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Ursprungszeugnisse online
Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen
jetzt schnell, bequem und effizient
..... einfach online !
Ein Service der IHK
(Stand Mai 2014)
Ursprungszeugnisse online
Überblick
• Vorstellung der Anwendung mit und ohne Digitaler Signatur
• Antragstellung und Voraussetzungen zur
Einführung im Unternehmen
• Technische Anforderungen
• Startpaket
• Kosten der Einführung und des Verfahrens
• Handlungsempfehlungen/Statistik
• Kurze Hinweise zur Digitalen Signatur und den weiteren Anwendungsmöglichkeiten
Ursprungszeugnisse online
Beantragung und Ausstellung von
Ursprungszeugnissen/Bescheinigungen
Bisher: Ursprungszeugnisse/Bescheinigungen werden von den
Unternehmensmitarbeiter/innen maschinell oder unter Einsatz
der EDV erstellt und der IHK persönlich oder per Post/Boten
zur Bestätigung eingereicht.
Neu: Die elektronische Beantragung der Dokumente erfolgt von
den Unternehmen über das Internet mit Digitaler Signatur, d.h.
- der UZ-Antrag/Bescheinigungsantrag wird auf einer vorbereiteten
Web-Seite manuell oder automatisch ausgefüllt.
- Nach Fertigstellung digital durch Eingabe der sog. PIN-Nummer
signiert und an die zuständige IHK per Mausklick abgeschickt und
von der IHK anschl. wieder zurück zum Unternehmen.
Zukunft: Im Endstadium ist der elektronische Austausch der
Dokumente mit ausländischen Behörden vorgesehen.
Ursprungszeugnisse online
Was ist die „Digitale Signatur“?
Der elektronische Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen steigt an.
• Problem: Manipulationsmöglichkeit des Dokumentes auf dem Weg vom Absender zum Empfänger
• Lösung: Schaffung eines Instruments zum Schutz gegen Manipulation
Durch die Digitale Signatur werden der Nachrichteninhalt und die Identität des Autors zu
einer unauflöslichen Einheit!
Kunden- und Auftragsdaten gelangen so sicher zur IHK und zurück zum Unternehmen!
Ursprungszeugnisse online
Verfahren bei der Antragstellung
1. Schritt:
Die/Der Unternehmensmitarbeiter/in ruft die Internet-Website http://signatur.ihk.de
auf und klickt das Feld „Ursprungszeugnis“ an.
Ursprungszeugnisse online
2. Schritt
Die Identität und der Berechtigungszugriff werden anhand der Signaturkarte und des PIN-Codes überprüft. So können Kartenfälschungen und Kartensperrungen
(z.B. nach Diebstählen oder Kündigungen) erkannt werden.
Ursprungszeugnisse online
3. Schritt:
Die Auswahlmaske Ursprungszeugnisse/Bescheinigung erscheint auf dem Bildschirm. Zur Beantragung ein neues Ursprungszeugnisses
und/oder einer Bescheinigung wird das Formular am Rechner ausgefüllt oder die Daten werden aus einer Vorlage importiert.
Auswahlmaske Ursprungszeugnis/Bescheinigung
Beantragung eines
neuen UZ bzw.
einer
Bescheinigung
Serienbearbeitung von
Ursprungszeugnissen
Ursprungszeugnisse online
UZ-Bearbeitungsmaske (oberer Teil)
- Die Oberfläche ist dem Papiervordruck nachgebildet -
Eintragung der Angaben wie immer zu: Absender, Empfänger,
Ursprungsland, Beförderungsart, Warenbeschreibung, Menge, . Registrierungs-
nummer wird vom
System automatisch
vergeben
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UZ-Bearbeitungsmaske (mittlerer Teil)
Angabe zum Herstellungsort
Eingabefeld für den Text auf
der Rückseite des UZ (z.B.
Herstellererklärung oder
positive
Ursprungserklärung)
Anzahl der Durchschriften
(gelbe Kopien)
Ursprungszeugnisse online
UZ-Bearbeitungsmaske (unterer Teil)
Dem UZ können Anhänge in Dateiform
beigefügt werden (z. B. Word-, Excel- oder
PDF-Dokumente). Dies können sein:
- Ursprungs-Vornachweise (z.B. Ursprungs-
zeugnisse, Lieferanten- oder Hersteller-
erklärungen) und/oder
- Warenlisten und/oder
- Dokumente (Handelsrechnungen,
Zertifikate,...), die von der IHK zusätzlich
zum UZ bescheinigt werden sollen.
Absendung des Antrages zur IHK
(anstelle der Unterschrift erfolgt eine
Digitale Signatur)
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4. Schritt:
Der ausgefüllte Antrag für das Ursprungszeugnis/die Bescheinigung wird elektronisch signiert und an die IHK gesendet.
Während und nach dem Bearbeitungsprozesses kann die/der Antragsteller/in Anmerkungen der IHK-Sachbearbeiter/in einsehen und auf diese direkt
reagieren (z. B. wenn Änderungen/Ergänzungen nötig sind).
Der Probebetrieb mit Testanträgen ist zum „Einstieg“ möglich.
Ursprungszeugnisse online
UZ ONLINE – Stufe 1 Bei Bewilligung wird das Ursprungszeugnis in der IHK
ausgedruckt und dem Unternehmen zugesandt bzw.
dem Fahrer/Boten übergeben
(One-Way-Lösung – Ausnahme bei der IHK Hannover).
und/oder
UZ ONLINE – Stufe 2 Die IHK gestattet vertrauenswürdigen Unternehmen den
Ausdruck im Unternehmen (Standard bei IHK Hannover).
Ursprungszeugnisse online
Wenn Ursprungszeugnisse direkt im
Unternehmen ausgedruckt (Stufe 2)
werden, muss die IHK eine „Freischaltung“
vornehmen.
D. h. von der IHK bewilligte Anträge können sofort nach der
IHK-Prüfung im Unternehmen ausgedruckt werden.
Dazu werden ggfs. von der IHK vorbehandelte Dokumente
benötigt, die bereits IHK-Siegel, Beglaubigungstexte und
Unterschriften beinhalten.
Darüber hat die/der Ursprungsbeauftragte bzw. sein/e
Vertreter/in eine gewissenhafte Auflistung zu führen.
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Das Zulassungsverfahren für die Stufe 2 :
• Bevollmächtigung der/des Ursprungsbeauftragten (UB)
durch die Unternehmensleitung
• Übergabe der vorbehandelten Dokumente an die/den
UB oder seinen Vertreter/in
• Abgleich der vorbehandelten Dokumente zwischen UB
bzw. UB-Vertreter/in und der IHK
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Voraussetzungen für die/den
Ursprungsbeauftragte/n (UB)
• Sie/Er wird von der Unternehmensleitung vorgeschlagen und von der IHK speziell bevollmächtigt.
• Fachkenntnis ist erforderlich.
• Stellung im Betrieb - muss Anweisungen der IHK durchsetzen können - handelt als Beauftragte/r der IHK
• Firmeninterne Vertretungsregelung ist sinnvoll.
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Ausgabe/Rückgabe
der vorbehandelten Dokumente
• grundsätzlich nur an die/den Ursprungsbeauftragte/n (oder seine/n Vertreter/in )
Ursprungszeugnisse/Durchschriften ohne Rückseitenbeglaubigung Ursprungszeugnisse/Durchschriften mit Rückseitenbeglaubigung (noch ohne Datum) „IHK-Beglaubigungsseite“ für Rechnungen/Zertifikate,...(noch ohne Datum)
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Abgleich der ausgegebenen Dokumente
Nach vereinbarter Abgleichsperiode (z. B. monatlich)
sind - ausgehend von der übergegebenen Stückzahl -
- die verwendeten Dokumente
- die unbenutzten Dokumente
- die ggf. schadhaften Dokumente
zu prüfen.
Gleiches gilt auch für vorbescheinigte „IHK-
Beglaubigungsseiten“ (Handelsrechnungen/Zertifikate,...)
Ursprungszeugnisse online
Praxishinweise zur schnellen Kommunikation
• Elektronische Eingabehilfen erleichtern das Ausfüllen
• Plausibilitätsprüfungen vermeiden Fehleingaben
• Vorlagendateien vereinfachen Standardfälle
• Schnittstellen zu Inhouse-Systemen erlauben die Anbindung einer Warenwirtschaft
• Elektronische Kommentierung und Abwicklung von Änderungen beschleunigen das Verfahren
• Benachrichtigung per E-Mail nach Bearbeitung von der IHK
• Sämtliche Anträge wieder abrufbar (dreijährige Datenhaltung)
• Dokumentierte Antragshistorie
• Nachweisbarkeit durch Digitale Signatur
• Vertraulichkeit durch Verschlüsselung
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Einführung im Unternehmen/Was wird benötigt? • Standard PC mit Internet Anschluss
• Startpaket zur Digitalen Signatur von der Bundesdruckerei
PC oder Workstation
mit Kommunikations-
anbindung
Smartcardleser
Zertifizierungsstelle
Software
Smartcard
Smart-Card
Monika Musterfrau 12345 678910
Ursprungszeugnisse online
Technische Anforderungen
(empfohlen)
• Hardware
– PC mit 2 GB Arbeitsspeicher
– USB-Anschluss für
Kartenlesegerät
– Internetzugang
– Kartenlesegerät
– ggf. Drucker/Duplex-Drucker
• Software
– ab Windows 7
– Internet-Explorer oder Netscape
– Nexus Personal ab V 4.212
– Java Runtime V 1.6 oder höher
– Adobe Acrobat Reader und
Ghostscript 32 Bit GPL Release
– Microsoft Word-Viewer – (Die vier letztgenannten Softwarekom-
ponenten sind in der Installations-CD
enthalten oder können auf der Signatur-
Startseite heruntergeladen werden.)
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Startpaket zur Digitalen Signatur
Signaturausstattung bestehend aus:
1. Individueller Signaturchipkarte
2. Kartenlesegerät (USB)
3. Die Software zur Ansteuerung von Karte und
Lesegerät (einmalig am PC zu installieren)
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Kosten:
1. Startpaket (Gültigkeit 2 oder 4 Jahre)
162,-- € bis 247,-- € zzgl. 19% USt.
beinhaltet:
- Personenzertifikat 2 oder 4 Jahre Gültigkeit,
- Installationssoftware,
- Klasse 2-Lesegerät mit eigener Tastatur
2. IHK-Beglaubigungsgebühr über
6,50 € je Original (UZ oder RE) bzw.
5,00 € je Original (Bescheinigung)
(gegen Rechnungsstellung/ohne Geb.-Marke)
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Handlungsempfehlungen
• Registrierung mit einem Antragsvordruck und Bestellung des Startpakets zur Digitalen
Signatur von der Bundesdruckerei, so wie z. B. diese Unternehmen aus unserem IHK-
Bezirk:
Aebi Schmidt Deutschland, Alfelder Kunststoffwerke Herm. Meyer, Ammann Asphalt, Antares, AVISTA OIL
Refining & Trading Deutschland, Barnstorfer Geflügelschlachterei Dietrich Menge, beckers bester, Ernst Benary
Samenzucht, Benecke-Kaliko, Martin Braun Backmittel und Essenzen, Cassel Messtechnik, Martin Christ
Gefriertrocknungsanlagen, CG Chemikalienges., Continental Reifen Deutschland, ContiTech Antriebssysteme,
ContiTech Elastomer-Beschichtungen, ContiTech Transportbandsysteme, DT Diesel Technic, esco, ETT
Verpackungstechnik, Euro Display, Friedrich Fangmeier Agrarhandel Chips und Snacks, Forbo Siegling, frischli
Milchwerke, FUNKE Wärmetauscher Apparatebau, GEA Ecoflex, GePro Geflügel-Protein Vertriebsges., Gregor
Chemie, Haendler & Natermann, Hanno-Werk, Chr. Hansen, Haupt Pharma Wülfing, GEBRÜDER HEYL,
HOMANIT, Hytera Mobilfunk, IKN, Industriehof Scherenbostel Heinrich Rodenbostel, INTORQ, IsernHäger, ITC,
Kaschke Components, KAMAX, Köttermann, Koppe Timber Trading, KWS SAAT, Landmaschinen Vertrieb
Bennigsen, Lenze Operations, LLOYD Shoes, Eduard Mathai, Meinberg Funkuhren, Wilhelm Herm. Müller,
NOVATEX, NTI, Paulmann Licht, Sebastiano Pinzone Vecchio, Polyform-Kunststofftechnik, Renk, SAATEN-
UNION, SAHARA Consulting, Sappi Alfeld, Security Label, Sennheiser electronic, Springer, Sigma
Laborzentrifugen, Symotion, Symrise, Toyoda Gosei Meteor, TRANSNORM SYSTEM, Troester, V-Line Europe,
Viscom, VSM Vereinigte Schmirgel- und Maschinen-Fabriken, Weatherford Oil Tool, Zirbus technology .....
Das Startpaket wird zum Unternehmen gesandt. Der PIN-Brief der Karte geht an die Firmen- oder Privatadresse. Installation von Kartenleser und Treibersoftware an dem Rechner - (Unterstützung durch eine automatische Installationssoftware und das Supportcenter)
2.
Ursprungszeugnisse online
Anzahl der elektronischen Anträge im Zeitraum vom
01.01.2002 bis 31.12.2013
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UZ-Antragszahlen in dem Zeitraum vom
01.01.2002 bis 31.12.2013
(im Mai 2014 waren bereits 79 von 80 IHKs in der Anwendung)
„Bundesliga für eUZ-Anträge“
Ursprungszeugnisse online
Warum die Digitale Signatur?
Der Personalausweis fürs Internet
• Authentizität
Der Absender einer elektronischen Nachricht ist immer
eindeutig und rechtsverbindlich nachvollziehbar
• Integrität
Eine elektronische Nachricht kann auf dem
Übertragungsweg nicht unbemerkt verändert werden
• Vertraulichkeit
Optionale Verschlüsselung ermöglicht zusätzlich die
Geheimhaltung elektronischer Daten
Ursprungszeugnisse online
Herzstück des Signaturverfahrens ist eine Chipkarte. Auf ihr befinden
sich die individuellen Signaturschlüssel des Users und sein
Personenzertifikat.
Die Signaturchipkarten werden bei Zertifizierungsstellen (Trustcentern)
generiert. Die Zertifizierungsstellen gewährleisten, dass
- eine zuverlässige Identifizierung der Signaturinhaber stattgefunden hat
- die Signatur fälschungssicher ist
- ungültig gewordene Personenzertifikate in Sperrlisten überführt werden
(z. B. bei Mitarbeiterwechsel, Namensänderung, ...)
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Rechtsgrundlagen zur Digitalen Signatur
• EU-Richtlinie über gemeinschaftliche Rahmenbedingungen für
elektronische Signaturen vom 13. Dezember 1999
• Gesetz über Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen
(Signaturgesetz – SigG) vom 22. Mai 2001
• Verordnung zur elektronischen Signatur
(Signaturverordnung – SigV) vom 16. November 2001
• Gesetz zur Anpassung der Formvorschriften des Privatrechts und
anderer Vorschriften an den modernen Rechtsgeschäftsverkehr
vom 13. Juli 2001
• Drittes Gesetz zur Änderung verwaltungsverfahrensrechtlicher
Vorschriften (VerwVfÄndG) vom 21. August 2002
• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler
Unterlagen (GDPdU) vom 16. Juli 2001
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Weitere Anwendungsgebiete der Signaturkarte • Elektronisches Rechnungswesen
• Elektronische Steuererklärung (Elster)
• Online Antragswesen der öffentlichen Verwaltung z.B. für Anwohnerparkausweise, Standesamt, ...
• Ausschreibungsplattformen Vergabeplattform des Bundes
• Emissionshandel der Anlagenbetreiber
• Abfrage des BfA-Rentenkontos
• Vertragsabwicklung im Internet (Octane)
• Archivsysteme
• Dateiablageplattformen (AESOP)
• Sicherer E-Mail Verkehr
• u. a.
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Vielen Dank für das Interesse und die Aufmerksamkeit
Weitere Informationen unter: http://signatur.ihk.de
oder bei der
regional zuständigen IHK
(z. B. in der IHK Hannover, Schiffgraben 49, 30175 Hannover von Martin Thorwesten,
Tel.: 05 11/31 07 – 2 95, Fax: 05 11/31 07 – 5 00,
E-Mail: [email protected])
