upravljalski informacijski sistemiljupco/UIS/uis-03.pdf · 2007-11-23 · od organizacije do IS načrtovanje IS formalizacija: – aktivnosti in procesov v organizaciji (standardni

UIS – uvod v UIS Fakulteta za upravo, 2005

upravljalski informacijski sistemi

3. predavanje: IS in organizacije(ali načrtovanje in izvedba IS)

Ljupčo Todorovskihttp://www-ai.ijs.si/~ljupco/UIS/


vsebina predavanja

● povezava IS in organizacij– kaj je organizacija – sistemski vidik– vpliv organizacije na IS in obratno– načrtovanje in revizija poslovnih procesov

● pregled razvojnega cikla IS

● poslovno vrednotenje IS

● vprašanja in odgovori


organizacija oz. sistem

● sistem je– množica medsebojno povezanih komponent– katerih skupno delovanje omogoča– doseganje nekega cilja

● organizacija je formalna socialna struktura (sistem):– ki porablja oz. predela okoljske vire (vhode)– v produkte ali storitve (izhode)


IS: tehnični vidik

● informacijski sistem je– množica povezanih komponent– ki omogoča

● zbiranje (in dostop do),● obdelavo,● shranjevanje in● distribucijo

– informacij (oz. podatkov) s ciljem podpore● odločanja in● upravljanja z organizacijo


IS: funkcije in ključne aktivnosti

OKOLJE

ORGANIZACIJA

vhod obdelava izhod

INFORMACIJSKI SISTEM

odziv

odjemalci dobavitelji

konkurenca regulatorji


sistem: struktura in sestavni deli

OKOLJE

SISTEM

komponenta1

komponenta3

komponenta2

shramba1

vhod 2

vhod 1

izhod 1

vmesnika

vmesnik

meja


sistem: ključni sestavni elementi (1)

● (1) meja– kateri elementi so znotraj oz. zunaj– bistvena razlika

● notranje elemente lahko neposredno kontroliramo● zunanjih pa ne

● (2) okolje– vse kar je zunaj sistema– predpostavke, omejitve in vhodi



● (3) vhodi– viri iz okolja, ki jih sistem porablja– IS: podatki– drugi sistemi: surovine, materiali, energija

● (4) izhodi– viri, storitve ali produkti, ki jih sistem proizvaja– IS: podatki, informacije, znanje– drugi sistemi: karkoli



● (5) (procesne) komponente– aktivnosti ali procesi, ki pretvorijo vhode v izhode– komponente so lahko (pod-)sistemi– IS: procesiranje podatkov oz. informacij

● (6) vmesniki– mesto, kjer se pojavi interakcija med

● okoljem in sistemom oz.● različnimi komponentami



● (7) shrambe– začasno ali trajno shranjevanje

● podatkov, informacij, energije, materialov– sinhronizacija različnih komponent– porazdeljevanje virov– bistvenega pomena za IS

● informacije nikoli ne porabimo (!)● potencialno zelo velike količine podatkov/informacij


od organizacije do IS

● načrtovanje IS

● formalizacija:– aktivnosti in procesov v organizaciji (standardni

operativni postopki)– ugotavljanje pomembnih virov (vhodov) in

izhodov

● vsak realni sistem je mešanica– formalnih in neformalnih elementov– IS zajame formalne


načrtovanje IS: osnovni koraki (1)

● določanje meje med organizacijo in okoljem– obseg IS: kaj je zunaj kaj pa znotraj sistema?– meja je arbitrarna – kje jo torej postavimo?

● vodila:– (1) kaj lahko kontroliramo?

● tisto kar ne ostane zunaj, a je še vedno omejitev (!)– (2) omejitev za vključevanje – vodljivost sistema– (3) osredotočanje na cilj



● hierarhično razčlenjevanje komponent– katere komponente razčlenimo v (pod-)sisteme?– katere so ključne komponente sistema?

● zakaj razčlenjevanje (vodila):– zmanjšamo kompleksnost posameznih elementov– osredotočanje analize na posamezne dele– načrtovanje in gradnja po kosih– usmerjanje pozornosti načrtovalcev– neodvisnost komponent – izpadi, zamenjave



● vmesniki so pripomoček za razčlenjevanje– in predvsem doseganje neodvisnosti

● funkcije vmesnikov:– filtriranje (nepotrebnih podatkov in šuma)– kodiranje/dekodiranje podatkov– ugotavljanje in popravljanje napak– izravnalnik (začasno shranjevanje podatkov)– skrb za varnost/dostopnost podatkov– izdelava povzetka podatkov



● zakaj je neodvisnost komponent pomembna– tesno povezane komponente – ozko grlo– če ena komponenta zataji, druga tudi– nujna je hkratna prenova komponent

● vmesniki lahko zagotovijo:– fleksibilno preusmerjanje poti do virov– izravnava pretoka podatkov– hkratna (porazdeljena) uporaba enega vira– vsiljevanje standardov (izogibanje komunikaciji)


načrtovanje IS: osnovni principi

● najprej LOGIČNI potem pa FIZIČNI opis sistema:– logični model: KAJ sistem počne?– fizični model: KAKO sistem deluje?– prednost funkcije (kaj) pred formo (kako)

● ostali principi (splošno reševanje problemov):– razčlenjevanje na podprobleme (podsisteme)– obravnava različnih rešitev in izbor najboljše– spreminjaje problema med reševanjem (!)


organizacije kod sistemi

● bazične komponente organizacije so tesno povezane:– sprememba ene od njih– povzroča izravnalne spremembe

pri ostalih treh

● pomembno vodilo pri načrtovanju– pri kateri komponenti začeti?– inertnost organizacij

● povratni vpliv IS na organizacijo

ljudje

opravila

org

aniz

acijsk

ast

rukt

ura

tehnolo

gija


analiza poslovnih procesov

● ugotavljanje poslovnih procesov:– ključni korak pri analizi oz. načrtovanju IS– grobo vodilo – osnovni procesi:

● razvoj, nabava, proizvodnja, prodaja

● ugotavljanje pomena posameznih procesov:– IDENTITY – definira namen organizacije

– PRIORITY – je zelo pomemben za poslovanje

– BACKGROUND – ponuja podporo za izvajanje ostalih procesov

– MANDATE – pomemben zaradi zakonodaje

– FOLKLORE – zaradi “tradicije”


preoblikovanje poslovnih procesov

● business process redesign / re-engineering

● postopek – pogovori, vprašalniki:– zakaj, kaj če, kdo pravi, kaj mislijo stranke– cilj ni avtomatizacija poslovanja– ampak tudi njeno poenostavljanje (!)

● primer preoblikovanja:– uvajanje inovacij v produkcijski proces


PPP: primer

● postopek obdelave prošnje za zavarovanje:– 30 korakov v postopku – čas trajanja 3 tedne– namesto avtomatizacije posameznih korakov– preoblikovanje:

● uporaba ekspertnih sistemov● ter programov za skupinsko delo

– namesto 19 ljudi – en človek vodi proces– čas trajanja prenovljenega procesa 3 ure

● primeri iz javne uprave


PPP: osnovni principi (1)

● (1) organizacija PP okrog izidov in ne opravil– en proces – en izvajalec (odgovorna oseba)– IS poskrbi za ustrezno distribucijo informacije

● (2) izvajalec procesa je hkrati uporabnik izhoda– najbolj motivirana oseba je izvajalec procesa– strnjevanje linearne sekvence procesov v en sam

● (3) integracija zajema in obdelave podatkov– v samo delo: zajem podatkov na mestu nastanka


PPP: osnovni principi (2)

● (4) geografska lokacija virov nepomembna– IS poskrbi za ustrezno distribucijo informacije

● (5) povezovanje vzporednih procesov/aktivnosti– povezane aktivnosti je treba nenehno koordinirati– in ne čakati na zadnji korak

● (6) izvajalci naj tudi odločajo o poteku izvajanja– IS naj izvaja ustrezen nadzor– total quality management (TQM)


PPP: riziki in neuspeh

● PPP ni vedno uspešna, celo več:– 70% projektov preoblikovanja je neuspešnih– vodenje sprememb je kompleksno– ker so organizacije po naravi inertne– strah pred spremembami

previdnaanaliza

koristni zarazvoj

nepotrebnirutinski

projektni rizik

pote

nci

alna

korist


razvojni cikel IS

sistemska

analizanačrto

vanje

programiranjetestiranje

pre

tvorb

apr

oduk

cija

in vzd

ržev

anje

definicijaim

plem

enta

cija

izvedba


razvojni cikel: sistemska analiza (1)

● analiza problema, ki ga hočemo rešiti z IS– obstoječih poslovnih procesov in opravil– obstoječih IS (problemi in omejitve)

● izdelava študije izvedljivosti:– tehnične – ustreznost tehnologije– ekonomske – koristi večje od stroškov– operacijske – zaželenost rešitve


razvojni cikel: sistemska analiza (2)

● tehtanje različnih rešitev:– nadaljnja uporaba obstoječega IS– prenova obstoječega IS– razvoj novega IS

● seznam informacijskih zahtev:– kdo rabi katero informacijo?– kje in kdaj?– v kakšni obliki?


razvojni cikel: načrtovanje

● logični načrt:– komponente IS in njihove medsebojne povezave– KAJ?

● fizični načrt:– prevajanje logičnega v tehnični načrt– KAKO?

● pomen sodelovanja uporabnikov


razvojni cikel: izvedba

● programiranje– prevajanje fizičnega načrta v programsko kodo

● testiranje– ali procedure pravilno delujejo pod znanimi pogoji

● trije tipi testiranja:– testiranje posameznih programskih enot– sistemsko testiranje celote– vrednotenje sprejemljivosti izvedbe


razvojni cikel: pretvorba (1)

● pretvorba starega IS v novi

● štiri strategije pretvorbe:– vzporedna – uporaba obeh sistemov hkrati: varna

in konzervativna rešitev a hkrati draga– direktna zamenjava – poceni in rizična v smislu

stroškov odpravljanja morebitnih napak– pilotna pretvorba – preizkus pretvorbe v enem

delu organizacije– fazna pretvorba – po funkcijah IS ali po

organizacijskih enotah


razvojni cikel: pretvorba (2)

● izdelava plana pretvorbe– (časovni) načrt aktivnosti pretvorbe

● druge potrebne aktivnosti:– uvajanje/šolanje uporabnikov– dokumentacija pretvorbe

● uporabniška● sistemska


razvojni cikel:produkcija in vzdrževanje

● produkcija – faza uporabe novega IS

● periodični pregledi delovanja– uporabniški in sistemski– ugotavljanje napak in potreb po vzdrževanju

● aktivnosti vzdrževanja:– odpravljanje napak (20%), nujne spremembe

strojne in programske opreme (20%) in upoštevanje novih uporabniških zahtev (60%)


vrednotenje IS

● vrednotenje koristi uvajanja IS je zapleteno ker:– nekatere koristi se poznajo na dolgi rok– nekatere koristi je težko denarno ovrednotiti

● oprijemljive ter● neoprijemljive koristi

– nekatere koristi so bolj opazne navzven

● finančni modeli vrednotenja:– zgoraj omenjene omejitve– koristni ker ponujajo kvantitativno oceno koristi


vrednotenje IS: finančni modeli

● (1) čas potreben za povratek investicije v IS– v kolikem času izplačamo investicijo?– popravek: upoštevanje časovne spremembe

vrednosti denarja

● (2) računovodska stopnja povratka investicije– podobno kot (1), ampak dobimo letno stopnjo– upošteva amortizacijo opreme

● (3) razmerje stroškov in koristi


vrednotenje IS: nefinančni modeli (1)

● ocena rizika, ki ga nosi projekt razvoja IS

● riziki:– predvidenih koristi se ne da uresničiti– cena implementacije bo presegla proračun– časovni roki bodo preseženi– tehnična zmogljivost bo pod pričakovanji– nezdružljivost z obstoječo opremo



previdnaanaliza

koristni zarazvoj

nepotrebnirutinski

projektni rizik

pote

nci

alna

korist



● drugi modeli – večkriterijsko vrednotenje:– določimo nabor ciljnih kriterijev– in njihovih relativnih uteži

● primer izbora pisarniških orodij:– procent zadovoljenih uporabniških potreb (0.40)– cena začetne programske opreme (0.20)– financiranje (0.10)– enostavnost vzdrževanja (0.10)– možnost za uspeh (0.20)



uporabniške potrebe

začetna cena

financiranje

vzdrževanje

možnost za uspeh

Kriterij utež

0.40

0.20

0.10

0.10

0.20

LINUX

3

5

5

3

4

1.20

1.00

0.50

0.30

0.80

WINDOWS

4

2

3

4

4

1.60

0.40

0.30

0.40

0.80

3.80 3.50


pregled virov

● [Laudon and Laudon 2004]:Management Information Systems

– IS, Organizations, and Business Processes– Redesigning the Organization with IS– poglavja 3 in 11

● [Martin et al. 1999]:Managing Information Technology

– Basic IS Concepts– poglavje 9


nekaj primerov izpitnih vprašanj

● Kaj je sistem in organizacija?● Kateri so ključni sestavni elementi sistema?● Razlika med sistemi in IS?

● Osnovni koraki pri načrtovanju IS● Principi preoblikovanja poslovnih procesov

● Razvojni cikel IS


hvala za pozornostčas za vprašanja in odgovore

http://www-ai.ijs.si/~ljupco/UIS/

Documents

upravljalski informacijski sistemiljupco/UIS/uis-03.pdf · 2007-11-23 · od organizacije do IS načrtovanje IS formalizacija: – aktivnosti in procesov v organizaciji (standardni