .................................................................................................. 26

h. Menghapus Data Karyawan ....................................................................................... 27

5. Menggunakan Mesin Pencarian ........................................................................................ 28

6. Master Division .................................................................................................................. 29

a. Membuat Master Division ............................................................................................ 29

b. Mengedit Master Division ............................................................................................ 30

c. Menghapus Division ..................................................................................................... 30

7. Master Department ........................................................................................................... 30

a. Membuat master department ...................................................................................... 31

b. Mengedit Master Department ..................................................................................... 31

c. Menghapus Master Department .................................................................................. 31

8. Master Job Title ................................................................................................................ 31

a. Membuat Master Job Title .......................................................................................... 31

b. Mengedit Master Job Title .......................................................................................... 32

c. Menghapus Job Title ................................................................................................... 32 d. Mengatur Struktur Organisasi, dan Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan

Lembur ................................................................................................................................ 33

e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi ...................................... 34

f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi .......................................................... 35

g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi ....................................................... 35

h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi ............................................... 36

9. Master Position .................................................................................................................. 37

10. Master Team Group .......................................................................................................... 37

a. Membuat Master Team Group .................................................................................... 38

b. Mengedit Master Team Group ................................................................................... 38

c. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group ......................................................... 39

d. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group ......................................................... 40

Halaman 3 dari 116

e. Mengganti Supervisor Master Team Group ................................................................ 40

f. Menghapus Master Team Group ................................................................................ 41

11. Master Grade ................................................................................................................... 41

a. Membuat Master Grade ............................................................................................. 42

b. Mengedit Master Grade ............................................................................................. 43

c. Menghapus Master Grade .......................................................................................... 43

12. Master Allowance .............................................................................................................. 43

a. Membuat Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) ................................................ 44

b. Mengedit Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) ............................................... 45

c. Menghapus Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap) ............................................ 45 d. Mengalokasikan Shift Allowance, Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dan Allowance

(Tunjangan Tidak Tetap) kepada karyawan ...................................................................... 46

13. Master Shift ....................................................................................................................... 47

a. Membuat Master Shift ................................................................................................. 47

b. Mengedit Master Shift ................................................................................................ 49

c. Menghapus Master Shift ............................................................................................. 49

d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift ......................................................... 49

e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift ................................................................ 50

14. Master Shift Pattern .......................................................................................................... 51

a. Membuat Shift Pattern Baru untuk Sebuah Periode Mingguan ................................... 51 b. Melakukan Perubahan terhadap Shift Pattern yang telah ditentukan untuk Sebuah

Periode Mingguan .............................................................................................................. 52

15. Master Shift Roster ............................................................................................................ 52

a. Membuat Roster List Baru ............................................................................................ 52

b. Memasukkan Karyawan ke dalam Roster ................................................................... 53

c. Mengeluarkan Karyawan dari Roster ......................................................................... 53

d. Mengubah Nama Roster ............................................................................................. 53

e. Menghapus Roster ....................................................................................................... 54

f. Mengatur Waktu dan Hari Kerja Roster ..................................................................... 54

16. Master Event & Holiday .................................................................................................... 54

a. Membuat Master Event dan Holiday .......................................................................... 56

b. Mengedit Master Event dan holiday ........................................................................... 56

c. Menghapus Master Event dan Holiday ....................................................................... 56

17. Master Contract................................................................................................................. 57

a. Membuat Master Contract .......................................................................................... 57

b. Menambah Variabel pada Master Contract .............................................................. 58

c. Mengedit Master Contract .......................................................................................... 58

d. Menghapus Master Contract ....................................................................................... 58

e. Memperbaharui kontrak ............................................................................................. 59

18. Master Letter ..................................................................................................................... 60

a. Membuat Master Letter Type ...................................................................................... 60

b. Mengedit Master Letter Type ..................................................................................... 60

c. Menghapus Master Letter Type .................................................................................. 60

d. Membuat Master Letter Template ............................................................................... 61

Halaman 4 dari 116

e. Mengedit Master Letter Template ............................................................................... 61

f. Menghapus Master Letter Template ........................................................................... 61

g. Melakukan pengiriman Letter ..................................................................................... 62

19. Leave (Cuti) ....................................................................................................................... 62

a. Membuat Master Leave .............................................................................................. 63

b. Mengedit Master Leave .............................................................................................. 63

c. Menghapus master Leave ........................................................................................... 64

d. Mengatur Jatah Cuti Reguler ...................................................................................... 64

f. Melakukan Pengajuan Cuti ......................................................................................... 65

g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh atasan) ........................................ 66

h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh Admin HR) .................................... 67

20. Permission (Izin) ................................................................................................................. 68

a. Membuat Master Permission........................................................................................ 68

b. Mengedit Master Permission ....................................................................................... 68

c. Menghapus Master Permission .................................................................................... 69

d. Melakukan Pengajuan Izin .......................................................................................... 69

e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan) ......................................... 70

f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR) ..................................... 71

21. Replacement ...................................................................................................................... 71

a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh atasan) ........ 72

b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR) .... 73

22. Overtime ........................................................................................................................... 73

a. Membuat Master Overtime ......................................................................................... 74

b. Mengedit Master Overtime ......................................................................................... 75

c. Menghapus Master Overtime ...................................................................................... 75

d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime .................................................. 75

e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime ........................................................ 76

f. Mengajukan Lembur .................................................................................................... 77

g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan) .............................. 77

h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan Lembur (oleh admin HR) ............. 78

23. Assessment ......................................................................................................................... 79

a. Membuat Master Assessment ...................................................................................... 79

b. Mengedit Master Assessment ...................................................................................... 79

c. Menghapus Master Assessment ................................................................................... 80

d. Menginput Assessment kepada karyawan ........................................................................ 80

24. Master Branch ................................................................................................................... 81

a. Membuat Master Branch ............................................................................................. 81

25. Mengelola Admin .............................................................................................................. 82

a. Menambahkan Admin HRD/Finance ............................................................................ 82

b. Menghapus Admin HRD/Finance ................................................................................. 83

26. Mengelola Daftar (List) ..................................................................................................... 83

a. Membuat Daftar (List) ................................................................................................. 83

b. Memasukkan karyawan ke Daftar (List) ...................................................................... 84

27. Mengunduh Laporan yang Telah Difinalisasikan ............................................................... 84

Halaman 5 dari 116

28. Mengelola Bonus ............................................................................................................... 85

a. Membuat Bonus Karyawan ......................................................................................... 85

29. Mengelola Claim ............................................................................................................... 85

a. Admin HR Membuat DataClaim Karyawan ................................................................. 86

b. Mencari Data Claim Karyawan .................................................................................. 86

30. Help Desk .......................................................................................................................... 87

31. Data Kehadiran................................................................................................................. 88

a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya ...................................................................... 88

b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel .................................................. 89

32. Memasukkan Data Kehadiran Melalui Excel ..................................................................... 90

33. Melakukan Validasi Data Kehadiran ................................................................................ 90

a. Melakukan Absensi melalui Smartphone ..................................................................... 91

b. Melakukan Validasi Data Absensi .............................................................................. 91

34. Report ............................................................................................................................... 92

35. Setting ............................................................................................................................... 93

36. Log .................................................................................................................................... 94

C. Human Resources Information System (Finance Admin) ....................................................... 95

1. Panduan Dashboard Finance Admin ................................................................................. 95

2. Panduan Melihat dan Mengubah Angka Gaji (Salary) .................................................... 95 2. Panduan Mengatur Rekomendasi Angka Gaji berdasarkan Golongan (Grade) dan Masa

Bakti (Tenure) .......................................................................................................................... 97 3. Panduan Mengatur Master Upah Minimum Provinsi (UMP) dan Upah Minimum Kabupaten

(UMK) ...................................................................................................................................... 99 19. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan.

Setelah melakukan perubahan, pilih Save untuk meyimpan data ........................................ 100

4. Panduan Membuat Master Tunjangan Tetap .................................................................. 100

5. Panduan Mengedit Master Tunjangan Tetap .................................................................. 100

6. Panduan Menghapus Master Tunjangan Tetap ............................................................... 100 7. Panduan Mengalokasikan Angka Tunjangan Tetap kepada Karyawan (Fixed Allowance)

100

9. Panduan Melihat dan Memproses Data Gaji Bulanan .................................................... 103

a. Langkah Penambahan Earnings ............................................................................... 103

b. Langkah Input Deduction ......................................................................................... 104

c. Langkah Melakukan Proses Pembayaran Gaji.......................................................... 104

10. Panduan Menentukan Angka Bonus dan Tanggal Pembayarannya ............................... 105

11. Panduan Menindaklanjuti Pengajuan Claim Reimbursement ........................................... 106

12. TAX INCOME SETTINGS .................................................................................................. 108

13. LOG ................................................................................................................................ 108

14. HELP DESK ....................................................................................................................... 109

D. TALENT MANAGEMENT ................................................................................................... 110

1. Membuat Master KPI ..................................................................................................... 110

2. Melakukan import Master KPI........................................................................................ 110

3. Merubah Master KPI ...................................................................................................... 110

4. Menghapus Master KPI .................................................................................................. 111

Halaman 6 dari 116

5. Membuat Master Goal ................................................................................................... 111

6. Melakukan import Master Goal ..................................................................................... 111

7. Merubah Master Goal .................................................................................................... 111

8. Menghapus Master Goal ................................................................................................ 112

9. Membuat Master Unit .................................................................................................... 112

10. Melakukan import Master Unit ...................................................................................... 112

11. Merubah Master Unit ..................................................................................................... 112

12. Menghapus Master Unit................................................................................................. 112

13. Membuat Key Performance Indicator melalui formulir untuk sebuah atau beberapa Job Title ...................................................................................................................................... 113

14. Membuat Key Performance Indicator melalui formulir untuk sebuah Divisi ................ 113

15. Membuat Key Peformance Indicator melalui spreadsheet untuk Job Title................... 114

16. Membuat Key Peformance Indicator melalui spreadsheet untuk Division ................... 114

17. Memberlakukan Key Performance Indicator ................................................................. 115

18. Mengekspor Daftar Key Performance Indicator ............................................................ 115

19. Membuat Individual Performance Plan untuk karyawan .............................................. 115

20. Menambahkan konten KPI khusus ke dalam Individual Performance Plan untuk karyawan .............................................................................................................................. 115

21. Melakukan Penilaian Kinerja (Performance Appraisal) .................................................. 116

Halaman 7 dari 116

A. Kontak

Jika terdapat kesalahan dalam dokumen ini, baik kesalahan pengetikan (typo) ataupun langkah

penggunaan, silahkan memberikan masukan kepada:

Protus Tanuhandaru

[email protected]

B. Human Resource Information System (HR Admin)

1. Dashboard

Dashboard berguna untuk meringkas semua masalah dan mempercepat analisa tindak lanjut

Guide Panduan pengisian data bagi pengguna yang pertama kali menggunakan

aplikasi

Balance Jumlah nilai saldo hasil Top Up yang digunakan untuk menanggung invoice

bulanan penggunaan aplikasi KaryaOne

Active

Employee

Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem dan aktif

sebagai karyawan

Inactive

Employee

Jumlah karyawan yang telah didaftarkan ke dalam sistem, namun telah di-

deaktivasikan (misalnya, mengundurkan diri dan sebagainya)

Leave Approval Jumlah pengajuan cuti yang perlu ditindaklanjuti

Overtime

Approval

Jumlah pengajuan lembur yang perlu ditindaklanjuti

Replacement

Approval

Jumlah pengajuan cuti ganti hari yang perlu ditindaklanjuti

Permission

Approval

Jumlah pengajuan izin yang perlu ditindaklanjuti

Employee Late

Rate Chart

Garis dan titik berwarna kuning menunjukkan tingkat total

keterlambatan dalam satuan menit dari bulan ke bulan (setiap

titik pada sebuah bulan dapat di-klik untuk menampilkan tabel

kronologi keterlambatan untuk bulan tersebut)

Garis dan titik berwarna merah menunjukkan tingkat total

kepulangan lebih awal dalam satuan menit dari bulan ke bulan

mailto:[email protected]

Halaman 8 dari 116

(setiap titik pada sebuah bulan dapat di-klik untuk menampilkan

tabel kronologi kepulangan lebih awal untuk bulan tersebut)

Employee Late

Rate Table

Total keterlambatan dalam satuan menit dan berapa kali keterlambatan

tersebut terjadi untuk karyawan yang terlambat

Absent Rate

Month on Month

Jumlah mangkir bulanan

Employee

birthday This

Month

Ulang tahun karyawan dalam bulan berjalan

Contract End

Soon

Kontrak karyawan yang akan habis. Kontrak dapat langsung diperbaharui

melalui dashboard.

Pending

Permission

Request From

Superordinate

Diagram Pie untuk jenis izin yang pernah disetujui

Diagram Pie untuk status izin

Tabel izin yang harus ditindaklanjuti

Pending Leave

Request From

Superordinate

Diagram Pie untuk jenis Cuti yang pernah disetujui

Diagram Pie untuk status Cuti

Tabel cuti yang harus ditindaklanjuti

2. Saldo (Balance)

Setiap tanggal 20, Anda akan mendapatkan tagihan berdasarkan jumlah karyawan yang telah

didaftarkan ke dalam sistem. Jumlah tagihan tersebut akan mengurangi nilai saldo dari bulan ke bulan.

Oleh karena itu, untuk menggunakan aplikasi KaryaOne, Anda harus memiliki nilai saldo yang selalu

lebih besar daripada nilai tagihan bulanan Anda.

a. Melihat jumlah saldo

1. Jumlah saldo dapat dlihat langsung pada dashboard

Halaman 9 dari 116

2. Selain itu, pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di

atas

3. Klik Billing

4. Anda akan melihat jumlah saldo Anda pada kotak di sebelah kiri atas

b. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Transfer

1. Pada halaman dashboard, klik tombol berwarna merah dan bertulisan GO TO di atas

2. Klik Billing

3. Proses pembayaran dapat dilakukan melalui kotak berjudul Top Up

4. Anda dapat meng-klik Top Up Guide untuk melihat panduan cara Top Up

5. Klik close untuk menutup panduan tersebut

6. Untuk memasukkan nilai Top Up, anda dapat memilih pilihan nilai yang tersedia

7. Jika Anda memilih pilihan normal, masukkan nilai top up dengan nominal berapa pun.

8. Jika Anda memilih pilihan promo, Anda dapat memilih salah satu dari beberapa paket promo

yang tersedia. Semakin besar nilai yang Anda pilih, semakin besar Anda mendapatkan

tambahan nilai Top Up untuk saldo Anda.

9. Setiap kali Anda melakukan perubahan, detail angka Top Up anda seperti harga, pajak

dan total juga akan langsung berubah

10. Pada bagian coupon, jika Anda memang memiliki Coupon, masukkan nomor coupon dan klik

tombol USE COUPON

11. Jika Anda melakukan pembayaran melalui transfer, klik tombol TRANSFER

12. Anda akan melihat tampilan yang menunjukkan detil informasi pembayaran

13. Jika semua sudah ok, klik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melanjutkan

Halaman 10 dari 116

14. Anda akan melihat tabel yang menunjukkan penagihan yang Anda perlu tindaklanjuti dengan

pembayaran

15. Klik tombol CONFIRM PAYMENT untuk melihat detil penagihan yang Anda perlu tindaklanjuti

dengan pembayaran

16. Lakukan pembayaran berdasarkan informasi yang tersedia, baik secara online melalui

aplikasi bank yang Anda gunakan atau melalui mesin ATM

17. Jika Anda telah melakukan pembayaran, lakukan konfirmasi dengan mengklik tombol

CONFIRM PAYMENT untuk melihat detil penagihan yang Anda telah bayarkan

18. Masukkan informasi terkait pembayaran seperti jumlah transfer, nama bank, nama akun, dan

nomor rekening

19. Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melanjutkan

20. Proses pembayaran yang telah Anda konfirmasikan akan divalidasikan oleh KaryaOne. Jika

nominal pembayaran telah sesuai dengan jumlah yang ditagihkan, saldo Anda akan

bertambah sesuai dengan nilai Top Up Anda.

c. Melakukan penambahan nilai ke saldo (Top Up Balance) melalui Kartu Kredit


2. Klik Billing

3. Proses pembayaran dapat dilakukan melalui kotak berjudul Top Up

4. Anda dapat meng-klik Top Up Guide untuk melihat panduan cara Top Up

5. Klik close untuk menutup panduan tersebut

6. Untuk memasukkan nilai Top Up, anda dapat memilih pilihan nilai yang tersedia

7. Jika Anda memilih pilihan normal, masukkan nilai top up dengan nominal berapa pun.

8. Jika Anda memilih pilihan promo, Anda dapat memilih salah satu dari beberapa paket promo

yang tersedia. Semakin besar nilai yang Anda pilih, semakin besar Anda mendapatkan

tambahan nilai Top Up untuk saldo Anda.

9. Setiap kali Anda melakukan perubahan, detail angka Top Up anda seperti harga, pajak

dan total juga akan langsung berubah

10. Pada bagian coupon, jika Anda memang memiliki Coupon, masukkan nomor coupon dan klik

tombol USE COUPON

11. Jika Anda melakukan pembayaran melalui kartu kredit, klik tombol CREDIT CARD

12. Anda akan melihat tampilan yang menunjukkan detil informasi pembayaran

13. Masukkan informasi yang dibutuhkan seperti nomor telpon, nomor kartu, tanggal

kadaluarsa kartu, nomorCVV

14. Jika semua sudah ok, klik tombol BAYAR SEKARANG untuk melanjutkan

15. Sistem akan melakukan validasi terhadap informasi yang Anda masukkan terkait dengan

kartu kredit yang Anda gunakan untuk melakukan pembayaran

16. Anda diminta untuk memasukkan One-Time Password yang dikirimkan melalui SMS

17. Masukkan kode yang Adda terima melalui SMS ke dalam file One Time Password (OTP)

Halaman 11 dari 116

18. Klik tombol Masukkan OTP untuk melanjutkan

19. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa konfirmasi pembayaran telah berhasil

dilakukan

3. Mengubah Informasi Company Profile


2. Klik Company Profile

3. Anda dapat mengubah informasi Company Profile, First Name Contact Person, Last Name

Contact Person, Phone Number, dan Address

4. Lakukan perubahan yang diperlukan

5. Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan

Halaman 12 dari 116

4. Menu Master Employee

a. Insert data karyawan melalui formulir

1. Untuk mengisi data karyawan, diharapkan Anda telah membuat setidaknya satu data master

division, satu data master department, satu data master grade dan satu data master job title

2. Pada sidebar menu, klik Master Data

3. Klik Master Employee

4. Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas

5. Klik Insert

6. Pilih Form

7. Klik tombol SELECT

8. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang Anda harus isi, dimulai dari Personal Info

sampai employee info

9. Isi field first name

10. Isi field last name jika ada. Jika tidak ada, berikan tanda -

11. Pilih gender

12. Masukkan nomor NPWP jika ada

13. Pilih status pernikahan

14. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor)

15. Pilih agama

16. Masukkan tempat lahir

17. Masukkan tanggal lahir

18. Jika semua sudah ok, klik CONTINUE untuk melanjutkan

19. Sekarang anda akan memasukkan data Contact info

20. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas

21. Masukkan alamat sekarang

22. Masukkan nomor kontak 1


Halaman 13 dari 116

24. Masukkan email pribadi karyawan

25. Masukan nomor kontak darurat 1

26. Masukkan nomor kontrak darurat 2

27. Masukan alamat kontak darurat


29. Sekarang anda akan memasukkan data family info

30. Masukan Nama Ayah

31. Masukan Nama Ibu

32. Masukan status pernikahan karyawan

33. Jika anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan

untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak


35. Sekarang anda akan memasukkan data education info

36. Masukkan informasi pendidikan karyawan dengan memasukkan informasi untuk Education

background 1

37. Pilih level pendidikan

38. Masukan nama lembaga pendidikan

39. Masukkan major atau jurusan

40. Masukkan tahun dimulainya pendidikan

41. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan

42. Anda dapat terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data

untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu


44. Sekarang anda akan memasukkan data experience info

45. Masukkan informasi pengalaman kerja karyawan dengan memasukkan informasi untuk

pengalaman kerja terkini

46. Masukkan nama perusahaan dimana karyawan pernah bekerja

47. Masukkan posisi karyawan ketika bekerja di perusahaan tersebut

48. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut

49. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut

50. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih

dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut

51. Anda dapat terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan megulangi

penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu

52. Jika semua sudah ok, klik Continue untuk melanjutkan

53. Sekarang anda akan memasukkan data employee info

54. Masukkan Staf ID dengan mengacu pada referensi nomor terakhir yang tersedia di samping

kanan

55. Masukkan email kantor. Email ini yang akan digunakan sebagai akun untuk mengakses

dashboard karyawan

Halaman 14 dari 116

56. Pilih grade

57. Pilih Division

58. Pilih Department

59. Pilih Job Title

60. Posisi akan terisi secara otomatis mengikuti master Job Title

61. Masukkan Join Date

62. Pilih status karyawan

63. Masukan tanggal dimulainya kontrak

64. Masukkan tanggal berakhirnya kontrak

65. Masukkan nama bank untuk rekening milik karyawan. Rekening tersebut digunakan untuk

penggajian

66. Masukkan nomor rekening karyawan

67. Masukkan nama pemilik rekening dimana karyawan menerima gajinya. Nama dapat

berbeda apabila karyawan menggunakan rekening atas nama orang yang berbeda

68. Masukkan nomor BPJS Kesehatan

69. Masukkan nomor BPJS Ketenagakerjaan

70. Masukkan nomor asuransi

71. Tentukan jatah kuota cuti

72. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan

73. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan.

74. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee

75. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian

masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama

karyawan yang Anda telah masukkan

b. Upload data karyawan

Tentunya, memasukkan data karyawan satu per satu bukan merupakan cara yang efisien,

khususnya apabila Anda memasukkan data karyawan berjumlah besar. KaryaOne menyediakan

fitur dimana Anda dapat menggunakan template spreadsheet untuk melakukan upload data

karyawan.



3. Klik Tombol MENU yang tersedia di kanan atas

4. Klik Insert

5. Pilih Excel

6. Klik tombol SELECT

7. Klik tombol DOWNLOAD TEMPLATE

8. Buka file yang baru saja diunduh

Halaman 15 dari 116

9. Sebelum Anda menggunakan template tersebut, ada beberapa hal yang Anda perlu ketahui.

Anda tidak diperbolehkan untuk mengubah informasi yang tersedia dalam tab upload, tab

cheat dan tab Help. Anda hanya diperbolehkan untuk mengisi data Anda dalam tab Filling

10. Dalam tab filling, Anda akan melihat beberapa kolom dimana Anda dapat mengisi data

11. Di bagian atas kolom, tersedia informasi jenis data terkait masing-masing kolom dengan

referensi sebagai berikut:

String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil

Dropdown refer to

cheat sheet

Abaikan

String number Kata yang berisi huruf besar atau kecil atau angka bulat

Number number Angka bulat

Text free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil

String dd-mmm-yyyy Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy

String free text Kata yang berisi huruf besar atau kecil

String yyyy Tahun dengan format yyyy

Date dd-mmm-yyyy Tanggal dengan format dd-mmm-yyyy

12. Pada baris berikutnya, tersedia informasi required (data wajib diisi) atau optional (tidak wajib

untuk diisi)

13. Di dalam template tersebut, telah tersedia satu baris data yang digunakan sebagai contoh

14. Lakukan pengisian informasi dengan mengikuti panduan tersebut, mulai dari First name

sampai kolom terakhir

15. Setelah Anda selesai mengisi data Anda, Anda perlu memastikan bahwa data dalam tab

upload memiliki data yang sama dengan tab filling.

16. Klik Tab Help

17. Klik cell B9 dimana tersedia password untuk membuka tab upload

18. Copy password tersebut

19. Klik Tab Upload

20. Hover mouse Anda pada tab upload

21. Tekan tombol kanan mouse Anda untuk menampilkan menu

22. Pilih Unprotect Sheet

23. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk memasukkan password

24. Masukkan password Anda pada kotak yang tersedia dengan melakukan paste

25. Klik OK untuk melanjutkan

Halaman 16 dari 116

26. Anda akan melihat bahwa icon gambar gembok telah hilang dan Anda dapat melakukan

perubahan pada Tab Upload

27. Pada baris dimana data tersedia, lakukan copy pada keseluruhan baris tersebut

28. Klik baris dibawahnya

29. Lakukan paste untuk menduplikasi formula

30. Ulangi proses paste tersebut sampai semua data ditampilkan

31. Jika semua sudah ok, simpan file template

32. Pada aplikasi karyawan, klik upload

33. Klik Choose File untuk mencari file template yang Anda telah simpan

34. Klik upload

35. Sistem akan melakukan validasi untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam pengisian data

36. Jika ada kesalahan, sistem akan memberikan informasi terkait cell mana yang perlu

diperbaiki

37. Lakukan perbaikan dengan mengikuti informasi tersebut

38. Jika upload data berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data Anda telah berhasil

dimasukkan

39. Untuk memastikan data Anda memang telah disimpan, lihat data master employee

40. Jika Anda tidak menemukan karyawan tersebut dalam daftar, dalam kotak pencarian

masukkan nama karyawan yang baru saja Anda masukkan. Anda akan melihat nama

karyawan yang Anda telah masukkan

c. Employee Self Service Pengisian Data Karyawan

Pengisian Data Awal oleh HR Admin



Halaman 17 dari 116

3. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas

4. Klik Self Services

5. Klik tombol ADD EMPLOYEE

6. Masukkan First Name

7. Masukkan Last Name

8. Masukkan Email Office

9. Masukkan Staff ID

10. Masukkan Job Title

11. Pilih Grade

12. Masukkan Join Date

13. Pilih Contract Status

14. Masukkan Start Date

15. Masukkan End Date

16. Masukkan Leave Quota

17. Masukkan Bank Name (jika sudah tersedia)

18. Masukkan Account Number (jika sudah tersedia)

19. Masukkan Account name (jika sudah tersedia)

20. Masukkan BPJS Kesehatan (jika sudah tersedia)

21. Masukkan BPJS Ketenagakerjaan (jika sudah tersedia)

22. Masukkan Insurance Number (jika sudah tersedia)

23. Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE untuk menyimpan

24. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan

25. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon

karyawan tersebut dapat mengisi tambahan informasi yang diperlukan

Calon Karyawan Mengisi Tambahan Informasi

1. Sebagai calon karyawan baru, Anda akan menerima email dari sistem yang meminta Anda

untuk mengisi tambahan informasi yang diperlukan

2. Buka email tersebut. Jika email tidak ditemukan, buka folder SPAM untuk mengecek email

tersebut.

3. Klik tombol HERE yang tersedia dalam email tersebut

4. Anda akan melihat beberapa kelompok data yang harus diisi, dimulai dari Personal Info

sampai Experience Info

5. Isi field first name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin)

6. Isi field last name (jika belum ada atau tidak diisi secara tepat oleh HR Admin). Jika Anda

tidak memiliki nama belakang, berikan tanda -

7. Pilih gender (jika tidak tepat)

8. Masukkan nomor NPWP jika ada

9. Pilih status pajak

Halaman 18 dari 116

10. Masukkan nomor identitas (KTP, SIM atau Paspor)

11. Pilih agama

12. Masukkan tempat lahir

13. Masukkan tanggal lahir


15. Sekarang Anda akan memasukkan data Contact info

16. Masukkan alamat sesuai dengan kartu identitas

17. Masukkan alamat sekarang



20. Masukkan email pribadi Anda

21. Masukan nomor kontak darurat 1

22. Masukkan nomor kontrak darurat 2

23. Masukan alamat kontak darurat


25. Sekarang Anda akan memasukkan data family info

26. Masukan Nama Ayah

27. Masukan Nama Ibu

28. Masukan status pernikahan

29. Jika Anda memilih pilihan Married dan atau single dengan anak, akan muncul field tambahan

untuk mengisi nama pasangan dan atau field tambahan untuk mengisi nama anak


31. Sekarang Anda akan memasukkan data education info

32. Masukkan informasi pendidikan dengan memasukkan informasi untuk Education background

1

33. Pilih level pendidikan

34. Masukan nama lembaga pendidikan

35. Masukkan major atau jurusan

36. Masukkan tahun dimulainya pendidikan

37. Masukkan tahun berakhirnya pendidikan

38. Anda dapat terus menambahkan informasi pendidikan dengan mengulangi penginputan data

untuk Education background 2 dan seterusnya jika perlu


40. Sekarang Anda akan memasukkan data experience info

41. Masukkan informasi pengalaman kerja Anda dengan memasukkan informasi untuk

pengalaman kerja terkini

42. Masukkan nama perusahaan dimana Anda pernah bekerja

43. Masukkan posisi Anda ketika bekerja di perusahaan tersebut

44. Masukkan deskripsi pekerjaan untuk posisi tersebut

45. Masukkan tanggal dimulainya pekerjaan tersebut

Halaman 19 dari 116

46. Masukkan tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut. Apabila pekerjaan tersebut masih

dijalankan, kosongkan field tanggal berakhirnya pekerjaan tersebut

47. Anda dapat terus menambahkan informasi pengalaman kerja dengan mengulangi

penginputan data untuk Working Experience 2 dan seterusnya jika perlu.

48. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan.

49. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih

dapat melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi.

HR Admin Melakukan Validasi Data yang diisi oleh Calon Karyawan

1. Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda

akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data yang telah diisi oleh calon karyawan.

2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengirimkan

datanya.

3. Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan

datanya.

4. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan.

5. Anda juga dapat mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda.

6. Pada sidebar menu, klik Master Data.

7. Klik Master Employee.

8. Klik tombol MENU yang tersedia di kanan atas.

9. Klik Self Service.

10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda

ingin validasikan datanya.

11. Anda akan melihat tampilan data yang telah diisi oleh calon karyawan

12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi.

13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda dapat memberikan pesan kepada calon karyawan

melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan koreksi

pengisian data.

14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan.

15. Anda akan melihat tampilan yang menyajikan dua pilihan. Pertama, Anda dapat memilih

untuk menyimpan data tersebut sebagai draf dan mengirim email kepada calon karyawan

untuk merevisi data tersebut atau kedua, Anda dapat langsung menyimpan data tersebut

sehingga calon karyawan dijadikan karyawan.

16. Karena data yang telah diisi masih perlu diperbaiki, pilih pilihan pertama. Simpan data

tersebut sebagai draf dan kirimkan email kepada calon karyawan untuk merevisi data

tersebut.

17. Klik Submit untuk melanjutkan.

18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan.

Halaman 20 dari 116

19. Sistem akan secara otomatis mengirim email kepada calon karyawan baru agar calon

karyawan tersebut dapat melakukan revisi berdasarkan masukan dari HR Admin.

Calon Karyawan Melakukan Revisi Data

1. Sebagai calon karyawan, Anda akan mendapatkan email dimana Anda dapat mengklik

tombol Here untuk membuka kembali data yang Anda telah isi sebelumnya dan untuk melihat

pesan dari HR Admin

2. Lakukan koreksi berdasarkan masukan dari HR Admin

3. Jika semua sudah ok, klik tombol SUBMIT untuk melakukan penyimpanan

4. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan. Anda masih

dapat melakukan perubahan dengan mengklik tombol Ubah data pribadi

HR Admin Melakukan Validasi Data dan Menjadikan Calon Karyawan sebagai Karyawan

1. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar

pengeras suara, sebagai Admin, Anda akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada data

yang telah direvisi oleh calon karyawan

2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengirimkan

data yang telah direvisi

3. Klik tombol Employee Self Service pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan

datanya


5. Anda juga dapat mengakses data tersebut melalui cara yang berbeda.




9. Klik Self Service.

10. Klik tombol ikon bergambar orang dan tanda plus pada baris calon karyawan yang Anda

ingin validasikan datanya.


12. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi

13. Jika ada bagian yang tidak tepat, Anda dapat sekali lagi memberikan pesan kepada calon

karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar calon karyawan melakukan

koreksi pengisian data yang masih tidak tepat

14. Jika semua ok, klik Submit untuk melanjutkan




sehingga calon karyawan dijadikan karyawan

Halaman 21 dari 116

16. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda dapat memilih pilihan kedua. Simpan

data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada

kesalahan, Anda dapat terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut.

17. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan

karyawan

18. Klik Submit untuk melanjutkan

19. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan

d. Employee Self Service Perubahan Data Karyawan

Karyawan Melakukan Perubahan Data Pribadi

1. Sebagai karyawan, Anda dapat secara langsung melakukan pengkinian data Anda melalui

dashboard Anda sendiri

2. Pada sidebar menu, klik Profile

3. Klik My Profile

4. Klik tombol Ikon bergambar pensil pada kanan atas


6. Jika semua sudah ok, klik tombol SAVE CHANGES untuk melakukan penyimpanan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil disimpan.

8. Perubahan membutuhkan validasi dari HR Admin

HR Admin Melakukan Validasi Data (Self Services)

Halaman 22 dari 116

1. Pada dashboard HR Admin, pada ikon bergambar pengeras suara, sebagai Admin, Anda

akan mendapatkan pemberitahuan bahwa ada pengajuan perubahan data yang dilakukan

oleh karyawan

2. Klik ikon bergambar pengeras suara untuk melihat calon karyawan yang telah mengajukan

perubahan data

3. Klik tombol Employee Update Data pada baris nama karyawan yang Anda ingin validasikan

datanya

4. Anda akan melihat tampilan perbandingan data lama dan perubahan data yang diajukan

5. Lakukan verifikasi data pada semua bagian yang telah diisi

6. Jika ada bagian yang tidak tepat, klik tombol REJECT

7. Berikan pesan kepada calon karyawan melalui kotak pesan yang telah disediakan agar

calon karyawan melakukan koreksi pengisian data yang masih tidak tepat

8. Jika semua ok, klik tombol YES untuk melanjutkan

9. Masuk kembali ke Master Data -> Master Employee -> Menu -> Self Services

10. Anda akan masuk ke daftar calon karyawan pada menu Self Services, klik tombol Action

berwarna biru (Berbentuk orang dan tanda tambah) kemudian Anda akan melihat kembali

data karyawan yang sudah diisi oleh karyawan tersebut dan klik Submit.




sehingga calon karyawan dijadikan karyawan

12. Jika data yang telah diisi memang sudah benar, Anda dapat memilih pilihan kedua. Simpan

data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan karyawan. Sebaliknya, jika masih ada

kesalahan, Anda dapat terus meminta calon karyawan untuk memperbaiki data tersebut.

13. Pilih pilihan kedua, yaitu menyimpan data tersebut sehingga calon karyawan dijadikan

karyawan


15. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses telah berhasil dilakukan

Halaman 23 dari 116

e. Melihat Data Karyawan



3. Klik nama karyawan yang tersedia dalam daftar karyawan

4. Anda akan melihat informasi sebagai berikut:

Nama

Division

Department

Job Title

Join Date

Masa bakti

Umur

Grade

Status karyawan

Shift karyawan

Team group

Pendidikan terakhir

Assessment

Status sanksi

Jatah cuti regular

Unpaid leave

Jumlah mangkir

Jumlah izin yang telah

digunakan untuk tahun

berjalan

Pada tab basic info

First Name

Last Name

Gender

Religion

Place of Birth

Date of Birth

Nomor Identitas Staf

Nomor BPJS Kesehatan

Grade

NomorBPJS

Ketenagakerjaan

Nomor identitas

Nomor NPWP

Nomor asuransi

Status Pajak

Contact 1

Contact 2

Emergency Contact 1

Emergency Contact 2

Emergency Contact name

EmergencyContact Relation

Email pribadi

Halaman 24 dari 116

Email kantor

Alamat sekarang

Origin address

Emergency Address

Informasi nama bank

Rekening bank

Nama pemilik rekening

Pada tab Education Background

Nama lembaga pendidikan

Level pendidikan

Jurusan

Tahun dimulainya pendidikan

Tahun berakhirnya pendidikan

Pada Tab Word Experience

Nama perusahaan

Jabatan

Deskripsi pekerjaan

Tahun dimulainya pekerjaan

Tahun berakhirnya pekerjaan

Pada Tab Job

Informasi Pekerjaan Sekarang seperti status, division, department, job title dan

dimulainya pekerjaan

Informasi kontrak seperti status, reference, tanggal dimulainya kontrak, tanggal

berakhirnya kontrak, dan periode

Pada Tab Family Info

Marital Status

Spouse Name

Nama Anak 1

Nama Anak 2

Nama Anak 3

Nama Ayah

Nama Ibu

Pada Tab Assessment

Informasi assessment seperti nama assessment, score, deskripsi dan tanggal terakhir

diperbaharuinya data assessment

Pada Tab Activity log

Informasi ketepatan waktu hadir (ontime)

Informasi keterlambatan (late check in)

Halaman 25 dari 116

Informasi pulang lebih awal (early check out)

Informasi mangkir (absent)

Informasi hari libur (day off)

Pada Tab History

Informasi history job seperti status, division, department, job title, Start Work, End Work

dan Period

Informasi history contract seperti status, reference, start, end dan period

Informasi history grade seperti grade, start, end dan period

Informasi history assessment seperti assessment, score, description dan test date

Informasi history sanction seperti sanction, start, end dan period

Tab Timeline yang menunjukkan dinamika perubahan karyawan tersebut

f. Mengunduh Data Karyawan




4. Klik Export.

5. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin masukkan ke dalam daftar yang akan

diunduh

6. Anda dapat menggunakan kotak pencarian yang tersedia pada setiap kolom untuk

mencari karyawan berdasarkan parameter Staff ID, First Name, Last Name, Division,

Department, dan Job Title

7. Anda dapat mengklik tombol SELECT ALL untuk memasukkan semua karyawan ke

dalam daftar yang akan diunduh

8. Klik tombol EXPORT untuk mengunduh data karyawan yang telah dipilih

9. Buka dokumen yang baru saja diunduh

Halaman 26 dari 116

g. Deaktivasi Karyawan

Karyawan yang tidak aktif di perusahaan karena pengunduran diri, pensiun atau

meninggal dapat dideaktivasikan dari aplikasi. Karyawan yang telah di-deaktivasikan

masih terhitung sebagai karyawan yang dihitung pada saat tanggal penagihan.

Ikuti langkah berikut:



3. Klik tombol ikon bergambar orang pada baris nama karyawan yang akan

dideaktivasikan

4. Klik Inactivate employee

5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus data karyawan

secara permanen

6. Pilih “No, set to INACTIVE employee (All Related Data will be SAVED)

7. Masukkan deskripsi mengapa karyawan di-Deaktivasikan

8. Tentukan hari terakhir karyawan tersebut bekerja

9. Jika semua sudah OK, klik Deactivate untuk melanjutkan

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah di-

deaktivasikan

Halaman 27 dari 116

h. Menghapus Data Karyawan

Pengguna dapat melakukan penghapusan data karyawan apabila ada kesalahan

pengisian atau karyawan telah mengundurkan diri, pensiun atau meninggal.

Ikuti langkah berikut:



3. Klik tombol ikon bergambar orang pada baris nama karyawan yang akan

dideaktivasikan

4. Klik Inactivate employee

5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda diminta untuk menghapus data karyawan

secara permanen

6. Pilih “Yes (All Related Data will be DELETED)”

7. Klik tombol DEACTIVATE untuk melanjutkan

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah dihapus

Halaman 28 dari 116

5. Menggunakan Mesin Pencarian

Agar Anda dapat secara efektif dan lebih cepat mencari atau melihat data karyawan, Anda

dapat menggunakan mesin pencarian untuk mencari karyawan berdasarkan informasi sebagai

berikut:

a. Umur

b. Grade

c. Shift

d. Division

e. Department

f. Job Title

g. Position

h. Team

i. Contract

j. Leave

k. Absent

l. Permission

Untuk menggunakan mesin pencarian, ikuti langkah panduan berikut:

1. Pada aplikasi KaryaOne, klik icon kaca pembesar yang tersedia di kanan atas

2. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih satu parameter pencarian atau

lebih atau menggunakan semua parameter sekaligus

3. Untuk memilih parameter yang Anda ingin gunakan, klik icon tiga baris yang memiliki

tanda plus

4. Pilih parameter yang Anda ingin gunakan (Misalnya age)

5. Anda dapat menambahkan parameter apabila diperlukan untuk mengerucutkan hasil

pencarian

6. Apabila Anda ingin menggunakan semua parameter sekaligus, klik icon tiga baris

7. Semua jenis parameter pencarian memiliki pilihan Is, Is not, between, at most dan / atau

at least dengan deskripsi sebagai berikut:

Halaman 29 dari 116

Is Mesin pencarian mencari data yang sama dengan kondisi

Is not Mesin pencarian mencari data yang tidak sama dengan kondisi

Between Mesin pencarian mencari data di antara dua kondisi

At most Mesin pencarian mencari data lebih kecil dari sebuah kondisi

At least Mesin pencarian mencari data lebih besar dari sebuah kondisi

In Days Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah hari

In Weeks Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah minggu

In Months Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah bulan

In Years Mesin pencarian mencari data berdasarkan jumlah tahun

6. Master Division

a. Membuat Master Division


2. Klik Master Division

3. Untuk membuat division baru, klik tombol INSERT

4. Masukkan nama Division

5. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan perubahan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa Master Division

baru telah berhasil dibuat

Halaman 30 dari 116

7. Perlu Anda ketahui bahwa Anda juga dapat menggunakan fitur upload template untuk

membuat data Master Division

b. Mengedit Master Division



3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar pensil pada baris Master Division

yang ingin diubah

4. Lakukan perubahan

5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah

berhasil dilakukan

c. Menghapus Division



3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama division

yang ingin dihapus

4. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menghapus

division tersebut

5. Klik Delete untuk menghapus

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa data telah berhasil dihapus

7. Perlu Anda ketahui bahwa nama division hanya dapat dihapus apabila division

tersebut tidak digunakan

7. Master Department

Halaman 31 dari 116

a. Membuat master department


2. Klik Master Department

3. Klik tombol ikon INSERT

4. Pada dropdown menu division, pilih division

5. Masukkan nama department


7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa master department

baru telah berhasil dibuat


membuat data master department

b. Mengedit Master Department



3. Pada tabel daftar nama department, klik ikon gambar pensil pada baris master

department yang ingin diubah




berhasil dilakukan

c. Menghapus Master Department



3. Pada tabel daftar nama division, klik ikon gambar silang pada baris nama department

yang ingin dihapus


department tersebut



7. Perlu Anda ketahui bahwa nama department hanya dapat dihapus apabila

department tersebut tidak digunakan

8. Master Job Title

a. Membuat Master Job Title

Halaman 32 dari 116


2. Klik Master Job Title

3. Klik tombol ikon INSERT

4. Pilih department

5. Pilih Position

6. Masukkan nama Job Title


8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa job title baru telah

berhasil dibuat


membuat data master job title

b. Mengedit Master Job Title



3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar pensil pada baris master job title

yang ingin diubah




berhasil dilakukan

c. Menghapus Job Title



3. Pada tabel daftar nama job title, klik ikon gambar silang pada baris nama job title

yang ingin dihapus

Halaman 33 dari 116


job title tersebut



7. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya dapat dihapus apabila job title


d. Mengatur Struktur Organisasi, dan Hak Akses Pengelolaan Cuti, Izin, Ganti Hari dan

Lembur



3. Klik tombol SHOW ON GRAPH untuk menampilkan diagram struktur organisasi

4. Disini Anda dapat menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses

pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement

5. Kotak dapat di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya

6. Untuk memindahkan sebuah kotak, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak dan

tahan penekanan tombol tersebut

7. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna

kotak tersebut berubah menjadi merah

8. Lepaskan tombol mouse Anda

9. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melakukan

perubahan


11. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak telah berhasil dipindahkan

12. Perlu Anda ketahui bahwa apabila ada Job Title yang kosong, maka persetujuan

atau penolakan pengajuan dilakukan oleh Job Title yang berada di atas Job Title

yang kosong tersebut

13. Perlu Anda ketahui juga bahwa penggantian atasan karyawan juga memindahkan

hak akses pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement yang masih

dalam proses

Halaman 34 dari 116

14. Perlu Anda ketahui bahwa nama job title hanya dapat dihapus apabila job title


e. Menambahkan Job Title melalui Bagan Struktur Organisasi




4. Disini Anda dapat menyusun hirarki organisasi dan menentukan hak akses

pengelolaan pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement

5. Klik mouse Anda dimanapun pada latar belakang berwarna putih

6. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih Department, memilih

Position, dan mengisi nama Job Title

7. Pilih Department

8. Pilih Position

9. Masukkan nama Job Title


11. Jika berhasil, Anda akan melihat kotak baru berisi informasi job title yang baru saja

Anda buat. Kotak tersebut muncul di sebelah kanan atas

12. Kotak tersebut dapat di-drag dan dikaitkan dengan kotak lainnya guna menentukan

hubungan atasan dan bawahan. Hubungan ini akan menentukan hak akses

persetujuan dan penolakan pengajuan cuti atau ijin.

13. Untuk memindahkan kotak tersebut, klik tombol mouse Anda pada sebuah kotak dan

tahan penekanan tombol tersebut

14. Pindahkan kursor mouse Anda pada kotak lain yang ingin dikaitkan sampai warna

kotak dibawah berubah menjadi merah

15. Lepaskan tombol mouse Anda

Halaman 35 dari 116


perubahan


18. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa kotak tersebut terkoneksi dengan kotak

lainnya dan menjadi bawahan bagi kotak tersebut

f. Mengedit Job Title melalui Struktur Organisasi




4. Klik gambar ikon pensil pada kotak job title yang Anda ingin ubah

5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih Department, memilih

Position, dan mengisi nama Job Title


7. Jika semua sudah ok, klik UPDATE untuk menyimpan perubahan


perubahan

9. Klik Ok untuk melanjutkan

g. Menghapus Job Title melalui Struktur Organisasi

Halaman 36 dari 116




4. Klik gambar ikon silang pada kotak job title yang Anda ingin hapus


data tersebut


7. Perlu Anda ketahui bahwa Job Title hanya dapat dihapus apabila Job Title tersebut

memang tidak digunakan

h. Melepaskan Job Title dari Bagan Struktur Organisasi




4. Klik gambar ikon panah pada kotak job title yang Anda ingin keluarkan dari bagan

organisasi

5. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin melepas job

title tersebut dari struktur organisasi


7. Perlu Anda ketahui bahwa kotak job title yang dilepas tersebut akan bertanggung

jawab untuk mengelola pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement untuk job title

itu sendiri

8. Perlu Anda ketahui juga bahwa kotak job title yang terkait sebagai bawahan kotak

job title yang dilepaskan tersebut masih terkait dengan kotak job title yang dilepaskan

tersebut

9. Apabila kotak job title yang dilepaskan tersebut kosong, dan kotak job title tersebut

memiliki bawahan, maka bawahan tersebut bertanggung jawab untuk mengelola

pengajuan cuti, izin, overtime dan replacement masing-masing.

Halaman 37 dari 116

9. Master Position

Master position tidak dapat ditambah ataupun dihapus. Namun Anda dapat mengubah nama

master position agar penamaan tersebut sesuai dengan standar penamaan di perusahaan

Anda. Posisi master position menentukan hak akses persetujuan pengajuan cuti, izin, ganti hari

dan lembur. Posisi yang lebih tinggi dapat melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan


2. Klik Master Position

3. Klik tombol ikon pensil pada baris nama Master Position yang Anda ingin ubah


5. Jika semua sudah ok, klik CHANGE untuk menyimpan perubahaan


10. Master Team Group

Halaman 38 dari 116

Master Team Group berguna untuk menentukan hak akses pengguna yang dapat mewakili

pengajuan cuti, izin, atau lembur oleh pengguna yang tidak dapat mengakses aplikasi

a. Membuat Master Team Group


2. Klik Master Team Group

3. Untuk membuat Team Group baru, klik Insert

4. Masukkan nama team group

5. Masukkan deskripsi

6. Jika semua sudah ok, klik Add untuk menyimpan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama team group baru berhasil

ditambahkan

b. Mengedit Master Team Group



3. Klik ikon bergambar pensil untuk melakukan perubahan


5. Jika semua sudah ok, klik tombol CHANGE untuk menyimpan perubahan

Halaman 39 dari 116


c. Memasukkan Nama ke dalam Master Team Group

Setelah Anda membuat sebuah team group baru, Anda harus menempatkan nama-nama

karyawan yang pengajuan cuti atau ijinnya akan diwakili oleh orang lain



3. Klik icon gambar orang

4. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor

5. Anda dapat langsung memilih seorang karyawan sebagai supervisor atau mencari

karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter

yang dimiliki oleh sebuah nama

6. Pilih sebuah nama

7. Klik tombol Set as Supervisor

8. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil

menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola

9. Klik icon gambar orang

10. Klik tombol Add employee untuk menambahkan nama karyawan yang pengajuan cuti

atau izinnya akan dikelola oleh Supervisor

11. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke dalam group

Halaman 40 dari 116

12. Jika Anda telah selesai memilih nama karyawan, klik tombol Add to Group untuk

menambahkan karyawan pilihan ke group yang Anda sedang kelola

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah berhasil

ditambahkan

d. Mengeluarkan Nama dari Master Team Group



3. Klik icon gambar orang pada baris Team Group dimana Anda ingin mengeluarkan

orang dari kelompok tersebut

4. Klik pada baris nama karyawan yang akan dikeluarkan dari Team Group

5. Klik tombol DELETE SELECTED

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil

dikeluarkan dari Team Group

e. Mengganti Supervisor Master Team Group



3. Klik icon gambar orang pada baris Team Group dimana Anda ingin mengganti

Supervisor Team Group tersebut

Halaman 41 dari 116

4. Klik tombol Change Supervisor untuk menentukan supervisor

5. Anda dapat langsung memilih seorang karyawan sebagai supervisor atau mencari

karyawan yang akan menjadi supervisor dengan memasukkan beberapa karakter

yang dimiliki oleh sebuah nama

6. Pilih sebuah nama

7. Klik tombol Set as Supervisor

8. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut telah berhasil

menjadi supervisor untuk group yang Anda sedang kelola

f. Menghapus Master Team Group



3. Pada tabel daftar nama Team Group, klik ikon gambar silang pada baris nama Team

Group yang ingin dihapus


nama team group tersebut



7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Team Group hanya dapat dihapus apabila Team

Group tersebut tidak digunakan

11. Master Grade

Dengan Master Grade, Anda dapat memberikan label tingkat Compensation dan Benefit yang

Anda berikan kepada karyawan.

Halaman 42 dari 116

a. Membuat Master Grade

1. Pada sidebar menu, klik master data

2. Klik Master Grade

3. Klik Insert

Halaman 43 dari 116

4. Masukkan nama grade



7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan grade telah berhasil

dilakukan

b. Mengedit Master Grade



3. Klik tombol icon pensil pada baris grade yang Anda ingin ubah


5. Jika semua sudah ok, klik Change untuk menyimpan perubahan


c. Menghapus Master Grade



3. Klik tombol iconDelete pada grade yang Anda ingin hapus


grade tersebut


6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa grade telah berhasil dihapus

7. Perlu Anda ketahui bahwa nama Grade hanya dapat dihapus apabila Grade


12. Master Allowance

Halaman 44 dari 116

a. Membuat Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)


2. Klik Master Allowance

3. Klik Insert

4. Masukkan nama allowance

5. Klik Add untuk menyimpan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa allowance baru

tersebut telah berhasil ditambahkan

7. Untuk mengedit sebuah nama allowance, klik icon pensil pada baris nama allowance

yang Anda ingin ubah


9. Klik Change untuk menyimpan perubahan

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa nama allowance telah berhasil diubah

11. Untuk menghapus sebuah allowance, klik icon silang pada baris allowance yang Anda

ingin hapus

12. Anda akan melihat pertanyaan yang menanyakan apakah Anda memang ingin

menghapus allowance tersebut


14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa allowance tersebut telah berhasil

dihapus

Halaman 45 dari 116

b. Mengedit Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)



3. Klik Insert











ingin hapus





dihapus

c. Menghapus Master Allowance (Tunjangan Tidak Tetap)



3. Klik Insert







Halaman 46 dari 116





ingin hapus





dihapus

d. Mengalokasikan Shift Allowance, Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dan Allowance

(Tunjangan Tidak Tetap) kepada karyawan

Shift Allowance dikondisikan berdasarkan data kehadiran karyawan

Fixed allowance tidak dikondisikan berdasarkan data kehadiran karyawan

Allowance dikondisikan berdasarkan data kehadiran karyawan



3. Klik icon gambar orang pada baris nama karyawan yang Anda ingin atur tunjangan

tidak tetapnya

4. Pada dropdown menu yang muncul, klik Allowance

Halaman 47 dari 116

5. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat mengatur Shift Allowance (Tunjangan

Shift), melihat status apakah Fixed Allowance (tunjangan tetap) telah disediakan, dan

mengatur Allowance (tunjangan tidak tetap)

6. Klik tombol ADD SHIFT ALLOWANCE untuk menambah allowance

7. Pilih jenis shift

8. Masukkan nilai tunjangan

9. Klik icon disket untuk menyimpan

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil ditambahkan

11. Anda dapat menambahkan jenis tunjangan lainnya

12. Klik tombol ADD ALLOWANCE untuk memberikan tunjangan tidap tetap kepada

karyawan tersebut

13. Pilih jenis tunjangan tidak tetap

14. Masukkan nilai tunjangan

15. Klik icon disket untuk menyimpan perubahan

16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa tunjangan telah berhasil ditambahkan

17. Perlu Anda ketahui bahwa alokasi Fixed Allowance (Tunjangan Tetap) dilakukan

melalui akses Finance Admin

13. Master Shift

Master shift berpengaruh pada waktu check in dan check out dan absensi.

Status mangkir berpengaruh pada tunjangan tidak tetap dan payroll

a. Membuat Master Shift

Halaman 48 dari 116


2. Klik Master Shift

3. Untuk membuat shift baru, klik tombol INSERT

4. Berikan nama untuk shift baru tersebut

5. Pada bagian Workdays, tentukan apakah hari kerja akan dihitung secara dinamis

berdasarkan jumlah hari kerja sesungguhnya atau tetap terlepas jumlah hari kerja

pada setiap bulan.

6. Tentukan apakah waktu kerja shift masih berlaku pada hari libur

7. Tentukan waktu untuk memberlakukan waktu tersebut untuk semua hari

8. Centang hari yang berlaku untuk shift yang kita sedang buat

9. Atur waktu masuk kerja dan pulang kerja untuk masing-masing hari pilihan

10. Tentukan tingkat toleransi keterlambatan waktu kerja dalam satuan menit

11. Tentukan waktu dimulainya istirahat

12. Tentukan durasi istirahat dalam satuan menit

13. Jika semua sudah ok, klik ADD untuk menyimpan shift

14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa shift baru telah berhasil dibuat

Halaman 49 dari 116

b. Mengedit Master Shift



3. Klik tombol ikon pensil pada baris nama Shift yang ingin diubah




c. Menghapus Master Shift



3. Klik Shift

4. Klik tombol ikon silang pada baris nama Shift yang ingin dihapus


Shift tersebut

6. Klik DELETE untuk melanjutkan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan

8. Perlu Anda ketahui Master shift yang dikaitkan pada karyawan tidak dapat dihapus

d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Shift

Halaman 50 dari 116



3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin

memasukkan karyawan ke dalam shift tersebut

4. Klik tombol ADD EMPLOYEE

5. Pilih karyawan yang akan dimasukkan ke dalam shift dengan mengklik baris nama

karyawan tersebut

6. Klik tombol ADD TO SHIFT

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan

ke dalam shift tersebut

e. Mengeluarkan karyawan dari Master Shift



3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama shift dimana Anda ingin

mengeluarkan karyawan dari shift tersebut

4. Pilih karyawan yang akan dikeluarkan dari shift dengan mengklik baris nama

karyawan tersebut

5. Klik tombol DELETE SELECTED

6. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin

mengeluarkan karyawan tersebut dari Shift tersebut


8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan telah berhasil dimasukkan

ke dalam shift tersebut

Halaman 51 dari 116

14. Master Shift Pattern

a. Membuat Shift Pattern Baru untuk Sebuah Periode Mingguan


2. Klik Master Shift Pattern

3. Klik tombol SETTING PATTERN SHIFT untuk mengatur pola shift mingguan

4. Jika Anda ingin menggunakan pola shift yang sama untuk periode yang ditunjukkan,

pilih YES

5. Klik APPLY untuk melanjutkan


memberlakukan shift tersebut untuk periode yang ditunjukkan

7. Klik YES untuk melanjutkan


berhasil dilakukan

9. Sebaliknya, jika Anda tidak ingin menggunakan pola shift yang sama untuk periode

yang ditunjukkan, pilih NO

10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat melakukan rotasi shift dengan

menempatkan sebuah shift pada shift yang berbeda atau bahkan sama.

11. Klik tombol REFERENCE SHIFT TIME untuk melihat waktu kerja dari semua shift untuk

memandu Anda dalam melakukan rotasi shift

12. Untuk melakukan rotasi, klik pada sebuah shift dalam Shift List, tahan mouse Anda,

tempatkan shift tersebut pada kolom di kanan nama shift yang akan menjadi jadwal

untuk shift yang dirotasikan tersebut

13. Lakukan untuk shift lainnya jika perlu

14. Jika semua sudah ok, klik tombol APPLY untuk menyimpan perubahan

Halaman 52 dari 116


memberlakukan shift tersebut untuk periode yang ditunjukkan



berhasil dilakukan

b. Melakukan Perubahan terhadap Shift Pattern yang telah ditentukan untuk Sebuah Periode Mingguan


2. Klik Master Shift Pattern

3. Gunakan tombol panah kiri dan kanan untuk mencari tanggal hari kerja tertentu

4. Untuk melakukan perubahan, klik pada sebuah shift yang sudah ditempatkan, tahan

mouse Anda, tempatkan shift tersebut pada baris yang berbeda


perubahan

6. Klik tombol CHANGE untuk menyimpan perubahan


berhasil dilakukan

15. Master Shift Roster

a. Membuat Roster List Baru

1. Pada Sidebar Menu, klik Master Data

2. Klik Master Shift Roster

3. Pilih tombol New List pada bagian sebelah kanan atas untuk menambahkan nama

Roster

Halaman 53 dari 116

4. Masukkan nama Roster

5. Klik ADD untuk melanjutkan

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa nama Roster telah

berhasil dibuat

b. Memasukkan Karyawan ke dalam Roster



3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama Shift Roster dimana Anda ingin

memasukkan karyawan untuk pekerjaan tersebut.

4. Klik tombol Add Employee

5. Pilih karyawan yang akan digolongkan ke shift roster dengan mengklik baris nama

karyawan tersebut

6. Jika sudah ok, klik Add To List

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan karyawan telah berhasil

dilakukan

c. Mengeluarkan Karyawan dari Roster



3. Klik tombol icon bergambar orang pada baris nama Shift Roster dimana Anda ingin

memasukkan karyawan untuk pekerjaan tersebut.

4. Anda akan melihat daftar karyawan yang sudah masuk ke dalam Roster tersebut.

5. Pilih nama karyawan yang ingin anda hapus

6. Klik Delete Selected


karyawan dari Roster tersebut

8. Klik Yes untuk menghapus karyawan dari Roster


d. Mengubah Nama Roster



3. Klik tombol icon bergambar pensil pada baris nama Shift Roster yang Anda ingin ubah

4. Lakukan perubahan yang dibutuhkan

5. Klik Edit untuk menyimpan perubahan nama Roster

Halaman 54 dari 116


e. Menghapus Roster



3. Klik tombol icon bergambar silang (x) berwarna merah pada baris nama Shift Roster

yang Anda ingin hapus


Roster tersebut

5. Klik Yes untuk menghapus Roster List

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa penghapusan telah

berhasil dilakukan

f. Mengatur Waktu dan Hari Kerja Roster



3. Pada Shift Roster Detail, pilih list berdasarkan roster list yang sudah Anda buat

sebelumnya

4. Pilih bulan dan tahun sesuai dengan kebutuhan anda

5. Klik Load Data

6. Anda dapat melakukan perubahan Waktu ShiftRoster pada tampilan yang

menyerupai program Ms. Excel

7. Arahkan pointer Anda ke kanan untuk mengatur waktu kerja berdasarkan tanggal.

8. Tampilan angka pada tabel bagian atas merupakan tanggal untuk bulan yang sudah

ada pilih sebelumnya. Sebagai informasi Anda hanya dapat mengatur Shift Roster

tersebut pada tanggal yang akan datang.

9. Pilih jadwal shift kerja pada tanggal yang ingin anda dengan klik tombol Dropdown

di sebelah kanan

10. Jika sudah ok, maka Anda dapat menyimpan semua data Shift Roster dengan klik

SAVE DATA

11. Jika sudah berhasil maka Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil

dilakukan

g. Atasan Mengatur Jadwal Shift Bawahan 1. Pada sidebar menu, klik Direct Report

2. Klik Direct Report Schedule

3. Pilih bulan dan tahun sesuai dengan kebutuhan Anda

4. Klik Load Data untuk mengeluarkan tampilan tabel

Halaman 55 dari 116

5. Anda dapat melakukan perubahan Waktu Shift pada tampilan yang

menyerupai program Ms. Excel.

6. Arahkan pointer Anda ke kanan untuk mengatur waktu kerja berdasarkan

tanggal.

7. Tampilan angka pada tabel bagian atas merupakan tanggal untuk bulan

yang sudah ada pilih sebelumnya. Sebagai informasi Anda hanya dapat

mengatur Shift untuk tanggal yang akan datang.

Kotak berwarna ungu menunjukkan hari libur.

Kotak berwarna kuning menunjukkan konflik jadwal karena Admin melakukan

perubahan jadwal Master Shift

8. Pilih kotak pada baris nama karyawan dan kolom tanggal yang Anda ingin

atur dengan memilih sebuah Shift pada menu Dropdown di sebelah kanan

kotak

9. Jika sudah ok, maka Anda dapat menyimpan semua data Shift dengan klik

SAVE DATA

10. Jika sudah berhasil maka Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah

berhasil dilakukan.

16. Master Event & Holiday

Master Event & Holiday adalah tanggal hari libur / raya yang menentukan apakah

karyawan mendapatkan lembur ketika karyawan masuk kerja pada hari libur

Kalender nasional yang diberikan oleh kementerian akan diisikan oleh KaryaOne

Cuti bersama mengurangi jatah cuti

Halaman 56 dari 116

a. Membuat Master Event dan Holiday


2. Klik Master Event and Holiday

3. Untuk menambahkan event atau holiday baru, klik tombol Insert

4. Masukkan nama Event atau Holiday

5. Pilih jenis hari libur

6. Pilih tanggal

7. Masukkan deskripsi jika perlu


9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah berhasil

ditambahkan

b. Mengedit Master Event dan holiday



3. Klik event atau holiday yang ingin diubah




c. Menghapus Master Event dan Holiday



Halaman 57 dari 116

3. Klik event atau holiday yang ingin dihapus

4. Klik tombol iconDelete


event atau holiday tersebut

6. Klik Delete untuk melanjutkan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa event atau holiday telah berhasil

dihapus

17. Master Contract

Master Contract berguna untuk membantu pengguna untuk memperbaharui kontrak

karyawan yang kadaluarsa dengan menggunakan kontrak siap saji yang disimpan

di aplikasi

Template kontrak dapat di-copy paste ke Microsoft Word

a. Membuat Master Contract


2. Klik Master Contract

Halaman 58 dari 116

3. Untuk membuat kontrak baru, klik tombol Insert

4. Pada dropdown menu Contract Status, pilih jenis status

5. Masukan angka period

6. Pilih period type

7. Masukkan nama kontrak

8. Masukkan konten kontrak

9. Jika konten sudah ok, klik Add untuk menyimpan

10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template kontrak telah berhasil dibuat

b. Menambah Variabel pada Master Contract



3. Klik tombol Insert

4. Pada Template Content dapat menggunakan variables dalam Usable Variables. Sebagai contoh

dapat menggunakan variable ##NAME## untuk penanda nama karyawan pada contract

tersebut.

5. Pada saat variable tersebut dicantumkan dalam template content maka pada saat akan

diajukan renew contract akan langsung terisi nama karyawan secara otomatis

6. Jika konten sudah ok, klik Add untuk menyimpan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa template kontrak telah berhasil dibuat

c. Mengedit Master Contract



3. Klik tombol icon pensil pada baris nama template kontrak yang Anda ingin ubah




d. Menghapus Master Contract


Halaman 59 dari 116


3. Klik tombol ikon silang pada baris nama Contract yang ingin dihapus


Contract tersebut



e. Memperbaharui kontrak

1. Pada sidebar menu, klik Manage

2. Klik Contract

3. Terdapat nama-nama karyawan yang contractnya akan berakhir dan yang sudah

berakhir

4. Perbaharui kontrak dengan mengklik tombol Renew pada menu Action

5. Anda akan melihat tampilan untuk menginput kontrak baru.

6. Pilih status pada menu dropdown Status

7. Pilih tanggal dimulainya kontrak tersebut

8. Pilih tanggal berakhirnya kontrak tersebut

9. Pilih jenis template pada menu dropdown Contract Template

10. Sistem akan secara otomatis menampilkan konten jenis template yang Anda pilih

11. Pada dropdown menu Visitbility, pilih Show untuk menunjukkan kontrak tersebut

kepada karyawan yang bersangkutan atau pilih Hide from Employee untuk

merahasiakan kontrak tersebut

12. Jika sudah ok, maka klik Add dan kontrak karyawan tersebut sudah diperbarui.

Halaman 60 dari 116

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa kontrak telah berhasil diperbaharui

18. Master Letter

a. Membuat Master Letter Type


2. Klik Master Letter

3. Untuk membuat Letter Type baru, klik Insert

4. Masukkan Nama Type

5. Pilih warna untuk tipe letter yang akan dibuat

6. Input description sesuai dengan tipe letter tersebut.

b. Mengedit Master Letter Type



3. Klik tombol icon pensil pada baris letter type yang Anda ingin ubah




c. Menghapus Master Letter Type



3. Klik tombol iconDelete pada letter type yang Anda ingin hapus

Halaman 61 dari 116


letter tersebut


6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa lettertype telah berhasil dihapus

d. Membuat Master Letter Template



3. Untuk membuat LetterTemplate baru, klik Insert

4. Masukkan nama Letter

5. Masukkan Template Subject

6. Masukkan konten

7. Pilih type


9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Letter Template baru

telah berhasil dilakukan

e. Mengedit Master Letter Template



3. Klik tombol icon pensil pada baris letter template yang Anda ingin ubah




f. Menghapus Master Letter Template



3. Klik tombol iconDelete pada letter template yang Anda ingin hapus

Halaman 62 dari 116


letter tersebut


6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa lettertemplate telah berhasil dihapus

g. Melakukan pengiriman Letter

1. Pada sidebar menu, klik Letter

2. Untuk mengirim sebuah surat kepada karyawan, klik Send Letter

3. Pilih jenis penerima surat dengan mengklik dropdown menu Choose Recipient Type

4. Pilih penerima

5. Pilih surat yang sudah dibuat pada Master Letter template sebelumnya

6. Subject dan konten surat akan langsung terisi secara otomatis berdasarkan surat yang

Anda pilih

7. Jika semua sudak ok, klik Send untuk mengirim surat tersebut.

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa surat telah berhasil

dikirimkan kepada penerima surat tersebut

19. Leave (Cuti)

Jatah cuti langsung terpotong secara otomatis

Halaman 63 dari 116

Cuti tidak berbayar berpengaruh pada payroll

Karyawan hanya dapat membuat pengajuan berdasarkan master kategori

yang ada

Karyawan dapat melakukan pengajuan melalui smartphone

a. Membuat Master Leave


2. Klik Master Leave

3. Klik Insert

4. Masukkan nama leave

5. Masukkan regulation(Dibayar atau tidaknya terkait regulasi cuti tersebut)

6. Pilih type(Cuti tersebut dapat diajukan hanya pada hari kerja atau setiap hari)

7. Masukkan jumlah quota (Jumlah quota hari cuti yang disarankan untuk cuti tersebut)

8. Tentukan apakah dibutuhkan lampiran file


10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan leave baru telah berhasil

dilakukan

b. Mengedit Master Leave



3. Klik tombol icon pensil pada baris leave yang ingin Anda ubah



Halaman 64 dari 116


c. Menghapus master Leave



3. Klik tombol iconDelete pada leave yang Anda ingin hapus


leave tersebut (Leave yang dihapus juga akan berdampak kepada karyawan yang

sedang dalam leave tersebut), sehingga apabila leave tersebut dihapus maka leave

karyawan tersebut menjadi tidak berlaku lagi.


6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa leave telah berhasil dihapus

d. Mengatur Jatah Cuti Reguler



3. Untuk mengubah angka cuti regular, klik tombol icon bergambar orang pada barus

cuti regular

4. Anda dapat melakukan pencarian berdasarkan nama orang kemudian dapat klik

Load Data.

5. Anda dapat mengubah angka Leave Quota atau Privilege Cuti untuk sebuah karyawan


7. Jika semua sudah ok, klik Save Data

Halaman 65 dari 116

e. Mengatur Cuti Berdasarkan Service Year



3. Klik tombol icon pensil pada baris leave Regular yang ingin dilakukan pengaturan.

4. Klik New Rule kemudian isi Year dan Quotayang dimaksudkan untuk pengaturan cuti

karyawan yang memiliki privilege cuti lebih banyak bagi mereka yang bekerja lebih

lama.

5. Klik ADD

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa penambahan rule

telah berhasil dilakukan.

f. Melakukan Pengajuan Cuti

1. Pada sidebar menu, klik Attendance

2. Klik Leave

3. Klik Leave application

4. Pilih jenis leave

5. Pilih duration

6. Pilih tanggal cuti

7. Masukkan deskripsi alasan cuti

8. Klik Submit untuk menyimpan

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil dilakukan

Halaman 66 dari 116

g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh atasan)

1. Pada sidebar menu, klik attendance

2. Klik Leave

3. Klik Leave Approval

4. Anda dapat melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan cuti dengan mengklik icon

pensil pada baris pengajuan leave yang Anda ingin lihat

5. Anda akan melihat informasi detil pengajuan cuti tersebut

6. Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut

7. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik icon centang pada baris pengajuan cuti

yang Anda ingin setujui

8. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menyetujui

pengajuan cuti tersebut

9. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti

10. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memberikan catatan kepada admin

departemen SDM terkait persetujuan pengajuan cuti tersebut

11. Berikan catatan jika perlu

12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil disetujui

14. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik icon silang pada baris pengajuan cuti yang

Anda ingin tolak

15. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin menolak

pengajuan cuti tersebut

16. Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut


departemen SDM terkait penolakan pengajuan cuti tersebut

Halaman 67 dari 116


19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan cuti tersebut

h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Cuti (oleh Admin HR)


2. Klik Leave

3. Klik Leave Approval

4. Untuk melihat informasi pengajuan cuti, klik tombol icon pensil pada baris nama

karyawan yang mengajukan cuti

5. Klik Close

6. Untuk menolak sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon silang pada baris nama


7. Masukkan alasan penolakan pengajuan cuti jika perlu

8. Klik Reject untuk menolak pengajuan cuti

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil ditolak

10. Untuk menyetujui sebuah pengajuan cuti, klik tombol icon centang pada baris nama


11. Masukkan alasan persetujuan pengajuan cuti jika perlu

12. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan cuti

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan cuti telah berhasil disetujui

Halaman 68 dari 116

20. Permission (Izin)

Notifikasi email dan dashboard

Jatah izin 3 kali dalam sebulan

Izin tidak berbayar berpengaruh pada payroll

Karyawan hanya dapat membuat pengajuan berdasarkan master kategori

yang ada


a. Membuat Master Permission


2. Klik Master Permission

3. Untuk membuat Permission baru, klik Insert

4. Masukkan nama Permission

5. Tentukan regulation(Dibayar atau tidaknya terkait regulasi permission tersebut)

6. Centang durasi (Durasi permission tersebut untuk setengah hari atau satu hari full)

7. Masukan kuota jumlah hari(Jumlah quota hari untuk permission tersebut)

8. Tentukan apakah dibutuhkan lampiran file untuk permission


10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan permission baru telah

berhasil dilakukan

b. Mengedit Master Permission



3. Klik tombol icon pensil pada baris permission yang Anda ingin ubah




Halaman 69 dari 116

c. Menghapus Master Permission



3. Klik tombol iconDelete pada permission yang Anda ingin hapus


permission tersebut


6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa permission telah berhasil dihapus

d. Melakukan Pengajuan Izin


2. Klik Permission

3. Klik Permission Application

4. Pilih jenis permission

5. Pilih duration

6. Pilih tanggal untuk ijin

7. Informasi regulation, period dan recommended Days per yearakan terisi secara otomatis

berdasarkan pengaturan jenis ijin yang diatur oleh admin departemen SDM

8. Masukkan alasan pengajuan ijin


10. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil diajukan

Halaman 70 dari 116

e. Melakukan persetujuan atau penolakan izin (oleh atasan)


2. Klik Permission

3. Klik Permission Approval

4. Anda dapat melihat informasi detil untuk sebuah pengajuan ijin dengan mengklik icon

pensil pada baris pengajuan ijin yang Anda ingin lihat

5. Anda akan melihat informasi detil pengajuan ijin tersebut

6. Klik Close jika Anda telah selesai melihat informasi detil tersebut

7. Untuk menyetujui sebuah pengajuan ijin, klik icon centang pada baris pengajuan ijin

yang Anda ingin setujui


pengajuan ijin tersebut

9. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin


departemen SDM terkait persetujuan pengajuan ijin tersebut


12. Jika semua sudah ok, klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil disetujui

14. Untuk menolak sebuah pengajuan ijin, klik icon silang pada baris pengajuan ijin yang

Anda ingin tolak


pengajuan ijin tersebut

16. Klik Reject untuk menolak pengajuan ijin tersebut


departemen SDM terkait penolakan pengajuan ijin tersebut


Halaman 71 dari 116

19. Jika semua sudak ok, klik Reject untuk menolak pengajuan ijin tersebut

f. Melakukan Persetujuan atau Penolakan izin (oleh Admin HR)


2. Klik Permission

3. Klik Permission Approval

4. Untuk melihat informasi pengajuan ijin, klik tombol icon pensil pada baris nama

karyawan yang mengajukan ijin

5. Klik Close

6. Untuk menolak sebuah pengajuan ijin, klik tombol icon silang pada baris nama


7. Masukkan alasan penolakan pengajuan ijin jika perlu

8. Klik Reject untuk menolak pengajuan ijin

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil ditolak

10. Untuk menyetujui sebuah pengajuan ijin, klik tombol icon centang pada baris nama


11. Masukkan alasan persetujuan pengajuan ijin jika perlu

12. Klik Approve untuk menyetujui pengajuan ijin

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan ijin telah berhasil disetujui

21. Replacement

Halaman 72 dari 116

a. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh atasan)


2. Klik Replacement

3. Klik Replacement Day Approval

4. Untuk melihat informasi pengajuan replacement, klik tombol pensil pada baris nama

yang mengajukan replacement

5. Klik Close

6. Untuk menyetujui pengajuan replacement, klik tombol centang pada baris nama yang

mengajukan replacement


pengajuan replacement tersebut

8. Klik Approve untuk menye 6tujui

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil

disetujui

10. Untuk menolak pengajuan replacement, klik tombol silang pada baris nama yang



pengajuan replacement tersebut

12. Klik Reject untuk menolak

Halaman 73 dari 116

13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa pengajuan tersebut telah berhasil

ditolak

b. Melakukan persetujuan atau penolakan pengajuan replacement (oleh Admin HR)


2. Klik Replacement

3. Klik Replacement Day Approved

4. Untuk melihat informasi Replacement, klik tombol pensil pada baris nama yang


5. Klik Close

6. Untuk membatalkan pengajuan replacement yang telah disetujui, klik tombol panah

melingkar pada baris nama yang pengajuan replacementnya telah disetujui


membatalkan replacement tersebut

8. Klik Proceed untuk membatalkan

9. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa replacement tersebut telah berhasil

dibatalkan

22. Overtime

Perhitungan overtime dapat menggunakan rasio atau fixed

Hanya karyawan dalam master overtime tertentu dapat mengajukan overtime

tersebut


Halaman 74 dari 116

a. Membuat Master Overtime


2. Klik Master Overtime Scheme

3. Untuk membuat Overtime Scheme baru, klik Insert

4. Masukkan nama skema

5. Tentukan apakah break dibayar atau tidak dibayar

6. Pilih tipe pembayaran lemburan

7. Pilih cara pembulatan waktu

8. Pilih waktu pembulatan

9. Jika semua sudak ok, klik Continue untuk melanjutkan

10. Masukkan jumlah hari kerja pada kolom workdays

11. Pada kondisi lemburan normal atau normal overtime, masukkan pengali untuk jam

pertama dan seterusnya

12. Masukkan angka jam pada field hour

13. Masukkan angka pengali pada field Ratio

14. Jika ada lembur pada hari libur, masukkan juga pengali untuk jam pertama dan

seterusnya. Jika tidak ada, klik icon silang pada field yang kosong.

15. Jika semua sudah ok, klik Submit untuk menyimpan

16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan skema baru telah berhasil

dilakukan

Halaman 75 dari 116

b. Mengedit Master Overtime



3. Klik tombol ikon pensil pada baris overtime yang ingin diubah


5. Jika semua sudah ok, klik UPDATE


c. Menghapus Master Overtime


2. Klik MasterOvertime Scheme

3. Klik tombol ikon silang pada baris Overtime yang ingin dihapus


Overtime tersebut


6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin

menghapus Overtime tersebut



berhasil dilakukan

d. Memasukkan Karyawan ke dalam Master Overtime

Setelah Anda menambahkan skema baru, Anda perlu menentukan karyawan mana yang

akan dimasukkan ke dalam skema lembur yang tersedia



Halaman 76 dari 116

3. Klik tombol ikon bergambar orang untuk memasukkan karyawan ke dalam master

overtime scheme

4. Klik Addemployee

5. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin tambahkan ke skema lembur

6. Jika semua sudah ok, klik Add to Scheme

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa karyawan pilihan telah berhasil

ditambahkan ke skema lembur

8. Jika Anda telah selesai mengatur penempatan karyawan pada skema lembur yang

Anda sedang buka, klik Close

e. Mengeluarkan Karyawan dari Master Overtime



3. Klik tombol ikon bergambar orang untuk mengeluarkan karyawan dari master overtime

scheme

4. Klik baris nama karyawan yang Anda ingin keluarkan dari skema lembur

5. Klik DELETE SELECTED untuk mengeluarkan nama yang telah dipilih

6. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang mengeluarkan

karyawan tersebut


8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa karyawan telah

berhasil dikeluarkan dari Overtime

Halaman 77 dari 116

f. Mengajukan Lembur


2. Klik Overtime

3. Klik Overtime Application

4. Pilih waktu dimulainya overtime

5. Pilih waktu berakhirnya overtime

6. Jika semua sudah ok, klik SUBMIT untuk melanjutkan

g. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan (oleh atasan)

1. Pada sidebar menu, klik Attendance.

2. Klik Overtime.

3. Klik Multiple Approval.

4. Pada kotak tanggal di kanan atas, pilih tanggal pengajuan lembur yang ditunjukkan

dengan warna oranye.

5. Pada kolom Overtime Start, pada subkolom Date atau tanggal, lakukan perubahan

tanggal jika diperlukan. Tanggal ini merupakan tanggal yang diajukan oleh karyawan.

6. Pada kolom Overtime Start, pada subkolom Time atau waktu, lakukan perubahan

waktu jika diperlukan. Waktu ini mengikuti waktu berakhirnya SHIFT karyawan tersebut.

7. Pada kolom Overtime End, pada subkolom Date atau tanggal, lakukan perubahan


8. Pada kolom Overtime End, pada subkolom Time atau waktu, lakukan perubahan waktu

jika diperlukan. Waktu ini mengikuti waktu Check Out yang dilakukan oleh karyawan.

Halaman 78 dari 116

9. Pada kolom Break, masukkan durasi waktu istirahat dalam menit jika memang ada

waktu istirahat.

10. Pada kolom Interval, Anda bisa melihat durasi waktu lembur yang dilakukan oleh

karyawan dalam satuan menit.

11. Pada kolom Cost, Anda bisa melihat biaya terkait lembur yang dilakukan oleh

karyawan.

12. Setiap kali Anda melakukan perubahan, sistem akan melakukan perhitungan ulang.

13. Berikan centang pada baris pengajuan yang Anda ingin setujui.

14. Jika semua sudah OK, klik tombol APPROVE untuk menyetujui pengajuan yang telah

dipilih.

15. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa persetujuan telah

berhasil dilakukan.

h. Melakukan Persetujuan atau Penolakan Pengajuan Lembur (oleh admin HR)

1. Pada sidebar menu, klik Attendance.

2. Klik Overtime.

3. Klik Multiple Approval.

4. Pada kotak tanggal di kanan atas, pilih tanggal pengajuan lembur yang ditunjukkan

dengan warna oranye.

5. Pada kolom Overtime Start, pada subkolom Date atau tanggal, lakukan perubahan


6. Pada kolom Overtime Start, pada subkolom Time atau waktu, lakukan perubahan

waktu jika diperlukan. Waktu ini mengikuti waktu berakhirnya SHIFT karyawan tersebut.

7. Pada kolom Overtime End, pada subkolom Date atau tanggal, lakukan perubahan


8. Pada kolom Overtime End, pada subkolom Time atau waktu, lakukan perubahan waktu

jika diperlukan. Waktu ini mengikuti waktu Check Out yang dilakukan oleh karyawan.

9. Pada kolom Break, masukkan durasi waktu istirahat dalam menit jika memang ada

waktu istirahat.

10. Pada kolom Interval, Anda bisa melihat durasi waktu lembur yang dilakukan oleh

karyawan dalam satuan menit.

11. Pada kolom Cost, Anda bisa melihat biaya terkait lembur yang dilakukan oleh

karyawan.

Halaman 79 dari 116

12. Setiap kali Anda melakukan perubahan, sistem akan melakukan perhitungan ulang.

13. Berikan centang pada baris pengajuan yang Anda ingin setujui.

14. Jika semua sudah OK, klik tombol APPROVE untuk menyetujui pengajuan yang telah

dipilih.

15. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa persetujuan telah

berhasil dilakukan.

23. Assessment

Assessment merupakan pelabelan dan pencatatan prestasi

a. Membuat Master Assessment


2. Klik Master Assessment

3. Untuk menambah assessment baru, klik Tombol Insert

4. Masukkan nama

5. Masukkan score



8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan assessment baru telah

berhasil dilakukan

b. Mengedit Master Assessment


Halaman 80 dari 116


3. Klik tombol edit pada baris nama assessment yang ingin diubah


5. Jika semua sudak ok, klik Change untuk menyimpan perubahan


c. Menghapus Master Assessment



3. Klik tombol silang pada baris nama assessment yang ingin dihapus


assessment tersebut. Data skor yang ada di dalam assessment untuk semua karyawan

dalam assessment tersebut akan hilang.


6. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa assessment telah berhasil dihapus

d. Menginput Assessment kepada karyawan


2. Klik Master Assessment.

3. Klik tombol sekumpulan orang pada baris nama assessment dimana Anda ingin

memasukkan hasil assessment karyawan.

4. Untuk menambahkan karyawan pada daftar assessment tersebut, klik ADD

EMPLOYEE.

5. Klik baris nama karyawan yang akan dimasukkan ke dalam assessment tersebut. Anda

dapat mencari nama karyawan dengan menggunakan kotak pencarian, atau filter

berdasarkan Team Group dan Division

6. Klik ADD TO ASSESSMENT

7. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa karyawan tersebut sudah berhasil

ditambahkan ke assessment tersebut.

8. Anda akan kembali ke Manage Assessment kemudian anda dapat menginput Score

Assessment dan Deskripsi Assessment pada masing-masing karyawan

9. Klik tombol Save (Berbentuk disket)

10. Jika berhasil Anda akan melihat pesan bahwa score assessment karyawan tersebut

sudah berhasil diupdate.

Halaman 81 dari 116

24. Master Branch

Master Branch merupakan pengelolaan lokasi perusahaan/kantor/tempat meeting karyawan

untuk absensi melalui smartphone

a. Membuat Master Branch


2. Klik Master Branch

3. Untuk menambah Branch baru, klik Tombol Insert New Branch

4. Masukkan Branch Name

5. Masukkan Nama perusahaan, gedung, atau alamat pada kotak Enter a query. Setiap

kali Anda melakukan pengetikan di dalam kotak tersebut, sistem akan memberikan

rekomendasi terkait lokasi yang Anda cari

6. Pilih atau masukkan alamat yang tepat

7. Atur radius lokasi perusahaan untuk absensi karyawan

8. Posisikan Latitude dan Longitude secara tepat

9. Tentukan apakah titik absensi bersifat sementara dengan memilih Temporary atau

bersifat selamanya dengan memilih Permanent

Halaman 82 dari 116

10. Jika absensi bersifat sementara, pilih tanggal batas berlakunya titik absensi

11. Pilih Status Enabled untuk meng-aktifkan titik absensi tersebut atau pilih Status Disabled

untuk meng-deaktivasikan titik absensi tersebut


13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Branch baru telah berhasil

dilakukan

14. Masukkan nama orang ke dalam daftar titik absensi tersebut dengan meng-klik tombol

bergambar orang

15. Pilih karyawan

16. Klik Add to Branch

17. Jika berhasil Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa penambahan telah

berhasil dilakukan

25. Mengelola Admin

Admin merupakan seorang yang berhak untuk mengatur, menambah dan menghapus

Admin HRD dan Admin Finance lain

Admin List merupakan daftar-daftar Admin HRD dan Admin Finance yang terdaftar

dalam aplikasi.

a. Menambahkan Admin HRD/Finance


2. Pilih Admin

3. Untuk menambah Admin baru, klik Tombol Insert

4. Masukkan Email Admin

Halaman 83 dari 116

5. Masukkan Type (HRD/Finance)


7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Admin baru telah berhasil

dilakukan

b. Menghapus Admin HRD/Finance


2. Pilih Admin

3. Untuk menghapus admin Anda dapat memilih Admin yang ingin dihapus

4. Klik tombol silang berwarna merah (x)

5. Klik Delete

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusanAdmin telah berhasil

dilakukan

26. Mengelola Daftar (List)

Daftar (List) merupakan pelabelan dan pengelompokkan untuk masing-masing kelompok

karyawan. Contoh: Karyawan penerima THR Natal, THR Lebaran, dll

a. Membuat Daftar (List)


2. Klik List

3. Untuk menambah Daftar (List)baru, klik Tombol Insert

4. Masukkan nama List


Halaman 84 dari 116

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan Daftar (List) baru telah

berhasil dilakukan

b. Memasukkan karyawan ke Daftar (List)


2. Klik List

3. Pilih List yang ingin dimasukkan karyawannya dengan klik Tombol Action Manage List

berwarna biru (sekumpulan orang)

4. Akan tertera nama karyawan Anda apabila sudah ada karyawan yang masuk ke

dalam List tersebut

5. Klik ADD EMPLOYEE untuk menambahkan karyawan ke dalam List yang sudah

ditentukan

6. Pilih karyawan yang ingin dimasukkan atau dengan menggunakan fitur search

karyawan

7. Klik ADD TO LIST untuk memasukkan karyawan ke dalam List

8. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan karyawan ke Daftar (List)

baru telah berhasil dilakukan

27. Mengunduh Laporan yang Telah Difinalisasikan


2. Klik Report

3. Untuk mengunduh Laporan yang telah difinalisasikan, pilih Click Heredi samping

Attendance Report.

4. Laporan berupa Excel akan otomatis terunduh dan dapat langsung dibuka melalui Ms.

Excel.

5. Di dalam Attendance Report tersebut terdapat Attendance Detail, Attendance Summary,

Leave Detail, Permission Detail, Overtime Detail, Replacement Detail, Regular Leave

Summary, dst

Halaman 85 dari 116

28. Mengelola Bonus

Bonus adalah pengelolaan untuk sejumlah uang yang ditambahkan ke gaji karyawan,

biasanya diperuntukkan bagi karyawan sebagai hadiah untuk karena mereka telah melakukan

pekerjaan dengan baik, insentif penjualan, tunjangan hari raya dan sebagainya. Bonus bisa

dimasukkan ke dalam slip gaji.

a. Membuat Bonus Karyawan

1. Pada Sidebar Menu, klik Manage

2. Klik Bonus

3. Untuk menambah Bonus baru, klik Tombol ADD BONUS

4. Masukkan Nama Bonus, jika sudah ok klik ADD

5. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan bonus baru telah

berhasil dan Status Bonus tersebut ‘Waiting Approval From Admin’.

6. Untuk menambahkan Bonus harus menunggu persetujuan dari Admin Finance

dan yang menginput nominal Bonus adalah Admin Finance.

29. Mengelola Claim

Claim merupakan permintaan penggantian (reimbursement) atas dana yang sudah

digunakan karyawan untuk suatu hal (obat, biaya rumah sakit, dll) kepada perusahaan.

Halaman 86 dari 116

a. Admin HR Membuat DataClaim Karyawan


2. Klik Claim

3. Untuk menambah Claim untuk karyawan, klik Tombol Insert

4. Masukkan nama karyawan yang mengajukan claim

5. Masukkan tanggal, value, descriptiondan attachment


7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penambahan claim baru telah berhasil

dilakukan

b. Mencari Data Claim Karyawan


2. Klik Claim

3. Untuk mencari data claimk aryawan, pada menu Manage Claim dapat melakukan filter

berdasarkan Employee, Request Date, Input Date dan Status.

4. Apabila ada kesalahan Anda dapat klik Reset untuk mengulang mesin filter tersebut.

5. Jika sudah ok, Anda dapat untuk klik Search

6. Jika berhasil, Anda akan melihat daftar berdasarkan filter untuk dataclaim yang telah

diajukan dan diinput sebelumnya.

Halaman 87 dari 116

30. Help Desk

Fitur Help Desk berguna untuk memfasilitasi komunikasi antara pengguna dan KaryaOne terkait

pertanyaan mengenai User Interface, fitur yang tidak berfungsi, penambahan fitur dan

seterusnya. Pengguna dapat memberikan masukan atau menyampaikan keluhan. KaryaOne

berkewajiban untuk menanggapi pertanyaan atau masukan dari pengguna.

1. Pada sidebar menu, klik Help Desk

2. Klik AddNew Ticket

3. Masukan subject

4. Isi konten pesan

5. Klik send untuk mengirim

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa tiket telah berhasil

dikirim

7. Silahkan menunggu jawaban dari administrator KaryaOne

8. Untuk tiket yang telah dibalas, Anda dapat membalas pesan tersebut

9. Klik icon bergambar amplop

10. Klik here dalam kotak biru

11. Isi konten pesan

12. Klik Send


dikirim

Halaman 88 dari 116

31. Data Kehadiran

a. Melihat Data Kehadiran dan Statusnya


2. Klik Attendance

3. Disini Anda melihat beberapa kolom dalam tabel

4. Kolom informasi shift

5. Kolom Check In yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan absen masuk

6. Kolom Check Out yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan absen pulang

7. Kolom OT In (overtime in) yang menunjukkan waktu ketika karyawan melakukan absen

memulai overtime

8. Kolom OT Out (overtime out) atau waktu ketika karyawan melakukan absen mengakhiri

overtime

9. Kolom status yang menunjukkan karyawan hadir (ATTEND) atau (ABSENT)

10. Kolom approval yang menunjukkan persetujuan ijin (LEAVE), izin (IJIN), ganti hari

(REPLACEMENT), dan lembur (OVERTIME)

11. Kolom regulation yang menunjukkan PAID atau UNPAID

12. Kolom late yang menunjukkan apakah karyawan datang terlambat

(LATE_CHECK_IN), pulang lebih awal (EARLY_CHECK_OUT) atau keduanya

13. Kolom data yang menunjukkan apakah karyawan melakukan absen datang tanpa

absen pulang (IN_WITHOUT_OUT), absen pulang tanpa absen datang

(OUT_WITHOUT_IN) atau keduanya

Halaman 89 dari 116

14. Kolom Device yang menunjukkan jenis atau merk tertentu pada perangkat komunikasi

pengguna saat melakukan absensi melalui smartphone

15. Kolom Type yang menunjukkan jenis atau kategori berdasarkan metode absensi. (Type

Manual jika dilakukan secara export attendance), (Type Mobile jika dilakukan melalui

absensi via perangkat komunikasi atau smartphone), dan (Type Fingerprint jika dilakukan

absensi melalui mesin absensi)

16. Kolom Location yang menunjukkan titik lokasi saat melakukan absensi melalui

perangkat komunikasi atau smartphone pengguna

17. Kolom Action dimana Anda dapat melakukan download data absensi karyawan

18. Untuk melihat data kehadiran tanggal tertentu, klik kotak berwarna abu-abu yang

terletak disebelah kata Date

19. Pilih sebuah tanggal

20. Anda akan melihat ringkasan absensi untuk tanggal yang dipilih tersebut

b. Mengunduh Laporan Kehadiran dalam Bentuk Excel


2. Klik Attendance

3. Pada kolom Action, klik tombol ikon panah pada baris karyawan yang Anda ingin

unduh data absensinya

4. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih THIS MONTH, LAST

MONTH, LAST 3 MONTHS, SELECT PERIOD atau SELECT DATE

5. Pilih THIS MONTH apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan berjalan

6. Pilih LAST MONTH apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan sebelumnya

Halaman 90 dari 116

7. Pilih LAST 3 MONTHS apabila Anda ingin mengunduh data absensi 3 bulan terakhir

8. Pilih SELECT PERIOD apabila Anda ingin mengunduh data absensi bulan dan tahun

tertentu

9. Pilih SELECT DATE apabila Anda ingin mengunduh data absensi dari tanggal tertentu

sampai tanggal tertentu

10. Setelah Anda menentukan pilihan Anda, klik DOWNLOAD

32. Memasukkan Data Kehadiran Melalui Excel

Import data melalui excel ini berguna apabila pengguna masih menghandalkan kartu

ceklokan, dan / atau mesin absensi tidak berfungsi.

Fitur Upload Data Excel menggunakan data excel yang sudah diunduh berupa Template

yang sesuai pada aplikasi Karyaone kemudian dilakukan Import Data ke aplikasi.


2. Klik Attendance

3. Klik tombol Menu lalu pilih Download Template kemudian input data sesuai dengan

template yang sudah diundurh tersebut.

4. Klik Choose File kemudian pilih file template yang sudah disimpan dan diinput untuk

data kehadiran karyawan.

5. Klik Upload

6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa Upload data excel

telah berhasil

33. Melakukan Validasi Data Kehadiran

Absensi dapat dilakukan melalui mesin absensi seperti Finger Print Scanner

KaryaOne sudah berkolaborasi dengan beberapa brand mesin absensi,

diantaranya Solution, Fingerspot, ZKteco dan HIT Corporation

Halaman 91 dari 116

Absensi dapat dilakukan melalui smartphone di beberapa titik lokasi absensi

yang ditentukan oleh Admin HR

a. Melakukan Absensi melalui Smartphone

1. Pada halaman HOME aplikasi Android dan IOS, klikikon bergambar sidik jari

ataubutton finger

2. Klik tombol Location untuk me-refresh peta atau mereposisikan posisi Anda sekarang

3. Klik tombol Shift untuk memunculkan menu dropdown In atau Out

4. Klik tombol ikon bergambar sidik jari untuk melakukan absensi

5. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa absensi telah berhasil dilakukan

b. Melakukan Validasi Data Absensi


2. Klik Validate

3. Klik field tanggal berwarna kuning

Halaman 92 dari 116

4. Anda akan melihat kalender dimana Anda dapat memilih tanggal absensi yang Anda

ingin validasi

5. Pilih tanggal

6. Klik tanda panah pada baris nama seorang karyawan

7. Lakukan validasi dengan memindahkan kotak jam masuk atau pulang pada kolom

yang tepat

8. Jika secara kebetulan, kotak jam masuk atau pulang sudah berada pada kolom yang

tepat, Anda tidak perlu melakukan apapun

9. Disini Anda melihat bahwa baik kotak jam masuk maupun kotak jam pulang harus

ditempatkan pada kolom yang tepat

10. Sebelum Anda dapat melakukan validasi, klik tombol edit di kanan atas sampai warna

tombol tersebut berubah menjadi merah

11. Klik dan tahan tombol mouse Anda pada kotak yang Anda ingin pindahkan

12. Sambil menahan tombol mouse anda, tempatkan kotak tersebut pada kolom yang

tepat. Check in atau Check out, tergantung pada jam kerja shift karyawan tersebut

13. Setiap kali Anda melakukan validasi, Anda akan melihat pesan bahwa validasi telah

berhasil dilakukan

14. Lanjutkan ke semua baris dan lakukan validasi yang diperlukan

15. Jika Anda menemukan lebih dari kotak dengan jam yang berdekatan, tempatkan

kotak tersebut pada kolom yang sama. Pada kolom Check in, sistem akan melihat

angka jam masuk yang lebih awal sedangkan pada kolom Check out sistem akan

mengambil angka jam pulang yang lebih lama.

16. Pastikan Anda melakukan validasi untuk data absensi

17. Jika semua sudak ok, klik confirm untuk memfinalisasikan proses validasi

18. Jika berhasil, Anda akan melihat bahwa data absensi telah berhasil disimpan

19. Untuk melihat data absensi yang Anda validasikan, klik attendance

20. Klik attendance

21. Klik field tanggal berwarna kuning

22. Anda dapat melihat data absensi yang baru saja divalidasikan

34. Report

Halaman 93 dari 116


2. Klik Report

3. Untuk mengunduh Laporan yang telah difinalisasikan, pilih Click Here di samping

Attendance Report.

4. Laporan berupa Excel akan otomatis terunduh dan dapat langsung dibuka melalui Ms.

Excel.

Laporan ini meliputi informasi ringkasan kehadiran karyawan, detil kehadiran

karyawan, detil ijin, detil replacement, detil overtime dan detil ijin

Laporan ini diserahkan oleh Admin HR kepada Admin Finance melalui sistem

untuk proses penggajian

35. Setting

Halaman 94 dari 116

1. Pada sidebar menu, klik Settings

2. Masukkan tanggal cut off, yaitu tanggal penutupan untuk penggajian. Jika Anda melakukan

perubahan tanggal Cut Off, sebaiknya dilakukan setelah pembayaran gaji

3. Masukkan jumlah hari untuk memfinalisasikan kehadiran

4. Tentukan apakah Advanced Leave diberlakukan

5. Tentukan kapan jatah ijin mulai diberikan

6. Tentukan apakah supervisor dapat mengajukan ijin, lembur, ijin dan penggantian hari untuk

anggotanya

7. Tentukan apakah karyawan dapat mengajukan lembur, ijin, izin dan penggantian hari

8. Tentukan apakah status mangkir memotong gaji

9. Tentukan apakah status kehadiran yang tidak lengkap memotong gaji

10. Masukkan logo perusahaan dengan mengklik Choose File

11. Cari dokumen gambar untuk logo

12. Klik Ok atau Open untuk menyimpan

13. Jika semua sudah ok, klik Update untuk menyimpan

36. Log

Log berguna untuk melihat perubahan yang terjadi dalam sistem, waktu perubahan dan

siapa yang melakukan perubahan

Halaman 95 dari 116

1. Pada sidebar menu, klik log

2. Disini Anda akan melihat tabel berisi kolom username, kegiatan yang dilakukan oleh

username tersebut, status perubahan, nomor IP yang digunakan oleh user untuk melakukan

perubahan, dan waktu perubahan

C. Human Resources Information System (Finance Admin)

1. Panduan Dashboard Finance Admin

Dashboard berguna untuk meringkas semua pembukuan pada finance dan mempercepat Tindak

lanjut

2. Panduan Melihat dan Mengubah Angka Gaji (Salary)

1. Pada sidebar menu, pilih Payroll Detail

Payroll Expense Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk penggajian, termasuk gaji pokok, tunjangan, lemburan, penambahan dan pengurangan gaji

Allowance Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap dan tunjangan Shift

Overtime Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk pengajuan jam lembur

Other Earning Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk penambahan gaji karyawan

Other Deduction Gambar yang menunjukkan tingkat pengeluaran bulanan untuk pengurangan gaji karyawan

Halaman 96 dari 116

2. Pada bagian ini, Anda dapat melihat tabel daftar nama karyawan dengan informasi

nomor ID, nama, job title, grade, tenure, salary atau gaji, recommended, UMP dan UMK.

3. Untuk mengubah angka salary, klik pada sebuah kotak dimana Anda ingin mengubah

angka yang ada dalam kotak tersebut (kolom F)

4. Lakukan perubahan dengan memasukkan angka gaji yang baru

5. Lakukan perubahan pada kotak salary lainnya jika perlu

6. Jika Anda telah selesai membuat perubahan, klik tombol Save Data untuk menyimpan

perubahan


8. Anda dapat secara mudah melakukan perubahan angka gaji untuk semua atau beberapa

nama karyawan

9. Tabel daftar nama karyawan dimana Anda dapat melakukan perubahan adalah tabel

yang dapat di-copy dan ditempelkan ke dalam aplikasi spreadsheet seperti Excel

10. Anda dapat meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop

11. Atau Anda dapat secara langsung meng-copy semua baris dan semua kolom

12. Untuk komputer PC, untuk memilih semua kotak, tahan tombol CTRL, tekan tombol A

13. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol CTRL dan tekan tombol C

14. Untuk komputer Mac, untuk memilih semua kotak, tahan tombol Command dan tekan tombol

A

15. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol Command dan tekan tombol C

16. Pada lembaran aplikasi Excel, untuk komputer PC, lakukan penempelan data dengan

menahan tombol CTRL dan menekan tombol V

17. Atau untuk komputer Mac, lakukan penempelan data dengan menahan tombol Command

dan menekan tombol V

18. Pada lembaran Excel, Anda dapat mengatur perubahan angka salary dengan

menggunakan beberapa rumus yang tersedia dalam Excel

19. Sebagai contoh, kita akan menggunakan persentase dan semua karyawan akan

mendapatkan kenaikan gaji sebesar 10%

20. Kita tempatkan angka kenaikan tersebut pada sebuah kolom, misalnya, di sebelah kanan

kolom salary

21. Berikan sebuah nama kolom jika perlu

Halaman 97 dari 116

22. Klik pada sebuah kotak pada baris nama seorang karyawan, pada kolom angka kenaikan

gaji

23. Masukkan rumus perubahan gaji

24. Sekarang kita tambahkan hasil angka yang telah dihitung oleh rumus ke angka gaji.

Tempatkan angka tersebut pada sebuah kolom baru.

25. Masukkan rumus untuk menambahkan angka gaji dan perubahan angka gaji

26. Duplikasikan kedua kotak tersebut untuk baris-baris nama karyawan lainnya

27. Copy angka gaji baru tersebut pada aplikasi KaryaOne

28. Tempelkan pada kolom salary

29. Klik tombol SAVE DATA untuk menyimpan perubahan


31. Jika Anda ingin melakukan perubahan data untuk kelompok karyawan tertentu, Anda

dapat menggunakan alat pencarian untuk mencari karyawan tersebut

32. Anda dapat mencari berdasarkan kategori Division, Department, Job Title, Daftar yang

Anda pernah buat sebelumnya, atau nama karyawan

33. Misalnya kita akan menggunakan Division

34. Cari nama division

35. Jika daftar pilihan nama division muncul terlalu banyak, gunakan kotak pencarian dalam

menu tersebut untuk mengerucutkan daftar nama division

36. Pilih nama division

37. Klik tombol LOAD DATA untuk menampilkan hasil pencarian

38. Disini Anda dapat melihat data yang dicari dengan menggunakan alat pencarian

39. Untuk mengembalikan semua parameter pencarian ke posisi awal, klik tombol RESET

2. Panduan Mengatur Rekomendasi Angka Gaji berdasarkan Golongan (Grade) dan Masa Bakti (Tenure)

Halaman 98 dari 116

1. Pada sidebar menu, klik Salary Management

2. Pada tab menu di atas, klik Tab Recommended

3. Pada tabel, pada baris kedua, mulai dari kolom B dan seterusnya, Anda akan melihat

golongan yang telah dibuat oleh Admin HR

4. Pada kolom A, mulai dari baris ketiga dan seterusnya, Anda akan melihat masa bakti dalam

satuan tahun

5. Untuk menambahkan baris masa bakti, klik tombol INSERT ROW yang tersedia di kanan

atas

6. Untuk memasukkan atau merubah angka standar gaji, klik pada sebuah kotak dimana Anda

ingin memasukkan atau merubah angka standar gaji

7. Lakukan perubahan dengan memasukkan angka

8. Lakukan perubahan pada kotak lainnya jika perlu

9. Jika Anda telah selesai membuat perubaha, klik tombol Save Data untuk menyimpan

perubahan


11. Anda dapat secara mudah melakukan perubahan angka untuk semua atau beberapa kotak

12. Tabel daftar standar gaji berdasarkan golongan dan masa bakti adalah tabel yang dapat

di-copu dan ditempelkan ke dalam aplikasi spreadsheet seperti Excel

13. Anda dapat meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop atau Anda

dapat secara langsung meng-copy semua baris dan semua kolom







18. Pada lembaran Excel tersebut, lakukan perubahan dengan memasukkan angka atau

merubah angka yang sudah ada

19. Jika Anda telah selesai melakukan perubahan atau pengisian data, copy semua kotak atau

beberapa kotak

20. Pada aplikasi KaryaOne, lakukan penempelan

21. Klik Save untuk melakukan penyimpanan

22. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan

Halaman 99 dari 116

3. Panduan Mengatur Master Upah Minimum Provinsi (UMP) dan Upah Minimum Kabupaten (UMK)

1. Pada sidebar menu, klik Salary Management

2. Pada tab menu di atas, klik tab UMP / UMK

3. Anda akan melihat table dengan kolom Provinsi, City, dan UMP / UMK

4. Lakukan pengisian angka UMP pada baris propinsi dan angka UMK pada baris kotamadya

atau kabupaten

5. Jika Anda telah selesai membuat perubahan, klik tombol Save untuk menyimpan perubahan


7. Anda dapat secara mudah melakukan perubahan angka untuk semua atau beberapa kotak

8. Tabel daftar UMP dan UMK adalah tabel yang dapat di-copy dan ditempelkan ke dalam

aplikasi spreadsheet seperti Excel









15. Pada lembaran Excel tersebut, lakukan perubahan dengan memasukkan angka atau

merubah angka yang sudah ada

16. Jika Anda telah selesai melakukan perubahan atau pengisian data, copy semua kotak atau

beberapa kotak

17. Pada aplikasi KaryaOne, lakukan penempelan

Halaman 100 dari 116

18. Klik Save untuk melakukan penyimpanan

19. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan.

Setelah melakukan perubahan, pilih Save untuk meyimpan data

4. Panduan Membuat Master Tunjangan Tetap

1. Pada sidebar menu, klik Fixed Allowance

2. Klik Master Fixed Allowance

3. Klik tombol INSERT

4. Masukkan nama Fixed Allowance

5. Jika semua sudak OK, klik ADD

6. Jika berhasil Anda akan melihat pesan yang mengatakab bahwa penyimpanan telah

berhasil dilakukan

5. Panduan Mengedit Master Tunjangan Tetap



3. Klik tombol icon pensil pada baris nama fixed allowance yang Anda ingin rubah


5. Jika semua sudah OK, klik CHANGE untuk melakukan perubahan

6. Jika berhasil Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah berhasil

dilakukan

6. Panduan Menghapus Master Tunjangan Tetap



3. Klik tombol icon silang pada baris nama fixed allowance yang Anda ingin hapus


penghapusan

5. Klik Yes untuk melanjutkan


berhasil dilakukan

7. Perlu diingat bahwa Master Fixed Allowance yang masih memiliki data tidak bisa dihapus.

Untuk menghapus Master Fixed Allowance, Anda perlu menghapus angka tunjangan tetap

yang dialokasikan kepada karyawan

7. Panduan Mengalokasikan Angka Tunjangan Tetap kepada Karyawan (Fixed Allowance)



2. Klik Master Fixed Allowance allocation

3. Pada bagian ini, Anda dapat melihat table daftar nama karyawan dengan informasi nomor

ID, nama, job title, dan jenis-jenis Master Fixed Allowance yang Anda telah buat

4. Untuk memasukkan angka Fixed Allowance, klik pada sebuah kotak dimana Anda ingin

memasukkan angka tersebut

5. Ulangi pengisian pada kotak lainnya jika perlu

6. Jika Anda telah selesai memasukkan angka, klik tombol Save Data untuk menyimpan

perubahan

7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan yang mengatakan bahwa perubahan telah berhasil

dilakukan

8. Anda dapat secara mudah memasukkan angka Fixed Allowance untuk semua atau

beberapa nama karyawan





12. Pada lembaran aplikasi Excel, lakukan penempelan data

13. Lakukan pengisian data

14. Copy table tersebut

15. Tempelkan pada spreadsheet di dalam aplikasi

16. Klik tombol SAVE DATA untuk menyimpan perubahan

17. Jikaberhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan

18. Klik tombol ikon bergambar uang pada baris Job Title yang Anda ingin ubah nilai tunjangan

tetapnya

19. Masukkan nilai tunjangan tetap pada kotak yang telah disediakan untuk nama karyawan

yang akan menerima tunjangan tetap

20. Klik tombol ikon bergambar disket untuk menyimpan perubahan

21. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil disimpan

8. Panduan Membuat Menambah Komponen Penghasilan dan Potongan (Add On)


1. Pada sidebar menu, pilih Manage dan klik Add On

2. Pilih tanda tambah untuk menambahkan kategori baru

3. Pilih dan masukkan tanggal proses pencairan

4. Terdapat bar Increment dan Decrement

5. Bar Increament untuk menambahkan gaji karyawan, sedangkan bar Decreament untuk

mengurangkan gaji karyawan

6. Anda dapat menginputnya secara langsung pada tampilan excel didalam aplikasi,

masukkan nama karyawan dan tanggal melalui tombol drop down pada tiap kolom,

masukkan value atau nominalnya beserta deskripsi

7. Pilih insert row jika ingin menambahkan jumlah data karyawan

8. Kemudian pilih Save


9. Panduan Melihat dan Memproses Data Gaji Bulanan

1. Pada Sidebar Menu, Klik Manage.

2. Klik Report

3. Pilih periode bulan untuk data gaji bulanan yang ingin dilihat.

4. Apabila periode bulan untuk data gaji bulanan yang ingin dilihat belum tersedia, admin

HRD harus melakukan finalize attendance terlebih dahulu agar report di admin Finance

pada bulan tersebut muncul.

5. Pada kolom Action, klik tombol ikon bergambar kalender di sebelah kanan pada baris

report yang Anda ingin lihat.

6. Anda akan melihat nama setiap karyawan yang terdaftar dan status pembayaran gaji

mereka pada awalnya adalah UNPAID.

7. Admin Finance dapat melakukan pengecekan satu-persatu untuk masing-masing karyawan

untuk dilakukan pembayaran Gaji.

8. Untuk mengecek data gaji masing-masing karyawan, klik tombol VIEW PAYSLIP pada baris

nama karyawan yang Anda ingin proses pembayaran gajinya.

9. Anda akan melihat PAYSLIP dengan komponen informasi seperti Data karyawan, Earnings,

Deduction, Pph21, dan Take Home Pay karyawan.

10. Jika ada penambahan untuk gaji karyawan tersebut, klik Earnings.

11. Jika ada pengurangan untuk gaji karyawan tersebut, klik Deductions.

a. Langkah Penambahan Earnings

1. Pada Menu Pay Slip, klik tombol (+) di samping Earnings untuk melakukan

penambahan Earnings.

2. Pada Menu Additional Earnings tersedia kolom tanggal dan jumlah penambahan

pada kolom Value.

3. Pilih tanggal untuk penambahan Earnings

4. Isi Value terkait penambahan tersebut

5. Isi Description terkait penambahan tersebut


6. Klik ADD untuk melakukan penambahan Earnings.

b. Langkah Input Deduction

1. Pada Menu Pay Slip, klik tombol (+) di samping kanan Deduction untuk melakukan

penambahan Deductions.

2. Pada Menu Additional Deductions tersedia kolom tanggal dan jumlah Deduction

pada kolom Value.

3. Pilih tanggal untuk penambahan Deduction

4. Isi Value terkait penambahan tersebut

5. Isi Description terkait Deduction tersebut

6. Klik ADD untuk melakukan penginputan Deduction.

c. Langkah Melakukan Proses Pembayaran Gaji

1. Setelah selesai melakukan pengecekan untuk semua data gaji, klik tombol Report.

2. Klik Payroll untuk mengunduh data excel untuk penggajian karyawan.

3. Buka dokumen yang baru saja diunduh.

4. Anda akan melihat beberapa sheet terkait data gaji karyawan.

5. Untuk pembayaran gaji, gunakan informasi yang tersedia pada sheet Payroll

yang memiliki informasi nomor rekening, nama karyawan yang memiliki rekening

tersebut dan tanggal pembayaran gaji.

6. Anda dapat melakukan proses pembayaran gaji secara manual melalui ATM atau

Bank.

7. Anda juga dapat menggunakan Sheet Payroll tersebut sebagai template data

excel untuk pembayaran gaji melalui aplikasi payroll BCA (Sampai

dipublikasikannya panduan ini, KaryaOne hanya menyediakan template aplikasi

payroll BCA).

8. Apabila Anda telah melakukan pembayaran gaji, ubah status payroll menjadi

PAID.

9. Klik pada tombol UNPAID.

10. Klik SET ALL PAID.

11. Untuk melakukan finalisasi proses penggajian, klik tombol COMPLETE PAYROLL

agar status pada menu Report menjadi COMPLETED (nb: Apabila sebelumnya,

Anda telah mengklik COMPLETE PAYROLL, maka data payroll bulan tersebut

tidak dapat diubah kembali)

12. Data yang telah difinalisasikan, tidak dapat diubah dan akan memiliki status

COMPLETED


13. Untuk mengunduh data kehadiran bulan tersebut, klik Click here di samping tulisan

Attendance report

14. Untuk mengunduh data keuangan yang telah difinalisasikan, klik Click here di

samping tulisan Finance report

10. Panduan Menentukan Angka Bonus dan Tanggal Pembayarannya


2. Klik Bonus

3. Cari bonus yang Anda ingin tindaklanjuti dengan penentuan angka bonus dan tanggal

pembayarannya

4. Klik tombol ikon pensil pada baris bonus tersebut

5. Untuk memasukkan angka bonus, klik pada sebuah kotak dimana Anda ingin mengubah

angka yang ada dalam kotak tersebut

6. Lakukan perubahan dengan memasukkan angka bonus

7. Lakukan perubahan pada kotak Bonus Value lainnya jika perlu

8. Jika Anda telah selesai membuat perubahan, klik tombol Save untuk menyimpan perubahan


10. Anda dapat secara mudah memasukkan angka bonus secara sekaligus untuk semua atau

beberapa nama karyawan



12. Andadapat meng-copy beberapa baris dengan melakukan drag and drop



15. Lalu untuk melakukan copy, tahan tombol CTRL dan tekan tombol C

16. Untuk komputer Mac, untuk memilih semua kotak, tahan tombol Command dan tekan tombol

A







20. Pada lembaran Excel, Anda dapat mengatur perubahan angka bonus dengan

menggunakan beberapa rumus yang tersedia dalam Excel

21. Sebagai contoh, kita akan memberikan bonus sebesar dua kali gaji pokok kepada

karyawan

22. Klik pada sebuah kotak dibawah kolom Bonus Value, pada baris nama seorang karyawan

23. Masukkan rumus bonus

24. Duplikasikan kotak tersebut untuk baris-baris nama karyawan lainnya

25. Copy angka bonus tersebut pada aplikasi KaryaOne

26. Tempelkan pada kotak dalam kolom Bonus Value

27. Klik tombol SAVE untuk menyimpan perubahan


29. Klik Tombol COMPLETE BONUS REPORT

30. Anda akan melihat pesan konfirmasi yang menanyakan apakah Anda memang ingin

memproses pembayaran bonus tersebut. Laporan pembayaran bonus yang telah diproses

tidak dapat dihapus.


32. Anda akan melihat tampilan tanggal pembayaran yang telah ditentukan sebelumnya.

Anda dapat mengubah tanggal tersebut dengan mengklik kotak tanggal tersebut. Pilih

tanggal pembayaran bonus.

33. Klik OK

34. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa bonus telah berhasil difinalisasikan

11. Panduan Menindaklanjuti Pengajuan Claim Reimbursement


2. Klik Claim

3. Cari pengajuan yang perlu ditindaklanjuti

4. Untuk memudahkan pencarian, Andadapat menggunakan alat pencarian yang tersedia

5. Anda dapat mencari berdasarkan parameter pencarian nama karyawan, kisaran tanggal

pengajuan, kisaran tanggal dimasukkannya pengajuan, atau status pengajuan. Anda dapat

menggunakan lebih dari satu parameter.


6. Sebagai contoh, kita hanya akan menggunakan parameter status pengajuan. Kita memilih

requesting, yaitu pengajuan yang masih perlu ditindaklanjuti dengan persetujuan

pembayaran atau penolakan

7. Anda dapat melihat sebuah tabel yang berisi rincian informasi pengajuan, diantaranya

adalah lampiran dokumen bukti pengajuan yangdapat diunduh.

8. Klik tombol View pada baris pengajuan yang Anda ingin tindaklanjuti

9. Buka dokumen tersebut

10. Berdasarkan dokumen tersebut, Andadapat menentukan apakah Anda memang ingin

menyetujui pengajuan tersebut atau menolak pengajuan tersebut

11. Klik ikon plus pada kolom staff ID

12. Anda dapat mengklik ikon centang untuk menyetujui pengajuan atau mengklik ikon silang

untuk menolak pengajuan

13. Klik ikon centang untuk menyetujui pengajuan tersebut


pengajuan tersebut

15. Klik YES untuk menyetujui

16. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa proses pengajuan telah berhasil disetujui

17. Pengajuan yang telah disetujui dapat diunduh dalam bentuk dokumen spreadsheet seperti

Excel

18. Klik tombol DOWNLOAD CLAIM

19. Anda akan melihat pesan yang menanyakan apakah Anda memang ingin mengunduh

pengajuan yang telah difinalisasikan


21. Anda akan melihat tampilan dimana Anda dapat memilih kisaran tanggal pembayaran

22. Klik kotak dibawah DATE FROM untuk memilih tanggal awal kisaran dan pilih sebuah

tanggal

23. Klik kotak dibawah DATE TO untuk memilih tanggal akhir kisaran dan pilih sebuah tanggal

24. Anda akan melihat proses diunduhnya sebuah dokumen dari sistem

25. Buka dokumen tersebut

26. Anda akan melihat tabel berisi rincian pengajuan yang siap untuk ditindaklanjuti dengan

pembayaran


12. TAX INCOME SETTINGS

Tax Income Settings berfungsi untuk mengatur pembayaran pajak, tunjangan BPJS

Ketenagakerjaan, tunjangan BPJS Kecelakaan kerja, Tunjangan BPJS Jaminan Kematian,

tunjangan BPJS Jaminan Kesehatan dan BPJS Tunjangan Pensiun.

Gross Up Untuk menentukan apakah perusahaan membayarkan tunjangan pajak dan BPJS.

Yes berarti perusahaan membayarkan tunjangan pajak dan BPJS karyawan

No berarti perusahaan tidak membayarkan tunjangan BPJS karyawan.

Tunj BPJS TK Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS

Tenaga Kerja

Tunj BPJS JKK Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS

Jaminan Kecelakaan Kerja

Tunj BPJS JKM Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS

Jaminan Kematian

Tunj BPJS Kesehatan Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS

Kesehatan

Tunj BPJS Jaminan

Pensiun

Bantuan pembayaran tunjangan dari perusahaan untuk BPJS

Jaminan Pensiun

Premi BPJS TK Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji

pokok untuk premi BPJS Tenaga Kerja

Premi BPJS Kesehatan Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji

pokok untuk premi BPJS Jaminan Kesehatan

Premi Jaminan Pensiun Persentase yang harus dibayarkan karyawan berdasarkan gaji

pokok untuk premi BPJS Jaminan Pensiun

Maximum Salary BPJS

Kesehatan

Untuk menentukan nilai gaji maksimal untuk BPJS Kesehatan

Maximum Salary

Jaminan Pensiun

Untuk menentukan nilai gaji maksimal untuk BPJS Jaminan Pensiun

13. LOG

Log berguna untuk melihat perubahan yang terjadi dalam sistem, waktu perubahan dan siapa

yang melakukan perubahan


1. Pada sidebar menu, klik log

2. Disini Anda akan melihat tabel berisi kolom username, kegiatan yang dilakukan oleh

username tersebut, status perubahan, nomor IP yang digunakan oleh user untuk melakukan

perubahan, dan waktu perubahan

14. HELP DESK

Fitur Help Desk berguna untuk memfasilitasi komunikasi antara pengguna dan KaryaOne terkait

pertanyaan mengenai User Interface, fitur yang tidak berfungsi, penambahan fitur dan

seterusnya. Pengguna dapat memberikan masukan atau menyampaikan keluhan. KaryaOne

berkewajiban untuk menanggapi pertanyaan atau masukan dari pengguna.

1. Pada sidebar menu, klik Help Desk

2. Klik Add New Ticket

3. Masukkan subject

4. Isi konten pesan

5. Berikan lampiran jika perlu

6. Klik send untuk mengirim pesan


dikirimkan

8. Silahkan menunggu jawaban dari administrator KaryaOne

9. Untuk tiket yang telah dibalas, Anda dapat membalas pesan tersebut

10. Klik icon bergambar amplop

11. Klik here dalam kotak biru

12. Isi konten pesan

13. Klik Send


dikirimkan


D. TALENT MANAGEMENT

Panduan Performance Appraisal dalam Talent Management

1. Membuat Master KPI

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Master KPI 4. Klik icon + pada kanan atas 5. Masukkan nama Master KPI 6. Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan

2. Melakukan import Master KPI

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Master KPI 4. Hover mouse pada icon tiga titik di kanan atas 5. Klik download template 6. Buka file yang Anda unduh 7. Masukan Master KPI pada cell A3 8. Tambahkan Master KPI pada cell berikutnya jika perlu (cell A4, A5 dan seterusnya) 9. Simpan file tersebut 10. Pada aplikasi KaryaOne, hover mouse pada icon tiga titik di kanan atas 11. Klik import 12. Unggah file tersebut dengan melakukan drag and drop pada kotak yang telah

disediakan atau Choose file untuk mencari file tersebut 13. Klik import untuk melanjutkan 14. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa import telah berhasil dilakukan

3. Merubah Master KPI

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Master KPI 4. Klik icon pensil pada baris Master KPI yang Anda ingin rubah


5. Lakukan perubahan 6. Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan perubahan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan

4. Menghapus Master KPI

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Master KPI 4. Klik icon keranjang sampah pada baris Master KPI yang Anda ingin hapus 5. Klik OK untuk melanjutkan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan

5. Membuat Master Goal

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Master Goal 4. Klik icon + pada kanan atas 5. Masukkan nama Master Goal 6. Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan

6. Melakukan import Master Goal

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Master Goal 4. Hover mouse pada icon tiga titik di kanan atas 5. Klik download template 6. Buka file yang Anda unduh 7. Masukan Master Goal pada cell A3 8. Tambahkan Master Goal pada cell berikutnya jika perlu (cell A4, A5 dan seterusnya) 9. Simpan file tersebut 10. Pada aplikasi KaryaOne, hover mouse pada icon tiga titik di kanan atas 11. Klik import 12. Unggah file tersebut dengan melakukan drag and drop pada kotak yang telah


7. Merubah Master Goal

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Master Goal 4. Klik icon pensil pada baris Master Goal yang Anda ingin rubah 5. Lakukan perubahan 6. Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan perubahan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan


8. Menghapus Master Goal

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Master Goal 4. Klik icon keranjang sampah pada baris Master Goal yang Anda ingin hapus 5. Klik OK untuk melanjutkan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan

9. Membuat Master Unit

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Master Unit 4. Klik icon + pada kanan atas 5. Masukkan nama Master Unit 6. Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan

10. Melakukan import Master Unit

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Master Unit 4. Hover mouse pada icon tiga titik di kanan atas 5. Klik download template 6. Buka file yang Anda unduh 7. Masukan Master Unit pada cell A3 8. Tambahkan Master Unit pada cell berikutnya jika perlu (cell A4, A5 dan seterusnya) 9. Simpan file tersebut 10. Pada aplikasi KaryaOne, hover mouse pada icon tiga titik di kanan atas 11. Klik import 12. Unggah file tersebut dengan melakukan drag and drop pada kotak yang telah


11. Merubah Master Unit

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Master Unit 4. Klik icon pensil pada baris Master Unit yang Anda ingin rubah 5. Lakukan perubahan 6. Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan perubahan 7. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa perubahan telah berhasil dilakukan

12. Menghapus Master Unit


1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Master Unit 4. Klik icon keranjang sampah pada baris Master Unit yang Anda ingin hapus 5. Klik OK untuk melanjutkan 6. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penghapusan telah berhasil dilakukan

13. Membuat Key Performance Indicator melalui formulir untuk sebuah atau beberapa Job Title

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Performance List 4. Klik icon + di kanan bawah 5. Pada menu dropdown Relation, pilih Job Title 6. Pada menu dropdown Choose Company, pilih Holding, Subholding atau Subcompany 7. Pada field Company Name, pilih nama perusahaan 8. Pada field Job Title, pilih satu atau beberapa Job Title 9. Pada field KPI List, pilih KPI 10. Pada field Activity, masukan nama kegiatan untuk KPI tersebut 11. Pada field UOM (Unit of Measurement atau Unit Pengukuran), pilih # untuk

pengukuran berdasarkan angka atau % untuk pengukuran berdasarkan persentase 12. Pada field Target, masukkan angka sasaran 13. Pada menu dropdown Type, pilih Routine untuk mengkategorikan KPI sebagai

parameter kinerja Job Title atau Improvement untuk mengkategorikan KPI sebagai parameter pengembangan diri

14. Pada field Note, masukkan tambahan informasi jika perlu (misalnya cara pembuktian) 15. Pada field Unit List, pilih Unit 16. Pada field Goal List, pilih Goal 17. Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan 18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan

14. Membuat Key Performance Indicator melalui formulir untuk sebuah Divisi

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Performance List 4. Klik icon + di kanan bawah 5. Pada menu dropdown Relation, pilih Division 6. Pada menu dropdown Choose Company, pilih Holding, Subholding atau Subcompany 7. Pada field Company Name, pilih nama perusahaan 8. Pada field Division, pilih satu atau beberapa Division 9. Pada field KPI List, pilih KPI 10. Pada field Activity, masukan nama kegiatan untuk KPI tersebut 11. Pada field UOM (Unit of Measurement atau Unit Pengukuran), pilih # untuk

pengukuran berdasarkan angka atau % untuk pengukuran berdasarkan persentase 12. Pada field Target, masukkan angka sasaran 13. Pada menu dropdown Type, pilih Routine untuk mengkategorikan KPI sebagai

parameter kinerja Job Title atau Improvement untuk mengkategorikan KPI sebagai parameter pengembangan diri

14. Pada field Note, masukkan tambahan informasi jika perlu (misalnya cara pembuktian) 15. Pada field Unit List, pilih Unit


16. Pada field Goal List, pilih Goal 17. Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan 18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan

15. Membuat Key Peformance Indicator melalui spreadsheet untuk Job Title

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Performance List 4. Klik Tombol Action di kanan atas 5. Klik Add Performance 6. Pada menu dropdown Choose Company di kanan atas, pilih nama perusahaan 7. Pada menu dropdown di sebelah menu dropdown Choose Company di kanan atas,

pilih Job Title 8. Pada kolom Job Title, masukkan Job Title 9. Pada kolom KPI, masukkan KPI 10. Pada kolom Activity, masukkan kegiatan 11. Pada kolom UOM, masukkan satuan pengukuran 12. Pada kolom Target, masukkan angka sasaran 13. Pada kolom Type, masukkan apakah KPI merupakan bagian dari pekerjaan (routine)

atau pengembangan diri (improvement) 14. Pada kolom Goal, masukkan Goal 15. Pada kolom Unit, masukkan unit 16. Pada kolom Note, masukkan tambahan informasi jika perlu 17. Karena tampilan ini berbentuk spreadsheet, Anda bisa melakukan kopi sel atau

beberapa sel dan melakukan penempelan di sel yang berbeda 18. Jika semua sudah OK, klik Save Performance 19. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan

16. Membuat Key Peformance Indicator melalui spreadsheet untuk Division

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Performance List 4. Klik Tombol Action di kanan atas 5. Klik Add Performance 6. Pada menu dropdown Choose Company di kanan atas, pilih nama perusahaan 7. Pada menu dropdown di sebelah menu dropdown Choose Company di kanan atas,

pilih Division 8. Pada kolom Division, masukkan Division 9. Pada kolom KPI, masukkan KPI 10. Pada kolom Activity, masukkan kegiatan 11. Pada kolom UOM, masukkan satuan pengukuran 12. Pada kolom Target, masukkan angka sasaran 13. Pada kolom Type, masukkan apakah KPI merupakan bagian dari pekerjaan (routine)

atau pengembangan diri (improvement) 14. Pada kolom Goal, masukkan Goal 15. Pada kolom Unit, masukkan unit 16. Karena tampilan ini berbentuk spreadsheet, Anda bisa melakukan kopi sel atau

beberapa sel dan melakukan penempelan di sel yang berbeda


17. Jika semua sudah OK, klik Save Performance 18. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan

17. Memberlakukan Key Performance Indicator

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Performance List 4. Klik Job Title yang Anda ingin aktifkan atau non-aktifkan konten KPI-nya 5. Berikan centang untuk KPI yang ingin diberlakukan dan hilangkan centang untuk KPI

yang ingin di-non-aktifkan. Jika ada kotak yang tidak bisa dicentang, KPI tersebut telah digunakan dalam penilaian.

18. Mengekspor Daftar Key Performance Indicator

1. Pada sidebar menu, klik Master Data 2. Klik Performance 3. Klik Tab Performance List 4. Klik Tombol Action di kanan atas 5. Klik Export

19. Membuat Individual Performance Plan untuk karyawan

1. Pada sidebar menu, klik Employee 2. Cari nama karyawan yang Anda ingin kelola kinerjanya 3. Klik nama karyawan tersebut 4. Klik Tab Performance di menu bagian atas 5. Klik Tombol Icon Plus untuk membuat IPP 6. Pada field Performance Name, masukkan nama kinerja (misalnya Kuartal 1 Tahun

2018) 7. Pada field Performance Date, masukkan tanggal dilakukannya penilaian kinerja (Nanti

Anda masih bisa merubah tanggal tersebut) 8. Pada tabel daftar parameter konten KPI, centang baris konten KPI yang ingin

diberlakukan untuk karyawan tersebut 9. Pada field UOM (Unit of Measurement atau Satuan pengukuran), pilih # untuk

pengukuran berdasarkan angka atau % untuk pengukuran berdasarkan persentase. Telah tersedia pilihan default namun Anda masih bisa merubahnya.

10. Pada field Target, masukkan angka sasaran. Telah tersedia nilai default namun Anda masih bisa merubahnya.

11. Pada field Weight, masukkan angka bobot. Telah tersedia nilai default namun Anda masih bisa merubahnya.

12. Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan 13. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan

20. Menambahkan konten KPI khusus ke dalam Individual Performance Plan untuk karyawan

1. Pada sidebar menu, klik Employee


2. Cari nama karyawan yang Anda ingin kelola kinerjanya 3. Klik nama karyawan tersebut 4. Klik Tab Performance di menu bagian atas 5. Klik sebuah nama Performance dalam tabel 6. Klik Tombol Icon Plus di kanan bawah 7. Klik Add Special Performance 8. Pada field KPI, pilih KPI 9. Pada field Activity, masukan nama kegiatan 10. Pada field UOM (Unit of Measurement atau Satuan pengukuran), pilih # untuk

pengukuran berdasarkan angka atau % untuk pengukuran berdasarkan persentase 11. Pada field Target, masukkan angka sasaran. Telah tersedia nilai default namun Anda

masih bisa merubahnya. 12. Pada field Unit List, pilih Unit 13. Pada field Goal List, pilih Goal 14. Jika semua sudah OK, klik SUBMIT untuk menyimpan 15. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan

21. Melakukan Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)

1. Pada sidebar menu, klik Employee 2. Cari nama karyawan yang Anda ingin kelola kinerjanya 3. Klik nama karyawan tersebut 4. Klik Tab Performance di menu bagian atas 5. Klik sebuah nama Performance dalam tabel 6. Pada field Weight, telah tersedia angka bobot berdasarkan pengaturan sebelumnya.

Lakukan perubahan jika perlu. Perlu diketahui bahwa total bobot dari semua konten KPI harus 100%. Jika jumlah total tidak sama dengan 100%, maka tombol SUBMIT tidak akan muncul

7. Pada field Score, masukkan nilai skor 8. Pada menu dropdown Mark, pilih label nilai 9. Pada field Subjective Score, masukkan angka penilaian subyektif 10. Jika semua sudah OK dan total angka bobot sama dengan 100%, klik tombol SUBMIT

untuk menyimpan 11. Jika berhasil, Anda akan melihat pesan bahwa penyimpanan telah berhasil dilakukan

Documents

UPDATED 15/02/19 - karyaone.co.id · Halaman 7 dari 116 A. Kontak Jika terdapat kesalahan dalam dokumen ini, baik kesalahan pengetikan (typo) ataupun langkah penggunaan, silahkan