UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Temeljni principi...•Specifikacije točno onog što je potrebno za svaki zadatak u strukturi poslova projekta. •Ukoliko ne specificirate točno što želite,

UPRAVLJANJE PROJEKTIMATemeljni principi

1DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013

DNK SUSTAVADefinitivno Neophodne Komponente

• LJUDI - stvaranje uspješnih TIMOVA• CILJEVI - učinkovito upravljanje PROJEKTIMA • PROCESI - učinkovito i RACIONALNO poslovanje s

minimalnim troškovima • KOMUNIKACIJA - ICT kao alat i potencijalna

konkurentska prednost poslovnog sustava• KVALITETA - u svakom segmentu poslovanja (od

procesa do proizvoda)


Projekt ???

• Ima kraj i početak• Provodi se kako bi zadovoljio ciljeve• Obično se provodi timski• Ima ograničene resurse i vrijeme


Upravljanje projektima

Proces koji pomaže isporučivanje projekta: • na vrijeme• u skladu s proračunom• u skladu s željenom kvalitetom

Uz što je moguće manje neugodnihiznenađenja

DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 4

Faze upravljanja projektima

1. Definiranje – Odlučivanje što se mora napraviti

2. Planiranje – Odlučivanje kako će se napraviti3. Implementiranje – Provođenje4. Ocjenjivanje – Učenje iz onoga što je

napravljeno


Proces upravljanja projektom

“Planiranje, planiranje, planiranje i ponovno planiranje. To je tajna uspjeha. Nemojte žuriti u akciju.”

(Navod vrlo uspješnog voditelja projekata)

Definiranje

PlaniranjePlaniranjePlaniranje

Implementiranje

Ocjenjivanje

Slijedeći projekt


IT projekti – uspjeh vs. neuspjeh• IT projekti u velikom kompanijama

– 80-90% ne zadovoljava standarda djelovanja– 80% kasni ili su prekoračili proračun– 40% je napušteno

• Vrlo slična situacija je i u malim biznisima.

Ostali inovativni projekti vjerojatno imaju sličnu razinu neuspjeha.

Projekti imaju veću vjerojatnost uspjeha - UKOLIKO SE NJIMA DOBRO UPRAVLJA!


Vježba: Zašto projekti ne uspijevaju

• Napravite listu razloga zašto projekti ne uspijevaju.

• Navedite primjere projekata u kojima ste sudjelovali ili ste čuli o njima


Zašto projekti uspijevaju• Odličan voditelj projekta• Dobro planiranje i kontrola• Predan i sposoban projektni tim• Snažna orijentacije prema cilju• Jasni kriteriji uspjeha• Točna predviđanja troškova• Dostupnost financiranja• Nedostatak birokracije• Snažan “projektni prvak”


Na osnovu studije koju je provela NASA na 650 projekata

PROJEKTNI PRVAK

Osnovna potpora za voditelja projekta

• Osoba višeg managementa i utjecaja• Iznimno predana uspjehu projekta

Pomaže pri uklanjanju prepreka

Pomaže pri donošenju teških odluka

Umiruje ljude koje ste uznemirili


Voditelj projektaVoditelj projekata treba:• koristiti dobre procese za upravljanje projektima• Osigurati da ima dobro uravnotežen tim• Podržavati i ohrabriti svoj tim• Zadržavati usredotočenost svih na ciljevima – a posebno

vremenu• Raditi blisko s klijentima – i upravljati njihovim očekivanjima• Nadzirati provođenje i poduzimati korektivne aktivnosti• Rješavati probleme i prepreke

Ocjenjuje se ovisno o uspjehu ili neuspjehu projekta


Benchmarking - učite od najboljih


FAZA INICIRANJA PROJEKTA

• Projektna izjava• Projektni ciljevi i prepreke• Klijentova odluka o počinjanju ili ne

počinjanju projekta


Projektna izjava klijentaVrijeme

Trošak

•IMPLEMENTACIJA NOVOG INTEGRIRANOG POSLOVNOG PROGRAMA •Provjereno programsko rješenje domaćeg dobavljača•Kvalitetniji poslovni izvještaji•Za trošak manji od 25.000 EUR•U roku od ŠEST mjeseci

Faza iniciranja


PRETPOSTAVKE

• Pretpostavke pravimo kako bi uštedjeli vrijeme – linija manjeg otpora.

• Kako možemo biti sigurni da su točne?• Prošlo iskustvo može biti loš vodič• Izazovite pretpostavljene prepreke• Provjerite pretpostavljene potrebe klijenata• Provjerite pretpostavljenu strukturu nagrađivanja

• Nastavite postavljati pitanja: Tko? Što? Kako? Kada? Koliko? Gdje? Zašto?


Netočni podaci(provjerite činjenice)

Pravljenje pretpostavki(postavljajte pitanja) Zatvoreno

promišljanjeUmišljene prepreke(uklonite prepreke)

Nedovoljni inputi(tražite savjete, stajališta, informacije)

KAKO NAPRAVITI POGREŠNO!


Projektni ciljeviSpecifični CILJEVI, detaljnije nego u

projektnoj izjavi klijenta

Provjera i izazovi projektne izjave klijenta kako bi se identificirale stvarne potrebe:• Program mora biti jednostavan za uporabu.• Sve poslovne funkcije moraju biti obuhvaćene.• Mogućnost povezivanja s dobavljačima.• Opcija povezivanja s web stranicom i budućim web shopom.• Smanjenje troškova održavanja.• Mogućnost iskorištenja određenih postojećih programskih

rješenja.


Prepreke projekta

PREPREKE koje će ograničiti načine pomoću kojih se mogu postići ciljevi.

Dobro razmislite o preprekama koje možda nisu bile definirane od strane klijenta:• Projekt može početi najranije u roku od 4 tjedna od

sada.• Maksimalno pet dana prekida rada na postojećoj

platformi.• Ne smije biti ometanja rada tijekom implementacije.• Maksimalno korištenje postojeće računalne opreme.• Moraju se koristiti samo zaposlenici za rad na

implementaciji.• Nema rada vikendom.


Isplativost projekta

• Uvijek morate pokušate odrediti koristi i to vrijednosno - Cost/Benefit analiza

• Da li ukupni troškovi uključuju sve?• Da li godišnja ušteda odražava sve koristi?• Da li godišnji troškovi odražavaju sve troškove?• Ukupno: izgleda li to razumno???• Da li biste uložili vlastiti novac u projekt?

Koristi projektaMaterijalne (jednostavno za odrediti)• Povećanje prodaje• Omogućavanje povećanja prodajne cijene• Smanjenje troškova proizvodnje• Smanjenje cjelokupni troškova (rashoda)Nematerijalne (teško za odrediti)• Povećanje zadovoljstva kupaca• Poboljšanje imagea tvrtke• Priprema za budući rast• Uklanjanje potencijalnih prijetnji• Smanjenje “gnjavaže”

Troškovi projekta

Materijalni (jednostavni za odrediti)• Stvarno potrošeni novac• Utrošeno vrijeme zaposlenika• Utrošeno vrijeme uprave• Poremećaj proizvodnjeNematerijalni (teško za odrediti)• Neugodnost za kupce• Izgubljena prodaja• Rizik gubitka ako nešto krene loše• Izgubljena reputacija ako nešto krene loše

Što to klijent stvarno želi?


PRIORITETI: hitno ili bitno?

JAKO BITNOMANJE HITNO

MANJE BITNOMANJE HITNO

MANJE BITNOJAKO HITNO

JAKO BITNOJAKO HITNO


Potvrdite zahtjeve klijenta

Provjerili ste PROJEKTNU IZJAVUi oblikovali detaljne CILJEVE i

istražili ste sve PREPREKE

• Obratiti se ponovo klijentu kako bi potvrdili da razumijete stvarne ciljeve i prepreke.

• Razjasnite sve što nije jasno.• Klijent donosi prvo odluku o počinjanju / odustajanju


Faza definiranja projekta

• Upravljanje projektom• Projektni stakeholderi• Kreiranje strukture i liste

aktivnosti• Specifikacija aktivnosti• Zahtjevi za resursima i

procjena troškova• Klijentova odluka o početku

ili obustavi


Shareholderi (dionici) ?

Svi koji imaju interes u uspjehu / neuspjehu projekta


Stakeholderi i uključivanje

Dobijte njihov pristanak• Ti ljudi mogu zaustaviti Vaš projekt• Potreban Vam je njihov pristanak za ono što radite.

Savjetujte se s njima• Ti ljudi imaju važne informacije, mišljenja ili potrebe.• Dobijte njihovu potporu i pomoć u provođenju Vašeg projekta.

Obavještavajte ih• Ti ljudi imaju periferalni interes u projekt. Obavještavajte ih tako da se osjećaju

uključenima u slučaju da imaju nešto korisno dodati.

Ignorirajte ih• Ti ljudi imaju minimalni interes u projekt. Obavijestite ih, čisto reda radi, ukoliko je

to jednostavno napraviti. Ako nije, ignorirajte ih.

Faza definiranja


ISHIKAWA (FISHBONE) DIJAGRAM

ProjektUtjecaj

Obavijest Pristanak

Ignore Savjet


Struktura poslova projektaFaza definiranja

Identificiranje zadataka koje je potrebno provesti, detaljnije prikazano

Implementacija ERP

1.0 Snimanje stanja i izbor programa

2.3 Transfer postojećih podataka

3.0 Implementacija

1.1 Snimkapostojećegstanja

1.2 Izbor programa i dobavljača

1.3 Edukacijazaposlenika

2.0 Priprema za uvođenje

2.1 Plan uvođenja

2.2 Hardware

NB ‘Zadaci” u plavom


Lista zadataka za “ERP implementacija

1.0 Snimanje stanja i izbor programa1.1 Snimka postojećeg stanja 2 tjedna

1.2 Izbor programa i dobavljača 2 tjedna1.3 Edukacija zaposlenih 2 tjedna

2.0 Priprema za uvođenje2.1 Plan uvođenja 4 tjedna2.2 Hardware 4 tjedna2.3 Transfer postojećih podataka 2 tjedna

3.0 Implementacija 24 tjedna

(Napomena: Zadaci su napisano plavo italikom)

Faza definiranja


Definiranje zadataka

• Nakon podjele projekta u zadatke moguće je neovisno raditi na svakom od njih

• Specificirajte što je to, što je moguće detaljnije• Odredite potrebne resurse• Procijenite trajanje i troškove• Odredite koji se zadatka prethodno mora

napraviti• Odredite odgovornu osobu.


Specifikacije• Specifikacije točno onog što je potrebno za svaki

zadatak u strukturi poslova projekta.

• Ukoliko ne specificirate točno što želite, nećete dobiti točno ono što želite.

• Ukoliko niste sigurni – provedite istraživanje, napravite prototipe, itd.

• Napišite – tako da osoba koja to radi nema nedoumica.• Uključite kriterije prihvaćanja (i specificirajte vanjske

suce ukoliko je to važno).


Resursi

• Specificiranje sredstava koja su potrebna za ispunjenje zadataka u strukturi poslova projekta.

• Koristi se za planiranje i određivanje troškova.

• Ljudi– Tko? Koliko dugo? Na ugovor?

• Objekti– Radne površine, usluge raznih odbora, transport

• Oprema / materijal– Alat, strojevi, telefaksi, računala, itd.


Trošak projekta• Procjenjivanje troškova zasnovano na zahtjevima za

sredstvima zadataka• Procjene su točnije što se više planira• Nemojte se zaustaviti na ranim grubim procjenama.• Rane procjene su +-100% ili čak i gore.• Čak i na kraju faze planiranja je teško napraviti bolje od

+-25%• Primjeri kategorija troškova:

– direktna potrošnja na materijal i izvođače– vlastito osoblje potrebno za projekt– izgubljena proizvodnja kao rezultat ometanja


Faza definiranja je završena

• Povratak klijentu s ciljevima, preprekama, strukturom poslova, procjenom troškova i vremenskim okvirom.

Klijent donosi odluku početak / odustajanje


Faza planiranja projekta

• Dodjela odgovornosti• Gannt mapa / Mrežna karta• Niveliranje resursa• Analiza problema / mogućnosti• Poboljšanje procjene troškova• Konačna odluka početak/odustajanje


Tko će ga provoditi?

Kolika je novina projekt za tim?

Samo Vi

Vi i stranci

Vi i Vaše bliske kolege

Članovi tima su to već prije radili

Nitko to nije prije radio

Neki članovi su to već prije radili ili samo malo.

Značajno istraživanje potrebno za faze definiranja i planiranja. Potražite savjet.

Vrlo jednostavno: samo su potrebni outline planovi.

Značajno istraživanje i planiranje potrebno za provjeru znanja i koordiniranje zadataka.

Značajno istraživanje potrebno, posebno u fazi definiranja. Potražite savjet.

Značajno planiranje potrebno za razmjenu znanje i koordiniranje zadataka.

Preteško; podijeliti u pod-projekte

Umjereno planiranje potrebno, uglavnom u fazi definiranja.

Koliko treba planirati projekt

Srednje planiranje kako bi se pronašlo/podijelilo znanje i koordinirali zadaci.


Dodjela odgovornosti

• TKO radi ŠTO?

• Stavite ime za svaku kućicu u strukturi poslova projekta– Oni su odgovorni za izvršavanje zadatka na

vrijeme, korištenjem potrebnih resursa.– Oni pomažu kod boljeg definiranja trajanja,

resursa, itd.– Oni vam se obraćaju u slučaju problema.


GANTT mapa

‘Bar mapa’ zadataka koja pokazuje raspored aktivnosti

Kreirao Henry L Gantt, oko 1900

Zadatak 1Zadatak 2Zadatak 3Zadatak 4Zadatak 5

Tjedan 1 Tjedan 2 Tjedan 3 Tjedan 4 Tjedan 5


Mrežni dijagrami

• Dijagram mrežnih aktivnosti i njihovih odnosa

• Jednostavniji za uporabu nego Gantt mapa kod većih projekata.

• Struktura važnosti i prioriteta može biti jasnija.• Jednostavniji za ažuriranje i kreiranje kritičnih

putova, vremena koje se gubi, itd.• Nisu dobri kao Gantt za manje projekte ili

pokazivanje vizualnog napredovanja.


Mrežna mapa: Projekt preseljenje ureda

Zauzeti tvrtku za seobu Vrijeme provođenja

Vrijeme provođenjaProvjeraopreme Naruči novu opremu

Ažuriranje imenika, i sl.

Planiranje seobe zaposlenih

DizajnSale zasastanke

Provjerapravila

Provjeri brojeve

Razgovors zapos.

Dizajnureda

ČišćenjeSoba Re-model Struja Bojanje

SeobaNamješt.Tepisi

Seobaopreme

Seobazaposl,

1

5 15

8

6 10 15 8 4 2 2 1

2

5

3 5 20

105

2


Niveliranje resursa

• Pomicanje aktivnosti kako bi se nivelirali potrebni resursi

• Projekti imaju vrhove aktivnosti (npr. visoka potreba za konzultantima u ranim fazama)

• Tražite načine za fazne aktivnosti (npr. programirajte dio i počnite implementaciju dok se slijedeći dio programira)


Analiza problema i mogućnosti

• Kritično ispitivanje planova za identificiranje potencijalnih problema i mogućnosti

• Napišite stvari koje mogu krenuti loše.• Kreirajte ‘planove’ za one koje će se

najvjerojatnije dogoditi ili su vrlo štetne.• Pokušajte pronaći bolje načine za obavljanje

stvari.DS Upravljanje operacijama poduzeća - v1-2013 43

Koristite pomoć kolega/stručnjaka.

Murphy's law?


Upravljanje rizicima

• Prioritet određuje odnos između vjerojatnosti pojave rizika i utjecaja na projekt

• Strategije odnosa prema riziku– Izbjegavanje– Transfer (prijenos)– Smanjenje vjerojatnosti– Prihvaćanje rizika (posljedica)


Prioriteti: Upravljanje rizikom

VELIKI UTJECAJMANJA VJEROJATNOST

MANJI UTJECAJMANJA VJEROJATNOST

MANJI UTJECAJVELIKA VJEROJATNOST

VELIKI UTJECAJVELIKA VJEROJATNOST


Završeno planiranje projekta

• Povratak klijentu s detaljnim rasporedom i bolje definiranom procjenom troškova.

• Pravo trošenje uskoro počinje.

Klijent donosi odluku o početku/odustajanju

Tada “zamrzavate” projektni plan.


Faza implementacije

• Nadzor i kontrola• Promjene projekta• Završavanje i

ocjenjivanje


Nadziranje i kontrola projekta• Provjeravanje da se projekt odvija: na VRIJEME, u skladu s

PRORAČUNOM, prema KVALITETI

• VRIJEME:– korištenje Gannt mape

• TROŠAK:– provjerite fakture nasuprot procjenama– zabilježite vrijeme korištenja osoblja

• KVALITETA:- provjerite završeni rad u odnosu na specifikacije.- izdajte “listu rezervacija” za rad za poboljšavanje- obavite testiranje ukoliko je potrebno


Tim voditelja projekta (Vaša mreža)

Napredovanje projekta• Dnevni red:• Na vrijeme?• Prema proračunu?• Prema specifikaciji?• Problemi?


SOFTWARE – PRO vs KONTRA

• Nameću metodologiju i sustavni pristup• Logična struktura• Timska komunikacija• Brzi i kvalitetni izvještaji• What if scenario analiza• Lijepo izgledaju ☺


TIM BRIEFING


Promjene projekta• Suočavanje s kasnim PROMJENAMA projekta

• Mijenjajte plan samo ako morate. (Promjene u ovoj fazi su iznimno skupe).

• Čuvajte se perfekcionista koji gube puno vremena prije nego što ispune svoje zadatke.

• Ukoliko je kontrola teška:– navedite posljedice po troškove– tražite sastanak menadžmenta ili s “projektnim prvakom”– postanite neugodni


Projekt je završen

• Predajte proizvod vašem zadovoljnom klijentu.

• Nemojte se još opustiti – još imate dva zadatka….


Završetak & ocjenjivanje• NAUČITE kako to napraviti BOLJE slijedeći puta

• Navedite:– stvari koje su prošle dobro– Stvari koje su prošle loše

• Istražite:– Uzroke problema– Koji su procesi bili korisni

• Izvjestite:– Kratki napisani izvještaj o lekcijama

• Pohvalite/nagradite:– Osigurajte da svi dobiju pohvalu koju zaslužuju– Ne zaboravite vanjskoj osoblje


Sustav stalnog poboljšanja - Ne budite Sizif!

VRIJEME

Poboljšanje

DOCHECK

PLANACT

Sustav -baza znanja

standard

upravljanja


Upravljanje projektima

• Umjetnost izvršavanja projekata– Na VRIJEME– Prema PRORAČUNU– U skladu s KVALITETOM

• Pojedinačno ili u timu


Umjesto Zaključka – među nama rečeno

• Pretpostavke su opasne iako štede vrijeme • Sagledajte cjelinu - odnos projekta i okruženja• Ne zaboravite na detalje - znaju biti jako važni• Planiranje je naporno, ali štedi novce, živce, vrijeme

... i čuva radno mjesto• Određivanje prioriteta je teško ali neophodno• Dobra komunikacija je temelj uspjeha - jedna slika

govori više od tisuću riječi• Zapamtite i dokumentirajte što je bilo dobro a što

loše i pokušajte to poboljšati - sjetite se Sizifa!


Pitanja

Ima li pitanja?

(da ne ispadne da ne pitamo)


Documents

UPRAVLJANJE PROJEKTIMA Temeljni principi...•Specifikacije točno onog što je potrebno za svaki zadatak u strukturi poslova projekta. •Ukoliko ne specificirate točno što želite,