Program MS WORD - uređivanje teksta

Ovaj je program namijenjen korisnicima koji imaju potrebu za pisanjem i oblikovanjem teksta na računalu. Kao dio programa nalaze se i različiti dodaci koji omogućuju korisniku vrlo jednostavno stvaranje i ispis različitih vrsta tipiziranih dopisa (fax, memo, slanje cirkularnih pisama...), oblikovanje složenijih dokumenata sa tablicama i slikama te pravopisnu i gramatičku provjeru sadržaja dokumenta. Novije verzije programa omogućuju i direktno slanje dopisa na fax tj. na elektroničke adrese (e-mail) bez potrebe za prethodnim štampanjem dokumenta što uvelike može utjecati na brzinu i troškove dopisivanja.

Program se nalazi u okviru verzije OFFICE 2000 i sa izbornicima na Hrvatskom jeziku. No obzirom da se kod nas još relativno veliki broj korisnika služi ranijim verzijama, koje se koriste izbornicima na Engleskom jeziku, za potrebe ovog rada koristi će se izbornici na hrvatskom jeziku dok će se u zagradi u tekstu navesti postupak za korisnika koji koristi izbornik na engleskom jeziku.

Dijelovi ekrana programaNa vrhu ekrana se nalazi naslovni dio (Microsoft Word – Dokument 1), ispod je linija izbornika Datoteka, Uređivanje, ...Pomoć, (File, Edit,...Help). Ispod nje se nalazi linija simbola sa standardnim simbolima (Standard), ispod nje je uobičajeno linija za oblikovanje (Formatting), linija ravnala (Ruler). S desne strane ekrana i na donjem dijelu ispod prozora dokumenta se nalaze dijelovi ekrana za kretanje kroz dokument (Scroll) dok se na dnu ekrana nalazi statusna linija.

Slika 1. Osnovni dijelovi ekrana programa MS Word

U statusnoj liniji se nalaze podaci o broju stranice Stranica, oznaci dijela dokumenta Sekc, (Section break), udaljenosti teksta od vrha stranice Na (At), redni broj linije Rd, (Ln ) i broj kolone St, (Col).

1

Podebljana vodoravna linija označava kraj dokumenta, pa se prilikom upisa teksta ta oznaka pomiče. Korisniku nije moguće doći iza toga znaka u tesktu, pa će pokušaj korisnika da se mišem ili tipkovnicom ukazivač postavi iza ovog znaka ostati bez rezultata.

Kretanje kroz dokumentSmjer POMOĆU

TIPKOVNICEZnak lijevo Strelica lijevoZnak desno Strelica desnoRed dolje Strelica goreRed gore Strelica doljeRiječ lijevo CTRL Strelica lijevoRiječ desno CTRL Strelica desnoZadnji znak u retku ENDPrvi znak u retku HOMEStranica dolje PgDnStranica gore PgUp

Kroz dokument se može kretati i pomoću miša, tako da se jednostavno klikne lijevom tipkom miša na onom mjestu gdje bi trebalo dovesti kurzor. Ukoliko se želi doći na neku drugu stranicu, potrebno je na desnom dijelu ekrana, na klizaču kliknuti mišem toliko puta dok se željena stranica ne pojavi. Isto se može postići ako se oznaka miša dovede iznad srednjeg dugmeta na klizaču na desnom dijelu ekrana, stisne lijeva tipka na mišu i povuće se miš dolje ili gore. Tada će se lijevo od oznake miša pojaviti prozor u kojem će se nalaziti oznaka stranice na koju će se doći ako se pusti tipka na mišu.

Program može raditi na dva načina, i to u statusu kada je aktivan izbornik ili u statusu kada se piše tekst. Kada je aktivan izbornik tada se npr. strelice za pomak koriste za označavanje različitih izbora a ne za kretanje po tekstu, a slova na tipkovnici služe za poziv pojedinih postupaka (izbora). Svaka naredba na izborniku ima podvučeno slovo koje služi upravo za takav skraćeni način izdavanja naredbi. Iz načina rada u izborniku se prelazi u oblik rada pisanja teksta višestrukim korištenjem tipke ESC ili jednostavno tako da kliknemo mišem u dio ekrana sa tekstom.

Pisanje tekstaKada se prilikom pisanja teksta pritisne tipka za razmak program znak za razmak ubacuje u tekst, ali je to ujedno i oznaka za kraj riječi. Ako riječ dođe na kraj retka i predugačka je da bi stala u taj redak, tada ju program jednostavno prebaci u novi red. Ako se želi otvoriti novi red tada je potrebno pritisnuti na tipku ENTER. Program tada ubacuje u tekst oznaku ¶ tj. oznaku kraja odlomaka odnosno otvaranja novog reda. Kada se popuni cijela stranica tada program automatski otvara novu stranicu (na dnu ekrana u statusnoj liniji piše i broj tekuće i ukupan broj svih stranica u dokumentu). Ako se želi iz bilo kojeg razloga otvoriti nova stranica u dokumentu bez da se došlo do kraja postojeće tada je dovoljno stisnuti tipku CTRL i jednom pritisnuti tipku ENTER. Ponekad je potrebno vidjeti gdje je program sam stavio oznaku za skok u novi red, a gdje je to stavio korisnik. To će učiniti vidljivim oznake kraja odlomaka, oznake praznog mjesta (razmaknica), oznake skoka na novu stranicu. Ovo se radi u situaciji kada je potrebno točno vidjeti gdje završava odlomak, jer se na takav način vrlo precizno može obrisati ona oznaka koja više nije potrebna ili precizno označiti tekst što je naročito važno prilikom različitih postupaka kopiranja i premještanja dijelova dokumenta. To se postiže korištenjem dugmeta Prikaži/Sakrij na liniji pametnih ikona.

Slika 2. Dugme Prikaži/Sakrij ( Show – Hide – Odlomak)

Ubacivanje i pretipkavanje teksta (tipka INSERT)

2

Tipka koja služi za prebacivanje između dva načina upisa teksta. Ubacivanje teksta je način pisanja gdje se stari tekst razmiče kako bi se načinilo mjesta za novi tekst. Prepisivanje je kada se novi tekst piše preko starog. Prepisivanje teksta je aktivirano ako se tipka INS pritisne jedanput (u statusnoj liniji programa se aktivira oznaka PPP (OVR)). Ako je aktivno ubacivanje tekst tada je oznaka PPP (OVR) neaktivna.

Selektiranje tekstaOznačavanje dijela teksta ili dokumenta je osnovica za bilo koji postupak oblikovanja ili uređivanja dokumenta. Postupak označavanja se može provoditi bilo pomoću tipkovnice bilo pomoću miša. Kretanje kroz dokument postaje označavanje ako se istovremeno sa naredbom za kretanje pritisne tipka Shift. Tako npr. Ako se želi označiti samo jedan znak sa desne strane kurzora potrebno je pritisnuti tipku Shift i strelicu za kretanje u desno.

Selektiranje uz pomoć tipkovniceSmjer selekcije POMOĆU TIPKOVNICEZnak lijevo SHIFT Strelica lijevoZnak desno SHIFT Strelica desnoRed dolje SHIFT Strelica goreRed gore SHIFT Strelica doljeRiječ lijevo SHIFT CTRL Strelica lijevoRiječ desno SHIFT CTRL Strelica desnoZadnji znak u retku SHIFT ENDPrvi znak u retku SHIFT HOMEStranica dolje SHIFT PgDnStranica gore SHIFT PgUpCijeli dokument CTRL A

Selektiranje uz pomoć mišaZnak lijevo Lijeva tipka pritisnuta i pomak lijevoZnak desno Desna tipka pritisnuta i pomak lijevoRiječ Dva puta kratko pritisnuti lijevu

tipkuRedak Jednom kratko pritisnuti lijevu tipku

pored retka – miš oblik strelice Odlomak Dva puta kratko pritisnuti lijevu

tipku pored odlomaka – miš oblik strelice

Cijeli dokument Tri puta kratko pritisnuti lijevu tipku pored retka – miš oblik strelice

Postupci s tekstom (izbornik i ikone)Svaki postupak sa tekstom podrazumjeva da je načinjena selekcija dijela teksta, odnosno da je dio teksta blokiran (zatamnjen). Daljni postupci se mogu provoditi bilo putem tipkovnice bilo putem miša.

Slika 3. Ikone na liniji pametnih ikona Izreži, Kopiraj, Zaljepi

Brisanje Može se pritisnuti tipka DEL ili tipka BACKSPACE. Na liniji pametnih ikona izabrati Škarice, Izreži (CUT) na izborniku Uređivanje (EDIT), ili iste naredbe na izborniku na desnoj tipki miša kada se pokazivač miša nalazi iznad selektiranog dijela teksta.

3

Kopiranje Provodi se u dva koraka. Prvo se na liniji pametnih ikona bira dugme za kopiranje, ili na izboriku za Uređivaje izbor Kopiraj (Copy), ili ista naredba na izborniku koji se aktivira na desnoj tipki miša kada je oznaka miša iznad bloka. U drugom se koraku ukazivač mora dovesti na položaj gdje se želi smjestiti kopirani dio teksta i tada se bira dugme Zaljepi (Paste), tj. na izborniku Uređivanje (Edit) naredba Zaljepi (Paste). Označeni dio dokumenta se može zaljepiti više puta, dovoljno je birati naredbu Zaljepi.

Premiještanje Provodi se u dva koraka. U prvom se na liniji pametnih ikona bira dugme Škarice, na izborniku Uređivanje (EDIT) naredba Izreži(CUT), ili iste naredbe na izborniku na desnoj tipki miša kada se pokazivač miša nalazi iznad selektiranog dijela teksta. U drugom koraku korisnik treba dovesti ukazivač na mjesto gdje želi vratiti izrezani tekst te nakon toga izabrati dugme ili naredbu Zaljepi. Prilikom premještanja važno je da korisnik vodi računa da će se izabrani dio teksta pojaviti na novom mjestu samo ako se odmah nakon izrezivanja izabere naredba Zaljepi. Ako se ova naredba preskoči, tj. ako korisnik u međuvremenu označi neki drugi dio dokumenta i izabere naredbu Izreži (Cut) nema više mogućnosti da postupak ponovi osim da poništi nekoliko zadnjih koraka. Često se puta pojavljuje potreba da se dio dokumenta premjesti dva ili retka dolje ili gore. Tada je postupak premještanja putem miša a pogotovo putem izbornika jednostavno prespor. U programu zato postoji i mogućnost da se dio dokumenta (par riječi ili rečenica) jednostavno "prevuče i ispusti " (Drag & Drop) na novom mjestu u dokumentu. Potrebno je blokirati dio teksta, zatim se pokazivač miša dovede iznad bloka. Kada se oznakom miša dotakne izabrani blok, oznaka miša se mijenja u strelicu. Tada se stisne lijeva tipka na mišu (ispod oznake miša se pojavljuje mali pravokutnik) i odvuče se blok na novi položaj te se tamo pusti stisnuta tipka miša. Ovo je jednostavan postupak koji je vrlo efikasan za premještanje manjih dijelova teksta koji se nalaze na istom ekranu.

Poništavanje (UNDO)Ukoliko korisnik pogriješi prilikom rada, npr. obriše dio teksta ili ga krivo oblikuje ili slično, moguće je poništiti taj postupak tj. moguće je vratiti dokument u prethodno stanje korištenjem tipke za poništavanje.

Slika 4. Dugme Poništi

Prilikom prije navedenih postupaka brisanja, kopiranja i premještanja moguće je načiniti jednostavnu pogrešku, tj. ako je označen blok teksta i ako se bira opcija Zaljepi (Paste), tada će taj označeni dio teksta biti zamijenjen sadržajem koji je prije toga bio kopiran ili izrezan. Pogreška se naročito često pojavljuje kada korisnik označi redak ili riječ kao mjesto gdje treba premjestiti ili kopirati dio teksta. Vrlo često korisnik označi dio teksta i slučajno pritisne tipku za razmak ili bilo koji znak na tipkovnici, a program cijeli označeni dio zamjenjuje tim pritisnutim znakom.

Zumiranje (Zoom Page Width)Koliki će se dio teksta vidjeti na ekranu ovisi o monitoru i grafičkoj kartici u računalu te načinu kako je to zahtijevano od programa. U gornjem desnom dijelu ekrana (Slika 1.) je moguće uočiti broj 127% (Zoom control). Ako se želi povećati veličina znakova na ekranu, moguće je izabrati ili upisati koeficijent povećanja, npr. 150%, ali se tada smanjuje dio stranice koji se vidi. Ponekad je najbolje izabrati Page Width, jer tada program prilagodi veličinu ekrana mogućnostima računala tako da korisnik može vidjeti i desni rub teksta.

Oblikovanje znakaNajmanji mogući element teksta koji se može oblikovati jest svakako znak. Oblikovanje znaka je moguće putem izbornika i putem dugmadi na traci pametnih ikona koja se nalazi na ekranu. No važno je pri tome voditi računa da je kod oblikovanja bilo kojeg dijela dokumenta uvijek potrebno da bude označen dio dokumenta.

4

Na razini znaka moguće je ostvariti promjenu tipa znakova (FONT), stila fonta (podebljano (bold), kurziv (italic), potcrtano (underline)…), veličine (Size), stila podvlačenja (jednostruko dvostruko..), boje (color), pisanja ispod - indeks (subscript) ili iznad – eksponent (superscript) razine normalnog teksta itd.U donjem dijelu dijaloške kutije – Pregled (Preview) vidi se kako će taj tekst izgledati ako se složi sa postojećom postavom znaka. Oblikovanje znaka je moguće provesti i preko linije pametnih ikona, što je brže, ali se izabrana kombinacija postave odmah i izvršava tako da korisnik nema mogućnost odustajanja osim putem tipke Poništi (Undo)..

Slika 5.Dijaloški prozor za oblikovanje znaka

Ako korisnik želi promijeniti oblik i veličinu slova u cijelom dokumentu, tada je potrebno označiti cijeli dokument. Prilikom postave elemenata za oblikvanje znaka korisnik mora voditi računa da je oblik i izgled slova na ekranu i na štampaču određen mogućnostima prikaza kako ekrana tako i štampača. Vrlo često korisnik načini pogrešku i izabere npr. boju slova a da nema štampač u boji, tip slova ili veličinu znaka koju njegov štampač loše ispisuje ili ne podržava. Ovo je naročito veliki problem ako se na jednom računalu piše tekst, a ispisuje na nekom drugom. Oblikovanje znakova stoga treba isprobati i uskladiti i sa mogućnostima ali i sa praksom poduzeća kako bi se zadržala prepoznatljivost i korektnost poslovnog komuniciranja. Oblikovanje odjeljka – PragraphJednostavno oblikovanje odijeljka je moguće provesti i putem linije pametnih ikona. Tako npr. moguće je provesti poravnanje odlomaka u odnosu na lijevu ili desnu marginu (Poravnaj lijevo - Alignment Left, Poravnaj desno – Alignment Right, Sredina - Centered, Poravnanje - Justified)

5

Na razini odlomaka je moguće odrediti i uvlačenje odlomaka u odnosu na margine i ostali tekst (Uvlačenje - Identation), a posebni oblici (Specijalno - Special) jesu uvlačenje Prvog retka (First Line), ili Viseće (Hanging). Svi efekti oblikovanja na odlomaku se vide u prozoru Pegled - Preview.

Slika 6. Mogućnosti oblikovanja odlomkaProred se može odrediti na razini odlomka i to kao jednostruki prored (Single spacing). Uobičajeno je da se za seminarske i diplomske radove koristi 1,5 ili Dvostruki (Double) prored. Na razini odjeljka, moguće je postaviti i prazne linije i to prije Razmak Ispred (Before) ili Iza (After) odlomka.

Ako se želi oblikovati ubačene objekte npr. crteže, slike tablice ili sl. tada se to također radi putem izbornika za oblikovanje odlomka. .

Dodatno oblikovanje odlomkaNabrajnje ili dodjeljivanje rednih brojeva je moguće provesti na razini odlomka. Ako se želi napraviti npr. popis studenata i svakome dodjeliti redni broj postupak je slijedeći. Upišu se redom prezime i ime, a nakon svakog se pritisne tipka ENTER. Tako dobiveni popis se blokira. Na liniji dugmadi se nalazi dugmad za naglašavanje nabrajanja.

Slika 7. Dugmad za označavanje nabrajanja na listi pametnih simbola

Ako se želi svakom odijeljku dodjeliti redni broj tada je dovoljno kliknuti na dugme koje sadrži redne brojeve, a ako se želi svaki odlomak započeti točkom, crticom ili nekim sličnim grafičkim oblikom, tada je potrebno izabrati drugo dugme. Oblik i vrsta prikaza te način nabrajanja odlomaka moguće je promijeniti putem izbornika Oblikovanje - Grafičkih oblika i nabrajanja - Format - Bullets and Numbering.

6

Slika 8. Oblici grafičkih oznaka za nabrajanje

Postoji nekoliko izbora načina dodjeljivanja brojeva, tj. vrsta rednih brojeva koje se dobiva na Numerirano (Numbered) i Konturno numerirano (Outline Numbered). Za jednostavnija nabrajanja preporuča se korištenje samo Numerirano (Numbered) načina oblikovanja liste, jer su kod. složenijih listi Konturno numerirano (Outline Numbered) vrlo lako moguće komplikacije i pogreške naročito kod dodavanja ili brisanja pojedinih članova liste.

Slika 9. Oblici dodjeljivanja rednih brojeva

7

Dodjeljivanje brojeva se odvija tako da se svakom odjeljku (odlomaku) dodijeli novi broj ili slovna oznaka po abecedi.

Primjer popisa studenata za vježbePored dojeljivanja brojeva odjeljcima često se pojavljuje potreba za određivanjem redosljeda prilikom oblikovanja popisa. To se ostvaruje sortiranjem odlomaka, koje se provodi tako da se izabrani odjeljak blokira (obratiti pažnju da se ne blokira cijeli dokument, i ne prazni, već samo oni redovi koji se žele sortirati) te se poziva izbornik Tablica i Razvrstaj (Table i Sort).

Slika 10. Primjer oblikovanja sortiranog popisa

U lijevom dijelu ekrana nalazi se popis studenata a u desnom dijelu, nalazi se dijaloška kutija za sortiranje. Važno je primjetiti da je redosljed moguće ostvariti bilo kao Uzlazno (Ascending) ili Silazno (Descending), te da je moguće imati redak zaglavlja koji se neće sortirati. Kada se odrede ovi parametri dovoljno je odabrati dugme U redu da bi se stvarno sortiranje i izvršilo. Napomena: Moguće je da korisnik nije zadovoljan izvedenim sortiranjem, naročito ako sadrži znakove sa kvakom (ŠĐŽĆČ) u tom slučaju moguće je iskorisiti dugme Poništi (UNDO) koje će vratiti listu u prethodni redosljed. Ako se pojavi problem prilikom sortiranja sa znakovima sa kvakom neophodna je ručni ispravak, tako da korisnik sam odredi mjesto grupe koja nije sortirana na očekivani način.

Popis studenata za vježbe

1. Bakula Siniša2. Dobrić Vesna3. Došen Zorica4. Ivić Katica5. Katić Stipe6. Matić Sanja7. Žanić Vesna

Primjer pobrojanog i sortiranog popisa.

U starijim verzijama programa problemi prilikom sortiranja su se pojavljivali ako su se prije sortiranja popisu pridjelili redni brojevi. Program je tada pogrešno sortirao po rednim brojevima umjesto po abecedi. Ova pogreška je ukonjena u novim verzijama programa.

8

Oblikovanje straniceU oblikovanju stranice se provode postupci određivanja margina, veličine i orijentacije ispisa na štampaču, te različiti oblici poravnanja stranice.

Određivnje veličine margina i dužine stranicePostupak je važno poznavati i radi kontrole izgleda stranice. Margine određuju udaljenost teksta od rubova papira. Moguće je u svako polje upisati odgovarajući broj ili mišem birati strelicu prema gore ili dolje uz oznaku svake margine.

Slika 11.Postava margina na stranici za ispisSve mjere koje se tiču stranice mogu biti u inčima ili centimetrima što ovisi kako su postavljeni parametri u Windows okruženju. Na istom izbroniku ali na drugom jahaču se nalazi Veličina papira (Paper Size). Ovaj izbor ima utjecaj na dužinu stranice papira. Ovdje je potreban i oprez jer se korisnik mora uskladiti sa mogućnosima štampača.

9

Slika 12. Postava stranice papiraNa ovom izborniku je moguće promijeniti i usmjerenje ispisa na papiru (Portretno - Portrait ili Pejzažno - Landscape). Korisno je obratiti pažnju na dio dijaloške kutije sa Primjeni na - Apply to izborom. Naime ako korisnik želi oblikovati pejzažno samo jedan list koji sadrži tablicu koja inače ne bi stala na list papira tada je ovdje potrebno izabrati opciju Od ove točke naprijed. Kada se želi nastaviti sa normalnom Portretnom orijentacijom ispisa tada se ponovo mora od te točke postaviti novo usmjerenje stranice. Tipična pogreška je da korisnik odredi novo usmjerenje i veličinu stranice i zaboravi da će se to primjeniti na cijeli dokument. Ako korisnik naknadno želi kontrolirati usmjerenje ispisa korisno je to raditi tako da se prije označi dio dokumenta gdje se takovo usmjerenje treba provesti pa će se tada u dijaloškom prozoru Primjeni na (Apply to) pojaviti i opcija Označeni tekst (Selected Text).

Na stranici dokumenta je ponekad potrebno tekst ravnomjerno rasporediti u odnosu na visinu cijele stranice. Ovo je potrebno naročito ako je teksta na stranici manje, npr. prilikom službenog dopisivanja. Stoga se u tim slučajevima koristi na opcija Okomito Poravnanje (Vertical Alignment) i na tom izborniku opcija Sredina (Center). Prema tome korisniku će se tekst na stranici postaviti u sredinu u odnosu na gornju i donju marginu stranice, tako da će i kraći tekst biti uredno prikazan na sredini stranice. Ovdje treba isto tako obratiti pažnju na Primjeni na (Apply to)dio dijaloške kutije.

10

Slika 13. Okomito poravnanje straniceZaglavlja (Tekst koji se pojavljuje na vrhu ili dnu svake stranice)Ubacivanje zaglavlja je jednostavan postupak koji se provodi tako da korisnik na izborniku Pogled (View) bira Zagavlje i podnožje (Header and Footer). Ovim izborom pojavljuje se dijaloška kutija koja korisniku omogućuje upis teksta za zaglavlje ili onih oznaka koje korisnik u zaglavlju / podnožju želi. Važno je naglasiti da se struktura i način određivanja teksta zaglavlja kako i onog teksta na dnu stranice uopće ne razlikuje već se korisniku prepušta da odredi sadržaj jednog i drugog. Prebacivanje između zaglavlja i podnožja na dnu stranice se provodi izborom dugmeta sa oznakom bilješke u zaglavlju i bilješke na dnu stranice.

Slika 14. Zaglavlja i podnožja straniceIzborom na dugme Zatvori (Close) korisnik prelazi u normalan način rada i može dalje raditi na tekstu. Oblikovanje teksta zaglavlja ili dna stranice se vrši na isti način kao i oblikovanje svakog znaka ili odlomaka u tekstu.

Ubacivanje brojača stranice je moguće putem izbornika Umetanje brojeva stranica (Insert Page Numbers). Pri tome je potrebno odrediti u kojem dijelu stranice će se pojaviti broj i da li će se pojaviti i na prvoj stranici. Kod dokumenata kod kojih se za prvu stranicu koristi papir sa memorandumom, uobičajeno je da se na prvoj stranici obično ne pojavljuje brojač stanica, dok se ostale stranice označavaju brojevima.

11

Slika 15. Postavljanje brojača stranicaOvaj postupak je povezan sa određivanjem sadržaja zaglavlja, pa ako korisnik greškom ubaci brojače na više mjesta može ih kontrolirano ukloniti putem postupka promjene sadržaja zaglavlja ili podnožja stranice.

Ubacivanje Fusnota u tekstPrilikom pisanja semionarskih i diplomskih radova uobičajeno se koristi literatura i potrebno je navesti porijeklo izraza, definicije, citata ili podatka koji se koristi u takovom radu. Oznake u tekstu tada trebaju čitatelja uputiti na prijeklo takovih podataka, tj. na izvor. Uobičajena je praksa da se u takove stručne tekstove stavljaju fusnote. To je brojčana ili slovna oznaka u tekstu koja se upućuje čitatelja da se pod tim rednim brojem ili oznakom bilo na dnu stranice bilo na kraju dokumenta nalazi tumačenje i izvor nekog podatka.Postupak ubacivanja takove oznake je jedostavan a sastoji se u tome da se na određeno mjesto gdje se treba pojaviti takova referentna točka postavi kurzor i na izborniku Ubacivanje (Insert) bira se Fusnota (Footnote).

Slika 16. Postavljanje fusnota u dokumentBudući da oznaka fusnote može biti redni broj ili slovo, ili neka druga oznaka koju određuje sam korisnik, potrebno se odlučiti na ovom mjestu o tome kakova će ta oznaka biti. Ako korisnik želi da bude brojčana oznaka o čijoj vrijednosti će voditi računa program onda je dovoljno kliknuti ovdje U redu (OK). U tom slučaju postupak oko prenumeriranja fusnota prilikom kopiranja, premiještanja ili brisanja teksta korisnik u cijelosti prepušta programu. Ovo je i najpreporučljiviji izbor, jer u slučaju nekog drugog izbora o svemu drugom mora voditi računa sam korisnik. Nakon što je fusnota upisana u tekstu se pojavljuje redni broj fusnote, dok se na dnu stranice pojavljuje sam tekst. Uklanjanje fusnote iz teksta se provodi tako da se označi redni broj fusnote koju treba ukloniti i nakon toga se bira brisanje Izrezivanje(Cut) ili tipka DEL. Ostale fusnote iza obrisane fusnote mijenjaju brojeve automatski.

12

Štampanje dokumentaCilj obrade teksta je odštampati uredan i čitak dobro oblikovan dokument. Stoga je nakon što se postave svi elementi stranice i kada se dokument u cijelosti uredi potreno poslati takav dokument na ispis. To se radi putem izbornika Datoteka (File) i Ispis (Print). Ispis cijelog dokumenta je moguće načiniti i aktiviranjem ikone štampača na liniji pametnih ikona. Ali ovakav način je dobar samo ako se želi štampati cijeli dokument i to u jednoj kopiji. Na izborniku koji smo pozvali za štampanje imamo mogućnost izbora većeg broja opcija.

Slika 17. Ispis stranice na štampaču – mogućnosti izbora

Pohranjivanje teksta U toku rada sa dokumentom naročito ako je on duži ili kada je rad na dokumentu završen potrebno ga je pohraniti kako bi se naknadno na njemu mogle načiniti eventualne izmmjene odnosno ako bi tako sačuvan dokument mogli koristiti u radu na nekom drugom dokumentu. Pohranjivanje dokumenta se obavlja prema pravilima koja vrijede u određenom operativnom sustavu. Na izborniku se bira opcija Datoteka (File), a nakon toga Spremi kao (Save As) ako se radi pohranjivanje dokumenta koji je novi ili ako postojećem dokumentu želimo odrediti novi naziv.

13

Slika 17. Spremanje novog dokumentaProgram predlaže da se dokument spremi u poddirektorij Baze u obliku Wordovog dokumenta. Prijedlog imena datoteke je uzet iz početnog dijela teksta dokumenta. Korisnik bi po nazivu trebao moći pronalaziti dokumente i zato je važno da korisnik o tome u tenutku dodjeljivanja imena okumentu povede računa, pogotovo ako dnevno nastaje veliki broj dokumenata.

Kada korisnik radi na nekom već prije postojećem dokumentu povremeno ga je iz sigurnosnih razloga povremeno pohraniti tada je dovoljno na izborniku iazbrati Datoteka (File) Spremi (Save). U tom slučaju program neće tražiti da korisnik određuje ime datoteke već će sve promjene sačuvati pod postojećim imenom datoteke. Kraći je način jednostavno kliknuti na simbol diskete na liniji pametnih ikona.

Otvaranje dokumentaOtvaranje postojećeg dokumenta se provodi izborom naredbe Datoteka (FILE) i Otvori (OPEN). Program nakon toga traži da se izabere jedan od dokumenata sa popisa. Dokument koji se želi otvoriti mora se označiti mišem (lijeva tipka jedan klik) ili tipkovnicom. Nakon toga se bira dugme Otvori (Open). Kraći

14

način je da se dva puta kratko klikne na imenu datoteke.

Slika 18. Otvaranje postojećeg dokumenta

Otvaranje više dokumenata istovremenoProgram omogućuje i rad sa više dokumenata istovremeno pa tako i na početku posla možeo otvoriti više dokumenata. Potrebno je nakon poziva izbornika za otvaranje dokumenta označiti sve one dokumente koje želimo otvoriti. Pravila označavanja su identična kao i u ostalim programima pod Windows operacijskim sustavom, tj. ukoliko se želi otvoriti više dokumenata koji se nalaze prikazani u nizu jedan ispod drugoga dovoljno je prvi dokument označiti jednim klikom miša, te nakon toga stisnuti tipku SHIFT i još jednim klikom označiti zadnji dokument u nizu. Ako se želi otvoriti više dokumenata koji ne slijede jedan iza drugog, tada se koristi kombinacija tipki CTRL i jedan klik mišem na imenu dokumneta. Ako se dokumenti koji se želi otvoriti ne nalaze prikazani na ekranu prilikom označavanje moguće je koristiti klizač s desne strane popisa datoteka kako bi se prikazao slijedeći niz datoteka. Nakon označenog zadnjeg dokumenta klikne se na dugme OPEN. Poništavanje selekcije se provodi tako da se ponovo klikne na ime dokumenta koji se ne želi otvoriti.Kretanje kroz više dokumenata se provodi putem izbornika Prozor (WINDOW) gdje se onda bira ime onog dokumenta s kojim želimo raditi.

Priprema standardnih poslovnih dokumenataBudući da je program namijenjen radu u poslovnom okruženju i za intenzivnu poslovnu komunikaciju, postoje i moduli koji pomažu prilikom oblikovanja takovih standardnih poslovnih dopisa. Oni su pohranjeni u obliku predložaka. Poziv predloška je jednostavan postupak, a korisnik popunjavajući prazne dijelove predloška oblikuje službeni dopis, fax poruku, pismo koje treba poslati na niz adresa (cirkularno pismo) ili naljepnice za koverte. Pored takovih standardnih predložaka, u programu postoje i "čarobnjaci" koji korisniku omogućuju da pripremi vlastiti predložak za bilo koji oblik dokumenta. Otvaranje standardnih predložaka se provodi pomoću izbornika Datoteka (File), Nova (New).

15

Slika 19. Različite vrste predložaka i "čarobnjaka" za oblikovanje raznih vrsta dopisaNakon što se potrebni predložak otvori korisniku preostaje samo da prazne rubrike popuni sa svojim tekstom.

16

Slika 20. Struktura predloška službenog dopisa

Važno je uočiti da su svi elementi dopisa već oblikovani na prikladan način (veličina slova, prored, poravnanje itd.). Time je izrada dopisa znatno ubrzana i olakšana.No ako korisnik nije zadovoljan postojećim, već želi pripremiti vlastiti predložak, koristi se čarobnjacima koji se nalaze također na istom izborniku. Otvaranjem npr. čarobnjaka za dopise korisnik može odrediti sadržaj pojednog standardnog predloška dopisa birajući ili dopisujući one elemente koji mu nisu ponuđeni.

Slika 21. Čarobnjak za pismoAdresu na koju ćemo poslati pismo je jednostavno moguće odabrati iz adresara koji se održava pomoću programa Oulook. Prilikom određivanja elemenata pisma moguće je umjesto predloženog teksta fraze jednostavno upisati novi, a taj će tekst biti raspoloživ idući puta kada se bude formirao predložak.

17